atn pd 003 atencion eventos afluencia masiva de publico v4

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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA

PROCEDIMIENTO

ATENCIÓN EVENTOS DE AFLUENCIA MASIVA DE PÚBLICO

ATN – PD – 003

Elaboró: Técnico de Servicios _______________________________________________ Revisó: Jefe Oficina Asesora del Sector Defensa ______________________________________________ Aprobó: Diretor General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________

CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción

1 09/10/2009 Creación

2 30/06/2010 Modificación e inclusión de puntos de control

3 01/10/2010 Se incluyo el formato PRE-FT-10 Reporte único de gestión del riesgo

4 08/03/2011 Se eliminó el formato PRE-FT-10 y se incluyó el formato ATN-FT-014.

PROCEDIMIENTO ATENCIÓN EVENTOS DE AFLUENCIA MASIVA DE PÚBLICO

ATENCION

ATN-PD-003 Versión Página No.

República de Colombia 4 2 de 10



TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO .......................................... .................................................. 2

2. ALCANCE ........................................... .................................................. 2

3. CONDICIONES GENERALES ............................. ................................. 2

4. DESARROLLO ........................................ ............................................. 6

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ........................... .......................... 10

1. OBJETIVO

Atender los eventos de afluencia masiva de público de acuerdo con los requerimientos de los organizadores del sector público y privado con el apoyo de los organismos operativos de la Entidad para incrementar la seguridad sobre las personas, el medio ambiente y las instalaciones en esta clase de eventos.

2. ALCANCE El procedimiento abarca desde la solicitud de asistencia por parte del organizador del evento hasta el registro en la base de datos respectiva, para eventos de afluencia masiva local, regional o nacional. El procedimiento aplica cuando se cumplen las siguientes condiciones: 1. Aforo superior a 1.000 personas 2. Ingreso superior a los 2 SMLV 3. Solicitud es formulada con 8 o más días de anticipación 4. En caso contrario solo aplica la PLANILLA DE ASISTENCIA ATN-FT-008 y el

REPORTE TRIMESTRAL EVENTOS DE AFLUENCIA MASIVA DE PUBLICO ANT-FT-014, el uso de los demás formatos es opcional.

3. CONDICIONES GENERALES De acuerdo al decreto 3888 de 2007, los Eventos de Afluencia Masiva de Público se definen como la congregación planeada superior a mil (1.000) personas, reunidas en un lugar con la capacidad o infraestructura para ese fin, con el objetivo de participar en


ATENCION





actividades reguladas en su propósito, tiempo, contenido y condiciones de ingreso y salida, bajo la responsabilidad de una organización con el control y soporte necesario para su realización y bajo el permiso y supervisión de entidades u organismos con jurisdicción sobre ella. Igualmente en el parágrafo del artículo 6 del citado decreto establece que los respectivos Comités Regionales o Locales podrán caracterizar como Eventos Masivos aquellos eventos inferiores a mil (1.000) personas dada la relevancia en la capacidad operativa regional o local, el tipo de evento, el aforo del escenario, la concentración del público y de las condiciones del lugar del evento principalmente. El apoyo y logística institucional para los eventos de afluencia masiva de público será atendida por los organismos operativos de la Defensa Civil Colombiana autorizados por la respectiva Dirección Seccional u Oficina Operativa y actuarán en concordancia con los planes locales de emergencia y contingencia elaborados por los CLOPAD para estos eventos. Para todo evento de afluencia masiva, los organizadores y las instituciones del nivel local, deben concertar y establecer Planes de Contingencias que faciliten la atención del evento de principio a fin, así como las circunstancias de emergencia que puedan surgir durante su desarrollo. Los organismos operativos participarán en el Módulo de Estabilización y Clasificación (MEC) instalado para la atención del evento, su función principal está dada por la prestación de los primeros auxilios antes, durante y después del evento. Cuando el organizador del evento o las autoridades locales lo requieran, la Dirección Seccional u Oficina Operativa, podrá certificar la idoneidad, capacitación y experiencia en la prestación de los diferentes servicios en los eventos de afluencia masiva de público de los organismos operativos, citando la disponibilidad de personal formado y entrenado, infraestructura, elementos y equipos disponibles para la prestación del servicio. La Dirección Seccional u Oficina Operativa acompaña todo el proceso del servicio de atención de eventos de afluencia masiva para efectuar el control y garantizar el cumplimiento de los requisitos. Los recursos recibidos por las Juntas de Defensa Civil por concepto de prestación del servicio deben ser consignados en una cuenta de la Junta y no se recibirán pagos directamente. El procedimiento descrito aplica tanto para los servicios de atención de eventos de afluencia masiva solicitados a las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas como para los solicitados directamente a los Organismos Operativos, caso en el cual deberán solicitar autorización a la Dirección Seccional u Oficina Operativa correspondiente, utilizando el Formato ATN-FT-005.


ATENCION





El procedimiento será complementado con las disposiciones regionales y locales existentes sobre la materia, además de lo dispuesto en la Directiva Permanente 1756 DCC-GPAI-310 12 de 2009 emitida por la Dirección General, en la que se encuentra entre otros, los protocolos de actuación. Para los casos en que aplica este procedimiento, las Juntas de Defensa Civil deberán cumplir los siguientes requisitos, además de tener la capacidad y las competencias necesarias para la prestación de servicios: • Ser autorizados por la Dirección Seccional u oficina Operativa, quien verifica la

capacidad e idoneidad de la Junta de Defensa Civil. • Tener la Personería Jurídica vigente • Tener la Representación legal vigente • Tener NIT / RUT En este procedimiento se tendrán en cuenta los siguientes formatos de acuerdo con lo establecido en el ítem 4 del Alcance del procedimiento: • ATN-FT-010 Solicitud de Servicio: Este formato se diligencia cuando el organizador

del evento realiza el requerimiento del servicio. Este formato se puede excluir cuando el solicitante hace el requerimiento por escrito.

• PRE-FT-002 Asignación de Servicios: Se diligencia este formato para determinar qué organismo operativo de Defensa Civil realizara el servicio. Este formato está asignado con la sigla de prevención pero se aprovecha para los dos procedimientos prevención y atención, sus efectos son los mismos.

• ATN-FT-005 Solicitud Autorización Atención Evento Afluencia Masiva de Público:

Cuando el servicio es gestionado por un organismo operativo de Defensa Civil, este debe solicitar autorización a la Dirección Seccional y/o Oficina Operativa.

• ATN-FT-006 Plan de Inversión: Se diligencia este formato de acuerdo con el valor del contrato.

• ATN-FT-007 Propuesta Económica para Atención de Eventos de Afluencia Masiva: Se elabora la propuesta económica de acuerdo con el requerimiento para ser entregada al cliente que realizó la solicitud del servicio.

• ATN-FT-008 Planilla de Voluntarios Participantes. Se diligencia esta planilla con la

lista de voluntarios participantes en el servicio.

• ATN-FT-009 Formulario de Atención Prehospitalaria de Pacientes: Se diligencia este formato solo en caso de requerirse por una persona competente.


ATENCION





• PRE-FT-003 Encuesta de satisfacción de servicios prestados: Una vez prestado el servicio se aplica esta encuesta para determinar la calidad de este. Este formato está asignado con la sigla de prevención pero se aprovecha para los dos procedimientos prevención y atención, sus efectos son los mismos.

• ATN-FT-014 Reporte Trimestral Eventos de Afluencia Masiva de Público: Todas las evidencias de las actividades sobre eventos que se desarrollen dentro del contexto de eventos de afluencia masiva de público se registran en este formato y deben reposar en el archivo de gestión de las Seccionales y Oficinas Operativas y enviar por medio electrónico al Grupo de Prevención en el periodo establecido.

PUNTOS DE CONTROL © Solicitud autorización: Se debe verificar que la Junta de Defensa Civil solicite autorización a la Dirección Seccional u Oficina Operativa para controlar que la Junta tenga la capacidad, idoneidad y que el valor del servicio sea coherente con el requerimiento del solicitante. © Aprobación de solicitud: Las Juntas de Defensa Civil no deben prestar servicios sin la aprobación del Director Seccional o Técnico de la Oficina Operativa. © Registro de voluntarios participantes en la planilla: en este paso se controla que los participantes en el evento no hayan sido menores de edad o particulares. © Ejecución Plan de Inversión: Se debe verificar que el presupuesto ejecutado corresponda al Plan de inversión aprobado o elaborado. © Celebración del contrato: es importante tener en cuenta que los Directores Seccionales tienen autorización para celebrar contratos hasta el 10% de la menor cuantía; para contratos de cuantías superiores, se debe seguir el procedimiento a través de la Dirección General.


ATENCION





4. DESARROLLO Prestación de Servicios Gestionados por las Juntas de Defensa Civil

ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS

El organizador del evento presenta solicitud escrita para la atención de evento de afluencia masiva de público. Si lo desea puede llenar el formato de solicitud de servicios.

Organizador del Evento

Solicitud escrita o Formato de Solicitud

de Servicios ATN-FT-010

El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil solicita autorización al Director Seccional o Técnico de la Oficina Operativa, adjuntando el Plan de Inversión. ©

Representante Legal de la Junta de Defensa Civil

Solicitud de Autorización ATN-FT-005

Plan de Inversión ATN-FT-006

El Director Seccional o Técnico Oficina Operativa evalúa la solicitud de autorización para determinar la conveniencia y la competencia de la Junta de Defensa Civil, verificando si tiene la disponibilidad, los equipos y el personal requerido. ©

Director Seccional o Técnico Oficina

Operativa

El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil elabora la propuesta con base en la solicitud del servicio.


Propuesta Económica para la Atención de

Eventos ATN-FT-007

El organizador del evento evalúa la propuesta para determinar si se ajusta a su presupuesto y expectativas.


Inicio

Solicitud atención evento de afluencia

masiva

Solicitud autorización ©

Elaboración propuesta

A

NO

Aprueba solicitud? ©

NO

1

SI

Aprueba propuesta?

SI

1


ATENCION






Si el organizador del evento aprueba la propuesta procede a celebrar el contrato con el representante de la Junta de Defensa Civil

Organizador del

Evento y Representante

Legal de la Junta de Defensa Civil

Contrato

Se ejecuta el servicio de acuerdo a lo convenido en la propuesta y en el contrato si lo hay.


En caso de ser necesario el personal competente diligencia el Formulario de Atención Prehospitalaria de Pacientes.

Personal competente

Formulario de Atención

Prehospitalaria de Pacientes

ATN-FT-009

El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil diligencia la planilla con la lista de voluntarios participantes en el servicio prestado y la entrega a la Dirección Seccional u Oficina Operativa. ©


Planilla Voluntarios Asistentes

ATN-FT-008

El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil aplica la encuesta de satisfacción de servicios prestados para análisis de la calidad del servicio.


Encuesta de Satisfacción de

servicios prestados PRE-FT-003

Una vez se reciben los recursos, se ejecuta el Plan de Inversión aprobado.


Una vez terminado la atención del evento el Representante Legal de la Junta de Defensa Civil informa a la Dirección Seccional u Oficina Operativa para registrarlo en el Reporte Único de Gestión del Riesgo.



Operativa

Reporte Trimestral Eventos de Afluencia

Masiva de Público ATN-FT-014

Celebración del contrato

1

Registro del evento atendido

Fin

A

Ejecución del Servicio

Diligenciamiento Historia Clínica

Registro de voluntarios

participantes ©

Ejecución Plan de Inversión ©

Aplicación encuesta de satisfacción


ATENCION





Prestación de Servicios Gestionados por la Dirección Seccional u Oficina Operativa


El organizador del evento presenta solicitud escrita para la atención de evento de afluencia masiva de público. Si lo desea puede llenar el formato de solicitud de servicios.


Solicitud escrita o Formato de Solicitud

de Servicios ATN-FT-010

El Director Seccional o Técnico Oficina Operativa analiza el requerimiento y elabora la propuesta


Operativa

Propuesta Económica para la Atención de

Eventos ATN-FT-007

El solicitante analiza la propuesta presentada y determina si cumple con el requerimiento presentado.


Se procede a la celebración del contrato teniendo en cuenta que si supera el 10% de la menor cuantía de la Entidad, debe seguir el procedimiento GAD-PD-007 ante la Dirección General.


Operativa Contrato

El Director Seccional o Técnico Oficina Operativa elabora el Plan de Inversión con base en el valor del contrato.


Operativa

Plan de Inversión ATN-FT-006

El Director Seccional o Técnico Oficina Operativa determina la Junta de Defensa Civil que atenderá el evento de acuerdo al criterio de selección establecido.


Operativa

Asignación Servicios de Prevención PRE-FT-002

Inicio

Solicitud atención evento de afluencia

masiva

Elaboración de la propuesta

Aprueba propuesta?

NO

1

SI

Celebración del contrato ©

Elaboración Plan de Inversión

A

Asignación de Servicio


ATENCION






El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil emite confirmación de atención del servicio.


Asignación Servicios de Prevención PRE-FT-002

Se ejecuta el servicio de acuerdo a lo convenido en la propuesta y en el contrato si lo hay.


En caso de ser necesario el personal competente diligencia el Formulario de Atención Prehospitalaria de Pacientes.

Personal competente

Formulario de Atención

Prehospitalaria de Pacientes

ATN-FT-009

El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil diligencia la planilla con la lista de voluntarios participantes en el servicio prestado y la entrega a la Dirección Seccional u Oficina Operativa


Planilla Voluntarios Asistentes

ATN-FT-008

El Representante Legal de la Junta de Defensa Civil aplica la encuesta de satisfacción de servicios prestados para análisis de la calidad del servicio.


Encuesta de Satisfacción de

servicios prestados PRE-FT-003

Una vez se reciben los recursos, se ejecuta el Plan de Inversión.


Operativa

Una vez terminado la atención del evento el Representante Legal de la Junta de Defensa Civil informa a la Dirección Seccional u Oficina Operativa para registrarlo en el Reporte Único de Gestión del Riesgo.



Operativa

Reporte Trimestral Eventos de Afluencia

Masiva de Público ATN-FT-014

A

Aceptación del servicio

1

Registro del evento atendido

Fin

Ejecución del Servicio

Diligenciamiento Historia Clínica

Registro de voluntarios

participantes ©

Ejecución Plan de Inversión ©

Aplicación encuesta de satisfacción


ATENCION





5. DOCUMENTOS RELACIONADOS

NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Decreto 3888 de 2007 Por el cual se adopta el Plan Nacional de Emergencia y Contingencia para Eventos de Afluencia Masiva de Público

Directiva Permanente No. 1756 DCC-GPAI-310 del 24 de septiembre de 2009

Solicitud de Servicio ATN-FT-010

Asignación de Servicios PRE-FT-002

Solicitud Autorización Atención Evento Afluencia Masiva de Público ATN-FT-005

Plan de Inversión ATN-FT-006 Propuesta Económica para Atención de Eventos de Afluencia Masiva

ATN-FT-007

Planilla de Voluntarios Participantes ATN-FT-008 Formulario de Atención Prehospitalaria de Pacientes ATN-FT-009 Encuesta de satisfacción de servicios prestados PRE-FT-003

Reporte Trimestral Eventos de Afluencia Masiva de Público ATN-FT-014

atn pd 003 atencion eventos afluencia masiva de publico v4

Documents