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Plataformas Cero Papel

“Seminario: Eficiencia Administrativa y Tendencias Cero Papel”. 27 de agosto de 2015

¿Qué es CertiMail?

Formas de Uso

Evidencia de envío, recibo y apertura

Proceso de envió y recepción

Correo electrónico certificado - CertiMail

Nuevos Servicios

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Certicámara.Validez y seguridad jurídica electrónica

Plataforma de Subasta ElectrónicaCERTISUBASTA

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Es un servicio que permite a las entidadespúblicas y empresas privadas, la compra o ventade bienes y servicios mediante un esquema enlínea (a través de internet) de negociación (puja)dinámica de precios entre proponentespreviamente seleccionados.

Permite desarrollar las modalidades de:

• Subasta Inversa o a la Baja• Subasta ascendente o americana

En cualquiera de las 2 modalidades la entidadsubastadora establece un margen de mejora deoferta ya sea porcentual, en valores absolutos oen cantidades.

¿Qué es la subasta electrónica?

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La subasta electrónica tiene las siguientes características y garantiza:

• Autenticidad de los Oferentes en sus lances.• Simplificación del proceso de negociación con proponentes.• Integridad en los lances efectuados.• No repudio de los lances efectuados (firma digital)• Fecha y hora exacta (hasta nivel de milisegundos) en los lances

efectuados a través del estampado cronológico certificado.• Operación desde cualquier lugar, solo requiere acceso a internet.• Permite a su organización comprar y vender de manera fácil y segura

bienes y servicios de características uniformes a través de Internet.• Integra la evidencia digital generada durante la realización de los eventos

y la almacena en un Repositorio Confiable de Mensajes de Datos, esteúltimo servicio es exclusivo de Certicámara.

• Cumple el marco legal en materia de contratación pública y seguridad enmedios electrónicos

Beneficios y Ventajas frente a la subasta presencial.

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Pasos previos a la realización de la Subasta Electrónica

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¿Cómo funciona la subasta electrónica?

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¿Cómo funciona la subasta electrónica?

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¿Cómo funciona la subasta electrónica?

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Principales usos

CertiSubasta es la plataforma ideal para la compra y venta de:

• Elementos tecnológicos como computadores, tablets, impresoras,

videobeams, ups, etc

• Elementos de oficina como tonners, resmas, papelería, etc.

• Dotaciones para empleados, medicamentos.

• Licencias de software.

• Mobiliarios.

• Vehículos y maquinaria

• Elementos de eléctricos y de construcción.

• Enajenación de bienes

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Principales clientes

• AGENCIA NACIONAL DE MINERIA

• CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA

• COMPUTADORES PARA EDUCAR

• DEPARTAMENTO PARA LA

PROSPERIDAD SOCIAL

• FISCALIA GENERAL DE LA NACION

• FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

• FONDO NACIONAL DEL AHORRO

• GOBERNACION DE CUNDINAMARCA

• ICA

• ICBF

• INTITUTO AGUSTIN CODAZZI

• MINISTERIO DE COMERCIO

• MINISTERIO DE DEFENSA

• MINISTERIO DE EDUCACION

• MINISTERIO DE HACIENDA

• MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

• MINISTERIO DE TRANSPORTE

• MINTIC

• POLICIA NACIONAL

• PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

• SECRETARIA DE EDUCACION

• SECRETARIA DE SALUD

• SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

• UNIVERSIDAD DEL ROSARIO

• UNIVERSIDAD LA JAVERIANA

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Casos de Éxito:Ahorro promedio del 15% al 35%

Desde 2008 a la fecha Certicamara ha ejecutado mas de 1.200 eventos de subasta electrónica que han representado al gobierno ahorros por

más de $90.957.345.138 (20 millones de dólares aprox)

Diseño y operación de la plataforma electrónica de la Subasta 4G

Ministerio de las Tecnologías de laInformación y la Comunicación.

Subasta electrónica para la adquisición de computadores, tablets y videobeam

para los años 2012,2013 y 2014Computadores para Educar.

Subasta electrónica para la adquisición de maquinaria y vehículos nuevos destinada a la

atención de emergencias, puntos críticos y mantenimientos preventivos de la red vial.

Unidad Nacional de Gestión del Riesgo.Presidencia de la República.

Diseño y operación de la subastaelectrónica para contratar el servicio

de suministro y distribución de AlimentosInstituto Colombiano de Bienestar Familiar.

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¿Qué es?

El servicio de Certitítulo valor proporciona un entorno desde el cual el acreedor podrá:

• Consultar todos los pagarés del que sea el tenedor legítimo de forma ágil.

• Almacenar de forma segura el pagaré y documentos anexos.

• Poder endosar y recibir endosos de pagarés, además de tener toda el registro de cadena de endosos.

• Poder emitir en formato electrónico los pagarés con seguridad técnica y jurídica.

• Tener un sistema de administración de pagarés (emisión, custodia y circulación) más económico que en medios físico.

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¿Qué servicios ofrece?

Sistema de Emisión

Diseño del modelo de pagaré

Sistema de Registro (Custodia y Circulación)

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¿Qué servicios ofrece?

Sistema de Emisión:

El servicio de emisión es el proceso por el cual elacreedor emite bajo parámetros de seguridadjurídica y técnica los pagarés a sus clientes.

A través de este servicio el Acreedor podrá:

• Firmar electrónicamente los documentos por parte del deudor.

• Emitir en formato PDF el pagaré para darle longevidad al documento y poderlo firmar aún si es pagaré en blanco.

• Relacionar con el pagaré otros documentos que hagan parte de la vinculación del cliente con la entidad, generando un paquete electrónico.

• Integrar al proceso que ya tenga la entidad para emitir los pagarés las funciones de generación electrónica del pagaré o adquirir el módulo con Certicámara.

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¿Qué servicios ofrece?

Sistema de Registro:

Realiza la custodia o depósito del documento pagaréelectrónico en un recipiente o repositorio denominado“bóveda electrónica” . Este servicio garantiza la integridad,confidencialidad y disponibilidad del documento. Estesistema permite: Custodia, Anotaciones en cuenta(Endosos), Diligenciamiento, Retiro.

A través de este servicio el cliente podrá:

• Consulta en tiempo real todos los pagarés y documentos adjuntos del que sea el tenedor legítimo.

• Custodia segura donde garantizamos confidencialidad e integridad.

• Realizar endosos sobre el título a un tercero.

• En caso de pagaré en blanco, permite diligenciarlo en caso de ser necesario.

• Emisión de certificados de titularidad y depósito para los fines que se hallen pertinentes.

• Retiro del título en caso de migrar de plataforma o de presentarlo para proceso judicial.

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¿Qué servicios ofrece?

Diseño del Modelo de pagaré:

A través de este servicio el Acreedor podrá tramitar previamente:

• Diseñar de acuerdo a las necesidades del cliente el modelo de pagaré a emitir electrónicamente, ya sea desde el sistema de Emisión o del sistema del cliente.

• Configuración de presentación del documento tanto de forma como de fondo.

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¿Qué beneficios ofrece?

Para el Acreedor

Unidad virtual de almacenamiento de documentos de vinculación del crédito.

Posibilidad de acceder en tiempo real a todos los pagarés suscritos.

Costos mas bajos comparados con la administración y custodia tradicional.

Garantía de seguridad, disponibilidad e integridad de todos los documentos.

Conservación y longevidad del documento.

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¿Es seguro usarla?

Autenticación fuerte

Firma Digital

Estampado cronológico

Correo certificado

Cifrado de documentos

Protección de datos

Privacidad

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¿Tiene validez jurídica?

Responde a las actividades autorizadas a las entidades de Certificación Decreto Ley 019 de 2012 (art 161)

Orientado a cumplir los objetivos de la Directiva Presidencial 004 de 2012

Cumple con las normas: - Ley 527 de 1999

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¿Qué necesita para acceder?

Dispositivo para firma biométrica en las estaciones donde firma el deudor.

Establecer la necesidad de adaptar el módulo de emisión del cliente o adquirir el de Certicámara.

Definición del modelo del pagaré.

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4

Contar con internet en las estaciones donde se hacen los trámites y firma el deudor.

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Certicámara.Validez y seguridad jurídica electrónica

Plataforma de Factura ElectrónicaCERTIFACTURA

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CONTENIDO

¿Qué es CertiFactura?

Características Generales

Cómo funciona?

Beneficios

Principales usos y aplicaciones

Clientes

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Es una plataforma que administra la versión electrónicaequivalente tanto funcional como jurídicamente de lasfacturas físicas. Las facturas electrónicas se pueden emitir,intercambiar, almacenar y consultar en tiempo real pormedios electrónicos, reduciendo los costos de operación,logísticos y financieros que implican la operación de lafactura tradicional. <

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¿Qué es CertiFactura?

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• Integra servicios de certificación digital propios de Certicámara

(Firma digital, estampa cronológica y SSL)

• Cuenta con la certificación ISO 9001-2008 exigida por la DIAN

para poder prestar el servicio de Facturación Electrónica

• Administra el acuerdo de facturación electrónica requerido en

el Decreto 1929 de 2007

• Permite emitir no solo facturas electrónicas

sino facturas por computador, notas débito,

crédito y cuentas por cobrar

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¿Qué es CertiFactura?

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Características Generales

FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA POR COMPUTADOR

Se debe solicitar resolución a la DIAN para emitir

Se debe solicitar resolución a la DIAN para emitir

Requiere acuerdo de facturación electrónica, donde se establecen las

condiciones entre el obligado a facturar y el adquiriente

N/A

Se deben presentar los informes ante la DIAN definidos en la resolución

14465N/A

Requiere certificación ISO 9001 en el proceso de facturación

N/A

Entrega electrónica Entrega electrónica y física

Se debe garantizar autenticidad e integridad del documento

Se debe garantizar autenticidad e integridad del documento

DIFERENCIAS ENTRE F. ELECTRÓNICA Y F. POR COMPUTADOR

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Permite gestionar la recepción o expedición de facturas

Permite gestionar las cinco etapas del ciclo de vida de la factura

Envía correos de notificación de facturas y adjunta el documento en PDF-A

Genera los reportes exigidos por la resolución 14464 DIAN

Cumple con los requisitos jurídicos y técnicos establecidos en:

• Ley 962 de 2005• Decreto 1929 de 2007• Resolución 14465 de 2007• Estatuto Tributario • Ley 527 de 1999 <

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Características Generales

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¿Cómo Funciona?

SISTEMA CONTABLE/

ERPCERTIFACTURA ADQUIRIENTE

1. El sistema contable de cada

empresa entrega a la plataforma de facturación electrónica la

información para generar la factura 2. La plataforma genera un PDF

con la información del documento, lo firma, lo estampa y lo entrega.

Además le notifica automáticamente al adquiriente

por correo electrónico

3. Ingresa a la plataforma con

usuario y contraseña para aceptar, rechazar o consultar los

documentos que le fueron emitidos

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Beneficios

• Ahorro en costos en la emisión de las facturas

• Ahorro en costos de conservación (archivo) de las facturas

• Mejora de la eficiencia del proceso de logística de entrega

• Reducción de tiempos de radicación

• Reducción en tiempos de gestión de pago y cartera

• Obtención de información en tiempo real

• Apoya políticas de responsabilidad con

el medio ambiente

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Usos y aplicaciones

• Aplica para todas las empresas que generan factura de venta (excepto para puntos de venta)

• Es ideal en las empresas que están dedicadas o que manejan canales de e-commerce

• Recomendado para las empresas que tienen un volumen alto de facturación o que tienen inconvenientes con la radicación de la misma por concepto de distancia o de dificultad en el proceso

• Aplica para las empresas que están interesadas en incluir pasarela de pago electrónica como opción para que sus clientes cancelen sus facturas

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GRACIAS

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Escríbanos: mercadeo@certicamara.com

Johanna.diaz@certicamara.com