procesos, flujogramas y procedimientos

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Objetivos Procesos y Procedimientos

Diferenciar los sistemas operativos yadministrativos en la empresa

Identificar los procesos y diagramarlos Definir los procedimientos Comprender la importancia de los procesos

en los sistemas administrativos

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Procesos

Cada sistema plantea requerimientos específicos deconocimientos, recursos, materiales, personal ytecnología, que conforman actividades especializadasy secuenciales en torno a un objetivo constituyendolos procesos.Un proceso es un conjunto de tareas dispuestas en unflujo de trabajo especializado que reciben una serie deinsumos para producir un valor al clienteLa ejecución de un proceso es apoyadaadministrativamente mediante procedimientosnormalizados para su coordinación y control

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Ejemplo: Procesos Sist. de Comercialización y Ventas

Entradas

- Nota de pedido

- Remite conformidad

Procesos

- Verificar existencia- Valorizar pedido- Verificar límite de crédito- Preparar pedido y remitir- Entregar- Emitir factura- Registrar

Salidas

- Remite pedido- Factura- Registro de ventas

Archivos- Nota de pedido- Stock de productos- Cuenta corriente cliente- Remite- Facturas

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Ejemplo: Procesos Sistema de Transformación

Entradas

- Orden deproducción

Procesos

- Requerir materia prima- Elaborar productos- Controlar calidad- Emitir parte de la producción- Entregar productos a distribuidor- Registrar

Salidas

- Pedido de materiales- Parte de producción- Registro de productos

terminados

Archivos- Stock- Órdenes de producción- Pedido de materiales- Parte de producción

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Diagrama de proceso

• Constituye la forma más elemental de representarlas tareas que siguen un curso, desplazamientode documentos, productos, recursos, etc.

• Construir un cuadro sintético y de fácil lecturadonde se aprecie el funcionamiento de undeterminado proceso

• La representación es una gráfica de símbolos,líneas y anotaciones mínimas mediante lasnormas de simbología (ASME; ANSI; ISO) pararepresentar el proceso (operaciones, transporte,espera, inspección, almacenamiento, etc.)

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OPERACIÓN Pintar; cortar; ensamblar; digitar; registrar

INSPECCIÓN Calidad; cantidad; Tº; presión; humedad; peso

Envío de datos; facturas; OT; NV; OC

Facturas; boletas; OT; NV; OC;NC

Documentos físicos; materiales; m.p.; PT

TRANSPORTE

DOCUMENTOS

ESPERA

ALMACENAMIENTO

Demora en el desarrollo del método o procedimiento

Verificación o supervisión durante la operaciónOPERACIÓN e INSPECCIÓN

ENTRADA Producto o material que ingresa a la operación

DECISIÓN Decisión antes caminos alternativos del flujosi/no

si/no

SIMBOLOGÍA ISO 9000

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Lista de Precios

1.Atender

al Cliente

4.Registrar Ventas

2.Cobrar Factura 3.

Entregar Mercaderías

Facturas

Clientes

Cupones Tarjeta de

CréditoFacturas

Planillas de Ingreso Contabilidad

Clientes

Factura

Factura

FacturaMercaderías

Solicitud

Ejemplo: Diagrama de bloques del proceso de Ventas

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Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador

Ejemplo: Mapa de Procesos

VENDE Y FACTURA

PRESENTA FACTURA

PRESENTA FACTURA

COBRA Y TIMBRA

FACTURA

SUMA FACTURAS Y CONTROLA

ARQUEO

CONTROLA Y EMPACA

VERIFICA PAGO, TIMBRA FACTURAS

Y ENTREGA

SUMA FACTURAS

CONTROLA Y

REGISTRA

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Vende yFactura

Cliente Vendedor Cajero Empaquetador Contador

Cobra y Timbra

Suma y Arquea

Suma

Controla yRegistra

Controla, Timbra y Entrega

Ejemplo: Cursograma Proceso Ventas

Controla y Empaca

Factura

Factura

Factura

FacturaFactura

Factura

Factura

Factura

Factura

Solicitud

Factura

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Procedimientos de procesos

• La formalización de los procesos requiereestablecer procedimientos y normas que regirán elsistema administrativo

• Son documentos cuyo propósito es asegurar quelas operaciones se realicen con efectividad,eficiencia, calidad y requisitos de control interno

• Lograr consistencia mecánica para una produccióneficiente

• Asegurar a los clientes y empleados laimparcialidad en los procedimientos

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Manuales de procedimientos

• Son cuerpos integrados de normas con lasinstrucciones necesarias para la realización delas tareas. Proporciona el hilo conductor de lagestión

• Para cada sistema se incluye un resumen de lanormativa vigente y una descripción de los pasosa seguir indicando formularios, archivos yregistros a emplear

• La formalización de los sistemas administrativosemplea “el manual de procedimientos” o “normasy procedimientos”

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Ejemplo: Manual de Procedimiento de Ventas

Vendedor

1. Atiende al cliente y concreta la venta, confecciona facturaen cuadruplicado

2. Distribuye facturas: original y duplicado al cliente para queefectúe el pago; el triplicado a Empaque junto con lamercadería; y el cuadruplicado queda adherido al talonario

Cajero

3. Cobra al cliente, coloca el timbre de cancelado en eloriginal y el duplicado de la factura

4. Distribuye facturas: entrega el original al cliente da vuelto, yretiene el duplicado hasta el fin de la jornada

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Empaquetador

5. Chequea la mercadería con el triplicado de la factura yempaca.

6. Contra presentación de la factura original pagada, timbra eloriginal y el triplicado con el timbre de “entregado”

7. Entrega la mercadería al cliente junto con la factura originaly retiene el triplicado hasta el fin de la jornada

Cajero y Empaquetador

8. Al fin de la jornada suman facturas cobradas (duplicados) yentregadas (triplicados) y las remiten a Contabilidad

Contador

9. Controla los totales de facturas cobradas y entregadas

10.Hace el registro contable y archiva la documentación

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¿Qué aprendiste sobre?

Las diferencias y similitudes entre lossistemas operativos y administrativos

Cómo se relacionan con los procesos

Cuál es la utilidad de los procesos y cómo sepueden representar

Cual es la importancia de los procedimientosen estos sistemas