introducció a la gestió eficient del correu electrònic

Com millorar la nostra productivitat amb un ús eficient del correu electrònic

Ramon Costa, 2013 @ramoncosta

Ramon Costa i Pujol

•  Diplomat en Direcció General per EADA •  Enginyer en Informàtica i Máster en Pedagogia

per la UPC. •  Postgrau en Formació de Formadors per la UOC

•  Project Director del Centre d’Innovació en Productivitat de Microsoft (MICProductivity).

•  Dynamic Partner i cofundador d’inPreneur.

•  Docent dels estudis d’Informació i Documentació de la UOC

•  Professor associat a EU Gimbernat (UAB) •  Professor associat sènior a EADA.

www.ramoncosta.net www.iproductividad.com www.actioningorganizations.com www.canyaalcancer.net Twitter: @ramoncosta LinkedIn: ramoncosta Facebook: Prof.RamonCosta Slideshare: rcosta Youtube: pgpsi

El nostre gran amic (i enemic): el correu electrònic

… una eina més que cal saber utilitzar …

Primera pregunta a fer-nos

El correu electrònic és el canal més adequat per a l'objectiu de la comunicació?

Comunicació, col·laboració i xarxes socials

Eines de comunicació

Entorns i espais de col·laboració

Xarxes socials i empresa 2.0

Eines de comunicació Correu electrònic Missatgeria instantània Audioconferència Videoconferència Missatgeria corporativa Telefonia fixa Telefonia mòbil Presència Integració centraleta ...

Eines col·laboratives Pissarra compartida, accés remot a eines, agendes, documents, calendaris, aplicacions, escriptori Compartició calendaris Reunions virtuals Intranet, extranet, ...

Web 2.0 per a la comunicació i col·laboració

Blogs i microblogging Wikis, Fonts RSS, Xarxes socials, ...

Diferents eines per a diferents usos Eines Comunicació interna

Correu “… quan puguis, ho mires…”

Missatgeria instantània “… ho resolem en 5 minuts…”

Blog intern “… per a la vostra informació…”

Tweets (microblog) “… per si fos del vostre interès…”

Eines Col·laboració interna

Espais col·laboratius Tasques conjuntes

Missatgeria instantània

Col·laboració en temps real

Wiki Per a informació viva i en canvi

Fórums Espais de debat

Per a començar a ser productiu amb el correu electrònic…

•  Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els correus electrònics per evitar interrupcions.

•  Llegir LIFO (Last In-First Out)

•  La regla de les 4 Ds.

•  Ser executiu amb els correus executius

•  La regla dels 2 minuts

•  Qüestionar-se les persones que han de rebre el correu que volem enviar.

•  No 'Respondre a Tots' per defecte

… sobre continguts i formats…

•  Evitar distribuir informació crítica a través de correu •  No enviar fitxers adjunts pesats •  Revisar el contingut i els destinataris del missatge

abans d'enviar-lo •  Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics •  Intentar tractar un sol assumpte a cada correu •  Evitar escriure acrònims en els missatges •  Evitar escriure correus en majúscules i usant colors •  Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme •  Concedir importància al títol del Correu •  Utilitzar recursos d'escriptura •  Introduir i finalitzar un correu •  Correus continguts en l'Assumpte

… i algunes darreres practiques… •  Treball amb vàries adreces de correu •  No dir en un correu el que no diríem ‘cara a

cara’

•  Aplicar regles de correu o filtres •  Aplicar regles de colors a correus electrònics •  Ús de fonts RSS

•  Eliminar subscripcions

•  Convocatòries de reunions

•  Activar el ‘out of office’

•  Estructura en carpetes i subcarpetes

Referencies, bibliografia

http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

Gràcies!

Ramon Costa

ramonc@micproductivity.com ramon@inpreneur.com

@ramoncosta