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CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO CORPORACIÓN MUNICIPAL DE DESARROLLO
SOCIAL SOCIAL SOCIAL SOCIAL
CALERA DE TANGOCALERA DE TANGOCALERA DE TANGOCALERA DE TANGO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOSMANUAL DE PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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ÍNDICE
Introducción .......................... 16
Políticas y Normas de La Corporación 16
Funciones del Directorio de la Corporación Municipal de Desarrollo Social de Calera de Tango ........................... 16
Organigrama 17
Resumen ........................... 18
PARTE I: ÁREA RECURSOS HUMANOS .................... ....... 20
Área Recursos Humanos ........................... 21
Objetivos Específicos del Área 21
I.1 Procedimiento Reclutamiento y Selección ...... ..................... 22
1 Objetivo ........................... 22
2 Alcance ........................... 22
3 Documentos Relacionados ........................... 22
4 Diagrama de Flujo ........................... 23
5 Procedimiento ........................... 24
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 25
I.2 Procedimiento Contrataciones ................. .......... 26
1 Objetivo ........................... 26
2 Alcance ........................... 26
3 Documentos Relacionados ........................... 26
4 Diagrama de Flujo ........................... 27
5 Procedimiento ........................... 28
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 32
I.3 Procedimiento Asistencia ..................... ...... 33
1 Objetivo ........................... 34
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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2 Alcance ........................... 34
3 Documentos Relacionados ........................... 34
4.1 Diagrama de Flujo Incorporación a Sistema ........................... 35
4.2 Diagrama de Flujo Control Asistencia ........................... 36
5.1 Procedimiento Incorporación a Sistema ........................... 37
5.2 Procedimiento Control Asistencia ........................... 38
6.1 Matriz de Roles de Proceso Incorporación a Sistema ........................... 39
6.2 Matriz de Roles de Proceso Control Asistencia ........................... 40
I.4 Procedimiento Mantención de Contratos ........ ................... 41
1 Objetivo ........................... 42
2 Alcance ........................... 42
3 Documentos Relacionados ........................... 42
4.1 Diagrama de Flujo Anexos de Contratos ........................... 43
4.2 Diagrama de Flujo Vencimiento de Contratos ........................... 44
5.1 Procedimiento Anexos de Contratos ........................... 45
5.2 Procedimiento Vencimiento de Contratos ........................... 46
6.1 Matriz de Roles de Proceso Anexos de Contratos ........................... 47
6.2 Matriz de Roles de Proceso Vencimiento de Contratos ........................... 48
I.5 Procedimiento Caja de Compensación (Autorización Cargas Familiares) ........................... 49
1 Objetivo ........................... 49
2 Alcance ........................... 49
3 Documentos Relacionados ........................... 49
4 Diagrama de Flujo ........................... 50
5 Procedimiento ........................... 51
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 52
I.6 Procedimiento Caja de Compensación (Créditos) ........................... 53
1 Objetivo ........................... 53
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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2 Alcance ........................... 53
3 Documentos Relacionados ........................... 53
4 Diagrama de Flujo ........................... 54
5 Procedimiento ........................... 55
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 56
I.7 Procedimiento Licencias Médicas ........................... 57
1 Objetivo ........................... 57
2 Alcance ........................... 57
3 Documentos Relacionados ........................... 57
4 Diagrama de Flujo ........................... 58
5 Procedimiento ........................... 59
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 61
I.7 Procedimiento Cálculo Descuentos ........................... 62
1 Objetivo ........................... 63
2 Alcance ........................... 63
3 Documentos Relacionados ........................... 63
4.1 Diagrama de Flujo Descuentos Caja de Compensación ........................... 64
4.2 Diagrama de Flujo Descuentos Varios ........................... 65
5.1 Procedimiento Descuentos Caja de Compensación ........................... 66
5.2 Procedimiento Descuentos Varios ........................... 66
6.1 Matriz de Roles de Proceso Descuentos Caja de Compensación
........................... 67
6.2 Matriz de Roles de Proceso Descuentos Varios ........................... 68
I.8 Procedimiento Remuneraciones ........................... 69
1 Objetivo ........................... 69
2 Alcance ........................... 69
3 Documentos Relacionados ........................... 69
4 Diagrama de Flujo ........................... 70
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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5 Procedimiento ........................... 71
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 73
I.9 Procedimiento Revisión Liquidaciones de Sueldo ........................... 74
1 Objetivo ........................... 74
2 Alcance ........................... 74
3 Documentos Relacionados ........................... 74
4 Diagrama de Flujo ........................... 75
5 Procedimiento ........................... 76
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 78
I.10 Procedimiento Pago Cotizaciones Previsionales ........................... 79
1 Objetivo ........................... 79
2 Alcance ........................... 79
3 Documentos Relacionados ........................... 79
4 Diagrama de Flujo ........................... 80
5 Procedimiento ........................... 81
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 82
I.11 Procedimiento Vacaciones ........................... 83
1 Objetivo ........................... 83
2 Alcance ........................... 83
3 Documentos Relacionados ........................... 83
4 Diagrama de Flujo ........................... 84
5 Procedimiento ........................... 85
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 87
I.12 Procedimiento Accidentes del Trabajo ........................... 88
1 Objetivo ........................... 88
2 Alcance ........................... 88
3 Documentos Relacionados ........................... 88
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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4 Diagrama de Flujo ........................... 89
5 Procedimiento ........................... 90
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 92
I.13 Procedimiento Solicitud Desvinculación ........................... 93
1 Objetivo ........................... 93
2 Alcance ........................... 93
3 Documentos Relacionados ........................... 93
4 Diagrama de Flujo ........................... 94
5 Procedimiento ........................... 95
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 97
I.14 Procedimiento Desvinculaciones ........................... 98
1 Objetivo ........................... 99
2 Alcance ........................... 99
3 Documentos Relacionados ........................... 99
4.1 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Despidos) ........................... 100
4.2 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Renuncia) ........................... 101
5.1 Procedimiento Desvinculaciones (Despidos) ........................... 102
5.2 Procedimiento Desvinculaciones (Renuncia) ........................... 104
6.1 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Despidos) ........................... 105
6.2 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Renuncia) ........................... 106
I.15 Procedimiento Finiquitos ........................... 107
1 Objetivo ........................... 107
2 Alcance ........................... 107
3 Documentos Relacionados ........................... 107
4 Diagrama de Flujo ........................... 108
5 Procedimiento ........................... 109
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 111
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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ANEXOS PARTE I: ÁREA RECURSOS HUMANOS ............. .............. 112
PARTE II: ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS .......... ................. 121
Área Administración y Finanzas ........................... 122
Objetivos Específicos del Área ........................... 122
II.1 Procedimiento Subvención Estatal ........................... 123
1 Objetivo ........................... 123
2 Alcance ........................... 123
3 Documentos Relacionados ........................... 123
4 Diagrama de Flujo ........................... 124
5 Procedimiento ........................... 125
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 126
II.2 Procedimiento Aporte Municipal ........................... 127
1 Objetivo ........................... 127
2 Alcance ........................... 127
3 Documentos Relacionados ........................... 127
4 Diagrama de Flujo ........................... 128
5 Procedimiento ........................... 129
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 130
II.3 Procedimiento Otros Ingresos ........................... 131
1 Objetivo ........................... 131
2 Alcance ........................... 131
3 Documentos Relacionados ........................... 131
4 Diagrama de Flujo ........................... 132
5 Procedimiento ........................... 133
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 134
II.4 Procedimiento Rendición de Fondos Estatales ........................... 135
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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1 Objetivo ........................... 135
2 Alcance ........................... 135
3 Documentos Relacionados ........................... 135
4 Diagrama de Flujo ........................... 136
5 Procedimiento ........................... 137
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 139
II.5 Procedimiento Rendición de Gastos a I. Municipalidad
........................... 140
1 Objetivo ........................... 140
2 Alcance ........................... 140
3 Documentos Relacionados ........................... 140
4 Diagrama de Flujo ........................... 141
5 Procedimiento ........................... 142
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 143
II.6 Procedimiento Rendición y Solicitud de Fondos Caja Chica Corporación
........................... 144
1 Objetivo ........................... 144
2 Alcance ........................... 144
3 Documentos Relacionados ........................... 144
4 Diagrama de Flujo ........................... 145
5 Procedimiento ........................... 146
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 148
II.7 Procedimiento Rendición y Solicitud de Fondos Caja Chica Colegios
........................... 149
1 Objetivo ........................... 149
2 Alcance ........................... 149
3 Documentos Relacionados ........................... 149
4 Diagrama de Flujo ........................... 150
5 Procedimiento ........................... 151
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 153
II.8 Procedimiento Pago Proveedores ........................... 154
1 Objetivo ........................... 154
2 Alcance ........................... 154
3 Documentos Relacionados ........................... 154
4 Diagrama de Flujo ........................... 155
5 Procedimiento ........................... 156
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 158
II.9 Procedimiento Honorarios ........................... 159
1 Objetivo ........................... 159
2 Alcance ........................... 159
3 Documentos Relacionados ........................... 159
4 Diagrama de Flujo ........................... 160
5 Procedimiento ........................... 161
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 163
II.10 Procedimiento Conciliación Bancaria ........................... 164
1 Objetivo ........................... 164
2 Alcance ........................... 164
3 Documentos Relacionados ........................... 164
4 Diagrama de Flujo ........................... 165
5 Procedimiento ........................... 166
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 167
II.11 Procedimiento Ingreso Activo Fijo ........................... 168
1 Objetivo ........................... 168
2 Alcance ........................... 168
3 Documentos Relacionados ........................... 168
4 Diagrama de Flujo ........................... 169
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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5 Procedimiento ........................... 170
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 171
ANEXOS PARTE II: ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS ... ........................ 172
PARTE III: ÁREAS ADQUISICIONES, RELACIONES PÚBLICAS Y TRANSPORTE ........................... 178
Área Adquisiciones ........................... 179
Objetivos Específicos del Área ........................... 179
III.1 Procedimiento Compras ........................... 180
1 Objetivo ........................... 181
2 Alcance ........................... 181
3 Documentos Relacionados ........................... 181
4.1 Diagrama de Flujo Compras: Colegios y Corporación ........................... 182
4.2 Diagrama de Flujo Requerimientos Buses ........................... 183
5.1 Procedimiento Compras: Colegios y Corporación ........................... 184
5.2 Procedimiento Requerimientos Buses ........................... 186
6.1 Matriz de Roles de Proceso Compras: Colegios y Corporación
........................... 188
6.2 Matriz de Roles de Proceso Requerimientos Buses ........................... 189
III.2 Procedimiento Recepción y Despacho ........................... 190
1 Objetivo ........................... 190
2 Alcance ........................... 190
3 Documentos Relacionados ........................... 190
4 Diagrama de Flujo ........................... 191
5 Procedimiento ........................... 192
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 193
Área Relaciones Públicas ........................... 194
Objetivos Específicos del Área ........................... 194
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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III.3 Procedimiento Coordinación Ceremonias ........................... 195
1 Objetivo ........................... 195
2 Alcance ........................... 195
3 Documentos Relacionados ........................... 195
4 Diagrama de Flujo ........................... 196
5 Procedimiento ........................... 197
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 198
Área Transporte ........................... 199
Objetivos Específicos del Área ........................... 199
III.4 Procedimiento Administración de Combustible ........................... 200
1 Objetivo ........................... 200
2 Alcance ........................... 200
3 Documentos Relacionados ........................... 200
4 Diagrama de Flujo ........................... 201
5 Procedimiento ........................... 202
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 204
III.5 Procedimiento Viajes Especiales ........................... 205
1 Objetivo ........................... 205
2 Alcance ........................... 205
3 Documentos Relacionados ........................... 205
4 Diagrama de Flujo ........................... 206
5 Procedimiento ........................... 207
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 208
III.6 Procedimiento Bonos Conductores ........................... 209
1 Objetivo ........................... 209
2 Alcance ........................... 209
3 Documentos Relacionados ........................... 209
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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4 Diagrama de Flujo ........................... 210
5 Procedimiento ........................... 211
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 212
ANEXOS PARTE III: ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE ........................... 213
PARTE IV: ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA ........................... 217
Área Planes Complementarios ........................... 218
Objetivos Específicos del Área ........................... 218
IV.1 Procedimiento JUNAEB: Alimentación ........................... 219
1 Objetivo ........................... 220
2 Alcance ........................... 220
3 Documentos Relacionados ........................... 220
4.1 Diagrama de Flujo JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación
........................... 221
4.2 Diagrama de Flujo JUNAEB: Supervisión Programa alimentación
........................... 222
5.1 Procedimiento JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación ........................... 223
5.2 Procedimiento JUNAEB: Supervisión Programa alimentación
........................... 224
6.1 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación
........................... 226
6.2 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Supervisión Programa alimentación
........................... 227
IV.2 Procedimiento JUNAEB: Programas ........................... 228
1 Objetivo ........................... 228
2 Alcance ........................... 228
3 Documentos Relacionados ........................... 228
4 Diagrama de Flujo ........................... 229
5 Procedimiento ........................... 230
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 231
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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IV.3 Procedimiento Enlaces ........................... 232
1 Objetivo ........................... 232
2 Alcance ........................... 232
3 Documentos Relacionados ........................... 232
4 Diagrama de Flujo ........................... 233
5 Procedimiento ........................... 234
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 236
IV.4 Procedimiento Perfeccionamiento ........................... 237
1 Objetivo ........................... 237
2 Alcance ........................... 237
3 Documentos Relacionados ........................... 237
4 Diagrama de Flujo ........................... 238
5 Procedimiento ........................... 239
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 240
IV.5 Procedimiento Exámenes Libres ........................... 241
1 Objetivo ........................... 241
2 Alcance ........................... 241
3 Documentos Relacionados ........................... 241
4 Diagrama de Flujo ........................... 242
5 Procedimiento ........................... 243
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 244
Área Educación Extraescolar ........................... 245
Objetivos Específicos del Área ........................... 245
IV.6 Procedimiento Educación Extraescolar ........................... 246
1 Objetivo ........................... 246
2 Alcance ........................... 246
3 Documentos Relacionados ........................... 246
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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4 Diagrama de Flujo ........................... 247
5 Procedimiento ........................... 248
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 251
Área Infraestructura ........................... 253
Objetivos Específicos del Área ........................... 253
IV.7 Procedimiento Infraestructura ........................... 254
1 Objetivo ........................... 254
2 Alcance ........................... 254
3 Documentos Relacionados ........................... 254
4 Diagrama de Flujo ........................... 255
5 Procedimiento ........................... 256
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 258
ANEXOS PARTE IV: ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
........................... 259
PARTE V: ÁREA SALUD ESCOLAR ....................... .... 264
Área Salud Escolar ........................... 265
Objetivos Específicos del Área ........................... 265
V.1 Procedimiento JUNAEB: Programa de Salud del Estudiante (Etapa Pesquisa)
........................... 266
1 Objetivo ........................... 266
2 Alcance ........................... 266
3 Documentos Relacionados ........................... 266
4 Diagrama de Flujo ........................... 267
5 Procedimiento ........................... 268
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 270
V.2 Procedimiento JUNAEB: Programa de Salud del Estudiante (Etapa Screening)
........................... 271
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
Página 15 de 288
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1 Objetivo ........................... 271
2 Alcance ........................... 271
3 Documentos Relacionados ........................... 271
4 Diagrama de Flujo ........................... 272
5 Procedimiento ........................... 273
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 275
V.3 Procedimiento JUNAEB: Programa de Salud del Estudiante (Etapa Atención del Especialista y Prestaciones de Apoyo)
...........................
276
1 Objetivo ........................... 277
2 Alcance ........................... 277
3 Documentos Relacionados ........................... 277
4 Diagrama de Flujo ........................... 278
5 Procedimiento ........................... 279
6 Matriz de Roles de Proceso ........................... 282
ANEXOS PARTE V: ÁREA SALUD ESCOLAR ................ ........... 284
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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INTRODUCCIÓN
Este manual tiene como objeto facilitar a todo aquel que esté involucrado en las distintas etapas de los
procesos llevados a cabo por la Corporación Municipal de Desarrollo Social de Calera de Tango, en
adelante Corporación, área Educación, la realización de sus tareas, dando claridad acerca del contenido
y orden de las distintas actividades, sus responsables y los requisitos para su cumplimiento eficaz y
oportuno.
Es importante recalcar el carácter obligatorio que posee este instructivo, y el alto grado de compromiso
que se requiere de los involucrados para que los procedimientos en él descritos sean llevados a
cabalidad como han sido detallados, sin perjuicio de posibles actualizaciones que se realicen
posteriormente, y que deberán ser autorizadas por quien corresponda, según sea el caso.
POLÍTICAS Y NORMAS DE LA CORPORACIÓN
• Es una entidad que sin fines de Lucro.
• Sus Objetivos y Actividades serán difundidas en la opinión pública
FUNCIONES DEL DIRECTORIO DE LA CORPORACIÓN MUNICIPA L DE DESARROLLO SOCIAL DE CALERA DE TANGO
• Dirigir la Corporación Municipal de Desarrollo Social y administrar sus bienes.
• Citar a Asamblea General Ordinaria de Socios, y a las Extraordinarias, cuando sea necesario
o lo soliciten formalmente (por escrito) las dos terceras partes de los socios activos, indicando
claramente su objeto.
• Interpretar los Estatutos y dictar los Reglamentos que estime necesarios mejorar la marcha
de la Corporación.
• Organizar los servicios para el cumplimiento de sus objetivos, lo que incluye contratarlos de
otras entidades públicas o privadas, si así fuera necesario.
• Rendir cuenta por escrito ante el Asamblea General Ordinaria de Socios de la inversión de los
fondos y de la marcha de la Corporación durante el período en que ejerza sus funciones.
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
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ORGANIGRAMA
Alcalde
Directorio
Secretario General
Director de Salud
Adquisiciones Salud
Secretaria
Consultorio Calera
Posta Santa
Consultorio Los Bajos
Jefe de Administración y
Finanzas
Director de Educación
Encargado de Remuneraciones
Secretaria de Remuneraciones
Encargado de Adquisiciones
Asistente de Adquisiciones y
Transporte
Coordinación Transporte
Secretaria
Estafeta
Coordinador de Infraestructura
Coordinador Técnico
Coordinador Educación
Extraescolar
Colegios
Coordinador Planes
Complementarios
Relacionador Público
Coordinador Comunal
Conductores Transporte
Escolar
Biblioteca Municipal
Encargado de Tesorería
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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RESUMEN
Los procedimientos se dividieron en 7 áreas. A continuación, se presenta un resumen de los procesos
inherentes a cada una de ellas:
ÁREA PROCESO
RECURSOS HUMANOS
Reclutamiento y Selección
Mantención de Contratos: Anexos de Contrato
Mantención de Contratos: Vencimiento de Contratos
Asistencia: Incorporación a Sistema
Asistencia: Control Asistencia
Caja de Compensación: Autorización de Cargas Familiares
Caja de Compensación: Créditos
Cálculo Descuentos: Caja de Compensación
Cálculo Descuentos: Descuentos Varios
Remuneraciones
Revisión Liquidaciones
Pago Cotizaciones Previsionales
Solicitud Desvinculación
Desvinculaciones: Despidos
Desvinculaciones: Renuncia
Finiquitos
Vacaciones
Licencias Médicas
Accidentes del Trabajo
ADQUISICIONES Compras: Compras Colegios y Corporación
Compras: Requerimientos Buses Recepción y Despacho
RELACIONES PÚBLICAS Coordinación Ceremonias
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
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Fecha: Febrero 2011
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ÁREA PROCESO
ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Pago de proveedores
Conciliación Bancaria
Subvención Estatal
Aporte Municipal
Otros Ingresos
Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica Colegios
Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica Corporación
Rendición de Gastos a I. Municipalidad
Rendición de Fondos Estatales
Ingreso Activo Fijo
Honorarios
TRANSPORTE Administración de Combustible
Viajes Especiales
Bonos Conductores de Transporte Escolar
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JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación
JUNAEB: Supervisión Programa Alimentación
JUNAEB: Programas
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EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Educación Extraescolar
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SALUD ESCOLAR JUNAEB: Programa Salud del Estudiante (Etapa Pesquisa)) JUNAEB: Programa Salud del Estudiante (Etapa Screening)) JUNAEB: Programa Salud del Estudiante (Etapa Atención del Especialista y Prestaciones de Apoyo)
PROCEDIMIENTOS CORPORACIÓN MUNICIPAL
DE DESARROLLO SOCIAL CALERA DE TANGO
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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PARTE I PROCEDIMIENTOS ÁREA RECURSOS
HUMANOS
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ÁREA RECURSOS HUMANOS
Él área de Recursos Humanos es la encargada de dar cumplimientos a las leyes y normas que rigen el entorno laboral, de la cancelación de remuneraciones, cotizaciones previsionales y otros pagos relacionados con los trabajadores de la organización, tanto de aquellos que se desempeñan en la Corporación, como de los pertenecientes a Colegios dependientes de ésta. Además, tiene la responsabilidad de atender las necesidades del cliente interno respecto de su bienestar, en todos aquellos aspectos relacionados con la Caja de Compensación y Convenios con otras instituciones.
Si bien esta área es una sub área de Administración y Finanzas, para los efectos de este manual se tratará por separado, dada su importancia y relevancia dentro de la Corporación.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA
• Cumplir con las normas que regulan el proceso de cálculo y pago de remuneraciones al personal, de manera que permita la oportuna y correcta cancelación de sueldos, bonificaciones, gratificaciones y otros.
• Observar y acatar las leyes y normas laborales vigentes.
• Cumplir con los requerimientos de desvinculaciones y finiquitos de la organización, con el estricto apego a la legalidad vigente y el respeto a las personas.
• Actuar de acuerdo a la normativa legal en todo lo relacionado con el control de asistencia, las horas extraordinarias y la jornada de trabajo.
• Cumplir con los requerimientos y plazos para el pago de Cotizaciones Previsionales.
• Cumplir con los requerimientos para la autorización de cargas familiares del Trabajador en la Caja de Compensación.
• Velar por la observancia de las exigencias para el otorgamiento de créditos de la Caja de Compensación a los Trabajador de la empresa.
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PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y
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I.1 PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para realizar exitosamente
un proceso de reclutamiento y selección.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las necesidades de reclutamiento y selección surgidas en los Colegios
dependientes de la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Contratación
• Oficio Nombramiento
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Solicitud Contratación
Director de Colegio
Cuando un Director de Colegio determine que es necesario contratar un nuevo Profesor, deberá hacer una solicitud formal, a través d Oficio, al Director de Educación.
5.2. Selección Candidato
Director de Educación
El Director de Educación revisa la solicitud, y si se corresponde con el presupuesto del Colegio en cuestión, comienza a darle curso. Para ello, hace una publicación en el Diario, llamando a los interesados a enviar su curriculum vitae. Al recepcionar los curriculum vitae, deberá cerciorarse de que se ajusten a lo establecido en el Estatuto Docente. También revisará la cercanía al establecimiento educacional. En función de lo anterior, además de la experiencia, citará a entrevistas a los seleccionados.
A través de una entrevista personal, el Director de Educación selecciona los mejores candidatos.
Director de Educación / Director de Colegio
El Director de educación, en conjunto con el Director del Colegio que ha hecho la solicitud de contratación, determinan el candidato que ocupará el puesto. Luego, se presentan los antecedentes al Secretario General, para su aprobación.
Secretario General
El Secretario General revisa los antecedentes del candidato y de estar de acuerdo, aprueba la contratación.
5.3. Nombramiento
Director de Educación
Una vez seleccionado el candidato, el Director de Educación genera un Oficio con el Nombramiento. Dicho Oficio debe ser enviado al Director del Colegio que realiza la contratación.
A partir de este punto se está en condiciones de revisar el Proceso Contrataciones.
Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Reclutamiento y Selección, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
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PROCEDIMIENTO RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Contratación RE I -
Publicación Diario - RE -
Recepción y Revisión Curriculun Vitae - RE -
Selección Curriculun Vitae - RE -
Citación a Entrevista - RE -
Entrevista - RE -
Selección Candidato RE RE -
Visto Bueno - - RE
Generación y Envío Oficio Nombramiento I RE -
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONTRATACIONES
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I.2 PROCEDIMIENTO CONTRATACIONES
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para la incorporación exitosa
de nuevos empleados a la organización.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las contrataciones de nuevos trabajadores que se realicen en la
organización, tanto en la Corporación como en Colegios dependientes de ésta.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Documento oficial de instrucción de contratación (Oficio, Decreto o Resolución).
• Antecedentes Contratación
• Contrato de Trabajo
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONTRATACIONES
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO CONTRATACIONES
TrabajadorSecretario General
(Representante Legal)Encargado de RemuneracionesJefe de Área
NO
SI¿Antecedentes
Completos?
Inicio
Envío Antecedentes
Contratación
Recepción y
Revisión
Antecedentes
Contratación
Solicitud
Antecedentes
Creación Carpeta
Trabajador
Proceso Reclutamiento y
Selección
NO
SI
Generación e
Impresión
Contrato
Envío a Jefatura
Modificación
Contrato
Recepción
Contrato Firmado
Firma Contrato
¿Conforme?
Firma Contrato
Creación
Trabajador en
Sistema
Ingreso a Carpeta
Trabajador
FIN
VºBº
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONTRATACIONES
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Antecedentes de Contratación
Jefe de Área
Es responsabilidad del Jefe de Área a la que se incorporará el nuevo trabajador el solicitarle al mismo los siguientes antecedentes, dependiendo del cargo a desempeñar:
• Cédula de identidad vigente que acredite una edad mínima de 18 años.
• Currículum Vitae.
• Certificado en que los trabajadores varones mayores de 18 años acrediten haber cumplido con el servicio militar obligatorio.
• Certificado de estudios cursados y/o de título profesional (cuando corresponda).
• En el caso dotación docente, tener título de profesor o educador según sea el caso, estar legalmente habilitado o tener autorización para ejercer la función docente en los términos señalados en el artículo 2° de la ley N°19.0701.
• Para la dotación de Cargos Directivos Docentes o de Unidades Técnico-pedagógicas, certificado que acredite estudios de Administración, Supervisión, Evaluación u Orientación Vocacional, a excepción de que en la postulación para acceder al cargo respectivo no hayan concursado profesionales de la educación que posean dichos estudios.
• Certificado de afiliación a una Administradora de Fondos de Pensiones.
• Certificado de ISAPRE, el que indique valor del plan o Certificado de Fonasa.
• Certificado de antecedentes reciente y en original.
• Copia del finiquito en que conste la causal de término de su contrato de trabajo en el empleo anterior.
• Antecedentes oficiales en relación a sus cargas familiares reconocidas.
• Licencia de conducir clase A, B o D, si corresponde.
• Hoja de vida del conductor, si corresponde.
Dichos antecedentes deberá hacerlos llegar al Secretario General, a través de un documento oficial (Oficio, Decreto o Resolución).
1 Cuando se trate de profesores que aún no obtienen su Título Profesional, debe contarse con la autorización de la Dirección Provincial de Educación.
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Notas :
• Es de suma importancia que se envíen todos los antecedentes del nuevo trabajador, con la Ficha de Contratación completa, con el objeto de estar en condiciones de realizar la contratación del mismo en los plazos legales.
• Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.
• Los profesionales de la educación pueden ingresar a una dotación docente en calidad de titulares o en calidad de contratados. Entendiéndose por titulares aquellos que ingresan a la dotación docente previo concurso público de antecedentes, y por contratados, aquellos que desempeñan labores docentes transitorias, experimentales, optativas, especiales o de reemplazo de titulares.
• Cuando se trate de reemplazos por licencia médica (pre natal y post nata), se efectúa un contrato a plazo fijo, estipulando la duración del contrato, pagándose el sueldo mínimo nacional, y las asignaciones que establece la Ley.
5.2 Secretario General
El Secretario General recibe el Oficio y los antecedentes para la contratación. Indica su visto bueno a través de su firma en el documento oficial (Oficio, Decreto o Resolución). Luego, traspasa la documentación al Encargado de Remuneraciones.
5.3 Revisión Antecedentes
Encargado de Remuneraciones
Al recepcionar los antecedentes anteriores, el Encargado de Remuneraciones deberá constatar que no falte ningún documento o dato. En caso de que detecte la ausencia de información o antecedentes, deberá solicitarlos al Jefe de Área correspondiente.
5.4 Creación Carpeta Trabajador
Encargado de Remuneraciones
Con todos los documentos e información recepcionada anteriormente, el Encargado de Remuneraciones está en condiciones de confeccionar la Carpeta del Trabajador, en la que incluirá todos los documentos que se generen a lo largo de la relación entre éste y la organización.
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5.5 Firma Contrato Corporación
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones genera el Contrato de Trabajo2. Para ello, se basará en la información que le fuera provista anteriormente. Luego, lo entrega al Secretario General, para su visto bueno.
El Contrato de Trabajo consta de 2 copias cuando se trata de cargos a desempeñar en la Corporación. En este caso, una copia quedará archivada en la Carpeta del Trabajador y la otra quedará en poder de éste.
Si el cargo corresponde a un Colegio, se harán 3 copias del contrato. Una quedará en poder del Trabajador, otra en la Carpeta del Trabajador del área de Recursos Humanos, y la última en la Carpeta del Trabajador existente en el Colegio al que pertenece el mismo.
Nota: En caso de que la Inspección del Trabajo realice una revisión y no se cuente con los contratos de trabajo de todos los empleados, la organización se expone a fuertes multas administrativas (hasta 20 UTM).
Secretario General
El Secretario General revisa el Contrato de Trabajo. Si tuviera objeciones, indica las modificaciones que considere convenientes, y lo devuelve al Encargado de Remuneraciones. Una vez que está de acuerdo con el Contrato de Trabajo, procede a firmarlo.
5.6 Firma Contrato Nuevo Trabajador
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones envía el Contrato de Trabajo a la jefatura del nuevo trabajador, para que se encargue de que éste lo firme. Adjunta además el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
Trabajador
El trabajador firma el Contrato de Trabajo.
Jefatura
La Jefatura del nuevo Trabajador deberá enviar una copia del Contrato de Trabajo a las oficinas de la Corporación.
2 Ver Anexo Nº 1, “Contrato de Trabajo”.
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5.7 Creación Trabajador en Sistema
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones procede a crear al nuevo trabajador en el sistema de remuneraciones. Luego, ingresa los documentos generados en el proceso a la Carpeta del Trabajador.
Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Contratos de Trabajo, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Antecedentes Contratación RE - - I
Visto Bueno - I - RE
Recepción y Revisión Antecedentes Contratación - RE - -
¿Antecedentes Completos? - RE - -
Solicitud Antecedentes I RE - -
Creación Carpeta Trabajador - RE - -
Generación e Impresión Contrato - RE - I
¿Conforme? - I - RE
Modificación Contrato - RE - -
Firma Contrato - - - RE
Envío a Jefatura I RE - -
Firma Contrato - - RE -
Recepción Contrato Firmado - RE - -
Creación Trabajador en Sistema - RE - -
Ingreso a Carpeta Trabajador - RE - -
Jefe
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I.3 PROCEDIMIENTO ASISTENCIA
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
5.1 Procedimiento Incorporación a Sistema
5.2 Procedimiento Control Asistencia
6. Matriz de Roles de Proceso
6.1 Matriz de Roles de Proceso Incorporación a Sistema
6.2 Matriz de Roles de Proceso Control Asistencia
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1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para llevar un control eficiente de la asistencia de los
trabajadores.
2. ALCANCE
• Aplicable al control de asistencia de todos los establecimientos educacionales dependientes de
la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Informe de Asistencia
• Oficios Permisos Administrativos
• Código del Trabajo
• Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad
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4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO INCORPORACIÓN A SISTE MA
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4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO CONTROL ASISTENCIA
PROCESO ASISTENCIA: Control Asistencia
Director ColegioSecretaria de
RemuneracionesEncargado de Remuneraciones
Descarga
Asistencia
Inicio
Generación
Informes de
Asistencia
Impresión
Rerporte de
Asistencia
Revisión y
Regularización
¿Inconsistencias?Solicitud
AclaraciónSI
NO
Aclaración
Inconsistencias
Carga en
Sistema
Envío Informe
Asistencia
Proceso Remuneraciones
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5.1 PROCEDIMIENTO INCORPORACIÓN A SISTEMA
5.1.1 Incorporación a Sistema
Encargado de Remuneraciones
Al integrarse un nuevo trabajador a la organización, el Encargado de Remuneraciones da la instrucción a la Secretaria de Remuneraciones paraqué realice el ingreso de éste al sistema de control de asistencia (reloj biométrico).
Secretaria de Remuneraciones
La Secretaria de Remuneraciones se dirige al establecimiento educacional al que pertenece el nuevo trabajador, y lo incorpora al reloj biométrico, ingresando la huella dactilar del mismo.
Trabajador
El trabajador está en condiciones de comenzar a marcar su asistencia en el reloj biométrico.
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5.2 PROCEDIMIENTO CONTROL ASISTENCIA
5.2.1 Revisión Asistencia
Secretaria de Remuneraciones
Cada mes, la Secretaria de Remuneraciones asiste a cada uno de los establecimientos educacionales dependientes de la Corporación para descargar del reloj biométrico la información de marcación realizada por los trabajadores. Esta información la carga en el programa de asistencia, emitiendo un reporte por cada Colegio. Dicho reporte debe ser entregado impreso al Encargado de Remuneraciones, para su revisión y validación.
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recepciona el Informe de Asistencia y procede a revisar la asistencia, ausencias, impuntualidades y permisos administrativos de cada trabajador. Si no hubiera recibido la documentación que respalda las ausencias o atrasos de algún trabajador, se comunicará con el Director del Colegio, pidiéndole las aclaraciones correspondientes. De no recibir la documentación de respaldo, los periodos de ausencia serán descontados de la remuneración del trabajador en cuestión.
En aquellos casos en los que el Encargado de Remuneraciones detecte inconsistencias (varias marcaciones el mismo día, varias inasistencias, entre otras), independientemente de si éstas son o no aclaradas, deberá entregar al Director de Educación el Informe de Asistencia.
Director Colegio
Es responsabilidad del Director del Colegio hacer llegar al Encargado de Remuneraciones, a través de Oficio dirigido al Director de Educación, la documentación que respalda la ausencia y/o los atrasos de los trabajadores.
Nota : Para ver el detalle de las particularidades concernientes a Permisos, ver el anexo nº 2. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
5.2.2 Carga Asistencia
Encargado de Remuneraciones
Una vez que la información relativa a la asistencia de los trabajadores está validada, el Encargado de Remuneraciones la ingresa al sistema. Dicha información será utilizada en el Proceso de Remuneraciones.
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6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO INCORPORACIÓN A SISTEMA
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Instrucción Incorporación Trabajador RE I -
Ingreso Trabajador a Reloj Control - RE -
Marcación - - RE
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6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO CONTROL ASISTENCIA
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Descarga Asistencia RE I - -
Generación Informes de Asistencia RE I - -
Impresión Rerporte de Asistencia RE - - -
Revisión y Regularización - RE - -
¿Inconsistencias? - R - -
Solicitud Aclaración - RE I -
Aclaración Inconsistencias - I RE -
Envío Informe Asistencia - RE - I
Carga en Sistema - RE - -
Sec
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I.4 PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE CONTRATOS
CONTENIDO:
1. Objetivos
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3. Documentos Relacionados
4. Diagramas de Flujo
4.1 Diagrama Proceso Anexos de Contratos
4.2 Diagrama Proceso Vencimiento de Contratos
5. Procedimiento (Descripción)
5.1 Procedimiento Anexos de Contratos
5.2 Procedimiento Vencimiento de Contratos
6. Matriz de Roles de Proceso
6.1 Matriz de Roles de Proceso Anexos de Contratos
6.2 Matriz de Roles de Proceso Vencimiento de Contratos
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PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE
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1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo tanto cuando se deban
procesar vencimientos de Contratos de Trabajo como Anexos.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las modificaciones y vencimientos de Contratos de Trabajo que se realicen
en la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Anexo Contrato de trabajo
• Oficio Solicitud Modificación de Contrato
• Oficio Término de Contratos
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4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO ANEXOS DE CONTRATO
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PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE
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4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO VENCIMIENTO DE CONTRA TOS
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PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE
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5.1 PROCEDIMIENTO ANEXOS DE CONTRATO
5.1.1 Solicitud Modificación Contrato de Trabajo
Cuando el Director de un Colegio requiera que se lleve a cabo una modificación del Contrato de Trabajo de algunos de los trabajadores (reajuste de remuneración, ampliación o reducción de jornada), deberá hacer llegar el requerimiento, a través de un Oficio, al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación, una vez que ha recepcionado el requerimiento y comprobado que se ajusta a los requisitos para el cargo, da su visto bueno, el que refleja a través de su firma en el Oficio. Luego, entrega la documentación al Encargado de Remuneraciones, para que procese la solicitud de modificación de contrato
5.1.2 Firma Contrato Empresa
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones genera el Anexo del Contrato de Trabajo3. Luego, lo entrega al Secretario General, para su firma.
El Contrato de Trabajo consta de 3 copias; 2 quedan en poder de la Corporación, y una es entregada al trabajador.
Si el cargo corresponde a un Colegio, se harán 3 copias del contrato. Una quedará en poder del Trabajador, otra en la Carpeta del Trabajador del área de Recursos Humanos, y la última en la Carpeta del Trabajador existente en el Colegio al que pertenece el mismo.
Nota: En caso de que la Inspección del Trabajo realice una revisión y no se cuente con los contratos de trabajo de todos los empleados, la organización se expone a fuertes multas administrativas (hasta 20 UTM).
Secretario General
El Secretario General deberá revisar el Anexo de Contrato de Trabajo y, de no tener objeciones, firmarlo.
3 Ver Anexo Nº 3, “Anexo Contrato de Trabajo”.
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE
CONTRATOS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Remuneraciones Secretario General
Director de Educación
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5.1.3 Firma Contrato Trabajador
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones entrega el Anexo de Contrato de Trabajo a la jefatura del Trabajador, para que se encargue de que éste lo firme.
Trabajador
El trabajador firma el Anexo de Contrato de Trabajo.
Jefatura
La Jefatura del Trabajador deberá enviar una copia del Anexo del Contrato de Trabajo a las oficinas de la Corporación.
5.1.4 Ingreso a Carpeta
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones ingresa el Anexo de Contrato de Trabajo a la Carpeta del Trabajador.
5.2 PROCEDIMIENTO VENCIMIENTO DE CONTRATOS
5.2.1 Vencimiento Contrato de Trabajo
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones debe revisar los Contratos de Trabajo a Plazo Fijo que están por vencer. Elabora un listado con esta información, y lo entrega al Director de Educación.
Nota: En general, se trata de Contratos de Trabajo a Plazo Fijo, que abarcan el año laboral docente. Esta revisión se realiza en diciembre de cada año, ya que al 31 de diciembre deberán enviarse las Cartas de Aviso correspondientes.
Director de Educación
El Director de Educación genera un Oficio dándole la instrucción al Encargado de Remuneraciones, para que lleve a cabo la desvinculación de los trabajadores cuyo contrato a plazo fijo está por vencer.
A partir de este punto debe revisarse el Proceso Desvinculaciones: Despidos.
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PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE
CONTRATOS
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Revisado por: Aprobado por:
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6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO ANEXOS DE CONTRATOS
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Oficio Solicitud Modificación de Contrato RE I - - -
Visto Bueno - RE I - -
Recepción y Revisión Solicitud Modificación de Contrato
- - RE - -
Generación Anexo Contrato - - RE - -
Firma Contrato - - - RE -
Envío a Jefatura - - RE - -
Firma Contrato - - - - RE
Ingreso a Carpeta Trabajador - - RE - -
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PROCEDIMIENTO MANTENCIÓN DE
CONTRATOS
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6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO VENCIMIENTO DE CONTRATOS
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Revisión Contratos por Vencer RE -
Envío Información Contratos por Vencer RE I
Envío Oficio Término Contrato I RE
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(AUTORIZACIÓN CARGAS FAMILIARES)
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I.5 PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(AUTORIZACIÓN CARGAS FAMILIARES)
1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para la autorización de cargas familiares de los
trabajadores de la organización en la Caja de Compensación.
2. ALCANCE
• Aplicable todas las autorizaciones de cargas familiares de trabajadores pertenecientes a la
organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Formulario Asignación Familiar
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(AUTORIZACIÓN CARGAS FAMILIARES)
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(AUTORIZACIÓN CARGAS FAMILIARES)
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud Incorporación Cargas Familiares
Trabajador
El Trabajador solicita al Encargado de Remuneraciones la incorporación de cargas familiares, entregándole los certificados de nacimiento o matrimonio extendidos por el Registro Civil para uso exclusivo de Asignación Familiar.
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recibe la solicitud del Trabajador y, a su vez, le requiere que firme el Formulario de Asignación Familiar exigido por la Caja de Compensación para la realización del Trámite, además de los certificados que correspondan:
• Certificado de Registro Civil para Asignación Familiar.
• Copia Finiquito Cónyuge (si corresponde).
• Certificado Alumno Regular (hijos entre 18 y 24 años).
• Certificado de Defunción cónyuge o hijos fallecidos (si son cargas legales).
Una vez que el trabajador le ha entregado o enviado todo lo anterior, el Encargado de Remuneraciones debe enviarlo a la Caja de Compensación, para que ésta proceda a incorporar las cargas familiares.
Si la Caja de Compensación no acepta la solicitud del trabajador, lo informa al Encargado de Remuneraciones, quien a su vez lo informa al trabajador en cuestión. Es responsabilidad de éste último hacer las gestiones necesarias para su aceptación.
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(AUTORIZACIÓN CARGAS FAMILIARES)
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Incorporación de Cargas Familiares RE I -
Solicitud Certificados y Firma Formulario Caja de Compensación
I RE -
Entrega de Certificados y Firma Formulario Caja de Compensación
RE I -
Recepción y Envío Formulario y Documentos - RE I
¿Acepta? - - RE
Incorporación Cargas Familiares - I RE
Información Solicitud Denegada - I RE
Información Solicitud Denegada I RE -
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(CRÉDITOS)
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I.6 PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN (CRÉDITOS)
1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para la tramitación de solicitudes de crédito en la
Caja de Compensación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las solicitudes de créditos en la Caja de Compensación que realicen los
trabajadores de la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Pagaré
• Formularios Caja de Compensación
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(CRÉDITOS)
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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(CRÉDITOS)
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud Crédito Caja de Compensación
Trabajador
El Trabajador que desea solicitar un crédito, deberá comunicarse con el Encargado de Remuneraciones.
5.2 Aprobación Crédito
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones revisa el nivel de endeudamiento del trabajador solicitante en la página web de la Caja de Compensación, informándole si cumple o no con los requerimientos de aprobación, de acuerdo a las políticas de la institución respectiva. Cuando el nivel de endeudamiento permite el otorgamiento del crédito, el Encargado de Remuneraciones imprime las 3 últimas liquidaciones de sueldo del trabajador y los formularios de la Caja de Compensación requeridos para la tramitación del crédito solicitado. Deberá firmar el Formulario Solicitud de Crédito. Luego, éste se entrega al Secretario General, para su aprobación.
Nota: El descuento al Trabajador resultante del crédito que está solicitando no debe ser mayor al 25% de su renta bruta.
Secretario General
El Secretario General aprueba la solicitud de crédito, firmando el Formulario de Solicitud de Crédito.
Trabajador
El trabajador firma el Formulario de Solicitud de Crédito y el Pagaré. En este último documento debe poner además su huella digital.
5.3 Tramitación Crédito
Encargado de Remuneraciones
Finalmente, Encargado de Remuneraciones envía la documentación a la Caja de Compensación.
• Liquidaciones de sueldo
• Pagaré
• Formulario Solicitud de Crédito Caja de Compensación
• Comprobante de domicilio del trabajador
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PROCEDIMIENTO CAJA DE COMPENSACIÓN
(CRÉDITOS)
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Crédito RE I -
Cálculo Nivel de Endeudamiento I RE -
Impresión y Firma - RE -
Visto Bueno - - RE
Firma Documentos RE - -
Tramitación Crédito en Caja de Compensación - RE -
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS
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I.7 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para el procesamiento de
licencias médicas presentadas por trabajadores de la organización.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las licencias médicas correspondientes a trabajadores de la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Licencia Médica
• Liquidación de Sueldo
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Tramitación Licencia Médica
Jefe de Área
Las Licencias Médicas de los trabajadores de colegios deberán ser enviadas por el Director del Colegio al Director de Educación, a través de Oficio.
Cuando se trate de Licencias Médicas de trabajadores de la Corporación, se entregarán en Recepción.
Director de Educación
El Director de Educación, cuando corresponda (trabajadores de Colegios), recepciona la Licencia Médica del trabajador. Debe firmarla, acreditando de esta forma que la ha recibido. Luego, la entrega a la Secretaria de Remuneraciones.
Secretaria de Remuneraciones
La Licencia Médica requiere que se ingrese la información del trabajador relativa al número de licencias que ha tenido durante el año. Además, deben incluirse:
• Datos del empleador
• Fecha de Recepción de la licencia
• Cargo del funcionario
• AFP e ISAPRE del funcionario
• Tipo de Contrato
• Aporte AFC
• Declaración de últimas remuneraciones imponibles
Esta actividad puede realizarse directamente en la licencia médica, cuando ésta ha sido emitida físicamente, o a través de la página web de la Isapre correspondiente, cuando la licencia ha sido emitida electrónicamente. La Secretaria de Remuneraciones debe imprimir la licencia médica.
Secretario General
El Secretario General firma la Licencia Médica.
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS
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5.2 Envío Licencia Médica
Secretaria de Remuneraciones
La Secretaria de Remuneraciones debe imprimir las liquidaciones de sueldo, y enviarlas junto a la Licencia médica a la Isapre a la que pertenece el trabajador, o a la CCAF, en el caso de trabajadores afiliados a FONASA.
Plazo de Ejecución : Desde que se recepciona la licencia médica, el plazo para enviarla a la Institución correspondiente es de 3 días hábiles.
Al recepcionar el comprobante que indica que la Licencia Médica fue entregada a la institución correspondiente, se archiva, junto a la copia de la licencia.
Notas :
• En aquellos casos en los que el pago de una Licencia Médica sea rechazado por la institución a la que está afiliado el Trabajador, éste último deberá apelar directamente en dicha institución. Si el rechazo persiste, el valor correspondiente a los días de licencia es descontado de su remuneración.
• Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Licencias Médicas, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO LICENCIAS MÉDICAS
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Licencia RE I - -
Visto Bueno - RE I -
Completar Información en Licencia - - RE -
Firma Licencia - - R RE
Envío a Institución - - RE -
Recepción Comprobante - - RE -
Archivo - - RE -
Jefe
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS
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I.7 PROCEDIMIENTO CÁLCULO DESCUENTOS
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
4.1 Diagrama de Flujo Descuentos Caja de Compensación
4.2 Diagrama de Flujo Descuentos Varios
5. Procedimiento (Descripción)
5.1 Procedimiento Descuentos Caja de Compensación
5.2 Procedimiento Descuentos varios
6. Matriz de Roles de Proceso
6.1 Matriz de Roles de Proceso Descuentos Caja de Compensación
6.2 Matriz de Roles de Proceso Descuentos varios
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS
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1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para realizar el cálculo de
los descuentos de la remuneración de los trabajadores por concepto de retenciones legales
y créditos de Caja de Compensación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los descuentos que se realicen a los trabajadores de la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Planilla de Créditos Caja de Compensación
• Nóminas de Descuentos
• Reporte de Descuentos
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS
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4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESCUENTOS CAJA DE CO MPENSACIÓN
PROCESO CÁLCULO DESCUENTOS: Caja de Compensación
Secretaria de Remuneraciones
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Descarga Archivo
Caja de
Compensación
Inicio
Impresión Planilla
Crédito Caja
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Carga en
Sistema
Fin
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4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESCUENTOS VARIOS
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS
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5.1 PROCEDIMIENTO DESCUENTOS CAJA DE COMPENSACIÓN
5.1.1 Cálculo Descuentos Caja de Compensación
Secretaria de Remuneraciones
La Secretaria de Remuneraciones descarga desde el sitio web de la Caja de Compensación, el archivo que contiene la información respecto de los créditos de los trabajadores y sus cuotas vigentes (Planilla de Créditos). Debe imprimir esta planilla, y compararla con los créditos vigentes de cada persona (también en la página web de la Caja).
5.1.2 Carga Descuentos
Secretaria de Remuneraciones
Una vez que la Secretaria de Remuneraciones ha validado la Planilla de Créditos de la Caja de Compensación, está en condiciones de cargarla en el sistema de remuneraciones.
5.2 PROCEDIMIENTO DESCUENTOS VARIOS 5.2.1 Cálculo Descuentos Varios
Secretaria de Remuneraciones
Cada mes, la Secretaria de Remuneraciones recepciona las Nóminas de Descuentos con el detalle de descuentos que se deben realizar a los trabajadores. La información de estos descuentos permitirá generar en Excel el Reporte de Descuentos. Dicho reporte se compara con los datos del sistema y, si existieran diferencias, se deben corregir en el Reporte de Descuentos.
Una vez que ha cuadrado el Reporte de Descuentos, la Secretaria de Remuneraciones lo carga en el sistema.
Encargado de Remuneraciones
Con la información anterior, el Encargado de Remuneraciones está en condiciones de calcular los descuentos que deben realizarse a la remuneración de cada trabajador, por concepto de retenciones y descuentos varios.
5.2.2 Carga Descuentos
Secretaria de Remuneraciones
Los descuentos son cargados al sistema de remuneraciones por la Secretaria de Remuneraciones.
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS
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6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESCUENTOS CAJA DE C OMPENSACIÓN
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Descarga Archivo Caja de Compensación RE
Impresión Planilla Crédito Caja Compensación RE
Cuadratura RE
¿Diferencias? RE
Corrección RE
Carga en Sistema RE
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CÁCULO DESCUENTOS
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6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESCUENTOS VARIOS
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Recepción Nóminas Descuentos RE -
Generación Reporte Descuentos RE -
Cuadratura RE -
¿Diferencias? RE -
Corrección RE -
Carga en Sistema RE I
Cálculo Descuentos - RE
Carga en Sistema RE -
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES
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I.8 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES
1. OBJETIVO
• Definir y establecer las normas que regulan el proceso de cálculo y pago de
remuneraciones al personal, permitiendo la oportuna y correcta cancelación de sueldos,
bonificaciones, gratificaciones y otros.
2. ALCANCE
• Aplicable al pago de remuneraciones de todos trabajadores de la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Liquidación de Sueldo
• Nómina de Transferencias
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Revisión Hojas Personales
Encargado de Remuneraciones
Con el objeto de constatar posibles cambios en la remuneración de alguno de los trabajadores, el Encargado de Remuneraciones debe revisar las Hojas Personales de cada trabajador (cumplimiento de bienios, permisos, colación, movilización, entre otros4).
Secretaria de Remuneraciones
La Secretaria de Remuneraciones lleva a cabo las modificaciones de las remuneraciones en el sistema de remuneraciones, cuando corresponda.
5.2 Cálculo Remuneraciones
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones está en condiciones de calcular las remuneraciones de cada trabajador.
Notas :
• En procesos anteriores han sido cargados en el sistema los descuentos, asistencia, vacaciones, licencias médicas (esto implica descuento de colación y movilización por días no trabajados).
• Para ver el detalle de las particularidades concernientes al cálculo de remuneraciones, ver el anexo nº 4 del presente Manual. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
5.3 Generación y Revisión Liquidaciones
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones genera las Liquidaciones de Sueldo. Luego, lo informa a la Secretaria de Remuneraciones.
Secretaria de Remuneraciones
Es responsabilidad de la Secretaria de Remuneraciones la impresión y revisión de las Liquidaciones de Sueldo. Debe cotejarlas con la información de licencias, sala cuna, movilización, colación y horas extras. Si encontrara diferencias, las informa al Encargado de Remuneraciones, para que las corrija en el sistema de remuneraciones.
4 Ver Anexo Nº 4, “Disposiciones Generales Sobre Remuneraciones”.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES
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5.4 Pago Remuneraciones
Secretaria de Remuneraciones
La Secretaria de Remuneraciones genera la Nómina de Transferencias.
Encargado de Remuneraciones
La Nómina de Transferencias debe ser revisada por el Encargado de Remuneraciones, quien comparará dicha nómina con la información contenida en el sistema de remuneraciones. Si encontrara diferencias, las corrige y se vuelve a generar la Nómina de Transferencias.
Una vez cuadrada la Nómina de Transferencias con el sistema, el Encargado de Remuneraciones genera un Comprobante de Remuneraciones por cada Centro de Costo, y el Reporte de Banco, documento en Excel. Éste debe ser entregado al Jefe de Administración y Finanzas.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas realiza la centralización contable de las remuneraciones, y emite el Comprobante Contable, procurando que los valores pagados se correspondan con la contabilización.
Secretario General
El Secretario General de la Corporación deberá dar el visto bueno al pago de remuneraciones, lo que manifiesta a través de su firma en el comprobante contable.
Jefe de Administración y Finanzas
Una vez aprobado el pago de remuneraciones por el Secretario General, el Jefe de Administración y Finanzas realiza la transferencia al banco que pagará las remuneraciones.
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones debe revisar si la nómina de transferencias está autorizada, con el objeto de garantizar el pago oportuno de las remuneraciones.
A partir del pago de las remuneraciones, las Liquidaciones de Sueldo están disponibles en las oficinas de la Corporación, para el retiro de las mismas por parte de cada Director de Colegio.
Plazo: Penúltimo día hábil del mes.
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO REMUNERACIONES
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Revisión Hojas Personales RE - - - -
¿Modificaciones? RE I - - -
Ingreso Modificaciones a Sistema I RE - - -
Cálculo Remuneraciones RE - - - -
Generación Liquidaciones RE I - - -
Impresión y Revisión Liquidaciones - RE - - -
¿Liquidaciones Correctas? I RE - - -
Corrección en Sistema RE - - - -
Generación Nómina de Transferencias - RE - - -
Cuadratura RE R - - -
¿Diferencias? RE R - - -
Corrección RE I - - -
Generación Comprobante de Remuneraciones por Centro de Costo
RE - - - -
Generación Reporte de Banco RE - I - -
Centralización - - RE - -
Emisión Comprobante Contable - - RE - -
Visto Bueno - - I RE -
Transferencia a Banco - - RE - -
Liberación Pago Remuneraciones - - - - RE
Revisión Nómina Autorizada RE - - - -
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO REVISIÓN
LIQUIDACIONES DE SUELDO
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I.9 PROCEDIMIENTO REVISIÓN LIQUIDACIONES DE SUELDO
1. OBJETIVO
• Definir y establecer las normas que regulan el proceso de cálculo y pago de
remuneraciones al personal, permitiendo la oportuna y correcta cancelación de sueldos,
bonificaciones, gratificaciones y otros.
2. ALCANCE
• Aplicable al pago de diferencias en las remuneraciones de todos trabajadores de la
organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Liquidación de Sueldo
• Nómina de Diferencias
• Oficio Solicitud Revisión Liquidación de Sueldo
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 75 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO REVISIÓN
LIQUIDACIONES DE SUELDO
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO REVISIÓN
LIQUIDACIONES DE SUELDO
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Entrega Liquidaciones
Director Colegio
Cada Director de Colegio debe retirar las Liquidaciones de Sueldo del establecimiento educacional a su cargo, y hacer entrega de las mismas a los trabajadores.
Las Liquidaciones de Sueldo de trabajadores de la Corporación son entregadas en las oficinas de Remuneraciones.
5.2 Revisión Liquidaciones
Trabajador
Al recepcionar su Liquidación de Sueldo, cada trabajador es responsable de revisarla y, de detectar diferencias, informarlas al Director de Colegio, o al Encargado de Remuneraciones (trabajadores de la Corporación).
En caso de que la Liquidación de Sueldo esté correcta, el trabajador deberá firmarla y entregarla al Director del Colegio. Cuando se trate de trabajadores de la Corporación, se entregan directamente al Encargado de Remuneraciones.
Plazo: Penúltimo día hábil del mes.
Director Colegio
Cuando un trabajador informe diferencias en su Liquidación de Sueldos, el Director del Colegio lo comunicará al Director de Educación, a través de un documento oficial. Si corresponde, deberá adjuntar además los documentos que respalden el alegato del trabajador.
Nota : Cuando se trate de trabajadores de la Corporación, los reparos serán vistos directamente con el Encargado de Remuneraciones.
Director de Educación
Al recepcionar la información de diferencias, el Director de Educación firma el documento oficial recibido, acreditando así que está en conocimiento de la situación. Luego, traspasa los antecedentes al Encargado de Remuneraciones.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO REVISIÓN
LIQUIDACIONES DE SUELDO
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Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recepciona la información de diferencias y procede a revisarla. Si detectara errores, genera una Nómina de Diferencias y hace las modificaciones necesarias en el sistema de remuneraciones. En caso de que las diferencias informadas por el trabajador no correspondan, se lo informará.
5.3 Emisión Cheque
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones genera una solicitud de pago, y la entrega al Jefe de Administración y Finanzas.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería emite el o los cheques para el pago de diferencias en la remuneración (un cheque por cada trabajador).
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas genera el Comprobante Contable.
5.4 Pago Diferencias
Encargado de Tesorería
Se solicita al Secretario General la firma del o los cheques.
Secretario General
El Secretario General firma los cheques.
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones hace entrega de los cheques a los trabajadores.
Nota: Cuando se deban pagar diferencias de remuneraciones a un trabajador, se emite nuevamente la Liquidación de Sueldo, y el proceso se realiza una vez más.
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO REVISIÓN
LIQUIDACIONES DE SUELDO
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Retiro Liquidaciones RE RE - - - - -
Revisión Liquidación - RE - - - - -
¿Diferencias? - RE - - - - -
Firma Liquidación - RE - - - - -
Envío Copia Liquidación Firmada RE - - I - - -
Archivo - - - RE - - -
Solicitud Revisión/ Envío Información Faltante RE - - I - - -
Visto Bueno - - RE I - - -
Revisión - - - RE - - -
¿Corresponde? - - - RE - - -
Generación Nómina Diferencias - - - RE - - -
Corrección en Sistema - - - RE - - -
Solicitud Pago - - - RE I - -
Emisión Cheques - - - - RE I -
Emisión Comprobante Contable - - - - I RE -
Solicitud Firma Cheques - - - - RE - I
Firma Cheques - - - - R - RE
Pago - - - RE - - -
Archivo - - - RE - - -
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES
PREVISIONALES
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Encargado de Remuneraciones Secretario General
Director de Educación
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I.10 PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES PREVISIONALES
1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para efectuar el pago oportuno y apropiado del
pago de imposiciones a través de Previred.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los pagos de imposiciones que se realicen a trabajadores en la
organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Nómina de Previred
• Cupón de Pago
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES
PREVISIONALES
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES
PREVISIONALES
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Nómina de Previred
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones deberá generar cada mes en el sistema Softland, la Nómina de Previred, por centro de costo y concepto. Esta nómina contiene los montos de cotizaciones previsionales correspondientes a AFP, Isapres, IPS, ACHS, Caja CCAF La Araucana. Luego, dicha información es cargada en la página web de Previred, y se genera el Cupón de Pago.
Fecha de Ejecución : 1 día antes del pago de imposiciones.
5.2 Emisión Cheque
Encargado de Remuneraciones
La Nómina de Previred, junto al Cupón de Pago generado en la página web de Previred, es entregada al área de Administración y Finanzas, para que proceda a emitir los cheques correspondientes para el pago de cotizaciones.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería genera los cheques para el pago de cotizaciones, y solicita al Jefe de Administración y Finanzas la generación del Comprobante Contable.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable.
5.3 Pago Cotizaciones Previsionales
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería solicita al Secretario General la firma de los cheques para el pago de Cotizaciones previsionales. Pare ello, deberá adjuntar toda la documentación de respaldo.
Secretario General
El Secretario General firma los cheques.
Encargado de Remuneraciones / Secretaria de Remune raciones
El pago de cotizaciones es realizado por el Encargado de Remuneraciones y la Secretaria de Remuneraciones.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO PAGO COTIZACIONES
PREVISIONALES
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Generación Nómina de Previred en Sistema RE - - -
Carga en Previred RE - - -
Generación Cupones de Pago RE - - -
Solicitud Pago RE - I I
Generación Cheque - - RE RE
Emisión Comprobante Contable - - RE I -
Solicitud Firma Cheques - - - RE I
Firma Cheques - - - I RE
Pago RE RE - - -
Archivo - RE - -
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VACACIONES
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I.11 PROCEDIMIENTO VACACIONES
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para el procesamiento
oportuno y el adecuado control de las vacaciones correspondientes a los trabajadores de
la organización.
2. ALCANCE
• Aplicable a todo lo relacionado con vacaciones de trabajadores de la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Feriado Legal
• Comprobante de Vacaciones
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VACACIONES
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VACACIONES
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud Vacaciones
Trabajador
El Trabajador que desee hacer uso de sus vacaciones, debe solicitarlo a su Jefe de Área.
Jefe de Área
El Jefe de Área correspondiente, de estar de acuerdo con la fecha y plazo solicitados, emite un Oficio dirigido al Director de Educación, informando que el trabajador hará uso del feriado legal. Además, deberá adjuntar el Comprobante de Vacaciones, debidamente firmado por el Director del Colegio y el trabajador solicitante. Debe incorporarse también la huella digital de éste último.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona el oficio, y procede a firmarlo, acreditando así que ha recibido la información. La documentación deberá ser entregada al Encargado de Remuneraciones, para que procese las vacaciones del trabajador.
Notas :
• Cuando se trate de Profesores, las vacaciones están programadas previamente, y no deben hacer solicitud, acogiéndose a lo establecido por la Ley nº19.070, Estatuto de los Profesionales de Educación (meses de enero y febrero, además vacaciones de invierno en el mes de julio de cada año).
• En el caso del personal regido por el Código del Trabajo, las vacaciones están fijadas en el proceso de negociación del Sindicato de los funcionarios Asistentes de la Educación, correspondiendo a 21 días hábiles en los meses de enero o febrero, y 5 días en el mes de julio de cada año. Los trabajadores de la Corporación se acogen a esta modalidad.
• En el caso de vacaciones solicitadas por trabajadores de la Corporación, la solicitud deberá ser hecha directamente al Secretario General.
• Para ver el detalle de las particularidades concernientes a Vacaciones, ver el anexo nº 5 del presente Manual. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
• Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 86 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VACACIONES
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5.2 Ingreso Vacaciones a Sistema
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recibe el Oficio, y procede a revisar en el sistema los días pendientes del trabajador solicitante. Una vez que ha comprobado que al trabajador le corresponden días de vacaciones, ingresa el periodo de vacaciones en el sistema, para descontar la colación y movilización de la remuneración.
Finalmente, debe archivarse la documentación generada durante el proceso.
Nota : Cuando se trate de Profesores, no se requerirá Comprobante de Vacaciones, ya que éstos se acogen a lo establecido por la Ley nº19.070, Estatuto de los Profesionales de Educación (meses de enero y febrero, además vacaciones de invierno en el mes de julio de cada año). el Encargado de Remuneraciones procederá a descontar los ítems de colación y movilización de acuerdo a la programación de vacaciones para Profesores.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 87 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VACACIONES
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Vacaciones RE I - -
Solicitud Vacaciones RE I - -
Envío Solicitud Vacaciones - RE I -
Visto Bueno - - RE I
Revisión Vacaciones Correspondienes - - - RE
Ingreso a Sistema - - - RE
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO
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I.12 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario realizar cuando se produzcan
accidentes.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los accidentes relacionados con los trabajadores de la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Declaración de Accidente
• Certificado de Atención
• Certificado de Alta
• Licencia Médica
• Oficio de envío de documentación
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO ACCIDENTES DEL TRABAJO
Director de ColegioDirector de Educación /
Encargado de Remuneraciones
TrabajadorDirector Educación / Secretario General
Encargado de Remuneraciones
Inicio
Recepción
Declaración
Accidente
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Ingreso Página
Web ACHS
Envío Certificado
de Atención y Alta
Emisión y Envío
Certificado Renta
Envío Declaración
Accidente
Envío Certificado
de Atención y Alta VºBº
¿Accidente de
Trabajador
Colegio?
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Recepción
Documentos
Recepción
Documentos
Archivo
FIN
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Declaración de Accidente
Director de Educación / Encargado de Remuneraciones
Cuando uno de los trabajadores de un colegio sufra un accidente, el Director del Colegio deberá hacer llegar la Declaración de Accidente al Director de Educación, a través de Oficio.
Cuando se trate de accidentes de trabajadores de la Corporación, la Declaración de Accidente deberá ser confeccionada por el Encargado de Remuneraciones, y entregada al Secretario General, para su visto bueno.
Director de Educación / Secretario General
El responsable de validar la Declaración de Accidente, según corresponda, la recepciona, y debe firmarla, acreditando de esta forma que la ha recibido:
• Accidentes laborales de Colegios son visados por el Director de Educación.
• Accidentes de trabajadores de la Corporación son visados por el Secretario General.
Luego, la Declaración de Accidente es entregada al Encargado de Remuneraciones.
Encargado de Remuneraciones
La Declaración de Accidente se ingresa a la página web de la Asociación Chilena de Seguridad (ACHS).
Trabajador
En forma paralela a lo anterior, el trabajador accidentado concurre a la ACHS para ser atendido.
Nota : En caso de que el trabajador se encuentra imposibilitado de caminar, se solicitará una ambulancia.
5.2 Certificados
Trabajador
Es responsabilidad del trabajador accidentado entregar al Director de su establecimiento o al Encargado de Remuneraciones, según corresponda (Colegio o Corporación), el Certificado de Atención y Certificado de Alta. De no entregar estos documentos, el trabajador no podrá reincorporarse a sus funciones. Además, si se le indica reposo, el Certificado de Controles, donde se señalan las citas de control médico a las que deberá acudir.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 91 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO
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Director de Colegio
Al recepcionar los Certificados de Atención y Alta, el Director del Colegio los envía al Director de Educación, a través de Oficio.
Director de Educación
El Director de Educación deberá visar la documentación recibida, y remitirla al Encargado de Remuneraciones.
Encargado de Remuneraciones
Cuando el accidente haya involucrado licencia médica, el Encargado de Remuneraciones deberá emitir un Certificado de Renta de los 3 meses anteriores a la atención médica, el que enviará a la ACHS, para que realice el pago de la licencia.
Finalmente, la documentación generada durante el proceso es archivada.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 92 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ACCIDENTES DEL TRABAJO
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Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Declaración Accidente RE I I RE -
Recepción Declaración Accidente - RE RE - -
Visto Bueno - RE RE - -
Recepción Documentos - - - RE -
Ingreso Página Web ACHS - - - RE -
Envío Certificado de Atención y Alta - - - I RE
Recepción Documentos RE - - RE -
Envío Certificado de Atención y Alta RE I - - -
Visto Bueno - RE - I -
Emisión y Envío Certificado Renta - - - RE -
Archivo - - - RE -
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ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO SOLICITUD
DESVINCULACIÓN
Elaborado por:
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Encargado de Remuneraciones Secretario General
Director de Educación
I.13 PROCEDIMIENTO SOLICITUD DESVINCULACIÓN
1. OBJETIVO
• Detallar el modo en el que debe procederse para solicitar la desvinculación de
trabajadores de Colegios dependientes de la Corporación, o de la misma Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las solicitudes de desvinculación de trabajadores que se generen tanto
en la Corporación, como en los Colegios dependientes de ésta.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Desvinculación
• Resolución Nombramiento
• Informe Propuesta
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 94 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO SOLICITUD
DESVINCULACIÓN
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Remuneraciones Secretario General
Director de Educación
4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 95 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO SOLICITUD
DESVINCULACIÓN
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Encargado de Remuneraciones Secretario General
Director de Educación
5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud Desvinculación
Jefe de Área
Toda vez que el Director de un Colegio considere que hay razones que ameritan el despido de un profesional de la educación (regidos por el Estatuto Docente), es decir, que éste ha incurrido en una infracción al Estatuto Docente, debe comunicarlo al Secretario General a través de Oficio, solicitándole que se lleve a cabo una investigación, e incluyendo los antecedentes que sirven de base para tal consideración.
Del mismo modo, cuando se trate de trabajadores acogidos al Código del Trabajo, la solicitud será realizada al Secretario General.
Nota : Para los efectos del presente proceso, cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Director de Educación, Director de Colegio, Encargado de Adquisiciones, Encargado de Transporte, Encargado de Remuneraciones o Jefe de Administración y Finanzas.
5.2 Investigación
Secretario General
Al recepcionar la solicitud, el Secretario General procede a revisarla, y deberá decidir de qué manera proseguir:
• Cuando se trate de trabajadores regidos por el Estatuto Docente, se realizará Sumario . en cuyo caso designará un Fiscal. Es importante destacar que el Fiscal designado deberá tener un nivel profesional igual o superior al profesional sumariado. El nombramiento del Fiscal debe ser por medio de una Resolución, e informado al Director del Colegio correspondiente y al Fiscal designado.
• En el caso de trabajadores acogidos al Código del Trabajo, se solicitan Mayores Antecedentes , medios de verificación que respalden la acusación.
Jefe de Área
El Jefe de Área correspondiente que ha solicitado la desvinculación, deberá enviar los medios de prueba solicitados por el Secretario General.
Fiscal
El Fiscal designado realiza la investigación, entregando un Informe de propuesta de pasos a seguir al Secretario General.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 96 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO SOLICITUD
DESVINCULACIÓN
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Encargado de Remuneraciones Secretario General
Director de Educación
5.3 Decisión
Secretario General
Con base en el Informe Propuesta hecho por el Fiscal designado (cuando se trate de trabajadores acogidos al Estatuto Docente), o bien con la información de medios de prueba que haya recibido, el secretario general deberá tomar una decisión respecto de si desvincular al trabajador o no. En caso de que así sea, se debe revisar el Proceso Desvinculaciones (Despidos). De lo contrario, el proceso se da por terminado.
Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Desvinculaciones, ver el anexo nº 6 del presente Manual. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
ÁREA RECURSOS HUMANOS Fecha: Febrero 2011
Página 97 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO SOLICITUD
DESVINCULACIÓN
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Director de Educación
6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Desvinculación (Denuncia) RE I -
¿Sumario? - RE -
Solicitud Medios de Verificación I RE -
Envío Medios de Verificación RE I -
Designación Fiscal - RE I
Resolución Nombramiento - RE I
Investigación - - RE
Informe Propuesta - I RE
Decisión I RE -
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I.14 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
4.1 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Despidos)
4.2 Diagrama de Flujo Desvinculaciones (Renuncia)
5. Procedimiento (Descripción)
5.1 Procedimiento Desvinculaciones (Despidos)
5.2 Procedimiento Desvinculaciones (Renuncia)
6 Matriz de Roles de Proceso
6.1 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Despidos)
6.2 Matriz de Roles de Proceso Desvinculaciones (Renuncia)
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1. OBJETIVO
• Fijar los requerimientos de desvinculaciones de la organización, con el estricto apego a la
legalidad vigente y el respeto a las personas.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas desvinculaciones que se produzcan en la organización, ya sea por
despidos o renuncia.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Carta de Aviso
• Comprobante Correo certificado
• Registro Copia Carta de Aviso de Terminación del Contrato
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4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESVINCULACIONES (DE SPIDOS)
PROCESO DESVINCULACIONES: Despidos
Director Educación
Jefe de Área Jefe de ÁreaSecretario General
(Representante Legal)Encargado de
RemuneracionesTrabajador
Recepción
Instrucción
Desvinculación
Generación Carta
AvisoFirma Carta de
Aviso
Envío Carta Aviso
Firmada
Notificación a
Trabajador
Firma Carta de
Aviso
Envío Carta Aviso
Firmada
Recepción Carta de
Aviso Firmada/
Comprobante Correo
Certificado
Proceso Finiquitos
Archivo
Envío Oficio
Desvinculación
Inicio
VºBº
Notificación
Inspección del
Trabajo
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4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO DESVINCULACIONES (REN UNCIA)
PROCESO DESVINCULACIONES: Renuncia
Secretario General
Director EducaciónTrabajador Jefe de ÁreaEncargado de
Remuneraciones
Inicio
Recepción y Reenvío
Carta de Renuncia
Legalizada
Envío Carta de
Renuncia
Legalizada
Recepción Carta
de Renuncia
Proceso Finiquitos
Recepción y Reenvío
Carta de Renuncia
Legalizada
VºBº VºBº
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5.1 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES (DESPIDOS)
5.1.1 Generación Carta de Aviso
Jefe de Área
El Jefe de Área debe enviar un Oficio dirigido al Director de Educación, informando de una desvinculación.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona el Oficio, y lo firma, en señal de que está al tanto de la desvinculación. Luego, el Oficio debe ser entregado al Encargado de Remuneraciones.
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recepciona el Oficio con la instrucción de desvinculación de un trabajador. Esta instrucción puede provenir tanto del Secretario General, como del Director de Educación.
Confecciona la Carta de Aviso (4 copias), la que tiene por objeto notificar al trabajador que será desvinculado. En ella se incluirá, cuando corresponda, el monto de las indemnizaciones que le serán pagadas al Trabajador desvinculado (indemnizaciones por Feriado Legal, Años de Servicio y Mes de Aviso, información de Seguro de Cesantía a rebajar de la indemnización, con respaldo de Certificado AFC). Dicha carta debe ser entregada al Secretario General, para su firma. Luego, una copia es entregada al Jefe de Área del Trabajador a Desvincular, y otra es enviada por correo certificado al Trabajador.
Secretario General
El Secretario General recepciona la Carta de Aviso, y procede a firmarla, como Representante Legal de la organización.
Notas :
• En diciembre de cada año, el Encargado de Remuneraciones deberá generar Cartas de Aviso para todos aquellos trabajadores de educación (Profesores), con Contrato de Trabajo a Plazo Fijo.
• Para ver el detalle de las particularidades concernientes a Desvinculaciones, ver el anexo nº 6 del presente procedimiento. Asimismo, puede revisarse el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
• Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.
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5.1.2 Notificación Desvinculación
Jefe de Área
El Jefe de Área debe notificar al trabajador acerca de su desvinculación, entregándole la Carta de Aviso. Paralelamente, le solicitará la firma de ésta, indicando su conformidad.
El trabajador deberá firmar la Carta de Aviso en 4 ejemplares, indicando la fecha, lo que acredita su recepción. Es importante destacar que, en caso de que se rehúse a recibirla o firmarla, ésta deberá ser enviada el mismo día o, en su defecto, al día siguiente a través de correo certificado a su domicilio, de acuerdo a la Norma Laboral vigente.
La Carta de Aviso firmada por el trabajador es entregada al Encargado de Remuneraciones.
Plazo de Ejecución : De acuerdo a la Ley 19.070 (Estatuto de Educación y Código del Trabajo).
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recibe la Carta de Aviso firmada por el trabajador, o bien el comprobante de que ésta se envió por correo certificado. Luego, informa la desvinculación a la Inspección del Trabajo, a través de la página WEB de dicho organismo.
Una vez que la Carta de Aviso ha sido notificada a la Inspección del Trabajo, el Encargado de Remuneraciones archiva copia de ésta en la Carpeta del Trabajador junto con el “Registro Copia Carta de Aviso de Terminación del Contrato”, el que se genera al ingresar la notificación en la página WEB.
Nota: Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.
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5.2 PROCEDIMIENTO DESVINCULACIONES (RENUNCIA)
5.2.1 Carta de Renuncia
Trabajador
El Trabajador hace llegar a su Jefe de Área la Carta de Renuncia, la cual, para ser válida, debe estar firmada y ratificada ante Notario.
Jefe de Área
El Jefe de Área recepciona la Carta de Renuncia, y la reenvía, cuando corresponda, al Director de Educación.
Nota: Cuando se trate de trabajadores de Colegios, la Carta de Renuncia será entregada al Director del Colegio, quien a su vez la remite al Director de Educación. Si se trata de la renuncia de un trabajador de la Corporación, la Carta de Renuncia se entregará a su Jefe de Área, quien la entregará al Secretario General.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona la Carta de renuncia, legalizada ante Notario. Procede a firmarla, acreditando así su recepción.
Secretario General
El Secretario General recepciona la Carta de renuncia, legalizada ante Notario. Procede a firmarla, acreditando así su recepción.
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones recibe la Carta de Renuncia y la archiva en la Carpeta del Trabajador. A partir de este punto debe revisarse el Proceso Finiquitos.
Nota: Cuando se mencione al Jefe de Área, se estará haciendo referencia a cualquiera de los siguientes cargos: Secretario General, Director de Educación, Director de Colegio.
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6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESVINCULACIONES (DE SPIDOS)
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Oficio Desvinculación RE I - I - -
Visto Bueno - RE - - - -
Recepción Instrucción Desvinculación - - RE - - -
Generación Carta Aviso - - RE I - -
Firma Carta de Aviso - - - RE - -
Envío Carta de Aviso - - RE - I -
Notificación a Trabajador - - - - RE -
Firma Carta de Aviso - - - - - RE
Envío Carta de Aviso Firmada - - - - RE -
Recepción Carta de Aviso Firmada/Comprobante Correo Certificado
- - RE - - -
Notificación Inspección del Trabajo - - RE - - -
Archivo - - RE - - -
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6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO DESVINCULACIONES (RE NUNCIA)
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Carta de Renuncia Legalizada RE I - - -
Recepción y Reenvío Carta de Renuncia Legalizada
- RE - I -
Recepción y Reenvío Carta de Renuncia Legalizada
- - - RE I
Visto Bueno - - - RE -
Visto Bueno - - - - RE
Recepción Carta de Renuncia - - RE - -
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I.15 PROCEDIMIENTO FINIQUITOS
1. OBJETIVO
• Establecer los requerimientos para el procesamiento de finiquitos, con el estricto apego a
la legalidad vigente y el respeto a las personas.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los finiquitos que deban realizarse en la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Finiquito
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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5. PROCEDIMIENTO
Nota: Este proceso puede comenzar de dos maneras:
• Una vez concluido el proceso de Desvinculaciones (ya sea por Despidos o Renuncia).
• Por la recepción de un Oficio indicando Supresión de Horas.
5.1 Instrucción Finiquito Supresión de Horas
Director de Colegio
La instrucción de supresión de horas, de acuerdo al Contrato de Trabajo de un trabajador, debe ser enviada por el Director del Colegio correspondiente, a través de Oficio, al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona el Oficio, y procede a firmarlo, acreditando así que ha sido informado. Luego, entrega el Oficio al Encargado de Remuneraciones, para que procese el Finiquito.
5.2 Emisión y Firma Finiquito 5
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones realiza el cálculo de las indemnizaciones que deberán pagarse al empleado (indemnizaciones por Feriado Legal, Años de Servicio y Mes de Aviso, información de Seguro de Cesantía a rebajar de la indemnización, con respaldo de Certificado AFC).
El cálculo del finiquito es ingresado al sistema, y se emite el Finiquito. Luego, el Encargado de Remuneraciones debe solicitar al Representante Legal la firma del finiquito.
El Finiquito debe ser emitido en 4 copias.
Secretario General (Representante Legal)
El Secretario General firma el finiquito, en su rol de Representante Legal de la organización.
5.3 Pago Finiquito
Encargado de Remuneraciones
En aquellos casos en los que corresponde el pago de indemnización al trabajador desvinculado, el Encargado de Remuneraciones deberá solicitar el pago al área de Administración y Finanzas, entregando para ello toda la documentación de respaldo.
5 Ver Anexo nº 7; “Finiquito”
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Administración y Finanzas
El área de Administración y Finanzas emite el cheque para el pago del finiquito, y lo entrega al Encargado de Remuneraciones.
5.4 Firma en Notaría
Encargado de Remuneraciones
El Encargado de Remuneraciones cita al trabajador a la Notaría, para la firma del Finiquito y, cuando corresponda, el pago de indemnizaciones.
Trabajador
El trabajador concurre a la notaría, donde firma su finiquito y le es entregado el cheque por concepto de indemnizaciones, cuando corresponde.
Encargado de Remuneraciones
La copia del finiquito firmada por el trabajador ante Notario debe ser archivada en la Carpeta del Trabajador.
Nota: Para un mayor detalle de las particularidades concernientes a Finiquitos, revisar el Código del Trabajo y el Reglamento Interno de Orden, Higiene y Seguridad.
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6. MATRIZ ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Oficio Supresión de Horas RE I - - - -
Visto Bueno - RE - - - -
Cálculo Indemnizaciones - - - RE - -
Cálculo Finiquito - - - RE - -
Ingreso a Sistema - - - RE - -
Emisión Finiquito - - - RE - -
Firma Finiquito - - - I RE -
¿Corresponde indemnización? - - - RE - -
Solicitud Cheque - - - RE - I
Emisión Cheque - - - I - RE
Citación Firma iniquito - - - RE - -
Firma Finiquito Ante Notario RE RE RE I - -
Ingreso Finiquito a Carpeta de Funcionario - - - RE - -
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº1: CONTRATO DE TRABAJO
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ANEXO Nº2: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE ASISTENCIA
RESPECTO DE LOS PERMISOS:
� Los profesionales de la educación podrán solicitar permiso para ausentarse de sus labores por
motivos particulares hasta seis días hábiles en el año, con goce de remuneración, los cuales
podrán fraccionarse por días o medios días
� .Las solicitudes respectivas se presentarán al Director del establecimiento en el que se
desempeñe el profesional de la educación, o al Director del Departamento de Administración de
Educación Municipal, lo que se tramita mediante un documento de solicitud de permiso
administrativo, el que es remitido a la oficina de remuneraciones para que efectúe los descuentos
respectivos de asignación de locomoción y colación.
� En caso de ausencias sin permisos, éstos son reportados por el Director del establecimiento al
Director de Educación mediante la emisión de un oficio, el que es remitido posteriormente a la
oficina de remuneraciones para proceder con los descuentos respectivos de las horas no
trabajadas.
� En el caso de muerte de un hijo, así como en el de muerte del cónyuge, todo trabajador tendrá
derecho a siete días corridos de permiso pagado, adicional al feriado anual, independientemente
del tiempo de servicio. Igual permiso se aplicará por tres días hábiles en el caso de muerte de un
hijo en período de gestación así como en el de muerte del padre o de la madre del trabajador.
Estos permisos deberán hacerse efectivos a partir del día del respectivo fallecimiento. No
obstante, tratándose de una defunción fetal, el permiso se hará efectivo desde el momento de
acreditarse la muerte, con el respectivo certificado de defunción fetal.
� El trabajador al que se refiere el inciso primero gozará de fuero laboral por un mes, a contar del
respectivo fallecimiento. Sin embargo, tratándose de trabajadores cuyos contratos de trabajo
sean a plazo fijo o por obra o servicio determinado, el fuero los amparará sólo durante la vigencia
del respectivo contrato si éste fuera menor a un mes, sin que se requiera solicitar su desafuero al
término de cada uno de ellos. Los días de permiso consagrados en este artículo no podrán ser
compensados en dinero.
RESPECTO DE LOS PERMISOS SIN GOCE DE SUELDO:
� Se conceden hasta seis meses de permiso cuando las causales corresponden a motivos
particulares, y hasta dos años de permiso cuando las causales corresponden a estudios en el
extranjero.
� Se llama a concurso vía publicación en un diario de Circulación nacional.
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº3: ANEXO CONTRATO DE TRABAJO
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ANEXO Nº4: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE REMUNERACIONES
RESPECTO DE LAS REMUNERACIONES DURANTE FERIADO ANUA L:
� La remuneración durante el feriado, en caso de remuneraciones fijas, estará constituida por el sueldo.
� Si durante el feriado se produce un reajuste legal convencional o voluntario de remuneraciones, este reajuste afectará también a la remuneración íntegra que corresponde pagar durante el feriado, a partir de la fecha de entrada en vigencia del correspondiente reajuste.
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº5: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE VACACIONES
Respecto del Feriado Anual para Trabajadores Regido s por el Código del Trabajo:
� Los trabajadores con más de un año de servicio tendrán derecho a un feriado anual de quince días hábiles, con remuneración íntegra, considerándose el día sábado un día inhábil.
� Todo trabajador con diez años de trabajo continuos para uno o más empleadores tendrá derecho a un día adicional de feriado por cada tres nuevos años trabajados, exceso que será negociable en forma individual o colectiva. Para hacerlo efectivo, el trabajador debe presentar por escrito una solicitud de reconocimiento de vacaciones proporcionales, adjuntando aquellos documentos que respalden dicha solicitud (contrato de trabajo que acredite diez o más años de servicio), la que es autorizada por el Secretario General mediante Resolución con copia a la unidad de remuneraciones.
� Sólo podrán hacerse valer hasta diez años de trabajo prestados a empleadores anteriores.
� Se concederá de preferencia en primavera o verano, de acuerdo a las necesidades del empleador.
� El feriado deberá ser continuo, pero el exceso sobre diez días hábiles podrá fraccionarse de común acuerdo.
� El feriado podrá acumularse por acuerdo de las partes, pero sólo hasta por dos períodos consecutivos.
� El empleador cuyo trabajador tenga acumulados dos períodos consecutivos, deberá otorgar al menos el primero de éstos, antes de completar el año que le da derecho a un nuevo período.
� Si un trabajador teniendo los requisitos necesarios para hacer uso del feriado deja de pertenecer por cualquiera circunstancia a la empresa, el empleador deberá compensarle el tiempo que por concepto de feriado le habría correspondido.
� Aquel trabajador cuyo contrato termine antes de completar el año de servicio que da derecho a feriado, percibirá una indemnización por ese beneficio, equivalente a la remuneración íntegra calculada en forma proporcional al tiempo que medie entre su contratación o la fecha que enteró la última anualidad y el término de sus funciones
� No tendrán derecho a feriado, los trabajadores de las empresas o establecimientos que, por la naturaleza de las actividades que desarrollan dejen de funcionar durante ciertos períodos del año, siempre y cuando el período de interrupción no sea inferior al feriado que les corresponda de acuerdo a las disposiciones de este Código, y que durante dicho período hayan disfrutado normalmente de la remuneración establecida en el contrato.
� Los empleados podrán determinar que en sus empresas o establecimientos, o en parte de ellos se proceda anualmente a su cierre por un mínimo de quince días hábiles, para que el personal
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Revisión Nº1 ANEXOS
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respectivo haga uso del feriado en forma colectiva, en el cual deberá concederse el feriado a todos los trabajadores de la respectiva empresa o sección, aún cuando individualmente no cumplan con los requisitos para tener derecho a él, entendiéndose que a éstos se les anticipa.
� En el caso del personal regido por el Código del Trabajo, las vacaciones están fijadas en el proceso de negociación del Sindicato de los funcionarios Asistentes de la Educación, correspondiendo a 21 días hábiles en los meses de enero o febrero, y 5 días en el mes de julio de cada año. Los trabajadores de la Corporación se acogen a esta modalidad.
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ANEXO Nº6: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE DESVINCULACIONES
Los profesionales de la educación que forman parte de una dotación docente del sector municipal
dejarán de pertenecer a ella solamente en las siguientes causales:
� Por renuncia voluntaria.
� Por falta de probidad, conducta inmoral o incumplimiento grave de las obligaciones que impone su función, establecidas fehacientemente en un sumario.
� Por término del período por el cual se efectuó el contrato.
� Por obtención de jubilación, pensión o renta vitalicia en un régimen previsional por la relación al respectivo cargo.
� Por calificación en lista de mérito por dos años consecutivos
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ANEXO Nº7: FINIQUITO
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
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Revisión Nº1
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ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
Es la responsabilidad del área de Administración y Finanzas realizar una buena gestión de la Administración de los Recursos, con el fin de poder realizar las actividades planificadas de acuerdo al presupuesto, y, por ende, permitir que la Corporación proyecte una imagen de un Organismo que posee solvencia económica.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA
• Contar con adecuados registros de información que reflejen el comportamiento financiero de la institución.
• Disponer de registros actualizados que permitan la toma de decisiones.
• Gestar ante las Direcciones Provinciales de Salud y Educación la entrega de recursos financieros por concepto de subvenciones, supervisando que la entrega de recursos se efectúe en forma oportuna.
• Gestar ante el Municipio los recursos aprobados para subvencionar las áreas de salud y educación.
• Depositar en forma oportuna, los recursos que llegan a la Corporación.
• Administrar el estado financiero de cada uno de los Centros de Costos.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL
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Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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II.1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL
1. OBJETIVO
• Señalar y describir los pasos necesarios para el logro de la entrega de fondos
provenientes de subvenciones estatales.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las tramitaciones de subvenciones estatales que realice la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Informe Mensual de Asistencia Promedio
• Oficio al Departamento Provincial de Educación
• Liquidación de Subvención
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
Página 125 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL
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Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL
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Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Informe Asistencia Promedio
Director Colegio
Todos los meses, el Director de cada establecimiento envía el Informe Mensual de Asistencia Promedio, a través de un Oficio, al Director de Educación de la Corporación Municipal.
Director Educación
El Director de Educación debe firmar el Informe Mensual de Asistencia Promedio, acreditando así su recepción y visto bueno. Posteriormente, el Informe es enviado al Nivel Central vía plataforma web del Mineduc
5.2 Fondos Subvención
Secretaría Ministerial de Educación
La Secretaría Ministerial de Educación recepciona el Informe Mensual de Asistencia Promedio, y procede a generar la transferencia de los fondos a la Corporación. Paralelamente dejan disponible en su página web la Liquidación de Subvención6.
Fecha de Ejecución Transferencia : Día 26 de cada mes.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería contabiliza el ingreso en el sistema contable, emitiendo el Comprobante Contable correspondiente. Debe solicitar al Secretario General el visto bueno en el Comprobante Contable.
Secretario General
El Secretario General visa el Comprobante Contable, acreditando así que está en conocimiento del ingreso de fondos provenientes del Ministerio de Educación correspondiente a la subvención estatal.
Jefe de Administración y Finanzas
Es responsabilidad del Jefe de Administración y Finanzas el verificar en la cuenta corriente correspondiente que la transferencia de fondos informada por la Secretaría Ministerial de Educación está efectivamente realizada.
5.3 Archivo
Encargado de Tesorería
La documentación generada en el proceso es archivada.
6 Ver Anexo nº 1; “Liquidación de Subvención”
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO SUBVENCIÓN ESTATAL
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Informe Mensual Asistencia Promedio RE I - - - -
Visto Bueno - RE I - - -
Transferencia Fondos Colegios - I RE - I I
Liquidación de Subvención Disponible - I RE - I I
Contabilización Ingreso - - - - RE -
Emisión Comprobante Contable - - - - RE -
Visto Bueno - - - RE R -
Archivo - - - - RE -
Revisión Transferencia (Cuenta Corriente) - - - - - RE
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ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCESO APORTE MUNICIPAL
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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II.2 PROCEDIMIENTO APORTE MUNICIPAL
1. OBJETIVO
• Señalar y describir los pasos necesarios para el logro de la entrega de fondos
provenientes de aportes municipales.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las tramitaciones de fondos municipales que realice la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio a I. Municipalidad
• Comprobante Contable Ingreso
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO APORTE MUNICIPAL
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO APORTE MUNICIPAL
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
Nota : Los aportes municipales están definidos en el presupuesto Anual de la Corporación.
5.1 Solicitud Aporte Municipal
Encargado de Tesorería
Mensualmente, el Encargado de Tesorería debe generar un Oficio, solicitando a la Municipalidad la entrega de los fondos comprometidos en el presupuesto. Dicho Oficio debe contar con el visto bueno del Secretario General.
Secretario General
El Secretario General da su aprobación al Oficio de Solicitud de Aporte Municipal, a través de su firma en el mismo.
Fecha de Ejecución : Dentro de los diez primeros días de cada mes.
5.2 Recepción Aporte Municipal
Encargado de Tesorería
Una vez recepcionado el cheque por parte de la I. Municipalidad, el Encargado de Tesorería procede a depositar en la cuenta corriente de la Corporación el valor solicitado. Posteriormente, emite el Comprobante Contable de Ingreso. Debe firmar dicho Comprobante, para luego solicitar el visto bueno del Secretario General.
Fecha de Ejecución Transferencia : Días 9 ó 10 de cada mes.
Secretario General
El Secretario General visa el Comprobante Contable, acreditando así que está en conocimiento del ingreso de fondos provenientes del aporte municipal.
5.3 Archivo
Encargado de Tesorería
La documentación generada en el proceso es archivada.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO APORTE MUNICIPAL
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Generación Oficio Solicitud Aporte Municipal RE I
Visto Bueno R RE
Envío a I. Municipalidad RE -
Recepción Cheque R -
Depósito RE -
Emisión Comprobante Contable RE -
Visto Bueno RE -
Visto Bueno R RE
Archivo RE -
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ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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II.3 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS
1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para la correcta contabilización de los ingresos
por concepto de arriendo de kioscos en colegios y viajes especiales, así como también
para cualquier otro tipo de ingreso distinto de aportes estatales y municipales que se
produzcan.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas los ingresos por conceptos distintos a aportes estatales y municipales.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Comprobante de Pago
• Comprobante Contable Ingreso
• Comprobante Depósito
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
Página 133 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Contabilización Ingreso
Usuario
El usuario del servicio concurre a las oficinas de la Corporación, a realizar el pago por el servicio prestado. En el caso de arriendo de kioscos, el pago se realiza mensualmente. Para transporte, en el momento que se convenga con el Encargado de Transporte.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería recepciona el pago por el servicio, y deberá entregar al cliente un Comprobante de Pago, el que emite desde Excel. Luego, envía el pago a depósito.
Una vez recepcionado el Comprobante de depósito, genera el Comprobante Contable de ingreso en el Sistema Contable.
Finalmente, la documentación generada en el proceso es archivada.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
Página 135 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO OTROS INGRESOS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Pago Servicio RE I
Entrega Comprobante Pago I RE
Envío a Depósito - RE
Generación Comprobante de Ingreso - RE
Archivo - RE
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ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS
ESTATALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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II.4 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS ESTATALES
1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para la rendición de gastos de la Corporación
por el uso de fondos estatales.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las rendiciones de gastos correspondientes a fondos entregados por el
Estado (Secretaría Regional Ministerial de Educación / MINEDUC).
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Informe de Gastos
• Oficio Rendición de Gastos
• Oficio Observaciones Informe de Gastos
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS
ESTATALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS
ESTATALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Generación Informe de Gastos
Encargado de Tesorería / Jefe de Administración y F inanzas
Todos los meses, el Encargado de Tesorería debe generar el Informe de Gastos a la Secretaría Regional Ministerial de Educación y/o a Mineduc, dependiendo el origen de los fondos que se están rindiendo. Para ello, ingresa en la página web de Mineduc las facturas correspondientes, con los datos del Proveedor y del cheque con el que se hizo el pago. Debe identificar además el programa al que corresponde el gasto realizado. Una vez ingresada esta información, genera el Informe de Gastos.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas revisa el Informe de Gastos. Si detectara inconsistencias, las informa al Encargado de Tesorería, solicitándole que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o le entregue la documentación de respaldo faltante.
Nota : Dependiendo de la carga de trabajo, la generación del Informe de Gastos será realizada por el Jefe de Administración y Finanzas, o bien por el Encargado de Tesorería.
5.2 Aprobación
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas aprueba el Informe de Gastos, una vez que ha comprobado que está correctamente emitido y cuenta con la documentación de respaldo correspondiente. Para ello, debe firmar el Informe.
5.3 Envío Informe de Gastos
Encargado de Tesorería / Jefe de Administración y F inanzas
Una vez que se cuenta con la aprobación del Jefe de Administración y Finanzas, se genera un Oficio para el envío del Informe de Gastos a la Secretaría Provincial Ministerial, con copia a la Secretaría Regional Ministerial de Educación.
Nota: Cuando se trate de fondos provenientes de la Secretaría Regional Ministerial de Educación, el Informe de Gastos se envía a ésta, con copia a la Secretaría Provincial Ministerial.
Director de Educación
El Director de Educación firma el Oficio.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS
ESTATALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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Encargado de Tesorería / Jefe de Administración y F inanzas
Se envía el Informe de Gastos a quien corresponda. Deben adjuntarse las fotocopias de facturas, boletas y boletas de honorarios que respalden los gastos rendidos
Nota : Dependiendo de la carga de trabajo, la generación y envío del Oficio será realizada por el Jefe de Administración y Finanzas, o bien por el Encargado de Tesorería
5.4 Aceptación Informe de Gastos
Mineduc / Seremi
Ya sea el Mineduc o la Seremi, dependiendo del origen de lo fondos rendidos, recepciona y revisa el Informe de Gastos. Si tuvieran observaciones, las hacen llegar, a través de Oficio, al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona el Oficio, y debe firmarlo, en señal de que está informado de la situación. Entrega la información al Jefe de Administración y Finanzas.
Encargado de Tesorería / Jefe de Administración y F inanzas
Deben realizarse las correcciones al Informe de Gastos, o bien hacer las aclaraciones correspondientes.
Una vez que el Informe de Gastos está aceptado por Mineduc y/o Seremi, se aarchiva la documentación generada en el proceso, y se está en condiciones de realizar el Proceso Subvención Estatal.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE FONDOS
ESTATALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Ingreso Facturas a Plataforma Mineduc RE RE -
Generación Informe Gastos RE RE - -
Visto Bueno I RE - -
Generación Oficio RE RE - -
Visto Bueno R R RE -
Envío Oficio y Antecedentes RE RE - I
¿Observaciones? - - - RE
Envío Oficio Observaciones - - I RE
Visto Bueno - - RE -
Corrección/Aclaración RE RE - -
Archivo RE RE -
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A
I. MUNICIPALIDAD
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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II.5 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A I. MUNICIP ALIDAD
1. OBJETIVO
• Señalar y describir la forma de proceder para la rendición de gastos de la Corporación a
la I. Municipalidad de Calera de Tango.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las rendiciones de gastos correspondientes a fondos entregados por la
I. Municipalidad de Calera de Tango.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Informe de Gastos
• Comprobantes Gastos
• Oficio Rendición de Gastos
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A
I. MUNICIPALIDAD
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO RENDICIÓN DE GASTOS A I. MUNICIPALIDAD
Secretario General
Jefe de Administración y FinanzasEncargado de
Tesorería
Inicio
Recopilación
Antecedentes
Generación
Informe Gastos
(Excel)
¿Informe
Correcto?
Revisión
Solicitud
Corrección
NO
SI
Corrección VºBº
Generación Oficio
VºBº
Envío a I.
Municipalidad
Fin
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A
I. MUNICIPALIDAD
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Generación Informe de Gastos
Encargado de Tesorería
Todos los meses, el Encargado de Tesorería debe generar en Excel el Informe de Gastos a la I. Municipalidad de Calera de Tango. Para ello, reúne toda la documentación de respaldo de gastos hechos con fondos municipales, entre ellos fotocopias de cotizaciones y facturas, entre otros.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas revisa el Informe de Gastos. Si detectara inconsistencias, las informa al Encargado de Tesorería, solicitándole que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o le entregue la documentación de respaldo faltante.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería realiza las correcciones y/o aclaraciones correspondientes, y, de ser necesario, entrega la documentación de respaldo.
5.2 Aprobación
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas aprueba el Informe de Gastos, una vez que ha comprobado que está correctamente emitido y cuenta con la documentación de respaldo correspondiente. Para ello, debe firmar el Informe.
5.3 Envío Informe de Gastos
Encargado de Tesorería
Una vez que cuenta con la aprobación del Jefe de Administración y Finanzas, el Encargado de Tesorería genera un Oficio para el envío del Informe a la I. Municipalidad de Calera de Tango (4 copias). Debe solicitar la firma al Secretario General.
Secretario General
El Secretario General firma las 4 copias del Oficio.
Encargado de Tesorería
Se envía el Informe de Gastos a la I. Municipalidad.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
Página 144 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN DE GASTOS A
I. MUNICIPALIDAD
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Recopilación Antecedentes RE - -
Generación Informe Gastos (Excel) RE - -
Revisión A RE -
¿Informe Correcto? A RE -
Solicitud Corrección I RE -
Corrección RE I -
Visto Bueno - RE -
Generación Oficio RE - -
Visto Bueno - - RE
Envío a I. Municipalidad RE - -
Jefe
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ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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II.6 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJ A
CHICA CORPORACIÓN
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para la rendición
correcta de fondos entregados a las distintas áreas de la Corporación por concepto de
Caja Chica, como la entrega de los mismos.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las entregas de fondos por concepto de Caja Chica a las distintas áreas
de la Corporación, así como a la rendición de los mismos.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Solicitud Fondos Caja Chica
• Rendición de Gastos
• Comprobantes gastos
• Comprobante Contable Traspaso
• Comprobante Contable Egreso
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
Página 146 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN
I. MunicipalidadEncargado de
TesoreríaSecretario GeneralJefe de Administración y Finanzas
Jefe de Área Corporación
SI
NO
Emisión Cheques
Instrucción
Emisión de
Cheque Caja
Chica
Solicitud
Corrección/
Entrega
Antecedentes
VºBº
Archivo
Firma ChequeSolicitud Firma
MunicipioFirma Cheque
Entrega Cheque
Caja Chica
Inicio
¿Información
Correcta/
Completa?
Fin
Emisión
Comprobante de
Egreso
Corrección/
Aclaración
Emisión
Comprobante
Traspaso
VºBº
Solicitud Fondos
Caja Chica, Envío
Rendición de
Gastos y
Comprobantes
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica
Jefe de Área (Corporación)
Todos los meses, cada Jefe de Área debe entregar al Jefe de Administración y Finanzas la Rendición de Fondos de Caja Chica, con los comprobantes correspondientes. De forma paralela, se entrega la Solicitud de Fondos de Caja Chica7.
Nota : Para los efectos del presente procedimiento, se entenderá como Jefe de Área (Corporación) los cargos siguientes: Encargado de Remuneraciones, Encargado de Adquisiciones, Transporte y RRPP, Encargado de Educación Extraescolar y Jefe de Administración y Finanzas.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas revisa la rendición de Caja Chica. Si detectara inconsistencias, las informa al Jefe de Área correspondiente, solicitándole que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o entregue la documentación de respaldo faltante.
Jefe de Área (Corporación)
El Jefe de Área (Corporación) realiza las correcciones y/o aclaraciones correspondientes, y, de ser necesario, entrega la documentación de respaldo.
5.2 Contabilización
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Traspaso, el que deberá visar.
Secretario General
El Secretario General debe firmar el Comprobante Contable de Traspaso.
5.3 Emisión Cheques
Encargado de Tesorería
El Jefe de Administración y Finanzas da la instrucción al Encargado de Tesorería, para que emita los cheques.
7 Ver Anexo nº 2: “Solicitud Fondos Caja Chica”
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN
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Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Egreso, el que deberá visar.
Secretario General
El Secretario General firma los cheques. Para ello, el Encargado de Tesorería debe entregarle os cheques y los Comprobantes Contables de Egreso.
5.4 Firma Cheques
Encargado de Tesorería
El Jefe de Administración y Finanzas da la instrucción al Encargado de Tesorería, para que emita los cheques. Luego, ésta última solicita al Secretario General la firma de los cheques.
Secretario General
El Secretario General firma los cheques.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería debe solicitar al Municipio, ya sea al Alcalde o al Encargado de Tesorería de la Municipalidad, la firma de los cheques.
I. Municipalidad
En la Municipalidad se firman los cheques para Caja Chica.
5.5 Entrega Fondos Caja Chica
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería entrega los fondos de Caja Chica a Jefe de Área (Corporación). La documentación generada en el proceso debe ser archivada debidamente.
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA CORPORACIÓN
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Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Fondos Caja Chica, Envío Rendición de Gastos y Comprobantes
RE I - - -
¿Información Correcta/Completa? - RE - - -
Solicitud Corrección/Entrega Antecedentes I RE - - -
Corrección/Aclaración RE I - - -
Emisión Comprobante Traspaso - RE - - -
Visto Bueno - RE - - -
Visto Bueno - - RE - -
Instrucción Emisión de Cheque Caja Chica - RE - I -
Emisión Cheques - - - RE -
Emisión Comprobante de Egreso - RE - I -
Firma Cheque - - RE R -
Solicitud Firma Municipio - - - RE -
Firma Cheque - - - R RE
Entrega Cheque Caja Chica - - - RE -
Archivo I - - RE -
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ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Administración y Finanzas Secretario General
Director de Educación
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II.7 PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJ A
CHICA COLEGIOS
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que es necesario llevar a cabo para la rendición
correcta de fondos entregados a Colegios por concepto de Caja Chica, como la entrega
de los mismos.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las entregas de fondos por concepto de Caja Chica a Colegios, así
como a la rendición de los mismos.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Fondos Caja Chica, Envío Rendición de Gastos
• Comprobantes de Gastos
• Comprobante Contable Traspaso
• Comprobante Contable Egreso
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO RENDICIÓN Y SOLICITUD FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS
Director Educación
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I. MunicipalidadEncargado de
TesoreríaJefe de Administración y
FinanzasDirector Colegio
Inicio
Envío Oficio
Solicitud Fondos
Caja Chica, Envío
Rendición de
Gastos y
Comprobantes
VºBº
Solicitud Firma
Municipio
Emisión Cheques
Emisión
Comprobante de
Egreso
Instrucción
Emisión de
Cheque Caja
Chica
Firma Cheque Firma Cheque
Archivo
Entrega Cheque
Caja Chica
Fin
SI
¿Información
Correcta/
Completa?
Emisión
Comprobante
TraspasoNO
Solicitud
Corrección/
Entrega
Antecedentes
Corrección/
Aclaración
VºBº VºBº
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PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Rendición y Solicitud Fondos Caja Chica
Director Colegio
Todos los meses, el Director de cada Colegio debe enviar un Oficio dirigido al Director de Educación adjuntando la Rendición de Fondos de Caja Chica, con los comprobantes correspondientes. Este Oficio tiene por objeto rendir los fondos entregados por concepto de Caja Chica al Colegio el mes anterior, y solicitar fondos8 para el mes siguiente.
Secretario General / Director Educación
El Secretario General debe firmar el Oficio, acreditando así su recepción y visto bueno. Posteriormente, la información es entregada al Jefe de Administración y Finanzas.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas revisa la rendición de Caja Chica. Si detectara inconsistencias, las informa al Director de Educación.
Director Educación
El Director de Educación solicita al Director de Colegio cuya Rendición de Caja Chica presenta inconsistencias que haga las correcciones necesarias, aclare las diferencias y/o envíe la documentación de respaldo faltante.
Director Colegio
El Director de Colegio realiza las correcciones y/o aclaraciones correspondientes, y, de ser necesario, envía la documentación de respaldo.
5.2 Contabilización
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Traspaso, el que deberá visar.
Secretario General
El Secretario General debe firmar el Comprobante Contable de Traspaso.
8 Ver Anexo nº 2: “Solicitud Fondos Caja Chica”
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PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
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5.3 Emisión Cheques
Encargado de Tesorería
El Jefe de Administración y Finanzas da la instrucción al Encargado de Tesorería para que emita los cheques.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante Contable de Egreso, el que deberá visar.
Secretario General
El Secretario General firma los cheques. Para ello, el Encargado de Tesorería debe entregarle os cheques y los Comprobantes Contables de Egreso.
5.4 Firma Cheques
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería emite los cheques, y solicita al Secretario General la firma de los mismos.
Secretario General
El Secretario General firma los cheques.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería debe solicitar al Municipio, ya sea al Alcalde o al Encargado de Tesorería de la Municipalidad, la firma de los cheques.
I. Municipalidad
En la Municipalidad se firman los cheques para Caja Chica.
5.5 Entrega Fondos Caja Chica
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería entrega los fondos de Caja Chica a cada Director de Colegio. La documentación generada en el proceso debe ser archivada debidamente.
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PROCEDIMIENTO RENDICIÓN Y SOLICITUD DE
FONDOS CAJA CHICA COLEGIOS
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4. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Oficio Solicitud Fondos Caja Chica, Envío Rendición de Gastos y Comprobantes
RE - I - - -
Visto Bueno - - RE - I -
¿Información Correcta/Completa? - - I - RE -
Solicitud Corrección/Entrega Antecedentes I - RE - - -
Corrección/Aclaración RE - I - I -
Emisión Comprobante Traspaso - - - - RE -
Visto Bueno - - - - RE -
Visto Bueno - RE - - - -
Instrucción Emisión de Cheque Caja Chica - - - I RE -
Emisión Cheques - - - RE - -
Emisión Comprobante de Egreso - - - I RE -
Firma Cheque - RE - R - -
Solicitud Firma Municipio - - - RE - -
Firma Cheque - - - R - RE
Entrega Cheque Caja Chica - - - RE - -
Archivo I - - RE - -
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES
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II.8 PROCEDIMIENTO PAGO PROVEEDORES
1. OBJETIVO
• Señalar y describir los pasos necesarios para realizar el pago a proveedores por compras
realizadas por la organización.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los pagos a proveedores que realice la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio en el que se solicitó la compra
• Cotización
• Factura Proveedor
• Orden de Compra
• Comprobante Contable Traspaso
• Comprobante Contable Egreso
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO PAGO PROVEEDORES
Jefe de Administración y Finanzas/Encargado de
TesoreríaJefe de Administración y Finanzas I. MunicipalidadSecretario General
Encargado de Adquisiciones
Encargado de Tesorería
Envío Solicitud
Pago Proveedor
Inicio
¿Documentación
Completa/Correcta?
Devolución
NO
Corrección/
Completar
SI
VºBº VºBº
Emisión Cheques
Firma ChequesSolicitud Firma
MunicipioFirma Cheque Pago a Proveedor
Archivo
Fin
Selección
Proveedores a
Pagar
Emisión
Comprobante de
Traspaso
Emisión
Comprobante de
Egreso
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5. PROCEDIMIENTO
5.1. Solicitud de Pago
Encargado de Adquisiciones
Las compras de la organización son canalizadas a través del Encargado de Adquisiciones, quien, llegado el momento de cancelar al Proveedor, debe generar un Memo9 dirigido al Secretario General de la Corporación, para que apruebe dicho pago. El Memo es entregado al Jefe de Administración y Finanzas, adjuntando además:
• Oficio en el que se solicitó la compra
• Cotización (Para compras de más de 2 U.T.M. tres cotizaciones; compras menores a 2 U.T.M. una sola cotización)
• Factura Proveedor
• Orden de Compra (visada por Encargado de Adquisiciones y, cuando corresponda, Director de Educación
• Recepción insumo por parte de Adquisiciones
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas recepciona la Solicitud de Pago y los documentos de respaldo, y procede a revisar que esté correcta y completa. Si detectara inconsistencias, devuelve la Solicitud al Encargado de Adquisiciones, para que las corrija y/o agregue la documentación faltante.
Notas :
• En caso de que no se haya recibido aún la Factura del Proveedor, el Jefe de Administración y Finanzas contabiliza el pago del proveedor como un anticipo, y lo regulariza al momento de recepcionar la factura.
• El Pago de Proveedores se genera mensualmente, exceptuando aquellos proyectos en los que expresamente se haya definido realizar pagos semanales o quincenales.
5.2. Emisión Comprobante Contable
Jefe de Administración y Finanzas
Se ingresa al módulo de contabilidad la factura recibida cargando a cuentas de gastos correspondientes, a través del Comprobante de Traspaso, documento que es visado por el Jefe de Administración y Finanzas y por el Secretario General.
9 Ver Anexo nº3, “Memo Solicitud Pago Proveedor”
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Secretario General
El Secretario General firma el Comprobante de Traspaso.
5.3. Emisión Cheques
Jefe de Administración y Finanzas
Deben seleccionarse los Proveedores que se pagarán. Para ello, se toma en cuenta la fecha de vencimiento, monto de la factura y disponibilidad de recursos. Hecha esta definición, el Jefe de Administración y Finanzas entrega al Encargado de Tesorería los Comprobantes de Traspaso, las Facturas y las Solicitudes de Pago, para que emita los cheques correspondientes.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería emite los cheques para el pago de proveedores.
5.4. Pago Proveedores
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas emite el Comprobante de Egreso correspondiente a cada pago de proveedor.
Secretario General
El Encargado de Tesorería solicita al Secretario General la firma de los cheques emitidos.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería debe solicitar al Municipio, ya sea al Alcalde o al Encargado de Tesorería de la Municipalidad, la firma de los cheques.
I. Municipalidad
En la Municipalidad se firman los cheques para el pago de proveedores.
Jefe de Administración y Finanzas / Encargado de Te sorería
Tanto el Jefe de Administración y Finanzas como el Encargado de Tesorería realizan el pago a los proveedores. Quien lo haga dependerá de la disponibilidad en el momento. Cuando se realice el pago, se debe exigir la firma del Proveedor en la copia de la Factura. Finalmente, se archiva toda la documentación generada durante el proceso.
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Solicitud Pago Proveedor RE I - - -
¿Documentación Completa/Correcta? I RE - - -
Devolución I RE - - -
Corrección/Completar RE I - - -
Emisión Comprobante de Traspaso - RE - - -
Visto Bueno - RE - - -
Visto Bueno - I RE - -
Selección Proveedores a Pagar - RE - I -
Emisión Cheques - - - RE -
Emisión Comprobante de Egreso - RE - - -
Firma Cheques - - RE R -
Solicitud Firma Municipio - - - RE I
Firma Cheques - - - R RE
Pago a Proveedor - RE - - -
Archivo - RE - RE -
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II.9 PROCEDIMIENTO HONORARIOS
1. OBJETIVO
• Definir y establecer las normas que regulan el proceso de contratación y pago de
honorarios a prestadores de servicios, permitiendo el pago eficiente y oportuno de los
mismos.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos las contrataciones y pagos por concepto de honorarios que realice la
organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Contrato Honorarios
• Contrato Honorarios
• Liquidación Honorarios
• Comprobante Contable Egreso
• Boleta de Honorarios
• Comprobante Contable Egreso
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud Contrato Honorarios
Director de Colegio
Cuando un Director de Colegio considere que es necesaria la contratación de servicios a honorarios, deberá solicitarlo al Director de Educación, a través de Oficio.
Director de educación
El Director de educación recepciona la solicitud y, una vez que ha comprobado que la misma se ajusta al presupuesto del colegio en cuestión, da su visto bueno al Oficio, firmándolo. Luego, lo entrega al Encargado de Tesorería, para que procese el Contrato de Honorarios.
5.2 Generación Contrato de Honorarios
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería emite el Contrato de Honorarios10 (formato en Word, 3 copias).
5.3 Firma Contrato de Honorarios
Trabajador
El Trabajador revisa el Contrato de Honorarios y, de no tener reparos, procede a firmarlo.
Secretario General
El Secretario General firma el Contrato de Honorarios.
Encargado de Tesorería
Se entrega al Trabajador una copia del Contrato de Honorarios. Otra copia se envía al Colegio donde prestará el servicio, y una última se archiva.
5.4 Pago Honorarios
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería emite la Liquidación de Honorarios11 correspondiente a cada Trabajador contratado. Luego, emite cheques para el pago.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas procede a emitir el comprobante de egreso y lo devuelve al Encargado de Tesorería para la visación del Secretario General tanto del comprobante contable como del cheque emitido.
10 Ver Anexo nº4: “Contrato Honorarios” 11 Ver Anexo nº5: “Liquidación Honorarios”
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Secretario General
El Secretario General visa el Comprobante Contable y firma de los cheques emitidos.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería debe solicitar al Municipio, ya sea al Alcalde o al Encargado de Tesorería de la Municipalidad, la firma de los cheques.
I. Municipalidad
En la Municipalidad se firman los cheques para el pago de honorarios.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería realiza el pago a los Trabajadores de sus honorarios. Cuando se realice el pago, se debe exigir la firma del Trabajador en la copia de la Liquidación, así como la Boleta de Honorarios con la firma del profesional que prestó el servicio.. Finalmente, se archiva toda la documentación generada durante el proceso
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Oficio Solicitud Contrato Honoraios RE I - - - - -
Visto Bueno - RE I - - - -
Generación Contrato Honorarios - - RE - - - I
Firma Contrato Honorarios - - - - - - RE
Archivo - - RE - - - -
Ejecución Honorarios - - - - - - RE
Generación Liquidaciones Honorarios - - RE - - - -
Emisión Cheques - - RE I - - -
Emisión Comprobante de Egreso - - - RE - - -
Visto Bueno (Comprobante Contable) - - R - RE - -
Firma Cheques - - R - RE - -
Solicitud Firma Municipio - - RE - - - -
Firma Cheques - - R - - RE -
Pago Honorarios - - RE - - - I
Archivo - - RE - - - -
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA
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II.10 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA
1. OBJETIVO
• Señalar y describir los pasos necesarios para cerciorarse de que la información contenida
en los sistemas de la organización concuerde con la de los registros de los Bancos con
los que trabaja la misma.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las conciliaciones bancarias que se realicen en la organización.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Informe Conciliación Bancaria
• Cartola Banco
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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5. PROCEDIMIENTO
Nota : Dado que este procedimiento es un medio de control interno , debe ser realizado por una persona distinta al Encargado de Tesorería. Es por ello que se ha definido que sea llevado a cabo Jefe de Administración y Finanzas.
5.1 Conciliación Bancaria
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas debe ingresar mensualmente las Cartolas de los bancos al Sistema Contable. Una vez hecho el ingreso, genera el Informe de Conciliación Bancaria, informe que permite visualizar los cheques girados y no cobrados, cheques vencidos, ingresos no contabilizados en el Mayor de la cuenta contable banco. Deberá comparar el Informe con los saldos de cada banco, para comprobar que ambas fuentes de información coincidan. En caso contrario, ha de corregir hasta lograr la cuadratura.
Finalmente, debe archivar el Informe de Conciliación Bancaria.
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO CONCILIACIÓN BANCARIA
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Ingreso Cartolas Banco a Sistema RE
Generación Informe de Conciliación Bancaria Sistema
RE
¿Información Correcta? RE
Corrección RE
Archivo RE
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INGRESO ACTIVO FIJO
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II.11 PROCEDIMIENTO INGRESO ACTIVO FIJO
1. OBJETIVO
• Señalar y describir todas las actividades que es necesario llevar a cabo para el adecuado
registro y control de los Activos Fijos que posee la organización.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas los ingresos de nuevos activos fijos.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Facturas Activo Fijo
• Libro Mayor Activo Fijo
• Comprobante Contable Depreciación
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INGRESO ACTIVO FIJO
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Ingreso Activo Fijo
Jefe de Administración y Finanzas
Cada vez que se adquiere un activo fijo, el Jefe de Administración y Finanzas debe ingresarlo en la contabilidad, en las cuentas contables que correspondan. Luego, genera en el sistema contable el Libro Mayor de Activo Fijo.
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería recopila las copias de las facturas correspondientes a los nuevos activos fijos adquiridos, y las ingresa módulo contable de Activo Fijo, registrando, entre otros datos exigidos por el sistema:
• Fecha de la adquisición
• Meses en los que se depreciará el activo fijo
• Ubicación física del activo fijo
• Monto
• Proveedor
5.2 Cuadratura
Encargado de Tesorería
El Encargado de Tesorería debe comparar la información del sistema contable con el módulo de Activo Fijo (Libro Mayor con informe paramétrico). Si encontrara diferencias, las corrige en el módulo de Activo Fijo.
Jefe de Administración y Finanzas
Cuando corresponda, se genera el comprobante contable de depreciación del activo fijo.
Finalmente, la documentación generada en el proceso es archivada.
Nota : Una vez al año, el Encargado de Tesorería debe concurrir a los colegios, con el objeto de controlar el estado y presencia del activo fijo.
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INGRESO ACTIVO FIJO
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Ingreso Nuevo Activo Fijo a Cuentas Contables Correspondientes
- RE
Generación Libro Mayor Activo Fijo I RE
Recopilación Facturas Nuevo Activo Fijo RE -
Ingreso a Sistema RE -
Cuadratura con Libro Mayor RE -
¿Cuadra? RE -
Corrección RE -
Generación Comprobante Contable Depreciación
- RE
Archivo - RE
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº1: LIQUIDACIÓN DE SUBVENCIÓN
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº2: SOLICITUD DE FONDOS CAJA CHICA
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ANEXO Nº3: MEMO SOLICITUD DE PAGO PROVEEDOR
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ANEXO Nº4: CONTRATO HONORARIOS
ÁREA ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº5: LIQUIDACIÓN HONORARIOS
CORPORACION MUNICIPAL DE DESARROLLO SOCIAL, CALERA DE TANGOAVDA. CALERA DE TANGO S/N PARADERO N° 7RUT. : 70,993,200-4CALERA DE TANGO
LIQUIDACION DE HONORARIOS
Honorarios Mes de NOVIEMBRE de 2010C.C.:- FONOAUDIOLOGA INTEGRACION COLEGIOS
Nombre : SANTIBAÑEZ TORRES PAULINARUT.:15.399.264-9
HABERES DESCUENTOS
Honorarios $ 540.000 Impto. Ret. 10% $ 54.000
Líquido a pagar:$ 486.000 Son:Cuatrocientos ochenta y seis mil pesos.-
Certifico que he recibido de la Corporación Municipal, Calera de Tango, la suma de $486.000.- a mi entera satifac-ción, y no tengo cargo ni cobro alguno posterior que hacer por ninguno de los conceptos comprendidos en esta li-quidación.
CALERA DE TANGO, NOVIEMBRE 30 de 2010.-
______________________________________Recibo Conforme
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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ÁREA ADQUISICIONES
Él área de Adquisiciones tiene la responsabilidad de satisfacer las necesidades de insumos de la
organización, tanto en lo que se refiere a la Corporación como a los establecimientos educacionales que
dependen de ésta.
Las compras representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas
contribuye al mejor aprovechamiento de los fondos de la organización.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA
• Planear, organizar, coordinar y controlar las actividades referentes a Adquisiciones.
• Atender oportunamente las solicitudes de requerimientos de insumos, ya sean provenientes de Área Educación o de Administración Central.
• Efectuar las cotizaciones para lograr las mejores opciones de compra.
• Mantener vigente un registro de proveedores.
• Archivar y resguardar toda la información generada por las compras.
• Distribuir el material adquirido al centro de costo que corresponda.
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Relacionador Público Secretario General
Director de Educación
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III.1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
4.1 Diagrama de Flujo Compras: Colegios y Corporación
4.2 Diagrama de Flujo Requerimientos Buses
5. Procedimiento (Descripción)
5.1 Procedimiento Compras: Colegios y Corporación
5.2 Procedimiento Requerimientos Buses
6. Matriz de Roles de Proceso
6.3 Matriz de Roles de Proceso Compras: Colegios y Corporación
6.4 Matriz de Roles de Proceso Requerimientos Buses
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que se deben llevar a cabo para lograr la compra
eficiente de útiles de aseo y/o escritorio, así como cualquier otro tipo de materiales, tanto
para Colegios como para las oficinas de la Corporación y el aseo de los buses.
• Detallar le forma de proceder para la compra de insumos destinados a la reparación y/o
mantenimiento de los buses de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las compras que se realicen en la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Compra
• Formulario Solicitud Compra
• Cotización
• Orden de Compra
• Solicitud de Pago
• Detalle de Gatos (Reparación Buses)
• Factura de Compra
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Relacionador Público Secretario General
Director de Educación
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4.1 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO COMPRAS: COMPRAS COLE GIOS Y
CORPORACIÓN
PROCESO COMPRAS: Compras Colegios y Corporación
Jefe de ÁreaSecretario
GeneralDirector
EducaciónDirector Colegio Encargado de Adquisiciones
Oficio Solicitud
Compra de
MaterialesVºBº
Solicitud
Cotización
Generación Orden
de Compra
Emisión Memo
Solicitud de Pago VºBº
Envío Orden de
Compra a
proveedor
Proceso Pago Proveedores
Solicitud Compra
de Materiales
VºBº
Inicio
Proceso Recepción y
Despacho
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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4.2 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO COMPRAS: REQUERIMIENT OS BUSES
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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5.1 PROCEDIMIENTO COMPRAS COLEGIOS Y CORPORACIÓN
Nota: Este proceso puede comenzar como resultado tanto de una solicitud del Director de un Colegio, como de un Jefe de Área.
5.1.1 Solicitudes de Compra
Director Colegio
Cuando el Director de un Colegio requiera la compra de útiles de aseo y/o escritorio, o algún otro tipo de material, deberá solicitarlo al Director de Educación, a través de Oficio.
Jefe de Área
Las solicitudes de compra de las oficinas de la Corporación, deben hacerse directamente al Secretario General, a través del formulario Solicitud de Compra.
Notas :
• Para los efectos del presente procedimiento, se entenderá como Jefe de Área (Corporación) los cargos siguientes: Encargado de Remuneraciones, Encargado de Adquisiciones, Transporte y RRPP, Encargado de Educación Extraescolar y Jefe de Administración y Finanzas.
• Cuando se trate de requerimientos de Conductores de Transporte Escolar, la solicitud no se hace a través de formulario. Es responsabilidad de el Asistente de Adquisiciones y Transporte incorporar la solicitud al Formulario Solicitud de Compra.
Director de Educación / Secretario General
Es responsabilidad del Director de Educación o del Secretario General, dependiendo del origen de la solicitud de compra, la aprobación de la misma. Para ello, deberán revisar:
• Presupuesto del Colegio (solicitudes de Colegios)
• Presupuesto del Área (solicitudes de las oficinas de la Corporación)
Si existieran irregularidades, inconsistencias o dudas, se solicitan aclaraciones a los solicitantes. Para dejar constancia de su aprobación, el Director de Educación o el Secretario General deben:
• Firmar Oficio de Solicitud de Compra (solicitudes de Colegios)
• Firmar Formulario de Solicitud de Compra (solicitudes de las oficinas de la Corporación)
Una vez aprobada la solicitud de compra, la documentación es entregada al Encargado de Adquisiciones, para que procese las compras.
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
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5.1.2 Compra
Encargado de Adquisiciones
Al recepcionar una solicitud de compra, el Encargado de Adquisiciones debe cotizar al menos con 3 proveedores, seleccionando la mejor alternativa. Luego genera la Orden de Compra y emite un Memo12 solicitando el pago al proveedor. Debe reunir todos los antecedentes y presentarlos al Secretario general, para que apruebe la compra.
• Solicitud de Compra (Oficio o Formulario)
• Cotización (Para compras de más de 2 U.T.M. tres cotizaciones; compras menores a 2 U.T.M. una sola cotización)
• Orden de Compra
• Solicitud de Pago a Proveedor
Nota: Cuando así lo requiera, el Encargado de Adquisiciones solicitará al Asistente de Adquisiciones y Transporte su apoyo para gestionar el pago a proveedores con el área de Administración y Finanzas.
Secretario General
El Secretario General recepciona la documentación y procede a revisar que los valores de la Orden de Compra y la Cotización coincidan. Si existieran inconsistencias, lo informa al Encargado de Adquisiciones, para que realice las modificaciones necesarias. Deberá dar su aprobación a través de su firma en la Solicitud de Pago a Proveedor.
Encargado de Adquisiciones
Ya aprobada la Solicitud de Pago, el Encargado de Adquisiciones escanea la Orden de Compra y la envía al proveedor, a través de correo electrónico.
Se está en condiciones de revisar los procesos Pago de Proveedores, del área de Administración y Finanzas, y Recepción y Despacho Productos, del área de Adquisiciones.
12 Ver Anexo nº1:”Memo Solicitud Pago a Proveedor”.
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
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5.2 PROCEDIMIENTO COMPRAS: REQUERIMIENTOS BUSES
5.2.1 Revisión Buses
Conductor Transporte Escolar
Cada vez que el Conductor de Transporte Escolar de alguno de los buses detecte que la máquina está presentando problemas, debe comunicarse con el Encargado de Adquisiciones. Del mismo modo deberá proceder si corresponde solicitar fondos para realizar la Revisión Técnica o para la compra de insumos destinados a mantenimiento del bus.
Encargado de Adquisiciones
Al ser informada de un bus con problemas, el Encargado de Adquisiciones se comunicará con el Mecánico, solicitándole la revisión del bus.
Si se tratara de mantenimiento o Revisión Técnica, habrá de generar una Solicitud de Compra. En este caso, se pasará directamente a cotizar los insumos a adquirir.
Mecánico
Una vez que el Mecánico realiza la revisión del bus, plantea la forma en que llevará a cabo el trabajo. Existen dos posibilidades:
• Trabajo Vendido: Incluye los trabajos de reparación y los repuestos del bus.
• Trabajo Reparación. Sólo incluye la reparación, no así los repuestos. En este caso entrega, además del presupuesto, el listado de repuestos que es necesario adquirir.
5.2.2 Compra Repuestos / Insumos
Encargado de Adquisiciones
El Encargado de Adquisiciones debe cotizar los repuestos y/o insumos a comprar13, y emitir una Solicitud de Pago14. Dicha solicitud debe ser aprobada por el Secretario General, para lo cual debe adjuntar la Cotización y, cuando corresponda, la Solicitud de Compra.
Secretario General
El Secretario General recepciona la documentación y procede a revisarla. Una vez conforme, deberá dar su aprobación a través de su firma en la Solicitud de Pago. Luego, devuelve la documentación al Encargado de Adquisiciones.
13 Todos los repuestos de buses se compran a una misma empresa. 14 Ver Anexo nº1:”Memo Solicitud Pago a Proveedor”.
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
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Jefe de Administración y Finanzas
Ya aprobada la Solicitud de Pago, el Encargado de Adquisiciones la entrega al Jefe de Administración y Finanzas, quien deberá gestionar la emisión del cheque para la compra de repuestos y/o insumos.
Conductor Transporte Escolar
Con el cheque, el Conductor de Transporte Escolar va directamente a la empresa proveedora de repuestos o insumos, y realiza la compra de los mismos. Deberá entregar al Encargado de Adquisiciones el o los repuestos, cuando corresponda, y la factura correspondiente.
Si se trata de compra de insumos, el Conductor de Transporte Escolar sólo entrega al Encargado de Adquisiciones la factura de compra.
5.2.3 Reparación Buses
Encargado de Adquisiciones
El Encargado de Adquisiciones solicita al Mecánico que efectúe la reparación del bus, para lo cual le entrega los repuestos, cuando corresponda.
Mecánico
Realiza las reparaciones del bus y emite el detalle de gastos, información que utilizará el Encargado de Adquisiciones para solicitar el pago de sus servicios.
Se está en condiciones de revisar los procesos Pago de Proveedores, del área de Administración y Finanzas, y Recepción y Despacho Productos, del área de Adquisiciones.
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
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6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO COMPRAS COLEGIOS Y C ORPORACIÓN
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Oficio Solicitud Compra de Materiales RE - I - -
Solicitud Compra de Materiales - RE - I -
Visto bueno (Director Educación) - - RE - I
Visto Bueno (Secretario General) - - - RE I
Solicitud Cotización - - - - RE
Generación Orden de Compra - - - - RE
Emisión Memo Solicitud de Pago - - - I RE
Visto Bueno - - - RE I
Envío Orden de Compra a proveedor - - - - RE
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO COMPRAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO COMPRAS: REQUERIMIEN TOS BUSES
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Aviso Necesidades Bus RE I - - -
¿Mantenimiento?
Solicitud de Compra
Solicitud Revisión Bus - RE - I -
Revisión Bus - I - RE -
¿Trabajo Vendido? - I - RE -
Cotización Lista Repuestos - RE - - -
Emisión Memo Solicitud de Pago - RE I - -
Visto Bueno - I RE - I
Emisión Cheque - I - - RE
Entrega Cheque a Conductor Transporte Escolar
I RE - - -
Compra RE - - - -
Entrega Factura RE I - - -
Solicitud Reparación - RE - I -
Reparación - - - RE -
Emisión Detalle Gastos - I - RE -
Con
duct
or T
rans
porte
E
scol
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ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO
Elaborado por:
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Relacionador Público Secretario General
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III.2 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las tareas que deben realizarse para la recepción adecuada de insumos,
materiales y útiles de aseo adquiridos por la Corporación, tanto para uso de sus oficinas
como para el de los Colegios.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las recepciones y despachos de productos que se realicen en la
Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Orden de Compra
• Guía de Despacho
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO RECEPCIÓN Y DESPACHO
Encargado de Adquisiciones/Asistente de Adquisiciones y
TransporteEncargado de Adquisiciones
Recepción
Productos
Inicio
Revisión
Generación Guía
de Despacho
Interna
Despacho a
Colegios
Fin
¿Solicita
Despacho a
Proveedor?
SI
NO
Coordinación
Camioneta
¿Diferencias?SI
NO
Solicitud
Corrección
Diferencias
Archivo
¿Compra
Colegio?SI NO
Entrega a
Solicitante
Entrega a
Documentación a
Finanzas
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
Página 193 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Recepción Compras
Encargado de Adquisiciones
El Encargado de Adquisiciones es la responsable de recepcionar las compras. Esta tarea se realiza tanto en las oficinas de la Corporación como directamente en las instalaciones del proveedor, lo que dependerá del valor cobrado por éste último por concepto de despachos.
En caso de que se haya determinado buscar los insumos o materiales en las instalaciones del proveedor, el Encargado de Adquisiciones deberá coordinar el uso de la camioneta.
Encargado de Adquisiciones / Asistente de Adquisici ones y Transporte
Una vez recepcionada la mercadería, el Encargado de Adquisiciones procede a revisarla en conjunto con el Asistente de Adquisiciones y Transporte, con el objeto de constatar que lo recibido coincida con lo incluido en la Orden de Compra. Si detectaran diferencias, el Encargado de Adquisiciones deberá comunicarse con el proveedor, solicitándole la entrega de los productos faltantes, o bien el reemplazo de los entregados equivocadamente.
5. 2 Despacho
Encargado de Adquisiciones
La forma de proceder al momento de despachar dependerá del destinario:
• Despacho a Colegios: Debe generarse una Guía de Despacho15 interna. Debe incluir la información relativa a quien va dirigido el despacho, qué se está enviando, proyecto que generó la compra y el detalle de la Solicitud de Compra.
• Despachos dentro de la Corporación o a Conductores de Transporte Escolar: Se entregan directamente al solicitante, con una Guía de Despacho.
El Encargado de Adquisiciones debe coordinar el envío de los productos al Colegio, adjuntando una copia de la Guía de Despacho.
La segunda copia de la Guía de Despacho se adjunta a la Solicitud de Pedido y Factura correspondientes, documentación que es entregada al área de Finanzas, mientras que la tercera copia de la Guía de Despacho permanecerá en Adquisiciones.
Finalmente, la documentación generada durante el proceso debe ser archivada.
15 Ver Anexo nº2:”Guía de Despacho”.
ÁREA ADQUISICIONES Fecha: Febrero 2011
Página 194 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO RECEPCIÓN Y DESPACHO
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Coordinación Camioneta RE -
Recepción Productos RE -
Revisión RE RE
¿Diferencias? RE RE
Solicitud Corrección Diferencias RE -
Generación Guía de Despacho Interna RE -
¿Compra Colegio? R -
Despacho a Colegios RE -
Entrega a Solicitante RE -
Entrega Documentación a Finanzas RE -
Archivo RE -
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ÁREA RELACIONES PÚBLICAS
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Relacionador Público Secretario General
Director de Educación
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ÁREA RELACIONES PÚBLICAS
Esta es el área encargada de gestionar la comunicación entre la Corporación y la comunidad, con el
objeto de construir, administrar y mantener una imagen positiva. Por otro lado, esta área es la
responsable de coordinar las ceremonias anuales relacionadas con Profesores de Colegios (funcionarios
que cumplen 30 años de servicio).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA
• Afianzar la imagen de la Corporación.
• Organizar y coordinar de modo eficiente y oportuno las actividades relacionadas con la
Corporación y los Establecimientos Educacionales dependientes de ésta.
• Mantener una fluida comunicación tanto con la I. Municipalidad de Calera d Tango, como con los
Establecimientos Educacionales que dependen de la Corporación.
ÁREA RELACIONES PÚBLICAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN
CEREMONIAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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III.3 PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN CEREMONIAS
1. OBJETIVO
• Definir y establecer claramente la forma de proceder para la coordinación de ceremonias
que involucren a trabajadores de colegios y/o de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a la organización de todas las ceremonias por parte de la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Fechas Ceremonias
• Cotización
• Oficio Solicitud Salón
• Oficio Confirmación Salón
• Oficio Solicitud Confirmación Asistentes
• Oficio Confirmación Asistentes
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA RELACIONES PÚBLICAS Fecha: Febrero 2011
Página 197 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN
CEREMONIAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO COORDINACIÓN CEREMONIAS
Director ColegioDirector
EducaciónI. Municipalidad
Relacionador Público /Encargado de Remuneraciones
Relacionador Público
Oficio Ceremonia
Inicio
Revisión
Funcionarios 30
años de Servicio
Solicitud Salón
Solicitud
Confirmación
Asistentes
Confirmación
Asistentes
Cotización
Proceso Compras
Confirmación
Salón
Fin
ÁREA RELACIONES PÚBLICAS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN
CEREMONIAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Organización Ceremonia
Director de Educación
El Director de Educación envía un Oficio a los Directores de Colegios y al Relacionador Público, informando la fecha de realización de la Ceremonia en la que se reconoce al Profesor, al Asistente de Educación y a los funcionarios con más de 30 años.
Relacionador Público / Encargado de Remuneraciones
Al recepcionar el Oficio, el Relacionador Público, en conjunto con el Encargado de Remuneraciones, proceden a revisar el listado de trabajadores que han cumplido 30 años en la Corporación, o en alguno de los Colegios dependientes de ésta. .
Relacionador Público
El Relacionador Público comienza a cotizar los distintos proveedores necesarios para la ceremonia: galvanos, audio, comida, entre otros16.
Paralelamente, deberá solicitar, mediante Oficio dirigido a Director de DIDECO, un salón para llevar a cabo la ceremonia, y la confirmación de los asistentes al Director de cada Colegio, también a través de Oficio.
I. Municipalidad
Desde la I. Municipalidad le es confirmado el salón, a través de Oficio.
Director Colegio
Cada Director de Colegio envía Oficio, dando la lista de asistentes.
Nota: Toda persona que haya confirmado su asistencia y no asista, deberá cancelar el monto pagado por la Corporación por concepto de Cóctel. Esto debe ser informado al momento de solicitar la confirmación de asistencia.
16 Para un mayor detalle, ver Proceso Compras.
ÁREA RELACIONES PÚBLICAS Fecha: Febrero 2011
Página 199 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO COORDINACIÓN
CEREMONIAS
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Adquisiciones Secretario General
Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Oficio Ceremonia RE I - I -
Revisión Funcionarios 30 años de Servicio - RE RE - -
Cotización - RE - - -
Solicitud Salón - RE - - I
Confirmación Salón - I - - RE
Solicitud Confirmación Asistentes - RE - I -
Confirmación Asistentes - I - RE -
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ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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ÁREA TRANSPORTE
Es responsabilidad del área de Transporte el satisfacer las necesidades de locomoción de los
establecimientos educacionales y la Corporación, siempre que dichas necesidades se ajusten a las
políticas de la organización.
OBJETIVOS DEL ÁREA
• Satisfacer y garantizar las necesidades de transporte de los establecimientos educacionales.
• El mantenimiento y reparación de los buses.
• Establecer los mecanismos de planificación que permitan un servicio oportuno, eficiente y de
calidad.
• Consolidar un sistema eficiente de control de servicio prestado, así como la aplicación de normas
y lineamientos a seguir para brindar un servicio ágil y expedito.
• Propiciar mayor eficiencia, en el aprovechamiento de los recursos disponibles a nivel central
como regional, bajo el principio de uso racional.
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
COMBUSTIBLE
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
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III.4 PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE COMBUSTIBLE
1. OBJETIVO
• Establecer detalladamente las actividades que es necesario desarrollar para el logro de
una administración eficiente del combustible utilizado por los buses de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las compras de combustible que se realicen para los buses de la
Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Ruta Semanal
• Solicitud de Compra
• Guía de Despacho (Proveedor)
• Factura (Proveedor)
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
Página 202 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
COMBUSTIBLE
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO ADMINISTRACIÓN DE COMBUSTIBLE
Asistente de Adquisiciones y
Transporte
Jefe de Administración y
FinanzasSecretario General
Encargado de Transporte
Asistente de Adquisiciones y
Transporte/Conductor Transporte Escolar
Inicio
Confección Ruta
Semanal Buses
Cálculo Compra
Combustible
Emisión Memo
Solicitud de
CompraVºBº Emisión Cheque
Solicitud Vales de
Combustible
Carga de
Combustible
Recepción Guía
de Despacho
Revisión
Recepción Guías
de Despacho y
Facturas
Fin
Recepción
Factura y Vales de
Combustible
Firma Cheque
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
COMBUSTIBLE
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud de Compra Combustible
Encargado de Adquisiciones
El Encargado de Transporte genera semanalmente la ruta de cada uno de los buses, información que entrega al Asistente de Adquisiciones y Transporte.
Asistente de Adquisiciones y Transporte
El Asistente de Adquisiciones y Transporte, con la información de la ruta semanal de los buses, procede a presupuestar las necesidades de compra de combustible de dicho periodo, y emite una Solicitud de Compra, la que entrega al Secretario General, para su revisión y visto bueno.
Secretario General
El Secretario General recepciona la Solicitud de Compra y procede a revisarla. Si detectara errores o inconsistencias, lo informa al Asistente de Adquisiciones y Transporte, para que realice las modificaciones necesarias. Deberá visar la Solicitud de Compra.
Jefe de Administración y Finanzas
La Solicitud de Compra es entregada al Jefe de Administración y Finanzas, quien da la instrucción a su área para que se emita el cheque.
Secretario General
El Secretario General firma el cheque para la compra de combustible.
5.2 Compra Combustible
Asistente de Adquisiciones y Transporte
El Asistente de Adquisiciones y Transporte, una vez que cuenta con el cheque para la compra de combustible, se contacta con la empresa proveedora de combustibles, solicitándole la emisión de Vales de Bencina. La empresa le entrega los Vales, junto a la Factura.
5.3 Carga Combustible
Asistente de Adquisiciones y Transporte/ Conductor Transporte Escolar
Cada vez que sea necesario cargar combustible, el Asistente de Adquisiciones y Transporte acude con el Conductor de Transporte Escolar a la estación de servicio, verificando que efectivamente se cargue lo equivalente al valor del Vale de Combustible. Al entregar el Vale, el Asistente de Adquisiciones y Transporte recibe una Guía de Despacho por parte de la empresa proveedora de combustibles.
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
COMBUSTIBLE
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
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5.4 Revisión
Asistente de Adquisiciones y Transporte
Deben reunirse todas las Guías de Despacho por combustible y se comparan con las Facturas del proveedor de combustibles. Los datos de ambas fuentes de información deben ser coincidentes. Si existieran errores, el Asistente de Adquisiciones y Transporte deberá comunicarse con el proveedor, solicitándole la corrección de éstos. Una vez que ha comprobado que la documentación está correcta, la entrega al área de Finanzas.
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
COMBUSTIBLE
Elaborado por:
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Confección Ruta Semanal Buses RE I - -
Cálculo Compra Combustible - RE - - -
Emisión Memo Solicitud de Compra - RE - - -
Visto Bueno - R - RE I
Emisión Cheque - - - I RE
Firma Cheque - I - RE -
Solicitud Vales de Combustible - RE - - -
Recepción Factura y Vales de Combustible - RE - - -
Carga de Combustible - RE RE - -
Recepción Guía de Despacho - RE - - -
Revisión - RE - - -
Recepción Guías de Despacho y Facturas - - - - RE
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ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES
Elaborado por:
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Director de Educación
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III.5 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES
1. OBJETIVO
• Describir las tareas que deben realizarse para proveer el servicio de Viajes Especiales
tanto respondiendo a solicitudes de Colegios, como a requerimientos de la I.
Municipalidad.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las solicitudes de buses para viajes especiales que se hagan a la
Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud Viaje especial
• Carta de Solicitud
• Cotización
• Calendario
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud de Viaje Especial
Alcalde Municipio / Director de Colegio
Existen 3 instancias de solicitud de Viajes Especiales:
• El viaje es solicitado por el Alcalde, para alguna actividad organizada por la I. Municipalidad. La solicitud es realizada a través de Oficio dirigido al Secretario General de la Corporación.
• La solicitud de viaje es realizada por el Director de un Colegio, por medio de Oficio dirigido al Director de Educación.
• Otro tipo de organizaciones, como Junta de Vecinos, Colegios particulares y Organizaciones de Adulto Mayor, entre otros, hace la solicitud, para lo cual envía una Carta de Solicitud a la Corporación.
Secretario General / Director de Educación
Una vez que ha recibido el Oficio con la solicitud de viaje especial, el Secretario General o el Director de Educación, según corresponda, dan su visto bueno, lo que reflejan a través de su firma en el documento. Luego, entregan la documentación al Encargado de Adquisiciones, para que realice los arreglos correspondientes.
5. 2 Ejecución Servicio
Encargado de Transporte
Cuando una institución distinta a un Colegio dependiente de la Corporación o la I. Municipalidad solicita buses para viajes especiales, el Encargado de Transporte debe generar una cotización por el servicio de buses. Si el solicitante la acepta, se ingresa la fecha en la que se dará el servicio en el calendario. En caso contrario, el proceso se da por terminado.
Del mismo modo, una vez recepcionada el Oficio de solicitud con la aprobación del Secretario General o el Director de educación, el Encargado de Transporte incorpora la fecha del viaje en el calendario.
Finalmente, se da la instrucción al Conductor de Transporte Escolar para que efectúe el servicio.
Nota: La forma de proceder para el pago de aquellos viajes que implican un pago por parte del solicitante está descrita en el Proceso Otros Ingresos, del área de Administración y Finanzas.
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO VIAJES ESPECIALES
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Oficio Viaje Especial RE - - I - -
Oficio Solicitud Viaje Especial - - RE - I -
Carta Solicitud - RE - - - I
Visto Bueno (Secretario General) - - - RE - I
Visto Bueno (Director de Educación) - - - - RE I
Generación y Envío Cotización - I - - - RE
¿Acepta Cotización? - RE - - - I
Registro en Calendario - - - - - RE
Instrucción a Conductor de Transporte Escolar - - - - - RE
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ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
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III.6 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES
1. OBJETIVO
• Definir en detalle la forma de proceder para el adecuado control del pago de bonos a
Conductores de Transporte Escolar de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los pagos de bonos a Conductores de Transporte Escolar de la
Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Bitácora
• Informe Remuneraciones
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Encargado de Transporte Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Revisión Bitácora
Conductor Transporte Escolar
Mensualmente, cada Conductor de Transporte Escolar debe entregar al Encargado de Transporte la Bitácora17 de sus viajes, documento que contiene la información de los recorridos que realizó durante el periodo (salidas, destinos, horarios).
Encargado de Adquisiciones
El Encargado de Transporte recepciona la Bitácora, y procede a revisar la información contenida en ella. Debe compararla con la Planilla de Programación Mensual. Si encontrara discrepancias, lo informa al Conductor de Transporte Escolar correspondiente.
Una vez validada la Bitácora, el Encargado de Transporte genera un informe con la información relativa a los bonos por concepto de horas extras que se deberá pagar a cada Conductor de Transporte Escolar en el periodo, cuando corresponda. Deberá firmar el informe y entregarlo al Secretario General, para su revisión.
Secretario General
El Secretario General recepciona y revisa el informe. Deberá visarlo, en señal de aceptación.
5.2 Envío a Remuneraciones
Encargado de Transporte
Una vez aprobado el informe por el Secretario General, el Encargado de Transporte lo entrega al Encargado de Remuneraciones.
17 Ver Anexo Nº 3, “Bitácora”.
ÁREA TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO BONOS CONDUCTORES
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Encargado de Transporte Secretario General
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Entrega Bitácora Choferes RE I -
Revisión - RE -
¿Información Correcta? I RE -
Aviso a Chofer I RE -
Generación Informe - RE -
Visto Bueno (Encargada de Transporte) - RE -
Visto Bueno (Secretario General) - I RE
Entrega Informe a Remuneraciones - RE -
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ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº1: MEMO SOLICITUD DE PAGO A PROVEEDOR
ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº2: GUÍA DE DESPACHO
ÁREAS ADQUISICIONES Y TRANSPORTE Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº3: BITÁCORA
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS
Esta área es la encargada de promover y contribuir al Desarrollo Personal, tanto de los alumnos, como
del personal docente y no docente, gestionando aquellas actividades necesarias para satisfacer
necesidades tanto de formación, como de alimentación.
OBJETIVOS DEL ÁREA
• Coordinar y controlar el correcto funcionamiento del Programa de Alimentación Comunal PAE, en
conjunto con la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB).
• Coordinar el perfeccionamiento docente y no docente.
• Procurar el correcto funcionamiento en la entrega de beneficios otorgados por los Programas
implementados por la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas a alumnos de establecimientos
educacionales.
• Informar, orientar y dirigir a las personas interesadas en realizar exámenes libres.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
Elaborado por:
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IV.1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
CONTENIDO:
1. Objetivos
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
4.1 Diagrama de Flujo JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación
4.2 Diagrama de Flujo JUNAEB: Supervisión Programa alimentación
5. Procedimiento (Descripción)
5.1 Procedimiento JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación
5.2 Procedimiento JUNAEB: Supervisión Programa alimentación
6. Matriz de Roles de Proceso
6.1 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Cambio Empresa Alimentación
6.2 Matriz de Roles de Proceso JUNAEB: Supervisión Programa alimentación
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
Elaborado por:
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Director de Educación
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1. OBJETIVO
• Describir los pasos que deben llevarse a cabo para lograr el correcto funcionamiento de
la entrega de raciones de alimentación por parte de la Junta Nacional de Auxilio Escolar y
Becas a los Colegios dependientes de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los cambios de empresas proveedoras del servicio de alimentación por
parte de de la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas, así como a la supervisión por
parte de la Corporación a dichos servicios.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Información Nueva Empresa de Alimentación
• Informe Observaciones
• Informe Mensual
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
Elaborado por:
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
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4.1 DIAGRAMA DE FLUJO JUNAEB: CAMBIO EMPRESA ALIMEN TACIÓN
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
Elaborado por:
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
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4.2 DIAGRAMA DE FLUJO JUNAEB: SUPERVISIÓN PROGRAMA ALIMENTACIÓN
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
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5.1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: CAMBIO EMPRESA ALIMENTACI ÓN
5.1.1 Información Nueva Empresa Alimentación
JUNAEB
Cuando la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas determine cambiar la empresa que presta el servicio de alimentación a alguno de los colegios, lo informa al Director de Educación, a través de Oficio.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona el Oficio. Debe firmarlo, acreditando así estar al tanto del cambio de empresa de alimentación. Luego, lo entrega al Coordinador de Planes Complementarios.
5.1.2 Visita Establecimiento
Supervisor Empresa Alimentación
Es responsabilidad del Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación ponerse en contacto con el Coordinador de Planes Complementarios para presentarse y coordinar la entrega de las instalaciones de cocina en el Colegio.
Además, la Empresa de Alimentación debe informar si adquirirá alguno(s) de los artículos que estén en las instalaciones.
Coordinador de Planes Complementarios
El Coordinador de Planes Complementarios coordina con el Colegio y el Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación la entrega de las instalaciones en el Colegio.
Coordinador de Planes Complementarios / Supervisor Empresa Alimentación
Se revisan las instalaciones. Si se detectaran daños en la infraestructura, éstos deben ser reparados, de acuerdo al Proceso Infraestructura.
5.1.3 Entrega Establecimiento
Coordinador de Planes Complementarios
Se hace entrega de las instalaciones de bodega y cocina a la nueva Empresa de Alimentación.
Nota: Las instalaciones deben ser entregadas en perfectas condiciones a la Empresa de Alimentación. De ahí en adelante, es responsabilidad de ésta última el mantenimiento de la infraestructura entregada.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
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Revisado por: Aprobado por:
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5.2 PROCEDIMIENTO JUNAEB: SUPERVISIÓN PROGRAMA ALIM ENTACIÓN
5.2.1 Visita Instalaciones
Coordinador Planes Complementarios
Periódicamente, el Coordinador de Planes Complementarios debe visitar las instalaciones ocupadas por la Empresa de Alimentación, con el objeto de constatar que el servicio se está proveyendo de acuerdo a las exigencias de la Junaeb. Cuando detecte irregularidades, se comunicará inmediatamente con el Supervisor de la Empresa de Alimentación, informándole los reparos. En forma paralela, dará la instrucción al Coordinador del Colegio en cuestión, para que ponga una observación a la Empresa de Alimentación.
Coordinador Colegio
Diariamente, el Coordinador debe supervisar la entrega de raciones alimentarias por parte de la Empresa de Alimentación. Luego, completa una ficha de Junaeb con toda la información recopilada (tipo de alimentos, raciones, observaciones, etc.).
5.2.2 Observaciones
Supervisor Empresa Alimentación
Es responsabilidad del Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación dar solución a las observaciones realizadas por el Coordinador de Programas Complementarios, o por el Coordinador del Colegio.
Coordinador de Planes Complementarios
Cuando se detecten irregularidades, el Coordinador de Planes Complementarios debe generar el Informe de Observaciones, y enviarlo a Junaeb.
5.2.3 Revisión Informe Mensual
JUNAEB
La Junaeb genera el Informe Mensual, el que contiene datos de las raciones diarias de alimentos proporcionadas por la Empresa de Alimentación, además de cualquier observación hecha por el Coordinador del Colegio durante el mes. El informe es enviado al Coordinador de Planes Complementarios.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
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Coordinador de Planes Complementarios
Luego de revisar el Informe Mensual, si el Coordinador de Planes Complementarios detectara irregularidades, se comunica inmediatamente con el Supervisor de la Empresa de Alimentación, solicitándole que dé solución a los reparos.
Supervisor Empresa Alimentación
Es responsabilidad del Supervisor de la nueva Empresa de Alimentación dar solución a las observaciones realizadas por el Coordinador de Programas Complementarios.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
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6.1 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO JUNAEB: CAMBIO EMPRE SA ALIMENTACIÓN
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Información Nueva Empresa Alimentación (Oficio)
RE I I -
Visto Bueno - RE - -
Presentación en Corporación - - I RE
Coordinación Recepción Instalaciones - - RE I
Revisión Instalaciones - - RE RE
¿Conforme? - - RE RE
Entrega Instalaciones a Proveedor - - RE -
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ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: ALIMENTACIÓN
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6.2 MATRIZ DE ROLES DE PROCESO JUNAEB: SUPERVISIÓN ALIMENTACIÓN
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Visita Instalaciones RE - -
¿Conforme? RE - -
Comunicación con Supervisor Empresa Alimentación
RE - I
Solución Observaciones I - RE
Instrucción a Coordinador Colegio Observación a Empresa Alimentación
RE - -
Envío Informe Observaciones a Junaeb RE I -
Envío Informe Mensual I RE -
Revisión Informe Mensual Junaeb RE - -
¿Conforme? RE - -
Comunicación con Supervisor Empresa Alimentación
RE - I
Solución Observaciones - - RE
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ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS
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IV.2 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS
1. OBJETIVO
• Describir detalladamente la forma de proceder para participar en los programas de la
Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas (Junaeb) que otorgan beneficios a los alumnos
de los colegios dependientes de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todos los programas de la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas para
entrega de beneficios a alumnos de colegios.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Ficha Solicitud Información Junaeb
• Listado Alumnos Beneficiarios
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
Página 230 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS
Elaborado por:
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Información Programas
JUNAEB
Junaeb hace llegar al Coordinador de Planes Complementarios y a los Directores de Colegio los antecedentes relativos a los programas de beneficios para los alumnos. Paralelamente, solicitan la entrega de información que permitirá la entrega de los beneficios.
Coordinador Planes Complementarios
El Coordinador de Planes Complementarios debe ponerse en contacto con los Directores de los Colegios, para que envíen la información solicitada por Junaeb.
Director Colegio
Cada Director de Colegio debe enviar a Junaeb la información solicitada por dicha institución.
5.2 Listado Alumnos Beneficiarios
JUNAEB
Una vez que Junaeb recepciona la información solicitada a los Colegios, define quienes serán los alumnos beneficiarios, y envía el listado al Coordinador de Planes Complementarios, a través de correo electrónico.
Coordinador de Planes Complementarios
El listado de alumnos beneficiarios es enviado a los Colegios.
5.3 Entrega Beneficio
JUNAEB
La Junaeb informa al Coordinador de Planes Complementarios la fecha en la que se hará entrega del beneficio a los beneficiarios de la comuna.
Coordinador de Planes Complementarios
Con la información de las fechas proporcionadas por la Junaeb, el Coordinador de Planes Complementarios comienza a hacer los arreglos necesarios para la ceremonia de entrega del beneficio, es decir, la confirmación del salón en la I. Municipalidad y el transporte de los alumnos.
Finalmente, se hace entrega del beneficio a los beneficiarios del programa.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMAS
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Información Programas RE I I -
Coordinación con Colegios Entrega de Información
- I RE -
Envío Información I RE I -
Confirmación Recepción Información RE - - -
Envío Listado de Alumnos Beneficiarios RE - I -
Envío Listado de Alumnos Beneficiarios - I RE -
Información Fecha Entrega Beneficio RE - I -
Confirmación Salón - - R RE
Coordinación Transporte - - RE -
Entrega Beneficio RE - RE -
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ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ENLACES
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Revisado por: Aprobado por:
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IV.3 PROCEDIMIENTO ENLACES
1. OBJETIVO
• Describir la forma de proceder para definir propuestas que permitan que los Colegios
dependientes de la Corporación formen parte del Proyecto Enlaces, los que están
dirigidos al mejoramiento de la calidad de la educación mediante la informática educativa
y el desarrollo de una cultura digital en la ciudadanía con calidad, equidad y pertinencia.
3. ALCANCE
• Aplicable a todas las participaciones en propuestas del Proyecto Enlaces.
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Proyecto
• Oficio Envío Proyecto
• Oficio Observaciones Proyecto
• Oficio Aprobación Proyecto
• Bases de Postulación
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ENLACES
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ENLACES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Detección Proyectos Enlaces
Coordinador Planes Complementarios
Constantemente, el Coordinador de Planes Complementarios debe revisar la página de Mineduc, con el objeto de detectar los programas existentes, en el marco del Proyecto Enlaces. Cuando hayan programas disponibles, los presenta al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación revisa el programa, y determina si la Corporación participará con los Colegios dependientes de ésta. En caso de que así sea, da la instrucción al Coordinador de Planes Complementarios, para que elabore el proyecto.
5.2 Elaboración Proyecto
Coordinador Planes Complementarios
Para comenzar, el Coordinador de Planes Complementarios debe comunicarse con los Colegios, para detectar tanto las necesidades de computadores que cada uno de ellos tuviera y las personas que harán uso de éstos, como las condiciones de las instalaciones. Por otro lado, deberá confeccionar un presupuesto. Con la información anterior, elabora el proyecto, el que presenta al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación revisa el proyecto. Si tuviera reparos, los comunica al Coordinador de Planes Complementarios, para que los corrija. Una vez que está satisfecha con el proyecto, da la instrucción al Coordinador de Planes Complementarios, para que lo envié al Mineduc.
5.3 Envío Proyecto
Coordinador Planes Complementarios
El Coordinador de Planes Complementarios genera un Oficio para el envío del proyecto a Mineduc.
Director de Educación
El Director de Educación debe firmar el Oficio, y se está en condiciones de enviar el proyecto.
5.4 Aprobación Proyecto
MINEDUC
Mineduc recepciona el proyecto y procede a revisar que se corresponda con las Bases de Postulación. Si hubieran observaciones, éstas son enviadas al Director de Educación, a través de
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ENLACES
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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Oficio. Del mismo modo, una vez que en Mineduc están conformes con el proyecto presentado, envían un Oficio al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona los Oficios del Mineduc, y los firma, en señal de que está en conocimiento de lo informado. Si hubieran observaciones, lo informa al Coordinador de Planes Complementarios.
Coordinador Planes Complementarios
Las observaciones al proyecto deben ser subsanadas por el Coordinador de Planes Complementarios. Luego, se envía nuevamente el proyecto a Mineduc.
5.5 Puesta en Marcha Proyecto
Coordinador Planes Complementarios
Una vez que Mineduc ha aprobado el proyecto, el Coordinador de Planes Complementarios recepciona los computadores, y se coordina con los Directores de Colegios, para la adecuación del espacio físico donde permanecerán los computadores. Por otro lado, coordina con los Coordinadores de los Colegios la instalación de los computadores.
Nota : Si bien es responsabilidad de cada Coordinador de Colegio el buen uso de los computadores, de acuerdo a la planificación curricular, es responsabilidad del Coordinador de Planes Complementarios la supervisión de las reuniones de coordinación con los Coordinadores de los Colegios.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO ENLACES
Elaborado por:
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Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Revisión Programa Enlaces RE - -
Presentación a Director de Educación RE I -
¿Participan? I RE -
Levantamiento Necesidades Colegios RE - -
Confección Proyecto RE - -
Confección Oficio RE I -
Visto Bueno - RE -
Envío Proyecto a MINEDUC RE - -
¿Observaciones? - - RE
Envío Observaciones - I RE
Visto Bueno I RE -
Envío Información Proyecto Aprobado - I RE
Visto Bueno I RE -
Recepción Computadores RE - -
Adecuación Espacio Físico RE - -
Coordinación Coordinadores Colegios RE - -
Instalación Computadores, (Administración y Soporte Técnico)
RE - -
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ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO
Elaborado por:
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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IV.4 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO
1. OBJETIVO
• Detallar las tareas que deben llevarse a cabo cuando el Director de un Colegio solicita
que uno o más de los trabajadores de su establecimiento realicen un curso de
perfeccionamiento.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las solicitudes de cursos de perfeccionamiento que realicen los
Directores de Colegios.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Solicitud
• Ficha Inscripción Curso Perfeccionamiento
• Oficio Rechazo
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
Página 239 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO
Elaborado por:
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO
Elaborado por:
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Coordinador Planes Complementarios Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Solicitud Curso Perfeccionamiento
Director colegio
Cuando el Director de un Colegio considere que es necesario que uno o más de los trabajadores pertenecientes al establecimiento educacional que dirige realicen un curso de perfeccionamiento, debe hacer llegar un Oficio de solicitud al Director de Educación, indicando las características del curso..
Director de Educación
El Director de Educación, al recibir el Oficio, procede a revisar los atributos del curso solicitado, para constatar que éste esté en función de la actividad que desempeña el trabajador y de las necesidades del Colegio en cuestión. Si así fuera, da su visto bueno firmando el Oficio. En caso contrario, rechaza la solicitud, también a través de un Oficio al Director del Colegio.
Cuando haya determinado aprobar la solicitud, hace entrega de los antecedentes al Coordinador de Planes Complementario, dándole la instrucción de realizar la inscripción del curso.
5.2 Inscripción Curso
Coordinador de Planes Complementarios
Con la información de los cursos y alumnos, el Coordinador de Planes Complementarios completa la Ficha de inscripción en la página web de Sofofa. Luego, comunica al Director que el curso ha sido inscrito satisfactoriamente.
Notas :
• No se aceptarán cursos de perfeccionamiento correspondientes a Diplomados o Postgrados.
• Cada trabajador podrá requerir sólo un curso por año. Si solicitara un segundo curso en ese periodo, dicha solicitud será denegada.
Plazo de Ejecución: 24 horas antes del comienzo del curso.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
Página 241 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO PERFECCIONAMIENTO
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Cursos Perfeccionamiento RE I -
¿Conforme? I RE -
Rechazo I RE -
Visto Bueno - RE I
Confección Ficha Inscripción - - RE
Inscripción en Página Web Sofofa - - RE
Aviso Curso Inscrito I - RE
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ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
Página 242 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES
Elaborado por:
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IV.5 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES
1. OBJETIVO
• Dar una pauta clara tanto respecto de las actividades que deben llevarse a cabo cuando
una persona se acerca a la Corporación solicitando rendir exámenes de validación de
estudios de Educación Básica, así como acerca de los requisitos que hacen posible dicho
proceso.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las solicitudes de rendición de exámenes libres de Educación Básica
que se realicen en la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Ficha Asistencia
• Acta
• Certificado
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
Página 243 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Postulación Exámenes libres
Postulante
Cuando una persona esté interesada en rendir exámenes libres de validación de estudios, se acerca a la Corporación, donde es remitido a conversar con el Coordinador de Planes Complementarios.
Coordinador Planes Complementarios
El Coordinador de Planes Complementarios da al postulante la información requerida para rendir exámenes libres, y lo deriva al Departamento Provincial de Educación.
Nota : Para ver el detalle de los requisitos, documentación requerida y otros aspectos de la rendición de exámenes libres, ver el anexo nº 1 del presente procedimiento.
Departamento Provincial de Educación
Cuando el Departamento Provincial de Educación determine aprobar la solicitud del postulante para que rinda exámenes libres, le entrega una Autorización física.
5.2 Exámenes Libres
Coordinador Planes Complementarios
Una vez que el postulante tiene la Autorización del Departamento Provincial de Educación, el Coordinador de Planes Complementarios le entrega las fechas en las que se le tomarán los exámenes, además del temario.
Es responsabilidad del Coordinador de Planes Complementarios tomar los exámenes al postulante y revisarlos. Debe completar la Ficha de Asistencia.
Si el postulante rinde satisfactoriamente los exámenes, el Coordinador de Planes Complementarios confecciona el Acta y el Certificado que acredita que ha rendido dichos exámenes. Esta documentación es enviada al Director del Liceo autorizado.
Director Liceo
El Director del Liceo firma el Certificado y le hace entrega del mismo a la persona que ha rendido los exámenes libres.
ÁREA PLANES COMPLEMENTARIOS Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EXÁMENES LIBRES
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Solicitud Información RE I - -
Entrega Exigencias I RE - -
Deriva a Depto. Provincial de Educación I RE - -
Entrega Autorización Exámenes libres I - RE -
Entrega Temario y Fecha Examen I RE - -
Toma de Exámenes - RE - -
Confección Ficha Asistencia - RE - -
Revisión de Exámenes - RE - -
Confección Acta y Certificados - RE - -
Envío Certificado y Acta a Liceo Autorizado - RE - I
Firma Acta y Certificado - I - RE
Entrega Certificado a Alumno - - - RE
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ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
El área de Educación Extraescolar tiene como objetivo general el promover y contribuir al desarrollo
personal de los alumnos, complementando la formación académica con actividades co-programáticas de
carácter deportivo y cultural.
OBJETIVOS DEL ÁREA
• Coordinar la organización, ejecución y control de las actividades extraescolares que se ejecutan
en cada una de las unidades educativas municipalizadas de la comuna.
• Elaborar y presentar proyectos relacionados con educación extra-escolar en materia de eventos,
implementación e infraestructura; ante el departamento provincial de educación, instituto nacional
del deporte y otros organismos externos afines a la actividad.
• Mantener informados a los colegios respecto de actividades deportivas y de recreación, provenientes de los organismos pertinentes.
• Organizar eventos deportivos y recreativos de carácter comunal y provincial para los alumnos, padres y apoderados.
ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
Página 247 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
Elaborado por:
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IV.6 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
1. OBJETIVO
• Definir y establecer las actividades que es necesario llevar a cabo para la planificación y
ejecución adecuada y eficiente de actividades distintas a las escolares, para los alumnos
de los colegios dependientes de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las actividades extraescolares que se realicen con los Colegios
dependientes de la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Plan de Trabajo Anual
• Oficio envío Plan de Trabajo Anual
• Presupuesto
• Oficio envío Presupuesto
• Oficio Aceptación / Rechazo Consejo Municipal
• Plan PADEM
• Solicitud Implementación
• Acta de Entrega
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
Página 248 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
Elaborado por:
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Plan de Trabajo Anual
Coordinador Educación Extraescolar / Asesor Colegio
Es responsabilidad del Coordinador de Educación Extraescolar, en conjunto con el Asesor de cada Colegio, definir el Plan de Trabajo Anual, el que contiene las actividades deportivas, culturales y recreativas que se realizarán durante el año. Esta planificación debe enviarse al Director de cada Colegio, a través de Oficio, al comienzo del año escolar.
Director Colegio
En reunión mensual con los Directores de Colegios, el Coordinador de Educación Extraescolar revisa el Plan de Trabajo Anual. Si es necesario hacer modificaciones en las fechas, éstas son discutidas en dicha reunión.
Coordinador Educación Extraescolar / Asesor Colegio
Se llevan a cabo las modificaciones al Plan de Trabajo Anual que fueran solicitadas por los Directores de Colegios.
5.2 Confección Presupuesto
Coordinador Educación Extraescolar
Una vez que todos los Directores de Colegio están de acuerdo con el Plan de Trabajo Anual, el Coordinador de Educación Extraescolar genera el presupuesto de los gastos que implicará el realizar las actividades extraescolares. Para confeccionarlo, se basa en las experiencias de años anteriores y algunas cotizaciones a través de páginas web. Debe presentarlo al Director de Educación.
Director de Educación
El Director de Educación revisa el presupuesto. Si tuviera alguna objeción, la informa al Coordinador de Educación Extraescolar, para que realice las modificaciones necesarias.
De estar conforme con el presupuesto, el Director de educación lo aprueba, para lo cual debe firmarlo. Luego, lo ingresa en el Plan Comunal18, y lo presenta al Consejo Municipal, a través de oficio.
18 Formato de Plan Comunal es provisto por PADEM.
ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
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5.3 Aprobación Presupuesto
Consejo Municipal
El Consejo Municipal recepciona y revisa el presupuesto. Si tuviera objeciones u observaciones, los informa al Secretario General, a través de Oficio.
Del mismo modo, si el Consejo Municipal decidiera aprobar o rechazar el presupuesto, lo informa al Secretario General, a través de Oficio.
Plazo de Ejecución : 20 días antes de que venza el plazo que la Ley impone para aprobar Presupuesto de Educación.
Secretario General
El Secretario General firma el Oficio recepcionado, provenientes del Consejo Municipal. Luego, debe traspasarlos al Director de educación.
Director de Educación
El Director de Educación recepciona el Oficio, y lo firma, en señal de que está informado de la situación. Luego, los entrega al Coordinador de Educación Extraescolar.
Coordinador Educación Extraescolar
Si el Consejo Municipal hubiera hecho reparos, el Coordinador de Educación Extraescolar realiza las modificaciones necesarias al presupuesto, y lo entrega nuevamente al Director de Educación.
Nota: En aquellos casos en los que el Consejo Municipal rechazara el presupuesto, queda a Discreción del Alcalde la entrega de un presupuesto para Actividades Extraescolares, de acuerdo a la legislación vigente.
5.4 Preparativos Actividades
Coordinador Educación Extraescolar
Alrededor de 1 mes antes del comienzo de las actividades extraescolares, el Coordinador de Educación Extraescolar, en conjunto con el Asesor de cada Colegio, comienza a coordinar con los Directores de Colegios la organización de las actividades. Esta coordinación es verbal y/o telefónica.
15 días antes del comienzo de las actividades, el Coordinador de Educación Extraescolar realiza una Solicitud de Pedido19 al área de Adquisiciones. Dicha solicitud contiene todos los implementos necesarios para las actividades, especificando cantidades y características.
19 Ver Anexo nº 2: “Solicitud de Pedido”.
ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
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Encargado de Adquisiciones
El Encargado de Adquisiciones lleva a cabo las compras solicitadas, de acuerdo al Proceso de Compras.
Coordinador Educación Extraescolar
Se recepcionan los implementos, los que son distribuidos a los distintos colegios. Debe generarse un Acta de Entrega.
Nota: La distribución puede ser realizada a través del área de Transporte o por el mismo Coordinador de Educación Extraescolar, lo que dependerá de la disponibilidad de tiempo de éste último.
Director Colegio
Al recepcionar los implementos, cada Director de Colegio deberá firmar el Acta de Entrega.
5.5 Realización Actividades
Coordinador Educación Extraescolar
Al momento de realizarse las actividades, es responsabilidad del Coordinador de Educación Extraescolar supervisarla
ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Confección Plan de Trabajo Anual (Propuesta) RE RE - - - - -
Envío a Colegios RE - I - - - -
¿Conforme? I - RE - - - -
Modificación RE RE - - - - -
Aceptación I - RE - - - -
Confección Presupuesto RE - - I - - -
¿Conforme? I - - RE - - -
Modificación RE - - - - - -
Visto Bueno - - - RE - - -
Ingreso a Plan PADEM - - - RE - - -
Presentación a Consejo Municipal - - - RE - I -
¿Conforme? - - - - - RE -
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ÁREA EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR
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E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Oficio Reparos - - - - I RE -
Visto Bueno Oficio Reparos (Secretario General) - - - I RE - -
Visto Bueno Oficio Reparos (Director Educación) I - - RE - - -
Envío Oficio Aceptación - - - I - RE -
Visto Bueno Oficio Aceptación (Secretario General)
- - - I RE - -
Visto Bueno Oficio Aceptación (Director Educación)
I - - RE - - -
Coordinación RE - - - - - -
Solicitud de Pedido Implementación RE - - - - - I
Compra - - - - - - RE
Recepción Implementos RE - - - - - -
Distribución a Colegios RE - - - - - -
Recepción y Firma Acta de Entrega R - RE - - - -
Archivo RE - - - - - -
Supervisión Evento RE - - - - - -
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ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011
Página 254 de 288
Revisión Nº1
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ÁREA INFRAESTRUCTURA
Infraestructura es el área a cargo del correcto funcionamiento y mantenimiento de las instalaciones de
establecimientos educacionales de la Corporación Municipal.
OBJETIVOS DEL ÁREA
• Coordinar y supervisar los trabajos de mantenimiento y reparación en los establecimientos
educacionales.
• Procurar el correcto funcionamiento de la infraestructura.
ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011
Página 255 de 288
Revisión Nº1
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Coordinador de Infraestructura Secretario General
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IV.7 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA
1. OBJETIVO
• Señalar y describir las actividades que se deben llevar a cabo cuando es necesario
realizar reparaciones o mantenimiento a la infraestructura de alguno de los Colegios
dependientes de la Corporación.
2. ALCANCE
• Aplicable a todas las reparaciones o mantenimiento de infraestructura que se realicen a
Colegios dependientes de la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Cotización
• Orden de Trabajo
• Solicitud de Pago
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011
Página 256 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA
Elaborado por:
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Coordinador de Infraestructura Secretario General
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
PROCESO INFRAESTRUCTURA
Jefe de Administración y
FinanzasContratista (Maestro)Coordinador de InfraestructuraDirector Colegio
Inicio
Cotización
Trabajos
Generación Orden
de Trabajo
Entrega a
Contratista
Aviso a ColegioRealización
Trabajos
Recepción
Trabajos
¿Conforme? NO
SI
Solicitud
Reparación
Entrega
Necesidades
Mantenimiento
Fin
Solicitud Pago
Contratista Pago
ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011
Página 257 de 288
Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA
Elaborado por:
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Coordinador de Infraestructura Secretario General
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Necesidades de Mantenimiento
Director Colegio
En diciembre de cada año, los Directores de Colegio deben hacer llegar al Coordinador de Infraestructura un informe con las necesidades de mantenimiento de su establecimiento. En dicho informe se debe indicar la prioridad que tiene cada trabajo a realizar.
Nota: Durante el año, también se hacen llegar necesidades de reparación. Las mismas deben hacerse llegar al Coordinador de Infraestructura, a través de Oficio.
5.2 Orden de Trabajo
Coordinador de Infraestructura
De acuerdo al informe de necesidades de mantenimiento, el Coordinador de Infraestructura debe cotizar el costo de los trabajos a realizar (al menos 3 cotizaciones). Elegirá la más conveniente, de acuerdo al costo, tiempos involucrados y referencias o experiencia con el Contratista.
Luego, debe generar la Orden de Trabajo20, la que entrega al Contratista.
Debe coordinar con el Director del Colegio la realización de los trabajos, informándole los datos del Contratista.
Contratista
El Contratista ejecuta los trabajos solicitados.
Nota: En aquellos casos en los que haya que realizar trabajos de reparación y/o mantenimiento con carácter de urgencia, no se harán cotizaciones, encomendándole el trabajo a algún Contratista disponible.
20 Ver Anexo nº3:”Orden de Trabajo”.
ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA
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5.3 Recepción Trabajos
Coordinador de Infraestructura
Una vez terminados los trabajos de mantenimiento y/o reparación de infraestructura, el Coordinador de Infraestructura debe acudir al Colegio a recepcionarlos. En caso de que detectara un trabajo mal realizado o no terminado, le solicita al Contratista corregirlo o terminarlo.
Cuando está conforme con el trabajo del Contratista, el Coordinador de Infraestructura genera una Solicitud de Pago21, la que entrega al Jefe de Administración y Finanzas. Debe adjuntar la cotización y Orden de Trabajo.
Jefe de Administración y Finanzas
El Jefe de Administración y Finanzas genera el pago al Contratista, de acuerdo al Proceso Honorarios.
21 Ver Anexo nº4:”Solicitud de Pago”.
ÁREA INFRAESTRUCTURA Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 PROCEDIMIENTO INFRAESTRUCTURA
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador de Infraestructura Secretario General
Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Entrega Necesidades Mantenimiento RE I - -
Cotización Trabajos - RE - -
Generación Orden de Trabajo - RE - -
Entrega a Contratista - RE - -
Aviso a Colegio I RE - -
Realización Trabajos - I RE -
Recepción Trabajos - RE - -
¿Conforme? - RE I -
Solicitud Reparación - RE I -
Solicitud Pago Contratista - RE - I
Pago - - - RE
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ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº1: DISPOSICIONES GENERALES SOBRE EXÁMENES
LIBRES
RESPECTO DE LOS EXÁMENES LIBRES:
� Los exámenes son elaborados y administrados por el establecimiento educacional que designe el Departamento Provincial, de acuerdo a los planes y programas vigentes para el respectivo curso, nivel y/o modalidad a validar. Asimismo, la evaluación y promoción se regirá por los respectivos reglamentos de evaluación del nivel o curso correspondiente.
� Está dirigido a las personas que hayan interrumpido sus estudios y deseen regularizarlo.
� La inscripción se realiza entre marzo y junio (menores de 18) y hasta octubre para los mayores de edad, quedando bajo la responsabilidad de la persona el tiempo que dedique a la preparación de los exámenes (Las fechas pueden variar de una región a otra. Se recomienda consultar en el Departamento Provincial correspondiente a la comuna donde vive).
� Existe la opción de rendir exámenes a la brevedad en el caso que la persona lo solicite. Esta puede realizarse durante todo el año.
� Los exámenes se rinden en la fecha que se defina con el establecimiento asignado por el Departamento Provincial de Educación. Generalmente entre octubre, noviembre y diciembre.
RESPECTO DE QUIENES PUEDEN RENDIR EXÁMENES LIBRES:
� Aquellas personas que no han realizado estudios regulares o los han interrumpido.
� Los que han realizado estudios en establecimientos educacionales no reconocidos por el Estado.
� Aquellos que han realizado estudios en el extranjero en países sin convenio con Chile.
REQUISITOS:
� El requisito básico para optar a este tipo de validación es no estar matriculado ni cursando estudios regulares el año que se desea rendir examen.
DOCUMENTOS REQUERIDOS:
� Certificado de nacimiento en el caso de menores de edad.
� Cédula de Identidad, en el caso de los mayores de edad.
� Certificados de estudio correspondientes a los cursos previos del nivel que se solicita validar, extendidos dentro de los 30 días anteriores a la inscripción por el establecimiento educacional que los otorgó, la Secretaría Regional Ministerial de Educación o el Departamento Provincial de Educación.
� Declaración jurada del interesado o apoderado o representante legal del menor, según corresponda, en que se exprese que los datos contenidos y los antecedentes acompañados a la solicitud son verídicos. La entrega de documentación falsa invalidará el proceso.
ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº2: SOLICITUD DE PEDIDO
ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº3: ORDEN DE TRABAJO
ÁREAS PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº4: SOLICITUD DE PAGO
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
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ÁREA SALUD ESCOLAR
Es responsabilidad del área de Salud Escolar el velar porque se lleven a cabo todas las actividades
necesarias para satisfacer las necesidades de salud de los alumnos de establecimientos educacionales.
OBJETIVOS DEL ÁREA
• Coordinar las actividades inherentes al Programa de Salud Escolar de la Junta Nacional de
Auxilio Escolar y Becas (JUNAEB).
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
Página 267 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Comunal Secretario General
Director de Educación
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V.1 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA DE SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)
1. OBJETIVO
• Describir claramente la forma de proceder para lograr la detección de alumnos de los
colegios que presenten problemas de salud relacionados con las áreas de oftalmología,
otorrinología y columna22.
2. ALCANCE
• Aplicable tanto a los alumnos de colegios dependientes de la Corporación, como a
aquellos pertenecientes a otros colegios donde la gestión del Programa de Salud del
Estudiante esté a cargo de la Corporación.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Oficio Información Áreas Pesquisa
• Nómina de Pesquisa
• Resumen Comunal de Necesidades de Atención
22 Para un mayor detalle respecto de los compromisos de JUNAEB y de la Comuna en el Programa de Salud del Estudiante, ver Anexo nº 1: Compromisos.
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
Página 268 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Comunal Secretario General
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
Página 269 de 288
Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Comunal Secretario General
Director de Educación
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Información Programa Anual
JUNAEB
En marzo de cada año, Junaeb hace llegar al Coordinador Comunal y a los Directores de Colegios los antecedentes relativos al Programa Anual de Salud del Estudiante.
Director Colegio
Es imperativo que cada colegio cuente con un Profesor Coordinador del Programa de Salud del Estudiante (PSE), encargado de realizar en conjunto con el Coordinador Comunal, las gestiones necesarias para asegurar la atención de los estudiantes que lo requieran en las tres etapas de implementación del Programa de Salud (Pesquisa, Screening y Atención del Especialista y Prestaciones de Apoyo). La designación del Profesor Coordinador de Salud es responsabilidad del Director de cada Colegio.
5.2 Pesquisa
JUNAEB
La JUNAEB informa al Coordinador Comunal, a través de Oficio, los cursos y las áreas a pesquisar, procedimientos, instrumentos de evaluación (cuando corresponda), criterios de derivación, entre otros datos.
Envía además las Cartas de Compromiso.
Alcalde El Alcalde firma la Carta de Compromiso con el PSE, y aprueba el nombramiento del Coordinador Comunal de PSE.
Luego en el segundo punto en el texto del Secretario General / Director de Educación después de las palabras (estar informados…) se debe agregar (y devuelven carta de compromiso.)
Secretario General / Director de Educación
Tanto el Secretario General como el Director de educación firman el Oficio enviado por la JUNAEB, acreditando así estar informados.
El Secretario General debe firmar la Carta de Compromiso, y devolverla al Coordinador Comunal.
Coordinador Comunal
Es responsabilidad del Coordinador Comunal generar y enviar a los Directores de Colegios involucrados un Oficio, poniéndolos al tanto de la información proporcionada por JUNAEB.
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)
Elaborado por:
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Coordinador Comunal Secretario General
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Director de Educación
El Director de Educación debe firmar el Oficio.
Profesor Coordinador Programa Salud del Estudiante / Profesor Jefe
Al interior de la escuela, cada Profesor Jefe, con el apoyo del Profesor Coordinador del PSE de cada Colegio, deberá pesquisar y registrar a todo estudiante con los problemas de salud que atiende el Programa.
Finalizada la pesquisa, cada Profesor Coordinador del PSE debe generar la Nómina de Pesquisa23, nómina que contiene la información de los alumnos pesquisados, la que entrega al Coordinador Comunal24.
5.3 Necesidades de Atención
Coordinador Comunal
El Coordinador Comunal debe, con la información de las Nóminas de Pesquisas de los distintos colegios, revisar y evaluar la demanda de atención levantada. Luego, elaborará un consolidado con la documentación recepcionada desde las escuelas en el formulario Resumen Comunal de Necesidades de Atención, entregándolo a la Coordinación Regional en la fecha indicada por JUNAEB.
Si existieran observaciones al Comunal de Necesidades de Atención, el Coordinador Comunal deberá solicitar al Profesor Coordinador del PSE que las aclare o corrija, e informar el resultado al Coordinador Regional.
JUNAEB (Coordinador Regional)
El Coordinador Regional recepciona la información y procede a revisarla. Si tuviera observaciones o dudas, las hace llegar al Coordinador Comunal, para que las aclare y/o corrija.
Finalmente, envía al Coordinador Comunal la Nómina Final de alumnos que pasarán a la siguiente etapa, la de Screening o Pre Diagnóstico.
23 Ver Anexo nº2: Nómina de Pesquisa. 24 En general, esta información le es entregada al Coordinador Comunal por mano, en reunión de coordinación. En caso de que esto no sea posible, le debe ser enviada por Oficio.
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA PESQUISA)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Comunal Secretario General
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Información Programa Anual RE I - - - I -
Designación Profesor Coordinador Programa de Salud del Estudiante
- RE - - - I I
Aprobación Nombramiento - - RE - - I -
Firma Carta Compromiso - - RE RE - I -
Envío Oficio Información Áreas de Pesquisa - I - - - RE I
Visto Bueno (Recepción Oficio JUNAEB) - - - RE RE - -
Generación Oficio Información Áreas de Pesquisa - - - - I RE -
Visto Bueno (Envío Oficio Colegios) - - - - RE I -
Pesquisa - - - - - R RE
Generación y Envío Nóminas Pesquisa - - - - - I RE
Emisión y Envío Resumen Comunal de Necesidades de Atención
I - - - - RE -
Revisión RE - - - - I -
¿Observaciones? RE - - - - I -
Solicitud Aclaración/Corrección RE - - - - I -
Solicitud Aclaración/Corrección - - - - - RE I
Aclaración/Corrección I - - - - I RE
Confirmación Nóminas Finales RE - - - - I -
Coordinación Atenciones - - - - - RE RE
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)
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V.2 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA DE SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)
1. OBJETIVO
• Detallar las actividades que es necesario llevar a cabo para la realización de screening o
pre diagnósticos a los estudiantes pesquisados que presenten problemas de salud
relacionados con las áreas de oftalmología, otorrinología y columna.
2. ALCANCE
• Aplicable tanto a los alumnos de colegios dependientes de la Corporación, como a
aquellos pertenecientes a otros colegios donde la gestión del Programa de Salud del
Estudiante esté a cargo de la Corporación, y que hayan sido derivados a screening o pre
diagnóstico, como resultado de le Etapa de Pesquisa25.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Nómina de Atenciones y Resultados
• Formulario Único de Ingreso
• Resumen Comunal de Necesidades de Atención
• Resumen Comunal de Necesidades de Atención 25 Para un mayor detalle respecto de los compromisos de JUNAEB y de la Comuna en el Programa de Salud del Estudiante, ver Anexo nº 1: Compromisos.
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)
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5. PROCEDIMIENTO
Nota : Algunas actividades de este proceso son realizadas por un Prestador designado por la JUNAEB, mientras que otras son responsabilidad del área de Salud de la Corporación. Esta información es determinada y proporcionada por JUNAEB. Se hará mención a estas diferencias cuando corresponda.
5.1 Coordinación Screening
Coordinador Comunal
Cuando se trate de alumnos cuyo proceso de Screening será llevado a cabo por el área de Salud de la Corporación, el Coordinador Comunal deberá generar un Oficio dirigido al Director de Salud, al Director de Educación y al Secretario General de la Corporación, solicitándoles la realización del Screening. Debe adjuntar la Nómina de Pesquisados que deben ser atendidos, indicando el colegio al que pertenecen, así como la especialidad en la que deben ser atendidos (oftalmología, otorrinología y columna).
JUNAEB
En caso de que el proceso de Screening sea realizado por un Prestador definido por JUNAEB, dicha institución deberá informar al Coordinador Comunal los datos del mismo.
Secretario General / Director de Educación / Direct or de Salud
Tanto el Secretario General, como los Directores de Educación y Salud de la Corporación, son los responsables de designar los profesionales de cada especialidad que harán el Screening, así como las fechas y horarios en que se llevará a cabo el proceso. Esta información debe ser traspasada al Coordinador Comunal.
Coordinador Comunal
Es responsabilidad del Coordinador Comunal realizar la coordinación tanto con los equipos de profesionales que realizarán el pre diagnóstico o Screening, como con los colegios.
El Coordinador Comunal debe entregar al Prestador Contratado para el Screening una fotocopia de las Nóminas de Pesquisados de los colegios que les corresponda evaluar, y calendarizar las respectivas atenciones.
5.2 Atención Screening
Prestador / Salud Corporación
El Prestador correspondiente realiza la atención de los estudiantes (Prestador designado por JUNAEB o por el área de Salud de la Corporación). Luego, deberá ingresar en la página web de la JUNAEB la información relativa a la asistencia de los estudiantes atendidos, y de su eventual
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)
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derivación al Especialista. La Nómina de Atenciones y Resultados26 debe ser impresa y entregada al Coordinador Comunal.
Profesor Coordinador Programa Salud del Estudiante
Es responsabilidad del Profesor Coordinador del PSE el completar el Formulario Único de Ingreso27, uno por cada especialidad cuando corresponda, con todos los antecedentes correctos requeridos.
Coordinador Comunal
El Coordinador Comunal debe confeccionar el Estado de Avance Comunal, a partir de la fecha y en los plazos establecidos por el Equipo Regional cada año. Este documento debe completarse y hacerse llegar a la Oficina Regional, se hayan iniciado o no las atenciones de los especialistas, completando toda la información requerida a partir de dos fuentes: registros del Pre Diagnóstico (niños examinados, pendientes y derivados en esta etapa) y Formularios Únicos de Atención de Ingreso y de Control completados por el especialista.
Cuando se trate de niños derivados a un especialista, el Coordinador Comunal deberá hacer entrega del Formulario Único de Ingreso al Profesor Coordinador del PSE de cada colegio, para que éste, a su vez, los haga llegar a los estudiantes correspondientes.
5.3 Necesidades de Atención
Coordinador Comunal
El Coordinador Comunal debe, con la información de las Nóminas de Pesquisas de los distintos colegios, revisar y evaluar la demanda de atención levantada. Luego, elaborará un consolidado con la documentación recepcionada desde las escuelas en el formulario Resumen Comunal de Necesidades de Atención, entregándolo a la Coordinación Regional en la fecha indicada por JUNAEB.
Si existieran observaciones al Comunal de Necesidades de Atención, el Coordinador Comunal deberá solicitar al Profesor Coordinador del PSE que las aclare o corrija, e informar el resultado sl Coordinador Regional.
JUNAEB (Coordinador Regional)
El Coordinador Regional recepciona la información y procede a revisarla. Si tuviera observaciones o dudas, las hace llegar al Coordinador Comunal, para que las aclare y/o corrija.
Finalmente, envía al Coordinador Comunal la Nómina Final de alumnos que pasarán a la siguiente etapa, la etapa de Screening o Pre Diagnóstico.
26 Ver Anexo nº 3: Nómina de Atenciones y Resultados. 27 Ver Anexo nº 4: Formulario Único de Ingreso o Control.
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD
DEL ESTUDIANTE (ETAPA SCREENING)
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Oficio Solicitud Atención Primaria de Salud RE I I I - -
Aceptación Atención Primaria de Salud I RE RE RE - -
Coordinación RE - - - I I
Entrega Nómina de Pesquisados RE - - - I -
Atención a Alumnos (Screening) I - - - RE I
Ingreso Nómina Atenciones y Resultados a Sistema Junaeb
- - - - RE I
Completar Formulario Único de Ingreso (Niños con Indicación Derivación)
- - - - - RE
Envío Nómina Atenciones y Resultados I - - - RE -
Confección Informe Estado Avance Comunal RE - - - - -
¿Niños Derivados? R - - - - -
Entrega Formulario Único de Ingreso RE - - - - I
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
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V.3 PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA DE SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL ESPECIALISTA Y
PRESTACIONES DE APOYO)
CONTENIDO:
1. Objetivo
2. Alcance
3. Documentos Relacionados
4. Diagrama de Flujo
5. Procedimiento (Descripción)
6. Matriz de Roles de Proceso
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
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Director de Educación
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1. OBJETIVO
• Detallar la forma de proceder para lograr la entrega de un servicio orientado a la solución
temprana a problemas de salud del Escolar que afectan de manera importante su
inserción, permanencia y desempeño en el Sistema Educativo.
2. ALCANCE
• Aplicable tanto a los alumnos de colegios dependientes de la Corporación, como a
aquellos pertenecientes a otros colegios donde la gestión del Programa de Salud del
Estudiante esté a cargo de la Corporación, y que hayan sido derivados a un Especialista,
como resultado del Proceso de Screening28.
3. DOCUMENTOS RELACIONADOS
• Formulario Único de Ingreso o Control
• Ficha Médica
• Carné de Salud Escolar
• Nómina de Atenciones y Resultados
• Informe Estado de Avance Comunal
28 Para un mayor detalle respecto de los compromisos de JUNAEB y de la Comuna en el Programa de Salud del Estudiante, ver Anexo nº 1: Compromisos.
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
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4. DIAGRAMA DE FLUJO
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
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5. PROCEDIMIENTO
5.1 Coordinación Atención
JUNAEB
El Coordinador Regional debe informar al Coordinador Comunal acerca de los cupos programados para atención por especialidad.
Coordinador Comunal
El Coordinador Comunal, con la información anterior, procederá a asignar las horas de atención a los estudiantes que así lo requieran (día, fecha, hora y lugar), y a coordinar con los colegios y los Prestadores la atención.
Cada Coordinador Comunal deberá llevar un registro de las horas entregadas para cada especialidad, tanto para el caso de los ingresos como de los controles. Además, será su responsabilidad el verificar la habilitación de un lugar apto para la atención de los niños en la comuna, en los casos en que los especialistas se trasladen a ella, de acuerdo a las necesidades y condiciones del tipo de atención que se realizará. De no ser así, ha de informar a JUNAEB para buscar alternativas de solución conjuntas.
En cada lugar de atención deberán existir afiches visibles, material de difusión del PSE e información/ señalización para los apoderados respecto a la distribución de espacios en el lugar en que se prestan servicios del Programa (box de atención, sala de espera, baños, etc.).
Nota : Cabe señalar que los prestadores del PSE no podrán realizar atenciones con posterioridad a la fecha definida por JUNAEB, ya que el cierre anual de caja impide el pago de servicios entregados fuera de plazo. Es responsabilidad de la comuna resolver problemas suscitados por la programación y ejecución de actividades que no puedan ser incluidas en los pagos de JUNAEB.
5.2 Atención
Prestador
El Prestador lleva a cabo la atención.
El estudiante deberá presentarse a la atención del especialista - ya sea para primera consulta o control – con el original y sus tres copias del Formulario Único de Ingreso o del Formulario Único de Control, con todos los antecedentes que en éste se solicitan, según corresponda y en el lugar, día y hora señalado por el Coordinador Comunal.
Ningún niño podrá ser atendido si no se presenta con este formulario o el mismo está incompleto. El prestador está facultado a rechazar la atención de un niño que no cumpla con este requisito, ateniéndose a que JUNAEB no cancelará atenciones sin informes o incompletos.
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
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Cuando se trate de ingresos, el Prestador generará la Ficha Médica del estudiante atendido. Una vez realizada la atención, debe ingresar la información de la misma en el Formulario Único de Ingreso o Control29, según corresponda.
A todos los estudiantes que requieran controles posteriores, con diagnóstico de alguna de las patologías del programa, el especialista les entregará el Carné de Salud Escolar, registrando en él el diagnóstico, indicaciones de tratamiento y fecha del próximo control. Este formulario es para uso del apoderado, quien lo deberá presentar cada vez que le corresponda control médico.
Es importante considerar en esta etapa, que habrá niños que requieran un control antes del año, estos casos serán aquellos con indicación de tratamientos tales como ejercicios ortópticos; medicamentos y Kinesiterapia. Estos estudiantes, una vez terminado su tratamiento, deberán volver con un Informe emitido por el prestador de apoyo al Coordinador Comunal, quién emitirá un nuevo Formulario Único de Control, adjuntando el informe del tratamiento. El prestador adjuntará este informe a la Ficha Médica.
Paralelamente, durante esta primera etapa se prepara, deriva y atiende a los estudiantes ingresados al PSE en años anteriores, es decir, Controles. Es responsabilidad de la comuna recuperar el máximo de niños en tratamiento para la realización de sus controles anuales (hasta que sean dados de alta por el especialista o cursen niveles educacionales no cubiertos por el programa).
La información relativa a la asistencia de los estudiantes atendidos, y de los resultados de dicha atención deberá ser ingresada en la página web de la JUNAEB. La Nómina de Atenciones y Resultados30 debe ser impresa y entregada al Coordinador Comunal.
Notas :
• En las tres especialidades, eventualmente se ofrecen cirugías de las patologías cubiertas, de acuerdo a la disponibilidad anual de recursos del Programa, por lo que se recomienda llevar un registro permanente de los estudiantes con indicaciones de cirugía que contenga nombre, rut, diagnóstico, previsión, curso y establecimiento.
• Respecto al rendimiento especialista, se reitera el máximo de atención es de 6 niños por hora, con un límite de 8 horas diarias. La responsabilidad de este control corresponde al Coordinador Regional, con el apoyo del Coordinador Comunal.
29 Ver Anexo nº 4: Formulario Único de Ingreso o Control. 30 Ver Anexo nº 3: Nómina de Atenciones y Resultados.
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PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
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Coordinador Comunal
El Coordinador Comunal debe confeccionar el Estado de Avance Comunal, Confeccionar el Estado de Avance Comunal, a partir de la fecha y en los plazos establecidos por el Equipo Regional cada año. Este documento debe ser completado y enviado a la Oficina Regional, se hayan iniciado o no las atenciones de los especialistas, ingresando toda la información requerida a partir de dos fuentes: registros del Pre Diagnóstico (niños examinados, pendientes y derivados en esta etapa) y Formularios Únicos de Atención de Ingreso y de Control completados por el especialista.
Éste debe realizarse con la información completa, incluyendo todas las acciones realizadas hasta el último día hábil de cada mes que se informa.
El Estado de Avance es acumulativo, es decir, las atenciones de cada mes que se informa deben ser sumadas en cada columna a las atenciones informadas el mes anterior, registrando el total de la suma en cada casilla.
ÁREA SALUD ESCOLAR Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1
PROCEDIMIENTO JUNAEB: PROGRAMA SALUD DEL
ESTUDIANTE (ETAPA ATENCIÓN DEL
ESPECIALISTA Y PRESTACIONES DE APOYO)
Elaborado por:
Revisado por: Aprobado por:
Coordinador Comunal Secretario General
Director de Educación
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6. MATRIZ DE ROLES DE PROCESO
R: Responsable
E: Ejecuta
A: Asesora / Asiste
I: Informado
Envío Cupos Programados RE I -
Asignación de Horas de Atención - RE I
Coordinación con Prestador y Colegios - RE RE
Atención a Alumnos - I RE
Apertura de Ficha Médica - - RE
Ingreso de Diagnóstico a Formulario Único de Ingreso/Control
- - RE
¿Requiere Control Posterior? - - RE
Entrega Carné de Salud Escolar - - RE
Ingreso Nómina Atenciones y Resultados a Sistema Junaeb
- - RE
Envío Nómina Atenciones y Resultados - I RE
Confección Informe Estado Avance Comunal I RE -
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ÁREAS COORDINACIÓN PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº1: COMPROMISOS
Compromisos y Obligaciones de JUNAEB - Región Metr opolitana
• Brindar atenciones médicas de especialistas en las áreas de oftalmología, Otorrinología, y columna, incluidos los respectivos tratamientos resolutivos de las patologías cubiertas y la entrega de elementos terapéuticos necesarios (lentes, audífonos, corsé) para todos los niños diagnosticado con daño por los médicos especialistas del programa de acuerdo ala disponibilidad presupuestaria.
• Gestionar en conjunto con la comuna la implementación del programa, creando una red expedita con los prestadores y los diferentes actores del ámbito de educación y salud comunal, asegurando la detección y atención de los niños con patología y evitando incorporar niños sanos al sistema.
• Supervisar y acompañar a todos los actores de la red, tales como: profesor encargado del establecimiento, coordinador comunal, directores de atención Primaria y otros; en el cumplimiento de los procedimientos de implementación y gestión del programa
Compromisos de la Comuna
• Nombrar a un(a) profesional en adelante Coordinador(a) Comunal para el PSE, cuya principal función será la de gestionar el programa, tanto en los establecimientos municipales como particulares subvencionados de la comuna, estableciendo nexos entre los Centros Educativos, Consultorios de atención Primaria y JUNAEB.
• Disponer, a través de la Dirección de Salud Comunal, que los Consultorios de Atención Primaria atiendan a todos los escolares pesquisados por el profesor, sin discriminar si este proviene del sistema municipal o particular subvencionado; o en su defecto implementar alguna otra instancia de Atención Primaria de Salud para los escolares, determinada por la comuna.
• Nombrar a un Coordinador(a) de Atención Primaria en Salud (APS), de la comuna (profesional o paramédico) que asuma la responsabilidad de gestionar y coordinar las acciones de salud escolar de los distintos consultorios participantes en el programa.
• Nominar, a través de la Dirección de Educación Comunal, a un profesor(a) Encargado(a) del Programa de Salud en cada establecimiento educacional adscrito, quien será responsable de coordinar las acciones que aseguren la atención de salud escolar en cada establecimiento.
ÁREAS COORDINACIÓN PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº2: NÓMINA PESQUISA
ÁREAS COORDINACIÓN PLANES COMPLEMENTARIOS, EDUCACIÓN EXTRAESCOLAR E INFRAESTRUCTURA
Fecha: Febrero 2011
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Revisión Nº1 ANEXOS
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ANEXO Nº3: NÓMINA DE ATENCIONES Y RESULTADOS
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