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CAPACITACIÓN PARA LA ORGANIZACIÓN y PARTICIPACIÓN COMUNITARIA

BLOQUE MODULAR Planeación y Gestión del Desarrollo

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SENA, Dirección General Subdirección de Política Social División PPPU

Contenido:Lucy Riveros de Concha

Profesional Asesora-División PPPU Jairo Luis Chaves Navia

Jefe División PPPU

Diseño y Diagramación: Mariana Ramírez Silva

Ilustraciones: Elías Taffur Miranda 1a. Reimpresión: Agosto de 1990

Impresión: Sección de Publicaciones

SERVICIO NACIONAL

DE APRENDIZAJE

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De qué se trata?

En las dos cartillas anteriores Qué es Organizarse? (9) Y Las Organizaciones de la Comunidad (10) hemos tenido oportunidad de analizar temas como:

La importancia de la organización

Cómo organizarnos?

El carácter de las organizaciones comunitarias

Ver los diferentes tipos de organización

Todos estos temas tienen como objetivo brindar a la comunidad la información y los conocimientos necesarios, para que ella pueda seleccionar los modelos de organización más apropiados para la ejecución de los diferentes proyectos del plan de desarrollo comunitario.

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Para tomar esta decisión, la comunidad antes de promover nuevas organizaciones debe consultar si existen dentro de ella, organizaciones que puedan llevar a cabo los proyectos seleccionados. No es conveniente para ninguna comunidad estar promoviendo organizaciones, simplemente porque las que existen presentan algunas fallas.

Probablemente es más benéfico para la comunidad hacer un diagnóstico de las diferentes organizaciones existentes, para determinar si ellas están en condiciones de superar las deficiencias técnicas, administrativas u organizativas que puedan presentar y consecuentemente asumir los

proyectos de desarrollo.

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Si existen organizaciones que atraviesan por algunas dificultades, pero su modelo se adapta a las condiciones de los proyectos, que se quieren emprender, es mejor apoyarse en ellas. En este caso debemos analizar los problemas que se presentan, para determinar las causas de los mismos y con este conocimiento elaborar

planes de fortalecimiento y capacitación que permitan consolidar estas organizaciones.

Es mejor para una comunidad tener pocas organi-zaciones, fuertes e integradas en el trabajo comu-

nitario, que tener muchas, débiles y dispersas.

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Si, hecho un análisis concienzudo, no existen en la comunidad

organizaciones cuyos modelos y expectativas de desarrollo se adecuan a las condiciones de los proyectos de la comunidad, debe promoverse la creación de organizaciones que garanticen la eficaz ejecución del plan de desarrollo.

Esta cartilla tiene por objeto brindarle a los miembros de la comunidad los conocimientos necesarios para:

Evaluar el funcionamiento de sus organizaciones

Elaborar y ejecutar planes de fortalecimiento y capacitación

Ypromover nuevas organizaciones

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TEMAS

1. Evaluación de las organizaciones de la comunidad. 9

2. Los planes de fortalecimiento y capacitación. 28

3. Cómo crear empresas asociativas. 37

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Evaluación de las organizaciones de la comunidad El objetivo del tema que vamos a tratar, es el de analizar y adoptar un método para evaluar y fortalecer las organizaciones existentes en la comunidad, que por sus características estén en mejores condiciones para

asumir los proyectos de desarrollo. Los siguientes son los pasos que podemos seguir para lograr ese objetivo:

A. Realizar el inventario de las organizaciones de la comunidad.

B. Seleccionar las organizaciones cuyos modelos organizativos se ajustan a las características de los proyectos de desarrollo.

C. Realizar el diagnóstico de las organizaciones seleccionadas.

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1. Inventario de las organizaciones de la comunidad Si el grupo ha estudiado la cartilla 5, Analicemos Nuestra Realidad, donde

tratamos el tema Inventario y Diagnóstico Socioeconómico, se le

facilitará este ejercicio, pues allí se dan las indicaciones para realizarlos. Si es necesario ampliar la información del inventario, se debe proceder en una forma ordenada, ejecutando los siguientes pasos:

• Seleccionar el tipo de información que necesitamos.

• Escoger las fuentes de información y los instrumentos que vamos a utilizar para recoger la información.

• Organizar grupos o comités de trabajo para recoger la

información.

• Recopilar, clasificar y ordenar la información.

• Presentar a la comunidad los resultados de la investigación.

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• Seleccionar el tipo de información que necesitamos...

En este caso se trata de determinar cuales son las organizaciones que existen en la comunidad, recogiendo una serie de datos básicos que nos permitan seleccionar las que debemos conocer con mayor profundidad, porque probablemente pueden apoyar la ejecución de los proyectos de desarrollo.

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• Escoger las fuentes de información y los instrumentos que vamos a utilizar para recoger la información.

A primera vista parece que es necesario recoger la información en fuentes primarias encuestando a los directivos de las organizaciones. Sin embargo, otras técnicas como la entrevista o la consulta de documentos, no deben descartarse. El grupo debe decidir en cada caso los medios e instrumentos más apropiados.

En la página siguiente se presenta un ejemplo de la ficha que puede

utilizarse para realizar la encuesta y recoger los datos que se requieren.

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FICHA PARA REALIZAR EL INVENTARIO DE LAS ORGANIZACIONES DE LA

COMUNIDAD

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• Organizar grupos o comités de trabajo para recoger la información.

Es importante tener en cuenta que estos grupos deben concertar previamente las entrevistas con los representantes legales de las organizaciones, explicándoles los objetivos de la encuesta para facilitar el suministro de los datos.

• Para recopilar, clasificar y ordenar la información; y presentar a la

comunidad los resultados de la investigación, pueden emplearse las técnicas sugeridas en la cartilla No. 5.

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b.Seleccionar las organizaciones cuyo modelo de organización se ajusta a las características de los proyectos de desarrollo. Para poder realizar este paso es necesario definir para cada uno de los proyectos, cuál es el modelo de organización más apropiado según sus objetivos, número de socios, requisitos técnicos y legales, aportes, normas de funcionamiento, etc.

Definidos los modelos organizativos, se confrontan con los tipos de organizaciones existentes, para determinar cuáles se ajustan a ellos y por lo tanto están en condiciones de emprender algunos de los proyectos.

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c. Realizar el diagnóstico de las organizaciones seleccionadas.

El objetivo del diagnóstico que debemos realizar a cada una de las organizaciones selecci9nadas, es determinar si éstas están en condiciones de asumir la ejecución de los proyectos de desarrollo, previa adecuación y superación de las dificultades que las organizaciones tengan en el presente. Este trabajo puede realizarse de acuerdo con los siguientes pasos:

• Concertación con los miembros de las organizaciones, para la realización del diagnóstico.

• Recolección de la información sobre el funcionamiento de todas las

áreas administrativas de las organizaciones.

• Análisis de la información.

Definición por parte de la comunidad y los miembros de las organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la ejecución de algunos de los proyectos del plan de desarrollo.

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• Concertación con los miembros de las organizaciones para

la realización del diagnóstico

Una condición básica para lograr que una organización existente en la comunidad, asuma la ejecución de un proyecto de desarrollo, es la voluntad de los miembros de la comunidad y de la organización seleccionada" de trabajar concertadamente.

Lograda la concertación, el diagnóstico se facilita, porque todos o la

mayoría de los participantes están dispuestos a brindar la información, analizarla y a superar las dificultades, para poder emprender el nuevo proyecto.

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• Recolección de la información sobre el funcionamiento de todas la áreas administrativas de la organización

Con este objetivo es necesario elaborar, para cada caso en particular, una guía para la recolección de la información.

Existen varios textos editados por el SENA que contienen guías para algunos casos especiales.

• La Guía Metodológica para la Promoción, Establecimiento y

Consolidación de Empresas Asociativas, editada por el SENA, presenta en las páginas 93 a 97, una guía para recoger la información en el caso de empresas asociativas.

• La cartilla 3 de la colección de Administración de Microempresas, presenta en el Anexo 1 una guía para el caso de una empresa de propiedad individual.

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• Análisis de la información

Hacer el diagnóstico de una organización, es analizar el funcionamiento de cada una de sus áreas para emitir un juicio valorativo sobre su grado de adecuación a un modelo preestablecido y determinar las causas de las desviaciones.

Cuando hablamos de modelo hacemos referencia a una organización cuyas características y normas de funcionamiento garantizan, lograr los objetivos previstos.

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Repitiendo el ejemplo del médico podemos decir que éste para hacer el diagnóstico también analiza el funcionamiento de los diferentes sistemas

que conforman el organismo humano, para emitir un juicio valorativo sobre el grado de adecuación ·a un organismo sano y determinar las causas de las enfermedades.

Al hacer el diagnóstico debe tenerse presente que la organización es una unidad integrada cuyos componentes están estrechamente articulados y en consecuencia un problema que se presenta en un área repercute sobre toda la organización. Por eso deben analizarse todas las áreas y las conse-cuencias de los problemas sobre las otras áreas.

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Veamos un ejemplo, que en forma muy general, nos muestra cómo sería el diagnóstico en el área de mercadeo de una organización:

Hay un proyecto de un plan de vivienda y se necesita para su ejecución una organización que se encargue de la compra y venta de los materiales de construcción.

En la comunidad encontramos una cooperativa de distribución de materiales de construcción y es necesario definir, si puede o no encargarse del proyecto. Con el análisis de la información recogida se elaboró un diagnóstico que mostró los siguientes problemas en el área de mercadeo.

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El cuadro anterior permite presentar en una forma ordenada la información para su análisis; pero, tiene la desventaja de simplificar las causas y las soluciones de los problemas.

Podrían formularse otras preguntas adicionales con relación al ejemplo mencionado:

• Por qué no se reúne el Comité de Dirección?

• Cómo es posible mantener el control de inventarios si no se llevan

los registros de entrada y salida de materiales?

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En el análisis del funcionamiento de una organización, debe tenerse en cuenta que las situaciones o hechos manifiestos que tomamos como causas de los problemas-síntomas pueden ser solo el reflejo de problemas más profundos.

La falta de control en los inventarios es un problema serio que puede acarrear pérdidas' económicas considerables para la cooperativa.

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• Definición por parte de la comunidad y los miembros de las organizaciones, sobre la conveniencia de que estas asuman la ejecución de algunos proyectos del plan de desarrollo. Como dijimos anteriormente, el diagnóstico que hemos realizado nos debe permitir llegar a cualquiera de las siguientes posiciones: Primer caso:

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Segundo caso: • La organización tiene algunas fallas

que es necesario corregir, para que esté en condiciones de responsabilizarse de la ejecución de al-gunos proyectos del plan de desarrollo.

Como el diagnóstico nos ha permitido determinar las causas de los problemas y dificultades por los que atraviesan las organizaciones, lo que

debemos hacer en cualquiera de estos dos casos, es elaborar y ejecutar un plan para su fortalecimiento desarrollo, como se indica en el tema 2 más adelante.

Tercer caso: • La organización por sus deficiencias no está en condiciones de asumir la ejecución de los proyectos. En este caso es necesario promover la creación de una nueva organización.

En el tema 3 se presentarán los procedimientos para hacerla.

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Actividad en grupo.

Analicen en grupo y escriban las conclusiones a las siguientes preguntas:

1. Por qué es importante investigar qué organizaciones hay en la comunidad y cómo funcionan actualmente?

2. Cuáles son las actividades que debemos realizar para:

a. Hacer el inventario de las organizaciones. b. Elaborar el diagnóstico de las organizaciones.

3. Con base en la respuesta dada a la pregunta anterior, procedan a:

a. Hacer el inventario de las organizaciones de su comunidad.

b. Hacer el diagnóstico de cada una de ellas.

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Los planes de fortalecimiento y capacitación Si la comunidad ha tomado la decisión de realizar proyectos de desarrollo con el apoyo de algunas de las organizaciones existentes, es necesario elaborar el plan de fortalecimiento para adecuar cada organización a los requerimientos de cada uno de los proyectos que se van a ejecutar.

Como la causa de un gran número de problemas se debe a la falta de preparación de los socios de la organización, conjuntamente con el plan de fortalecimiento se debe elaborar el plan de capacitación.

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El plan de fortalecimiento es el conjunto de actividades y acciones que es necesario emprender para resolver los problemas de la organización y proyectar su desarrollo futuro.

Como un ejemplo de cómo puede resumirse el plan de fortalecimiento, presentamos en la página siguiente el plan de acción inmediata para la

situación de la cooperativa, que hemos mencionado anteriormente.

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El plan de capacitación es el conjunto de actividades pedagógicas que buscan resolver las deficiencias de conocimientos, de información técnica o de actitud manifestadas por los miembros de la organización.

Al hacer el diagnóstico y elaborar el plan de capacitación es importante recordar este principio:

“Detrás de cada problema técnico siempre hay un problema humano que es posible solucionar si se trata correctamente"

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Es importante tener en cuenta este principio porque muchas veces las raíces de los problemas, se deben a la actitud de las personas frente a su trabajo, o a las relaciones interpersonales, o a la carencia de los conocimientos y habilidades para el desempeño de las funciones. Estos son problemas que podemos enfrentar con un apropiado programa de capacitación.

Tanto para la elaboración como para la ejecución del plan de capacitación es conveniente que la comunidad solicite asesoría y apoyo de instituciones o personas especializadas en la materia.. En la página siguiente se presenta un esquema sencillo y útil para la programación de las acciones de formación.

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Actividad en grupo

1. Teniendo en cuenta los resultados de la actividad de grupo del tema anterior, analicen la problemática de la organización seleccionada y elaboren:

A. El cuadro resumen del plan de acción inmediata B. El cuadro resumen de las acciones de formación

2. Analicen propuestas diferentes sobre la forma de:

a. Clasificar y ordenar la información para el diagnóstico b. Presentar la programación de los planes de fortalecimiento y

capacitación

3. Diseñen, programen y realicen actividades para dar a conocer a todos los socios de las organizaciones, los resultados del diagnóstico y la programación de los planes de fortalecimiento y capacitación.

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Cómo crear Empresas Asociativas? Al terminar el tema 1 dijimos que, después de haber realizado el diagnóstico de las organizaciones, una conclusión de este trabajo, podría ser que debido a sus características ninguna de las organizaciones existentes, está en condiciones de asumir la ejecución de algunos de los proyectos de la comunidad.

En este caso es necesario promover la formación de nuevas organizaciones, que cumplan los requisitos para poder ejecutar eficientemente los proyectos seleccionados.

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En general cuando hablamos de crear nuevas organizaciones para ejecutar proyectos comunitarios casi siempre nos referimos a empresas de economía solidaria o empresas asociativas manejadas por un grupo de personas de la comunidad, que buscan resolver una necesidad social mediante la producción de un bien o la prestación de un servicio.

Por eso nos limitaremos en este tema al estudio del proceso de creación de empresas asociativas, promovidas por la misma comunidad, con el propósito de ejecutar algún proyecto del plan de desarrollo comunitario. El proceso que vamos a describir aquí en forma general se presenta detalladamente en la "Guía Metodológica para Promoción, Establecimiento

y Consolidación de Empresas Asociativas", recientemente publicada por el

SENA.

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Puede decirse que la conformación de una empresa asociativa pasa por tres momentos:

La promoción

El establecimiento La consolidación

1. La etapa de promoción

• Comprende las siguientes actividades: • Detección de la oportunidad económica y social. • El estudio de Prefactibilidad. • El Plan de Cooperación. • El estudio de Factibilidad.

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a. Detección de la oportunidad económica y social: El inventario socioeconómico nos ha permitido definir cuáles son las necesidades insatisfechas de la comunidad que pueden ser atendidas, con

el apoyo de las entidades públicas o privadas mediante el trabajo comunitario.

Igualmente el inventario socioeconómico nos debe permitir detectar posibilidades económicas que ofrece la zona geográfica donde está ubicada la comunidad, por su cercanía a mercados de bienes y servicios susceptibles de ser producidos en la región.

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Además, probablemente podemos detectar las oportunidades sociales, buscando en la comunidad las personas que por sus conocimientos, experiencias y destrezas, estarían en condiciones de desarrollar la producción del bien o la prestación del servicio que se nos ofrece como una

oportunidad económica.

En conclusión, con base en la información del inventario socio-económico, o

ampliándola si es necesario, es posible determinar oportunidades económicas ysociales, para la ejecución de proyectos rentables que busquen solucionar problemas de empleo e ingresos.

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b. El estudio de Prefactibilidad

Detectada una oportunidad económica y social se debe proceder a realizar el estudio de Prefactibilidad mediante la ejecución de las siguientes actividades:

• La investigación sobre la oferta y demanda del producto o servicio

para determinar el acceso que la nueva empresa pueda tener al mercado.

• El diseño del perfil técnico que permite estimar la inversión inicial y

definir los conocimientos y habilidades necesarios para producir el

bien o prestar el servicio seleccionado.

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El estudio de Prefactibilidad, como su nombre lo indica, es un sondeo preliminar que permite hacer una primera evaluación de la viabilidad de la empresa y definir la continuación del proyecto.

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c. El Plan de Cooperación

Simultáneamente con la elaboración del estudio de Prefactibilidad, los socios emprenden la tarea de formular el Plan de Cooperación. Este

recoge las reglas básicas de la organización interna, las características del

funcionamiento de la empresa y la manera como ésta opera hacia el

exterior. Debe reglamentar en forma clara y precisa todas las actividades de

la empresa en concordancia con el carácter asociativo de la misma.

Los componentes del Plan de Cooperación son:

• Los estatutos de la empresa • El reglamento de trabajo

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Estatutos de la Empresa

1. Definición de la empresa asociativa

2. Objetivos de la misma 3. Estructura organizativa

• Asamblea General • Junta Directiva • Responsables técnicos • Encargados de compras, ventas, contabilidad, etc. • Comité de compras, ventas, vigilancia, educación, arbitraje, etc. • Derechos y deberes de los socios

4. Definición del patrimonio social

• Aportes, capitalización y donaciones

• Fondos de capitalización, seguridad social, etc.

5. Distribución de excedentes económicos.

• Anticipas de consumo • Seguridad social • Solidaridad externa • Capitalización • Excedentes repartibles • Condiciones para Ingreso y retiro de socios

7. Condiciones para la disolución y liquidación de la empresa

8. Condiciones para la mano de obra asalariada

Reglamentos de Trabajo Procesos de planeación, evaluación y control de las actividades productivas.

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d. El estudio de Factibilidad

Para tener un mayor conocimiento de cómo elaborar el estudio de factibilidad, recomendamos al grupo consultar los siguientes textos:

• Guía Metodológica para la Promoción, Establecimiento y Consolidación de Empresas Asociativas, editada por el SENA.

• La cartilla FAD Cómo hacer una buena inversión, Colección Microempresas, Unidad 12C.

• La cartilla 8 Formulación y Gestión de Proyectos Comunitarios, de esta misma serie, tema 1.

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2. Etapa de Establecimiento Las actividades durante esta etapa están encaminadas a iniciar y

desarrollar el proyecto hasta lograr el funcionamiento armónico de la

empresa en sus diferentes áreas de gestión a través del trabajo colectivo. En esta etapa de establecimiento pueden diferenciarse tres momentos:

A. La instalación B. El arranque C. El fortalecimiento

a. La instalación que incluye la consecución de los medios de producción

(tierra, local, maquinaria, equipos y herramientas) y su organización y adecuación.

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b. El arranque que comprende la puesta en marcha de la empresa y de

todo el sistema administrativo.

c. El fortalecimiento que comprende las actividades encaminadas a lograr que los socios desempeñen a cabalidad las funciones empresariales en forma autónoma, sin intervención de asesores externos; y lograr el funcionamiento coordinado de las áreas de la empresa.

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3. La etapa de Consolidación

El objetivo de las actividades de la etapa de consolidación es garantizar el desarrollo de la empresa a mediano plazo.

Durante esta etapa los socios deben estar en condiciones de evaluar

periódicamente el funcionamiento de la empresa y de formular y ejecutar

los planes de fortalecimiento y capacitación. Los procedimientos para realizarlos son los descritos en el tema 2 de esta cartilla.

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Actividad en grupo

En este último tema de esta cartilla se ha mencionado reiteradamente la necesidad de consultar otros materiales editados por el SENA que presentan en forma más detallada los procedimientos para la creación de empresas asociativas, que se han formulado aquí en forma muy general. Es muy importante que el grupo conozca estas publicaciones, con el propósito de poder utilizarlos cuando se esté en el proceso de promoción de nuevas organizaciones. Solicítenle al instructor del SENA, que les facilite estos materiales con el fin de consultarlos y analizar las respuestas a las siguientes preguntas:

1. Cuáles son las actividades que debemos realizar para:

a. Elaborar el estudio de Prefactibilidad b. Formular el Plan de Cooperación c. Elaborar el estudio Factibilidad

2. Cuáles son las actividades que debemos realizar en la

etapa de Establecimiento?

3. Cuáles son las actividades que debemos realizar en la

etapa de Consolidación?

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