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Guía para el monitoreo y seguimiento de los Servicios de
información de las Bibliotecas Universitarias
Octubre 2018
Introducción La presente guía para el monitoreo y seguimiento de los servicios de información que ofrecen las bibliotecas universitarias, unidades de información y centros de documentación, pretende establecer algunos líneamientos generales que permitan institucionalizar el proceso de generación de información producto de los servicios que ofertan las bibliotecas. Esto, con el propósito de generar información que respalde los informes de gestión de las bibliotecas y unidades de información, atendiendo al cumplimiento de los planes estratégicos, operativos anuales y trimestrales de las acciones y actividades que se desarrollan en las bibliotecas. En este sentido, se presenta el flujograma de trabajo y su interpretación, este intenta señalar el camino a recorrer en este proceso, las principales actividades a desarrollar y las evidencias que se deben generar. Para garantizar las evidencias e insumos para la construcción de los informes institucionales tanto trimestrales como anuales, informe físiso financiero del CNU y los informes para el consorcio peri-CNU se requiere de todo un sistema de información institucionalizado en nuestras bibliotecas, con sus fechas establecidas y definidos los responsables de la generación y elaboración de los mismos. Asi mismo, es importante garantizar la coherencia de los formatos, en este caso, para darle salida a las bibliotecas y centros que funcionan como sistema,asi mismo, garantizar el flujo de la información tanto a nivel de la institución como hacia el consorcio según fechas definidas. Los formatos que se presentan son ejemplos, estos pueden ser adaptados a la necesidad y requerimiento de la institución de educación superior, lo importante es que los datos que se recopilen respondan a la institución y a lo que solicita el CNU. Todos estos elementos, pueden formar parte de los manuales de procedimientos o de los sistemas de información de nuestras bibiotecas, de manera que nos permita gerenciar con eficacia y eficiencia. También, es necesario destacar que muchos de estos datos, pueden ser generados por sistemas automatizados, según disponibilidad de cada universidad y sistema bibliotecario, así mismo, pueden ser trabajados de manera manual, sin embargo, todo apunta a construir todo un sistema de información que sea ágil y eficiente, de acuerdo a los requerimientos de las IES y sobre todo, de los procesos de acreditación de nuestras universidades y unidades de información.
Flujograma para el monitoreo y seguimiento informes Bibliotecas
Plan estratégico de la
universidad y Plan de Mejoras
Sesiones de trabajo y/o
reuniones Consejos técnicos e
instancias toma de decisiones
Evidencia Informe de gestión trimestral y anual
Formato institucional y CNU
Fin
Directores /as y equipos de trabajo elaboran
informes de gestión trimestral y anual
Inicio
Plan Operativo Anual de la Unidad de Información, Bibliotecas o Sistema bibliotecario. Incluye acciones del Plan de marketing y ALFIN.
Reportes estadísticos mensuales: Registros de servicios. Registro de estadisticas de uso Bases de datos suscritas y de acceso libre
Evidencias
Documentos reportes estadisticos
mensuales. Según formatos IES y CNU. Fotografías. Check list actividades
mensuales.
-
Directores/as dan
seguimiento a Check
list. Revisión
cumplimiento
Plan operativo trimestral Equipos de trabajo
Evidencia Reportes trimestrales
Interpretación de los símbolos utilizados en el flujograma. Indica inicio / fin de un proceso
Actividad a desarrollar Punto de control / decisión Enlace con otro procesos
Evidencia Evidencia
Cronograma para la articulación de informes: Bibliotecas y Centros de Documentación
Fechas de corte de información y elaboración de informes estadisticos de jefes de áreas de las unidades de información, bibliotecas sedes, extensiones universitarias y/o Centros de documentación.
20 de cada mes 25 de cada mes
Entregan a jefes inmediatos Jefes inmediatos elaboran consolidados de informes según áreas de trabajo
Monitoreo de actividades según plan de trabajo operativo (CHECK LIST)
25 de cada mes Última semana del trimestre
Directores de Bibliotecas Jefes de áreas
Elaboración de informes trimestrales e Informe del CNU
Trimestre (última semana del trimestre correspondiente).
Jefes de áreas Directores de Bibliotecas
Elaboración de informes Peri-CNU Julio / Noviembre Equipos Peri-CNU Directores de Bibliotecas
Elaboración de informe anual y rendición social de cuentas
Diciembre y enero Equipos Peri-CNU Directores de Bibliotecas
Ejemplo de CHECK LIST Bibliotecas:
No Actividades Responsables Fechas de cumplimiento
Check List
Observación
Si No
1 Aprobación de la Política de Selección y Adquisición de materiales bibliográficos
CUU / Directora de Bibliotecas
II Trimestre 2017
X Cumplida. Pendiente la edición y
publicación del documento final.
2 Selección de títulos de libros a adquirir según programas de asignaturas (Material impreso).
Directora / Resp. de Bibliotecas / Secretarias académicas
I y II Trimestre 2017
X
3 Construcción de Portal digital de libros digitales (INTRANET).
Dirección de SITICI y Bibliotecas.
III Trimestre 2017
X Depende de la asignación de informático.
4 Elaboración de listados de libros a actualizar por carrera (Bibliografía básica).
Directora de Bibliotecas y Resp. De Bibliotecas..
I y II Trimestre 2017
X
5 Reproducción de material bibliográfico según requerimientos.
Resp. De Bibliotecas.
I Trimestre X
6 Adquisición de material bibliográfico sobre cultura, lenguas de las regiones del Caribe nicaragüense y perspectiva intercultural de género
Responsables de Bibliotecas. Secretarias académicas, administración recintos
I y II Trimestre X
Formatos: No. 1.1 Formato Informe Físico y Financiero para el CNU. Bibliotecas y Centros de Documentación
BIBLIOTECAS Y CENTROS DE DOCUMENTACIÓN URACCAN 2016
Número de Bibliotecas en Sede Central 4
Número de Bibliotecas en Sedes Regionales 3
Número de Centros de Documentación especializados 4
Acervo Bibliográfico (Número de títulos) 35,434
Acervo Bibliográfico (Número de ejemplares) 123,457
Adquisiciones (Número de títulos) 1,125
Adquisiciones (Número de ejemplares) 4,284
Número de servicios brindados 179,268
Número de servicios brindados a Estudiantes 167562
Número de servicios brindados a Docentes 11706
Número de servicios brindados a usuarios virtuales 125
Número de descargas de artículos o libros de bases de datos suscritas 8348
Número de descargas de documentos en repositorios o bases de datos locales de bibliotecas
1840
Número de bases de datos 28
Número de bases de datos en suscripciòn 13
Número de bases de datos de acceso libre 15
Número de usuarios capacitados en uso y manejo de bases de datos 1900
Número de estudiantes capacitados 1685
Número de docentes capacitados 215
TOTAL 537,016
Ejemplo de llenado cuadro CNU: El número de servicios brindados a estudiantes y docentes, debe coincidir con el número total de servicios brindados.
Elementos del informe físico y financiero del CNU 1.2 Valoración cualitativa global de la docencia en el año: Logros y Dificultades. Perspectivas para el próximo
año. ( Este item pertenece al informe del CNU).
1.3 Logros
1.4 Actividades de impacto en la función
1.5 Dificultades
1.6 Perspectivas
Formatos
MATERIALES DE INFORMACION TOTAL DISPONIBLE EN BIBLIOTECA TIPO DE MATERIAL
UNAN- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI UNA UCA UPOLI
EIAG
UCATSE
BICU
URACCAN
TOTAL
T E T E T E T E T E T E T E T E T E T E LIBROS Y DOCUMENTOS
MAT. AUDIOV. ELECTRONICOS
REVISTAS
OTROS
MATERIALES DE INFORMACION ADQUIRIDOS EN 201
TIPO DE MATERIAL
UNAN- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI UNA
UCA UPOLI
EIAG
UCATSE
BICU
URACCAN
TOTAL
T E T E T E T E T E T E T E T E T E T E
LIBROS Y DOCUMENTOS
MAT. AUDIOV.
ELECTRONICOS
REVISTAS
OTROS
INFORMACION DE BIBLIOTECAS PARA INFORME DE RENDICION SOCIAL DE CUENTAS
201
SERVICIOS BRINDADOS EN LA BIBLIOTECA Año:
TIPO DE SERVICIO
UNAN- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI UCA UPOLI EIAG UCATSE BICU URACCAN TOTAL
DOMICILIO SALA
PRESTAMO INTERB.
FOTOCOPIA INTERNET
OTROS (Describalos)
Total
TIPOS DE USUARIOS A LOS QUE SE LES BRINDARON ESTOS SERVICIOS EN LA BIBLIOTECA 2017
TIPO DE SERVICIO UNAN
- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI
UCA
UPOLI
EIAG
UCATSE
BICU
URACCAN
TOTAL
ESTUDIANTES DOCENTES
ADMINISTRATIVOS
EXTERNOS OTROS
(Investigadores)
Total
CAPACITACIONES BRINDADAS EN USO DE BASES DE DATOS PERii POR LA BIBLIOTECA 2017 Tipos de usuarios
UNAN- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI UCA UPOLI EIAG UCATSE BICU URACCAN TOTAL
ESTUDIANTES DOCENTES PERSONAL
OTROS TOTAL
NUMERO DE PERSONAL QUE DISPONE LA BIBLIOTECA ACTUALMENTE Tipos de usuarios UNAN
- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI
UCA
UPOLI
EIAG
UCATSE
BICU
URACCAN
TOTAL
PROFESIONALES BIBLIOTECOLOGIA Y GESTION DE
INF.
TECNICOS EN BIBLIOTECOLOGIA Y GESTION DE
INF
PROFESIONALES EN OTRAS CARRERAS
TECNICOS EN OTRAS CARRERAS
INFORMATICOS ADMINISTRATIVO
S
TOTAL
BASES DE DATOS QUE DISPONE LA BIBLIOTECA TIPO DE ACCESO
UNAN- LEON
UNAN- MANAGUA
UNI UCA UPOLI EIAG UCATSE BICU URACCAN TOTAL
SUSCRIPCION. LIBRE ACCESO
OTROS (DESCRIBALO)
TOTAL
UNIDADES DE INFORMACION ACTUALES EN LAS UNIVERSIDADES DEL CNU TIPO DE SERVICIO UNAN-
LEON UNAN- MANAGUA
UNI UCA UPOLI EIAG UCATSE BICU URACCAN TOTAL
BIBLIOTECA UNIVERSITARIA
BIBLIOTECAS SEDES REGIONALES
BIBLIOTECAS FACULTADES
CENTROS DE DOCUMENTACION ESPECIALIZADOS
OTROS (Describalos)
Total
Formatos para informes mensuales, trimestrales y anuales – según indicadores de cada universidad Cuadro No. 1 Colecciones consultadas por tipo de préstamos. Sala y aula
COLECCIONES CONSULTADOS, Bibliotecas Trim No.
BIBLIOTECAS Bonanza Rosita Siuna Waslala
TOTAL COLECCIONES / PRÉSTAMOS EN SALA, AULA
Sub T. Sub T. Est Doc Inv P.
Adm Otros Sub T. Sub T.
Administración
Agroforestal
Ciencias de la Educación
Ciencias Sociales Con Mención En Desarrollo Local
Comunicación Intercultural
Contabilidad Pública y Auditoria
Cultura Física
Diccionarios
Enciclopedias
Ecoturismo
Educación Intercultural Bilingüe
Enfermería Intercultural
Escuela de Liderazgo
Especialización del Inglés como Segunda Lengua
Género
Gestión Cultural
Historia
Historia de la Costa Caribe Nicaragüense
Informática Administrativa
Ingeniería Civil
Ingeniería en Sistemas de la Información
Interculturalidad
Libros en lenguas Regionales
Mapas
Maestría en Antropologia Social
Maestría Agronegocios
Maestría Comunicación Intercultural
Maestría Contabilidad Pública y Auditoria
Maestría Cosmovisión del Buen Vivir/Vivir Bien
Maestría Didácticas de las Matemáticas
Maestría Desarrollo con Identidad con Mención en Gobernabilidad
Maestria Docencia Universitaria
Maestría en Planificación y desarrollo
Medicina Intercultural
Medicina Veterinaria
Metodología de la Investigación
Monografías y Tesis
Obras Generales
Pesca
Pedagogía con Mención en Educación
Psicología en contextos interculturales
Revistas
Sociología
Trabajos de Fin de cursos
Zootecnia
TOTALES
Cuadro No. 2 Colecciones consultadas por tipo de préstamos a domiciio
COLECCIONES CONSULTADOS, 201 TRIM No.
BIBLIOTECAS Bonanza Rosita Siuna Waslala
TOTAL COLECCIONES / PRÉSTAMOS EN DOMICILIO
Sub T. Sub T. Est Doc Inv P.
Adm Otros Sub T. Sub T.
Administración
Agroforestal
Ciencias de la Educación
Ciencias Sociales Con Mención En Desarrollo Local
Comunicación Intercultural
Contabilidad Pública y Auditoria
Cultura Física
Diccionarios
Enciclopedias
Ecoturismo
Educación Intercultural Bilingüe
Enfermería Intercultural
Escuela de Liderazgo
Especialización del Inglés como Segunda Lengua
Género
Gestión Cultural
Historia
Historia de la Costa Caribe Nicaragüense
Informática Administrativa
Ingeniería Civil
Ingeniería en Sistemas de la Información
Interculturalidad
Libros en Lenguas Regionales
Mapas
Maestría en Antropologia Social
Maestría Agronegocios
Maestría Comunicación Intercultural
Maestría Contabilidad Pública y Auditoria
Maestría Cosmovisión del Buen Vivir/Vivir Bien
Maestría Didácticas de las Matemáticas
Maestría Desarrollo con Identidad con Mención en Gobernabilidad
Maestria Docencia Universitaria
Maestría en Planificación y Desarrollo
Medicina Intercultural
Medicina Veterinaria
Metodología de la Investigación
Monografías y Tesis
Obras Generales
Pesca
Pedagogía con Mención en Educación
Psicología en contextos interculturales
Revistas
Sociología
Trabajos de Fin de Cursos
Zootecnia
TOTALES
Cuadro No. 3 Colecciones consultadas por tipo de usuarios
COLECCIONES CONSULTADAS POR TIPOS DE USUARIOS, 201 TRIM No.
BIBLIOTECAS Bonanza Rosita Siuna Waslala
Total COLECCIONES Est Doc Inv
P. Adm
Otros Sub T.
Sub T. Est Doc Inv P.
Adm Otros
Sub T.
Sub T.
Administración
Agroforestal
Ciencias de la Educación
Ciencias Sociales Con Mención En Desarrollo Local
Comunicación Intercultural
Contabilidad Pública y Auditoria
Cultura Física
Diccionarios
Enciclopedias
Ecoturismo
Educación Intercultural Bilingüe
Enfermería Intercultural
Escuela de Liderazgo
Especialización del Inglés como Segunda Lengua
Género
Gestión Cultural
Historia
Historia de la Costa Caribe Nicaragüense
Informática Administrativa
Ingeniería Civil
Ingeniería en Sistemas de la Información
Interculturalidad
Lenguas Regionales
Mapas
Maestría en Antropologia Social
Maestría Agronegocios
Maestría Comunicación Intercultural
Maestría Contabilidad Pública y Auditoria
Maestría Cosmovisión del Buen Vivir/Vivir Bien
Maestría Didácticas de las Matemáticas
Maestría Desarrollo con Identidad con Mención en Gobernabilidad
Maestria Docencia Universitaria
Maestria En Planificación y Desarrollo con Identidad
Medicina Intercultural
Medicina Veterinaria
Metodología de la Investigación
Monografías y Tesis
Obras Generales
Pesca
Pedagogía con Mención en Educación
Psicología en contextos interculturales
Revistas
Sociología
Trabajos de Fin de cursos
Zootecnia
TOTALES
Cuadro No. 4 Consolidado usuarios atendidos según tipo, sexo y etnia
TIPOS DE USUARIOS POR SEXO Y ETNIA Bibliotecas, I Trimestre No. TRIM Año:
Bibliotecas Tipo de Usuario
Sexo Etnia Totales
Fem Masc TOTAL Mk My G R Mz Cr Otros
La Luz
Estudiantes
Docentes
Investigadores
Personal admin
Otros Usuarios
Subtotales
El Camino
Estudiantes
Docentes
Investigadores
Personal admin
Otros Usuarios
Subtotales
Flor de Pino
Estudiantes
Docentes
Investigadores
Personal admin
Otros Usuarios
Subtotales
TOTALES URACCAN
Mk: Miskitu. My: Mayangna G: Garífuna R: Rama. Mz: Mestizos Cr: Creoles Otros Cuadro No. 5 Control materiales bibliográficos : Trimestral y anual
BIBLIOTECAS /
Total libros
Trabajos de fin de curso existente
Total revistas
Total materiales
electrónicos/digitales
Total monografías y tesis
Materiales audio visuales
Mapas Total materiales bibliográficos
T E T E T E T T E T T T E
Biblioteca 1
Sede 1
SUB TOTAL
Biblioteca 2
CEDOC
CEDOC
CEDOC
SUB TOTAL
Bibioteca 3
Sede 1
Sede 2
Sede 3
SUB TOTAL
Biblioteca 4
CEDOC
SUB TOTAL
TOTAL
Cuadro No. 6
Capacitaciones realizadas al personal de bibliotecas y centros de documentación
Biblioteca Fecha Nombres y apellidos Nombre del Taller / Curso Duración Lugar /Entidad que impartió el
curso/taller
Cuadro No. 7
USUARIOS CAPACITADOS BASES DE DATOS CIENTIFICAS /
CARRERAS / TRIM No. Año:
Biblioteca: Universidad X Total F M
Agroforestal
Administración de empresa
Informática Administrativa
Sociología
Desarrollo Local
Psicología
Comunicación Intercultural
Contabilidad y auditoria
Ciencias de la Educación con
mención en Biología
Cultura Física
Ciencias de la Educación con
mención en español
Estudiantes diplomados
Ciencias de la Educación con
mención en Inglés
Sub total
DOCENTES CANTIDAD
Total F M
Administración
Sociología
Informática
Docentes todas las carreras
Personal Institutos
Sub Total
Total
Cuadro No. 8 Documentos recuperados Bases de Datos
Uso Bases de datos científicas Trimestre No. II Año: 201
Base de datos Abril Mayo Junio Total
EBSCO
GALE
SPRINGER
PROQUEST
DIGITALIA
E-LIBRO
HAPI
McGraw-Hill
Pearson
JSTOR
Otras
TOTAL
Cuadro No. 9 Consolidado servicios (Trimestral y anual).
TOTAL
CONSOLIDADO SERVICIOS BRINDADOS II TRIM 2017F.G.S. IMTRADEC Waspam Sub Total BLUFIELDS BZA Rosita Siuna WaslalaLuz en la
SelvaCEIMM Sub Total URACCAN
Materiales Bibliográficos consultas en
sala
Consultas a domicilio
Consultas monografías y tesis
No. decargas documentos repositorio
Institucional
Mapas
Periódicos y Revistas
Servicio de fotocopias
Servicio de audiovisuales
Servicio de Internet
Número de descargas de artículos o
libros de bases de datos suscritas
No. servicios usuarios virtuales
No. Bases de Datos Científicas por
suscripción
No. Bases de datos Científicas por
suscripción. Acceso libre
Servicio Videoteca
Otros
RECINTO TOTAL
BIBLIOTECAS BIBLIOTECAS NUEVA GUINEASub Total
BIBLIOTECAS LAS MINAS
Sub Total
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