CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

CONTENIDO

•NORMATIVIDAD •ARCHIVO PERSONAL •CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS •ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN •TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA

1 • LEY 594 DE 2000 “LEY GENERAL DE ARCHIVOS” ARTICULO 11, ARTICULO 15,

ARTICULO 18, ARTICULO 26

2 • ACUERDO 005 DE 2013 “CRITERIOS BÁSICOS PARA LA CLASIFICACIÓN, ORDENACIÓN

Y DESCRIPCIÓN DE LOS ARCHIVOS EN LAS ENTIDADES PUBLICAS”

3 • ACUERDO 002 DE 2014 “CRITERIOS BÁSICOS PARA LA CREACIÓN, CONFORMACIÓN,

ORGANIZACIÓN, CONTROL Y CONSULTA DE LOS EXPEDIENTES DE ARCHIVO”

4 • LEY 594 DE 2000 ARTICULO 24 ADEMÁS DE LA CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2015

“DIRECTRICES PARA LA ELABORACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

5 • LEY 594 DE 2000ARTICULO 46 CONSERVACIÓN DOCUMENTAL, ACUERDO 48 Y 49 DE

2000

COMO ORGANIZAR UN ARCHIVO PERSONAL

IDENTIFICACIÓN LABORALES

ESCOLARIDAD PATRIMONIALES

ARCHIVO PERSONAL

FISCALES SERVICIOS PÚBLICOS

SALUD

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

3

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

PASOS METODOLÓGICOS TRANSFERENCIAS

1 • CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

2 • ORDENACIÓN DOCUMENTAL

3 • FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

4 • ELABORACIÓN DE HOJA DE CONTROL

5 • ELABORACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL - FUID

CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL

1 . S E P A R A R L A D O C U M E N T A C I Ó N P R I M E R O P O R V I G E N C I A S

2 . S E P A R A R L O S D O C U M E N T O S D E A C U E R D O A L A S S E R I E S D O C U M E N T A L E S

3 . S I E X I S T E N S U B S E R I E S D O C U M E N T A L E S S E D E B E I D E N T I F I C A R Y S E P A R A R D E L A S M I S M A F O R M A

ORDENACIÓN DOCUMENTAL

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

FOLIACIÓN DE DOCUMENTOS

A C T I V I D A D Q U E C O N S I S T E E N N U M E R A R C A D A U N O D E L A S H O J A S Q U E S E E N C U E N T R A N D E N T R O D E L E X P E D I E N T E , S U O B J E T I V O E S E L D E G A R A N T I Z A R L A C A N T I D A D D E F O L I O S D E N T R O D E L A U N I D A D D E C O N S E R V A C I Ó N L A N U M E R A C I Ó N D E B E S E R C O N S E C U T I V A E N E L V É R T I C E S U P E R I O R D E R E C H O E N E L S E N T I D O D E L E C T U R A C O N L Á P I Z D E M I N A N E G R A H B

1

INTERPRETACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

FONDO DOCUMENTAL: Conjuntos de documentos producidos por la Universidad Militar Nueva Granada

SECCIÓN DOCUMENTAL: Conjuntos de documentos producidos por una unidad Administrativa

SERIE DOCUMENTAL: Conjuntos de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos en el desarrollo de las funciones. Ejemplo: Resoluciones, informes de gestión , acuerdos, entre otros

Subserie Documental: Conjuntos de unidades documentales que forman parte de una serie documental, separada por sus características específicas.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. (Acuerdo 027 de 2006)

HOJA DE CONTROL

FORMATO HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTOS

Fecha Emisión: 2018/03/14

GD-GD-F-12

Revisión No. 1

Página 1 de 1

SERIE: 3300-32 Informes

SUBSERIE: 3300-32.20 Informes de Evaluación y Seguimiento Administrativo

OFICINA PRODUCTORA: Oficina de Control Interno de Gestión

NOMBRE DEL EXPEDIENTE: Auditoria División Financiera - Sistema Financiero

TIPOLOGIA DOCUMENTAL FOLIOS FECHA

(DD/MM/AÑO)

Apertura de auditoria 01 11/10/2016

Solicitud de información Banco Colpatria y anexo 02 al 03 10/01/2017

Solicitud de información Banco Citibank 04 10/01/2017

Solicitud de información Banco AV Villas 05 10/01/2017

Solicitud de información Banco Agrario 06 10/01/2017

Solicitud de información Banco GNB Sudameris S.A. 07 10/01/2017

Solicitud de información Bancolombia S.A. 08 10/01/2017

Solicitud de información CorpBanca Colombia S.A. 09 10/01/2017

Respuesta solicitud de información Banco AV Villas 10 al 11 12/01/2017

Respuesta solicitud de información Banco AV Villas 12 al 13 13/01/2017

Solicitud de información Banco BBVA 14 13/01/2017

Solicitud de información Banco de Occidente 15 16/01/2017

Solicitud de información Banco Caja Social 16 16/01/2017

Certificación de cuentas 17 17/01/2017

Respuesta de caso No. SBJ-0162609-2017 18 al 19 17/01/2017

Solicitud de información Banco Davivienda 20 19/01/2017

Respuesta solicitud Bancolombia 21 23/01/2017

Respuesta PQR 777034 22 24/01/2017

Respuesta a Revisoría Fiscal 23 al 24 24/01/2107

Confirmación Bancaria 25 al 26 27/01/2017

Reporte resumen movimiento contable 27 10/02/2017

Reporte auxiliar de cuenta y anexo 28 al 29 14/02/2017

Respuesta 5182861 30 14/02/2017

Balance de Recursos Moneda Legal 31 14/02/2017

Respuesta Informe Preliminar y anexos 32 al 44 27/02/2017

Observaciones Justificaciones Informe Preliminar 45 al 49 06/03/2017

Informe Final de auditoria 50 al 62 06/03/2017

OBSERVACIONES

INVENTARIO DOCUMENTAL

DONDE ENCUENTRO INFORMACIÓN?

INTRANET - GESTIÓN DOCUMENTAL - INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

gest iondocumental@unimil i tar.edu.co

E X T E N S I Ó N : 1 6 4 4 - 3 0 0 7

GRACIAS