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Manual de Usuario – Oficina Virtual de Recursos Humanos

Contenido Introducción .................................................................................................................................. 3

¿Qué es la Oficina Virtual de Recursos Humanos? ................................................................. 3

Ingreso a la página ...................................................................................................................... 4

Obtenga su clave ........................................................................................................................ 5

Ingreso a la aplicación ................................................................................................................ 7

Pantalla principal ......................................................................................................................... 8

Menú ........................................................................................................................................... 8

Contenido .................................................................................................................................. 9

Secciones .................................................................................................................................... 10

Perfil ........................................................................................................................................... 10

Boletas de Pago ...................................................................................................................... 11

Reporte de Salarios ................................................................................................................ 13

Evaluación del desempeño .................................................................................................. 14

Constancias salariales y tiempo extraordinario ................................................................. 14

Aportes FRE .............................................................................................................................. 16

Incapacidades ....................................................................................................................... 17

Vacaciones ............................................................................................................................. 17

Enriquecimiento ilícito ............................................................................................................ 18

Expediente ............................................................................................................................... 18

Créditos fiscales ................................................................................................................... 18

Pensiones y embargos ........................................................................................................ 19

Adelantos de salario ........................................................................................................... 20

Cuentas varias ..................................................................................................................... 21

Anulaciones ......................................................................................................................... 21

Orden patronal ....................................................................................................................... 22

Cambiar clave ........................................................................................................................ 22

Salir del sistema ........................................................................................................................... 23

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Introducción

La Dirección de Administración y Gestión de Personal, en un esfuerzo por brindar

mejores y más rápidas herramientas de información y comunicación a los

trabajadores, ha dispuesto en el Portal de Recursos Humanos el servicio de Oficina

Virtual, herramienta tecnológica que permite conocer información general de la

unidad y plaza en que se labora, la última evaluación del desempeño generada

mediante el Portal y la posibilidad de ver, guardar o imprimir la boleta de pago o

“colilla de salario” previo al pago en cada catorcena.

Asimismo, podrá gestionar su constancia salarial y consultar toda la información que

tenga registrada con respecto a créditos fiscales, pensiones, embargos, adelantos de

salario y cuentas varias.

Mediante el presente manual, el trabajador de la CCSS, que así lo desee, podrá

aprender a utilizar las funcionalidades y opciones que presenta el servicio de Consulta

en Línea, de tal forma que se facilite el acceso y utilización de los servicios que ahora

se ponen a disposición de todos.

¿Qué es la Oficina Virtual de Recursos Humanos?

Es un mecanismo tecnológico de consulta, dirigido a los funcionarios de la Caja

Costarricense de Seguro Social, mediante el cual y a través de la contraseña

correspondiente, se podrá en una primera etapa conocer la siguiente información:

Boletas de Pago: Permite ver, guardar o imprimir las boletas de pago de forma

electrónica días antes de que se haga efectivo el depósito correspondiente. Las

boletas disponibles se empieza a visualizar a partir del mes de noviembre del

2009.

Información personal: Encuentre la información más actualizada de los datos

con los que usted se encuentra inscrito en la Caja Costarricense de Seguro

Social como trabajador.

Evaluaciones: Consulte la Evaluación del Desempeño que le fue aplicada para

el periodo 2008-2009, mediante el Portal de Recursos Humanos.

Salarios: Se puede observar información un poco más detalla de cada pago,

así como la proyección de pago de aguinaldo y salario escolar.

Proyección Pensión: Conocer más o menos un aproximado de su fecha de

pensión.

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Trámites en línea: Sección disponible para realizar trámites en línea.

Ingreso a la página

Ingrese a través del navegador de su preferencia (Google Chrome, Mozilla Firefox,

Opera, Safari, Internet Explorer) la siguiente ruta:

https://rrhh.ccss.sa.cr/consulta/

Una vez que cargue la página, podrá observar lo siguiente:

Corresponde a la pantalla de ingreso de la Oficina Virtual de Recursos Humanos

Importante: Si no cuenta con clave para ingresar a la Oficina Virtual, por favor diríjase

a la sección “Obtenga su clave”. En caso de contar con usuario y clave, puede

continuar con la sección “Ingresar a la aplicación”

https://rrhh.ccss.sa.cr/consulta/

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Obtenga su clave

En la misma pantalla de ingreso, podrá observar un botón de color celeste que dice

“obtenga su clave”.

Si lo presiona, una ventana emergente le solicitará la información necesaria para

completar el proceso:

A continuación, una breve explicación de cada campo solicitado:

¿Posee usuario de red?: Si lo tiene, deje marcada la casilla “Sí” y continúe con

los siguientes campos. En caso contrario el sistema le mostrará el siguiente

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mensaje: “Dirigirse personalmente a la Oficina de recursos Humanos que le

corresponda y solicitar su usuario. Para ello debe contar con una cuenta de

correo electrónico válida.”

Usuario: Corresponde al usuario de red de la CCSS (con el que ingresa a su

equipo)

Clave: Corresponde a la clave de red, que junto al anterior usuario, le permite

ingresar a su equipo.

Dominio: Elija el dominio al cual pertenece: gadmin, gmedica, etc.

No. Identificación: Indique el número de identificación con el que es

referenciado en las boletas de pago de la CCSS. En caso de ser una

identificación nacional, escriba el número de cédula tal y como aparece en el

documento de identidad (que consta de 9 dígitos). Ejemplo: 109150420. Si es

extranjero debe digitar el número de identificación tal y como aparece en las

planillas de la Caja Costarricense de Seguro Social.

Código verificador: Corresponde a una medida de seguridad alternativa. Digite

en el espacio en blanco las letras que se muestran en la imagen.

Términos y condiciones: Clic en “Acepto los términos y condiciones”

Si todos los datos son correctos, en forma inmediata le llegará un correo electrónico a

su dirección de correo de la CCSS con los datos de la clave asignada para el ingreso:

Espere solo unos segundos a que le llegue el correo. Ábralo y copie [Control] + [c], la

clave asignada. Una vez que haya ingresado por primera vez, puede cambiar la clave

utilizando la opción correspondiente.

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Ingreso a la aplicación

Para poder ingresar al sistema, deberá indicar:

Identificación: indique el número de identificación con el que es referenciado

en las boletas de pago de la CCSS. En caso de ser una identificación nacional,

escriba el número de cédula tal y como aparece en el documento de

identidad (que consta de 9 dígitos)

Clave: que le fue asignada (si se trata de primer ingreso) o la que usted haya

especificado si la cambió.

Código: corresponde a una medida de seguridad alternativa. Digite en el

espacio en blanco las letras que se muestran en la imagen.

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Pantalla principal

Podemos dividir la pantalla en dos secciones:

Menú

Contenido

Menú

Información básica del funcionario. Si da clic,

aparecerá la opción de ver el “Perfil”.

Lista de secciones que tiene a su disposición.

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Contenido

De entrada podrá ver las últimas 4 boletas de pago, información de la plaza, fechas

de ubicación a escala y de vacaciones, así como la unidad ejecutora.

Más abajo, tendrá a mano el salario más alto y más bajo del año en curso, así como la

proyección de su pensión.

También podrá acceder al “Perfil”, “Cambiar clave” y “Salir del sistema” dando clic en

el ícono del “Usuario” en la esquina superior derecha de su pantalla:

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Secciones

Perfil

Para ingresar a su perfil, tiene dos opciones:

a) La primera es dando clic sobre la flechita que está al lado de su nombre en la

parte superior del menú principal:

Al hacerlo, se desplegará justo debajo el enlace con la leyenda “Perfil”

b) La segunda, es dando clic sobre el ícono de “Usuario” que podrá ver en la

esquina superior derecha:

Allí también podrá ver el enlace para ingresar al “Perfil”

Una vez dentro del módulo, podrá ver la siguiente información:

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En la zona derecha, podrá ver información personal como: Plaza, Fecha de ubicación

a escala y nacimiento, género, Unidad Ejecutora y Unidad de Trabajo.

En la zona izquierda, verá su nombre, cédula y fotografía. Además, tendrá la opción

de actualizar en cualquier momento sus datos de:

Correo electrónico (Medio oficial para recibir notificaciones)

Teléfonos (debe indicar al menos uno)

Y s desea o no recibir la boleta de pago al correo electrónico (indicado aquí

mismo)

Boletas de Pago

Para ingresar a la sección debe dar clic en el ítem de menú “Salarios” y luego en el

subítem “Boletas”

Allí verá un listado con las fechas de pago y un botón rojo con la leyenda “PDF” que le

permitirá descargar la boleta en formato PDF:

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La boleta de pago que podrá descargar se visualizará de la siguiente manera:

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Reporte de Salarios

En esta página se muestran las estadísticas salariales del año en curso, un listado de los

pagos realizados durante el mes, así como un buscador por rango de fechas en caso

de requerir información histórica.

Si da clic sobre algún mes en particular, podrá ver información detallada de dicho

pago:

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Evaluación del desempeño

Se le presenta la información general de la Evaluación del Desempeño que le han sido

aplicadas a través del Portal de Recursos Humanos, hasta el momento de la consulta,

puede ver el detalle de la misma con la opción correspondiente e imprimirla.

Constancias salariales y tiempo extraordinario

Para ingresar a la sección debe dar clic en el ítem “Trámites”. Una vez dentro, de clic

al botón azul “Tramitar” en el recuadro de “Constancia Salarial”:

Una vez cargada la página, verá dos zonas. En la izquierda podrá realizar una solicitud

para trámite de constancia:

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En el caso de una constancia de tipo “Salarial”, sólo deberá indicar si desea que

incluya el Salario líquido o no.

En el caso de una constancia de tipo “Tiempo extraordinario”, deberá indicar la

cantidad de copias y si tiene alguna observación adicional.

Posterior a ello, en ambos casos, deberá presionar el botón “Enviar solicitud”.

Importante: Las constancias salariales ahora son digitales, por lo que una vez que sea

finalizada se le enviará el documento PDF por correo. En caso de no recibir el correo,

desde este mismo módulo podrá descargar el archivo desde la lista de constancias

solicitadas. La constancia salarial tiene un mes de vigencia, por lo que luego de dicho

plazo, no podrá ser descargada.

Por otro lado, en la zona derecha, verá un listado con las solicitudes de constancias

realizadas y su respectivo estado:

Para las constancias salariales, en la última columna (Descargar) cuando la misma se

encuentre finalizada, le mostrará un botón para descargar la misma en formato PDF.

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Aportes FRE

El Fondo de Retiro de los Empleados de la Caja Costarricense de Seguro Social

(FRE), es la unidad encargada de cumplir con lo establecido en el artículo 21 de la

Ley Nº 17, Ley Constitutiva de la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), el cual

textualmente dice:

“…Todos los trabajadores gozarán de un régimen especial de beneficios sociales que

elaborará la Junta Directiva. Este régimen comprenderá la formación de fondos de

retiro, de ahorro y préstamos, un plan de seguros sociales y los otros beneficios que

determine la Junta Directiva…”.

Con lo cual se constituye en un Régimen de Protección Básica en favor de los

trabajadores, para el cual únicamente cotiza la CCSS como patrono.

En esta sección podrá ver los aportes mensuales realizados al Fondo, así como su

monto total de aporte:

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Incapacidades

En esta sección puede consultar las incapacidades que tenga registradas. Puede

además consultar un detalle por cada registro.

En la información general se presentan los siguientes datos:

Boleta: número de boleta de la incapacidad

Tipo: tipo de la incapacidad

Desde: fecha desde la que se otorga la incapacidad

Hasta: fecha hasta la que se otorga la incapacidad

Desde: fecha desde la que se ha pagado la incapacidad

Hasta: fecha hasta la que se ha pagado la incapacidad

Días otorgados: cantidad de días que comprende la incapacidad

Días pagado: cantidad de días que se han pagado de la incapacidad

Monto: monto total cancelado por la incapacidad

UE: unidad ejecutora en la que se extiende la incapacidad

Estado: puede ser pendiente, sin trámite, con trámite, cancelado o bloqueado

Al hace clic en el icono ubicado en la última columna del listado, puede consultar

el detalle de la incapacidad.

Vacaciones

Aquí podrá ver la lista completa de solicitudes de vacaciones realizadas, la cantidad

de días disfrutados y el saldo.

Asimismo, podrá descargar en PDF el listado, imprimir o ver en detalle un registro en

particular.

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Enriquecimiento ilícito

Muestra un listado con las declaraciones de Enriquecimiento Ilícito realizadas. Además,

permite realizar búsquedas por rango de fechas:

Expediente

Créditos fiscales

En esta sección podrá ver la información que tiene registrada con respecto a:

Cónyuge (bloque color amarillo)

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Pensiones complementarias (listado a la derecha)

Hijos (recuadros inferiores)

Particularmente en el caso de los hijos, si presenta color rojo es porque

está inactivo el registro. Color verde significa que sí está activo.

Un hijo puede estar inactivo si: tiene más de 25 años y no presenta una

condición especial, tiene más de 18 años y menos de 25 pero no estudia.

Además cuenta con la opción de descargar en formato PDF los registros. Para esto,

utilice el icono ubicado en la esquina superior derecha de cada recuadro, para

obtener el reporte general de créditos fiscales.

Pensiones y embargos

En esta sección podrá ver las Pensiones Alimentarias y los Embargos Judiciales que

tiene registrados. Podrá verlos en forma de lista y descargarlos en PDF.

En el caso de las pensiones alimentarias, si fuese una “extraordinaria” saldrá una

etiqueta en color celeste indicándolo.

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utilice el icono ubicado en la esquina superior derecha.

Adelantos de salario

En esta sección podrá ver la información de adelantos de salarios que haya solicitado.

Podrá consultar los siguientes datos de cada registro:

Ingreso: fecha en la que se ingresó el registro al sistema

Procesada: estado de la solitud (Procesada o Sin procesar)

Justificación: observación ingresada para justificar la solicitud de adelanto

Obligación: monto total solicitado en el adelanto de salario

Rebajado: monto que ha sido rebajado del salario del funcionario para pagar el

monto de obligación.



Al hacer clic en ese icono obtendrá la información de la siguiente manera:

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Cuentas varias

En esta sección podrá ver la información de rebajos adicionales que se le hayan

realizado por diferentes motivos, por ejemplo daño de un activo. Podrá consultar los

siguientes datos de cada registro:

Ingreso: fecha en la que se ingresó el registro al sistema

Procesada: estado de la solitud (Procesada o Sin procesar)

Justificación: observación ingresada para justificar la solicitud del rebajo

Obligación: monto total que se debe rebajar

Rebajado: monto que ha sido rebajado del salario del funcionario para pagar el

monto de obligación.




Anulaciones

En esta sección podrá ver la información anulaciones de depósito que se le hayan

registrado. Podrá consultar los siguientes datos de cada registro:

Fecha: fecha de pago que fue anulada

Justificación: observación ingresada para justificar la anulación del depósito



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Orden patronal

Es un acceso directo a la Oficina Virtual de la CCSS, la cual le permite obtener su

orden patronal digital.

Cambiar clave

Si desea actualizar su contraseña de ingreso a la Oficina Virtual, deberá elegir en el

menú principal “Cambiar clave” o bien dar clic en el ícono de usuario en la esquina

superior derecha, para que despliegue el submenú:

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Para poder cambiar su contraseña, el sistema le solicitará su clave actual y dos veces

la nueva.

Luego solo debe presionar el botón “Aceptar”

Así la próxima vez que inicie sesión, podrá utilizar la nueva clave.

Salir del sistema

Para salir de forma segura del sistema, tiene dos opciones. La primera sería dando clic

sobre el último ítem del menú principal “Salir”. La segunda sería dar clic en el ícono de

usuario en la esquina superior derecha, para que despliegue el submenú:

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De clic sobre el enlace “Salir”.

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