banco terminolÓgico

BANCO TERMINOLOacuteGICO

IDRD

2018

PEDRO ORLANDO MOLANO

DIRECTOR GENERAL IDRD

LUZ PATRICIA CAMELO URREGO

SECRETARIA GENERAL

EQUIPO INTERDISCIPLINARIO

AacuteREA DE

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

1

GESTIOacuteN DOCUMENTAL V1

INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - IDRD

SECRETARIacuteA GENERAL ndash AacuteREA DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA


Vigencia 2018 ndash 2020

Fecha de Aprobacioacuten 14 de diciembre de 2018

Aproboacute Comiteacute Interno de Archivo No5 Revisoacute Secretaria General

Elaboroacute Equipo Interdisciplinario Aacuterea de Archivo y Correspondencia

Fecha de Publicacioacuten diciembre de 2018

2


TABLA DE CONTENIDO

ASPECTOS GENERALES

INTRODUCCIOacuteN

1 OBJETIVOS

11 Objetivos Especiacuteficos

2 PROCESO DE CONTRUCCIOacuteN DEL BANTER

3 METODOLOGIacuteA

4 CONTENIDO DE LA ESTRUCTURA ORGAacuteNICA DEL INSTITUTO

5 BANCO TERMINOLOacuteGICO DEFINICIOacuteN Y CONCEPTO

6 REFERENCIAS BIBLIOGRAacuteFICAS

3


INTRODUCCIOacuteN El Instrumento Archiviacutestico ldquoBanco Terminoloacutegicordquo busca la normalizacioacuten de las denominaciones utilizadas para las series y subseries documentales (BANTER) de acuerdo a las denominaciones dadas en las Tablas de Retencioacuten Documental ndash TRD del IDRD aprobadas por el Archivo de Bogotaacute estas series y subseries documentales son producidas por la entidad en razoacuten de las funciones administrativas dadas en la Resolucioacuten No 002 de 2005 asiacute mismo se constituye en una herramienta que facilita los procesos de valoracioacuten de documentos y elaboracioacuten yo actualizacioacuten de Tablas de Retencioacuten Documental al ofrecer tiempos miacutenimos de retencioacuten documental y una propuesta de disposicioacuten final Este instrumento archiviacutestico se elabora para dar cumplimiento a lo establecido en materia documental en el Decreto 1080 de 2015 especiacuteficamente en su artiacuteculo 28258 Instrumentos archiviacutesticos para la gestioacuten documental La gestioacuten documental en las entidades puacuteblicas se desarrollaraacute a partir de los siguientes instrumentos archiviacutesticos a) El Cuadro de Clasificacioacuten Documental (CCD) b) La Tabla de Retencioacuten Documental (TRD) c) El Programa de Gestioacuten Documental (PGD) d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR) e) El inventario documental f) Un modelo de requisitos para la gestioacuten de documentos electroacutenicos g) Los bancos terminoloacutegicos de tipos series y subseries documentales h) Los mapas de procesos flujos documentales y descripcioacuten de las funciones de las unidades administrativas de la entidad i) Tablas de control de acceso para el establecimiento categoriacuteas adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos

Los Bancos Terminoloacutegicos de series y subseries documentales (BANTER) fueron concebidos como una herramienta de estandarizacioacuten para la armonizacioacuten terminoloacutegica de las series y subseries documentales reflejadas en el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del IDRD En ese sentido se considera que los BANTER brindan una fuente eficaz de consulta para lograr una comunicacioacuten efectiva entre quienes planifican producen administran tramitan custodian y preservan la informacioacuten del Instituto La serie documental se define como ldquoConjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogeacuteneos emanadas de un mismo oacutergano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especiacuteficas Ejemplos historias laborales contratos resoluciones e informes entre otros Por lo anterior se puede deducir que la elaboracioacuten del BANTER estaacute relacionada con las funciones establecidas para cada una de las dependencias en la entidad en cumplimiento de las funciones asignadas esto se evidencia en los documentos producidos por cada una de las oficinas productoras En ese orden de ideas la manera de identificar las series y subseries documentales se da a traveacutes de la estructura orgaacutenico-funcional de la entidad y las funciones otorgadas a las aacutereas que forman parte de la estructura orgaacutenica funcional

4


1 OBJETIVOS Suministrar al Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes un instrumento que le permita armonizar terminoloacutegicamente las series y subseries documentales establecidas en las Tablas de Retencioacuten Documental aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute


Elaborar el Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales a partir de las series y subseries documentales establecidas en las TRD y el Cuadro de Clasificacioacuten Documental del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte-

Crear una cultura de socializacioacuten de teacuterminos archiviacutesticos para el IDRD de las Series y Subseries documentales aprobadas en las Tablas de Retencioacuten Documental

2 PROCESO DE CONSTRUCCIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO ndash BANTER

A continuacioacuten se presenta un flujograma del proceso de elaboracioacuten y construccioacuten de un banco terminoloacutegico

INSUMOS INSTRUMENTOS

ARCHIVIacuteSTICOS TRD CCD RUSD PGD Aspectos Normativos Nacionales AGN y Poliacuteticas Institucionales Internas del

IDRD

ANAacuteLISIS DE LA INFORMACIOacuteN

Y VALIDACIOacuteN

ELABORACIOacuteN DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO

V1 IDRD Aprobacioacuten del Comiteacute de Archivo

y

Publicacioacuten

5


3 METODOLOGIA

La metodologiacutea utilizada responde a las necesidades del IDRD para controlar la produccioacuten documental con la elaboracioacuten del Banco Terminoloacutegico de series y subseries documentales Para lo cual se tomoacute como guiacutea la Tabla de Retencioacuten Documental aprobada por el Archivo de Bogotaacute el Cuadro de Clasificacioacuten Documental y ficha de BANTER aprobada por calidad

1 Aacuterea de Identificacioacuten En esta aacuterea se escribe la serie o subserie documental que se van a normalizar de acuerdo a las establecidas en las TRD aprobadas y convalidadas por el Archivo de Bogotaacute

2 Aacuterea de contenidos y estructura En esta aacuterea se registra la informacioacuten de las series Subseries y tipos documentales que las conforman de acuerdo a las TRD y una breve definicioacuten del contenido del documento o expediente

3 Aacuterea de Valoracioacuten Se describe el tiempo de retencioacuten y disposicioacuten final establecidos en las TRD para cada serie o subserie documental

4 Aacuterea de Control de la Descripcioacuten Se tuvo en consideracioacuten las fuentes consultadas asiacute como la identificacioacuten de quien diligencio la ficha y la fecha de diligenciamiento de la misma

5 Reglas o Normas se relacionan todas las normas consultadas y que tengan relacioacuten con la serie o subserie documental establecida en el BANTER


1 DIRECCIOacuteN GENERAL

11 Oficina Asesora Juriacutedica 12 Oficina Asesora de Planeacioacuten 13 Oficina Asesora de Comunicaciones 14 Oficina de Control Interno 15 Oficina de Asunto Legales

2 SECRETARIA GENERAL

21 Control Interno Disciplinario 22 Atencioacuten al Cliente Quejas Reclamos y Defensor del Ciudadano 23 Apoyo a la Contratacioacuten 24 Archivo y Correspondencia

3 SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

31 Talento Humano

6


311 Desarrollo Humano 312 Noacutemina

32 Apoyo Corporativo 321 Servicios Generales 322 Almaceacuten General 33 Financiera 331 Contabilidad 332 Presupuesto 333 Tesoreriacutea General

34 Sistemas

4 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES

41 Administracioacuten de Escenarios 42 Promocioacuten de Servicios

5 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - DEPORTE

51 Alto Rendimiento Deportivo 52 Apoyo Organismos Deportivos 53 Fomento y Desarrollo Deportivo

6 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN

61 Recreacioacuten Comunitaria 62 Recreacioacuten para el Adulto Mayor (Personas Mayores) 63 Recreacioacuten para la Infancia 64 Recreacioacuten para la Juventud 65 Recreacioacuten para Personas con Limitaciones 66 Eventos Metropolitanos

7 SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES

71 Interventoriacutea 72 Teacutecnica

7


5 DESARROLLO DEL BANCO TERMINOLOacuteGICO 1Dependencia DIRECCIOacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Directivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos

adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a reunioacuten de comiteacute directivo

Orden del diacutea Acta de comiteacute Lista de asistencia

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y

DEPORTE Resolucioacuten 541 de 2010 Por medio de la cual se establecen los lineamientos para el funcionamiento del Comiteacute de Direccioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte

43 Fecha (s) de la descripcioacuten (es)

02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos

de informacioacuten hechos por los distintos organismos de control y vigilancia ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y actividades de las dependencias del instituto en un periacuteodo de tiempo

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviando el informe Informe


Fuentes TRD- Constitucioacuten Poliacutetica artiacuteculo 268 42 Reglas o Normas PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de 1993 Por

el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978

8


Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Acuerdo 658 de 2016 Por el cual se dictan normas sobre organizacioacuten y funcionamiento de la Contraloriacutea de Bogotaacute DC se modifica su estructura orgaacutenica e interna se fijan funciones de sus dependencias se modifica la planta de personal y se dictan otras disposiciones


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos

de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo



Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la

cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de la Entidad al Concejo de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos

de informacioacuten hechos por el Concejo de Bogotaacute ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial

Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

9


Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por

el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital Acuerdo 04 de 1978 Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Plan Estrateacutegico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido El plan estrateacutegico reuacutene los objetivos estrateacutegicos y de calidad

propuestos por el Instituto para un periodo determinado por lo general de un antildeo igualmente contiene el nombre de los proyectos que se implementaraacuten para alcanzar dichos objetivos

22 Tipos Documentales Plan 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista


DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPOSICIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 TIacuteTULO PROPOSICIONES 13 Nivel de descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en los cuales se proponen nuevas directrices o

poliacuteticas en materia de recreacioacuten y deporte para Bogotaacute 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial

Proposicioacuten o iniciativa de intereacutes general relacionadas con la Recreacioacuten y el Deporte en la ciudad de Bogotaacute

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1421 de

1993 Por el cual se dicta el reacutegimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotaacute

10


CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 348 de 2008 Por el cual se expide el reglamento interno del Concejo de Bogotaacute Distrito Capital


02012018

11 Dependencia OFICINA ASESORA JURIacuteDICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Cumplimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones de toda persona a quien

afecte el incumplimiento de una norma con fuerza de ley (leyes decretos extraordinarios decretos legislativos) o acto administrativo puede reclamar ante la autoridad judicial su cumplimiento

22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)

Comunicacioacuten oficial

Poder

Recibo de caja menor

Contestacioacuten de la demanda

Pruebas

Alegatos de conclusioacuten

Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 87 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE

Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 393 de 1997 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 87 de la Constitucioacuten Poliacutetica LEY 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Grupo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se evidencian las acciones

interpuestas por un nuacutemero plural o un conjunto de personas que reuacutenen condiciones uniformes respecto de una misma

11


causa que originoacute perjuicios individuales para dichas personas 22 Tipos Documentales Demanda (radicacioacuten)


Poder



Pruebas




Constitucioacuten Poliacutetica CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 472 de 1998 Por la cual se desarrolla el artiacuteculo 88 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia en relacioacuten con el ejercicio de las acciones populares y de grupo y se dictan otras disposiciones


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones de Tutela 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la accioacuten de tutela como un mecanismo

que tiene por objeto la proteccioacuten de los derechos constitucionales fundamentales auacuten aquellos que no se encuentren consagrados en la constitucioacuten cuando estos resulten vulnerados o amenazados por la accioacuten o la omisioacuten de cualquier autoridad puacuteblica


Tutela

Poder

Tutela (respuesta)

Pruebas

Fallo

Impugnacioacuten (si aplica)

Fallo de segunda instancia (si aplica) 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 7 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista


12


Constitucioacuten Poliacutetica PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2591 de 1991 Por el cual se reglamenta la accioacuten de tutela consagrada en el artiacuteculo 86 de la Constitucioacuten Poliacutetica


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACCIONES CONSTITUCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Acciones Populares 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente mediante el cual se reflejan las actuaciones como

mecanismo de proteccioacuten de los derechos e intereses colectivos y difusos (los relacionados con ambiente sano moralidad administrativa espacio puacuteblico patrimonio cultural seguridad y salubridad puacuteblicas servicios puacuteblicos consumidores y usuarios libre competencia econoacutemica y otros de similar naturaleza que se definen en ella)



Poder



Pruebas


Fallo de primera instancia 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD-Constitucioacuten de Colombia artiacuteculo 88 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA NACIONAL CONSTITUYENTE



02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Interno de Conciliacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie

2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos


22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a Comiteacute

13


Ficha teacutecnica

Acta de comiteacute de conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista


DEPORTE Resolucioacuten 691 de 2011 Por medio de la cual se unifica el Reacutegimen Legal del Comiteacute de Conciliacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte


02012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIOacuteN PREJUDICIAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo CONCILICIOacuteN PREJUDICIAL 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones referentes al convenio

que alcanzan los litigantes con la intervencioacuten de un tercero para concluir un pleito o litigio en marcha o para evitar su inicio

22 Tipos Documentales Solicitud de conciliacioacuten


Telegrama

Ficha teacutecnica de conciliacioacuten

Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten

Certificado de audiencia - Procuraduriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 640 de 2001

Por la cual se modifican normas relativas a la conciliacioacuten y se dictan otras disposiciones Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1716 de 2009 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 13 de la Ley 1285 de 2009 el artiacuteculo 75 de la Ley 446 de 1998 y del Capiacutetulo V de la Ley 640 de 2001 Decreto 1829 de 2013 Por el cual se reglamentan algunas disposiciones de las Leyes 23 de 1991 446 de 1998 640 de 2001 y 1563 de 2012


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

14


12 Tiacutetulo LEGALIDAD DE PROYECTOS DE ACTOS ADMINISTRATIVOS

13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea juriacutedica respecto a los

proyectos de actos administrativos que elaboran las dependencias del Instituto

22 Tipos Documentales Control de legalidad al proyecto de Acto Administrativo

Comunicacioacuten oficial interna

Acto administrativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y



03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PREDIOS ADQUIRIDOS POR EL IDRD 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que evidencia la propiedad y mantenimiento de los

bienes inmuebles a cargo del Instituto 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial

Escritura puacuteblica

Promesa de compraventa

Avaluacuteo

Reserva presupuestal

Disponibilidad presupuestal

Certificado de libertad

Estudios juriacutedicos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 15 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 9 de 1989 Por la cual se

dictan normas sobre planes de desarrollo municipal compraventa y expropiacioacuten de bienes y se dictan otras disposiciones Ley 388 de 1997 Por la cual se modifica la Ley 9 de 1989 y la Ley 2 de 1991 y se dictan otras disposiciones COLOMBIA CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 04 de 1978

15


Por el cual se crea el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DE COBRO COACTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PROCESOS DE COBRO COACTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja las actuaciones inherentes al

procedimiento por medio del cual la Administracioacuten tiene la facultad de cobrar directamente las acreencias a su favor sin que medie intervencioacuten judicial adquiriendo la doble calidad de juez y parte dentro del proceso


Auto de informe secretarial

Notificacioacuten personal

Planilla de visitas domiciliarias para cobro persuasivo

Planilla de llamadas telefoacutenicas para acuerdo persuasivo

Acuerdo de pago

Informe mensual de cartera

Reporte individual de cartera

Paz y salvo

Resolucioacuten de terminacioacuten de proceso

Auto por medio del cual se decreta un embargo y secuestro

Auto de nombramiento del secuestre

Auto de embargo de bienes

Acta de diligenciamiento de embargo y secuestro

Auto que ordena el avaluacuteo del bien

Auto solicitando la designacioacuten del perito evaluador

Auto por medio del cual se fija hora lugar y fecha del remate

Aviso de remate

Acta de remate

Auto aprobacioacuten del remate

Recibo de pago

Auto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas

Acto de Liquidacioacuten de creacutedito y de las costas

Resolucioacuten de terminacioacuten del proceso por cancelacioacuten de la deuda por remate

16


Notificacioacuten personal de la Resolucioacuten

Auto de proveer por medio del cual una vez analizada la situacioacuten actual del deudor se opta por llevar a consideracioacuten del Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable

Ficha teacutecnica del proceso de cobro coactivo

Auto de informe secretarial recomendando se decreta el archivo y terminacioacuten de un proceso

Resolucioacuten de terminacioacuten y archivo del proceso 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1066 de

2006 Por la cual se dictan normas para la normalizacioacuten de la cartera puacuteblica y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Civiles 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante

juzgados civiles en los litigios juriacutedicos en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda


Poder



Pruebas


Fallo de primera instancia

Memoriales

Ficha teacutecnica de viabilidad

Acta de Comiteacute de Conciliacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD

17


42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1564 de 2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Contencioso Administrativo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante

juzgados administrativos en los pleitos judiciales en que es parte integral

22 Tipos Documentales Demanda


Poder



Pruebas



Memoriales




Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Laborales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie

18


2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante

juzgados laborales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral



Poder



Pruebas



Memoriales



Fuentes Coacutedigo Sustantivo del Trabajo 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 712 de 2001

Por el cual se reforma el Coacutedigo Procesal del Trabajo INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Ordinarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante



Poder



Pruebas



Memoriales



19


3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista


2012 Por medio de la cual se expide el Coacutedigo General del Proceso y se dictan otras disposiciones INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Penales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante

juzgados penales en los litigios juriacutedicos en que es parte integral



Poder



Pruebas



Memoriales




Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Ley 1142 de 2007 Por medio de la cual se reforman parcialmente las Leyes 906 de 2004 599 de 2000 y 600 de 2000 y se adoptan medidas para la prevencioacuten y represioacuten de la actividad delictiva de especial impacto para la convivencia y seguridad ciudadana INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la

20


estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS JUDICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Procesos Policivos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expedientes que evidencian las actuaciones del IDRD ante

querellas en que es parte integral 22 Tipos Documentales Demanda


Poder



Pruebas



Memoriales




el cual se expide el Coacutedigo de Policiacutea de Bogotaacute DC 43 Fecha (s) de la

descripcioacuten (es) 03012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo RECONOCIMIENTO DEPORTIVO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que expide el IDRD como reconocimiento deportivo

a los Clubes Deportivos inscritos en Bogotaacute previo al cumplimiento de los requisitos establecidos la normatividad vigente para fomentar patrocinar y organizar la praacutectica del deporte la recreacioacuten y el aprovechamiento del tiempo libre e impulsar programas de intereacutes puacuteblico y social dentro de una respectiva jurisdiccioacuten territorial

22 Tipos Documentales Acta de Asesoriacutea

Comunicacioacuten recibida para solicitar el otorgamiento

Proyecto de Resolucioacuten

21


Comunicacioacuten Interna remitiendo proyecto de resolucioacuten

Resolucioacuten de reconocimiento Deportivo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia 1991 (Artiacuteculo 52)

Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto uacutenico reglamentario 1085 de 2015 (Artiacuteculo 2511) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Administrativo del Deporterdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley (Artiacuteculos 67 ndash 72) ldquoPor la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativordquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 641 de 2001 (Artiacuteculos 2 ndash 7) ldquoPor la cual se reglamenta la Ley 582 de 2000rdquo ver artiacuteculos 2 al 7 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 de 2005 (Artiacuteculo 72 Racionalizacioacuten del traacutemite del reconocimiento deportivo) ldquoPor la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios puacuteblicosrdquo Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 181 de 1995 (Artiacuteculos 46 ndash 51) ldquoPor la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporterdquo En cuanto a los entes deportivos Municipales y Distritales el Acuerdo 17 de 1996 regula al respecto artiacuteculos 1 al 5 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1228 de 1995 (Artiacuteculos 1 2 3 6 18 19 21 y 22) ldquoPor el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995rdquo Resolucion-000012-de-12-Enero-2017 ldquoPor la cual se deja sin efecto la Resolucioacuten Ndeg 00547 del 12 de julio de 2010rdquo Resolucioacuten 006 de 2014 (Artiacuteculos 1 ndash 3) ldquoPor la cual se modifica el numeral 5deg del artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten de Junta Directiva No 002 del 13 de septiembre de 2005 -Por medio de la cual se establece la estructura orgaacutenica del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte y se determinan las funciones de sus dependencias- ldquo Resolucioacuten 360 de 2013 (Artiacuteculos 1 ndash 9) ldquoPor medio de la cual se modifica la Resolucioacuten 589 del 16 de diciembre del 2010rdquo ver artiacuteculos 1 al 9 Resolucioacuten 231 de 2011 (Artiacuteculos 1 al 25) ldquoPor la cual se reglamentan los requisitos que deben cumplir los Clubes Deportivos y Promotores para su funcionamientordquo


03012018

22


12 Dependencia OFICINA ASESORA DE PLANEACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Calidad y Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos


22 Tipos Documentales Acta

Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y

DEPORTE Resolucioacuten 499 de 2006 Por medio de la cual se modifican parcialmente las Resoluciones 583 y 664 de 2005 Resolucioacuten 150 de 2008 Por medio de la cual se modifica el artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten 499 de 2006 relacionada con el Comiteacute de Calidad y Control Interno del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte


04062018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas del Sistema de Gestioacuten de Calidad 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que agrupa los resultados de las auditoriacuteas

externas realizadas por entes certificados externos en el marco del Sistema de Gestioacuten de Calidad

22 Tipos Documentales Informe auditorias del sistema de gestioacuten de Calidad

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NTCGP 10002009

42 Reglas o Normas Colombia- ICONTEC- Norma ISO 9001 de 2015 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Decreto 4485 (18 de noviembre de 2009) Por medio del cual se adopta la actualizacioacuten de la Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten

23


Puacuteblica Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1499 del (11 de septiembre de 2017) Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015 Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica en lo relacionado con el Sistema de Gestioacuten establecido en el artiacuteculo 133 de la Ley 1753 de2015 Articulo 222238


04012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INDICADORES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Indicadores de Gestioacuten de los Procesos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental que contiene la consolidacioacuten de los

resultados obtenidos en los distintos indicadores de gestioacuten de los procesos del Sistema de Gestioacuten

22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten

Comunicacioacuten interna solicitando la validacioacuten de la creacioacuten del indicador

Comunicacioacuten interna informando la viabilidad o no viabilidad de modificacioacuten del indicador

Comunicacioacuten interna solicitando el reporte del indicador en el software de calidad

Medicioacuten y anaacutelisis de datos (software de calidad)

Relacioacuten indicadora por procesos

Matriz Consolidada de los indicadores 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty BulaLeyla Alarcoacuten Martiacutenez ndash Contratista

Fuentes TRD y Procedimiento de Indicadores de Procesos 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y

DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005


30082018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informe de la Revisioacuten por la Direccioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los informes que realiza la alta direccioacuten para revisar

el Sistema de Gestioacuten de Calidad y asegurarse de su conveniencia adecuacioacuten y eficiencia

22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos

24


32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas ICONTEC- NTC- ISO 9001 DE 2015

Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 01 de 2006 Por la cual se modifica parcialmente la Resolucioacuten de Junta Directiva No 0002 del 13 de septiembre de 2005


04012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de seguimiento a los Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que informan del avance y seguimiento efectuado

por cada dependencia del IDRD a su respectivo plan operativo 22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna

Informe de seguimiento

Comunicacioacuten interna 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y

EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


04012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que indican el seguimiento de los proyectos de

inversioacuten en ejecucioacuten 22 Tipos Documentales Comunicaciones oficiales internas


Informe consolidado de seguimiento 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD

25


42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Planes Operativos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual los responsables de una entidad o

dependencia (Direccioacuten Subdireccioacuten Oficina etc) enumeran las actividades metas indicadores fechas y evidencias que deben cumplir en el corto plazo en cumplimiento al plan de trabajo o gestioacuten programada en la vigencia

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial interna

Programacioacuten Plan Operativo

Consolidado de la programacioacuten del Plan Operativo 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 8 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista




05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS

1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Contiene los recurso y metas a realizar en cada Plan de

Desarrollo acorde a los proyectos de inversioacuten de la misionalidad de la entidad con metas y objetivos establecidos

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna de citacioacuten a sesiones de trabajo

Comunicacioacuten Oficial enviada - Proyeccioacuten del Presupuesto Plurianual de Inversioacuten

Comunicacioacuten Interna - Solicitud del Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos

Comunicacioacuten Interna de enviacuteo documento teacutecnico de formulacioacuten de Proyectos

Formulacioacuten plurianual de metas

Programacioacuten anual de actividades

Programacioacuten anual de metas

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Estructura anual de costos

Territorializacioacuten recursos vigencia

Matriz de Territorializacioacuten

Comunicacioacuten interna de envioacute Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos

Lista de chequeo

Ficha EBI (SEGPLAN)

Plan de Accioacuten (SEGPLAN)

Programacioacuten productos -metas- resultados PMR (Excel)

Registro de la programacioacuten de la vigencia PREDIS

Presupuesto orientado a resultados- POR

Cierre del mes del PMR en el PREDIS

Recibir Documento Teacutecnico de Formulacioacuten de Proyectos con modificaciones

Reformulacioacuten del proyecto

Comunicacioacuten Oficial enviada de Solicitud de concepto a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten

Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico de repuesta al ordenador del gasto de respuesta a la viabilidad a las modificaciones solicitadas

Actualizacioacuten de modificacioacuten aprobada (SEGPLAN)

Comunicacioacuten oficial enviada de modificacioacuten de los proyectos de inversioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten

Seguimiento mensual de actividades- proyectos de inversioacuten

Seguimiento mensual de metas proyectos de inversioacuten

Comunicacioacuten interna - Solicitud Seguimiento de Proyectos de Inversioacuten

Comunicacioacuten interna remitiendo los formatos diligenciados de seguimiento a las actividades y metas - proyectos de inversioacuten

Informe Ejecutivo de los proyectos de inversioacuten del mes respectivo

Comunicacioacuten Interna - Enviacuteo Informe Ejecutivo de Proyectos de Inversioacuten

Actualizacioacuten del indicador (software)

Informe Ejecutivo Publicacioacuten (software)

Comunicacioacuten interna - Informacioacuten de Territorializacioacuten

Comunicacioacuten interna - Seguimiento Moacutedulo de Gestioacuten del Plan de Desarrollo

Registro de la informacioacuten recibida en el trimestre-SEGPLAN

Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico informando la validacioacuten de la informacioacuten a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 12 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuente TRD

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42 Reglas o Normas CIRCULAR CONJUNTA 005 DE 2016 Armonizacioacuten Presupuestal SECRETARIA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Manual De Usuarios Para La Administracioacuten Y Operacioacuten Del Banco Distrital De Programas Y Proyectos


05102018

13 Dependencia OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BOLETINES DE PRENSA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo BOLETIacuteNES DE PRENSA 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Comunicacioacuten escrita que se utiliza para difundir eventos

actividades e iniciativas de la entidad dirigidas a los medios de comunicacioacuten

22 Tipos Documentales Boletiacuten de prensa 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista




05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FIacuteLMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FIacuteLMICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian el cubrimiento de eventos yo

elaboracioacuten de videos a divulgarse en la paacutegina WEB del Instituto

22 Tipos Documentales Solicitud de servicio para Cubrimiento Fiacutelmico

Material fiacutelmico

Casete betacam

CD de filmacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista


28




05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO FOTOGRAacuteFICO 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos fotograacuteficos que reflejan el cubrimiento de

eventos festivales yo competencias que permiten mostrar y divulgar las diferentes actividades emprendidas por el Instituto o donde ha participado

22 Tipos Documentales Material fotograacutefico

CD de fotografiacutea

Aacutelbum fotograacutefico 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty del Socorro Bula Arroyo ndash Contratista




05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE COMUNICACIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo REGISTRO DE SOLICITUDES DE SERVICIO DE

COMUNICACIONES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la gestioacuten realizada frente a las

solicitudes internas yo externas tales como impresos comunicados boletines afiches volantes y actualizacioacuten web entre otros

22 Tipos Documentales Solicitud del servicio 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 3 antildeos 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista


29




05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PIEZAS PROMOCIONALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PIEZAS PROMOCIONALES 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que evidencian la asesoriacutea a usuarios internos y

externos respecto a la imagen corporativa para material divulgativo como pancartas plegables folletos vallas afiches volantes pendones escudos de uniformes entre otros

22 Tipos Documentales Disentildeo Piezas Promocionales e Impresos Informativos

Muestra de la Pieza Promocional

Muestra Impresos Informativos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten Miacutenimo 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista




05012018

14 Dependencia OFICINA DE CONTROL INTERNO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de la Oficina de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y

acordados por el Comiteacute de Coordinacioacuten del Sistema de Control Interno Artiacuteculo 13 de la Ley 87 de 1993

22 Tipos Documentales Actas de reunioacuten Oficina de Control Interno

Actas de Entes de Control 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas COLOMBIA CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de

30


1993 ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control Interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposicionesrdquo en el artiacuteculo 6ordm Responsabilidad del Control Interno dispone ldquoEl establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades puacuteblicas seraacute responsabilidad del representante legal o maacuteximo directivo correspondiente No obstante la aplicacioacuten de los meacutetodos y procedimientos al igual que la calidad eficiencia y eficacia del control interno tambieacuten seraacute de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las

entidades y organismosrdquo 43 Fecha (s) de la


AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL AUDITORIAS

1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Externas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos registran las acciones que la Entidad debe

mejorar de manera sistemaacutetica y disciplinada seguacuten lo evaluado por el Ente de Control Externo mejoras que deben ser eficaces y contener una evaluacioacuten del riesgo como tambieacuten facilitar su control y gobierno de tal suerte que garanticen eficacia eficiencia y economiacutea en todas sus operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecucioacuten de las funciones y actividades definidas para el logro de la misioacuten institucional

22 Tipos Documentales Comunicaciones Oficial recibida del Ente de Control solicitado informacioacuten

Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta al ente de Control

Actas de reunioacuten y seguimiento de la auditoria

Informes preliminar

Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del informe preliminar

Comunicacioacuten interna de respuesta al informe preliminar

Informe Final

Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten del Plan de Mejoramiento

Certificado SEVICOF

Comunicacioacuten interna de seguimiento al Plan de Mejoramiento

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten y Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD- Nomas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE

1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se

31


dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo


05012018


1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Auditoriacuteas Internas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que reuacutene especiacuteficamente el estado de los

procesos de la entidad los resultados y seguimiento a las acciones de mejora

22 Tipos Documentales Programa y Plan

Comunicacioacuten Interna informando el Plan de Auditoria

Lista de chequeo y soportes

Acta de reunioacuten y seguimiento

Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten

Comunicacioacuten interna de solicitud a la respuesta de informacioacuten

Informes preliminar

Comunicacioacuten interna respuesta del informe preliminar

Informes Final

Comunicacioacuten interna de seguimiento a las acciones de mejora

Comunicacioacuten interna de respuesta a las acciones de mejora

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993

ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo


05012018

32


AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES

1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Evaluacioacuten del Sistema de Control Interno

Contable 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten del cumplimiento

propio del proceso contable respecto a la implementacioacuten efectividad registro preparacioacuten difusioacuten y elaboracioacuten de la informacioacuten

22 Tipos Documentales

Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten

Comunicacioacuten interna solicitando la informacioacuten

Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de informacioacuten

Comunicacioacuten oficial enviando la respuesta

Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes Resolucioacuten 357 de 2008 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 087 de 1993

ldquoPor la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA LEY 1474 (12 de julio de 2011) Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Instructivo 3 de 2017 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Rendicioacuten de Cuenta Contraloriacutea de Bogotaacute 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten que se debe

presentar a la Contraloriacutea de Bogotaacute sobre la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes y recursos puacuteblicos por una vigencia fiscal determinada Numeral 1 artiacuteculo 6 de la Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando informacioacuten

33





Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula

Contratistas Fuentes Resolucioacuten Orgaacutenica 735 de 2013

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 489 de 1998 se establecioacute que todas las entidades y organismos de la administracioacuten puacuteblica tienen la obligacioacuten de desarrollar su gestioacuten acorde con los principios de la democracia participativa y democratizacioacuten de la gestioacuten puacuteblica para lo cual dichas organizaciones deben realizar la rendicioacuten de cuentas a la

ciudad Colombia CONPES 3654 de 2010 ldquopor el cual se establece la Poliacutetica de Rendicioacuten de Cuentas la Ley 1712 de 2014 ldquopor medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposicionesrdquo y el Manual Uacutenico de Rendicioacuten de Cuentas del Departamento Administrativo de la Funcioacuten Puacuteblica se reitera el compromiso de realizar esta actividad que promueve los principios de Transparencia y Participacioacuten Ciudadana Colombia CONTRALORIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 735 (3 de diciembre de 2013) Por la cual se modifica la Resolucioacuten Orgaacutenica No 6289 del 8 de marzo de 2011 que ldquoEstablece el Sistema de Rendicioacuten Electroacutenica de la Cuenta e Informes ndash SIREC Que deben utilizar los sujetos de control fiscal para la presentacioacuten de la Rendicioacuten de Cuenta e Informes a la Contraloriacutea General de la Republicardquo Bogotaacute 2013


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Controles de Advertencia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

21 Alcance y Contenido Documento que registra los controles de seguimiento fiscal realizados a los procesos de inversioacuten y gastos de la entidad en un periodo


Comunicacioacuten interna de solicitud de informacioacuten Comunicacioacuten interna de respuesta a la solicitud de

informacioacuten

Comunicacioacuten oficial enviada de respuesta

Informe

34


3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula

Contratistas Fuentes TRD

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a los Mapas de Riesgos

Institucionales 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Estos documentos son un componente de la administracioacuten del

riesgo de la entidad que sigue los lineamientos establecidos por el Manual Teacutecnico del Modelo Estaacutendar de Control Interno para el Estado Colombiano ndash MECI 2014 en el cual se identifican los riesgos inherentes a la Gestioacuten Administrativa que desarrolla el Instituto frente a las funciones institucionales que se le han delegado por objeto y origen institucional

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida solicitando la informacioacuten




Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 3antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea Leyla Alarcoacuten Betty Bula

Contratistas Fuentes TRD -Mapa de Riesgo del IDRD

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2641 de 2012 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 73 y 76 de la Ley 1474 de 2011


05012018

35


AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Seguimiento a Derechos de Autor Software 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se verifica y reporta el cumplimiento de la

normativa relacionada con el licenciamiento de software a la Direccioacuten Nacional de Derechos de Autor el estado e inventario de equipos y licencias de la entidad






Fuentes Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 42 Reglas o Normas Colombia DIRECTIVA PRESIDENCIAL No 02 del 12 de febrero

de 2002 Por el cual se establece el respeto al derecho de autor y los derechos conexos en lo referente a utilizacioacuten de programas de ordenador (software) Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA Circular No 04 del 22 de diciembre de 2006 mediante la cual solicitoacute a los Representantes Legales y Jefes de Control Interno de las entidades u organismos puacuteblicos del orden nacional y territorial la informacioacuten relacionada con la ldquoVerificacioacuten recomendaciones y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Softwarerdquo Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 017 del 01 de junio de 2011 Por la cual se modificacioacuten circular 12 del 2 de febrero de 2007 sobre recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software) Colombia UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DIRECCIOacuteN NACIONAL DE DERECHO DE AUTOR Circular No 12 del 2 de febrero de 2007 Por el cual se establece la Verificacioacuten recomendaciones seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software)


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

36


21 Alcance y Contenido Documentos que contienen la informacioacuten requerida por la Secretaria General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute aquiacute se evidencian los avances obtenidos en la gestioacuten administrativa de los diferentes periodos





Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 087 DE

1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones


15032018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Especiacuteficos a Otras Entidades por Requerimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos

de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas ademaacutes dan cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo







1993Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

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Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Autoevaluacioacuten al Sistema de Control Interno 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos en el que se registran los resultados anuales de la

evaluacioacuten final que se realiza al Sistema de Control Interno Artiacuteculo 2 del Decreto 2539 de 2000

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten


Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 87 DE 1993

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1993 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre de 2000) Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Evaluacioacuten al SCI DAFP 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que se refiere de forma especiacutefica al estado de

todos los componentes del Sistema de Control Interno y que debe publicarse cada cuatro meses en la paacutegina web de la entidad Artiacuteculo 9 Ley 1474 de 2011




38



Informe

Certificacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas

Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 087 DE 1993

Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 (4 de diciembre del 2000) Por al cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 Bogotaacute 2000 Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes Sitio WEB 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documentos que registran la informacioacuten del desarrollo y

funcionamiento de los sitios web de la entidad articulado con los planes de desarrollo de los Gobiernos Distritales




Informe pormenorizado SCI

Informe Plan Anticorrupcioacuten y Atencioacuten al Ciudadano 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Betty Bula Contratistas


Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute RESOLUCIOacuteN 658 DE 2014(noviembre 20) ldquoPor la cual se crea el Comiteacute del Sistema Integrado de Gestioacuten en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposiciones

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05012018

15 Dependencia OFICINA DE ASUNTOS LOCALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS


12 Tiacutetulo Ejecucioacuten y Seguimiento a Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales

13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que contiene la ejecucioacuten y seguimiento a

Proyectos Formulados por las Alcaldiacuteas Locales los cuales reflejan la ejecucioacuten de los proyectos de los Fondos de Desarrollo Locales relativos a temas de recreacioacuten y deporte ejecutados por el Instituto

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna remitiendo copias del contrato yo convenio a las Subdirecciones Teacutecnicas de Recreacioacuten Deporte y Construcciones

Comunicacioacuten Oficial enviando remitiendo las copias del contrato yo convenio a la Alcaldiacutea Local

Acta de inicio

Informe de seguimiento de Contrato Convenio

Comunicacioacuten interna informando sobre el incumplimiento del contrato

Comunicacioacuten oficial enviada solicitando descargos al contratista

Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea informando el incumplimiento del contratista

Comprobante de cancelacioacuten de la multa

Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la multa

Comunicacioacuten interna informando aplicacioacuten de la poacuteliza

Comunicacioacuten interna enviando el comprobante de cancelacioacuten de la poacuteliza

Comunicacioacuten oficial informando la cancelacioacuten de la poacuteliza

Comunicacioacuten interna informado traacutemite de pagos

Comunicacioacuten interna solicitando concepto

Comunicacioacuten interna dando concepto sobre informe

Comunicacioacuten oficial solicitando cambios al informe

Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local solicitando la autorizacioacuten de pago

Orden de pago

Comunicacioacuten oficial remitiendo orden de pago a la Alcaldiacutea Local

Comunicacioacuten oficial enviada solicitando el CDP

Comunicacioacuten interna remitiendo el CDP

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Comunicacioacuten interna solicitando adicioacuten o proacuterroga

Minuta de adicioacuten o proacuterroga

ContratoConvenio legalizado

Comunicacioacuten interna remitiendo a la oficina de Asuntos Locales documentos legalizados

Informe final

Acta de liquidacioacuten

Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo copia del acta de liquidacioacuten


Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica

de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 1 2 322 323 y 324 Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE Resolucioacuten 002 de 2005 Por la cual se establece la estructura orgaacutenica del INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y EL DEPORTE y se determinan las funciones de sus dependencias


05012018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Formulacioacuten y Concepto Teacutecnico de Proyectos 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Expediente que refleja la formulacioacuten de proyectos de los

Fondos de Desarrollo Local relativos a temas de recreacioacuten y deporte que ejecuto el IDRD

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico invitando a participar en mesas de trabajo

Cronograma (electroacutenico)

Comunicacioacuten Oficial recibida por correo electroacutenico de la Secretariacutea de Gobierno invitando a participar en mesas de trabajo

Comunicacioacuten Oficial recibida de las Alcaldes Locales con los proyectos y los soportes

Comunicacioacuten interna remitiendo los proyectos y sus soportes

Estudios de viabilidad teacutecnica y financiera de los proyectos recreativos deportes y obras

Comunicacioacuten interna remitiendo la ficha de evaluacioacuten teacutecnica de los proyectos

Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la no viabilidad del proyecto

Comunicacioacuten oficial enviada solicitando los ajustes o

41


la reformulacioacuten de los proyectos

Aval teacutecnico proyectos de infraestructura

Comunicacioacuten oficial enviada a la Alcaldiacutea local informando la viabilidad del proyecto y solicitando el certificado presupuestal

Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Gobierno remitiendo el tablero de control

Contrato 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Gustavo Rey Garciacutea ndash Contratista

Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y



05012018

2 Dependencia SECRETARIA GENERAL

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS

1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Archivo 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento en el cual se relacionan los temas asesoriacuteas

aprobaciones deliberaciones compromisos y decisiones realizadas por el Comiteacute de Archivo de tipo administrativo yo teacutecnicos referentes a los procesos archiviacutesticos Artiacuteculo 282116 del Decreto 1080 de 2015

22 Tipos Documentales Comunicaciones oficial

Orden del Diacutea

Acta del Comiteacute de Archivo

Anexos relacionados con los temas abordados en la reunioacuten del Comiteacute

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Leyla Alarcoacuten Martiacutenez Betty Bula Arroyondash


42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Artiacuteculo

42


282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la


AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que sirve de testimonio de los hechos y las

decisiones tomadas por los Miembros de la Junta Directiva del IDRD

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial citando a la reunioacuten de Junta Directiva

Orden del Diacutea

Actas de Junta Directiva

Anexos relacionados con los temas que se abordan en la reunioacuten del Comiteacute

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas

Fuentes Resolucioacuten 05 de 1997 42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL PARA LA RECREACIOacuteN Y

EL DEPORTE Que el numeral 7deg del artiacuteculo 17 de la Resolucioacuten 05 del 13 de 1997 dispone que es funcioacuten de la Junta Directiva


12042018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIRCULARES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Circulares Reglamentarias e Informativas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento interno mediante el cual se expide informacioacuten

de intereacutes general cuyo contenido es de importancia o trascendencia para los funcionarios del IDRD donde se informa o imparten instrucciones de cumplimiento

22 Tipos Documentales NA 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas

Fuentes TRD ALCALDIacuteA DE BOGOTAacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi

43


=45159 42 Reglas o Normas Colombia Instituto Colombiano de Normas Teacutecnicas

ICONTEC Norma 3234 de 1996 Elaboracioacuten de Circulares Colombia Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa


12102017

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Informe de Gestioacuten

13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento consolidado que contiene una descripcioacuten del

estado de los recursos administrativos financieros y humanos a cargo de la administracioacuten dependencia o entidad cuyo objeto es dar a conocer la gestioacuten adelantada por la entidad en un periodo determinado

22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 16 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas

Fuentes TRD

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 951 de 2005 CIRCULAR 11 de 2005 RESOLUCIOacuteN ORGAacuteNICA 5674 de la Contraloriacutea General


19102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones Direccioacuten General 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones

de caraacutecter particular y concreto tales como las situaciones administrativas del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento

44


de pagos disciplinarios entre otros a nivel misional 22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas

Fuentes TRD Alcaldiacutea de Bogotaacute Decreto 654 de 2011 Por el cual se adopta el Modelo de Gerencia Juriacutedica Puacuteblica para las entidades organismos y oacuterganos de control del Distrito Capital Disponible en httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=4

5159 42

Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa


19102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de Junta Directiva 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra los cambios estructurales surtidos en

la entidad en cuanto a las dependencias y cargos asiacute mismo se reflejan las funciones baacutesicas de las distintas dependencias

22 Tipos Documentales Resolucioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total- CT 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN

45


41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD

42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO MUNICIPAL DE BOGOTA Acuerdo 4 del

Concejo del Distrito Especial de Bogotaacute en 1978 Colombia

Distrito- Bogotaacute Que el numeral 7 del artiacuteculo 17 de la

Resolucioacuten 05 del 13 de mayo de 1997 ldquoPor medio de la cual se reforman los estatutos del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo dispone que ARTIacuteCULO 17 FUNCIONES DE LA JUNTA La Junta Directiva como oacutergano supremo del Instituto tendraacute las siguientes funciones No 7 Adoptar la estructura orgaacutenica del Instituto Crear suprimir fusionar clasificar y reestructurar dependencias y cargos de la entidad sin generar con ello nuevas obligaciones presupuestales adoptando las escalas asignaciones y remuneraciones y determinar las funciones baacutesicas de las distintas dependencias


20042018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL RESOLUCIONES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Resoluciones de la Subdireccioacuten Administrativa y Financiera 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se definen o resuelven situaciones

de caraacutecter administrativo del personal de los diferentes niveles ocupacionales licencias permisos comisiones encargos nombramientos insubsistencias destituciones aceptacioacuten de renuncias traslados reclamaciones laborales reconocimiento de pagos disciplinarios etc y a nivel misional

22 Tipos Documentales Resoluciones 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas


42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCION POLITICA Artiacuteculo 209 La funcioacuten administrativa estaacute al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad moralidad eficacia economiacutea celeridad imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacioacuten la delegacioacuten y la desconcentracioacuten de funciones Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado La administracioacuten puacuteblica en todos sus oacuterdenes tendraacute un control interno que se ejerceraacute en los teacuterminos que sentildeale la ley Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 489 DE

46


1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio

de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del

artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Articulo 9 a 12 Colombia CONCEJO DISTRITAL DE BOGOTA Acuerdo Nordm 4 de 1978 del Concejo de Bogotaacute se creoacute en el Distrito una entidad encargada de ser el ente rector de la recreacioacuten y el deporte en la ciudad de Bogotaacute Colombia Presidencia de la Repuacuteblica Decreto 1345 de 2010 Por el cual se establecen directrices de teacutecnica normativa


20042018

21 Dependencia SECRETARIacuteA GENERAL - CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOTIFICACIONES POR ESTADO

AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo NOTIFICACIONES POR ESTADO Nivel de Descripcioacuten Serie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento de notificacioacuten que se hace para algunas decisiones de

traacutemite como auto de cierre de investigacioacuten que ordena traslados para alegatos de conclusiones cuando el investigado no viene a presentarse de forma presencial

Tipos Documentales Notificacioacuten por Estado AacuteREA DE VALORACIOacuteN

Tiempo de Retencioacuten 2 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten

AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia- CONGRESO DE LA REPUBLICA- Ley 734 de 2002 Por el

cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Artiacuteculo 105 Notificacioacuten por estado Modificado por el Estatuto de Anticorrupcioacuten 1474 de 2011 ndash Artiacuteculo 46 Colombia ndash CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el coacutedigo de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo ndash Articulo 201

Fecha (s) de la descripcioacuten (es)

31-07-2018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROCESOS DISCIPLINARIOS

AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Ordinario Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que contiene el proceso escritural mediante el cual se

adelanta una actuacioacuten disciplinaria por incumplimiento al Manual de Funciones y al Reglamento Interno Ley 734 de 2002 Capitulo IX

Tipos Documentales Quejas

47


Pruebas

Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias

Acta reparto

Auto inhibitorio

Auto indagacioacuten preliminar implicado

Auto indagacioacuten preliminar averiguacioacuten

Auto apertura investigacioacuten

Comunicacioacuten auto inhibitoria

Comunicacioacuten apertura de indagacioacuten preliminar


Notificacioacuten edicto

Auto decreta pruebas en indagacioacuten o investigacioacuten

Comunicacioacuten decreto oficioso de pruebas

Citacioacuten testigo

Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten

Testimonio

Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja

Versioacuten libre

Acta visita administrativa

Solicitud de documentos

Auto archivo

Comunicacioacuten auto archivo implicado

Comunicacioacuten auto archivo quejoso

Auto concediendo recurso apelacioacuten

Auto rechazando recurso apelacioacuten improcedente

Auto rechazando recurso apelacioacuten extemporaacuteneo

Auto declarando desierto recurso

Comunicacioacuten auto concede apelacioacuten

Comunicacioacuten auto niega recurso apelacioacuten

Comunicacioacuten implicado no apelante

Comunicacioacuten remisioacuten expediente segunda instancia

Auto concediendo recurso de queja

Auto declarando desierto recurso de queja

Auto declarando precluido recurso de queja

Auto rechazando recurso queja extemporaacuteneo

Comunicacioacuten traacutemite recurso de queja

Auto desatando apelacioacuten

Comunicacioacuten implicado segunda instancia

Comunicacioacuten auto segunda instancia quejoso

Comunicacioacuten apertura investigacioacuten implicado

Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Personeriacutea

Comunicacioacuten apertura investigacioacuten Procuraduriacutea

Notificacioacuten edicto segunda instancia

Auto decreta pruebas indagacioacuten o investigacioacuten


Citacioacuten testigo Segunda instancia

Citacioacuten quejoso ratificacioacuten y ampliacioacuten segunda instancia

Testimonio segunda instancia

Ratificacioacuten y ampliacioacuten de la queja segunda instancia

Versioacuten Libre segunda instancia

Acta visita administrativa segunda instancia


48


Auto proacuterroga teacutermino investigacioacuten

Pliego de cargos

Auto de cierre de investigacioacuten

Comunicacioacuten proacuterroga apertura de investigacioacuten implicado

Comunicacioacuten pliego de cargos

Auto nombramiento defensor

Auto decreta Pruebas

Auto niega pruebas

Auto corriendo traslado para alegar de conclusioacuten

Comunicacioacuten defensor de oficio

Comunicacioacuten Consultorio Juriacutedico

Auto rechazando recurso de reposicioacuten extemporaacuteneo

Auto rechazando recurso de reposicioacuten improcedente

Auto resolviendo recurso reposicioacuten


Auto rechazando recurso de apelacioacuten improcedente

Auto rechazando recurso de apelacioacuten extemporaacuteneo





Auto Obedeacutezcase y Cuacutemplase

Fallo primera instancia

Comunicacioacuten Fallo primera instancia implicado

Comunicacioacuten fallo absolutorio quejoso


Fallo segunda instancia

Comunicacioacuten Fallo segunda instancia

Fallo segunda instancia quejoso


Constancia de ejecutoria

Comunicacioacuten registro sancioacuten Personeriacutea

Comunicacioacuten registro sancioacuten Procuraduriacutea

AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 14 Antildeos Disposicioacuten Final Seleccioacuten


Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario PROCURADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Guiacutea de Capacitacioacuten Proceso Disciplinario Paacuteg 107-114 Disponible en httpswwwprocuraduriagovcoinfosimmediafilecapacitacionguiaGuia_de_capacitacion_g1_107-114pdf

Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del

artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 906 de 2004 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Penal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo

49


Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1400 de 1970 Por los cuales se expide el Coacutedigo de Procedimiento Civil Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC


27 de septiembre de 2018


AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Proceso Disciplinario Verbal Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento escrito que soporta el procedimiento verbal desarrollado

mediante audiencias en el cual se adelanta una actuacioacuten disciplinaria por violacioacuten al Manual de Funciones y Reglamento Interno instituido por faltas leves o faltas graviacutesimas para servidores puacuteblicos y contratistas que desempentildeen funciones puacuteblicas Ley 734 de 2002 capitulo X


Pruebas


Acta reparto

Prueba

Auto inhibitorio

Auto citacioacuten audiencia


Notificacioacuten verbal

Comunicacioacuten citacioacuten audiencia Talento Humano

Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Personeriacutea

Comunicacioacuten citacioacuten Audiencia Implicado

Auto declaratoria ausencia

Auto nombramiento defensor de oficio


Comunicacioacuten consultorio juriacutedico


Versioacuten libre

Testimonio

Audiencia y fallo proceso verbal

Auto concediendo recurso de apelacioacuten


Auto declarando desierto el recurso


Comunicacioacuten auto niega recurso de apelacioacuten



50


Fallo de segunda instancia

Comunicacioacuten fallo de segunda instancia

Notificacioacuten Personal

Notificacioacuten Edicto


Auto de incorporacioacuten

Auto de remisioacuten por competencia otro operador interno

Acto administrativo que ordena la ejecucioacuten de la sancioacuten

Solicitud de revocatoria directa

Auto que rechaza la revocatoria directa

Auto de remisioacuten por competencia poder preferente

Comunicacioacuten a otras entidades

Comunicacioacuten al nominador para la ejecucioacuten



Auto de acumulacioacuten



Auto de nulidad



Fuentes TRD y Coacutedigo Uacutenico Disciplinario Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA- el numeral 32 del

artiacuteculo 34 de la Ley 734 de 2002 Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Capiacutetulo X Colombia DISTRITO DE BOGOTAacute DC RESOLUCIOacuteN 956 DE 2017 Por la cual se adopta el - Manual Distrital de Procesos y Procedimientos Disciplinarios para las entidades distritales a las que se aplica el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico - actualizado e incorporado por la Secretariacutea General de la Alcaldiacutea Mayor de Bogotaacute DC



22 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ATENCIOacuteN AL CLIENTE QUEJAS RECLAMOS Y DEFENSOR DEL CIUDADANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS)

1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo PETICIONES QUEJAS RECLAMOS Y SOLUCIONES (PQRS) 13 Nivel de Descripcioacuten Serie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

Documento que registra las (PQRS) inscritas a traveacutes del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones ndashSDQS las cuales son enviadas al aacuterea competente para su respuesta Peticioacuten Toda actuacioacuten que inicie cualquier persona ante las autoridades implica el ejercicio del derecho de peticioacuten consagrado en el artiacuteculo 23 de la Constitucioacuten Poliacutetica sin que sea necesario invocarlo

51


21

Alcance y Contenido

Queja Manifestacioacuten de inconformidad que se realiza en virtud de un hecho o situacioacuten irregular en el comportamiento de un servidor puacuteblico un particular que presta un servicio puacuteblico o la negligencia en el actuar de una autoridad administrativa (Inconformidad sobre conducta funcionario) Reclamo Manifestacioacuten de inconformidad acerca de la prestacioacuten de un servicio o la realizacioacuten de un proceso (Inconformidad sobre gestioacuten entidad) Sugerencia Recomendacioacuten para mejorar la gestioacuten atencioacuten o prestacioacuten del servicio

Denuncia La que se pone en conocimiento de la autoridad cuando un hecho implica vulneracioacuten de la ley en alguna forma

22 Tipos Documentales Requerimiento-PQRS

Formato uacutenico de peticiones quejas y reclamos

Registro de la PQRS (hoja de caacutelculo)

Traslado de la peticioacuten (sistema de gestioacuten documental Orfeo)

Registro de la peticioacuten sistema SDQS

Comunicacioacuten oficial de respuesta al peticionario

Comunicacioacuten interna inicio de proceso disciplinario

Comunicacioacuten interna asignado al responsable de atender la peticioacuten (Sistema de Gestioacuten Documental Orfeo)


Aviso

Comunicacioacuten interna a las dependencias peticiones pendientes de cierre

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas

Fuentes TRD 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991

Artiacuteculo 23 Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de intereacutes general o particular y a obtener pronta resolucioacuten El legislador podraacute reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 1755 de 2015 Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Peticioacuten y se sustituye un tiacutetulo del Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculo 13 1415 17 18 19 20 21 22 24 2526 27 29 30 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administracioacuten Puacuteblica y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Artiacuteculo 54

52


Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Artiacuteculos 5 7 8 15 inciso primero 17 20 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Artiacuteculo 76 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 Por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2623 de 2009 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1166 de 2016 Por el cual se adiciona el capiacutetulo 12 al Tiacutetulo 3 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1069 de 2015 Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Justicia del Derecho relacionado con la presentacioacuten tratamiento y radicacioacuten de las peticiones presentadas verbalmente Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 019 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculos 12 13 14


20102018


1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra la gestioacuten seguimiento y estadiacutesticas

del aacuterea frente a las PQRS recibidas por la entidad y las respuestas y soluciones brindadas y reportadas por el SDQS

22 Tipos Documentales Informes 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten

53


Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


23102018


1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos

por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de las funciones del IDRD

22 Tipos Documentales Informe 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes Coacutedigo Disciplinario Uacutenico 42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica

de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN


23042018

23 Dependencia SECRETARIA GENERAL - APOYO A LA CONTRATACIOacuteN AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Contratacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra las decisiones que se toman frente a

los procesos de contratacioacuten ldquoLicitaciones puacuteblicas concurso de meacuteritos prorroga y adicionesrdquo

22 Tipos Documentales Acta de Comiteacute de Contratacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas RESOLUCION No 137 de 2014 Por medio de la cual se

adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de

54


Recreacioacuten y Deporte -lDRD


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Adopcioacuten de Parques o Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna de solicitud de contratacioacuten

Paraacutemetros del contrato

Certificado de idoneidad reconocida

Certificado de Existencia y Representacioacuten legal de la Caacutemara de Comercio

Propuesta del proyecto o actividad

Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal

Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea

Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables)

Balance general del estado de peacuterdidas y ganancias

Escritura puacuteblica de donacioacuten o Acto administrativo de aceptacioacuten

Publicacioacuten Acta seleccioacuten(SECOP)

Contrato

Publicacioacuten (SECOP)

Comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten

Acta de entrega del bien

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos

Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico ndash Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de

octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se

55


expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Adquisicioacuten de Bienes y Servicios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero

22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso Paraacutemetros del contrato

Estudio de conveniencia y oportunidad

Certificado de disponibilidad presupuestal

Certificado de talento humano apoyo a la gestioacuten de la entidad

Invitacioacuten puacuteblica y publicacioacuten (SECOP)

Presentacioacuten de observaciones

Respuesta a las observaciones

Publicacioacuten de las respuestas a las observaciones (SECOP)

Adendas y publicacioacuten (SECOP)

Acta de cierre Publicacioacuten (SECOP)

Evaluacioacuten y publicacioacuten(SECOP)

Subsanes

Propuesta econoacutemica

Propuesta ganadora

Contrato y publicacioacuten (SECOP)

Registro presupuestal

Garantiacuteas (aprobadas)


Acta de inicio

Informe del contratista

Certificado del supervisor

Fotocopias pago EPS pensioacuten

Comprobante de pago de tesoreriacutea

Informe final supervisioacuten

Acta de liquidacioacuten 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos

Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten del IDRD - Normativa de la Entidad

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de

56


octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Aprovechamiento Econoacutemico 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica que cede temporalmente el uso de un bien a cambio de una renta

22 Tipos Documentales Solicitud de Subdireccioacuten inicio de traacutemite de contratacioacuten


Estudio de Canje

Formato de Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico administrado por el IDRD

Proyecto de manejo de ocupacioacuten del Espacio Puacuteblico

Oficio Subdireccioacuten Aprobando disponibilidad del escenario

Copia del recibo de pago del 20 de anticipo por concepto de la reserva yo escenario

Paz y Salvo expedido por el supervisor del contrato o permiso (si anteriormente ha realizado eventos en el espacio puacuteblico administrado por el IDRD

Paz y salvo antildeo anterior expedido por la tesoreriacutea del IDRD (caes Cicloviacutea)

Registro de informacioacuten tributaria RIT

Registro uacutenico tributario RUT

Fotocopia de libreta militar (hombres)

Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o de extranjeriacutea (persona natural)

Fotocopia de la ceacutedula del representante legal (persona juriacutedica)

Visa donde se especifique que puede desarrollar la actividad (para personas naturales extranjeras

Certificado del revisor fiscal o representante legal de

57


aportes parafiscales y seguridad social (persona juriacutedica)

Certificado de existencia o representacioacuten legal o personeriacutea juriacutedica

Carta de compromiso de restitucioacuten del espacio puacuteblico y cumplimiento del Proyecto de manejo

Autorizacioacuten junta de socios para celebrar contratos (persona juriacutedica)


Certificado de manipulacioacuten de alimentos

Contrato

Publicacioacuten del contrato (SECOP)


Comunicacioacuten oficial interna legalizando el contrato

Copia de pago total preacutestamo escenario

Acta de inicio o entrega

Acta de devolucioacuten

Paz y Salvo expedido por el supervisor



Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD y Normativa de la Entidad

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Comodato 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de

58


contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en la que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raiacutez para que haga uso de ella y con cargo de restituir la misma especie despueacutes de terminar el uso






Certificado de la Subdireccioacuten de regulacioacuten y persona juriacutedica de la Direccioacuten de Regulacioacuten y control de la Secretariacutea Distrital de Cultura Recreacioacuten y Deporte de la Alcaldiacutea Mayor (aplica a las ligas deportivas)

Resolucioacuten de reconocimiento deportivo (ente deportivo)


Manifestacioacuten de no estar incurso en inhabilidades e incompatibilidades




Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio uacuteltimos 3 antildeos gravables



Contrato



Acta de entrega del bien 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos


Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten y Normativa de la Entidad

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN

59


Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Consultoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales referidos a los estudios necesarios para la ejecucioacuten de proyectos de inversioacuten estudios de diagnoacutestico prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos especiacuteficos asiacute como son las asesoriacuteas teacutecnicas de coordinacioacuten control y supervisioacuten Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993

22 Tipos Documentales Memorando de solicitud del proceso



Ficha teacutecnica de bien o servicio a contratar


Anaacutelisis de garantiacuteas a solicitar

Descripcioacuten de la necesidad a satisfacer

Descripcioacuten del objeto a contratar

Cronograma de la ejecucioacuten de servicios

Anaacutelisis de mercado

Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten del estudio de mercado

Formato de Propuesta econoacutemica

Anaacutelisis de riesgos

Asignacioacuten grupo evaluador

Aviso de convocatoria y publicacioacuten (SECOP)

Proyecto de pliego y publicacioacuten(SECOP)


Respuesta de observaciones y publicacioacuten(SECOP)

Acto de apertura o Resolucioacuten de apertura y publicacioacuten (SECOP)

Pliegos definitivos y publicacioacuten (SECOP)


Respuestas de observaciones y publicaciones (SECOP)

Adendas y Publicaciones (SECOP)

Acta de cierre del proceso y publicacioacuten(SECOP)

Evaluacioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas

Presentacioacuten de observaciones y Subsanes


Evaluacioacuten definitiva de la Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas

60


Acto o resolucioacuten de adjudicacioacuten

Publicacioacuten del acto o adjudicacioacuten (SECOP)

Acta de acuerdos

Propuesta econoacutemica ganadora

Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas

Comunicacioacuten oficial interna comunicando la legalizacioacuten


Informes



Articulo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten IDRD y Normativa de la Entidad

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Donacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de donacioacuten el cual es un acto por el cual una persona transfiere gratuita e irrevocablemente una parte de sus bienes a otra persona que los aceptaraquo De la anterior definicioacuten se pueden extraer las caracteriacutesticas de la donacioacuten las cuales son de caraacutecter gratuito

61










Contrato








01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contratos de Interventoriacutea 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten refleja el seguimiento teacutecnico a la ejecucioacuten de contratos realizado por una persona natural o juriacutedica contratada para ese fin por la Entidad



62























Evolucioacuten preliminar de Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas



Evaluacioacuten definitiva de las Propuestas Teacutecnicas Seleccionadas



Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas


Acta de inicio

Acta de inicio



Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas



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octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Interventoriacutea de Obra de Parques y Escenarios 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna con la que se recibe el contrato legalizado

Comunicacioacuten Interna con la que se designa el Coordinador de Obra

Acta de Reunioacuten con el Interventor

Comunicacioacuten Oficial Recibida con la documentacioacuten del contrato

Acta de Inspeccioacuten Preliminar

Acta de vecindad

Solicitud del Anticipo

Acta de Inicio del contrato

Informe de pre ndash construccioacuten

Acta de Reunioacuten con la Comunidad para informar el alcance de la obra

Bitaacutecora de obra

Acta de comiteacute

Informe mensual de Interventoriacutea

Acta de recibo parcial de Interventoriacutea

Acta de recibo parcial de obra

Comunicacioacuten interna de modificaciones contractuales

Acta de aprobacioacuten de actividades no previstas

Acta de suspensioacuten

Acta de reiniciacioacuten

Acta de terminacioacuten

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Acta de recibo final de obra

Acta de entrega de la obra al aacuterea usuaria o a la comunidad

Acta de recibo final de Interventoriacutea

Acta de Liquidacioacuten

Comunicacioacuten interna de entrega de los Planos Record

Cuadro de relacioacuten de contratos (hoja de Excel)

Comunicacioacuten oficial enviada informando visita de inspeccioacuten por estabilidad

Acta de la Visita de estabilidad de la obra

Comunicacioacuten interna reportando las fallas detectadas

Comunicacioacuten Oficial Enviada reportando las fallas encontradas en la visita

Acta de la reunioacuten entre el contratista y el interventor donde se verifican las fallas encontradas en la visita

Comunicacioacuten oficial recibida sobre la Programacioacuten de las obras de Reparacioacuten

Comunicacioacuten oficial aceptacioacuten de programacioacuten reparacioacuten

Acta de recibo de los trabajos de reparacioacuten

Comunicacioacuten oficial Recibida de descargos

Comunicacioacuten interna Solicitando concepto teacutecnico

Comunicacioacuten interna solicitando cuantificacioacuten de dantildeos

Informe de valoracioacuten y cuantificacioacuten de dantildeos

Informe para declaratoria de siniestro

Comunicacioacuten interna de declaracioacuten de siniestro

Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de preparacioacuten del acto administrativo correspondiente

Concepto Juriacutedico

Comunicacioacuten Interna para determinar la validez de los descargos efectuados


Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas


42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se

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01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Mantenimiento 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica por el cual una parte se obliga a prestar el servicio de mantenimiento sobre un equipo fiacutesico o loacutegico a cambio de un precio que la otra parte el cliente se compromete a pagar








Repuesta a las observaciones





Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio








Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD ndash Manual de Contratacioacuten del IDRD

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y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de



01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Obras de Construccioacuten de Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales para la construccioacuten mantenimiento instalacioacuten y otros trabajos materiales sobre bienes inmuebles en este caso parques Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993 con una persona natural o juriacutedica







Presupuesto oficial yo anaacutelisis de precios


Memorando de aprobacioacuten o devolucioacuten de estudio de mercado



Aviso de convocatoria

Proyecto de pliego ajustado

Publicacioacuten convocatoria (SECOP)


Respuestas a las observaciones

Acto e apertura o Resolucioacuten de apertura

Publicacioacuten de la apertura (SECOP)


Acta de audiencia de asignacioacuten de riesgos

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Aclaraciones a los pliegos definitivos

Publicacioacuten en el (SECOP)

Postulante de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)

Manifestacioacuten de intereacutes en participar

Sorteo de proponentes (Seleccioacuten Abreviada)



Adendas y (publicacioacuten SECOP)

Acta de cierre del proceso y publicacioacuten (SECOP)

Evaluacioacuten preliminar y publicacioacuten (SECOP)

Comunicados oficiales

Subsanes y observaciones



Evaluacioacuten definitiva

Publicacioacuten de la evaluacioacuten (SECOP)

Resolucioacuten de adjudicacioacuten

Publicacioacuten de la resolucioacuten (SECOP)

Acta de audiencia de adjudicacioacuten

Publicacioacuten del acta de audiencia (SECOP)


Propuesta ganadora

Contrato



Garantiacuteas

Comunicacioacuten interna informando la legalizacioacuten

Acta de inicio

Informes

Entrada al almaceacuten (compraventa yo suministro) Informe final de supervisioacuten



Fuentes TRD y Manual de Contratacioacuten - Normativa de la Entidad

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013

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Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios (Persona Natural o

Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con la administracioacuten o funcionamiento de una entidad puacuteblica Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993

22 Tipos Documentales Memorando de solitud del proceso



Certificado de disponibilidad presupuesta

Certificado de talento humano (apoyo a la gestioacuten de la entidad)

Verificacioacuten perfil personas naturales

Entrevista de verificacioacuten perfil personas naturales

Formato uacutenico de hoja de vida

Declaracioacuten de bienes y rentas

Fotocopia de los tiacutetulos

Fotocopias de los certificados de experiencia e idoneidad



Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea o extranjeriacutea (persona natural)

Fotocopia de la ceacutedula de ciudadaniacutea del representante legal (persona juriacutedica)

Fotocopia libreta militar (hombres)

Copia de la tarjeta profesional


Afiliacioacuten al sistema de salud y pensioacuten

Certificacioacuten bancaria

Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)

Autorizacioacuten Junta de socios (persona juriacutedica)

Certificado del revisor fiscal cumplimiento de pagos parafiscales

Contrato



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comunicacioacuten interna comunicando la legalizacioacuten

Acta de Inicio

Informes del Contratista


Pago de EPS PENSIOacuteN ARP (fotocopias)

Comprobante de pago de tesoreriacutea 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos





01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Prestacioacuten de Servicios Artiacutesticos (Persona Natural

o Juriacutedica) 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con personas naturales o juriacutedicas con el objeto de realizar actividades relacionadas con el objeto social de la entidad en este caso servicios artiacutesticos Artiacuteculo 32 de la Ley 80 de 1993


Memorando de solitud del proceso





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Declaracioacuten de bienes y renta








Copia de la tarjeta profesional Certificado de antecedentes disciplinarios de la Personeriacutea


Certificacioacuten bancaria Certificado de existencia y representacioacuten legal (persona juriacutedica)



Contrato


Registro presupuestal Garantiacuteas (aprobadas)

Comunicacioacuten interna legalizando del contrato

Acta de Inicio

Informes del contratista




Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de

octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 2212149

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01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Suministro 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado por las entidades estatales con una persona natural o juriacutedica en el cual una parte se obliga a cambio de una contraprestacioacuten a cumplir en favor de otra en forma independiente prestaciones perioacutedicas o continuadas de cosas o servicios Artiacuteculo 968 del Decreto 410 de 1971




Certificado de Disponibilidad Presupuestal









Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de

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la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Asociacioacuten de Deportes -Parques 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten celebrado como convenio de asociacioacuten deportiva para intervenir parques en una localidad de la ciudad en el que se establecen los teacuterminos las obligaciones y compromisos de las partes se pueden suscribir con una persona natural o juriacutedica










Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin (aacutenimo de lucro)

Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)



Certificaciones de experiencia

Antecedentes Personeriacutea

Fotocopia del RUT

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Fotocopia del RIT Autorizacioacuten Secretariacutea y Cultura Recreacioacuten y Deporte


Declaracioacuten de renta o declaracioacuten de ingresos y patrimonio (uacuteltimos 3 antildeos gravables)


Copias estatutos

Comunicacioacuten interna autorizando celebrar contrato

Contrato





Acta de inicio

Informes



Artiacuteculo 55 Ley 80 de 1993 32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total ndash Medio Tecnoloacutegico 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas




01102018

AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Convenio de Cooperacioacuten 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el acuerdo de voluntades suscrito entre

instituciones en este caso entre el Instituto Distrital de Recreacioacuten y una institucioacuten de otro paiacutes u organismo internacional en el que se establecen los teacuterminos o bases de

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cooperacioacuten interinstitucional y las obligaciones y compromisos de las partes










Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro) Formato uacutenico de hoja de vida (persona juriacutedica sin aacutenimo de lucro)










Copias estatutos


Contrato


Registro Presupuestal



Acta de inicio

Informes





42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para

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la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015


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AGRUPACION DOCUMENTAL CONTRATOSORDENESCONVENIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Contrato de Vinculacioacuten al Acuerdo 0782002 y 3522008 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Subserie documental en la que se conservan de manera

cronoloacutegica los documentos generados en el proceso de contratacioacuten de exenciones de impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para su administracioacuten adecuada









Reconocimiento de la persona juriacutedica (entidad sin aacutenimo de lucro)










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Copias estatutos


Contrato




Acta de inicio

Informe




42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 1150 (16 de julio de 2007) Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Bogotaacute 2007 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1510 (17 de julio de 2013) Por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Bogotaacute 2013 Colombia DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 1082 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el decreto uacutenico reglamentario del sector administrativo de planeacioacuten nacional Bogotaacute 2015 Artiacuteculo 22121411 Colombia CONCEJO DE BOGOTA DC ACUERDO 078 DEL 2002 Dicta disposiciones para la sostenibilidad de parques en el Distrito Capital define el sistema de parques del distrito la exencioacuten al impuesto de industria y comercio avisos y tableros para contribuyentes que contraten con el Distrito el mantenimiento administracioacuten o inversioacuten en parques la explotacioacuten y recursos para los mismos usos y veeduriacuteas para

su administracioacuten adecuada Art 1 a 10 Vigencia Art 11 43 Fecha (s) de la


24 Dependencia SECRETARIA GENERAL - ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA AGRUPACION DOCUMENTAL ACTAS


12 Tiacutetulo Actas de Transferencias Documentales Secundarias 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de las Transferencias

Documentales Secundarias realizadas por la Entidad hacia el

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Archivo Distrital resultado de la aplicacioacuten y disposiciones finales registradas para series y subseries en las Tablas de Retencioacuten Documental adoptadas y lo dispuesto el Decreto 1515 de 2013

22 Tipos Documentales Acta de transferencia secundaria

Inventario de registros de la documentacioacuten a transferir 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD y Normativa de la Entidad 42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de

2000 consagra en su artiacuteculo 4deg literal a) Fines de los archivos El objetivo esencial es el de disponer de la documentacioacuten organizada en tal forma que la informacioacuten institucional sea recuperable para uso de la Administracioacuten en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 de julio 14 de 2000 ldquoPor medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Decreto 1515 de 2013 ldquopor el cual se reglamenta la Ley 80 de 1989 en lo concerniente a las transferencias secundarias y de documentos de valor histoacuterico al Archivo General de la Nacioacuten a los archivos generales de los entes territoriales helliprdquo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 07 del 29 de junio de 1994 ldquoPor el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivosrdquo Archivo General de la Nacioacuten


23102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Consecutivo de Comunicaciones Oficiales Enviadas 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Copias de las comunicaciones oficiales enviadas que

conforman un consecutivo en razoacuten del nuacutemero de radicacioacuten y se administran en el aacuterea de Correspondencia o quien haga sus veces Artiacuteculo 11 Acuerdo 060 de 2001

22 Tipos Documentales Copia de las Comunicaciones Oficiales 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 Antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD y Acuerdo 060 de 2001

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 594 de 2000 Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060

78


(30 de octubre de 2001) por el cual se establecen pautas para la administracioacuten de las comunicaciones oficiales en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas Bogotaacute 2001


10102018


de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo

22 Tipos Documentales Informes

Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 10 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes Archivo General de la Nacioacuten- AGN 42 Reglas o Normas CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la

cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones


23042018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN 12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten Documental 13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Documento que refleja de manera ejecutiva los datos

estadiacutesticos de los avances obtenidos en cada una de las actividades desarrolladas por el grupo durante los diferentes periodos

22 Tipos Documentales Informes Estadiacutesticos de los servicios prestados

Informes perioacutedicos de gestioacuten del aacuterea de gestioacuten documental

79


3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos 32 Disposicioacuten Final CT Conservacioacuten Total 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpwwwalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=1

70830 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005

Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


23102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS


12 Tiacutetulo Cuadro de Clasificacioacuten Documental - CCD

13 Nivel de Descripcioacuten Subserie 2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS 21 Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico que refleja la Jerarquizacioacuten dada a la

documentacioacuten producida por la entidad por medio de secciones subsecciones series y subseries Cartilla de Clasificacioacuten Documental 2001 Paacutegina 22 AGN

22 Tipos Documentales Cuadro de clasificacioacuten Documental

Anexos 3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN 31 Tiempo de Retencioacuten 20 antildeos 32 Disposicioacuten Final E Eliminacioacuten 4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN 41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten ndash Contratistas

Fuentes TRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Cartilla de Clasificacioacuten Documental

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 20105 Articulo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Articulo 1

80


Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 5 (15 de marzo de 2014) Por el cual se establecen los criterios baacutesicos para la clasificacioacuten ordenacioacuten y descripcioacuten de los archivos en las entidades puacuteblicas y privadas que cumplen funciones puacuteblicas y se dictan otras disposiciones


10102018


AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Inventarios Documentales Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Instrumento archiviacutestico de control y recuperacioacuten que describe de

manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se encuentran en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad a las series y asuntos definidos en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD de cada dependencia

Tipos Documentales Inventario de Registros Documentales

Inventario

0documental Archivo Central (base de datos) AacuteREA DE VALORACIOacuteN

Tiempo de Retencioacuten 9 antildeos Disposicioacuten Final MT Microfilmacioacuten


Fuentes TRD Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLCIA Decreto 2609 de 2012

en el artiacuteculo 8 establece como instrumentos archiviacutesticos Cuadro de Clasificacioacuten Documental Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Artiacuteculo 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio del 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 42 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten en las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 (31 de octubre de 2006) Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Bogotaacute 2006 Artiacuteculo 1


27042018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTRUMENTOS ARCHIVISTICOS AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

Tiacutetulo Inventarios Documentales para Eliminar Nivel de Descripcioacuten Subserie

81



manera exacta y precisa las series subseries yo asuntos de los documentos que se han seleccionado para eliminacioacuten en el archivo central dispuestos en un Formato Uacutenico de Inventario Documental -FUID de conformidad con el tiempo de retencioacuten definido en las Tablas de Retencioacuten Documental -TRD

Tipos Documentales Acta de comiteacute de archivo aprobando la eliminacioacuten

Comunicacioacuten oficial informando la eliminacioacuten de las Series en el Archivo de Gestioacuten

Inventario de registros documentales de las series a eliminar

Comunicacioacuten oficial entregando la documentacioacuten al responsable del PIGA

Certificacioacuten de eliminacioacuten AacuteREA DE VALORACIOacuteN

Tiempo de Retencioacuten Antildeos Disposicioacuten Final Microfilmacioacuten





27042018


AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Tabla de Retencioacuten Documental Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Agrupacioacuten documental en la que se conservan los documentos

mediante los cuales se registra la elaboracioacuten actualizacioacuten y traacutemite de convalidacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental que registran los documentos producidos por la entidad acorde a su estructura orgaacutenico funcional y las funciones dadas a cada dependencia definidas en la TRD como series subseries yo asuntos

Tipos Documentales Solicitud de elaboracioacuten o actualizacioacuten de TRD del aacuterea

82


Tabla de Retencioacuten Documental

Comunicacioacuten Oficial remitiendo las TRD para convalidacioacuten al ADB

Acuerdo del Consejo Distrital de Archivos convalidacioacuten de las TRD

Acto administrativo adoptando la TRD el Cuadro de Clasificacioacuten Documental

AacuteREA DE VALORACIOacuteN Tiempo de Retencioacuten 20 Antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten


Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD ndash COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Imprenta Nacional de Colombia Bogotaacute 2001

Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2013 Art 28258 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 24 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 004 (13 de marzo de 2013) Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracioacuten presentacioacuten evaluacioacuten aprobacioacuten e implementacioacuten de las Tablas de Retencioacuten Documental y las Tablas de Valoracioacuten Documental Bogotaacute 2013


27042018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL

AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega Correo Certificado Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que permiten certificar la entrega de comunicaciones

oficiales de salida al operador asiacute como las entregas o devoluciones de las mismas en la modalidad de certificada por la empresa de mensajeriacutea

Tipos Documentales Planilla de Despacho de la Comunicacioacuten

Guiacutea de Recibido

Planilla de Comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN



Fuentes TRD - Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de


10052018

83



AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Correo (Mensajeriacutea) Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas control que registran las comunicaciones oficiales entregadas

por la empresa de mensajeriacutea Tipos Documentales Planilla

Guiacutea de recibo

Planilla de comunicaciones devueltas AacuteREA DE VALORACIOacuteN





10052018


AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Planilla de Entrega de Comunicaciones Oficiales (Direccionamiento

por ORFEO) Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Planillas utilizadas como controles manuales o automatizados que

permiten certificar la recepcioacuten de los documentos por parte de los funcionarios competentes y dispondraacuten de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas

Tipos Documentales Planilla (Orfeo) AacuteREA DE VALORACIOacuteN



Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de

2001 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN La Ley 594 de 2000 Articulo 22 Procesos Archiviacutesticos Establece que la gestioacuten de documentos dentro del concepto de Archivo Total comprende procesos tales como la produccioacuten o recepcioacuten la distribucioacuten la consulta la organizacioacuten la recuperacioacuten y la disposicioacuten final de los documentos


10052018

84


AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE CONTROL AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales enviadas Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

Alcance y Contenido Formato utilizado por el Aacuterea de Archivo y Correspondencia para distribuir las comunicaciones oficiales de los usuarios internos y externos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deportes Este documento consolida el reporte registros de salida del aplicativo ORFEO

Tipos Documentales Planilla

Reporte base de datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN



Fuentes TRD ndash Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de

2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas y enviadas


10052018


AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Registros de Control de Comunicaciones Oficiales Recibidas Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato que sirve de control para reportar de manera estadiacutestica el

total de las comunicaciones oficiales radicadas en el sistema de correspondencia SGD Orfeo

Tipos Documentales Reporte de Base de Datos ORFEO AacuteREA DE VALORACIOacuteN



Fuentes TRD- Acuerdo 060 de 2001 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Artiacuteculo 15 Paacuterrafo 3 La

correspondencia y demaacutes formas de comunicacioacuten privada son inviolables Soacutelo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial en los casos y con las formalidades que establezca la ley Reforma Acto Legislativo 02 de 2003 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Artiacuteculos 1 11 y 32 Supresioacuten de autenticacioacuten de documentos originales y uso de sellos ventanilla uacutenica Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 060 de 2001 Artiacuteculos 3 5 8 10 11 y 12 Sobre las unidades de correspondencia radicacioacuten y control de las comunicaciones recibidas

85


y enviadas Fecha (s) de la descripcioacuten (es)

10052018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES

AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo PREacuteSTAMOS DOCUMENTALES Nivel de Descripcioacuten Serie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Formato control de preacutestamo que registra de manera cronoloacutegica las

consultas y preacutestamos generados por todas las aacutereas del IDRD ya que todas deben atender consulta preacutestamo y entrega de documentos a usuarios internos con el fin de satisfacer las necesidades de informacioacuten de los usuarios realizando seguimiento y control a los prestamos efectuados en los archivos institucionales del nivel central

Tipos Documentales Solicitud de consulta y preacutestamo de documentos

Formato de Preacutestamo de documentos AacuteREA DE VALORACIOacuteN



Fuentes Archivo General de la Nacioacuten -AGN Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 027 de

2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No 07 del 29 de junio de 1994 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2000 Artiacuteculo 27 Acceso y consulta de los documentos Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos puacuteblicos y a que se les expida copia de los mismos siempre que dichos documentos no tengan caraacutecter reservado conforme a la Constitucioacuten o a la ley

Las autoridades responsables de los archivos puacuteblicos y privados garantizaraacuten el derecho a la intimidad personal y familiar honra y buen nombre de las personas y demaacutes derechos consagrados en la Constitucioacuten y las leyes


10052018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Primarias Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido

Registro del proceso teacutecnico administrativo y legal mediante el cual se trasladan los documentos del archivo de gestioacuten al central seguacuten los tiempos de retencioacuten establecidos en la tabla de retencioacuten documental Decreto 1080 de 2015 Artiacuteculo 28293

Tipos Documentales Cronograma de Transferencias documentales

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Comunicacioacuten oficial enviando el cronograma de Transferencia

Inventario de Registros Documentales de la Transferencia primaria

Acta de Transferencia AacuteREA DE VALORACIOacuteN

Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total


Fuentes Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias

Secundarias Bogotaacute 2001 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de

2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Cultura Bogotaacute 2015 Titulo II capitulo IX Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 594 (14 de julio de 2000) Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Bogotaacute2000 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 042 (31 de octubre de 2002) Por el cual se establecen los criterios para la organizacioacuten de los archivos de gestioacuten de las entidades puacuteblicas y las privadas que cumplen funciones puacuteblicas se regula el Inventario uacutenico Documental y se desarrollan los artiacuteculos 21 22 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 Bogotaacute 2002


10102018


AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN Tiacutetulo Transferencias Documentales Secundarias Nivel de Descripcioacuten Subserie

AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS Alcance y Contenido Documento que registra el proceso teacutecnico administrativo y legal

mediante el cual se trasladan los documentos del archivo central del IDRD al archivo histoacuterico del Archivo de Bogotaacute yo Archivo General de la Nacioacuten seguacuten aplique el caso de acuerdo a los tiempos de retencioacuten establecidos en las tablas de retencioacuten documental o tablas de valoracioacuten documental Artiacuteculo 28293 del Decreto 1080 de 2015

Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada solicitando la trasferencia secundaria

Inventario analiacutetico de transferencia secundaria

Acta de Transferencia al Archivo de Bogotaacute AacuteREA DE VALORACIOacuteN

Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos Disposicioacuten Final Eliminacioacuten con microfilmacioacuten


Fuentes COLOMBIA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Mini-Manual Tablas de Retencioacuten Documental y Transferencias Secundarias Bogotaacute 2001

Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE CULTURA Decreto 1080 (26 de mayo de

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10102018

3 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 31 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS


12 Tiacutetulo Actas de Comisioacuten de Personal

13 Nivel de Descripcioacuten Subserie

2 AacuteREA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURAS

21 Alcance y Contenido Documento que registra los debates la votacioacuten los temas tratados y las decisiones acordadas y acordados por la Comisioacuten de Personal en razoacuten a las funciones establecidas en el Artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 y el artiacuteculo 22 1881 del Decreto 1083 de 2015

22 Tipos Documentales Acta de reunioacuten de la comisioacuten de personal

3 AacuteREA DE VALORACIOacuteN

31 Tiempo de Retencioacuten 5 antildeos

32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total

4 AacuteREA DE CONTROL DE LA DESCRIPCIOacuteN

41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1083 de

88


2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones

Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1228 de 2005 Por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4567 de 2011 Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y Decreto-ley 770 de 2005 Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014


04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL


12 Tiacutetulo ELECCIONES DE LA COMISIOacuteN DE PERSONAL

13 Nivel de Descripcioacuten Serie


21 Alcance y Contenido Documento que registra el proceso de eleccioacuten de los representantes de los empleados elegidos por periacuteodos de dos (2) antildeos para la comisioacuten de personal conforme lo dispone el artiacuteculo 4ordm del Decreto No 1228 de 2005

22 Tipos Documentales Acto administrativo de conformacioacuten de la Comisioacuten de Personal

Convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal

Proacuterroga de la convocatoria a la eleccioacuten de la Comisioacuten de personal

Lista de aspirantes inscritos para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal

Lista de candidatos inscrito para la eleccioacuten de la comisioacuten de personal

Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten a los jurados

Acta de apertura de la mesa

Acta de escrutinio general

Comunicacioacuten oficial de la conformacioacuten de la comisioacuten de personal

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32 Disposicioacuten Final Eliminacioacuten


41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Cartilla de la Comisioacuten de Personal- de la Funcioacuten Publica

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto No 1228 de 2005 por el cual se reglamenta el artiacuteculo 16 de la Ley 909 de 2004 sobre las Comisiones de Personal Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el Empleo Puacuteblico la Carrera Administrativa la Gerencia Puacuteblica y se dictan otras disposiciones ldquoArtiacuteculo 16 Las Comisiones de Personalrdquo Decreto Ley 760 de 2005 ldquoPor el cual se establece el procedimiento que debe surtirse ante y por la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil para el cumplimiento de sus funcionesrdquo Acuerdo No 512 de 2014 ldquoPor el cual se reglamenta la atencioacuten del derecho de peticioacuten y las quejas al interior de la Comisioacuten Nacional del Servicio Civil - CNSCrdquo Acuerdo No 137 de 2010 ldquoPor el cual se establece el Sistema Tipo de Evaluacioacuten del Desempentildeo Laboral de los Servidores de Carrera Administrativa y en Periacuteodo de Pruebardquo Criterio Unificado Comisiones de Personalrdquo Ponente Comisionado Carlos Humberto Moreno Bermuacutedez Fecha 10 de abril de 2014


14102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS LABORALES


12 Tiacutetulo HISTORIAS LABORALES



21 Alcance y Contenido Documento de acceso y manejo reservado por parte de los funcionarios de Talento Humano en donde se conservan cronoloacutegicamente todos los documentos de caraacutecter administrativo relacionados con el viacutenculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad

22 Tipos Documentales Certificado de disponibilidad presupuestal

Resolucioacuten Listas de elegibles

Formato Uacutenico de Hoja de Vida

Ceacutedula de ciudadaniacutea

Libreta militar

Certificado de antecedentes disciplinarios y Judiciales


Tarjeta profesional

Certificados de Educacioacuten Formal

Certificacioacuten de Experiencia laboral

Examen meacutedico de ingreso

Convocatoria puacuteblica (si aplica)

Comunicacioacuten oficial autorizando los nombramientos

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provisionales

Comunicacioacuten Oficial solicitando proacuterroga del teacutermino de duracioacuten del nombramiento provisional Comunicacioacuten Oficial autorizando la proacuterroga del nombramiento provisional

Resolucioacuten Nombramiento o Contrato de Trabajo

Notificacioacuten de nombramiento o Contrato de Trabajo

Aceptacioacuten nombramiento

Acta de posesioacuten nombramiento

Comunicacioacuten de funciones

Afiliacioacuten a EPS

Afiliacioacuten a EPL

Afiliacioacuten a fondo de Pensiones

Afiliacioacuten a cesantiacuteas

Afiliacioacuten a caja de compensacioacuten

Registro civil de nacimiento de los hijos

Registro de matrimonio

Declaracioacuten extrajuicio de convivencia

Certificacioacuten del banco de apertura de cuenta

Certificacioacuten de Educacioacuten no Formal

Comunicacioacuten de capacitaciones

Comunicacioacuten de salud ocupacional

Solicitud de inscripcioacuten en carrera administrativa

Inscripciones en escalafoacuten de carrera administrativa

Acuerdos de Gestioacuten y Evaluacioacuten de Desempentildeo

Recursos

Incentivo carrera administrativa

Prima Teacutecnica

Resolucioacuten licencia remunerada

Resolucioacuten licencia no remunerada

Resoluciones de encargo y Resoluciones de proacuterroga de encargos

Comunicacioacuten Encargo y proacuterrogas de encargo

Acta de posesioacuten Encargo y Comisioacuten

Resolucioacuten terminacioacuten de encargo

Comunicacioacuten terminacioacuten de encargo

Resolucioacuten de Traslado

Comunicacioacuten de Traslado

Resoluciones de comisioacuten

Informe de la Comisioacuten

Constancias de entrega de dotaciones

Permisos

Citacioacuten para ser jurados de votacioacuten en elecciones por votacioacuten popular

Permisos por participacioacuten electoral

Certificaciones laborales

Procesos disciplinarios y Sanciones

Fallos y Sentencias

Concepto Servicio Civil

Concepto Hacienda

Resolucioacuten Creacioacuten de cargo

Resolucioacuten Reintegro

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Comunicacioacuten Reintegro

Acta Reintegro

Resolucioacuten Pago Sentencia Judicial

Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Salud y Pensioacuten

Resolucioacuten liquidacioacuten Aportes Parafiscales

Resoluciones de vacaciones

Resoluciones cesantiacuteas parciales

Compensatorios

Incapacidades

Bonificaciones

Certificado para la disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de educacioacuten

Certificado para disminucioacuten de la base de retencioacuten en la fuente por concepto de obligacioacuten hipotecaria

Quinquenios

Preacutestamos de vivienda

Tarjetas de devengos

Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la modificacioacuten supresioacuten incorporacioacuten y otros


Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por jubilacioacuten

Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por jubilacioacuten

Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten

Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por jubilacioacuten

Resolucioacuten de reconocimiento de la pensioacuten por invalidez

Comunicacioacuten oficial renunciando al cargo por invalidez

Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez

Comunicacioacuten oficial de notificacioacuten de la Resolucioacuten de aceptacioacuten de renuncia del funcionario por reconocimiento de pensioacuten por invalidez

Certificado de defuncioacuten

Resolucioacuten de vacancia definitiva por fallecimiento del titular

Comunicacioacuten Oficial de Renuncia Voluntaria

Resolucioacuten aceptacioacuten de renuncia voluntaria

Comunicacioacuten Aceptacioacuten de Renuncia Voluntaria

Resolucioacuten prestaciones sociales

Resolucioacuten insubsistencia

Acta de entrega

Examen meacutedico de retiro

Informe de Gestioacuten

Declaracioacuten de Bienes y Rentas de retiro

Comunicacioacuten oficial de solicitud de certificacioacuten de informacioacuten laboral para la emisioacuten de bono pensional

92


Certificado de bono laboral para la emisioacuten de bono pensional



32 Disposicioacuten Final Seleccioacuten


41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes RUGELES Antonio La Historia Laboral como parte de la gestioacuten del talento humano En SEMINARIO NACIONAL SEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS 82001 Bogotaacute DC) Memorias del Seminario del Sistema Nacional de Archivos Bogotaacute Editores Graacuteficos Colombia Ltda 2003 P165

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 190 de 1995 Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la administracioacuten puacuteblica y se fija disposiciones con el fin de erradicar la corrupcioacuten administrativa Bogotaacute 1995 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 443 de 1998 Por la cual se expiden normas sobre carrera administrativa y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 489 de 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacioacuten y el funcionamiento de las entidades del orden nacional se expiden las disposiciones principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artiacuteculo 189 de la Constitucioacuten Poliacutetica y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1998 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto Ley 2663 de 1950 Sobre Coacutedigo Sustantivo del Trabajo Bogotaacute 1950 Artiacuteculo 264 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector del Sector Trabajo Bogotaacute 2015 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- Circular 004 de 2003 Organizacioacuten de las Historias Laborales Bogotaacute 2003 Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015


23102018

311 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - DESARROLLO HUMANO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS


12 Tiacutetulo Actas del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional - (COPASO)



21 Alcance y Contenido Documento en el que se relacionan los temas tratados y acordados en una reunioacuten por el Comiteacute Paritario de Salud y Seguridad en el Trabajo en razoacuten a las funciones establecidas

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en al Artiacuteculo 11 de la Resolucioacuten 02013 de 1986

22 Tipos Documentales Acta del comiteacute Paritario de salud Ocupacional

Acto administrativo de convocatoria para elecciones de representantes del Comiteacute paritario de salud ocupacional

Lista de aspirantes inscritos para eleccioacuten del COPASO

Comunicacioacuten de divulgacioacuten de la lista de candidatos inscritos al copaso

Lista general de votantes y jurados publicada


Acta de instalacioacuten de la mesa

Lista general de votantes

Votos

Acta de cierre de la mesa

Acta de escrutinio con nuacutemero total de sufragantes

Actas de escrutinio con nuacutemero de votos depositados por mesa

Acta de escrutinio con nuacutemero de votos a favor de cada candidato

Actas de escrutinio general

Acto administrativo de conformacioacuten del COPASO

Comunicacioacuten oficial convocando a los miembros del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional

Acta de conformacioacuten del Comiteacute Paritario de Salud Ocupacional -






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1562 de 2012 Por la cual se modifica el sistema de riesgos laborales y se dictan otras disposiciones en materia de salud ocupacional Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo Capiacutetulo 6 Artiacuteculo 224612 Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Y MINISTERIO DE SALUD Resolucioacuten 2013 de 1986 Por la cual se reglamenta la organizacioacuten y funcionamiento de los Comiteacutes de Medicina Higiene y Seguridad industrial en los lugares de Trabajo Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014 Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo


10 102018



12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades de Salud Ocupacional


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21 Alcance y Contenido Documento que contiene los reportes de los accidentes de trabajo que han sido comunicados al aacuterea y los traacutemites correspondientes para cada caso en cumplimiento con la resolucioacuten 1406

22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades de salud ocupacional





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes



10102018



12 Tiacutetulo Informe de Evaluacioacuten de las Actividades para Mitigar el Riesgo



21 Alcance y Contenido Documento que contiene la deteccioacuten de peligros aspectos y valoracioacuten de riesgos reales y potenciales aceptables y no aceptables al inicio y durante las actividades presentes o futuras en actividades rutinarias y no rutinarias cuando haya modificaciones sustanciales en la ejecucioacuten de los servicios o cuando se desarrollen actividades o cambios de tecnologiacutea cuyo riesgo no haya sido evaluado e impliquen cambio en las condiciones de salud seguridad y medio ambiente

22 Tipos Documentales Informe de evaluacioacuten de las actividades para mitigar el riesgo





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTRUCTIVO PARA LA ELABORACIOacuteN DE LA MATRIZ

DE IDENTIFICACION DE PELIGROS Y RIESGOS - IDRD 42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1562 de 2012

95


Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se

dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia MINISTERIO DE PROTECCIOacuteN SOCIAL Resolucioacuten 1401 de 2007 Por la cual se reglamenta la investigacioacuten de incidentes y accidentes de trabajo ISO 3100 Gestioacuten del Riesgo


10102018



12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Plan de Capacitacioacuten



21 Alcance y Contenido Documento que contiene la Evaluacioacuten realizada de acuerdo al procedimiento ldquoCapacitacioacuten y Formacioacutenrdquo correspondiente al Proceso ldquoGestioacuten del Talento Humanordquo que evaluoacute el Plan Institucional de Capacitacioacuten teniendo en cuenta las necesidades presentadas por las diferentes dependencias el contra lo programado y lo ejecutado

22 Tipos Documentales NA



32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Teacutecnico



42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1567 de 1998 por el cual se crean (sic) el sistema nacional de capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 2539 De 2005 por el cual se establecen las competencias laborales generales para los empleos puacuteblicos de los distintos niveles jeraacuterquicos de las entidades a las cuales se aplican los Decretos-ley 770 y 785 de 2005 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 4665 de 2007 por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica


10102018



96


12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social



21 Alcance y Contenido Documento que consolida las actividades realizadas con el personal para motivar el desempentildeo eficaz y el compromiso de los empleados de una entidad Artiacuteculo 22101 del Decreto 1083 de 2015

22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Bienestar Social






42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado junto con las poliacuteticas de Bienestar Social orientados a la planeacioacuten ejecucioacuten y evaluacioacuten de Programas y Proyectos que den respuesta a las necesidades de los funcionarios para su identificacioacuten y compromiso con la misioacuten y la visioacuten institucional Adicionalmente en su capiacutetulo II Articulo 19 define ldquoLas Entidades Puacuteblicas que se rigen por las disposiciones contenidas en el presente Decreto ndash Ley estaacuten en la obligacioacuten de organizar anualmente para sus empleados programas de bienestar social e incentivosrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposiciones paraacutegrafo del Artiacuteculo 36


10102018



12 Tiacutetulo Informes Finales de Ejecucioacuten del Programa de Incentivos



21 Alcance y Contenido Documento consolidado del programa de incentivos que relaciona las bonificaciones adicionales al pago del sueldo base Cuando un empleado cumple con las metas establecidas en el plan de incentivos laborales recibe un premio o recompensa por ello

22 Tipos Documentales Informe Final de ejecucioacuten del Programa de Incentivos



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42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 ldquoPor medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblicardquo artiacuteculo 221010 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crean el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el sistema de estiacutemulos para los empleados del Estado Capitulo II Articulo 19


10102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN


12 Tiacutetulo INSTRUMENTOS DE RECOLECCIOacuteN DE INFORMACIOacuteN



21 Alcance y Contenido Formato que consolida las necesidades de capacitacioacuten de intereacutes comuacuten y los temas solicitados por los funcionarios de las diferentes aacutereas

22 Tipos Documentales Documento de recoleccioacuten de necesidades de capacitacioacuten

Documento de recoleccioacuten de necesidades de Bienestar Social






42 Reglas o Normas NA


10102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES


12 Tiacutetulo Planes de Capacitacioacuten de Personal



21 Alcance y Contenido Documento en el que se planean las acciones de capacitacioacuten y formacioacuten que facilitan el desarrollo de competencias el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad puacuteblica

22 Tipos Documentales Plan de Capacitacioacuten

Acta de comisioacuten de personal (aval del plan de capacitacioacuten)

Documento de induccioacuten Provisional ndash Ingreso

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Resolucioacuten adopta Plan de Capacitacioacuten (copia)

Listado de asistencia a los programas de capacitacioacuten

Documento informando a los funcionarios la participacioacuten en las capacitaciones

Evaluacioacuten de satisfaccioacuten de la capacitacioacuten





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Y ESCUELA SUPERIOR DE LA ADMINISTRACION PUacuteBLICA Guiacutea para la Formulacioacuten del Plan Institucional de Capacitacioacuten - PIC con base en proyectos de aprendizaje en equipo Bogotaacute Paacutegina 18 En httpwwwfuncionpublicagovco

42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Que el artiacuteculo 67 de la Constitucioacuten Poliacutetica de Colombia de 1991 establece La educacioacuten es un derecho de la persona y un servicio puacuteblico que tiene una funcioacuten social con ella se busca el acceso al conocimiento a la ciencia a la teacutecnica ya los demaacutes bienes y valores de la cultura Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA DECRETO 4665 DE 2007 (noviembre 29) por el cual se adopta la actualizacioacuten del Plan Nacional de Formacioacuten y Capacitacioacuten para los Servidores Puacuteblicos Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto uacutenico Reglamentario del Sector Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Tiacutetulo 9


29052018



12 Tiacutetulo Planes de Emergencia y Evacuacioacuten



21 Alcance y Contenido Documento que define las poliacuteticas los sistemas de organizacioacuten y los procedimientos generales aplicables para enfrentar de manera oportuna eficiente y eficaz las situaciones de calamidad desastre o emergencia en sus distintas fases con la finalidad de mitigar o reducir los efectos negativos o lesivos de las situaciones que se presenten en una Organizacioacuten en cumplimiento de la Poliacutetica Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres definida por la Ley 1523 de 2012 que determinoacute la estructura del Sistema Nacional de Gestioacuten del Riesgo de Desastres (SNGRD) la cual describe el Plan de Emergencias para la atencioacuten de estas al interior de sus instalaciones

22 Tipos Documentales Convocatoria para la conformacioacuten de las brigadas

Listado de postulados para conformacioacuten de las brigadas

Listado de asistencia de la capacitacioacuten de brigadistas

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Plan de emergencia

Comunicacioacuten oficial informando la realizacioacuten del simulacro a las instancias participantes

Informes de los simularos de emergencia

Registro fotograacutefico (opcional)





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto 1043 de 2014 Artiacuteculo 8 numeral 6 artiacuteculo 12 numeral 12 articulo 20 numeral 10 artiacuteculo 21 numeral 11 artiacuteculo 25 numeral 13

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1443 de 2014 del Ministerio del Trabajo en sus artiacuteculos 8 ldquoObligaciones de los empleadoresrdquo numeral 6 ldquoGestioacuten de Peligros y Riesgos Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA En la Ley 9ordf de

1979 el Gobierno Nacional contemplo en su legislacioacuten la

necesidad de implementar en las entidades las facilidades y

recursos para prestar los primeros auxilios a sus trabajadores

Ley 46 de 1988 ldquoPor la cual se crea y organiza el Sistema

Nacional para la Prevencioacuten y Atencioacuten de Desastres se otorga

facultades extraordinarias al presidente de la Repuacuteblica y se

dictan otras disposicionesrdquo

Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Y DE JUSTICIA Decreto 388 de 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de publico y se conforma Comisioacuten Nacional Asesora de Programas Masivos y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE TRABAJO Decreto 1443 de 2014

Por el cual se dictan disposiciones para la implementacioacuten del

Sistema de Gestioacuten de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-

SST)

Colombia BOGOTA DC Resolucioacuten 567 de 2015(agosto 4) ldquoPor medio de la cual se crea el Comiteacute Operativo de Emergencias COE y se deroga la Resolucioacuten Ndeg 275 del 25 de junio de 2003rdquo


10102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS


12 Tiacutetulo Programas de Bienestar Social de Personal



21 Alcance y Contenido Documento que incluye el plan de bienestar e Incentivos de la Entidad el cual se encuentra enmarcado dentro del Plan Estrateacutegico del Proceso de Gestioacuten de Talento Humano

22 Tipos Documentales Programa de Bienestar Social

Comunicacioacuten oficial de divulgacioacuten del Programa de Bienestar Social

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Comunicacioacuten oficial de solicitud de inscripcioacuten de las actividades de Bienestar Social

Lista de Asistencia al Programa de Bienestar Social

Evaluacioacuten de Satisfaccioacuten del Programa de Bienestar Social





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Decreto Ley 15676 de 1998 Capiacutetulo II Articulo 19 Plan de bienestar e incentivos IDRD 2015

42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto Ley 1567 de 1998 Por el cual se crea el Sistema Nacional de Capacitacioacuten y el Sistema de Estiacutemulos para los empleados del Estado Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Ley 909 de 2004 Por la cual se expiden normas que regulan el empleo puacuteblico la carrera administrativa gerencia puacuteblica y se dictan otras disposicionesrdquo paraacutegrafo del Artiacuteculo 36 Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Artiacuteculo 22101 y 22102 Colombia BOGOTAacute DC Resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo


10102018



12 Tiacutetulo Programa de Incentivos para Personal

13 Nivel de Descripcioacuten Subseries


21 Alcance y Contenido Documento que registra el Plan de incentivos no pecuniarios que se ofreceraacuten al mejor empleado de carrera de la entidad a los mejores empleados de carrera de cada nivel jeraacuterquico y al mejor empleado de libre nombramiento y remocioacuten de la entidad asiacute como los incentivos pecuniarios y no pecuniarios para los mejores equipos de trabajo Artiacuteculo 22109 Decreto 1083 de 2015

22 Tipos Documentales Resolucioacuten de aprobacioacuten del Programa de Incentivos

Comunicacioacuten interna de divulgacioacuten del Programa de Incentivos

Documentos soportes para el reconocimiento del Incentivo

Listado de funcionarios beneficiarios del Programa de Incentivos

Acto Administrativo de reconocimiento de los incentivos a los funcionarios ganadores



101




41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD- Resolucioacuten 114 de 2017

42 Reglas o Normas Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Decreto 1083 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector de Funcioacuten Puacuteblica Bogotaacute 2015 Titulo 10 Colombia BOGOTA DC resolucioacuten 327 de 2015(mayo 5) ldquopor la cual se conforma el comiteacute de incentivos yo de bienestar social del instituto distrital de recreacioacuten y deporte - IDRD - y se establecen sus funcionesrdquo Colombia DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIOacuteN PUacuteBLICA Directiva 001 del 6 de febrero de 2015 expedida por el Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital se establecieron los lineamientos Distritales para desarrollar los programas de bienestar e incentivos en cada una de las Entidades del nivel Distrital


10102018



12 Tiacutetulo Programas de Salud Ocupacional



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el cronograma de las actividades a desarrollar en el Programa de Salud Ocupacional a ejecutar en un periodo

22 Tipos Documentales Matriz de peligro

Programa de Salud Ocupacional

Cronograma de actividades en ARP

Cronograma del Programa de Salud Ocupacional

Listado de asistencia a las actividades para mitigar el riesgo

Documentos de inspecciones

Documento de compromiso y oficializacioacuten del hallazgo

Registro Uacutenico de reportes de Accidentes de trabajo (ARL)

Estadiacutestica de salud visual auditiva ergonoacutemica

Programa de vigilancia epidemioloacutegica





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes Resolucioacuten 567de 2015

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA LEY 1562 de 2012 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto 1072 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Trabajo

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10102018

312 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - TALENTO HUMANO - NOacuteMINA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA


12 Tiacutetulo COMPROBANTES DE PAGO DE NOacuteMINA



21 Alcance y Contenido Documento que registra la retribucioacuten habitual o constante del empleado de acuerdo con la labor que desempentildea dentro de la entidad determinada por sus funciones y responsabilidades

22 Tipos Documentales Desprendible de pago de noacutemina






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 4ordf de 1992 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Decreto Ley 1421 de 1993 establecioacute que regiraacuten en el Distrito Capital y sus entidades descentralizadas las disposiciones que se dicten en desarrollo del artiacuteculo 12 de la Ley 4ordf de 1992 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTES -IDRD -Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014


04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS


12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES A FONDO DE CESANTIacuteAS



21 Alcance y Contenido Documento que registra la liquidacioacuten de la prestacioacuten social a cargo del empleador y a favor del trabajador correspondiente a un mes de salario por cada antildeo de servicios prestados o proporcionalmente al tiempo de servicio

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial remisorio de los aportes a cesantiacuteas al fondo

Relacioacuten de los funcionarios afiliados y valor acreditado

Listado de los afiliados al Fondo Nacional del Ahorro

Solicitud disponibilidad presupuestal

Solicitud registro presupuestal

Certificado de registro presupuestal


Certificacioacuten de pago de cesantiacuteas del Fondo Nacional del Ahorro

Recibo de pago de cesantiacuteas

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Relacioacuten de cesantiacuteas Fondo Nacional del Ahorro

Comunicacioacuten oficial enviada al Fondo Nacional del Ahorro


Solicitud de disponibilidad presupuestal (interfaz)






42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA Art535455 56 y 57 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 244 de 1995 Por medio de la cual se fijan teacuterminos para el pago oportuno de cesantiacuteas para los servidores puacuteblicos se establece sanciones y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1071 de 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA La ley 1071 de 2006


04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL


12 Tiacutetulo LIQUIDACIONES Y PAGOS DE OBLIGACIONES DE PERSONAL



21 Alcance y Contenido Documento que contiene las liquidaciones de los beneficios legales adicionales que por ley debe pagar el empleador a sus trabajadores adicional al salario ordinario

22 Tipos Documentales Relacioacuten de descuentos por pensioacuten

Planilla integral de Liquidacioacuten de aportes (PILA)

Relacioacuten de descuentos por retencioacuten en la fuente

Relacioacuten de descuentos por embargos

Relacioacuten de descuentos por cooperativas

Registro de aportes voluntarios para pensioacuten en Fondos privados

Cuadro de aportes voluntarios

Registro de aportes voluntarios a Aporte al Fomento de la Construccioacuten (AFC) (Planilla)






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DEL TRABAJO COacuteDIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO (CST) Colombia con sus modificaciones ordenada por el artiacuteculo 46 del Decreto Ley 3743 de 1950 la cual fue publicada en el Diario Oficial No

104


27622 del 7 de junio de 1951 compilando los Decretos 2663 y 3743 de 1950 y 905 de 1951


04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOacuteMINA


12 Tiacutetulo NOacuteMINA



21 Alcance y Contenido Documento que resume la suma de todos los registros financieros de los sueldos de los empleados incluyendo los salarios las bonificaciones y las deducciones En la contabilidad la noacutemina se refiere a la cantidad pagada a los empleados por los servicios que prestaron durante un cierto periacuteodo de tiempo

22 Tipos Documentales Solicitud de disponibilidad presupuestal y registro presupuestal


Nomina

Resumen de Nomina

Relacioacuten de cesantiacuteas discriminando por el Fondo Nacional del ahorro

Nomina adicional

Reporte interfaz con tesoreriacutea y contabilidad

Listado de cheques

Listado de abono en cuenta

Reporte interfaz contable de provisiones






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 NA Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)

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04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL NOVEDADES DE NOacuteMINA


12 Tiacutetulo NOVEDADES DE NOacuteMINA



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el reporte perioacutedico de las diferentes modificaciones contractuales descuentos legales judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidacioacuten mensual y pago de la noacutemina

22 Tipos Documentales Novedades de ingresos (copia)

Novedades de retiros (copia)

Novedades de Encargo (copia)

Novedades de prima teacutecnica (copia)

Novedades de prima secretarial (copia)

Novedades de los quinquenios (copia)

Novedades de suspensiones (copia)

Novedades de licencias (copia)

Resolucioacuten de horas extras (copia)

Registro de reclamacioacuten de noacutemina

Autorizacioacuten de descuento

Relacioacuten mensual de descuentos

Pagareacutes preacutestamos de vivienda

Resolucioacuten incremento salarial






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley No 1607 del 26 de diciembre de 2012 Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 (Por la cual se compila el Reacutegimen Salarial de Empleados Puacuteblicos del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte IDRD la cual estaacute constituida por los conceptos de Asignacioacuten Baacutesica Gastos de Representacioacuten Prima Teacutecnica Auxilio de Transporte Subsidio de Alimentacioacuten Viaacuteticos Horas Extras Dominicales y Festivos Prima de Servicio Bonificacioacuten por Servicios Prestados Prima de Antiguumledad) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual se aclara la Resolucioacuten 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoPrima de Antiguumledadrdquo) Colombia Distrito Capital Resolucioacuten No 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual se modifica el Artiacuteculo 3 de la Resolucioacuten No 004 del 16 de mayo de 2014 ldquoGastos de Representacioacutenrdquo) Colombia DISTRITO CAPITAL Resolucioacuten No 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual se fija el incremento salarial para la vigencia 2015)

43 Fecha (s) de la 04102018

106


descripcioacuten (es)

32 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - APOYO CORPORATIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS


12 Tiacutetulo Programas de Seguros de la Entidad



21 Alcance y Contenido Documento que contiene las poacutelizas de seguros de los bienes asegurados por la entidad

22 Tipos Documentales Poacuteliza





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan de Emergencia del IDRD

42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte


06102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SINIESTROS


12 Tiacutetulo SINIESTROS



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el detalle de la ocurrencia de siniestros en la Entidad

22 Tipos Documentales Reportes de Siniestros efectuado por el aacuterea responsable

Comunicacioacuten oficial enviada informando sobre la ocurrencia de siniestros

Informes de siniestro





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD

42 Reglas o Normas INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 829 de 201 Por la cual se adopta la Poliacutetica de Prevencioacuten del Dantildeo Antijuriacutedico y Defensa Judicial en el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte


11102018

321 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO

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CORPORATIVO - SERVICIOS GENERALES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONTROL DEL PARQUE AUTOMOTOR


12 Tiacutetulo Control del Servicio de Transporte



21 Alcance y Contenido Documento en planilla que registra el nombre del conductor las placas del vehiacuteculo y las entradas y salidas del parque automotor del IDRD

22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de transporte

Planilla de control diario de servicio de transporte

Prestacioacuten del servicio

Situaciones urgentes impredecibles








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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIA DEL VEHICULO


12 Tiacutetulo HISTORIA DEL VEHIacuteCULO



21 Alcance y Contenido Expediente integrado con toda la documentacioacuten generada y tramitada que resume la historia legal y teacutecnica del parque automotor propiedad de la entidad

22 Tipos Documentales Hoja de vida del vehiacuteculo

Orden de trabajo para el mantenimiento del vehiacuteculo

Orden de pago

Suministro de microchips

Factura del suministro de gasolina

Registro del consumo por vehiacuteculo

Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de consumo por vehiacuteculo

Orden de pago del servicio

Croquis del accidente de traacutensito

Comunicacioacuten oficial relatando el accidente de traacutensito

Fotocopia de la tarjeta de propiedad

Fotocopia del seguir obligatorio para accidentes de traacutensito - SOAT

Fotocopia de la licencia de conduccioacuten

Fotocopia de la cedula de ciudadaniacutea

Comunicacioacuten oficial efectuando la reclamacioacuten por siniestro ante la compantildeiacutea aseguradora

Comunicacioacuten oficial solicitando el pago de la indemnizacioacuten (seguro)

Copia del comprobante salida de almaceacuten

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Copia de la Resolucioacuten que da de baja los bienes





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes MINISTERIO DEL INTERIOR Procedimiento Administracioacuten del Parque Automotor 2012 Coacutedigo GR-RA-P-02 Disponible en httpswwwmininteriorgovcositesdefaultfilesprocedimiento_ 26057doc

42 Reglas o Normas ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE TRAacuteNSITO Y TRANSPORTE Resolucioacuten 399 DE 2002 (Julio 29) Por la cual se establece el procedimiento para la reconstruccioacuten de los expedientes en que consta la actuacioacuten del Registro Distrital Automotor


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12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten del Plan de Mantenimiento Preventivo Correctivo de Servicios del aacuterea Administrativa



21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades preventivas y correctivas desarrolladas en la entidad y que evidencian los problemas menores corregidos antes de que estos provocaran alguna falla al interior del instituto

22 Tipos Documentales Informe





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD

42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC-2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS


12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Infraestructura Fiacutesica


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21 Alcance y Contenido Documento que registra el mantenimiento correctivo efectuado a las instalaciones fiacutesicas centrado en la correccioacuten de los defectos observados en el funcionamiento de las instalaciones y a partir de lo encontrado reparar y devolver la funcionalidad correcta

22 Tipos Documentales Solicitud de requerimiento de servicio de mantenimiento correctivo a la infraestructura fiacutesica (Correo electroacutenico)

Informe de ejecucioacuten de obras de mantenimiento correctivo (Electroacutenico)






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999


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12 Tiacutetulo Mantenimientos Correctivos de Reparaciones Locativas y Servicio de Aseo



21 Alcance y Contenido Documento que registra los problemas menores detectados en las instalaciones locativas los cuales se deben corregir antes de que estos provoquen dantildeos a los bienes fiacutesicos o documentales de la entidad

22 Tipos Documentales Solicitud de servicio de Reparaciones locativas (Correo Electroacutenico)

Planilla de chequeo a reparaciones locativas

Recibo a satisfaccioacuten del servicio de mantenimiento locativo (Contrato)

Informe de actividades de aseo (Contrato)






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETIE

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Reglamento Teacutecnico de Instalaciones Eleacutectricas resolucioacuten No18 - 1294 de agosto 06 de 2008 Colombia MINISTERIO DE MINAS Y ENERGIacuteA RETILAP Reglamento teacutecnico de iluminacioacuten y alumbrado puacuteblico resolucioacuten 18-1331 de agosto 6 de 2009 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Plan de Mantenimiento 2017 Colombia ICONTEC NTC2050 Coacutedigo Eleacutectrico Colombiano USA NFPA Manual de Inspeccioacuten Eleacutectrica 1999


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL


12 Tiacutetulo PAGOS SERVICIOS PUacuteBLICOS Y TELEFONIacuteA MOacuteVIL



21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de la Serie Cuenta Diaria de Tesoreriacutea que sirve como control mensual y pagos de los mismos los cuales son enviados a Tesoreriacutea

22 Tipos Documentales Factura de Acueducto y Alcantarillado

Factura de Aseo

Factura de Luz

Factura de Gas

Factura de Teleacutefono

Factura de Telefoniacutea moacutevil

Correo electroacutenico informando el exceso en el tope de consumo de la telefoniacutea moacutevil

Recibo de pago

Certificacioacuten de pago de servicios puacuteblicos yo telefoniacutea moacutevil

solicitud de orden de pago de los servicios puacuteblicos


Informe estadiacutestico de consumo de servicios puacuteblicos y telefoniacutea moacutevil






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica


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12 Tiacutetulo Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA



21 Alcance y Contenido Documento en el que se definen los compromisos acciones y estrategias que adopta la entidad en el marco del Sistema de Gestioacuten Ambiental

22 Tipos Documentales Plan






42 Reglas o Normas COLOMBIA INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TEacuteCNICAS Y CERTIFICACIOacuteN NTC-ISO 14001 Sistemas de Gestioacuten Ambiental Requisitos con orientacioacuten para su uso Bogotaacute 2015 Numeral 43


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12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento del Parque Automotor



21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados y realizados al parque automotor en un periodo







42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 442 de 2015 Por medio del cual se crea el Programa de aprovechamiento yo valorizacioacuten de llantas usadas en el Distrito Capital y se adoptan otras disposiciones en su artiacuteculo 13 Reencauche de llantas usadas generadas por los vehiacuteculos de las entidades que conforman la administracioacuten puacuteblica del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 265 de 2016 Por medio del cual se modifica el Decreto Distrital 442 de 2015 y se adoptan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Por el cual se reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones


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12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo de los Servicios a Prestar



21 Alcance y Contenido Documento que resume los mantenimientos programados preventivos y correctivos con el fin satisfacer las necesidades de funcionamiento del IDRD asiacute como el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes en forma oportuna eficiente y eficaz para su conservacioacuten y correcto funcionamiento durante un periodo







42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica y demaacutes disposiciones que la complementen adicionen o modifiquen Decreto 381 de 2012 y demaacutes normas que lo modifiquen Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN Acuerdo 49 de 2000 Por el cual se desarrolla el artiacuteculo 61 del capiacutetulo 7 de conservacioacuten de documentos el reglamento general de archivo sobre condiciones de edificios y locales destinados para archivos


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Programa de Consumo Sostenible



21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las actividades contempladas en el programa de criterios ambientales para las compras y gestioacuten contractual

22 Tipos Documentales Actas

Lista de Asistencia Informe





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes PLAN INSTITUCIONAL DE GESTIOacuteN AMBIENTAL PIGA 2016 ndash 2020 -IDRD

42 Reglas o Normas Documento CONPES 3292 de 2004 Proyecto de Racionalizacioacuten y Automatizacioacuten de Traacutemites por el cual se

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busca masificar el uso de las tecnologiacuteas de Informacioacuten para aumentar la competitividad productiva modernizar las instituciones puacuteblicas y de Gobierno y socializar el acceso a la informacioacuten Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO

SOSTENIBLE DIRECCIOacuteN DE DESARROLLO SECTORIAL

SOSTENIBLE Poliacutetica Nacional de produccioacuten y consumo sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 456 de 2008 Reforma el Plan de Gestioacuten del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Acuerdo 540 de 2013 Por medio del cual se establecen los lineamientos del programa distrital de compras verdes y se dictan otras disposiciones


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12 Tiacutetulo Programa de Gestioacuten Integral de Residuos



21 Alcance y Contenido Expediente que resume en actas las actividades desarrolladas en el manejo integral de los residuos conforme a la normativa vigente en la materia garantizando con esto que los residuos generados producidos sean clasificados como aprovechables no aprovechables peligrosos especiales vertimientos o emisiones atmosfeacutericas incluyendo un componente de prevencioacuten minimizacioacuten y aprovechamiento con el fin de evitar la generacioacuten de estos programa que se implementa para la sede administrativa del IDRD








42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de

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2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004


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12 Tiacutetulo Programa de Implementacioacuten de Practicas Sostenibles



21 Alcance y Contenido Documento que refleja en actas las sensibilizaciones encaminadas a fomentar praacutecticas sostenibles en el ambiente de trabajo esta praacutectica como tendencia es cada vez mayor porque las organizaciones perciben que apostar en las ideas verdes genera ganancias


Lista de Asistencia

Informe





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Plan Institucional de Gestioacuten Ambiental - PIGA - IDRD

42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Bogotaacute ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo

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Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004


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12 Tiacutetulo Programa de Uso Eficiente de Agua y Energiacutea



21 Alcance y Contenido Expediente que refleja en actas las sensibilizaciones dadas con el fin de promover el uso racional y eficiente del recurso hiacutedrico y la energiacutea eleacutectrica por parte de los funcionarios y contratistas durante el desarrollo de sus actividades laborales y permanencia en la entidad encaminado a la optimizacioacuten del consumo








42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE Decreto Uacutenico Reglamentario 1076 de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Ambiente y Desarrollo Sostenible Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 243 de 2009 ldquoPor el cual se reglamenta la figura del Gestor Ambiental prevista en el Acuerdo 333 del 2008rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 456 de 2008 ldquoPor el cual se Reforma el Plan de Gestioacuten Ambiental del Distrito Capital y se dictan otras Disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 4741 de 2005 ldquoPor el cual se reglamenta parcialmente la prevencioacuten y manejoacute de los residuos o desechos peligrosos generados en el marco de la gestioacuten integralrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA Decreto 165 de 2015 ldquoPor el cual se reglamenta la figura de gestor ambiental para las entidades distritales prevista en el acuerdo 333 de 2008 y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica Colombiana NTC-ISO14001 Sistema de Gestioacuten Ambiental Colombia INCONTEC Norma Teacutecnica de Calidad en la Gestioacuten Puacuteblica NT-CGP 10002004


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322 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash APOYO CORPORATIVO - ALMACEacuteN GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Inventarios



21 Alcance y Contenido Documento que resume en actas las decisiones tomadas en las diferentes sesiones del comiteacute de inventarios para el control de los bienes muebles de la entidad

22 Tipos Documentales Actas Anexos





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte

42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA Artiacuteculo 269 Cumplimiento Ley 87 de 1993 Acciones de Seguimiento y evaluacioacuten por parte de la Oficina de Control Interno al cumplimiento de los objetivos y procedimientos de los Comiteacutes Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo


11102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL BAJAS DE BIENES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Bajas de Bienes no Utilizables o Inservibles



21 Alcance y Contenido Relacioacuten de reintegro de bienes que se encuentran en desuso por su estado obsolescencia o inservible con el fin de darlos de baja o destruirlos y rendir informe sobre faltantes o sobrantes en los inventarios de elementos o bienes o para de esta manera iniciar las investigaciones pertinentes

22 Tipos Documentales Concepto teacutecnico de los bienes

Relacioacuten tipificada de bienes a dar de baja

Memorando solicitando autorizacioacuten para iniciar el

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traacutemite de baja de bienes

Acta del Comiteacute de Inventarios

Comunicacioacuten oficial interna informando el inicio del proceso de contratacioacuten

Contrato

Relacioacuten de bienes a vender

Acta de adjudicacioacuten expedida por el Promotor o entidad que realizoacute la subasta

Resolucioacuten para dar de baja los bienes y autorizacioacuten de destinado final

Acta de entrega y recibo de bienes





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten


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12 Tiacutetulo Bajas de Bienes por Hurto Caso Fortuito o Fuerza Mayor



21 Alcance y Contenido Documento que agrupa la salida de aquellos bienes que habiendo estado en servicio o en almaceacuten han desaparecido y se comprueba definitivamente que no hay indicios de su aparicioacuten o de ser recuperados caso en el cual se deben gestionar los aspectos legales administrativos y contables a que haya lugar En cualquiera de los casos de hurto caso fortuito o fuerza mayor se debe realizar la baja definitiva en los correspondientes registros administrativos y contables

22 Tipos Documentales Memorando donde se confirma el Hurto de un bien

Denuncio del hurto de un bien

Acta de baja del bien






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Resolucioacuten 4 de 2012 del IDRD

42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 Por medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo CUENTA ANUAL DE ALMACEacuteN



21 Alcance y Contenido Documento que agrupa y consolida todos los ingresos y salidas de almaceacuten de bienes y elementos devolutivos y de consumo reintegros bajas y el saldo contable del inventario anual

22 Tipos Documentales Memorando remisorio de comprobantes de ingreso de almaceacuten

Informe consolidado de elementos de consumo y saldos contables de inventarios

Informe consolidado de elementos devolutivos y saldos contables de inventarios

Resolucioacuten





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 4 de 2012 ldquoPor medio de la cual se adopta el Manual de Procedimientos Administrativos para el Manejo y Control de los Bienes muebles del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte

42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001 Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Informes de Inventario



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el informe final de la toma fiacutesica de los inventarios de la entidad en bodega y de los bienes devolutivos en servicio en una vigencia

22 Tipos Documentales Informe final de la toma fiacutesica de los inventarios en Bodega y bienes devolutivos en servicio

Memorando remisorio del informe final de la toma fiacutesica de inventarios






42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTAacute DC Resolucioacuten No 001 de 2001Por el cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo


071112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INVENTARIO FIacuteSICO DE BIENES MUEBLES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Inventario General de Bienes



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario consolidado de los bienes fiacutesicos actuales y el inventario individual de los bienes fiacutesicos en servicio

22 Tipos Documentales Documento de asignacioacuten del grupo de trabajo para el levantamiento del inventario fiacutesico (acta resolucioacuten plan de accioacuten anual)

Cronograma de ejecucioacuten del inventario fiacutesico de

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bienes

Memorando informando las fechas de realizacioacuten del inventario

Reporte del inventario de bienes fiacutesicos actuales

Inventario Individual de bienes fiacutesicos en servicio

Informe de conteo fiacutesico en almaceacuten o bodega (Control Interno)

Resolucioacuten






42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo


07112018


12 Tiacutetulo Inventarios por Responsables



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el inventario individual de los bienes fiacutesicos discriminado por responsable

22 Tipos Documentales Inventario individual de verificacioacuten bienes fiacutesicos






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11102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INGRESOS A ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo INGRESOS A ALMACEacuteN



21 Alcance y Contenido Expediente que registra las entradas de todas las compras realizadas por la entidad por concepto de ejecucioacuten de contratos ordenes o convenios suministro decisiones judiciales o poacutelizas al almaceacuten general incluye el comprobante de ingreso al almaceacuten y VoBo de recibo a satisfaccioacuten

22 Tipos Documentales Documentos que soportan el ingreso (contacto convenio decisiones judiciales poacutelizas orden de compra suministro factura

Documento Fuentes de satisfaccioacuten o visto bueno a satisfaccioacuten


Recibo a satisfaccioacuten o Visto Bueno Comprobante de ingreso a Almaceacuten o Bodega






42 Reglas o Normas Colombia PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR

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GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia


13112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SALIDAS DE ALMACEacuteN 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Salidas de Bienes de Bodega a Diferentes Dependencias



21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos realizados al almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de pedido y la salida de almaceacuten que confirma la entrega del bien a la dependencia

22 Tipos Documentales Solicitud de pedido Salida de Almaceacuten






42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo


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12 Tiacutetulo Salidas o Traslados de Bienes a Traveacutes de Contrato de Comodato (salida de Bienes a Terceros)



21 Alcance y Contenido Documento que registra la salida de Bienes a Terceros por concepto de salidas o traslados a traveacutes de contrato de comodato A la fecha la entidad no ha realizado este proceso

22 Tipos Documentales Solicitud de uso de bienes entre entidades (Comodato)

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Salida de bienes a terceros (IDRD - Ligas)

Comprobante de salida de bienes (Comodato)

Acta de entrega de los bienes por contrato de comodato

Resolucioacuten






42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo


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12 Tiacutetulo Salida de Bienes de Bodega a Servicio



21 Alcance y Contenido Documento que registra y consolida los requerimientos atendidos por el almaceacuten con su respectivo soporte de solicitud de salida y el comprobante de salida del almaceacuten al servicio

22 Tipos Documentales Solicitud de salida de bienes de almaceacuten a servicio

Comprobante de salida de bienes del Almaceacuten al servicio






42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute CONTADOR GENERAL DE BOGOTA DCrdquo Por la cual se expide el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo

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y Control de los Bienes en los Entes Puacuteblicos del Distrito Capitalrdquo


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12 Tiacutetulo Traslado de Bienes entre Dependencias o Servidores



21 Alcance y Contenido Expediente que registra el control de los bienes de la entidad que son trasladados entre dependencias o usuarios y verificacioacuten del almaceacuten general

22 Tipos Documentales Formato de traslado de bienes en servicio Comprobante de traslado de bienes entre

dependencias o usuarios








13112018

33 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - FINANCIERA

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Coordinacioacuten y Seguimiento Financiero



21 Alcance y Contenido Documentos que contienen mediante actas la evaluacioacuten y control de los proyectos de inversioacuten de la entidad asiacute como la ejecucioacuten de los recursos dispuestos para tales fines




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41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 376 DE 2014 (junio 25) ldquoPor medio de la cual se modifica el Comiteacute de Coordinacioacuten y seguimiento Financiero del Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporterdquo

42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1957 de 2014 Por el cual se modifica el Decreto 2555 de 2010 en relacioacuten con algunas disposiciones aplicables al Comiteacute de Coordinacioacuten para el Seguimiento al Sistema Financiero


11102018

331 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - CONTABILIDAD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS


12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Sostenibilidad Contable



21 Alcance y Contenido Documento que refleja las decisiones tomadas en el Comiteacute garantizando de manera permanente la depuracioacuten y mejora de la calidad de la informacioacuten financiera

22 Tipos Documentales Citacioacuten a reunioacuten Comiteacute de Sostenibilidad Contable

Listado de Asistencia

Fichas de Sostenibilidad Contable

Resoluciones



32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico


41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash Resolucioacuten No 544 (12 de noviembre de 2009) Crea el Comiteacute Teacutecnico de Sostenibilidad Contable

42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 357 de 2008 Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Colombia CONTADURIA DISTRITAL Resolucioacuten 001 de 2010 Distrital Por la cual se establecen lineamientos para garantizarla Sostenibilidad del Sistema Contable Puacuteblico Distrital


13112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COMPROBANTES DE CONTABILIDAD


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12 Tiacutetulo Comprobantes de Ajuste



21 Alcance y Contenido Es el documento que resume los ajustes correspondientes a un periodo contable

22 Tipos Documentales Notas de Contabilidad






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de estado y de los particulares que ejerzan funciones puacuteblicas o presten servicios Bogotaacute2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA - Decreto 2649 de 1993- Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia


08102018



12 Tiacutetulo Comprobantes de Eliminaciones



21 Alcance y Contenido Expediente que registra uno a uno los movimientos de eliminaciones realizadas en un periodo contable

22 Tipos Documentales Comprobantes de Eliminaciones








03102018



12 Tiacutetulo Comprobantes de Movimiento Diario

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21 Alcance y Contenido Documento que registra los movimientos diarios de cada una de las operaciones que realiza la entidad a cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen

22 Tipos Documentales Comprobantes de Movimiento Diario








03102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CONCILIACIONES


12 Tiacutetulo Conciliaciones Bancarias



21 Alcance y Contenido Comparacioacuten entre los datos informados para una institucioacuten financiera sobre los movimientos de una cuenta corriente o de ahorro con los libros de contabilidad de la entidad contable puacuteblica con explicacioacuten de sus diferencias si las hubiera ldquoDiccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 31

22 Tipos Documentales Conciliacioacuten

Extracto bancario


31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005



41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionarios de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar

128


de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Resolucioacuten 357 (23 de julio de 2008) IVA Por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y se reporta el informe anual de evaluacioacuten a la Contaduriacutea General de la Nacioacuten Bogotaacute 2008


08 112018



12 Tiacutetulo Conciliaciones de Almaceacuten - Contabilidad



21 Alcance y Contenido Documento mediante el cual se comparan los movimientos mensuales en almaceacuten saldos en existencia de elementos de consumo y elementos devolutivos contra los reportes de

contabilidad y los ajustes por las diferencias encontradas 22 Tipos Documentales Elementos Devolutivos

Elementos de Consumo






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 80 de 1993 ldquopor la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblicardquo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almaceacuten Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones


08 112018



12 Tiacutetulo Conciliaciones de Operaciones Reciacuteprocas



21 Alcance y Contenido Documento que registra la revisioacuten de los saldos de las cuentas reciacuteprocas con las entidades puacuteblicas y termina con la conciliacioacuten de las cuentas con estas Entidades y su registro en el Sistema Integrado Financiero

22 Tipos Documentales Consolidacioacuten de cuentas reciacuteprocas con las Entidades

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Puacuteblicas

Balance por tercero

Comunicacioacuten Oficial Enviada a las Entidades Puacuteblicas para dar a conocer los saldos que tiene con el IDRD

Comunicacioacuten Oficial recibida informando si hay reciprocidad del saldo

Nota de contabilidad para realizar los ajustes pertinentes

Consolidacioacuten del balance general (Sistema Financiero Seven)






42 Reglas o Normas Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 4444 DE 1995 Por la cual se aprueba y adopta el Plan General de Contabilidad Puacuteblica - PGCP y se dictan otras disposiciones sobre la materia Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 357 DE 2007 Por la cual se adopta el Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica se establece su conformacioacuten y se define el aacutembito de aplicacioacuten Colombia CONTADURIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten 356 de 2007 Por la cual se adopta el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de Contabilidad Puacuteblica


08102018



12 Tiacutetulo Conciliaciones Litigios y Demandas SIPROJ



21 Alcance y Contenido Documento en el cual se informa a la Oficina Juriacutedica del Instituto la conciliacioacuten de los procesos judiciales y sus cuantiacuteas realizada por parte del aacuterea de Contabilidad El IDRD actualiza estos datos consultando SIPROJ (Sistema de Informacioacuten de Procesos Judiciales) Esta herramienta que opera a traveacutes de Internet le permite al IDRD conocer sobre los procesos y demandas que cursan contra con eacutel con el propoacutesito entre otros que la entidad registre en los estados contables los distintos procesos judiciales en los que son parte ya sea como demandante o demandado y con esto mantener

controlados estos procesos 22 Tipos Documentales Informe contable SIPROJ



32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Eliminacioacuten


41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD-

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Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten No SHD397 ndash 2008 Procedimientos Contables Obligaciones Contingentes y Embargos Judiciales

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA- Ley 87 de 1993 Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones Articulo 2


08112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL DECLARACIONES TRIBUTARIAS


12 Tiacutetulo Declaracioacuten CREE



21 Alcance y Contenido Documento que registra los formularios de las declaraciones tributarias y los soportes del pago del Impuesto de equidad el cual ya no se aplica estaacute suspendido por la DIAN

22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten Tributaria

Soporte de la declaracioacuten






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la

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correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten


08112018



12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Estampillas



21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de estampillas que se aplican a las cuentas contables y se presenta informe a la Secretaria de Hacienda bimensual

22 Tipos Documentales Formulario de declaracioacuten tributaria

Balance de prueba

Soporte de declaracioacuten






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016 La Ley 1819 de 2016 eliminoacute el CREE la sobretasa al CREE y su respectivo anticipo Sin embargo por el antildeo gravable 2016 debe presentarse la respectiva declaracioacuten y pagar la correspondiente sobretasa en concordancia con el artiacuteculo 16113222 del Decreto 1625 de 2016 (modificado por el

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artiacuteculo 1 del Decreto 220 de 2017) Aquiacute se indican los plazos para cumplir tal obligacioacuten


08102018



12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Fondo de Vigilancia y Seguridad



21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las contribuciones distritales por concepto de Fondo de vigilancia y seguridad el cual se aplicaba a los contratos de obra puacuteblica contribucioacuten que estaacute suspendida toda vez que el fondo de vigilancia estaacute en proceso de liquidacioacuten

22 Tipos Documentales Balance de prueba







42 Reglas o Normas Decreto 409 del 2016 Por medio del cual se hace efectiva la supresioacuten del Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute DC se ordena su liquidacioacuten y se dictan otras disposiciones Artiacuteculo 20


08102018



12 Tiacutetulo Declaracioacuten de ICA



21 Alcance y Contenido Documentos que contienen las Retenciones por concepto del impuesto distrital por ICA (industria y comercio avisos y tableros) que les aplica a los establecimientos del orden distrital y cuya declaracioacuten debe hacerse de forma bimensual Se enviacutea el recaudo a hacienda y este distribuye a cada entidad lo que le corresponde


Balance de prueba







42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH- 000079-2013 Por medio de la cual se adopta para la administracioacuten del impuesto de

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industria y comercio avisos y tableros en el Distrito Capital de Bogotaacute la clasificacioacuten de Actividades Econoacutemicas - CIIU revisioacuten 4 adaptada por el DANE para Colombia Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DE HACIENDA Resolucioacuten Nuacutemero DDI-094983 (diciembre 24 de 2014) ldquoPor medio de la cual se reajustan los valores establecidos como promedio diario por unidad de actividades

del impuesto de industria y comercio para el antildeo 2015rdquo 43 Fecha (s) de la




12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Ingresos y Patrimonio



21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de los ingresos susceptibles de incrementar el patrimonio consolidado en los estados financieros de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del Decreto 1625 de 2011

22 Tipos Documentales Estados Financieros






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 624 (30 de marzo de 1989) Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Direccioacuten General de Impuestos Nacionales Bogotaacute 1989Capitulo II Declaraciones Tributarias Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 3258 (30 de diciembre de 2002) Por el cual se fijan los lugares y plazos para la presentacioacuten de las Declaraciones Tributarias y para el pago de los impuestos anticipados y retenciones en la fuente y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2002 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Ley 863 (29 de diciembre de 2003) Por la cual se establecen normas tributarias aduaneras fiscales y de control para estimular el crecimiento econoacutemico y el saneamiento de las finanzas puacuteblicas Bogotaacute 2003 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1625 (11 de octubre de 2016) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario en materia tributaria Bogotaacute 2016

43 Fecha (s) de la 03102018

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12 Tiacutetulo Declaracioacuten de Retencioacuten en la Fuente e IVA



21 Alcance y Contenido Documento presentado por los establecimientos a la administracioacuten de impuestos para dar cuenta de las declaraciones por concepto de retencioacuten en la fuente e IVA (impuesto al valor agregado) de conformidad con el artiacuteculo 1611325 del decreto 1625 de 2011 este impuesto es de orden nacional y se efectuacutea bimestralmente ante la DIAN


Balance de prueba



31 Tiempo de Retencioacuten 12 antildeos Artiacuteculo 632 Estatuto Tributario Artiacuteculo 28 Ley 962 de 2005



41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes TRD Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco



03102018

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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS


12 Tiacutetulo ESTADOS CONTABLES E INFORMES COMPLEMENTARIOS



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el balance general de la entidad los informes trimestrales el estado de cambio en el patrimonio el estado de resultados y los demaacutes informes anexos del balance general financiero y contable de la entidad

22 Tipos Documentales Balance general

Informes trimestrales

Estado de cambio en el patrimonio

Estado de resultados

Estado de actividad financiera econoacutemica y social

Estado Contable



32 Disposicioacuten Final Medio Tecnoloacutegico y Seleccioacuten



42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACIOacuteN- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


03112018



12 Tiacutetulo Informes Contables



21 Alcance y Contenido Documento que contiene la informacioacuten financiera y contable de la entidad

22 Tipos Documentales Informes cuenta contraloriacutea

Informe Contaduriacutea General de la Nacioacuten

Informe Contaduriacutea General del Distrito

Informe de Gestioacuten y Sostenibilidad Contable






42 Reglas o Normas Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN Colombia Congreso de la Repuacuteblica Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho

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de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones


03112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL LIBROS DE CONTABILIDAD


12 Tiacutetulo Libro Auxiliar



21 Alcance y Contenido ldquoLos libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable puacuteblica con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soporterdquo CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 49

22 Tipos Documentales Libros auxiliares (Electroacutenico ndash Oracle)





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIacuteA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica BOGOTAacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manuel de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006


03102018



12 Tiacutetulo Libro Diario



21 Alcance y Contenido Libro de contabilidad principal que presenta en los movimientos deacutebito y creacutedito de las cuentas el registro cronoloacutegico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los comprobantes de contabilidad CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 Paacuteg 48

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22 Tipos Documentales Libro Diario








03102018



12 Tiacutetulo Libro Mayor y Balances



21 Alcance y Contenido El Libro Mayor contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de manera nominativa seguacuten la estructura del Cataacutelogo General de Cuentas las sumas de los movimientos deacutebito y creacutedito de cada una de las cuentas del respectivo mes que han sido tomadas del libro diario y el saldo final del mismo mes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2014 paacuteg 48

22 Tipos Documentales Libro Mayor y Balance





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Reacutegimen de Contaduriacutea Puacuteblica (en liacutenea) Bogotaacute 2014 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco paacuteg 48

acuteacute Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que

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ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 119 (27 de abril de 2006) Por la cual se adopta el Modelo Estaacutendar de procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el Plan General de Contabilidad Puacuteblica y el Manual de Procedimientos del Reacutegimen de la Contabilidad Puacuteblica Bogotaacute 2006


08102018

332 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - PRESUPUESTO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO


12 Tiacutetulo ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO



21 Alcance y Contenido Documentos que conforman la estimacioacuten detallada de los diferentes rubros presupuestales para cada vigencia fiscal y que ofrecen informacioacuten ampliada sobre los valores proyectados en el primer antildeo de las Propuestas Presupuestales de Mediano Plazo correspondientes Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Paacuteg 225

22 Tipos Documentales Lineamientos de la poliacutetica presupuestal emitida por la Secretariacutea de Hacienda

Comunicacioacuten interna de socializacioacuten de los lineamientos de la poliacutetica presupuestal

Plan financiero

Comunicacioacuten Oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda Distrital informando el Plan Financiero

Comunicacioacuten Oficial recibida de Secretariacutea de Hacienda informando ajuste o aprobacioacuten del Plan Financiero

Comunicacioacuten interna solicitando las Proyecciones de Ingresos a las Aacutereas que las generen

Comunicacioacuten interna enviando a la Subdireccioacuten Administrativa y a Presupuesto los caacutelculos de proyeccioacuten de ingresos

Proyeccioacuten de ingresos

Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea de Hacienda remitiendo la proyeccioacuten de ingresos de la siguiente vigencia

Comunicacioacuten interna informando al as aacutereas la proyeccioacuten de ingresos definitiva

Comunicacioacuten interna solicitando a las aacutereas el registro de los gastos de funcionamiento

Registro y revisioacuten de la informacioacuten de servicios personales de la vigencia en (PREDIS)

Registro y revisioacuten de las cantidades de los elementos adquiridos en la vigencia anterior con sus precios

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(PREDIS)

Registro y revisioacuten de las obligaciones contingentes de la vigencia (PREDIS)

Comunicacioacuten interna enviada a la Subdirecciones solicitando informacioacuten sobre pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas

Comunicacioacuten interna enviada a presupuesto de los pasivos exigibles y proyeccioacuten de reservas

Proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles (Hoja de caacutelculo Excel

Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda informando la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles)

Comunicacioacuten interna informando a las aacutereas la proyeccioacuten de reservas y pasivos exigibles

Anteproyecto de presupuesto

Comunicacioacuten oficial enviada a Secretariacutea de Hacienda remitiendo el anteproyecto firmado por el director General

Comunicacioacuten oficial recibida citando a la sustentacioacuten del anteproyecto de presupuesto ante el Concejo de Bogotaacute

Plantilla estaacutendar de presentacioacuten del anteproyecto de presupuesto

Decreto Distrital de liquidacioacuten del presupuesto anual





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO (2deg ed) (2011) Aspectos generales del proceso presupuestal colombiano Bogotaacute Colombia Editorial Kimpres Ltda

42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 4836 de 2011 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto y se modifican los Decretos 115 de 1996 4730 de 2005 1957 de 2007 y 2844 de 2010 y se dictan otras disposiciones en la materia Bogotaacute 2011 Artiacuteculo 12 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 Por el cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28315 y 28316


04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL


12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL



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21 Alcance y Contenido ldquoDocumento que garantiza la existencia de apropiacioacuten presupuestal disponible y libre de afectacioacuten para la asuncioacuten de compromisos con cargo al presupuesto de la respectiva vigencia fiscalrdquo Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28

22 Tipos Documentales Estudio de conveniencia (copia)


Solicitud de liberacioacuten de Certificado de disponibilidad total o parcial

Liberacioacuten de certificados de disponibilidad total o parcial


31 Tiempo de Retencioacuten 5antildeos



41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Diccionario de Teacuterminos de la Contaduriacutea Puacuteblica Bogotaacute 2010 Paacuteg 28 Recuperado en httpwwwcontaduriagovco

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 80 (28 de octubre de 1993) Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Bogotaacute 1993 Artiacuteculo 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 179 (30 de diciembre de 1994) Por la cual se introducen algunas modificaciones a la Ley 38 de 1989 Orgaacutenica de Presupuesto Bogotaacute Articulo 49 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 115 (15 de enero de 1996) Por el cual se establecen normas sobre la elaboracioacuten conformacioacuten y ejecucioacuten de los presupuestos de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economiacuteas Mixta sujetas el reacutegimen de aquellas dedicadas a actividades no financieras Bogotaacute 1996 Artiacuteculos 21 y 25 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 527 de (18 de agosto de 1999) Por medio del cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos del comercio electroacutenico y de las firmas digitales y se establecen las entidades de certificacioacuten y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 1999 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Ley 2785 (29 de noviembre de 2013) Por el cual se reglamente parcialmente el artiacuteculo 261 de la Ley 1450 de 2011 La Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 Bogotaacute 2013 Articulo 6 Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 819 (9 de julio de 2003) Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Bogotaacute 2013 Artiacuteculo 8

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Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 (26 de mayo de 2015) Por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario DEL Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Bogotaacute 2015 Artiacuteculos 28171 y 28172


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL


12 Tiacutetulo CERTIFICADOS DE REGISTRO PRESUPUESTAL



21 Alcance y Contenido Es un documento expedido por el jefe del aacuterea de Presupuesto con el cual se hace el registro presupuestal del compromiso de imputacioacuten presupuestal mediante la cual afecta en forma definitiva la apropiacioacuten garantizando que eacutesta solo se utiliza para este fin

22 Tipos Documentales Contrato (copia)


Solicitud de liberacioacuten de Certificado de registro total o parcial

Liberacioacuten de certificados de registro parcial o total

Solicitud de liberacioacuten de saldo de reserva presupuestal





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Resolucioacuten 036 de 1998 Por el cual se determinan algunas normas y procedimientos sobre registros presupuestales suministro de informacioacuten y su sistematizacioacuten del presupuesto general de la nacioacuten

42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CIERRE PRESUPUESTAL


12 Tiacutetulo CIERRE PRESUPUESTAL



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21 Alcance y Contenido Documento que registra seguacuten procedimiento interno al finalizar cada vigencia fiscal el cierre presupuestal de la entidad con el propoacutesito de determinar el resultado de la ejecucioacuten presupuestal de ingresos y gastos las cuentas por pagar las reservas el estado de tesoreriacutea los excedentes financieros y la disponibilidad final

22 Tipos Documentales Circular de cierre presupuestal

Registro en el aplicativo PREDIS

Relacioacuten de saldos de los registros presupuestales

Relacioacuten de reservas presupuestales

Relacioacuten de cuentas por pagar

Informe del estado de la Tesoreriacutea

Formulario de superaacutevit fiscal o excedente financiero

Informe de disponibilidades compromiso y autorizaciones de giro

Propuesta de distribucioacuten de los excedentes financieros

Comunicacioacuten oficial de envioacute de los informes a la Secretariacutea de Hacienda

Informe de ejecucioacuten presupuestal activa y pasiva de ingresos gastos y reservas presupuestales

Relacioacuten de reservas presupuestales Acta de cancelacioacuten de reservas

Acta de fenecimiento






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital

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12 Tiacutetulo Informes de Ejecucioacuten Presupuestal



21 Alcance y Contenido Documento que registra el informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas de un periodo frecuencia mensual incluye acta de cancelacioacuten de reservas cuando se presenta y comunicacioacuten oficial de enviacuteo a la Secretaria de Hacienda con copia a la Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control

22 Tipos Documentales Informe de ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas (mensual)

Acta de cancelacioacuten de reservas

Informe de gastos de funcionamiento

Informe KFW

Informe mensual SIVICOF

Informe trimestral de CHIP

Informe semanal de la inversioacuten (SDH)

Informe Recursos IVA telefoniacutea moacutevil y tabaco

Informe SIRECI

Comunicacioacuten oficial enviada remitiendo el informe de ejecucioacuten presupuestal a Secretaria de Hacienda Secretariacutea de Planeacioacuten y Entes de Control

Comunicacioacuten interna remiendo a las aacutereas la ejecucioacuten presupuestal de ingresos gastos y reservas






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan las disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativo de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por la cual se reglamentan normas orgaacutenicas de presupuesto Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Resolucioacuten SDH Ndeg 191 del 22 de septiembre de 2017 Por medio del cual se

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adopta y consolida el Manual de Programacioacuten Ejecucioacuten y Cierre Presupuestal del Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO SERVICIO CIVIL DISTRITAL CONFIR Decreto 714 de 1996 Por el cual se compilan el Acuerdo 24 de 1995 y Acuerdo 20 de 1996 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Distrital


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MODIFICACIONES PRESUPUESTALES


12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que Afectan los Agregados



21 Alcance y Contenido Expediente conformado con la documentacioacuten generada de las afectaciones que se tramitan mediante resolucioacuten suscrita por el jefe del Aacuterea de Presupuesto y que modifican sustancialmente las apropiaciones incluidas en el presupuesto inicial asignado al IDRD

22 Tipos Documentales Acuerdo Concejo de Bogotaacute aprobacioacuten que afectan los agregados

Decreto de liquidacioacuten del acuerdo

Comunicacioacuten oficial recibida de la Secretaria de Hacienda Distrital o copia del Decreto informando la aprobacioacuten

Resolucioacuten de traslado presupuestal que afecta los agregados

Comunicacioacuten oficial remitiendo del Acto Administrativo de traslado presupuestal a la Secretariacutea de Hacienda y Planeacioacuten Distrital

Comunicacioacuten oficial de la Secretariacutea de Hacienda a cada una de las Entidades remitiendo las modificaciones presupuestales aprobadas






42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260 de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del

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presupuesto


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12 Tiacutetulo Traslados Presupuestales que no Afectan los Agregados



21 Alcance y Contenido Expediente con la documentacioacuten generada y tramitada por el IDRD para solicitar concepto favorable a la Direccioacuten Nacional de Planeacioacuten como requisito previo para que la Direccioacuten General del Presupuesto del Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico apruebe los actos administrativos (Resoluciones) mediante los cuales se realizan modificaciones presupuestales al Anexo de liquidacioacuten

22 Tipos Documentales Solicitud de traslados presupuestales interno

Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal interno de inversioacuten o funcionamiento

Memorando solicitando el traslado presupuestal que no afecta los agregados

Proyecto de resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta los agregados

Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda en caso de que el traslado sea de inversioacuten

Comunicacioacuten oficial enviada a la Secretariacutea Distrital de Hacienda en caso de que el traslado sea de funcionamiento

Resolucioacuten de traslado presupuestal que no afecta agregados

Justificacioacuten legal econoacutemica y financiera del traslado presupuestal de inversioacuten

Comunicacioacuten oficial remisoria a la Secretaria Distrital de planeacioacuten y Secretariacutea de Hacienda de solicitud de concepto sobre modificacioacuten

Concepto sobre viabilidad para efectuar el traslado presupuestal interno por inversioacuten o funcionamiento






42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 111 de 1996 Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgaacutenico del presupuesto Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 568 de 1996 Por el cual se reglamentan las leyes 38 de 1989 179 de 1994 y 225 de 1995 Orgaacutenicas del Presupuesto General de la Nacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2260

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de 1996 Por el cual se introducen algunas modificaciones al decreto 568 de 1996 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 4730 de 2005 Por el cual se reglamentan normas orgaacutenicas del presupuesto


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL TRASLADOS PRESUPUESTALES


12 Tiacutetulo Reducciones Presupuestales



21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de reducciones que requieren certificado expedido por el Jefe de Presupuesto en el cual se haga constar que los recursos a disminuir no han sido comprometidos

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida por la Secretariacutea Distrital de Hacienda Informando la reduccioacuten del presupuesto de la entidad

Decreto de reduccioacuten presupuestal

Certificados de disponibilidad presupuestal de los rubros a los cuales se les reduce el presupuesto






42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto


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12 Tiacutetulo Suspensiones o Aplazamientos



21 Alcance y Contenido Expediente que contiene las solicitudes de suspensioacuten o aplazamiento presupuestales con el respectivo acto administrativo y los motivos por el cual son solicitadas asiacute como los conceptos dados por la secretaria de hacienda

22 Tipos Documentales Memorando solicitando la suspensioacuten o aplazamiento presupuestal que no afecta los agregados

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Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal

Comunicacioacuten oficial enviada solicitando concepto sobre suspensioacuten o aplazamiento presupuestal

Concepto sobre aplazamiento o reduccioacuten presupuestal por parte de la Secretariacutea de Hacienda

Resolucioacuten de suspensioacuten o aplazamiento presupuestal emitida por la Entidad






42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLITICA DE COLOMBIA ndash 1991 Artiacuteculos 151 342 352 entre otros Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA- Por la cual se dictan normas orgaacutenicas en materia de presupuesto responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 - Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto


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333 Dependencia SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA ndash FINANCIERA - TESORERIacuteA GENERAL AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS


12 Tiacutetulo Actas de Anulacioacuten de Cheques



21 Alcance y Contenido Documento que contiene mediante actas la relacioacuten de los nuacutemeros de cheques y cheque anulados en el aacuterea de tesoreriacutea







42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA -Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos

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de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA - Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional


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12 Tiacutetulo Actas de Arqueo de Caja



21 Alcance y Contenido Expediente que detalla las transacciones del efectivo en un momento determinado con el objeto de validar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra fiacutesicamente en caja en dinero efectivo o en vales

QUE Tipos Documentales Acta






42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de

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2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional


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12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute de Excedentes de Liquidez



21 Alcance y Contenido Documento que evidencia las decisiones tomadas por los miembros del comiteacute de Excedentes de Liquidez y que son de estricto cumplimiento


Anexos





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 1163 de 2016 (diciembre 22) ldquoPor la cual se actualiza y modifica el reglamento del Comiteacute de Seguimiento y Control para el manejo de Excedentes de Liquidez del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras

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disposicionesrdquo

42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la Informacioacuten Puacuteblica Nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 por la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con recursos puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 de 2002 por la cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 87 de 1993 por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 1068 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Uacutenico Reglamentario del Sector Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 2768 de 2012 por el cual se reglamenta la constitucioacuten y funcionamiento de las cajas menores expedido por el Ministerio de Hacienda y Creacutedito Puacuteblico Colombia MINISTERIO DEL INTERIOR Decreto 2893 de 2011 por la cual se establece la Estructura del Ministerio del Interior Colombia MINISTERIO DE HACIENDA Y CREacuteDITO PUacuteBLICO Decreto 111 de 1996 por medio del cual se compilan la Ley 38 de 1989 la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgaacutenico del Presupuesto Decreto anual de salarios expedido por el Gobierno Nacional


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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CERTIFICACIONES


12 Tiacutetulo Certificaciones de Pago



21 Alcance y Contenido Son tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de pagos efectuados a favor de entidad

22 Tipos Documentales Certificacioacuten






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12 Tiacutetulo Certificaciones por Aprovechamiento Econoacutemico



21 Alcance y Contenido Tipos documentales que van al respectivo expediente de certificaciones por concepto de aprovechamiento econoacutemico









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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTAS BANCARIAS


12 Tiacutetulo CUENTAS BANCARIAS



21 Alcance y Contenido Son tipos documentales de autorizacioacuten de apertura de cuanta SHD

22 Tipos Documentales Solicitud autorizacioacuten apertura cuenta SHD

Comunicacioacuten oficial de autorizacioacuten de apertura de cuenta

Comunicacioacuten oficial enviada a la entidad financiera solicitando la apertura de la cuenta

Comunicacioacuten oficial enviada con la documentacioacuten de apertura de cuenta

Tarjeta de registro de firmas (Copia)

Comunicacioacuten oficial de justificacioacuten de cancelacioacuten de cuenta bancaria

Comunicacioacuten oficial solicitando el certificado de saldo de la cuenta








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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL CUENTA DIARIA


12 Tiacutetulo CUENTA DIARIA



21 Alcance y Contenido Documento que presenta los saldos de las cuentas bancarias de la entidad asiacute como los movimientos efectuados por la tesoreriacutea en un diacutea determinado Traacutemite de pagos elaboracioacuten boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea

22 Tipos Documentales Boletiacuten Diario de Tesoreriacutea (Reporte)

Reporte pagos por tipo de pago

Movimientos por tipo de operacioacuten traslados bancarios

Movimientos por tipo de operacioacuten notas bancarias

Ingresos por tipo de operacioacuten

Movimientos por tipo de operacioacuten -general

Conciliacioacuten- cuentas reciprocas

Saldos bancarios

Recibos de caja

Recibos de caja

Consignaciones bancarias

traslados bancarios

Comprobante de egreso

Orden de pago

Soporte de pago de aportes parafiscales

Facturas

Cuentas de cobro

Contrato (copia)

Poacuteliza

Acta de inicio

Acta parcia o final

Denuncia de peacuterdida o hurto de cheque efectuada por el beneficiario

Comunicacioacuten oficial firmada por el beneficiario solicitando el nuevo giro

Certificacioacuten cuenta bancaria

Orden de tesoreriacutea

Reporte de operacioacuten bancaria exitosa

Relaciones de autorizacioacuten de pagos de noacutemina

Recibo de consignacioacuten de pago de embargo

Certificado de Registro Presupuestal y Disponibilidad Presupuestal

Soporte de causacioacuten





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten Contratistas Fuentes CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Traacutemite de pagos elaboracioacuten de boletiacuten diario de tesoreriacutea expedicioacuten

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de certificados y conciliaciones bancarias de tesoreriacutea Recuperado de httpwwwcontaduriagovcoco

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUBLICA Ley 962 (8 de julio de 2005) Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacioacuten de traacutemites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones puacuteblicas o prestan servicios Bogotaacute 2005 Colombia CONTADURIA GENERAL DE LA NACIOacuteN Resolucioacuten 669 (19 de diciembre de 2008) Por la cual se modifica el plan general de la contabilidad puacuteblica y el manual de procedimientos del reacutegimen de contabilidad puacuteblica


04102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL EMBARGOS


12 Tiacutetulo EMBARGOS



21 Alcance y Contenido Documento que relaciona los embargo que llegan a la entidad para hacer los respectivos descuentos

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial recibida informando el embargo

Comunicacioacuten interna solicitando informacioacuten si el demandado tiene viacutenculo contractual

Comunicacioacuten interna sonde se informa la fijacioacuten de la cuota a desembolsar

Comunicacioacuten oficial informando el desembargo






42 Reglas o Normas Colombia CORTE CONSTITUCIONAL Sentencias C-710-96 C-372-98 y C-589-95 de la Corte Constitucional Colombia MINISTERIO DE L TRABAJO El artiacuteculo 127 del Coacutedigo Laboral Capiacutetulo V artiacuteculos 154 al 156 del Coacutedigo Sustantivo del Trabajo modificados por la ley 11 de 1984


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12 Tiacutetulo Informes a Entes de Control y Vigilancia



21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos en un periodo por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones

22 Tipos Documentales Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea Distrital

Informe de Tesoreriacutea a la Contraloriacutea General

Reporte de Saldos de cuentas a la Secretariacutea Distrital

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de Hacienda

Informe de Estados de Tesoreriacutea a la Direccioacuten Distrital de Impuestos






42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA DE COLOMBIA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN


02102018



12 Tiacutetulo Informes a Otras Entidades



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas y privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo

22 Tipos Documentales Informe al Fondo de Vigilancia y Seguridad de Bogotaacute por retenciones de los contratos de obra

Informe SISARC (electroacutenico)








04102018



155


12 Tiacutetulo Control de Entrega de Cheques



21 Alcance y Contenido Libro que radica el Control de Entrega de Cheques el cual ya no lleva la entidad

22 Tipos Documentales Libro de entrega de cheques









04102018



12 Tiacutetulo Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC



21 Alcance y Contenido Instrumento de gestioacuten financiera mediante el cual se verifica y aprueba el monto maacuteximo mensual de fondos disponibles para las entidades financiadas con los recursos del Distrito

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial recibida de la Tesoreriacutea Distrital dando la instruccioacuten y lineamientos par a la elaboracioacuten del PAC de la vigencia

Comunicacioacuten interna informando y solicitando la proyeccioacuten del PAC

Comunicacioacuten interna enviando la proyeccioacuten del PAC

Proyecto PAC

Comunicacioacuten oficial enviada a la oficina de Planeacioacuten Financiera de la Direccioacuten Distrital de Tesoreriacutea remitiendo el consolidado del PAC con sus soportes

Comunicacioacuten oficial recibida de la oficina de Planeacioacuten Financiera con la aprobacioacuten del PAC para el IDRD

Soporte del PAC - SISPAC (Electroacutenico)

Comunicacioacuten oficial interna de solicitud de la reprogramacioacuten del PAC

Informe programa anual mensual izado de caja SISPCAC

Compensaciones entre fuentes

Comunicacioacuten interna PAC no ejecutado






42 Reglas o Normas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Resolucioacuten No SDH-000295 24

156


DE NOVIEMBRE DE 2017 Por medio de la cual se establecen los procedimientos en relacioacuten con la distribucioacuten consolidacioacuten seguimiento y control del Programa Anual Mensualizado de Caja mdash PAC del Distrito Capital Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE HACIENDA Circular DDT 10 DE 2018 Programacioacuten y presentacioacuten del PAA ante el CONFIS para la vigencia 2019


04112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS


12 Tiacutetulo REGISTRO DE LIQUIDACIOacuteN DE ESPECTACULOS PUacuteBLICOS



21 Alcance y Contenido Tipo documental que registra la liquidacioacuten de espectaacuteculos puacuteblicos y los soportes del evento (venta boleteriacutea pago de impuestos poacutelizas entre otros

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida por parte del interesado en realizar el evento

Fotocopia o soporte Cheque

Fotocopia o soporte Poacuteliza

Paz y Salvo

Certificacioacuten del concesionario para la venta de la boleteriacutea

Certificacioacuten del empresario boleteriacutea vendida y devuelta

Planilla de Liquidacioacuten del Impuesto por Espectaacuteculos puacuteblicos

Consignacioacuten bancariacutea del Impuesto por Espectaacuteculos Puacuteblicos (copia)

Informe de los espectaacuteculos puacuteblicos

Informe Trimestral de Espectaacuteculos Puacuteblicos








04102018

34 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - SISTEMAS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo COPIAS DE SEGURIDAD Y RESPALDO



157


21 Alcance y Contenido Son las copias de seguridad respaldo copy backup copia de respaldo copia de reserva (del ingleacutes backup) en ciencias de la informacioacuten e informaacutetica de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio para recuperarlos en caso de su peacuterdida



31 Tiempo de Retencioacuten 1 antildeo

32 Disposicioacuten Final Conservacioacuten Total y Medio Tecnoloacutegico



42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 en particular los Artiacuteculos 11 18 y 19 Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270012013 Anexo A12 Especifica los requisitos a cumplir para implantar un SGSI Colombia INCONTEC Norma NTC ISO IEC 270022013 coacutedigo de buenas praacutecticas para la gestioacuten de la seguridad SGSI


11102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo MANTENIMIENTO TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE



21 Alcance y Contenido Documento que registra el Programa de mantenimiento (Electroacutenico) de los equipos (Hardware) y sistemas (Software) de la entidad

22 Tipos Documentales Programa de mantenimiento (Electroacutenico)








11112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo SOPORTE TEacuteCNICO DE SOFTWARE Y HARDWARE



21 Alcance y Contenido Documento que registra las solicitudes de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico) en la mesa de ayuda (GLPI) qie asigna automaacuteticamente un coacutedigo de soporte incluye la respectiva solucioacuten dada

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22 Tipos Documentales Solicitud de servicio o soporte teacutecnico (correo electroacutenico)

Registro de solicitud de soporte teacutecnico (mesa de ayuda-GLPI)

Soporte teacutecnico (solucioacuten)








11102018

4 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES ndash DESPACHO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN




21 Alcance y Contenido Documento que contiene los informes excepcionales requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones

22 Tipos Documentales Informes Anexos






42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN


11102018





21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos

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de informacioacuten hechos por otras entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo







42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por la cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION Circular 003 de 2015 AGN Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 257 de 2006 Por el cual se dictan normas baacutesicas sobre la estructura organizacioacuten y funcionamiento de los organismos y de las entidades de Bogotaacute distrito capital y se expiden otras disposiciones


11102018


12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten



21 Alcance y Contenido

Informe resumen de las actividades realizadas por la Subdireccioacuten Teacutecnica de Parques en cumplimiento de su misioacuten institucional



31 Tiempo de Retencioacuten

10 antildeos



41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD CONTRALORIacuteA GENERAL DE LA REPUacuteBLICA Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del

160


derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


11102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Proyectos de Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques



21 Alcance y Contenido Expediente en el que se registra la formulacioacuten del proyecto y el seguimiento de cada uno de los proyectos formulados por la entidad en temas de mantenimiento de los nuevos parques construidos yo rehabilitados asiacute como disponer los parques en buenas condiciones para realizar las actividades y programas de recreacioacuten deporte y actividad fiacutesica

22 Tipos Documentales Formulacioacuten del Proyecto Seguimiento a proyectos formulados






42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 352 de 2008 Por el cual se dictan normas para la Administracioacuten y sostenibilidad del sistema de parques Distritales Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 ldquoPor el cual se adopta el Marco Regulatorio de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico en el Distrito Capital de Bogotaacuterdquo Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 POT Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten No 277 del 2007 33810 por la cual se adopta y modifica el manual de aprovechamiento econoacutemico Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 321 de julio 24 de 2002 mediante la cual se establece el Programa de mantenimiento y preservacioacuten de los parques de escala Regional Metropolitana y Zonal de Bogotaacute Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 353 de julio 30 de 2003 por la cual se adopta el Programa para el mantenimiento dotacioacuten administracioacuten y preservacioacuten de los parques vecinales y de bolsillo del Distrito Capital

43 Fecha (s) de la 11102018

161



41 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - ADMINISTRACIOacuteN DE ESCENARIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Informes de Gestioacuten de los Parques



21 Alcance y Contenido Expediente que informa y registra los seguimientos realizados a los parques en temas relacionados con el mantenimiento de ceacutesped aseo residuos vigilancia piscinas fumigacioacuten entre otros

22 Tipos Documentales Control de ceacutesped y mantenimiento de zonas verdes

Control de aseo y residuos soacutelidos

Planilla control personal de aseo

Control de personal de vigilancia

Control de fumigacioacuten en parques y escenarios

Control mantenimiento piscinas Control de lagos y fuentes



20 antildeos




42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


11102018


12 Tiacutetulo Programa de Estabilidad de Obra



21 Alcance y Contenido Documento que registra el seguimiento a las obras de contratos o proyectos de parques finalizados con poacutelizas de estabilidad yo calidad de obra con el fin de verificar las condiciones de

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infraestructura para el adecuado uso de la comunidad

22 Tipos Documentales Programacioacuten de visitas estabilidad de obra

Acta de visita por estabilidad de obra

Comunicacioacuten oficial enviada al contratista e interventor notificando las fallas

Comunicacioacuten oficial recibida de aceptacioacuten de responsabilidad o descargos

Comunicacioacuten oficial interna solicitando la declaracioacuten de siniestro





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD Procedimiento Estabilidad de Obra Seguimiento a contratos de obras y proyectos en zonas de cesioacuten finalizados con poacutelizas de estabilidad

42 Reglas o Normas CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA DE 1991 Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 artiacuteculos 4 25 y 77 Por el cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1150 de 2007 Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacioacuten con Recursos Puacuteblicos Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1437 de 2011 Por el cual se expide el Coacutedigo de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1474 de 2011 Artiacuteculo 86 Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevencioacuten investigacioacuten y sancioacuten de actos de corrupcioacuten y la efectividad del control de la gestioacuten puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 410 de 1971 Por el cual se expide el Coacutedigo de Comercio ldquoTiacutetulo V Del Contrato de Segurordquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 734 de 2012 Por el cual se reglamente el Estatuto General de la Administracioacuten Puacuteblica y se dictan otras disposiciones Tiacutetulo V Garantiacuteas en la Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 19 de 2012 Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 21ordf De la publicacioacuten de los actos y sentencias sancionatorias Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 1510 de 2013 Por el cual se reglamente el sistema de compras y contratacioacuten puacuteblica Artiacuteculo 116 Garantiacutea de cumplimiento Numeral 5 Estabilidad y calidad de la obra En este amparo cubre a la Entidad Estatal de los perjuicios ocasionados por cualquier tipo de dantildeo o deterioro imputable al contratista sufrido por la obra entregada a satisfaccioacuten

163


Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 545 de 2016 Por el cual se establece el procedimiento para la entrega material y la titulacioacuten de las zonas de cesioacuten y bienes destinados al uso puacuteblico y se dictan otras disposiciones


11102018


12 Tiacutetulo Programa de Mantenimiento de Parques y Escenarios



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las visitas de seguimiento a los parques con el cual se diagnostica el estado de cada uno de ellos y los servicios solicitados para su mantenimiento de acuerdo a la priorizacioacuten

22 Tipos Documentales Programa de visitas de diagnoacutestico

Ficha de Informacioacuten de parques

Solicitud de Mantenimiento

Diagnoacutestico de parques

Registro del diagnoacutestico de parques en aplicativo (acceso)

Matriz de priorizacioacuten







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26112018

42 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE PARQUES - PROMOCIOacuteN DE SERVICIOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo ALIANZAS ESTRATEacuteGICAS PARA EL APROVECHAMIENTO ECONOacuteMICO



21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades necesarias para gestionar recursos adicionales requeridos para la realizacioacuten de eventos recreativos y deportivos organizados por el IDRD a traveacutes de Alianzas Estrateacutegicas con las diferentes empresas u organizaciones

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten interna para solicitar alianza con la empresa privada

Comunicacioacuten interna con la programacioacuten anual de los eventos

Programa anual de eventos

Fichas Teacutecnicas

Propuesta comercial

Acta de visita comercial

Carta de compromiso

Acta de Entrega de elementos

Comunicacioacuten interna notificando los bienes de consumo

Comunicacioacuten Oficial enviada de agradecimiento

Comunicacioacuten oficial enviada notificando la sancioacuten

Matriz de empresas contactadas comercialmente (electroacutenico)

Informe consolidado






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42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacioacuten de la Administracioacuten Puacuteblica Artiacuteculo 60 - Estabilidad de Obra Colombia COLDEPORTES - UNIVERSIDAD SERGIO ARBOLEDA Poliacutetica Puacuteblica del Deporte Recreacioacuten y Actividad Fiacutesica del 2009 al 2019 aprobada el 29 de octubre del 2009 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto 456 de 2013 Por el cual se adopta el marco regulatorio del aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico en el Distrito Capital teniendo en cuenta la suspensioacuten provisional del Decreto 364 de 2013 Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 215 de 2005 Por el cual se adopta el Plan Maestro del Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto Distrital 603 de 2007 Por el cual se actualiza la Cartilla de Mobiliario Urbano de Bogotaacute DC adoptada mediante Decreto Distrital 170 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Decreto 229 de 2015 Por medio del cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Deporte Recreacioacuten Actividad Fiacutesica Parques y Escenarios para Bogotaacute Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 234 de 2014 Por el cual se adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten de Direccioacuten General 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 de 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 062 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del

166


Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 137 de 2014 Por medio de la cual se adopta el Manual de Contratacioacuten del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte ndash IDR Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 190 de 2015 Por medio de la cual se deroga la Resolucioacuten No 018 de fecha 17 de Enero de 2014 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 046 de 2015 Por el cual el IDRD adoptan el Protocolo Interinstitucional y la Formula de Retribucioacuten del Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico de Bogotaacute DC - Modalidad Corto Plazo


26112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo PRESTAMO DE USO DE PARQUES Y ESCENARIOS



21 Alcance y Contenido Documento que contiene las actividades necesarias para el traacutemite del Preacutestamo de uso de moacutedulos ubicados en parques o escenarios administrados por el IDRD

22 Tipos Documentales Solicitud de preacutestamo de uso temporal del espacio puacuteblico

Proyecto Manejo de ocupacioacuten temporal del espacio puacuteblico

Soportes para el permiso o contrato

Preacutestamo del espacio puacuteblico administrado por el IDRD

Comunicacioacuten oficial recibida aceptando las condiciones del permiso

Acta de entrega y recibo del parque y escenario

Acta de recibo de uso temporal de parque y escenario


Garantiacuteas (cuando aplique)

Paz y salvo

Contrato o convenio (copia) Comprobante de pago






42 Reglas o Normas Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 3075

167


de 1997 Por la cual se reglamenta parcialmente la Ley 9 del 1979 (medidas sanitarias) y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 190 de 2004 Por medio del cual se compilan las disposiciones contenidas en los Decretos Distritales 619 de 2000 y 469 de 2003 (artiacuteculo 6 y 13) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 463 de 2003 Por el cual se reglamenta la administracioacuten el mantenimiento y el aprovechamiento econoacutemico del espacio puacuteblico construido y sus usos temporales en Bogotaacute Distrito Capital (artiacuteculos 15 19 21 y 24) Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 277 de 2007 Por medio de la cual se adopta el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos Administrados por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte - IDRD Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 583 del 2008 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital para la Recreacioacuten y el Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 338 de 2010 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico de los Espacios Puacuteblicos administrados por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 316 de 2013 Por medio de la cual se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 018 de 2014 Por medio de la cual se deroga la resolucioacuten 62 del 5 de febrero de 2013 y se modifica el Manual de Aprovechamiento Econoacutemico del Espacio Puacuteblico Administrado por el Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte


26112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo ACUERDOS DE GESTIOacuteN SOCIAL EN PARQUES Y ESCENARIOS



21 Alcance y Contenido Establecer las actividades requeridas para realizar apoyo social en los procesos de disentildeo construccioacuten y mantenimiento de parques con el fin de promover la participacioacuten de la comunidad en general en relacioacuten con la Sostenibilidad integral del Sistema Distrital de Parques

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Solicitando Apoyo Social

Comunicacioacuten Oficial externa Solicitando Apoyo Social

Comunicacioacuten Interna designando al profesional de

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Apoyo Social

Comunicacioacuten Oficial Enviada dando respuesta a la solicitud de Apoyo Social

Ficha de caracterizacioacuten social del parque

Piezas comunicacionales

Acta de la reunioacuten con la Comunidad para presentar la vocacioacuten definida para el parque

Acta de la reunioacuten con la Comunidad para desarrollar el taller participativo

Encuesta de percepcioacuten de la comunidad

Informe de anaacutelisis de las encuestas para definir la caracterizacioacuten del parque

Acta de la reunioacuten con la Comunidad para proyectar un Acuerdo ciudadano

Comunicacioacuten interna remitiendo el Acuerdo Ciudadano al Subdirector Teacutecnico de Parques para su revisioacuten y aprobacioacuten

Acuerdo Ciudadano

Acta de la reunioacuten con el contratista para establecer la condicioacuten de la obra

Acta de la reunioacuten sostenida entre el contratista de la obra y la Comunidad

Acta de reunioacuten con el contratista para hacerle entrega de la informacioacuten general del proyecto

Acta de la reunioacuten del contratista con la Comunidad para hacer el informe de los avances de la obra

Acta de la reunioacuten del comiteacute Veedor

Acta de la reunioacuten del comiteacute teacutecnico de la obra

Acuerdo Ciudadano para el disentildeo la construccioacuten y el sostenimiento de la obra

Ficha de caracterizacioacuten y seguimiento del parque

Convocatoria a la reunioacuten informativa donde se presentaraacute la propuesta de gestioacuten social enfocada a la problemaacutetica real

Acta de reunioacuten informativa con la comunidad

Acta de mesas de trabajo para la elaboracioacuten del Acuerdo Ciudadano

Ficha de diagnoacutestico y de seguimiento






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 850 de 2003 Por medio de la cual se reglamentan las veeduriacuteas ciudadanas Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 263 de 2003 Por el cual se reglamentan los artiacuteculos 6deg y 10deg del Acuerdo Distrital 078 de 2002 que dictoacute normas para la Administracioacuten y Sostenibilidad del Sistema Distrital de Parques Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute IDU Decreto

169


Distrital 215 de 2005 Por medio del cual se adopta el plan maestro de Espacio Puacuteblico para Bogotaacute Distrito Capital y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE PLANEACIOacuteN Decreto 308 de 2006 Por el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Tiacutetulo III Poliacutetica de gestioacuten para la sostenibilidad Capitulo II Estrategia de Gestioacuten Social Modificado parcialmente por el Decreto Distrital 484 de 2007 Por el cual se modifican los Decretos Distritales 308 de 2006 (Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos) y 897 de 2000 (Planes de Reordenamiento) Colombia ALCALDIacuteA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DISTRITAL DE GOBIERNO Decreto 448 de 2007 Por el cual se crea y estructura el Sistema Distrital de Participacioacuten Ciudadana


11252018


12 Tiacutetulo Informes Acuerdo 0782002 y 352 de 2008



21 Alcance y Contenido Esta es una tipologiacutea documental de contratos y Acuerdos que van incluidos en el respetivo expediente del contrato







42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL - Acuerdo 078 de 2002 Por el cual se dictan normas para la administracioacuten y sostenibilidad del Sistema de Parques Distrital Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DISTRITO CAPITAL Acuerdo 352 de 2008 Por medio del cual se adoptan las medidas de optimizacioacuten tributaria en los impuestos de vehiacuteculos automotores delineacioacuten urbana predial unificado y plusvaliacutea en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones


25112018

5 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash

DEPORTES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Actas de Reunioacuten de Deporte



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos

170


adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales









25112018





21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones






41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes



11102018





21 Alcance y Contenido Documentos que registran las respuestas a los requerimientos de informacioacuten hechos por entidades puacuteblicas yo privadas sobre las actuaciones legales teacutecnicas contables financieras y de gestioacuten como resultado de la administracioacuten manejo y rendimiento de fondos bienes o recursos puacuteblicos ademaacutes

171


pueden dar cuenta de la gestioacuten y misionalidad del instituto en un periacuteodo de tiempo









25112018



13 Nivel de Descripcioacuten

Subserie



Documento que consolida las actividades desarrolladas durante el periodo solicitado puede ser mensual bimensual trimestral y el consolidado anual




10 antildeos




42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones

172


Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


11252018

51 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - ALTO RENDIMIENTO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Actas de la Comisioacuten Teacutecnica de Rendimiento Deportivo



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales






41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011

42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 del - Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009


25112018


12 Tiacutetulo Actas de Comiteacute Primario



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones del comiteacute primario





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42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009


25112018


12 Tiacutetulo Actas de Equipos Multidisciplinarios



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este comiteacute en cumplimiento a las funciones misionales de los equipos multidisciplinarios que participan en las diferentes disciplinas del deporte






41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE Resolucioacuten 406 de 013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011

42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 del 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paranacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten No 405 de 2011 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten No 405 de 2011 Por la cual se

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actualiza la estructura y se reglamenta el programa de rendimiento deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos Paraliacutempicos Nacionales y eventos del Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la Resolucioacuten No 203 de 2009


25112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo HISTORIAS CLINICAS DEPORTIVAS



21 Alcance y Contenido Es un documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados por el equipo de salud interdisciplinario que interviene en su atencioacuten Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley

22 Tipos Documentales Listado de Atletas

Formulario Meacutedico

Formato de evaluacioacuten antropomeacutetrica

Formato historia nutricional

Formato Evaluacioacuten Fisioterapeacuteutica e Historia Cliacutenica

Guiacutea de manejo y procedimientos

Hoja de Evolucioacuten

Libro de control de historias cliacutenicas





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes NA

42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE SALUD Y PROTECCIOacuteN SOCIAL Y LA MINISTERIO DE CULTURA Resolucioacuten 839 de 2017 Por la cual se modifica la Resolucioacuten 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 23 de 1981 ndash Coacutedigo de eacutetica


26112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo INTERVENCIOacuteN PSICOSOCIAL AL ATLETA



21 Alcance y Contenido Documento privado obligatorio y sometido a reserva en el cual se registran cronoloacutegicamente las condiciones de salud psicosociales de un atleta los actos meacutedicos y los demaacutes procedimientos ejecutados en la Valoracioacuten Psicosocial del atleta Dicho documento uacutenicamente puede ser conocido por

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terceros previa autorizacioacuten del usuario o en los casos previstos por la ley

22 Tipos Documentales Valoracioacuten Psicosocial

Anaacutelisis Teacutecnico del Atleta

Registro Uacutenico del Deportista - RUD

Visita domiciliaria

Formato Intervencioacuten cultural y cohesioacuten

Acompantildeamiento a competencias

Orientacioacuten educativa Acta de reunioacuten donde se informa que el atleta no

presenta riesgo psicosocial






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte


2811102018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PLANES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten



21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten deportiva

22 Tipos Documentales Plan de Mantenimiento de Equipos de Medicioacuten

Comunicacioacuten interna solicitando la contratacioacuten del servicio

Certificacioacuten de Calibracioacuten del equipo

Reporte de mantenimiento

Hoja de vida del equipo

Formato Preimpreso de Elementos Devolutivos Reporte de mantenimiento






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28112018

52 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo APOYO A ORGANISMOS DEPORTIVOS



21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos necesarios para la aprobacioacuten de un Club Deportivo conforme a las Resolucioacuten establecida por el IDRD

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten oficial enviada de solicitud del plan de accioacuten y documentos al organismo deportivo del sector asociado

Acta de Aprobacioacuten

Lista de verificacioacuten de documentos de apoyo

Concepto teacutecnico deportivo

Comunicacioacuten interna solicitando elaboracioacuten convenio yo contrato

Solicitud d apoyo e inversioacuten

Descripcioacuten de la inversioacuten yo apoyo solicitado y aprobado

comunicacioacuten oficial enviada informando aprobacioacuten de apoyos yo inversioacuten

Certificacioacuten de revisioacuten de legalizacioacuten de cuentas Certificacioacuten de cumplimiento






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Decreto 1228 de 1995 (julio 18) Diario Oficial No 41933 de 18 de julio de 1995 Por el cual se revisa la legislacioacuten deportiva vigente y la estructura de los organismos del sector asociado con objeto de adecuarlas al contenido de la Ley 181 de 1995 Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2150 de 1995 Por el cual se suprimen y reforman regulaciones procedimientos o traacutemites innecesarios existentes en la Administracioacuten Puacuteblica Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 266 de 2000 (febrero 22) Diario Oficial No 43906 del 22 de febrero de 2000 Por el cual se dictan normas para suprimir y reformar las regulaciones traacutemites y procedimientos

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Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2845 de 1984 (noviembre 23) Diario Oficial No 36817 de 24 de diciembre de 1984 por el cual se dictan normas para el ordenamiento del deporte la educacioacuten fiacutesica y la recreacioacuten Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 886 de 1976 (mayo 10) Por el cual se reglamenta la actividad de los deportistas aficionados y el funcionamiento de sus clubes deportivos


11102018

53 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashDEPORTES - FOMENTO Y DESARROLLO DEPORTIVO AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo ORGANIZACIOacuteN DE CERTAMENES DEPORTIVOS



21 Alcance y Contenido Documento que registra las actividades y certaacutemenes deportivos planeados organizados y ejecutados por el Instituto con el fin de obtener un resultado o logro en su misionalidad

22 Tipos Documentales Plan de Accioacuten

Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones

Ficha de evaluacioacuten teacutecnica de proyectos

Comunicacioacuten interna remitiendo la viabilizacioacuten

Comunicacioacuten interna remitiendo documentos al aacuterea de Apoyo a la Contratacioacuten

Comunicacioacuten interna remitiendo observaciones al plan de accioacuten

Comunicacioacuten interna remitiendo concepto teacutecnico

Concepto teacutecnico

Ejecucioacuten del servicio

Informes y memorias

Comunicacioacuten interna informando incumplimiento





41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes Colombia ndash INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndash IDRD RESOLUCIOacuteN 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC

42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de Enero

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18 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del Deporte la Recreacioacuten el Aprovechamiento del Tiempo Libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea El Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 599 DE 2009 (Diciembre 14) Por la cual se Promulga la Carta Fundamental para la Organizacioacuten de los Juegos Distritales Recreativos y Deportivos Comunales de Bogotaacute DC


26112018


12 Tiacutetulo Programa Escuelas Deportivas



21 Alcance y Contenido Contiene el plan de accioacuten a desarrollar y el seguimiento de todo lo relacionado con las escuelas deportivas

22 Tipos Documentales Plan de accioacuten Programa de Escuelas Deportivas

Plan de Accioacuten Aacuterea de Deportes

Proyecto de Escuelas Solicitud

Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico

Comunicacioacuten Oficial o Correo electroacutenico informando sobre la conveniencia de realizar o no la actividad

Comunicacioacuten Interna solicitando la elaboracioacuten del convenio o contrato

Control de seguimiento (Excel)

Convenio Contrato

Entrevista de Verificacioacuten de habilidades personas naturales

Comunicacioacuten Interna solicitando la celebracioacuten del contrato

Contrato de prestacioacuten de servicios legalizado

Acta de inicio Convenio Contrato

Acta de Reunioacuten

Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico solicitando el plan de accioacuten

Plan de Accioacuten de Escuelas Deportivas

Comunicacioacuten oficial solicitando ajustes al plan de accioacuten

Acta de reunioacuten

Programa Pedagoacutegico y metodoloacutegico

Revisioacuten Teacutecnica del Programa Pedagoacutegico y Metodologiacutea


Vista de verificacioacuten teacutecnica ndash pedagoacutegica

Informe de Actividades

Control de asistencia mensual a clases

Concepto del Supervisor del Contrato IDRD

Comunicacioacuten Oficial enviada donde se informa el incumplimiento de las obligaciones del contrato

Informe Ejecutivo Final

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41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD-

42 Reglas o Normas Colombia COLDEPORTES Acuerdo No 000058 del 25 de abril de 1991 ldquoPor la cual se crea el Proyecto lsquoEscuelas de Formacioacuten Deportivarsquo y se asigna la sede para la direccioacuten de las mismas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 181 de 1995 Los entes deportivos departamentales y municipales coordinaraacuten y promoveraacuten la ejecucioacuten de programas recreativos para la comunidad en asocio con entidades puacuteblicas o privadas que adelanten esta clase de programas en su respectiva jurisdiccioacuten ver artiacuteculo 7 Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE ndashIDRD Resolucioacuten 299 de 2009 ldquopor medio de la cual se establece los requisitos procedimientos y reglamentos para otorgar supervisar suspender y cancelar el Aval Deportivo en las Escuelas Deportivasrdquo Colombia COLDEPORTES Resolucioacuten 001909 de 1991 Por la cual se reglamenta el proyecto de Escuelas de Formacioacuten


27112018


12 Tiacutetulo Programa Mueacutevete Bogotaacute



21 Alcance y Contenido Documento que contiene el seguimiento y las actas suscritas del desarrollo y ejecucioacuten del Programa Mueacutevete Bogotaacute

22 Tipos Documentales Plan de trabajo de actividades

Matriz Instituciones amigas

Control de procedimientos

Agenda Mueacutevete Bogotaacute

Acta de visita caracterizacioacuten

Acta de visita seguimiento y control

Control asistencia Mueacutevete Bogotaacute

Planificacioacuten y ejecucioacuten del servicio

Toma datos RAFI Digitacioacuten datos RAFI






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1355 de 2009 ldquoPor medio de la cual se define la obesidad y las enfermedades croacutenicas no transmisibles asociadas a esta como una prioridad de salud puacuteblica y se adoptan medidas

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para su control atencioacuten y prevencioacutenrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteBLICA Decreto 2771 de 2008 ldquoPor el cual se crea la Comisioacuten Nacional Intersectorial para la coordinacioacuten y orientacioacuten superior del fomento desarrollo y medicioacuten de impacto de la actividad fiacutesicardquo Colombia MINISTERIO DE SALUD Plan Decenal de Salud Puacuteblica PDSP 2012 ndash 2021 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 498 de 2012 ldquoPor medio del cual se establecen estrateacutegias integrales de promocioacuten de alimentacioacuten saludable y de actividad fiacutesica que mejoren la calidad de vida y salud de la poblacioacuten expuesta ao con problemas de sobrepeso y obesidad del Distrito Capitalrdquo


11102018


12 Tiacutetulo Programa de Apoyo Teacutecnico y Metodoloacutegico al Atleta



21 Alcance y Contenido Documento que contiene las Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten y las solicitud revisioacuten y sustentacioacuten de la incorporacioacuten de atletas al Programa de Rendimiento -RUD las visitas teacutecnicas y seguimiento a las actividades programadas desempentildeo y evolucioacuten del atleta o equipo en el evento deportivo y el anaacutelisis de los macrociclos

22 Tipos Documentales Actas de Reunioacuten de sustentacioacuten Plan de Accioacuten

Formato Plan Graacutefico de Entrenamiento

Control Mensual de Entrenamiento Reporte de Asistencia de Atletas a Entrenamientos (Pago Transporte)

Visita Teacutecnica

Plan Competencias

Informe Teacutecnico de Competencia (por cada agrupacioacuten deportiva)

Comunicacioacuten Interna Solicitando el ingreso del Atleta

Postulacioacuten de Atletas al Programa de Rendimiento

RUD

Solicitud de entrada del atleta al programa de Rendimiento Deportivo


Registro Teacutecnico Individual por Semestre

Acta de reunioacuten de Aprobacioacuten de entrada o permanencia en el Programa

Anaacutelisis Teacutecnico Programa Rendimiento Deportivo

Comunicacioacuten Oficial informando aprobacioacuten o no al Programa de Rendimiento Deportivo

Anaacutelisis de Cumplimiento Macrociclo

Evaluacioacuten Cuantitativa y Cualitativa de Entrenadores Informe final



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42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de 1995 Por la cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 406 de 2013 Por medio de la cual se actualiza la estructura y se reglamenta el Programa de Rendimiento Deportivo en los deportes convocados a los Juegos Deportivos Nacionales Juegos para nacionales y eventos de Ciclo Oliacutempico y Paraliacutempico y se deroga la resolucioacuten 405 de 2011


25112018

6 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndash RECREACIOacuteN


12 Tiacutetulo Acta Reunioacuten de Recreacioacuten



21 Alcance y Contenido Documentos que registran las decisiones y compromisos adquiridos en las diferentes sesiones de este oacutergano decisorio en cumplimiento a las funciones asignadas en acto administrativo









11102018





21 Alcance y Contenido Informes excepcionales que son requeridos por entidades

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como la Contraloriacutea Procuraduriacutea Personeriacutea entre otros en ejercicio de sus funciones









11102018


12 Tiacutetulo Informes Otras Entidades












11102018

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Subserie



Registra los resuacutemenes ejecutivos del aacuterea que recopilan los datos maacutes relevantes sobre el trabajo realizado a lo largo de cada antildeo




10 antildeos




42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la informacioacuten puacuteblica nacional y se dictan otras disposiciones Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 951 de 2005 Por la cual se crea el acta de informe de gestioacuten Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION- AGN Circular 003 de 2015 del AGN


27112018

61 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash RECREACIOacuteN COMUNITARIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten Comunitaria



21 Alcance y Contenido Registra la planificacioacuten y ejecucioacuten del programa comunitario con el fin de garantizar el derecho a la recreacioacuten a los ciudadanos que integran sectores poblacionales vulnerables

22 Tipos Documentales Planificacioacuten y Ejecucioacuten del Servicio

Ficha Teacutecnica (Electroacutenico)

Programacioacuten mensual de actividades (Electroacutenico)

Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico)

Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)



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Acuerdo 4 de Febrero 8 de 1978 42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA 1991

Colombia MINISTERIO DE EDUCACIOacuteN NACIONAL Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte


26112018

62 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS MAYORES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para Personas Mayores



21 Alcance y Contenido Registra el programa y evidencia la participacioacuten del adulto mayor en actividades recreativas que posibiliten su bienestar integral el mantenimiento y fortalecimiento de destrezas habilidades actitudes y aptitudes propias de una persona mayor




Programacioacuten mensual de servicios (Electroacutenico) Solicitud transporte de pasajeros (Electroacutenico)






42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 44 del 2001 ldquoPor el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997rdquo ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 936 de 1998 ldquoPor el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 06 de 1997 ldquoPor el cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeosrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 604 del 1997 ldquoPor medio del cual se reglamenta el Acuerdo 6 de 1997rdquo


25112018

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AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PASAPORTE VITAL 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Pasaporte Vital



21 Alcance y Contenido Evidencia las solicitudes del pasaporte vital por parte del interesado la expedicioacuten y entrega de este al adulto mayor para su participacioacuten en las diferentes actividades realizadas desde el Programa de Persona Mayor del Aacuterea de Recreacioacuten

22 Tipos Documentales Inscripcioacuten adulto mayor pasaporte vital

Brochure pasaporte vital

Registro de informacioacuten supercade

Encuesta de satisfaccioacuten del usuario

Informe trimestral

Comunicacioacuten oficial por correo electroacutenico remitiendo el consolidado de los pasaportes vitales y las encuestas de satisfaccioacuten del usuario

Informe consolidado

Acciones de mejora

Matriz de estaacutendares e indicadores de traacutemites y servicios






42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 06 de 1997 Por la cual se crea una tarjeta de recreacioacuten y espectaacuteculos puacuteblicos gratuitos a hombres mayores de 60 antildeos y mujeres mayores de 55 antildeos Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo No 44 de 2001 Por el cual se adiciona el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 604 de 1997 Por medio del cual se reglamenta el Acuerdo 06 de 1997 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 936 de 1998 Por el cual se modifica el artiacuteculo 1ordm del Decreto 604 de agosto 5 de 1997


25112018

63 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash INFANCIA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Infancia



21 Alcance y Contenido Contiene el Programa que desarrolla actividades luacutedico - recreativas dirigidas para la poblacioacuten de Primera Infancia (de 0 a 5 antildeos 11 meses) e Infancia (de 6 a 12 antildeos) del Distrito

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Capital Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica


Ficha Teacutecnica (Electroacutenica)









42 Reglas o Normas Colombia CONSTITUCIOacuteN POLIacuteTICA DE COLOMBIA 1991 Artiacuteculo 52 Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 181 de Enero 18 de 1995 por el cual se dictan disposiciones para el fomento del deporte la recreacioacuten el aprovechamiento del tiempo libre y la Educacioacuten Fiacutesica y se crea el Sistema Nacional del Deporte Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE INTEGRACIOacuteN SOCIAL Poliacutetica de infancia y adolescencia en Bogotaacute DC 2011 ndash 2021 COMITEacute OPERATIVO DISTRITAL DE INFANCIA Y ADOLESCENCIA ndash CODIA


25112018

64 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash JUVENTUD AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Programa de Recreacioacuten para la Juventud



21 Alcance y Contenido Programa orientado a la atencioacuten recreativa de la poblacioacuten joven del Distrito Capital para el mejoramiento de su calidad de vida mantenimiento y fortalecimiento de haacutebitos de vida saludable autonomiacutea participacioacuten socio familiar y liderazgo Las actividades se implementan en diferentes espacios que cubren desde el Sistema Distrital de Parques hasta las instituciones educativas que cuentan con el ciclo vital especificado Igualmente este Programa cuenta con 6 ludotecas ubicadas en diferentes localidades que proporcionan especiacuteficamente atencioacuten a la primera infancia Todas las acciones se realizan en aras de contribuir a la formacioacuten pedagoacutegica


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25112018

65 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash PERSONAS CON LIMITACIOacuteN AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL ACTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Actas Consejos Locales de Discapacidad



21 Alcance y Contenido Registra las actas suscritas en las sesiones de los concejos locales de discapacidad y el recuento de las actividades orientadas a garantizar el derecho a la recreacioacuten descanso y diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria de los discapacitados

22 Tipos Documentales Asistencia reuniones interinstitucionales y Consejos Locales de Discapacidad

Anexos






42 Reglas o Normas Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 505 de 2012 Por medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 por medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 586 de 2015Modificado por el art 9 Decreto Distrital 548 de 2016 Por medio del cual se modifica parcialmente el Acuerdo

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Distrital 505 de 2012 para fortalecer las instancias del Sistema Distrital de Discapacidad y se dictan otras disposiciones Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 455 de 2009 Por el cual se modifica adiciona y reglamente el Decreto Distrital No 627 de 2007 por medio del cual se reformo el Sistema Distrital de Cultura y se establece el Sistema Distrital de Arte Cultura y Patrimonio


25112018


12 Tiacutetulo Programa Recreativos para Personas con Limitacioacuten



21 Alcance y Contenido Registra los programas dados a las personas en condicioacuten de discapacidad sus familias cuidadores y cuidadoras asiacute como las actividades orientadas a garantizar el uso del derecho a la recreacioacuten al descanso a la diversioacuten para fortalecer los procesos funcionales de integracioacuten familiar y comunitaria











42 Reglas o Normas USA NEW YORK NACIONES UNIDAS Convencioacuten sobre los Derechos de las Personas con Discapacidad y Protocolo Facultativo Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 1349 de 2009 ldquoPor medio de la cual se aprueba la Convencioacuten sobre los Derechos de las personas con Discapacidad adoptada por la Asamblea General de la Naciones Unidas el 13 de diciembre de 2006rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 515 de 2012 ldquoPor medio del cual se modifica el Acuerdo 137 de 2004 ldquoPor medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atencioacuten Integral de Personas en condicioacuten de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica el Acuerdo 022 de 1999rdquo Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute DC Acuerdo 245 de 2006 ldquoPor medio del cual se institucionaliza el mes de las personas en condicioacuten de discapacidad y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Poliacutetica Puacuteblica

De Discapacidad Para El Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 470 de 2007 ldquoPor el cual se adopta la Poliacutetica Puacuteblica de Discapacidad para el Distrito Capitalrdquo

43 Fecha (s) de la 11102018

189



66 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE RECREACIOacuteN Y DEPORTES ndashRECREACIOacuteN ndash EVENTOS METROPOLITANOS AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROGRAMAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Programa de Eventos Metropolitanos



21 Alcance y Contenido Registra las actividades de espectaacuteculos impactantes que por su calidad cubrimiento e importancia son de intereacutes distrital abarca las diferentes localidades de la ciudad


Ficha Teacutecnica

Programacioacuten mensual de actividades Programacioacuten mensual de servicios






42 Reglas o Normas Colombia CONGRESO DE COLOMBIA Ley 1493 de 2011 ldquoPor la cual se toman medidas para formalizar el sector del espectaacuteculo puacuteblico de las artes esceacutenicas se otorgan competencias de inspeccioacuten vigilancia y control sobre las sociedades de gestioacuten colectiva y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia PRESIDENCIA DE LA REPUacuteIBLICA Decreto 1258 de 2012 ldquoPor el cual se reglamenta la Ley 1493 de 2011rdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIA DISTRITAL DE GOBIERNO Resolucioacuten 671 de 2011 ldquoPor la cual se establecen y adoptan los protocolos y procedimientos ordenados en el Decreto Distrital 192 de 2011 y se establece el procedimiento para la autorizacioacuten de reuniones y marchasrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 192 de 2011 ldquoPor el cual se reglamenta el Acuerdo 424 de 2009 que creoacute el Sistema Uacutenico de Gestioacuten para el registro evaluacioacuten y autorizacioacuten de actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital y se dictan otras disposicionesrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute DC Decreto 350 de 2003 ldquoPor el cual se regulan las rifas juegos concursos espectaacuteculos puacuteblicos y eventos masivos en el Distrito Capitalrdquo Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 622 de 2016 Por el cual se modifica el Decreto Distrital 599 de 2013 Por el cual se establecen los requisitos para el registro la evaluacioacuten y la expedicioacuten de la autorizacioacuten poro la realizacioacuten de las actividades de aglomeracioacuten de puacuteblico en el Distrito Capital traveacutes del Sistema Uacutenico de Gestioacuten por el Registro Evaluacioacuten y Autorizacioacuten de Actividades de Aglomeracioacuten de Puacuteblico en el Distrito Capital mdashSUGA y se dictan Otras disposiciones Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y

190


DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 391 de 2016 ldquoPor la cual se dictan lineamientos para la organizacioacuten del ldquoFestival de Verano de Bogotaacute DCrdquo por el del Instituto Distrital de Recreacioacuten y Deporte y se dictan otras disposicionesrdquo


25112018

AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROPUESTAS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Propuestas Artiacutesticas



21 Alcance y Contenido Expediente que reuacutene las solicitudes propuestas y Brochure para las diferentes actividades artiacutesticas

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Oficial Recibida

Propuesta

Brochure Anexos








11102018

7 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL INFORMES 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN











42 Reglas o Normas Colombia ASAMBLEA CONSTITUYENTE Constitucioacuten Poliacutetica de la Repuacuteblica de Colombia Artiacuteculos 119 y 278 Bogotaacute 1991

191


Colombia CONGRESO DE LA REPUacuteBLICA Ley 734 (5 de febrero de 2002) Por el cual se expide el Coacutedigo Disciplinario Uacutenico Bogotaacute 2002 Colombia ARCHIVO GENERAL DE LA NACION ndash AGN Circular 003 de 2015 del AGN


25112018














25112018




Subserie






192



10 antildeos






25112018


12 Tiacutetulo Proyectos de Inversioacuten Construccioacuten Adecuacioacuten y Mejoramiento de los Parques y Escenarios



21 Alcance y Contenido Documento que registra la formulacioacuten y reformulacioacuten planteadas a los diferentes proyectos de inversioacuten y el seguimiento realizado a los mismos

22 Tipos Documentales Planeacioacuten de la Formulacioacuten y reformulacioacuten de Proyectos

Plan de Accioacuten Seguimiento a los proyectos de Inversioacuten






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC

193


Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios


11102018

71 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - INTERVENTORIacuteA




Subserie







10 antildeos



41 Nota del Archivero Elaboroacute Betty Bula Leyla Alarcoacuten -Contratistas Fuentes TRD- Normas Institucionales del IDRD Contraloriacutea General de la Repuacuteblica Resolucioacuten Orgaacutenica 5674 de 2005 Por la cual se reglamenta la metodologiacutea para el Acta de Informes de Gestioacuten y se modifica parcialmente la Resolucioacuten Orgaacutenica 5544 de 2003 Disponible httpalcaldiabogotagovcosisjurnormasNorma1jspi=170830



25112018

72 Dependencia SUBDIRECCIOacuteN TEacuteCNICA DE CONTRUCCIONES - TEacuteCNICA AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL PROYECTOS 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo Proyectos de Disentildeo y Construccioacuten de Parques y Escenarios



21 Alcance y Contenido Expediente que contiene los documentos relacionados con un proyecto de ampliacioacuten yo mejoramiento y la oferta de espacios deportivos y recreativos en la ciudad

22 Tipos Documentales Comunicacioacuten Interna Comunicacioacuten oficial recibida

194


solicitando intervencioacuten del parque

Ficha de previabilidad

Comunicacioacuten Interna sobre el uso del parque

Ficha de previabilidad actualizada

Comunicacioacuten Interna informando el resultado de la solicitud

Comunicacioacuten Interna asignando el gestor responsable de armar el paquete teacutecnico

Ficha de visita teacutecnica

Priorizacioacuten y definicioacuten de obras

Licencias o Permisos

Cuantificacioacuten de obra

Matriz de presupuesto

Comunicacioacuten Interna remitiendo el Paquete Teacutecnico

Acta de reunioacuten para exponer el alcance del proyecto

Comunicacioacuten Interna asignando el gestor del disentildeo


Definicioacuten de alcance de estudios y disentildeos

Matriz de presupuestos de consultoriacutea

Comunicacioacuten Interna remitiendo el proyecto para dar inicio al proceso de contratacioacuten

Comunicacioacuten interna asignando el responsable del proyecto



Cronograma del disentildeo

Comunicacioacuten interna asignando al profesional del Aacuterea Social

Memoria

Planos arquitectoacutenicos

Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten arquitectoacutenica

Acta de comiteacute teacutecnico

Memorias de caacutelculo

Planos de ingenieriacutea

Revisioacuten verificacioacuten y validacioacuten de cada una de las ingenieriacuteas

Permisos de construccioacuten

Control de cambios de disentildeo

Cuantificacioacuten de la obra


Ficha de viabilidad

Comunicacioacuten interna que da continuidad a la obra

Comunicacioacuten interna de adjudicacioacuten del contrato

Comunicacioacuten interna de nombramiento del gestor y supervisor del proyecto

Acta reunioacuten para aclarar los teacuterminos de referencia

Comunicacioacuten Oficial Recibida remitiendo los documentos del interventor

Cronograma de Actividades

Acta de Inicio

Ficha de Visita Teacutecnica del Parque a intervenir

Acta de comiteacute para revisar avances del Disentildeo

195


Acta de Reunioacuten con la Comunidad

Disentildeo Arquitectoacutenico

Planos Arquitectoacutenicos

Verificacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico

Validacioacuten del Disentildeo Arquitectoacutenico

Memorias de calculo


Disentildeo de Ingenieriacutea

Verificacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea

Validacioacuten del Disentildeo de Ingenieriacutea

Soportes del traacutemite para la solicitud de las licencias y permisos

Licencias y permisos




Justificacioacuten variacioacuten presupuestal estudios y disentildeos


Presupuesto

Informes mensuales de avance

Actas de recibo parcial


Planos record Actas del Recibo final de disentildeo






42 Reglas o Normas Colombia MINISTERIO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE NSR-10 Decreto 092 de 2011 Reglamento Colombiano de Construccioacuten Şismo Resistente NSR-10 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 523 de 2010 microzonificacioacuten siacutesmica para Bogotaacute DC Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 180 de 2005 y acuerdos modificatorios ndash Valorizacioacuten Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 190 de 2004 Plan de Ordenamiento Territorial Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute SECRETARIacuteA DE CULTURA RECREACIOacuteN Y DEPORTE Poliacutetica puacuteblica de Deporte recreacioacuten y actividad fiacutesica ldquoBogotaacute maacutes activardquo 2009-2019 Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto Distrital 308 de 2006 mediante el cual se adopta el Plan Maestro de Equipamientos Deportivos y Recreativos para Bogotaacute Distrito Capital Colombia ALCALDIA MAYOR DE BOGOTAacute Decreto 323 y 327 Fondo Compensatorio para parques y escenarios


26112018

196


AGRUPACIOacuteN DOCUMENTAL VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO 1 AacuteREA DE IDENTIFICACIOacuteN

12 Tiacutetulo VIABILIDAD DEL PARQUE O ESCENARIO



21 Alcance y Contenido Expediente que contiene el concepto que emite la Subdireccioacuten Teacutecnica de Construcciones del IDRD sobre el proyecto especiacutefico compuesto por los estudios teacutecnicos y disentildeos de un parque dentro del Sistema Distrital de Parques con base en el concepto de la previabilidad los lineamientos de disentildeo de parques especificaciones teacutecnicas de construccioacuten y normas sobre intervencioacuten en espacio puacuteblico

22 Tipos Documentales Ficha de viabilidad

Informacioacuten del parque o escenario

Localizacioacuten y registro fotograacutefico






42 Reglas o Normas Colombia INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE -IDRD Resolucioacuten 02 JD de 2005 Numeral 6 del Articulo 10 Colombia CONCEJO DE BOGOTAacute Acuerdo 4 de 1978


25112018

1


INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIOacuteN Y DEPORTE - IDRD

SECRETARIacuteA GENERAL ndash AacuteREA DE ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA


Vigencia 2018 ndash 2020

Fecha de Aprobacioacuten 14 de diciembre de 2018

Aproboacute Comiteacute Interno de Archivo No5 Revisoacute Secretaria General

Elaboroacute Equipo Interdisciplinario Aacuterea de Archivo y Correspondencia

Fecha de Publicacioacuten diciembre de 2018

2


TABLA DE CONTENIDO

ASPECTOS GENERALES

INTRODUCCIOacuteN

1 OBJETIVOS



3 METODOLOGIacuteA




3




4










IDRD


Y VALIDACIOacuteN



y

Publicacioacuten

5


3 METODOLOGIA













31 Talento Humano

6




34 Sistemas









7










02012018







8




02012018








02012018





9





02012018







02012018







10




02012018





Poder



Pruebas






02012018



11




Poder



Pruebas






02012018




Tutela

Poder

Tutela (respuesta)

Pruebas

Fallo




12




02012018





Poder



Pruebas






02012018





13


Ficha teacutecnica





02012018





Telegrama







03012018


14











03012018





Avaluacuteo







15




03012018








Acuerdo de pago



Paz y salvo









Aviso de remate

Acta de remate


Recibo de pago




16










03012018




Poder



Pruebas



Memoriales



Fuentes TRD

17




03012018





Poder



Pruebas



Memoriales






03012018


18






Poder



Pruebas



Memoriales






03012018




Poder



Pruebas



Memoriales



19






03012018





Poder



Pruebas



Memoriales





20




03012018




Poder



Pruebas



Memoriales











21







03012018

22









04062018







23




04012018













30082018




24






04012018








04012018





Fuentes TRD

25




05012018









05012018











26






Lista de chequeo

Ficha EBI (SEGPLAN)

























Fuente TRD

27




05102018







05012018





Casete betacam



28




05012018









05012018






29




05012018









05012018






30












Informes preliminar



Informe Final


Certificado SEVICOF





31




05012018










Informes preliminar


Informes Final







05012018

32















05012018




33










05012018





informacioacuten


Informe

34






05012018












05012018

35












05012018


36











15032018










37




05012018









05012018






38



Informe






05012018










39



05012018








Acta de inicio















Orden de pago




40






Informe final







05012018












41










05012018






Orden del Diacutea






42


282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la





Orden del Diacutea







12042018





43





12102017





Fuentes TRD



19102018



44




5159 42



19102018




45








20042018






46






20042018











31-07-2018






47


Pruebas


Acta reparto

Auto inhibitorio












Testimonio


Versioacuten libre



Auto archivo
































48



Pliego de cargos






Auto niega pruebas































49










Pruebas


Acta reparto

Prueba

Auto inhibitorio












Versioacuten libre

Testimonio









50




















Auto de nulidad










51


21

Alcance y Contenido












Aviso





52




20102018







53




23102018








23042018






54




01102018














Contrato








55




01102018














Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










56




01102018





Estudio de Canje














57








Contrato













01102018



58


















Contrato







59




01102018































60




Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas



Informes







01102018



61










Contrato








01102018





62





























Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas


Acta de inicio

Acta de inicio






63




01102018








Acta de vecindad






Acta de comiteacute









64





























65




01102018















Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










66





01102018























67























Propuesta ganadora

Contrato



Garantiacuteas


Acta de inicio

Informes






68




01102018



























Contrato



69




Acta de Inicio









01102018










70


















Contrato




Acta de Inicio







71



01102018















Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio











72




01102018


















Fotocopia del RUT

73






Copias estatutos


Contrato





Acta de inicio

Informes







01102018



74






















Copias estatutos


Contrato





Acta de inicio

Informes






75




01102018





















76



Copias estatutos


Contrato




Acta de inicio

Informe











77








23102018






78




10102018








23042018





79







23102018










80




10102018






Inventario







27042018



81














27042018






82











27042018












10052018

83






Guiacutea de recibo






10052018












10052018

84













10052018










85



10052018













10052018






86











10102018












87




10102018














88





04102018
















89









14102018











Libreta militar



Tarjeta profesional






90


provisionales






















Recursos


Prima Teacutecnica













Permisos





Fallos y Sentencias


Concepto Hacienda



91



Acta Reintegro






Compensatorios

Incapacidades

Bonificaciones



Quinquenios




















Acta de entrega





92










23102018







93











Votos
















10 102018





94












10102018














95





10102018















10102018



96














10102018










97







10102018
















10102018










98













29052018










99


Plan de emergencia




















SST)



10102018









100












10102018














101







10102018























102



10102018















04102018
















103













04102018





















104




04102018









Nomina

Resumen de Nomina


Nomina adicional


Listado de cheques









105



04102018



























43 Fecha (s) de la 04102018

106

















06102018

















11102018


107



















11102018









Orden de pago















108










11072018















11072018





109













11102018

















110




11102018








Factura de Aseo

Factura de Luz

Factura de Gas




Recibo de pago












11102018



111














11102018















11102018


112















11102018














113






11102018














114




11102018







Lista de Asistencia

Informe







115




11102018















11102018

116















11102018









117





Contrato












11102018














118





11102018









Resolucioacuten








11102018

119
















071112018








120


bienes





Resolucioacuten








07112018












121




11102018
















122




13112018














13112018







123





Resolucioacuten








13112018














124




13112018















13112018










125







11102018










Resoluciones








13112018



126














08102018















03102018




127













03102018








Extracto bancario







128




08 112018
















08 112018








129


Puacuteblicas

Balance por tercero












08102018













130





08112018















131




08112018








Balance de prueba








132




08102018
















08102018








Balance de prueba








133


















43 Fecha (s) de la 03102018

134










Balance de prueba









03102018

135













Estado Contable








03112018

















136




03112018















03102018







137










03102018














138




08102018









Plan financiero











139


(PREDIS)



















04102018






140













141




04102018



















04102018






142






















143



04102018










Informe KFW





Informe SIRECI









144




04102018



















145


presupuesto


04102018























146




04102018

















04102018








147













04102018














148




04102018














149




04102018








Anexos






150


disposicionesrdquo



04102018













151




04112018















04102018





















02112018

152















Saldos bancarios

Recibos de caja

Recibos de caja


traslados bancarios


Orden de pago


Facturas

Cuentas de cobro

Contrato (copia)

Poacuteliza

Acta de inicio

Acta parcia o final















153





04102018


















04102018










154


de Hacienda









02102018
















04102018



155















04102018










Proyecto PAC














156




04112018










Paz y Salvo














04102018





157











11102018














11112018






158












11102018














11102018






159











11102018










10 antildeos





160




11102018













43 Fecha (s) de la 11102018

161
















20 antildeos






11102018






162














163




11102018


















164



26112018










Propuesta comercial


Carta de compromiso






Informe consolidado






165



166




26112018















Paz y salvo








167




26112018









168


Apoyo Social










Acuerdo Ciudadano



















169




11252018














25112018







170











25112018














11102018






171











25112018




Subserie







10 antildeos





172




11252018














25112018










173






25112018













174




25112018





















26112018






175






Visita domiciliaria












2811102018

















176




28112018






















177




11102018















Informes y memorias








178




26112018













Convenio Contrato



















179









27112018





















180




11102018









Visita Teacutecnica

Plan Competencias




RUD











181







25112018















11102018






182











11102018














11102018

183





Subserie







10 antildeos






27112018













184








26112018

















25112018

185











Informe trimestral


Informe consolidado

Acciones de mejora









25112018






186















25112018







187












25112018







Anexos







188




25112018


















43 Fecha (s) de la 11102018

189









Ficha Teacutecnica








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25112018







Propuesta

Brochure Anexos








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25112018














25112018




Subserie






192



10 antildeos






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11102018





Subserie







10 antildeos






25112018







194

























Memoria











Ficha de viabilidad







Acta de Inicio



195







Memorias de calculo












Presupuesto












26112018

196

















25112018

2


TABLA DE CONTENIDO

ASPECTOS GENERALES

INTRODUCCIOacuteN

1 OBJETIVOS



3 METODOLOGIacuteA




3




4










IDRD


Y VALIDACIOacuteN



y

Publicacioacuten

5


3 METODOLOGIA













31 Talento Humano

6




34 Sistemas









7










02012018







8




02012018








02012018





9





02012018







02012018







10




02012018





Poder



Pruebas






02012018



11




Poder



Pruebas






02012018




Tutela

Poder

Tutela (respuesta)

Pruebas

Fallo




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02012018





Poder



Pruebas






02012018





13


Ficha teacutecnica





02012018





Telegrama







03012018


14











03012018





Avaluacuteo







15




03012018








Acuerdo de pago



Paz y salvo









Aviso de remate

Acta de remate


Recibo de pago




16










03012018




Poder



Pruebas



Memoriales



Fuentes TRD

17




03012018





Poder



Pruebas



Memoriales






03012018


18






Poder



Pruebas



Memoriales






03012018




Poder



Pruebas



Memoriales



19






03012018





Poder



Pruebas



Memoriales





20




03012018




Poder



Pruebas



Memoriales











21







03012018

22









04062018







23




04012018













30082018




24






04012018








04012018





Fuentes TRD

25




05012018









05012018











26






Lista de chequeo

Ficha EBI (SEGPLAN)

























Fuente TRD

27




05102018







05012018





Casete betacam



28




05012018









05012018






29




05012018









05012018






30












Informes preliminar



Informe Final


Certificado SEVICOF





31




05012018










Informes preliminar


Informes Final







05012018

32















05012018




33










05012018





informacioacuten


Informe

34






05012018












05012018

35












05012018


36











15032018










37




05012018









05012018






38



Informe






05012018










39



05012018








Acta de inicio















Orden de pago




40






Informe final







05012018












41










05012018






Orden del Diacutea






42


282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la





Orden del Diacutea







12042018





43





12102017





Fuentes TRD



19102018



44




5159 42



19102018




45








20042018






46






20042018











31-07-2018






47


Pruebas


Acta reparto

Auto inhibitorio












Testimonio


Versioacuten libre



Auto archivo
































48



Pliego de cargos






Auto niega pruebas































49










Pruebas


Acta reparto

Prueba

Auto inhibitorio












Versioacuten libre

Testimonio









50




















Auto de nulidad










51


21

Alcance y Contenido












Aviso





52




20102018







53




23102018








23042018






54




01102018














Contrato








55




01102018














Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










56




01102018





Estudio de Canje














57








Contrato













01102018



58


















Contrato







59




01102018































60




Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas



Informes







01102018



61










Contrato








01102018





62





























Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas


Acta de inicio

Acta de inicio






63




01102018








Acta de vecindad






Acta de comiteacute









64





























65




01102018















Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










66





01102018























67























Propuesta ganadora

Contrato



Garantiacuteas


Acta de inicio

Informes






68




01102018



























Contrato



69




Acta de Inicio









01102018










70


















Contrato




Acta de Inicio







71



01102018















Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio











72




01102018


















Fotocopia del RUT

73






Copias estatutos


Contrato





Acta de inicio

Informes







01102018



74






















Copias estatutos


Contrato





Acta de inicio

Informes






75




01102018





















76



Copias estatutos


Contrato




Acta de inicio

Informe











77








23102018






78




10102018








23042018





79







23102018










80




10102018






Inventario







27042018



81














27042018






82











27042018












10052018

83






Guiacutea de recibo






10052018












10052018

84













10052018










85



10052018













10052018






86











10102018












87




10102018














88





04102018
















89









14102018











Libreta militar



Tarjeta profesional






90


provisionales






















Recursos


Prima Teacutecnica













Permisos





Fallos y Sentencias


Concepto Hacienda



91



Acta Reintegro






Compensatorios

Incapacidades

Bonificaciones



Quinquenios




















Acta de entrega





92










23102018







93











Votos
















10 102018





94












10102018














95





10102018















10102018



96














10102018










97







10102018
















10102018










98













29052018










99


Plan de emergencia




















SST)



10102018









100












10102018














101







10102018























102



10102018















04102018
















103













04102018





















104




04102018









Nomina

Resumen de Nomina


Nomina adicional


Listado de cheques









105



04102018



























43 Fecha (s) de la 04102018

106

















06102018

















11102018


107



















11102018









Orden de pago















108










11072018















11072018





109













11102018

















110




11102018








Factura de Aseo

Factura de Luz

Factura de Gas




Recibo de pago












11102018



111














11102018















11102018


112















11102018














113






11102018














114




11102018







Lista de Asistencia

Informe







115




11102018















11102018

116















11102018









117





Contrato












11102018














118





11102018









Resolucioacuten








11102018

119
















071112018








120


bienes





Resolucioacuten








07112018












121




11102018
















122




13112018














13112018







123





Resolucioacuten








13112018














124




13112018















13112018










125







11102018










Resoluciones








13112018



126














08102018















03102018




127













03102018








Extracto bancario







128




08 112018
















08 112018








129


Puacuteblicas

Balance por tercero












08102018













130





08112018















131




08112018








Balance de prueba








132




08102018
















08102018








Balance de prueba








133


















43 Fecha (s) de la 03102018

134










Balance de prueba









03102018

135













Estado Contable








03112018

















136




03112018















03102018







137










03102018














138




08102018









Plan financiero











139


(PREDIS)



















04102018






140













141




04102018



















04102018






142






















143



04102018










Informe KFW





Informe SIRECI









144




04102018



















145


presupuesto


04102018























146




04102018

















04102018








147













04102018














148




04102018














149




04102018








Anexos






150


disposicionesrdquo



04102018













151




04112018















04102018





















02112018

152















Saldos bancarios

Recibos de caja

Recibos de caja


traslados bancarios


Orden de pago


Facturas

Cuentas de cobro

Contrato (copia)

Poacuteliza

Acta de inicio

Acta parcia o final















153





04102018


















04102018










154


de Hacienda









02102018
















04102018



155















04102018










Proyecto PAC














156




04112018










Paz y Salvo














04102018





157











11102018














11112018






158












11102018














11102018






159











11102018










10 antildeos





160




11102018













43 Fecha (s) de la 11102018

161
















20 antildeos






11102018






162














163




11102018


















164



26112018










Propuesta comercial


Carta de compromiso






Informe consolidado






165



166




26112018















Paz y salvo








167




26112018









168


Apoyo Social










Acuerdo Ciudadano



















169




11252018














25112018







170











25112018














11102018






171











25112018




Subserie







10 antildeos





172




11252018














25112018










173






25112018













174




25112018





















26112018






175






Visita domiciliaria












2811102018

















176




28112018






















177




11102018















Informes y memorias








178




26112018













Convenio Contrato



















179









27112018





















180




11102018









Visita Teacutecnica

Plan Competencias




RUD











181







25112018















11102018






182











11102018














11102018

183





Subserie







10 antildeos






27112018













184








26112018

















25112018

185











Informe trimestral


Informe consolidado

Acciones de mejora









25112018






186















25112018







187












25112018







Anexos







188




25112018


















43 Fecha (s) de la 11102018

189









Ficha Teacutecnica








190




25112018







Propuesta

Brochure Anexos








11102018













191




25112018














25112018




Subserie






192



10 antildeos






25112018














193




11102018





Subserie







10 antildeos






25112018







194

























Memoria











Ficha de viabilidad







Acta de Inicio



195







Memorias de calculo












Presupuesto












26112018

196

















25112018

3




4










IDRD


Y VALIDACIOacuteN



y

Publicacioacuten

5


3 METODOLOGIA













31 Talento Humano

6




34 Sistemas









7










02012018







8




02012018








02012018





9





02012018







02012018







10




02012018





Poder



Pruebas






02012018



11




Poder



Pruebas






02012018




Tutela

Poder

Tutela (respuesta)

Pruebas

Fallo




12




02012018





Poder



Pruebas






02012018





13


Ficha teacutecnica





02012018





Telegrama







03012018


14











03012018





Avaluacuteo







15




03012018








Acuerdo de pago



Paz y salvo









Aviso de remate

Acta de remate


Recibo de pago




16










03012018




Poder



Pruebas



Memoriales



Fuentes TRD

17




03012018





Poder



Pruebas



Memoriales






03012018


18






Poder



Pruebas



Memoriales






03012018




Poder



Pruebas



Memoriales



19






03012018





Poder



Pruebas



Memoriales





20




03012018




Poder



Pruebas



Memoriales











21







03012018

22









04062018







23




04012018













30082018




24






04012018








04012018





Fuentes TRD

25




05012018









05012018











26






Lista de chequeo

Ficha EBI (SEGPLAN)

























Fuente TRD

27




05102018







05012018





Casete betacam



28




05012018









05012018






29




05012018









05012018






30












Informes preliminar



Informe Final


Certificado SEVICOF





31




05012018










Informes preliminar


Informes Final







05012018

32















05012018




33










05012018





informacioacuten


Informe

34






05012018












05012018

35












05012018


36











15032018










37




05012018









05012018






38



Informe






05012018










39



05012018








Acta de inicio















Orden de pago




40






Informe final







05012018












41










05012018






Orden del Diacutea






42


282114 282115 y 282116 43 Fecha (s) de la





Orden del Diacutea







12042018





43





12102017





Fuentes TRD



19102018



44




5159 42



19102018




45








20042018






46






20042018











31-07-2018






47


Pruebas


Acta reparto

Auto inhibitorio












Testimonio


Versioacuten libre



Auto archivo
































48



Pliego de cargos






Auto niega pruebas































49










Pruebas


Acta reparto

Prueba

Auto inhibitorio












Versioacuten libre

Testimonio









50




















Auto de nulidad










51


21

Alcance y Contenido












Aviso





52




20102018







53




23102018








23042018






54




01102018














Contrato








55




01102018














Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










56




01102018





Estudio de Canje














57








Contrato













01102018



58


















Contrato







59




01102018































60




Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas



Informes







01102018



61










Contrato








01102018





62





























Acta de acuerdos


Propuesta Ganadora

Contrato


Garantiacuteas


Acta de inicio

Acta de inicio






63




01102018








Acta de vecindad






Acta de comiteacute









64





























65




01102018















Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio










66





01102018























67























Propuesta ganadora

Contrato



Garantiacuteas


Acta de inicio

Informes






68




01102018



























Contrato



69




Acta de Inicio









01102018










70


















Contrato




Acta de Inicio







71



01102018















Subsanes


Propuesta ganadora





Acta de inicio











72




01102018


















Fotocopia del RUT

73






Copias estatutos


Contrato





Acta de inicio

Informes







01102018



74






















Copias estatutos


Contrato





Acta de inicio

Informes






75




01102018





















76



Copias estatutos


Contrato




Acta de inicio

Informe











77








23102018






78




10102018








23042018





79







23102018










80




10102018






Inventario







27042018



81














27042018






82











27042018












10052018

83






Guiacutea de recibo






10052018












10052018

84













10052018










85



10052018













10052018






86











10102018












87




10102018














88





04102018
















89









14102018











Libreta militar



Tarjeta profesional






90


provisionales






















Recursos


Prima Teacutecnica













Permisos





Fallos y Sentencias


Concepto Hacienda



91



Acta Reintegro






Compensatorios

Incapacidades

Bonificaciones



Quinquenios




















Acta de entrega





92










23102018







93











Votos
















10 102018





94












10102018














95





10102018















10102018



96














10102018










97







10102018
















10102018










98













29052018










99


Plan de emergencia




















SST)



10102018









100












10102018














101







10102018























102



10102018















04102018
















103













04102018





















104




04102018









Nomina

Resumen de Nomina


Nomina adicional


Listado de cheques









105



04102018



























43 Fecha (s) de la 04102018

106

















06102018

















11102018


107



















11102018









Orden de pago















108










11072018















11072018





109













11102018

















110




11102018








Factura de Aseo

Factura de Luz

Factura de Gas




Recibo de pago












11102018



111














11102018















11102018


112















11102018














113






11102018














114




11102018







Lista de Asistencia

Informe







115




11102018















11102018

116















11102018









117





Contrato












11102018














118





11102018









Resolucioacuten








11102018

119
















071112018








120


bienes





Resolucioacuten








07112018












121




11102018
















122




13112018














13112018







123





Resolucioacuten








13112018














124




13112018















13112018










125







11102018










Resoluciones








13112018



126














08102018















03102018




127













03102018








Extracto bancario







128




08 112018
















08 112018








129


Puacuteblicas

Balance por tercero












08102018













130





08112018















131




08112018








Balance de prueba








132




08102018
















08102018








Balance de prueba








133


















43 Fecha (s) de la 03102018

134










Balance de prueba









03102018

135













Estado Contable








03112018

















136




03112018















03102018







137










03102018














138




08102018









Plan financiero











139


(PREDIS)



















04102018






140













141




04102018



















04102018






142






















143



04102018










Informe KFW





Informe SIRECI









144




04102018



















145


presupuesto


04102018























146




04102018

















04102018








147













04102018














148




04102018














149




04102018








Anexos






150


disposicionesrdquo



04102018













151




04112018















04102018





















02112018

152















Saldos bancarios

Recibos de caja

Recibos de caja


traslados bancarios


Orden de pago


Facturas

Cuentas de cobro

Contrato (copia)

Poacuteliza

Acta de inicio

Acta parcia o final















153





04102018


















04102018










154


de Hacienda









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155















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Proyecto PAC














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Paz y Salvo














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10 antildeos





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43 Fecha (s) de la 11102018

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20 antildeos






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Propuesta comercial


Carta de compromiso






Informe consolidado






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Paz y salvo








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Apoyo Social










Acuerdo Ciudadano



















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Subserie







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Visita domiciliaria












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Informes y memorias








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Convenio Contrato



















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Visita Teacutecnica

Plan Competencias




RUD











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Subserie







10 antildeos






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Informe trimestral


Informe consolidado

Acciones de mejora









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Anexos







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43 Fecha (s) de la 11102018

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Ficha Teacutecnica








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Propuesta

Brochure Anexos








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Subserie






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Subserie







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Memoria











Ficha de viabilidad







Acta de Inicio



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Memorias de calculo












Presupuesto












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