Análisis y descripción de puestos

• En las organizaciones existen diversos puestos, existen puestos directivos especializados en ciertas ramas que colaboran con otros para desempeñar su función principal.

• Es por esto que es necesario especificar con claridad el trabajo de cada miembro de la organización desde el director hasta los obreros

Análisis de puesto

• Proceso sistematico que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempenar trabajos especificos en una organización

Puesto:

• Un grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organización logre sus metas

Descripción de Puesto

• Un documento que proporciona información con respecto a las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto

Proposito de la analisis de puestos

• Que tareas mentales y fisicas desempena el trabajador?

• Cuando se realiza el trabajo• Donde se llevara a cabo el trabajo• Como realiza el empleado su trabajo• Porque se realiza el trabajo• Que competencias se necesitan para

desempenar el trabajo

Razones para realizar el analisis de puesto

• 1) Conocer los puestos de cada unidad de trabajo. 2) Determinar los perfiles de los ocupantes. 3) Seleccionar el personal idóneo para el cargo. 4) Orientar la capacitación.5) Realizar la evaluación de desempeño. 6) Establecer un sistema adecuado de sueldos, salarios, remuneraciones y prestaciones.

BENEFICIOS DEL ANALISIS DE PUESTOS

• Para los directivos de una organización, el análisis y la descripción de puestos representan la posibilidad de conocer con todo detalle en un momento dado las obligaciones y características de cada puesto

• Los supervisores conocen con certeza las labores encomendadas al personal a su cargo

• Los trabajadores realizaran mejor y con mayor facilidad su labores si conocen con detalle cada una de las operaciones que las conforman y los requisitos necesarios para efectuarlas bien

• Para el Dpto. R.H. es básico el conocimiento preciso de las numerosas actividades que debes coordinar , ya sea con fines de selección, capacitación o valuación de puestos

SITUACIONES DONDE SE RECOMIENDA EL ANÁLISIS DE

PUESTO

• Cuando se funda una organización.• Cuando se crean nuevos puestos.• Cuando se modifican de manera significativa los

puestos como resultados de nuevas tecnologías o procedimientos.

• Cuando se va a actualizar el sistema de

compensación y de salarios de una empresa.

OTRAS SITUACIONES DONDE SE RECOMIENDA...

• Los empleados se quejan por no tener claras las tareas específicas que deben cumplir; con frecuencia se producen conflictos y malentendidos

• Se detecta duplicidad de mando, generando doble esfuerzos y conflictos ocasionales entre jefaturas

• La contratación y selección son ineficaces; se asigna a empleados tareas para las cuales no tienen las condiciones necesarias.

• La mano de obra no está adecuadamente capacitada

• La productividad general de la organización no resulta aceptable para la administración.La corriente de trabajo no es uniforme; padece de retrasos y es incompleta.

Redacción de las descripciones de puestos

• Ínforme escrito:• Que es lo que se hace?• Quien lo desempena?• Como lo hace?• En que condiciones realiza el

trabajo?Esta información nos servira para

decribir la especificación del puesto

Especificación del puesto

• Conocimientos, aptitudes y habilidades necesarias para efectuar el trabajo de manera satisfactoria.

Necesidad legal

• Al descripción de puestos es un documento indispensable para cualquier tipo de organización

• En este documento se precisa el trabajo que debe prestarse y la materia de la prestación.

• La legislación laboral establece que deberá tenerse por escrito “el servicio o servicios que deban prestarse, los que se determinaran con la mayor precisión posible”

• La legislación marca como obligación de los trabajadores “ejecutar el trabajo con la intensidad, el cuidado y esmero apropiados y en la forma, lugar y tiempo convenidos”

• Cuando se tiene una redacción detallada, abundante y muy precisa, esta puede ser fuente de conflictos. Ya sea que los trabajadores se nieguen a realizar tareas que no estén descritas

• O cuando es superficial o muy general que el patrón abuse e ello imponiendo al trabajador cualquier tarea

Necesidad social

• Debido a que el hombre pasa el 50% de su tiempo diario en el trabajo, es necesario que su trabajo constituya una forma de realización de su potencial.

• Si las labores que desempeña le causan ansiedad, monotonía o le disgustan, se tendrá a un hombre que ha sido rebajado a categoría de componente de máquina.

• Es importante determinar el contenido de cada puesto, sus características y los requerimientos deseados, esto a fin de conjugar los intereses de quien va a ocupar el puesto con los requerimientos.

Necesidades de eficiencia, productividad, calidad y

certificación.

Para llegar a una autentica división de funciones y a una mayor productividad se requiere empezar con un estudio analítico

del trabajo a nivel de los puestos que componen la organización.

• En términos generales, la descripción de puestos permite identificar las tareas, conocer el contenido de la delegación de funciones, definir los deberes, responsabilidades y relaciones entre empleados.

Como se obtiene la información

Para elaborar el análisis y la descripción de puestos, existen

cinco métodos básicos de obtención de la información.

Observación

• Consiste en que un analista debe observar y anotar las actividades de un trabajador durante el desempeño de su puesto. Se toman notas de lo observado y posteriormente se redacta un informe que servirá para dar cuerpo a la descripción.

Entrevista

• Son usuales para obtener los datos del análisis de puesto. Pueden ser entrevistas individuales, grupales y con supervisores.

Cuestionarios

• Algunos cuestionarios son listas verificación muy estructurados.

• En el extremo opuesto existe el cuestionario abierto en el que solo se le pide al empleado que describa las responsabilidades más importantes de su puesto.

Comités

• Este método se emplea cuando aun no se tienen empleados que realicen el trabajo, pues la empresa está en fase de diseño. En este caso se reúnen expertos en el trabajo quienes describen y redactan el deber ser del puesto.

Métodos mixtos

• Es común utilizar cualquiera de los métodos descritos y combinarlos con fines de verificación. 

Descripciones

Genérica o GlobalGenérica o Global EspecificaEspecifica

Descripción genérica o global.

• Definen el contenido de un puesto en grandes rasgos sin identificar detalladamente las tareas y competencias comprendidas.

Descripción Especifica• Señalan los deberes y

tareas precisas de un puesto, indican claramente los aspectos en que este se relaciona con otros puestos y muestran los métodos de trabajo utilizados, deberes y limites de responsabilidad.

Especificaciones del puesto

• Se consignan los requisitos mínimos para desempeñar con eficiencia el puesto.

Categorías

• Habilidades.– Conocimientos, experiencia

Destreza manual

• Esfuerzo.– Atención continua

• Responsabilidad.– Calidad y cantidad de trabajo– Manejo de datos confidenciales

• Condiciones de trabajo.– Medio ambiente.

Beneficios

• Para la empresa.– Define cargas de trabajo,

responsabilidades, factores críticos, sistema escalafón, etc.

– Es indispensable para la valuación de puestos

• Para los supervisores.-Conocimiento preciso y

completo de las actividades del puesto

– Ayuda a distribuir trabajo, capacitación al trabajo, búsqueda del empleado adecuado.

• Para los trabajadores.– Responsabilidades,

conocer puntos fuertes y áreas a desarrollar personales, identificar necesidad de capacitación y entrenamiento.

• Para Recursos Humanos.– Calificar adecuadamente

el desempeño, fundamenta un sistema de salarios e incentivos, facilita la conducción de entrevistas, etc.

Lineamientos generales para redactar una descripción de

puestos• Claridad • Sencillez • Conciso • Precisión• Viveza

• Descripción libre• Lista verificable

Formas escritas

• Fecha • Nombre del ocupante • Titulo del puesto • Localización • Pertenencia • Dependencia del puesto • Organigrama • Descripción genérica o misión del puesto

Contenido

• Descripción especifica: responsabilidades y funciones, indicando que se hace y para que.

• Relaciones internas• Relaciones externas• Requisitos

El análisis de puestos en un mundo sin trabajo

“El trabajo se define como un conjunto de actividades relacionadas que se ejecutan a

cambio de un pago…”

“El mundo moderno está al borde de otro gran salto en cuanto a creatividad y productividad, pero el trabajo no

va a ser parte de la realidad económica del mañana. Aún existe y siempre existirá una cantidad enorme de trabajo por hacer, pero no va a estar concluido en las

envolturas familiares que llamamos trabajos. En realidad, hoy día muchas organizaciones se encuentran

rumbo a no tener puestos definidos (Bridges)”

Puestos indefinidos

Causas cambios

NegociosTecnologíaProductos

Competencia globalDesestabilidad

Los cambios organizacionales

• Demandas del entorno para ser competitivas

• Organizaciones planas

• Subordinados con más tareas, más responsabilidades

• Significado de trabajo difuminado

• Más subordinados, menos tiempo para supervisarles

Descripción de puesto

• Datos de identificación– Nombre del puesto– Titular del puesto (actual)– Puesto al que se reporta– Número de plazas– Horario– Nombre del analista (quien hizo el análisis del puesto)

– Fecha del análisis

• Descripción genérica

• Descripción específica

• Observaciones generales

→ ¿en qué consiste el trabajo? ¿qué función llena? ¿qué fin tiene?

→ Actividades diarias y constantes

→ Actividades periódicas→ Actividades eventuales→ ¿tiene el puesto otras

obligaciones o responsabilidades?

• Ubicación

• Puestos que le reportan

• Principales retos del puesto

→Posición en el organigrama

→Departamento y función en específico

• Relaciones internas

• Relaciones externas

• dimensiones

→Con qué departamentos se reporta y función

→Instancias gubernamentales o no gubernamentales y especificación de trámites que se realizan

→Personas a cargo

Perfil del puesto

Puesto_____________Edad: ______ Sexo: _______ Estado Civil: __________Idioma: _________ Hablado: ___% Escrito ____% Traducido ____%Habilidades: (grado de estudios y especialización)Experiencia: _________________Actitudes: __________ __________ __________Aptitudes: __________ __________ __________

Analisis de puesto

• Tamien es llamado:cédula de descripción de puesto.

• tiene 2 partes una descripción de lo que debe hacer el trabajador y la especificación del perfil que debe cubrir.

Revisión de analisis de puesto

• es un documento que debe ser modificado de manera periódica, cada año o al revisar el contrato del trabajador elimine las funciones que no sean vigentes e incluya las funciones que no habían sido inscritas.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Nombre de la organización

• se debe identificar el nombre de la organización o institución en la que se labora, la pregunta a responder es ¿Cuál es el nombre de la institución en la que labora?

Nombre del puesto y ubicación dentro de la estructura

organizacional • DIRECCIÓN: General • SUBDIRECCIÓN: Subdirección

administrativa. • DEPARTAMENTO: Departamento de

Recursos Humanos. • ÀREA: Área de Capacitación. • PUESTO: Instructor Interno. • UBICACIÓN DEL PUESTO: Subdirección

Administrativa • Departamento de Recursos Humanos • Área de Capacitación

Ubicación del puesto

Clave del puesto

• Es un código alfanumérico arbitrario que muchas organizaciones establecen para identificar y clasificar con mayor rapidez los puestos de una organización. Para obtener esta información la pregunta a realizar es ¿Existe algún código que tenga asignado su puesto

• CLAVE DEL PUESTO: CAP01 ?

Nivel Salarial

• Se establece la categoría salarial que tiene asignado en trabajador en la organización: profesor titular, profesor auxiliar, etc. En algunas organizaciones el nivel salarial es también representado con un código alfanumérico

Relaciones de Autoridad

• En este punto nos interesa saber quien supervisa y a quienes supervisa este puesto dos son las preguntas a responder ¿A quién reporta usted los resultados de las actividades que realiza? y ¿A quién supervisa usted en sus labores? las repuestas se presentaría de la siguiente forma:

• REPORTA A: Responsable del área de capacitación.

• SUPERVISA A: Ninguno

Relaciones de Trabajo

• La pregunta que se formula es ¿Con quién tiene que mantener comunicación como parte de su trabajo dentro y fuera de la empresa? y la información se presentaría de la siguiente manera:

• RELACIONES INTERNAS CON: Instructores, participantes en curso

• RELACIONES EXTERNA CON: Capacitadores externos

Salario

• La pregunta a formular es ¿Cuánto es su ingreso mensual, semanal, o por las actividades que realiza? En la cédula la información se plasmaría como sigue:

• SALARIO: $10,000.00 mensuales

CATEGORIA

• ¿Qué tipo de funciones desempeña de dirección, de coordinación u operativas? y se presenta de acuerdo con el ejemplo

• CATEGORÍA: Operativo, mando medio

o directivo

HORARIO

• La pregunta a formular es ¿En qué horario desempeña usted sus actividades? y se obtiene el siguiente dato

• HORARIO: 9:00 a 16:00 hrs.

DESCRIPCIÓN GENERICA

• ¿Cuál es la función o funciones generales que usted desempeña dentro de esta organización? y se presentaría la información en la cédula de la siguiente manera

• DESCRIPCIÓN GENÉRICA: • Planear, organizar, ejecutar y evaluar

el desarrollo de acciones de capacitación

DESCRIPCION ESPECIFICA

• ¿Cuáles son las funciones específicas que desarrolla usted dentro de la organización?, obteniéndose información como la que se ejemplifica

• Funciones administrativas(una x una)• Funciones Generales (una x una)• Actividades de coordinación, etc.

ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO

• Conocimientos y habilidades requeridas que el trabajador debe poseer para ocupar el puesto

• ¿Qué conocimientos debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones? y ¿Qué habilidades debe poseer para desarrollar apropiadamente sus funciones?.

CONOCIMIENTOS REQUERIDOS

• CONOCIMIENTOS EN NEGOCIOS Y ADMINISTRACIÓN • Administración y dirección • Sistemas administrativos de personal • Economía y contabilidad • Ventas y marketing • Servicio al cliente y proveedor • Personal y recursos humanos • FABRICACIÓN Y PRODUCCIÓN • Producción y procesos • Producción de alimentos • INGENIERÍA Y TECNOLOGÍA • Computación y electrónica • Ingeniería y tecnología • Diseño • Construcción • Mecánica • MATEMÁTICAS Y CIENCIA • Matemáticas • Física • Química • Biología • Psicología • Sociología y antropología • Geografía

• SERVICIOS DE SALUD • Medicina y odontología • Terapia y asesoría • EDUCACIÓN Y CAPACITACIÓN • Educación y capacitación • ARTES Y HUMANIDADES • Español • Lengua extranjera • Bellas artes • Historia y arqueología • Filosofía y teología • LEY Y SEGURIDAD PÚBLICA • Seguridad pública • Ley, gobierno y jurisprudencia • COMUNICACIONES • Telecomunicaciones • Comunicaciones y multimedia • TRANSPORTACIÓN • Transportación

Habilidades basicas

• Contenidos mínimos • Lectura de comprensión • Escucha activa • Escritura • Hablar • Matemáticas • Ciencia

Habilidades Sociales

• Percepción social • Coordinación • Persuasión • Negociación • Instrucción • Orientación al servicio

Habilidades Técnicas• Análisis de operaciones • Tecnología del diseño • Selección de equipos • Instalación • Programación • Monitoreo • Operación y control • Mantenimiento de equipo • Solución de problemas • Reparación • Control de calidad

Escolaridad

• La pregunta que se formula es ¿Qué nivel de estudios se requiere para poder realizar el trabajo?

• Nivel Superior: Licenciatura con título (Obligatorio) o comprobar experiencia en el área en que impartirá cursos.

• Postgrado: Maestría y/o Doctorado (Preferentemente)

• Especialidad o diplomados (Deseables

Equipo

• ¿Qué equipo o máquinas manejará como parte de sus actividades?

MANEJO DE EQUIPO: • Manejo del equipo de cómputo y

audiovisual (proyector de acetatos, proyector de cañón, cámara de video, DVD)

Idiomas Adicionales

• ¿Qué idiomas necesita dominar para desarrollar su trabajo?

IDIOMA: • Preferentemente Lectura en inglés.

Experiencia• ¿Qué experiencia (en cuanto a la tarea, el puesto y la

organización) necesita tenerse para poder desarrollar estas funciones?

• EXPERIENCIA: • Mínima en el campo profesional relacionado con la materia:

1 año. • Mínima en actividades de capacitación: 1 Año o haber

tomado el curso de formación de instructores • OTRO TIPO DE EXPERIENCIA PROFESIONAL: • Preferentemente haber recibido cursos de capacitación (20

horas en el último año) • Preferentemente hacer impartido cursos de capacitación

(20 horas en el último año) • Etc

Responsabilidad• ¿De qué valores monetarios, materiales, bienes

muebles e inmuebles, equipo, actividades y trámites es responsable?

• RESPONSABILIDAD: • A) En cuanto a valores monetarios: • Ninguna. • B) En cuanto a materiales: • Es responsable del manejo de listas de asistencia,

exámenes, audiovisuales y materiales para el desarrollo del curso.

• C) En cuanto a bienes muebles e inmuebles: • Es responsable del cuidado de las instalaciones y

del mobiliario que se encuentran en el aula durante la impartición del curso.

CONDICIONES DE TRABAJO

CONDICIONES FISICAS DE TRABAJO• Interior en medio ambiente

controlado • Interior en medio ambiente no

controlado • Exterior expuesto al clima • Exterior con protección • En un vehículo o equipo abierto • En un vehículo o equipo encerrado • Proximidad física con otras personas

Condiciones Ambientales

• Sonidos, niveles de ruido o distracción poco confortables

• Altas o bajas temperaturas • Extremadamente brillante o con

iluminación inadecuada • Expuesto a contaminantes • Estrecho espacio de trabajo o

posiciones incómodas • Expuesto a vibraciones

Ejemplo

• El instructor se desempeña en aulas con suficiente ventilación y luz. Las aulas cuentan con luz eléctrica, y están acondicionadas con escritorio, sillas, mesa y pintarrón

• Asimismo se desempeña en biblioteca y sala audiovisual cuando este lo requiera

Equipor de seguridad

• ¿Qué equipo de seguridad debe manejar en su trabajo?

• Equipo de seguridad que maneja : Ninguno

RIESGOS DE TRABAJO

• Expuestos a radiación • Expuestos a enfermedades o

infecciones • Expuestos a lugares altos • Expuestos a lugares peligrosos • Expuesto a equipo peligrosos • Expuesto a quemaduras menores,

cortes, mordeduras, picaduras

Ejemplo de redacción

• RIESGOS DE TRABAJO: • Existe un riesgo de presentar

accidentes de tránsito en el traslado a las sus actividades de capacitación y laringitis crónica con nudosidades en las cuerdas vocales.

ESFUERZO FISICO• Sentado • Parado • Subiendo escaleras o andamios • Caminando o corriendo • De rodillas, en cuclillas, encorvados o

arrastrándose • Manteniendo el equilibrio • Utilizando las manos para manipular, controlar o

sentir objetos • Flexionando o torciendo el cuerpo • Realizando movimientos repetitivos

¿En qué consiste la actividad física que realiza como parte de sus tareas?.

• ESFUERZO FÍSICO: • Parado durante sus labores de

instrucción, sentado durante la planeación de sus actividades.