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PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Lic. Adm. Wagner Osler Mondragón Sánchez

SESIÓN 05

PLANEACIÓN

La planeación es el primer elemento del proceso

administrativo encargado de establecer las bases de la

administración profesional en una institución.

La planeación es el elemento del proceso administrativo encargado de diagnosticar el presente de una empresa y, con base en ello, de proponer a futuro las definiciones estratégicas. Tácticas y operacionales que permitan a la institución ser sostenible en el tiempo.

Todo proceso de planeación concluye con la formulación por escrito y de modo formal de un documento denominado …..

Deber ser realista

Debe suponer el compromiso de los que participan en su diseño

y aplicación

Debe ser flexible

Debe ser posible de medir

La planificación se justifica con una serie de razones sistematizadas (Rodríguez, 2003: 190-191)1. Promoverá el desarrollo de la institución,

reduciendo los niveles de incertidumbre.2. Estimulara una mentalidad futurista,

proponiendo horizontes de largo plazo.3. La planificación establece de manera más

eficiente los programas y actividades, definiendo las prioridades para su desarrollo.

La planeación está constituidapor la definición de los

siguientes elementos que constituyen a su vez el proceso de planeamiento estratégico….

1. Misión

2. Visión

3. Objetivo

4. Estrategia

5. Políticas

6. Cronogramas

7. Presupuestos

1. MISIÓN

La misión es la razón de ser de la empresa, debe fundamentarse en valores y principios sólidos que la guíen y le den

“personalidad propia”.

La formulación de la misión podría responder como mínimo a las preguntas siguientes:

¿Quiénes somos?•Que tipo de empresa es•Dónde se ubica su sede•Cuál es el ámbito de actividades •De qué tamaño de empresa estamos hablando

¿Para qué existimos?Cual es la propuesta de

producto y/o servicio que se ofrece a un mercado

y/o segmento determinado, focalizando en la idea de satisfacción de necesidades, más que

del producto mismo

¿A quiénes servimos?•Se refiere a los grupos de interés (stakeholders) beneficiarios de las actividades y resultados de la empresa

¿Qué nos hace diferente?Se refiere a la propuesta de valor que se ofrece en relación con la competencia del mercado

2. VISIÓN

Es la extensión de la misión proyectada hacia el futuro que persigue el desarrollo institucional a mediano y largo plazo.

¿Quiénes seremos?Atañe a la definición del desarrollo organizacional, a la evolución en las etapas del negocio en su ciclo de vida

¿Para qué existiremos?Se refiere a la ampliación, sea en profundidad o cobertura, de las necesidades de los clientes actuales y futuros que es preciso satisfacer

¿A quiénes serviremos?Implica la ponderación de niveles de

importancia de los grupos de interés en el futuro, contemplando la posibilidad de

cambios significativos, como nuevos dueños o gerentes.

¿En qué nos diferenciaremos?Implica las nuevas propuestas de generación de valor agregado para satisfacer a los clientes mediante nuevas opciones que sean focos de atracción de potenciales consumidores

3. OBJETIVOS

Los objetivos son los resultados que se buscan concretar, basándose en la misión y visión, que desean lograrse al cabo de un plazo determinado

CARACTERÍSTICAS DE LOS OBJETIVOS Según Oliveira (2001:150-151) son los siguientes:

a) Jerárquicos h)Motivadoresb) Cuantitativos i) Utilitariosc) Realistas J) Decisoriosd) Consistentes l) Operacionalese) Clarosf) Comunicadosg) Desmembrados

CLASIFICACIÓNSegún, Rodríguez (2003:283) proponeNivel Jerárquico

Objetivos Generales

Objetivos Funcionalesa)

Por su AplicaciónObjetivos Individuales

Objetivos Colectivosb)

Por el tiempo

Objetivos a largo plazo

Objetivos a mediano plazo

Objetivos a corto plazo

c)

Por su IntermediaciónObjetivos Inmediatos

Objetivos Mediatosd)

Por su naturalezaObjetivos Económicos

Objetivos Socialese)

Por su ámbitoObjetivos organizacionales

Objetivos individualesf)

4. ESTRATEGIAS

La estrategia puede ser considerada como la postura empresarial adoptada para cumplir con la misión, así como con los objetivos previstos.

1. LA ESTRATEGIA

La estrategia nace como fruto de un proceso que contempla algunas etapas básicas (Arbaiza, 2008:1-17;David,2008:80-113,120-159,214-251;Garrido,2006:41-53,71-72; Ritchie, 1997: 1-14,1-8, y 2005:1-5)

• Análisis de factores externos (Matriz EFE)• Análisis de factores internos (Matriz EFI)• Análisis de conjunto de factores externos y factores

internos (Matriz FODA)• Análisis y selección de opciones estratégicas (Matriz de

opciones estratégicas-matriz OE)

2. MATRIZ EFEEsta matriz permite que la institución identifique cuáles variables ambientales enfrentará: de un lado, aquellas que sean obstáculos o barreras del otro las que sean sus apoyos o facilitadores para lograr su misión y objetivos

Ambiente Macro

Factor Económico

Factor político/legal Factor Social Factor

TecnológicoFactor

demográfico

Ambiente Micro

Accionistas

Ejecutivos

Personal

Proveedores Clientes Sindicat

osGobiern

oComuni

dadCompetidores

Evaluación deFactores Externos

Peso Ponderado

Calificación Total Ponderado

Oportunidades

Amenazas

3. MATRIZ EFIEs la encargada de analizar el entorno o contexto interno de actuación de la empresa.

Para efectos didácticos el ambiente del entorno puede dividirse en: …….

Recursos Financier

os

Recursos Material

es

Recursos Humanos

Recursos Tangibles

Activos de

Mercado

•Marca•Clientela Fiel•Franquicias•Reserva de Pedidos •Canales de distribución

Activos de Propiedad Intelectua

l

•Patentes•Copyright

Activos centrados

en el individuo

•Conocimientos•Habilidades•Actitudes

Activos de infraestructu

ra (Tecnología de gestión

•Filosofía de gestión•Cultura corporativa•Procesos de Gestión•Sistemas de tecnologías de información

Recursos Intangibles

Evaluación deFactores Internos

Peso Ponderado

Calificación Total Ponderado

Fortalezas

Debilidades

4. MATRIZ FODAEs la encargada de integrar en forma correlacionada las amenazas y oportunidades, así como las fortalezas y debilidades, a efecto de proponer las opciones estratégicas más adecuadas, manifiestas en cuatro cuadrantes.

“FO” (Fortalezas-Oportunidades)

• Se correlaciona cada fortaleza con cada debilidad

“FA” (Fortalezas-Amenazas)

• Se correlaciona cada fortaleza con cada amenaza

“DO” (Debilidades-Oportunidades)

• Se correlaciona cada debilidad con cada oportunidad

“DA” (Debilidades-Amenazas)

• Se correlaciona cada debilidad con cada amenaza

ENTORNOEN

TORN

O OPORTUNIDADES (O)

AMENAZAS (A)

FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)

OPCIONES ESTRATÉGICAS FO

OPCIONES ESTRATÉGICAS DO

OPCIONES ESTRATÉGICAS FA

OPCIONES ESTRATÉGICAS DA

La mecánica para el desarrollo de esta matriz consiste en los siguientes pasos:

Las amenazas y oportunidades se trasladan (copian) literalmente como se establecieron antes en la matriz EFELas fortalezas y debilidades se trasladan (copian) literalmente como se establecieron antes en la matriz EFILas opciones estratégicas FO son aquellas que se redactan con base en la idea de cómo “utilizar las fortalezas para aprovechar las oportunidades”

Las opciones estratégicas FA son las que se plantean teniendo en cuenta la idea de cómo “utilizar las fortalezas para evitar las amenazas”Las opciones estratégicas DO son las que se deben proponer buscando “aprovechar las oportunidades para superar las debilidades”Las opciones estratégicas DA son aquellas que se plantean tratando de “reducir debilidades y evitar amenazas”

5. MATRIZ DE OPCIONES ESTRATÉGICAS(MOE)Conocida también como matriz de evaluación de opciones o matriz cuantitativa de la planificación estratégica, es aquella que valoriza las diversas opciones preestablecidas en la matriz FODA

FACTORES CALIFICACIÓN

Opción estratégica 1 Opción estratégica “n”

Grado deadecuación

Puntaje Grado deadecuación

Puntaje

OportunidadesAmenazas

Fortalezas

Debilidades

FACTORES

Se copian las oportunidades y amenazas, así como las fortalezas y debilidades consignadas en el EFE y EFI

CALIFICACIÓN

Se copian las calificaciones que fueron consignadas en el EFE y EFIOPCIONES

ESTRATÉGICAS

Opciones estratégicas se califican de 0 a 4 donde 0=no aplica 1=Poco Favorable 2=Regularmente Favorable 3=Favorable y 4=Muy favorable; Amenazas y Debilidades de 1 a 2 Oportunidades y Fortalezas 3 a 4

PUNTAJE DE CADA OPCIÓN

ESTRATÉGICA

Se anotará el producto de la multiplicación de “Calificación” y “Grado de adecuación”, de cada una de las amenazas y oportunidades así como de las fortalezas y debilidades planteadas.PUNTAJE TOTAL

Resulta de la sumatoria de los puntajes anteriores de cada factor.

6. TAXONOMÍASLa “TAXONOMÍA” es la ciencia de la clasificación y revisaremos algunas propuestas de tipologías sobre estrategias, presentamos la de:•Michael Porter y,•Djalma de Pinho Revoucas de Oliveira

DIFERENCIACIÓN DEL

PRODUCTO

LIDERAZGO EN COSTOS

SEGMENTACIÓN DEL MERCADO

VENTAJA COMPETITIVA

ÁMBI

TO C

OMPE

TITI

VO

ESTRATEGIAS GENERALES MICHAEL PORTER

A.- DIFERENCIACIÓN

Se aplica con base en el criterio de que el producto o servicio que la empresa ofrece es único, diferente, se impone al resto de los competidores y tiene más ventaja y beneficios para el cliente.

El restaurante ”La Vecindad” en Bogotá tiene los meseros disfrazados de todos los personajes del Chavo del 8.Además de tener una decoración alusiva, es toda una experiencia ver circular a estos conocidos y emblemáticos personajes por el restaurante.Una forma de diferenciarse de las múltiples opciones que existen para almorzar. Crean una experiencia diferente y llamativa tanto para los clientes como para los transeúntes.

B.- LIDERAZGO EN COSTOSe aplican con el criterio de que la empresa puede obtener ventajas en relación con la competencia si sus costos son menores, con lo cual el producto o servicio ofrecido al mercado es menor sin que esto signifique una disminución de la calidad.

C.- SEGMENTACIÓN Se aplican con el criterio de ofrecer productos o servicios dirigidos a nichos, segmentos de clientes con necesidades y preferencias específicas

SOBREVIVENCIA

MANTENIMIENTO

CRECIMIENTO

DESARROLLO

ESTRATEGIAS EMPRESARIALES DE OLIVEIRA

Estrategias de sobrevivencia

Reducción de costos

Desinversión

Liquidación

Estrategias de mantenimiento

Estabilidad

Nicho de mercado

Especialización del producto

Estrategias de crecimiento

Innovación

Internalización

Alianza

Expansión, fusión, adquisición

Estrategias de desarrollo

De mercados

De productos

Financiero

Organizacional

5,6,7. POLÍTICAS,

CRONOGRAMAS Y

PRESUPUESTOS

1. LAS POLÍTICAS Las políticas son normas que orientan la toma de decisiones administrativas, sin constituir específicamente la decisión; es decir, fijan el contexto, el ámbito y los límites dentro de los cuales es posible ejecutar la acción administrativa, determinando lo que se puede hacer o no.

Se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes factores:a) Según el ámbito de aplicaciónb) En relación con la formalidadc) En relación con su origend) En relación con los temas

Específicas

Aplicació

n

Informales

Formalidad

Externas

Origen

Financieras

Marketing

Temas

•Políticas de la opción estratégica 1

Opción estratégica 1

•Políticas de la opción estratégica 2

Opción estratégica 2

•Políticas de la opción estratégica 3

Opción estratégica 3

2. EL CRONOGRAMAEl cronograma es otro elemento fundamental de la planeación, ya que para operativizar lo planeado, es necesario proyectar los plazos de todas las actividades que harán posible cumplir con el cometido

3. LOS PRESUPUESTOSSon elementos de planeación encargados de cuantificar los gastos y costos necesarios para poner en ejecución las actividades o acciones administrativas previstas en el uso eficaz y eficiente de los recursos organizacionales

Para Martínez y Milla (1998) los presupuestos son útiles como:1.Instrumentos de planificación2.Medios para coordinar e integrar3.Vehículos de comunicación 4.Mecanismos de control5.Resortes de motivación

Pueden clasificarse según la naturaleza en:a)Presupuestos de ventas b)Presupuestos de producciónc) Presupuestos de gastosd)Presupuestos de inversionese)Presupuestos de flujo de cajaf) Presupuesto financiero

Otras taxonomías de presupuestos (Del Río, 2000

Para formular presupuestos pueden adoptarse diversos enfoquesa)Presupuestos incrementales

1. Fijos o rígidos2. Variables

b)Presupuestos base ceroc) Presupuestos por programas