tablas de retencion documental sistema de gestion documental-1
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT E S D
1!" ACTAS
1#"#$ ACTAS DEL COMIT DE DIRECCIN 5 5 X X
Citacin al Comit
Acta
1!% ESTUDIOS
1#%#%5 5 X X
Estudios
1!%" INFORMES
1#%"#1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 - X X
Solicitud
Informe
1#%"#% INFORMES A OTRAS ENTIDADES 5 5 X X
Solicitud
Informes
1#%"#& INFORMES DE GESTIN 5 5 X X
Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
1#%"#11 INFORMES PERIODISTICOS 5 - X X
Informes
1#"' PLAN
1#"'#% PLAN ANUAL DE COMUNICACIONES 5 - X X
O()*+a ,o./)0oa: De,a)2o .e3 S/,e*+0e+.e+0e 415
SERIES! SUBSERIES 6 T*,o
Do)/7e+0a3eARCHI8O
GESTIN
ARCHI8O
CENTRAL
Serie documental que expresa las decisioneComit en su competencia !or ser testimonlas pol"ticas administrati#as de la entconser#ar totalmente % digitali&ar
Serie documental que e#idencia la planeacila unidad administrati#a para el cumplimientmetas % o'jeti#os institucionales Constotalmente % micro(lmar
ESTUDIOS DE MISION# PROPOSITOS YOB9ETI8OS DE LA ENTIDAD
Documentos de car)cter facilitati#o$ pues informe se consolida en Control IntConser#ar durante 5 a*os en arc+i#o de gestdigitali&ar, (nali&ada la retencin eliminar
Serie documental que e#idencia el control unidad administrati#a para el cumplimientmetas % o'jeti#os institucionales Constotalmente % micro(lmar
Serie documental que e#idencia el control unidad administrati#a para el cumplimientmetas % o'jeti#os institucionales Constotalmente % micro(lmar
Informes que e#idencian difusin de decisiones de competencia de la entdigitali&ar como medio para conser#aciconsulta Conser#ar durante 5 a*os en el arde gestin % (nali&ada la retencin seleccionainformes con las noticias de ma%or rele#para la entidad
Documentos de car)cter facilitati#o Consdurante 5 a*os en arc+i#o de gestin % digita
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De,a)2o .e3 S/,e*+0e+.e+0e 415
SERIES! SUBSERIES 6 T*,oDo)/7e+0a3e ARCHI8O
GESTINARCHI8OCENTRAL
!lanes
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN DISPOSICIN FINAL
PROCEDIMIENTO
CT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De,a)2o .e3 S/,e*+0e+.e+0e 415
SERIES! SUBSERIES 6 T*,o
Do)/7e+0a3e
ARCHI8O
GESTIN
ARCHI8O
CENTRAL1#" PROMOCIN Y DI8ULGACIN
1#"#1 5 - X X
Articulos
1#"#% BOLETINES DE PRENSA 5 - X X
oletin
oletines #irtuales
1#"#" ENCUESTAS 5 - X X
Encuesta s personali&adas
Encuestas electrnicas
u&on de quejas % sugerencias
1#"#' E8ENTOS ; MEMORIAS 5 5 X X.uedas de prensa
Seminarios
1#"#$ NOTICIAS DE INTERES 5 - X X
/oticia
1#"#& NOTISOLIDARIOS MENSUALES 5 - X X
/otisolidario
1#"#< PAGINA =EB E INTRANET 5 - X X
.eporte
1#"# PB> 5 - X X
.eporte
1#"#? 8IDEOCONFERENCIAS 5 - X X0ideo
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin 3irma .esponsa'le2
S2 seleccin 3ec+a2
D 2 digitali&acin
Conser#ar durante 5 a*os en arc+i#o de gestidigitali&ar Al cumplir el tiempo de retencpierden sus #alores primarios % secundareliminar
ARTICULOS PUBLICADOS SOBRESUPERSOLIDARIA
Serie documental que expresa las decisiones deentidad en su competencia !or ser testimoniolas pol"ticas administrati#as$ conser#ar totalme% digitali&ar
Conser#ar durante 5 a*os en arc+i#o de gestidigitali&ar Al cumplir el tiempo de retencpierden sus #alores primarios % secundareliminar
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Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
11#1 ACCIONES CONSTITUCIONALES11#1#1 ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 5 45 X X
Demanda
Solicitudes de informacin
!rue'as
Contestacin
.ecursos
'jeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
11#1#% ACCIONES DE GRUPO 5 45 X XDemanda
Solicitudes de informacin
!rue'as
Contestacin
.ecursos
'jeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
11#1#" ACCIONES DE INCONSTITUCIONALIDAD 5 45 X X
Demanda
Contestacin!ronunciamiento
3allo
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de con ma%ores implicaciones en eadministrati#o de la entidad
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de con ma%ores implicaciones en eadministrati#o de la entidad
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&ado
Conser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de con ma%ores implicaciones en eadministrati#o de la entidad
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CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
11#1#' ACCIONES DE TUTELA 5 45 X X
(cio ju&gado o tri'unal
6emorandos
(cios de respuesta
3allo
Impugnacin
Sentencia
11#1#$ ACCIONES POPULARES 5 45 X X
Demanda
Solicitudes de informacin
!rue'asContestacin
.ecursos
'jeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
11#% ACCIONES 9UDICIALES11#%#1 ACCIONES CONTRACTUALES 5 45 X X
Accin contractual
Diligencia de noti(cacin
Copia de contratos
Solicitud de conciliacin
Acta de conciliacinDerec+o de peticin
3otocopia camara de comercio
Certi(caciones
Sentencia
11#%#% 5 45 X X
Demanda
Solicitudes de informacin
!rue'as
Contestacin
Documentos de car)cter jur"dico, dimedida de conser#acin % consuldurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminadoretencin reali&ar una seleccin decon ma%ores implicaciones en administrati#o de la entidad
Documentos de car)cter jur"dico, di
medida de conser#acin % consuldurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminadoretencin reali&ar una seleccin decon ma%ores implicaciones en administrati#o de la entidad
Documentos de car)cter jur"dico, dimedida de conser#acin % consuldurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado
retencin reali&ar una seleccin decon ma%ores implicaciones en administrati#o de la entidad
ACCIONES DE NULIDAD Y REESTABLECIMIENTODEL DERECHO
Documentos de car)cter jur"dico, dimedida de conser#acin % consuldurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado
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CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
.ecursos
retencin reali&ar una seleccin de los p
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RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
'jeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
11#%#" ACCIONES DE REPARACIN DIRECTA 5 45 X X
Demanda
Solicitudes de informacin
!rue'as
Contestacin
.ecursos
'jeciones
Sentencia de primera instanciaSentencia de segunda instancia
11#%#' ACCIONES DE SIMPLE NULIDAD 5 45 X X
Demanda
Solicitudes de informacin
!rue'as
Contestacin
.ecursos
'jeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
administrati#o de la entidad
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de con ma%ores implicaciones en administrati#o de la entidad
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de con ma%ores implicaciones en administrati#o de la entidad
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CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
11#%#$ PROCESOS ORDINARIOS 5 45 X XDemanda
Solicitudes de informacin
!rue'as
Contestacin
.ecursos
'jeciones
Sentencia de primera instancia
Sentencia de segunda instancia
11#" ACTAS
11#"#" 5 5 X X
Actas
(cios de con#ocatoria
Anexos
11#11 CIRCULARES11#11#1 CIRCULARES INFORMATI8AS 5 - X X
Circular
11#11#% CIRCULARES NORMATI8AS 5 5 X X
Circular
11#1'CONCEPTOS
11#1'#1 CONCEPTOS 9URDICOS 5 45 X X
Solicitud
Concepto
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de con ma%ores implicaciones en eadministrati#o de la entidad
Serie documental que expresa las deComit en su competencia !or ser te
las pol"ticas administrati#as de laconser#ar totalmente % digita
ACTAS DEL COMIT DE CONCILIACION Y DEFENSA9UDICIAL
Documentos de car)cter facilitati#durante 5 a*os en arc+i#o de gestin(nali&ada la retencin eliminar
Serie documental que expresa las deentidad en su competencia !or ser tlas pol"ticas administrati#as$ conser#a% digitali&ar
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de lreferentes a las normas marco solidario
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PROCEDIMIENTOCT E S D
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SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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ARCHI8OCENTRAL
11#1< CON8ENIOS11#1
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SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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ARCHI8OCENTRAL
11#% MANUALES
11#%#1 MANUALES DE CONTRATACION 5 5 X X
6anual
11#%? MODALIDADES DE CONTRATACION11#%?#1 CONCURSO DE MERITOS 5 45 X X
!ro%ecto pliego de condiciones
.equerimientos tcnicos
Disponi'ilidad presupuestal
!liego de condiciones
Adendas o modi(caciones al pliego de condiciones
!u'licidad en el SEC!
ferta$ propuestas 9tecnica$ econmica:
;arantia de seriedad
!li&as
Serie documental que e#ideprocedimientos administrati#os de lalos temas de su competencia !or sede las pol"ticas$ conser#ar totalmente
Documentos de car)cter jur"dico, digimedida de conser#acin % consultadurante 5 a*os en el arc+i#o detransferir al arc+i#o central (nali&ado Conser#ar 45 a*os m)s % terminado eretencin reali&ar una seleccin de lque ma%or impacto +a%an tenido en administrati#o % misional de la entidad
Estudios % documentos pre#ios 9seg
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CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
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SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
!u'licacin de los contratos
Acta de inicio
rdenes de pago
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del super#isor
Informes del super#isor
Acta de liquidacin=iquidacin
11#%?#% CONTRATACION DIRECTA 5 45 X X
In#itacin para presentar propuesta % contratar
!ro%ecto pliego de condiciones
.equerimientos tcnicos
Disponi'ilidad presupuestal
!liego de condiciones
Adendas o modi(caciones al pliego de condiciones
!u'licidad en el SEC!
ferta$ propuestas 9tecnica$ economica:;arantia de seriedad
!li&as
Informe de e#aluacin o #eri(cacin de propuesta
!u'licacin de los contratos
Acta de acuerdos 9seg?> de 7@@ art"culo?4:
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminadoretencin reali&ar una seleccin de que ma%or impacto +a%an tenido enadministrati#o % misional de la entida
Acto de adjudicacin o de declaracin de concursodesierto
Documentos de car)cter jur"dico, dig
medida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminadoretencin reali&ar una seleccin de que ma%or impacto +a%an tenido enadministrati#o % misional de la entida
Estudios % documentos pre#ios 9seg de 7@@ art"culo?4:
Acto de adjudicacin o declaracin de concursodesierto
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PROCEDIMIENTOCT E S D
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SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Acta de inicio
rdenes de pago
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del super#isor
Informes del super#isor
Acta de liquidacin
=iquidacin
11#%?#" LICITACION PUBLICA 5 45 X X
!ro%ecto pliego de condiciones
.equerimientos tcnicos
Disponi'ilidad presupuestal
!liego de condiciones
Adendas o modi(caciones al pliego de condiciones
!u'licidad en el SEC!
ferta$ propuestas 9tecnica$ econmica:
;arantia de seriedad
!li&as
!u'licacin de los contratos
Acta de inicio
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminadoretencin reali&ar una seleccin de que ma%or impacto +a%an tenido enadministrati#o % misional de la entida
Estudios % documentos pre#ios 9seg
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SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
rdenes de pago
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del super#isor
Informes del super#isor
Acta de liquidacin
=iquidacin
11#%?#' SELECCIN ABRE8IADA 5 45 X X
!ro%ecto pliego de condiciones
.equerimientos tcnicos
Disponi'ilidad presupuestal
!liego de condiciones
Adendas o modi(caciones al pliego de condiciones
!u'licidad en el SEC!
ferta$ propuestas 9tecnica$ econmica:
;arantia de seriedad
!li&as
!u'licacin de los contratos
Acta de inicio
rdenes de pago
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consultdurante 5 a*os en el arc+i#o dtransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminadoretencin reali&ar una seleccin de que ma%or impacto +a%an tenido enadministrati#o % misional de la entida
Estudios % documentos pre#ios 9seg
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RETENCIN
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O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Comunicaciones del contratista
Comunicaciones del super#isor
Informes del super#isor
Acta de liquidacin
=iquidacin
11#%?#$ SUBASTA IN8ERSA 5 45 X X
Con#ocatoria pu'lica
Acto administrati#o de apertura de proceso de su'asta
!ro%ecto pliego de condiciones
.equerimientos tcnicos
Disponi'ilidad presupuestal
Adendos o modi(caciones
!u'licidad en el SEC!
ferta$ propuestas 9tecnica$economica:
;arantia de seriedad
!oli&as
Acta de inicio
Comunicaciones
Acta de audiencia de la su'asta
Acta de adjudicacion
Acta de liquidacin
Documentos de car)cter jur"dico, digmedida de conser#acin % consulta Cdurante 5 a*os en el arc+i#o de gestitransferir al arc+i#o central (nali&adoConser#ar 45 a*os m)s % terminado retencin reali&ar una seleccin de loque ma%or impacto +a%an tenido en administrati#o % misional de la entida
Estudios % documentos pre#ios 9seg de 7@@ art"culo?4:
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O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa 9/@.*)a 4115
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
11#' RECURSOS Y RE8OCATORIAS 5 45 X X
.ecurso
Solicitud de prue'as o antecedentes
.esolucin que resuel#e el recurso
.esolucin de re#ocatoria
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin
S2 seleccin 3irma .esponsa'le2
D 2 digitali&acin 3ec+a2
Documentos de car)cter jur"dico, digitalmedida de conser#acin % consulta Cdurante 5 a*os en el arc+i#o de gtransferir al arc+i#o central (nali&ado estConser#ar 45 a*os m)s % terminado el tretencin reali&ar una seleccin de los con ma%ores implicaciones en el administrati#o de la entidad
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CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
1%#" ACTAS1%#"#< ACTAS DEL COMIT DE SISTEMA DE CALIDAD 5 5 X X
Citacin
Acta
1%#& BANCO DE PROYECTOS1%# PROYECTOS DE IN8ERSION 5 5 X X
Estudios de #ia'ilidad
!ropuestas
Informes de seguimiento
Actas
Documentos de ajuste
6etodolog"as
Con#enios de cooperacin
3ic+as de pro%ectos
3ic+as EI
6etodolog"a de pro%ectos de in#ersin
Soportes de remisin de informacin por )reas
Documentos de !laneacin /acional
Ajustes
Informes de seguimiento
Indicadores de gestin
1%#%" INFORMES
1%#%"#1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 - X XSolicitud
Informes
1%#%"#% INFORMES A OTRAS ENTIDADES 5 5 X X
Solicitud
Informes
1%#%& INFORMES DE GESTIN 5 - X X
Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa .e P3a+ea)*+ 6 S*0e7a41%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Serie documental que expresa las del Comit en su competenciatestimonio de las pol"ticas administraentidad$ conser#ar totalmente % digita
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmicro(lmar
1r)mites ante el 6inisterio % el Departamento de!laneacin /acional
Documentos de car)cter facilitati#o$informe se consolida en ControConser#ar durante 5 a*os en arc+i#o% digitali&ar, (nali&ada la retencin el
Serie documental que e#idencia el counidad administrati#a para el cumplmetas % o'jeti#os institucionales totalmente % micro(lmar
Documentos de car)cter facilitati#o$informe se consolida en el DesSuperintendente Conser#ar durante arc+i#o de gestin % digitali&ar, (nretencin eliminar
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa .e P3a+ea)*+ 6 S*0e7a41%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
1%#% MANUALES1%#%#" 5 5 X X
6anual de !rocesos % procedimientos
3ormatos para procesos de la entidad
Diagramas
Documentos de ajustes
1%#"' PLAN
1%#"'#" PLAN DE ACCIN ANUAL 5 5 X X
!lan de accin anuales
Informes de seguimiento % ejecucinIndicadores de gestin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
1%#"'#' PLAN DE CALIDAD 5 5 X X
'jeti#os
!ol"ticas
6anual de calidad
Informes de seguimiento % ejecucin
Indicadores de gestin
Implementacin del sistema de calidad
Informes de auditoria
1%#"'#$ PLAN DE DESARROLLO ADMINISTRATI8O 5 5 X X
!lan de desarrollo administrati#o
Informes de seguimiento % ejecucin
Indicadores de gestin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
Serie documental que e#idenprocedimientos administrati#os de la los temas de su competencia !or ser de las pol"ticas$ conser#ar totadigitali&ar
MANUALES DE PROCESOS YPROCEDIMIENTOS
1r)mites ante el 6inisterio % el Departamento de!laneacin /acional
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a
cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmmicro(lmar
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmmicro(lmar
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmmicro(lmar
-
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa .e P3a+ea)*+ 6 S*0e7a41%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
1%#"'#& 5 5 X X
6apa de riesgos
Informes de seguimiento % ejecucin
Indicadores de gestin
6onitoreo
Actas del Comit de 6apa de .iesgos
1%!"'!< PLAN ESTADISTICO 5 5 X X
!lan estad"stico
Informes de seguimiento % ejecucin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones1%!"'! PLAN ESTRATEGICO 5 5 X X
!lan estratgico
Informes de seguimiento % ejecucin
Indicadores de gestin
Correspondencia
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
1%!"'!? PLAN OPERATI8O ANUAL 5 5 X X
!lan operati#o anual
Informes de seguimiento % ejecucin
Indicadores de gestin
Comunicaciones % o(cios
Documentos de ajuste
Soportes de reuniones
PLAN DE MANE9O DE RIESGOS YCONTINGENCIAS
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmmicro(lmar
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmmicro(lmar
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalmmicro(lmar
Serie documental que e#idencia la de la unidad administrati#a cumplimiento de metas % institucionales Conser#ar totalm
micro(lmar
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a Aeoa .e P3a+ea)*+ 6 S*0e7a41%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
1%#'& SISTEMAS
1%#' SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 5 5 X X
1%#'% SISTEMA DE INFORMACIN INSTITUCIONAL 5 5 X X
Actas del Comit 1cnico C/3EC!
Actas Comit de ;estin de la Informacin
Comunicaciones % o(cios
Con#enios
Ajustes
!ro%ectos de sistemati&acin
/ormas de seguridad % con(dencialidad
!rocedimientos de ajustes
In#estigaciones nue#as tecnologias
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin
S2 seleccin 3irma .esponsa'le2
D 2 digitali&acin 3ec+a2
Serie documental que e#idenciprocedimientos administrati#os de la enlos temas de su competencia !or ser tede las pol"ticas$ conser#ar totalmdigitali&ar
Serie documental que e#idenciprocedimientos administrati#os de la enlos temas de su competencia !or ser tede las pol"ticas$ conser#ar totalmdigitali&ar
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
1%1#1 CERTIFICADOS
1%1#1#% 5 - X
Certi(cado
1%1#1' CONCEPTOS1%1#1'#% CONCEPTOS TECNICOS 5 - X X
Solicitud
Concepto
1%1#%1 FORMATOS
1%1#%1#1 5 - X
Autori&acin
1%1#%1#% AUTORIACION SALIDA DE EUIPOS 5 - X
Autori&acin
1%1#%1#" 5 - X
Control de copias
1%1#%1#' CONTROL SOPORTE A USUARIOS 5 - X
Control
1%1#%1#$ HO9AS DE 8IDA EUIPOS Y SOFT=ARE 5 - X
Boja de #ida
1%1#%1#& 5 - X X
=ista de c+equeo
1%1#%1#< 5 - X X
=ista de c+equeo
O()*+a ,o./)0oa: G/,o .e P3a+ea)*+ 6 S*0e7a41%15
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8O
GESTIN
ARCHI8O
CENTRAL
Documentos de car)cter facilitati#o Cdurante 5 a*os en arc+i#o de gestin, (la retencin eliminar
CERTIFICADOS DE PRESTACION DE SER8ICIOSY;O ADUISICION DE BIENES
Conser#ar durante 5 a*os en arc+i#o de% digitali&ar Al cumplir el tiempo de rpierden sus #alores primarios % seceliminar
Al cumplir el tiempo de retencin en ede ;estin pierden sus #alores primsecundarios, eliminar
AUTORIACION PERMANENTE DE SALIDA EINGRESO DE EUIPOS PORTATILES
CONTROL DE COPIAS DE SEGURIDAD DE LOSSER8IDORES
LISTA DE CHEUEO PARA EL RECIBO DE LABASE DE DATOS CO8ENIO CONFECOOP-
SUPERSOLIDARIA Conser#ar durante 5 a*os en arc+i#o de% digitali&ar Al cumplir el tiempo de rpierden sus #alores primarios % seceliminar
LISTA DE CHEUEO PARA EL RECIBO DE LABASE DE DATOS CO8ENIO CONFECOOP-SUPERSOLIDARIA FORMATO USUARIO
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: G/,o .e P3a+ea)*+ 6 S*0e7a41%15
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8O
GESTIN
ARCHI8O
CENTRAL1%1#%1# REPORTE DE ERROR EN BASE DE DATOS 5 - X
.eporte
1%1#%' IN8ENTARIOS
1%1#%'#" IN8ENTARIOS DE SOFT=ARE Y HARD=ARE 5 - X X
In#entarios
1%1#%< LICENCIAS DE SOFT=ARE 5 - X X
Actuali&aciones
1%1#"< PROGRAMAS
1%1#"
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
1"#" ACTAS
1"#"#' 5 5 X X
Con#ocatoria a reunin del Comit
Acta
1"#< BOLETINES INFORMATI8OS 5 - X X
Documentos de ajuste
oletin
1"#%" INFORMES
1"#%"#1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 5 5 X X(cio
Informe
1"#%"#% INFORMES A OTRAS ENTIDADES 5 5 X X
(cio
Informe
1"#%"#" INFORMES DE AUDITORIA INTERNA 5 - X X
6atrices
3ormatos
Encuestas
!apeles de tra'ajo
Informe
E#aluaciones
Informes de atencin quejas % reclamos
Documentos de ajuste
1"#%"#$ INFORMES DE CONTROL INTERNO CONTABLE 5 - X X
!apeles de tra'ajo
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a .e Co+0o3 I+0e+o 41"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Serie documental que expresa las decisionComit en su competencia !or ser testimolas pol"ticas administrati#as de la enconser#ar totalmente % digitali&ar
ACTAS DEL COMIT DE COORDINACIN DELSISTEMA DE CONTROL INTERNO
Documentos de car)cter facilitati#o Condurante 5 a*os en arc+i#o de gestdigitali&ar, (nali&ada la retencin eliminar
Serie documental que e#idencia el controunidad administrati#a para el cumplimienmetas % o'jeti#os institucionales Contotalmente % micro(lmar
Informes que e#idencian el exadministrati#o % (nanciero +ec+o a la en!or ser documentos facilitati#os$ condurante 5 a*os en el arc+i#o de gesdigitali&ar como medio para conser#ac
consulta 3inali&ada la retencin eliminar
Informes que e#idencian el exadministrati#o % (nanciero +ec+o a la en!or ser documentos facilitati#os$ condurante 5 a*os en el arc+i#o de gesdigitali&ar como medio para conser#acconsulta 3inali&ada la retencin eliminar
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: O()*+a .e Co+0o3 I+0e+o 41"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
1"#%"#& INFORMES DE GESTIN 5 - X X
Solicitud
Informe
Indicadores de gestin
E#aluaciones
Documentos de ajuste
INFORMES E9ECUTI8OS ANUALES 5 5 X X
6atrices
3ormatos
Encuesta referencial
Informe conta'le
Informes
E#aluaciones
Documentos de ajuste
1"#'$ SEGUIMIENTO Y MONITOREO 5 - X XE#aluaciones
Documentos de ajuste
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin 3irma .esponsa'le2
S2 seleccin 3ec+a2
D 2 digitali&acin
Documentos de car)cter facilitati#o$ pues informe se consolida en el Despac+o Superintendente Conser#ar durante 5 a*oarc+i#o de gestin % digitali&ar, (nali&adretencin eliminar
# #
Serie documental que e#idencia el control dunidad administrati#a para el cumplimient
metas % o'jeti#os institucionales Consetotalmente % micro(lmar
Conser#ar durante 5 a*os en arc+i#o de ge% digitali&ar Al cumplir el tiempo de retenpierden sus #alores primarios % secundaeliminar
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
%!1 DERECHOS DE PETICION 7 8 X X
Solicitud
.espuesta
%!%" INFORMES
%#%"#1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 7 8 X X
Solicitud
Informe
%#%"#% INFORMES A OTRAS ENTIDADES 5 5 X X
(cio
Informe
%#%"#& INFORMES DE GESTIN 5 X X
Solicitud
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
Informes grupos
Informe consolidado
%!' 7 8 X X
Solicitud
.espuesta
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Serie documental que e#idencia las sde los ciudadanos Conser#ar en argestin 7 a*os % en arc+i#o central 8 aDigitali&ar como medio para su 3inali&ada la retencin seleccionar unade los meses de enero % julio por cadproduccin documental
Documentos de car)cter facilitati#o$ pinforme se consolida en Control Conser#ar durante 5 a*os en arc+i#o d% digitali&ar, (nali&ada la retencin elim
Serie documental que e#idencia el conunidad administrati#a para el cumplimmetas % o'jeti#os institucionales Ctotalmente % micro(lmar
Documentos de car)cter facilitati#o$ pinforme se consolida en el DespaSuperintendente Conser#ar durante 5
arc+i#o de gestin % digitali&ar, (naretencin eliminar
SOLICITUDES Y CONSULTAS DEINFORMACION
Serie documental que e#idencia las sde los ciudadanos Conser#ar en argestin 7 a*os % en arc+i#o central 8 aDigitali&ar como medio para su 3inali&ada la retencin seleccionar unade los meses de enero % julio por cadproduccin documental
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
%!'?
%#'?#< 5 45 X X
Estatutos
Estados (nancieros
Certi(cado de C)mara de Comercio
.equerimientos por incumplimiento de =e%
.eportes de infomacin (nanciera de =e%
uejas o reclamos
Derec+os de peticin
(cio de traslado a unta de 0igilancia
Consultas
Actas de #isita de inspeccin
Informe de #isita de inspeccin(cios de requerimiento
.esolucin de sancin o a'solutoria
Control de legalidad Asam'lea ;eneral
Boja de #ida
Cdula
SUPER8ISION DE LAS ORGANIACIONESDE ECONOMIA SOLIDARIA
Serie que e#idencia las decisiones$ tracciones de la entidad en torno a la sude las entidades solidarias, digitali&medida de conser#acin % consulta Cdurante 5 a*os en el arc+i#o de gtransferir al arc+i#o central % conser#a*os m)s En el momento en que se #econstate la disolucin % liquidacincooperati#as seleccionar los expedieaquellas que tu#ieron importancia desarrollo solidario de las comunidadesEl restante eliminar
COOPERATI8AS ESPECIALIADAS EN AHORROY CREDITO
Certi(cacin del re#isor (scal o de la unta de0igilancia
(cio del representante legal solicitando ejercer laacti#idad (nanciera
Acta de Asam'lea donde se apro' la acti#idad(nanciera
Soportes de la Asam'lea 9Acta de Consejo endonde se con#oca$ Certi(cacin de unta de0igilancia so're pu'licacin$ listado de asociados+)'iles e in+)'iles:
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Certi(cado udicial
(cio de aceptacin del cargo
.ecursos de reposicin % resolucin resol#iendo
(cios
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Informes de gestin de las Cooperati#as
In#entario acti#os % pasi#osArc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
!li&as
Actas de #isita
Informes de #isita
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
1arjeta profesional del .e#isor 3iscal %antecedentes de la unta de unta CentralContadora
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la sde las entidades solidarias, digitalmedida de conser#acin % consulta durante 5 a*os en el arc+i#o de transferir al arc+i#o central % consea*os m)s En el momento en que se constate la disolucin % liquidacicooperati#as seleccionar los expedaquellas que tu#ieron importanciadesarrollo solidario de las comunidadeEl restante eliminar
Carta de designacin de re#isores (scales -Antecedentes unta Central de la empresa -
Autori&acin de la posesin o a'stencin de laposesin
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Informes de gestin del liquidador
Boja de #ida del liquidador
Acta de disolucin
Antecedentes judiciales del liquidador
1arjeta profesional
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
!li&a de manejo
Informe del proceso de liquidacin
uejas
(cio de respuesta
Acta de Asam'lea donde se apro' el desmonte
%#'?#? 5 45 X X
Estatutos
Estados (nancieros
Certi(cado de C)mara de Comercio
.esolucin de autori&acin de la inscripcin delproceso de liquidacin
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
(cio del representante legal solicitando eldesmonte
COOPERATI8AS INTEGRALES CON SECCION DE
AHORRO Y CREDITO
Certi(cacin del re#isor (scal o de la unta de0igilancia
(cio del representante legal solicitando ejercer laacti#idad (nanciera
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
.equerimientos por incumplimiento de =e%
.eportes de infomacin (nanciera de =e%
uejas o reclamos
Derec+os de peticin
(cio de traslado a unta de 0igilancia
Consultas
Actas de #isita de inspeccin
Informe de #isita de inspeccin
(cios de requerimiento
.esolucin de sancin o a'solutoria
Control de legalidad Asam'lea ;eneral
Boja de #ida
Cdula
Certi(cado udicial
Antecedentes disciplinarios de la !rocuradur"a
(cio de aceptacin del cargo
.ecursos de reposicin % resolucin resol#iendo
Soportes de Asam'lea
(cios
Serie que e#idencia las decisiones$ tacciones de la entidad en torno a la sude las entidades solidarias, digitalimedida de conser#acin % consulta durante 5 a*os en el arc+i#o de transferir al arc+i#o central % consera*os m)s En el momento en que se #constate la disolucin % liquidacincooperati#as seleccionar los expediaquellas que tu#ieron importancia desarrollo solidario de las comunidadeEl restante eliminar
Acta de Asam'lea donde se apro' la acti#idad(nanciera
Soportes de la Asam'lea 9Acta de Consejo endonde se con#oca$ Certi(cacin de unta de0igilancia so're pu'licacin$ listado de asociados+)'iles e in+)'iles:
1arjeta pro esiona e .e#isor 3isca %antecedentes de la unta de unta CentralContadoraCarta de designacin de re#isores (scales -Antecedentes unta Central de la empresa -
Autori&acin de la posesin o a'stencin de laposesin
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Informes de gestin de las Cooperati#as
In#entario acti#os % pasi#osArc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
!li&as
Actas de #isita
Informes de #isita
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Boja de #ida del liquidadorActa de disolucin
Antecedentes judiciales del liquidador
1arjeta profesional
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la sde las entidades solidarias, digitalmedida de conser#acin % consulta durante 5 a*os en el arc+i#o de transferir al arc+i#o central % consea*os m)s En el momento en que se constate la disolucin % liquidacicooperati#as seleccionar los expedaquellas que tu#ieron importanciadesarrollo solidario de las comunidadeEl restante eliminar
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
.esolucin de autori&acin de la inscripcin delproceso de liquidacin
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
!li&a de manejo
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
Acta de Asam'lea donde se apro' el desmonte
5 45 X X
Estatutos
Estados (nancieros
Certi(cado de C)mara de Comercio
.equerimientos por incumplimiento de =e%
.eportes de infomacin (nanciera de =e%uejas o reclamos
Derec+os de peticin
(cio de traslado a unta de 0igilancia
Consultas
Actas de #isita de inspeccin
Informe de #isita de inspeccin
(cios de requerimiento
.esolucin de sancin o a'solutoria
Control de legalidad Asam'lea ;eneral
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la de las entidades solidarias, digitamedida de conser#acin % consulta durante 5 a*os en el arc+i#o de transferir al arc+i#o central % consea*os m)s En el momento en que se constate la disolucin % liquidacicooperati#as seleccionar los expedaquellas que tu#ieron importanciadesarrollo solidario de las comunidadeEl restante eliminar
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
Certi(cacin del re#isor (scal o de la unta de0igilancia
(cio del representante legal solicitando eldesmonte
%#'?#11
COOPERATI8AS MULTIACTI8AS CON SECCIONDE AHORRO Y CREDITO
Certi(cacin del re#isor (scal o de la unta de0igilancia
(cio del representante legal solicitando ejercer laacti#idad (nanciera
Acta de Asam'lea donde se apro' la acti#idad(nanciera
Serie que e#idencia las decisiones$
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Boja de #ida
Cdula
Certi(cado udicial
Antecedentes disciplinarios de la !rocuradur"a
(cio de aceptacin del cargo
.ecursos de reposicin % resolucin resol#iendo
.esolucin de sancin o a'solutoria
Soportes de Asam'lea
(cios
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Informes de gestin de las Cooperati#as
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
!li&as
de las entidades solidarias, digitamedida de conser#acin % consultadurante 5 a*os en el arc+i#o de transferir al arc+i#o central % consea*os m)s En el momento en que se constate la disolucin % liquidacicooperati#as seleccionar los expedaquellas que tu#ieron importanciadesarrollo solidario de las comunidadeEl restante eliminar
Soportes de la Asam'lea 9Acta de Consejo endonde se con#oca$ Certi(cacin de unta de0igilancia so're pu'licacin$ listado de asociados+)'iles e in+)'iles:
ar e a pro es ona e e# sor sca %antecedentes de la unta de unta Central
ContadoraCarta de designacin de re#isores (scales -Antecedentes unta Central de la empresa -
Autori&acin de la posesin o a'stencin de laposesin
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
(cios de remisin de informes de #isita
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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a.F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Boja de #ida del liquidador
Certi(cado de C)mara de Comercio
Acta de disolucin
Antecedentes judiciales del liquidador
1arjeta profesional
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
!li&a de manejo
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
Acta de Asam'lea donde se apro' el desmonte
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin
S2 seleccin 3irma .esponsa'le2
D 2 digitali&acin 3ec+a2
Serie que e#idencia las decisiones$ tracciones de la entidad en torno a la sude las entidades solidarias, digitali&medida de conser#acin % consulta Cdurante 5 a*os en el arc+i#o de gtransferir al arc+i#o central % conser#a*os m)s En el momento en que se #constate la disolucin % liquidacincooperati#as seleccionar los expedie
aquellas que tu#ieron importancia desarrollo solidario de las comunidadesEl restante eliminar
.esolucin de autori&acin de la inscripcin delproceso de liquidacin
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
(cio del representante legal solicitando eldesmonte
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
U+*.a. a.7*+*0a0*a: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e 3a A)0**.a. F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o 4%5
O()*+a ,o./)0oa: G/,o .e S/,e**+ 4%15Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin
S2 seleccin 3irma .esponsa'le2
D 2 digitali&acin 3ec+a2
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Lo .o)/7e+0o ,o./)*.o ,o e0a .e,e+.e+)*a o+ )o+ea.o e+ 3o e,e.*e+0e .e 3a Coo,ea0*a **3a.a ,o 3a e+0*.a.# ,o 3o)o+*/*e+0e +o e*0a e*e 6 /e*e .o)/7e+0a3e!
-
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
O()*+a ,o./)0oa: G/,o 9/@.*)o 4%%5
CODIGORETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin
S2 seleccin 3irma .esponsa'le2
D 2 digitali&acin 3ec+a2
U+*.a. a.7*+*0a0*a: De3ea0/a ,aa 3a S/,e** + .e 3a A)0**.a. F*+a+)*ea .e3 Coo,ea0**7o4%5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Lo .o)/7e+0o ,o./)*.o ,o e0a .e,e+.e+)*a o+ )o+ea.o e+ 3o e,e.*e+0e .e 3a Coo,ea0*a **3a.a ,o 3a e+0*.a.# ,o 3o)o+*/*e+0e +o e*0a e*e 6 /e*e .o)/7e+0a3e!
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
O()*+a ,o./)0oa: G/,o .e A/+0o E,e)*a3e 4%"5Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
CON8ENCIONES
C12 conser#acin total
E2 eliminacin
S2 seleccin 3irma .esponsa'le2
D 2 digitali&acin 3ec+a2
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Lo .o)/7e+0o ,o./)*.o ,o e0a .e,e+.e+)*a o+ )o+ea.o e+ 3o e,e.*e+0e .e 3a Coo,ea0*a **3a.a ,o 3a e+0*.a.# ,o 3o)o+*/*e+0e +o e*0a e*e 6 /e*e .o)/7e+0a3e!
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
"!1 DERECHOS DE PETICION % " > >
Solicitud
.espuesta
"#%" INFORMES
"#%"#1 INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 7 8 X X
Solicitud
Informe
"#%"#% INFORMES A OTRAS ENTIDADES 5 5 X X
(cio
Informe
"#%"#& INFORMES DE GESTIN 5 - X X
Solicitud
Indicadores de gestin
Documentos de ajuste
Informes grupos
Informe consolidado
"!' 7 8 X X
Solicitud
.espuesta
%!'?
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Serie documental que e#idencia las soliclos ciudadanos Conser#ar en arc+i#o de a*os % en arc+i#o central 8 a*os m)s Dcomo medio para su consulta 3inaretencin seleccionar una muestra de los enero % julio por cada a*o de pdocumental
Documentos de car)cter facilitati#o$ pinforme se consolida en Control Interno C
durante 5 a*os en arc+i#o de gestin % d(nali&ada la retencin eliminar
Serie documental que e#idencia el contunidad administrati#a para el cumplimmetas % o'jeti#os institucionales Ctotalmente % micro(lmar
Documentos de car)cter facilitati#o$ pinforme se consolida en el DespaSuperintendente Conser#ar durante 5 arc+i#o de gestin % digitali&ar, (naretencin eliminar
SOLICITUDES Y CONSULTAS DEINFORMACION
Serie documental que e#idencia las soliclos ciudadanos Conser#ar en arc+i#o de a*os % en arc+i#o central 8 a*os m)s Dcomo medio para su consulta 3inaretencin seleccionar una muestra de los enero % julio por cada a*o de pdocumental
SUPER8ISION DE LAS ORGANIACIONESDE ECONOMIA SOLIDARIA
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
"#'?#1 5 45 X X
Estatutos
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotora
uejas
(cios
Derec+os de peticin
1utelas
Actas de #isita
Informes de #isita externa in situ % sus soportes
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin
An)lisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de requerimiento
ADMINISTRADORAS PUBLICASCOOPERATI8AS A!P!C!
Serie que e#idencia las decisiones$ tracciones de la entidad en torno a la supelas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar da*os en el arc+i#o de gestin % transferir central % conser#ar cinco a*os m)s En el en que se #eri(que % constate la disliquidacin de las cooperati#as seleccexpedientes de aquellas que tu#ieron impara el desarrollo solidario de las comunipa"s El restante eliminar
Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos deControl
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
Acciones de tutelaConsultas
!li&as
Informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidador
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la dliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar.esolucin de toma de posesin genrica$ toma de
posesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
"#'?#% ASOCIACIONES MUTUALES 5 45 X X
Estatutos
Acta de con#ocatoria Asam'lea de constitucin
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotorauejas
(cios
Derec+os de peticin
1utelas
Actas de #isita
Informes de #isita externa in situ % sus soportes
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin % requerimientos
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos deControl
Serie que e#idencia las decisiones$ tracciones de la entidad en torno a la supelas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar da*os en el arc+i#o de gestin % transferir central % conser#ar cinco a*os m)s En el en que se #eri(que % constate la dis
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
An)lisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de requerimiento
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
Estados (nancieros
.equerimientos
Informes ejecuti#oE#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
expedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
!li&as
Informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidador
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
"#'?#" 5 45 X X
Estatutos
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar code conser#acin % consulta Conser#aa*os en el arc+i#o de gestin % transfercentral % conser#ar cinco a*os m)s En en que se #eri(que % constate la dliquidacin de las cooperati#as seleexpedientes de aquellas que tu#ieron
para el desarrollo solidario de las comupa"s El restante eliminar
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
COOPERATI8AS AU>ILIARES DELCOOPERATI8ISMO
Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos deControl
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
-
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
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TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotora
uejas
(cios
Derec+os de peticin
1utelas
Actas de #isita
Informes de #isita externa in situ % sus soportes
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin
An)lisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
Estatutos
Estados (nancieros
(cios
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
!li&as
Informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidador
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la d
liquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesin
para liquidar
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la d
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
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ARCHI8OCENTRAL
(cio de respuesta
"#'?#' COOPERATI8AS DE EDUCACIN 5 45 X X
rden de registro anual
.egistro de los li'ros
Solicitudes de organismos de control % #igilancia
Solilcitudes de inscripcin de reformas estatutarias
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de requerimiento
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
Estatutos
Estados (nancieros
(cios
.equerimientos
Informes ejecuti#o
qu ac n e as coopera #as se ecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
Solicitud de inscripcin de la cooperati#a o Acta deconstitucin S!E.C!-DA/C!-DA/SCIA=
.egistro de la solicitud de inscripcin de rganos
de super#isin % control
Solicitudes de certi(cacin de existencia %represenacin legal
Serie que e#idencia las decisiones$
acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la dliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
-
7/23/2019 Tablas de Retencion Documental Sistema de Gestion Documental-1
46/90
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
uejas
Derec+os de peticin
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
!li&as
Actas de #isita
Informes de #isita
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidador
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transferi
central % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
-
7/23/2019 Tablas de Retencion Documental Sistema de Gestion Documental-1
47/90
MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
"#'?#$ COOPERATI8AS DE TRABA9O ASOCIADO 5 45 X X
Estatutos
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotora
uejas
(ciosDerec+os de peticin
1utelas
Actas de #isita
Informes de #isita externa in situ % sus soportes
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin
An)lisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos deControl
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
Certi(cacin registro de precooperati#as %cooperati#as de tra'ajo asociado
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SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de requerimiento
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
Estados (nancieros
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Consultas
Serie que e#idencia las decisiones$ tracciones de la entidad en torno a la supelas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar da*os en el arc+i#o de gestin % transferir central % conser#ar cinco a*os m)s En el en que se #eri(que % constate la disliquidacin de las cooperati#as seleccexpedientes de aquellas que tu#ieron impara el desarrollo solidario de las comunipa"s El restante eliminar
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
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CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
FINAL
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
!li&as
Informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidador
Con#ocatoria=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
"#'?#& COOPERATI8AS ESPECIALIADAS 5 45 X X
Estatutos
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotora
uejas
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos de
ControlCerti(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
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RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
(cios
Derec+os de peticin
1utelas
Actas de #isita
Informes de #isita externa in situ % sus soportes
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin
An)lisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de requerimiento
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
Estados (nancieros
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Serie que e#idencia las decisiones$ tracciones de la entidad en torno a la supelas entidades solidarias, digitali&ar comode conser#acin % consulta Conser#ar da*os en el arc+i#o de gestin % transferir central % conser#ar cinco a*os m)s En el en que se #eri(que % constate la disoliquidacin de las cooperati#as selecc
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PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#os
Arc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
!li&as
Actas de #isita
Informes de #isita
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidadorCon#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
uejas
para el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar com
de conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
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O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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(cio de respuesta
"#'?# COOPERATI8AS INTEGRALES 5 45 X X
Estatutos
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotora
uejas
(cios
Derec+os de peticin
1utelas
Actas de #isita
Informes de #isita externa in situ % sus soportes
(cios de remisin de informes de #isitaSolicitudes de informacin
An)lisis extra situ
Documentos de ciere de ejercicio
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selec
expedientes de aquellas que tu#ieron impara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos deControl
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de la
C)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
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RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
ARCHI8OGESTIN
ARCHI8OCENTRAL
Concepto de aceptacin o no
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotor
Soportes de Asam'lea
Estados (nancieros
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
In#entario acti#os % pasi#osArc+i#o de posesiones
Acciones de tutela
Solicitudes de informacin
Consultas
!li&as
Actas de #isita
Informes de #isita
(cios de remisin de informes de #isita
Solicitudes de informacin genrica
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar code conser#acin % consulta Conser#aa*os en el arc+i#o de gestin % transfercentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la dliquidacin de las cooperati#as seleexpedientes de aquellas que tu#ieron para el desarrollo solidario de las comupa"s El restante eliminar
.esolucin de toma de posesin genrica$ toma deposesin para administrar o toma de posesinpara liquidar
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O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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Informes de gestin del liquidador
Actas de apro'acin Asam'lea
Acta de nom'ramiento del ;erente =iquidador
Con#ocatoria
=istado de asociados +)'iles e in+)'iles
(cio de aceptacin =iquidador
Acto del Consejo de Administracin
Informe del proceso de liquidacin
(cio de respuesta
COOPERATI8AS MULTIACTI8AS 5 45 X X
Estatutos
Actos de constitucin
Certi(cado de Dansocial
.esoluciones del 6inisterio de !roteccin Social
Certi(cacin de entidad promotora
uejas
(cios
Derec+os de peticin
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transferi
central % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
(cio comunicando la decisin de la Asam'leapara liquidacin #oluntaria
Acta de Asam'lea de Eleccin de Consejeros quecon#ocan
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Actos de nom'ramiento Directi#os % rganos deControl
Certi(cado Existencia % .epresentacion =egal de laC)mara % Comercio
Certi(cado de pagos de aportes sociales nodeduci'les
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RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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(cios de remisin de informes de #isita
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Documentos de ciere de ejercicio
!liego de cargos
Descargos
Actos administrati#cos
.ecursos de reposicin
Solicitud de aceptacin
Concepto de aceptacin o no
(cio de nom'ramiento promotor
(cio a Supersociedades$ DIA/$ !romotor
(cio de noti(cacin por edicto
!li&as de responsa'ilidad ci#il % de manejo
Acuerdo de reestructuracin
Acta de acreencias
Informes mensuales del promotorSoportes de Asam'lea
Estados (nancieros
.equerimientos
Informes ejecuti#o
E#aluacin econmica % (nanciera
A#iso de prensa
Certi(cado de C)mara de Comercio
Informes de gestin de las entidades
$acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transfericentral % conser#ar cinco a*os m)s En een que se #eri(que % constate la diliquidacin de las cooperati#as selecexpedientes de aquellas que tu#ieron ipara el desarrollo solidario de las comunpa"s El restante eliminar
Serie que e#idencia las decisiones$ acciones de la entidad en torno a la suplas entidades solidarias, digitali&ar comde conser#acin % consulta Conser#ar a*os en el arc+i#o de gestin % transferi
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MINISTERIO DE HACIENDA Y CRDITO PBLICO
SUPERINTENDENCIA DE LA ECONOMA SOLIDARIA- SUPERSOLIDARIA
TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL
Hoja: De:
CODIGO
RETENCIN
PROCEDIMIENTOCT E S D
O()*+a ,o./)0oa: De3ea0/a ,aa 3a S/,e**+ .e3 A2oo 6 Fo7aAo)*a0*a 4"5
SERIES#SUBSERIES % 1ipos Documentales
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