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EL ARCHIVO DE EMPRESA
Es muy importante crear una cultura archivista.Se debe optimizar el uso del mobiliario de archivo para que éste sea operativo.
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La aparición de nuevas tecnologías ha mejorado considerablemente el mantenimiento de archivos manejables en la empresa.
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Objetivos de un sistema de archivo:
Disminuir el volumen de documentos.
Facilitar la localización de documentos.
Aprovechar el espacio.
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Documento: es el testimonio material de un hecho.
Su contenido es la información relacionada con éste, la cual debe ser detallada y clara para que su uso sea lo más efectivo posible.
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Correspondencia: cartas recibidas y emitidas por la oficina.
Expediente: Conjunto de documentos y actuaciones relacionadas con un hecho.
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CUADRO DE CLASIFICACIÓN
C.1. Formación
C.1.1. Expedientes de asistencia
C.1.2. Documentación
C.2. Expedientes de clientes
C.3. Proveedores
C.4. Marketing
C.4.1. Material de marketing
C.4.2. Acciones de marketing emprendidas
Ejemplo de cuadro de un archivo
EL ARCHIVO DE EMPRESAACTUALES SOPORTES PARA GUARDAR INFORMACIÓN
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Muebles.
Bandejas.
Carpetas.
Archivos modulares
Estanterías
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Más ejemplos de mobiliario de oficina para archivo:
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También son importante las medidas ambientales y de seguridad, dado que los documentos pueden sufrir deterioro físico por exposición al medio ambiental.
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En la actualidad, las empresas deben disponer de toda la información relacionada con un hecho a la mayor brevedad posible. Es por ello que el mantenimiento de un eficaz sistema de archivo se hace imprescindible cada vez más.
Un empresa nunca debe escatimar en materia de archivo, pues allí reside el elemento más importante: la información.