cajas chicas - manual de usuario

Manual de Usuario: Sistema de Cajas Chicas y Recursos Propios

CONCEPTOS GENERALES

Objetivos del Sistema

Los objetivos bsicos que persigue el sistema son:

Brindar al usuario una herramienta que le permita administrar los movimientos de las cajas por la cual es responsable.

Homogeneizar los procedimientos, esto es que todos los responsables efecten sus registraciones en forma similar.

Eliminacin de errores y de duplicacin de tareas: los movimientos grabados por cada responsable, una vez aceptados, sern ingresados en forma automtica al sistema presupuestario contable lo que permitir evitar errores de transcripcin y evitar duplicar las tareas.

Informacin para el usuario: el usuario podr consultar los movimientos y el saldo que mantiene en la caja chica, as como tambin podr consultar los vales que tiene emitidos y el estado de los mismos (si estn rendidos o pendientes).

Alcance del Sistema

El presente sistema tiene como objetivo principal administrar el proceso de registro de comprobantes, rendicin y reposicin de cajas chicas. Para cumplir con dicho objetivo el sistema brinda los siguientes servicios:

Llevar la registracin de los movimientos de caja chicas generales, de viticos y de recursos propios.

Consultar el saldo de la caja en todo momento.

Efectuar la rendicin

En lo atinente al mdulo central permite la revisin de movimientos, realizacin de la reposicin y adems generar la informacin para la registracin presupuestaria- contable.

UNICEN Manual del Usuario: Sistema de Cajas Chicas y Recursos Propios

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USO DE BOTONES DEL SISTEMA

Botn Aceptar

Haciendo clic sobre este botn se da conformidad a la informacin ingresada. En este caso el sistema actualiza los datos.

Botn Cancelar

Haciendo clic sobre este botn se cancelan las modificaciones o informacin ingresada. En este caso el sistema NO actualiza los datos.

Botn Cerrar

Se utiliza para salir de la opcin o men que se est visualizando.

Movimiento en la lista de datos (Browse)

- Figura 1 -

En la ventana anterior se puede observar que existe una lista de movimientos de una caja chica, para poder moverse de uno a otro las posibilidades son:

Utilizar los botones de movimiento

Botones de movimiento en un browse de datos

Pasar al siguiente registro: Cuando est posicionado en el ltimo registro este botn se desactiva.

Pasar al registro anterior: Cuando est posicionado en el primer registro este botn se desactiva.

Ir al primer registro: Cuando est posicionado en el primer registro este botn se desactiva.

Ir al ltimo registro: Cuando est posicionado en el ltimo registro este botn se desactiva.


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Agregar un registro. Este botn aparece en aquellas listas de datos donde se puede agregar un nuevo dato.

Borrar un registro: Este botn aparece en aquellas listas de datos donde se puede eliminar alguno de los renglones que integran la lista. Para ello se debe hacer clic sobre el elemento de la lista para seleccionarlo y luego presionar este botn.

Editar un registro: Este botn aparece en aquellas listas de datos donde se puede editar uno de los registros. En forma previa a la utilizacin de este botn el usuario se debe posicionar sobre el rengln y haciendo clic con el mouse, y luego presionar este botn.

Utilizar las teclas de direccin del teclado Flecha de direccin hacia abajo y flecha

de direccin hacia arriba AvPag Avance de Pgina RePag Retroceso de Pgina

Utilizando la barra de desplazamiento vertical

Haciendo clic con el mouse sobre el registro

Listas desplegables

Las listas desplegables se utilizan para seleccionar un determinado dato a ser ingresado.

- Figura 2 -

En la ventana anterior se observa el campo Categora Programtica que ofrece una lista desplegable para

seleccionar cual es el expediente a agregar. Haciendo clic en el botn se despliega dicha lista.

- Figura 3 -


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En la lista el usuario se puede desplazar con la barra de desplazamiento vertical y realizar la seleccin haciendo clic sobre el registro deseado.

Listas desplegables con fechas

En los campos de fecha, al hacer clic sobre el botn de la lista desplegable el sistema muestra la siguiente ventana:

- Figura 4 -

Como se observa los botones permiten moverse de un mes a otro y para seleccionar la fecha desde o la fecha hasta (de acuerdo al campo de que se trate) solo hay que hacer clic sobre la fecha deseada. Haciendo doble clic sobre el ao tambin se puede cambiar el mismo sin necesidad de pasar por todos los meses.

Campos para bsqueda alfabtica

Estos campos, que se encuentran en distintas opciones del sistema, se identifican por el color rojo como se observa en la siguiente porcin de la ventana de actualizacin de comprobantes.

- Figura 5 -

El campo o espacio en rojo que aparece al lado del campo CUIT permite ingresar un conjunto de letras

correspondientes a la denominacin del proveedor que se busca, luego haciendo clic en el botn que figura en el campo siguiente se muestra la lista de denominaciones que en alguna de sus palabras coinciden con las letras ingresadas. Por ejemplo si ingreso en el campo rojo las letras SAN me listar los de apellido SANabria, los de denominacin SAN Martn, las personas de nombre SuSANa, etc. A mayor cantidad de letras ms acotada ser la bsqueda. El sistema no diferencia para la bsqueda maysculas minsculas. Como se observa en la llamada si sobre el campo Bsqueda por Nombre se tipean las primeras letras del nombre buscado en el ejemplo LIB los elementos que se desplieguen luego sern los que en algn lugar de su nombre tengan el texto SAN y que comienzan con LIB.


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INGRESO AL SISTEMA Una vez instalado el sistema en su computadora acceder al mismo de la siguiente forma:

- Figura 6 -

Haciendo clic en la barra de inicio, se debe acceder Programas y dentro de la opcin de programas encontrar un grupo de programas denominado UNCPBA y una vez dentro del mismo se debe seleccionar la opcin Mdulo de Rendicin como se observa en la figura anterior. Una vez que se hace clic en la opcin de Mdulo de Rendicin el sistema presenta la siguiente ventana:

- Figura 7 -

En la misma se indica que el sistema se est conectando al servidor (es decir al equipo principal donde se encuentra la informacin). Para que esto se pueda realizar satisfactoriamente la computadora debe encontrarse conectada a Internet.

Nueva versin

En caso que el usuario se encuentre con una versin anterior a la ltima disponible el sistema avisar de tal situacin con el siguiente mensaje.


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- Figura 8 -

Como el mensaje lo indica el sistema detecta que existe una versin ms actualizada y que la misma se debe obtener haciendo clic en la siguiente direccin http://www.unicen.edu.ar/cajaschicas . En este caso el sistema permite seguir utilizando el sistema y luego realizar la actualizacin presionando el botn de OK.

- Figura 9 -

En este caso el sistema detecta la versin anterior e informa que se debe realizar la actualizacin, tal cual lo expresado en el punto anterior, en forma obligatoria para poder seguir utilizando la versin.

Desconexin del sistema

El sistema pierde conexin por dos motivos:

Por superacin del tiempo de inactividad: En este caso el sistema detecta que no est siendo utilizado y por seguridad "desconecta" al usuario y solicita nuevamente la clave. En este caso el usuario deber ingresar su contrasea para poder continuar. Si se hubiera estado actualizando o editando y no se ingresa la clave la informacin ingresada se perder.

- Figura 10 -


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Por falta de conexin o interrupcin del servidor: En este caso el sistema se desconecta por algn

problema en las comunicaciones o en el servidor de la aplicacin. Cuando el usuario quiera volver a utilizar el sistema el mismo le solicitar el usuario y palabra clave a efectos de que se registre nuevamente. Esto ocurre tambin cuando la inactividad supera las 2 horas.

Control de Acceso

Una vez tomada la opcin del Mdulo de Rendicin el sistema solicitar se ingrese el usuario y la clave de acceso.

- Figura 11 -

En el control de acceso se debe indicar el tipo de documento, nmero de documento y la respectiva contrasea. En caso que la contrasea est equivocada el sistema avisar lo siguiente:

- Figura 12 -

Nota: El sistema realiza el control de maysculas y minsculas en la clave por lo que un error frecuente es que la contrasea se haya ingresado con minsculas y al ingresarla el teclado se encuentre con Bloqueo de Maysculas. Una vez ingresado el usuario y contrasea se accede a la siguiente ventana donde se selecciona el sector en el cual el usuario va a operar el sistema.

Actualizar Datos Usuario (Cambio de clave)

IMPORTANTE: El alta de un nuevo usuario debe ser solicitada por el responsable de la caja chica a Contadura Responsable de Cajas Chicas. Una vez dado de alta dicha situacin ser informada por mail al respectivo responsable. Si bien los usuarios los define el rea Contadura, ms precisamente el responsable del sistema de cajas chicas y recursos propios, cada usuario puede actualizar parte de la informacin de l mismo y la contrasea de acceso. Haciendo clic en la opcin de Datos de usuario del men Actualizacin se accede a la siguiente ventana:


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- Figura 13 -

En esta ventana se indica el nombre del agente, la direccin de e-mail, la direccin de chasqui, la identificacin en ICQ, la ltima contrasea registrada y la posibilidad de ingresar una nueva contrasea. Cuando se cambia la contrasea se debe ingresar la misma tanto en el campo CONTRASEA como en el campo verificacin NUEVA CONTRASEA, a efectos de que el sistema controle la misma. Al momento de ingresar la contrasea se debe tener en cuenta que:

Es deseable que la misma supere los 5 caracteres.

El mximo de caracteres permitidos es 8 caracteres.

El sistema controla maysculas y minsculas. Respecto de la ltima observacin (control de maysculas) esto implica que si se ingresa como palabra clave por ej. Toctoc para poder acceder se debe ingresar con la primera letra en maysculas, si se ingresa como toctoc el sistema no la tomar como vlida. El sistema admite hasta tres errores en el ingreso de la clave, luego de esto cancela la posibilidad de acceder al sistema.

Recomendaciones respecto del uso de claves.

El usuario es identificado por las acciones que realiza en el sistema, por el nmero de documento y la clave que ingresa por lo que la misma debe ser mantenida en forma confidencial.

La clave debe tener cinco ms posiciones.

La clave debe ser cambiada peridicamente por el propio usuario (idealmente una vez al mes). Actualizacin - Opcin Cuenta Usuario.

Cuando un usuario cambia de sector o actividad el responsable del sector del cual dependa debe solicitar al rea de Contadura Responsable de Cajas Chicas que lo d de baja del sistema.

Seleccin de la Caja Chica o Proyecto de Recursos Propios

Normalmente cada Usuario tiene asociado una Caja Chica o un Proyecto de Recursos Propios con el cual opera. Pero existen casos en que un usuario opera con ms de una caja chica o proyecto, por lo cual debe indicar en el sistema cul utilizar.


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- Figura 14 -

Puede observarse en la columna definida como Tipo dos clases de letras: C y P. C identifica a las Cajas Chicas y P a los Proyectos de Recursos Propios. All tambin se indica el ao del proyecto y quien es el responsable de su administracin. Importante: Los permisos de acceso que tiene el usuario son respecto de la Caja Chica o del proyecto de Recursos Propios que tiene asignados, as es que una misma persona podr tener asignados distintos permisos de acceso de acuerdo a las cajas o proyectos para las que est habilitado. Haciendo clic sobre la correspondiente caja/proyecto y presionando el botn Seleccionar se accede al men principal del sistema. En caso de querer salir del sistema de debe presionar el botn Cerrar. El men principal se divide en 3 sectores, pero las opciones dentro del sector Actualizaciones varan depende si lo seleccionado en la pantalla anterior se trata de una caja chica o de un proyecto de recursos propios. A continuacin se muestran cada uno de los menes.

- Figura 15 Men Caja Chica


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- Figura 16 Men Recurso Propio

El men principal se divide en 3 sectores:

Sector de Actualizacin o Cajas Chicas: de acuerdo al tipo de caja chica se encontrar la registracin de

comprobantes o de liquidaciones de viticos, rendiciones, vales, datos del usuario y agentes sin legajo (esta ltima opcin en cajas chicas viticos).

o Recursos Propios: de acuerdo al tipo de proyecto de recursos propios se encontrar la registracin de comprobantes de gastos, rendiciones de gastos, registracin de ingresos, rendiciones de ingresos, datos del usuario, vales y agentes sin legajo.

Sector de Consulta: Cajas Chicas disponibles y saldo de las cajas chicas. No se utiliza para los recursos propios.

Sector de Informes: Listado de objeto del gasto y emisin de copia del formulario para solicitar viticos. Esta ltima solo disponible para las cajas chicas.

En caso de querer salir del sistema se deber presionar el botn Cerrar lo que har que el usuario regrese a la ventana anterior de seleccin de caja y all presionando nuevamente el botn Cerrar podr salir del sistema.


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MENU ACTUALIZACIONES En este sector de men se encuentra la actualizacin de comprobantes, vales y liquidaciones de viticos. A continuacin se muestra el men de Actualizacin de una Caja Chica General (la de recursos propios tiene adems la opcin de Agentes sin Legajo) y el Men de Actualizacin Viticos.

Men Actualizacin Caja Chica General

Men Actualizacin Caja Chica Viticos

Men Actualizacin Recursos Propios

- Figura 17 -

As encontramos las siguientes opciones:

Comprobantes / Liquidacin de viticos: En opcin se permite registrar cada uno de los comprobantes de los gastos realizados o en el caso de la caja chica de viticos realizar la liquidacin de cada vitico (y posterior registro de los cargos a rendir).

Rendiciones: Rendicin de los gastos o liquidaciones realizadas.

Datos Usuario: Esta opcin permite actualizar los datos del usuario y adems realizar el cambio de contrasea.

Vales: En esta opcin se registran los vales y su posterior rendicin. Tambin se puede conocer el saldo de vales de un determinado agente. Esta opcin es necesaria primero para mantener correctamente actualizado el saldo de caja chica y tambin para poder administrar la entrega de dinero para compras o servicios menores que realiza una persona distinta al responsable de la caja chica.

Agentes sin Legajo: Esta opcin slo vigente en los mens de CAJAS CHICAS DE VITICOS y EN CAJA CHICAS DE RECURSOS PROPIOS permite agregar datos de un agente que no pertenece a la Universidad.

Ingresos: la opcin permite ingresar las cobranzas efectuadas por la Unidad Acadmica para los distintos proyectos que administre.

Rendicin Ingresos: permite efectuar las rendiciones de los ingresos producidos durante un cierto perodo (aconsejable trabajar con el mes calendario).


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Opcin Comprobantes

Haciendo clic en esta opcin se accede a lista de comprobantes de gastos, compras, viticos o transferencias dependiendo si se seleccion una caja chica o proyecto de recursos propios. A continuacin se presentan ambas posibilidades:

- Figura 18 Listado de Comprobantes Cajas Chicas

- Figura 19 Listado de Comprobantes Recursos Propios


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Esta ventana permite agregar un nuevo comprobante, modificar o borrar uno ya ingresado. La informacin que se puede observar es:

Fecha: Fecha de emisin del comprobante.

Comprobante: Nmero de Comprobante (sucursal-numero correlativo).

Proveedor: Denominacin del Proveedor Agente que recibe el vitico.

Descripcin: Descripcin general de la compra, gasto, vitico o transferencia.

Importe: Importe total de la factura, vitico o transferencia.

Estado: Es el estado del comprobante que puede ser: Cargado, Rendido, Aceptado o Rechazado.

Tipo: es la clasificacin del tipo de gasto en: gasto propiamente dicho, vitico o transferencia. La transferencia se considera un gasto erogado para atender a compromisos que se mantienen centralizados en la Administracin de la Universidad (compras superiores a $ 10.000, sueldos, contratos y retenciones impositivas a proveedores).

Estado Descripcin

Cargado Se ha ingresado la informacin referida al comprobante que justifica el gasto vitico.

Rendido El comprobante ha sido incluido en una rendicin.

Aceptado Se ha aceptado el comprobante y por lo tanto se realizar la respectiva reposicin, salvo en el caso de tratarse de una caja chica de recursos propios que depender de los recursos que tenga la dependencia.

Rechazado El comprobante o la registracin son errneos y por lo tanto es rechazado, no realizndose la reposicin correspondiente.

IMPORTANTE: Para una mejor visualizacin se puede evitar de ver los comprobantes que han sido aceptados

en la reposicin. Haciendo clic en el campo el sistema los elimina de la visualizacin, quitando este tilde se vuelven a ver todos los comprobantes. Actualizacin de un Comprobante

Haciendo clic en el botn de agregar o modificar se accede a la ventana de Actualizacin de Comprobantes, la misma es diferente dependiendo si se trata de un recurso propio o una caja chica. A continuacin se presentan ambas pantallas.

- Figura 19 Actualizacin de Comprobante de Caja Chica


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- Figura 20 Actualizacin de Comprobante de Recursos Propios

En esta ventana se ingresa la informacin correspondiente a la factura que justifica el gasto realizado, dentro de la informacin que se ingresa encontramos:

Sucursal y Nro. Comprobante: Ambos campos conforman el nmero de factura que tiene el siguiente formato 9999-99999999 donde los primeros 4 dgitos son el nmero de sucursal y los siguientes el nmero de factura. En las facturas normalmente los espacios son completados con ceros adelante, los que no deben ser tipeados en el sistema ejemplo. Factura 0001-00004626 se debe ingresa 1 en campo Sucursal y 4626 en campo Nro. Comprobante. En nmero de sucursal el sistema asume por defecto 0.

Es gasto / Es vitico / Es Transferencia: Este concepto permite indicar si el gasto que se registra se refiere a un gasto, un vitico o una transferencia (Figura 20). En la Figura 19 se visualiza la registracin de un gasto o una compra.

CUIT: Es el nmero de CUIT que figura en la factura debe ser tipeado sin guiones, si el proveedor est registrado en la base de datos de proveedores aparecer su descripcin.

- Figura 21 -

El campo o espacio en rojo que aparece al lado del campo CUIT permite ingresar un conjunto de letras correspondientes a la denominacin del proveedor que se busca, luego haciendo clic en el

botn que figura en el campo siguiente se muestra la lista resultado de la consulta donde se permite seleccionar un proveedor.


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- Figura 22 -

Haciendo clic sobre el proveedor y luego presionando el botn de SELECCIONAR el proveedor queda incorporado a los datos del comprobante que se est ingresando. Si el proveedor no se encuentra en dicha lista el sistema permite realizar la Actualizacin del Proveedor presionando el botn Agregar (+). (Ver Actualizacin de Proveedores.) En el caso de Caja Chica de Recursos Propios si se indica que el comprobante es de vitico. El sistema requerir en lugar de la informacin correspondiente a CUIT la informacin sobre el agente:

- Figura 23 -

Si por una cuestin excepcional la persona no fuera agente de la Universidad y se le deben liquidar viticos, se podr ingresar dicho agente por la opcin de Agentes sin Legajo para luego as poder efectuar la liquidacin. (Ver Opcin Agentes Sin Legajo).

Descripcin: Se indica el contenido de la compra. Cuando el monto de la compra (cualquiera sea su tipologa) supere los $ 1.000 y sea inferior a $ 10.000 se deber transcribir el N de Resolucin de Decanato que autoriza el gasto. Adems, aparecer un aviso indicando la necesidad de respaldar el gasto con la resolucin mencionada como as tambin otro aviso indicando la exigencia de conformacin del gasto por parte del Secretario Administrativo o Secretario General de la Unidad Acadmica (cuando el mismo no supere los $ 1.000). Ver simultneamente como efectuar la registracin de retenciones impositivas.

Importe total: Es el importe total que figura en el comprobante.

Tipo de Imputacin: Se indica si la imputacin presupuestaria que se har del comprobante se realizar en forma porcentual (20 % a tal categora y el 80 % restante a otra categora programtica) o indicando importes (17 pesos a tal categora y 68 pesos otra categora programtica).

Importe imputado: Indica el monto acumulado que se va imputando del total. Como en el campo anterior se puede seleccionar el tipo de imputacin este campo indicar el importe o el porcentaje imputado segn la forma de imputacin seleccionada.

Imputacin: En la parte inferior de la venta se visualizan las imputaciones realizadas, en el ejemplo existe una sola imputacin. Los botones que se visualizan en la parte inferior son los que permiten actualizar dichas imputaciones. Haciendo clic en el botn de agregar se accede a la siguiente ventana:


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- Figura 24 -

En esta ventana se ingresa la informacin correspondiente a la imputacin del comprobante que se ingresa. Dentro de la informacin que se ingresa encontramos:

Categora Programtica

Objeto del Gasto

Cdigo de rea

Cdigo de Subrea

Finalidad y Funcin

Importe en Pesos o Porcentaje Como se explic anteriormente en el campo TIPO DE IMPUTACIN, un comprobante puede tener ms de una imputacin y esta puede ser en pesos o en forma porcentual. Para poder ingresar una imputacin se debe hincar en el campo importe o porcentaje inferior al total. Si por error se hubiere imputado el total a una categora, se debe editar dicho rengln modificar el importe (ingresando uno menor que el total) y el sistema permitir agregar una nueva categora.

- Figura 25 -


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En la figura anterior de actualizacin de comprobantes pretende se pueda visualizar una de las opciones del tipo de gasto: las transferencias. Estas se aplican para transferir (valga la redundancia) importes con destino a gastos que siguen siendo centralizados (como compras mayores a $ 10.000, sueldos y contratos). Tambin se pueden utilizar para transferir los montos retenidos a proveedores por impuestos IVA y/o Ganancias y lo correspondiente a la tasa administrativa del 3% con destino a Vinculacin y Transferencia. Cabe agregar, que en determinadas circunstancias, las Unidades Acadmicas debern tener presente lo siguiente, al realizar compras: si el monto de una compra es menor a $ 10.000 la puede hacer la Unidad Acadmica, utilizando el trmite de compra abreviado, sin necesidad de transferir los fondos a la Universidad (para compras centralizadas). Cuando la compra requiere hacer retenciones impositivas al proveedor la registracin se realizar como se expresa a continuacin: al monto total de la compra se le resta el monto de la retencin y se registra por el neto resultante. La diferencia (que es la retencin) se registra en una nueva operacin como una transferencia (en tipologa otros) y se coloca el monto en el cuadro correspondiente (IVA o Ganancias o en los dos). Es decir, que la compra se registra en dos partes. La parte correspondiente a la retencin se debe transferir a la Administracin Centralizada y cuando se obtiene el recibo de Tesorera se rinde como un gasto ms del mes. Para registrar la transferencia de la tasa del 3% debe identificrsela como una transferencia en primer lugar, luego en el campo de descripcin expresar claramente que se trata del aporte del 3% y de que actividad proviene; seguidamente se debe colocar el importe, luego marcar la tipologa de transferencia como otros, las cuentas de origen y destino y dar OK. El monto de la tasa del 3% proviene de los ingresos registrados y alcanzados por dicha tasa. Adems, debe identificarse la Cuenta de Origen (Cta. de la Unidad Acadmica) y la Cta. de Destino (Cta. de la Universidad). IMPORTANTE: Cuando se presiona el botn de OK el sistema controla que exista saldo en la caja y que el comprobante no exceda lo permitido como gasto por comprobante. Si esto ocurriera se debe modificar el importe respectivo y para ello primero se deben borrar las imputaciones, luego modificar el importe total del comprobante y volver a imputar.

Opcin Ingresos

En este sector del men se encuentra la actualizacin de los ingresos que se generan en cada Unidad Acadmica. En la Figura 26 se muestra una pantalla que lista un resumen de cada ingreso efectuado. Contiene la fecha, el importe, la descripcin y el cliente. Presionando el botn Agregar (+) se permite abrir otra tabla para realizar un nuevo ingreso (Ver Figura 27). Los dems botones son para seleccionar los ingresos.

Actualizacin de un Ingreso

Los campos a completar son obligatorios (ver Figura 27) y se refieren a:

Nmero: lo determina automticamente el sistema al incorporar un nuevo ingreso.

Fecha: es la fecha en que se registra el ingreso.

Importe: importe en pesos a ingresar.

Tipo de ingreso: pueden ser Recursos Propios o Fondos de Convenios. Estos ltimos, se administran pero no son propios, por lo que resulta necesario separarlos. Por ejemplo, fondos recibidos de determinado organismo para ser aplicados en lo que indique dicho organismo; en estos casos la Unidad Acadmica puede cobrar un porcentaje o comisin por la administracin de esos fondos; la comisin se transforma en un recurso propio a registrar por separado.

Descripcin del ingreso: indicar a que actividad o proyecto se refiere. Indicar si es la cuota XX sobre un total de ZZ cuotas.

Cliente: seleccionar el cliente correspondiente que gener el ingreso. Si es un nuevo cliente ver en actualizacin de clientes.


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N de Factura: emitida por la Unidad Acadmica. Ver las condiciones de pago (si es contado o en

cuenta corriente ya que tendr incidencia al emitir el recibo). Las Facturas de contado permiten prescindir del recibo.

N de Recibo: si se extiende recibo, es el emitido por la Unidad Acadmica.

N Cta. de Depsito: es la Cuenta donde la Unidad Acadmica deposita sus ingresos. Indica el tipo y nmero de cuenta y la sucursal.

Imputacin: se refiere a la imputacin en actividades de capacitacin, de extensin, etc. Indicar la que corresponda, segn la categora programtica definida previamente a utilizar.

- Figura 26

- Figura 27 -


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La siguiente figura corresponde a la Actualizacin de Clientes y permite cargar nuevos clientes o cambiar datos de los ya existentes a fin de mantener actualizados los clientes que generan ingresos para las Unidades Acadmicas.

- Figura 28 -

Opcin Rendiciones

Mediante el proceso de rendicin el responsable de la caja chica o proyecto de recursos propios informa al sistema los comprobantes a ser rendidos y sobre los cuales luego de aceptados desde el Mdulo Central (administrado por Contadura) se realizar la reposicin del saldo de la caja chica correspondiente a los comprobantes aceptados. Las etapas de este proceso son:

Crear una rendicin y determinar que comprobantes la integran.

Cerrar la Rendicin. (una vez cerrada no se pueden realizar modificaciones, es decir agregar o quitar comprobantes)

Emitir los listados de la rendicin que luego acompaaran a los comprobantes.

Enviar los comprobantes a Mesa de Entradas como es de uso habitual. Mesa de Entradas genera un alcance del expediente principal y enva a la Secretara de Administracin para que sta tome conocimiento. La Secretara de Administracin lo enva a Contadura.

En sede Central - Contadura se analiza la documentacin y se aceptan o rechazan los comprobantes.

En sede Central Contadura se emite el listado de Reposicin, se agrega al expediente junto con los comprobantes rechazados y se pasa a Tesorera

Tesorera realiza el pago y el importe de la reposicin queda disponible en el sistema. Rendicin

A continuacin se muestran las ventanas a las que se accede a travs de la opcin Rendicin del men principal, dependiendo se trate de una caja chica o de un proyecto de recursos propios. En esta ventana se observan las rendiciones del ejercicio, obviamente al comienzo del mismo no aparecer ningn rengln. En el caso de la Figura 29 se observa que se ha realizado una rendicin por $ 778 el da 14/02/01 y una Reposicin por $ 528 el da 14/02/01 y toda la documentacin ha sido incluida en el alcance 1 del respectivo expediente. En el caso de la Figura 30 se observa que se ha realizado una rendicin por $ 1.541 el da 27/03/03. Toda la documentacin ha sido incluida en un alcance relacionado con el nmero de orden de rendicin 2.


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- Figura 29 Rendiciones de Cajas Chicas

- Figura 30 Rendiciones de Recursos Propios

Los datos que se presentan de las rendiciones son:

Nro: Es el nmero de rendicin. Este nmero es correlativo por cada ejercicio o ao.

Fecha: Fecha en la que se realiz la rendicin. Es la fecha en la que la rendicin fue cerrada.

Rendicin: Es el importe de la rendicin. El mismo surge de la sumatoria de los comprobantes que se rinden.


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Fecha Reposicin: Es la fecha en que los fondos correspondientes a la reposicin quedaron

disponibles en tesorera.

Reposicin: Es el importe de la reposicin. Normalmente coincide con el de la rendicin, salvo en el caso que haya comprobantes rechazados. Por lo tanto este importe se conforma con Importe Rendido menos Importes de Comprobantes Rechazados.

Alcance: Es el nmero de alcance del expediente asignado a la Caja Chica.

Fecha consideracin: es la fecha en que los gastos fueron analizados (aprobados o rechazados) en el mdulo central del sistema.

Aceptados: es el importe de la rendicin que ha sido aceptada por el sistema. Determina que no hay errores en la carga de datos.

Rechazados: es el importe que el sistema rechaza por errores provenientes en la carga de datos o por falta de datos obligatorios.

Sin considerar: es un monto que todava no ha sido aceptado ni rechazado (por Contadura en el mdulo central del sistema).

Haciendo clic en el botn NUEVA (para una nueva reposicin) o en el botn COMPROBANTES (siempre que no se haya cerrado una rendicin) se accede a la creacin o modificacin de una rendicin.

- Figura 31 -

En esta ventana aparecen todos los comprobantes que figuran como CARGADOS. Si el comprobante aparece en color GRIS quiere decir que tiene algn inconveniente con los datos ingresados por lo que no puede ser incluido en una rendicin (Por ejemplo porque no est totalmente imputado). En la parte superior derecha figura un campo que indica el importe rendido, que se actualiza a medida que se van marcando los comprobantes a rendir. Para cada comprobante se informa: fecha del comprobante, nmero comprobante, importe y descripcin de la compra. Para rendir un comprobante se debe hacer clic sobre el mismo, realizado esto el rengln correspondiente al comprobante pasa a estar de color VERDE. El botn de INCLUIR TODOS permite incorporar a todos los comprobantes de una vez a la rendicin y QUITAR TODOS permite desmarcar todos los comprobantes seleccionados hasta ese momento. En la Figura 32 se observa que los cuatro primeros comprobantes han sido marcados para rendir. A medida que se van marcando el campo Importe Rendido va totalizando los comprobantes seleccionados.


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Una vez que se marcaron todos los comprobantes y se presion el botn de OK la rendicin queda lista pero an puede ser modificada, ya que el sistema permite agregar o quitar comprobantes mientras la rendicin no haya sido cerrada.

- Figura 32 -

Una vez emitido el listado y controlado contra los comprobantes se deber proceder a CERRAR la rendicin. Al cerrar una rendicin el sistema muestra el siguiente mensaje:

- Figura 33 -

IMPORTANTE: Si se presiona el botn SI implica que no se podrn agregar o quitar comprobantes incluidos en la rendicin que se cierra ni borrar la respectiva rendicin. Por esto se recomienda realizar la emisin de un listado de la rendicin y proceder a controlar la misma para as luego proceder a cerrarla. Una vez cerrada la rendicin se debern emitir los respectivos listados y proceder a su envo junto con los comprobantes. En la opcin de rendicin encontramos dos botones para emitir listados. Uno de ellos es el botn de IMPRIMIR que permite listar la rendicin. A continuacin se muestran estos listados para las cajas chicas y para los proyectos de recursos propios.


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- Figura 34 Rendicin Caja Chica

- Figura 34 Rendicin proyecto Recurso Propio

IMPORTANTE: Para emitir los listados de una rendicin primero hay que posicionarse sobre la misma en la lista de rendiciones y luego presionar el botn de IMPRIMIR. En este listado se detalla cada uno de los comprobantes con la respectiva imputacin presupuestaria, el total de la rendicin, el saldo de caja chica y un espacio para que el responsable de la caja chica firme la rendicin.


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Rendicin de Viticos

La mecnica de rendicin de viticos es similar a la de caja chica general o de recursos propios. La principal diferencia est dada por la seleccin de liquidaciones a incluir en la rendicin, en cuanto a que al existir ms pasos hasta que la liquidacin est cerrada e imputada es probable que al momento de rendir queden liquidaciones en situacin intermedia.

- Figura 35 -

La mecnica de inclusin de comprobantes es igual a la de caja chica general o de recursos propios, haciendo clic sobre el comprobante respectivo. En la ventana de ejemplo se observa que existen dos liquidaciones que no pueden ser incluidas en la rendicin. El botn Incluir Todas permite incorporar a todas las liquidaciones de una vez a la rendicin y Quitar Todas permite desmarcar todas las liquidaciones seleccionadas hasta ese momento. Haciendo clic en la primera liquidacin en gris el sistema avisa lo siguiente:

- Figura 36 -

En este caso no se ha realizado la imputacin del vitico que se realiza en el sector 4 del formulario (Ver Opcin Liquidacin de Viticos). Haciendo clic en la segunda liquidacin en gris el sistema avisa lo siguiente:

- Figura 37 -

En este caso la liquidacin no ha sido cerrada por lo que an deber procederse a cerrar la misma y adems imputar los viticos respectivos. El proceso de rendicin sigue los mismos pasos que la rendicin y reposicin de caja chica general o de recursos propios. Una vez terminada la rendicin se emite el listado respectivo que debe acompaar a los comprobantes:


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- Figura 38 -

En este listado similar al de caja chica general se incluyen las liquidaciones de viticos pero tambin los comprobantes con los que se justifican los cargos a rendir.

Reposicin

Una vez cerrada la rendicin y en el momento que llega el alcance del expediente con los comprobantes respectivos al rea de Contadura esta realiza la revisin y acepta o rechaza los comprobantes, realizando la reposicin de fondos. Cuando esta informacin llega a Tesorera esta realiza el depsito en la cuenta respectiva y da por pagada la reposicin lo que figura en la respectiva rendicin. Al acceder a la ventana de Rendiciones encontramos lo siguiente:

- Figura 39 -


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El campo Fecha Reposicin aparece completo y tambin figura el importe de la reposicin el que pasa a estar disponible como saldo para registrar comprobantes. Haciendo doble clic sobre la reposicin que se desea analizar, se puede observar la lista de comprobantes aceptados y los rechazados, como se puede ver en la Figura 40. Los comprobantes aceptados figuran en verde y los comprobantes rechazados figuran en rojo. Tambin se observa un mensaje que indica que la rendicin no se puede modificar porque ha sido repuesta. Una vez que la reposicin ha sido realizada en la informacin referida a los comprobantes se puede observar que ha cambiado el estado de los mismos (Ver Figura 41). Se puede observar que los comprobantes han cambiado su estado a Aceptado y el saldo que figura en la parte superior derecha informa el saldo actualizado con la reposicin. Tambin se puede observar que el anteltimo comprobante figura como Rechazado. El saldo tambin incluye el importe correspondiente al comprobante rechazado ya que el gasto se considera como no realizado.

- Figura 40

- Figura 41 -

Reingreso de un Comprobante Rechazado

Cuando el comprobante hubiere sido rechazado por distintos motivos el sistema permite que el mismo se pueda volver a ingresar. Posicionndose en el comprobante rechazado el sistema habilita el botn Volver a Cargar a efectos de corregir los errores que pudieran existir y poder reingresar el comprobante rechazado. (Ver Actualizacin de Comprobantes).


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- Figura 42 -

Opcin Ingresos

Esta opcin permite ver en una planilla el detalle de cada uno de los ingresos registrados (Ver Figura 43). Cada ingreso contiene los siguientes datos:

Fecha

Importe

Descripcin

Cliente Asimismo, la pantalla permite observar cuales de los ingresos registrados han sido rendidos y cules no. Si el sistema permite presionar los botones Agregar (+), Eliminar (-) y Editar () es porque solamente han sido registrados; de lo contrario, una vez rendidos no se pueden modificar (ni agregar datos sobre el ingreso, ni eliminarlo). En el ejemplo ilustrado, slo pueden modificarse los renglones con fecha 13/06/03 hasta 17/06/03 (ltimos 5 renglones).

- Figura 43 -


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Opcin Rendicin Ingresos

Con posterioridad a las registraciones, se debe efectuar una rendicin por mes calendario de los ingresos del perodo. Para ello se deben seguir los siguientes pasos:

1- Posicionarse en el sector de rendicin de ingresos y presionar el botn Nueva. En la siguiente figura se ven las rendiciones anteriores en forma global (fecha y monto).

- Figura 44 -

2- Luego de presionar Nueva, se abre una pantalla que permite elegir cuales de los ingresos realizados se rendirn. Para rendirlos deben marcarse (aparecen en color verde), como se observa en el grfico siguiente:

- Figura 45 -

Los ingresos posibles de rendir son los 5 renglones que aparecen en el grfico; en este caso se marcaron (en color verde) los 5 para que sean rendidos. Por cada ingreso se presentan los siguientes datos:

Fecha de registro del ingreso

Importe

Descripcin

N de factura

N de recibo

Cuenta bancaria donde se depositaron dichos ingresos

Imputacin correspondiente. 3- Una vez seleccionados los ingresos a rendir, se debe cerrar la rendicin para su posterior

impresin de listados. Es conveniente revisar bien los ingresos a rendir antes de proceder al cierre,


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ya que una vez cerrada no puede modificarse. En la Figura 41 se observa que con fecha 17/06/03 se cerr una rendicin de ingresos por $ 14.500.

- Figura 46 -

4- Proceder a la impresin del listado de ingresos rendidos para acompaar a la rendicin general de gastos.

- Figura 47 -

La impresin de la Figura 47 muestra cuales son los ingresos rendidos en un perodo determinado (un mes), a efectos de adjuntar a ttulo informativo con la documentacin exigida para las rendiciones de gastos. La informacin que contiene esta rendicin es:

Fecha de cierre de la rendicin

Ao

N de Proyecto asociado a los ingresos

Detalle: fecha por fecha de las cobranzas realizadas, los clientes a los cuales se ha cobrado, la factura y/o recibo vinculado al cobro, la descripcin del cobro, el tipo (fondos propios o de convenios con terceros), el importe de cada cobro y el total recaudado en el perodo y los importes en concepto de tasa administrativa del 3%, de corresponder. En este caso no hay cobranzas con esa modalidad, pero en caso de existir debe tenerse en cuenta que dicho monto global de la tasa adm. debe ser transferido a la Administracin Centralizada de la Universidad como un gasto ms para las Unidades Acadmicas (ver en actualizacin de comprobantes-transferencias), ya que son fondos con destino especfico.

La impresin del listado de la rendicin de ingresos debe presentarse junto con el listado de la rendicin de gastos y dems documentacin requerida una vez por mes en la Administracin Centralizada de la Univesidad.


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Opcin Vales

Mediante esta opcin el sistema permite registrar los vales que se emitan en la caja chica. Esta facilidad es para aquellos casos en que se entrega dinero de cajas chicas a terceros para que realicen gastos y obviamente an no hay en la caja un comprobante que justifique el faltante de efectivo. De esta forma al emitir los vales el saldo de la caja chica se ve afectado, por lo que el responsable deber justificar el saldo de la misma con el efectivo ms los vales firmados que tenga en su poder. El sistema permite la devolucin parcial de un vale, informando la cuenta corriente del responsable del vale. Cada vez que se realiza una devolucin se debe emitir nuevamente el comprobante de vale reemplazando el anterior. Emisin del Vale

Haciendo clic en esta opcin se accede a la lista de vales emitidos.

- Figura 48 -

Nota: el saldo de la Caja (ubicado en el sector superior derecho) no debe tenerse en cuenta para los proyectos de recursos propios. Como se observa esta ventana se divide en dos sectores:

Sector 1(superior) - Emisin de Vale En el primer sector se accede a la emisin de los vales haciendo clic en el botn Agregar (+) se abre la siguiente ventana:

- Figura 49 -


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En esta ventana se ingresa la siguiente informacin:

o Agente: Ingresando en el campo rojo parte del nombre o el apellido del agente y

presionando el botn de del campo siguiente el sistema muestra la lista de los agentes que tienen alguna coincidencia con el argumento de bsqueda ingresado, permitiendo seleccionarlo.

o Importe: Se ingresa el importe del vale. o Descripcin: Motivo de la emisin del vale. o Fecha: Se indica la fecha de emisin. Por defecto se muestra la fecha del sistema.

Una vez presionado el botn OK se vuelve a la lista de vales emitidos. Posicionndose sobre el vale respectivo y presionando el botn Imprimir Vale se previsualiza y se permite imprimir el respectivo comprobante.

- Figura 50 - Este vale debe ser firmado por el agente que recibe el importe y por el responsable del proyecto. Dentro de la informacin encontramos: el nmero de vale, el nmero del proyecto vinculado, datos del agente, importe y el saldo adeudado (en el caso del ejemplo se observa que existe una devolucin) y los espacios para las firmas. Presionando el botn Cuenta Corriente del Agente se accede a la siguiente ventana:

- Figura 51 -


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En esta ventana se listan los vales y devoluciones por Agente. Informndose lo siguiente:

o Nombre del Agente: Apellido y nombre del Agente (parte superior de la ventana). o Detalle de movimientos: Si se trata de vale o devolucin se informa: fecha, nmero de

vale, importe, devolucin. o Total de vales: sumatoria de los vales emitidos. o Total Devoluciones: sumatoria de las devoluciones realizadas. o Saldo: Saldo que adeuda el agente.

Sector 2 - Devolucin de vale Cuando el agente presenta el respectivo comprobante y/o devuelve el efectivo se debe registrar dicha devolucin en el sector 2. Para poder registrar la devolucin de un vale primero se debe cliquear sobre el mismo en el sector 1 y luego presionando el botn de agregar del sector 2 se accede a registrar la devolucin del mismo.

- Figura 52 -

En esta ventana se ingresa la siguiente informacin: o Fecha: Fecha en la que se realiza la devolucin. El sistema sugiere la fecha del equipo. o Importe: Importe del comprobante o del efectivo que se entrega. o Descripcin: Forma en que se realiza la devolucin.

Una vez registrada la devolucin se debe emitir nuevamente el comprobante. En caso que la devolucin sea parcial queda en poder del responsable de la caja chica, si la devolucin fuera total obra como comprobante de devolucin para el agente que rinde. Importante: si la devolucin es justificada con un comprobante el mismo debe ser ingresado por la opcin de comprobantes. (Ver Actualizacin de Comprobantes).

Opcin Liquidacin de Viticos

Haciendo clic en esta opcin del Men Actualizaciones se accede a la ventana la de Figura 53. En esta ventana se listan las liquidaciones realizadas y el saldo de la caja chica de viticos. La informacin que se observa por cada liquidacin es la siguiente:

Nro. Liquidacin: Lo asigna el sistema en forma correlativa.

Persona: Es el apellido y nombre del agente al cual se le realiz la liquidacin del vitico.

Motivo del Viaje: Descripcin o justificacin del viaje.

Das: Cantidad de das liquidados.

Importe: Importe de la liquidacin.

Estado Liq.: Estado en el cual se encuentra la liquidacin.


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- Figura 53 -

Los estados posibles de una liquidacin son los siguientes:

Estado Descripcin

Abierta Se ha ingresado informacin pero an no se ha liquidado.

Liquidada Se ha realizado el clculo final del vitico y cargos a rendir. Una vez liquidada no puede ser modificada salvo para realizar la registracin de cargos a rendir(comprobantes y su imputacin).

Cerrada. No se pueden rendir nuevos comprobantes y permite la imputacin del vitico.

Rendida Se ha incluido en una rendicin.

Aceptada Se ha aceptado y por lo tanto se realizar la respectiva reposicin.

Rechazada Se ha rechazado y por lo tanto no se realizar la respectiva reposicin.

IMPORTANTE: Para una mejor visualizacin se puede evitar de ver las liquidaciones que han sido aceptadas

en la reposicin. Haciendo clic en el campo el sistema las elimina de la visualizacin, quitando este tilde se vuelven a ver todas las liquidaciones. Haciendo clic en el botn Agregar (+) se accede a la ventana de liquidacin de viticos:


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- Figura 54 -

Esta ventana de liquidacin de viticos se puede dividir en cuatro sectores principales:

Sector 1 - Datos Agente y Viaje

- Figura 55 -

Los datos que se registran en este sector son los siguientes: o Apellido y Nombre del Agente: Se selecciona de la lista de agentes. Para facilitar la bsqueda se

debe utilizar el campo en rojo ingresando parte de la denominacin del agente. En el ejemplo

se ingres GARCIA luego haciendo clic en el botn mostrando la lista de coincidencias y permitiendo seleccionar el agente deseado. Si por una cuestin excepcional la persona no fuera agente de la Universidad y se le deben liquidar viticos, se podr ingresar dicho agente por la opcin de Agentes sin Legajo para luego as poder efectuar la liquidacin. (Ver Opcin Agentes Sin Legajo).

o Ciudad de Destino: Ciudad de destino final del agente. o Distancia: Distancia en kilmetros que debe recorrer el agente para llegar a la ciudad de

destino. o Tilde Se Paga Viticos: Este tilde habilita o deshabilita si se realiza la liquidacin de viticos o si

slo se entrega dinero con cargo a rendir. o Cargo y Dedic.: Cargo y dedicacin que revista el agente al cual se le va a liquidar el vitico. Este

dato es obligatorio an cuando no se paguen viticos. o Motivo del Viaje: Descripcin del objetivo del viaje.

Sector 2- Datos Cargo a Rendir En este sector se ingresa la informacin referida a los cargos a rendir, que son aquellos conceptos que se liquidan en forma adicional al vitico y que deben ser justificados mediante comprobantes por el agente o en caso contrario el mismo deber realizar la devolucin de los importes incluidos en este concepto.


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- Figura 56 -

Para ingresar la informacin referida a un concepto se debe seleccionar cual es el concepto de cargo a rendir que se liquidar para esto se debe hacer clic sobre la solapa deseada.

- Figura 57 -

Una vez seleccionada la solapa se deben completar el campo Descripcin y el campo importe.

- Figura 58 -

Una vez completado el campo importe y presionando la tecla TAB en la solapa respectiva aparece el importe ingresado, quedando este sector de la liquidacin de la siguiente forma:

- Figura 59 -

Como se observa al lado de la solapa aparece el importe respectivo. Una vez realizada la liquidacin se habilitan los botones que figuran al lado del campo IMPORTE y que permiten ingresar en cada una de las solapas el importe de los comprobantes que justifican el gasto.

- Figura 60 -


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Haciendo clic sobre la solapa que corresponde al cargo a rendir que se justifica y luego haciendo clic en el botn Agregar (+) el sistema permite ingresar el comprobante que justifique el gasto de la misma forma que se ingresan en caja chica general (Ver Actualizacin de Comprobantes)

Sector 3 - Resumen Liquidacin

- Figura 61 -

En este sector el sistema informa los conceptos liquidados por viticos, cargos a rendir, etc. Tambin se puede observar el campo REINTEGRADO. En este campo se indica si al momento de realizar la justificacin de cargos a rendir, corresponde la devolucin de dinero que hubiera sobrado de los cargos a rendir o de viticos no utilizado (esto sera para el caso que el agente no realice el respectivo viaje y devuelva el importe liquidado). En ese caso el importe correspondiente al efectivo sobrante debe ser informado en este campo.

Sector 4 Imputacin del Vitico

- Figura 62 -

En este sector una vez cerrada la liquidacin se habilitan los botones para ingresar la imputacin del importe correspondiente al vitico. Haciendo clic en el botn de agregar se permite ingresar la o las imputaciones respectivas. Si se realiza una imputacin a ms de una categora programtica el sistema permite indicar cmo se desea proporcionar el importe de cada una indicando en el campo Tipo de Imputacin si la misma se realizar en porcentaje o en dinero. Por ej. Si se selecciona tipo porcentaje se deber indicar 40 % a tal imputacin y el 60 % a tal otra imputacin. El sistema controla en todos los casos que las imputaciones ingresadas no excedan el 100 % el importe total calculado como concepto de vitico. La imputacin de los comprobantes que justifican los cargos a rendir se realiza en el sector 2 cuando se ingresan los datos correspondientes a dichos comprobantes.

Opcin Agentes Sin Legajo

Esta opcin propia del men de Cajas Chicas de Viticos y de Recursos Propios permite ingresar los datos de un tercero ajeno a la Universidad al cual por una situacin excepcional corresponde liquidarle viticos. Es el caso de jurados de concursos o docentes que vienen por una nica vez para dictar seminarios. Haciendo clic en esta opcin se accede a la siguiente ventana:


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- Figura 63 -

En esta ventana se listan los agentes que no tienen legajos permitiendo modificar, borrar o ingresar a un agente. En la ventana se observa para cada agente el apellido, nombre, tipo y nmero de documento y direccin de e mail. Presionando el botn de agregar se accede a la siguiente ventana:

- Figura 64 -

Esta ventana est compuesta por dos solapas. En la primera de ellas se encuentran los datos bsicos del agente. Dentro de la informacin a ingresar encontramos:

Apellido Paterno

Apellido Materno


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Nombre

Tipo y Nro de Documento

Prefijo y Digito Verificador del CUIL: Prefijo son los nmeros que anteceden al CUIL y Dgito Verificador es el ltimo nmero del CUIL.

Fecha de Nacimiento

Descripcin de la Tarea: Actividad que realiza el agente que se est ingresando. Haciendo clic en la solapa de datos de domicilio se permite ingresar la informacin del domicilio del agente.


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MENU CONSULTAS Como se puede ver en el men existe un sector donde se detallan las consultas habilitadas. El mismo no es de aplicacin para los Proyectos de Recursos Propios.

- Figura 65 -

Ver Cajas Chicas

Haciendo clic en esta opcin se accede a la siguiente ventana:

- Figura 66 -

En esta ventana se listan las cajas chicas a las cuales el agente tiene acceso y se detalla el ao, nmero de la caja chica, nombre del responsable, tipo de caja, rea y subrea (estos dos ltimos campos se corresponden con el cdigo de identificacin del sector correspondiente a la caja chica en el sistema presupuestario contable).


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Saldo

Haciendo clic en esta opcin se accede a la siguiente ventana:

- Figura 67 -

En esta ventana se observan los movimientos que tuvo la caja chica desde principio del ejercicio se detallan las reposiciones, rendiciones, total de comprobantes pendientes, total de comprobantes rechazados y el total de vales pendientes y como resultado el saldo de la caja chica (campo TOTAL).


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MENU INFORMES IMPRESOS Como puede verse en el men del sistema existe un sector donde se detallan los listados que el sistema permite emitir.

- Figura 68 -

El informe Solicitud de Viticos no es aplicable a proyectos de recursos propios, ya que el mismo tiene su propia rendicin de viticos.

Objeto del Gasto

Haciendo clic en esta opcin se accede al siguiente listado:

- Figura 69 -

En este listado se consigna la lista de objetos del gasto a efectos de facilitar la consulta al momento de realizar las imputaciones.

Solicitud de viticos

Permite la emisin de un comprobante para que el agente confeccione en forma manual la solicitud del vitico. En base a este comprobante luego se realizar la respectiva liquidacin.


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ACTUALIZACION DE PROVEEDORES Las operaciones que se pueden realizar con los datos de un proveedor son:

Agregar un Proveedor Modificar datos del Proveedor.

Pedir su deshabilitacin.

Agregar o Modificar Datos del Proveedor

Cuando al momento de ingresar un comprobante no se conoce la CUIT del proveedor el sistema permite realizar la consulta tal cual se explica en el campo CUIT (ir a actualizacin de comprobantes). Si el proveedor no est en la lista respectiva, presionando el botn de agregar se permite ingresarlo. Tambin se permite actualizar la informacin de un proveedor, en este caso se debe utilizar el botn de modificar.

- Figura 70 -

Los datos que se ingresan son:

CUIT: Es la Clave nica de Identificacin Tributaria. Se ingresa en funcin del comprobante presentado por el proveedor. Si el sistema dijera que el CUIT es invlido y el comprobante indica que lo tipeado es correcto se deber informar de la situacin a Contadura y enviar la informacin para que dicha rea actualice la informacin.

Tipo de Personera Jurdica: En este caso si se trata de una persona se debe indicar Unipersonal, caso contrario si se trata de una persona jurdica se debe indicar el tipo; por ejemplo Asociacin, Sociedad Annima, Sociedad de Responsabilidad Limitada.

Cat. IVA: Categora que reviste el proveedor ante el Impuesto al Valor Agregado.

Razn Social: Nombre Legal de la Empresa

Denominacin: Nombre Comercial de la Empresa

Ingresos Brutos: Es el nmero de identificacin del proveedor ante la direccin de Rentas de la jurisdiccin correspondiente.

Inscr. Gananacias: Se indica si el proveedor se encuentra inscripto o no en el Impuesto a las Ganancias.

Contacto (1) (2) (3): Se ingresa el nombre y apellido de la o las personas que representan a la empresa o que trabajan en ella y con las cuales se realizan los pedidos o consultas.


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Domicilio Comercial: Es el domicilio correspondiente al lugar donde la empresa tiene su centro de

operaciones.

Domicilio Legal: Es el domicilio que la empresa establece para efectos contractuales.

E-Mail: Es la direccin de correo electrnico.

Observaciones: Campo de texto que se utiliza para ingresar algn comentario til.

Solicitar la deshabilitacin de un proveedor

Al final de los datos del Proveedor figura un campo que permite indicar si se desea deshabilitar al proveedor que se est visualizando. El objetivo de esta opcin es eliminar datos de proveedores que no existen ms porque han cesado sus actividades o han cambiado su denominacin. No se deben eliminar aquellos proveedores que el usuario no utiliza ya que puede haber otros usuarios que realizan operaciones con los mismos (es el caso de proveedores que son de una determinada ciudad).

Haciendo clic en el campo aparece el tilde que indica que el proveedor ser deshabilitado siendo la decisin ltima sobre su eliminacin decisin de las reas centrales.

cajas chicas - manual de usuario

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