capitulo ii marco teorico sobre modelo, relaciones...
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CAPITULO II
MARCO TEORICO SOBRE MODELO, RELACIONES PÚBLICAS,
COMUNICACIÓN FLUIDA, DIFUSIÓN Y ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
A. MODELO Los modelos constituyen una forma para solventar diferentes problemas que
diariamente enfrentan los seres humanos en sus actividades, por lo que se puede
decir que no es una idea nueva. Su utilización es la clave para dirigir con éxito una
institución. El modelo permite que ciertos factores como el comportamiento de las
autoridades jerárquicas permita la integración y desarrollo de las diferentes
situaciones que se dan y de igual forma explica y predice el comportamiento de las
instituciones. 1. Conceptos de Modelo “Es una manera conveniente de representar el total de experiencias que se tienen,
para luego deducir de dicha experiencia si está en presencia de leyes y patrones
respectivos y, de ser así, de ver como dichos patrones y leyes se pueden usar para
pronosticar el futuro”14
“Es la abstracción de los sucesos que rodean un proceso, una actividad o un
problema. Aíslan una entidad de su entorno de tal manera que puedan examinarse
sin el ruido o perturbación de otras influencias del medio circundante”15
“Es una representación ideal y concreta de un objeto, de un fenómeno con fines de
estudio y experimentación. Es un conjunto de valores creencias y normas de
conducta que condicionan la actuación y el modo de pensar de todos”
14 Rivett Patrick, Construcción de Modelos para Análisis de Decisiones, editorial LIMUSA, México,1983 página 13 15 Kootz Harold y Weihrich, Administración, 11ª edición, editorial Mc Graw Hill, México, 2001, página 77
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“Son figuraciones de seres y de cosas en diversos materiales y en tamaño natural o
en miniatura, constituyen buenos sustitutos de la realidad que abarcan todas esas
ayudas que prevean, en una escala diferente o en forma modificada,
representaciones de objetos reales generalmente tridimensionales”
“Es una herramienta que permite tomar una imitación u ejemplo de alguna cosa para
facilitar su comprensión y el estudio de su comportamiento, de igual forma nos ayuda
a predecir el futuro de las instituciones” 16
2. Características
• Existe un mayor control de las actividades a desarrollar.
• Hay un cuidado de los registros o controles en cuanto a su mantenimiento.
• Se puede pronosticar el futuro de las actividades o por lo menos el rumbo que
llevarán.
• Hay una similitud con los métodos estadísticos.
3. Ventajas
• Ofrece un ahorro en la presentación y en la búsqueda. De esta manera da la
oportunidad de representar de una forma visual el plano de una institución de
información administrativa que construir uno, además permite realizar
modificaciones mediante un rediseño.
• Los modelos permiten analizar y experimentar situaciones tan complejas que
resultaría imposible realizarlas sin él.
16 Aporte de grupo
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4. Beneficios
• Mediante una transformación múltiple simplifican.
• Buscan una unificación.
• Están sujetos a un control continuo.
• Proporciona soluciones exitosas.
• Los modelos pueden ser: observables, medibles y sistémicos.
En cuanto a lo observable se entiende que el investigador esta en condiciones de ver
algunos aspectos de lo que se esta llevando acabo, probar y comprender las
características de estos aspectos y ser capaz de diseñar alguna forma de predecir el
comportamiento en una etapa posterior y comparar los resultados.
Lo medible se puede entender que todo lo observado es susceptible a ser medido. La
tercera quiere decir que existe un conjunto de causas y un conjunto de efectos que
interactúan de una manera compleja y simultánea.
5. Modelos de Comunicación
a. Modelo Lineal de Pasquali
La comunicación es lineal porque se dirige hacia adelante y al hecho de que no
puede hacerse retroceder una palabra ya emitida.
Las conductas ya observadas y expresadas en el pasado, no se pueden trasformar
en el futuro, si fue una comunicación positiva o negativa, tendrá las mismas
características sin evolucionar en el tiempo, porque se considera la comunicación
situándola en un momento donde ya se ha expresado y no se puede cambiar.
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b. Modelo Circular
Esta comunicación es expresada en dos funciones: uno, lo que comunicamos y el
modo de hacerlo, la altera para el futuro; segundo, que esta retrocede para llegar al
punto de partida, pudiendo restringir y obstaculizar futuras comunicaciones.
c. Modelo Helicoide
Este combina los rasgos deseables de la línea recta y del círculo, evitando a la vez
los puntos débiles de ambos. Este modelo presenta la posibilidad de dar forma
gráfica a los aspectos patológicos de la comunicación.
El proceso de comunicación se va moviendo constantemente hacia adelante y sin
embargo depende siempre, en cierta medida del pasado, que informa al presente y al
futuro.
Esta comunicación representa la característica básica del ser humano, como la de
cambiar, evolucionar, corregir errores o añadir refuerzos a las interacciones positivas
del pasado; siempre presenta un desarrollo constante e interminable, que sucede a
nivel individual y colectivo porque los seres humanos entran en los modelos
helicoidales de las personas que lo rodean.17
d. Modelo de Comunicación de Lasswell
Fue precisamente un jurista, profesor universitario especializado en ciencias
políticas, el autor, como señalan McQuail y Windahl, de la frase quizá más famosa en
la investigación sobre la comunicación.
17 www.monografias.com
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Un modo adecuado para describir un acto de comunicación consiste en responder a
las preguntas siguientes: ¿Quién, dice qué, en qué canal, a quién, con qué efecto?
La esencial “in completitud” del diagrama de Lasswell, llevó a diversos autores a
añadirle otros elementos, susceptibles de perfeccionar la primitiva contribución
“lasswelliana”.18
Las críticas a la fórmula de Lasswell fueron numerosas, pese a la popularidad que
alcanzó; en todo caso, razones de justicia elemental nos obligan a reconocer que
refleja, en gran medida, el estado de la investigación en la época en que fue
formulada, como no pueden menos de reconocer los autores.
De otra parte, su eficacia práctica fue notable, contribuyendo a organizar los diversos
campos de estudio e investigación, como ha reconocido generosamente la mayor
parte de la doctrina.
e. Modelo de comunicación de Shannon y Weaver
Como sostienen Jonson y Klare, en trascripción efectuada por McQuail y Windahl,
entre todas las aportaciones particulares al interés generalizado que existe hoy en
torno a los modelos, la de Shannon es la más importante. Desde la perspectiva
técnica de la investigación sobre la comunicación, las formulaciones matemáticas de
Shannon fueron el estímulo para la mayor parte del esfuerzo que posteriormente se
realizó en este dominio.19
Se trata, a lo que se ve, de un modelo matemático y que sólo analógicamente ha
podido aplicarse a la comunicación humana, ya que sus “orígenes” fueron
estrictamente cibernéticos y esta afirmación debe ser entendida en sus justos límites
y, desde luego, no como una toma de postura respecto del ámbito de competencias
18 Solano Fleta, Luis. “Tratado de Relaciones Públicas”, editorial Gestión 2000, España 1999, pág. 187 19 Idem, pág. 188
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propio de esta ciencia. El esquema de Shannon y Weaver o sistema de
comunicación electrónica describe la comunicación como un proceso lineal o, más
adecuadamente, en un solo sentido, unidireccional y que está constituido por los
siguientes elementos o factores:
Modelo De Comunicación De Shannon Y Weaver Figura Nº 1
Fuente: Solano Fleta, Tratado de Relaciones Públicas
Un somero análisis del esquema ofrecido, nos permite distinguir en él los siguientes
elementos: la fuente de información, el mensaje, el transmisor, el canal, el receptor,
el mensaje recibido y el destino, y como ingrediente indeseable, pero también
inevitable, el ruido.
Entre las críticas que se han formulado a este modelo destaca, naturalmente, la que
denuncia la ausencia de feedback o retroalimentación, factor que posibilita, como es
sabido, la situación efectiva de comunicación entre la fuente y el destinatario y a la
que se endereza, como es obvio, todo el proceso.
f. Modelo de comunicación de W. Schramm y de De Fleur Wilbur Schramm, de la Universidad de Stanford, una de las figuras más destacadas
en la investigación de las comunicaciones de masas, realizó en 1950 una
adaptación de la teoría eléctrica de Shannon-Weaver... al campo de la comunicación
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humana, advirtiendo que para el establecimiento de la comunicación es preciso que
ambos polos –el que emite y el que recibe el mensaje- utilicen un mismo lenguaje,
que haya entre ellos lo que podríamos llamar “una inteligencia semántica”20
SONIDOS (FACTORES) DE ATRACCIÓN
MEDIO DE COMUNICACIÓN SEMÁNTICA
Figura Nº 2
CAMPO DE EXPERIENCIA CAMPO DE EXPERIENCIA
Fuente MENSAJE Destino
Comunicador Preceptor
ESCRITOR PRENSA LECTOR
LOCUTOR RADIO AUDITORIO
CINE Fuente: Solano Fleta, Luis. Tratado de Relaciones Públicas
Pocos años más tarde, en 1954, y de acuerdo con A. Benito, a quien seguimos,
Wilburg Schramm: advierte que (en el proceso de comunicación) hay una
“comunicación de vuelta”, que enriquece o rectifica, que retroalimenta a la misma
fuente del mensaje.
Para De Fleur: el problema de la comunicación no consiste, en realidad, en transmitir
significados. En el acto comunicativo no hay una esencia, un espíritu o un algo
invisible que salga del sistema nervioso central de una persona y se traslade al de
otra. Pero, si el acto comunicativo no consiste en una transferencia de significados,
20 Solano Fleta, Luis. “Tratado de Relaciones Públicas”, editorial Gestión 2000, España 1999, pág.188
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¿cómo se produce entonces la comunicación?, él dice que a causa de la actuación
de un conjunto particular de componentes de un sistema teórico, gracias al cual hay
isomorfismo entre las respuestas internas (significados) evocadas por un conjunto
dado de símbolos tanto en el emisor como en el receptor.
g. Modelo de comunicación de David K. Berlo El modelo responde, como afirma BENITO, a un evidente afán simplificador, y
también añadimos nosotros, a un enfoque típico “conductista”, por lo menos el
desfase, comprensible, entre el momento en que fue publicada en su redacción
original en inglés y la fecha de su edición en castellano determine el que se adviertan
en la misma, muchas de las aristas ya limitadas de dicha posición doctrinal. El
esquema o modelo de comunicación propuesto por BERLO es muy sencillo y
comprende seis elementos: la fuente de la comunicación, el encodificador, el
mensaje, el canal, el decodificador y el receptor de la comunicación.
Figura Nº 3
Fuente: www.infoamerica.org/teoria/berlo2.htm
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B. RELACIONES PÚBLICAS
Las relaciones publicas, como cualquier otro instrumento de comunicación comercial,
persiguen persuadir a sus públicos sobre algún aspecto correcto, y para ello se
disfrazan de una cierta objetividad, de tintes informativos. Estos tintes podrían
desteñir en el caso de que el público receptor de sus mensajes intuyera el juego que
se traen entre manos los emisores de los mensajes.
Las relaciones públicas se definirán como una filosofía gerencial que impregna la
forma en que la organización entiende y actúa en el mercado, que se traduce en una
serie de acciones de naturaleza comunicativa con el fin de crear o modificar la
aceptación de una persona natural o jurídica por sus públicos.
1. Antecedentes El estudio de los orígenes y fundamentos de la función de Relaciones Públicas
resulta provechoso para la mejor comprensión de esta disciplina.
Las relaciones públicas buscan que los públicos que interesan a una organización se
formen una buena imagen u opinión acerca de ella, que influya favorablemente hacia
sus actividades. La opinión pública desempeña un papel muy importante en la
historia de los antiguos griegos y romanos. En Grecia, debido al sistema
democrático, que tuvo su nacimiento precisamente en ese pueblo fueron
ampliamente empleadas ciertas técnicas para modificar la opinión pública con fines
políticos; la oratoria constituyó el medio de comunicación más empleados por los
políticos griegos.
Al principio del siglo XVI, se difundió ampliamente en Europa la obra el Príncipe
Nicolás Maquiavelo que se ha considerado como tratado sobre relaciones públicas
para gobernantes; ésta gran obra alcanzó a muchos políticos trascendentes como:
Napoleón Bonaparte.
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En el siglo XII es decir, en la época del movimiento protestante, sus iniciadores,
Lutero y Calvino; emplearon que grandes masas del pueblo se formaran una imagen
negativa de la iglesia católica y apoyaron al citado movimiento. Lutero se valió de
publicaciones de libros, folletos, carteles, discursos, debates políticos, la iglesia
católica, por su lado para tratar de modificar esa mala imagen proyectada, hizo uso
de instrumentos que hoy se consideran de relaciones públicas.
Napoleón Bonaparte supo divulgar en forma extraordinaria la información y proyectar
a sus soldados y la opinión publica una imagen de líder y de genio militar que le
permitió llevar con grandes éxitos a los franceses a las más ambiciosas campañas.
A principio de este siglo las empresas de Estados Unidos empezaron a crear
actividades tendientes a influir en la opinión pública de los sectores del publico
relacionados con ellos, algunos contrataban especialistas que realizaban campañas
para generar opiniones a favor de dichos sectores. Estos intentos marcan el inicio del
desarrollo de las relaciones públicas, como función de las empresas.
La primera guerra mundial influyó de manera muy importante en el desarrollo de las
relaciones públicas, en ese momento el gobierno norteamericano creó un comité
sobre información pública que movilizó la opinión pública ganando apoyo para la
guerra, incluyendo fondos monetarios.
La segunda guerra mundial significó un gran impulso a la función de las relaciones
públicas dentro de las empresas, pues en la industria de la guerra se concedió gran
importancia, al reclutamiento de soldados, el mantenimiento de su motivación y el
apoyo norteamericano estuvieron basados en grandes campañas de relaciones
públicas desplegadas por el gobierno a través de un organismo creado
especialmente para tal efecto.
Ambos conflictos mundiales, las campañas de relaciones públicas efectuadas por el
gobierno de Estados Unidos, hicieron un enorme uso de los medios técnicos
publicitarios; también en México se encontraron antecedentes de la función de las
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relaciones públicas. Los gobernantes aztecas ya se habían percatado de la
importancia de escuchar la opinión pública y de proyectar una imagen favorable ante
el pueblo, de ello se han encontrado indicios en la organización del gobierno, en el
cual existían diversos personajes con el nombramiento de Tecuhle (dignatario o
señor), cuyas funciones eran las de oír quejas del pueblo.
Las relaciones públicas se empezó a estudiar a partir del primer indicio de desarrollo
como una actividad independiente, es decir, que antes de que esto sucediera ya
existían algunas actitudes en las personas, principalmente en los países que
empezaban a industrializarse, que reflejaban la necesidad de definir la función de las
relaciones públicas. Las relaciones públicas como actividad independiente, surgieron
con la llegada de la revolución industrial, la cual dio lugar a una gran expansión de
los negocios y el comercio, las grandes empresas contrataban a personas con
habilidad de crear ciertos tipos de anuncios.
Hoy en día, las relaciones públicas son consideradas como una ciencia porque
implica el conocimiento cierto de las cosas por sus principios y causas. Ivy Lee fue el
primero en emplear específicamente el término publicidad en los trabajos de
relaciones públicas, y posteriormente, muchos otros norteamericanos siguieron sus
pasos.
2. Conceptos
“Es el arte y la ciencia social de analizar tendencias, predecir sus consecuencias,
asesorar a lideres de las organizaciones e implementar programas planeados de
acción los cuales sirven tanto a los intereses de la organización como a los del
público” 21
21 Burnett, John J. “Promoción. Conceptos y Estrategias”, Mc Graw Hill, Colombia, 1996, página 158
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“Son en si una función administrativa que evalúa la actitud del publico, identifica la
política o los procedimientos de un individuo o de una organización con el interés del
público y lleva a cabo un programa de acción destinado a atraerse la comprensión y
aceptación del público” 22
“Las relaciones públicas son actividades que crean y cuidan una imagen positiva de
una institución y además estimulan la comunicación con sus públicos y su
comunidad”.
3. Importancia La aplicación de las relaciones públicas es cada vez más trascendente ya que por
medio de ellas se transmiten, objetivos, metas, políticas y filosofías de las empresas,
logrando el fortalecimiento de la imagen que proyecta y estimula credibilidad, el
prestigio, y cierto grado de poder.
Las relaciones públicas crean una imagen y prestigio favorable, las empresas, el
gobierno, los políticos, los comerciantes, profesionales o cualquier otra persona que
desee tener una buena imagen en la comunidad debe aplicarlas. Toda empresa que
utiliza las relaciones públicas, subsiste por el desarrollo y el rendimiento de la misma,
establece y mantiene buenas relaciones entre los miembros del grupo y diferentes
sectores de la opinión pública.
Su importancia esta destinada a optimizar el funcionamiento y el desarrollo de la
organización, al promover mediante la participación programada, su adaptación al
medio ambiente, la modificación de la conducta organizacional y la respuesta a la
exigencia de cambio que le impone su ambiente exterior.
Las relaciones públicas se han convertido en una herramienta esencial en el proceso
de crecimiento de las empresas, ya que se consideran parte integral de disciplinas
22 Solano Fleta, Luis. “Tratado de Relaciones Públicas”, Gestión 2000, España 1999, página 32
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que contribuyen a formar una excelente imagen de toda institución estructurada
adecuadamente, tanto pública como privada.
4. Tipos de relaciones públicas
Las relaciones públicas pueden clasificarse desde muy diversos puntos de vista. No
obstante, la práctica cotidiana demuestra que la mejor clasificación es aquella que
hace referencia a los distintos públicos con los que trata. En función de estos, los
instrumentos utilizados difieren unos de otros, lo que permite establecer distinciones
que, a su vez, dan lugar a una clasificación exhaustiva y clara.
a. Relaciones públicas internas
Comprende las personas con quienes una organización se comunica formalmente en
su rutina diaria de trabajo, los públicos internos constituyen empleados, clientes y
vecinos de la planta; la difusión de información en la rectificación de información
errónea dentro de una empresa reduce el impacto de los rumores e incrementan el
apoyo de los empleados; cuando se trata de reducciones en la fuerza laboral o
funciones de empresas, las comunicaciones internas hacen mucho para disipar
rumores que circulen entre los empleados y la comunidad local.
La organización informa a su público de la manera siguiente: En los medios
impresos, comunicaciones de la alta gerencia a los empleados, periódicos y revistas
para los empleados, anuncio en el tablero de boletines, estados financieros anuales y
parciales, libros y manuales para los empleados, boletines, folletos explicativos de
las políticas y procedimientos, periódicos murales, carteles.
b. Relaciones públicas externas
Comprende las personas con quienes se comunica una organización pero con
quienes no tiene nexos estrechos ni regulares, los públicos externos son los
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accionistas o propietarios, inversionistas en general y organizaciones financieras, los
clientes actuales y potenciales, y los proveedores. La organización informa a sus
públicos de la siguiente forma: Medios masivos de comunicación, periódicos,
revistas, radio, televisión, estados financieros anuales y parciales, correspondencia,
folletos, copias de discursos de los ejecutivos, programas y material de estudio para
centros de reuniones, materiales educacionales, manuales y libros de referencia.
Así mismo estos generan la opinión pública, la cual se define como la manera de
percibir y pensar sobre los productos o servicios que ofrece una empresa ó
institución.
Por otra parte, los públicos tienen la capacidad de moldear la imagen de una
institución por medio de la opinión pública, la cual se entiende como la manera de
pensar y obrar sobre la institución.
5. Funciones
El profesional de las relaciones públicas es un especialista en el arte de la
comunicación y la persuasión. Su trabajo requiere desempeñar varias funciones,
entre las que destacan las siguientes:
a. Programación, es decir, analizar los problemas y las posibilidades, definir
objetivos, determinar el público al que se dirige la información, recomendar y
planificar las distintas actividades a seguir.
b. Escribir y editar materiales, como anuncios en prensa, discursos, informes para los
accionistas, información sobre el producto y publicaciones para los trabajadores.
c. Plantear la información de la manera más ventajosa.
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d. Organizar determinados acontecimientos, como una rueda de prensa, premios,
exhibiciones y demostraciones.
e. Asesorar sobre la comunicación con el público, lo que incluye la redacción de
discursos.
f. Investigar y evaluar mediante entrevistas, materiales de referencia y varias
técnicas de prospección de mercado.
Gestionar los recursos mediante la planificación, el establecimiento de presupuestos,
y la contratación y preparación de empleados para lograr estos objetivos.
C. COMUNICACIÓN FLUIDA
En toda institución organizativa es necesario que exista fluidez en la comunicación,
es por ello que en este apartado se menciona algunas definiciones de fluidez,
importancia y ventajas de esta expresión, ya que, si no se toman en cuenta pueden
existir problemas para la realización y difusión de actividades dentro del equipo de
trabajo.
Los avances en tecnologías de la información y comunicación están provocando
cambios significativos en los actuales entornos económicos y sociales, dando lugar a
que el desarrollo de las comunidades, países o regiones se basen en el nivel y
calidad de la información disponible y la comunicación.
El ser humano -según lo que afirman muchos pensadores- es esencialmente
comunicativo. No puede vivir sin comunicarse. Es más, la imposibilidad de
comunicación en una persona se considera handicap o una enfermedad que
requiere, incluso, un tratamiento y una atención adecuados.
A menudo, sin embargo, la comunicación no es exitosa, por la misma causa que la
hace deseada: la diversidad. Como somos tan diferentes los unos de los otros, tiene
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sentido el traspaso, no sólo de informaciones, sino también de experiencias, de
sentimientos, de nuestras cosmovisiones peculiares. Pero no es sencillo entrar en el
lenguaje de los otros, comprender los matices, entender lo que se quiere decir
realmente.
Esta diferencia es especialmente significativa en la relación entre hombres y mujeres,
dado que la misma fisiología y la psicología enmarcan de una forma diferente el ser
del hombre y el de la mujer. Nos cuesta mucho decir que somos diversos, pero casi
todos coincidimos en que sí somos diferentes, sin que eso afecte la igualdad en
dignidad que compartimos como seres humanos.23
1. Conceptos “La comunicación es una ciencia que estudia la transmisión de un mensaje directa o
indirectamente de un emisor a un receptor y viceversa, a través de medios
personales o masivos, humanos o mecánicos, mediante un sistema de signos
convenido”. 24
“La comunicación es la acción y el efecto de comunicar o comunicarse. Puede
referirse además al trato, correspondencia entre dos o más personas. Transmisión
de señales mediante un código común al emisor y al receptor”
“Comunicación es el proceso interpretativo mediante el cual los individuos
responden y crean mensajes para adaptarse a su entorno y a las personas que lo
rodean”
“Fluidez es la facilidad de expresión, escrita o hablada, de un Comunicador”
23 www.ua-ambit.org 24 Mota Ignacio, “Diccionario de la Comunicación”, editorial Noriega, México, 1994, página 161
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La Comunicación Fluida es el proceso de transmisión de ideas, información y
mensajes entre los miembros del equipo de trabajo, a través de un canal, para
coordinar las actividades públicas, de modo coherente, convincente y preciso, para
la presentación del tema por parte de un emisor y que este sea eficaz, sean datos de
escritura o de palabras en el mensaje dado.
2. Importancia
Para todo proceso de comunicación es importante que sea fluido, ya que, de esa
manera se logra que un equipo de trabajo funcione de forma eficaz, siendo
fundamental que exista un gran nivel de comunicación dentro del mismo.
La fluidez se da como una corriente que se genera por una necesidad para dar
continuidad a proyectos y estabilidad a las instituciones que lo toman en cuenta para
sus actividades.
3. Elementos del proceso de comunicación
Es el que da parte a la transmisión de un mensaje por medio de un canal
seleccionado, involucrando al emisor y al receptor.
a. El emisor del mensaje
La comunicación comienza con el emisor, el cual posee una idea que seguidamente
codifica de tal manera que pueda ser comprendida, tanto por el emisor como por el
receptor.
b. El mensaje
El mensaje obtiene los símbolos verbales (orales y escritos) y claves no verbales que
representan la información que el emisor desea transmitir al receptor, al igual que
una moneda, un mensaje tiene dos caras. En primer lugar, la codificación y
descodificación del mensaje pueden variar a causa de diferencias en los
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antecedentes y puntos de vista del emisor y receptor. En segundo lugar el emisor
puede enviar más de un mensaje. El mensaje es en otras palabras, un propósito a
transmitir.
c. El canal La información se transmite por un canal que une al emisor con el receptor. El
mensaje puede ser oral o escrito, y se le puede transmitir por medio de un
memorando, una computadora un teléfono, un telegrama o la televisión, en algunos
casos, se usan dos o más canales para transmitir el mensaje completo, por ejemplo:
en una conversación telefónica dos personas pueden llegar a un acuerdo, a
completar la conversación por medio de cartas.
d. Receptor del mensaje
El receptor debe estar preparado para recibir el mensaje, a fin de que pueda
decodificarlo y convertirlo en ideas. Si una persona esta pensando en un
emocionante juego de fútbol, es probable que no ponga suficiente atención a lo que
se le dice sobre un informe de inventario, por ejemplo lo que a su vez incrementa la
probabilidad de una falla de comunicación. El siguiente paso del proceso es la
decodificación, durante la cual el receptor convierte el mensaje en ideas.
Una comunicación precisa solo puede ocurrir cuando tanto el emisor como el
receptor contribuyen el mismo o al menos similar significado a los símbolos que
comprenden el mensaje.
e. El Ruido
Lamentablemente, la comunicación se ve afectada por el “ruido”, todo aquello que
(ya sea que este presente en el emisor, la transmisión o el receptor) entorpece la
comunicación. Por ejemplo:
• El ruido o un lugar muy cerrado pueden impedir el desarrollo de ideas claras.
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• La codificación puede resultar fallida a causa del uso de símbolos ambiguos.
• La transmisión puede verse interrumpido por la presencia de estática en el canal,
como ocurre a causa de una conexión telefónica deficiente.
• La falta de atención puede provocar una recepción inexacta.
Los ruidos finalmente son todas aquellas interferencias que se tienen al transmitir
un mensaje y eso hace que algunas veces el receptor escuche o interprete algo
diferente de lo emitido.
f. Retroalimentación
Es la respuesta al mensaje obtenido, de acuerdo a la influencia del emisor para dar
dicho mensaje al receptor.
Para comprobar la eficacia de la comunicación, una persona debe recibir
retroalimentación. Nunca se puede estar del todo seguro si un mensaje fue
eficazmente codificado, transmitido y comprendido hasta confirmarlo por medio de la
retroalimentación.
Proceso de la Comunicación Figura Nº 4
Fuente: Antonio Paoli. Comunicación e información.
FUENTE CODIFICADOR
MENSAJE CANAL DECODIFICADOR RECEPTOR
RETROALIMENTACION
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La comunicación pone en movimiento a todas las estructuras sociales no importando
el tamaño de las funciones, es el nexo que da cohesión a los grupos para darle
solidez o garantiza su duración o permanencia.
4. Principios de comunicación
a. La comunicación tiene un propósito
Cuando la gente se comunica con los otros, tiene un propósito para hacerlo. “Toda
comunicación tiene una finalidad ya sea consciente o no” (Kellermann, 1992, p.228).
El propósito de una transacción dada puede ser serio o trivial, pero una forma de
evaluar el éxito de la comunicación es preguntarse si ha logrado su objetivo.
b. La comunicación es continua
Debido a que la comunicación es no verbal así como verbal, siempre enviamos
mensajes conductuales de los cuales los otros sacan alguna deducción o algún
sentido. Aun el silencio o la ausencia con comportamientos de comunicación si otra
persona deduce algún significado de esto. Como comunicadores hábiles
necesitamos estar conscientes de los mensajes, ya sean explícitos o implícitos, que
estamos enviando de manera constante a los demás.
c. Los mensajes de la comunicación varían en un código constante
Participar el sentido a otra persona implica codificar los mensajes con símbolos
verbales y no verbales. Este proceso de codificación puede ocurrir de manera
espontánea, puede basarse en un guión que usted ya aprendió o ensayo, o puede
estar pasando cuidadosamente con base en el entendimiento de la situación en la
que usted se encuentra. Los mensajes construidos son aquellos que se decodifican
en el momento en que respondemos a la situación para la que nuestras escrituras
conocidas son impropias.
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d. La comunicación es de relación
Decir que la comunicación es de relación significa que en cualquier medio de
comunicación la gente no sólo comparte un sentido satisfecho, sino también está
negociando su relación.
En una relación complementaria, una persona permite que la otra defina quien tendrá
un mayor poder, por esto, los mensajes de comunicación de una persona pueden
afirmar autoridad, mientras que los mensajes de comunicación de la otra persona
aceptan la afirmación.
e. La comunicación tiene implicaciones éticas
En los encuentros, cada persona elige si se comunica éticamente o no. La ética es
un conjunto de principios morales que pueden ser sentidos por una sociedad, un
grupo o un individuo.
f. La comunicación se aprende
Debido a que la comunicación parece ser un comportamiento natural, innato e
incambiable, rara vez intentamos mejorar nuestras habilidades, por muy inadecuadas
que estas puedan ser, pero la comunicación se aprende.
5. Funciones de la Comunicación
La comunicación sirve para distintas funciones importantes en nuestras vidas.
a. Comunicamos para satisfacer las necesidades
Debido a que por naturaleza somos animales sociales, necesitamos a la otra gente,
así como necesitamos el alimento, el agua es el resguardo. Dos personas conversan
felizmente por horas chismeando y platicando de asuntos nada consecuentes que
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ninguno recordara después. Cuando se separen, tal vez pudieron haber
intercambiado muy poca información real, pero la comunicación ha servido al
propósito de satisfacer la importante necesidad de platicar con otro ser humano.
b. Nos comunicamos para fortalecer y mantener nuestro sentido de identidad
Por medio de nuestra comunicación, aprendemos quienes somos, en lo que somos
buenos y como reacciona la gente ante nuestro comportamiento.
c. Nos comunicamos para cumplir con las obligaciones sociales
Utilizamos afirmaciones tales como “como te va”. Para una persona junto a la que
nos sentamos en clase en el ultimo trimestre y “que paso”, simplemente, para cumplir
con las obligaciones sociales.
d. Nos comunicamos para desarrollar relaciones
No solamente logramos conocer a los otros por medio de la comunicación con ellos
sino, más importante aún, desarrollamos relaciones que crecen y se profundizan o
que se estancan y se marchitan.
e. Nos comunicamos para intercambiar información
Cierta información la obtenemos a través de la observación, alguna por medio de la
lectura, otra en televisión y una gran cantidad gracias a la comunicación directa con
otros.
f. Nos comunicamos por influir en otros
Es de dudarse que pase un día sin que usted incurra en querer lograr influenciar al
intentar convencer a sus amigos de ir a un restaurante en particular, que apoyen a
un candidato político, persuadir a su pareja para que deje de fumar, convencer a un
profesor para que cambie su calificación del curso. Discutimos el papel de influir en
los otros.
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6. Ventajas de la comunicación fluida
• Facilidad de expresión
• Flujo de palabras
• Constante movimiento
• Transferencia de información
• Permite utilizar diferentes formas de comunicación
7. El flujo de la comunicación en la organización
En una organización efectiva, la comunicación fluye en varias direcciones: hacia
abajo, hacia arriba y a los lados o sea, se plasma de forma grafica en las líneas
horizontales y verticales del organigrama de la organización y nos conecta
directamente con los distintos tipos de comunicación interna que transcurren por
esos canales:
• La comunicación descendente
• La comunicación ascendente
• La comunicación cruzada
• La comunicación entrecruzada
a. Comunicación Descendente
Es el tipo de comunicación formal más básico y tradicionalmente utilizado, se
considera como la forma natural o espontánea de transmitir información en las
organizaciones. Surge de la alta dirección y desciende de forma vertical hacia los
niveles inferiores. Entre los tipos de medios empleados para la comunicación
descendente oral están instrucciones, discursos, reuniones, el teléfono, altavoces e
incluso las redes naturales de comunicación. Son ejemplos de comunicación escrita:
memos, cartas, manuales, folletos, declaraciones de políticas, procedimientos y
presentaciones electrónicas de información.
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Los mensajes descendentes deben ser veraces, sensatos, claros y siempre han de
contener información necesaria e interesante para los públicos a los que están
dirigidos.
b. Comunicación Ascendente
La comunicación ascendente o flujo de comunicación hacia arriba surge de los
niveles bajos de la empresa o institución y su recorrido es justo el contrario de la
descendente: nace en la base de los colaboradores y se dirige siguiendo diferentes
caminos, en función de cómo estén organizados los canales formales de
comunicación, hacia la alta dirección de la empresa.
Por desgracia, este flujo suele verse obstaculizado por administradores de la cadena
de administración que filtran los mensajes y no transmiten a sus jefes toda la
información, especialmente noticias desfavorables.
La comunicación ascendente es muy importante puesto que permite:
i) Comprobar si la comunicación descendente se ha producido y trasladado de forma
eficaz y fidedigna.
ii) Recoger inputs procedentes de todos los rincones de la organización, que son muy
importantes y se deben tener en cuenta en el momento de diseñar las políticas
estratégicas de la compañía.
Si no existe una correcta vinculación de la comunicación ascendente no existe
retroalimentación.
c. La Comunicación Cruzada
La comunicación cruzada incluye el flujo horizontal de información, entre personas de
igual o similares niveles organizacionales, el flujo diagonal, entre personas de
diferentes niveles sin relaciones directas de dependencia entre sí. Este tipo de
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información sirve para acelerar el flujo de la información, procurar una mejor
comprensión y coordinar esfuerzos para el cumplimiento de objetivos
organizacionales. Buena parte de la comunicación no sigue la ruta marcada por la
jerarquía organizacional, sino que atraviesa de un costado a otro la cadena de
mando.
d. La comunicación entrecruzada
Esta comunicación se da entre individuos de diferentes departamentos y niveles
jerárquicos que no están conectados directamente en un organigrama.
La comunicación cruzada en gran medida se vincula a los lazos de trabajo y de
amistad que surgen en las instituciones, puede decirse que tanto la comunicación
formal e informal son las que prevalecen.
8. Soportes de comunicación a. Medios Escritos
i) Afiches
Voz francesa utilizada en sustitución o como sinónimo de cartel publicitario.
ii) Boletín Informativo
Diseñado como una publicación informal para enviar información a un público
objetivo en intervalos regulares, el boletín informativo es precisamente lo que indica
las dos partes de su nombre: información que se transmite en el estilo ligero y
gracioso de un boletín.
Se usa con frecuencia para comunicarse con los empleados y accionistas.25
25 Mota Ignacio, “Diccionario de la Comunicación”, editorial Noriega, México, 1994, página 515
68
iii) Comunicado de prensa
Es un documento sencillo cuyo fin es la divulgación de información en forma lista
para publicar. Los periodistas de los medios de comunicación impresa y audiovisual
que reciben comunicados de prensa los juzgan en virtud de su interés informativo
para sus lectores o audiencia, de su carácter oportuno, y en algunos casos de su
adecuación a la forma del medio.26
iv) Carteles
Soporte en papel, tela, plástico o cualquier otro material idóneo, de gran tamaño,
siempre superior a 80 por 120 cm. , que contiene un mensaje ideológico o comercial
y cuya exhibición se hace eventualmente en lugares de gran concentración de
público o de animado tránsito de personas, pegado sobre muros o sobre soportes
especiales para dicho fin.
v) Correo electrónico
El correo electrónico (E-mail) es el intercambio de mensajes almacenados en
computadora por medio de las telecomunicaciones. Los mensajes de correo
electrónico se codifican por lo general en formato de texto, sin embargo, se pueden
también enviar archivos en otros formatos, tales como imágenes gráficas y archivos
de sonidos, los cuales son transferidos como archivos anexos en formato binario.
vi) Folletos
Describen los objetivos, políticas y funciones de una organización. Un ejemplo son
los folletos que se ofrecen en los museos como guía de visita.27
vii) Fotografías
Arte y técnica de fijar y reproducir en el papel idóneo las imágenes captadas por el
objetivo y registradas en la cámara. También, estampa obtenida por este medio.
26 Idem, página 507 27 Wilcox, Dennis L., Relaciones Públicas. Estrategias y Tácticas, 6ª. Edición, editorial Pearson educación, S.A., España, 2003, página 521
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viii) Memorando
Es utilizado para comunicar indicaciones de alguna tarea dirigida a un subordinado,
notas de asuntos a tratarse en reuniones de trabajo, anotaciones de compromisos,
recordatorios de actividades a realizarse próximamente, entre otros.
ix) Hojas volantes
Impreso sencillo en papel tamaño octavo, de colores, generalmente, de carácter
publicitario, que se reparte en la vía pública o se lanza desde avionetas.
x) Periódicos
Publicación que se edita con determinados intervalos de tiempo y, mas
concretamente, publicación que sale diariamente o, cuando menos, cuatro veces a la
semana.
xi) Recortes de prensa
Parte recortada de una publicación ocupada por un solo anuncio, que se envía al
ordenador como justificante de inserción, o que remite éste a aquél con una nueva
orden para proceder a su publicación, si el material aún se encuentra en poder del
medio, es noticia o cualquier otro tipo de texto periodístico que se recorta para
incluirlo en una sección de esas características dentro de otra publicación.
xii) Tarjetas de presentación
Forma publicitaria de una empresa o institución, consistente en un impreso en papel
fuerte o en cartulina de menor peso, en que se consigue su razón social, dirección
completa, nomenclatura fiscal, etc.
xiii) Patrocinio
Es la financiación o ayuda a actos sociales, culturales, deportivos, benéficos o de
interés general, para la promoción publicitaria directa del patrocinador.
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b. Medios Orales. i) Conferencia
Es un acto organizado por la institución, en el cual se da a conocer una información
novedosa a un grupo de periodistas convocados. Se compone de dos partes más o
menos diferenciadas, la exposición (el discurso) y la interacción (las preguntas y
respuestas). 28
ii) Convivios
Reuniones sociales en las cuales se comparten diferentes aspectos de la vida o de
sus ideas.
iii) Entrevistas
Es un medio para promocionar a un individuo o causa, que puede aparecer en forma
impresa en periódicos y revistas, o en radio y televisión.
Un nuevo método muy usado es las entrevistas online por ordenador. Para obtener
un buen resultado es esencial que la persona que es entrevistada sea capaz de
comunicarse con facilidad.29
iv) Excursiones
Ida a algún lugar para estudio, recreo o ejercicio físico. Sinónimo de paseo.
v) Exhibiciones
Muestra de algo en público. En publicidad se considera así tanto la presentación de
un artículo en un escaparate como en un stand de una feria o en un desfile de
modelos.
28 Aragonés, Pau, Empresa y medios de comunicación, editorial Gestión 2000, España, 1999, página 156 29 Wilcox, Dennis L., Relaciones Públicas. Estrategias y Tácticas, 6ª. Edición, editorial Pearson educación, S.A., España, 2003, página 551
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vi) Ferias
Mercado de proyección local, generalmente en zonas rurales, que se celebra
periódicamente, en fechas fijas, en el punto mejor comunicado de una comarca y con
motivo de alguna festividad.30
vii) Seminarios
Organismo o empresa que, mediante el trabajo en común de jefes y empleados, se
adiestran estos en la investigación o en la práctica de alguna disciplina.
viii) Talleres
Escuela o seminario impartido para capacitar en diferentes actividades a los
integrantes de un grupo.
c. Medios Tecnológicos i) Fax
Sistema de teletransmisión por radio de textos y grabados. Abreviatura de facsímile.
i) Internet
El Internet, algunas veces llamado simplemente "La Red", es un sistema mundial de
redes de computadoras, un conjunto integrado por las diferentes redes de cada país
del mundo, por medio del cual un usuario en cualquier computadora puede, en caso
de contar con los permisos apropiados, acceder a información de otra computadora y
poder tener inclusive comunicación directa con otros usuarios en otras
computadoras.31
30 De la Vega, Ignacio. Crea tu propia empresa: estrategias para su puesta en marcha y supervivencia, Editorial McGraw Hill, España, 2003. 31 http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/espanol/sitioweb.htm#dinternet
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iii) Intranet
Soporte que permite a los empleados tener acceso a información interna tal como su
perfil personal, información sobre su puesto de trabajo, posibilidades que la empresa
ofrece para su formación, etc.
Los directorios a través de intranet pueden realizar evaluaciones y ver las
necesidades de formación de sus equipos, retribuciones, etc.32
iv) Página Web
Una página de Internet o página Web es un documento electrónico que contiene
información específica de un tema en particular y que es almacenado en algún
sistema de cómputo que se encuentre conectado a la red mundial de información
denominada Internet, de tal forma que este documento pueda ser consultado por
cualquier persona que se conecte a esta red mundial de comunicaciones y que
cuente con los permisos apropiados para hacerlo
v) Radio
Apócope de radiodifusión. Término que define el medio técnico de transmitir sonidos
a distancia; también, acción de difundir un acto sonoro por medio de la radiodifusión,
aunque se da este nombre al hecho indicado pero determinado y a su específico
carácter de medio exclusivamente sonoro que mediante la palabra, la música o el
ruido, bien solos o combinados entre sí, produce la comunicación auditiva de
información, de esparcimiento, de educación, o de todo ello en el público oyente.
vi) Teléfono
Aparato de transmisión a distancia, muy utilizado en los informativos de radio y
televisión, así como en programas de juegos y opinión pública, y en las ruedas
informativas por los sistemas dúplex y múltiplex.
32 Wally Xiomara Alas, Diseño de un Plan estratégico de Comunicación Glocalizada para mejorar los flujos comunicacionales internos de los Hoteles pequeños, ubicados en San Salvador, Marzo 2004
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vii) Televisión
Visión a distancia, obtenida telegráficamente por la transmisión instantánea de
imágenes, de objetos, vistas o escenas reales, en virtud del funcionamiento de un
conjunto de aparatos transmisores y receptores especiales, destinados a este fin.
D. DIFUSIÓN En este apartado se describen algunos aspectos importantes de la difusión, que por
lo general, resultan ser de mucha ayuda a las diferentes instituciones que la toman
como estrategia de trabajo, para llevar el mensaje a sus diferentes públicos. En el
ámbito de la comunicación, se puede decir que sin ella no existe una verdadera
propagación o transmisión de hechos y noticias, por consiguiente, esta variable
permitirá aclarar aún más lo que es la difusión.
1. Conceptos
“Es la propagación de noticias, conocimientos, actitudes, costumbres, modos,
teorías, etc., a través de los diferentes medios. Alcance de un medio en cuanto a
audiencia, en la distribución de sus ejemplares, en el caso de los impresos, o de
alcance en perfectas condiciones de su señal de emisión, en los electrónicos”.33
“Es la acción de difundir, extender o difundir la enseñanza”.34
“Propagar o divulgar conocimientos, noticias, etc. Se le puede llamar así a la acción
de divulgar”.
“Divulgar una opinión, moda o hecho para que sea conocido por todos”.
33 Diccionario Enciclopédico de la Comunicación, Noriega, México, 1994. Pág. 438 34 García Pelayo y Gross Ramón, Diccionario Larousse Ilustrado, 18ª edición, editorial Larousse, México 1993, página 360
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2. Características
• Claro: el mensaje debe de ser entendible y fluido.
• Sencillo: El mensaje no debe de ir muy estructurado o complicado para que el
público lo entienda.
• Conciso: El mensaje debe ser breve.
3. Funciones
• Divulgar información a través de diferentes medios (radio, televisión, prensa,
carteles, afiches, etc.)
• Da a conocer diferentes actividades a realizar.
• Comunica y permite que el mensaje llegue a su destino.
• Impulsa al público en la participación de las actividades.
• Ofrece diferentes alternativas para divulgar el mensaje.
4. Ventajas
• Ofrece una amplia gama de medios para llevar el mensaje.
• Es un área que permite utilizar al máximo la creatividad.
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5. Tipos de difusión
a. Difusión cultural: es la que efectúa un grupo cultural determinado al emigrar en
conjunto a zonas geográficas habitados por grupos de otra cultura.
b. Difusión de la cultura: es el proceso de expansión de un rasgo de la propia de un
pueblo hacia la de otro u otros.
c. Difusión de medios: estudio pormenorizado de la que alcanza cada uno de ellos,
en general, o de una determinada zona en particular, los de una determinada
modalidad, en la misma forma, o la de todos los existentes en una comunidad,
región, provincia o país.
d. Difusión periodística: número de ejemplares llegados al público a través de los
canales de distribución, suma de la cifra de suscripciones, venta al número y
servicios regulares y que permite suponer que ha sido leídos por una o más
personas y que, para tener validez, debe de estar certificado por una organización. e. Difusión radiofónica: es cualquier tipo de mensaje que se realiza a través de una
emisora de radio.
f. Difusión radiotelevisiva: respecto a la técnica, propagación de la señal de una
emisora de radio o televisión mediante ondas electromagnéticas o por cualquier otro
sistema.
g. Difusión televisiva: es cualquier tipo de mensaje que se realiza a través de un
canal de televisión.
h. Difusión escrita: es la comunicación que es transmitida a través de los
diferentes escritos como lo son los periódicos, revistas, boletines, memorandos o
cualquier otro medio que contenga la escritura.
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i. Difusión publicitaria: es un mensaje con fines persuasivos que se efectúa a
través de cualquier medio o soporte.
E. ACTIVIDADES INSTITUCIONALES En la sociedad las actividades institucionales adquieren un realce muy importante y
significativo en todas aquellas empresas u organizaciones que las realizan; porque a
través de estas actividades, se dan a conocer en el medio social y empresarial, en
algunos casos no siempre se dan a conocer, sino que simplemente quieren
transmitir alguna información o acontecimiento que puede ser valioso a todos los
involucrados.
Las actividades institucionales parecen ser sencillas, pero, requieren de una
detallada y rigurosa preparación para ponerlas en práctica. En cierta forma los
involucrados en una organización deben de estar totalmente en contacto con muchas
personas para que ni un solo detalle se pierda; es importante mencionar que estas
actividades forman parte de las funciones a desarrollar por un relacionista público;
por lo tanto, cada profesional se adapta y responde al entorno en el cual se
enfrenta la institución, para transmitir su mensaje.
1. Conceptos “Son todos aquellos acontecimientos especiales que tiene por objeto acciones
culturales, sociales, deportivas, educativas, entre otros”.
“Son actividades específicas que se realizan con un objetivo claro, planeado con
anticipación, cuidando cada detalle para que se dé en forma sistemática”.
“Conjunto de operaciones o tareas propias de una entidad o persona”35
35 García Pelayo y Gross, Ramón, Diccionario Pequeño Larousse, 18ª edición, editorial Larousse, México, 1993, pág.19
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“Es la necesidad bien planificada para alcanzar el éxito amplio en recursos y
esfuerzos en un proyecto que permita aumentar resultados positivos en una actividad
que se realiza en la empresa” 36
2. Tipos de Actividades a. Actividades técnicas
Esta compuesto por actividades como las conferencias magistrales, ponencias y
discusiones de las mesas de trabajo, en las cuales intervienen ponentes
especialistas en la materia, con base en una temática previamente definida y se
presentan trabajos simultáneamente para su análisis.
b. Actividades sociales
Son todos aquellos actos que realizan hoy en día las empresas, con el fin de dar a
conocer la comercialización de un producto a la realización de cualquier tipo de
actividades empresariales industriales.
c. Actividades culturales
Son acciones de carácter nacional e internacional, donde se comparten diferentes
costumbres, hábitos alimenticios, exposiciones artesanales, conciertos, danzas, entre
otros, para fortalecer y cultivar la identidad nacional.
d. Actividades deportivas
Son aquellas actividades que la empresa dedica a su público interno, para
mantenerlos satisfechos y al mismo tiempo, establecer buenas relaciones humanas
de forma bidireccional entre sus participantes.
36 H. Frazler Moore, Relaciones Públicas, Casos y Problemas, Edit. Continental, México 1980, pág. 251.
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e. Actividades educativas
Son todas aquellas actividades que realizan las instituciones educativas con sus
alumnos y personal docente. También en coordinación con otras instituciones.
f. Actividades especiales
Son diferentes actividades programadas como intermedios que se efectúan durante
la realización del evento. En la mayor parte de los eventos se cobra una cuota por
cada inscripción y en otras se acude por invitación.
3. Importancia Las actividades institucionales juegan un papel importante dentro de las
organizaciones, porque si no son bien planificadas, existe el riesgo de no alcanzar el
éxito entre la población y desde luego se desperdicia tiempo, dinero, esfuerzos y
otros recursos. En gran medida las actividades institucionales son la ventana para
atraer la atención de los interesados en formar parte de los eventos. Si un evento
logra el éxito, por consiguiente, las personas nunca lo olvidaran y estarán deseosas
de asistir nuevamente a otra actividad. Es de aquí que surja la importancia de las
actividades, si todo sale bien la misma comunidad se encargará de difundir en un
futuro las actividades, pero si se da lo contrario, lo más seguro es que pocos asistan
al siguiente evento,
Otro aspecto importante es el hecho de estar convencido de dar a la comunidad
actividades para el beneficio de la población, además estos deben de enriquecer
más la cultura que poco a poco se ha ido perdiendo.
4. Ventajas
• Permite que a un número determinado de personas se les dé información
importante.
• Abre nuevos espacios sociales con otras instituciones.
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• Las actividades institucionales pueden convertirse en mecanismos de cambio
por la retroalimentación que se puede originar.
• Estimula la creatividad para hacer un mejor uso de los recursos disponibles.
• Facilita la oportunidad de difundir la cultura nacional.
5. Proceso para la realización de actividades institucionales
Los organizadores de eventos o actividades institucionales, cada día necesitan de
estrategias y técnicas nuevas y perfeccionadas para tener mejores resultados en la
planeación, organización, ejecución y evaluación de los eventos, ya sea local,
regional, nacional o internacional.
a. Planificación
Para la realización de un evento, feria, exposición o actividades varias, es necesario
planificar debidamente, ya que sin esto, hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o
de tener un amplio desperdicio de recursos y esfuerzos.
La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes
que intervienen en la realización de las actividades y permite aumentar las
posibilidades de tener resultados positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente, representada
por acciones concretas. También debe plantear y detallar acciones dirigidas a
cumplir objetivos específicos.
Para lograr una buena planificación, el grupo organizador requiere conocer la misión,
objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias,
y tácticas.
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Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un
proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor capacidad de
respuesta y realizar eventos con calidad.
Para una buena planificación se debe considerar lo siguiente:
• La definición de los objetivos generales y específicos.
• Las políticas generales
• La temática del evento
• El perfil del grupo de organizadores, conferencistas y participantes.
• La estructura de organización y la distribución de funciones.
• Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero.
• Los programas de actividades técnicas, recreativas, culturales, sociales y
específicas.
• La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución.
• Las proyecciones de ventas y beneficios.
• Las estrategias de comercialización y difusión.
• El control de la aplicación de recursos por actividad.
• Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original.
• La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.
• Las fechas más convenientes para la realización del evento.
• Lugar y sede.
• Temática general y particular.
• Quienes y cuántos participantes serán.
• Invitados especiales.
• Pronóstico de participantes esperados.
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b. Organización
La organización es muy importante para lograr el desempeño eficiente del comité
organizador de cada evento en particular
Estructura del comité organizador.
• Coordinación general
• Coordinación técnica
• Coordinación de administración
• Coordinación de comercialización y difusión
• Coordinación de operación
• Coordinación de información y relaciones publicas
• Coordinación de finanzas
• Coordinación de exposiciones
Cada una de estas coordinaciones, tienen funciones y acciones necesarias para la
realización de un evento y facilitar su ejecución.
Funciones del coordinador general del evento.
• Reclutar a los miembros del comité organizador.
• Definir el nombre del evento, logotipo y lema.
• Establecer objetivos y metas.
• Definir políticas, reglamentos y procedimientos.
• Planificar, organizar, dirigir y controlar el evento o actividad.
• Contratar empresas y personal experto en la realización de eventos.
• Verificar los precios de algunos servicios y productos.
• Visitar las posibles sedes.
• Definir métodos de evaluación.
• Elaborar el presupuesto preliminar.
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• Definir estrategias de comercialización y difusión.
• Buscar patrocinadores.
• Participar en la planificación de la campaña de publicidad.
• Seleccionar a los medios de comunicación.
• Diseñar y supervisar el sistema de registro y de información.
• Supervisar el sistema de seguridad y de alimentación.
• Escoger menús y tipos de servicio.
• Seleccionar espectáculos y artistas.
• Definir los programas de trabajo, recreativos y deportivos, culturales y
sociales.
• Vigilar la capacitación del personal.
• Verificar la lista de seguimiento.
• Coordinar el cierre del evento.
c. Ejecución En esta etapa se debe poner en práctica todo lo planificado en la organización que
se ha diseñado para cumplir eficientemente con las actividades programadas en el
evento. La realización de éste, requiere de mucha entrega por parte del comité
organizador. Además, el éxito del evento depende del respeto a la división de
funciones y al apoyo de los demás.
d. Evaluación
Contar con una metodología para hacer una evaluación integral de cualquier
actividad, es un elemento de gran utilidad para los organizadores.
Permite evaluar a los integrantes del comité organizador, las diferentes actividades y
los procesos de la organización de un evento.
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Conocer las oportunidades y los puntos fuertes del comité y de la organización en
general, y detectando las debilidades que se deben corregir para preparar un plan
estratégico y mejorar el desarrollo del evento.
La importancia de la evaluación radica en que se proyecta una revisión general de
todas las actividades y sus interrelaciones, lo que permite definir las áreas críticas
que afectan el desarrollo exitoso de los eventos. Esta idea es aplicable a cualquier
tipo y tamaño de evento, ya sea del sector público, privado o social.
Es importante hacer notar que para que exista un sistema efectivo de evaluación hay
que establecer criterios de medición y programas, que permitan hacer objetivas las
bases de revisión, eliminando así cualquier criterio subjetivo.
Hay que decidir cuáles son las estadísticas que interesan para que los organizadores
lleven los controles y reportes necesarios para obtener la información.
Es importante planificar la forma y el método para evaluar antes, durante y después
del evento.
i) Factores principales para evaluar un evento o actividad:
• Si se alcanzó el objetivo general del evento.
• Si las estrategias planificadas y diseñadas funcionaron.
• Si los programas se cumplieron en su totalidad y con cual nivel de calidad.
• Si los resultados obtenidos eran los esperados.
Una forma sencilla de evaluar, es por la cantidad de participantes inscritos y la
utilidad que se obtuvo; en muchos eventos es la forma de decidir si hubo éxito o
fracaso en la realización del evento.
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Pero también es importante evaluar si los participantes estuvieron satisfechos con lo
que recibieron durante el evento.
Es conveniente durante el evento aplicar a los participantes cuestionarios para
conocer su sentir sobre la realización en general.
ii) Indicadores
Algunos de los indicadores que se pueden utilizar para medir el resultado del evento
o actividad son los siguientes:
• Participantes esperados vs. asistencia real.
• Expositores esperados vs. expositores inscritos.
• Cuotas cobradas vs. cuotas presupuestadas
• Ponentes esperados vs. ponentes que asistieron
• Iniciación de eventos en horarios programados vs. retrasos
• Gastos esperados vs. gastos reales
• Ingresos presupuestados vs. ingresos reales
• Utilidades esperadas vs. utilidades reales
• Participantes satisfechos vs. participantes no satisfechos
iii) Resultados de una evaluación
Los resultados que se pueden esperar de una evaluación son poder efectuar con
detenimiento un análisis estructurado del comité organizador y de los resultados,
para diseñar una estrategia que facilite el logro de los objetivos y metas planteadas.
También es importante la evaluación personal. Se deben evaluar al coordinador
general y sus colaboradores; algunas de las preguntas que se pueden hacer son:
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• ¿He sido un buen coordinador?
• ¿Estoy satisfecho con los logros alcanzados?
• ¿Trabajé organizadamente y utilice correctamente los papeles de trabajo?
• ¿Las actividades se iniciaron en los horarios previstos?
• ¿Qué es lo que más me gustó del evento?
• ¿Qué es lo que menos te gustó del evento?
• ¿Mis colaboradores fueron eficientes y entregados?
• ¿Con quién me gustaría volver a realizar un evento y con quién no?
• ¿Me gustaría volver a coordinar otro evento?