introducció a la gestió eficient del correu electrònic
TRANSCRIPT
Com millorar la nostra productivitat amb un ús eficient del correu electrònic
Ramon Costa, 2013 @ramoncosta
Ramon Costa i Pujol
• Diplomat en Direcció General per EADA • Enginyer en Informàtica i Máster en Pedagogia
per la UPC. • Postgrau en Formació de Formadors per la UOC
• Project Director del Centre d’Innovació en Productivitat de Microsoft (MICProductivity).
• Dynamic Partner i cofundador d’inPreneur.
• Docent dels estudis d’Informació i Documentació de la UOC
• Professor associat a EU Gimbernat (UAB) • Professor associat sènior a EADA.
www.ramoncosta.net www.iproductividad.com www.actioningorganizations.com www.canyaalcancer.net Twitter: @ramoncosta LinkedIn: ramoncosta Facebook: Prof.RamonCosta Slideshare: rcosta Youtube: pgpsi
El nostre gran amic (i enemic): el correu electrònic
… una eina més que cal saber utilitzar …
Primera pregunta a fer-nos
El correu electrònic és el canal més adequat per a l'objectiu de la comunicació?
Comunicació, col·laboració i xarxes socials
Eines de comunicació
Entorns i espais de col·laboració
Xarxes socials i empresa 2.0
Eines de comunicació Correu electrònic Missatgeria instantània Audioconferència Videoconferència Missatgeria corporativa Telefonia fixa Telefonia mòbil Presència Integració centraleta ...
Eines col·laboratives Pissarra compartida, accés remot a eines, agendes, documents, calendaris, aplicacions, escriptori Compartició calendaris Reunions virtuals Intranet, extranet, ...
Web 2.0 per a la comunicació i col·laboració
Blogs i microblogging Wikis, Fonts RSS, Xarxes socials, ...
Diferents eines per a diferents usos Eines Comunicació interna
Correu “… quan puguis, ho mires…”
Missatgeria instantània “… ho resolem en 5 minuts…”
Blog intern “… per a la vostra informació…”
Tweets (microblog) “… per si fos del vostre interès…”
Eines Col·laboració interna
Espais col·laboratius Tasques conjuntes
Missatgeria instantània
Col·laboració en temps real
Wiki Per a informació viva i en canvi
Fórums Espais de debat
Per a començar a ser productiu amb el correu electrònic…
• Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els correus electrònics per evitar interrupcions.
• Llegir LIFO (Last In-First Out)
• La regla de les 4 Ds.
• Ser executiu amb els correus executius
• La regla dels 2 minuts
• Qüestionar-se les persones que han de rebre el correu que volem enviar.
• No 'Respondre a Tots' per defecte
… sobre continguts i formats…
• Evitar distribuir informació crítica a través de correu • No enviar fitxers adjunts pesats • Revisar el contingut i els destinataris del missatge
abans d'enviar-lo • Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics • Intentar tractar un sol assumpte a cada correu • Evitar escriure acrònims en els missatges • Evitar escriure correus en majúscules i usant colors • Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme • Concedir importància al títol del Correu • Utilitzar recursos d'escriptura • Introduir i finalitzar un correu • Correus continguts en l'Assumpte
… i algunes darreres practiques… • Treball amb vàries adreces de correu • No dir en un correu el que no diríem ‘cara a
cara’
• Aplicar regles de correu o filtres • Aplicar regles de colors a correus electrònics • Ús de fonts RSS
• Eliminar subscripcions
• Convocatòries de reunions
• Activar el ‘out of office’
• Estructura en carpetes i subcarpetes
Referencies, bibliografia
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010