reuniones mktsurf2011

Visi Serrano Desarrollo Organizacional, Participación y Estrategias Social Media ¿Conversamos? 678492521 visi.serrano@euskalnet.net

Módulo:

Dirección eficaz de

Reuniones

INICIO:INICIO:

Lo primero es lo primeroLo primero es lo primero

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Reglas del Juego

9:00 - 11:459:00 - 11:45

12:00 - 14:0012:00 - 14:00

16:00 - 19:0016:00 - 19:00

Agenda

Metodología

1.Interiorizar qué entendemos por una reunión de trabajo eficaz a partir de la diferencia existente entre el temas a tratar y objetivos a alcanzar.

2.Conocer las funciones clave a desempeñar por el/la dinamizador/a de una reunión.

3.Aprender a estructurar las reuniones, clarificando las diferentes fases y tipologías de las mismas, identificando cómo actuar en cada una de las mismas.

4.Identificar las habilidades de relación a emplear en las reuniones de trabajo, para que resulten de mayor eficacia.

Objetivos

NÚCLEO:NÚCLEO:

¿Reuniones?¿Reuniones?

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Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que Haz memoria y piensa en aquella reunión profesional de la que guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la guardas un grato recuerdo. Quizá la convocaste, puede que la

dirigieras o facilitaras o simplemente participaste de ella. Pero es dirigieras o facilitaras o simplemente participaste de ella. Pero es una historia de éxito de una reunión que recuerdas una historia de éxito de una reunión que recuerdas

especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u especialmente y de la que incluso te sientes orgulloso u orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo…orgullosa, que te brindó algún tipo de aprendizaje significativo…

Tiempo: 5´Tiempo: 5´

Apreciando las reuniones

Por parejas compartid las historias. Conversad sobre los Por parejas compartid las historias. Conversad sobre los antecedentes, los protagonistas. Qué elementos positivos antecedentes, los protagonistas. Qué elementos positivos os han llevado a recordar esta reunión. Cómo definirías os han llevado a recordar esta reunión. Cómo definirías dicha reunión. Plantead dicha reunión. Plantead preguntas apreciativaspreguntas apreciativas. Tomad . Tomad notasnotas. Compartid el tiempo. Compartid el tiempo

Tiempo: 10´Tiempo: 10´

Apreciando las Reuniones

En subgrupos conversamos sobre En subgrupos conversamos sobre temas, contenidos, temas, contenidos, comportamientos y actitudes comunescomportamientos y actitudes comunes de todas esas de todas esas historias de éxito que recordamos sobre reunioneshistorias de éxito que recordamos sobre reuniones

Tiempo 5´ Tiempo 5´

Apreciando las Reuniones

Sobre reuniones basadas en diállogos apreciativos: Sobre reuniones basadas en diállogos apreciativos: http://goo.gl/v71vf

1. ¡La reuniones nono se dirigen solas!

2. Fundamental: el OBJETIVO.

3. La persona que facilita es responsable del contenido, pero SOBRE TODO, DEL PROCESO de la reunión.

3 ideas clave sobre las reuniones

Sobre reuniones y e-reuniones productivas: Sobre reuniones y e-reuniones productivas: http://goo.gl/d01DU

NFORMATIVO

ECISORIO

EGOCIATIVO

ONSULTIVO

Tipos de Objetivos

REUNIÓN INFORMATIVA

REUNIÓN DECISORIA/

NEGOCIATIVA

REUNIÓN CONSULTIVA

TIEMPO Y DOMINIO DEL/DE LA DIRECTOR/A

TIEMPO Y DOMINIO DE LOS/LAS PARTICIPANTES

Tiempo y dominios

14

Líder del proceso (moderador, secretario, Líder del proceso (moderador, secretario, gestor del tiempo)gestor del tiempo)

Comunicación y apoyoComunicación y apoyo

Interpretaciones vs evidenciasInterpretaciones vs evidencias

PlanificaciónPlanificación

Organización de la información para resolver Organización de la información para resolver el problema más allá de tus propias pistasel problema más allá de tus propias pistas

Dinámica de grupo: las pistas

¿Qué podían haber HECHO de ¿Qué podían haber HECHO de distinto los ciegos para saber qué distinto los ciegos para saber qué

era un elefante?era un elefante?

Los ciegos y el elefante

16

Los ciegos y el elefante

Aprendizaje de 2° orden

Aprendizaje de 1° orden

Aprendizaje de 1° orden

Observador Acciones Resultados

Modelo OAR

Nuevas Acciones disponibles

Nuevas Acciones disponiblesObservador

Acciones disponibles

NuevoObservador

Cambio

Cambiando el Observador

DISTENDERDISTENDER

CLARIFICARCLARIFICAR

CONTROLARCONTROLAR

• OBJETIVO

• MÉTODO

• TIEMPO

• CONTENIDOS Y TERMINOLOGÍA

• PARTICIPACIÓN

• TIEMPO

• AJUSTE AL OBJETIVO

• CLIMA

DINAMIZAR

Funciones de quien dinamiza una reunión

El águila ve el mundo desde el El águila ve el mundo desde el aire... aire...

la rana, lo ve desde el suelo…la rana, lo ve desde el suelo…

¿Qué diría cada cual si le ¿Qué diría cada cual si le preguntáramos cómo es el mundo?preguntáramos cómo es el mundo?

¿Quién tiene razón?¿Quién tiene razón?

¿Es cuestión de puntos de vista?

Sobre la persona del Observador: Sobre la persona del Observador: http://goo.gl/8fq40

EL ENFOQUE ÚNICO

Enfoque ÚnicoEnfoque Único

Objetivo:Objetivo:Aceptación por parte de las demás personas de mi enfoque.

Que lo vean como yo

Acciones frecuentes: Acciones frecuentes: Convencer

Imponer

Expresiones: Expresiones:

“Eso no es así”

“¡Cómo que no entiendes!”

“Esta es la única solución”

“La única alternativa es…”

A veces, nuestro enfoque en las reuniones es único. Entonces….

EL ENFOQUE MÚLTIPLE

Objetivo:Objetivo:Aceptar la legitimidad de nuestras diferencias.

Somos observadores distintos de una misma realidad.

Acciones Acciones frecuentes: frecuentes:

Escuchar. Preguntar. Compartir percepciones.

Integrar puntos de vista para abrir nuevas posibilidades.

Expresiones: Expresiones: “Vaya... Yo pienso distinto”.

“¿Cómo lo ves tú?”

“¿Cómo has llegado a esa conclusión?”

A veces, nuestro enfoque en las reuniones es múltiple. Entonces….

Enfoque MúltipleEnfoque Múltiple

Habilidades clave para dinamizar reuniones

1. ¿Cuáles consideramos que son las claves para el éxito en esta dinámica?

• Agotar el tiempo de la planificación para plantear estrategias, nombrar moderador, repartir resto de roles según habilidades y competencias individuales para ser más efectivos.• Informar a los ciegos de cómo va el proceso y nombrar a una única persona que le guie en el proceso.• Los ciegos pueden animar, preguntar cómo vamos, celebrar los éxitos ¡no son mudos!• Si hay toques, socializar el fracaso, no dejarse llevar por el desánimo.• Abrir la mente a todas las posibilidades•Escuchar activamente

Pasando por el aro

2. 2. ¿Qué relación puede tener con las reuniones?

• Incidencia de la importancia y las consecuencias de la responsabilidad individual en las tareas de grupo reunido. • El efecto de los paradigmas en los resultados de la reunión: el aro no se puede mover y hay únicamente hay que retorcerse para pasar; el ejercicio tiene trampa, no tiene solución• Orientarse a la tarea en una reunión es fácil cuando todos los miembros el grupo perciben la misma como apasionante, interesante y retadora.•Las reuniones no se dirigen solas

Pasando por el aro

3. 3. ¿Cuáles son nuestras lecciones aprendidas?

• En las reuniones hay que atender el clima de la misma, atender a otros que quizá necesiten ayuden o estén en otras

posiciones• Para resolver problemas en una reunión tenemos que

compartir y acordar cuál es el problema a resolver• Atender cómo nos comunicamos en las reuniones, es muy

importante para ser efectivos.• La planificación y gestión del tiempo son elementos a cuidar

en las reuniones• Integridad y responsabilidad van de la mano de la capacidad

de pedir ayuda, ofrecerla y cooperar.•Antes de participar en una reunión es importante revisar los

paradigmas y juicios que tengo sobre las personas, la temática y los resultados.

Pasando por el aro

Fases de una Reunión

¿Qué es necesario para ¿Qué es necesario para la efectividad de la la efectividad de la Fase…?Fase…?

Ejercicio de reflexión en subgrupos

Objetivo/s

Agenda de la reunión

¿Participantes?

Lugar de celebración

Pensar en el/los Método/s

Información a los/las participantes

Convocatoria

FASE 1: PREPARACIÓNFase de Preparación

Sobre participación genuina y planificación de agendas abiertas Sobre participación genuina y planificación de agendas abiertas http://goo.gl/Zfbc8

FASE 2: INICIOFase de Inicio

Comenzar a tiempo

Clima: Lugar y Bienvenida

Puesta al día:

Declaración de Objetivos

Pactar/proponer Metodología

Reglas del Juego

Dirección de la reunión: Seguimiento de lo preparado (¡Flexibilidad!)

Participación: Habilidades y Actitudes

FASE 3: NÚCLEONúcleo

Anticipar el final

Revisar el problema

Resumir el progreso

Enfatizar acuerdos

Agradecimiento y despedida

FASE 4: CIERRECierre

FASE 5: SEGUIMIENTOSeguimiento

Evaluación personal

Informar(se) sobre el nivel de realización de acciones / compromisos / propuestas

Ante incumplimientos o contingencias definir y comunicar alternativas

Roles problemáticos en las reuniones

Sobre reuniones comerciales y estilos sociales: Sobre reuniones comerciales y estilos sociales: http://goo.gl/wmmgE

• Facilitar que pierda el miedo a ser sincero/a: refuerzo.

• Hacerle sentirse aceptado/a también cuando exprese su propia opinión.

• No llevarle a / posibilitarle aceptar compromisos que no se van a poder cumplir.

Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones

• Escuchar las quejas prestando atención, pero dirigiendo las discusiones hacia la resolución de problemas.

• No responder a las críticas con justificaciones o reclamaciones, sino con una exposición fundamentada de los hechos.

• Identificar beneficios de la situación.

Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones

• Establecer un orden de prioridad ayuda a limitar el número de alternativas a tener en cuenta.

• Relacionar las posibles soluciones o decisiones con beneficios.

• Dividir la realidad.

Tratamiento de roles problemáticos en las reuniones

CIERRE:CIERRE:

Ya nos vamos…Ya nos vamos…

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No he preparado la reunión convenientemente (dado el grupo)

Inocencia

No soy responsable de…

Impotencia

Resignación y Resentimiento

Se concentra en el entorno

El sujeto no tiene control

Poder

Respondo frente a…

Respons(h)abilidad

Ambición y Aceptación

Se concentra en la persona

Control (uno mismo) e Influencia (en los otros)

VÍCTIMAVÍCTIMA PROTAGONISTA / PROTAGONISTA / 100% RESPONSABLE100% RESPONSABLE

¿Cuál es tu actitud ante tus futuras reuniones?

¡¡¡La reunión ha ¡¡¡La reunión ha sido un desastre!!sido un desastre!!

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