capítulo 4. examen
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4. EXAMEN4. EXAMEN
Propósito
Procedimiento
Enfoques de análisis
administrativo
219 organizacionales
14 cuantitativos
Formulación del diagnóstico administrativo
EXAMENEXAMEN
Consiste en dividir o separar los Consiste en dividir o separar los elementos componentes de los elementos componentes de los factoresfactores
bajo revisiónbajo revisión para conocer la para conocer la naturaleza, características y origen de naturaleza, características y origen de
su comportamiento. su comportamiento.
4.1. Propósito4.1. Propósito
El propósito del examen es aplicar las técnicas de análisis
procedentes para lograr los fines propuestos con la oportunidad, extensión y
profundidad que requiere el universo sujeto a examen y las circunstancias específicas del
trabajo a fin de reunir los elementos de decisión óptimos
ProcedimientoProcedimientoEl procedimiento sirve para clasificar e interpretar hechos, diagnosticar problemas que se deben evaluar y racionalizar los efectos de un cambio. Consta de los siguientes pasos:
Conocer el hecho o que se analiza
Describir ese hecho
Descomponerlo para percibir todos sus aspectos y detalles.
Revisarlo críticamente para comprender mejor cada elemento
Ordenar cada elemento de acuerdo al criterio de clasificación seleccionado, haciendo comparaciones y buscando analogías o discrepancias
Definir las relaciones que operan entre cada elemento, considerado individualmente y en conjunto
Identificar y explicar su comportamiento con el fin de entender las causas que lo originaron y el camino para su atención
Un enfoque muy eficaz para consolidar el examen consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de
manera sistemática siete preguntas
1. Que trabajo se hace ? Naturaleza o tipo de labores que se realizan
2. Para que se hace ? Propósitos que se persiguen
3. Para quien lo hace ? Personal que interviene
4. Como se hace ? Métodos y técnicas que se aplican
5. Con que se hace ? Equipos e instrumentos que se utilizan
6. Cuando se hace ? Estacionalidad, secuencias y tiempos requeridos
7. Por que se hace ? Lógica o razón que se sigue
4.2. ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO4.2. ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOORGANIZACIONALES (Ejemplos)ORGANIZACIONALES (Ejemplos)
Enfoque de liderazgo basado en contingencias, el cual vincula el estilo del comportamiento del líder con la disposición de los seguidores al cumplimiento de las tareas
Enfoque de liderazgo basado en contingencias, el cual vincula el estilo del comportamiento del líder con la disposición de los seguidores al cumplimiento de las tareas
TEORIA SITUACIONALTEORIA SITUACIONAL
Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeño.
Proceso a través del cual las organizaciones rediseñan sus sistemas de información, de organización, formas de trabajar en equipo y los medios por los que dialogan entre sí y con los clientes o usuarios, para lograr mejoras sustanciales en su desempeño.
REINGENIERÍA REINGENIERÍA ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
REINGENIERÍA REINGENIERÍA ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.
Proceso planeado para aplicar modificaciones culturales y estructurales en una organización en forma sistemática para mejorar su funcionamiento en todos los niveles.DESARROLLO DESARROLLO
ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
DESARROLLO DESARROLLO ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales..
Proceso sistemático y continuo de evaluación de los productos, servicios y procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como líderes en su campo, con el fin de realizar mejoras organizacionales..
BENCHMARKINGBENCHMARKINGBENCHMARKINGBENCHMARKING
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
ADMINISTRACIÓN ADMINISTRACIÓN POR OBJETIVOSPOR OBJETIVOS
Proceso a través del cual los niveles de decisión de una organización, identifican objetivos comunes, definen áreas de responsabilidad en términos de resultados esperados y usan esos objetivos como guías para su operación.
kk
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos) ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos)
Estudio para determinar la forma menos costosa de lograr un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizada
Estudio para determinar la forma menos costosa de lograr un objetivo u obtener el mayor valor posible de acuerdo con la inversión realizadaANALISIS DE COSTO ANALISIS DE COSTO
BENEFICIOBENEFICIO
ANALISIS DE COSTO ANALISIS DE COSTO BENEFICIOBENEFICIO
TEORIA DE TEORIA DE
DECISIONESDECISIONES
TEORIA DE TEORIA DE
DECISIONESDECISIONES
Proceso de identificación, atracción, organización y desarrollo de talentos para orientarlos hacia el logro de resultados
Proceso de identificación, atracción, organización y desarrollo de talentos para orientarlos hacia el logro de resultados
ADMINISTRACION POR ADMINISTRACION POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS
ADMINISTRACION POR ADMINISTRACION POR COMPETENCIAS COMPETENCIAS
Conjunto de compromisos , decisiones y acciones que se requieren para que una organización logre competitividad estratégica y rendimientos superiores al promedio
Conjunto de compromisos , decisiones y acciones que se requieren para que una organización logre competitividad estratégica y rendimientos superiores al promedioADMINISTRACION ADMINISTRACION
ESTRATEGICAESTRATEGICA
ADMINISTRACION ADMINISTRACION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Proceso continuo de adaptación un entorno dinámicoProceso continuo de adaptación un entorno dinámico
ADMINISTRACION DEL ADMINISTRACION DEL CAMBIO CAMBIO
ADMINISTRACION DEL ADMINISTRACION DEL CAMBIO CAMBIO
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos) ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos)
Serie completa de actividades desde el procesamiento de materias primas hasta la generación de productos que crean un valor para los clientes
Serie completa de actividades desde el procesamiento de materias primas hasta la generación de productos que crean un valor para los clientes
CADENA DE VALORCADENA DE VALORCADENA DE VALORCADENA DE VALOR
Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras fortalezas/ debilidades internas y de las amenazas/oportunidades externas
Técnica de análisis que toma su nombre de las palabras fortalezas/ debilidades internas y de las amenazas/oportunidades externas
ANALISIS SWOT ANALISIS SWOT
(FODA)(FODA)
ANALISIS SWOT ANALISIS SWOT
(FODA)(FODA)
Modelo sistémico que permite relacionar la estrategia y su ejecución mediante el empleo de indicadores y objetivos con perspectivas financieras, de clientes, procesos internos , aprendizaje y crecimiento
Modelo sistémico que permite relacionar la estrategia y su ejecución mediante el empleo de indicadores y objetivos con perspectivas financieras, de clientes, procesos internos , aprendizaje y crecimiento
BALANCED BALANCED SCORECARD O SCORECARD O
TABLERO DE MANDO TABLERO DE MANDO INTEGRALINTEGRAL
BALANCED BALANCED SCORECARD O SCORECARD O
TABLERO DE MANDO TABLERO DE MANDO INTEGRALINTEGRAL
Proceso de recabar, interpretar y resumir toda la información relevante para efectos de planeacion, dentro del tiempo estimado y con los recursos disponibles
Proceso de recabar, interpretar y resumir toda la información relevante para efectos de planeacion, dentro del tiempo estimado y con los recursos disponiblesANALISIS SITUACIONALANALISIS SITUACIONAL
ANALISIS SITUACIONALANALISIS SITUACIONAL
Medio para determinar el punto en moneda y unidades en que los costos son iguales a los ingresos
Medio para determinar el punto en moneda y unidades en que los costos son iguales a los ingresosANALISIS DEL PUNTO ANALISIS DEL PUNTO
DE EQUILIBRIODE EQUILIBRIO
ANALISIS DEL PUNTO ANALISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIODE EQUILIBRIO
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos) ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos)
Reducción en el costo unitario que se asocia con una gran escala de productos
Reducción en el costo unitario que se asocia con una gran escala de productosECONOMIAS DE ECONOMIAS DE
ESCALA ESCALA
ECONOMIAS DE ECONOMIAS DE ESCALA ESCALA
Forma de reorganización o reestructuración mediante la cual se reduce la planta de personal de una organización con el objeto de mejorar los sistemas de trabajo y el diseño organizacional para mantener la competitividad
Forma de reorganización o reestructuración mediante la cual se reduce la planta de personal de una organización con el objeto de mejorar los sistemas de trabajo y el diseño organizacional para mantener la competitividad
DOWNSIZINGDOWNSIZINGDOWNSIZINGDOWNSIZING
Herramienta grafica para clasificar hechos, sobre la base de que 80% de los efectos es provocado por 20% de las posibles causas
Herramienta grafica para clasificar hechos, sobre la base de que 80% de los efectos es provocado por 20% de las posibles causas
DIAGRAMA DE DIAGRAMA DE
PARETOPARETO
DIAGRAMA DE DIAGRAMA DE
PARETOPARETO
Campo de estudio que investiga el efecto que los individuos, los grupos y la estructura tienen en la forma de actuar de la organización, con el fin de mejorar su desempeño
Campo de estudio que investiga el efecto que los individuos, los grupos y la estructura tienen en la forma de actuar de la organización, con el fin de mejorar su desempeñoCOMORTAMIENTO COMORTAMIENTO
ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
COMORTAMIENTO COMORTAMIENTO ORGANIZACIONALORGANIZACIONAL
Grupos de personas que se integran para realizar voluntariamente y de manera continua, actividades que forman parte del control total de calidad de una organización, para fomentar el auto desarrollo y control
Grupos de personas que se integran para realizar voluntariamente y de manera continua, actividades que forman parte del control total de calidad de una organización, para fomentar el auto desarrollo y control
CIRCULOS DE CIRCULOS DE
CALIDAD CALIDAD
CIRCULOS DE CIRCULOS DE
CALIDAD CALIDAD
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos) ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos)
Filosofía que promueve el manejo de cero inventarios y la coordinación de la producción mediante el proceso de insumos de manera inmediata a su ingreso al sistema productivo
Filosofía que promueve el manejo de cero inventarios y la coordinación de la producción mediante el proceso de insumos de manera inmediata a su ingreso al sistema productivo
JUST IN TIMEJUST IN TIMEJUST IN TIMEJUST IN TIME
Método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los demás, tolerar presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una actitud empatica y social para lograr el desarrollo y el crecimiento personal
Método que permite tomar conciencia de las emociones, comprender los sentimientos de los demás, tolerar presiones y frustraciones, acentuar la capacidad de trabajar en equipo y adoptar una actitud empatica y social para lograr el desarrollo y el crecimiento personal
INTELIGENCIA INTELIGENCIA EMOCIONALEMOCIONAL
INTELIGENCIA INTELIGENCIA EMOCIONALEMOCIONAL
Componente de la gestión financiera que emplea en forma integral y creativa la teoría financiera, las matemáticas y la computación para diseñar alternativas e instrumentos
Componente de la gestión financiera que emplea en forma integral y creativa la teoría financiera, las matemáticas y la computación para diseñar alternativas e instrumentos
INGENIERIA INGENIERIA FINANCIERAFINANCIERA
INGENIERIA INGENIERIA FINANCIERAFINANCIERA
Análisis que permite precisar la situación y alternativas de cambio de un producto, proyecto, sistema y / o servicio de una organización tomando en cuenta su ambiente
Análisis que permite precisar la situación y alternativas de cambio de un producto, proyecto, sistema y / o servicio de una organización tomando en cuenta su ambiente
ESTUDIO DE ESTUDIO DE FACTIBILIDADFACTIBILIDAD
ESTUDIO DE ESTUDIO DE FACTIBILIDADFACTIBILIDAD
Proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su personal, promoviendo el aumento de la confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso para desempeñar su trabajo en forma optima
Proceso estratégico que busca una relación de socios entre la organización y su personal, promoviendo el aumento de la confianza, responsabilidad, autoridad y compromiso para desempeñar su trabajo en forma optima
EMPOWERMENTEMPOWERMENTEMPOWERMENTEMPOWERMENT
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos) ORGANIZACIONALES (Otros ejemplos)
Precepto que sostiene que en toda jerarquía todo empleado tiende a ascender hasta su nivel de incompetencia
Precepto que sostiene que en toda jerarquía todo empleado tiende a ascender hasta su nivel de incompetencia PRINCIPIO DE PETERPRINCIPIO DE PETER
PRINCIPIO DE PETERPRINCIPIO DE PETER
Método para predecir las formas en que las variables modificaran el futuro
Método para predecir las formas en que las variables modificaran el futuroPRONOSTICOPRONOSTICO
PRONOSTICOPRONOSTICO
Enfoque que propone el manejo de los recursos de una entidad a través de planear, organizar, dirigir y controlar sus acciones para lograr los resultados esperados.
Enfoque que propone el manejo de los recursos de una entidad a través de planear, organizar, dirigir y controlar sus acciones para lograr los resultados esperados.
PROCESO PROCESO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO
PROCESO PROCESO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO
Proceso estructurado para utilizar la inteligencia de la organización en la búsqueda de mecanismos para el diseño , estructura y dirección, que considere la dinámica del cambio social en el entorno actual y en un escenario futuro
Proceso estructurado para utilizar la inteligencia de la organización en la búsqueda de mecanismos para el diseño , estructura y dirección, que considere la dinámica del cambio social en el entorno actual y en un escenario futuro
PLANEACION PLANEACION ESTRATEGICAESTRATEGICA
PLANEACION PLANEACION ESTRATEGICAESTRATEGICA
Proceso para identificar, seleccionar, contratar y administrar, con base en un análisis estratégico, a un proveedor especializado que se encargue de apoyar uno o mas procesos no críticos, con el propósito de lograr una mayor eficacia en la atención de las necesidades mas urgentes de una organización
Proceso para identificar, seleccionar, contratar y administrar, con base en un análisis estratégico, a un proveedor especializado que se encargue de apoyar uno o mas procesos no críticos, con el propósito de lograr una mayor eficacia en la atención de las necesidades mas urgentes de una organización
OUTSOURCINGOUTSOURCINGOUTSOURCINGOUTSOURCING
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVOS (Ejemplos) CUANTITATIVOS (Ejemplos)
Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.
Sirve para inferir información acerca de un universo de estudio, a partir del estudio de una parte representativa del mismo.MUESTREOMUESTREO
MUESTREOMUESTREO
Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios.
Reducir el costo con respecto a la fuerza de trabajo, la producción y los inventarios.
MODELOS MODELOS
INTEGRADOS DE INTEGRADOS DE PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN
MODELOS MODELOS
INTEGRADOS DE INTEGRADOS DE PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN
Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.
Especificación de cuándo y qué cantidad de inventarios deben tenerse.MODELOS DE MODELOS DE
INVENTARIOINVENTARIO
MODELOS DE MODELOS DE INVENTARIOINVENTARIO
Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables.
Determinación del grado de influencia o repercusión mutua entre dos o más variables.
CORRELACIÓNCORRELACIÓNCORRELACIÓNCORRELACIÓN
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas.
Interpretación de las variaciones en los volúmenes de hechos, costos, producción, rotación de personal, etc., en períodos iguales y subdivididos en unidades de tiempo homogéneas.
ANÁLISIS DE ANÁLISIS DE
SERIES DE TIEMPOSERIES DE TIEMPO
ANÁLISIS DE ANÁLISIS DE
SERIES DE TIEMPOSERIES DE TIEMPO
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
ENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVOENFOQUES DE ANÁLISIS ADMINISTRATIVO CUANTITATIVOS (Otros ejemplos) CUANTITATIVOS (Otros ejemplos)
Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probable
Selección del mejor curso de acción cuando la información se da en forma probableTEORIA DE TEORIA DE
DECISIONESDECISIONES
TEORIA DE TEORIA DE
DECISIONESDECISIONES
Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración, en la que se cuida los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algún punto de servicio
Optimización de distribuciones en condiciones de aglomeración, en la que se cuida los puntos de estrangulamiento o tiempos de espera, esto es, las demoras verificadas en algún punto de servicio
TEORIA DE COLAS O DE TEORIA DE COLAS O DE LINEAS DE ESPERALINEAS DE ESPERA
TEORIA DE COLAS O DE TEORIA DE COLAS O DE LINEAS DE ESPERALINEAS DE ESPERA
Asignación de recursos de manera optima en relación con un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios
Asignación de recursos de manera optima en relación con un objetivo, con el fin de minimizar costos y maximizar beneficios
PROGRAMACION PROGRAMACION LINEAL LINEAL
PROGRAMACION PROGRAMACION LINEAL LINEAL
Muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo, lo que permite medir con fines de control, a partir de una base inicial, las fluctuaciones del volumen de operaciones , errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo determinado.
Muestran el movimiento de valores en una serie de tiempo, lo que permite medir con fines de control, a partir de una base inicial, las fluctuaciones del volumen de operaciones , errores, costos, ausencias y otras variables en un periodo determinado.
NUMEROS INDICENUMEROS INDICENUMEROS INDICENUMEROS INDICE
Imitación de una operación o un método antes de su ejecución real, que reproduce situaciones difíciles o incosteables de experimentar en la practica, que permite tomar decisiones con un grado razonable de incertidumbre.
Imitación de una operación o un método antes de su ejecución real, que reproduce situaciones difíciles o incosteables de experimentar en la practica, que permite tomar decisiones con un grado razonable de incertidumbre.
SIMULACIONSIMULACIONSIMULACIONSIMULACION
APLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNAPLICACIÓNNOMBRE DE LA NOMBRE DE LA
TÉCNICATÉCNICA
NOMBRE DE LA NOMBRE DE LA TÉCNICATÉCNICA
Una vez que se ha planeado e instrumentado la auditoria, se dispone de una base de información como la infraestructura administrativa, forma de
operación y posición competitiva, que permite establecer las bases de actuación
4.3. FORMULACION DEL DIAGNOSTICO 4.3. FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO
El diagnostico es un mecanismo de estudio y aprendizaje toda vez que fundamenta y transforma
las experiencias y los hechos en conocimiento administrativo, que permite evaluar tendencias y situaciones para formular una propuesta sobre la
realidad de la organización
Contexto Fisonomía de la organización de acuerdo con su situación actual y su trayectoria histórica Mecánica para generar bienes, servicios, capital y conocimiento Esfera de acción Posición en el mercado Ciclo de vida de la organización
Información operativa Gestión de funciones, procesos y proyectos Coordinación de las acciones Administración de la tecnología de la información Análisis de la interacción planeación, organización, dirección y control
Desempeño Manejo de indicadores de gestión Comportamiento organizacional Resultados alcanzados Margen de efectividad
Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión sustantivos a la auditoria tiene que
incorporar los siguientes aspectos: (trabajo final)(trabajo final)
Estrategia competitiva Propósito estratégico Enfoque estratégico Procesos estratégicos Habilidades distintivas
Liderazgo Cultura organizacional Valores Trabajo en equipo Calidad de vida de la organización
Perspectivas Estructura Oportunidades de negocio Administración del cambio Potencial de innovación Control estratégico
Continuacion …………
4.4. INFORME4.4. INFORME
Lineamientos generales para su preparación
Tipos de informe
Propuesta de
implementación Presentación del informe
Formulado el diagnostico administrativo, es necesario preparar un informe en el que se
consignen los resultados de la auditoria y se identifique claramente el área, sistema, programa, proyecto, etc., auditado, así como el objeto de la revisión, duración, alcance, recursos y métodos empleados
En el mismo documento se señalan los hallazgos así como las conclusiones y recomendaciones de la auditoria, los
mismos que deberán estar sustentados por evidencia competente y relevante,
debidamente documentada en los papeles de trabajo del auditor
Atributos que debe reunir el Atributos que debe reunir el
informe: informe:
Objetividad Visión imparcial de los hechos
Oportunidad Disponibilidad en tiempo y lugar de la información
Claridad Fácil comprensión del contenido
Utilidad Provecho que puede obtenerse de la información
Calidad Apego a las normas de administración de la calidad y elementos del sistema de calidad en materia de servicios
Lógica Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
Lineamientos generales para su Lineamientos generales para su preparaciónpreparación
No perder de vista el objeto de la auditoria
Ponderar las soluciones que se propongan para hacerlas prácticas y viables
Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos
Homogeneizar la integración y presentación de los resultados
Aprovechar todo el apoyo posible para fundamentar los resultados
Allegar a los niveles de decisión los elementos idóneos
Sentar las bases de un mecanismo de información permanente
Crear conciencia en los niveles de decisión
Establecer la forma y contenido de los reportes y seguimiento de las acciones
Tomar en cuenta los resultados de auditorias
realizadas con anterioridad
Tipos de informeTipos de informe
Informe General
Informe Ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
Informe general
Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe
Introducción Breve descripción de la necesidad de aplicar la auditoria, mecanismos de coordinación y participación empleados, duración y propósito y explicación general de su contenido
Antecedentes Exposición de la génesis de la organización, cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que ha afrontado
Técnicas empleadas Instrumentos y métodos utilizados para la obtención de resultados en función del objetivo
Diagnóstico Definición de las causas y consecuencias que justifican los cambios o modificaciones posibles
Informe general (contin….)
Propuesta Presentación de alternativas de acción, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones y resultados esperados
Estrategia de implantación Explicación de los pasos o etapas previstas para instrumentar los resultados
Seguimiento Determinación de los mecanismos de información, control y evaluación, para garantizar el cumplimiento de los criterios propuestos
Conclusiones y recomendaciones Concentrado de los logros obtenidos, problemas detectados y soluciones instrumentadas
Apéndices o anexos Gráficos, cuadros e instrumentos de análisis administrativo
Informe ejecutivo
Responsable Área o unidad administrativa encargada de preparar el informe
Período de revisión Tiempo que comprendió el examen
Objetivos Propósitos que se pretende obtener con la auditoria
Alcance Profundidad con la que se examinó la organización
Metodología Explicación de las técnicas y procedimientos utilizados para captar y analizar la evidencia necesaria para cumplir con los objetivos de la auditoria
Síntesis Relación de los resultados alcanzados y logros obtenidos con los recursos asignados
Conclusiones Síntesis de aspectos prioritarios
Informe aspectos relevantes
Las observaciones del informe se consideran relevantes cuando presentan las siguientes características:
• Inconsistencia en la cadena de valor de la organización
• Inobservancia del marco normativo aplicable
• Incumplimiento de las expectativas de los clientes y/o usuarios
• Deficiencia en el servicio de los proveedores
• Falta de información del desempeño de competidores
• Perdida de oportunidades de negocio
• Baja rentabilidad y productividad
Informe aspectos relevantes (contin…..)
• Existencia de una cultura organizacional débil
• Necesidad de adecuar y/o actualizar los sistemas
• Generación de bienes y servicios sin la calidad requerida
• Potencial de innovación desaprovechado
• Urgencia de replantear los procesos centrales
• Necesidad de redireccionar el enfoque estratégico
Para apoyar el proceso de toma de decisiones del titular de la organización, este informe puede presentarse acompañado de un ejemplar del informe general o ejecutivo
4.5. Propuesta de implementación4.5. Propuesta de implementación (De las recomendaciones) (De las recomendaciones)
Constituye uno de los factores clave para afectar en forma Constituye uno de los factores clave para afectar en forma efectiva a la organizaciónefectiva a la organización
Fases:
• Preparación del programa (actividades, tiempo de duración de cada una, requerimientos de personal, instalaciones, equipo, responsabilidades del personal)
• Métodos de implementación (Inmediato, Proyecto piloto, En paralelo)
• Integración de recursos (Conseguirlos para poner en marcha el programa de implementación)
• Ejecución del programa (implementar las recomendaciones por el personal
Presentación del informePresentación del informe EL INFORME FINAL APROBADO SE HARA DE CONOCIMIENTO DE:EL INFORME FINAL APROBADO SE HARA DE CONOCIMIENTO DE:
• Titular de la organización
• Órgano de gobierno
• Órgano de control interno
• Niveles directivos
• Mandos medios y nivel operativo
• Grupo(s) de filiación, corporativo (s) o sectorial (es)
• Dependencia Globalizadora (en el caso de
Instituciones Públicas)
4.6. SEGUIMIENTO4.6. SEGUIMIENTO
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones específicas
Criterios para la ejecución
de auditorías de seguimiento
Objetivo generalObjetivo general
Establecer lineamientos generales,
acciones especificas y criterios para
la ejecución de auditorias de
seguimiento para garantizar que las
observaciones formuladas por el
auditor se atiendan y se implementen
de manera puntual
Lineamientos generalesLineamientos generales
-Definir las áreas en las que se comprobará la
implantación de las recomendaciones propuestas por el
auditor
-Considerar la participación de especialistas cuando la
evaluación de la implementación de recomendaciones
-Realizar con la amplitud necesaria, las pruebas
adecuadas para obtener evidencia que fundamente la
adopción de las recomendaciones sugeridas por el
auditor
- Establecer los mecanismos necesarios para mantener un
adecuado control del cumplimiento de las
recomendaciones en los términos y fechas establecidos
Lineamientos generales (contin….)Lineamientos generales (contin….)
-Brindar el apoyo necesario a las áreas involucradas
durante el proceso de seguimiento e instrumentación de
recomendaciones
-Evaluar los resultados y logros alcanzados como
producto de la implantación de las recomendaciones
-Replantear las recomendaciones que se consideren
indispensables, en especial cuando existan cambios
plenamente justificados
- Reprogramar las fechas compromiso para implantar las
recomendaciones en los casos en que éstas no se hayan
adoptado o bien se atendieron parcialmente
Acciones específicasAcciones específicas
Recomendaciones programadas
• Estrategia
• Asignación de responsabilidad
• Factores considerados
• Áreas de aplicación
• Período de realización
• % de avance
• Costo
• Apoyo y soporte utilizados
• Resultados obtenidos
• Impacto logrado
Acciones específicas (cont…)Acciones específicas (cont…)
Recomendaciones fuera de
programa
• Desviaciones
• Causas
• Efectos
• Alternativas de solución planteadas
• Alternativas de solución
implementadas
• Acciones correctivas realizadas
• Calendario de aplicación
• Efectos conseguidos
Criterios para la ejecución de la Criterios para la ejecución de la auditoría de seguimientoauditoría de seguimiento
- Considerar las sugerencias o comentarios del titular de la
organización referentes a las observaciones y recomendaciones
contenidas en los informes
- Entrevistarse previo a la ejecución de esta auditoría con los
responsables de las áreas involucradas
- Especificar el número de semanas-hombre que comprenderá la
revisión, el responsable de la supervisión y los auditores que
participarán en la ejecución
- Dar prioridad en la auditoría de seguimiento a la comprobación
del cumplimiento en los términos establecidos y fechas
programadas en las disposiciones de apoyo preparadas para
evitar la recurrencia de las observaciones detectadas por el
auditor
- Cuando en la auditoría de seguimiento se detecten nuevas
irregularidades se deberá ampliar el alcance de los
procedimientos de auditoría