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ASOCIACIÓN NACIONAL DEGUÍAS SCOUTS DEL ECUADOR
ANGSE-PRC-001
MANUAL DE COMUNICACIONES
ANGSE-PRC-001MANUAL DE COMUNICACIONES
ÍNDICE
1. AntecedentesLa imagen corporativa de toda institución se construye a través del comportamiento de sus miembros y de la interrelación que sostiene con el mundo exterior, utilizando la comunicación escrita como medio para difundir o proyectar sus servicios. Para unificar todas aquellas comunicaciones que son medios de transmisión de información, tanto internas como externas, se ha elaborado este Manual de Comunicaciones.
2. Objetivo y alcance:El presente instructivo tiene por objeto dotar a la ANGSE de un instrumento que facilite el flujo de información con su entorno, de manera estandarizada y sistemática, fortaleciendo con ello la imagen corporativa.
El instructivo de afiliación de miembros de la ANGSE tiene alcance nacional y aplicabilidad a todos sus miembros, sin hacer distinción alguna por su categoría, con vigencia desde la fecha de emisión del mismo.
3. Contenido:Para la comunicación interna se utilizará la Circular, que tiene por finalidad informar sobre algún asunto, dar instrucciones, requerir determinada actuación o solicitar información, y deben ser conocidos por todos los miembros de las diferentes dependencias de la ANGSE, dependiendo de a quien va dirigido.
En la comunicación externa, se utilizará la Carta dirigida a: organismos públicos, privados, personas naturales, personas jurídicas, con el propósito de exponer o dar cuenta de asuntos de carácter oficial.
El Boletín se utilizará para informar sobre algún asunto en particular a organismos públicos, privados, personas naturales, personas jurídicas, medios de comunicación.
Según el medio que se utilice para su envío, será física o electrónica. En este punto debemos tener en cuenta que imprimiremos únicamente lo estrictamente necesario.
Al emitir una respuesta a la comunicación se debe enviar con copia a todas las personas a las que fue distribuido. Si se nombra a alguien más, por cortesía se le debe copiar también.
4. ProcedimientoPara la elaboración de comunicaciones oficiales de la ANGSE, tanto internas como externas, será de obligatoria utilización los formatos establecidos en el presente manual.
El número asignado a cada comunicación será en forma sucesiva de tres dígitos y comenzará con el ejercicio fiscal correspondiente. Las siglas a ser
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utilizadas contendrán básicamente las iniciales de la Asociación y el año. Si son enviadas por las diferentes áreas se colocará además las iniciales de la misma.
Así la nomenclatura para este año en general será: ANGSE-12-xxx ó como ejemplo si la emite el Comité Ejecutivo Local de Quito será: ANGSE-12-CEL-Q-xxx. Para el 2013 será: ANGSE-13-xxx.
Iniciales de Área:Comité Ejecutivo Nacional CENPresidencia Nacional PNVicepresidencia Técnica VPTComisionada Internacional CIComisionada de Promoción y Expansión
CPE
Comisionada De Finanzas CDFComité Ejecutivo Local Quito CEL-QComité Ejecutivo Local Sto. Domingo CEL-
SD
El tipo de letra oficial a ser utilizado en toda comunicación y documento de la ANGSE es Trebuchet MS.
5. Flujograma de comunicaciónNacional: Se definen correos electrónicos oficiales para cada miembro del CEN, con los cuales se responde y se maneja toda comunicación referente a la ANGSE.
El manejo de la cuenta oficial de correo debe ser planificado y estructurado. Todos los correos son OFICIALES por lo tanto quiere decir que: tienen la información correcta, precisa, veraz, que su contenido es de conocimiento general y mandatorio. Además, deben ser bien redactados, con la ortografía y puntuación correcta. En los correos electrónicos a menos que se trate de una circular oficial, no irá con numeración, pero si especificado correctamente el asunto y para cada asunto diferente otro correo electrónico para su seguimiento.
En el caso de los Comités Locales, la idea de la cuenta oficial, es que todos los miembros puedan tener acceso a la información, pero que las respuestas son redactadas con la oficialidad del caso por los órganos regulares de comunicación: Presidenta local, Comisionada y/o Secretaria local, en base a su estructura local y funcionamiento.
Las cuentas oficiales, actualmente son:
Cargo Cuenta Oficial Persona en Cargo
Presidenta Nacional [email protected] María José Proaño.Vicepresidenta [email protected]
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TécnicaComisionada Internacional [email protected] Ana Cristina de la
Torre.Coordinadora Nacional de Finanzas y Desarrollo de Fondos
[email protected] Oliver Ashton.
Comisionada Nacional de Promoción y Expansión
[email protected] Dayra Puertas.
Cuenta general e histórica ANGSE [email protected]
Secretaria Ejecutiva [email protected] Yolanda Medina.
Comité Ejecutivo Local Quito [email protected] Laura Delgado.Comisionada Local Quito [email protected] María Fernanda
AyalaComité Ejecutivo Local Sto. Domingo [email protected] Clementina Arias /
Viviana Murillo
La firma del correo electrónico de las cuentas oficiales se estandarizará de esta manera, donde conste: nombre, cargo y los demás datos se mantendrán.
SIEMPRE LISTA
María José Proaño O.Presidenta NacionalGuías del Ecuador
http://www.guiasecuador.weebly.comTwitter: https://twitter.com/GuiasdelEcuadorFacebook: http://www.facebook.com/guiasdelecuador
Se establece un flujograma de comunicaciones en el que la Comisionada Internacional y la Presidenta Nacional serán las únicas personas que revisen y contesten las comunicaciones internacionales, siempre con copia a nuestra Ejecutiva de Desarrollo del Hemisferio Occidental y con copia también a la cuenta de correo [email protected] para guardar un archivo histórico de comunicaciones. Desde esta cuenta no se responderá nada, la revisará la Secretaria Ejecutiva y reenviará a quien corresponda, según el tema para su seguimiento. A la cuenta agsecuador, tienen acceso la Presidenta Nacional, la Vicepresidenta Técnica y la Secretaria Ejecutiva. Para conocimiento del
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CEN, se envía además copia a la Presidenta Nacional y Vicepresidenta Técnica.
Los Comités Nacionales pueden difundir comunicaciones a nivel nacional y responder a solicitudes internacionales con conocimiento del CEN, que quiere decir que la respuesta sale después de la reunión en la que se informa que ha llegado correspondencia sobre “---“ y se responderá que “---“ y considerando que la correspondencia Internacional debe salir por órganos de comunicación regulares y oficiales como se indica en el párrafo anterior.
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6. Formatos:6.1. Circular
Estará conformada por los siguientes campos:
Número: Según explicación anteriorPara: Colocar a quien va dirigida la circular, nombre y cargo que ocupa.De: Indicar el cargo que ocupa quien remite la circular.Fecha: Colocar día, mes y año de la elaboración.Asunto: Colocar una breve descripción de que trata la comunicación.Texto: Colocar el contenido detallado.
Ejemplo:
ANGSE-12-PN-001
Para: Todos los Miembros de la ANGSE.De: María José Proaño, Presidenta Nacional.Fecha: Quito, Octubre 21 de 2012.Asunto:
Instructivo de Afiliación de Miembros de la ANGSE
(Texto:)Queridas Hermanas Guías,
Reciban mis cordiales saludos y los del Comité Ejecutivo Nacional (CEN). Por medio de la presente, queremos hacerles llegar a ustedes el “Instructivo de Afiliación de Miembros” para nuestra Asociación. Dicho documento es el resultado de la investigación que el CEN ha realizado para dar cumplimiento al encargo de la Asamblea Trienal que se celebró en el
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mes de marzo de 2012, en donde:
La Asamblea Nacional Trienal delega al CEN 2012 – 2015, la elaboración de un instructivo sobre la afiliación de los miembros a todo nivel que, incluya entre a otros: valor de cuota de membresía, fecha acorde a distintas zonas geográficas, formas de pago, documentos de respaldo, responsabilidades y beneficios y la definición del valor de las cuotas de membresía de Guías Pasivas.
Se pide que se revise en CEN el instructivo de afiliación donde se especifique que también se puede dar una designación de asesoras a Guías Activas en áreas específicas.
El documento incluye los aspectos encargados que se mencionan anteriormente, así como la explicación de su utilidad, importancia, ejecución y los beneficios que cada Hadita, Guía y Miembro Adulto de la ANGSE recibirá al cumplir con este proceso.
Es importante notar que se incluye una nueva fecha de pago y reporte de membresías y censos locales para cada una de las regiones de nuestro país, con una fecha de cierre de Censo Nacional al 20 de noviembre de todos los años, con el fin de poder dar respuesta al Censo de la AMGS con datos reales, a la fecha solicitadas por ella. Al ser la fecha de implementación del presente instructivo, inmediata a su aprobación y por ser este el primer año en el cual se aplicará, se permitirá a todas las Localidades sin importar su región, el envío del cierre del Censo Local hasta el 20 de noviembre.
Así mismo, podrán encontrar el formato de las Fichas de Registro que deberán ser completadas por todos los Miembros de la ANGSE de manera actual con la inclusión de información cualitativa de gran importancia para la ANGSE, junto con el formato de reporte de membresía que deberá ser acompañado de los documentos de validación y el pago de la Cuota de Membresía Anual.
Estamos pendientes de sus necesidades e inquietudes, por lo que les pedimos que si tienen alguna pregunta o sugerencia, nos la dejen saber por medio de los órganos regulares de comunicación a las cuentas oficiales que se detallan a continuación:
María José Proaño O.
Presidenta Nacional [email protected]
Dayra Puertas. Comisionada Nacional de Promoción y Expansión
Yolanda Medina. Secretaria Ejecutiva Nacional
Saludos Cordiales,
SIEMPRE LISTA
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María José Proaño O.Presidenta Nacional Asociación Nacional de Guías Scouts del Ecuador
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6.2. CARTA
Se escribirá en estilo bloque extremo, es decir cada parte alineada al margen izquierdo. Sus partes son:
Número:Ciudad y Fecha:
Destinatario:
Título (se escribe completo, no en abreviación), Nombre, Cargo, Empresa o Institución, Presente si es entregada en mano. Ciudad si se le envía por mensajería o por correo. Se coloca además el País si es fuera del Ecuador. Si es una carta oficial dirigida a una autoridad del Gobierno se coloca: En su Despacho.
Saludo o Vocativo:
Es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.
Texto:Es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.
Despedida:Son expresiones con lo que se da por concluido el mensaje. Debe guardar el mismo tono de cortesía, tanto de saludo inicial y la relación entre el emisor y receptor.
Pie de Firma: Nombre, Cargo.Copias: Se escribe los nombres y cargos de otros destinatarios que
son copiados para su información.
Ejemplo:
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(Papel Membretado)
Nr.Quito DM, Fecha
TítuloNombreCargoPresente
De mi consideración:
Texto:Párrafo.
Atentamente,
(firma)NombreCargo
cc.:
SEDE NACIONALJuan Barrezueta N76-133 y Tadeo Benítez – Carcelén AltoTelefax (593-2) 2478866 Casilla Postal 17-03-508
e-mail: [email protected]ágina Web: www.guiasecuador.weebly.com
QUITO - ECUADOR
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(Pie de página membretado)
6.3. BOLETÍN
Debe contener:
Membrete, Logo como encabezado Título la palabra boletín y su periodicidad Nr. Secuencial de boletín Una lista de contenido como Índice Una frase resumen de lo que trata el mismo Foto de la actividad Texto preferiblemente en columnas Pie de página con todos los datos de contacto
Ejemplo:
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Portada:
Contraportada:
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7. Referencias Guía de buenas prácticas de comunicación interna, FEAPS Procedimiento de comunicaciones internas y externas,
Ayuntamiento de Alcobendas Comunicación interna y externa, ADASA Manual de Estandarización de Documentaciones, Guías de
Venezuela
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8. Historial de Revisiones
Número de revisión
Descripción de cambios Hoja Fecha
Elaborado por: Aprobado por:
Nombre: Yolanda Medina Nombre: María José ProañoCargo: Directora Ejecutiva ( e ) Cargo: Presidenta NacionalFecha: Quito, 1 Diciembre de 2012
Fecha: Quito, 6 Diciembre de 2012
Solo la documentación de la ANGSE verificada por el CEN se considera actual y vigente, cualquier versión impresa o electrónica fuera de la misma es responsabilidad de quien la usa, por lo que queda también
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bajo su responsabilidad asegurarse que se identifican los cambios y el estado de la revisión actual.
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