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UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y
ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TEMA: “PROPUESTA DE UN MANUAL DE PROCESOS CONTABLES Y CONTROL INTERNO APLICADO A LA
UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR OVIEDO”
TRABAJO DE TITULACIÓN PREVIO A LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DEINGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
AUTOR:
Tingo VegaLenin Alberto
TUTOR:
Lcda. Holguín Noriega, Janeth Micaela, Msc.
Guayaquil, Ecuador
2016
1
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
CERTIFICACIÓN
Certificamos que el presente trabajo de titulación fue realizado en su
totalidad por Lenin AlbertoTingo Vega, como requerimiento para la
obtención del Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría.
TUTOR (A)
______________________
Lcda. Holguín Noriega, Janeth Micaela, Msc.
DIRECTOR DELA CARRERA
______________________
Ing. Mancero Mosquera, Jacinto Humberto, Msc.
Guayaquil, a los 18 días del mes de marzo del año 2016
2
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD Yo, Lenin Alberto Tingo Vega
DECLARO QUE:
El Trabajo de Titulación “Propuesta de un Manual de Procesos Contables y Control Interno aplicado a la Unidad Educativa Particular Oviedo”previo a la obtención del Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, ha sido desarrollado respetando derechos intelectuales de
terceros conforme las citas que constan al pie de las páginas
correspondientes, cuyas fuentes se incorporan en la bibliografía.
Consecuentemente este trabajo es de mi total autoría.
En virtud de esta declaración, me responsabilizo del contenido, veracidad y
alcance del Trabajo de Titulación, de tipo Investigativo.
Guayaquil, a los 18 díasdel mes de marzo del año 2016
EL AUTOR (A)
______________________________
Lenin Alberto Tingo Vega
3
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
AUTORIZACIÓN Yo, Lenin Alberto Tingo Vega
Autorizo a la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil a la
publicación en la biblioteca de la institución del Trabajo de Titulación
“Propuesta de un Manual de Procesos Contables y Control Interno aplicado a la Unidad Educativa Particular Oviedo”, cuyo contenido, ideas
y criterios son de mi exclusiva responsabilidad y total autoría.
Guayaquil, a los 18 díasdel mes de marzo del año 2016
EL AUTOR:
______________________________
Lenin Alberto Tingo Vega
4
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico a mi madre Lilian Janeth Vega Gaibor, que con su bendición desde el cielo me ha permitido seguir adelante, a mi padre Jaime Tingo a mis hermanos Jairo, Cristina, Tatiana, a mis sobrinas,todo ellos quien con su amor, sus detalles y apoyo constante me han ayudado a conseguir muchas metas y culminar con éxito esta.
Lenin Alberto Tingo Vega
V
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios todo poderoso por su infinita bondad, por haberme concedido el don de la perseverancia y poner en mi camino a la persona que más amo Cristina Viveros, gracias a ti amor por el apoyo incondicional y ser el pedestal que necesitaba para cumplir esta meta importante en mi vida.
A la Universidad Católica Santiago de Guayaquil por permitirme alcanzar esta meta tan anhelada, a mi tutora Lcda. Holguín Noriega Janeth Micaela Msc. quien me ha apoyado día a día en la culminación de este trabajo.
A la Unidad Educativa Particular “Oviedo”, a la comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, y a la Hermana Milagros Sandoval Ecónoma Provincial, por su invalorable apoyo y paciencia, Dios le pague por todo.
A mi familia; padre, hermanos, cuñado, sobrinas por llenar mi vida de alegría y ser mí apoyo en los momentos buenos y malos.
Lenin Alberto Tingo Vega
VI
ÍNDICE
CERTIFICACIÓN ................................................................................................................................................................ 2
DECLARACIÓN DE RESPONSABILIDAD ............................................................................................................................. 3
AUTORIZACIÓN ................................................................................................................................................................ 4
DEDICATORIA .................................................................................................................................................................. V
AGRADECIMIENTO ......................................................................................................................................................... VI
ÍNDICE ........................................................................................................................................................................... VII
RESUMEN........................................................................................................................................................................ XI
ABSTRACT ..................................................................................................................................................................... XIII
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................................ XV
CAPITULO I ..................................................................................................................................................................... 17
1 EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................................................................. 17
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................................................................. 17
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ................................................................................................................. 19
1.2.1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA .................................................................................................. 19
1.3 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................... 20
1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................................................................. 20
1.5 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA .......................................................................................................................... 20
1.6 HIPÓTESIS ................................................................................................................................................... 21
1.7 VARIABLES .................................................................................................................................................. 21
CAPITULO II .................................................................................................................................................................... 23
2 MARCO TEÓRICO ................................................................................................................................................. 23
2.1 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA ................................................................................................................. 23
2.1.1 LA CONTABILIDAD ............................................................................................................................. 23
2.1.2 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD ............................................................................................... 24
2.1.3 FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD .................................................................................................... 25
2.1.4 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS ......................................................... 26
2.1.5 ASPECTOS CONTABLES ..................................................................................................................... 26
2.1.5.1 CUENTAS ................................................................................................................................. 27
2.1.5.2 PLAN DE CUENTAS .................................................................................................................. 29
2.1.5.3 OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS ......................................................................................... 32
2.1.5.4 IMPORTANCIA DEL PLAN DE CUENTAS ................................................................................... 32
2.1.5.5 CARACTERÍSTICAS DE UN PLAN DE CUENTAS: ........................................................................ 33
2.1.5.6 PROCESO CONTABLE ............................................................................................................... 33
VII
2.1.6 CONTROL INTERNO ........................................................................................................................... 41
2.1.6.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO ........................................................................................ 41
2.1.6.2 FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO ............................................................................... 43
2.1.6.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO ........................................................................................ 44
2.1.6.4 PRINCIPIOS RECTORES DE CONTROL INTERNO ....................................................................... 46
2.1.6.5 ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO ....................................................................................... 46
2.1.6.6 CLASIFICACIÓN DE CONTROL INTERNO ................................................................................... 49
2.1.6.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN .................................................................................................... 50
2.1.6.8 ROLES Y RESPONSABILIDADES DE CONTROL INTERNO ........................................................... 52
2.1.7 MANUALES ....................................................................................................................................... 54
2.1.7.1 CARACTERÍSTICAS ................................................................................................................... 55
2.1.7.2 CLASES DE MANUALES ............................................................................................................ 57
2.1.7.3 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ......................................................................................... 59
CAPITULO III ................................................................................................................................................................... 60
3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................................................ 60
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................................................... 60
3.2 TÉCNICA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................................................................. 61
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................................................................................. 62
3.4 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS ................................................................................................. 63
CAPÍTULO IV................................................................................................................................................................... 83
4 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL............................................................................................................................. 83
4.1 ANTECEDENTES .......................................................................................................................................... 83
4.2 Marco Legal ................................................................................................................................................ 84
4.2.1 Misión ............................................................................................................................................... 84
4.2.2 Visión ................................................................................................................................................ 85
4.3 Objetivos Diagnósticos ............................................................................................................................... 85
4.3.1 Objetivo General ............................................................................................................................... 85
4.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................................ 85
4.4 Estructura Organizacional .......................................................................................................................... 87
4.4.1 Organigrama Institucional ................................................................................................................ 87
4.5 Estructura Funcional................................................................................................................................... 88
4.5.1 Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada ......................................................... 88
4.5.2 Rectorado ......................................................................................................................................... 88
4.5.3 Vicerrectorado .................................................................................................................................. 90
4.5.4 Departamento de Inspección ........................................................................................................... 91
4.5.5 Junta General de Directivos y Docentes ........................................................................................... 92
4.5.6 Concejo Ejecutivo ............................................................................................................................. 93
VIII
4.5.7 Junta de Docentes de Grado o Curso ................................................................................................ 94
4.5.8 Junta de Docentes por Área.............................................................................................................. 95
4.5.9 Departamento de Consejería Estudiantil DE.C.E............................................................................... 96
4.5.10 Personal Docente ......................................................................................................................... 97
4.5.11 Personal Administrativo ............................................................................................................... 99
4.5.11.1 Secretaría .............................................................................................................................. 100
4.5.11.2 Colecturía .............................................................................................................................. 101
4.5.11.3 Recepción .............................................................................................................................. 102
4.5.11.4 Biblioteca .............................................................................................................................. 103
4.5.11.5 Capellanía .............................................................................................................................. 104
4.5.12 Personal de Apoyo ..................................................................................................................... 104
4.5.13 Bar .............................................................................................................................................. 105
CAPITULO V.................................................................................................................................................................. 106
5 PROPUESTA ........................................................................................................................................................ 106
5.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA .......................................................................................................... 106
5.2 CAMPO DE APLICACIÓN ........................................................................................................................... 106
5.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA .................................................................................................................. 107
5.3.1 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................................ 107
5.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................................................................................................. 107
5.4 POLÍTICAS GENERALES DEL PROCESO CONTABLE .................................................................................... 107
5.5 PROCESOS PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA ................................................... 108
5.5.1 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO ................................................................................................ 108
5.5.2 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LA CUENTA CAJA ..................................................................... 109
5.5.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA CAJA ....................................................................... 110
5.5.4 PROCESO PARA EJECUCIÓN DE ARQUEO DE CAJA .......................................................................... 110
5.5.4.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA ................................................... 110
5.5.5 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LA CUENTA CAJA CHICA .......................................................... 111
5.5.6 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA CAJA CHICA ............................................................ 112
5.5.7 PROCESO PARA ARQUEO DE CAJA CHICA ....................................................................................... 113
5.5.7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA CHICA ........................................ 113
5.5.7.2 PROCESO PARA EFECTUAR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA ................................................. 113
5.5.8 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CUENTA BANCOS ..................................................................... 114
5.5.9 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA BANCOS .................................................................. 115
5.5.9.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA BANCOS ............................ 115
5.5.9.2 PROCESO PARA REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS .......................................... 116
5.5.9.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS ................................ 116
5.5.10 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR ........................... 117
IX
5.5.11 PROCESO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIÓN DE SALDOS .................................................... 118
5.5.12 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE COMPRAS ........................................................................... 119
5.5.12.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA COMPRAS .......................................................... 121
5.5.13 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS .................................................................... 122
5.5.14 PROCESO PARA MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIONES ............. 124
5.5.14.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ACTIVOS Y DEPRECIACIONES ........... 124
5.5.15 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR ........................................................ 126
5.5.15.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR ............................................ 127
5.5.16 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE NÓMINA Y OBLIGACIONES INSTITUCIONALES .................... 127
5.5.17 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA Y OBLIGACIONES INSTITUCIONALES ...................... 129
5.5.18 PROCESO PARA EL MANEJO DE NÓMINA Y OBLIGACIONES INSTITUCIONALES ......................... 132
5.5.18.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO, REGISTRO Y CANCELACIÓN DE NÓMINA ..... .............................................................................................................................................. 132
5.5.19 NORMATIVA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE BALANCES .................................... 133
5.5.20 PROCESO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ..................... 134
5.5.20.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS .............................................................................................................................................. 135
5.6 FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS ..................................................................................................... 136
5.6.1 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE ARQUEO DE CAJA ....................................................................... 138
5.6.2 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE ARQUEO DE CAJA CHICA ............................................................ 139
5.6.3 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA ....................................................... 140
5.6.4 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE CONCILIACIONES BANCARIAS..................................................... 141
5.6.5 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR ........... 142
5.6.6 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS ................................................................................... 143
5.6.7 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIONES ...................... 144
5.6.8 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR ................................................................ 145
5.6.9 FLUJO GRAMA DEL PROCESO PARA CÁLCULO, REGISTRO Y PAGO DE NÓMINA ............................ 146
5.6.10 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS ..... ................................................................................................................................................... 147
CONCLUSIONES............................................................................................................................................................ 148
RECOMENDACIONES ................................................................................................................................................... 149
BIBLIOGRAFÍA .............................................................................................................................................................. 150
ANEXOS ........................................................................................................................................................................ 151
X
RESUMEN El presente trabajo de investigación, “Propuesta de un Manual de Procesos
Contables y Control Interno aplicado a la Unidad Educativa Particular Oviedo”,
surge por necesidad de lineamientos precisos en operaciones diarias delárea
contable, por de falta de control interno en el engranaje del proceso contable,
queocasiona desviación de información financiera, pérdida de recursos, entrega
de información confiable, y por ende una errada toma de decisiones.Así, un
departamento que no aplique procesos ni control interno en cada una de sus
actividadescorre el riesgo de tener desviaciones operativas e incurrir en faltas
con las autoridades y entes reguladores, por la inadecuada gestión operativa.
La propuesta planteada tiene como objeto principal brindar una herramienta útil
para el departamento contable, que el control interno le sirva de guía para
mejorar la gestión operativa, siendo éste el medio que les permita alcanzar
objetivos planteados y proyectarse al continuo mejoramiento, mediante el
adecuado desempeño de funciones y la correcta ejecución de actividades. Para
la elaboración de la propuesta dentro del proceso investigativo, se ha utilizado
técnicas e instrumentos de investigación como: formulación de cuestionarios,
encuestas y entrevistas en el área contable, análisis de los resultados y
observación directa en el campo. El trabajo de investigación es de tipo
explicativo, ya que busca el porqué de los hechos, estableciendo relaciones de
causa y efecto,se ha utilizado materialbibliográfico y virtual que permite tener un
amplio conocimiento de estudio, con énfasis en lo referente al Informe “COSO”
en materia de control interno. En el Manual propuesto se muestran losprocesos
adecuados para cada actividad financiera; en proceso sepresenta una
normativa de control interno,la descripción del procedimiento de ejecución, y el
correspondiente flujograma. Mediantela elaboración e implementación del
Manual de Procesos Contables y Control Interno se pretende que la Institución
pueda aprovechar optimizando recursos de manera eficiente, mejorando
normativas de control existentes y haciendo que el proceso operativo refleje
excelentes resultados en información financiera a ser usada en la toma de
decisiones en la Unidad Educativa Particular Oviedo. Se recomienda a la
XI
Ecónoma Provincialde la CongregacióndeHermanas Franciscanas de María
Inmaculaday las Autoridades de la Institución, aplicar las normativas
planteadasen el presente Manual de Procesos Contables y Control Interno, con
lo que se beneficiaran solucionando la problemática de procesos contables y
control interno. Se presentantambién conclusiones yrecomendaciones
querespaldan el propósito de la presente investigación.
Palabras Claves:Manual, Procesos Contables, Control Interno, Establecimiento
Educativo, operatividad, Contabilidad
XII
ABSTRACT This research work “Proposal of an Accounting and Internal Control Proceeding
Handbook Applied to the Private Educational Unit Oviedo” comes up due to the
need of precise lineaments in daily operations in the accounting area because of
the lack of internal control in the gears of the accounting procedures what
causes the deviation of financial information, the loss of resources, the delivery
of reliable information, and therefore a misguided decision making. So, a
department that does not apply processes nor internal control in any of its
activities, runs the risk of operative deviations and having defects with the
authorities and regulation entities due to the inappropriate operative
management. The presented proposal had the main objective of offering a
useful tool for the accounting department so that the internal control serves as a
guideline for the improvement of the operative management as this is the means
that permits the achievement of the posed objectives and to be projected to
continuous improvement through the correct performance of functions and the
correct execution of activities. For the elaboration of the proposal within the
research process, research techniques and tools have been used such as: the
formulation of questionnaires, surveys and interviews in the accounting area, the
analysis of the results and direct field observation. The research work is
explanatory as is seeks for the reasons of the facts, establishing relationships
between cause and effect. Bibliographical and virtual material has been used to
permit a wide study knowledge focused on what refers to the “COSO” report in
matters of internal control. In the proposed handbook, appropriate processes are
shown for each financial activity. In process, an internal control regulation is
presented, the description of the execution proceeding and the corresponding
flow chart. Through the elaboration and implementation of the Accounting
Processes and Internal Control Handbook, it is pretended for the institution to be
able to take advantage optimizing efficiently resources, improving existing
control regulations and making the operative process reflect excellent results in
financial information to be used in the decision making at the Private
XIII
Educational Unit Oviedo. It is recommended to the Provincial Economist of the
Congregation of the Franciscan Sisters of Immaculate Mary and the Authorities
of the institution to apply the presented regulations in this Accounting Processes
and Internal Control Handbook which will help them with the solution of
accounting processes and internal control problems. Also conclusions and
recommendations are presented that support the proposition of this research.
Key Words: Manual, Accounting Process, Internal Control, Educative
Institution, operative, Accounting.
XIV
INTRODUCCIÓN Las exigencias en calidad educativa en el Ecuador promueven a todas las
Instituciones Educativas a brindar servicios de excelencia, a que sean más
eficientes y productivas.
La Unidad Educativa Particular “Oviedo”, para llegar al nivel en que hoy se
sitúa, ha recorrido diversas etapas en su historia, procurando desde sus
inicios dar formación cristiana y educativa a niñas y adolescentes de la
ciudad. En el transcurso del tiempo ha logrado permanencia en el medio,
procurando cumplir con objetivos planteados y que sus actividades vayan
acorde a los lineamientos de los entes reguladores del país.
Para permanecer en el medio globalizado y exigente en calidad, la Unidad
Educativa busca mejorar sus estrategias y objetivos con el propósito de
asegurar su desarrollo y crecimiento, mediante una adecuada planificación,
organización, dirección y control interno, lo que le permitirá proteger y
salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de la
información financiera y administrativa, promoviendo en cada trabajador la
eficiencia en la ejecución de sus operaciones diarias en busca del bien
común.
Por tal razón el presente trabajo investigativo presenta la propuesta de
elaborar un Manual de Procesos Contables y Control Interno con el fin de
mejorar la operatividad de la Unidad Educativa, implementando
correctamente lineamientos a los diferentes procesos, delimitando
responsabilidades, estableciendo una guía a seguir que facilite el logro de
objetivos y la información obtenida sea de un sistema contable transparente,
confiable y veraz, para la adecuada toma de decisiones.
El presente Manual incluye control interno en las actividades diarias a
realizar, directamente relacionadas con supervisión y vigilancia que permita
XV
salvaguardar todos los recursos del establecimiento, promover la agilidad y
eficiencia en todas sus operaciones.
El problema existente en la institución, se debe a la falta de unmanual de
procesos contables y control interno, ocasionando equivocaciones
constantes, pérdida de tiempo, descuido de todos sus recursos, ausencia de
lineamientos para las operaciones y funciones, que conllevan a obtener
información poco confiable.
Mediante la investigación de campo se ha podido observar que la institución
procura cumplir con sus obligaciones, sin embargo es necesario la
aplicación de una herramienta eficaz que permita obtener excelentes
resultados sin correr el riesgo de incurrir en faltas con los entes reguladores.
La elaboración de un manual de procesos contables y control internopara el
área contable esta encausada para obtener información oportuna, confiable
y útil para la preparación de estados financieros y cumplimiento de
obligaciones tributarias y la acertada toma de decisiones.
XVI
CAPITULO I 1 EL PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Las instituciones educativas para iniciar, desarrollar y continuar
actividades en el medio social, deben tener pleno conocimiento de las
obligaciones que tienen con todos los entes reguladores para el
adecuado funcionamiento y ofrecimiento de servicios educativos. Como
toda empresa debe definir objetivos adaptables ante diversas
situaciones del entorno, que les permitan crecer y permanecer en el
mercado.
La Unidad Educativa Particular “Oviedo” para llegar al nivel en que hoy
se sitúa, ha recorrido diversas etapas en su historia, procurando desde
sus inicios dar formación católica cristiana así como social a niñas y
adolescentes. En el transcurso del tiempo fue trazándose objetivos
específicos, transformándose paulatinamente en un organismo viviente
capaz de evolucionar y adaptarse a los cambios del medio.
En los 53 años de trayectoria y constitución de la Unidad Educativa
Particular “Oviedo” de Las Hermanas Franciscanas de María
Inmaculada, desde su creación no solo se ha caracterizado por dar
cumplimiento a las normas y principios de la iglesia católica, sino en
tener fiel cumplimiento con las obligaciones, normas y leyes de los
entes reguladores.
Las instituciones educativas al igual que cualquier otra empresa están
siendo expuestas a varios tipos de riesgos difíciles de controlar, las
reformas en los diferentes ámbitos promueven a que éstas enfoquen
toda su operatividad en conseguir mejores resultados, bajo los
lineamientos establecidos en las normas legales, laborales,
económicas, contables y tributarias de nuestro país.
En la Unidad Educativa Particular “Oviedo”, se ha identificado la
problemática que afecta al sistema administrativo financiero de la
institución; en la parte administrativa la falencia en documentos
17
normativos como Manuales de normas y procedimientos, origina que
se ejecuten funciones no específicas al cargo por personal no
calificado, que la información que manejan no tenga el sustento
correcto y la información no fluya de manera ágil y eficiente y la
administración de todos los recursos es inadecuada lo que afecta
gravemente al mejoramiento y crecimiento continuo de la misma.
En la parte financiera no poseer un control interno efectivo en el área
contable, genera una falta de coordinación entre el control y
planificación de las actividades, ocasiona una errada toma de
decisiones; de igual manera el desconocimiento y la incorrecta
interpretación de reformas contables, laborales y tributarias produce
que se corra el riesgo de tener desviaciones en las operaciones
financieras e incurrir en multas y litigios; la falta de actualización de
procesos contables imposibilita la adecuada dinámica del plan de
cuentas que oriente y facilite la operatividad, el desempeño de
actividades y la optimización del recurso tiempo, en sí, ocasiona una
crisis operativa que perjudica directamente los resultados de la
institución.
Debido a que en la actualidad las empresas están continuamente
conducidas hacia la aplicación de estándares más elevados de Control
Interno, Administración y Gestión de Riesgos, se considera necesario
que en la Unidad Educativa Particular “Oviedo” se implemente un
Manual de Procesos Contables y Control Interno, que facilite la
operatividad del departamento de Contabilidad, defina funciones,
refuerce y enmarque responsabilidades y delimite deberes y derechos.
Considero oportuno la presentación de un Manual de Procesos
Contables y Control Interno a la institución educativa, ya que es
necesaria su implementación ante las incidencias e implicaciones que
le han estado afectando en el transcurso de estos años, a fin de que
pueda mejorar su operatividad, optimizar sus recursos, tomar
18
decisiones de manera oportuna y acertada, y sobretodo continuar con
su trayectoria en el medio.
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿La Unidad Educativa Particular “Oviedo” cuenta con un Manual de
Procesos Contables y Control Interno que permita optimizar el
desarrollo de actividades administrativo financieras y todos los recursos
de la misma?
1.2.1 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA Para la sistematización del problema se han seleccionado varias
interrogantes que se considera como claves para diagnosticar el
estado en el que se encuentra los proceso del área contable de la
Institución, estas preguntas serán discutidas con las autoridades,
principalmente con la Rectora del plantel, y de ser necesario el
Vicerrector de la misma, quienes de acuerdo a su experiencia y
vivencias darán respuesta a las mismas, además se entrevistara al
personal que labora en el área financiera contable de la Unidad
Educativa, quienes manejan la información de los procedimientos
contables existentes y están involucrados día a día en estas
actividades, serán estos quienes ayudarán a plantear de mejor
manera el desarrollo de este trabajo y encaminarlo correctamente
para su culminación exitosa.
• ¿Se posee un diagnóstico de la Unidad Educativa Particular
Oviedo?
• ¿La Unidad Educativa Particular Oviedo cuenta con políticas
contables, financieras, laborales y tributarias?
• ¿En la Unidad Educativa Particular Oviedo se aplica control interno
a los procesos contables?
• ¿Cuáles son las normas internas, externas y estrategias que se
deben desarrollar para la implementación del Manual de Procesos
Contables y Control Interno?
• ¿Existen flujo gramas de las actividades operacionales contables
que la unidad educativa realiza?
19
• ¿Cuáles son los beneficios de implementar un Manual de
Procesos Contables y Control Interno en la Unidad Educativa
Particular Oviedo?
1.3 OBJETIVO GENERAL Elaborar un Manual de Procesos Contables y Control Interno aplicado
en el Área Contable de la Unidad Educativa Particular Oviedo, con la
finalidad de que los procesos contablesde la institución sean realizados
adecuadamente, logrando así que la información sea confiable, para
una acertada toma de decisiones por las autoridades del Plantel.
1.4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Obtenerun diagnóstico institucional en el área contable
administrativa de la Unidad Educativa Particular Oviedo.
• Determinar las normas y procedimientos que se aplican en el área
contable.
• Indagar que tipo de control interno se ha estado utilizando en el
Área Contable de la Unidad Educativa.
• Establecer políticas financieras contables para mejorar el proceso
contable de la Unidad Educativa.
• Realizar flujo gramas de las operaciones que influyen en el proceso
contable de la Unidad Educativa Particular Oviedo.
• Determinar los beneficios de implementar un Manual de Procesos
Contables y Control Interno.
1.5 JUSTIFICACIÓN DEL TEMA La implementación de Control Interno en los procesos contables
fomenta la optimización de recursos, obtener resultados esperados y
evita correr el riesgo de tener desviaciones en las operaciones
financieras e incurrir en multas, sanciones o litigios. Un buen Control
Interno permite entregar información concreta de manera oportuna a
todos los interesados directos y se convierte en la herramienta más
efectiva para el propicio desarrollo de actividades de área contable de
la institución.
20
El presente trabajo será de gran beneficio para la Unidad Educativa
Particular “Oviedo”, que le permitirá mejorar su sistema administrativo –
financiero, considerando de tal manera que el Control Interno es la
etapa primordial en la administración y una herramienta muy importante
para el correcto manejo de las políticas institucionales, es el
componente que apoya y propicia la consecución de objetivos y metas
planteadas como parte integral del Proyecto Educativo Institucional,
mismos que deben ser de conocimiento del personal del área para el
correcto funcionamiento operativo de la misma, así este les permitirá
unir esfuerzos para lograr un mismo fin y salvaguardar todos los
recursos de la institución.
La elaboración de un Manual de Procesos Contables y Control Interno,
está encauzado en definir responsabilidades en cada cargo, asignar
deberes y obligaciones, participar de derechos y beneficios, minimizar
riesgos y orientar a la adecuada gestión de recursos.
El presente trabajo pretende sistematizar y estandarizar todas las
actividades del quehacer diario de la institución, a fin de brindar
información oportuna, confiable y veraz, reflejar transparencia y
veracidad en los resultados, optimizar todos los recursos, en sí, facilitar
la operatividad de actividades bajo los lineamientos y normas de los
entes reguladores de nuestro país, lo que favorecerá a la imagen de la
institución generando permanencia en el medio y mayor confiabilidad
en la trayectoria institucional.
1.6 HIPÓTESIS La implementación de un Manual de Procesos Contables y Control
Interno en la Unidad Educativa Particular Oviedo permite optimizar la
operatividad del área contable de manera eficiente, eficaz y oportuna.
1.7 VARIABLES
• Implementación de un Manual de Procesos Contables y Control
Interno
21
• Optimización en las actividades operativas en el área contable de
la Unidad Educativa Particular Oviedo.
22
CAPITULO II 2 MARCO TEÓRICO 2.1 FUNDAMENTACIÓN CIENTÍFICA 2.1.1 LA CONTABILIDAD
Contabilidad de acuerdo con la NIF A-1: Es una técnica que se
utiliza para el registro de las operaciones que afectan
económicamente a una entidad y que produce sistemáticamente y
estructuradamente información financiera. Las operaciones que
afectan económicamente a una entidad incluyen las transacciones,
transformaciones internas y otros eventos (CINIF, 2012).
Según el (Grupo IDAT, 2010), en su libro Fundamentos de
Contabilidad, “La contabilidad es una ciencia porque tiene normas,
principios y procedimientos que nos enseña a ordenar, analizar y
registrar los documentos que intervienen en las operaciones que
realiza la empresa, en un periodo determinado con la finalidad de
conocer el resultado de su gestión.”
(Camacho Miñano & Rivero Menéndez, 2010), afirman:
“La contabilidad es el lenguaje de los negocios, un sistema de
información. La información es muy importante para decidir, para
adoptar decisiones. Mucho se ha dicho y se ha escrito sobre la
afirmación «la información es poder».”
(Alcarria Jaime, 2012)Refiere que:Al ser un sistema de información
contable, y por lo tanto él se encargada deregistrar, y elaborar la
comunicación de información, principalmente los de carácter
económico financiero, respecto a la institución que se requieren para
la toma racional de decisiones en el ambiente de las actividades
económicas
(Rajadell, Trullás, & Simo, 2014), afirman:
23
“La contabilidad financiera tiene por objetivo proporcionar la
información económico ‐ financiera necesaria para la empresa. Para
alcanzar este objetivo, la contabilidad debe captar, medir registrar
los flujos generados por las transacciones realizadas por la empresa,
y presentar esta información de forma adecuada.”
Se puede deducir que la Contabilidad es una herramienta esencial
en el proceso operativo de una institución, proporciona información
de manera oportuna, veraz y efectiva, mejora la toma de decisiones
de las autoridades responsables, y optimiza todos los recursos
encaminándolos para la consecución de objetivos planteados.
2.1.2 IMPORTANCIA DE LA CONTABILIDAD Para Nieto, O. (2010), la importancia de la contabilidad consiste en
registrar o anotar todos los hechos económicos acaecidos en una
empresa. Su objetivo es proporcionar la mayor información posible,
tanto en lo acontecido durante un período de tiempo como del
estado de la empresa en una fecha determinada.
La contabilidad permite a la empresa recoger toda la información de
las relaciones que la empresa mantiene con los distintos elementos
con que se relaciona. Busca también reflejar el patrimonio de la
misma, lo que permite llevar un control de todas las operaciones
realizadas y saber si la empresa obtiene beneficios o pérdidas
suministrando a los directivos la información necesaria para realizar
la gestión de la empresa.
La información que proporciona la contabilidad no interesa sólo al
empresario. También interesa a otras personas o entidades como:
• Los socios de la empresa, pues también son propietarios y
desean saber la marcha de la empresa.
• Personas o instituciones con interés en invertir dinero en esa
empresa, para saber si merece la pena realizar dicha inversión.
• Los bancos, ya que cuando el empresario pide un préstamo,
necesitan conocer que propiedades tiene la empresa que
24
garanticen la devolución del préstamo, así como la marcha de la
empresa.
• El Ministerio de Economía y Hacienda, para saber si la empresa
cumplen con sus obligaciones fiscales debidamente.
• Proveedores y acreedores, para comprobar que la empresa
podrá hacer frente a sus pagos y deuda.
La información que proporciona la contabilidad ha de cumplir
unas exigencias mínimas o requisitos con el fin de que sea útil
para los usuarios. Debe ser:
Comprensible. Fácil de entender.
Relevante. Debe mostrar datos realmente importantes.
Fiables. Debe estar correctamente elaboradas.
Comparables. Con datos anteriores de la misma empresa y con
información de otras empresas.
Oportunas. Elaborarse en el momento adecuado.
La contabilidad es de gran importancia para cualquier empresa u
organización, sin importar el tamaño de la misma, puestoque permite
tener conocimiento del giro del negocio al llevar un control de las
actividades realizadas, se obtiene información del crecimiento de la
empresa en el transcurso del tiempo y su posicionamiento en el
mercado. La información que se obtiene de la correcta aplicación de
ésta, permite plantear nuevas metas para la empresa, mejorar su
productividad, optimizar sus recursos y tener un mejoramiento
continuo.
2.1.3 FUNCIONES DE LA CONTABILIDAD El Manual de Contabilidad Básica (2010), refiere que:
“Las funciones básicas son: elaboración de la información,
comunicación, verificación y análisis.”
a) Elaboración de la información.- Es el proceso básico del
contable, el cual recoge los documentos que tendrá que
25
registrar. Con este registro se elaboran los ESTADOS
FINANCIEROS de la empresa.
b) Comunicación.- Estos ESTADOS FINANCIEROS se entregan a la
dirección de la empresa y a terceras personas relacionadas con la
sociedad.
c) Verificación.- Con esta función se asegura la veracidad de la
información reflejada en los ESTADOS FINANCIEROS.
d) Análisis.- Conel análisis de los ESTADOS FINANCIEROS, la
dirección de la sociedad podrá adoptar las decisiones oportunas en
base a los datos obtenidos en dicho análisis.
2.1.4 PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS Los (P.C.G.A.) principios de contabilidad generalmente aceptados
que se encuentras en vigoren el país, se encuentran divididos en
tresconjuntos.
• Básicos.
Se consideran los que son fundamentales ya que orientan el
accionar delprofesional contable.
• Esenciales.
Guarda relación respecto a la contabilidad financiera en todos sus
ámbitos y aportancon las bases con las que se formulan otros
principios.
• Principios generales de operación.
Son aquellas en los que se estableceel registro, medición y
presentación de toda la información financiera.
2.1.5 ASPECTOS CONTABLES La Contabilidad es una herramienta muy útil para usuarios internos y
externos, genera información correcta y confiable sobre la situación
26
económica de la empresa en una determinada fecha o periodo de
tiempo requerido, tanto para los entes reguladores como para
propietarios y/o accionistas.
2.1.5.1 CUENTAS Se puede definir una cuenta como un instrumento contable que sirve
para representar, valorar y registrar los cambios de valor que se
producen en un elemento patrimonial. Por tanto, a cada elemento
patrimonial se le asignará una cuenta que lo represente. Cada
cuenta tendrá un nombre, que refleje el significado del elemento
patrimonial al que se refiere. Tradicionalmente las cuentas se
representan en forma de T. En la parte superior aparece el nombre
de la cuenta. Se denomina DEBE a la parte izquierda de la cuenta, y
HABER a la parte derecha. Todo esto en concordancia a la NIC 1
párrafo 28.
Las cuentas pueden clasificarse en dos grandes grupos:
a) Cuentas patrimoniales o de balance o integrales. Son
aquellas que representan elementos del patrimonio, es decir,
representan bienes, derechos u obligaciones. Estas cuentas
pueden ser de activo o pasivo.
b) Cuentas diferenciales, de gestión o de resultados.
Representan gastos e ingresos. Por tanto, podemos
representar los tipos de cuentas de la siguiente manera:
- CUENTAS DE ACTIVO
CUENTAS PATRIMONIALES
- CUENTAS DE PASIVO.
- CUENTAS DE GASTOS
CUENTAS DE GESTIÓN
- CUENTAS DE INGRESOS
27
PUNTOS CLAVE SOBRE LAS CUENTAS
• Las cuentas son instrumentos contables de representación y
medida de un elemento patrimonial.
• Las cuentas pueden tener saldos deudores o acreedores,
dependiendo de si el D>H o D<H.
• Se puede dividir las cuentas entre cuentas de activo, de pasivo y
de gastos o ingresos.
• Las cuentas de Activo se cargan por los aumentos y se abonan
por las disminuciones.
• Las cuentas de Pasivo se cargan por las disminuciones y se
abonan por los aumentos.
• Las cuentas de gastos siempre se cargan y las de ingresos
siempre se abonan.
En la siguiente ilustración se muestra la representación sintética de
una cuenta, mostrando su estructura y los términos utilizados en
relación a la utilización de la misma para el registro de transacciones
empresariales.
Nombredel elemento
DEBE : Lado izquierdo HABER : Lado derecho
Simbología: (D) Simbología: (H)
Registraren el Debe:
CARGAR – adeudar – cargo
Registraren el Haber:
ABONAR – acreditar – abono
∑𝐷𝐷= Suma deudora ∑𝐻𝐻=Sumaacreedora
Saldo = Suma deudora – Suma acreedora
SALDOACREEDOR∑𝐷𝐷 < ∑𝐻𝐻oSALDO DEUDOR ∑𝐷𝐷 > ∑𝐻𝐻
Ideasy expresionesutilizadas en correspondenciacon las cuentas:
ABRIR: Estableceruna cuenta que inicialmentenohabía. Emplearlapor primera vez.
SALDAR: Anotar el totalque sea precisoy en el lugar que sea
28
necesario puede ser Debe o Haber, de tal manera que el saldo de la cuenta después dela inscripciónde como resultado cero.
CERRAR: Anular una cuenta para vetarsu subsecuenteuso. Como requisito para cerrar una cuenta preliminarmentese debe saldarla.
Aunque es frecuente que a efectos didácticos en Debe o Haber de las cuentas se anote únicamente el importe de la transacción, debe tenerse en cuenta que conviene anotar también el número de transacción (ver diario), la fecha y una breve explicación de la misma.(Alcarria Jaime, 2012, pág. 92)
2.1.5.2 PLAN DE CUENTAS Plan de cuentas según el formulario.
Este es la base e instrumento donde se consulta y se denominado,
plan de cuentas, con el que se presenta a la gerencialos estados
financieros y los informes estadísticos de la entidad, es
recomendable plantear su diseño en concordancia al formulario
101 o al 102 del Servicio de Rentas Internas según corresponda.
Si se ingresa correctamente el plan de cuentas a un sistema
contable de la empresa, no tendrá dificultades en presentar los
informes financieros al cierre de un período o ejercicio económico.
La estructura debe ser agrupado y jerárquico por niveles.
Primer nivel
Este grupo está dado por los términos de la situación financiera,
económica y potencial.
Situación financiera
• Activos
• Pasivo
• Patrimonio
Situación económica
• Ingresos
29
• Gastos
Situación potencial
• Cuentas de orden
Segundo Nivel
El subgrupo de las cuentas anteriores está dado por la división
racional de los grupos, efectuado bajo algún criterio de uso
generalizado.
El activo se ordena bajo el criterio de liquidez
• Activo corriente
• Activo fijo o propiedad, planta y equipo
• Diferido y otros activos
El pasivo se ordena bajo el criterio de exigibilidad
• Pasivo corriente (corto plazo)
• Pasivo fijo (largo plazo)
• Diferidos y otros pasivos
El patrimonio se ordena bajo el criterio de inmovilidad
• Capital
• Reservas
• Superávit de capital
• Resultados
El Ingreso se ordena de acuerdo a la actividad económica de la
empresa.
• Ingresos operacionales
• Ingresos no operacionales
• Ingresos extraordinarios (otros ingresos)
Los Gastos se ordenan así:
30
• Gastos operacionales
• Gastos no operacionales
• Gastos Extraordinarias
Las cuentas de orden se desagregan así:
• Deudoras
• Acreedoras
Código de Cuentas.- Son números que sirve para identificar a las
cuentas antes mencionadas.
Estos códigos facilita el archivo, para la ubicación de las fichas o
registros que representan las cuentas.
Permite añadir nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia
de nuevas operaciones.
Facilita, mediante la asignación de códigos, que se puedan
distinguir las clases de cuentas; con un dígito es para el primer
nivel, con dos dígitos es para el segundo nivel, con tres dígitos es
para clasificar las cuentas, con cuatro dígitos es para reconocer al
mayor contable y con cinco dígitos son las cuentas auxiliares o de
movimiento. Ejemplos.
1. Activo
1.1. Activo corriente
1.1.1. Disponible
1.1.1.1. Caja
1.1.1.2. Bancos
1.1.1.2.01 Banco Pichincha
1.1.1.2.02 Banco de Guayaquil
1.2. Activo fijo
1.3 .Activo diferido
2. Pasivo
2.1. Pasivo corriente
2.2. Pasivo largo plazo
31
2.3. Pasivo diferido
3. Patrimonio
3.1. Capital
3.2. Reservas
3.3. Superávit de capital
3.4. Resultados
4. Ingresos
4.1. Ingresos operacionales
4.2. Ingresos no operacionales
4.3. Ingresos extraordinarios
5. Gastos
5.1. Gastos operacionales
5.2. Gastos no operacionales
5.3. Gastos extraordinarios el formulario.
2.1.5.3 OBJETIVOS DEL PLAN DE CUENTAS Entre los objetivos de un plan de cuentas podemos mencionar:
Viabilizarel procesode la Contabilidad, brindando información
útilcomo base en la toma de decisiones, para facilitar control
adecuado en la empresa.
Otra finalidad es proporcionar información válida y óptima para que
en la empresa puedan tener constantemente datos y cifras a
utilizarse de manera contable, financiera y administrativamente.
2.1.5.4 IMPORTANCIA DEL PLAN DE CUENTAS El plan de cuentas, brinda una estructura básica para la
organización del sistema contable, por lo que aparece como un
medio para obtener información de manera sencilla. Un plan de
cuentas debe cumplir con varios requisitos, como la
homogeneidad, la integridad (tiene que presentar todas las cuentas
necesarias), la sistematicidad (debe seguir un cierto orden) y la
flexibilidad (tiene que permitir el agregado de nuevas cuentas).
32
Para realizar correctamente un plan de cuentas deben
sistematizarse de forma ordenada los datos, con una flexibilidad tal
que permita que en un futuro podamos agregar nuevas cuentas;
además, debe hacerse con la suficiente claridad como para permitir
que otros usuarios comprendan lo que en ellas se ha plasmado.
2.1.5.5 CARACTERÍSTICAS DE UN PLAN DE CUENTAS: Para que este sea considerado un apropiado y excelente plan de
cuentas aquel debe contener características como estas:
Ser ordenada de manera sistemática, utilizando secuencias de
números y en pocas ocasiones se recomienda adicionar el uso de
letras, en una combinación de ambos.
Ser flexible, en cuanto al poder introducir o modificar nuevas
cuentas de acuerdo a las necesidades de la entidad.
Debe ser homogéneas al crear los grupos de cuentas, es decir que
cada uno contenga las cuentas correspondientes a su naturaleza.
Se nombre debe ser claro y no dejar abierto a criterios o
interpretaciones ambiguas.
2.1.5.6 PROCESO CONTABLE 2.1.5.6.1 ASIENTO DE APERTURA
(Rajadell, Trullás, & Simo, 2014), indican:
En el Libro Diario se empieza con el asiento de apertura, el cual
consiste en reflejar los saldos iniciales de todas las cuentas que
componen el Balance de Situación inicial. Este asiento se llama de
apertura si se trata del primer período de actividad de la
empresa, o de reapertura si se refiere a cualquier período de una
empresa que ya está en marcha.
En el Debe del asiento se registran todos los elementos
patrimoniales del Activo (bienes y derechos), y en el Haber del
asiento, las obligaciones que como es sabido,
figuran en Patrimonio Neto Pasivo. Dado que el Balance de
33
Situación inicial debe estar cuadrado, se cumple el Principio de la
Partida Doble, es decir, el importe total de los apuntes del Debe ha
de ser igual al de los apuntes del Haber.
2.1.5.6.2 LIBRO DIARIO El libro diario es unaherramientade manera que reúneen orden
cronológicolas transacciones que influyenen el patrimonio de la
empresa.
Cada registro colocado aquí, se llamaasiento contable, en este se
indica la información sobre una transacción específica,realizando
un comentario de la misma, colando en ella fecha y una
numeración secuencial. Archivando de manera física o digital estos
y nombrándoles libro diario.
No existen reglas específicas, más que las propias del principio de
partida doble, además el número de cuentas que se registran tanto
en él debe como en el haber no importa, solo basta con conocer
cuáles son afectadas y aplicar los principios de cargo y abono
(Alcarria Jaime, 2012).
2.1.5.6.3 LIBRO MAYOR Según el (Grupo IDAT, 2010), en su libro Fundamentos de
Contabilidad manifiesta:
Es un libro principal y obligatorio en el cual se registra las
cantidades que figuran en el debe y en el haber de cada cuenta
que figura en el libro diario.
El Libro Mayor se puede confeccionar utilizando las denominadas
cuentas “T”.
Su propósito principal es establecerel saldo del debe y del haber
además de la diferencia matemática entre los dos para determinar
si es acreedor o deudor verificando el tipo de cuenta en cada caso.
Se denomina saldo deudor cuando la suma del debe es mayor que
suma del haber, y viceversa, saldo acreedor cuando la suma del
34
haber es mayor que la suma del debe, puede darse el caso que las
sumas sean iguales entonces se denomina como cuenta saldada
Serrahima, R (2014), en su Cuaderno de Apuntes Iniciación a la
Contabilidad indica el registro del mayor mediante un ejemplo.
Su traspaso al mayor nos permitirá determinar los saldos de cada una de las cuentas contables.
2.1.5.6.4 BALANCE DE COMPROBACIÓN Según el (Grupo IDAT), en su libro Fundamentos de Contabilidad
(2010) indica:
Es una hoja de trabajo a la cual se traslada en forma ordenada las
cuentas que previamente han sido mayo rizadas.
Su finalidad es comprobar que las columnas, sumas del mayor
deben ser iguales y las columnas denominas saldos deben ser
iguales.
El Balance de Comprobación garantiza que la partida doble y la
dinámica del plan contable han sido correctamente utilizadas,
además que el Estado de situación Financiera y el Estado de
Ganancias y Pérdidas presentaran información confiable y
completa.
35
2.1.5.6.5 ASIENTOS DE REGULARIZACIÓN Y CIERRE (Rajadell, Trullás, & Simo, 2014), indican:
La regularización de las cuentas patrimoniales
Consiste en rectificar mediante asientos las diferencias
comprobadas entre los saldos de las Cuentas Patrimoniales y la
realidad.
Caso 1: Regularización tras un arqueo de caja. Un arqueo de caja es la operación de comprobar si el dinero
inventariado (recuento de caja) coincide con el saldo resultante de
la cuenta de caja del Libro Mayor. En caso de que no coincidan, es
decir existe una diferencia. En esta situación alguien podría pensar
que lo más cómodo es poner la diferencia, pero un buen contable
nunca haría esto, porque produce una distorsión en el sistema
contable, debido a una violación fragante del Principio de la Partida
doble.
La diferencia detectada obliga a realizar un “punteo” o verificación
de los registros de caja para encontrar el error. Si después de una
exhaustiva comprobación de los movimientos de caja no se puede
explicar la causa de la falta, hay que proceder a un ajuste o
regularización de la cuenta de caja en el Libro Mayor,
disminuyendo el saldo de dicha cuenta, ya que se ha producido
una pérdida.
Las diferencias por regularizaciones se pueden reflejar en una
cuenta de gastos varios. Dicha cuenta puede tener saldo deudor o
acreedor, según que el ajuste realizado sea una pérdida o
un beneficio.
Caso 2: Regularización de desajustes encontrados en las cuentas de clientes, proveedores deudores y acreedores varios.
36
Por ejemplo, en la contabilidad aparece que un cliente debe 0,72,
ya que envió un cheque bancario por un importe de 300 cuando
en realidad la factura ascendía a 300,72. El porqué de esta
diferencia quizás sea propio de un manual de psicología más que
de contabilidad, pero en cualquier caso, parece evidente que no es
rentable reclamar la diferencia.
Al mismo tiempo, no tendría sentido que dicho cliente figurara en la
cuenta respectiva con un saldo deudor de 0,72. En algunos casos,
estas discrepancias se deben a redondeos de tipo matemático. En
estas situaciones, y otras de similar naturaleza, se recomienda
proceder a la regularización del saldo mediante el asiento
siguiente:
-x-
Otros Servicios 0,72
Clientes 0,72
Con esto queda ajustado el saldo de la cuenta de Clientes y se
refleja una pérdida, como consecuencia de algo que
razonablemente no se llegará a cobrar nunca.
Debe advertirse que los ajustes se realizan
solo cuando la diferencia no responde a errores detectados.
Caso 3:Habrásaldoscontablesqueexigiránunacorrecciónvalorativa. Puede pensarse por ejemplo, en la existencia de acciones
compradas por la empresa, las cuales tienen en la fecha de cierre
del ejercicio una cotización inferior a la que tenían cuando se
adquirieron. Esta argumentación también es válida para los
remanentes de las monedas extranjeras (por ejemplo, dólares),
comprados a una cotización superior a la delafecha de cierre.
Regularización de las cuentas de resultados De la misma manera que se ha procedido a comprobar la veracida
d de los saldos de las Cuentas Patrimoniales, se procede a revisar
37
los saldos correspondientes a todas las Cuentas de Resultados. En
este caso, se procederá a contabilizar, mediante asientos, todos
aquellos ajustes que se consideren oportunos, que serán
análogos a los realizados para la regularización de las Cuentas
Patrimoniales.
Otros ajustes contables internos Los ajustes contables internos referentes a este apartado son
básicamente: amortizaciones, provisiones y ajustes por
periodificación. Quizás el más importante de todos ellos es
elcorrespondiente a laamortización de losactivosinmovilizados.
Regularización de pérdidas y ganancias En el asiento de Regularización de Pérdidas y Ganancias hay dos
partes.En la primera parte, se traspasan a Pérdidas y Ganancias
los saldos de las cuentas de ventas e ingresos; automáticamente,
estas cuentas pasarán a tener saldo nulo. En una segunda parte,
dentro del mismo asiento, se registra también en la misma
Pérdidas y Ganancias los valores correspondientes a los saldos de
lo referente a compras y gastos; de manera que también en este
caso estas cuentas quedarán automáticamente saldadas.
Mediante esta operativaseobserva que
mediantelaRegularizaciónde Pérdidas y Ganancias se traspasa el
saldo de todas las Cuentas de Resultados a una sola cuenta
llamada Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Enconsecuencia,un
saldoacreedorindica que el resultado ha sido positivo y se han
obtenido beneficios, en cambio un saldo deudor señala que
el resultado ha sido negativo y se han registrado pérdidas.
Asiento de cierre El asiento de cierre consiste en saldar todas las cuentas, es decir,
hacer que su saldo sea nulo. En este momento,
solamentepuedentenersaldolasCuentasPatrimoniales y laCuenta
de Pérdidas y Ganancias. La realización de este asiento es
idéntica, de hecho, a la del asiento de apertura pero al revés.
38
En el período siguiente se procederá a realizar el asiento de
reapertura,queseráidénticoaldecierre,peroseanotaráenelDebe del
asiento lo que aquí anotamos en el Haber, y se anotará en el Haber
lo que aquí anotemos en el Debe.
2.1.5.6.6 ESTADOS FINANCIEROS Según el (Grupo IDAT), en su libro Fundamentos de
Contabilidad (2010)
Definición: Son cuadros resumen que se obtienen como
producto del proceso contable y expresan razonablemente la
situación económica y financiera de la empresa.
Sirven para tomar decisiones, para cumplir con exigencias
legales, para solicitar créditos, para reparto de utilidades, etc.
Principales Estados Financieros:
1.- Estado de Ganancias y Pérdidas
2.- Estado de situación Financiera.
3.- Estado de Flujo de Efectivo.
Estados Financieros Básicos: Son el estado de ganancias y
pérdidas y el Estado de situación Financiera, considerando lo
que determina la NIC 1 párrafo 10
2.1.5.6.7 ESTADO DE RESULTADOS El (Grupo IDAT, 2010), en su libro Fundamentos de
Contabilidad indica:
Es un estado que muestra la ganancia o pérdida obtenida
durante el año, es decir la situación económica de la empresa.
Tal como norma la NIC 1 es su párrafo 82 como, que deben
contener los datos mininos
Definiciones:
39
1) Ventas: Es el ingreso proveniente de la venta de
mercaderías.
2) Costo de Ventas: Es el costo de las mercaderías
vendidas.
3) Utilidad Bruta: Resulta de restar a las Ventas el Costo de
Ventas.
4) Gastos de Operación: Son los gastos de Ventas y
administración.
5) Utilidad de Operación: Resulta de restarle a la Utilidad
Bruta los gastos de operación.
6) Otros Ingresos: Son ingresos que no provienen de la
venta de mercaderías.
7) Otros Egresos o Gastos: Son egresos diferentes a las de
ventas y Administración.
8) Utilidad antes del Impuesto a la renta: Resulta de
restarle a la Utilidad de Operación los otros egresos y
sumarle los otros ingresos.
9) Impuesto a la Renta: Resulta de aplicarle el 25% a la
Utilidad antes del Impuesto a la Renta.
10) Utilidad del Ejercicio o Utilidad Neta: Se obtiene al restar
a la “Utilidad antes del Impuesto a la Renta” con el valor
del impuesto a la Renta calculado.
El resultado de un período es la diferencia entre ingresos
obtenidos y los gastos en el mismo, que puede resultar en
beneficios o pérdidas. La información sobre ingresos, gastos y
resultados de una empresa se muestra en un informe
denominado cuenta de pérdidas y ganancias y que forma parte
de las cuentas anuales.(Alcarria Jaime, 2012)
En consecuencia cuando los ingresos son mayores que los
egresos (gastos)se tiene como resultado ganancia y lo
contrario cuando los ingresos son menores que los egresos
(gastos) se tiene pérdida.
40
2.1.5.6.8 ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA El balance, también denominado balance de situación,
representa la situación patrimonial y financiera de una entidad
en un momento determinado. El balance muestra los activos
de una unidad económica y los pasivos que recaen sobre la
misma, mostrando por diferencia entre ellos, el valor de su
patrimonio neto. (Alcarria Jaime, 2012)
En elEstado de Situación Financiera se describe y resume el
desarrollo de la empresa donde se muestra el patrimonio de
una institución como resultado de la diferencia del total del
Activo y el Pasivo que deben estar correctamente ordenados y
clasificados, con las respectivas notas aclaratorias que sean
necesarias, además que es uno de los principales informes
anuales, pero que si la administración lo solicita puede ser
presentado en cualquier momento sin olvidar colocar la fecha
de la presentación y dando cumplimiento a las normativas
establecidas. Como indica la NIC 1 párrafos 53,54 y 55, y de
ser el caso se aplicara lo que dictamine la NIIF 7.
2.1.5.6.9 ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO El flujo de efectivo es un estado financiero determinado por las
entradas y salidas del efectivo y equivalentes del efectivo en un
período, es decir, informa sobre la utilización de los activos
monetarios representativos de efectivo, clasificando los
movimientos por actividades e indicando la variación neta del
mismo; el flujo busca evaluar la capacidad que tiene la entidad para
generar efectivo, así como también las necesidades de liquidez de
la empresa. Así como se establece en la NIC 1 párrafo 111 y con
más detalle en la NIC 7.
2.1.6 CONTROL INTERNO 2.1.6.1 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO
Según las Normas Internacionales de Auditoria
41
Cuando se habla de Sistema de control interno, se trata de cada
una de las políticas y procesos que son adoptados por la empresa
en los mandos administrativos, a fin de que las actividades que
realiza la empresa sean realizadas de manera ordenada, eficiente y
eficazmente, para salvaguardar los bienes de la empresa, prevenir
y detectar posibles errores o fraudes, manejando adecuadamente y
con precisión los registros contables, preparando oportunamente
todos los informes y documentación requerida.
El COSO en su estudio define el control interno como aquel
proceso que se encarga de realizar el Consejo de
Administración, la dirección y el colectivo restante de una
entidad, con el propósito de otorgar un nivel razonable de
confianza en la consecución de los siguientes objetivos:
Asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos de la
contabilidad y de las operaciones financieras.
Proteger los recursos contra el despilfarro, el fraude o el uso
ineficiente, así como evaluar el desempeño de todas las
divisiones administrativas y funcionales de la entidad (eficacia y
eficiencia de las operaciones).
Asegurar el cumplimiento de las políticas normativas
económicas de la entidad. (Amat Alvarez, y otros, 2014)
Es decir el control interno abarca cada uno de los procesos,
mecanismos y procedimientos que en la empresa asegura un
eficiente funcionamiento en la gestión empresarial, vinculando a su
eficiente tarea a todos los actores que diariamente se involucran en
el desenvolvimiento de sus actividades como son proveedores,
clientes y colaboradores (empleados) de la empresa, por eso el
control interno debe considerarse la columna vertebral en el
desarrollo y el desempeñode cada una de las operaciones que se
realicen tanto en el ámbito contable, además de actividades sobre
el control de calidad, la productividad, todas las acciones en la
empresa debería realizarse apegadas al control interno como base
42
de su actuar, definidas en las reglas y procedimientos
prestablecidos para sostener la estructura de la empresa, siempre
asistido con el grupo humano correcto y formado en sus labores
para desempeñarse adecuadamente en ellas
2.1.6.2 FUNDAMENTOS DEL CONTROL INTERNO Constituyen las condiciones imprescindibles y básicas que
garantizan la efectividad del Control Interno de acuerdo con la
naturaleza de las funciones y competencias asignadas por la
Constitución y la ley a cada entidad y a las características que le
son propias. La Autorregulación, el Autocontrol y la Autogestión son
los pilares esenciales que garantizan el funcionamiento del Control
Interno.
1. AUTORREGULACIÓN.- Es la capacidad institucional, de todo
organismo o entidad del Estado, para:
a) Regular con base de constitución, la ley y sus reglamentos los
asuntos propios de su función.
b) Definir normas, políticas y procedimientos que permitan la
coordinación eficiente y eficaz de su actuación.
Mediante los cuales se pretende lograr la transparencia del
ejercicio de la función constitucional ante la sociedad y los
diferentes grupos de interés.
Con la Autorregulación se pretende adoptar principios, normas y
procedimientos necesarios para el funcionamiento del control
interno.
2. AUTOCONTROL.- Es la capacidad de cada funcionario
independientemente de su nivel jerárquico en la institución para:
a) Evaluar su trabajo,
b) Detectar desviaciones,
c) Efectuar correctivos,
43
d) Mejorar la ejecución de los procesos, actividades y tareas bajo
su responsabilidad.
Con el autocontrol se pretende lograr los propósitos de la
institución, a través de los funcionarios, mediante las acciones,
decisiones, tareas y actuaciones, la responsabilidad, la capacidad,
la ética de los funcionarios y la institución, respetando las normas
que la sustentan, y realizando una vigilancia en tiempo real sobre la
integridad, eficacia, eficiencia, efectividad de la comunicación de
todo lo que se hace en la entidad.
Autocontrol de los funcionarios se expresa en:
a) El compromiso, competencia y responsabilidad con el ejercicio
de su labor.
b) La responsabilidad para asumir propias decisiones y
autorregular la conducta.
c) La conciencia sobre la importancia del compromiso con la
institución y la sociedad.
d) La eficiencia en el ejercicio de su labor, control y resultados de
los procesos, actividades y/o tareas a su cargo.
e) La responsabilidad por el mejoramiento continúo de las acciones
a su cargo.
3. AUTOGESTIÓN.- Es la capacidad institucional de todo
organismo o entidad del Estado para:
a) Interpretar,
b) Coordinar,
c) Aplicar efectiva, eficiente y eficazmente la función administrativa
que le ha sido delegada por la constitución y la ley.
2.1.6.3 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 2.1.6.3.1 OBJETIVOS GENERALES
El Informe COSO internacionalmente se considera hoy en día
como un punto de referencia obligado cuando se tratan
44
materias de control interno, tanto en la práctica de las
empresas como en los nivele legislativos y docentes. El
Informe COSO cuenta con un objetivo primordial que es
establecer una definición de control interno y un desarrollo de
los conceptos lo más claro posible, o sea que fue modificada
en cuanto a su enfoque tradicional, de forma que cuando se
hable de control interno todo el mundo esté hablando de lo
mismo. (Amat Alvarez, y otros, 2014)
Además de lo que determina este comité la NIA 6 es su párrafo
13 habla de los objetivos, por lo tanto la clasificación de los
objetivos se categorizan en tres:Operacionales, se trata sobre
lo eficaz y eficiente que de ser su utilización, dentro de la
empresa que deben adaptarse de acuerdo a su realidad, los
más cercanos a la realidad sin fantasiosos ideales,
considerando siempre que existen elementos externos que
pueden truncar el alcanzar las metas planteadas pero sin
olvidar que si se plantean de manera clara los objetivos, se
puede prever que hacer al no mirar el crecimiento esperado.
El segundo es sobre la información financiera, basada
principalmente en los estados financieros, tanto su elaboración
como su preparación que deben tener como base los principios
de contabilidad generalmente aceptados, con la información
financiera precisa, adecuada, ordenada de acuerdo a las
normas establecidas, siempre logrando que estos presenten la
información verdadera y razonable
El tercero es el objetivo del cumplimiento, se debe cumplir a
cabalidad lo determinado por los órganos de control, que
establecen leyes, reglamentos y normas que la empresa debe
cumplir, de carácter civil, económico financiero, mercantil,
laboral, de afiliación al seguro, ambiental, y todos los que sean
necesarios para el normal desarrollo de las actividades de la
empresa.
45
Manteniendo siempre coherencia de los objetivos que se
planteen para el cumplimiento de control interno, y
considerando como parte fundamental, los objetivos que se
planteen de los activos fijos para cuidar de ellos y evitar que
sean erróneamente utilizados y desaparezcan sin ser
controlados.
2.1.6.4 PRINCIPIOS RECTORES DE CONTROL INTERNO Para manejar un adecuado control interno, se necesita tener un
plan de organización, contar con métodos regularizados, así como
las disposicionesdadas para resguardarsus recursos, tendiendo a
que las políticas de control interno sean exactas, confiables y
delineadas con la información contable de la empresa logrando que
arrojen los resultados precisos y confiables que la empresa
necesita
Las tareas que se establecen dentro del control interno para cada
colaborador de la empresa ya sea administrativo como operativo
deben estar correctamente definidas para evitar que se sobre
cargue de tareas a uno u otro cargo, además se deben evadir las
malas prácticas laborales logrando que los empleados sean
eficiente el trabajo encomendado, esto se lograra estableciendo
correctamente la organización de la empresa y considerando la
correcta división del trabajo, fijando responsabilidades para cada
uno, así como garantizar que todo lo que se realiza en la empresa
deba ser registrado para evitar pérdidas de información.
2.1.6.5 ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO El adoptar sistemas más avanzados y rigurosos, asimilables por la
economía de las entidades, influirá también en el estilo de dirección,
teniendo en cuenta que nuestras entidades no se supeditan a un
único propietario o a un pequeño grupo de ellos y que, por ende se
obliga a una necesaria retroalimentación de los sistemas de control
interno y de las disposiciones y regulaciones establecidas por los
órganos y organismos del Estado competentes.(Amat Alvarez, y
otros, 2014, pág. 15)
46
Además se debe tomar en cuenta lo que describe la NIA 6 en su
párrafo 8 sobre el control interno, con este antecede basado en la
investigación se puede afirmar que son cinco estos elementos:
a) El entorno de control estableceel principio para el
progresode la empresa siendo la más importante y la que
debe ser considera como base para instaurar cada una de
las políticas y disposiciones que se usan en el
establecimiento del control interno al crear la estructura
organizacional que es tarea de los directivos y en el caso de
existir el auditor interno de la empresa
b) La evaluación del riesgo en el control internolimita estos
posibles riesgos que podrían afectar de alguna manera las
actividades que se desarrollan en la empresa, siempre con
un adecuado manejo de todas y cada una de los
componentes de la empresa, de esta manera al elaborar las
políticas de control interno se evitara poner en riesgo las
actividades de la empresa, conocido el riesgo e
implementando un análisis se debe estimar cuán importante
es este riesgo, con qué frecuencia ocurre, como se maneja
además de saber cómo redefinir, reorganizar y restructurar
este y que no sea una debilidad en la entidad.
c) El hablar de actividades de control hace referencia a cada
una de las políticas que los mandos administrativos toman
para la dirección de la empresa y son asumidos a su entera
responsabilidad, estas actividades se ejecutan en los niveles
y etapas de gestión en todos ellas, elaborando un mapa de
riesgo el directivo podrá corregirlos tratando de minimizar
cada uno de ellos, los tipo de control pueden ser; preventivo,
correctivo, manual, automatizado, gerencial y directivo,
dando a conocer a los miembros de la entidad claramente
cuáles son sus funciones, existen actividades de control que
47
pueden considerarse como las principales, análisis de la
dirección, seguimiento y revisión, comprobación de las
transacciones, controles físicos, dispositivos de seguridad,
segregación de funcione, aplicación de indicadores de
rendimiento.
d) Con un adecuado proceso de comunicación donde se
recepta, procesa y trasmite los mensajes de manera
apropiada permitiendo asumir cada una de las
responsabilidades de manera individual, no se puede
separar a la comunicación de los sistemas de información,
ya que los miembro de la entidad deben saber y estar al
tanto de cada una de sus funciones claramente
especificadas y correctamente alineadas a su gestión diaria.
Todo proceso de comunicación debe ser multidireccional,
siempre con líneas abiertas para que cada miembro pueda
ser escuchado, además que la empresa debe mantener
siempre un canal para que los actores externos a la
empresa puedan de igual manera ser involucrados en el
proceso de comunicación, empleado para ella canales
formales e informales para todos.
e) La supervisión o monitoreo trata de la evaluación en el
tiempo que tiene el control interno al ser aplicado en la
empresa, esta supervisión debe ser constante para que
pueda verificarse el normal desarrollo del control interno
realizadas principalmente por cada una de los miembros
directivos de empresa, dentro de la supervisión se pude
nombrar de igual manera a las evaluaciones de monitoreo
no regular como las auditorias periódicas, que se realizan
por parte del auditor interno como control habitual.
Con esto se pretende que el control interno marche
apropiadamente, con actividades continuas incluyendo
48
evaluaciones puntuales que su frecuencia y alcance se
determinen independientemente, al proceso o individuo que
se evalúa, esta evaluación debe ser realizada por los
responsables de la gestión de auditoria interna quienes
realizan cada trabajo con todos los componentes formales
del trabajo pertinente.
Aunque no todos los tipos de monitoreo pueden realizarse
documentados y de manera forma pueden ser muy
eficientes si se realizan apegados a normas establecidas por
los directivos para su ejecución.
2.1.6.6 CLASIFICACIÓN DE CONTROL INTERNO Las distintas acciones coordinadas e integradas que se llevan a cabo
por todas las actividades de la organización, pueden ser clasificadas
según los objetivos o fines que cada una de ellas puedan alcanzar,
pero siempre teniendo presente que no son elementos aislados, que
forman parte de un proceso y que están interrelacionados con otras
acciones que a su vez se encuentran integradas con los diferentes
procesos de gestión.(Alcarria Jaime, 2012)
Con lo expuesto y considerando que en la auditoria interna
principalmente se trata de asuntos contables más que operativos,
se debe clasificar el control interno de la parte administrativa
operativa para su mejor compresión y análisis en; Operativo y
estratégico
El Control operativo se entiende como las estrategias
organizadasysistematizas, que ayudan a lograrun razonable nivel
de seguridadsobre el cumplimiento de las normas que se aplican
en el área operativa de la empresa.
En cuanto al Control estratégico se puede definir como el proceso
que permite alcanzar niveles sensatosde seguridad mediante
acciones sistematizadaspara conseguir las
competenciasestablecidas.
49
El control interno se vuelve efectivo si se integra directamente a la
estructura de la empresa y pasa a integrarse a las actividades
cotidianas, siempre ayudando a conseguir de manera eficaz y
eficiente los objetivos que se plante la empresa, sin entorpecerlos,
ajustándose a los presupuestos de la empresa, mirando si el costo
beneficio es el más apropiado.
2.1.6.7 MÉTODOS DE EVALUACIÓN Métodos:
a) Método Descriptivo o de memorándum.
b) Método Gráfico.
c) Método de Cuestionario.
Método Descriptivo.- Esel detallede las
tareaseinstruccionesmanejadas por el recurso humano de la
empresaen las diversas unidades administrativas que conforman la
entidad, haciendo referencia a los sistemas o registros contables
relacionados con esas actividades y procedimientos.
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las
operaciones en todas las unidades administrativas que intervienen,
nunca se practicará en forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y
administrativos en vigor, mencionando los registros y formas
contables utilizadas por la empresa, los empleados que los
manejan, quienes son las personas que custodian bienes, cuanto
perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue
conveniente el Contador Público, por funciones, por
departamentos, por algún proceso que sea adecuado a las
circunstancias.
50
Lo descrito en la NIA 6 del párrafo 26 al 30 puede tomarse como
referencia a lo explicado anteriormente.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento
dependerá desde luego de la práctica y juicio del Contador Público
observada al respecto, y que puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de
manera que cubran todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente
respecto a las deficiencias del control interno encontradas y deben
ser mencionadas en sus papeles de trabajo, también cuando el
control existente en las otras secciones no cubiertas por sus notas
es adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad
administrativa precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Método Gráfico.- Señala por medio de cuadros y gráficas el flujo de
las operaciones a través de los puestos o lugares donde se
encuentran establecidas las medidas de control para el ejercicio de
las operaciones.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o
aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando
hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo
por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y
habilidad para hacerlos.
Se recomienda el uso de la carta o gráfica de organización que
según el autor George R. Terry, dichas cartas son cuadros
sintéticos que indican los aspectos más importantes de una
estructura de organización, incluyendo las principales funciones y
sus relaciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de
cada empleado encargado de su función respectiva.
Método de Cuestionarios.- Consiste en el empleo de cuestionarios
previamente elaborados por el auditor, los cuales incluyen
51
preguntas respecto a cómo se efectúa el manejo de las
operaciones y quién tiene a su cargo las funciones.
Los cuestionarios son formulados de tal manera que las respuestas
afirmativas indican la existencia de una adecuada medida de
control, mientras que las respuestas negativas señalan una falla o
debilidad en el sistema establecido.
2.1.6.8 ROLES Y RESPONSABILIDADES DE CONTROL INTERNO En todo sistema contable con un apropiado control interno debe
tener los parámetros bien definidos considerando lo que establece
la NIA 6 párrafo 13, y para empezar sus operaciones debe haber
en esta como mínimo, organigrama y el manual de funciones por
cargos.
Esencialmentelas funciones bien definidas de contabilidad y el
manejo de efectivo que puede ser por tesorería, deben estar
correctamente separadas además de adecuadamente
relacionadas.
El contador o administrativo encargado del departamento, es
responsable de las actividades que allí se desarrollen debiendo
asumir cualquier inconveniente que se presente ante el directivo
correspondiente, siempre brindándole la libertad suficiente para
que pueda actuar responsablemente ante cualquier miembro de la
empresa.
Si una empresa ya se considera dentro de mediano o grande por
las actividades propias, es conveniente tener un departamento de
auditoria interna, quien debe estar bajo el mando directo de los
funcionarios principales de la empresa, así se podrá con
regularidad poder medir la correcta aplicación de los
procedimientos de control interno establecidos.
52
Es muy importante, que la empresa posea un sistema que puede
ser sistematizado o computarizado, con todo el plan de cuentas, en
el que se pueda registrar las transacciones de manera ordenada y
correcta, del que se pueda obtener la información precisa para que
los directivos puedan tomar las decisiones adecuadas, y ellos
puedan encaminar a la empresa al rumbo planteado para
conseguir sus metas, este sistema debería dar la posibilidad de
comparar cifras las variaciones propias del periodo, presupuestos,
así como los datos de periodos anteriores para no perder la
efectividad operativa.
La empresa debe contar con un manual de procedimientos
contables y control interno, con todos los detalles necesarios para
la operatividad, así como un control presupuestario de costos y
gastos apropiados, de ser el caso un sistema de costos donde se
detallen todos los procedimientos normas y reglas que se necesitan
para la operatividad de la empresa.
En cuanto a lo presupuestario, se debe establecer los canales
adecuados para que posible la correcta aplicación de las reglas en
la ejecución del presupuesto
Todos los seguros que posea la empresa deben ser establecidos
por las políticas claras, dando a conocer a la persona encargada de
su manejo cuál es su responsabilidad y a quien reportar.
Si una empresa tiene sucursales, su control interno debe ser
análogo al que se mantiene en la matriz
Para que se puedan cumplir a cabalidad el empleado a cargo de
los registros laborales, debe poseer un archivo donde se detallen
las obligaciones a cumplir para no perjudicar involuntariamente a
ningún colaborador de la empresa así como otro documento en el
que se den a conocer todos los plazos de presentación periódica
de cada de las instituciones de control financiero, administrativo y
contable.
53
Es importante que los directivos, ejecutivos, y altos funcionarios,
den a conocer si existen relaciones comerciales con la empresa a
la pertenecen.
Toda la documentación que se maneje en la institución de ser la
más apropiada para cada área y en total apego a las leyes,
reglamentos y normativas que disponga la legislación vigente, y
sirvan de soporte de las transacciones efectuadas.
2.1.7 MANUALES Según Miguel A. Duhalt Kraus, un manual es:
Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y
procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la
mejor ejecución del trabajo.
Para G. R. Terry, un manual es:
Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al
empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa.
G. Continolo define al manual como:
Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones
necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que
permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del
personal operativo.
Los Manuales Administrativos son medios valiosos para la
comunicación, y sirven para registrar y transmitir la información,
respecto a la organización y al funcionamiento de la Dependencia; es
decir, entenderemos por manual, el documento que contiene, en
forma ordenada y sistemática, la información y/o las instrucciones
54
sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una
institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del
trabajo.
Por otra parte, entenderemos por procedimiento la sucesión
cronológica o secuencial de actividades concatenadas, que precisan
de manera sistemática la forma de realizar una función o un aspecto
de ella.
El “Manual de Procedimientos” es, por tanto, un instrumento de apoyo
administrativo, que agrupa procedimientos precisos con un objetivo
común, que describe en su secuencia lógica las distintas actividades
de que se compone cada uno de los procedimientos que lo integran,
señalando generalmente quién, cómo, dónde, cuándo y para qué han
de realizarse.
El manual como herramienta de comunicación. Los manuales
representan un medio de comunicación de las decisiones de la
administración, concernientes a objetivos, funciones, relaciones,
políticas, procedimientos etc. En la actualidad, el volumen y la
frecuencia de dichas decisiones continúan incrementándose.
Los organismos progresistas han llegado a considerar que
determinados medios administrativos pueden y deben cambiar tan
seguido como sea necesario para capitalizar oportunidades y
enfrentar a la competencia. Deben, además, coadyuvar a normalizar y
controlar los trámites de procedimientos y a resolver conflictos
jerárquicos, así como otros problemas administrativos que surgen
cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido. Este concepto
de administración ha incrementado la necesidad de los manuales
administrativos y también ha modificado el papel que éstos
desempeñan.
2.1.7.1 CARACTERÍSTICAS Estos manuales deben estar escritos en lenguaje sencillo, preciso y
lógico que permita garantizar su aplicabilidad en las tareas y
55
funciones del trabajador. Deben estar elaborados mediante una
metodología conocida que permita flexibilidad para su modificación
y/o actualización mediante hojas intercambiables, de acuerdo con
las políticas que emita la organización.
Los manuales de funciones, procesos y procedimientos deben
contar una metodología para su fácil actualización y aplicación. El
esquema de hojas intercambiables permite acondicionar las
modificaciones sin alterar la totalidad del documento. Cuando el
proceso de actualización se hace en forma automatizada, se debe
dejar registrada la fecha, tipo de novedad, contenido y descripción
del cambio, versión, el funcionario que lo aprobó, y el del que lo
administra, entre otros aspectos.
Los manuales deben ser dados a conocer a todos los funcionarios
relacionados con el proceso, para su apropiación, uso y operación.
Las dependencias de la organización deben contar con
mecanismos que garanticen su adecuada difusión. Los manuales
deben cumplir con la función para la cual fueron creados; y se debe
evaluar su aplicación, permitiendo así posibles cambios o ajustes.
Cuando se evalúe su aplicabilidad se debe establecer el grado de
efectividad de los manuales en las dependencias de la
organización
Los manuales de procesos deben reunir algunas características,
que se pueden asumir:
a. Satisfacer las necesidades reales de la institución
b. Contar con instrumentos apropiados de uso, manejo y
conservación de procesos
c. Facilitar los trámites mediante una adecuada diagramación
d. Redacción breve, simplificada y comprensible
e. Facilitar su uso al cliente interno y externo
f. Ser lo suficientemente flexible para cubrir diversas situaciones
g. Tener una revisión y actualización continuas
56
Es conveniente recalcar que un manual de proceso representa el
paso a paso de las actividades y tareas que debe realizar un
funcionario o una organización.
2.1.7.2 CLASES DE MANUALES Según la Guía Técnica para elaborar manuales (2013) indica:
En toda empresa o institución, pública o privada, los manuales
constituyen una de las principales herramientas para lograr que el
personal desempeñe adecuadamente las actividades y
responsabilidades que les son encomendadas.
Existe una diversidad de manuales en función de la temática
abordada, por ejemplo:
• Sobre la organización: Manual de organización y funciones; de
procedimientos (para toda la institución u organismo o para
cada una de sus diferentes áreas); de estructura programática;
de políticas y normas de comercialización; de normas para el
control y uso de vehículos oficiales; para la administración y
control de los bienes muebles y manejo de almacenes e
inventarios, etcétera.
• Sobre el personal: Manual para el reclutamiento y contratación
del personal; Manual de perfiles de puestos; Manual para la
formación de instructores, entre otros.
• Sobre procesos, estructuras, funcionamiento y metodologías:
Manuales de procedimientos para el archivo de trámite; Guía
técnica para la elaboración de documentos normativo-
administrativos y formatos anexos; Instructivo de llenado para el
formato “x”, Guía para el desarrollo y documentación de
software, etcétera.
• En los proyectos para generar la estadística básica oficial, los
documentos utilizados para apoyar la capacitación del personal
y la realización de sus actividades reciben el nombre genérico
57
de “Manuales Operativos”, de los cuales se tienen los siguientes
ejemplos:
• Manual de integración de recursos humanos del operativo de
campo. Documento donde se describen los procedimientos para
el reclutamiento, selección y contratación de los recursos
humanos que se ocuparán en el operativo para la captación de
los datos de interés.
• Manual para la formación de instructores. Documento de
carácter técnico donde se proporcionan técnicas de instrucción,
recursos didácticos y recomendaciones generales sobre las
actividades operativas del instructor.
• Manual de procedimientos. Documento de carácter técnico en el
que se identifican e integran los procedimientos de trabajo,
tanto sustantivos como administrativos, con objetivo de
coordinar y sistematizar las funciones en un marco de
transparencia y eficiencia.
• Manual según la figura operativa. Documento orientado a
determinada figura que participa en el operativo de la captación
o del procesamiento. Los ejemplos más comunes son: Manual
del entrevistador, Manual del jefe de entrevistadores; Manual de
supervisor; Manual del jefe de área; Manual del crítico-
validador; Manual de instructor; Instructivo de codificación,
etcétera.
• Manual cartográfico. Documento con elementos gráficos que
auxilian al entrevistador en la orientación física de las unidades
de observación que ha de visitar, para levantar la información
estadística objeto de su trabajo en campo.
Rodríguez, J (2012) en su libro Cómo elaborar y usar manuales
administrativos manifiesta:
Otros organismos (públicos o privados) necesitan elaborar
manuales diferentes. El tipo de manual que se elaborará se
58
determina respondiendo la siguiente pregunta: ¿Cuál es el
propósito que se desea lograr?
En algunos casos sólo sirven a un objetivo y en otros se logran
varios objetivos. En la actualidad un gran número de organismos
han adoptado el uso de manuales administrativos como medio para
satisfacer distintas necesidades. Los manuales pueden ser de
diferentes tipos.
2.1.7.3 IMPORTANCIA DE LOS MANUALES Ayuda dando a conocer las tareas con una descripción de las
mismas, donde se deben realizan y cuáles son sus requerimientos
respecto a los cargos que se ejecutan en la empresa.
Cuando sea el caso describe como realizar la inducción del nuevo
personal ya que se describe a detalle las actividades del puesto que
se va a ocupar, además que esta descripción ayuda a que los
procesos de auditoria se realicen más adecuadamente.
Auxilia a los directivos para que establezcan controles apropiados
de los tiempos, posibles delegación de cargos o sustituciones
previstas o no, así como establecer o modificar el sistema de
información en la empresa.
59
Permite que se detecte fácilmente si existe alteración de las rutinas
de trabajo y posibles errores, por cambios arbitrarios de las
actividades
CAPITULO III
3 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Según Salinas, P (2012) en su libro Metodología de la Investigación señala:
La investigación científica es el estudio sistemático, controlado, reflexivo y
crítico de proposiciones hipotéticas sobre las supuestas relaciones que
existen entre fenómenos naturales, o es el proceso sistemático, lógico y
organizado para adquirir conocimientos y resolver problemas.
En general, se entiende por investigación científica la búsqueda de
respuestas o soluciones a preguntas o problemas tanto abstractos como
reales, mediante el raciocinio, razonamiento o ejercicio intelectual del ser
humano. Se debe entender que el proceso de la investigación científica se
basa en el buen sentido común y en la razón.
La investigación científica debe ser objetiva e imparcial, para que
proporcione resultados válidos. Esos resultados deben estar libres de
sesgos o vicios de cualquier naturaleza, por ejemplo, los conceptos previos
del investigador, las diferencias entre los sujetos, entre los instrumentos, etc.
3.1 DISEÑO DE LA INVESTIGACIÓN El trabajo de investigación será del tipo explicativo, ya que busca el
porqué de los hechos, estableciendo relaciones de causa – efecto, y
debido a que el proyecto está fundamentado en la presentación de
60
una Propuesta de un Manual de Procesos Contables y Control Interno
aplicado en la Unidad Educativa Particular Oviedo, lo que estará para
beneficio de la Institución y para el mejoramiento funcional de la
misma.
Para el presente trabajo se utilizará muestras representativas de la
población, lo que permitirá alcanzar las conclusiones útiles como
explicación del fenómeno en estudio y consecutivamente socializar los
resultados a la administración y personal directivo de la Unidad
Educativa.
Cabe mencionar que además se utilizará la técnica de campo, ya que
se estudiarán los hechos in situ, es decir en el lugar mismo donde
ocurren.
Adicional a lo indicado anteriormente, para el trabajo investigativo se
realizará revisión bibliográfica y documental, ya que se empleara
como fuente de análisis: libros relacionados con la contabilidad,
control interno, manuales de procesos, leyes, normas y estatutos de
los organismos rectores del país, con la finalidad de obtener la
información de primera mano y de acuerdo a los objetivos del
proyecto.
3.2 TÉCNICA DE LA INVESTIGACIÓN La técnica a utilizarse es la encuesta, ya que se ha convertido en un
instrumento tecnológico fundamental en la investigación por la
eficiencia para obtener información, la misma está dirigida tanto al
personal del área contable, como a los directivos, empleando como
herramienta el cuestionario que nos proporciona los datos referentes
a todo el manejo contable y control interno de la Unidad Educativa;
debido a que el empleo de la encuesta provee los datos necesario e
importantes sobre el objeto de estudio.
Una de las etapas o fases de la encuesta es la elaboración del
cuestionario, que pretende analizar respuestas, éste se aplica tanto al
personal administrativo, a las autoridades del plantel y el Consejo
Ejecutivo quienes son las máximas autoridades, como al personal que
trabaja en el Departamento Contable, sus respuestas permitirán
61
conocer las dificultades por las que la Unidad Educativa atraviesa al
no tener un adecuado el control interno financiero en la Institución.
La formulación de interrogantes para el cuestionario deben estar en
lenguaje sencillo, claro y directo, ésta son de mucha utilidad para la
ejecución de las entrevistas, ya que se pretende obtener información
confiable acerca del problema.
De igual manera se hace uso de las fuentes secundarias, empleando
los archivos contables que la Institución maneja como pueden ser los
informes, reportes, e inventarios, se utilizará el Internet como recurso
para obtener los datos, teorías o hechos que sea útiles y valiosos,
como soporte para la propuesta en la elaboración del Manual de
procesos contables y control interno.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA El trabajo de investigación tiene como propósito básico descubrir
cómo se está desarrollando el proceso contable y cómo se está
aplicando el control interno en el área contable de la Unidad Educativa
Particular Oviedo.
La población que va a ser estudiada consta del siguiente personal:
PERSONAL CANTIDAD
Administrativos 5
Contable Externo 2
Contable Interno 2
Se ha considerado dicha población con el fin de obtener resultados
claros y precisos, sobre el manejo contable y control interno de la
institución. Se delimita como universo total al Representante Legal -
Hermana Rectora, al Vicerrector, los tres miembros del Consejo
Ejecutivo, la Hermana Colectora y la Contadora de la Institución,
quienes están directamente involucrados con el desarrollo de
actividades y tienen conocimiento de las mismas.
62
3.4 TRATAMIENTO Y ANÁLISIS DE LOS DATOS Para iniciar con el análisis de datos se estructura una matriz diagnostica, a fin de verificar el cumplimiento de
objetivos establecidos para determinar la problemática de la institución.
OBJETIVOS VARIABLES INDICADORES TÉCNICAS FUENTES DE INFORMACIÓN
Elaborar un
Diagnóstico
institucional
Organización
institucional
- Organigramas
- Niveles
- Funciones
Encuesta
Entrevista
Rectora
Vicerrector
Consejo Ejecutivo
Determinar normas y
procedimientos
contables
Normas y/o
procedimientos
de la
institución
- Ley y reglamento
educativo
- Código de
convivencia
- PEI
- Sistema contable
Encuesta
Entrevista
Ecónoma Provincial
Contador general
Rectora
Vicerrector
Consejo Ejecutivo
Colectora
Auxiliar Colecturía
63
Indagar el tipo de
Control interno
Tipo de control
interno
- Información
financiera
Encuesta
Entrevista
Ecónoma Provincial
Contador general
Rectora
Vicerrector
Consejo Ejecutivo
Colectora
Auxiliar Colecturía
64
La matriz diagnóstica permite conocer las variables que intervienen en el
desarrollo de actividades del área contable, siendo la base inicial para la
formulación de las preguntas del cuestionario y de la entrevista. Mediante la
aplicación de éstas, se continúa el proceso de análisis de datos, a fin de
conocer los resultados e interpretarlos.
Se presenta una explicación del trabajo de campo realizado, teniendo como
base la información revisada y presentada en el Marco Teórico y de la
interpretación de los resultados obtenidos del área contable, objeto de
estudio la Unidad Educativa Particular “Oviedo”.
Para la formulación de preguntas se consideró las siguientes cuentas como
principales.
CAJA CHICA – BANCOS
Las cuentas de Caja y Bancos, son las más importantes por ser de mayor
movimiento en la operatividad del establecimiento, por lo tanto son muy
vulnerables y requieren de mayor revisión y control en su manejo contable.
Se aplica encuestas a las personas directamente responsables del manejo
de las mismas.
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y
AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Se realiza recaudación por pensiones en Colecturía? 3
2. ¿Los valores recibidos son depositados de forma
inmediata al siguiente día? 1 2
3. ¿Se recibe otro tipo de ingresos en Colecturía 3
65
4. ¿Los valores recaudados por otros ingresos se registran
en la cuenta caja chica? 3
5. ¿Existe una bóveda o caja fuerte para custodia del
efectivo recaudado y chequera? 3
6. ¿Se realizan cuadres o arqueos de caja y banco? 1 2
7. ¿Existe un formato de control para los movimientos
diarios de caja? 3
8. ¿Existe algún documento que respalde el desembolso de
efectivo? 3
9. ¿Existe un monto establecido para el manejo de caja
chica? 3
10. ¿La reposición caja chica se realiza cada mes? 1 2
11. ¿Se emite en orden secuencial los cheques para pagos? 1 2
12. ¿Existe algún documento de control para el desembolso
de cheques girados y/o anulados? 2 1
13. ¿Se manejan firmas conjuntas para la emisión de
cheques? 3
14. ¿Se adjunta comprobantes de egreso con los cheques
emitidos? 3
15. ¿Se realizan conciliaciones de manera periódica? 3
16. ¿Se solicita autorización a la Congregación de H.F.M.I.
para creación de cuentas corrientes e inversiones? 3
17. ¿Existe una normativa para el manejo de emisión de
cheques? 1 2
66
18. ¿La institución tiene contratado algún servicio de
recaudación con alguna entidad financiera? 3
19. ¿Se verifica en el estado de cuenta los depósitos por
pensiones? 1 2
TOTAL 20 37
RESULTADOS
El 35,09% refleja que el manejo de la cuenta caja chica y bancos se realiza
de manera correcta, y se procura dentro de lo posible mantener a buen
resguardo el efectivo y cheques de la institución.
Mientras que el 64,91% muestra que el manejo de las cuentas caja chica y
bancos es muy vulnerable, las han venido realizando de manera empírica,
sin una adecuada organización, con pocos lineamientos y sin la correcta
aplicación de normas, en definitiva requiere de correcciones como:
Caja chica y Banco requieren de mayor control y supervisión.
Necesitan implementar medidas de seguridad para la custodia de
efectivo por recaudaciones u otros ingresos y cheques emitidos para
pagos.
Se debe mejorar las políticas contables para regularizar todos los
movimientos de caja chica y banco.
Es necesario implementar formatos de control para recaudaciones en
efectivo y emisión de cheques, que respalden cada movimiento.
CUENTAS POR COBRAR
La institución presta servicios educativos, por lo tanto Cuentas por Cobrar
comprende la mayor parte del giro del negocio, es necesario conocer el
tratamiento a dicha cuenta y saber las políticas que utilizan en su manejo
contable.
67
Se aplica encuestas a las personas directamente responsables del manejo
de las mismas.
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y
AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Existe un respaldo de los cobros de pensiones en una
base diferente al sistema? 1 2
2. ¿Existe un registro de los abonos parciales? 1 2
3. ¿Se archivan en un lugar seguro los documentos de que
respaldan las cuentas por cobrar? 3
4. ¿Se realiza con frecuencia la recuperación de cuentas por
cobrar? 3
5. ¿La institución utiliza convenios de pago para recuperar
pagos pendientes de pensiones? 1 2
6. ¿Se verifica las transferencias de pagos pendientes en el
Estado de cuenta? 1 2
7. ¿Se tiene control de los pagos anticipados a contratistas? 3
8. ¿Se tiene control de anticipos solicitados por el personal? 3
9. ¿La persona que realiza los cobros de pensiones es
independiente a la Colectora? 3
10. ¿La persona que realiza el registro de cobro de pensiones
es independiente a la Colectora? 3
68
TOTAL 10 20
RESULTADOS
El 33.33% refleja que aplican medidas de control de manera superficial, y
procuran darle el tratamiento adecuado a las cuentas por cobrar, buscando
establecer una comunicación cordial con los responsables de la adquisición
del servicio.
Mientras que el 66.67% indican que:
No existen documentos de respaldo que corroboren los resultados del
sistema al realizar una consulta de saldos.
Las funciones no están correctamente definidas.
La recuperación de pensiones no es eficiente, puesto que no existe el
compromiso de pago por los padres de familia con el servicio adquirido.
No existe la adecuada organización y archivo de los documentos de las
cuentas por cobrar.
Los valores que ingresen por caja o banco deben ser inmediatamente
contabilizados, cruzados con las cuentas por cobrar y emitir su
respectiva factura.
CUENTAS POR PAGAR
La institución para el adecuado funcionamiento, adquiere bienes o servicios
que permitan el desarrollo de actividades, por lo que es necesario analizar
el manejo de este pasivo y el procedimiento de pago por los responsables
de la misma.
Se aplica encuestas a las personas directamente responsables del manejo
de las mismas.
69
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y
AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Para realizar el pago a proveedores se verifica los datos
de la factura? 1 2
2. ¿Los pagos por las adquisiciones realizadas se cancelan
solo con cheque? 1 2
3. ¿Existe un monto establecido para el pago de
adquisiciones en efectivo? 3
4. ¿Se tiene establecido un horario para el pago a
proveedores? 3
5. ¿La persona que emite el cheque es distinta a la persona
que realiza el comprobante de egreso? 3
6. ¿Se adjunta el cheque emitido al comprobante de egreso
y factura de compra? 2 1
7. ¿Se archiva los comprobantes de egreso en orden
cronológico? 1 2
8. ¿Se realizan los respectivos descuentos por retenciones
antes de realizar el pago? 1 2
9. ¿Existe algún documento de control de los pagos
realizados a los proveedores? 3
10. ¿Se verifica el detalle de la factura con el producto
adquirido antes de realizar el pago? 3
70
TOTAL 9 21
RESULTADOS
El 30% manifiesta que todos los pagos son realizados por el representante
legal de la institución, siendo ella quien realiza los pagos y autoriza los
mismos, en coordinación con la Colectora.
El 70% indica que el pago por adquisición de bienes o servicios indica:
No existe control y supervisión de las personas responsables del manejo
de compras.
Ausencia de filtros de revisión de documentos hasta llegar a efectuar el
pago.
No existe establecido un horario de pago para brindar mejor servicio a
los proveedores.
No se contabilizar de manera inmediata la adquisición
El archivo no se encuentra de manera organizada con los documentos
soporte.
FACTURACIÓN
La facturación es una de las actividades diarias del departamento contable,
es necesario realizar un análisis al proceso de dicha transacción, de la
cooperación del departamento para obtener y presentar información de
manera precisa.Se aplica encuestas a las personas directamente
responsables del manejo de las mismas.
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y
AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
71
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Están claramente definidas las funciones de la persona
encargada del proceso de facturación? 1 2
2. ¿El sistema de facturación está integrado con el sistema
contable? 2 1
3. ¿La institución tiene contratado algún servicio de
recaudación con alguna entidad financiera? 3
4. ¿El servicio de recaudación facilita el proceso de
facturación? 1 2
5. ¿Existe un proceso para anular una factura? 3
6. ¿Se realiza la verificación de pagos en el estado de cuenta? 1 2
7. ¿Se emite facturas de manera inmediata al registro del pago
en el sistema? 2 1
8. ¿Las facturas impresas son pre numeradas y autorizadas
por el SRI? 2 2
9. ¿El sistema procesa las anulaciones y descuentos? 1 2
10. ¿Se archiva de manera cronológica las facturas? 2 1
TOTAL 15 15
RESULTADOS
El 50% del manejo operativo de facturación se encuentra estable, se factura
solo pagos depositados.
Mientras que el otro 50% refleja lo siguiente:
72
No se verifica correctamente los pagos en el estado de cuenta.
No se aprueba con agilidad las cargas para recaudación en el sistema
bancario por la persona autorizada, lo que ocasiona demora en el cobro,
No existe segregación de funciones, la persona que factura es la que
realiza los cobros y registra contablemente el pago.
No existe un proceso para anular facturas.
Las facturas impresas son pre numeradas y autorizadas por el SRI, lo
que ocasiona inconvenientes al momento de facturar, y por ende se
anula el documento.
COMPRAS
Se realiza un diagnóstico para conocer el tratamiento contable de las
operaciones de compras y gastos que la institución utiliza en el proceso de
adquisiciones.
Se aplica encuestas a las personas directamente responsables del manejo
de las mismas.
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y
AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Se realiza una previa selección de proveedores antes de
la adquisición de un bien o servicio? 3
2. ¿Las adquisiciones de bienes o servicios son previamente
autorizadas por la autoridad de la institución? 2 1
3. ¿Las adquisiciones de bienes o servicios están
consideradas dentro del presupuesto? 1 2
4. ¿Se verifica los datos de los comprobantes de compra 1 2
73
antes de su respectivo registro contable?
5. ¿Se aplica las respectivas retenciones a las compras
realizadas? 1 2
6. ¿La persona encargada de realizar las compras aplica
correctamente los porcentajes de retención? 1 2
7. ¿Se registra de manera inmediata los comprobantes de
compra? 3
8. ¿Existe control de las existencias por compras? 1 2
9 ¿Existe un control de los proveedores 1 2
10. ¿Se capacita al personal para la realización de
retenciones? 3
TOTAL 8 22
RESULTADOS
El 29,62% indica que la adquisición de compras lo realiza de manera
empírica, que el proceso contable de compras se encuentra bajos los
lineamientos de costos del periodo anterior.
Mientras que el 70,83% señala:
Las compras no son consultadas ni realizadas en base al presupuesto.
No existe la adecuada segregación de funciones para el desarrollo de
este proceso.
Los filtros de compra no son tan eficientes al momento de emitir
retenciones.
No existe un formato establecido para la respectiva compra.
74
NOMINA
La nómina es una parte importante dentro del proceso contable de la
institución, con validez legal, donde se especifica la relación de pago
establecida entre un trabajador y la institución. Por tanto es necesario
realizar un diagnóstico al tratamiento y forma de pago de las obligaciones
que se genera por los derechos de cada trabajador y con los entes
reguladores de los mismos.
Se aplica encuestas a las personas directamente responsables del manejo
de las mismas.
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y
AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Se lleva un control de las horas extras, comisiones,
préstamos, vacaciones y permisos del personal? 3
2. ¿La persona que elabora los roles es distinta a quien los
aprueba? 3 1
3. ¿Se registran los respectivos descuentos por préstamos al
I.E.S.S. en la elaboración de roles? 1 2
4. ¿Se encuentran correctamente archivados los roles
legalizados por el personal? 2 1
5. ¿Las deducciones por multas o descuentos están
debidamente documentadas? 1 2
6. ¿La persona que elabora los roles es constantemente
capacitada sobre el ámbito laboral? 1 2
75
7. ¿El pago de nómina se realiza mediante emisión de
cheques y de manera oportuna? 1 2
8. ¿La institución realiza de manera oportuna el pago por las
planillas al I.E.S.S.? 1 2
9. ¿Se solicita a otras instancias un informe de asistencia
para la elaboración de roles? 2 1
10. ¿La inasistencia del personal por enfermedad o calamidad
doméstica es debidamente sustentada o autorizada? 1 2
TOTAL 12 18
RESULTADOS
El 40% refleja que el manejo de nómina y su proceso de pago se realiza de
manera adecuada, procurando dar cumplimiento en lo posible con lo
establecido en el código de trabajo.
Mientras que el 60% muestra que el proceso de nómina debe mejorar los
siguientes aspectos:
No se cuenta con capacitaciones constantes.
No se cuenta con un respaldo de asistencia y sus respectivas
justificaciones.
No se cuenta con un reporte de solicitud de préstamos, comisiones,
anticipos y vacaciones.
El personal no firma oportunamente los roles para su respectivo archivo.
La persona que aprueba roles debe tener conocimiento del ámbito
laboral y de igual manera estar capacitada.
No existe un formato establecido para aprobación de préstamos o
anticipos.
No están correctamente determinadas las responsabilidades en el área.
76
ESTADOS FINANCIEROS
Los Estados Financieros son informes que reflejan el trabajo de la
institución durante un periodo establecido, son documentos de mucha
importancia que dan a conocer la situación económica del establecimiento.
Por lo tanto se realizan encuestas a las personas directamente
responsables del manejo de los mismos.
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. ECÓNOMA PROVINCIAL, CONTADOR
GENERAL, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿El personal del departamento contable es capacitado
sobre las políticas financieras de la Congregación? 2 2
2. ¿Se capacita constantemente al personal sobre las
reformas laborales, contables y tributarias? 4
3. ¿Se revisan mensualmente los Estados Financieros? 4
4. ¿Se verifica el movimiento de cada cuenta previamente a
la preparación de los Estados Financieros? 4
5. ¿Se establece una fecha fija para el cierre de cuentas y
presentación de Estados Financieros? 2 2
6. ¿Los Estados Financieros cuentan con sus respectivos
respaldos previa su presentación? 1 3
7. ¿Los ajustes o regularizaciones de cuentas son
realizados con usuario de Contador General? 2 2
77
8. ¿Se archiva de manera ordenada los Estados
Financieros? 1 3
9. ¿Existe sugerencias o recomendaciones para la
preparación de los Estados Financieros por el Contador
General? 2 2
10. ¿La Congregación o Contador General emiten
documentos con instrucciones para la preparación de
Estados Financieros? 4
TOTAL 14 26
RESULTADOS
El 35% señala que se presenta los Estados Financieros a la Congregación
y al Contador respectivamente, a fin de que verifique que tanto los ingresos
como los egresos están contabilizados.
Mientras que el 65% señala que:
El personal del área contable no es constantemente capacitado.
No existe la adecuada planificación para revisión de estados financieros
por parte de las autoridades de la Congragación y Contador General.
No se cuenta con un documento que regularice las funciones y
actividades del personal del área.
El Contador General no transmite las reformas laborales, contables y
tributarias al personal para un adecuado manejo contable.
Adicional al análisis mediante encuetas al área contable, se preparó
entrevistas dirigidas a las Autoridades, Consejo Ejecutivo y Ecónoma
Provincial respectivamente, con el fin de realizar una breve revisión del
trabajo del personal de la institución.
78
ENTREVISTA DIRIGIDA AL SEÑOR VICERRECTOR Y AL CONSEJO EJECUTIVO DE LA UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR OVIEDO
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿Se trabaja en equipo para la recuperación de pensiones
pendientes de pago? 1 3
2. ¿Existe algún inconveniente o queja de los padres de
familia respecto a las facturas emitidas? 1 3
3. ¿Existe alguna inconformidad del personal por los roles de
pago? 1 3
4. ¿La aplicación de descuentos por préstamos o anticipos es
debidamente informada al personal? 1 3
5. ¿Existe alguna inconformidad de los proveedores por los
pagos realizados? 1 3
6. ¿Considera que el dinero recaudado en la institución se
encuentra a buen resguardo? 2 2
7. ¿Considera que existe una adecuada administración de
todos los recursos de la institución? 3 1
8. ¿Existe buena predisposición por parte de las autoridades
para adquirir materiales de trabajo? 2 2
9. ¿Considera que las funciones del departamento están
correctamente establecidas? 1 3
10. ¿La Unidad Educativa ha tenido algún inconveniente por 4
79
pagos en mora con los entes reguladores del país?
TOTAL 13 27
RESULTADOS
La entrevista nos permite determinar que la Unidad Particular Educativa
Oviedo ha logrado su permanencia en el medio, gracias al trabajo realizado
de todo el personal, procurando estar al día con sus obligaciones y brindar
un buen servicio tanto al usuario interno como al externo.
Sin embargo es necesario mejorar la operatividad del área contable, se
deben realizar capacitaciones e implementar seguridades, y realizar
supervisión constante, para que el servicio de la institución sea de calidad
tanto para el personal del establecimiento como para padres de familia y
proveedores.
ENTREVISTA DIRIGIDA A LA ECÓNOMA PROVINCIAL
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
PREGUNTAS SI NO
1. ¿La estructura financiera contable de la Unidad está regida
por el Reglamento y políticas de la Congregación de
Hermanas Franciscanas de María Inmaculada?
x
2. ¿La Unidad cuenta con un sistema contable para el registro
de sus operaciones diarias? x
3. ¿Existe un organigrama funcional para el área contable? X
4. ¿El área contable cuenta con un Manual de procedimientos X
80
para el desarrollo de actividades?
5. ¿Aplica con frecuencia revisiones y control interno al
proceso contable de la Unidad? x
6. ¿Tiene establecidos formatos de control para las cuentas
de Caja Chica y Banco? x
7. ¿Autoriza y establece montos para la adquisición de bienes
o servicios? x
8. ¿Supervisa que los pagos o adquisiciones se encuentren
dentro del presupuesto establecido? x
9. ¿Planifica capacitaciones y organiza reuniones con el
personal del área contable para mejorar el proceso
contable?
x
10. ¿Coordina con el área contable las revisiones programadas
por el Contador General? x
RESULTADOS
El resultado de la entrevista es positivo, se conoce a detalle como la Unidad
Educativa Particular Oviedo ha venido trabajando desde años anteriores, el
cambio de mando en las Autoridades en el transcurso de estos años han
limitado la continuidad de un buen trabajo por el bien común, sin embargo la
ideología y mística de la Congregación de Hermanas Franciscanas de
María Inmaculada pretende hacer de cada obra una empresa estable, con
principios no solo religiosos sino también pretende involucrar a todas sus
obras bajo los lineamientos establecidos por los entes reguladores del país.
La Congregación se rige por las Normas Contables del País y
principalmente por la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, busca
81
implementar en cada obra un sistema que facilite el trabajo del personal
operativo, presente resultados inmediatos y confiables, sin embargo
reconoce que se deben delimitar las funciones del departamento para
efectivizar el trabajo.
En efecto no existe un manual de procedimientos que permita mejorar el
proceso contable, se tiene muchas expectativas sobre este punto,
manifiesta que es un objetivo planteado en esta nueva administración.
La Ecónoma Provincial revela que dentro de sus diversas actividades, le es
complejo realizar revisión de cuentas con frecuencia, ya que tiene muchas
obras o instituciones a su cargo, procura en lo posible mantener un control
a la distancia con todas las instituciones. El control interno que
generalmente se efectúa en la Unidad Educativa es posterior, puesto que al
finalizar el año lectivo, el Consejo Regional realiza una auditoría en la que
verifica si las compras realizadas cumplen con las exigencias establecidas
en los presupuestos.
EL resultado presentado es lo que avala la gestión administrativa y el
efectivo procedimiento en las actividades operativas de la Unidad.
82
CAPÍTULO IV 4 DIAGNOSTICO INSTITUCIONAL 4.1 ANTECEDENTES1
La Unidad Educativa Particular “Oviedo”, se encuentra ubicada en la provincia de Imbabura, cantón Ibarra, parroquia El sagrario, y pertenece al Distrito Educativo Intercultural y Bilingüe 10D01, es una institución de tipo Particular, situado en la calle Miguel de Oviedo 2-18 y Juan Montalvo, que ofrece los niveles educativos de Educación General Básica,Bachillerato General Unificado y Técnico FIP. Contabilidad, la jornada de trabajo es Matutina.
La institución, para llegar al nivel en que hoy se sitúa, ha recorrido diversas etapas en su historia.
Desde aproximadamente 1906 existía en Ibarra un pequeño hogar de niñas huérfanas muy pobres, denominado "Asilo Oviedo" a nombre de sus benefactores y fundadores Don Miguel Oviedo y señora Dña. María de Oviedo, situado en la parte inferior del actual edificio, en la calle Oviedo 218 y Juan Montalvo; institución que estaba dirigida por la Srta. Isabel Acosta con la orientación de Mons. Liborio Madera de la Iglesia Catedral.
El 24 de Octubre de 1939 el benemérito sacerdote Bernardino de San Isidro, capuchino, trajo desde Pasto a las primeras Franciscanas de María Inmaculada Hermanas: Gertrudis, Edilma, Marieta y Angélica quienes iniciaron con la formación cristiana y social de las niñas.
Para atender a la demanda de la ciudadanía la Comunidad de Hermanas abren un Taller formal para la enseñanza de Corte y Confección, Bordado a Máquina, Labores a mano, Mecanografía, Taquigrafía y Música.
En 1942 adquiere la nominación de Instituto Profesional de Señoritas "Oviedo". En 1960; con aplicación de la Ley de Defensa del Artesano, se confirieran títulos de "Maestra en cada una de las Especialidades", títulos oficiales, refrendados por el Ministerio de Educación, el Ministerio de Previsión Social y Trabajo y la Junta de Defensa del Artesano. Para tal efecto rendían exámenes ante Delegados de cada una de estas Instituciones.
1(Unidad Educativa Particular Oviedo, 2015, pág. 3)
83
Posteriormente se organizaron cursos completos de Secretaria- mecanografía y Secretaria- taquigrafía y un curso completo de Contabilidad de 4 años para quienes ya terminaban uno de los anteriores.
En 1963 por disposición Ministerial cada Establecimiento Educativo realizan gestiones pertinentes y se inicia el año lectivo en Octubre, como Colegio con el Primer Curso del Ciclo Básico, después de 3 años se dio principio al Diversificado de "Ciencias de Comercio y Administración".
La primera promoción se gradúan 12 bachilleres. En 1966 se fundó la Primaria con Jardín de Infantes y Primer Grado. Se eligió la especialidad de Secretariado Bilingüe pensando en el incremento del comercio en Ibarra, especialidad que alcanzó 4 promociones. Por situación económica se cierra el colegio.
De 1961 a 1972 representó ante el Ministerio de Educación como Rectora la Sra. Esperanza Navarrete de Naveda; de 1972 - 1974 desempeñó esta función la Dra. Lucía Tobar de Gordillo.
En Octubre de 1980, actuando como Rectora la Hna. Gloria Stella Morán, se inició con el Primer Curso del Ciclo Básico; posteriormente la Congregación designa a la Hermana Delia Proaño como Rectora de la Institución quien continúa la obra educativa teniendo una gran aceptación de la ciudadanía por la labor educativa desplegada a favor de la niñez y juventud del norte del país.
En el año de 1980 con la finalidad de dar mayor solidez administrativa a la institución se presenta el proyecto de innovación estratégica, se propone continuar impulsando la propuesta metodológica por Procesos y Valores para adecuarla a la Reforma educativa vigente.
La institución trabaja con las propuestas de la Reforma Curricular, mucho antes que ésta se promulgara, más aún con innovaciones pedagógicas de vanguardia y de corrientes pedagógicas de didáctica crítica que responden a las necesidades educativas, sociales y científicas de la presente década y del próximo milenio. En 1998 adquiere la nominación de Unidad Educativa, mediante acuerdo ministerial N° 0451.
4.2 Marco Legal2 4.2.1 Misión
Somos una Institución Católica, regentada por la Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, que brindamos a niñas y jóvenes una educación y formación integral con calidad y calidez basada en los valores del Evangelio
2(Unidad Educativa Particular Oviedo, 2015, pág. 16)
84
y la filosofía franciscana, favoreciendo en la persona el crecimiento y maduración en sus dimensiones: humana, social, ecológica y trascendente con una pedagogía innovadora, capacitándolas para contribuir al bien de la comunidad humana y para ser miembros pro-activos de la iglesia y la sociedad, que les permita desenvolverse con eficacia en el lugar en donde se encuentren.
4.2.2 Visión Entregar a la sociedad mujeres comprometidas en la transformación de la sociedad, con capacidad de vivir la autonomía, responsabilidad, y trascendencia, con sentido crítico, que practiquen los valores del evangelio y participen libremente en el cambio y mejoramiento de su realidad y puedan dar solución a los problemas que presenta el mundo de hoy.
4.3 Objetivos Diagnósticos3 4.3.1 Objetivo General
Contribuir al desarrollo de una convivencia fraterna y armónica, que facilite la relación de la comunidad educativa, a través del cumplimiento de acuerdos y compromisos de todos los actores educativos, propiciando la igualdad y la integración social en la diversidad para lograr el buen vivir a la luz del Evangelio.
4.3.2 Objetivos Específicos Aprender a vivir en armonía, desarrollando la comprensión del otro y la percepción de las formas de interdependencia y prepararse para tratar los conflictos, respetando los valores del pluralismo, comprensión mutua y paz a ejemplo de: Jesús, la Virgen María, la Beata Madre Caridad y San Francisco de Asís.
Cultivar en las estudiantes valores como la justicia, la cooperación, la solidaridad, el desarrollo de la autonomía personal y la toma de decisiones, para lograr estudiantes motivadas, con actitud positiva frente a la vida y al logro de su ideales, oponiéndose a los antivalores, como son: la discriminación, la intolerancia, el etnocentrismo, la obediencia ciega, la indiferencia, la falta de solidaridad, el conformismo, entre otros.
Aprender a convivir con Dios, consigo mismo, con los demás y la naturaleza, mediante un continuo desarrollo de la personalidad, evitando la violencia y creando un ambiente de justicia, de respeto, armonía y equidad.
3(Unidad Educativa Particular Oviedo, 2015)
85
Promover el diálogo en la resolución de conflictos, a través de actividades que permitan la integración de las partes afectadas, generando así un ambiente fraterno.
Difundir, respetar y valorar la diversidad y la cultura de los pueblos, reconociendo y potenciando esa diversidad como un gran valor, y actuando siempre, frente a ella, con una actitud abierta y tolerante en un ambiente de paz.
86
4.4 Estructura Organizacional 4.4.1 Organigrama Institucional
87
4.5 Estructura Funcional 4.5.1 Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada
La Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada es el órgano dirigente de la Unidad Educativa y sus funciones son las siguientes:
Dirige el desarrollo de los planes sobre la administración de los bienes.
Autoriza el presupuesto anual a ser presentado en el Distrito de Educación.
Nombra, Rectora y un Vicerrector.
Está pendiente de las necesidades de las obras que forman parte de la Comunidad.
Fiscaliza los valores sobre ingresos y gastos de las fraternidades y obras.
Instruye a las religiosas para mejorar el nivel administrativo.
Aconseja a la Rectora en la planeación de la Economía de la Unidad Educativa.
Se debe resaltar que las instalaciones donde funciona la Unidad Educativa pertenecen a la Comunidad de Hermanas Franciscanas, quienes son propietarias del Inmueble.
4.5.2 Rectorado En concordancia con el Reglamento General de la Ley de Educación que es su Art. 42, la Rectora es la autoridad máxima y la responsable de todo lo que se relaciona con la Institución. La Rectora será nombrada por la Superiora de la Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada en la Provincia “Nuestra Señora de los Ángeles”.
Son deberes y atribuciones de la Rectora, además de lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Educación, los siguientes:
a) Cumple y hace cumplir los principios, los objetivos del Sistema Nacional de Educación, sus normas, políticas educativas y los derechos y obligaciones de los actores.
b) Infunde la Filosofía Franciscana. c) Conforma las comisiones (dimensiones) permanentes establecidas
en el Código de Convivencia del establecimiento. d) Presenta proyectos de innovación y mejoramiento continuo de la
Calidad Educativa.
88
e) Representa con dignidad las disposiciones establecidas desde la Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada.
f) Establece espacios para que en la Comunidad Educativa se organice y desarrolle proceso de gestión.
g) Dirige la implementación eficazde programas académicos y el cumplimiento del proceso de diseño y ejecución de los diferentes planes o proyectos institucionales.
h) Guía el Proyecto de Gestión de Riesgo. i) Ejecuta acciones en beneficio de las estudiantes por su seguridad
durante la jornada educativa garantizando su protección integral. j) Establece requisitos esenciales, orientados a determinar el buen uso
de los materiales y las particularidades de los espacios y ambientes escolares.
k) Dirige el desarrollode la autoevaluación Institucional, así como su elaboración e implementación de los planes de mejora basándose en los resultados obtenidos.
l) Promueve la conformación y adecua la participación de los organismos escolares.
m) Interviene como mediadora utilizando el diálogo, para la solución de conflictos referentesa la unidad educativa.
n) Establece mecanismos que propicien la resolución pacífica de conflictos en los ámbitos de la vida escolar y comunitaria.
o) Desarrolla estrategias que propicien un clima adecuado para generar el hábito de la Autoevaluación.
p) Genera y se involucra en la promoción y apoyo de proyectos de desarrollo comunitario.
q) Concientiza a los docentes el generar entre las estudiantes una cultura de evaluación permanente.
r) Construye el Código de convivencia de la unidad educativa con la participación de todos los miembros de ella, creando compromisosentre los actores para su aprobación e implementación.
s) Controla el comportamiento de los educandos y aplica las medidas educativas disciplinarias por las faltas que se encuentran previstas en el Código de Convivencia y el reglamento LOEI.
t) Dirige y orienta permanentemente su planificación y trabajo. u) Aprueba el distributivo de trabajo de docentes. v) Elabora antes de iniciar el año lectivo, el cronograma de actividades,
el calendario académico, e implementa de acuerdo a lo determinado por las autoridades el calendario anual de vacaciones del personal administrativo y de los trabajadores.
w) Implementa estrategias activas de comunicación.
89
x) Remite a tiempolos datos estadísticos, informes y la documentación solicitada por la Autoridad Educativa Nacional.
y) Encarga el rectorado en caso de ausencia temporal, con la autorización propia del Nivel Distrital, a una de las autoridades de la institución.
4.5.3 Vicerrectorado El Vicerrector, como segunda autoridad de la Institución además de lo estipuladas en el Art. 45 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural son deberes y atribuciones los siguientes:
a) Cumple y hace cumplir lasnormas, objetivos y políticas del Sistema Nacional de Educación, así como los derechos y obligaciones de los actores.
b) Preside la Comisión Técnico Pedagógica de la Unidad Educativa. c) Dirige el desarrollodel diseño y ejecución de los distintos planes o
proyectos institucionales, así como interviene en la evaluación permanente y planteaarreglos.
d) Administralos distintos niveles, subniveles, departamentos, áreas, comisiones y mantiene relación constantecon sus responsables.
e) Planteaal el Consejo Ejecutivo la nómina de jefes de área y docentes tutores para cada grado y curso.
f) Toma decisiones autónomas y fundamentadas que permitan a la institución contar con un cuerpo docente, administrativo y de servicios calificado en los diferentes ámbitos de trabajo institucional.
g) Asesora y supervisa el trabajo docente. h) Vincula a su desempeño profesional un proceso de formación
permanente. i) Revisa y aprueba los instrumentos de evaluación preparados por los
docentes. j) Vela por el cumplimiento de las normas para el diseño y elaboración
técnica de instrumentos de evaluación. k) Elabora y presenta habitualmenteinformes al Rectorado, Consejo
Ejecutivo sobre laactividad académica por áreas de estudio y sobre eltrabajo académico institucional.
l) Propone alternativas de mejoramiento académico y profesional acorde a las funciones y responsabilidades.
m) Implementa el apoyo pedagógico y tutorías académicas para las estudiantes de acuerdo con sus necesidades.
n) Asegura el cumplimiento de los estándares de calidad educativa emitidos por el Nivel Central de la Autoridad Educativa Nacional.
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o) Interviene dialogando con los involucrados, en la conclusiónde los conflictos relativos a la unidad educativa.
p) Establece canales de comunicación entre los miembros de la unidad educativa con el fin de mantener y crear buenas relaciones entre ellos,en un ambiente de comprensión armónica que garantice el habitualdesarrollode los procesos educativos.
q) Asume las responsabilidades que le han sido encomendadas en función de su dignidad.
r) Asume de manera responsable las actividades para las que fue requerida su colaboración.
s) Cumple con las delegaciones que le fueren determinadas por la autoridad superior.
4.5.4 Departamento de Inspección La Inspectora General a más de los deberes y atribuciones establecidos por el Art. 46 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural tiene los siguientes:
a) Cumple y hace cumplir lasnormas, objetivos y políticas del Sistema Nacional de Educación, así como los derechos y obligaciones de los actores.
b) Elaborar el proyecto del departamento de inspección, a ser presentado al Consejo Ejecutivo para su aprobación. De igual manera vigila por su cumplimiento y evaluación.
c) Participa y elabora el diseño y ejecución del Plan de Contingencia Institucional implementado acciones para salvaguardar la integridad de las estudiantes durante la jornada educativa velando por su protección integral controlando que este se cumpla.
d) Coordina estrategias y acciones que dan respuestas positivas a su rol y funciones inherentes al talento Humano
e) Anotala asistencia y puntualidad tanto de docentes como de estudiantes
f) Lidera el clima organizacional, originay vigilalaobservanciade las normas de convivencia y la disciplina en la institución.
g) Difunde y da a conocer los horarios de clase y exámenes a los miembros de la unidad educativa.
h) Preparaa las estudiantes para los actos sociales, culturales, deportivos y de cualquier índole.
i) Coordinael cronograma de preparación y repasos de actividades considerando que las estudiantes no sean perjudicadas en sus labores educativas.
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j) Suscribelos permisos de salida a las estudiantes en el caso de abandonarel plantel durante la jornada educativa.
k) Aprueba la justificación de inasistencia, de las estudiantes cuando sea de dos a siete días consecutivos.
l) Lleva registro ordenado de todos los documentos legales que se encuentran asignados a su responsabilidad.
m) Colabora en el cuidado y mantenimiento de las instalaciones, equipos y demás materiales del plantel comunicando inmediatamente a las autoridades de cualquier anomalía que se detecte.
n) Mantiene comunicación permanente y oportuna con el Departamento de Consejería Estudiantil y demás instancias para dar solución a problemas que pudieran presentarse con las estudiantes o miembros de la comunidad educativa.
o) Cumple de manera eficiente en la dignidad que haya sido designada. p) Asume de manera responsable las actividades para las que fuese
requerida su colaboración.
4.5.5 Junta General de Directivos y Docentes De acuerdo al Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural en su Art. 49, la Junta General de Directivos y Educadores se conforma por las siguientes personas:
La Rectora; quien la preside.
El vicerrector,
La Inspectora General,
Los Docentes.
Se realizan dos reuniones en forma ordinaria, tanto al inicio como al término del año lectivo; y de manera extraordinariamente, puede ser convocada con mínimo 48 horas de anticipación de manera escrita, por decisión de su Presidente o a petición de las dos terceras partes de sus miembros.
Adicional a lo dispuesto en el Art. 49 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural son deberes y atribuciones los siguientes:
a) Conoce y participa en la aprobación del Plan Educativo Institucional. b) Propone reformas al Código de Convivencia. c) Elige los vocales principales y suplentes del Consejo Directivo.
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d) Analiza y establece soluciones sobre los asuntos que fueren sometidos a consideración por la Rectora.
e) Realiza sugerencias para mejor la planificación Curricular de la Unidad Educativa, la ejecución de los programas y componentes que contribuyen al desarrollo y aplicación del Plan Educativo Institucional.
f) Recepta los informes sobre las actividades de las Autoridades, Departamentos, Comisiones y otros servicios, hace las sugerencias respectivas para el mejoramiento. Especialmente la de la Comisión de la Evaluación Institucional.
g) Participa en el análisis sobre los resultados de la Evaluación Institucional.
h) Analiza cuidadosamente el crecimiento académico y actitudinal de los educandos, con el fin de proponer medidas que ayuden a lograr un alto grado de eficiencia en el proceso de aprendizaje.
i) Propone a las Autoridades, medidas generales de carácter pedagógico, cultural, disciplinario y administrativo que estime conveniente.
4.5.6 Concejo Ejecutivo Es el ente de decisión, ejecución y control que actúa en acuerdo con las Leyes y Reglamentos vigentes, este se conforma de acuerdo a lo dispuesto en los Art. 50, 51 y 52 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural; sus miembros son: la Rectora que lo convoca y preside, el Vicerrector, y tres vocales; por disposición de la Comunidad de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada es elegido el primer vocal y los dos más son electos por la Junta General de Directores y Educadores, además la Secretaria General que actúa con voz informativa.
Además de lo establecido en el artículo 53 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural, son deberes y atribuciones del Consejo Directivo los siguientes:
a) Preparar el Plan Educativo Institucional delainstitución y lo da a conocer a la Junta General de Directivos y Docentes.
b) Evaluar cada periodo el Plan Educativo Institucional y realizar las reformas que se necesiten.
c) Construir el Código de Convivencia de la unidad educativa, aprobar sus reformas y enviar a la Dirección Distrital para su respectiva aprobación.
d) Conformar las comisiones (dimensiones) permanentes establecidas en el Código de Convivencia del establecimiento.
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e) Delinear ydesarrollar estrategias para la protección integral de las estudiantes.
f) Formular políticas que guíen las labores de atención integral de las estudiantes del establecimiento.
g) Originaractividades para el mejoramiento docente y el desarrollo de la institución.
h) Organizar los estímulos para entregar a las estudiantes, de acuerdo con la normativa expedida por el Nivel Central de la Autoridad Educativa.
i) Dominar y aprobar los informes presentados por los responsables de los departamentos, organismos técnicos y comisiones del establecimiento.
j) Vigilar la correcta utilización y cuidado de los bienes institucionales, así como el buen uso de la infraestructura física, mobiliario y equipamiento.
k) Servir como mediador para resolver conflictos que se presentaren entre miembros de la comunidad del establecimiento educativo.
l) Aprobar el Plan Operativo Anual desarrollado por el Departamento de Consejería Estudiantil.
m) Evaluar los programas realizados por el Departamento de Consejería estudiantil.
n) Respaldar al Jefe del Departamento de Consejería Estudiantil para cumplir con las acciones programadas que requieran colaboración del personal docente, directivo, administrativo, de representantes legales y estudiantes.
o) Promover y potenciar la conformación de redes interinstitucionales que apoyen los quehaceres del Departamento de Consejería Estudiantil.
4.5.7 Junta de Docentes de Grado o Curso De acuerdo al Reglamento de Ley de Educación Intercultural en su Art. 54, la Junta de Docentes de grado o curso es el ente integrado por todos los Docentes que laboran en un curso o grado, la Rectora, el Vicerrector, Docente Tutor quien la preside, Inspector, representante del Departamento de Consejería Estudiantil, y un educando delegado(a) representante del curso quien funge las funciones de secretario(a). Hay reunión ordinaria al finalizar los exámenes de cada Quimestre y en forma extraordinaria cuando la convoque la Rectora, el Vicerrector o el Docente Tutor; debiendo, analizar, conocer y evaluar el desarrollo intelectual, disciplinario de manera individual y colectiva de las estudiantes, además de examinar los diferentes problemas de orden Psicopedagógico, Disciplinario proponiendo medidas
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que generen soluciones a los conflictos presentados. Esta se realiza en conformidad al horario establecido por el la Rectora y el Vicerrector sin alteración de las labores educativas.
A más de lo establecido en el Reglamento General de la Ley de Educación Intercultural, son deberes y atribuciones de la Junta de Docentes de Curso las siguientes:
a) Analiza y estudia cuidadosamente el desarrollo integral de las estudiantes de manera individual y grupal de manera general y por asignaturas, implantandoun seguimiento permanente, para establecer medidas que facilitenel proceso de aprendizaje.
b) Ayuda y colabora conjuntamente con el Departamento de Consejería y las Juntas de Área.
c) Comunica por escrito a la Rectora, Vicerrector y Consejo Ejecutivo acerca del desarrollo integral de las estudiantes y sus dificultades de carácter Psicopedagógicas que se presentaren, en su proceso de aprendizaje.
d) Analiza los informes presentados por el Docente Tutor acerca de casos disciplinarios especiales y propone a la junta las medidas correctivas además del seguimiento que merezca cada caso.
4.5.8 Junta de Docentes por Área Es el ente compuesto por los educadores de las asignaturas de cada área académica, está presidida por el Jefe de Área nombrado por la Rectora; la Junta elegirá al Secretario de entre sus miembros, son deberes y atribuciones de la Junta de Docentes por Área:
a) Presenta ante el Vicerrectorado el Plan Operativo Anual, en conjunto con los miembros de cada área al iniciar el Año escolar.
b) Colabora con el Jefe de área en el proceso permanente de mejoramiento y capacitación del Enfoque Pedagógico, en un trabajo coordinado, continuo con todos sus miembros.
c) Regula y participa en las actividades o comisiones solicitadas al Área para los distintos eventos institucionales.
d) Planifica de manera oportuna los distintos Documentos Curriculares: Plan Anual, Plan de Bloque, Plan de destrezas, Evaluaciones, Proyectos, por niveles, en horas extracurriculares.
e) Escoge las estrategias metodológicas más adecuadas de acuerdo a la edad y a la Asignatura.
f) Favorece la investigación y el desarrollo pedagógico científico, así como la invención y adaptación curricular.
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g) Propicia la preparación de los materiales didácticos a utilizarse con la tecnología que la labor educativa ofrece al proceso de enseñanza.
h) Promueve en las estudiantes y docentes del Área la Autoevaluación, evaluación y la presentación de los resultados.
i) Se reúne de manera ordinaria en el horario asignado una vez por semana.
j) Realiza el acompañamiento pedagógico en las aulas. k) Regula y refuerza el uso adecuado de textos, cuadernos, agenda y
demás materiales didácticos solicitados. l) Analiza en las reuniones, el avance del Plan Operativo Anual así
como de la planificación curricular. m) Evalúa el avance de los distintos documentos Curriculares. n) Elabora y presenta a la Junta de Jefes de Área los informes sobre el
desempeño de los miembros del área. o) Busca y aplica estrategias, de recuperación pedagógica para las
estudiantes con dificultades de aprendizaje, al final de cada parcial. p) Elabora y revisa las evaluaciones a ser aplicadas a las estudiantes
y entrega al Vicerrectorado. q) Informa a las autoridades que corresponda, sobre la existencia de
casos especiales sobre cuestiones académicas y disciplinarias de las estudiantes siguiendo el órgano regular.
r) Cumple las demás funciones que le fueren asignadas por las autoridades y las demás que señale el Código de Convivencia de la institución.
4.5.9 Departamento de Consejería Estudiantil DE.C.E. De acuerdo al Art. 58, el desarrollo integral de los estudiantes es un factor primordial del accionar en la unidad educativa que está organizado e implementada por el Departamento de Consejería Estudiantil. Para cumplir con esto el Departamento se basa en la gestión coordinada de los miembros de la comunidad educativa. El servicio que presta debe llegar a cada uno de las estudiantes.
A más de los establecidos en el Art. 58 del Reglamento General a la Ley Orgánica de Educación Intercultural y el Acuerdo 069-14 del Ministerio de Educación que norma la organización y funcionamiento del Departamento de Consejería Estudiantil en Establecimientos del Sistema Nacional de Educación, son deberes y atribuciones los siguientes:
a) Contribuye con la formación del Ser Humano contemporáneo, proyectándolo para responder a los cambios de la sociedad.
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b) Ayuda en las necesidades, intereses de las estudiantes e investigar las nuevas relaciones sociales y organizacionales del Ser Humano.
c) Prepara y presenta a las autoridades del plantel, el proyecto del Departamento de Consejería Estudiantil al iniciar el año lectivo.
d) Asiste a las convocatorias realizadas por las autoridades distritales. e) Concurrir a las capacitaciones que en beneficio de la comunidad
educativa sean necesarias. f) Respeta el derecho de los educandos de conocer los resultados y las
interpretaciones que fueren hechas de los estudios sobre acompañamiento personal.
g) Tiene una formación ética sólida y teóricamente responsable. h) Genera un ambiente de acogida fraterna desde la Espiritualidad
Franciscana y su profesionalismo. i) Mantiene una comunicación veraz y oportuna con los miembros de
la comunidad educativa, como medio eficaz en la solución de conflictos.
j) Elabora el Plan de Acción Tutorial para cada uno de los niveles de la unidad educativa.
k) Realiza el proceso de inclusión con las estudiantes que requieren adaptaciones curriculares de aprendizajes, así como de accesibilidad o comunicación.
l) Aplica los test necesarios para orientar vocacionalmente o profesionalmente a las estudiantes.
m) Tabula los instrumentos psicológicos aplicados a los educandos en los diferentes niveles.
n) Elabora convenios interinstitucionales que contribuyan con la formación integral de las estudiantes.
o) Informa del trabajo realizado planteado dentro del plan operativo anual presentado al inicio del año.
p) Asume de manera responsable las actividades para las que fueren encomendadas.
4.5.10 Personal Docente Los docentes, de la Unidad Educativa Particular “Oviedo”, a fin de mantener la convivencia armónica en la comunidad educativa, promueven el ejercicio de derechos y la cultura de paz, además de ser responsables de la formación holística de las estudiantes en la asignatura que se encuentre bajo su responsabilidad, siempre conforme con la filosofía institucional.
Son deberes y atribuciones del docente los siguientes:
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a) Cumple lo estipulado en la Constitución de la República, Ley Orgánica de Educación Intercultural, Reglamento General a la LOEI, Código de la Niñez y Adolescencia, Código de Trabajo, Filosofía de la Institución y disposiciones previstas en el Código de Convivencia Institucional.
b) Forma en valores espirituales, éticos y morales acorde a la filosofía institucional.
c) Brinda una enseñanza humanística, científica, estética y física que permita lograr el máximo de las posibilidades personales.
d) Ejecuta proyectos innovadores que beneficien la formación integral de las estudiantes.
e) Genera espacios de concienciación en el tema del buen vivir de manera especial en favor de la dignidad de la persona buscando siempre fortalecer la convivencia y armonía entre los miembros de la comunidad educativa.
f) Es promotor y defensor del mejoramiento de la realidad social, así como las responsabilidades reciprocas de la comunidad educativa.
g) Dispone de los elementos necesarios para desarrollar el proceso de enseñanza aprendizaje a partir de un diagnóstico adecuado en el que se valore el resultado del esfuerzo y dedicación personal de la estudiante.
h) Aplica técnicas activas de aprendizaje que se comparten en cada curso e incentiva la participación y el debate en las estudiantes.
i) Promueve y ejecuta proyectos que permitan la práctica permanente en programas de mejora continua.
j) Conoce y profundiza sobre el código de convivencia que regula las actividades de la Institución.
k) Cumple con las acciones de retroalimentación y refuerzo académico. l) Propicia un ambiente adecuado para las estudiantes en el proceso
de enseñanza aprendizaje generando así, responsabilidad y respeto en el cumplimiento de deberes y obligaciones.
m) Crea una cultura de paz, entre todos los miembros de la Comunidad Educativa respetando las diferencias de criterios.
n) Informa a los padres de familia y autoridades, todos los resultados del proceso de enseñanza aprendizaje; diagnosticando las necesidades educativas, realizando un seguimiento continuo de los logros, dificultades y aplicando una evaluación integral.
o) Fomenta en las estudiantes actitudes positivas para generar ambientes que contribuyan al proceso de enseñanza aprendizaje, afianzando los valores de autonomía, responsabilidad y trascendencia.
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p) Conoce la normativa para la vigilancia y cuidado de los bienes materiales de la Institución.
q) Se informa oportunamente de las diferentes actividades internas y externas de la Institución.
r) Alcanza los estándares de calidad educativa, dados por el Ministerio de Educación.
s) Defiende la dignidad humana frente a cualquier tipo de abuso que afecten a los miembros de la comunidad educativa.
t) Motiva a las estudiantes para que vayan mejorando en el respeto a Dios, a sí mismas, a los demás y a la naturaleza.
u) Genera la promoción y apoyo de proyectos de desarrollo comunitario.
v) Participar en talleres, cursos, seminarios y demás actividades que promuevan el desarrollo humano y mejoramiento profesional.
w) Mantiene comunicación permanente y oportuna con el Departamento de Consejería Estudiantil y demás instancias para dar solución a problemas que pudieron presentarse con las estudiantes.
x) Impulsa la recuperación pedagógica especialmente en las estudiantes con dificultades de aprendizaje.
y) Conoce y participar en la construcción del Plan Educativo Institucional.
z) Conoce el Código de Convivencia Institucional. aa) Cultiva el derecho de la familia como centro de formación en valores. bb) Conforma un equipo para el acompañamiento permanente al
desempeño académico y comportamental de las estudiantes. cc) Vincula espacios que permitan concienciar la importancia, el cuidado
y el buen uso de los útiles, material didáctico, uso racional del tiempo libre y cuidado del medio ambiente.
dd) Implementa de manera permanente proyectos para la protección y cuidado de la naturaleza.
ee) Goza del derecho a ser elegidos como miembros del Consejo Ejecutivo acorde a la normativa de la Autoridad Educativa Nacional y estatutos de la comunidad de Hermanas Franciscanas.
ff) Es considerado como miembros proactivos para colaborar en actividades donde se requiera nuestro desempeño profesional o personal.
4.5.11 Personal Administrativo En general, el personal administrativo de la Unidad Educativa Particular “Oviedo”, a fin de lograr una convivencia armónica en la institución, ejercer las siguientes acciones en su labor cotidiana:
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a) Propone y ejecuta alternativas de mejora y desarrollo institucional y personal, Cumpliendo a cabalidad los cánones legales de la LOEI evitando la confrontación y fomentando la participación.
b) Respeta y es respetado en el derecho ajeno y contribuyendo con el cumplimiento de los derechos de los demás actores de la comunidad educativa.
c) Fomenta en todos su actos la puntualidad, desarrolla de manera responsable sus actividades dentro de la institución y fuera de ella cuando este representándola.
d) Desarrolla sus competencias, por iniciativa personal o institucional, contribuyendo al mejoramiento de las acciones de la comunidad educativa demostrando sentido de pertenencia.
e) Se informa permanentemente de sus funciones y de los procesos administrativos institucionales que permitan alcanzar una atención de calidad a la comunidad educativa.
4.5.11.1 Secretaría La secretaria, será nombrada por disposición de la Rectora.
En conformidad al Reglamento General de la Ley de Educación Intercultural en su Art. 57, son deberes y atribuciones las ahí indicadas, además la institución señala las siguientes:
a) Lleva los registros, libros, formularios oficiales, se responsabiliza de su cuidado y conservación, integridad, inviolabilidad y discreción. En caso de contravención será sancionado de acuerdo a lo que determine la Ley.
b) Ordena, reúne y mantiene al día la información estadística y el archivo de la institución.
c) Gestiona la correspondencia oficial, física, electrónica y lleva un registro de entrada y salida de las mismas.
d) Otorga, previa la autorización del rector copias y certificaciones solicitadas.
e) Subscribe en bases a lo que dispone los reglamentos y leyes, conjuntamente con la rectora, los documentos de carácter estudiantil.
f) Elabora las convocatorias escritas que sean requeridas, en aprobacióna las indicaciones de la autoridad competente.
g) Recogey guardaorganizadamente los instrumentos legales que norman la educación, como Leyes, Reglamentos, Resoluciones, Acuerdos y Circulares, entre otras.
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h) Ejerce sus funciones con procedencia, cultura, responsabilidad y apegado a la ética profesional.
i) Trabaja ocho horas diarias de acuerdo a lo que determina la ley.
j) Realiza y tiene actualizada una cartelera informativa de su departamento.
k) Prepara organiza y realiza el proceso de matrículas. l) Guarda y archiva las actas de las reuniones de Juntas de
Grado o Curso. m) Prepara, informa y publica los datos informativos obtenidos de
las inscripciones, matrículas y los requeridos por la rectora.
4.5.11.2 Colecturía Es responsabilidad de un profesional en la rama contable el manejo y control de las actividades que este se desarrollan, y tiene como deberes y atribuciones las siguientes:
a) Desempeña su labor en el cumplimiento diario apegado a las leyes, normas y reglamentos apropiadosy es responsable de los bienes y recursos presupuestarios dela unidad educativa.
b) Apoyala preparación del presupuesto. c) Ordena convenientementelos comprobantes de egreso, con su
respectiva justificación, además de recibir con prontitud los fondos y asignaciones del establecimiento.
d) Elabora el informe a la rectora sobre el desarrollo financiero de la institución así como sobre las necesidades presupuestarias, de manera mensual o cuando sea solicitado.
e) Firma conjuntamente con la Rectora cheques y comprobantes de pago.
f) Desarrolla y mantiene actualizado el inventario de los bienes muebles de Unidad Educativa.
g) Interviene en la elaboración de las actas de entrega recepción sobre los inventarios de la institución.
h) Trabaja ocho horas diarias de acuerdo a lo que determina la ley.
i) Acata las disposiciones y ordenes de la rectora. j) Acoge de inmediato las peticiones realizadas para la entrega
de documentos por parte de la Rectora y da las explicaciones objetivas y reales frente a las diferentes circunstancias presentadas.
k) Actúa con ética profesional en las labores encomendadas.
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l) Conserva el archivo en orden sobre los documentos a su cargo en su oficina propis de su labor, previniendo que documentos no autorizados estén en manos equivocadas
m) Da testimonio de la Espiritualidad Franciscana de pobreza, minoridad, solidaridad y justicia.
n) Desempeña su labor correctamente en las comisiones que le fueren encomendadas dentro y fuera de la institución.
o) Orienta a las Autoridades de la Institución en materia económica.
p) Formaliza y refrenda donaciones. q) Realiza y conserva registros para el control de pagos de
obligaciones. r) Efectúa adquisiciones de bienes en custodia , activos fijos,
suministros y materiales s) Participa en seminarios de actualización y capacitación
continua. t) Desempeña todas las demás obligaciones definitivas en la
Ley, Reglamentos, normas y las determinadas por las autoridades del plantel.
4.5.11.3 Recepción El puesto de recepción es nombrado por la rectora. Esta persona es la encargada de acoger y comunicar la información recibida, vía telefónica o personalmente según corresponda, a los miembros de la Comunidad Educativa, conservando siempre buenas relaciones con ellos, sus responsabilidades son:
a) Maneja la central telefónica, recibiendo llamadas telefónicas, conectando las mismas con las extensiones.
b) Recibe al público y lo atiende dándole la información que necesita y es requerida.
c) Es custodio de los bienes bajo su cargo, en caso de pérdida asumirá su valor.
d) Registra los mensajes recibidos para las diferentes personas y departamentos en la Institución.
e) Recibe y entrega la correspondencia para las diferentes personas y departamentos en la Institución.
f) Desempeña sus actividades en apego a las normas y procedimientos establecidos por las autoridades del plantel.
g) Desarrolla cualquier actividad relacionado a su cargo que le sea asignada.
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h) Prepara, informa y publica los datos informativos requeridos por la rectora.
i) Es tolerante, razonable y comprometido con su trabajo
4.5.11.4 Biblioteca Dentro de la Institución existe una Biblioteca destinada al servicio de las estudiantes, docentes y Comunidad, dentro de la jornada establecida para la atención.
La persona a cargo de la Biblioteca será un profesional especializado y sus deberes son:
a) Verifica el orden, la disciplina y el comportamiento adecuado de los usuarios en la biblioteca.
b) Colabora y ejecuta las solicitudes de educandos y educadores a lo referente al retiro y entrega de material didáctico.
c) Propone conforme a las solicitaciones de los docentes o áreas, las posibles nuevas adquisiciones.
d) Es responsable por los bienes bajo su custodia y en caso de pérdida devolverá el valor correspondiente a los mismos.
e) Cataloga y clasifica los materiales didácticos a su cargo como: textos, libros, revistas y documentos en general, aplicando el sistema más apropiado, teniendo permanentemente actualizado el archivo.
f) Presenta estadísticas del servicio y la atención. g) Mantiene el registro de libros prestados, con un máximo 48
horas para su devolución. h) Realiza permanentes registro de inventarios de los materiales
a su cargo. i) Conserva con el personal que labora en la Unidad Educativa
un clima de cordialidad, facilitando de manera oportuna la información solicitada.
j) Solicita la presentación del Carnet de la Institución del año lectivo en curso para proporcionar los libros y el uso de material didáctico bajo su responsabilidad y para usuarios externos el documento de identificación.
k) Cuida y vigila que se dé el uso adecuado a libros y materiales didácticos.
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4.5.11.5 Capellanía El Sacerdote de la comunidad es designado por el Señor Obispo de la ciudad, él capellán está en la institución principalmente para cuidar, generar y acrecentar las prácticas para crecimiento espiritual y humano de los miembro de la comunidad educativa, guiado siempre por la Filosofía Institucional, los deberes y atribuciones del capellán son las siguientes:
a) Celebra las Eucaristías de acuerdo al horario convenido. b) Asiste en la atención sacramental a las estudiantes conforme
al horario determinado. c) Ofrece orientación espiritual y da buen concejo a los miembros
de la comunidad educativa. d) Brinda consejería espiritual. e) Colabora en las actividades proyectadas por el
establecimiento. f) Acompaña al Departamento de Pastoral en los retiros que la
comunidad educativa prepara. g) Organiza las tareas inherentes a la naturaleza de su cargo. h) Trabaja en colaboración con los miembros del Departamento
de Pastoral.
4.5.12 Personal de Apoyo Los miembros del personal apoyo son nombrados por la rectora y sus deberes son los siguientes:
Vigila de su presentación personal.
Es tratado con respeto y dignidad.
Labora a tiempo completo en la institución.
Se presenta con puntualidad a cumplir con la jornada de trabajo.
Vigila y precautela el orden y aseo de las dependencias, manejando adecuadamente los materiales bajo su responsabilidad.
Cuida, conserva y mantienen los bienes bajo su custodia.
Plantea sugerencias para el arreglo y la adquisición de distintos implementos necesarios para su labor, a las Autoridades del plantel.
No deja la institución sino por causas justificadas debidamente y con el consentimiento de la Rectora.
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Desempeña las actividades encomendadas a las comisiones que le sean asignadas por las diferentes Autoridades de la institución.
Informa de inmediato las novedades que se tuvieren en el ejercicio de su labor.
Se capacita y recibe orientación en relaciones personales y humanas
4.5.13 Bar Este estamento se rige en conformidad al último ACUERDO INTERMINISTERIAL 0005-14 del Ministerio de Educación y Ministerio de Salud Pública que regula el manejo de Bares Escolares en el Sistema Educativo nacional, cumpliendo con las normas establecidas y las que la institución dispone para su normal desarrollo siendo las siguientes:
a) Posee los recursos humanos necesarios para la atención requerida, ellos deberá utilizarán gorro, mandil y guantes desechables para protección y aseo en su labor.
b) Mantiene el respeto con el personal de la institución. c) Prepara y conserva los alimentos de acuerdo a las normas de
higiene establecidas por el Ministerio de Salud Pública. d) Los valores de los productos que se expenden son publicados a la
vista y no será excesivos para el consumidor. e) Liquida oportunamente el valor mensual de arrendamiento
establecido por la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada.
f) Atiende en el horario establecido para el descanso y no lo hace en horas clase. En caso de incumplir con esta disposición tendrá un llamado de atención por escrito.
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CAPITULO V 5 PROPUESTA 5.1 PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA
En la actualidad los avances significativos en el rendimiento educativo, la
inversión tanto del Estado como de algunas Instituciones Educativas en
infraestructura, equipos de enseñanza, material de trabajo y recursos
humanos, reflejan que una acertada administración de recursos da como
resultado mejoría en la calidad educativa.
Por esta razón cada establecimiento educativo debe implementar
herramientas que le permitan evolucionar cada día y alcanzar la excelencia
en servicio. Contar con la guía de un Manual de Procesos Contables y
Control Interno, estructurado en base a las necesidades de la institución,
permite conseguir el cumplimiento de objetivos, así como salvaguardar los
recursos de la misma.
Mediante la elaboración de la propuesta de un Manual de Procesos
Contables y Control Interno se pretende optimizar los recursos, gracias a la
implementación de ésta útil herramienta permite la efectividad y eficiencia de
las operaciones con respecto al desempeño, confiabilidad de la información
que se ve reflejada en la presentación de los Estado Financieros, en su
rentabilidad y custodia de recursos, y sobretodo dar cumplimiento con las
normas, leyes y reglamentos de los entes reguladores del país.
5.2 CAMPO DE APLICACIÓN La propuesta del Manual de Procesos Contables y Control Interno tiene
como objeto ser implementada en el área contable de la Unidad Educativa
Particular Oviedo, a fin de mejorar la operatividad del departamento mediante
la segregación de funciones e instrucciones a cumplir.
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5.3 OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 5.3.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar un Manual de Procesos Contables y Control Interno, con el fin de
mejorar los procesos operativos del área contable de la Unidad Educativa
Particular Oviedo.
5.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Puntualizar claramente los procesos contables a aplicar en el área
contable para que cada proceso fluya de manera efectiva, y la
operatividad de la institución sea más eficiente y productiva.
• Delimitar políticas contables para mejorar el proceso contable de la
institución.
• Diseñar flujogramas de las operaciones que intervienen en el proceso
contable de la institución.
5.4 POLÍTICAS GENERALES DEL PROCESO CONTABLE Con el objeto de mejorar las operaciones, funciones y actividades de la
Unidad, así como promover una adecuada administración de recursos y
documentos e información, se establecen lineamientos con controles
mínimos para la ejecución de actividades.
• La Ecónoma Provincial de la Congregación de Hermanas Franciscanas de
María Inmaculada, como primer ente rector tiene la responsabilidad de
supervisar que en el área contable de la Unidad Educativa Particular
Oviedo se ejecuten las operaciones de acuerdo a los procesos contables
establecidos, y la información presentada en los Estados Financieros sea
confiable, oportuna y veraz. Esto es una responsabilidad compartida tanto
de la Congregación como de la Unidad Educativa.
• El responsable del manejo contable de la Unidad Educativa, para presentar
los Estados Financieros debe conciliar los saldos de cada cuenta en el
sistema contable de manera previa a la presentación de los mismos.
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• La Ecónoma de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María
Inmaculada fija un plazo de entrega para recibir la información, y la Unidad
Educativa está en la obligación de cumplir con el plazo establecido para la
presentación de Estados Financieros.
• El área contable de la Unidad Educativa debe ser un filtro de revisión de la
documentación que ingresa al departamento antes de ser cancelada e
registrada en el sistema, es decir, verificar que los datos de los
comprobantes emitidos por los proveedores sean correctos y estén bien
calculados antes de realizar el pago.
• La Ecónoma Provincia de la Congregación debe coordinar con el
Administrador del Sistema Contable de la Unidad Educativa, la asignación
de usuarios y seguridad en los accesos para controlar la responsabilidad de
las operaciones, y demandar que el sistema facilite la operatividad de las
mismas.
• La Ecónoma Provincial debe demandar del Administrador del Sistema
Contable que éste sea adaptable a los requerimientos de la institución,
facilite la operatividad del área contable, sea amigable, de fácil acceso,
práctico, versátil, ágil, que brinde información precisa y oportuna, facilite el
respaldo de la información y cuente con todas las seguridades ante
cualquier eventualidad.
5.5 PROCESOS PARA EL REGISTRO CONTABLE DE LA UNIDAD EDUCATIVA
5.5.1 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO El procedimiento es lacombinación de tareas sencillas, mecánicas y
específicas que detallan gradualmente, qué, cómo, cuándo y dónde, se
realicen ciertas actividades complementándose estas tareas con la correcta
utilización de métodos así como una detalle de instrucciones precisas, estos
son los componentes formales de los procesos.
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Procedimiento documentado: es la representación escrita del cómo se van
a realizar las operaciones o actividades de los diferentes procesos
realizados.
Es un instrumento oficial de operación en el que se describe un conjunto de
actividades precisas con secuencia lógica y ordenada; en él se consigna lo
que se hace, quién lo hace, cómo se hace y cuándo se hace o realiza una
actividad. En un procedimiento documentado se describen los puestos que
intervienen, se precisa la responsabilidad y la participación de los
trabajadores, se incluyen los formatos que se emplean en su aplicación con
su respectivo instructivo de llenado y un flujograma (diagrama de bloques).
Si el procedimiento se aplica correctamente coadyuva a garantizar servicios
oportunos, eficientes y de calidad permanente.
5.5.2 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LA CUENTA CAJA RESPONSABILIDAD
El dinero debe estar custodiado y utilizado por una sola persona para la
rendición de cuentas. Por ende no debe tener acceso al sistema contable
para el registro de movimientos.
PROPÓSITO
El dinero receptado en la caja general, debe tener la orden de recepción
de dinero o cheque, éste debe ser depositado en las cuentas bancarias o
inversiones de manera inmediata e intacta.
DOCUMENTACIÓN
Todo ingreso debe ser respaldado con un comprobante de ingreso, pre
numerado, con los datos correctamente detallados, y firma de
responsabilidad.
109
5.5.3 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA CAJA En la cuenta caja se deben registran todas las operaciones que realiza la
persona encargada, previa autorización de la autoridad para su recepción
en el departamento contable.
Los registros se deben realizar diariamente en forma ordenada y
cronológica, adjuntando la documentación respectiva, tanto el
comprobante de ingreso como el depósito realizado en el Banco y el
respectivo cuadre de caja.
5.5.4 PROCESO PARA EJECUCIÓN DE ARQUEO DE CAJA El efectivo es el activo más vulnerable de riesgos, por consiguiente es
necesario establecer lineamientos que regularicen la operatividad el
mismo, como control principal se propone realizar un arqueo de caja, que
debe estar respaldado por los comprobantes de ingreso correctamente
detallados.
5.5.4.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA
• Auxiliar de Colecturía recibe la orden y Autorización de la Colectora
para realizar el arqueo de caja al finalizar el día.
• Colectora de la Unidad Educativa revisa los documentos de los
ingresos a caja.
• Colectora de la Unidad Educativa solicita todos los valores con sus
respectivos documentos de respaldo.
• Colectora de la Unidad Educativa revisa si los billetes o monedas son
falsas.
• Colectora de la Unidad Educativa coteja el dinero recibido con los
ingresos del día.
• Colectora de la Unidad Educativa comprueba que todo este
correctamente realizado, que no haya sobrante ni faltante.
• Colectora de la Unidad Educativa registra en el Acta de Arqueo de
Caja todas las observaciones, en caso de existir sobrante se registra
110
en ingreso por determinar y si existe faltante es responsabilidad del
custodio, en los dos casos se registra las observaciones.
• El Acta de Arqueo de Caja y el dinero receptado queda bajo custodia
de la Colectora de la Unidad Educativa para ser depositado al
siguiente día. El comprobante de depósito debe ser entregado para
respaldo del registro de los movimientos en caja.
5.5.5 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE LA CUENTA CAJA CHICA RESPONSABILIDAD
La Ecónoma Provincial de la Congregación delega la responsabilidad del
manejo y custodio de Caja Chica a Colectora de la Unidad Educativa, para
realizar pagos menores de las operaciones realizadas por la institución. La
delegación de esta función se la puede realizar de manera verbal o
escrita.
Es responsabilidad de la Ecónoma Provincial el monitoreo y control de
este fondo, para verificar el saldo en efectivo de la persona asignada.
DOCUMENTACIÓN FUENTE
Todo gasto debe ser legalizado con facturas o recibos de caja menor, con
su respectivo sello de cancelado con caja chica, de igual manera se debe
adjuntar la retención realizada por cada adquisición de bien o servicio. Los
comprobantes de compra deben ser verificados de manera previa al pago,
los datos deben estar correctamente registrados, el concepto bien
detallado, los valores bien calculados, la fecha de autorización debe estar
vigente, y los datos del proveedor del bien o servicio deben ser acorde a lo
adquirido.
CUANTÍA DEL FONDO
La cuantía de este fondo lo establece la Ecónoma Provincial, por el valor
de $1.000,00 (Mil dólares con 00/100), en base al nivel de actividades que
realiza la institución.
111
CUANTÍA PARA DESEMBOLSOS DEL FONDO
El valor máximo para cada pago o desembolso no podrá ser mayor a
$300,00 (Trescientos con 00/100), incluido impuestos y disminuido el valor
de retenciones.
SEGURIDADES
El fondo de caja chica debe ser mantenido en una caja de seguridad, con
llave, bajo la custodia de la Colectora de la Unidad Educativa, quien es la
responsable del manejo de la misma.
La Ecónoma Provincial debe monitorear el movimiento de la caja chica y
realizar el respectivo control mediante Arqueo de Caja Chica, para verificar
el movimiento de la misma y corroborar el saldo en efectivo, sin previo
aviso o comunicación.
5.5.6 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA CAJA CHICA La Colectora al ser responsable del manejo del fondo de caja chica, debe
entregar al responsable de registro en el sistema la documentación
respectiva de cada gasto o compra diariamente, sustentando cada
desembolso con los egresos pre numerado de caja chica y los
comprobantes de compra:
• Facturas
• Notas de venta
• Liquidaciones de compra
La Unidad Educativa es Agente de Retención, por lo tanto se debe
adjuntar a cada desembolso la respectiva retención de impuestos.
112
5.5.7 PROCESO PARA ARQUEO DE CAJA CHICA La Ecónoma Provincial para dar cumplimiento con la normativa del manejo
de caja chica, realiza controles al manejo caja de manera imprevista, para
verificar el adecuado de la misma.
5.5.7.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE ARQUEO DE CAJA CHICA Esta función es realizada por la Ecónoma Provincial, de la siguiente
manera:
• Da la orden para realizar el arqueo de caja chica sin previo aviso.
• Revisa los documentos de los movimientos de caja chica, los
desembolsos realizados con sus respectivos documentos de respaldo
y el saldo en efectivo.
• Verifica billetes y monedas para compararlos con el saldo del registro
contable.
• Comprueba que todo este correctamente registrado a fin de que no
haya sobrante ni faltante.
• Registra en el Acta de Arqueo de Caja Chica todas las observaciones,
en caso de existir sobrante o faltante dispone el registro en el
sistema, incluyendo las novedades realizadas.
5.5.7.2 PROCESO PARA EFECTUAR LA REPOSICIÓN DE CAJA CHICA La reposición de caja chica deberá efectuarse mediante una solicitud
elaborada por el responsable del manejo de la misma, en el que se
detalla los desembolsos realizados por adquisiciones de bienes y/o
servicios y el saldo final.
Éste documento debe ser revisado, aprobado y autorizado por la
Ecónoma Provincial.
El cheque de reposición debe ser registrado en el sistema contable de
manera inmediata con el respectivo respaldo de aprobación.
113
5.5.8 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CUENTA BANCOS RESPONSABILIDAD
El Representante Legal de la Unidad Educativa tiene la responsabilidad
del manejo y custodia de la(as) Cuenta Corriente, cuenta de ahorros,
inversiones, ahorros programados y otro tipo de transacciones en la
Institución Financiera que considere apropiada. Sólo éste legaliza los
mimos para el pago.
Es responsabilidad de la Ecónoma Provincial debe monitorear el
movimiento de dichas cuentas, realizar el respectivo control mediante
revisión de estados de cuenta bancarios y conciliación de saldos, para
verificar el adecuado manejo de la misma y vigilar el activo más importante
de la Unidad Educativa
SEGURIDADES
Los documentos que acrediten valores en una Institución Financiera, como
cuentas de ahorro, cuentas corrientes, inversiones, ahorros programados,
y chequeras deben ser mantenidos en una caja de seguridad o bóveda,
bajo la responsabilidad y custodia de la Rectora de la Unidad Educativa,
quien es el Representante Legal de la misma.
El servicio de plataforma en línea asigna a cada persona un usuario y
clave de acceso al servicio, delimitando funciones y aplicando las
respectivas restricciones a cada persona para su adecuado manejo.
DOCUMENTACIÓN FUENTE
Todo pago mediante cheque debe ser consultado, comunicado, autorizado
y legalizado por el Representante Legal de la cuenta, éste debe ser
respaldado con los comprobantes de compra autorizados por el SRI o
documentos previamente solicitados y autorizados. De igual manera se
debe adjuntar la retención realizada por cada adquisición de bien o
servicio.
114
Cada comprobante de compra debe ser verificado de manera previa al
pago, los datos deben estar correctamente registrados, el concepto bien
detallado, los valores bien calculados, la fecha de autorización debe estar
vigente por el SRI, y los datos del proveedor del bien o servicio deben ser
acorde a lo adquirido con la firma de autorización.
5.5.9 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE LA CUENTA BANCOS El manejo de la cuenta, es directamente responsabilidad del
Representante Legal, realizando un trabajo en conjunto con la Colectora
de la Unidad Educativa, para el pago de compras y gastos. De igual
manera manejan plataforma financiera en línea, es decir Sistema Bancario
Cash Management para realizar transferencias.
El Auxiliar de Colecturía es la persona encargada del registro en el
sistema contable, de los pagos o desembolsos realizados mediante
cheques o trasferencias aprobadas por la autoridad registrada en el
Sistema Bancario, al igual que las recaudaciones por el servicio educativo.
5.5.9.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO CONTABLE DE LA CUENTA BANCOS
• La Colectora de la Unidad Educativa es quien solicita el cheque y
realiza el pago de las compras o gastos. Diariamente debe entregar la
documentación a la persona encargada del registro, con sus
respectivos respaldos:
a) Comprobante de egreso de banco con las respectivas firmas
de autorización y recepción del cheque, éste debe estar pre
numerado, y detallar correctamente los datos, fecha, concepto
y valores de pago.
b) Comprobante de compra: Factura, Nota de Venta, Liquidación
de Compra u otro documento que justifique el desembolso de
dinero, éste último debe estar aprobado por el representante
de la institución
c) Comprobante de Retención
115
d) Copia del cheque emitido como respaldo del pago realizado.
• El Auxiliar de Colecturía realiza el registro en el sistema contable el
pago o desembolso realizado, previamente al registro verifica la
documentación entregada. De igual manera realiza la descarga por
recaudación del servicio educativo y lo contabiliza.
5.5.9.2 PROCESO PARA REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS El Auxiliar de Colecturía debe verificar diariamente las recaudaciones,
transferencias y depósitos que los clientes realizan en la respectiva
cuenta de la Unidad Educativa, igualmente verificar el egreso de dinero
por diferentes pagos efectuados a proveedores, empleados y débitos
realizados para pago a los entes reguladores del país.
Este proceso se encarga de asegurar, tanto que el saldo según registros
contables como saldo según estado de cuenta sean los correctos.
5.5.9.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CONCILIACIONES BANCARIAS Es responsabilidad del Auxiliar de Colecturía realizar las siguientes
actividades:
• Descargar diariamente los movimientos realizados en la cuenta de la
Unidad Educativa.
• Verificar que la recaudación del día este correctamente ingresada en
el sistema contable de la Unidad Educativa.
• Registrar en la cuenta banco depósitos no identificados y débitos
autorizados.
• Verificar lo contable con el extracto bancario, analizando todos los
ingresos y egresos, concilia la cuenta banco.
• Imprime documento, incluye firma de responsabilidad, presenta y
archiva.
116
5.5.10 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la Colectora de la Unidad Educativa el manejo de
las cuentas y documentos por cobrar.
CONTABILIZACIÓN
Los pagos receptados por el servicio educativo deben ser inmediatamente
depositados en la cuenta de la Unidad Educativa y solicitar al Auxiliar
contable el registro en el sistema, a fin de que se cruce la cuenta banco
con la cuenta por cobrar.
DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
• El recibo de cancelado o depositado, es el comprobante que la Unidad
Educativa reconoce como cancelación única de parte del cliente.
• El recibo de cancelado es intransferible y solamente podrá ser usado
por la persona a quién fue entregado.
• El recibo de cancelado es el respaldo para solicitar una factura de la
Unidad Educativa.
• Los reportes de saldos del sistema contable de la Unidad Educativa,
deben ser archivados de manera ordenada.
CONTROL Y SEGURIDADES
• Todos los cobros deben ser efectuados mediante el servicio de
recaudación en la Institución Financiera que custodia el dinero de la
Unidad Educativa, a fin de cumplir las cláusulas pactadas en los
contratos de servicios.
• La fecha de cobro establecida en los contratos de servicio es dentro
de los diez primeros días de cada mes.
117
• Solamente el Representante Legal de la Unidad Educativa autoriza
concesión de plazos de cancelación del servicio educativo contratado
y dispone al Auxiliar de Colecturía la realización de convenios de pago
con letras de cambio que hayan suscrito los deudores.
• Solamente el Representante Legal de la Unidad Educativa, previa
solicitud del padre de familia autoriza la concesión de descuentos en
pensiones.
• El Auxiliar de Colecturía debe revisar diariamente que el cobro de
pensiones este correctamente ingresado en el sistema y el saldo
coincida con el reporte generado. Debe revisar las cuentas
incobrables e informar a la Colectora la morosidad de las cuentas para
que tome las medidas correctivas que faciliten la recaudación de estas
cuentas vencidas.
5.5.11 PROCESO PARA REALIZAR UNA CONFIRMACIÓN DE SALDOS El Auxiliar de Colecturía debe descargar diariamente los pagos realizados
por recaudaciones, transferencias y/o depósitos directos en la cuenta,
para realizar la carga inmediata en el sistema de facturación o registro
individual, para que se generen las facturas y se actualice el saldo de
cuentas por cobrar.
La Colectora enviará un comunicado a los padres de familia o
representantes legales que mantienen una relación crediticia con la
Unidad Educativa para que realicen la confirmación de pago, de esta
manera se comprueba el saldo de cada cuenta.
5.5.11.1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA CONFIRMACIÓN DE SALDOS
El Auxiliar de Colecturía realiza las siguientes actividades:
• Ingresa a plataforma en línea del Sistema Bancario para
descargar pagos por recaudación.
118
• Realiza la carga de recaudación en el Sistema Contable para
actualizar saldos.
• Genera el Reporte de Saldos de cuentas por cobrar.
• Comunica a la Colectora para que realice la gestión de cobranza.
• Verifica que el saldo sea correcto con el comprobante de pago.
• Registra pagos pendientes por depósitos sin identificar, y
comunica al representante para confirmación de saldos
La Colectora conjuntamente con la Rectora, realiza las siguientes
actividades:
• Emite un comunicado mediante oficio a los padres de familia o
representante legal respecto el saldo que mantiene con la Unidad
Educativa.
• Solicita la colaboración del Departamento de Inspección y DECE
para que comuniquen a las estudiantes el saldo pendiente, y éste
mensaje sea transmito a sus representantes, para que confirmen
el saldo existente.
5.5.12 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE COMPRAS RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la Colectora, previa autorización del Representante
Legal la adquisición de bienes y/o servicios.
La Ecónoma Provincial debe supervisar que las compras estén dentro del
presupuesto establecido.
COTIZACIONES
El requerimiento de los diferentes departamentos de la Unidad Educativa,
es un documento aprobado y autorizado por el Representante Legal, para
la respectiva adquisición de un bien y/o servicio.
119
La Colectora con el documento aprobado, verifica el detalle del
requerimiento con las especificaciones de los productos o servicios a ser
adquiridos, realiza las cotizaciones.
• Solicita a los Proveedores cotizaciones acerca el requerimiento de la
Unidad Educativa, para revisar condiciones en el mercado en cuanto a
precios, calidad y servicios.
• Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las
especificaciones requeridas de los artículos que se desean comprar.
• Las Cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de
entrega, por escrito, en original y sin tachaduras.
• Las Cotizaciones serán objeto de estudio por la Rectora y la Colectora.
• Las Compras por valor inferior o igual a la suma de $300,00 podrán
efectuarse de manera directa sin cotizaciones escritas, procurando en
lo posible diversificar los proveedores.
• Las Compras superiores a 300 dólares se debe solicitar por lo menos
dos cotizaciones escritas, para ser aprobadas y autorizadas por la
Rectora.
DOCUMENTACIÓN
Los documentos de compra deben estar bajo la custodia de la Rectora o
Colectora, quienes realizan la compra. Estas deben ser respaldadas por:
• Requerimiento aprobado y autorizado
• Cotizaciones aprobadas y autorizadas
• Comprobante de Compra: Facturas, Notas de Venta, Liquidaciones de
Compra
• Comprobante de Retención
• Comprobante de pago, sea en efectivo o cheque.
• Copia del cheque emitido para el pago
120
Cada compra debe estar respaldada por las firmas de autorización,
aprobación y sello de cancelado. Estos documentos deben permanecer en
el Archivo de la Unidad Educativa, de manera ordenada y cronológica con
sus respectivos respaldos.
SEGURIDADES
Todas las compras realizadas deben ser registradas en el sistema
contable, de acuerdo a la cuenta correspondiente, se debe tener control
de la adquisición verificando las condiciones de entrega como, calidad,
precio y puntualidad de entrega.
La compra de Bienes o Servicios deben estar incluidos en el Presupuesto
aprobado por la Ecónoma Provincial. En caso de necesitar
reabastecimiento, la Rectora será la responsable de solicitar aprobación
de la Congregación.
5.5.12.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARACOMPRAS La compra de bienes y/o servicios constituyen un proceso en el cual
se debe aplicar varios puntos de control a fin de salvaguardar los
recursos de la Unidad Educativa.
• Requerimiento de los departamentos o necesidad de mejorar las
áreas de la Unidad Educativa para la adquisición de un bien y/o
servicio.
• Solicitud por escrito del requerimiento o necesidad entregada a la
Colectora de la Unidad Educativa.
• La Rectora analizara la necesidad de compra, la capacidad para
solventar el pago y autorizara la compra.
• La Rectora conjuntamente con la Colectora, solicitaran las
cotizaciones respectivas para la ejecución de compra.
• Selecciona la mejor cotización considerando el costo y
condiciones de calidad del producto y comunica el requerimiento
al proveedor.
121
• El proveedor entrega los bienes solicitado, revisar que el bien se
encuentre en buen estado y entregara la factura correspondiente.
• La Rectora o Colectora, quien realice la compra debe revisar que
el comprobante cumpla con todas las normativas vigentes y aplica
la retención respectiva.
• Si la compra es mayor al monto establecido, la Rectora entregara
el cheque a la Colectora para que realice el pago y adjunta los
respectivos respaldos.
• Si la compra es menor al monto establecido la Colectora realiza el
pago en efectivo y adjunta los respectivos respaldos.
• Si la compra no es autorizada, no se adquiere los bienes o
servicios y comunica la decisión respecto al requerimiento o
necesidad presentada.
• En caso de necesitar reabastecimiento de un bien o servicios no
considerado en el presupuesto, la Rectora solicita aprobación de
la Congregación.
• Se realiza el registro en el sistema de la compra realizada.
5.5.13 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS RESPONSABILIDAD
La Rectora conjuntamente con la Colectora debe controlar las compras,
ventas y bajas de activos fijos de la Unidad Educativa, así como la
custodia de los activos existentes.
Es responsabilidad de la Ecónoma Provincial supervisar que la
Adquisición de activos fijos se encuentre dentro del presupuesto.
El responsable del registro de las compras de activos fijos, depreciaciones
DOCUMENTACIÓN
122
Las compras de los activos fijos deberán tener su respectiva factura de
compra, la misma que debe estar autorizada por la Rectora de la Unidad
Educativa.
El Archivo de las facturas de compras de activos, debe ser custodiado por
la Colectora de la Institución, llevando un registro con la siguiente
información:
GRUPO DE ACTIVOS
a) Muebles y Enseres de Oficina
b) Equipos de Oficina
c) Equipo de Computación
d) Maquinaria y Herramienta
e) Instrumentos Musicales
f) Instrumentos de Laboratorio
INFORMACIÓN DE RESPALDO DE ACTIVOS FIJOS
• Código de identificación del activo
• Fecha de adquisición
• Descripción del activo
• Vida útil
• Costo de adquisición
• Localización
• Meses de depreciación
• Depreciación acumulada
• Valor residual
SEGURIDADES
Cada activo fijo de la Unidad Educativa debe tener delegado un
responsable de su custodia, llevando un control organizado de lo
entregado, con las respectivas firmas de responsabilidad para su cuidado
y manejo.
123
Se debe llevar un control de los activos con todas las especificaciones, y
su respectivo registro de depreciaciones. Esta información debe estar bajo
la custodia de la Colectora de la Unidad Educativa.
5.5.14 PROCESO PARA MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIONES La necesidad o requerimiento de los departamentos de la Unidad
Educativa debe ser solicitada por escrito para ser aprobada y autorizada
por el Representante Legal de la misma.
Cada área tendrá la responsabilidad de activos a cargo, designando a un
encargado del manejo y cuidado de ellos, con las respectivas firmas de
responsabilidad. Igualmente cuando se realice un traslado de activo de un
área a otro deberá cambiarse la relación de ambas áreas y nuevamente
firmar. Por lo tanto el responsable al finalizar el contrato laboral debe
entregar el inventario completo de los activos.
Se contabiliza la compra del activo fijo una vez realizada la compra, y se
archiva con toda la documentación de la compra del activo fijo.
Se debe tomar en cuenta la vida útil de cada activo, el coherente uso o
deterioro se realizara la respectiva depreciación, el Contador General
debe realizar mensualmente este proceso. Una vez al año se realizará el
inventario físico, con el personal que no tenga supervisión directa con el
manejo de los registros contables de los activos fijos, para la toma física
se deberá impartir instrucciones por escrito para el personal que
participará en dicha labor, la persona encargada de emitir estas
instrucciones es el Representante Legal y/o el Contador General.
5.5.14.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE ACTIVOS Y DEPRECIACIONES
Este procedimiento lo que busca es controlar las compras de activos
fijos, mediante un registro en el sistema contable, para asegurar el
cuidado y salvaguarda de estos recursos.
124
Una vez adquirido los Activos Fijos estos deben ser
claramente identificados, mediante una etiqueta y numero
secuencial para facilitar su localización y ejercer un eficiente
control.
Se asigna un responsable para cada activo, para el manejo y
control de los mismos.
Se mantendrá un archivo con la copia de las facturas
originales, como respaldo de la adquisición de Activos Fijos en
las que se hará referencia al código de identificación
correspondiente, al igual que la forma de pago. Se indicara
que el original de la factura se encuentra en el archivo del
registro contable.
El Auxiliar de Colecturía registra en el Sistema Contable y lo
respalda con la factura de compra y los documentos de
aprobación y autorización de la Rectora de la Unidad
Educativa.
Las cuentas de los Activos Fijos en el mayor general deben
ser conciliadas mensualmente con el módulo de los Activos
Fijos, el cual muestra un detalle completo de los activos, esta
función estará a cargo del Contador General.
Una vez al año se realizará el inventario físico, con el personal
que no tenga supervisión directa con el manejo de los
registros contables de los activos fijos.
Las discrepancias o novedades encontradas en el inventario
físico, deben ser informadas por escrito inmediatamente a la
Rectora de la Unidad Educativa.
DEPRECIACIÓN
A causa del desgaste natural, obsolescencia, ciertos activos pierden
su valor con el tiempo, esta disminución del valor llamada
depreciación, es un gasto de operación sin flujo.
125
• La depreciación se realizara mensualmente a todos los activos
con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las
normas NEC.
• Se registrará en la cuenta de depreciación, el método de
depreciación a aplicarse es de línea recta con Valor Residual.
• La empresa determina la vida útil de sus activos de acuerdo a lo
determinado en la ley de régimen tributario interno.
5.5.15 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de la Rectora y/o Colectora de la Unidad Educativa el
manejo de las cuentas por pagar, el pago a los proveedores y entes
reguladores debe ser de manera oportuna y teniendo en cuenta los
principios contables.
Es responsabilidad de la Ecónoma Provincial la constante supervisión del
manejo de esta cuenta.
AUTORIZACIÓN Y DOCUMENTACIÓN
Todas las obligaciones contraídas por la Unidad Educativa serán
debidamente autorizadas por el Representante Legal.
A fin de mantener un adecuado control de las cuentas por pagar, se
establecerá un control de las facturas por compras. Para los documentos
cancelados una vez concluido el trámite del pago, serán marcados con
un sello de “CANCELADO”, firma de responsabilidad y la fecha de pago.
Todas las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida, sea
mediante cheque, efectivo o convenio de débito en el sistema bancario.
De esta manera se cancelara de manera oportuna las obligaciones
institucionales y se evitara intereses o multas.
CONTABILIZACIÓN Y SEGURIDADES
126
El Auxiliar de Colecturía es responsable del registro, archivo y
conservación de documentos por el tiempo que la ley disponga. Este
mecanismo de control interno reduce el riesgo de utilización del mismo
documento para sustentar otro egreso de fondos, indebidamente o por
error.
5.5.15.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CUENTAS POR PAGAR Las facturas de compra de bienes y/o servicios constituyen una
obligación contraída por la Unidad Educativa, se procede de la
siguiente manera:
• La Rectora autoriza la compra y comunica la adquisición a
realizar a Colectora para gestión correspondiente de pago.
• La Rectora o Colectora de la Unidad Educativa por la adquisición
de un bien y/o servicio realizan la respectiva retención de
impuestos al comprobante de compra
• La Colectora realiza el pago mediante cheque o efectivo de
manera oportuna y directa al proveedor.
• La Colectora realiza la entrega de la documentación al Auxiliar de
Colecturía para el respectivo registro y archivo.
• Auxiliar de colecturía revisa la documentación, previo el registro
en el sistema contable.
• Auxiliar de Colecturía archiva la documentación de manera
ordenada y cronológica.
5.5.16 NORMATIVA PARA EL MANEJO DE NÓMINA Y OBLIGACIONES INSTITUCIONALES SELECCIÓN DE PERSONAL
Para la contratación del personal previamente se realizara una selección
de personal, para lo cual se revisara las carpetas de los aspirantes y los
antecedentes de cada uno; se realizará una entrevista preliminar al igual
que sí es necesario se requerirá una prueba de conocimiento de acuerdo
127
al requerimiento de la Unidad Educativa, y una entrevista con el futuro jefe
inmediato y se procederá a la selección definitiva.
CONTRATACIÓN
La contratación se la deberá realizar en base a los tipos de contratos
establecidos por el Ministerio de Trabajo.
• Contratos indefinidos
• Contratos de jornada parcial permanente
• Contratos de servicios ocasionales
Los derechos y obligaciones tanto del trabajador como para el empleador
deben tener la base legal del Código de Trabajo, el Reglamento Interno de
la Unidad Educativa y normas de los entes reguladores.
Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al
departamento para su respectivo registro en el sistema y en las
plataformas de los entes reguladores.
El tiempo a pagar a cada trabajador se establece en el contrato de trabajo.
RESPONSABILIDAD
Es Responsabilidad de la Rectora de la Unidad Educativa las siguientes
autorizaciones:
• La contratación de personal.
• El salario a pagar
• Las deducciones que se realizarán en nómina.
• Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
Es responsabilidad del Auxiliar de Colecturía iniciar con el proceso de
elaboración de la nómina, en un periodo previo para la cancelación
128
denómina. El periodo de pago está claramente definido en el Código de
trabajo
La Rectora de la Unidad Educativa conjuntamente con la Colectora es
responsables de la existencia de los recursos monetarios para la
cancelación de nómina.
DOCUMENTACIÓN Y SEGURIDADES
El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para
diferentes áreas de la Unidad Educativa.
Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan
controlar el tiempo de asistencia de cada trabajador, y genere un reporte
para la elaboración de nómina. La persona encargada del sistema de
asistencia, debe ser distinta de la que elabora la nómina y paga la nómina.
Los reportes de asistencia, los roles del personal, la acreditación del pago
al personal, pago de planillas del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
I.E.S.S. como aportes, préstamos y fondos de reserva, deben ser
correctamente archivados en forma cronológica y bajo la custodia de la
Colectora de la Unidad Educativa.
5.5.17 MANEJO Y CONTABILIZACIÓN DE NÓMINA Y OBLIGACIONES INSTITUCIONALES ELABORACIÓN DE ROL DE PAGOS
El Auxiliar de Colecturía a fin de dar cumplimiento con el pago al personal
de manera puntual procede con la preparación de roles de cada trabajar,
considera los siguientes aspectos:
• SUELDO O SALARIO UNIFICADO
Actualmente la remuneración incluye sueldo o salario mensual, horas
extras, comisiones, bonos de responsabilidad, decimotercero sueldo,
decimocuarto y bonificación salarial.
129
• DECIMO TERCERA REMUNERACIÓN
Los empleadores tienen obligación de pagar a sus empleados la
decimotercera remuneración de forma mensual, si así fue solicitado por
cada empleado en forma escrita. Caso contrario se realiza de forma
acumulada en la fecha correspondiente. En el caso de no completar el año
de trabajo recibe la parte proporcional.
• DECIMO CUARTA REMUNERACIÓN
De igual manera se realiza el pago de acuerdo a lo solicitado por el
empleado, lo realiza de forma escrita. En el caso de no completar el año
de trabajo recibe la parte proporcional.
• FONDO DE RESERVA
Es obligación de los trabajadores solicitar la forma de forma de pago de
fondos de reserva, de manera escrita indicando si desea mensual o realiza
acumulación en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad.
• DESCUENTO POR PRESTAMOS I.E.S.S.
El Auxiliar de Colecturía en base a la planilla de préstamos quirografarios
o hipotecarios del I.E.S.S., realiza el respectivo descuento en roles a cada
trabajador que conste en planilla.
• DESCUENTOS POR ANTICIPOS, PRÉSTAMOS U OTROS DESCUENTOS INSTITUCIONALES
El Auxiliar de Colecturía en base a las solicitudes de anticipos, préstamos
con la institución, u otros descuentos aprobados y autorizados por la
Rectora procede con el registro de estos valores en roles.
Una vez elaborados los roles de cada trabajador se procede con la
contabilización en el sistema, a fin de que se genere el registro de
provisiones.
130
El pago de nómina se realiza mediante transferencia a la cuenta bancaria
de cada empleado, y mediante cheques el 30 de cada mes.
El pago de las Obligaciones Institucionales se realiza mediante convenio
de débito de la cuenta bancaria de la Unidad Educativa, previa solicitud
del servicio por el Representante legal de la misma. Una vez realizado el
pago se registra en el sistema contable los valores provisionados de
planillas del I.E.S.S.
PROVISIONES
Son valores reservados por la Unidad Educativa para obligaciones futuras
de los beneficios o derechos de cada trabajador.
De igual manera dichas provisiones se cancelan al momento de realizar
liquidaciones de contrato de un trabajador.
ACTA DE FINIQUITO
Se conoce con este nombre el documento por medio del cual el trabajador
acepta la liquidación de sus haberes pendientes de pago y si fuere el caso
de las indemnizaciones a las que tuviere derecho.
En este documento de debe detallar los conceptos de la liquidación:
• Remuneraciones pendientes de pago al trabajador,
• Parte proporcional de las remuneraciones adicionales:
• Pago por vacaciones no gozadas, si fuere el caso
• Otros valores adeudados al trabajador por cualquier otro concepto;
• Descuentos y deducciones (aportes al I.E.S.S., Préstamos con el
I.E.S.S.) que legalmente pueda realizar el empleador.
Finalmente se hará constar la conformidad expresa del trabajador con la
liquidación y su declaración de haber recibido el valor que haya resultado
finalmente.
131
5.5.18 PROCESO PARA EL MANEJO DE NÓMINA Y OBLIGACIONES INSTITUCIONALES La Colectora es la responsable de entregar información requerida por la
Auxiliar de Contabilidad para el cálculo de valores complementarios al rol
de pagos.
La Auxiliar de Contabilidad es la responsable de calcular exactamente los
valores a descontar o aportar al rol de pagos, dando cumplimiento a lo
establecido en el contrato y garantizando que los valores sean reales.
La Rectora conjuntamente con la Colectora revisa los roles elaborados, y
aprueba el pago mediante transferencia bancaria de cada trabajador y
verifica que existan los recursos necesarios para el pago de obligaciones
institucionales.
La cancelación oportuna de los sueldos a los empleados de la entidad
motiva a la ejecución de actividades de forma eficiente y con mayor
compromiso del personal de la Unidad Educativa.
5.5.18.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE CÁLCULO, REGISTRO Y CANCELACIÓN DE NÓMINA
El auxiliar de colecturía realiza las siguientes actividades:
• Solicitar el reporte de asistencia a la persona encargada, para
verificar el cumplimiento del horario de trabajo establecido en el
contrato.
• Solicita las solicitudes de anticipos, préstamos o cualquier otro
beneficio entregado por parte de la Unidad Educativa.
• Con la información recopilada el Auxiliar de Colecturía realiza los
cálculos para la nómina.
• Elabora el rol de pagos mensual, que deberá contener la nómina
de trabajadores, sueldo básico, aporte individual (9,45%), otras
deducciones, fondos de reserva (8,33%) otros ingresos, sueldo
líquido a recibir.
132
• Solicita revisión y aprobación de los roles a la Colectora para
realizar archivo de transferencias bancarias.
• Realiza el archivo de carga al banco para la transferencia a las
cuentas bancarias de cada trabajador y sube la información en la
plataforma del sistema bancario.
• Entrega el reporte consolidado de pago de rol mediante
trasferencia y cheque para que la Rectora realice la respectiva
aprobación de acreditación de sueldo y emita los cheques
correspondientes.
• La colectora elabora los cheques y realiza la entrega.
• Registra contablemente.
5.5.19 NORMATIVA PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE BALANCES RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad del Auxiliar de Colecturía tener la información
correctamente ingresada y archivada en forma ordenada y cronológica,
para la presentación de los Estados Financieros.
Es responsabilidad de la Colectora y Contador General la preparación y
elaboración de los Estados Financieros.
Es responsabilidad de la Ecónoma Provincial y del Contador General la
supervisión permanente de las cuentas de los Estados Financieros,
implementar medidas de control y cuadre de cada cuenta cada mes.
DOCUMENTACIÓN Y SEGURIDADES
La presentación oportuna de Estados Financieros garantiza la exactitud,
confiabilidad y veracidad de la información registrada en el sistema
contable de la Unidad Educativa.
La adecuada segregación de funciones permite que el trabajo se realice
de manera eficiente y optimiza todos los recursos de la Unidad Educativa.
133
Por ende todas las cuentas deben ser ingresadas en el sistema oportuna y
correctamente, a fin de que en determinado periodo se pueda verificar la
veracidad del saldo de cada una con sus respectivos respaldos.
Los Estados Financieros deben ser revisados previamente por las
autoridades responsables de su control. Ésta documentación debe estar
correctamente archivada, en forma ordenada y cronológica, con los
reportes de saldos de cada cuenta y sus respectivos respaldos, con firmas
de responsabilidad y bajo la custodia de la Colectora.
5.5.20 PROCESO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS La Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada, es el
ente regulador de la Unidad Educativa, quien establece los lineamientos
de control como remitir de forma mensual la información económica
financiera, por tal motivo es preciso seguir correctamente las normas
establecidas para cada cuenta, esto facilitara el oportuna cumplimiento de
lo solicitado.
La persona encargada del registro, conjuntamente con la Colectora de la
Unidad Educativa al final del mes debe realizar las siguientes actividades:
• Revisión en cada cuenta los movimientos efectuados en el periodo y si
es necesario realizar las modificaciones en el asiento o los respectivos
diarios de ajuste.
• Efectuar los ajustes pertinentes y realizar los asientos de cierre,
asiento de depreciación y provisiones.
• Elaboración de los respectivos respaldos de cada cuenta en Excel,
para adjuntar al saldo de cada cuenta de los Estados Financieros.
La preparación de los Estados Financieros es responsabilidad de la
Colectora y el Contador; su revisión y aprobación es por parte de la
Ecónoma Provincial.
134
Los Estados Financieros deben ser soportados con:
• Cuadres de caja. Arqueo de caja y reporte del saldo del sistema.
• Conciliación Bancaria, Reporte de saldo del libro bancos y Estado de
cuenta,
• Bancos se presenta estados de cuenta corriente o ahorros, pólizas y
ahorro programado
• Cuentas por cobrar, respaldar con auxiliar de saldos del sistema,
reporte de pensiones por cobrar, reporte de anticipos, préstamos, u
otro tipo de anticipo a contratistas.
• Cuentas por pagar, respaldar con auxiliar de saldos del sistema,
reporte de retención por préstamos al I.E.S.S.
5.5.20.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
El Auxiliar de Colecturía conjuntamente con la Colectora previa a la
presentación de Estados Financieros realiza las siguientes
actividades:
• Analiza y verifica que las cuentas ingresadas en el sistema
contable se encuentren con todas las transacciones realizadas
durante el ejercicio y se encuentren correctamente cuadradas.
• Verificar el saldo de cada cuenta contable con el mayor respectivo
a fin de mantener saldos reales.
• Generar en forma automática los estados financieros del ejercicio.
• Entregar a la Ecónoma Provincial y Contador General los estados
financieros con sus respectivos respaldos a fin de que sean
revisados y aprobados.
135
5.6 FLUJO GRAMAS DE PROCEDIMIENTOS
INICIO
INGRESO DE DATOS PROCESAR REPORTE MANTENIMIENTO SEGURIDADES
INGRESO DE ASIENTOS
CONTABLES
REPORTE DE LIBRO DIARIO REVERSAS RESPALDO DE
DATOS
VALIDACION DE DATOS LIBRO
DIARIO
REPORTE DE MAYORIZACION
CREACION DE CUENTAS
REGISTRO EN LOS MAYORES Y
ACTUALIZACION DE SALDOS
REPORTE DE BALANCE GENERAL
CREACION DE CLIENTES Y
PROVEEDORES
EMISION DE FACTURAS
FIN
ACTUALIZACION DE SALDOS EN EL
BALANCE GENERAL
136
137
5.6.1 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE ARQUEO DE CAJA
138
5.6.2 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE ARQUEO DE CAJA CHICA
139
5.6.3 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE REPOSICIÓN DE CAJA CHICA
140
5.6.4 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE CONCILIACIONES BANCARIAS
141
5.6.5 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS DE CUENTAS POR COBRAR
142
5.6.6 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS
143
5.6.7 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIONES
..
144
5.6.8 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE CUENTAS POR PAGAR
145
5.6.9 FLUJO GRAMA DEL PROCESO PARA CÁLCULO, REGISTRO Y PAGO DE NÓMINA
146
5.6.10 FLUJO GRAMA DEL PROCESO DE ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS
147
CONCLUSIONES El diagnóstico interno realizado en la Unidad Educativa Particular Oviedo refleja que no existe un adecuado proceso contable para el manejo operativo, la ausencia de control interno en las actividades diarias ocasiona trabajo acumulado para una sola persona, escaza colaboración del personal del área, poca supervisión en el manejo de cuentas, entrega de información tardía y poco confiable y por ende el archivo de registros y documentación no tiene orden ni responsable de la misma.
El estudio y recopilación de información sobre los procedimientos contables, control interno y elaboración de manuales que se aplican en las empresas, se ha utilizado como base teórica en la elaboración de la propuesta del manual que se presenta.
La aplicación de un manual de procesos contables y control interno para el área contable de la Unidad Educativa permitirá el logro de objetivos planteados, mejoramiento continuo en el proceso contable, generación de información oportuna y confiable, mayor supervisión en las operaciones diarias y optimización de todos los recursos.
El diseño de este manual de procesos contables y control interno nace de la falta de un documento formalmente establecido que dirija la operatividad del departamento contable de la Unidad Educativa, en el que se refleje la aplicación de control interno al proceso contable y se evidencie la supervisión de la Ecónoma Provincial de la Congregación de Hermanas Franciscanas de María Inmaculada como máxima autoridad y responsable en la implementación de esta útil herramienta.
La elaboración del manual de procesos contables y control interno me permite cumplir con uno de los objetivos planteados en el presente trabajo. Cada proceso cuenta con normas claramente establecidas, de fácil entendimiento, adecuada segregación de funciones, y el respectivo flujograma para las cuentas más relevantes del movimiento contable de la Unidad Educativa.
Los beneficios que obtendrá la Unidad Educativa con la implementación de un manual de procesos contables y control interno serán múltiples y de gran importancia para su crecimiento y continuo mejoramiento, se alcanzaran objetivos trazados, se proyectará a la consecución de nuevas metas, se contribuirá al mejor servicio educativo, la información será oportuna y confiable, y todos los recursos de la misma están a buen recaudo.
148
RECOMENDACIONES Se recomienda a las autoridades de la Unidad Educativa Particular Oviedo determinar funciones y responsabilidades mediante niveles jerárquicos, para obtener un eficiente desempeño en las actividades realizadas, y a su vez supervisar el manejo contable de cuentas, la organización del archivo y veracidad de la información en balances.
Se recomienda emplear las bases teóricas investigadas, es de vital importancia contar información instituida, esta base permite construir las normativas del manejo contable, mejorar los procesos contables, reestructurar la organización del área y por ende mejorar el desempeño del equipo de trabajo.
Se recomienda aplicar el presente trabajo en el área contable, le permitirá tener mayor control sobre las diversas actividades, supervisión en sus registros, organización y archivo, al igual que la consecución de objetivos, en definitiva, resultados esperados.
Se recomienda la constante supervisión de la Ecónoma Provincial, a fin de que verifique la adecuada aplicación del presente trabajo, que ha sido realizado en base a los requerimientos y expectativas de la Unidad Educativa, a fin de que todas las áreas trabajen en sinergia, utilicen correctamente los lineamientos establecidos, y optimicen recursos.
Se recomienda ejecutar con disciplina los lineamientos establecidos en cada proceso del área contable, esto permitirá obtener excelentes resultados, personal comprometido y responsable de sus actividades, y sobretodo adecuado manejo en las cuentas más relevante de la unidad.
Se recomienda que las autoridades del plantel, tomen el manual implementándolo en las actividades cotidianas y sea un referente para ellos, con utilidad para el desarrollo constante y crecimiento de la institución,
149
BIBLIOGRAFÍA Alcarria Jaime, J. (2012). Introducción a la Contabilidad. Castelló de la Plana:
Publicacions de la Universitat Jaume I.
Amat Alvarez, E., Lara Zayas, M. L., Curbelo Tribicio, I., Orozco García, M., Valdés Mederos, L., & Hernández Alvarez, Y. (2014). Fundamentos del Control Interno. Centro Universitario “José Martí Pérez”, Sancti Spíritus.
Camacho Miñano, M. D., & Rivero Menéndez, M. J. (2010). Introducción a la Contabilidad Financiera. Madrid: PEARSON EDUCACIÓN, S.A.
Grupo IDAT. (2010). Fundamentos de Contabilidad. Lima: GRUPO IDAT.
INFOXESTION SLS . (2011). Manual de Procesos para el Departamento de: Contabilidad. Pontevedra: Departamento de Contabilidad de: Infoxestion Sls.
Mayorga, T. (2016). https://titomayorga.wikispaces.com. Obtenido de https://titomayorga.wikispaces.com/file/view/PCGA.pdf
Nieto Ojeda, C. (2010). Manual de Contabilidad Financiera (I): Conceptos Básicos. Obtenido de http://www.eduinnova.es/monografias2010/nov2010/financiera1.pdf
Rajadell, M., Trullás, O., & Simo, P. (2014). Contabilidad para todos: Introducción al registro contable. España: Omnia Publisher SL.
Rodríguez Valencia, J. (2012). Cómo elaborar y usar los manuales administrativos. Mexíco: Cengage Learnig Editores.
Salinas, P. J. (2012). METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN CIENTÍFICA. Merida: Universidad de los Andes.
Serrahima Formosa, R. (2015). Cuaderno de apuntes Inicaicion a la Contabilidad. Catalunya. Obtenido de http://raimon.serrahima.com/manual-contabilidad/
Unidad Educativa Particular Oviedo. (2015). Codigo de Convivencia. Ibarra.
Unidad Educativa Particular Oviedo. (2015). Plan Educativo Institucional. Ibarra: UEPO.
150
ANEXOS
151
ANEXO 1
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR
DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en las cuentas Caja General, Caja Chica y Banco
1.- ¿Se realiza recaudación por pensiones en Colecturía?
Si ( )
No ( )
2.- ¿Los valores recibidos son depositados de forma inmediata al siguiente día?
Si ( )
No ( )
3.- ¿Se recibe otro tipo de ingresos en Colecturía?
Si ( )
No ( )
4.- ¿Los valores recaudados por otros ingresos se registran en la cuenta caja
chica?
Si ( )
No ( )
5.- ¿Existe una bóveda o caja fuerte para custodia del efectivo recaudado y
chequera?
Si ( )
152
No ( )
6.- ¿Se realizan cuadres o arqueos de caja y banco?
Si ( )
No ( )
7.- ¿Existe un formato de control para los movimientos diarios de caja?
Si ( )
No ( )
8.- ¿Existe algún documento que respalde el desembolso de efectivo?
Si ( )
No ( )
9.- ¿Existe un monto establecido para el manejo de caja chica?
Si ( )
No ( )
10.- ¿La reposición caja chica se realiza cada mes?
Si ( )
No ( )
11.- ¿Se emite en orden secuencial los cheques para pagos?
Si ( )
No ( )
12.- ¿Existe algún documento de control para el desembolso de cheques
girados y/o anulados?
Si ( )
No ( )
13.-¿Se manejan firmas conjuntas para la emisión de cheques?
153
Si ( )
No ( )
14.- ¿Se adjunta comprobantes de egreso con los cheques emitidos?
Si ( )
No ( )
15.- ¿Se realizan conciliaciones de manera periódica?
Si ( )
No ( )
16.- ¿Se solicita autorización a la Congregación de H.F.M.I. para creación de
cuentas corrientes e inversiones?
Si ( )
No ( )
17.- ¿Existe una normativa para el manejo de emisión de cheques?
Si ( )
No ( )
18.- ¿La institución tiene contratado algún servicio de recaudación con alguna
entidad financiera?
Si ( )
No ( )
19.- ¿Se verifica en el estado de cuenta los depósitos por pensiones?
Si ( )
No ( )
154
ANEXO 2
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR
DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en las Cuentas por Cobrar
1.- ¿Existe un respaldo de los cobros de pensiones en una base diferente al
sistema?
Si ( )
No ( )
2.- ¿Existe un registro de los abonos parciales?
Si ( )
No ( )
3.- ¿Se archivan en un lugar seguro los documentos de que respaldan las
cuentas por cobrar?
Si ( )
No ( )
4.- ¿Se realiza con frecuencia la recuperación de cuentas por cobrar?
Si ( )
No ( )
5.- ¿La institución utiliza convenios de pago para recuperar pagos pendientes
de pensiones?
155
Si ( )
No ( )
6.- ¿Se verifica las transferencias de pagos pendientes en el Estado de cuenta?
Si ( )
No ( )
7.- ¿Se tiene control de los pagos anticipados a contratistas?
Si ( )
No ( )
8.- ¿Se tiene control de anticipos solicitados por el personal?
Si ( )
No ( )
9.- ¿La persona que realiza los cobros de pensiones es independiente a la
Colectora?
Si ( )
No ( )
10.- ¿La persona que realiza el registro de cobro de pensiones es
independiente a la Colectora?
Si ( )
No ( )
156
ANEXO 3
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR
DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en las Cuentas por Pagar
1.- ¿Para realizar el pago a proveedores se verifica los datos de la factura?
Si ( )
No ( )
2.- ¿Los pagos por las adquisiciones realizadas se cancelan solo con cheque?
Si ( )
No ( )
3.- ¿Existe un monto establecido para el pago de adquisiciones en efectivo?
Si ( )
No ( )
4.- ¿Se tiene establecido un horario para el pago a proveedores?
Si ( )
No ( )
5.- ¿La persona que emite el cheque es distinta a la persona que realiza el
comprobante de egreso?
157
Si ( )
No ( )
6.- ¿Se adjunta el cheque emitido al comprobante de egreso y factura de
compra?
Si ( )
No ( )
7.- ¿Se archiva los comprobantes de egreso en orden cronológico?
Si ( )
No ( )
8.- ¿Se realizan los respectivos descuentos por retenciones antes de realizar el
pago?
Si ( )
No ( )
9.- ¿Existe algún documento de control de los pagos realizados a los
proveedores?
Si ( )
No ( )
10.- ¿Se verifica el detalle de la factura con el producto adquirido antes de
realizar el pago?
Si ( )
No ( )
158
ANEXO 4
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR
DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en la Facturación
1.- ¿Están claramente definidas las funciones de la persona encargada del
proceso de facturación? Si ( )
No ( )
2.- ¿El sistema de facturación está integrado con el sistema contable?
Si ( )
No ( )
3.- ¿La institución tiene contratado algún servicio de recaudación con alguna
entidad financiera? Si ( )
No ( )
4.- ¿El servicio de recaudación facilita el proceso de facturación?
Si ( )
No ( )
5.- ¿Existe un proceso para anular una factura?
Si ( )
159
No ( )
6.- ¿Se realiza la verificación de pagos en el estado de cuenta?
Si ( )
No ( )
7.- ¿Se emite facturas de manera inmediata al registro del pago en el sistema?
Si ( )
No ( )
8.- ¿Las facturas impresas son pre numeradas y autorizadas por el SRI?
Si ( )
No ( )
9.- ¿El sistema procesa las anulaciones y descuentos?
Si ( )
No ( )
10.- ¿Se archiva de manera cronológica las facturas?
Si ( )
No ( )
160
ANEXO 5
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR
DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en Compras
1.- ¿Se realiza una previa selección de proveedores antes de la adquisición de
un bien o servicio? Si ( )
No ( )
2.- ¿Las adquisiciones de bienes o servicios son previamente autorizadas por la
autoridad de la institución? Si ( )
No ( )
3.- ¿Las adquisiciones de bienes o servicios están consideradas dentro del
presupuesto? Si ( )
No ( )
4.- ¿Se verifica los datos de los comprobantes de compra antes de su
respectivo registro contable? Si ( )
161
No ( )
5.- ¿Se aplica las respectivas retenciones a las compras realizadas? Si ( )
No ( )
6.- ¿La persona encargada de realizar las compras aplica correctamente los
porcentajes de retención? Si ( )
No ( )
7.- ¿Se registra de manera inmediata los comprobantes de compra? Si ( )
No ( )
8.- ¿Existe control de las existencias por compras? Si ( )
No ( )
9.- ¿Existe un control de los proveedores? Si ( )
No ( )
10.- ¿Se capacita al personal para la realización de retenciones? Si ( )
No ( )
162
ANEXO 6 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. RECTORA, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR
DE COLECTURÍA
ÁREA DE ESTUDIO: COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en Nómina
1.- ¿Se lleva un control de las horas extras, comisiones, préstamos, vacaciones
y permisos del personal? Si ( )
No ( )
2.- ¿La persona que elabora los roles es distinta a quien los aprueba? Si ( )
No ( )
3.- ¿Se registran los respectivos descuentos por préstamos al I.E.S.S. en la
elaboración de roles? Si ( )
No ( )
4.- ¿Se encuentran correctamente archivados los roles legalizados por el
personal? Si ( )
No ( )
163
5.- ¿Las deducciones por multas o descuentos están debidamente
documentadas? Si ( )
No ( )
6.- ¿La persona que elabora los roles es constantemente capacitada sobre el
ámbito laboral? Si ( )
No ( )
7.- ¿El pago de nómina se realiza mediante emisión de cheques y de manera
oportuna? Si ( )
No ( )
8.- ¿La institución realiza de manera oportuna el pago por las planillas al
I.E.S.S.? Si ( )
No ( )
9.- ¿Se solicita a otras instancias un informe de asistencia para la elaboración
de roles? Si ( )
No ( )
10.- ¿La inasistencia del personal por enfermedad o calamidad doméstica es
debidamente sustentada o autorizada? Si ( )
No ( )
164
ANEXO 7 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENCUESTA DIRIGIDA A: HNA. ECÓNOMA PROVINCIAL, CONTADOR
GENERAL, HNA. COLECTORA Y AUXILIAR DE COLECTURÍA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en la preparación de Estados Financieros.
1.- ¿El personal del departamento contable es capacitado sobre las políticas
financieras de la Congregación?
Si ( )
No ( )
2.- ¿Se capacita constantemente al personal sobre las reformas laborales,
contables y tributarias? Si ( )
No ( )
3.- ¿Se revisan mensualmente los Estados Financieros? Si ( )
No ( )
4.- ¿Se verifica el movimiento de cada cuenta previamente a la preparación de
los Estados Financieros? Si ( )
No ( )
165
5.- ¿Se establece una fecha fija para el cierre de cuentas y presentación de
Estados Financieros? Si ( )
No ( )
6.- ¿Los Estados Financieros cuentan con sus respectivos respaldos previa su
presentación? Si ( )
No ( )
7.- ¿Los ajustes o regularizaciones de cuentas son realizados con usuario de
Contador General? Si ( )
No ( )
8.- ¿Se archiva de manera ordenada los Estados Financieros? Si ( )
No ( )
9.- ¿Existe sugerencias o recomendaciones para la preparación de los Estados
Financieros por el Contador General? Si ( )
No ( )
10.- ¿La Congregación o Contador General emiten documentos con
instrucciones para la preparación de Estados Financieros? Si ( )
No ( )
166
ANEXO 8 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENTREVISTA DIRIGIDA A: VICERRECTOR Y MIEMBROS DEL CONSEJO
EJECUTIVO DE LA UNIDAD EDUCATIVA PARTICULAR OVIEDO
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en área de colecturía.
1.- ¿Se trabaja en equipo para la recuperación de pensiones pendientes de
pago? Si ( )
No ( )
2.- ¿Existe algún inconveniente o queja de los padres de familia respecto a las
facturas emitidas? Si ( )
No ( )
3.- ¿Existe alguna inconformidad del personal por los roles de pago? Si ( )
No ( )
4.- ¿La aplicación de descuentos por préstamos o anticipos es debidamente
informada al personal? Si ( )
No ( )
5.- ¿Existe alguna inconformidad de los proveedores por los pagos realizados?
167
Si ( )
No ( )
6.- ¿Considera que el dinero recaudado en la institución se encuentra a buen
resguardo? Si ( )
No ( )
7.- ¿Considera que existe una adecuada administración de todos los recursos
de la institución? Si ( )
No ( )
8.- ¿Existe buena predisposición por parte de las autoridades para adquirir
materiales de trabajo? Si ( )
No ( )
9.- ¿Considera que las funciones del departamento están correctamente
establecidas? Si ( )
No ( )
10.- ¿La Unidad Educativa ha tenido algún inconveniente por pagos en mora
con los entes reguladores del país? Si ( )
No ( )
168
ANEXO 9 UNIVERSIDAD CATÓLICA DE SANTIAGO DE GUAYAQUIL
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA
ENTREVISTA DIRIGIDA A: ECÓNOMA PROVINCIAL DE LA
CONGREGACIÓN DE HERMANAS FRANCISCANAS DE MARÍA
INMACULADA
OBJETIVO DE ESTUDIO.- Conocer el manejo contable y la aplicación de
control interno en área de colecturía.
1.- ¿La estructura financiera contable de la Unidad está regida por el
Reglamento y políticas de la Congregación de Hermanas Franciscanas de
María Inmaculada? Si ( )
No ( )
2.- ¿La Unidad cuenta con un sistema contable para el registro de sus
operaciones diarias? Si ( )
No ( )
3.- ¿Existe un organigrama funcional para el área contable? Si ( )
No ( )
4.- ¿El área contable cuenta con un Manual de procedimientos para el
desarrollo de actividades? Si ( )
No ( )
169
5.- ¿Aplica con frecuencia revisiones y control interno al proceso contable de la
Unidad? Si ( )
No ( )
6.- ¿Tiene establecidos formatos de control para las cuentas de Caja Chica y
Banco? Si ( )
No ( )
7.- ¿Autoriza y establece montos para la adquisición de bienes o servicios? Si ( )
No ( )
8.- ¿Supervisa que los pagos o adquisiciones se encuentren dentro del
presupuesto establecido? Si ( )
No ( )
9.- ¿Planifica capacitaciones y organiza reuniones con el personal del área
contable para mejorar el proceso contable? Si ( )
No ( )
10.- ¿Coordina con el área contable las revisiones programadas por el Contador
General? Si ( )
No ( )
170
173
DECLARACIÓN Y AUTORIZACIÓN
Yo, Tingo Vega Lenin Alberto, con C.C: # 1002335865 autor/a del trabajo de titulación: Propuesta de un Manual de Procesos Contables y Control Interno Aplicado en la Unidad Educativa Particular “Oviedo” previo a la obtención del título de INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA en la Universidad Católica de Santiago de Guayaquil.
1.- Declaro tener pleno conocimiento de la obligación que tienen las instituciones de educación superior, de conformidad con el Artículo 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior, de entregar a la SENESCYT en formato digital una copia del referido trabajo de titulación para que sea integrado al Sistema Nacional de Información de la Educación Superior del Ecuador para su difusión pública respetando los derechos de autor.
2.- Autorizo a la SENESCYT a tener una copia del referido trabajo de titulación, con el propósito de generar un repositorio que democratice la información, respetando las políticas de propiedad intelectual vigentes.
Guayaquil, 18 de marzo de 2016
f. _____________________________________
Nombre: Tingo Vega Lenin Alberto
C.C: 1002335865
172
REPOSITORIO NACIONAL EN CIENCIA Y TECNOLOGÍA FICHA DE REGISTRO DE TESIS/TRABAJO DE TITULACIÓN
TÍTULO Y SUBTÍTULO: Propuesta de un Manual de Procesos Contables y Control Interno Aplicado en la Unidad Educativa Particular “Oviedo” AUTOR(ES) (apellidos/nombres):
Tingo Vega, Lenin Alberto
REVISOR(ES)/TUTOR(ES) (apellidos/nombres):
Holguín Noriega, Janeth Micaela
INSTITUCIÓN: Universidad Católica de Santiago de Guayaquil FACULTAD: FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS CARRERA: INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA TITULO OBTENIDO: Ingeniero en Contabilidad y Auditoria FECHA DE PUBLICACIÓN: 18 de marzo de 2016 No. DE PÁGINAS: 169 ÁREAS TEMÁTICAS: Contabilidad, Control Interno PALABRAS CLAVES/ KEYWORDS:
Manual, Procesos Contables, Control Interno, Establecimiento Educativo, operatividad, Contabilidad
RESUMEN/ABSTRACT (150-250 palabras): La propuesta surge por necesidad de lineamientos precisos en operaciones diarias del área contable, por de falta de control interno en el engranaje del proceso contable. Así, un departamento que no aplique procesos ni control interno en cada una de sus actividades corre el riesgo de tener desviaciones operativas e incurrir en faltas con las autoridades y entes reguladores, por la inadecuada gestión operativa. Para la elaboración de la propuesta dentro del proceso investigativo, se ha utilizado técnicas e instrumentos de investigación como. El trabajo de investigación es de tipo explicativo, permitiendo tener un amplio conocimiento de estudio, con énfasis en lo referente al Informe “COSO” en materia de control interno. En el Manual propuesto se muestran los procesos adecuados para cada actividad financiera; en proceso se presenta una normativa de control interno, la descripción del procedimiento de ejecución, y el correspondiente flujograma. Mediante la elaboración e implementación del Manual de Procesos Contables y Control Interno se pretende que la Institución pueda aprovechar optimizando recursos de manera eficiente, mejorando normativas de control existentes y haciendo que el proceso operativo refleje excelentes resultados en información financiera a ser usada en la toma de decisiones en la Unidad Educativa Particular Oviedo. ADJUNTO PDF: SI NO CONTACTO CON AUTOR/ES: Teléfono: +593-6-2959915 /
0985428800 E-mail:lenin.tingo@cu.ucsg.edu.ec / latvlenin@hotmail.com
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Nombre: Holguín Noriega, Janeth Micaela Teléfono: +593-4-6017731 / 0994593144 E-mail:janet.holguin@cu.ucsg.edu.ec / janet.holguin@hotmail.com
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