EVIDENCIA Y DOCUMENTACION DE LA AUDITORIA

CAPÍTULO 4

CAPÍTULO 4

EVIDENCIA Y DOCUMENTACIÓN DE LA AUDITORIA

 4.1. Relación entre el riesgo y la evidencia de auditoria

4.2. Riesgos de auditoria: Inherente, de control y de detección – medición del riesgo de auditoria

4.3. Evidencia y tipos de evidencia de la auditoria

4.4. Procedimientos de auditoria – naturaleza, oportunidad, alcance

4.5. Procedimientos analíticos

4.6. Documentación de la auditoria – papeles de trabajo

Durante las auditorías a los estados financieros, los contadores recogen y evalúan la evidencia de auditoría, para formarse una opinión sobre los estados financieros cumplen los criterios apropiados, generalmente los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Los auditores deben reunir evidencia suficiente Los auditores deben reunir evidencia suficiente

y competente y competente Y fundamentar debidamente su opinión referente a los estados financieros.

La necesidad de evidencia suficiente y competente La necesidad de evidencia suficiente y competente está incluida en la tercera norma de ejecución del está incluida en la tercera norma de ejecución del trabajo (NAGA)trabajo (NAGA)

4.1 Relación entre el riesgo y la evidencia de auditoría

La expresión riesgo de auditoría indica la posibilidad de que los auditores sin darse cuenta no modifiquen debidamente su opinión sobre estados financieros que contienen errores materiales.

El riesgo se reduce recabando evidencia: cuánto más confiable sea, menor el riesgo.

Los auditores han de reunir suficiente evidencia para disminuir el riesgo a un nivel bajo en todas las auditorías.

Una forma sencilla de obtenerla consiste en aumentar el alcance de los procedimientos.

Afirmaciones sobre los estados financieros

Los procedimientos de auditoría tienen por objeto recabar evidencia concerniente a las afirmaciones de la gerencia contenidas en los estados financieros, estas afirmaciones son:

1. Existencia u ocurrencia. Existen el activo, el pasivo y participación del dueño que se reflejan en los estados financieros; se efectuaron las transacciones registradas.

2. Integridad. Están incluidas todas las transacciones, activos, pasivos y participación del dueño que deberían presentarse en los estados financieros.

3. Derechos y obligaciones. El cliente tiene derechos a los activos y obligaciones para pagar los pasivos que figuran en los estados financieros.

4. Valuación o asignación. El activo, el pasivo, la participación del dueño, los ingresos y gastos se presentan en cantidades que están determinadas según los principios de contabilidad generalmente aceptados.

5. Presentación y revelación. Las cuentas se describen y se clasifican en los estados financieros conforme a dichos principios y se incluyen todas las revelaciones materiales

Riesgo de auditoría en el nivel de afirmación Riesgo de auditoría en el nivel de afirmación

El riesgo de auditoría puede evaluarse en el nivel de afirmación,El riesgo de auditoría puede evaluarse en el nivel de afirmación, pues la auditoría consiste —entre otras cosas— en conseguir evidencia respecto a las afirmaciones materiales contenidas en los estados financieros.

En las cuentas de estos estados financieros, el riesgo de auditoría se refiere a dos:

1) Al de que haya ocurrido el riesgo del error material haya ocurrido el riesgo del error material de una afirmación sobre la cuenta,

2) Al de que los auditores no descubran el error.auditores no descubran el error. (riesgo de detección)

El primero El primero puede dividirse en dos componentespuede dividirse en dos componentes: riesgo inherente y riesgo de control.

El riesgo de detección El riesgo de detección consiste en que los auditores no detecten el error.

4.2 Riesgo de auditoría: Inherente, de 4.2 Riesgo de auditoría: Inherente, de control y de detección –control y de detección –

Riesgo inherente Riesgo inherente (ver NIA No. 6)

El riesgo inherenteEl riesgo inherente es la posibilidad de un error es la posibilidad de un error material en una afirmación antes de examinar el material en una afirmación antes de examinar el control interno del cliente. control interno del cliente.

Los factores que influyen en él, son la naturaleza del cliente y de su industria (negocio) o la de una cuenta particular de los estados financieros.

Las características del negocio del cliente y de su industria afectan a la auditoría en su conjunto. Por tanto, influyen también en las afirmaciones referentes a varias cuentas de los estados financieros.

Ejemplo, algunas características del negocio características del negocio como las siguientes denotan un alto riesgo inherente:

Rentabilidad variable del cliente respecto a otras compañías de la industria.

Resultados operativos que son sumamente sensibles a los factores económicos.

Problemas de negocio en marcha. Grandes distorsiones conocidas y probables

detectadas en auditorías anteriores. Reputación dudosa o habilidades contables

inadecuadas de la administración.

El riesgo inherente varía también según la índole índole

de la cuenta.de la cuenta. Suponga que en una empresa el saldo de la cuenta

de inventario representa apenas una quinta parte de la cuenta propiedad y equipo.

¿Indica esta relación que los contadores deberían dedicar a la auditoría del inventario: una quinta parte del tiempo que destinan a la planta y equipo? La respuesta es no. El inventario está mucho más El inventario está mucho más expuesto al error o al robo que la planta y el equipo; expuesto al error o al robo que la planta y el equipo;

La gran cantidad de transacciones del inventario es una excelente oportunidad para ocultar bien los errores.

Riesgo de control El riesgo de control es el de que el control interno

no impida ni detecte oportunamente un error material. Se basa enteramente en la eficacia de dicho control interno.

Para evaluar este tipo de riesgo, los auditores tienen en cuenta los controles del cliente concentrándose en los que afectan a la confiabilidad de los informes financieros.

Los auditores usan una combinación de procedimientos, preguntas, inspección, observación, etc., a fin de conocer el control interno del cliente y determinar si está diseñado y funcionando de manera adecuada.

(Ver nota en diapositiva)

Riesgo de detección

El riesgo de detección es el de que los auditores no descubran los errores al aplicar sus procedimientos.

En otras palabras, En otras palabras, es la posibilidad de que los procedimientos sólo lleven a concluir que no existe un error material en una cuenta o afirmación, cuando en realidad sí existe.

El riesgo de detección se limita efectuando pruebas pruebas sustantivas.sustantivas. En las cuentas, el alcance de éstas (su naturaleza, su periodicidad y su extensión) determina el nivel del riesgo de detección,

Ejemplo del riesgo de auditoría

Es importante aclarar que aunque los auditores reúnen Es importante aclarar que aunque los auditores reúnen evidencia evidencia a fin de evaluar el riesgo inherente y el de control, lo hacen para limitar el riesgo de detección al nivel apropiado

Ambos tipos de riesgo dependen del cliente y de su ambiente operacional. No pueden modificar estos No pueden modificar estos riesgos por mucha evidencia que recojanriesgos por mucha evidencia que recojan. Por tanto, la evidencia que recopilan sirve para evaluar los niveles del riesgo inherente y de control.

En cambio, el riesgo de detección depende de la eficacia de los procedimientos de auditoría. Si los contadores quieren aminorar el nivel de este tipo de riesgo, basta con que obtengan una evidencia fidedigna.

(ver nota en diapositiva: Ecuación para medir riesgo de auditoría)

4.3 Evidencia y tipos de evidencia de la auditoría (NIA No. 8)

La evidencia de la auditoría es toda la información que La evidencia de la auditoría es toda la información que utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se basa su opiniónbasa su opinión. Esta información incluye tanto los registros de los estados financieros como otros tipos de información.

Qué constituye evidencia suficiente y competente en una auditoría? La pregunta se plantea una y otra vez al planear y realizar una auditoría. Cuando los contadores públicos certificados son acusados de negligencia en la realización de una auditoría, la respuesta a esta pregunta determina su inocencia o culpabilidad.

La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se recibió, pero la evidencia ordinariamente es más evidencia ordinariamente es más válida cuando:válida cuando:

1. Se obtuvo de fuentes independientes fuera de la compañía cliente.

2. Se generó internamente a través de un sistema provisto de controles eficaces.

3. Se obtuvo directamente del auditor (por ejemplo, observando la aplicación de un control) no indirectamente ni por inferencia.

4. Tiene forma documental (papel, medios electrónicos o de otro tipo) y no una representación oral.

5. Se obtiene de documentos originales, no de fotocopias ni de facsímiles.

Tipos de evidencia

Sistema de información contable – [asientos iniciales, diario, mayor, etc.]

Evidencia documental – [cheques, facturas, contratos, minutas, verificando su confiabilidad]

Declaraciones de terceros - confirmaciones [clientes de la empresa, proveedores, bancos, abogados]

Evidencia física – examen físico [automóviles, edificio, equipo de oficina y maquinaria de fábrica]

Cálculos – [de exactitud realizados por el auditor] Interrelaciones de datos – [comparaciones datos] Declaraciones de los clientes – [carta de

declaraciones del cliente] (Ver nota en diapositiva: explicación)(Ver nota en diapositiva: explicación)

4.4. Procedimientos de auditoría – naturaleza, oportunidad, alcance

Los procedimientos permiten al auditor sortear el riesgo de error material (compuesto de riesgo inherente y de control) en cuatro formas:

1. Conocer al cliente y su ambiente a fin de evaluar los riesgos de error material.

2. Conocer el control interno del cliente. 3. Diseñar y realizar pruebas de los controlespruebas de los controles para

verificar su eficiencia operativa en la prevención o detección de errores materiales

4. Diseñar y realizar procedimientos importantesprocedimientos importantes (sustantivos) (sustantivos) a fin de probar las afirmaciones contenidas en lo estados financieros o detectar errores materiales.

Naturaleza de los procedimientos sustantivos procedimientos sustantivos de auditoría

Estos procedimientos incluyen:

1) Procedimientos analíticosProcedimientos analíticos - (siguiente punto # 4.5.)

2) pruebas directas de las pruebas directas de las transacciones transacciones que se realizaron en el periodo - (determina si ciertos tipos de transacciones se asentaron en el periodo respectivo)

3) pruebas directas de los pruebas directas de los saldos finalessaldos finales de los estados de los estados financieros financieros - (determinan si el saldo final de una cuenta contiene errores, ejemplo: la confirmación de los saldos finales de las cuentas por cobrar).

Oportunidad de los procedimientos sustantivos de auditoría Los procedimientos pueden efectuarse antes de fin de

año (es decir, en fechas intermedias) o después del fin de año. Los auditores pueden lograr mayor seguridad si los cambian de una fecha intermedia al final del año.

Alcance de los procedimientos Alcance de los procedimientos sustantivossustantivos

CCuanto mayor sea el riesgo más grande será el alcance de los procedimientos sustantivos y mayor su costo. La mejor manera de aumentar el alcance de las pruebas sustantivas de transacciones y de saldos consiste en examinar más cuentas. La auditoría no será rentable, si no incluye muestras, pero su tamaño ha de ser suficiente para reducir el riesgo a un nivel bajo.

4.5 Procedimientos analíticos Un procedimiento analítico simple consiste en

comparar los montos de ingresos y de gastos del comparar los montos de ingresos y de gastos del año actual con los de periodos anterioresaño actual con los de periodos anteriores, fijándose en las diferencias significativas.

Un procedimiento más refinado consistiría en construir un modelo de regresión múltipleconstruir un modelo de regresión múltiple para estimar los importes de las ventas del año, aprovechando los datos económicos y de la industria. (Ventas en función de gastos de publicidad y comisión de vendedores)

Los procedimientos analíticos también pueden incluir cálculos de las relaciones porcentuales cálculos de las relaciones porcentuales de varias cuentas en los estados financieros; por ejemplo, porcentajes de utilidad bruta.

La realización de los procedimientos analíticos consta de cuatro pasos:

1. Crear una expectativa del saldo (o razón) de una cuenta (con base en el incremento de ventas del 7% en los últimos 3 años)

2. Determinar la diferencia respecto a la expectativa que puede aceptarse sin investigar (los auditores utilizan su juicio profesional)

3. Comparar con la expectativa el saldo (razón) de la cuenta que puede aceptarse sin investigar

4. Investigar y evaluar las diferencias significativas respecto a la expectativa.

(Ver nota de diapositiva)

4.6 Documentación de la auditoría – papeles de trabajo (revisar NIA No. 9 documentación)

La norma respectiva, establece que esa documentación será suficiente para que los miembros del equipo de auditoría:

1) sepan quién realizó y supervisó el trabajo, 2) sepan qué trabajo se efectuó y 3) muestren que los registros contables concuerdan

con los estados financieros o se concilian con ellos.

Los documentos de trabajo también incluirán los resultados o cuestiones de la auditoría que, a juicio de los auditores, sean importantes, las medidas que se tomarán para resolverlo y el fundamento de la conclusión.

Algunos documentos de trabajo serán conciliaciones bancarias o análisis de las cuentas del mayor;

Otros pueden ser fotocopias de minutas de las juntas de los directores; otros más podrían ser organigramas o diagramas de flujo del control interno del cliente.

Balanza de comprobación de trabajo, programas de auditoría, cuestionarios del control interno, cartas de declaraciones obtenidas del cliente y de sus asesores legales.

Además, formularios de confirmación devueltos, todos los programas, listas, notas y documentos forman parte de los documentos de trabajo del auditor.

Funciones de los documentos de trabajo Los documentos ayudan a los auditores en varias Los documentos ayudan a los auditores en varias

formas: formas:

1) son un medio de asignar y coordinar el trabajo; 2) ayudan a los altos directivos, a los gerentes y socios a

supervisar y revisar el trabajo; 3) proveen el soporte para el informe del auditor; 4) comprueban el cumplimiento normas de auditoría

generalmente aceptadas que se relacionan con la ejecución del trabajo,

5) ayudan a planear y a efectuar las auditorías futuras del cliente.

Además, suministran información útil en la prestación de más servicios profesionales: preparar declaraciones de impuesto renta, hacer recomendaciones para mejorar el control interno y ofrecer servicios de consultoría.

Naturaleza confidencial de los documentos de trabajo Para realizar una auditoría, los auditores necesitan

acceso irrestricto a toda la información referente al negocio del cliente. Gran parte de ella es confidencial: márgenes de utilidad de los productos, planes provisionales para combinar negocios con otras compañías y sueldos de los funcionarios y de los empleados clave.

Gran parte de la información obtenida en forma confidencial se incluye en los documentos de trabajo; en consecuencia, también éstos son confidenciales.

Por ser confidenciales los documentos de trabajo, en todo momento se guardarán con buenas medidas de seguridad, inclusive durante la comida y después de las horas laborables.

(Ver nota en diapositiva)

Los documentos de trabajo son propiedad de los Los documentos de trabajo son propiedad de los auditores, no del cliente. auditores, no del cliente. En ningún momento tiene el derecho de exigir acceso a ellos.

Terminada la auditoría, los auditores los conservanTerminada la auditoría, los auditores los conservan. En ocasiones a los clientes les conviene remitir a los auditores la información obtenida de los documentos de trabajo en años anteriores.

Los auditores están dispuestos a proporcionar esta Los auditores están dispuestos a proporcionar esta informacióninformación, , pero sus documentos no deberán considerarse como sustituto de los registros contables del cliente.

(Ver en nota de diapositiva: (Ver en nota de diapositiva: tipos de documentos de trabajo)tipos de documentos de trabajo)

Propiedad de los documentos de trabajo de la auditoría