Banquetes y Eventos

Banquetes

Los banquetes son actos generalizados los cuales se producen por distintos motivos. Surge por la necesidad de convivir con personas por diferentes motivos:

FamiliaresLaboralesDe carácter socialOtros

Rol del Departamento De Banquetes y bebidas

Satisfacer las expectativas de los clientes en cuanto a alimentos, bebidas, relajación y entrenamiento.

Proporcionar a los clientes alternativas competitivas.

Realzar la imagen del hotel en el mercado a través de la operación de sus eventos tanto internos( realizados en los salones o outlets del hotel) como externos (outside catering; donde solamente se brinda el servicio de alimentos y bebidas).

Rol del Departamento De Banquetes y bebidas

Promover y comercializar sus centros de consumo de manera que desarrollen una identidad de comunidad local como centros de actividad social.

Servir alimentos y bebidas según los más altos estándares.

Emplear personal amigable, eficiente y dedicado a la hospitalidad.

Generar rentabilidad, es uno de los  departamentos que genera mayores ganancias.

Tipos de Banquetes

Los banquetes se clasifican según el evento que se este realizando, siendo 2 categorías:

Celebración de carácter social: Bautizos, primeras comuniones, cena de graduación, aniversarios, cumpleaños.

celebraciones de carácter empresariales: fiestas de fin de año, congresos, convenciones, viajes de incentivos, presentaciones de productos, conferencias de prensa, pasarelas,, seminarios, inauguraciones, homenajes, exposiciones, etc.

De esta necesidad nacen los banquetes y su importancia.

Rol del organizador

El organizador proyecta, crea, organiza, ejecuta con profesionalismo, seriedad; lleva adelante una propuesta de comunicación, es el responsable de una acción para la que ha trabajado durante mucho tiempo y lleva consigo la experiencia.

Un buen organizador de eventos debe ser como un mago que presenta un espectáculo fascinante sin que se conozcan los trucos.

División del Departamento De Banquetes

Se divide en dos aéreas principales:Administrativa Operativa

Se puede encontrar que la cabeza es el director de banquetes,

quien reporta directamente al director de alimentos y bebidas y

tiene a su cargo las dos áreas,  es decir, tanto al Maître-

D’Hotel, meseros de eventos (extra-eventuales) y encargados

de montaje (Operativa) así como los gerentes de ventas, de

actividades y secretarías (administrativa). 

Posiciones principales del sector administrativo

Director de Banquetes:

Este profesional administra la operación de eventos privados dentro y fuera del hotel, con el fin de maximizar sus Utilidades.

Administra, supervisa, encargado de asignación de ventas de banquetes, planeación y coordinación y otros.

Ejecuta otras tareas que le son asignadas por la gerencia.

Posiciones principales del sector administrativo

Gerente de Ventas de eventos o Banquetes

Función principal de este profesional se refiere a la venta y servicio de eventos. Dentro de ellos también:

Cierra los contratos de ventas con los clientes.Conocer el pronóstico de ingresos y el presupuesto.Establecer una adecuada comunicación con el Chef

Ejecutivo y Sub-Chef,  Maître-D’Hotel y todo el personal de banquetes

Inspeccionar las distintas operaciones relacionadas con el desarrollo de los eventos.

Posiciones principales del sector administrativo

Secretaria o asistente administrativa de banquetes:

  La función principal de esta profesional es: asistir al Director de banquetes y a los gerentes de ventas de banquetes en la satisfacción al cliente, completar toda la correspondencia, hojas de función y mantener un buen sistema de archivo.

Cabe aclarar que el perfil de requerimientos para cada uno de estos puestos va a depender de cada hotel, donde unos pedirán diploma universitario; mientras que otros solicitan experiencia en ventas.

Requerimientos generales

Lo que sí se considera fundamental, sobre todo por tratarse de un establecimiento dentro de la industria del turismo, es que todas aquellas personas quienes sean contratadas en un hotel, manejen un segundo idioma; de preferencia el inglés.

Otros dos puntos de mucha importancia son:  el adecuado manejo de computadoras y la habilidad de trabajar bajo estrés;  ya que en un hotel, por tratarse de un proveedor de servicios, los clientes tienden a ser bastante exigentes y muchas veces, deberán lidiar con personas difíciles, de diferentes culturas y educación.

El montaje de los salones

Los salones para eventos deben permitir diferentes disposiciones en cuanto a montaje, para satisfacer los gustos y preferencias de los clientes.

La forma y el tamaño del salón, el número de personas, los espacios libres necesarios entre las mesas y las entradas y salidas del personal, influyen en la forma como se llevará cabo el montaje para un evento.

La reservación de un evento

Para no olvidar ningún detalle o pedido especial,  en el momento cuando  se reserva y planea un evento, el personal del Departamento de banquetes se ayuda por medio de una lista de control (  check list  ).

A continuación se describen todos sus detalles, los cuales se anotan con los siguientes objetivos:

No olvidar nada.Obtener el ingreso de ventas deseado.Satisfacer al cliente.

Los primeros pasos

El inicio  de la celebración comienza muchas veces con una llamada telefónica,  por parte del cliente. Es el momento cuando éste desea saber,  si el salón que mejor se ajusta a su evento está disponible en la fecha deseada.

Primeros pasos

Las primeras preguntas por lo general son :Día , fecha, hora y número de invitados.Tipo de celebración.Nombre completo, dirección y número de teléfono para

contactarle.

Es aconsejable, consultar con el libro de reservaciones o

en el programa de cómputo, en ese mismo instante para

conocer la disposición de los salones en  determinada

fecha. 

Si hay disponibilidad

Si salón está libre, se le envía la documentación al cliente

para que se informe de las posibilidades y servicios

disponibles del hotel. En ella se incluye:Diferentes propuestas de menús y bebidas.Información general del establecimiento.Plano de los salones y las disposición posible, del montaje

de las mesas.Descripción de los medios de acceso o medios de

transporte al establecimiento.La oferta de otros servicios como: equipo audiovisual,

valet parking, decoración, etc.

Cuando se cita al cliente

Cita con el cliente para planear el evento personalmente. En

ese momento se aclararan los siguientes detalles:Reservación definitiva del salón(es).Disposición de las mesas.Hora de inicio del evento en general y del aperitivo, cena,

comida , desayuno, etc.Menú.Bebidas.Café y digestivos.Cigarros, puros.

Con el cliente

Niños:  necesidad de niñeras, sillas especiales, atracciones, etc.

Equipo especial: audiovisual, luces, etc.Música, tarimas, estrados y pista de baile.Apertura prolongada: bocadillos a media noche, servicio

de desayuno, etc.Decoración, flores, fotógrafos y números en las mesas.Traductores y edecanes.Cómo se pagará la cuenta.Persona encargada de cambios de última hora.

La confirmación de un evento

Cuando se confirma  un evento,  por parte del cliente u organizador, la persona encargada en el hotel procederá con la presentación de un contrato que será firmado por ambas partes. Es la última oportunidad para aclarar cualquier duda en forma general con el cliente y así tener muy en claro lo que éste contrata con el hotel.

También se va a elaborar una hoja de función, ó servicio (Ditto) que se utiliza de forma interna en el establecimiento, la cual se reparte a todos los departamentos involucrados en la realización del evento: con el fin de que estos puedan organizarse en  sus responsabilidades y sobre todo en los horarios de trabajo.

La distribución de responsabilidades por departamento

El personal necesario para llevar a cabo cada evento debe definirse antes que cualquier otro aspecto. Si surge la necesidad, se contratarán personal extras-eventual  por ese día. Luego se determinará qué actividad hace cada cual, como y dónde.

Por ejemplo:Limpieza del salón, Disposición de las mesas, Estaciones de

servicio/ bar/ buffet/ aperitivos, Pulida y limpieza de la mise en place, Vestida de las mesas, del buffet, de las estaciones, etc, Mise en place en la sala y en área de steward, Montaje del  buffet, Limpieza de los baños y áreas cercanas a los salones, etc.

Pruebas del Menú

Básicamente se trata de montar una mesa para un máximo de 4 a 6 personas, en donde se incluye él o la ejecutivo quien vendió el evento, donde los clientes van a tener la oportunidad de ver la presentación de la mesa, de probar la comida y de verificar el servicio.

A partir de este tipo de reuniones se hacen recomendaciones o cambios, de forma que el organizador del evento quede más tranquilo para el día de la verdadera celebración.  Esta actividad resulta muy útil para cenas de gala o para bodas.

Beneficios de pruebas del Menú

Las expectativas de los clientes en cuanto al desarrollo y operación del evento se volverán más realistas y razonables.

Es una oportunidad para que el organizador del evento conozca al Chef, al Maitre-D’Hotel, a los meseeros, etc.

es una oportunidad para vender platillos o bebidas extras, que anteriormente no se habían considerado; o bien, decoración, mantelería especial, etc.

El cliente luego de una prueba de menú, tiende a sentirse mucho más tranquilo y cómodo.

Se debe  tener mucho cuidado con no prometer aspectos al cliente que luego no se van a poder cumplir.

Evaluación final del evento

Una vez que el evento ha finalizado, es de suma utilidad enviar una hoja de evaluación a los clientes, donde estos puedan hacer saber su verdadera opinión acerca del desarrollo del evento, junto con una carta de agradecimiento, por haber llevado a cabo el evento en nuestras instalaciones.

Este tipo de evaluaciones permite mejorar todos aquellos aspectos,  en los que existan fallas ó debilidad;  con el fin de ofrecer un mejor servicio en el futuro.  Esto es fundamental sobre todo hoy en día, en donde la competencia cada vez es mayor.

Gracias por su atención