la gestió eficient del correu electrònic - lleida - 25/11/2014
TRANSCRIPT
Com millorar la nostra productivitat amb
un ús eficient del correu electrònic
Ramon Costa
Project & Change Director Partner
MICProductivity
Lleida, 25 de novembre de 2014
El nostre gran amic (i enemic):
el correu electrònic
… una eina més
que cal saber utilitzar …
Primera pregunta a fer-nos
El correu electrònic és el canal més adequat
per a l'objectiu de la comunicació?
Comunicació, col·laboració
i xarxes socials
Eines de
comunicació
Entorns i espais
de col·laboració
Xarxes socials
i empresa 2.0
Eines de comunicació
Correu electrònic
Missatgeria instantània
Audioconferència
Videoconferència
Missatgeria corporativa
Telefonia fixa
Telefonia mòbil
Presència
Integració centraleta
...
Eines col·laboratives
Pissarra compartida, accés remot
a eines, agendes, documents,
calendaris, aplicacions, escriptori
Compartició calendaris
Reunions virtuals
Intranet, extranet, ...
Web 2.0 per a la comunicació
i col·laboració
Blogs i microblogging
Wikis, Fonts RSS,
Xarxes socials, ...
Diferents eines per a diferents usos
Eines Comunicació interna
Correu “… quan puguis, ho mires…”
Missatgeria instantània “… ho resolem en 5 minuts…”
Blog intern “… per a la vostra informació…”
Tweets (microblog) “… per si fos del vostre interès…”
Eines Col·laboració
interna
Espais col·laboratius Tasques
conjuntes
Missatgeria
instantània
Col·laboració
en temps real
Wiki Per a
informació viva
i en canvi
Fórums Espais de
debat
Per a començar a ser productiu
amb el correu electrònic…
• Mantenir horaris fixos a l'hora de processar els
correus electrònics per evitar interrupcions.
• Llegir LIFO (Last In-First Out)
• La regla de les 4 Ds.
• Ser executiu amb els correus executius
• La regla dels 2 minuts
• Qüestionar-se les persones que han de rebre el
correu que volem enviar.
• No 'Respondre a Tots' per defecte
… sobre continguts i formats…
•Evitar distribuir informació crítica a través de correu
•No enviar fitxers adjunts pesats
•Revisar el contingut i els destinataris del missatge abans
d'enviar-lo
•Ser breu a l'hora de redactar els correus electrònics
•Intentar tractar un sol assumpte a cada correu
•Evitar escriure acrònims en els missatges
•Evitar escriure correus en majúscules i usant colors
•Evitar la utilització de la ironia o el sarcasme
•Concedir importància al títol del Correu
•Utilitzar recursos d'escriptura
•Introduir i finalitzar un correu
•Correus continguts en l'Assumpte
… i algunes darreres practiques…
•Treball amb vàries adreces de correu
•No dir en un correu el que no diríem ‘cara a
cara’
•Aplicar regles de correu o filtres
•Aplicar regles de colors a correus electrònics
•Ús de fonts RSS
•Eliminar subscripcions
•Convocatòries de reunions
•Activar el ‘out of office’
•Estructura en carpetes i subcarpetes
Referencies, bibliografia
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010
Gràcies!
Ramon Costa
Project & Change Director Partner
MICProductivity
Lleida, 25 de novembre de 2014