COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL

ADMINISTRACIN DE RRHHCAPTULO 4: ANLISIS DE PUESTOS, PARTICIPACIN DE LOS EMPLEADOS Y HORARIOS DE TRABAJO FLEXIBLESRELACIN DE LOS REQUISITOS DEL PUESTO Y LAS FUNCIONES DE ADMNISTRACIN DE RRHH

Puesto: grupo de actividades y deberes relacionados.

Posicin: diferentes deberes y responsabilidades realizadas por slo un empleado.

Familia de puestos: grupo de puestos individuales con caractersticas similares.

- Reclutamiento

Especificacin del puesto: declaracin de los conocimientos, las habilidades y las capacidades que requiere reunir la persona que va a desempear el puesto. Cumplen un papel esencial en la funcin de reclutamiento.

- Seleccin

Descripcin del puesto: declaracin de las tareas, deberes y responsabilidades del mismo.- Capacitacin y desarrollo

Cualquier discrepancia entre los conocimientos, las habilidades y las capacidades que muestre un empleado en relacin con los requisitos contenidos en la descripcin y especificacin de ese puesto proporcionan pistas de las necesidades de capacitacin. El desarrollo de carrera profesional se relaciona con preparar a los empleados para un avance hacia los puestos donde sus capacidades puedan emplearse al mximo.- Evaluacin del desempeo

Los requisitos contenidos en la descripcin del puesto proporcionan los criterios para evaluar el desempeo de quien lo ocupa. Los criterios deben ser especficos y relacionados con el puesto.- Administracin de la compensacin o remuneracin

El valor relativo del puesto se basa en lo que el mismo exige de un empleado en trminos de habilidad, esfuerzo y responsabilidad, as como las condiciones y peligros en los que se lleva a cabo el trabajo.ANLISIS DE PUESTOS

El anlisis de puestos es el proceso para obtener informacin acerca de los puestos mediante la determinacin de los deberes, las tareas o las actividades de los mismos. Se considera la piedra angular de la ARH, porque la informacin que recaba sirve para muchas de las funciones de sta. De esta informacin se obtienen las descripciones y las especificaciones del puesto, los cuales a su vez, se utilizan para desempear y reforzar las diferentes funciones de RH. El propsito final es mejorar el desempeo y la productividad de la organizacin. El anlisis de puestos se ocupa de la informacin objetiva y comprobable acerca de los requisitos reales de un puesto, a diferencia del diseo de puestos que es una opinin subjetiva sobre los requisitos ideales de un puesto.- Anlisis de puestos y funciones esenciales del puesto

El objetivo principal del anlisis de puestos moderno es ayudar a la organizacin a establecer hasta que punto de seleccin y desempeo se relacionan con el puesto.- Recopilacin de la informacin del puesto

Los especialistas de RH buscan la cooperacin de los empleados y gerentes de los departamentos cuyos puestos se estn analizando, ya que son la fuente de gran parte de la informacin sobre puestos. Los mtodos ms comunes de recopilacin son: Entrevistas

Cuestionarios

Observacin

Diarios

- Control de la exactitud de la informacin del puestoLa informacin recabada debe ser exacta, asegurndose que se incluyan todos los hechos importantes. Si la informacin se recaba de entre los empleados se debera encuestar a un grupo representativo de stos. Comnmente se revisan las descripciones de cada puesto por quienes los ocupan y sus gerentes.- Enfoques para el anlisis de puestos

Para recabar informacin se utilizan diferentes enfoques de anlisis de puestos, cada uno con sus ventajas y desventajas. Los cinco ms conocidos son:

1) Anlisis funcional del puesto

Enfoque cuantitativo que utiliza un inventario recabado de las diferentes funciones o actividades de trabajo que pueden integrar cualquier puesto, y que supone que cada uno de ellos implica tres amplias funciones: a) Informacin, b) Personas y c) Cosas. Estas tres categoras se subdividen para formar una jerarqua de escalas de la funcin del trabajador. Al estudiar el puesto, se indica el nivel funcional de cada una de las tres categoras y luego se refleja la implicacin relativa del trabajador en la funcin asignando un porcentaje para cada funcin. Esto se hace para cada una de las tres reas, y los tres niveles funcionales deben en conjunto, sumar 100%. El resultado es un puesto evaluado de forma cuantitativa.2) El sistema de cuestionario para el anlisis de puestosMtodo cuantitativo que consiste en un cuestionario que abarca 194 tareas diferentes que, por medio de una escala de cinco puntos, busca determinar el grado en el cual las diferentes tareas o elementos se relacionan con el desempeo de un puesto en particular.3) El mtodo del incidente crticoEl objetivo es identificar las tareas fundamentales del puesto, los deberes importantes y las responsabilidades del puesto que realizan quienes lo ocupan y que llevan al xito del puesto. La informacin puede recabarse mediante entrevistas o autoinformes. Luego de recabar la informacin del puesto, el analista escribe por separado los enunciados de las tareas que representan las actividades importantes del mismo. Se obtiene as la redaccin de los enunciados de las tareas de forma clara, completa y fcil de entender por parte de los que no estn familiarizados con el puesto.4) Anlisis del inventario de tareas

El objetivo es producir una lista detallada de los enunciados de las tareas aplicables a todos los puestos, la cual despus se utilizar para elaborar un formato de encuesta de inventario de tareas que ser contestado por la persona que est analizando el puesto en cuestin. La tcnica est desarrollada para identificar una lista de tareas y sus descripciones que integran los diferentes puestos.5) Anlisis de puestos computarizado (HRIS y anlisis de puestos)Programas que contienen enunciados de tareas generalizados que pueden aplicarse a numerosos puestos diferentes. Debe elegirse entonces, aquellos enunciados que mejor describen el puesto que se est analizando e indican cuando es adecuado, la importancia de la tarea para todo el puesto.

- Anlisis de puestos en un ambiente cambiante

La definicin de un puesto que se haga hoy, maana puede ser obsoleta. Por otra parte el downsizing, las demandas de las organizaciones pequeas y la necesidad de responder al cambio global pueden alterar la naturaleza de los puestos y los requisitos que deben reunir las personas para desempearlos con xito. En un ambiente dinmico, un anlisis de puestos obsoleto puede impedir que una organizacin aproveche su capacidad para adaptarse al cambio. Para impedir esto, pueden utilizarse nuevos enfoques para el anlisis, tales como:

Enfoque estratgico de puestos, orientado hacia el futuro: requiere visin clara de las posibles reestructuraciones de puestos en trminos de tareas que necesitar la organizacin.

Enfoque basado en competencias: se enfatizan las caractersticas de los trabajadores exitosos en lugar de las tareas estndar del puesto, las cuales deben coincidir con la cultura y la estrategia de la organizacin.

DESCRIPCIONES DEL PUESTO

No existe un formato estndar para las descripciones del puesto, aunque la mayora de las mismas contiene al menos 3 partes: el ttulo del puesto, una seccin de identificacin del puesto, y una seccin de los deberes de ste. Si las especificaciones del puesto no se redactan en un documento independiente, por lo general se exponen en la seccin final de la descripcin.Son de gran valor para los empleados porque los ayudan a conocer sus deberes y recordarles los resultados que se espera que logren. Para los empleadores porque son la base para minimizar malos entendidos que ocurren entre los jefes y sus subordinados en relacin con los requisitos del puesto. Ttulo del puesto: es importante por su valor psicolgico de proporcionar un estatus al empleado. Tambin debe proporcionar alguna indicacin de los deberes que el puesto conlleva, e indicar el nivel relativo que ocupa el empleado en la jerarqua de la organizacin.

Seccin de identificacin del puesto: contiene la ubicacin del departamento, la persona a quin deber reportarse, y la fecha de la ltima revisin de la descripcin. Al final puede colocarse un resumen del puesto que distinga al mismo de otros.

Seccin de deberes o funciones esenciales del puesto: los enunciados que abarcan los deberes del puesto por lo general se colocan en orden de importancia, debiendo indicarse el valor o peso de cada tarea, y enfatizando las responsabilidades de todos los deberes que engloba el puesto y los resultados que se deben lograr. Tambin puede indicarse las herramientas y el equipo que se utilizar para desempear el puesto. Seccin de especificaciones del puesto: abarcan dos reas: las habilidades requeridas: incluyen educacin, experiencia, capacitacin especializada, rasgos o capacidades personales y destrezas manuales. las exigencias fsicas: incluyen condicin del ambiente del trabajo fsico, los riesgos que los empleados pueden enfrentar, tiempo que se estar de pie, cunto se va a caminar, si se levantan cosas o si habr que hablar.

Tambin deben incluir habilidades interpersonales o atributos especficos del comportamiento necesarios para el xito del puesto.Problemas con las descripciones de puestosAlgunos problemas son: mala redaccin (proporcionan poca gua al que va a ocupar el puesto); desactualizacin; pueden violar la ley; limitar el alcance de las actividades de quien va a ocupar el puesto (reduce la flexibilidad).Los enunciados que describen los deberes comienzan con el verbo en presente y con el sujeto representado por el empleado que lo va a desempear.

DISEO DE PUESTOS

Es una consecuencia del anlisis de puestos. Se relaciona con estructurar los puestos para mejorar la eficiencia de la organizacin y la satisfaccin del empleado en su puesto, por medio de consideraciones tecnolgicas y humanas. Combina 4 factores bsicos:

1) Objetivos de la organizacin

2) Cuestiones del comportamiento

Dos mtodos de diseo de puestos buscan incorporar las necesidades conductuales de los empleados mientras desempean su puesto, procurando satisfacer las necesidades intrnsecas de ellos:

Enriquecimiento del puesto (ver captulo 16 CO: ensanchamiento y enriquecimiento del trabajo): consiste en enriquecer un puesto agregando tareas y deberes ms significativos para hacer que el trabajo sea gratificante y satisfactorio. Se puede lograr aumentando la autonoma y responsabilidad del empleado. Caractersticas del puesto (ver capitulo 16 CO: MCT): propone 3 estados psicolgicos (experimentar lo significativo del trabajo que se desempea, la responsabilidad por los resultados del trabajo y el conocimiento de los resultados del trabajo desempeado) de quien ocupa el puesto que dan como resultado una mejora del desempeo, motivacin interna y menor ausentismo y rotacin. Empowerment a los empleados: Consiste en atribuir a los empleados la facultad de iniciar el cambio, animndolos a hacerse cargo de lo que hacen. Debe fomentarse la participacin, innovacin, acceso a la informacin y responsabilidad.3) Cuestiones ergonmicas

La ergonoma es un enfoque interdisciplinario para disear equipos y sistemas que los seres humanos puedan utilizar de manera fcil y eficiente. El diseo del equipo debe considerar la capacidad fsica de los operadores para utilizar el equipo y reaccionar mediante la vista, el odo y el tacto a la informacin que transmite el mismo. Todo esto mejora la productividad y la moral, y genera un rendimiento positivo sobre la inversin.

4) Cuestiones de ingeniera industrial Consiste en analizar los mtodos de trabajo, estableciendo estndares de tiempo. Constituye un enfoque disciplinado y objetivo para el diseo de puestos, pero puede provocar que se descuiden las consideraciones conductuales en el diseo de puestos.DISEO DEL TRABAJO PARA CONTRIBUCIONES DE GRUPO/EQUIPO

Todas las tcnicas tienen en comn: aumentar la colaboracin e incrementar la sinergia.- Grupos de participacin de empleados (crculos de calidad)Son los grupos de empleados que se renen para resolver problemas u ofrecer sugerencias de mejoras organizacionales.- Equipos de empleados

Tcnica de contribucin de los empleados donde las funciones de trabajo se estructuran para los grupos en lugar de para las personas, y en la que se permite a los miembros del equipo actuar a discrecin en asuntos que antes se consideraban prerrogativas de la gerencia (como las mejoras a los procesos, el desarrollo de productos o servicios y las asignaciones de trabajo individuales). Los equipos de empleados son una consecuencia lgica de la participacin de los empleados y de la filosofa del empowerment. El trabajo en equipo genera sinergia, es decir que la interaccin y el resultado de los miembros del equipo son mayores a la suma de sus esfuerzos individuales. Para ello debe darse caractersticas como apoyo, escuchar y aclarar, desacuerdo, consenso, aceptacin y calidad.Los equipos de empleados pueden ser: interfuncionales, de proyecto, autodirigidos, de fuerza de tarea o de mejora de procesos.

Caractersticas de los equipos exitosos: Compromiso con los objetivos compartidos

Miembros del equipo motivados y activos

Comunicacin abierta y honesta

Liderazgo compartido

Asignaciones claras de las funciones de cada uno

Clima de cooperacin, colaboracin, confianza y responsabilidad

Reconocimiento de conflictos y su solucin definitiva.

HORARIOS DE TRABAJO FLEXIBLES (ver capitulo 16 CO: opciones de trabajo flexibles)

No confirman realmente una parte del diseo de puestos porque no se modifican las tareas y responsabilidades del puesto, pero, sin embargo alteran la semana de trabajo normal de cinco das de ocho horas. Los ms comunes son: La semana de trabajo reducida: se reduce la cantidad de das de la semana de trabajo aumentando la cantidad de horas que se trabajan por da. Horario flexible: consiste en horas de trabajo flexibles que permiten al empleado la opcin de elegir las horas diarias de entrada y salida, siempre y cuando trabajen un nmero establecido de horas al da o a la semana. Los empleados reciben una banda de movimiento considerable en su horario de trabajo, aunque hay un perodo central durante la maana y la tarde donde se requiere que todos los empleados estn en su puesto. Puesto compartido: es un acuerdo por medio del cual dos empleados de medio tiempo ocupan el puesto que tendra un empleado de tiempo completo. Los que comparten puesto trabajan 3 das por semana y un da superpuesto. Su sueldo es 3/5 del salario regular, aunque tengan ms responsabilidades que el puesto original. Trabajo a distancia: es el uso de computadoras personales, redes de trabajo y otras tecnologas de comunicacin, para realizar en el hogar actividades que por lo comn se realizan en el lugar de trabajo. Una variante es la oficina virtual. Sus ventajas son aumento de la flexibilidad y de la productividad, reduccin del ausentismo, entre otras. Las claves para su xito son: identificar los puestos ms apropiados para implementarse; seleccionar empleados responsables; establecer procedimientos formalizados de trabajo a distancia; iniciar un programa de capacitacin formal; mantener informados a los trabajadores; reconocer cuando no funciona el mtodo.