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Administración de Proyectos
M.I. Angel Estrada Arteaga
Administrador de proyectos CDS-UTEZ
Octubre 2013
Presentación
No contar con estándares para la gestión de proyectos
como: • Controlar y monitorear estados de avance
• Recursos asignados
• Priorizar, estructurar, aprobar, cerrar proyectos
• Lecciones aprendidas
• Centralizar información
Es una problemática a nivel mundial cuya solución radica en implementar lo que se conoce como mejores prácticas en Dirección de Proyectos.
PMBoK (Project Management Body of Knowledge)
PMI (Project Management Institute)
Proyecto vs. Trabajo Operativo
¿Construir una casa es un proyecto o un trabajo operativo? ¿Y hacer una pizza?
PROYECTO:
Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para
crear un producto, servicio o resultado
único.
TRABAJO OPERATIVO:
Efectuar permanentemente actividades que
generan un mismo producto o proveen un
servicio repetitivo.
Proyecto
Podemos concluir que la definición de proyecto no depende de la complejidad o magnitud del mismo, sino de las características de único, temporal y de elaboración gradual.
Podría ser un proyecto simple como organizar el cumpleaños de tu hijo o algo muy complejo como lanzar un cohete a la luna.
Proyecto
Plan Estratégico
Portafolio
Programa
Proyecto
Sub Proyecto
Ciclo de Vida del Proyecto
Los proyectos varían en tamaño y complejidad. Todos los proyectos, sin importar cuán pequeños o grandes, o cuán sencillos o complejos sean, pueden configurarse dentro de la siguiente estructura del ciclo de vida
Ciclo de Vida del Proyecto
La estructura genérica del ciclo de vida presenta por lo general las siguientes características :
Fases del Proyecto
Las fases del proyecto son divisiones dentro del mismo proyecto, donde es necesario ejercer un control adicional para gestionar eficazmente la conclusión de un entregable mayor.
Interesados
Los interesados del proyecto, denominados en inglés stakeholders, son todas aquellas personas u organizaciones cuyos intereses puedan ser afectados como resultado de la ejecución o finalización del Proyecto.
Interesados
Si bien la gestión de los interesados es un tema complejo, hay ciertos pasos básicos que se deben seguir:
1. Identificarlos a todos. Aquellos que aparezcan con el proyecto en ejecución podrían solicitar cambios y esto implica tiempo y dinero.
2. Determinar sus necesidades y expectativas, y convertirlos en requerimientos del proyecto.
3. Comunicarse con ellos.
4. Gestionar su influencia en relación con sus requisitos, en la medida de lo posible, para lograr un proyecto exitoso.
La triple restricción
Alcance Tiempo
Costo
Ofrece una imagen mental que nos ayuda a recordar fácilmente que un proyecto está “enmarcado” por una serie de factores que lo delimitan y establecen su contexto: las restricciones.
Cartel Hacemos trabajos de tres tipos, buenos, baratos y rápidos: Si usted lo quiere bueno y barato, no puede ser rápido, Si usted lo quiere bueno y rápido, no puede ser barato, Si usted lo quiere barato y rápido, no puede ser bueno
Restricciones
Una restricción es cualquier condicionante del proyecto que, además, tenga la siguiente peculiaridad: cualquier cambio que experimente, provocará cambios en otros condicionantes del proyecto.
Si cambia un componente de las restricciones del proyecto, el DP debe evaluar el impacto en el resto de las variables.
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Recursos
Riesgos
Definición de Administración de Proyectos
Aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y
herramientas para conseguir los objetivos de los proyectos
Gestionar necesidades y expectativas de
los interesados (Stakeholders)
Identificar Requisitos
Equilibrar
• Alcance
• Tiempo
• Costo
• Calidad
• Recursos
• Riesgos
Administrador de Proyecto
Un director de proyecto debe ser capaz de comprender los detalles del proyecto, pero debe dirigirlo desde una perspectiva global. Como responsable del éxito del proyecto, el director del proyecto tiene a su cargo todos los aspectos del proyecto, que abarcan, entre otros:
• desarrollar el plan para la dirección del proyecto, así como todos los planes complementarios relacionados,
• mantener el proyecto encaminado en términos de cronograma y presupuesto,
• identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos, y
• proporcionar informes precisos y oportunos sobre las métricas del proyecto.
Administrador de Proyecto
Los DP exitosos son aquellos que tienen excelentes capacidades de coordinación general y comunicación, combinando sus conocimientos, su capacidad de gestión y sus habilidades interpersonales.
Entre las habilidades interpersonales más importantes del DP podemos mencionar: liderazgo, trabajo en equipo, motivación, comunicación, toma de
decisiones, conocimientos y negociación.
Proceso
• Un proceso es un conjunto de acciones y actividades interrelacionadas realizadas para obtener un producto, resultado o servicio predefinido.
• Cada proceso se caracteriza por sus entradas, por las herramientas y técnicas que puedan aplicarse y por las salidas que se obtienen.
Categorías de procesos
Los procesos de dirección de proyectos
• Aseguran que el proyecto avance de manera eficaz durante toda su existencia
Los procesos orientados al producto
• Especifican y crean el producto del proyecto. Estos procesos normalmente son
definidos por el ciclo de vida del proyecto
Grupos de Procesos de Dirección de
Proyectos
Grupo de
Procesos
Número de Procesos
Inicio 2
Planificación 20
Ejecución 8
Seguimiento y
Control
10
Cierre 2
Áreas de Conocimiento
En base al PMBOK® existen nueve áreas del conocimiento:
Área Número de
procesos
1. Integración 6
2. Alcance 5
3. Tiempo 6
4. Costo 3
5. Calidad 3
6. RH 4
7. Comunicaciones 5
8. Riesgos 6
9. Adquisiciones 4
Grupos de Procesos vs Áreas de Conocimiento
En cada uno de estos cinco grupos de procesos existen varios procesos particulares distribuidos entre las distintas áreas del conocimiento como se resume en la tabla a continuación:
Relación de los grupos de Procesos
Existe gran relación entre los grupos de procesos de la Guía del PMBOK® y los procesos de gestión de la calidad desarrollados por Edwards Deming en su reconocido ciclo Planificar – Hacer – Revisar – Actuar (Plan-do-check-act). Estas relaciones se resumen en el siguiente gráfico.
Integración
Los procesos de integración de dirección de proyectos incluyen:
4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto: autoriza formalmente un
proyecto.
4.2 Desarrollar el Enunciado del Alcance del Proyecto (Preliminar): ofrece una
descripción del alcance de alto nivel.
4.3 Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto: documentar todos los planes
subsidiarios en un plan de gestión del proyecto.
4.4 Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto: ejecutar el trabajo definido en el
plan de gestión del proyecto.
4.5 Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto: supervisar y controlar los
procesos requeridos para iniciar, planificar, ejecutar y cerrar un proyecto.
4.6 Control Integrado de Cambios: revisar todas las solicitudes de cambio, aprobar los
cambios, y controlar los cambios en los productos entregables.
4.7 Cerrar Proyecto: finalizar todas las actividades en todos los Grupos de Procesos de
Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proyecto o una fase del proyecto.
Alcance
• 5.1 Planificación del Alcance: crear un plan de gestión del alcance del proyecto
que refleje cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto.
• 5.2 Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del proyecto
detallado como base para futuras decisiones del proyecto.
• 5.3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del proyecto y el
trabajo del proyecto en componentes más pequeños y más fáciles de manejar.
• 5.4 Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos entregables
completados del proyecto.
• 5.5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del proyecto.
Planear
Alcance
Definir
Alcance
Crear
Estructura
de Trabajo (WBS)
Verificar
Alcance
Controlar
Alcance
Tiempo
6.1 Definición de las Actividades: identifica las actividades específicas del cronograma
6.2 Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y documenta las
dependencias entre las actividades del cronograma.
6.3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las cantidades de
recursos necesarios para realizar cada actividad del cronograma.
6.4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad de períodos
laborables que serán necesarios para completar cada actividad del cronograma.
6.5 Desarrollo del Cronograma: crear el cronograma del proyecto.
6.6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del proyecto.
Controlar
Schedule
Desarrollar
Schedule
Definir
Actividades
Secuenciar
Actividades
Estimar
Recursos
Estimar
Duración
Costos
7.1 Estimación de Costos: desarrollar una aproximación de los costos de los
recursos necesarios para completar las actividades del proyecto.
7.2 Preparación del Presupuesto de Costos: sumar los costos estimados a
fin de establecer una línea base de costo.
7.3 Control de Costos: controlar los cambios en el presupuesto del proyecto.
Estimar
Costos
Presupuestar
Costos
Controlar
Costos
Calidad
8.1 Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son
relevantes para el proyecto
8.2 Realizar Aseguramiento de Calidad: para asegurar que el
proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir con los
requisitos.
8.3 Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados específicos
del proyecto.
Planear
Calidad Realizar QA (Quality
Assurance)
Realizar
Control
de Calidad
Recursos Humanos
9.1 Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los
roles del proyecto, las responsabilidades, así como crear el plan de gestión de
personal.
9.2 Adquirir el Equipo del Proyecto: obtener los recursos humanos
necesarios para concluir el proyecto.
9.3 Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias y la
interacción de los miembros del equipo.
9.4 Gestionar el Equipo del Proyecto: hacer un seguimiento del rendimiento
de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver
polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
Planear
RRHH
Adquirir el
Equipo del
Proyecto
Desarrollar
al Equipo del
Proyecto
Gestionar
al Equipo del
Proyecto
Comunicaciones
10.1 Planificación de las Comunicaciones: determinar las necesidades de
información.
10.2 Distribución de la Información: poner la información necesaria a
disposición de los interesados en el proyecto cuando corresponda.
10.3 Informar el Rendimiento: Esto incluye informes de estado, medición del
progreso y proyecciones.
10.4 Gestionar a los Interesados: gestionar las comunicaciones a fin de
satisfacer los requisitos de los interesados.
Planear
Comunicaciones Distribuir Información Reportar Performance Gestionar Stakeholders
Riesgos
11.1 Planificación de la Gestión de Riesgos: decidir cómo enfocar, planificar y ejecutar
las actividades de gestión de riesgos para un proyecto.
11.2 Identificación de Riesgos: determinar qué riesgos pueden afectar al proyecto y
documentar sus características.
11.3 Planificación de la Respuesta a los Riesgos: desarrollar opciones y acciones
para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
11.4 Seguimiento y Control de Riesgos: realizar el seguimiento de los riesgos,
ejecutar planes de respuesta a los riesgos y evaluar su efectividad.
Planear
Gestión de Riesgo Identificar Riesgos
Análisis
Cualitativo
Análisis
Cuantitativo
Planear Respuestas
y Riesgos
Adquisiciones
12.1 Planificar las Compras y Adquisiciones: determinar qué comprar o adquirir, y
cuándo y cómo hacerlo.
12.2 Planificar la Contratación: documentar los requisitos de los productos, servicios y
resultados, e identificar a los posibles vendedores.
12.3 Solicitar Respuestas de Vendedores: obtener información, presupuestos,
licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.
12.4 Selección de Vendedores: revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y
negociar un contrato por escrito con cada vendedor.
12.5 Administración del Contrato: gestionar el contrato y la relación entre el comprador
y el vendedor.
12.6 Cierre del Contrato: completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de
cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del
proyecto.
•Comprende los procesos necesarios para adquirir bienes y servicios a
organizaciones externas con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto. Planear Adquisiciones Planear Contrataciones
Solicitar Respuestas
Proveedores Seleccionar Proveedores Administrar Contratos Cerrar Contratos
Conclusión
Recuerda que lograr proyectos exitosos significa:
• Tener un cliente satisfecho
• Culminar el alcance acordado entre las partes
• Cumplir con los plazos, presupuestos y calidad
• Trabajar con recursos humanos comprometidos con el proyecto
• No cometer errores de interpretación por mala comunicación
• Prevenir en lugar de reparar, con una buena gestión de riesgos
• No desgastarnos con procesos de adquisiciones y contrataciones
que nos traban el proyecto
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