Tema 9: Bases de Datos (I)

1. Principales conceptos en bases de datos

El objetivo de esta unidad es aprender de manera práctica, de modo que ya desde el principio

comenzaremos a crear una base de datos, a la que posteriormente iremos añadiendo objetos.

1.1. Conceptos esenciales

En una base de datos hay tres elementos fundamentales que debemos conocer antes de comenzar

con el desarrollo de la Unidad, como son el campo, el registro y el fichero.

La relación entre una base de datos y estos tres elementos es la siguiente.

BASE DE DATOS Es un conjunto de datos relacionados entre sí.

Las bases de datos están formadas por uno o más bloques de Ficheros.

FICHERO Es un conjunto de información que participa de las mismas características; por ejemplo: un fichero de clientes, proveedores, personal,etc.

Cada uno de los ficheros está compuesto por registros.

REGISTRO Es la unidad más elemental de un fichero de base de datos.

Los registros contienen uno o más campos.

CAMPO Es la unidad elemental de introducción de datos en cada registro de una base de datos.

1.2. Objetos de Access

Tablas: conjunto de datos estructurados que forman el contenido de una base de datos.

Consultas: permiten catalogar, ordenar y extraer y modificar la información contenida en una

tabla o en un conjunto de tablas.

Formularios: son diseños que realizaremos para poder introducir, modificar o visualizar los

registros de una tabla o consulta.

Informes: son extractos de datos procedentes de tablas o consultas y que tienen como

propósito principal el ser impresos en papel.

Macros: son conjuntos de operaciones grabadas que pueden ejecutarse en cualquier momento

para realizar de forma automática tareas repetitivas.

Módulos: son programas escritos especialmente para Access mediante un lenguaje de

programación llamado Visual Basic para aplicaciones.

1.3. Nombres de campos y sus características.

Daremos nombre a los campos, de modo que queden claramente identificados. Por ejemplo: si en

el campo va a aparecer el NIF de una persona, el nombre del campo puede ser <NIF>.

1.4. Tipos de campos.

Texto: Admite cualquier carácter alfabético, número o signo de puntuación.

Memo: Admite cualquier carácter textual hasta un máximo de 64.000 caracteres.

Número: Admite cualquier carácter numérico susceptible de ser utilizado en cálculos

matemáticos.

Fecha/hora: Admite valores de fecha y hora.

Moneda: para valores monetarios.

Autonumérico: Es un campo propio del programa, este añade un numero único para cada

nuevo registro.

Sí/No: Es un campo que solo acepta uno de estos dos valores, como por ejemplo Sí o No,

Verdadero O Falso.

Objeto OLE: Es un tipo de campo que va a contener un objeto, que puede ser un imagen, un

gráfico, una hoja de cálculo, etc.

Hipervínculo: Contiene una ruta o dirección URL de internet.

Asistente para búsqueda: Se crea un campo que permite seleccionar un valor de otra tabla o

crear una lista de valores en el momento.

Datos adjuntos: La función DATOS adjuntos se utilizan en Access 2007 para agregar uno o

varios datos.

1.5. Propiedades de los campos.

Tamaño del campo. Es la longitud máxima que podrá tener el campo y que es diferente entre

campos de tipo Texto o de tipo Número.

-Texto: Su tamaño puede estar comprendido entre 1 y 255. Si le da el valor 0 (cero), toma

automáticamente el valor 255.

-Número: Téngase en cuenta que se debe elegir el tipo adecuado al campo elegido para optimizar

la cantidad de memoria utilizada.

Byte: valor entre 0 y 255, no admiten fracciones.

Entero: valores entre -32.768 y 32.767, no admiten fracciones.

Entero largo: entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. No admiten fracciones.

Simple: Números muy grandes con una precisión de 7 decimales.

Doble: Número muy grandes con una precisión de 15 decimales.

ID de réplica: llamado identificar global único, para campos de 16 bytes y sirve para

establecer un identificador único de réplica.

Decimal: entero de 12 bytes con una precisión decimal definida que puede contener valores

de -1028 a +1028.

Formato: depende del tipo de datos. Dado el caso, pulsando con el ratón sobre él, se abre un

cuadro con las distintas posibilidades: por ejemplo:

-El tipo Número puede tener los siguientes valores:

Número general: 2137.382

Moneda: 2.137 ptas.

Euro: 2.137€

Fijo: 2137.38.

Porcentaje: 15.30%

Científico: 4.32E+02

-El tipo FECHA/HORA:

Fecha general: 15/06/2007

Fecha larga: viernes, 15 de octubre de 2007

Fecha mediana: 15-jun-07

Fecha corta: 15/10/07

Hora larga: 15:30:25

Hora mediana: 3:30

Hora corta: 15:30

Lugares decimales: El número de cifras decimales a la derecha del separador decimal. Se

utiliza solo en campos de tipo Número.

Máscara de entrada: Sirve para facilitar la entrada de dos datos mediante teclado, pues le da el

formato que se haya asignado mediante la máscara y además controla que valores pueden ser

introducidos.

CARACTERES QUE SE PUEDEN UTILIZAR PARA CREAR MÁSCARAS DE ENTRADA

Carácter Representa

0 Dígito. Se debe escribir un solo dígito en esta posición.

9 Dígito. Los dígitos en esta posición son opcionales.

# Access inserta un espacio en blanco.

L

Letra. Se debe escribir una sola letra en esta posición.

? Letra. Las letras en esta posición son opcionales.

A

Letra o dígito.se debe escribir una sola letra o un solo digito en esta posición

a

Letra o digito. Las letras o dígitos en esta posición son opcionales.

&

Cualquier carácter o espacio. se debe escribir un solo carácter o un espacio en esta posición.

C

Cualquier carácter o espacio. El uso de caracteres o espacios en esta posición es opcional.

. , : ; - / Marcadores de posición de decimales y millares, separadores de fecha y hora.

> Todos los caracteres subsiguientes aparecen en mayúsculas.

< Todos los caracteres subsiguientes aparecen en minúsculas.

! Hace que la máscara de entrada se rellene de izquierda a derecha y no de derecha a izquierda.

\ Obliga a Access a mostrar el carácter que aparece inmediatamente detrás.

“Texto literal” Incluye todo el texto que deben ver los usuarios, entre comillas dobles.

Contraseña Máscara de entrada en Contraseña, se crea un cuadro de entrada de contraseña.

1.6. Propiedades de los datos. General.

Dependiendo del tipo de dato que contenga un campo, tendrá diferentes propiedades que pueden

ser configuradas. En las siguientes imágenes pueden apreciarse las características definibles para

datos de tipo texto, número y fecha/hora.

FECHA/HORA

TEXTO

NÚMERO

2. ACCESS. (Un modelo relacional de bases de datos)

Access es un modelo relacional de bases de datos, es decir, está compuesto por tablas en la que cada

columna se llama Campo y cada fila, registro.

Las diferentes tablas que componen una base de datos se relacionan entre ellas por campos

comunes. Imagina que creas una base de datos mediante una sola tabla en donde anotas todas las

facturas de las ventas realizadas.

2.1. Pantalla de entrada de Access 2007

Desde la venta principal de la aplicación se accede de forma fácil a plantillas, bases de datos usadas

recientemente y a una base de datos en blanco.

Plantillas Locales

2.2. Base de datos nueva y creación de tablas.

La ejecución de Access se inicia como se ha indicado en el epígrafe anterior. A continuación, en

la pantalla de entrada inicial, haremos clic en Base de datos en blanco.

TABLA MODO DISEÑO CLIENTE

2.3. Formularios

Al igual que las tablas, un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir,

modificar o mostrar datos.

Todos los objetos de una base de datos se crean activando en la cinta de opciones la pestaña Crear.

En el grupo Formularios se hallan los distintos tipos de formularios que se pueden crear.

2.4. Consultas

Una consulta es un objeto de la base de datos en forma de tabla que extrae datos de otra tabla.

Consultas de selección: son tablas resultado de la aplicación de unos filtros y criterios.

Consultas de acción: son consultas que realizan cambios a los registros de la base de datos.

2.5. Informes

Con Access 2007 se pueden crear una amplia variedad de informes, desde los más sencillos hasta

los más complejos.

La generación de informes se lleva a cabo desde el grupo Informes de la pestaña Crear.

2 3

1 5

4

1. Informe: Esta herramienta proporciona la manera más rápida y directa de obtener un

informe del objeto activo.

2. Etiquetas: se utiliza para crear etiquetas (hojas de etiquetas de direcciones para pegar

posteriormente en los sobres para correspondencia.)

3. Informe en blanco: se trata de un sistema para crear informes desde cero.

4. Asistente para informes: puede ser la manera más sencilla de crear un informe.

5. Diseño de informe: permite crear un informe en blanco en vista Diseño.

3. Modificación de formularios e informes.

Una vez que los formularios y los informes han sido creados y guardados, puede modificarse su

aspecto si se muestran en vista Diseño.

El cambio de vista se hace desde el grupo Vistas de la cinta de opciones.

Al mostrarse un formulario o un informe en vista Diseño pueden cambiarse de lugar los campos.

Ejemplos y actividades

Ejemplo 1:

Vamos a crear una agenda de amistades, en donde aparecerán: nombre, primer apellido, teléfono,

dirección de correo electrónico y dirección de página web en caso de tenerla.

Crear la base de datos:

Entra en Access mediante Inicio/todos los programas/Microsoft Office Access 2007.

En la pantalla inicial haz clic en Base de datos en blanco.

Diseñar una tabla:

Se abre la base de datos con la ventana para diseñar la única tabla.

Una tabla puede diseñarse en vista Hoja de datos o en vista Diseño. Preferimos optar por la

vista Diseño, que ofrece, en principio, más posibilidades de configuración. Para cambiar entre

una y otra vista se hace clic en el botón Ver de la cinta de opciones.

Al cambiar la vista te solicitará el nombre, le pondremos Amistades.

A la izquierda del nombre de campo se puede ver una llave. Esto significa que le campo que la

lleva será clave principal.

Donde pone Id escribiremos el primer campo de la tabla Amistades, que será Nombre. El

nombre es un campo de tipo Texto. Cámbialo en Tipo de datos.

Habíamos decidido no tener ninguna clave principal en esta tabla. Para quitarla, con el campo

Nombre seleccionado, haz clic en Clave principal.

En la parte inferior de la ventana de diseño de la tabla se configuran las propiedades del campo.

A continuación, por el mismo procedimiento de diseño, crea y configura el resto de los campos

de la tabla Amistades. Solamente uno de ellos tendrá algo escrito en la Descripción. Hazlo

según los datos siguientes.

La tabla esta diseñada. Ahora es necesario introducir los datos de cada campo.

A continuación puedes ver un ejemplo de los datos que puedes introducir en la tabla

Amistades.

Ejemplo 2:

Abre la carpeta de trabajo Bases de datos y haz clic sobre Agenda.acdb.

Activa la pestaña Crear y a continuación haz clic sobre Formulario, del grupo Formularios.

La cinta de opciones ha cambiado y tiene una pestaña Formato, con cuyas opciones se puede

diseñar la apariencia del formulario. Guarda el formulario con el botón Guardar de la barra de

herramientas.

Observa en la pantalla inferior de la pantalla, cuando tienes seleccionado el formulario, es

posible avanzar o retroceder para ver todos los registros de la tabla Amistades.

Activa la pestaña Formato porque ahora vamos a darle una apariencia distinta a la

predeterminada.

Haz clic en la flecha inferior a la derecha del grupo Autoformato para desplegar los formatos

predeterminados que ofrece Access. Al pasar el ratón sobre cada uno se muestra su nombre.

Escoge, haciendo clic sobre él, el formato Brío.

No obstante aún deseamos hacerle unos cambios más: el nombre de cada amigo o amiga

deberá aparecer en color rosa fuerte y en negrita, y su número de teléfono, en color azul

oscuro.

Ejemplo 3

Listado de nombres y teléfonos.

Realizaremos la consulta usando el asistente para consultas. Activa la pestaña crear y en el

grupo Otros haz clic sobre Asistente para consultas.

De inmediato se abre el cuadro de dialogo Nueva consulta. Selecciona el primer tipo: Asistente

para consultas sencillas. Aceptar.

En el nuevo cuadro de dialogo hay una lista seleccionable de tablas de la base de datos. En

nuestro caso solamente existe la tabla amistades. Mas abajo están los campos disponibles de

la tabla y a su derecha los campos seleccionados para la consulta que estamos realizando.

Se abre un nuevo cuadro de dialogo para dar nombre a la consulta. En ¿Qué titulo desea

asignar a la consulta?, escribe Nombres y Teléfonos.

Ejemplo 4

Activa la pestaña Crear. En el grupo Otros haz clic en Diseño de consulta.

Pues cerrar el cuadro de dialogo de la imagen anterior. Observa que en el centro del área de

trabajo se ha agregado un cuadro referido a la consulta Nombres y teléfonos, mientras que en la

cinta de opciones se ha agregado la pestaña Diseño, que debes mantener activa.

En la parte inferior de la pantalla se puede insertar un campo por columna. Solamente se puede

insertar campos de la consulta Nombres y teléfonos, que es la que tenemos activa. Queremos

que se inserten los dos campos que hay: en la columna 1 Nombre y en la columna 2

Teléfono.

Escribe en Criterios de la columna nombre, “Estrella”

Ejecuta la consulta haciendo clic en Ejecutar.

Ejemplo 5

Realiza un listado de todas las personas que están registradas en tu base de datos. Agenda y que

incluye todos los datos de cada una de ellas.

Abre la base de datos Agenda.

Activa la pestaña Crear y luego haz clic en Asistente para informes del grupo Informes.

En el cuadro de dialogo del Asistente para informes puedes seleccionar la tabla o consulta de la

que van a extraer de los datos para el informe.

Con la doble flecha pasa todos los campos disponibles al lado de los campos seleccionados.

Siguiente.

No deseamos ningún nivel de agrupación, así pues, en el próximo cuadro de dialogo haz clic en

siguiente.

Queremos que el listado se muestre en orden alfabético.

Deseamos que la orientación del papel sea horizontal, que tenga una distribución tabular y

que se organicen las columnas para que quepan en el ancho de la página.

En el siguiente cuadro de dialogo puedes elegir que estilo tendrá tu informe. Si haces clic en los

nombres veras una miniatura del modelo elegido. Selecciona el modelo Mirador. Clic en

Siguiente.

Actividad 1

1. Muestra en vista Diseño el informe Lista de mis amistades, realizando en la base de datos

Agenda.

Con la pestaña Diseño modifica los colores, centrados y posición de los elementos del

informe.

Con la pestaña Configurar página cambia la orientación de página a Vertical. Guarda los

cambios.

El resultado final deberá ser muy similar al que mostramos aquí.