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Plataformas Cero Papel

“Seminario: Eficiencia Administrativa y Tendencias Cero Papel”. 27 de agosto de 2015

¿Qué es CertiMail?

Formas de Uso

Evidencia de envío, recibo y apertura

Proceso de envió y recepción

Correo electrónico certificado - CertiMail

Nuevos Servicios


Certicámara.Validez y seguridad jurídica electrónica

Plataforma de Subasta ElectrónicaCERTISUBASTA


Es un servicio que permite a las entidadespúblicas y empresas privadas, la compra o ventade bienes y servicios mediante un esquema enlínea (a través de internet) de negociación (puja)dinámica de precios entre proponentespreviamente seleccionados.

Permite desarrollar las modalidades de:

• Subasta Inversa o a la Baja• Subasta ascendente o americana

En cualquiera de las 2 modalidades la entidadsubastadora establece un margen de mejora deoferta ya sea porcentual, en valores absolutos oen cantidades.

¿Qué es la subasta electrónica?


La subasta electrónica tiene las siguientes características y garantiza:

• Autenticidad de los Oferentes en sus lances.• Simplificación del proceso de negociación con proponentes.• Integridad en los lances efectuados.• No repudio de los lances efectuados (firma digital)• Fecha y hora exacta (hasta nivel de milisegundos) en los lances

efectuados a través del estampado cronológico certificado.• Operación desde cualquier lugar, solo requiere acceso a internet.• Permite a su organización comprar y vender de manera fácil y segura

bienes y servicios de características uniformes a través de Internet.• Integra la evidencia digital generada durante la realización de los eventos

y la almacena en un Repositorio Confiable de Mensajes de Datos, esteúltimo servicio es exclusivo de Certicámara.

• Cumple el marco legal en materia de contratación pública y seguridad enmedios electrónicos

Beneficios y Ventajas frente a la subasta presencial.


Pasos previos a la realización de la Subasta Electrónica


¿Cómo funciona la subasta electrónica?


Principales usos

CertiSubasta es la plataforma ideal para la compra y venta de:

• Elementos tecnológicos como computadores, tablets, impresoras,

videobeams, ups, etc

• Elementos de oficina como tonners, resmas, papelería, etc.

• Dotaciones para empleados, medicamentos.

• Licencias de software.

• Mobiliarios.

• Vehículos y maquinaria

• Elementos de eléctricos y de construcción.

• Enajenación de bienes


https://www.youtube.com/watch?v=zI2ZnI27NYY

Principales clientes

• AGENCIA NACIONAL DE MINERIA

• CAMARA DE COMERCIO DE BOGOTA

• COMPUTADORES PARA EDUCAR

• DEPARTAMENTO PARA LA

PROSPERIDAD SOCIAL

• FISCALIA GENERAL DE LA NACION

• FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD

• FONDO NACIONAL DEL AHORRO

• GOBERNACION DE CUNDINAMARCA

• ICA

• ICBF

• INTITUTO AGUSTIN CODAZZI

• MINISTERIO DE COMERCIO

• MINISTERIO DE DEFENSA

• MINISTERIO DE EDUCACION

• MINISTERIO DE HACIENDA

• MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

• MINISTERIO DE TRANSPORTE

• MINTIC

• POLICIA NACIONAL

• PROCURADURIA GENERAL DE LA NACION

• SECRETARIA DE EDUCACION

• SECRETARIA DE SALUD

• SECRETARIA DISTRITAL DE HACIENDA

• UNIVERSIDAD DEL ROSARIO

• UNIVERSIDAD LA JAVERIANA


Casos de Éxito:Ahorro promedio del 15% al 35%

Desde 2008 a la fecha Certicamara ha ejecutado mas de 1.200 eventos de subasta electrónica que han representado al gobierno ahorros por

más de $90.957.345.138 (20 millones de dólares aprox)

Diseño y operación de la plataforma electrónica de la Subasta 4G

Ministerio de las Tecnologías de laInformación y la Comunicación.

Subasta electrónica para la adquisición de computadores, tablets y videobeam

para los años 2012,2013 y 2014Computadores para Educar.

Subasta electrónica para la adquisición de maquinaria y vehículos nuevos destinada a la

atención de emergencias, puntos críticos y mantenimientos preventivos de la red vial.

Unidad Nacional de Gestión del Riesgo.Presidencia de la República.

Diseño y operación de la subastaelectrónica para contratar el servicio

de suministro y distribución de AlimentosInstituto Colombiano de Bienestar Familiar.


¿Qué es?

El servicio de Certitítulo valor proporciona un entorno desde el cual el acreedor podrá:

• Consultar todos los pagarés del que sea el tenedor legítimo de forma ágil.

• Almacenar de forma segura el pagaré y documentos anexos.

• Poder endosar y recibir endosos de pagarés, además de tener toda el registro de cadena de endosos.

• Poder emitir en formato electrónico los pagarés con seguridad técnica y jurídica.

• Tener un sistema de administración de pagarés (emisión, custodia y circulación) más económico que en medios físico.


¿Qué servicios ofrece?

Sistema de Emisión

Diseño del modelo de pagaré

Sistema de Registro (Custodia y Circulación)



Sistema de Emisión:

El servicio de emisión es el proceso por el cual elacreedor emite bajo parámetros de seguridadjurídica y técnica los pagarés a sus clientes.

A través de este servicio el Acreedor podrá:

• Firmar electrónicamente los documentos por parte del deudor.

• Emitir en formato PDF el pagaré para darle longevidad al documento y poderlo firmar aún si es pagaré en blanco.

• Relacionar con el pagaré otros documentos que hagan parte de la vinculación del cliente con la entidad, generando un paquete electrónico.

• Integrar al proceso que ya tenga la entidad para emitir los pagarés las funciones de generación electrónica del pagaré o adquirir el módulo con Certicámara.



Sistema de Registro:

Realiza la custodia o depósito del documento pagaréelectrónico en un recipiente o repositorio denominado“bóveda electrónica” . Este servicio garantiza la integridad,confidencialidad y disponibilidad del documento. Estesistema permite: Custodia, Anotaciones en cuenta(Endosos), Diligenciamiento, Retiro.

A través de este servicio el cliente podrá:

• Consulta en tiempo real todos los pagarés y documentos adjuntos del que sea el tenedor legítimo.

• Custodia segura donde garantizamos confidencialidad e integridad.

• Realizar endosos sobre el título a un tercero.

• En caso de pagaré en blanco, permite diligenciarlo en caso de ser necesario.

• Emisión de certificados de titularidad y depósito para los fines que se hallen pertinentes.

• Retiro del título en caso de migrar de plataforma o de presentarlo para proceso judicial.



Diseño del Modelo de pagaré:

A través de este servicio el Acreedor podrá tramitar previamente:

• Diseñar de acuerdo a las necesidades del cliente el modelo de pagaré a emitir electrónicamente, ya sea desde el sistema de Emisión o del sistema del cliente.

• Configuración de presentación del documento tanto de forma como de fondo.


¿Qué beneficios ofrece?

Para el Acreedor

Unidad virtual de almacenamiento de documentos de vinculación del crédito.

Posibilidad de acceder en tiempo real a todos los pagarés suscritos.

Costos mas bajos comparados con la administración y custodia tradicional.

Garantía de seguridad, disponibilidad e integridad de todos los documentos.

Conservación y longevidad del documento.


https://www.youtube.com/watch?v=c__JhyNHdoo&feature=youtu.be

¿Es seguro usarla?

Autenticación fuerte

Firma Digital

Estampado cronológico

Correo certificado

Cifrado de documentos

Protección de datos

Privacidad


¿Tiene validez jurídica?

Responde a las actividades autorizadas a las entidades de Certificación Decreto Ley 019 de 2012 (art 161)

Orientado a cumplir los objetivos de la Directiva Presidencial 004 de 2012

Cumple con las normas: - Ley 527 de 1999


¿Qué necesita para acceder?

Dispositivo para firma biométrica en las estaciones donde firma el deudor.

Establecer la necesidad de adaptar el módulo de emisión del cliente o adquirir el de Certicámara.

Definición del modelo del pagaré.

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2

3

4

Contar con internet en las estaciones donde se hacen los trámites y firma el deudor.


Certicámara.Validez y seguridad jurídica electrónica

Plataforma de Factura ElectrónicaCERTIFACTURA


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CONTENIDO

¿Qué es CertiFactura?

Características Generales

Cómo funciona?

Beneficios

Principales usos y aplicaciones

Clientes


Es una plataforma que administra la versión electrónicaequivalente tanto funcional como jurídicamente de lasfacturas físicas. Las facturas electrónicas se pueden emitir,intercambiar, almacenar y consultar en tiempo real pormedios electrónicos, reduciendo los costos de operación,logísticos y financieros que implican la operación de lafactura tradicional. <

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• Integra servicios de certificación digital propios de Certicámara

(Firma digital, estampa cronológica y SSL)

• Cuenta con la certificación ISO 9001-2008 exigida por la DIAN

para poder prestar el servicio de Facturación Electrónica

• Administra el acuerdo de facturación electrónica requerido en

el Decreto 1929 de 2007

• Permite emitir no solo facturas electrónicas

sino facturas por computador, notas débito,

crédito y cuentas por cobrar

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FACTURA ELECTRÓNICA FACTURA POR COMPUTADOR

Se debe solicitar resolución a la DIAN para emitir

Se debe solicitar resolución a la DIAN para emitir

Requiere acuerdo de facturación electrónica, donde se establecen las

condiciones entre el obligado a facturar y el adquiriente

N/A

Se deben presentar los informes ante la DIAN definidos en la resolución

14465N/A

Requiere certificación ISO 9001 en el proceso de facturación

N/A

Entrega electrónica Entrega electrónica y física

Se debe garantizar autenticidad e integridad del documento

Se debe garantizar autenticidad e integridad del documento

DIFERENCIAS ENTRE F. ELECTRÓNICA Y F. POR COMPUTADOR


Permite gestionar la recepción o expedición de facturas

Permite gestionar las cinco etapas del ciclo de vida de la factura

Envía correos de notificación de facturas y adjunta el documento en PDF-A

Genera los reportes exigidos por la resolución 14464 DIAN

Cumple con los requisitos jurídicos y técnicos establecidos en:

• Ley 962 de 2005• Decreto 1929 de 2007• Resolución 14465 de 2007• Estatuto Tributario • Ley 527 de 1999 <

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¿Cómo Funciona?

SISTEMA CONTABLE/

ERPCERTIFACTURA ADQUIRIENTE

1. El sistema contable de cada

empresa entrega a la plataforma de facturación electrónica la

información para generar la factura 2. La plataforma genera un PDF

con la información del documento, lo firma, lo estampa y lo entrega.

Además le notifica automáticamente al adquiriente

por correo electrónico

3. Ingresa a la plataforma con

usuario y contraseña para aceptar, rechazar o consultar los

documentos que le fueron emitidos


https://www.youtube.com/watch?v=ijgbWpWeB-o

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Beneficios

• Ahorro en costos en la emisión de las facturas

• Ahorro en costos de conservación (archivo) de las facturas

• Mejora de la eficiencia del proceso de logística de entrega

• Reducción de tiempos de radicación

• Reducción en tiempos de gestión de pago y cartera

• Obtención de información en tiempo real

• Apoya políticas de responsabilidad con

el medio ambiente


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Usos y aplicaciones

• Aplica para todas las empresas que generan factura de venta (excepto para puntos de venta)

• Es ideal en las empresas que están dedicadas o que manejan canales de e-commerce

• Recomendado para las empresas que tienen un volumen alto de facturación o que tienen inconvenientes con la radicación de la misma por concepto de distancia o de dificultad en el proceso

• Aplica para las empresas que están interesadas en incluir pasarela de pago electrónica como opción para que sus clientes cancelen sus facturas


GRACIAS


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