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ESTUDIOS PREVIOS PARA EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACION TENDIENTE A LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO A PROCESOS JUDICIALES SIPROJ A NIVEL NACIONAL EN DESARROLLO DE LO SEÑALADO EN LA LEY 80 DE 1993, ARTÍCULO 25, NUMERALES 7 Y 12 Y EL ARTÍCULO 3 DEL DECRETO 2474 DE 2008

I. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA PROCURADURIA PRETENDE SATISFACER CON ESTA CONTRATACIÓN

La función de representación judicial de la Procuraduría General de la Nación se encuentra asignada por el Decreto Ley 262 de 2000, a la Oficina Jurídica para el caso de las tutelas y demás procesos en que ella sea demandante o demandada, como oficina asesora del despacho del Procurador General de la Nación. (ver art. 15 numerales 2, 3 y.4 del Dto Ley 262 de 2000).

Adicionalmente el art. 15 numeral 4 del mismo estatuto, establece que la Oficina Jurídica debe coordinar la intervención que realizan los Procuradores Regionales ante Jueces y Tribunales en los que cursen procesos contra los actos administrativos de la Procuraduría que impongan sanciones disciplinarias.

Mediante Resolución No. 274 de 2001 el Procurador General de la Nación en calidad de representante legal de la entidad facultó al Jefe de la Oficina Jurídica para recibir las notificaciones personales de los procesos en contra de la entidad y conferir poderes a los abogados que deban representar a la entidad.

De igual manera, en diversas circulares, instructivos y memorandos se ha instruido a los Procuradores Regionales y abogados que ejercen la representación judicial de la Procuraduría para que actúen en defensa de los intereses de la entidad en debida forma y verifiquen de manera permanente el estado de los procesos para actualizar mensualmente los informes de gestión ya institucionalizados.

Resulta de importancia para la entidad el conocimiento del estado de sus procesos, así como el control de los mismos, para lo cual se hace necesario efectuar una sistematización de estos, que permita tener los archivos digitales de las piezas procesales, a fin de su conocimiento, actualización, y utilización a futuro en procesos de similar objeto.

Lo anterior es significativo en lo referente a la prevención del daño antijurídico, que la Entidad pueda sufrir en razón a posibles condenas judiciales. Ya que a partir de dicha sistematización, se optimiza el control y seguimiento de los Procesos judiciales, y se pueden fijar estrategias, que permitan a la Procuraduría General de la Nación, hacer una mayor prevención del daño antijurídico, y mantener un sistema correcto y coherente de defensa judicial de la entidad.

Teniendo en cuenta lo preanotado, y debido al ámbito de acción de la entidad –nacional- se precisa a efectos de analizar el contexto de la representación dividir su estudio, el primero, en la Oficina Jurídica – sede Bogotá, y en segunda instancia en cuanto a las procuradurías regionales se refiere:

I.1. EN BOGOTÁ:

Actualmente la Oficina Jurídica cuenta con un total de ocho (8) funcionarios con asignación específica y concreta de las funciones de representación judicial.

OFICINA JURIDICA EXT. 11018 -11030 [email protected] 5 No. 15-80 Piso 10 Pbx 5878750 www.procuraduria.gov.co

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mailto:[email protected]


El inventario de procesos judiciales de la entidad asciende a 30 de septiembre de 2011 a 1.133 actuaciones, de los cuales 556 se concentran en Bogotá. A lo anterior se suma la función de representar a la entidad en acciones de tutela en las que sea demandada o deba actuar como demandante.

I.2. EN LAS REGIONALES:

La Coordinación de la labor de representación judicial en las 32 Regionales se realiza directamente por medio de seis (6) de los ocho (8) abogados de la Oficina Jurídica.

El desarrollo de la labor de representación judicial a nivel regional y provincial se realiza por funcionarios que adelantan otras labores tales como investigaciones disciplinarias, e intervención preventiva; también se dan traslados o desvinculación de funcionarios que tienen a su cargo la representación judicial.

Estos aspectos se traducen en falta de información en los expedientes o en algunos casos la falta de actualización en la información que reportan al nivel central.

A continuación se presenta la distribución de procesos a nivel territorial:

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12 1 38 33 18 8 3 1 28 1 13 75 1 8 11 1 31 7 20 1 34 24 3 8 1 18 3 11 50 10 32 27 7

1133

DISTRIBUCION DE PROCESOS POR CIUDADES

a. MANEJO DE LA INFORMACIÓN DE LOS PROCESOS JUDICIALES

La información de los aproximadamente -1133- procesos judiciales que gerencia la Oficina Jurídica se maneja en un archivo Excel que es alimentado con base en los datos suministrados por los abogados de todo el país, incluidos los de la Oficina Jurídica con funciones de representación judicial. Este cuadro Excel es operado por un funcionario de la dependencia.

Por el manejo desconcentrado de la información, se ocasionan necesariamente retrasos entre el movimiento del proceso, la remisión de la información por cada abogado, su consolidación en Bogotá, y finalmente el registro para cada uno de los procesos por esta única persona.


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También se presentan demoras, inconsistencias y debilidades en el reporte de la información por parte de las procuradurías regionales y provinciales así como falta de criterios unificados para el reporte de la misma, no obstante los instructivos que se generan desde el nivel central.

Adicionalmente, por el número de procesos y el programa en que se maneja la información, existen altos riesgos de pérdida de la información, errores en el registro, dificultades en la consulta de los datos registrados para cada proceso. De igual forma, se presentan deficiencias en los canales de reporte de la información lo que ocasiona que se presenten inconsistencias en la información registrada o que no se tenga actualizada.

Este sistema es muy precario y genera dificultades en la consolidación de reportes que sirvan de base para el seguimiento y control de los procesos judiciales.

Adicional a lo anterior, no se cuenta con archivos físicos completos de los procesos judiciales en que la entidad es parte, lo que genera reprocesos y dificultades en la reconstrucción de la memoria de cada proceso. Así mismo, esto dificulta la creación y consolidación de políticas de defensa judicial de la entidad.

B. Plan de mejoramiento

Las dificultades en el manejo de la información de los procesos judiciales por la carencia de sistemas que permitan un adecuado control de los mismos a nivel nacional ha sido objeto de la formulación de hallazgos de la Contraloría General de la República en sus distintos informes de auditoría realizados a la Procuraduría General de la Nación.

Es así como en el informe de auditoria de la vigencia 2009, del señalado órgano de control, se realizan dos hallazgos1 relacionados con dificultades generadas en la información de los procesos judiciales en que la entidad es parte. Teniendo en cuenta lo anterior, la entidad en el Plan de Mejoramiento de la vigencia 2009, aprobado por la Contraloría General de la República en julio de 2010, con miras a resolver los citados hallazgos, propuso como acción de mejoramiento la implementación del sistema SIPROJ en la PGN. Actualmente las acciones propuestas en el plan de mejoramiento señalado, revisado por la Contraloría Genera de la República en su auditoria a la vigencia 2010, se encuentran en cumplimiento.

C. SOLUCION

1 Hallazgo 1101100 –Diferencias entre el valor de las pretensiones por la cuantía de la demanda en contra de la PGN y el valor reportado en el formato F9 de la cuenta fiscal, y que la información reportada sobre el estado actual de los procesos no es actualizada ya que algunos de ellos no dan cuenta del estado real.Hallazgo 1801002 – La entidad no registró en la cuenta 2460 créditos judiciales, demandas ejecutoriadas en su contra por $828.8 millones, subestimando esta cuenta y la 5314 provisión para contingencias pro este valor y sobreestimando las cuentas 9120 y 9905 litigios y mecanismos de solución de conflictos por $268.4 millones. Se presentó subestimación en las cuentas 2710 y 5314 provisión para contingencias por $504.3 millones, debido a la falta de contabilización en estas cuentas de las demandas con fallo de primera instancias o estudio jurídico con calificación 2, sobreestimando en este mismo valor las cuentas 9120 y 9905 litigios y mecanismos de solución de conflictos.


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A nivel informático, el Distrito Capital de Bogotá creó un sistema de información de procesos judiciales, SIPROJ web, que se encuentra en red y que pretende la unificación de toda la información de carácter judicial relacionada con los procesos que se adelantan en contra de las entidades u organismos distritales hasta la verificación efectiva de su pago, en el evento en el cual la Administración ha sido condenada. Este sistema es gerenciado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Este aplicativo permite su consulta y actualización a través de Internet a los usuarios autorizados, con acceso y funcionalidades de acuerdo a los privilegios del perfil asignados por el administrador del sistema. El sistema está compuesto por los siguientes elementos: una base de datos SQL, que almacena la información de manera estructurada. Y una aplicación de registro, administración y consulta desarrollada en plataforma JAVA JE22, publicada a través de internet.

“El corazón de SIPROJ está conformado por la información de los PROCESOS JUDICIALES junto con su información histórica de estados procesales. Alrededor de este se han conformado los restantes 9 módulos, cuales son: Módulo Tutelas; conciliación (el cual agrupa la conciliación prejudicial y los comités de conciliación); jurisprudencia, Concursal, informes, Mantenimiento, administración y auditoria), Pago de sentencias, Penales y Contingente judicial.”2

La plataforma tecnológica en la cual funciona Siprojweb es:

Por las ventajas3 que ofrece este sistema a nivel administrativo y tecnológico, se solicitó autorización de uso a la Alcaldía Mayor, la cual fue atendida en forma favorable en el año 2010. Estas ventajas son:

ADMINISTRATIVAS

No requiere de ninguna instalación previa para que pueda ser utilizado por cualquier usuario.

La información no queda registrada en el computador del usuario sino en una base de datos central. De esta manera, el trabajo realizado por el usuario puede ser

2 Manual del Usuario del sistema SIPROJWEB.3 Según Manual del Usuario del sistema SIPROJWEB.


SISTEMA OPERATIVO Windows Server V. 2008 Linux Suse Enterprise V. 1.1 BASE DE DATOS Oracle V 1oG SERVICIOS Apache

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consultado y complementado en cualquier otro computador en el que el usuario pueda conectarse a Internet.

Las copias de respaldo de la información registrada en SIPROJ ( 8 backups) no son responsabilidad del usuario, puesto que estas son realizadas automáticamente desde los servidores centrales y con una periodicidad establecida.

La disponibilidad de la aplicación es de 24x7, es decir 24 horas al día y 7 días a la semana puesto que los servidores donde reside el sistema siempre están encendidos.

Puede ser accesado desde cualquier navegador o browser web, y en cualquier sistema operativo.

TECNOLOGICAS:

Generación Estándar de informes y consultas: SIPROJ cuenta con consultas en Internet las cuales pueden ser manipuladas en forma de texto o exportadas para ser manejadas en una hoja de cálculo como Microsoft Excel. Así mismo, las consultas gráficas estadísticas en forma de pies y gráficas de barras, pueden ser copiadas como imágenes e incrustadas en archivos de Word y Excel.

Por ser SQL, SIPROJWEB permite la realización de consultas específicas (querys) que combinan la información de mas de 60 tablas, que componen la aplicación y que pueden ser realizados por cualquier persona que disponga de un acceso y los privilegios necesarios para realizar la consulta.

Finalmente, por el uso de la herramienta la Alcaldía Mayor de Bogotá no cobra a la Procuraduría costo alguno.

Una vez autorizado el uso, la Oficina Jurídica en el año 2010 emprendió la implementación del sistema SIPROJ en Bogotá, esto es, levantando la información de los procesos activos concentrados en el nivel central, incluyéndola en el aplicativo a nivel de “prueba”, situación que se ha mantenido en el año 2011. De igual manera, desde dicho año se previó la necesidad de recopilar, digitalizar e ingresar al mismo sistema la información de los procesos judiciales en los cuales la entidad es parte, que se encuentran activos en los distintos despachos judiciales a nivel nacional.

No obstante lo anterior, y la exitosa experiencia para el levantamiento y registro de la citada información en Bogotá, debido a las dificultades que se han reseñado a nivel de la representación ejercida por las procuradurías provinciales y regionales, esto es, a nivel nacional, se hace necesario contar con apoyo para la recopilación en sitio, digitalización e ingreso de la información de los procesos que cursan en todos los despachos judiciales del país al sistema, en aras de lograr informes estándar, mayor y más eficiente control de los procesos a nivel nacional y generación de políticas de defensa judicial a nivel nacional.

II. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR, CON SUS ESPECIFICACIONES Y LA IDENTIFICACIÓN DEL CONTRATO A CELEBRAR

El contrato a celebrar es un contrato de prestación de servicios para el levantamiento, revisión, digitalización y registro de la información de procesos judiciales en los que sea


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parte la Procuraduría General de la Nación a nivel nacional, con miras al funcionamiento pleno del aplicativo Sistema de Información de procesos judiciales SIPROJ de la entidad.

El objeto contractual incluye:

1. Levantamiento en sitio y revisión de la información. Esta fase incluye revisión en la sede de cada juzgado o Tribunal (en sitio) de los procesos judiciales en los que sea parte la PGN a nivel nacional, levantamiento y validación de la información de los mismos, incluyendo la determinación de procesos activos, inactivos y/o archivados. No se entenderán incluidos para efectos del presente contrato los procesos de tutela en los cuales sea parte la entidad. La entidad suministrará un listado de procesos clasificado por las Regionales en el cual se tiene distribuida la coordinación de procesos a nivel interno. Este listado contiene información básica de cada proceso. Para el nivel central (Bogotá) la labor del contratista se concentrará en verificar la información que ya se tiene en el sistema, identificando los procesos que no se encuentren allí. En todo caso el oferente deberá contemplar en su oferta económica todos los costos asociados al levantamiento de la información en las sedes de los despachos judiciales a nivel nacional.

2. Digitalización de las piezas procesales de los procesos judiciales en los que sea parte la PGN a nivel nacional (incluidos aquellos del nivel central – Bogotá- que no cuenten con tales piezas procesales). Las piezas documentales a digitalizar son: demanda, auto admisorio de la demanda, correcciones y/o adiciones a la demanda, notificación, contestación de la demanda, autos de pruebas, incidentes de nulidad, alegatos de conclusión, recursos, fallos de las distintas instancias judiciales. Esta acción busca establecer el historial de las actuaciones procesales surtidas desde la radicación de la demanda hasta el estado en que se encuentre el proceso.

3. Registro de los procesos judiciales en los que sea parte la PGN a nivel nacional, incluyendo las piezas procesales digitalizadas, en el aplicativo SIPROJ. Para este efecto, la entidad suministrará los usuarios necesarios al contratista para el acceso al sistema. Los documentos digitalizados serán incluidos en el sistema en formato: jpg, pdf, doc, gif, jpeg, o similares definidos con la entidad al inicio del contrato.

El contratista debe prever todos los costos inherentes a las anteriores actividades así como aquellos que correspondan a los desplazamientos que se deben realizar a las diferentes regionales a nivel nacional y el trámite de las autorizaciones respectivas para que su personal pueda tener acceso a los expedientes ante los Despachos judiciales, verbigracia, autenticaciones.

El sistema SIPROJ está siendo implementado en un 80% a nivel intranet de la entidad. En el evento en que para la ejecución del contrato este aplicativo no se encuentre en web, la entidad permitirá el acceso a las instalaciones de la PGN en las dependencias del nivel


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central, regional y/o provincial, del personal necesario para el ingreso, revisión y control de la información necesaria para el cumplimiento contractual.

PERSONAL DEL CONTRATISTA:

Con miras a garantizar la calidad del servicio a contratar, el contratista deberá utilizar en su ejecución el siguiente personal:

a. Recopiladores de información: Personal con mínimo estudios de bachillerato y un año de experiencia en recopilación de información judicial. Su número queda a libre fijación del proponente.

b. Digitadores: Mínimo dos personas con estudios de bachillerato y con mínimo un año de experiencia en recopilación de información judicial y digitalización de información.

c. Soporte técnico: Un Ingeniero de sistemas con mínimo un año de experiencia en proyectos similares al objeto del presente proceso contractual.

d. Supervisor: Un Abogado con mínimo tres (3) años de experiencia en litigio, de los cuales debe acreditar uno ante la jurisdicción contencioso administrativa.

La acreditación de la formación y experiencia del personal recopilador, digitador y de soporte técnico mínimo debe realizarse por el adjudicatario del proceso a la firma del acta de inicio del contrato.

La acreditación de la formación y experiencia del supervisor deberá efectuarse por los proponentes con la propuesta.

LOGISTICA

Para el desarrollo de la labor el contratista deberá disponer el desplazamiento del equipo y la disponibilidad de los medios logísticos necesarios tales como equipos de cómputo, escáneres, cámaras y demás requeridos para el cumplimiento del servicio. Teniendo en cuenta que es una actividad que desarrollará el contratista con autonomía administrativa quedará a su criterio la determinación de los medios requeridos, en todo caso sin detrimento del cumplimiento de la labor a desarrollar. En este sentido, deberá prever en la determinación del precio ofertado el costo que ello implique.

OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA

1. Presentar para el momento del inicio de la ejecución del contrato las certificaciones y documentos que acrediten los requisitos de formación y experiencia del personal recopilador, digitador y de soporte técnico mínimo.

2. Presentar un plan de servicio respecto a la forma en la cual se desarrollará el objeto del contrato, indicando los datos de contacto del supervisor contractual.


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3. Rendir los informes de avance del desarrollo del objeto contractual al supervisor designado por la Procuraduría en las reuniones quincenales de seguimiento, presentando el detalle de la información levantada según las fases del objeto contractual planteadas en este acápite.

4. Presentar un informe mensual para el pago, detallando los procesos ingresados al sistema, señalando el ID (número interno del sistema siproj asignado a cada proceso) y que detalle la labor realizada.

5. Realizar las recomendaciones y sugerencias para el desarrollo del objeto contractual con la suficiente antelación.

6. Garantizar la calidad de la información registrada en el sistema.

7. Efectuar un back-up o copia de seguridad de la información de los procesos por el suministrada producto del contrato.

CUBSEn cumplimiento a lo normado en el Decreto 3512 de 2003 se consultó el código CUBS del SICE, el cual de acuerdo al registro actualizado corresponde a 2.32.1. Servicios de apoyo administrativo.

Debido que el objeto de la prestación de este servicio registra un código que no llega al nivel 5 de consulta, y que no tiene precio indicativo, no es procedente exigir a los oferentes la presentación de los certificados de Registro de Precio en el SICE.

Lugar de ejecución.

Será en la ciudad de Bogotá, D. C. y en las ciudades a nivel regional y provincial, en que tenga procesos la entidad.

Forma de pago

La Procuraduría cancelará el valor del contrato, por mensualidades vencidas, de acuerdo al servicio prestado, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación en el Grupo de Cuentas de la División Financiera de la factura comercial, acompañada de la certificación que sobre la prestación integral del servicio expida el funcionario designado por la entidad para ejercer la interventoría del contrato, y de la certificación donde se verifique el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA). En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC.

III. FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN.

El proceso de selección del contratista se llevará a cabo por la modalidad de selección abreviada de menor cuantía, con fundamento en el artículo 2 numeral 2 literal b de la Ley 1150 de 2007 en concordancia con el Decreto 2025 de 2009 y demás normas aplicables,


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teniendo en cuenta la naturaleza del contrato (prestación de servicios) y el valor estimado del mismo.

IV. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO, INDICANDO LAS VARIABLES UTILIZADAS Para establecer el valor del contrato se solicitó cotización a dos firmas reconocidas en el mercado: BOLETIN JUDICIAL S.A. y LITIGANDO.COM, las cuales presentaron cotizaciones así:

“BOLETIN JUDICIAL S.A:

PROCESOS VALOR POR PROCESO

IVA 16 % TOTAL POR PROCESO

De 1 hasta 100 $ 45.000 $ 7.200 $ 52.200De 101 hasta 1.000 $ 43.000 $ 6.880 $ 49.880De 1.001 hasta 2.000 $ 41.000 $ 6.560 $ 47.560De 2.001 hasta 3.000 $ 39.000 $ 6.240 $ 45.240De 3.001 hasta 4.000 $ 37.000 $ 5.920 $ 42.920De 4.001 hasta 5.000 $ 35.000 $ 5.600 $ 40.600De 5.001 en adelante $ 33.000 $ 5.280 $ 38.280

LITIGANDO.COM S.A.

TARIFAS SERVICIOS SERVICIO

Del 1 al 100 Del 101 al 300 Del 301 al 600 Del 601 al 1000

Del 1001 al 2000

UBICACIÓN PLENA PROCESOS UPP

$ 7.839 $ 7.127 $ 6.479 $ 5.508 $ 5.233

*Procesos de UPP que se le realizo Auditoria Judicial efectiva se le aplica esta tarifa

$ 3.920 $ 3.564 $ 3.240 $ 2.754 $ 2.616

AUDITORIA JUDICIAL DE PROCESOS

$ 48.038 $ 41.772 $ 36.323 $ 31.586 $ 26.848

(Levantamiento de información) Valor Auditoria fuera de cobertura $ 114.000 OTROS CARGOS Por Proceso Valor Digitalización adicional después de 150 folios por proceso

$ 250

*Nota uno: A procesos que se le realice el servicio de UPP y Auditoria Judicial se le aplicará un descuento del 50% en la tarifa de UPP, como aparece en la tabla de precios.


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Nota dos: El tiempo de ejecución es de hasta 60 días hábiles, aunque se harán entregas parciales y se facturarán con la aprobación de la entidad. Nota tres: En estas tarifas se incluyen gastos de desplazamientos, notariales y demás erogaciones necesarias para dar cumplimiento con lo ofertado.”

Los precios de litigando ya incluyen el IVA.

Comparación de cotizaciones:

Comparadas las cotizaciones recibidas, y teniendo en cuenta el número de procesos promedio de LA PROCURADURIA a nivel nacional, tenemos que las ofertas recibidas se agrupan así:

Firma cotizante Rango de procesos

Valor incluido IVA

Boletín judicial s.a. De 101 hasta 1.000 $ 49.880

Litigando.com s.a.- corresponde al valor por proceso por ubicación plena y auditoría

Del 601 al 1000 $ 34.340

El valor promedio de los costos sería de $42.110 por proceso, y con un número estimado promedio de procesos anuales (1000) sería de $42.110.000.

No obstante, teniendo en cuenta la incertidumbre respecto al número definitivo de procesos en que sea parte la entidad en el 2011, por estar sujeto este factor a hechos de terceros (demandantes), es preciso prever un número fluctuante de 100 procesos, lo cual proyecta el valor del presupuesto en $4.210.000.

POR LO EXPUESTO EL PRESUPUESTO OFICIAL DE CONTRATO SE ESTIMA EN CUARENTA Y SEIS MILLONES TRESCIENTOS DIEZ MIL PESOS M/CTE (46.310.000.00)

Se cuenta con recursos por el proyecto "MEJORAMIENTO Y FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA PROCURADURÍA GENERAL" CÓDIGO BPIN 1154-00028-0000, en el cual se tiene inscrita la Actividad: Digitalización de información de procesos judiciales.

V. FACTORES DE SELECCIÓN

El artículo 88 de la ley 1474 de 2011 dispone:

“2. La oferta más favorable será aquella que, teniendo en cuenta los factores técnicos y económicos de escogencia y la ponderación precisa y detallada de los mismos contenida en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, resulte ser la más ventajosa para la entidad, sin que la favorabilidad la constituyan factores diferentes a los contenidos en dichos documentos. En los contratos de obra pública, el menor plazo ofrecido no será objeto de evaluación. La entidad efectuará las comparaciones del caso mediante el cotejo de los ofrecimientos recibidos y la consulta de precios o condiciones del mercado y los estudios y deducciones de la entidad o de los organismos consultores o asesores designados para ello.


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En los procesos de selección en los que se tenga en cuenta los factores técnicos y económicos, la oferta más ventajosa será la que resulte de aplicar alguna de las siguientes alternativas:

a) La ponderación de los elementos de calidad y precio soportados en puntajes o fórmulas señaladas en el pliego de condiciones; ob) La ponderación de los elementos de calidad y precio que representen la mejor relación de costo-beneficio para la entidad.”

Así las cosas, la ponderación de los elementos de calidad y precio serán señalados en estos estudios previos y en el pliego de condiciones así como los puntajes en que se soportan.

Para la verificación y como requisitos habilitantes, la entidad tendrá en cuenta las capacidades jurídica, financiera, de organización, la experiencia probable, la experiencia acreditada. Para la evaluación, se tendrá en cuenta el precio ofrecido por el servicio, la ambientación del sistema SIPROJ a los defensores regionales, servicios adicionales y el estímulo a la Industria Nacional.

REQUISITOS HABILITANTES

De conformidad con las necesidades de la Entidad, las condiciones mínimas que deberán acreditar los proponentes serán: la capacidad Jurídica, financiera, de organización, experiencia probable y acreditada y el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas.

5.1 CAPACIDAD JURIDICA

En cuanto a la capacidad jurídica, se verificarán entre otros los siguientes aspectos:

Certificado de inscripción, calificación y clasificación en el registro único de proponentes (RUP)

Los interesados en participar en este proceso, deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 1150 de 2007 y el Decreto Reglamentario 1464 de 2010.

Los proponentes deben allegar el certificado de inscripción, calificación y clasificación en el RUP, expedido por la respectiva Cámara de Comercio dentro de los quince (15) días hábiles anteriores al cierre del presente proceso, donde conste que se encuentran inscritos en la siguiente actividad, especialidades y grupos:

ACTIVIDAD 03: PROVEEDORESPECIALIDAD 23: SERVICIOSGRUPO 22 servicio de microfilmación

Y,

ACTIVIDAD 03: PROVEEDOR


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ESPECIALIDAD 23: SERVICIOSGRUPO 29 servicio de administración documental

El respectivo oferente deberá acreditar que está inscrito en cada uno de las actividades, especialidades y grupos exigidos.

Si la propuesta se presenta en forma individual o conjunta, el oferente y cada uno de los integrantes del Consorcio o Unión temporal deben cumplir con la inscripción, calificación y clasificación de la actividad, especialidad y grupo, exigido para el presente proceso de selección.

De conformidad con lo consagrado por el Decreto 1464 de 2010, artículo 6, la inscripción del proponente debe encontrarse vigente para la fecha del cierre del presente proceso. De igual forma, debe encontrarse vigente por el tiempo de ejecución del contrato y hasta la liquidación del mismo.

Capacidad residual de contratación

La capacidad residual es la capacidad real de contratación que resulta de restarle a la capacidad máxima de contratación (k) que figura en su registro de proponentes, la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecución el proponente al momento de presentar la oferta, incluyendo los que tenga por su participación en sociedades, consorcios o uniones temporales. El proponente persona natural, persona jurídica nacional, extranjera domiciliada o con sucursal en Colombia, consorcio o unión temporal, que se encuentre interesado en presentar propuesta dentro del presente proceso de selección, debe allegar con su oferta debidamente diligenciado el anexo adjunto al pliego de condiciones que trata sobre la capacidad residual, de donde se obtendrá la capacidad residual o capacidad real de contratación que tiene en la actualidad.

El proponente debe tener en cuenta que para efectos de la capacidad residual, la entidad tendrá en cuenta el valor total de los contratos, incluidas las adiciones y el valor del salario mínimo a aplicar será el del presente año. Para el cálculo de la capacidad residual, la entidad tendrá en cuenta para los contratos celebrados y perfeccionados a la fecha de cierre de este proceso el cien por ciento del valor del mismo y de aquellos contratos no finalizados, el porcentaje que falte por ejecutar y que indique el oferente.

En propuestas conjuntas, cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, en forma separada, deberá suministrar la información relacionada con este requisito.

El anexo debe ser diligenciado directamente por la persona natural, por el representante legal de la persona jurídica o el administrador de la sucursal en Colombia.

Los interesados en participar en el proceso de selección, deberán tener la siguiente capacidad residual al momento de presentar la propuesta:

ACTIVIDADCAPACIDAD

RESIDUAL MÍNIMA


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PROVEEDOR 173 SMMLV

Si la propuesta se presenta en forma individual, el oferente debe cumplir en forma total con la capacidad residual mínima exigida y en el evento que la propuesta la presente un consorcio o unión temporal, se acepta que en conjunto los integrantes cumplan con la capacidad residual mínima exigida.

Con los datos suministrados por el proponente, la entidad recalculará la capacidad residual informada. En caso de presentarse diferencia, se tendrá en cuenta para efectos de la capacidad residual, el valor corregido.

Formato Único de hoja de vida

El proponente debe allegar el formato único de hoja de vida adoptado por el Departamento Administrativo de la Función Pública.

5.2 CAPACIDAD FINANCIERA

Para verificar este aspecto se tendrán en cuenta el capital de trabajo y el índice de endeudamiento, señalados por la División Financiera, de la siguiente manera:

INDICADOR PROVEEDOR

PATRIMONIO SMMLV /2010

Mayor o igual a 20 puntos

Patrimonio > = 102 SMMLV

LIQUIDEZ Mayor o igual a 30 puntos

Activo Corriente / Pasivo Corriente Liquidez >= 1,0

ENDEUDAMIENTO Mayor o igual a 0 puntos

Pasivo Total / Activo Total

Endeudamiento <= 80,99%

5.3 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

El proponente debe cumplir con todas las especificaciones técnicas señaladas en este mismo documento con antelación.

5.4 CAPACIDAD DE ORGANIZACIÓN

La verificación de la capacidad de organización de cada proponente, se realiza según los parámetros señalados por la División Financiera, la cual definió el siguiente valor:


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Capacidad de organización 173 SMMLV

5.5. CONDICIONES DE EXPERIENCIA

5.5.1 EXPERIENCIA PROBABLE:

La verificación de la experiencia acreditada de cada proponente, para la actividad de proveedores solicitada, se determinará de acuerdo con la información establecida en el RUP, la cual deberá ser mínimo de 40 puntos.

Cuando se trate de consorcios o uniones temporales, cada uno de los integrantes debe acreditar la experiencia acreditada exigida por la Entidad en el presente proceso.

5.5.2. EXPERIENCIA ACREDITADA:

Los proponentes deben acreditar con las certificaciones respectivas expedidas por los contratantes, la celebración, ejecución y terminación de máximo dos (2) contratos celebrados con entidades públicas u otros clientes dentro de los cuatro (4) años anteriores a la apertura de este proceso contractual, cuyo objeto sea similar al de la selección en curso.

Las certificaciones deberán cumplir con las siguientes condiciones:

1. Señalar el nombre o razón social de la entidad que certifica, dirección, teléfono y nombre de la persona que expide la certificación.

2. La fecha de iniciación: Los contratos deben haber sido suscritos a partir de 1 de marzo de 2007.

3. Objeto contractual: de naturaleza similar al presente proceso.4. Fecha de terminación: Los contratos deberán estar concluidos totalmente antes de la

fecha de apertura de esta selección. No se aceptarán certificaciones de contratos en ejecución.

5. Valor: Deberá acreditar dos veces el valor del presupuesto oficial en salarios mínimos mensuales legales vigentes, sumadas las dos certificaciones.

Tratándose de Consorcios o Uniones temporales, cada uno de los integrantes debe presentar mínimo una certificación que cumpla las condiciones establecidas en este numeral.La entidad no acepta que cada prórroga de un contrato se cuente como un nuevo contrato, en el entendido que el contrato es uno solo y el hecho de prorrogarlo o adicionarlo, no significa que se celebre un nuevo negocio contractual. De esta forma, su cumplimiento se verifica desde el inicio hasta la culminación del mismo, entendiendo que ha finalizado cuando ha terminado su ultima prórroga si hubo lugar a ello.

ASPECTOS EVALUABLESFACTOR PUNTAJEPRECIO OFERTA ECONÓMICA 600 PUNTOS

200 PUNTOS


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CALIDAD a) AMBIENTACIÓN EN SIPROJ A DEFENSORES REGIONALES

b) SERVICIOS ADICIONALES

100 PUNTOS

ESTIMULO A LA INDUSTRIA NACIONAL 100 PUNTOS

Total Puntos 1000 PUNTOS

5.6. FACTOR PRECIO: 600 puntos

Obtendrá el mayor puntaje la oferta que acredite el menor precio para las actividades descritas en el numeral II del presente estudio, a saber, Levantamiento y revisión de la información de los procesos judiciales en que sea parte la PGN a nivel nacional, digitalización de las piezas procesales y registro de los procesos judiciales en que sea parte la PGN a nivel nacional. El oferente deberá cotizar todos los aspectos incluidos en el formato de oferta económica anexo a este estudio.

Para efectos de la tarifa aplicable y el IVA, el oferente debe tener en cuenta lo señalado por la ley 1111 de 2006 y el Decreto 4650 del 2006.

Para todos los efectos legales el proponente tendrá el personal para realizar la labor y si es del caso, actuará como empleador y el personal será directamente subordinado de éste, por lo que debe asumir todos los pagos por concepto de salarios, auxilio de transporte, prestaciones sociales, aportes parafiscales, seguridad social, cajas de compensación familiar, ICBF, riesgos profesionales, seguros de vida y demás emolumentos a que tengan derecho de conformidad con la normatividad laboral y ejercerá en consecuencia la representación legal ante cualquier reclamación que se derive de la ejecución del contrato, que con ocasión de este proceso se suscriba, si a ello hubiere lugar.

La Entidad verificará las operaciones aritméticas de los componentes de los valores. En caso de presentarse error de ésta índole y/o de la multiplicación de los valores unitarios que señale el proponente por las cantidades que estipule, la Entidad los corregirá y se tendrá en cuenta el valor corregido para efectos de la evaluación y adjudicación.

Para facilitar las diferentes etapas del proceso, el Proponente deberá presentar la propuesta económica tanto impresa como en medio magnético. En caso de existir discrepancias entre lo impreso y el medio magnético, prevalecerá lo impreso.

Para la evaluación de este factor al cual se le asignan 600 puntos, la entidad tendrá en cuenta que recibirá el mayor puntaje quien ofrezca el menor precio total por proceso judicial. Los demás oferentes obtendrán un puntaje proporcional descendente, de acuerdo con el resultado que se obtenga de practicar una regla de tres inversa, es decir, a mayor precio menor puntaje.

5.2 FACTORES DE CALIDAD: Valor total 300 puntos:


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Se asignarán trescientos (300) puntos distribuidos así:

a. Ambientación en SIPROJ a defensores regionales: Se otorgarán 200 puntos al proponente que oferte la realización de una capacitación o ambientación (personal o digital) para los abogados de la Procuraduría que realicen defensa judicial a nivel nacional respecto al sistema SIPROJ – no incluye Bogotá-. La capacitación deberá incluir presentación del aplicativo, ventajas del mismo, forma de acceso, radicación y actualización de procesos, inclusión de documentos, y en general, el manejo del módulo de procesos judiciales utilizando algún medio pedagógico. El mecanismo pedagógico utilizado será entregado a la entidad contratante, permitiendo su uso en futuras socializaciones, con fines pedagógicos.

b. Servicios adicionales: Se otorgarán 100 puntos al proponente que realice la entrega de los documentos digitalizados en medio físico, debidamente organizados por proceso.

5.3. INDUSTRIA NACIONAL MAXIMO 100 PUNTOSSe evaluará y asignará el respectivo puntaje a los proponentes que acrediten mediante certificación de cámara de comercio vigente que la prestación del servicio se efectuará por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia, de conformidad con lo consagrado por la ley 816 de 2003 en concordancia con la ley 1150 de 2007, artículo 2, parágrafo segundo, numeral 3 y el artículo 11 del Decreto 679 de 1994.

De igual manera, conforme con lo establecido en el parágrafo del artículo 1 de la Ley 816 de 2003, se otorgará tratamiento de servicio de origen nacional a aquellos servicios originarios de los países con los que Colombia ha negociado trato nacional en materia de compras estatales y de aquellos países en los cuales a las ofertas de bienes y servicios colombianos se les conceda el mismo tratamiento otorgado a sus bienes y servicios nacionales. Este último caso se demostrará con informe de la respectiva Misión Diplomática Colombiana que debe indicar por los menos los siguientes aspectos:

a) País de origen.b) Funcionario competente (nombre, cargo y firma). Citación de la disposición legal que lo autoriza para expedir la certificación.c) Indicación de ley interna del país extranjero o del documento referente al trato igualitario a los proponentes colombianos en materia de acceso a contrataciones estatales.

Para la asignación del puntaje de que trata este numeral el proponente debe presentar con la propuesta el certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio vigente, el cual acredite que la prestación del servicio se efectuará por empresas constituidas de acuerdo con la legislación nacional, por personas naturales colombianas o por residentes en Colombia o aplica principio de reciprocidad.


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En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 816 de 2003, los puntajes que se asignarán en cada uno de los casos serán:

Protección a la Industria Nacional Puntaje máximo

El oferente cuya empresa se haya constituido por personas naturales de Colombia o por residentes en Colombia de acuerdo con la legislación nacional o aplica principio de reciprocidad

100

El oferente cuya empresa se haya constituido por personas naturales de Colombia o por residentes en Colombia y personas extranjeras de acuerdo con la legislación nacional sin aplicación principio de reciprocidad 90

El oferente cuya empresa se haya constituido por personas extranjeras de acuerdo con la legislación nacional 50

FACTORES DE DESEMPATE

Con el fin de dirimir un empate cuando respecto del puntaje total se llegue a presentar esta situación en la puntuación de dos o más ofertas de manera que una y otra queden ubicadas en el primer orden de elegibilidad, se aplicarán las siguientes reglas:

Se seleccionará la oferta que haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación de la propuesta económica

Si persiste el empate, se seleccionará la oferta que haya obtenido mayor puntaje en el factor de calidad del producto ofrecido.

En caso de igualdad de condiciones, se preferirá la oferta de bienes o servicios nacionales frente a la oferta de bienes o servicios extranjeros.

Si se presente empate o éste persiste y entre los empatados se encuentran Mypimes, se preferirá a la Mypime nacional, sea proponente singular, o consorcio, o unión temporal o promesa de sociedad futura, conformada únicamente por Mypimes nacionales.

Si no hay lugar a la hipótesis prevista anteriormente y entre los empatados se encuentran consorcios, uniones temporales o promesa de sociedad futura en los que tenga participación al menos una Mypime, éste se preferirá.

Si continúa el empate éste se dirimirá entre los proponentes que estuvieron en igualdad de condiciones, mediante sorteo de balota que se efectúe en el momento de la sesión de adjudica0ción.

VI. EL SOPORTE QUE PERMITA LA TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN, Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO.

En desarrollo de lo señalado en la Ley 1150 de 2007, artículo 4, el Decreto 2474 de 2008, artículo 3 y la ley 80 de 1993, artículo 25, numerales 7 y 12 y con el fin de valorar el alcance del objeto contractual requerido por la entidad, como sustento y justificación de los factores de selección adoptados para el presente proceso, a continuación se describen las circunstancias que se consideran, constituyen riesgos que en un futuro


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puedan afectar el equilibrio económico del contrato, determinando su tipificación, estimación y asignación.

Riesgos que asume el contratistaTipificación Asignación Probabilidad

de OcurrenciaEstimación del

riesgo (porcentual frente al

presupuesto del proceso)

Uso indebido de la información que los funcionarios del contratista conozcan en desarrollo de sus actividades contractuales.

Contratista Baja 20%

Daños o mal funcionamiento de los equipos o herramientas de su propiedad y que se encuentren como soporte, en virtud de ésta contratación.


Estimación inadecuada de los costos inherentes a las actividades contractuales así como aquellos que correspondan a las autorizaciones respectivas para que su personal pueda tener acceso a los expedientes ante los Despachos judiciales, verbigracia, autenticaciones, para garantizar el cumplimiento del objeto contractual.


Aumento o decremento del número de procesos en que sea parte la entidad, por interposición o culminación de procesos.


Errores en el sistema por no seguir los procedimientos establecidos para ingreso de la información


Riesgos que asume la ProcuraduríaTipificación Asignación Probabilidad

de OcurrenciaEstimación del

riesgo (porcentual frente al

presupuesto del proceso)


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Información errónea o desactualizada suministrada por la entidad

Entidad Baja 5

No resolver las inquietudes manifestadas por el contratista o las solicitudes elevadas

Entidad Baja 10

Falta de registro presupuestal del contrato Entidad Baja 100Falta de pago o retrasos en los pagos del valor del contrato Entidad Baja 10

Para garantizar la ejecución satisfactoria del contrato la Procuraduría designará un funcionario idóneo y calificado de la Entidad como Supervisor que llevará a cabo el seguimiento y control del mismo y orientará al contratista en aquellos aspectos que éste requiera, en el marco de lo pactado, verificando que durante la ejecución del contrato se mantenga el equilibrio del mismo. Así aminora los riesgos derivados de la contratación.

No obstante lo anterior, hasta la fecha límite prevista en el cronograma del proceso, para la solicitud de aclaraciones al pliego de condiciones, los posibles oferentes o interesados en participar en el proceso deberán manifestar a la entidad, teniendo en cuenta el conocimiento que tienen como expertos en su actividad ordinaria, la existencia de posibles riesgos asociados a la ejecución del contrato que puedan afectar el equilibrio económico del mismo de conformidad con lo expresado por el artículo 863 del código de comercio, según el cual, las partes deberán proceder de buena fe exenta de culpa en el periodo precontractual, so pena de indemnizar los perjuicios que se causen.

En consecuencia, la entidad no aceptará reclamaciones relacionadas con circunstancias previsibles por el contratista que afecten dicho equilibrio económico y que no hayan sido manifestadas por el mismo en tal plazo.

VII. EL ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS DESTINADAS A AMPARAR LOS PERJUICIOS DE NATURALEZA CONTRACTUAL O EXTRACONTRACTUAL, DERIVADOS DEL INCUMPLIMIENTO DEL OFRECIMIENTO O DEL CONTRATO SEGÚN EL CASO, ASÍ COMO LA PERTINENCIA DE LA DIVISIÓN DE AQUELLAS, DE ACUERDO CON LA REGLAMENTACIÓN SOBRE EL PARTICULAR.

Como primera medida conforme lo dispuesto en el numeral 7 del artículo 3 del Decreto 2474 de 2007, se exigirá a todo proponente garantía de seriedad del ofrecimiento, cuyo valor no podrá ser inferior al diez (10%) del presupuesto oficial estimado, y su vigencia se extenderá desde el momento de la presentación de la oferta hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual, término estimado en tres (3) meses.

Teniendo en cuenta la naturaleza y especificaciones del contrato, el contratista deberá constituir a favor de la PGN una garantía única con los siguientes amparos:

Amparo Descripción Porcentaje Vigencia


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Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, cuando se hayan pactado en el contrato.

Que cubra a la PGN de los perjuicios directos derivados del incumplimiento total o parcial de las obligaciones nacidas del contrato, así como de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento defectuoso, cuando ellos son imputables al contratista garantizado. Además de esos riesgos, este amparo comprenderá siempre el pago del valor de las multas y de la cláusula penal pecuniaria que se hayan pactado en el contrato garantizado.

30% Plazo del contrato garantizado más el plazo contractual previsto para la liquidación (6 meses).

Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones laborales.

Que cubra a la PGN de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado.

10% Por el plazo del contrato y tres años más.

Calidad del servicio

Que cubra a la PGN de los perjuicios imputables al contratista garantizado que surjan con posterioridad a la terminación del contrato y que se deriven de (i) la mala calidad o insuficiencia de los productos entregados con ocasión de un contrato de consultoría, o (ii) de la mala calidad del servicio prestado, teniendo en cuenta las condiciones pactadas en el contrato.

10% Por un año más a partir de la terminación del contrato.

8. CONDICIONES DEL CONTRATO A CELEBRAR

Plazo estimado.

Plazo estimado.

El plazo estimado es de CUATRO (4) meses o hasta agotar el presupuesto asignado, contados a partir de la fecha de inicio del contrato.


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En el caso que durante la ejecución del contrato se presente vacancia judicial, el contrato se entenderá suspendido durante la misma, para lo cual se firmará la respectiva acta entre el contratista y el supervisor del contrato.

Lugar de ejecución.

Será en la ciudad de Bogotá, D. C. y en las ciudades a nivel regional y provincial, en que tenga procesos la entidad.

Forma de pago

La Procuraduría cancelará el valor del contrato, por mensualidades vencidas, de acuerdo al servicio prestado, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a la radicación en el Grupo de Cuentas de la División Financiera de la factura comercial, acompañada de la certificación que sobre la prestación integral del servicio expida el funcionario designado por la entidad para ejercer la interventoría del contrato, y de la certificación donde se verifique el cumplimiento por parte del CONTRATISTA de las obligaciones con el sistema general de seguridad social (sistema de salud, riesgos profesionales, pensiones) y aportes parafiscales (cajas de compensación familiar, ICBF y SENA). En todo caso, los pagos estarán sujetos a la disponibilidad del PAC.

Supervisión:

La supervisión del cumplimiento y desarrollo del objeto contractual deberá ser adelantada por un abogado de la Oficina Jurídica con experiencia en defensa judicial y un ingeniero de sistemas de la Oficina de Sistemas, ambos con conocimiento del sistema SIPROJ y acceso al mismo en modalidad de administradores, quienes en todo caso darán cumplimiento a las Resoluciones 340 de 2001 y 382 de 2005, así como a las previsiones contenidas en la Ley 1474 de 2011, art 82 y sig.

El Jefe de la Oficina Jurídica tendrá a su cargo la dirección, vigilancia, supervisión, control y coordinación de las labores que realicen o deban realizar supervisores designados para el presente contrato.

MARLEN BARRETO RINCONOFICINA JURÍDICA

BIVIANA AGUILLÓN MAYORGA Vo. Bo. EULER JAVIER BETANCOURT JEFE OFICINA JURÍDICA JEFE OFICINA DE SISTEMAS


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