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BLUEFIELDS INDIAN & CARIBBEAN UNIVERSITY

AUDITORÍA II

Segunda UnidadSegundo Semestre 2012

BLUEFIELDS INDIAN & CARIBBEAN UNIVERSITYFacultad de Ciencias Económicas y Administrativas

Escuela de Contaduría Pública y Finanzas

Auditoría II

Juan Lorenzo Rivas Suazo

Bluefields, 01 de Agosto de 2012

Docente: Juan Lorenzo Rivas Suazo. Segundo Semestre del año 2012.Cuarto año de Contaduría Pública y Finanzas.

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Auditoría II

Segunda Unidad:

Objetivos y Procedimientos de auditoria aplicadas al activo.

Tema No. 2.1. Caja y Banco

2.1.1. Definición.

Representa el dinero en efectivo y el valor de los depósitos a favor del negocio, hechos en distintas instituciones bancarias, manejándose en éstas la mayor parte de su tesorería.Los componentes del rubro son:

a) Efectivo en moneda nacionalb) Efectivo en moneda extranjerac) Saldos en bancos en cuentas corrientesd) Cheques corrientes

Se incluyen conceptos líquidos como dinero en caja, saldos en bancos en cuenta corriente, cheques corrientes; pero no se incluyen los depósitos en caja de ahorro y los depósitos a plazo fijo por no tener la característica de medio pago.

2.1.2. Objetivos de Auditoría.


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De forma general, se puede afirmar que el objetivo del trabajo de auditoría en el sector de caja y bancos es determinar:

a. Si los saldos activos de la caja y bancos representan realmente dinero en efectivo propiedad de la empresa, en poder de la empresa o en transito.

b. Si los saldos pasivos de caja y bancos recogen todas las deudas contraídas por, la empresa en sus relaciones con terceros.

c. Si todos los saldos están debidamente descritos y clasificados en los estados financieros.

d. Si se han efectuado una correcta personificación tanto de las transacciones que afectan a cuentas patrimoniales como de las que afectan a cuenta de resultados.

e. Si en los estados financieros se desglosan la información necesaria para la total interpretación de estos saldos: de uso restringido, hipotecados, gravados.

f. Si están observando todas las normas legales aplicables a esta clase de transacciones.

g. Si los procedimientos administrativos y las normas de control interno definidos por la dirección para este sector se están aplicando correctamente y si tales procedimientos y normas son los mas adecuados para asegurar un buen control sobre los saldos de estas cuentas.

Control internoEs un plan de organización de todos los métodos coordinados con la finalidad de Proteger los activos, Verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera y Promover la eficiencia de las operaciones.El control interno se clasifica en:Control interno administrativo y Control interno contable.


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http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/metods/metods.shtml



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Control interno administrativo: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver fundamentalmente con la eficiencia de las operaciones y con el cumplimiento de las medidas administrativas impuestas por la gerencia.Control interno contable: métodos, medidas y procedimientos que tienen que ver principalmente con la protección de los activos y a la confiabilidad de los datos de contabilidad.Todo sistema de control interno debe contener las siguientes características: Organización de manera tal que se pueda diferenciar la autoridad y la

responsabilidad relativas a las actividades de la empresa. Autorización y registro operacional de manera que sea de la atribución del

departamento de contabilidad el hacer los registros de las informaciones y de mantener el control

Eficiencia para evitar que en determinado tipo de operaciones intervengan cuando menos tres (3) persona para evitar fraude.

Control Interno del Efectivo.Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante: División del trabajo Delegación de autoridad Asignación de responsabilidades Promoción de personal eficiente Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

El efectivo es el dinero que mantiene toda empresa en su cuenta de caja o en forma de depósito en un banco comercial. Valores en moneda curso legal o su equivalente contenido por: Efectivo en caja Cuentas bancarias

Las medidas de control interno de efectivo están orientadas a reducir los errores y pérdidas.La recepción del efectivo, puede hacerse por tres vías: Operaciones en el mostrador (ventas)


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http://www.monografias.com/trabajos12/evintven/evintven.shtml

http://www.monografias.com/trabajos14/nuevmicro/nuevmicro.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/bancs/bancs.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/marx-y-dinero/marx-y-dinero.shtml

http://www.monografias.com/trabajos10/poli/poli.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fuper/fuper.shtml

http://www.monografias.com/trabajos16/objetivos-educacion/objetivos-educacion.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/fraer/fraer.shtml#fra

http://www.monografias.com/trabajos7/perde/perde.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos7/regi/regi.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml

http://www.monografias.com/trabajos33/responsabilidad/responsabilidad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos2/rhempresa/rhempresa.shtml

http://www.monografias.com/Administracion_y_Finanzas/Contabilidad/



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Ingresos ejecutados por cobradores Remesas por correos

Podemos establecer que el área de efectivo comprende: Caja y Banco

La caja se divide en dos: Caja chica Caja general

La caja chica es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque.

Los alumnos toman nota de lo siguiente:

El Control Interno de la Caja Chica debe hacerse, tomando en cuenta lo siguiente:

Deberá establecerse un límite máximo para los pagos a realizarse por caja chica. Los que excedan dicho límite, se deberán pagar con cheques.

Esta cuenta sólo se moverá cuando se decida aumentar o disminuir el fondo, o para su eliminación.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica. La persona responsable de la caja chica, no debe tener

acceso a la Contabilidad, ni a los Cobros, ni a la Caja Principal. La reposición del fondo se hará mediante cheque a favor de

la persona responsable del mismo. El fondo se cargará a cada una de las cuentas de gastos o

de costos, según se especifique en los comprobantes pagados por la Caja Chica.


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http://www.monografias.com/trabajos11/opertit/opertit.shtml#CHEQ

http://www.monografias.com/trabajos10/rega/rega.shtml#ga



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Los comprobantes impresos, numerados correlativamente, deberán estar aprobados previamente por otra persona autorizada y especificaran en cifras y letras, el monto pagado.La Caja General

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente.

Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

La Conciliación Bancaria


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http://www.monografias.com/trabajos11/empre/empre.shtml



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Consiste en la comparación de los registros de las operaciones con los Bancos, de nuestros libros con los movimientos registrados en los Bancos, mostrados en los Estados de Cuenta Mensuales que emiten dichas instituciones, para proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los libros de la Empresa.. Esto se realiza ya que es común que los saldos de dichos estados de cuenta de los Bancos, no coincidan con los de nuestros libros por cualquiera de las siguientes razones:

Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos.

Depósitos de última hora que la Empresa realizó y que el Banco no registró por haber cerrado.

Los libros de las cuentas corrientes, para preparar los Estados de fin de mes.

Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa. Cargos que el Banco efectúa causados por intereses, comisiones,

impuestos, etc. Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses,

cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto Errores u omisiones por parte de los Bancos

Controles administrativos

Los controles administrativos de las operaciones por parte de la dirección, constituye una función de dirección asociada con la responsabilidad de logro de los objetivos de la organización y constituye el punto de partida para establecer el control contable de las operaciones.


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Auditoría II

El auditor interno no se ocupa fundamentalmente de los controles administrativos, ya que están relacionados de forma indirecta con los registros financieros y no es necesaria su evaluación. Sin embargo, si el auditor independiente cree que ciertos controles administrativos "pudiera tener una influencia importante sobre la fiabilidad de los registros financieros", debería plantearse la evaluación de los mismos.

Objetivos de los Auditores en el examen de la Caja

En el examen de la caja, los objetivos principales de la auditoria son:

Estudiar y evaluar los controles internos sobre las transacciones en efectivo.

Determinar que la caja se presente razonablemente en los estados financieros del cliente.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA:

Control interno de las transacciones por caja.

Control interno sobre ventas en efectivo

Control interno sobre los cobros al cliente

Control interno sobre los desembolsos en efectivo.

Aspectos de control de los fondos de caja chica.

Control Interno sobre el manejo de fondos en las Sucursales.

Verificar la autenticidad de los saldos

Analizar el software contable

Papeles de trabajo para la auditoría de la Caja


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Los papeles de trabajo que comprueben las pruebas de acatamiento de las transacciones por caja, y una evaluación del control interno para la caja. Otros papeles de trabajo para la caja incluyen:

Hoja de agrupamiento

Arqueos de caja

Confirmaciones bancarias.

Confirmaciones de saldos de compensación

Conciliaciones bancarias.

Listas de cheques en circulación.

Listas de cheques investigados

Libro de bancos.

Lista de préstamos otorgados

Lista de pendientes de pago.

Conclusiones

Auditoria de caja y bancos es determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de bancos son adecuados y válidos.

La auditoría de Caja y Bancos, es el examen de los cobros y desembolsos (operaciones en efectivo) y del efectivo disponible y en depósito (saldos de caja y bancos, esto con el propósito de verificación de las operaciones en efectivo y los saldos de caja y Banco resultantes enfocando hacia una organización comercial cuyos ingresos provienen de las ventas, pero también se puede aplicar a cualquier tipo de empresa, incluyendo aquellas sin fin de lucro.


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http://www.monografias.com/trabajos/seguinfo/seguinfo.shtml



Auditoría II

La auditoria de caja y bancos deberá proponer controles internos que ayuden al control de transacciones en efectivo y el buen manejo de los fondos.

Procedimientos de auditoríaLos principales procedimientos que usualmente son aplicables en la auditoría del efectivo son los siguientes:

a. Evalúe la estructura de control interno vigente y cerciórese de su aplicación, cumplimiento y suficiencia, asegurándose de que comprenda lo prescrito en las Normas Técnicas de Control Interno de la empresa auditada.

b. Prepare una cédula sumaria que resuma los saldos del efectivo en caja y bancos;

c. Practique arqueo sorpresivo en los diferentes fondos existentes seleccionado a una fecha determinada;

d. Efectúe corte de la documentación de todos los formatos con numeración impresa por un período anterior y posterior al cierre del ejercicio para comprobar su correcta utilización y registro;

e. A la fecha de cierre, revisar los traspasos entre bancos durante los diez días anteriores y posteriores a dicho cierre;

f. Verifique la documentación que ampara las entradas y salidas de efectivo, a fin de comprobar que se han cumplido las políticas y procedimientos de control aprobados;

g. Verifique que los ingresos recaudados se depositen íntegramente el día hábil posterior a su recepción, mediante el cotejo de las facturas, recibos liquidaciones de cobradores, cintas de cajas registradoras y otros medios que controlan ingresos contra los depósitos bancarios;


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h. Cerciórese que si la Entidad u Organismo acepta cheques postdatados, estos sean registrados y depositados inmediatamente;

i. Verifique que los créditos a las cuentas de ingresos se identifiquen con la naturaleza de los mismos;

j. Verifique que todas las personas que participan en la recepción o desembolso de efectivo, estén debidamente afianzadas;

k. Revise el control sobre el uso de la máquina protectora de cheques o cualquier otro medio de protección, si se utiliza alguno;

l. Examine las conciliaciones bancarias, investigando las partidas incluidas en las mismas y comprobando que se hayan registrado los ajustes que procedan, poniendo énfasis en las partidas importantes y poco usuales, ejecutando al menos los siguientes pasos:

m. Compare contra el estado de cuenta del Banco del mes o período que se concilia, el saldo según Banco que refleja la conciliación;

n. Obtenga las minutas respectivas por los depósitos en tránsito y coteje la fecha de registro en libros y la fecha en que fue correspondido por el Banco, según el estado del período siguiente;

o. Compruebe que los cheques flotantes fueron pagados por el Banco en el período posterior, mediante examen de las fechas de pago que aparecen en el estado de cuenta. Por aquellos cheques no pagados en el período posterior, compare con el registro auxiliar, en cuanto a Número de cheque y su valor y examine la documentación justificativa;


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p. Por cualquier otra partida de conciliación, examine la documentación justificativa u otros documentos que respalden tal partida.

q. Confirme los saldos en cuenta corriente con los diferentes Bancos a la fecha de cierre u otra fecha en particular;

r. Verifique si se tiene establecido el sistema de firmas mancomunadas y que ninguna de las firmas corresponda a empleados cuyas obligaciones incluyan labores de registros de operaciones, de conciliaciones bancarias, aprobación de comprobantes de pagos o manejo de efectivo;

s. Revise si las firmas autorizadas para librar cheques según la información del Banco son las mismas que tiene vigente la Entidad u Organismo;

t. Verifique la correcta valuación de monedas extranjeras con base al tipo de cambio existente al cierre del ejercicio.

u. Concluya en la cédula sumaria conforme los resultados de los objetivos de auditoría propuestos para esta área.

Tema No. 2.2. Cuentas por Cobrar

2.2.1 Definición de cuentas por cobrar.

Las cuentas por cobrar son, al igual que cualquier activo, recursos económicos propiedad de una empresa que la generarán un beneficio en el futuro Forman parte del activo circulante Entre las principales cuentas que están incluidas en este rubro se encuentran los clientes.

Cuentas por cobrar


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Cuenta real de activo circulante. Representan el monto total que adeudan los clientes a la empresa, con motivo de las ventas o servicios que el mismo presta representadas por facturas o Notas de Débitos.

Naturaleza de la Cuenta.El origen de esta cuenta, en el caso de los saldos por cobrar a clientes, provenientes de las ventas al crédito, es decir del PEDIDO. El pedido negociado por el agente de ventas, o formalizado ante la empresa vendedora directamente por el comprador, debe satisfacer ciertos requisitos relacionados con la venta y con el crédito.Para que una venta pueda ser considerada completa, debe ser bien cobrada, y no solo simplemente cobrada, sino cobrada a tiempo, es decir en el tiempo convenido. Se origina por la venta de productos o la prestación de servicios a crédito, el otorgamiento de préstamos o cualquier otro concepto análogo.

2.2.2Controles Internos.La revisión, estudio y evaluación de la eficacia, suficiencia y confiabilidad del control interno debe dirigirse principalmente a los siguientes aspectos:

1. Segregación de Funciones. Otorgamiento de crédito. Entrega de mercancías. Facturación. Registros contables. Custodia y cobro de documentos que amparen los

adeudos. 2. Facturación.


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3. Control adecuado de entregas, facturación, cobro o crédito concedidos al deudor mediante el uso de formas pre numeradas.

4. Autorización de créditos, precio y condiciones de la venta, entre otros.5. Comprobación interna independiente.6. Confirmación periódica por escrito de los saldos por cobrar. El envió

periódico de los estados de cuenta a los clientes ayuda a verificar las correcciones de los saldos.

7. Inspección física periódica y sorpresiva de los documentos que amparen las partidas pendientes de cobro de cada adeudo.

8. Vigilancia constante y efectiva sobre los vencimientos y cobranzas, principalmente con base a la información sobre la antigüedad de los saldos.

9. Evaluación de las posibilidades de cobro y ajustes a las estimaciones correspondientes.

Objetivos de la Auditoría.Los objetivos de la auditoría aplicada a la cuenta Documentos y Cuentas por Cobrar son los siguientes:

1. Verificar la existencia física de los documentos y cuentas por cobrar. Es decir, la materialidad del documento que ampara el derecho de cobro.

2. Verificar la autenticidad del derecho de cobro. Es decir, verificar que el adeudo es un derecho real a favor de la empresa.

3. Verificar su valuación y probabilidad de cobro. Determinar que las cifras que se muestran como cuentas por cobrar, además de representar un derecho real, son recuperables.

4. Determinar limitaciones de derecho de cobro. Consiste en definir la existencia de algún compromiso documentado por el cual la empresa no puede exigir sin restricciones el cobro del derecho que representan (garantía, endoso, etcétera).

5. Comprobar la presentación adecuada en los estados financieros. Consiste en examinar si las cuentas por cobrar están correctamente clasificados en atención a su origen (clientes, funcionarios,


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empleados, etcétera). Cuando la clasificación las cuentas por cobrar cliente.

a. Procedimientos de auditoría.

Los principales procedimientos que son aplicables en la auditoría de esta cuenta son los siguientes:

1. Evalúe el control interno vigente y compruebe su cumplimiento, validez y suficiencia;

2. Solicite al auditor interno los informes de exámenes que haya realizado sobre este rubro. Coordine este estudio con la evaluación que sobre esta cuenta haya realizado la auditoría interna;

3. Verifique el origen de las disposiciones legales o las directrices que autorizan este tipo de operaciones y verifique su cumplimiento;

4. Realice un análisis de los saldos que integren esta cuenta, de preferencia tabulando por antigüedad de saldos.

5. El resumen y el listado analítico por antigüedad de saldos sirve de base para la aplicación de muchas de las pruebas de los saldos de las cuentas por cobrar (selección de cuentas para su confirmación, recuperación, análisis, etc.); además se debe comprobar la suficiencia de la estimación para cuentas incobrables correspondiente. A continuación se indican los factores que se deben tomar en cuenta al evaluar la suficiencia de la estimación para cuentas de cobros dudosos.

6. La firmeza de las bases sobre las cuales la Entidad u Organismo otorga créditos.

7. La antigüedad de los saldos por cobrar a la fecha del balance general, prestando atención especial a saldos importantes ya vencidos o montos significativos en disputa.

8. Los cobros de cuentas individuales importantes y demás cuentas en conjunto, posteriores a la fecha del balance general.


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9. La historia de la Entidad en lo que se refiere a cuentas malas.

10. Las opiniones respecto a la cobrabilidad de determinados saldos, expresados por empleados de la Entidad.

11. El criterio utilizado por la Entidad para detectar o determinar la incobrabilidad de saldos deudores.

12. Coteje sobre la base de un alcance, saldos de clientes contra los registros auxiliares.

13. Diseñe e implante un plan de trabajo para la confirmación escrita de cuentas por cobrar.

14. El método a seguir para la confirmación de los adeudos, su extensión, alcance y la oportunidad en la aplicación del procedimiento, queda a juicio del auditor de acuerdo con las circunstancias.

15. Prepare un resumen de las solicitudes de confirmación enviadas y las contestaciones recibidas, debiendo este controlarse en los papeles de trabajo especificando el alcance y procedimientos y los resultados obtenidos.

16. Por todas aquellas solicitudes no contestadas efectúe trabajo alternativo, tal como examen de cobros posteriores y documentación que sustente el adeudo, etc.

17. Cuando la aplicación de procedimientos de confirmación no sea posible o aconsejable, el auditor podrá sustituir tal procedimiento con métodos alternativos que le proporcionen la satisfacción necesaria con respecto a la autenticidad de los saldos.

18. En los casos que se considere necesario se procederá a efectuar un arqueo físico de la documentación que ampara los adeudos para cerciorarse de que esta esté completa y suscrita a favor de la Entidad u Organismo.

19. Comprobar que la Entidad u Organismo efectúe un corte adecuado de las operaciones de ventas examinando la documentación que ampare las últimas salidas de mercancías en


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el período y las primeras salidas y devoluciones importantes que se registraron en el período posterior.

20. Obtenga un detalle de las cancelaciones ocurridas en el año y compruebe la autorización por parte del funcionario competente, observando que la cancelación se efectuó previa una acción consistente y persistente de cobro hacia el deudor.

21. Referencia con la cuenta de resultados el importe acumulado en concepto de gastos por cuentas incobrables, observando que dicha acumulación corresponda a lo registrado en gastos.

22. Obtenga de la Entidad un detalle de las cuentas dudosas y morosas. Analice una muestra de ellas con el objeto de asegurarse de que sean reales, efectúe comprobaciones parciales, incluye los saldos más representativos en la circulación de cuentas y documentos por cobrar; investigue las gestiones de cobro efectuadas y determine las razones de su falta de pago.

23. Obtenga de la Entidad u Organismo una relación detallada de las cuentas y/o documentos cedidos en garantía, si las hay.

24. Verifique las sumas, el origen de su existencia y compare el total con el registro auxiliar respectivo.

25. Compruebe su correcta contabilización.

26. Solicite confirmación directa del cedente o sea el que retiene los documentos por cobrar como garantía.

27. Verificar la correcta valuación de las cuentas y documentos por cobrar en moneda extranjera con base al tipo de cambio vigente al cierre del período.

28. Concluya en la cédula sumaria conforme a los resultados de los objetivos de auditorías propuestos para esta área.

Tema No. 2.3. Inventario


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a. Definición de Inventario.

Inventario es el registro preciso y ordenado de un conjunto de mercancías o artículos acumulados en el almacén en espera de ser vendidos o utilizados en el proceso productivo.

b. Controles Internos.Los inventarios se caracterizan por originarse por medio de compras, donaciones, aportes y productos terminados. Su control se debe iniciar en el área de recepción de almacén.

a. Control Interno.En el control interno de las mercancías es necesario considerar lo siguiente:

1. Manejo físico. Recepción. Todos los bienes recibidos por la empresa sin excepción alguna deben pasar por el departamento de recepción, independientemente de los departamentos de compras, almacenamiento y embarque. Este departamento es responsable de:

Determinar que la cantidad y calidad de los bienes recibidos respeten el pedido.

Separar mercancía dañada o defectuosa. Preparar un informe de recepción. Transferir oportunamente los bienes.

Almacenaje. Las materias primas, productos terminados y semi terminados, todos ellos deben ser controlados por el responsable de almacén. A medida que los bienes son entregados, se deben contar inspeccionar y recibir. Deben hacer un informe sobre las cantidades recibidas.Salidas. Las salidas de mercancía se deben de hacer mediante una requisa autorizada, acompañada por un recibo firmado por quien recibió los bienes.Procesos de producción. Los supervisores y responsables de producción tienen la función de llevar un control sobre los productos, desde que la materia prima es llevada a la empresa hasta que se termina de elaborar los productos. Debe llevar un control sobre ubicación y destino de los mismos.


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También debe llevar un control sobre bienes dañados y materiales en desperdicios.Embarque. El procedimiento de los embarques es similar al de las salidas de materiales. Los embarques solo deben hacerse después que se haya recibido la autorización.

2. Registros.Para llevar un buen sistema de control es necesario un adecuado sistema de contabilidad de costo, para determinar el valor del inventario. Este debe llevar registros de pedidos, requisas, ingresos, etc..Se deben llevar inventarios. Estos pueden ser inventarios perpetuos, que constituyen el sistema más importante de control interno. Se deben efectuar verificaciones físicas a todos los inventarios al menos una vez al año.Se deben de valorar el inventario de acuerdo a las políticas de la organización.

3. Inspección física.El fin primordial de la observación de la toma de inventarios físicos es asegurarse de la existencia y condiciones de los bienes.Comprobación de bienes en poder de terceros. Se deben hacer confirmaciones.Revisar las mercancías en tránsito.

a. Objetivos.Los principales objetivos del auditor en esta área son los de llegar a determinar:

1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de existencias, que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas la existencias son propiedad de la empresa. Para ello, cuenta con: recuento físico periódico e inventario permanente.

2. Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relación al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser así, el balance no representará de manera fiel y


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razonable el estado económico de la empresa. La valoración deberá referirse a las materias primas, los productos en curso y los productos terminados.

3. Comprobar si existe una provisión por depreciación de existencias adecuada para pérdidas para los casos de: Partidas de lento movimiento, obsoletas o dañadas. Partidas cuyo valor neto de realización o de mercado sea inferior al costo. Contratos a largo plazo.

4. Determinar las restricciones que pudieran existir sobre el derecho de propiedad por parte de la empresa (embargos, fianzas, garantía, pignoración, etc.), y comprobar si éstos están recogidos en los estados financieros.

5. Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercancía son adecuados y eficaces.

6. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección, prevención de daños o pérdidas y coberturas para las que pueden producirse.

7. Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos consecutivos han sido debidamente registrados en el período en el que se produjo el movimiento físico.

b. Procedimientos. Los principales procedimientos de auditoría, son entre otros, los siguientes:

a. Verificar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia de la estructura de Control Interno;

b. Efectuar una revisión de los informes disponibles sobre los inventarios; también realizar una inspección preliminar de los lugares de almacenaje de los mismos a fin de tener un conocimiento general de la composición y condiciones de dicho inventario, de los locales que puede requerir atención especial y de cualquier otro tipo de problemas;

c. Cerciorarse de que haya una planeación adecuada para la toma de los inventarios físicos y observe los recuentos respectivos a fin de determinar la totalidad de los materiales y suministros propiedad de la Entidad u Organismo y sus condiciones;


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Con anticipación al inventario físico deben prepararse instrucciones por escrito y discutirlas ampliamente con los empleados que van a tomar parte en el conteo. Los puntos más importantes que deben cubrirse en estas instrucciones son las siguientes: Importancia y objeto del inventario físico; Fecha del inventario; Materiales y suministros que deben incluirse y excluirse de los

conteos; Designación de las personas que participarán en el inventario y sus

responsabilidades; Demarcación de las áreas en que habrá de practicarse el inventario y

descripción de las áreas o locales de la planta; Formulario para el inventario y su uso correcto; Equipo disponible y su uso; Método para practicar el conteo y anotar en las tarjetas datos u

observaciones; Métodos de chequeo y de segundo conteo; Corte de recepción y salida de inventarios; Procedimientos de control sobre las tarjetas de inventarios; Instrucciones especiales con respecto a ciertos locales, materiales,

etc.; Investigación de las diferencias entre el inventario físico y el registro

permanente o perpetuo, en cantidades y valores.

d. Obtenga de la Entidad u Organismo el detalle de los inventarios a la fecha del balance objeto de examen;

e. Deben efectuarse pruebas físicas de la existencia para comprobar la corrección del inventario físico; Para probar los procedimientos de los conteos físicos el auditor debe efectuar pruebas exactas de materiales o partidas seleccionadas. Dichas pruebas deben ser representativas de las partidas que componen el inventario, seleccionando partidas de alto y bajo valor con relación al total del inventario.En cada ocasión que el auditor efectúe una prueba de conteo deberá compararla con el registro auxiliar de inventario o con la hoja de la relación en que se haya anotado esa partida.


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En caso de surgir diferencia deberá solicitarse a las personas encargadas de los conteos por parte de la Entidad u Organismo que recuenten la partida de que se trate y las cifras finales determinadas, tanto por el auditor como por el personal responsable del conteo, serán tomadas como correctas.Cuando la naturaleza de los productos dificulte o imposibilite al auditor identificar, contar o determinar las condiciones de las existencias, deberá asesorarse de expertos en la realización de esas pruebas.

f. Los procedimientos que se utilicen para realizar cortes adecuados es preferible efectuarlos en dos etapas: Tomando notas durante el inventario físico de la documentación con

que se controlan las entradas y salidas de mercancías, asegurándose que las últimas entradas se incluyeron y las últimas salidas se excluyeron;

Verificando posteriormente su correcto registro en libros.

g. Comprobar las existencias de inventario en poder de terceros por medio de una confirmación directa y por escrito con el consignatario, almacenes de depósito, etc., además, obtener información acerca de sí estos inventarios están o no gravados en alguna forma.

h. Comprobar las existencias de inventarios de terceros en poder de la Entidad u Organismo, por medio de la obtención de una confirmación de los propietarios;

i. Determine si los inventarios incluyen cantidades significativas de materiales, repuestos y accesorios etc., por encima de la capacidad de consumo, es decir, que no se espera utilizar en un año, a partir de la fecha del balance objeto de examen;

j. Observación y pruebas físicas de la toma de inventarios totales en fecha distinta a la del fin del ejercicio sólo serán aceptables si se cumple con los siguientes requisitos: Que la empresa mantenga registros de inventarios perpetuos; Que el control interno sea efectivo y que permita confiar en dichos

registros;


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Que la toma de inventarios físicos sea a una fecha cercana a la del fin del ejercicio;

Que el auditor se cerciore de la razonabilidad de los movimientos habidos entre la fecha de la toma de inventarios físicos y la de fin del ejercicio por medio de:

Revisión de los movimientos en las distintas cuentas de inventarios, incluyendo el examen de la documentación que los origina, y en su caso obtención de explicaciones satisfactorias sobre movimientos poco usuales o anormales;

Comprobación del cálculo uniforme del costo de ventas; Revisión de porcentaje de la utilidad bruta, incluyendo la obtención

de información satisfactoria sobre variaciones; Revisión de aumentos y disminuciones importantes en el monto de

las existencias, incluyendo la obtención de información satisfactoria sobre variaciones;

Comprobación de que los daños, faltantes y otras mermas normales se hayan acreditado a las cuentas de inventarios.

k. Procedimientos aplicables en el caso de que no se esté presente en la toma física del inventario. Cuando la auditoría se efectúa en fecha posterior a la toma física de inventarios, ya sea el inicial o el final de período sujeto a examen, los papeles de trabajo deberán indicar claramente las razones para ello, así como los procedimientos alternativos aplicados para satisfacerse de sus cifras y condiciones.A continuación se mencionan algunos procedimientos alternativos de la observación del inventario (en forma enunciativa y no limitativa): Examen de la evidencia documental suficiente de que se practicaron

inventarios físicos y de que los procedimientos utilizados garantizan la correcta determinación de las existencias;

Observar otros inventarios o efectuar las pruebas físicas que considere necesarias lo cual mediante el examen de la documentación de movimiento de inventario y otros procedimientos, le permitirán satisfacerse de las cifras individuales del inventario no examinado;

Obtener confirmaciones de existencia; Revisar eventos subsecuentes que comprueben la existencia de los

inventarios a la fecha de los estados financieros;


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Auditoría II

Examinar la documentación que ampare las compras y salidas de inventarios;

Revisión de los registros de control en los departamentos de costo, construcción, etc.;

Revisión de los informes que se preparan para uso interno y externo.

l. Asegúrese de que en el inventario físico no se incluyó bienes del activo fijo;

m. Se debe observar y efectuar pruebas físicas de inventarios rotativos, las cuales sólo serán aceptables si se cumple con los siguientes requisitos: Que los procedimientos aplicados por la Entidad produzcan resultados

equivalentes a los que se lograrían con un inventario físico total anual; Que la Entidad mantenga registro de inventarios perpetuos que

asegure la determinación constante de existencias; Que exista un control interno efectivo que permita confiar en los

registros de inventarios perpetuos; Que los procedimientos aplicados por la Entidad aseguren que los

excedentes o faltantes de lo que se recuenta en determinado momento no se compensen con faltantes o excedentes en otros departamentos que no se estén recontando;

Que la Entidad u Organismo efectúe un recuento físico del inventario por lo menos una vez al año;

Que los registros de inventarios perpetuos se ajusten a los resultados de los recuentos parciales.

n. Debe efectuarse una comprobación adecuada sobre la exactitud aritmética en la compilación de los inventarios.Es necesario que el auditor aplique entre otros, los siguientes procedimientos: Comparar las unidades contadas contra las relaciones de inventario y

viceversa; Comparar las unidades recontadas según pruebas físicas del auditor

contra las relaciones de inventario; Verificar que se utilizaron costos unitarios conforme al método de

valuación adoptado; Deben hacerse pruebas selectivas apropiadas de los cálculos y sumas

de las hojas del inventario;


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Auditoría II

Comparar la suma de las relaciones valuadas contra los saldos de las cuentas de control, asegurándose de que se hayan registrado los ajustes resultantes de los inventarios físicos;

o. Comprobar los costos unitarios utilizados mediante la revisión de la documentación original de compras y la evaluación del sistema de costos de fabricación en el caso de Industrias, cerciorándose de la inclusión de todos los elementos del costo.

p. El principal objetivo de las pruebas de auditoría para la valoración del inventario, es la verificación, por medio de pruebas adecuadas de que los inventarios están valorados al costo o mercado, el más bajo; y que el costo utilizado se respalda por la inspección y pruebas de facturas de proveedores, registros y documentos de costo u otros antecedentes.En algunos casos, ciertos inventarios como los de metales preciosos o aquellos que se rigen por los precios internacionales se valoran a precio de venta, pero este procedimiento no es de aplicación general.

q. Comprobar que el sistema y método de valuación utilizados sean los adecuados y que han sido aplicados consistentemente, y los costos no exceden al valor del mercado.En la práctica el costo puede determinarse por medio de los distintos métodos aceptados de acuerdo con los principios de contabilidad de aceptación general (UEPS, PEPS, PROMEDIO, etc.).

r. Deberá hacerse un estudio de las mercancías excesivas, de lento movimiento, dañado y obsoleto, para cerciorarse de la suficiencia de las estimaciones correspondientes.Este estudio se podrá realizar a través de inspección física de las existencias, estudios de informes internos, plática con funcionarios de la Entidad u Organismo, rotación de inventario, etc.

s. Respecto a las mercancías en tránsito se aplicarán, entre otros, los siguientes procedimientos: Revisión de las condiciones de traslados de dominio; Verificación de la recepción posterior en la Entidad; Confirmación de proveedores y agentes aduaneros; Revisión de partidas de conciliación con los proveedores; Examen de la documentación comprobatoria.


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Auditoría II

t. Inspeccione y evalúe el sistema de protección física de los inventarios en cuanto a seguridad y cobertura. Observe que cuentan con instalaciones físicas adecuadas para almacenes y depósitos.

u. Si los inventarios están protegidos o cubiertos mediante póliza de seguros, proceda así: Prepare una cédula que muestre número de póliza, riesgos cubiertos,

monto de la cobertura, vencimiento de las pólizas, primas, etc.; Referencia de estos datos con las cédulas de gastos pagados por

adelantado, caja, bancos, etc.; Determine si el monto de las pólizas cubre el costo de reposición de

los inventarios.v. Examine la fianza presentada por los funcionarios responsables de

almacenes.w. Concluya en la cédula sumaria conforme los objetivos propuestos en el

programa.

Tema No. 2.3. Activo Fijo. (Propiedad, Planta y Equipo)

a. Naturaleza de la Cuenta.La propiedad, planta y equipo representa todos los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos, o para utilizarlos en la administración, que no están destinados para la venta y cuya vida útil sobrepasa el año de utilización.

b. Objetivos de la Auditoría.Los principales objetivos que va a cumplir el auditor dentro del área de activo fijo son los siguientes:

1. Determinar el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente.

2. Comprobar que los activos adquiridos o fabricados son propiedad de la empresa, que existen y están buenas condiciones de uso, que están valorados de acuerdo con PCGA, NIIF o NIC y normas de la empresa,


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Auditoría II

con base de ejercicios precedentes y están contabilizados, de forma adecuada en los registros contables.

3. Determinar si se mantienen registros adecuados de la propiedad, planta y equipo, que permitan tanto la correcta clasificación de los mismos de acuerdo con sus características, como el control oportuno de su uso, disposición o consumo.

4. Determinar mediante la documentación relativa que sean propiedad de la organización.

5. Determinar que las adiciones durante el período constituyan cargos debidamente capitalizables y representan propiedades físicas instaladas o construidas y si se han cargado a cuenta de gastos partidas importantes que debieron ser capitalizadas.

6. Determinar que los gastos por concepto de depreciaciones acumuladas por valores significativos que correspondan a todos los retiros abandonos de activos fijos que no estén prestando servicios, hayan sido eliminados de la contabilidad.

7. Determinar que haya consistencia en el método de valuación y el cálculo de la depreciación.

8. Determinar que se hayan revelado en los estados financieros cualquier limitación o gravamen que recaiga sobre los bienes que integran estas cuentas.

c. Control Interno.Los puntos principales de control interno del área de propiedad planta y equipo o activo fijo al que el auditor va a analizar vienen determinados por las siguientes cuestiones:

1. Existencia de un control y registro de las adiciones, retiros y de las amortizaciones realizadas (tanto económicas como fiscales) para cada elemento del activo fijo, señalando a su vez, una completa descripción del elemento, su coste por unidad y su vida útil estimada.

2. Presencia de un sistema de autorizaciones para la aprobación de los desembolsos concernientes a la adquisición de activo fijo, ya sea por compra, arrendamiento o fase de construcción. Este sistema debe llevar consigo una operativa de realización del pedido, recepción del mismo, inspección y pago final.


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3. Existencia de un plan general de inversiones al principio de cada ejercicio, debidamente aprobado.

4. Fijación de una política en cuanto al sistema de amortización y gastos capitalizables, así como la distribución de los costos entre cargos a las cuentas de activo fijo (inmovilizado) y a las de reparación y conservación.

5. Establecimiento de un programa de inventarios físicos periódicos.6. Existencia de un sistema de órdenes de trabajo para registrar la

acumulación de costos para los elementos en construcción, así como de órdenes de retiro para los elementos que se van a dar de baja describiendo las causas del citado retiro.

7. Conciliación periódica de los registros auxiliares de activo fijo con las cuentas de control del mayor.

8. Especial control de los costos de todos aquellos proyectos importantes considerados por la empresa, con el objeto de realizar comparaciones con los costos presupuestadosc. Procedimientos de auditoría.

Los principales procedimientos de auditoría que usualmente se aplican para el examen de esta cuenta son los siguientes:

1. Evalúe el cumplimiento, confiabilidad y suficiencia del control interno vigente.

2. Prepare una cédula que contenga el resumen del activo fijo (propiedad, planta y equipo) y su depreciación acumulada mostrando los saldos de inicio, adiciones, retiros y saldos finales;

3. Sume los registros auxiliares por tipo de cuenta y balancee cada una de ellas contra el libro mayor;

4. Examine la documentación (escritura o título de propiedad) y la autorización que ampare la adquisiciones de esta clase de activo y determinar que se hayan registrado al costo de adquisición;

5. Al examinar la adquisiciones determinar si representan reposiciones y comprobar que los bienes sustituidos fueron dados de baja.

6. Mediante inspección física comprobar que los bienes adquiridos existen y están en uso.

7. Por las adiciones a través de orden de trabajo en proceso o sea cuando la Entidad u Organismo ha realizado determinada construcción o instalación de un equipo, examine:


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El costo de los materiales utilizados contra la documentación correspondiente;

El costo de la mano de obra contra las nóminas respectivas; Los gastos indirectos de la obra, observando que estos se refieran al

departamento de ingeniería, construcción o algún otro departamento que intervenga en una o varias obras;

La adecuada capitalización de intereses durante el período de construcción, si la obra ha sido financiada con préstamos;

La obra concluida a fin de formarse una idea de la relación de los costos incurridos contra la estructura física de dicha obra.

8. En caso de existir presupuesto comprobar que la adición haya estado contemplada en el mismo, verificando las variaciones significativas en cuanto al costo de adquisición, así como obtener las explicaciones necesarias sobre adquisiciones no contempladas en el presupuesto y que aparente adiciones innecesarias.

9. Examine la cuenta de gastos de reparación y mantenimiento y observe si existen partidas que pueden ser capitalizables.

10.Comprobar que la utilidad o pérdida resultante de ventas o retiro de activos haya sido correctamente registrada al igual que se haya cancelado la depreciación acumulada correspondiente.

11.Comprobar si se efectúan recuentos periódicos de la propiedad, planta y equipo, y si las bajas detectadas han sido ajustadas.

12.Examine la autorización de parte del funcionario competente en la que consten los motivos de las bajas o retiro más importantes, determinando el costo y depreciación acumulada y el precio de venta o de retiro, verificando que la utilidad o pérdida se haya registrado adecuadamente, conforme el procedimiento siguiente:

Verifique que estén aprobados por un funcionario autorizado y asentadas en el libro de actas respectivos;

Examine el acta de baja respectiva, asegúrese que esté debidamente firmada y que se haya anotada en ella el valor en libro de los bienes;

Verifique que en las ventas de la propiedad, planta y equipo se observen las disposiciones legales pertinentes.

13.Cerciórese de la existencia de una política definida que establezca cuales son los gastos de capital y cuales los incurridos por concepto de gastos de reparaciones y mantenimiento;


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14.Verifique que las adquisiciones de propiedad planta y equipo se hayan realizado al amparo de presupuestos debidamente aprobados y que estos hayan sido ejecutados de acuerdo con las disposiciones legales y reglamentarias;

15.Verifique que se ejerza control y que se señalen responsables por el manejo y custodia de pequeñas herramientas, accesorios, muebles y elementos afines;

16.Prepare con relación a los terrenos y edificios una cédula analítica y verifique detalladamente las adquisiciones y bajas realizadas durante el período;

17.Verifique de existir activos fijos ociosos, retirados u obsoletos que se controlen física y contablemente;

18.Cerciórese de que se ejerza control sobre los bienes muebles e inmuebles arrendados a terceros, de que se ejerza control sobre ellos;

19.Efectuar prueba global de la depreciación del período y comparar los valores registrados contra los cálculos de la auditoría, aclarando las diferencias resultantes y ajustarla según el caso;

20.Revisar que los métodos de valuación y depreciación hayan sido aplicados consistentemente;

21.Diseñe procedimientos de prueba, que le permitan verificar si la propiedad planta y equipo se usa única y exclusivamente en la consecución de los objetivos y metas de la Entidad u Organismo;

22.Analice todas las contrataciones, principalmente aquellas relativas a obras públicas y compruebe se haya cumplido con la Ley y Reglamento de Contrataciones Administrativas en el caso que sea una entidad estatal.

23.Realice una inspección física con la colaboración de un ingeniero especialista, para verificar y evaluar la existencia real, calidad de la obra, estado de avance y uso eficiente y económico de los recursos; asimismo, si está de acuerdo con lo convenido y a los plazos previstos en el contrato.

24.Compruebe si los activos donados, recibidos por transferencia, o proporcionados por terceros para uso de la Entidad u Organismo, se reciben mediante acta, están en poder de la institución, adecuadamente valuados, contabilizados y controlados;

25.Concluya en la sumaria conforme los resultados de los objetivos propuestos en el programa.


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Tema No. 2.5. Activo Diferido.

a. Naturaleza de la Cuenta.

Está integrado por valores cuya posibilidad de recuperar está condicionada habitualmente, por la duración del tiempo, es el caso de inversiones realizadas por la empresa y que en un periodo de tiempo se convertirán en gastos. Representa erogaciones que deben ser destinadas a gastos o costos de periodos futuros, por lo que deben mostrarse en el balance a su costo no devengado, es decir, se acostumbra mostrar únicamente la cifra neta y no la cantidad original.

Las cuentas que integran el activo diferido son las siguientes:

Papelería y útiles

Propaganda

Primas de seguros

Rentas pagadas por anticipado

Intereses pagados por anticipado

El auditor debe poner mucha atención en este componente del activo, ya que en el se encuentran todos los gastos pagados por anticipado hechos por la empresa y que en un momento pueden traerle a la misma un beneficio futuro

b. Objetivos de Auditoría.

Obtener suficiente evidencia acerca de:


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1. Comprobar los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.

2. Verificar que todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

3. Compruebe que todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado.

4. Verificar que los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.

5. Comprobar que se reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

6. Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

7. Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

c. Procedimientos de Auditoría.

Para validar la información que la empresa suministra, con respecto a los activos diferidos, se debe aplicar los siguientes procedimientos de auditoría:


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Evalué la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación.

1. Realice las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

2. Prepare un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

3. Realice las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

4. Verifique que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los cargos diferidos.

5. Determine si se revisan las transacciones y saldos de la cuenta diferidos e investiga aspectos dudosos, para comprobar así la veracidad de saldos y transacciones.

6. Verifique que los soportes de las cuentas registradas como diferidos, se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales.

7. Observe si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

8. Verifique que exista un control sobre los suministros de oficina y que existan políticas para la adecuada utilización de estos elementos,


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igualmente que prevengan hurtos que afecten considerablemente a la empresa.

9. Verifique la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los cargos diferidos y de la salvaguarda de los suministros de oficina. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados.

10. Prepare un análisis de cargos diferidos y gastos pagados por anticipado, indicando la base y determinando la corrección de los costos de las acumulaciones y las cancelaciones.

11. Revise los asientos de gastos pagados por anticipado para identificar partidas inusuales o significativas.

12. Determine si es correcto que se difieran o amorticen cargos diferidos poco comunes.

13. Examine los asientos del registro de seguros en el año, comprobarlos contra las facturas, comprobar la exactitud de las distribuciones.

14. Examine las pólizas de seguros en vigor al fin de año; anotar quien, que y por cuanto está asegurado y la importancia de cualquier cláusula especial; comparar las partidas pendientes con el registro.

15. Compruebe si se han registrado los gastos pagados por anticipado usuales dentro el desarrollo de la empresa para verificar posibles omisiones.

16. Revise las existencias de los suministros de oficina, que estén de acuerdo al saldo registrado en libros.


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17. Investigue los saldos, anormales o antiguos y obtener una explicación para ellos.


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