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SAP Disclosure ManagementVersión del documento: 10.0 SP08 - 2014-03-20

Ayuda de usuario

Tabla de contenido1 Ayuda general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.1 Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51.2 Introducción a Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .51.3 Conceptos básicos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

1.3.1 Autorizaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61.3.2 Flujos de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91.3.3 Informes y períodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171.3.4 Cachés de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1.4 Información general de la interfaz de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.4.1 Área funcional: Informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 241.4.2 Área funcional: Supervisión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271.4.3 Área funcional: Configuración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.5 Información general sobre las funciones adicionales de las aplicaciones de Microsoft Office. . . . . . . . . .281.5.1 Barra de herramientas de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .28

1.6 Manual de instalación de cliente. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291.7 Parámetros de idioma del explorador. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1.7.1 Cambiar el idioma de visualización en Internet Explorer 8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301.8 Configuración de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

1.8.1 Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . 311.8.2 Establecimiento del idioma del menú de complementos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311.8.3 Almacenamiento de acciones de cliente en un archivo de registro. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 311.8.4 Configurar los parámetros de conexión de orígenes de datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .321.8.5 Definición de la ruta a la plantilla de tablas de Word local. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

2 Ayuda de editores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332.1 Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 332.2 Documentos de capítulo en el portal de Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

2.2.1 Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342.2.2 Abrir un capítulo vinculado a datos para su edición desde la ficha General. . . . . . . . . . . . . . . 342.2.3 Editar documentos de capítulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342.2.4 Actividades de informe y de capítulo en documentos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 392.2.5 Mostrar informes y capítulos y sus detalles. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

2.3 Cliente por lotes Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 442.4 Editar capítulos de divulgación de contenido en aplicaciones de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . .45

2.4.1 Proteger y desproteger informes y capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 462.4.2 Desproteger capítulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel. . . . . . . . . . . . . 472.4.3 Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office. . . . . . . . . . . . . . . . . 482.4.4 Edición de documentos en aplicaciones de Microsoft. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492.4.5 Gestión de cachés de datos en Microsoft Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .89

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2.4.6 Gestión de documentos de texto en Microsoft Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1022.4.7 Gestión de presentaciones en Microsoft Office PowerPoint. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

3 Ayuda de gestores. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1273.1 Información general. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1273.2 Informes y períodos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

3.2.1 Administración de períodos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1283.2.2 Administración de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1303.2.3 Papelera de reciclaje. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

3.3 Administración del estado del flujo de trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1403.3.1 Iniciación de un flujo de trabajo de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1423.3.2 Iniciación de un flujo de trabajo de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1423.3.3 Inicio de todos los flujos de trabajo de informes inicializados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1433.3.4 Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1433.3.5 Reinicialización de los flujos de trabajo de un informe y sus capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . 1443.3.6 Reinicialización de un flujo de trabajo de capítulos concretos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144

3.4 Administración de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1443.4.1 Creación de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1453.4.2 Edición de capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1513.4.3 Cambio de la estructura del informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154

3.5 Gestión del acceso a los informes y a los capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1543.5.1 Acceso al diseño en el nivel de informe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1563.5.2 Acceso al diseño en el nivel de capítulo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .157

3.6 Gestión de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1623.6.1 Generación de informes consolidados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1623.6.2 Modificación del contenido cualitativo en los informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1653.6.3 Actualización del contenido cuantitativo en informes y capítulos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1703.6.4 Actividades de informe y de capítulo en documentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1723.6.5 Bloqueo de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1753.6.6 Reescritura de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

3.7 Supervisión de informes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1783.7.1 Información general del supervisor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

3.8 Publicar datos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1883.8.1 Cómo asignar el permiso de publicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1893.8.2 Cómo crear un paquete de publicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

4 Ayuda de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1914.1 Introducción. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1914.2 Cabina del creador de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1914.3 Plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

4.3.1 Crear plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .1924.3.2 Editar plantillas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192

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4.3.3 Implementación de plantillas para un conjunto de entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1934.3.4 Modificación de la conexión de datos de las entradas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1944.3.5 Comparación de información de asignación de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195

4.4 Entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1964.4.1 Importación de una lista de entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1964.4.2 Agregar, eliminar y modificar entidades. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197

4.5 Instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1974.5.1 Actualización de datos a partir de sistemas de origen conectados. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1974.5.2 Restricciones de los capítulos vinculados con datos en XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1984.5.3 Generación de instancias XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1984.5.4 Validación de instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1994.5.5 Envío de instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199

4.6 Configuración. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1994.6.1 Crear y modificar tipos de informe para plantillas XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1994.6.2 Ofrecimiento de las taxonomías necesarias para la validación de las instancias de XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2004.6.3 Tipo de informe de taxonomía XBRL. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

4.7 Informes de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2014.7.1 Gestión de la configuración de los complementos de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2024.7.2 Configuración de informes XBRL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2034.7.3 Cómo crear vínculos de datos a plantillas de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2044.7.4 Crear vínculos MassData en plantillas de Excel E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2064.7.5 Presentación preliminar de E-Bilanz. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207

4.8 Solución de problemas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208

5 Ayuda del proceso COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2095.1 El proceso de generación de informes COREP/FINREP en SAP Disclosure Management (SAP DM). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2095.2 Cómo instalar los complementos COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2105.3 Cómo configurar la generación de informes COREP/FINREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2105.4 Cómo validar los informes COREP. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2115.5 Validación COREP/FINREP en SAP Disclosure Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212


Tabla de contenido

1 Ayuda general

1.1 Introducción

La ayuda general de la aplicación se ha diseñado para ayudar a los usuarios a comprender los conceptos y la finalidad de SAP Disclosure Management.

Esta sección presenta a los usuarios algunas funciones típicas de SAP Disclosure Management tanto en el portal como en Microsoft Office Word.

Más información

Para obtener más información sobre el creador de informes y el diseñador de taxonomías, consulte la ayuda para el creador de informes y la ayuda para el diseñador de taxonomías en SAP Help Portal en http://help.sap.com/bodm100.

1.2 Introducción a Disclosure Management

Las soluciones de gestión de divulgación que ofrece SAP permiten que los clientes vayan más allá para garantizar un proceso de cierre financiero sin riesgos, riguroso y puntual. Y lo logra gestionando la producción, el archivado y la publicación de los estados y registros financieros.

Ventajas:

● Acelerar el cierre financiero a la vez que se reduce el coste del cumplimiento legal● Aunar los complejos procesos financieros en un solo entorno● Proporcionar a los profesionales de las finanzas una forma de gestionar la producción de estados financieros

muy visual y fácil de usar● Permitir la colaboración y el flujo de trabajo entre varias personas y equipos● Cumplir las nuevas exigencias de publicación XBRL y el cumplimiento legal de IFRS● Ofrecer varias opciones de salida para el archivado y la publicación de estados financieros● Perfeccionar todo esto con otras soluciones SAP

1.3 Conceptos básicos

SAP Disclosure Management se basa en cuatro conceptos fundamentales:

● Autorización: afecta a los permisos que tienen los usuarios para tareas del sistema específicas.● Flujo de trabajo: afecta a los pasos y a las fases del ciclo de vida de un documento y a la secuencia de las

tareas que deben realizarse en esos pasos.

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● Informe y período: afecta a la configuración de los datos maestros de un documento.● Caché de datos: afecta a la disponibilidad de los datos.

1.3.1 Autorizaciones

Las autorizaciones en SAP Disclosure Management siguen el principio "lo que no se permite está prohibido". Incluye los elementos siguientes:

● Permisos● Usuarios● Roles● Unidades

Las funciones y los permisos se usan en flujos de trabajo para restringir la ejecución de actividades y, en caso necesario, escalonar las acciones para funciones específicas u objetos de autorización. Los permisos de un nivel de informe concreto los heredan los niveles inferiores a no ser que los permisos de estos niveles se establezcan explícitamente de otra forma. Esto ayuda a mantener los permisos locales. Además,puede asignar unidades a los usuarios seleccionando una o varias entidades, o bien el grupo. Una unidad les otorga acceso a informes de grupo, informes de cualquier entidad o informes asignados a determinadas entidades. Los usuarios pueden administrar y asignar unidades a las que están asignados ellos mismos. La combinación de una unidad y un rol define los derechos de acceso de un usuario.

1.3.1.1 Permisos

Un permiso es un objeto de autorización que hace que sea posible ejecutar una transacción específica en el servidor (como puede ser la gestión de informes o la gestión de períodos) o en el documento que hay en el cliente (como la edición del capítulo o informe). Los objetos no están relacionados, es decir, no hay un orden jerárquico. Esto permite una mayor transparencia.

Los objetos de autorización se asignan a los roles. No se pueden asignar los permisos directamente a los usuarios, ni tampoco se les puede denegar explícitamente el permiso.

Los objetos de autorización se estructuran por grupo para facilitar la visualización de la información general. El grupo en sí no es un objeto de autorización. Los grupos que se incluyen en el despliegue estándar de SAP Disclosure Management y los objetos por grupo se enumeran más abajo.

Administración

Sistema: para administrar y personalizar la configuración de SAP Disclosure Management hasta cierto punto


Ayuda general

Período

Gestionar: para administrar los datos maestros de un período

Informe

Gestionar: para administrar los datos maestros de un informe y crear el árbol de informes

Ver: para mostrar el documento consolidado en la aplicación de Microsoft Office del cliente

Deshacer: para volver al punto anterior al check-out del informe

Editar: para modificar el documento consolidado en la aplicación de Microsoft Office del cliente

Capítulo

Editar: para modificar el documento de capítulo en la aplicación de Microsoft Office del cliente

Ver: para mostrar el documento de capítulo en la aplicación de Microsoft Office del cliente

Deshacer: para volver al punto anterior al check-out del capítulo

1.3.1.2 Usuarios

Un usuario es una persona que tiene autorización para iniciar sesión en el sistema y ejecutar las tareas del rol y la unidad asignadas al ID de usuario correspondiente. SAP Disclosure Management hace que sea posible asignar unidades a un usuario y asignar roles en el nivel global o local.

Los roles globales los suele asignar el administrador del sistema y tienen validez para todo el sistema. Los roles locales los asigna el gestor de informes en el nivel de informe o capítulo, y solo tienen validez para el informe determinado. Los roles globales no pueden quedar invalidados por los locales, y la asignación de roles locales no es obligatoria.

1.3.1.3 Unidades

Las unidades se usan para asignar usuarios a una o varias entidades, o bien a un grupo. Un usuario solo se puede asignar a una unidad específica. Si los usuarios se asignan a una unidad, pueden ver informes asignados a esta unidad. Sin embargo, los permisos para trabajar en los informes se asignan como parte de la definición del rol.

Están definidas las siguientes unidades:


● Grupo: Un grupo no se asigna a una unidad. Si un usuario no está asignado a una entidad, el sistema asigna automáticamente el usuario al grupo. El usuario tiene acceso a todos los informes creados dentro de esta unidad.

● Cualquier entidad: Si selecciona eta opción, el usuario tiene acceso a todos los informes creados en cualquier unidad definida.

● Entidad asignada(única o múltiples): Los usuarios tienen acceso a los informes creados en la unidad a la que están asignados.l

Tabla 1: Matriz entidadTipo de usuario Asignado a to

das las entidades

Asignado a entidades específicas

Consulta informes asignados a entidades específicas

No puede consultar informes asignados a entidades

Entidades autorizadas a usuarios

Usuario global No No No Sí No puede autorizar entidades

No Sí Sí Sí Puede autorizar entidades específicas

Sí - Sí Sí Puede autorizar cualquier entidad

Usuario restringido a entidades

No No No No No puede autorizar entidades

No Sí Sí No Puede autorizar entidades específicas

Sí - Sí No Puede autorizar cualquier entidad

1.3.1.4 Roles

Un rol es una colección de objetos de autorización y de permisos relacionados. En SAP Disclosure Management hay cuatro roles estándar:

● Administrador estándar● Gestor estándar● Gestor avanzado estándar● Editor estándar● Solo lectura estándar

Los clientes pueden crear los roles según su criterio, combinando los objetos de autorización basados en requisitos concretos.


Ayuda general

1.3.2 Flujos de trabajo Los flujos de trabajo de SAP Disclosure Management describen el ciclo de vida estándar de un informe, es decir, las fases por las que pasa el informe, desde la creación de la estructura del informe hasta la edición de los capítulos y terminando en la finalización del contenido del informe consolidado. Un flujo de trabajo es una característica obligatoria de un informe y sus capítulos.

El flujo de trabajo contiene pasos a los que se les asignan estados de paso. Estos estados de paso describen el ciclo de vida estándar de un documento, desde su creación hasta la edición y la finalización del documento.

1.3.2.1 Principio de herencia Puede configurar en un informe tantos flujos de trabajo como necesiten los asuntos incluidos en el informe. El flujo de trabajo estándar específico del informe se configura en el nivel de informe de forma predeterminada. SAP Disclosure Management aplica el flujo de trabajo de principio de 4 ojos, de modo que todos los capítulos asignados hereden inicialmente el flujo de trabajo. Si su generación de informes requiere más flujos de trabajo, puede finalizar la herencia y configurar flujos de trabajo específicos en el nivel del capítulo.

RecuerdeComo norma, un capítulo con su propio flujo de trabajo pasa automáticamente este flujo de trabajo a sus subcapítulos.

Los usuarios con los derechos adecuados pueden revertir a la herencia predeterminada de modo que el capítulo herede de nuevo el flujo de trabajo del nivel superior.


1.3.2.2 Estados del flujo de trabajo en Disclosure Management

Cada flujo de trabajo de SAP Disclosure Management tiene cinco estados definidos que describen el ciclo de vida estándar de un informe. Esta configuración de los estados no se puede cambiar, ya que es un componente fundamental de SAP Disclosure Management.

Se establece una prioridad para cada estado del paso del flujo de trabajo. Cuando un paso del flujo de trabajo incluye la finalización de varios capítulos, el estado general del paso del flujo de trabajo depende del estado de los capítulos vinculados. Por lo tanto, el estado del capítulo con la prioridad más alta define el estado de todo el paso del flujo de trabajo. En la práctica, es razonable asignar la prioridad más alta, 1 , al estado más bajo, abierto.

Puede activar manualmente los cambios de estado en el nivel de flujo de trabajo, o bien el estado lo cambian las actividades que se ejecutan en el nivel de capítulo o informe.

De forma predeterminada, SAP Disclosure Management asigna un flujo de trabajo con principio de 4 ojos preconfigurado a un informe.

1.3.2.2.1 Estado de inicio de un flujo de trabajo

Este estado se define de una de las formas siguientes:

● inmediatamente después de que se cree una estructura de informes● después de la reinicialización de un flujo de trabajo● después de que se deshaga la ruptura de una herencia

Es un estado que posibilita la creación de capítulos y un cambio del flujo de trabajo y de las condiciones del flujo de trabajo en el nivel de informe y capítulo.

1.3.2.2.2 Estado En curso de un flujo de trabajo

Este estado se define después de que se inicie un flujo de trabajo manualmente. En esta etapa aún puede detener el flujo de trabajo y reinicializar el estado a Inicializando.

Es el estado que hace visible la estructura de informes a otras personas que estén implicadas (como los editores y los lectores) y, por lo tanto, permite revisar la estructura y los flujos de trabajo asignados antes de iniciar la edición de los documentos. Es el único estado que se puede detener.

1.3.2.2.3 Estado Detenido de un flujo de trabajo

Este estado se define después de que se detenga un flujo de trabajo manualmente. Por ejemplo, el usuario detiene el flujo de trabajo en ejecución si la revisión de la estructura de informes obliga a cambiar el flujo de trabajo de un capítulo o de todo el informe.


Ayuda general

Es un estado que posibilita la creación de capítulos y un cambio del flujo de trabajo y de las condiciones del flujo de trabajo en el nivel de informe y capítulo.

1.3.2.2.4 Capítulos en estado En curso de un flujo de trabajo

Este estado se establece después de que un editor haya ejecutado la primera actividad en el nivel de capítulo. Es el único estado que refleja al nivel de flujo de trabajo que se ha iniciado la edición de documentos de capítulo.

En el flujo de trabajo con principio de 4 ojos predeterminado, este estado del flujo de trabajo se establece después de que el editor haya ejecutado la actividad de inicio del trabajo por primera vez en el nivel de capítulo.

1.3.2.2.5 Informe en estado En curso de un flujo de trabajo

Este estado se define después de que un editor ejecute la actividad inicial en el nivel de informe para el documento consolidado. Es el único estado del nivel de flujo de trabajo que refleja que se ha iniciado la edición del documento de informe consolidado. La edición de los documentos de capítulo está bloqueada.

En el flujo de trabajo con principio de 4 ojos predeterminado, este estado se define después de que se aprueben todos los documentos y de que el gestor o el editor de report ejecuten la actividad de inicio del trabajo en el nivel de informe.

1.3.2.3 Estado del paso del flujo de trabajo en el ciclo de vida de los documentos

Para cada flujo de trabajo, hay cinco estados del paso que reflejan el ciclo de vida estándar de un documento en SAP Disclosure Management, con o sin aprobación. La configuración de los estados no se puede modificar, ya que es un componente fundamental de SAP Disclosure Management. Durante la creación del flujo de trabajo, puede asignar los estados a los pasos.

Se establece una prioridad para cada estado del paso del flujo de trabajo. Cuando un paso del flujo de trabajo incluye la finalización de varios capítulos, el estado general del paso del flujo de trabajo depende del estado de los capítulos correspondientes. El estado del capítulo con la prioridad más alta define el estado del paso del flujo de trabajo.

El cambio de estado se activa con las actividades que se ejecutan en el nivel de capítulo o de documento consolidado.

1.3.2.3.1 Estado del paso Abierto

Este estado se asigna a los pasos iniciales antes de que se inicie la edición del documento.

Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el primer paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con lo siguiente:


● la creación de los datos maestros de informe y su estructura de capítulos relacionada● el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edición de un documento aprobado● el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edición de un documento rechazado● el Reabrir predeterminado de la actividad para reiniciar el proceso de edición de un documento en curso● la regeneración del informe consolidado● la acción Reinicializar que se ejecute para un flujo de trabajo de capítulo o informe

1.3.2.3.2 Estado del paso En curso

Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo durante la edición de los documentos. Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el segundo paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Iniciar predeterminado de actividad para indicar que va a empezar la edición de un documento.

1.3.2.3.3 Estado del paso Finalizado

Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo después de que se finalice la edición de un documento. En los flujos de trabajo con aprobación, es el estado que se muestra mientras se revisa el documento para su aprobación. Este estado no permite editar el documento, salvo para el revisor a través de condiciones del paso.

Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo muestra el tercer paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Finalizado predeterminado de actividad para indicar que se ha terminado la edición de un documento o la corrección de un documento rechazado.

1.3.2.3.4 Estado del paso Aprobado

Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo después de que el gestor o el revisor haya revisado y aprobado un documento.

Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo puede mostrar el cuarto paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Aprobado predeterminado de actividad.

1.3.2.3.5 Estado del paso Rechazado

Este estado se asigna a los pasos del flujo de trabajo después de que el gestor o el revisor haya revisado y rechazado un documento.

Con el despliegue estándar de SAP Disclosure Management, este estado lo puede mostrar el cuarto paso de flujo de trabajo del flujo de trabajo con principio de 4 ojos. El paso y el estado se activan con el Rechazado predeterminado de actividad.


Ayuda general

1.3.2.4 Diseño del flujo de trabajo con pasos, actividades y condiciones

Al diseñar flujos de trabajo, debe tener en cuenta los requisitos estándar que debe cumplir cada flujo de trabajo que se cree en SAP Disclosure Management. Las normas están relacionadas con los pasos, que son el elemento estructural estándar de los flujos de trabajo.

Aspectos fundamentales

Los pasos se crean de uno en uno tal y como sea necesario para el flujo de trabajo. El número de pasos no está limitado.

Los pasos se tienen que asignar a uno de los cinco estados de pasos del flujo de trabajo. Si es necesario, los estados pueden mostrar varios pasos.

Se tiene que definir un paso de inicio y uno de finalización para cada flujo de trabajo.

Transición entre pasos

La transición entre dos pasos queda determinada por las actividades adecuadas. Un paso puede tener uno o más pasos posteriores y, por lo tanto, más transiciones. La transición de los pasos puede avanzar o retroceder en el ciclo de vida del documento o informe. La transición de los pasos puede, de forma opcional, llevar a un cambio de estado.

Las actividades se crean de una en una tal y como sea necesario para el flujo de trabajo.

Las condiciones se tienen que definir para determinar los roles o permisos que los usuarios pueden tener para ejecutar la actividad. Dichos roles o permisos los puede asignar globalmente el administrador del sistema para todos los informes; o lo puede asignar el gestor para informes y capítulos específicos.

Se pueden definir unas condiciones de flujo de trabajo adicionales para las actividades del nivel de capítulo. Por ejemplo, solo se puede restringir el derecho a ejecutar una actividad a unos usuarios específicos en el nivel de capítulo.

Ejecución de la transición en el nivel de paso

El estado del paso determina las transacciones que se pueden ejecutar en el documento en esta etapa. El cliente no puede hacerse cargo de la configuración de esta relación.

Puede definir condiciones adicionales para la ejecución de estas transacciones. Si no se define ninguna adicional, el sistema aplica las condiciones de actividad para la ejecución de las transacciones. El permiso o rol para ejecutar una transacción debe incluir el derecho de gestión de documentos adecuado. Por ejemplo, las condiciones adicionales para la transacción de "edición del capítulo" deben incluir el derecho a editar un capítulo; y si introduce "vista de capítulo" como una condición para editar el capítulo, se encontrará con errores de autorización.


Ejemplo de diseño: actividades en condiciones de flujos de trabajo con principio de 4 ojos

En el flujo de trabajo predeterminado se muestra un paso para cada uno de los cinco estados predeterminados. Por lo tanto, cada actividad también llevará a un cambio de estado. La actividad final es la actividad con estado Aprobado. En el paso Finalizado se muestra una condición de paso para permitir que el revisor (el gestor estándar) introduzca comentarios en el documento revisado en caso de que se rechace. El gestor estándar incluye el permiso de "edición de capítulo".


Ayuda general

Principio de 4 ojos


Fases y pasos de la creación de informes con el flujo de trabajo de 4 ojos


Ayuda general

1.3.3 Informes y períodos

Los elementos básicos de SAP Disclosure Management son períodos e informes. Un período es un grupo de informes que puede contener un número ilimitado de informes. Un informe consolidado es un archivo generado que contiene al menos un capítulo. La configuración que se define para los períodos e informes determina el comportamiento y la gestión de estos elementos al editar los informes.

En el diagrama siguiente se muestra la información general de la relación entre períodos, informes, capítulos y tipos específicos, que el administrador de SAP Disclosure Management se encarga de configurar.

Tipos de configuración

Tipo de informe: determina los tipos de contenido que hay disponibles durante la creación de capítulos y el formato de salida nativo del informe. El administrador de SAP Disclosure Management se encarga del mantenimiento del tipo de informe.

Tipo de contenido: determina los tipos de documento que se pueden usar para crear el contenido de un capítulo. El tipo de contenido forma parte de los datos maestros del capítulo y se selecciona durante la creación de capítulos.

Tipo de capítulo: determina la relación entre un capítulo y su contenido. La relación pueden ser una de las siguientes:

● El capítulo es el propietario original del contenido.


● El capítulo no tiene contenido y solo funciona como elemento estructural.● El capítulo solo representa un hipervínculo a otro capítulo, que es el propietario del contenido.

El tipo de capítulo forma parte de los datos maestros del capítulo y se selecciona durante la creación de capítulos.

1.3.4 Cachés de datos

Una caché de datos en SAP Disclosure Management es tanto la ubicación interna como un objeto para almacenar los datos cuantitativos a los que hace referencia el usuario al editar capítulos. Un objeto de caché de datos es siempre una carpeta de trabajo de Excel. Puede guardar tantas carpetas de trabajo como necesite su caché o su estructura de informes. Se debe usar una caché de datos interna en los casos siguientes:

● Cuando los datos cuantitativos se mantienen solo manualmente y no se usan orígenes de datos externos.● Cuando los datos cuantitativos extraídos de orígenes de datos externos deben manipularse antes de usarse

en los informes.● Cuando a los datos cuantitativos extraídos de orígenes de datos externos les faltan identificadores únicos.

NotaEl número máximo de caracteres que el sistema lee en una celda de una carpeta de trabajo de Excel es 900. Si una celda contiene más de 900 caracteres, el exceso de caracteres se corta en el objeto vinculado a datos.

Proceso de caché de datos


Ayuda general

1.3.4.1 Ubicación de la caché de datos

Puede crear informes específicos para sus cachés de datos. Este modelo permite una configuración de autorización más sofisticada. A menudo, se usa este modelo cuando el editor de texto y el editor de la caché de datos no son idénticos.

El cliente puede configurar la estructura del informe de la caché de datos de la forma que desee, por ejemplo:

● en una relación 1:1 con respecto a los documentos de capítulo del informe de texto● agrupados por persona responsable


Puede crear la caché de datos como subcapítulos en el área de informe funcional al que pertenezcan en el informe de texto. Puede usar este modelo si el editor de texto y el editor de la caché de datos no son idénticos.

1.3.4.2 Relación entre cachés de datos, orígenes de datos y proveedores de datosSAP Disclosure Management considera la carpeta de trabajo de Excel completo como un único objeto vinculado a datos. Con Excel puede conectarse a más orígenes de datos y cargar tantos proveedores de datos como necesite en la carpeta de trabajo. Puesto que la carpeta de trabajo es un único objeto vinculado a datos, no se puede cargar proveedores de datos en distintas ocasiones en las diferentes hojas de una carpeta de trabajo; solo se pueden cargar todos los datos a la vez. Esto no sucede en un documento de Word, donde puede crear distintos objetos que pueden vincularse a datos por separado.

El sistema crea una hoja de datos independiente denominada BDX (donde X es un contador) para los datos extraídos de cada proveedor de datos. Además, el sistema crea una hoja de datos BT que muestra los datos extraídos de todos los proveedores mediante el uso de referencias. Esta hoja BT se implementa como hoja de cálculo predeterminada para manipular los datos extraídos. Si no quiere usar la hoja BT, puede eliminarla y crear sus propias hojas de cálculo que creen tablas con datos cuantitativos al consultar las hojas de datos empresariales.

Los datos de las hojas de datos empresariales no pueden modificarse por diferentes causas:


Ayuda general

● Mediante el uso de datos empresariales, puede verificar la coherencia de los datos entre SAP Disclosure Management y los orígenes de datos.

● Los cambios se perderán al actualizar el vínculo de datos de la carpeta de trabajo de Excel, ya que el sistema crea las hojas de datos empresariales desde cero durante el proceso de vínculo de datos.

La numeración de las hojas se basa en el orden secuencial de los proveedores de datos enumerados; por lo tanto, es importante que no modifique el orden secuencial de los proveedores existentes y que solo agregue el nuevo proveedor al final de la lista. Porque si elimina a un proveedor de datos o cambia el orden secuencial, las hojas de datos empresariales no se crearán de la forma prevista y las referencias de los libros no volverán a funcionar.

NotaAl actualizar los datos, es posible actualizarlos solo desde orígenes y proveedores de datos seleccionados.

1.3.4.3 Identificadores de datos exclusivos

Los datos que se extraen de orígenes de datos externos a la caché de datos y los datos que se mantienen manualmente, en primera instancia no tienen un identificador exclusivo. Esto implica que los datos solo se identifiquen a través de su posición en la hoja de Excel, por ejemplo, los datos de la hoja de trabajo de celdas BT1, celda A2. Al realizar la vinculación de datos de un objeto de Word con estos datos, el sistema creará una referencia absoluta en la posición de la celda, no en el contenido. Si cambia la estructura de la información extraída o mantenida manualmente en la caché de datos, el objeto vinculado a datos seguirá haciendo referencia a la celda A2 y, por lo tanto, mostrará datos incorrectos.

Para evitar estos efectos y crear referencias a campos relativos basadas en el contenido, es preciso aplicar intervalos con nombre a la información de la caché de datos. Estos intervalos con nombre posibilitan la identificación de los datos por su contenido estén donde estén situados en la hoja de cálculo. Al vincular con datos un objeto de Word con información que se pueda identificar por intervalos con nombre, el sistema no creará ninguna referencia a la hoja de trabajo BT1, celda A2, sino que, por ejemplo, remitirá a la información relacionada con "ingresos del 2010".

Los datos con intervalos con nombre se resaltan en azul claro en la selección del proveedor de datos de SAP Disclosure Management.

1.3.4.4 Formato de números en la caché de datos y objetos de Word vinculados a datos

El formato de números aplicado a objetos de Word que están vinculados a través de la caché de datos depende de varios factores:

● El formato de números de una tabla o un campo de texto flotante de Word depende de la cultura de idioma configurada en el informe de Word. Si no se ha configurado ninguna cultura de idioma en el informe de Word, el formato de la tabla o del campo de texto flotante de Word lo determina exclusivamente la configuración del sistema operativo. Si se ha configurado una cultura en el informe de Word, el formato de la tabla o del campo de texto flotante de Word se rige por esa cultura.

● El formato de número es un campo de fórmula que puede seleccionarse explícitamente al vincular el objeto.


Restricciones en vínculos de datos entre datos y documentos de Word

● Las celdas del documento de Excel no deberán formatearse como estándar. En su lugar, el formato de celdas deberá ser texto o número.

● Si una celda tiene formato de texto en Excel, no puede usarse para un campo de fórmula numérico.● Si se descarga una revisión anterior de un documento de Word, los números de este documento se

mostrarán con la cultura de idioma con la que se haya protegido o actualizado el documento o con el que se hayan vinculado los datos.

● Para el vínculo de datos, se aplica lo siguiente para los cuadros de diálogo de selección de texto flotante y de campo de fórmula:

○ Todos los números se muestran con los signos de la cultura de idioma. Si no hay ninguna cultura de idioma asignada al informe, se usa la cultura de idioma de la configuración regional del sistema operativo cliente.

○ La selección de la cultura de idioma no se usa en los diálogos de selección.Por ejemplo, el estándar alemán para el símbolo de agrupación de dígitos es el punto. Si la cultura de idioma está personalizada en el servidor de SAP Disclosure Management, y selecciona una coma como símbolo de agrupación de dígitos, la coma no se muestra en el cuadro de diálogo de selección. Solo se muestra el punto. En el documento de Word se usa la coma.

● Si aplica un formato, por ejemplo, un color, no aparece en el documento de Word.Si se asigna una cultura de idioma o personalizada a un documento de Word, y ha asignado un número o modelo personalizado a las celdas de Excel originales, se omitirá la parte de la hoja de cálculo que contenga el número y el cero. Se usa el formato de número positivo.Por ejemplo, el formato #.##0,00_;-#.##0,0;(0) se asigna a una celda de Excel. Si no se asigna ninguna cultura de idioma o personalizada al documento de Word, obtiene "1.000,12", "-1.000,1" y "(0)". Si se asigna una cultura de idioma o personalizada al documento de Word, obtiene algo parecido a "1.000,12", "-1.000,12" y "0", si damos por supuesto que aquí se usa la cultura alemana.

● No use un formato de fecha en una celda de Excel, que comienza por un (*). Use una definición de configuración regional (ubicación) diferente con el formato de fecha que no se corresponda con la configuración regional del sistema operativo cliente. De lo contrario, la fecha podría mostrarse con un formato equivocado en los informes.

NotaCada idioma tiene un signo de moneda predefinido. Por ejemplo, para alemán tiene el €, para el inglés de EE.UU. tiene el $. Al configurar la cultura de idioma, también puede definir la posición de este signo de moneda. Esta configuración se usará siempre, independientemente del formato de la caché de datos.

Puede definir la ubicación del signo de moneda en el archivo Excel o en la configuración de la cultura de idioma. No obstante, si la establece en ambos lugares, obtendrá el signo de moneda dos veces, una desde la caché de datos y otra desde la configuración de la cultura.

SugerenciasSi debe usarse un signo de moneda, la práctica recomendada es no usar el signo de moneda en la cultura de idioma, sino establecerlo en el modelo para la celda de Excel o en el modelo para el campo de fórmula.


Ayuda general

1.3.4.5 Vínculos de datos de objeto, hojas de cálculo de datos empresariales y rendimiento del sistema

Los objetos incluidos en las tablas de Microsoft Word a menudo no tienen datos vinculados a través de los datos almacenados en las hojas de datos empresariales, sino mediante los datos modificados como reafirmaciones e intervalos almacenados en otras hojas.

El vínculo de datos en Word no cargará ninguna tabla oculta de una caché de datos, por lo que se aconseja ocultar las tablas de datos empresariales. Esto mejorará el rendimiento considerablemente.

1.3.4.6 Intervalos con nombre de Excel

Para usar las tablas de cachés de datos de Microsoft Office Excel en documentos de Microsoft Office Word, puede definir intervalos con nombre en Microsoft Office Excel. En Microsoft Office Word, puede insertar las tablas insertando los intervalos con nombre definidos previamente.

Están disponibles los siguientes tipos de intervalos con nombre:

● Intervalos con nombre BIP● Intervalos con nombre ER

Intervalos con nombre BIP

Para insertar tablas de Microsoft Office Excel desde cachés de datos en un documento de Microsoft Office Word, debe definir intervalos con nombre BIP. Con los intervalos con nombre BIP, se marca una área en la caché de datos y se asigna un nombre que empieza por“ BIP_”. En el documento de Microsoft Office Word, se selecciona el intervalo con nombre BIP y se inserta la tabla definida.

Intervalos con nombre ER

Los datos de las tablas de caché de datos de Microsoft Office Excel a menudo no tienen identificadores exclusivos. Para transformar los datos en datos relacionados con el contexto con un ID exclusivo, se definen intervalos con nombre ER y se asigna un nombre que empieza por “ER_”.

Los intervalos con nombre ER deben cumplir los requisitos siguientes:

● La primera columna representa la clave. La clave no es una parte del contenido sino el identificador exclusivo.● La segunda columna representa la etiqueta. Es la posición de generación de informes como la propiedad, el

fondo de comercio o ingresos retenidos.● Las columnas de valor, etiquetas y clave representan los valores.


Puede etiquetar y guardar cada uno de los valores de un rango. Con el Monitor de etiquetas, puede hacer un seguimiento de los cambios de valores de informe específicos y proporcionar una descripción concisa de los cambios aplicados a estos valores. Por ejemplo, puede ver cómo se han modificado el pasivo durante el tiempo que el informe anual se ha elaborado.

Información relacionada

Definición de intervalos con nombre BIP [página 96]Definición de intervalos con nombre ER [página 94]

1.4 Información general de la interfaz de Disclosure Management

En SAP Disclosure Management se muestra una serie de funciones que puede usar para crear informes financieros consolidados.

Al iniciar sesión en SAP Disclosure Management, se muestra un área de navegación en el lateral izquierdo. El área de ventana de la derecha se denomina "área de trabajo".

1.4.1 Área funcional: Informe

El área funcional Informe es el espacio de trabajo principal para los editores y los lectores, y el segundo espacio de trabajo para los gestores. En esta área, puede seleccionar un informe o un capítulo que desee editar o ver o, si es un gestor estándar, una estructura de informe para configurar.

El área Informe ofrece dos vistas diferentes del informe y su documento relacionado:

● la vista (información general) Cabina


Ayuda general

● la vista (detallada) General

1.4.1.1 Vista Cabina

La vista Cabina presenta la información general de todo el informe. Una vez seleccionado el informe, la Cabina es la primera ventana que se muestra. En la información general, puede seleccionar un capítulo, visualizarlo o editarlo.

La vista Cabina muestra la información siguiente:

Capítulo nivel de informe y nombre del capítulo

Paso símbolo del estado del paso del flujo de trabajo conectado

Paso OD estado de capítulos vinculados; el símbolo refleja un estado de un capítulo vinculado con el estado más bajo

RestricciónLa columna Paso OD no se muestra en los casos siguientes:

● Para conexiones con otros orígenes de datos distintos de los archivos de la caché de datos. Si, por ejemplo, un capítulo de Microsoft Office Word tiene datos vinculados con dos archivos de la caché de datos y una consulta de SAP Business Information Warehouse, solo se tiene en cuenta el estado de los archivos de la caché de datos en lo que se refiere al estado.

● Para capítulos vinculados y vinculados con XBRL● Para orígenes de datos de Microsoft Office Powerpoint ya que los vínculos de

datos no se muestran en la cabina para Microsoft Office Powerpoint.

Desprotegido por nombre del usuario que ha desprotegido el capítulo

Revisión número de revisiones; el sistema crea una revisión cuando un capítulo está protegido de los cambios

Tamaño tamaño de documento en Kbytes

Último cambio realizado por

el usuario que modificó el capítulo por última vez.

Último cambio realizado el

marca de hora del último cambio del capítulo

Fecha de vencimiento fecha de finalización establecida del capítulo; si la finalización ya ha vencido, la fecha se marca en rojo

Tipo icono de tipo de documento y versión de Microsoft Office

Información general del objeto

icono si un documento contiene objetos vinculados a datos


NotaSi los objetos vinculados a datos están disponibles, puede seleccionar el botón Información general del objeto para mostrar más información.

1.4.1.2 Vista General

La vista General se muestra cuando se selecciona un nivel de informe determinado en el árbol de informes.

Junto con los detalles generales del nivel del informe, el sistema muestra fichas que almacenan varias funcionalidades.

El área de trabajo está dividida en cuatro áreas de pantalla que muestran la siguiente información general sobre un informe o un capítulo:

Área de pantalla General

El área General muestra:

● el tipo de documento● el tamaño del documento en Kbytes● número de revisión

Área de pantalla Detalles

El área Detalles muestra:

● el tipo de capítulo (estándar, vinculado o sin texto)● el ID del capítulo (cada capítulo recibe un ID de capítulo interno)● la información sobre cuándo se modificó el documento por última vez y quién lo hizo● comentario introducido por el usuario que modificó el documento por última vez

Área de pantalla Flujo de trabajo

El área Flujo de trabajo muestra:

● fecha de vencimiento del capítulo● paso de flujo de trabajo y símbolo del estado relacionado con el paso● actividades que puede ejecutar el usuario actual en el capítulo● Mostrar vista previa muestra una imagen del documento


Ayuda general

Tipos de vista previa disponibles

Esta área muestra los vínculos a los diversos formatos en los que el documento puede mostrarse como vista previa.

1.4.1.2.1 Fichas de la vista General

Las fichas disponibles varían según se muestren los detalles de un informe o de un capítulo.

Plantilla: esta ficha solo se muestra en el nivel de informe. Esta ficha almacena la funcionalidad para cargar un documento de plantilla que se va a usar en el informe.

Cargar: esta ficha almacena la funcionalidad para cargar un documento en un capítulo.

Actualización de contenido: esta ficha almacena la funcionalidad para ejecutar una actualización del contenido del capítulo desde el servidor.

Revisiones: esta ficha almacena el historial de revisiones de un documento.

Historial: esta ficha almacena el historial de un capítulo.

Configuración: esta ficha almacena los parámetros para la salida del documento en los niveles de informe y capítulo.

Flujo de trabajo: esta ficha muestra los detalles del flujo de trabajo. El editor estándar no puede cambiar esta configuración. El gestor puede asignar flujos de trabajo específicos a los capítulos.

Condiciones de flujo de trabajo: esta ficha solo se muestra para los capítulos. Muestra los detalles sobre las condiciones de actividad. El editor estándar no puede cambiar esta configuración. El gestor puede establecer otros permisos locales para la ejecución de actividades de flujo de trabajo.

Permisos: esta ficha muestra los permisos locales y globales concedidos para este capítulo. El editor estándar no puede cambiar esta configuración. El gestor estándar puede establecer otros permisos locales en los niveles de informe y de capítulo.

1.4.2 Área funcional: Supervisión

El área funcional Supervisión almacena todos los informes disponibles en SAP Disclosure Management. Representa el único punto de acceso a estos informes. Esta área está disponible para todos los usuarios.

1.4.3 Área funcional: Configuración

El área funcional Configuración es la pantalla inicial para mantener datos maestros de informes y períodos, y obtener acceso a la papelera de reciclaje. Esta área normalmente está reservada a los gestores de informes.


1.5 Información general sobre las funciones adicionales de las aplicaciones de Microsoft Office

Los complementos específicos de las aplicaciones ofrecen a los usuarios las funciones específicas del cliente de SAP Disclosure Management.

Una vez instalada la configuración de cliente de SAP Disclosure Management, los complementos se cargan automáticamente en las aplicaciones al iniciarlas. El usuario accede a las funciones a través del menú de SAP Disclosure Management.

1.5.1 Barra de herramientas de Disclosure Management

El menú de SAP Disclosure Management proporciona varias funcionalidades para la vinculación de datos y la gestión de objetos. La mayoría de las funcionalidades no son específicas de cada aplicación.

Las funcionalidades se agrupan por tarea.

Orígenes de datos, proveedores de datos, actualizar, cuadernosinformativos

Icono Descripción

Use este icono para establecer la conexión a orígenes de datos locales o centralizados (a través de un servidor).

Use este icono para determinar el proveedor de datos que se requiere.

Use este icono para iniciar la actualización de los objetos vinculados con datos. Word le permite actualizar el documento, la página o un solo objeto. En Excel, solo se puede actualizar toda la carpeta de trabajo.

Use este icono para actualizar los objetos vinculados con datos del documento del almacenamiento temporal del sistema.

Herramientas de objeto de Word

Icono Descripción

Use este icono para insertar una tabla con vínculos de datos a un documento de Word.


Ayuda general

Icono Descripción

Use este icono para incrustar una hoja de Excel con vínculos de datos a un documento de Word.

Use este icono para insertar un campo de texto flotante con vínculos de datos a un documento de Word.

Use este icono para insertar un campo de texto con vínculos de datos a un documento de Word.

Use este icono para editar la plantilla que contiene los formatos para las tablas con vínculos de datos.

Herramientas de objeto de Excel

Icono Descripción

Use este icono para visualizar los intervalos con nombre que se usan en un documento de caché de datos.

Use este icono para hacer el mantenimiento de los valores de variable de varias entidades para permitir una actualización de contenido automática.

Herramientas de cierre y almacenamiento

Icono Descripción

Use este icono para guardar los cambios que haya aplicado al documento en el servidor.

Use este icono para cerrar el documento sin guardar los cambios en el servidor.

Use este icono para comparar el documento que se muestra con una revisión almacenada en el servidor.

1.6 Manual de instalación de cliente

El complemento Excel del cliente lo instala normalmente el departamento de TI. Si necesita instalar el cliente en el equipo, consulte el Manual de instalación de cliente.


1.7 Parámetros de idioma del explorador

El idioma de SAP Disclosure Management depende del idioma de explorador que haya elegido para que se muestren las páginas.

1.7.1 Cambiar el idioma de visualización en Internet Explorer 8

1. Abra Internet Explorer 8 o 9 y haga clic en Herramientas Opciones de Internet .2. En el cuadro de diálogo Opciones de Internet, en la fichaGeneral, haga clic en Idiomas.3. En el cuadro de diálogo Preferencias de idioma, haga clic en Agregar.4. En el cuadro de diálogo Agregar idioma, seleccione el idioma que desea usar.5. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección.6. En el cuadro de diálogo Preferencias de idioma, seleccione el nuevo idioma.7. Haga clic en Subir tantas veces como sea necesario para mover el idioma al primer puesto de la lista.8. Haga clic en Aceptar para confirmar los cambios.9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Internet.10. Pulse F5 para actualizar la página web.

El contenido de SAP Disclosure Management se muestra ahora en el idioma seleccionado.

1.8 Configuración de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office

Puede aplicar algunas configuraciones específicas a los parámetros de cliente de SAP Disclosure Management. La configuración afecta a los temas siguientes:

● Idioma: puede seleccionar un idioma. Este valor solo sirve para el menú de SAP Disclosure Management.● Registro de acciones: puede guardar todas las acciones de su sesión de Microsoft Office en un archivo de

registro de acciones. El registro de acciones ayuda a comprender los errores que han tenido lugar durante la sesión.

● Común: puede permitir varias conexiones con un sistema SAP BW y aceptar la configuración predeterminada de que siempre se inicialicen variables idénticas con el último valor usado.

● Plantilla de Word: si trabaja con orígenes de datos locales, necesita determinar la ruta a la plantilla de Word local para los formatos de tabla.


Ayuda general

1.8.1 Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office

1. Inicie una aplicación de Microsoft Office directamente o abra un documento para editarlo en el servidor de SAP Disclosure Management.

2. Asegúrese de que el sistema muestre la cinta de Disclosure Management o el elemento de menú.Si no aparece el elemento, tiene que activar el complemento COM en la aplicación.

3. En la cinta o el menú de Disclosure Management, haga clic en Iniciar.El sistema agrega más opciones a la barra de herramientas de Disclosure Management.

1.8.2 Establecimiento del idioma del menú de complementos

1. En una aplicación de Microsoft Office, seleccione Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.

2. En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Idioma.3. Seleccione un idioma.4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.

En un cuadro de diálogo se le recuerda que tiene que reiniciar la aplicación de Microsoft Office para que se aplique la configuración.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar el mensaje de información.6. Cierre y reinicie la aplicación.7. En el cuadro de diálogo ¿Está seguro?, seleccione el botón de opción Descartar cambios si no ha aplicado

ningún cambio al documento y no quiere crear una revisión.8. Haga clic en Aceptar para continuar.9. Haga clic en Sí para confirmar que quiere descartar los cambios.10. Cierre la aplicación de Microsoft.

La próxima vez que efectúe el check out de un documento para editarlo, el sistema mostrará el menú de SAP Disclosure Management en el idioma seleccionado.

1.8.3 Almacenamiento de acciones de cliente en un archivo de registro

1. En una aplicación de Microsoft Office, haga clic en Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.

2. En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Registroacciones.Aparece la configuración del registro de acciones.

3. Haga clic en Guardar para almacenar el archivo en el equipo o una unidad de red.4. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación en la que quiera almacenar el archivo.5. Haga clic en Guardar.6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.


El sistema registrará todas las acciones que ejecute en una sesión y las escribirá en el archivo de registro de acciones.

1.8.4 Configurar los parámetros de conexión de orígenes de datos

1. En una aplicación de Microsoft Office, haga clic en Configuración de la barra de herramientas de Disclosure Management.

2. En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Común.El sistema muestra los parámetros comunes. La configuración de la primera casilla está relacionada con la gestión de orígenes de datos de SAP BW; la segunda, con la configuración predeterminada de las variables.

3. Realice una de las siguientes acciones, si es necesario:

○ Si elimina la selección de la casilla Activar conexiones paralelas con SAP BW, SAP Disclosure Management permite conectar una vez con un origen de datos de SAP BW.

○ Si elimina la selección de la casilla Unificar las variables, SAP Disclosure Management no propondrá los valores usados por última vez en variables idénticas.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.

1.8.5 Definición de la ruta a la plantilla de tablas de Word local

Para definir la ruta al archivo WordTableDef.doc local:

1. Efectúe el check out del capítulo que quiera editar en Word y ábralo.2. Inicie el complemento SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Tabla de Word.

El sistema muestra la ruta real predeterminada del archivo de plantilla de tablas.5. Vaya a la ubicación en la que quiera almacenar el archivo de plantilla de tablas en el equipo.6. Haga clic en Aceptar para aplicar la ruta y cierre el cuadro de diálogo Buscar carpeta.7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.


Ayuda general

2 Ayuda de editores

2.1 Introducción

La Guía del editor es para los usuarios que cuentan con la función de Editor estándar o una función personalizada con derechos de acceso y funciones similares. El Editor estándar edita principalmente el contenido de los documentos de contenido en una aplicaciónMicrosoft Office.

Sin embargo, el Editor estándar tiene acceso a muy pocas funciones de SAP Disclosure Management relacionadas con la edición de documentos o la ejecución de actividades de flujo de trabajo.

2.2 Documentos de capítulo en el portal de Disclosure Management

Un documento de SAP Disclosure Management se considera un documento consolidado en el informe, y un documento individual, en el capítulo.

La estructura de informe, incluidos los capítulos, la configura un usuario con derechos de gestor estándar en SAP Disclosure Management. El gestor estándar también asigna flujos de trabajo a informes y, en caso necesario, a capítulos únicos, y comienza el flujo de trabajo para permitir la edición de los documentos adjuntos. Los gestores estándar no editan normalmente los documentos, los aprueban o los rechazan.

El editor estándar, o usuario con derechos de edición, asigna el documento al capítulo y edita el documento. El editor estándar no puede cambiar la estructura de un informe.

Tanto el editor estándar como el gestor estándar son responsables del progreso del flujo de trabajo y de ejecutar las actividades apropiadas cuando se necesiten. Por ejemplo, el editor estándar necesita ejecutar la actividad inicial para indicar que la edición del documento ha comenzado. La actividad inicial cambia el estado del flujo de trabajo a Capítulos en curso.

Capítulos vinculados a datos

Los capítulos vinculados a datos solo pueden gestionarse en el informe al que pertenecer originariamente. Si el editor de un informe tiene los derechos de editar objetos en el informe que almacena el documento original, el usuario puede explorar dicho documento original. Si el usuario no tiene derechos de edición en el informe, el documento vinculado solo puede mostrarse como solo lectura.

En el portal de SAP Disclosure Management, las fichas Cabina y General muestran el informe y sus capítulos y permiten abrir artículos para su edición. Cuando se selecciona un período y un informe en la ficha General, aparece un segundo nivel de fichas:

● Cargar: en esta ficha puede cargar un documento.● Actualización de contenido: en esta ficha puede actualizar el contenido de un capítulo desde el servidor.● Revisiones: en esta ficha puede encontrar una lista de las revisiones de documentos.

Ayuda de usuarioAyuda de editores © 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos. 33

● Historial: en esta ficha puede encontrar el historial de un documento de capítulo.● Configuración: en esta ficha, puede encontrar los parámetros para la salida del documento en el nivel del

capítulo.● Flujo de trabajo: en esta ficha puede encontrar los detalles del flujo de trabajo: El editor estándar solo puede

ver la configuración.● Condiciones del flujo de trabajo: en esta ficha puede ver los detalles de las condiciones de actividad. El editor

estándar solo puede ver la configuración.● Permisos: en esta ficha puede ver los permisos locales y globales concedidos para el capítulo. El editor

estándar solo puede ver la configuración.

2.2.1 Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el objeto en la estructura de informes que desea editar.3. Seleccione Editar.

2.2.2 Abrir un capítulo vinculado a datos para su edición desde la ficha General

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione un capítulo vinculado para editarlo.

3. En la sección Detalles, haga clic en la flecha de expansión ( ) situada junto al campo Tipo de capítulo.4. Haga clic en el vínculo Abrir capítulo para acceder al informe que guarda el documento original.

El sistema abre una nueva ventana y muestra la vista Cabina del otro informe. Se selecciona el capítulo vinculado.

2.2.3 Editar documentos de capítulo

Los documentos del capítulo se editan principalmente en aplicaciones de Microsoft Office. Sin embargo, el portal de SAP Disclosure Management ofrece las funciones de edición siguientes para documentos en el nivel de capítulo.

1. En lugar de crear un documento desde cero, puede crear un documento nuevo a partir de un documento existente.

2. En vez de actualizar el contenido vinculado a datos de un documento de un capítulo en la aplicación de Microsoft Office, puede ejecutar la actualización de contenido directamente desde el portal.


Ayuda de editores

2.2.3.1 Carga de un documento en un capítulo

Requisitos previos:

● El capítulo no está descargado.● El capítulo no se ha aprobado.● El flujo de trabajo se ha iniciado.

Al cargar un archivo existente, se crea una nueva revisión; el archivo cargado se guarda como la versión más reciente del capítulo y los datos guardados anteriormente dejan de mostrarse, aunque están disponibles en las revisiones.

Los tipos de archivo permitidos para cargar están limitados por el tipo de informe y de capítulo. Los tipos disponibles se listan debajo del campo de carga.

Para cargar un documento:

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En a ficha General, en el árbol de informes, seleccione el capítulo en el que desea cargar el archivo.3. En la ficha Cargar, haga clic en Examinar para desplazarse al archivo que va a cargarse.4. Haga doble clic en el archivo.

El directorio del archivo se introduce en el campo Archivo.5. Introduzca un comentario, si es necesario.6. Haga clic en Agregar documento.

El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que el archivo se ha cargado correctamente.7. Haga clic en la ficha General para comprobar el archivo.8. Para revisar el documento, haga clic en Vista para mostrar el archivo cargado.

El sistema inicia la aplicación de Microsoft Office pertinente para mostrar el documento.


Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General [página 34]

2.2.3.2 Actualización de contenido vinculado a datos

Requisitos previos:

● El contenido debe vincularse a uno de los siguientes orígenes de datos: SAP BW, servidor SQL o caché de datos de SAP Disclosure Management.

● Para aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de orígenes de datos internos y externos, la conexión a través de la caché es obligatoria.

● Los archivos siguientes tienen que cargarse en el servidor (por el administrador del sistema): config20.xml, BIP_WordTableDef.doc y BIP_WordTableTagging.xml.

● Necesita acceso al origen de datos.


SAP Disclosure Management le permite actualizar los datos cuantitativos vinculados extraídos de las bases de datos directamente del portal mientras el documento está cerrado en el segundo plano.

RestricciónLa actualización de contenido no admite todas las fórmulas de Excel. Vea a continuación una lista de las fórmulas admitidas.

Para actualizar contenido vinculado:

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.

Los detalles del nivel se muestran en el área de trabajo.3. Haga clic en la ficha Actualización de contenido.

El sistema muestra todos los Briefing Books usados para crear un vínculo de datos con el contenido.4. Haga clic en Iniciar actualización.5. En el cuadro de diálogo Conectarse a XXXX (donde XXXX es el nombre del origen de datos), conéctese al

origen de datos.6. Haga clic en Conectar.

El sistema se conecta al origen de datos y actualiza el contenido vinculado. El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que la actualización de contenido se ha ejecutado correctamente.

7. Para mostrar el protocolo del proceso de actualización, haga clic en el vínculo Ver protocolo del mensaje informativo.

8. Para mostrar las variables usadas en las consultas, haga clic en el vínculo Mostrar variables.9. Para mostrar los cambios realizados en los datos antes y después de la actualización, haga clic en Mostrar

los cambios.

NotaSolo disponible en el nivel de capítulo.



2.2.3.3 Editar un parámetro preconfigurado

SAP BusinessObjects Disclosure Management implementa parámetros preconfigurados para tipos de informe. El sistema aplica los parámetros por separado al informe y a los capítulos. Los parámetros no se heredan del nivel de informe al de capítulo, y se les tiene que hacer el mantenimiento para cada nivel.

RecuerdeLa configuración a nivel de capítulo invalida la del nivel de informe.


Ayuda de editores

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo.3. Seleccione la ficha Configuración.

En la ficha Configuración, aparece una lista de parámetros preconfigurados. El tipo de parámetros depende del tipo de informe y de sus tipos de salida (Word, PDF, Excel, XBRL o PowerPoint).

4. Actualice los parámetros según sea necesario.

NotaPara aplicar otra plantilla para un tipo de salida, introduzca el nombre de archivo, incluida la extensión, de la plantilla necesaria en el campo Nombre de plantilla.

5. Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.

2.2.3.4 Seguimiento de los cambios de un documento

Cualquier cambio en el contenido de un documento se considera una revisión, si el cambio consiste en la modificación de datos existentes o en la adición de datos, ya sean cualitativos o cuantitativos.

Puede mostrar y descargar revisiones seleccionadas, así como restaurar estados de documento específicos en el sistema para su uso con la edición de documentos. Además de una comparación de revisiones en SAP Disclosure Management, también puede comparar documentos almacenados con documentos externos.

Para reconocer fácilmente una versión sin tener que abrir el documento, se aconseja usar el campo de comentario al guardar los cambios realizados al documento, ya que el comentario aparece en la lista de revisiones.

NotaEl cambio de estado de un paso del flujo de trabajo, como iniciar un trabajo o aprobar un documento, no es una revisión y no aparece en la lista de revisiones. Sin embargo, no aparece en el historial de informes.

La lista de revisiones está compuesta por las siguientes columnas:

● Revisión: muestra el número de revisión.● Tamaño: muestra el tamaño de documento en kbytes.● Acción: muestra la acción que cambió el contenido del documento y contribuyó a la creación de la revisión.● Usuario: muestra el usuario que ejecutó la acción.● Fecha: muestra la fecha en la que se creó la revisión.● Comentario: muestra el comentario que ha dejado el usuario al ejecutar la acción.

2.2.3.4.1 Visualización de la revisión de un informe o un capítulo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.


2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que se va a visualizarse.4. Haga clic en Ver.

El documento aparece en una ventana nueva aparte.

2.2.3.4.2 Descargar una revisión de un capítulo o informe

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desee descargar y haga clic en Descargar.4. En el cuadro de diálogo Descargar, haga clic en Guardar.5. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación en la que desee guardar el documento. Cambie el

nombre del archivo, si corresponde.6. Para guardar el archivo, haga clic en Guardar.

2.2.3.4.3 Comparación de revisiones de un informe o un capítulo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión con la que desea comparar la última versión del documento.4. Haga clic en Mostrar los cambios.

El sistema abre y fusiona las dos revisiones en un documento de comparación en la aplicación de Microsoft Office pertinente. Los cambios se resaltan en Excel o se indican con comentarios en Word.

5. Examine los comentarios de la comparación. Si es necesario puede guardar el documento de comparación en una ubicación del PC o del servidor.

2.2.3.4.4 Restauración de una revisión de un informe o un capítulo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desea restaurar.4. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para restaurar la revisión.

El sistema restaura la versión de la revisión seleccionada como la última revisión del documento. El documento creado automáticamente indica la versión restaurada.


Ayuda de editores

2.2.3.4.5 Comparar un informe con un archivo externo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que quiera comparar con un archivo externo.4. Para desplazarse a un archivo externo, haga clic en Buscar.5. Haga doble clic en el archivo.

La ruta del archivo se introduce en el campo Archivo.6. Seleccione un Tipo de informe:

○ Seleccione Consolidado si desea integrar el contenido de ambos archivos.○ Seleccione En paralelo si desea comparar los documentos en paralelo en la aplicación correspondiente.

7. Haga clic en Comparar archivos.

2.2.4 Actividades de informe y de capítulo en documentos

Para completar un flujo de trabajo, el usuario debe llevar a cabo varios pasos en los capítulos y los informes. Los pasos se controlan mediante actividades que el usuario aplica al documento, primero en el capítulo y después en el informe consolidado. El sistema solo muestra las actividades a las que el usuario conectado tiene acceso.

RestricciónLas actividades no se ejecutan en los capítulos vinculados a datos.

Esta sección explica cómo manejar las actividades basadas en el flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado. Los flujos de trabajo específicos del cliente pueden usar diferentes actividades, pero siempre tienen que ser actividades de inicio y de fin para la fase de edición del documento y la aprobación o rechazo de un documento.

Comentarios en actividades

Al diseñar un flujo de trabajo, puede requerir que los usuarios que ejecutan las actividades expliquen el motivo de su elección. Esto es de utilidad para el propietario del paso posterior.

Notificación de correo electrónico

La configuración del sistema puede decidir que el sistema envíe notificaciones de correo electrónico a los propietarios de los pasos del flujo de trabajo. La configuración predeterminada es que no se envíen correos electrónicos. Si la notificación de correo electrónico se define como opcional, el sistema muestra un cuadro de diálogo que solicita la confirmación. Si la notificación de correo electrónico es obligatoria, el sistema envía automáticamente la notificación de correo electrónico.


Derechos de actividad

La capacidad de ejecutar una actividad depende de varios factores:

● Los permisos de usuario globales que no son específicos del informe o del capítulo.● Los permisos de usuario locales que son específicos del informe o del capítulo.● Las condiciones globales configuran la ejecución de las actividades del flujo de trabajo.● Las condiciones locales configuran la ejecución de las actividades del capítulo.

Flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado

Las actividades del flujo de trabajo del principio de cuatro ojos son:

● Iniciar trabajo: el capítulo o el informe están listos para editar. La definición de la actividad de inicio antes de la edición de un documento es importante porque crea el estado de flujo de trabajo correcto.

● Finalizar: el documento se ha finalizado y está a la espera de la aprobación.● Aprobar: el gestor o el aprobador aprueba un capítulo o informe finalizado.● Rechazar: el gestor o el aprobador indica que el editor debe revisar el documento. El sistema solicita la

introducción de un comentario.● Reabrir: el editor puede volver a definir el estado del paso como Abrir mientras la actividad de Finalizar no se

haya ejecutado. Los aprobadores pueden volver a definir el estado de paso como Abrir si han rechazado un documento por error. El editor selecciona esta actividad para un capítulo o informe rechazado para indicar que está revisado el documento. Mientras la edición de un informe no se haya iniciado, un capítulo aprobado puede reabrirse para su edición. El documento se define de nuevo con el estado Abrir. El sistema solicita la introducción de un comentario.

2.2.4.1 Inicio y finalización de un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. Seleccione una de las actividades posibles en el panel Flujo de trabajo:

○ Haga clic en Iniciar trabajo para editar el documento.○ Haga clic en Finalizar para concluir la edición.

2.2.4.2 Restablecimiento de un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos



Ayuda de editores

3. En el panel Flujo de trabajo, seleccione una de las actividades posibles.4. Seleccione el vínculo Restablecer.

El sistema define de nuevo el estado del paso como Abierto.

2.2.4.3 Aprobar un capítulo o un informe en un flujo de trabajo de principio de 4 ojos

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Aprobar.

NotaSi el nivel de informe no está abierto para editarse, puede usar la actividad Reabrir.

El estado de paso cambia a Aprobado.

2.2.4.4 Rechazar un capítulo o informe en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo del informe o capítulo, haga clic en el hipervínculo Rechazar para aplicar esta

acción en el documento y devolverlo al autor.4. En el cuadro de diálogo Agregar comentario, indique las causas de haber rechazado el documento.5. Haga clic en Aceptar. El estado actual del paso cambia a Rechazado.

2.2.4.5 Volver a abrir un informe o capítulo en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo, haga clic en el hipervínculo Reabrir.4. En el cuadro de diálogo Agregar comentario, explique por qué ha vuelto a abrir el documento.5. Haga clic en Aceptar.

El sistema vuelve a establecer el estado Abierto.


2.2.5 Mostrar informes y capítulos y sus detalles

En SAP Disclosure Management, existen varias formas de ver documentos y su información:

● Puede ver documentos en distintos formatos, como HTML y PDF.● Puede obtener una presentación preliminar del historial y el flujo de trabajo asignado de un documento.● El historial del documento almacena todas las acciones que se han realizado en él.


Seguimiento de los cambios de un documento [página 37]

2.2.5.1 Vista previa de un documento en un formato externo

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.3. En la sección Tipos de presentación preliminar disponibles, seleccione una opción de presentación preliminar:

○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word para que aparezca un documento de Word.○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con PDF para que aparezca un documento de PDF.○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word2HTML para que aparezca un documento

HTML.○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con XBRL para que aparezca un documento XBRL.

4. Si el capítulo seleccionado tiene subcapítulos, seleccione una de las opciones siguientes en el cuadro de diálogo Presentación preliminar:

○ Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que solo aparezca el contenido del nivel seleccionado, elija Solo el capítulo actual.

○ Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que aparezca el contenido del capítulo y los subcapítulos seleccionados, elija Con subcapítulos.

5. Haga clic en Aceptar.El sistema abre una ventana nueva y muestra el documento.

6. Haga clic en Cerrar.

2.2.5.2 Vista previa de un capítulo o informe con una vista incrustada

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en el árbol de informes.3. Haga clic en Mostrar presentación preliminar, debajo de la sección Flujo de trabajo.


Ayuda de editores

El sistema muestra una barra de desplazamiento con pequeñas presentaciones preliminares de las páginas del documento. Puede usar las barras que hay en el lado izquierdo y derecho de la barra para desplazarse por el documento.

4. Haga clic en la imagen de una presentación preliminar de la barra para que se maximice la página.El sistema abre una ventana emergente para mostrar la página.

2.2.5.3 Visualización del historial de un documento

Para cada documento, puede visualizar un historial en el que se muestren todas las acciones que se hayan ejecutado en el documento de forma independiente, sin tener en cuenta si se ha modificado el documento durante la acción. Puede hacer un seguimiento de los cambios en el documento a través de las revisiones del documento.

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el nivel necesario (informe/capítulo) en el árbol de informes. Los detalles del

nivel aparecen en el área de trabajo.3. Haga clic en la ficha Historial.

En la ficha Historial se enumeran todas las acciones que se han ejecutado en las diferentes revisiones del documento en las columnas siguientes:

Columna Descripción

Revisión Muestra el número de revisión.

Acción Muestra la acción que se ha ejecutado en el documento o el estado del paso tanto si el contenido del documento ha cambiado como si no.

Usuario Muestra el nombre del usuario que ha ejecutado la acción.

Fecha Muestra la fecha en la que se hizo la revisión.

Comentario Muestra el comentario que dejó el usuario al ejecutar la acción.



2.2.5.4 Visualizar un flujo de trabajo de un informe o capítulo

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione la ficha Informe.2. Seleccione un Período y un Informe.

NotaSi el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo.


3. En la ficha General, seleccione el capítulo o el informe para el que quiera visualizar el flujo de trabajo.4. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo

.

El sistema muestra un diagrama de flujo de los pasos del flujo de trabajo asignado. La información de los campos Estado y Nombre indica si un documento principal ha heredado el flujo de trabajo o si el capítulo tiene su propio flujo de trabajo.

2.3 Cliente por lotes Disclosure Management

El Cliente por lotes Disclosure Management (DMBatchTool) es una herramienta de línea de comando que permite cargar los documentos de MS Office a Disclosure Management en un trabajo por lotes. El paquete de instalación instala la herramienta en la carpeta DMBatchTool en la carpeta de instalación de Disclosure Management.

NotaLa herramienta DMBatchTool se encuentra en el servidor, no en el cliente.

Puede usar los parámetros siguientes:

● /u: - Inicio de sesión en Disclosure Management● /p: - Contraseña● /h: - Nombre de host / Dirección IP● {/upload: | /upload_folder_report: | /upload_folder_period:} - Modo de carga

○ /upload: - Cargar un único capítulo○ /upload_folder_report: - Cargar un informe○ /upload_folder_period: - Cargar un período○ /s: - Origen; indica la ruta física a una carpeta o a un fichero único○ /t: - objetivo; indica la ruta completa al capítulo, informe o período, según el modo de carga

Carga de un único capítulo

Para cargar un único capítulo, utilice el ejemplo de la siguiente línea de comando:

DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[Servidor DM]:[Puerto]/ /upload /s:"C:\\Import\\DM\\20-F\Capítulo 1.xlsx" /t:"/2012 Q4/20-F/Capítulo 1"

NotaEl origen debe hacer referencia a un único documento de MS Office.

El objetivo debe hacer referencia a un único capítulo estándar con el formato [período]/[informe]/[capítulo].


Ayuda de editores

Carga de un informe

Para cargar un informe, utilice el ejemplo de la siguiente línea de comando:

DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[Servidor DM]:[Puerto]/ /uploadfolder_report /s:"C:\\Import\\DM\\20-F" /t:"/2012 Q4/20-F"

NotaLa fuente debe hacer referencia a una carpeta con un conjunto de documentos de MS Office. Los nombres de documento deben ser exactamente los mismos que los nombres de los capítulos del informe al que se hace referencia.

El objetivo debe hacer referencia a un único informe estándar con el formato [período]/[informe]].

Carga de un período

Para cargar un período, utilice el ejemplo de la siguiente línea de comando:

DMBatchTool.exe /u:user /p:password /h:http://[Servidor DM]:[Puerto]/ /uploadfolder_period /s:"C:\\Import\\DM\\" /t:"/2012 Q4"

NotaLa fuente debe hacer referencia a una carpeta con un subcarpetas que contengan un conjunto de documentos de MS Office.

Los nombres de las subcarpetas deben ser los mismos que los nombres de los informes del período al que se hace referencia.

Los nombres de los documentos de MS Office en las subcarpetas deben ser los mismos que los nombres de los capítulos del informe relacionado.

2.4 Editar capítulos de divulgación de contenido en aplicaciones de Microsoft Office

Un capítulo se edita principalmente mediante herramientas estándar en las aplicaciones de Microsoft Office y como el documento consolidado no está conectado a los orígenes de datos, no tiene contenido vinculado a datos.

Hay un documento desprotegido en SAP Disclosure Management para su edición, y los cambios se guardan en SAP Disclosure Management cuando el documento está protegido. Un documento desprotegido está bloqueado en SAP Disclosure Management. Solo los usuarios con permisos de administrador pueden deshacer una desprotección y romper la conexión entre los usuarios y los documentos desprotegidos.


NotaUna vez aprobado el documento, ya no se puede editar ni desproteger.

Datos cualitativos y cuantitativos en documentos

Los documentos en SAP Disclosure Management pueden contener datos cualitativos y cuantitativos. Los datos cualitativos (texto) en los documentos se editan en una aplicación de Microsoft Office. Los datos cuantitativos (valores numéricos) existen como datos vinculados a datos solo en capítulos y se editan normalmente, aunque no siempre, a través de las funcionalidades que ofrecen los complementos de SAP Disclosure Management cargados en las aplicaciones de Microsoft Office. Una de las funciones más importantes es la actualización de contenido, que se puede ejecutar localmente en el documento abierto o en el portal de SAP Disclosure Management.

2.4.1 Proteger y desproteger informes y capítulos

Para editar un documento, primero tiene que desprotegerlo desde SAP Disclosure Management. Para guardar el documento en SAP Disclosure Management, protéjalo. Un documento desprotegido tiene la edición bloqueada. Solo los usuarios con determinados derechos de administrador pueden deshacer una desprotección y romper la conexión entre el usuario editor y el documento. Una vez aprobado el documento, ya no se puede editar ni desproteger.

RecuerdeEn Microsoft Word y Microsoft Excel, el menú de Disclosure Management permite guardar y cerrar sin proteger un documento. Sin embargo, los documentos de PowerPoint se mantienen desprotegidos si no se usan los botones apropiados en el menú de Disclosure Management.

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. Haga clic en Editar para abrir el documento en la aplicación de Microsoft correspondiente.

El sistema operativo muestra el estado de protección del documento en la barra de herramientas de Disclosure Management en la aplicación de Microsoft.

4. Cuando el documento está abierto para la edición, aplique los cambios necesarios.5. Cuando haya finalizado la edición, en la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en

Aplicar cambios para guardar y proteger el documento en SAP Disclosure Management.

No se aconseja usar la opción Guardar estándar de Office para guardar el documento.

En el caso de Word y Excel, si guarda el documento mediante la opción Archivo Guardar , el archivo se guardará; sin embargo, el documento se mantendrá bloqueado en SAP Disclosure Management.

6. En el cuadro de diálogo Proteger comentario, escriba un Comentario explicativo e indique los cambios aplicados.El comentario aparecerá en la información general de revisiones y puede resultar útil para identificar la revisión correcta.


Ayuda de editores

7. Seleccione una de las opciones que se muestran a continuación para indicar el paso siguiente tras proteger el documento:

○ Para proteger el documento modificado de forma permanente y seguir trabajando en SAP Disclosure Management, seleccione Cerrar.

○ Para proteger y volver a desproteger el documento, seleccione Editar. Con ello guarda la revisión en SAP Disclosure Management y puede seguir editando el documento.

○ Para proteger el documento y volver a abrirlo en el modo de visualización, seleccione Ver.8. Haga clic en Aceptar.

PrecauciónSi el usuario ha desprotegido los documentos y se ha desconectado después del servidor de SAP Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo debe guardarse localmente y puede cargarse mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP Disclosure Management.

Para cerrar el documento y protegerlo sin guardar los cambios en SAP Disclosure Management, seleccione Descartar los cambios. No se creará ninguna revisión.

Para comparar la última revisión del documento con una anterior, haga clic en Comparar.

2.4.2 Desproteger capítulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel

Si prefiere editar un documento sin conexión, puede guardarlo en la unidad local y mantenerlo en un estado protegido en el servidor. Cuando termine de editar la copia local, protéjala en SAP Disclosure Management.

PrecauciónHasta que lo haga, el sistema muestra un mensaje de error si otro usuario intenta desproteger el documento en SAP Disclosure Management. Si el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, no podrá proteger su versión. Tendrá que subir el archivo al servidor como una versión nueva.

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. Haga clic en Editar.

4. En la aplicación de Microsoft Office que aparece, seleccione Archivo Guardar como .5. Desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo.

PrecauciónNo modifique el nombre del archivo.

6. Haga clic en Guardar.7. Cierre la aplicación de Microsoft Office.8. En el cuadro de diálogo ¿Está seguro?, seleccione Mantener desprotegido.


PrecauciónSi guarda el documento únicamente en la unidad local mediante la opción Mantener desprotegido y, por el motivo que sea, el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, todos los cambios que haya aplicado a la versión guardada en la unidad local se perderán.

9. Haga clic en Aceptar.10. Para guardar y proteger el documento en SAP Disclosure Management desde la unidad local, seleccione

Disclosure Management Aplicar cambios .

PrecauciónSi el usuario ha desprotegido los documentos y se ha desconectado después del servidor de SAP Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo debe guardarse localmente y puede cargarse mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP Disclosure Management.


Proteger y desproteger informes y capítulos [página 46]

2.4.3 Inicio de Disclosure Management en una aplicación de Microsoft Office

1. Inicie una aplicación de Microsoft Office directamente o abra un documento para editarlo en el servidor de SAP Disclosure Management.

2. Asegúrese de que el sistema muestre la barra de herramientas de SAP Disclosure Management.Si no aparece el elemento, tiene que activar el complemento COM en la aplicación.

3. En la barra de herramientas de SAP Disclosure Management, haga clic en Iniciar.

El sistema agrega más opciones a la barra de herramientas de SAP Disclosure Management.

2.4.3.1 Activación de complementos COM en aplicaciones de Microsoft Office

Repita los siguientes pasos para Microsoft Word, Microsoft Excel y Microsoft Powerpoint.

1. Inicie la aplicación de Microsoft Office.

2. Haga clic en Archivo Opciones .3. En el cuadro de diálogo Opciones, haga clic en Complementos.4. Haga clic Complementos COM en la lista y luego en Ir.


Ayuda de editores

5. En el cuadro de diálogo Complementos COM, seleccione DisclosureManagementConnector y haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

NotaAsegúrese de que los parámetros de seguridad de las macros estén configurados correctamente.

2.4.4 Edición de documentos en aplicaciones de Microsoft

2.4.4.1 Gestión de origen de datos

Un origen de datos es una base de datos o un archivo de datos que contiene datos cuantitativos que se usan en los informes. Puede crear vínculos de datos entre el documento y un origen de datos para permitir la actualización automática de los datos en cuanto se apliquen cambios en el sistema de origen.

Puede conectar un origen de datos directamente desde el PC (origen de datos local) o mediante el servidor de SAP Disclosure Management (origen de datos central). Según las políticas y los procedimientos de la empresa, el usuario final puede usar orígenes de datos locales y centrales o solo puede conectarse a orígenes de datos mediante el servidor.

Si el usuario solo puede acceder a los orígenes de datos mediante el servidor de SAP Disclosure Management, el único origen de datos local que debe crear el usuario, si no se ha creado de forma predeterminada, es la conexión a SAP Disclosure Management. Una vez conectado al servidor, el usuario tiene acceso a otros orígenes de datos que ofrece el servidor. El usuario no puede crear orígenes de datos en el servidor ni editar o eliminar los orígenes que ofrece el servidor.

NotaEl administrador que crea los orígenes de datos para el acceso centralizado crea también los orígenes de datos locales (locales desde el punto de vista del servidor).

Existen orígenes de datos internos y externos para los vínculos de datos de contenido El origen interno es la caché de datos de SAP Disclosure Management. Los orígenes de datos externos pueden ser de diferentes tipos; no obstante, la actualización de contenido admite pocos.

Si debe aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de un origen de datos interno y externo, la conexión a través de la caché es obligatoria. En un entorno de este tipo, la caché de datos representa el único origen de datos para los documentos; en otras palabras, todos los objetos de los documentos están unidos con vínculos de datos mediante la caché de datos. La única conexión de origen de datos necesaria desde la sede del cliente es la de la caché de datos.

Para obtener más información sobre las cachés de datos en SAP Disclosure Management, consulte el tema relativo a las cachés de datos en la ayuda en pantalla general.

Briefing Books

Un Briefing Book es una colección de consultas y vistas de consulta creadas en SAP Disclosure Management. La gestión de Briefing Books depende del tipo de origen de datos Las consultas y las vistas de consulta de un sistema


SAP BW solo se crean y almacenan en el sistema de origen. Las consultas SQL pueden crearse en primer plano o en el gestor de Briefing Books, y se almacenan como archivos XML en una carpeta, en un PC local o en una unidad de red.

Una consulta define la extracción de datos de un origen de datos. Cuando se inicia una consulta, extrae los datos más recientes de la base de datos. La actualización de contenido en SAP Disclosure Management activa el inicio de la consulta.

2.4.4.1.1 Creación de orígenes de datos

Para extraer datos de un origen de datos, necesita crear una conexión de origen de datos con él.

RestricciónEl nombre del origen de datos y la URL deben ser únicos.

Los orígenes de datos como archivos de Excel se pueden cargar en la caché de datos de SAP Disclosure Management. Estos archivos contienen datos extraídos de orígenes de datos externos. La extracción de datos y la conexión del origen a través de la caché de datos interna es la única forma que permite la manipulación de datos antes de usarlos en informes.

Tipos de orígenes de datos compatibles

SAP Disclosure Management admite orígenes de datos de archivos multidimensionales, relacionales y sin formato. En las listas siguientes encontrará ejemplos de cada tipo:

Orígenes de datos multidimensionales:

● SAP BW● SAP ERP● SAP BusinessObjects Planning and Consolidation

Orígenes de datos relacionales:

● SQL server● ODBC● OLE DB

Archivos sin formato:

● Archivo de Microsoft Office Excel● Archivo de Microsoft Office Word● Archivo XML

NotaSi desea proteger los archivos sin formato con contraseñas, tiene que conectarse a ellos a través de OLE-DB.


Ayuda de editores

NotaSi usa un archivo de Microsoft Office Excel como origen de datos, asegúrese de que las filas vacías que no use no contienen ningún formato. Al crear un vínculo de datos, el sistema incluye todas las filas con celdas con formato en la selección.

2.4.4.1.1.1 Crear un origen de datos local

Requisito previo:

● El complemento SAP Disclosure Management debe estar instalado en el equipo.

Para crear un origen de datos local:

1. En la aplicación de Microsoft Office, en el indicador de Disclosure Management, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos. Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita su contraseña. Cancele esta solicitud.

2. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), haga clic en Nuevo y seleccione el tipo del origen de datos.Aparecerá el cuadro de diálogo Editar origen de datos.

3. Para establecer el origen de datos del servidor de SAP BW con el portal empresarial Single Sign-on y el proxy Siteminder:a) Introduzca un origen de datos único Nombre.

NotaPuede encontrar los datos solicitados en las propiedades de la plataforma de inicio de sesión de SAP BW.

NotaEl sistema identificará el origen de datos mediante este nombre. Introduzca la URL del servidor de SAP BW.

b) Si es necesario, cambie el Puerto, el número predeterminado de Subprocesos de conexiones paralelas y el Tiempo de espera predeterminado (en minutos).

Tras el tiempo de espera especificado, el cliente interrumpe la conexión con el servidor.

NotaEl servidor tiene su propio ajuste de tiempo de espera e interrumpe la conexión con el cliente si este no responde. Para el tiempo de espera del servidor, el parámetro keep_alive_timeout es fundamental. Para obtener más información, consulte la Nota de SAP 824554.

c) Introduzca el Cliente de SAP BW.d) Introduzca el Idioma en el que desea conectar con el cliente de BW.e) Si no necesita Single Sign-on a través del SAP Enterprise Portal, solo tiene que hacer clic en Aceptar para

guardar la configuración. Si necesita configurar Single Sign-on a través del SAP Enterprise Portal, seleccione Usar la conexión a través del Enterprise Portal.


f) Introduzca la URL del servidor y el Puerto.g) Si no usa Siteminder, haga clic en Aceptar para guardar la configuración. Si usa Siteminder para la

autenticación del servidor proxy, seleccione Usar Siteminder, introduzca el nombre del Servicio web del servidor proxy y el Usuario y la Contraseña y haga clic en Aceptar para guardar la configuración. El nuevo origen de datos se muestra en la lista.

4. Para establecer el origen de datos del servidor de SAP ERP:a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.

NotaPuede encontrar los datos solicitados en las propiedades de la plataforma de inicio de sesión de SAP ERP.

NotaEl sistema identificará el origen de datos mediante este nombre.

b) Introduzca un Servidor.c) Si resulta necesario, cambie el Número del servidor y el máx. líneaspara la lista de resultado.

PrecauciónEl valor predeterminado para máx. líneasestá establecido en 1000. Tenga en cuenta lo siguiente:

○ El valor afecta al rendimiento. Si desea recuperar más de 1000 filas, asegúrese de que los equipos cliente tengan un mínimo de 4 GB de memoria.

○ Si cambia el valor predeterminado a, por ejemplo, 10, el sistema solo escribe 10 filas en la caché de datos, incluso aunque la consulta devuelva más filas.

d) Si es necesario, cambie el número de Subprocesos de conexión paralela predeterminado.e) Introduzca el número de Cliente ERP.f) Introduzca el idioma con el que desea conectarse al cliente de ERP.g) Puede activar Secure Network Communication (SNC) definiendo el marcador. Después de activar SNC,

puede definir el nivel de protección de datos, escribir el nombre SNC del interlocutor de comunicación y la ubicación para la biblioteca externa (local y servidor).

Es importante introducir una ruta de la biblioteca SNC para que el servidor pueda establecer la conexión SNC. De lo contrario, el sistema usa la conexión RFC estándar.

NotaUna conexión del lado del servidor con SNC habilitada solo puede trabajar si el usuario SNC no está restringido al usuario de dominio, dado que la suplantación de identidad no se admite en el servidor.

Es importante usar comillas para los valores de parámetros con espacios. Para más información, consulte SNC .

h) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.El nuevo origen de datos aparece en la lista.

5. Para configurar un origen de datos de un archivo Excel, Word o XML sin protección por contraseña:a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.


Ayuda de editores

http://help.sap.com/saphelp_nwpi71/helpdata/en/07/7bfc3d86ff492e9f2ac8a522d56161/content.htm


b) Haga clic en Examinar para desplazarse hasta el archivo.

NotaSi más de un usuario necesita acceder al archivo para realizar actualizaciones, el archivo se deberá guardar en una unidad de red.

c) Haga doble clic en el archivo para seleccionarlo, cierre el cuadro del diálogo y vuelva al cuadro de diálogo Editar origen de datos.El cuadro Ruta muestra la ruta al archivo seleccionado. El origen de datos ya está conectado.

d) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.6. Para configurar un origen de datos OLE DB, ODBC o SQL Server:

a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.


b) Realice una de las siguientes acciones:

1. Introduzca una cadena de conexión y haga clic en Aceptar para guardar la configuración.2. Seleccione los elementos:

○ Haga clic en el icono de origen de datos gris ( ) del campo Conexión.○ En el cuadro de diálogo Propiedades del vínculo de datos, en la ficha Proveedor, seleccione el

origen de datos y haga clic en Siguiente.○ En la ficha Conexión, introduzca los datos de conexión y haga clic en Conexión de prueba para

validar la configuración de la conexión.○ Si fuera necesario, defina detalles de conexión adicionales en las fichas Avanzado y Todo.○ Haga clic en Aceptar y, a continuación, de nuevo en Aceptar para guardar la configuración.

7. Para configurar el origen de datos MSOLAP:a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.


b) Introduzca un Servidor, un ID de usuario y una Contraseña.c) Seleccione un Catálogo.d) Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

8. Para establecer una conexión de origen de datos de SAP Disclosure Management con una caché de datos central u orígenes de datos centralizados a través del servidor:a) Introduzca un Nombre de origen de datos único.



SugerenciasSu empresa puede establecer entornos de prueba y producción para SAP Disclosure Management. Estos dos entornos tendrán además direcciones URL y puertos diferentes.

b) Introduzca una Dirección URL del servidor y un Puerto.c) Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

2.4.4.1.2 Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores

Una vez que haya creado el origen de datos, puede editar los detalles de la conexión o eliminar el origen de datos. Para usar el origen de datos para el despliegue de datos en un documento, debe conectarse al origen de datos. Una vez que ha terminado la edición de los documentos en SAP Disclosure Management, puede desconectarse del origen de datos.

NotaLos orígenes de datos, como los archivos sin formato, que no requieren autenticación, se conectan y desconectan automáticamente.

2.4.4.1.2.1 Conectar con un origen de datos local

1. En la aplicación Microsoft Office, en la barra de herramientas Gestión de divulgación, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.

2. Realice una de las siguientes acciones:

○ Si el sistema recuerda el último origen de datos al que se ha conectado, solicita el nombre de usuario y la contraseña para el origen de datos.

○ Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar base de datos.

3. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.4. Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos. Una vez establecida la conexión, el origen de datos

debería mostrar una marca de verificación verde.5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales).


Creación de orígenes de datos [página 50]


Ayuda de editores

2.4.4.1.2.2 Editar las propiedades de orígenes de datos locales

1. En la aplicación de MS Office, en la barra de herramientas de Disclosure Management, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.

2. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos que desee editar.3. Haga clic en Editar.4. En el cuadro de diálogo Editar origen de datos, cambie las propiedades según sea necesario.5. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración, y después en Aceptar de nuevo para cerrar la aplicación

de Microsoft Office.

2.4.4.1.2.3 Eliminar un origen de datos local


2. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos que desee eliminar.3. Haga clic en Eliminar.4. En el cuadro de diálogo Disclosure Management, haga clic en Sí para eliminar el origen de datos.5. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración, y después en Aceptar de nuevo para cerrar la aplicación

de Microsoft Office.

2.4.4.1.2.4 Desconectar de un origen de datos local

● Ha abierto la aplicación de Microsoft Office necesaria.● Está conectado a un origen de datos.

1. En la aplicación de MS Office, en la barra de herramientas de Disclosure Management, inicie SAP Disclosure Management y haga clic en Orígenes de datos.

2. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos que desee desconectar.

NotaLos orígenes de datos conectados se muestran con una marca de verificación verde.

3. Haga clic en Desconectar para desconectar el origen de datos.4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y volver a la aplicación de

Microsoft Office.


2.4.4.1.2.5 Conectar con orígenes de datos en un servidor




○ Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar para conectarse al servidor.

3. En el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.4. Haga clic en Aceptar para conectarse con el servidor central y después para cerrar el cuadro de diálogo

Conectando con el servidor central.El sistema muestra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:<nombre de servidor central>). Ahora está conectado al servidor. Aún tiene que conectarse al origen de datos incluso aunque sea su propio servidor central.

5. Seleccione el origen de datos que va a conectar.6. Haga clic en Conectar origen de datos para conectar el origen de datos.7. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.8. Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos y cierre el cuadro de diálogo Conectando con XXX.

El sistema muestra un mensaje de confirmación de que las conexiones se han establecido correctamente. El origen de datos deberá mostrar una marca de verificación verde.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:<nombre de servidor central>) y volver a la aplicación de Microsoft Office.

2.4.4.1.2.6 Desconectar del servidor


2. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor: CSF), seleccione el origen de datos para el servidor central de SAP Disclosure Management.

NotaLos orígenes de datos conectados se muestran con una marca de verificación verde.

3. Haga clic en Desconectar para desconectar el origen de datos.4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor: CSF) y volver a la

aplicación de Microsoft Office.


Ayuda de editores

2.4.4.1.3 Gestión de Briefing Books

SAP Disclosure Management implementa un gestor de Briefing Books para ayudar a gestionar los Briefing Books. La función se activa tan pronto como el usuario se conecta a un servidor de SAP BW o SQL directamente o a través de un OLE-DB u ODBC . El diseño del gestor varía en función del origen de datos.

Si el origen de datos es la caché de SAP Disclosure Management, esta se considera el Briefing Book y las hojas de cálculo únicas representan las consultas o vistas. No se puede gestionar la caché de datos a través del gestor de Briefing Books. La caché de datos se gestiona exclusivamente en el portal de SAP Disclosure Management.

El gestor de Briefing Books

El cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books se divide en tres áreas:

● En el área superior se muestran las opciones disponibles del gestor, así como los detalles en un Briefing Book seleccionado, como quién lo creó y cuándo se guardó por última vez. Las opciones de los Briefing Books son:

○ Agregar, que crea un Briefing Book.○ Editar, que permite configurar un Briefing Book.○ Publicar, que permite establecer el acceso de usuario al Briefing Book.○ Recargar, que permite actualizar la lista de Briefing Books desde el servidor.○ Nuevo, en la sección de consulta o vista, que permite insertar una consulta o vista nueva en un Briefing

Book.○ Mover, que permite mover objetos de una carpeta a otra.○ Copiar, que permite copiar un objeto en otra carpeta.○ Eliminar, que se usa para eliminar un Briefing Book o una consulta.

● La sección Briefing Books, en el área inferior izquierda, incluye los Briefing Books a los que tiene acceso un usuario. El primer nivel siempre es la carpeta ROOT. Una carpeta puede tener subcarpetas; se permiten tres

niveles. Use y para abrir y cerrar carpetas.● La sección Consultas y vistas, en el área inferior derecha, muestra las consultas y las vistas de consulta de un

Briefing Book una vez seleccionado.

2.4.4.1.3.1 Briefing Books de SAP BW

Un Briefing Book de SAP BW puede contener consultas, vistas de consultas y marcadores. Puede crear tantos Briefing Books como desee. Puede asignar las consultas a los libros que desee. Los Briefing Books se organizan en una estructura de carpetas de tres niveles, cuyo primer nivel está representado por la carpeta raíz.

Una vez que los usuarios se han conectado al sistema SAP BW, inician el gestor de Briefing Books. El gestor de Briefing Books solo muestra aquellos Briefing Books y consultas que los usuarios tienen permiso para usar según sus derechos en el sistema SAP BW. Esto significa que los derechos de acceso otorgados en SAP Disclosure Management no sustituyen nunca a los derechos de acceso que el sistema SAP BW otorga a un usuario.

Si otros usuarios aparte del autor van a usar un Briefing Book y sus consultas, los Briefing Books deben publicarse. Si es necesario que otros usuarios puedan editar el Briefing Book, se deben asignar derechos de


acceso de cambio a dichos usuarios. Estos derechos adicionales no incluyen el permiso para mover o eliminar un Briefing Book, ya que estas acciones solo puede ejecutarlas el usuario que lo ha creado.

2.4.4.1.3.1.1 Abrir el gestor de Briefing Books

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.

El sistema muestra el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, donde XXX es el ID del usuario e YYYY es el sistema SAP BW conectado.


Agregar un Briefing Book [página 58]Publicar un Briefing Book [página 59]Insertar consultas y vistas [página 61]Mover un Briefing Book [página 63]Copiar un Briefing Book [página 62]Eliminar un Briefing Book, una consulta o una vista [página 64]Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]

2.4.4.1.3.1.2 Agregar un Briefing Book


5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, haga clic en para agregar un Briefing Book.6. En el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books, escriba un nombre.

Los nombres de los Briefing Books no deben incluir caracteres especiales, excepto guiones bajos (_).7. En la lista En la carpeta, seleccione una carpeta en la que desee colocar el Briefing Book.

NotaLa lista contiene todas las carpetas hasta el primer nivel por debajo de ROOT.

8. Haga clic en Aceptar para crear el libro y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.


Ayuda de editores

9. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.


Gestión de conexiones a orígenes de datos y servidores [página 54]

2.4.4.1.3.1.3 Publicar un Briefing Book

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desea publicar.6. Haga clic en Publicar.

NotaPuede combinar los derechos de edición y visualización. El cuadro de diálogo Publicar tiene tres áreas: Rol, Usuario y Usuario (cambiar acceso).

7. Para publicar el Briefing Book para todos los usuarios que tengan acceso al sistema BW seleccionado, seleccione la casilla Publicar Briefing Book para todos y, a continuación, haga clic en Guardar.

8. Para asignar derechos de visualización a roles o usuarios, o a una combinación de ambos, haga clic en Agregar junto al campo Rol o Usuario.

9. Para mover las entradas al área de pantalla Entradas seleccionadas:

○ Para asignar derechos a entradas únicas:

1. Selecciónelas en la lista Entradas encontradas.

2. Haga clic en para moverlas a la lista Entradas seleccionadas.3. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.

○ Para buscar entradas para agregarlas:

1. Seleccione el botón de opción apropiado (Clave o Texto).2. Introduzca los criterios en el campo Buscar. Use * como marcador de posición para un número

infinito de dígitos antes o después del término de búsqueda.3. Haga clic en Buscar.

4. En la lista Entradas encontradas, haga clic en para mover elementos a la lista Entradas seleccionadas.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.


10. Si corresponde, haga clic en Agregar junto al campo para asignar los derechos de visualización a los usuarios seleccionados y después haga clic en Guardar para guardar la configuración y cerrar el cuadro de diálogo Publicar.

11. Para asignar derechos de edición a usuarios concretos, haga clic en Agregar junto al campo Usuario (cambiar acceso) para asignar derechos de edición a los usuarios seleccionados, y realice uno de los procedimientos siguientes:

○ Para asignar derechos a entradas únicas:

1. Selecciónelas en la lista Entradas encontradas.

2. Haga clic en para moverlas a la lista Entradas seleccionadas.3. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.

○ Para buscar y seleccionar entradas específicas:

1. Seleccione el botón de opción (Clave o Texto) que refleje los criterios de selección que le gustaría aplicar.

2. Introduzca los criterios en el campo Buscar y use * como marcador de posición para un número infinito de dígitos antes o después del término de búsqueda.

3. Haga clic en Buscar.

4. Haga clic en para mover todos los usuarios encontrados de la lista Entradas encontradas a la lista Entradas seleccionadas.

5. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Buscar.12. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cierre el cuadro de diálogo Publicar.13. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.



2.4.4.1.3.1.4 Cambio de nombre de un CuadernoInformativo

1. Efectúe el check-out de un documento de Excel o de Word para editarlo.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en CuadernosInformativos.5. En el cuadro de diálogo Gestor de CuadernosInformativos XXXYYYY, seleccione el cuaderno informativo al

que quiera cambiarle el nombre.6. En la barra de herramientas, haga clic en Editar.7. En el cuadro de diálogo Gestionar CuadernosInformativos, indique un nombre en el campo correspondiente.


Ayuda de editores

8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo Gestionar CuadernosInformativos.

9. Haga clic en Cerrar para salir del cuadro de diálogo Gestor de CuadernosInformativos XXXYYYY.10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.

2.4.4.1.3.1.5 Insertar consultas y vistas

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book en el que desee

insertar consultas o vistas.

6. Haga clic en para insertar una consulta o vista en el Briefing Book.En el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book, la lista Entradas encontradas muestra todas las consultas y vistas creadas en el sistema SAP BW, así como sus descripciones (Texto) y nombres técnicos (Clave). Todas las consultas y vistas incluidas en esta área se introducirán en el Briefing Book. Si está editando un Briefing Book existente, la lista Entradas seleccionadas muestra las consultas y vistas ya asignadas al Briefing Book.

7. Para asignar una entrada:

a) Selecciónela en la lista Entradas encontradas y haga clic en para mover el rol a la de Entradas seleccionadas.

b) Seleccione tantas consultas/vistas como necesite. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book.

8. Para buscar entradas específicas para asignarlas:a) Seleccione el botón de opción (Clave o Texto) apropiado que refleje los criterios de selección que le

gustaría aplicar.b) Introduzca los criterios en el campo Buscar. Use * como marcador de posición para un número infinito de

dígitos antes o después del término de búsqueda.c) Haga clic en Buscar para iniciar la búsqueda.

d) En la lista Entradas encontradas, haga clic en para desplazar todas las entradas y vistas que se hayan encontrado a la lista Entradas seleccionadas.

e) Haga clic en Aceptar para confirmar la selección y cierre el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book.

9. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.10. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.




2.4.4.1.3.1.6 Copiar un Briefing Book

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desee copiar.6. Haga clic en Copiar para continuar.

El sistema muestra el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.7. Escriba un nombre para la copia de Briefing Book en el campo Nombre del Briefing Book.

Si el Briefing Book contiene otros libros, se le preguntará si desea copiar todos los libros o solo el seleccionado. Si elige copiar todos los Briefing Books, cambiará automáticamente el nombre a todas las subcarpetas copiadas. El sistema usa el nombre de la carpeta superior en el nombre.

8. En la lista Copiar a carpeta, seleccione el destino.Si desea copiar un Briefing Book que contenga otros Briefing Books, el único destino permitido será la carpeta ROOT.

9. Haga clic en Aceptar para iniciar el proceso de copia.El sistema cierra el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books y, si ha copiado una subcarpeta, la carpeta expandida de la lista Briefing Books.

10. Compruebe en la estructura de carpetas que el Briefing Book se ha copiado correctamente.11. Si ha copiado una carpeta con una subcarpeta, cambie el nombre de las subcarpetas, si fuera necesario.12. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.13. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.



2.4.4.1.3.1.7 Copiar una consulta

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.


Ayuda de editores

4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que contiene la

consulta o vista que desee copiar.6. Seleccione la consulta o vista que desee copiar de la lista Consultas o vistas.7. Haga clic en Copiar.

El sistema muestra el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.

NotaNo se puede cambiar el nombre de una consulta.

8. Seleccione el Briefing Book de destino.9. Haga clic en Guardar para copiar la consulta y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.10. Verifique en el Briefing Book de destino que la consulta o vista se ha copiado correctamente.11. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.



2.4.4.1.3.1.8 Mover un Briefing Book

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desee mover.6. Haga clic en Mover.7. En el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books, haga clic en un destino de la lista Copiar a carpeta.

Si desea mover un Briefing Book que contenga otros Briefing Books, el único destino permitido es la carpeta ROOT.

8. Haga clic en Aceptar para mover el Briefing Book y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.9. Compruebe en la estructura de carpetas que el Briefing Book se ha copiado correctamente.10. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Origen de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.




2.4.4.1.3.1.9 Mover una consulta

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor de SAP BW localmente o a través del servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que contiene la

consulta que desee mover.6. Seleccione la consulta que desee mover en la lista Consultas o vistas.7. Haga clic en Mover.

NotaNo se puede cambiar el nombre de una consulta.

8. En el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books, seleccione un Briefing Book de destino en la lista Copiar a carpeta.

9. Haga clic en Guardar para mover la consulta y cierre el cuadro de diálogo Gestionar Briefing Books.10. Verifique en el Briefing Book de destino que la consulta o vista se ha movido correctamente.11. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.12. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.



2.4.4.1.3.1.10 Eliminar un Briefing Book, una consulta o una vista



Ayuda de editores

5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, seleccione el Briefing Book que desea eliminar o abra un Briefing Book y seleccione la consulta que desee eliminar.

6. Haga clic en Eliminar.7. Haga clic en Sí.8. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY.9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.



2.4.4.1.3.2 Briefing Books SQL

Los usuarios pueden usar el gestor de Briefing Books para manejar sentencias y procedimientos SQL.

2.4.4.1.3.2.1 Apertura del gestor de Briefing Books

1. Desproteja un documento de Excel o Word para editar.2. Conéctese al servidor SQL localmente o mediante el servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.

Se abre el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXYYYY.




1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese al servidor SQL localmente o mediante el servidor de SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, haga clic en Briefing Books.


5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, haga clic en para agregar un nuevo Briefing Book.6. Introduzca un nombre exclusivo para el Briefing Book en el campo Briefing Books.

7. Haga clic en para guardar el Briefing Book.8. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione una carpeta de destino para el archivo XML.

NotaPara ponerlo a disposición de otros usuarios, guarde el archivo en una unidad de red.



2.4.4.1.3.2.3 Importación de un Briefing Book


5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, haga clic en para importar el archivo XML.6. En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese hasta el archivo deseado y haga clic en él.

El sistema carga el archivo.



2.4.4.1.3.2.4 Adición de una consulta en un Briefing Book



Ayuda de editores

5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, haga clic en y, a continuación, seleccione una de las opciones siguientes:

○ Para introducir una sentencia SQL manualmente o mediante Query Builder, seleccione Sentencia SQL.○ Para introducir consultas precompiladas, seleccione Procedimiento almacenado.

6. Complete la sentencia SQL.7. Haga clic en Aceptar para guardar las entradas.8. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione una carpeta de destino para el archivo XML.

NotaGuarde el archivo en una unidad de red para ponerlo también a disposición de los demás usuarios.



2.4.4.1.3.3 Briefing Books de ERP

Un Briefing Book de ERP contiene consultas y vistas de consulta creadas en SAP BusinessObjects Disclosure Management. Los datos se recuperan de sistemas de ERP conectados.

2.4.4.1.3.3.1 Abrir el gestor de Briefing Books

1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese a un origen de datos de ERP.3. Haga clic en Origen de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, seleccione Briefing Books.

Se abre el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books XXXYYYY, donde XXX es el ID del usuario e YYYY es el sistema ERP conectado.


Gestión de origen de datos [página 49]



1. Desproteja un documento de Excel o Word para su edición.2. Conéctese a un origen de datos de ERP.3. En la barra de herramientas de Disclosure Management, seleccione Orígenes de datos.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, seleccione Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, agregue un nuevo Briefing Book.6. Introduzca un nombre exclusivo para el Briefing Book en el campo Briefing Books.7. Guarde el Briefing Book:

○ Si la casilla de verificación Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos está seleccionada, el Briefing Book se guarda en el archivo de configuración de origen de datos (nombre de archivo: config20.xml).

○ Si la casilla de verificación Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos no está seleccionada, se abre el cuadro de diálogo Guardar como. Seleccione la carpeta de destino para el archivo XML Briefing Book.

NotaPara que otros usuarios puedan acceder a este archivo, seleccione una carpeta de destino en una unidad de red, y no una carpeta local.



2.4.4.1.3.3.3 Cómo hacer que los orígenes de datos de ERP estén disponibles en el servidor

El origen de datos de ERP se ha creado en modo local; consulte Crear un origen de datos local [página 51].

1. Abra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) en modo local y seleccione el origen de datos de ERP.2. Abra el Gestor de Briefing Books para el origen de datos de ERP seleccionado.3. Para guardar el Briefing Book en el archivo config20.xml, seleccione la casilla de verificación Guardar

Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos.4. Cargue el archivo config20.xml en el servidor.

5. Reinicie el explorador Web.

Ahora el origen de datos de ERP está disponible en el servidor para actualizaciones de servidor. El origen de datos también está disponible en el cliente al trabajar en modo servidor.


Ayuda de editores



2.4.4.1.3.3.4 Importación de un Briefing Book

1. Desproteja un documento de Excel o Word para editar.2. Conéctese al origen de datos de ERP localmente o en el servidor de SAP Disclosure Management.3. En la barra de herramientas de Disclosure Management, seleccione Orígenes de datos.4. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos, seleccione Briefing Books.5. En el cuadro de diálogo Gestor de Briefing Books, seleccione Importar.6. En el cuadro de diálogo Abrir, desplácese hasta el archivo XML de Briefing Book que desee y haga doble clic

para importar el archivo.

El sistema importa el archivo XML para el Briefing Book.

2.4.4.2 Objetos vinculados a datos en documentos

Los datos cuantitativos que se usan en los informes cambian constantemente. Para garantizar que los datos estén actualizados en todos los documentos, SAP Disclosure Management crea vínculos de datos en los datos. La vinculación de datos significa que se vinculan datos cuantitativos de su informe ya sea con la caché de datos interna que se conecta por sí misma a un origen de datos externo, o si vincula datos cuantitativos directamente a un origen de datos externo. Siempre que actualice el proveedor de datos desde una aplicación de Microsoft, se actualizan los datos de los documentos.

Para activar el vínculo de datos en un objeto, necesita conectarse a un origen de datos local o de un servidor y seleccionar el proveedor de datos. Una vez activado el vínculo de datos en un objeto, puede actualizar el contenido a través de una actualización de la base de datos.

Tipos de objetos con datos vinculados

En SAP Disclosure Management, puede configurar un vínculo de datos en los objetos siguientes:

● Tablas: en Word, se usan para recopilar, en todo o en parte, el resultado de una consulta (solo un proveedor de datos).

● Hoja de Excel de una carpeta de trabajo: en Excel, se usa para recopilar el resultado de una o más consultas, desde uno o más orígenes de datos.

● Texto flotante: en Word, los campos activos de datos cualitativos del resultado de una consulta (solo un proveedor de datos).

● Campo de fórmula: en Word, se usa para recopilar datos cuantitativos y cualitativos de una única celda (solo un proveedor de datos).


Estructuras de matriz fijas frente a las flexibles en proveedores de datos

La mayoría de los proveedores de datos proporcionan datos extraídos en una estructura de matriz definida en la consulta o en la caché de datos. Si la estructura no cambia con el tiempo, es fija; si cambia con el tiempo, es flexible.

Referencias de campo relacionales frente a absolutas

Un campo absoluto hace referencia a un vínculo, por ejemplo, una celda concreta con un objeto con datos vinculados, de modo que cualquier dato que se extraiga del origen de datos solo vaya a esa celda asignada.

Un campo relacional se refiere al contenido de un vínculo con características o dimensiones, por ejemplo, "Beneficios antes de impuestos" y "Año 2006", con el objeto vinculado a datos en cualquier celda a la que se extraiga dicho contenido en la lista de resultados del proveedor de datos.

La diferencia entre referencias de campo relacionales y absolutas no importa si está vinculando todo el resultado de una consulta y la tabla de la caché de datos con una tabla de Excel o Word o un objeto del campo de fórmula. Sin embargo, a menudo no querrá vincular todos los datos del resultado de una consulta o de una tabla de caché de datos con el documento de Excel o Word. Puede que desee establecer un vínculo con columnas, filas o celdas concretas.

Si el proveedor de datos tiene una estructura de matriz fija, puede usar referencias de campo absolutas para vincular los datos seleccionados, ya que la ubicación de los datos extraídos no cambiará nunca.

Si el proveedor de datos tiene una estructura de matriz flexible, es necesario trabajar con referencias de campo relacionales, a excepción de las consultas TOP-N, para vincular datos seleccionados. SAP Disclosure Management solo permite referencias de campo relacionales en los casos siguientes:

● Existen resultados de consulta con campos a través de un origen de datos de SAP BW externo.● Para tablas de Excel con intervalos con nombre de un origen de datos interno y una caché de datos de SAP

Disclosure Management.

Puede ver fácilmente si hay campos o intervalos con nombre, ya que los encabezados de filas y columnas se resaltan en azul claro al seleccionar el proveedor de datos.

NotaSi carga una consulta de SAP BW con campos en una caché de datos de SAP Disclosure Management, como sucede con los orígenes de datos internos para la vinculación de datos de objetos, tiene que aplicar intervalos con nombre a los datos extraídos en la caché de datos.

NotaPuede cambiar una referencia de campo relacional en absoluta, aunque no puede cambiar una referencia de campo absoluta en relacional.


Ayuda de editores

2.4.4.2.1 Conectar con un origen de datos local




○ Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar base de datos.

3. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.4. Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos. Una vez establecida la conexión, el origen de datos

debería mostrar una marca de verificación verde.5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales).


Creación de orígenes de datos [página 50]

2.4.4.2.2 Conectar con orígenes de datos en un servidor




○ Seleccione el origen de datos en el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales) y haga clic en Conectar para conectarse al servidor.

3. En el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.4. Haga clic en Aceptar para conectarse con el servidor central y después para cerrar el cuadro de diálogo

Conectando con el servidor central.El sistema muestra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:<nombre de servidor central>). Ahora está conectado al servidor. Aún tiene que conectarse al origen de datos incluso aunque sea su propio servidor central.

5. Seleccione el origen de datos que va a conectar.6. Haga clic en Conectar origen de datos para conectar el origen de datos.7. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.8. Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos y cierre el cuadro de diálogo Conectando con XXX.

El sistema muestra un mensaje de confirmación de que las conexiones se han establecido correctamente. El origen de datos deberá mostrar una marca de verificación verde.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor:<nombre de servidor central>) y volver a la aplicación de Microsoft Office.


2.4.4.2.3 Proveedores de datos, objetos vinculados a datos y datos

Los objetos vinculados a datos necesitan un proveedor de datos para el origen de datos al que está conectado el usuario.

Los rangos de las cachés de datos internos se representan como proveedores de datos separados como si cada uno estuviera almacenado en una hoja de Excel independiente en la carpeta de trabajo de la caché de datos.

SugerenciasSi trabaja en un entorno con una actualización de contenido de servidor, no debe usar proveedores de datos de orígenes de datos internos y externos en el mismo documento, ya que esto provoca incoherencias de datos durante la actualización de contenido.

SugerenciasSi tiene que seleccionar determinados valores de celda, columna o fila con referencia a las dimensiones a las que pertenecen desde una matriz flexible, el proveedor de datos debe mostrar las dimensiones como valores (resaltado azul claro en el proveedor de datos). Si no, la referencia es absoluta.

SugerenciasExcepto en el caso de las carpetas de trabajo Excel, solo puede cargar un proveedor de datos para cada objeto vinculado a datos. No obstante, en un documento puede tener más de un proveedor de datos.

SugerenciasSi el proveedor de datos (consulta) se ha movido del Briefing Book original a otro, debe cambiar a la referencia del Briefing Book a fin de que el sistema encuentre la consulta durante la actualización de contenido.

SugerenciasSi desea cambiar el proveedor de datos de un objeto ya vinculado a datos, debe realizar una de las acciones siguientes:

● Eliminar el antiguo proveedor de la lista de proveedores de datos.● Sustituir el antiguo proveedor por uno nuevo.

Lista de proveedores de datos

La lista de proveedores de datos tiene las columnas siguientes:

● Cargado: una marca de verificación verde indica que el proveedor de datos se ha cargado.

● Origen de datos: muestra el origen de datos.

● Briefing Book: muestra el nombre del Briefing Book.


Ayuda de editores

● Proveedor de datos: muestra el nombre de la consulta/vista.● Tipo de datos: muestra el tipo de los datos contenidos en el proveedor de datos.● Selección: muestra el objeto seleccionado.● Filas: muestra el número de filas seleccionadas.● Columnas: muestra el número de columnas seleccionadas.● Plantilla: muestra si los datos se etiquetan con la plantilla de tablas de Word.


Aplicación de una plantilla de tabla de Word [página 107]Cambiar el Briefing Book para un proveedor de datos [página 83]Selección de datos en tablas de Word [página 110]

2.4.4.2.3.1 Insertar una tabla de Word y seleccionar el proveedor de datos

1. En Microsoft Word, desproteja el capítulo para su edición.2. Conéctese a un origen de datos3. Coloque el cursor donde desee insertar la tabla vinculada a datos.4. Haga clic en Tabla en la barra de herramientas de Disclosure Management para insertar una tabla.5. Si el cuadro de diálogo Aplicar vínculo a datos no aparece automáticamente, haga clic en Vínculo de datos de

la barra de herramientas de Disclosure Management.6. En el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar un proveedor de

datos.7. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos de la lista Orígenes de datos, seleccione un origen de datos

conectado.

8. Haga clic en .9. En la lista Cargar Briefing Book o consulta/vista, seleccione un Briefing Book.

SugerenciasSi ha seleccionado un origen de datos de DM (Disclosure Management), puede filtrar la lista para obtener

períodos o informes concretos. Para filtrar la lista, seleccione .

Se aplica el filtro para la sesión actual. Si cierra el complemento SAP Disclosure Management y, a continuación, lo vuelve a abrir, tiene que volver a establecer el filtro.

10. Haga clic en .11. Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la

lista Proveedor de datos.


12. Si es necesario definir las variables, el sistema muestra el cuadro de diálogo Selección de variable. Introduzca las variables y haga clic en Aceptar.El sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos.

13. Seleccione una consulta en la lista. El sistema muestra una presentación preliminar del resultado en el cuadro Vista previa.

14. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración.15. Haga clic en Aceptar para introducir todos los datos de resultados de la consulta en la tabla.

El sistema cierra el cuadro de diálogo y vuelve a Word. Los datos del resultado se introducen en la tabla. La tabla aún no está formateada.

Para aplicar el formato necesario a una tabla, puede etiquetarla en una plantilla de tabla de Word. Una vez seleccionado el Briefing Book o una consulta, haga clic en Guardar para guardar el archivo en el equipo o en una unidad de red.

RestricciónEl número máximo que se permite en tablas de Word es 58. Si se cargan resultados con más de 500 líneas puede provocar una gran carga de trabajo en el equipo cliente, y podría tener que esperar algo de tiempo a que aparecieran los resultados.

SugerenciasEn lugar de transferir todos los datos de resultados de la consulta, puede editar el resultado y seleccionar datos concretos.

SugerenciasPara cargar directamente una consulta única o una vista de consulta, en el cuadro de diálogo Cargar

proveedor de datos, haga clic en después de seleccionar el origen de datos conectado. Busque la consulta o la vista necesaria en el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book y mueva la consulta o vista necesaria al cuadro Entradas seleccionadas.


Variables en consultas [página 75]Aplicación de una plantilla de tabla de Word [página 107]Crear una plantilla de tabla de Word [página 105]Selección de datos en tablas de Word [página 110]


Ayuda de editores

2.4.4.2.3.2 Variables en consultas

Las consultas para extraer datos de bases de datos pueden basarse en valores fijos o variables definidos al inicio de la consulta. Los valores de las variables pueden ser caracteres, jerarquías, nodos de jerarquía, texto y elementos de fórmula. El asistente de variable permite introducir variables para consultas.

2.4.4.2.3.2.1 Iconos usados con el asistente de variables

El asistente de variables (usado de forma independiente o a través del asistente de actualización) usa diversos iconos.

Iconos usados para el tipo de valor y las entradas obligatorias

Icono Representa

un valor genérico

un valor de fecha y hora

un valor de unidad

una fórmula de campo

un campo de texto

un nodo de jerarquía

una jerarquía

una variable obligatoria. Si ha olvidado introducir un valor en un campo obligatorio, el campo se vuelve rojo y no se puede continuar.

Una consulta bien formada contiene valores como material ( ), el mes natural ( ) o un cliente ( ).

NotaLas consultas SQL muestran el carácter @ para cada clase de variable.


Iconos usados para buscar y determinar los datos que deben introducirse en los campos de variable

En algunos casos, puede decir ya por el valor o el aspecto de los campos de entrada de datos si necesita introducir un único valor, varios valores o intervalos, o seleccionar una opción. Un modo sencillo de descubrir los

requisitos específicos del campo es si hace clic en el icono de Mostrar definición de valor ( ) en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo Selección de variable y muestra la definición de las variables. La columna Tipo de selección indica cómo definir la variable. Puede obtener más información acerca del tipo de valor en el cuadro de diálogo Ayuda de valores.

Icono Función

Haga clic en este icono para abrir la ayuda de los valores específicos del campo. El procedimiento estándar para la selección de datos consiste en mover valores desde la sección Entradas encontradas a la de Entradas seleccionadas.

Haga clic en este icono para eliminar las entradas en los campos de la fila correspondiente.

Haga clic en este icono para agregar una fila a la variable en la que crear una definición más detallada de los valores de

variable. Al hacer clic en delante de , define si los valores siguientes deberán incluirse o excluirse del resultado de la consulta.

= Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con el valor exacto introducido en el campo relacionado.

=> Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores iguales o mayores que el valor introducido en el campo relacionado.

> Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores mayores que el valor introducido en el campo relacionado.

<= Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores iguales o menores que el valor introducido en el campo relacionado.

< Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores menores que el valor introducido en el campo relacionado.

[ ] Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con valores dentro del intervalo definido por los dos valores introducidos en los campos relacionados.

* Opción de selección: la búsqueda se ejecutará con cada valor disponible en la base de datos para los criterios.

2.4.4.2.3.2.2 Introducir valores

El uso de variables seleccionadas manualmente en las consultas da mejores resultados de datos.


Ayuda de editores

Introducir el último valor usado

Haga clic en el icono de para cargar los últimos valores usados en los campos de variables. El sistema carga los últimos valores válidos con los que se ha ejecutado la consulta. Los valores se pueden modificar una vez cargados.

Introducir los valores sugeridos

Haga clic en el icono de para cargar valores sugeridos en los campos de variables. Los valores sugeridos forman parte de la consulta y se pueden modificar una vez cargados.

Introducir valores manualmente

Introduzca los valores manualmente. Si no conoce los valores correctos de memoria, puede buscarlos. Existen diferentes requisitos y estrategias de búsqueda de valores.

PrecauciónAl buscar valores, recuerde que algunos sistemas distinguen mayúsculas y minúsculas.

Introducir valores únicos

Use los tipos de valores siguientes para valores únicos:

● : valores genéricos

● : valor de fecha y hora

● : valores de unidad

En lo que se refiere a los campos de variables, el sistema solo muestra un cuadro de texto listo para una entrada

de datos. No existe un icono de suma ( ) al final de la fila que permitiría agregar otro valor. No puede introducir otros valores separados por punto y coma en el campo de entrada.

Introducir valores únicos manualmente

En el cuadro de diálogo Ayuda de valores, los botones de flecha permiten mover un único valor desde la lista Entradas encontradas al cuadro de texto Entradas seleccionadas.


NotaPuede buscar valores permitidos por Texto o Clave.

Introducir valores de intervalo manualmente

Use los tipos de valor siguientes para valores de intervalo:




Existen campos de variable que requieren que un intervalo use dos valores únicos. Algunos campos están programados de esta forma; otros adoptan esta característica si selecciona [ ] en las opciones de selección. El sistema muestra dos cuadros de texto.

En el cuadro de diálogo Ayuda de valores, existen dos campos en la sección Entradas seleccionadas que crean las variables Desde y Hasta. Los botones de flecha mueven los valores desde la lista Entradas encontradas a los cuadros de texto Entradas seleccionadas.


Introducir múltiples valores manualmente

Use los tipos de valores siguientes para múltiples valores:




Existen campos de variable que permiten introducir más de una entrada única. Mientras, el sistema muestra un único cuadro de texto. Las opciones siguientes permiten introducir múltiples valores únicos:

● Si está disponible un icono de suma verde ( ), puede introducir los valores únicos en las filas que agregue.

● Si está disponible un icono de flecha verde ( ), puede agregar más valores únicos separados por punto y coma en el campo de variables.

En el cuadro de diálogo Ayuda de valores, el cuadro Entradas seleccionadas incluye los valores únicos que se aplicarán al campo de variables. Los botones de flecha mueven los valores desde la lista Entradas encontradas a los cuadros de texto Entradas seleccionadas.


Ayuda de editores


Introducir una jerarquía o nodo de jerarquía manualmente

Podrá reconocer las jerarquías y los nodos de jerarquía por sus iconos:

● : jerarquía

● : nodo de jerarquía

Solo puede introducir valores únicos para jerarquías, aunque para un nodo de jerarquía, puede introducir valores únicos o múltiples separados por punto y coma. Consulte la sección que explica los valores múltiples.

Introducir texto o fórmulas manualmente

Podrá reconocer las variables de texto y fórmula por sus iconos:

● : texto

● : fórmula

Solo puede introducir valores únicos para esas variables.


Definición de variable de muestra [página 79]

2.4.4.2.3.2.3 Definición de variable de muestra

En este flujo de trabajo de muestra, ha abierto un proveedor de datos y necesita introducir las variables en el asistente de variables.

Desea ejecutar la consulta en un período de enero a diciembre de 2009, para toneladas, el grupo de productos H129200, el país Alemania y los clientes Ciba y Eftec. Tiene que buscar los valores de variable correctos.

Tabla 2: Valores de consulta

Unidad de medida Valor obligatorio


Año natural Valor obligatorio

Mes natural

Material Valor obligatorio

País

Cliente

Para seleccionar las variables:

1. Haga clic en el icono del filtro ( ) junto al campo Unidad de medida.2. En el cuadro de diálogo Ayuda de valores, introduzca Toneladas como término de búsqueda y haga clic en

Texto.El sistema localiza el valor en la lista Entradas encontradas y lo mueve automáticamente al cuadro Entradas seleccionadas.

3. Haga clic en Aceptar para aplicar el valor al campo de la variable.4. Introduzca 2009 en el campo Año natural.

5. Introduzca 1 en el primer campo Mes natural y 12 en el segundo campo Mes natural.

6. Haga clic en el icono del filtro ( ) junto al campo Material.7. En el cuadro de diálogo Ayuda de valores, introduzca H129200 como término de búsqueda.

8. Seleccione la opción de búsqueda Clave.En el cuadro Entradas encontradas, el elemento se resalta en cursiva azul.

9. Haga doble clic en el nivel superior más alto de H129200.El sistema muestra el valor en el cuadro Entradas seleccionadas.

10. Haga clic en Aceptar para aplicar el valor al campo de la variable.

11. Haga clic en el icono del filtro ( ) junto al campo País.El cuadro de diálogo Ayuda de valores muestra en el cuadro Entradas encontradas dos jerarquías: Mundo y Países no asignados.

12. Expanda la jerarquía Mundo y desplácese hasta Alemania.13. Haga doble clic en Alemania. El sistema mueve el valor al cuadro Entradas seleccionadas.14. Haga clic en Aceptar para aplicar el valor al campo de la variable.15. En la lista Cliente, seleccione =.16. Introduzca CIBA en el campo Cliente.

17. Haga clic en el icono de suma verde ( ) al final de la fila del campo Cliente. Asegúrese de que las pantallas del sistema se incluyen delante del icono de suma verde.El sistema muestra una segunda fila lista para la entrada de datos.

18. Introduzca Eftec en la segunda fila Cliente.

19. Pulse [Intro] para confirmar los valores.20. Haga clic en Aceptar para ejecutar la consulta con los criterios de selección introducidos.


Ayuda de editores

2.4.4.2.3.3 Eliminar un proveedor de datos

● Ha iniciado la aplicación de Microsoft Office necesaria.● Está conectado al origen de datos.● Hay un proveedor de datos seleccionado para el objeto vinculado a datos.

1. En la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en Vínculo de datos.2. En el cuadro del diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, seleccione la fila que contiene el origen de datos y el

proveedor que necesita eliminar.3. Haga clic en Eliminar. El sistema vuelve a cargar la lista de proveedores sin incluir el proveedor eliminado.

NotaHa eliminado la conexión con el proveedor, no el propio proveedor.

4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

2.4.4.2.4 Gestión de objetos vinculados a datos

SAP Disclosure Management ofrece varias funciones para gestionar objetos vinculados a datos.

NotaAlgunas de estas funciones solo están disponibles para objetos de Excel.

Puede gestionar todos los objetos en un paso o puede mostrar y gestionar los detalles de determinados objetos.

Características para la gestión de objetos

● Haga clic en para actualizar un objeto vinculado a datos.

● Haga clic en para vincular a datos los objetos.● Si desea eliminar una consulta de un Briefing Book y asociarla a otro Briefing Book. El icono de cambiar

Briefing Book ( ) permite cambiar de Briefing Book sin necesidad de vincular el objeto a datos (volver a cargar el origen de datos y el Briefing Book).

● Para los objetos de Excel, puede usar el icono de activar/desactivar ( ) para proteger una hoja de cálculo y toda la carpeta de trabajo de Excel de actualizaciones de otros usuarios.

NotaSi la protección de Excel se activa mediante SAP Disclosure Management, solo puede desactivarse mediante SAP Disclosure Management.


● Para los objetos de Excel, puede usar el icono de grabar información de asignación ( ) para crear una hoja de cálculo adicional con información sobre el origen de los datos.

Configuración de actualizar

En la lista de objetos vinculados a datos, puede consultar y cambiar la configuración de la actualización de datos. La configuración relacionada con las siguientes casillas de verificación controla el procedimiento de actualización.

● La casilla de verificación Actualizar está seleccionada de forma predeterminada para que la actualización de contenido actualice los datos del objeto.

● En Excel, la casilla de verificación Formato se selecciona para excluir objetos de la actualización de formato.● En Excel, la casilla de verificación Marcar cambios está seleccionada de forma predeterminada para que se

resalten las celdas de Excel que muestran valores nuevos después de la actualización de contenido.● En Excel, la casilla de verificación Usar estilos se selecciona para un origen de datos SAP BW y un objeto

Excel. El sistema puede usar la configuración de los umbrales definida en el servidor SAP BW.● En Word, la casilla de verificación Usar plantilla se selecciona para dar formato a una tabla de Word con la

plantilla WordTableDef.

Lista Gestionar objetos de objetos vinculados a datos

Puede filtrar la lista seleccionando los objetos Deslizar, Tipo, Actualizar, Formato y Protegido.

● Protegido: para objetos Excel. Muestra un candado cerrado si el objeto está protegido con una contraseña y un candado abierto si el objeto no está protegido.

● Identificador: muestra el ID exclusivo del objeto vinculado a datos. En el ID, la primera parte indica el tipo de documento (por ejemplo, DOC) y la segunda parte indica el tipo de objeto, como FLD para campo, TBL para tabla y XSH para hoja de Excel.

● Tipo: muestra el tipo del objeto vinculado a datos, como tabla, campo o marcador.● Información: muestra más información sobre el objeto vinculado a datos si está disponible.● Briefing Book: muestra el Briefing Book que contiene el proveedor de datos del objeto vinculado a datos.● Proveedor de datos: muestra el proveedor de datos del objeto vinculado a datos.● Autor del vínculo de datos: muestra el usuario que ha realizado el vínculo de datos al objeto.● Fecha del vínculo de datos: muestra la marca de hora de la vinculación a datos del objeto.● Autor de la última actualización: muestra el usuario que actualizó el objeto por última vez.● Última actualización el: muestra la marca de hora de la última actualización del objeto.● Tipo de origen de datos: muestra el tipo de origen de datos, como SAP Disclosure Management en caso de

caché de datos.


Copiar detalles de objeto en el portapapeles [página 86]


Ayuda de editores

Creación de una hoja de cálculo de información de asignación para un objeto de Excel incrustado en un documento de Word [página 119]Proteger objetos de Excel incrustados en documentos de Word [página 118]Proveedores de datos, objetos vinculados a datos y datos [página 72]

2.4.4.2.4.1 Excluir un objeto de una actualización de contenido

1. En un documento con SAP Disclosure Management iniciado, haga clic en Objetos en la barra de herramientas de Gestión de divulgación.

2. En el cuadro de diálogo Gestionar objetos, introduzca Sí en el campo de filtro Actualizar.

3. Elimine la selección de la casilla Actualizar para los objetos que desee excluir de las actualizaciones de contenido.

4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar objetos y volver a la aplicación de Microsoft Office.

2.4.4.2.4.2 Cambiar el Briefing Book para un proveedor de datos

● Ha abierto el documento para editarlo.● El complemento SAP Disclosure Management está iniciado.● El objeto tiene datos vinculados con una caché de datos de SAP BW o de SAP Disclosure Management.● Está conectado al origen de datos o al proveedor de datos necesario.

1. Haga clic en Objetos en la barra de herramientas de Disclosure Management.2. En el cuadro de diálogo Gestionar objetos, seleccione el objeto para cuyo proveedor de datos quiera cambiar

el Briefing Book.3. Haga clic en Cambiar el Briefing Book.

Se abrirá el cuadro de diálogo Cambiar de Briefing Book que contiene tres listas. La primera lista muestra el proveedor de datos para el que quiera cambiar el Briefing Book.

4. Si es necesario, cambie el Origen de datos:

a) Haga clic en para cargar los Briefing Books del nuevo origen de datos.b) Introduzca el Usuario y la Contraseña para el origen de datos.c) Haga clic en Aceptar para continuar.

5. Seleccione el Briefing Book.6. Haga clic en la marca de verificación verde para verificar que el Briefing Book seleccionado contiene la

consulta de sus objetos vinculados a datos.

NotaSi no contiene la consulta, tiene que verificar la selección del origen de datos y del Briefing Book.


7. Seleccione una de las opciones siguientes:

○ Para aplicar el cambio de Briefing Book solo al objeto seleccionado, seleccione Objeto.○ Para aplicar el cambio de Briefing Book a los objetos de la página actual, seleccione Diapositiva.○ Para aplicar el cambio de Briefing Book a todos los objetos del documento, seleccione Documento.

8. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cambiar de Briefing Book.El cuadro de diálogo Registro de acciones indica si el cambio se ha realizado con éxito.

9. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Registro de acciones.10. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar objetos y volver a la aplicación de Microsoft

Office.

2.4.4.2.4.2.1 Cómo modificar un Briefing Book en Microsoft Excel

1. Seleccione Crear un vínculo de datos.2. Seleccione una fila vinculada a datos con un proveedor de datos.3. Haga clic en Cambiar.4. Seleccione un origen de datos y cargue todos los Briefing Books.


Ayuda de editores

5. Seleccione un Briefing Book y compruebe si el proveedor de datos existe en ese Briefing Book: haga clic en la marca de verificación verde.

6. Seleccione un objeto o documento.7. Haga Aceptar para modificar el Briefing Book.8. Confirme la modificación.

2.4.4.2.4.2.2 Cómo modificar un Briefing Book en Microsoft Word

Puede modificar un Briefing Book en Microsoft Word para todos los proveedores de datos en el mismo Briefing Book en las siguientes circunstancias:

● Ha seleccionado todo el documento.● Al menos otros proveedores de datos del mismo Briefing Book está vinculado a datos.

1. Haga clic en la ficha Disclosure Management de Microsoft Word.2. Haga clic en Objetos.3. Seleccione una fila vinculada a datos con un proveedor de datos.4. Haga clic en Modificar BB (icono de reciclaje).5. Seleccione un origen de datos y cargue todos los Briefing Books.6. Seleccione un Briefing Book y compruebe si el proveedor de datos existe en ese Briefing Book.7. Seleccione un objeto o documento.8. Haga Aceptar para modificar el Briefing Book.9. Confirme el diálogo.


2.4.4.2.4.3 Copiar detalles de objeto en el portapapeles

1. En un documento con SAP Disclosure Management iniciado, haga clic en Objetos en la barra de herramientas de Gestión de divulgación.

2. En el cuadro de diálogo Gestionar objetos, seleccione el objeto que necesita copiar.3. Para copiar el objeto seleccionado al portapapeles, haga clic en el icono de Copiar en el portapapeles.4. Haga clic en Cerrar.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Gestionar objetos y vuelve a la aplicación de Microsoft Office.

2.4.4.2.4.4 Muestra de los detalles de un objeto

1. En un documento con SAP Disclosure Management iniciado, seleccione el objeto vinculado a datos.2. Haga clic en Mostrar detalles en la barra de herramientas de Disclosure Management.

Se muestra el cuadro de diálogo Detalles de los objetos con todos los detalles del objeto seleccionado.3. Si es necesario, cambie la configuración de actualización de contenido en la sección Objetos.4. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y regresar a la aplicación de Microsoft Office.


Gestión de objetos vinculados a datos [página 81]

2.4.4.2.5 Actualización de contenido y objetos

El sistema requiere los siguientes archivos para realizar una actualización de contenido:

● El archivo config20.xml almacena las conexiones a los orígenes de datos permitidos.● El archivo BIP_WordTableDef.doc almacena los formatos que se van a aplicar a las tablas en los

documentos de Word.● El archivo BIP_WordTableTagging.xml almacena la información sobre los formatos usados por los

diferentes tipos de tablas en Word.

El contenido vinculado a datos de los capítulos puede actualizarse mediante una actualización de equipo servidor o cliente. En el último caso, debe tener en cuenta si trabaja en un entorno local o centralizado.

Si se conecta a orígenes de datos y sus proveedores en un servidor central, los archivos deben estar almacenados en el servidor. Si se conecta a los orígenes de datos y proveedores directamente desde el cliente (por ejemplo, desde orígenes de datos locales), debe guardar localmente BIP_WordTableDef.doc y definir el directorio donde se encuentra en la configuración del equipo cliente. El sistema crea automáticamente los demás archivos y los almacena localmente en ubicaciones predeterminadas.


Ayuda de editores

2.4.4.2.5.1 Definición de la ruta a la plantilla de tablas de Word local

Para definir la ruta al archivo WordTableDef.doc local:

1. Efectúe el check out del capítulo que quiera editar en Word y ábralo.2. Inicie el complemento de SAP BusinessObjects Disclosure Management.3. Haga clic en Configuración en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Configuración, seleccione Tabla de Word.

El sistema muestra la ruta real predeterminada del archivo de plantilla de tablas.5. Vaya a la ubicación en la que quiera almacenar el archivo de plantilla de tablas en el equipo.6. Haga clic en Aceptar para aplicar la ruta y cierre el cuadro de diálogo Buscar carpeta.7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Configuración.

2.4.4.2.5.2 Actualización del documento completo

Se le ha notificado que la caché de datos y los orígenes de datos se han actualizado, y debe actualizar los datos del documento.

1. En un documento con SAP Disclosure Management iniciado, haga clic en Documento en la barra de herramientas de Disclosure Management.

2. Si trabaja en un entorno centralizado, tiene que escribir un nombre de usuario y una contraseña en el cuadro de diálogo Conectando con servidor central y hacer clic en Aceptar para conectarse al servidor.El cuadro de diálogo Asistente de actualización muestra una lista de Briefing Books y los orígenes de datos relacionados con los que los objetos del documento mantienen vínculos de datos. Si es necesario, puede eliminar la selección de los proveedores de datos del procedimiento de actualización para que el sistema no actualice los datos de estos proveedores.

3. Haga clic en Siguiente.4. En el cuadro de diálogo Conectando con XXXX, introduzca un nombre de usuario y una contraseña.5. Haga clic en Aceptar para confirmar las entradas y cerrar el cuadro de diálogo.

NotaEn el caso de orígenes de datos externos, si debe conectarse a más orígenes de datos, el sistema repetirá la solicitud de conexión para cada origen de datos particular.

6. Si realiza la actualización desde un origen de datos externo, compruebe los valores que va a usar para la actualización y cámbielos si es necesario; después, haga clic en Siguiente para recopilar toda la información basada en los datos de variable.

7. Haga clic en Siguiente para continuar con el procedimiento de actualización.8. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Asistente de actualización.

El sistema actualiza los objetos vinculados a datos en el documento de Office.

9. Haga clic en para aplicar los cambios y guardar un documento de revisión en el servidor.


NotaPuede comparar el documento que incluye los datos actualizados con una revisión antigua o excluir un objeto de la actualización.


Excluir un objeto de una actualización de contenido [página 83]Comparar distintas versiones [página 88]Variables en consultas [página 75]

2.4.4.2.5.3 Comparar distintas versiones

1. En un documento con SAP Disclosure Management iniciado, haga clic en Comparar en la barra de herramientas de Disclosure Management.

2. En el cuadro de diálogo Lista de revisión de XXX, seleccione en la lista la versión que quiera comparar con la versión más reciente.

3. Haga clic en Comparar para comparar las versiones y cerrar el cuadro de diálogo.Para un documento de Word, el sistema abre un documento de comparación temporal con las diferencias resaltadas mediante el uso de funciones de revisión estándar de Microsoft. En un documento de Excel, las celdas modificadas se resaltan y el valor anterior se encuentra en los comentarios de las celdas. Al cerrar el documento de comparación, aparece el cuadro de diálogo de Microsoft XXX.


○ Para guardar el documento de comparación, haga clic en Guardar y guarde el documento en su equipo o en un servidor.

○ Si no desea guardar el documento de comparación, haga clic en No guardar.

2.4.4.3 Cómo imputar Datos en masa a Caché de datos

Utilice esta función para extraer datos en masa de un origen de datos e importar estos datos en Disclosure Management. Puede utilizar los siguientes orígenes de datos:

● ERP ● Caché de datos ● Excel ● MS SQL● OLEDB ● ODBC


Ayuda de editores

RestricciónNo puede utilizar BW como origen de datos.

1. Seleccione la ficha Disclosure Management. Para extraer datos en masa, seleccione Crear hipervínculo de datos en masa.

2. Para crear un hipervínculo de datos en masa, seleccione Nuevo.3. Introduzca el sistema origen del que desea importar los datos. No puede, por ejemplo, importar solamente las

dos primeras filas.4. Puede previsualizar los datos en masa antes de importar. La previsualización se limita a las primeras 100 filas.5. Para extraer los datos, seleccione Aceptar.6. El sistema almacena los datos en masa extraídos en una hoja de trabajo aparte bajo un nombre que comienza

por BMD<n>, por ejemplo, BMD1.7. Puede actualizar los datos en masa del lado del cliente y del servidor.

RestricciónTenga en cuenta las siguientes restricciones:

● La función datos en masa solamente está disponible en Excel y no en Word.● La función de presentación preliminar para los datos en masa solamente muestra 100 líneas.● La característica de datos en masa soporta como máximo 600.000 líneas y 7 columnas.● Ya que el formato Excel 2003 (.xls) solamente soporta 65.536 líneas, la característica de datos en masa de

Excel 2003 solo puede integrar 65.536 líneas.

2.4.5 Gestión de cachés de datos en Microsoft Excel

Algunas funciones que ofrece el complemento de SAP Disclosure Management son específicas de Microsoft Excel.

2.4.5.1 Funciones de Disclosure Management en Excel

2.4.5.1.1 Establecer un vínculo de datos con una caché de datos que contenga datos de más de un proveedor de datos externo

1. Desproteja el documento para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.2. Conéctese a dos orígenes de datos diferentes que almacenen los proveedores de datos.3. Haga clic en Vínculo de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.4. En el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar un proveedor de

datos.


5. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos, seleccione el origen de datos.

NotaSi aún no está conectado al origen de datos, el sistema muestra un cuadro de diálogo en el que se establece la conexión.

6. Haga clic en para cargar los Briefing Books del origen de datos seleccionado.7. Seleccione el Briefing Book.

8. Haga clic en para ejecutar el Briefing Book y cargar el resultado.

Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la sección Proveedor de datos. Puede continuar con el paso 10.

Si es necesario definir variables, el sistema muestra el cuadro de diálogo Selección de variable.9. Introduzca las variables y haga clic en Aceptar para continuar.

El sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la sección Proveedor de datos.10. Seleccione la consulta.11. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración y cierre el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos.12. Para cargar el segundo proveedor de datos, repita los pasos del 4 al 9.13. Haga clic en Aceptar para introducir todos los datos de resultados de las consultas en una carpeta de trabajo

de Excel.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto y vuelve a Excel. Los datos resultantes se introducen en la carpeta de trabajo.

El sistema crea para cada proveedor de datos una hoja de cálculo independiente denominada BD1, BD2, y así sucesivamente. También se crea una hoja de cálculo denominada BT que contiene todos los datos que se proporcionan en las tablas de datos empresariales.

14. Cree otras hojas de cálculo, si fuera necesario.15. Agregue los valores que desee a las hojas de cálculo a través de las referencias aplicables, como fórmulas

VLookup, a la hoja de cálculo de datos empresariales.

16. Agregue hojas de cálculo adicionales para mantener los datos manualmente, si fuera necesario.17. Verifique la caché de datos:

○ Asegúrese de que el formato de números de las celdas esté establecido en Número.○ Oculte las tablas de datos empresariales en la caché de datos. Con ello se mejora el rendimiento al

aplicar vínculos de datos a objetos en Word.

18. Haga clic en para guardar la caché de datos en el servidor.

2.4.5.1.2 Adición de un proveedor de la caché de datos

● No está conectado a ningún origen de datos.● La caché de datos ya contiene datos extraídos de los proveedores de datos de diferentes orígenes de datos.

Para agregar datos a una caché de datos de un proveedor de datos:


Ayuda de editores

1. Desproteja el documento para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.2. Haga clic en Vínculo de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.

Puesto que todavía no se ha conectado a un origen de datos, en el cuadro de diálogo SAP BusinessObjects Disclosure Management aparece un mensaje donde se informa de que los proveedores de datos de los datos existentes en la caché no están cargados.

3. Haga clic en Sí para cargar los proveedores de los datos existentes. Aparece el cuadro de diálogo Asistente de actualización.El asistente muestra el proveedor de datos y sus orígenes para los datos existentes. Las casillas de los proveedores están seleccionadas.

4. Haga clic en Siguiente.5. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca un nombre de usuario y una contraseña y haga clic

en Aceptar.El sistema se conecta al primer origen de datos y vuelve a aparecer el cuadro de diálogo Conectando con XXX .

6. Escriba su nombre de usuario y contraseña.7. Haga clic en Aceptar para confirmar las entradas y cerrar el cuadro de diálogo. A menudo, se trabaja con

variables cuando se solicitan datos de los orígenes de datos externos.El sistema muestra las variables con los valores propuestos y los usados por última vez.

8. Compruebe las variables que se van a usar para actualizar el primer proveedor de datos y cámbielas, si es necesario. Haga clic en Siguiente.

9. Compruebe las variables que se van a usar para actualizar el segundo proveedor de datos y cámbielas, si es necesario.

10. Haga clic en Siguiente para recopilar toda la información basada en los datos de variable.11. Haga clic en Siguiente para continuar con el procedimiento de actualización.12. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Asistente de actualización.

El sistema actualiza los objetos vinculados a datos en el documento Excel.13. En el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar el nuevo proveedor

de datos.14. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos, seleccione un origen de datos.

Si todavía no está conectado al origen de datos, un cuadro de diálogo le solicitará la información para establecer la conexión.

15. Haga clic en para cargar los Briefing Books del origen de datos seleccionado.16. Seleccione el Briefing Book.

17. Haga clic en para ejecutar el Briefing Book y cargar el resultado.Si no tiene que definir ninguna variable, el sistema carga las consultas contenidas en el Briefing Book en la lista de proveedores de datos.

18. Si deben definirse variables, el sistema muestra el cuadro de diálogo Selección de variable. Introduzca las variables y haga clic en Aceptar para continuar.El sistema carga las consultas contenidas en el Briefing Book en la lista de proveedores de datos.

19. Seleccione una consulta. El sistema muestra una vista previa del resultado en la sección Vista previa.20. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración, cerrar el cuadro de diálogo y regresar al cuadro de diálogo

Crear vínculo de datos a objeto. Importante:


El sistema lista todos los proveedores de datos, incluidos los que se acaban de agregar. La numeración de las hojas BD recreadas seguirán este orden.

Para evitar la pérdida de las referencias creadas tras realizar el vínculo a datos, debe asegurarse de que los antiguos proveedores se enumeren en el mismo lugar (clasificación) que cuando se cargaron la primera vez.

21. Seleccione Sustituir el formato en las opciones para asegurarse de que la hoja de cálculo BT también contiene los datos del nuevo proveedor de datos.

22. Haga clic en Aceptar para introducir todos los datos de resultado de las consultas en la carpeta de trabajo Excel.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Excel. Los datos resultantes se introducen en la carpeta de trabajo.

Para cada proveedor de datos, el sistema crea una hoja de cálculo denominada BD1, BD2 etc. Asimismo, una hoja de cálculo BT contiene todos los datos de las tablas BD.

23. Haga clic en para guardar la caché de datos cambiada en el servidor.


Variables en consultas [página 75]

2.4.5.1.3 Comprobar los intervalos en una carpeta de trabajo de Excel

1. Desproteja el documento para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.2. Cargue el documento de la caché de datos.3. Haga clic en Lista de la barra de herramientas de Disclosure Management para enumerar los intervalos

establecidos en la caché de datos.En el cuadro de diálogo Intervalos de Disclosure Management se muestran los intervalos de documento.

4. Haga clic en un intervalo de la lista para mostrar los valores relacionados.El cuadro de diálogo se mantiene abierto mientras el sistema cambia al intervalo seleccionado. Para actualizar los valores inmediatamente en la lista y ejecutar una comprobación de validación, haga clic en Actualizar.

5. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo.

2.4.5.1.4 Crear variantes de entidad para una actualización de contenido

1. Desproteja el documento para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.2. Haga clic en Orígenes de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.


Ayuda de editores

3. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (locales), seleccione el origen de datos para el servidor central de SAP Disclosure Management.

4. Haga clic en Conectar para conectar con el servidor.5. En el cuadro de diálogo Conectando con el servidor central, introduzca el nombre de usuario y la contraseña

de acceso al servidor.6. Haga clic en Aceptar para conectar con el servidor central.

El sistema muestra el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor: servidor central). Ahora está conectado al servidor. Aún tiene que conectarse al origen de datos incluso aunque sea su servidor central.

7. Seleccione el origen de datos que va a conectar.

8. Haga clic en para conectar con el origen de datos.9. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña del origen de

datos.10. Haga clic en Aceptar.

El sistema muestra un mensaje de confirmación de que las conexiones se han establecido correctamente.11. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo y volver a Excel.12. Para seleccionar una plantilla Entidad, en la hoja de cálculo de Excel, haga clic en Variables de entidad.

13. En el cuadro de diálogo Entidades, haga clic en para buscar plantillas de informe disponibles en el servidor.

NotaLa búsqueda puede durar unos minutos.

14. En el cuadro de diálogo Seleccione una plantilla, seleccione la plantilla.15. Haga clic en Aceptar.

El sistema se inicia para cargar la plantilla. Esto puede tardar unos cuantos minutos. Para crear las variantes debe conectarse a orígenes de datos externos y actualizar los Briefing Books. Los Briefing Books enumerados se seleccionan de forma predeterminada.

16. En el cuadro de diálogo Variante inicial, haga clic en una celda que muestra Haga clic aquí para seleccionar un origen de datos.

17. En el cuadro de diálogo Orígenes de datos (servidor: servidor central), seleccione el origen de datos para el Briefing Book.

18. Haga clic en para conectarse al origen de datos.19. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña del origen de

datos.20. Haga clic en Aceptar.

NotaSi necesita conectarse a más orígenes de datos, el sistema repite la solicitud de conexión para cada origen de datos individual.

21. Haga clic en Siguiente.El sistema muestra un mensaje de información de que la actualización se ha realizado correctamente.


22. Haga clic en Finalizar para cerrar el cuadro de diálogo Variante inicial.El cuadro de diálogo Entidades muestra las variables del capítulo seleccionado para cada entidad.

23. Introduzca los valores apropiados para cada variable y entidad.

Deben actualizarse los valores que muestran .24. Para introducir los valores manualmente:

○ Para cargar valores predeterminados desde el origen de datos, si lo hubiera, haga clic en Valores propuestos.

○ Para buscar otras variables, haga clic en Cambiar.25. Para asegurarse de que no haya errores ni falten variables, haga clic en Analizar.26. Guarde los valores de variable.

En el cuadro de diálogo Registro de acciones se muestran todos los mensajes de error, advertencia e información. Puede guardar el registro en su disco duro, si es necesario.

27. Si no hay errores, haga clic en Aceptar cerca del cuadro de diálogo Registro de acciones.28. Siga definiendo las variables para el resto de capítulos del informe.29. Cierre el cuadro de diálogo Entidades.



2.4.5.2 Uso de funciones de Excel estándar para Disclosure Management

2.4.5.2.1 Definición de intervalos con nombre ER

● Se ha conectado a SAP Disclosure Management y ha abierto la caché de datos en Microsoft Office Excel para su edición.

● Ha configurado una hoja de cálculo en la que quiere mantener intervalos con nombre para los valores mostrados. Los valores mostrados hacen referencia a una hoja de cálculo de datos empresariales en la que los datos se carguen desde un origen de datos externo o se mantengan manualmente.

NotaPara garantizar la coherencia entre un origen de datos y una caché de datos, no cambie nunca los datos extraídos guardados en hojas de datos empresariales.

● En la primera columna se muestran valores clave y todos los valores tienen formato de números.● El nombre que asigne a un intervalo con nombre ER tiene que empezar por “ER_” seguido de “XXXX_YYYY”,

donde “XXXX” indica si el intervalo se refiere a una clave, una etiqueta o un valor. “YYYY” indica el contexto al que pertenece el valor. Para definir intervalos con nombre ER, es obligatorio usar letras mayúsculas.

Para definir intervalos con nombre ER específicos de SAP Disclosure Management, proceda de la forma siguiente:


Ayuda de editores

1. En la tabla, haga clic en el encabezado de la primera columna que contenga las claves.En el campo Cuadro de nombre se muestra el valor de la celda (por ejemplo, A1).

2. Haga clic el campo Cuadro de nombre e introduzca el intervalo de claves:a) Escriba ER_KEYS_XXXX, donde XXXX indica el contenido de la tabla, por ejemplo, la hoja de un balance o

pérdidas y beneficios.b) Pulse la tecla Intro para guardar el intervalo.

3. Haga clic en el encabezado de la segunda columna de la tabla.4. Haga clic el campo Cuadro de nombre e introduzca el intervalo de etiquetas:

a) Escriba ER_LABELS_XXXX, donde XXXX indica el contenido de la tabla, por ejemplo, la hoja de un balance o pérdidas y beneficios.

b) Pulse la tecla Intro para guardar el intervalo.5. Haga clic en el encabezado de la tercera columna de la tabla.6. Haga clic el campo Cuadro de nombre y defina el primer intervalo de valores:

a) Escriba ER_VALUES_XXXX_YYYY, donde XXXX indica el contenido de la tabla, por ejemplo, la hoja de un balance o perdidas y beneficios, e YYYY indica una característica adicional para identificar el valor, por ejemplo, el año o un área geográfica.

RecuerdeExcel ordena los intervalos por orden alfabético y en el cuadro de diálogo Vínculo de datos, aparecen las columnas en este orden. Tenga en cuenta este hecho al definir los identificadores YYYY.

b) Pulse la tecla Intro para guardar el intervalo.7. Defina tantos intervalos de valor como sea necesario.8. Al terminar, haga clic en la flecha abajo del campo Nombre de cuadro y compruebe si aparecen todos los

intervalos definidos.

Ejemplo:

ER_KEYS_CS1ER_LABELS_CS1ER_VALUES_CS1_AANOTEER_VALUES_CS1_ACTER_VALUES_CS1_P1ER_VALUES_CS1_P2

Los intervalos enumerados arriba se han creado para la primera tabla que aparecerá en un capítulo de informe “CS1”. La tabla muestra una columna con posiciones, notas y valores para el año actual y los dos años anteriores. El nombre del intervalo para la columna “Notas” empieza por “AA” para garantizar que aparecerá en la tercera posición de la tabla. De no ser así, aparecería en la cuarta posición entre el valor del año actual y el valor de los años anteriores.

9. Haga clic en para guardar la caché de datos cambiados en el servidor.


Insertar una tabla de Word y seleccionar el proveedor de datos [página 73]


2.4.5.2.2 Definición de intervalos con nombre BIP

Se ha conectado a SAP Disclosure Management y ha abierto la caché de datos en Microsoft Office Excel para su edición.

Para definir intervalos con nombre BIP en Microsoft Office Excel, proceda de la forma siguiente:

1. En la caché de datos, marque la tabla en la que desea definir un intervalo con nombre BIP.2. En el campo Cuadro de nombre, introduzca un nombre.

El nombre tiene que empezar por “BIP_”.Para cambiar el nombre de un intervalo con nombre BIP, en el menú Fórmula, seleccione Gestor de nombres.

3. Pulse la tecla Intro para guardar el intervalo.

4. Haga clic en para guardar la caché de datos cambiados en el servidor.

La tabla seleccionada en la caché de datos se guarda como intervalo con nombre BIP.

En el capítulo de Microsoft Office Word, puede introducir la tabla si elige el intervalo con nombre BIP definido.


Insertar una tabla de Word y seleccionar el proveedor de datos [página 73]

2.4.5.2.3 Vincular fórmulas IF y VLOOKUP en celdas

● Se ha conectado a SAP Disclosure Management y ha abierto la caché de datos en Microsoft Office Excel para su edición.

● Ha extraído los datos del origen de datos externo en una hoja de datos empresariales. ● Ha establecido el orden necesario de las posiciones en el libro. Use la fórmula VLOOKUP, por ejemplo, cuando

los datos del libro de referencia deberían aparecer en un orden distinto al de los datos extraídos en la hoja de datos empresariales. Use la fórmula IF para hacer referencia a los datos en el mismo orden en el que aparecen en la hoja de datos empresariales y asegúrese de que una fila vacía de la hoja se muestra vacía (que no incluye 0 o #N/D). Esto es importante cuando se trabaja con intervalos porque a través de esta fórmula solo mostrará las posiciones con valores numéricos en la lista de vínculos de datos.

Para vincular instrucciones IF o VLOOKUP en celdas:

1. Para insertar los valores correspondientes, introduzca la fórmula VLOOKUP en las celdas de valores.

Ejemplo: =VLOOKUP ($B2,'BD2'!$B$2:D$24,2,0)

El sistema debe buscar el valor cada vez en toda la matriz de tabla. Para ello, use el signo $ al definir la matriz. En la fórmula VLOOKUP, la primera columna de la matriz de tabla es el área en la que se busca el valor definido.

2. Introduzca la fórmula IF en la tabla de referencia para obtener el número máximo de entradas posibles.

Ejemplo: =IF('BD1'!A9="","",'bd1'!A9)


Ayuda de editores

Si una fila de la hoja de datos empresariales muestra datos, estos aparecen en la hoja de cálculo. Si aún no se ha informado de los datos, las celdas correspondientes de la hoja de cálculo se mantienen vacías.

2.4.5.2.4 Reprocesamiento de datos

1. En Excel, conéctese a SAP Disclosure Management y abra la caché de datos para editar. 2. Extraiga los datos del origen de datos externos en una hoja BD.

Los datos se proporcionan con dígitos de 8 decimales.3. Abra una hoja de cálculo para los datos de reprocesamiento. Según los requisitos particulares de la

generación de informes redondee al alza o a la baja los datos a un número sin dígitos decimales.

NotaLas celdas de valor deben tener el formato de números.

EjemploDatos extraídos en una hoja BD

Número sin formato en hoja BD: 10,017,180.92931720

Aspecto en hoja de cálculo alternativa basada en la fórmula =ROUNDUP('BD1'!A2,0): 10,017,181

2.4.5.2.5 Transferencia de formato de Excel a tablas de Word

Puede usar las funciones de formato estándares de Microsoft Excel para formatear tablas en Excel. Al transferir las tablas a documentos de Word, también se transfieren los formatos asignados en Excel.

Para transferir el formato de tablas de Excel a tablas de Word, realice lo siguiente:

1. Cree una caché de datos o abra una existente en Excel y dé formato a la tabla resultante en Excel. Puede, por ejemplo, resaltar celdas o filas en distintos colores y asignar formatos de carácter como negrita o cursiva.

2. Abra el capítulo de Word en el que desea incluir la tabla y seleccione Disclosure Management Tabla .3. Seleccione el origen de datos.4. En el cuadro de diálogo "Cargar proveedor de datos", abra la caché de datos respectiva y seleccione el rango

de datos.5. Seleccione una de las opciones de plantilla siguientes:

○ Plantilla de Excel: el sistema transfiere los datos de la caché de datos con toda la información de formato de Excel a Word. La tabla se encuentra disponible en su documento de Word como tabla de Word con los formatos asignados en Excel.

PrecauciónSolo se transfieren los formatos que hayan sido aplicados manualmente. Los formatos asignados por parte de las plantillas de estilo de Excel no se transfieren a Word.


○ Plantilla de Word: el sistema transfiere los datos sin ningún tipo de formato de Excel a una tabla de Word. Se asigna el formato definido en una plantilla de Word, consulte Insertar una tabla de Word y seleccionar el proveedor de datos [página 73].

○ Sin plantilla: el sistema transfiere los datos de la caché de datos a una tabla de Word sin ningún tipo de formato.

Es posible aplicar cambios de formato en Word. Sin embargo, esos cambios serán sobrescritos por los formatos aplicados en Excel cuando actualice la tabla. Es posible mantener los cambios realizados en el ancho de la columna aplicados en Word.

2.4.5.2.6 Formatos de celda

Puede usar las funciones estándar de Microsoft Office Excel para dar formato a las celdas. Por ejemplo, puede formatear una celda como una fecha o un número.

NotaSi usa el formato de superíndice en las celdas, deles el formato de Texto. Esto garantiza que los caracteres de superíndice se muestran correctamente en documentos de Microsoft Office Word cuando esta celda contenga datos vinculados.

PrecauciónSi crea un vínculo de datos en un documento de Microsoft Office Word mediante el archivo de Microsoft Office Excel como origen de datos, no debe cambiar el formato de las celdas en el archivo de Microsoft Office Excel. Si lo hace, es posibles que el valor del documento de Microsoft Office Word ya no se muestre correctamente tras realizar una actualización.

Columnas y filas ocultas

Si oculta filas y columnas en Excel, estas no se transferirán a la tabla de Word. Se conserva el formato del documento de Excel.

Tabulador decimal

Use el formato personalizado para las celdas de Excel que alinee con un tabulador decimal en Word. El formato debe empezar con "_(" y finalizar con "_)" en la primera secuencia de la cadena de formato que finaliza con el signo de punto y coma (";"), tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:

Percentage Without Decimals: _(#,##0%_);(#,##0)%;_("-"_)Percentage With Decimals: _(#,##0.00##%_);(#,##0.00##)%;_("-"_)Values Without Decimals: _(#,##0_);(#,##0);_("-"_)Values With Decimals: _(#,##0.00##_);(#,##0.00##);_("-"_)

Dependencias con otras funciones:

En Excel, puede usar el formato de superíndice en una celda. Esto puede tener los siguientes resultados en la tabla de Word:

● Si la celda A situada delante de la celda B con formato de superíndice tiene un formato personalizado para un tabulador decimal, se usará el formato personalizado en la celda A de Word. Los márgenes de la celda A no cambiarán.


Ayuda de editores

● Si la celda A situada delante de la celda B con formato de superíndice no tiene un formato personalizado para un tabulador decimal, el margen derecho de la celda A se eliminará completamente, de modo que parece como si el dígito de superíndice pertenece a este número.

Rellenar celdas con puntos

Si tiene que rellenar las celdas de la tabla de Word con puntos, use un formato personalizado en el documento de Excel original:

@*.

Limitaciones conocidas:

● No agrupe.● Si usa el ancho de columna ajustable, la ficha alineada en el lado derecho no se guardará.

Las siguientes tablas muestran los formatos admitidos:

Formato de Excel Elemento de menú Formato de Word Elemento de menú Admitido

Tipo de alineación de texto (horizontal)

General (texto) Alineación de párrafo Izquierda Sí

General (números) Derecha No se admite en Word

Izquierda Izquierda Sí

Centrado Centrado Sí

Derecha Derecha Sí

Rellenar Izquierda No se admite en Word

Justificar Justificar Sí

Centrar en la selección Izquierda No se admite en Word

Distribuido (sangría) Izquierda No se admite en Word

Tipo de alineación de texto (vertical)

Superior Alineación vertical de celdas

Superior Sí

Centrado Centrado Sí

Abajo Abajo Sí

Justificado Superior No se admite en Word

Distribuido Superior No se admite en Word

Formato de Excel Formato de Word Admitido

Fusionar celdas Fusionar celdas Sí


Fuente Nombre Fuente Nombre Sí

Negrita Negrita Sí

Color Color Sí

Cursiva Cursiva Sí

Tachado Tachado Sí



Subíndice Subíndice Sí

Superíndice Superíndice Sí

Tamaño Tamaño Sí

Normal Normal Sí

Negrita Cursiva Negrita Cursiva Sí

Tipo de fuente subrayada

Contabilidad Subrayado Subrayado No se admite en Word

Doble Subrayado doble Sí

Doble contabilidad Subrayado doble No se admite en Word

Ninguna Ninguna Sí

Única Underline Sí


Tipos de borde de celda

Guión punto Estilo de línea Punto guión No

Guión punto punto Punto punto guión No

Guiones Guión espacio pequeño Sí

Punteada Punto Sí

Doble Doble Sí

Muy fino Línea muy fina Sí

Medio Único Sí

Guión en medio, punto Punto guión No

Guión en medio, punto, punto

Punto punto guión No

Con guión en medio Guión espacio pequeño No

Ninguna Ninguna Sí

Punto guión inclinado Punto guión No

Grueso Grabado 3D Sí

Fino Único Sí


Color de borde de celda

Celdas con formato Color de los bordes Sí


Sangría Sangría a la izquierda Párrafo Sangrías a la izquierda Sí

Sangría Sangría desde la derecha

Párrafo Sangrías desde la derecha

No se admite en Word


Ayuda de editores


Color de fondo Predefinido Rellenar Predefinido Sí

Color de fondo Personalizado Rellenar Personalizado Sí


Formato de tabla Ancho de columna Formato de tabla Ancho de columna Sí

Formato de tabla Alto de fila Formato de tabla Alto de fila Sí


Líneas vacías Líneas vacías Sí

Columnas vacías Columnas vacías Sí

2.4.5.3 Cómo crear una caché de datos con la vista previa de PDF

Para crear un nuevo informe de caché de datos con la vista previa de PDF, lleve a cabo los pasos siguientes:

1. Seleccione la ficha Administración y Tipos de informe.2. Haga clic en Nuevo tipo de informe e inserte un nombre nuevo para el tipo de informe.3. Abra la ficha Contenido del capítulo en la administración de tipo de informe y seleccione Microsoft Excel

(97-2003) (.xls) y Microsoft Excel (.xlsx) para habilitar que el tipo de informe trate archivos de Excel.4. Navegue a la ficha Formatos de salida y seleccione Excel a PDF como formato de salida. Esta entrada se

debe asociar con el complemento SAP.DM.Excel2PdfRender.Plugin.dll, que debe estar instalado y registrado en SAP Disclosure Management antes de crear el nuevo tipo de informe.

5. Seleccione Aceptar para guardar la configuración y para crear un nuevo tipo de informe en SAP Disclosure Management. Ahora el tipo de informe está listo para su uso.

2.4.5.3.1 Cómo crear la vista previa ad hoc de PDF

Puede crear una vista previa ad hoc de PDF a nivel del informe y del capítulo sin tener que crear una revisión de contenidos del resultado de salida del PDF. Para ejecutar la vista previa ad hoc, siga los siguientes pasos:

1. Seleccione la ficha General en SAP Disclosure Management.2. Seleccione el área Tipos de vistas previas disponibles.3. Haga clic en el vínculo Excel a PDF. Esto activa el proceso de vista previa de PDF.4. Cuando se haya creado el resultado de salida del PDF, el navegador Web muestra un diálogo de descarga.

Ahora puede guardar el documento PDF en el disco duro o abrir el documento directamente usando una aplicación de Acrobat Reader instalada localmente.


2.4.5.3.2 Cómo crear una revisión de vista previa de PDF

Solo puede crear una vista previa de PDF a nivel del informe.

1. Seleccione el nombre del informe en la ficha General de SAP Disclosure Management.2. Seleccione Crear, que activa el proceso de creación de PDF , incluyendo un resultado de salida PDF revisado.3. Al finalizar el proceso, no puede descargar el PDF resultante de forma inmediata. Navegue a la ficha

Revisiones y seleccione la revisión que desea descargar.4. Cuando haya seleccionado el registro de revisiones, seleccione Descargar para descargar el archivo en el

disco duro local.

2.4.6 Gestión de documentos de texto en Microsoft Word

2.4.6.1 Funciones de Disclosure Management en Word

Las funciones específicas de SAP Disclosure Management en Word hacen referencia a los objetos usados para crear vínculos a datos y las plantillas de diseño de tablas. Los objetos que se usan en Word para crear vínculos a datos son:

● tablas● campos de fórmulas● campos de texto flotante● hojas de Excel incrustadas

2.4.6.1.1 Uso de objetos de tablas de Word y archivos de plantilla relacionados

El objeto más común para crear vínculos a datos en Word es la tabla de Word. La tabla contiene todo el resultado de una consulta o parte de él. En el último caso (carga de datos parcial), debe distinguir entre referencias relativas y absolutas para obtener el resultado deseado.

Si el proveedor de datos muestra una estructura de matriz fija, puede trabajar con referencias de campo absolutas para vincular solo determinados datos. Si el proveedor de datos cuenta con una estructura de matriz flexible, debe trabajar con referencias de campo relativas (aparte de en algunas excepciones como las consultas TOP-N) para vincular solo determinados datos.

SAP Disclosure Management solo permite referencias de campo relativas en caso de:

● Resultados de consultas con campos de un origen de datos SAP BW externo● Una tabla de Excel con intervalos con nombre que usan una caché de datos de SAP Disclosure Management

de origen de datos interno

Puede ver fácilmente si hay campos o intervalos con nombre, ya que los encabezados de filas y columnas de los intervalos con nombre se resaltan en azul claro al seleccionar el proveedor de datos.

Puede usar plantillas para aplicar un diseño corporativo a las tablas:


Ayuda de editores

● Cuando la mayoría de las tablas se crean de la misma manera y muestran el mismo diseño.● Cuando el formato de las tablas difiere de los formatos de los párrafos de texto y no interferirá con estos.● Cuando vaya a usarse el mismo formato en diferentes informes.

Al vincular un proveedor de datos al documento de Word, debe decidir si carga toda la tabla de resultados o solo determinados datos. Una vez que haya seleccionado los datos, debe decidir si etiqueta los datos en una plantilla de tabla o si aplica un diseño determinado a la tabla en el documento de salida.

NotaTambién es posible transferir el formato aplicado en Excel a la caché de datos a la tabla de Word, consulte Transferencia de formato de Excel a tablas de Word [página 97].

Etiquetas y plantillas de tablas de Word

Una de las tareas principales, además de la carga de datos del proveedor de datos, es crear el archivo de plantilla de tabla único BIP_WordTableDef.doc. Este archivo almacena los diseños de tabla usados en los diversos informes de SAP Disclosure Management. Cada diseño tiene un nombre único. Se puede asignar un diseño a una tabla al crear la conexión del proveedor de datos por primera vez o en una atapa posterior.

Se requiere cierto tiempo para ser un experto en la creación de plantillas de tabla, aunque use solo las herramientas estándar de Word. Puede usar la herramienta Pegar Briefing Books para crear plantillas. El sistema almacena el último Briefing Book cargado en la memoria caché.

Al probar la plantilla, puede abrir el archivo de plantilla y el archivo del documento con la tabla. Cargue el proveedor de datos o actualice los datos y compruebe el diseño de la plantilla en su documento. Si el resultado no es el deseado, vuelva al archivo de plantilla abierto y realice los cambios. Guarde los cambios, vuelva al documento y vuelva a cargar los datos de la caché (que es más rápido que una actualización) para comprobar el efecto de los cambios de diseño en la tabla.

Siga alternando entre los dos archivos abiertos hasta que haya conseguido el resultado necesario. Si tiene que agregar filas vacías o columnas adicionales a la caché de datos, debe volver a la función de actualización y actualizar la tabla.

NotaSi desea excluir un objeto de la actualización de formato mediante la plantilla, anule la selección de la opción en la administración de objetos.

2.4.6.1.1.1 Insertar una tabla de Word y seleccionar el proveedor de datos

1. En Microsoft Word, desproteja el capítulo para su edición.2. Conéctese a un origen de datos3. Coloque el cursor donde desee insertar la tabla vinculada a datos.


4. Haga clic en Tabla en la barra de herramientas de Disclosure Management para insertar una tabla.5. Si el cuadro de diálogo Aplicar vínculo a datos no aparece automáticamente, haga clic en Vínculo de datos de

la barra de herramientas de Disclosure Management.6. En el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar un proveedor de

datos.7. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos de la lista Orígenes de datos, seleccione un origen de datos

conectado.

8. Haga clic en .9. En la lista Cargar Briefing Book o consulta/vista, seleccione un Briefing Book.

SugerenciasSi ha seleccionado un origen de datos de DM (Disclosure Management), puede filtrar la lista para obtener

períodos o informes concretos. Para filtrar la lista, seleccione .

Se aplica el filtro para la sesión actual. Si cierra el complemento SAP Disclosure Management y, a continuación, lo vuelve a abrir, tiene que volver a establecer el filtro.

10. Haga clic en .11. Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la

lista Proveedor de datos.12. Si es necesario definir las variables, el sistema muestra el cuadro de diálogo Selección de variable. Introduzca

las variables y haga clic en Aceptar.El sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos.

13. Seleccione una consulta en la lista. El sistema muestra una presentación preliminar del resultado en el cuadro Vista previa.

14. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración.15. Haga clic en Aceptar para introducir todos los datos de resultados de la consulta en la tabla.

El sistema cierra el cuadro de diálogo y vuelve a Word. Los datos del resultado se introducen en la tabla. La tabla aún no está formateada.

Para aplicar el formato necesario a una tabla, puede etiquetarla en una plantilla de tabla de Word. Una vez seleccionado el Briefing Book o una consulta, haga clic en Guardar para guardar el archivo en el equipo o en una unidad de red.

RestricciónEl número máximo que se permite en tablas de Word es 58. Si se cargan resultados con más de 500 líneas puede provocar una gran carga de trabajo en el equipo cliente, y podría tener que esperar algo de tiempo a que aparecieran los resultados.

SugerenciasEn lugar de transferir todos los datos de resultados de la consulta, puede editar el resultado y seleccionar datos concretos.


Ayuda de editores

SugerenciasPara cargar directamente una consulta única o una vista de consulta, en el cuadro de diálogo Cargar

proveedor de datos, haga clic en después de seleccionar el origen de datos conectado. Busque la consulta o la vista necesaria en el cuadro de diálogo Agregar consulta o vista al Briefing Book y mueva la consulta o vista necesaria al cuadro Entradas seleccionadas.


Variables en consultas [página 75]Aplicación de una plantilla de tabla de Word [página 107]Crear una plantilla de tabla de Word [página 105]Selección de datos en tablas de Word [página 110]

2.4.6.1.1.2 Crear una plantilla de tabla de Word

1. En Microsoft Word, abra un documento nuevo.

2. Haga clic en Insertar Tabla .3. En el submenú, haga clic en Insertar tabla.4. En el cuadro de diálogo Insertar tabla, seleccione el tamaño de la tabla.

SugerenciasSe aconseja seleccionar unas cuantas columnas y filas de más al principio porque es fácil eliminar elementos de tabla innecesarios.

5. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración y cierre el cuadro de diálogo.6. Haga clic en la primera celda de la tabla.

7. Haga clic en Revisar Nuevo comentario e introduzca el nombre de la plantilla de formato como comentario.El sistema muestra el campo de comentario listo para la entrada de datos.

8. Introduzca el nombre de la plantilla de formato, por ejemplo CDT1 para la tabla de diseño corporativo 1, o P y B para las pérdidas y beneficios.

9. Cree los nombres de las filas.Consejos para establecer estilos y formatos:

○ Cada diseño de fila debe tener un nombre de una palabra. Una fila debe denominarse “Predeterminada”. ; normalmente representa elementos de línea habituales que no son un encabezado o una suma y se asigna a todas las líneas de forma predeterminada. El nombre de la fila debe introducirse en la primera celda de la fila.

○ Cada celda de la plantilla debe mostrar una entrada con el formato correcto; de no ser así, el formato se omite al cargar la plantilla en la tabla.


○ En algunos casos, como cuando la tabla formateada necesita líneas vacías para reproducir un determinado diseño, debe adaptar la caché de datos y agregar filas vacías. En el caso de los números de superíndice (30051) para pies de página, necesita agregar una columna solo para el texto del superíndice.

○ La plantilla debe mostrar tantas columnas como la tabla del informe de Word.10. Elija el número y los nombres necesarios de:

○ las líneas de encabezado○ las líneas vacías○ líneas con totales

11. Elija la línea predeterminada.12. Elija la línea para pies de página, si es necesario.13. Elija la fuente, el estilo de fuente y el tamaño para cada fila.14. Combine celdas si es necesario.

Al combinar celdas de forma horizontal en líneas diferentes, asegúrese de hacerlo de forma coherente. Por ejemplo, no se permite combinar dos celdas de las columnas 1 y 2, y en la línea siguiente dos celdas de las columnas 2 y 3.

La figura siguiente muestra un ejemplo de una combinación de celdas no permitida:

15. Ajuste los bordes y el sombreado para cada fila y celda.16. Cree estilos para los formatos de tabla individuales.17. Guarde el documento como BIP_WordTableDef.doc.

○ Si no está trabajando en un entorno centralizado, pero desea que todos los usuarios de SAP Disclosure Management usen la plantilla, guarde el archivo en una unidad de red pública accesible para todos los usuarios.

○ Si está trabajando en un entorno de servidor centralizado, debe pedir al administrador del sistema que cargue el archivo en SAP Disclosure Management. Una vez cargado, puede editar el documento desde su equipo local.

2.4.6.1.1.3 Editar una plantilla de tabla de Word

1. En Word, abra el capítulo para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.2. En la ficha Disclosure Management, en la sección Plantillas de tabla, haga clic en Editar.

El sistema abre el archivo de plantilla BIP_WorldTableTemplate.doc.

3. Aplique los cambios necesarios.4. Realice una de las siguientes acciones:

○ Si está trabajando localmente, haga clic en en la barra de herramientas de acceso rápido para guardar los cambios del archivo.

○ Si está trabajando en una plantilla desprotegida desde el servidor.

1. Haga clic en Aplicar cambios en la sección Contexto de la barra de herramientas Disclosure Management.


Ayuda de editores

2. En el cuadro de diálogo Proteger comentario, introduzca una descripción de los cambios.3. Seleccione Cerrar para proteger el documento modificado de forma permanente y seguir trabajando

en SAP Disclosure Management.4. Seleccione Editar para proteger el documento y volver a desprotegerlo.5. Seleccione Ver para proteger el documento y volver a abrirlo en el modo de visualización en Word.6. Haga clic en Aceptar.


Crear una plantilla de tabla de Word [página 105]

2.4.6.1.1.4 Aplicación de una plantilla de tabla de Word

1. En Word, desproteja el capítulo para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.2. En la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en Vínculo de datos.

3. En el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto, con el proveedor de datos cargado ( ), seleccione la casilla de verificación Usar plantilla de la sección Opciones en la barra de herramientas de Proveedor de datos.

4. Haga clic en Etiqueta para iniciar el etiquetado de los datos cargados.El sistema muestra el cuadro de diálogo Dar formato a la plantilla. La parte inferior del cuadro de diálogo muestra los elementos del informe. En la primera columna, Formato, puede asignar el formato requerido de una plantilla de formato determinada a las filas individuales. El sistema asigna automáticamente el formato predeterminado a las filas.

5. En la lista Plantilla, seleccione la plantilla de formato.El sistema carga los formatos de la plantilla en la lista Formato.

6. Seleccione el formato que desee para cada fila en la lista Formato.

NotaHaga clic en Ignorar para que la fila no se tenga en cuenta en la salida.

7. Haga clic en Guardar.El sistema cierra el cuadro de diálogo Etiquetar plantilla y regresa al cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto.

8. Haga clic en Aceptar para cargar la tabla etiquetada en el documento.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Word. La tabla se muestra con los formatos etiquetados asignados a las filas de la tabla.

EjemploDesde la caché de datos...


... y la plantilla de formato

...mediante etiquetado

... a la tabla con formato en el informe.


Ayuda de editores


Uso de las opciones de pegar Briefing Book para actualizar una tabla en el documento de Word [página 109]

2.4.6.1.1.5 Uso de las opciones de pegar Briefing Book para actualizar una tabla en el documento de Word

1. En Word, desproteja y abra el capítulo para editar.2. Inicie el complemento SAP Disclosure Management.3. Conéctese al origen de datos y al proveedor. 4. Seleccione la tabla con el formato de diseño que desea cambiar.5. Haga clic en Editar en la sección Plantillas de tablas de la barra de herramientas de Disclosure Management y

cargue el archivo WordTableTemplateDef.doc.

6. Seleccione la plantilla de formato necesaria en el archivo y realice los cambios oportunos.7. Guarde el archivo WordTableTemplateDef.doc.

Si trabaja en un entorno centralizado, seleccione Editar en el cuadro de diálogo Proteger comentario para proteger y desproteger el documento.

8. Regrese al documento de Word.9. Para actualizar la tabla con los datos más recientes del PC haga clic en Documento en la sección Pegar

Briefing Books de la barra de herramientas de Disclosure Management.


Al volver a cargar los datos, el sistema aplica también la plantilla de formato cambiada y se puede ver el resultado inmediatamente.

10. Si ha introducido filas nuevas en la plantilla de formato, debe volver a crear la tabla. Para ello, haga clic en Vínculo de datos para abrir el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objetos y haga clic en Etiqueta.

11. Pulse Alt+tabulador para regresar al archivo de plantilla si desea seguir editando.

NotaSi alguno de los cambios debe aplicarse a la tabla que acaba de actualizar, debe repetir los pasos 8 a 10.

2.4.6.1.1.6 Excluir un objeto de una actualización de formato de plantilla

1. En Word, abra el capítulo que desee editar.2. Inicie el complemento SAP Disclosure Management.3. Haga clic en Objetos de la barra de herramientas de Disclosure Management. El cuadro de diálogo Gestionar

objetos muestra una lista de objetos vinculados a datos.4. Elimine la selección de la casilla Usar plantilla para el objeto que desea excluir de las actualizaciones del

formato de plantilla.5. Cierre el cuadro de diálogo Gestionar objetos para volver a Word.

2.4.6.1.1.7 Selección de datos en tablas de Word

Un proveedor de datos puede mostrar los tipos de datos siguientes en función del tipo del origen de datos:

● todos los datos o parte de ellos de una consulta● los metadatos del proveedor de datos● documentos de SAP Business Document Store (BDS)


Selección de metadatos [página 112]Selección de un conjunto de datos de un proveedor de datos [página 110]

2.4.6.1.1.7.1 Selección de un conjunto de datos de un proveedor de datos

1. En Word, abra el documento de capítulos para editar.


Ayuda de editores

2. Conéctese al origen de datos.3. Haga clic en Vínculo de datos y, en el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto, seleccione el

proveedor de datos del objeto vinculado a datos.4. Haga clic en Editar o haga doble clic en el proveedor de datos.

En el cuadro de diálogo Proveedor de datos, el área de pantalla superior muestra la ficha Datos y el área de pantalla inferior muestra la vista previa de la selección de datos real.

5. Haga clic en en el área de pantalla inferior para vaciarla.6. Para seleccionar una fila:

a) Realice una de las acciones siguientes para seleccionar una fila que muestra los datos necesarios:

○ Haga doble clic en la fila requerida en el área de pantalla superior.

○ Seleccione la fila en el área de pantalla superior y haga clic en y en en el encabezado del área de pantalla inferior.

El sistema transfiere los datos a la vista previa junto con, si están disponibles, los encabezados de columna y fila.

b) Si es necesario, repita el paso 3 para seleccionar más datos de otras filas.c) Haga clic en Aceptar para confirmar la selección de datos y, después, en Aceptar de nuevo para

introducir los datos de la consulta en el objeto vinculado a datos.El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Word.

7. Para seleccionar una columna:a) Realice una de las acciones siguientes para seleccionar una columna que muestra los datos necesarios:

○ Haga doble clic en la columna requerida en el área de pantalla superior.

○ Seleccione la columna en el área de pantalla superior y haga clic en y en en el encabezado del área de pantalla inferior.

El sistema transfiere los datos junto con los encabezados de columna y fila, si están disponibles.b) Si procede, repita el paso 3 para seleccionar más datos contenidos en otras columnas.c) Haga clic en Aceptar para confirmar la selección de datos y, después, en Aceptar de nuevo para

introducir los datos de la consulta en el objeto vinculado a datos.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Word.8. Para seleccionar una celda:

a) Realice una de las acciones siguientes para seleccionar una celda que muestra los datos necesarios:

○ Haga doble clic en la celda requerida en el área de pantalla superior.

○ Seleccione la celda en el área de pantalla superior y haga clic en y en en el encabezado del área de pantalla inferior.

El sistema transfiere los datos junto con los encabezados de columna y fila, si están disponibles.b) Si procede, repita el paso 3 para seleccionar más datos contenidos en otras celdas.c) Haga clic en Aceptar para confirmar la selección de datos y, después, en Aceptar de nuevo para

introducir los datos de la consulta en el objeto vinculado a datos.El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Word.


9. Para seleccionar todos los datos:

a) Haga clic en en el encabezado del área de pantalla inferior.El sistema transfiere los datos junto con los encabezados de columna y fila.

b) Haga clic en Aceptar para confirmar la selección de datos y, después, en Aceptar de nuevo para introducir los datos de la consulta en el objeto vinculado a datos.El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Word.

2.4.6.1.1.7.2 Selección de metadatos

1. En Word, desproteja el documento de capítulos para editar.2. Conéctese al origen de datos y seleccione el proveedor de datos del objeto vinculado a datos.3. Haga clic en Vínculo de datos y, en el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto, seleccione el

proveedor de datos del objeto vinculado a datos.4. Haga doble clic en el proveedor de datos.

5. En la sección inferior del cuadro de diálogo Proveedor de datos, haga clic en para eliminar la selección los datos.

6. Haga clic en la ficha Metadatos en el área de pantalla superior.El sistema muestra los metadatos disponibles en el área de pantalla superior.

7. Seleccione los metadatos necesarios.

8. Haga clic en .El sistema transfiere los metadatos a la sección de vista previa.

9. Repita estos pasos tantas veces como sea necesario para cargar todos los metadatos necesarios.10. Haga clic en Aceptar para introducir los datos seleccionados de la consulta en el objeto vinculado a datos.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Crear vínculo de datos a objeto y regresa a Word.

2.4.6.1.1.8 Ancho de columna ajustable en tablas vinculadas a datos

Si cambia el ancho de una columna en una tabla vinculada a datos, el comportamiento del sistema predeterminado durante una actualización de datos consiste en restaurar el ancho de columna anterior. Si desea ajustar manualmente el ancho de la columna de las tablas vinculadas a datos, siga los pasos siguientes:

1. Seleccione la tabla y elija Detalles de los objetos.2. Seleccione la casilla Ancho de columna ajustable y haga clic en Aceptar.

Después de actualizar los datos, el ancho de columna se mantiene como lo haya establecido manualmente.


Ayuda de editores

NotaSi vuelve a establecer un vínculo de datos para el mismo objeto, puede que tenga que reajustar una vez el ancho de la columna.

2.4.6.1.2 Objetos de campo de fórmula vinculados a datos

El campo de fórmula se usa en un campo de datos único con datos cuantitativos y, excepcionalmente y con un número limitado de dígitos, datos cualitativos La diferencia entre una referencia de campo absoluta o relativa no es importante si el proveedor de datos tiene una estructura de matriz fija que no cambia en el tiempo. El valor requerido siempre se encontrará en la misma celda para que la referencia absoluta funcione correctamente.

Si el proveedor de datos cuenta con una estructura de matriz flexible, debe trabajar con referencias relativas (aparte de en algunas excepciones como las consultas TOP-N) para vincular el contenido de una celda.

SAP Disclosure Management solo permite referencias de campo relativas en caso de:

● Resultados de consultas con campos de orígenes de datos SAP BW● Una caché de datos de Excel Disclosure Management que incluye rangos con nombre

Puede ver fácilmente si hay campos o intervalos con nombre, ya que los encabezados de filas y columnas de los intervalos con nombre se resaltan en azul claro al seleccionar el proveedor de datos.

Los objetos de campo de fórmula se usan, principalmente, para crear un vínculo a un único valor cuantitativo en la celda de una tabla de proveedor de datos.

SAP Disclosure Management ofrece una funcionalidad de selección corta para el campo de fórmula, de modo que cuando el origen de datos se conecta y el proveedor de datos se carga, el sistema omite el paso de edición para el proveedor de datos y muestra automáticamente el cuadro de diálogo Proveedor de datos para la selección de celda. En función de la estructura (fija o flexible) del proveedor de datos, puede crear un vínculo con una referencia de campo absoluta o relativa.


Objetos vinculados a datos en documentos [página 69]

2.4.6.1.2.1 Aplicar vínculos de datos a campos de fórmula a través de una caché de datos con intervalos

1. En Word, desproteja el documento del capítulo para la edición.

NotaEsta tarea da por sentado que ya ha aplicado vínculos de datos a campos en el documento de Word.


2. Inicie el complemento SAP Disclosure Management.3. Conéctese al origen de datos necesario y a un proveedor de datos que sea un archivo de Excel de la caché de

datos interna. Los datos necesarios se almacenan en una hoja con intervalos.

4. En el documento, coloque el cursor en el que quiera insertar el campo de la fórmula.

NotaSi coloca el cursor en un texto flotante o un objeto de tabla, aparecerá un mensaje de error.

5. Haga clic en el campo Fórmula en la barra de herramientas de Disclosure Management para insertar un campo de fórmula.El cuadro de diálogo Selección corta para XXX muestra los datos desde el proveedor de datos usado previamente para la aplicación de vínculos de datos de una tabla. Los encabezados de columna y fila se resaltan en azul claro.

6. Haga clic en la celda que muestra el contenido necesario.La entrada de la lista Tipo de formato cambia en función de si ha seleccionado un valor numérico o de texto.

7. En la lista Tipo de formato, seleccione los detalles del formato, como por ejemplo, en el caso de los números, sin decimales, Euro o porcentaje, o en el caso del texto, mayúsculas.

NotaVerifique que no esté seleccionado el icono del ancla. Si es así, la referencia de campo será absoluta.

8. Haga clic en la flecha abajo para aplicar un vínculo de datos al campo de fórmula con el valor seleccionado.El sistema introduce el valor seleccionado en el campo de fórmula.

2.4.6.1.2.2 Aplicar vínculos de datos al campo Fórmula mediante una consulta de BW para una lista de los N primeros

1. En Word, desproteja el documento del capítulo para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.

NotaAún no ha usado el proveedor de datos de su documento y no se ha conectado a un origen de datos.

2. En el documento, coloque el cursor en el que quiera insertar el campo de la fórmula.


3. Haga clic en el campo Fórmula en la barra de herramientas de Disclosure Management para insertar un campo de fórmula.

4. En el cuadro de diálogo Selección corta para XXX, haga clic en el icono de Cargar Briefing Book para conectar con el origen de datos y el proveedor de datos necesarios.

5. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos, seleccione un origen de datos de la lista Orígenes de datos.


Ayuda de editores

6. En el cuadro de diálogo Conectando con XXX, introduzca el nombre de usuario y la contraseña.7. Haga clic en Aceptar para conectarse al origen de datos.

8. Haga clic en para cargar los Briefing Books del origen de datos seleccionado.9. En la lista Cargar Briefing Book o consulta/vista, seleccione el Briefing Book.

10. Haga clic en para ejecutar el Briefing Book y cargar el resultado.Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos.

11. Si es necesario definir las variables, introduzca valores en el cuadro de diálogo Selección de variable y haga clic en Aceptar.

12. Seleccione la consulta.El sistema muestra una presentación preliminar del resultado en la sección Vista previa.

13. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos y volver al cuadro de diálogo Selección corta para XXX.El resultado de la consulta se introduce en la ficha Datos. Como ha cargado una consulta de BW con valores, los datos se seleccionan con una referencia de campo relacional de forma predeterminada. Necesita establecer una referencia absoluta en el primer valor de la lista de la clasificación.

14. Seleccione el primer valor de la lista.La entrada de la lista Tipo de formato depende de si ha seleccionado un valor numérico o de texto.

15. En la lista Tipo de formato, seleccione los detalles del formato, como por ejemplo, en el caso de los números, sin decimales, Euro o porcentaje, o en el caso del texto, mayúsculas.

16. Haga clic en el icono del ancla para definir que la referencia sea absoluta.

17. Haga clic en para aplicar un vínculo de datos al campo de fórmula con el valor seleccionado.

El sistema introduce el valor seleccionado en el campo de fórmula.

2.4.6.1.3 Objetos de texto flotante vinculados a datosEl texto flotante es un campo activo de longitud ilimitada en la que el contexto cualitativo se almacena en una o más celdas del proveedor de datos seleccionado. Para vincular los valores a varias celdas, separe el contenido individual con un signo de punto y coma (;).

2.4.6.1.3.1 Insertar un campo de texto flotante1. En Microsoft Word, desproteja el documento del capítulo para su edición.2. Conectado al origen de datos3. Inicie el complemento SAP Disclosure Management.4. En el documento Coloque el cursor donde desee insertar la tabla vinculada a datos.



5. Haga clic en Texto flotante en la barra de herramientas de Disclosure Management.6. Si ya hay otros objetos a los que se les ha aplicado el vínculo de datos, el sistema muestra el cuadro de

diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto. Si no fuera así, haga clic en Vínculo de datos en la barra de herramientas de Gestión de divulgación.

7. En el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar un proveedor de datos.

8. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos, seleccione un origen de datos conectado (se muestra

).

9. Haga clic en para cargar los Briefing Books del origen de datos seleccionado.10. En la lista Cargar Briefing Book o consulta/vista, seleccione el Briefing Book.

11. Haga clic en para ejecutar el Briefing Book y cargar los resultados.Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos.


13. En la lista Proveedor de datos, seleccione la consulta necesaria en la lista.El sistema muestra una presentación preliminar del resultado en el cuadro Vista previa.

14. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos y volver al cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto.

15. Haga clic en Editar.

16. En el cuadro de diálogo Proveedor de datos, haga clic en situado en el área inferior de la pantalla para anular la selección de los datos.

17. Seleccione la celda o fila del área superior de la pantalla que desee vincular con el objeto vinculado a datos.18. Active la selección adecuada:

○ Haga clic en y si desea seleccionar el contenido de una única celda.

○ Haga clic en y si desea seleccionar el contenido de una fila.

NotaSegún la estructura del proveedor de datos (fija o flexible con intervalos), los datos se vinculan a datos con una referencia de campo absoluta o relacional.

19. Repita los pasos 17 y 18, si fuera necesario.El sistema coloca todos los datos seleccionados en una única fila.

20. Haga clic en Aceptar para confirmar la selección de datos y cierre el cuadro de diálogo Proveedor de datos.21. Haga clic en Aceptar para introducir los datos seleccionados en el objeto vinculado a datos.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto y vuelve a Word. Se introducen los datos en el documento donde el contenido de las celdas únicas se separa con una coma (,).


Ayuda de editores


Objetos vinculados a datos en documentos [página 69]Variables en consultas [página 75]Variables en consultas [página 75]

2.4.6.1.4 Hojas de Excel incrustadas y vinculadas a datos en documentos de Word

En lugar de crear una tabla de Word, puede incrustar una hoja de Excel en el documento de Word y editar los datos desde un proveedor de datos usando las características de Excel. Puede limitar la edición de Excel, escribir información de asignación compleja en el objeto y personalizar la configuración de actualización.

2.4.6.1.4.1 Insertar una hoja de Excel vinculada a datos en un documento de Word

1. En Word, desproteja el capítulo para su edición.2. Conéctese a un origen de datos3. En el documento, coloque el cursor en el que quiera insertar la tabla para la que se va a aplicar el vínculo de

datos.4. Haga clic en el campo Hoja de Excel en la barra de herramientas de Disclosure Management para insertar

una carpeta de trabajo de Excel.5. Si ya hay otros objetos a los que se les ha aplicado el vínculo de datos, el sistema muestra el cuadro de

diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto. Si no fuera así, haga clic en Vínculo de datos en la barra de herramientas de Disclosure Management.

6. En el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto, haga clic en Nuevo para agregar un proveedor de datos.

7. En el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos, se muestra un origen de datos conectado (se muestra

).Si aún no está conectado al origen de datos, el sistema mostrará el cuadro de diálogo correspondiente para establecer la conexión

8. Haga clic para cargar los Briefing Books del origen de datos seleccionado.9. En la lista Cargar Briefing Book o consulta/vista, seleccione el Briefing Book.

10. Haga clic para ejecutar el Briefing Book y cargar los resultados.Si no es necesario definir ninguna variable, el sistema carga las consultas incluidas en el Briefing Book en la lista Proveedor de datos.



12. En la lista Proveedor de datos, seleccione la consulta necesaria en la lista.El sistema muestra una presentación preliminar del resultado en la sección Vista previa.

13. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración y cierre el cuadro de diálogo Cargar proveedor de datos.14. Siga cargando más proveedores de datos (así como otros orígenes de datos), si corresponde. Repita los

pasos 6 a 13:15. Haga clic en Aceptar para introducir todos los datos de las consultas en una carpeta de trabajo de Excel.

El sistema cierra el cuadro de diálogo Aplicar vínculo de datos a objeto y vuelve a Word. Los datos se introducen en la carpeta de trabajo. El sistema crea para cada proveedor de datos una hoja de cálculo independiente denominada BD1, BD2, y así sucesivamente. También se crea una hoja de cálculo denominada BT que contiene todos los datos que se proporcionan en las tablas de datos empresariales.

16. Modifique la carpeta de trabajo y sus datos mediante las opciones estándar de Excel.



2.4.6.1.4.2 Proteger objetos de Excel incrustados en documentos de Word

Los objetos de Excel incrustados en un documento de Word se pueden proteger. La protección de establece para toda la carpeta de trabajo de Excel. Una protección activada a través de SAP Disclosure Management solo puede desactivarse a través de SAP Disclosure Management.

1. Desproteja el documento del capítulo en Word para la edición e inicie el complemento SAP Disclosure Management.

2. Haga clic en Objetos en la barra de herramientas de Disclosure Management.

3. En el cuadro de diálogo Gestionar objetos, haga clic en .4. En el cuadro de diálogo Proteger objetos de Excel, introduzca una contraseña.

NotaLa protección de Excel solo se puede desactivar posteriormente con esta contraseña.

5. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración y cierre el cuadro de diálogo Proteger objetos de Excel.El estado de la protección de Excel se refleja mediante el icono situado delante del identificador del objeto. Un

candado abierto ( significa que el objeto no está protegido. Un candado cerrado ( ) indica que la protección está activada.

6. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar objetos y volver a Word.


Ayuda de editores

2.4.6.1.4.3 Creación de una hoja de cálculo de información de asignación para un objeto de Excel incrustado en un documento de Word

En un objeto de Excel incrustado en un documento de Word, puede crear una hoja de cálculo adicional, BM, con información sobre el origen de los datos. La hoja de cálculo contiene la siguiente información:

● Nombre de la hoja de cálculo● Briefing Book usado para la hoja de cálculo● Nombre del proveedor de datos● ID del proveedor de datos● Tipo de datos


2. Haga clic en Objetos en la barra de herramientas de Disclosure Management.3. En el cuadro de diálogo Gestionar objetos, seleccione el objeto de Excel.4. Para agregar la hoja de cálculo BM al objeto de Excel, haga clic en el icono Escribir información de

asignación.Esta hoja de cálculo contiene información acerca del origen de datos, el proveedor de datos y el tipo de datos.

5. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar objetos y regresar a Word.

2.4.6.1.4.4 Configuración de las opciones de actualización para objetos Excel incrustados en documentos de Word

Al igual que con los demás objetos vinculados a datos, puede excluir objetos Excel de la actualización durante la actualización de contenido. No obstante, para los objetos Excel se puede personalizar configuración de actualización adicional en el objeto:

● Formato: cuando se activa, el asistente de actualización puede cambiar el formato.● Marcar los cambios: cuando se activa, el asistente de actualización resalta los cambios.● Usar estilos: cuando se activa, el asistente de actualización tiene en cuenta excepciones en la configuración

de formato. Esta función solo funciona cuando el origen de datos es un sistema SAP BW.


2. Haga clic en Objetos en la barra de herramientas de Disclosure Management.3. En el cuadro de diálogo Gestionar objetos, para elementos de objetos, seleccione las opciones siguientes

según sea necesario:

○ Para permitir una actualización de formato durante la actualización de contenido, seleccione la casilla de verificación Formato.

○ Para resaltar los cambios, seleccione la casilla de verificación Marcar los cambios.○ Para aplicar los colores de las excepciones derivadas de un sistema SAP, seleccione la casilla de

verificaciónUsar estilos.


4. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Gestionar objetos y regresar a Word.

2.4.6.1.5 Escala de valores en un documento de Word

Esta función solo se admite en celdas de objetos de tabla Word vinculados a datos sin etiquetas y objetos de campo de fórmula.

1. Seleccione los valores que desee escalar.Para seleccionar una celda, debe resaltar toda la celda (tres clics). También puede seleccionar varias celdas.Para seleccionar un campo de fórmula, basta con hacer clic en este.

2. En el menú contextual, elija Definir formato de campo.3. En el campo Escala, introduzca un factor de escala (por ejemplo, 1000) y, después, haga clic en Aceptar.

2.4.6.1.6 Convertir un documento a HTML Edgar

La Comisión de Valores y Bolsa de EE. UU. (SEC, por su sigla en inglés) ha definido un proceso conocido como sistema electrónico de recogida, análisis y recuperación de datos, o EDGAR. SEC HTML EDGAR es un formato estándar de presentación financiera definido por la SEC para garantizar la coherencia de todas las presentaciones electrónicas. Las leyes de EE. UU. exigen que las empresas envíen en línea periódicamente documentos de declaración de la situación financiera mediante el uso de EDGAR. Puede convertir automáticamente documentos de Microsoft Word a HTML EDGAR mediante SAP Disclosure Management, lo que simplifica el proceso de envío a la SEC y elimina la necesidad de convertir manualmente los documentos o de contratar servicios de terceros para que se hagan cargo de la conversión.

Cualquier documento de Microsoft Word se puede convertir a HTML EDGAR, desde capítulos a informes.

Para convertir un documento de Microsoft Word a HTML Edgar:

1. Abra un capítulo o un informe en el modo Edición o Visualización.2. En la sección Otros de la barra de herramientas de Disclosure Management, seleccione Convertir a HTML

Edgar. El documento se convierte inmediatamente a HTML EDGAR y se muestra un informe de la conversión. Se muestra cualquier error o advertencia que se produzca durante el proceso de conversión del documento.

3. Siga las sugerencias y directrices que aparecen en las descripciones de los errores y advertencias para corregir los problemas y vuelva a ejecutar la conversión de EDGAR.

4. Repita el proceso de conversión hasta que no aparezca ningún error en el Informe de conversión HTML EDGAR.

5. Una vez completada correctamente la conversión a EDGAR, haga clic en Guardar y seleccione una ubicación en la que desee guardar el documento convertido. El archivo de salida es un archivo ZIP que contiene el HTML y cualquier imagen que formara parte del documento original.

6. Descomprima el archivo ZIP y cargue manualmente los archivos al sitio Web de envío de EDGAR de la SEC.

A continuación, aparece una tabla con los formatos de Word admitidos:

Formato Función admitida

Formato de fuente Formato de texto


Ayuda de editores

Formato Función admitida

Colores del texto; resaltar texto con colores

Formato de párrafo Viñetas: limitado a caracteres ASCII usados como símbolos de viñetas

Configuración de página Compatibilidad de diseño de 2 columnas o columnas únicas (más columnas dan como resultado un diseño pobre)

Encabezado y pie de página Números de página:

● El primer campo {PAGE} se lee y usa como índice de inicio

● Solo numerales árabes● Sin compatibilidad de reinicio de recuento

Imágenes

Estilos Estilos personalizados

Tablas Ajuste del texto en una tabla:

Tablas entre páginas

Tabuladores decimales en tablas

Celdas fusionadas (horizontal/vertical)

Título Imagen/tabla: limitado a caracteres ASCII

Símbolos Caracteres especiales: limitado a caracteres ASCII

Imágenes Se admite gif y jpeg de forma nativa, los otros formatos de archivo se convertirán a gif.

El atributo "alt" solo puede contener texto. Las rutas o URI se eliminarán.

Gráficos Los gráficos se convierten a imágenes (gif)

Campos de fórmulas En los campos de fórmulas, solo los valores se asumen a HTML

Vista previa de impresión (saltos de página) Los saltos de página se colocan al inicio de cada página como CSS, como en Word. Si el contexto HTML se estira de cualquier modo y no encaja en una única página de la vista previa de impresión, el contenido se seguirá rompiendo al inicio del mismo en la página de Word correspondiente.

A continuación, aparece una tabla con las limitaciones conocidas de los formatos de Word.

Formato Limitación conocida

Números de página La solución depende del documento de Word. Si los números de página se muestran en el encabezado/pie de página del documento de Word, también se mostrarán en el archivo HTML y se numerarán de forma secuencial. Sin embargo, esto significa que si los números de página se reinician en algún momento en el documento de Word, esto no ocurrirá en el archivo HTML, donde la numeración seguirá siendo secuencial.


Formato Limitación conocida

Vínculos a referencias externas Se conserva el formato, por ejemplo, incluso en el formato “vínculo típico”

Se conservan las referencias locales, los vínculos a marcadores y los vínculos a los archivos de EDGAR.

Para obtener más información, consulte también http://

www.sec.gov/info/edgar/edmanuals.htm

Tabla de contenidos Solo los vínculos marcados como favoritos se generarán desde ToC. No se admiten los números de página en ToC

Tablas anidadas Si se encuentra una tabla anidada en el documento, el usuario recibirá un mensaje de error después de la creación de resultados. El usuario tiene que realizar las acciones. No es posible el guardado.

Herramientas de dibujo No admitido

Posicionamiento de elementos No se admite el posicionamiento absoluto, como imágenes, gráficos, etc.

NotaPara obtener más información, consulte también la nota de SAP 1803392

2.4.6.2 Uso de funciones de Word estándar para documentos de Disclosure Management

Word permite mostrar todos los objetos vinculados a datos en el documento, que están configurados como campos (campo de fórmula) o marcadores (tabla y texto flotante).

2.4.6.2.1 Mostrar campos y marcadores en un texto


2. En Word, realice uno de los pasos siguientes, según la versión de Word que tenga:

○ Haga clic en Archivo Opciones .○ Haga clic en el botón de Office y, a continuación, Opciones de Word.

3. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, seleccione Avanzadas.El sistema muestra los detalles de la configuración de Avanzadas en el área de trabajo.

4. En la sección Mostrar contenido de documento, active las opciones siguientes:

○ Mostrar marcadores○ Mostrar códigos de campo en lugar de sus valores


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http://help.sap.com/disclaimer?site=http://www.sec.gov/info/edgar/edmanuals.htm

http://help.sap.com/disclaimer?site=http://www.sec.gov/info/edgar/edmanuals.htm

5. Haga clic en Aceptar para aplicar la configuración y cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word.El sistema mostrará ahora los objetos que aparecen como marcadores (valores de tabla y texto flotante) entre corchetes. El objeto de campo de fórmula se muestra como campo estándar.

2.4.6.2.2 Llenar espacios vacíos en celdas

Puede crear una plantilla que llene cualquier espacio vacío en las celdas de una tabla vinculada a datos con puntos. Se trata de un requisito obligatorio para varios tipos de informes.

1. En la sección Plantillas de tabla de la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en Editar.

2. En el archivo de plantilla, cree una nueva tabla, si fuera necesario.3. En la tabla, seleccione todas las celdas de una fila que quiera llenar con puntos.4. Use las funciones de Microsoft Office Word para agregar un final de ficha al final de las celdas. Elija un relleno

adecuado.5. Introduzca un carácter de ficha en cada celda.

6. En la sección Contexto de la barra de herramientas de Disclosure Management, seleccione Aplicar cambios.

2.4.7 Gestión de presentaciones en Microsoft Office PowerPoint

En Microsoft Office PowerPoint, puede vincular a datos los siguientes objetos:

● Hojas de cálculo Microsoft Office Excel 97-2003 incrustadas● Cualquier forma que pueda contener texto

Restricciones

Tenga en cuenta las siguientes limitaciones para el uso de Microsoft Office PowerPoint:

● No se admite la reescritura.● No se admite la configuración de idioma personalizada (por ejemplo símbolos decimales y símbolos de

agrupación de dígitos) para cargar datos de una caché de datos. La aplicación carga los datos como si estuvieran disponibles en la caché de datos.

● No se admite la salida ni el contenido en formato “.pptx”. Si desea agregar presentaciones Microsoft Office PowerPoint en formato “.pptx”, guárdelas primero en formato “.ppt”.

● No se incluye la tabla de contenido de Microsoft Office PowerPoint.● No se incluyen las plantillas en formato “.pot”.


● En la columna Información general del objeto de la vista Cabina, no se muestra ningún símbolo que indique hay vínculos de datos para los capítulos de Microsoft Office PowerPoint de un informe.

2.4.7.1 Aplicar vínculo de datos a hojas de cálculo incrustadas

En presentaciones de Microsoft Office PowerPoint, puede aplicar vínculos de datos a hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 97-2003 incrustadas.

1. En una presentación de Microsoft Office PowerPoint, introduzca una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 97-2003 mediante el uso de las funciones estándar de Microsoft Office PowerPoint.

2. Haga clic dentro de la presentación (no dentro de la hoja de cálculo) y seleccione la hoja de cálculo.

3. En el indicador de Disclosure Management, seleccione Crear vínculo de datos.4. En la ventana Crear vínculo de datos, seleccione un origen de datos y elija Aceptar.

En la presentación de Microsoft Office PowerPoint, se incrusta la hoja de cálculo de Microsoft Office Excel seleccionada.

Puede editar la hoja de cálculo dentro de la presentación o de Microsoft Office Excel mediante el uso de las funciones estándar de Microsoft Office. Después de la edición, cierre el documento.

2.4.7.2 Aplicar vínculo de datos a formas

Cuando se aplica un vínculo de datos a una forma, por ejemplo, un cuadro de texto, en una presentación de Microsoft Office PowerPoint, puede elegir una única celda.

1. En una presentación de Microsoft Office PowerPoint, seleccione una forma.

2. En el indicador de Disclosure Management, seleccione Crear vínculo de datos.

3. En la ventana Crear vínculo de datos, seleccione un origen de datos y elija Editar.4. En la ventana siguiente, seleccione el valor que se mostrará.

5. Seleccione Agregar los datos seleccionados a la vista previa y después Aceptar.6. En la ventana Crear vínculo de datos, seleccione Aceptar.

En la presentación de Microsoft Office PowerPoint, el valor se muestra dentro de la forma.

2.4.7.3 Variantes para presentaciones

Las variantes permiten generar cualquier cantidad de presentaciones de Microsoft Office PowerPoint para distintos valores de una variable de consulta. Por ejemplo, después de crear una presentación con datos específicos para una región, puede generar presentaciones con datos específicos para todas las demás regiones.


Ayuda de editores

2.4.7.3.1 Crear variantes para una presentación

En una presentación de Microsoft Office PowerPoint, ha creado un vínculo de datos con un proveedor de datos que admite variables. Por ejemplo, es posible usar consultas de BW con variables.

NotaSi quiere crear variantes de una presentación almacenada en el servidor de SAP Disclosure Management, descargue la versión que desee usar y guárdela en su equipo local. A continuación, puede abrir el archivo y crear las variantes con él. No se puede desproteger una presentación desde el servidor y generar variantes de esta presentación.

1. En una presentación de Microsoft Office PowerPoint, en el indicador de Disclosure Management, seleccione

Crear variantes.

2. En la ventana Variantes, seleccione Variante inicial.El sistema crea una variante inicial con la configuración desde el vínculo de datos que haya seleccionado al crear el vínculo de datos.

3. Seleccione una variable y elija Explorar.

El sistema muestra una lista con todas las variantes.

Puede repetir este paso y explorar en múltiples variables. En este caso, se aconseja introducir nombres para las subcarpetas en las que el sistema guardará los archivos de Microsoft Office PowerPoint generados para una variante o conjunto de variantes.

4. Para comprobar si todas las variantes incluyen variables válidas, seleccione Analizar.

5. Seleccione Generar.6. Cuando el sistema le pide que introduzca una ubicación, especifique una carpeta de su sistema de archivos

en la que quiera guardar los archivos generados.

El sistema genera un archivo de Microsoft Office PowerPoint para cada variante definida y guarda estos archivos en la carpeta que haya especificado.


Descargar una revisión de un capítulo o informe [página 38]


2.4.7.3.2 Generar variantes de una presentación en un trabajo por lotes

Ha definido una variante.

Si desea generar un gran número de variantes o generar variantes de forma periódica, puede ejecutar la generación de variantes en un trabajo por lotes.

1. En la ventana Variantes, haga clic en Guardar y guarde el archivo de definición de variantes en su sistema de archivos.Un archivo de definición de variantes tiene la extensión de archivo “.vml”.

NotaUn archivo de definición de variantes solo puede usarse para el archivo de Microsoft Office PowerPoint para el que lo ha creado.

2. En el directorio de instalación de SAP Disclosure Management, localice el archivo BIPVariantBatch.exe.

3. En una petición de comando, ejecute el archivo por lotes mediante la sintaxis siguiente: BIPVariantBatch.exe <archivo de presentación> <archivo vml> <ruta de salida>

Las presentaciones de Microsoft Office PowerPoint se crean y se guardan en la carpeta de salida definida en las variables.


Ayuda de editores

3 Ayuda de gestores

3.1 Información general

El manual del gestor admite todos los usuarios que estén asignados al rol de gestor estándar que incluya derechos de edición del informe, o a otro rol que tenga derechos de acceso y tareas parecidos.

NotaA excepción de la actualización de contenido, la actualización de contenido del documento consolidado se gestiona con las funciones estándar de la aplicación de Microsoft Office correspondiente. Para obtener más información sobre estas funciones, consulte la ayuda en pantalla de Microsoft Office.

Requisito previo

El usuario debe estar familiarizado con las funciones y tareas que se describen en la ayuda en pantalla de General y con los conceptos básicos de SAP Disclosure Management, tales como autorizaciones, flujos de trabajo, informes, períodos y cachés de datos.


Supervisión de informes [página 178]Generación de informes consolidados [página 162]Gestión del acceso a los informes y a los capítulos [página 154]Administración del estado del flujo de trabajo [página 140]Administración de capítulos [página 144]

3.2 Informes y períodos

Los elementos básicos de SAP Disclosure Management son períodos e informes. Un período es un grupo de informes que puede contener un número ilimitado de informes. Un informe consolidado es un archivo generado que contiene al menos un capítulo. La configuración que se define para los períodos e informes determina el comportamiento y la gestión de estos elementos al editar los informes.

En el diagrama siguiente se muestra la información general de la relación entre períodos, informes, capítulos y tipos específicos, que el administrador de SAP Disclosure Management se encarga de configurar.

Ayuda de usuarioAyuda de gestores © 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos. 127

Tipos de configuración

Tipo de informe: determina los tipos de contenido que hay disponibles durante la creación de capítulos y el formato de salida nativo del informe. El administrador de SAP Disclosure Management se encarga del mantenimiento del tipo de informe.

Tipo de contenido: determina los tipos de documento que se pueden usar para crear el contenido de un capítulo. El tipo de contenido forma parte de los datos maestros del capítulo y se selecciona durante la creación de capítulos.

Tipo de capítulo: determina la relación entre un capítulo y su contenido. La relación pueden ser una de las siguientes:

● El capítulo es el propietario original del contenido.● El capítulo no tiene contenido y solo funciona como elemento estructural.● El capítulo solo representa un hipervínculo a otro capítulo, que es el propietario del contenido.

El tipo de capítulo forma parte de los datos maestros del capítulo y se selecciona durante la creación de capítulos.

3.2.1 Administración de períodos

Todos los informes de SAP Disclosure Management tienen que tener un período asignado. El usuario puede configurar el período según sus necesidades individuales. Un período tiene que tener un nombre exclusivo y una


Ayuda de gestores

duración determinada. La relación entre el período y el informe es 1:n, lo que significa que un período puede contener todos los informes cuya duración es idéntica. El período es un criterio de selección usado en la supervisión de informes.

La puesta al día es aplicable a los datos maestros del informe y no a los períodos, puesto que copia informes de un período en otro.

Tras seleccionar Mover, puede seleccionar Borrar datos BD/BDM para decidir que los datos vinculados de SAP BW o SAP ERP en todas las hojas de Excel del período deben borrarse en el nuevo período movido.

NotaNo pueden eliminar períodos que contengan informes con flujos de trabajo ya iniciados. Solo se pueden eliminar períodos vacíos o períodos con informes que aún no se hayan iniciado y que muestren el estado Inicializando.

La lista de períodos tiene las columnas siguientes:

● Nombre: muestra el nombre del período.● Válido desde: muestra la fecha de inicio del período.● Válido hasta: muestra la fecha final del período.● Número de informes: muestra el número de informes asignados a este período.


Creación de un período [página 129]Edición de un período [página 130]Eliminación de un período [página 130]Creación de un nuevo informe a partir de otro presente [página 134]

3.2.1.1 Creación de un período

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el vínculo Períodos.3. Haga clic en Nuevo período.4. En la ficha Nuevo período, introduzca un Nombre para el nuevo período.

○ Para seleccionar la fecha de inicio, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Inicio de validez.

○ Para seleccionar la fecha de finalización, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Fin de validez.

○ Para poder crear otro período, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro período.5. Haga clic en Agregar.


Restricción1. No se pueden usar los caracteres siguientes en los nombres de los períodos: / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,2. No se puede crear un nombre de período que acabe con un punto; por ejemplo, período.3. No se puede crear un nombre de período con dos o más puntos consecutivos en el nombre; por ejemplo,

período..1

3.2.1.2 Edición de un período

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Períodos. Aparece una lista de los períodos ya presentes.3. Seleccione el período.4. En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar el período. El sistema muestra la configuración del período.5. Para seleccionar otra fecha de inicio, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Inicio de

validez.6. Para seleccionar otra fecha de finalización, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Fin

de validez.7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

3.2.1.3 Eliminación de un período

Verifique que el período no tenga adjunto ningún informe sin iniciar o iniciado.

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Períodos. Aparece una lista de los períodos ya presentes.3. Seleccione el período que se deba eliminar.4. En la parte inferior de la lista, haga clic en Eliminar el período.5. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para eliminar el período.

3.2.2 Administración de informes

Los usuarios solo ven los informes de las unidades que se les asignan. Para comprobar las unidades asignadas, use el vínculo Unidadesen la esquina superior izquierda de la pantalla en la aplicación del servidor. Para asignar unidades a usuarios, seleccione Administración Usuarios Unidades Editar usuario Unidades . Cuando seleccione la ficha Unidades, se visualizan las unidades definidas.

NotaLos usuarios solo pueden asignar a otros usuarios unidades a las que ellos mismos están asignados.


Ayuda de gestores

Puede crear todos los informes que necesite según sus requisitos de generación de informes. A cada informe se le asigna un período y un tipo de informe.

El tipo de informe define el formato o la salida final cuando el informe está generado, controla los formatos compatibles para el contenido de determinados capítulos, como Microsoft Excel o Word y XBRL, y determina los formatos compatibles para los tipos de salida.

El sistema introduce varios valores predeterminados, como los flujos de trabajo y las fechas de vencimiento, que se pueden usar cuando se modifica el informe.

Lista de informes

La lista de informes disponibles tiene las siguientes columnas:

● Nombre: muestra el nombre del informe.● Período: muestra el período al que pertenece el informe.● Tipo de informe: muestra el tipo del informe.● Notificación de correo electrónico: muestra si se van a enviar correos electrónicos como resultado de la

ejecución de una actividad.● Local: muestra el idioma que determina los valores de hora, fecha y numéricos.● Unidad asignada: muestra la entidad a la que pertenece el informe, si está disponible.● Plantilla para entidades: si selecciona este campo, podrá usar este informe como plantilla para crear nuevos

informes.● Permitir la realización de check-in del capítulo durante el bloqueo● Permitir deshacer el check-out del capítulo durante el bloqueo

Criterios de filtro

Hay dos listas de filtros:

● La lista Período, que le permite limitar la lista a los informes de un determinado período.● El filtro permite limitar la lista a los informes asignados a entidades determinadas o que cumplan con los

requisitos siguientes:

○ Todos: muestra todos los informes sin filtrar.○ Sin instancias: muestra todos los informes que no contienen instancias.○ Solo instancias: muestra las instancias (informes que se generaron con una entidad).○ Solo plantilla: muestra todos los informes que se usaron como plantilla para crear informes con

instancias.○ Solo instancias y plantillas: combina los dos parámetros anteriores. Muestra los informes que se usaron

para crear informes con instancias y los informes que contienen las instancias.



Modificación de informes [página 136]Creación de informes [página 132]

3.2.2.1 Creación de informes

Puede crear informes desde cero o reusar un informe ya presente. El componente principal del informe es el tipo de informe, que define los formatos de salida predeterminados y adicionales del documento consolidado final, y el formato y las aplicaciones que se pueden usar para crear el contenido del capítulo.

Tipo de informe estándar

SAP Disclosure Management implementa los siguientes tipos de informe estándar:

● Caché de datos● E-Bilanz● PowerPoint 97-2003● Word● Word 97-2003● Taxonomía de XBRL● Compatibilidad de XBRL con Excel y Word● CSV

NotaEl tipo de informe de los informes debe admitir contenido de capítulos del tipo Microsoft Excel (.xlsx) o Microsoft Excel 97-2003 (.xls). Solo se admiten los capítulos de tipo de contenido .csv para estar vinculados al capítulo CSV vinculado. Puede establecer los permisos de forma individual cada capítulo de CSV vinculado y cada capítulo de CSV.

Estos tipos de informe cumplen los requisitos de generación de informes estándar, como los informes anuales (Word) y XBRL (caché de datos). El tipo de informe de caché de datos no solo se usa para la generación de informes XBRL, sino también si crea su propio informe para la caché de datos de SAP Disclosure Management.

Para obtener más información acerca de los informes, consulte la Ayuda general.


Creación de un nuevo informe a partir de otro presente [página 134]Creación de un informe desde cero [página 133]


Ayuda de gestores

3.2.2.1.1 Creación de un informe desde cero

1. En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Informes.

El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Unidad y Período para limitar el número de informes mostrados. Si quiere cambiar de una página a otra, use los iconos que hay en la parte inferior de la lista.

3. Seleccione Informe nuevo.4. Introduzca un Nombre.5. Seleccione un Período y un Tipo de informe.

Cuando haya introducido el tipo, el sistema mostrará la configuración de los tipos:

Opción Descripción

Formato de salida nativo Es el formato que se usa cuando se genera el informe.

Contenido de capítulo compatible Aquí se incluye una lista de los formatos y las aplicaciones que se admiten en el informe.

Tipos de representador compatibles Aquí se incluyen formatos de salida adicionales.

Tipos de validación compatibles Aquí encontrará los tipos de validación admitidos.

Tipos de vista previa compatibles Aquí encontrará los tipos de vista previa admitidos.

6. Seleccione una Unidad.7. Para poder crear otro período, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro período.8. Para guardar su informe, seleccione Añadir.

Esta acción guarda el informe nuevo con los valores predeterminados estándar que estén relacionados con los datos de flujo de trabajo y los generales (lo cual significa que no se envían notificaciones por correo electrónico, que no hay ninguna fecha de vencimiento ni tampoco asignación del flujo de trabajo estándar con el estado en inicialización).

Restricción1. No se pueden usar los caracteres siguientes en los nombres de los informes: / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,2. No se puede crear un nombre de informe que acabe con un punto; por ejemplo, informe.3. No se puede crear un nombre de informe con dos o más puntos consecutivos en el nombre; por ejemplo,

informe..1


Edición de la configuración del informe general para descripciones, correos electrónicos, idiomas y fechas de vencimiento [página 138]Modificación del flujo de trabajo predeterminado [página 138]


3.2.2.1.2 Creación de un nuevo informe a partir de otro presente

El sistema proporciona las formas siguientes de crear un informe a partir de otro ya presente:

● Para crear informes en un período concreto, puede copiar un único informe en dicho período.● Para crearlos en un período nuevo a partir de un período ya existente, puede mover un período.● Para crear una plantilla de informe para un gran número de entidades, puede usar informes y plantillas para

informes nuevos.

Copia o movimiento

Si se copia de un informe ya presente, se reinicializa el estado del flujo de trabajo de informe y de documento a Inicializando, pero se mantiene el mismo número de revisiones del informe copiado, y el hipervínculo de caché de datos no cambia.

La función de movimiento copia todos los informes relacionados con el período en un período nuevo, reinicializa el número de revisión a 1 y el estado del flujo de trabajo de informe y de documento a Inicializando. También actualiza el vínculo de la caché de datos al período nuevo y coloca todos los informes en el estado inicial correcto, como si se hubieran creado desde cero para el período nuevo.


Visualización de instancias para entidades [página 135]Creación de un informe nuevo a partir de una plantilla [página 135]Copia de todos los informes de un período a otro [página 135]Creación de un informe nuevo a partir de un informe ya presente en el mismo período [página 134]

3.2.2.1.2.1 Creación de un informe nuevo a partir de un informe ya presente en el mismo período

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Informes.

El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.

3. Seleccione el informe que se va a copiar.4. En la parte inferior de la lista, haga clic en Copiar el informe.5. En la ficha Copiar el informe, introduzca un valor para Nombre nuevo.6. Haga clic en Copiar.


Ayuda de gestores

3.2.2.1.2.2 Copia de todos los informes de un período a otro

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Períodos. El sistema muestra una lista de los períodos presentes.3. Seleccione el período que quiera mover.4. A la parte inferior de la lista, haga clic en Mover.

En la pantalla Período de movimiento se muestra la configuración del período de origen en el área de trabajo. Tiene que definir el período de destino.

5. Introduzca un Nombre.6. Para seleccionar la fecha de inicio, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Inicio de

validez.7. Para seleccionar la fecha de finalización, haga clic en el icono de calendario que hay al lado del campo Fin de

validez.8. Haga clic en Mover.

3.2.2.1.2.3 Creación de un informe nuevo a partir de una plantilla



3. Haga clic en Nuevo informe.4. Seleccione la ficha Nuevo de plantilla.5. Seleccione un Período.6. Seleccione una Plantilla de informe:7. Seleccione una unidad.8. Haga clic en Crear al final de la lista.

El sistema ha creado un informe nuevo basado en uno existente que se usó como plantilla.

3.2.2.1.2.4 Visualización de instancias para entidades



3. Haga doble clic en el informe que tenga las instancias que quiera que se muestren.4. Seleccione la ficha Instancias.

En la ficha Instancias se muestra una lista de instancias creadas por el informe seleccionado. En la lista aparecen los datos siguientes:



Informe Muestra el nombre del informe.

Nombre Muestra el nombre de la entidad.

ID específico Muestra el identificado exclusivo que está asignado a la unidad en el grupo, por ejemplo,el código de la unidad en el sistema ERP.

Código de unidad XBRL Muestra el código de identificación oficial de la generación de informes XBRL a los reguladores, por ejemplo,el número de identificación de seguridad NYSE de la generación de informes SEC.

La ficha Instancias solo está disponible para los informes del tipo Grupo. Si los informes se basan en una unidad distinta de Grupo, no se visualiza la ficha.

5. Para volver a la lista de informes, seleccione el icono de la página de bienvenida.

3.2.2.2 Modificación de informes

Después de crear el informe, puede introducir una descripción larga, definir la fecha de vencimiento de los capítulos, determinar la cultura (el idioma) y el tipo de notificación de correo electrónico o cambiar el tipo de flujo de trabajo o de informe estándar. También puede definir plantillas para los diversos tipos de documento que se usan en el informe y definir la configuración de los parámetros para la generación de todo el informe.

Los usuarios pueden asignar una unidad a un informe, pero solo si ellos mismos están asignados a la unidad. Un informe también se puede marcar como una plantalla para entidades.

NotaSolo los informes del tipo Grupose pueden marcar como plantilla. La opción no está disponible para los informes asignados a otras unidades.

Cuando se haya iniciado el flujo de trabajo del informe y se muestre el estado como En ejecución, tiene que detener el flujo de trabajo para poder cambiar el nombre, la descripción, el tipo o el período. Cuando se haya iniciado la modificación de los capítulos y el informe muestre el estado del flujo de trabajo como Capítulos en curso, no puede cambiar el flujo de trabajo del informe.

Solo se pueden eliminar los informes que tengan un estado de flujo de trabajo Inicializando o Detenido y que no contengan capítulos a los que otros informes hagan referencia.

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en línea de General.

Configuración de flujo de trabajo y notificaciones de correo electrónico

El sistema asigna un flujo de trabajo de principio de 4 ojos estándar a cada informe de forma predeterminada. Esta opción se puede cambiar; solo tiene que editar los datos del informe. El flujo de trabajo definido en el nivel de informe lo heredan los capítulos, pero se puede detener la herencia y asignar otros flujos de trabajo en el nivel de capítulo. Si es necesario, también puede hacer que el sistema genere una notificación de correo electrónico para el usuario implicado en el paso siguiente del flujo de trabajo.


Ayuda de gestores

NotaSi echa de menos un tipo de flujo de trabajo concreto, póngase en contacto con el administrador de SAP Disclosure Management.

Fecha de finalización predeterminada de los capítulos

Después de crear el informe, puede definir una fecha de vencimiento para la finalización de los capítulos en el nivel de informe. Los capítulos heredan esta fecha como valor predeterminado, pero usted puede cambiar individualmente en cada uno de ellos.

Configuración regional

Después de crear el informe, puede cambiar el idioma para que se aplique la configuración regional. Esta configuración determina los formatos de fecha,hora y número.

Plantillas de informes personalizadas

Si quiere que el informe tenga un diseño exclusivo, puede personalizar una plantilla y cargarla en SAP Disclosure Management. Esta plantilla se introduce como un parámetro en el nivel de informe. Si desea que la plantilla se asigne automáticamente al informe y sus capítulos, dele el nombre Default.dot. Los parámetros preconfigurados en el nivel de informe y capítulo siempre incluyen una plantilla de Default.dot para las salidas de Microsoft Word y PDF:

Si necesita varias plantillas en el nivel de capítulo, puede diseñar más de una.

NotaEn SAP Disclosure Management, no se pueden sobrescribir las plantillas. Tiene que eliminar la plantilla ya presente y, después, volver a cargarla.

Importar la estructura de informe preconfigurada

SAP Disclosure Management implementa una estructura de informe preconfigurada para cada tipo de informe. Puede usar Importarpara importar estructuras de informe preconfiguradas definidas en un fichero xml. La función solo se puede usar si el workflow no está en curso.

NotaTodos los capítulos existentes y sus contenidos se eliminarán.



Eliminación de un informe [página 139]Edición de un parámetro preconfigurado [página 153]Actualización de la plantilla de un documento [página 139]Edición de la configuración del informe general para descripciones, correos electrónicos, idiomas y fechas de vencimiento [página 138]Modificación del flujo de trabajo predeterminado [página 138]

3.2.2.2.1 Modificación del flujo de trabajo predeterminado

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el vínculo Informes. El sistema muestra una lista de informes existentes.

Si es necesario, use la listas Filtro y Período para limitar el número de informes mostrados.3. Seleccione el informe que se deba cambiar.4. En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar informe.5. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.6. Seleccione un flujo de trabajo de la lista Nombre.

NotaSolo puede seleccionar un flujo de trabajo activo. El sistema carga el nuevo flujo de trabajo en el informe.

7. Haga clic en el icono de inicio para regresar a la lista de informes.

3.2.2.2.2 Edición de la configuración del informe general para descripciones, correos electrónicos, idiomas y fechas de vencimiento


El sistema muestra una lista de los informes ya presentes. En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.

3. Seleccione el informe que se deba cambiar.4. En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar el informe.5. En la ficha General, seleccione una opción de Notificación de correo electrónico:

○ Para permitir que el editor decida si se envía una notificación, seleccione Optativo.○ Si el sistema tiene que enviar las notificaciones automáticamente, seleccione Obligatorio.

6. Para seleccionar la fecha de finalización del informe, haga clic en el icono de calendario ( ) que hay junto al campo Definir la fecha de vencimiento del capítulo.


Ayuda de gestores

7. Si es necesario, agregue una Descripción y seleccione otra opción de idioma en el campo Cultura.8. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

3.2.2.2.3 Actualización de la plantilla de un documento

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe.2. Seleccione el Período y el Informe.

Si el informe es nuevo, el sistema muestra un mensaje de advertencia en el que informa de que aún no tiene ningún capítulo.

3. En la ficha General, seleccione el informe.4. Seleccione la ficha Plantillas.5. Consulte la lista Plantillas disponibles de formatos de tipo de informe permitidos para los que pueda cargar

archivos de plantilla.

El sistema no muestra texto en la descripción del formato si aún no se ha cargado ninguna plantilla.

NotaEn SAP Disclosure Management, no se pueden sobrescribir las plantillas. Tiene que eliminar la plantilla ya presente y, después, volver a cargarla.

6. Haga clic en Buscar y vaya al archivo de plantilla.7. Haga doble clic en el archivo.

El sistema cierra el cuadro de diálogo y se indica la ruta necesaria en el campo Archivo.8. Haga clic en Agregar plantilla.

El archivo se introduce en la lista de plantillas disponibles al lado de la descripción de su formato.

3.2.2.2.4 Eliminación de un informe



3. Seleccione el informe que se deba eliminar.4. En la parte inferior de la lista, seleccione Eliminar el informe.5. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.

Ha eliminado un informe.

NotaUn informe no se puede eliminar si es una plantilla y se usó para la creación de instancias. No obstante, puede desactivar la opción Plantilla para entidades para restringir el uso de este informe como plantilla en el futuro.


3.2.3 Papelera de reciclaje

Al eliminar un capítulo, no se elimina permanentemente, sino que se almacena en la papelera de reciclaje. Puede restaurar los capítulos que se hayan eliminado por error.

En la lista de la papelera de reciclaje se muestran los capítulos eliminados que aún no se han quitado permanentemente. Puede consultar el período y el informe al que pertenece el capítulo, el tamaño del capítulo y el momento y autor de la supresión.

3.2.3.1 Restauración de informes

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Papelera de reciclaje.3. Marque la casilla de verificación de cada capítulo que quiera restaurar.

SugerenciasPara seleccionar todos los capítulos que se muestran, haga clic en la casilla de verificación que hay al lado de Período en el encabezado de la columna.

4. Haga clic en Restaurar.

3.2.3.2 Eliminación permanente de capítulos

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Papelera de reciclaje.3. Marque la casilla de verificación de cada capítulo que quiera eliminar permanentemente.

SugerenciasPara seleccionar todos los capítulos que se muestran, haga clic en la casilla de verificación que hay al lado de Período en el encabezado de la columna.

4. Haga clic en Eliminar.5. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.

3.3 Administración del estado del flujo de trabajo

Un flujo de trabajo en SAP Disclosure Management describe el ciclo de vida estándar de un informe, que empieza con la creación de la estructura del informe, continúa con la edición de los capítulos y termina con la finalización del contenido del informe consolidado. Un flujo de trabajo es una característica obligatoria de un informe y sus capítulos.


Ayuda de gestores

Cada flujo de trabajo de SAP Disclosure Management tiene cinco estados bien definidos. Los primeros tres estatus, Inicializando En ejecución y Detenido, se controlan con acciones directas en el nivel de informe. En esta sección, se explican las siguientes acciones directas ejecutadas en el flujo de trabajo:

● INICIAR● DETENER● RESTABLECER

Los estados Capítulos en curso e Informe en curso se definen indirectamente con la ejecución de una actividad en el nivel de paso de flujo de trabajo. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla General.

Acción INICIAR

Una vez creados los informes y los capítulos, debe iniciar el flujo de trabajo (el estado cambia de Inicializando a En ejecución) para que otras personas implicadas (editores, lectores) puedan ver la estructura y para que se puedan revisar la estructura y los flujos de trabajo asignados antes de proceder con la edición de los documentos. SAP Disclosure Management ofrece las funciones siguientes para la acción de iniciar del flujo de trabajo:

● Iniciar flujo de trabajo configurado en el nivel de informe: esta acción cambia el estado de los capítulos que heredan el flujo de trabajo del informe. El inicio en el nivel de informe no inicia automáticamente los flujos de trabajo personales en los niveles secundarios, si los hay. Los flujos de trabajo de las subsecciones del capítulo deben iniciarse aparte.

● Iniciar flujos de trabajo configurados en el nivel de capítulo: esta acción inicia los flujos de trabajo en el nivel de capítulo. Los flujos de trabajo personales en el nivel de capítulo solo pueden iniciarse una vez que se ha iniciado el flujo de trabajo del informe.

● Iniciar todos los flujos de trabajo configurados en el nivel de informe que muestren el estado Inicializando: use esta función para realizar un cambio masivo. Tiene en cuenta los informes filtrados con el estado de flujo de trabajo Inicializando y cuyos capítulos hereden el flujo de trabajo de nivel de informe. Los flujos de trabajo de niveles inferiores al flujo de trabajo del capítulo deben iniciarse separadamente.

Acción DETENER

Los flujos de trabajo se detienen para aplicar cambios en la estructura o en la configuración del flujo de trabajo. Una vez aplicados todos los cambios, el flujo de trabajo debe reiniciarse de nuevo.

Acción RESTABLECER

Esta función restablece el estado del flujo de trabajo a Inicializando. SAP Disclosure Management ofrece funciones diferentes para la acción de restablecer de un flujo de trabajo:

● Restablecer todos los flujos de trabajo configurados en el nivel de informe y de capítulo: esta acción restablece todos los flujos de trabajo de un informe. Cambia el estado de todos los flujos de trabajo de capítulos a Inicializando, con independencia de si el flujo de trabajo se ha heredado o configurado en el nivel de capítulo.


● Restablecer flujo de trabajo de capítulo propio: esta acción restablece el flujo de trabajo local del capítulo seleccionado y sus subcapítulos, si los hay. No se puede restablecer el flujo de trabajo de un solo capítulo que solo hereda el flujo de trabajo del informe.

El restablecimiento de un flujo de trabajo implica que todos los documentos asociados a capítulos o informes vuelven a abrirse y devolverse al estado de paso inicial del flujo de trabajo (Abierto en flujo de trabajo predeterminado). Todos los documentos reabiertos deben volver a ejecutarse por los estados y pasos de flujo de trabajo necesarios hasta que se alcance el estado de flujo de trabajo final. Debe tener en cuenta esto cuando revise el documento consolidado y encuentre cambios para aplicar.

Si desea que las correcciones se apliquen en los capítulos que conforman el informe, debe restablecer el informe y todos los capítulos. Si no lo hace, las correcciones solo se aplican en el nivel de informe y, en un segundo paso, en la versión de capítulo del período posterior.


Administración de informes [página 130]

3.3.1 Iniciación de un flujo de trabajo de informes



3. Seleccione el informe.4. Haga clic en Editar informe.5. En la ficha Flujo de trabajo, haga clic en la opción Iniciar que hay al lado de la lista Estado para iniciar el flujo de

trabajo.

El estado cambia a En ejecución. El sistema muestra un botón Detener que le permite interrumpir el flujo de trabajo, si así fuera necesario.

Si hay otros flujos de trabajo en el nivel de capítulo, tiene que iniciarlos por separado.

3.3.2 Iniciación de un flujo de trabajo de capítulos

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el vínculo Informes. El sistema muestra una lista de informes existentes.

En caso de que fuera necesario, use las listas Filtrar y Período para limitar la cantidad de informes que se muestran.

3. Seleccione el informe.4. Haga clic en Editar informe.

Asegúrese de que se haya iniciado el flujo de trabajo del informe.


Ayuda de gestores

5. En la ficha Flujo de trabajo, realice una de las acciones siguientes para iniciar el flujo de trabajo del capítulo en la sección inferior de la pantalla:

○ Para iniciar un solo flujo de trabajo, haga clic en Iniciar en el nivel de capítulo.○ Para iniciar los flujos de trabajo de todos los capítulos enumerados que aún no se hayan iniciado, haga

clic en Iniciarlos todos.

El estado de los capítulos cambia a En ejecución.

3.3.3 Inicio de todos los flujos de trabajo de informes inicializados



3. Haga clic en Iniciar todos los flujos de trabajo para que se inicien los flujos de trabajo inicializados en todos los informes que se muestran.

4. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.El sistema inicia los flujos de trabajo inicializados de los informes que se muestran. Llegado este punto, los informes que se ven afectados muestran el estado del flujo de trabajo En ejecución.

3.3.4 Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo



3. Seleccione el informe.4. Haga clic en Editar informe.5. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.

En la ficha Flujo de trabajo se muestra la configuración del flujo de trabajo del informe y, si se ha configurado, de los capítulos. El estado real de los flujos de trabajo es En ejecución.


○ Para detener el flujo de trabajo del informe y todos los flujos de trabajo definidos en el nivel de capítulo, haga clic en la opción Detener que hay al lado del campo Estado del nivel de informe. El estado del nivel de informe y de capítulo cambia a Detenido.

○ Para detener el flujo de trabajo de un capítulo concreto, haga clic en Detener en el nivel de capítulo. El estado del capítulo cambia a Detenido.


3.3.5 Reinicialización de los flujos de trabajo de un informe y sus capítulos



3. Seleccione el informe.4. Haga clic en Reinicializar flujo de trabajo.5. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar.

El sistema reinicializa todos los flujos de trabajo del informe al estado Inicializando.

3.3.6 Reinicialización de un flujo de trabajo de capítulos concretos

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Configuración.2. Haga clic en el hipervínculo Informes del área de trabajo.


3. Seleccione el informe.4. Haga clic en Editar informe.5. En la ficha Flujo de trabajo, haga clic en la opción Reinicializar del capítulo concreto.

El estado del flujo de trabajo cambia a Inicializando.

3.4 Administración de capítulos

Una vez que haya creado un informe, debe crear un árbol de informes con capítulos y subcapítulos. Puede cargar la estructura de capítulos y editar los datos maestros de los capítulos creados automáticamente o puede crear manualmente los capítulos y los datos maestros. En el último caso, puede configurar el capítulo desde el principio o vincularlo a otros informes.

Antes de empezar el árbol de informes, debe haber recopilado toda la información necesaria para configurar una estructura; por ejemplo, si el informe tiene que mostrar diferentes flujos de trabajos en el nivel de capítulo.

PrecauciónNo puede crear capítulos cuando el flujo de trabajo tiene el estado Informe en curso.


Ayuda de gestores

3.4.1 Creación de capítulos

Durante la creación de capítulos, seleccione el tipo de capítulo, de contenido y de flujo de trabajo.

Puede configurar la estructura de capítulos manualmente en SAP Disclosure Management o importarla a través de una carga XML. En el segundo caso, debe tener configurado que cada capítulo use los datos maestros.

Cuando esté creando los capítulos, puede crear la estructura de informes final; también puede crear los capítulos en un solo nivel y estructurarlos más adelante. Si aplica el segundo procedimiento, tenga cuidado con la herencia de SAP Disclosure Management, sobre todo en lo que respecta a la herencia del tipo de flujo de trabajo.

Tipos de capítulos

A continuación se indican los tipos de capítulos definidos en SAP Disclosure Management:

● EstándarEl mantenimiento de estos capítulos se hace por separado. SAP Disclosure Management admite los tipos de contenido siguientes para los capítulos estándar:

○ Microsoft Office Word (97-2003) (.doc)○ Microsoft Office Excel (97-2003) (.xls)○ Word ML (.WordML)○ XML (.xml)○ Microsoft Office Word (.docx)○ Microsoft Office Excel (.xlsx)

NotaEl tipo de informe que se haya asignado antes al informe determina los tipos de contenido disponibles.

● HipervínculoEstos capítulos no contienen ni texto ni datos; solo hacen referencia a otro capítulo. El mantenimiento de los datos maestros y de los documentos de los capítulos vinculados se realiza exclusivamente en el informe original. Puede vincular a un solo capítulo o a una estructura de informes con capítulos y subcapítulos. Esta función se usa para aplicar el mismo capítulo en informes diferentes. Por ejemplo, la portada es un solo capítulo y se usa en diferentes informes como primer capítulo.Al agregar más subcapítulos al capítulo que ha vinculado a un informe, aparecen también como hipervínculos.

NotaNo se puede vincular a los capítulos vinculados.

● Sin contenidoEstos capítulos no contienen texto; se usan como elementos de la estructura en el árbol de informe, por ejemplo, en capítulos de carpetas que contengan capítulos.

● Copia vinculadaEstos capítulos incluyen el contenido copiado del capítulo seleccionado. Puede usar el contenido copiado como base y agregar los cambios. El capítulo nuevo y el capítulo de origen se gestionan por separado.Cuando esté editando el capítulo, puede mostrar el capítulo de origen o usar la función de copiar contenido para volver a copiar el contenido original del capítulo de origen al capítulo real.


● XBRLinkedEstos capítulos solo contienen hipervínculos a documentos de Microsoft Office Word. Desde el capítulo nuevo, puede abrir el documento vinculado del Creador de informes y etiquetar los datos importantes.

NotaSolo se pueden vincular los documentos que tengan el formato .docx.

Tipos y restricciones del flujo de trabajo

De forma predeterminada, todos los capítulos heredan el flujo de trabajo que está configurado en el nivel de informes. Puede finalizar la herencia del nivel de capítulos y asignar otro flujo de trabajo al capítulo, que transfiere el flujo de trabajo a sus subcapítulos.

A continuación se enumeran las condiciones para asignar flujos de trabajo en el nivel de capítulos:

● Cuando el estado del flujo de trabajo del nivel superior (informe o capítulo) esté definido en Inicializando o Detenido, puede finalizar la herencia en el nivel secundario y cambiar el flujo de trabajo predeterminado. Si el flujo de trabajo del nivel superior está definido en En ejecución, tiene que detener este flujo de trabajo antes de poder cambiar el de los niveles secundarios.

● Si se ha iniciado el flujo de trabajo del nivel superior y sus capítulos asignados ya se han editado (estado Capítulos en curso del flujo de trabajo), no se puede cambiar el flujo de trabajo del nivel secundario.


Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo [página 143]

3.4.1.1 Creación de un capítulo

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.


2. En la ficha General, seleccione el nivel del árbol de informes en el que quiera agregar el capítulo.

3. Haga clic en el icono de agregación de capítulo ( ) que hay en el encabezado del área de navegación.4. En el cuadro de diálogo Capítulo nuevo, seleccione Estándar en la lista Tipo de capítulo.5. Introduzca un Nombre para el capítulo.6. En la lista Tipo de contenido, seleccione el tipo de documento.


Ayuda de gestores

NotaEl tipo de informe controla la selección de los tipos de contenido.

7. Haga una selección de Visible en Disclosure Management:

○ Si el contenido del capítulo tiene que aparecer como el proveedor de datos del cuadro de diálogo de la selección de origen de datos (la configuración predeterminada de los archivos de Excel), marque la casilla de verificación.

○ Si el contenido del capítulo no se debe usar como proveedor de datos (la configuración predeterminada de los archivos de Word y PPT), desmarque la casilla de verificación.

8. Para crear otro capítulo después de este, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro capítulo.9. Haga clic en Agregar capítulo para guardar la configuración. El capítulo nuevo se muestra en la estructura de

informes del área de navegación.El capítulo hereda la fecha de vencimiento y la configuración del flujo de trabajo del nivel superior al que se asigne.

Restricción1. No se pueden usar los caracteres siguientes en los nombres de los capítulos: / \ < > * " ? | § ' ² ³ % : + & ° ,2. No se puede crear un nombre de capítulo que acabe con un punto; por ejemplo, capítulo.3. No se puede crear un nombre de capítulo con dos o más puntos consecutivos en el nombre; por ejemplo,

capítulo..1


Selección de un flujo de trabajo de capítulos [página 148]Edición de la fecha de vencimiento del capítulo [página 152]Definición de un capítulo como inactivo [página 152]Cambio del tipo de contenido del capítulo [página 152]

3.4.1.2 Creación de un hipervínculo a un capítulo



2. Haga clic en la ficha General.3. Seleccione el nivel en el árbol de informes en el que quiera agregar el capítulo.

4. Haga clic en el icono de agregar capítulo nuevo ( ).


5. En el cuadro de diálogo Capítulo nuevo, seleccione Hipervínculo en la lista Tipo de capítulo.6. En la lista Período, seleccione el período del informe que contenga los capítulos que se deben vincular.7. En la lista Informe, seleccione el informe que contenga los capítulos que se deben vincular. El sistema

muestra toda la estructura del informe seleccionado.8. Haga clic en el capítulo que quiera vincular.9. Para crear otro capítulo después de este, seleccione la casilla de verificación Agregar y crear otro capítulo.10. Haga clic en Agregar.

Los capítulos se muestran en la estructura de informes que hay en el área de navegación. En los capítulos vinculados aparece un icono de flecha encuadrada ( ) frente al título.

NotaPara eliminar un capítulo vinculado, haga clic en el icono de eliminación del capítulo seleccionado que hay en el encabezado del árbol de navegación.

3.4.1.3 Visualización del flujo de trabajo de un informe o capítulo

1. En SAP Disclosure Management, seleccione la ficha Informe.2. Seleccione un Período y un Informe.


3. En la ficha General, seleccione el capítulo o el informe para el que quiera visualizar el flujo de trabajo.4. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.

El sistema muestra un diagrama de flujo de los pasos del flujo de trabajo asignado. La información de los campos Estado y Nombre indica si un documento principal ha heredado el flujo de trabajo o si el capítulo tiene su propio flujo de trabajo.

3.4.1.4 Selección de un flujo de trabajo de capítulos



2. En el ficha General, haga clic en el capítulo en el que quiera cambiar el flujo de trabajo.3. Haga clic en la ficha Flujo de trabajo.


Ayuda de gestores

En la ficha Flujo de trabajo se muestra una figura con los pasos del flujo de trabajo asignado. Los campos que hay encima de la figura están desactivados.

4. Haga clic en el hipervínculo Romper la herencia que hay en la barra de información de color.La barra cambia de color y muestra un hipervínculo nuevo para deshacer la ruptura. Llegado este punto, se activan los campos de encima de la figura.

5. Seleccione un Nombre y el flujo de trabajo necesario de la lista.

NotaSolo se pueden seleccionar los flujos de trabajo activos. Tiene que iniciar el flujo de trabajo del capítulo con independencia al flujo de trabajo del nivel de informe.

NotaPara reinicializar la herencia del flujo de trabajo, haga clic en el hipervínculo Deshacer ruptura de herencia de la barra de información con color.


Iniciación de un flujo de trabajo de capítulos [página 142]

3.4.1.5 Importación de estructuras de capítulos

Puede importar un archivo XML que defina una estructura de informe entera en vez de crear cada capítulo manualmente.

Solo se pueden cargar los archivos XML cuando el flujo de trabajo tiene el estado Inicial o Detenido.

Al cargar un archivo XML, el sistema comprueba la validez de la estructura de informes. Si el archivo XML contiene algún error, el sistema le informa de los elementos en los que ha sucedido.

PrecauciónAl cargar un archivo XML, sobrescribe cualquier estructura ya presente y se eliminan todos los capítulos existentes.

Estructura del archivo XML

El elemento raíz del archivo XML debe ser <capítulos>. Este elemento puede contener cualquier número de elementos de <capítulo>.

En el ejemplo siguiente se muestra la definición de un capítulo estándar:

<chapter> <name>Chapter 1</name>


<chaptertype>standard</chaptertype> <contenttype>doc<contenttype></chapter>

NotaTenga en consideración si el tipo de informe permite los tipos de contenido del archivo XML.

En el ejemplo siguiente se muestra la definición de un nodo sin ningún contenido:

<chapter> <name>Folder</name> <chaptertype>noncontent</chaptertype> <contenttype>empty<contenttype></chapter>

En el elemento <tipodecapítulo>, se permiten los valores siguientes:

Valor Descripción

estándar Un capítulo normal con contenido.

sincontenido Un nodo en el que no hay ningún contenido adjunto.

En el elemento <tipodecontenido>, se permiten los valores siguientes:

Valor Descripción

doc Microsoft Word (97-2003)

wordml WordML (extensión .xml)

docx Microsoft Word

ppt Microsoft Power Point (97-2003)

pptx Microsoft PowerPoint

xls Microsoft Excel (97-2003)

xlsx Microsoft Excel

xsd Esquema XML

xml Lenguaje de marcado extensible (XML)

ixbrl Lenguaje ampliado para informes comerciales en línea (iXBRL)

xbrl Lenguaje ampliado para informes comerciales (XBRL)

zip Taxonomía de XBRL

Puede escribir los valores del <tipodecontenido> en mayúsculas o en minúsculas.

Para crear subcapítulos, puede colocar elementos de <capítulo> en otro elemento de <capítulo>.


Ayuda de gestores

Ejemplo

En el ejemplo siguiente se muestra un archivo XML que define dos capítulos en los que es segundo tiene dos subcapítulos:

<chapters> <chapter> <name>Chapter 1</name> <chaptertype>standard</chaptertype> <contenttype>docx</contenttype> </chapter> <chapter> <name>Chapter 2</name> <chaptertype>noncontent</chaptertype> <contenttype>empty</contenttype> <chapter> <name>Subchapter A</name> <chaptertype>standard</chaptertype> <contenttype>xlsx</contenttype> </chapter> <chapter> <name>Subchapter B</name> <chaptertype>standard</chaptertype> <contenttype>pptx</contenttype> </chapter> </chapter></chapters>

3.4.1.5.1 Importación de una estructura de capítulos



3. Seleccione el informe.4. En la parte inferior de la lista, haga clic en Editar el informe.5. En la ficha Importar, haga clic en Buscar para ir al archivo XML.6. Haga doble clic en el archivo adecuado.

La ruta se indica en el campo Archivo.7. Haga clic en Importar para cargar el archivo en SAP Disclosure Management.

8. Haga clic en el icono de la página de bienvenida ( ) para volver a la lista de informes.

3.4.2 Edición de capítulos

Puede editar los datos maestros de los capítulos y mover los capítulos dentro de la estructura de árbol del informe, sin importar si hay documentos adjuntos, siempre que el estado del flujo de trabajo no se haya definido en Informe en curso.


3.4.2.1 Edición de la fecha de vencimiento del capítulo

Una vez creado el informe, se define una fecha de vencimiento para la finalización del capítulo en el nivel de informe. Los capítulos heredan esta fecha como valor predeterminado, pero se puede cambiar individualmente en cada uno de ellos.

Para editar la fecha de vencimiento de un capítulo:

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe.2. Seleccione un Período y un Informe.3. En el ficha General, haga clic en el capítulo en el que quiera cambiar los datos maestros.

4. Haga clic en el icono de edición del capítulo seleccionado ( ) que hay en el encabezado del árbol de navegación.

5. En el cuadro de diálogo Editar el capítulo, seleccione la fecha de vencimiento y haga clic en el icono de

calendario ( ) que hay junto a la Fecha de vencimiento.6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

3.4.2.2 Definición de un capítulo como inactivo

Los capítulos recién creados se definen como activos de forma predeterminada. Sin embargo, se pueden cambiar a inactivos si se editan los datos maestros del capítulo. Puede inhabilitar los capítulos, por ejemplo, cuando quiera que los editores los gestionen en una etapa posterior o cuando quiera que se ignore el capítulo durante la creación del informe.

Los subcapítulos heredan el estado inactivo del nivel superior. Si desplaza un subcapítulo de una rama desactivada a una activada, se activa automáticamente. Si adjunta un capítulo activo como subcapítulo de un capítulo desactivado, el subcapítulo se desactiva automáticamente.

Para definir un capítulo en inactivo:

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, haga clic en el capítulo para el que desea cambiar los datos maestros.

3. Haga clic en el icono de edición del capítulo seleccionado ( ) que hay en el encabezado del árbol de navegación.

4. En el cuadro de diálogo Editar capítulo, desmarque Capítulo es activo.5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

3.4.2.3 Cambio del tipo de contenido del capítulo

Si el capítulo ya contiene un documento, el documento y todas sus revisiones se eliminan cuando se cambia el tipo de contenido.

Para cambiar el tipo de contenido de un capítulo:


Ayuda de gestores

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, haga clic en el capítulo para el que desea cambiar los datos maestros.

3. Haga clic en el icono Editar capítulo seleccionado ( ) en el encabezado del árbol de navegación.4. En el cuadro de diálogo Editar capítulo, haga clic en el vínculo Cambiar situado a la izquierda de la lista Tipo

de contenido. El sistema muestra un cuadro de diálogo para confirmar el cambio del tipo de contenido y sus consecuencias.

5. Haga clic en Sí para continuar.6. Seleccione otro tipo de contenido.7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.


Creación de capítulos [página 145]

3.4.2.4 Edición de un parámetro preconfigurado

SAP Disclosure Management implementa parámetros preconfigurados para tipos de informe. El sistema aplica los parámetros por separado al informe y a los capítulos. Los parámetros no se heredan del nivel de informe al de capítulo, y se les tiene que hacer el mantenimiento para cada nivel.

RecuerdeLa configuración a nivel de capítulo invalida la del nivel de informe.

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo.3. Seleccione la ficha Configuración.

En la ficha Configuración, aparece una lista de parámetros preconfigurados. El tipo de parámetros depende del tipo de informe y de sus tipos de salida (Word, PDF, Excel, XBRL o PowerPoint).

4. Actualice los parámetros según sea necesario.

NotaPara aplicar otra plantilla para un tipo de salida, introduzca el nombre de archivo, incluida la extensión, de la plantilla necesaria en el campo Nombre de plantilla.

5. Haga clic en Guardar para confirmar los cambios.


3.4.2.5 Eliminación de un capítulo

Solo se pueden eliminar los capítulos originales en los que se muestre el estado del paso inicial del flujo de trabajo (como abrir en el flujo de trabajo del principio de los 4 ojos) y que no sean capítulos vinculados en otros informes. Los capítulos vinculados se pueden eliminar en cualquier etapa, pero no así el capítulo original.

Para eliminar un capítulo:

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, haga clic en el capítulo que quiera eliminar.

3. Haga clic en el icono de eliminación del capítulo seleccionado ( ) que hay en el encabezado del árbol de navegación.

4. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para eliminar el capítulo.

3.4.3 Cambio de la estructura del informe

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el capítulo que desea mover por la estructura del informe.

Las flechas del encabezado del árbol de navegación indican los movimientos posibles:


Mover hacia arriba en el mismo nivel.

Mover hacia abajo en el mismo nivel.

Mover hacia fuera un nivel.

Mover hacia dentro un nivel.

Una flecha desactivada indica que la función no está disponible en el nivel para el elemento seleccionado.3. Use las flechas para mover el capítulo a la ubicación que desee.

3.5 Gestión del acceso a los informes y a los capítulos

La configuración de la autorización y las condiciones del flujo de trabajo del usuario determinan el acceso a los niveles de estructura y a sus documentos y actividades relacionados. El administrador del sistema establece los permisos globales del usuario y las condiciones de flujo de trabajo globales en el sistema. SAP Disclosure Management les permite a los usuarios influir en la configuración global a través de una configuración adicional en el nivel de informe o de capítulo. Los usuarios no necesitan tener roles asignados en los datos maestros de usuario.


Ayuda de gestores

El gestor de informes asigna los roles en el nivel de informe, de capítulo, o en ambos. Este gestor determina a quién pertenece el derecho a editar un documento y a ejecutar las actividades de flujo de trabajo. Para obtener más información sobre la autorización, los roles y los permisos, consulte la ayuda en línea en pantalla de General.

Fichas en los niveles de informe y de capítulo

Las fichas que el sistema muestra están determinadas por los derechos de acceso del usuario y por el nivel de la estructura de informes. En esta sección se explican las funciones relacionadas con las fichas de las condiciones de permisos y de flujo de trabajo en los informes y los capítulos. Las tareas que están relacionadas con los permisos se ejecutan en los niveles de informe y de capítulo. Las tareas relacionadas con las condiciones de flujo de trabajo solo se ejecutan en el nivel de capítulo porque la ficha de las condiciones de flujo de trabajo solo está disponible en ese nivel.

Si quiere obtener toda la información general sobre las fichas que hay disponibles en el sistema, consulte la ayuda en línea en pantalla de General.

Permisos

Los permisos determinan el acceso a los capítulos y a los informes para ver, editar y deshacer cambios; y también determinan de forma indirecta la gestión de las actividades de flujo de trabajo, ya que el derecho a ejecutar una actividad del flujo de trabajo se restringe directamente o a través de roles.

Además, puede determinar el acceso al importe para: administrar, bloquear, deshacer todos los capítulos, desbloquear, editar para writeback y enviar.

Si los usuarios ya tienen derechos globales, se pueden asignar requisitos de permiso adicionales en los niveles de capítulo y de informe. Si los usuarios no tienen permisos globales, todos los derechos de acceso se determinan en los niveles de informe y de capítulo. Estos permisos específicos del nivel se definen como locales.

Puede agregar usuarios y definir sus derechos de acceso locales o aumentar los derechos de los usuarios ya presentes. Puede restringir los derechos globales existentes en la ficha Entidad Permisos de capítulos.

Condiciones y restricciones del flujo de trabajo

Las condiciones del flujo de trabajo determinan el acceso a los pasos y a las actividades. Al diseñar un flujo de trabajo, se asigna el derecho a ejecutar actividades del flujo de trabajo (determinadas por condiciones) a roles o a permisos específicos. Los capítulos pueden heredar estas condiciones del flujo de trabajo junto con el flujo de trabajo. La herencia de la configuración del flujo de trabajo se puede finalizar y después asignar unas condiciones del flujo de trabajo adicionales a un capítulo de las condiciones siguientes:

● Siempre y cuando el estado del flujo de trabajo del nivel superior esté definido en Inicializando o En ejecución, puede finalizar la herencia para los niveles secundarios y cambiar las condiciones del flujo de trabajo.

● Si el flujo de trabajo del nivel superior está definido en En ejecución, debe detener el flujo de trabajo antes de poder cambiar las condiciones del flujo de trabajo en los niveles secundarios.

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en línea en pantalla de General.



Detención del flujo de trabajo de un informe o capítulo [página 143]

3.5.1 Acceso al diseño en el nivel de informe

En el nivel de informe, puede definir requisitos de permiso adicionales, que heredarán todos los capítulos asociados.

NotaLos permisos heredados pueden sobrescribirse con los permisos definidos en el nivel de capítulo.

3.5.1.1 Eliminación de permisos de usuario locales en el nivel de informe

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el nivel de informe.3. En la ficha Permisos, seleccione la entrada en la lista Usuarios con permisos.4. En la lista Permisos asignados, desmarque las casillas de verificación de los roles que quiera eliminar para el

usuario seleccionado.5. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

3.5.1.2 Adición de permisos locales para nuevos usuarios en el nivel de informe

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el nivel de informe.3. En la ficha Permisos, haga clic en Agregar usuario.4. En la lista Seleccionar usuario, seleccione el usuario.5. Seleccione las casillas de verificación de las funciones que desea asignar localmente al usuario seleccionado.6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

Compruebe la entrada seleccionada en la lista de usuarios existentes. El sistema muestra el usuario con todos los permisos.


Ayuda de gestores

3.5.1.3 Comprobación y adición de permisos locales para usuarios existentes en el nivel de informe

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el nivel de informe en el que desea configurar el acceso.3. Haga clic en la ficha Permisos.

El sistema muestra el panel Permisos en el área de trabajo. El panel Usuarios con permisos muestra una lista de los usuarios existentes y su permiso de acceso global o local e indica el tipo de permiso para cada usuario.

4. Seleccione la entrada que desea editar.

RecuerdeNo puede cambiar la selección de las funciones globales.

El sistema muestra la lista Permisos asignados, una descripción general de las funciones existentes con los permisos relacionados en los niveles de capítulo y de informe.

5. Seleccione las casillas de verificación de las funciones adicionales que desea asignar localmente al usuario seleccionado.

6. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

NotaSi no tiene derechos para cambiar los permisos de usuario, solo puede ver los permisos.

3.5.2 Acceso al diseño en el nivel de capítulo

Los capítulos heredan los permisos y las condiciones de flujo de trabajo del nivel superior al que pertenecen. Para poder personalizar los permisos y las condiciones de flujo de trabajo en el nivel secundario, es necesario dar fin a la herencia. Los permisos y las condiciones en el nivel del capítulo sobrescriben la configuración de los niveles superiores a los que está asignado el capítulo.

Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener información detallada sobre el flujo de trabajo, incluidos los pasos, las actividades y las condiciones, que puede usar como ayuda para asignar correctamente las condiciones específicas de capítulo.


Gestión del acceso a los informes y a los capítulos [página 154]


3.5.2.1 Adición de permisos locales para un usuario en el nivel de capítulo

Puede definir condiciones adicionales relacionadas con la función o el ID de usuario para cada actividad del flujo de trabajo del capítulo. Estas condiciones adicionales requieren que la persona que ejecute una actividad para el paso del flujo de trabajo tenga asignados la función y el permiso definidos en el nivel del flujo de trabajo por el administrador del sistema y la función e ID de usuario definidos en el nivel de capítulo por el gestor de informes.

Ejemplo 1: puede asignar dos o más usuarios a una actividad con el requisito de que el siguiente paso solo se active una vez que todos los usuarios hayan ejecutado la actividad.

Ejemplo 2: puede asignar una función de auditor como condición adicional a la actividad de aprobación de modo que el siguiente paso solo se active si el auditor asigna un estado de aprobación.

Para agregar permisos locales a un usuario en el nivel de capítulo:

1. En Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el capítulo.3. En la ficha Permisos, haga clic en el vínculo Interrumpir herencia en la barra de información coloreada.

La barra cambiará de color y mostrará otro hipervínculo para deshacer la ruptura. En la lista Usuarios con permisos, el sistema muestra los usuarios existentes y sus permisos, e indica el tipo de permiso de cada usuario.

4. Haga clic en Agregar usuario.El sistema muestra la lista Seleccionar usuario en el panel Permisos asignados. Los usuarios listados no cuentan con derechos globales ni derechos de informe locales. Esta nueva lista muestra una lista de funciones existentes y los permisos relacionados en el nivel de capítulo.

5. Seleccione usuarios en Seleccionar usuario.6. Seleccione las casillas de verificación de las funciones que desea asignar localmente al usuario seleccionado.7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.


Comprobación y adición de permisos locales para usuarios existentes en el nivel de informe [página 157]

3.5.2.2 Permisos de capítulos

Un capítulo común es un capítulo que se encuentra presente en todos los informes de un período concreto.

● Un administrador puede seleccionar un usuario y otorgarle permisos para todos los capítulos comunes de los informes de ese período determinado.

● Cuando se selecciona un usuario o un período, se visualiza una lista de todos los capítulos comunes y de sus roles.

● Los roles asignados a cada capítulo común del usuario en cuestión se visualizan con una casilla de verificación seleccionada.


Ayuda de gestores

● Un administrador puede asignar nuevos roles seleccionando la casilla de verificación que se encuentra al lado del rol y del capítulo común y seleccionando a continuación Enviar.

● Si un usuario envía los permisos para capítulos comunes, se interrumpirá la herencia de los permisos de subcapítulos y se establecerán los permisos localmente para los capítulos.

3.5.2.3 Eliminación de todos los permisos locales asignados al nivel de capítulo

A la hora de decidir los permisos y las condiciones que se van a eliminar, es importante diferenciar entre si necesita eliminar todos los permisos y las condiciones asignados localmente o si necesita eliminar los permisos locales de un usuario concreto.

Para eliminar los permisos locales asignados a un nivel de capítulo:

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el capítulo.3. En la ficha Permisos, haga clic en el hipervínculo Deshacer ruptura de herencia que hay en la barra de

información con color.

La barra cambia de color y muestra el hipervínculo para romper la herencia.

PrecauciónSe eliminan todos los permisos locales del nivel de capítulo. Aunque se vuelva a hacer clic en el hipervínculo, no se restauran los permisos locales.


Eliminación de permisos de usuario locales en el nivel de informe [página 156]

3.5.2.4 Comprobación y modificación de condiciones para las actividades en pasos del flujo de trabajo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el capítulo.3. Haga clic en la ficha Condiciones del flujo de trabajo.

En la lista Transiciones disponibles se muestran las actividades de flujo de trabajo, llamadas transiciones, que hay entre dos pasos del flujo de trabajo.

4. Haga clic en el hipervínculo Romper la herencia que hay en la barra de información de color.La barra cambiará de color y mostrará otro hipervínculo para deshacer la ruptura.

5. Para cada actividad que quiera modificar, haga clic en el hipervínculo Ver para saber si ya hay condiciones definidas al nivel de capítulo.


En la tabla Condiciones personalizadas disponibles se muestran los identificadores de usuario y los roles de usuario que pasarán a ser propiedad del usuario que ejecute la actividad además del rol y los permisos definidos al nivel de flujo de trabajo.

6. Haga clic en Agregar para definir las condiciones personalizadas.7. En el cuadro de diálogo Condición personalizada nueva, seleccione un Tipo:

○ Usuario con rol: si elige esta opción, la actividad la tiene que ejecutar cualquier usuario que esté asignado a un rol específico. En cuanto un usuario ejecuta la acción, el flujo de trabajo se dirige al paso siguiente.

○ Usuario concreto: si elige esta opción, el encargado de ejecutar la actividad es un usuario específico.

NotaSi especifica más de un usuario, la actividad la tiene que ejecutar cada usuario que especifique. Por lo tanto, el flujo de trabajo solo se dirige al paso siguiente después de que todos los usuarios especificados hayan ejecutado la actividad.

8. Para buscar el usuario:a) Haga clic en Buscar, al lado del campo Valor.b) En el cuadro de diálogo Búsqueda de roles (usuario con rol) o Búsqueda de usuario (usuario concreto),

seleccione en la lista la entrada necesaria.9. Haga clic en Agregar para aplicar la entrada seleccionada.

La entrada seleccionada se introduce en el campo Valor.10. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios.

El sistema agrega el rol o el usuario a la tabla que hay en la tabla Condiciones personalizadas disponibles.

3.5.2.5 Configuración de varios aprobadores para un paso del flujo de trabajo

Es necesario que el flujo de trabajo del informe aún no se haya iniciado. Si no es así, debe reinicializar el flujo de trabajo del informe antes de poder cambiar cualquier valor de la configuración.

Puede definir que cualquier paso del flujo de trabajo de un capítulo concreto lo tenga que ejecutar más de un usuario antes de que el flujo de trabajo haga la transición al paso siguiente. Esta función se usa a menudo para la actividad Aprobar, para los capítulos que requieren la aprobación de más de un usuario.

NotaSi uno de los usuarios que configure no puede aprobar un capítulo (por ejemplo, porque el aprobador enferma de forma inesperada), no hay ninguna posibilidad de introducir un sustituto.

Si el flujo de trabajo está bloqueado, un administrador puede desactivar el usuario enfermo en Administración de usuario. El sistema elimina los usuarios desactivados del proceso de aprobación. Por consiguiente, ya no es necesaria la aprobación por parte de este usuario para ir al paso siguiente.

1. Seleccione un período y un informe.2. Seleccione el capítulo para el que quiera configurar varios aprobadores.3. Elija la ficha Condiciones del flujo de trabajo.


Ayuda de gestores

4. Si el documento hereda las condiciones de flujo de trabajo personalizadas del documento superior, debe romper la herencia en este punto.

5. Seleccione una actividad para la que quiera configurar varios aprobadores (por ejemplo, la actividad Aprobar) y haga clic en Ver.

6. Agregue un usuario.En el cuadro de diálogo Condición personalizada nueva, elija el tipo de Usuario concreto.Para obtener información sobre cómo buscar los usuarios, consulte Comprobación y modificación de condiciones para las actividades en pasos del flujo de trabajo [página 159].

7. Repita el paso 6 para cada usuario adicional cuya aprobación debería ser obligatoria para este paso.

El flujo de trabajo solo se dirigirá al paso siguiente después de que lo aprueben todos los usuarios que haya configurado para este paso.

3.5.2.6 Eliminación de las condiciones locales por una sola actividad en el nivel de capítulo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el capítulo.3. En la ficha Condiciones del flujo de trabajo , haga clic en el hipervínculo Ver de la actividad del paso necesario

para saber si ya hay definidas condiciones en el nivel de capítulo.4. En la lista Condiciones personalizadas disponibles, seleccione la condición personalizada que se debe

eliminar.5. Haga clic en Eliminar.

3.5.2.7 Eliminación de todas las condiciones locales definidas en el nivel de capítulo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el capítulo.3. Haga clic en la ficha Condiciones del flujo de trabajo y después en el hipervínculo Deshacer ruptura de

herencia que hay en la barra de información con color.

La barra cambia de color y muestra el hipervínculo para romper la herencia.

PrecauciónTodas las condiciones locales del nivel de capítulo se eliminan permanentemente.


3.6 Gestión de informes

En SAP Disclosure Management, un informe es una consolidación de capítulos. El documento consolidado no contiene ningún dato vinculado. No es una combinación de los capítulos, sino del contenido de los mismos. No se pueden volver a generar los capítulos a partir de un informe ni cambiar los capítulos originales.

Fichas disponibles en los niveles de informe y de capítulo

Las fichas que se muestran para los informes y para los capítulos dependen de los derechos de acceso del usuario y del nivel seleccionado en la estructura de informes. En esta sección se explican las funciones relacionadas con las fichas GeneralActualización del contenido y Revisiones. Si quiere obtener toda la información general sobre las fichas del sistema, consulte la ayuda en pantalla de General.

Datos de los documentos

Los documentos de SAP Disclosure Management pueden contener datos cualitativos y cuantitativos. Los datos cualitativos (texto) de los documentos se suelen editar a través de las funcionalidades estándar que ofrezca la aplicación correspondiente de Microsoft Office. Los datos cuantitativos (valores numéricos) existen solo como datos vinculados en los documentos de capítulo cuyas características se eliminan en el documento consolidado y, normalmente (pero no únicamente), se gestionan a través de las funciones que ofrecen los complementos de SAP Disclosure Management cargados en las aplicaciones de Microsoft Office. Una de las funciones más importantes es la actualización del contenido, que se puede ejecutar no solo localmente sino también en el portal del nivel de servidor.

Actividades del ciclo de vida del documento

Los gestores tienen que ejecutar una serie de actividades para activar el estado de un documento en SAP Disclosure Management. Los gestores estándar son los responsables de aprobar y rechazar los capítulos individuales, y también de editar y ultimar el documento consolidado.

Hay actividades estándar que están relacionadas con el flujo de trabajo del principio de los 4 ojos que SAP Disclosure Management implementa, pero el cliente puede definir flujos de trabajo y actividades personales basándose en sus requisitos concretos.

Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.

3.6.1 Generación de informes consolidados

El sistema permite generar informes en diferentes etapas en función de los parámetros de configuración.


Ayuda de gestores

Documentos consolidados generados con la configuración predeterminada

El administrador del sistema solo puede permitir que se genere un informe cuando todos los capítulos adjuntos hayan alcanzado el último paso del flujo de trabajo o el último estado. Antes de generar un informe, se ejecuta la actividad inicial para cambiar el estado del flujo de trabajo a Informe en curso.

Siempre y cuando los capítulos hayan alcanzado el paso o el estado final, se puede generar una presentación preliminar del documento consolidado. En función de los complementos que haya instalados en SAP Disclosure Management, puede obtener una presentación preliminar de los documentos en formato HTML o PDF. Después de la aprobación y la generación del documento consolidado, se puede obtener una presentación preliminar del informe como una imagen incrustada.

Documentos consolidados generados con la configuración personalizada

Puede generar un informe en cualquier etapa del desarrollo de contenido de capítulos, sin importar si se han finalizado todos los capítulos. Cada capítulo y el documento consolidado se gestionan a la vez, por lo que recomendamos que ejecute la actividad inicial en el nivel de informe solo cuando se hayan finalizado y aprobado todos los capítulos, porque el estado Informe en curso bloquea la modificación de los capítulos.

3.6.1.1 Seleccionar un capítulo o informe en la ficha General

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el objeto en la estructura de informes que desea editar.3. Seleccione Editar.

3.6.1.2 Generación de un informe

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.


2. En la ficha General, seleccione el nivel de informe en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo, haga clic en la actividad inicial.4. Haga clic en Crear.5. En el cuadro de diálogo Agregar comentario, introduzca un Comentario si es necesario.6. Haga clic en el botón Aceptar para confirmar el comentario.

En función del número y el tamaño de los capítulos, la generación del informe puede llevar unos minutos. El sistema muestra un mensaje indicando que el informe se ha generado correctamente. Llegado ese punto, se activan los botones de edición y visualización del documento.




3.6.1.3 Presentación preliminar de un documento en un formato externo

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la sección Tipos de presentación preliminar disponibles, seleccione una opción de presentación preliminar:

○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word para que aparezca un documento de Word.○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con PDF para que aparezca un documento de PDF.○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con Word2HTML para que aparezca un documento

HTML.○ Haga clic en Mostrar la presentación preliminar con XBRL para que aparezca un documento XBRL.

4. Si el capítulo seleccionado tiene subcapítulos, seleccione una de las opciones siguientes en el cuadro de diálogo Presentación preliminar:

○ Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que solo aparezca el contenido del nivel seleccionado, elija Solo el capítulo actual.

○ Para que se muestre la presentación preliminar de un documento en la que aparezca el contenido del capítulo y los subcapítulos seleccionados, elija Con subcapítulos.

5. Haga clic en Aceptar.El sistema abre una ventana nueva y muestra el documento.

6. Haga clic en Cerrar.

3.6.1.4 Presentación preliminar de un capítulo o informe con una vista incrustada

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. Haga clic en Mostrar presentación preliminar, debajo de la sección Flujo de trabajo.

El sistema muestra una barra de desplazamiento con pequeñas presentaciones preliminares de las páginas del documento. Puede usar las barras que hay en el lado izquierdo y derecho de la barra para desplazarse por el documento.

4. Haga clic en la imagen de una presentación preliminar de la barra para que se maximice la página.El sistema abre una ventana emergente para mostrar la página.


Ayuda de gestores

3.6.1.5 Visualización del historial de un documento

Para cada documento, puede visualizar un historial en el que se muestren todas las acciones que se hayan ejecutado en el documento de forma independiente, sin tener en cuenta si se ha modificado el documento durante la acción. Puede hacer un seguimiento de los cambios en el documento a través de las revisiones del documento.

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el nivel necesario (informe/capítulo) en el árbol de informes. Los detalles del

nivel aparecen en el área de trabajo.3. Haga clic en la ficha Historial.

En la ficha Historial se enumeran todas las acciones que se han ejecutado en las diferentes revisiones del documento en las columnas siguientes:

Columna Descripción

Revisión Muestra el número de revisión.

Acción Muestra la acción que se ha ejecutado en el documento o el estado del paso tanto si el contenido del documento ha cambiado como si no.

Usuario Muestra el nombre del usuario que ha ejecutado la acción.

Fecha Muestra la fecha en la que se hizo la revisión.

Comentario Muestra el comentario que dejó el usuario al ejecutar la acción.



3.6.2 Modificación del contenido cualitativo en los informes

El contenido cualitativo del documento de informe se edita en la aplicación correspondiente de Microsoft Office. Como el documento de informe consolidado no contiene ningún dato vinculado, el texto se edita con las herramientas estándar de la aplicación relacionada.

En esta sección se explica cómo efectuar el check out y el check in del informe consolidado, y la función de seguimiento y de comparación de los datos cualitativos y cuantitativos.

NotaAntes de editar un informe consolidado, debe tener iniciada la actividad en el nivel de informe y el documento consolidado debe haberse generado.


3.6.2.1 Proteger y desproteger informes y capítulos

Para editar un documento, primero tiene que desprotegerlo desde SAP BusinessObjects Disclosure Management. Para guardar el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management, protéjalo. Un documento desprotegido tiene la edición bloqueada. Solo los usuarios con determinados derechos de administrador pueden deshacer una desprotección y romper la conexión entre el usuario editor y el documento. Una vez aprobado el documento, ya no se puede editar ni desproteger.

RecuerdeEn Microsoft Word y Microsoft Excel, el menú de Disclosure Management permite guardar y cerrar sin proteger un documento. Sin embargo, los documentos de PowerPoint se mantienen desprotegidos si no se usan los botones apropiados en el menú de Disclosure Management.

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.3. Haga clic en Editar para abrir el documento en la aplicación de Microsoft correspondiente.

El sistema operativo muestra el estado de protección del documento en la barra de herramientas de Disclosure Management en la aplicación de Microsoft.

4. Cuando el documento está abierto para la edición, aplique los cambios necesarios.5. Cuando finalice la edición, en la barra de herramientas de Disclosure Management, haga clic en Aplicar

cambios para guardar y proteger el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management.

No se recomienda usar la opción Guardar estándar de Office para guardar el documento.

En el caso de Word y Excel, si guarda el documento mediante la opción Archivo Guardar , el archivo se guardará; sin embargo, el documento seguirá bloqueado en SAP BusinessObjects Disclosure Management.

6. En el cuadro de diálogo Proteger comentario, escriba un Comentario explicativo e indique los cambios aplicados.El comentario aparecerá en la información general de revisiones y puede resultar útil para identificar la revisión correcta.

7. Seleccione una de las opciones que se muestran a continuación para indicar el paso siguiente tras proteger el documento:

○ Para proteger el documento modificado de forma permanente y seguir trabajando en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Cerrar.

○ Para proteger y volver a desproteger el documento, seleccione Editar. Esta acción guardará la revisión en SAP BusinessObjects Disclosure Management y podrá seguir editando el documento.

○ Para proteger el documento y volver a abrirlo en el modo de visualización, seleccione Ver.8. Haga clic en Aceptar.

PrecauciónSi el usuario desprotege los documentos y, a continuación, se desconecta del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo se tiene que guardar de forma local y se puede cargar mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management.

Para cerrar el documento y protegerlo sin guardar los cambios en SAP BusinessObjects Disclosure Management, seleccione Descartar los cambios. No se creará ninguna revisión.


Ayuda de gestores

Para comparar la última revisión del documento con una anterior, haga clic en Comparar.

3.6.2.2 Desproteger capítulos e informes localmente para editarlos en Word o Excel

Si prefiere editar un documento sin conexión, puede guardarlo en la unidad local y mantenerlo en un estado protegido en el servidor. Al terminar la edición de la copia local, protéjala en SAP BusinessObjects Disclosure Management.

PrecauciónHasta que lo haga, el sistema muestra un mensaje de error si otro usuario intenta desproteger el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management. Si el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, no podrá proteger su versión. Tendrá que subir el archivo al servidor como una versión nueva.

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.3. Haga clic en Editar.

4. En la aplicación de Microsoft Office que aparece, seleccione Archivo Guardar como .5. Desplácese a la carpeta en la que desea guardar el archivo.

PrecauciónNo modifique el nombre del archivo.

6. Haga clic en Guardar.7. Cierre la aplicación de Microsoft Office.8. En el cuadro de diálogo ¿Está seguro?, seleccione Mantener desprotegido.

PrecauciónSi guarda el documento únicamente en la unidad local mediante la opción Mantener desprotegido y, por el motivo que sea, el administrador del sistema deshace la desprotección en el portal, todos los cambios que haya aplicado a la versión guardada en la unidad local se perderán.

9. Haga clic en Aceptar.10. Para guardar y proteger el documento en SAP BusinessObjects Disclosure Management desde la unidad

local, seleccione Disclosure Management Aplicar cambios .

PrecauciónSi el usuario desprotege los documentos y, a continuación, se desconecta del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management, no podrá volver a proteger el capítulo. El capítulo se tiene que guardar de forma local y se puede cargar mediante la ficha de carga del componente del servidor de SAP BusinessObjects Disclosure Management.



Proteger y desproteger informes y capítulos [página 166]

3.6.2.3 Seguimiento de los cambios de un documento

Cualquier cambio en el contenido de un documento se considera una revisión, si el cambio consiste en la modificación de datos existentes o en la adición de datos, ya sean cualitativos o cuantitativos.

Puede mostrar y descargar revisiones seleccionadas, así como restaurar estados de documento específicos en el sistema para su uso con la edición de documentos. Además de una comparación de revisiones en SAP BusinessObjects Disclosure Management, también puede comparar documentos almacenados con documentos externos.

Para reconocer fácilmente una versión sin tener que abrir el documento, se aconseja usar el campo de comentario al guardar los cambios realizados al documento, ya que el comentario aparece en la lista de revisiones.

NotaEl cambio de estado de un paso del flujo de trabajo, como iniciar un trabajo o aprobar un documento, no es una revisión y no aparece en la lista de revisiones. Sin embargo, no aparece en el historial de informes.

La lista de revisiones está compuesta por las siguientes columnas:

● Revisión: muestra el número de revisión.● Tamaño: muestra el tamaño de documento en kbytes.● Acción: muestra la acción que cambió el contenido del documento y contribuyó a la creación de la revisión.● Usuario: muestra el usuario que ejecutó la acción.● Fecha: muestra la fecha en la que se creó la revisión.● Comentario: muestra el comentario que ha dejado el usuario al ejecutar la acción.

3.6.2.3.1 Visualizar la revisión de un informe o un capítulo

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que se va a visualizarse.4. Haga clic en Ver.

El documento aparece en una ventana nueva aparte.


Ayuda de gestores

3.6.2.3.2 Descargar una revisión de un capítulo o informe

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desee descargar y haga clic en Descargar.4. En el cuadro de diálogo Descargar, haga clic en Guardar.5. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a la ubicación en la que desee guardar el documento. Cambie el

nombre del archivo, si corresponde.6. Para guardar el archivo, haga clic en Guardar.

3.6.2.3.3 Comparar revisiones de un informe o un capítulo

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión con la que desea comparar la última versión del documento.4. Haga clic en Mostrar los cambios.

El sistema abre y fusiona las dos revisiones en un documento de comparación en la aplicación de Microsoft Office pertinente. Los cambios se resaltan en Excel o se indican con comentarios en Word.

5. Examine los comentarios de la comparación. Si es necesario puede guardar el documento de comparación en una ubicación del PC o del servidor.

3.6.2.3.4 Restaurar una revisión de un informe o un capítulo

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que desea restaurar.4. En el cuadro de diálogo Confirmar, haga clic en Aceptar para restaurar la revisión.

El sistema restaura la versión de la revisión seleccionada como la última revisión del documento. El documento creado automáticamente indica la versión restaurada.

3.6.2.3.5 Comparar un informe con un archivo externo

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o capítulo en la estructura de informes.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión que quiera comparar con un archivo externo.4. Para desplazarse a un archivo externo, haga clic en Buscar.5. Haga doble clic en el archivo.

La ruta del archivo se introduce en el campo Archivo.


6. Seleccione un Tipo de informe:

○ Seleccione Consolidado si desea integrar el contenido de ambos archivos.○ Seleccione En paralelo si desea comparar los documentos en paralelo en la aplicación correspondiente.

7. Haga clic en Comparar archivos.

3.6.3 Actualización del contenido cuantitativo en informes y capítulos

SAP Disclosure Management le permite actualizar los datos cuantitativos vinculados que se hayan extraído de bases de datos de una de las formas siguientes:

● En SAP Disclosure Management● Con una aplicación de Microsoft Office

Un supervisor de informes visualiza todas las actualizaciones del contenido del servidor. Para obtener más información, consulte la ayuda en pantalla. La actualización del contenido del servidor se puede ejecutar en el nivel de informe o de capítulo. La gestión técnica es idéntica. Depende de los derechos de acceso del usuario, de si está autorizado para ejecutar la actualización y en qué nivel.

Actualización de los datos de capítulos y documentos consolidados

Al actualizar el contenido en el nivel de informe no se actualiza el documento consolidado, ya que este último no contiene ningún dato vinculado. Para actualizar un documento consolidado, tiene que volver a generar el documento de informe a partir de los documentos de capítulo actualizados.

Si ejecuta la actualización del contenido en el nivel de informe, se actualiza todo el contenido vinculado de los capítulos relacionados. El sistema actualiza primero los datos provenientes de orígenes de datos externos y, después, los datos de orígenes de datos internos (caché de datos).

Conexiones de orígenes de datos

Hay orígenes de datos internos y externos para el vínculo de datos de contenido. El origen interno es la caché de datos de SAP Disclosure Management; los orígenes de datos externos pueden ser los admitidos por la actualización de contenido. Si necesita aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de un origen de datos interno y externo, es obligatorio establecer una conexión a través de la caché de datos.

Para obtener más información sobre las cachés de datos en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.


Ayuda de gestores

Ubicación de la caché de datos en la estructura de informes

Según cuáles sean las necesidades del cliente, la caché de datos puede encontrarse en el árbol de informes o en un documento separado en SAP Disclosure Management. Si la caché de datos está en el árbol de informes, la actualización del contenido garantiza que se haga la actualización de los datos vinculados.

Sin embargo, si la caché de datos es un documento separado, tiene que ejecutar la actualización del contenido en el documento de la caché de datos separada y en el informe.


Visualización de los protocolos para las actualizaciones de contenido y para las funciones XBRL en el supervisor de protocolo [página 188]

3.6.3.1 Actualización de contenido vinculado a datos

Requisitos previos:

● El contenido se debe vincular mediante uno de los siguientes orígenes de datos: SAP BW, servidor SQL o caché de datos de SAP BusinessObjects Disclosure Management.

● Para aplicar cambios a los datos extraídos de un sistema externo o si un capítulo necesita datos de orígenes de datos internos y externos, la conexión a través de la caché es obligatoria.

● Los archivos siguientes tienen que cargarse en el servidor (por el administrador del sistema): config20.xml, BIP_WordTableDef.doc y BIP_WordTableTagging.xml.

● Necesita acceso al origen de datos.

SAP BusinessObjects Disclosure Management permite actualizar los datos cuantitativos vinculados extraídos de las bases de datos directamente desde el portal mientras el documento está cerrado en el segundo plano.

RestricciónLa actualización de contenido no admite todas las fórmulas de Excel. Vea a continuación una lista de las fórmulas admitidas.

Para actualizar contenido vinculado:

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.

Los detalles del nivel se muestran en el área de trabajo.3. Haga clic en la ficha Actualización de contenido.

El sistema muestra todos los Briefing Books usados para crear un vínculo de datos con el contenido.4. Haga clic en Iniciar actualización.5. En el cuadro de diálogo Conectarse a XXXX (donde XXXX es el nombre del origen de datos), conéctese al

origen de datos.6. Haga clic en Conectar.


El sistema se conecta al origen de datos y actualiza el contenido vinculado. El sistema muestra un mensaje informativo que anuncia que la actualización de contenido se ha ejecutado correctamente.

7. Para mostrar el protocolo del proceso de actualización, haga clic en el vínculo Ver protocolo del mensaje informativo.

8. Para mostrar las variables usadas en las consultas, haga clic en el vínculo Mostrar variables.9. Para mostrar los cambios realizados en los datos antes y después de la actualización, haga clic en Mostrar

los cambios.

NotaSolo disponible en el nivel de capítulo.



3.6.4 Actividades de informe y de capítulo en documentos

Para completar un flujo de trabajo, el usuario debe llevar a cabo varios pasos en los capítulos y los informes. Los pasos se controlan mediante actividades que el usuario aplica al documento, primero en el capítulo y después en el informe consolidado. El sistema solo muestra las actividades a las que el usuario conectado tiene acceso.

RestricciónLas actividades no se ejecutan en los capítulos vinculados a datos.

Esta sección explica cómo manejar las actividades basadas en el flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado. Los flujos de trabajo específicos del cliente pueden usar diferentes actividades, pero siempre tienen que ser actividades de inicio y de fin para la fase de edición del documento y la aprobación o rechazo de un documento.

Comentarios en actividades

Al diseñar un flujo de trabajo, puede requerir que los usuarios que ejecutan las actividades expliquen el motivo de su elección. Esto es de utilidad para el propietario del paso posterior.

Notificación de correo electrónico

La configuración del sistema puede estipular que el sistema envíe notificaciones de correo electrónico a los propietarios de los pasos del flujo de trabajo. La configuración predeterminada es que no se envíen correos


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electrónicos. Si la notificación de correo electrónico se define como opcional, el sistema muestra un cuadro de diálogo que solicita la confirmación. Si la notificación de correo electrónico es obligatoria, el sistema envía automáticamente la notificación de correo electrónico.

Derechos de actividad

La capacidad de ejecutar una actividad depende de varios factores:

● La asignación del usuario a una unidad. Los usuarios solo puede acceder a los informes creados en la unidad a la que están asignados.

● Los permisos de usuario globales que no son específicos del informe o del capítulo.● Los permisos de usuario locales que son específicos del informe o del capítulo.● Las condiciones globales configuran la ejecución de las actividades del flujo de trabajo.● Las condiciones locales configuran la ejecución de las actividades del capítulo.

Flujo de trabajo del principio de cuatro ojos predeterminado

Las actividades del flujo de trabajo del principio de cuatro ojos son:

● Iniciar trabajo: el capítulo o el informe están listos para editar. La definición de la actividad de inicio antes de la edición de un documento es importante porque crea el estado de flujo de trabajo correcto.

● Finalizar: el documento se ha finalizado y está a la espera de la aprobación.● Aprobar: el gestor o el aprobador aprueba un capítulo o informe finalizado.● Rechazar: el gestor o el aprobador indica que el editor debe revisar el documento. El sistema requiere que se

inserte un comentario.● Reabrir: el editor puede volver a definir el estado del paso como Abrir mientras la actividad de Finalizar no se

haya ejecutado. Los aprobadores pueden volver a definir el estado de paso como Abrir si han rechazado un documento por error. Los editores seleccionan esta actividad para un capítulo o informe rechazado para indicar que está revisado el documento. Mientras la edición de un informe no se haya iniciado, un capítulo aprobado puede reabrirse para su edición. El documento se define de nuevo con el estado Abrir. El sistema requiere que se inserte un comentario.

3.6.4.1 Iniciar o finalizar un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. Seleccione una de las actividades posibles en el panel Flujo de trabajo:

○ Haga clic en Iniciar trabajo para editar el documento.○ Haga clic en Finalizar para concluir la edición.


3.6.4.2 Restablecer un documento en un flujo de trabajo de principio de cuatro ojos

1. En SAP BusinessObjects Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo, seleccione una de las actividades posibles.4. Seleccione el vínculo Restablecer.

El sistema define de nuevo el estado del paso como Abierto.

3.6.4.3 Aprobación de un capítulo o un informe en un flujo de trabajo de principio de 4 ojos

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo en SAP Disclosure Management, seleccione Aprobar.

NotaSi el nivel de informe no está abierto para editarse, puede usar la actividad Reabrir.

El estado de paso cambia a Aprobado.

3.6.4.4 Rechazo de un capítulo o informe en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Informe, seleccione un Período y un Informe.2. En la ficha General, seleccione el informe o el capítulo en el árbol de informes.3. En el panel Flujo de trabajo del informe o capítulo, haga clic en el hipervínculo Rechazar para aplicar esta

acción en el documento y devolverlo al autor.4. En el cuadro de diálogo Agregar comentario, indique las causas de haber rechazado el documento.5. Haga clic en Aceptar. El estado actual del paso cambia a Rechazado.

3.6.4.5 Apertura de nuevo de un informe o capítulo en un flujo de trabajo con principio de 4 ojos



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3. En el panel Flujo de trabajo, haga clic en el hipervínculo Reabrir.4. En el cuadro de diálogo Agregar comentario, explique por qué ha vuelto a abrir el documento.5. Haga clic en Aceptar.

El sistema vuelve a establecer el estado Abierto.

3.6.5 Bloqueo de informes

Puede bloquear los informes para que ningún usuario pueda cambiarlos.

Requisitos previos

Las autorizaciones siguientes están asociadas con la función de bloqueo:

Autorización Descripción

bloquear Le permite bloquear un informe.

desbloquear Le permite desbloquear un informe.

deshacer todos los capítulos Le permite deshacer el check-out de todos los capítulos del informe.

Esta acción solo es posible mientras el informe está bloqueado.

Para obtener más información, consulte la sección “Autorizaciones” del SAP Disclosure Management Security Guide (Manual de seguridad de SAP Disclosure Management).

Notificaciones por correo electrónico

Al bloquear o desbloquear un informe, puede elegir si el sistema envía notificaciones por correo electrónico a todos los usuarios que estén asociados con dicho informe.

Los administradores pueden configurar el texto del asunto y del cuerpo de estos correos electrónicos de notificación en Administración Configuración del sistema Correo electrónico .

3.6.5.1 Gestión de capítulos en check out

Al bloquear un informe, es posible que aún haya otros usuarios que tengan capítulos en check out. Puede definir las acciones que los otros usuarios pueden realizar en estos capítulos mientras el informe esté boqueado.


1. En la ficha Configuración, seleccione Informes.2. Seleccione un informe y haga clic en Editar el informe.3. En la ficha General, seleccione un valor para las opciones siguientes:


Permitir la realización de check-in del capítulo durante el bloqueo

Si selecciona Sí, el resto de usuarios aún puede efectuar el check in de los capítulos que estaban en check out cuando se hizo el bloqueo.

Permitir deshacer el check-out del capítulo durante el bloqueo

Si selecciona Sí, el resto de usuarios aún puede deshacer el check-out de los capítulos que estaban en check out cuando se hizo el bloqueo.

NotaEstas opciones también se muestran en un cuadro de diálogo cuando se bloquea un informe. Si cambia una de estas opciones en la configuración del informe, también se cambiará en el cuadro de diálogo y viceversa.

3.6.5.2 Bloqueo de un informe

1. En la ficha General del informe, haga clic en el botón de comando Bloquear.El botón de comando Bloquear solo está visible si tiene los permisos necesarios.

2. En el cuadro de diálogo Bloquear, introduzca un comentario (opcional) y haga la configuración de las opciones siguientes:Opción Descripción

Enviar notificación a los usuarios Seleccione esta casilla de verificación si quiere enviar una notificación por correo electrónico a los usuarios que estén asociados con este informe.

Permitir la realización de check-in del capítulo durante el bloqueo

Seleccione esta casilla de verificación si quiere que el resto de usuarios pueda efectuar el check in de los capítulos mientras el informe está bloqueado.

Permitir deshacer el check-out del capítulo durante el bloqueo

Seleccione esta casilla de verificación si quiere que el resto de usuarios pueda deshacer el check-out de los capítulos mientras el informe está bloqueado.

3. Haga clic en Aceptar.

El sistema registra una entrada en el registro de historial del informe y de todos los capítulos bloqueados.

NotaLos capítulos vinculados no se bloquean.

3.6.6 Reescritura de informes

Puede hacer cambios en un documento de informe y, después, aplicarlos a los respectivos documentos de capítulo.

Por ejemplo, esta función resulta útil si quiere buscar y sustituir términos en un informe.


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Capítulos compatibles

Los únicos tipos de capítulo que son compatibles son el Estándar y la Copia vinculada. Los capítulos vinculados no se reescriben.

Solo son compatibles los tipos de contenido de capítulo de Microsoft Office Word (DOC, DOCX y WordML).

3.6.6.1 Edición y reescritura de un informe

Debe estar asignado a un rol que tenga la autorización writeback. Para obtener más información, consulte la sección “Autorizaciones” del SAP Disclosure Management Security Guide (Manual de seguridad de SAP Disclosure Management).

El informe debe estar bloqueado. Para obtener más información, consulte Bloqueo de informes [página 175]

Todos los capítulos que la función de reescritura admita deben tener el check-in efectuado.

1. En la ficha General del informe, haga clic en el botón de comando Reescribir.Si se ha cambiado alguno de los documentos de capítulo después de que se creara el documento de informe, el sistema le pregunta si quiere volver a crear el informe a partir de la revisión más reciente de los capítulos. Esto es necesario para asegurarse de que no se sobrescriba ninguno de los cambios que se haya realizado en los capítulos.A continuación, se abre el informe en Microsoft Office Word.

2. Realice los cambios en el informe.

En el documento de informe, el inicio y el final de cada capítulo se identifican con comentarios.

PrecauciónNo elimine estos comentarios y no agregue ningún comentario adicional en el documento de informe.

No elimine ni cree ningún marcador en el documento de informe.

Si se crea o se elimina algún comentario o marcador, se modifica la estructura del informe. Por consiguiente, ya no sería posible reescribir el informe.

PrecauciónSi ha creado o eliminado por error algún comentario o marcador, no efectúe el check in del informe. Haga

clic en Cambios descartados.

3. En la cinta Disclosure Management, haga clic en Reescribir.4. En el cuadro de diálogo que se muestre, asegúrese de que estén seleccionados los capítulos que quiera

reescribir.


SugerenciasSi trabaja con informes grandes, es posible que le resulten de interés las funciones que hay en Acciones y Opciones.

5. Haga clic en Aplicar.

El sistema reescribe los capítulos seleccionados en los documentos de capítulo. Esto incluye todos los cambios textuales y los cambios de formato básicos (como la negrita o la cursiva). Los cambios que se hagan a los estilos de Microsoft Office Word no se actualizan en los documentos de capítulo. El rendimiento es independiente al número y al tamaño de los capítulos.

El sistema crea una nueva revisión par cada capítulo que haya seleccionado.

El sistema crea una entrada nueva en el registro del historial de cada capítulo que haya seleccionado.

NotaLa reescritura de un informe no guarda el documento de informe. Para guardar el documento de informe y

efectuar el check in, haga clic en Aplicar cambios.

3.7 Supervisión de informes

La supervisión proporciona una lista de los informes que tienen varios propósitos, como proporcionar información general sobre los estados de capítulos, del flujo de trabajo y del paso del flujo de trabajo; hacer un seguimiento de los cambios aplicados a los valores de informe; y producir información general para los permisos de usuario de los informes y períodos.

3.7.1 Información general del supervisor

El supervisor de estado

El supervisor de estado ofrece información sobre el estado de los documentos asignados a los capítulos de un informe seleccionado, como el estado por origen del flujo de trabajo (nivel de informe, nivel de capítulo y vinculado de datos) y, después, por flujo de trabajo. Dentro de un flujo de trabajo, el sistema indica, para cada paso del flujo de trabajo, el número de documentos que están asignados actualmente al paso.

En un flujo de trabajo, los diferentes pasos pueden pertenecer al mismo estado; por lo tanto, tiene que examinar cada flujo de trabajo por separado para determinar adecuadamente el estado del documento. Por ejemplo, un flujo de trabajo con un paso con estado de aprobación se finaliza cuando el estado muestra "aprobado"; sin embargo, un flujo de trabajo con tres pasos con estado de aprobación puede seguir en curso aunque se muestre el estado "aprobado". Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de General.


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NotaEl supervisor de estado no ofrece información sobre el estado del documento consolidado del nivel de informe. Puede hacer que se muestre el estado del documento consolidado con el supervisor de informe.

El supervisor de revisión

El supervisor de revisión muestra las revisiones almacenadas para los capítulos de un informe seleccionado.

El informe le permite ver rápidamente los capítulos que aún no se han editado (revisión 0) y los que no tienen contenido (revisión -). Los capítulos que no tienen contenido se pueden identificar fácilmente porque muestran

un icono de cuadro vacío ( ) después del título del capítulo en la ficha Supervisor de revisión.

El supervisor de informes

El supervisor de informes ofrece, para todos los informes de un período específico, el estado desde el punto de vista del informe consolidado. La información se enumera por flujo de trabajo asignado al nivel de informe, por lo que se obtendrá una entrada por informe.

De forma predeterminada, el informe consolidado se genera cuando los documentos de los capítulos asignados se han aprobado y finalizado. Al comenzar a editar el documento consolidado, el sistema cambia el estado del flujo de trabajo a Informe en curso. Si no ha creado el documento consolidado ni ha empezado a editarlo, sigue estando encargado de gestionar los documentos concretos en el nivel de capítulo, y el estado del paso del flujo de trabajo en el nivel de informe es Abierto. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.

El supervisor de la configuración de informes

El supervisor de la configuración de informes ofrece información sobre la configuración del sistema o sobre un informe concreto. Con este informe puede, por ejemplo, comprobar fácilmente si los usuarios se han configurado con los permisos correctos o qué flujos de trabajo se han configurado ya en el sistema pero aún no se han activado.

Informes de configuración del sistema:

● Permisos: en esta sección se enumeran todos los usuarios activos e inactivos y sus roles asignados. "Inactivo" quiere decir que los usuarios están configurados con sus datos maestros en el sistema pero que aún no se pueden usar.

● Roles: en esta sección se enumeran todos los roles y sus permisos globales asignados. Los permisos globales forman parte de los datos maestros del usuario y los configura el administrador del sistema. El acceso global no es específico de período o de informe.

● Flujos de trabajo: en esta sección se enumeran todos los flujos de trabajo con sus pasos, actividades y condiciones. "Inactivo" quiere decir que ya se ha creado el flujo de trabajo en el sistema pero que aún no se


puede usar. Las actividades y las condiciones determinan la forma de transición entre los pasos del flujo de trabajo.

Informes de configuración del documento:

● Permisos: en esta sección se enumeran todos los usuarios que tienen permisos globales y locales en los niveles de informe y de capítulo.

● Metadatos personalizados: en esta sección se enumera la configuración de salida de los formatos compatibles del informe en los niveles de informe y de capítulo.

● Flujos de trabajo: en esta sección se enumera la configuración del flujo de trabajo en los niveles de informe y de capítulo.

El supervisor de etiquetas

El supervisor de etiquetas hace un seguimiento de los cambios en unos valores de informe característicos concretos. Aunque el supervisor de etiquetas compara los cambios entre dos revisiones, esos cambios incluyen algo más que tan solo valores. El supervisor de etiquetas proporciona información general detallada de los cambios aplicados a los valores que se hayan etiquetado previamente en el origen de datos. Se puede ver, por ejemplo, cómo se ha modificado la cantidad total de pasivos durante el tiempo que se ha modificado el informe anual en SAP Disclosure Management.

La información general del objeto

La información general del objeto proporciona la información cuantitativa de un capítulo vinculado con datos. En los informes de la información general del objeto puede, por ejemplo, comprobar los orígenes de datos que usa el informe y sus capítulos, y si un documento de capítulos se ha vinculado con dos orígenes de datos diferentes, lo cual puede provocar incoherencias durante las actualizaciones del contenido.

El supervisor de acceso

El supervisor de acceso muestra los derechos de acceso globales y locales de los usuarios respecto a un informe concreto y a sus capítulos. En este informe puede ver los permisos que tiene un usuario para los informes y los capítulos. Por ejemplo, puede ver si a un usuario solo se le ha dado permiso para ver y no para editar un capítulo.

El administrador del sistema establece los permisos globales del usuario y las condiciones de flujo de trabajo globales en el sistema. Sin embargo, SAP Disclosure Management permite influir en la configuración global a través de asignaciones establecidas en el nivel de informe o de capítulo. Si es necesario, los usuarios pueden carecer de derechos globales, pero aun así tener derechos de acceso locales a unos informes y capítulos concretos. Para obtener más información sobre la autorización en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda en pantalla de General.


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El supervisor de filtro

El supervisor de filtro proporciona información sobre las acciones de edición y de check out realizadas y sobre los permisos locales en los documentos propios, a excepción del administrador del sistema.

El informe tiene en consideración las listas siguientes:

● Con check out: una lista de todos los documentos en los que ha efectuado check out.● Autor del último cambio: una lista de todos los documentos para los que el usuario sea el autor de la

modificación más reciente.● Permisos locales: una lista de todos los capítulos a los que los usuarios tienen acceso a causa de sus

permisos locales.

El supervisor de protocolos

El supervisor de protocolos proporciona una lista de los estados satisfactorios de la ejecución de las acciones siguientes:

Actualización de contenido en el nivel de capítulo Actualización de contenido en el nivel de informe Generación de instancias de XBRL Validación de instancias de XBRL Actualización de instancias de XBRL

Seguimiento de tareas

El seguimiento de tareas proporciona una lista de las tareas ejecutadas por el motor de tareas según los permisos del usuario:

● Una lista de administrador que contiene las acciones llevadas a cabo por todos los usuarios.● Una lista de usuario solo contiene las tareas creadas por el propio usuario.

El seguimiento de tareas muestra el estado de las tareas. Si el sistema procesa tareas de forma asíncrona, es probable que el usuario quiera obtener información sobre el estado de las tareas.

3.7.1.1 Visualización del estado de edición de los documentos de capítulo en el supervisor de estado

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de estado.3. En la ficha Supervisor de estado, seleccione el Período y el Informe. Siempre se muestran las tablas Flujo de

trabajo de informe y Capítulo. El resto de tablas relacionadas con el flujo de trabajo solo se muestra si los capítulos están configurados con flujos de trabajo diferentes o si están vinculados desde otros informes.


3.7.1.1.1 Tablas de capítulos

La tabla Capítulo de la lista Monitor de estado enumera los estados de todos los capítulos del informe e incluye las columnas siguientes:

● Capítulo: muestra el nombre de cada capítulo incluido en el informe. Los capítulos con subcapítulos se

pueden ampliar ( ) y contraer ( ). Los capítulos que están solo vinculados en el informe muestran el icono de una flecha encuadrada ( ) después del nombre. Los capítulos que solo sirven como elemento de

estructura muestran un cuadrado vacío ( ) después del nombre.● Nivel de flujo de trabajo: indica si el capítulo contiene un flujo de trabajo heredado del informe seleccionado

(Informe), tiene un flujo de trabajo independiente (Capítulo) o está vinculado desde otro informe (Vinculado).● Flujo de trabajo: muestra el nombre del flujo de trabajo.● Paso: muestra el estado de los pasos del flujo de trabajo del capítulo.● Autor del último cambio: muestra el nombre del usuario que ha modificado el capítulo por última vez.● Último cambio realizado el: muestra la marca de hora de la última modificación.● Fecha de vencimiento: muestra la fecha de vencimiento del capítulo para que se termine o se apruebe. Las

fechas vencidas tienen texto en rojo.

3.7.1.1.2 Tablas del flujo de trabajo

Las tablas del flujo de trabajo proporcionan la información siguiente sobre el estado de edición de los capítulos:

Icono Estado

Abierto

En curso

Finalizado

Aprobado

Rechazado

Los capítulos que se crearan en el informe seleccionado y que hereden el flujo de trabajo del informe. Los capítulos que se crearan en el informe seleccionado per con otro flujo de trabajo. Los capítulos que se crearan en otros informes y que solo estuvieran vinculados al informe seleccionado. Nota: no se puede consultar si el capítulo original ha heredado el flujo de trabajo o si tiene otro. Una lista de todos los capítulos de informe.

En todas las tablas se enumeran los pasos de flujo de trabajo y se muestran los estados y el número de documentos que actualmente pertenecen a cada paso. Los pasos aparecen en el orden en que se hayan configurado en el flujo de trabajo.

RecuerdeLos pasos del flujo de trabajo se pueden definir individualmente, mientras que los estados los preconfigura SAP AG y no se pueden cambiar. Esto quiere decir que el número de columnas que se muestra puede cambiar porque hacen referencia al paso, y que los iconos que indican el estado del paso siempre son los mismos cinco estados preconfigurados.


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3.7.1.2 Visualización de revisiones de capítulos de los informes del supervisor de revisión

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de revisión.3. En la ficha Supervisor de revisión, seleccione el Período y el Informe.

El sistema muestra las tablas siguientes:


Capítulo Muestra el nombre de cada capítulo incluido en el informe. Los capítulos con subcapítulos se pueden desplegar y contraer. En los capítulos que solo están vinculados al informe, se muestra un icono de flecha encuadrada ( ) después del nombre. En los capítulos que solo funcionan

como elemento estructural, se muestra un cuadro vacío ( ) después del nombre.

Revisión Muestra las revisiones del capítulo. En los capítulos que no tienen contenido se muestra un guión (-).

Autor del check out Si se ha efectuado check-out en el capítulo, en esta columna se muestra el nombre del usuario que ha efectuado el check-out.

Inicio del check out Si se ha efectuado check-out en el capítulo, en esta columna se muestra la marca de hora del momento en el que se efectuó el check-out.

Fecha de vencimiento

Muestra la fecha de vencimiento en la que el capítulo deberá estar Finalizado o Aprobado. Las fechas de vencimiento ya pasadas tienen el texto en rojo.

3.7.1.3 Visualización de la información general del estado de un flujo de trabajo y del paso del flujo de trabajo en el nivel de informe en el supervisor de informes

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de informes.3. En la ficha Supervisor de informes, seleccione el Período.

El sistema muestra una tabla para cada flujo de trabajo del informe que incluye el nombre del informe en el que se usa el flujo de trabajo y el paso del flujo de trabajo y su estado en el nivel de informe. La leyenda que hay junto a la tabla indica los estados que se usan en los flujos de trabajo.

NotaEn los flujos de trabajo en los que no se muestre Informe en curso como el estado del flujo de trabajo, se debe mostrar Abierto como estado del paso del flujo de trabajo.


3.7.1.4 Visualización del informe de configuración del sistema

Para ver información general sobre la configuración actual del sistema que contenga todos los usuarios con sus permisos, así como todos los roles y flujos de trabajo disponibles:

1. En SAP Disclosure Management, en la ficha Supervisión, haga clic en Configuración del informe.2. Para generar el informe en formato XML, en la ficha Informe de configuración del sistema, haga clic en

Generar el informe.

NotaEl proceso de carga puede tardar varios segundos.

El sistema abre una ventana nueva que contiene información detallada sobre la configuración actual de SAP Disclosure Management, con los permisos, roles y flujos de trabajo incluidos.

En el encabezado de informe se muestra la fecha y la hora en las que se creó el informe, y el nombre del usuario que lo creó. Todos los flujos de trabajo aparecen en la parte superior en forma de hipervínculos activos que permiten acceder directamente a los detalles del flujo de trabajo.

3. Para mostrar información sobre permisos, roles y flujos de trabajo, o sobre los detalles relacionados con el flujo de trabajo, desplácese a los hipervínculos y haga clic en el adecuado.

Detalles de los permisos del usuario:

Inicio de sesión Muestra el ID del usuario.

Nombre Muestra el nombre de pila del usuario.

Apellido Muestra el apellido del usuario.

Activo Muestra Verdadero o Falso para indicar si el ID del usuario está activo o inactivo.

Roles Muestra los roles asignados al ID del usuario.

Detalles del rol:

Rol Muestra todos los roles disponibles.

Descripción Proporciona una breve descripción de cada rol disponible.

Permiso global Enumera los permisos globales asignados a los roles. Para obtener más información sobre las autorizaciones, consulte la ayuda en pantalla de General.

Detalles del flujo de trabajo:

Nombre Muestra el nombre del flujo de trabajo.

Descripción Proporciona una breve descripción del flujo de trabajo. Es opcional.

esActivo Muestra Verdadero o Falso para indicar si el flujo de trabajo está activo o inactivo.

Pasos Muestra los pasos concretos del flujo de trabajo para cada paso de las actividades de transición y sus condiciones


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relacionadas. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de General.

4. Cierre la ventana de la información de configuración en cualquier momento y vuelva a la ficha Informe de configuración del sistema.

3.7.1.5 Visualización de un informe en las configuraciones de informe

Para mostrar información general de la configuración de informe actual que contenga los flujos de trabajo de informe y capítulo, los permisos y los parámetros de configuración:

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de informes.3. En la ficha Informe de configuración del documento, seleccione un Período y un Informe.4. Haga clic en Generar informe para que se realice el informe en formato XML.

NotaEl proceso de carga puede tardar varios minutos.

El sistema abre una ventana que contiene información detallada sobre la configuración actual de los permisos, los parámetros de configuración y los flujos de trabajo en los niveles de informe y capítulo. En la parte superior del informe aparece la fecha y la hora en las que se creó el informe, y el nombre del usuario que lo creó. Todos los capítulos disponibles aparecen debajo del diagrama en forma de hipervínculos que le permiten acceder a los detalles del capítulo.

5. Desplácese al hipervínculo adecuado o haga clic en él en la lista de capítulos para que se muestren los detalles relacionados con el capítulo.

Información del informe:

○ Permisos:

○ En esta tabla se enumeran los usuarios y sus derechos de acceso globales y locales que están definidos en el nivel de informe.

○ Usuario: muestra el ID del usuario.○ Origen: muestra si el administrador del sistema ha asignado los permisos para todo el sistema

(globales) o si se han asignado en el nivel de informe (locales).○ Capítulo: la marca de validación verde indica que se han concedido derechos de acceso en el nivel de

capítulo.○ Informe: la marca de validación verde indica que se han concedido derechos de acceso en el nivel de

informe.

Para obtener más información sobre las autorizaciones, consulte el tema que se les dedica en la ayuda en pantalla de General.

○ Metadatos personalizados: en esta tabla se enumera la configuración relacionada con los parámetros de configuración del nivel de informe.

○ Flujo de trabajo: en esta tabla se muestra un diagrama de flujo del flujo de trabajo que está asignado en el nivel de informe. Para obtener más información sobre los flujos de trabajo, consulte la ayuda en pantalla de General.


Información proporcionada en el nivel de capítulo:

○ Metadatos personalizados: la información sobre los parámetros configurados en el nivel de capítulo y que tienen preferencia sobre la configuración del nivel de informe.

○ Flujo de trabajo: la información sobre si el capítulo ha heredado el flujo de trabajo de un nivel superior o si tiene su propio flujo de trabajo. El sistema también muestra el nombre del flujo de trabajo.

○ Permisos: la información relativa a cualquier permiso heredado y a cualquier permiso de usuario configurado solo para este capítulo.

6. Cierre la ventana de la información de configuración en cualquier momento y vuelva a la ficha Informe de configuración del documento.

3.7.1.6 Visualización del historial de cambios de los valores de informe en el supervisor de etiquetas

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. En la ficha Supervisor de etiquetas, seleccione el Período, Informe y Capítulo.

El sistema muestra una lista de las etiquetas que hay disponibles en el capítulo seleccionado y, para cada etiqueta, la clave, etiqueta y todos los valores relacionados.

3. Seleccione la etiqueta de la que quiera que se muestren los detalles y el historial de cambios.4. Haga clic en Abrir etiqueta.

En la ficha Etiqueta se muestran los detalles de la etiqueta seleccionada. En el encabezado se muestra el nombre de la clave en negrita y la etiqueta correspondiente en gris claro.

5. Haga clic en la ficha Historial.En la ficha Historial se enumeran los cambios aplicados a los valores relacionados con etiquetas. Los cambios se enumeran en orden cronológico con el valor más reciente como primera entrada de la lista.

3.7.1.7 Visualización de contenido con vínculos de datos (información general del objeto)

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic el hipervínculo Información general del objeto.3. En la ficha Información general del objeto, seleccione el Período, Informe y Capítulo.


Informe Muestra el nombre del informe.

Capítulo Muestra el nombre del capítulo que contiene el objeto vinculado.

CuadernoInformativo Si se trata de un origen de datos interno, muestra la ubicación completa (unidad, carpeta y nombre de archivo) del origen de datos de SAP Disclosure Management para el objeto vinculado. Si se trata de un origen de datos externo, muestra el nombre del cuaderno informativo que se usa para vincular el objeto.

Tipo de origen de datos Si el tipo es el origen de datos interno, seleccione Disclosure Management. Si es uno externo, seleccione el tipo de origen de datos como, por ejemplo, SAP BW.


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El sistema muestra una lista de los objetos vinculados que hay definidos en el informe o capítulo seleccionado.

4. Seleccione una línea de la tabla.5. Haga clic en Abrir objeto.

El sistema muestra los detalles del objeto seleccionado.

3.7.1.8 Visualización de permisos para informes y capítulos del supervisor de acceso1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de acceso del área de trabajo.3. En la ficha Supervisor de acceso, seleccione el Período y el Informe.

En la sección Usuarios con permisos se enumeran los usuarios que tienen derechos de acceso globales y locales en el nivel de informe. Los derechos de acceso se separan por nivel de informe y de capítulo. Si selecciona un usuario en esta lista, los permisos globales y locales aparecen en la sección Permisos asignados. Para obtener más información sobre la autorización en SAP Disclosure Management, consulte la ayuda General.

4. En la lista Nivel, seleccione un capítulo en el que mostrar los derechos globales y locales específicos de los capítulos.

NotaSi no hay ningún valor disponible, quiere decir que no se ha definido ningún permiso adicional en el nivel de capítulo.

3.7.1.9 Visualización de información del documento específica de los usuarios para los informes y capítulos del supervisor de filtro1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de filtro.

En la ficha Supervisor de filtro, están disponibles las listas siguientes:

○ Tipo de condición○ Usuario seleccionado○ Período○ Informe

NotaEl valor predeterminado de la lista Seleccionar usuario es el ID del usuario. A excepción de los administradores del sistema, ningún usuario tiene autorización para ejecutar este informe para otros usuarios.


3. Seleccione una de las siguientes opciones de Tipo de condición:

○ Para mostrar los documentos en los que ha efectuado check-out, seleccione con check out.○ Para mostrar los documentos que ha modificado, seleccione autor del último cambio.○ Para mostrar los informes y capítulos para los que le hayan otorgado permisos locales adicionales,

seleccione permisos locales.4. Seleccione el Período y el Informe.

NotaSi se trata de elementos de estructura sencillos como capítulos sin contenido, el sistema proporciona solo el nombre del período, informe y capítulo. El resto de celdas se dejan en blanco.

5. Para editar un documento de la lista resultante, seleccione la entrada de la lista que quiera editar y haga clic en Editar.El sistema abre el documento del capítulo seleccionado en la aplicación de Microsoft Office correspondiente. El documento está preparado para la edición.

6. Para ver un objeto vinculado de la lista:a) Seleccione la entrada de la lista que muestre un documento con objetos vinculados y haga clic en

Información general del objeto.El sistema abre una ventana nueva en la que se muestra la información general de los objetos vinculados.

b) Seleccione la entrada de la lista perteneciente a los objetos cuyos detalles quiera visualizar y haga clic en Abrir objeto.El sistema muestra los detalles del objeto.

3.7.1.10 Visualización de los protocolos para las actualizaciones de contenido y para las funciones XBRL en el supervisor de protocolo

En la ficha Supervisor de protocolo se proporciona información sobre el informe y su estado, e información de validación como puede ser el tipo de acción ejecutado, la actualización de contenido en el nivel de capítulo o de informe, la generación de instancias (i)XBRL, la validación de instancias (i)XBRL y la actualización de instancias (i)XBRL.

1. En SAP Disclosure Management, haga clic en la ficha Supervisión.2. Haga clic en el hipervínculo Supervisor de protocolo.

3.8 Publicar datos

Puede exportar datos de capítulos e informes de SAP Disclosure Management (SAP DM) a un archivo zip protegido con contraseña, que se guarda en una ruta de carpeta definida por un administrador en la configuración del sistema SAP DM. Los usuarios necesitan permiso de publicación por período para ver el botón para publicar. Pueden seleccionar informes de un período para publicarlas en un archivo protegido con contraseña guardado en


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una carpeta en una ubicación de red. Estas acciones se definen en una ficha de administración. TaskEngine debe tener acceso a la carpeta de red.

El archivo zip contiene:

● Documentos de Microsoft Office de los informes seleccionados● Un fichero para enumerar todos los capítulos que no se pudieron exportar● Una subcarpeta con cada período/capítulo● Todos los capítulos de Excel como salidas de HTML (una salida por tabla)● La tabla de la estructura es: n.º de filas, n.º de columnas, celdas combinadas● El contenido de la tabla en un formato neutral (independiente de la configuración regional)● Todos los capítulos en informes de Word incluidos como salidas de HTML similares a una salida de HTML de

Word● Un archivo XML que describe la estructura del informe (jerarquía de capítulos)● Un archivo XML que describe todos los vínculos de datos entre el informe de Word y los capítulos de Excel,

incluida una identificación de las tablas vinculadas a datos basada en el informe de Word.

NotaSi exporta capítulos de Excel, asegúrese de que se usan los rangos BIP en el capítulo de Excel.

Los archivos de exportación se guardan en una carpeta de red definida por el administrador en la configuración del sistema SAP DM; se accede a ella en este sistema en Administración Configuración del sistemaPublicación .

Para exportar datos, los usuarios necesitan el permiso para publicar. Deben estar asignados al objeto de permiso respectivo, que es parte del rol estándar de administrador.

NotaLos usuarios solo pueden seleccionar informes y capítulos de entidades a las que están asignadas y para las que tienen permiso.

NotaTaskEngine debe tener acceso a la carpeta de red.

3.8.1 Cómo asignar el permiso de publicación

Para exportar datos por período, necesita el permiso relevante. El permiso es parte del rol estándar de administrador.

1. En el menú de SAP Disclosure, seleccione Administración.2. Seleccione Roles.3. Seleccione el nombre del rol al que desea añadir el permiso de publicación y elija Editar rol.4. Seleccione la ficha Permisos.5. En el grupo de período, seleccione publicar.


6. Seleccione Aceptar para guardar las entradas.

Ha añadido el permiso de publicación al rol estándar de administrador.

3.8.2 Cómo crear un paquete de publicación

Para exportar datos por período, debe crear un paquete de publicación.

1. En el menú de SAP Disclosure, seleccione Configuración.2. Seleccione Períodos.3. Seleccione un período y haga clic en Publicar. Aparece una pantalla nueva.4. Seleccione uno o más informes en la lista y seleccione Publicar paquete.5. El paquete de publicación se exporta al directorio de publicación definido.


Ayuda de gestores

4 Ayuda de XBRL

4.1 Introducción

XBRL Factory está pensada para casos de generación de informes XBRL de varias entidades. Un caso típico es el de una empresa que genera informes de asientos contables en XBRL para todas sus entidades legales y filiales. Para ayudar al cliente en esta actividad, XBRL Factory usa plantillas; esto es, el usuario crea archivos de plantilla (archivos de MS Excel) y después usa las plantillas para todas las entidades legales y filiales para crear los archivos. Las plantillas, que comprenden una asignación XBRL y una conexión a un sistema de origen de datos, se usan entonces para una entidad legal/filial determinada. XBRL Factory genera y valida las instancias XBRL específicas de la entidad legal o filial. En las secciones siguientes, se explica cómo usar XBRL Factory para la generación de informes de varias entidades, cuyo funcionamiento es muy similar al de la generación de informes estándar en SAP Disclosure Management.

Para crear plantillas con etiquetas XBRL, el creador de informes debe estar instalado en el equipo cliente dedicado a la creación de plantillas. En esta documentación, solo se incluye la descripción de las funciones de XBRL Factory. Para obtener información sobre el uso del creador de informes, vea la ayuda del creador de informes en SAP Help Portal en http://help.sap.com/bodm100.

Los requisitos de XBRL para su caso específico pueden incluir la creación de una taxonomía propia o la creación de extensiones de XBRL. En este caso, debe instalar el diseñador de taxonomías en el equipo cliente dedicado. Para obtener información sobre el uso del diseñador de taxonomías, vea la ayuda correspondiente en SAP Help Portal en http://help.sap.com/bodm100.

4.2 Cabina del creador de XBRL

La cabina del creador de XBRL es la central para la actualización, la generación, la validación y el envío de las instancias de XBRL. Para que se muestre la cabina del creador de XBRL, haga clic en la ficha Creador de XBRL que hay en el sitio web de SAP Disclosure Management. A continuación tiene que seleccionar el período que quiera ver en la cabina del creador de XBRL. En la cabina del creador de XBRL se muestran todos los informes específicos de entidad que existan en el período seleccionado.

En la cabina del creador de XBRL y para cada informe específico de la entidad, se muestra un protocolo para la última actualización de datos, la última generación de instancias de XBRL y la validación de XBRL en forma de tabla.

Al lado de cada protocolo se sitúa un icono que indica si hay algún error o advertencia:

● Icono verde: no hay ninguno● Icono amarillo: advertencia● Icono rojo: error

Puede hacer clic en el icono para recuperar la información detallada sobre la advertencia o el error.

Ayuda de usuarioAyuda de XBRL © 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos. 191



4.3 Plantillas

Una plantilla es una caché de datos que contiene un documento de MS Excel. El documento de Excel consiste en hojas de cálculo de Excel con los datos necesarios para la generación de informes XBRL. Los datos que se encuentran en estas hojas de cálculo se pueden conectar a un origen de datos, lo cual le permite recuperar los datos más recientes en cualquier momento. Los datos tienen que estar etiquetados con la taxonomía de XBRL mediante las funciones del Generador de informes.

4.3.1 Crear plantillas

Para crear una plantilla se deben seguir los pasos siguientes:

1. Cree un nuevo período para la generación de informes XBRL.Puede usar un período existente; sin embargo, se recomienda encarecidamente que use un nuevo período para una mayor claridad.

2. Cree una nueva plantilla de informe.Introduzca un nombre que describa claramente el objetivo del informe. Seleccione un tipo de informe que admita una salida XBRL. Asimismo, deberá seleccionar un flujo de trabajo adecuado para este informe.

3. Cree un capítulo en la nueva plantilla de informe.Use " "Microsoft Excel" como tipo de contenido.

4. Inicie el flujo de trabajo para el informe.

Para obtener información acerca de cómo crear períodos, informes y flujos de trabajo, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.

4.3.2 Editar plantillas

Para editar una plantilla, necesita un informe configurado correctamente con una caché de datos de MS Excel.

Para editar una plantilla se deben seguir los tres pasos siguientes:

1. Agregue una funcionalidad de Excel estándar.2. Vincule la plantilla a los orígenes de datos.3. Etiquete la plantilla con la taxonomía XBRL correcta.

4.3.2.1 Vinculación de plantillas a un origen de datos

En SAP Disclosure Management, puede conectar una plantilla a un sistema de origen. Por ejemplo, puede conectar la plantilla de una consulta de sistema SAP BW que proporciona datos para un balance.

Si la plantilla está conectada a una consulta, existe una hoja de cálculo adicional en la plantilla de Microsoft Excel. A continuación, puede agregar funciones a la hoja de cálculo para mostrar la hoja de balance como sea necesario. Puede usar referencias a la hoja de cálculo que contiene datos de la consulta.

192 © 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos.Ayuda de usuarioAyuda de XBRL

Puede usar SAP Disclosure Management para vincular una plantilla a un origen de datos. Consulte la ayuda del editor en la documentación de SAP Disclosure Management.

4.3.2.2 Agregar una funcionalidad de Excel a plantillas

Para agregar la funcionalidad estándar de Excel a la plantilla, desproteja la plantilla haciendo clic en Editar en SAP Disclosure Management. De este modo, se abre la plantilla en Excel.

Ahora podrá agregar funciones a las hojas de cálculo que necesita para los datos del informe. Por ejemplo, puede crear una hoja de cálculo que muestre el balance.

Para obtener información acerca de cómo editar un capítulo, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.

4.3.2.3 Etiquetado de plantillas con taxonomía de XBRL

Para aplicar el etiquetado XBRL a la caché de datos, el Generador de informes debe estar instalado en el sistema. Si está bien instalado, aparece una cinta del Generador de informes al abrir MS Excel 2007. En la cinta del Generador de informes, haga clic en Cargar para abrir la taxonomía de XBRL. La taxonomía de XBRL se puede almacenar localmente en el cliente o en un directorio de red.

Para validar las instancias de XBRL generadas, tiene que guardar la taxonomía de XBRL en un directorio exclusivo de SAP Disclosure Management. Para obtener más información, consulte Ofrecimiento de las taxonomías necesarias para la validación de las instancias de XBRL [página 200].

Después de que se cargue la taxonomía, aparece un Generador de informes adicional en el entorno de MS Excel. Ahora ya puede etiquetar las hojas de cálculo. Para obtener información detallada sobre cómo trabajar con el Generador de informes, consulte la ayuda en pantalla del General de informes que hay en el portal de ayuda de SAP en http://help.sap.com/bodm100.

Si va a crear una hoja de trabajo de balances, tiene que aplicar el etiquetado de XBRL a la hoja de cálculo que contenga las referencias a la hoja de cálculo de consulta.

Cuando haya terminado de etiquetar las hojas de cálculo, vuelva a cargar el documento en SAP Disclosure Management. Para ello, haga clic en Aplicar cambios en la cinta de Disclosure Management de Excel.

Aparte de efectuar el check out y el check in del documento, el resto del trabajo se realiza de la forma habitual de con el Generador de informes.

4.3.3 Implementación de plantillas para un conjunto de entidades

Cuando haya terminado de editar la plantilla, puede implementarla en una serie de entidades. Para ello, es necesario seguir los pasos siguientes:

1. En la página Configuración, haga clic en Administrar informes.



2. Seleccione la plantilla de informe de las entidades y filiales legales.Puede usar la opciones de Filtrar para consultar únicamente los informes de un período concreto.

3. Haga clic en Copiar informe.4. Haga clic en la ficha Crear instancias.

En esta vista puede consultar todas las entidades que estén presentes. Puede crear entidades o importar una lista.

5. Para seleccionar las entidades que vayan a usar la plantilla, marque la casilla de verificación que hay al lado de cada entidad necesaria.

6. Haga clic en Crear para generar un informe basado en cada entidad seleccionada.

Ahora los informes se crean para las entidades seleccionadas. Los informes se encuentran en el período correspondiente a la plantilla.


Importación de una lista de entidades [página 196]Agregar, eliminar y modificar entidades [página 197]

4.3.4 Modificación de la conexión de datos de las entradas

Si crea una plantilla que está conectada a un sistema de origen y la consulta subyacente contiene unas variables para especificar la entidad, siga los pasos siguientes:

NotaSolo se modifica la conexión de datos de los escenarios en los que los datos de las entidades provienen de un sistema central al que SAP Disclosure Management puede acceder.

1. En MS Excel, haga clic en la cinta Disclosure Management.2. Haga clic en Iniciar Disclosure Management.

Si ya está conectado en modo de servidor a SAP Disclosure Management, puede saltarse los pasos 3 y 4. Para obtener más información sobre cómo conectarse a SAP BusinessObjects Disclosure Management en modo de servidor, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.

3. Haga clic en Orígenes de datos y seleccione el origen de datos de SAP Disclosure Management que contenga los informes de fábrica de XBRL.

4. Haga clic en Conectar en la conexión de servidor e indique sus credenciales de inicio de sesión.Verifique que el título del cuadro de diálogo Orígenes de datos haya cambiado a Orígenes de datos (Servidor: <Nombre del servidor>). En caso contrario, no está en el modo de servidor necesario . En caso contrario, no está en el modo de servidor necesario.

5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Orígenes de datos6. Haga clic en Variables de entidad y, a continuación, haga clic en Abrir.7. Seleccione la plantilla correspondiente en el cuadro de diálogo de selección del archivo y, después, haga clic

en Aceptar.


Aparece el cuadro de diálogo Crear variante inicial.8. Seleccione el origen de datos correspondiente para los cuadernos informativos y, a continuación, haga clic en

Siguiente.9. Haga clic en Finalizar.

Puede ver todos los informes de las entidades y las variables correspondientes y sus valores.10. Cambie las variables de cada entidad según sea necesario.

Puede usar la función F4. Haga clic en el cuadro correspondiente a una variable y haga clic en Cambiar. Para obtener más información sobre la selección de variables, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.

11. Una vez haya modificado todas las variables necesarias, haga clic en Analizar para verificar que todas tengan los valores correctos.

12. Haga clic en Guardar para que se almacenen las modificaciones hechas en el servidor de SAP Disclosure Management y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Llegado este punto, se ha modificado la conexión del origen de datos. La próxima vez que actualice los informes, las variables modificadas se tendrán en cuenta en los datos de entidad. Para obtener más información sobre la actualización de informes, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.

4.3.5 Comparación de información de asignación de XBRL

Esta función permite comparar la información de asignación de XBRL de la revisión actual de un capítulo Excel con cualquier otra revisión del mismo capítulo. Puede generar un archivo de comparación que le ofrezca una rápida visión general de todos los cambios realizados en las hojas de cálculo grandes, al igual que información detallada de cada uno de los cambios. Puede ver rápidamente si se han producido cambios en la estructura del informe o si solo se han modificado valores.

1. En la ficha Informe, seleccione un período y un informe.2. En la ficha General, seleccione un capítulo de Excel que contiene etiquetas XBRL.3. En la ficha Revisiones, seleccione la revisión con la que desea comparar la revisión actual del capítulo.4. Haga clic en Mostrar cambios.

El sistema genera un archivo de comparación y le solicita que abra o guarde el archivo.

El archivo de comparación contiene la hoja de cálculo Información de asignación XBRL. Esta hoja de cálculo proporciona información general de todas las asignaciones que se han agregado, eliminado o cambiado entre dos revisiones. La hoja de cálculo incluye las secciones siguientes:

● Asignación XBRL: diferencias: esta sección enumera los datos de encabezado para el informe y las revisiones que se han comparado.

SugerenciasCompruebe si los dos informes que se han comparado usan el mismo espacio de nombres de la taxonomía. Las diferencias entre los informes pueden deberse a una actualización en la definición de la taxonomía.

● Resumen de asignaciones: esta sección proporciona información sobre el número de asignaciones en las dos revisiones comparadas, al igual que el número de asignaciones agregadas, eliminadas y cambiadas.

● Detalles: esta sección proporciona una lista completa de todas las asignaciones que se han agregado, eliminado o cambiado entre las dos revisiones.


La primera tabla muestra qué conceptos se han agregado o eliminado en qué contexto XBRL y qué unidad XBRL se asignó. Observe que estas adiciones o eliminaciones pueden deberse a los cambios en los contextos o unidades XBRL que se indican en las secciones siguientes.La segunda tabla muestra las asignaciones que se han modificado.

SugerenciasHaga clic en los vínculos de la columna situada más a la derecha para desplazarse directamente a la celda del informe donde se ha realizado el cambio.

● Resumen del contexto: esta sección proporciona información sobre el número de contextos XBRL en las dos revisiones comparadas, al igual que el número de contextos agregados, eliminados y cambiados.

● Detalles: esta sección proporciona una lista completa de todos los contextos que se han agregado, eliminado o cambiado entre las dos revisiones.

● Resumen de la unidad: esta sección proporciona información sobre el número de unidades XBRL en las dos revisiones comparadas, al igual que el número de unidades agregadas, eliminadas y cambiadas.

● Detalles: esta sección proporciona una lista completa de todas las unidades que se han agregado, eliminado o cambiado entre las dos revisiones.

Las demás hojas de cálculo muestran la revisión actual del informe. Al pasar el cursor por encima de una celda cuyo valor se ha cambiado, se muestra el valor de la revisión anterior en un comentario.

4.4 Entidades

4.4.1 Importación de una lista de entidades

Puede importar listas de entidades desde un archivo en el creador de XBRL de SAP Disclosure Management. Es útil si tiene que importar un número elevado de entidades. El archivo de importación debe tener el formato siguiente:

● La primera fila del archivo de importación incluye los encabezados. Debe tener el aspecto siguiente:CompanyName;ID;XBRL Company Code;;;;;;;

● Las filas del cuerpo deben tener la misma estructura: el nombre de empresa, un ID de empresa exclusivo, un ID que puede usarse posteriormente para determinados requisitos XBRL y siete ";".

Los campos debe separarse con ";". Puede crear el archivo de importación en MS Excel.

4.4.1.1 Importación de una lista de entidades

Para importar una lista de entidades en el formato especificado:

1. En la ficha Administración del sitio web de SAP Disclosure Management, haga clic en Entidades.Para ello, deben tenerse derechos de administración. Para obtener más información, consulte la documentación de SAP Disclosure Management.

2. Haga clic en Importar y, a continuación, en Buscar.


3. Seleccione el archivo que contiene la lista de entidades que quiere importar en el cuadro de diálogo Elegir archivos para cargar y haga clic en Aceptar.

4. Haga clic en Importar.

Las entidades del archivo pasan a estar disponibles en el sistema de SAP Disclosure Management.

4.4.2 Agregar, eliminar y modificar entidades

Para agregar una entidad:

Haga clic en Nueva entidad. En el cuadro de diálogo que se abre, introduzca la siguiente información:

● Nombre● ID específico● Código de compañía XBRL

Para modificar una entidad:

Haga clic en Editar entidad para editar las propiedades de una entidad.

Para eliminar una entidad:

Haga clic en Borrar entidad para eliminar una entidad del sistema SAP Disclosure Management. No se pueden eliminar entidades que tengan informes asociados.

4.5 Instancias de XBRL

4.5.1 Actualización de datos a partir de sistemas de origen conectados

Si la plantilla de informes está conectada a un sistema de origen, puede iniciar las actualizaciones en cualquier momento. Puede usar el cliente SAP Disclosure Management para actualizar un documento, o puede usar la actualización de contenido del lado servidor estándar que proporciona SAP Disclosure Management. Para obtener más información, consulte la documentación de SAP Disclosure Management. El creador de XBRL también proporciona una manera fácil de actualizar los datos de varias entidades. Para actualizar los datos de una o varias entidades, haga lo siguiente:

1. En la ficha Creador de XBRL del sitio web de SAP Disclosure Management, seleccione el período que contenga las entidades que quiera actualizar.


2. Seleccione al menos una y, a continuación, haga clic en Iniciar actualización.3. Cuando se le solicite, indique el nombre de usuario y la contraseña para conectarse al sistema de origen.

Se actualizan todas las entidades seleccionadas. El sistema genera un protocolo para cada entidad actualizada.

4.5.2 Restricciones de los capítulos vinculados con datos en XBRL

Tenga en cuenta las restricciones siguientes, que son relevantes para los capítulos que incluyan vínculos de datos (capítulos vinculados con XBRL):

● Los capítulos vinculados con XBRL solo se pueden crear a partir de archivos .docx, es decir, el capítulo original tiene que ser un archivo .docx.

● Si el capítulo original es un nodo con subcapítulos, estos últimos no se incluirán en el capítulo vinculado con XBRL.

● Los capítulos vinculados con XBRL solo se pueden colocar por debajo de un archivo de Excel.● Las etiquetas XBRL solo se conservan si se etiqueta todo el párrafo que contiene un objeto vinculado a datos

y no solo una celda de la tabla de Word vinculada a datos o una parte de un campo de fórmula vinculado a datos o texto flotante.

● Para consultar los capítulos vinculados con XBRL, use la función Editar la asignación de XBRL.● Antes de consultar un capítulo vinculado con XBRL, asegúrese de que todas las instancias de Word estén

cerradas.● Los objetos vinculados con datos (por ejemplo, el texto flotante, el campo de fórmula y las tablas) forman

parte de una frase entera, y, por lo tanto, solo puede etiquetarlos como comentario y no como número. Puede etiquetar los números sencillos como número.



4.5.3 Generación de instancias XBRL


2. Seleccione una o más entidades y haga clic en Generar.

Las instancias XBRL se generan una a una. Se genera un protocolo para cada entidad.


4.5.4 Validación de instancias de XBRL


2. Seleccione al menos una entidad y haga clic en Validar.

Las instancias de XBRL se validan una a una, y se genera un registro para cada entidad.

Si la validación de la instancia de XBRL detecta cualquier error o advertencia, el registro incluye la información específica. Para abrir el registro, haga clic en el hipervínculo de la columna del registro de validación que hay en la cabina del creador de XBRL.

La validación incluye el cumplimiento legal de XBRL 2.1 y comprueba si hay incoherencias de cálculo. Funciona exactamente como la validación del Creador de informes. Para obtener más información, consulte la ayuda del Creador de informes que hay en el portal de ayuda de SAP en http://help.sap.com/bodm100.

4.5.5 Envío de instancias de XBRL


2. Seleccione al menos una entidad y haga clic en Enviar.

De esta forma se genera un archivo .zip que contiene todas las instancias de XBRL. Después de que se genere el archivo, aparece un cuadro de diálogo de descarga de archivos, en el que puede especificar dónde guardar el archivo .zip.

Ahora ya se pueden preparar las instancias de XBRL para el envío correspondiente a los requisitos del escenario de generación de informes de XBRL.

4.6 Configuración

Para trabajar con XBRL Factory, se requiere la configuración correcta de un tipo de informe y las taxonomías adecuadas. En las secciones siguientes se describen los pasos necesarios:

4.6.1 Crear y modificar tipos de informe para plantillas XBRL

Para trabajar con informes XBRL, debe configurar un tipo de informe en conformidad con los requisitos siguientes:

● El formato de salida nativo es XBRL.● Se admiten los contenidos de capítulo siguientes:

○ Microsoft Word (97-2003)(.doc)



○ Microsoft Excel (97-2003)(.xls)○ Esquema XML (.xsd)

Consulte la documentación de SAP Disclosure Management para obtener información sobre la configuración de tipos de informe.

4.6.2 Ofrecimiento de las taxonomías necesarias para la validación de las instancias de XBRL

Para la validación de las instancias de XBRL, el servidor de SAP Disclosure Management debe tener instalada la versión correcta de Taxonomía. Para instalar la taxonomía, debe seguir estos pasos:

1. Abra el archivo de esquema (.xsd) de la taxonomía en un editor.2. Busque la etiqueta xml TargetNamespace.

3. Abra el explorador de archivos en el servidor de SAP Disclosure Management.4. En la unidad en la que esté instalado SAP Disclosure Management, abra la ruta ValidationService

\ValidationService\resources\System\cache.

5. Cree la carpeta según el contenido de etiqueta de TargetNamespace. Por ejemplo, si la etiqueta TargetNamespace contiene http://ejemplo.com/acme/results/2003-07-01, la estructura de directorio debería ser http\ejemplo.com\acme\results\2003-07-01 en el directorio de caché del servicio de validación (ValidationService\ValidationService\resources\System\cache).

6. Copie todos los archivos de taxonomía de la taxonomía en este directorio.

Después de que se hayan copiado todos los archivos y directorios de taxonomía, se puede usar esta taxonomía para la validación.

4.6.3 Tipo de informe de taxonomía XBRL

El tipo de informe de taxonomía XBRL se usa para cargar en un servidor de Disclosure Management taxonomías XBRL en formato de archivo zip. El sistema desempaqueta el archivo zip durante la carga. Después de la carga, se puede obtener acceso a la taxonomía cargada por medio de WebDAV.

NotaPara editar o ver la taxonomía cargada, debe usar la función de descarga de la ficha Revisión. No puede usar las funciones Editar y Ver de la ficha General.

Para obtener acceso a la taxonomía por medio de WebDAV después de la carga, debe vincular la carpeta WebDAV de Disclosure Management como unidad de red en el explorador de archivos con la dirección URL siguiente: http://<nombre host servidor>:<puerto>/Webdav. La "W" de Webdav debe estar escrita en mayúsculas.

El directorio se ordena por períodos. Cada carpeta de período contiene las subcarpetas siguientes:

● DataCache● Document● XBRL Taxonomy


La carpeta XBRL Taxonomy contiene subcarpetas para el informe y el capítulo. La carpeta chapter incluye el contenido del archivo zip descargado con los datos de la taxonomía.

4.7 Informes de E-Bilanz

En Alemania, se pide a las empresas que envíen electrónicamente su situación financiera a las autoridades fiscales respectivas. Los informes electrónicos se denominan informes de E-Bilanz, deben estar en conformidad con la taxonomía XBRL definida por las autoridades fiscales alemanas y se envían a través de una interfaz electrónica conocida como Elster Rich Client (ERiC).

eXtensible Business Reporting Language (XBRL) es un estándar de información para informes empresariales basado en XML. El formato XBRL se usa como medio de intercambiar información empresarial en un formato estandarizado para facilitar la fiabilidad y coherencia de la información. Para obtener más información acerca de la taxonomía XBRL obligatoria para la generación de informes, así como la definición de interfaz para ERiC,

consulte http://www.esteuer.de

SAP Disclosure Management admite la generación de informes E-Bilanz de acuerdo con la taxonomía XBRL definida por las autoridades fiscales y el envío de archivos validados a través de ERiC.

Requisitos previos

En SAP Disclosure Management, en la ficha Administración, ha configurado los parámetros del complemento E-Bilanz. Consulte Gestión de la configuración de los complementos de E-Bilanz [página 202]

Ha creado su documento de informe E-Bilanz en SAP Disclosure Management. Para obtener más información sobre la creación de documentos de informe en SAP Disclosure Management, consulte el Manual del editor en la ayuda de la aplicación SAP Disclosure Management.

Proceso

La creación del informe de E-Bilanz se realiza mediante el proceso de creación de informes estándar en Disclosure Management tal y como se describe en Creating a Report from Scratch. El escenario de generación de informes E-Bilanz se compone de los pasos de proceso siguientes:

1. Para compilar E-Bilanz, requiere las plantillas de Excel de E-Bilanz que también se usan para el mandante SAP ERP para E-Bilanz.

Puede descargar las plantillas de SAP Service Marketplace . Seleccione Instalaciones y actualizaciones. En el Catálogo de descarga, en el portafolio de SAP BusinessObjects encontrará el producto Mandante SAP ERP para E-Bilanz incluidas las plantillas de Excel relevantes. Para obtener más información acerca de las funciones de E-Bilanz, consulte el SAP ERP client for E-Bilanz user manual.

2. Ha vinculado las plantillas de Excel de E-Bilanz a SAP ERP en SAP Disclosure Management. Para obtener más información acerca de este paso, consulte How to Create Data Links to Excel Templates..


http://help.sap.com/disclaimer?site=http://www.esteuer.de

http://help.sap.com/disclaimer?site=http://service.sap.com/swdc

http://help.sap.com/saphelp_boebilanz10/helpdata/de/9a/347ed4126d49ab89b409e3859a80af/frameset.htm

3. Actualice los datos de los sistemas de origen conectados para asegurarse de que el documento de informe de E-Bilanz está actualizado.Para obtener más información, consulte Actualización de datos a partir de sistemas de origen conectados [página 197].

4. Para validar su informe de E-Bilanz y enviarlo a las autoridades financieras, debe generar una instancia XBRL.Para obtener más información, consulte Generación de instancias XBRL [página 198].

5. Valide la instancia XBRL para asegurarse de que los datos están etiquetados y tienen el formato correcto.Para obtener más información, consulte Validación de instancias de XBRL [página 199].

6. Envíe el documento de informe E-Bilanz.En este paso, llame a la interfaz ERiC para enviar el informe E-Bilanz. Si la transferencia se realiza correctamente, el sistema proporciona un fichero de log generado que incluye el fichero de log de transporte (PDF) y el número que proporciona las autoridades tributarias alemanas. Puede descargar este fichero zip.


Cabina del creador de XBRL [página 191]

4.7.1 Gestión de la configuración de los complementos de E-Bilanz

Antes de usar el complemento por primera vez, debe registrarlo; para ello, seleccione Complementos > Registrar complemento en la ficha Administración.

El complemento de E-Bilanz contiene los parámetros necesarios para enviar los balances financieros por vía electrónica a las autoridades fiscales alemanas (véase Informes de E-Bilanz [página 201]).

NotaLas bibliotecas ERiC están disponibles en las bibliotecas de servidor de Disclosure Management.

1. En Disclosure Management, en la ficha Administración, seleccione Complementos.2. Para abrir la configuración del complemento de E-Bilanz, haga doble clic en E-Bilanz.3. Se abre el complemento correspondiente. En la ficha General se incluye información general sobre el

complemento, como puede ser el nombre, una descripción y el tipo. La ficha Configuración contiene los parámetros necesarios para la creación de instancias XBRL y para el envío de los datos de los balances financieros.Están disponibles los parámetros siguientes:

○ Ruta de ERiC-LibEste parámetro especifica el directorio en el que se almacenan los archivos de ERiC.Ruta a ERiC-Lib: <ruta de instalación>\Data\Plugins\Eric_libs

○ Ruta de PÁGINABIENVENIDA_DATOS_ERICEste parámetro especifica el directorio en el que se almacenan los datos de E-Bilanz para el envío.Ruta a ERIC_DATA_HOME: <ruta de instalación>\Data\EBilanzData

○ Ruta de PÁGINABIENVENIDA_REGISTRO_ERIC


Este parámetro especifica el directorio en el que se almacenan los archivos de registro para el envío.Ruta a ERIC_LOG_HOME: <ruta de instalación>\Logs\EBilanzLog

○ Nombre de la hoja de estilo○ Uso de taxonomías estáticas

Puede definir si quiere usar taxonomías estáticas con tan solo elegir el valor correspondiente en el cuadro desplegable.

○ CifradoPara especificar el cifrado que quiera usar, elija el valor correspondiente en el cuadro desplegable.

4. Guarde los cambios.

4.7.2 Configuración de informes XBRL

La configuración de informes XBRL es un paso necesario para poder enviar electrónicamente mediante la interfaz ERiC las declaraciones financieras a las autoridades fiscales de Alemania.

Para configurar un informe E-Bilanz, proceda de la forma siguiente:

1. En Disclosure Management, en la ficha Informe, abra la ficha Configuración.2. Configure los parámetros para el informe seleccionado como se indica a continuación:

○ Ruta al certificado: este parámetro define el directorio que contiene el certificado de ERiC.

NotaEl certificado de ERiC debe estar almacenado en el servidor de Disclosure Management.

○ Se necesita el PIN del certificado: este parámetro indica si se necesita un PIN para el certificado. Si se define Sí, el PIN debe almacenarse en el campo PIN del certificado.

○ PIN del certificado: este parámetro contiene el PIN del certificado ERiC.○ Probar marcador: este parámetro define si se trata de una transmisión de datos o de una transmisión de

datos de prueba.○ Proveedor de datos: este parámetro especifica el nombre y la dirección del proveedor del paquete de

datos. Las cadenas de texto se separan mediante signos de punto y coma.

Hr. YY; Teststrasse; 12; a; en Hinterhof; 80333; Múnich; Alemania; 089/11111111; [email protected]○ ID del receptor: este parámetro especifica el receptor de datos.○ Receptor: si el gobierno federal recibe los datos, este parámetro contiene los primeros cuatro números

del número fiscal.○ Proveedor de datos: este parámetro especifica el nombre y la dirección del proveedor de datos del

usuario. Las cadenas de texto se separan mediante signos de punto y coma.

Hr. YY; Teststrasse; 12; a; im Hinterhof; 80333; Muenchen; Deutschland; 089/11111111; [email protected]○ Mostrar texto sin formato: este parámetro indica si se muestra o no texto sin formato.


4.7.3 Cómo crear vínculos de datos a plantillas de Excel

1. Abra Microsoft Excel.2. Abra la instancia de plantilla.3. Select the Reviewtab and choose Protect Workbookto unprotect the workbook (Note that the button is not

highlighted.4. Vaya a Disclosure Management.5. Seleccione Orígenes de datos.6. Seleccione Nuevo, Servidor SAP ERP e introduzca los datos de conexión.7. Seleccione Aceptar.8. Seleccione el servidor que acaba de añadir y, a continuación, seleccione Conectar.9. Introduzca las credenciales y seleccione Aceptar.10. Seleccione Briefing Books11. Seleccione Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos.12. Seleccione Nueva (icono de carpeta).13. Seleccione Cambiar nombre y cambie el nombre de la carpeta por E-Bilanz.14. Seleccione la carpeta E-Bilanz.15. Seleccione Nueva consulta.16. Busque el área de trabajo "*" y la consulta "*EBI*".17. Seleccione las consultas en el orden siguiente:

a) EBILANZ_GCDb) EBILANZ_SHLDRc) EBILANZ_NODESd) EBILANZ_DETAIL

Si no va a usar una o más consultas, realice lo siguiente:

Cambie el nombre de las hojas "BD#" en la instancia de plantilla por otro nombre distinto a "BD#" según la consulta o consultas que utilice:

BD1 = EBILANZ_GCD (Stammdaten / datos maestros)

BD2 = EBILANZ_SHLDR (Gesellschafter / accionistas)

BD3 = EBILANZ_NODES (Kontennachweise / detalles de la cuenta)

BD4 = EBILANZ_DETAIL (Kontendetails / cuentas)

Solo desea usar las consultas EBILANZ_DETAIL y EBILANZ_NODES. En este caso, debe cambiar el nombre de las hojas BD1 y BD2 por "GCD" y "SHLDR", por ejemplo.

A continuación, debería cambiar el nombre de las dos hojas restantes por "BD1" y "BD2", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD3 > BD1, BD4 > BD2.

Desea usar todas las consultas excepto EBILANZ_SHLDR. En este caso, debe cambiar el nombre de BD2 por "SHLDR", por ejemplo.

A continuación, debería cambiar el nombre de las tres hojas restantes por "BD1", "BD2" y "BD3", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD1 > BD1, BD3 > BD2, BD4 > BD3.


PrecauciónSi se borran hojas "BD#" se producirán errores REF# en las hojas de entrada de datos. Le recomendamos que utilice este procedimiento si no tiene la intención de crear un vínculo a las cuatro consultas E-Bilanz.

18. (Opcional) Si existen variantes disponibles y se van a usar, seleccione Usar variantes por cada consulta con variantes disponibles.

19. Seleccione Aceptar para salir de la administración de Briefing Books.20. Seleccione de nuevo Aceptar para salir de la administración de Orígenes de datos.21. En la ficha principal de Disclosure Management, seleccione Crear vínculo de datos.22. Seleccione Nuevo.23. Seleccione su origen de datos ERP.24. Seleccione el Briefing Book E-Bilanz que ha creado.25. Si ha elegido usar variantes, siga con los pasos siguientes:

a) En la pantalla donde se visualizan todas las consultas con las variantes disponibles, seleccione Filtro y seleccione una de las variantes disponibles.

b) Repita la operación para todas las variantes.26. Si no hay ninguna variante disponible, como mínimo deberá introducir manualmente los siguientes

parámetros de consulta obligatorios (según la consulta):a) Fecha (GCD/SHLDR)b) Informador (GCD/SHLDR)c) Revisión (GCD/SHLDR)d) Tipo de moneda (DETAIL/NODES)e) Versión de balance contable (DETAIL/NODES)f) Ejercicio (DETAIL/NODES)g) Ledger (DETAIL/NODES)h) Período de informe (DETAIL/NODES)

27. Para confirmar su selección de variante, seleccione Aceptar.28. Seleccione todas las tablas disponibles de la sección Proveedor de datos.29. Seleccione Aceptar para confirmar la carga del proveedor de datos.30. Seleccione de nuevo Aceptar para confirmar la creación de vínculos de datos.

A continuación, las hojas "BD#" correspondientes se rellenan con datos de consulta de ERP. Esta operación se realiza automáticamente mediante referencias de Microsoft Excel de las hojas de entrada de datos a las hojas "BD#".


Content Guide in SAP ERP client for E-Bilanz


http://help.sap.com/boebilanz10

4.7.4 Crear vínculos MassData en plantillas de Excel E-Bilanz

1. Abra Microsoft Excel.2. Abra la instancia de plantilla.3. Seleccione la ficha Revisar y, a continuación, seleccione Proteger libro para desproteger el libro (asegúrese

de que el botón no esté resaltado).4. Vaya a Disclosure Management.5. Seleccione Orígenes de datos.6. Seleccione Nuevo, Servidor SAP ERP e introduzca los datos de conexión.7. Seleccione Aceptar.8. Seleccione el servidor que acaba de añadir y, a continuación, seleccione Conectar.9. Introduzca las credenciales y seleccione Aceptar.10. Seleccione Briefing Books11. Seleccione Guardar Briefing Books en archivo de configuración de origen de datos.12. Seleccione Nueva (icono de carpeta).13. Seleccione Cambiar nombre y cambie el nombre de la carpeta por E-Bilanz.14. Seleccione la carpeta E-Bilanz.15. Seleccione Nueva consulta.16. Busque el área de trabajo "*" y la consulta "*EBI*".17. Seleccione las consultas en el orden siguiente:

a) EBILANZ_GCDb) EBILANZ_SHLDRc) EBILANZ_NODESd) EBILANZ_DETAIL

Si no va a usar una o más consultas, realice lo siguiente:

Cambie el nombre de las hojas "BD#" en la instancia de plantilla por otro nombre distinto a "BD#" según la consulta o consultas que utilice:

BD1 = EBILANZ_GCD (Stammdaten / datos maestros)

BD2 = EBILANZ_SHLDR (Gesellschafter / accionistas)

BD3 = EBILANZ_NODES (Kontennachweise / detalles de la cuenta)

BD4 = EBILANZ_DETAIL (Kontendetails / cuentas)

Solo desea usar las consultas EBILANZ_DETAIL y EBILANZ_NODES. En este caso, debe cambiar el nombre de las hojas BD1 y BD2 por "GCD" y "SHLDR", por ejemplo.

A continuación, debería cambiar el nombre de las dos hojas restantes por "BD1" y "BD2", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD3 > BD1, BD4 > BD2.

Desea usar todas las consultas excepto EBILANZ_SHLDR. En este caso, debe cambiar el nombre de BD2 por "SHLDR", por ejemplo.

A continuación, debería cambiar el nombre de las tres hojas restantes por "BD1", "BD2" y "BD3", en el mismo orden en el que están grabadas las entradas de Briefing Book, por ejemplo BD1 > BD1, BD3 > BD2, BD4 > BD3.


PrecauciónSi se borran hojas "BD#" se producirán errores REF# en las hojas de entrada de datos. Le recomendamos que utilice este procedimiento si no tiene la intención de crear un vínculo a las cuatro consultas E-Bilanz.

18. (Opcional) Si existen variantes disponibles y se van a usar, seleccione Usar variantes por cada consulta con variantes disponibles.

19. Seleccione Aceptar para salir de la administración de Briefing Books.20. Seleccione de nuevo Aceptar para salir de la administración de Orígenes de datos.21. En la ficha principal de Disclosure Management, seleccione Crear vínculo de datos.22. Seleccione Nuevo.23. Seleccione su origen de datos ERP.24. Seleccione el Briefing Book E-Bilanz que ha creado.25. Si ha elegido usar variantes, siga con los pasos siguientes:

a) En la pantalla donde se visualizan todas las consultas con las variantes disponibles, seleccione Filtro y seleccione una de las variantes disponibles.

b) Repita la operación para todas las variantes.26. Si no hay ninguna variante disponible, como mínimo deberá introducir manualmente los siguientes

parámetros de consulta obligatorios (según la consulta):a) Fecha (GCD/SHLDR)b) Informador (GCD/SHLDR)c) Revisión (GCD/SHLDR)d) Tipo de moneda (DETAIL/NODES)e) Versión de balance contable (DETAIL/NODES)f) Ejercicio (DETAIL/NODES)g) Ledger (DETAIL/NODES)h) Período de informe (DETAIL/NODES)

27. Para confirmar su selección de variante, seleccione Aceptar.28. Seleccione todas las tablas disponibles de la sección Proveedor de datos.29. Seleccione Aceptar para confirmar la carga del proveedor de datos.30. Seleccione de nuevo Aceptar para confirmar la creación de vínculos de datos.

A continuación, las hojas "BD#" correspondientes se rellenan con datos de consulta de ERP. Esta operación se realiza automáticamente mediante referencias de Microsoft Excel de las hojas de entrada de datos a las hojas "BD#".

4.7.5 Presentación preliminar de E-Bilanz

Para realizar una presentación preliminar de su E-Bilanz debe descargar los ficheros de taxonomía. Para ello, establezca el parámetro Ubicación de taxonomía en la configuración del informe en la ficha Informe > ficha General > Seleccionar el nodo de informe > ficha Configuración. De forma predeterminada, use el modelo siguiente como ubicación de taxonomía: %Período%\Taxonomía\%Informe%\%Capítulo% por ejemploTaxonomías XBRL\Taxonomía\E-Bilanz\Taxonomía 5.0 Esta ruta se añadirá a la carpeta de carga de taxonomía que se define en la configuración del sistema del menú de administración.


1. Cree un período, por ejemplo Taxonomías XBRL.2. Cree un informe, por ejemplo E-Bilanz.

a) Tipo de informe: Taxonomía XBRLa) Inicie el flujo de trabajo del informe.

3. Cree un capítulo, por ejemplo Taxonomía 5.0 y el tipo de capítulo Taxonomía XBRL.

4. Descargue el fichero zip para la versión de taxonomía 5.0, por ejemplo desde www.esteuer.de .5. Abra el fichero zip y cambie el nombre de la carpeta hgb-taxonomy-release-coreplusbranches-2011-09-14 a

2011-09-14, por ejemplo.

6. Cargue el fichero zip al capítulo Taxonomía 5.0 a la ficha Cargar.

Ahora puede realizar una presentación preliminar de su E-Bilanz desde el creador de XBRL. Puede adaptar este proceso a cualquier otra versión de taxonomía y usar los casos ajustando los nombres de capítulo y/o informe.

PrecauciónLos nombres de ruta deben contener menos de 260 caracteres, y el nombre del directorio, menos de 248. Esto significa que los nombres de fichero en el fichero zip combinados con la carpeta de carga de taxonomía y la ubicación de taxonomía no deberían superar los 260 caracteres o, en caso contrario, el proceso de extracción fallará tras la carga de la taxonomía al capítulo.

4.8 Solución de problemas

Problema Solución

Si ha hecho algún cambio en un documento de Excel etiquetado con el Creador de informes y ha hecho clic

en Aplicar cambios o Descartar cambios, aparece un cuadro de diálogo para consultarle si quiere que se guarde.

Haga clic en Aceptar. Si no quiere que aparezca el cuadro de diálogo, puede guardar el archivo con la función de almacenamiento estándar de Microsoft Office Excel.

En Microsoft Office Word o Microsoft Office Excel, se incrusta un objeto de Excel que, sin embargo, no se puede abrir. Hay un mensaje de error del host; si no, no sucede nada.

Este problema puede ocurrir cuando se instalen complementos COM de terceros. Recomendamos deshabilitarlos temporalmente en Microsoft Office Excel.


http://help.sap.com/disclaimer?site=http://www.esteuer.de

5 Ayuda del proceso COREP

5.1 El proceso de generación de informes COREP/FINREP en SAP Disclosure Management (SAP DM)

COREP/FINREP es el marco normalizado emitido por la Autoridad Bancaria Europea (EBA) para la generación de informes de la directiva de requisitos de capital. Abarca riesgo de crédito, riesgo de mercado, riesgo operativo, fondos propios y ratios de idoneidad de capital.

La solución COREP/FINREP de SAP Disclosure Management admite vistas previas y comprobaciones de validez para asegurar la consistencia y la precisión de los datos basados en informes en la taxonomía COREP/FINREP.

El informe se renderiza como una hoja de Excel (.xlsx).

NotaEs obligatorio tener instalado Microsoft Office 2007 o superior.

Para adoptar la generación de informes COREP/FINREP con SAP Disclosure Management debe llevar a cabo los pasos de implementación siguientes:

1. Instale los complementos COREP/FINREP necesarios.

NotaEl complemento de creación XBRL no forma parte de la solución COREP/FINREP de SAP Disclosure Management.

2. Prepare su generación de informes COREP/FINREP.3. Cree un informe COREP/FINREP.4. Valide el informe COREP/FINREP ad hoc o almacenado en el directorio.5. Visualice una vista previa del informe COREP/FINREP en la Web o en forma de archivo de Excel.

NotaPor motivos de rendimiento, el sistema visualiza solo las 100 primeras filas en la vista previa de Excel y las 20 primeras en la vista previa de Web. Sin embargo, el usuario recibe un mensaje y puede acceder a todos los datos en un archivo .csv.

6. Compruebe la consistencia COREP/FINREP creada por el sistema con una hoja de Excel. Esto muestra los mensajes del complemento de creación Cundus.

7. Descargue el contenido COREP/FINREP que se ha creado.

NotaNo puede usar la funcionalidad COREP/FINREP como parte de la XBRL Factory.

A continuación encontrará una explicación más detallada de los distintos pasos:

1. Cargue un complemento COREP/FINREP al servidor.

Ayuda de usuarioAyuda del proceso COREP © 2014 SAP AG o una filial de SAP. Reservados todos los derechos. 209

2. Registre el complemento.3. Cree un tipo de informe nuevo que indique el complemento para "Crear una instancia XBRL".4. Cree un informe que use el nuevo tipo de informe.5. Importe la estructura de capítulos del contenido empresarial al informe que ha creado en el paso anterior.6. Configure los parámetros del informe según la taxonomía y los parámetros individuales.7. Cargue el contenido del capítulo del contenido empresarial proporcionado.8. Cree una conexión de datos. Los datos se deben proporcionar según los requisitos previos proporcionados en

el contenido empresarial. Es posible que tenga que adaptar el contenido mediante fórmulas de Excel.9. Compruebe si los datos son correctos en cada capítulo.10. Genere la instancia XBRL.11. Compruebe los errores y advertencias y realice las modificaciones necesarias.

5.2 Cómo instalar los complementos COREP/FINREP

un requisito previo que cargue y registre los complementos necesarios para la generación de informes COREP.

1. Vaya a la ficha Administración en SAP Disclosure Management.2. Haga clic en Complementos.3. SAP proporciona los complementos necesarios para visualizar previamente y validar los informes COREP/

FINREP. Cuando haya instalado SAP Disclosure Management, solo tiene que registrar los complementos.Seleccione la validación COREP/FINREP y los complementos de vista previa que necesite y seleccione Registrar el complemento.

4. Pulse Aceptar para confirmar la selección.5. En cuanto al complemento para crear un informe COREP/FINREP, siga los pasos de configuración que se

entregan con el complemento.

Ha cargado y registrado los complementos de generación de informes COREP/FINREP necesarios.

5.3 Cómo configurar la generación de informes COREP/FINREP

Después de registrarse para los complementos, puede empezar a configurar la generación de informes COREP/FINREP en SAP Disclosure Management. El primer paso de configuración es crear un tipo de informe para la generación de informes COREP/FINREP.

1. Vaya a la ficha Administración y seleccione Tipos de informe.2. Para crear un tipo de informe nuevo, seleccione Tipo de informe nuevo.3. Introduzca un nombre para el tipo de informe, por ejemplo, COREP. También puede indicar una descripción.

4. Vaya a la ficha Contenido del capítulo y seleccione el formato u otros formatos de Microsoft Excel que necesite para la generación de informes COREP/FINREP.

5. Vaya a la ficha Formatos de salida. Seleccione los formatos relevantes para COREP/FINREP indicados en la siguiente tabla:


Ayuda del proceso COREP

Acción Formato de salida Complemento

Vista previa Vista previa Web SAP.DM.COREP.Preview.Plugin.dll

Vista previa Vista previa de Excel SAP.DM.COREP.PreviewExcel.Plugin.dll

Validar Informe de validación COREP SAP.DM.COREP.Validation.Plugin.dll

Validación de consistencia COREP Hoja de Excel SAP.DM.ConsistencyValidation.Plugin

6. Cuando haya definido los formatos de salida y de contenido del tipo de informe, vuelva a la ficha Tipo de informe y seleccione el Formato de salida nativo y el Tipo de categoría relevantes.

NotaDebido a que la generación de informes COREP/FINREP se basa en Microsoft Excel, seleccione Caché de datos en el campo Tipo de categoría.

7. Haga clic en Aceptar para confirmar la configuración.

Ha llevado a cabo todos los pasos necesarios para crear un período nuevo basado en informe en el tipo de informe COREP/FINREP.

5.4 Cómo validar los informes COREP

El proceso de validación de un documento de instancia y de la taxonomía de un documento de instancia se usa para verificar los estándares XML, los estándares XBRL, la conformidad de taxonomía, y la conformidad de linkbase de fórmula que se siguen.

Tiene las dos siguientes opciones de validación en SAP Disclosure Management:

● Como paso en el proceso COREP/FINREP de SAP Disclosure Management● Ad hoc

Para validar la generación de informes COREP/FINREP realice los pasos siguientes:

1. Vaya a la ficha General en el informe COREP/FINREP y seleccione Crear.2. Seleccione Validación en la ventana emergente.3. Pulse Aceptar.4. Cuando aparezcan los mensajes en la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en la notificación.5. El informe de validación forma parte de una de las notificaciones. Puede guardar y abrir el informe.

Para validar la generación de informes COREP/FINREP ad hoc realice los pasos siguientes:

1. Vaya a la ficha General y seleccione Validación COREP. Esto activa el proceso de validación.2. Cuando haya realizado este paso, puede descargar el informe mediante el enlace que se muestra en la

ventana emergente.


5.5 Validación COREP/FINREP en SAP Disclosure Management

El informe de validación contiene información sobre la validez de un documento de instancia. El documento de instancia se puede crear para un informe o un capítulo.

Hay cuatro niveles de validación en el proceso de validación COREP/FINREP de SAP Disclosure Management:

● Validación XML: los documentos de instancia son básicamente documentos XML. El sistema comprueba los formatos XML del documento.

● Validación XBRL: los documentos de instancia siguen los estándares XBRL. El sistema comprueba contra los estándares XBRL.

● Conformidad de taxonomía: hay algunas restricciones que plantea la taxonomía además de las validaciones XML y XBRL. Los documentos de instancia deben seguir las restricciones de la taxonomía.

● Linkbase de fórmula: la taxonomía también especifica reglas empresariales. El documento de instancia cumple con los requisitos de estas reglas empresariales para asegurar que está listo para su transmisión.

Al validar un informe COREP/FINREP, el sistema comprueba cada nivel de validación. Pasar cada nivel de validación es una condición para completar la validación del informe.

EjemploSi la validación falla durante la validación XML, el informe de validación solo refleja estos errores.

Una excepción es el tipo de validación, que es un caso especial de validación de conformidad de taxonomía, en la que el componente de validación ignora los conceptos que contienen errores y verifica la validez de los demás conceptos del documento.

En la siguiente sección se describe el tipo de validación como parte del proceso de validación:

1. El informe de validación proporciona información al usuario, sobre si la validación general es correcta o no.2. Los siguientes metadatos del informe se contienen en el encabezado:

Hora de creación

Hora de creación

Creado por el usuario

ID de empresa

Período

Informe

Revisión del informe

Capítulo

Revisión del capítulo

Revisión del capítulo

Número de decimales

Inicio del período de la generación de informes



Hora de creación

Finalización del período de la generación de informes

3. Los errores de consistencia durante el proceso de creación y los errores de validación se muestran en una tabla con las columnas siguientes:- Número de serie (N.º)- Resultado: Indica si la validación ha sido correcta o no- Regla: Esta columna contiene el tipo para cada uno de los errores mencionados en el informe de validación, por ejemplo: validación XML, validación XBRL o tipo de validación.- Mensaje de validación: esta columna contiene la descripción detallada del error.

EjemploSi la columna de regla contiene un error de validación XML, la columna del mensaje de validación especifica en el documento de instancia en qué línea y columna se ha producido el error.

EjemploSi hay errores de validación, la columna de regla muestra el mensaje "Hecho "X" debe ser del tipo "Y"", y la columna del mensaje de validación muestra el ID del concepto que es el origen del error y el tipo que debería ser.

4. Si se superan la validación XML, la validación XBRL y la validación de conformidad de taxonomía, el informe de validación también muestra el número de reglas empresariales en el linkbase de fórmula de la taxonomía y el número de veces que se han ejecutado estas reglas hasta obtener el resultado final.

5. Si se superan la validación XML, la validación XBRL y la validación de conformidad de taxonomía, el informe de validación también muestra la validación de las reglas empresariales con el linkbase de fórmula de la taxonomía. Esto se muestra en el informe de validación en forma de tabla con las columnas siguientes:- Número de serie (N.º)- Resultado: Indica si la validación ha sido correcta o no- Regla: indica la etiqueta de la regla de la taxonomía- Mensaje de validación: si el linkbase de fórmula contiene un linkbase de etiqueta correspondiente, se muestran los mensajes de validación del linkbase de la etiqueta de fórmula. De lo contrario, el mensaje de validación indica si la validación de fórmula se ha pasado o no.- Referencia(s): Enumera los capítulos, el libro y las celdas del capítulo a los que hace referencia la fórmula, por ejemplo, la ubicación en el capítulo de la que se tomaron los valores para evaluar la fórmula. El formato es: ChapterName – Worksheet!Cell.

NotaNo es obligatorio que los publicadores de la taxonomía proporcionen un linkbase de etiqueta para un formula de fórmula. Por lo tanto, esto no está disponible en todas las taxonomías internacionales publicadas.

○ Puede ordenar y filtrar todas las columnas. En la configuración predeterminada, el informe generado se clasifica según la columna "Núm." en ambas tablas, y se puede clasificar haciendo clic en el encabezado de la columna. El indicador ascendente y descendente muestra si las filas están ordenadas en orden ascendente o descendente.

○ El filtro funciona según el valor introducido en el cuadro de texto debajo del título de la columna. La columna de resultados contiene un desplegable para filtrar los resultados. Puede mostrar todos los resultados, o filtrar por errores o éxitos.


○ Para ver los detalles de una regla en concreto, haga clic en cualquier fila de la tabla "informe de validación de fórmula". Al hacer clic en una fila, se muestra un elemento emergente que contiene los detalles siguientes:

- Una tabla que enumera todos los hechos usados en la regla junto con los elementos siguientes:

Elemento de regla Descripción

Hecho etiqueta del hecho como se usa en las plantillas COREP

Valor valor introducido en la plantilla para el hecho

Capítulo nombre del capítulo que contiene este hecho

Celda celda en la que el valor del hecho se ha introducido en el libro del capítulo

Se pueden realizar más consultas mediante el siguiente informe de validación html generado con datos actuales.



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