metodologÍa de la investigaciÓn para el control y organizaciÓn administrativa de una...
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METODOLOGÍA DE LA METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN PARA EL INVESTIGACIÓN PARA EL
CONTROL Y ORGANIZACIÓN CONTROL Y ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DE UNA ADMINISTRATIVA DE UNA
EMPRESAEMPRESACONSTRUCTORACONSTRUCTORA
PONENTEPONENTE
DR. EN ARQ. RAFAEL MARTÍNEZ ZÁRATEDR. EN ARQ. RAFAEL MARTÍNEZ ZÁRATE
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OBJETIVO PRINCIPALOBJETIVO PRINCIPAL
• PROPORCIONAR UN MARCO DE REFERENCIA QUE FACILITE EL DESARROLLO DE UNA METODOLOGÍA, QUE SIRVA PARA EL ANÁLISIS Y LA RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS DE TRABAJO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA
• SEÑALANDO SU SECUENCIA LÓGICA
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ESTE MÉTODO TIENE ENTRE ESTE MÉTODO TIENE ENTRE SUS FUNCIONES:SUS FUNCIONES:
• ESTUDIAR ANALIZAR Y PLANIFICAR LA ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA DE LA EMPRESA
• MEJORAR LAS CONDICIONES DE TRABAJO Y ADMINISTRACIÓN
• EL MEJORAMIENTO DE LOS SISTEMAS OPERATIVOS
• EL APROVECHAMIENTO ÓPTIMO DE LOS RECURSOS
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ESTE ESTUDIO CONSIDERA:ESTE ESTUDIO CONSIDERA:• LAS TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE
INVESTIGACIÓN DESDE LAS MAS SENCILLAS COMO:• ESTUDIO Y DISTRIBUCIÓN E ESPACIOS
ÚTILES,
• HASTA
• LA APLICACIÓN DE TÉCNICAS COMPLEJAS COMO:• LA INGENIERIA DE SISTEMAS• INVESTIGACIÓN DE OPERACIONES• TEORÍA DE COLAS• ETC.
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EL CAMPO DE APLICACIÓN EL CAMPO DE APLICACIÓN COMPRENDECOMPRENDE
• EL MACROSISTEMA: • QUE CONSIDERA LOS ASPECTOS DE
ESTRUCTURA, PROCEDIMIENTOS Y COORDINACIÓN DE CADA UNA DE LAS DEPENDENCIAS
• EL MICROSISTEMA: • QUE SE OCUPA DE LOS PROBLEMAS QUE
AFECTAN LA ESTRUCTURA , LOS PROCEDIMIENTOS Y LA COORDINACIÓN ENTRE EMPRESA Y ÁMBITO INTERNO
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TIPOS DE ESTUDIOTIPOS DE ESTUDIO• ANÁLISIS PLANEADO: • examen de los factores de operatividad• ESTUDIO DE LAS FUNCIONES ESPECÍFICAS • análisis de funciones del personal,
compras e insumos, contabilidad etc.• EXÁMEN DE LAS ÁREAS DE TRABAJO • con el fín de mejorar métodos y
procedimientos• USO RACIONAL: • del mobiliario, equipo e instalaciones• ESTUDIOS: • que permitan detectar deficiencias o
anomalías
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PROCEDIMIENTO BÁSICO DE PROCEDIMIENTO BÁSICO DE INVESTIGACIÓNINVESTIGACIÓN
• PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO• RECOPILACIÓN DE DATOS• ANÁLISIS DE LOS DATOS• HIPÓTESIS DE SOLUCIÓN• FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES • IMPLANTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Y
MEJORAS• EVALUACIÓN Y CONFRONTACIÓN DE
LOS MODELOS PROPUESTOS
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PLANIFICACIÓN DEL ESTUDIOPLANIFICACIÓN DEL ESTUDIO
• DEFINICIÓN DEL PROBLEMA• DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS
DEL ESTUDIO• INVESTIGACIÓN PRELIMINAR• DEFINICIÓN DEL PLAN DE
TRABAJO
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DEFINICIÓN DEL PROBLEMADEFINICIÓN DEL PROBLEMA
• FUENTES DE CAPTACIÓN DEL PROBLEMA
• ÁREA AFECTADA • AUTORIDAD SUPERIOR• OTRAS UNIDADES• DEFINICIÓN DE UNA UNIDAD QUE
REALICE OPERACIONES DE INVESTIGACIÓN
Para la elaboración de un programa de trabajo que
estudie las áreas más vulnerables de la empresa
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DEFINICIÓN DE LOS DEFINICIÓN DE LOS OBJETIVOS DEL ESTUDIOOBJETIVOS DEL ESTUDIO
• Una vez detectadas las fallas a resolver se determinan con claridad los objetivos del estudio para cada fase del trabajo, que eviten malentendidos o dispersen el trabajo.
• Es recomendable que se definan estos objetivos con el responsable del área afectada .
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INVESTIGACIÓN PRELIMINARINVESTIGACIÓN PRELIMINAR
1.- ELEMENTOS DE LA INVESTIGACIÓN• Determinación de las necesidades
específicase identificación del problema
• Descripción de la ubicación, naturaleza yextensión del problema
• Descripción de la clase o tipo de conocimientos para resolver el problema
• Estimación de recursos
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INVESTIGACIÓN PRELIMINARINVESTIGACIÓN PRELIMINAR
2.- CONTENIDO DE LA INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
• Información documental: leyes, decretos, acuerdos, reglamentos informes etc.
• Información sobre el campo de trabajo:organigramas, listas de funciones, información sobre los funcionarios, volúmenes de trabajo, condiciones de trabajo, etc.
• Toda la información que caracterice a la unidad
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INVESTIGACIÓN PRELIMINARINVESTIGACIÓN PRELIMINAR
3.- Autorización para realizar el estudio
• Toda la información recabada se somete a la autoridad competente
para su autorización
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DEFINICIÓN DEL PLAN DE DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJOTRABAJO
1.- Contenido del Plan de Trabajo:
– Antecedentes y Justificación– Propósito u objetivo y resultados que se
pretende lograr– Alcances– Acciones o fases del trabajo– Recursos– Calendarización– Costos– Estrategias y tácticas de trabajo– Autorización y responsables del trabajo– Programas auxiliares
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DEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJODEFINICIÓN DEL PLAN DE TRABAJO
2.- Representación Gráfica del PlanSe recomienda utilizar:Diagramas de Red o gráficas de flecha (CPM o PERT), Diagramas de bloque o de barras (Gantt)
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RECOPILACIÓN DE DATOSRECOPILACIÓN DE DATOS
1.- REQUISITOSa.- Esenciales:
Ser completosSer pertinentesSer correctos
b.- Criterios de discriminaciónQue se refieran al problemaExistencia de nuevos
problemasDerivar cambios o mejoras
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2.- REGISTRO DE LOS DATOS2.- REGISTRO DE LOS DATOSEl registro debe quedar por escrito, para
facilitar:Disponer del historial completo del caso.Que varias personas conozcan los objetivosConstituir una buena fuente de información
3.- TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN DE DATOS La investigación documental La entrevista El cuestionario La observación DirectaPara su presentación se recomienda: organigramasDiagramas de flujo, Cuadros de distribución, etc.
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4.- DATOS QUE CONVIENE RECOPILAR4.- DATOS QUE CONVIENE RECOPILAR Antecedentes: Jurídicos, problemas
similares anteriores, y soluciones adoptadas.
Situación actual.- información que permita:Definir objetivos Estructura actualPolíticas establecidas Análisis de funcionesEstudio de tramites Análisis de flujosde estadísticas de equiposCondiciones de trabajo Precisar relacionesNecesidad de cambios Diseño de sistemas
5.- FACTOR HUMANO: Estimular la participación activa del personal
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ANÁLISIS DE LOS DATOSANÁLISIS DE LOS DATOS
1.- Naturaleza y propósito del análisisEstablecer las bases para desarrollar opciones de solución
2.- Procedimiento de análisis: Provee una descripción ordenada de los datos Conocer los hechos Describir los hechosDescomponerlos ExaminarlosOrdenar c/elemento Definir las relacionesIdentificar y explicar Conviene adoptar una actitud interrogativa sobre la situación del problema.
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Proceso de caracterizaciónProceso de caracterización¿qué? La actividad¿por qué? Las razones¿para que? El propósito Por los que se
emprenden ¿dónde? El lugar las actividades,
trabajo, ¿cuándo? Tiempo procedimiento
o toma¿quién? La persona de decisiones de un
área¿cómo? Los medios¿cuánto? Los recursos
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TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE ANÁLISISANÁLISIS
• Organigramas y Sociogramas• Cuadros de distribución del trabajo• Diagramas de flujo y de programación• Diagramas de distribución de espacios• Matriz de especificaciones o
requerimientos• Cuadros estadísticos• Formulas para la evaluación• Árbol y Tablas de decisiones• Redes para el análisis lógico de
problemas• Otras técnicas de investigación de
operaciones
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FORMULACIÓN DE RECOMENDACIONESFORMULACIÓN DE RECOMENDACIONES
1.- Consideraciones previas:- No perder de vista los objetivos de estudio- Explorar diferentes caminos- No olvidar experiencias anteriores- Dar preferencia a recomendaciones viables- Considerar las limitaciones- Descartar soluciones complejas- Aprovechar toda la ayuda disponible
La mejor solución será aquella que permita realizar el trabajo en el menor tiempo y uso de recursos
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2.- Formulación de propuestas2.- Formulación de propuestas
• Seleccionar sugerencias viables• Desarrollo de medidas de mejoramiento• Presentación de recomendaciones
3.- Tipos de recomendaciones• Recomendaciones de adición• Recomendaciones de combinación• Recomendaciones de modificación• Recomendaciones de eliminación• Recomendaciones de simplificación
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4.- Elaboración del informe4.- Elaboración del informe
• Es muy importante considerar la naturaleza de los lectores del informe
• Un informe consta de :– Una introducción– Cuerpo o parte principal– Conclusiones y recomendaciones– Apéndices o anexos
• En función del lector puede variar el orden
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TOMA DE DECISIONESTOMA DE DECISIONES
• Para la presentación de las decisiones:– Sacar partido de la participación del
personal– Dar explicaciones detalladas de las
recomendaciones.– Hacer concesiones al respecto de
propuestas secundarias en función de la propuesta principal.
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DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA DISEÑO DEL NUEVO SISTEMA OPERATIVOOPERATIVO
• El Diseño del nuevo sistema operativo es el desarrollo de la opción seleccionada.- Deberá limitarse al grado de demostrar su eficacia.- En su Diseño se deberán tomar en consideración todos sus elementos componentes.
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IMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONESIMPLANTACIÓN DE RECOMENDACIONES
Para la implantación de las recomendaciones se distinguen tres momentos
- La formulación de un programa
- la integración de los recursos- La ejecución del programa
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1.- Programa de implantación1.- Programa de implantación
• Determinar las actividades y la secuencia de realización
• Determinar los requerimientos y recursos
• Definir a los responsables de la ejecución del programa
• Prever obstáculos y resistencia al cambio
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2.- Métodos de implantación2.- Métodos de implantación
• El método instantáneo• El proyecto piloto• La implantación en paralelo• El método parcial o por aproximaciones
sucesivas.Este último es mas lento y cómodo por lo
que requerirá de mas tiempo, pero permiten cambio gradual y controlado.
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3.- Integración de recursos3.- Integración de recursos • Reunir los recursos humanos y
materiales estimados.• Elaborar manuales e instructivos de
trabajo, formas de oficina, • Integrar mobiliario, equipo y
suministros• Acondicionamiento físico de los espacios• Capacitación del personal4.- Ejecución del programaSe procede a poner en operación el nuevo
sistemaAplicando el método de implantación y
realizando las actividades programadas
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EVALUACIÓN DEL SISTEMAEVALUACIÓN DEL SISTEMA
• Mecanismos de informaciónestos mecanismos son variables pero es necesario que se mantengan activos durante el periodo que permita juzgar la eficiencia del sistema implantado.
• Adopción de medidas correctivasA partir de las observaciones y evaluación sobre el nuevo sistema, se podrán sugerir modificaciones pertinentes que mejoren su funcionamiento .
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