cal culo

Gua 2 de Libreoffice 4 Calc Clculos Antonio Roldn

1

CLCULOS

Aunque a muchas personas les sirven las hojas de clculo como almacn de datos, el uso de

las mismas se justifica cuando se realizan clculos sobre los datos. Si no, se podran almacenar

en un procesador de texto.

CONTENIDO

Clculos ............................................................................................................................. 1

Frmulas en Calc ........................................................................................................... 1

Estructura de una frmula ......................................................................................... 1

Funciones elementales .............................................................................................. 3

Mensajes de error ...................................................................................................... 4

Catlogo de funciones ............................................................................................... 5

Referencias................................................................................................................. 7

Autosuma ................................................................................................................... 8

Complementos .............................................................................................................. 9

Uso de las cabeceras como referencia ...................................................................... 9

FRMULAS EN CALC

ESTRUCTURA DE UNA FRMULA

Una hoja de clculo se puede describir como un enorme conjunto de calculadoras (las

celdas) relacionadas entre s. Vimos en la anterior gua que una celda puede contener

textos, nmeros o frmulas. Estudiaremos con profundidad las frmulas.

Las frmulas en Calc se escriben de forma algebraica, usando los operadores +, -, * y /

como operadores bsicos, junto al smbolo ^ para las potencias y el uso de parntesis

para indicar prioridad. Estas operaciones se efectan sobre


2

Nmeros: =34+23^3

Referencias y nombres de celdas: =C5/3+C4/2; =TOTAL*(23+12*C4)

Funciones: =SUMA(E3:E23)+D12

Tambin se admiten operadores de comparacin: , >=, pero su uso puede ser

complicado.

Si no se usan los parntesis, se calculan en primer lugar las funciones, seguidas de las

potencias, en segundo lugar multiplicaciones y divisiones, para terminar con la suma y

la resta.

Toda frmula ha de venir precedida del signo = (o del +) para que Calc interprete que

es algo que hay que calcular. En las celdas que alojan frmulas hay que distinguir entre

ellas y sus resultados, que son los que aparecen en pantalla. As si se escribe =20+30, el

resultado ser 50, que es lo que veremos en la hoja. A los resultados les llamaremos

tambin valores de la celda.

Una frmula puede ser simple, cuando slo usa operaciones aritmticas sobre

nmeros. As la celda funcionar como una calculadora. Por ejemplo, si escribes

=27*12+3

Ms compleja es una frmula que acta sobre referencias de celdas. Escribe, por

ejemplo el nmero 77 en la celda B2, y el 88 en la B3. Luego, en la B4 escribe =B2*B3

(no olvides el signo =). Al pulsar Intro la celda B4 se

transformar en el producto de 77 por 88, 6776.

Aqu radica la potencia de la hoja de clculo, porque si no

borras la frmula de B4, te devolver siempre el producto de

lo que escribas en B2 por el contenido de B3. Al cambiar los datos cambiarn de forma

inmediata los resultados.

Si no tienes mucho manejo de las hojas, organiza clculos ms o menos complejos para

ir aprendiendo el funcionamiento.

Un detalle que debes aprender desde el principio: las referencias de las celdas no

tienes que escribirlas, sino slo sealarlas con el ratn. La frmula de ms arriba se

podra escribir as:

Escribes el signo =

Sealas la celda B2, y automticamente se escribir B2 en la frmula

Escribes el signo *

Sealas la celda B3

Pulsas Intro


3

Si no aprendes a hacerlo as, no adquirirs velocidad en la escritura de frmulas ms

complejas.

El siguiente grado de complejidad consiste en usar funciones. Las vemos a

continuacin.

FUNCIONES ELEMENTALES

Las funciones de Calc son palabras clave que producen un clculo determinado. Las

ms populares son SUMA, CONTAR, PROMEDIO, RAIZ, SI, Esas palabras no se pueden

alterar, porque vienen ya implementadas. No puedes escribir RAZ en lugar de RAIZ. S

admiten ser escritas en mayscula o minscula.

Slo se usan como parte de una frmula, por lo que han de ir siempre precedidas del

signo =.

Todas ellas han de venir seguidas por los datos sobre los que actan, escritos entre

parntesis, que es lo que se llama argumento. Lo vemos con algunos ejemplos:

=SUMA(C4:D12) Esta funcin sumara todos los nmeros comprendidos entre la celda

C4 y la D12. Aqu SUMA es la palabra clave y C4:D12 el argumento. Los : significan

rango, desde una celda hasta la otra pasando por todas las celdas intermedias.

Observa la imagen:

Disponemos de un listado anual en el que para cada mes

se ha escrito un dato, desde la celda C2 hasta la C12. Si

deseamos sumar todos, elegimos una celda inferior y

escribimos =SUMA(C2:C12). De esa forma se sumarn

4+4+5+2+1, con un resultado de 52. Sera muy

conveniente que intentaras reproducir este esquema de

clculo.

Debes ejercitarte tambin en no escribir los rangos (desdehasta) con el teclado, sino

seleccionarlos con el ratn. Para ello seala la primera celda del rango, mantn

pulsada la tecla Maysculas y mueve el ratn hasta la ltima. As quedar seleccionado

todo el rango de celdas.

Existen funciones que no tienen argumento, que no dependen de ningn dato. Una de

ellas es HOY(). Observa que aunque no acta sobre datos, hay que escribir los

parntesis, que es como una seal de que se trata de una funcin.


4

Escribe HOY() en cualquier celda y te devolver la fecha

actual. Busca tambin la funcin HORA()

Otras funciones actan sobre rangos completos o sobre nmeros aislados. Por

ejemplo, PROMEDIO, que puede actuar sobre una columna, fila o tabla, como en este

caso:

=PROMEDIO(C4:G18) encuentra la media aritmtica de todos los nmeros contenidos

en las celdas comprendidas entre C4 y G18.

Tambin puede actuar sobre varios nmeros separados por punto y coma. As,

=PROMEDIO(3;4;8) dara como resultado 5.

Por ltimo, lo ms frecuente es que una funcin se calcule a partir de un nmero

nico: =RAIZ(64), =LOG(22)Ya las estudiaremos con detalle en otra gua.

MENSAJES DE ERROR

No todas las frmulas las escribimos bien, ni tampoco las funciones admiten cualquier

valor. Escribe, por ejemplo =LOG(0) en cualquier celda, y obtendrs el resultado

Err.502. Para conocer su significado dirige la vista a la Barra de Estado y leers el

mensaje literal:

En este caso se refiere a que el 0 no es un argumento vlido para el logaritmo.

Todo el listado de los cdigos de error lo tiene en la Ayuda de LibreOffice. Basta que

escribas error en la bsqueda y elijas Error codes

Aqu tienes una reproduccin parcial:


5

Los ms frecuentes son:

#####

Las almohadillas aparecen cuando el resultado de una operacin no cabe en el ancho

de la celda. En ese caso debes aumentar ese ancho y desaparecern.

#NOMBRE?

Te avisa de que algn nombre lo has escrito mal. Te puede ocurrir al escribir funciones

o al referirte a celdas. O tambin, que ese nombre no est implementado. Por

ejemplo, no existe una funcin RESTA, ni tampoco SUMAR.

#VALOR!

Aqu Calc echa de menos que escribas algn argumento o te advierte de que no usaste

el punto y coma para escribir varios argumentos u otros casos similares.

#REF!

Se muestra cuando falta alguna referencia a valores de las celdas que sean necesarios.

#DIV/0!

Este es un error de tipo matemtico. No puedes dividir entre cero, y este mensaje te

avisa.

CATLOGO DE FUNCIONES

Cuando no se recuerda la palabra clave de una funcin, se

acude al botn f(x), situado junto a la lnea de edicin de

frmulas, y se abrir un catlogo de funciones para que elijas

la que deseas.


6

Ese botn fx, adems de presentarte todo el catlogo, te proporcionar la sintaxis y una ayuda especfica para cada funcin. Estudia la imagen.

Para facilitarte la eleccin, las funciones estn clasificadas en categoras. Destacamos

Fecha y Hora, Finanzas, Lgico, Matemticas y Estadstica. En la Imagen vers el

catlogo completo.

Si pulsas sobre Fx, y eliges la opcin Todas, obtendrs el catlogo completo de funciones. Una vez encontrada la que buscabas, puedes pulsar el botn Aceptar y as

se insertar la funcin en tu frmula.

Tambin puedes pulsar con doble clic y entonces se te ofrece una ventana de

argumentos en la que puedes ir concretando cada uno.

Puedes escribir el argumento directamente, por ejemplo LOG(21,4) o bien usar el

botn de minimizar que est a su derecha para sealar el dato en la celda


7

correspondiente. Con el botn fx de su izquierda puedes anidar funciones como en

ENTERO(LOG(6)) pulsando sobre el catlogo.

Observa que tambin se incluye una pequea descripcin de la funcin, y que

dispones de un botn de Ayuda para profundizar en su uso.

A partir de la versin 4 dispones tambin de un panel

lateral en el que dispones de todo el catlogo de funciones,

con la ventaja de que no se cierra hasta que t lo desees.

Repasa en la Gua 1 la gestin de esos paneles laterales.

REFERENCIAS

Ya explicamos en la primera gua que cada celda se identifica con las letras de su

columna y el nmero de su fila: AB345, B22,Tambin vimos que si esas letras o

nmeros los precedamos del signo $ las referencias se hacan absolutas y estaban

protegidas contra movimientos del cursor. Esta cuestin, muy importante, la dejamos

para cuando tratemos de tablas y rangos.

Celdas de otras hojas

Puede ocurrir que en una frmula desees referirte a celdas contenidas en otras hojas.

Imagina que trabajas en una hoja correspondiente al mes de marzo y deseas sumar

una celda con otra similar pero del mes de febrero. Supongamos que esa hoja tiene el

nombre de febrero. En ese caso la nueva celda ha de venir precedida por el nombre

de la hoja y un punto separador. As:

=C4+febrero.C4


8

Ests solicitando la suma de la celda C4 de la hoja actual con la misma celda pero del

mes de febrero.

No tienes que preocuparte del punto separador si los datos los sealas con el ratn en

lugar de escribirlos. La hoja se encarga de escribir el nombre de las hojas y los puntos

separadores.

Celdas de otros archivos

Tambin puede ocurrir que un dato se encuentre en otro archivo. Por ejemplo, si se

dispone de uno por cada mes o cada semana. En ese caso hay que escribir delante

del dato el nombre del archivo y despus el punto separador. Como tambin se exige

la referencia a la celda es preferible que escribas sealando con el ratn. Abre las dos

hojas. Ve escribiendo la frmula, y al llegar al dato que se encuentra en otra hoja,

brela, seala la celda adecuada y sigues escribiendo. Pueden resultar frmulas muy

largas:

=C9+'file:///C:/Documents and Settings/Antonio/Mis documentos/prueba.ods'#Hoja1.B8

Ese es otro motivo para que rellenes los datos sealando y no desde el teclado.

AUTOSUMA

Junto al botn f(x) puedes ver el de Autosuma, representado por la letra sigma .

Se suele seleccionar la celda inferior al rango que deseas sumar, y pulsar el botn . A

veces tendrs que guiar su funcionamiento seleccionando el rango previamente. Si

este tiene estructura de columna, la suma se situar debajo, y si de fila, a la derecha.

Estas son las funciones ms usadas en Calc, por lo que debes practicar bastante con el

botn hasta que lo domines. En la imagen puedes ver la insercin de la funcin

SUMA mediante este botn. El argumento entre parntesis lo construye el botn y

t no tienes que hacer nada.


9

COMPLEMENTOS

USO DE LAS CABECERAS COMO REFERENCIA

Imagina que has diseado una tabla en la que la primera fila contiene cabeceras de

texto (o en la primera columna) que nos indican de qu naturaleza son los datos

escritos. Por ejemplo esta:

Maana Tarde Noche

Ana 3 0 4

Juan 5 3 7

Marisa 4 3 8

Luis 3 1 4

(puedes copiarla a una hoja de Calc)

Sera muy interesante poder usar esas cabeceras como argumento de alguna funcin.

Por ejemplo, en lugar de escribir =SUMA(A3:B3) poda ser ms rpidos esto otro:

=SUMA(Marisa), si con ello deseamos entender que se suman todos los datos de

Marisa. Igualmente podamos escribir =PROMEDIO(Maana).

En general, siempre que disees una tabla de este tipo Calc te entender. Por ejemplo,

si a la derecha de la tabla escribes =maana+tarde, te sumar el dato de la maana

que est en su misma fila con el correspondiente a la tarde. Si copias esa frmula en

todas las filas habrs obtenido una columna calculada:

La mejor forma de aprenderlo es realizar varios intentos de distinta naturaleza.

Puede ocurrir que Calc no te responda a este tipo de frmulas. Puede ser porque no

tenga activada esa caracterstica. En ese caso a acude a

Herramientas - Opciones - Libreoffice Calc > Calcular, y activa la opcin Buscar

automticamente etiquetas de filas/columnas.

Maana Tarde Noche Maana y tarde

Ana 3 0 4 3

Juan 5 3 7 8

4 3 8 7

Luis 3 1 4 4

Marisa


10