“anÁlisis contable y de control interno bajo tÉcnicas …
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i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
PORTADA
DIRECCIÓN GENERAL DE POSGRADOS
TRABAJO DE GRADO
PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE:
MAGISTER EN AUDITORÍA Y FINANZAS
“ANÁLISIS CONTABLE Y DE CONTROL INTERNO BAJO TÉCNICAS DE
AUDITORÍA EN ADOPCIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN
EMPRESAS FLORÍCOLAS DE LA PROVINCIA DEL COTOPAXI, CASO VALLE
DEL SOL VALDESOL S.A.”
AUTOR:
CARLOS ORLANDO MANOSALVAS SALAZAR
DIRECTOR:
GUSTAVO BEJARANO
Quito, Ecuador
Agosto - 2015
ii
CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DEL TRABAJO
Yo, CARLOS ORLANDO MANOSALVAS SALAZAR, declaro bajo juramento que el
trabajo aquí descrito es de mi autoría, que no ha sido presentado para ningún grado
o calificación profesional.
Además; y, de acuerdo a la Ley de Propiedad Intelectual, el presente Trabajo de
Investigación pertenecen todos los derechos a la Universidad Tecnológica
Equinoccial, por su Reglamento y por la normativa institucional vigente.
Carlos Orlando Manosalvas Salazar
C.I. 172089989-5
iii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR
En mi calidad de Director del Trabajo de Grado presentado por el señor Carlos
Orlando Manosalvas Salazar, previo a la obtención del Grado de Magíster en
Auditoría y Finanzas, considero que dicho Trabajo reúne los requisitos y
disposiciones emitidas por la Universidad Tecnológica Equinoccial por medio de la
Dirección General de Posgrado para ser sometido a la evaluación por parte del
Tribunal examinador que se designe.
En la ciudad de Quito, a los 16 día del mes de julio del 2015.
Ing. Gustavo Bejarano
iv
DEDICATORIA A mis padres y hermanos
v
AGRADECIMIENTOS
Agradeciendo siempre a Dios, por la gran familia que me ha dado, la cual me ha
brindado su cariño y apoyo incondicional en todos y cada uno de los aspectos de mi
carrera.
Agradeciendo de la misma manera a todos los profesionales que impartieron cátedra
en torno a la maestría, así como al director de tesis el cual me ha sabido guiar de
manera adecuada para la culminación de la presente tesis.
vi
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1 PORTADA .................................................................................................................. i
CERTIFICACIÓN DEL ESTUDIANTE DE AUTORÍA DEL TRABAJO ...................... ii
APROBACIÓN DEL DIRECTOR .............................................................................. iii
DEDICATORIA ......................................................................................................... iv
AGRADECIMIENTOS ................................................................................................ v
ÍNDICE DE CONTENIDOS ....................................................................................... vi
ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................................ ix
ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................. x
RESUMEN ................................................................................................................ xi
ABSTRACT ............................................................................................................. xii
CAPÍTULO I............................................................................................................... 1
1 ASPECTOS GENERALES .................................................................................... 1
1.1 ANTECEDENTES ................................................................................................ 1
1.2 MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 3
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................. 6
1.3.1 OBJETIVO GENERAL ..................................................................................... 6
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 6
1.4 HIPÓTESIS O PROPOSICIONES DE LA INVESTIGACIÓN ............................... 7
1.5 JUSTIFICACIÓN .................................................................................................. 8
1.6 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 9
vii
CAPITULO II............................................................................................................ 11
2 LA FACTURACIÓN EN EL COMERCIO ELECTRÓNICO EN EL MUNDO ......... 11
2.1 El Comercio electrónico en el mundo ................................................................. 11
2.2 La facturación electrónica .................................................................................. 13
2.3 La facturación electrónica en otros países ......................................................... 13
2.4 Adopción de la facturación electrónica y marco normativo en el Ecuador .......... 17
2.5 El negocio de la flor en el mundo ....................................................................... 21
CAPITULO III ........................................................................................................... 25
3 DIAGNÓSTICO SOBRE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA
PROVINCIA DEL COTOPAXI ................................................................................. 25
3.1 Encuestas a las Florícolas en la Provincia de Cotopaxi ..................................... 25
3.1.1 Población ....................................................................................................... 25
3.1.2 Determinación de la muestra ......................................................................... 26
3.1.3 Preguntas en la encuesta a las empresas florícolas de Cotopaxi .................. 27
3.2 Tabulación y análisis de los resultados .............................................................. 27
3.3 Problemática en la Adopción de la Facturación Electrónica en las Empresas
Florícolas ................................................................................................................. 37
3.4 Escogimiento de las técnicas de auditoría ......................................................... 38
3.5 Fases del análisis bajo las técnicas de auditoría ............................................... 40
CAPITULO IV .......................................................................................................... 41
4 PROPUESTA DE ANÁLISIS ............................................................................... 41
4.1 Identificación sobre los procesos afectados en la adopción de la facturación
electrónica ............................................................................................................... 41
viii
4.2 Levantamiento de Narrativas y Flujogramas ...................................................... 46
4.3 Identificación de Riesgos ................................................................................... 53
4.4 Identificación de Controles ................................................................................. 53
4.5 Establecimiento de la Estrategia ........................................................................ 55
4.6 Ejecución de la estrategia .................................................................................. 55
4.7 Comunicación de los Resultados ....................................................................... 58
4.7.1 Carta Introductoria ......................................................................................... 58
4.7.2 Hallazgos y Recomendaciones Sobre Control Interno a los Procesos
Identificados. ............................................................................................................ 59
CAPITULO V ........................................................................................................... 62
5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 62
5.1 Conclusiones ..................................................................................................... 62
5.2 Recomendaciones ............................................................................................. 63
6 BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................... 64
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 2-1 Metodología en Chile ............................................................................. 17
Gráfico 2-2 Proceso de Comprobantes Electrónicos ................................................ 20
Gráfico 2-3 Facturación Convención vs Facturación Electrónica .............................. 21
Gráfico 2-4 Tabla de exportaciones totales al 2013 en dólares y variación .............. 24
Gráfico 2-5 Tabla de exportaciones totales en toneladas y porcentaje 2013 ............ 24
Gráfico 3-1 Encuesta: Pregunta 1 ............................................................................ 28
Gráfico 3-2 Encuesta: Pregunta 2 ............................................................................ 29
Gráfico 3-3 Encuesta: Pregunta 3 ............................................................................ 29
Gráfico 3-4 Encuesta: Pregunta 4 ............................................................................ 30
Gráfico 3-5 Encuesta. Pregunta 4 adicional ............................................................. 31
Gráfico 3-6 Encuesta: Pregunta 5 ............................................................................ 32
Gráfico 3-7 Encuesta: Pregunta 6 ............................................................................ 32
Gráfico 3-8 Encuesta: pregunta 6 aclaraciones ........................................................ 33
Gráfico 3-9 Encuesta: Pregunta 7 ............................................................................ 34
Gráfico 3-10 Encuesta: Pregunta 8 .......................................................................... 35
Gráfico 3-11 Encuesta: Pregunta 9 .......................................................................... 36
Gráfico 3-12 Encuesta: Pregunta 10 ........................................................................ 37
x
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 2-1 Cronograma de adopción facturación electrónica..................................... 19
Tabla 2-2 Tabla de exportaciones en febrero del 2014 ............................................ 23
Tabla 3-1 Numero de empresas florícolas en Cotopaxi ............................................ 25
xi
RESUMEN
En la última década hemos sido testigos de cambios a nivel tecnológico como la
aparición de computadores cada vez más eficientes, dispositivos móviles tales cómo
celulares, tablets y más sobre los que se ha creado nuevos medios de
comunicación, lo que también ha llevado a que nuevo tipos de mercados se habrán
mediante esta comunicación eficiente.
El presente trabajo de investigación se enfoca al uso de la tecnología en la
comunicación de transacciones como es el de la facturación electrónica, en los
procesos contables y de control interno. Iniciando con una breve explicación sobre el
problema a investigar, la justificación para dicha investigación y lo que se planea
obtener de dicha investigación a través del planteamiento de los objetivos de la
investigación.
Un punto fundamental es el cómo se han venido dando los cambios para el comercio
electrónico y subsecuentemente de la facturación electrónica en el mundo se
investiga el comercio electrónico tratado por la Organización Mundial del Comercio y
posteriormente la implementación de la Facturación Electrónica en España, México y
Chile. Se realiza además una encuesta en las empresas del sector florícola de la
provincia de Cotopaxi tratando de obtener una visión general y el diagnóstico sobre
la implementación de la facturación electrónica en la provincia, direccionándolo a
principales problemas en el control interno y procesos contables
Finalmente se realiza la propuesta sobre el análisis de los procesos contables y
cómo la compañía ha establecido su control interno para trabajar con la facturación
electrónica, concluyendo y realizando recomendaciones sobre cómo mejorarlo.
Palabras clave: Facturación electrónica, Comercio electrónico, Procesos Contables,
Control Interno, Auditoria, Técnicas de Auditoría.
xii
ABSTRACT
In the last decade we have witnessed changes in technology and the emergence of
increasingly efficient computers, and cellular phones such devices, tablets and more
about those who created new media, which has also led to new types of markets will
have by this efficient communication.
This research focuses on the use of technology in communicating transactions such
as electronic invoicing, in the accounting and internal control processes. Starting with
a brief explanation of the research problem, justification for such research and what it
plans to obtain from such research through the approach of the research objectives.
A key point is how the changes have been taking place for electronic commerce and
electronic invoicing subsequently worldwide electronic commerce treaty by the World
Trade Organization and subsequently the implementation of electronic invoicing in
Spain, Mexico is investigated and Chile. A survey was also conducted in the flower
sector companies in the province of Cotopaxi trying to get an overview and
assessment of the implementation of electronic invoicing in the province, directing it
to major problems in internal control and accounting processes.
Finally, the proposal on the analysis of the accounting process is performed and how
the company has established its internal control to work with electronic billing,
finishing and making recommendations on how to improve it.
Keywords: Electronic Billing, Electronic Commerce, Accounting Processes, Internal
Control, Auditing, Audit Techniques
1
CAPÍTULO I 1 ASPECTOS GENERALES
1.1 ANTECEDENTES
Proecuador (2013) en su edición Inteligencia Comercial e Inversiones
introduce al sector florícola, así:
El sector florícola posee una de las industrias más fuertes en muchos
países desarrollados y en vías de desarrollo. Esta industria, que se inició a
finales del siglo 19 abarca producción y cultivo de flores variadas tales como
rosas, flores de verano, flores tropicales, y otras. Siendo las rosas el
producto más cotizado y de mayor demanda a nivel mundial (p. 1)
En el Ecuador desde inicio de los años de 1800, ha establecido la producción y
la posterior exportación de flores tales como claveles, crisantemos, gypsofilias
y rosas de las cuales fueron las primeras que el mercado ecuatoriano pudo
producir y vender al extranjero (Proecuador, 2013).
En las provincias donde más se da esta actividad es en Pichincha, Imbabura,
Cotopaxi, Cañar, Azuay, Carchi y Guayas, debido a la riqueza de la tierra tal
como luminosidad, sales minerales, obtención de abono orgánico e inorgánico,
ph del suelo, facilidad de apertura a la planta, y otras (Indicadores Flores,
2013).
Es por esto que el Instituto de Estadísticas y Censos, determina que este
sector el número de personas ocupadas se mantiene en promedio en relación a
años anteriores, pues en el 2012 entre plazas directas e indirectas existen al
menos
120.000 personas ocupadas especialmente en las Provincias de Pichincha,
Cotopaxi y Azuay (INEC Instituto de Estadísticas y Censos, 2013).
2
En el año 2012, se contaba con más de 571 haciendas las cuales producían y
comercializaban flores, con lo que se sumaba más de 4.000 hectáreas en 13
provincias las cuales incluyen a Esmeraldas, Santo Domingo de los Tsáchilas,
Guayas, Los Ríos y Santa Elena ( Dirección de Inteligencia Comercial e
Inversiones, 2013).
Las exportaciones en el periodo 2001-2012 se encuentra en un crecimiento
sostenido del 11.21% mientras que las toneladas de exportación creció tan
solo el 4.95%. En el año 2013 la agricultura aportó el 0,45% en relación al
Producto Interno Bruto PIB exportando 837 millones de dólares en casi 156.000
toneladas, comparadas al año 2012 lo cual exportó alrededor de 740 millones
(Diario El Telégrafo, 2013).
Dado que el negocio de las flores se encuentra ligado a la manera en la que se
comercializa cualquier producto en el mundo, no se encuentra apartado de
realizar negocios dentro un ambiente electrónico es por eso que como parte de
los antecedentes se considera además tener un entendimiento general del
comercio electrónico en el mundo.
Las personas que residen en Dinamarca y el Reino Unido son las que más
compras realizan a través de la web siendo con el 77% en comparación con la
media de España (Online Bussiness School, 2013)
Países tales como México, Chile, España y Argentina ya han implementado
desde el 2011, el esquema de facturación electrónica para las transacciones en
general, por lo que Latinoamérica ya cuenta con la suficiente experiencia en
este tema.
Valle del Sol Valdesol S.A. se encuentra ubicado en la provincia de Cotopaxi en
el cantón Lasso, cuenta con 12 hectáreas de sembríos en los cuales
principalmente se siembra, cultiva, cosecha y exporta flores tales como
gypsofilia a países ubicados en Europa y Estados Unidos.
3
Cuenta con procesos electrónicos para el registro de sus transacciones en la
recepción, desarrollo y exportación de la flor, mediante sistemas de
contabilidad que proporcionan información suficiente para la toma de
decisiones.
1.2 MARCO TEÓRICO
Según Horngren, Harrison y Bamber,2003 La contabilidad es el sistema de
información que mide las actividades de las empresas, procesa es información
en estados (informes) y comunica los resultados a los tomadores de
decisiones.
Según el informe COSO define al control interno de la siguiente forma: El
control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de
administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto
del personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad
razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de
objetivos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Según el informe COSO II, establece que los componentes del control interno
son los siguientes:
Ambiente de Control:
El ambiente de control está definido como el conjunto de normas,
proceso y estructuras que provee el fundamento para los demás
componentes del control interno.
4
Evaluación de Riesgos
La evaluación de riesgos es un proceso dinámico para identificar los
potenciales hechos adversos para la compañía (riesgos) y analizarlos
para determinar cómo deben ser administrados.
Actividades de Control
Las actividades de control son las políticas y procedimientos que
aseguran el reducir o mitigar el riesgo, los cuales son ejecutados en
todos los niveles de la entidad y en varias etapas de la compañía.
Información y Comunicación
Se refiere a la comunicación e información como medio necesario para
ejercer las responsabilidades del control interno para el logro de los
objetivos.
Supervisión y Monitoreo
La supervisión y monitoreo está dado por las evaluaciones concurrentes
o separadas para determinar si cada componente del control interno se
encuentre operando conjuntamente con los controles para efectivizar los
principios dentro de cada componente.
Según Alonso Gonzalo, 1988, existen los siguientes tipos de auditorías:
Auditoría Financiera: someter los estados financieros de una compañía
al análisis de un experto independiente para el análisis de información
5
económica – financiera con el objetivo de asegurar su integridad y
razonabilidad en concordancia con un marco de información.
Auditoria Administrativa: análisis de los procedimientos establecidos y de
las funciones según las necesidades de la compañía.
Auditoría de Gestión: conoce sobre las principales decisiones y su
efectividad aplicada a la realidad. Estudia si las informaciones existentes
son suficientes u óptimas para apoyar la decisión y si los procesos sobre
las decisiones son razonables
Gutiérrez Alberto, 2011 sostiene que la auditoria es “sinónimo de examinar,
verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencia sobre
informaciones, registros, procesos, circuitos, etc.” Además explica que “la
palabra auditoria se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o
verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra
forma vinculadas a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad
económica inmediata…”
Gariboldi Gerardo, 1999 define al comercio electrónico como “toda transacción
comercial (producción, publicidad, distribución y venta de bienes y servicios)
realizada tanto como personas, empresas o agentes electrónicos a través de
medios digitales de comunicación, en un mercado virtual que carece de límites
geográficos y temporales.”
Mora, Araceli, 2008 define a la auditoría financiera como la cual pretende
obtener una seguridad razonable sobre si la contabilidad en general y las
cuentas anuales y demás estados financieros, presentan fielmente la situación
patrimonial y financiera y el resultado de sus operaciones de conformidad con
las disposiciones legales que les son de aplicación.
La misma autora define a la auditoria operativa a la cual engloba los objetivos
de la auditoria de economía, eficiencia y eficacia; de programas
6
presupuestarios y planes de acción; y de sistemas y procedimientos de gestión
financiera.
Según Whittington, Pany, 2005, el riesgo se define como la posibilidad de que
los estados financieros en parte o en su conjunto contengan errores materiales
que puedan hacer tomar decisiones equivocadas.
El riesgo inherente “Es la posibilidad de errores o irregularidades en la
información financiera, administrativa u operativa, antes de considerar la
efectividad de los controles internos diseñados y aplicados por el ente”.
(Whittington, Pany, Auditoría Moderna. Pág. 57)
El riesgo de control “Está asociado con la posibilidad de que los
procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditoría interna,
no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades significativas de
manera oportuna”. (Whittington, Pany, Auditoría Moderna. Pág. 57)
El riesgo de detección “Existe al aplicar los programas de auditoría, cuyos
procedimientos no son suficientes para descubrir errores o irregularidades
significativas”. (Whittington, Pany, Auditoría Moderna. Pág. 57)
1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.3.1 OBJETIVO GENERAL
Establecer un análisis sobre el proceso contable y de control interno bajo
técnicas de auditoría en el esquema de facturación electrónica para Valle del
Sol Valdesol S.A.
1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1. Determinar los principales cambios en el control interno en la adopción de
la facturación electrónica
7
2. Adaptar procesos contables y de control interno de los modelos de
facturación electrónica aplicados en otros países.
3. Establecer puntos relevantes de control de auditoria sobre los cambios en
el proceso contable bajo la facturación electrónica.
1.4 HIPÓTESIS O PROPOSICIONES DE LA INVESTIGACIÓN
Para el trabajo de investigación en base a los objetivos se plantea las
siguientes hipótesis:
1.- Al establecer el análisis sobre el proceso contable y de control interno bajo
el esquema de facturación electrónica, contribuirá en recomendaciones para
que cada subproceso tales como compras y ventas de la florícola Valle del Sol
S.A., para que sean efectivos, eficiente y económicos en el corto y mediano
plazo.
2.- El escoger una técnica de auditoría adecuada para el análisis y sus
posibles resultados, ayudará en una adopción de que los procesos bajo el
esquema de facturación electrónica se implementen en el marco de la
normativa ecuatoriana legal y opere en condiciones que permite la técnica
contable.
3.- El adaptar proceso contables y de control interno repercutirá en el desarrollo
de canales de eficiencia, eficacia y economía en el sector y la empresa.
4.- Al realizar este tipo de auditoria, logrará que el esquema de facturación
electrónica obtenga puntos relevantes en la auditoría.
5.- El establecer indicadores mínimos de control interno abrirá las puertas para
la obtención de certificaciones importantes a nivel internacional.
8
1.5 JUSTIFICACIÓN
En el Ecuador se han dado cambios profundos desde que las tecnologías se
han desarrollado en el país, por lo que el estado ecuatoriano a través de sus
entes administrativos han tratado de llevar a la par de estos cambios.
El Congreso Nacional bajo el precepto del párrafo anterior en el año 2002 y
mediante la Ley N. 67 de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos publicado en el Registro Oficial 557 del 17 de abril,
establece que estos medios electrónicos también dispondrán del mismo valor
jurídico que los documentos escritos. Reconociendo que los sistemas de
información y de redes electrónicos impulsan el desarrollo y la producción y
además que es necesario impulsar el acceso a la población y el esfuerzo de
generalizar la utilización los mencionados servicios electrónicos.
El Servicio de Rentas Internas (SRI) en el artículo 64 de la Codificación a la Ley
de Régimen Tributario Interno permite la utilización de la modalidad electrónica
siempre y cuando esta cartera de estado así lo autorice. Además el mismo SRI
mediante la resolución NAC-DGERCGC14-00366 del 27 de mayo del 2014,
establece el cronograma obligatorio para asumir las comprobantes de manera
electrónica que van desde el 1 de agosto del 2014 para las sociedades,
emisoras y administradoras de tarjetas de crédito, a partir del 1 de octubre las
instituciones financieras, contribuyentes especiales que pertenezcan al sector
de telecomunicaciones y televisión pagada y exportadores calificados,
finalmente a partir del 1 de enero del 2015 todos los demás.
Los modelos contables que se establecieron en el país por tradición han girado
en torno a la obligatoriedad de presentación de información requerida por los
entes administrativos y de regulación, por ende el modelo contable manejado
hasta la actualidad ha sido fundamentado sobre la emisión de documentación
física (facturación, retención, notas de crédito), es por lo que se hace
imprescindible frente a este nuevo requerimiento del SRI que tanto los sistemas
informáticos y los modelos contables sean modificados.
9
Frente al inevitable requerimiento, las empresas del sector florícola han
comenzado a establecer nuevos lineamientos o posiblemente modificarlos, este
hecho además tiene un efecto en el control interno y su mejoramiento
mediante la actualización de sistemas, jugando como parte elemental una firma
electrónica y un nuevo recorrido electrónico.
Estos hechos nos conduce a pensar que las compañías de este segmento a
estas alturas se encuentran preparando modificaciones al modelo contable que
se adecue a las nuevas necesidades a partir del 1 de enero del 2015, por lo
que se hace imprescindible contar con una opinión de fuentes externas y la
más calificadas se encuentra en otros profesionales contables, es decir en
firmas de auditoría.
El problema y objeto de la investigación es tratar de interpretar o descubrir si
los estados financieros, que con la implementación de la facturación electrónica
pudieran cambiar de manera significativa la forma que hoy por hoy se los
encuentran llevando.
Al establecer este nuevo régimen de facturación surgen algunas dudas tales
como, si el área exportador y entre ellos el sector florícola pudieran cambiar el
esquema en que estos envían los datos al exterior tales como packing list,
retenciones y facturación.
La base del presente tema de tesis es descubrir el impacto que tendría las
modificaciones al modelo contable y a través de éste un control interno
eficiente en un ambiente electrónico.
1.6 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
El método a utilizar es el deductivo analítico puesto que se espera analizar el
problema a partir de hechos mundiales en la implementación de la facturación
electrónica en otros países y de manera en específica el tratamiento contable,
10
hasta llegar a la situación en nuestro país en específico al sector florícola de
la provincia de Cotopaxi.
El trabajo a desarrollarse comprende un estudio descriptivo de la adopción en
otros países, el impacto en los procesos contables y de control interno,
adicionalmente pretende describir la realidad en estos aspectos en la compañía
Valle del Sol Valdesol S.A y pretende analizar la adopción del esquema de la
facturación electrónica.
En un momento de la investigación se espera obtener información de fuentes
bibliográficas, revistas, artículos científicos y de fuentes primarias tales como la
encuesta, la entrevista y el acercamiento a florícolas en el país, tabulando
datos y llegando a conclusiones válidas.
Se investigará a las instituciones públicas donde se obtenga libre información
de la aportación de las florícolas en el Ecuador y el mundo, así como de los
procesos exitosos llevados a cabo en el esquema de facturación electrónica.
11
CAPITULO II 2 LA FACTURACIÓN EN EL COMERCIO ELECTRÓNICO EN EL MUNDO
2 2.1 El Comercio electrónico en el mundo
En el Ecuador y el mundo hemos sido testigos de avances tecnológicos de
manera muy rápida en los que los medios de comunicación tales el internet, la
televisión y los celulares se han desarrollado al punto de que toda persona
pueda estar conectada o informada de hechos recientes.
Apenas hace una década el mundo conocía la televisión y es alrededor de
1940 en que este medio se presenta en el mundo, siendo aún más antiguo el
teléfono, el cual se ha podido sintetizar en un modelo que pueda caber en la
palma de la mano, y no solo pueda realizar llamadas sino tener acceso a
ilimitada información a través del internet el cual tiene sus inicios en la década
de los 60.
El internet el cual tiene sus orígenes alrededor de 1969, se ha desarrollado de
tal manera que pueda conectar a todo el mundo en una red la cual está
cargada de información y por lo cual no ha sido ajena al mundo de los negocios
en el que se pueda realizar transacciones entre personas o empresas ubicadas
en grandes distancias o inclusive en continentes distintos.
Es así que la Organización Mundial del Comercio (en adelante la OMC) en
1998 describe como las transacciones que se realizan sobre la base de
medios electrónicos tales como producción, publicidad, venta y distribución de
productos.
La OMC como ente regulador en el mundo inició acciones en el año 1998 de
cómo se debería regular esta actividad, por lo que el mismo Consejo General
determinó un programa para examinar las cuestiones que limitan al comercio
electrónico en el mundo, por lo que comenzaron las deliberaciones al respecto
en las diferentes consejos tales como de Comercio de Mercancías, Comercio
12
de Servicios, de propiedad intelectual y el Comercio y Desarrollo (Orozco,
René, 2011, p1).
Uno de los beneficios del comercio electrónico es la eliminación de los
intermediarios, por lo que antes del mismo se observaban los siguientes
eslabones en la cadena: fabricante, mayorista, minorista y consumidor final
(Seoane, Eloy, 2005).
A decir de Seoane, Eloy, 2005 existen varias clases de comercio electrónico
tales como:
B2B: Son las transacciones que se realizan en la compra de bienes o servicios
entre empresas, lo cual se delata por sus siglas en inglés las cuales significan
business to business.
B2C: Esta interpretación se refiere en las transacciones que realiza entre las
empresas fabricantes y los consumidores o clientes finales, por lo que sus
siglas en inglés denotan business to consumer
C2C: Este tipo de comercio electrónico se realiza entre compradores finales,
los cuales después de haber adquirido algún producto lo vuelven a vender, a
este tipo de comercio se lo denomina consumer to consumer.
C2B: Existe un tipo de comercio de manera electrónica en que las empresas
buscan comprar materias primas o insumos para su producción y en el afán de
reducir precios o costos, obtienen de los consumidores o productores primarios
este tipo de comercio se denomina Consumer to Business por sus siglas en
inglés.
13
2.2 La facturación electrónica
Como hemos observado en el capítulo precedente el comercio electrónico,
permite realizar transacciones mediante internet, es decir se puede comprar o
vender bienes e incluso servicios sobre las cuales las legislaciones de cada
país se han encargado de regular y obtener tanto legalidad como asegurarse
que sobre estas transacciones tanto electrónicas como físicas se encuentren
pagando tributos sobre las que se hacen las transacciones de compra y venta.
Es así que la factura se define como “el documento en que el industrial o
comerciante enumera las mercaderías que envía a un comprador,
consignatario, factor, etc., consignando la cantidad, el valor o precio y cargas
anexas” (Enciclopédico Sopena, 1952, p1044)
A parte de la definición que se hace a la factura, según Merlo, Pablo 2006 la
esencia de la factura se encuentra en el medio probatorio eficaz para una
determinada transacción comercial.
Como parte de lo expresado en capítulos anteriores, podemos definir que la
factura o facturación electrónica no es más que un medio para probar que
alguna transacción entre compradores y vendedores haya sido efectuada, para
lo cual se utilizaron medios electrónicos para emitirla, guardarla y retenerla.
2.3 La facturación electrónica en otros países
Han sido varios años hasta que los países desarrollados han implementado el
modelo de facturación electrónica en cada uno de sus países, por lo que
mencionamos los siguientes:
14
España
La Resolución 2/2003 de la Dirección General de la Agencia Estatal de
Administración Tributaria determina ciertos aspectos relacionados con la
facturación llamada Telemática. En España es de uso obligatorio la facturación
electrónica a partir del año 2011.
En España el proceso de facturación electrónica se basa en el Real Decreto
1619/2012 del 30 de noviembre del 2012, donde se aprueba el reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturación, dando las normas que deben
cumplir las facturas manuales y electrónicas, además que distingue a dos tipos
de facturas las estructuradas y las no estructuradas.
El 28 de diciembre del 2013 se expide la Ley 25, la cual se encuentra diseñada
para “impulsar el uso de la factura electrónica, crear el registro contable de
facturas, regular el procedimiento para su tramitación en las Administraciones
públicas y las actuaciones de seguimiento por los órganos competentes” (Ley
25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del
registro contable de facturas en el Sector Público).
En España las empresas con más de 10 empleados utilizan facturación
electrónica solo el 49,6% con ventas con el gobierno español, y este porcentaje
revela entre el 12% y el 9% en ventas que se realizan a empresas comerciales
privadas. Según el estudio realizado por la consultora EVERIS y las Asociación
de Empresas de Electrónica, Tecnología de la Información y
Telecomunicaciones de España, establece que el 35,1 % de las empresas que
opera en ese país ha obtenido la firma electrónica y en un alto porcentaje en
grandes organizaciones llegando al 67% (Electrónica, F. 2011).
En España se implementaron dos procesos con lo cual el primero emitía la
factura electrónica y el segundo se llama el proceso de recepción de facturas,
en el que el primero envía la factura cumpliendo las normas de la
15
Administración Tributaria y el segundo percibe la factura y la resguarda de
manera electrónica en sus bases de datos al igual que el primero.
México
Según Castro, G, Colín N, y Carbajal A (2011) en el año de 1997 y con la idea
surgida del remanso privado, se conforma el Comité de Factura Electrónica el
cual comenzó a esbozar o tratar de encontrar un camino normativo que
permitirá el utilizar la tecnología a favor de la factura.
La facturación electrónica comienza como cuerpo normativo el 5 de enero del
2004 en el que el Sistema de Administración Tributaria (SAT por sus siglas en
español) publica en el Diario Oficial, la norma legal en donde se realizan
modificaciones al Código Fiscal de la Federación con el cual se añade el
capítulo el cual trata sobre medios electrónicos, es en este marco legal que se
definen los elementos y usos de los comprobantes fiscales digitales a mejor
llamados CFD (méxico.e-factura.net, 2015).
En el año del 2005 el gobierno mexicano comienza las iniciativas por la
implementación de la facturación electrónica.
Según Guzmán, R y Mendieta C (2010) a partir del 28 de junio del 2006 en
México se reemplaza a los denominado CFD con lo que se llama en la
actualidad la Facturación Electrónica, adicionalmente se expide el cuerpo legal
para la emisión y envío de los comprobantes digitales fiscales.
Chile
En el país de Chile se implementó en el año 2003 con la Resolución Exenta
N11 del 14 de febrero del mismo año, el uso y realización de la factura
electrónica de manera voluntaria, por lo que el Servicio de Impuestos Internos
delineó mediante instrumento normativo con lo cual “definió el modelo y los
16
estándares de operación, concordó los formatos con la industria y propició su
implantación” (Rojas, E, 2008)
Según el portal Telecheque Group, 2014, en el 2003 la administración
tributaria de ese país calculó que para el 2005 el 50% de los contribuyentes se
encontrarían en el uso de la facturación electrónica, mientras que para el 2014
de alrededor de 500.000 empresas, sólo 89.000 utilizan factura electrónica,
cifra que equivale tan sólo al 17,8%.
El proceso de adopción obligatoria de la facturación electrónica se encuentra
normada en la ley 20.727 en la cual se introduce modificaciones a la
legislación tributaria en materia de facturación electrónica y dispone otras
medidas.
Según el Servicio de Impuestos Internos de Chile (2011), para la aplicación de
la facturación electrónica ese país optó por los certificados digitales y firmas
electrónicas para las autenticaciones a los emisores y asegurar la integridad de
los documentos.
El modelo adoptado en Chile es el siguiente:
17
Gráfico 2-1 Metodología en Chile
Tomado de Rojas, E, 2008, La facturación electrónica en Chile, Boletín Número 5
2.4 Adopción de la facturación electrónica y marco normativo en el
Ecuador
En el Ecuador la facturación electrónica nace en el 2002 con la vigencia de la
Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos
publicada en el registro oficial número 557 con la definición en el Ecuador de
Factura Electrónica como:
Conjunto de registros lógicos archivados en soportes susceptibles de ser leídos
por equipos electrónicos de procesamiento de datos que documentan las
transferencias de bienes y servicios, cumpliendo los requisitos por las Leyes
Tributarias, Mercantiles y más normas y reglamentos vigentes (Ley de
Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos, Registro
Oficial 557, 2002).
El 6 de octubre del 2004 se publica en el Registro Oficial número 436 el
Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención, en el cual se menciona
que “los sujetos pasivos que fueren autorizados… deberán mantener
18
obligatoriamente el archivo magnético de todos estos documentos en la forma
que determine el SRI” (Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención,
artículo 40, 2004).
Estas dos expediciones legales son las que han marcado la historia de la
adopción de la facturación electrónica en el país.
En el Ecuador se han dado cambios profundos desde que las tecnologías se
han desarrollado en el país, por lo que el estado ecuatoriano a través de sus
entes administrativos han tratado de llevar a la par de estos cambios.
El Congreso Nacional bajo el precepto del párrafo anterior en el año 2002 y
mediante la Ley N. 67 de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y
Mensajes de Datos publicado en el Registro Oficial 557 del 17 de abril,
establece que estos medios electrónicos también dispondrán del mismo valor
jurídico que los documentos escritos. Reconociendo que los sistemas de
información y de redes electrónicos impulsan el desarrollo y la producción y
además que es necesario impulsar el acceso a la población y el esfuerzo de
generalizar la utilización los mencionados servicios electrónicos.
El Servicio de Rentas Internas (SRI) en el artículo 64 de la Codificación a la Ley
de Régimen Tributario Interno permite la utilización de la modalidad electrónica
siempre y cuando esta cartera de estado así lo autorice. Además el mismo SRI
mediante la resolución NAC-DGERCGC14-00366 del 27 de mayo del 2014,
establece el cronograma obligatorio para asumir las comprobantes de manera
electrónica que van desde el 1 de agosto del 2014 para las sociedades,
emisoras y administradoras de tarjetas de crédito, a partir del 1 de octubre las
instituciones financieras, contribuyentes especiales que pertenezcan al sector
de telecomunicaciones y televisión pagada y exportadores calificados,
finalmente a partir del 1 de enero del 2015 todos los demás.
19
Las fechas para la adopción de la facturación electrónica en el Ecuador el SRI l
ha dispuesto de la siguiente manera:
Tabla 2-1 Cronograma de adopción facturación electrónica
Fuente: Servicio de Rentas Internas 2015, Página Oficial.
Como observamos a partir el 1 de octubre del 2014 las empresas que son el
foco de la investigación aplicaron la facturación electrónica, mientras que los
demás contribuyentes especiales no lo realizaron desde el 1 de enero del 2015.
El SRI ha dispuesto una estructura para la facturación electrónica cuando se
use la plataforma de esta entidad de la siguiente manera:
20
Gráfico 2-2 Proceso de Comprobantes Electrónicos
Fuente: Guía básica sobre comprobantes de venta electrónicos.
Autor: SRI
Las principales diferencias entre una facturación convencional y una
facturación electrónica se presentan en el siguiente gráfico:
21
Gráfico 2-3 Facturación Convención vs Facturación Electrónica
Fuente: Artaiz Asesoría Tecnológica página de internet
Autor: Artaiz Asesoría Tecnológica
2.5 El negocio de la flor en el mundo
En el siglo XX específicamente en 1980 el Ecuador comienza a exportar flores
al mundo, después de las exportaciones del camarón la cual fue afectado en
dicha década por la mancha blanca, según Harari, 2004, en el año de 1985 las
ventas a otros países representaron apenas el 0,02 % del total de las
exportaciones y el 0,1% de las exportaciones agrícolas ya para el año de 1990
se incrementa al 0,5% de las exportaciones lo que representa el 2% de las
exportaciones agrícolas, para el año 2001 se incrementa a nivel total de
exportaciones FOB del 5% y para el sector agrícola se posiciona con el 18%.
Proecuador (2013) en su edición Inteligencia Comercial e Inversiones
introduce al sector florícola, así:
El sector florícola posee una de las industrias más fuertes en muchos
países desarrollados y en vías de desarrollo. Esta industria, que se inició a
finales del siglo 19 abarca producción y cultivo de flores variadas tales como
rosas, flores de verano, flores tropicales, y otras. Siendo las rosas el
producto más cotizado y de mayor demanda a nivel mundial (p. 1)
22
En el Ecuador ha establecido la producción y la posterior exportación de flores
tales como claveles, crisantemos, gypsofilias y rosas de las cuales fueron las
primeras que el mercado ecuatoriano pudo producir y vender al extranjero
(Proecuador, 2013).
El clima del país permite producir astromelias, claveles, crisantemos
margaritas, limonios gipsofilias, flores de verano y una variedad de claveles los
cuales se producen en subclimas tropicales (Proecuador, 2013)
En las provincias donde más se da esta actividad es en Pichincha, Imbabura,
Cotopaxi, Cañar, Azuay, Carchi y Guayas, debido a la riqueza de la tierra tal
como luminosidad, sales minerales, obtención de abono orgánico e inorgánico,
ph del suelo, facilidad de apertura a la planta, y otras (Indicadores Flores,
2013).
Es por esto que el Instituto de Estadísticas y Censos, determina que este
sector el número de personas ocupadas se mantiene en promedio en relación a
años anteriores, pues en el 2012 entre plazas directas e indirectas existen al
menos
120.000 personas ocupadas especialmente en las Provincias de Pichincha,
Cotopaxi y Azuay (INEC Instituto de Estadísticas y Censos, 2013).
En el año 2012, se contaba con más de 571 haciendas las cuales producían y
comercializaban flores, con lo que se sumaba más de 4.000 hectáreas en 13
provincias las cuales incluyen a Esmeraldas, Santo Domingo de los Tsáchilas,
Guayas, Los Ríos y Santa Elena ( Dirección de Inteligencia Comercial e
Inversiones, 2013).
Las exportaciones en el periodo 2001-2012 se encuentra en un crecimiento
sostenido del 11.21% mientras que las toneladas de exportación creció tan
solo el 4.95%. En el año 2013 la agricultura aportó el 0,45% en relación al
23
Producto Interno Bruto PIB exportando 837 millones de dólares en casi 156.000
toneladas, comparadas al año 2012 lo cual exportó alrededor de 740 millones
(Diario El Telégrafo, 2013).
Según el portal de noticias de la Asociación de Exportadores de Banano del
Ecuador (AEBE) en su revista de balanza comercial en su edición de febrero
del 2014, realiza una estadística a las exportaciones no petroleras y no
comerciales de la siguiente forma:
Tabla 2-2 Tabla de exportaciones en febrero del 2014
Fuente: Asociación de Exportadores de Banano del Ecuador (AEBE), 2014
De acuerdo al gráfico precedente las exportaciones a febrero del 2014 se
ubicaron en un valor FOB de 175 millones de dólares, mientras que el volumen
en toneladas métricas se ubica en 29 mil, Expoflores realizó un estudio
comparativo sobre las exportaciones de flores desde el año 2009 al año 2013
con los siguientes resultados:
24
Gráfico 2-4 Tabla de exportaciones totales al 2013 en dólares y variación
Fuente: Expoflores, 2013
Gráfico 2-5 Tabla de exportaciones totales en toneladas y porcentaje 2013
Fuente: Explores,2013
Como se observa en los gráficos anteriores el año 2013 representa un
crecimiento en valores del 17,3% en dólares y de un 33,7% en volumen
exportado.
25
CAPITULO III 3 DIAGNÓSTICO SOBRE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA EN LA
PROVINCIA DEL COTOPAXI
Para identificar cuáles son los principales problemas que las compañías
florícolas establecidas en la provincia de Cotopaxi, se presentan las siguientes
fases de investigación.
3.1 Encuestas a las Florícolas en la Provincia de Cotopaxi
Para conocer la problemática a la que se enfrentan las compañías florícolas
establecidas se realizó encuestas a nivel de la provincia por lo que se
determinó los siguientes elementos.
3.1.1 Población
De acuerdo a Santacruz, C, 2009 el número de empresas florícola en el país se
conformaba de la siguiente manera:
Tabla 3-1 Numero de empresas florícolas en Cotopaxi
26
De acuerdo al cuadro anterior el número de empresas florícolas en Cotopaxi se
limita a 27 por lo cual representa nuestro universo para el análisis.
3.1.2 Determinación de la muestra
Para determinar la muestra por la que vamos a realizar nuestra encuesta y
medir los problemas que las compañías han tenido en relación a la adopción de
la facturación electrónica, hemos obtenido según la siguiente fórmula:
Donde cada referencia se expresa de la siguiente forma
n = el tamaño de la muestra.
N = tamaño de la población.
Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene
su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si
no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96
(como más usual) o en relación al 99% de confianza equivale 2,58, valor que
queda a criterio del investigador.
e = Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene
su valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor
que queda a criterio del encuestador.
Por lo que nuestra muestra es la siguiente:
𝑛 =27(0,5)2(1,96)2
(27 − 1)(0,01)2 + (0,5)2(1,96)2
𝑛 = 27
27
Bajo la fórmula para el muestreo sobre la población hemos obtenido a 27
florícolas, mientras tanto realizaremos un muestreo sobre 10 empresas
ubicadas en Cotopaxi lo que representa el 37% y sobre el cual extrapolaremos
los resultados a la totalidad.
3.1.3 Preguntas en la encuesta a las empresas florícolas de Cotopaxi
Para la determinación de la problemática se realizó las siguientes preguntas
cerradas a las empresas florícolas de la siguiente manera:
1. ¿La florícola realiza actividades de exportación?
2. ¿La florícola conoce de la aplicación de la facturación electrónica para el
2015?
3. ¿Desde qué fecha la compañía se ha preparado para la adopción de la
facturación electrónica?
4. ¿Ha observado cambios en el modo de realizar transacciones? ¿Sobre
cuáles ha observado estos cambios?
5. Según su observación ¿Cuál ha sido el principal cambio de la
documentación física a electrónica?
6. ¿Ha existido cambios en la manera que la compañía mantiene su control
interno? ¿Cuáles?
7. ¿Cuáles son las áreas en las que se ha experimentado problemas en la
adopción de facturación electrónica?
8. Según su experiencia, ¿los costos de adopción en la facturación
electrónica en los gastos administrativos de la compañía han bajado?
9. ¿La compañía ha elaborado un manual de control interno bajo el
esquema de facturación electrónica?
10. ¿Se rediseñaron inicialmente o en la fase de planificación los procesos
contables para la adopción de facturación electrónica?
3.2 Tabulación y análisis de los resultados
Dada las preguntas y obtenidas las respuestas de 10 empleados del área de
contabilidad de las florícolas antes mencionadas hemos obtenido las siguientes
respuestas:
28
1.- La florícola realiza actividades de exportación
Gráfico 3-1 Encuesta: Pregunta 1
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Hemos obtenido que el 10% de las florícolas encuestadas no realiza
actividades de exportación, mediante conocimiento con la empresa conocemos
que ese 10% se dedica a la venta de rosas a otras florícolas locales las cuales,
lo realiza por abastecimiento.
El otro 90% de las empresas encuestadas sí realiza actividades de exportación
en los que los principales mercados como son Rusia, Europa y Estados
Unidos.
He identificado que la mayor parte de empresas que trabajan o se encuentran
situadas en la provincia de Cotopaxi, realizan actividades de exportación las
cuales enmarcan en la normativa legal, sobre la aplicación de la facturación
electrónica a partir del 1 de octubre del 2014.
90%
10%
¿La florícola realiza actividades de exportación?
Si
No
29
2.- ¿La florícola conoce de la aplicación de la facturación electrónica para el
2015?
Gráfico 3-2 Encuesta: Pregunta 2
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Como se observa en el cuadro el 100% de las empresas encuestadas
respondieron afirmativamente al conocimiento sobre la aplicación de la
facturación electrónica para el año 2015.
3.- ¿Desde qué fecha la compañía se ha preparado para la adopción de la
facturación electrónica?
Gráfico 3-3 Encuesta: Pregunta 3
100%
0%
¿La florícola conoce de la aplicación de la facturación
electrónica para el 2015?
Si
No
80%
10%10%
¿Desde qué fecha la compañía se ha preparado para la adopción de la facturación electrónica?
2014
2013
2012
30
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Como se observa en la gráfica la mayor parte de las empresas encuestadas se
han preparado en el mismo año de aplicación de la facturación electrónica con
el 80%, mientras que el 10% lo hizo en el 2013 y otro 10% de la totalidad lo
hizo en el 2012.
4.- ¿Ha observado cambios en el modo de realizar transacciones? ¿Sobre
cuáles ha observado estos cambios?
Gráfico 3-4 Encuesta: Pregunta 4
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
De acuerdo al gráfico se observa que el 70% de los encuestados ha notado
que han existido cambios referentes al modo en que las transacciones son
realizadas mientras, que un 30% de los encuestados no ha notado cambios en
las transacciones que normalmente se efectúan.
Adicional a esta pregunta solicitamos a las personas cuyas respuestas fueron
afirmativas, indiquen en que procesos los han identificado, obteniendo las
siguientes respuestas:
70%
30%
¿Ha observado cambios en el modo de realizar transacciones?
Si
No
31
Gráfico 3-5 Encuesta. Pregunta 4 adicional
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Observamos que el 21% de las respuestas adicionales dadas se encuentran
concentrada en los procesos de ventas, así como el 17% para los proceso de
cobros y retenciones (en el campo de las declaraciones tributarias y fiscales, el
15% de las respuestas dicen que han observado cambios en los procesos de
compras, mientras que los pagos son del 29% de las respuestas.
5.- Según su observación ¿Cuál ha sido el principal cambio de la
documentación física a electrónica?
21%
17%
11%15%
17%
19%
¿Sobre cuáles ha observado estos cambios?
Ventas
Cobros
Desembolsos
Compras
Retenciones
Pagos
32
Gráfico 3-6 Encuesta: Pregunta 5
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Según las respuestas obtenidas observamos que los cambios percibidos en un
31% son por la obtención de firmas electrónicas, el 28% ha observado cambios
en el sistema informático de la empresa, el 22% de las respuestas se enfoca al
envío de soportes a través de internet y un 19% de las respuestas es el no uso
de documentación física.
6.- ¿Ha existido cambios en la manera que la compañía mantiene su control
interno?
Gráfico 3-7 Encuesta: Pregunta 6
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
31%
19%22%
28%
¿Cuál ha sido el principal cambio de la documentación física a electrónica?
Obtención de FirmaElectrónica
No uso de papel
Envió de soporte através de internet
Modificaciones en elsistema Informatico
50%50%
¿Ha existido cambios en la manera que la compañía mantiene su control interno?
Si
No
33
Gráfico 3-8 Encuesta: pregunta 6 aclaraciones
Fuente: Encuesta Elaborado por: C.Manosalvas
Como se observa en el primer gráfico la mitad de los encuestados sienten que
han existido cambios en el control interno a raíz de la adopción de la
facturación electrónica mientras el otro 50% siente que no han existido cambios
significativos en el control interno de la compañía.
Adicionalmente el 33% de las respuestas de las personas que sienten que han
existido cambios en el control interno indican que han existido cambios en los
elementos del ambiente de control y de actividades de control, mientras el 20%
de los que sí han observado cambios lo sientes que se encuentra en la
supervisión y monitoreo mientas que un 7% dividido entre evaluación del riesgo
y la información y comunicación.
33%
7%
33%
7%
20%
¿Ha existido cambios en la manera que la compañía mantiene su control interno?
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control
Información yComunicación
Supervisión y Monitoreo
34
7.- ¿Cuáles son las áreas en las que se ha experimentado problemas en la
adopción de facturación electrónica?
Gráfico 3-9 Encuesta: Pregunta 7
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Como se observa en la gráfica varios han sido los problemas a los que se
enfrentaron en la adopción de la facturación electrónica, entre los que se
destacan en mayor proporción y con el 29% aspectos tributarios, con el 28% se
relaciona con problemas del sistema informático.
Con aspectos menores se relaciona con la comunicación los cuales se incluye
el continuo uso del internet y la capacitación del personal en este tipo de
transacciones, tales como el uso del sistema, emisión de comprobantes de
retención, cobros de la cartera, etc.
28%
29%
20%
23%
¿Cuáles son las áreas en las que se ha experimentado
problemas en la adopción de facturación electrónica?
Sistema Informático
Aspectos Tributarios
Comunicación electrónica
Capacitación
35
8.- Según su experiencia, ¿los costos de adopción en la facturación electrónica
en los gastos administrativos de la compañía han bajado?
Gráfico 3-10 Encuesta: Pregunta 8
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
De acuerdo a las respuestas obtenidas obtuvimos que, el 50% de los
encuestados por su experiencia en las operaciones los gastos administrativos
en donde se incluyen papel y gastos de imprenta están de acuerdo en que los
gastos han disminuido, el 40% de los encuestados están en desacuerdo, por lo
que sus gastos administrativos se han incrementado debido básicamente al
uso del internet en la zona de administración, el 10% de los encuestados indica
que los gasto se encuentran igual que sin la aplicación de la facturación
electrónica.
50%
40%
10%
¿Los costos de adopción en la facturación electrónica en los gastos administrativos de la compañía han bajado?
Si
No
Se ha mantenido
36
9.- ¿La compañía ha elaborado un manual de control interno bajo el esquema
de facturación electrónica?
Gráfico 3-11 Encuesta: Pregunta 9
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
Según se observa en el gráfico el 90% de las empresas encuestadas no ha
revisado o a realizado un manual de control de interno de acuerdo a la
adopción de la facturación electrónica, lo que nos deja que el 10% de las
empresas en la provincia de Cotopaxi ha revisado su manual de acuerdo al
esquema de facturación electrónica.
10.- ¿Se rediseñaron inicialmente o en la fase de planificación los procesos
contables para la adopción de facturación electrónica?
10%
90%
¿La compañía ha elaborado o ha revisado el manual de control interno bajo el esquema de facturación
electrónica?
Si
No
37
Gráfico 3-12 Encuesta: Pregunta 10
Fuente: Encuesta Elaborado por: C. Manosalvas
De las respuestas obtenidas obtuvimos que las compañías no han realizado o
revisado como afectaría a los procesos contables el esquema de facturación
electrónica dado que el 90% respondió que no se rediseñaron en un inicio los
procesos contables para la adopción de la facturación electrónica.
3.3 Problemática en la Adopción de la Facturación Electrónica en las
Empresas Florícolas
Siguiendo con el análisis después de haber obtenido los resultados y
establecido la tabulación el siguiente paso es el analizar cuáles fueron los
problemas más representantes en las empresas florícolas sobre la adopción de
la facturación electrónica entre las que encontramos:
1.- La mayor parte de las compañías que se dedican a esta actividad se
encuentran realizando actividades de exportación, se encuentran conscientes y
aplicando desde el 1 de enero (aplicación full) del 2015 la facturación
electrónica.
10%
90%
¿Se rediseñaron inicialmente o en la fase de planificación los procesos contables para la adopción de
facturación electrónica?
Si
No
38
2.- Para esta aplicación las compañías han encontrado problemas tanto en
hallar aplicativos informáticos o cambios en los sistemas para facilitar el trabajo
tales como firmas electrónicas y modelo de facturación en los sistemas para
cumplir con la normativa legal sobre Comprobantes de Venta y Retención.
3.- Las compañías no han realizado un análisis de cuáles serían los cambios a
nivel de procesos contables y de control interno, al desaparecer ciertos pasos
en los que se involucraba la emisión y recepción manual de los mismos.
Bajo estos tres preceptos se puede afirmar que el proceso contable y de control
interno no han sido analizados, los cuales en forma específica se piensa
realizar bajo técnicas de auditoría los principales procesos en los cuales se
asegure las aseveraciones que contiene un estado financiero.
3.4 Escogimiento de las técnicas de auditoría
Para realizar el análisis en la florícola vamos a revisar las técnicas de auditoría
con las cuales se planea identificar las áreas donde la facturación electrónica
tuvo impacto.
Según Lawrence Charles (1971) las técnicas de auditoría son:
Estudio General: Es la percepción sobre las características que posee la
empresa de manera global o general, sobre los estados financieros, grupo de
cuentas o partidas importantes.
La percepción que se realiza se lo hace mediante el juicio profesional que bajo
la experiencia y estudios, se podrá obtener de la información que la compañía
presenta situaciones importantes o fuera de lo común que pudiesen llevar
situaciones que requieran de atención.
39
Esta técnica conlleva a la aplicación de otras que en conjunto se utilizan en el
análisis
Análisis: Es la agrupación de los elementos que forman las cuentas contables
o de una partida determinada, de tal manera que los grupos sean de
características similares.
Existen los siguientes tipos de análisis:
Análisis de Saldos: Es el estudio de variaciones que se presentan de
año en año.
Análisis de movimientos: En otras ocasiones, los saldos de las cuentas
se forman no por compensación de partidas, sino por acumulación.
Inspección: Consiste en la prueba física de los bienes materiales o de los
documentos, con el objetivo de cerciorarse de la existencia de alguna
operación que se encuentra en los estados financieros.
Confirmaciones: Es la obtención de una respuesta a una carta enviada por una
persona independiente de la empresa y que se encuentra dirigida a conocer la
naturaleza y condiciones de las transacciones y por lo tanto confirmar la validez
de los saldos.
La técnica consiste en varias formas debido a que se provee la información, las
cuales son:
Positiva: Se coloca en la carta de envío la información que se pide la
correspondiente confirmación
Negativa: Se coloca en la carta de envió los datos y se solicita que
responda a la misma solo si tiene errores o diferencias.
Indirecta: Se solicita al receptor conteste la información sin añadir datos
de la transacción tales como saldos o fechas límite.
40
Investigación: Es la obtención de la información, datos y comentarios a través
de procesos investigativos tales como entrevistas y cuestionarios con el
personal que conforma al objeto investigado, con lo cual el auditor puede
conformarse una idea de determinada situación.
Declaración: Es la obtención de información por parte de los interesados
mediante un documento el cual contiene firmas de responsabilidad, por lo que
esta técnica se utiliza en actividades de suma importancia para el análisis de
información.
Certificación: Es la obtención por medio escrito sobre la seguridad de un
hecho por lo general de manera legalizada.
Observación: Es la verificación mediante el sentido de la vista de cómo se
realizan determinada transacción, hecho o tema significativo.
Cálculo: Mediante la verificación matemática de las partidas el auditor puede
verificar la veracidad tal como recalculando la operación completa o parte de
ella.
3.5 Fases del análisis bajo las técnicas de auditoría
Para realizar el presente trabajo de análisis bajo técnicas de auditoría, se
realizará bajo las siguientes fases:
Planificación
Ejecución
Comunicación de los resultados
41
CAPITULO IV 4 PROPUESTA DE ANÁLISIS
4.1 Identificación sobre los procesos afectados en la adopción de la
facturación electrónica
Para poder tener un entendimiento sobre los procesos contables que posee la
compañía es válido analizar las cuentas que se presentan en los Estados
Financieros, lo cuales se encuentran bajo la codificación de la
Superintendencia de Compañías y la información presentada con corte al 31 de
diciembre del 2013, los cuales se presentan así:
CODIGO CUENTA GRUPO SUB
GRUPO CUENTA SUB
CUENTA
1 ACTIVO X
101 ACTIVO CORRIENTE
X
10101 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
X
10102 ACTIVOS FINANCIEROS
X
1010205 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES NO RELACIONADOS
X
101020502 ACTIVIDADES ORDINARIAS QUE NO GENERAN INTERESES
X
1010206 DOCUMENTOS Y CUENTAS POR COBRAR CLIENTES RELACIONADOS
1010207 OTRAS CUENTAS POR COBRAR RELACIONADAS
1010208 OTRAS CUENTAS POR COBRAR
10103 INVENTARIOS
X
1010305 INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Y MERCADERIA EN ALMACÉN - PRODUCIDO POR LA COMPAÑÍA
1010306 INVENTARIOS DE PRODUCTOS TERMINADOS Y MERCADERIA EN ALMACÉN - COMPRADO DE TERCEROS
10104 SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS
1010401 SEGUROS PAGADOS POR ANTICIPADO
10105 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES
X
1010501 CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA (IVA)
102 ACTIVO NO CORRIENTE
X
10201 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
X
1020101 TERRENOS
X
1020102 EDIFICIOS
X
1020104 INSTALACIONES
X
1020105 MUEBLES Y ENSERES
X
1020106 MAQUINARIA Y EQUIPO
X
1020108 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
X
1020109 VEHÍCULOS, EQUIPOS DE TRANSPORTE Y EQUIPO CAMINERO MÓVIL
X
1020112 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
X
1020114 ACTIVOS DE EXPLORACIÓN Y EXPLOTACIÓN
X
42
10202 PROPIEDADES DE INVERSIÓN
X
10203 ACTIVOS BIOLOGICOS
X
1020303 PLANTAS EN CRECIMIENTO
X
1020304 PLANTAS EN PRODUCCIÓN
X
1020305 (-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE ACTIVOS BIOLÓGICOS
X
10204 ACTIVO INTANGIBLE
X
1020404 (-) AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE ACTIVO INTANGIBLE
X
1020406 OTROS INTANGIBLES
X
10205 ACTIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS
X
10206 ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES
X
10207 OTROS ACTIVOS NO CORRIENTES X
CODIGO CUENTA GRUPO SUB
GRUPO CUENTA SUB
CUENTA
2 PASIVO X
201 PASIVO CORRIENTE
X
20103 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
X
2010301 LOCALES
X
20104 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
X
20105 PROVISIONES
X
2010501 LOCALES
X
20107 OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES
X
2010701 CON LA ADMINISTRACIÓN TRIBUTARIA
X
2010702 IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO
X
2010703 CON EL IESS
X
2010704 POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS
X
20112 PORCIÓN CORRIENTE DE PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS
X
20113 OTROS PASIVOS CORRIENTES
X
202 PASIVO NO CORRIENTE
X
20202 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
X
20203 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS
X
20204 CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS / RELACIONADAS
X
2020402 DEL EXTERIOR
X
20207 PROVISIONES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS
X
2020701 JUBILACIÓN PATRONAL
X
2020702 OTROS BENEFICIOS NO CORRIENTES PARA LOS EMPLEADOS
X
20209 PASIVO DIFERIDO
X
2020902 PASIVOS POR IMPUESTOS DIFERIDOS
X
3 PATRIMONIO NETO X
301 CAPITAL
X
30101 CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO
X
304 RESERVAS
X
30401 RESERVA LEGAL
X
305 OTROS RESULTADOS INTEGRALES
X
306 RESULTADOS ACUMULADOS
X
30601 GANACIAS ACUMULADAS
X
30602 (-) PÉRDIDAS ACUMULADAS
X
30603 RESULTADOS ACUMULADOS PROVENIENTES DE LA ADOPCIÓN POR PRIMERA VEZ DE LAS NIIF
X
307 RESULTADOS DEL EJERCICIO
X
30702 (-) PÉRDIDA NETA DEL PERIODO X
43
Como se observa en el estado financiero la compañía mantiene los siguientes
grupos de cuentas:
Efectivo y equivalentes del efectivo
Cuentas y documentos por cobrar
Inventarios
Activos Biológicos
Propiedad y Equipo
Impuestos Diferidos
Cuentas por Pagar Corriente y de Largo Plazo
Beneficios a Empleados
Obligaciones con la Administración Tributaria
Beneficios a empleados Largo Plazo
Pasivos por impuestos Diferidos
Capital
Reservas
Resultados
Ventas
Costo De Ventas
Gastos Administrativos
Para cada una de las cuentas se asocia un proceso contable sobre el que se
identifica de la siguiente manera
Cuenta (s): Efectivo y equivalentes del efectivo
Sobre las cuentas de efectivo y también sus equivalentes se identifican dos
procesos, el primero el de INGRESO DEL EFECTIVO donde se ve afectado
por la manera en que la compañía recepta sus valores tanto dinero,
transferencias, cheques u otro medio de cobro; y el segundo proceso
identificado es el de SALIDAS DEL EFECTIVO en el que se ve afectado de la
manera en que el dinero por pagos o desprendimiento de los recursos
económicos salen de la compañía
Ingresos del Efectivo
44
Salidas del Efectivo
Cuenta(s): Cuentas por Cobrar – Ventas
Dentro de las cuentas por cobrar observamos los procesos de que se
relacionan al cobro de los valores pendientes de cobro por lo que el proceso
identificado es el de INGRESO DEL EFECTIVO, además que el proceso de
ventas alimenta la cuenta por cobrar por lo que también se relaciona con el
proceso de FACTURACIÓN por lo que tenemos los siguientes procesos
identificados:
Ingreso del efectivo
Facturación
Cuenta (s): Inventarios-Costo de Venta
En el área de inventarios se identifican los procesos de COMPRAS de materia
prima e insumos para el crecimiento de la flor y además se identifica el proceso
de COSTO DE VENTA por la cosecha de la flor en punto de corte, y su
posterior trabajo de postcosecha, por lo que los procesos contables
identificados son los siguientes:
Compras
Costo de Venta
Cuenta (s): Propiedad, Planta y Equipo
En la cuenta de propiedad, planta y equipo no se identifican procesos
diferentes a los ya identificados como es el de COMPRAS de las diferentes
maquinarias así como del terreno y la planta industrial, adicionalmente se
puede identificar el proceso de estimaciones los cuales no serán analizados ya
45
que no interviene en un esquema de facturación electrónica, por lo que el
proceso para esta cuenta, es:
Compras
Cuenta (s): Cuentas y documentos por pagar
Las cuentas significativas encontradas se relacionan con el proceso de
COMPRAS ya que es el modo que la compañía realiza sus adquisiciones y
como se registra en la contabilidad la obligación por las mismas,
adicionalmente se lo relaciona con la SALIDA DE DINERO en el momento del
pago, por lo que los procesos identificados son:
Compras
Salida de Dinero
Cuenta (s): Obligaciones con la Administración Tributaria
Para esta cuenta identificada el proceso se relaciona con la SALIDA DE
DINERO en el pago de impuestos tales como Impuesto a la Renta,
Retenciones y sobre el Impuesto al Valor Agregado, por lo que el proceso
identificado es el siguiente:
Salida de Dinero
Cuenta (s): Beneficio a empleados (Costo – Gasto)
La cuenta se relaciona con el modo en que la compañía paga los sueldos de
NOMINA a sus empleados y trabajadores de la finca, así como del proceso en
que se calculan los beneficios tales como sueldos, horas extras, comisiones,
décimos y demás relacionados con la fuerza laboral, por lo que el proceso
identificado es el siguiente:
46
Nómina
Resumo los principales procesos de la siguiente forma:
Ingreso de Efectivo
Salida de Efectivo
Facturación – Ventas
Compras
Costo de Venta
Nómina
Bajo este resumen notamos que los procesos en donde intervienen la
facturación electrónica se enfoca en dos procesos significativos los cuales son:
Facturación o Ventas
Compras
Por lo cual se analizará estos procesos para medir el nivel de control interno y
los principales cambios que a partir de la aplicación de la facturación
electrónica.
4.2 Levantamiento de Narrativas y Flujogramas
Una vez que se identificaron los procesos significativos, se procede a realizar
mediante entrevista a las personas responsables de los procesos las narrativas
sobre el mismo a fin de tener claridad sobre el flujo en el que la información es
receptada, procesada y registrada desde el inicio hasta el final del proceso, se
comienza con el proceso de ventas sobre el cual nos interesa observar la
adopción de la facturación electrónica ha causado efecto.
47
NARRATIVA
PROCESO DE VENTAS
PERSONAL RESPONSABLE: Contadora
DETALLE:
El proceso de ventas inicia en la Dirección Comercial en la cual se busca
clientes a nivel nacional e internacional, además de aprovechar las ferias de
rosas en el exterior como Estados Unidos, Rusia, Alemania, España y Francia,
en los que se da a conocer la rosa ecuatoriana y en especial de la compañía,
es en estas ferias en las que las direcciones electrónicas y medios de contacto
son entregados con la finalidad de percibir pedidos los cuales pueden llegar a
ser ocasionales o de manera permanente.
El Director Comercial en conjunto con la Dirección Técnica elaboran las
disponibilidades, lo cual quiere decir es el revisar el stock de rosas
potencialmente a ser vendidas las cuales se encuentran en proceso de
cosecha en el área designada para su crecimiento llamado invernadero.
Para cada mes el Director Comercial elabora las órdenes fijas para el mes y
conforme las peticiones vía teléfono, mail o fax se receptan se elaboran las
ordenes simples cada una con una fecha de despacho estimada, en el sector
florícola este proceso es diario a excepción de las órdenes fijas las cuales
tienen algunos meses para despacho.
El Director Comercial realiza las órdenes de compra de los clientes en un Excel
para lo cual ha elaborado un formato diseñado para enumerarlos de acuerdo se
vayan produciendo, en este proceso no se identifica el uso del sistema
informático que posee la compañía.
48
Hasta este punto se ha asegurado la cantidad de rosas que se puede vender a
cliente, por el mismo medio se comunica al cliente el precio con el cual las
rosas serán despachadas y en caso de ser aceptadas se añade el precio en la
orden de compra del cliente. La lista de precios del catálogo de rosas de
producción para la venta internacional es fijada por el Gerente General, el
Director Comercial y el área técnica cada al inicio de año y cada tres meses,
tomando en consideración que para el sector florícola existen ventas
estacionales las cuales se da principalmente en Valentín, día de la madre y en
menor proporción en otras festividades en los que la demanda incrementa a
nivel nacional e internacional.
El asistente de comercialización elabora la orden de despacho en la que se
utiliza el sistema informático colocando la cantidad de rosas a despachar de
acuerdo al itinerario propuesto por el Director Comercial en esta forma se
llenan las cantidades y tipo de rosa a ser despachada pero no se incluye
precios.
El día de cosecha de rosas para ser enviado a pos cosecha a ser contada y
armada en bonches de 12 rosas, se envía la orden de despacho a contabilidad
la que utiliza el sistema informático adquirido el cual contiene el sistema de
facturación, así llena los campos destinados tales como nombre, ruc, dirección,
teléfono, guía de remisión (el cual se crea con la factura) cantidad, detalle de
rosas, cantidad, valor unitario, valor total y en caso de ser venta nacional
calcula el impuesto al valor agregado (IVA), el sistema utilizando conexión en
línea al servicio de rentas internas solicita número de autorización para tal
factura, el cual en sistema es firmado digitalmente.
El sistema solicita una dirección electrónica la cual es llenada y enviada al mail
del cliente.
49
Después es generada la guía de remisión la cual aún se encuentra realizada en
físico con la que se adjunta la factura impresa para el traslado de los paquetes.
Con toda esta documentación es enviada a pos cosecha para su posterior
envió a transporte de carga y envío a los diferentes países a los cuales se
exporta.
50
FLUJOGRAMA DE VENTAS
DIRECTOR CLIENTE ASISTENTE POSTCOSECHA EMBARQUE ASISTENTE
PRODUCCION ADM
INICIO
Elaboración
De
disponibilidad
es
Contacto con
el cliente
Conocimient
o de
disponibilida
d de rosas
Pedidos
Fijos
Pedidos
sencillos
Recepción
de pedidos
Elaboración de
Orden de
despacho
Revisión de Precios
Aprobación de la
Orden de despacho
Conocimient
o de la
realización
de despacho
Elaboración
de factura
electrónica
Recepta el
despacho
Empaca las
rosas de
acuerdo a
especificacio
nes
Se envía las
rosas a
embarque
Recepta el
producto y
lo transporta
Lo embarca
en los
respetivos
transportes
1
Se adjunta
guía de vuelo
Se registra
en el sistema
de Microrex
Registra
factura
Se compara
información contable
FIN
51
NARRATIVA
PROCESO DE COMPRAS
PERSONAL RESPONSABLE: Contadora
El proceso comienza con el manejo de kárdex y de stock mínimo en las
bodegas por lo que se realiza una requisición de materiales el cual es enviado
al gerente técnico el cual revisa y mide las necesidades del cultivo, éste puede
modificar y aprobar la requisición de los materiales especialmente de
fertilizantes y agroquímicos, estos se los realiza cada semana.
La requisición de materiales son enviadas a la directora administrativa la cual
realiza las órdenes de compra previa 7 cotizaciones en lo que es fertilizantes se
mira especialmente la procedencia y la calidad, para lo que es agroquímicos al
tener las mismas marcas todos los proveedores se revisa el precio.
Se envía Orden de Compra, esta tarea se realiza de manera informal esto
quiere decir vía mail pero el documento es elaborado por las asistente de
gerencia.
Los proveedores envían el producto junto con la factura y guía de remisión el
cual lo recibe el bodeguero y procede a realizar el comprobante de ingreso en
el sistema contable administrativo, estas facturas son entregadas a la asistente
administrativa la cual primero lo registra en el sistema informático.
Con estos registros en el sistema contable la asistente contable extrae el
reporte de tesorería para que el gerente general lo revise y apruebe el pago
además de firmarlo, con lo cual algunos proveedores se acercan a las
instalaciones a cobrar mientras que a otros se los envía a pagar.
52
FLUJODIAGRAMACION DE COMPRAS
BODEGUERO G. TECNICA D. ADMINISTRATIVA PROVEEDOR ASISTENCIA TESORERIA G. GENERAL
ADMINISTRA CONTABILID
INICIO
Revisión
de Stock
Elaboración
de
Requisición
Envío de
requisición a g.
técnica
Revisión y
Aprobación de
Requisición
Envío de
requisición a
D.
Administrativa
Recepción de
Requisición Elaboració
n de
Cotización
Envío de
Cotizaciones
Pedido de
Cotización
Recepción
Cotizaciones
Selección de
proveedor
Elaboración
de Orden de
Compra
Recepción
de Ordenes
Facturación
electrónica
Despacho de producto
con documentos con
factura impresa
Recepción de Productos y
documentos. Guía de Remisión
Comprobante
de Ingreso
Envío de
documentos
Recepción de
documentos
Registro en
sistema
informático
Extracción de
reporte de
tesorería
Elaboración
de Ctas por
Pagar
Recepta
reporte ctas
por pagar
Aprobación
de Pagos
Elaboració
n de
Cheques
Firma
Cheque
Despacho de
Cheques.
Postea pago
Cobro de
Cheque
FIN 1
1
53
4.3 Identificación de Riesgos
Los riesgos que conlleva a que cada uno de los procesos identificados como
afectados por la facturación electrónica, en el hecho de que una aseveración
sea incorrecta en los estados financieros, se presentan en forma de preguntas
de la siguiente forma:
Proceso: Facturación – Ventas
1.- ¿Que asegura que la compañía no haya registrado facturas duplicadas?
2.- ¿De qué manera la compañía se asegura que los precios de venta se
encentren debidamente autorizados?
3.- ¿De qué manera la compañía se asegura que las ventas se encuentren
debidamente entregadas?
4.- ¿Cómo se asegura la compañía de haber emitido y entregado todas las
facturas por venta?
Proceso: Compras
1.- ¿Cómo se asegura la compañía de que las compras se encuentren
registradas en el periodo correcto?
2.- ¿De qué manera la empresa se asegura de recibir las compras?
3.- ¿De qué manera se asegura la empresa de que las compras se encuentren
autorizada?
4.- ¿Cómo se asegura la compañía de haber recibido la factura por cada orden
de compra emitida?
4.4 Identificación de Controles
Para identificar los controles que mantiene la compañía se responderá de los
riesgos planteados para cada uno de los procesos afectados de la siguiente
forma:
54
Proceso: Facturación – Ventas
1.- ¿Que asegura que la compañía no haya registrado facturas duplicadas?
El módulo de facturación se encuentra parametrizado para emitir una
sola factura
El módulo de facturación no registra factura sin una orden de compra
No se emite factura sin que primero haya aprobado el jefe de
operaciones
2.- ¿De qué manera la compañía se asegura que los precios de venta se
encentren debidamente autorizados?
El catálogo de precios se encuentra debidamente autorizado
Las ventas se realiza por catálogo de precios autorizados
3.- ¿De qué manera la compañía se asegura que las ventas se encuentren
debidamente entregadas?
Al fin de mes la contadora compara las últimas órdenes de embarque
con la facturación.
La facturación se despacha diariamente de bodega
4.- ¿Cómo se asegura la compañía de haber emitido y entregado todas las
facturas por venta?
Diariamente la contadora revisa el módulo de facturación y los archivos
enviados a correo electrónico
Las facturas físicas mantienen un orden consecutivo
55
Proceso: Compras
1.- ¿Cómo se asegura la compañía de que las compras se encuentren
registradas en el periodo correcto?
Mensualmente la contadora concilia los saldos del anexo con el sistema
Se obtiene las facturas de compra y se realiza un match con los
registros
2.- ¿De qué manera la empresa se asegura de recibir las compras?
Se realiza un match de la factura de compra con la Guía de Remisión
3.- ¿De qué manera se asegura la empresa de que las compras se encuentren
autorizada?
Toda factura de compra se ve ligada a una orden de compra autorizada
4.5 Establecimiento de la Estrategia
Para poder obtener una visión de cómo los controles se encuentran operando
se debe establecer la estrategia, con cual planeamos comprobar de acuerdo la
narrativa y el flujograma los controles estén instaurados para la facturación
electrónica y se encuentren operando de manera efectiva.
De acuerdo a lo antes indicado se realizarán pruebas de control en cada uno
de los procesos y para cada control identificado.
4.6 Ejecución de la estrategia
Para los controles identificados se realizaron las correspondientes pruebas de
control especificados en la estrategia.
56
Valle del Sol Valdesol S.A.
Prueba sobre controles
Aud: Febrero 2015
Para establecer las pruebas sobre los controles identificados en el proceso de ventas-cuentas por cobrar
Se establecieron los siguientes controles
1 El módulo de facturación se encuentra parametrizado para emitir una sola factura
2 El módulo de facturación no registra factura sin orden de compra
3 No se emite factura sin que primero haya aprobado el jefe de operaciones
4 El catálogo de precios se encuentra debidamente autorizado
5 Las ventas se realiza por catálogo de precios
6 Al f in de mes la contadora compara compara las últimas ordenes de embarque con la facturación
7 La facturación se despacha diariamente de bodega
8 Diariamente la contadora revisa el módulo de facturación y los archivos enviados a correo electrónico
9 Las facturas físicas mantienen un orden conse cutivo
Para lo cual se escogió las 10 últimas facturas del mes de febrero del 2015 y se probaron de la siguiente manera
Número Factura Orden Fecha Cliente Dirección Electrónica Detalle Cantidad Valor FOB Descuento IVA Total 1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 001-11415 1151 25/02/2015 Cliente A [email protected] Rosa exportación 1200 997,98 997,98 19,96 117,36 1.115,34 p p p p p X p X p
2 001-11416 1152 25/02/2015 Cliente B [email protected] Rosa exportación 1100 990,15 990,15 19,80 116,44 1.106,59 p p p p p X X X p
3 001-11417 1153 25/02/2015 Cliente C [email protected] Rosa nacional 135 100,15 0 - 12,02 112,17 p p p p p X X X p
4 001-11418 1154 25/02/2015 Cliente D [email protected] Rosa exportación 710 851,4 851,4 17,03 100,12 951,52 p p p p p X p X p
5 001-11419 1155 26/02/2016 Cliente F [email protected] Rosa exportación 722 862,17 862,17 17,24 101,39 963,56 p p p p p X p X p
6 001-11420 1156 26/02/2016 Cliente G [email protected] Rosa exportación 642 754,15 754,15 15,08 88,69 842,84 p p p p p X p X p
7 001-11421 1157 26/02/2016 Cliente H [email protected] Rosa exportación 512 650,14 650,14 13,00 76,46 726,60 p p p p p X X X p
8 001-11422 1158 27/02/2015 Cliente I [email protected] Rosa nacional 650 712,16 0 - 85,46 797,62 p p p p p X X X p
9 001-11423 1159 27/02/2015 Cliente J [email protected] Rosa exportación 532 710,12 710,12 14,20 83,51 793,63 p p p p p X p X p
10 001-11424 1155 27/02/2015 Cliente K [email protected] Rosa exportación 512 651,4 651,4 13,03 76,60 728,00 p p p p p X p X p
Hallazgos
Observamos que el control 7 sobre despacho de mercaderia no se cumple en todos los casos
Observamos que el control 6 y el control 8 no se encuentra cumpliendo
VERIFICACIONES
I-01.1
CM
13-mar-15
57
Valle del Sol Valdesol S.A.
Prueba sobre controles - Compras
Aud: Febrero 2015
Para establecer las pruebas sobre los controles identificados en el proceso de ventas-cuentas por cobrar
Se establecieron los siguientes controles
1 Mensualmente la contadora concilia los saldos del anexo del sistema
2 Se obtiene las factura de compras y se realiza un match con los registros
3 Se realiza un match de la factura de compra con la Guía de Remisión
4 Toda factura se ve ligada a ina orden de compra autorizada
Para lo cual se escogió las 10 últimas facturas del mes de febrero del 2015 y se probaron de la siguiente manera
Número Factura Orden Fecha Cliente Detalle Cantidad Valor IVA Retención Total 1 2 3 4
1 123 342 03/02/2015 Proveedor A Calcio 100 134,5 16,14 1,35 149,30 x p p p
2 234 343 04/02/2015 Proveedor B Sulfato de potasio 85 64 7,68 0,64 71,04 x p p p
3 33315 344 06/02/2015 Proveedor C Fosfato 34 85,5 10,26 0,86 94,91 x p p p
4 22135 345 09/02/2015 Proveedor D Nitrato de Amonio 35 63,4 7,61 0,63 70,37 x p p p
5 12234 346 10/02/2015 Proveedor E Plastico 123 245,3 29,44 2,45 272,28 x p p p
6 13332 347 11/12/2015 Proveedor F Tubos Metálicos 12 53,47 6,42 0,53 59,35 x p p p
7 15567 348 22/02/2015 Proveedor G Calcio 43 52,1 6,25 0,52 57,83 x p p p
8 1447888 349 24/02/2015 Proveedor H Fosfato 41 42,5 5,10 0,43 47,18 x p p p
9 133368 350 24/02/2015 Proveedor I Cartones 250 182,35 21,88 1,82 202,41 x p p p
10 144567 351 25/02/2015 Proveedor J Protectores Botón 300 312,3 37,48 3,12 346,65 x p p p
Hallazgos
Observamos que la compañía al finalizar el mes de febrero no realizó la conciliación con saldos en mayores contables ni anexos
F-01.1
CM
13-mar-15
VERIFICACIONES
58
4.7 Comunicación de los Resultados
La comunicación sobre los resultados se lo realiza en forma de un informe o carta a
la gerencia dirigida con el objetivo de hacer saber a la compañía los principales
hallazgos encontrados a lo largo de le verificación del control interno.
4.7.1 Carta Introductoria
Junio 2015
Sres.
Valle del Sol Valdesol S.A.
Lasso-Cotopaxi
Estimados señores Valle del Sol Valdesol S.A.:
La carta a la gerencia adjunta contiene las sugerencias para mejorar los procedimientos de contabilidad
y los controles contables internos de la Compañía, que llamaron mi atención en mi verificación sobre
los procesos específicos que afectan la adopción de la facturación electrónica al mes de febrero del
2015.
De acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría, y según acordamos con ustedes, efectuamos una
revisión de la estructura de control contable interno de la Compañía, pero sólo hasta donde se
consideró necesario con el propósito de tener una base para determinar la confianza que se puede
depositar en el mismo al determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de las pruebas de los
procesos a febrero del 2015.
A este respecto, debe reconocerse que debido a las limitaciones inherentes a cualquier estructura de
control interno, pueden ocurrir errores e irregularidades y no ser detectados. Además, la proyección de
cualquier evaluación de la estructura a períodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos
59
puedan volverse inadecuados debido a cambios en las condiciones existentes o que se deteriore el
grado de cumplimiento con los procedimientos establecidos.
En el anexo se incluyen nuestras sugerencias y, para su comodidad, incluimos un índice del contenido.
Deseamos expresar nuestro agradecimiento por las atenciones y cooperación brindadas durante el
curso del trabajo. Tendremos mucho gusto en explicar estas sugerencias con mayor detalle o, si lo
desean, ayudarles a implantarlas.
Atentamente,
Carlos Manosalvas
CPA
4.7.2 Hallazgos y Recomendaciones Sobre Control Interno a los Procesos
Identificados.
Título: 1. Conciliación entre el anexo de facturación y registros
Observación:
La compañía no se encuentra realizando de manera mensual la conciliación o cruce del
anexo obtenido del módulo de facturación con el detalle registrado en libros, debido
básicamente a que la compañía no se encuentra en la disponibilidad de tiempo para esta
actividad.
Riesgo:
El riesgo identificado en el control interno de la compañía es que este control no se encuentre
operando efectivamente dando posibilidad a errores en los Estados Financieros.
Recomendación:
Se recomienda a la compañía el cumplir con el control establecido de la manera en que fue
diseñado para evitar errores en los Estados Financieros
Comentarios de la Administración:
Somos conscientes sobre la no aplicabilidad de este control, el cual en la posterioridad se
aplicará de manera efectiva.
60
Título: 2. Despacho de flores diarias conjuntamente con la factura
Observación:
Se ha observado que la compañía no cumple a cabalidad con el control diseñado para que
los despachos de flores sean enviados el mismo día en el que la factura es emitida, como se
evidencia en las facturas 11416, 11417, 11421 y 11422
Riesgo:
El riesgo que se identifica es que la compañía se encuentre registrando ventas sin que se
proceda a realizar efectivamente el ingreso contable
Recomendación:
Recomendamos a la compañía realizar los despachos conforme se diseñó el control para
este proceso.
Comentarios de la Administración:
Los despachos de flor se encuentran retrasados en promedio 3 días los cuales comprenden
los fines de semana, se espera realizar los despachos el mismo días
Título: 3. Diariamente la contadora revisa el módulo da facturación y los
archivos enviados por correo electrónico
Observación:
Se observó que el control específico para la revisión que la facturas se hayan enviado vía
facturación electrónica diariamente no se encuentra ejecutando actualmente puesto que el
sistema no permite obtener un reporte diario
Riesgo:
El riesgo que presenta esta deficiencia es que los ingresos no se encuentren registrando
adecuadamente en la fecha a la que pertenece su realización
Recomendación:
Se recomienda obtener de manera sistemática el cual pueda permitir la obtención diaria del
reporte
Comentarios de la Administración:
La administración había detectado con anterioridad esta deficiencia y espera poder
implementar su corrección en los primeros días del mes de julio del 2015
61
Título: 4. Mensualmente la contadora concilia los saldos del anexo del
sistema
Observación:
Actualmente no se realiza la conciliación de los saldos anexos del sistema con el detalle de
compras, puesto que el sistema no dispone de reportes mensuales
Riesgo:
El riesgo de la observación es que existan errores en el registro dentro de los meses que
componen el año.
Recomendación:
Se recomienda realizar los cambios a nivel informático para obtener reportes que permitan el
control tal y como se planteó
Comentarios de la Administración:
Se encuentra realizando los cambios a nivel informático que permitan obtener los reportes
62
CAPITULO V 5 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Los cambios a partir de la adopción de la facturación electrónica se han
presentado a nivel de sistemas informáticos, en los procesos contables y la
manera en que la gerencia ha establecido el entorno de control sobre los que
ha ejercido transformación.
Las compañías florícolas no se encontraban listas o por lo menos no se
habían propuesto un cambio formal para la adopción de la facturación
electrónica a nivel informático y de control interno.
Evidentemente la adopción de la facturación electrónica significó cambios en
la manera de realizar transacciones y comunicación con la administración
tributaria, adicionalmente que los clientes obtienen la documentación de
manera más ágil.
Bajo el enfoque de auditoría financiera al control interno se establecieron los
principales riesgos sobre los procesos contables en los que la facturación
electrónica realizó cambios, con lo que se establecieron los puntos de mayor
relevancia, dando a lugar puntos básicos de control interno
63
5.2 Recomendaciones
El establecer un formato formal como el método COSO conllevará a las
empresas florícolas para establecer los principales cambios que la adopción
de la facturación electrónica conlleva.
Este tipo de análisis bajo técnicas de auditoría podría ser replicado en el resto
de florícolas de la provincia a fin de obtener un esquema estandarizado de
control interno.
El asesoramiento con profesionales en temas de informáticos hace que las
compañías puedan hacer frente a nuevos cambios de tipo tecnológico.
64
6 BIBLIOGRAFÍA
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ANEXO1
ENCUESTA
EMPRESAS FLORÍCOLAS
FACTURACIÓN ELECTRÓNICA
INTRODUCCIÓN
Con el fin de determinar problemas asociados a la adopción de la facturación
electrónica en el sector florícola en la provincia de Cotopaxi, le solicitamos llene la
siguiente encuesta, la cual se utilizará en el análisis académico de las mismas y no
se utilizará para otros propósitos.
Se solicita a la persona que llena la presente encuesta no colocar nombres de la
empresa a la cual se está encuestando puesto que se revelarán las mismas
MODO DE LLENADO
Llenar los casilleros con una x en los que se requiere y complete las preguntas
abiertas.
1. ¿La florícola realiza actividades de exportación?
Sí No
2. ¿La florícola conoce de la aplicación de la facturación electrónica para el
2015?
Sí No
3. ¿Desde qué fecha la compañía se ha preparado para la adopción de la
facturación electrónica?
Describa el año _____________
67
4. ¿Ha observado cambios en el modo de realizar transacciones? ¿Sobre cuáles
ha observado estos cambios?
Sí No
Los cambios observados se relacionan con:
Ventas Cobros Desembolsos
Compras Retenciones Pagos
5. Según su observación ¿Cuál ha sido el principal cambio de la documentación
física a electrónica?
Describa el cambio
______________________________________________________________
______________________________________________________________
6. ¿Ha existido cambios en la manera que la compañía mantiene su control
interno? ¿Cuáles?
Sí No
Los cambios observados se relacionan con:
Ambiente de Control Evaluación de Riesgos
Actividades de Control Información y Comunicación
Supervisión y Monitoreo
7. ¿Cuáles son las áreas en las que se ha experimentado problemas en la
adopción de facturación electrónica?
Sistema Informático Aspectos Tributarios
Comunicación Electrónica Capacitación
8. Según su experiencia, ¿los costos de adopción en la facturación electrónica
en los gastos administrativos de la compañía han bajado?
Sí No Se ha mantenido
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9. ¿La compañía ha elaborado un manual de control interno bajo el esquema de
facturación electrónica?
Sí No
10. ¿Se rediseñaron inicialmente o en la fase de planificación los procesos
contables para la adopción de facturación electrónica?
Sí No
Agradezco su participación en la encuesta.