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Héctor Sanín - Consultor ILPES
Gestión de Proyectos
C U R S O I N T E R N A C I O N A L
Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©
Quinta regla
Presupueste las actividades
Héctor Sanín - Consultor
RECURSOSY COSTOS
Programación de Recursos y CostosPasos
1. Asignación de recursos2.Costo de los recursos3.Otros Costos (Fijos)4.Costo total del proyecto5. Nivelación de recursos6. Optimización del proyecto
Concepto de RECURSO(según PM*, MsProject)
• Factor productivo necesario para realizar una actividad
• No se consume con su uso, ni se incorpora al producto resultante de la actividad
• Al término de la actividad, queda disponible para ser asignado a otra actividad o proyecto
Son recursos:• Mano de obra• Equipos y herramientasNo son recursos:• Materiales, combustibles,
servicios
* PM = Project Manager = Programas Administradores de Proyectos
Pasos para programación de recursos y costos1. Asignación de recursosEjemplo: Parque Comunal
RECURSOSACTIVIDAD Humanos Equipo y Herramienta
Maestro ObreroJardineroTrabaj. Social EquipoHerram. Construcción
Elaborar planAdquirir dotaciónAdquirir equipoAdquirir materialesContratar M. de ObraConseguir plantas 1Hacer drenajes 1 3 1 1Realizar construcción 1 2 1 1Hacer hoyos y eras 1 1Instalar 1 2 1 1Plantar 1Realizar acabado 1 1 1Realizar promoción 1Capacitar 1El Gerente y la Secretaria se asignan al Proyecto globalmente
Pasos para programación de recursos y costos
2, 3 y 4. Los costos del proyecto
EQUIPO
HUMANO
COSTOS DE LOS RECURSOS
INSUMOS
SERVICIOS**
OTROS COSTOS(Fijos*)
COSTOS DE LAS ACTIVIDADES
RECURSO HUMANO
GASTOS ADMINISTRATIVOS
COSTOS DE GERENCIA +
COSTOS GENERALES DEL PROYECTO
COSTOS TOTALES
* Se llaman “fijos” porque no varían con la duración de la actividad.** Cómo se trata el costo de una actividad o de un componentecuando se contrata completamente o “a todo costo”?
+ Sugerencia: asignarlos a una actividadglobal denominada “Gerencia”, que duralo mismo que el proyecto.
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplos de programación de costos (1)Una actividad dura 60 días y utiliza:• Un capataz (RH1), a $300 por día• Tres obreros (RH2), a $200 por día• Dos unidades de equipo (EQ) a $500 por día• $30.000 en materiales.
» 1 x 300 = 300» 3 x 200 = 600» 2 x 500 = 1.000» Suma 1.900
Duración(días)
Costototal derecursos
60 114,000
Costosfijos
30,000 144,000
Costo Totalpor
actividadActividad
Actividad 1 200
Tasa de costo delRecurso (por día)
RH1 RH2 EQ
5003003
Número deRecurso asignado
RH2 EQ
21
RH1
Costodiarioderecursos
1,900
X = + =
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplos de programación de costos (2)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días.
• Cuando una actividad se contrata, no por tiempo sino por cantidad de obra entregada, el valor total del contrato se asigna como costo fijo.
Duración(días)
Costototal derecursos
90
Costosfijos
240,000 240,000
Costo Totalpor
actividadActividad
Actividad 1
Tasa de costo delRecurso (por día)
RH1
Número deRecurso asignado
RH1
Costodiarioderecursos
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplos de programación de costos (3)
Una actividad se ha contratado por un valor total de $240,000 y tiene una duración prevista de 90 días. Para apoyar su ejecución y hacerle seguimiento, la UE ha asignado un consultor (RH1)con honorarios de $200 por día.
Duración(días)
Costototal derecursos
90 18,000
Costosfijos
240,000 258,000
Costo Totalpor
actividadActividad
Actividad 1
Tasa de costo delRecurso (por día)
RH1
200
Número deRecurso asignado
1
RH1
Costodiarioderecursos
200
X = + =
Programación de CostosEl parque comunal
COSTO/DIA DE RECURSOS POR ACTIVIDAD TOTAL COSTOS FIJOS TOTALACTIVIDAD HUMANOS EQUIPO Y HERRAMIENTA COSTO/DIA t COSTO INSUMOS SERVICIOS COSTO
MaestroOBRERO Obrero Jardinero Trab.Social EQUIPO H.CONSTR. H. JARDIN. ACTIVIDAD RECURSOS MATERIALES TRANSPORTE ACTIVIDAD$/día # $/día $Total $/día $/día $/día $/día $/día (DIAS) $ $ $ $
Elaborar plan 10 20 20 Adquirir dotación 15 2,000 200 2,200 Adquirir equipo 6 80 80 Adquirir materiales 4 100 100 Contratar M. de Obra 3 - Conseguir plantas 50 50 3 150 100 250 Hacer drenajes 80 3 40 120 60 20 280 5 1,400 1,200 2,600 Realizar construcción80 2 40 80 60 20 240 20 4,800 4,000 8,800 Hacer hoyos y eras 1 40 40 50 10 100 8 800 800 1,600 Instalar 80 2 40 80 60 20 240 3 720 200 920 Plantar 50 10 60 5 300 1,100 1,400 Realizar acabado 80 1 40 40 20 140 4 560 200 760 Realizar promoción 80 80 8 640 1,000 80 1,720 Capacitar 80 80 24 1,920 2,800 400 5,120
TOTAL ACTIVIDADES 20,450 Gerente 100 48 4,800 4,800 Secretaria 40 48 1,920 1,920 Gastos Admin. 30 48 1,440 1,440 GERENCIA 170 48 8,160 8,160
TOTAL PROYECTO 48 28,610
Héctor Sanín - Consultor
Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©
Quinta reglaPresupueste las actividades
EjercicioTrabajo en Grupos
Parte I
©
Duración de la actividad vs recursos
Duración variable:• Depende de la intensidad
del recurso asignado:• Ej: Pintura de un edificioDuración fija: • No depende de la
intensidad del recurso asignado
• Ej: Duración del Curso
POR LO GENERAL, LAS ACTIVIDADES SON DE DURACION VARIABLEEN FUNCION DEL RECURSO ASIGNADO
Pasos para programación de recursos y costos
5. Nivelación de recursos
Tiempo
Recursoasignado Recurso
sobreasignado
Límitedisponible(“pool”)
1 1
1 11
1
1
11
1
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Cantidad del recursopor unidad de tiempoasignada a cada actividad
Estrategias para eliminar sobrecarga• Nivelar recursos por
desplazamiento de actividades con holguras
• Programar trabajo extra• Reingeniería de procesos• Modificar tecnología • Contratar recurso
adicional
Eliminación de sobrecarga de recursos por ampliación del “pool”
Tiempo
Recursoasignado
Límite original
Ampliación delpool de recursos
Nivelación de recursospor desplazamiento de actividades
Tiempo
Recursoasignado
Límitedisponible
Perfil nivelado
Sobrecarga eliminada
1 1
1 11
1
1
11
1
Actividad A
Actividad B
Actividad C
Cantidad del recursopor unidad de tiempoasignada a cada actividad
Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyectoa) Estrategias para REDUCIR DURACION
• Revisar interdependencias y maximizar ejecuciones simultáneas
• Asignar más recursos y/o modificar horario laboral – Más días laborables– Turnos de trabajo– Horas extras
• Modificar tecnología y redefinir procesos– Mejora de procedimientos– Cambio de procesos en actividades– Cambio en tecnología integral
• Sistemas de estímulos
Héctor Sanín - Consultor
¿Qué pasa si la actividad 4 se reduce en:a) 1 díab) 2 díasc) 3 díasd) 4 días
Días643
Héctor Sanín - Consultor
Reducción de TiempoPor aumento en la asignación de recursos
Tiempo posible de reducción
Aumentode Recurso
Tiempolímite
Tiemponormal
Recursos
Tiempo
Recursos deProgramación
Original
Recursos enla reducción
máxima
Héctor Sanín - Consultor
Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©
Quinta reglaPresupueste las actividades
EjercicioTrabajo en Grupos
Parte II
©
• Reprogramar recursos ociosos
• Aprovechar capacidad instalada subutilizada en la empresa
• Modificar tecnología, redefinir procesos y cambiar recursos
• Vincular recursos comunitarios
• Sistemas de estímulos• Subcontratar la ejecución• “Acelerar”, si conviene
Pasos para programación de recursos y costos
6. Optimización del proyectob) Estrategias para REDUCIR COSTOS
Héctor Sanín - Consultor
Gráfico de costos
Costo Total = Costo Directo + Costo Indirecto
Costo Directo
Costo Indirecto
Héctor Sanín - Consultor
Costo vs Tiempo
Tiempo posible de reducción
Aumentode costo
Tiempolímite
Tiemponormal
Costo
Tiempo
Costo límite
Costo normal
Costo límite – Costo normalTiempo normal – Tiempo límite
Pendiente de costo =
Costo de reducir una unidad de tiempoPendiente de costo =
Héctor Sanín - Consultor
Costo vs Tiempo
Tiempo posible de reducción
Aumentode costo
Tiempolímite
Tiemponormal
Costo
Tiempo
Costo límite
Costo normal
Costo límite – Costo normalTiempo normal – Tiempo límite
Pendiente de costo =
Costo de reducir una unidad de tiempoPendiente de costo =
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración)
Tiempolímite
Tiemponormal
Costo
Tiempo
Costo límite
Costo normal
30 días20 días
$200
$180
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplo de reducción de tiempo - 2 (Aceleración)
Tiempolímite
Tiemponormal
Costo
Tiempo
Costo límite
Costo normal
Costo límite – Costo normalTiempo normal – Tiempo límite
Pendiente de costo =
30 días20 días
$200
$180
Pendiente de costo =$200 - $180
30 días – 20 días= $20
10 días
Pendiente de costo = $2/díaAumentode costo
$20
Tiempo posible de reducción10 días
Héctor Sanín - Consultor
Ejemplo de reducción de tiempo - 1 (Aceleración)
Tiempolímite
Tiemponormal
Costo
Tiempo
Costo límite
Costo normal
30 días20 días
$200
$180
Si los Costos de Gerenciason de $3/día:Cuál es el Costo Total:a) Sin reducciónb) Con reducción al límite
Héctor Sanín - Consultor
Estrategias para optimización del proyecto
Si el criterio principal es reducir tiempo:1. En qué actividades se reduce2. Por dónde empezar3. Hasta dónde se lleva el procesoSi el criterio principal es reducir costo:1. En qué actividades se reduce2. Por dónde empezar3. Hasta dónde se lleva el proceso
Héctor Sanín - Consultor
costo total con premios y multas
costo total sin premios, ni multas
costo indirecto
costo directo
multas
premiosto to’
Cm
Cm’
COSTO
duración
Gráfico de costos conpremios y multas
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