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Business Intelligence Available – Inteligencia de Negocios Disponible
Un paseo por BIABLE
BIABLE es una herramienta de Inteligencia de Negocios que trabaja bajo Excel, posee una
interfaz gráfica sencilla y fácil de usar, con íconos de fácil asimilación que tienen como
referencia los íconos de Microsoft Windows.
Luego de instalar BIABLE en su equipo, se anexará una nueva barra de herramientas para
Excel 2003 (Figura 1) o una nueva cinta de opciones para Excel 2013 (Figura 2).
Fig
ura
1
Nueva cinta de opciones BIABLE para Excel 2013
Barra de complemento BIABLE para Excel 2003
Figura 2
Un paseo por BIABLE
Un paseo por BIABLE
Cálculo Automático Cálculo Manual
El modo manual le indica a Excel que la actualización de los
resultados correspondientes a las funciones almacenadas en
la hoja de cálculo se hará sólo cuando el usuario lo requiera,
es decir, cuando oprima la tecla F9 (Calcular ahora) o el
botón “recalcular todo” de la barra de herramientas de
BIABLE.
Esta opción es útil, por ejemplo cuando se construyen o
diseñan informes; o cuando se tiene un reporte muy grande,
un pequeño cambio que se haga puede tardar algunos
minutos en recalcular.
Normalmente Excel se encuentra en “Cálculo Automático”,
este le indica a Excel que el proceso se hace inmediatamente
y los cambios se pueden visualizar al instante.
las fórmulas no se actualizarán
automáticamente.
Un paseo por BIABLE
Seleccionar
El botón “Seleccionar” abre una ventana
que permite importar a la celda activa
toda aquella información deseada de los
diferentes catálogos y/o contenedores
de la misma, tales como códigos de
cuentas, productos, terceros, grupos de
clasificadores, etc; con el fin de agilizar
al máximo la elaboración de reportes y
evitar errores de digitación.
Esta ventana es usada para seleccionar un código de uno de los clasificadores o de la
lista de grupos e insertarlo en una hoja de cálculo haciendo clic en el botón
“ Seleccionar “
Conexión
Clasificador
Grupos Locales
Un paseo por BIABLE
SeleccionarLas operaciones que permite
hacer son las siguientes:
Seleccionar FilaIncluirá Código, Nombres
y Atributos
Seleccionar CampoSegún la columna en la
que se encuentre ubicado será seleccionado
Seleccionar CódigoTraerá solo el código del
Clasificador
Seleccione varios registros con la tecla
Un paseo por BIABLE
Seleccionar: Editar y Nuevo Grupo
GRUPOS: Es la unión de varios elementos de
un clasificador u otras conexiones bajo un
código que lo identifique. Pueden haber
grupos cuyo efecto aplica sólo para una
conexión en particular (Grupos locales) o que
aplica para todas la conexiones (Grupos
Globales).
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Desde esta ventana es posible
configurar conexiones a distintas
fuentes de información, editar los
grupos y establecer las opciones
generales de la aplicación
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Nueva Conexión
Eliminar Conexión
Aceptar Cambios
Descartar Cambios
Editar Grupos
Opciones del Programa
Solicitar privilegios para el
editor de esquemas
Registrar SQL
Ver el registro de errores
Registro del Producto
Acerca de…
Cerrar Conexiones
Haga clic en cada uno de los botones para ver en detalle
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones Nueva Conexión
Indica a BIABLE la ubicación de la base de datos y el mediador que se
usará según el modelo de la base de datos que tenga la información
de la conexión. Varía según el motor (DBMS) de la base de datos.
Ficha General
Desde esta ficha, puede agregar los datos descriptivos para cada
conexión. Es muy importante digitar el Nombre de la Conexión en el
campo “Código”, pues este nombre es el consultado por BIABLE en
todas las operaciones que haga en los libros de Excel. El campo
“Descripción” es el nombre completo que describe la conexión; este
es el nombre arrojado por la función “NombreConexion”. La
selección del Mediador en el campo “Mediador” es obligatoria,
pues le permite a la conexión creada ver cuál es la estructura de la
base de datos a consultar.
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones Nueva Conexión
Ficha Avanzado
Posee las opciones para configurar la forma de conectarse a la base
de datos, seleccionando el DataSourceName (DSN), el servidor, la
contraseña y la base de datos.
En la ficha Conexión, especifique los
siguientes datos para conectarnos a
la base de datos.
Editar Conexión: Esta opción
permite configurar la conexión que
enlaza la base de datos con
BIABLE. En la ficha “Proveedor”,
seleccione el proveedor ODBC u
OLEDB de acuerdo al tipo de la
base de datos que opera su
Sistema de Información Empresarial
La conexión a su base de datos
depende del proveedor que elija ,
normalmente cada tipo de base de
datos tiene su respectivo proveedor
de conexión.
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones Nueva ConexiónFicha Grupos
Un Grupo es un conjunto de elementos que tienen una característica en
común dentro de un tipo de información.
Cuando se habla de grupos locales en BIABLE, se hace referencia al conjunto
de elementos con una característica en común dentro de una misma conexión
o compañía.
Por ejemplo: Si se desea obtener la suma de los valores de los centros de
costos A, B y C de una conexión X, debe crear un grupo local “ABC” que
haga referencia a la suma de los tres centros de costos elegidos.
Al referirse a grupos globales, toma elementos con una característica en
común dentro de 2 o más conexiones o compañías diferentes.
Por ejemplo:
Si desea obtener la diferencia entre el centro de costos “A” de la conexión
“X” y el centro de costos “AA” de la conexión “Y”, debe crear un grupo
global que haga la diferencia entre estos centros de costos elegidos.
Un grupo no debe tener el mismo nombre que uno de sus elementos que lo
contengan.
Un grupo puede ser consultado con las diferentes funciones de valores.
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones Nueva Conexión
Grupo local
Conexión X
+ Centro de Costo A
+ Centro de Costo B
+ Centro de Costo C
Grupo (local) ABC
Grupo global
Conexión X Conexión Y
+ Centro de Costo A - Centro de Costo AA
Grupo (global) AAA
Un paseo por BIABLE
Configuración de ConexionesEliminar Conexión
Permite eliminar una Conexión o Compañía existente.
Si es llevado a cabo este proceso, no es posible recuperar,
excepto si ha hecho copias de seguridad previas
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Aceptar Cambios (Ctrl + G)
Descartar Cambios (Ctrl + Y)
Guarda todo cambio hecho a la Conexión, como nombre, descripción,
parámetros, vínculos de datos, etc.
Elimina todo cambio hecho a la Conexión.
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Permite ver la lista de grupos globales creados para
modificarlos, agregar nuevos grupos, eliminarlos, importarlos,
exportarlos, duplicarlos o copiarlos.
Editar Grupos
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Permite ver y modificar la configuración de las opciones que le ofrece BIABLE en la conexión con grupos,
esquemas, mediadores; y la forma de ver y presentar los informes hechos con listados y tablas dinámicas
Opciones del Programa
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Aplicación disponible sólo para BIABLE Designer que permite hacer
modificaciones en el mediador, sus fuentes y clasificadores.
Esta opción debe ser manipulada por personal experto.
Solicitar privilegios para el
editor de esquemas
Registrar SQL
Permite inspeccionar las sentencias de consulta SQL que realiza BIABLE en el
proceso de ejecución de consultas, informes, tablas dinámicas y funciones
propias, con el fin de detectar errores y conocer el comportamiento de
consulta que realiza BIABLE. (Esta opción es protegida por una contraseña
que solo es conocida por el departamento de soporte de Visión Tecnológica
SAS
Ver el registro de errores
Abre un archivo de texto (biable.txt) con información de errores y consultas
SQL que genera BIABLE al ejecutar tareas consultadas por el usuario.
Si activa el botón “Registrar SQL”, podrá ver las sentencias de consulta en
este archivo de texto.
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones Registro del Producto
Muestra los datos de registro de producto, tales como:
• Número Serial
• Identificador de Usuario
• Clave de Activación
• Fecha de caducidad.
La pestaña “Clave de Activación” contiene los campos a llenar
en el momento en que se efectúa el registro del producto.
Luego de una instalación o actualización de BIABLE, debe
suministrar el dato alfanumérico que aparece como
“Identificador de Usuario” enviándolo al correo electrónico
[email protected] e informando los datos de la
persona que usará BIABLE. A vuelta de correo, le llegará la
información del Número Serial y Clave de Activación.
Un paseo por BIABLE
Configuración de Conexiones
Muestra la información de la versión de BIABLE instalada en el
equipo.
Los datos que presenta son los siguientes:
• Nombre del producto
• Versión del producto
• Listado de módulos cargados en memoria con nombre,
descripción, versión, fecha de creación y ubicación de cada uno.
• Lista de involucrados en la creación del producto para efectos
de copyright.
• Lista de componentes de terceros incluido en el producto con
su respectivo copyright.
Acerca de…
Un paseo por BIABLE
SmartZoom le permite analizar datos de su sistema
contable usando el componente de Tablas Dinámicas
(Pivot Table List Component) incluido en Microsoft Office.
SmartZoom
Un paseo por BIABLE
SmartZoom
Conexión
Escoja de la lista la conexión de la cual desea traer los
datos, o puede también hacer referencia a una celda de
Excel.
Fuente
Seleccione o escriba la fuente de información del sistema
de gestión empresarial que desea consultar. También
puede hacer referencia a una celda de Excel.
Un paseo por BIABLE
SmartZoomCondiciones generales
Las condiciones se especifican creando una lista de condiciones, cada una de las cuales se
compone de un nombre de campo parámetro, una comparación y un valor (o dos valores) de
comparación, que se indican en figura 30 así:
• Parámetro: Nombre del Campo por el que se quiere restringir la Consulta
• Condición: Comparación entre el Campo Parámetro y el valor, las posibilidades son:
Igual a: El Campo debe ser igual al valor indicado
Similar a: El Campo debe comenzar por el texto indicado
Esta Entre: El campo debe estar entre el valor inicial y el valor final
Es nulo: El campo debe estar en blanco
No igual a: el campo no debe ser igual al valor indicado
Diferente: El campo no debe comenzar por el texto indicado
No está entre: el campo no se encuentra entre el valor inicial y el valor final
No es Nulo: el campo no debe estar en blanco
Mayor que: el campo debe ser mayor que el valor indicado
Mayor igual que: el campo debe ser mayor o igual que el valor que se indique
Menor que: el campo debe ser menor que el valor indicado
Menor igual que: el campo debe ser menor o igual que el valor que se indique
Valor: Aquí se indica el valor que se está comparando, cuando se indica la condición Está
Entre o No está Entre, aparece un nuevo campo, para poder indicar el valor inicial y el valor
final
Un paseo por BIABLE
SmartZoom Opciones de selección
• Códigos y nombres: la Tabla incluirá tanto los códigos como las descripciones de los
campos clasificadores
• Solo nombre: solo se incluyen los nombres de los clasificadores, no los códigos
• Solo códigos: solo se incluyen los códigos de los campos clasificadores, no las descripciones
ni otros campos, esto aumenta la velocidad de carga de los datos y disminuye el tamaño del
archivo resultante.
• Códigos Nombres y Atributos: se incluirán en la Tabla además del Código y el Nombre de
cada elemento Clasificador, otros campos informativos (denominados Atributos). Esto permite
hacer clasificación por más campos, pero afecta negativamente el rendimiento de la consulta
y aumenta el tamaño del Libro resultante.
• Agrupar por elementos: Si se especifica esta opción, pueden seleccionarse de antemano
los campos que se quieren incluir en la Tabla, para reducir su tamaño y el tiempo de carga.
• Traer solo totales: Si se activa esta opción, BIABLE intentará traer los datos previamente
totalizados, para reducir el tamaño del Libro Resultante.
Un paseo por BIABLE
Formato numérico Establece el formato numérico en la celda
actual o en el campo actual de la tabla
dinámica actual.
A los valores negativos le da formato
de color rojo
Un paseo por BIABLE
Función Consulta Muestra una lista de algunas de las funciones que
ofrece BIABLE clasificadas en:
- Funciones de Valores
- Funciones de Nombres
- Otras funciones
Cada función de esta lista, posee un
asistente guiado en la selección de los
datos a consultar
Un paseo por BIABLE
Funciones de Valores
La función Consulta le permite extraer
valores de su sistema de gestión
empresarial filtrados hasta el nivel de
detalle que desee
Un paseo por BIABLE
La función DatoContable devuelve una
sumatoria correspondiente a los
débitos, créditos, movimiento o saldos
de una cuenta en un período específico
Funciones de Valores
Para los usuarios que manejan
UnoBiable esta función tiene por
nombre Financiero , pero funcionalidad
es la misma.
Un paseo por BIABLE
La función NombreClasificador devuelve
los nombres correspondientes a los
diferentes elementos que componen un
clasificador
Función
NombreClasificador
Un paseo por BIABLE
La función AtributoClasificador devuelve la
descripción de un atributo de un elemento
del clasificador especificado
Función
AtributoClasificador
Un paseo por BIABLE
La función NombreMes devuelve el nombre
de un mes a partir de una fecha de
entrada. Puede especificar un período en
varios formatos diferentes
Función
NombreMes
Un paseo por BIABLE
La función Letras devuelve la descripción
correspondiente a un número, hasta con 2
decimales.
Función Letras
Un paseo por BIABLE
Otras funciones:
ConsultaClasificador
La función ConsultaClasificador devuelve un
clasificador dependiendo de la posición que
ocupe para valores agrupados máximos o
mínimos y filtrados hasta el nivel de detalle
que desee
Un paseo por BIABLE
Otras funciones:
DígitoVerificación
La función DígitoVerificación devuelve el
dígito de verificación correspondiente a un
Número de Identificación Tributaria (NIT)
colombiano
Un paseo por BIABLE
Otras funciones:
DesplazarFecha
La función DesplazarFecha devuelve el
dígito de verificación correspondiente a un
Número de Identificación Tributaria (NIT)
colombiano
Un paseo por BIABLE
Listados
La herramienta de Listados esta creada especialmente
para generar columnas y filas no vinculadas con
funciones BIABLE y tener la posibilidad de hacer
filtrado, tablas dinámicas y creación de base de datos
específicos en base a las consultas que BIABLE realiza
según los parámetros que usted decida.
Además puede compartir y enviar a otros usuarios sin
BIABLE, las hojas de cálculo que cree con listados.
Un paseo por BIABLE
Listados
Conexión
Escoja de la lista la conexión de la cual desea traer los
datos, o puede también hacer referencia a una celda de
Excel.
Fuente
Seleccione o escriba la fuente de información del sistema
de gestión empresarial que desea consultar. También
puede hacer referencia a una celda de Excel.
Un paseo por BIABLE
Listados Condiciones generales
Las condiciones se especifican creando una lista de condiciones, cada una de las cuales se
compone de un nombre de campo parámetro, una comparación y un valor (o dos valores) de
comparación, que se indican en figura 30 así:
• Parámetro: Nombre del Campo por el que se quiere restringir la Consulta
• Condición: Comparación entre el Campo Parámetro y el valor, las posibilidades son:
Igual a: El Campo debe ser igual al valor indicado
Similar a: El Campo debe comenzar por el texto indicado
Esta Entre: El campo debe estar entre el valor inicial y el valor final
Es nulo: El campo debe estar en blanco
No igual a: el campo no debe ser igual al valor indicado
Diferente: El campo no debe comenzar por el texto indicado
No está entre: el campo no se encuentra entre el valor inicial y el valor final
No es Nulo: el campo no debe estar en blanco
Mayor que: el campo debe ser mayor que el valor indicado
Mayor igual que: el campo debe ser mayor o igual que el valor que se indique
Menor que: el campo debe ser menor que el valor indicado
Menor igual que: el campo debe ser menor o igual que el valor que se indique
Valor: Aquí se indica el valor que se está comparando, cuando se indica la condición Está
Entre o No está Entre, aparece un nuevo campo, para poder indicar el valor inicial y el valor
final
Un paseo por BIABLE
Listados Opciones de selección
• Códigos y nombres: la Tabla incluirá tanto los códigos como las descripciones de los
campos clasificadores
• Solo nombre: solo se incluyen los nombres de los clasificadores, no los códigos
• Solo códigos: solo se incluyen los códigos de los campos clasificadores, no las descripciones
ni otros campos, esto aumenta la velocidad de carga de los datos y disminuye el tamaño del
archivo resultante.
• Códigos Nombres y Atributos: se incluirán en la Tabla además del Código y el Nombre de
cada elemento Clasificador, otros campos informativos (denominados Atributos). Esto permite
hacer clasificación por más campos, pero afecta negativamente el rendimiento de la consulta
y aumenta el tamaño del Libro resultante.
• Agrupar por elementos: Si se especifica esta opción, pueden seleccionarse de antemano
los campos que se quieren incluir en la Tabla, para reducir su tamaño y el tiempo de carga.
• Traer solo totales: Si se activa esta opción, BIABLE intentará traer los datos previamente
totalizados, para reducir el tamaño del Libro Resultante.
Un paseo por BIABLE
Objeto:
Todos los Objetos
Permite actualizar los Listados y SmartZoom de la
hoja actual de acuerdo a los parámetros ya
seleccionados.
Refresca y actualiza la información de acuerdo con
respecto a los datos de origen.
Un paseo por BIABLE
Recalcular Todo Permite modificar las opciones que trae un grupo global,
tales como, nombre, descripción, origen y elementos
contenidos.
Recalcular SelecciónPermite actualizar los cálculos que BIABLE usa con las
funciones para las consultas de una región seleccionada
por el usuario.
Un paseo por BIABLE
Grupos Crear Global: Permite crear un conjunto de elementos que
tienen una característica en común dentro de un tipo de
información.
Código: Digite el nombre del grupo a crear. Este nombre es el característico
al usarlo en las consultas, funciones, listados y SmartZooms.
Descripción: Digite una frase que describa al grupo creado.
Origen: Seleccione de la lista desplegable el elemento al que pertenece el
grupo que va a crear.
Elementos: En esta zona, agregue los elementos que desea ver dentro del
grupo. Tenga en cuenta que para sumar valores de los elementos, agregue el
signo más (+), o para restar elementos, utilice el signo menos (-).
Un paseo por BIABLE
Grupos Editar Global: Permite modificar las opciones que trae un grupo
global, tales como, nombre, descripción, origen y elementos
contenidos.
Editar: Modificar el nombre, la descripción, el tipo de elementos o agregarlos.
Agregar: Añade nuevos grupos globales.
Eliminar: Elimina grupos globales creados. Si no tiene copias de seguridad de los
grupos, no es posible recuperarlos.
importar: Permite abrir los grupos guardados en una ruta diferente a la
predeterminada.
Exportar: Guarda el grupo seleccionado en otra ubicación diferente a la
predeterminada. Esta opción es la más recomendada si quiere hacer copias de
seguridad de los grupos.
Duplicar: Genera una copia del grupo dentro del tipo de elementos.
Copiar A: Copia el grupo seleccionado a una conexión-compañía existente diferente
a la actual.
Cerrar: Cierra la ventana de Edición de Grupos
Un paseo por BIABLE
Copiar valores Permite crear una copia de la hoja o del libro actual
cambiando las fórmulas por valores, con el fin de
distribuirlo, compartirlo o publicarlo.
Esta ventana le ofrece 3 opciones:
- Copiar la hoja activa: Copia la hoja donde se encuentra ubicado actualmente y la pega en un
libro nuevo con la misma información de valores y formato.
- Copiar todo el libro: Copia todo el libro abierto y crea un libro nuevo con la misma información
de valores y formato.
- Copiar la selección: Seleccione el rango de celdas los cuales desea copiar como valores en otra
hoja de un libro nuevo.
La opción "Únicamente fórmulas de Visión Tecnológica" puede activarla si sólo desea copiar las
funciones de BIABLE como sólo valores. De esta forma, las demás funciones que le ofrece Excel,
tales como: SUMA, RESTA, etc, no tendrá ningún cambio.
Un paseo por BIABLE
DashBoardPermite generar Tacómetros y
Termómetros parametrizados por
medio de Biable.
Un paseo por BIABLE
EjemplosSon plantillas y libros ejemplos con datos de prueba y creados con BIABLE
que pretenden ilustrar al usuario sobre el uso y ventajas de la herramienta,
en ningún caso limitan la creación de nuevos reportes, ni restringen su uso con
los datos propios de la empresa.
Están clasificados en dos categorías: Facturación y
Contabilidad.
Para Facturación, se encuentran los siguientes:
• Ventas por línea.
• Ventas por vendedor.
• Ventas mensuales por producto.
• Ventas por cliente.
• Top de ventas.
Un paseo por BIABLE
EjemplosSon plantillas y libros ejemplos con datos de prueba y creados con BIABLE
que pretenden ilustrar al usuario sobre el uso y ventajas de la herramienta,
en ningún caso limitan la creación de nuevos reportes, ni restringen su uso con
los datos propios de la empresa.
Para Contabilidad, se encuentran algunos como: :
• EBITDA Resultados antes de intereses, etc.
• Árbol de rentabilidad sobre patrimonio.
• Análisis de gastos de Administración, Ventas y
• Indicador de ingresos vs costos y gastos
• Gráfico gerencial cuentas grupo
• Estados financieros básicos
• IVA - Plantilla de cálculo y presentación
• Retención en la fuente - Plantilla de cálculo
• ICA Industria y Comercio – Plantilla de cálculo
• RETEICA Retención de ICA – Plantilla de cálculo
• Control de cuentas saldo inicial vs saldo final
Entre otros.
