capítulo i conceptos básicos de gestión de proyectos

GERENCIA DE PROYECTOS DE CONSTRUCCIN

INTRODUCCIN

1

Generalidades Objetivos del Curso

Conocer la base terica de la metodolgica delPMBOK en los proyectos y su aplicacin a laconstruccin.

Identificar los 5 grupos de procesos. Identificar las 10 reas de conocimiento del PMBOK. Identificar las 4 reas de conocimiento adicionales

utilizadas por el PMI para la construccin

PMI y PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

2

Generalidades Contenido del curso

Conceptos Bsicos de Gestin de Proyectos Ciclo de Vida del Proyecto y los Procesos de Gestin Gestin del Alcance Gestin del Tiempo Gestin del Costo Gestin de la Calidad

3

Generalidades

Contenido del curso (Continuacin)

Gestin de los Recursos Humanos Gestin de las Comunicaciones Gestin del Riesgo Gestin de las Adquisiciones Gestin de los Interesados Gestin de la Seguridad, Medio Ambiente, Finanzas y

Reclamos

4

Generalidades Bibliografa

Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK), 5 Edicin 2013

Extensin de Construccin para el PMBOK 3aEdicin, 2 Edicin.

Bibliografa adicional segn se indique en las referencias en los pie de pginas.


5


CAPTULO I CONCEPTOS BSICOS DE GESTIN DE PROYECTOS

6

Contenido del Captulo I

Conceptos Bsicos de la Gestin de Proyectos

7

CONCEPTOS BSICOS

SESIN 1

8

Contenido de la Sesin 1

La Empresa, Proyectos y Gestin de Proyectos La Empresa Los Proyectos y Gestin de Proyectos

9

La Empresa, Proyectos y Gestin de Proyectos

10

Mercado, Empresa y Proyecto

11

La Empresa

12

VISION

MISION

ESTRATEGIA

13

Steve Arneson. (2010) Bootstrap Leadership50 Ways to Break Out, Take Charge, and Move Up. San Francisco, CA: Berrett-Koehler Publishers, Inc. Chapter 10. (E-Edition)

Imagen generada por la interpretacin del relator de los elmentos indicados en la fuente en referencia.

Definicin Estratgica de la Empresa

A dnde desea llegar nuestra organizacin en el futuro; en el largo plazo.

No especifica la forma o los medios slo indica nuestra visin nuestro sueo e incentiva a sus integrantes a alcanzar dicha visin, se funda en los valores de la

empresa y establece principios.

14




Especifica lo que hacemos en pos de lograr nuestra visin. La misin es de corto y mediano plazo, establece la meta

que se renueva permanentemente transformndose en una gua en busca de la excelencia en lo que hacemos.

15




La meta o las metas de nuestra misin requerirn de la definicin de objetivos concretos y medibles los cuales se

logran mediante la implementacin de estrategias.

Las estrategias son las declaraciones de cmo vamos a lograr nuestros objetivos y se implementan y desarrollan

mediante la elaboracin y aplicacin de las polticas y procedimientos de la empresa.

16




Los Proyectos y Gestin de Proyectos

17

Qu es un proyecto?

18

Qu es un proyecto?

Esfuerzo temporal

Resultado nico (producto/servicio)

Recursos limitados

Plazo determinado

19

Qu es un proyecto? Caractersticas

Tiene un principio y un fin. El fin puede ser por:

Se logr el resultado. No puede lograrse el resultado. Ya no existe la necesidad. Cliente desea terminar el proyecto.

Puede tener una duracin corta o extensa. Genera una mejora/ resultado/servicio/producto nico. Tiene limitaciones de tiempo y recursos.

20

Qu es un proyecto? Consideraciones

Existe incertidumbre sobre su resultado. Principales limitaciones:

Alcance / calidad Tiempo Costo

Puede involucrar incluir otros proyectos ms pequeos (sub proyectos).

21

Qu es un proyecto? Ejemplos

Construccin de un edificio Diseo de equipamiento Diseo de una unidad minera Una carretera nueva Construccin de un centro comercial Ampliacin del Campus Universitario

22

Proyecto Vs Operaciones Las operaciones

Esfuerzos continuos Resultados repetitivos Eficiencia operativa

Los proyectos Esfuerzos temporales Resultados nicos Eficacia ejecutora, eficiencia en el manejo de los

recursos

23

Gerencia de proyectos Gestiona proyectos

Gerencia de operaciones Gestiona procesos de negocio, basados en una

produccin continua. Puntos de contacto:

En el desarrollo o mejoramiento de un producto. En el mejoramiento de las operaciones, o del proceso

de desarrollo del producto.

Proyecto Vs Operaciones

24

Qu es un proyecto? Los proyectos son los mecanismos por los que pueden

lograrse los objetivos organizacionales y/o las soluciones de mercado.

Responder a la demanda de mercado Oportunidades estratgicas / necesidades del negocio Requerimientos de clientes Avance tecnolgico Requerimientos legales Requerimientos ambientales y sociales

25

Qu es la gestin de proyectos?

ConocimientosHabilidades

Herramientas y Tcnicas Resultado

26

Quin es el director de proyectos?

Conocimientos(lo que sabe)

Desempeo(lo que puede

lograr)

Habilidades interpersonales(lo que usa)

27

Programas y Portafolios

28


CAPTULO I CONCEPTOS BSICOS DE GESTIN DE PROYECTOS

29

CONCEPTOS BSICOS

SESIN 2

30


Programas, Portafolios y Proyectos Oficina de Proyectos (PMO) Influencias Organizacionales

31

Programas, Portafolios y Proyectos

32


33

Programas y Portafolios Programas

Conjunto de proyectos y sub programas relacionados. Beneficios y control por manejarlos agrupados. Pueden incluir actividades por fuera del alcance de los

proyectos del mismo. Un proyecto puede o no formar parte de un programa,

pero todo programa siempre tendr proyectos.

34

Programas y Portafolios Gerencia de programas

Gestin coordinada y centralizada de un programa para lograr sus objetivos estratgicos y sus beneficios.

Se basa en la interdependencia entre proyectos y ayuda a determinar un resultado comn.

35

Programas y Portafolios Resolver limitaciones de recursos y/o conflictos que

afecten a varios proyectos al interior del programa.

Alinear la direccin organizacional / estratgica para que afecte las metas y objetivos del proyecto, y

Resolver problemas y gestionar el cambio al interior de una estructura compartida de gobernabilidad.

36


37

Programas y Portafolios Gerencia de portafolios

Manejo centralizado de uno o ms portafolios, que incluye:

identificar, priorizar autorizar, manejar, y controlar

proyectos, programas, sub programas y otros trabajos relacionados, para lograr los objetivos estratgicos del negocio.

38

Portafolios y Programas Se enfoca en garantizar que los proyectos y programas

sean revisados para priorizar la asignacin de recursos en los mismos.

Se preocupa por alinear los resultados de los proyectos / programas, a la estrategia organizacional.

39

Programas y Portafolios Portafolios

Coleccin de proyectos y programas. Agrupacin que facilita la gestin de los recursos. Orientado a los objetivos estratgicos del negocio. Los proyectos o programas pueden o no, ser

interdependientes o interrelacionados.

40

Subproyectos Los proyectos con frecuencia se dividen en componentes

ms manejables.

Referidos como proyectos y manejados como tal.

Normalmente se contratan a una empresa externa o a otra unidad funcional en la organizacin ejecutora.

41

Subproyectos Ejemplos:

Subproyectos basados en los procesos del proyecto, tales como una fase nica en el ciclo de vida del proyecto

Subproyectos de acuerdo a los requerimientos de especializacin, tales como instrumetacin y control o elctrico requeridos en un proyecto de construccin.

42

Oficina de Proyectos (PMO)

43

Oficina de Proyectos

Se le conoce como la PMO. Estandariza los sistemas de gobierno de los procesos de

gestin. Forma parte de la organizacin de la empresa, haciendo

fcil compartir recursos, metodologas, herramientas y tcnicas.

Se responsabiliza por la gestin centralizada y coordinada de aquellos proyectos bajo su tutela.

44

Oficina de Proyectos Su funcin puede variar desde dar soporte mediante la

gestin de portafolios a la gestin de proyectos, coorinacin o gestin de programas, hasta gestionar completamente un proyecto en particular.

Los proyectos que soporta / gestiona pueden o no estar relacionados.

45

Oficina de Proyectos Puede actuar como interesado o como decisor clave al

inicio de cada proyecto, para hacer recomendaciones, o para terminar proyectos o tomar otras acciones.

Puede involucrarse en la seleccin, gestin y despliegue de recursos compartidos o dedicados para los proyectos.

46

Oficina de Proyectos Tambin puede:

Gestionar recursos compartidos. Identificar y desarrollar una metodologa, mejores

prcticas y estndares. Entrenar, orientar, capacitar y supervisar, Monitorear el cumplimiento de los estndares,

polticas, procedimientos y plantillas, va auditorias de proyectos.

47

Oficina de Proyectos Desarrollar y gestionar polticas, procedimientos,

plantillas y otra documentacin para los proyectos, y

Coordinar la comunicacin entre los proyectos.

48

El Director de Proyectos y la PMO

El PM esta enfocado en los objetivos del proyecto. La PMO gestiona los cambios significativos de alcances del programa/portafolio que pueden ser oportunidades para mejoras en los objetivos de negocio.

El PM controla los recursos asignados al proyecto. El PMO optimiza el uso de los recursos organizacionales compartidos por los proyectos.

49

El gerente de Proyectos y la PMO

El PM maneja el alcance, el cronograma, el costo, la calidad, entre otros. La PMO maneja las metodologas, estndares y los riesgos / oportunidades globales, as como las interdependencias entre proyectos, a nivel de la empresa.

50

Influencias Organizacionales

51

Las polticas de la empresa representan alineamientos bsicos para la toma de decisiones en vistas a cumplir con

la estrategia y objetivos definidos.

Dichas polticas servirn de base para la elaboracin de los procedimientos de la empresa. Los cuales

establecern el cmo se materializan los procesos.

Polticas y Procedimientos

52

Planes de Gestin y Procedimientos

Polticas de la Empresa

ESTRATEGIA(Gestin de Proyectos)

53

Imagen creada por el relator.


Polticas de la EmpresaLa empresa debe definir en funcin de los objetivos yestrategias, las polticas que aplicar para la toma dedecisiones, por ejemplo:

1. Tipo de cliente.2. Tipo de contrato.3. Caractersticas del medio en donde quiere tener

operaciones.4. Nivel de riesgo que est dispuesto a asumir.5. Financiamiento.6. Etc

En suma estas pautas nos ayudarn a generar losprocedimientos enfocados en los elementos que sonimportantes y coherentes con los objetivos de la empresa.

54


En forma general para la aplicacin de laspolticas de la empresa, o si stas no fueransuficientes para tomar una decisin, se requierede principios bsicos que nos ayuden a negociary tomar una decisin adecuada.

55

Influencias Organizacionales Cultura y estilo

Se les conoce como normas culturales, que se desarrollan con el tiempo.

Conocimiento comn sobre qu enfoque utilizar para hacer el trabajo.

Visiones, valores, normas, creencias y expectativas compartidas.

Polticas, mtodos y procedimientos. Percepcin de las relaciones de autoridad. Tolerancia al riesgo tica laborar y horario de trabajo.

56


La cultura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa

El PM debe saber quienes toman las decisiones o influyen en la organizacin y trabajar con ellos para aumentar la probabilidad de xito.

57

Influencias Organizacionales Estructura de la organizacin.

Estructura funcional. Estructura matricial. Estructura orientada a proyectos.

58

Influencias de la Organizacin en los Proyectos

59Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK) Quinta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2013. Tabla 2-1, pgina 22. Material de esta publicacin ha sido reproducido con el permiso de PMI.


CAPTULO I CONCEPTOS DE GESTIN DE PROYECTOS

60

CONCEPTOS BSICOS

SESIN 3

61

Contenido de la Sesin 3 Influencias Organizacionales Grupos de Inters Ciclo de Vida del Proyecto

62


63

Planes de Gestin y Procedimientos


ESTRATEGIA(Gestin de Proyectos)

64

Imagen creada por el relator.


Los factores ambientales de la empresa se refieren a elementos, tanto internos como externos, que rodean el xito de un proyecto o influyen en l. Estos factores pueden provenir de cualquiera de las empresas implicadas en el proyecto. Se consideran entradas para la mayora de los procesos:

La cultura, estructura y gobierno de la organizacin; La distribucin geogrfica de instalaciones y recursos; Estndares de la industria o gubernamentales; Las infraestructuras; Recursos humanos existentes; Administracin de Personal;

65

Factores Ambientales de la Empresa

Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK ), Project Management Institute, Inc.

PMBOK es marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Los sistemas de autorizacin de trabajo de la compaa; Las condiciones del mercado; La tolerancia al riesgo por parte de los interesados; El clima poltico; Los canales de comunicacin establecidos en la

organizacin; Las bases de datos comerciales; El sistema de informacin para la direccin de proyectos.

66

Factores Ambientales de la Empresa



Activos de los Procesos de la Organizacin

Los activos de los procesos de la organizacin abarcan alguno o todos los activos relativos a procesos de alguna o todas las organizaciones participantes en el proyecto que pueden usarse para influir en el xito del proyecto. Estos activos de procesos abarcan planes, polticas, procedimientos y lineamientos, ya sean formales o informales. Los activos de los procesos de la organizacin se dividen en dos grupos:

1. Procesos y Procedimientos.

2. Base Corporativa de Conocimiento

67



1. Procesos y Procedimientos segn el PMBOK:

Inicio y Planificacin Guas y criterios para adaptar el conjunto de procesos

y procedimientos estndar de la organizacin con el fin de que satisfagan las necesidades especficas del proyecto;

Estndares especficos de la organizacin, tales como: polticas, ciclos de vida del producto y del proyecto, polticas y procedimientos de calidad, y

Plantillas.

68




1. Procesos y Procedimientos segn el PMBOK (Continuacin):

Ejecucin, Monitoreo y Control Procedimientos de control de cambios, con al descripcion de las etapas durante

las cuales se modificarn los estndares, polticas, planes y procedimientos de la organizacin ejecutante y cmo se realizar la aprobacion y validacion de cualquier cambio;

Procediiento de control financiero; Procedimientos para la gestin de incidentes y defectos que definen los

controles, la identificacin, y las acciones de seguimiento a realizar para los mismos;

Requisitos de comunicacin de la organizacin; Procedimientos para asignar prioridadm aprobar y emitir autorizaciones de

trabajo; Procedimiento de control de riesgos, que incluyen categoras de riesgos,

plantillas de declaracin de riesgos, definiciones de probabilidad e impacto, y la matriz de probabilidad e impacto, y

Guas, instrucciones de trabajo, criterios para la evaluacin de propuestas y criterios para la medicion del desempeo estandarizados.

69




1. Procesos y Procedimientos segn el PMBOK(Continuacin):

Cierre Guas o requisitos de cierre del proyecto.

70




2. Base Corporativa de Conocimiento:

Base de conocimiento de la gestin de configuracin, que contiene las versiones y lneas base de todas las normas, polticas y procedimientos oficiales de la organizacin ejecutante, as como cualquier otro documento del proyecto;

Bases de datos financieros que contienen informaciones tales como horas de trabajo, costos incurridos, presupuestos y cualquier dficit presupuestario del proyecto.

Informacin histrica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas,

71



2. Base Corporativa de Conocimiento (Continuacin):

Bases de datos sobre la gestin de incidentes y defectos que contiene el estado de los incidentes y defectos, informacin de control, resolucin de los incidentes y defectos, as como los resultados de las acciones adoptadas;

Bases de datos para la medicin de procesos, utilizas para recopilar y tener disponibles las medidas realizadas sobre procesos y productos, y

Archivos de proyectos anteriores,

72




Grupos de Inters

73

Grupos de Inters Personas u organizaciones activamente

involucradas. Sus intereses pueden afectarse en forma positiva

o negativa por los resultados del proyecto. Pueden ser internos y externos, o tambin

llamados Stakeholders. Hay que determinar sus requerimientos y

expectativas.

74

Grupos de Inters El GP debe manejar la influencia de los distintos grupos

de inters en relacin con los requerimientos del proyecto para asegurar un resultado exitoso.

Los niveles de responsabilidad y autoridad varan en el tiempo dentro de los grupos de inters.

La gobernabilidad del proyecto se basa en la alineacin de las necesidades u objetivos de los interesados

75

Grupos de Inters o Interesados

76Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK) Quinta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2013. Grfico 2-7, pgina 31. Material de esta publicacin ha sido reproducido con el permiso de PMI.

Ciclo de Vida del Proyecto

77

Ciclo de Vida del Proyecto Conjunto de fases de un proyecto. Secuenciales o superpuestas. Nombre y nmero de las fases dependen de:

las necesidades de gestin y control de la organizacin,

la naturaleza del proyecto, el rea de aplicacin del proyecto.

78


Puede documentarse con ayuda de una metodologa.

Proporciona un marco de referencia para gestionar el proyecto, independientemente del trabajo realizado.

79


Tiempo

C

o

s

t

o

y

r

e

c

u

r

s

o

s

Descripcin del Proyecto

Plan de Gerencia del

Proyecto

Aceptacin de

Entregables

Docs del Proyecto

Archivados

Inicio Planificacin Ejecucin Cierre

80


Inicio del proyecto Organizacin y preparacin Ejecucin de las actividades del proyecto Cierre del proyecto

81


1. Diseo y Planificacin

N

I

V

E

L

D

E

A

C

T

I

V

I

D

A

D

INICIO TIEMPO TERMINO

2. Ejecucin 3. Evaluacin y Cierre

82


Recursos y costo bajos al inicio, crecen conforme el trabajo avanza y se reducen cuando llega al final.

Influencia de accionistas, el riesgo y la incertidumbre son fuertes al inicio del proyecto, decreciendo despus.

Costo de cambios sobre el alcance es ms dbil al inicio del proyecto, y crece con el avance del mismo.

83

Ciclo de Vida del Proyecto El cierre de una fase transfiere un resultado (entregable) a

la siguiente fase. El trabajo en cada fase tiene un fin especfico, diferente al

de las otras fases. El entregable principal de la fase requiere mayor control

para garantizar sea el indicado.

85

Ciclo en Construccin

87


Ciclo de vida del proyecto Ciclo de Vida del Producto

Estrategias de Negocio

OPERACIONES

Actualizacin

IDEA


CAPTULO I CONCEPTOS DE GESTIN DE PROYECTOS

89

CONCEPTOS BSICOS

SESIN 4

90


Procesos de Gestin reas de Conocimiento Sistema de Gestin PMBOK


91

Procesos de Gestin

92

Procesos de Gestin Gestin de proyectos

Aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas.

Logro de objetivos. Estrategia: gestin eficaz de los procesos adecuados.

93

Procesos de Gestin Proceso

Conjunto de acciones y actividades interrelacionadas para obtener un resultado.

Cuenta con entradas, con herramientas y tcnicas que pueden aplicarse, y con las salidas que se obtienen.

94

ENTRADAS

HERRAMIENTAS

Y

TECNICAS

SALIDAS

ESQUEMA PROCESO TIPICO

95

Project Management Institute, Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK )


Procesos de Gestin Categoras:

Procesos de gestin/direccin Proyectos reas de conocimiento-PMBOK

Procesos orientados al producto Conocimiento de cmo generar el producto Se definen en el ciclo de vida del proyecto Varan de acuerdo al rea de aplicacin

Los procesos de Direccin y de producto se superponen y actan uno sobre otro a lo largo de la vida del proyecto


96

Procesos de Gestin Grupo de procesos de iniciacin Grupo de procesos de planificacin Grupo de procesos de ejecucin Grupo de procesos de monitoreo y control Grupo de procesos de cierre

97

Procesos de Gestin

98

Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK) Quinta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2013. Grfico 3-4, pgina 54. Material de esta publicacin ha sido reproducido con el permiso de PMI.

Procesos de Gestin

1. Inicio*

2. Planeacin*

3. Ejecucin*

4. Control*

5. Cierre*

N

I

V

E

L

D

E

A

C

T

I

V

I

D

A

D

INICIO TIEMPO

*Procesos de gestin

TERMINO

Ciclo de vida del proyecto

99

Procesos de Gestin Grupo de procesos de iniciacin

Desarrollar la definicin del proyecto/fase-Acta de constitucin.

Define el alcance inicial y comprometen recursos financieros iniciales

Identificar a los interesados (internos-externos) Selecciona al PM

100

Procesos de Gestin Grupo de procesos de planificacin

Desarrollar el plan de direccin del proyecto. Planificar la gestin del alcance Recolectar los requerimientos Definir el alcance Crear el EDT-WBS Planificar la gestin del cronograma Definir las actividades

101

Procesos de Gestin Secuenciar las actividades Estimar los recursos para las actividades. Estimar la duracin de las actividades. Desarrollar el cronograma.

Definir los pesos de las actividades.Desarrollar las curvas de progreso.

Planificar la gestin de costos Estimar los costos. Determinar el presupuesto.

102

Procesos de Gestin Planificar la calidad. Planificar los recursos humanos. Planificar la comunicacin. Planificar la gestin de riesgos. Identificar los riesgos. Realizar anlisis cualitativo de los riesgos. Realizar anlisis cuantitativo de los riesgos.

103

Procesos de Gestin Planificar la respuesta a los riesgos. Planificar las adquisiciones (Temas logsticos). Planificar la gestin de los interesados Planificar la seguridad. Planificar los temas ambientales. Planificar el manejo financiero. Planificar la gestin de los reclamos.

104

Procesos de Gestin Grupo de procesos de ejecucin

Dirigir y gestionar la ejecucin del proyecto. Realizar aseguramiento de calidad. Gerenciar al equipo de proyecto (Adquirir, Desarrollar y

Dirigir). Gestionar las comunicaciones. Efectuar las adquisiciones.

105

Procesos de Gestin Gerenciar la participacin de los interesados.

Realizar el aseguramiento de seguridad.Realizar el aseguramiento de las medidas

ambientales.

106

Procesos de Gestin Grupo de procesos de monitoreo y control

Monitorear y controlar el trabajo del proyecto. Realizar control de cambios integrado. Verificar el alcance. Controlar el alcance. Controlar el cronograma.

107

Procesos de Gestin Controlar los costos. Realizar control de calidad. Controlar las comunicaciones Controlar riesgos Administrar la logstica (Adquisiciones). Controlar la participacin de los interesados

Realizar control de la seguridad. Realizar el control de medio ambiente y sociales.

108

Procesos de GestinRealizar control financieroPrevenir los reclamos

109

Procesos de Gestin Grupo de procesos de cierre

Cerrar la fase o proyecto. Cerrar los temas logsticos.

Realizar el registro financiero.Resolver los reclamos.

110

reas de Conocimiento

111

GESTION DE

PROYECTOS

4. Integracin

5. Alcance

6. Tiempo

7. Costos

8. Calidad

9. Recursos Humanos

10. Comunicaciones

11. Riesgos

12. Adquisiciones

13. Interesados

112


reas de Conocimiento de la Direccin de Proyectos PMBOK 5ta Edicin

reas de Conocimientoreas de Gestin en la Extensin de Construccin:

Gestin de la Seguridad. Gestin del Medio Ambiente. Gestin de las Finanzas. Gestin de los Reclamos.

113

Sistema de Gestin PMBOK

114


Procesos y reas de Conocimiento PMBOK 5ta Edicin

PMBOK es una marca registradadel Project Management Institute, Inc. 115

Fuente: Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos, (Gua del PMBOK) Quinta Edicin, Project Management Institute, Inc. 2013. Tabla 3-1, pgina 61.

FIN CAPTULO I

116

capítulo i conceptos básicos de gestión de proyectos

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