bmm modelo de negocio bienes
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DIRECCIN DE SERVICIOS DE INFORMACIN ADMINISTRATIVA UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
1
Proyecto:
Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles
MODELO DE NEGOCIO
William J. Montilva C. Enoch Vasquez S.
Enero, 2007
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Tabla de Contenido Pgina
Introduccin 1
1. Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 2
2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 3
2.1. Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.2. Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 3
2.3. Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 3
3. Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 5
3.1. Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . 6
3.2. Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes . 6
3.2.1. Procesos de Registro de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
3.2.1.1. Proceso de Incorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . 7
3.2.1.2. Proceso de Traslado de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21
3.2.1.3. Proceso de Desincorporacin de Bienes . . . . . . . . . . . 26
3.2.1.4. Proceso Modificacin Caractersticas Fsicas de Bienes 42
3.2.2. Procesos de Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44
3.2.2.1. Proceso de Inventario Fsico de Bienes . . . . . . . . . . . 45
3.3. Procesos de Apoyo del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 48
3.3.1. Proceso de Planificacin y Control de la Gestin de Bienes . . . 48
3.3.2. Proceso Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes . . . . . . . . . 50
4. Modelo de Actores y Estructura Organizativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
5. Modelo de Reglas de Negocio del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
61
6. Modelo de Eventos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 66
7. Modelo de Objetos del Sistema de Registro y Control de Bienes . . . . . 68
Anexo A: Planillas y Formatos A-1
Anexo B: Glosario B-1
Bibliografa C-1
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Introduccin Con miras a dar cumplimiento al macro proyecto institucional para la automatizacin e integracin administrativa de la Universidad de Los Andes y especficamente en lo relativo a la gestin administrativa para el registro y control de los bienes muebles, se presenta a continuacin un documento que resume el trabajo realizado en la primera etapa del proyecto para la Actualizacin del Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA. El Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes constituye el sistema de actividades administrativas que permiten realizar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la universidad. Este sistema de actividades representa el ambiente o contexto donde el Sistema de Informacin de Bienes Muebles de la ULA opera, permitiendo que este ltimo proporcione los servicios de informacin requeridos para cumplir con tan importante misin dentro de la administracin universitaria. Este documento denominado Modelo de Negocios del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Universidad de Los Andes, servir para representar tanto grficamente como textualmente diferentes aspectos relacionados con la administracin de los activos fijos de la universidad. Dicho modelo permitir describir los objetivos que el rea financiera debe alcanzar para el control fsico de estos bienes. Los procesos y actividades que sern realizados para lograr estos objetivos. Los recursos o entidades requeridos para ejecutar estos procesos, as como el marco legal que regula dichos procesos. As mismo, la identificacin de actores (personas o mquinas) responsables de la ejecucin de estos procesos y la definicin de la estructura organizacional que los agrupa, tal como se describe en el mtodo de Modelado de Negocios (Business Modeling Method: BMM), propuesta por J. Montilva y J. Barrios [1]. El documento ha sido estructurado en 8 secciones y un anexo en los que se describen los principales elementos de dicho modelo, tal como se muestra a continuacin: La seccin 1, define en trminos generales el sistema de registro y control de bienes y
su contexto. La seccin 2, describe los objetivos generales y especficos de este sistema de
actividades (modelo de objetivos). La seccin 3, detalla los diferentes procesos y actividades llevados a cabo para cumplir
dichos objetivos (modelo de procesos). La seccin 4, describe los diferentes actores y sus respectivos roles, as como la
estructura organizacional donde se encuentra asignados estos actores (modelo de actores/unidades).
La sesin 5, seala las reglas de negocio que regulan la ejecucin de estos procesos, las cuales estn representadas en las principales leyes, reglamentos y normas para el control interno de bienes (modelo de reglas de negocio).
La seccin 6, muestra los eventos asociados a este sistema de negocio y el flujo de trabajo asociado a cada evento (modelo de eventos).
La seccin 7, define las principales entidades o recursos que son requeridos para ejecutar estos procesos (modelo de objetos).
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1 Definicin del Sistema de Registro y Control de Bienes Se entiende como Sistema de Registro y Control de Bienes al conjunto de principios, polticas, normas, procesos y procedimientos administrativos que permiten el registro de las adquisiciones, traslados o traspasos y desincorporaciones de los activos fijos tangibles, propiedad de la Universidad de Los Andes. As como tambin, el control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los mismos. Entindase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario, semovientes, colecciones u otros objetos, de largo uso y duracin que no estn adheridos fsicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de Los Andes. Dentro del contexto universitario, el Sistema de Registro y Control de Bienes se encuentra ubicado dentro del sistema financiero de la ULA, vinculado y relacionado directamente con los sistemas de Compras y Contabilidad , tal como se muestra en la figura 1.
Figura 1. Contexto del Sistema de Registro y Control de Bienes
El vinculo con el Sistema de Compras se da a travs de los procesos de solicitud, adquisicin y posterior entrega de los bienes, cuando estos son adquiridos, donados o producidos internamente en la institucin. Una vez que estos bienes son adquiridos por la dependencia administrativa, estos deben ser registrados como bienes muebles de la universidad. Para ello, los procesos de control perceptivo, verificacin de comprobantes, asignacin de cdigos de inventario y rotulacin de los bienes adquiridos son realizados por el Sistema de Registro y Control de Bienes, crendose un registro nico de identificacin por cada bien registrado en el inventario. As mismo, se crea un registro de asiento contable de acuerdo al Plan de Cuentas contenidos en el Sistema de Contabilidad, con la finalidad de incluir en la cuenta de activos fijos de la institucin todos los bienes muebles adquiridos.
Sistema de RegistroSistema de Registroyy
Control de BienesControl de Bienes
Sistema Sistema de de
ComprasCompras
SistemaSistemadede
ContabilidadContabilidad
Sistema Financiero de la ULASistema Financiero de la ULA
Sistema de RegistroSistema de Registroyy
Control de BienesControl de Bienes
Sistema Sistema de de
ComprasCompras
SistemaSistemadede
ContabilidadContabilidad
Sistema Financiero de la ULASistema Financiero de la ULA
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2 Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Segn lo establecido en el Reglamento Interno del Sistema de Inventario de la Universidad de Los Andes [2], artculo 1, donde hace mencin que el principal objetivo de esta rea administrativa es la de practicar el control fsico de los bienes muebles propiedad de la Universidad de Los Andes. Entendindose como control fsico de bienes el registrar y controlar las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento y custodia de los activos fijos tangibles de la Universidad. Basados en este objetivo principal, as como de la misin y visin que se tiene de esta rea administrativa, se ha derivado el siguiente modelo de objetivos.
2.1 Visin del Sistema de Registro y Control de Bienes
Llegar a convertirse en un sistema eficaz y eficiente para una adecuada administracin y control de los bienes muebles, con apego a las leyes y normativas vigentes, con la finalidad de garantizarle a la comunidad universitaria y a los entes contralores del estado, de toda la informacin oportuna, veraz y precisa sobre el patrimonio de bienes muebles propiedad de la Universidad de los Andes.
2.2 Misin del Sistema de Registro y Control de Bienes
Garantizar un registro permanente, efectivo y actualizado de los bienes muebles de la Universidad de los Andes mediante la aplicacin de las normativas legales que rigen la materia.
2.3 Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes
1. Mantener el control fsico de los bienes mediante el registro y control de las incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico de los bienes muebles de la ULA con apego a las leyes y normativas vigentes.
1.1. Efectuar un registro oportuno y veraz de los movimientos de bienes que
reflejen las adquisiciones, traslados y desincorporaciones de bienes muebles.
1.1.1. Llevar un registro de todos los bienes que sean adquiridos por la Universidad, ya sean por compra, donacin o produccin institucional.
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1.1.2. Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y de responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.
1.1.3. Conservar un registro de todos los bienes que sean desincorporados
de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
1.1.4. Mantener actualizado el registro de bienes debido a cualquier
cambio en las caractersticas fsicas de un bien, as como de la ubicacin y responsable del mismo.
1.2. Efectuar un control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y
custodia de los bienes muebles propiedad de la Universidad.
1.2.1. Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de los bienes muebles de la Universidad.
1.2.1.1. Ejecutar la revisin fsica de los bienes muebles de cada
dependencia universitaria. 1.2.1.2. Cotejar los resultados arrojados por la verificacin fsica
contra los registros llevados en forma automatizada.
1.2.1.3. Realizar los ajustes requeridos en los registros tanto manuales como automatizados por las diferencias encontradas.
1.2.2. Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal
que los utiliza en la ejecucin de sus funciones. 1.2.3. Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo
a los bienes muebles de la Universidad. La figura 2 presenta un diagrama jerrquico donde se resumen los objetivos generales y especficos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA.
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Figura 2. Modelo de Objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes Muebles de la ULA. 3 Modelo de Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Con la finalidad de alcanzar los fines propuestos, un sistema de negocios se organiza en un conjunto estructurado de actividades llamados procesos de negocio. Los procesos de negocio son modelados como una jerarqua de procesos con varios niveles de abstraccin. Tomando como base algunas reglas de modelado extradas del mtodo BMM [1], el nivel ms alto de la jerarqua de procesos se modela usando una cadena de valor. Posteriormente, cada proceso de negocio de la cadena de valor se descompone en subprocesos representados mediante Diagramas de Jerarqua de Procesos de UML Business. Alternativamente, cada proceso del Diagrama de Jerarqua de Procesos puede ser descrito usando Diagramas de Procesos en UML Business, donde se resume el objetivo que persigue dicho proceso, sus entradas y salidas, las reglas de negocio que aplican, los actores que ejecutan dicho proceso y los objetos de negocio involucrados. Por ltimo, cada uno de los procesos de ms bajo nivel del Diagrama de Jerarqua de Procesos se describe separadamente usando Diagramas de Actividad de UML (2.0).
OBJETIVO 1:Mantener el control fsico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico con apego a las leyes y normativas vigentes.
OBJETIVO 1.1:Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.
OBJETIVO 1.1.1:Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donacin o produccin institucional.
OBJETIVO 1.1.2:Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.
OBJETIVO 1.2:Efectuar el Control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.
OBJETIVO 1.1.3:Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
OBJETIVO 1.1.4:Mantener actualizado cualquier cambio en las caractersticas fsicas de los bienes muebles, as como de su ubicacin y responsable.
OBJETIVO 1.2.1:Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de bienes muebles de la Universidad.
OBJETIVO 1.2.2:Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecucin de sus funciones.
OBJETIVO 1.2.3:Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.
OBJETIVO 1:Mantener el control fsico de los bienes muebles de la ULA mediante el registro y control de sus incorporaciones, desincorporaciones, traslados, conservacin, mantenimiento, custodia y actualizacin del inventario fsico con apego a las leyes y normativas vigentes.
OBJETIVO 1.1:Efectuar el registro de los movimientos de bienes que reflejen las incorporaciones, desincorporaciones y traslados de bienes muebles.
OBJETIVO 1.1.1:Llevar un registro de los bienes muebles adquiridos por la Universidad ya sea por compra, donacin o produccin institucional.
OBJETIVO 1.1.2:Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un recinto universitario a otro.
OBJETIVO 1.2:Efectuar el Control sobre el uso, conservacin, mantenimiento, reemplazo y custodia de los bienes muebles de la ULA.
OBJETIVO 1.1.3:Conservar un registro de todos los bienes muebles desincorporados de los activos fijos de la Universidad, ya sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
OBJETIVO 1.1.4:Mantener actualizado cualquier cambio en las caractersticas fsicas de los bienes muebles, as como de su ubicacin y responsable.
OBJETIVO 1.2.1:Verificar el estado, uso y conservacin de los bienes mediante el levantamiento del inventario fsico de bienes muebles de la Universidad.
OBJETIVO 1.2.2:Asignar responsabilidades para la custodia de los bienes al personal que lo utiliza en la ejecucin de sus funciones.
OBJETIVO 1.2.3:Realizar mantenimiento peridico tanto preventivo como correctivo a los bienes muebles de la Universidad.
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3.1 Procesos del Sistema de Registro y Control de Bienes Tomando como base el modelo de objetivos del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA y especficamente en la misin de este sistema, se muestra a travs de una cadena de valor los procesos que son llevados a cabo para cumplir con los objetivos de este sistema de negocios, tal como se ilustra en la figura 3.
Figura 3. Cadena de Valor del Sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA
3.2 Procesos Fundamentales del Sistema de Registro y Control de Bienes Tal como se indica en el grfico anterior, los procesos fundamentales o claves del sistema de Registro y Control de Bienes de la ULA son:
Proceso de Registro de Bienes y Proceso de Control de Bienes.
3.2.1 Procesos de Registro de Bienes El registro de bienes agrupa a todos los procesos y actividades que mantienen registros permanentes y detallados de las entradas (incorporaciones), salidas (desincorporaciones) y traspasos (traslados) de los activos fijos de la ULA. La figura 4 muestra el siguiente nivel de descomposicin del proceso de Registro de Bienes.
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
Procesos Fundamentales
Procesos de Apoyo
1. Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
2. Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
1. Registro de Bienes
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
2. Control de Bienes
Procesos Fundamentales
Procesos de Apoyo
1. Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
1. Planificacin y Control de la Gestin de Bienes
2. Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
2. Rendicin Mensual de la Gestin de Bienes
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Figura 4. Subprocesos del proceso de Registro de Bienes
3.2.1.1 Proceso de Incorporacin de Bienes
Objetivo del proceso: Registrar el ingreso de bienes muebles a la Universidad, cuando estos sean adquiridos por concepto de compra, donacin o produccin institucional.
Diagrama general del proceso:
Figura 5. Diagrama del proceso de Incorporacin de Bienes
Proveedor
Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Inventario Circular vigente nmero 01-2003 Manuales o catlogos de cuentas
contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado
Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes
Registrar la incorporacin de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donacin y produccin institucional.
Bienes muebles marcados
Administrador de la
Dependencia Jefe de la OCCB Secretaria de la OCCB Registrador de Bienes Consejo Universitario
Sistema de Control de Bienes
Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes. Sistema de Correspondencia. Formatos Preelaborados
(F-I-20 y F-I-21)
1.1 INCORPORACINDE BIENES
Solicitud de incorporacin de bienes muebles
Comprobante de adquisicin de bienes( - Factura de compra,- Recibo de produccin o- Acta de aceptacin de bienes )
Orden de Compra o nota de entrega Carta del ente externo que dona los bienes Cualquier otro documento que avale
la adquisicin licita de los bienes
Archivo de la OCCB
Bien identificado
Dependencia Universitaria
controla
cumple
F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles. F-I-21: Formas de control de flujo.
Entrega de
bienes muebles
Expediente de bienes conformado por: Fotocopia del comprobante de
adquisicin de bienes Formatos F-I-21 Formatos F-I-20 de cada
bien incorporado
Comprobante original de adquisicin(codificado con cdigos contablesy nmeros de inventario)
Proveedor
Ley de Universidades Reglamento del Sistema de Inventario Circular vigente nmero 01-2003 Manuales o catlogos de cuentas
contables para el sistema de contabilidad pblica elaborado por Programa de Modernizacin de la Administracin Financiera del Estado
Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes
Registrar la incorporacin de bienes muebles s de la Universidad de los Andes por compra, donacin y produccin institucional.
Bienes muebles marcados
Administrador de la
Dependencia Jefe de la OCCB Secretaria de la OCCB Registrador de Bienes Consejo Universitario
Sistema de Control de Bienes
Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes. Sistema de Correspondencia. Formatos Preelaborados
(F-I-20 y F-I-21)
1.1 INCORPORACINDE BIENES
Solicitud de incorporacin de bienes muebles
Comprobante de adquisicin de bienes( - Factura de compra,- Recibo de produccin o- Acta de aceptacin de bienes )
Orden de Compra o nota de entrega Carta del ente externo que dona los bienes Cualquier otro documento que avale
la adquisicin licita de los bienes
Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB
Bien identificadoBien identificado
Dependencia UniversitariaDependencia Universitaria
controla
cumple
F-I-20: Recoleccin de datos bienes muebles. F-I-21: Formas de control de flujo.
Entrega de
bienes muebles
Entrega de
bienes muebles
Expediente de bienes conformado por: Fotocopia del comprobante de
adquisicin de bienes Formatos F-I-21 Formatos F-I-20 de cada
bien incorporado
Comprobante original de adquisicin(codificado con cdigos contablesy nmeros de inventario)
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1. Registro de Bienes
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
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Subprocesos asociados:
Figura 6. Subprocesos del Proceso de Incorporacin de Bienes
3.2.1.1.1 Subproceso de Control Perceptivo
Objetivo del subproceso: Verificar que los bienes adquiridos y sus respectivas facturas, recibo de produccin o acta de aceptacin correspondan con lo especificado en las ordenes de compra o nota de pedido.
Fronteras: Inicia: Cuando el proveedor entrega los bienes que son adquiridos
por una dependencia universitaria. Termina: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
incorporacin de los bienes adquiridos. Actores:
Administrador de la Dependencia
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1.1.1 Control
Perceptivo
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.3 Asignacin de
Cdigos
1.1.4 Rotulacin de
Bienes
1.1 Incorporacin de Bienes
1. Registro de Bienes
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1.1.1 Control
Perceptivo
1.1.1 Control
Perceptivo
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.3 Asignacin de
Cdigos
1.1.3 Asignacin de
Cdigos
1.1.4 Rotulacin de
Bienes
1.1.4 Rotulacin de
Bienes
1.1 Incorporacin de Bienes
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Diagrama de Actividades:
Figura 7. Diagrama de Actividades del Subproceso de Control Perceptivo
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Entrega los bienes muebles con factura original, recibo de
produccin o acta de aceptacin. Proveedor
2. Recibe del proveedor los bienes adquiridos con la nota de entrega, orden de compra y/o factura y deber verificar que las caractersticas y las cantidades de los bienes sean iguales a las especificadas en la nota de entrega, orden de compra y/o factura. 2.1. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura no
coinciden con la orden de compra, elabora comunicacin con las observaciones, notificando las diferencias encontradas en el bien recibido y se notifica al proveedor.
2.2. Si los datos de la Nota de Entrega y/o factura coinciden con la orden de compra, se procesa entrada de los bienes y se solicita a la Oficina de Control de Bienes la incorporacin de estos bienes adquiridos.
Administrador de Dependencia
3.2.1.1.2 Subproceso de Verificacin de Recaudos
Objetivo del subproceso: Verificar que los comprobantes de adquisiciones capitalizables tales como: la factura original de compra, recibo de produccin, acta de aceptacin especifiquen claramente el precio, cantidad y caractersticas
Proveedor Administrador Dependencia Jefe Oficina Central Control Bienes
[pedido correcto][pedido incorrecto]
Bien mueble[Entrega] Verificar Factura/Nota de Entrega
Procesar entrada de bienes
Solicitar registro de BienesSolicitud de incorporacin
[Solicitada]
Informar proveedorBien mueble[Nota Devolucin]
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fsicas de los bienes adquiridos por compra, donacin o produccin institucional.
Fronteras: Inicia: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de
Bienes recibe la solicitud de incorporacin de bienes y sus respectivos recaudos.
Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes entrega al Registrador de Bienes (Interno) los respectivos recaudos para la incorporacin de estos bienes.
Sub subprocesos asociados:
Figura 8. Sub-subprocesos del Subproceso de Verificacin de Recaudos
3.2.1.1.2.1 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra
Objetivo del sub-subproceso: Verificar que la factura original de compra especifique el precio, cantidad y caractersticas fsicas de los bienes adquiridos.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
1.1.1 Control
Perceptivo
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.3 Asignacin de
Cdigos
1.1.4 Rotulacin de
Bienes
1.1 Incorporacin de Bienes
1.1.2.1 Verificacin
de Recaudos por Compra
1.1.2.2 Verificacin
de Recaudos por Donacin
1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por
Produccin
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.1 Control
Perceptivo
1.1.1 Control
Perceptivo
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.2 Verificacin de Recaudos
1.1.3 Asignacin de
Cdigos
1.1.3 Asignacin de
Cdigos
1.1.4 Rotulacin de
Bienes
1.1.4 Rotulacin de
Bienes
1.1 Incorporacin de Bienes
1.1.2.1 Verificacin
de Recaudos por Compra
1.1.2.1 Verificacin
de Recaudos por Compra
1.1.2.2 Verificacin
de Recaudos por Donacin
1.1.2.2 Verificacin
de Recaudos por Donacin
1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por
Produccin
1.1.2.3 Verificacin de Recaudos por
Produccin
1.1.2 Verificacin de Recaudos
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Diagrama de Actividades:
Administrador Dependencia
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes
Registrador de Bienes (interno)
[incompletos]
[completos]
[no vlido] [vlido]
Revisar recaudos
Verificar factura
Elaborar nota de devolucin
Solicitud de incorporacin[Rechazada]
Solicitud de incorporacin
[solicitada]
Solicitud de incorporacin
[por asignacin]
Figura 9. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Compra
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio de
solicitud de incorporacin de bienes. 2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene
acompaada de la factura original de compra y su respectiva orden de compra o nota de entrega.
3. Si los recaudos estn incompletos los devuelve a la dependencia universitaria.
4. Si los recaudos estn completos, los remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
5. Verifica la legalidad de los recaudos que avalan dicha solicitud, chequeando que la factura original contenga explcitamente los datos de: marca, modelo, serial, cdula y nombre del responsable, as como la ubicacin fsica del bien. As como tambin, que esta venga a nombre de la unidad organizativa que adquiri dichos bienes y no a titulo de una persona natural.
6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de bienes al inventario.
7. Si alguno de estos recaudos est incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicit la incorporacin.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
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3.2.1.1.2.2 Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin
Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el acta de aceptacin o carta de donacin indique que los bienes estn siendo donados a la Universidad de Los Andes, especificando adems las caractersticas de los bienes donados.
Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario
Diagrama de Actividades:
Administrador Dependencia
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Direccin de Finanzas
Registrador de Bienes (interno)
[incompletos]
[completos]
[incorrecta]
[correcta]
Realizar inspeccin fsica de bienes donados
Elaborar informe sobre la donacin
Revisar solicitud de donacin bienes
Enviar Solicitud al CU
Entregar recaudosSolicitud de incorporacin
[por asignacin]
Revisar recaudosde donacin
Verificar acta de aceptacin
Elaborar nota de devolucin a institucin
Solicitud de incorporacin[Rechazada]
Solicitud de incorporacin
[solicitada]
Enviar solicitud e informe al CU
Recibir resolucin de incorporacin por
donacinSolicitud de incorporacin[Resolucin]
Figura 10. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Donacin
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Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe del Administrador de la Dependencia un oficio
donde se notifica que la dependencia ha recibido bienes donados, para lo cual solicita su incorporacin, previa aprobacin del Consejo Universitario.
2. Remite la solicitud de incorporacin de bienes por donacin y sus respectivos recaudos al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
3. Revisa que la solicitud de incorporacin venga acompaada de un acta de aceptacin o una carta del ente externo que dona los bienes a la ULA. Opcionalmente, puede consignar si la hubiere, la factura original de compra a nombre del ente o institucin que dona los bienes.
4. Verifica que el acta de aceptacin o la carta de donacin exprese claramente que los bienes estn siendo donados a la Universidad y que refleje dentro de la misma, las caractersticas de los bienes donados, tales como: marca, modelo, serial, entre otros.
5. Visita la dependencia universitaria y realiza inspeccin fsica a los bienes donados.
6. Elabora informe donde se detallan las caractersticas de los bienes, su estado fsico y el costo unitario de cada uno de ellos. En caso de no poseer costo unitario, se realiza un justiprecio.
7. Remite el informe al Director de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Vicerrector Administrativo y ste al Consejo Universitario para su estudio y aprobacin segn consta en el artculo 20 del Reglamento de Inventario.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
8. Revisa informe de incorporacin de bienes por donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe la resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la incorporacin de los bienes donados y la remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
Director de Finanzas
10. Recibe y verifica la resolucin del Consejo Universitario de bienes donados.
11. Notifica a la dependencia universitaria la aceptacin o rechazo para la incorporacin de bienes donados.
12. Entrega recaudos para la incorporacin de bienes al Registrador de Bienes (Interno), si estos fueron aceptados.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
-
Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin
Objetivo del sub-subproceso: Verificar que el recibo de produccin detalle claramente la cantidad de bienes producidos, desglose los costos por mano de obra y material utilizado, as como el costo unitario de cada bien elaborado.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Diagrama de Actividades:
Administrador Dependencia
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes
Registrador de Bienes (interno)
[incompletos]
[completos]
[no vlido][vlido]
Revisar recaudos de produccin
Verificar recibo de produccin
Elaborar nota de devolucin a dependencia
Solicitud de incorporacin[Rechazada]
Solicitud de incorporacin[solicitada]
Solicitud de incorporacin
[por asignacin]
Figura 11. Diagrama de Actividades del Sub-subproceso de Verificacin de Recaudos por Produccin
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe oficio de solicitud de incorporacin de bienes por
parte del Administrador de la Dependencia. 2. Revisa si la solicitud de incorporacin de bienes viene
acompaada del respectivo recibo de produccin de los bienes que han sido fabricados dentro de la institucin.
3. Si los recaudos estn incompletos, devuelve estos recaudos a la dependencia universitaria.
4. Si los recaudos estn completos, los remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
-
Actividades Actores 5. Verifica que el recibo de produccin incluya la cantidad
de producidos, el desglose de costos por mano de obra y el material utilizado, as como el costo unitario de produccin de cada uno de los bienes.
6. Si los recaudos estn correctos, entrega al Registrador de Bienes (Interno) dichos recaudos para la incorporacin de estos bienes al inventario.
7. Si alguno de estos requisitos est incorrecto, solicita a la Secretaria de la Oficina que elabore la nota de devolucin respectiva.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
8. Elabora nota de devolucin, la cual lleva la firma del Jefe de la Oficina y devuelve los recaudos a la dependencia universitaria que solicit la incorporacin.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.1.3 Subproceso de Asignacin de Cdigos
Objetivo del subproceso: Registrar cada uno de los bienes que ingresan al inventario de bienes de la ULA mediante la generacin y asignacin de un cdigo nico de identificacin.
Fronteras:
Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Interno) recibe los recaudos necesarios para efectuar la incorporacin de bienes.
Termina: Cuando la Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes distribuye a los Registradores de Bienes (Externos) los expedientes de bienes para su rotulacin.
Actores:
o Registrador de Bienes (Interno) o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles
-
Diagrama de Actividades:
Figura 12. Diagrama de Actividades del Subproceso de Asignacin de Cdigos
Procedimiento:
Actividades Actores
1. Recibe los recaudos requeridos para la incorporacin de bienes (oficio con hoja de seriales, factura original /recibo de produccin /acta de aceptacin de bienes).
2. Consulta en el sistema automatizado y en la seccin de Manual de Cdigos, si cada uno de los bienes a incorporar tiene una descripcin de bienes ya definida en el sistema.
3. Si la descripcin de un bien no esta registrada dentro del sistema, se crea un registro donde se introduce el cdigo y la descripcin que haga referencia a este nuevo bien.
Registrador de Bienes (Interno)
3.1. Agrega los datos de descripcin del nuevo artculo. Sistema de Control de Bienes Muebles
4. Introduce en el sistema automatizado los datos de cada bien, proporcionando la marca, modelo, serial, dependencia, concepto de adquisicin, fecha de adquisicin, nmero de factura y precio unitario del bien.
Registrador de Bienes (Interno)
5. Asigna automticamente el nmero de unidad que se encuentre disponible dentro del sistema y que corresponda al tipo de descripcin de cada bien a registrar.
6. Agrega los datos bsicos de cada uno de los bienes que se estn incorporando al inventario.
Sistema de Control de Bienes Muebles
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes
Jefe Oficina Central Control Bienes Registrador de Bienes (interno)
Sistema de Control de Bienes Muebles
Registrador de Bienes (externo)
[bien definido] [bien no definido]
Consultar manual de cdigosSolicitud de incorporacin[por asignacin]
Consultar cdigos
Existe ?
Registrar datos del bien (Formato F-1- 20)
Agregar nuevo cdigo
Almacenar datos del bien
Calcular nmero de unidad
Emitir planil la Formato FI20
Transcribir cdigos en factura
Conformar expediente de bienes
Asignar expedientes para rotulacin
Solicitud de incorporacin[por rotulacin]
Archivar expediente
Entregar recaudos originales
Recaudos Originales[entrega a
dependencia]
Imprimir Reporte
Registrar manualmente formato F-1-21
Enviar asignacin de trabajo mensual
Solicitud de incorporacin[expediente]
Notificar registrador
-
Actividades Actores 7. Emite para cada bien incorporado, la planilla para la
recoleccin de datos (Formato F-I-20) a travs del sistema automatizado.
Registrador de Bienes (Interno)
8. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes. Sistema de Control de Bienes Muebles
9. Anota los cdigos de identificacin de cada bien (cdigo o nmero de inventario) ya asignados, en el dorso de la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin.
10. Estampa mediante sello numrico los cdigos contables que hacen referencia a los bienes reflejados en la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin.
11. Seala adems, el responsable de la codificacin mediante firma y sello producidos.
12. Llena manualmente la Forma de Control de Flujo (Formato F-I-21) para cada grupo de bienes que tengan la misma ubicacin fsica, anotando la fecha y responsable de cada actividad en las secciones de codificacin de planillas, asignacin de unidades y registro de unidades respectivamente.
13. Reproduce 2 fotocopias del original de la factura de compra, recibo de produccin o acta de recepcin de bienes.
14. Entrega a la Secretaria los recaudos originales para ser devueltos a la dependencia y una fotocopia de los mismos para ser guardados en el archivo general de la oficina.
15. Arma un expediente de los bienes a incorporar con la copia restante, el formato de control de flujo (Formato F-I-21) y las planillas de recoleccin de datos (Formato F-I-20) de cada bien a incorporar, el cual es enviado al Jefe de la Oficina.
Registrador de Bienes (Interno)
16. Recibe del Registrador de Bienes (Interno) los recaudos originales de la incorporacin de bienes y una copia de los mismos.
17. Archiva el oficio original de la solicitud de incorporacin y las fotocopias de los recaudos.
18. Elabora oficio para notificar a la dependencia que se dio inicio al trmite de la incorporacin de bienes, entregando los recaudos originales debidamente codificados con los cdigos contables y de inventario al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
19. Firma oficio de notificacin y revisa que la asignacin de unidades corresponda con lo adquirido en las facturas, recibos o actas, as como sus respectivos cdigos contables y devuelve a la Secretara para su envo.
20. Revisa que el expediente de los bienes entregados por el Registrador de Bienes (Interno) contenga todos los
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
-
Actividades Actores formatos debidamente llenados.
21. Asigna para cada expediente de bienes y de acuerdo a la ubicacin fsica de la dependencia un Registrador de Bienes (Externo), el cual se encargar de la rotulacin y marcado de estos bienes. Dicha asignacin es asentada en la hoja asignacin de trabajo mensual.
22. Enva a la Secretaria la hoja asignacin de trabajo mensual y los respectivos expedientes, para que sean distribuidos a los Registradores de Bienes (Externos).
23. De acuerdo a la hoja asignacin de trabajo mensual, elabora oficio para notificar a los Registradores de Bienes (Externos) su carga de trabajo, el cual es firmada por el Jefe de la Oficina.
24. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo) el original y copia de los oficios y expedientes de bienes a rotular junto con la hoja de asignacin de trabajo.
25. Devuelve al Jefe de la Oficina la hoja de asignacin de trabajo para su archivo y posterior control.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.1.4 Subproceso de Rotulacin de Bienes
Objetivo del subproceso: Marcar fsicamente los bienes que han sido incorporados al inventario de bienes de la ULA mediante la elaboracin y posterior pegado de las placas o etiquetas, adhesivas o metlicas para la identificacin de cada uno de ellos.
Fronteras: Inicia: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) recibe los
expedientes de los bienes a rotular. Termina: Cuando el Registrador de Bienes (Externo) registra en el
sistema los datos de ubicacin de cada uno de los bienes rotulados y archiva el expediente de bienes con las planillas F-I-20 y F-I-21 debidamente llenadas.
Actores:
o Registrador de Bienes (Externo) o Sistema de Control de Bienes Muebles
-
Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Registrador de Bienes (externo)
Sistema de Control de Bienes Muebles
[No]
[hay diferencias]
[no hay dferencias]
Solicitud de incorporacin[por rotulacion]
Elaborar placas de identificacin
Programar visita dependencia
Ubicar fsicamente el bien
Colocar placa de identificacin
Completar datos en formatos FI20 y FI21
Registrar datos de ubicacin del bien
Emitir planillas Formatos FI20 y FI21
Revisa registro de datos del bien
Actalizar expediente de bienes
Agregar datos de ubicacin
Existe ?Preparar Acta
Faltantes[Acta de bienes faltantes]
Imprimir listados
Solicitud de incorporacin[Incorporada]
Buscar cdigo del bien
Imprimir etiquetas
Verificar datos en recaudos con caractersticas fsicas del bien
Preparar acta de diferencias fsicas
[Acta de diferencias bien/factura]
Figura 13. Diagrama de Actividades del Subproceso de Rotulacin de Bienes
-
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe el expediente de bienes por parte de la Secretaria y
verifica que lo indicado en la factura original, recibo de produccin o acta de aceptacin coincida con lo especificado en los formatos F-I-20 y F-I-21.
2. Ingresa al sistema automatizado y especficamente en el mdulo de impresin e introduce los cdigos de inventario de cada bien, a fin de generar sus placas o etiquetas de identificacin.
Registrador de Bienes (Externo)
3. Imprime las etiquetas de identificacin de cada bien mueble.
Sistema de Control de Bienes Muebles
4. Programa visita a la Dependencia donde se encuentran los bienes a marcar.
5. Ubica fsicamente los bienes segn la localizacin reflejada en el formato F-I-21.
6. Verifica que los datos reflejados en la factura de compra, recibo de produccin o acta de aceptacin y en los formatos F-I-20 coincida con lo percibido fsicamente en los bienes.
7. Completa datos dentro del formato F-I-20 donde indique la localizacin fsica (conjunto, edificio, nivel y recinto) y la cdula del responsable de cada bien.
8. Coloca la placa o etiqueta de identificacin a cada bien mueble y estampa con marcador en un sitio visible el cdigo de inventario correspondiente.
9. Transcribe los datos que fueron completados en los formatos F-I-20 mediante el sistema automatizado de inventario.
Registrador de Bienes (Externo)
10. Agrega los datos de ubicacin y responsable de cada uno de los bienes rotulados.
Sistema de Control de Bienes Muebles
11. Emite para cada uno de los bienes rotulados la planilla definitiva de recoleccin de datos de un bien (F-I-20), la cual ser anexada al expediente de bienes.
Registrador de Bienes (Externo)
12. Imprime el formato F-I-20 para cada uno de estos bienes rotulados.
Sistema de Control de Bienes Muebles
13. Anota en el Formato F-I-21 y en las secciones de elaboracin de placas, colocacin de placas y trascripcin de los datos, la fecha de realizacin de la actividad y el nombre y firma del responsable.
14. Revisa y archiva los expedientes de bienes ya rotulados.
Registrador de Bienes (Externo)
-
3.2.1.2 Proceso de Traslado de Bienes
Objetivo del proceso: Mantener actualizado el traspaso de los bienes cuando estos sean cambiados de ubicacin fsica y responsable dentro de los recintos universitarios.
Fronteras: Inicia: Cuando la Dependencia Universitaria enva a la Oficina
Central de Control de Bienes la autorizacin de traslado de bienes.
Termina: Cuando el Jefe de la oficina Central de Control de Bienes actualiza los datos de ubicacin y responsable en el sistema automatizado y archiva original de la autorizacin de traslado.
Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles
Diagrama general del proceso:
Figura 14. Diagrama del Proceso de Traslado de Bienes
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes
Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB
Sistema de Control de Bienes
Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia
1.2. TRASLADODE BIENES
Planilla de Autorizacin de Traslado de Bienes
Dependencia Universitaria
Archivo de la OCCB
Reglamento del Sistema de Inventario de
la ULA Manual de procedimientos para el control
de activos fijos. Publicacin nmero 9 actualizada de la
Contralora General de la Repblica.
Dependencia que cede el bien
Dependencia que recibe el bien /
Depsito de Bienes
Solicitud de traslado
de bienes
Autorizacin de Traslado de Bienescertificada
Bienes muebles trasladados
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes
Mantener un registro del cambio de ubicacin fsica y responsables de los bienes muebles cuando estos son trasladados de un reciento universitario a otro
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB
Sistema de Control de Bienes
Muebles Versin Junio 2005 Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia
1.2. TRASLADODE BIENES
Planilla de Autorizacin de Traslado de Bienes
Dependencia Universitaria
Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB
Reglamento del Sistema de Inventario de
la ULA Manual de procedimientos para el control
de activos fijos. Publicacin nmero 9 actualizada de la
Contralora General de la Repblica.
Dependencia que cede el bien
Dependencia que cede el bien
Dependencia que recibe el bien /
Depsito de Bienes
Dependencia que recibe el bien /
Depsito de Bienes
Solicitud de traslado
de bienes
Solicitud de traslado
de bienes
Autorizacin de Traslado de Bienescertificada
Bienes muebles trasladados
-
Subprocesos asociados:
Figura 15. Subprocesos del Proceso de Traslado de Bienes
3.2.1.2.1 Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias
Objetivo del subproceso: Registrar formalmente el traslado de bienes entre dependencias universitarias.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1.2.1 Traslado de Bienes entre
Dependencias
1.2.2 Traslado de Bienes a los Depsitos
1.2 Traslado de Bienes
1. Registro de Bienes
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1.2.1 Traslado de Bienes entre
Dependencias
1.2.1 Traslado de Bienes entre
Dependencias
1.2.2 Traslado de Bienes a los Depsitos
1.2.2 Traslado de Bienes a los Depsitos
1.2 Traslado de Bienes
-
Diagrama de Actividades:
Administrador Dependencia
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes
Sistema de Control de Bienes Muebles
Enviar solicitud de traslado
Verificar AutorizacinEnviar al Jefe de la OCCB
no vlidaAutorizacin Traslado F-13
[Nota Devolucin]
Registrar traslado
Preparar reporte de traslado
Archivar Autorizacin de traslado
Informar DependenciaAutorizacin Traslado
F-13[Copia]
vlida
Autorizacin Traslado F-13[Solicitud]
Modificar ubicacin / responsable
Figura 16. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes entre Dependencias
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe por triplicado la autorizacin de traslado de bienes
por parte de la dependencia universitaria que desea ceder bienes y la remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de los representantes de las dependencias que ceden y reciben los bienes, as como tambin una descripcin de los bienes a trasladar con su respectivo nmero de inventario.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de traslado a la dependencia origen y da por terminado el proceso.
4. Si cumple con los requisitos, firma los triplicados de la autorizacin de traslado, entregando las dos copias a la dependencia universitaria que cede los bienes, la cual se encargar posteriormente de entregar una copia a la dependencia que recibe los bienes.
5. Registra en el sistema automatizado el traslado de bienes, reflejando el cambio de ubicacin fsica y responsable del uso directo de estos bienes.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
-
Actividades Actores 6. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de los
bienes trasladados. Sistema de Control de Bienes Muebles
7. Archiva original de la autorizacin de traslado en el archivo de traslados.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.2.2 Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos
Objetivo del subproceso: Realizar el traslado de bienes muebles en desuso o inservibles de una dependencia a los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes.
Actores: o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Sistema de Control de Bienes Muebles
Diagrama de Actividades:
Figura 17. Diagrama de Actividades del Subproceso de Traslado de Bienes a los Depsitos
Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de
Control de Bienes Jefe Oficina Central Control BienesSistema de Control de
Bienes Muebles
Enviar solicitud de traslado
Verificar AutorizacinEnviar al Jefe de la oficina
no vlidoAutorizacin Traslado F-13[Nota Devolucin]
Registrar traslado
Trasladar bienes a deposito
Archivar Autorizacin de traslado
Autorizacin Traslado F-13
[Copia]
vlido
Autorizacin Traslado F-13[Solicitud / 3 copias]
Modificar ubicacin/responsable
Ejecutar inspeccin fsica
Clasificar bien: desuso / inservible
Firmar y sellar autotizacin
-
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe la autorizacin de traslado de bienes (triplicado)
por parte de la dependencia universitaria que desea trasladar bienes al depsito de la Oficina Central de Control de Bienes y la remite al Jefe de la oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
2. Verifica que la autorizacin de traslado lleve la firma de del representante de la dependencia que entrega los bienes, as como la descripcin exacta de los bienes a trasladar con sus respectivos nmeros de inventarios y caractersticas de cada uno de ellos.
3. Si no cumple con los requisitos, devuelve autorizacin de traslado a la dependencia que entrega a depsito los bienes y da por terminado el proceso.
4. Si cumple con los requisitos, visita la dependencia donde se encuentran los bienes a trasladar.
5. Realiza una inspeccin ocular con la finalidad de constatar el estado fsico y las caractersticas de los bienes.
6. Firma los triplicados de la autorizacin de traslado, entregando una copia a la dependencia universitaria que entrega los bienes.
7. Clasifica los bienes a trasladar de acuerdo al estado fsico de los mismos: bienes en desuso o bienes inservibles.
8. Traslada los bienes a cada uno de los depsitos de bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes. El depsito de bienes en desuso o inservibles ubicado en la Av. Universidad, antigua Facultad de Humanidades y Educacin y el depsito de bienes inservibles ubicado en el galpn de produccin de medicamentos en San Juan de Lagunillas.
9. Registra el traslado de bienes al depsito dentro del sistema automatizado, quedando estos bienes adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes bajo la responsabilidad directa del Jefe de dicha oficina.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
10. Modifica los datos de ubicacin fsica y responsable de cada uno de los bienes traslados.
Sistema de Control de Bienes Muebles
11. Archiva original y copia de la autorizacin de traslado en el archivo de traslados.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
-
3.2.1.3 Proceso de Desincorporacin de Bienes
Objetivo del proceso: Mantener un registro detallado de las condiciones por las cuales los bienes de la Universidad son desincorporados del inventario de activos fijos bien sean por venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
Fronteras: Inicia: Cuando el Administrador de la Dependencia solicita la
desincorporacin de una serie de bienes adscritos a su dependencia. Tambin, cuando por decisin de la jefatura de la Oficina Central de Control de Bienes existan dentro de la institucin bienes en estado de obsolescencia, deterioro total o inservibilidad o si un ente o institucin externa solicita la donacin de bienes a la ULA.
Termina: Cuando el Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes remite copia del Acta de Desincorporacin de Bienes a la Dependencia interesada, al Departamento de Contabilidad y a la propia Oficina de Control de Bienes.
Diagrama general del proceso:
Figura 18. Diagrama del Proceso de Desincorporacin de Bienes
Reglamento de Sistema de Inventario de
la ULA, Seccin 3 De la Desincorporacin, artculos 28 al 41.
Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.
Manual de procedimientos para el control de activos fijos.
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes
Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Director de Finanzas Vicerrector Administrativo Consejo Universitario
Sistema de Control de Bienes
Muebles Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia
1.3 DESINCORPORACINDE BIENES
Solicitud de desincorporacin
de bienes muebles Solicitud de donacin de bienes Informes de soporte
Dependencia Universitaria
Solicitud de
desincorporacin de bienes
Ente externo a la ULA
Solicitud de
donacin de bienes
Acta de desincorporacin
de bienes Informes tcnicos Resolucin del Consejo
Universitario
Archivo de la OCCB
Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,
Dpto. Contabilidad
Ente externo a la ULA
Bienes muebles desincorporados oBienes muebles donados
Reglamento de Sistema de Inventario de
la ULA, Seccin 3 De la Desincorporacin, artculos 28 al 41.
Publicacin nmero 9 actualizada de la Contralora General de la Repblica.
Manual de procedimientos para el control de activos fijos.
Director de Finanzas Jefe de la Oficina Central
de Control de Bienes
Llevar un registro de los bienes muebles que han sido desincorporados de los activos fijos de la Universidad en caso de venta, donacin, permuta, robo o inservibilidad.
Secretaria de la OCCB Jefe de la OCCB Director de Finanzas Vicerrector Administrativo Consejo Universitario
Sistema de Control de Bienes
Muebles Sistema de Reportes Sistema de Correspondencia
1.3 DESINCORPORACINDE BIENES
Solicitud de desincorporacin
de bienes muebles Solicitud de donacin de bienes Informes de soporte
Dependencia Universitaria Dependencia Universitaria
Solicitud de
desincorporacin de bienes
Solicitud de
desincorporacin de bienes
Ente externo a la ULA
Ente externo a la ULA
Solicitud de
donacin de bienes
Solicitud de
donacin de bienes
Acta de desincorporacin
de bienes Informes tcnicos Resolucin del Consejo
Universitario
Archivo de la OCCBArchivo de la OCCB
Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,
Dpto. Contabilidad
Dependencia,Vicerrectorado Administrativo,
Dpto. Contabilidad
Ente externo a la ULA
Ente externo a la ULA
Bienes muebles desincorporados oBienes muebles donados
-
Subprocesos asociados:
Figura 19. Subprocesos del Proceso de Desincorporacin de Bienes
3.2.1.3.1 Subproceso de Desincorporacin por Venta
Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de activos fijos para aquellos bienes que por su obsolescencia, deterioro, desuso hayan sido objeto de venta.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Unidad de Auditoria Interna o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1.3 Desincorporacin de Bienes
1.3.1 Desincorporacin
por Venta
1.3.2 Desincorporacin
por Donacin
1.3.3 Desincorporacin
por Permuta
1.3.4 Desincorporacin
por Robo
1.3.5 Desincorporacinpor Inservibilidad
1. Registro de Bienes
1. Registro de Bienes
2. Control de Bienes
2. Control de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.1 Incorporacin
de Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.2 Traslado de
Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.3 Desincorporacin
de Bienes
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1.4. Modificacin
Caractersticas Fsicas
1. Registro de Bienes
1.3 Desincorporacin de Bienes
1.3.1 Desincorporacin
por Venta
1.3.2 Desincorporacin
por Donacin
1.3.3 Desincorporacin
por Permuta
1.3.4 Desincorporacin
por Robo
1.3.5 Desincorporacinpor Inservibilidad
1.3.1 Desincorporacin
por Venta
1.3.1 Desincorporacin
por Venta
1.3.2 Desincorporacin
por Donacin
1.3.2 Desincorporacin
por Donacin
1.3.3 Desincorporacin
por Permuta
1.3.3 Desincorporacin
por Permuta
1.3.4 Desincorporacin
por Robo
1.3.4 Desincorporacin
por Robo
1.3.5 Desincorporacinpor Inservibilidad
1.3.5 Desincorporacinpor Inservibilidad
-
Diagrama de Actividades:
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Auditoria Interna Direccin de Finanzas Comisisn de Licitaciones
Sistema de Control de Bienes Muebles
Realizar inspeccin en Deposito de Bienes
Elaborar Informe de Desincorporacin por Venta
Informe Desincorporacin[Resolucin]
Elaborar acta de Desincorporacin por Venta
Desincorporar Bienes por Venta en el sistema automatizado
Archivar Acta Desincorporacin por venta, informe y resolucin, acta de
apertura de sobres (copia)
hay bienes inservibles
no hay bienes inservibles
Acta Desincorporacin[firmada / 4 copias]
Informe Desincorporacin[sol icitud de auditor]
Asignar auditor
Enviar Informe de Recomendaciones
Informe Desincorporacin[Recomendaciones]
Enviar Solicitud de Desincorporacin al CU
Informe Desincorporacin[Solicitud informe tcnico y
recomendaciones]
Revisar Informe de Desincorporacin por Venta
Enviar informe al CU de Desincorporacin por Venta
Envar Resolucin del CU Desincorporacin por Venta
Acta Desincorporacin[Solicitud de firma / 4 copias]
Firmar acta Desincorporacin por Venta
Archivar resolucin Desincorporacin por Venta
Enviar oficio notificacin
Acta Desincorporacin[notificacin, informe,
resolucin (copia 1)]
Acta Desincorporacin[notificacin, informe, resolucin (
original Contabilidad)]
Acta Desincorporacin[notificacin, informe y
resolucin (copia 2)]
[Acta apertura de sobres, informe y avisos de
prensa]
Enviar acta del proceso de apertura de sobresRevisar documentacin
Acta Desincorporacin[creacin]
Modificar estado de un bien
Figura 20. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Venta
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe solicitud de desincorporacin de bienes por parte
de una dependencia universitaria o la Jefatura de la Oficina de Control Bienes decide desincorporar bienes por venta.
2. Realiza la inspeccin fsica de los bienes a desincorporar en los depsitos adscritos a la Oficina Central de Control de Bienes, tomando fotografas para dejar constancia del estado fsico de cada uno de los bienes.
3. Elabora informe tcnico donde especifica las caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), sus caractersticas contables (fecha de adquisicin, costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario), as como su estado fsico.
4. Elabora oficio dirigido a la Unidad de Contralora Interna solicitando a un auditor para que evale los bienes a desincorporar por remate o venta, anexando el informe tcnico.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
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Actividades Actores 5. Recibe oficio y asigna un Auditor para que realice la
inspeccin fsica de dichos bienes, elaborando un informe de recomendaciones, el cual es remitido a la Oficina Central de Control de Bienes.
Unidad de Auditoria Interna
6. Recibe informe de recomendaciones y lo remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
7. Elabora oficio de desincorporacin dirigido al Direccin de Finanzas, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin, anexando el informe tcnico y el informe de recomendaciones.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
8. Revisa informe de desincorporacin de bienes por venta y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
9. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por venta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
Direccin de Finanzas
10. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
11. Revisa la resolucin del Consejo Universitario y solicita a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por venta.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
12. Elabora el acta de desincorporacin por venta, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin.
13. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporacin para las firmas de las partes involucradas: Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria.
14. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
15. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico, del informe de recomendaciones y de la resolucin del Consejo Universitario.
16. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y resolucin del Consejo Universitario.
17. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad, Comisin de Licitaciones de la Direccin de Servicios Generales y a la unidad de Auditoria Interna notificando la desincorporacin de bienes por remate o venta.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
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Actividades Actores 18. Recibe de la Comisin de Licitaciones la copia del acta
del proceso de apertura de sobres, informe de la Comisin de Licitacin y recortes de los avisos publicados en los peridicos y lo remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
19. Revisa los documentos enviados por la Comisin de Licitacin.
20. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por venta, introduciendo el concepto de desincorporacin, fecha de desincorporacin y nmero de resolucin del Consejo Universitario.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
21. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados.
Sistema de Control de Bienes Muebles
22. Archiva los documentos que avalan la desincorporacin por venta.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.3.2 Subproceso de Desincorporacin por Donacin
Objetivo del subproceso: Llevar un registro de las desincorporaciones de bienes de la ULA que por su obsolescencia, deterioro o desuso pudieran ser donados a cualquier ente o institucin.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles
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Diagrama de Actividades:
Figura 21. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Donacin
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe solicitud de un ente o institucin (externa) que
requiere la donacin de bienes propiedad de la ULA. Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
2. Verifica disponibilidad y existencia de bienes en los depsitos de bienes adscrito a la Oficina de Control de Bienes en desuso y/o inservibles.
3. Si no existe disponibilidad de bienes a donar, lo notifica mediante oficio al ente o institucin solicitante y finaliza el procedimiento.
4. En caso de existir disponibilidad de bienes en el depsito, elabora informe de desincorporacin de bienes por donacin, el cual especifica las caractersticas generales de los bienes (marca, modelo, serial y color), caractersticas contables (fecha y costo de adquisicin, justiprecio y nmero de inventario) y el estado fsico de los bienes a ser donados.
5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas,
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
Administrador Dependencia Secretaria Oficina Central Control Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Consejo Universitario Contabilidad
Solicitar desincorporacin
Verificar de solicitud donacin/Empresa
Verificar informe tcnico
de lo contrario
es donacin
Notificar Dependencia
vlida
no vlido vlido
no vlida
Solicitud Desincorporacin[Nota devolucin]
Realizar inspeccin
Solicitud Desincorporacin[solicitada]
Informe Desincorporacin[Solicita Autorizacin]
Elaborar Informe
Estudiar
Aprobar
Informe Desincorporacin[Resolucin]
Elaborar Acta
Desincorporar Bienes
Archivar Acta (copia)
Remitir Acta
Acta Desincorporacin[Copia 2]
Acta Desincorporacin[Original]
donacin vlida
donacin no vlida
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Actividades Actores quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin.
6. Revisa informe de desincorporacin de bienes por donacin y lo remite al Vicerrectorado Administrativo.
7. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por donacin y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
Direccin de Finanzas
8. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria
la elaboracin del acta de desincorporacin por donacin con cuatro (4) ejemplares.
9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin de la misma a la institucin que solicita la donacin.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
10. Elabora el acta de desincorporacin por donacin, especificando las caractersticas de los bienes a ser donados, anexando carta de solicitud de donacin por parte de la institucin y la resolucin del Consejo Universitario.
11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna, un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes y un representante de la institucin solicitante.
12. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
13. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico y de la resolucin del Consejo Universitario.
14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por donacin.
15. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes, especificando que el concepto de desincorporacin es por donacin, su fecha de desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo Universitario.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
16. Agrega los datos de cada uno de los bienes desincorporados: concepto, fecha y nmero de resolucin.
Sistema de Control de Bienes Muebles
17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes, de la siguiente manera: una copia a la institucin que recibe la donacin, una copia al Vicerrectorado
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
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Actividades Actores Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por donacin en el archivo principal de la oficina.
19. Procede a la entrega formal de los bienes a ser donados a la institucin solicitante.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.3.3 Subproceso de Desincorporacin por Permuta
Objetivo del subproceso: Registrar las desincorporaciones de los bienes muebles que por concepto de permuta son retirados de los activos fijos de la ULA, para ser intercambiados por otros bienes.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles
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Diagrama de Actividades:
Figura 22. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Permuta
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe de una dependencia universitaria una solicitud de
desincorporacin de bienes por permuta con los siguientes recaudos: informe tcnico de los bienes a desincorporar, cotizacin de los nuevos bienes, carta de aceptacin del proveedor donde se especifica los bienes que recibe de la ULA y su respectivo monto. 1.1. Si cumple con los requisitos, enva dicha solicitud al
Jefe de la Oficina. 1.2. En caso contrario, devuelve dicha solicitud con sus
respectivos recaudos.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
Administrador DependenciaSecretaria Oficina Central de Control
de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes Direccin de FinanzasSistema de Control de Bienes Muebles
Verificar datos de desincorporacin por
permuta
Notificar Dependencia
no vlido vlido
Solicitud Desincorporacin[Nota devolucin]
Realizar inspeccin en Dependencia
Solicitud Desincorporacin[solicitada]
Informe Desincorporacin[Solicita Autorizacin]
Elaborar Informe tcnico desincorporacin por permuta Revisar Informe
tcnico / permuta
Enviar informe tcnico al CU
Informe Desincorporacin[Resolucin]
Elaborar acta de desincorporacin por permuta
Desincorporar Bienes por permuta
Archivar copia de Acta, informe y resolucin
Enviar Acta de desincorporacin
Acta Desincorporacin[Copia+informe+resolucin]
Acta Desincorporacin[Original+informe+
resolucin]
vlida
no vlida
Envar Resolucin desincorporacin por
permuta del CU
Acta Desincorporacin[sin Firma]
Firmar acta desincorporacin por permuta / traslado
Acta Desincorporacin[firmada]
aprobadano aprobada
Modificar Estado de un bien
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Actividades Actores 2. Verifica que los recaudos consignados detallen las
caractersticas fsicas de los bienes (marca, modelo, serial, color, descripcin, precio unitario y estado fsico).
3. Realiza una inspeccin ocular de los bienes en la dependencia que solicit la desincorporacin de bienes por permuta, verificando que dichos bienes coincidan con lo especificado en los recaudos.
4. Elabora informe de desincorporacin de bienes por permuta, dando fe que los datos reflejados en el oficio coinciden con las caractersticas generales de los bienes, sealando adems la fecha y costo de adquisicin de los bienes a desincorporar y el costo de los nuevos bienes a recibir por permuta y la diferencia a cancelar por parte de la dependencia universitaria, si la hubiere.
5. Remite el informe tcnico a la Direccin de Finanzas, quien a su vez lo debe enviar al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su debido estudio y aprobacin.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
6. Revisa informe de desincorporacin de bienes por permuta y lo remite al Vicerrector Administrativo.
7. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por permuta y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
Direccin de Finanzas
8. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
9. Revisa la resolucin del Consejo Universitario. 9.1. Si la resolucin es aprobatoria, solicita a la Secretaria
la elaboracin del acta de desincorporacin por permuta.
9.2. En caso contrario, notifica va oficio la no aprobacin a la dependencia que solicita la desincorporacin.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
10. Elabora el acta de desincorporacin por permuta, anexando la resolucin del Consejo Universitario.
11. Enva a la Direccin de Finanzas los ejemplares del acta de desincorporacin para sus respectivas firmas por parte del Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes, un representante de la unidad de Auditoria Interna y un representante de la dependencia universitaria que posee los bienes a permutar.
12. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente firmadas y las remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
13. Anexa a cada acta de desincorporacin, copias del informe tcnico y de la resolucin del Consejo Universitario.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
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Actividades Actores 14. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad
notificando la desincorporacin de bienes por permuta. 15. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin
de bienes por permuta, introduciendo el concepto y fecha de desincorporacin y el nmero de resolucin del Consejo Universitario.
16. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados.
Sistema de Control de Bienes Muebles
17. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes, de la siguiente manera: una copia a la dependencia que permuta los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
18. Archiva el acta de desincorporacin de bienes por permuta en el archivo principal de la oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
3.2.1.3.4 Subproceso de Desincorporacin por Robo
Objetivo del subproceso: Mantener un registro de la desincorporacin de todos los bienes muebles que han sido retirados del inventario de activos de la ULA, luego de haberse constatado su desaparicin fsica o robo.
Actores:
o Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes o Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes o Direccin de Finanzas o Vicerrectorado Administrativo o Consejo Universitario o Sistema de Control de Bienes Muebles
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Diagrama de Actividades:
Administrador Dependencia
Secretaria Oficina Central de Control de Bienes Jefe Oficina Central Control Bienes
Sistema de Control de Bienes Muebles Auditoria Interna Direccin de Finanzas
Notificacin de Robo[Informa]
Verificar datos de Notificacin de robo
no vlido vlido
Revisar Datos de Notificacin de Robo
Notificacin de Robo[Devolucin]
Cambiar el estado de los bienes muebles
Armar expediente sobre el robo de bienes
Solicitar al CICPC estado de la investigacin
Enviar al CU Solicitud de Desincorporacin por robo
Elaborar acta de desincorporacin por Robo
Desincorporar Bienes por robo
Archivar informe y resolucin,acta de desincorporacin por robo
Enviar Acta de desincorporacin por robo
Notificacin de Robo[Informe del CICPC]
Informe Desincorporacin[Solicitud al CU, expediente de robo]
Revisar Expediente por Robo
Enviar al CU solicitud de desincorporacin por robo
Envar Resolucin del CU sobre Desincorporacin por robo
Acta Desincorporacin[resolucin, expediente de robo.
Dpto Contabil idad]
Acta Desincorporacin[Original+informe+resolucin]
Firmar acta Desincorporacin por Inservibil idad2
Informe Desincorporacin[resolucin del CU]
Acta Desincorporacin[resolucin y
expediente de robo (copia 1)]
Acta Desincorporacin[resolucin y expediente
de robo (copia 2)]
Modificar estado de un bien
Figura 23. Diagrama de Actividades del Subproceso de Desincorporacin de Bienes por Robo
Procedimiento:
Actividades Actores 1. Recibe oficio de una dependencia universitaria
notificando la desaparicin de bienes por robo o hurto, consignando con ste los siguientes recaudos: informe del responsable exponiendo los hechos y detallando las caractersticas de los bienes hurtados, informe de la denuncia presentada ante el Cuerpo de Investigaciones Cientficas, Penales y Criminalsticas (CICPC) y lo remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
2. Revisa la documentacin consignada con la notificacin de robo o hurto de bienes.
3. Busca en el archivo general de la Oficina, los expedientes de los bienes que han sido hurtados, conformando un nuevo expediente con la siguiente informacin: fotocopia de la planilla F-I-20, fotocopia del comprobante de adquisicin (factura de compra, recibo de produccin o acta de aceptacin), informe del responsable e informe de la denuncia ante el C.I.C.P.C.
4. Ingresa al sistema automatizado y cambia la condicin o estado de los bienes hurtados como desaparecido.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
-
Actividades Actores 5. Modifica la condicin o estado actual de los bienes
robados. Sistema de Control de Bienes Muebles
6. Dirige oficio al C.I.C.P.C. solicitando informacin sobre los resultados de las actuaciones realizadas en torno a los bienes desaparecidos o las recuperaciones que hayan sido efectuadas con los bienes de la Universidad.
7. Archiva los expedientes de los bienes desaparecidos en espera de una respuesta por parte de la C.I.C.P.C. o en su defecto por la dependencia agraviada.
8. Recibe del C.I.C.P.C. oficio de notificacin de las acciones realizadas por este cuerpo y las recuperaciones de los bienes robados y lo remite al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
9. Elabora oficio dirigido al Consejo Universitario donde somete a su consideracin la desincorporacin de los bienes muebles por robo o hurto. Anexando toda la documentacin recabada de los bienes y el informe de resultados emitido por el C.I.C.P.C.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
10. Entrega original y copia del oficio y la documentacin recabada del hurto de bienes a la Direccin de Finanzas para su revisin, quien a su vez lo debe remitir al Consejo Universitario a travs del Vicerrectorado Administrativo para su estudio y aprobacin.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
11. Revisa la documentacin recabada para la desincorporacin de bienes por robo y lo remite al Vicerrector Administativo.
12. Recibe resolucin del Consejo Universitario, aprobando o negando la desincorporacin de bienes por robo y lo remite a la Oficina Central de Control de Bienes.
Direccin de Finanzas
13. Recibe resolucin del Consejo Universitario y la entrega al Jefe de la Oficina.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
14. Revisa la resolucin del Consejo Universitario, solicitando a la Secretaria la elaboracin del acta de desincorporacin por robo, si esta ha sido aprobada. En caso contrario, se da por terminado el trmite de desincorporacin.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
15. Elabora el acta de desincorporacin por robo, especificando las caractersticas de los bienes involucrados, as como el procedimiento seguido para realizar dicha desincorporacin.
16. Enva a la Direccin de Finanzas cuatro (4) ejemplares del acta de desincorporacin para las firmas de las partes involucradas: responsable de la dependencia afectada, Director de Finanzas, Vicerrector Administrativo, Jefe de la Oficina Central de Bienes y un representante de la unidad de Auditoria.
Secretaria de la Oficina Central de Control de Bienes
-
Actividades Actores 17. Recibe copias del acta de desincorporacin debidamente
firmadas y las remite al Jefe de la Oficina. 18. Anexa a cada acta de desincorporacin, las copias del
expediente de bienes desaparecidos, la resolucin del Consejo Universitario, as como toda la documentada recabada para ese momento.
19. Archiva copia del acta de desincorporacin, informes y resolucin del Consejo Universitario.
20. Elabora oficio dirigido al Departamento de Contabilidad notificando la desincorporacin de bienes por robo.
21. Registra en el sistema automatizado la desincorporacin de bienes por robo, introduciendo la fecha y nmero de resolucin del Consejo Universitario.
Jefe de la Oficina Central de Control de Bienes
22. Agrega los datos de concepto, fecha y nmero de resolucin a cada uno de los bienes desincorporados.
Sistema de Control de Bienes Muebles
23. Distribuye los ejemplares del acta de desincorporacin de bienes por robo, de la siguiente manera: una copia a la dependencia donde fueron hurtado los bienes, una copia al Vicerrectorado Administrativo, una copia a la Oficina de Control de Bienes y la restante al Departamento de Contabilidad.
24. Archiva el acta de desincorporac