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Sumario PRESENTACIÓN 3 ANTECEDENTES INSTITUCIONALES 5 SUBDirección de Personal Depto. Recursos Humanos Depto. Prevención de Riesgos Depto. Capacitación Depto. Remuneraciones SIMBOLOGÍA FLUJOGRAMAS 10 DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS 11 Ficha de procedimientos Ingreso honorarios de registro Ingreso honorarios por programa Ingreso alumno en práctica Ingreso a contrata Suplencias Concurso público Nombramientos Permisos administrativos Licencias médicas Bono post-laboral Ascensos Sumarios Destinaciones Comisiones de Servicio DEPARTAMENTO PREVENCIÓN DE RIESGOS 85 Ficha de Procedimientos Atención de salud de urgencia Denuncia de enfermedad profesional Denuncia de accidente laboral Supervisiones preventivas
Compra elementos de protección Visitas domiciliarias
Visitas a pacientes hospitalizados DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN 115 Ficha de Procedimientos Elaboración plan de capacitación Contratación de actividades espontáneas Contratación de actividades de capacitación Diseño logístico de actividades Desarrollo de actividades Pago de actividades DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES 137 Ficha de procedimientos Horas extraordinarias Informe de consumos y saldos Honorarios ítem 21-04 Indemnizaciones
Desahucios Desahucios Caja Obreros Honorarios ítem 21-03 Descuentos varios Informe a I.S.P. Retenciones judiciales
Asignaciones familiares RECOMENDACIONES 177
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Presentación El presente trabajo tuvo como objetivo la elaboración de Manuales de Procedimientos para los Departamentos de Prevención de Riesgos, Remuneraciones, Capacitación y de Recursos Humanos de la Subdirección de Personal de la Ilustre Municipalidad de Santiago, lo que consiste en procedimentar, describir y actualizar los principales procesos que ocurren en dichos Departamentos. Para realizar el levantamiento de los procedimientos se utilizaron distintas herramientas tales como: reuniones con las Jefaturas, entrevistas con funcionarios, recopilación de documentos e informes anteriores. Para realizar la descripción de los procedimientos fue necesario elaborar una serie de formularios y fichas para cada uno de estos, así como también el adjuntar un diagrama de flujo que grafica cómo se realiza el procedimiento señalando claramente los responsables en cada actividad. Actualmente, la Subdirección de Personal de la Municipalidad de Santiago está haciendo frente a un requerimiento de la Contraloría General de la República el cual consiste en la implementación de Manuales Administrativos, entre ellos se encuentra el Manual de Procedimientos. Estos Manuales deben ser entendidos como instrumentos de apoyo a la gestión directiva, esenciales en la construcción de un sistema de información e instrucción para una correcta ejecución de los distintos procesos que se desarrollan en las unidades administrativas. Un Manual de Procedimientos es una herramienta o instrumento que recoge lo más sustancial de una materia, de manera didáctica, para facilitar su comprensión. Algunas de las utilidades que presenta un Manual de Procedimientos son:
Conocer el funcionamiento interno en lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Ayudar a la coordinación de las actividades y evita las duplicidades. Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal al describir en
forma detallada las actividades de cada puesto. Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente. Determinar de manera sencilla las responsabilidades por fallas o errores. Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria. Aumentar la eficiencia de los funcionarios, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
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Subdirección de Personal La misión de la Subdirección de Personal de la Ilustre Municipalidad de Santiago es "procurar la mantención, orientación, desarrollo y desvinculación del recurso humano, regular sus derechos y deberes y desarrollar sus competencias, con el fin de optimizar la calidad de la vida laboral de la organización y propender a un mejoramiento continuo del personal municipal".
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Recursos Humanos El Departamento de Recursos Humanos es una unidad dependiente de la Subdirección de Personal y por ende, todas las actividades que desarrolla, responden a las políticas y procedimientos que fije dicha Subdirección, siendo su principal objetivo "Realizar una eficiente administración de los Recursos Humanos". Por lo tanto, el ámbito de acción de este Departamento se centra en los procesos de reclutamiento, selección, movimiento interno, desvinculación, calificación y promoción de los recursos humanos dentro de la organización, y el cumplimiento de las distintas normativas que regulan los derechos y deberes funcionarios. Los procesos de este departamento se encuentran en su gran mayoría regulados por el Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, como es el caso de los Sumarios, Ingreso a Contrata, Honorarios, Código del Trabajo y Concursos Públicos, entre otros.
F U N C I O N E S
Mantener actualizados los registros con toda la información referida al personal y sus antecedentes. Mantener claridad respecto a la legislación que afecte al personal municipal, asesorando
oportunamente a éstos en materias de esta naturaleza. Ejecutar y tramitar la incorporación, promoción, retiro o destinación del personal. Ejecutar y tramitar las licencias médicas, permisos, feriados legales y todo lo relacionado con
solicitudes que reflejen inquietudes del personal. Registrar la asistencia y horario de trabajo del personal. Preparar los antecedentes y servir de apoyo a la Subdirección para una correcta aplicación del
sistema de calificaciones del personal. Preparar y mantener actualizado el Escalafón del personal, teniendo en consideración las normas
estatutarias pertinentes. Velar porque el personal cumpla las disposiciones estatutarias y pueda del mismo modo hacer
efectivos sus derechos. En conjunto con la Subdirección de Personal, proveer oportunamente de los recursos humanos a las
unidades municipales que lo requieran, participando en la selección del personal, aplicando las normas relativas a la carrera funcionaria.
Definir y elaborar reglamentos y manuales de descripción y especificación de cargos. Apoyar a la Subdirección de Personal en estas materias de recursos humanos.
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Prevención de Riesgos Históricamente este Departamento ha venido desarrollando un programa que está dirigido a la atención de los funcionarios municipales en cumplimiento a la Ley Nº16.744 sobre Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, para poder brindar una atención oportuna a los afectados con personal paramédico especializado en la atención pre-hospitalaria de urgencia. El Departamento de Prevención de Riesgos tiene como misión, de acuerdo con lo establecido por la normativa correspondiente “Evitar la ocurrencia de accidentes del trabajo y la generación de enfermedades profesionales”, por ende, le corresponde planificar, organizar, asesorar, ejecutar, supervisar y promover acciones permanentes en este sentido.
F U N C I O N E S
Detectar las condiciones de riesgo en los lugares de trabajo. Informar de los riesgos de accidente detectados y recomendar las correcciones necesarias. Llevar a cabo acciones educativas que promuevan el desarrollo de condiciones y conductas de
trabajo seguras. Capacitar y asesorar a los Comités Paritarios, Jefes de Departamentos y funcionarios en general, en
materias propias de la Prevención de Riesgos Profesionales. Asesorar a los funcionarios, en el procedimiento de obtención de atención post-accidente con la
empresa afiliada (ACHS) Es necesario mencionar que la mayoría de los procesos que se llevan a cabo en este departamento se rigen de acuerdo a las disposiciones de la Ley Nº19.345, que hace extensivo a los trabajadores del sector público, el acceso al Seguro Obligatorio contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales, establecido en la Ley Nº16.744.
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Capacitación Recientemente el Departamento de Capacitación ha definido su misión institucional como “Facilitar mediante acciones formativas, los aprendizajes requeridos por los funcionarios municipales para el desarrollo de las competencias necesarias en sus puestos de trabajo, contribuyendo de esta manera a mejorar el desempeño organizacional y el servicio a la comunidad, así como favorecer el desarrollo de la carrera funcionaria y la calidad de vida de los miembros de nuestra institución”. Los procesos que desarrolla este Departamento se encuentran guiados por los siguientes valores:
Respeto por las personas Compromiso con la institución Proactividad Trabajo en equipo
F U N C I O N E S
Elaborar el Plan Anual de Capacitación Detectar los requerimientos y necesidades a nivel de perfeccionamiento, a nivel institucional, a nivel
de gestión y a nivel de funcionarios Determinar necesidades prioritarias en relación a formación, especialización, capacitación y
asistencia técnica Coordinar las actividades de capacitación de todas las unidades de la organización
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Remuneraciones El Departamento de Remuneraciones ha definido su misión como “Mantener un sistema de remuneraciones de acuerdo a la normativa y reglamentación vigente, a los procedimientos establecidos y a la política alcaldicia, que permita entregar correcta y oportunamente las remuneraciones del personal de la Municipalidad de Santiago, además de proveer a las autoridades, de la información presupuestaria necesaria para la toma de decisiones”.
F U N C I O N E S
Distribuir y administrar el presupuesto de Recursos Humanos de acuerdo a las políticas y normativas que rigen al municipio.
Liquidar las Remuneraciones, lo que implica realizar: Descuentos ordenados por leyes, como son las Leyes Sociales y el Impuesto Único al Trabajo. Descuentos autorizados por Leyes como los hipotecarios, retenciones de alimentos, etc. Descuentos de carácter voluntario que se realizan con acuerdo del empleador y del trabajador, entre los cuales se incluyen préstamos que otorga Bienestar Social, Asociación de Empleados Municipales, Compañías de Seguros, etc. Descuentos de multas por aplicación de medidas disciplinarias dispuestas por sumario administrativo.
Proporcionar información sobre beneficios previsionales como pensiones de jubilación, bonificaciones, rebaja de imposiciones, asignaciones familiares, indemnizaciones.
Atender consultas sobre liquidación de sueldos, haberes pagados, descuentos realizados con excepción de los que corresponde a Bienestar Social.
Confeccionar certificados de sueldos, de rentas para el Servicio de Impuestos Internos, así como diversos certificados atingentes a las materias de rentas de los funcionarios, para las Isapres, Administradoras de Fondos de Pensiones y otras instituciones.
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Simbología utilizada en Flujogramas
SIMBOLO
SIGNIFICADO
Rectángulo: Actividad u Operación Se usa cuando se realiza cualquier clase de actividad, desde el procesamiento de datos en el computador hasta la firma de un documento.
Rectángulo 2: Actividad u Operación Compleja Es una operación que por sus características y desarrollo se debe realizar una observación especial. Algunos ejemplos serían actividades de unidades externas a la Sub-Dirección de Personal, que la actividad no posee una forma establecida de ejecutarla o bien al momento de realizar este Manual no se cuenta con información suficiente sobre el modo de ejecutarla.
Diamante: Decisión. En algún punto del proceso debe tomarse alguna decisión, así, la siguiente serie de actividades variarán con base en esta decisión. Por lo general, los outputs del punto de decisión se marcarán con las correspondientes opciones (ejemplo: Sí-No, Aprueba-Desaprueba).
Triángulo: Inspección. Indica que el flujo del proceso se ha detenido de manera que pueda evaluarse la calidad del output. Generalmente involucra una inspección realizada por una persona distinta a la que efectuó la actividad. También representa el punto en el cual se requiere una firma de aprobación.
Rectángulo con su parte inferior con forma de onda: Documentación. Indica que el output de una actividad incluye información registrada en papel. (Ejemplo: solicitudes, informes escritos, decretos, contratos). Se representa además el número de copias.
Flecha: Dirección de flujo. Indica la dirección y orden que corresponden a los pasos del procedimiento.
Flecha quebrada: Transmisión. Indica aquellos casos en que ocurre una transmisión inmediata de la información. (Ejemplo: transferencia electrónica de datos, fax o llamada telefónica).
Circulo pequeño: Conector. Se utiliza con una letra o número dentro del mismo, para relacionar puntos del diagrama. Se utiliza cuando no existe suficiente espacio para dibujar la totalidad del diagrama en una sola hoja.
Elipse: Fin del Procedimiento. Indica que el procedimiento ha terminado.
Nº
Inicio/fin
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12
F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S Departamento: Recursos Humanos
Código Funcionario Contacto Cargo Revisión RH01 Ana María Vergara Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010
RH02 María Inés Espinoza Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010
RH03 Francia Rojas Secretaria Septiembre 2010
RH04 Oscar Armijo Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010
RH05 Rodrigo Aguilera Analista Calificaciones y Documentación
Septiembre 2010
RH06 José Echiburú Analista Organizacional Septiembre 2010
RH07 Oscar Armijo Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010
RH08 Lilian Paredes Encargado Permisos y Feriados Septiembre 2010
RH09 Francisco Silva Encargado Licencias Médicas Septiembre 2010
RH10 Lorena Norambuena Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010
RH11 Rodrigo Aguilera Analista Calificaciones y Documentación
Septiembre 2010
RH12 Ana María Álvarez Analista Ingreso y Promoción Septiembre 2010
RH13 Ana María Álvarez Blanca Lee Campos
Analista Ingreso y Promoción Psicóloga
Septiembre 2010
RH14 Señalados en procedimiento Señalados en procedimiento Septiembre 2010
Nombre del procedimiento: Ingreso a Honorarios de Registro Código: RH01 Nombre del procedimiento: Ingreso a Honorarios de Programas Código: RH02 Nombre del procedimiento: Ingreso Alumnos en Práctica Código: RH03 Nombre del procedimiento: Ingreso a Contrata Código: RH04 Nombre del procedimiento: Suplencias Código: RH05 Nombre del procedimiento: Concurso Público Código: RH06 Nombre del procedimiento: Nombramientos Código: RH07 Nombre del procedimiento: Permisos Administrativos Código: RH08 Nombre del procedimiento: Licencias Médicas Código: RH09 Nombre del procedimiento: Bono Post-Laboral Código: RH10 Nombre del procedimiento: Ascensos Código: RH11 Nombre del procedimiento: Sumarios Código: RH12 Nombre del procedimiento: Destinaciones Código: RH13 Nombre del procedimiento: Comisiones de Servicio Código: RH14
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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CÓDIGO: RH01 INGRESO A HONORARIOS DE REGISTRO REVISIÓN: SEPTIEMBRE 2010
Descripción
De acuerdo al Estatuto Administrativo, artículo 4º, Título I “Normas Generales”, dice: “Podrán contratarse sobre la base a honorarios, a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias, cuando deban realizar labores accidentales y que no sean las habituales de la municipalidad, mediante decreto del Alcalde”. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Sin embargo, estarán sujetos al principio de probidad administrativa, y efectuar la declaración de probidad que exige el artículo 55 de la Ley N°18.575, de Bases Generales de la Administración del Estado, en la que la persona indique que no se encuentra afecta a alguna de las causales de inhabilidad descritas en el artículo 54 de ese texto legal. El personal a honorarios no podrá exceder del 10% del gasto contemplado en el presupuesto municipal por concepto de remuneraciones de su personal de planta.
Objetivo Contar con profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas accidentales y no habituales del municipio. Funcionarios, sólo fuera de la jornada ordinaria de trabajo.
Relevancia Necesidad de contar con servicios específicos y con una duración máxima de 1 año.
Marco Legal Ley N°18.883 (art. 4º) Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Dictamen Nº 7.266/2005 C.G.R. y Ley N°19.280 (art. 13)
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Dirección Solicitante 1
Emite requerimiento solicitando contratación en calidad de honorarios.
Requerimiento contiene: Descripción del cargo Requisitos del puesto de trabajo Fundamento y aspectos contractuales del personal solicitado.
Formulario de Requerimientos de Personal
Subdirección de Personal 2
Oficial de Partes recepciona documentación y deriva a Subdirector. Subdirector toma conocimiento y remite a Depto. Recursos Humanos.
Formulario de Requerimiento debe contar con VºBº del Director de Servicio, Director de Área, Administrador Municipal y Alcalde.
Analista Ingreso y Promoción 3
Recibe antecedentes. Verifica cumplimiento de requisitos.
Antecedentes: Acreditación de estudios, currículum vitae, certificado de experticia emitido por persona externa Cumplimiento: Cometido Específico debe enviarse a aprobación del Concejo Municipal con el VºBº de Jefa Dpto., declaración jurada de no inhabilidad, certificado de antecedentes para ingreso a la Administración Pública emitido por Registro Civil, certificado límite de gastos correspondiente al mes de ingreso.
Analista Ingreso y Promoción 4 Elabora Decreto a
honorarios. Decreto a
Honorarios Analista Ingreso y
Promoción 5 Elabora Contrato a Honorarios.
Contrato a Honorarios.
Jefe Departamento RRHH
6
Da VºBº a Decreto y envía junto a Contrato a Subdirector de Personal.
Fojas 14
14
Subdirección de
Personal
7
Subdirector da VºBº a Decreto y media Contrato a Honorarios. Remite a Depto. Recursos Humanos.
Interesado 8 Firma Contrato a
Honorarios. En original y tres copias.
Analista Ingreso y
Promoción
9
Ingreso de datos del interesado a Sistema de Personal y toma fotografía digital al interesado.
Analista Ingreso y
Promoción 10
Envía copia de Decreto a Dpto. Remuneraciones.
Hasta el día 20 de cada mes a través del Cuaderno de Remuneraciones para proceder con el pago.
Analista Ingreso y Promoción 11 Se envía Decreto para firma
del Secretario Municipal.
Secretaría Municipal
12 Firma Decreto. Remite a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción 13
Envía Decreto y Contrato a Honorarios para firma del Alcalde
Alcalde
14
Firma Decreto y Contrato a Honorarios. Remite a Depto. Recursos Humanos.
Decreto firmado Contrato firmado
Analista Ingreso y
Promoción
15
Se envía Decreto a Secretaría Municipal, que lo remite para su visación a la Dirección de Control y posterior envío a registro en Contraloría General de la República.
Documentos adjuntos: Original con tres copias Certificado de antecedentes Declaración jurada Certificado de estudios Certificado de experticia Certificado de presupuesto correspondiente al mes de contratación Copia Certificado Acuerdo del Concejo. Contrato.
Secretaría Municipal 16
Deriva documentación a Dirección de Control para su visación.
Dirección de Control 17 Visación de proceso de
ingreso a honorarios.
Secretaría Municipal 18
Envío a registro en Contraloría General de la República.
Analista
Calificación y Documentación
19
Registrado por Contraloría General de la República se registra documentación en el Archivo General.
(FIN)
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16
Departamento Recursos Humanos
Ingreso a Honorarios de Registro (Parte 2) cód.:RH01A
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Firm a Decreto a Honorarios
1. Contrato a Honorarios
2. Decreto a Honorarios
3. Antecedentes
Envía Decreto para firma del Secretario
Municipal
Envía Decreto, Contrato y
antecedentes a Alcalde
Recibe documentación para su posterior control y
registro
Registro de documentación en
Arch ivo
Firm a Decreto y Contrato a honorarios
1
Visa el Decreto y lo remite a Secretaría M unicipal
Remite documentación a
C.G .R. para registro mediante oficio
conductor
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17
Nombre del procedimiento Código: RH02
Ingreso a Honorarios de Programas Revisión: Septiembre 2010
Descripción
Este tipo de contratación a honorarios se cargan a la asignación 21-04-004 “Prestaciones de Servicios Comunitarios” y corresponden a gastos autorizados por el Presupuesto Anual Municipal para determinados Proyectos o Programas de prestación de servicios ocasionales y/o transitorios, ajenos a la gestión administrativa interna de la municipalidad, que estén directamente asociados al desarrollo de programas en beneficio de la comunidad, en materias de carácter social, cultural, de rehabilitación o para enfrentar situaciones de emergencia. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales.
Objetivo Contar con profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas. Relevancia Necesidad de contar con servicios específicos y con una duración máxima de 1 año.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Contrato a Honorarios. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefe de Proyecto 1
Envía memorándum solicitando contratación.
Debe adjuntar: Nombre completo, RUT, currículum vitae, periodo a contratar, labor a desarrollar, monto honorarios, programa y unidad de trabajo.
Memorándum
Subdirección de Personal 2
Ingreso por Oficina de Partes. Subdirector toma conocimiento y deriva a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción 3
Verifica / Autoriza antecedentes
Solicitud debe contar con VºBº de Director de Área y Administradora Municipal.
Analista Ingreso y Promoción 4
Ingresa antecedentes a base de datos y toma fotografía digital al interesado.
Si se trata de un ingreso nuevo, se elabora la Ficha del Funcionario la cual el interesado debe completar. Además se procede a fotocopiar su cédula de identidad. Se obtiene: Ficha Personal, Certificado de Antecedentes emitido por Registro Civil, Fotocopia Cédula de Identidad y Currículum Vitae.
Ficha del Funcionario
Analista Ingreso y Promoción 5 Elabora Decreto Exento Decreto Exento
Analista Ingreso y Promoción 6
Elabora Contrato a Honorarios
El interesado firma 3 copias y Declaración Jurada.
Contrato a Honorarios
Analista Ingreso y Promoción 7
Envía original Contrato y Decreto a Secretaría Municipal
Secretaría Municipal 8 Firma Decreto y remite a
Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción 9
Envía Decreto Exento y Contrato para firma del Alcalde.
Decreto Exento firmado Contrato firmado
Alcalde 10 Firma Decreto Exento y Contrato. Remite a Depto.
Fojas 18
18
Recursos Humanos.
Analista Ingreso y
Promoción
11
Envía copia de Decreto Exento a Depto. Remuneraciones para proceso de pago. Se realiza planilla resumen de pago Remuneraciones del mes. Envía copia Decreto a SECPLAN. Envía copia de contrato a Contabilidad y Presupuesto.
Copia a Depto. Remuneraciones debe enviarse antes del día 23 de cada mes.
Analista Ingreso y
Promoción
12
Envía Decreto Exento y Contrato a Secretaría Municipal desde donde lo derivan a Dirección de Control para su visación.
Se adjunta certificado de antecedentes y declaración jurada
Dirección de Control 13 Da VºBº y remite a Depto.
Recursos Humanos
Analista Calificación y
Documentación 14
Se registra documentación en el Archivo General.
(FIN)
Fojas 19
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Departamento Recursos Humanos
Ingreso Honorarios por Programas cód.:RH02
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1.Memorándum2.Antecedentes
Emite memorándum solicitando
contratación
Envía original Contrato y Decreto a
Sec. Municipal
Cita a interesado para firma del
contrato y declaración jurada
Ingresa antecedentes a Base
de Datos
Toma conocimiento y agrega
instrucciones
V°B°
V°B°
1
Ficha PersonalCertificado de
antecedentes emitido por Registro Civil
Fotocopia CI
Elabora Decreto Exento y Contrato a
Honorarios
Firma Decreto y remite a Depto.
Recursos Humanos
Envía Decreto Exento y Contrato a
Honorarios para firma del Alcalde
Contrato firmadoDecreto firmado
Fojas 20
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Departamento Recursos Humanos
Ingreso Honorarios por Programa (Parte 2) cód.:RH02
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Jefe
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Envía a Remuneraciones:
Planilla de RemuneracionesCopia Decreto
Registra documentación en Archivo General1
1.Envía a Secplan Copia Decreto
2.Envía Copia Contrato a Contabilidad y Presupuesto
Decreto Exento y Contrato Honorarios a Secretaría
Municipal
V°B°
Deriva a Dirección de Control para visación del
proceso
FIN
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Nombre del procedimiento Código: RH03 Ingreso Alumno en Práctica Revisión: Septiembre 2010
Descripción La práctica laboral es una actividad de trabajo transitoria programada, supervisada y finalmente evaluada por un profesional o jefatura de la municipalidad y constituye un requisito esencial para la obtención de un título profesional o técnico. Los gastos que de aquí deriven se cargan al ítem 21.03.007.
Objetivo Llevar a cabo el ingreso de estudiantes para la realización de su práctica laboral. Relevancia El alumno se integrará a las tareas programadas por algún departamento de la Municipalidad,
quedando a partir del día de su incorporación bajo la supervisión de un profesional. Marco Legal Ley Nº18.695 Orgánica de Municipalidades; Ley Nº16.744 sobre Seguro Social; D.S. 854 de 2004
del Ministerio de Hacienda que determina la Clasificación Presupuestaria; Dictamen Nº 3.453/2007 C.G.R.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefatura Directa
1 Envía memorándum solicitando alumno en práctica
Documentos adjuntos: Solicitud de Práctica Laboral de la Institución de educación. Fotocopia de Carnet de Identidad.
Memorándum
Documentos Adjuntos
Subdirección de
Personal
2
Oficial de Partes recepciona y deriva a Subdirector. Subdirector da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.
Jefa Departamento
RRHH 3
Recibe memorándum y deriva para su ejecución a Analista de Ingreso y Promoción
Analista Ingreso y Promoción 4
Verifica antecedentes Documentos adjuntos, plazo de práctica, labores a realizar y dependencia de trabajo.
Analista Ingreso y Promoción 5
Solicita Nº Decreto Exento a Secretaría Municipal
Solicitud dictación Decreto
Secretaría Municipal 6 Nº Decreto Exento
Analista Ingreso y
Promoción 7 Elabora Decreto Exento Decreto Exento
Jefa Departamento
RRHH 8
Da VºBº y envía a Subdirector de Personal
Subdirector de Personal 9 Da VºBº y remite a Depto.
Recursos Humanos.
Analista Ingreso y
Promoción
10 Envía Copia Decreto Exento a Depto. Remuneraciones para Proceso de Pago.
Analista Ingreso y Promoción 11 Envía Decreto Exento para firma
de Secretario Municipal Con antecedentes adjuntos.
Secretaría Municipal 12 Se firma Decreto Exento
Analista Ingreso y
Promoción 13 Recibe Decreto Exento
Analista Ingreso y Promoción 14 Envía para firma del Alcalde
Fojas 22
22
Alcalde 15 Firma Decreto Exento y devuelve a Depto. Recursos Humanos.
Decreto Exento firmado
Analista Ingreso y Promoción
16
Recibe Decreto Exento firmado y envía a Oficina de Partes de Secretaría Municipal
Secretaría Municipal
17
Envían Decreto Exento a Dirección de Control para su visación.
Dirección de Control 18 Visa proceso de ingreso de
alumno en práctica.
Analista Ingreso y Promoción 19 Recibe Decreto timbrado por
Dirección de Control.
Analista Ingreso y Promoción
20
Se ingresa a registro con fecha timbre de Dirección de Control.
(FIN)
Fojas 23
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Departamento Recursos Humanos
Ingreso de Alumno en Práctica cód.:RH03
Jefa
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1.Memorándum2.Antecedentes
Emite memorándum solicitando practicante
Envía copia Decreto Exento a
Remuneraciones
Envía Decreto para firma de Secretario
Municipal
Firma Decreto
Elabora Decreto Exento
Número Decreto Sección 3ra.
Verifica antecedentes
Toma conocimiento y agrega
instrucciones
Decreto ExentoSolicitud Dictación Decreto
V°B°
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1
Fojas 24
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Departamento Recursos Humanos
Ingreso de Alumno en Práctica (Parte 2) cód.:RH03
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Decreto timbrado
Envía por Libro a Of. de Partes Secretaría
Municipal
Deriva a Dirección de Control para
visación y registro
Ingresa a Registro con fecha de timbre
de Control1 FIN
Fojas 25
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Nombre del procedimiento Código: RH04 Ingreso a Contrata Revisión: Septiembre 2010
Descripción
Los cargos a contrata son de carácter transitorio y como establece el Art. 2 de la Ley N°18.883 “los empleos a contrata durarán, como máximo, sólo hasta el 31 de diciembre de cada año y los empleados que los sirvan cesarán en sus funciones por el solo ministerio de la ley, salvo que hubiere sido dispuesta la prórroga con treinta días de anticipación, a lo menos”. Los cargos a contrata en su conjunto no podrán representar un gasto superior al 20% del gasto de remuneraciones de la planta municipal.
Objetivo Llevar a cabo la contratación de funcionarios bajo la calidad jurídica de contrata.
Relevancia Permite llevar de manera transparente y adecuada el procedimiento de contratación de funcionarios a contrata.
Marco Legal Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, Ley Nº19.280 Art. 10. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Dirección Solicitante 1
Emite requerimiento solicitando contratación en calidad a contrata.
Requerimiento contiene: Descripción del cargo Requisitos del puesto de trabajo Fundamento y aspectos contractuales del personal solicitado.
Formulario de Requerimientos de Personal
Subdirección de Personal 2
Oficial de Partes recepciona documentación y deriva a Subdirector. Subdirector toma conocimiento y remite a Depto. Recursos Humanos.
Formulario de Requerimiento debe contar con VºBº del Director de Servicio, Director de Área, Administrador Municipal y Alcalde.
Analista Ingreso y Promoción 3
Verifica / Autoriza cumplimiento de antecedentes.
Antecedentes: Currículum vitae, certificado de nacimiento, situación militar al día, certificado de estudios, certificado de antecedentes en Registro Civil, certificado de salud compatible otorgado en el Consultorio Nº1 para lo cual se emite una constancia.
Analista Ingreso y Promoción 4
Solicita número de Decreto Sección 3ra. a Secretaría Municipal.
Solicitud dictación Decreto
Secretaria Municipal 5 Número de Decreto Sección
3ra.
Analista Ingreso y
Promoción 6 Elabora Decreto de Contratación.
Decreto de Contratación
Jefe Departamento RRHH 7 Da VºBº a Decreto de
Contratación
Subdirector de Personal 8 Da VºBº Decreto de
Contratación.
Analista Ingreso y Promoción 9
Ingresa datos del Interesado al Sistema de Personal y toma fotografía digital.
Analista Ingreso y Promoción 10
Envía copia Decreto al Depto. de Remuneraciones para iniciar proceso de pago.
Dentro de los primeros diez días de cada mes para proceso de pago.
Copia del Decreto de Contratación
Analista Ingreso y Promoción 11 Envía Decreto a Secretaria
Municipal. Adjunto antecedentes
Secretaria Municipal 12 Firma Decreto y remite a
Depto. Recursos Humanos
Fojas 26
26
Analista Ingreso y Promoción
13
Envía Decreto y antecedentes para firma del Alcalde
Alcalde 14 Firma Decreto y remite a Depto. Recursos Humanos
Analista Ingreso y Promoción 15
Envía Decreto a Secretaría Municipal que lo deriva a la Dirección de Control para su visación y posterior envío a CGR.
Demora aprox. 2 meses en regresar el Decreto desde la CGR.
Secretaría Municipal 16
Deriva documentación a Dirección de Control para su visación.
Dirección de Control 17 Visación de proceso de
ingreso a contrata.
Secretaría Municipal 18
Envío a registro en Contraloría General de la República.
Analista
Calificación y Documentación
19
Registrado por CGR. Se ingresa a Archivo General Los antecedentes personales se dejan en la Hoja de Servicio del funcionario.
(FIN)
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Departamento Recursos Humanos
Ingreso a Contrata cód.:RH04
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Sub-Director toma conocimiento y remite
a Depto. RRHH
Formulario Requerimiento de
Personal
VºBº
1
Emite Requerimiento
Verifica y Autoriza cumplimiento de
antecedentes
Solicitud Dictación Decreto
Número Decreto Sección 3ra.
Elabora Decreto de Contratación a
Contrata
Decreto de Contratación
VºBº
Ingreso del interesado a Sistema de Personal
y toma de fotografía digital
Copia Decreto de Contratación
1
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28
Departamento Recursos Humanos
Ingreso a Contrata (Parte 2) cód.:RH04
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1
Decreto firmado Envía Decreto a Secretaría Municipal para control y registro
Envía Decreto para firma del Alcalde
Envía a registro en CGR
Envía Decreto para firma del Secretario
Municipal
Firma Decreto
VºBº
Firma Decreto
Ingresa a Archivo
Recibe Decreto
FIN
Fojas 29
29
Nombre del procedimiento Código: RH05 Suplencia Revisión: Septiembre 2010
Descripción El Art. 6º de la Ley N°18.883 establece que “son suplentes aquellos funcionarios que se nombran en esa calidad en los cargos que se encuentran vacantes y en aquellos que por cualquier circunstancia no sean desempeñados por el titular, durante un lapso no inferior a un mes”. El período máximo de suplencia es de seis meses.
Objetivo Ocupar aquellos cargos que se encuentran vacante o que no puedan ser desempeñados por su titular.
Relevancia La necesidad de cubrir el empleo del titular. Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Administrador
Municipal
1
Solicita a Subdirección de Personal proceder con la suplencia de un cargo que no se encuentre desempeñado por su titular.
Memorándum
Subdirección de
Personal
2
Subdirector recibe instrucciones y ordena seguir con proceso a Jefa de Depto. Recursos Humanos.
Jefa Departamento
Recursos Humanos
3
Entrega instrucciones a Analista de Calificaciones y Documentación para proceder con la suplencia.
Analista Calificaciones y Documentación
4 Revisa planilla de cargos disponibles para suplencias y verifica cargo.
Jefe Departamento 5
Comunica existencia de cargo vacante para suplencia al Subdirector de Personal de acuerdo a planilla resumen que lleva el Analista de Calificaciones y Documentación.
Analista
Calificaciones y Documentación
6
Solicita número Decreto sección 3ra a Secretaría Municipal.
Si se trata de una persona externa del servicio, se procede a realizar el cumplimiento de requisitos.
Solicita documentos al interesado curriculum vitae, estudios de acuerdo a la planta, certificado de situación militar, certificado de salud compatible con el cargo, certificado de antecedentes otorgado por el Registro Civil, fotocopia cédula de identidad Solicitud dictación Decreto
Analista Calificaciones y Documentación
7
Envía copia del Decreto al Depto. de Remuneraciones para el proceso de pago.
Fojas 30
30
Secretaría Municipal 8
Número Sección 3ra.
Analista
Calificaciones y Documentación
9
Elabora Decreto de Suplencia. Se realiza señalando en los “vistos” el cargo, planta, grado vacante y el motivo de dicha vacante.
Decreto de Suplencia al que se le adjunta documento de ingreso al servicio más Declaración Jurada.
Jefa Departamento
RRHH 10
Da VºBº y envía a Subdirector de Personal.
Subdirección de Personal 11 Subdirector da VºBº y remite a
Depto. Recursos Humanos.
Analista
Calificación y Documentación
12
Ingresa datos a Sistema de Personal y toma fotografía digital al interesado cuando es persona externa al servicio.
Secretaria
13
Envía copia de Decreto de Suplencia a Depto. Remuneraciones para Proceso de Pago.
La distribución del Decreto va a:
1. CGR 2. Contraloría
Municipal 3. Secretaría Municipal 4. Subdirección de
Personal 5. Copia Interesado
Secretaria
14
Envía Decreto de Suplencia a Secretaría Municipal
Secretaría Municipal 15 Firma Decreto y remite a
Depto. Recursos Humanos.
Secretaria 16 Envía Decreto para firma del Alcalde
Alcalde
17
Firma Decreto de Suplencia y remite a Depto. Recursos Humanos.
Secretaria
18
Envía Decreto de Suplencia a Secretaría Municipal para su posterior visación en la Dirección de Control y registro en CGR.
Si la suplencia se otorga a una persona que ya se desempeña en el servicio y es en una planta distinta, deberá adjuntarse certificado de estudios correspondiente que acredite el cumplimiento del requisito.
Secretaría Municipal 19
Deriva documentación a Dirección de Control para su visación.
Dirección de Control 20 Visación de proceso de
suplencia.
Fojas 31
31
Secretaría Municipal 21 Envío a registro en Contraloría
General de la República.
Analista
Calificación y Documentación
22
Una vez que el Decreto regresa de CGR, se ingresa a Archivo y sus antecedentes personales se dejan en la Hoja de Servicio del funcionario.
(FIN)
Fojas 32
32
Departamento Recursos Humanos
Suplencia cód.:RH05
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Recibe y deriva a Depto. Recursos
Humanos
Entrega instrucciones a Analista para proceder con
suplencia
Memorándum
Revisa planilla de cargos disponibles para suplencias y
verifica cargo
Número Decreto Sección 3ra.
Ingresa datos al Sistema de Personal y toma fotografía digital
si corresponde
Solicitud Dictación Decreto Decreto de Suplencia
VºBº
VºBº
1
Copia Decreto de Suplencia
Comunica existencia de cargo vacante a
Subdirector de Personal
¿Es suplente externo?
Realiza cumplimiento de requisitos
SI NO
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33
Departamento Recursos Humanos
Suplencia (Parte 2) cód.:RH05
Alc
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Firma Decreto
Decreto firmadoEnvía Decreto para firma del Secretario
Municipal1 Envía Decreto para
firma del Alcalde
Firma Decreto
VºBº
Envía Decreto a Secretaría Municipal
para control y registro
Envía a registro en CGRRecibe Decreto
Al regresar, se ingresa a Archivo y sus antecedentes
personales se dejan en la Hoja de Servicio
del funcionario
Fojas 34
34
Nombre del procedimiento Código: RH06 Concurso Público Revisión: Septiembre 2010
Descripción El Concurso Público consiste en un procedimiento técnico y objetivo que se utiliza para seleccionar el personal que se propondrá al Alcalde, debiéndose evaluar los antecedentes que presenten los postulantes y las pruebas que hubieren rendido, si así se exigiere, de acuerdo a las características de los cargos que se requiere proveer. El comité de selección debe preparar previamente el concurso fijando los factores mínimos a considerar, la forma de ponderarla y el puntaje mínimo para ser considerado postulante idóneo. El Concurso Público, se desarrolla en etapas sucesivas, en que cada una de ellas contempla un puntaje mínimo de aprobación para acceder a la etapa siguiente. Las etapas definidas por el Comité de selección, suelen ser las siguientes: Cumplimiento de Requisitos, Evaluación Curricular, Entrevista Personal y Entrevista Psico-laboral.
Objetivo Encontrar a los mejores postulantes para la provisión de cargos. Relevancia Permite llevar de manera transparente y objetiva el proceso de selección de personal.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Alcalde / Administrador
Municipal
1 Comunica a Director de Administración y Finanzas decisión de cubrir cargos vacantes mediante Concurso Público.
Dirección Administración y
Finanzas
2 Comunica mediante Oficio a Subdirector de Personal.
Director de Administración y Finanzas puede comunicar a Subdirector de Personal vía teléfono o correo electrónico.
Oficio
Subdirección de Personal
3 Oficial de Partes recepciona, registra y deriva a Subdirector el Oficio de requerimiento.
Subdirector de Personal
4 Toma conocimiento, agrega instrucciones y deriva a Jefa Depto. Recursos Humanos.
Secretaria 5 Recibe documentación y deriva a Jefa Depto. Recursos Humanos.
Jefa Departamento
RRHH
6 Ordena elaboración de documentación asociada.
Analista
Organizacional
7 Propone calendario y aspectos técnicos del futuro llamado a Concurso Público.
Aspectos técnicos corresponden a cargos específicos a concursar, propuesta de evaluación, requisitos generales y específicos.
Analista de Ingreso y
Promoción
8 Elabora borrador de Decreto Exento para llamado a Concurso Público y del aviso con las Bases del Concurso que se debe publicar en un periódico de los de mayor circulación en la comuna.
Fojas 35
35
Jefa Departamento
RRHH
9 Da VºBº a borrador de Decreto y deriva a Subdirector de Personal.
Subdirección de
Personal
10 Subdirector da VºBº y envía oficio a Director de Comunicaciones para publicación de aviso de concurso.
Aviso con las bases del concurso
Analista de Ingreso y
Promoción
11 Hace oficio donde el Alcalde debe comunicar con antelación el llamado a concurso por una sola vez a las municipalidades de la Región Metropolitana.
Entre la publicación y el concurso no podrá mediar un lapso inferior a 8 días hábiles.
Oficio firmado por el Alcalde
Analista de Ingreso y
Promoción
Envía copia del Oficio de llamado a Concurso Público, Aviso y Bases a los Alcaldes de la región.
Analista de Ingreso y
Promoción
12 Informa a integrantes de Comisión Evaluadora del Concurso Público de bases y calendario.
La Comisión Evaluadora está compuesta por al menos tres funcionarios de mayor jerarquía de la municipalidad.
Subdirección de
Personal
13 Oficial de Partes recepciona antecedentes de los interesados en optar al cargo a concursar y deriva a Depto. Recursos Humanos con nómina de los postulantes.
Analista de Ingreso y
Promoción
14 Verifica antecedentes exigidos en las bases del Concurso.
Analista de Ingreso y
Promoción
15 Desecha a quien no cumple requisitos mínimos. Envía antecedentes a Comisión Evaluadora.
Comisión
Evaluadora
16 Recibe antecedentes y fija las pautas de evaluación. Determina fecha y hora de las reuniones. Todo el proceso del concurso se registra en las Actas que deben firmar todos los integrantes.
El acta de cada reunión tiene al Subdirector de Personal como secretario o a quien él designe para esa función
Analista de Ingreso y
Promoción
17 Notifica y cita para entrevistas y evaluación psicológica si procede.
Comisión Evaluadora
18 Realiza entrevistas y evaluación psicológica. Actas
Comisión
Evaluadora
19 Propondrá al Alcalde los nombres de los candidatos que hubieren obtenidos los mejores puntajes, mediante Ternas, respecto de cada cargo a proveer.
Actas
Fojas 36
36
Alcalde
20 Recibe lista de seleccionados por la Comisión Evaluadora. Selecciona y comunica a Subdirector de Personal.
Actas
Subdirector de Personal
21 Toma conocimiento y deriva a Jefe Depto. Recursos Humanos.
Jefa Departamento
RRHH
22 Toma conocimiento y deriva a Analista de Ingreso y Promoción.
Analista de Ingreso y
Promoción
23 Elabora Aceptación del Cargo. Notifica personalmente o por carta certificada a los seleccionados por el Alcalde y solicita firma de documento.
Aceptación del Cargo
Proseguir con Procedimiento RH07 Nombramientos.
Fojas 39
39
Descripción La provisión de los cargos municipales se efectúa por el Alcalde mediante nombramientos cuando no sea posible aplicar el ascenso en los cargos de planta.
Objetivo Seleccionar para la provisión de cargos municipales vacantes a las personas más idóneas. Relevancia Necesidad de cubrir el empleo del titular.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo de Funcionarios Municipales; Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Analista Ingreso y
Promoción
1 En caso de que el o los seleccionados por el Alcalde no sean funcionarios del municipio, deben hacer cumplimiento de requisitos.
El cumplimiento de requisitos se realiza tal como si se tratara de un ingreso a contrata. En caso de no aceptar el cargo la persona seleccionada, o de incumplimiento de requisitos pasa a ocupar el cargo el segundo Postulante de la Terna.
Aceptación del cargo Cuando corresponda: Curriculum Vitae, Certificado de Nacimiento, Certificados de estudios, Certificado de situación militar, fotocopia de cédula de identidad, declaración jurada para el ingreso a la Administración Pública.
Analista Ingreso y Promoción
2 Solicita Nº Decreto a Secretaría Municipal.
Solicitud Dictación Decreto
Secretaría Municipal 3 Remite Nº Decreto.
Analista Ingreso y Promoción
4 Elabora Decreto de Nombramiento.
Se elabora señalando en: Vistos: Decreto exento de llamado a concurso, publicación en el diario, cargo a proveer, informe comisión evaluadora y decisión del Alcalde. Considerando: Marco Legal, Bases del concurso, ternas, puntajes ponderados, actas de la comisión. Decreto: Nombramiento en cargo, grado, fecha de ingreso, nombre completo, RUT y unidad de desempeño.
Decreto de Nombramiento
Jefa Departamento RRHH
5 Da VºBº y envía a Subdirector de Personal.
Subdirector de Personal
6 Da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción
7 Ingresa datos a Sistema de Personal y toma fotografía digital al interesado
Nombre del procedimiento Código: RH07 Nombramientos Revisión: Septiembre 2010
Fojas 40
40
Analista Ingreso y Promoción
8
Remite copia del Decreto de Nombramiento al Depto. de Remuneraciones para el proceso de pago.
Se envía Decreto con copia del Certificado de Personal de A.F.P. e Isapre.
Analista Ingreso y Promoción
9 Envía Decreto de Nombramiento a Secretaría Municipal.
Secretaría Municipal
10 Firma Decreto y remite a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción
11 Envía Decreto para firma del Alcalde.
Alcalde
12 Firma Decreto de Nombramiento y remite a Depto. Recursos Humanos.
Decreto firmado
Analista Ingreso y
Promoción
13 Envía Decreto de Nombramiento a Secretaría Municipal que lo deriva para su posterior revisión en Dirección de Control y envío registro en CGR.
Secretaría Municipal 14 Deriva documentación a
Dirección de Control para su visación.
Dirección de Control 15 Visación de proceso de nombramiento.
Secretaría Municipal 16 Envío a registro en Contraloría General de la República.
Analista de Ingreso y
Promoción
17 Una vez que el Decreto regresa de CGR, se ingresa a y los antecedentes personales se dejan en la Hoja de Servicios del funcionario.
(FIN)
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Departamento Recursos Humanos
Nombramientos cód.:RH07
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Número Decreto Sección 3ra.
Decreto de Nombramiento
VºBº
Solicitud Dictación Decreto Elabora Decreto de
Nombramiento
VºBº
Ingresa datos a Sistema de Personal y toma de
fotografía digital si corresponde
Envía Decreto de Nombramiento para firma de Secretario Municipal
Si la persona seleccionada no es funcionario
debe hacer cumplimiento de
requisitos
1
1.Copia Decreto2. Certificado de AFP e
Isapre
Fojas 42
42
Departamento de Recursos Humanos
Nombramientos (Parte 2) cód.:RH07
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Nombramiento firmado
1 Firma Decreto de Nombramiento
Envía Decreto de Nombramiento para firma
del Alcalde
Firma Decreto de Nombramiento
Recibe y envía Decreto a Dirección de Control
VºBº
Registro de Decreto de Nombramiento
Se ingresa a Archivo y sus antecedentes
personales se dejan en la Hoja de Servicio del
funcionario
Fojas 43
43
Descripción Los permisos son un derecho de los funcionarios que consisten en la posibilidad de ausentarse de sus labores por motivos particulares hasta seis días hábiles en el año calendario y con goce de remuneraciones. Según el Art. 108 de la Ley N°18.883 “Estos permisos podrán fraccionarse por días o medios días”.
Objetivo Llevar a cabo de manera adecuada la entrega de este beneficio en concordancia a los intereses del funcionario y del municipio.
Relevancia Representan permisos o beneficios que gozan los funcionarios públicos para atender de manera extraordinaria asuntos particulares.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Funcionario
1
Comunicar verbalmente la necesidad de usar el beneficio a su jefe directo.
Con el motivo de buscar un acuerdo en las condiciones del permiso. Estos permisos podrán fraccionarse por días o medios días.
Funcionario
2
Llenar formulario para Permisos Administrativos.
Contiene: Datos personales y laborales del funcionario, cantidad de días/medios días a utilizar, fecha de inicio y fin, días utilizados anteriormente y saldo.
Solicitud de Permisos Administrativos
Funcionario
3
Entrega a Secretaria de su Departamento quien entrega a Jefatura Directa. Las solicitudes de los Directores se envían al Director de Área. (Seguir en Act. 5). Las solicitudes de los Directores de las unidades asesoras y de área se envían a la Administradora Municipal para posteriormente derivar al Depto. Recursos Humanos de la Subdirección de Personal. (Seguir en Act. 6) .
Formulario debe estar firmado por el funcionario solicitante.
Jefatura Directa
4
Firma Solicitud y envía a Director. Si el solicitante es un Director de unidad, la solicitud debe ser firmada por el Director de Área.
Director de Área o Unidad 5 Aprueba solicitud y envía a
Depto. Recursos Humanos.
Oficina de Partes 6 Recibe solicitud aprobada por
libro de despacho. Debe ocurrir antes de la fecha de inicio de los días solicitados.
Encargado Permisos y
Feriados 7
Timbrar y fechar solicitud.
Nombre del procedimiento Código: RH08 Permisos Administrativos Revisión: Septiembre 2010
Fojas 44
44
Encargado Permisos y
Feriados 8
Verificar datos de solicitud señalados en Actividad 2.
El máximo solicitado en el año calendario son seis días hábiles.
Encargado Permisos y
Feriados 9
Ingresar datos a Sistema de Personal
Encargado Permisos y
Feriados 10
Archivar Solicitud.
(FIN)
Fojas 45
45
Departamento Recursos Humanos
Permisos Administrativos cód.: RH08
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Verificar datos solicitud
Ingresar a Sistema de Personal
Comunica verbalmente a su
superior jerárquico del requerimiento para
buscar acuerdo en sus condiciones
Solicitud de Permisos Administrativos
¿Datos OK? Archivar solicitudTimbrar y fechar solicitud
Director aprueba Solicitud
Firma Solicitud de Permisos
Administrativos
Se recepciona Solicitud por libro
NO
SI
Firma Solicitud de Permisos
Administrativos
Firma Solicitud de Permisos
Administrativos
¿Solicitante es Directivo? SI
NO
SI
NO
¿Solicitante es Director de
Área o Unidad Asesora?
Fojas 46
46
Descripción Se entiende por licencia médica el derecho que tiene el funcionario de ausentarse o reducir su jornada de trabajo durante un determinado lapso, con el fin de atender al restablecimiento de su salud, en cumplimiento de una prescripción profesional certificada.
Objetivo Justificar la ausencia del funcionario a su jornada de trabajo mientras continúa con el goce total de su remuneración.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Artículos 110º a 112º. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Funcionario
1
Entrega Licencia Médica a Unidad de Asistencia y Documentación de Depto. Recursos Humanos.
Licencia Médica
Encargado Licencias Médicas
2
Verifica datos de Licencia Médica
Datos del funcionario, profesional tratante, tipo de licencia, número de días, días de inicio y término, firma del funcionario En caso de que falten datos imprescindibles, el funcionario debe volver a ver al profesional que emitió la licencia para su completo y correcto llenado.
Encargado Licencias Médicas
3
Recepciona Licencia Médica y devuelve comprobante timbrado a usuario o representante.
Encargado Licencias Médicas
4 Ingresar datos a Tarjeta de Control de Licencias Médicas.
La Tarjeta de Control consiste en un historial de licencias del funcionario
Tarjeta de Control
Encargado Licencias Médicas
5 Ingresa datos de Licencia Médica a Sistema de Personal.
Encargado Licencias Médicas
6
Extrae datos personales del funcionario desde el Sistema de Personal y completa información en Licencia Médica sobre situación provisional.
RUT, fecha de licencia, afiliación, fecha de contrato, entidad que paga el subsidio y sueldos de últimos 3 meses.
Licencia Médica
Encargado Licencias Médicas
7 Imprimir listado del Sistema de Personal y envía a Depto. Bienestar.
Listado Diario
Encargado Licencias Médicas
8 Si la Licencia Médica corresponde al Compin: Se despacha listado diariamente.
Compin recepciona Listado Diario el cual timbra y fecha y devuelve a Depto. Recursos Humanos.
Encargado Licencias Médicas
9 Recepciona Listado Diario, timbrado y fechado se archiva.
Listado Diario timbrado
Nombre del procedimiento Código: RH09 Licencias Médicas Revisión: Septiembre 2010
Fojas 47
47
Encargado Licencias Médicas
10
Si la Licencia Médica corresponde a Isapre: Se despacha Licencia a institución correspondiente.
ISAPRE recepciona Licencia Médica y remite Colilla de Recepción a Depto. Recursos Humanos.
Encargado Licencias Médicas
11 Se recepciona Colilla de Recepción desde las Isapres y se archiva.
Colilla de Recepción
Encargado Licencias Médicas
12
Comunica a Depto. Remuneraciones las Novedades en Licencias Médicas.
Se trata de un Informe diario vía correo electrónico. Se procede a descuento cuando son reducidos los días de pago por la Isapre.
Encargado Licencias Médicas
13 Comunica a cada una de las Direcciones del municipio.
Se trata de un Informe diario vía correo electrónico.
Encargado Licencias Médicas
14 Ingreso de Listado y Colillas a Archivo.
Encargado Licencias Médicas
15
Debe notificar al funcionario cuando el pago de su licencia médica es reducida, señalando el plazo de apelación ante COMPIN y solicitando comprobante del trámite.
Si la COMPIN rechaza la apelación, el funcionario tiene otra instancia que es la Superintendencia de Seguridad Social.
Memorándum al interesado
Encargado Licencias Médicas
16
Si la apelación no es aceptada se debe informar mediante oficio al Depto. de Remuneraciones para que efectúe el descuento correspondiente por los días no autorizados.
Oficio de descuento
Fojas 48
48
Departamento Recursos Humanos
Licencias Médicas cód.:RH09
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1Verifica DatosRecepciona Licencia Médica y devuelve
comprobante timbrado
Ingresar datos de Lic. Méd. a Sistema de
Personal
Licencia MédicaDebe volver a ver a profesional tratante
para completar Licencia
¿Datos OK?
Completa información en Licencia Médica
sobre situación provisional
SI
NO
SI
SITarjeta de Control de
Licencias Médicas
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Departamento Recursos Humanos
Licencias Médicas (Parte 2) cód.:RH09
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Imprime listado de Lic. Méd. Desde Sistema
de Personal
Se despacha Licencia a institución
correspondiente
¿Sistema de Salud? Ingresan a Archivo
Listado de Licencias Médicas
Se despacha Planilla Listado Diario a
Compin
1
COMPIN
ISAPRE
Se recibe informe diario de Licencias
Médicas
Listado Diario timbrado y fechado
Colilla de Recepción
Se envían informes de Licencias Médicas vía
correo electrónico
Se procede a descuento cuando son
reducidos los días de pago por
la Isapre.
2
Fojas 50
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Departamento Recursos Humanos
Licencias Médicas (Parte 3) cód.:RH09
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Notifica al funcionario cuando el pago de su
licencia médica es reducida, señalando plazo de apelación
ante COMPIN
2Memorándum al
funcionario
Apela ante COMPIN y ante la
Superintendencia de Seguridad Social, en segunda instancia
¿Apelación aceptada?
Entrega comprobante ante Departamento de Recursos Humanos
Oficio de Descuento
Se procede a descuento
correspondiente por los días no
autorizados
NO
SI
Fojas 51
51
Descripción
Corresponde a un mecanismo de apoyo post-laboral para quienes desempeñen cargos de planta o a contrata y al contratado conforme al Código del Trabajo siempre que se encuentren afiliados al Sistema de Pensiones (AFP) del D.L. 3500 de 1980, y cotice en dicho sistema por el ejercicio de su función pública y cumpla con los requisitos en forma copulativa del artículo 2º de la Ley Nº20.305/2008.
Objetivo Otorgar un bono de naturaleza laboral de $50.000 mensuales y de por vida, reajustado según IPC cada enero que mejora las condiciones de retiro de los trabajadores del sector público con bajas tasas de reemplazo líquida en sus pensiones.
Relevancia
Mejora la condición de retiro de los funcionarios públicos para los trabajadores con al menos 20 años de servicio y una tasa de reemplazo igual o inferior al 55%, que cesen en sus funciones hasta el 31 de diciembre de 2024. Podrán acceder al bono el personal que obtenga pensión de invalidez que establece el D.L. Nº 3.500, de 1980 (Artículo 12) y el personal que obtenga pensión de vejez anticipada por haber realizado trabajos pesados que establece el D.L Nº 3.500 (Artículo 13) una vez que cumplan 65 años de edad si es hombre o 60 años de edad si es mujer y acrediten el cumplimiento de los requisitos generales para obtener el beneficio. Hasta el 31 de diciembre de 2024.
Marco Legal Ley Nº20.305 Mejora Condiciones de Retiro de los Trabajadores del Sector Público con Bajas Tasas de Reemplazo de sus Pensiones. Modificada por Ley Nº20.403/2009.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Interesado
1 Completa formulario Solicitud de Bono Post-Laboral.
Personal en servicio debe dirigirse a Subdirección de Personal en donde se encuentra a disposición de los interesados la Solicitud Bono Post Laboral.
Solicitud Bono Post-Laboral
Subdirección de
Personal
2 Oficial de Partes recepciona, timbra y fecha Solicitud Bono Post-Laboral.
Original con dos copias. El periodo de postulación es dentro de 12 meses siguientes al cumplimiento de 60 años si es mujer o 65 años de edad si es hombre.
Subdirección de Personal
3 Subdirector toma conocimiento y envía a Depto. Recursos Humanos.
Jefa Departamento
4 Toma conocimiento y agrega instrucciones
Analista Ingreso
y Promoción
5 Verifica Antecedentes proporcionados por el interesado.
Antecedentes a completar por el solicitante: Antecedentes personales, Antecedentes laborales y Antecedentes provisionales, firmando dicha solicitud.
Analista Ingreso
y Promoción
6 Verifica Cumplimiento Requisitos. (en conjunto Actividades 6 y 7)
Información a completar por Jefe Superior de Servicio o quien cumpla sus funciones. En un plazo de 15 días contados desde la fecha de recepción de la Solicitud del Bono Post Laboral.
Analista Ingreso y Promoción
7 Solicita la remuneración promedio líquida de los últimos
Vía correo electrónico Remuneraciones Promedio Líquidas.
Nombre del procedimiento Código: RH10 Bono Post-Laboral Revisión: Septiembre 2010
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12 meses a Depto. Remuneraciones.
Analista Ingreso
y Promoción
8 En caso de ser necesario se realiza Verificación de Cumplimiento de Requisitos. Esto es, requerir antecedentes de algún organismo público mediante oficio con VºBº de Jefa Depto. Recursos Humanos y Subdirector de Personal.
Los antecedentes recibidos deben contenerse en un certificado firmado por la autoridad competente del servicio u organismo que la proporcione.
Analista Ingreso
y Promoción
9 Solicita estimación de tasa de reemplazo líquida a la Superintendencia de Pensiones.
Dentro de los 5 días hábiles siguientes a la total verificación de cumplimiento de requisitos. Sin perjuicio de lo anterior, la jefatura está habilitada para solicitar la estimación de tasa de reemplazo líquida de los potenciales beneficiarios a partir del primer mes del semestre anterior a aquel en que los funcionarios cumplan la edad legal exigida para optar a dicho bono, sólo en la medida que exista solicitud del beneficiario.
Analista Ingreso
y Promoción
10 Recibe respuesta sobre la estimación de la tasa de reemplazo líquida y el monto estimado de la pensión de vejez líquida.
El plazo para la respuesta de la Superintendencia de Pensiones es de 60 días, prorrogable por 30 días más.
Jefa
Departamento RRHH
11 Una vez recepcionada la información, notifica personalmente al funcionario. Comunica por escrito la estimación de Tasa de Reemplazo Líquida.
En el caso del personal que no está en servicio a la fecha de solicitar el bono, la Ley no considera obligatoria la notificación. En consecuencia si TRL es igual o inferior a 55% se procede inmediatamente a confeccionar acto administrativo respectivo (Act. 12)
Notificación de Tasa de Reemplazo Líquida
Interesado
12 Informa por escrito de su voluntad de acogerse al bono post laboral y en consecuencia, la de cesar en funciones por alguna causal habilitada para impetrar el beneficio. En caso de causal renuncia voluntaria deberá indicar fecha en que ésta se hará efectiva, la que deberá materializarse dentro de los 12 meses siguientes al cumplimiento de la edad que habilita para la obtención del beneficio.
Se facilita al interesado un documento plantilla para su llenado. Si el interesado no comunicara por escrito su voluntad de acogerse, se entenderá que renuncia dicho beneficio. La causal de cesación de funciones en el cargo debe cumplirse en conformidad a los requisitos copulativos señalados en el artículo 2 de Ley Nº20.305.
Carta
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Analista Ingreso y Promoción
13 Solicita Número Decreto Sección 3ra. A Secretaría Municipal para proceder a elaborar Decreto que concede bono al interesado.
Solicitud Decreto Sección 3ra.
Secretaría Municipal
14 Número Sección 3ra.
Analista Ingreso y Promoción
15 Elabora Decreto Sección 3ra. Debe establecer la oportunidad en que se devengará y efectuará el pago que según Ley Nº20.305 es en el mes subsiguiente del retiro.
Analista Ingreso
y Promoción
16 Envía Decreto a Secretaria Municipal, quien lo remite a la Dirección de Control para su visación. Luego envía Decreto para su registro y control posterior a la CGR.
Secretaría Municipal
17 Deriva documentación para visación de Dirección de Control.
Dirección de Control
18 Visación de la Dirección de Control.
Secretaría Municipal
19 Envía a registro de Contraloría General de la República.
Analista Ingreso
y Promoción
20 Envía copia junto a antecedentes que acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos por la ley a Tesorería General de la República.
Tesorería podrá celebrar convenios con las AFP, aseguradoras u otras entidades para efectuar el pago del bono.
(FIN)
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Departamento Recursos Humanos
Bono Post-Laboral cód.:RH10
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Verificación Cumplimiento de
Requisitos
Recepciona documentación
Solicita estimación de tasa de reemplazo
líquida
Formulario Bono(original+2copias)
Remuneración Promedio Líquida
Toma conocimiento y agrega instrucciones
Solicita Remuneración Promedio Líquida últimos 12 meses
Of. de Partes recepciona, timbra y
fecha
1
Estimación Tasa Reemplazo Líquida y
Pensión de Vejez Líquida
Subdirector toma conocimiento y deriva
a Depto. RRHH
Verifica antecedentes
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Departamento Recursos Humanos
Bono Post-Laboral (Parte 2) cód.:RH10
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Notificación sobre Tasa de Reemplazo
Líquida
1 Notifica al interesado
¿Se Acoge?
Carta
SI
NO
FIN
VºBº
VºBº
1.Copia Decreto2.Antecedentes
Envía Decreto para visación de Dirección de Control y posterior
registro en CGR
Redacta Carta manifestando
intención de acogerse a Bono post-laboral
Número Decreto Sección 3ra.
Decreto ExentoSolicitud Número Decreto
Remite a Control y posteriormente a
registro en Contraloría General
de la República
Envía copia junto a antecedentes que
acrediten el cumplimiento de los requisitos exigidos
por la ley a Tesorería General de la República
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Descripción
Según el Art. 52 de la Ley N°18.883 “El ascenso es el derecho de un funcionario de acceder a un cargo vacante de grado superior en la línea jerárquica de la respectiva planta”. Los ascensos se producen debido a renuncias voluntarias, destitución, salud irrecuperable, incapacidad física, jubilación o fallecimiento del funcionario y regirá a partir de la fecha en que se produzca la vacancia.
Objetivo Llevar a cabo la promoción de funcionarios y la provisión de los cargos de manera transparente y objetiva.
Relevancia Permite a los funcionarios de planta desarrollar su carrera funcionaria fundada en el mérito, idoneidad y la antigüedad.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo de Funcionarios Municipales artículos 51º al 54º; DFL. 14-19.280 Fija Planta de la Municipalidad de Santiago; Ley N°18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Administración
Municipal 1 Entrega instrucciones para
proceder con ascensos a Subdirección de Personal.
Jefa Departamento
RRHH
2 Según instrucciones de la Administración Municipal, entrega instrucciones a Analista de Calificaciones y Documentación para realizar el o los ascensos.
Especificando datos del funcionario que ha cesado sus funciones, motivo, fecha, cargo, grado y planta.
Analista Calificaciones y Documentación
3 Ubica en el sistema la planta en que se generó la vacante y confirma si se genera una vacante en esa planta, escalafón y grado inferior.
Analista Calificaciones y Documentación
4 Solicita Nº Decreto sección 3ra a Secretaría Municipal.
Solicitud Dictación Decreto
Secretaría Municipal
5 Número Decreto sección 3ra.
Analista
Calificaciones y Documentación
6 Identifica funcionario(s) para la promoción basándose en los criterios de selección. Los cuales son correlativos mientras se mantenga igualdad entre funcionarios.
Criterios de Selección: 1. Lista. 2. Puntaje. 3. Fecha Ingreso a Cargo
y Grado. 4. Fecha Ingreso a
Servicio de Escalafón. 5. Fecha de Ingreso a
Administración Pública.
Analista Calificaciones y Documentación
7 En caso de que los criterios anteriores no sean suficientes para seleccionar al(os) funcionario(s) a promover, los criterios de selección serán:
Criterios correlativos mientras se mantenga la igualdad entre los funcionarios.
Nombre del procedimiento Código: RH11 Ascensos Revisión: Septiembre 2010
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Anotaciones de Mérito
Cursos de Capacitación
Orden Alfabético
Analista
Calificaciones y Documentación
8 Elabora Decreto de Ascenso.
Señalando en “Vistos”: Planta, Escalafón, Grado, motivo de vacancia, fecha y nombre de funcionario que deja la vacante. Señalando en “Decreto”: Fecha Ascenso, nombre funcionario, RUT, planta, escalafón, grado y unidad de desempeño.
Decreto de Ascenso
Jefa Departamento RRHH
9 Da VºBº y envía a Subdirector de Personal.
Subdirección de Personal
10 Subdirector da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.
Secretaria
11 Envía Decreto de Ascenso a Secretaría Municipal
Distribución Decreto de Ascenso:
1. CGR (4) 2. Dirección de Control 3. Secretaría Municipal 4. Subdirección de
Personal 5. Dirección de
Contabilidad y Finanzas
Secretaría Municipal
12 Firma Decreto de Ascenso y remite a Depto. Recursos Humanos.
Secretaria 13 Envía Decreto para firma del Alcalde.
Alcalde
14 Firma Decreto de Ascenso y remite a Depto. Recursos Humanos.
Decreto de Ascenso firmado
Secretaria 15 Envía Decreto de Ascenso a Secretaría Municipal.
Secretaría Municipal
16 Envía Decreto de Ascenso firmado a Dirección de Control.
Dirección de Control
17 Visa Decreto de Ascenso.
Secretaría Municipal
18 Envía a Contraloría General de la República para su registro.
El Decreto de Ascenso demora aproximadamente 2 meses en volver a Depto. Recursos Humanos
Analista Calificaciones y Documentación
19 Una vez que el Decreto regresa de CGR, se ingresa a Sistema de
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Personal.
Analista Calificaciones y Documentación
20 Envía copia del Decreto de Ascenso a Depto. Remuneraciones para proceso de pago.
Copia Decreto
Analista Calificaciones y Documentación
21 Elabora Aceptación de Ascenso.
Aceptación de Acenso.
Analista Calificaciones y Documentación
22 Notifica al funcionario vía Memorándum para firma de Aceptación de Ascenso.
Memorándum
Funcionario
23 Firma Aceptación de Ascenso en Unidad de Asistencia y Documentación.
Aceptación de Ascenso firmada.
Analista Calificaciones y Documentación
24 Ingresa documentación a Archivo.
(FIN)
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Departamento Recursos Humanos
Ascensos cód.:RH11
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VºBº
VºBº
Ubica en el sistema la planta en que se generó la vacante y confirma si se genera una vacante
en esa planta, escalafón y grado inferior
1
Decreto de Ascenso
Firma del Decreto de Ascenso
Número Decreto Sección 3ra.
Solicitud Dictación Decreto
Envía Decreto de Ascenso a Secretaría
Municipal
Identifica funcionarios en base
a criterios de selección
Entrega instrucciones para
proceder con ascensos
Ordena realizar el ascenso
Entrega instrucciones a Analista
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Departamento Recursos Humanos
Ascensos (Parte 2) cód.:RH11
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VºBº
VºBº
Ingresa datos a Sistema de Personal 2
Envía Decreto de Ascenso para registro en
CGR
1Decreto de Ascenso
firmado
Copia Decreto de Ascenso
Envía Decreto para firma del Alcalde
Recibe y envía Decreto a Dirección de Control
Firma Decreto de Ascenso
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Departamento Recursos Humanos
Ascensos (Parte 3) cód.:RH11
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Aceptación de Ascenso firmadaElabora Aceptación de
AscensoNotifica al funcionario
para firma del documento2 Ingresa documentación a Archivo FIN
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Descripción Los sumarios buscan determinar las responsabilidades que pueda tener un funcionario frente a posibles infracciones a sus deberes y obligaciones, las que mediante debido proceso deberán ser acreditadas ya sea por investigación sumaria o sumario administrativo, si la naturaleza de los hechos denunciados o su gravedad así lo exigiere.
Objetivo Llevar a cabo la gestión del sumario en la confección de los decretos y las resoluciones y notificar a los afectados de las medidas disciplinarias adoptadas.
Relevancia Permite llevar de manera adecuada y oportuna la información que se vaya adoptando en un sumario administrativo.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Arts. 118-143. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefatura Directa
1 Comunica situación irregular al Alcalde
Alcalde
2 Si el alcalde estimare que los hechos son susceptibles de ser sancionados con una medida disciplinaria o en el caso de disponerlo expresamente la ley, decretará la instrucción de una investigación sumaria, iniciando procedimiento de Sumario.
Decreto
Dirección de
Asesoría Jurídica
3 Oficializa petición de Instrucción Sumario mediante Decreto. Nombra Fiscal
Se Inicia Sumario Administrativo para verificar la existencia de los hechos e individualizar a los responsables. El Fiscal debe tener igual o mayor grado o jerarquía que el funcionario involucrado.
Decreto de Instrucción de Sumario
Fiscal
4 Designa un Actuario quien tendrá la calidad de ministro de fe y certificará todas las actuaciones del sumario.
El sumario se llevará foliado en letras y números y se formará con todas las declaraciones, actuaciones y diligencias y con todos los documentos que se acompañen. Toda actuación debe llevar la firma del fiscal y del actuario.
Dirección de
Personal
5 Oficial de Partes recibe copia del Decreto de Instrucción de Sumario y deriva a Subdirector para su conocimiento.
Dirección de
Personal
6 Subdirector toma conocimiento y envía copia del Decreto a Unidad de Asistencia y Documentación para registro en Hoja de Servicio del Afectado
Copia del Decreto.
Subdirección de
Personal
7 Recibe decisión que ha tomado el fiscal (la que ha sido aprobada o modificada por Alcalde).
Si existe sobreseimiento se procede con Act. 15 pero con la diferencia que el Decreto resultante es exento por lo que no
Nombre del procedimiento Código: RH12 Sumarios Revisión: Septiembre 2010
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procede Act. 24.
Analista Ingreso y
Promoción
8 Se comunica mediante Decreto exento al afectado de la medida disciplinaria que se aplicará.
Decreto exento
Analista Ingreso y
Promoción
9 Se notifica al Afectado que tiene derecho al Recurso de Reposición.
El afectado tiene un plazo de cinco días hábiles para presentar los descargos fundados desde la fecha de notificación.
Analista Ingreso y
Promoción
10 Si no se presenta Recurso de Reposición se solicita certificado de Secretario Municipal.
Se procede con Actividad 17.
Certificado
Analista Ingreso y
Promoción
11 Se recibe Recurso de Reposición y se envía Memorándum a Dirección Jurídica - Unidad de Sumarios.
Con VºBº de Jefa Depto. Recursos Humanos y Subdirector de Personal.
Memorándum Expediente fojado
Unidad de Sumarios (Dirección Jurídica)
12 Vistos los nuevos antecedentes, sugiere al Alcalde modificar o mantener medida disciplinaria.
Alcalde
13 Recibe nuevos antecedentes con el expediente con la nueva medida y resuelve si acoge o desestima. Remite a Subdirección de Personal.
Acogida la reposición el Alcalde dictará el decreto correspondiente.
1.Decreto 2.Expediente
Subdirección de
Personal
14 Subdirector toma conocimiento y deriva documentación a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción
15 Solicita número de decreto sección 3ra a Secretaría Municipal.
Solicitud Dictación Decreto
Secretaría Municipal 16 Número Decreto Sección 3ra.
Analista Ingreso y Promoción
17 Elabora Decreto sección 3ra.
Debe contar con VºBº Jefa Depto. Recursos Humanos y firma de Subdirector de Personal.
Analista Ingreso y Promoción
18 Envía Decreto para firma de Secretario Municipal.
Secretaría Municipal
19 Firma Decreto y remite a Subdirección de Personal.
Analista Ingreso y
Promoción
20 Recibe Decreto y envía para firma del Alcalde.
Alcalde
21 Firma Decreto y remite a Subdirección de Personal.
Analista Ingreso y
Promoción
22 Envía Decreto a Secretaría Municipal con antecedentes fojados.
Secretaria Municipal
23 Recibe y da número de ingreso y remite a Dirección de Control para su visación.
Secretaria Municipal
24 Recibe el expediente visado y envía a CGR mediante oficio
Fojas 64
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firmado por el Administrador Municipal. Posteriormente remite a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y
Promoción
25 Se notifica al afectado de la medida a aplicar, registrada en CGR.
Analista Ingreso y
Promoción
26 Envía copia de la notificación a Unidad de Asistencia y Documentación para ingreso a Hoja de Vida. Y se informa de la medida disciplinaria a Encargado de Calificaciones y Documentación.
Original se adjunta al expediente.
Analista Ingreso y Promoción
27 Si la sanción es Multa se notifica por escrito señalando cuando se hará efectiva y se informa a Depto. Remuneraciones quienes ingresan la información al Sistema de Remuneraciones.
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Departamento de Recursos Humanos
Sumarios cód.:RH12
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Inicia procedimiento de Sumario
Decreto de Instrucción Sumaria
Comunica situación irregular al Alcalde
Oficializa petición de Instrucción Sumaria
Ordena apertura de Sumario mediante
DecretoDesigna fiscal
Subdirector deriva a U. de Asistencia y
Documentación para registro en hoja de servicio
Sub-Director recibe decisión que ha
tomado el Alcalde¿Sobreseimiento?
Se comunica al afectado mediante Decreto Exento la
medida disciplinaria que se le aplicará
Notifica al afectado que tiene derecho al recurso de reposición
1
3
¿Interpuso Recurso?
2
SI
NO
NO
SI
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Departamento Recursos Humanos
Sumarios (Parte 2) cód.:RH12
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Envía a Dirección Jurídica Recurso de
Reposición por memo con expediente fojado
2
VºBº
VºBº
Vistos los nuevos antecedentes, sugiere al Alcalde modificar o
mantener medida disciplinaria
Resuelve si acoge o desestima
Subdirector toma conocimiento y deriva documentación a U.
de Ingreso y Promoción
Envía Decreto para firma del Secretario
Municipal
Número Decreto Sección 3ra.
Solicitud dictación Decreto Elabora Decreto
VºBº
VºBº
4
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Departamento Recursos Humanos
Sumarios (Parte 3) cód.:RH12
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4Firma Decreto y
remite a Recursos Humanos
Envía Decreto con antecedentes fojados
Decreto firmadoEnvía Decreto para firma del Alcalde
Firma el Decreto
Recibe Expediente y envía a CGR mediante oficio
firmado por Administrador
Municipal
Notifica al afectado de la medida a aplicar
Si la sanción es Multa se informa a Depto.
Remuneraciones
Ingresan la información al Sistema
de Remuneraciones
Se envía copia de notificación a Encargado de
Calificaciones para ingreso a Hoja de Vida
Envía Expediente a Dirección de
Control para su visación
Fojas 68
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Descripción Las destinaciones corresponden al movimiento de personal de una Dirección a otra y se producen de acuerdo a las necesidades del Servicio, siendo la Subdirección de Personal la encargada de este menester. Los funcionarios sólo podrán ser destinados a desempeñar funciones propias del cargo para el que han sido designados dentro de la municipalidad y el cumplimiento de estas destinaciones, que dispone la autoridad competente, constituye una obligación para el funcionario.
Objetivo Cubrir las necesidades relativas a recursos humanos de las distintas Direcciones. Marco Legal Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Arts. 70-75. Ley Nº18.695
Orgánica Constitucional de Municipalidades. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Director de Área
1 Pone a disposición de Subdirección de Personal un funcionario para Destinación.
Este acto debe establecerse con razones fundadas.
Memorándum
Subdirección de
Personal
2 Oficial de Partes deriva a Subdirector. Subdirector toma conocimiento y deriva a Jefa Depto. Recursos Humanos.
Jefa Depto. RRHH
3 Reúne antecedentes de funcionario a destinar y vacantes disponibles.
Expediente
Jefa Depto. RRHH
4 Comunica Sugerencia de Destinación a Subdirector de Personal.
Subdirección de
Personal
5 Subdirector toma conocimiento y aprueba Sugerencia de Destinación.
La aprobación puede realizarse telefónicamente o mediante correo electrónico.
Jefa Depto. RRHH
6 Envía proposición de destinación a aprobación de Administradora Municipal.
La aprobación puede realizarse telefónicamente o mediante correo electrónico.
Administradora
Municipal
7 Determina / Aprueba destinación.
Jefa Depto. RRHH
8 Comunica a Jefa Depto Recursos Humanos.
Nombre del procedimiento Código: RH13 Destinaciones Revisión: Septiembre 2010
Fojas 69
69
Jefa Depto. RRHH 9 Gestiona administrativamente la destinación.
Analista Ingreso y
Promoción
10 Solicita Nº Decreto Sección 3ra Exento.
Solicitud dictación Decreto
Secretaría Municipal
11 Número Sección 3ra Exento.
Analista Ingreso y
Promoción
12 Confecciona Decreto Exento sección 3ra.
Distribución del Decreto: Contraloría Municipal Secretaría Municipal Subdirección de Personal Dirección respectiva
Decreto de Destinación
Jefa Depto. RRHH
13 Da VºBº y envía a Subdirector de Personal.
Subdirección de
Personal
14 Subdirector da VºBº y remite a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y
Promoción
15 Envía Decreto de Destinación para firma del Secretario Municipal.
Secretaría Municipal
16 Firma Decreto y envía a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y
Promoción
17 Recibe Decreto y envía para firma del Alcalde.
Alcalde
18 Firma Decreto de Destinación y remite a Depto. Recursos Humanos.
Decreto firmado
Analista Ingreso y
Promoción
19 Envía Decreto firmado a Secretaría Municipal para su posterior control y revisión en Dirección de Control.
Secretaría Municipal 20 Deriva a visación de Dirección de Control.
Dirección de Control 21 Revisión y Visación. Secretaría Municipal 22 Remite a Depto. Recursos
Humanos.
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Analista Ingreso y Promoción
23
Elabora Carta de Presentación y Notificación de Destinación.
Dirigida a Director correspondiente Contiene: Información personal del funcionario y fecha de Destinación. Información adicional. Datos a llenar por jefatura de destino
1.Carta de Presentación 2.Notificación
Jefa Depto. RRHH
24 Firma Carta de Presentación y Notificación de Destinación.
Analista Ingreso y
Promoción
25 Notifica a funcionario de la Destinación en Unidad de Ingreso y Promoción.
El funcionario se traslada sin la asignación que tenía en su unidad de origen por concepto de Trabajos Extraordinarios.
Funcionario
26 Firma Notificación y retira Carta de Presentación para presentarla ante su nueva Jefatura.
Analista Calificación y
Documentación
27 Registra los motivos de la Destinación en Hoja de vida del funcionario para su consideración en las calificaciones si ésta ha sido por causas negativas.
Jefatura Directa
28 Completa Carta de Presentación con datos solicitados y remite a Subdirección de Personal.
Subdirección de
Personal
29 Oficial de Partes recepciona y deriva a Depto. Recursos Humanos.
Analista Ingreso y
Promoción
30 Ingresa información a Sistema de Personal
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Destinaciones cód.:RH13
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VºBºOficial de Partes deriva a Subdirector
Memorándum poniendo a
disposición a funcionario
Reúne antecedentes de funcionario
Subdirector toma conocimiento y deriva
a Depto. RRHH
Aprueba / Determina Destinación
Envía proposición de destinación a aprobación
Expediente
1
Realiza sugerencia de destinación
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Departamento Recursos Humanos
Destinaciones (Parte 2) cód.:RH13
Dire
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Solicitud Dictación Decreto
Gestiona administrativamente la
Destinación
1
Firma Decreto de Destinación
Recibe Decreto y envía para firma del
Alcalde
Firma Decreto y remite a Depto. RRHH
Envía decreto para firma de Secretario
Municipal
Número Decreto Exento Sección 3ra.
Decreto de Destinación
VºBº
VºBº
Envía Decreto para su revisión y control
Decreto firmado
Recibe Decreto
VºBº 2
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Departamento Recursos Humanos
Destinaciones (Parte 3) cód.:RH13
Dire
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1.Carta de Presentación2.Notificación
2
Firma Carta de Presentación y
Notificación
Elabora Carta de Presentación y Notificación de
Destinación
Firma Notificación y retira Carta de Presentación
Oficial de Partes recepciona y deriva a
Depto. RRHH
Completa Carta de Presentación con datos solicitados
Notifica a Funcionario de Destinación
Ingresa información a Sistema de Personal
Ingresa motivos de Destinación a Hoja de Vida del Funcionario
para ser consideradas en sus Calificaciones si
ha sido por causa negativa
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74
Descripción Las Comisiones de Servicio han de ser entendidas como el ejercicio de ciertas tareas ajenas al empleo que se ocupa, aunque propias del organismo en que se desempeña el empleado de que se trata y para las cuales éste posee conocimientos que le permiten realizarlas en forma adecuada. Sin embargo, éstas no pueden tener una duración mayor a tres meses.
Objetivo Permitir realizar determinadas actividades que son de interés del municipio que no están contempladas en la funciones del cargo del funcionario que posea Comisión de Servicio.
Procedencia Por razones de servicio los funcionarios públicos que deban ausentarse del lugar de su desempeño habitual, tendrán derecho a percibir un subsidio, que se denominará viático, para los gastos de alojamiento y alimentación en que incurren, el que no será considerado sueldo para ningún efecto legal.
Relevancia Cada vez que es solicitado y la autoridad lo autorice. Marco Legal Ley N°18.695 Ley Orgánica Constitucional de Municipalidades, cuyo texto fue refundido en
D.F.L. N° 1 de 2006. Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, Artículos 72 a 75. D.F.L. N°262 de 1977 del Ministerio de Hacienda sobre Viáticos para Comisiones de Servicios en Territorio Nacional. Decreto Supremo N°333 con fecha 15 de diciembre de 2008 del Ministerio de Relaciones Exteriores (Comisiones de Servicio en territorio extranjero).
Unidades Responsables Unidad Solicitante – Subdirección de Personal – Departamento de Recursos Humanos – Departamento de Capacitación – Departamento de Remuneraciones – Administración Municipal - Contraloría Municipal – Dirección de Contabilidad y Presupuesto.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Unidad Solicitante
1 Solicita Comisión de Estudios a Administración Municipal.
El funcionario debe pedir a su Jefatura la aprobación de Comisión de Estudios y los pagos de viáticos correspondientes.
Oficio o Memorándum con petición de Comisión de Servicios.
Administración Municipal
2 Aprueba/Rechaza Comisión de Estudios.
Subdirección de Personal
3 Solicitud aprobada hace ingreso por Oficina de Partes. Subdirector toma conocimiento y remite a Depto. RRHH
Jefa Depto. Recursos
Humanos
4 Agrega instrucciones.
Analista de Ingreso y
Promoción
5 Realiza Decreto Exento de Comisión de Servicios Nacional o Extranjero.
Decreto Exento
Jefa Departamento
6 Revisión y V°B° a Decreto.
Subdirección de Personal
7 Oficial de Partes deriva a Subdirector de Personal.
Nombre del procedimiento Código: RH14 Comisión de Servicios Revisión: Septiembre 2009
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75
Subdirector realiza revisión y da V°B° a Decreto.
Secretaria
8 Envía copia de Decreto Exento a depto. Departamento de Capacitación si se requiere compra de pasajes y/o pago de inscripción de cursos. Envía copia de Decreto Exento a Depto. Remuneraciones para cálculo de viáticos.
DEPARTAMENTO DE CAPACITACIÓN
Secretaria (Depto. Capacitación)
9 Recepciona Copia Decreto Exento y deriva a Jefa Depto. Capacitación.
Copia Decreto Exento
Jefe Departamento
Capacitación
10 Verifica si corresponde la compra de pasajes.
Si corresponde la compra de pasajes el proceso se realiza a través de compra pública.
Jefa Departamento
Capacitación
11 Verifica disponibilidad presupuestaria.
Jefa Departamento
Capacitación
12 Si la compra es menor a 3UTM se envía a aprobación del Director de Administración y Finanzas. Si se aprueba se emite Orden de Compra.
Orden de Compra
Asistente Administrativo
13 Si las compras son mayores a las 3UTM se debe preparar documentación para presentarse al CTA.
1. Solicitud CTA. 2. Solicitud de materiales. 3. Programa del curso. 4. Autorización Jefaturas Directas.
Director de Administración y Finanzas
14 En ambos casos debe contar con VºBº de Director de Área Administración y Finanzas.
Jefe Departamento
Capacitación
15 En ambos casos Jefe Depto. Capacitación envía Expediente a Gestión Administrativa para
Fojas 76
76
continuar Proceso de Pago.
Asistente Administrativo
16 Consulta aprobación de CTA, emite Resolución de Compra y envía para aprobación de Administradora Municipal.
Resolución de Compra
Administración Municipal
17 Aprueba Resolución de Compra.
Resolución de Proveedor Único
Sub-Jefe Depto.
Capacitación
18 Sube Resolución de Compra aprobada al portal Mercado Público y genera Orden de Compra.
Orden de Compra
DEPARTAMENTO DE REMUNERACIONES
Técnico Calculista (Remuneraciones)
19 Si el destino es territorio extranjero se recibe Solicitud de Comisión de Servicios desde Depto. RRHH y se realiza cálculo según Factor de Incremento y Cantidad de dólares que deben indicarse en Decreto. Se comunica a Depto. RRHH.
Solicitud de Comisión de Servicio
Técnico Calculista
20 Recibe Copia Decreto. Copia Decreto Exento
Técnico Calculista
21 Realiza Planilla de Cálculo Excel determinando el valor.
Planilla de Liquidación de Viático
Técnico Calculista
22 Ejecuta Carga Contable para determinar posteriormente la Resolución de Pago Contable.
Jefe Depto.
Remuneraciones
23 Realiza revisión de Planilla de Liquidación y da V°B°.
Subdirección de Personal
24 Subdirector autoriza Planilla de Liquidación y da V°B°.
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77
Secretaria
(Remuneraciones)
25 Deriva antecedentes a Dirección de Contabilidad y Presupuesto.
Solicitud de Comisión de Servicio Decreto Exento Planilla de Liquidación
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
Oficial de Partes (Contabilidad y Presupuesto)
26 Deriva a Director de Contabilidad y Presupuesto.
Director de Contabilidad y
Presupuesto
27 Toma conocimiento y deriva a Jefa de Ejecución Presupuestaria.
Jefa Ejecución Presupuestaria
28 Agrega instrucciones
Ejecutor de Presupuesto
29 En caso que el destino de la Comisión de Servicio sea dentro del territorio nacional se procede a realizar Resolución de Pago y comprobante de Egreso.
En caso que el destino de la comisión de Servicio sea en territorio extranjero se envía Planilla de Liquidación de Pago a Dirección de Control para su aprobación.
Resolución de Pago Comprobante de Egreso
Revisora de Presupuesto
30 Realiza revisión de Comprobante de egreso y da V°B°.
Jefa Ejecución Presupuestaria
31 Revisión y aprobación de Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.
Director de Contabilidad y
Presupuesto
32 Aprobación de Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.
Oficial de Partes
33 Envía documentación a Dirección de Control.
Planilla de Liquidación Resolución de Pago Comprobante de Egreso
DIRECCIÓN DE CONTROL
Contador Fiscalizador
34 Recibe Planilla de Liquidación de Viático. Recibe Copia Decreto firmado por Secretaría Municipal y Alcalde.
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Contador Fiscalizador
35 Verifica monto y legalidad. Si existe error, la documentación se remite a Dirección de Contabilidad y Presupuesto para su corrección.
Contador Fiscalizador
36 Da V°B° a Planilla de Liquidación.
Contralora Municipal 37 Firma Planilla de Liquidación.
Contralora Municipal
38 Se envía a Administradora Municipal Original y Copia.
Contralora Municipal
39 Posterior a la firma, se deriva a Dirección de Contabilidad y Presupuesto para proseguir trámite administrativo.
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO
Director de Contabilidad y Presupuesto
40 Instruye proceso de Pago o Reembolso. Si el monto es inferior de 300UTM. Envía a firma de Director de Administración y Finanzas
Reembolso se produce a partir de la solicitud del Director de la unidad solicitante adjuntando documentación que respalda gasto y Decreto Alcaldicio.
Director de Administración
y Finanzas
41 Aprueba Resolución de Pago y remite a Contabilidad y Presupuesto.
Director de Contabilidad y
Presupuesto
42 Si el monto es superior a 300UTM e inferior a 500UTM. Envía a firma de Director de SECPLAN.
Director SECPLAN
43 Aprobación de Resolución de Pago.
Director de Administración
y Finanzas
43 Verifica disponibilidad presupuestaria. Aprueba Resolución de Pago.
Administrador Municipal
44 Aprobación de Resolución de Pago
Ejecución Presupuestaria
45 Procede a realizar el pago. (FIN)
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Departamento Recursos Humanos
Comisiones de Servicio cód.:RH14
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VºBº
Oficio o Memorándum solicitando Comisión
de Servicio
Realiza Decreto Exento de Comisión
de Servicio
Agrega instrucciones
Subdirector toma conocimiento y deriva
a Depto. RRHH
Decreto Comisión de Servicio
¿Aprueba? FIN
¿Destino territorio
extranjero?
VºBº
Deriva a Jefatura Directa
SI
NO
SI
NO
Envía copia Decreto Exento a Depto.
Remuneraciones para cálculo de viático
Solicita a Depto. Remuneraciones cálculo de viático
1
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Departamento de Capacitación
Comisiones de Servicio cód.:RH14
CTA
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Orden de Compra
SI
Prepara documentación
Sube Resolución aprobada al Portal
Mercado Público para finalizar compra,
generando Orden de Compra
Presentan tabla CTA
Verifica disponibilidad presupuestaria
Análisis Técnico
¿Compra > 3 UTM?
VºBº ¿Aprueba?
1.Solicitud CTA2.Solicitud de Materiales
3.Programa del Curso4.Autorización de Jefaturas directas
¿Aprueba?
Resolución de Proveedor Único
¿Aprueba?
FIN
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NO
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SI
NO
NO
FIN
FIN
Recepciona copia Decreto Exento
¿Aprueba gasto?
NO FIN
SI
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Departamento de Remuneraciones
Comisiones de Servicio cód.:RH14
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Firma
Cálculo de Viático según:
Grado de funcionario
N° días con y sin pernoctar
¿Territorio Extranjero?
Calcula según País:Factor de IncrementoCantidad de dólaresQue deben indicarse
en Decreto
Instruye proceso de Comisión de
Servicio
Ejecuta Carga Contable para
determinar Resolución de Pago
contable
Planilla de Liquidación
Firma
NO
Copia Decreto Exento de Comisión
de ServicioCopia Solicitud
Deriva documentación a
Dirección de Contabilidad y Presupuesto
1
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Dirección de Contabilidad y Presupuesto
Comisiones de Servicio cód.:RH14
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Firma
Planilla de Pago por Oficina de Partes
Director toma conocimiento y deriva
Ejecución Presupuestaria
¿Territorio Extranjero?
Realiza Resolución de Pago y Comprobante
de Egreso
Hace envío de Planilla a Contraloría
Municipal para su aprobación
Comprobante de Egreso
Resolución de PagoComprobante de
Egreso Firma
Firma
Planilla de PagoResolución de Pago
Comprobante de Egreso
SI
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3
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Contraloría Municipal
Comisiones de Servicio cód.:RH14
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Planilla de Viático.Copia Decreto
Resolución de PagoComprobante de
Egreso
¿OK?
NO
Deriva Documentación a
aprobación de Administradora
Municipal
Envía Expediente a Subdirección de Contabilidad y Presupuesto
Programa de Comisión de ServicioCarta de Invitación
Documentación que respalda el gasto
3
Verifica legalidad de monto del viático
Verifica legalidad de monto del viático V°B°
Firma
Firma
Fundamenta y remite a
Subdirección de Contabilidad y Presupuesto
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F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S Departamento de Prevención de Riesgos
Código Funcionario Contacto Cargo Revisión
PR01 Christian Vargas Coordinador Rescate y Primeros
Auxilios Septiembre 2010
PR02
María Elizabeth Bueno Secretaria Septiembre 2010
PR03
María Elizabeth Bueno Secretaria Septiembre 2010
PR04
Christian Vargas Coordinador Rescate y Primeros Auxilios
Septiembre 2010
PR05
Marcelo González Jefe Departamento Septiembre 2010
PR06
Christian Vargas Coordinador Rescate y Primeros Auxilios
Septiembre 2010
PR07
Christian Vargas Coordinador Rescate y Primeros Auxilios
Septiembre 2010
Nombre del procedimiento: Asistencia de Salud de Urgencia Código: PR01 Nombre del procedimiento: Denuncia de Enfermedad Profesional Código: PR02 Nombre del procedimiento: Denuncia Individual de Accidente Laboral Código: PR03 Nombre del procedimiento: Supervisiones Preventivas Código: PR04 Nombre del procedimiento: Compra de Elementos de Protección Código: PR05 Nombre del procedimiento: Visitas Domiciliarias Código: PR06 Nombre del procedimiento: Visitas a Pacientes hospitalizados Código: PR07
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Descripción El procedimiento de Asistencia de Salud de Urgencia consiste en otorgar atención de primeros auxilios a los funcionarios que hayan sido afectados por eventuales accidentes del trabajo o por enfermedades profesionales. Así como también recoger y proponer medidas correctivas.
Objetivo Otorgar atención de primeros auxilios y de salud en terreno. Relevancia Permite otorgar de manera rápida y oportuna una asistencia de salud en el lugar de los hechos y
evitar futura ocurrencia de Accidentes Laborales si corresponde. Marco Legal Ley N°16.744 Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades
Profesionales; D.S. 594 sobre condiciones sanitarias y ambientales básicas en los lugares de trabajo. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
1 Se recibe llamada de emergencia vía teléfono, radial o un aviso de manera personal.
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
2 Se completa formulario Recepción Llamado de Emergencia.
Contiene: Datos del Accidentado: Nombre, RUT, cargo, edad, fono, establecimiento. Descripción del Accidente: Lugar, fecha, hora, parte afectada. Datos del Emisor: Nombre, cargo, fono.
Formulario Recepción Llamado de Emergencia
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
3 Se da aviso vía telefónica, radial o de manera personal a Unidad de Rescate.
Se comunica si el evento corresponde a un Clave 0-1-2-3. Clave0: Muerte o Fallecimiento Clave1: Riesgo Vital (Ej: Dificultad respiratoria, pérdida de conciencia, sangramiento difuso) Clave2: Sin Riesgo Vital (Ej: Fracturas, politraumatismos) Clave3: Lesiones leves (Ej: Esguince, contusiones)
Conductor Unidad de Rescate
4 Se dirige al lugar de los hechos. En caso de que corresponda a un Clave1 o Clave2 se debe accionar Sirena.
Paramédico
5 Brinda asistencia de salud primaria y estabiliza al paciente.
Paramédico 6 En caso que a la luz de los hechos se tratase de un Accidente Laboral se procede a llenar ficha de Atención de Accidente Laboral.
En caso contrario ver Act. 12 Ficha Atención Accidente Laboral
Paramédico
7 Si el paciente no requiere una evaluación médica se procede a tomar la Declaración del Afectado.
Con todo, se le sugiere al paciente que consulte a su médico. Esta declaración debe ser llenada a mano por el paciente y firmada por el mismo.
Declaración del Accidente
Nombre del procedimiento Código: PR01 Asistencia de Salud de Urgencia Revisión: Septiembre 2010
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88
Paramédico
8 En caso de que se requiera una evaluación médica y las circunstancias lo permitiesen se procede a tomar Declaración del Afectado.
Esta declaración debe ser llenada a mano por el paciente y firmada por el mismo.
Declaración del Afectado
Conductor Unidad
de Rescate
9 Se traslada al paciente a la Unidad de Urgencia correspondiente para su ingreso a Centro de Atención.
El personal médico es quien será responsable por el paciente. Profesional a cargo firma ficha de Atención.
Paramédico
10 Unidad se reporta a la Base y comunica finalización de procedimiento quedando a la espera de nuevas indicaciones.
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
11 Se recibe Ficha de Atención de Accidente Laboral y Declaración del Afectado para su ingreso a control estadístico.
Esta actividad suele producirse al final de la jornada cuando Unidad de Rescate regresa a la Base.
Paramédico
12 En caso que a la luz de los hechos no se tratase de un Accidente Laboral se procede a llenar ficha de Atención de Accidente Extra-Ley.
Paramédico
13 En caso de que se requiera una evaluación médica y las circunstancias lo permitiesen se procede a tomar declaración del accidente por el afectado.
Conductor Unidad
de Rescate
14 Se traslada al paciente a la Centro Asistencial correspondiente para su ingreso a Centro de Atención.
El personal médico es quien será responsable del paciente. Profesional de turno firma Ficha de Atención Extra-Ley
Paramédico
15 Unidad se reporta a la Base y comunica finalización de procedimiento quedando a la espera de nuevas indicaciones.
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
16 Se recepciona Ficha de Atención de Accidente “Extra-Ley” y Declaración del Afectado para su ingreso a control estadístico.
Esta actividad suele producirse al final de la jornada cuando Unidad de Rescate regresa a la Base.
Paramédico
17 En caso de que no se requiera en ese momento una evaluación médica, se procede a tomar Declaración del Afectado.
Se le sugiere al afectado que luego de la atención de primeros auxilios brindada, consulte a su médico.
Declaración del Afectado
Paramédico
18 Unidad se reporta a la Base y comunica finalización de procedimiento quedando a la espera de nuevas indicaciones.
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
19 Se recibe Ficha de Atención de Accidente Extra-Ley y Declaración del Accidente para su ingreso a control estadístico.
Esta actividad suele producirse al final de la jornada cuando Unidad de Rescate regresa a la Base.
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
20 Se informa semanalmente a Departamento de Bienestar de las Atenciones Brindadas.
(FIN)
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Departamento Prevención de Riesgos
Atención de Salud de Urgencia (Parte 3) cód.:PR01
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Prim
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Solic
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e¿Evaluación
Médica?
Traslada al afectado a Centro Asistencial correspondiente
Recomienda al afectado tratar con su médico a la
brevedad
Recibe al afectado Firma Ficha Atención Accidente Extra-Ley
Se reporta a la Base esperando nuevas
órdenes
1. Ficha de Atención2. Declaración del
AfectadoIngreso a control
estadístico
Informe de Atenciones Brindadas
NOSI
4
Recepciona documentación
3
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Descripción Las enfermedades profesionales son aquellas causadas de una manera directa por el ejercicio de la profesión o el trabajo que realice una persona y que le produzca incapacidad o muerte. La entidad empleadora deberá denunciar inmediatamente al organismo administrador respectivo una vez conocida la sospecha fundada de Enfermedad Profesional.
Objetivo Pesquisar si se está en presencia de una enfermedad profesional y llevar a cabo la emisión de la Denuncia de Enfermedad Profesional.
Relevancia Permite realizar en forma rápida y expedita la activación del Seguro social contra enfermedades profesionales. Propiciar cambios y mejoras en las condiciones de trabajo para disminuir la ocurrencia de enfermedades profesionales.
Marco Legal Ley Nº16.744 Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefatura Directa
1 Envía memorándum a Jefe Depto. Prevención de Riesgos solicitando evaluación médica.
Debe adjuntar antecedentes: Nombre del funcionario, RUT, antigüedad en la organización y en la función actual, cargo, licencias médicas previas, descripción del cargo, posible enfermedad profesional y sus causas así como sus sugerencias de medidas correctivas para evitar su eventual ocurrencia.
Memorándum Antecedentes
Jefe Depto. Prevención de
riesgos
2 Se cita para entrevista a funcionario
Jefe Depto. Prevención de
Riesgos
3 Solicita hora de evaluación con Unidad de Medicina del Trabajo de la Mutual.
Se realiza por correo electrónico
Subdirección de
Personal
4 Oficial de Partes recepciona Resolución de Evaluación Médica y deriva a Depto. Prevención de Riesgos.
Resolución Evaluación Médica
Secretaria
5 Recibe Resolución de Evaluación Médica señalando si se acogió como Enfermedad Profesional o se trata de una Patología Común.
La Evaluación determina si corresponde a una Enfermedad Profesional o a una Patología Común.
Secretaria
6 En caso de que la evaluación determine que corresponde a una Enfermedad Profesional se emite Denuncia Enfermedad Profesional a la ACHS a través de la plataforma virtual.
Denuncia Enfermedad Profesional
Secretaria
7 Si en el periodo de estudio el funcionario tuvo reposo laboral, debido a una Patología Común, la ACHS emite Licencia Médica Común.
El funcionario debe tramitar licencia médica en Depto. Recursos Humanos.
Licencia Médica común
Jefe Depto. Prevención de
Riesgos y Secretaria
8 Verificar emisión de Licencia Médica Común y realizar seguimiento a situación del funcionario afectado.
Secretaria 9 Se Ingresa la documentación a Archivo.
Nombre del procedimiento Código: PR02 Denuncia de Enfermedad Profesional Revisión: Septiembre 2010
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Departamento Prevención de Riesgos
Emisión Denuncia de Enfermedad Profesional cód.:PR02
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Evaluación Médica
Solicita hora de Evaluación Médica a
ACHS
Verifica antecedentes
Resolución Evaluación Médica
1.Memorándum2.Antecedentes
¿OK? Enfermedad Profesional
Ingresa documentación a
Archivo
Si en el periodo de estudio, el funcionario tuvo reposo laboral, se emite Licencia
Médica
Emite en plataforma ACHS D.E.P.
Denuncia Enfermedad Profesional
Verifica emisión de Licencia Médica y
realiza seguimiento de situación del
afectado
SI
NO
SI
NO
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94
Descripción Según la Ley Nº16.744 Art. 5 “se entiende por accidente del trabajo toda lesión que una persona sufra a causa o con ocasión del trabajo, y que le produzca incapacidad o muerte” y en su Art. 76º señala que “la entidad empleadora deberá denunciar al organismo administrador respectivo, inmediatamente de producido todo accidente que pueda ocasionar incapacidad para el trabajo o la muerte de la víctima”. El mismo artículo señala además que el accidentado, médico tratante y el Comité Paritario de Seguridad tienen también la obligación de denunciar el hecho en caso de que la entidad empleadora no la haya realizado.
Objetivo Pronunciarse ante la mutual cada vez que se produce un ingreso a sus centros asistenciales. Relevancia Permite regularizar situación del funcionario accidentado con la Asociación Chilena de Seguridad. Marco Legal Ley Nº16.744 sobre Accidentes Laborales; D.S. 54 Reglamento para la constitución y
Funcionamiento de los Comités Paritarios de Higiene y Seguridad Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Secretaria 1 Una vez producido el accidente que pueda ocasionar incapacidad o muerte, se envía Formulario de Investigación de Accidentes a la jefatura directa.
Jefatura tiene un plazo de 48 horas para dar respuesta. Se envía por fax o correo electrónico.
Formulario Investigación Accidentes del Trabajo
Jefatura Directa 2 Completa Formulario Accidente de Trabajo
Debe adjuntar antecedentes: Nombre del funcionario, RUT, antigüedad en la organización y en la función, cargo, descripción del cargo, sugerencias de medidas correctivas. Copia del registro de asistencia. Certificado Horario Laboral
Formulario Accidente de Trabajo. Copia registro asistencia. Certificado Horario Laboral
Subdirección de Personal
3 Ingreso documentación por Of. De Partes Subdirector remite a Depto. Prevención de Riesgos.
Secretaria
4 Imprime desde plataforma de la ACHS Reporte Diario.
Contiene el listado de los funcionarios que han ingresado a la ACHS.
Reporte Diario
Jefe Depto. Prevención de Riesgos
5 Evalúa a la luz de los antecedentes recopilados. Emisión DIAT, Carta de No Denuncia o Solicitud de Investigación.
Secretaria 6 En caso de que Jefe Depto.
Contiene:
D.I.A.T.
Nombre del procedimiento Código: PR03 Denuncia Individual Accidente de Trabajo Revisión: Septiembre 2010
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95
Prevención de Riesgos decida emitir DIAT: Se emite D.I.A.T. a la ACHS a través de plataforma virtual.
Individualización del Empleador, Individualización del Accidentado e Información sobre el Accidente.
Secretaria
7 En caso de que Jefe Depto. Prevención de Riesgos resuelva emitir Carta: Envía Carta de No Denuncia a ACHS
La Carta de No Denuncia debe contener razones fundadas. Esto sucede cuando el accidente que afectó al funcionario es de carácter “Extra-Ley”. (Se envía por Fax a la ACHS)
Carta de No Denuncia
Secretaria
8 En caso de que Jefe Depto. Prevención de Riesgos requiera mayor investigación: Se envía Carta al Depto. de Calificación de la ACHS solicitando una mayor investigación del accidente.
Solicitud de Investigación
Jefe Depto.
Prevención de Riesgos
9 Recibe resultado de la investigación.
Secretaria
10 Si se ha comprobado que el Accidente es de tipo laboral se procede a emitir la DIAT, de lo contrario se emite Carta de No Denuncia.
Funcionario
11 En caso de que el resultado de la investigación sea negativo, éste puede apelar a la Superintendencia de Seguridad Social.
Si la Superintendencia acoge, el afectado debe regularizar situación en Depto. Prevención de Riesgos para proceder a emitir DIAT. En caso contrario se procede a emitir Carta de No Denuncia.
Funcionario
12 Si se generó reposo laboral, el funcionario afectado obtiene Licencia Médica.
Quien deberá tramitar por el Departamento de Recursos Humanos
Licencia Médica
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Departamento Prevención de Riesgos
Denuncia Individual de Accidente de Trabajo cód.: PR03
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1.Antecedentes2.Copia de Registro
Asistencia3.Certificado Horario
Laboral4. Reporte Diario
Recibe Solicitud de documentación
Envía Solicitud de Documentación de
Accidentes
1.Antecedentes2.Copia de Registro
Asistencia3.Certificado Horario
Laboral
Envía Carta a ACHS solicitando investigación
Ingresa Denuncia al Sistema de ACHS
Imprime Reporte Diario en plataforma AChS
Oficial de Partes recepciona y Sub-Director deriva a
Prevención
¿Aprueba DIAT?
¿Requiere Mayor Investigación?
D.I.A.T.
Recibe documentación
SI SI
NO
Realizan investigación
Emite Carta de No Denuncia a ACHS
NO
1
Fojas 98
98
Descripción Son inspecciones que se realizan de manera constante y programada a los lugares de trabajo, velando que existan condiciones de seguridad, sanitarias y ambientales que resguarden la salud y el bienestar de los funcionarios municipales.
Objetivo Verificar el manejo de técnicas y procedimientos seguros en los lugares de trabajo fijos y móviles, así como el correcto uso de los elementos de protección personal.
Relevancia Ayuda en la reducción del número de accidentes laborales en la medida que los lugares de trabajo no presenten anomalías o riesgos para los funcionarios otorgándole además un mayor grado de confianza y seguridad en el desempeño de sus funciones al ejecutar los procedimientos de manera correcta.
Marco Legal Ley Nº16.744 sobre Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales; D.S. 594 sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales en los lugares de trabajo.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefe Departamento
Prevención de Riesgos
1 Entrega instrucciones a Coordinador de Rescate y Primeros Auxilios respecto a las supervisiones preventivas.
La Jefatura debe resguardar la disponibilidad de las unidades de rescate para eventuales emergencias, al mismo tiempo que se lleva a cabo supervisiones preventivas periódicas.
Coordinador de
Rescate y Primeros Auxilios
2 Se envía Unidad de Rescate a evaluar unidad en terreno.
La Unidad de Rescate realiza inspección en lugar de trabajo.
Paramédico
3 Realiza Supervisión Preventiva Consiste en: Evaluación del lugar de trabajo. Verificación de Anomalías del trabajo. Verificación de Anomalías en el procedimiento. Inspección en el (correcto) uso de elementos de protección
Formulario de Supervisiones Preventivas
Paramédico
4 Realiza breve inducción y observaciones sobre procedimientos, uso de elementos de protección y condiciones de trabajo.
Esta actividad ayuda en la disminución de los riesgos laborales y a reforzar las acciones positivas que se constaten en la Supervisión.
Paramédico
5 En caso de que se encontrasen anomalías: Notifica Anomalías en el Trabajo a la jefatura directa.
Formulario Notificación de Anomalías en el Trabajo
Coordinador de Rescate y
6 Recibe notificación de anomalías
Nombre del procedimiento Código: PR04 Supervisiones Preventivas Revisión: Septiembre 2010
Fojas 99
99
Primeros Auxilios e ingresa a control estadístico.
Coordinador de Rescate y
Primeros Auxilios
7 Recibe Formulario de Supervisiones Preventivas para Control Estadístico.
Coordinador de Rescate y
Primeros Auxilios
8 Elabora un reporte con los antecedentes recogidos y se envía semanalmente a Director de Área.
Según gravedad de la Situación detectada se le da un plazo de implementación de medidas correctivas. Plazo establecido en Notificación.
Reporte de Anomalías en el trabajo
Director de Área
9 Recibe antecedentes para corrección de las anomalías y reconocimiento de los cumplimientos.
Fojas 101
101
Descripción El procedimiento de Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo se lleva a cabo cuando existe la necesidad de efectuar compras mayores a las 100UTM por lo que se debe realizar un proceso de Licitación Pública a través de la plataforma Mercado Público para convocar a proveedores que, sujetándose a las bases formuladas, formulen propuestas entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.
Objetivo Realizar compras mayores a través de Licitación Pública en la plataforma web Mercado Público. Relevancia Este procedimiento busca ejecutar las compras mayores siguiendo los principios de eficacia y
eficiencia con la mayor transparencia posible. Marco Legal Ley N°19.886 Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; Ley
N°18.883 Estatuto Administrativos para Funcionarios Municipales; Ley N°16.744 Seguro Social contra Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales; Reglamento Nº240 de Contrataciones y Adquisiciones para la Municipalidad de Santiago; Reglamento Nº173 de Vestuario.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefe
Departamento Prevención de
Riesgos
1 Envía formularios por correo electrónico a Directores y Jefaturas
Formulario para Ropa de Trabajo Formulario para Elementos de Segurida
Jefaturas
2 Completan formularios con sus requerimientos y envían a Depto. Prevención de Riesgos.
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
3 Etapa de recepción de formularios
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
4 Análisis técnico de los requerimientos
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
5 Elabora planilla. Contiene descripción de productos, cantidad de elementos y unidades de destino.
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
6 En base al análisis de los requerimientos, envía a SECPLAN, la necesidad de licitar para su visto bueno.
SECPLAN 7 Realiza la consulta en el sistema previo a la elaboración de las bases (precio, característica de los servicios, etc.).
SECPLAN 8 Revisa, aprueba y envía a la Dirección de Administración y Finanzas para revisión del presupuesto.
Nombre del procedimiento Código: PR05 Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo Revisión: Septiembre 2010
Fojas 102
102
Dirección de Administración y
Finanzas
9 Revisa y aprueba el presupuesto, luego envía respuesta a SECPLAN y a Jefe Departamento.
SECPLAN 10 Elaborar el documento con las bases en conjunto con Jefe Departamento y las envía a Dirección de Asesoría Jurídica.
Bases de licitación.
Dirección de Asesoría Jurídica
11 Realiza la visación de las bases y envía a SECPLAN
SECPLAN 12 SECPLAN elabora la Resolución de aprobación, llamado y publicación de bases.
Resolución de aprobación y llamado de publicación de bases.
SECPLAN 13 Envía las bases, la resolución de aprobación, llamado y publicación de las mismas a Dirección de Control.
Dirección de Control
14 Revisa, aprueba las bases y la envía a Administradora Municipal.
En caso negativo la devuelve a SECPLAN.
Administradora Municipal
15 Recibe y firma resolución, luego la envía a Secretaría Municipal.
Secretaría Municipal
16 Recibe, firma y distribuye resolución a todos los involucrados (Jefe Departamento de Prevención de Riesgos, SECPLAN, Dirección de Asesoría Jurídica, Administración y Finanzas, Dirección de Control y Administradora Municipal).
SECPLAN 17 Publica en el portal Mercado Público el llamado a licitación.
Oferentes revisan antecedentes de la licitación y realizan consultas a través del portal.
SECPLAN 18 Baja consultas y peticiones de aclaraciones hechas por los oferentes y envía al Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos.
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
19 Responde y envía aclaraciones a Dirección de Asesoría Jurídica para su revisión y aprobación.
Asesoría Jurídica 20 Revisa y envía las respuestas y aclaraciones a Secretaría Municipal para su protocolización.
En caso negativo devuelve al Jefe de Prevención de Riesgos.
Secretaría Municipal
21 Protocoliza las respuestas y las aclaraciones, luego las envía a SECPLAN.
SECPLAN 22 Posteriormente se cierra el
Fojas 103
103
Recibe y publica respuestas y aclaraciones en el portal de Mercado Público
plazo para recibir ofertas.
Secretaría Municipal
23 Recibe las garantías de seriedad por parte de los oferentes, las envía a Tesorería Municipal para su custodia e informa a SECPLAN de las garantías recibidas.
En caso de no existir oferentes la licitación se declara desierta y se termina el proceso.
SECPLAN 24
Verifica informe de las garantías abre, desde el portal, las ofertas administrativas y técnicas solicitadas a los oferentes en la fecha indicada en el calendario de la licitación, verificando que tenga todos los antecedentes solicitados.
El Secretario Municipal debe estar presente en este proceso como Ministro de Fe
Secretario Municipal
25 Emite un acta de apertura de la licitación respectiva.
Acta de apertura de licitación.
SECPLAN 26 Envía ofertas a Comisión Evaluadora.
Dicha comisión la componen: Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos, Dirección de Administración y Finanzas y SECPLAN.
Comisión Evaluadora
27 El Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos cita a la Comisión Evaluadora y revisa las ofertas administrativas y técnicas recibidas y solicita a Dirección de Asesoría Jurídica emitir un informe.
Informe referente a la definición de las ofertas que están sujetas a evaluación en términos económicos.
Dirección de Asesoría Jurídica
28 Emite un informe sobre los oferentes evaluables e informa a la Comisión Evaluadora.
Paralelamente informa a la Tesorería Municipal sobre los oferentes no evaluables.
Informe sobre oferentes evaluables.
Tesorería Municipal
29 Con el informe de oferentes no evaluables, procede a devolver las garantías de seriedad de las oferta de estos oferentes.
Informe de oferentes no evaluables.
Comisión Evaluadora
30 Revisa las ofertas económicas de los “oferentes evaluables” y aplica pautas de evaluación según las bases, analiza y emite a la Administradora Municipal un Informe de Evaluación en el que presenta una propuesta de adjudicación.
Informe de evaluación y propuesta de adjudicación.
Administradora Municipal
31 Recibe el informe, evalúa los oferentes para decidir y visa el informe.
SECPLAN y Jefe Departamento de
Prevención de Riesgo
32 Elabora Resolución En caso que el monto de la licitación no supere las 500 UTM.
Fojas 104
104
SECPLAN 33 Incorpora la licitación al escritorio digital
En caso que el monto de la licitación sea igual o superior a las 500 UTM.
Secretaría Municipal
34 Lo incorpora en la sesión del Concejo que corresponda.
Comisión del Concejo
35 Revisa los antecedentes y la licitación o contrato pasa a sesión ordinario del Concejo para su aprobación.
SECPLAN 36 Elabora Resolución de Adjudicación.
En caso que el monto de la licitación no supere las 500 UTM, la Resolución la realizan SECPLAN y el Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos. En caso contrario vuelve a Administradora Municipal para su visación.
Resolución de Adjudicación.
SECPLAN y Jefe Departamento
37 Envían la Resolución de Adjudicación junto con todo al expediente a Dirección de Control.
Dirección de Control
38 Realiza la visación de la Resolución y lo envía para la firma de Administradora Municipal.
En caso de ser negativo lo devuelve a SECPLAN.
Administradora Municipal
39 Firma la resolución y la envía a Secretaría Municipal.
En caso de ser negativo lo devuelve a Dirección de Control.
Secretaría Municipal
40 Firma la Resolución de Adjudicación y envía una copia firmada a la SECPLAN y al Jefe de Departamento de Prevención de Riesgos para que sea publicado en el portal Mercado Público.
SECPLAN 41 Publica la adjudicación de la licitación en el portal.
El oferente adjudicado acepta a través del portal, en caso contrario se procede según las bases.
SECPLAN y Jefe de Departamento
Prevención de Riesgos
40 Envían informe a Asesoría Jurídica para la redacción del contrato.
Dirección de Asesoría Jurídica
41 Redacta el contrato y lo envía para la firma del Administradora Municipal.
El Departamento de Prevención de Riesgos puede realizar observaciones al contrato, de ser así lo devuelve a Asesoría Jurídica para oficialización de Contrato.
Contrato.
Administradora Municipal
42 Recibe y revisa el contrato, luego lo firma y lo devuelve a la Dirección de Asesoría Jurídica.
Dirección de 43 Se contacta con el oferente para El oferente revisa, firma y lo
Fojas 105
105
Asesoría Jurídica la firma del contrato. entrega a la Dirección de Asesoría Jurídica junto con la garantía de fiel cumplimiento de contrato.
Dirección de Asesoría Jurídica
44 Envía la garantía de fiel cumplimiento de contrato a Tesorería Municipal quien estará a cargo de su custodia y envía el contrato a la Secretaría Municipal.
También envía copia de ambos documentos a SECPLAN y al Jefe de Departamento.
Garantía de fiel cumplimiento de contrato.
SECPLAN y Jefe Departamento de
Prevención de Riesgo
45 Envía informe a Tesorería Municipal para que esta devuelva a los oferentes no adjudicados la garantía de seriedad de la oferta.
Los oferentes no adjudicados recibirán documento por parte de la Tesorería Municipal.
Secretaría Municipal
46 Redacta Resolución de aprobación de Contrato y envía a SECPLAN y al Jefe de Departamento una copia del documento.
Resolución de aprobación de contrato.
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
47 Solicita a Tesorería Municipal la devolución de boletas de garantía.
Para posteriormente hacer el contrato.- Informa al Director de Área que la empresa cambió la boleta y el Director de Área le pone el visto bueno para la devolución de boleta de seriedad de oferta. Y lo mismo ocurre para la boleta de fiel cumplimiento de contrato.
SECPLAN 48 Publica la resolución de aprobación del contrato en el portal.
Jefe Departamento Prevención de
Riesgos
49 Gestiona entrega en terreno de los materiales y coordina cumplimiento del contrato suscrito.
El proveedor entrega una Carta Gantt con la fecha de entrega de las distintas Áreas. Las Unidades deben reportar al Depto. de Prevención de Riesgos de la entrega de lo contratado.
(FIN)
Fojas 106
106
Departamento Prevención de Riesgos
Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo cód.:PR05
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C
ontro
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Dep
arta
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toEnvía Formulario de Ropa de Trabajo y para Elementos de
Seguridad a Directores y
Jefaturas
Revisión y Aprobación del
presupuesto
Elabora Bases de Licitación
Firma Resolución
Recepción de formularios
SI
SI
Análisis Técnico de
Requerimientos
Bases.Resolución de Aprobación, Llamado y
Publicación de las mismas
Resolución de Aprobación¿OK?
¿VºBº?
¿Aprueba?
Corrección de Bases
Envía resolución a Secretario
Municipal para su firma y distribución
NO
Publicación en Mercado
Público1
NO
NO
Fojas 107
107
Departamento Prevención de Riesgos
Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo (Parte 2) cód.:PR05
Adm
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NO
Realiza respuestas y
envía a Asesoría Jurídica
Protocoliza respuestas y aclaraciones
Acta de Apertura de Licitación
¿OK?Pronunciamiento jurídico
Baja consultas realizadas por
oferentes1
Publica respuestas y
aclaraciones en Mercado Público
Recibe garantías de seriedad por
parte de los oferentes
En caso de no existir ofertas, la licitación se declara desierta y se
termina el proceso.
NO
SI
Apertura de Ofertas
Técnicas y Administrativas
Envía Garantía de Seriedad de la
Oferta a Tesorería Municipal para su
custodia
Cita a Comisión Evaluadora para
revisión de ofertas2
Fojas 108
108
Departamento Prevención de Riesgos
Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo (Parte 3) cód.:PR05
Con
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Mun
icip
alEnvía Ofertas a
Comisión Evaluadora
Solicita a Asesoría Jurídica informe sobre oferentes
evaluables
Revisa ofertas administrativas y
técnicas
¿Monto supera
500UTM?
2
Informe sobre oferentes
evaluables
Revisa ofertas económicas de los
oferentes evaluables
Comunica a Tesorería Municipal para que proceda a devolver
garantías de seriedad de oferta a oferentes
no evaluables
Informe Técnico de Evaluación con
Propuesta de Adjudicación
Recibe el Informe y Aprueba Propuesta
Incorpora Licitación a
Escritorio Digital
Incorpora Resolución a
sesión del Concejo
Aprobación del Concejo
SI
Resolución de Adjudicación 3
NO
Fojas 109
109
Departamento Prevención de Riesgos
Compra de Elementos de Protección y Ropa de Trabajo (Parte 4) cód.:PR05
Dire
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Publica Adjudicación en Mercado Público
Firma Resolución de Adjudicación
Copia Firmada de Resolución
3
Firma Resolución de Adjudicación
Copia Firmada de Resolución
NO
SI¿Aprueba?
Revisión de Adjudicación
SI
NO
¿Oferente acepta?
Envían Informe para redacción de
contrato
Proceder según Bases
Redacta el contrato
Contrato firmado
Adjudicado firma contrato y entrega
garantía de fiel cumplimiento de
contrato
Copia de contrato y garantía
Copia de contrato y garantía
Contrato firmado
Envía garantía a Tesorería
Municipal para su custodia
Redactan y envían informe a Tesorería
Municipal para devolución de
garantías
4
Fojas 110
110
Descripción Las visitas domiciliarias se realizan para evaluar de forma presencial el cumplimiento del reposo médico y el estado de evolución de la patología. Consiste además en una orientación en relación a la atención que recibe el afectado, verificando si existen alteraciones en ésta así como recoger antecedentes sobre el accidente o enfermedad para ayudar a establecer su naturaleza.
Objetivo Evaluar el cumplimiento del reposo médico en virtud de un accidente de trabajo o enfermedad profesional así como la evolución de la lesión o enfermedad.
Relevancia Permite entregar apoyo al afectado en cuanto a verificar si se están cumpliendo los objetivos de calidad en la atención que ha recibido.
Marco Legal Ley Nº16.744 Seguro Social contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Secretaria 1 Imprime desde plataforma de la ACHS
Reporte Diario. Reporte Diario
Jefe Depto. y Coordinador de
Rescate y 1os Aux.
2 Entrega de salidas programadas a Unidad de Rescate.
Conductor 3 Concurre al domicilio del afectado.
Paramédico
4 En caso que el afectado no se encuentre en el domicilio: Se deja formulario de Visitas Domiciliarias para su llenado.
El afectado debe comunicarse a la brevedad con el Departamento de Prevención de Riesgos a fin de regularizar situación
Visitas Domiciliarias
Paramédico 5 Realizar evaluación de las condiciones de atención y procedimientos.
Paramédico 6 Evaluar el cumplimiento del reposo médico.
Paramédico 7 Realizar una breve orientación sobre la situación del afectado reforzando las indicaciones médicas.
Paramédico 8 Completar Ficha de Accidente. Tomar declaración del paciente.
1.Ficha de Accidente 2.Declaración del paciente
Paramédico
9 Confeccionar formulario Visitas Domiciliarias.
Formulario Visitas Domiciliarias
Paramédico y Conductor Unidad
de Rescate
10
Reportarse a la Base y esperar nuevas instrucciones.
Paramédico y Conductor U. de
Rescate
11
Entregar documentación obtenida a Secretaria Departamento.
Secretaria 12
Recibe documentación y deriva a Jefe Departamento.
Jefe Departamento 13
Toma conocimiento y agrega instrucciones.
(FIN)
Nombre del procedimiento Código: PR06 Visitas Domiciliarias Revisión: Septiembre 2010
Fojas 111
111
Departamento Prevención de Riesgos
Visitas Domiciliarias (Parte 1) cód.:PR06
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Imprime desde plataforma ACHS
Reporte Diario
Reporte Diario
¿Afectado se encuentra?
Evaluar cumplimiento de reposo médico
Evaluación de las condiciones de
atención y procedimientos
Se deja formulario de visitas domiciliarias.
El afectado debe comunicarse con
Depto. Prevención de Riesgos
Realizar una breve orientación sobre la
situación del afectado reforzando las
indicaciones médicas
Concurre a domicilio del afectado
Entrega de salidas programas de Unidad
de Rescate
1.Ficha de Accidente2.Declaración del
PacienteNO SI 12
Fojas 112
112
Departamento Prevención de Riesgos
Visitas Domiciliarias (Parte 2) cód.:PR06
Par
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Jefe
Dep
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Recepciona documentación y
deriva a Jefe Departamento
Reportarse a la Base y recoger nuevas
instrucciones
1
Confecciona:Formulario Visitas
Domiciliarias
Entregar documentación
obtenida a Secretaria Departamento
Toma conocimiento y entrega nuevas instrucciones
2
FIN
Fojas 113
113
Descripción El procedimiento de visitas a pacientes hospitalizados consiste en recolectar antecedentes para la investigación, verifica la evolución del accidentado para su inclusión en la red social municipal, tomar sugerencias o reclamos y entregar una orientación acerca su situación.
Objetivo Verificar la evolución del accidentado y tomar antecedentes sobre los hechos acaecidos. Relevancia Permite recoger sugerencias o reclamos sobre la atención a los funcionarios.
Marco Legal Ley N°16.744 Seguro Social contra riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefe Departamento
Coordinador de Rescate y Primeros
Auxilios
1 Entrega de salidas programadas a Unidad de Rescate.
Conductor Unidad de Rescate
2 Concurre al Hospital o Agencia de Atención de Pacientes de la ACHS.
En vista y considerando la gravedad del paciente, en ocasiones el Jefe Departamento y/o Coordinador de Rescate y Primeros Auxilios participan de esta visita.
Paramédico 3 Presentación del personal al paciente.
Paramédico 4 Verifica estado de evolución del paciente.
Paramédico
5 Toma Declaración del paciente. Completar Ficha de Atención.
La declaración del paciente es un antecedente para la investigación del accidente y así cumplir lo dispuesto en la Ley.
1.Ficha de Atención 2.Declaración del Afectado
Paramédico 6 Realiza Solicitud de Informe Médico.
Solicitud Informe Médico
Paramédico yConductor Unidad
de Rescate
7 Reportarse a la Base y recibir nuevas instrucciones.
Paramédico 8 Entregar documentación a Jefe Departamento.
Jefe Departamento 9 Informar a Jefatura directa del
paciente de las condiciones del funcionario.
Esta actividad se realiza mediante llamada telefónica o correo electrónico
Jefe Departamento 10 Informar a Asistente Social que
corresponda en Servicio Social del Departamento de Bienestar.
Esta actividad se realiza mediante llamada telefónica o correo electrónico
Jefe Departamento 11 Entrega instrucciones al personal
respecto del accidente laboral y a la situación del paciente.
Ver procedimiento: Denuncia Individual de Accidente de Trabajo PR03.
Nombre del procedimiento Código: PR07 Visitas a Pacientes Hospitalizados Revisión: Septiembre 2010
Fojas 114
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Departamento Prevención de Riesgos
Visitas a Pacientes Hospitalizados cód.:PR07
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Res
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y
Prim
eros
Aux
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Res
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ico
Jefe
Dep
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men
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Imprime desde plataforma ACHS
Reporte Diario
Reporte Diario
Verifica estado de evolución del
paciente
Concurre al Hospital o Agencia de Atención de
Pacientes de la ACHS
Entrega de salidas programas de Unidad
de Rescate
1.Ficha de Accidente2.Declaración del
Paciente
Solicitud Informe Médico
Reportarse a la Base y recoger nuevas
instrucciones
Recepciona documentación y
deriva a Jefe Departamento
Comunica a Jefatura Directa del estado del
paciente
Comunica a Asistente Social que
corresponda en el Servicio Social del
estado del paciente
Fojas 116
116
F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S Departamento: Capacitación
Código Funcionario Contacto Cargo Unidades involucradas
DC01 Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010
DC02 Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010
DC03
Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010
DC04
Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010
DC05
Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010
DC06
Rigoberto Salas Sub-Jefe Departamento Septiembre 2010
Nombre del procedimiento: Elaboración de Plan Anual de Capacitación Código: DC01 Nombre del procedimiento: Contratación de Actividades Espontáneas Código: DC02 Nombre del procedimiento: Contratación Actividades de Capacitación Código: DC03 Nombre del procedimiento: Diseño Logístico de Actividades Código: DC04 Nombre del procedimiento: Desarrollo de Actividades de Capacitación Código: DC05 Nombre del procedimiento: Pago de Actividades Código: DC06
Fojas 117
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Nombre del procedimiento Código: DC01 Elaboración del Plan Anual de Capacitación Fecha: Septiembre 2010
Descripción El procedimiento de Elaboración del Plan de Capacitación consiste en transformar los requerimientos de capacitación obtenidos del informe de Detección de Necesidades de Capacitación, en un plan de acción concreto y ejecutable que apunte a disminuir la brecha existente entre el desempeño actual y el desempeño esperado del personal municipal.
Objetivo Determinar el conjunto de actividades que formarán parte de cada uno de los programas que componen el Plan de Capacitación, considerando la detección de necesidades de capacitación y lo recursos destinados para este fin.
Relevancia El Plan de Capacitación es la base de la inversión en capacitación, durante un año calendario. Su correcta formulación optimizará el impacto esperado del proceso de capacitación, en el desempeño de los funcionarios municipales.
Ocasión En el mes de agosto de cada año, se debe preparar la propuesta presupuestaria para el siguiente año, la que debe ser aprobada junto con el presupuesto municipal, en septiembre.
Marco Legal Ley 18.883 Estatuto Administrativo para Funcionario Municipales; Ley 18.695 Orgánica Constitucional de Municipalidades; Reglamento N°376/2010 Capacitación para el personal de la I. Municipalidad de Santiago.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefa Depto. y Sub-Jefe Depto
1 Detección de Necesidades de Capacitación.
Realizada por el Departamento o por un tercero (Comprada)
Informe D.N.C (Detección Necesidades de Capacitación)
Jefa Depto y Sub-Jefe Depto.
2 Determinan acciones de capacitación para cada uno de lo programas de capacitación.
Se puede conservar los programas existentes, agregar o eliminar programas
Jefa Depto.y Sub-Jefe Depto.
3 Distribución Presupuestaria. Propuesta Presupuestaria
Jefa
Departamento Capacitación
4 Realiza presentación ante Comisión de Capacitación.
Comisión de Capacitación es integrada por: Administración Municipal, Director de SECPLAN, Director Área de Administración y Finanzas, Subdirector de Personal y Jefa Dpto. Capacitación.
Jefa Depto.y Sub-Jefe
Departamento
5 Realizan modificaciones y correcciones según indicaciones de la Comisión de Capacitación.
Jefa Depto.Capacitació
6 Envía a SECPLAN Propuesta Presupuestaria aprobada por Comisión de Capacitación.
SECPLAN
7 Hace inclusión al presupuesto municipal y presenta ante el Concejo Municipal.
Se debe presentar en Septiembre del año anterior.
Concejo Municipal
8 Aprobación del Presupuesto Municipal.
El presupuesto de capacitación forma parte del presupuesto municipal.
SECPLAN
9 Comunica aprobación a Depto. Capacitación.
Jefa Depto. y Sub-Jefe Depto.
10 Diseño de la ejecución presupuestaria.
Plazos (calendario). Estrategia de ejecución plan.
Plan de Capacitación
Fojas 118
118
Departamento de Capacitación
Elaboración del Plan Anual de Capacitación cód.:DC01
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Jefa
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Realizan Distribución Presupuestaria
Realizan modificaciones según indicaciones de
Comisión (si las hubiere)
Propuesta Presupuestaria
Informe D.N.C.
1
Determinan acciones para cada programa
de capacitación
Detección de Necesidades de
Capacitación
Presenta ante Comisión de Capacitación
Fojas 119
119
Departamento de Capacitación
Elaboración del Plan Anual de Capacitación (Parte 2) cód.:DC01
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Diseño de la ejecución del presupuesto
Envía Propuesta Presupuestaria a
SECPLAN
Informa Aprobación a Depto. Capacitación
Hace inclusión al Presupuesto Municipal
Presenta ante Concejo Municipal
Aprobación del Presupuesto
Municipal
1Plan Anual de Capacitación
Fojas 120
120
Nombre del procedimiento Código: DC02 Actividades Espontáneas Revisión: Septiembre 2010
Descripción Este procedimiento consiste en la inscripción de algún funcionario que solicite un curso que no se encuentre dentro del Programa Anual de Capacitación. Para lo cual se hace un análisis técnico y se verifica la disponibilidad presupuestaria.
Objetivo Efectuar compras que no se encuentren dentro del Plan Anual de Capacitación.
Relevancia Este procedimiento permite ingresar funcionarios que desean inscribirse en algún programa específico de Capacitación.
Procedencia Cuando lo solicite la autoridad o una unidad específica.
Marco Legal Ley Nº19.886 Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; Ley Nº18.883 Estatuto Administrativos para Funcionarios Municipales; Reglamento Contratación de Adquisiciones.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Secretaria
1 Recepción de solicitud Solicitud enviada por la Jefatura directa o Director del solicitante que desea inscribirse en alguna actividad de capacitación.
Jefa Departamento Capacitación
2 Análisis técnico
Jefa Departamento Capacitación
3 Verifica disponibilidad presupuestaria.
Comisión de Capacitación
4 Aprueba o rechaza la actividad.
Acta de Sesión de Comisión de Capacitación
Asistente Administrativo
5 Emite Resolución de Compra y envía para aprobación de Contraloría Municipal.
Resolución de Compra
Contraloría Municipal
6 Aprueba Resolución de Compra.
Resolución de Proveedor Único
Administradora Municipal
7 Firma Resolución.
Sub-Jefe
8 Publica en Resolución de Compra aprobada al portal Mercado Público y genera Orden de Compra.
Orden de Compra
Asistente Administrativo
9 Emite Pedido de Materiales a Dpto. de Aprovisionamiento
Se realiza vía intranet
Fojas 121
121
Departamento de Capacitación
Actividades Espontáneas de Capacitación cód.:DC02
Adm
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ón
Mun
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alC
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Dep
arta
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to Instruye a Sub-Jefe que suba Resolución
aprobada al Portal Mercado Público para
finalizar compra, generando Orden de
Compra
¿Aprueba?
Recepciona solicitud
Análisis Técnico Verifica disponibilidad presupuestaria
Presenta ante Comisión
Acta de Sesión
Elabora Resolución de Compra
Envía Resolución a Dirección de Control
Firma Resolución
Resolución de Proveedor Único
firmada
Emite Pedido de Materiales as Dpto. Aprovisionamiento
SI
NO
Fojas 122
122
Nombre del procedimiento Código: DC03 Contratación Actividades de Capacitación mediante Licitación Pública Fecha: Septiembre 2010
Descripción El procedimiento de Contratación Actividades de Capacitación mediante Licitación Pública se realiza cuando se necesita efectuar compras mayores a las 100 UTM. La Municipalidad realiza un llamado público (a través del portal Mercado Público), convocando a los interesados para que, sujetándose a las bases fijadas, formulen propuestas y entre las cuales se seleccionará y aceptará la más conveniente.
Objetivo Efectuar compras mayores a las 100 UTM, a través de Licitación Pública por medio del Portal Mercado Público.
Relevancia Este proceso permite efectuar compras mayores a las 100 UTM, este procedimiento busca que se consiga la mayor efectividad, eficiencia y transparencia posible.
Procedencia Plan o programa de capacitación que supere compras o contratos mayores a las 100 UTM.
Marco Legal
Ley Nº19.886 Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios; Ley Nº18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Decreto 250/2004 Reglamento Ley Nº19.886; Reglamento Nº 240/2004 Reglamento Contrataciones y Adquisiciones para la I.M.S. Reglamento Contratación de Adquisiciones; Reglamento N°376/2010 de Capacitación para el personal de I. Municipalidad de Santiago.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefa Departamento
Y Sub-Jefe 1 Elaboración de Términos Técnicos de Referencia
TTR
Jefa Departamento Capacitación Y Sub-Jefe
2 Envía los TTR a SECPLAN
TTR
SECPLAN 3 Realiza la consulta en el sistema previo a la elaboración de las bases (precio, característica de los servicios, etc.).
SECPLAN 4 Revisa, aprueba y envía a la Dirección de Administración y Finanzas para revisión del presupuesto.
En caso negativo ver Act. 1
Dirección de Administración y
Finanzas 5
Revisa y aprueba el presupuesto, luego envía respuesta a SECPLAN y a Jefe Departamento.
SECPLAN 6 Elaborar el documento con las bases en conjunto con Departamento de Capacitación y las envía a Dirección de Asesoría Jurídica.
Bases de Licitación.
Dirección de Asesoría Jurídica 7 Realiza la visación de las bases y envía a
SECPLAN
Jefa Departamento Capacitación Y Sub-Jefe
8 Corregir las observaciones planteadas (si las hubiese) para su posterior envío a SECPLAN.
SECPLAN 9 Elabora Resolución de aprobación, llamado y publicación de bases.
Resolución de aprobación y llamado de publicación de bases.
SECPLAN 10 Envía las bases, la resolución de aprobación, llamado y publicación de las mismas a Dirección de Control.
Dirección de Control 11
Revisa, aprueba las bases y la envía a Administradora Municipal.
En caso negativo SECPLAN debe corregir Bases.
Fojas 123
123
Administradora Municipal 12 Firma Resolución y envía a Secretaría Municipal.
Secretaría Municipal 13
Firma y distribuye Resolución a todos los involucrados.
Corresponden a Jefe Departamento, SECPLAN, Dirección de Asesoría Jurídica, Administración y Finanzas, Dirección de Control y Administradora Municipal.
SECPLAN 14
Publica llamado a licitación en portal Mercado Público.
Oferentes revisan antecedentes de la licitación y realizan consultas a través del portal.
SECPLAN 15 Baja consultas y peticiones de aclaraciones hechas por los oferentes y envía a Departamento de Capacitación.
Jefe Departamento Y Sub-Jefe 16
Responde preguntas hechas por oferentes y envía aclaraciones a la Dirección de Asesoría Jurídica para su revisión y aprobación.
Asesoría Jurídica 17 Revisa y envía las respuestas y aclaraciones a la Secretaría Municipal para su protocolización.
En caso negativo regresa a Departamento de Capacitación.
Secretaría Municipal 18 Protocoliza respuestas y aclaraciones.
Envía a SECPLAN.
SECPLAN 19 Recibe y publica respuestas y aclaraciones en el portal de Mercado Público.
Posteriormente se cierra el plazo para recibir ofertas.
Secretaría Municipal 20
Recibe las garantías de seriedad por parte de los oferentes, las envía a Tesorería Municipal para su custodia e informa SECPLAN de las garantías recibidas.
En caso de no existir oferentes la licitación se declara desierta y se termina el proceso.
SECPLAN 21
Abre, desde el portal, las ofertas administrativas y técnicas en la fecha indicada en el calendario de la licitación, verificando que tengan todos los antecedentes solicitados.
Secretario Municipal debe estar presente en este proceso como Ministro de Fe.
Secretaría Municipal 22
Emite un Acta de Apertura de la Licitación.
Acta de Apertura de Licitación.
Jefe Departamento 23 Cita a Comisión Evaluadora para revisión de las ofertas administrativas y técnicas.
SECPLAN 24
Envía ofertas a Comisión Evaluadora. Comisión Evaluadora está compuesta por: Jefe de Departamento, Dirección de Administración y Finanzas y SECPLAN.
Comisión 25 Revisa ofertas administrativas y técnicas Informe referente a la Informe Técnico de
Fojas 124
124
Evaluadora recibidas y solicita a Dirección de Asesoría Jurídica emitir un informe.
definición de las ofertas que están sujetas a evaluación en términos económicos.
Evaluación
Dirección de Asesoría Jurídica 26
Emite informe sobre los oferentes evaluables e informa a la Comisión Evaluadora.
Paralelamente informa a Tesorería Municipal sobre los oferentes no evaluables.
Informe sobre oferentes evaluables
Tesorería Municipal 27 Con Informe de Dirección de Asesoría Jurídica procede a devolver las garantías de seriedad de las ofertas de oferentes no evaluables.
Comisión Evaluadora 28
Revisa las ofertas de los “oferentes evaluables” y aplica pautas de evaluación según las bases y establece un ranking y, emite a la Administradora Municipal un Informe de Evaluación en el que presenta una propuesta de adjudicación.
La revisión de las ofertas se realiza de acuerdo al informe de Dirección de Asesoría Jurídica y las Bases de la licitación lo que podría conllevar a realizar entrevistas a los mayores puntajes.
Informe Técnico de Evaluación y Propuesta de Adjudicación.
Administradora Municipal 29
Aprueba Propuesta de Adjudicación.
SECPLAN 30 Elabora Resolución de Adjudicación. En caso que el monto
de la licitación no supere las 500 UTM. Continúa en Act. 35
Resolución de Adjudicación
SECPLAN 31 Incorpora la licitación al Escritorio Digital. En caso que el monto
de la licitación sea igual o superior a las 500 UTM.
Secretaría Municipal 32 Incorpora Resolución en la sesión del Concejo
que corresponda.
Comisión del Concejo 33 Revisa licitación y antecedentes y pasa a sesión
ordinaria del Concejo para su aprobación.
SECPLAN 34 Elabora Resolución de Adjudicación.
Resolución de adjudicación.
SECPLAN 35 Envían Resolución de Adjudicación junto con expediente a Dirección de Control.
Expediente
Dirección de Control 36 Visación de la Resolución y lo envía para la firma
del Administradora Municipal.
Administradora Municipal 37
Firma Resolución y envía a Secretaría Municipal.
Secretaría Municipal 38
Firma Resolución de Adjudicación y envía copia firmada a Secplan y a Jefe de Departamento para que sea publicado en el portal de Mercado Público.
Secplan 39 Publica la adjudicación de la licitación en Mercado Público.
El oferente adjudicado acepta a través del portal, en
Fojas 125
125
caso contrario se procede según las bases.
SECPLAN y Jefe Departamento 40 Envían informe a Asesoría Jurídica para la
redacción del contrato.
Dirección de Asesoría Jurídica 41 Redacta el contrato y lo envía para la firma de
Administradora Municipal. Contrato.
Administradora Municipal 42 Firma contrato.
Dirección de Asesoría Jurídica
43
Se contacta con el oferente para la firma del contrato.
Oferente firma contrato y entrega a Dirección de Asesoría Jurídica junto con garantía de fiel cumplimiento de contrato.
Contrato firmado Garantía Fiel Cumplimiento de Contrato
Dirección de Asesoría Jurídica 44
Envía garantía de fiel cumplimiento de contrato a Tesorería Municipal quien estará a cargo de su custodia. Envía contrato a Secretaría Municipal.
También envía copia de ambos documentos a SECPLAN y a Jefe Departamento.
Secplan y Jefe de Departamento 45
Envían informe a Tesorería Municipal para que devuelva a los oferentes no adjudicados la garantía de seriedad de la oferta.
Los oferentes no adjudicados recibirán documento por parte de Tesorería Municipal.
Secretaría Municipal 46
Redacta Resolución de Aprobación de Contrato y envía copia a Secplan y Jefe de Departamento.
Resolución de Aprobación de Contrato.
Secplan 47 Publica Resolución de Aprobación del Contrato en Mercado Público.
Jefa Departamento Y Sub-Jefe 48 Gestionan el inicio de las actividades
licitadas/contratadas con oferente adjudicado. (FIN)
Fojas 126
126
Departamento de Capacitación
Contratación de Actividades de Capacitación (Licitación Pública) Cód.:DC03
Adm
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Mun
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Jefa
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Sub
-Jef
e Elaboración de Términos
Técnicos de Referencia
Revisión y Aprobación del
presupuesto
Elabora Bases de Licitación
Firma Resolución
Corregir observaciones
planteadas
SI
SI
NO
Términos Técnicos de Referencia
Bases.Resolución de Aprobación, Llamado y
Publicación de las mismas
Resolución de Aprobación¿OK?
¿VºBº?
¿Aprueba?
NO
Corrección de Bases
Envía resolución a Secretario
Municipal para su firma y distribución
SI
NO
Publicación en Mercado
Público1
Fojas 127
127
Departamento de Capacitación
Contratación de Actividades de Capacitación Parte 2 (Licitación Pública) Cód.:DC03
Adm
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b-Je
fe
NO
Realiza respuestas y
envía a Asesoría Jurídica
Protocoliza respuestas y aclaraciones
Acta de Apertura de Licitación
¿OK?Pronunciamiento jurídico
Baja consultas realizadas por
oferentes1
Publica respuestas y
aclaraciones en Mercado Público
Recibe garantías de seriedad por
parte de los oferentes
En caso de no existir ofertas, la licitación se declara desierta y se
termina el proceso.
NO
SI
Apertura de Ofertas
Técnicas y Administrativas
Envía Garantía de Seriedad de la
Oferta a Tesorería Municipal para su
custodia
Cita a Comisión Evaluadora para
revisión de ofertas2
Fojas 128
128
Departamento de Capacitación
Contratación de Actividades de Capacitación Parte 3 (Licitación Pública) Cód.:DC03
Con
cejo
M
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M
unic
ipal
Envía Ofertas a Comisión
Evaluadora
Solicita a Asesoría Jurídica informe sobre oferentes
evaluables
Revisa ofertas administrativas y
técnicas
¿Monto supera
500UTM?
2
Informe sobre oferentes
evaluables
Informe Técnico de Evaluación con
Propuesta de Adjudicación
Recibe el Informe y Aprueba Propuesta
Incorpora Licitación a
Escritorio Digital
Incorpora Resolución a
sesión del Concejo
Aprobación del Concejo
SI
Resolución de Adjudicación 3
NOComunica a Tesorería
Municipal para que proceda a devolver
garantías de seriedad de oferta a oferentes
no evaluables
Revisa las ofertas de los “oferentes
evaluables” y aplica pautas de evaluación
según las bases y establece un ranking
Fojas 129
129
Departamento de Capacitación
Contratación de Actividades de Capacitación Parte 4 (Licitación Pública) Cód.:DC03
Dire
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Juríd
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SE
CP
LAN
Publica Adjudicación en Mercado Público
Firma Resolución de Adjudicación
Copia Firmada de Resolución
3
Firma Resolución de Adjudicación
Copia Firmada de Resolución
NO
SI¿Aprueba?
Revisión de Adjudicación
SI
NO
¿Oferente acepta?
Envían Informe para redacción de
contrato
Proceder según Bases
Redacta el contrato
Contrato firmado
Adjudicado firma contrato y entrega
garantía de fiel cumplimiento de
contrato
Copia de contrato y garantía
Copia de contrato y garantía
Contrato firmado
Envía garantía a Tesorería
Municipal para su custodia
Redactan y envían informe a Tesorería
Municipal para devolución de
garantías
4
Fojas 130
130
Departamento de Capacitación
Contratación de Actividades de Capacitación Parte 5 (Licitación Pública) Cód.:DC03
Dire
cció
n de
C
ontro
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Adm
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sore
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ento
y
Sub-
Jefe
Hace devolución de garantía de
seriedad de la oferta a oferentes no
adjudicados
Decreto Alcaldicio4
Redacta Resolución de Aprobación de
Contrato
¿Monto igual o superior a 500UTM?
Envía a SECPLAN y Departamento Capacitación
Copia de Resolución o
Decreto, según corresponda
Publica Resolución de Aprobación de contrato en portal
Gestiona inicio de actividades con adjudicado
NO
SI
Copia de Resolución o
Decreto, según corresponda
FIN
Fojas 131
131
Nombre del procedimiento Código: DC04 Diseño logístico actividades de Capacitación Revisión: Septiembre 2010 Descripción Este procedimiento consiste en coordinar la ejecución de las actividades de
Capacitación que han sido contratadas. También esta involucrado el procedimiento de información de estas actividades tanto a los alumnos/funcionarios participantes como a su respectivas jefaturas y al Municipio en general.
Objetivo Velar que las actividades de capacitación contratadas se realicen de manera óptima a través de la planificación y coordinación.
Relevancia Entregar un marco temporal ajustado a las necesidades tanto de las actividades de Capacitación como las que se desarrollan en el Municipio.
Marco Legal Reglamento de Capacitación Nº 376/2010 de Capacitación para el Personal de la I. Municipalidad de Santiago.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefa Departamento
Y Sub-Jefe 1 Realizan Calendarización de
las actividades. Calendario o
Carta Gantt
Jefa Departamento Y Sub-Jefe
2 Elaboración de criterios de selección de alumnos.
Jefa Departamento Y Sub-Jefe
3 Envío de Oficio a la unidad objetivo, difundiendo la actividad y realiza preselección de participantes.
Comisión de Capacitación
4 Aprueba preselección de participantes.
Secretaria y Asistente
Administrativo
5 Realiza citación de alumnos por escrito y/o telefónicamente.
Una vez que se cuente con la autorización de las jefaturas.
Secretaria y Asistente
Administrativo
6 Realiza confirmación de Asistentes.
Memo Participantes y Jefes Directos.
Secretaria Y Asistente
Administrativo
7 En caso de que existan plazas disponibles al no haber autorización de jefaturas o bien, algún funcionario haya desistido de asistir al curso y siempre que sea posible, se deben buscar Reemplazantes.
Secretaria Y Asistente
Administrativo
8 Prepara Libro de Clases. En este libro se encuentra: Listado de Participantes. Inicio y termino de actividades.
Libro de Clases
Secretaria Y Asistente
Administrativo
9 Reserva salas y equipos multimedios.
Secretaria Y Asistente
Administrativo
10 Programa servicio de refrigerio. La mayoría de las veces las empresas contratadas realizan la actividades de refrigerio, por lo cual se realizan actividades de coordinación de estas mismas.
(FIN)
Fojas 132
132
Departamento de Capacitación
Diseño Logístico de Actividades de Capacitación cód.:DC04
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Libro de Clases
Elaboración de criterios de selección
de alumnos
Reservar sala y equipos multimedios
Programar o coordinar Servicio
de Refrigerio
Calendarización de las Actividades
Confirmación de Asistentes
Pre-selección de participantes
Citación de alumnos por escrito o
telefónicamente
Difusión de la actividad
¿OK?
SI
Listado de Funcionarios
NO
Fojas 133
133
Nombre del procedimiento Código: DC05 Desarrollo de Actividades de Capacitación Fecha: Septiembre 2010
Descripción Este procedimiento consiste en realizar las actividades que permitan el correcto funcionamiento y desarrollo de las actividades contratadas. Entre ellas se encuentran visitas a los eventos, control de asistencia y alumnos, realización de encuestas de expectativas y resultados y desarrollo logístico de las actividades.
Objetivo Velar por el buen desarrollo de las actividades contratadas y mantener un control de desarrollo de las mismas.
Relevancia Permite mantener un control de las actividades y de los asistentes.
Marco Legal Reglamento N°376/2010 de Capacitación para el personal de la I. Municipalidad de Santiago.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Jefe Depto. de Capacitación Y Sub-Jefe
1 Visita Inicio de Actividades. Anfitrión de la actividad.
Secretaria O Asistente
Administrativo
2 Revisión Asistencia de Curso.
Secretaria 3 Llamado a inasistentes.
Secretaria 4 Solicitud de Justificación a inasistentes
La justificación debe ser presentada por escrito.
Asistente Administrativo
5 Preparación Encuesta de Reacción y Satisfacción.
Encuesta de Reacción y Satisfacción.
Secretaria 6 Aplicación de Encuesta de Reacción y Satisfacción.
Término de las actividades de capacitación.
Secretaria y Asistente
Administrativo
7 Registro y tabulación de encuestas contestadas
Jefe Depto. de Capacitación
Y Sub-jefe
8 Revisión de listados de asistencia e informes finales.
Una vez terminado el curso de capacitación en cuestión.
Informe del Curso.
Secretaria 9 Registrar y Archivar
expediente, finalizando así las actividades.
(FIN)
Fojas 134
134
Departamento de Capacitación
Desarrollo de Actividades de Capacitación cód.:DC05
Secr
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Asi
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Visita Inicio de Actividades
Encuestas de Satisfacción y
Reacción
Revisión de Asistencia del curso
Llamado a inasistentes
Preparación de Encuesta de
Satisfacción y Reacción
Aplicación de Encuestas de Satisfacción y
Reacción
Solicitud de Justificación a inasistencia
Registro y tabulación de Encuestas
Revisión de listas de asistencias e
informes
Registrar y archivar expediente
Fojas 135
135
Nombre del procedimiento Código: DC06 Pago de Actividades Revisión: Septiembre 2010
Descripción Este procedimiento que consiste en el pago a las empresas o personas que hayan prestado bienes o servicios para el desarrollo de una actividad de capacitación.
Objetivo Realizar el comienzo de la actividad de pago y la ejecución del presupuesto. Relevancia Permite al Departamento de Capacitación cumplir con los compromisos
adquiridos durante la ejecución anual del Presupuesto. Marco Legal Reglamento de Capacitación Nº376/2010 para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Asistente Administrativo
1 Recepciona informes, facturas, boletas.
Asistente Administrativo
2 Verifica si el pago de las actividades son menores o mayores a 3 UTM.
Asistente Administrativo
3 Si son menores a 3 UTM, realiza preparación Expedientes de Pago compras menores a 3 UTM.
Expediente Compras < 3 UTM: 1. Facturas (Boletas). 2. Solicitud de materiales. 3. Programa del curso. 4. VºBº Director de Área
Asistente
Administrativo
4 Si son mayores a 3 UTM, realiza preparación Expedientes de Pago compras mayores a 3 UTM.
Expediente compras > 3 UTM: 1. Memo Conductor 2. Facturas (Boletas). 3. Resolución 4. VºBº Director de Área 5. Autorización CTA 6.Solicitud de Materiales 7.Orden Mercado Público.
Jefe
Departamento Capacitación
5 En ambos casos Jefe Depto. Capacitación envía Expediente a Gestión Administrativa para continuar Proceso de Pago.
FIN
Fojas 136
136
Departamento de Capacitación
Pago de Actividades cód.:DC06
Asi
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Jefe
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Prepara Expediente de Pago para
Compras mayores a 3 UTM
Continúa Proceso de Pago de Actividades
¿Compras < 3 UTM?
1 1. Facturas2. Solicitud de
Materiales3. Programa del Curso
4. VºBº Director de Área
Envía Expediente de Pago a Gestión Administrativa
Recepciona informes, boletas,
facturas
Prepara Expediente de Pago de Compras
menores a 3 UTM
1.Memo Conductor2.Facturas
3.Resolución4.VºBº Director de Área
5.Autorización CTA6.Solicitud Materiales7.Orden de Compra
NO
SI1
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Fojas 138
138
F IC H A D E PR O C ED IM IEN T O S
Departamento de Remuneraciones
Código Funcionario Contacto Cargo Revisión
RM01 Juan Maureira Técnico Calculista Septiembre 2010
RM02 Juan Maureira Técnico Calculista Septiembre 2010
RM03 Juan Maureira Técnico Calculista Septiembre 2010
RM04 Claudio Reyes Técnico Calculista Septiembre 2010
RM05 Claudio Reyes Técnico Calculista Septiembre 2010
RM06 Tatiana Gárate Técnico Calculista Septiembre 2010
RM07 Claudio Reyes Técnico Calculista Septiembre 2010
RM08 Tatiana Gárate Técnico Calculista Septiembre 2010
RM09 Claudio Reyes Técnico Calculista Septiembre 2010
RM10 Yerko Jauregui Calculista de Remuneraciones Septiembre 2010
RM11 Susan Jara Víctor Cuevas
Encargado Asignaciones Familiares
Septiembre 2010
Nombre del procedimiento: Horas Extraordinarias Código: RM01 Nombre del procedimiento: Informe Consumos y Saldos Código: RM02 Nombre del procedimiento: Honorarios 21-04-004 Código: RM03 Nombre del procedimiento: Indemnizaciones Código: RM04 Nombre del procedimiento: Desahucio Reglamentario Código: RM05 Nombre del procedimiento: Descuentos exCaja Obreros de la República Código: RM06 Nombre del procedimiento: Honorarios 21-03-001 Código: RM07 Nombre del procedimiento: Descuentos Varios Código: RM08 Nombre del procedimiento: Informe a I.S.P. Código: RM09 Nombre del procedimiento: Retenciones Judiciales Código: RM10 Nombre del procedimiento: Asignaciones Familiares Código: RM11
Fojas 139
139
Descripción
Las horas extraordinarias corresponden a una asignación que se concede al funcionario que deba realizar trabajos en día sábado, domingo y festivos o a continuación de la jornada de trabajo, las que se calcularán sobre el sueldo base y la asignación municipal respectiva, siempre que no se hayan compensado con descanso suplementario. Estas horas extraordinarias se programan bimestralmente y se pagan mensualmente, el valor de cada una de éstas varía según tabla de sueldo existente para cada año en cada uno de los grados y reajuste de los funcionarios municipales. El máximo de horas extraordinarias no puede exceder a las definidas por las autoridades municipales.
Objetivo Realizar la asignación remunerativa a funcionarios que hayan realizado horas extraordinarias.
Relevancia Permite el pago de horas extraordinarias que se suma al sueldo normal o habitual del funcionario.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Art. 97; Ley Nº20.403 Relativa al Reajuste Salarial y Otros Beneficios para el año 2010.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Técnico Calculista
1 Elabora una Base de Datos de archivo en Excel con nómina de todos los funcionarios.
Técnico Calculista
2 Solicita Programación Bimestral a todas las Direcciones municipales.
Se realiza mediante correo electrónico y Oficio con V°B° del Departamento y firma del Subdirector.
Dirección de Área y
Unidad Asesora
3 Se ingresa la información a Base de Datos con el número de horas programadas y remite a Calculista de Remuneraciones.
Técnico Calculista 4 Traspasa Archivos a Planilla Excel realizando matriz.
Técnico Calculista
5 Envía oficio con Rebajas y Aumentos en el uso de las horas extraordinarias a Subdirección de Personal.
Debe contar con firma del Jefe de Departamento
Oficio
Subdirección de
Personal
6 Envían Oficio con Rebajas y Aumentos en las horas extraordinarias en relación a lo programado anteriormente a Direcciones.
Estos oficios posteriormente son recibidos por el Departamento de Remuneraciones mensualmente.
Jefe Departamento Remuneraciones
7 Recepciona documentación y agrega instrucciones.
Técnico Calculista
8 Recepciona oficio a principio de cada mes con Rebajas y Aumentos en el uso de las horas extraordinarias desde cada Dirección.
Debe contar con firma del Jefe de Departamento
Oficio
Técnico Calculista
9 Actualización de las Rebajas y Aumentos en las horas extraordinarias en relación a lo programado anteriormente por las Direcciones.
Estos oficios son recibidos por el Departamento de Remuneraciones mensualmente.
Nombre del procedimiento Código: RM01 Horas Extraordinarias Revisión: Septiembre 2010
Fojas 140
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Técnico Calculista 10
Carga matriz a Sistema de Remuneraciones.
Matriz contiene información de las horas extraordinarias del mes correspondiente.
Técnico Calculista
11 Realiza rebaja a funcionarios que se encuentran excedidos del tope autorizado.
Valida Informe de Horas Extraordinarias
Técnico Calculista
12 Realiza Prueba de Cheques. Revisa la información de cada funcionario, si se ha calculado el número y monto del pago de las horas según la información recepcionada.
Jefe Departamento
13 Una vez terminada la prueba de cheques aprueba proceso de pago de horas extras.
Técnico Calculista
14 Imprime desde Sistema el Gasto según lo solicitado.
Informe de Consumos y Saldos
Técnico Calculista
15 Envía bimestralmente a las Direcciones Informe de Consumos y Saldos.
Oficio
Técnico Calculista
16 Ante consultas puede imprimir desde Sistema Listado por funcionario, el cual sirve para informar dudas que surjan de cada Dirección.
Listado por Funcionario
Técnico Calculista 17 Redacción de oficios por
consultas y traslados de funcionarios en caso de consultas por las Direcciones.
Oficio
Jefe Departamento y Técnico Calculista
18 Control presupuestario de cada Dirección.
Fojas 141
141
Departamento de Remuneraciones
Horas Extraordinarias cód.:RM01
Dire
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V°B°
Solicita Programación Bimestral a las
Direcciones Municipales
Elabora Base de Datos excel con
nómina de funcionarios
Toman conocimiento y
agregan información
Toma conocimiento y deriva a
Departamento Remuneraciones
Realiza matriz traspasando
archivos a planilla excel
1
Ingresa información en Base de Datos y
remite a Remuneraciones
Corrige Planilla con datos
proporcionados por Direcciones. Rebaja o Aumento de horas
Oficio con Rebajas y Aumentos en horas extras en relación a
los programado
V°B°
Agrega instrucciones
Fojas 142
142
Departamento de Remuneraciones
Horas Extraordinarias (Parte 2) cód.:RM01
Dire
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Sub
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lista
Jefe
D
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tam
ento
V°B°
Carga matriz a Sistema de
Remuneraciones
Realiza Prueba de Cheques
Imprime desde Sistema Gasto por
Direcciones de Àrea1
Realiza rebaja a funcionarios si se
encuentran excedidos
Reciben oficio de consumos y saldos
Envío de consultas a
Depto. Remuneraciones
Responde consultas a Direcciones
Control Presupuestario FIN
Fojas 143
143
Descripción El Informe de Consumos y Saldos tiene un carácter mensual y tiene como propósito proporcionar información actualizada a las distintas Direcciones con respecto al Consumo y Saldo en el presupuesto asignado a las Horas Extraordinarias.
Objetivo Proporcionar a las Direcciones de Área y Administradora Municipal información relevante relacionada con la ejecución del presupuesto asignado a horas extraordinarias.
Relevancia Permite apoyar a las autoridades correspondientes en la gestión del presupuesto de horas extras.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Técnico Calculista
1 Arregla los Archivos por gastos por Dirección.
Estos Archivos contienen Resumen de Gastos ordenados por Dirección.
Técnico Calculista
2 Comunica mediante Oficio de los Consumos y Saldos a Direcciones Municipales.
Informe de Consumos y Saldos
Jefe Departamento
3 Da VºBº a Informe y envía a Subdirector de Personal.
Subdirección de Personal
4 Subdirector da VºBº a Informe y deriva a Director de Área para la firma.
Direcciones de Area y Unidades
Asesoras
5 Toma conocimiento de la información proporcionada.
Direcciones de
Área
6 Comunica de la información emitida por el Depto. Remuneraciones a sus dependencias.
Técnico Calculista
7 Recepciona consultas por las Direcciones.
Principales consultas: Personal nuevo, traslado de funcionarios o dudas del presupuesto asignado.
Técnico Calculista
8 Elabora Informe de Consumos y Saldos a Direcciones de Área correspondiente.
Jefe
Departamento
9 Envía mensualmente Presupuesto de Consumos y Saldos a Administradora Municipal.
Este documento debe contar con VºBº de Jefe de Departamento y VºBº de Subdirector de Personal
Oficio
Nombre del procedimiento Código: RM02 Informe de Consumos y Saldos Revisión: Septiembre 2010
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Departamento de Remuneraciones
Informe de Consumos y Saldos cód.:RM02
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de Gastos ordenados por
Dirección
Control Presupuestario
Toma conocimiento
Recepciona consultas y elabora
respuestas a las Direcciones
Comunica a dependencias de la
Dirección
Informe de Consumos y Saldos
Elabora mensualmente
Informe de Consumos y Saldos
VºBº
VºBº
VºBº
VºBº
Recibe Informe de Consumos y Saldos
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Descripción
Este tipo de contratación a honorarios se carga a la asignación 21-04-004 “Prestaciones de Servicios Comunitarios” y corresponden a gastos autorizados por el Presupuesto Anual Municipal para determinados Proyectos o Programas. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Este proceso consiste en realizar el pago de proyectos llevados a cabo por las Dirección de Desarrollo Comunitario, de Cultura y Administración y Finanzas.
Objetivo Cumplir los compromisos económicos contraídos por la Municipalidad al contratar profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas.
Relevancia Necesidad de cumplir con los compromisos económicos contraídos por este municipio en relación al pago de las remuneraciones de estos trabajadores.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Contrato a Honorarios. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Analista Ingreso y Promoción
(Depto. RRHH)
1 Envía a Departamento de Remuneraciones listado de personas a pagar y copia de Decreto a Honorarios por Programas.
Copia Decreto
Jefe Depto.
Remuneraciones
2 Recibe listado y copia de Decreto de contratación a Honorarios. Agrega instrucciones.
Técnico Calculista
3 Recibe listado e ingresa la información a Sistema de Remuneraciones, realizando Planilla de Pago de Honorarios.
Con aumento o disminución de renta, eliminación o ingreso del trabajador.
Planilla de Pago
Jefe Departamento 4 Da V°B° a Planilla de Pago. Dirección de
Personal 5 Da V°B° Planilla de Pago.
Técnico Calculista
6 Recibe documentos firmados y deriva a Contabilidad y Presupuesto.
Contabilidad y Presupuesto
7 Envía a Dirección de Control para su visación y a firma de Administradora Municipal.
Dirección de Control 8 Aprueba pago. Adm. Municipal 9 Firma aprobando proceso de pago.
Técnico Calculista 10 Elabora Cheques. Cheques
Técnico Calculista 11 Envía cheques y nómina de personas a
Contabilidad y Presupuesto.
Técnico Calculista 12 Envía para firma de cheques a Tesorería.
Tesorería Municipal 13 Gestiona la firma de cheques y deriva junto a Planilla a visación de Dirección de Control.
Dirección de Control 14 Aprueba proceso de pago.
Tesorería Municipal 15 Verifica información de cheque con planilla visada.
Interesado 16 Hace entrega de boleta a honorarios y recibe
cheque. El pago se realiza el último día hábil del mes.
(FIN)
Nombre del procedimiento Código: RM03 Honorarios 21-04-004 Revisión: Septiembre 2010
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Departamento de Remuneraciones
Honorarios 21-04-004 cód.:RM03
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V°B°
Ingresa información a Sistema de
Remuenraciones
Obtiene Listado de personas a pagar y
Copia Decreto a Honorarios
¿Aprueba?
Verifica documentación y
continúa proceso de pago
Deriva a Contabilidad y Presupuesto
Planilla de Pago Honorarios
Firma
Firma
V°B°
Envía documentación a
Contabilidad y Presupuesto
Elabora Cheque yNómina de personas
SI
NO
1
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Departamento de Remuneraciones
Honorarios 21-04-004 (Parte 2) cód.:RM03
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Gestiona firma de cheques y adjunta
Planilla para control
V°B°
1
Procede a hacer entrega de cheques previa entrega de
boleta de honorarios
¿Aprueba? SIRetraso en el pago NO
FIN
Fojas 148
148
Descripción
Las indemnizaciones proceden por supresión del empleo, retiro voluntario o por jubilación y corresponden a una suma de dinero que debe entregar la entidad empleadora al funcionario una vez que se haya producido el cese de funciones. Esta indemnización corresponde entonces a una bonificación por retiro voluntario y la que según la Ley Nº20.135 será el equivalente a un mes de remuneración por cada año de servicio o fracción superior a seis meses prestados por el funcionario en la administración municipal, con un máximo de seis meses. El Estatuto Administrativo para funcionarios municipales Ley N°18.883 también establece el pago de una indemnización bajo ciertas condiciones, por ejemplo, cuando producto de reestructuraciones al suprimir un empleo funcionarios de planta cesaren sus funciones.
Objetivo Mejorar las condiciones de retiro de los funcionarios municipales.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Leyes Transitorias. Ejemplo Ley 20.135 publicada en D.O. el 13 de diciembre de 2006 y sus modificaciones.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Técnico Calculista
1 Recibe documentación para comenzar proceso de indemnización. Documentación incluye: Ficha del funcionario, Estado de saldo, Decreto Cese de Funciones.
1.Ficha del funcionario 2.Estado de saldo 3.Copia Decreto Cese de funciones
Técnico Calculista
2 Procede a realizar cálculo de indemnización según legislación vigente.
Según Art. 150 de Ley N°18.883 En los casos de supresión del empleo por procesos de reestructuración o fusión, los funcionarios de planta que cesaren en sus cargos, tendrán derecho a gozar de una Indemnización equivalente al total de las remuneraciones devengadas en el último mes, por cada año de servicio en el municipio, con un máximo de seis.
Cálculo de Indemnización
Jefe Departamento
3 Firma Cálculo de Indemnización y deriva a Subdirector de Personal.
Subdirección de Personal
4 Subdirector toma conocimiento y firma
Técnico Calculista 5 Envía a Dirección de Control para su revisión.
Dirección de Control
6 Aprueba planilla y deriva a Administradora Municipal.
Administradora Municipal
7 Firma planilla y remite a Contabilidad y Presupuesto.
Contabilidad y Presupuesto
8 Procede a elaborar Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.
1.Resolución de Pago 2.Comprobante de Egreso
Nombre del procedimiento Código: RM04 Indemnizaciones Revisión: Septiembre 2010
Fojas 149
149
Dirección de
Control
9 Se firma Resolución de Pago. Deriva a Administradora Municipal en caso que el monto sea superior a 500UTM. De lo contrario firma Director Administración y Finanzas y Directora SECPLAN.
Administradora Municipal
10 Firma de Administradora Municipal.
Tesorería Municipal
11 Elabora cheque y Notifica de aprobación a Funcionario.
Cheque
Tesorería Municipal
12 Envían expediente firmado por trabajador a U. de Custodia de Valores y Archivos.
Tesorería Municipal
(U. Custodia de Valores-Archivos)
13 Se ingresa documentación a Archivo histórico.
(FIN)
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Departamento de Remuneraciones
Indemnizaciones cód.:RM04
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Firma
Realiza cálculo de indemnización
según legislación vigente
1.Ficha del funcionario
2.Estado de Saldos3.Copia Decreto Cese Funciones
¿Aprueba?
Instruye proceso de indemnización
Envía a Dirección de Control para su
revisión y aprobación
Realiza Cálculo Indemnización
Firma
Firma
1.Resolución de Pago
2.Comprobante de Egreso
V°B° Res. Pago
SI
NO ¿Monto menor a 500UTM?
Firma
Deriva a Tesorería Municipal
SI
NO
21
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Departamento de Remuneraciones
Indemnizaciones (Parte 2) cód.:RM04
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Firma
Firma
Se ingresa documentación a Archivo Histórico
Envía expediente firmado por
trabajador a U. Custodia de Valores
y Archivos
Elabora cheque y notifica a interesado
1
2 FIN
Fojas 152
152
Descripción El Desahucio de los trabajadores municipales se encuentra regulado por la Ley N°7.390 y sus modificaciones, la cual se ha mantenido vigente en virtud de los dispuesto en el artículo 13 transitorio de la Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales, el cual sostiene que las normas legales y reglamentarias que regían los derechos de desahucio, de jubilación y otros beneficios de similar naturaleza, seguirán vigentes respecto del personal. Y en el caso de fallecimiento de un funcionario con derecho a desahucio, el cónyuge sobreviviente, los hijos o los padres, en el orden señalado, tendrán derecho a percibir el desahucio que habría correspondido al funcionario si se hubiere retirado a la fecha de fallecimiento. El pago de los desahucios de carácter legal y reglamentario es realizado por el I.P.S. (ex INP) y proceden una vez que el funcionario haya cesado en sus funciones.
Objetivo Hacer cumplimiento de la Ley N°7.390 en relación al pago del derecho a desahucio y en las condiciones que estipula dicha Ley.
Relevancia Hacer entrega de este beneficio al funcionario o a los beneficiarios que determine la ley. Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para funcionarios Municipales; Ley N°7.390 Que establece
Desahucio para los Obreros Municipales y sus modificaciones. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Funcionario
1 Procede a realizar la solicitud del beneficio de desahucio ante Departamento de Recursos Humanos.
Analista Ingreso y Promoción
(Depto. RRHH)
2 Envía a Depto. Remuneraciones copia Decreto Cese de Funciones y Ficha funcionaria.
1.Decreto Cese de Funciones 2.Ficha de Funcionario
Funcionario
3 Presenta ante Dpto. Remuneraciones Estado de Saldos de Bienestar y Tesorería y Constancia de su jefatura directa que certifique que no tiene cargo pecuniario.
1.Estado de Saldos de Bienestar y Tesorería 2.Constancia de Jefatura Directa
Técnico Calculista 4 Recibe / Verifica documentación. Técnico Calculista 5 Ejecuta Liquidación de Desahucio Liquidación de
Desahucio Técnico Calculista 6 Envía documentación para firma
de Jefe Departamento.
Jefe Departamento
7 Firma antecedentes y deriva a Subdirector de Personal.
Subdirector de Personal
8 Subdirector de Personal firma y remite a Depto. Remuneraciones.
Técnico Calculista
9 Envía documentación a Dirección de Control para su revisión y aprobación.
Dirección de Control
10 Realiza visación y deriva a Administradora Municipal para su firma.
Administradora Municipal
11 Firma y remite a Depto. Remuneraciones.
Nombre del procedimiento Código: RM05 Desahucio Reglamentario Revisión: Septiembre 2010
Fojas 153
153
Técnico Calculista 12 Toma conocimiento y envía a Contabilidad y Presupuesto.
Contabilidad y Presupuesto
13 Elabora Resolución de Pago.
Resolución de Pago
Dirección de Control
14 Realiza revisión y control de Resolución.
Administradora Municipal
15 Aprueba Resolución de Pago de Desahucio
Contabilidad y Presupuesto
16 Elabora Comprobante de Egreso.
Comprobante de Egreso
Dirección de Control
17 Firma Comprobante de Egreso.
Tesorería Municipal
18 Procede a la ejecución del cheque.
Tesorería Municipal
19 Notifica al interesado para retiro de documento.
Tesorería Municipal
(U. Custodia de Valores-Archivos)
20 Ingresa a Archivo. (FIN)
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Departamento de Remuneraciones
Desahucios (Parte 1) cód.:RM05
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RR
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Firma
2.Decreto Cese de Funciones3.Ficha de funcionario
¿Procede?
Toma conocimiento y agrega
instrucciones
Solicita Desahucio ante Dpto.
Recursos Humanos
Verifica si el interesado tiene
derecho al beneficio según legislación
vigente
Presenta documentación ante
Dpto. Remuneraciones
Envía documentación a
Dirección de Control
Liquidación de Desahucio
Firma
1.Estado de Saldos Bienestar
2.Constancia de no cargo pecuniario
3. Decreto Cese Funciones4.Ficha funcionaria
¿Aprueba?
Firma
SI
NO
SI
FIN
NO
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2
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Departamento de Remuneraciones
Desahucios (Parte 2) cód.:RM05
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Firma Comprobante de Egreso
Elabora Resolución de Pago
¿Aprueba?
Ejecución de cheque
1
2
Elabora Comprobante de
Egreso
Notifica a Interesado para retiro del cheque
NO
SI
Firma
Ingresa a Archivo
Fojas 156
156
Descripción
El Desahucio de los trabajadores municipales se encuentra regulado por la Ley N°7.390, la cual se ha mantenido vigente en virtud de los dispuesto en el artículo 13 transitorio de la Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales. Según el Art.1 de la Ley N°7.390 “los obreros que presten sus servicios en las Municipalidades de la República, que cesen en sus funciones por cualquier causa, tendrán derecho a un desahucio correspondiente a 30 días de jornal por año servido o fracción de tiempo no inferior a 6 meses” computándose a los beneficiados el tiempo servido con anterioridad siempre y cuando el tiempo alejado de la municipalidad no haya sido superior a 6 meses y se mantenga la calidad jurídica, grado y escalafón.
Objetivo Hacer cumplimiento de la Ley N°7.390 en relación al pago del derecho a desahucio y en las condiciones que estipula dicha Ley.
Relevancia Hacer entrega de este beneficio al funcionario o a quienes determine la ley.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Ley N°7.390 Que establece Desahucio para los Obreros Municipales y sus modificaciones.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Funcionario 1 Presenta Eº de Saldos de Bienestar y Dº
de Cese de funciones ante Depto. RRHH Eº Saldos de Bienestar
Dº Cese de Funciones Analista Ingreso y Promoción (RRHH)
2 Se llena ficha del funcionario con firma de Jefa Depto. Recursos Humanos.
Ficha de Funcionario
Jefa Depto. RRHH 3 Envía antecedentes a Depto. Remuneraciones.
Técnico Calculista 4 Recibe documentación.
Técnico Calculista 5 Verifica si el funcionario tiene derecho al
beneficio según legislación vigente.
Técnico Calculista
6 En caso de que tenga derecho a desahucio: Realiza cálculo de desahucio.
Jefe Departamento
7 Firma Cálculo de Desahucio realizado por Calculista.
Subdirección de Personal
8 Subdirector Firma Cálculo de Desahucio.
Técnico Calculista
9 Envía documentos a Dirección de Control.
Debe contar con Firma de Técnico Calculista, Jefe Remuneraciones y Subdirector de Personal.
Dirección de Control
11 Dirección de Control realiza visación y envía a Administradora Municipal.
Administradora Municipal
12 Firma y deriva a Contabilidad y Presupuesto.
Contabilidad y Presupuesto
13 Elabora Resolución de Pago y Comprobante de Egreso.
Resolución Pago Comprobante Egreso
Contabilidad y Presupuesto
14 Notifica al funcionario y a Depto. RRHH para pago de cheque.
Técnico Calculista 15 Recibe copia con firmas para su ingreso a Archivo Histórico.
Nombre del procedimiento Código: RM06 Desahucios Ex Caja de Obreros Municipales de la República Revisión: Septiembre 2010
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Departamento de Remuneraciones
Desahucios Ex Caja de Obreros Municipales de la República cód.:RM06
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Toma conocimiento y agrega
instrucciones
Verifica si el interesado tiene
derecho al beneficio según legislación
vigente
Envía documentación a
Dirección de Control
1.Estado de Saldos2.Decreto Cese de
Funciones
Firma
Firma
1.Estado de Saldos2.Decreto Cese de
Funciones3.Ficha funcionario
¿Procede?Cálculo de Desahucio
¿Aprueba?
Firma
SI
NO
NO
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Departamento de Remuneraciones
Desahucios Ex Caja de Obreros Municipales de la República (Parte 2) cód.:RM06
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Recibe copia con firmas para su
ingreso a Archivo Histórico
1.Resolución de Pago
2.Comprobante de Egreso
Notifica a Funcionario y a Dpto. Recursos
Humanos para el pago
1
Fojas 159
159
Descripción
De acuerdo al Estatuto Administrativo, Art.4 “Podrán contratarse sobre la base a honorarios, a profesionales y técnicos de educación superior o expertos en determinadas materias, cuando deban realizar labores accidentales y que no sean las habituales de la municipalidad, mediante decreto del Alcalde”. Las personas contratadas a honorarios no tienen la calidad jurídica de funcionarios municipales y por tanto, se regirán por las reglas que establezca dicho contrato y no le serán aplicables las disposiciones del Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales.
Objetivo Contar con profesionales o expertos para la realización de determinadas tareas. Relevancia Necesidad de cumplir con los compromisos económicos de la Municipalidad.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Contrato a honorarios. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Analista Ingreso y Promoción
(Depto. RRHH)
1 Envía copia de Decreto de Honorarios a Depto. Remuneraciones.
Hasta el día 20 de cada mes a través del Cuaderno de Remuneraciones para proceder con el pago.
Jefe Departamento
2 Toma conocimiento y agrega instrucciones.
Técnico Calculista
3 Recibe copia de Decreto.
Copia de Decreto Contratación a Honorarios
Técnico Calculista
4 Revisa datos ingresados por Dpto. Recursos Humanos en el Sistema de Remuneraciones honorarios 21-03-001.
Planilla de Liquidación Honorarios
Técnico Calculista 5 Revisa impuestos y líquidos de cada funcionario.
Técnico Calculista
6 Realiza Resumen de Remuneración a Honorarios.
Resumen de Remuneración a Honorarios
Jefe
Departamento
7 Firma Resumen de Remuneración a Honorarios y Planilla de Liquidación.
Subdirección de
Personal
8 Subdirector firma Resumen de Remuneración a Honorarios y envía a Contabilidad y Presupuesto.
Contabilidad y Presupuesto
9 Elabora Resolución de Pago.
Resolución de Pago
Contabilidad y Presupuesto
10 Envía a Dirección de Control Resolución de Pago y Resumen de Remuneraciones para su revisión y aprobación.
Dirección de
Control
11 Hace revisión de los documentos y deriva previa aprobación a Administradora Municipal
12 Firma documentos y remite a
Nombre del procedimiento Código: RM07 Honorarios 21-03-001 “Gastos en Honorarios” Revisión: Septiembre 2010
Fojas 160
160
Administradora Municipal
Contabilidad y Presupuesto para proceder con el Pago.
Contabilidad y Presupuesto
13 Notifica a Depto. Remuneraciones de visación.
Técnico Calculista
14 Elabora cheque con respectiva nómina.
Cheques
Técnico Calculista
15 Confecciona cheque con respectiva nómina.
Cheques
Técnico Calculista
16 Envía nómina de cheques con archivo de conciliación Bancaria a Proexsi Ltda para continuar Proceso de Pago.
Contabilidad y Presupuesto
17 Procede a realizar el pago. (FIN)
Fojas 161
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Departamento de Remuneraciones
Pago a Honorarios 21-03-001 cód.:RM07
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Toma conocimiento y agrega
instrucciones
Revisa datos en Sistema de
Remuneraciones
Revisa impuestos y líquidos de cada
funcionario
Copia Decreto Contratación a
Honorarios
Planilla de Liquidación Honorarios
Elabora Resolución de Pago
1.Planilla de Liquidación
2.Resumen de Remuneración a
Honorarios
Firma
Firma
Resumen de Remuneración a
Honorarios
1
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Departamento de Remuneraciones
Pago a Honorarios 21-03-001 cód.:RM07
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Notifica aprobación a Depto.
Remuneraciones
Visación Resolución de Pago y Resumen de Remuneraciones
Elabora Cheque con respectiva
nómina
Toma conocimiento de aprobación y
procede con el pago
1.Planilla de Liquidación2.Resumen de
Remuneración a Honorarios
3.Resolución de Pago
Envía nómina de cheques con archivo de conciliación bancaria a
Proexsi Ltda.
Firma
Cheque
Procede a realizar el pago
Fojas 163
163
Descripción
Todos los descuentos que se realicen a las remuneraciones del personal municipal deben ser previamente fundados ya sean estos de carácter informados o calculados. Existen descuentos obligatorios, que son aquellos que la Municipalidad está obligada a descontar, retener y pagar a la entidad que corresponda a nombre y cuenta del trabajador y están compuestos por los impuestos que las gravan; las cotizaciones de previsión y con organismos públicos. El funcionario también puede solicitar algún descuento por escrito en el caso de las cuotas de dividendos hipotecarios por compra de vivienda y por el monto de dinero que el funcionario indique para ser depositada en la cuenta de ahorro para la vivienda.
Objetivo Realizar las deducciones que se encuentren fundadas y solicitadas por escrito y de la manera en que la legislación vigente establece.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales Arts.69, 92-95; Ley N°15.380 y sus modificaciones.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Jefe Departamento
1 Recibe resolución o informe de empresas, juzgados, compañías de Seguro, AFP o Caja de Compensación que fundamente descuento.
Estos documentos llegan al Departamento mediante carta cerificada o vía correo electrónico.
Resolución o Informe
Técnico Calculista
2 Revisa documento verificando la política de descuento.
Técnico Calculista
3 En caso que el descuento afectase a un número elevado de personas, se adecua el archivo o documento a las características propias de la Base de Datos solicitada por el sistema.
El archivo se transforma a Archivo Plano.
Técnico Calculista
4 Procede a basear información en la Base de Datos mediante códigos que se generan en el Sistema de Remuneraciones.
El código corresponde a un tipo de descuento en la liquidación, en la columna de detalle de descuentos.
Técnico Calculista
5 Realiza Carga Masiva al Sistema de Remuneraciones.
Técnico Calculista
6 Revisa prueba de cheques.
Consiste en verificar si el descuento se ha cargado según lo informado por la entidad solicitante.
Técnico Calculista 7
Obtiene Liquidación de Funcionario verificando los datos y descuentos ingresados.
Debe contar con VºBº de Técnico Calculista y Jefe Departamento Remuneraciones
Técnico Calculista 8
Realiza Resumen de Sueldos
Debe contar con firma de Técnico Calculista, Jefe Depto. Remuneraciones y Subdirector de Personal
Resumen de Sueldos
Dirección de Control
9 Revisión, control y aprobación de Resumen de Sueldos.
Administración Municipal
10 Firma Administradora Municipal
Nombre del procedimiento Código: RM08 Descuentos Varios Revisión: Septiembre 2010
Fojas 164
164
Jefe Departamento
11 Envía Archivos Planos con la información de funcionarios para impresión de cheques y recibos a empresa externa.
Se realiza mediante correo electrónico
Roensa S.A.
12 Procesa los antecedentes en el Sistema de Liquidaciones Certificadas.
Roensa S.A. 13 Envía a Depto Remuneraciones cheques, recibos y archivos.
Técnico Calculista
14 Genera nómina para depósito bancario y envía a Contabilidad y Presupuesto quienes remiten información a Banco Santander.
Banco Santander
Santiago
15 Comunica a Depto. Remuneraciones y le deriva cheques y recibos.
Técnico Calculista 16 Verifica coherencia de cheques y
recibos con nóminas. Deriva a Tesorería Municipal.
Tesorería Municipal
17 Hace entrega de cheques y recibos a sus correspondientes habilitados.
Cheque
Técnico Calculista
18 Una vez finalizado la etapa de pago y la entrega de liquidación de sueldo, se da inicio a etapa de respuestas a las consultas de los funcionarios.
(FIN)
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165
Departamento de Remuneraciones
Descuentos Varios cód.:RM08
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Recibe Resolución o Informe que fundamente descuento
Verifica política de descuento
Basea la información en
Sistema de Remuneraciones
Revisa prueba de cheques
Resumen de Sueldos
Firma
Firma
¿Aprueba?NO
Verifica datos en liquidación de
funcionario
Firma
Envía Archivos Planos a empresa
externa para impresión de
cheques y recibos
SI
1
Fojas 166
166
Departamento de Remuneraciones
Descuentos Varios (Parte 2) cód.:RM08
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Procesa los antecedentes en el
Sistema de Liquidaciones Certificadas
Posterior a la entrega de
liquidación de sueldo, procede a dar respuesta a las
consultas de los funcionarios
Hace entrega de cheques y recibos a
sus correspondientes
habilitados
Verifica coherencia de cheques y
recibos con nómina entregada por
Banco
Genera nómina para depósito
bancario y envía a Contabilidad y Presupuesto
quienes remiten a Banco Santander
Envía a Depto Remuneraciones
cheques, recibos y archivos
Verificar información en base de datos para proceder
con descuentos
1
FIN
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Descripción Se trata de un Informe para el pago de desahucio reglamentario, para bonificación, rebaja de impuestos o bien para jubilación del funcionario que cumpla los requisitos en cada caso. Informe se envía al Instituto de Previsión Social (ex INP) adjuntando ficha de funcionario y las 36 últimas remuneraciones del funcionario.
Objetivo Permite al funcionario obtener beneficios como desahucios o jubilación entre otros.
Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para Funcionarios Municipales; Ley N°15.386 sobre Revalorización de Pensiones.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Funcionario
1 Formulario Único de I.P.S. presenta solicitud ante Depto. Recursos Humanos.
Formulario Único IPS
Analista de Ingreso y
Promoción (depto. RRHH)
2 Envía ficha funcionaria a Depto. Remuneraciones.
Ficha del Funcionario
Analista de Ingreso y
Promoción
3 Orienta al funcionario, verifica los antecedentes que éste entrega.
Técnico Calculista 4 Comunica a funcionario de los beneficios que le corresponden.
Técnico Calculista
5 Para la jubilación: Realiza cálculo con las 36 últimas rentas. Para el desahucio el cálculo corresponde a las últimas 24 rentas. Para el beneficio de la bonificación que otorga el I.P.S. el cálculo se realiza con las 12 últimas rentas, según Art.19 Ley Nº15.386.
Con el V°B° del Jefe Departamento
Informe de Rentas de Funcionarios Municipales
Funcionario
6 Presenta el formulario personalmente ante I.P.S. Debe tener firma de Subdirector de Personal, Jefe Dpto. Remuneraciones y Jefa Dpto. Recursos Humanos.
Debe adjuntar antecedentes: Certificado de nacimiento, certificado de carga familiar, fotocopia de carnet de identidad.
IPS
7 Realiza estimación de la pensión y presenta ante CGR.
I.P.S. tiene un plazo estimado de respuesta de 60 días
CGR 8 Control y revisión de documentación. Visa Resolución de Pago de pensión.
Plazo estimado de 20 días.
CGR
9 Notifica de aceptación de Resolución de Pensión a IPS.
El funcionario debe ser notificado mediante carta certificada
IPS
10 Solicita Cese de Funciones del funcionario mediante carta a Secretaría Municipal.
Jefa Depto.
11 Emite Resolución de Cese de Funciones.
Una vez realizado el Cese de Funciones, el funcionario cumpliendo los
Resolución de Cese de Funciones
Nombre del procedimiento Código: RM09 Informe a Instituto de Previsión Social Revisión: Septiembre 2010
Fojas 168
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Recursos Humanos
requisitos exigidos por la legislación vigente puede solicitar desahucio reglamentario (RM07).
Jefa Depto. Recursos Humanos
12 Envía Resolución a I.P.S. para proceder con pago de la pensión.
Analista Ingreso y Promoción
(Depto. RRHH)
13 Envía copia de Resolución Depto. Remuneraciones.
Copia Resolución Cese de Funciones
Jefa Departamento
Recursos Humanos
14 Procede a notificar a Funcionario. Mediante carta certificada con firma de Subdirector de Personal
Analista de Ingreso y
Promoción
15 Eliminación de funcionario en el sistema de personal y envía copia del decreto de cese de funciones a Depto Remuneraciones.
Técnico Calculista 16 Verificación de la eliminación en el
sistema de remuneraciones con correspondiente fecha de finalización.
(FIN)
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Departamento de Remuneraciones
Informe a Instituto de Previsión Social cód.:RM09
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Orienta al funcionario
Ficha funcionario
Comunica al funcionario de los beneficios que le
corresponden
Realiza el cálculo del beneficio/
derecho según legislación vigente
Informe de Rentas de Funcionarios
Municipales
Presentación de solicitud ante
I.P.S.
Formulario Único I.P.S.
Resolución Cese de Funciones
Estimación de la pensión
Control y revisión de documentación
Control y revisión de documentación
Aprueba Proceso de Pago
Solicita cese de funciones de funcionario a
Secretaría Municipal
1
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170
Departamento de Remuneraciones
Informe a Instituto de Previsión Social (Parte 2) cód.:RM09
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1
Copia Resolución Cese de Funciones
Verificación de eliminación del
Sistema de Remuneraciones
Elimina a funcionario de
Sistema de Personal activo y
envía copia Resolución a
Técnico Calculista
Envía Resolución a I.P.S. para proceder
con el pago
Notifica a funcionario
personalmente o mediante carta
certificada firmada por Subdirector de
Personal
Continúa proceso de pago
FIN
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171
Descripción Las Retenciones Judiciales son fijadas mediante resolución judicial. En el caso de las resoluciones judiciales que ordenen el pago de una pensión alimenticia, el juez determinará forma y lugar de pago y ésta no deberá superar el 50% de los ingresos del demandado. La municipalidad, al descontar la Retención Judicial, ejemplo una pensión alimenticia decretada por los Tribunales de Justicia, debe previamente deducir de dichas remuneraciones todos los descuentos legales a que el funcionario está obligado como, por ejemplo, la cuota sindical, las cotizaciones previsionales o un crédito social.
Objetivo Obtener una indemnización económica para los beneficiarios que indique la resolución judicial. Marco Legal Ley N°18.883 Estatuto Administrativo para funcionarios Municipales Art.94; Ley N°14.908 sobre
Pensiones Alimenticias. Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos
Secretaria
1 Recepciona sentencia del juzgado.
Oficio de Retención Judicial
Jefe
Departamento
2 Toma conocimiento y entrega instrucciones a Técnico Calculista.
Técnico Calculista
3 Verifica antecedentes e ingresa información al Maestro de Retenciones en el Sistema de Remuneraciones.
Requiere RUT del funcionario y antecedentes de el o los beneficiarios.
Técnico Calculista
4 Calcula Monto de acuerdo a la Política de Descuento en el Sistema de Remuneraciones.
El monto o la forma de calcularlo se encuentra señalado en el oficio. Ver Política de Descuento.
Técnico Calculista
5 Ingreso de Datos del Beneficiario y posteriormente la política de descuento según resolución judicial.
Técnico Calculista 6 Genera listado de retenciones judiciales activas
Técnico Calculista 7 Procede a Generar Liquidación.
Técnico Calculista
8 Genera Cheques de Retenciones a nombre de beneficiarios.
Técnico Calculista 9 Imprime cheques. Cheques Técnico Calculista 10 Envía a Dirección de
Contabilidad y Presupuesto para proceder con el pago o depósito de la retención a beneficiarios.
El depósito se realiza en una cuenta estipulada en la misma Resolución Judicial habilitada para estos fines en Banco Estado.
Nombre del procedimiento Código: RM10 Retenciones Judiciales Revisión: Septiembre 2010
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Departamento de Remuneraciones
Retenciones Judiciales cód.:RM10
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Genera listado de retenciones judiciales
activas
Calcula monto según Política de Descuento
Ingresa información al Maestro de Retenciones
Oficio de Retención Judicial
Procede a generar Liquidación
Toma conocimiento y agrega instrucciones
Ingreso de datos del beneficiario y política
de descuento
Genera cheques a nombre de
beneficiarios
Envía a Dirección de Contabilidad y
Presupuesto para que se proceda con pago o depósito de
la reetención
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173
Descripción El funcionario que tiene a su cargo causantes de asignación familiar carentes de previsión, y desea ingresarles como carga familiar legal, debiendo acreditar con documentación pertinente el parentesco y el no cobro del beneficio en otra instancia.
Objetivo Dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre prestaciones familiares que benefician al funcionario municipal.
Marco Legal DFL Nº150 Ministerio del Trabajo y Previsión Social; D.L. Nº3.656 de 1981; D.L. Nº3.501 de 1980, Artículo 8.
Responsable Nº Actividad Observaciones Documentos Interesado 1 Presenta documentación ante
Dpto. de Remuneraciones para el registro de asignación familiar.
Documentos corresponden a: Certificados civiles originales (nacimiento, matrimonio, defunción, entre otros), Declaración jurada notarial u otro documento que avale que no se producirá duplicidad en el cobro del beneficio, entre otros según la causal de la asignación.
Encargado de Asignaciones
Familiares
2 Revisa fidelidad de los datos en el Sistema de Remuneraciones.
Encargado de Asignaciones
Familiares
3 Orienta al funcionario en relación al pago de la asignación familiar.
Encargado de Asignaciones
Familiares
4 Recepción de documentación.
Encargado de Asignaciones
Familiares
5 Revisa en plataforma SIAGF si no se producirá duplicidad en el pago.
En caso de verificar duplicidad se termina el proceso.
Encargado de Asignaciones
Familiares
6 Se procede a llenar Solicitud de Asignación Familiar, se procede a archivar las solicitudes.
Si incorpora cónyuge como carga familiar, debe firmar declaración jurada simple impresa en misma solicitud.
Solicitud de Asignación Familiar
Encargado de Asignaciones
Familiares
7 Ingreso de datos a Sistema de Personal
Los datos ingresados corresponden a: Identificación de carga familiar, tipo de carga, fecha de inicio del derecho, fecha de término y código SIAGF que corresponde al tipo de causal.
Encargado de Asignaciones
Familiares
8 Solicitud de número Resolución Exenta a Depto. Recursos Humanos.
Secretaria (Departamento
Recursos Humanos)
9 Otorga Nº de Resolución.
Encargado de Asignaciones
10 Elabora Resolución de
Durante la última semana de cada mes.
Resolución de Asignación Familiar
Nombre del procedimiento Código: RM11 Registro de Asignación Familiar Revisión: Septiembre de 2010
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174
Familiares Asignación Familiar. Jefe Departamento Remuneraciones
11 Revisión de Resolución de Asignación Familiar según antecedentes y da VºBº. Envía a Subdirector de Personal.
Subdirector de Personal
12 Firma Resolución de Asignación Familiar y envía a Departamento de Remuneraciones.
Encargado de Asignaciones
Familiares
13 Llena Ficha de Asignación Familiar.
Ficha de Asignación Familiar
Encargado de Asignaciones
Familiares
14 Archiva Resolución con documentos que fundamentan la solicitud, adjuntos en Ficha de Asignación Familiar.
Encargado de Asignaciones
Familiares
15 Envía archivo digital de Resolución a Analista Organizacional de Departamento de Recursos Humanos. Envía vía correo electrónico base de datos actualizadas de las asignaciones familiares a Jefa Dpto. de Bienestar Social.
Se realiza antes del día 10 del mes siguiente de la elaboración de la Resolución de Asignación Familiar.
Analista Organizacional
16 Procede a gestionar su publicación en Transparencia Municipal
(FIN)
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175
Departamento de Remuneraciones
Asignaciones Familiares cód.:RM11
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Jefe
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Ingreso de datos a Sistema de Personal
Presenta documentación para registrar asignación
familiar
Solicitud Asignación Familiar
Revisar fidelidad de los datos en Sistema de Remuneraciones
FIN
Orienta al interesado respecto al pago de
la asignación¿Duplicidad?
1
Verificar plataforma SIAGF
¿Antecedentes OK?
Solicitud Nº Resolución Externa
Otorga Número Resolución
NO
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Departamento de Remuneraciones
Asignaciones Familiares (Parte 2) cód.:RM11
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Procede a su publicación en Transparencia
Municipal
Revisión de Resolución según
antecedentes
Archivar Resolución, documentos y Ficha
de Asignación Familiar
Resolución de Asignación Familiar
Ficha de Asignación Familiar1
Enviar archivo digital de Resolución a
Analista Organizacional
FIN
Envía vía correo electrónico base de
datos de Asignaciones
Familiares a Dpto. Bienestar Social
VºBº
VºBº
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Recomendaciones
Sobre el uso, mantención y actualización del Manual de Procedimientos:
El presente Manual de Procedimientos fue desarrollado prácticamente sin contar con antecedentes previos ya que éstos se encontraban desfasados en el tiempo lo que no permitía seguir construyendo desde lo cimentado, sino que se debió comenzar prácticamente desde cero. Por lo tanto, en los próximos esfuerzos por actualizar el Manual de Procedimientos se debe tener en consideración que se está frente a un trabajo largo y complejo y para lograrlo, además de los recursos humanos, económicos e informáticos, se requiere la ayuda, tiempo y el compromiso de directivos, jefaturas y de funcionarios ya que constituyen la principal fuente de información para este tipo de documento. En ese sentido, la próxima actualización debería considerar la incorporación del Departamento de Bienestar Social al presente Manual, la cual se desarrollaría bajo la misma metodología de levantamiento de información y manteniendo igual formato de presentación de procedimientos utilizado hasta la fecha. Cada vez que la municipalidad impulse acciones de mejora de los procesos, se deben tomar los Manuales de Procedimientos existentes como un valioso e importante insumo en el mejoramiento de la eficiencia y eficacia ya que éstas se encuentran determinadas por el rendimiento general de los procesos. De los diagramas de flujo aquí contenidos, se pueden generar una serie de ventajas como facilitar de manera expedita las etapas del procedimiento cuando se carece de tiempo. Facilita además, la explicación a un usuario externo cuando éste pregunta por el estado de una solicitud o por cuáles son las etapas restantes en la tramitación. El Manual de Procedimientos, aunque posee un carácter de accesorio es un instrumento permanente en el apoyo de la gestión directiva y en consecuencia debe estar dirigido a todas las Direcciones y no enfocado sólo a algunos departamentos puesto que el trabajo en equipo entre distintas unidades municipales adquiere los mejores resultados cuando ha sido posible implantar una visión sistémica en la gestión por procesos. Dirigir el cambio, crecimiento y desarrollo de una organización no es tarea fácil. Se requiere que jefaturas y directivos posean cierto enfoque sistémico en su gestión, que visualicen a la organización como un todo e identifiquen las partes que la componen analizando las interrelaciones que se producen durante la ejecución de los procesos para promover una cultura de mejora continua mediante ciclos de diagnóstico, evaluación y mejora de los procesos en base a indicadores adecuados para medir la eficiencia, eficacia y calidad tanto de las partes como del conjunto. Sobre las acciones para el mejoramiento de procesos:
Se ha desarrollado una propuesta general para la implementación de acciones que apunten a la mejora de procesos, la cual consta de una serie de pasos que se presentan a continuación:
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Etapa: Diagnóstico de Proceso.
Primer Paso: Determinación de los Criterios de Evaluación.
a) Levantar un listado de los objetivos estratégicos de las unidades que componen la Dirección. b) Definir los grupos de interés del proceso teniendo en cuenta los intereses de cada uno de ellos con el
objeto de determinar qué actividades contribuyen (o dificultan) la realización de tales intereses. c) Determinar entonces las características de calidad, eficiencia y eficacia que debe cumplir el proceso
para cumplir las expectativas de los clientes. Segundo Paso: Análisis de las Actividades que Componen el Proceso.
En ocasiones, es posible encontrar actividades que se han realizado “desde siempre” y las condiciones que dieron lugar a su formulación inicial ya no se encuentran presentes y únicamente se realizan por tradición sin agregar valor al proceso. Por ello, se deberán realizar entonces la siguiente pregunta ¿Qué le ocurrirá al cliente o proceso si la actividad fuese modificada o eliminada?
Tercer Paso: Construcción de Indicadores.
Se recomienda tener en consideración a lo menos: a) Análisis de costos. b) Análisis de tiempos: Tiempo normativo v/s tiempo real. c) Análisis de control e identificación de riesgos: Frecuencia del control, pertinencia o no de la
actividad, estándares de calidad. d) Nivel de calidad atención al usuario: Satisfacción del cliente, tiempo de entrega del producto o
servicio, variedad de solicitudes a atender.
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Etapa: Mejora de Proceso
Cuarto Paso: Comparación con nuestro vecinos (Benchmarking).
Siempre puede resultar muy útil buscar a quienes ya lo han hecho antes para aprender de las experiencias exitosas y consiguientemente, mejorar las actuaciones propias. Se debe realizar una recopilación de la documentación e información que demuestren el funcionamiento sobresaliente de aquella organización o sistema. Las jefaturas involucradas necesitan identificar cuáles son las mejores prácticas y, a partir de ellas, cuáles son las correcciones que deberán efectuar en sus procesos. Para la implementación de las acciones de mejora se tendrán en cuenta las características de los procesos propios, de los recursos económicos e informáticos con los que se cuenta y las características propias del personal y clientes involucrados en virtud de valorar hasta qué punto es posible implementar/adaptar las acciones de mejora.
Quinto Paso: Definición y Ejecución de las Acciones de Mejora.
Algunos ejemplos de acciones de mejora son: a) Diseño de un proceso paralelo. b) Automatizar o rutinizar actividades. c) Eliminación o fusión de actividades. d) Disminuir o Mejorar el nivel de contacto con el cliente. e) Disminuir o Aumentar las instancias de control. Éstas, per se, no garantizan una reducción de
tiempos ni la calidad del producto. El control no debiera significar una demora dentro del proceso y en caso que el producto repruebe la actividad de revisión por la unidad de control no debiera llevar a ejecutar el proceso nuevamente desde su inicio. Se recomienda que las actividades de control se lleven a cabo lo más cerca posible del lugar o etapa donde resulte más factible o crítico cometer el error.
Sexto Paso: Medición y Demostración del Impacto de la Mejora.
La conveniencia de la acciones de mejora está dado por los indicadores definidos en el tercer paso. Si el nivel demostrado por el indicador después de implementar las acciones de mejora es superior a lo medido previo a dicha implementación, éstas deben mantenerse. En caso contrario, se debería buscar nuevas alternativas en lo que concierne a las acciones de mejora de procesos.
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