manual control interno contable

7/29/2019 Manual Control Interno Contable

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REPBLICA DE COLOMBIA

DEPARTAMENTO DE SANTANDER

MUNICIPIO SANTA HELENA DEL OPON

ALCALDIA MUNICIPAL

NIT: 800.099.832-9

CONTROL INTERNO CONTABLE

Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o mximo directivo dela entidad contable pblica, as como de los directivos de primer nivelresponsables de las reas contables, se adelanta en las entidades y organismospblicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos decontrol y verificacin de las actividades propias del proceso contable, capaces degarantizar razonablemente que la informacin financiera, econmica, social y

ambiental cumpla con las caractersticas de confiabilidad, relevancia ycomprensibilidad.

Por otra parte, se puede considerar que el control interno contable es la aplicacinque se hace en las entidades y organismos pblicos, del Modelo Estndar deControl Interno al Proceso Contable, para establecer las acciones, las polticas, losmtodos, procedimientos y mecanismos de prevencin, correccin, evaluacin yde mejoramiento continuo del Proceso, con el fin de garantizar que la informacinfinanciera, econmica y social cumpla con las normas conceptuales, tcnicas yprocedimentales establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica.

La Ley 87 de 1993, define al Control Interno, como el sistema integrado por elesquema de organizacin y el conjunto de los planes, mtodos, principios,normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados poruna entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones yactuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos, serealicen de acuerdo con las Constitucionales y legales vigentes, dentro de laspolticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas y objetivos previstos.


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PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

IGUALDAD MORALIDAD EFICIENCIA ECONOMIA CELERIDAD IMPARCIALIDAD PUBLICIDAD VALORACION DE LOS COSTOS AMBIENTALES

PRINCIPIO DE IGUALDAD:La administracin pblica debe en principios constitucionales de libertad eigualdad de todas las personas ante la ley. En consecuencia el Control Internodebe velar porque las actividades sean orientadas al inters general, sin privilegiara grupos especiales.

PRINCIPIO DE MORALIDAD:Las actuaciones de la administracin pblica deben actuar dentro de las claras

normas de tica que garantice la pulcritud y transparencia de la administracin,evitndose todo acto tendiente a la corrupcin, la deshonestidad, el despilfarro, lamalversacin, la irresponsabilidad y la negligencia en la actuacin de losfuncionarios.

PRINCIPIO DE EFICIENCIA:Hace referencia al mejor aprovechamiento posible de los recursos disponibles porparte del estado, en las acciones que emprende para el logro de los objetivosplaneados. en el Manual de Control Interno del municipio

PRINCIPIO DE ECONOMIA:Busca orientar la entidad hacia polticas de sana austeridad y mesura en el gasto,esperando llegar a un equilibrio ideal para la institucin.

PRINCIPIO DE CELERIDAD:


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Se debe evitar acciones lentas, innecesarias que entorpezcan los procesos,

dificultando el alcance de los resultados ptimos. La administracin pblica deberealizar sus actividades con agilidad y debe tener capacidad de respuestaoportuna a las necesidades.

PRINCIPIO DE IMPARCIALIDAD:

La administracin pblica debe poseer mecanismos para que las diferentesactividades se realicen imparcialmente, alejando los criterios de discriminacin odesigualdad de oportunidades frente al estado.

PRICIPIO DE PUBLICIDAD:Los propsitos y resultado de la administracin deben ser comunicados a lacomunidad, para que pueda evaluar la calidad de gestin de sus gobernantes, apartir del conocimiento pleno, oportuno, real y preciso de sus actuaciones.

PRINCIPIO DE COSTOS AMBIENTALES:Es obligacin del estado, proteger el medio ambiente y los recursos naturales,garantizando que la comunidad pueda disfrutar de un ambiente sano.

FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

AUTORREGULACIN: Capacidad de la Entidad Pblica parainterrelacionar la Autorregulacin y el Autocontrol a fin de establecer laforma ms efectiva de ejecutar su funcin administrativa.

AUTOCONTROL: Capacidad de cada Servidor Pblico de considerar el

control como inherente e intrnseco a sus responsabilidades, acciones,decisiones, tareas y actuaciones.

AUTOGESTIN: Capacidad institucional de la Entidad Pblica parareglamentar los asuntos que le son propios a su funcin administrativa.


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CONTROLES EN EL PROCESO CONTABLE

ACTIVIDAD CONTROLES

IDENTIFICACIN

CLASIFICACIN

Adoptar una poltica mediante la cual todoslos hechos econmicos, financieros y socialesrealizados en cualquier dependencia del entepblico, sean debidamente informados alrea de contabilidad a travs de losdocumentos fuente o soporte de lasoperaciones, para que sean canalizados en el

proceso contable.

Elaborar planes de trabajo, e implementarprocedimientos especficos, que permitan laeficiencia de los flujos de informacin desdelos procesos proveedores de informacinhacia el proceso contable, en forma oportuna.

Implementar procedimientos administrativosque sean efectivos, para establecer laresponsabilidad de registrar los recaudos

generados, la autorizacin de los soportespor funcionarios competentes, manejo decajas menores o fondos rotatorios y susrespectivos arqueos peridicos.Carencia o falta de idoneidad del documentosoporte.

Establecer la existencia de conciliaciones desaldos del Disponible e Inversiones, entre las

reas de Presupuesto, Contabilidad,Tesorera, y dems reas de la entidad,examinando simultneamente los tiempos derespuesta y oportunidad en la entrega de lainformacin.

Establecer la existencia y efectividad de


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REGISTRO Y AJUSTES

ELABORACIN YPRESENTACIN DEESTADOS CONTABLES

medidas para la realizacin peridica de toma

fsica de inventarios, y conciliacin de saldoscon los registros contables.

Determinar la existencia y funcionalidad deprocedimientos para la elaboracin, revisin ydepuracin oportuna de las conciliacionesbancarias, que implique control sobre laapertura y funcionamiento de cuentasbancarias y/o de ahorros.

Comprobar la existencia de los Libros deContabilidad, debidamente registrados segnlo establece el Plan General de ContabilidadPblica.

Comprobar la idoneidad, existencia,organizacin y archivo de los soportesdocumentales.

Comprobar la causacin oportuna y elcorrecto registro de todas las operacionesllevadas a cabo por el ente pblico.

Implementar un sistema que permitaverificar peridicamente la elaboracin yclculo de los ajustes que sean necesarios,para revelar razonablemente la informacincontable, especialmente los relacionados condepreciaciones, provisiones y amortizaciones,

entre otros.

Comprobar que la informacin revelada enlos estados contables corresponde con laregistrada en los libros de contabilidad


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Y DEM S INFORMES

ANLISIS,INTERPRETACIN YCOMUNICACIN DE LAINFORMACIN

reglamentados en el Plan General de

Contabilidad Pblica.

Establecer polticas para que la informacincontable se suministre oportunamente a laadministracin de la entidad, a la ContaduraGeneral de la Nacin, y a los organismos deinspeccin, vigilancia y control.

Establecer procedimientos que garanticen unadecuado flujo de documentos a travs de las

dependencias de la entidad, de tal maneraque permita la generacin oportuna de librosde contabilidad e informacin contable.

Exponer, en lugar visible, la informacincontable preparada para que sea fcilmenteconsultada por los ciudadanos y demsusuarios.

Verificar que la informacin contable

suministrada a la administracin estacompaada de un adecuado anlisis einterpretacin, soportada en clculos deindicadores de gestin y financieros, tilespara mostrar la realidad financiera,econmica y social de la entidad pblica.

Construir los indicadores y dems razonesfinancieras pertinentes, a efectos de realizarlos anlisis que correspondan, para informaradecuadamente sobre la situacin, resultados

y tendencias.

Establecer como poltica institucional lapresentacin oportuna de la informacincontable debidamente analizada.


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EL CONTROL CONTABLE COMO PARTE INTEGRAL DEL CONTROLFINANCIERO

DEFINICION DE CONTROL FINANCIERO

Consiste en el examen ejecutado por el Jefe de CONTROL INTERNO sobre lastransacciones realizadas por el Municipio y sus Estados Financieros, con el fin deexpresar una opinin sobre si estos ltimos presentan o no razonablemente la

situacin financiera a una fecha determinada, el resultado de las operaciones y loscambios en la situacin financiera de conformidad con los Principios deContabilidad Generalmente aceptados en Colombia.

CONTROL CONTABLE

El control contable en el Municipio incluye el plan de organizacin, los mtodos yprocedimientos y los registros relacionados con la custodia de los activos de aentidad y la confiabilidad de los datos e informes financieros.

El CONTROL INTERNO Contable se dirigir a garantizar la seguridad en losSiguientes aspectos:

1. En las transacciones que se ejecuten de acuerdo a la autorizacin generalo especifica del Municipio.

2. Que las transacciones se registren para permitir la preparacin de EstadosFinancieros de conformidad con los Principios de ContabilidadGeneralmente aceptados en Colombia y dems Normas actuales vigentes.

3. Para mantener adecuadamente la contabilizacin de los activos, de talforma que sean comparables con los existentes a intervalo de tiemporazonables y se tome la accin oportuna en relacin con cualquierdiferencia que se presente.


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CONTROL ADMINISTRATIVO

El control Administrativo Contable incluye todos los procedimientos y registros deautorizaciones y decisiones sobre transacciones por parte del Jefe de CONTROLINTERNO. Asociados directamente con la responsabilidad de los objetivos de laEntidad, este representa el punto de partida para establecer el control contable.

ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO PARA EL AREA FINANCIERA

1. Plan de organizacin (Manual de Funciones y Procedimientos) con lneas clarasde autoridad, designacin correcta de deberes y funciones de cada empleado.

2. Independencia sobre las unidades de organizacin sin que esto implique rupturade comunicacin entre ellas.

3 .Separacin de labores de operacin, registro y custodia como principiosbsicos.

4. Establecimiento de documentos y registros adecuados.

5 .Control fsico sobre los activos.

En cumplimiento de lo anterior se deben tomar las siguientes medidas:

Cotizaciones

Afianzamiento del personal del manejo mediante plizas de seguros.

Adecuada proteccin de los Almacenes.

Sistema de inventario permanente mediante la adopcin de tarjetas dekardex.


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EVALUACIN DEL CONTROL INTERNO EN CADA AREA

La evaluacin del CONTROL INTERNO permite determinar la confiabilidad delmismo o en su defecto detectar, prevenir, corregir errores y comprobar de si esgil o eficiente, veraz, oportuno, consistente y operante, para ello es importante elManual de Funciones y Procedimientos.

CONTROL INTERNO CON RELACION AL PRESUPUESTO

1. Certificacin de recursos de disponibilidad de Tesorera para su incorporacin alpresupuesto de la nueva vigencia.

2 .Expedicin de certificaciones sobre si una renta se encuentra o no pignoradao del porcentaje comprometido.

3 .La refrendacin de los informes de ejecucin presupuestal y financiera en quese basa el clculo de ingresos del proyecto de presupuesto para la siguientevigencia fiscal.

4 .Los procedimientos para el trmite de cuentas para cancelar convenios entreEntidades.

5. Certificar la existencia de sobrantes innecesarios en las apropiacionesdestinadas al pago de servicios permanentes para que puedan sercontracreditados o devueltos.

6. El inventario de compromisos pendientes a 31 de Diciembre de cada vigenciafiscal.


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CONTROL INTERNO CON RELACION A TESORERIA

1. Normas sobre el procedimiento de ingresos a caja

2. Normas sobre el procedimiento de ingresos a bancos

3. Procedimientos para la elaboracin de cheques

4. Normas para la custodia de fondos y valores

5. Custodia de documentos de valor

6. Inversin temporal de los recaudos

7. Traslados de cuentas bancarias

8. Cancelacin de cuentas corrientes

9. Constitucin de fondos especiales

10. Procedimientos de egresos en efectivo

11. Procedimientos de egresos por bancos

12. Procedimientos de anulacin de cheques

13. El manejo de las notas dbito y crdito

14. Los sobregiros bancarios

15. Los depsitos Judiciales

16. Prohibiciones a los empleados de manejo17. Forma y contenido de los recibos de caja

18. Las conciliaciones bancarias (caja)

19. La solicitud de chequeras


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20. La reglamentacin de avances y anticipos.

CONTROL INTERNO CON RELACION A LA CONTABILIDAD

1. Prescripcin de mtodos contables

2. Elaboracin del Plan de Cuentas

3. Los libros de contabilidad

4. Los formularios de contabilidad

5. Los procedimientos para el manejo contable

6. Organizacin de la contabilidad

La Entidad Fiscalizadora determinar el contenido de los Estados Financieros y suforma de presentacin al igual que la rendicin de cuentas por el manejo de

bienes del Estado.

MECANISMOS ESPECIFICOS DEL CONTROL INTERNO PARA EL AREAFINANCIERA

PARA INGRESOS

1. Separar en unidades o personas diferentes las funciones de operacinCustodia registro y control.

2. Constitucin de plizas y fianzas

3. Papelera debidamente prenumerada

4. Consignacin de la totalidad del efectivo recibido

5. Control sobre cheques devueltos


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6. Arqueos fsicos de confrontacin

PARA EGRESOS

1. Utilizacin de cheques para todos los pagos

2. Prohibicin de firmar cheques al portador o firmarlos en blanco

3. Firma de cheques por varias personas

4. Control sobre cheques pendientes de entrega

5. Conciliacin bancaria por persona diferente al tesorero

6. Registros contables detallados, confiables y oportunos.

INVERSIONES

1. Custodia por persona diferente al cajero que controla efectivo

2. Registros contables independientes de quien los custodia

3. Arqueos fsicos de los valores por personas diferentes.

PAGOS ANTICIPADOS

1. Responsabilidad en la adquisicin y cobertura de seguros

2. Adecuado sistema de amortizacin de prepagados

3. Mantenimiento de registros actualizados


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OBLIGACIONES FINANCIERAS

1. Procedimientos escritos para la consecucin de emprstitos.

2. Registros auxiliares detallados por prstamo, indicando cuanta, intereses,vencimiento y forma de pago.

3. Circularizaciones peridicas y conciliaciones de diferencias.

CONTROL INTERNO CON RELACION A BIENES DE ALMACEN

1. Vigilancia sobre la conservacin y mantenimiento.

2. Procedimiento para la formacin de los inventarios

3. Control perceptivo sobre el ingreso de elementos.

4. Control perceptivo sobre el ingreso o traspaso de elementos

5. Control para reintegro de devolutivos del servicio

6. Procedimientos para el ingreso de bienes recuperados robados.

7. Normas sobre la compensacin de sobrantes y faltantes.

8. Normas sobre la custodia de devolutivos en servicio.

9. Procedimientos contables de las responsabilidades.

10. Normas sobre la salida de elementos de consumo y devolutivos.11. Normas para dar de baja elementos

12. Registros contables de los elementos

13. Procedimientos para inventario fsico anual


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MECANISMOS ESPECIFICOS DE CONTROL INTERNO CON RESPECTO ABIENES Y ALMACEN

1 Registro de inventario permanente

2 Cuadre peridico de los registros de control y auxiliares

3 Registros contables manejados por personas diferentes al almacenista

4 Papelera prenumerada para ingresos, salidas, traslados y bajas de almacn

5 Inventarios fsicos peridicos, rotativos y sorpresivos

6 Confirmacin de elementos en poder de terceros

7 Registros contables detallados por cada bien.

8 Inventarios fsicos independientes

9 Contabilidad de devolutivos

10 Cubrimiento adecuado de los seguros

11 Polticas de depreciacin.

LIBROS

PRESUPUESTOS

1. Libro de Control de Ingresos

2. Libro de Control de Ejecuciones

PAGADURA

1. Libro de caja

2. Libro de contabilizacin de ingresos


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3. Libro de cuentas bancarias

4. Libro de contabilizacin de acreedores

5. Libro radicador de cuentas por pagar

CONTABILIDAD

1. Libro Diario

2. Libro cuentas auxiliares

3. Libro Mayor y Balances

4. Libro de Inventarios y Balance

5. Libro Registro de Acreedores

CLASIFICACION DEL CONTROL INTERNO EN EL MUNICIPIO

CONTROL PREVENTIVO: Es el control que tiene por objeto principal el deprevenir que ocurran errores.

CONTROL DETECTIVO: Tiene por objeto detectar y corregir los errores que hanocurrido.

CONTROL INTERNO Y SU RELACION CON EL CONTROL FISCAL


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La contralora por mandato constitucional realizar la evaluacin del CONTROL

INTERNO para saber el alcance que debe dar a su trabajo de auditora financieray operativa, y para formular recomendaciones constructivas para su mejoramiento.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA

PARA INGRESOS A CAJA

El CONTROL INTERNO para ingresos a caja debe dar la seguridad de que todoslos recursos estn registrados contablemente. Teniendo como fundamento elresultado de la evaluacin de los ingresos a caja se debe planificar:

1. El perodo a revisar.

2. Elaborar un listado de los libros y documentos necesarios para que seanentregados.

3. Efectuar un arqueo de Caja Menor y General, relacionando todo el efectivo,

cheques, bienes, acciones, en s todos los valores que estn bajo custodiadel funcionario visitado. Los registros de los libros de esta oficina debenquedar inicialmente en la fecha en que se encuentre al momento de lavisita.

4. Verificar la exactitud de las sumas, cuadre de los registros de asientosoriginales de dos meses no consecutivos del ao.

5. Comparar los ingresos con los depsitos bancarios.

6. Determinar que sea adecuado el cierre mensual de los ingresos a caja.

7. 8 Inspeccionar si los ingresos diarios fueron depositados al da siguiente enla Entidad bancaria y que el efectivo fuere el mismo valor recibido.

8. Si existe el sistema de recibos prenumerados de caja verificar su adecuadautilizacin. Si se encuentra recibos daados el ORIGINAL y LAS COPIASdeben aparecer con la respectiva relacin.


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9. Todos los actos deben ser presenciados por los funcionarios visitados y

deben quedar registrados en el acta haciendo referencia a todo lo ocurridodurante la visita.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS POR COBRAR

El objetivo de la Auditoria al examinar las cuentas por cobrar son:

1. La exactitud de la liquidacin de las deudas.

2. La cobrabilidad.

3. La Evaluacin adecuada en la presentacin de los estados financieros.

4. Analizar por grupos cuentas por cobrar segn su origen, relacionarlas,estudiarlas, examinarlas y realizar las operaciones que se estimenconvenientes.

5. Totalizar las cuentas por cobrar y cruzar con el saldo del Balance.

6. Analizar la suficiente provisin para cuentas de dudoso recaudo teniendo encuenta los antecedentes.

7. Inspeccionar si existen saldos de naturaleza diferente a esta cuenta, siexistiere determinar la causa y proponer los ajustes correspondientes.

8. Si se cree conveniente confirmar los saldos.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA CUENTAS INCOBRABLES

La prueba de cobrabilidad descansa en el proceso ejecutivo. Una cuenta puedeser confirmada, vlida, correcta y sin embargo puede ser incobrable.


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El Jefe de CONTROL INTERNO debe determinar la cobrabilidad, de manera que

el Balance no demuestre ms que las cantidades realizables y de esta manerarendir un adecuado informe.

VERIFICAR:

1 Que origin el envi de la cuenta al rubro de incobrables.

2 Si la Alcalda tiene criterios preestablecidos para tomar esta determinacin.

3 Si hay criterios y estos se cumplieron en su totalidad.

4 La correspondencia sobre el tema.

5 La contabilizacin de esta cuenta.

6 Todo lo que tenga que ver con la cuenta y presentar soluciones que permitan se

refleje en el Balance la cifra real.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA INVENTARIOS

1. 1 Investigar si existen copias de anteriores procesos de estos y verificarlos.

2. Examinar si hay instructivos sobre el proceso y estudiarlos.

3. Visitar todas las dependencias que a modo de ver tengan relacin con esteproceso.

4. Determinar ubicacin, clase, valor de los bienes de cada sitio o perodo aexaminar.

5. Capacitar al personal que va a participar en el evento discutiendo puntos devista, elaborar con ellos los papeles de trabajo y las tareas determinadas

individual o por grupo.

VERIFICAR

1 Como se tratan los bienes daados, obsoletos o de poco movimiento.


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2 Que las cantidades contadas y la descripcin de los artculos y/o elementos

inventariados sean anotados correctamente.

3 Que al efectuar el conteo no se omitan artculos y/o elementos que deban

inventariarse.

4 Si la ltima relacin de artculos o elementos recibidos por el almacn ya fue

contabilizado.

PROCEDIMIENTO

1 Seleccione artculos o elementos al azar o por determinacin del auditor tenga

en cuenta un porcentaje sobre el total de lo examinado.

2 Relacionar los artculo o elementos, unidad de medida, cantidad contada etc.

3 Relacionar las hojas de recuento que crea conveniente.

4 Seleccionar un perodo determinado y solicitar las ordenes de compra o

suministros y realizar:

. Confirmar que las rdenes de compra o suministro fueron debidamente

aprobadas y ordenadas por funcionarios autorizados.

. Comprobar que toda orden de compra est acompaada por solicitud aprobada.

. Analizar que se hayan cumplido con las Normas legales, administrativas y

fiscales para efectuar la compra.

. Que existan facturas que respalden cada pedido y que coincidan: solicitud,

pedido, facturas e ingresos de almacn

. Que las facturas correspondan a los precios cotizados segn las rdenes de

compra. Que las cantidades recibidas fueran las solicitadas.

. Que se registraron las facturas inmediatamente se recibieron los artculos y/o

elementos a los cuales se produjo el ingreso al almacn.

. Que en el costo se facturen solamente los fletes si este as se hubiere cotizado.


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CONSTATAR

1 Si se aprob la cotizacin ms favorable para la Alcalda.

2 Si las cotizaciones fueron competitivas con precios de otros proveedores.

3 Que las facturas y comprobantes estn debidamente ordenados.

4 Que las facturas y comprobantes correspondientes tengan sello de pago

cancelado.

5 Que las facturas sean originales.

6 Que todos los documentos de un negocio se encuentren debidamentearchivados facilitando su permanente u ocasional estudio.

CON RESPECTO A LOS INGRESOS DE ALMACEN, ESTABLECER:

1 Si estn bien codificados segn la descripcin del artculo o elemento.

2 Que el nmero de unidades sea el correcto.

3 Si el recibo de los artculos o elementos se efectu por el funcionario

correspondiente.

4 Si el ingreso est debidamente anotado en los registros de kardex.

5 Si se encuentra bien almacenado segn su origen y calidad.

4.4.5. CON RESPECTO A LOS EGRESOS DE ALMACEN. EXAMINAR:

1 Si los documentos de autorizacin tienen las firmas correspondientes.

2 Si las personas que recibieron fueron las autorizadas para ello,3 Las salidas de almacn estn debidamente registradas en el kardex.

4 Si son correctos el nmero o cantidad entregada con la autorizada en los

documentos.

5 Seleccionar los traspasos, devoluciones o reintegros, y estudiar:


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. Los traspasos, devoluciones o reintegros que se han realizado estn

debidamente diligenciados y firmados por las personas autorizadas para tal fin.

. Que sean los artculos, elementos u objetos registrados en los documentos

presentados para la operacin.

. Que estn debidamente contabilizados.

PERIDICAMENTE VISITAR AL ALMACEN Y OBSERVAR:

. Si las seguridades son las apropiadas para la proteccin de los bienes en

custodia.

. Si solo las personas autorizadas tienen acceso al almacn y a los elementos en

depsito.

. Si las recepciones y entregas las efecta el almacenista.

Si hay elementos en consignacin, custodia, etc., (que no pertenezcan a la

Alcalda, como estn almacenados, si es fcil distinguirlos de los propios y si se

cuenta con el respaldo de documentos oficiales.

. Si la rendicin de cuentas de almacn a la Entidad competente se hacen en la

fecha prevista o fuera de estas y sus causas.

. Si la Entidad Competente ha hecho observaciones, estudiar sus causas e

insinuar correctivos.

. Estudiar los saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta, analizarlos,

presentando soluciones y observando su correcta contabilizacin.

. Si encuentra elementos dados de baja investigar orden de funcionariocompetente, acta correspondiente y firma de los funcionarios fiscales.


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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA DEUDORES, FONDOS Y

AVANCES

1. Ubicar los documentos soportes de estas cuentas, relacionarlas y cruzar el

total con el saldo del balance.

2. La edad de las cuentas, el movimiento de abono de stas.

3. Si los deudores pidieron la autorizacin correspondiente para tener derecho a

estos prstamos.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA PARA GASTOS PAGADOS POR

ANTICIPADOS

El CONTROL INTERNO adecuado requiere una revisin peridica de los

elementos para determinar que estn en uso y que la cantidad declarada es la

correcta, que las cantidades no amortizadas permanecen como gastos diferidos.

Cuando se trata de gastos diferidos a largo plazo es aconsejable que sea la alta

direccin administrativa la que tome determinaciones.

OBJETIVOS

Examinar los pagos anticipados, los gastos relativos as:

Establecer la validez y propiedad de las cantidades cargadas a las cuentas del

activo.

1 Cerciorarse de que los futuros ejercicios contables resulten beneficiados de losactivos que se llevan y determinar que las cuentas de estos activos causadas

sean debidamente aplicadas a los gastos.


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2 Revisar que las cantidades que se pasan como pagos anticipados, gastos

pagados por anticipado y gastos diferidos en realidad sean cargables a perodos y

a operaciones ms all del final del perodo fiscal en curso.

PRIMAS DE SEGURO

ESTABLEZCA:

Se debe tener en cuenta que el beneficiario sea El Municipio. Que si las

propiedades estn hipotecadas que estas tengan su respectiva pliza.1 Determinar la cantidad del seguro pagado por anticipado y los gastos peridicos

por seguro de cada pliza.

2 Comparar cantidades registradas con las de la compaa de seguros, si hay

diferencias pedir aclaraciones y realizar los correspondientes ajustes.

3 Se debe investigar la devolucin por primas hasta su ingreso a caja y su correcta

contabilizacin.

4 Examinar la correspondencia de las compaas de seguro, que seguramente

fijar pautas a seguir.

5 Verificar si los seguros fueron tomados despus de un estudio tcnico o por el

contrario fue producto de una operacin normal.

6 Confirmar que la cobertura del seguro sea equivalente al valor de la prima y si

ofrece garanta para la Empresa.

7 El Jefe de CONTROL INTERNO debe analizar tanto el aspecto numrico

contable como la confiabilidad y seguridad de la operacin.

8 Elaborar una relacin de las plizas de seguros con los siguientes datos :Nmero de la pliza

Nombre de la compaa de seguros

Fecha de suscripcin

Vigencia


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Riesgo que cubre

Valor de la cobertura

Primas canceladas

Porcin causada y diferencia a la fecha de estudio.

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA PARA LA SECRETARIA DE

HACIENDA Y TESORO

1. Se debe establecer que los pagos correspondan a una evidencia clara yveraz

2. Observar que haya una adecuada separacin de funciones respecto a :

- La aprobacin de las facturas o documentos a cancelar

- El registro de los auxiliares

- La elaboracin de los cheques

- El control de los cheques listos para la entrega al beneficiario

El resultado de la evaluacin permite la planeacin para la visita al rea donde seefecta el egreso como son:

- Elaboracin de los papeles de trabajo

- Inventario de los documentos necesarios para el anlisis, revisin, conformacin

e inscripcin.

CON REFERENCIA A LOS CHEQUES

VERIFICAR:


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1. Que las facturas o documentos estn debidamente aprobadas y autorizadas.

Las facturas y documentos deben tener un sello con la palabra pagado

2 Las devoluciones, rebajas, descuentos, ingresos a almacn, rdenes de

prestacin de servicios, contratos y dems documentos soportes se hubiesen

tenido en cuenta en la contabilizacin.

EXAMINAR LOS COMPROBANTES DE EGRESOS:

Los comprobantes de egresos deben contener:

-Nombre del beneficiario

-La firma o iniciales de las personas autorizadas para ordenar, actualizar, aprobary revisar.

-Fecha de emisin, nmero de cheque, cuenta bancaria-Valor de cheque cruzado en los documentos de origen

-El cdigo e imputacin presupuestal afectado

-Firma del beneficiario, nmero de cdula, sello, autorizacin autenticada delbeneficiario para el retiro del cheque , cuando es hecho por personas diferentes albeneficiario.

VERIFICAR EN LOS LIBROS

. Que se descargue en la fecha del giro.

. La secuencia del giro.

. Si existen comprobantes anulados observar que los mismos (original y copias)

tengan el sello o palabra anulado.

. Si existen cheques anulados, cerciorarse que la parte de las firmas se haya

mutilado.


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. Estudiar las conciliaciones Bancarias cuidadosamente.

. Cruzar los saldos (auditora de caja, saldos en bancos con el mayor general).

. Analizar los pagos efectuados por contratos (compras, prestacin de servicios,

etc.), compruebe la vigencia de su pliza, el recibido de conformidad de los

contratos, descuentos, anticipos, retenciones y dems de ley.

. Elaborar una relacin de los cheques por entregar y comprobar la fecha de giro.

Investigar los que tengan una antigedad de ms de 30 das, examinar los

comprobantes y documentos que respondan al pago y si se estima conveniente

averiguar con los beneficiarios los motivos de su no cobro. Si resulta convenientesolicitar la anulacin y observar que se efectu los registros contables

correspondientes.

. Verificar la correcta contabilizacin de las notas dbito.

. Elaborar relacin de los depsitos en trnsito, pendientes de registro en el banco

a la fecha de la visita, investigar su origen, cotejando el asiento contable, cruzando

las cantidades con la evidencia obtenida, el examen de la cuenta acreditada por el

dbito a bienes. Verificar que todos los depsitos en trmite figuren consignados y

registrados en el extracto bancario del mes siguiente.

. Cotejar los sobregiros existentes en las cuentas bancarias, que sean reales y que

se muestren como pasivos a corto plazo en el Balance.

PLAN ANUAL DE CONTROL INTERNO

El Municipio de SANTA HELENA DEL OPN, a travs del Comit deCoordinacin del Sistema de Control Interno, evaluar y diagnosticar el Sistema

de Control Interno contable aplicado y vigente, adems que en forma anual este

Comit emitir el informe de Control de acuerdo con la normatividad.


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El Plan de Accin de Control Interno es realmente un plan de mejoramiento de los

procedimientos y mtodos utilizados por el Municipio.

RESPONSABLES DEL INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE

1. Representantes legales.

Deben adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar lascaractersticas de la informacin contable sealadas en el PGCP.

2. Jefes de control interno.

Evaluar la implementacin y efectividad del control interno contable necesario para

mantener la calidad de la informacin.

EVALUACION DEL CONTROL INTERNO CONTABLE

Es la medicin y evaluacin al control interno contable de la alcalda, con el

propsito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar,

y si sus actividades de control Manual para la Implementacin del Modelo de

Control Interno Contable; si son eficaces, eficientes y econmicas en la prevencin

y neutralizacin del riesgo inherente a la gestin contable, que realiza la oficina de

control interno o quien haga sus veces.

La metodologa de diseo del componente de control, deber considerar laconstruccin de instrumentos y mecanismos que permitan definir un mtodo para

evaluar y calificar la condicin de efectividad del control interno contable.


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Los instrumentos que se diseen para evaluar el control interno contable deben

verificar la existencia, interdependencia y efectividad de los diferentes

subsistemas, componentes y elementos de control.

La medicin y evaluacin del control interno contable presenta como caracterstica

la independencia frente a la operacin y la autonoma para realizar procesos de

evaluacin paralelos a los de autoevaluacin.

Sin perjuicio de los propios elementos y estrategias de control que se hayan

implementado en la entidad, la evaluacin del Control Interno Contable debe

enfocarse en:1. Evaluar los controles establecidos en la entidad y que le son aplicables al

proceso contable, tales como: controles generales de tecnologa de informacin,

controles dentro del ambiente de control, controles dentro del proceso de

administracin de riesgos, controles de procesamiento y servicios compartidos,

controles de monitoreo.

2. Evaluar controles a nivel del proceso contable, tales como:

a) Controles sobre los principios relevantes relacionados con todas las cuentas y

revelaciones significantes contenidas en los estados, informes y reportes.

b) Documentacin del diseo de controles y sus modificaciones, al igual que la

comunicacin a quienes son responsables por su desempeo y monitoreo en la

organizacin.

c) Control sobre los flujos de procesamiento y presentacin de reportes de todas

las cuentas y sus revelaciones significativas, el cual debe considerar la

periodicidad de ocurrencia.

d) Controles sobre la seleccin y aplicacin de polticas de contabilidad que estnconforme a los principios, normas tcnicas y procedimentales de contabilidad.

e) Controles sobre transacciones rutinarias, no rutinarias y estimados, ejecutados

a travs de procesos sistematizados, manuales o ambos.


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f) Controles sobre el procedimiento aplicado para ingresar la totalidad de las

transacciones, hechos y operaciones.

g) Informacin suficiente sobre el flujo de las transacciones para identificar los

puntos en que existe la probabilidad de generar procesamientos equivocados.

h) Controles sobre segregacin de funciones.

i) Controles sobre presentacin de estados contables y reportes en periodos

intermedios y al finalizar el periodo contable, que incluyan en su diseo las

verificaciones relativas a los principios, caractersticas, normas tcnicas y

procedimentales de la contabilidad pblica.3. Determinar para cada cuenta contable la existencia de controles sobre los

siguientes aspectos cuantitativos y cualitativos:

a) Tamao, composicin y susceptibilidad de error.

b) Volumen de actividad, complejidad y homogeneidad de las transacciones

individuales que se procesan a travs de esa cuenta.

c) Naturaleza de la cuenta.

d) Complejidad de la contabilidad y de la presentacin de estados, informes y

reportes, asociados con las transacciones que involucran cada cuenta.

e) Grado de contribucin de esa cuenta a la generacin de supervit, dficit y

disminuciones e incrementos de activos y pasivos.

f) Probabilidad de pasivo contingente significante que surja de actividades

representadas por la cuenta.

g) Existencia de transacciones con otros entes pblicos en esa cuenta.

h) Cambios en las caractersticas de la cuenta en relacin con el perodo anterior,

nuevas complejidades o subjetividad o nuevas transacciones.i) Para cada cuenta contable se debe identificar la existencia de controles que

permitan establecer: existencia u ocurrencia de los hechos; completitud o

totalidad; valuacin y actualizacin; identificacin, clasificacin y registro;

presentacin en los estados, informes y reportes; naturaleza de la operacin y


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normas que le son aplicables; volumen de transacciones; naturaleza y

complejidad.

La Contadura General de la Nacin apoyar el proceso de diseo e

implementacin del control interno contable con actividades de capacitacin y

asistencia tcnica, sin que ello le genere responsabilidad alguna ante un eventual

incumplimiento en la aplicacin de las normas contables a que se encuentran

obligadas las entidades pblicas.

De igual manera, de conformidad con el literal q) del artculo 4 de la Ley 298 de

1996, este organismo regulador de la contabilidad pblica ejercer inspeccionespara comprobar el cumplimiento de las normas contables expedidas y verificar su

adecuada aplicacin, entre ellas la relacionada con la implementacin del modelo

de control interno contable.

manual control interno contable

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