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BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
MANUAL DE GENERAL DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: MG2107
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MANUAL GENERAL DE CALIDAD
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
MANUAL DE GENERAL DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
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Notas de actualización del manual general de calidad
VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO FECHA RESPONSABLE
1 Lanzamiento inicial del Manual 2014 Jefe Gestion de
Calidad
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Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
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CONTENIDO
1. PRESENTACIÓN ..................................................................................................... 6
INTRODUCCIÓN ......................................................................................................... 6
OBJETIVO ..................................................................................................................... 6
ALCANCES ................................................................................................................... 6
EXCLUSIONES DE LA NORMA................................................................................ 7
2. PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA ................................................................. 8
Presentación y Reseña Histórica de la Empresa .................................................... 8
Imagen Institucional ..................................................................................................... 9
Recurso Humano ....................................................................................................... 10
Portafolio de Servicios ............................................................................................... 10
Estructura organizacional de la empresa BIOACCES ......................................... 11
Direccionamiento Estratégico ................................................................................... 12
Misión ....................................................................................................................... 12
Visión ........................................................................................................................ 12
Valores ..................................................................................................................... 12
Políticas Empresariales ......................................................................................... 13
DESPLIEGUE DE LAS POLITICAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE LA
CALIDAD AÑO 2015 ................................................................................................. 14
Organización jerárquica del SGC ............................................................................ 19
Documentos Internos ................................................................................................. 20
Documentos Externos ............................................................................................... 21
3. MAPA DE PROCESOS ......................................................................................... 22
3.1 Caracterización del Mapa Procesos ............................................................ 23
4. REQUISITOS GENERALES PARA LA DOCUMENTACIÓN .......................... 26
4.1 Requisitos Generales .................................................................................... 26
4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN................................................. 27
4.2.1 Generalidades ............................................................................................... 27
4.2.2 Manual de calidad ........................................................................................ 27
4.2.3 Control de documentos ............................................................................... 28
4.2.4 Control de los registros................................................................................ 29
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN ......................................................... 30
5.1 Compromiso de la Dirección ........................................................................ 30
5.2 Enfoque al Cliente .......................................................................................... 30
5.3 Política de Calidad ......................................................................................... 31
5.4 Planificación ......................................................................................................... 32
5.4.1 Objetivos de calidad ..................................................................................... 32
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad. ........................ 32
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación .................................................. 33
5.5.1 Responsabilidad y autoridad ...................................................................... 33
5.5.2 Responsable ante la dirección por el S.G.C. ..................................... 34
5.5.3 Comunicación interna. ........................................................................... 35
5.6 Revisión por la Dirección .................................................................................... 35
5.6.1 Generalidades ............................................................................................... 35
5.6.2 Información para la revisión ........................................................................ 36
5.6.3 Resultados de la revisión ............................................................................ 38
6. GESTIÓN DE RECURSOS .................................................................................. 39
6.1 Provisión De Recursos ....................................................................................... 39
6.2 Recursos Humanos ............................................................................................. 39
6.2.1 Generalidades. ............................................................................................. 39
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación. ...................................... 40
6.3 INFRAESTRUCTURA ......................................................................................... 41
6.4 AMBIENTE DE TRABAJO ................................................................................. 42
7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO ....................................................................... 43
7.1 Planificación de la Realización Del Producto .................................................. 43
7.2 Procesos relacionados con el cliente ............................................................... 43
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el cliente. ................ 43
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el cliente ........................... 44
7.2.3 Comunicación con el cliente externo. ....................................................... 45
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTO .................................................. 45
7.3.1 Planificación de diseño y desarrollo. ......................................................... 45
7.3.2 Elementos de entradas para el diseño y desarrollo ................................ 46
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7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo ............................................................ 47
7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo ................................................................ 48
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo ........................................................... 48
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo ............................................................. 49
7.3.7 Control de cambios del diseño y desarrollo ............................................. 49
7.4.1 Generalidades ............................................................................................... 50
7.4.2 Información de las compras........................................................................ 51
7.4.3 Verificación de productos comprados. ...................................................... 51
7.5 PRODUCCIÓN Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO ............................... 52
7.5.1 Control de la producción y/o prestación del servicio. ............................. 52
7.5.2 Validación de los procesos de producción y/o prestación del servicio. 53
7.5.3 Identificación y trazabilidad ................................................................... 53
7.5.4 Producto suministrado por el cliente. .................................................. 53
7.5.5 Preservación del producto. ................................................................... 54
7.6 Control de los Dispositivos de Medición y Seguimiento. ......................... 54
8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA. ....................................................................... 55
8.1 GENERALIDADES. ............................................................................................. 55
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN ........................................................................... 55
8.2.1 Satisfacción del cliente ................................................................................ 55
8.2.2 Auditoria interna. .......................................................................................... 56
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos. ................................................ 57
8.2.4 Seguimiento y medición del producto. ...................................................... 57
8.3 Control del Producto y/o Servicio No Conforme. ............................................ 58
8.4 Análisis De Datos ................................................................................................ 59
8.5 Mejora .................................................................................................................... 60
8.5.1 Mejora continua. ........................................................................................... 60
8.5.2 Acción Correctiva ......................................................................................... 60
8.5.3 Acción Preventiva. ....................................................................................... 61
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1. PRESENTACIÓN
INTRODUCCIÓN
El presente manual de calidad de la empresa BIOACCES que
comercializa accesorios y equipos médicos, tiene como principal objetivo
documentar todos los requerimientos de la norma internacional ISO
9001:2008, procurando establecer un proceso de estandarización y
calidad efectivo que permita no solo el rendimiento de la empresa, sino
además proceso de internacionalización efectivos.
De esta manera, a partir de la aplicación de estos procesos se lograra
documentar las mejores prácticas de negocio en la empresa; entender y
satisfacer más adecuadamente las necesidades y las expectativas de sus
clientes y finalmente mejorar la administración global de la empresa.
El manual describe nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, perfila los
campos de autoridad, las relaciones y los deberes del personal
responsable del desempeño de la empresa.
Este manual se utiliza internamente para orientar a los empleados
BIOACCES con respecto a los diversos requisitos de la norma ISO
9001:2008 que deben ser cumplidos y mantenidos para asegurar la
satisfacción del cliente, la mejora continua y brindar las directivas
necesarias que generen una fuerza laboral dotada de poder, autoridad y
responsabilidad.
OBJETIVO
Documentar el sistema de gestión de calidad de la empresa BIOACCES,
cumplimiento con la norma ISO 9001:2008, los requerimientos de la
empresa y los clientes de la misma.
ALCANCES
Este manual de calidad está diseñado para que todas las personas que
sean miembros o se encuentren vinculados como vendedores,
compradores o empelados de la empresa BIOACCES, conozcan los
procesos y metodologías del proceso de calidad adelantado a
conformidad con norma ISO 9001:2008.
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Así mismo con este manual de calidad se definen los insumos necesarios
para realizar las revisiones por la dirección y así poder aplicar a todos los
procesos del Sistema de Gestión de Calidad, los estándares establecidos
en este manual.
EXCLUSIONES DE LA NORMA
7.5.2 Validación de los procesos de producción y/o prestación del servicio
7.5.4 Producto suministrado por el cliente
7.6 Control de dispositivos de medición y seguimiento
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2. PRESENTACIÓN DE LA COMPAÑÍA
Presentación y Reseña Histórica de la Empresa
Entre los años 2002 y 2008 un grupo de colegas se reunieron para
conformar unas ideas de negocio de medicina biológica y alternativa, de
allí surgió la empresa G y G. Durante este tiempo se dedicaron a
desarrollar equipos de Colonterapia, equipos de ozono, equipo de campo
magnéticos y la cánula para Colonterapia.
La empresa BIOACCES no nació como una idea de negocio para el
empresario, fue más bien una oportunidad que él encontró en una
empresa ya existente y con falencias para su funcionamiento y desarrollo
en el mercado, la cual, por su razón social, le brindó la oportunidad de
convertirla en una empresa sólida y útil para la sociedad, puesto que sus
productos dan una respuesta y solución a la problemática que se está
dando hoy en día en el área de la salud de los seres humanos a nivel
mundial.
El pago se realizó mediante capital del inversionista y de socios, además
de Préstamos bancarios, que le permitieron avanzar con la idea
empresarial.
En el mes de octubre del año 2008, el señor Luis Alberto Sosa, toma la
decisión de ser independiente, montando un negocio, el cual no solo le
diera rentabilidad sino beneficio para la comunidad, es en ese momento
donde se da a la tarea de buscar la necesidad que tiene la comunidad no
sólo local, sino regional y mundial, esto para su visión futurista, encontró
una empresa con falencias que para él eran oportunidades, y concentró
sus fuerzas en sacarla adelante, compró la empresa G y G Ltda. (ya
declarada en quiebra) de la ciudad de Pereira, y centro sus conocimientos
para proyectarla como la mejor a nivel local y regional.
En la actualidad existe BIOACCES empresa colombiana regional, produce
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y comercializa productos médicos en el campo de la salud, en el área de
la medicina biológica y alternativa, es constituida como una empresa que
brinda a la comunidad productos de alta calidad, y excelentes beneficios
con los productos que ofrece, los cuales son competitivos a nivel nacional
y mundial.
Carentes de una verdadera disciplina y estrategias empresariales
terminando el año 2008 deciden liquidar la empresa y ponerla en venta,
en ese momento, hacen una propuesta de negocio a Luis Alberto Sosa
quien recurre a evaluaciones comerciales, financieras y legales que le
permiten tomar una decisión y hacer una propuesta de compra. Es así,
como en febrero del 2009 se cierran las negociaciones con G y G
adquiriendo todos los derechos sobre los equipos ya desarrollados y el
molde de inyección de la cánula de Colonterapia.
De esta manera comienza una nueva etapa de negocios y en la cual se
da la creación de BIOACCES, “Accesorios y Equipos Médicos”. Una
nueva visión y nuevas estrategias para el desarrollo empresarial son
conformadas y puestas en marcha. Durante los años del 2010 y 2011 se
busca establecer una tranquilidad financiera y comercial y con ello una
evaluación y futuro del negocio. En el año 2012 se buscan alianzas que
permitan una mejor estructura organizacional y con ello una mejor
proyección empresarial dirigida al territorio nacional y en un futuro
cercano al mercado internacional.
Imagen Institucional
La empresa BIOACCES se encuentra ubicada en Pereira la capital del
departamento de Risaralda, tiene como principal objetivo comercializar
accesorios y equipos médicos de la mejor calidad, para la satisfacción
de las necesidades de sus clientes. Es una empresa joven, con
grandes aspiraciones y proyección nacional e internacional.
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Recurso Humano
La empresa BIOACCES se encuentra liderada por un Gerente, asesor
comercial, asesor jurídico, asesor contable y un almacenista. Que
brindan el respaldo para realizar un trabajo efectivo que y eficiente,
con el cumplimiento del sistema de gestión de calidad.
Portafolio de Servicios
Nuestro portafolio de servicios ofrece
Venta de manguera de irrigación y evacuación.
Venta de cánulas para Colonterapia.
Venta de Inyección para cánula para Colonterapia.
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Estructura organizacional de la empresa BIOACCES
COORDINADOR
SGC
Auditor
Interno
Asesor
Comercial
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Marco Estratégico de la Calidad, este hace cumplimiento del numeral
5.3 y 5.4.1 de la norma ISO 9001:2008
Direccionamiento Estratégico
Misión
BIOACCES ofrece seguridad y confiabilidad al cuerpo médico y a sus
pacientes, a través de la oferta de accesorios y equipos de diseño
innovador acertados para salud, la belleza y biomedicina, que propicien
una mejor calidad de vida a los usuarios, haciendo presencia en el
mercado nacional e internacional.
Visión
BIOACCES para el año 2015 será una organización reconocida como la
mejor opción en accesorios y equipos médicos en el ámbito de la
Biomedicina al servicio de la salud y la belleza, posicionados en el
mercado nacional y extranjero, contribuyendo al bienestar y la salud de la
población.
Valores
Seguridad
Confianza
Ética
Servicio
Innovación
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Políticas Empresariales
1. Respetar los derechos de todas las personas, empleados, clientes
y proveedores de la empresa BIOACCES.
2. Cumplir con un óptimo estándar de calidad en los productos y
servicios ofrecidos por la empresa BIOACCES.
3. Todo el personal de la empresa, estará capacitado para desarrollar
las labores para las que fueron contratados.
4. Puntualidad en la entrega de producto y/o servicio a nuestros
clientes.
5. Un sistema de gestión de calidad diseñado para el bienestar de
nuestros clientes y empleados.
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DESPLIEGUE DE LAS POLITICAS Y OBJETIVOS INSTITUCIONALES DE LA CALIDAD
AÑO 2015
Política
Objetivo De
Calidad
Meta Año
Indicador
Responsable
Fecha De
Cumplimiento
Seguimiento
Plan De Acción
2014 2015
1. Respetar los
derechos de
todas las
personas,
empleados,
clientes y
proveedores
de la
empresa
BIOACCES.
1.2 Disminuir
quejas y
reclamos
No
hay
datos
10%
Porcentaje
de
peticiones,
quejas y
reclamos
negativos
Gerente
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Trimestral
Revisar
periódicamente el
registro de
peticiones, quejas
y reclamos de
clientes internos y
externos de la
empresa.
1.2
Mejoramiento
del clima
organizacional.
No
hay
datos
90%
Encuesta
de
satisfacción
de los
empleados
Gerente
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Trimestral
Ejecutar
trimestralmente
una encuesta de
satisfacción
laboral de todos
los empleados de
BIOACCES
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Política
Objetivo De
Calidad
Meta Año
Indicador
Responsable
Fecha De
Cumplimiento
Seguimiento
Plan De Acción
2014 2015
2. Cumplir con
un óptimo
estándar de
calidad en
los productos
y servicios
ofrecidos por
la empresa
BIOACCES.
2.1 contratar
proveedores
oportunos y a
costos
razonables
No
hay
datos
80%
Proveedore
s
calificados
Gerente
Asesor
Contable
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Bimestral
Reevaluación De
Proveedores por
valoración del
indicador
porcentual.
2.2
Mantener
precios
competitivos.
No
hay
datos
70%
Encuesta
de
satisfacción
del cliente
Gerente
Asesor
Contable
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Bimestral
Encuesta En
Relación A
Costos.
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Política
Objetivo De
Calidad
Meta Año
Indicador
Responsable
Fecha De
Cumplimiento
Seguimiento
Plan De Acción
2014 2015
3. Todo el
personal de
la empresa,
estará
capacitado
para
desarrollar
las labores
para las que
fueron
contratados.
3.1 Realizar
correcto
proceso de
selección de
personal
No
hay
datos
100%
Porcentaje
de
empleados
que
pasaron
por
proceso de
selección.
Gerente
Asesor
Contable
Jefe de
Calidad
31/12/2015
No Aplica
Pedir informe al
encargado de
selección de
personal; donde
especifique como
y quienes
pasaron por
proceso de
selección.
3.2 Efectuar
evaluación del
desempeño a
todo el
personal.
No
hay
datos
100%
Porcentaje
de
empleados
evaluados
Gerente
Asesor
Contable
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Anual
Realizar cada 3
meses una
evaluación del
desempeño a
todos los
empleados de la
empresa
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Política
Objetivo De
Calidad
Meta Año
Indicador
Responsable
Fecha De
Cumplimiento
Seguimiento
Plan De Acción
2014 2015
4. Puntualidad
en la entrega
de producto
y/o servicio a
nuestros
clientes.
4.1 Establecer
mecanismos
que permitan
el
cumplimiento
de cada
procedimiento
No
hay
datos
80%
Cumplimie
nto de los
procedimie
ntos según
registros
Gerente
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Bimestral
Revisar
periódicamente el
registro
4.2 Velar para
que nuestros
clientes
reciban el
producto y/o
servicio en el
tiempo
pactado
No
hay
datos
80%
Porcentaje
de
entregas a
tiempo de
producto
y/o servicio
al cliente.
Gerente
Asesor
Comercial
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Bimestral
Se elaborara un
cuestionario con
cada cliente,
donde se
preguntara si el
producto fue
entregado al
tiempo pactado.
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Política
Objetivo De
Calidad
Meta Año
Indicador
Responsable
Fecha De
Cumplimiento
Seguimiento
Plan De Acción
2014 2015
5. Un sistema
de gestión de
calidad
diseñado
para el
bienestar de
nuestros
clientes y
empleados.
5.1 Velar por
la satisfacción
de los
empleados
con el sistema
de gestión de
calidad.
No
hay
datos
90%
Porcentaje
de
empleados
que se
encuentran
satisfechos
con el
sistema de
gestión de
calidad
Gerente
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Semestral
Revisar
periódicamente el
registro
5.2 Capacitar
a todo el
personal de la
empresa
BIOACCES.
No
hay
datos
100%
Porcentaje
de
empleados
capacitado
s y/o
servicio al
cliente.
Gerente
Jefe de
Calidad
31/12/2015
Bimestral
Realizar
Reuniones de
manera periódica
en la que se mida
el impacto positivo
y negativo
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Organización jerárquica del SGC
La organización del sistema de gestión de calidad de la empresa
BIOACCES, obedece a una organización jerárquica se describe a
continuación.
POLITICAS DE
CALIDAD DE
BIOACCES
MANUAL GENERAL
DE CALIDAD DE
BIOACCES
DESCRIPCION DE
LA
ORGANIZACION
DESCRIPCION
DEL SISTEMA DE
GESTION DE
CALIDAD
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS DE
TRABAJO
FORMATOS
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La empresa BIOACCES en su SGC, establecio un orden jerarquico a
partir de la documentacion de este SGC, a continuacion se describe esta
jerarquisacion:
Documentos Internos
POLITICAS DE
CALIDAD DE
BIOACCES
MANUAL GENERAL
DE CALIDAD DE
BIOACCES
DESCRIPCION DE
LA
ORGANIZACION
DESCRIPCION
DEL SISTEMA DE
GESTION DE
CALIDAD
PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS DE
TRABAJO
CONTROL DE
REGISTROS
DOCUMENTACION
INTERNA
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Documentos Externos
DOCUMENTACION
EXTERNA
REGULATORIOS
CLIENTES
PROVEEDORES
NORMA ISO 9001
DE 2008.
ESPECIFICACIONES
COTIZACIONES
CONTRATOS.
CONVENIOS.
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3. MAPA DE PROCESOS
NE
CE
SID
AD
ES
DE
L
OS
CL
IEN
TE
S
PROCESOS GERENCIAL
SA
TIS
FA
CC
ION
DE
LO
S C
LIE
NT
ES
MEJORA CONTINUA
PROCESOS MISIONAL
COMERCIALIZACION
PROCESOS DE SOPORTE
RRHH CONTROL DE
DOCUMENTOS
PLANIFICACION
ESTRATEGICA
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3.1 Caracterización del Mapa Procesos
Diseñar e implementar acciones preventivas,
correctivas y de mejora para el Sistema de Gestion de Calidad.
- Diseñar los metodos
para determinar las necesidades de los clientes.
- Planear actividades de diseño implementacion y mejora del
SGC.
- Realizar seguimiento del sistema del avance de las
acciones del SG
- Realizar seguimiento a l reporte de indicadores de
gestion
- Determinar las necesidades de los usuarios a traves de las cartas
de satisfaccion.
-Informar a la Gerencia acerca de del dese,mpeño de los procesos y sobre cualquier oportunidad de
mejora
-Leyes,
decretos,
normas.
-Gestión de la
dirección
-Todos los
procesos
- Seguimiento
de la Gestión
- Gestión de la
dirección
- Todos los
procesos
- Seguimiento
de la Gestión
ENTRADAS SALIDAS
PROCESOS ESTRATÉGICOS
SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
A P
V H
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- Establecer mecanismos de mejora continua en el contacto con los proveedores y clientes
-
- Identificar una necesidad latente en la empresa
-Identificar oportunidades en el mercado
-Seguimiento y evalucion de las actividades
- Retroalimentación
-Crea base de datos de
clientes
- Geenran ordenes de compra y venta
- Definir estrategias de comunicación y mercadeo
- Cumplir con los mecanismos de almacenamiento y transporte de
los productos.
-Necesidades o
requisitos del
cliente y/o
mercado
-Ofrecimiento
y/o Solicitud de
los servicios.
-
Investigaciones
de mercado
-Oferta de
servicios.
-Nuevos
clientes y
servicios
-Bases de
clientes,
servicios y
precios
ENTRADAS SALIDAS
PROCESOS MISIONALES
COMPRA Y VENTA
A P
V H
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- Proporcionar información para la formulación de Planes de Mejoramiento Individual.
-Generar acciones de mejora continua del proceso.
- Diseñar y realizar diagnósticos: bienestar,
capacitación y salud ocupacional.
-
Evaluar el cumplimiento del Plan de Acción.
-Hacer seguimiento a los indicadores del Proceso de
Gestión
- Ejecutar el Plan de
Acción.
- Atender peticiones de empleados
- Actualizar el manual de funciones
- Procesar la información para atender las obligaciones salariales
-Peticiones
Directrices y
lineamientos.
- Necesidades
de capacitación
y de bienestar.
-Acciones de
mejora. Planes
de
mejoramiento
del proceso.
-Manual de
Funciones-
-Planes de
capacitación.
-Informe de
evaluación de
desempeño
individual.
ENTRADAS SALIDAS
PROCESOS DE APOYO
RECURSOS HUMANOS
A P
V H
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4. REQUISITOS GENERALES PARA LA DOCUMENTACIÓN
4.1 Requisitos Generales
Objetivos y alcance:
Realizar las actividades que permitan el seguimiento buscando siempre la
mejora continua, fijando acciones para alcanzar los objetivos planteados
según las políticas de calidad.
Establecer, documentar, implantar y mantener un sistema de gestión de la
calidad con base en los requerimientos de la norma ISO 9001:2008.
Responsables:
Gerente General.
Encargado del S.G.C
Documentos:
Términos y definiciones.
Mapa de procesos.
Desarrollo:
Se realiza la identificación de cada uno de los procesos y la forma en la
que serán aplicados en cada actividad de la empresa, cada uno con una
secuencia determinada, con unos objetivos y alcances que aseguran la
concordancia y el control en todos los procesos.
Se garantiza la disponibilidad de todos los recursos requeridos para el
desarrollo de todos los proceso, verificando y analizando a través de las
auditorias internas.
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4.2 REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN
4.2.1 Generalidades
Objetivos y alcance:
Realizar un compendio de las políticas y objetivos de calidad, y los
procedimientos documentados para el control de los registros que afectan
el servicio que presta la empresa.
Responsable:
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Documentos:
Manual de calidad.
Procedimientos para la elaboración y control de documentos.
Procedimiento para el control de registros.
Listado de documentos
Desarrollo:
La documentación del S.G.C incluye:
La declaración documentada de una política de calidad.
Los objetivos de calidad.
El presente manual de calidad.
Los procedimientos documentados según la norma.
Los registros de la calidad requeridos por la norma.
4.2.2 Manual de calidad
Objetivos y alcance:
Establecer con claridad los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad,
la descripción y relación de los procedimientos entre los procesos.
Responsables:
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
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Documentos:
Manual de calidad.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES define el presente manual como soporte para la
implantación del sistema de gestión de la calidad que incluye:
El alcance.
Referencia a los procedimientos requeridos.
Descripción de la interacción entre los procesos del sistema de gestión de la calidad.
4.2.3 Control de documentos
Objetivos y alcance:
Editar, Revisar, aprobar y control de documentos obsoletos.
Responsables:
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Documentos:
Procedimientos para la elaboración y control de documentos.
Listado de documentos.
Desarrollo:
Para el control de documentos la empresa BIOACCES, establece:
Aprobación del documento antes de su emisión.
Revisión, actualización del documento.
Asegurar la disponibilidad de los documentos en los puntos de uso.
Asegurar que los documentos permanecen legibles e identificables.
La identificación de los documentos externos.
Prevenir el uso de documentos obsoletos.
Tener copias de seguridad de los documentos.
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4.2.4 Control de los registros
Objetivos y alcance:
Establecer los criterios para el control de los registros del Sistema de
Gestión Calidad de la empresa BIOACCES.
Responsables:
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Documentos:
Procedimientos para el control de registros.
Desarrollo:
Los registros permanecen legibles, identificados y son recuperables. Se
establece el procedimiento para el control de registros, se define los
controles para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, tiempo de retención y disposición de los mismos.
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5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso de la Dirección
Objetivos y alcance:
Brindar total compromiso en el desarrollo e implementación del Sistema
de Gestión de Calidad, exigiendo y demostrando una mejora continua.
Responsables:
Gerente General.
Documentos:
Acta de creación del comité de calidad.
Acta de compromiso de la dirección.
Desarrollo:
La gerencia de la empresa BIOACCES a través de su compromiso con el
Sistema de Gestión de Calidad realizara las siguientes acciones:
Comunicar a la organización la importancia de satisfacer los
requisitos del cliente, las disposiciones legales y reglamentarias.
Establecer política y objetivos de calidad.
Realizar revisiones semestralmente y publicar los resultados.
Asegurar la disponibilidad de recursos a través de la planeación,
aprobación y seguimiento a presupuestos.
5.2 Enfoque al Cliente
Objetivos y alcance:
Identificar, definir y comprender las necesidades y requerimientos del
cliente.
Responsables:
Todo el personal de la empresa.
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Documentos:
Requisitos del cliente.
PQRS
Desarrollo:
La Gerencia asegura que los requisitos del cliente se determinan y
cumplen con el propósito de lograr la satisfacción del mismo. En las
secciones 7.2.1 y 8.2.1 del presente manual se dan otras especificaciones
acerca de los requisitos relacionados con el cliente y métodos de
medición de su satisfacción. La alta dirección se asegura de analizar
dicha información en sus revisiones semestrales.
5.3 Política de Calidad
Objetivos y alcance:
Establecer una Política de Calidad que logre establecer en todos los
niveles de la empresa los procesos adecuados para su funcionamiento
efectivo y mejora continua.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Política de calidad.
Desarrollo:
Para lograr la aplicación y efectividad de la Política de Calidad la Gerencia
se encargara de:
La aprobación de una Política de Calidad adecuada para la
empresa.
Genera actividades que velan por el cumplimiento de los principios y
objetivos de calidad
Se comunica y entiende dentro de la empresa con empleados y
clientes.
Se revisa de manera constante para mantener la Política de Calidad
siempre vigente.
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.
Estándares de calidad en los productos que permitan satisfacer las
necesidades y requerimientos de los clientes.
Generar un compromiso por parte de todos los empleados de la
empresa, en la gestión, implementación y desarrollo de un S.G.C y
del cumplimiento de las normas.
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivos de calidad
Objetivos y alcance:
Generar de manera adecuada los objetivos de calidad, que sean medibles
y apropiados a los servicios que brinda la empresa BIOACCES.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Objetivos de calidad.
Desarrollo:
La creación de los objetivos de calidad que den cuenta de la política de
mejoramiento continuo y los requerimientos de la empresa BIOACCES,
permitiendo dar cumplimiento al Sistema de Gestión de Calidad.
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad.
Objetivos y alcance:
Realizar una planificación exacta para el cumplimiento del Sistema de
Gestión de Calidad, desarrollándolo de acuerdo a los ítems establecidos
por la norma ISO 9001:2008.
Responsables:
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Gerencia General.
Documentos:
Planificación del S.G.C.
Mapa de procesos.
Desarrollo:
La alta Gerencia de BIOACCES, asegura que el Sistema de gestión de la
calidad se encuentra incluido dentro del plan de desarrollo institucional en
el cual se manifiesta el interés de obtener la Certificación de calidad para
los procesos de la empresa.
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
5.5.1 Responsabilidad y autoridad
Objetivos y alcance:
Definir las responsabilidades y autoridades en el manual de la funciones y
comunicarlas dentro de la empresa a todos los empleados de la empresa
BIOACCES.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Organigrama.
Manual de Funciones.
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Desarrollo:
Se elabora un organigrama para establecer las autoridades y
responsables en los procesos, que se encuentra claramente establecido
en el manual de calidad de la empresa BIOACCES, además se
establecen con claridad las funciones y responsabilidades de cada
funcionario en el Manual de Funciones y se delega de manera adecuada
en cada uno de los formatos.
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5.5.2 Responsable ante la dirección por el S.G.C.
Objetivos y alcance:
Brindar un responsable directo dentro de la empresa BIOACCES,
determinado o elegido por la Gerencia General, que cuente además del
tiempo con las capacidades requeridas para cumplir con el papel de líder
del Sistema de Gestión de Calidad.
Responsables:
Gerencia General
Documentos:
Acta de la reunión de la alta dirección.
Manual de Funciones
Desarrollo:
La Gerencia General de la empresa BIOACCES, determina que uno de
sus empleados será el encargado y directo responsable del Sistema de
Gestión de Calidad. De esta manera se incluirá dentro de sus funciones y
se redistribuirán sus actividades normales para lograr la ejecución y el
cumplimiento de los tiempos.
De esta manera el Líder del S.G.C se encargara de:
Realizar los procesos adecuados de socialización con todos los
empleados de la empresa BIOACCES de cada ítem del S.G.C,
especificando cada proceso y la necesidad de iniciar con su
cumplimiento y aplicación.
Revisar constantemente que se estén implementando los procesos
de manera adecuada, brindando apoyo inicial en la familiarización
de formatos.
Promover dentro de todos los empleados la importancia del
cumplimiento exacto del S.G.C.
Informar a la Gerencia General sobre el desempeño del S.G.C y de
cualquier necesidad de mejora.
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5.5.3 Comunicación interna.
Objetivos y alcance:
Establecer los canales apropiados de comunicación dentro de la empresa
BIOACCES para lograr un buen funcionamiento del Sistema de gestión de
la calidad.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Acta de compromiso de la Gerencia General para mantener la
comunicación interna.
Desarrollo:
Además de establecer los compromisos como lideres de la comunicación
interna, se generan canales puntuales de comunicación, de los cuales
están informados los empleados, para su comprensión y atención
constante.
Correo electrónico.
Boletines y carteleras que se dispondrán en la planta física de la
empresa.
Fomentar en las dinámicas de comunicación y confianza no solo a
través de los medios escritos sino también verbales.
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
Objetivos y alcance:
Revisar el sistema de gestión de la calidad de BIOACCES para asegurar
su consistencia, adecuación y mejora continua.
Responsables:
Gerencia General
Documentos:
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Acta de revisión de la alta dirección.
Desarrollo:
La Gerencia General revisa en una reunión semestralmente el sistema de
gestión de la calidad para asegurar su consistencia, adecuación y
efectividad. La revisión incluye la evaluación de oportunidades de mejora
y la necesidad de realizar cambios al sistema de gestión de la calidad,
incluyendo a la política y los objetivos de la calidad.
5.6.2 Información para la revisión
Objetivos y alcance:
La información de entrada para la revisión por la dirección del Sistema de
Gestión de la Calidad y el seguimiento a las revisiones, son indicadas por
la norma ISO 9001:2008.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Acta de revisión
Desarrollo:
La información de entrada para la revisión por la dirección debe incluir
resultados de auditorias, retroalimentación del cliente, desempeño de los
procesos y conformidad del producto, estado de las acciones correctivas
y preventivas, acciones de seguimiento de revisiones por la dirección
previas, cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad,
y recomendaciones para la mejora.
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No
.
ENTRADA SOPORTE FRECUENCI
A
RESPONSABL
E
1
Revisión de la
política de calidad
Acta de
revisión de
la Gerencia
Semestral
Gerencia
General
2
Objetivos de
calidad
Cuadro de
mando
Semestral
Gerencia
General
3
Resultados de la
auditoria
Informe
Semestral
Auditor
encargado
4
Retroalimentación
del cliente
Informes
peticiones,
quejas y
reclamos
Trimestral
Auditor
encargado
5
Desempeño de
los procesos
Indicadores
Mensual
Auditor
encargado
6
Acciones
correctivas y
preventivas
Control de
acciones
correctivas
y
preventivas
Mensual
Encargado del
sistema de
Gestión de
Calidad
7
Seguimiento de
las revisiones por
la dirección
Acta de
Revisión
Semestral
Gerencia
General
8
Avance de la
implementación
del S.G.C
Acta de
Seguimient
o
Mensual
Encargado del
sistema de
Gestión de
Calidad
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9
Recomendacione
s para la mejora
Acta de
revisión
Semestral
Gerencia
General
10
Cambios que
podrían afectar el
S.G.C
Acta de
revisión
Semestral
Gerencia
General
5.6.3 Resultados de la revisión
Objetivos y alcance:
Es fundamental que La Gerencia General garantice que todas las
decisiones, transformaciones y modificaciones realizadas al Sistema de
Gestión de Calidad y todos los procesos, para que exista una
informaciones efectiva.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Acta de revisión de la alta dirección.
Desarrollo:
La Gerencia General se encargara de realizar las revisiones, con los
encargados en cada área, realizando las pertinentes actas. Al momento
de hallar no conformidades, se elaborarán los planes de acción.
Siguiendo cada uno de los procedimientos correctamente.
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6. GESTIÓN DE RECURSOS
6.1 Provisión De Recursos
Objetivos y alcance:
La Gerencia de BIOACCES, se encargara de proveer todos los materiales
y recursos requeridos en cada uno de los procesos, para lograr el proceso
de mejora continua.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Presupuesto para el S.G.C.
Desarrollo:
Se elabora un presupuesto destinado a proporcionar todos los recursos
necesarios, donde se describen de manera pertinente las características
de los recursos que requiere cada proceso.
Los recursos a asignar para mantener e implementar un S.G.C. son:
Recursos humanos
Materiales
Infraestructura y de ambiente de trabajo.
6.2 Recursos Humanos
6.2.1 Generalidades.
Objetivos y alcance:
Establecer con claridad funciones y responsabilidades de manera
concertada con los empleados de la empresa BIOACCES.
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Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Manual de Funciones.
Programa de capacitación.
Evaluación de desempeño por competencias
Desarrollo:
Los empleados de la empresa BIOACCES están calificados con base en
su educación, formación y experiencia que se determina en el manual de
funciones a la hora de realizar el proceso de contratación. De igual
manera en los procesos de inducción y re inducción se encuentran
establecidos los pasos que deben seguir en el proceso para la efectividad
del mismo.
Es fundamental que la empresa cuente con:
Evaluación semestralmente la efectividad del entrenamiento dado.
Mantiene registros de la educación, entrenamiento, habilidades y
experiencia.
6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación.
Objetivos y alcance:
Determinar necesidades de formación, facilitar y evaluar eficacia del
programa de capacitación. Sensibilizar a toda la organización sobre
importancia de una Política de Calidad, impacto del trabajo en la calidad,
la mejora continua, responsabilidades y consecuencias de un desempeño
inadecuado.
Responsables:
Gerencia General.
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Documentos:
Programa de capacitación.
Manual de funciones.
Desarrollo:
Para garantizar la competencia e idoneidad de los empleados,
BIOACCES cuenta con:
Las competencias que requiere cada cargo o puesto de trabajo.
Un programa de capacitación a todos los niveles de la empresa.
Registros concernientes a la educación, formación, habilidades y
experiencia de cada una de las personas que labora en la
empresa.
6.3 INFRAESTRUCTURA
Objetivos y alcance:
Determinar, proveer y mantener la infraestructura que permita el
cumplimiento de cada uno de los procesos de la empresa BIOACCES que
incluye oficinas y espacios de trabajo, equipos y servicios de apoyo.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Manual de procesos.
Desarrollo:
La Gerencia General se encargara de establecer una infraestructura
óptima que permita garantizar a los empleados la comodidad en el
desarrollo de los procesos, realizando análisis y mantenimiento constante
según las necesidades de cada proceso buscando además eliminar los
tiempos muertos de los empleados.
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6.4 AMBIENTE DE TRABAJO
Objetivos y alcance:
Establecer estrategias que permitan un ambiente adecuado según cada
proceso a realizar.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Manual de Procesos.
Desarrollo:
La Gerencia de BIOACCES garantiza el buen ambiente de trabajo
proporcionándoles a sus empleados las condiciones necesarias para
desarrollar sus labores de una forma adecuada para no afectar la salud
física o mental. La empresa desarrolla actividades culturales, de deporte y
recreación y salud integral para sus empelados.
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7. REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1 Planificación de la Realización Del Producto
Objetivos y alcance:
Identificar y documentar los procesos, estableciendo las normas
claramente.
Responsables:
Gerencia General.
Documentos:
Manual de procesos.
Desarrollo:
Dentro del sistema de gestión de calidad se establecerá el manual de
procesos, en el que se describen cada una de las actividades claramente.
Con la elaboración de cada una de las actividades.
7.2 PROCESOS RELACIONADOS CON EL CLIENTE
7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el cliente.
Objetivos y alcance:
Identificar los requerimientos y necesidades de los clientes, incluyendo los
legales, para establecer la calidad y satisfacción del cliente.
Responsables:
Gerente General
Encargado del S.G.C
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Documentos:
Caracterización de procesos.
Desarrollo:
Cada proceso que se desarrolla en la empresa BIOACCES está en
condiciones de determinar:
Los requisitos de los clientes incluidos los requisitos de tiempo de
entrega y características del producto estipulados mediante
acuerdos verbales y escritos.
Los requisitos legales relacionados con el producto según la
normatividad vigente.
7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el cliente
Objetivos y alcance:
Requisitos definidos y documentados, registro de pedidos verbales y
escritos.
Responsables:
Gerente General
Encargado del S.G.C
Asesor Comercial
Documentos:
Requisitos del cliente.
Caracterización de procesos.
Formatos de pedidos.
Carpeta de clientes y proveedores.
Tiempos de entrega del pedido.
Listado maestro de registros.
Desarrollo:
El área comercial mantiene registros de los resultados de la revisión de
requisitos relacionados con el producto y de las acciones originadas,
confirma los pedidos antes de ser entregados al cliente. Cuando se
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cambian las especificaciones del pedido se modifica la documentación
pertinente y el área comercial coordina que el personal involucrado este
consciente de los mismos.
7.2.3 Comunicación con el cliente externo.
Objetivos y alcance:
Informar acerca del producto, voz del cliente, pedidos.
Responsables:
Gerente General
Encargado del S.G.C
Asesor Comercial
Documentos:
Requisitos del cliente.
Caracterización de procesos.
Formatos de pedidos.
Formato PQRS.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES determina y establece la comunicación con los
clientes a través de canales como:
Visitas del área comercial y mercadeo
Correo electrónico
Vía telefónica
Fax
Atención personalizada al cliente en las instalaciones de la
empresa
7.3 DISEÑO Y DESARROLLO DE PRODUCTO
7.3.1 Planificación de diseño y desarrollo.
Objetivos y alcance:
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Diseñar y organizar planes de diseño que contengan la información
necesaria par que apliquen y se encuentren dentro del Sistema de
Gestión de Calidad y las necesidades de los clientes.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Manual de procesos.
Requisitos del cliente.
Cronograma de actividades.
Desarrollo:
EL jefe del área comercial y el Gerente General realizaran el diseño del
nuevo producto, analizando la utilidad y el impacto de los clientes,
generando las modificaciones necesarias en el manual de procesos y
demás formatos pertinentes.
7.3.2 Elementos de entradas para el diseño y desarrollo
Objetivos y alcance:
Determinar los elementos de entrada para los requisitos del cliente en
cuanto a diseño y desarrollo de productos.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Investigación de mercados
Requisitos del cliente.
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Desarrollo:
BIOACCES atendiendo los requisitos de los clientes y determinara las
siguientes entradas:
Requisitos funcionales y de desempeño.
Requisitos legales.
7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo
Objetivos y alcance:
A través del análisis y los informes se determinaran los resultados del
producto diseñado.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Investigación de mercados
Requisitos del cliente
Desarrollo:
Los resultados de la planeación son actualizados por el jefe de
producción, a medida que progresa el desarrollo del producto. Determina
que los resultados del diseño y desarrollo cumplen con lo establecido, se
elaboran los manuales para el cliente en donde se especifican las
características esenciales para su uso correcto.
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7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo
Objetivos y alcance:
Identificar problemas al igual que evaluar la capacidad de cumplir con los
requisitos. Se plantea retroalimentación a los responsables del diseño y
desarrollo para tomar las acciones pertinentes.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Actas
Requisitos del cliente.
Desarrollo:
Se realiza revisiones del diseño y desarrollo de acuerdo a lo planeado en
cada etapa de transformación, también se mantienen registros de ellas y
de cualquier acción necesaria a través de actas.
7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo
Objetivos y alcance:
Examinar el resultado final del diseño y desarrollo con el fin de encontrar
concordancia con los requisitos de entrada.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Actas.
Requisitos del cliente.
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Desarrollo:
Se realiza la verificación de acuerdo a los estándares de calidad de la
empresa BIOACCES, debe mantener registros de los resultados de las
verificaciones en el registro de diseños y desarrollo.
7.3.6 Validación del diseño y desarrollo
Objetivos y alcance:
Comprobar que el producto cumple con los requisitos definidos.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Actas
Requisitos del cliente.
Desarrollo:
El cliente debe realizar la validación del diseño y desarrollo a través de
una prueba de mercado, debe asegurar que el producto resultante sea
capaz de satisfacer los requisitos. El área comercial debe mantener
registros de los resultados de la validación, con el fin de recibir
retroalimentación por parte del cliente.
7.3.7 Control de cambios del diseño y desarrollo
Objetivos y alcance:
Determinar el efecto que un cambio ocasiona en el resto del diseño, así
como entre las partes del producto.
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Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Documentos:
Actas
Requisitos del cliente.
Desarrollo:
El jefe de producción debe identificar los cambios realizados al diseño y
desarrollo y debe mantener los registros, debe coordinar que sean
revisados, verificados, validados y aprobados por las áreas responsables
antes de su implantación.
7.4.1 Generalidades
Objetivos y alcance:
Seleccionar y evaluar proveedores con el fin de optimizar el proceso de
compra. Lo que se pretende es tener siempre la cantidad de recursos
necesarios en el momento que se requieran y con altos estándares de
calidad.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Asesor Contable
Documentos:
Lista de proveedores.
Listado de registros.
Desarrollo:
El área contable evalúa y selecciona a los proveedores en función de su
capacidad para suministrar la materia prima y/o servicios de acuerdo con
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los requisitos de BIOACCES. La selección y seguimiento de los
proveedores se realiza de acuerdo al tipo de compra.
7.4.2 Información de las compras
Objetivos y alcance:
Establecer las características principales de documentación y los métodos
de las órdenes de pedido.
Responsables:
Asesor Comercial
Asesor Contable
Documentos:
Lista de proveedores.
Listado de registros
Desarrollo:
La empresa BIOACCES elabora órdenes de pedido que involucran los
ítems fundamentales: como características físicas, precio, fecha y hora de
entrega, plazo de pago; dependiendo del producto o materia prima que se
compra.
7.4.3 Verificación de productos comprados.
Objetivos y alcance:
Realizar la inspección minuciosa de la materia prima comprada para
generar garantías del cumplimiento con las especificaciones de compra.
Responsables:
Gerente General
Asesor Comercial
Asesor Contable
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Documentos:
Formato orden de pedido.
Desarrollo:
Los empleados de BIOACCES encargados de la recepción comprueban a
que los suministros recibidos cumplan con las especificaciones dadas en
la orden de pedido. Las materias primas se almacenan ordenadamente
según el tipo de inventario establecido.
7.5 PRODUCCIÓN Y/O PRESTACIÓN DEL SERVICIO
7.5.1 Control de la producción y/o prestación del servicio.
Objetivos y alcance:
Diseñar un plan de producción que permita el cumplimiento efectivo de los
tiempos.
Responsables:
Jefe de producción.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Instructivo para el despacho y entrega de productos
Desarrollo:
Para lograr cumplir efectivamente con las especificaciones del proceso, la
empresa BIOACCES plantea:
El uso de maquinaria, equipos y herramientas adecuadas.
Tener personal calificado para elaborar eficientemente el producto.
Programa de Salud Ocupacional.
Indicadores de gestión.
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7.5.2 Validación de los procesos de producción y/o prestación
del servicio.
Establecer controles en todas las etapas de la producción que aseguren
el cumplimiento de los requisitos del cliente, por lo tanto este punto se
considera una exclusión del sistema de gestión de la calidad.
7.5.3 Identificación y trazabilidad
Objetivos y alcance:
Establecer métodos de Identificación y trazabilidad de todos los lotes de
productos para la entrega de los clientes.
Responsables:
Jefe de producción.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Tiempo de entrega.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES efectúa la trazabilidad de la entrega de los
productos mediante el registro donde se establecen los lotes de productos
permitiendo realizar seguimientos y códigos de barra.
7.5.4 Producto suministrado por el cliente.
No existe ningún producto suministrado por el cliente tanto por lo tanto
este punto se considera una exclusión del sistema de gestión de la
calidad.
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7.5.5 Preservación del producto.
Objetivos y alcance:
Preservar la conformidad y las características de los productos durante
todo su proceso hasta la realización y entrega del mismo.
Responsables:
Jefe de producción.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Instructivo para entrega de productos.
Desarrollo:
Para preservar mejor los productos se han elaborado instructivos para la
manipulación, producción y almacenamiento de los productos. Estos
instructivos incluyen la identificación, manejo, empaque, almacenamiento,
embalaje y protección del producto.
7.6 Control de los Dispositivos de Medición y Seguimiento.
No se realiza ningún proceso se medición por lo tanto este punto se
considera una exclusión del sistema de gestión de la calidad.
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8. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA.
8.1 GENERALIDADES.
Objetivos y alcance:
Planificar e implantar los procesos de seguimiento, medición, análisis y
mejora de todos los procesos que afecten al sistema de gestión de la
calidad.
Responsables:
Gerente General.
Jefe de producción.
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Mejora continua.
Desarrollo:
Se realiza seguimiento a los procesos a través del cumplimiento de las
actividades, controlando los procesos y analizando los formatos de
PQRS.
8.2 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN
8.2.1 Satisfacción del cliente
Objetivos y alcance:
Establecer estrategias que permitan realizar la verificación de la
información acerca de a la percepción de los cliente con respecto al
cumplimiento de sus requisitos, atenciones y productos.
Responsables:
Gerente General.
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Jefe de producción
Documentos:
Registros de PQRS
Desarrollo:
Para obtener la información se han creado un buzón de sugerencias al
igual que una línea y un espacio en el correo electrónico para la atención
de PQRS. La información que se obtiene allí se analiza en la reunión que
realiza la alta dirección para evaluar, estudiar y tomar decisiones para
realizar posibles mejoras y así cumplir con las expectativas del cliente.
8.2.2 Auditoria interna.
Objetivos y alcance:
Realizar auditorias internas a todos los procesos planteados para
determinar la eficiencia del Sistema de gestión de la calidad y si es
conforme con las disposiciones planificadas, los requisitos de la norma y
los requisitos del S.G.C establecidos por la empresa.
Responsables:
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Gerente General
Documentos:
Procedimiento para auditorias internas
Registro de auditorias internas.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES realiza de manera trimestral auditorias internas
para verificar la eficiencia del sistema de gestión de la calidad. La
Gerencia General planea el programa de auditorias, también definir los
criterios, alcance, frecuencia y metodología de la auditoria. La selección
de los auditores y la realización de la auditoria han de ser objetiva e
imparcial. Se determina que los auditores no deben auditar su propio
trabajo.
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En el procedimiento de “auditorias internas” se definen las
responsabilidades y requisitos de la planeación y de la realización de la
auditoria, considerando también la información de resultados y mantener
los registros.
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos.
Objetivos y alcance:
Aplicar la medición de los procesos del sistema de gestión de la calidad
para demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar los resultados
planificados.
Responsables:
Gerente General.
Jefes de áreas.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Objetivos de calidad.
Desarrollo:
En cada uno de los proceso de la empresa se realizaran análisis
observando cuidadosamente que se alcancen los resultados; cuando no
se alcancen los resultados planificados deben llevarse a cabo
correcciones y acciones correctivas, según sean convenientes, para
asegurarse de la conformidad del producto.
8.2.4 Seguimiento y medición del producto.
Objetivos y alcance:
Verificar el cumplimiento de los requisitos especificados para el producto.
Responsables:
Jefe de producción.
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Documentos:
Instructivo para el despacho y entrega de productos
Desarrollo:
Es fundamental que todas las áreas mantengan la evidencia de la
conformidad de los criterios de cada procedimiento.
8.3 Control del Producto y/o Servicio No Conforme.
Objetivos y alcance:
Identificar y controlar los servicios identificados como no conformes, para
prevenir su uso o entrega.
Responsables:
Gerente General.
Jefes de áreas.
Documentos:
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Registros de peticiones, quejas y reclamos.
Registro de no conformidades.
Desarrollo:
Generar la aplicación de cada actividad planteada en el procedimiento,
para atender las no conformidades, teniendo en cuenta los documentos
ya mencionados.
Es de vital importancia que el encargado del Sistema de Gestión de
Calidad, revise los informes y haga saber al gerente o jefe de área,
cuando una no conformidad no sea atendida oportunamente.
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8.4 Análisis De Datos
Objetivos y alcance:
Identificar, recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la
idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y para
evaluar donde puede realizarse la mejora continua.
Responsables:
Gerencia General.
Jefes de áreas.
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Documentos:
Caracterización de procesos.
Objetivos de calidad.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES ha determinado que los datos apropiados para
determinar la eficacia del sistema de gestión de la calidad, se obtienen de
los resultados de seguimiento y medición de:
Efectividad y adecuación del sistema de gestión de calidad.
Satisfacción y/o insatisfacción del Cliente.
Conformidad a los requisitos del Cliente.
Esta información es analizada en la revisión por los responsables
mencionados, donde se toman acciones correctivas y preventivas según
el caso para asegurar el mejoramiento continuo y la satisfacción del
cliente.
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8.5 Mejora
8.5.1 Mejora continua.
Objetivos y alcance:
Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad
en la empresa BIOACCES.
Responsables:
Todo los empleados.
Documentos:
Mejora continua.
Desarrollo:
BIOACCES mejora continuamente la efectividad del sistema de gestión
de la calidad mediante el uso de:
Mejora continua.
Políticas de calidad.
Objetivos de calidad.
Auditorias internas.
Análisis de datos.
Acciones correctivas y preventivas.
Revisión de la Gerencia General.
8.5.2 Acción Correctiva.
Objetivos y alcance:
Reducir y eliminar causas de No Conformidad.
Responsables:
Gerencia General.
Jefes de áreas.
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
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Documentos:
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Registros de peticiones, quejas y reclamos.
Registro de no conformidades.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES, elaboró un procedimiento de acciones
correctivas y preventivas donde describe los pasos a seguir en el caso de
encontrar una no conformidad real o potencial. Se registran los resultados
de las acciones tomadas y las revisiones hechas para verificar la
eficiencia de las acciones correctivas y preventivas realizadas.
8.5.3 Acción Preventiva.
Objetivos y alcance:
Eliminar y Reducir causas potenciales de No Conformidad.
Responsables:
Gerencia General.
Jefes de áreas.
Encargado del sistema de gestión de la calidad.
Documentos:
Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Registros de peticiones, quejas y reclamos.
Registro de no conformidades.
Desarrollo:
La empresa BIOACCES, elaboró un procedimiento de acciones
correctivas y preventivas donde describe los pasos a seguir en el caso de
encontrar una no conformidad real o potencial. Se registran los resultados
de las acciones tomadas y las revisiones hechas para verificar la
eficiencia de las acciones correctivas y preventivas realizadas.
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MANUAL DE FUNCIONES
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CONTENIDO:
● JUNTA ASESORA
● GERENCIA
● ADMINISTRADOR
● ASESOR JURÍDICO (STAFF)
● ASESOR CONTABLE (STAFF)
● ASESOR COMERCIAL NACIONAL
● JEFE DE CALIDAD
● DISTRIBUCIÓN
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MANUAL DE FUNCIONES
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CB8F00
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MANUAL DE FUNCIONES
OBJETIVO:
Documentar las funciones de la empresa BIOACCES con el fin de contar con un mejor
equipo de trabajo, capacitado, ordenado, disciplinado y de este modo mantener un
óptimo estándar de calidad en los servicios prestados.
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MANUAL DE FUNCIONES
ALCANCE:
Este manual de funciones, servirá como guía para la contratación de cargos, perfiles
profesionales y sus respectivas funciones dentro de la empresa. Estableciendo con
claridad cada una de las características que debe tener el persona, dependiendo de las
funciones desempeñara.
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MANUAL DE FUNCIONES
AREA: JUNTA ASESORA
UBICACIÓN: CONSULTORES EXTERNOS
CARGO: GRUPO DE PERSONAS ESPECIALISTAS EN DIFERENTES
PROFESIONES
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACION: Especialistas en diferentes áreas profesionales tales como finanzas,
contabilidad, administración, comercio internacional, aspectos jurídicos.
FORMACION: Pos grados, especializaciones y maestrías en gerencia, finanzas
contabilidad, administración, comercio internacional, aspectos jurídicos.
EXPERIENCIA: 5 años en cargos en sus áreas de competencia. Mínimo un año
liderando un proyecto o empresa.
HABILIDADES: Capacidad para planificar, asesorar, avaluar generando un ambiente
de confiabilidad, con capacidad de análisis para enfrentar las situaciones que se
presenten. Con un sentido de la responsabilidad que permita cumplir siempre las
normas establecida por la empresa.
OBJETIVO: Asesorar y guiar a la empresa BIOACCES, generando situaciones que
mejoren constantemente.
FUNCIONES:
● Evaluar los proyectos que proponga el gerente general.
● Dar un análisis externo de las situaciones actuales de la empresa BIOACCES.
● Realizar acciones que permitan mejorar diariamente la calidad del servicio
● Seleccionar el gerente general
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NOTA: La Junta Asesora es conformada por un grupo de personas especialistas en
diferentes áreas y profesiones; tales como contaduría, aspectos jurídicos, financieros,
ingeniería. Con un mínimo de 3 miembros y siempre en números impares.
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AREA: GERENCIA
UBICACION: BIOACCES
CARGO: Gerente General
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACION: Profesional en el Área de las finanzas o administración.
FORMACION: Postgrados, especializaciones y maestrías en gerencia, finanzas
contabilidad, administración, comercio internacional, aspectos jurídicos
EXPERIENCIA: Tres años de experiencia laboral en área gerencial.
HABILIDADES: Capacidad de liderar de manera asertiva, tomando decisiones con
habilidad y acertado manejo de tiempos, planificando cada uno de los aspectos de la
empresa manejando los tiempos llevando un control organizacional y del personal.
Generando opciones de negociación y propuestas para la mejoría continúa.
OBJETIVO: Liderar de manera eficiente la empresa, generando una organización
efectiva en todos los aspectos de la misma
FUNCIONES:
● Contratar el personal idóneo dentro de la organización.
● Realizar evaluaciones periódicas para velar el cumplimiento de las funciones de
las diferentes áreas de la empresa.
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MANUAL DE FUNCIONES
● Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo, igual que objetivos anuales y
entregar las proyecciones de dichas metas para la aprobación de la junta
asesora.
● preparar y ejecutar el presupuesto de la empresa.
● crear y mantener buenas relaciones con los clientes, representantes de
empresas, proveedores para mantener el buen funcionamiento de la empresa.
● realizar los recaudos y pagos de la empresa.
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AREA: ADMINISTRACIÓN
UBICACIÓN: BIOACCES
CARGO: Administrador
UNIDAD DE MANDO: Gerente General
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Profesional en el Área de las finanza o administración.
EXPERIENCIA: Dos (2) años en cargos administrativos.
HABILIDADES: Capacidad de manejar los recursos de manera efectiva, resolver
conflictos generando confianza y disciplina en todas las actividades realizadas.
OBJETIVO: Dirigir y ordenar un grupo humano en función de áreas y tareas para
alcanzar las metas y objetivos de la empresa.
FUNCIONES:
● Realizar la comunicación entre la gerencia y las áreas de la empresa.
● Guiar los procesos dentro de la organización.
● Desarrollar el trabajo de Talento Humano dentro de la empresa.
● Planear y distribuir los recursos de la empresa de una manera estratégica y
eficiente.
● Analizar los recursos físicos, financieros y humanos con los que cuenta la
organización.
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● Evaluar continuamente cada uno de los recursos para el beneficio de su
organización.
● Verificar que las metas de la organización se cumpla en las áreas financiera,
contable, ventas de la empresa.
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AREA: ASESORIA JURIDICA
UBICACION: CONTRATACIÓN EXTERNA (STAFF)
CARGO: Asesor Jurídico
UNIDAD DE MANDO: Gerente
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Profesional en el Área Jurídica Empresarial.
FORMACION: Especialista en derecho administrativo.
EXPERIENCIA: dos (2) años en Asesoría Jurídica Empresarial
HABILIDADES: Capacidad para realizar acciones jurídicas de manera ágil y efectiva,
capacidad para identificar problemáticas que pueden generar acciones jurídicas y
capacidad para realizar de manera diligente las acciones que se requieren para
mantener todos los procesos de comercialización.
OBJETIVO: Asesorar jurídicamente proporcionando opiniones y criterios de carácter
jurídico, así como asesoramiento y apoyo de carácter legal.
FUNCIONES:
● Asesorar jurídicamente al nivel Directivo, Ejecutivo, Asesor, Apoyo y Operativo
de la empresa
● Representar a la Empresa, judicial y extrajudicialmente en asuntos inherentes a
su profesión y función.
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MANUAL DE FUNCIONES
● Cumplir las funciones propias e inherentes en asuntos laborales, penales,
civiles, administrativos y mercantiles de la Empresa.
● Estudiar y resolver los problemas legales relacionados con la Empresa, revisión
de contratos, convenios, proyectos y normas legales, codificación de los
mismos, asistencia a nivel directivo de los juicios que se relacionen con la
Empresa y emitir dictámenes que deba conocer la administración.
● asesorar sobre derecho laboral, derecho mercantil y administrativo.
NOTA: CONSULTOR STAFF. Consiste en informar, aconsejar, asesorar, apoyar técnicamente
a las unidades de mando. No está autorizado para dar órdenes ni para la toma de decisiones.
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AREA: ASESORIA CONTABLE
UBICACION: CONTRATACIÓN EXTERNA STAFF
CARGO: Asesor Contable
UNIDAD DE MANDO: Gerente
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Profesional en el Área Contable
FORMACION: Especialista en administración, contabilidad financiera internacional.
EXPERIENCIA: Un (1) año de experiencia progresiva de carácter operativo en el área
de registro de asientos contables.
HABILIDAD Destreza para el manejo de las finanzas, toma de decisiones,
comunicación, efectividad, disciplina y organización.
OBJETIVO: Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y
registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que
se realizan en la empresa.
FUNCIONES:
● Recibe, examina, clasifica, codifica el registro contable de documentos.
● Revisa y compara lista de pagos, comprobantes, cheques y otros registros con
las cuentas respectivas.
● Archiva documentos contables para uso y control interno.
● Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos.
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MANUAL DE FUNCIONES
● Transcribe información contable en un computador.
● Revisa y verifica planillas de retención de impuestos.
● Revisa y realiza la codificación de las diferentes cuentas bancarias.
● Recibe los ingresos, cheques nulos y ordenes de pago asignándole el numero
de comprobante.
● Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados.
NOTA: CONSULTOR STAFF. Consiste en informar, aconsejar, asesorar, apoyar técnicamente
a las unidades de mando. No está autorizado para dar órdenes ni para la toma de decisiones.
AREA: AESESOR COMERCIAL
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MANUAL DE FUNCIONES
UBICACION: BIOACCES
CARGO: Asesor Comercial
UNIDAD DE MANDO: Gerente
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Mercadeo, impulsador, comunicación.
FORMACION: Atención al cliente.
EXPERIENCIA: Mínimo un (1) año en ventas
HABILIDADES: Trabajar bajo presión. Tenacidad, constancia, comunicación oral.
Presentación personal adecuada, orientación al logro. Proactivo. Emprendedor.
Creatividad en la solución de problemas. Persuasión. Atención al Cliente.
OBJETIVO: LOGRAR METAS ESTABLECIDAS EN EL PRESUPUESTO DE VENTAS
DE LA EMPRESA, MANTENIENDO DE FORMA ACTIVA LAS RELACIONES CON EL
CLIENTE, LOGRANDO UNA FIDELIZACION PERMANENTE DEL MISMO.
FUNCIONES:
● Conocer acertadamente los productos y servicios de la organización.
● Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus necesidades.
● Mantener un continuo contacto con los clientes.
● Administrar coherentemente su agenda de trabajo.
● Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y mercados.
● Responsabilizarse del recaudo de cartera de los clientes.
● Ofrecer un excelente servicio post venta.
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MANUAL DE FUNCIONES
● Diligenciar y reportar al administrador las oportunidades de mejoramiento
expresadas por el cliente.
● Cumplir con las metas establecidas para el presupuesto.
● Confirmar con el cliente el recibo de la mercancía, la calidad del material el
servicio prestado y resolver cualquier inquietud que pueda tener.
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MANUAL DE FUNCIONES
AREA: GERENCIA
UBICACION: BIOACCES
CARGO: Jefe de Calidad
UNIDAD DE MANDO: Gerente
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Profesional Universitario
FORMACION: Administración o afines
EXPERIENCIA: Mínimo seis (6) meses de experiencia en el área
HABILIDADES: Manejar de manera organizada información, cumpliendo la norma de
manera disciplinada y con excelente manejo de los tiempos.
OBJETIVO: PLANEAR, ADMINISTRAR Y APOYAR EN EL ANALISIS DE LAS
AUDITORIAS INTERNAS EN EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD.
FUNCIONES:
Planificar y llevar a cabo auditorías internas en conjuntamente con el equipo
de auditores.
Analizar los resultados de las auditorías internas y supervisar que los
cambios se ejecuten.
Realizar reuniones de trabajo con el equipo de auditores antes y después de
las auditorias, con la finalidad de una adecuada coordinación en calidad y
eficiencia de esta.
Planear el cronograma anual de auditorías internas.
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Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CB8F00
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MANUAL DE FUNCIONES
Planear las actividades de acuerdo al tipo de auditorias.
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Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CB8F00
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MANUAL DE FUNCIONES
AREA: DISTRIBUCION
UBICACION: BIOACCES
CARGO: Distribuidor
UNIDAD DE MANDO: Gerente
REQUISITOS DEL CARGO
EDUCACIÓN: Educación media vocacional (11º grado)
FORMACION: Inducción a cerca del funcionamiento de la empresa, Conocimiento en
manejo de herramientas y materiales eléctricos. Contabilidad Básica.
EXPERIENCIA: Mínimo seis (6) meses de experiencia en el área.
HABILIDADES: Capacidad para seguir ordenes y responsabilidad en el manejo de los
productos.
OBJETIVO: Realizar de manera puntual las entregas de los productos a los clientes,
siempre con buena actitud y responsabilidad.
FUNCIONES:
Manejar los productos según el protocolo.
Realizar procesos de almacenamiento
Entregar puntual y amablemente los productos a los clientes
Llevar a cabo sus obligaciones en cuanto a la documentación y
procedimientos necesarios en el SGC, buscando siempre la mejora
continua y un óptimo desempeño.
Darle buen uso , tratando de evitar la pérdida o deterioro de productos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Notas de actualización del Manual De Procedimientos:
VERSIÓN RAZÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
1 Lanzamiento inicial del Manual
de procedimientos.
Coordinador de
proceso de
Elaboracion de
producto y servicio
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS
● COMPRA DE LA INYECCIÓN DE LA CANULA (MOLDE PROPIO)
● COMPRA DE MANGUERAS DE IRRIGACIÓN Y EXCLUSIÓN PARA
HIDRO COLONTERAPIA
● COMPRA DE BOLSAS DE EMPAQUE E IMPRENTA DE LOGOS
● TRANSPORTE PARA ESTERILIZACIÓN DE LAS CANULAS Y EMPAQUE
PRIMARIO
● EMPAQUE PRODUCTO TERMINADO
● PRODUCTO TERMINADOS EN DIFERENTES PRESENTACIONES
● MERCADEO
● VENTA
● CONTRATACIÓN DE TRANSPORTE (PRODUCTO TERMINADO)
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
OBJETIVO.
Documentar los procedimientos técnicos de la empresa BIOACCESS, con el fin de
permitir una mejor forma de elaborar los productos y servicios ofrecidos por esta
empresa y mantener un óptimo estándar de calidad en estos.
ALCANCE.
Este Manual de Procedimientos, servirá como guía al proceso de elaboración de
producto y servicio, el cual pertenece al SGC (SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD) de BIOACCES, con el fin de brindar un servicio y elaboración de los
productos, cumpliendo con estándares establecidos en los procedimientos, que a
su vez permitirán productos y servicios de calidad que serán llevados al sistema
de gestión de calidad de BIOACCES.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE INYECCION DE CANULA
PARA HIDRO COLONTERAPIA CON MOLDE PROPIO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1. PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE INYECCION DE CANULA PARA
HIDRO COLONTERAPIA CON MOLDE PROPIO
1.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
la compra de inyección de cánula para hidro colonterapia de la empresa
BIOACCES.
1.2 ALCANCE.
Abarcara para todo el proceso de compra de inyección de cánula para hidro
colonterapia por la empresa BIOACCES.
1.3 RESPONSABLES.
El principal responsable será el Gerente de la empresa BIOACCES, quien será el
encargado de la solicitud y compra, y en menor grado será responsable es asesor
comercial, encargado de realizar los pedidos de la misma.
1.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de compra de inyección de cánula para hidro colonterapia en
nombre de la empresa BIOACCES, para de esta forma evitar no conformidades
perjudiquen a los usuarios finales y clientes, asegurando un producto de alta
calidad.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
1.5 RIESGOS.
Insatisfacción del cliente con un producto defectuoso o de mala calidad o retraso
en la entrega del mismo.
1.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Informes de órdenes de compra de inyección de cánula para hidro colonterapia y
actas de compra.
1.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de las solicitudes y órdenes de compra en comparación con las cánulas
para hidro colonterapia recibidas.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
COMPRA DE INYECCIÓN DE CÁNULA PARA HIDRO COLONTERAPIA
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
GENERAR LA ORDEN DE COMPRA DE INYECCION DE CANULA PARA HIDRO COLONTERAPIA AL PROVEEDOR
GERENCIA
Gerente
30 minutos
2
ESPECIFICAR LA CANTIDAD Y DIA DE ENTREGA DE LA COMPRA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
3
ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA POR EMAIL O MEDIANTE VIA TELEFONICA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
4
CORROBORAR EL CORECTO ENVIO DE LA ORDEN DE COMPRA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
5
REVISAR EL CORECTO ENVIO DE LAS UNIDADES SEGÚN LA ORDEN DE COMPRA EN EL TIEMPO ESTABLECIDO.
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
6
COMPROBAR LA CALIDAD DE LAS CANULAS SEGÚN ESPECIFICACIONES ESTABLECIDAS
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
7
ENVIAR LAS CANULAS PARA HIDRO COLONTERAPIA AL CENTRO DE ESTERILIZACION
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE LAS MANGUERAS DE
IRRIGACIÓN Y EXCLUSIÓN PARA HIDRO COLONTERAPIA
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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2. PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE LAS MANGUERAS DE
IRRIGACIÓN Y EXCLUSIÓN PARA HIDRO COLONTERAPIA
2.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
compra de las mangueras de irrigación y exclusión para hidro colonterapia de la
empresa BIOACCES.
2.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de compra de las mangueras de irrigación y exclusión
para hidro colonterapia por la empresa BIOACCES.
2.3 RESPONSABLES.
El principal responsable será el Gerente de la empresa BIOACCES, quien será el
encargado de la solicitud y compra, y en menor grado será responsable es asesor
comercial, encargado de realizar los pedidos de la misma.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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2.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de compra de las mangueras de irrigación y exclusión para
hidro colonterapia en nombre de la empresa BIOACCES, para de esta forma
evitar no conformidades perjudiquen a los usuarios finales y clientes, asegurando
un producto de alta calidad.
2.5 RIESGOS.
Insatisfacción del cliente con un producto defectuoso o de mala calidad.
2.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Informes de órdenes de compra de las mangueras de irrigación y exclusión para
hidro colonterapia.
2.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de las solicitudes y órdenes de compra en comparación con las compra
de las mangueras de irrigación y exclusión para hidro colonterapia recibidas.
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COMPRA DE LAS MANGUERAS DE IRRIGACIÓN Y EXCLUSIÓN PARA HIDRO COLONTERAPIA
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
GENERAR LA ORDEN DE COMPRA DE LAS MANGUERAS DE IRRIGACIÓN Y EXCLUSIÓN PARA HIDRO COLONTERAPIA AL PROVEEDOR
GERENCIA
Gerente
30 minutos
2
ESPECIFICAR LA CANTIDAD Y DIA DE ENTREGA DE LAS UNIDADES DE MANGUERAS DE IRRIGACIÓN Y EXCLUSIÓN PARA HIDRO COLONTERAPIA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
3
ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA POR EMAIL O MEDIANTE VIA TELEFONICA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
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4
CORROBORAR EL CORECTO ENVIO DE LA ORDEN DE COMPRA
GERENCIA
Distribuidor
30 minutos
5
REVISAR EL CORECTO ENVIO DE LAS UNIDADES SEGÚN LA ORDEN DE COMPRA EN EL TIEMPO ESTABLECIDO.
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
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PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE BOLSAS DE EMPAQUE E IMPRENTA DE LOGOS
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3 PROCEDIMIENTO PARA COMPRA DE BOLSAS DE EMPAQUE E
IMPRENTA DE LOGOS
3.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
compra de bolsas de empaque e imprenta de logos para la presentación de la
cánula para hidro colonterapia de la empresa BIOACCES.
3.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de compra de bolsas de empaque e imprenta de logos
para la presentación de la cánula para hidro colonterapia por la empresa
BIOACCES.
3.3 RESPONSABLES.
El principal responsable será el Gerente de la empresa BIOACCES, quien será el
encargado de realizar la solicitud de generar órdenes de compra de las bolsas de
empaque y la imprenta de las mismas, dependiendo de las solicitudes de compra
que tenga y/o las proyecciones de las metas.
3.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de compra de bolsas de empaque e imprenta de logos para
la presentación de la cánula para hidro colonterapia en nombre de la empresa
BIOACCES, para de esta forma evitar no conformidades perjudiquen a los
usuarios finales y clientes, asegurando un producto de alta calidad.
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3.5 RIESGOS.
Insatisfacción del cliente con un producto defectuoso o de mala calidad e
incumplimiento en las fechas de entrega con los mismos.
3.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Informes de órdenes de compra de bolsas de empaque e imprenta de logos para
la presentación de la cánula para hidro colonterapia.
3.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de los tiempos y la efectividad en la compra y entrega al cliente.
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COMPRA DE BOLSAS DE EMPAQUE E IMPRENTA DE LOGOS
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
GENERAR LA ORDEN DE COMPRA DE BOLSAS DE EMPAQUE E IMPRENTA DE LOGOS DE LA CANULA PARA HIDRO COLONTERAPIA AL PROVEEDOR
GERENCIA
Gerente
30 minutos
2
ESPECIFICAR LA CANTIDAD Y DIA DE ENTREGA DE LA COMPRA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
3
ENVIAR LA ORDEN DE COMPRA POR EMAIL O MEDIANTE VIA TELEFONICA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
4
CORROBORAR EL CORECTO ENVIO DE LA ORDEN DE COMPRA
GERENCIA
Gerente
30 minutos
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5
REVISAR EL CORECTO ENVIO DE LAS UNIDADES SEGÚN LA ORDEN DE COMPRA EN EL TIEMPO ESTABLECIDO.
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
6
COMPROBAR LA CORRECTA IMPRESIÓN DE LOS LOGOS DE LOS EMPAQUES DE LA CANULA PARA HIDRO COLONTERAPIA.
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
7
ENVIAR LOS EMPAQUES PRIMARIOS AL CENTRO DE ESTERILIZACION Y POSTERIOR SELLADO.
GERENCIA
Distribuidor
1 hora
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PROCEDIMIENTO TRANSPORTE PARA ESTERILIZACIÓN DE LAS CANULAS Y EMPAQUE PRIMARIO
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4. PROCEDIMIENTO PARA LE TRANSPORTE DE LA ESTERILIZACIÓN DE
LAS CANULAS Y EMPAQUE PRIMARIO
4.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
esterilización de las cánulas y empaque primario para la presentación de la cánula
para hidro colonterapia de la empresa BIOACCES.
4.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de esterilización de las cánulas y empaque primario para
la presentación de la cánula para hidro colonterapia por la empresa BIOACCES.
4.3 RESPONSABLES.
El principal responsable será el Gerente de la empresa BIOACCES, quien será el
encargado de la solicitud de esterilización y empaque primario de la cánula para
hidro colonterapia, además será también el distribuidor encargado de
transportarlas el encargado de realizar la observación de la efectividad del proceso
y la calidad del producto que reciba para el posterior proceso de empacado.
4.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de esterilización de las cánulas y empaque primario para la
presentación de ella en nombre de la empresa BIOACCES, para de esta forma
evitar no conformidades perjudiquen a los usuarios finales y clientes, asegurando
un producto de alta calidad.
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4.5 RIESGOS.
Insatisfacción del cliente con un producto defectuoso o de mala calidad y
dificultades en el cumplimiento de las fechas de entrega.
4.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Informes de órdenes de esterilización de las cánulas y empaque primario para la
presentación de la cánula para hidro colonterapia. Formatos de recepción de las
cánulas esterilizadas y empacadas con el logo de la empresa BIOACCES.
4.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de los informes de solicitud de esterilización e impresión de las cánulas
para hidro colonterapia, y los formatos de recepción de las mismas.
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PROCEDIMIENTO TRANSPORTE PARA ESTERILIZACIÓN DE LAS CANULAS Y
EMPAQUE PRIMARIO
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
RECEPCION DE LAS CANULAS Y EMPAQUES PRIMARIOS DE LOS PROVEEDPRES
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
30 minutos
2
CREAR ORDEN DE SERVICIO DE ESTERILIZACION AL CENTRO DE ESTERILIZACION.
GERENCIA
Gerente
30 minutos
3
TRANSPORTE DE LAS CANULAS Y EMPAQUES PRIMARIOS AL CENTRO DE ESTERILIZACON
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
1 hora
4
TRANSPORTE AL ALMACENAMIENTO DE PRODUCTO TERMINADO DE LAS CANULAS CON SU
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
1 hora
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RESPECTIVO EMPAQUE PRIMARIO YA ESTERILIZADO.
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PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE EMPAQUE PRODUCTO TERMINADO
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5. PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE EMPAQUE PRODUCTO
TERMINADO
5.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
proceso de empaque producto terminado para la presentación de la cánula para
hidro colonterapia de la empresa BIOACCES.
5.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de empaque producto terminado para la presentación de
la cánula para hidro colonterapia por la empresa BIOACCES.
5.3 RESPONSABLES.
El principal responsable será el Gerente de la empresa BIOACCES, quien será el
encargado de la solicitud de esterilización y empaque primario de la cánula para
hidro colonterapia, además será también el distribuidor encargado de
transportarlas el encargado de realizar la observación de la efectividad del proceso
y la calidad del producto que reciba para el almacenamiento y/o distribución.
5.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de proceso de empaque producto terminado para la
presentación de la cánula para hidro colonterapia en nombre de la empresa
BIOACCES, para de esta forma evitar no conformidades perjudiquen a los
usuarios finales y clientes, asegurando un producto de alta calidad.
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5.5 RIESGOS.
Insatisfacción del cliente con un producto defectuoso o de mala calidad y
dificultades en el cumplimiento de las fechas de entrega.
5.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Informes de órdenes de proceso de empaque producto terminado para la
presentación de la cánula para hidro colonterapia
5.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de los informes de solicitud de empaque de las cánulas para hidro
colonterapia, y los formatos de recepción de las mismas.
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PROCESO DE EMPAQUE PRODUCTO TERMINADO
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
SE SEPARA LAS CANULAS ESTERILIZADAS DEACUERDO A LOS KITS QUE SE NECESITAN ARMAR PARA SU COMERCIALIZACION.
DSITRIBUCIÓN
Distribuidor
3 horas
2
SE REALIZA EL PROCESO DE EMPACADO, TENIENDO EN CUENTA LAS ORDENES DE COMPRA
DSITRIBUCIÓN
Distribuidor
3 horas
3
SE TRASNPORTAN LOS PRODUCTOS AL LUGAR DE ALMACENAMIENTO
DSITRIBUCIÓN
Distribuidor
3 horas
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PROCEDIMIENTO PARA PRODUCTO TERMINADOS EN
DIFERENTES PRESENTACIONES
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6. PROCEDIMIENTO PARA LA COMERCIALIZACION DE
PRODUCTOSTERMINADOS EN DIFERENTES PRESENTACIONES
6.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan realizar la
comercialización de productos terminados en diferentes presentaciones para la
presentación de la cánula para hidro colonterapia de la empresa BIOACCES.
6.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de comercialización de productos terminados en
diferentes presentaciones para la presentación de la cánula para hidro
colonterapia por la empresa BIOACCES.
6.3 RESPONSABLES.
El principal responsable es el asesor comercial, encargado de realizar
directamente el proceso de comercialización de de los productos terminados en
diferentes presentaciones.
6.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de producto terminados en diferentes presentaciones para la
presentación de la cánula para hidro colonterapia en nombre de la empresa
BIOACCES, para de esta forma evitar no conformidades perjudiquen a los
usuarios finales y clientes, asegurando un producto de alta calidad.
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6.5 RIESGOS.
Insatisfacción del cliente con un producto defectuoso o de mala calidad.
6.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Informes de órdenes de venta de producto terminados en diferentes
presentaciones para la presentación de la cánula para hidro colonterapia.
6.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de los informes de las órdenes de venta para los productos en diferentes
presentaciones, y los formatos de recepción de las mismas.
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PROCESO DE COMERCIALIZACION
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
SE DILIGENCIAN LAS ORDENES DE VENTA, CON EL CLIENTE
ASESORIA COMERCIAL
Asesor comercial
30 minutos
2
SE RECIBEN LAS ORDENES DE VENTA CON LA ESPECIFICACION DE LA CANTIDAD DE CANULAS PARA HIDRO COLONTEPIA
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
1 hora
3
SE TRANSPORTAN LOS PRODUCTOS ESPECIFICADOS EN LAS ORDENES DE VENTA
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
1 hora
4
SE ENTREGAN LAS ORDENES A LOS CLIENTES SEGÚN ESECIFICACIONES, DILIGENCIANDO EL FORMATO DE ENTREGA DE
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
30 minutos
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PRODUCTOS
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PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE MERCADEO
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7. PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE MERCADEO
7.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
proceso de mercadeo para la presentación de la cánula para hidro colonterapia
de la empresa BIOACCES.
7.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de proceso de mercadeo para la presentación de la
cánula para hidro colonterapia por la empresa BIOACCES.
7.3 RESPONSABLES.
El principal responsable es el asesor comercial, encargado de realizar
directamente el proceso de comercialización de de los productos terminados en
diferentes presentaciones.
7.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de proceso de mercadeo para la presentación de la cánula
para hidro colonterapia en nombre de la empresa BIOACCES, para de esta forma
generar el cumplimiento de las metas e impulsar la venta de las mismas.
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7.5 RIESGOS.
Generar expectativas en el cliente inapropiadas si no se realiza de la manera
correcta.
7.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Formatos de visitas a clientes.
7.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Revisión de informes de visitas realizadas y cumplimiento de metas.
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PROCESO DE MERCADEO
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
IDENTIFICAR CLIENTES POTENCIALES PARA LOS PRODUCTOS DE LA EMPRESA
Asesoría Comercial
Asesor Comercial
3 horas
2
REALIZAR VISITAS A LOS CLIENTES POTENCIALES, MOSTRANDO LOS PRODUCTOS QUE COMERCIALIZA LA EMPRESA, EXPLICANDO EL FUNCIONAMIENTO Y UTILIDAD DE CADA UNO
Asesoría Comercial
Asesor Comercial
3 horas
3
ENTREGAR NMUESTRAS DEL PRODUCTO PARA GENERAR ESPECTATIVA DENTRO DE LOS
Asesoría Comercial
Asesor Comercial
3 horas
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CLIENTES
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PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
8. PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE
PRODUCTOS
8.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
almacenamiento de los productos de la empresa BIOACCES.
8.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de almacenamiento de los productos de la empresa
BIOACCES.
8.3 RESPONSABLES.
El principal responsable es el distribuidor quien recibe los productos en los
lugares de esterilización y empaque.
8.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de almacenamiento de los productos de la empresa
BIOACCES, para garantizar su óptimo manejo y generar confiabilidad en los
clientes.
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8.5 RIESGOS.
Romper las cadenas de cuidado de los productos y generar daños en ellos que
puedan generar no conformidades de los clientes.
8.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Formatos de recibido y almacenamiento de los productos, especificando tiempos y
lugares específicos.
8.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de los formatos e informes entregados para comparar con los tiempos
establecidos.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO DE ALMACENAMIENTO
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
RECIBIR LOS PRODUCTOS ESTERILIZADOS Y EMPACADOS
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
4 horas
2
TRANSPORTAR LOS PRODUCTOS AL LUGAR DE ALMACENAMIENTO
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
1 horas
3
REALIZAR EL PROCESO DE ALMACENAMIENTO SIGUIENDO EL ORDEN DE CADA PRODUCTO Y LA DISTRIBUCIÓN INDICADA
DISTRIBUCIÓN
Distribuidor
3 horas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE DISTRIBUCION DEL PRODUCTO TERMIANDO
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
9. PROCEDIMIENTO PARA PROCESO DE DISTRIBUCION DEL PRODUCTO
TERMIANDO
9.1 OBJETIVO.
Realizar una descripción de los pasos necesarios que permitan la realización de
distribución de los productos de la empresa BIOACCES.
9.2 ALCANCE.
Abarcara para el proceso de distribución de los productos de la empresa
BIOACCES.
9.3 RESPONSABLES.
El principal responsable es el distribuidor quien debe realizar las entregas según
ordenes de compra.
9.4 RESULTADOS ESPERADOS.
Optimizar el proceso de distribución de los productos de la empresa BIOACCES,
para garantizar su efectivo manejo y generar confiabilidad en los clientes.
9.5 RIESGOS.
Manejo inadecuado de tiempos que no permita le puntualidad y efectividad en la
entrega y genera no conformidades de los clientes.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
9.6 FORMATOS O IMPRESOS.
Formatos de entrega de los productos.
9.7 CONTROLES EJERCIDOS.
Análisis de los formatos e informes entregados para comparar con los tiempos
establecidos.
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Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: PB9F0
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ENTREGA DE PRODUCTO TERMIANDO
No.
ORDEN
PROCEDIMIENTO
AREA RESPONSABLE
DEL PROCEDIMINETO
RESPONSABLE
DURACION
1
Revisión de las órdenes de compra de los productos
DISTRICUION
Distribuidor
30 minutos
2
RECOLECCIÓN DE LOS PRODUCTOS SOLICITADOS PARA LA DISTRIBUCIÓN EN EL LUGAR DE ALMACENAMIENTO
DISTRICUION
Distribuidor
30 minutos
3
ENTREGA DE LOS PRODUCTOS AL CLIENTE DILIGENCIANDO EL FORMATO DE “ENTREGA”
DISTRICUION
Distribuidor
30 minutos
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PROCEDIMIENTO DE ATENCION QUEJAS, RECLAMOS E INCONFORMIDADES
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: Q1F00
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCES ............................................................................................................................... 2
3. RIESGOS ................................................................................................................................... 2
4. TIEMPO TOTAL EMPLEADO ................................................................................................ 2
6. CONTROL DE REGISTROS .................................................................................................. 3
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PROCEDIMIENTO DE ATENCION QUEJAS, RECLAMOS E INCONFORMIDADES
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: Q1F00
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1. OBJETIVO
Recibir, supervisar, analizar y documentar las quejas, reclamos,
sugerencias e inconformidades.
2. ALCANCES
Resolver de manera efectiva y documentar las quejas, reclamos,
sugerencias e inconformidades.que presenten los clientes
3. RIESGOS
No tomar las medidas necesarias para dar solución cundo es debido.
quejas, reclamos, sugerencias e inconformidades, de los clientes,
empleados y demás personal involucrado en la recepción de servicios.
Seguimiento de las acciones correctivas aplicadas.
4. TIEMPO TOTAL EMPLEADO
1 hora y 30 minutos
5. DESCRIPCIÓN
Actividad Responsable Área Tiempo
Recepción de la solicitud
Asesor comercial
Gerencia
30 min
Lectura y análisis detenido de la solicitud
Asesor comercial
Gerencia
30 min
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PROCEDIMIENTO DE ATENCION QUEJAS, RECLAMOS E INCONFORMIDADES
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: Q1F00
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Toma de decisión acerca de cómo se responderá la inconformidad manifestada
Asesor Comercial
Gerencia
25 min
Enviar la respuesta a la solicitud a la base de datos de servicio no conforme
Asesor comercial
Gerencia
5 min
6. CONTROL DE REGISTROS
Código Nombre
Q1F01 PQRS
Q1F05 Base de datos de servicio no conforme
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PROCEDIMIENTO DE ATENCION QUEJAS, RECLAMOS E INCONFORMIDADES
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: Q1F00
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ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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CONTENIDO
1. OBJETIVO: ................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE: ................................................................................................................................. 2
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 2
4. GENERALIDADES:. ................................................................................................................. 3
4.1 Elaboración, revisión y aprobación ..................................................................................... 4
4.2 Registro ................................................................................................................................... 4
4.3 Manejo de la documentación ............................................................................................... 4
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ........................................................................................... 5
6. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS ...................................................................... 7
7. TABLA DE TIEMPOS ESTIMADOS PARA LA EMISIÓN DE DOCUMENTOS ............. 9
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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1. OBJETIVO: Controlar de manera uniforme, los documentos del sistema de Gestión de Calidad de la empresa BIOACCES.
2. ALCANCE: Tiene validez en todos los documentos del Sistema de Gestión
de Calidad de la empresa BIOACCES.
3. DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
Copia controlada
Copia de un documento que se distribuye y se actualiza obligatoriamente a su destinatario.
Copia no controlada
Copia suministrada a un solicitante y cuya actualización no es obligatoria.
Manual de calidad
Documento que describe el Sistema de Gestión de la Calidad de una organización.
Ficha de caracterización
Documento que describe en forma detallada un proceso; nos muestra el objetivo, alcance, entradas y salidas, los record involucrados, actividades de seguimiento y de control.
Procedimiento
Forma especificada para llevar a cabo un proceso, donde se describe en forma secuencial y lógica las actividades.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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Instructivo
Descripción detallada que apoya un proceso y/o procedimiento. Ejemplo: presentación de documentos.
Registro
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Documento externo
Información generada fuera de la Entidad, que sirve de referencia para el desarrollo de los procesos relacionados con el Sistema de Gestión. Ejemplo: legislación, manuales de equipos, entre otros.
Otros documentos
Documentos que según las definiciones anteriores no encajan en ninguna de ellas, ejemplo: organigrama, manual de funciones, entre otros.
4. GENERALIDADES: La estructura de la documentación del Sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa BIOACCES, es en su orden: Manual
de Calidad, mapa de procesos, ficha de caracterización, procedimientos,
instructivos, registros, documentos externos y otros documentos.
Figura 1. Estructura de documentación
MANUAL DE CALIDAD
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE
FUNCIONES
PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTOS INTERNOS
DOCUMENTOS EXTERNOS
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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4.1 Elaboración, revisión y aprobación
Los documentos son elaborados por la persona que ejecuta el proceso o por la persona que conoce del mismo y son editados por el jefe de calidad o quien realice sus funciones. La persona que elabora puede ser la misma que revisa, pero en ningún caso el que revisa puede ser el mismo que aprueba.
4.2 Registro
La empresa dentro de su ejercicio diario maneja registros públicos por lo cual el nombre utilizado para llamar el documento donde se consigna la evidencia de un proceso será registro.
4.3 Manejo de la documentación
El jefe de Calidad es el único autorizado para imprimir copias controladas de los documentos y es el único autorizado para modificar los documentos.
El documento debe ser socializado 5 días hábiles después de la aprobación.
El documento se considera aprobado cuando se encuentra disponible y
ha sido socializado.
Al perder vigencia un documento, el jefe de Calidad recoge y destruye las copias impresas existentes del documento anulado y distribuye el documento nuevo.
De los documentos que pierdan vigencia, que se consideren importantes,
se guardará una copia identificada con el sello “documento obsoleto”.
Una vez la empresa BIOACCES, conozca de un cambio o modificación de documentos de origen externo (Normas, Leyes, Decretos, Resoluciones, etc.), el área responsable de su implantación obtiene el
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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documento en mención y notifica al Jefe de Calidad para su control. Los documentos bajados de Internet serán copias no controladas.
Las modificaciones que no alteran de forma significativa el documento
(cambio de tamaño de campos o letras, cambio de márgenes, entre otros) se comunicarán de forma verbal al Jefe de Calidad, quien realizará los cambios respectivos y actualizará la documentación.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1
Elaboración de documentos
Jefe de Calidad
2
Solicitar creación o modificación a un documento
Cualquier
empleado de la empresa
Solicitud para elaboración o modificación
de documentos
CD2F06
La solicitud se presenta
al Jefe de Calidad
3
Revisión, aprobación o negación de creación de un documento
Jefe de Calidad
Solicitud para elaboración o modificación
de documentos
CD2F06
En caso afirmativo ir a
5.
4
Informar la no aprobación de la solicitud.
jefe de Calidad
Por medio de oficio se
informa la no aprobación de la
solicitud.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
Página 6 de 10
5
Asignar el o los responsables para elaborar borrador, revisar y aprobar los documentos.
Administrador
Solicitud para elaboración o modificación
de documentos
CD2F06
Incluye la asignación del
código (cuando no lo tiene) al documento por
parte del Jefe de Calidad.
6
Elaborar borrador del documento.
Empleado asignado
El jefe de Calidad apoya
la elaboración del borrador y las
modificaciones del CD2F06. para elaboración de
documentos Actualizar el listado
maestro.
7
Editar
documento en formato ISO.
Jefe de Calidad
CD2F06. Para elaboración de documentos.
Realizar el proceso de socialización y
distribución
8
Capacitar
sobre el nuevo documento al
personal involucrado.
Empleado asignado
Control de asistencia CD2F09
En el registro Control de
asistencia, en el ítem “Tema” se coloca el nombre y código del
documento a capacitar. Debe especificarse si se
encuentran dudas dentro de los
empleados capacitados para la aplicación
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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6. CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO OBSERVACIONES
1
Recibir y reportar el documento externo
Cualquier persona de la organización
Solicitud para
documentos CD2F06
La solicitud se presenta al Jefe de calidad
3
Revisar la
pertinencia de la solicitud
Área que corresponda y Administrador
4
Aprobar o negar la solicitud, en caso afirmativo ir a 7.
Secretarios de despacho
Solicitud para
documentos CD2F06
5
Informar la no
aprobación de la solicitud.
Jefe de Calidad
Solicitud para
documentos CD2F06
6
Definir la lista y
medio de distribución; y
asignar el código y preparador del
documento. También la
persona que revisa, aprueba y realiza la capacitación sobre
el documento.
Jefe de Calidad
Solicitud para
documentos CD2F06
El código se asigna de acuerdo al instructivo
E2INST1. Para elaboración de documentos.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
Página 8 de 10
7
Preparar el documento
Empleado asignado
Cuando sea aplicable (traducción, resumen, etc.)
9
Actualizar listado
maestro de documentos
externos
Jefe de Calidad Listado maestro de
Documentos Externos. CD2F10
10
Reproducir y distribuir copias controladas a
quienes aparecen en el listado maestro y/o
comunicar acerca de la disponibilidad
en internet.
Jefe de Calidad
Distribución de
documentos CD2F08
Los documentos obsoletos se destruyen, cuando se considere necesario se
guarda una copia identificada con sello de “documento obsoleto”.
11
Capacitar sobre el nuevo documento
al personal involucrado.
Persona asignada
Los cargos relacionados en
el listado maestro.
Control de asistencia CD2F09
En el registro Control de asistencia, en el ítem “Tema” se coloca el nombre y código del
documento a capacitar. Debe especificarse si se encuentran dudas dentro
de los empleados capacitados para la
aplicación
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
Página 9 de 10
7. TABLA DE TIEMPOS ESTIMADOS PARA LA EMISIÓN DE
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
Elaboración y/o
actualización
Revisión Aprobación Actualizar centro de
documentación
Publicación Difusión
2 2 2 2 2 5
Días hábiles
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F00
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ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
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CONTENIDO
1. OBJETIVO: ....................................................................................................... 2
2. ALCANCE ......................................................................................................... 2
3. RESPONSABLE ............................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES ......................................................................... 2
5. CONTENIDO: ................................................................................................... 4
5.1 CRITERIOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS ..................................... 5
6. CONTROL DE REGISTROS ............................................................................ 6
7. DOCUMENTOS EXTERNOS ........................................................................... 6
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
Página 2 de 7
1. OBJETIVO: Establecer los criterios para el control de los registros del
Sistema de Gestión Calidad de la empresa BIOACCES.
2. ALCANCE: Este documento aplica a todos los registros del Sistema de
Gestión de la Calidad de la empresa BIOACCES.
3. RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este
procedimiento es el Jefe de Calidad.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
Almacenamiento
Lugar donde se almacena el registro por el
tiempo de retención establecido, bajo las
condiciones que permitan asegurar su
buen estado y permanencia.
Disposición
Acciones tomadas luego de cumplido el
tiempo de retención establecido para el
registro de calidad. Por ejemplo:
destrucción, enviar al archivo inactivo,
entre otros.
Identificación
Acción que permite reconocer los registros
de calidad y relacionarlos con la actividad o
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
Página 3 de 7
procedimiento del Sistema de Gestión de la
Calidad.
Protección
Criterios que permiten la conservación del
registro durante el tiempo de retención y
evitan la pérdida, deterioro o consulta y
manejo inadecuado de la información.
Recuperación
Medidas establecidas para recuperar la
información de los registros de calidad
mediante consulta y clasificación en los
lugares almacenados.
Registro
Documento que presenta resultados
obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Tiempo de Retención
Tiempo durante el cual se retienen los
registros de calidad.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
Página 4 de 7
5. CONTENIDO:
Actividad Descripción Responsable Registro
Identificar la necesidad.
Para elaborar o modificar un documento del Sistema de Gestión de la Calidad, se definen los registros necesarios que permitan mostrar evidencia de la conformidad con los requisitos de la comunidad, requisitos legales, requisitos de la Norma NTC ISO 9001:2008, requisitos de la Administración Municipal; los cuales quedan consignados en el ítem “Control de Registros” de los documentos del SGC.
Funcionario No aplica
Definir
criterios para el control de
registros
Ver 5.1 Criterios para el control de registros.
Funcionario No aplica
Generar registro
Los registros diligenciados a mano, deben ser legibles sin tachones ni enmendaduras.
Funcionario No aplica
Fin
Consultar registro
Si se requiere la consulta de un registro se solicita autorización al funcionario responsable de mantenerlo. Funcionario No aplica
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
Página 5 de 7
5.1 CRITERIOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Código nombre almacenamiento responsable Lugar/forma de archivo protección recuperación
tiempo de retención disposición
Código: Es la identificación del registro, se realiza de acuerdo a lo establecido en
el Instructivo para la elaboración de documentos.
Nombre: Es la denominación del registro.
Almacenamiento: Lugar de almacenamiento
Lugar: Especifica el lugar donde se va a conservar el registro (Nombre de oficina)
Forma de archivo: Digital, magnético o impreso.
Protección: Se realizan backups de la información, claves de acceso,
almacenamiento en lugares protegidos.
Recuperación: Para los registros en medio magnético, digital u óptico se
especifica la ruta de acceso al registro y para los registros impresos se describe el
nombre de la carpeta donde se encuentra y la forma de almacenarlo, por ejemplo:
por fecha, por cédula, por número de contrato, etc.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
Página 6 de 7
Tiempo de Retención: Se registra el tiempo de conservación, se especifica de
acuerdo con lo establecido por la empresa BIOACCES y por la normatividad legal
aplicable.
6. CONTROL DE REGISTROS
No aplica
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
NTC ISO 9001:2008
Ley 594 de 2008
Acuerdo 060 de 2001
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE REGISTROS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: R3F00
Página 7 de 7
ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
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CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
3. RESPONSABLE ....................................................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
5. DESCRIPCION ......................................................................................................................... 4
6. CONTROL DE REGISTROS .................................................................................................. 8
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
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1. OBJETIVO: Describir la planeación, ejecución y seguimiento de a
auditorías internas de calidad, con el fin de asegurar la aplicación y mejora
del sistema de gestión de calidad.
2. ALCANCE: Este procedimiento inicia con la programación de auditorías
internas de calidad y finaliza con su evaluación.
3. RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este
procedimiento es el Profesional Universitario de Control de Interno.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
Auditoría Interna
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias
que, al evaluarse de manera objetiva,
permiten determinar la extensión en
que se cumplen los criterios definidos
para la Auditoría interna.
Criterios de Auditoría
Conjunto de políticas, procedimientos o
requisitos utilizados como referencia.
Competencia
Habilidad demostrada para aplicar
conocimientos y aptitudes.
Conclusiones de la Auditoría
Resultados de la Auditoría que
proporciona el equipo auditor tras
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
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considerar los objetivos de la Auditoría
y todos los hallazgos de la Auditoría.
Conformidad
Cumplimiento de un requisito.
Equipo auditor
Uno o más auditores que llevan a cabo
una Auditoría.
Evidencia de la Auditoría
Registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra información que son
pertinentes para los criterios de
Auditoría y que son verificables.
Evidencia objetiva:
Datos que respaldan la existencia o
veracidad de algo.
Hallazgos de la Auditoría
Resultados de la evaluación de la
evidencia de la Auditoría recopilada
frente a los criterios de Auditoría
Listas de verificación
Derrotero con los elementos a ser
auditados y que permite ir registrando
durante su ejecución, las diversas
observaciones y hallazgos encontrados.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito.
Programa de la Auditoría
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
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Conjunto de una o más Auditorías
planificadas para un periodo de tiempo
determinado o dirigidas hacia un
propósito especifico.
5. DESCRIPCION
Actividad Descripción Responsable Registro
Programar las
Auditorías
Internas.
El Jefe de Calidad realiza la
programación de auditorías
teniendo en cuenta el estado
e importancia de los
procesos y los resultados de
auditorías previas,
diligenciando el formato
“Plan de Auditorías Internas
de Calidad AC5F12”.
Se realizan dos ciclos de
auditorías durante el año,
para cada ciclo de auditoría
se define el auditor líder y los
equipos auditores, teniendo
en cuenta lo establecido en
el Anexo No.1 Competencias
de los Auditores Internos de
Calidad.
Jefe de Calidad
Plan de Auditorías
Internas de
Calidad
AC5F12
El Equipo Auditor realiza el Equipo auditor
Plan de Auditoría
Interna de Calidad
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
Página 5 de 9
Realizar Plan
de Auditorias.
Plan de Auditorías según en
el formato “Plan de Auditoría
Interna de Calidad AC5F12”
para cada uno de los
procesos.
AC5F12
Revisar
documentación
El equipo auditor solicita la
información requerida al líder
de proceso, información
relacionada con el Sistema
de Gestión de la Calidad y
con el proceso a auditar
incluyendo la normatividad
legal aplicable y prepara las
listas de chequeo
diligenciando el formato
“Lista de Verificación
AC5F13
” de tal forma que permita
cumplir los objetivos y el
alcance definidos en el “Plan
de Auditoría Interna de
Calidad AC5F12 “
Equipo auditor
Lista de
Verificación
AC5F13
Plan de Auditoría
Interna de Calidad
AC5F12
Reunión de
Apertura.
El Auditor principal coordina
la reunión de apertura con
los líderes de proceso,
empleados del proceso
auditado y con el Equipo
Auditor.
1. Presentación del
Equipo Auditor.
Explicación de la
metodología de
Empleados
Auditor principal
Equipo auditor
No aplica
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
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trabajo para realizar la
Auditoría.
2. Objetivo de la
Auditoría.
3. Horarios para las
entrevistas y
reuniones.
4. Disponibilidad de
recursos.
5. Fecha y hora de
reunión de cierre.
Realizar
entrevistas
Se encarga entonces el
equipo auditor de la
recolección de las evidencias
del funcionamiento del
Sistema de Gestión de la
Calidad de acuerdo con el
Plan de Auditoría de Calidad
definido. A través de las
entrevistas diligenciando el
formato “Lista de Verificación
AC5F13
” y confronta la entrevista
con la forma como ejecutan
las actividades.
Equipo Auditor
Lista de
Verificación
AC5F13
Revisar
hallazgos.
El Equipo Auditor discute los
hallazgos de la Auditoría y
de acuerdo con las
evidencias objetivas
encontradas definen las No
Conformidades y
observaciones.
Jefe de Calidad
Equipo auditor
Realizar
En la reunión de cierre se
tratan los siguientes temas: Auditor Principal No aplica
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
Página 7 de 9
reunión de
cierre.
1. Informar y validar a
los líderes del proceso
sobre las
oportunidades de
mejora y las No
conformidades
encontradas.
2. Solicitar la
aplicación de
Acciones
respectivas para los
hallazgos
encontrados.
Realizar
informe de
Auditoría.
Se elabora el “Informe de
Auditoría Interna de Calidad
AC5F14” con las
observaciones, no
conformidades y
conclusiones, de la
respectiva auditoría, el cual
es entregado a cada líder de
proceso en la fecha
acordada en el “Plan de
Auditoría Interna de Calidad
AC5F12”, para que se tomen
las acciones pertinentes.
Equipo auditor
Informe de
Auditoría Interna de
Calidad
AC5F14
Evaluar
desempeño
del Auditor
El líder del proceso auditado
evalúa en el formato
“Evaluación de la Auditoría
AC5F15”, el desempeño del
auditor y la auditoría
realizada, resultados que son
analizados según lo
establecido en el
“Procedimiento para el
seguimiento del Sistema de
Líder del
Proceso
Auditado
Evaluación de
Auditoría interna de
calidad AC5F15
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
Página 8 de 9
Gestión de la Calidad
AC5F16”.
6. CONTROL DE REGISTROS
Código Nombre
AC5F12 Plan de Auditorías Internas de Calidad
AC5F13 Lista de Verificación
AC5F14 Informe de Auditoría Interna de Calidad
AC5F15 Evaluación de la auditoria
AC5F16 Procedimiento para el seguimiento del sistema de gestión
de calidad
7. DOCUMENTOS EXTERNOS
Nombre del
documento
externo
Fecha de
Expedición
Entidad que
lo expide Descripción
NTC-ISO
19011:2008 27/12/2002 ICONTEC
Directrices Para La Auditoria De
Los Sistemas De Gestión De La
Calidad Y/O Ambiente
NTC-ISO
9001:2008 15/12/2000 ICONTEC 8.2.2 Auditoría Interna
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PROCEDIMIENTOS PARA LAS AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F00
Página 9 de 9
ELABORADO POR: CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ REVISADO POR: CARLOS ALBERTO BURITICA CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ APROBADO POR: LUIS ALBERTO SOSA CARGO: Gerente Firma ___________________________________
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INSTRUCTIVO PARA LA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F00
Página 1 de 4
CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. RESPONSABLE ....................................................................................................................... 2
3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
4. DESCRIPCION ......................................................................................................................... 3
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INSTRUCTIVO PARA LA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F00
Página 2 de 4
1. OBJETIVO: Describir la metodología para realizar la inducción y re-
inducción a los empleados de la empresa BIOACCES.
2. ALCANCE: Realizar de manera adecuada la inducción y reinducción a la
empresa BIOACCES
3. RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este instructivo
es el jefe de Talento Humano.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Inducción: Consiste en la orientación, ubicación y supervisión que se efectúa a
los nuevos trabajadores facilitando su integración a la cultura organizacional de la
empresa, desarrollar habilidades necesarias para el cargo y suministrar la
información necesaria para el conocimiento de las funciones de la empresa.
Re-inducción: Es un proceso dirigido a actualizar a los empleados en relación
con la normatividad, estructura, procedimientos, así como a reorientar su
integración a la cultura organizacional; se debe cuando la institución enfrente
cambios significativos en sus procesos.
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INSTRUCTIVO PARA LA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F00
Página 3 de 4
5. DESCRIPCION
Actividad Descripción Responsable Registro INICIO
1. Planear la Inducción y Reinducción
El jefe de Talento Humano programa las actividades a desarrollar en el formato “Plan de Inducción y Reinducción.
Jefe de Talento Humano
Plan de Inducción y Reinducción
2. Carta de bienvenida.
Se elabora carta de bienvenida al personal que ingresa a la empresa, en donde se le manifiesta el agrado por su ingreso a BIOACCES.
Profesional de Gestión
de Personal
Carta de bienvenida con
firma de recibido. IR4F001
3. Notificar al jefe Inmediato
del ingreso del personal
Mediante comunicación oficial se informa al jefe inmediato, el personal vinculado que ha sido asignado a esa dependencia, con el objetivo de que reciba la inducción al cargo.
Profesional de Gestión
de Personal
Comunicación Oficial IRF003
4. Inducción al
puesto de trabajo
El jefe inmediato realiza la inducción al puesto de trabajo, informando al empleado, las actividades y/o tareas a ejecutar, así como las responsabilidades y procedimientos a su cargo, además hace entrega formal del puesto de trabajo incluyendo el inventario de bienes a su cargo.
Jefe inmediato
Registro de inducción al
cargo. IR4F002
5. Desarrollar la jornada de inducción y reinducción.
El Jefe de calidad, hace la presentación del manual de inducción y reinducción, haciendo énfasis en la estructura orgánica, niveles jerárquicos y demás actividades relacionadas, a los funcionarios de planta.
Profesional de Gestión
de Personal
Registro de asistencia CD2F10
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INSTRUCTIVO PARA LA INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F00
Página 4 de 4
ELABORADO POR: CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ REVISADO POR: CARLOS ALBERTO BURITICA CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ APROBADO POR: LUIS ALBERTO SOSA CARGO: Gerente Firma ___________________________________
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PROCEDIMEINTOS PARA EL TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F00
Página 1 de 6
1. OBJETIVO: Identificar y controlar los servicios identificados como no
conformes, para prevenir su uso o entrega.
2. ALCANCE: Este procedimiento se aplica a todos los procesos del sistema de
gestión de la calidad.
3. DEFINICIONES: A continuación se incluyen algunas definiciones y abreviaturas
relacionadas con el tratamiento de servicios no conformes:
TERMINOS DEFINICIONES
ACCIÓN CORRECTIVA Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Y debe ser aplicada para prevenir que la NO CONFORMIDAD pueda volver a producirse, eliminando la causa
ACCIÓN PREVENTIVA Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable. Y debe ser ejecutada para evitar que la NO CONFORMIDAD pueda ocurrir de nuevo.
CLIENTE EXTERNO Es toda aquella persona u organización que solicita un servicio y no pertenece a la estructura orgánica y la empresa posee la oportunidad de tratar o contactar o establecer negocios.
CLIENTE INTERNO Son aquellas personas que laboran dentro de la Empresa, que por su ubicación en el puesto de trabajo, sea operativo, administrativo o ejecutivo, recibe de otros algún producto o servicio, que debe utilizar para alguna de sus labores.
CORRECCIÓN
Es la acción tomada para eliminar una
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PROCEDIMEINTOS PARA EL TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F00
Página 2 de 6
NO CONFORMIDAD en forma inmediata y puntual. Puede entenderse también como un correctivo provisional que se aplica al producto no conforme pero no a la causa que lo provoca.
NO CONFORMIDAD
Es un incumplimiento, ausencia, falló al implementar y mantener uno o más requisitos del sistema de gestión de la calidad, o una situación que pudiera, crear una duda razonable sobre la calidad de lo que la organización está suministrando. Los requisitos pueden ser de carácter explícito u obligatorio.
PRODUCTO Según la NTC ISO 9000 es el resultado de un proceso.
PRODUCTO NO CONFORME Es el resultado de un proceso que no cumple con los requisitos previamente especificados
RECOLECCIÓN
Acción de compilar los registros desde las áreas de la empresa en la que se originan, para su posterior clasificación y almacenamiento.
REGISTROS Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades realizadas. Pueden ser formatos diligenciados, cartas, memorandos, listas de chequeo diligenciadas entre otros. Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Como proporcionan evidencia no pueden ser modificados.
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PROCEDIMEINTOS PARA EL TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F00
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SERVICIO NO CONFORME Aquel al que se le detecta el incumplimiento de un requisito (previamente definido por cada proceso) antes, durante o después de la prestación del servicio. La identificación de un servicio no conforme puede ocurrir por la medición de indicadores, las auditorias o las quejas y reclamos de los clientes que adquieren el servicio.
4. RESPONSABLES
Jefes de áreas
Coordinador de calidad
5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC-ISO 9001:2008
Procedimiento Control de Documentos.
Procedimiento control de registros.
6. ACTIVIDADES
Para el tratamiento de los servicios no conformes se establecen las siguientes
actividades:
ACTIVIDAD RESPONSABLE AREA TIEMPO
Identificación y registro del producto no conforme. NC6F17
La detección de un producto no conforme puede realizarla cualquier empleado de la empresa
Todas
20 minutos
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PROCEDIMEINTOS PARA EL TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F00
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responsable directo o indirecto del producto
Análisis del producto no conforme NC6F17 identifican las causas que pueden estar ocasionando el producto no conforme o falla interna. Se utiliza la técnica de los cinco (5) porqués o diagrama de causa y efecto.
El empleado que identifica la falla
Todas
20 minutos
Tratamiento del producto no conforme. El Jefe de calidad es quien orienta la corrección del producto no conforme o falla interna. Informa a quien detectó la no conformidad sobre la acción tomada.
Jefe de calidad
Gerencia
10 minutos
El tratamiento al servicio no conforme puede consistir en la aplicación de una acción inmediata (corrección) NC6F18 o en la autorización para entregar el servicio sin el cumplimiento de los requisitos (concesión). NC6F20
Empleado encargado
Todas
8 Días
Se debe verificar para demostrar que la acción tomada solucionó la no conformidad detectada, al servicio no conforme. NC6F17 Si la corrección no soluciona la no
Jefe de calidad
Gerencia
1 hora
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PROCEDIMEINTOS PARA EL TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F00
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conformidad, se devuelve al líder del proceso para que proponga nuevas correcciones o le dé tratamiento como acción correctiva o preventiva.
En cada semestre el coordinador de calidad revisa la generación de no conformidades detectadas en la prestación del servicio, para identificar cuales están abiertas y cuales cerradas y presentar un informe al comité de calidad. Estos informes servirán como entradas a la revisión por la dirección. NC6F19
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PROCEDIMEINTOS PARA EL TRATAMIENTO DE SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F00
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ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AM7F00
Página 1 de 5
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 2
5. GENERALIDADES ................................................................................................................... 3
6 DETERMINACION DE CAUSAS DE NO CONFORMIDADES ......................................... 3
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AM7F00
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1. INTRODUCCIÓN: Este procedimiento cumple la función principal de servir
de guía para BIOACCES al momento de atender las situaciones que se
presenten y que requieran un análisis y atención para solucionar y toma de
acciones correctivas.
2. OBJETIVO: Describir la metodología para la toma de acciones correctivas,
que permitan alcanzar los resultados planificados y mejorar continuamente.
3. ALCANCE: Las actividades descritas en este procedimiento aplican a todas
las dependencias de la empresa BIOACCES y todos sus procesos.
4. DEFINICIONES
TERMINOS DEFINICIONES
Acción correctiva
Acción tomada para eliminar la causa
de una no conformidad detectada u
otra situación indeseable.
Corrección
Acción tomada para eliminar una no
conformidad.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito.
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AM7F00
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5. GENERALIDADES
Las No Conformidades se pueden hallar entre otras, durante:
a. Auditorías internas de calidad
b. Revisión por la Gerencia
c. Revisión de procesos e indicadores
d. Actividades de seguimiento y medición de los procesos (Análisis de
indicadores)
e. Medición de la satisfacción del cliente (PQR´s y sugerencias)
6 DETERMINACION DE CAUSAS DE NO CONFORMIDADES
Existen diversas técnicas para detectar y visualizar las causas de no
conformidades en las organizaciones entre ellas tenemos; diagrama causa efecto,
los cinco porque.
Actividad Descripción Responsable Registro
Identificar observaciones, no
conformidades, iniciativas de mejora
y el tipo de acción
El jefe de calidad analiza la
no conformidad encontrada o
el área de oportunidad para
evitar la No Conformidad, y
con esto evalúa y determina
el tipo de acción a realizar
(correctiva)
Empleados
Jefe de calidad
Acciones
Correctivas,
Preventivas y
de Mejora
AM7F21
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AM7F00
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Investiga causa raíz,
prepara propuesta,
evalúa alternativas,
documenta plan de
acción y define
equipo de trabajo
El Jefe de calidad lleva a cabo la investigación para determinar la causa raíz del problema y en función de esto elabora una propuesta general para resolverla, esto de manera individual o en conjunto con el equipo de trabajo que el mismo determine para resolverla.
Estas acciones se documentan de igual forma en el formato AM7F21
Jefe de
calidad
Empleado
Acciones
Correctivas,
Preventivas y
de Mejora
AM7F21
Ejecutar la acción correctiva El jefe de calidad y su equipo
de trabajo desarrollan la acción, realizan pruebas y se llevan al informe de la auditoria. AC5F14
jefe de Calidad
Acciones
Correctivas,
Preventivas y
de Mejora
AM7F21
Actividad Descripción Responsable Registro
Verificar
efectividad de la
operación y
realizar ajustes
de ser necesario
El jefe de calidad evalúa el impacto y el efecto de la acción, retroalimentando a los empleados implicados en la acción, y en que caso de que aplique realiza las modificaciones y ajustes necesarios.
Jefe de Calidad
Control de
Acción
Correctiva,
Preventiva y
de Mejora
AM7F22
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES CORRECTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AM7F00
Página 5 de 5
ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AP8F23
Página 1 de 6
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
3. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
4. DEFINICIONES ........................................................................................................................ 2
5. GENERALIDADES ................................................................................................................... 3
6 DETERMINACION DE CAUSAS DE NO CONFORMIDADES ......................................... 3
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AP8F23
Página 2 de 6
1. INTRODUCCIÓN: Este procedimiento cumple la función principal de servir
de guía para BIOACCES al momento de atender las situaciones que se
presenten y que requieran un análisis y atención para solucionar de manera
permanente las no conformidades en los procesos de la organización.
2. OBJETIVO: Describir la metodología para la toma de acciones preventivas
que permitan alcanzar los resultados planificados y mejorar continuamente.
3. ALCANCE: Las actividades descritas en este procedimiento aplican a todas
las dependencias de la empresa BIOACCES y todos sus procesos.
4. DEFINICIONES
TERMINOS DEFINICIONES
Acción preventiva
Acción tomada para eliminar la causa
de una no conformidad potencial u
otras situaciones potencialmente
indeseable.
No conformidad
Incumplimiento de un requisito.
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AP8F23
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5. GENERALIDADES
Las No Conformidades se pueden hallar entre otras, durante:
a. Auditorías internas de calidad
b. Revisión por la Gerencia
c. Revisión de procesos e indicadores
d. Actividades de seguimiento y medición de los procesos (Análisis de
indicadores)
e. Medición de la satisfacción del cliente (PQR´s y sugerencias)
6 DETERMINACION DE CAUSAS DE NO CONFORMIDADES
Existen diversas técnicas para detectar y visualizar las causas de no
conformidades en las organizaciones entre ellas tenemos; diagrama causa efecto,
los cinco porque.
Descripción Responsable Registro
Considera el presente procedimiento para ejecutar las acciones preventivas que den
como resultado la eliminación de las no
Jefe de
Acciones Correctivas,
Preventivas y de
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AP8F23
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conformidades potenciales. Calidad Mejora AM7F21
Establece en el menor tiempo posible, de manera efectiva y sin demora injustificada las
acciones preventivas
Jefe de
Calidad
Empleado
Acciones Correctivas,
Preventivas y de
Mejora
AM7F21
Descripción Responsable Registro
Reúnen las evidencias relacionadas con la atención de las no conformidades potenciales,
asegurando su efectividad.
Jefe de Calidad
Control de Acción
Correctiva,
Preventiva y de
Mejora
AM7F22
Realizan el seguimiento de la acción preventiva con el responsable asignado, verifica las fechas
establecidas para su cumplimiento e informa sobre el resultado obtenido y su efectividad al
Jefe de Calidad. Si la acción preventiva aplicada no cumple con los requisitos de una solución
adecuada, regresa al Responsable de la acción para que realice los cambios necesarios.
Jefe de Calidad
Acciones
Correctivas,
Preventivas y de
Mejora AM7F21
Vigila que se establezca oportunamente, en caso
Jefe de Calidad
Acciones Correctivas,
Preventivas y de
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AP8F23
Página 5 de 6
de que la acción preventiva ha sido finiquitada
satisfactoriamente y en caso necesario se
procede a la actualización de los documentos
respectivos para evitar la ocurrencia de la no
conformidad potencial.
Mejora AM7F21
Archiva los registros de estas actividades, los cuales serán parte del alcance de la revisión del
Sistema de Gestión. Empleado
Control de Acción Correctiva,
Preventiva y de Mejora AM7F22
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PROCEDIMEINTOS PARA LA TOMA DE ACCIONES PREVENTIVAS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AP8F23
Página 6 de 6
ELABORADO POR:
CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
REVISADO POR:
CARLOS ALBERTO BURITICA
CARGO: Coordinador SGC
Firma ______________________________________
APROBADO POR:
LUIS ALBERTO SOSA
CARGO: Gerente
Firma ___________________________________
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PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: SP9F25
Página 1 de 6
CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
3. RESPONSABLE ....................................................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
5. DESCRIPCION ......................................................................................................................... 3
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PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: SP9F25
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1. OBJETIVO:
Detectar las necesidades y escoger al personal con la capacidad, requerimientos,
y habilidades idóneos para cumplir con satisfacción con el perfil y los requisitos del
cargo para el cual se esta solicitando el solicitante.
2. ALCANCE:
Toda persona que cumpla con el perfil ocupacional que se esté solicitando y
pueda ser escogida para integrar el equipo de trabajo de BIOACCES.
3. RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este
procedimiento es el Gerente General.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
SELECCIÓN DE PERSONAL
Es el procedimiento para captar o
encontrar la persona adecuada para un
puesto determinado
ENTREVISTA
Es una forma de comunicación
interpersonal, que tiene por objeto
proporcionar o recabar información o
modificar actitudes, y en virtud de las
cuales se toman determinadas decisiones.
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PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: SP9F25
Página 3 de 6
COMPETENCIAS
Conjunto de conocimientos, habilidades y
comportamientos que forman la base de
todos los procesos modernos de recursos
humanos.
5. DESCRIPCION
Actividad Descripción Responsable Registro
Reclutamiento
Se acudirá a las fuentes
externas de reclutamiento como
son el SENA, universidades,
medios de información
masivos, asociaciones
gremiales etc.
Gerente General No Aplica
Consultar
anteriores
empleos
Para los requisitos de las
competencias, puntualidad
en horario, puntualidad en
entrega de trabajos,
colaboración, adaptación a
cambios del entorno y al
interior de la empresa,
conocimientos técnicos, y
calidad en el trabajo
realizado, se procede a
consultar los anteriores
empleos del aspirante,
Gerente General No Aplica
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PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: SP9F25
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puede ser verbal o escrito,
esta información es de
carácter confidencial y debe
quedar consignada en el
formato entrevista selección
del personal.
Preseleccionan
los candidatos.
De acuerdo a la información
recibida, se preseleccionan
los candidatos.
Gerente General No Aplica
Entrevista
La entrevista se debe
realizar usando el formato de
selección de personal.
Durante la entrevista se le
informara al aspirante, cual es
la naturaleza del cargo,
horarios de trabajo, salario,
prestaciones, con el objetivo
que el aspirante este
igualmente interesado por
continuar con el proceso.
Gerente General
No aplica
Elección
Con la información recolectada durante todo el proceso desde la hoja de vida, las referencias laborales y la entrevista, se toma la decisión final, eligiendo a la persona más idónea para desempeñar dicho cargo.
Gerente General
No aplica
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PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: SP9F25
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Capacitación
Si la persona seleccionada
presenta alguna debilidad en
alguno de los requisitos se
programará con el, plan de
capacitación o
entrenamiento, según el área
que requiera para cumplir
con los requisitos.
Gerente General
Jefe de Área
No aplica
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PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: SP9F25
Página 6 de 6
ELABORADO POR: CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ REVISADO POR: CARLOS ALBERTO BURITICA CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ APROBADO POR: LUIS ALBERTO SOSA CARGO: Gerente Firma ___________________________________
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ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EP11F27
Página 1 de 5
CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
3. RESPONSABLE ....................................................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
5. DESCRIPCION ......................................................................................................................... 3
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ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EP11F27
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1. OBJETIVO:
Preparar y familiarizar al nuevo empleado seleccionado para laborar en el cargo
designado en la empresa, con el objetivo que se adapte y conozca las actividades
correspondientes a su cargo, y funciones a desempeñar basados en el sistema de
gestión de calidad de la empresa.
2. ALCANCE:
Todo nuevo empleado seleccionado para desempeñar un cargo en BIOACCES.
3. RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este
procedimiento es el Gerente General.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
PREPARAR
Disponer al empleado para realizar una
acción que se ha de alcanzar para un fin
determinado.
ADIESTRAR
Instruir, enseñar a desarrollar una habilidad
FAMILIARIZAR
Adaptarse, acostumbrarse a una acción o
situación.
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ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EP11F27
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5. DESCRIPCION
Actividad Descripción Responsable Registro
Selección de
personal
Seleccionar el
personal a quien
corresponda la
capacitación
programada, así si
es para
empleados nuevos
se seleccionaran
solo aquellos que
hayan sido
contratados en el
étimo mes, o si es
por áreas se
definirá de igual
manera.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
Informar al
personal
Utilizar los medios
de comunicación
internos o
circulares para
informar la hora,
fecha y lugar del
entrenamiento
programado.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
Entrenamiento
Entrenar y capacitar
al empleado
seleccionado en el
Gerente General
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ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EP11F27
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sistema de gestión
de calidad
implementado en la
empresa
Jefe de Área
CD2F09 Control
de Asistencia
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ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EP11F27
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ELABORADO POR: CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ REVISADO POR: CARLOS ALBERTO BURITICA CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ APROBADO POR: LUIS ALBERTO SOSA CARGO: Gerente Firma ___________________________________
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
Página 1 de 9
CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 2
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 2
3. RESPONSABLE ....................................................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
5. GENERALIDADES ................................................................................................................... 3
5.1. Evaluación del Desempeño por Competencias ............................................................... 3
5.2 COMPETENCIAS A EVALUAR ........................................................................................... 3
5.3 CALIFICACION DEL DESEMPEÑO ................................................................................... 4
5.4. ACCIONES POSTERIORES A LA EVALUACIÓN .............................................................. 5
5.4.1 COMENTARIO EVALUADO: ............................................................................................ 5
5.4.2 LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ESPERA QUE EL EMPLEADO: .................. 5
5.4.3 EL GERENTE GENERAL O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO, DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: ............................................................................. 6
5.4.4 EL EVALUADO DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS: ........................... 6
6. DESCRIPCION ......................................................................................................................... 7
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
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1. OBJETIVO:
Analizar y evaluar el grado de eficacia con que las personas llevan a cabo
las actividades, objetivos y responsabilidades de sus puestos de trabajo,
con el fin de mejorar continuamente sus actuaciones futuras, y lograr los
objetivos trazados por la empresa.
2. ALCANCE:
Todo el equipo humano que conforma a la empresa BIOACCES.
3. RESPONSABLE:
El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Gerente
General.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
Es la herramienta que permite definir si
el empleado cumple con las
expectativas que del tiene la empresa.
OBJETIVO
Meta, fin que se desea alcanzar.
RESULTADO
Grado de consecución de los objetivos
establecidos para cada puesto de
trabajo.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
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5. GENERALIDADES
5.1. Evaluación del Desempeño por Competencias
Esta evaluación se divide en tres categorías:
BAJO: Esta calificación corresponde a un desempeño por debajo del 33%,
en donde por demostración o por actitudes negativas demostradas por el
evaluado durante el año, se clasifica esta persona en este valor.
MEDIO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (34%
- 66%) equivalente, donde el evaluado durante el año a evaluar ha
mostrado algunas debilidades o resistencias, con respecto a las
competencias evaluadas.
ALTO: Esta calificación corresponde a un desempeño entre el rango (67% -
100%) equivalente, donde la persona durante el año a evaluar cumple con
su desempeño, con respecto a las competencias evaluadas.
5.2 COMPETENCIAS A EVALUAR
PUNTUALIDAD EN HORARIO: Se tiene en cuenta de acuerdo a la ausencia de
llamados de atención o comentarios emitidos por los clientes.
PUNTUALIDAD EN ENTREGA DE TRABAJO: Se mide de acuerdo al tiempo
programado para la elaboración de sus trabajos, el cumplimiento de las metas y
los informes establecidos.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
Página 4 de 9
COLABORACIÓN: En cada una de las actividades planeadas y programadas pro
la empresa BIOACCES, se realizara un proceso de observación continuo para
generar una medición respecto a este ítem.
ADAPTACION A CAMBIOS DEL ENTORNO Y AL INTERIOR DE LA EMPRESA:
En un mundo cambiante donde las leyes, decretos, formas y otros; evolucionan
día a día, la empresa analiza y observa cual ha sido la adaptabilidad del evaluado
a los cambios, sean externos o internos a la empresa, y puede concluir de ahí su
clasificación.
CALIDAD EN EL TRABAJO REALIZADO: Se medirá según el rendimiento de sus
actividades, el cumplimiento no solo efectivo sino eficaz, generando satisfacción
en los clientes.
5.3 CALIFICACION DEL DESEMPEÑO:
De acuerdo a los resultados de los objetivos del año anterior y de la evaluación del
desempeño de las competencias, el evaluador califica al evaluado en las siguientes
categorías:
NORMAL: Cuando el evaluado a cumplido con los objetivos propuestos y su
evaluación de competencias esta en el rango alto (67%-100%).
SOBRESALIENTE: Cuando el evaluado ha superado las cifras propuestas en los
objetivos y su desempeño es igualmente alto en todas las competencias.
EXCELENTE: Cuando el empleado ha superado todas las cifras propuestas e
igualmente a superado las competencias, en estas condiciones el evaluado puede
remplazar inmediatamente a su jefe inmediato.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
Página 5 de 9
PARA MEJORAR: Cuando los objetivos propuestos en su mayoría, no han sido
alcanzados y no existe justificación alguna, y/o su evaluación de competencias
esta entre la categoría medio ó bajo, en esta categoría se debe concertar planes
para mejorar su desempeño.
PARA REEVALUAR: Cuando no se han cumplido los objetivos propuestos y su
evaluación de competencias es baja y además, ya ha estado en esta categoría
de evaluación 2 años consecutivos.
5.4. ACCIONES POSTERIORES A LA EVALUACIÓN
5.4.1 COMENTARIO EVALUADO: Al evaluado se le debe dar la oportunidad para que coloque por escrito, los
comentarios referentes a su evaluación y calificación.
5.4.2 LA EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO ESPERA QUE EL EMPLEADO:
Conozca lo que se espera de él
Reciba retroalimentación
Comunique sus necesidades de ayuda o apoyo
Establezca objetivos y haga compromisos conjuntamente con su jefe inmediato.
Conozca la valoración que se tiene de su desempeño.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
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5.4.3 EL GERENTE GENERAL O JEFE INMEDIATO SEGÚN SEA EL CASO,
DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Ser objetivo e imparcial.
Remitirse exclusivamente al trabajo encomendado.
No tener en cuenta la antigüedad ni otros factores personales.
Plantear el proceso como elemento de apoyo para que el evaluado conozca qué
debe mejorar, de qué forma y con qué ayudas puede contar.
5.4.4 EL EVALUADO DEBE APLICAR LOS SIGUIENTES CRITERIOS:
Mantener una actitud positiva ya que se trata, fundamentalmente, de orientarle en el
mejoramiento continuo de su desempeño.
Expresar con fundamento, los puntos en que tenga alguna discrepancia.
Qué debe hacer, cómo y con qué ayudas de el mismo y la empresa puede contar
para mejorar su desempeño.
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
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6. DESCRIPCION
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTRO
Informar
evaluación
Informar al
empleado, hora,
fecha y lugar de
evaluación,
teniendo en
cuenta que debe
realizarse
anualmente.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
Análisis
evaluación anterior
Se debe realizar
un análisis previo
a la evaluación
realizada al
empelado el mes
anterior para
generar un estudio
objetivo acerca de
los objetivos que
se plantearon y
evaluar el efectivo
cumplimiento de
los mismos.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
Realización de los
objetivos de
evaluación
Identificar
previamente los
objetivos, y tenerlos
definidos antes de
realizar la
evaluación de
desempeño.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: EV12F28
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Inicio de
evaluación
Iniciar en la fecha y
hora acordada, con
cada empleado el
proceso de
evaluación de
desempeño.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
Aplicación de la
evaluación
Diligenciar el formato de evaluación de
desempeño.
Revisar globalmente el formato y verificar si el
resultado obtenido coincide percepción del evaluador y del
evaluado.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
Análisis con el
evaluado
Comentar personalmente con
el evaluado, los resultados de la
evaluación.
Gerente General
Jefe de Área
No Aplica
FIN
Finalización de la
evaluación
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PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACIÓN DEL PERSONAL
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Código: EV12F28
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ELABORADO POR: CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ REVISADO POR: CARLOS ALBERTO BURITICA CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ APROBADO POR: LUIS ALBERTO SOSA CARGO: Gerente Firma ___________________________________
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Accesorios y Equipos médicos
PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CP13F29
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CONTENIDO
1. OBJETIVO: ................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE: ................................................................................................................................. 2
3. RESPONSABLE: ...................................................................................................................... 2
4. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 2
5. DESCRIPCION ......................................................................................................................... 3
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CP13F29
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1. OBJETIVO: Brindar a todos los empleados de la empresa BIOACCES., la oportunidad de
incrementar, perfeccionar sus conocimientos y desarrollar aun más sus habilidades,
para ser más competitivos en el medio.
2. ALCANCE: Todos los empleados de la empresa BIOACCES.
3. RESPONSABLE: El responsable de la aplicación eficaz de este procedimiento es el Gerente
General.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
CONCEPTO DEFINICIÓN
CAPACITACION
Actividad grupal que se desarrolla en un
espacio determinado para complementar el
entrenamiento, mejorando los
conocimientos de los trabajadores en
aspectos tales como: conocimiento y
comprensión del objetivo de su oficio,
mejoramiento personal, trabajo en equipo,
sistema de calidad, normas tributarias, y
procedimientos complementarios para
mejorar el desempeño de sus funciones.
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CP13F29
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5. DESCRIPCION
Actividad Descripción Responsable Registro
Definir el tema,
responsable y
personal.
Definir el tema.
Asignar un
responsable de
coordinación.
Definir el número de
personas a
capacitar, teniendo
en cuenta su
disponibilidad de
tiempo.
Jefe de área
(encargado por la
Gerencia General)
para la
capacitación
No aplica
Coordinación de la
capacitación
Coordinar fecha y
hora, con la persona
encargada de
realizar la
capacitación. (puede
ser una persona
externa a la
empresa)
Jefe de área
(encargado por la
Gerencia General)
para la
capacitación
No aplica
Financiación
Determinar los
medios de
financiación de la
capacitación. Y
Jefe de área
(encargado por la
Gerencia General)
para la
No aplica
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PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CP13F29
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realizar el proceso
de contratación
capacitación
Informar a los
empleados para la
capacitación
Comprometer
verbalmente o por
escrito, a los
participantes de la
capacitación para
que estos
multipliquen la
información
conocida e
igualmente
apliquen los
conocimientos
adquiridos.
Jefe de área
(encargado por la
Gerencia General)
para la
capacitación
No aplica
Capacitación
Ejecución de la
capacitación
Jefe de área
(encargado por la
Gerencia General)
para la
capacitación
CD2F09 Control
de Asistencia
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
PROCEDIMIENTO PARA LA CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CP13F29
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ELABORADO POR: CRISTIAN ALEJANDRO ZAPATA RÍOS CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ REVISADO POR: CARLOS ALBERTO BURITICA CARGO: Coordinador SGC Firma ______________________________________ APROBADO POR: LUIS ALBERTO SOSA CARGO: Gerente Firma ___________________________________
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos INFORME AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: AC5F14
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INFROME DE AUDITORIA INTERNA DE CALIDAD
AÑO _______
BIOACCES
OBJETIVO DEL INFORME
1. Equipo auditor 2. Cumplimiento de auditorias
Plan de auditorias 3. Hallazgos encontrados 4. Descripción de los hallazgos clasificados por procesos 5. Descripción de fortalezas, observaciones y no conformidades 6. Acciones de mejora 7. Programación de las auditorias 8. Recomendaciones para la mejora en la realización de las auditorias 9. Conclusiones
Firma el jefe de Calidad
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
CONTROL DE ASISTENCIA
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F09
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CONTROL DE ASISTENCIA
TEMA
NOMBRE AREA
PUESTO TELEFONO CORREO ELECTRONICO FIRMA
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: CD2F10
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LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO RELACIONADO
ÁREA
NOMBRE DE
DOCUMENTO
CÓDIGO VERSIÓN
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos CARTA DE BIENVENIDA
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F01
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MODELO CARTA DE BIENVENIDA
Señor (Nombre) (Dirección) (Ciudad) En nombre de todos los miembros de esta empresa, damos un cordial saludo de bienvenida a BIOACCES, Accesorios y Equipos Médicos. Nuestra empresa se encarga de comprar, almacenar y distribuir accesorios y equipos útiles en el campo de la medicina. Quienes conformamos este equipo de trabajo nos encontramos dispuestos a contribuir en su proceso de adaptación a la labor que realizamos, con calidez y calor humano. Esperamos que BIOACCE, sea un espacio que favorezca su aprendizaje y desarrollo personal, profesional y laboral, en el que contamos con su experiencia y disposición para emprender la responsabilidad que tenemos en nuestras manos. NOMBRE COMPLETO DEL GERENTE Gerente
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos REGISTRO DE INDUCCIÓN AL CARGO
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F02
Página 1
Nombre del jefe inmediato:
Dependencia:
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DE INDUCCIÓN
FECHA DE
EJECUCIÓN ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE EJECUCIÓN
DE LA ACTIVIDAD
FIRMA RESPONSABLE
DE LA ACTIVIDAD
Recorrido por las instalaciones de la empresa y presentación de los miembros del equipo de trabajo
Socialización de normas y políticas internas, manual de funciones y de procedimientos
Asignación de responsabilidades (funciones) y autoridades - Socialización de Perfil de Cargo
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos COMUNICADO OFICIAL DE INDUCCIÓN
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: IR4F03
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MODELO CARTA AL JEFE INMEDIATO Pereira, Risaralda Señor (a) (Nombre) (Dependencia) (Dirección) Como es de su conocimiento y en el marco de la contratación para proveer la vacante del (cargo), en el cual fue nombrado(a) (nombre de la persona) mediante el Contrato No. (_). Una vez tome posesión en el cargo, se realizarán las actividades previstas en el instructivo de inducción por los responsables respectivos, para lo cual atentamente solicitamos la colaboración del equipo de trabajo del (área, grupo o dependencia), preparando la información relacionada con el ejercicio de las funciones asignadas a (nombre de la persona), tales como Plan de Manejo, Plan Operativo Anual, Informes de Gestión y otros documentos que se consideren relevantes para la gestión así como una breve descripción del área y de los procesos que se encuentran en ejecución. Adicionalmente, es necesario definir el acompañamiento al nuevo funcionario desde la (dependencia, grupo o área), de manera que garanticemos su adecuada orientación en el desarrollo de las actividades que requieren de su intervención. El Jefe de Calidad también estará dispuesto para coordinar lo pertinente con el grupo de trabajo, el proceso de Evaluación del Desempeño Laboral y temas asociados con la gestión de calidad de vida laboral. Quedamos atentos a resolver cualquier inquietud o información adicional que requiera sobre el citado proceso. Cordial saludo, NOMBRE COMPLETO DEL GERENTE Gerente Proyectó: Cristian Alejandro Zapata Ríos Revisó:
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos ANÁLISIS PRODUCTO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F17
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NOMBRE EMPLEADO
CARGO
AREA
NUMERO DE SERIE DEL PRODUCTO
FECHA
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
COMITÉ DE LAS ACCIONES A REALIZAR PARA LA SOLUCIÓN DE LA NC
No. Nombre Cargo Firma Fecha
Cambiar
Destruir
Otra, cuál?
Observaciones
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos ANÁLISIS PRODUCTO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: NC6F17
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BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Noviembre de 2013
Código: NC6F18
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1. DETECCIÓN DEL SERVICIO NO CONFORME
Proceso: No. Servicio no conforme detectado:
Descripción del servicio no conforme:
Requisito que se incumple:
Detectado por (Nombre y firma):
Dueño del proceso responsable de dar un tratamiento: Fecha:
2. ANÁLISIS DE CAUSAS 5 POR QUÉS (El ultimo por qué es la causa raíz) 1. ¿Por qué sucede la no conformidad?
2. ¿Por qué?
3. ¿Por qué?
4. ¿Por qué?
5. ¿Por qué?
3. TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME
DESRIPCIÓN: Corrección Destrucción
4. VERIFICACIÓN:
Aprobada por: (nombre y firma): Fecha:
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos TRATAMIENTO DEL SERVICIO NO CONFORME
Versión: 1 Fecha de vigencia: Noviembre de 2013
Código: NC6F18
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Amerita tomarse una acción correctiva ó preventiva:
Si
No
En caso de ser afirmativa la respuesta deberá cumplirse el procedimiento de acciones correctivas y acciones preventivas
BIOACCES
Accesorios y Equipos médicos
PETICIONES, SUGERENCIAS, QUEJAS O RECLAMOS
Versión: 1 Fecha de vigencia: Mayo de 2014
Código: Q1F01
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¡Para nuestra empresa es muy importante conocer su opinión, y procurar
mejorar de manera continua!
Seleccione con una X cual es su necesidad o elección de participación
QUEJA: Expresión de insatisfacción referida a la prestación de un servicio o a la deficiente o inoportuna atención de una solicitud, en el marco de lo establecido por la normatividad vigente.
RECLAMO: Expresión de insatisfacción en relación con la conducta o la acción de los servidores públicos o de los particulares que llevan a cabo una función estatal.
SUGERENCIA:
Escriba sus comentarios:
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Fecha________________________________________________________________________
Nombre_______________________________________________________________________
Entidad_______________________________________________________________________
Dirección______________________________________________________________________
Teléfono______________________________________________________________________
Correo Electrónico_______________________________________________________________
Proposición o idea que ofrece un usuario para mejorar un
proceso relacionado con la prestación del servicio o el
desempeño del prestador del mismo.
Gracias…. Lo atenderemos y responderemos con la mayor prontitud
posible
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