universidad de guayaquil facultad de ciencias...

UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE INGENIERÍA EN GESTIÓN EMPRESARIAL

TRABAJO DE TITULACIÓN PRESENTADO COMO REQUISITO PARA OPTAR

POR EL TÍTULO DE INGENIERO EN GESTIÓN EMPRESARIAL

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE

PAGOS A PROVEEDORES DE LA EMPRESA OPERFEL S.A”

AUTOR:

PÉREZ CORTEZ ALEXANDER DAVID

TUTOR:

ING. MARÍA EUGENIA JIMÉNEZ CERCADO, MAE.

GUAYAQUIL, MARZO 2019

REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN

TÍTULO Y SUBTÍTULO: Diseño de un sistema de control interno en la gestión

de pagos a proveedores de la empresa Operfel S.A.

AUTOR(ES) (apellidos/nombres): Pérez Cortez Alexander David.

REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres):

Tutor: Ing. Jiménez Cercado María Eugenia, MAE

INSTITUCIÓN: Universidad de Guayaquil.

UNIDAD/FACULTAD: Facultad de Ciencias Administrativas.

MAESTRÍA/ESPECIALIDAD: Ingeniería en Gestión Empresarial.

GRADO OBTENIDO: Ingeniero en Gestión Empresarial.

FECHA DE PUBLICACIÓN: No. DE

PÁGINAS:

ÁREAS TEMÁTICAS: Administración de la tecnología

PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS: Sistema de control interno, administración,

industria, producción, estrategias, proveedores. RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras):

El presente proyecto de investigación se ha realizado con la finalidad de optimizar y

gestionar de manera eficiente y eficaz el proceso de pagos de la empresa industrial Operfel

S.A., quienes se han visto afectados por una serie de inconvenientes resultantes de la

inexistencia de un sistema de control interno que vele por el cumplimiento de los pagos a los

proveedores en el tiempo y plazo previamente estipulado en el acuerdo comercial. Al ser una

industria juega un rol muy importante en la economía del país por lo que se ve obligada a

innovar en sus procesos, mejorar la calidad de producción y todos sus procesos

organizacionales dentro de la misma. El sistema de control interno será la clave para

solucionar los problemas que se han presentado hasta la fecha y que han originado retrasos

en la producción, retraso en las entregas de los pedidos, retrasos en los pagos a proveedores,

etc., además mejorará los procesos organizacionales de la empresa y optimizará los procesos

operativos y administrativos de los trabajadores y colaboradores de la compañía.

ADJUNTO PDF: SI NO

CONTACTO CON

AUTOR/ES:

Teléfono:0968135793 E-mail:

alexander007pc@gmail.com

CONTACTO CON LA

INSTITUCIÓN:

Nombre: Secretaría de la Facultad

Teléfono:(03)2848487 Ext. 123

E-mail: fca@uta.edu.ec

Certificado del tutor.

Habiendo sido nombrado ING. María Eugenia Jiménez Cercado, MAE., como tutor

del trabajo de titulación de grado como requisito para optar por un título de Ingeniero en

Gestión Empresarial presentado por el egresado:

Alexander David Pérez Cortez, con C.C.: 0951187962

Tema: “Diseño de un sistema de control interno en la gestión de pagos a proveedores

de la empresa Operfel S.A.”

Certifico que he revisado y analizado en todas sus partes, considerándolo aprobado en

su totalidad.

Guayaquil 14, de Febrero de 2019.

Ing. María Eugenia Jiménez Cercado, MAE

C.I. 0920335163

Certificación Urkund

https://secure.urkund.com/view / 46874902-557777-532071 #

q1bKLV ayijbUMdIxjdVRKs5Mz8tMy0xOzEtO VbIy0DMwsDAyMDQ2MzeyAFIG

JhZGtQ A =

Certificado Sistema Anti plagio.

En calidad de tutor de Titulación, nombrado por el Consejo Directorio de la facultad

de Ciencias Administrativas de la Universidad de Guayaquil, con respecto al trabajo de

titulación previo para optar por el título de Ingeniero en Gestión Empresarial presentado

por el egresado:

Certifico haber revisado el informe arrojado por el software de Anti plagio

“URKUND” el cual dio un resultado del 1% de coincidencias y que las fuentes

detectadas por el mismo trabajo en mención se encuentra debidamente citadas de

acuerdo a las Normas APA vigentes por lo que el presente Trabajo de Titulación es de su

total autoría.

C.I. 0920335163

Renuncia De Derechos De Autor.

Por medio de la presente certifico que los contenidos desarrollados en este trabajo de

titulación son de absoluta propiedad y responsabilidad de:

Derechos que renunciamos a favor de la universidad de Guayaquil, para que haga uso

como a bien tenga.

Alexander David Pérez Cortez

C.C.: 0951187962

Dedicatoria

En primer lugar se lo dedico a Dios por dame la vida y la fuerza para seguir en la

Este logro profesional y el esfuerzo que he puesto durante todo este tiempo se los

dedico a mi Madre Jessica Cortez que me ha apoyado incondicionalmente en los buenos

y malos momentos, me da fuerza para seguir adelante y ser mejor persona cada día a

través de sus consejos, experiencias, virtudes y sacrificios que ha realizado por mí a lo

largo de su vida.

También se lo dedico a mi Padre David Pérez, que me ha enseñado todo lo que sabe y

a través de sus ejemplos y consejos he aprendido que la perseverancia es primordial en la

vida, a mis hermanas Mabel y Mariam Pérez Cortez que han estado constantemente

apoyándome y Jared que me alegra la vida. Además me han apoyado mi Abuelos, tíos

primos, que son importantes en mi vida.

Asimismo se lo dedico a mi futura esposa Ingrid Talledo que ha estado

constantemente brindándome consejos, paciencia, amor y su apoyo incondicionalmente

además por creer en mis capacidades durante todo el periodo universitario y ámbitos

personales, también a mis amigos y compañeros que han formado parte de mi vida y he

aprendido mucho.

Alexander Pérez Cortez

Agradecimiento

En primer lugar se lo agradezco a Dios por darme la salud y guiarme por el buen

camino para cumplir mis sueños.

Le agradezco a mis Padres Jessica Cortez y David Pérez por haberme forjado como la

persona que soy en la actualidad, todos mis logros son gracias a ellos y me han motivado

para cumplir mis metas cada día.

Les agradezco a todos los que conforma la Familia Operfel S.A. por darme la

confianza, tiempo y paciencia para poder realizar esta investigación que aportara para el

crecimiento de la empresa.

Les agradezco a mis amigos, compañeros y Docente por aportarme con sus

conocimiento y experiencias que serán importante para mis etapa profesional y personal.

En especial a la Ing. María Eugenia Jiménez Cercado, MAE. Por guiarme y brindarme

sus conocimientos para culminar exitosamente este trabajo y obtener el título de

Ingeniero en Gestión Empresarial.

Alexander Pérez Cortez

Resumen.

El presente proyecto de investigación se ha realizado con la finalidad de optimizar y

gestionar de manera eficiente y eficaz el proceso de pagos de la empresa industrial

Operfel S.A., quienes se han visto afectados por una serie de inconvenientes resultantes

de la inexistencia de un sistema de control interno que vele por el cumplimiento de los

pagos a los proveedores en el tiempo y plazo previamente estipulado en el acuerdo

comercial. Al ser una industria juega un rol muy importante en la economía del país por

lo que se ve obligada a innovar en sus procesos, mejorar la calidad de producción y todos

sus procesos organizacionales dentro de la misma. El sistema de control interno será la

clave para solucionar los problemas que se han presentado hasta la fecha y que han

originado retrasos en la producción, retraso en las entregas de los pedidos, retrasos en los

pagos a proveedores, etc., además mejorará los procesos organizacionales de la empresa

y optimizará los procesos operativos y administrativos de los trabajadores y

colaboradores de la compañía.

Palabras claves: Sistema de control interno, administración, industria, producción,

estrategias, proveedores.

Abstract.

The present research project has made in order to optimize and manage efficient and

effective payment processing of industrial Operfel S.A., those who have been affected by

a series of problems resulting from the absence of a system of internal controls that

ensure compliance with of payments to providers in the time and period previously

stipulated in the trade agreement. To be an industry play an important role in the

economy of the country by what is forced to innovate in their processes, improve the

quality of production and all its organizational processes within it. The internal control

system will be the key to solve the problems that have arisen to date and that have

resulted in delays in production, delays in deliveries of orders, delays in payments to

vendors, etc., will also improve processes organizational business and optimize

operational processes and administrative of workers and collaborators.

Key words: Internal control system, administrative, industy, production, estrategies,

provider.

Tabla de Contenido.

FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE GRADUACIÓN ......................................................................... II

CERTIFICADO DEL TUTOR...........................................................................................................................III

CERTIFICACIÓN URKUND .......................................................................................................................... IV

CERTIFICADO SISTEMA ANTI PLAGIO. ........................................................................................................ V

RENUNCIA DE DERECHOS DE AUTOR. ....................................................................................................... VI

DEDICATORIA .......................................................................................................................................... VII

AGRADECIMIENTO ................................................................................................................................. VIII

RESUMEN. ................................................................................................................................................ IX

ABSTRACT. ................................................................................................................................................ X

TABLA DE CONTENIDO. ............................................................................................................................ XI

ÍNDICES DE TABLAS. ................................................................................................................................ XV

ÍNDICE DE FIGURAS. ............................................................................................................................... XVI

INTRODUCCIÓN. ......................................................................................................................................... 1

CAPÍTULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. .......................................................................................... 2

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. ........................................................................................................... 2

1.2 FORMULACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA. ................................................................................... 3

1.2.1 Formulación del Problema. ........................................................................................................ 3

1.2.2 Sistematización del Problema. ................................................................................................... 3

1.3 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN. ........................................................................................................... 4

1.3.1 Objetivo general. ........................................................................................................................ 4

1.3.2 Objetivos específicos. ................................................................................................................. 4

1.4 JUSTIFICACIÓN. .................................................................................................................................... 4

1.4.1 Justificación Teórica. .................................................................................................................. 4

1.4.2 Justificación Metodológica. ........................................................................................................ 5

1.5 DELIMITACIÓN. ................................................................................................................................... 5

1.6 HIPÓTESIS. ......................................................................................................................................... 6

1.6.1 Hipótesis General. ...................................................................................................................... 6

1.6.2 Hipótesis Nula. ........................................................................................................................... 6

1.7 VARIABLES DE LA INVESTIGACIÓN. ........................................................................................................... 7

1.7.1 Variable independiente. ............................................................................................................. 7

1.7.2 Variable dependiente. ................................................................................................................ 7

CAPÍTULO II MARCO TEÓRICO. ................................................................................................................... 7

2.1 ANTECEDENTES DE LA INVESTIGACIÓN. ..................................................................................................... 7

2.2 CONTROL INTERNO. ............................................................................................................................. 8

2.2.1 Ventajas y desventajas. .............................................................................................................. 9

2.2.2 Limitaciones en control interno. ................................................................................................. 9

2.2.3 Elementos de control interno. .................................................................................................. 10

2.3 PRESUPUESTO ................................................................................................................................... 11

2.3.1 Presupuesto en la Fabricación.................................................................................................. 11

2.3.2 Presupuesto para Ventas. ........................................................................................................ 12

2.3.3 Presupuesto en Gastos. ............................................................................................................ 12

2.3.4 Características: ......................................................................................................................... 12

2.3.5 Flexibilidad. .............................................................................................................................. 13

2.3.6 Área .......................................................................................................................................... 13

2.3.7 Tiempos. ................................................................................................................................... 14

2.3.8 Importancia. ............................................................................................................................. 15

2.4 EVALUACIÓN FINANCIERA. ................................................................................................................... 15

2.4.1 Objetivo del estado de Resultado. ............................................................................................ 16

2.5 DESARROLLO ORGANIZACIONAL. ........................................................................................................... 16

2.5.1 Objetivos del desarrollo organizacional. .................................................................................. 17

2.6 MARCO CONTEXTUAL. ........................................................................................................................ 18

2.7 MARCO CONCEPTUAL. ........................................................................................................................ 19

2.7.1 Sistema. .................................................................................................................................... 19

2.7.2 Productividad. .......................................................................................................................... 20

2.7.3 Rentabilidad. ............................................................................................................................ 20

2.7.4 Inventarios. .............................................................................................................................. 20

2.7.5 Sistema de Inventario. .............................................................................................................. 20

2.7.6 Sistema de Inventario Permanente. ......................................................................................... 20

2.7.7 Manufacturas. .......................................................................................................................... 20

2.7.8 Reingeniería. ............................................................................................................................ 20

2.7.9 ANF Autoridad de Certificación Ecuador. ................................................................................. 21

2.7.10 Security Data. ...................................................................................................................... 21

2.7.11 Sociedad Anónima. .............................................................................................................. 21

2.7.12 Superintendencias de Compañías. ....................................................................................... 21

2.7.13 Marcas ................................................................................................................................. 21

2.8 MARCO LEGAL. ................................................................................................................................. 24

2.8.1 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno LORTI. ................................................................ 24

2.8.2 Comprobante electrónico. ........................................................................................................ 25

CAPÍTULO III MARCO METODOLÓGICO. ................................................................................................... 26

3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN. ............................................................................................................. 26

Estudios correlaciónales. ............................................................................................................... 26

Estudios exploratorios. .................................................................................................................. 26

Estudios descriptivos. .................................................................................................................... 27

Estudios cualitativos. .................................................................................................................... 27

Estudios cuantitativos. .................................................................................................................. 27

3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE INVESTIGACIÓN. ...................................................................................... 28

3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA. ..................................................................................................................... 28

3.4 ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS APLICADOS. ............................................................................................. 29

3.4.1 Resultado de la Entrevista. ....................................................................................................... 29

3.4.2 Resultado de la Encuesta. ........................................................................................................ 36

3.4.3 Análisis de los Resultados en la Encuesta. ............................................................................... 45

CAPÍTULO IV LA PROPUESTA. ................................................................................................................... 46

4.1 TÍTULO DE LA PROPUESTA. ................................................................................................................... 46

4.1.1 Segregación de Funciones. ....................................................................................................... 46

4.1.2 Flujograma Utilizado. ............................................................................................................... 46

4.1.3 Propuesta para Implementar un Nuevo Flujograma................................................................ 49

4.1.4 Presupuesto. ............................................................................................................................. 55

4.1.5 Impacto del Sistema de Control Interno. .................................................................................. 62

4.1.6 Propuesta del Diagrama de Gantt. .......................................................................................... 68

4.1.7 Propuesta del Boletín. .............................................................................................................. 70

CONCLUSIONES. ....................................................................................................................................... 74

RECOMENDACIONES. ............................................................................................................................... 75

BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................................................... 76

APÉNDICE. ................................................................................................................................................ 80

Índices de Tablas.

TABLA 1 CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS: ...................................................................................... 13

TABLA 2 INCONVENIENTES CON INSUMOS. ............................................................................................... 36

TABLA 3 PRODUCTIVIDAD. ......................................................................................................................... 37

TABLA 4 CRONOGRAMA. ............................................................................................................................ 38

TABLA 5 PRODUCTO TERMINADO. ............................................................................................................. 39

TABLA 6 PEDIDO DE LOS CLIENTES. ............................................................................................................ 40

TABLA 7 AFECTACIÓN A LAS VENTAS. ........................................................................................................ 41

TABLA 8 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. ........................................................................................ 42

TABLA 9. ORGANIZACIÓN. .......................................................................................................................... 43

TABLA 10 ESTABLECER FUNCIONES. ........................................................................................................... 44

TABLA 11 COLABORACIÓN.......................................................................................................................... 45

TABLA 12 ESTADO DE RESULTADO UTILIDAD DE VENTAS. ......................................................................... 55

TABLA 13 ESTADO DE RESULTADO GASTOS ADMINISTRATIVOS. ............................................................... 56

TABLA 14 ESTADO DE RESULTADO ROLES DE PAGO. ................................................................................. 58

TABLA 15 ESTADO DE RESULTADO GASTOS FINANCIEROS. ....................................................................... 59

TABLA 16 ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO ...................................................................................... 61

TABLA 17DATOS DE LAS ACTIVIDADES. ...................................................................................................... 68

Índice de Figuras.

FIGURA 1POSICIÓN GEOGRÁFICA DE OPERFEL S.A. ..................................................................................... 6

FIGURA 2 CÁLCULO DEL ESTADO DE RESULTADO. ..................................................................................... 16

FIGURA 3 VALORES DEL DESARROLLO ORGANIZACIONAL. ........................................................................ 17

FIGURA 4 EXTERIORES DE LA EMPRESA OPERFEL S.A................................................................................. 19

FIGURA 5PRESENTACIÓN DE LA MARCA VAPORAL. ................................................................................... 22

FIGURA 6 PRESENTACIÓN DE LA MARCA CREMA DERM. ........................................................................... 22

FIGURA 7 PRESENTACIÓN DE LA MARCA LOV. ........................................................................................... 23

FIGURA 8 PRESENTACIÓN DE LA MARCA FINESSE. ..................................................................................... 23

FIGURA 9 PRESENTACIÓN DE LA MARCA REGE FORTE. .............................................................................. 23

FIGURA 10 CÁLCULO PARA LA MUESTRA ................................................................................................... 29

FIGURA11 INCONVENIENTES CON INSUMOS. ............................................................................................ 36

FIGURA 12 PRODUCTIVIDAD....................................................................................................................... 37

FIGURA 13 CRONOGRAMA. ........................................................................................................................ 38

FIGURA 14 PRODUCTO TERMINADO. ......................................................................................................... 39

FIGURA 15 PEDIDO DE LOS CLIENTES. ........................................................................................................ 40

FIGURA 16 AFECTACIÓN A LA VENTA. ........................................................................................................ 41

FIGURA 17 CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. .................................................................................... 42

FIGURA 18 ORGANIZACIÓN. ....................................................................................................................... 43

FIGURA 19 ESTABLECER FUNCIONES. ......................................................................................................... 44

FIGURA 20 COLABORACIÓN. ....................................................................................................................... 45

FIGURA 21 FLUJOGRAMA UTILIZADO ......................................................................................................... 48

FIGURA 22 ACTUALIZACIÓN DEL FLUJOGRAMA. ........................................................................................ 54

FIGURA 23 CASO DEL SERVICIO DE ALIMENTACIÓN. .................................................................................. 62

FIGURA 24 CASO DEL SERVICIO DE SALUD. ................................................................................................ 64

FIGURA 25 CASO DEL SERVICIO DEL AGUA POTABLE. ................................................................................ 65

FIGURA 26 CASO DEL SERVICIO MANTENIMIENTO DE LAS FOTOCOPIAS. ................................................. 67

FIGURA 27 DIAGRAMA DE GANTT PARA EL PAGO A PROVEEDORES. ........................................................ 69

Introducción.

La empresa industrial Operfel S.A. fue fundada en el año 2007, se dedica a la

elaboración y distribución de cosméticos a través de marcas como Crema Derm,

Vaporal, Lov y otras marcas conocidas para aportar a la calidad de vida en las personas

(Operfel S.A., 2016).Al ser una industria juega un rol muy importante en la economía del

país por lo que se ve obligada a innovar en sus procesos, mejorar la calidad de

producción y todos sus procesos organizacionales dentro de la misma.

Por tal motivo, el presente proyecto de investigación se ha realizado con la finalidad

de optimizar y gestionar de manera eficiente y eficaz el proceso de pagos de la empresa

industrial Operfel S.A., quienes se han visto afectados por una serie de inconvenientes

resultantes de la inexistencia de un sistema de control interno que vele por el

cumplimiento de los pagos a los proveedores en el tiempo y plazo previamente

estipulado en el acuerdo comercial.

Las empresas con inconvenientes en sus procesos de control interno, tienen mayor

probabilidad presentar los informes de manera atrasada, por consecuencia el área de la

Gerencia, tomara las decisiones claves en la empresa demasiado tarde y esto puede

afectar el rendimiento (Kim, Lee, & Park, 2016).

El sistema de control interno será la clave para solucionar los problemas que se han

presentado hasta la fecha y que han originado retrasos en la producción, retraso en las

entregas de los pedidos, retrasos en los pagos a proveedores, etc., mejorará los procesos

organizacionales de la empresa y optimizará los procesos operativos y administrativos de

los trabajadores y colaboradores de la compañía.

Capítulo I

Planteamiento del Problema.

1.1 Planteamiento del Problema.

Las industrias dedicadas a la trasformación de materia prima juegan un rol muy

importante en la economía a nivel global y nacional, esto es, debido a la generación de

fuentes de empleo e innovación de los procesos de la fabricación de productos, es por

ello, que las empresas buscan crecer constantemente con el objetivo de ser líderes en el

mercado y tratar de ganar posicionamiento a nivel internacional.

Los recursos naturales generan la principal fuente de ingreso de la economía

latinoamericana, la constante extracción de materias primas afecta al medio ambiente, ya

que, por lo general las empresas desarrollan dependencia y eluden la etapa de creación,

innovación o transformación de productos, por tal motivo, es indispensable que las

industrias progresen e interactúen en la constante generación de recursos para satisfacer

las necesidades en la región ( Agencia Latinoamericana de Información ALAI, 2018).

La ciudad de Guayaquil cuenta con la mayor cantidad de industrias manufactureras,

aportando este sector 4222 millones de dólares del PIB (Producto Interno Bruto) del

2016, además las industrias dedicadas a la fabricación de productos químicos y/o

farmacéuticos fueron de 195 en el año 2017 (EKOS, 2018), lo que convierte a la Perla

del Pacifico en unas de las ciudades que impulsa la economía del país.

Operfel S.A. fue fundada en el año 2007, es una empresa dedicada a la elaboración y

distribución de cosméticos a través de marcas como Crema Derm, Vaporal, Lov y otras

marcas conocidas para aportar a la calidad de vida en las personas, empieza a

especializarse en la regeneración capilar y el cuidado del cabello a comienzo del 2008

con la marca Rege Forte (Operfel S.A., 2016).

La empresa industrial Operfel S.A. ha presentado inconvenientes en los procesos del

control interno, uno de ellos, es el pago oportuno a los proveedores debido a la falta de

control en las cuentas por pagar, por consecuencia la institución está siendo afectada en

el rendimiento y productividad de la misma, se establece como periodo de estudio desde

el año 2018 hasta la actualidad.

En el proceso de esta investigación se han encontrado diversos problemas tales como:

pagos retrasados, inconvenientes con los pedidos de los insumos, retrasos en el área de

producción para generar los productos terminados, los pedidos se retrasan con los

clientes, por lo que estos factores generarán más inconvenientes a corto y largo plazo.

1.2 Formulación y Sistematización del Problema.

1.2.1 Formulación del Problema.

Esta investigación esta direccionada a la búsqueda de una correcta gestión de pagos,

además de conocer ¿Cuáles son las consecuencias que recaen en Operfel S.A. por no

contar con un sistema de control interno para la gestión de pagos a proveedores?

1.2.2 Sistematización del Problema.

¿Qué consecuencias tendría la implementación de un sistema de control

interno en los pagos a proveedores?

¿Qué factores se deben consideran para la creación de un sistema de control

interno en los pagos a proveedores?

¿Qué departamentos de la compañía estarían involucrados en la

implementación del sistema de control interno en los pagos a proveedores?

1.3 Objetivos de la Investigación.

1.3.1 Objetivo general.

Diseñar un sistema de control interno en la gestión de pago a proveedores a la

empresa Operfel S.A.

1.3.2 Objetivos específicos.

1. Analizar las bases teóricas mediante el cual la investigación se llevara a cabo.

2. Aplicar la herramienta metodológica de entrevista y encuesta para obtener la

información necesaria.

3. Proponer el diseño de un sistema de control interno en la gestión de pago a

proveedores a la empresa Operfel S.A.

1.4 Justificación.

1.4.1 Justificación Teórica.

Esta investigación busca fomentar la implementación de nuevas formas de gestión en

el proceso de pago a proveedores, los sistemas de control ayudan con la optimización de

recursos y procesos, además aportan de manera positiva a los ámbitos administrativos,

especialmente para las Pymes que utilizan estas herramientas para poder organizarse y

seguir lineamientos que les permitan estar en constante crecimiento (En-Contexto, 2014,

págs. 129-130).

Operfel S.A. tiene inconvenientes al momento de efectuar los pagos a los

proveedores, esto es, debido a la incapacidad en la estructura organizacional de cumplir

con dichos plazos de cancelación previamente negociadas con los proveedores. Lo que

generará como principal consecuencia la pérdida de las relaciones comerciales con los

proveedores, ineficiencia de entrega de la mercadería, constantes quejas de los

proveedores por los pagos parciales y no cancelados en su totalidad, se establece que, a

través de la ejecución de un sistema de control interno, la compañía cumplirá con los

pagos y cumplir en las fechas estipuladas o establecidas con los proveedores.

1.4.2 Justificación Metodológica.

En la presente investigación se propone llevar a cabo la implementación de un sistema

de control interno, destinado a solucionar y prevenir problemas futuros dentro de la

organización.

El problema a erradicar es el no cumplimiento de los pagos hacia los proveedores, lo

que ha generado una ruptura entre las relaciones comerciales con los proveedores, debido

a esto han reducido los plazos de pago, por lo que con la ejecución del sistema de control

interno y de estrategias específicas que le permitirán a la empresa cumplir con los pagos

a tiempo y mantener las relaciones comerciales con los proveedores a través del tiempo

garantizando suplir con las necesidades dentro de la compañía.

1.5 Delimitación.

Alcance: Operfel S.A.

Campo: Administración

Área: Administrativa y Financiera.

Aspecto: Sistema de Control Interno

Tema: Propuesta para diseñar un sistema de control interno en la gestión de pagos a

proveedores de la empresa Operfel S.A.

Problema: Inexistencia de un sistema de control interno que gestione los pagos a

proveedores en el plazo estipulado al inicio de la relación laboral.

Delimitación Temporal: 2018-2019

Delimitación Espacial: En la ciudad de Guayaquil, sector norte de la ciudad, en las

instalaciones de la compañía Operfel S.A, está ubicado en el Km 14.5 Vía A Daule,

Calle 28 De agosto por la Entrada a Pascuales, Diagonal a Mabe alado de Sociedad

Tungurahuense.

Fuente: (Google Maps, 2018).

Elaborado:(Google Maps).

1.6 Hipótesis.

1.6.1 Hipótesis General.

Al efectuar los análisis correspondientes, se logrará determinar sí es factible la

implementación de un sistema de control interno que gestione los pagos a los

1.6.2 Hipótesis Nula.

Figura 1Posición geográfica de Operfel S.A.

Al efectuar los análisis correspondientes, se logrará determinar que no es factible la

implementación de un sistema de control interno que gestione los pagos a los

1.7 Variables de la investigación.

1.7.1 Variable independiente.

La factibilidad de la implementación de un sistema de control interno que gestione los

pagos a los proveedores de la empresa Operfel S.A.

1.7.2 Variable dependiente.

Cambios en las relaciones comerciales de la empresa Operfel S.A. con los

proveedores que provoque la terminación de la misma.

Capítulo II

Marco Teórico.

2.1 Antecedentes de la Investigación.

La investigación exploratoria tuvo como resultado que en la empresa Operfel S.A. no

tiene temas relacionados con el sistema de control interno, por lo tanto, la propuesta del

diseño tendrá grandes beneficios cuando se aplique, además se obtendrá información

para el respectivo análisis, los temas con referencia a otras investigaciones se tomarían

como guía para la propuesta.

Las referencias obtenida por la tesis “Diseño de un sistema de control interno para los

procesos de recaudación y recuperación de cartera, para mejorar la liquidez de

latinoamericana” (Guevara Torres, 2015, págs. 1-40). Indica que la utilización del

sistema ayudaría de una manera eficiente y eficaz en las actividades, además brindaba la

seguridad a los movimientos en efectivo.

El artículo “Control interno y su incidencia en la rentabilidad de empresa cobros del

norte S.A” (Paiva Acuña, 2016, págs. 34-42). Indica que se debe hacer énfasis en la

creación de las políticas para los procedimientos en la gestión de los pagos, la innovación

para crear un respectivo manual de funciones y además la respectiva supervisión durante

todo el proceso de la gestión.

Además la "Reingeniería de procesos para optimizar recursos de importadora,

Químipac S.A. mediante diagrama de proceso” (Catamon Borbor, 2017, págs. 40-48).

Recomienda realizar la respectiva capacitación al personal de acuerdo a sus funciones,

además de actualizarlo constantemente los manuales y difundirlo a las áreas

correspondientes.

Operfel S.A. es constituida a finales del año 2007, es una empresa enfocada a generar

productos de cuidado personal para facilitar la calidad de vida en las personas, empezó

con el objetivo de hacer un relanzamiento en las marcas Vaporal y Crema Derm para

volverlas a introducir al mercado (Operfel S.A., 2016).

2.2 Control Interno.

Los sistemas de control interno son importantes en las instituciones para poder

asegurar los respectivos procesos, además de obtener la información de manera confiable

y organizada, todas estas gestiones son con el objetivo de tener una planificación,

después la ejecución de las actividades, el control en los procedimientos y por último la

evaluación para verificar el funcionamiento de manera eficiente y eficaz (La Controloría

General de la República, 2018).

Las empresas con inconvenientes en sus procesos de control interno, tienen mayor

probabilidad presentar los informes de manera atrasada, por consecuencia el área de la

Gerencia, tomara las decisiones claves en la empresa demasiado tarde y esto puede

afectar el rendimiento (Kim, Lee, & Park, 2016).

Actualmente las empresas buscan la optimización de procesos y recursos, por estos

motivos los sistemas de control interno permiten una organización y distribución de

recursos de manera eficientes, pero al no tenerlos tendrá limitaciones y por lo tanto no

podrá desarrollarse de manera adecuada.

2.2.1 Ventajas y desventajas.

El objetivo es aumentar la productividad a través de eficientes procesos para la

optimización de recursos y satisfacer las expectativas de la empresa; las ventajas y

desventajas serían las siguientes:

2.2.1.1 Ventajas.

Disminuir los tiempos a través de nuevos procesos.

Optimizar los costos innecesarios, en materiales y recursos humanos.

Asignación de procesos a cada funcionario.

Control en los procesos para evitar errores.

2.2.1.2 Desventajas.

Resistencia al cambio en los nuevos procesos

Adaptación a nuevas funciones y responsabilidades (Gestión Calidad Consulting,

2016).

2.2.2 Limitaciones en control interno.

El sistema de control interno generalmente buscara formas en las cuales puedan

saltarse u omitir procesos, serían las siguientes:

Entre dos o más personas podrían planear y omitir procesos para sus beneficios

personales.

El funcionario podría cometer un error involuntariamente debido a no conocer el

sistema completamente.

El sistema de control puede haber segregación de funciones por lo tanto pueden

interrumpir las funciones del proceso (AccountingTools, 2018).

2.2.3 Elementos de control interno.

2.2.3.1 Ambiente de control.

Los funcionarios deben cumplir con las diferentes características para influenciar las

actividades con alta importancia: Valores éticos, competencia, además de una gran

dedicación administrativa junto a la experiencia. Con el objetivo de logro en la metas

empresariales (Facultad de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas, 2003).

2.2.3.2 Evaluación de Riesgos.

La evaluación de riesgo indica las anomalías que podrían presentar los procesos tantos

externos e internos, es necesario realizar una evaluación y se deben tomar algunos

aspectos:

Prioridad del riesgo y los efectos.

Evaluar la probabilidad en caso de desastre.

Indicar las medidas necesarias para evitar riesgos.

Seguimiento del proceso (Facultad de Ciencias Contables, Económicas y

Administrativas, 2003).

2.2.3.3 Actividades de control.

Las actividades de control deben ser tomadas en los procedimientos, sistemas,

políticas, para identificar los posibles riesgos en todas las actividades, después deberán

un análisis, con el objetivo de tomar medidas para proteger los recursos de la empresa

(Facultad de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas, 2003).

2.2.3.4 Información y comunicación.

La información debe llegar de manera eficiente a sus receptores para que puedan

participar en sus actividades correctamente, además las personas encargadas de

supervisión y control puedan aportar esta información a los sistemas de control (Facultad

de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas, 2003).

2.2.3.5 Supervisión.

La inspección constante debe ser tomada en todas las áreas para no tener anomalías,

además deberá tomar los siguientes parámetros:

Las normas y políticas deben ser realizadas correctamente.

En caso de modificaciones, se deberán tomar medidas necesarias y realizar las

notificaciones correspondientes a las personas encargadas (Facultad de Ciencias

Contables, Económicas y Administrativas, 2003).

2.3 Presupuesto

“Estudia y calcula la entrada de recursos, costos y los tiempos en que estos pasan

por el proceso productivo, el tiempo de venta, el tiempo de recaudo del efectivo y la

circularidad para que vuelvan a producir nuevos recursos” (Rincón Soto, 2011, pág.

3).En el control interno se debe llevar un presupuesto con el objetivo de medir los gastos

e ingreso del periodo correspondiente, esto pone a disposición las proyecciones y la

viabilidad de la empresa, además ayuda a tomar medidas necesarias con anticipación.

2.3.1 Presupuesto en la Fabricación.

“Es responsable de coordinar los medios materiales y humanos para satisfacer las

necesidades del presupuesto de ventas y de las previsiones de stocks, todo ello con la

calidad adecuada, en los plazos previsto y con los costes necesarios” (Muñiz González,

2009, pág. 96).El control interno es importante para no tener inconvenientes con los

proveedores y no sufrir de desabastecimiento, por lo tanto es necesario estar en

coordinación con el área de fabricación para verificar los insumos que tendremos

disponibles en el periodo.

2.3.2 Presupuesto para Ventas.

“La finalidad es prever los diferentes tipos de ingresos futuros de una organización,

normalmente en un ambiro temporal” (Muñiz González, 2009, pág. 90). El objetivo es la

proyección de ventas de manera mensual preferible, la finalidad es visualizar los ingresos

para poder tener una referencia de hasta cuanto se podrá desembolsar en pago con los

proveedores.

2.3.3 Presupuesto en Gastos.

“Son aquellos que, mes a mes, se mantienen constantes en su monto total,

independientemente de las fluctuaciones en el volumen del trabajo realizado” (Gordon

Rivera, 2005, pág. 224). En Operfel S.A. los gastos deben ser considerados

mensualmente, Se enfoca en los gastos generales como los seguros, impuesto, servicios

básicos, arriendos y otros, Son parte primordial de la empresa para tenerla en óptimas

condiciones.

2.3.4 Características:

Prevenir Circunstancias

Definir actividades

Planeación

Proyección

Creación de estrategias para obtener los resultados

Análisis

Control

Tabla 1 Clasificación de los presupuestos:

Flexibilidad Área

Rígido

Fábrica

Flexibles

Apoyo a Producción

Administración

Ventas

Servicios

Tiempo Importancia

Corto plazo

Generales

Mediano plazo Proyectos

Largo plazo

Auxiliares Fuente:(Rincón Soto, 2011)

2.3.5 Flexibilidad.

2.3.5.1 Rígido.

Son muy difíciles de cambiar, generalmente los implementan grandes compañías,

además en caso de cambios deben ser soportados y necesitan aprobación por parte de la

Gerencia, el objetivo es reducir los riegos (Rincón Soto, 2011, pág. 11).

2.3.5.2 Flexibles.

Son Aquellos que se ajustan más a las necesidades cuando se presentan

negociaciones, inversiones o implementaciones en nuevos proyectos, el objetivos es

poder tomar decisiones de manera más certera aunque los riesgos son un poco más

elevados (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.6 Área

2.3.6.1 Fábrica.

El objetivo es analizar los recursos que se requieren principalmente en la materia

prima y costos indirectos de fabricación (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.6.2 Apoyo a Producción.

El objetivo es analizar los recursos que se requieren principalmente en las gestiones

de almacenamiento, bodega y mantenimiento (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.6.3 Administración.

El objetivo es analizar los recursos que se requieren principalmente en las gestiones

de Finanzas, Gerencias, Capital Humano y Contabilidad (Rincón Soto, 2011, pág. 12)

2.3.6.4 Ventas.

El objetivo es analizar los recursos que se requieren en las gestiones de servicio al

cliente, distribución y publicidad (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.6.5 Servicios.

El objetivo es analizar los recursos que se requieren en las gestiones de mensajería y

ambiente laboral (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.7 Tiempos.

2.3.7.1 Cortos Plazos.

Periodo con menos de un año (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.7.2 Medianos Plazos.

Periodo de uno a tres años (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.7.3 Largos Plazos.

A partir de cincos años (Rincón Soto, 2011, pág. 12).

2.3.8 Importancia.

2.3.8.1 Generales.

Presupuestados determinado durante el periodo (Rincón Soto, 2011, pág. 13).

2.3.8.2 Proyectos.

Inversión de nuevas tecnologías, creación de productos, marcas e innovaciones

(Rincón Soto, 2011, pág. 13).

2.3.8.3 Auxiliares.

Son aquellos que se reflejan de manera independiente (Rincón Soto, 2011, pág. 13).

2.4 Evaluación financiera.

“Reconoce sobre varias posibilidades de inversión, cuál de ellas incurre n una mayor

productividad, menores costos y ofrece más excedentes. Por eso es importante reconocer

los ingresos y los costos en que incurre una empresa o proyecto” (Rincón Soto, 2011,

pág. 7). Una vez implementado el diseño de control interno, se tendrá que realizar una

evaluación financiera, para verificar la viabilidad del proyecto, además estaría detallado

las áreas de la empresa más beneficiadas.

Según el libro “Presupuestos empresariales” se recomienda realizar la evaluación

observando el estado de resultado:

Figura 2 Cálculo del Estado de Resultado.

Fuente:(Rincón Soto, 2011)

2.4.1 Objetivo del estado de Resultado.

“Es la medición de los beneficios presentes y futuros que pueda obtener una

empresa” (Rincón Soto, 2011, pág. 8). El objetivo es verificar la evolución con los

nuevos procesos, a través de las ganancias en las empresas, caso contrario tomar medidas

necesarias.

2.5 Desarrollo Organizacional.

“Compleja estrategia educativa con la intención de modificar creencias, actitudes,

valores y estructuras de las organizaciones de modo que estas puedan adaptarse mejor a

las nuevas tecnologías, mercados y desafíos, así como también al vertiginoso ritmo del

propio cambio” (Luna González, 2015, pág. 134). Se enfoca en la productividad y

actitudes de los colaboradores, además en adaptarse a estos nuevos valores, con la

finalidad de obtener organización en las áreas.

“El propósito de aumentar la efectividad y salud de la organización a través de

intervenciones planeadas en los procesos organizacionales haciendo uso del

conocimiento de las ciencias del comportamiento”(Luna González, 2015, pág. 134).Se

obtendría efectividad en las áreas involucradas, además la organización aumentaría

considerablemente, además la estructura de la organización estará optimizada en cada

uno de los procesos.

Figura 3 Valores del desarrollo organizacional.

Fuente:(Luna González, 2015).

Elaborado: El Autor.

2.5.1 Objetivos del desarrollo organizacional.

Obtener información.

Diagnosticar la realidad organizacional.

Identificar los problemas.

Crear ambientes de confianzas.

Desarrollar las habilidades de manera individual.

Colaboración y Trabajo en Equipo.

Estimular al personal con el cumplimiento de metas y objetivos.

Establecer y respetar las autoridades encargadas.

Optimizar el sistema lo más posible

Retroalimentación.

2.6 Marco Contextual.

Operfel S.A. es una empresa conformada por la Familia Nader-Garzozi, fue

constituida un 19 de octubre del 2007, consta con más de 10 años en el mercado

ecuatoriano, se especializa en la elaboración de cosméticos y farmacéuticos, además de

diseñar nuevas marcas para comercializarlas en su industria. Anteriormente la planta y

oficinas administrativas estaban ubicadas en Km 9.5 Vía a Daule entre Casuarina y

Quísquella, pero en este año se trasladaron a la nueva dirección que es Km 14.5 Vía A

Daule, Calle 28 De agosto por la Entrada a Pascuales, Diagonal a Mabe a lado de

Sociedad Tungurahuense, en la Guayaquil, Guayas, Ecuador y adicionalmente las

oficinas en Quito están en Av. 6 de diciembre E1014 y Manuel María Sánchez, Edif.

Chávez.

La actividad principal es la fabricación, comercialización de productos cosméticos y

farmacéuticos, la distribución a nivel nacional se da a través de los supermercados,

tiendas, farmacias y locales comerciales, además se realizan exportaciones a los países

de América.

Los horarios de atención en las oficinas son de lunes a viernes de 8:00 am 17:00 pm.

Fuente: (Operfel S.A., 2016)

Elaborado: (Operfel S.A.)

La empresa actualmente tiene 95 empleados que están distribuidos en las áreas de

Ventas, Bodega, Producción, Contabilidad, Control de Calidad, Cobranzas, Finanzas,

Marketing, Compras y Capital Humano, actualmente el Representante Legal es Ing.

Víctor Nader Garzozi.

El Tipo de contribuyente que actualmente consta en le Servicios de Renta Internas

seria de una Sociedad Anónima con Fines de lucro y controlado bajo la Superintendencia

de Compañías, además Operfel S.A. es una empresa privada fundada solo con fondos de

los accionistas.

2.7 Marco conceptual.

A continuación, se toman las siguientes palabras o términos para la respectiva

investigación:

2.7.1 Sistema.

“Conjunto de elementos o partes coordinadas que responden a una ley, o que,

ordenadamente relacionadas entre sí, contribuyen a determinado objeto o

Figura 4 Exteriores de la empresa Operfel S.A.

función”(Oxford University Press, 2018).

2.7.2 Productividad.

“Relación entre lo producido y los medios empleados, tales como mano de obra,

materiales, energía, etc.” (Real Academia Española, 2014).

2.7.3 Rentabilidad.

“Relación existente entre los beneficios que proporcionan una determinada operación

o cosa y la inversión o el esfuerzo que se ha hecho; cuando se trata del rendimiento

financiero; se suele expresar en porcentajes” (Oxford University Press, 2018).

2.7.4 Inventarios.

“Lista ordenada de bienes y demás cosas valorables que pertenecen a una persona,

empresa o institución”(Oxford University Press, 2018).

2.7.5 Sistema de Inventario.

“Los sistemas de inventarios se dividen en dos tipos:

Sistemas de Inventario permanente y sistema de Inventario periódico”(Linbis, Inc).

2.7.6 Sistema de Inventario Permanente.

“Es un sistema de inventario que genera datos en tiempo real para brindar

información útil y rápida sobre las compras y ventas de artículos”(Linbis, Inc).

2.7.7 Manufacturas.

Consiste en el proceso de fabricación de un producto con la asistencia de maquinaria

y/o mano de obra en un tiempo determinado.

2.7.8 Reingeniería.

Consiste en nuevas formas y métodos de manera primordial, pueden ser en lo

administrativo y operacional, además el objetivo de diseñar nuevos métodos y ahorrar

recursos sin afectar a la calidad del producto o servicio.

2.7.9 ANF Autoridad de Certificación Ecuador.

Es una entidad que realiza la otorgación de la firma electrónica, certificada por el

Gobierno de Ecuador a partir del año 2009, que está regulada por la Agencia de

Regulación y Control de las telecomunicaciones (ANF Autoridad de Certificación ,

2018).

2.7.10 Security Data.

“Una entidad con para otorga firma electrónica y está autorizada con el ARCOTEL y

la Ley de Comercio Electrónico” (Security Data, 2018).

2.7.11 Sociedad Anónima.

“Es una Sociedad capitalista cuyo capital social se encuentra dividido en acciones de

libre negociación, formado por la aportación de los accionistas que responden

únicamente por el monto de sus acciones, es decir, en el fondo, con sus aportes”(La

Hora, 2016).

2.7.12 Superintendencias de Compañías.

Es una institución pública que tiene como objetivo “Vigila y controla la

organización, actividades, funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y

otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por la

Ley”(Superintendencias de Compañías, 2018).

2.7.13 Marcas

En sus inicios la empresa Operfel S.A. empezó con la marca Vaporal, en el mercado

farmacéutico tiene más de 20 años, su principal característica es aliviar dolores

musculares, sus presentaciones son en forma de ungüento e inhalador actualmente

(Operfel S.A., 2016).

Fuente:(Operfel S.A., 2016)

La marca Crema Derm, en el mercado ecuatoriano tiene más de 20 años, su principal

característica es mantener la piel sensible protegida y humectada, sus presentaciones son

en forma de pañitos húmedos, crema, y jabón líquido actualmente (Operfel S.A., 2016).

La marca LOV es pensada para el cuidado de los bebés, su principal característica es

mantener la piel sensible protegida y humectada con extractos de manzanillas, sus

presentaciones son en forma de pañitos húmedos y champú actualmente (Operfel S.A.,

2016).

Figura 5Presentación de la Marca Vaporal.

Figura 6 Presentación de la Marca Crema Derm.

Figura 7 Presentación de la Marca LOV.

La marca Finesse importada y distribuida a nivel nacional, su principal característica

es limpiar y proteger el cabello, sus presentaciones son en forma de champú, aerosol y

acondicionador actualmente (Operfel S.A., 2016).

La marca Rege Forte es creada a finales del año 2008, su principal característica es

especializada para casos de caída del cabello y caspa, sus presentaciones son en forma de

champú, crema y tónico actualmente (Operfel S.A., 2016).

La empresa crea, adquiere e innova marcas todo el tiempo, se busca la

comercialización de los productos en toda Latinoamérica, además se desea incentivar

Figura 8 Presentación de la Marca Finesse.

Figura 9 Presentación de la Marca Rege Forte.

alianzas con los distribuidores nacionales e internacionales, el objetivo es asegurar el

comercio y cumplir con las expectativas para satisfacer a los clientes.

2.8 Marco Legal.

2.8.1 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno LORTI.

Son artículos que tienen un enfoque especialmente para los impuestos de IVA, Renta,

ICE y otros, además en caso de contravenciones consta las respectivas sanciones, multas

y obligaciones, el objetivo de hacer cumplir leyes, normas y responsabilidades que tiene

el contribuyente con el estado (Ley Orgánica del Régimen Tributario Interno, 2007).

2.8.1.1 Comprobantes de retención.

“Dispone que la retención en la fuente deberá realizarse al momento del pago o

crédito” (Servicio de Rentas Internas, 2015, págs. 1-2). Al momento de receptar el

documentó autorizado por el “Servicios de Rentas Internas” debe realizar el documento

de comprobante de retención correspondientes, por lo tanto, Operfel S.A. debe retener

ese valor al momento de la cancelación.

“Dentro de un término no mayor a los cinco días de recibido el comprobante de

venta” (Servicio de Rentas Internas, 2015, págs. 1-2).Además se deberá emitir el

comprobante de retención dentro del lapso establecido por la ley, con el objetivo que lo

puedan aceptar los proveedores sin ningún inconveniente.

2.8.2 Comprobante electrónico.

Debe Cumplir “con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para su

autorización por parte del SRI, garantizando la autenticidad de su origen e integridad

de su contenido, ya que incluye en cada comprobante la firma electrónica del emisor”

(Servicio de Rentas Internas , 2016).Los documentos emitidos que emite Operfel S.A.

son las facturas, notas de crédito, retenciones, guías de remisión a sus proveedores.

La empresa Operfel S.A. emite documentos electrónico a partir del 2016, para poder

realizar gestión debe cumplir con algunos parámetros, Lo indica Servicio de Rentas

Internas SRI (Servicio de Rentas Internas , 2016):

Firma electrónica

Software que genera comprobantes electrónicos

Conexión a Internet

Clave de Acceso a SRI en Línea

2.8.2.1 Firma Electrónica.

El objetivo es identificar que la persona titular aceptar los términos relacionado con el

documento (Servicio de Rentas Internas , 2016).

2.8.2.2 Entidades para la adquirir la firma electrónica.

Banco Central del Ecuador

Security Data

ANF Autoridad de Certificación Ecuador

Consejo de la Judicatura

Capítulo III

Marco Metodológico.

3.1 Diseño de la Investigación.

El presente proyecto investigativo se basa en el desarrollo de un estudio cualitativo y

cuantitativo realizado en la empresa Operfel S.A., para establecer un sistema de control

interno en la gestión de pago a los proveedores. Este estudio se realizará de manera

exploratoria, es decir, consiste en ejecutar una serie de técnicas e instrumentos de

investigación que permita conocer, reconocer y encontrar las falencias en los procesos

para aplicar las medidas correctivas a través de la implementación de un sistema con

estudios prácticos para aumentar la eficiencia en las actividades.

Posteriormente se elaborará un estudio descriptivo para visualizar el estado actual del

problema y el estado posterior luego de los correctivos aplicados.

Se utilizaron los siguientes estudios en la investigación:

Estudios correlaciónales.

“Son procedimientos investigativos en los cuales se trata de determinar la relación

existente entre dos o más variables de estudio” (Bustamante & Mendoza Quispe , 2013,

págs. 1-3).Son debido a las variables, en la independiente es implementar el diseño de un

sistema de control interno, entonces su variable dependiente serían las personas

encargadas de cada función; La hipótesis en el estudio es identificar que se puede

realizar una propuesta para diseñar un sistema control interno en la gestión de pago a

proveedores a la empresa Operfel S.A.

Estudios exploratorios.

Consisten en “examinar un tema o problema de investigación poco estudiado o que

no ha sido abordado antes…nos sirven para aumentar el grado de familiaridad con

fenómenos relativamente desconocidos”(Garcia Ramirez & Ibarra Velazquez, 2012). La

investigación es realizada por primera vez en la empresa Operfel S.A., se confirmó la

problemática a través de la información obtenida en el área de contabilidad y finanzas,

además los documentos ayudaron para el respectivo análisis y elaboración del sistema de

control interno.

Estudios descriptivos.

“Buscan especificar las propiedades importantes de personas, grupos, comunidades

o cualquier otro fenómeno que sea sometido a análisis. Miden y evalúan diversos

aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno o fenómenos a investigar”(Garcia

Ramirez & Ibarra Velazquez, 2012).La información obtenida en la empresa Operfel S.A.

es importante para visualizar las anomalías o características que tiene los procesos,

mediante las encuestas se observan los problemas que tiene cada área, además en los

documentos se analizan las cuentas por pagar para proponer las conclusiones y

recomendaciones.

Estudios cualitativos.

“Usa recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas

de investigación y puede o no probar hipótesis en su proceso de interpretación” (Garcia

Ramirez & Ibarra Velazquez, 2012).En la investigación se implementaron, las teorías

para obtener hipótesis en la propuesta, los métodos indicara funciones en la gestión de

pago, además en el análisis se obtendrá conclusiones de manera minuciosa para el diseño

de control interno.

Estudios cuantitativos.

“Utiliza recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición

numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar

teorías”(Garcia Ramirez & Ibarra Velazquez, 2012). En la investigación se deben

utilizar los datos numéricos, a través de las proyecciones que sirven para visualizar el

rendimiento mediante gráficos, además las limitaciones indicaran la duración de cada

proceso, así como la rentabilidad expresada en porcentajes y cantidades exactas.

3.2 Técnicas e instrumentos de Investigación.

Son conjuntos de herramientas fundamentales que ayudan a recopilar información

necesaria y prioritaria para poder reconocer, conservar, medir variables, con el objetivó

de llegar a datos exactos y realizar los respectivos análisis, conclusiones,

recomendaciones dependiendo del enfoque a la investigación realizada.

Entrevista

A través de una entrevista se puede recolectar información relevante, además obtener

diferentes puntos de vista.

Encuesta.

La encuesta es una herramienta que sirve para obtener información descriptiva,

utilizando el sistema de “la escala de Likert”, en los datos se podrá visualizar la situación

de la problemática, además se realizaron los análisis de una manera minuciosa con las

respuestas de cada área.

Observación.

La observación es importante en los procesos investigativos, debido a que los datos

muestras información que puede ser esencial cuándo se examina cuidadosamente, para

posteriormente realizar los respectivos análisis y/o conclusiones.

3.3 Población y Muestra.

La población y muestra utilizada para la realización de este proyecto son los

empleados y colaboradores de la empresa Operfel S.A., específicamente a los Jefes y

asistentes operacionales de las áreas de Administración, Producción, Ventas,

Contabilidad, Financiera y al área de Ventas de los canales de Moderno, Tradicional y de

Farmacias. Así como también a la Coordinadora Administrativa, esto es debido a que los

empleados reportan las novedades a los responsables de cada departamento, quienes

posteriormente reportan las novedades a Gerencia en la reunión que se realiza cada

semana.

Se aplicará la siguiente fórmula:

Figura 10 Cálculo para la Muestra

Fuente:( Feedback Networks Technologies, 2013).

Elaborado: El Autor.

N: Tamaño de la población 65.

K: Nivel de confianza 1.28.

e:Error muestral 5%.

p: Probabilidad de éxito 0.5.

q: Probabilidad de fracaso 0.5.

Aplicando la fórmula al total de los empleados involucrados para la implementación

del sistema de control interno, se obtuvo una muestra de 47 personas.

3.4 Análisis de los Resultados Aplicados.

Aplicando el método de observación en la empresa Operfel S.A., el resultado que se

obtuvo fue el siguiente:

3.4.1 Resultado de la Entrevista.

“El principal objetivo de una entrevista es obtener información de forma oral y

personalizada sobre acontecimientos, experiencias, opiniones de personas” (Pilar

Folgueiras, 2016).Conforme al método de investigación aplicado se procede a realizar las

entrevistas a los Jefes de áreas, con el fin de conocer los puntos críticos que se desean

resolver a través de la implementación del sistema de control interno en la gestión de

pagos a los proveedores, por lo que se toman a los siguientes departamentos: Compras,

ventas, finanzas y Contabilidad para la captación y recolección de información.

El objetivo será:

Búsqueda de respuesta objetivas.

Obtener respuestas racionales y emocionales.

Analizar para respuestas para tener nuevos juicios u opiniones.

3.4.1.1 Preguntas al Área de Compras.

Las preguntas serán de forma abierta con el fin de obtener una obtener información de

manera detallada. La siguiente entrevista se realizará al Jefe de Área de compras y serán

un total de cinco preguntas.

3.4.1.1.1 Pregunta 1.

¿Cuánto tiempo lleva usted como Jefe del área de Producción?

Análisis:

El indica que tiene laborando en Operfel S.A. por cuatros años, el objetivo es

averiguar cuánto tiempo tiene laborando en la empresa, para conocer su experiencia.

3.4.1.1.2 Pregunta 2.

¿Cómo solicita insumos para su área?

Análisis:

Indica que el realiza varios procedimientos y necesita aprobación de Gerencia, el

objetivo es averiguar los procedimientos para la adquisición de insumos en el área

específicamente de producción.

3.4.1.1.3 Pregunta 3.

¿Cuál es el tiempo para solicitar los insumos?

Análisis:

Indica que el tiempo es de tres a cinco días aproximadamente, el objetivo es saber el

tiempo que el área se toma en solicitar los insumos y llegar a la planta.

3.4.1.1.4 Pregunta 4.

¿Cómo se aprueba la solicitud de compra?

Análisis:

Indica que él debe solicitarlo a Gerencia para la aprobación, este proceso se realiza

con el fin de tener un mayor control en las compras que realiza el departamento.

3.4.1.1.5 Pregunta 5.

¿Ha tenido usted inconvenientes con los proveedores por insumos?

Análisis:

El indica que si ha tenido inconvenientes, el objetivo es saber si tiene problemas con

la gestión cuando va a adquirir insumos con los proveedores.

El entrevistado: Juan Rodríguez.

Puesto: Jefe de Compras.

3.4.1.2 Preguntas al Área de Ventas.

manera detallada. La siguiente entrevista se realizará al Jefe del Área de ventas y serán

3.4.1.2.1 Pregunta 6.

¿Cuánto tiempo lleva usted como Jefe del área de Ventas?

Análisis:

El indica que tiene laborando en Operfel S.A. por cuatros años, el objetivo es

averiguar cuánto tiempo tiene laborando en la empresa, para conocer su experiencia.

3.4.1.2.2 Pregunta 7.

¿A quién solicita insumos y/o viáticos para su área?

Análisis:

El indica que lo realiza con la Coordinadora de Ventas, el objetivo es conocer el saber

la gestión y procedimiento que realizan al momento de adquirir insumos o viáticos el

área.

3.4.1.2.3 Pregunta 8.

¿Cuál es el tiempo de respuesta que tiene al momento de solicitar los insumos?

Análisis:

El indica que se toma 3 días, el objetivo es saber el tiempo que el área se toma en

solicitar los insumos para publicad, viáticos, trade y otros.

3.4.1.2.4 Pregunta 9.

¿Usted pide aprobación al momento de pedir algún insumo y/o viatico que necesita?

Análisis:

Indica que lo pide la Coordinadora de ventas, el objetivo es saber el control en el área

de ventas.

3.4.1.2.5 Pregunta 10.

¿Ha tenido usted inconvenientes con los clientes por pedidos?

Análisis:

El indica que a veces llegan tarde los pedidos, el objetivo es saber si tiene problemas

con la gestión cuando va a vender los productos.

El entrevistado: Paul Yépez.

Puesto: Jefe de Ventas.

3.4.1.3 Preguntas al Área de Finanzas.

manera detallada. La siguiente entrevista se realizará al Jefe del Área de finanzas y serán

3.4.1.3.1 Pregunta 11.

¿Cuánto tiempo lleva usted como Jefe del área de Finanzas?

Análisis:

Ella indica que tiene laborando en Operfel S.A. por un año, el objetivo es averiguar

cuánto tiempo tiene laborando en la empresa, para conocer su experiencia.

3.4.1.3.2 Pregunta 12.

¿Bajo qué condiciones acepta las órdenes de compra o documentos para pago

inmediato?

Análisis:

Ella indica que acepta cuando las apruebas Gerencias, el objetivo es conocer el saber

la gestión y procedimiento que realizan al momento de receptar documentos el área de

finanzas.

3.4.1.3.3 Pregunta 13.

¿En qué tiempo estaría el pago para el proveedor?

Análisis:

Ella indica que depende de varios factores, como el registro y verificar el documento

que se encuentre con las condiciones establecidas, el objetivo es saber el tiempo que el

área en la emisión del pago.

3.4.1.3.4 Pregunta 14.

¿Tiene alguien que realice la aprobación de pago a proveedores?

Análisis:

Ella indica que la aprobación de pago solo la realiza Gerencia, el objetivo es ver el

procedimiento para que un pago se realice sin inconveniente, además estén los

respectivos controles.

3.4.1.3.5 Pregunta 15.

¿Ha tenido usted inconvenientes con los proveedores por pagos?

Análisis:

Ella indica que tiene bastantes llamadas de los proveedores, el objetivo es ver los

inconvenientes que existen actualmente con los proveedores con el departamento.

La entrevistada: Wendy Choez.

Puesto: Jefe de Finanzas.

3.4.1.4 Preguntas al Área de Contabilidad.

manera detallada. La siguiente entrevista se realizará al Contador General y serán un

total de cuatros preguntas.

3.4.1.4.1 Pregunta 16.

¿Cuánto tiempo lleva usted como Contador General?

Análisis:

El indica que tiene como 4 años como Contador General, el objetivo es averiguar

cuánto tiempo tiene laborando en la empresa, para conocer su experiencia.

3.4.1.4.2 Pregunta 17.

¿Bajo qué condiciones acepta las Facturas o documentos autorizados?

Análisis:

El indica que deben venir con Orden de compra todas las Facturas y aprobadas por

Gerencia, el objetivo es verificar los procesos si se cumple con normalidad en el área.

3.4.1.4.3 Pregunta 18.

¿Hasta cuándo el departamento de contabilidad recepta facturas o documento

autorizados por Gerencia?

Análisis:

El índica que realiza notificaciones previas para la recepción de los documentos, el

objetivo es verificar si tiene fechas límites y condiciones para la recepción de

documentos.

3.4.1.4.4 Pregunta 19.

¿En qué tiempo se realizaría el ingreso de todas las Facturas o documento autorizado

para la emisión del pago?

Indica que los hace en 2 o 3 días después para el ingreso de toda la información, el

objetivo es verificar si la información se encuentra actualizada en el sistema

computarizado de la empresa.

El entrevistado: Rodrigo Zamora.

Puesto: Contador General.

3.4.2 Resultado de la Encuesta.

Por medio de las entrevistas que se realizaron a los jefes de áreas se obtuvieron las

preguntas de la encuesta a realizar para el resto de los trabajadores y colaboradores que

conforman estos procesos. La empresa Operfel S.A. consta de 65 empleados laborando

en las áreas antes mencionadas, se aplicó la fórmula de la muestra y se obtuvo un

resultado de 47 personas.

3.4.2.1 Análisis de los resultados de los instrumentos aplicados.

3.4.2.1.1 Pregunta 1.

¿Considera usted que la empresa tiene problemas con el pedido de insumos a sus

proveedores?

Tabla 2 Inconvenientes con insumos.

Variable Cantidad Frecuencia

Totalmente de

acuerdo 21 45%

De acuerdo 10 21%

Ni de acuerdo

desacuerdo 8 17%

En desacuerdo 8 17%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura11 Inconvenientes con insumos.

Análisis:

El resultado de esta pregunta fue que el 45% de las personas encuestadas están

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. tiene problemas al solicitar insumos

con los proveedores; el 21% está de acuerdo, un 17% no está ni acuerdo ni en desacuerdo

y el otro 17% está en desacuerdo.

3.4.2.1.2 Pregunta 2.

¿Considera usted que los problemas con el pedido de insumos afectan a la

productividad?

Tabla 3 Productividad.

Totalmente de

acuerdo

27 57%

De acuerdo 10 21%

Ni de acuerdo ni

en desacuerdo

En desacuerdo 2 4%

Totalmente en

desacuerdo

Total 47 100%

Figura 12 Productividad.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. al momento de tener problemas con

el pedido va a afectar la productividad, el 21% está de acuerdo, él 17% no está ni

acuerdo ni desacuerdo y un 4% está en desacuerdo.

3.4.2.1.3 Pregunta 3.

¿Considera usted que los problemas con la productividad afecta al cronograma?

Tabla 4 Cronograma.

Totalmente de acuerdo 27 57%

De acuerdo 12 26%

Ni de acuerdo ni en

desacuerdo

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 13 Cronograma.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. indica que les afecta sus respectivos

cronogramas; el 26% está de acuerdo; y un 17% no está ni acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.2.1.4 Pregunta 4.

¿Considera usted que los problemas del cronograma en su área, influirán en proceso

del producto terminado?

Tabla 5 Producto terminado.

Totalmente de

acuerdo 23 49%

De acuerdo 15 32%

Ni de acuerdo

desacuerdo 7 15%

En desacuerdo 2 4%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 14 Producto terminado.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. indica que influye el proceso del

producto terminado, el 32% está de acuerdo, el 15% no está ni acuerdo ni en desacuerdo

y un 4% está en desacuerdo.

3.4.2.1.5 Pregunta 5.

¿Considera usted que los problemas en proceso del producto terminado afectaran a los

pedidos del cliente?

Tabla 6 Pedido de los clientes.

Totalmente de

acuerdo 33 70%

De acuerdo 10 21%

Ni de acuerdo ni

en desacuerdo 4 9%

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 15 Pedido de los clientes.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. tiene problemas con los pedidos

hacia los clientes, el 21% está de acuerdo; y un 9% no está ni acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.2.1.6 Pregunta 6.

¿Considera usted que los problemas en los pedidos del cliente afectaran a las ventas?

Tabla 7 Afectación a las ventas.

Totalmente de

acuerdo 33 70%

De acuerdo 9 19%

Ni de acuerdo ni

en desacuerdo 5 11%

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 16 Afectación a la venta.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. con los problemas indicados afectaría

a las ventas, el 19% está de acuerdo y un 11% no está ni acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.2.1.7 Pregunta 7.

¿Considera usted que deben diseñar un sistema de control interno administrativo para

poder ayudar a los inconvenientes mencionados?

Tabla 8 Control interno administrativo.

Totalmente de

acuerdo 23 49%

De acuerdo 13 28%

Ni de acuerdo ni

en desacuerdo 11 23%

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 17 Control interno administrativo.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. debe diseñar un sistema de control

interno, el 28% está de acuerdo y un 23% no está ni acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.2.1.8 Pregunta 8.

¿Considera usted que al implementar el diseño de control interno organizara varias

gestiones en la empresa?

Tabla 9. Organización.

Totalmente de

acuerdo 23 49%

De acuerdo 14 30%

Ni de acuerdo ni

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 18 Organización.

Análisis:

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. debe implementar el sistema de

control interno para la organización; el 30% está de acuerdo; y un 21% no está ni

acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.2.1.9 Pregunta 9.

¿Considera usted que al implementar el diseño de control interno se debe capacitar a

las personas encargada para cumplir sus funciones?

Tabla 10 Establecer funciones.

Totalmente de

acuerdo 26 55%

De acuerdo 12 26%

Ni de acuerdo ni

en desacuerdo 9 19%

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 19 Establecer funciones.

Análisis.

totalmente de acuerdo que la empresa Operfel S.A. consideran que se debe capacitar a

las personas encargadas de las funciones para el nuevo sistema de control interno, el 26%

está de acuerdo y un 19% no está ni acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.2.1.10 Pregunta 10.

¿Estaría de acuerdo a colaborar para la implementación el diseño de control interno a

través de capacitaciones y cumplir con las nuevas funciones?

Tabla 11 Colaboración.

Totalmente de

acuerdo 19 40%

De acuerdo 15 32%

Ni de acuerdo ni

En desacuerdo 0 0%

Totalmente en

desacuerdo 0 0%

Total 47 100%

Figura 20 Colaboración.

Análisis:

totalmente de acuerdo en colaborar para implementar el nuevo sistema de control

interno, el 32% está de acuerdo y un 28% no está ni acuerdo ni en desacuerdo.

3.4.3 Análisis de los Resultados en la Encuesta.

La encuesta que se realizó a través de los trabajadores de Operfel S.A., demostró que

en la compañía existen varios inconvenientes en la gestión de pagos con los proveedores.

Estos problemas afectan a la productividad, cronograma y en la terminación del

producto, por lo tanto, la empresa pierde estabilidad y continuidad en la producción de

productos.

El atraso en la terminación de los productos afecta al área de producción y de ventas,

especialmente al cumplimiento de los pedidos previamente solicitados, por lo tanto,

disminuirán los ingresos en el periodo y las relaciones comerciales con los clientes se

estarán deteriorando, sí continúan los problemas indicados anteriormente.

Consideran que implementar un sistema de control interno es una gran idea, ya que, a

través del mismo la organización innovará la gestión de sus procesos. Además, estarán

dispuestos a colaborar y capacitarse para que las tareas funcionen correctamente.

Capítulo IV La Propuesta.

4.1 Título de la propuesta.

La investigación se enfoca directamente en los inconvenientes que tiene con el pago a

proveedores actualmente, es por eso que se realiza una propuesta y es en “diseñar un

sistema control interno en la gestión de pago a proveedores a la empresa Operfel S.A.”

4.1.1 Segregación de Funciones.

“Uno de los principios del Control Interno es la segregación de funciones….punto

clave para esto es el control, pero existen casos en los que se piensa que delegar menos

funciones… esta forma ahorrar más recursos para la empresa”(OBS Business School,

2019).La segregación de funciones será importante en la empresa Operfel S.A., el

objetivo principal es establecer funciones de acuerdo a cada área de trabajo con el fin de

lograr optimizar los procesos, así como sus respectivos controles a través de una

planeación, organización, dirección y control en cada uno de los procesos que se requiera

en cada departamento de la compañía.

4.1.2 Flujograma Utilizado.

Anteriormente, la empresa Operfel S.A. tenía un flujograma muy poco estructurado,

además de que presentaba exceso de funciones para cada departamento, funciones

generalmente repetitivas en cada departamento, en lugar de gestionar , unos de los

inconvenientes en la gestión se da por la sobrecarga de funciones a ciertas áreas, tales

como: La Jefa del área de finanzas, además de realizar las funciones que normalmente

requiere su cargo, también se encarga de informar cualquier inconveniente que haya en

la empresa a Gerencia, colabora con la gestión de pedido y negociaciones para los

insumos o servicios, y esté departamento solo cuenta con una persona a su disposición

para las tareas, existe dificultades, atrasos y problemas con las otras áreas, la gestión con

este tipo de organización podría durar hasta 6 días por cada proceso que se realice

debido a la serie de departamentos que se ven involucrados en esta gestión.

Figura 21 Flujograma Utilizado

4.1.3 Propuesta para Implementar un Nuevo Flujograma.

El flujograma se diseñó tomando en cuenta todas las repercusiones y los problemas

originados por el excesivo tiempo que toma cada proceso, por tal motivo, este flujograma

estará enfocado en la segregación y delegación de funciones, además no afecta las

políticas actuales que tiene Operfel S.A., está específicamente direccionado con los

procesos de compra, tales como: las cotizaciones, negociaciones, inconvenientes y

aprobaciones, serán realizadas por cada Jefe de su área con la ayuda de sus asistentes,

con la función de que cada área controle sus gastos de acuerdo al presupuesto estipulado

por cada uno de ellos.

Este flujograma le permitirá descentralizar las funciones que anteriormente eran

gestionadas por el área financiera, lo que permitirá que ahora la Jefa Financiera se

encargue solo con la gestión de pago.

La implementación del nuevo flujograma podría hacer que el proceso durará hasta 2

días dependiendo las negociaciones que realicen las personas encargadas de cada área.

A continuación, se indicarán las actividades del nuevo flujograma:

4.1.3.1 Notificaciones.

En caso de que se desee algún producto o servicio de los departamentos de la empresa

Operfel S.A., Los operarios o asistentes deben realizar una notificación directa a los Jefe

de su área laboral.

4.1.3.2 Solicitud de insumo o servicio.

Una vez realizada la respectiva notificación de manera verbal al jefe de área

encargado y lo apruebe, deberá realizar las debidas cotizaciones a través del

departamento de compras. En caso de que el Jefe de área tenga algún contacto directo

para la cotización de ese producto o servicio, podrá hacerlo personalmente, pero de toda

manera deberá realizar la notificación.

4.1.3.3 Gestión de la cotización.

En el momento de realizar cotizaciones del producto, insumo o servicio que sea

requerido por algún departamento y este sea por primera vez, se realizará varias

cotizaciones con el fin de obtener el mejor precio en el mercado para reducir costos y

estrechar lazos comerciales con estos proveedores.

Al finalizar esta etapa y haber encontrado la mejor opción, el jefe del departamento de

compras con los otros jefes de áreas que han solicitado los recursos necesarios para su

gestión, deberán presentar los respectivos soportes a Gerencia.

4.1.3.4 Aprobación de Gerencia.

En el instante que Gerencia apruebe y autorice la compra de los bienes y/o servicios,

se deberá presentar los respectivos soportes y todos los documentos que fueron utilizados

para la respectiva cotización, además de adjuntar el tiempo máximo de pago.

4.1.3.5 Solicitud de pedido o servicio a proveedor.

Se deberá realizar el contacto con los proveedores para enviar la solicitud del pedido,

además de confirmar la recepción de los insumos o servicios en los términos y

condiciones acordados.

4.1.3.6 Generación de Orden de compra servicio.

Una vez aprobaba la cotización, entonces el Jefe de área encargada o de compras

deberá realizar la respectiva orden de compra y detallar en el sistema lo siguiente el tipo

de servicio, Precio, cantidad, fecha y periodo de pago acordado.

4.1.3.7 Generación de Orden de compra insumo.

Una vez aprobaba la cotización, entonces el asistente del área de producción deberá

realizar la respectiva orden de compra, adicionalmente tiene que hacer un ingreso de

bodega en el sistema.

El ingreso de bodega se detalla el código del insumo, la cantidad, el precio de costo.

Nota: en caso que el insumo sea nuevo, se deberá crear el código.

4.1.3.7.1 Ingreso de bodega.

Cuando llegue la mercadería se deberá verificar que cada uno de los insumos llegue

en perfecto estado y sin ningún desperfecto, por tal motivo, la recepción de los mismos

solo se realizará a través de los Jefes y asistentes del área de producción y bodega.

Adicionalmente en caso de anomalías no se receptará el pedido y se deberá reportar la

novedad.

Cuando se realice la devolución del pedido de insumos, se deberá realizar un egreso

de bodega.

4.1.3.8 Documentos o soportes al área de contabilidad.

Al finalizar toda esta serie de procedimientos, se deberá enviar las documentaciones

con los respectivos soportes al área de contabilidad.

4.1.3.9 Revisión de documentos.

La recepción de los documentos se realizará a través del asistente de contabilidad y el

Contador General, quienes deberán verificar los siguientes documentos:

Cotización con el visto bueno de Gerencia.

Orden de compra creado en el sistema.

Ingreso de bodega creado en el sistema (aplica solo para insumos).

Facturas pre impresas debidamente autorizadas (opcional).

Facturas electrónicas deberán tener en el detalle adicional la dirección de correo

electrónico del departamento contable facturas@operfel.comcon la finalidad de tener un

mayor control de las mismas.

4.1.3.10 Tiempo de recepción de documentos.

El tiempo de recepción de los documentos lo notificará el contador general a los Jefes

de áreas por medio de correo electrónico. El periodo de tiempo máximo que estipula el

departamento contable para recibir estos documentos son 3 o 4 días antes de concluir el

4.1.3.11 Ingreso de factura.

Solo el Contador General y el Asistente de Contabilidad pueden ingresar las facturas,

una vez recibidas e ingresadas, se procederá a enviar la retención electrónica de manera

automática.

4.1.3.12 Visualización de las Cuentas por pagar a Proveedores.

En el sistema contable se podrá visualizar las cuentas por pagar a cada proveedor y

tendrá acceso a esta vista el contador general, el asistente de contabilidad y la Jefa del

departamento Financiero.

4.1.3.13 Notificación de pago.

Cuando se realiza pagos a algún proveedor visualizan el saldo de las cuentas bancarias

y en base de estos datos toman la decisión, finalmente debe ser autorizado por Gerencia

de manera verbal, en caso de aprobación se realizará los siguientes procedimientos.

4.1.3.13.1 Ingreso de Pago al proveedor.

Una vez ingresada la documentación en el sistema, la Jefa financiera y solo ella podrá

realizar el pago de las facturas de manera total o parcial según autorice Gerencia.

4.1.3.13.2 Método de pago.

Al momento de realizar los pagos a proveedores locales, estos solo se harán a través

de los Cheques de las compañías. En caso de realizar pagos a proveedores

internacionales, estos solo se harán a través de transferencia interbancarias.

Adicionalmente se ha establecido la política interna de que los pagos solo se

realizarán los días viernes, incluso a pesar de que la vigencia del pago de la factura este

caducada.

4.1.3.13.3 Notificación a proveedor.

Una vez realizado el pago en el sistema y que gerencia lo haya aprobado, se procederá

a firmar el cheque o la transferencia y se notificara al proveedor para la entrega del

mismo.

Fuente: Propia.

Elaborado: Autor

Figura 22 Actualización del Flujograma.

UTILIDAD BRUTA X MARCAS CONSOLIDADO PROMEDIO ESTIMADO 5%

VAPORAL 519090,64 43257,55 45420,43 26%

CREMA DERM 1025207,23 85433,94 89705,63 51%

REGE 44340,43 3695,04 3879,79 2%

FINESSE 182910,98 15242,58 16004,71 9%

LOV 367217,71 30601,48 32131,55 18%

VARIOS 30887,97 2574,00 2702,70 2%

NOTAS DE CREDITO -175458,61 -14621,55 -15352,63 -9%

UT. VENTAS POR MARCA 1.994.196,38 166.183,03 174492,18 100%

4.1.4 Presupuesto.

El presupuesto es primordial para la empresa, debido a que reportara los consumos,

ingresos y movimientos que, realizada en un periodo determinado, se los hace de manera

diaria, semanal, mensual, semestral y anual.

En la empresa Operfel S.A. se sugerirá que se realice y envié un presupuesto, con la

finalidad que los departamentos conozcan cuando tienen establecido y el Jefe de cada

área tenga un estimado mensual.

4.1.4.1 Presupuesto tradicional.

El presupuesto tradicional es adaptable a la empresa Operfel S.A., debido a que no

varían los costos, gasto e ingresos y da estabilidad a los departamentos, los movimientos

dentro del periodo mensual son regulares tanto para los clientes y proveedores, además

proyecta un 5% adicional debido a la inflación del país.

El presupuesto son movimientos que ocurrieron en el proceso anterior, proyectarlos a

los siguientes periodos.

4.1.4.1.1 Presupuesto en utilidad de ventas.

En la empresa Operfel S.A. existe utilidad bruta, que se realiza tomando las ventas a

nivel nacional en las tiendas comerciales, farmacias, boticas, exportaciones, menos los

costos y las notas de crédito, tomando en consideración el estado de resultado del

periodo 2018 se realizó un promedio y como resultado se obtuvo lo siguiente:

Análisis: Tabla 12 Estado de resultado utilidad de ventas.

GASTOS CONSOLIDADO PROMEDIO ESTIMADO 5%

TRANSPORTE 123641,25 10303,44 10818,61 12%

HONORARIOS SOCIEDADES 60787,63 5065,64 5318,92 6%

ALIMENTACION 23211,10 1934,26 2030,97 2%

ARRIENDOS 38828,64 3235,72 3397,51 4%

PUBLICIDAD 21055,16 1754,60 1842,33 2%

TRADE 251821,43 20985,12 22034,37 24%

GASTOS TARJETA DE CREDITO 290561,96 24213,50 25424,17 28%

GASTOS ADMINISTRATIVOS 114838,65 9569,89 10048,38 11%

INVENTARIO 98058,03 8171,50 8580,08 9%

OTROS 14556,85 1213,07 1273,72 1%

TOTAL GASTOS 1.037.360,70 86.446,72 90769,06 100%

El resultado indica que el presupuesto de utilidad bruta sería de $174492,18, las

principales marcas que obtiene utilidades consideraron las gestiones anteriores serian:

Crema Derm con $89705,63 aportando el 51%; Después la marca Vaporal con

$45420,43 aportando con el 26%; Luego la marca Lov con $ 32131,55 aportando con el

18%; Seguido de la marca Finesse con $16004,71 aportando el 9%; La marca Rege Forte

con $ 3879,79 aportando el 2% y otras marcas que se están recién introduciendo al

mercado con $2702,70 aportando el 2%, además se toma en consideración las notas de

crédito debido a los descuentos, promociones, publicidad que son necesario para

impulsar las marcas pero disminuyen la utilidad con un 9%.

4.1.4.1.2 Presupuesto en gastos administrativos.

En la empresa Operfel S.A. existen gastos administrativos para su correcto

funcionamiento y mantenimiento de la empresa, toman en consideración el estado de

resultado del periodo 2018 y se realizó un promedio y como resultado se obtuvo lo

El resultado indica una estimación en el presupuesto solo de gasto sería de $90769,06,

en estos rubros consta:

Tabla 13 Estado de resultado gastos administrativos.

Los gastos de tarjeta de crédito con $25424,17 aportando el 28% que son viáticos de

gerencia e inversiones; Los gastos de trade con $22034,37 aportando el 24% que son

perchas, cabeceras, exhibidores para impulsar las marca; Los gastos de transporte con

$10818,61 aportando el 12% son a los fletes de envió de mercadería, muestras y

recibimiento de insumos; Los gastos administrativos con $10048,38 aportando el 11%

que son viáticos, suministros de oficinas, movilización, agua, teléfono, salud y otros; Los

gastos de inventarios con $8580,08 aportando el 9% es debido a insumos en mal estado;

Los gastos de honorarios con $5318,92 aportando el 6% son a los consultores, auditoria

y regulaciones; Los gastos de arriendos con $3397,51 aportando el 4% es debido a

arriendo de la planta y oficinas; Los gastos de alimentación con $2030,97 aportando el

2% es debido a la alimentación de los empleados de la planta y oficinas; Los gastos de

publicidad con $1842,33 aportando el 2% por motivo de diseños en empaque e

innovación para las marcas y finalmente los otros gastos con $1273,72 aportando el 1%.

4.1.4.1.3 Presupuesto en roles de pagos.

En la empresa Operfel S.A. considera a los empleados como la parte más importante

en la compañía, por motivo que afectan directamente a la empresa con sus

conocimientos, experiencias, iniciativas e innovación en las áreas administrativa y

operacionales, se toman en consideración el estado de resultado del periodo 2018 y se

realizó un promedio y como resultado se obtuvo lo siguiente:

ROLES DE PAGO CONSOLIDADO PROMEDIO ESTIMADO 5%

GERENCIA 117423,48 9785,29 10274,55 17%

ADMINISTRACION 90846,58 7570,55 7949,08 13%

MARKETING 44974,75 3747,90 3935,29 6%

VENTAS MODERNO 195959,05 16329,92 17146,42 28%

VENTAS TRADICIONAL 78673,01 6556,08 6883,89 11%

GUARDIANIA & SERVICIOS GENERALES 59814,81 4984,57 5233,80 8%

PRODUCCION 92140,87 7678,41 8062,33 13%

BODEGA 31613,26 2634,44 2766,16 4%

TOTAL ROLES 711.445,82 59.287,15 62.251,51 100%

Análisis:

El resultado indica que el presupuesto de roles de pago es $54189,18, las áreas

consideradas son:

El área de ventas moderno con 17146,42 aportando el 28% son distribuidos por

autoservicios, mercados e impulsadoras; El área de Gerencia con $10274,55 aportando el

17% está conformado por el Presidente, Vicepresidente, Representante Legal y algunos

Socios; El área de administración con $7949,08 aportando el 13% está conformado por

el departamento financiero, departamento contabilidad, departamento capital humano,

departamento de sistema y el departamento de compras; El área de producción con

$8062,33 aportando el 13% está conformada por ayudantes, operadores, Jefes de Línea,

Jefe de calidad y Jefe de Desarrollo; El área de ventas tradicional con $6883,89

aportando el 11% que son distribuidos en todos el país, especialmente en Guayas,

Esmeralda, Manabí, Los Ríos, El Oro, Santa Elena y Santo Domingo de los Tsáchilas

costa y sierra Loja, Pichincha, Azuay, Chimborazo, Cañar e Imbabura; El área de

guardiana y servicios generales con $ 5233,80 aportando el 8% está conformado por

servicios generales, guardianía y mensajería; El área de Marketing con $3935,29

aportando el 6% está conformada por Jefe de Marketing, Coordinadores de marca y

Diseño Gráfico; El área de bodega con $2766,16 aportando el 4% está conformado por

auxiliares de bodega y ayudantes, además en caso de requerir mano de obra adicional se

toma personal del área de producción.

Tabla 14 Estado de resultado roles de pago.

4.1.4.1.4 Presupuesto de Gastos Financiero.

En la empresa Operfel S.A. tiene gastos financieros con la finalidad de obtener

financiamiento para invertir el insumo, marcas, nuevas maquinarias, se toman en

consideración el estado de resultado del periodo 2018 y se realizó un promedio y como

resultado se obtuvo lo siguiente:

Análisis:

El resultado indica que el presupuesto de Gastos Financiero es $9648,65, los rubros

considerados son:

La depreciación con 3552,00 aportando el 37% es debido a la disminución

periódicamente de maquinarias, muebles, equipos y vehículos; Los interés y gastos

bancarios con 6096,65 aportando el 63% es debido a los préstamos en las entidades

financiera e impuestos.

4.1.4.2 Función del presupuesto.

El presupuesto será considerado en todos los departamentos, los Jefes de cada área se

les enviara la sugerencia del presupuesto, ellos deben tener un control de gastos, además

se recomendaría que en caso de adquisiciones de insumos o servicios puedan solicitar

crédito.

El presupuesto es primordial para el proceso de control interno, debido al momento de

realizar los correspondientes pagos tenga dinero en las cuentas bancarias, además para

poder cubrir los gastos de primera necesidad como nomina, servicios básicos, cartera

Tabla 15 Estado de resultado Gastos Financieros.

vencida de los proveedores y otros, es importante notificar las gestiones anteriormente

mencionadas a Gerencia.

4.1.4.3 Proyección del flujo presupuestado.

A continuación, se detalla un presupuesto de flujo de efectivo, se toma en

consideración el saldo inicial con $ 109532,71 que sería el 60% del mes anterior, se

estimara que se realice una recaudación en base a la utilidad de ventas del 60% y el 40%

proyectado a 30 días calendario.

Análisis:

Realizaron el flujo para considerar la estimación de ingresos y gastos dentro de cada

mes, el resultado que otorgo fue el siguiente:

El saldo inicial será tomado de la utilidad del periodo 2018 que son $14203,78 y esto

sería el 75% del total recaudado , la información en las cuentas bancarias y los costos de

producción no son, ni serán considerados en este ejercicio, el resultado total de la

utilidad de ventas por marcas es mensualmente de $182554,51, se espera que el total de

recaudación en cada periodo sea de $109532,71 de contado que es el 60% y la diferencia

a 30 días que son $73021,80 que es un 40%, en el periodo de enero 2019 ingresaría un

total de $123736,49, se deberá considerar los gastos de nómina con $62251,51, los

gastos de funcionamientos con $90769,06 y los gastos financieros con $9648,65, el total

de los gastos son de $162669,22, se sugiere que en los periodo se realice una gestión de

plazo con los proveedores de por lo menos 30 días o caso contrario realizar abonos en

cada mes, el saldo final del flujo proyectado es de $184540,03.

El objetivo de la proyección del flujo presupuestado es ver el detalle de los ingresos

que deben estar en la empresa cada mes para cubrir los gastos de las empresas, además

tomar en consideración los meses de enero y febrero, debido a que refleja saldos

negativos, pero se estará regulando los meses posteriores hasta obtener un flujo positivo.

Tabla 16 Estado de Resultado Proyectado

4.1.5 Impacto del Sistema de Control Interno.

Al momento de aplicar los métodos en la propuesta se va realizar ejemplos con los

siguientes proveedores y los resultados serían los siguientes:

4.1.5.1 Caso 1:

En los gastos de administración está el rubro de alimentación, el proveedor

“Zambrano Posligua Carmen Margarita” anteriormente estaba a 60 días plazo al

momento de la emisión de la factura, en los meses de julio y agosto cayeron vencidas las

facturas con 3009,82 y 3005,47, el proveedor inhabilito el servicio del almuerzo hasta

que se realice el pago total, después de la reunión decidieron volver a facturar pero

redujeron a 30 días plazo además realiza constante visita a la planta el recaudador para

recordarle el pago o confirmar si el pago estaba listo para retirarlo.

Resultado:

Fuente: Propia.

Elaborado: Autor

Figura 23 Caso del Servicio de alimentación.

Se realiza la aplicación del sistema de control interno y se obtendrá los siguientes

resultados:

Mantener los 30 días crédito para elpago total y evitar caer nuevamente en

mora, además después de 6 meses se solicitaría la recuperación de los días de

crédito.

Continuidad con la calidad del servicio de alimentación a medida que Operfel

S.A. cumple con las fechas de los pagos y retenciones electrónicas.

Tener una estabilidad comercial y buenas relaciones con el proveedor.

4.1.5.2 Casos 2:

En los gastos de administración está el rubro de Salud, el proveedor “Segumedik

S.Aanteriormente estaba a 45 días plazo al momento de la emisión de la factura, en los

meses de Agosto, Septiembre y Octubre cayeron vencidas las facturas con 785,00,

744,00 y 630,00, el proveedor inhabilito el servicio de visita y pruebas médicas al

personal hasta que se realice el pago total, después de la reunión decidieron volver a

facturarnos pero redujeron a 30 días plazo, además llaman unos días antes

constantemente para recordatorio de los pagos.

Resultado:

resultados:

Mantener los 30 días crédito para elpago total y evitar caer nuevamente en

crédito.

Continuidad con la calidad del servicio de pruebas y visitas médicas a medida

que Operfel S.A. cumple con las fechas de los pagos y retenciones

electrónicas.

Fuente: Propia.

Elaborado: Autor

Figura 24 Caso del Servicio de Salud.

4.1.5.3 Caso 3:

En los gastos de administración está el rubro de Agua, el proveedor “Agualife

S.A.”anteriormente estaba a 45 días plazo al momento de la emisión de la factura, en los

meses de Abril, Mayo, Junio cayeron vencidas las facturas con 207,50, 204,25 y 208,50,

el proveedor inhabilito el servicio de botellones de agua que es necesario para personal

administrativo y producción hasta que se realice el pago total, después de la reunión

decidieron volver a facturarnos pero redujeron a 30 días plazo, además indicaron que al

momento de atrasarse con los pagos les cancela el servicio nuevamente y se termina la

relación comercial.

Resultado:

resultados:

Fuente: Propia.

Elaborado: Autor

Figura 25 Caso del Servicio del Agua Potable.

Mantener los 30 días crédito para el pago total y evitar caer nuevamente en mora,

además después de 8 meses se solicitaría la recuperación de los días de crédito.

Continuidad con la calidad del servicio de abastecimiento de agua potable para el

personal administrativo y de producción a medida que Operfel S.A. cumple con las

fechas de los pagos y retenciones electrónicas.

4.1.5.4 Caso 4:

En los gasto de administración está el rubro de Suministros de oficina, el proveedor

COPIADORA ECUATORIANA CÍA. LTDA. ECUACOPIA nos dejaba a días plazo 60

días al momento de la emisión de la factura, en los meses de Septiembre, Octubre,

cayeron vencidas las facturas con $679,74 y$640,25 el proveedor cancelo el servicio de

copiadora, suministros de hojas y mantenimiento que es necesario para personal

administrativo y producción hasta que se realice el pago total, después de la reunión

decidieron volver a facturarnos pero redujeron a 30 días plazo.

Resultado:

resultados:

Mantener los 30 días crédito para el pago total y evitar caer nuevamente en

crédito.

Continuidad con la calidad del servicio de copiadora, suministros de hojas y

mantenimiento, además a medida que Operfel S.A. cumple con las fechas de

los pagos y retenciones electrónicas.

Fuente: Propia.

Elaborado: Autor

Figura 26 Caso del Servicio Mantenimiento de las Fotocopias.

4.1.6 Propuesta del Diagrama de Gantt.

“Gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias

de tiempo concretas”(Aceves, 2018, pág. 48).Con la segregación de funciones es

importante establecer cuanto tiempo tiene que durar las actividades, además en el

Diagrama de Gantt esta detallado los colaboradores que están involucrados en conjuntos

con las funciones.

A continuación se propondrá el estimado del todo el proceso en el diagrama de Gantt,

el resultado obtenido desde la notificación hasta la terminación de la gestión es un total

de 6 horas con 11 minutos, como dato adicional las actividades pueden demorar o

acortarse debido a factores externos.

Tabla 17Datos de las actividades.

# Actividades Hora de inicio

estimada

Hora de inicio

estimada

Duración

1 Notificación a Jefes de área (Operaciones) 8:00:00 8:30:00 0:30:00

2 Solicitud a Jefe del área (Asistentes) 8:30:00 9:00:00 0:30:00

3 Solicitud de insumo o servicio (Jefe de área) 9:00:00 9:30:00 0:30:00

4 Gestión de la cotización (Jefe de Compra y

Producción)

9:30:00 11:30:00 2:00:00

5 Aprobación (Gerencia) 11:30:00 11:50:00 0:20:00

6 Solicitud de pedido o servicio a proveedor

(Jefe de Compra)

11:50:00 12:10:00 0:20:00

7 Generación de Orden de compra de insumo o

servicio (Asistentes)

12:10:00 12:20:00 0:10:00

8 Documentos o soportes al área de contabilidad

(Asistentes)

12:20:00 12:40:00 0:20:00

9 Revisión de documentos (Contador / Jefa

Financiera)

12:40:00 13:00:00 0:20:00

10 Ingreso de factura ó documentos autorizados

(Contador /Asistentes)

13:00:00 13:10:00 0:10:00

11 Visualización de las Cuentas por pagar a 13:10:00 13:20:00 0:10:00

Proveedores ( Jefa Financiera)

12 Notificación de pago a Gerencia. (Jefa

Financiera)

13:20:00 13:30:00 0:10:00

13 Ingreso de Pago al proveedor (Jefa Financiera) 13:30:00 13:40:00 0:10:00

14 Método de pago (Jefa Financiera) 13:40:00 13:50:00 0:10:00

15 Notificación a proveedor (Jefa Financiera) 13:50:00 14:10:00 0:20:00

16 Finalización de gestión (Jefa Financiera) 14:10:00 14:11:00 0:01:00

Fuente: Propia

Elaborado: Autor

Figura 27 Diagrama de Gantt para el pago a proveedores.

Fuente: Propia

Elaborado: Autor

4.1.7 Propuesta del Boletín.

“La empresa disponga de un manual de procesos, procedimientos… manual de

funciones, donde todos y cada uno de los que hacen parte de la organización, se le

asignen y reconozcan los diferentes roles que juegan dentro de la misma ”(OBS

Business School, 2019). Actualmente en Operfel S.A. no existe un boletín, entonces se

crea uno exclusivamente en la gestión de pago a proveedores, es con la finalidad de

comunicar los procedimientos que se realizan durante todo el proceso, además se indica

los departamento que están involucrados y también fortalecer e innovar las compras de

manera eficiente y transparente.

A continuación se propondrá el boletín para cumplir con las actividades mencionadas,

además se sugiere que el documento tiene que ser aprobado por Gerencia.

GUAYAQUIL: Km 14.5 vía a Daule, calle 28 de agosto. / Telf.: 04 2114306 QUITO: Av. 6 de diciembre E1014 y Manuel María Sánchez, Edif. Chávez. / Telf.: 02601488

4.1.7.1 Boletín de Políticas y Acuerdos con los Proveedores

BOLETÍN

OPERFEL S.A.

Política y acuerdos con los proveedores.

Las relaciones comerciales con los proveedores son importantes para el cumplimiento de

beneficios en ambas partes, además deben cumplir con claridad, entendimiento en todas

las gestiones que estén involucradas Operfel S.A., además cumplir con estándares de

calidad y acuerdos establecidos.

1. Se realizara una cotización previa con mínimo tres proveedores, en las negociaciones

se debe considerar los costos, calidad, condiciones de pagos, y acuerdos para la

entrega del insumo o servicio, todo el proceso debe contar con soporte para poder

realizar comparaciones y escoger los que se adapten a las necesidades de Operfel

2. Las compras de insumos, servicios y/o acuerdos comerciales deberán estar

previamente aprobabas, además deberán constar con el respectivo sello y firma de las

personas autorizadas. Queda restringida la realización de contratos que comprometa

los recursos de Operfel S.A. a excepción de las aprobabas y notificadas.

3. No se podrá realizar abono de dinero a los proveedores, sino tiene las

correspondientes garantías de los cumplimientos en la negociación, además en caso de

abonos deben estar aprobados por las autoridades.

4. La recepción de los documentos necesarios para la emisión de pago se realizará

máximo hasta los días 25 de cada mes, en caso de que no sea un día laborable

entonces se considerada el día anterior como el ultimo para esta gestión.

Gestión en las Compras establecidas.

Todos los colaboradores relacionados de manera directa o indirectamente con la gestión

de compras, especialmente los supervisores deberán asegurar en cada momento el buen

nombre de Operfel S.A., además mantener buenas relaciones comerciales con los

proveedores para garantizar las negociaciones establecidas.

A continuación, se indicará los aspectos que deben tener presente en la negociación:

1. En cada decisión de la negociación se debe tener en cuenta los intereses de Operfel

S.A., son primordiales en todo momento y no se sobrepondrá en ninguna área en

particular.

2. Las ordenes de compras y demás documentos que se consideran en la negociación,

debe están sin interés particulares que afecte a Operfel S.A. y deberá beneficiar

exclusivamente a la compañía.

3. Las compras deben estar previamente aprobadas por el personal encargado, además

están restringida la realización de contratos que comprometa los recursos de Operfel

S.A. a excepción de las aprobabas y notificadas, está prohibido comprar con

anticipación y después solicitar aprobación.

4. Las negociaciones se deben tener presente en todo momento los Costos y Gastos

éticos que sean beneficiosos para Operfel S.A.

5. Promover a una competencia transparente y respetuosa, con la finalidad de obtener

beneficios que favorece a Operfel S.A., desarrollar relaciones con Proveedores,

estabilidad, altos estándares de calidad y cumplimiento.

6. Fortalecer e innovar continuamente los procesos de compra de manera eficiente y

transparente.

Proceso para el registro de compra.

1. El Jefe de cada área o sus asistentes realizaran la solicitud de orden de compra, se

detallará las características y cantidades de los servicios o insumos requeridos. Están

en el sistema actualmente dos centros de compras: Insumos y Servicios.

2. Las solicitudes en órdenes de compras en insumos, materia prima, activos, control de

calidad, el departamento de importaciones (compras) en conjuntos con la otra área

que lo requiere, ellos realizaran pre cotizaciones siguiendo los parámetros

anteriormente establecidos.

3. Las solicitudes en órdenes de compras en el resto de las áreas serán gestionadas por el

mismo departamento, en caso de inconvenientes podrá solicitar apoyo al

departamento de importaciones (compras).

4. Autorizadas la pre cotización, se requiere proformas o provisiones del insumo o

servicio cotizado y elaboraran la orden de compra, deberá contar con el respaldo de

las firmas del solicitante y el visto bueno de Gerencia.

5. Los solicitantes deberán indicar que la facturas electrónicas se envié a

facturas@operfel.com, en caso que sean físicas envía a la dirección Km 14.5 vía a

Daule Calle 28 de Agosto.

6. Se contabilizará la factura en caso de contar con todos los documentos requeridos, son

la solicitud de orden de compra, firma de aprobación de Gerencia y las proforma o

documentos utilizados para la pre cotización.

7. En caso de la adquisición de insumo, el área que lo solicita deberá incluir con los

demás documentos los Ingresos de bodega, detallando la característica del insumo,

fecha y cantidad.

8. En caso de requerir anticipo para el pago de las facturas, deberá contar con una

proforma y la factura sea física o electrónica.

Aprobado por:

NADER GARZOZI VICTOR JOSE

REPRESENTANTE LEGAL.

OPERFEL S.A.

Conclusiones.

Las conclusiones al finalizar el presente proyecto investigativo son las siguientes:

1. La aplicación del Desarrollo organizacional y el presupuesto son primordiales

para el funcionamiento en el control interno, a través de estos estudios podrán

optimizar recursos para no generar gastos, mora, intereses, inconvenientes con

los proveedores y desabastecimiento de los insumos o servicios.

2. La aplicación de las herramientas como son las encuestas y entrevistas, obtuvo

el resultado de que la organización, cronograma y delegación de funciones

están limitadas y desactualizadas, afectando a todas las áreas y como resultado

pierde estabilidad y continuidad en la producción de productos.

3. Unos de los resultados en la investigación es la creación del Boletín, que es

importante para conocer y ejecutar las directrices, reglamentos y procesos que

deben seguir todos según la gestión a realizar. Los Jefes de Departamento de

Compras, Ventas, Contabilidad y Finanzas y la mayoría de los colaboradores

están de acuerdo en la capacitación constante de los nuevos procesos o

actualizaciones de los mismos, será primordial para el crecimiento

organizacional de la compañía y la minimización de errores, además se

garantizará procesos eficientes y eficaces.

Se concluye al finalizar el presente proyecto que sí es factible la implementación de

un sistema de control interno que gestione los pagos a los proveedores de la empresa

Operfel S.A.

Recomendaciones.

Las recomendaciones que se establecieron son las siguientes:

1. Se sugiere que el control de los procesos se deberá realizar de manera

constante por parte de los directores o jefes de áreas, con la finalidad de que

todas las novedades sean reportadas de manera oportuna y de esta manera se

garantice la toma de decisiones y pronto solución.

2. Según los datos obtenidos a través de la encuesta se establece que los

trabajadores estarían dispuestos a colaborar con el fin de que los objetivos de

la empresa se cumplan sin inconvenientes, por lo que, se sugiere motivar a los

empleados a través de incentivos. Además debe realizarle a todas las áreas

involucradas para que tenga conocimiento de los nuevos procesos, según la

encuesta efectuada indica que los empleados estarían de acuerdo en recibir la

capacitación.

3. Se sugiere que el presupuesto y el boletín, se lo transmita mediante correo

electrónico a todos los colaboradores involucrados con copia oculta a

Gerencia, además se recomienda que esta gestión se realice durante primeros

días de cada mes. Además que todos los colaboradores reporten las solicitudes

de insumos o servicios lo más pronto posible a los Jefes inmediato, también

como recomendación se sugiere que este controlados los procesos por la Jefa

de Compra y Financiera con el objetivo de que la gestión no se retrasen y no

exista problema de desabastecimiento de bienes o servicios.

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¿Estaría de acuerdo a colaborar para la implementación el diseño de

control interno a través de capacitaciones y cumplir con las nuevas

funciones?

Encuesta para conocer la aceptación del sistema de control interno para Operfel S.A.

¿Considera usted que los problemas en proceso del producto terminado

afectaran a los pedidos del cliente?

¿Considera usted que los problemas en los pedidos del cliente afectaran a

las ventas?

¿Considera usted que deben diseñar un sistema de control interno

administrativo para poder ayudar a los inconvenientes mencionados?

¿Considera usted que al implementar el diseño de control interno

organizara varias gestiones en la empresa?

¿Considera usted que al implementar el diseño de control interno se debe

capacitar a las personas encargada para cumplir sus funciones?

Propuesta para diseñar un sistema de control interno en la gestión de pagos a proveedores de la empresa Operfel S.A.

¿Considera usted que la empresa tiene problemas con el pedido de

insumos a sus proveedores?

¿Considera usted que los problemas con el pedido de insumos afectan a

la productividad?

¿Considera usted que los problemas con la productividad afecta al

cronograma?

¿Considera usted que los problemas del cronograma en su área, influirán

en proceso del producto terminado?

Totalmente en

desacuerdo

Totalmente de

acuerdoDe acuerdo

Ni de acuerdo

desacuerdo

En desacuerdo

Apéndice.

Apéndice A. Encuesta para trabajo de titulación.

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trabajo de titulación para optar al título de odontólogo

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