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UNIVERSIDADE PRESBITERIANA MACKENZIE
SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
Gustavo Molina Figueiredo
Orientador: Prof. Dr. Luis Tadeu M. Raunheitte.
ESTUDO E AUTOMATIZAÇÃO DE MACROPROCESSOS DE UM SISTEMA
UNIVERSITÁRIO
Resumo
Processos de desenvolvimento de software tendem a envolver um grande número de
pessoas com tarefas especializadas, equipes multidisciplinares e cronogramas de curto
prazo. Gerenciar esses recursos de forma eficiente torna-se uma tarefa quase impossível de
ser realizada se o processo não estiver automatizado ou parcialmente automatizado. O
objetivo deste trabalho é estudar e posteriormente automatizar alguns macroprocessos do
sistema universitário da Universidade Presbiteriana Mackenzie, visando facilitar a execução
desses processos, permitindo o acompanhamento e o controle dessa execução. Para isso
será utilizada a notação para modelagem de processos de negócio BPMN 2.0 e a
ferramenta enactPro. A partir dessa base teórica foram modelados e posteriormente
automatizados macroprocessos por meio do software Bizagi Process Modeler 1.3 da Bizagi
e a ferramenta enactPro da Microsoft.
Palavras-chave: Automatização, Macroprocesso, BPMN.
Abstract
Software development processes tend to involve large numbers of people with specialized
tasks, multidisciplinary teams and short-term schedules. Manage these resources efficiently
becomes an almost impossible task to be performed if the process is not automated or
partially automated. The objective of this work is to study and in the future automate some
macro processes from Presbyterian Mackenzie University, aiming to make the execution of
processes easier, enabling monitoring and control of implementation. For process modeling
BPMN 2.0 and enactPro tool will be used. From this theoretical basis some macro process
were developed and then automated through Bizagi Process Modeler 1.3 software and
enactPro Microsoft tool.
Key Words: Automation, Macro process, BPMN.
1. Introdução
Esta pesquisa pretende mostrar que a cada dia que passa as Universidades tem que
focar em sua eficiência e na redução de custos, objetivando atender aos requisitos de
sustentabilidade conforme concepções apresentadas por Kobialka (1998). Para isso,
articula-se o conceito de engenharia de software associada à notação BPMN com o conceito
de automatização de processos (Araújo, 1998). Segundo Berger (2003), a ferramenta de
automatização de processos enactPro da Microsoft fornece um bom dimensionamento de
métodos administrativos visando um melhor controle de processos universitários.
A automatização de processos permite que sejam feitas simulações nos sistemas de
gerenciamento de dados como uma forma de avaliar possíveis problemas, gargalos e
oportunidades para melhoria, uma vez que serve como um meio de ter controle das
atividades executadas durante o projeto (Christie, 1997). A automatização de processos de
software pode garantir que o processo esteja realmente sendo seguido ao fornecer o
acompanhamento, o controle e a execução do processo, permitindo sua gerência de forma
mais eficaz. Os principais benefícios da utilização dessa tecnologia são: monitoração,
orientação na execução, obrigatoriedade de execução e integração de pessoas ao processo
de software, logo, há um esforço menor entre os participantes uma vez que as tarefas são
compartilhadas.
O BPMN (Business Process Modeling Notation) é um padrão para modelagem de
processos. Trata-se de uma técnica especialmente voltada para a definição e documentação
de processos de negócios com padrões de notação bem definidas. A notação BPMN serve
para representar de forma padronizada aspectos lógicos do processo ((OMG), 2011).
Em um processo de software é comum ocorrerem diversas iterações que implicam
na reativação de atividades e seus artefatos associados. Essas iterações devem ser
propagadas nas atividades e artefatos dependentes (Araújo, 1998). Segundo Spínola
(2004), a máquina de processos surge como um mecanismo especializado nessa função, ao
proporcionar o controle de ativação de atividades, verificação de insumos e disponibilidade
de recursos. A figura 1 exibe uma visão geral dos componentes adotados neste trabalho.
Figura 1 - Arquitetura de componentes enactPro Fonte: Elaborada pelo autor
O gerente de projeto interage com o processo sendo executado ao utilizar o
componente de acompanhamento. Ao mesmo tempo em que pode visualizar o processo sob
diferentes perspectivas, ele também pode alterar os estados das atividades e artefatos. A
cada operação executada pelo gerente de projeto no componente de acompanhamento é
invocado o componente de execução (máquina de processos) que é responsável pelo
controle da execução do processo de software, que se encontra mapeado nos objetos
instanciados (Berger, 2003). Por sua vez, o componente de execução também recebe
estímulos dos objetos instanciados, como o aviso de término de atividades. Segundo Villela
(2004), o componente gerenciador de XML (eXtensible Markup Language) funciona como a
interface de mapeamento entre as tags XML do arquivo contendo a descrição do processo e
os objetos que representam o processo em memória. A definição do processo de software
não está no escopo da ferramenta.
1.1 OBJETIVO GERAL
O objetivo geral dessa pesquisa é validar a premissa de que a automatização dos
processos já existentes dentro da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM), é
importante no contexto de um sistema universitário, uma vez que a automatização permite a
simulação desses processos e com isso é possível tornar – los ainda mais eficientes.
1.1.1 Objetivos Específicos
Para a obtenção do objetivo geral proposto, pode ser desmembrado nos seguintes
objetivos específicos:
Buscar na literatura especializada, informações sobre a gestão por
macroprocessos;
Definir um pacote de ferramentas adequadas ao objetivo geral do trabalho,
bem como uma correta ordenação de uso;
Mapear alguns processos da Faculdade de Computação e Informática (FCI)
da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM).
Implementar a automatização dos processos simulados com o uso da
ferramenta enactPro da Microsoft.
1.2 METODOLOGIA DA PESQUISA
Embora alguns trabalhos relacionados com o objetivo desta pesquisa tenham sido
encontrados na revisão teórica desenvolvida, não se tem conhecimento de que o problema
apresentado tenha sido tratado da mesma maneira em outros estudos. Desta forma, esta
pesquisa se caracteriza como exploratória.
A metodologia utilizada foi construída através da associação das ferramentas
encontradas na revisão bibliográfica para implantação da gestão por macroprocessos. Tal
ordenação buscou conduzir o raciocínio lógico sobre o funcionamento do sistema
universitário da FCI, partindo da análise dos recursos disponíveis e métodos de trabalho,
suas possibilidades dentro do ambiente acadêmico, bem como seus objetivos, estratégias e
formas de monitoramento de resultados.
1.3 ESTRUTURA DO TRABALHO
O presente trabalho é composto por capítulos conforme segue:
Capítulo 1: Processos - São introduzidos os principais conceitos sobre processos,
começando pela discussão da importância dos processos em sistemas universitários,
seguindo-se pela definição de metamodelo de processos. Ao final do capítulo, são
apresentados os conceitos de gestão por macroprocessos e automatização de processos.
Capítulo 2: Ferramenta enactPro - Descreve o processo de automatização de processos
com a ferramenta enactPro da Microsoft.
Capítulo 3: BPMN - Aborda a notação para modelagem de processos de negócio BPMN e
sua importância para a modelagem.
Em seguida, a modelagem de processos com BPMN é aplicada em alguns
processos da FCI, analisando os modelos obtidos para que os processos possam ser
automatizados.
2. Referencial Teórico
2.1 PROCESSOS
Processo é qualquer atividade ou conjunto de atividades que toma uma entrada,
adicionando a esta um valor, e fornece uma saída gerando um produto valorado. Então, em
um processo são conhecidos os passos a serem seguidos, as sequências em que eles
acontecerão, as pessoas (ou perfil) envolvidas em todas as atividades e o produto final a ser
produzido. Segundo Harrington (1991), os processos utilizam os recursos da organização
para oferecer resultados objetivos aos seus clientes.
Um processo é um grupo de atividades realizadas numa sequência lógica com o
objetivo de produzir um bem ou um serviço que tem valor para um grupo específico de
clientes (Hammer e Champy, 1994).
No contexto da computação, um processo é uma tarefa em execução inserida em um
dispositivo computacional (Christie, 1997).
Segundo Jacobson (2001), um processo de software é o conjunto completo de
atividades necessárias para transformar requisitos de usuários em produtos de software.
Como as organizações geralmente consideram o desenvolvimento de um produto de
software como um projeto, então, um processo pode ser considerado como uma sequência
de passos que um projeto pode seguir para desempenhar alguma tarefa.
Para Berger (2003), um processo de software é um conjunto de atividades e
resultados associados que levam ao desenvolvimento de um produto de software. Ainda,
segundo Berger (2003), o processo de software pode ser definido como um conjunto
coerente de políticas, estruturas organizacionais, tecnologias, procedimentos e produtos de
trabalho que são necessários para compreender, desenvolver e manter um produto de
software.
Segundo Müller (2003), os processos de uma organização são os responsáveis pela
execução dos projetos e estratégias das mesmas, definidos no planejamento estratégico.
Independente da estratégia escolhida para a definição do processo, além da
especificação de suas informações, torna-se necessário também a sua modelagem. Modelar
um processo consiste em representar as informações deste, utilizando alguma linguagem de
modelagem de processos. Uma linguagem de modelagem de processos tem como objetivo
apoiar a representação de diversos conceitos que caracterizam um processo de software
(Berger, 2003).
Para enxergar e identificar processos das empresas é preciso uma análise que
verifique quais são os processos essenciais (relacionado ao foco da empresa), e quais são
os processos auxiliares, verificando como a empresa realiza sua função desde o primeiro
contato com o cliente até a entrega e avaliação do produto/serviço.
2.1.1 Metamodelo de Processos
Segundo Warmer (2003), processos de software definidos a partir de um
metamodelo geralmente oferecem um alto grau de formalismo e melhor suporte para
consistência, customização e automatização, uma vez que os conceitos que formam a sua
base são explicitamente definidos. Além disso, como metamodelos são normalmente
representados com diagramas de classe da Unified Modeling Language – UML ((OMG),
2003), eles já são capazes de representar restrições através das multiplicidades entre suas
metaclasses, e, ainda, permitem associar restrições mais complexas através da linguagem
natural ou linguagens formais, tais como, Object Constraint language – OCL (Warmer, 2003),
Z (Moura, 2001), Lógica de Primeira Ordem (em inglês First – order logic – FoL) (Smullyan,
1995), entre outras.
De acordo com Smullyan (1995), um metamodelo é um modelo que serve para
modelar outro modelo conceitual, ou seja, é uma forma de descrever como um modelo deve
ser modelado. Dessa forma, um metamodelo também pode ser utilizado para modelar
metadados, assim como, por exemplo, configuração de um software ou metadados dos
requisitos.
No contexto da definição e adaptação dos processos de software os metamodelos
possuem um papel essencial. Segundo Araújo (1998), essa é a maneira de formalizar ideias
e conceitos subjacentes de um processo de software que são importantes para sua
checagem de consistência e, também, para possíveis extensões e/ou modificações do
processo.
De acordo com Müller (2003), um metamodelo torna-se necessário para a definição e
adaptação dos processos de software pelo fato destes processos serem basicamente
formados por conceitos, regras e relacionamentos. Ainda, um metamodelo de processo é
necessário para a definição de regras que garantam a integridade dos processos.
O uso de metamodelos também possibilita o suporte automatizado para os
processos de software, o que é considerado de alta importância devido à quantidade e
complexidade de informações envolvidas em um processo de software.
Existem diversos metamodelos de processo, tais como: Software & Systems Process
Engineering Meta – Model Specification – SPEM 1.1((OMG), 2002), OPEN Process
Framework – OPF (Firesmith, 2002), entre outros. Segundo a OMG (2002), os principais
elementos de um processo de software são atividades, tarefas, papéis e produtos de
trabalho.
Foi necessária a definição de um meta-modelo de processos que capturasse os
principais conceitos relacionados em um processo de software de sistemas universitários. O
meta-modelo de processos resultante é exibido na Figura 2.
Figura 2 – Modelo de Classes Fonte: Elaborada pelo autor
Nessa meta-modelo, a Máquina de Processo é responsável pelo controle dos
processos de software. Cada processo é composto por atividades. Atividades podem ser
decompostas em subatividades e depender da finalização de pré-atividades. As atividades
de um processo são realizadas por pessoas, que podem desempenhar diferentes papéis.
Cada atividade pode consumir artefatos, gerar um conjunto de artefatos (produtos) e utilizar
ferramentas durante a sua execução.
2.1.2 Macroprocessos
Macroprocessos são grandes conjuntos de atividades pelos quais a organização
cumpre a sua missão, gerando valor. Correspondem às funções da organização que devem
estar alinhadas aos objetivos de suas unidades organizacionais (Christie, 1997).
Segundo Porter (1985), “toda empresa é uma reunião de atividades que são
executadas para projetar, produzir, comercializar, entregar e sustentar o produto”. Todas
estas atividades podem ser representadas, fazendo – se o uso de uma cadeia de valores ''.
A cadeia de valor define, basicamente, a arquitetura dos macroprocessos conforme
os objetivos estratégicos da empresa. Assim ela pode ser dividida nos seguintes
macroprocessos, ilustrados na figura 3.
Figura 3 – Divisão da cadeia de Valor em macroprocessos
Fonte: Elaborado pelo autor
Os macroprocessos de gestão são os macroprocessos que envolvem a estratégia da
empresa, como, por exemplo, o Planejamento Estratégico. Os macroprocessos de negócio
referem – se à atuação da empresa, resultando no produto ou serviço que é recebido por
um cliente externo. Os macroprocessos de apoio são aqueles que dão suporte aos
processos de negócio e de gestão.
2.1.3 Gestão por Processos
A gestão por processos permite que as organizações funcionem e criem valor através
do estabelecimento de todo o funcionamento da empresa em função de todos os seus
processos. Dessa forma, todo o funcionamento de uma organização passa a ser gerenciado
pelos seus próprios processos.
Kobialka (1998), afirma que “a utilização do termo ''Gestão'' é um fenômeno recente,
o que é surpreendente, e tornando – se comum ao nosso vocabulário profissional somente
em meados de 1990”.
A gestão por processos, segundo Berger (2003) “é mais do que uma ferramenta de
gestão que auxilia na tomada de decisões estratégicas e operacionais da empresa. Na
verdade trata – se de um novo conceito de gestão baseado na melhoria contínua dos
processos críticos e com o foco constante nas necessidades dos clientes”.
Os participantes do processo, que geralmente envolvem diversas áreas, devem
conhecer o processo como um todo, compreendendo como as atividades por eles
executadas contribuem para o alcance do objetivo final.
No contexto de sistemas universitários, a gestão por processos é fundamental uma
vez que para a garantia de uma visão geral da organização, é necessário haver, entre todos
os envolvidos, transparência dos processos e entendimento da sua interação.
A implantação da gestão por processos geralmente segue a lógica da figura 4.
A partir da análise da figura 4, é possível a observação de todas as etapas existentes
na implementação da gestão por processos. O seguimento da ordem visualizada é muito
importante quando se quer conseguir implantar com êxito a gestão por processos, logo que
cada fase precisa receber informações da anterior para ser executada corretamente (Berger,
2003).
2.1.4 Mapeamento de Processos
Mapear um processo é fazer um desenho inicial, observando como uma sucessão de
atividades é executada. Segundo Smullyan (1995), a coleta das informações pode ser feita
através de entrevistas com os responsáveis pelo processo na organização, visando
identificar todas as atividades executadas pela gerência, seus responsáveis e suas
interações. A organização desses dados coletados é feita em macroprocesso, conforme
ilustra a figura 5.
Figura 5 – Níveis dos processos
Fonte: Elaborado pelo autor
Com a visualização da figura 5, é possível perceber que o macroprocesso é a
representação de todas as etapas que fazem parte do processo, desde suas atividades até
o processo final. Desta forma, o processo passa a ser visto de maneira mais ampla,
abrangendo todas as suas etapas.
2.1.5 Automatização de Processos
Através da tecnologia de automação dos processos, é possível tornar sua execução
mais ágil e produtiva, otimizando os investimentos em tecnologia da organização e trazendo
para os usuários maior disponibilidade de tempo para gerenciar suas atividades sem se
preocupar com atividades repetitivas de rotina e controle.
Segundo Christie (1997), a automatização de processos de software pode garantir
que o processo esteja realmente sendo seguido ao fornecer o acompanhamento, o controle
e a execução do processo, permitindo sua gerência de forma mais eficaz. Os principais
benefícios da utilização dessa tecnologia são: monitoração, orientação na execução,
obrigatoriedade de execução e integração de pessoas ao processo de software, logo, há um
esforço menor entre os participantes uma vez que as tarefas são compartilhadas.
Como uma forma de avaliar possíveis problemas e oportunidades para melhoria, a
automatização permite simulações no processo de software, uma vez que serve como um
meio de ter controle das atividades executadas durante o projeto.
2.2 A FERRAMENTA ENACTPRO
Quando falamos em automatização de processos, há diversas ferramentas presentes
no mercado, sendo SE Workflow da Soft Expert e Supravizio BPM da Venki as mais
utilizadas. Adotou-se a ferramenta enactPro por ser uma ferramenta da Microsoft, na forma
de uma dll (dynamic-link library). Para a sua implementação é necessária à plataforma
Microsoft Visual C++ 6.0 ou superior. A ferramenta pode ser executada em plataforma
Windows XP ou superior. Para a utilização da enactPro, é necessária apenas a descrição
dos processos armazenada em um arquivo no formato XML. Entretanto, a definição de
processos de software não é requisito da ferramenta.
O objetivo da ferramenta enactPro (Mafra et al., 2004) é prover um conjunto de
facilidades visando automatizar a execução de processos, permitindo o acompanhamento e
o controle dessa execução através da visualização dos elementos do processo sob a
perspectiva de atividades a serem realizadas, de artefatos a serem produzidos e de pessoas
participantes do processo.
Durante a sessão de importação de dados, a descrição dos processos é mapeada
em objetos em memória. Através desse mapeamento, é possível a visualização gráfica dos
elementos contidos nos processos, permitindo assim o controle da execução dos mesmos.
Agindo de forma contrária, o módulo de exportação de dados é o responsável pela geração
da representação em XML do processo, contendo as informações atualizadas sobre a sua
execução, informadas durante a execução da ferramenta (Mafra et al., 2004). A figura 6
mostra a visualização do processo sob a perspectiva de atividades.
Figura 6 – Visualização do Processo sob Perspectiva de Atividades
Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta enactPro
Cada atividade é representada por um pentágono com a porcentagem de conclusão
da atividade expressa em seu interior. Cada pentágono possui uma cor indicando o estado
da atividade. Setas representam o encadeamento das atividades, explicitando as relações
de dependência entre elas. O usuário pode escolher ações como explorar uma atividade
composta, visualizando suas subatividades, ou subir, de uma atividade selecionada para um
elemento do processo imediatamente acima na hierarquia, que pode ser uma superatividade
ou um processo que contenha as atividades exibidas (Mafra, 2004). Esse elemento pai é
representado por um ícone na parte superior da tela. Para cada atividade selecionada são
apresentadas informações relativas a estado, datas estimadas de início e fim, datas efetivas
de início e fim, número de dias executados, descrição da atividade, pessoas alocadas à
atividade, responsabilidades e papéis desempenhados pelas pessoas, artefatos
consumidos, artefatos produzidos e ferramentas utilizadas. Segundo Murta (2006), a
interação entre o usuário e a máquina de processos se dá através da manipulação dos
estados das atividades, que é possível pelas opções do menu Atividade. O usuário pode
ainda notificar enactPro sobre mudanças no tempo de projeto, através do item Incrementar
Data do menu Máquina de Processos.
Cada vez que essa opção é acionada, as atividades em execução têm seus números
de dias executados incrementados, provocando alterações em suas porcentagens de
execução. Cada operação executada pelo usuário irá corresponder a estímulos provocados
na máquina de processos, que irá responder com ações sobre os objetos que representam
os processos. Essas ações serão descriminadas na guia Log de execução. Cada ação
desempenhada pelo usuário que acarrete mudanças nos estados das atividades e dos
artefatos ou nas datas de conclusão das atividades gera um registro de alteração. Assim, a
máquina de processos mantém um histórico de alterações realizadas sobre os objetos,
permitindo a recuperação desses valores através dos mecanismos de refazer e desfazer,
disponibilizados no menu Máquina de Processo (Kobialka, 2004). O uso em conjunto dessas
facilidades permite que simulações sejam executadas nos processos, facilitando a
identificação de eventuais mudanças que sejam necessárias durante a sua execução. A
Figura 7 ilustra a visualização dos processos de software sob a perspectiva de artefatos
produzidos durante o processo. Cada artefato é exibido como um ícone, que é associado a
um rótulo contendo o nome e o estado do artefato. Cada artefato é representado por uma
cor que indica o seu estado. Além disso, são apresentadas ainda informações relativas à
sua descrição, sua atividade produtora, suas atividades consumidoras e às pessoas
responsáveis pela sua produção. O processo pode ser representado ainda sob a
perspectiva de pessoas participantes. Cada pessoa é representada por um ícone associado
a um rótulo contendo seu nome. Para cada pessoa são apresentadas informações indicando
seu nome, e-mail, número de dias trabalhados e período de alocação no processo. Além
disso, são apresentadas informações relativas às atividades para as quais a pessoa está
alocada, indicando sua responsabilidade e papel desempenhado e os artefatos sob sua
responsabilidade.
Figura 7 – Visualização do Processo sob Perspectiva de Artefatos Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta enactPro
2.3 BPMN
O Business Process Modeling Notation (BPMN) é uma notação proposta pela
Business Process Management Initiative, desenvolvida inicialmente em 2004, com o
objetivo de criar padrões e uma arquitetura universal para a gestão dos processos de
negócio, desde os analistas que criam o modelo inicial, aos técnicos que o desenvolvem,
aos responsáveis pela implementação e finalmente, para que seja compreendido pelas
pessoas do negócio, que terão de gerir e monitorizar esses processos, combatendo desse
modo, a lacuna existente entre a modelação de processos e sua implementação (White,
2004).
Pode caracterizar-se a notação BPMN, como sendo uma notação baseada em
diagramas de fluxos para a definição de processos de negócio, que resulta do acordo entre
vários fornecedores de ferramentas de modelação, que inicialmente tinham as suas próprias
notações, e que as converteram numa única, para benefício do utilizador final. A BPMN
permite gerar processos de negócios, através de modelações efetuadas, tendo por base
mecanismos concebidos para essa finalidade ((OMG), 2011).
O BPMN não é a única notação utilizada para modelação de processos, mas tem
como principal vantagem a fácil compreensão de seus modelos por todos os atores
envolvidos no processo de desenvolvimento de um sistema.
2.3.1 Modelagem de processos da Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM)
A FCI (faculdade de computação e informática) é uma das oito unidades
universitárias presentes na Universidade Presbiteriana Mackenzie (UPM) que possui em sua
coordenadoria de curso diversos macroprocessos
Para atingir o objetivo proposto por essa pesquisa, gostaria de agradecer ao
coordenador do curso de Sistemas de Informação, o professor Doutor Fábio Silva Lopes,
por sua colaboração, descrevendo como funcionam os principais processos dentro da FCI e
fornecendo alguns arquivos bpm (Bizagi Diagram Model), possibilitando a modelagem por
meio da notação BPMN no software Bizagi Modeler de alguns macroprocessos aqui
apresentados.
Cada macroprocesso pode ser decomposto em processos menores, onde é possível
visualizar o funcionamento de cada um. A figura 8 ilustra todos os macroprocessos
presentes na coordenadoria de curso da FCI.
Figura 8 - Macroprocessos da Coordenadoria do curso FCI da UPM Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta Bizagi Modeler.
2.3.2 Projeto Enade
O Exame Nacional de Desempenho de Estudantes (Enade) avalia o rendimento dos
alunos dos cursos de graduação, ingressantes e concluintes, em relação aos conteúdos
programáticos dos cursos em que estão matriculados. O exame é obrigatório para os alunos
selecionados e condição indispensável para a emissão do histórico escolar. A primeira
aplicação ocorreu em 2004 e a periodicidade máxima da avaliação é trienal para cada área
do conhecimento.
Dada à suma importância desse exame, a FCI elaborou um macroprocesso
denominado Projeto Enade, representado pela figura 9, que é composto por três processos
(etapa 1, etapa 2 e etapa 3). Na etapa 1, ilustrada pela figura 10, é feito um relatório sobre a
análise da última prova do Enade, apontando resultados e planos de ação. Na etapa
2,ilustrada pela figura 11, é feito um relatório analisando o resultado da prova e apontando
as áreas de sucesso e as áreas que necessitam de ações especificas e planos de ação. Na
etapa 3, ilustrada pela figura 12, é preparado um relatório gerencial do processo de
sensibilização para a execução da prova.
Figura 9 - Macroprocesso do Projeto Enade
Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta Bizagi Modeler.
Figura 10 - Processo da Etapa I Enade
Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta Bizagi Modeler.
Durante a etapa I, todas as provas anteriores do Enade são analisadas. Logo após a
análise, é elaborado um relatório contendo uma análise sobre a útima prova aplicada e com
os resultados em mãos, é elaborado um plano de ação.
Figura 11 - Processo Etapa II Enade
Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta Bizagi Modeler.
Durante a etapa II, o relatório detalhado, que foi gerado na etapa I, é analisado. Há um
foco nas áreas que necessitam de ações específicas e um novo plano de ação é elaborado.
Figura 12 - Processo Etapa III Enade
Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta Bizagi Modeler.
A etapa III, última etapa deste macroprocesso, é responsável pela preparação do
relatório de processos de sensibilização para a execução da prova.
A automatização do macroprocesso Projeto Enade com a ferramenta enactPro,
garantirá que sua execução se torne mais ágil, produtiva, eficiente e eficaz. Com isso torna-
se possível a simulação do processo, permitindo a avaliação de possíveis problemas e
gargalos, criando oportunidades para sua melhoria e facilitando a monitoração.
2.3.3 Processo Calendário de Prova
O processo do calendário de prova da FCI funciona da seguinte forma: os
calendários acadêmicos e de eventos da unidade acadêmica são recebidos e analisados.
Posteriormente é montada uma versão de calendário que é encaminhada para os
professores analisarem. Caso existam erros os mesmos são corrigidos e é lançada uma
nova versão. Caso contrário é publicado uma versão final do calendário para os alunos no
moodle.
Após a publicação no moodle é feita uma nova verificação para checar a existência
de possíveis erratas e corrigir as erratas encontradas. As erratas são publicadas no moodle.
As datas são encaminhadas para o DTI para publicação no TIA. Todos os processos
descritos acima estão ilustrados na figura 13.
Figura 13 – Processos calendário de prova Fonte: Elaborado pelo autor utilizando a ferramenta Bizagi Modeler
Através da modelagem do macroprocesso Calendário de Prova, constatou-se que o
mesmo apresenta muitos processos inter-relacionados e interdependentes. Com a sua
automatização será possível identificar possíveis gargalos, melhorar o seu desempenho, e
torna-lo ainda mais eficiente.
3 Conclusão
Dada às exigências que as organizações enfrentam atualmente, é importante que
recorram a métodos ou metodologias, que tornem a sua adaptação possível.
Umas das metodologias que veio facilitar essa adaptação foi o BPM (Bussiness
Process Management), através da modelação e otimização dos processos das
organizações. Apesar, de a modelação de processos ser um processo abstrato da realidade,
devido a variabilidade dos seus processos, não deixa de ser um ótimo ponto de partida.
A instituição de ensino deve estar ciente que não vai obter modelos perfeitos através
da modelação, mas deve estar recíproca à mudança, reconhecendo que atingindo a
eficiência e a eficácia é possível obter melhores resultados.
O presente trabalho foi proposto, por se considerar que a Divisão Acadêmica da
Faculdade de Computação e Informática (FCI) da Universidade Presbiteriana Mackenzie
(UPM) não executa de forma rápida e eficiente os pedidos diários dos alunos.
Dado o elevado número de estudantes matriculados, e de modo a satisfazer as
necessidades dos alunos, o mais rápido possível, torna – se essencial para a FCI que as
funções desempenhadas sejam realizadas de forma eficiente.
O objetivo concreto deste trabalho consistia na modelação de alguns
macroprocessos presentes na FCI, e através da análise dos mesmos, propor melhorias para
futuramente redesenhar esses processos e posteriormente automatizá-los, de acordo com
as melhorias sugeridas.
Com a realização deste trabalho, comprova-se que a modelação de processos é uma
ferramenta extremamente útil para a esquematização dos processos, uma vez que permite
compreender de forma clara, os processos, diariamente, realizados pela FCI.
Como principais contribuições deste trabalho, são ressaltados:
A simplicidade de uso da ferramenta enactPro, que requer apenas a
descrição de um processo de software como configuração inicial;
O mecanismo de reversibilidade, possibilitando a simulação dos processos
de uma maneira simples e eficiente;
Diferentes formas de visualização dos processos, permitindo a visualização
dos mesmos sob a perspectiva de atividades a serem realizadas, de artefatos produzidos e
de pessoas participantes;
Interação com a execução do processo modelado, permitindo a manipulação
do estado das atividades e dos artefatos envolvidos, propagando essas alterações nos
elementos dependentes.
A facilidade de modelar processos existentes com a notação BPMN,
gerando modelos de fácil compreensão para os usuários.
Importante ressaltar que o resultado do emprego da metodologia está diretamente
relacionado à qualidade das análises realizadas. Outro aspecto a ser ressaltado é a
necessidade de constante revisão / atualização / automatização do sistema de gestão por
macroprocessos.
A adoção de planos de ação com definição de responsabilidades e prazos para
automatização dos processos pode ser uma ferramenta complementar ao método.
Referências
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