capítulo 2. estados financieros

Manual de Contabilidad Básica

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Corporación Industrial Minuto de Dios

El presente capítulo, tendrá como objetivo dar a conocer los siguientes temas:

Describir la estructura básica del Balance General y Estados de Resultados.

Establecer información financiera requerida para tomar decisiones asertivas, con respecto a la

operación de la organización.

Capítulo 2:

Estados Financieros

Capítulo 2: Estados Financieros

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2. ESTADOS FINANCIEROS

2.1 DEFINICIÓN

Los Estados Financieros son los documentos que proporcionan informes periódicos a fechas

determinadas, sobre el estado o desarrollo de la administración de una compañía, es decir, la

información necesaria para la toma de decisiones en una empresa.

2.2 CLASIFICACIÓN

En Colombia el decreto 2640 de 1993 ha considerado unos estados financieros que ha

denominado como básicos, y en razón a ellos es preciso a elaborarlos siempre.


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2.2.1 Estructura del Balance General y Estado de Resultados

En el informe del Balance General: el valor de los recursos es equivalente al valor de las

obligaciones adquiridas por el ente:


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A partir de este momento en el Balance General para referirnos a los recursos del ente contable

utilizaremos el nombre del ACTIVO y para describir las obligaciones a cargo del ente contable

usaremos las expresiones de PASIVO y de PATRIMONIO.

Es importante aclarar que si el Estado de Resultado genera información que se debe utilizar para

realizar el Balance General, entonces en el proceso de elaborar los Estados Financieros se debe

procurar hacer primero el Estado de Resultados y luego hacer el Balance General, aunque son


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diferentes, en uno se presentar los activos, pasivos y patrimonio y otros presentas ingresos,

gastos, utilidades del periodo no son informes completamente independientes por dos razones:

1. Las actividades que generan ingresos afectan el Estado de Resultados y modifican al mismo

tiempo el Balance General porque aumentan los activos y al aumentar las utilidades también

aumenta el patrimonio.

2. Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance

General porque reducen el activo (o aumentan el pasivo) y al disminuir las utilidades reducen

también el patrimonio.


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En el Balance General encontramos que estos tres grandes conceptos se dividen en Activo, Pasivo

y Patrimonio que explicaremos detalladamente cada uno de ellos, posteriormente:


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2.2.2 Elementos de los Estados Financieros

2.2.2.1 Balance General

Este informe mide la riqueza de la firma. Es un estado financiero estático el cual puede ser

analizado en su estructura y comparado con otros balances de la firma en diferentes instantes de

tiempo.

Relación entre estos grandes grupos: activos, pasivos y patrimonio.


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Para utilizar con propiedad la información contenida en el Balance General es absolutamente

necesario que los conceptos de Activo, Pasivo y Patrimonio sean claramente entendidos y

asimilados. Por esto nos interesa entonces que estos conceptos básicos queden perfectamente

definidos:

I. ACTIVOS

Según el decreto 2649 de diciembre de 1993, establece en el artículo 35:

“Un activo es la representación financiera de un recurso obtenido por el

ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización

se espera que fluya a la empresa beneficios económicos futuros”.

Activo:

Todos los bienes que

posee la firma.


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Por medio del siguiente diagrama, podemos visualizar que un activo representa el valor de los

recursos o derechos que reúnan al menos dos características:

Que sea propiedad del ente contable, o sea que se pueda demostrar la propiedad del recurso

por parte del ente contable.

Que sean cuantificables monetariamente, esto es que se le pueda asignar un valor monetario.


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Los Activos se clasifican en:

Activos Corrientes o Circulantes

Son aquellos activos muy líquidos, que se

pueden convertir en efectivo en un tiempo

relativamente corto (menos de 1 año). Los

ejemplos más conocidos de Activos

Corrientes son:


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Activos no Circulantes

Se componen de:

Activos Fijos

Son aquellos que por su naturaleza se pueden convertir en dinero, en un tiempo mucho

mayor que los activos corrientes, o sea que son menos líquidos.

Características:

La firma no compra los activos fijos para venderlos, sino para utilizarlos en la operación del

negocio.

El valor histórico de los activos fijos incluye todas las erogaciones y cargos que fueron necesarios

hasta colocarlos en condiciones de utilización tales como los de ingeniería, supervisión,

impuestos, intereses, etc.


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Clasificación:

Los activos fijos pueden ser tangibles o intangibles. Los activos

tangibles son aquellos que pueden ser depreciables, no depreciables o

agotables.

Los terrenos son activos tangibles que no se deprecian.

Los activos fijos pero que se deprecian son: Edificios, Maquinaria,

Equipos, Vehículos.

Los recursos naturales también son activos fijos pero no se

deprecian sino que se agota.

Los activos intangibles generalmente corresponden a costos en que la

empresa ha incurrido en la adquisición de potenciales servicios.

Agotamiento:

Reconocimiento de la

pérdida de valor d un

recurso natural en

razón a la explotación

que se hace de él. .

Depreciación:

Concepto contable que

consiste en distribuir el

costo de adquisición

de un activo fijo como

gasto durante la vida

útil del activo cargando

a cada periodo un

valor equitativo.


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Generalmente los intangibles tienen

existencia limitada por ley, por convenio

o por la naturaleza del mismo y no se

deprecian, ni se agotan sino que se

amortiza.

Son activos fijos intangibles: Las

patentes, crédito mercantil (Goodwill),

mejoras en localidad arrendada, marcas

y franquicias.

Otros activos

Son los que no se pueden clasificar ni

como corrientes, ni como fijos.


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II. PASIVOS

Según el decreto 2649 de diciembre de 1993 establece en el artículo

36: “Un pasivo es la representación financiera de una obligación

presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud

de la cual se reconoce que en futuro se deberán transferir recursos o

proveer servicios a otros entes”.

En el siguiente diagrama, observamos que el pasivo, se utiliza para

representar las deudas a cargo del ente contable bajo las siguientes

condiciones:

Pasivos: Son

obligaciones que la

empresa tiene con

terceros que se

denominan acreedores.


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Es necesario insistir en que por aplicación del principio contable de Entidad, debe tratarse de

deudas a cargo del ente contable y no de las que estén en cabeza de los propietarios del negocio.

Debe tratarse de deudas cuya existencia pueda ser realmente demostrada documentalmente,

Deben ser deudas que sea posibles cuantificar monetariamente.

Pasivos Corrientes

Son aquellos pasivos que se deben

cancelar en un tiempo

relativamente corto (menos a 1

año).


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Pasivos a largo plazo

Son aquellos que tienen que pagarse en un tiempo mucho mayor o sea que son menos

exigibles.


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III. PATRIMONIO

Según el decreto 2649 de diciembre de 1993 establece en el artículo 37: “El patrimonio es el valor

residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos“.

En otras palabras, el patrimonio representa la obligación que el ente contable tiene con quienes

le hicieron aportes en calidad de propietarios.

El patrimonio de la empresa debe entonces incluir como mínimo el valor de los aportes hechos

por los propietarios y también el valor de las utilidades que en el momento de elaborar el

Balance General no se les haya entregado.


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Las características que se encuentran en el patrimonio son:

El capital

Es decir las sumas de dinero o de bienes que los dueños entregaron al comienzo de la

operación del negocio y que se utilizó por ejemplo, para comprar maquinaria, materias

primas o productos para vender, para pagar la nómina, etc.

Capital Propietarios Capital Social Capital Acciones

Para empresas de único

dueño se coloca el nombre

del propietario después de

la palabra capital. Ejemplo

“CAPITAL-Jairo Vélez“.

En las sociedades de

personas se utiliza la

expresión “CAPITAL SOCIAL

–Aníbal Restrepo” y se abre

una cuenta para cada uno de

los socios.

Para las sociedades

anónimas se utiliza la

expresión “CAPITAL

EN ACCIONES”.


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Utilidades Retenidas

Excedente que hubo entre los Ingresos por Ventas que tuvo la firma

al operar comercialmente y sus Egresos, de años anteriores, lo cual

se puede devolver o repartir entre los dueños, o se puede acumular

o retener para que la firma siga funcionando con más holgura.

Utilidades del Periodo

Corresponden al periodo que se está analizando y estas se hayan

determinadas en el Estado de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.

En las utilidades

retenidas, se pueden

incluir diferentes tipos

de reservas. Ejemplo:

reservas legales, para

inversiones futuras, etc.


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A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Balance General:


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2.2.2.2 Estados de Resultados

Este informe se conoce también como “Estado de Pérdidas y

Ganancias o “P y G”. Presenta los resultados obtenidos por la empresa

durante el periodo contable, en términos de mostrar si el negocio

cumplió con el objetivo de generas utilidades o si por el contrario

ocasiono perdidas.

Para cumplir con el objetivo de medir los resultados, en este informe

se utilizan los conceptos de INGRESOS y GASTOS, respecto de los

cuales, en entrar aun en detalles en cuanto a su significado, se platea

la siguiente ecuación:

Esta ecuación es válida cuando los ingresos del periodo son mayores al total de los gastos. Si se

presenta una situación opuesta, de que los ingresos son menores que los gastos, se obtiene como

resultado una perdida.

Estado de Resultado:

Refleja la actividad

económica de una firma

en un determinado

periodo de tiempo.

UTILIDAD = INGRESOS - GASTOS


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Es importante mencionar que el Estado de Resultados, indican qué bienes o servicios vendió,

cuanto le costaron a la firma los bienes o servicios que entrego a sus clientes, cuanto le costó

mantener la organización para desarrollar su actividad y cuanto fueron las utilidades que le

quedaron a los socios o dueños de la firma.

A continuación, explicaremos cada uno de los componentes del Estado de Resultado:

I. Ingresos

Son todos los ingresos que se generan en la actividad propia del negocio y que se originan en la

venta de bienes o servicios por lo que en esta cuenta no se pueden incluir ingresos provenientes,

por ejemplo de la venta de activos.

Las cuentas ventas en una empresa comercial o industrial, se halla de la siguiente operación:

En contabilidad se reconoce como el precio de las ventas realizadas y de los servicios ya prestados

a los clientes, sin que tenga incidencia que el pago se reciba de contado o crédito.

INGRESOS = NÚMERO UNIDADES VENDIDAS * PRECIO VENTA UNITARIO


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II. Gastos

Se define como el valor de los recursos consumidos o utilizados para generar ingresos. Es

necesario resaltar dos aspectos básicos en esta definición:

No se establece conexión entre el reconocimiento del gasto y el que se esté o no haciendo

algún pago. En otras palabras, el gasto se origina porque se están usando o consumiendo

recursos sin importar que el pago correspondiente se haya hecho en momentos anteriores,

se esté haciendo al consumidor o se vaya hacer en momentos futuros.

En la definición hay implícita una relación de causa – efecto: Consideramos que hay gastos

cuando se consumen o utilizan recursos para generar ingresos, lo cual nos lleva precisar que

el objetivo del informe es presentar respecto a cada periodo contable el valor de los ingresos

realizados en él, asociándolos con sus correspondientes gastos.


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Las actividades que generan gastos afectan el Estado de Resultados y modifican el Balance

General, como lo muestra el siguiente diagrama:


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Una vez hecha la anterior aproximación a los conceptos de Ingresos y de Gastos, es conveniente

introducir algunos principios Contables que tienen aplicación directa al hacer el Estado de

Resultados como son los de: Periodo, Realización y Asociación:

Principio contable de periodo: Cuando la empresa, para presentar información más

oportunamente, elabora sus Estados Financieros cada mes, el Estado de Resultados acumulara

información acerca de los ingresos y de los gastos realizados desde enero 1 hasta el último

día del correspondiente mes. En estas condiciones las cuentas solamente se cerraran al finalizar

el periodo contable, en diciembre 31 del año en cuestión.

Principio Contable de Realización: Establece que se deben reconocer y por lo tanto

contabilizar e informar, en el periodo contable en el que la empresa adquiera el derecho a

recibir el valor correspondiente a ellos. Este derecho es evidente que se adquiera en el periodo

contable en el cual la empresa hace la venta o relaza el servicio respectivo.


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Con relación a los gastos, el principio Contable de Realización establece que se deben reconocer

y por lo tanto contabilizar e informar, en el periodo en el que la empresa adquiera la obligación

de hacer correspondiente el pago.

Principio Contable de asociación: Con este principio contable se establece que al elaborar

el Estado de Resultados se debe hacer una triple asociación, en la cual se relacionan los

conceptos de ingreso y de gastos con el periodo contable en el cual estos se haya realizado.


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A continuación se muestra un ejemplo de la estructura de un Estado de Resultados, con las variables

anteriormente mencionadas:


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2.2.2.3 Estado de Cambio en el Patrimonio

Tiene como objetivo, que mientras en el Balance General informa el valor del patrimonio al

finalizar el periodo contable, el Estado de Cambios en el Patrimonio explica con el detalle

suficiente cuales fueron las causas para los aumentos o disminuciones del patrimonio ocasionadas

durante el último periodo contable.

En su estructura más sencilla encontramos la siguiente representación:


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2.2.2.4 Estado de Fuente y Aplicación de Fondos

Este sistema financiero tiene como objetivo mostrar de dónde provienen o cuáles fueron las

fuentes de recursos o fondos a las que la administración de la empresa recurrió durante el periodo

contable y la forma como esos recursos fueron utilizados o aplicados en las operaciones y del

negocio.

A continuación explicaremos cada uno de los conceptos, que tiene implicación en el estado:

Fuentes: Se refiere al origen de los recursos financieros que la empresa obtuvo durante el

periodo contable.

Aplicaciones: Se refiere al uso que la empresa hizo de los recursos financieros que genero

durante el periodo contable.


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De acuerdo a lo anterior se disponen de los siguientes criterios de clasificación de acuerdo al

aumento o disminución de las cuentas.


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capítulo 2. estados financieros

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