gobierno autÓnomo descentralizado municipal san … · procedimiento para la tramitación de...
Post on 01-Nov-2019
5 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1
GOBIERNO AUTÓNOMO
DESCENTRALIZADO MUNICIPAL
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS
Ibarra, Enero del 2014
2
TABLA DE CONTENIDO
Caratula .............................................................................................................................. 1
Tabla de Contenido ......................................................................................................... 2
Procedimiento para la gestión de trámites prediales ........................................................... 5
Procedimiento para irc y permiso de uso de suelo ............................................................ 13
Procedimiento para la tramitación de permutas, comodatos y donaciones, expropiaciones,
remates forzosos, adjudicaciones ylegalización de predios. ............................................... 19
Procedimiento permiso definitivo de construcción ............................................................ 26
Procedimiento registro de inquilinato ............................................................................... 32
Procedimiento para la prestación de bienes de uso público............................................... 37
Procedimiento paraocupación de vía pública ................................................................... 48
Procedimiento transferencia de dominio .......................................................................... 54
Procedimiento de certificación de reglamentos para propiedades horizontales ................ 61
Procedimiento para el permiso de habitabilidad .............................................................. 65
Procedimiento para aprobar perfiles y rasantes ............................................................... 71
Procedimiento recaudación y devolución de tributos municipales .................................... 77
Procedimiento para pedido de materiales y maquinaria ................................................... 82
Procedimiento administración de reclamos por exoneraciones ......................................... 88
Procedimiento administración de reclamos por devoluciones ........................................... 93
Procedimiento administración de garantías por edificación y espectáculo público en
efectivo ............................................................................................................................. 99
Procedimiento administración de garantías – fondo de garantías por edificación en póliza
....................................................................................................................................... 107
Procedimiento atención de pedidos de alarmas ............................................................... 113
Procedimiento peticiones a obras públicas ...................................................................... 123
Procedimiento atención de peticiones ............................................................................. 128
Procedimiento atención de peticiones del sector de comercialización .............................. 133
Procedimiento de entrega de respuesta a trámites y archivo........................................... 141
Procedimiento de atención de pedidos de documentación del archivo histórico .............. 145
Procedimiento informes al ciudadano ............................................................................. 150
Procedimiento servicio de información al ciudadano ...................................................... 159
Procedimiento licencia única anual de funcionamiento turístico (luaf) ........................... 165
Procedimiento títulos habilitantes de operación de cooperativas/socios de transporte
público ............................................................................................................................ 170
Procedimiento apertura y suspensión de la inscripción en el registro de actividad
económica (rae) .............................................................................................................. 176
Procedimiento para permiso de eventos y espectáculos públicos. .................................... 181
Procedimiento certificado de avalúo, bienes, ficha catastral. .......................................... 189
Procedimiento certificado registro de inquilinato ........................................................... 194
3
Procedimiento certificado de no adeudar ....................................................................... 198
Procedimiento certificado de salud ................................................................................. 201
Procedimiento prácticas pre profesionales y certificado de pasantías ............................. 207
Procedimiento certificado para los juzgados, de trabajo y ex trabajadores .................... 213
Procedimiento certificado sismert .................................................................................. 218
Procedimiento registro de profesionales. ........................................................................ 222
Procedimiento de certificación de documentos ............................................................... 226
Procedimiento plan anual de gestión turístico del cantón ............................................... 231
Procedimiento administrar guianza en museo atahualpa ............................................... 236
Procedimiento estadísticas turísticas .............................................................................. 239
Procedimiento ferias turísticas ....................................................................................... 244
Procedimiento planificación de eventos .......................................................................... 248
Procedimiento ejecución de eventos ................................................................................ 255
Procedimiento de capacitación y entrega de alarmas comunitarias ................................ 259
Procedimiento para inspecciones de alarmas comunitarias ............................................ 267
Procedimiento reciclaje por zonas e instituciones educativas .......................................... 271
Procedimiento barrido de calles. .................................................................................... 277
Procedimiento recoleccion y tratamiento de desechos y residuos comunes. .................... 284
Procedimiento recolección de desechos y residuos hospitalarios ..................................... 292
Procedimiento para el servicio de forestación y reforestación ......................................... 300
Procedimiento del monitoreo de la calidad de aire ......................................................... 305
Procedimiento de registro ambiental .............................................................................. 310
Procedimiento de informe técnico demostrativo ............................................................ 315
Procedimiento servicio de biblioteca y hemeroteca. ........................................................ 323
Procedimiento sevicios educativos de becas .................................................................... 328
Procedimiento servicio de internet.................................................................................. 335
Procedimiento cursos vacacionales. ................................................................................ 339
Procedimiento capacitación turismo ............................................................................... 345
Procedimiento capacitación en medio ambiente ............................................................. 350
Procedmiento capacitación interna ugesiso .................................................................... 355
Procedimiento capacitación externa ugesiso ................................................................... 360
Procedimiento capacitación interna talento humano ...................................................... 367
Procedimiento capacitación externa talento humano ...................................................... 373
Procedimiento de venta de tickets y emisión de notificaciones ........................................ 380
Procedimiento de planificar las zonas de estacionamiento regulado ............................... 385
Procedimiento de gestión de parquímetros ..................................................................... 389
Procedimiento para el mantenimiento de vías y espacios verdes ..................................... 393
Procedimiento estudios de pre-inversión de proyectos .................................................... 400
Procedimiento de formulación y evaluación financiera de proyectos ............................. 408
4
Procedimiento para elaborar presupuesto de obras ........................................................ 414
Procedimiento para la fiscalización de obras .................................................................. 420
Procedimiento señalización vial y semaforización ........................................................... 437
Procedimiento circulación vial ....................................................................................... 443
Procedimiento de control sanitario de actividades sujetos a control. ............................. 448
Procedimiento de saneamiento a espacios públicos ........................................................ 457
Procedimiento de inspección de control sanitario de mercados ...................................... 463
Procedimiento de control ambiental de actividades sujetos a control ............................. 469
Procedimiento de residuos combustibles......................................................................... 480
Procedimiento de control de edificaciones y denuncias de construcción. ........................ 489
Procedimiento de control de publicidad externa ............................................................ 497
Procedimiento para decomiso provisional de mercaderías ............................................. 510
Procedimiento para notificación por infringir ordenanzas vigentes ................................ 517
Procedimiento control e inspección de centros de diversión. ........................................... 525
Procedimiento investigación/inspeccion de campo .......................................................... 531
Procedimiento actualizacion del catastro predial ............................................................ 537
Procedimiento actualización de información temática .................................................... 543
Procedimiento contribución especial de mejoras ............................................................ 548
Procedimiento control tributario del registro de actividad económica ............................ 553
Procedimiento actualización y control de catastro turístico. ........................................... 558
Procedimiento implementación de señalización turística – financiamiento municipal. ... 564
Procedimiento señalización turística – financiamiento externo. ...................................... 570
Procedimiento nomenclatura vial ................................................................................... 575
Procedimiento nomenclatura predial (bloque) ................................................................ 582
Procedimiento levantamiento topográfico y planimétrico ............................................... 588
Procedimiento de planificacion territorial ...................................................................... 595
Procedimiento de servicio de entrega de información tematica....................................... 602
Procedimiento de elección de comités barriales, consejos barriales y consejos parroquiales
....................................................................................................................................... 608
Procedimiento de elaboración de asambleas ................................................................... 612
Procedimiento de delimitación barrial ........................................................................... 617
Procedimiento de legalización de organizaciones sociales y territoriales ......................... 623
Procedimiento de administración del aula movil ............................................................ 628
5
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE
TRÁMITES PREDIALES
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES PREDIALES
1. OBJETIVO
Gestionar los trámites prediales solicitados por el ciudadano en base a las ordenanzas
de ordenamiento del suelo y territorio del cantón, para dar cumplimiento a sus
necesidades.
2. ALCANCE
Sea aplican a los siguientes trámites prediales:
Aprobación de urbanizaciones
Aprobación de planos (actualización).
Aprobación de Fraccionamientos
Trabajos Varios.
Declaratoria de propiedad Horizontal
Directrices Viales
El proceso inicia con el ingreso de la solicitud en la ventanilla de atención al cliente,
se realiza inspección en caso de requerir, se da respuesta a la petición y termina en
la entrega de la solicitud al ciudadano y archivo del mismo.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente de Ventanilla
Planificación
Recibir documentación externa, verificar estado de
documentos (vigencia, propiedad, etc.). Reasignar los
trámites externos que ingresan Al GAD-I a los
funcionarios responsables. Generar tasas por concepto
de tramitación.
Directora Planificación Organiza la planificación del ordenamiento y
desarrollo territorial del cantón en función de una
prospectiva y programación física, económica,
demográfica y social.
Dirige la elaboración, definición y aplicación del
modelo de desarrollo urbano y rural integral del
cantón.
Secretaria Planificación Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
Arquitecto/a
Planificación
Ejecutar de manera alternativa la aplicación de
políticas, normas y estándares de ordenamiento y
6
expansión urbana y de proyectos de desarrollo integral
local y regional
Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos
y preparación de informe de aprobación de planos,
sean arquitectónicos, declaración de propiedad
horizontal,
conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro
histórico
Topógrafo
Planificación
Ejecuta el levantamiento de información topográfica
para soporte de proyectos de administración urbana y
de desarrollo territorial.
Responsable
Administración Urbana
Establece directrices y valida la elaboración de
informes de reglamentación urbana, sobre
afectaciones, edificación, cerramientos y otros.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra.
3 R.A.D Responsable de administración Urbana.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Trámite Predial Procedimiento por el cual se obtiene un documento
habilitante, solicitado por un cliente para realizar
cualquier acción con su predio (construir, modificar,
adecuar etc.)
2 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
3 Sistema Quipux Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un sistema
informático que administra la gestión de documentos
internos y externos del GAD-I y realiza tareas de registro,
control, reasignación, archivo, envío, entre otros.
4 Especies valoradas Son documentos pre impresos, numerados y tiene valor
llamadas especies valoradas, sirven para dar trámite a los
solicitudes de parte del ciudadano a los servicios
administrativos que ofrece la Municipalidad de Ibarra
5 Comprobante de
pago
Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,
a los contribuyentes por pago por impuesto, tasas, y
contribución especial en las ventanillas designadas para el
efecto.
6 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
7
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Aprobación y actualización de planos, Directrices Viales, Aprobación de Urbanizaciones, Trabajos Varios, Aprobación de fraccionamiento, Declaratoria Propiedad Horizontal,
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
(P
LAN
IFIC
AC
IÓN
)D
IR. P
LAN
IFIC
AC
IÓN
10. ¿El trámite es para aprobar
Propiedad Horizontal?
Arquitecto/a
2. Revisar parámetros técnicos
del trámite
3. ¿Cumplen parámetros
técnicos?
4.INSPECCIÓN DE CAMPO
SI
NO
Arquitecto/a
5. Elaborar informe de respuesta al
trámite
8. ¿El trámite necesita generar
valores?
Secretaria
9. Generar valores del trámite en el
sistemaSi
Secretaria
11. Reasignar al Archivo Institucional
No
D2
D3
S1
S1
B
Responsable A. U.
6. Verificar y legalizar informe
D3.1
1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
Inicio
7. ¿Existen novedades en el
informe?NO
SI
D1
No
D
S2
8
Diagrama de flujo: Aprobación y actualización de planos, Directrices Viales, Aprobación de Urbanizaciones, Trabajos Varios, Aprobación de fraccionamiento, Declaratoria Propiedad Horizontal,
TESO
RER
ÍAD
IR. P
LAN
IFIC
AC
IÓN
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL
PR
OC
UR
AD
UR
ÍA
SÍN
DIC
A
SEC
RET
AR
ÍA
GEN
ERA
LC
ON
CEJ
O
MU
NIC
IPA
L
13. MS-GTC-RTM-01 Recaudación y devolución de
tributos
Secretaria
14. Reasignar trámite a la
Procuraduría
Fin
A
16. ¿La declaratoria es
mayor a 10 viviendas?
D4
S1
15. MA-GJ-AL-01Asesoría Legal
D5
B
12. ¿Los valores del trámite han
sido cancelados?
Si
CNo
C
19. MS-GTC-TP-12 Certificación de
reglamentos para Propiedades Horizontales
17. MG-LF-LC-02Planificación y ejecución de Sesiones de
Comisiones del Concejo
18. MG-LF-LC-01 Planificación y ejecución de Sesiones de
Concejo
Si
No
A
D6 D7
D8
20. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a
trámitesD9
D
9
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos.
Ver anexo de requisitos de trámites
Municipales para el procedimiento de trámites
prediales.
S1: Sistema de gestión documental
Quipux.
D2: Informe de inspección del predio S2: Sistema de Recaudación y
Tesorería
D3: Informe técnico de Planificación dando
respuesta al trámite.
D3.1: Informe técnico de Planificación
Legalizado
D4: Comprobante de pago por valores
Generados
D5: Informe Jurídico de Propiedad Horizontal
D6: Informe de Comisión de Concejo
Municipal.
D7: Oficio de resolución de Propiedad
Horizontal.
D8: Certificación de la Secretaría General al
Reglamento de Propiedad H.
D9: Expediente completo
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención de
trámites ciudadanos.
Asistente
Ventanilla de
Atención al Cliente
2
REVISAR
PARÁMETROS
TÉCNICOS DEL
TRÁMITE
Firmar la constancia de recepción del
trámite, y realizar revisión técnica a los
parámetros técnicos en el expediente y el
plano. Arquitecto/a
3
¿CUMPLEN
PARÁMETROS
TÉCNICOS?
♦ Si cumple con los parámetros técnicos
continuar al paso Nº 8
♦ Si no cumple con los parámetros
continuar al paso Nº 9
4 INSPECCIÓN DE
CAMPO
Ver procedimiento para realizar la
inspección.
Arquitecto/a
Topógrafo
5
ELABORAR
INFORME DE
RESPUESTA AL
TRÁMITE
Elaborar el informe de respuesta, este
informe puede ser favorable si ha
cumplido con todos los requisitos, caso
contrario elaborar un informe de
respuesta negativa informando las
causas del rechazo.
10
6
VERIFICAR Y
LEGALIZAR
INFORME
Verificar el informe que todos los
parámetros técnicos estén correctos
Responsable de
Administración
Urbana
7
¿EXISTEN
NOVEDADES EN
EL INFORME?
♦ Si existen novedades devolver al
arquitecto responsable dando a conocer
los motivos de la devolución
♦ Si no existen novedades en el informe
continuar al paso Nº 8
Responsable de
Administración
Urbana
8
¿EL TRÁMITE
NECESITA
GENERAR
VALORES?
SI genera valores ver actividad Nº 9.
Si NO genera valores ver actividad 11
Secretaria
Planificación
9
GENERAR
VALORES DEL
TRÁMITE EN EL
SISTEMA
Generar valores a pagar en el sistema de
Tesorería por concepto de aprobación de
trámite y fondo de garantía.
Secretaria
Planificación
10
¿EL TRÁMITE ES
PARA APROBAR
PROPIEDAD
HORIZONTAL?
♦ Si el trámite es para aprobar propiedad
horizontal continuar al paso Nº 16
♦Si el tramite no es para aprobar
propiedad horizontal continuar al paso
Nº 14
11
REASIGNAR
TRÁMITE AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Revisar y reasignar el trámite en el
sistemas y físicamente el trámite a
archivo institucional.
Secretaria
Planificación
12
¿LOS VALORES
DEL TRÁMITE
HAN SIDO
CANCELADOS?
♦ Si los valores has sido cancelados
continuar al paso Nº 18
♦ Si los valores no han sido cancelados
informar al ciudadano el valor a pagar y
continuar al paso Nº 18
Secretaria
Dir. Planificación
13
MS-GTC-RTM-01
RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS
Ver el procedimiento de recaudación y
devolución de tributos municipales. Unidad de Rentas.
14
REASIGNAR
TRÁMITE A LA
PROCURADURÍA
Solicitar el comprobante de pago al
cliente y Reasignar el trámite a la
secretaria de Procuraduría Síndica,
entregar todo el expediente a la oficina.
Secretaria
Dir. Planificación
15 ASESORÍA LEGAL
P-GJ-AL-AL-01
Ver procedimiento de Asesoría Legal de
Trámites externos y continuar al paso
Nº 20
Procuraduría
Síndica
16
¿LA
DECLARATORIA
ES MAYOR A 10
VIVIENDAS?
♦ Si la declaratoria es mayor a 10
viviendas continuar al paso Nº 21
♦ Si la declaratoria no es mayor a 10
viviendas continuar al paso Nº 23
Secretaria
SECRETARÍA
GENERAL
11
17
PLANIFICACIÓN
Y EJECUCIÓN DE
SESIONES
COMISIONES DE
CONCEJO
Ver procedimiento para la aprobación
de la Declaratoria Propiedad
Horizontal.
Comisión de
Concejo
18
PLANIFICACIÓN
Y EJECUCIÓN DE
SESIONES DE
CONCEJO
Ver procedimiento de las sesiones de
concejo para aprobar y ratificar en
primera y en segunda instancia la
declaratoria de propiedad Horizontal.
Concejales
Municipales
19
CERTIFICACIÓN
REGLAMENTOS
PROPIEDAD
HORIZONTAL
Ver procedimiento para certificar
reglamentos de propiedad horizontal. Y
entregar el resultado del trámite al
cliente.
SECRETARIA
GENERAL
20
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Ver procedimiento para archivar
trámites externos y entregar respuesta
al cliente.
Asistente
Archivo
institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Art. 470, Art 485
2 Normas de control Interno
3 Código de Arquitectura y Urbanismo
12
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Matriz de requisitos. Ver anexo de requisitos de trámites Municipales
para el procedimiento de trámites prediales.
Informe de inspección del predio.
Informe técnico Planificación dando respuesta al trámite.
Informe técnico de Planificación Legalizado
Comprobante de pago por valores Generados
Informe Jurídico de Propiedad Horizontal
Certificación de la Dir., Secretaría General al Reglamento de Propiedad
Horizontal
Oficio de resolución de Propiedad Horizontal.
Informe del Consejo Municipal sobre aprobación de propiedad
Horizontal.
Registro en el Quipux al ingresar y archivar un Trámite
9. ANEXOS
Requisitos trámites Municipales 2010
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1 IMI Manual de procedimientos IMI
2010
07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
Procedimientos 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Lucía Iturralde
Ing. Guillermo Jácome
Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013
13
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA EL IRC Y PERMISO
DE USO DE SUELO
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA IRC Y PERMISO DE USO DE SUELO
1. OBJETIVO: Entregar al ciudadano un documento informativo y habilitante, el cual
es requisito indispensable para todo tipo de trámite que condicione el uso y la
ocupación del suelo cantonal.
2. ALCANCE: Sea aplican a los siguientes trámites prediales:
Permiso de uso de suelo.
Informe de reglamentación cantonal. (IRC).
El proceso inicia con el ingreso de la solicitud en la ventanilla de atención al cliente,
se realiza inspección en caso de requerir, se da respuesta a la petición y termina en la
entrega de la solicitud al ciudadano y archivo del mismo.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente de Ventanilla
Planificación
Realiza trámites operativos, administrativos y de
logística en la gestión de bienes y servicios
institucionales.
Recibe, registra, clasifica, revisa, da seguimiento,
archiva y despacha la documentación interna y externa
impresa y digital.
Director Planificación Organiza la planificación del ordenamiento y desarrollo
territorial del cantón en función de una prospectiva y
programación física, económica, demográfica y social.
Dirige la elaboración , definición y aplicación del
modelo de desarrollo urbano y rural integral del cantón
Secretaria Administración
Urbana
Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Dirección.
Arquitecto/a
Planificación
Ejecutar de manera alternativa la aplicación de políticas,
normas y estándares de ordenamiento y expansión
urbana y de proyectos de desarrollo integral local y
regional
Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos y
preparación de informe de aprobación de planos, sean
arquitectónicos, declaración de propiedad horizontal,
fraccionamientos, Directrices Viales, Fondos de
Garantía, IRC, Trabajos Varios.
Conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro
histórico.
14
Asistente Administrativo
Dibujantes
Ejecuta el levantamiento de información topográfica
para soporte de proyectos de administración urbana y de
desarrollo territorial.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de San
Miguel de Ibarra
3 IRC Informe de reglamentación Cantonal
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
3 SISTEMA QUIPUX Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un
sistema informático que administra la gestión de
documentos internos y externos del GAD-I y realiza
tareas de registro, control, reasignación, archivo,
envío, entre otros.
4 ESPECIES
VALORADAS
Son documentos pre impresos, numerados y tiene
valor llamadas especies valoradas, sirven para dar
trámite a los solicitudes de parte del ciudadano a los
servicios administrativos que ofrece la Municipalidad
de Ibarra
5 COMPROBANTE
DE PAGO
Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes por pago por impuesto,
tasas, y contribución especial en las ventanillas.
6 PROCEDIMIENTO Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
15
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: IRC y permiso de uso de sueloA
TEN
CIÓ
N A
L CL
IEN
TE
(PLA
NIF
ICA
CIÓ
N)
DIR
. PLA
NIF
ICA
CIÓ
NA
RCH
IVO
IN
STIT
UCI
ON
AL
IRC, Permiso de uso de suelos
7. ¿El trámite necesita generar
valores?
Secretaria
9. Generar valores en el sistema de
RecaudaciónS2
SI
Secretaria
8. Reasignar al Archivo Institucional
NO
S1
No
10. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta a
trámites
Fin
Arquitecto/a
2. Revisar parámetros técnicos
del trámite
3. ¿El trámite requiere
inspección?
4. Realizar inspección del
predioSI
NO
Técnico
5. Elaborar informe de respuesta al
trámite
D2
D3
S2.11
S1
Responsable A.U
6. Firmar informe Técnico
S1
S1
1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones D1
Inicio
S1
16
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos para IRC y Permiso
de uso de suelo.
S1: Sistema de gestión documental
Quipux
D2: Informe de Inspección S2: Sistema de Recaudación y Tesorería
D3: Informe de respuesta al trámite. S2.11: GIS
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº1
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención de
peticiones externas realizadas por la
ciudadanía
Asistente
Atención al
Cliente
(Planificación)
2
REVISAR
PARÁMETROS
TÉCNICOS DEL
TRÁMITE
Firmar la constancia de recepción del
trámite, y realizar revisión técnica a los
parámetros técnicos en el expediente.
Para el IRC:
Entrar al sistema GIS IMI e ingresar los
datos técnicos solicitados. Arquitecto/a
3
¿EL TRÁMITE
REQUIERE
INSPECCIÓN?
♦ Si requiere inspección continuar al
paso Nº 4
♦ Si no requiere inspección continuar al
paso Nº 5
4 INSPECCIÓN DE
CAMPO
Ver procedimiento para realizar la
inspección.
Arquitecto/a
5
ELABORAR
INFORME DE
RESPUESTA AL
TRÁMITE
Elaborar el informe de respuesta, este
informe puede ser favorable si ha
cumplido con todos los requisitos, caso
contrario elaborar un informe de
respuesta negativa informando las
causas del rechazo.
Para el IRC:
Imprimir el informe desde el sistema
GIS IMI para su legalización.
6
FIRMAR
INFORME
TÉCNICO
Verificar que el informe y los
documentos anexos cumplan los
parámetros Técnicos.
Responsable
Administración
Urbana
17
7
7. ¿EL TRÁMITE
NECESITA
GENERAR
VALORES?
♦ Si el trámite tiene costo continuar al
paso Nº 9
♦ Si el trámite no tiene costo regresar al
paso Nº 11 Secretaria
planificación
8
GENERAR
VALORES EN EL
SISTEMA
Generar valores a pagar en el sistema de
Tesorería por concepto de aprobación de
trámite
9
REASIGNAR
TRÁMITE AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar el trámite y entregar el
expediente completo al Asistente del
archivo institucional
Secretaria de
Administración
Urbana
10
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Ver procedimiento para el archivo de los
trámites y la entrega del expediente al
ciudadano.
Asistente
Archivo
Institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Ver Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Ver Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
3 Código de Arquitectura y Urbanismo
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Matriz de requisitos para IRC: Copia de la cédula de ciudadanía
Tasa por servicios técnicos Administrativos
18
Certificado de no adeudar al Municipio.
En caso de requerirlo adjuntar copia de las escrituras.
Matriz de requisitos para Uso de suelo.
Formulario IRC
Informe de respuesta al trámite
Comprobante de pago
9. ANEXOS
Manual de requisitos para trámites Municipales GAD-I 2010
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 GAD-I Manual de procedimientos GAD-I
2010
07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Lucía Iturralde,
César Saransing
Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013
Firma:
Firma:
19
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PERMUTAS,
COMODATOS Y DONACIONES,
EXPROPIACIONES, REMATES FORZOSOS,
ADJUDICACIONES Y LEGALIZACIÓN DE
PREDIOS
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-04
VERSION: 1
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE PERMUTAS,
COMODATOS Y DONACIONES, EXPROPIACIONES, REMATES
FORZOSOS, ADJUDICACIONES YLEGALIZACIÓN DE PREDIOS.
1. OBJETIVO:
Por el alcance del procedimiento se establecen los siguientes objetivos.
1.- Evitar que se perjudique a los intereses de las partes involucradas.
2. Otorgar en calidad de préstamo un bien mueble o inmueble para beneficio social.
3. Integrar áreas o fajas de terreno de propiedad intelectual a los colindantes.
4. Legalizar el bien inmueble del posesionario para obtener su título de propiedad.
5. Adquirir los terrenos que servirán para la ejecución de obras de utilidad pública o
interés social.
2. ALCANCE:Los tipos de trámite contiene el procedimiento de tramitación predial
son:
Permutas
Comodatos y donaciones
Expropiaciones
Legalización de predios
Adjudicaciones
Remates forzosos
El proceso inicia con el ingreso de la solicitud a la ventanilla de atención al cliente, o
por pedidos internos de las unidades, inspección, aprobación o rechazo de la petición
hasta el archivo del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente de Ventanilla
Planificación
Recibir documentación externa, verificar estado de documentos
(vigencia, propiedad, etc.).Reasignar los trámites externos que
ingresan Al GAD-I a los funcionarios responsables.
Directora Planificación
Organiza la planificación del ordenamiento y desarrollo
territorial del cantón en función de una prospectiva y
programación física, económica, demográfica y social.
Dirige la elaboración , definición y aplicación del modelo de
desarrollo urbano y rural integral del cantón
Secretaria Planificación Apoya en la recepción y despacho de trámites administrativos de
la Unidad.
20
Arquitecto/a
Planificación
Ejecutar de manera alternativa la aplicación de políticas, normas
y estándares de ordenamiento y expansión urbana y de proyectos
de desarrollo integral local y regional
Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos y
preparación de informe de aprobación de planos, sean
arquitectónicos, declaración de propiedad horizontal,
conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro histórico
Topógrafo
Planificación
Ejecuta el levantamiento de información topográfica para
soporte de proyectos de administración urbana y de desarrollo
territorial.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 PERMUTA Es un contrato por el cual cada una de las partes se obliga
a dar el derecho de propiedad (dominio) de una cosa para
recibir el derecho de dominio sobre otra.
2 COMODATO Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra
gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que
haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie
después de terminado el uso.
3 QUIPUX Sistema de Gestión Documental que soporta el registro,
control, circulación y organización de los documentos
digitales y/o impresos que se envían y reciben en el GAD-
I.
4 ESPECIES
VALORADAS Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad de
Ibarra.
5 COMPROBANTE
DE PAGO Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,
a los contribuyentes que han pagado por impuesto, tasas,
contribución u otros ingresos a la Municipalidad, en la
ventanillas designadas para el efecto
21
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Permutas, Comodatos y donaciones, Adjudicaciones, Legalización de bienes
ATEN
CIÓN
AL C
LIENT
ECL
IENT
EPL
ANIFI
CACI
ÓNAV
ALÚO
S Y C
ATAS
TROS
ALCA
LDÍA
iNICIO
Cliente Interno
2. Elaborar oficio solicitando el
trámite
1. ¿La solicitud es de un Cliente
interno?
Arquitecto/a
6. Analizar requerimientos del
trámite
Arquitecto/aTopógrafo
7. INSPECCIONAR PREDIO
Arquitecto/a
8. Elaborar Informe Técnico
Técnico
9. Verificar datos del predio
Técnico
10. Calcular avalúo del predio y ver
catastro
Técnico
11. Elaborar informe técnico
Arquitecto
13. Verificar informe y entregar
al DirectorD3
D4
3. MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
NO
SI
D1
D2
D2
S2
S1
S1
Director
12. Legalizar el informe
Director
14. Legalizar el informe y enviar a la unidad responsable.
D6
S1
4. ¿Requiere sumilla del
Alcalde?
Alcalde
5. Sumillar Documentos
Si
No
1
22
Diagrama de Flujo: Permutas, Comodatos y donaciones,
Adjudicaciones, Legalización de bienes
DIR.
GES
TIÓN
FI
NANC
IERA
ARCH
IVO
INST
ITUC
IONA
LPR
OCUR
ADUR
IA
SÍND
UCA
SECR
ETAR
IA
GENE
RAL
Director/a
15. Certificar Fondos
18. MS-GTC-AP-13 Entrega de
respuesta a trámites y
archivo
FIN
16. MA-GJ-AL-01
Asesoramiento legal
17. MG-LF-LC-02 Planificación y
ejecución de Sesiones de Comisiones del Concejo Municipal
1
Documentos: Sistemas:
(Permutas, Comodatos y donaciones,
Adjudicaciones, Legalización de bienes)
S1 Sistema de Gestión Documental
Quipux
D2: Matriz de requisitos para trámites S2: Sistema de Avalúos y catastros
D3: Datos de la inspección
D4: Informe técnico de Planificación
D6: Informe técnico de Avalúos y catastros
23
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº1
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ¿EL REQUERIMIENTO
ES DE UN CLIENTE
INTERNO?
♦Si el requerimiento es de un
cliente interno continuar al paso Nº
2
♦ S el requerimiento no es de un
cliente Interno continuar al paso N3
Inicio del proceso
2 ELABORAR OFICIO
SOLICITANDO EL
TRÁMITE
Elaborar oficio,/memo/ solicitud
verbal o escrita solicitando se dé
atención al trámite y continuar al
paso Nº 4
Cliente Interno
3 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención
de trámites ciudadanos.
Asistente de
Ventanilla
Atención al Cliente
4 ¿REQUIERE SUMILLA
DEL ALCALDE?
♦ Si requiere sumilla del Alcalde
reasignar tramite a la alcaldía y
continuar al paso Nº 5
♦ Si no requiere sumilla del alcalde
reasignar a la Dir. de Planificación y
continuar a la actividad Nº 6
Asistente de
Ventanilla
Atención al Cliente
5 SUMILLAR
DOCUMENTOS
El señor Alcalde sumilla los trámites
correspondientes. Alcalde
6 ANALIZAR
REQUERIMIENTOS DEL
TRÁMITE
Firmar la constancia de recepción
del trámite, y realizar una revisión a
los requerimientos técnicos en el
trámite
Arquitecto/a
7 INSPECCIÓN DEL
PREDIO
Ver procedimiento para realizar la
inspección.
Arquitecto/a
Topógrafo
8 ELABORAR INFORME
TÉCNICO
Elaborar informe técnico con los
datos obtenidos en la inspección del
predio. Reasignar el trámite a la
Dirección de Avalúos y Catastros
para el Cálculo respectivo
Arquitecto/a
9 VERIFICAR DATOS DEL
PREDIO
Revisar en el sistema de Avalúos y
Catastros los datos del predio y del
solicitante para comprobar si la
información es verdadera.
Técnico
Avalúos y
Catastros
10 CALCULAR AVALÚO
DEL PREDIO Y VER
ANALIZA CATASTRO
Calcular los valores solicitados del
predio según la información enviada
por la dirección de Planificación
Técnico
Avalúos y
Catastros
11 ELABORAR INFORME
TÉCNICO
Elaborar el oficio de respuesta a la
petición, incluir los valores del
avalúo de terreno.
Técnico
Avalúos y
Catastros
12 LEGALIZAR EL
INFORME
Revisar que todos los valores
impresos en el informe estén
correctos y firmar el informe.
Director
Avalúos y
Catastros
24
13 VERIFICAR INFORME Y
ENTREGAR AL
DIRECTOR
Verificar información y pasar para
firme del Director Arquitecto/a
14
FIRMAR EL INFORME Y
ENVIAR A LA
DIRECCIÓN
COMPETENTE
Revisar información, firmar informe
y reasignar a la Dirección
responsable de continuar con el
proceso.
Director
Planificación
15 CERTIFICAR FONDOS
Certificar que existe los fondos
necesarios para proceder con el
trámite
Directora
Financiera
16 MA-GJ-AL-01
ASESORAMIENTO
LEGAL
Ver Procedimiento para la
respectiva asesoría legal de los
trámites.
Asesoría Jurídica
17
MG-LF-LC-02
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
SESIONES DE
COMISIONES DEL
CONCEJO MUNICIPAL
Ver procedimiento para la ejecución
de sesiones de las Comisiones de
Consejo.
Secretaría General
18
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y ARCHIVO
Ver Procedimiento para la entrega y
archivo de trámites externos.
Archivo
Institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Art. 438, 441
2 Normas de control Interno
3 Normativa Legal vigente
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1. Solicitud, memo, oficio etc, para atención de trámite
D2: Matriz de requisitos para trámites (Permutas, Comodatos y
donaciones, Adjudicaciones, Legalización de bienes))
D3: Datos de la inspección
D4: Informe técnico de Planificación
D5: Informe técnico de Avalúos y catastros
25
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010 07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Armando Méndez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
26
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PERMISO DEFINITIVO DE
CONSTRUCCIÓN.
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-05
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PERMISO DEFINITIVO DE CONSTRUCCIÓN
1. OBJETIVO
Garantizar que las construcciones se realicen en base a lo aprobado en los planos
arquitectónicos emitidos.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la recepción de documentos en la ventanilla de atención al
cliente, la inspección del predio, aprobación o rechazo de la solicitud hasta el archivo
del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico
de la unidad
Aprueba documentos técnicos para la construcción
Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de
obras
Realiza permisos de habitualidad y definitivos de
construcción.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
27
2 QUIPUX Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
3 ESPECIES
VALORADAS
Son documentos preelaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
4 COMPROBANTE
DE PAGO
Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por
impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la
Municipalidad, en la ventanillas designadas para el
efecto
5 PROCEDIMIENTO Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
28
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Permiso definitivo de construcción.
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
ED
IR.
OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
AR
CH
IVO
IN
ST
ITU
CIO
NA
L
Fase
Secretaria
2. Registrar trámite y reasignar al
Técnico
Técnico
4. Realizar inspección de la
construcción
Técnico
6. Realizar informe de la inspección
3. ¿El solicitante esta presente
para la inspección?
SI
Técnico
9. Devolver el trámite a la secretaria
NO Secretaria
10. Elaborar oficio de respuesta
negativa
Secretaria
7. Registrar informe en Sistema
Director
8. Legalizar el informe
Secretaria
11. Reasignar al Archivo Institucional
Fin
S1
S1 S1
D2.1S1
D2.3 D3
D2.2
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
Inicio
D1
12. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta a
trámites y archivo
¿Existen recomendaciones para la obra?
NO
Técnico
5.Realizar recomendaciones
de la obra.
SI
D3
S1
S1
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos. S1: Sistema de gestión documental Quipux.
D2.1: Informe de inspección de la
construcción.
D2.2: Informe legalizada
D2.3: Oficio de respuesta al peticionario
D3: Expediente
29
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención
de trámites ciudadanos
Asistente
Ventanilla
Atención al Cliente
2
REGISTRAR
TRÁMITE Y
REASIGNAR AL
TÉCNICO
Reasignar trámite al técnico
responsable de realizar la inspección Secretaria
3
¿EL SOLICITANTE
ESTÁ PRESENTE
PARA LA
INSPECCIÓN?
♦ Si el solicitante está presente en la
fecha y hora indicada continuar al
paso Nº 84
♦ Si el solicitante no está presente en
el plazo de 4 días continuar al paso
Nº 6
Técnico
OO.PP
4
REALIZAR
INSPECCIÓN DE LA
CONSTRUCCIÓN
Dirigirse al lugar donde se está
realizando la construcción y verificar
aspectos técnicos (Construcción
según los planos)
Técnico
OO.PP
4.1
¿EXISTEN
RECOMENDACIONES
A LA OBRA?
♦ Si existen recomendaciones
continuar al paso Nº 5
♦ Si no existen recomendaciones
continuar al paso Nº 6
Técnico
OO.PP
5
REALIZAR
RECOMENDACIONES
DE LA OBRA
Comunicar al ciudadano o
profesional responsable de la
construcción sobre las posibles
modificaciones o correcciones a la
obra.
Técnico
OO.PP
6
ELABORAR
INFORME DE LA
INSPECCIÓN
Elaborar el informe de respuesta a la
solicitud, con los datos recopilados y
observados en la inspección
Técnico
OO.PP
7
REGISTRAR
INFORME EN
SISTEMA
Registrar el oficio de respuesta en el
sistema y hacer legalizar el informe
por el Director de OO.PP
Secretaria
OO.PP
8 LEGALIZAR EL
INFORME
Revisar y firmar el informe.
Devolver a la secretaria.
Director
OO.PP
9
DEVOLVER EL
TRÁMITE A LA
SECRETARIA
Devolver el trámite a la secretaria
indicando el motivo de la
devolución.
Técnico
OO.PP
10
ELABORAR OFICIO
DE RESPUESTA
NEGATIVA
Elaborar el oficio dirigido al
solitamente indicando el motivo por
el cual no tuvo procedencia y
atención. Continuar al paso Nº 12
Secretaria
OO.PP
30
11
REASIGNAR AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar el trámite al archivo
Institucional y entregar el expediente
físico en la ventanilla del Archivo.
Secretaria
OO.PP
12
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Ver procedimiento para Archivar el
trámite y entregar la respuesta al
interesado.
Asistente
Archivo
Institucional.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
5
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
2 Normas de control Interno
3 Código de Arquitectura y Urbanismo
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Matriz de requisitos.
D2.1: Informe de inspección de la construcción.
D2.2: Informe legalizada
D2.3: Oficio de respuesta al peticionario
D3: Expediente
31
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de procedimientos
IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Lucía Iturralde
Tnglo. José Farinango
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
32
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE
INQUILINATO.
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-07
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN: 14-12-2012
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INQUILINATO
1. OBJETIVO
Registrar y controlar los bienes inmuebles privados, que presten servicios de alquiler de
vivienda en el cantón Ibarra.
2. ALCANCE
El campo de aplicación o de influencia del registro de inquilinato es el cantón Ibarra, es
decir todos los predios que se encuentren catastrados bajo la jurisdicción del GAD-I.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la
optimización de los servicios que se brinda a los
usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del
cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar
servicios más acercados a la realidad.
Asistente
Administrativo
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra.
Elabora el documento solicitado.
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria
para una atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de San
Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
33
3 Sistema Quipux Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un
sistema informático que administra la gestión de
documentos internos y externos del GAD-I y realiza
tareas de registro, control, reasignación, archivo,
envío, entre otros.
4 Especies valoradas Son documentos pre impresos, numerados y tiene
valor llamadas especies valoradas, sirven para dar
trámite a los solicitudes de parte del ciudadano a los
servicios administrativos que ofrece la Municipalidad
de Ibarra
5 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes por pago por impuesto,
tasas, y contribución especial en las ventanillas
designadas para el efecto.
6 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
7 Inquilinato forma de alojamiento o vivienda colectiva en la cual
varias familias pobres comparten una casa ,
34
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Registro de Inquilinato
DIR
. AV
ALÚ
OS
Y
CA
TAST
RO
SC
LIEN
TE
Fase
Cliente
1. Adquirir formulario Nº 19 en
tesorería.
Cliente
2. Solicitar registro de inquilinato
D1 D1.1
Asistente Avalúos
3. Buscar predio e ingresar
informaciónS1
Asistente Avalúos
4. Grabar registro de inquilinato
Asistente Avalúos
5. Imprimir datos y legalizar Formulario
Cliente
6. Cancelar el valor del registro
Asistente Avalúos
7. Imprimir certificado de
inquilinato
Fin
D4
D3
S1D1.2
Inicio
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud de inscripción de arrendamiento. S1. Sistema de Gestión Predial.-
Módulo Inquilinato
D1.1: Cédula y papeleta de votación
D2: Solicitud de inscripción de arrendamiento lleno y
firmado
D3: Comprobante de pago
D4: Certificado de inscripción de arrendamiento
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ADQUIRIR
FORMULARIO Nº
19 EN TESORERÍA.
Adquirir el formulario de solicitud de
inscripción de arrendamiento en las
ventanillas de tesorería Municipal
Cliente
2
SOLICITAR
REGISTRO DE
INQUILINATO
Solicitar el registro de los inquilinos o
arrendatarios que existen en un predio.
Entrega los requisitos en la Dirección de
Avalúos y catastros para realizar registro.
(formulario nro. 19, cédula y papeleta de
votación de peticionario)
Cliente
3
BUSCAR PREDIO E
INGRESAR
INFORMACIÓN
Buscar el predio en el cual existen
arrendatarios, luego se procede con el
ingreso del detalle de los elementos
físicos del predio en el módulo de
inquilinato.
Asistente
Avalúos y
Catastros
4
GRABAR
REGISTRO DE
INQUILINATO
Grabar la información, e imprimir el
formulario respectivo para proceder con
el cálculo del registro de inquilinato.
Asistente
Avalúos y
Catastros
35
5
IMPRIMIR DATOS
Y LEGALIZAR
FORMULARIO
Imprimir el registro de inquilinato para
su posterior legalización por parte del
cliente externo y generar el título de
crédito del registro de inquilinato en el
sistema de tesorería.
Siempre y cuando se realice entre el
primero de enero y el treinta y uno de
marzo; caso contrario se ingresan dos
títulos de crédito al sistema de tesorería
que son el registro de inquilinato y multa
de inquilinato.
Asistente
Avalúos y
Catastros
6
CANCELAR EL
VALOR DEL
REGISTRO
Cancelar los valores generados en las
ventanillas de tesorería Municipal y
solicitar el comprobante de pago.
Cliente
7
IMPRIMIR
CERTIFICADO DE
INQUILINATO
Regresar donde el asistente
administrativo que le atendió para la
respectiva impresión del certificado del
registro de inquilinato siempre que se
haya cancelado y su legalización por
parte del asistente administrativo y sello.
Asistente
Avalúos y
Catastros
8 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
5 Ordenanza de inquilinato
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Solicitud de inscripción de arrendamiento
Cédula y papeleta de votación
Solicitud de inscripción de arrendamiento lleno y firmado
Comprobante de pago
Certificado de inscripción de arrendamiento
Sistema de Gestión Predial.- Módulo Inquilinato
36
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI
2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento de
procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Jenny Jara
Fecha:14-12-2012 Fecha:24-14-12-2012
Firma
Firma
37
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN
DE BIENES DE USO PÚBLICO.
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-08
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN: 14-12-2012
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES DE USO PÚBLICO
1. OBJETIVO
Autorizar la ocupación de los bienes de uso público que se encuentran bajo
dependencia del GAD-I, para facilitar el desarrollo de actividades programadas por
las instituciones y ciudadanía en general.
2. ALCANCE: El procedimiento aplica a los siguientes bienes públicos.
Plazoleta Francisco calderón
Auditorio Casa de la Ibarreñidad
Banda Municipal Teatro municipal gran Colombia
Auditorio Monseñor Leonidas Proaño Salón Máximo
El proceso inicia con el ingreso de la solicitud a la ventanilla de atención al cliente,
aprobación o rechazo de la petición hasta el archivo del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de cultura Lidera la programación y presupuesto del Plan
Operativo de su área organizacional.
Elabora y coordina planes, programas, y proyectos de
festividades de la ciudad y sus parroquias.
Promotor cultural Analiza y prioriza requerimientos de programas
culturales y deportivos del cantón. Prepara materiales
de soporte de recreación cultural y deportiva, así
como escenarios para realización de programas y
eventos. Organiza, coordina, supervisa y dirige las
actividades deportivas, recreativas, vacacionales
abalizadas por la Municipalidad de Ibarra
Director de cultura Organiza la formulación de políticas, normas y
procedimientos de educación, cultura, deportes y
banda municipal. Integra y promueve la optimización
de los servicios de educación, cultura, deportes y
banda municipal.
Asistente administrativo
(Archivo institucional)
Recibe, registra, clasifica, da seguimiento, archiva y
despacha la documentación interna y externa.
Mantiene actualizada la base de datos de registro,
recepción y entrega de documentos de la institución.
38
Secretaria general Integra y promueve la optimización de los servicios de
apoyo secretarial y documental al Concejo y Alcaldía.
Elabora resoluciones y Actas del Concejo Municipal.
Realizar convocatorias y asiste a sesiones del Concejo
Municipal, a fin de emitir acuerdos y resoluciones.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 BIEN DE USO
PÚBLICO
Son bienes de uso público aquellos cuyo uso por los
particulares es directo y general, en forma gratuita.
2 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
3 QUIPUX Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
39
5. DIAGRAMAS DE FLUJO Nº 1
Diagrama de flujo: Prestación Plazoleta Francisco Calderón
AV
ALÚ
OS
Y
CA
TA
ST
RO
SC
OM
ISA
RÍA
M
UN
ICIP
AL
DIR
. D
ES
AR
RO
LLO
Y P
LAN
IFIC
AC
IÓN
T
UR
ÍST
ICA
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
EC
LIE
NT
E
Plazoleta Francisco Calderón
1. MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
Secretaria
14. Firmar acta de compromiso con el
solicitante
Si
7. ¿El informe es positivo?
Fin
D5
Secretaria
2. Verificar disponibilidad del
bien público
Secretaria
5. Elaborar oficio de Respuesta y comunicar al
solicitante
Cliente
9. Presentar Documentación en
Comisaría M
Coor. De comisaría
10. Emitir autorización por ocupación de vía.
Jefe de catastros
11. Calcular el valor por ocupación de la
vía Pública
Secretaria
15. Archivar Trámite
D1
Cliente
13. Presentar documentos en la
Dir. De Turismo
Cliente
8. Adquirir formulario para
ocupación de la vía
D1,2,3
Cliente
12. Cancelar valor por ocupación de la
vía públicaD4
3. ¿Existe disponibilidad
del bien solicitado?
Secretaria
4. Registra la ocupación del bien
público
SI
S 4.1
NO
Director
6. Legalizar el oficio de respuesta
D3.2
D1,2,3,4
A
A
B
NO
B
D2
D3.1
D3
S1
Inicio
40
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos S1: Sistema de Gestión Documental Quipux
D2: Oficio de respuesta al pedido
D3: Formulario de ocupación de vía pública.
D3.1: autorización de ocupación de vía pública
D3.2: Registro del cálculo de valor por
ocupación de vía pública
D4: Comprobante de pago
D5: Acta de compromiso.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº1
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención de
trámites ciudadanos.
Asistente
Atención al Cliente
2
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD
DEL BIEN
PÚBLICO
Revisar en la agenda física o electrónica la
disponibilidad del bien público solicitado.
Secretaria
Dir. D y P. Turística
3
¿EXISTE
DISPONIBILIDAD
DEL BIEN
SOLICITADO?
♦ Si existe la disponibilidad del bien
solicitado continua a la Actividad Nº 6
♦ Si no existe la disponibilidad del bien
solicitado continua a la actividad Nº 7
4
REGISTRA LA
OCUPACIÓN DEL
BIEN PÚBLICO
Registra en la agenda (Física o
electrónica) la actividad a realizarse con la
hora y fecha del evento.
5
ELABORAR
OFICIO DE
RESPUESTA Y
COMUNICAR AL
SOLICITANTE
Elaborar oficio de respuesta dependiendo
de la disponibilidad del bien solicitado y
comunicar vía telefónica al solicitante la
respuesta a su pedido.
6
LEGALIZAR EL
OFICIO DE
RESPUESTA
Firmar el oficio de respuesta elaborado.
7 ¿EL INFORME ES
POSITIVO?
♦ Si el informe es positivo entregar el
informe al cliente y comunicarle que
continúe con el paso Nº 7
♦ Si el informe es negativo se comunica al
cliente las razones por las cuales su
trámite fue rechazado, se archiva el
trámite y termina el proceso.
41
8
ADQUIRIR
FORMULARIO PARA
OCUPACIÓN DE LA
VÍA
Dirigirse a la ventanilla 11 de tesorería y
comprar el formulario para ocupación de
la vía pública y llenar los campos. Cliente
9
PRESENTAR
DOCUMENTACIÓN
EN COMISARÍA
MUNICIPAL
Adjuntar el formulario a los documentos
anteriores y presentar en la comisaría
Municipal.
10
EMITIR
AUTORIZACIÓN
POR OCUPACIÓN
DE VÍA.
Verificar el oficio de respuesta emitido
por la dirección de Turismo e imprimir la
autorización provisional para ocupación
de la vía pública. Informar al cliente que
continúe con el proceso.
Nota: Esta autorización se imprimirá al
reverso del formulario para ocupación de
la vía pública.
Coordinador de
Comisarías.
11
CALCULAR EL
VALOR POR
OCUPACIÓN DE LA
VÍA PÚBLICA.
Verificar la autorización emitida por la
comisaría municipal y calcular el valor
por ocupación de la vía pública. Registrar
el valor calculado en el formulario de
ocupación de la vía pública.
Jefe de Catastros
12
CANCELAR VALOR
POR OCUPACIÓN
DE LA VÍA
PÚBLICA.
Dirigirse a la ventanilla de tesorería,
cancelar el valor generado y adjuntar el
comprobante de pago al conjunto de
documentos anteriores. Cliente
13
PRESENTAR
DOCUMENTOS EN
DIR. DE TURISMO
Dirigirse a la Dir. Turística y presentar a
la secretaria todo os los documentos
adquiridos para la revisión.
14
FIRMAR ACTA DE
COMPROMISO
CON EL
SOLICITANTE
Establecer acuerdos de responsabilidad
entre el solicitante y el Dir. Turística,
imprimir el acta de compromiso y firmar
las partes interesadas.
Secretaria
Dir. D y P. Turística
Cliente
15
ARCHIVAR
TRÁMITE
Adjuntar los documentos al archivo,
entregar una copia del oficio de respuesta
al solicitante y dar por concluido el trámite
en el sistema Quipux.
Secretaria
FIN
42
5.2 Diagrama de flujo Nº 2
Procedimiento: Prestación Auditorio Casa de la Ibarreñidad, banda Municipal.
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
ALC
ALD
ÍAD
IR. C
ULT
UR
A
EDU
CA
CIÓ
NA
RC
HIV
O
INST
ITU
CIO
NA
L
Banda Municipal, Auditorio Casa de la Ibarreñidad
Secretaria
2. Hacer sumillar solicitud al Alcalde
Alcalde
3. Sumilla la solicitud
D1.1
Asistente Ventanilla
4. Reasignar trámite a secretaria de
cultura
Secretaria
5. Verificar disponibilidad del
bien solicitado
Secretaría
8. Elaborar oficio de respuesta
Secretaria
9. Comunicar al solicitante la respuesta.
6. ¿Existe disponibilidad
del bien solicitado?
Secretaria
7. Registrar la prestación del bien
solicitado
SI
NO
D2
Asistente Ventanilla
10. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a
trámite y archivo
S1
Fin
S1
1. MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
Inicio
D1
D1
D3
S1
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos para prestación de
Auditorio Casa Ibarreñidad y Banda Municipal.
D1.1: Trámite sumillado
D2: Registro de prestación del bien inmueble.
D3: Oficio de respuesta al solicitante
43
6.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº2
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención de trámites
ciudadanos.
Asistente
Atención al Cliente
2
HACER SUMILLAR LA
SOLICITUD AL
ALCALDE
Recibir trámite y hacer sumillar la solicitud al
Alcalde para su conocimiento
Secretaria
Alcaldía
3 SUMILLAR TRÁMITE Sumillar la solicitud del ciudadano Alcalde
4
REASIGNAR TRÁMITE
A SECRETARIA DE
CULTURA
Reasignar el trámite a la dirección de Cultura y
deportes pidiendo se dé respuesta al trámite.
Asistente
Ventanilla Atención al
Cliente
5
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD DEL
BIEN SOLICITADO
Revisar en la Agenda de actividades si el bien
solicitado está disponible para uso.
Secretaria
Dirección de Cultura
6
¿EXISTE
DISPONIBILIDAD DEL
BIEN SOLICITADO?
♦ Si existe la Disponibilidad del bien solicitado
continuar al paso Nº 7
♦Si el bien solicitado no existe continuar al paso
Nº 8
Secretaria
Dirección de Cultura
7
REGISTRAR LA
PRESTACIÓN DEL
BIEN SOLICITADO
Registrar en la Agenda la actividad a realizarse con
la fecha y hora en la cual va a estar ocupada por el
solicitante.
Secretaria
Dirección de Cultura
8 ELABORAR OFICIO DE
RESPUESTA
Elaborar el oficio de respuesta informando la
respuesta del trámite, en caso de ser la respuesta
negativa informar las causas del rechazo a la
petición.
Reasignar el trámite al archivo institucional.
Secretaria
Dirección de Cultura
9
COMUNICAR AL
SOLICITANTE LA
RESPUESTA.
Comunicarse con el solicitante para informarle la
respuesta a su petición.
Nota: Si la respuesta es negativa informar al
peticionario los días disponibles del bien
solicitado, para llegar a un posible acuerdo de uso.
Secretaria
Dirección de Cultura
10
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Ver procedimiento para archivar el trámite y
entregar respuesta al solicitante.
Asistente Archivo
Institucional.
FIN
44
5.3 Diagrama de flujo Nº 3
Diagrama de flujo: Préstamo de Auditorio Monseñor Leonidas Proaño, Salón Máximo, Teatro Gran Colombia.
DIRE
CCIÓ
N A
DMIN
ISTR
ATIV
AAT
ENCI
ÓN
AL
CLIE
NTE
DIRE
CCIO
NES
GA
D-I
Inicio
2. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones D1, D2,
D3S1
Director Administrativo
4. Sumillar para atención de la Unidad de Desarrollo
Institucional y Servicios
S1D1, D2,
D3
Responsable Desarrollo Institucional y Servicios
5. Analizar la factibilidad de préstamo por disponibilidad,
día, hora y tipo de evento
6. ¿Es factible el préstamo?
Responsable Desarrollo Institucional y Servicios
7. Registrar el préstamo en el Libro de Prestaciones
Responsable Desarrollo Institucional y Servicios
8. Responder el trámite Indicando la aprobación o
negación del préstamo
No
Si
S1D4
D4
D3
Fin
Director
3. Solicitar el préstamo del Auditorio a través de
Memorando
1. ¿Solicita el cliente externo o interno?
Externo
Interno
S1 D3
45
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud Externa Sistema de Gestión Documental Quipux.
D2: Tasa por Servicios Administrativos
D3: Memorando QUIPUX
D4: Libro de Prestaciones
6.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº3
PRÉSTAMO DEL AUDITORIO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿SOLICITA EL
CLIENTE EXTERNO
O INTERNO?
Si el préstamo lo solicita el cliente
externo ir a la actividad N° 2.
Si solicita el cliente interno ir a la
actividad N° 3.
-------------
2
PROCEDIMIENTO
DE ATENCIÓN DE
PETICIONES
Iniciar Procedimiento de
ATECIÓN DE PETICIONES en el
que se recepta la Solicitud externa
para el préstamo del Auditorio con
una Tasa por Servicios
Administrativos.
Se genera un número de trámite en
el Sistema QUIPUX.
Ir a la actividad N° 4.
Unidad de Atención
al Cliente
3
SOLICITAR EL
PRÉSTAMO DEL
AUDITORIO A
TRAVÉS DE
MEMORANDO
Solicitar el préstamo del Auditorio,
explicando el motivo y el evento, a
través de Memorando del Sistema
QUIPUX dirigido al Director
Administrativo.
Director área usuaria
4
SUMILLAR PARA
ATENCIÓN A LA
UNIDAD DE
DESARROLLO
INSTITUCIONAL Y
SERVICIOS
Recibir el pedido, sumillar y enviar
al Responsable de Desarrollo
Institucional y Servicios para su
atención.
Director
Administrativo
5
ANALIZAR LA
FACTIBILIDAD DE
PRÉSTAMO POR
DISPONIBILIDAD,
DÍA, HORA Y TIPO
DE EVENTO
Analizar la factibilidad y
disponibilidad de préstamo por día,
hora y tipo de evento, verificando el
Libro de Prestaciones y basándose
en el Reglamento de préstamo de
este inmueble.
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
6
¿ES FACTIBLE EL
PRÉSTAMO?
Si es factible el préstamo ir a la
actividad N° 7.
Si no es factible ir a la actividad N°
8.
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
7
REGISTRAR EL
PRÉSTAMO EN EL
LIBRO DE
PRESTACIONES
Registrar el préstamo del Auditorio
en el Libro de Prestaciones
colocando fecha, hora y evento a
realizarse.
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
46
8
RESPONDER EL
TRÁMITE
INDICANDO LA
APROBACIÓN O
NEGACIÓN DEL
PRÉSTAMO
Responder el trámite en el Sistema
QUIPUX y enviarlo al Archivo
Institucional, indicando la
aprobación o negación del
préstamo.
Responsable de
Desarrollo
Institucional y
Servicios
9 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Manual de Funciones IMI 2010
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Capítulo VIII Art. 417, 429
2 Normas de Control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Requisitos para la realización de eventos en la Plazoleta Francisco
Calderón
Plano de ubicación de stands para eventos públicos
Tasa por servicios técnicos administrativos
Oficio de respuesta al pedido
Formulario de ocupación de vía pública.
Registro de ocupación de vía pública
Autorización de ocupación de vía pública
Registro del cálculo de valor por ocupación de vía pública
Comprobante de pago
Acta de compromiso.
47
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZAD
O POR
DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamient
o de procesos
Corrección al Manual de procedimientos
IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Marisol Rosero
Ing. Lilian Posso
Ing. Edmundo Paredes
Fecha: Fecha: 14-12-2012
Firma:
Firma:
48
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTOPARA OCUPACIÓN DE
VÍA PÚBLICA.
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-09
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARAOCUPACIÓN DE VÍA PÚBLICA
1. OBJETIVO
Emitir permisos para la ocupación de la vía pública, aceras, calles u otros espacios
públicos, que la Municipalidad otorga en base a condiciones y bases legales que permiten
su control y garantizar la correcta y organizada ocupación de la vía pública.
La ocupación de la vía pública está prohibida por el Código Orgánico de Ordenamiento
Territorial, autonomía y descentralización (COOTAD) y varias de las ordenanzas
vigentes; particularmente por la Ordenanza que regula la actividad de comercio en el
Cantón Ibarra.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la petición que cualquier ciudadano puede realizar, con el ingreso
de requisitos, para lo cual se hace un análisis de la petición, y termina con el permiso de
Ocupación de Vía.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Secretaría de Tránsito y
Transporte.
Recepta, registra y despacha documentación interna
y externa.
Brinda atención secretarial y logística interna o
externa.
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de
rendición de cuentas.
Asistente Técnico de Tránsito
y Transporte.
Realiza trámites operativos, técnicos,
administrativos y de logística en la unidad.
Atiende y asesora al usuario interno y externo.
Responsable de Tránsito y
Transporte.
Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables a
la Unidad.
49
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de San
Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
3 SISTEMA QUIPUX Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un
sistema informático que administra la gestión de
documentos internos y externos del GAD-I y realiza
tareas de registro, control, reasignación, archivo,
envío, entre otros.
4 ESPECIES
VALORADAS
Son documentos pre impresos, numerados y tiene
valor llamadas especies valoradas, sirven para dar
trámite a los solicitudes de parte del ciudadano a los
servicios administrativos que ofrece la Municipalidad
de Ibarra
5 COMPROBANTE
DE PAGO
Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes por pago por impuesto,
tasas, y contribución especial en las ventanillas
designadas para el efecto.
6 PROCEDIMIENTO Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
50
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Uso de vía publicaA
TEN
CIÓ
N D
E PE
TICI
ON
ES
UN
IDA
D T
RA
NSI
TO Y
TR
AN
SPO
RTE
AR
CHIV
O
INST
ITU
CIO
NA
L.Ciclo paseos, marchas, pregón, ect.
12. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta a
trámite y archivo
Inicio
1. MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
Secretaria de TyT
2. Revisar y reasignar la petición a responsable.
Asistente Técnico de TyT
5. Revisar y analizar la petición de Uso de Vía.
Responsable de TyT
3. Sumillar la Petición y reasigna responsable.
Secretaria de TyT
4. Revisar y reasignar la petición
7. ¿La petición es favorable?
Asistente Técnico de TyT
10. Imprimir el Plano de con el recorrido de la
petición.
Asistente Técnico de TyT
8. Citar a la persona que solicito.
NO
Asistente Técnico de TyT
6. Elaborar el informe de respuesta.
Responsable de TyT
11. Sumillar el Informe de respuestas de la petición.
SI
Fin
D1
D1S1
D1.1S1
D1.1S1
D2S1
D2,3S3
D2.1,3S1
D2.1,3S1
Asistente Técnico de TyT
9. Analizar alternativas de petición.
51
Documentos: Sistemas:
D1.= Matriz de Requisitos
Solicitud de Ocupación de Vía dirigido a
Alcalde.
Copia de cedula de Identidad.
Paleta de Votación
Tasa Administrativa por Servicios Técnicos.
S1.= Sistema de Gestión Documental
Quipux.
D1.1.= Solicitud Sumillado en Matriz de
Requisitos.
S2.5.= Sistema SISMERT
D2.= Informe de respuesta. S4.1.= Software Aplicativo: Autocad.
D3.= Plano de Recorrido de la petición.
D2.1.= Informe de respuesta sumillado.
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO 2
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se encargan de
recibir, verificar la documentación cuando
existe petición ciudadana y reasignar a la
unidad o dirección correspondiente.
El procesos pude realizar cualquier cliente
externo
Asistente de
Ventanilla de
Atención al
Cliente.
2
REVISAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN A
RESPONSABLE
Recibe el expediente y revisa la petición que
tenga todos los requisitos.
Reasignar en el documento físico y en el
sistema de Gestión Documental Quipux al
responsable de la Unidad de Tránsito y
Transporte.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
3
SUMILLAR LA
PETICIÓN Y
REASIGNAR A
RESPONSABLE.
Recibir el expediente y sumillar la petición
al responsable para que ejecute esta petición
de Uso de Vía de Pública.
Responsable de
Tránsito y
Transporte.
4
REVISAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN
Revisar la sumilla de la petición y entrega y
reasigna el trámite en el sistema Quipux al
Asistente técnico responsable.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
5
REVISAR Y
ANALIZAR LA
PETICIÓN DE
USO DE VÍA
Revisar la petición y analizar sobre la
circulación de petición de Uso de Vía, los
parámetros a considerar son la circulación y
el horario de acuerdo a la congestión que
pude generar, horas picos, entre otros
parámetros.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
6
ELABORAR EL
INFORME DE
RESPUESTA.
Elaborar el informe de repuesta.
El informe puede ser de repuesta favorable
o pude ser u informe de respuesta de
negación de petición la su explicación y
observaciones respectivas.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
7 ¿LA PETICIÓN
ES FAVORABLE?
SI la petición es favorable. Ver actividad N°
8.
Si la petición NO es favorable. Ver
actividad N° 7.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
52
8
CITAR A LA
PERSONA QUE
SOLICITO.
Cuando la petición no es favorable, se busca
la alternativa de citar al responsable que
solicito.
Esto pude ser por cualquier vía de
comunicación.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
9
ANALIZAR
ALTERNATIVAS
DE PETICIÓN.
Analizar las alternativas que propone el
técnico de la petición sobre cambio de
horarios o rutas para la petición.
Tomar una decisión y llegar a un acuerdo
sobre alternativas propuesta.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
Cliente
10
IMPRIMIR EL
PLANO DE CON
EL RECORRIDO
DE LA
PETICIÓN.
Imprimir el plano de recorrido de la petición
del Uso de Vía Pública.
Esta información se realiza a través del
plano de Ibarra en el Sistema Aplicativo:
Autocad.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
11
SUMILLAR EL
INFORME DE
RESPUESTAS DE
LA PETICIÓN.
Recibir, revisar el informe de respuesta para
otorgar el Permiso de Uso de la Vía Pública
y sumillar el informe.
Y emitir a través de la Secretaria a Archivo
Institucional para la entrega.
Responsable de
Tránsito y
Transporte.
12
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITE Y
ARCHIVO
Ver procedimiento para la entrega de
respuesta al interesado y archivo del
trámite.
Secretaria de
Archivo
Institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Solicitud para Espectáculo Público.
53
Informe de respuesta de petición
Formulario de Evento y Espectáculo Publico
Formulario de Ocupación de la Vía Publica
Comprobante de pago.
Plano de Recorrido de la petición.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango
Revisó: Nicolás Guerrero
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
54
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE
DOMINIO
CÓDIGO: P- MS-GTC-TP-11
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE DOMINIO
1. OBJETIVO
Realizar la liquidación de un traspaso de dominio de bienes inmuebles de los predios
del Cantón Ibarra y de los cantones del país generando los impuestos de Alcabala y
Utilidad Urbana
2. ALCANCE
Todos los predios que se encuentren en el cantón Ibarra son susceptibles a la
transferencia de dominio.
El proceso empieza en la compra de especies valoradas y termina con la actualización
del catastro predial.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Analista Catastral El Analista organiza y supervisa el proceso de
actualización y mantenimiento de la base Gráfica catastral
rural. Y supervisa el registro técnico sistemático de las
transferencias de dominio, fraccionamientos,
integraciones parcelarias aprobadas por la municipalidad,
información temática rural, sobre infraestructuras: vial y
de servicios.
Asistente de Rentas
(Ventanilla)
El asistente de ventanilla atiende a los usuarios internos y
externos y mantiene actualizada la base de datos del
catastro de arrendamiento, adoquinados y otros.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
GAD-I Gobierno autónomo descentralizado de San Miguel de
Ibarra
Tasa STA Tasa por servicios técnicos administrativos
SRM Servicio de rentas municipales.
55
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TRANSFERENCIA
DE DOMINIO
La transferencia de dominio, se entiende como el
traspaso de un nombre de dominio del Registrante
actual a un nuevo Registrante.
2 PREDIO Tierra o posesión inmueble
3 IMPUESTO Es una clase de tributo (obligaciones generalmente
pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por
derecho público.
4 ALCABALA Tributo que el vendedor pagaba al fisco en la
compraventa y ambos contratantes en la permuta
5 MINUTA Tributo que el vendedor pagaba al fisco en la
compraventa y ambos contratantes en la permuta
6 UTILIDAD
URBANA
Es un impuesto que gravan los predios.
7 CATASTRO Es un registro administrativo dependiente del Estado
en el que se describen los bienes inmuebles rústicos,
urbanos y de características especiales
8 PROTOCOLIZAR Incorporar al protocolo una escritura matriz y, en
general, cualquier documento que requiera esta
formalidad.
56
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Transferencias de dominio
CLI
EN
TE
EN
TID
AD
E
XT
ER
NA
AV
ALÚ
OS
Y C
AT
AS
TR
OS
RE
NT
AS
Fase
Inicio
Cliente
1. Adquirir tasa por S.T.A y especies
valoradas D1
Analista Catastral
3. Revisar requisitos
4. ¿Los requisitos están
completos?
Analista Catastral
6. Revisar datosSI
S1
7. ¿Existen deudas del
predio?
Cliente
8. Cancelar deudas pendientes en Tesorería M.
SI
Analista Catastral
9. Completar información
NO
D1.2
10. ¿Existen deudas de los contratantes?
Cliente
11. Cancelar deudas pendientes en Tesorería M.
SI
Asistente Ventanilla
12. Revisar Requisitos
NO
Asistente Ventanilla
13Calcular impuesto a la alcabala y
utilidad urbana
Asistente Ventanilla
14. Escanear y guardar
documentación.
S2
Cliente
15. Pagar el impuesto en Tesorería M.
Analista Catastral
17. Actualizar catastro
S1
Fin
D2
D4
D3 D3
5. Realizar mantenimiento, actualización de
catastro
NO
D5
D3
REGISTRO DE LA PROPIEDAD
18. Registrar al nuevo propietario
NOTARIA
16. Protocolizar escritura pública
S2
NOTARIA
2. Legalizar formulario
D1.1
57
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de especies valoradas
*Especie de aviso de alcabalas
*Certificado de no adeudar al IMI
* Tasa por servicios técnicos Administrativos.
S2. Sistema de avalúos y
catastros
D1.1: Formulario de Aviso de Alcabalas legalizado
D1.2: Formulario Aviso de Alcabalas completo
D2.: Matriz de requisitos #1
*Formulario Aviso de Alcabalas legalizado
*Escritura del predio
*Certificado de registro de la propiedad
S2.2: Sistema de
Transferencias de dominio
D3. Comprobante de pago
D4: Matriz de requisitos #2
*Formulario Aviso de Alcabala original y copia
*Cédula de identidad o ciudadanía y votación de del
comprador (Original y copia)
*Carta de pago del impuesto predial actualizada (original
y copia)
*Escritura anterior (original y copia)
*Certificado de gravámenes
*Certificado del vendedor de que no adeuda la municipio,
por el predio a transferirse
D5: Instructivo de determinación tributaria a la alcabala y
la utilidad pública.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ADQUIRIR TASA
POR S.T.A Y
ESPECIES
VALORADAS
Adquirir en la ventanilla de tesorería
Especie valorada de aviso de alcabalas,
tasa por servicios técnicos administrativos,
Certificado de no adeudar al IMI.
Cliente
2 LEGALIZAR
FORMULARIO
Legalizar el aviso de alcabalas en la
Notaria. Y presentar documentos en la
Dirección de Avalúos y Catastros del GAD-
I
Cliente
3 REVISAR
REQUISITOS
Revisar los requisitos solicitados por la
dirección de Avalúos y Catastros
Ver guía de requisitos para Avalúos y
Catastros
Analista catastral
4 ¿LOS
REQUISITOS
♦ Si los requisitos están completos
continuar al paso N’ 6 Analista catastral
58
ESTÁN
COMPLETOS?
♦ Si los requisitos están incompletos
continuar a la actividad N’ 5
5
REALIZAR
MANTENIMIENT
O,
ACTUALIZACIÓ
N DE CATASTRO
Esta actividad se ejecuta llamando al
procedimiento del Actualización del
catastro predial.
Unidad de
Catastros.
6 REVISAR DATOS
Revisar la Base Gráfica y la Base
Alfanumérica en el sistema de Avalúos y
Catastros y en el sistema de Recaudación se
revisa las deudas del predio.
Analista catastral
7
¿EXISTEN
DEUDAS DEL
PREDIO?
Si existen deudas del predio
Pasa a la actividad N’ 8
No existen deudas del predio
Continua a la actividad N’ 9
Analista catastral
8
CANCELAR
DEUDAS
PENDIENTES EN
TESORERÍA M.
Cancelar en ventanilla de tesorería las
deudas del predio que se tenga pendientes Cliente ciudadano
9 COMPLETAR
INFORMACIÓN
Llenar la información faltante en la parte
inferior del formulario de Aviso de
Alcabalas.
Incluir la clave catastral y el avalúo del
predio.
Analista catastral
10
¿EXISTEN
DEUDAS DE LOS
CONTRATANTES
?
Si existen deudas de los contratantes
Pasa a la actividad 11
No existen deudas del predio
Continua a la actividad 12
Asistente de
ventanilla Rentas
11
CANCELAR
DEUDAS
PENDIENTES EN
TESORERÍA M.
Cancelar las deudas pendientes tanto
comprador y vendedor en las ventanillas de
tesorería y cumplir con las obligaciones
tributarias y no tributarias
Cliente ciudadano
12 REVISAR
REQUISITOS
Revisar los requisitos solicitados por la
Unidad de Rentas.
Ver guía de requisitos para Rentas
Asistente
ventanilla Rentas
13
CALCULAR
IMPUESTO A LA
ALCABALA Y
UTILIDAD
URBANA
La documentación generada hasta el
momento incluyendo los requisitos #2 es la
que se escanea y guarda en el sistema de
Transferencia de Dominio
Asistente de
ventanilla Rentas
14
ESCANEAR Y
GUARDAR
DOCUMENTACI
ÓN.
En el sistema de Transferencia de Dominio
se calcula el impuesto a la Alcabala y a la
Utilidad urbana
Asistente de
ventanilla Rentas
59
15
PAGAR EL
IMPUESTO EN
TESORERÍA M.
Una vez calculado los impuesto, según la
Ordenanza que reglamenta la
administración tributaria del impuesto de
alcabala, el contribuyente debe acercarse a
pagar en Tesorería
Cliente ciudadano
16
PROTOCOLIZAR
ESCRITURA
PÚBLICA
En la notaria el contribuyente protocoliza
la escritura pública. Notaria
17 ACTUALIZAR
CATASTRO
Con los datos del nuevo dueño se actualiza
el catastro en el sistema de Avalúos y
Catastros.
Analista catastral
18
REGISTRAR AL
NUEVO
PROPIETARIO
Para que el procedimiento se complete es
necesario que el contribuyente se acerque a
registrar a nombre del nuevo propietario.
Registro de la
Propiedad
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley Orgánica de Régimen Municipal Art. 356
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra
4 Ordenanza que Reglamenta la Administración, Determinación, Control y
Recaudación del Impuesto de Alcabala
5 Reglamento de registro control y custodia de emisión de comprobantes de pago,
títulos de crédito y especies valoradas
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Normas de control Interno
2 COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
1 Formulario de liquidación de Transferencias de Dominio
2 Formulario de Aviso de Alcabalas
60
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de procedimientos
IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Susana Rosero
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
61
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE
REGLAMENTOS PARA PROPIEDADES
HORIZONTALES
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-12
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE REGLAMENTOS PARA
PROPIEDADES HORIZONTALES
1. OBJETIVO
Realizar la certificación de Reglamentos para Propiedad Horizontal.
2. ALCANCE
Aplica a la certificación de Reglamentos de Propiedad Horizontal que deban ser
aprobados administrativamente de acuerdo a la base legal vigente.
Inicia en la recepción del expediente a ser aprobado administrativamente como
propiedad horizontal.
Finaliza en la entrega del Reglamento certificado al interesado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Secretario General Revisar la documentación para la certificación.
Secretaria Elaborar Oficio y preparar la documentación
respectiva para la certificación.
Alcalde Firmar el Oficio y el Reglamento de Propiedad
Horizontal.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N
° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 PROPIEDAD
HORIZONTAL
La propiedad horizontal es una institución jurídica que
hace alusión al conjunto de normas que regulan la división
y organización de diversos inmuebles, como resultado de
la segregación de un edificio o de un terreno común.
62
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificación de Reglamentos para Propiedades Horizontales
SE
CR
ET
AR
ÍA G
EN
ER
AL
ALC
ALD
ÍAA
TE
NC
IÓN
AL
CLIE
NT
E
Inicio
Secretaria
1. Recibir el expediente de los inmuebles a ser
aprobados como propiedad horizontal
D1, D2
S1
Secretaria
2. Elaborar Oficio para certificación de la
Propiedad HorizontalD3
Secretaria
3. Imprimir leyenda y colocar sellos en el
Reglamento de propiedad horizontal
D1.1
Secretaria General
4. Revisar Oficio y Reglamento de Propiedad
Horizontal
D3, D1.1
Alcalde
5. Firmar los documentos solicitados
D3, D1.1
Secretaria
6. Reasignar trámite al Archivo Institucional en el
Sistema QUIPUX
S1
Secretaria
7. Notificar a la Dirección de Planificación con una
copia física del Expediente y el Oficio
D1
Secretaria
8. Archivar una copia del Oficio y del Reglamento de
Propiedad Horizontal
Fin
D3, D1.1
9. P-MS-GTC-AP-13 Entrega de
respuesta a trámites
Documentos: Sistemas:
D1: Expediente de Propiedad Horizontal S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D1.1: Reglamento de Propiedad Horizontal
D2: Memorando
D3: Oficio
63
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
RECIBIR EL
EXPEDIENTE DE LOS
INMUEBLES A SER
APROBADOS COMO
PROPIEDAD
HORIZONTAL
Recibir de Procuraduría Síndica el
expediente de los inmuebles a ser
aprobados administrativamente como
propiedad horizontal. Firmar la
recepción de los mismos y verificar la
asignación en el Sistema QUIPUX.
Secretaria
2
ELABORAR OFICIO
PARA CERTIFICACIÓN
DE LA PROPIEDAD
HORIZONTAL
Elaborar OFICIO para certificación de
la Propiedad Horizontal en base al
informe del Memorando entregado
por la Procuraduría Síndica.
Secretaria
3
IMPRIMIR LEYENDA Y
COLOCAR SELLOS EN
EL REGLAMENTO DE
PROPIEDAD
HORIZONTAL
Imprimir leyenda y colocar sellos en
el Reglamento de Propiedad
Horizontal. Secretaria
4
REVISAR OFICIO Y
REGLAMENTO DE
PROPIEDAD
HORIZONTAL
Revisar que los datos del Oficio y
Reglamento del Propiedad Horizontal
sean correctos.
Entregar el Oficio y Reglamento al
Señor Alcalde para su firma.
Secretaria
General
5
FIRMAR LOS
DOCUMENTOS
SOLICITADOS
Firmar el Oficio y el Reglamento de
Propiedad Horizontal.
Secretaria
General
6
REASIGNAR TRÁMITE
AL ARCHIVO
INSTITUCIONAL EN EL
SISTEMA QUIPUX
Reasignar trámite al Archivo
Institucional en el Sistema QUIPUX
para su entrega al interesado. Secretaria
7
NOTIFICAR A LA
DIRECCIÓN DE
PLANIFICACIÓN CON
UNA COPIA FÍSICA DEL
EXPEDIENTE Y EL
OFICIO
Notificar a la Dirección de
Planificación con una copia física del
expediente y el oficio. Secretaria
8
ARCHIVAR UNA COPIA
DEL OFICIO Y DEL
REGLAMENTO DE
PROPIEDAD
HORIZONTAL
Archivar una copia del Oficio y del
Reglamento de Propiedad Horizontal. Secretaria
9
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES
Iniciar Procedimiento de ENTREGA
DE RESPUESTAS A TRÁMITES.
Unidad de
Archivo
Institucional
10 FIN
64
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que regula el Uso y Ocupación del Suelo en el Cantón Ibarra. (2012)
2 Instructivo para la estandarización en el manejo, elaboración, presentación y
seguimiento de los documentos y comunicaciones del municipio de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley de Propiedad Horizontal
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D3: Oficio para aprobación de Propiedad Horizontal
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
14-12-1012 1
Elaboró: Cristina Valdez - Andrea Rea Revisó: Lorena Pabón
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
65
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PERMISO DE
HABITABILIDAD
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-12
VERSION: 1
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA: Página 65 de 632
PROCEDIMIENTO PARA EL PERMISO DE HABITABILIDAD
1. OBJETIVO:
Constatar que la edificación se ha construido con el diseño del plano aprobado y autorizar que la construcción entre en servicio.
2. ALCANCE:
El proceso inicia con la recepción de documentos en la ventanilla de atención al
cliente, la inspección del predio, aprobación o rechazo de la solicitud hasta el archivo
del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de
la unidad
Aprueba documentos técnicos para la construcción
Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de obras
Realiza permisos de habitabilidad y definitivos de
construcción.
Arquitecto/a Planificación Ejecutar de manera alternativa la aplicación de
políticas, normas y estándares de ordenamiento y
expansión urbana y de proyectos de desarrollo integral
local y regional
Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos y
preparación de informe de aprobación de planos, sean
arquitectónicos, declaración de propiedad horizontal,
conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro
histórico
Secretaria OO.PP/
Planificación
Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
66
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
2 QUIPUX Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
3 ESPECIES
VALORADAS
Son documentos preelaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
4 COMPROBANTE
DE PAGO
Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por
impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la
Municipalidad, en la ventanillas designadas para el
efecto
5 PROCEDIMIENTO Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
67
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Permiso de habitabilidad
OB
RA
S PÚ
BLI
CAS
ATE
NCI
ÓN
AL
CLIE
NTE
DIR
ECCI
ÓN
DE
PLA
NIF
ICA
CIÓ
NA
RCH
IVO
IN
STIT
UCI
ON
AL
Fase
Técnico
6. Elaborar informe de la inspección
Secretaria
4. Ingresar tramite y reasignar al técnico
responsable
Técnico
5. Realizar inspección del
predio
Secretaria
7. Llevar trámite para firma del
Director
D2S1S1
Inicio
Director
8. Legalizar el informe
Secretaria
9. Reasignar a Planificación
D2.1
S1
1.MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
Arquitecto/a
2. Revisar los requerimientos del
trámite
Arquitecto/a
10. Realizar inspección de la
construcción
Arquitecto/a
11.Elaborar informe de inspección y
respuesta al trámite
13. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta a
trámites y archivo
Secretaria
12. Reasignar trámite al Archivo
Institucional
Fin
D1
D3
S1
Secretaria
3. Reasignar el trámite a Obras
Públicas
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2: Informe realizado por la dirección de
Obras Públicas
D2.1: Informe legalizado
D3: Informe realizado por la dirección de
Planificación
68
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención
de trámites ciudadanos
Asistente de
Ventanilla
Atención al Cliente
2
REVISAR LOS
REQUERIMIENTOS
DEL TRÁMITE
Verificar los requerimientos del
trámite según la necesidad.
Arquitecto/a
Planificación
3
REASIGNAR EL
TRÁMITE A OBRAS
PÚBLICAS
Ingresar al sistema y Reasignar el
trámite a la dirección de obras
Públicas
Secretaria
Planificación
4
INGRESAR TRÁMITE Y
REASIGNAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE
Registrar el ingreso del trámite y
reasignar al técnico responsable
para la atención del trámite.
Secretaria OO.PP
5
REALIZAR LA
INSPECCIÓN AL
PREDIO
Recibir la documentación,
verificar los requerimientos del
trámite y realizar la segunda
inspección de la construcción
verificando los requisitos a
cumplir
Técnico OO.PP
6 ELABORAR INFORME
DE INSPECCIÓN
Elaborar el informe de la
inspección de acuerdo a los datos
recopilados en la inspección.
Entregar el trámite a la secretaria
para su legalización.
Técnico OO.PP
7 HACER FIRMAR AL
DIRECTOR
Recibir la documentación y llevar
al director para su respectiva
legalización.
Secretaria OO.PP
8 LEGALIZAR EL
INFORME
Revisar el informe elaborado y
firmar los documentos. Devolver a
la secretaria para su despacho.
Director OO.PP
9 REASIGNAR TRAMITE
A PLANIFICACIÓN
Ingresar al sistema Quipux y
Reasignar el trámite a la secretaria
del área de Planificación
Secretaria OO.PP
10
REALIZAR
INSPECCIÓN DE LA
CONSTRUCCIÓN
Realizar inspección de la
construcción
Arquitecto/a
Planificación
69
Según los requerimientos de las
leyes u ordenanzas.
11
ELABORAR INFORME
DE INSPECCIÓN Y
RESPUESTA AL
TRÁMITE
Elaborar informe de inspección y
dar respuesta al trámite.
Arquitecto/a
Planificación
12
REASIGNAR TRÁMITE
AL ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar trámite al archivo
institucional
Secretaria
Planificación
13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y ARCHIVO
Ver procedimiento para la
respuesta a los trámites y archivo
de los mismos
Asistente Archivo
Institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
2 Normas de control Interno
3 Código de Arquitectura y Urbanismo
70
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Matriz de requisitos
D2: Informe realizado por la dirección de Obras Públicas
D2.1: Informe legalizada
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de procedimientos
IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. César Saransing
Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013
71
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO APROBAR PERFILES Y
RASANTES
CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-13
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA APROBAR PERFILES Y RASANTES
1. OBJETIVO
Controlar que los planos presentados estén de acuerdo a las especificaciones técnicas
emitidas por la Dirección de Obras Públicas (gradientes, BM, referencias) para
localización del proyecto.
2. ALCANCE
El proceso inicia desde la recepción de documentos en atención al cliente, la
inspección del predio hasta la aprobación o negación de los planos.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de
la unidad.
Aprueba documentos técnicos para la construcción.
Topógrafo OO.PP
Auxiliar de topografía
Ejecuta levantamiento de información topográfica
para soporte de obras públicas de desarrollo territorial
Apoya la realización de levantamiento de información
topográfica.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de obras
Realiza permisos de habitalidad y definitivos de
construcción.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
72
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Inspección
2 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
3 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
4 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
5 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por
impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la
Municipalidad, en la ventanillas designadas para el
efecto
6 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
73
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Perfiles y rasantes.
CLIE
NTE
ATEN
CIÓ
N AL
CL
IENT
EO
BRAS
PUB
LICA
SAR
CHIV
O
INST
ITUC
IONA
LDI
RECC
IÓN
FINA
NCIE
RA
Fase
17.P- MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a
trámites y archivo
Procesos GAD-I
3. Solicitar estudio de perfiles y
rasantes
Secretaria
4. Receptar documentación
Director/a
5. Sumillar Trámite
Técnico
9. INSPECCIÓN DE CAMPO
Técnico
10. Elaborar Informe técnico
Técnico
14. Calcular valor y comunicar al
solicitante
Cliente
15. Cancelar valores por trámite.
D2.1 D3
Fin
D4
D6
A
Técnico
15. reasignar trámite a la secretaria Secretaria
6. Reasignar al técnico
responsable.
7. ¿El interesado esta presente?
SI
Técnico
8. Devolver expediente a la
secretaria
NO
Secretaria
16. Reasignar trámite al Archivo
InstitucionalS1D2.1
S1
2. P- MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
Inicio
1. ¿Es una petición interna?
SI
NO
D2
D1
S1
11.¿El trámite es interno?
NO
Técnico
12. Reasignar trámite a la secretaria
SI
S1
Secretaria
13. Elaborar oficio de respuesta a la
Unidad SolicitanteD5
PROCESOS GAD-I
A
P-MA-GF-AT-02 16. Emisión de
ingresos y tributos municipales
D7
S2
S1
S1
Fin
74
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud para estudio de perfiles y
rasantes
S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2: Matriz de requisitos. S2: Sistema de ingreso de títulos
D2.1: Trámite sumillado.
D3: Informe Técnico de la inspección
D4: Oficio con valores a pagar
D5: Oficio de respuesta al solicitante
D6: Comprobante de pago
D7: Expediente atendido.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ¿ES UNA PETICIÓN
INTERNA?
♦ Si es petición interna continuar a la Nº
3
♦ Si es petición externa continuar a la
actividad Nº 2
2
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la atención de
peticiones ciudadanas. Y continuar al
paso Nº 4
Asistente
Atención al Cliente
3
SOLICITAR ESTUDIO
DE PERFILES Y
RASANTES
Solicitar mediante memo u oficio el
estudio de perfiles y rasantes a la
dirección de Obras Públicas
Unidades GAD-I
4 RECEPTAR
DOCUMENTACIÓN
Recibir los documentos y entregar al
director para sumilla. Secretaria
5 SUMILLAR TRÁMITE Sumillar la solicitud y devolver a la
secretaria Director OO.PP
6
REASIGNAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE.
Reasignar el trámite al técnico
responsable y entregar expediente.
Secretaria
OO.PP
7 ¿EL INTERESADO
ESTÁ PRESENTE?
♦ Si el interesado está presente continua a
la actividad Nº 9
♦ Si el interesado no está presente
continuar a la actividad Nº 8
Técnico
OO.PP
8
DEVOLVER
EXPEDIENTE A LA
SECRETARIA
Devolver el trámite a la secretaria
indicando el motivo de la devolución.
Técnico
OO.PP
9 INSPECCIÓN CAMPO Realizar el procedimiento para la
inspección del predio.
Técnico
OO.PP
10 ELABORAR
INFORME TÉCNICO
Elaborar el informe de respuesta con los
datos obtenidos de la inspección.
Técnico
OO.PP
11 ¿EL TRÁMITE ES
INTERNO?
♦Si el trámite es generado por una unidad
interna continuar al paso Nº 13
♦ Si el trámite es generado por un
ciudadano continuar al paso Nº 12
Técnico
OO.PP
75
12
REASIGNAR
TRÁMITE A LA
SECRETARIA
Reasignar el trámite a la secretaria para su
despacho
Técnico
OO.PP
13
ELABORAR MEMO
DE RESPUESTA A LA
UNIDAD
SOLICITANTE
En el sistema Quipux elaborar memo de
respuesta al trámite dirigido a la unidad
solicitante, hacer firmar por el director y
entregar el informe técnico.
Secretaria OO.PP
14 CALCULAR VALOR Calcular los valores por trámite e
imprimir oficio con valores a pagar
Técnico
OO.PP
15
REASIGNAR
TRÁMITE A LA
SECRETARIA
Reasignar el trámite a la secretaria para su
despacho
Técnico
OO.PP
16
REASIGNAR
TRÁMITE AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Registrar la respuesta en el sistema, hacer
legalizar el informe por el Director de
OO.PP y reasignar el trámite al archivo
institucional.
Secretaria
OO.PP
17
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITE Y
ARCHIVO
Ver procedimiento para archivar el
trámite y entregar respuesta al interesado.
Asistente
Archivo
Institucional.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Solicitud para estudio de perfiles y rasantes
Matriz de requisitos.
Ver requisitos Municipales de Obras Públicas.
Trámite sumillado
Informe Técnico de la inspección
76
Oficio con valores a pagar
Oficio de respuesta al solicitante
Comprobante de pago
Expediente atendido.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento de
procesos
Corrección al Manual de procedimientos
IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Ramiro Sevillano
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
77
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE TRIBUTOS MUNICIPALES
CÓDIGO: P-MS-GT-RTM-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN: No llenar
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE TRIBUTOS
MUNICIPALES
1. OBJETIVO
Recaudar eficientemente los tributos municipales para financiar parte del
presupuesto municipal.
2. ALCANCE
Inicia con la petición del pago voluntario por parte del cliente en las siguientes
ventanillas de cobro:
- Municipalidad de Ibarra
- Instituciones bancarias con convenios vigentes.
- Juntas parroquiales rurales.
- Oficinas de la Administración de Mercados
Finaliza con los Informes de Recaudación, Depósitos y Transferencia
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Tesorero Municipal Coordina la programación, administración y
aplicación de políticas de ingresos y pagos de
tesorería.
Cajero Recaudador Recauda ingresos tributarios y no tributarios
municipales
Supervisor de Caja Recauda, controla, liquida y deposita valores
tributarios y no tributarios municipales.
Analista de Tesorería Registra, controla y concilia la recaudación de
ingresos tributarios y no tributarios municipales
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial y
Descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1
78
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Recaudación y devolución de tributos MunicipalesCL
IENT
ETE
SORE
RIA
CONT
ABILI
DAD
Fase
Inicio
Cliente
2. Solicitar Pago Voluntario y/o
Devolución
Recaudador
3. Recaudar o devolver Valores al
Contribuyente
Recaudador
4. Realizar Informe de Cierre de
Recaudación Diaria
Supervisor de Caja
5. Realizar Conciliación de Valores Diarios
Recaudados
Supervisor de Caja
7. Depositar Recaudación en Bancos
Analista Financiero
8. Conciliación Contable de Recaudación
Analista Financiero
9. Realizar informe de Liquidación de
Fondos de Terceros
S2.1D2
S2.1
S2.1D3 S4.1
D4
S2.1D5 S4.1
D6
SI
Fin
6. ¿Son Correctos los Valores
Recaudados?
NO
D1.
10. P-MA-GF-C-01_AL_08
CONTABILIDAD (Conciliaciones)
1. ¿Es recaudación
en ventanilla?
NOSI
79
Documentos: Sistemas:
D1: Recibo de Pago Tributo S2.1: Sistema de Recaudación y
Tesorería
D2: Informe de Recaudación Diaria S4.1: Formato de Hoja Excel
D3: Informe de Conciliación de
Recaudación Diaria
D4: Detalle de Depósito(Informe,
Papeletas de Depósito, Ordenes de
Transferencia)
D5: Informe de Conciliación Contable de
Recaudación
D6. Informe Transferencia de Valores a
Terceros (Mensual)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿ES
RECAUDACIÓN
EN
VENTANILLA?
Si la recaudación o devolución el cliente va
realizar en las ventanillas municipales se
sigue con la actividad 2 caso contrario pasa a
la actividad 4
2
SOLICITAR
PAGO
VOLUNTARIO
Se acerca a la ventanilla de forma voluntaria
a cancelar valores adeudados, o solicitar
devolución.
CLIENTE
3
RECAUDAR O
DEVOLVER
VALORES AL
CONTRIBUYENT
E
Recibe datos del cliente.
Busca los datos adeudados del cliente en el
sistema de Recaudación y Tesorería e informa
dichos valores al cliente.
Receptar el valor de pago (efectivo, tarjetas
de crédito, cheques, transferencias), registra
en el sistema y entrega comprobantes de
pago.
CAJERO
RECAUDADOR
4
REALIZAR
INFORME DE
CIERRE DE
RECAUDACIÓN
DIARIA
Realizar Sumatoria de los Comprobantes de
Pago.
Realizar un informe con el Detalle del Dinero
Recaudado para ser enviado al supervisor de
caja.
CAJERO
RECAUDADOR
5
CONCILIAR LOS
VALORES
DIARIOS
RECAUDADOS
Imprimir reportes de recaudación diaria por
recaudador para validar información de los in
formes de los cajeros recaudadores.
Verificar los Cobros de cada recaudador
incluyendo los cobros de instituciones que se
tiene convenio.
Retirar los valores recaudados de los cajeros
recaudadores.
Contar el dinero y revisar los documentos de
cada recaudador.
Realizar Parte Diario de Recaudación
SUPERVISOR DE
CAJA
80
6
¿SON
CORRECTOS
LOS VALORES
RECAUDADOS?
Si los valores recaudados coinciden con los
valores reportados por el sistema se continúa
con la actividad 7, caso contrario regresar a la
actividad 4.
7
DEPOSITAR
RECAUDACIÓN
Clasificar los valores recaudados (Efectivo,
cheques, tarjetas de crédito, transferencias).
Realizar detalle de los valores que se envían
al banco para depositar (papeletas de
depósito, ordenes de transferencia para
municipios y empresas municipales).
Contar el dinero transportado por la empresa
Fortius en el Banco.
Emitir Documentos () al Asistente financiero,
al Tesorero Municipal y a la Dirección
Financiera.
SUPERVISOR DE
CAJA
8
CONCILIAR
CONTABLEMEN
TE LA
RECAUDACIÓN
Revisar la información remitida del
supervisor de caja.
Obtener reportes del Sistema de Recaudación
(Recaudación normal, cartera vencida,
recaudación total, especies valoradas)
Realizar la Conciliación de los Ingresos
- Depósitos en Efectivo
- Notas de Crédito
- Tarjetas de Crédito
- Transferencia Interbancarias
- Ventas de Activos
ANALISTA
FINANCIERO
9
REALIZAR
INFORME DE
LIQUIDACIÓN
DE FONDOS DE
TERCEROS
Clasificar los Ingresos de Terceros
(Bomberos, Gobierno Provincial, Emapa,
Fondos Escolares, Alcabalas otros cantones).
Realizar la Transferencia mensual de los
fondos de terceros.
Emitir Informe de conciliación de ingresos y
Liquidación de Fondos
ANALISTA
FINANCIERO
10
P-MA-GF-C-
01_AL_08
GESTIÓN
CONTABLE
Se envía la documentación para que se
registre contablemente las recaudaciones
municipales
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Reglamento de Registro, Control y custodia de emisión de comprobantes de
pago, títulos de crédito y especies valoradas.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Normas de Control Interno para entidades públicas
81
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Recibo del pago de tributo (Comprobante de Pago)
Informe de recaudación diaria
Informe de conciliación de recaudación diaria
Detalle de depósito (Papeletas de depósito, ordenes de transferencia)
Informe de conciliación contable de recaudación.
Informe de transferencia de valores a terceros (mensual)
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: René Bedón, Eduardo Acosta
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
82
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PEDIDO DE MATERIALES
Y MAQUINARIA
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA PEDIDO DE MATERIALES Y MAQUINARIA
1. OBJETIVO
Autorizar el uso de la maquinaria municipal para fines de interés social, además de
atender a los pedidos ciudadanos de materiales.
2. ALCANCE
El proceso inicia desde la recepción de documentos en la oficina de atención al
cliente, inspección del lugar solicitado y aprobación o rechazo de la solicitud, hasta
el archivo del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de
la unidad.
Aprueba documentos técnicos para la construcción.
Topógrafo OO.PP
Auxiliar de topografía
Ejecuta levantamiento de información topográfica
para soporte de obras públicas de desarrollo territorial
Apoya la realización de levantamiento de información
topográfica.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de obras
Realiza permisos de habitabilidad y definitivos de
construcción.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
83
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
2 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
3 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
4 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por
impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la
Municipalidad, en la ventanillas designadas para el
efecto
5 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
84
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Prestación de maquinaria pesada y pedidos de materiales
ATE
NCI
ÓN
AL
CLIE
NTE
DIR
. OBR
AS
PÚBL
ICA
SA
RCH
IVO
IN
STIT
UCI
ON
AL
ALC
ALD
ÍA
Prestación de Maquinaria, Petición de materiales.
MS-GTC-AP-1314. Entrega de
respuesta a trámites y archivo
Inicio
Secretaria
2. Registrar trámite
Técnico
5 . Realizar inspección del lugar
Técnico
6. Realizar informe de la inspección
Secretaria
13. Reasignar respuesta al Archivo
Institucional
Fin
S1 S1
S1
D2
Director
3. Sumillar solicitud
Secretaria
4. Reasignar al técnico responsable
7. ¿La petición es para
maquinaria o materiales?
Técnico
10. Verificar disponibilidad de
maquinaria
Maquinaria
Alcalde/ Concejo M
9. Autorizar adquisición de
materiales
Materiales 12. MA-BSI-ACP-01 Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
S1
D1.1
Técnico
8. Reasignar a la Alcaldía
Técnico
11. Elaborar oficio de respuesta a la
peticiónS1
D3
S1
1. MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
D1
D4,5
85
Documentos: Sistemas: D1: Matriz de requisitos S1: Sistema de Gestión Documental Quipux.
D1.1: Trámite sumillado
D2: Informe de inspección del predio
D.3: Autorización adquisición de
materiales
D4: Oficio para pedido de materiales
D5: Oficio de respuesta al peticionario.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la Atención de
peticiones que realiza la ciudadanía.
Atención al
Cliente
2 REGISTRAR
TRÁMITE
Registrar el trámite y hacer sumillar por
el director. Secretaria OO.PP
3 SUMILLAR
SOLICITUD
Sumillar el oficio y devolver a la
secretaria Director OO.PP
4
REASIGNAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE
Reasignar al técnico encargado para
contestar la petición. Secretaria OO.PP
5
REALIZAR
INSPECCIÓN DEL
LUGAR
Realizar inspección del predio para
verificar los requerimientos del pedido. Técnico OO.PP
6
REALIZAR
INFORME DE LA
INSPECCIÓN
Elaborar informe para aprobar el pedido
y hacer firmar por el director. Técnico OO.PP
7
¿LA PETICIÓN ES
PARA
MAQUINARIA O
MATERIALES?
♦ Si la solicitud es para maquinaria
continuar al paso Nº 10
♦Si la solicitud es para materiales
continuar al paso Nº 8
Técnico OO.PP
8
REASIGNAR A LA
ALCALDÍA
Reasignara a la Alcaldía para sumilla del
Alcalde Secretaria OO.PP
9
AUTORIZAR
ADQUISICIÓN DE
MATERIALES
Autorizar la adquisición de materiales y
continuar a la actividad Nº 11 Alcalde
10
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD
DE MAQUINARIA
Verificar si la maquinaria Municipal se
encuentra disponible para efectuar la
petición.
Técnico OO.PP
11
ELABORAR
OFICIO DE
RESPUESTA A LA
PETICIÓN
Elaborar el oficio de respuesta dirigida al
peticionario dando a conocer los detalles
de la aprobación o rechazo de la petición.
Técnico OO.PP
12
MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN
Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
Ver procedimiento para la adquisición de
bienes, obras, servicios y consultorías.
Unidad de
Contratación
Pública
86
SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
13
REASIGNAR
RESPUESTA AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar el trámite al Archivo
institucional y entregar el físico en las
ventanillas de del Archivo.
Secretaria OO.PP
14
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Archivar el trámite y entregar la
respuesta al cliente.
Asistente
Archivo
Institucional
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Matriz de requisitos
Solicitud dirigido al Alcalde
Tasa por servicios técnicos Administrativos.
D1.1: Trámite sumillado
D2: Informe de inspección del predio
D.3: Autorización adquisición de materiales
D4: Oficio para pedido de materiales
D5: Oficio de respuesta al peticionario
87
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento de
procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Tgnlo. Cesar Benítez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
88
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINSTRACIÓN DE
RECLAMOS POR EXONERACIONES
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RECLAMOS POR
EXONERACIONES
1. OBJETIVO
Normar el procedimiento para la tramitación de reclamos presentados por los
contribuyentes, solicitando exoneración de impuestos.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplicará para la tramitación de todos los reclamos relacionados
con solicitudes de exoneración de impuestos, se inicia desde la recepción de los
trámites la sustanciación y termina con la anulación o baja de los ingresos.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director-a Financiero El Director-a del departamento legaliza la resolución
en la que resuelve si el pedido es procedente o no.
Responsable de SMR Verifica la correcta sustentación de la resolución y la
aplicación de la ley.
Analista de SMR Analiza la sustentación del reclamo y elabora
resoluciones
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
2 QUIPUX Sistema de documentación del GAD-I
3 CC Código Tributario
4 SMR Servicio Municipal de Rentas
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 NOTA DE
CRÉDITO
Es el documento que se utiliza para registrar una
disminución en los ingresos del GAD-I.
2 CONTRIBUYENTE Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la
ley impone la prestación tributaria por la verificación del
hecho generador. (Art. 25 CC)
89
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Administración de Reclamos por Exoneraciones
UN
IDA
D D
E R
EN
TA
SA
TE
NC
IÓN
AL
CLI
EN
TE
DIR
EC
CIÓ
N F
INA
NC
IER
A
Fase
Inicio
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
Analista de Rentas
2. Remitir los trámites al Responsable del área
Responsable de Rentas
3. Revisar los trámites
4. ¿Documentos sustentan el
reclamo ?
Responsable de Rentas
6. Asignar los trámites
Responsable de Rentas
5. Solicitar se complemente el
reclamo
No
Analista de Rentas
7. Elaborar Resoluciones
Analista de Rentas
8. Asignar trámite revisión y legalización
D4 D1, D4
Si
Responsable de Rentas
9. Revisar y legalizar resoluciones
Responsable de Rentas
10. Reasignar trámites
D4D1
D3
D1
D1, D4
D2
S1
Directora Financiera
11. Legalizar resolución
Asistente Administrativo
13. Elaborar contestación
12. ¿Es procedente la exoneración?
Asistente Administrativo
14. Solicitar cumplimiento de la resolución
SI
Fin
D6D4
D4, D5
S1
S1
NO
Analista de Rentas
16. Bajar valores del Sistema de Recaudación
Analista de Rentas
19. Enviar reporte de bajas
Analista de Rentas
15. Ingresa exoneración al Sistema
Analista de Rentas
17. Reportar bajas
Analista de Rentas
18. Legalizar reporte
S2.1 S2.1 D1, D7 D1, D7
Fin
D7
A
A
90
Documentos: Sistemas:
D1. Expediente (Requisitos IMI) S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2. Guía de Requisitos S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería
D3. Oficio
D4. Resolución
D5. Contestación al contribuyente
D6. Memorando de ejecución de
resolución
D7. Reporte de Bajas
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Inicia por el Procedimiento P-MS-GTC-AP-
11 Atención de Peticiones.
2
REMITIR LOS
TRÁMITES AL
RESPONSABLE
DE ÁREA
Entrega los trámites al responsable de área
para revisión Analista de SMR
3 REVISAR LOS
TRÁMITES
Recibe los trámites, analiza el contenido del
reclamo y verifica que se encuentren
adjuntos los documentos que sustentan el
reclamo. Guía Requisitos #
Responsable de
SMR
4
¿DOCUMENTOS
SUSTENTAN
EL RECLAMO?
En caso de SI Ver actividad 6
En caso de NO Ver actividad 5
Responsable de
SMR
5
SOLICITAR SE
COMPLEMENTE
EL RECLAMO
Solicita telefónicamente al contribuyente
complemente los documentos, en caso de
contar con el número telefónico, o se realiza
un oficio solicitando la complementación de
la información y regresa a la Actividad Nro.
3
Responsable de
SMR
6 ASIGNAR LOS
TRÁMITES
Asigna los trámites con la sumilla respectiva
para la elaboración de resoluciones.
Responsable de
SMR
7 ELABORAR
RESOLUCIONES
Elabora la resolución para revisión por parte
del responsable de la unidad. Formato # Analista de SMR
8
ASIGNAR
TRÁMITE
REVISIÓN Y
LEGALIZACIÓN
Asigna los trámites al Responsable de SMR
adjuntando la resolución para revisión. Analista de SMR
9
REVISAR Y
LEGALIZAR
RESOLUCIONES
Realiza la revisión de la redacción de las
resoluciones y rubrica las mismas como
constancia de la revisión realizada.
Responsable de
SMR
10 REASIGNAR
TRÁMITES
Reasigna los trámites físicos y mediante el
Sistema de Gestión Documental Quipux, a la
Secretaria de la Dirección Financiera para
revisión del Director-a Financiero.
Analista de SMR
11 LEGALIZAR LA
RESOLUCIÓN
Firma la resolución y envía el físico y
mediante el Sistema de Gestión Documental
Director-a
Financiera-o
91
Quipux, a la Secretaria de la Dirección
Financiera,
12
¿ES
PROCEDENTE LA
EXONERACIÓN
En caso de SI Ver actividad 14
En caso de NO Ver actividad 13
Director-a
Financiera-o
13 ELABORAR
CONTESTACIÓN
Elabora la contestación al contribuyente
informando que no procede el trámite,
adjunta copia de la resolución y concluye el
trámite en el Sistema Quipux. Envía a
entregar contestación por correos del
Ecuador.
Asistente
Administrativo de
la Dirección
Financiera
14
SOLICITAR
CUMPLIMIENTO
DE LA
RESOLUCIÓN
Solicita por medio de memorando se ejecute
la resolución, y envía a la unidad respectiva.
Asistente
Administrativo de
la Dirección
Financiera
15
INGRESAR
EXONERACIÓN
AL SISTEMA
Ingresa la exoneración al Sistema de
Recaudación y Tesorería Ver instructivo No.
Analista del
Servicio Municipal
de SMR
16
BAJAR VALORES
DEL SISTEMA DE
RECAUDACIONES
Procede a dar de baja los valores del Sistema
de Recaudaciones. Ver instructivo
Analista del
Servicio Municipal
de SMR
17 REPORTAR
BAJAS
Imprime el reporte de bajas adjuntado los
trámites que justifican el egreso.
Analista del
Servicio Municipal
de SMR
18 LEGALIZAR
REPORTE
Revisa la información del reporte y los
documentos adjuntos, firma el reporte
Responsable del
SMR
19
ENVIAR
REPORTE DE
BAJAS
Remite el reporte a la Tesorería Municipal
para conocimiento y legalización del
Tesorero-a Municipal, y entrega en
Contabilidad previo la firma de la Director-a
Financiero-a
Analista del
Servicio Municipal
de SMR
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Manual de Procedimientos
2 Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
Título del Documento
Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las
personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
92
8. FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Formato de la solicitud de reclamos tributarios
Resolución de exoneración de impuestos
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa
Revisó: Ing. Susana Rosero
Responsable de la Unidad de Rentas
Municipales
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
93
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
RECLAMOS POR DEVOLUCIONES
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-05
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RECLAMOS POR
DEVOLUCIONES
1. OBJETIVO
Normar el procedimiento para la tramitación de reclamos presentados por los
contribuyentes, por pago indebido y pagos en exceso.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplicará para la administración de todos los trámites
relacionados con reclamos tributarios, por pago indebido y pagos en exceso, inicia
desde la recepción de los trámites hasta la entrega de la nota de crédito.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director-a Financiero El Director-a del departamento legaliza la resolución en
la que resuelve si el pedido es procedente o no.
Responsable de Rentas Verifica que la correcta sustentación de la resolución y la
aplicación de la ley.
Analista de Rentas Analiza que el reclamo contenga los requisitos necesarios
para ser tramitado.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Ibarra
2 QUIPUX Sistema de Gestión Documental QUIPUX
3 CT Código Tributario
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 NOTA DE
CRÉDITO
Es el documento que se utiliza para registrar una
disminución en los ingresos del GAD-I.
2 CONTRIBUYENTE Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la
ley impone la prestación tributaria por la verificación
del hecho generador. (Art. 25 CC)
94
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Administración de Reclamos por Devoluciones
UN
IDA
D D
E RE
NTA
SD
IREC
CIÓ
N F
INA
NCI
ERA
ATE
NCI
ÓN
AL
CLIE
NTE
Fase
Responsable de Rentas
2. Revisar el expediente
3. ¿Documentos
sustentan reclamo?
Responsable de Rentas
5. Asignar trámite al Analista de Rentas
SI
Responsable de Rentas
4. Solicitar complementar
información
Analista de Rentas
6. Elaborar resolución
Analista de Rentas
7. Reasignar trámite para revisión y
legalización
Responsable de Rentas
8. Revisar y legalizar resolución
Analista de Rentas
9. Reasignar trámite
D1
D2
D1, D2 D3
D1, D2,D3
D3
INICIO
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
Directora Financiera
10. Revisar resolución
11. . ¿Es procedente la
resolución?SI
Asistente Administrativo
12. Elaborar contestación para el
contribuyente.
NO
Fin
1
D3
D3, D4
S1 S1
S1
S1
NO
95
Diagrama de flujo: Administración de Reclamos por Devoluciones D
IREC
CIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
UN
IDA
D D
E TE
SOR
ERIA
Fase
Asistente Administrativo
13. Revisar documentación
Asistente Administrativo
14. Elaborar Nota de Crédito
Directora Financiera
15. Legalización resolución y Nota de
crédito
Asistente Administrativo
16. Verificar identidad del contribuyente
Asistente Administrativo
17. Verificar deuda
18. ¿El contribuyente tiene deudas pendientes?
Asistente Administrativo
20. Registrar Nota de Crédito
NO
Asistente Administrativo
19. Recaudar valores
SI
Asistente Administrativo
22. Concluir trámite
Fin
1
D1, D3 D5
S2
D5
D3, D5 D5, D6
21. P-MS-GTC-RTM-01Recaudación y
Devoluciones de Tributos Municipales
D5
S1
S1 S1S2
96
Documentos: Sistemas:
D1. Expediente S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2. Oficio S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería
D3. Resolución
D4. Contestación al Contribuyente
D5. Nota de crédito
D6. Cédula de Ciudadanía
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Inicia por el Procedimiento: P-MS-
GTC-AP-11 Atención de Peticiones.
2 REVISAR EL
EXPEDIENTE
Recibe los trámites analiza el
contenido del reclamo y verifica que
se encuentren adjuntos los
documentos que sustentan el reclamo.
Guía Requisitos #
Responsable de
Rentas
3
¿DOCUMENTOS
SUSTENTAN
RECLAMO?
Si sustentan reclamo. Ver actividad 5
Si no sustentan reclamo. Ver
actividad 4
Responsable de
Rentas
4
SOLICITAR
COMPLEMENTA
R INFORMACIÓN
Solicita telefónicamente al
contribuyente complemente los
documentos, en caso de contar con el
número telefónico, o se realiza un
oficio solicitando la complementación
de la información.
Responsable de
Rentas
5
ASIGNAR LOS
TRÁMITES AL
ANALISTA DE
RENTAS
Asigna los trámites con la sumilla
respectiva para la elaboración de
resoluciones.
Responsable de
Rentas
6 ELABORAR
RESOLUCIONES
Elabora la resolución para revisión
por parte del responsable de la unidad.
Formato #
Analista de Rentas
7
REASIGNAR
TRÁMITE PARA
REVISIÓN Y
LEGALIZACIÓN
Asigna los trámites al Responsable
de Rentas adjuntando la resolución
para revisión.
Analista de Rentas
8
REVISAR Y
LEGALIZAR
RESOLUCIONES
Realiza la revisión de la redacción de
las resoluciones y rubrica las mismas
como constancia de la revisión
realizada.
Responsable de
Rentas
9 REASIGNAR
TRÁMITES
Reasigna los trámites a la Secretaria
de la Dirección Financiera Analista de Rentas
10 REVISAR
RESOLUCIÓN Revisar resolución Director-a Financiero
11 ¿ES
PROCEDENTE
Si no es procedente la devolución Ver
actividad 12 Si es procedente Ver actividad 13
Director-a Financiero
97
LA
RESOLUCIÓN?
12
ELABORAR
CONTESTACIÓN
PARA EL
CONTRIBUYENT
E
Elabora la contestación al
contribuyente informando que no
procede el trámite, adjunta copia de la
resolución y concluye el trámite en el
Sistema Quipux. Envía a entregar
contestación por correos del Ecuador.
Asistente
Administrativo
13
REVISAR
DOCUMENTACI
ÓN
Revisa los documentos y los valores
con el Sistema de Recaudaciones.
Asistente
Administrativo
14
ELABORAR
NOTA DE
CRÉDITO
Elabora la nota de crédito por el valor
que consta en la Resolución.
Asistente
Administrativo
15
LEGALIZAR
RESOLUCIÓN Y
NOTA DE
CRÉDITO
Firma la nota de crédito y la
resolución y reasigna el trámite al
Asistente Administrativo para
entregar al contribuyente.
Directora Financiera
16
VERIFICAR
IDENTIDAD DEL
CONTRIBUYENT
E
Verifica la identidad del
contribuyente que ha realizado el
reclamo, solicitando la presentación
de la cédula de identidad, y envía el
trámite adjuntando la nota de crédito a
la Tesorería
Asistente
Administrativo
17 VERIFICAR
DEUDA
Verifica que el contribuyente no tenga
deudas pendientes en el Sistema de
Recaudación
Asistente
Administrativo
18
¿EL
CONTRIBUYENT
E TIENE DEUDAS
PENDIENTES?
Si tiene deuda para al punto 19
Si no tienen deuda al punto 20
Asistente
Administrativo
Tesorería
19 RECAUDAR
VALORES
Envía a Ventanillas de recaudación
para cobrar los valores que está
debiendo y devolver la diferencia en
caso de existir. Pasa a FIN
Asistente
Administrativo
Tesorería
20
REGISTRAR
NOTA DE
CRÉDITO
Realiza el registro de la nota de
crédito en el registro de notas de
crédito, y solicita al contribuyente
que firme la recepción de la misma.
Asistente
Administrativo
Tesorería
21
RECAUDACIÓN
Y
DEVOLUCIONES
DE TRIBUTOS
MUNICIPALES
Se llama al Procedimiento: P-MS-
GTC-RTM-01 Recaudación y
Devoluciones de Tributos
Municipales, en donde el
contribuyente se acerca a ventanillas
de recaudación para que le entreguen
el dinero en efectivo
22 CONCLUIR
TRÁMITE
Concluye el trámite en el Sistema de
QUIPUX archivando el documento
referenciando el número de la nota de
crédito.
Asistente
Administrativo
Tesorería
FIN
98
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Manual de Procedimientos
2 Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Código Tributario
8. FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Registro de Notas de crédito
Formato de Notas de crédito
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa
Revisó: Ing. Susana Rosero
Responsable de la Unidad de Rentas Municipales
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
99
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS POR EDIFICACIÓN Y
ESPECTÁCULO PÚBLICO EN EFECTIVO
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-07
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN Y ESPECTÁCULO PÚBLICO EN EFECTIVO
1. OBJETIVO
Registrar, actualizar, custodiar las garantías por edificación y espectáculo público para
seguridad del cumplimiento de la obra y de espectáculo público respectivamente, de
conformidad a lo establecido por el GADI.
2. ALCANCE
Inicia identificando si se trata de una Garantía por edificación o una Garantía por
espectáculo público en efectivo y finaliza con la devolución de la misma.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente Financiero
Recepta información financiera
Sella boletos.
Elabora acta de recepción de garantías y
memorandos
Arquitecto Responsable Realizar inspección, emitir informe para devolución
de garantía
Secretaria de Planificación Transferir expediente
Secretaria de Dirección
Financiera
Receptar informes, elabora y transfiere Nota de
Crédito
Directora Financiera Revisar y sumilla informe
Inspector de Rentas Revisa número de entradas , elabora liquidación de
garantías, Ingresa valores de garantías, control de
espectáculos públicos, emites informe de control
Responsable de Rentas Liquida impuesto en base al informe de control
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
2 CIB Certificado de Impresión de boletos.
3 QUIPUX Sistema de Gestión Documental
4 SPI Sistema de Pagos Interbancarios
5 SRI Servicio de Rentas Internas
100
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GARANTÍA Se refiere a la acción que una persona, una empresa o
comercio despliegan con el objeto de afianzar aquello
que se haya estipulado, es decir, a través de la
concreción o presentación de una garantía, lo que se
pretenderá hacer es dotar de una mayor seguridad al
cumplimiento de una obligación o al pago de una
deuda, según corresponda.
2 LIQUIDAR Concretar el pago total de una cuenta, ajustar un
cálculo o finalizar un cierto estado de algo.
3 EXPEDIENTE Conjunto ordenado de documentos generados o
recibido por una unidad u oficina (productor) en la
resolución administrativa de un mismo asunto.
4 IMPUESTO Es una facultad del Estado, autorizada legalmente, de
imponer gravámenes a la población, generalmente en
dinero, sin ninguna contraprestación de su parte, que
sea específicamente dirigida al contribuyente, sino que
esos fondos se destinan a satisfacer necesidades
comunes de la población como la de brindar educación
pública gratuita, seguridad, justicia y salud, en este
último caso, a través de hospitales del Estado.
5 NOTA DE CRÉDITO Son títulos valores que la administración tributaria
emite a favor del contribuyente como resultado al
proceso de devolución de impuestos, las mismas
pueden ser transferidas libremente a otros sujetos,
mediante endoso que se inscribirá en las oficinas del
SRI.
101
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Administración de Garantías por edificación o Espectáculo Público en efectivo.
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
UN
IDA
D D
E R
ENTA
SU
NID
AD
DE
TESO
RER
ÍA
Fase
Inspector de Rentas
3. Revisar número de entradas con CIB de la
imprenta
Inspector de Rentas
4. Elaborar la liquidación de la garantía con copia a
Tesorería
Inspector de Rentas
5. Ingresar valor de la garantía al sistema
Asistente Financiero
6. Receptar las garantías, elabora acta de recepción
de garantía con copia a Unidad de Rentas
P-MS-GTC-TAE-047.Autorización de
eventos y espectáculos públicos
Inspector de Rentas
8. Controlar espectáculo y emite informe de control
Responsable de Rentas
9. Liquidar el impuesto en base al informe de control
Responsable de Rentas
10. Archivar expediente
Asistente Financiero
11. Elaborar memorando a la Dirección financiera para
solicitar devolución
2
D1, D2
D2, D3, D4
D2 D5
D6
Inicio
1. ¿Es Garantía por Edificación o
espectáculo Público?
P-MS-GTC-AP-1117. Atención de
Peticiones
15.¿Es devolución o registro de la
garantíaEdificación
Registro
Devolución 1
P-MS-GTC-RTM-0116. Recaudación de
tributos Fin
P-MS-GTC-TAE-042.Autorización de
eventos y espectáculos públicos
Espectáculo Público
S2.1
102
Diagrama de flujo: Administración de Garantías por edificación o Espectáculo Público en efectivo.D
IREC
CIÓ
N D
E P
LAN
IFIC
AC
IÓN
DIR
ECC
IÓN
DE
OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
DIR
ECC
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
UN
IDA
D D
E TE
SOR
ERÍA
Fase
Arquitecto Responsable
18. Revisar y sumilla carpeta para trámite correspondiente,
de segunda inspección
Arquitecto Responsable
21. Realizar inspección y Emite informe para seguir con el
trámite
Secretaria
25. Reasignar informe
Directora Financiera
26. Revisar y sumilla informe
D9
S1
D9
Fin
P-MS-GTC-TP-1123. Permiso de habitabilidad
Secretaria
19. Transferir expediente
28. P-MA-GF-RTF-03Transferencia SPI
20. ¿Es ampliación de plazo - se construyó
una parte o es devolución?
1
12. ¿Es trámite de garantía de
construcción o de espectáculo público
Garantía deconstrucción
Secretaria
13. Elaborar y transfiere Nota de crédito
Garantía de espectáculo público
2
3
314. P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación de tributos
D7
D8 D8 D9
27. P-MA-GF-C-01 a 08Elaboración de
comprobantes de pago
Ampliación de plazo - se construyó una parte
Devolución
Arquitecto Responsable
24. Realizar inspección y Emite informe para seguir con el
trámite
P-MG-LF-LC-0822. Entrega de respuesta
a trámites y archivo
Fin
D9
Fin
S1
S1
Documentos: Sistemas:
D1. Liquidación de la garantía S1. Sistema de gestión documental QUIPUX
D2. Garantías S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería
D3. Boletos
D4. Acta de recepción de Garantía
D5. Informe de control
D6. Memorando de devolución
D7. Nota de crédito
D8. Carpeta con requisitos
D9. Informe de inspección
103
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿ES GARANTÍA POR
EDIFICACIÓN O
ESPECTÁCULO
PÚBLICO?
Es garantía por espectáculo
Público. Ver actividad 2
Es garantía por edificación. Ver
actividad 15
2
AUTORIZACIÓN DE
EVENTOS Y
ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS
Se hace Llamado al procedimiento P-
MS-GTC-TAE-04 Autorización de
eventos y espectáculos públicos para
trámite correspondiente
3
REVISAR NÚMERO
DE ENTRADAS CON
CIB DE LA
IMPRENTA
Se revisa el número de entradas con
CIB de la imprenta
Inspector de
Rentas
4
ELABORAR LA
LIQUIDACIÓN DE
LA GARANTÍA CON
COPIA A
TESORERÍA
Elabora la liquidación de la garantía
con copia a Tesorería para lo que se
requiere la Garantías y liquidación de
la garantía
Inspector de
Rentas
5
INGRESAR VALOR
DE LA GARANTÍA
AL SISTEMA
Ingresa el valor de la garantía al
Sistema de Recaudación y Tesorería
Inspector de
Rentas
6
RECEPTAR LAS
GARANTÍAS, SELLA
LOS BOLETOS Y
ELABORA ACTA DE
RECEPCIÓN DE
GARANTÍA CON
COPIA A UNIDAD
DE RENTAS
Recepta las garantías, sella los boletos
y elabora acta de recepción de
garantía con copia a Unidad de Rentas
Asistente
Financiero
7
AUTORIZACIÓN DE
EVENTOS Y
ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS
Se hace llamado al procedimiento P-
MS-GTC-TAE-04 Autorización de
eventos y espectáculos públicos para
el trámite correspondiente.
8
CONTROLAR
ESPECTÁCULO Y
EMITE INFORME
DE CONTROL
Controla el espectáculo y emite
informe de control
Inspector de
Rentas
9
LIQUIDAR EL
IMPUESTO EN BASE
AL INFORME DE
CONTROL
Liquida el impuesto en base al
informe de control mediante el
Sistema de Recaudación y Tesorería
Responsable de
Rentas
10 ARCHIVAR
EXPEDIENTE Archivar expediente
Responsable de
Rentas
11
ELABORAR
MEMORANDO A LA
DIRECCIÓN
FINANCIERA PARA
Elabora memorando a la Dirección
financiera para solicitar devolución
Asistente
Financiero
104
SOLICITAR
DEVOLUCIÓN
12
¿ES TRÁMITE DE
GARANTÍA DE
CONSTRUCCIÓN O
DE ESPECTÁCULO
PÚBLICO
Es trámite de garantía de
construcción. Ver actividad 25
Es trámite de garantía de
espectáculo público. Ver actividad
13
13
ELABORAR Y
TRANSFIERE NOTA
DE CRÉDITO
Elabora Nota de crédito y transfiere
mediante Sistema de Gestión
documental QUIPUX
Secretaria
14
RECAUDACIÓN DE
TRIBUTOS
MUNICIPALES
Se hace el llamado al procedimiento
P-MS-GTC-RTM-01 Recaudación de
tributos
y FIN
15
.¿ES DEVOLUCIÓN
O REGISTRO DE LA
GARANTÍA
Es devolución de garantía. Ver
actividad 17
Es registro garantía. Ver actividad 16
16 RECAUDACIÓN DE
TRIBUTOS
Se hace llamado al procedimiento P-
MS-GTC-RTM-01 Recaudación de
tributos para trámite correspondiente.
17
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Se hace llamado al procedimiento P-
MS-GTC-AP-11 Atención de
Peticiones para trámite
correspondiente
18
REVISAR Y
SUMILLA CARPETA
PARA TRÁMITE
CORRESPONDIENT
E, DE SEGUNDA
INSPECCIÓN
Revisa y sumilla carpeta para trámite
correspondiente, de segunda
inspección
Arquitecto
Responsable
19
TRANSFERIR
EXPEDIENTE
Transferir expediente (Carpeta de
requisitos) Secretaria
20
¿ES AMPLIACIÓN
DE PLAZO - SE
CONSTRUYÓ UNA
PARTE O ES
DEVOLUCIÓN?
Es ampliación de plazo - se
construyó una parte. Ver actividad
Nro. 21
Es devolución garantía. Ver actividad
Nro. 23
21
REALIZAR
INSPECCIÓN Y
EMITE INFORME
PARA SEGUIR CON
EL TRÁMITE
Realiza inspección y emite informe
para seguir con el trámite respectivo
Arquitecto
Responsable
22
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Llama al procedimiento P-MG-LF-
LC-08 Entrega de respuesta a trámites
y archivo y FIN.
105
23 PERMISO DE
HABITABILIDAD
Llama al procedimiento P-MS-GTC-
TP-11 Permiso de habitabilidad
24
REALIZAR
INSPECCIÓN Y
EMITE INFORME
PARA SEGUIR CON
EL TRÁMITE
Realiza inspección y emite informe
para seguir con el trámite
Arquitecto
Responsable
25
REASIGNAR
INFORME
Reasigna informe mediante Sistema
de gestión Documental QUIPUX Secretaria
26
REVISAR Y
SUMILLA INFORME
Revisa y sumilla informe mediante
Sistema de gestión Documental
QUIPUX, Informe de inspección
Directora
Financiera
27
ELABORACIÓN DE
COMPROBANTES
DE PAGO
Llama al procedimiento P-MA-GF-C-
01_AL_08 Elaboración de
comprobantes de pago seguir con el
trámite respectivo
28
TRANSFERENCIA
SPI
Llama al procedimiento P-MA-GF-
RTF-03 Transferencia SPI para seguir
con el trámite respectivo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Manual de Procedimientos
2 Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
3 Ordenanza que reglamenta la determinación, administración control y
recaudación del impuesto a los espectáculos públicos
4 Ordenanza que reglamenta la administración tributaria del impuesto del
impuesto a los espectáculos públicos
5 Ordenanza de uso y ocupación de uso de suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Registro de Garantías en efectivo
Formato para autorización de eventos
106
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa Revisó:
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
107
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR
EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-08
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS – FONDO
DE GARANTÍAS POR EDIFICACIÓN EN PÓLIZA
1. OBJETIVO
Registrar, actualizar, custodiar las pólizas de Contratos de fondo de garantías por
edificación para seguridad del cumplimiento de la obra, de conformidad a los planos
aprobados en el GADI.
2. ALCANCE
Inicia desde recepción del contrato certificado por parte de la Secretaria General del
Ilustre Concejo Municipal hasta archivo del expediente.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente Financiero
Recepta información financiera
Efectúa trámites de información financiera
Registra, controla Fondos de Garantía para
Edificaciones
Apoya en la supervisión de plazos y vencimientos
de las Garantías, para solicitar a las Aseguradoras
su renovación y actualización.
Registra transferencias de trámites internos y
externos.
Alcalde Endosar pólizas originales
Arquitecto Responsable Realizar informe y emitir informe para devolución
de garantía
Secretaria Planificación Reasigna informe
Directora Financiera Revisar y sumilla informe
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
108
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GARANTIA Se refiere a la acción que una persona, una empresa o
comercio despliegan con el objeto de afianzar aquello
que se haya estipulado, es decir, a través de la
concreción o presentación de una garantía, lo que se
pretenderá hacer es dotar de una mayor seguridad al
cumplimiento de una obligación o al pago de una
deuda, según corresponda.
2 PÓLIZA Una póliza es la denominación que recibe aquel
documento en el cual se plasma el contrato de seguro,
por un lado y por el otro, las obligaciones y derechos
que corresponderán tanto a la aseguradora como al
asegurado, que son las dos partes intervinientes en este
tipo de contrato.
3 EXPEDIENTE Conjunto ordenado de documentos generados o
recibido por una unidad u oficina (productor) en la
resolución administrativa de un mismo asunto.
109
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagramas de flujo: Administración de Garantías – Fondos de garantía por edificación en pólizas.
UN
IDA
D D
E TE
SOR
ERÍA
PLA
NIF
ICA
CIÓ
ND
IREC
CIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
ASE
GU
RA
DO
RA
ALC
ALD
E
Fase
Arquitectos
5. Realizar inspección
Arquitectos
6. Emitir informe
Secretaria
9. Reasignar informe
Secretaria
7. Reasignar informe
Directora Financiera
10. Revisar y sumilla informe
Asistente Financiero
11. Verificar documentación
Asistente Financiero
12. Oficiar a la aseguradora
ASEGURADORA
15. Solicitar endoso de pólizas originales
Asistente Financiero
14. Solicitar pago inmediato y ejecución de
garantías a la aseguradora
Alcalde
17. Endosar pólizas originales
D2 S1D2, D3
D3
D2, D3 D4, D6D4
Inicio
Asistente Financiero
2.Dar de baja título de crédito
P-MS-GTC-AP-111. Atención de
Peticiones
Asistente Financiero
3. .Revisar vigencia de la póliza y actualización
S2. 1D1 S2.1
8. ¿Se devuelve la garantía?
SI
Asistente Financiero
13. Archivar expediente
Fin
D1
Asistente Financiero
16. Reasignar cheques
D5
D1
S1D3
P-MA-GF-C-01_AL_08
18. Efectivización de Garantías
P-MS-GTC-AP-114. Atención de
Peticiones
S1
A
NO
A
110
Documentos: Sistemas:
D1. Contrato -Pólizas S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D3. Informe para devolución de garantía S2. 1. Sistema de Rentas y Recaudación
D4. Oficio a la aseguradora
D5. Cheques
D6. Copia de permiso de habitabilidad
D7. Comprobante de pago
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA-BLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Inicia en el procedimiento P-MS-
GTC-AP-11 Atención de Peticiones
2
DAR DE BAJA
TÍTULO DE
CRÉDITO
Se da de baja el título en el Sistema
de Recaudación y Tesorería se
ingresa la póliza que se adjunta en el
contrato
Asistente Financiero
3
REVISAR
VIGENCIA DE LA
PÓLIZA Y
ACTUALIZACIÓN
Cada póliza tiene su fecha de
vencimiento para ello se revisa su
vigencia y se actualiza en el Sistema
de Recaudación y Tesorería
Asistente Financiero
4 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Llama al procedimiento P-MS-
GTC-AP-11 Atención de Petición
para seguir con el trámite respectivo
Ventanilla de
Planificación
5 REALIZAR
INSPECCIÓN
Previo coordinación con el
contribuyente y adjuntando los
requisitos necesarios para la
devolución de fondos de garantía y
permiso de habitabilidad, el
Responsable de la Unidad de
vivienda realiza 2 inspecciones
correspondientes con el fin de
determinar si la construcción está de
acuerdo a las especificaciones del
plano aprobado en el GADI.
Arquitecto
Responsable
6 EMITIR INFORME
Emite un informe en el cual expone
si la construcción está de acuerdo o
no a los planos y según eso se
determina si se procede o no a la
devolución de la garantía; el cual se
envía mediante el Sistema de
Gestión documental Quipux, el
informe y los requisitos anteriores.
Arquitecto
Responsable
7 REASIGNAR
INFORME
Reasigna informe físico y mediante
el Sistema de Gestión documental
Quipux.
Secretaria
8 ¿SE DEVUELVE LA
GARANTÍA?
SI se devuelve la garantía
Ver actividad N° 9
No se devuelve la garantía
Ver actividad N° 14
111
9 REASIGNAR
INFORME
Reasigna informe físico y a través
del Sistema de Gestión documental
Quipux.
Secretaria
10
REVISAR Y
SUMILLAR
INFORME
Revisa, sumilla y reasigna el informe
físico y a través del Sistema de
Gestión documental Quipux.
Directora Financiera
11 VERIFICAR
DOCUMENTACIÓN
Verifica documentación (requisitos
necesarios para la devolución de
fondos de garantía y permiso de
habitabilidad e informa para
devolución de garantías).
Asistente Financiero
12
OFICIAR A LA
ASEGURADORA
Oficia a la aseguradora entregando
copia de permiso de habitabilidad
emitido en Planificación. Pasa a la
actividad 19
Asistente Financiero
13 ARCHIVAR
EXPEDIENTE Archiva expediente Asistente Financiero
14
SOLICITAR PAGO
INMEDIATO Y
EJECUCIÓN DE
GARANTÍAS A LA
ASEGURADORA
Solicita pago inmediato a la
aseguradora para la ejecución de
garantías, mediante un oficio a la
aseguradora.
Asistente Financiero
15
SOLICITAR
ENDOSO DE
PÓLIZAS
ORIGINALES
Solicita endoso de pólizas
originales y envían los cheques Aseguradora
16 REASIGNAR
CHEQUES Reasigna cheques Asistente Financiero
17
ENDOSAR
PÓLIZAS
ORIGINALES
Endosa las pólizas originales. Alcalde
18 EFECTIVIZACIÓN
DE GARANTÍAS
Se hace llamado al procedimiento P-
MA-GF-C-01_AL_08
Efectivización de garantías y Pasa a
la Actividad 13 y FIN
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Manual de Procedimientos
2 Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
112
2 Ley de seguros
8. FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Registro de control de plazos de pólizas
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa Revisó: Sr. Marcelo Salazar
Asistente Financiero
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
113
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS
DE ALARMAS COMUNITARIAS
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-09
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE ALARMAS
COMUNITARIAS
1. OBJETIVO
Atender pedidos internos o externos de Alarmas Comunitarias mediante la instalación de
equipos, integración de barrios por autogestión o donación de equipos para dar una
herramienta de apoyo a la prevención del delito a en los barrios.
2. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a los barrios del Cantón Ibarra que:
Soliciten instalación de alarmas comunitarias con el presupuesto participativo.
Soliciten integración del barrio al sistema de alarmas comunitarias, siempre y
cuando sus sistemas tengan compatibilidad con el del GAD-I.
Soliciten donación de todo o parte de los equipos para instalar las alarmas
comunitarias en el barrio, previo estudio de factibilidad.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Promotor B –
Coordinador de
Seguridad Ciudadana
Coordinar pedidos con los presidentes barriales.
Informar al barrio acerca del estado de su pedido.
Director de TIC
Coordinar adquisición de equipos para instalación de
alarmas.
Coordinar las inspecciones barriales.
Analizar factibilidad y solicitar donación de equipos.
Técnico Responsable
de la Dirección de
TIC
Realizar especificaciones técnicas para adquisición de
alarmas.
Realizar inspecciones al barrio para revisar el sistema de
alarmas comunitarias.
Realizar informes de inspecciones.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 ALARMAS
COMUNITARIAS Es un sistema solidario de participación comunitaria
que sirve para prevenir delitos y otros eventos de
114
emergencia que sólo funcionan con la participación
activa de los vecinos(as).
2 AUTOGESTIÓN La autogestión en organización es el uso de cualquier
método, habilidad y estrategia a través de las cuales los
partícipes de una actividad puedan dirigirse hacia el
logro de sus objetivos con autonomía de gestión.
3 CONSOLIDAR La consolidación de datos es un proceso por el cual se
analiza información para obtener una organización de
datos legible e interpretable a los efectos de su uso o
evaluación desde un punto de vista determinado.
4 PRIORIZAR Dar prioridad o preferencia.
5 PLIEGOS Se denomina pliego de condiciones a un documento
contractual, de carácter exhaustivo y obligatorio donde
se establecen las condiciones o cláusulas que se
aceptan en un contrato de obras o servicios, una
concesión administrativa, una subasta, etc.
6 PRESUPUESTO
PARTICIPATIVO El presupuesto participativo es una herramienta de
democracia participativa o de la democracia directa
que permite a la ciudadanía incidir o tomar decisiones
referentes a los presupuestos públicos, generalmente
sobre el presupuesto municipal.
115
5. DIAGRAMA DE FLUJO 1
Diagrama de flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Instalación de Alarmas Comunitarias.
DIR
ECC
IÓN
DE
PA
RTI
CIP
AC
IÓN
C
IUD
AD
AN
A
DIR
ECC
IÓN
DE
TEC
NO
LOG
ÍAS
DE
LA IN
FOR
MA
CIÓ
N Y
C
OM
UN
ICA
CIÓ
N
DIR
ECC
IÓN
A
DM
INIS
TRA
TIV
A
CO
OR
DIN
AC
IÓN
D
E SE
GU
RID
AD
C
IUD
AD
AN
A
Promotor
1. Enviar pedido de Instalación de Alarmas
Comunitarias al Director de TIC D1
Director de TIC
2. Asignar responsable para la elaboración de
pliegos e Informar a Seguridad Ciudadana de la
contratación
Responsable de Pliegos
3. Investigar y elaborar pliegos para adquisición en
coordinación con el Director de TIC
5. MA-BSI-ACP-01 Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
D2
Director
4. Solicitar instalación y adquisición de materiales
por Compra Pública
S1
S1 S1 D2, D3
Fin
6.MS-SPM-SC-01 Capacitación y
entrega de alarmas comunitarias
Inicio
D1
Documentos: Sistemas:
D1: Memorando pedido de Instalación de
Alarmas Comunitarias (Adjunto
Presupuesto)
S1: Sistema de Gestión Documental
Quipux
D2: Pliegos de Especificaciones Técnicas
D3: Memorando
116
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1
N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ENVIAR PEDIDO DE
INSTALACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS AL
DIRECTOR DE TIC
Luego de consolidar las
priorizaciones de los barrios y
consolidarlos por parroquias,
determinar los pedidos de
instalación de Alarmas
Comunitarias por parroquia y
enviar al Director de TIC a través
de Memorando del Sistema
QUIPUX con una copia del
presupuesto.
Promotor
2
ASIGNAR
RESPONSABLE PARA
LA ELABORACIÓN DE
PLIEGOS E INFORMAR
A SEGURIDAD
CIUDADANA DE LA
CONTRATACIÓN
Revisar pedido y asignar a un
responsable para la elaboración de
especificaciones técnicas para los
pliegos y adquisición.
Mantener informado a Seguridad
Ciudadana acerca del estado de la
contratación.
Director de
TIC
3
INVESTIGAR Y
ELABORAR PLIEGOS
PARA ADQUISICIÓN
EN COORDINACIÓN
CON EL DIRECTOR DE
TIC
Investigar y elaborar pliegos para
adquisición en coordinación con el
Director de TIC.
Responsable
de Pliegos
4
SOLICITAR
INSTALACIÓN Y
ADQUISICIÓN DE
MATERIALES POR
COMPRA PÚBLICA
Revisar los pliegos y solicitar la
adquisición por Compra Pública a
través de Memorando del Sistema
QUIPUX.
Director
5
MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Iniciar Procedimiento de
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE BIENES,
SERVICIOS, OBRAS Y
CONSULTORÍAS. Ir a la
actividad Nº 24.
Unidad de
Contratación
Pública
6
MS-SPM-SC-01
CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Iniciar el Procedimiento de
CAPACITACIÓN Y ENTREGA
DE ALARMAS
COMUNITARIAS.
Coordinación
de Seguridad
Ciudadana
117
DIAGRAMA DE FLUJO 2
Diagrama de flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Integración de barrios por autogestiónD
IREC
CIÓ
N D
E PA
RTIC
IPA
CIÓ
N C
IUD
AD
AN
A
- CO
ORD
INA
CIÓ
N D
E SE
GU
RID
AD
CIU
DA
DA
NA
ATE
NCI
ÓN
A
L CL
IEN
TEA
LCA
LDÍA
5. MS-SPM-SC-02 Inspecciones de
alarmas comunitarias
1.MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
Inicio
6. ¿Se puede integrar al
barrio? Promotor B
8. Informar al representante barrial los motivos por los cuales el
barrio no puede integrar.
NO
SI
D1
Fin
7. MS-SPM-SC-01 Capacitación y
entrega de alarmas comunitarias
D2
S1
Alcalde
3. Sumillar el pedido
Secretaria
2. Entregar al Alcalde para su atención
Secretaria
4. Asignar trámite a la Coordinación de
Seguridad CiudadanaD1 D1 D1
S1
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud externa dirigida al Señor Alcalde S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2: Informe de Inspección
118
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Iniciar Procedimiento de
ATENCIÓN DE PETICIONES.
Receptar SOLICITUD dirigida al
Sr. Alcalde del tipo:
Integración del barrio al Sistema
de Alarmas Comunitarias por
autogestión.
Unidad de
Atención al
Cliente
2
ENTREGAR AL
ALCALDE PARA SU
ATENCIÓN
Entregar al Alcalde para su
atención. Secretaria
3 SUMILLAR EL PEDIDO Sumillar el pedido. Alcalde
4
ASIGNAR TRÁMITE A
LA COORDINACIÓN DE
SEGURIDAD
CIUDADANA
Asignar trámite a la Coordinación
de Seguridad Ciudadana en forma
física y digital por el Sistema
QUIPUX.
Secretaria
5
P-MS-SPM-SC-02
INSPECCIONES DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Iniciar Procedimiento de
INSPECCIONES DE ALARMAS
COMUNITARIAS para obtener el
INFORME DE INSPECCIÓN.
Coordinación de
Seguridad
Ciudadana
6 ¿SE PUEDE INTEGRAR
AL BARRIO?
Si se puede integrar al barrio al
Sistema de Alarmas Comunitarias
del GAD-I ir a la actividad Nº 7.
Si por cualquier motivo no se puede
integrar al barrio, ir a la actividad Nº
8.
Promotor B
7
MS-SPM-SC-01
CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Iniciar Procedimiento de
CAPACITACIÓN Y ENTREGA
DE ALARMAS
COMUNITARIAS. Ir a actividad
N° 9.
Coordinación de
Seguridad
Ciudadana
8
INFORMAR AL
REPRESENTANTE
BARRIAL LOS
MOTIVOS POR LOS
CUALES EL BARRIO NO
SE PUEDE INTEGRAR
Informar al representante barrial los
motivos por los cuales el barrio no
se puede integrar al Sistema de
Alarmas Comunitarias del GAD-I.
Promotor B
9 FIN
119
DIAGRAMA DE FLUJO 3
Diagrama del flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Integración del barrio por donación de equipos.
DIR
ECC
IÓN
DE
PA
RTI
CIP
AC
IÓN
C
IUD
AD
AN
A -
CO
OR
DIN
AC
IÓN
D
E SE
GU
RID
AD
CIU
DA
DA
NA
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
DIR
ECC
IÓN
DE
TEC
NO
LOG
ÍAS
DE
LA IN
FOR
MA
CIÓ
N Y
C
OM
UN
ICA
CIÓ
N
UN
IDA
D D
E A
CTI
VO
S FI
JOS
ALC
ALD
ÍA
1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
Inicio
Promotor B
5. Informar acerca del pedido a la Dirección de
TIC
D1, D2
Promotor B
9. Informar al usuario los motivos por los cuales no
se puede donar los equipos
Promotor B
14. Verificar en coordinación de la
Dirección de TIC el buen uso de los equipos donados al barrio
Fin
15. MS-SPM-SC-01 Capacitación y
entrega de alarmas comunitarias
D1
7. ¿Es factible la donación de
equipos?
Director de TIC
10. Solicitar al Director Administrativo la donación de equipos para el barrio
SI
Director de TIC
8. Comunicar a Seguridad Ciudadana los motivos por
los cuales no se puede donar los equipos al barrio
No
Director Administrativo
11. Sumillar y asignar el pedido a la Unidad de Activos
Fijos
Responsable de Activos Fijos
12. Entregar equipos al presidente barrial previo
presentación de requisitosD3
Responsable de Activos Fijos
13. Suscribir Acta de Donación de equipos al barrio con su presidente
D4
D2
D2
A
A
Director de TIC
6. Analizar y determinar la factibilidad de
donación de equipos
S1
S1
Alcalde
3. Sumillar el pedido
Secretaria
2. Entregar al Alcalde para su atención
Secretaria
4. Asignar trámite a la Coordinación de
Seguridad Ciudadana
S1
B
B
C
C
S1
D1
D1, D2 D1, D2 D1, D2
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud externa dirigida al Señor
Alcalde
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D2: Memorando
D3: Requisitos para donación de equipos:
D3.1 Copia de Cédula del presidente barrial
D3.2 Certificación emitida por la Junta
Parroquial (De que es presidente del barrio)
D4: Acta de Donación de equipos
120
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Iniciar Procedimiento de
ATENCIÓN DE PETICIONES.
Receptar SOLICITUD dirigida al
Sr. Alcalde del tipo:
* Integración del barrio al
Sistema de Alarmas
Comunitarias por Donación de
Equipos.
Unidad de
Atención al
Cliente
2
ENTREGAR AL
ALCALDE PARA SU
ATENCIÓN
Entregar al Alcalde para su
atención. Secretaria
3 SUMILLAR EL
PEDIDO Sumillar el pedido. Alcalde
4
ASIGNAR TRÁMITE A
LA COORDINACIÓN
DE SEGURIDAD
CIUDADANA
Asignar trámite a la Coordinación
de Seguridad Ciudadana en forma
física y digital por el Sistema
QUIPUX.
Secretaria
5
INFORMAR ACERCA
DEL PEDIDO A LA
DIRECCIÓN DE TIC
Revisar e informar acerca del
pedido del barrio al Director de
TIC.
Promotor B
6
ANALIZAR Y
DETERMINAR LA
FACTIBILIDAD DE
DONACIÓN DE
EQUIPOS
Analizar el pedido y determinar la
factibilidad de Donación de
Equipos especialmente por
disponibilidad de los mismos.
Director de
TIC
7
¿ES FACTIBLE LA
DONACIÓN DE
EQUIPOS?
Si es factible la donación de
equipos ir a la actividad Nº 10.
Si no es factible la donación de
equipos ir a la actividad Nº 8.
Director de
TIC
8
COMUNICAR A
SEGURIDAD
CIUDADANA LOS
MOTIVOS POR LOS
CUALES NO SE
PUEDE DONAR LOS
EQUIPOS AL BARRIO
Comunicar de forma verbal a
Seguridad Ciudadana los motivos
por los cuales no se puede donar
los equipos al barrio.
Director de
TIC
9
INFORMAR AL
USUARIO LOS
MOTIVOS POR LOS
CUALES NO SE
PUEDE DONAR LOS
EQUIPOS
Informar al Presidente Barrial los
motivos por los cuales no se
puede donar los equipos al barrio.
Ir a la actividad Nº 16.
Promotor B
10 SOLICITAR AL
DIRECTOR
Solicitar al Director
Administrativo a través de
Director de
TIC
121
ADMINISTRATIVO LA
DONACIÓN DE
EQUIPOS PARA EL
BARRIO
Memorando del Sistema
QUIPUX la donación de equipos
al barrio con descripción,
cantidad y motivo.
11
SUMILLAR Y
ASIGNAR EL PEDIDO
A LA UNIDAD DE
ACTIVOS FIJOS
Sumillar y asignar el pedido al
Responsable de la Unidad de
Activos Fijos.
Director
Administrativo
12
ENTREGAR EQUIPOS
AL PRESIDENTE
BARRIAL PREVIO
PRESENTACIÓN DE
REQUISITOS
Con la sumilla del Director
Administrativo en el pedido,
entregar los equipos solicitados al
Presidente Barrial tras la
presentación de:
Copia de cédula y papeleta
votación de Presidente
Barrial.
Certificación de la Junta
Parroquial que el Señor/a es
presidente barrial.
Responsable
de Activos
Fijos
13
SUSCRIBIR ACTA DE
DONACIÓN DE
EQUIPOS AL BARRIO
CON SU PRESIDENTE
Elaborar y suscribir el ACTA DE
DONACIÓN de Equipos al
Barrio con el Presidente.
Responsable
de Activos
Fijos
14
VERIFICAR EN
COORDINACIÓN DE
LA DIRECCIÓN DE
TIC EL BUEN USO DE
LOS EQUIPOS
DONADOS AL
BARRIO
Verificar en coordinación de la
Dirección de TIC el buen uso de
los equipos donados al barrio en
el plazo establecido para ello.
Promotor B
15
MS-SPM-SC-01
CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Iniciar Procedimiento de
CAPACITACIÓN Y ENTREGA
DE ALARMAS
COMUNITARIAS.
Coordinación
de Seguridad
Ciudadana
16 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que crea y coordina el Consejo de Seguridad Ciudadana del cantón
Ibarra
2 Reglamento para la Aplicación del Sistema de Alarmas Comunitarias
122
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
(COOTAD)
3 Ley de Seguridad Pública y del Estado
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código TÍTULO DEL DOCUMENTO
Instalación de alarmas comunitarias
D2: Pliegos de especificaciones técnicas
Integración del barrio por autogestión
D2: Informe de inspección
Integración del barrio por donación de equipos
D4: Acta de donación de equipos
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Martha Cangás
Fecha:14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
123
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PETICIONES A OBRAS
PÚBLICAS
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-10
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PETICIONES A OBRAS PÚBLICAS
1. OBJETIVO:
Cumplir con las peticiones solicitadas por la ciudadanía, además de dar cumplimiento
a las normas y leyes que rigen.
2. ALCANCE:
El procedimiento aplica a todas las peticiones que se realizan a la Dirección de Obras
Públicas, excepto los que ya están considerados como procedimientos.
El proceso inicia desde la recepción de documentos en la oficina de atención al cliente,
inspección del lugar solicitado y aprobación o rechazo de la solicitud, hasta el archivo
del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de
la unidad.
Aprueba documentos técnicos para la construcción.
Topógrafo OO.PP
Auxiliar de topografía
Ejecuta levantamiento de información topográfica
para soporte de obras públicas de
desarrollo territorial
Apoya la realización de levantamiento de información
topográfica.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de obras
Realiza permisos de habitualidad y definitivos de
construcción.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
124
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Inspección La inspección es el método de exploración física que
se efectúa por medio de la vista.
2 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
3 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
4 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
5 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por
impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la
Municipalidad, en la ventanillas designadas para el
efecto
6 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
125
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Petición de Obras Públicas.A
TEN
CIÓ
N A
L CL
IEN
TED
IR. O
BR
AS
PÚB
LICA
SA
RCH
IVO
IN
STIT
UCI
ON
AL MG-LF-LC-08
11. Entrega de respuesta a trámites y archivo.
Secretaria
2. Registrar trámite y pasar al director
Técnico
5 . Realizar inspección del lugar
Técnico
6. Realizar informe de la inspección
Secretaria
10. Reasignar respuesta al Archivo
Institucional
Fin
S1
S1
D2
D4
Director
3. Sumillar solicitud
Secretaria
4. Reasignar al técnico responsable
S1
D1.1
7. ¿Es factible cumplir la petición?
No
Si
Técnico
8. Ejecutar petición solicitada
Técnico
9. Elaborar informe de la petición
1. MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
D1
Inicio
D3
126
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos. S1: Sistema de gestión documental Quipux
D1.1: Trámite sumillado.
D2: Informe DE inspección
D3: Informe de la petición realizada
D4: Expediente
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la
Atención de peticiones que
realiza la ciudadanía.
Atención al Cliente
2
.REGISTRAR
TRÁMITE Y PASAR
AL DIRECTOR
Registrar el trámite y hacer
sumillar por el director. Secretaria OO.PP
3 SUMILLAR
SOLICITUD
Sumillar el oficio y devolver a la
secretaria Director OO.PP
4
REASIGNAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE
Reasignar al técnico encargado
para contestar la petición. Secretaria OO.PP
5
REALIZAR
INSPECCIÓN DEL
LUGAR
Realizar inspección del predio
para verificar los requerimientos
del pedido.
Técnico OO.PP
6 REALIZAR INFORME
DE LA INSPECCIÓN
Elaborar informe para aprobar el
pedido y hacer firmar por el
director.
Técnico OO.PP
7
¿ES FACTIBLE
CUMPLIR LA
PETICIÓN?
♦ Si es factible con la petición
continuar a la actividad Nº 10
♦ Si la petición no es factible
Continuar a la actividad Nº 11
Técnico OO.PP
8
EJECUTAR
PETICIÓN
SOLICITADA
Ejecutar la petición solicitada,
con los responsables y
operadores del trabajo.
Técnico OO.PP
9
ELABORAR
INFORME DE
RESPUESTA A LA
PETICIÓN
Elaborar el informe de respuesta
a la petición para el ciudadano y
para el supervisor responsable.
Técnico OO.PP
10
REASIGNAR
RESPUESTA AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar la respuesta al
Asistente de Archivo
Institucional y entregar el
expediente físico.
Secretaria OO.PP
11
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO.
Archivar el trámite en el sistema
y entregar el trámite al
ciudadano.
Asistente de Archivo
Institucional
FIN
127
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Matriz de requisitos.
Trámite sumillado
Informe DE inspección
Informe de la petición realizada
Expediente
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Tgnlo. Cesar Benítez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
128
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE
PETICIONES
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-11
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PETICIONES
1. OBJETIVO
Atender las solicitudes, quejas y reclamos que ingresan por parte de la ciudadanía al
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra, con la participación de las
respectivas direcciones y unidades para procurar entregar una respuesta positiva a las
peticiones de los ciudadanos.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplicará a todas las peticiones ciudadanas que se recepten por la
unidad de Atención al Cliente, excepto las que no esté en competencia de recibir o
dar solución el GAD-I. Inicia con el ingreso de la petición y termina con la respuesta
requerida por el ciudadano o el archivo de la petición.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente de ventanilla Recibe, registra, clasifica, da seguimiento, archiva y
despacha la documentación interna y externa. Mantiene
actualizada la base de datos de registro, recepción y entrega
de documentos de la institución. Atiende y asesora al
usuario interno y externo.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 STA Servicios Técnicos Administrativos
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Trámite Gestión o diligencia que se realiza para obtener un resultado;
formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto.
2 Petición Es aquel derecho que tiene toda persona individual o jurídica,
grupo, organización o asociación para solicitar o reclamar ante las
autoridades competentes -normalmente los gobiernos o entidades
públicas- por razones de interés público ya sea individual, general
o colectivo.
3 Asunto Tema al que hace referencia la petición.
4 Especies
valoradas
Formularios, certificados, tasas etc. compradas por el ciudadano
en las ventanillas del GAD-I para ingresar una petición.
129
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Atención de peticiones
CLI
EN
TE
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
E
Fase
Cliente
1. Adquirir tasa por STA
Inicio
5. ¿La petición es factible?
Asistente de Ventanilla
9. Ingresar datos del trámite y asignar al primer
responsable la petición
8. ¿La documentacion está completa?
S1
Asistente de Ventanilla
11. Clasificar petición dependiendo su asunto
D3
Asistente de Ventanilla
12. Entregar peticiones en los departamentos correspondientes
SI
Asistente de Ventanilla
7. Verificar documentos ingresados dependiendo
de la petición
Asistente de Ventanilla
10. Entregar número de trámite al ciudadano
D2NO
A
NO
A
Fin
D1
Responsable de recibir petición
13. Constatar y asignar la petición al responsable
directo
SI
D3.1
Cliente
3. Comprar especies valoradas según
trámite
2. ¿El trámite requiere la compra
de especies valoradas?
Si
NO
Asistente de Ventanilla
6. Devolver la petición al cliente
Fin
Cliente
4. Solicitar atención del trámite
D1.1
D1.2
D1
130
DESCRIPCIÓN DE MATRIZ DE DOCUMENTOS Y SISTEMAS
Documentos: Sistemas:
D1 : Matriz de requisitos dependiendo el
trámite
S1: Sistema de Gestión documental
Quipux
D2: Comprobante de entrega de
documentos
D3: Sobre de entrega de documentación
interna
D3.1: Sobre de entrega con la firma de
recepción
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ADQUIRIR TASA
POR STA
Adquirir Tasa por Servicios
Administrativos en las ventanillas
del GAD-I
Ciudadano
2
¿EL TRÁMITE
REQUIERE LA
COMPRA DE
ESPECIES
VALORADAS?
Si el trámite requiere la
compra de especies valoradas Continua actividad 3
No necesita comprar especies
valoradas Pasa a la actividad 4
Ciudadano
3
COMPRAR
ESPECIES
VALORADAS
SEGÚN TRÁMITE
Comprar especies valoradas según
los requisitos que el trámite
requiera.
Ciudadano
4
SOLICITAR
ATENCIÓN DE LA
PETICIÓN
Con los requisitos necesarios el
ciudadano solicita la atención de la
petición en la unidad de Atención
al Cliente
Ciudadano
5 ¿LA PETICIÓN ES
FACTIBLE?
La petición si es factible Pasa actividad 7
No es factible la petición
Continua actividad 6
Asistente de
Ventanilla
6
DEVOLVER LA
PETICIÓN AL
CLIENTE
Si la petición no procede se
devuelve al ciudadano
Asistente de
Ventanilla
7
VERIFICAR
DOCUMENTOS
INGRESADOS
DEPENDIENDO DE
LA PETICIÓN
Revisar los documentos ingresados
D1, correspondientes a la petición
solicitada.
Asistente de
Ventanilla
8
¿LA
DOCUMENTACIÓN
ESTÁ COMPLETA?
Si está completa Continua actividad 9
No está completa Pasa actividad 4
Asistente de
Ventanilla
9
INGRESAR DATOS
DEL TRÁMITE Y
ASIGNAR AL
PRIMER
En el sistema de gestión
documental Quipux ingresa la
petición y asigna al primer
responsable para posteriormente
Asistente de
Ventanilla
131
RESPONSABLE LA
PETICIÓN
dirigir al responsable directo la
petición.
10
ENTREGAR
NÚMERO DE
TRÁMITE AL
CIUDADANO
Para el seguimiento al trámite se
entrega al usuario su número de
trámite en el documento
Comprobante de entrega de
documentos D2.
Asistente de
Ventanilla
11
CLASIFICAR
PETICIÓN
DEPENDIENDO SU
ASUNTO
Clasificar las peticiones en los
sobres de entrega de documentos
D3 los cuales son asignados para
cada dirección.
Asistente de
Ventanilla
12
ENTREGAR
PETICIONES EN
LOS
DEPARTAMENTOS
CORRESPONDIENT
ES
A las 12:00 y 17:00 se entregan las
peticiones recolectadas, en cada
dependencia correspondiente.
Asistente de
Ventanilla
13
CONSTATAR Y
ASIGNAR AL
RESPONSABLE LA
PETICIÓN
Se firma la constancia del
recibimiento de la petición en el
sobre de entrega de documentos y
se asigna al responsable directo de
la petición.
Funcionario
receptor de la
petición
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Documento Requisitos de trámites municipales 2010
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Sobre de recepción de documentos
Comprobante entrega de documentos
Documentos necesarios para realizar las peticiones
01 Activos totales
02 Declaración de patente
03 Patente de salud
04 Certificados
05 Trámite de cualquier índole
06 Aviso de alcabalas
132
07 Actualización rural
08 Varios trabajos
09 Acta recepción definitiva
10 Reglamentación urbana
11 FPA (Formulario de planos arquitectónicos)
12 FPC (Formulario de planos de construcción definitiva)
13 FPE (Formulario de planos de construcción estructurales)
14 Registro profesional arquitectos
15 Registro profesional ingenieros
16 Ocupación de vía pública
17 Solicitud de puesto de mercado
18 Espectáculos públicos
19 Declaración inquilinato
23 Libro de obra
24 STA Habeas Corpus
25 Formulario de copias de títulos
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Sr. Hugo Gualoto
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
133
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE
PETICIONES DEL SECTOR DE
COMERCIALIZACIÓN
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-12 VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PETICIONES DEL SECTOR DE
COMERCIALIZACIÓN
1. OBJETIVO
Coordinar, atender y solucionar las diferentes inquietudes, peticiones o denuncias del
sector de comercialización con el fin de vincular de forma adecuada los trámites y
situaciones respectivas de los comerciantes de los mercados.
2. ALCANCE
Inicia desde que se recibe la petición o denuncia del ciudadano hasta determinar si el
trámite es procedente o no; para enviar el trámite al procedimiento Atención de
Peticiones y los procedimientos necesarios de acuerdo al asunto.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Administrador de mercados
Revisa los trámites de legalización, renovación de
contratos y adjudicación de puestos de mercado.
Garantizar la organización y funcionamiento de los
Mercados del Cantón.
Organizar y ubicar los comerciantes formales
dentro de los mercados para brindar una buena
imagen al público en general
Verificar la calidad de productos que abastecen a
los distintos mercados del Cantón, tanto mayoristas
como minoristas.
Asesora a las autoridades municipales en temas
inherentes a garantizar la organización y buen
funcionamiento de los mercados del cantón.
Controla pago al día de arrendamientos y alícuotas
y puestos del mercado
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de
rendición de cuentas,
Las demás funciones asignadas por la Ley, el
Concejo Municipal y el Alcalde.
Supervisor Sanitario
Efectúa operativos de control de los puestos de
mercado
Elabora notificaciones e informes respectivos
134
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de
rendición de cuentas,
Las demás funciones asignadas por la Ley, el
Concejo Municipal y el Alcalde.
Secretaria
Facilitar a los comerciantes y público en general
información básica
Resolver inquietudes básicas de los comerciantes y
público en general
Entrega de requisitos para distintos trámites
Realizar oficios y memos para las distintas
asociaciones de comerciantes, instituciones
públicas y autoridades competentes
Realizar renovaciones de los contratos de arriendos
Agilitar trámites en el Ilustre Municipio de Ibarra,
así como en las distintas instituciones públicas
Mantener en orden todos los documentos que
ingresan a la Unidad de Mercados, así como los
archivos de la Unidad de Mercados
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I
Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra
2 COOTAD
Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1
135
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Atención de peticiones del sector de comercialización
CIU
DA
DA
NO
AD
MIN
ISTR
AC
IÓN
DE
MER
CA
DO
S
Fase
Inicio
Ciudadano
1. Emitir denuncia o petición de forma verbal
o escrita
Administrador de Mercados
2. Atender denuncia o petición
D1
7. ¿Petición cumple todos los
requisitos?
Ciudadano
8. Recopilar documentos faltantes
NO
D1
A
Administrador de Mercados
9. Verificar deudas pendientes del
comerciante
S5.1
SI
3. ¿Asunto del trámite?
6. ¿Petición es factible?
Peticiones
Fin
NO
Administrador de Mercados
4. Solicitar inspección del área donde se suscitó el
conflicto
Denuncias5. P-MG-LF-LC-04 Notificaciones a comerciantes y
ciudadanos
Fin
SI
A
D1
1
136
Diagrama de flujo: Atención de peticiones del sector de comercialización
CIU
DA
DA
NO
AD
MIN
ISTR
AC
IÓN
DE
MER
CA
DO
SC
LIEN
TE IN
TER
NO
Fase
Supervisor Sanitario
13. Realizar Inspección del puesto y elaborar
informe
10. ¿Comerciante tiene deudas pendientes?
Administrador de Mercados
11. Solicitar la sanción correspondiente
SI
Administrador de Mercados
14. Revisar informe de inspección
NO
12. P-MG-LF-LC-04 Notificaciones a comerciantes y
ciudadanos
SI15. ¿Es procedente
la petición?
No
Administrador de Mercados
20. Emitir informe de factibilidad y expediente
Administrador de Mercados
17. Sumillar documentos y entregar al solicitante
B
19. P-MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
Ciudadano
18. Solicitar trámite para petición
B
21. PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE
ACUERDO A LA NECESIDAD
Administrador de Mercados
16. Devolver documentos de la
petición al interesado y negar verbalmente
Fin
D1
D2
D3
D4D3,D4
D5
22. P-MG-LF-LC-08 Entrega de respuesta a trámites y archivo
D6
Fin
D1
D1
D1
1
137
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud de petición S1: Sistema de Gestión Documental Quipux
D2: Solicitud para aplicar la sanción
correspondiente al comerciante
S2: Sistema de Cobros
D3: Oficio de respuesta de sanción
aplicada o acción tomada
D4: Informe de Inspección
D5: Informe de factibilidad y expediente
del comerciante
D6: Respuesta al trámite solicitado
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
EMITIR DENUNCIA
O PETICIÓN DE
FORMA VERBAL O
ESCRITA
Emitir denuncia o petición de forma
verbal o escrita (D1) Ciudadano
2
ATENDER
DENUNCIA O
PETICIÓN
Atender denuncia o petición (D1) Administrador de
mercados
3 ¿ASUNTO DEL
TRÁMITE?
¿Asunto del trámite?
Peticiones
Continuar actividad No 8
Denuncias Continuar actividad No 4
Administrador de
mercados
4
SOLICITAR
INSPECCIÓN DEL
ÁREA DONDE SE
SUSCITÓ EL
CONFLICTO
Solicitar inspección del área donde se
suscitó el conflicto a la Comisaria
Municipal
Administrador de
mercados
5
PROCEDIMIENTO
P-MG-LF-LC-04
NOTIFICACIONES A
COMERCIANTES Y
CIUDADANOS
Llamado al procedimiento
NOTIFICACIONES A
COMERCIANTES Y
CIUDADANOS
6 ¿PETICIÓN ES
FACTIBLE?
Verifica si la petición es factible
Petición factible
Continuar actividad No 7
Petición no es factible
Fin
Administrador de
mercados
7
¿PETICIÓN CUMPLE
CON TODOS LOS
REQUISITOS?
Verifica si la petición cumple con
todos los requisitos
Cumple con los requisitos
Continuar actividad No 9
No cumple con los requisitos
Continuar actividad No 8
Administrador de
mercados
138
8
RECOPILAR
DOCUMENTOS
FALTANTES
Recopila documentos faltantes y
adjunta al petición (D1) Ciudadano
9
VERIFICAR DEUDAS
PENDIENTES DEL
COMERCIANTE
Verifica si presenta deudas pendientes
el comerciante en el sistema de cobros
(S5.1)
Administrador de
mercados
10
¿COMERCIANTE
TIENE DEUDAS
PENDIENTES?
Verifica si el Comerciante tiene
deudas pendientes
Tiene deudas pendientes
Continuar actividad No 11
No tiene deudas pendientes
Continuar actividad No 13
Administrador de
mercados
11
SOLICITAR LA
SANCIÓN
CORRESPONDIENTE
Solicita la sanción correspondiente
(D2) a Comisaria Municipal
Administrador de
mercados
12
PROCEDIMIENTO
P-MG-LF-LC-04
NOTIFICACIONES A
COMERCIANTES Y
CIUDADANOS
Llamado al procedimiento
NOTIFICACIONES A
COMERCIANTES Y
CIUDADANOS
13
REALIZAR
INSPECCIÓN DEL
PUESTO Y
ELABORAR
INFORME
Realiza Inspección del puesto y
elaborar informe (D4)
Supervisor
Sanitario
14 REVISAR INFORME
DE INSPECCIÓN
Revisa informe de inspección (D4) y
la sanción o no del comerciante
aplicada por la Comisaria Municipal
(D3)
Administrador de
mercados
15 ¿ES PROCEDENTE
LA PETICIÓN?
Verifica si es procedente la petición
Petición es procedente
Continuar actividad No 20 si el
Administrador emite el informe
de factibilidad(D5) a los
procedimientos necesarios para
atender el trámite y a la actividad
No 17 para sumillar la petición del
comerciante (D1)
Petición no es procedente
Continuar actividad No 13
Administrador de
mercados
16
DEVOLVER
DOCUMENTOS DE
LA PETICIÓN AL
INTERESADO Y
NEGAR
VERBALMENTE
Devuelve documentos de la petición al
interesado (D1) y niega verbalmente
Administrador de
mercados
17 SUMILLAR
DOCUMENTOS Y
Sumilla documentos y entrega al
solicitante (D1)
Administrador de
mercados
139
ENTREGAR AL
SOLICITANTE
18
SOLICITAR
TRÁMITE PARA
PETICIÓN
Solicitar trámite para petición (D1) Ciudadano
19
PROCEDIMIENTO
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Llamado al procedimiento
ATENCIÓN DE PETICIONES, el
cual emite el documento (D1) a los
procedimientos necesarios para el
trámite respectivo
20
EMITIR INFORME
DE FACTIBILIDAD Y
EXPEDIENTE
Emitir informe de factibilidad y
expediente (D5) a los procedimientos
necesarios de acuerdo al asunto.
Administrador de
mercados
21
PROCEDIMIENTOS
INTERNOS DE
ACUERDO A LA
NECESIDAD
PROCEDIMIENTOS INTERNOS
DE ACUERDO A LA NECESIDAD
22
PROCEDIMIENTO
P-MG-LF-LC-08
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Llamado al procedimiento
ENTREGA DE RESPUESTA A
TRÁMITES Y ARCHIVO, el cual
emite un documento de respuesta al
trámite al ciudadano (D6)
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por
Procesos de la ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra
2 Ordenanza que Regula La Actividad Comercial en el Cantón Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
140
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Nataly Culqui, Nataly Molina Revisó: Tnlgo. Jerónimo Darquea –
Administrador de Mercados
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
141
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE
RESPUESTA A TRÁMITES Y ARCHIVO
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-13
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y
ARCHIVO
1. OBJETIVO
Entregar oportunamente las respuestas de trámites del GAD-I, mediante el registro y
archivo adecuado de los mismos, para satisfacer la necesidad de los usuarios externos de
conocer el estado de sus solicitudes.
2. ALCANCE
Aplica a la entrega y archivo de trámites del usuario externo que hayan sido ingresados
por Ventanilla de Atención al Cliente.
Inicia en la recepción del trámite de las Direcciones del GAD-I en el Archivo
Institucional.
Finaliza en el archivo y entrega de la respuesta de trámites al usuario.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente Administrativo
Revisar todo documento que ingresa en el archivo
y verificar si han sido asignados en el Sistema.
Revisar en el Sistema si el trámite perteneciente al
usuario reposa en el Archivo Institucional. En caso
de estar en el Archivo revisar la carpeta
correspondiente y proceder a la entrega de
documentos.
Organizar los trámites especificando el tipo de
documento y colocar en carpetas en orden
secuencial.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra
142
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Entrega de respuesta a trámites y archivo
AR
CH
IVO
INST
ITU
CIO
NA
L Asistente Administrativo
7. Archivar el trámite en el Sistema correspondiente
Inicio
Asistente Administrativo
1. Recibir los trámites externos que se han concluido de todas las oficinas revisando
el documento físico y digitalD1
S1, S5.5
2. ¿El trámite es entregado en forma física y
digital?
Asistente Administrativo
4. Ingresar en el Sistema el resultado de los trámites
entregados en forma física y digital
SI
Asistente Administrativo
3. No recibir trámites que no estén completos de forma
física o no hayan sido asignados en el Sistema
NO
Asistente Administrativo
5. Archivar los expedientes de trámites etiquetándolos y
codificándolos
Asistente Administrativo
6. Entregar respuesta de trámites al usuario externo solicitando la cédula, número de trámite y/o
comprobante de pagoD1 D1
S1, S5.5S1, S5.5
Fin
Documentos: Sistemas:
D1: Expedientes de trámites externos concluidos S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
S5.5: Sistema REGYCONT
143
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
RECIBIR LOS
TRÁMITES EXTERNOS
QUE SE HAN
CONCLUIDO DE
TODAS LAS OFICINAS
REVISANDO EL
DOCUMENTO FÍSICO
Y DIGITAL
Recibir los trámites externos que se
han concluido de todas las oficinas
revisando que el documento físico esté
asignado también en el Sistema
QUIPUX.
Además revisar que el trámite se
encuentre con las respectivas copias,
tanto para el Archivo Institucional
como para el usuario.
Asistente
Administrativo
2
¿EL TRÁMITE ES
ENTREGADO EN
FORMA FÍSICA Y
DIGITAL?
Si el trámite ha sido entregado en
forma física y digital ir a la actividad
Nº 4.
Si no ha sido entregado de forma física
o digital ir a la actividad Nº 3.
Asistente
Administrativo
3
NO RECIBIR
TRÁMITES QUE NO
ESTÉN COMPLETOS
DE FORMA FÍSICA O
NO HAYAN SIDO
ASIGNADOS EN EL
SISTEMA
No recibir trámites que no estén
completos de forma física o no hayan
sido asignados en el Sistema
QUIPUX.
Asistente
Administrativo
4
INGRESAR EN EL
SISTEMA EL
RESULTADO DE LOS
TRÁMITES
ENTREGADOS EN
FORMA FÍSICA Y
DIGITAL
Ingresar en el Sistema el resultado de
los trámites que hayan sido entregados
en forma física y digital.
Asistente
Administrativo
5
ARCHIVAR LOS
EXPEDIENTES DE
TRÁMITES
ETIQUETÁNDOLOS Y
CODIFICÁNDOLOS
Archivar los expedientes de trámites
etiquetándolos y codificándolos según
numeración en orden descendente.
Cuando se trate de trámites como
Aprobación de planos,
Fraccionamientos, Urbanizaciones,
Propiedad Horizontal o cuando el
tramite lo amerite, escanear los
documentos y guardarlos como
respaldo.
Asistente
Administrativo
144
6
ENTREGAR RESPUESTA
DE TRÁMITES AL
USUARIO EXTERNO
SOLICITANDO LA
CÉDULA, NÚMERO DE
TRÁMITE Y/O
COMPROBANTE DE
PAGO
Cuando el usuario externo se
acerque a retirar su trámite,
entregar la respuesta
solicitando la cédula o número
de trámite. En caso de que el
trámite tenga costo, informar el
valor a pagar y posteriormente
revisar el Comprobante de
Pago, antes de entregarlo al
usuario.
Asistente
Administrativo
7
ARCHIVAR EL TRÁMITE
EN EL SISTEMA
CORRESPONDIENTE
Archivar el trámite en el
Sistema que corresponda ya
sea QUIPUX o REGYCONT,
colocando el nombre de la
persona que retiró la respuesta
del mismo.
Asistente
Administrativo
8 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Reglamento para la Administración del Archivo Institucional
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
N/A
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Alexandra Franco
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
145
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE
PEDIDOS DE DOCUMENTACIÓN DEL
ARCHIVO HISTÓRICO
CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-14
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE PEDIDOS DE DOCUMENTACIÓN
DEL ARCHIVO HISTÓRICO
1. OBJETIVO
Atender las peticiones de copias de documentación del Archivo Histórico mediante su
atención oportuna para satisfacer las necesidades del usuario.
2. ALCANCE
Aplica a las peticiones internas o externas acerca de la documentación que reposa en el
Archivo Histórico.
Inicia en la recepción de la petición sea verbal o escrita.
Finaliza en el regreso del documento solicitado a su lugar en el archivo.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente del Archivo
Histórico
Atención al usuario interno de la institución y externo.
Información sobre la historia de nuestra Ciudad y el
Cantón a estudiantes que nos visitan.
Entrega en copias sobre la historia de la Ciudad, y
copias de documentos solicitados por Secretaría
General para el ciudadano solicitante.
Mantener un Registro de las personas que solicitan
documentos en el Archivo Histórico.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
146
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Atención de pedidos de documentación del Archivo HistóricoA
RC
HIV
O H
ISTÓ
RIC
OC
LIEN
TE IN
TER
NO
O
EXTE
RN
O
Inicio
Cliente
1. Solicitar el documento de forma verbal o escrita
D1, D2
Asistente del Archivo Histórico
2. Buscar el documento solicitado en el Archivo
3. ¿Es Usuario Interno o externo?
Asistente del Archivo Histórico
4. Solicitar cédula al usuario para el préstamo
Externo
Asistente del Archivo Histórico
5. Facilitar el documento o acompañarlo para sacado de
copias en caso de ser documento histórico
D3
Asistente del Archivo Histórico
10. Regresar el documento a su lugar en el anaquel de
Archivo
D6
Asistente del Archivo Histórico
7. Receptar y revisar de que el documento esté
correcto y completo
Asistente del Archivo Histórico
8. Registrar la atención en el registro correspondiente de acuerdo al tipo de usuario
D5, D7
Asistente del Archivo Histórico
9. Entregar la cédula al usuario en caso de ser
externo
Fin
A
Cliente.
6. Sacar copias del documento
A
D4
D6 D3D3
Interno
147
Documentos: Sistemas:
D1: Memorando Interno S1:Sistema de gestión Documental Quipux
D2: Oficio Externo
D3: Documento solicitado
D4: Copia de documento solicitado
D5: Registro de Pedidos de
Documentación
D6: Cédula del Usuario Externo
D7: Registro Documentos entregados
en copias del Archivo Histórico
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
SOLICITAR EL
DOCUMENTO DE
FORMA VERBAL O
ESCRITA
El usuario interno o externo
solicita el documento de forma
verbal o escrita.
La forma escrita es un
Memorando interno de un área
del GAD-I.
Usuario interno o
externo
2
BUSCAR EL
DOCUMENTO
SOLICITADO EN EL
ARCHIVO
Buscar el documento solicitado
en los anaqueles del Archivo.
Asistente de
Archivo Histórico
3
¿ES USUARIO
INTERNO O
EXTERNO?
Si es usuario externo ir a la
actividad N° 4.
Si es usuario interno ir a la
actividad N° 5.
Asistente de
Archivo Histórico
4
SOLICITAR CÉDULA
AL USUARIO PARA
EL PRÉSTAMO
Solicitar la cédula al usuario
externo como garantía del
préstamo del documento.
Asistente de
Archivo Histórico
5
FACILITAR EL
DOCUMENTO O
ACOMPAÑARLO
PARA SACADO DE
COPIAS EN CASO DE
SER DOCUMENTO
HISTÓRICO
Prestar el documento al usuario
para que saque las copias
necesarias.
En caso de ser un documento
de valor histórico, debe
acompañar al usuario al sacado
de copias para cuidar la
preservación del mismo.
Asistente de
Archivo Histórico
6 SACAR COPIAS DEL
DOCUMENTO
El usuario saca las copias del
documento prestado.
Usuario interno o
externo
148
7
REVISAR QUE EL
DOCUMENTO ESTÉ
CORRECTO Y
COMPLETO
Receptar el documento y
revisar que esté completo y no
haya sido alterado.
En caso de faltar hojas las
solicita al usuario.
Asistente de
Archivo Histórico
8
REGISTRAR LA
ATENCIÓN EN EL
REGISTRO
CORRESPONDIENTE
DE ACUERDO AL
TIPO DE USUARIO
Registra la atención entregada
en el registro de acuerdo al tipo
de usuario:
Interno: Registro de
Pedidos de
Documentación.
Externo: Documentos
entregados en copias del
Archivo Histórico
Solicitar la firma del usuario en
el registro.
Asistente de
Archivo Histórico
9
ENTREGAR
CÉDULA AL
USUARIO EN CASO
DE SER EXTERNO
Entregar la cédula en caso de
ser usuario externo.
Asistente de
Archivo Histórico
10
REGRESAR EL
DOCUMENTO A SU
LUGAR EN EL
ANAQUEL DE
ARCHIVO
Regresar el documento al
anaquel respectivo en el
Archivo para su custodia.
Asistente de
Archivo Histórico
11 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Reglamento para la Administración del Archivo Institucional
2 Acuerdo por el cual el Ayuntamiento Ibarreño organiza el Archivo Municipal
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D5: Registro de pedidos de documentación
D7: Registro de documentos entregados en copias del archivo histórico
149
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Ernesto Proaño
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
150
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO INFORMES AL
CIUDADANO
CÓDIGO: P-MS-GTC-IC-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO INFORMES AL CIUDADANO
1. OBJETIVO
Garantizar a los mandantes el acceso a la información de manera periódica y permanente,
con respecto a la gestión pública.
Facilitar el ejercicio del derecho a ejecutar el control social de las acciones u omisiones
de las/los gobernantes, funcionarias y funcionarios, o de quienes manejen fondos
públicos;
Vigilar el cumplimiento de las políticas públicas; prevenir y evitar la corrupción y el mal
gobierno.
2. ALCANCE
La rendición de cuentas se lo hace anualmente. Inicia con la necesidad de informar al
ciudadano y concluye con el informe de la Asamblea Cantonal realizada para presentar
la rendición de cuentas.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Participación
Ciudadana
Participa en la elaboración, instrumentación, ejecución,
seguimiento, control y evaluación de los planes y
programas que determine las autoridades competentes,
sujetándose invariablemente a las normas y lineamientos
definidos para tal efecto.
Director Comunicación
Social
Integra y promueve la optimización de los servicios de
comunicación social, radio y relaciones públicas.
Organiza servicios de control, seguimiento y campañas
de comunicación social.
Alcalde Presentar al concejo y a la ciudadanía en general, un
informe anual escrito, para su evaluación a través del
sistema de rendición de cuentas y control social, acerca
de la gestión administrativa realizada, destacando el
estado de los servicios y de las demás obras públicas
realizadas en el año anterior, los procedimientos
empleados en su ejecución, los costos unitarios y totales
y la forma cómo se hubieren cumplido los planes y
programas aprobados
por el concejo
Asistente de Salud y
Medio Ambiente
Brinda apoyo en actividades administrativas y de
logística de la unidad.
Asistente administrativo-
Dirección Administrativo
Apoya en la ejecución de actividades administrativas y
logísticas del GAD-I
151
Técnico de Participación
ciudadana
Brinda apoyo en la ejecución de actividades
administrativas y logísticas.
Promotor Participación
ciudadana
Realiza diagnóstico socio-económico de los sectores
poblacionales del cantón. Estimula las iniciativas
ciudadanas en el campo social. Planifica y coordina la
ejecución de planes y proyectos de carácter social.
Difunde y promociona proyectos sociales como políticas
y normas municipales
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 PC Participación Ciudadana
3 CPCCS Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
Informe de gestión Documento en el cual se detallen todos y cada uno de
los movimientos ocurridos en todos los sectores
correspondientes a la empresa, sean estos positivos o
negativos para su desarrollo.
Rendición de cuentas Es un proceso participativo, estructurado, periódico y
oportuno, mediante el cual quienes toman decisiones
sobre la gestión de lo público (autoridades, servidores
públicos, corporaciones privadas, instituciones
financieras internacionales y organizaciones de la
sociedad civil), ya sea en el ámbito político,
programático u operativo, cumplen su deber y
responsabilidad de explicar, dar a conocer o responder
sobre el manejo de lo público encomendado a ellos y
los resultados logrados o no ante la ciudadanía,
sometiendo a ésta la evaluación de dicha gestión o
manejo.
Convocatoria Citar o llamar a una o más personas para que asistan a
determinado acto o lugar.
Evaluar Analizar una cosa para determinar su valor,
importancia o trascendencia.
Acuerdos Decisión tomada en común por dos o más personas,
por una junta, asamblea o tribunal.
Recomendaciones Trato de favor, influencia o ventaja para conseguir
algo.
Ciudadanía Es el nombre dado al hombre que por haber nacido o
residir en una ciudad es miembro de la comunidad
organizada que le reconoce la cualidad para ser titular
de los derechos y deberes, propios de la ciudadanía,
quedando obligado, como ciudadano, a hacer que se
cumplan.
152
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Informes ciudadanos.
DIR
ECC
IÓN
DE
PA
RTI
CIP
AC
IÓN
C
IUD
AD
AN
AU
NID
AD
ES G
AD
-ID
IREC
CIÓ
N D
EC
OM
UN
ICA
CIÓ
N
SOC
IAL
ALC
ALD
ÍAEN
TID
AD
EX
TER
NA
Antes
Director
1. Identificar necesidad ciudadana
Inicio
Directores
2. Entregar informes de gestión a Dir.
Comunicación Social
Director
3. Diseñar y revisar el informe de gestión
Director
4. Presentar propuesta del presupuesto para
la Asamblea Local Cantonal
6. ¿Se aprueba la propuesta?
Director
10. Preparar la campaña de comunicación
Alcalde
12. Determinar lugar, día y hora de la Asamblea Local
Cantonal
Director
13. Elaborar las invitaciones a la Asamblea
Cantonal
NO
Técnico de PC
15. Elaborar registros asistencia a la
Asamblea
Promotor de PC
16. Entregar convocatorias
Técnico de PC
14. Ingresar la convocatoria
S2.7
D2
D4
D1 NO
Director
7. Realizar cambios de propuesta
8. ¿Se requiere contratar bienes
o servicios externos?
SI SI
9. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
B
B
2
5. P-MA-GF-P-02Ejecución de presupuesto
D3 D5
EMPRESA EXTERNA
11. Imprimir informes de gestión para ciudadanía
S1 S4.1
A
A
153
Diagrama de flujo: Informes ciudadanos.
DIR
ECC
IÓN
DE
PA
RTI
CIP
AC
IÓN
C
IUD
AD
AN
AA
LCA
LDÍA
DIR
ECC
IÓN
DE
GES
TIÓ
N
AM
BIE
NTA
L
DIR
ECC
IÓN
A
DM
INIS
TRA
TIV
AC
LIEN
TE
Durante
Asistente de Salud y Medio Ambiente
17. Arreglar el lugar donde se va a desarrollar la Asamblea Cantonal
Responsable Área Técnica
18. Instalar las mesas de registro de asistencia
Asistente administrativo
19. Recibir a los representantes a la
Asamblea Local Cantonal
Alcalde
20. Instalar la Asamblea Cantonal
Alcalde
21. Presentar el informe de gestión
Ciudadanía
22. Evaluar el Informe de Gestión
Ciudadanía
23. Elaborar acuerdos y recomendaciones
Alcalde
24. Clausurar la Asamblea Cantonal
1
3
154
Diagrama de flujo: Informes ciudadanos.
DIR
ECC
IÓN
DE
PA
RTI
CIP
AC
IÓN
C
IUD
AD
AN
AA
LCA
LDÍA
SEC
RET
AR
IA
GEN
ERA
L
Después
Técnico PC
25. Ingresar datos de la Asamblea Cantonal
S2.7
Técnico PC
26. Elaborar el informe de la Asamblea Cantonal
Técnico PC
27. Imprimir actas e informe de la Asamblea
Cantonal
Técnico PC
28. Entregar el informe de la Asamblea
Cantonal al CACAS
Alcalde
29. Cerrar proceso rendición de cuentas
D6D6 S2.7
2
Fin
Documentos: Sistemas:
D1: Ley orgánica de Participación Ciudadana S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2: Informes de actividades de cada
dirección.
S2.7: Sistema de Participación Ciudadana
D3: Memo de petición de aprobación de
presupuesto.
D4: Invitaciones Asamblea Cantonal
D5: Registros de asistentes a la Asamblea
D6: Informe de la Asamblea Cantonal.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
Antes
1
IDENTIFICAR
NECESIDAD
CIUDADANA
Se identifica la necesidad de que la
ciudadanía esté informada sobre la
gestión y administración de lo público,
derecho que consta en la Ley orgánica
de Participación Ciudadana.
Director de
Participación
Ciudadana
2
ENTREGAR
INFORMES DE
GESTIÓN A DIR.
Los directores de cada una de las
direcciones entregan los informes de
gestión de sus direcciones.
Directores del
GAD-I
155
COMUNICACIÓN
SOCIAL
3
DISEÑAR Y REVISAR
EL INFORME DE
GESTIÓN
Diseñar el informe de gestión a ser
emitido por el Alcalde
Director
Comunicación
Social
4
PRESENTAR
PROPUESTA DEL
PRESUPUESTO PARA
LA ASAMBLEA
LOCAL CANTONAL
Presentar la propuesta del presupuesto
a gastar en la Asamblea Cantonal del
proceso de Rendición de Cuentas.
Director de
Participación
Ciudadana
5 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Llamado al procedimiento Ejecución
de Presupuesto para aprobar la
propuesta del presupuesto para la
Asamblea local cantonal.
6 ¿SE APRUEBA LA
PROPUESTA?
Si se aprueba la propuesta Pasa actividad 8
No se aprueba la propuesta Continua actividad 7
7 REALIZAR CAMBIOS
DE PROPUESTA
Realizar cambios en la propuesta del
presupuesto para su posterior
aprobación.
Director de
Participación
Ciudadana
8
¿SE REQUIERE
CONTRATAR BIENES
O SERVICIOS
EXTERNOS?
Si se requiere contratar
bienes o servicios externos Pasa actividad 8
No se requiere contratar Continua actividad 9
Director de
Participación
Ciudadana
9
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Llamado al procedimiento
Contratación y Adquisiciones de
Bienes, Servicios, Obras y
Consultorías para contratar bienes o
servicios de empresas externas que se
requiera para la Asamblea Cantonal
10
PREPARAR LA
CAMPAÑA DE
COMUNICACIÓN
Preparar la campaña de comunicación
para la difusión previa del Informe de
Rendición de Cuentas a la ciudadanía
Director
Comunicación
Social
11
IMPRIMIR
INFORMES DE
GESTIÓN PARA
CIUDADANÍA
La empresa externa adjudicada por el
GAD-I es la encargada de imprimir los
informes de gestión para la ciudadanía.
ENTIDAD
EXTERNA
12
DETERMINAR
LUGAR, DÍA Y HORA
DE LA ASAMBLEA
LOCAL CANTONAL
Determinar del lugar, día y hora de la
Asamblea Local Cantonal Alcalde
13
ELABORAR LAS
INVITACIONES A LA
ASAMBLEA
CANTONAL
Elaborar las invitaciones a la Asamblea
Cantonal de Rendición de Cuentas
Director
Comunicación
Social
156
14 INGRESAR LA
CONVOCATORIA
Ingreso de la convocatoria al sistema
tecnológico de Participación
Ciudadana.
Técnico de
Participación
ciudadana
15
ELABORAR
REGISTROS DE
CONVOCATORIA
Elaborar los registros de las
convocatorias en hojas de Excel e
imprimirlas.
Técnico de
Participación
ciudadana
16 ENTREGAR
CONVOCATORIAS
Entregar las convocatorias a los
respectivos participantes de la
Asamblea Cantonal.
Promotor
Durante
17
ARREGLAR EL
LUGAR DONDE SE
VA A DESARROLLAR
LA ASAMBLEA
CANTONAL
Arreglar y dar mantenimiento al lugar
donde se va a desarrollar la Asamblea
Local Cantonal.
Asistente de
Salud y Medio
Ambiente
18
INSTALAR LAS
MESAS DE
REGISTRO DE
ASISTENCIA
Instalar las mesas de registro de
asistencia de los representantes a la
Asamblea Local Cantonal.
Responsable área
técnica
Participación
Ciudadana
19
RECIBIR A LOS
REPRESENTANTES A
LA ASAMBLEA
LOCAL CANTONAL
Recibir a los representantes a la
Asamblea Local Cantona
Asistente
administrativo-
Dirección
Administrativa
20
INSTALAR LA
ASAMBLEA
CANTONAL
Instalar la Asamblea Local Cantonal Alcalde
21
PRESENTAR EL
INFORME DE
GESTIÓN
Presentar el Informe de Gestión Alcalde
22
EVALUAR EL
INFORME DE
GESTIÓN
Evaluar el Informe de Gestión
(distribución en 4 mesas)
MESA 1: Análisis del cumplimiento de
los planes, programas y proyectos.
Mesa 2: Análisis del cumplimiento del
Presupuesto Participativo
MESA 3: Análisis del cumplimiento de
la Participación Ciudadana
MESA 4: Análisis del cumplimiento de
la transparencia y acceso a
la información
Ciudadanía
23
ELABORAR
ACUERDOS Y
RECOMENDACIONES
Elaborar Acuerdos y
Recomendaciones con los asistentes a
la Asamblea Cantonal.
Ciudadanía
24
CLAUSURAR LA
ASAMBLEA
CANTONAL
Concluir la Asamblea Cantonal Alcalde
Después
157
25
INGRESAR DATOS
DE LA ASAMBLEA
CANTONAL
Ingresar datos de la Asamblea Local
Cantonal al sistema
tecnológico del Sistema de
Participación Ciudadana
Técnico de
Participación
ciudadana
26
ELABORAR EL
INFORME DE LA
ASAMBLEA
CANTONAL
Preparar el borrador del Informe de la
Asamblea Local
Cantonal de Rendición de Cuentas
Técnico de
Participación
ciudadana
27
IMPRIMIR ACTAS E
INFORME DE LA
ASAMBLEA
CANTONAL
Imprimir las actas e impresión del
informe de la Asamblea
Local Cantonal de Rendición de
Cuentas
Técnico de
Participación
ciudadana
28
ENTREGA DEL
INFORME DE LA
ASAMBLEA
CANTONAL AL
CPCCS
Entrega del informe de la Asamblea
Local Cantonal de Rendición de
Cuentas al Consejo de Participación
Ciudadana y Control Social
Técnico de
Participación
ciudadana
29
CERRAR PROCESO
RENDICIÓN DE
CUENTAS
Concluir el proceso de Rendición de
Cuentas Alcalde
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Reglamenta el Sistema de Participación Ciudadana en el Gobierno
Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 Reglamento de Participación ciudadana
3 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución política de la república del Ecuador
2 Ley de participación ciudadana
3 Código orgánico de planificación y finanzas públicas
4 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
5 Guía de referencia para el ejercicio de la rendición de cuentas emitida por el CPCCS
6 Normas de control interno
158
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Registro de convocatorias
Registro de asistencia a las asambleas
Acta de reunión participativa
Certificado de participación ciudadana a la asamblea
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó:
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
159
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE
INFORMACIÓN AL CIUDADANO
CÓDIGO: P-MS-GTC-IC-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INFORMACIÓN AL CIUDADANO
1. OBJETIVO
Agilizar la entrega de información, para satisfacer las necesidades de los ciudadanos y
visitantes nacionales y extranjeros.
2. ALCANCE
La información es entregada a todos los ciudadanos que la soliciten. Inicia con la petición
y concluye con la entrega de la información.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente de ventanilla Atiende y asesora al usuario interno y externo.
Asistente de Promoción
Turística
Procesa y mantiene actualizados los expedientes y
archivos
Secretaria de planificación Recepta, registra y despacha documentación interna y
externa. Brinda atención secretarial y logística. Atiende
al público y recepta llamadas telefónicas
Arquitecto/a Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos y
preparación de informe de aprobación de planos, sean
arquitectónicos, declaración de propiedad horizontal,
conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro
histórico.
Topógrafo Realiza levantamientos topográficos para suministrar
información para la elaboración de planos y proyectos de
desarrollo urbano y territorial. Realiza estudio de trazado
vial en proyectos urbanísticos. Elabora cálculos, linderos
y planos topográficos
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I. Gobierno autónomo descentralizado de Ibarra
160
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Información Es un conjunto organizado de datos procesados, que
constituyen un mensaje que cambia el estado de
conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho
mensaje.
2 Número de trámite Número generado por el Sistema de Gestión Documental
Quipux para el seguimiento del trámite.
3 Guía turística Libro para turistas o viajeros que proporciona detalles
sobre una localidad o área geográfica, un destino
turístico o un itinerario en particular. Es el equivalente
escrito de un guía turístico.
4 Información técnica Información sobre los predios, entregada por los
arquitectos a los ciudadanos.
5 Información topográfica Información entregada por los topógrafos a los
ciudadanos.
161
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Servicio de información al ciudadano.
CLI
EN
TE
EN
TID
AD
E
XT
ER
NA
DIR
EC
CIÓ
N D
E
DE
SA
RR
OLL
O Y
P
LAN
IFIC
AC
IÓN
T
UR
ÍST
ICA
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
ED
IRE
CC
IÓN
DE
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N
Fase
Inicio
Ciudadano
1. Solicitar información
Asistente de Promoción Turística
4. Entregar información turística en puntos de
información
Asistente de Promoción Turística
7. Registrar a los visitantes con sus datos
turística A
A5. ¿La
información es suficiente?
SI
Asistente de ventanilla
3. Proporcionar información solicitada
verbal o escritaD1
Fin
predial
NO
Fin
D2 D3
2. ¿Qué tipo de información requiere el
ciudadano turística, predial, o general?
General
Ministerios
6. Entregar información
B
Secretaria
8. Atender al ciudadano
9. ¿El ciudadano cuenta con el número de su
trámite?
Secretaria
10. Buscar la dependencia donde se encuentra el trámite
SI
NO
S1
Secretaria
11. Proporcionar información
12. ¿La información es
suficiente?
Secretaria
13. Informar para que sea atendido por el
Responsable de parroquia
Arquitecto/a
14. Entregar información técnica
15. ¿El ciudadano tiene
dudas?
Topográfo
16. Proporcionar información topográfica
FINSI
SI
NO
NO
Fin
B
162
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos. Ver anexo de
Documento Requisitos de trámites municipales
2010
S1: Sistema de Gestión Documental
Quipux
D2: Guías turísticas
D3: Hojas de registro de turistas
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 SOLICITAR
INFORMACIÓN
Solicitar información de los diferentes
trámites, dudas, requisitos, guías etc. A los
que hace referencia el GAD-I
Ciudadano
2
¿QUÉ TIPO DE
INFORMACIÓN
REQUIERE EL
CIUDADANO
TURÍSTICA,
PREDIAL, O
GENERAL?
Si la información es turística Pasa actividad 4
Si la información es predial Pasa actividad 9
Si la información es turística Continua actividad 3
Asistente de
ventanilla
3
PROPORCIONAR
INFORMACIÓN
SOLICITADA
VERBAL O
ESCRITA
Se entrega la información al ciudadano en
forma verbal o si lo requiere de forma
escrita como es el caso de los requisitos
para los trámites que se realizan en el
GAD-I. También se puede proporcionar
información telefónica.
Asistente de
ventanilla
4 ENTREGAR
INFORMACIÓN
En la dirección de turismo se facilita al
turista la información que requiera como
guías turísticas, mapas, volantes etc.
Asistente de
Promoción
Turística
5
¿LA
INFORMACIÓN ES
SUFICIENTE?
Si la información es suficiente Pasa actividad 7.
No es suficiente la información
Continua actividad 6.
Asistente de
Promoción
Turística
6 ENTREGAR
INFORMACIÓN
Si la información entregada en la
Dirección de Turismo no es suficiente se
direcciona al turista a las diferentes
entidades donde se puede brindar
información turística como el Gobierno
Provincial de Imbabura, Ministerio de
Turismo etc.
ENTIDAD
EXTERNA
7
REGISTRAR A
LOS VISITANTES
CON SUS DATOS
En hojas de registro se solicita a los
turistas que ingresen sus datos como
constancia de la información entregada.
Asistente de
Promoción
Turística
8 ATENDER AL
CIUDADANO Atender al ciudadano con sus dudas.
Secretaria de
planificación
163
9
¿EL CIUDADANO
CUENTA CON EL
NÚMERO DE SU
TRÁMITE
QUIPUX?
Si cuenta con el número de
trámite Continúa actividad 10.
No cuenta con número de
trámite Pasa actividad 13
Secretaria de
planificación
10
BUSCAR LA
DEPENDENCIA
DONDE SE
ENCUENTRA EL
TRÁMITE
Con el número de trámite proporcionado
por el ciudadano se busca en el Sistema de
Gestión Documental Quipux para
verificar en que dependencia se encuentra.
Secretaria de
planificación
11 PROPORCIONAR
INFORMACIÓN
Facilitar la información obtenida en el
Sistema Quipux
Secretaria de
planificación
12
¿LA
INFORMACIÓN ES
SUFICIENTE?
Si la información es suficiente Termina el procedimiento.
No es suficiente la información Pasa actividad 13.
Secretaria de
planificación
13
ENVIAR AL
CIUDADANO
PARA QUE SEA
ATENDIDO POR
EL
RESPONSABLE
DE PARROQUIA
Si el ciudadano tiene dudas y necesita
información técnica sobre su predio se le
asigna al Arquitecto responsable de la
parroquia a la que el ciudadano pertenece.
Arquitecto
14
ENTREGAR
INFORMACIÓN
TÉCNICA
Entrega la información que el ciudadano
requiere en referencia a su predio. Arquitecto
15 ¿EL CIUDADANO
TIENE DUDAS?
Si el ciudadano aún tiene dudas Pasa actividad 17.
El ciudadano no tiene dudas Finaliza el procedimiento.
Arquitecto
16
PROPORCIONAR
INFORMACIÓN
TOPOGRÁFICA
El ciudadano con el trámite en ejecución
tiene dudas sobre el desarrollo de este,
solicita información topográfica sobre su
predio.
Topógrafo
FIN
164
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PLANIFICAR
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de uso y ocupación de suelo 2012
2 Documento Requisitos de trámites municipales 2010
3 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones
del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra
4 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
5 Documento Requisitos de trámites Municipales 2010
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Registro de Material Turístico
Hojas de lista de requisitos para los diferentes trámites a realizar en el
GAD-I.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó:
Fecha:14-11-2012 Fecha:
Firma
Firma
165
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE LICENCIA ÚNICA
ANUAL DE FUNCIONAMIENTO TURÍSTICO
(LUAF)
CÓDIGO: P-MS-GTC-TAE-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 165 de 632
PROCEDIMIENTO LICENCIA ÚNICA ANUAL DE FUNCIONAMIENTO
TURÍSTICO (LUAF)
1. OBJETIVO
Legalizar el funcionamiento de los establecimientos turísticos del cantón Ibarra a
través de la entrega de Licencia Única Anual de Funcionamiento LUAF.
2. ALCANCE
Aplica desde el certificado de registro como establecimiento turístico emitido por el
MINTUR hasta la entrega de la Licencia Única Anual de Funcionamiento LUAF
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo Revisa documentos habilitantes y firma la LUAF previa
entrega definitiva.
Promotor de turismo
Actualiza el catastro turístico del cantón Ibarra.
Verifica los documentos habilitantes para obtención de
LUAF.
Registra y control de los establecimientos dentro del sistema.
Asistente de
Mejoramiento Turístico
Actualización del catastro de turístico.
Inspección a establecimientos turísticos.
Actualización de ficha catastral.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 LUAF Licencia Única Anual de Funcionamiento.
2 MINTUR Ministerio de Turismo
3 C.I. Cédula de Identidad
4 RUC Registro Único de Contribuyentes
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Catastro Turístico Es un registro de las Actividades Económicas Turísticas.
166
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Licencia única de funcionamiento turístico (LUAF).
CLI
EN
TE
DIR
EC
CIÓ
N D
E T
UR
ISM
OT
ES
OR
ER
IAA
LCA
LDÍA
RE
NT
AS
P-MS-GTC-TAE-01
Inicio
Promotor Turístico
2. Receptar y Verificar
Documentos
Promotor Turístico
4. Registrar Datos
S2.10
Asistente de Ventanilla
7. Imprimir LUAF
Promotor Turístico
8. Revisar Documentos
Director
11. Legalizar LUAF
Alcalde
14. Legalizar LUAF
Inspector Turistico
17. Realizar Inspección
Inspector Turistico
19. Entregar LUAF al Cliente
Promotor Turístico
20. Archivar Documentación
Fin
Cliente
1. Solicitar la LUAFD1
3. ¿Documentación
Completa?
SI
FinNO
Promotor Turistico
5. Generar Valores a Pagar
S2.10
D2
9. ¿Cumple con todos los requisito?
Fin
SI
Promotor Turistico
12. Reasignar LUAF
Secretaria
13. Reasignar LUAF
Secretaria
15. Reasignar LUAF
Promotor Turistico
16. Recibir y reasignar LUAF
A
D3
D2.2
18. ¿Cumple con las Normas Técnicas?
SI
B
A
NO
B
Promotor Turisco
10. Archivar Documentación
NO
D1,2
D2.1
6. P-MS-GTC-RTM-01Recaudación de
Tributos Municipales
S2.1
167
Documentos: Sistemas:
D1 = Matriz de Requisitos
Impuesto 1 por 1000
Actividades Nuevas - Certificado Turístico
emitido por el MINTUR
Patente Municipal
Pago de la patente municipal
RUC
Copia de la Cédula de Identidad.
Papeleta de Votación
Certificado de Inspección Cuerpo de Bomberos
S2.10 = Sistema de Ventanilla
Única
S2.1 = Sistema de Recaudación y
Tesorería
D2 = LUAF.
D2.1 = LUAF Certificada por el Director de
Turismo.
D2.2 = LUAF Certificada por el Señor Alcalde.
D3 = Formulario de Inspección.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 SOLICITAR LA
LUAF
El Cliente solicita la generación de la
LUAF. Cliente
2
RECEPTAR Y
VERIFICAR
DOCUMENTACIÓN
Se receptan y se verifican los
documentos habilitantes del
establecimiento turístico como:
certificado turístico emitido por el
MINTUR, pago de patente municipal,
RUC, copia de C.I y papeleta de
votación, certificado inspección cuerpo
de bomberos.
Promotor
Turístico
3 ¿DOCUMENTACIÓ
N COMPLETA?
Si la Documentación se encuentra
completa, va a la Actividad 4.
Si la Documentación No se encuentra
completa, termina el Proceso.
Promotor
Turístico
4 REGISTRAR DATOS
Se ingresa la información al sistema de
ventanilla única para determinar al
establecimiento como actividad
turística y su categoría.
Promotor
Turístico
5
GENERAR
VALORES A PAGAR
Se ingresa los valores de pago por
concepto de tasa de turismo, pago de
uno por mil. Una vez registrados los
datos y valores se emite el título de
crédito en el Sistema de Ventanilla
Única.
Promotor
Turístico
6 P-MS-GTC-RTM-01 En este procedimiento, se realiza el
cobro del Impuesto
Dirección
Financiera
168
Recaudación de
Tributos Municipales
7 IMPRIMIR LA LUAF
Cuando el usuario ha completado la
tasa de turismo, en el área de Rentas
Municipales se imprime la LUAF.
Asistente de
Ventanilla
8 REVISAR
DOCUMENTOS
Con todos los documentos habilitantes
se revisa nuevamente toda la
información y se verifica que cumpla
con todos los requisitos solicitados.
Promotor
Turístico
9
¿CUMPLE CON
TODOS LOS
REQUISITOS?
Si cumple con todos los requisitos, va a
la Actividad 11.
Si No cumple con todos los requisitos
va a la Actividad 10.
Promotor
Turístico
10 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
El Procedimiento termina hasta que el
Cliente complete los requisitos.
Promotor
Turístico
11 LEGALIZAR LUAF El Director de Turismo revisa la
documentación y firma la LUAF.
Director de
Turismo
12 REASIGNAR LUAF Se envía la LUAF a Alcaldía para su
respectiva legalización.
Promotor
Turístico
13 REASIGNAR LUAF La Secretaria recibe la LUAF y
reasigna al Señor Alcalde.
Secretaria de
Alcaldía
14 LEGALIZAR LUAF El Señor Alcalde Firma la LUAF. Señor Alcalde
15 REASIGNAR LUAF Se envía la LUAF a la Dirección de
Turismo
Secretaria
Alcaldía
16 RECIBIR Y
REASIGNAR LUAF
Recibe la LUAF y reasigna al
Inspector.
Promotor
Turístico.
17 REALIZAR
INSPECCIÓN
Se realiza la inspección previa a la
entrega de LUAF para la verificación y
el control de calidad en cada
establecimiento.
Inspector
Turístico
18
¿CUMPLE CON LAS
NORMAS
TÉCNICAS?
Si Cumple con las Normas Técnicas, va
a la Actividad 19.
Si No cumple con las Normas
Técnicas, se espera que el Cliente que
realice los cambios respectivos, para
luego realizar nuevamente la
Inspección. Va a la actividad 17.
Inspector
Turístico
19 ENTREGAR LA
LUAF AL CLIENTE
Se entrega la LUAF a los empresarios
turísticos.
Inspector
Turístico
20 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Se procede a generar carpetas
individuales para el respectivo archivo
documental.
Promotor
Turístico
FIN
169
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que establece la Tasa para la Licencia Anual de Funcionamiento de los
Establecimientos Turísticos
2 Ordenanza que pone en funcionamiento el servicio de Ventanilla Única de Turismo
3 Ordenanza que Regula la Actividad proveniente de la transferencia de funciones del
Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley de Turismo
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documentos de Referencia
D1: Matriz de Requisitos
Impuesto de 1 por 1000
Patente Municipal, RUC
Pago de Patente Municipal
Copia de Cédula de Identidad, Papeleta de Votación.
Certificado de inspección del Cuerpo de Bomberos
Actividades Nuevas, Certificado Turístico emitido por el MINTUR.
D2: Licencia Única Anual de Funcionamiento.
D3: Formulario de Inspección
Sistemas de Referencia
S2.10: Sistema de Ventanilla Única
S2.1: Sistema de Recaudación y Tesorería
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Marisol Rosero.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
170
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO TÍTULOS HABILITANTES
DE OPERACIÓN DE COOPERATIVAS/SOCIOS
DE TRANSPORTE PÚBLICO
CÓDIGO: P-MS-GTC-TAE-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO TÍTULOS HABILITANTES DE OPERACIÓN DE
COOPERATIVAS/SOCIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO
1. OBJETIVO
Otorgar los Títulos Habilitantes a las diferentes Operadoras de Transporte (Taxis, Carga
Liviana, Escolar, Buses), con la finalidad de legalizar y controlar el transporte en la
Ciudad de Ibarra.
2. ALCANCE
Se inicia con el ingreso de la documentación (Atención al Cliente), hasta la entrega de la
Resolución.(Concesión de Habilitación Operacional, Renovación de la Habilitación
Operacional, Incremento a la Habilitación Operacional y Alcance a la Habilitación
Operacional, Cambio de Socio, Cambio de Unidad y Cambio de Socio y Unidad y
Desvinculación).
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de UMTT Sumilla la documentación y firma la Resolución final.
Secretaria de la UMTTT Elabora la Resolución.
Técnicos
Revisión de la documentación
Revisión vehicular
Informe Técnico
Comisión de Transito IMI Informe de la Comisión.
Concejo Municipal Aceptación, Ratificación o negación del informe de la
Comisión de Tránsito.
Secretaria General Emite la Resolución Final.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UMTT Unidad Municipal de Tránsito y Transporte
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Título habilitante Es documento que permite indicar la constancia del
permiso de Operación para una Cooperativa.
171
2 Resolución Es una orden escrita, de carácter general, obligatorio y
permanente, y se refiere al ámbito de competencia del
servicio.
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Titulo de habilitantes de operación de cooperativas/socios de transporte publico.
CLI
ENTE
UN
IDA
D D
E TR
AN
SITO
Y T
RA
NSP
OR
TE (
OO
.PP
)A
TEN
CIÓ
N A
L C
LIEN
TEC
ON
CEJ
ALE
SSE
CR
ETA
RÍA
G
ENER
AL
P-MS-GTC-TAE-02
Inicio
Secretaria
2. Recibir Documentación
Responsable Unidad
3. Sumillar y Reasignar Trámite
Técnico
4. Revisar Documentación
5. ¿Documentación
Completa?
Técnico
7. Realizar Inspección de Vehículos
Secretaria
18. Elaborar Informe
10. ¿Es trámite de Socios o Compañía?
Si
Director
15 Legalizar Resolución
Compañía
D3
Fin
Asistente
11. Elaborar Informe de Trámite
Socio
D4
Secretaria
12. Elaborar Resolución
Administrativa
D2.1,3,4,5
Cliente
13. Revisar Resolución
B
B
Cliente
14. Sacar CopiasC
C
Técnico
16. Ingresar al Sistema
Técnico
17. Archivar Documentos
D2.1
Comisión
22. Conocer y Sugerir al Concejo
Municipal
Secretaria General
23. Coordinar Reunión
Consejo Municipal
24. Ratificar Resolución
E
Secretaría General
25. Emitir Resolución
Secretaría de Comisiones
20. Recibir y Reasignar
Presidente Comisión
21. Coordinar Reunión
E
Secretaria
26. Recibir Resolución
28. ¿La resolución es Afirmativa?
Fin
Técnico
29. Registrar en el Sistema
SI
NO
S2.12
S2.12
D8
D7
Director
19. Aprobar informe y solicitar resolución
Técnico
30. Archivar Documentación
Director
27. Revisar Resolución
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
D1,2
Técnico
6. Notificar Falta al Cliente
No
8. ¿Cumple el Vehículo con las
Normas Técnicas?Si
Técnico
9. Notificar Incumplimiento al
Cliente
No
D5.1
D2.1,3,6
1
1
172
Documentos: Sistemas:
D2 = Matriz de Requisitos
Tasa Administrativa
Formulario según el tipo de trámite.
* Cambio de Socio y Unidad
* Cambio de Unidad
* Desvinculación
* Cambio de Socio o Accionista
* Habilitación Operacional.
* Alcance a la Habilitación Operacional.
*Incremento de Habilitación Operacional.
* Renovación de Habilitación Operacional
S1: Sistema de gestión
Documental Quipux
D2.1 = Documentos Sumillados por el Jefe de Área S2.12 = Tránsito y Trasporte
D3 = Informe de la revisión vehicular.
D4 = Informe del Trámite
D5 = Resolución Administrativa de la Habilitante
D5.1 = Documentos y resolución firmada por el
Director
D6 = Informe de los Trámites a solicitar aprobación
D7 = Informe de factibilidad
D8 = Resolución emitida por el Concejo Municipal
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
En este procedimiento se encuentra
documentado las actividades que
conlleva la atención al Cliente
Asistente de
Ventanilla
2 RECIBIR
DOCUMENTACIÓN
La Secretaría recibe el Tramite por
Quipux, además los requisitos.
Secretaria de
UMTT
3 SUMILLAR Y
REASIGNAR
TRÁMITE
Se recibe la documentación y se
sumilla a los técnicos.
Responsable de
UMTT
4 REVISAR
DOCUMENTACIÓN
Se revisa los formularios y
documentación completa de los
peticionarios.
Técnico de
UMTT
5 ¿DOCUMENTACIÓN
COMPLETA?
Si la Documentación está completa,
va a la Actividad 7.
Si la Documentación No está
completa, va a la Actividad 6.
Técnico de
UMTT
6 NOTIFICAR FALTA
AL CLIENTE
Se notifica al cliente que le falta
algún documento para llevar a cabo
el trámite. El Proceso termina hasta
que cumpla con los requisitos.
Técnico de
UMTT
7 REALIZAR
INSPECCIÓN DE
VEHÍCULOS
Se revisa las unidades a ingresar o
salir de las diferentes flotas de las
operadoras. Se realiza un informe de
Técnico de
UMTT
173
la inspección, donde constan las
características de las unidades, datos
de los propietarios y operadoras.
8 CUMPLE EL
VEHÍCULO CON
LAS NORMAS
TÉCNICAS
Si el Vehículo o los Vehículos
cumplen con las Normas Técnicas,
va a la Actividad 10.
Si el Vehículo o Vehículos No
cumplen con las normas técnicas, va
a la actividad 9.
Técnico de
UMTT
9 NOTIFICAR
INCUMPLIMIENTO
AL CLIENTE
Se notifica al Cliente las normas que
no cumplieron los vehículos
Técnico de
UMTT
10 ¿ES TRÁMITE DE
SOCIO O
COMPAÑÍA?
Si el Trámite a realizar es de Socio,
va a la actividad 11.
Si el Trámite a realizar es de
Compañía, va a la Actividad 18.
Técnico de
UMTT
11 ELABORAR
INFORME DE
TRÁMITE
Se realiza el informe respectivo
indicando las características del
Trámite.
Asistente de
UMTT
12 ELABORAR
RESOLUCIÓN
ADMINISTRATIVA
La Secretaria de la Unidad de TYT,
realiza la resolución Administrativa
del Trámite
Secretaria de
UMTT
13 REVISAR
RESOLUCIÓN
El Cliente revisa si la resolución,
para verificar si esta correcta.
Cliente
14 SACAR COPIAS El cliente saca copias de la
resolución, las mismas que con sus
originales se presenta al Director
para su legalización.
Cliente
15 LEGALIZAR
RESOLUCIÓN
El Director Firma la Resolución Director de Obras
Públicas
16 INGRESAR
INFORMACIÓN AL
SISTEMA
Se registra el Trámite en el Sistema
de Tránsito y Transporte
Técnico de
UMTT
17 ARCHIVAR
DOCUMENTOS
Se Archivan los documentos
generados durante el trámite, como
respaldo del mismo, y hasta aquí
termina el proceso.
Técnico de
UMTT
18 ELABORAR
INFORME
Se elabora el informe para la
Comisión.
Secretaria de
UMTT
19 APROBAR
INFORME Y
SOLICITAR
RESOLUCIÓN
El Director aprueba el Informe y
procede a solicitar su resolución a la
Comisión de Transito IMI.
Director
20 RECIBIR Y
REASIGNAR
La Secretaria de Comisiones recibe
el informe y reasigna al Presidente
de la Comisión de Tránsito del
Municipio.
Secretaria de
Comisiones
174
21 COORDINAR
REUNIÓN
El Presidente de la Comisión de
Tránsito Coordina la Reunión de la
Comisión.
Presidente de la
Comisión de
Tránsito del
Municipio.
22 CONOCER Y
SUGERIR AL
CONCEJO
MUNICIPAL
Conocen y sugieren a Concejo
Municipal su aprobación.
La Comisión de
Transito IMI
23 COODINAR
REUNION
Se coordina la reunión de Concejo
Municipal.
Secretaria
General
24 RATIFICAR
RESLUCIÓN
Aprobación o negación del informe. Concejo
Municipal
25 EMITIR
RESOLUCIÓN
Se elabora la resolución dando a
conocer el resultado la Dirección
Solicitante.
Secretaria
General
26 RECIBIR
RESOLUCIÓN
Se recibe la resolución y se informa
al Director.
Secretaria de
UMTT
27 REVISAR
RESOLUCIÓN
El director revisa el resultado de la
resolución.
Director de Obras
Públicas
28 ¿LA RESOLUCIÓN
ES AFIRMATIVA?
Si la resolución es Afirmativa, va a
la actividad 29.
Si la resolución No es Afirmativa, va
a la actividad 30.
Director de Obras
Públicas
29 REGISTRAR EN EL
SISTEMA
Se registra el Título Habilitante en el
Sistema de Tránsito de Transporte.
Técnico de
UMTT
30 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Se archiva la documentación
generada durante el trámite.
Técnico de
UMTT.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza Municipal para la prestación del Servicio de Transporte de Carga Liviana
en el Cantón de Ibarra.
2 Ordenanza Municipal para la Prestación del Servicio de Transporte Escolar en el
Cantón Ibarra.
3 Ordenanza para la Categorización del Servicio de Transporte Público Urbano en el
Cantón Ibarra.
4 Ordenanza que Planifica, Regula y Controla el Transporte de Taxi con servicio
Ejecutivo en el Cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
2 COOTAD
175
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documentos de Referencia
D1: Comprobante de pago de Tasa Administrativa
D2: Lista de Requisitos para Tramites de la Unidad de Tránsito y Trasporte
IMI.
D3: Informe de Revisión Vehicular
D4: Informe de Trámite
D5: Resolución Administrativa de la Habilitante, emitida por la Unidad.
D6: Informe de los Trámites a Solicitar la Aprobación a la Comisión de
Transito IMI.
D7: Informe de Factibilidad de la Comisión de Tránsito IMI.
D8: Resolución emitida por el Concejo Municipal.
Sistemas de Referencia
S2.12: Sistema de Tránsito y Transporte
9. ANEXOS
Anexo 1. Lista de Requisitos. Tramites Unidad de Tránsito y Transporte IMI.
Anexo 2. Formularios para el Trámite de los Títulos Habilitantes.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Marcelo Vásquez.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
176
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO APERTURA DE LA
INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE
ACTIVIDAD ECONÓMICA
CÓDIGO: P-MS-GTC-TAE-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO APERTURA Y SUSPENSIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN
EL REGISTRO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA (RAE)
1. OBJETIVO
Definir un sistema en el cual se establezcan las guías y requerimientos para
estandarizar las actividades a realizarse para la apertura y suspensión de la inscripción
en el registro de Actividades Económicas.
2. ALCANCE
Este proceso inicia desde la recepción del requerimiento por parte del contribuyente;
incluye las fases de revisión de los requisitos presentados, hasta la impresión del
Registro de Actividad Económica.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director-a Financiero-a Dicta la política de gestión tributaria
Responsable del Servicio
Municipal de Rentas
Supervisa que se cumpla la política y los
procedimientos referentes al proceso
Determinador Tributario Realiza la apertura o suspensión del registro de la
Actividad Económica.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
2 RAE Registro de Actividad Económica
3 AE Actividad Económica
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Actividad
económica
Se trata de una actividad económica cuando suponga la
ordenación por cuenta propia de medios de producción y de
recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de
intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.
2 RAE Es un registro donde se encuentra inscritas todas las
actividades económicas del Cantón Ibarra, previo al pato
del Impuesto de Patente Municipal.
3 Constancia de
modificaciones
del RAE.
Es el documento que entrega el GADM como constancia
de que el contribuyente informo los cambios en las
características de la AE.
177
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Apertura y suspensión de las inscripción en el registro de la actividades económica(RAE).
REN
TAS
CLI
ENTE
P-MS-GTC-TAE-03
Cliente
1. Solicitar Turno
D1
Determinador Tributario
2. Revisar requisitos
3. ¿Documentación
Completa?
D1,2
FinNO
Determinador Tributario
4. Ingresar o Actualizar datos del Contribuyente
SI
S3.5
5. ¿Es Apertura o Suspensión?
Determinador Tributario
10. Registrar Actividad Económica
Apertura
D3
Cliente
11. Firmar RAE
Determinador Tributario
12. Determinar el Impuesto a la Patente
Municipal
Determinador Tributario
13. Ingresar Valores
D3.2
Analista de Rentas
14. Revisar y Archivar el RAE
Determinador Tributario
6. Suspender la Inscripción del RAE
Suspensión
S2.3
Determinador Tributario
7. Legalizar Suspensión
D4
Determinador Tributario
8. Escanear Documentos
S2.3
Analista de Rentas
9. Revisar y Archivar Documentación
D3.1
Fin
Inicio
S2.3S2.1
178
Documentos: Sistemas:
D1 = Turno S3.5 = Registro de Ciudadanos
D2 = Instructivo de Requisitos. S2.3 = Sistema de Actividades Económicas
D3 = Documento del Registro de Actividad
Económica
S2.1 = Sistema de Recaudación y Tesorería
D3.1 = Documento del Registro de Actividad
Económica firmado por el Contribuyente
D3.2 = Documento de Registro de Actividad
Económica, sellado con el número de caja que
atendió el trámite.
D4 = Documento con las modificaciones del
RAE
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 SOLICITAR TURNO
Solicita al policía municipal encargado
del administrador de colas el turno para
ser atendido
Cliente
2 REVISAR
REQUISITOS
El Cliente entrega los requisitos al
Determinador Tributario el mismo a su
vez revisa que estos estén de acuerdo a
lo solicitado. Ver guía de requisitos
Determinador
Tributario
3 ¿DOCUMENTACIÓ
N COMPLETA?
Si la Documentación se encuentra
completa va a la actividad 4.
Si la Documentación no se encuentra
completa Termina el procedimiento,
hasta que el Cliente regrese nuevamente
con la documentación.
Determinador
Tributario
4
INGRESAR O
ACTUALIZAR
DATOS DEL
CONTRIBUYENTE
Verifica e ingresa o actualiza los datos
del contribuyente en el módulo de
ciudadanos
Determinador
Tributario
5 ¿ES APERTURA O
SUSPENSIÓN?
En caso de SUSPENSIÓN. Va actividad
6.
En caso de APERTURA. Va actividad
10.
Determinador
Tributario
6
SUSPENDER LA
INSCRIPCIÓN EN
EL RAE
Suspende la inscripción del Registro de
Actividades Económicas en el Sistema
de Actividades Económicas
Determinador
Tributario
7 LEGALIZAR
SUSPENSIÓN
Imprimir la constancia de
modificaciones del Registro de
Actividad Económica, firma y entrega al
contribuyente.
Determinador
Tributario
179
8 ESCANEAR
DOCUMENTACIÓN
Escanea la documentación que sustenta
la suspensión de la inscripción.
Determinador
Tributario
9
REVISAR Y
ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Se envía la documentación para revisión
y archivo al Analista de Rentas. Analista de Rentas
10
REGISTRAR
ACTIVIDAD
ECONÓMICA
Realiza el registro de la actividad
económica en el Sistema del Registro de
Actividades Económicas. Ver Instructivo
del Registro de Actividades Económicas.
Seguidamente se Imprime el registro de
Actividades Económicas.
Determinador
Tributario
11 LEGALIZAR RAE Se solicita al contribuyente firme el
registro de actividad económica Cliente
12
DETERMINAR
IMPUESTO A LA
PATENTE
MUNICIPAL
Determinar los valores a pagar por
impuesto a la patente municipal. Ver
instructivo de Determinación del
Impuesto.
Determinador
Tributario
13
INGRESAR
VALORES AL
SISTEMA
Ingresa los valores al Sistema de
Recaudación para la recaudación, se
escanea los documentos que sustentan la
determinación de impuestos, se sella con
el número de caja los documentos físicos
en caso de no haberse escaneado, o las
copias para los contribuyentes.
Determinador
tributario
14 REVISAR Y
ARCHIVAR EL RAE
Se envía al Analista de Rentas el RAE
para su respectiva revisión y
posteriormente se archiva la
documentación.
Analista de Rentas
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto de Patentes
Municipales en el Cantón Ibarra.
2 Ordenanza que Reglamenta la Determinación, Administración, Control y
Recaudación del Impuesto a la Patente Municipal a las Actividades Comerciales,
Industriales y cualquiera de orden Económico que opere en el cantón Ibarra.
3 Ordenanza que Reglamenta a la Administración, Determinación. Control y
Recaudación del Impuesto sobre los activos totales en el Cantón Ibarra.
4 Ordenanza que reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto del 1.5 por
mil sobre los activos totales en el cantón Ibarra.
180
5 Ordenanza de Impuesto de Patente Municipales, Impuesto a los Activos Totales
Impuesto de Rodaje publicada en la Edición Especial del RO. No. 109 del enero
del 2011, Reformas Edición Especial del RO. 277 del 30 de marzo del 2012.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico Tributario.
2 Normas de Control Interno
3 COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documentos de Referencia
D1: Turno
D2: Instructivo de Requisitos.
D3: Documento del Registro de Actividad Económica
D4: Documento con las Modificaciones del RAE
Sistemas de Referencia
S3.5: Registro de Ciudadanos
S2.3: Sistema de Actividades Económicas
S2.1: Sistema de Recaudación y Tesorería.
9. ANEXOS.
Anexo 1. Guía de requisitos
Anexo 2. Instructivo del RAE
Anexo 3. Instructivo para la determinación del Impuesto a la Patente e Impuesto a los
Activos Totales.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Susana Rosero.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
181
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO
DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS.
CÓDIGO: P-MS-GTC-TAE-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS
PÚBLICOS.
1. OBJETIVO
Conceder la autorización correspondiente para que los ciudadanos puedan realizar
espectáculos o sean estos nacionales o internacionales en el cantón Ibarra con el debido
permiso, siendo los organizadores los responsables directos de existir algazaras,
controversias o molestias a terceras personas.
Con esto se garantiza la seguridad del público que asistiría a este tipo de eventos, además
ayuda a mantener un control y un ordenado registro.
2. ALCANCE
Aplica a las necesidades de los ciudadanos, organizaciones, o empresas de realizar
eventos de carácter público en sitios de dominio de la municipalidad de Ibarra, sea para
promocionar, difundir, celebrar, etc. productos, servicios o personas, así mismo como
espectáculos artísticos, eventos automovilísticos, o deportivos; y termina en la correcta
organización, coordinación y reposo de documentos en los archivos de la Comisaria
Municipal y los departamentos involucrados.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Oficina de Atención al
Cliente
El personal de la oficina de atención al cliente es
responsable de remitir el documento a la Alcaldía
para sumilla del Sr. Alcalde.
Alcaldía
La secretaria de la Alcaldía es quien ingresa el oficio
para sumilla del Sr. Alcalde y lo remite a la oficina
de la Comisaria de Higiene, para su aplicación (según
estipula la ordenanza vigente) por el Sr Comisario
Municipal.
Secretario Comisaria
Municipal
Es el encargado de recibir el documento e ingresarlo
al Sr. Comisario para su análisis, deliberación y
sumilla.
Una vez presentado los documentos (Taquilla Rentas,
Consep y SNR) inscribe la autorización en la parte
posterior del formulario.
Comisario Municipal
Es quien, una vez analizado el documento y basado en
lo que estipula la Ordenanza vigente, otorga o niega la
autorización para la realización de eventos o
182
espectáculos públicos, también es quien con su firma
autoriza dicho evento.
Departamento de Rentas del
IMI
Personal de esta dependencia controla y rige la taquilla
para el evento, o en su contra entrega un documento de
exento de pago de ser gratuita la entrada al evento.
CONSEP
Analiza y otorga (de bien darse), el respectivo informe
y aprobación para la realización del espectáculo en
cuestión.
Secretaria Nacional de
Riesgos
Es quien inspecciona y remite una autorización a quien
corresponda para la realización del evento en cuestión.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 POA Plan Operativo Anual
3 CONSEP Consejo Nacional de Sustancia Estupefacientes y
Psicotrópicas.
4 SNR Secretaria Nacional de Riesgos
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Taquilla Dícese de la venta de boletos y lo que se recauda.
2 Revocar Acto de declarar ineficaz una disposición, bien por
aplicación de la Ley, bien por los convenios
particulares de un determinado contrato.
3 Espectáculo publico Referencia a una función o diversión pública celebrada
en un teatro, en un circo o en cualquier otro edificio o
lugar en que se congrega la gente para presenciarla y a
cualquier cosa que se ofrece a la vista o a la
contemplación intelectual y es capaz de atraer la
atención y mover el ánimo infundiéndole deleite,
asombro, dolor u otros afectos más o menos vivos o
nobles
183
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos
ALC
ALD
ÍAC
OM
ISA
RIA
MU
NIC
IPA
LE
NT
IDA
D E
XT
ER
NA
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
E
Fase
Inicio
Secretario de Comisario
6. Revisar y reasignar el tramite al Comisario.
Comisario de Higiene.
7. Analizar y Sumillar la petición.
9. ¿La petición es factible?
Secretario de Comisario
8. Elaborar informe de respuesta a la petición.
Secretario de Comisario
10. Reasignar el trámite a Archivo Institucional.
SNR
Emitir certificados de seguridad del evento.
CONSEP
Emitir certificados de la seguridad del evento
Secretaria
3. Reasignar tramite al Alcalde.
Alcalde
4. Avalizar o legalizar petición.
D1.1
NO
SI
S1 S1 D1.1, 2
S1
D5 D6
1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
D1
Secretaria
5. Reasignar el petición a unidad que
corresponde.D1S1
D1.1
S1
C
D1.1, 2
S1
2. ¿Se requiere de la sumilla del Alcalde
A
19. ¿Evento necesita Control Municipal?
NO
Secretario de Comisario.
20. Distribuir al personal para el control.
SI
Policía Municipal
21. Ejecutar el control en el sitio.
Policía Municipal
22. Elaborar parte policial o informe de actividades.
Fin
D7
SI
ANO
1
184
Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos
CO
MIS
AR
IA D
E H
IGIE
NE
CLI
ENT
ES
UN
IDA
D D
E SE
RV
ICIO
M
UN
ICIP
AL
DE
REN
TA
S
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL
Fase
1
Cliente
11. Adquirir y llenar formularios en la
Comisaria Municipal.D3
D3.1
Comisario Municipal
15. Autorizar el Permiso según requerimiento.
Fin
Secretario de Comisario
16. Adjuntar el comprobante y emitir
autorización.
Secretario de Comisario
12. Revisar y aprobar la petición Eventos Públicos.
Secretario de Comisario
17. Emitir copias para Archivar.
D1.1, 2D3.1
D1.1, 2D3.2
D1.1, 2,7D3.2
13. ¿La autorización es definitiva ?
14. MS-GTC-AP-07 Administración de
garantías y espectáculo público
en efectivo D6
NO
SI
B
B
18. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a
trámites y archivo
C
Documentos: Sistemas:
D1.= Matriz de requisitos.
Solicitud para Espectáculo Público.
Cedula ciudadanía y papeleta de votación
Ticket con Nº de trámite.
S1.= Sistema de Gestión
Documental Quipux
D1.1= Solicitud Sumillada de la Matriz de requisitos
D2.= Informe de respuesta de petición
D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico
Formulario de Ocupación de la Vía Pública
D3.1=Formularios llenos.
D3.2=Formularios autorizados.
185
D4.= Certificado de SNR
D5.= Certificado de CONSEP
D6.= Titulo de valor a pagar.
D7.= Comprobante de pago.
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
El ciudadano realiza un oficio en el
que detalla el lugar, tipo de evento y
fecha a realizar el evento o
espectáculo, oficio que entrega en la
ventanilla de atención al cliente con
copia de cedula y papeleta de
votación.
Por lo tanto se encarga de receptar
la documentación y reasignar
documentación
Inicio del proceso
2
¿SE REQUIERE DE
LA SUMILLA DEL
ALCALDE?
Algunas peticiones ciudadanas
necesitan el conocimiento por el
señor Alcalde según el tipo de
Evento y Espectáculo Públicos y se
reagina a Alcaldía.
Asistente de
Ventanilla de
Atención del
Cliente.
3
REASIGNAR
TRAMITE AL
ALCALDE.
Revisar el tipo de documentación y
reasignar al Alcalde.
Reasignar electrónicamente en el
sistema de Quipux la petición.
Secretaria de
Alcaldía
4
AVALIZAR O
LEGALIZAR
PETICIÓN.
El Sr. Alcalde lo sumilla y lo remite
a la oficina de la Comisaria
Municipal, para la actuación del
Comisario.
Alcaldía
5
REASIGNAR LA
PETICIÓN A
UNIDAD QUE
CORRESPONDE.
Recibir y remitir el expediente de
Eventos Públicos al Comisario
Municipal.
Reasignar electrónicamente en el
sistema de Quipux la petición.
Secretaria de
Alcaldía
6
REVISAR Y
REASIGNAR EL
TRÁMITE AL
COMISARIO.
El documento tanto física como
digitalmente es enviado a la
Comisaria Municipal, cuyo
secretario es el encargado de recibir
y remitir la solicitud al Comisario
Municipal para su análisis y sumilla.
Secretario
Comisaria de
Higiene.
7
ANALIZAR Y
SUMILLAR LA
PETICIÓN.
Una vez presentados los
documentos en la Comisaria
Municipal, se escribe el respectivo
documento de autorización en la
parte posterior del formulario de
eventos y espectáculos, en el que
constan datos como: fecha, evento,
horarios, lugar, y se hace hincapié en
Comisario
Municipal
186
responsabilizar a los organizadores
de existir cualquier controversia o
daños a terceras personas, además se
deja explicito que el permiso es
provisional, y puede ser revocado
por la autoridad pertinente de existir
molestias a terceras personas.
8
ELABORAR
INFORME DE
RESPUESTA A LA
PETICIÓN.
Se elabora el documento de
respuesta, la cual se entrega en
Archivo Institucional para la entrega
al interesado la respuesta de “es
procedente”.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
9 ¿LA PETICIÓN ES
FACTIBLE?
SI la petición es factible. Ver
actividad N° 11.
Si la petición NO es factible. Ver
actividad N° 10
Comisario
Municipal.
10
REASIGNAR EL
TRÁMITE A
ARCHIVO
INSTITUCIONAL.
Se elabora el documento de
respuesta, la cual se entrega en
Archivo Institucional para la entrega
al interesado la respuesta de “no es
procedente”.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
ARCHIVAR LA
PETICIÓN DE
PERMISO
ESPECTÁCULO
PÚBLICO
Una copia de: Certificado del
CONSEP, certificado de la SNR,
documento emitido en Rentas, y
formulario autorizado, firmado y
sellado reposan en los archivos de la
Comisaria Municipal.
Secretaria de
Archivo
Institucional.
11
ADQUIRIR Y
LLENAR
FORMULARIOS
EN LA
COMISARIA
MUNICIPAL.
Adquiere formularios para Licencia
de Publicidad Externa según
información.
Llenar el Formulario y adjuntar
requisitos faltantes para el ingreso
de la petición.
Cliente
12
REVISAR Y
APROBAR LA
PETICIÓN
EVENTOS
PÚBLICOS.
El ciudadano interesado llena el
documento donde explica los datos
necesarios del evento o espectáculo
a realizarse. El Sr. Comisario
Municipal firma una autorización
previa en el documento.
Comisario
Municipal
13
¿LA
AUTORIZACIÓN
ES DEFINITIVA?
SI la Autorización es definitiva. Ver
actividad N° 15.
Si NO es autorización definitiva.
Ver procedimiento de
ADMINISTRACIÓN DE
GARANTÍAS. Actividad Nº 14
14
MS-GTC-AP-07
ADMINISTRACIÓ
N DE GARANTÍAS
Y ESPECTÁCULO
PÚBLICO EN
EFECTIVO
7Verifica la numeración de las
entradas, con Confirmación del
Reporte de Impresión de la
Imprenta.
Dirección
Financiera
187
Realiza la Liquidación de la
Garantía en el Sistema de
Espectáculos Públicos
15
AUTORIZAR EL
PERMISO SEGÚN
REQUERIMIENTO.
Autorizar la realización del
espectáculo una vez que el
empresario haya cumplido con la
entrega de la garantía del Impuesto a
los Espectáculos Públicos.
16
ADJUNTAR EL
COMPROBANTE Y
EMITIR
AUTORIZACIÓN.
Adjuntar las siguientes
documentaciones.
Una copia de: Certificado del
CONSEP, certificado de la SNR,
documento emitido en Rentas, y
formulario autorizado, firmado y
sellado
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
17 EMITIR COPIAS
PARA ARCHIVAR.
Una copia de: Certificado del
CONSEP, certificado de la SNR,
documento emitido en Rentas, y
formulario autorizado, firmado y
sellado
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
18
MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Recibir y entregar todo los
expedientes de trámites
municipales.
Archivar como documentación de
respaldo y archivo para el
Municipio.
Archivo
institucional
19
¿EVENTO
NECESITA
CONTROL
MUNICIPAL?
SI el evento necesita control. Ver
actividad N° 20
Si el evento NO necesita control.
Ver actividad N° 8.
Comisario
Municipal.
20
DISTRIBUIR AL
PERSONAL PARA
EL CONTROL.
Distribuir al personal de la Policía
Municipal para el operativo del
Evento y Espectáculo Publico,
según el tipo de evento.
Inspectores personal de Rentas
también participa en el control de
taquilla.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
21
EJECUTAR EL
CONTROL EN EL
SITIO.
Realizar la inspección visual el
evento.
Deberá supervisar que la
determinación de este impuesto se
realice con apego a la LORM y
Ordenanza respectiva
Policía Municipal
Inspector Rentas.
22
ELABORAR
PARTE POLICIAL
O INFORME DE
ACTIVIDADES.
Elaborar el informe o parte policial
de las observaciones del control que
se realizó en el lugar del evento.
Policía Municipal
FIN
188
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 Ordenanza reformatoria que reglamenta la determinación, administración,
control y recaudación de impuesto a los espectáculos públicos.
4 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Matriz de requisitos.
Solicitud para Espectáculo Público.
Cedula ciudadanía, Papeleta de Votación.
Ticket con Nº de trámite.
D2.= Informe de respuesta de petición
D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico
D6.= Comprobante de pago.
D7.= Parte Policial.
Sistemas de Referencia
S1. Sistemas de Gestión Documental Quipux.
9. ANEXOS
Formulario de Evento y Espectáculo Publico
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Adrián Arias
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
189
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE
AVALÙO, BIENES, FICHA CATASTRAL
CÓDIGO: P MS-GTC-CM-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE AVALÚO, BIENES, FICHA
CATASTRAL.
1. OBJETIVO
Realizar un documento que certifique el avalúo actual de un determinado predio en el
menor tiempo posible para la satisfacción de los usuarios externos e internos del GAD-I.
2. ALCANCE
El campo de aplicación o de influencia de los certificados es el cantón Ibarra, es decir
todos los predios que se encuentren catastrados bajo la jurisdicción del GAD-I.
Empieza en la solicitud del cliente y termina en la entrega del certificado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la
optimización de los servicios que se brinda a los
usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial
del cantón Ibarra sea lo más actualizada para
entregar servicios más acercados a la realidad.
Asistente
Catastral
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra.
Elabora el documento solicitado.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I. Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un
puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
190
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
2. AVALÚO Un avalúo es la estimación del valor comercial de un
inmueble o artículo reflejado en cifras monetarias por
medio de un dictamen técnico imparcial, a través de
sus características físicas, de uso, de investigación y el
análisis de mercado, tomando en cuenta las
condiciones físicas y urbanas del inmueble.
3. PREDIO Es el terreno limitado por otras propiedades con acceso
a una o más áreas de uso público
4. CATASTRO El Catastro es un inventario de la totalidad de los bienes
inmuebles de un país o región de éste, permanente y
metódicamente actualizado mediante cartografiado de
los límites de las parcelas y de los datos asociados a ésta
en todos sus ámbitos
5. FICHA
CATASTRAL
La ficha catastral es el documento de identidad del
inmueble
Este requisito es indispensable para mantener la
información vigente ante los Municipios acerca del
propietario de un inmueble y lo que le otorga el derecho
de:
Vender el inmueble, y protocolizar su venta ante
los Registros municipales década sector
Declarar los impuestos del inmueble y
obtener la solvencia de derecho de frente.
En caso de inmuebles comerciales, este recaudo
es indispensable actualmente, para obtener la
patente comercial para propios y terceros.
6. CONTRIBUYENTE Es la persona natural o jurídica a quien la ley impone la
prestación tributaria por la verificación del hecho
generador.
7. BIENES. Son todo aquello que puede ser objeto de apropiación;
por tanto: que tiene un valor económico; esto es: que se
encuentra dentro del comercio. Ahora, el conjunto de
bienes, integra el patrimonio de las personas.
191
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificado de Avalúo, bienes, ficha catastral.
CLI
ENTE
D
IREC
CIÓ
N D
E A
VA
LÚO
S Y
CA
TAST
RO
S
Fase
Cliente
1. Solicitar certificación
Asistente Catastral
2. Realizar búsqueda de predio solicitado
S2
Asistente Catastral
3. Verificación de deudas pendientes con
el GAD-I en tesoreria
4.¿ Existen deudas del predio?
Cliente
5. Pagar las deudas pendientes del predio
Asistente Catastral
6. Realizar certificados. NO
Director
7. Legalizar y entregar certificados.
A
Fin
A
SI
D1
D2 D2
Inicio
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de Requisitos
Formulario Nro. 4
Cedula
Papeleta de votación de peticionario
S2.2: Sistema de Avalúos y
catastros
D2: Certificación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
SOLICITAR
CERTIFICACIÓN
El cliente solicita un certificado de:
avalúo, bienes, avaluó 2011, ficha
catastral.
Entrega los requisitos para otorgar
certificado (formulario nro. 4 y cedula
y papeleta de votación de peticionario)
Cliente
2
REALIZAR
BUSQUEDA DE
PREDIO
SOLICITADO
Se realiza la búsqueda del predio por
medio del nombre, clave, cédula en el
Sistema Catastral Predial del Cantón
Ibarra en el módulo correspondiente.
Asistente
Catastral
3
VERIFICACAR DE
DEUDAS
PENDIENTES CON
EL GAD-I
Se verifica que el predio y
contribuyente a ser motivo de la
certificación no tenga deudas
pendientes con el GAD-I, se verifica en
el Sistema de Recaudación y Tesorería.
Asistente
Catastral
192
4
¿EXISTEN
DEUDAS DEL
PREDIO?
Si existen deudas del predio
Ir a la actividad 5
Si no existen deudas del predio.
Ir a la actividad 6
5
PAGAR DEUDAS
PENDIENTES DEL
PREDIO
El ciudadano realiza el pago en
ventanilla de tesorería de sus deudas
pendientes.
Ir a la actividad 1.
Cliente
6 REALIZAR
CERTIFICADO
Se debe seleccionar el predio deseado
en el caso de que existan más de un
predio del contribuyente, además se
debe llenar la información del
contribuyente y se debe ingresar el
número de papeleta de votación y el
número de especie valorada y se
precede con la impresión del
certificado
Asistente
Catastral
7 LEGALIZAR
CERTIFICADO
Una vez impreso el certificado debe
firmar el funcionario que realizó el
trámite y el correspondiente sello para
la legalización, y se realiza la entrega
al ciudadano
Director
8 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de Uso y Ocupación de Suelo 2012
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
3 Reglamentación Urbana de la Ciudad 1996
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 Formulario Nro. 4
D2 Certificado (bienes, avalúos, Ficha Catastral)
193
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Lic. Jenny Jara
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
194
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO REGISTRO
DE INQUILINATO
CÓDIGO: P- MS-GTC-CM-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO REGISTRO DE INQUILINATO
1. OBJETIVO
Registrar y controlar los bienes inmuebles privados que presten servicio de alquiler
de vivienda en el Cantón Ibarra.
2. ALCANCE
Empieza en la solicitud del cliente y termina en la entrega del certificado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la
optimización de los servicios que se brinda a los
usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial
del cantón Ibarra sea lo más actualizada para
entregar servicios más acercados a la realidad.
Asistente
Catastral
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra.
Elabora el documento solicitado.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I. Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. INQUILINATO Arriendo de una casa o parte de ella. Derecho que
adquiere el inquilino en la casa arrendada.
2. TASA La tasa de interés es el precio del dinero, el cual se
debe pagar/cobrar por tomarlo prestado/cederlo en
préstamo en una situación determinada.
3. TITULO DE
CRÉDITO
"Documento necesario para ejercer el derecho literal y
autónomo expresado en el mismo". De la anterior
definición se entiende que los títulos de crédito se
componen de dos partes principales: el valor que
195
consignan y el título, derecho o soporte material que lo
contiene, resultando de esta combinación una unidad
inseparable.
4. PREDIO Es el terreno limitado por otras propiedades con acceso
a una o más áreas de uso público
5. INQUILINOS Persona que alquila una vivienda o parte de ella para
habitarla.
6. CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificado de Registro de Inquilinato.
CLI
ENTE
A
VA
LÚO
S Y
C
ATA
STR
O
Fase
Cliente
1. Solicitar certificación
Asistente Catastral
2. Realizar búsqueda del registro del predio
D1
S3.4
Asistente Catastral
3. Ingresar información de
inquilinos en sistema
Cliente
6. Cancelar titulo de crédito en
Tesorería.
S3.4
Asistente Catastral
4. Calcular tasa
Asistente Catastral
5. Generar título de crédito
S3.4
Asistente Catastral
8. Entrega del certificado de
inquilinato
Asistente Catastral
7. Validar certificación
Fin
D2
Fin
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos
Formulario 19
Cedula de ciudadanía
Papeleta de votación
S3.4: Sistema Avalúos y catastro.
Módulo registro inquilinato
D2: Registro de inquilinato
196
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. SOLICITAR
CERTIFICACIÓN
El ciudadano se acerca al departamento
de Avalúos con los requisitos
necesarios para la certificación
(Formulario #19, cedula de ciudanía,
papeleta de votación) .
Cliente
2.
REALIZAR
BUSQUEDA DEL
REGISTRO DEL
PREDIO
En el módulo de inquilinato en sistema
de avalúos y catastro realiza la
búsqueda del registro del predio.
Asistente
Catastral
3
INGRESAR
INFORMACIÓN DE
LOS INQUILINOS
En el sistema se ingresan los datos de
los inquilinos (Nombre y apellido del
inquilino, detalle de lo que arrienda,
metros cuadrados y valor a pagar)
Asistente
Catastral
4. CALCULAR TASA El sistema calcula la taza y la
impresión del formulario.
Asistente
Catastral
5. GENERAR TÍTULO
DE CREDITO
Con los datos del ciudadano se genera
el título de crédito e ingreso al sistema
de tesorería.
Asistente
Catastral
6. VALIDAR
CERTIFICACIÓN
El asistente catastral firma el
certificado para abalizar el documento.
Asistente
Catastral
7.
ENTREGAR
CERTIFICADO DE
INQUILINATO
Entregar el certificado de registro de
inquilinato al ciudadano. En caso de no
haber cancelado el título de crédito se
le niega el certificado.
Asistente
Catastral
8. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que reglamenta la determinación, administración, control y
recaudación de la tasa de inquilinato
2 Ordenanza municipal que regula la aplicación de la ley de inquilinato para los
sectores urbanos del cantón Ibarra
3 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
197
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 Formulario Nro. 19
D2 Registro de Inquilinato
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
198
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE NO
ADEUDAR.
CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE NO ADEUDAR
1. OBJETIVO
Evitar la acumulación de deudas de los ciudadanos con la municipalidad.
2. ALCANCE
Este certificado es para todo ciudadano del Cantón Ibarra que requiera el documento.
Este procedimiento inicia en la compra del formulario número 4 y termina en la entrega
del certificado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente Administrativo de
Rentas.
Encargado de otorgar certificación de no adeudar
con una previa revisión en el sistema.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I. Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de Organización, Autonomía y
Descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
2. CIUDADANO Es la persona natural o jurídica a quien la ley impone
la prestación tributaria por la verificación del hecho
generador.
3. DEUDA Obligación que alguien tiene de pagar o reintegrar algo
a otra persona
199
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificado de No adeudar a Municipio
CLIE
NTE
REN
TAS
Fase
Cliente
1. Adquirir formulario para
certificación. D1
Inicio
Asistente administrativo de rentas.
2. Verificar deudas del ciudadano.
S2.1
3. ¿Existen deudas del ciudadano?
Cliente
4. Cancelar deudas pendientes
Asistente Administrativo de Rentas.
5. Emitir certificado de no adeudar.
SI
NO
Fin
A
A
D2
El certificado tiene
caducidad de 30 días
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos
Formulario Nro.4
Cedula de ciudadanía
Papeleta de votación
S2.1: Sistema de Recaudación y Tesorería
D2: Certificado de no adeudar
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ADQUIRIR
FORMULARIO
PARA
CERTIFICACIÓN.
El ciudadano compra en ventanilla 11 el
formulario #4 de no adeudar. Ciudadano
2.
VERIFICAR
DEUDAS DEL
CIUDADANO
El ciudadano entrega el formulario con
la cedula y papeleta de votación, sus
datos son ingresados al sistema de
cartera para verifica las deudas.
Asistente
administrativo de
Rentas.
3. ¿EXISTEN DEUDAS
DEL CIUDADANO?
Si existen deudas del ciudadano
Ir a la actividad 4.
Si no existen deudas del ciudadano
Ir a la actividad 5.
4.
CANCELAR
DEUDAS
PENDIENTES.
El ciudadano se acerca a tesorería a pagar
las deudas pendientes existentes. Ciudadano
5. EMITIR
CERTIFICACIÓN
Se emite el certificado de no adeudar.
Nota: El certificado tiene caducidad de
30 días.
Asistente
administrativo de
Rentas.
6. FIN
200
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 Formulario Nro. 4
D2 Certificado de no adeudar a la municipalidad.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
201
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE
SALUD
CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE SALUD
1. OBJETIVO
Lograr que las personas que laboran, manipulan y comercializan alimentos en general
tenga un una buena salud para que manejar en condiciones adecuadas de salubridad sus
negocios y así garantizar su producto al consumidor.
2. ALCANCE
Este certificado se exige a todas las personas que son sujetas de control sanitario.
Negocios informales, formales y mercados.
Este procedimiento comienza con la compra de la patente de salud en tesorería y termina
en informes mensuales a la Dirección Administrativa.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director Financiero Se encarga de emitir la especie valorada.
Tesorero Realiza la venta de las especies en ventanilla
Director Gestión Ambiental
Exige a los negocios que tengan el certificado.
Gestiona las inspecciones para realizar el control
ambiental.
Doctor de Laboratorio Realiza los exámenes correspondientes para emitir el
certificado
Doctor Municipio Es la persona encargada de recetar a las personas que
de alguna manera requieran del control medico
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GADI Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
202
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de
una institución oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una
persona con autoridad suficiente dentro de la
institución para establecer que se ha cumplido con lo
afirmado en el documento
2. PATENTE SALUD Es un documento que sirve de requisito para la
certificación de salud , que se otorgado o emite la
municipalidad de Ibarra
3. CONTROL
SANITARIO
Es un procedimiento interno de la municipalidad de
Ibarra que tiene como competencia vigilar las
condiciones de salud adecuadas en los distintos centros
comerciales.
203
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificado de Salud.
CLI
ENTE
LA
BO
RA
TOR
IO M
UN
ICIP
AL
DIR
ECC
IÓN
GES
TIÓ
N
AM
BIE
NTA
LD
ISP
ENSA
RIO
M
EDIC
O
Fase
1. P- MS-CM-CS-01Control sanitario de
actividades comerciales sujetos a
control
Inicio
Cliente
2. Adquirir la patente de salud en Tesorería
D1
Doctor Laboratorio
3. Tomar muestras de exámenes
Doctor Laboratorio
4. Entregar tickets para retiro de
exámenes
5. El ciudadano necesita receta?
Doctor Laboratorio
6. Remitir resultados de exámenes al Doctor del
Municipio
SI
Cliente
8. Informar de la compra de la receta al doctor de laboratorio
Doctor Laboratorio
9. Otorgar el certificado de salud al
ciudadano.
Cliente
10.Entregar el certificado de salud a la Dirección
Provincial de Salud.
Doctor Laboratorio
11. Realizar el informe mensual de
actividades.
Director
12.Archivar los informes mensuales
Fin
D2
A
D3
Doctor
7. Dar receta y registrar atención
D4D5
B
B
No
A
204
Documentos: Sistemas:
D1: Formulario Patente de Salud
D2: Matriz de requisitos
Patente de salud
Fotografía tamaño carnet
Cedula de identidad
Jeringuilla de 5ml
Muestra de deposición
Venir en ayunas
Entrega de turnos (7 horas am)
D3: Certificado de salud
D4: Receta medica
D5: Registro en cuaderno de visitas
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. CONTROL
AMBIENTAL
Se llama al proceso de control
ambiental en el cual la Dirección de
Gestión Ambiental realiza las
inspecciones y solicitan a los dueños
de los negocios el certificado de
salud.
2.
ADQUIRIR LA
PATENTE DE
SALUD.
En ventanilla de Tesorería se
adquiere la patente de salud. Cliente
3.
TOMAR
MUESTRAS DE
EXAMENES
Los propietarios de los negocios
acuden con la patente de salud y los
requisitos pertinentes al centro
médico para la toma de muestra de
sangre, recepción de otras muestras.
Doctor Laboratorio
4.
ENTREGAR
TICKET PARA
RETIRAR
EXAMENES
Después de tomar las muestras se
entrega al ciudadano un ticket para
retirar los exámenes.
Doctor Laboratorio
5.
¿EL CIUDADANO
NECESITA
RECETA?
Si el ciudadano necesita
receta
Ir a la actividad 6
Si el ciudadano no necesita
receta
Ir a la actividad 9
6
REMITIR
RESULTADOS DE
EXAMENES A
DOCTOR
MUNICIPIO
Los resultados de los exámenes son
remitidos al Centro Medico de la
Municipalidad para que el doctor
emita la receta respectiva. Doctor
Laboratorio
Doctor Laboratorio
205
7.
DAR RECETA Y
REGISTRA
ATENCIÓN
El doctor municipal da la receta con
los resultados de los análisis, y
registra en un cuaderno los días y las
personas que se han atendido.
Doctor Dispensario
medico
8.
INFORMAR DE LA
COMPRA DE
RESETA
El ciudadano necesita presentar la
factura o medicinas compradas que
el medico recetó con anterioridad
para que se le entregue el certificado
en el Centro Médico
Ir a la actividad 9
Cliente
9
OTORGAR EL
CERTIFICADO DE
SALUD AL
CIUDADANO
A las 24 horas de haberse realizado
los exámenes se les entrega el
certificado de salud.
Doctor Laboratorio
10
ENTREGAR EL
CERTIFICADO DE
SALUD EN LA
DIRECCIÓN
PROVINCIAL DE
SALUD
El ciudadano entrega el certificado
de salud en la Dirección Provincial
de Salud, quienes le dan el permiso
de funcionamiento respectivo
Cliente
11.
REALIZAR
INFORME
MENSUAL DE
ACTIVIDADES
El doctor del laboratorio cada mes
realiza un informe sobres el # de
certificaciones emitidas a la
Dirección de Gestión Ambiental
Doctor Laboratorio
12 ARCHIVAR
INFORMES
La Dirección de Gestión Ambiental
archiva los informes enviados desde
el laboratorio para registro.
Director
13 Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza constitutiva de la comisión de medio ambiente, riesgos naturales e
higiene
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
3 Convenio de delegación de funciones entre el Ministerio del Medio Ambiente y
el Municipio de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
206
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 Formulario Patente de Salud
D3 Certificado de salud
D4 Receta médica
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía Revisó: Dr. Mauro Cevallos
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
207
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE
PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE
PASANTÍAS.
CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-O5
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES Y CERTIFICADO
DE PASANTÍAS
1. OBJETIVO
Brindar un espacio a los estudiantes para dar una oportunidad para que apliquen sus
conocimientos teóricos con la práctica.
2. ALCANCE
El procedimiento empieza por la solicitud de la Universidad y termina con la entrega del
certificado.
Las pasantías son para los estudiantes que provienen de Universidades que mantienen un
convenio Interinstitucional con el Municipio.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Directores de las áreas de la
Municipalidad
Los directores de las diferentes áreas de la
Municipalidad promueven la optimización de los
servicios que se brinda a los usuarios internos y
externos al GAD-I.
Brindar el espacio a los estudiantes para la realización
de sus pasantías en las diferentes Direcciones y
Unidades.
Responsable de Talento
Humano
Firma y valida la certificación entregada al ciudadano.
Analista de Talento
Humano
Apoya los servicios que brinda la unidad. Elabora las
certificaciones.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
COOTAD Código orgánico de Organización Territorial,
autonomía y descentralización COOTAD
208
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. PASANTÍAS Se denomina pasantía a una práctica profesional que
un estudiante realiza una vez que ha aprobado la
carga crediticia de su pensum de estudios para poder
optar al título
2. CONVENIO Es un acuerdo de voluntades, una convención o un
contrato
3. PASANTE Se conoce como pasante al profesional que trabaja
como aprendiz de un titular –es decir, con poca o nula
remuneración– para obtener experiencia de campo, y
se dice que éste realiza una pasantía, internado o
práctica profesional.
4. CERTIFICADO Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
5. RELOJ
BIOMÉTRICO
Aparato electrónico para el control de acceso
biométrico, para control de personal con la huella
instalado en oficinas.
209
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Practicas pre-profesionales y certificados de pasantías.
UN
IDA
D D
E TA
LEN
TO H
UM
AN
O
CLI
ENTE
Fase
2.¿La Institución Educativa tiene convenio con la Municipalidad?
Analistade Talento Humano
3. Informar a la Institución con la
respuesta del pedido
NO
Analista de Talento Humano
4. Verificar la disponibilidad para aceptar a los pasantes
y coordina practicas
Analista de Talento Humano
5. Coordinar las pasantías con las direcciones de la
municipalidad
Analista de Talento Humano
6. Remitir el oficio de respuesta a Archivo
Institucional
Analista de Talento Humano
8. Asignar códigos para control de asistencia del
pasante.
Responsable Talento Humano
11.Validar la certificación
Responsable Talento Humano
12.Entregar el certificado
D3
1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
SI
Fin Fin
Inicio
D1
D2S1
Analista de Talento Humano
10.Emitir certificado de culminación de pasantías.
Cliente
9. Realizar prácticas pre profesionales
7. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a
trámites y archivo
S1
210
Documentos: Sistemas:
D1: Oficio de respuesta a los
estudiantes negando la petición
S1: Sistema de gestión documental QUIPUX
D2:Oficio de respuesta de solicitud
D3: Certificado de pasantía
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. ATENCIÓN DE
PETICIONES.
Hacer el llamado al proceso
Atención de Peticiones para que se
ingrese la solicitud (oficio) y sea
remitido a la Unidad de Talento
Humano
2.
¿LA INSTITUCIÓN
EDUCATIVA TIENE
CONVENIO
INTERINSTITUCIONAL
CON LA
MUNICIPALIDAD?
Si la universidad no tiene
convenio interinstitucional
con la municipalidad Ir a la actividad 3
Si la universidad tiene
convenio interinstitucional
con la municipalidad
Ir a la actividad 4
3.
INFORMAR A LA
INSTITUCIÓN CON LA
RESPUESTA DEL
PEDIDO
Se contesta mediante oficio la
negación de las pasantías indicando
que no hay posibilidad debido a que
la Universidad no mantiene un
convenio con el Municipio.
Ir a la actividad 13 (FIN)
Analista de
Talento Humano
4.
VERIFICAR LA
DISPONIBILIDAD
PARA ACEPTAR A LOS
PASANTES Y
COORDINA
PRACTICAS.
El analista de talento humano se
comunica de manera verbal con la
respectiva dirección a la que le
correspondería aceptar al pasante,
para que analice la disponibilidad y
responda a la solicitud. El analista
de Talento con la respuesta de las
direcciones coordina los detalles de
las pasantías a realizarse. Entre ellas
la fecha y las horas disponibles
Analista de
Talento Humano
5.
COORDINAR LAS
PASANTÍAS CON LAS
DIRECCIONES DE LA
MUNICIPALIDAD
Con la coordinación hecha con
directores y responsables de Unidad
se envía un oficio de contestación
especificando las horas disponibles
y la fecha de inicio del pasante a la
municipalidad.
Analista de
Talento Humano
6.
REMITIR EL OFICIO
DE RESPUESTA A
ARCHIVO.
La Unidad de Talento Humano
remite el oficio de respuesta a
Archivo para que la Universidad
realice el retiro
Analista de
Talento Humano.
211
La respuesta del oficio es ingresado
a la vez vía Quipux
7.
ENTREGA DE
RESPUESTA Y
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Se hace el llamado al procedimiento
Entrega de respuesta y trámites y
archivo mediante el cual la
universidad retira la respuesta de
Archivo.
8.
ASIGNAR CÓDIGOS
PARA CONTROL DE
ASISTENCIA.
Asignar un código para verificar el
ingresos y salidas del estudiante en
el Reloj Biométrico. Con esta
información se realiza el cálculo de
horas trabajadas
Analista de
Talento Humano.
9.
REALIZAR
PRACTICAS PRE-
PROFESIONALES.
El estudiante realiza las prácticas en
el área respectiva en el tiempo
solicitado.
C.E. Cliente
10.
EMITIR CERTIFICADO
DE CULMINACIÓN DE
PASANTÍAS.
Verificar en el cálculo del reloj
biométrico las horas de prácticas y
realizar el certificado.
Analista de
Talento Humano.
11. VALIDAR LA
CERTIFICACIÓN
Validar la certificación con la firma
de la Responsable de Talento
Humano.
Responsable
Unidad de
Talento Humano.
12. ENTREGAR EL
CERTIFICADO
El certificado es entregado al
estudiante.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Convenios Interinstitucionales con Instituciones Educativas.
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D3 Certificado de pasantías
212
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Yolanda Torres
Fecha:14-12-2012 Fecha:14-12-2012
Firma
Firma
213
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO PARA
LOS JUZGADOS Y DE TRABAJO
CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-06
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO PARA LOS JUZGADOS, DE TRABAJO Y
EX TRABAJADORES
1. OBJETIVO
Certificado para Juzgados Brindar una información oportuna a los juzgados
para los trámites de la entidad solicitante
Certificado de trabajo/ ex funcionarios entregar un documento con
información real del funcionario para beneficio del funcionario.
2. ALCANCE
Certificado para Juzgados Este certificado aplica y es útil para los juicios
de alimentos a los funcionarios. Inicia con el oficio solicitado por los juzgados
del certificado y termina en la entrega de la certificación
Certificado de trabajo/ ex funcionarios este certificado lo solicitan los ex
funcionarios de la institución. Empieza con el pedido verbal del interesado,
termina con la entrega de la certificación.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de la Unidad
de Talento Humano.
El Responsable de la Unidad de Talento Humano
promueve la optimización de los servicios que se
brinda a los usuarios internos y externos al GAD-I.
Firma y valida la certificación entregada al ciudadano.
Analista Talento Humano. Apoya los servicios que brinda la unidad. Elabora las
certificaciones
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. FUNCIONARIO Un funcionario público es aquel trabajador que
desempeña funciones en un organismo, ya sea el
214
legislativo, el ejecutivo o el judicial. Un funcionario
del gobierno o un funcionario público es un
funcionario que participa en la administración pública
o de gobierno, ya sea a través de elección,
nombramiento, selección o el empleo.
2. JUZGADOS Es un órgano público cuya finalidad principal es
ejercer la jurisdicción, o sea, resolver litigios con
eficacia de cosa juzgada. Sin perjuicio de cumplir
actos de otra índole que las leyes que los organizan les
puedan atribuir; estos asuntos son denominados no
contenciosos.
4. CERTIFICADO Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
215
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificado para juzgados y de trabajo.C
LIEN
TEIN
TER
NO
UN
IDA
D D
E TA
LEN
TO H
UM
AN
O
Fase
Inicio
1.¿El certificado solicitan los Juzgados?
Funcionario o ex funcionario
3. Pedir en forma verbal certificación
NO
Analista de Talento Humano
4. Revisar datos de funcionario en el
sistema S5.1
5. ¿El funcionario pertenece a la municipalidad?
Analísta de Talento Humano
6. Informar al solicitante que la persona no
pertenece al municipio.
Fin
Analista de Talento Humano
7. Elaborar el certificado
Analista de Talento Humano
11. Entregar certificado a ex funcionario o
funcionario.
D3
D2
Responsable de Talento Humano
8. Validar la certificación
Fin
MS-GTC-AP-112. Atención de
peticiones.
D1
SI
NO
9. ¿Quién requiere el certificado? Funcionario/
ex funcionarios
Juzgados
10. MS-GTC-AP-13Entrega de
respuesta a tramites y archivo
SI
Documentos: Sistemas:
D1: Oficio solicitando la certificación. Sistema Financiero Contable Olympo
D2: Oficio de respuesta
D3: Certificado
S5.1:
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
¿EL CERITFICADO
SOLICITAN LOS
JUZGADOS?
Si el certificado solicitan
los juzgados
Ir a la actividad 3
Si el certificado lo solicita
un ex funcionario de la
municipalidad.
Ir a la actividad 5
216
2. ATENCION DE
PETICIONES
Hacer el llamado al procedimiento
Atención de peticiones en el que el
encargado de ventanilla de atención
al cliente ingresa el oficio,
asignando un número de trámite en
el sistema Quipux El oficio es
remitido a la Unidad de Talento
Humano para la atención al pedido
de los Juzgados.
Ir a la actividad 4
Ventanilla
Atención al
cliente
3.
PEDIR DE FORMA
VERBAL
CERTIFICACION
El ex funcionario se acerca a la
Unidad de Talento Humano y de
forma verbal solicita el certificado
del tiempo de trabajado en la
municipalidad.
Cliente Externo
4. REVISAR DATOS
DEL FUNCIONARIO
El analista revisa en el sistema
Olimpo los nombres, los apellidos,
el número de cédula la fecha de
ingreso del funcionario. Y el valor
de su remuneración
Nota: En el caso de la certificación
para el ex funcionario se revisa el
tiempo que trabajo en la
municipalidad.
Analista de
Talento Humano
5.
¿EL FUNCIONARIO
PERTENECE A LA
MUNICIPALIDAD?
Si el funcionario no
pertenece a la
municipalidad
Ir a la actividad 8
Si el funcionario pertenece
o ha pertenecido antes a la
municipalidad Ir a la actividad 9
6.
INFORMAR AL
SOLICITANTE QUE
LA PERSONA NO
PERTENECE A LA
MUNICIPALIDAD
Se informa en el caso de juzgados a
través de un oficio que la persona
no trabaja en la Municipalidad de
Ibarra
Ir a la actividad 12 (FIN)
Analista de
Talento Humano
7. ELABORAR EL
CERTIFICADO
Se especifica en el certificado los
datos requeridos por el solicitante.
Analista de
Talento Humano
8. VALIDAR EL
CERTIFICADO
El certificado es validado con la
firma de la Responsable de talento
Humano
Responsable
Talento Humano
9. ¿QUIEN REQUIERE
EL CERTIFICADO?
En caso de que el certificado lo
requieran los juzgados
Ir a la actividad 10
En caso de que el certificado lo
requieran funcionario/ ex
funcionario.
Ir a la actividad 11
217
10.
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRAMITES Y
ARCHIVO
Los juzgados deben retirar el
certificado de Archivo Institucional
11.
ENTREGAR
CERTIFICADO A
FUNCIONARIO/EX
FUNCIONARIO
El certificado es entregado al
funcionario o ex funcionario.
12 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código de la niñez y adolescencia (para Juzgados)
2. COTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D3 Certificado de trabajo y ex trabajadores
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía Revisó: Yolanda Torres
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
218
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO
SISMERT
CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-07
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CERTIFICADO SISMERT
1. OBJETIVO
Evitar la acumulación de valores de cartera vencida por emisión de notificaciones de
multa.
2. ALCANCE
El certificado es un requisito para todos los ciudadanos que deseen matricular su vehículo
sean carros o motos.
Este procedimiento inicia con la solicitud del cliente de información sobre deudas
pendientes del parqueo tarifado y termina en la entrega del certificado al cliente.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Asistente de operaciones. Es la persona encargada de gestionar la elaboración del
certificado de no adeudar a SISMERT
Comisario de movilidad de
SISMERT.
Es la persona encargada de legalizar con su firma el
certificado.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
3 SISMERT Sistema Municipal de Estacionamiento Rotativo
Tarifado
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. PARQUEO
TARIFADO
Es un mecanismo que apunta a generar la rotación de
vehículos estacionados, a establecer límites de
horarios de estacionamiento y determinar zonas
específicas a estos efectos en la Ciudad. De esta
manera se optimiza el uso del espacio.
2. DEUDA Obligación que alguien tiene de pagar o reintegrar algo
a otra persona
219
3. CERTIFICADO Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificado SISMERT
UN
IDA
D T
RA
NSI
TO Y
TR
AN
SPO
RTE
C
LIEN
TE
Fase
Inicio
Cliente
1.Solicitar información sobre deudas del parqueo tarifado.
Asistente de operaciones
2. Verificar deudas del parqueo tarifado.
S2.5
3.¿ El ciudadano tiene deudas?
Cliente
4. Cancelar deudas pendientes
Cliente
5. Adquirir especies valoradas
SI
Asistente de operaciones
6.Llenar especie valorada con requisitos y emitir
certificado. D1.
Comisario de movilidad SISMERT
7. Legalizar el certificado
Comisario de movilidad SISMERT
8 Entrega de certificado al ciudadano
Fin
NO
D2
D1
Documentos: Sistemas:
D1 Matriz de requisitos
Número de placa o matricula
Especie valorada
Copia de la cedula y papeleta de votación
del dueño del vehículo
S2.5: Sistema SISMERT
D2: Certificado SISMERT
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
SOLICITAR
INFORMACIÓN
SOBRE DEUDAS
DEL PARQUEO
TARIFADO.
El ciudadano se acerca a la oficina de
SISMERT a verificar que no tenga
deudas en el parqueo tarifado con el
número de placa.
El ciudadano tiene la opción de verificar
sus deudas en la página web del
municipio.
Cliente
220
2.
VERIFICAR
DEUDAS DE
PARQUEO
TARIFADO.
En el sistema de estacionamiento tarifado
el asistente administrativo ingresa el
número de placa o matrícula para
verificar si hay deudas del ciudadano
Asistente de
Operaciones.
3. ¿EL CIUDADANO
TIENE DEUDAS?
Si el ciudadano tiene deudas
Ir a la actividad 4
Si el ciudadano no tiene deudas
Ir a la actividad 5
4.
CANCELAR
DEUDAS
PENDIENTES
El ciudadano se acerca al departamento
de Tesorería en la municipalidad para
cancelar la deuda.
Cliente
5.
ADQUIRIR
ESPECIE
VALORADA
El ciudadano compra la especie valorada
en ventanilla 11 Cliente
5.
LLENAR ESPECIE
VALORADA CON
REQUISITOS
Se llena la especie valorada con los
requisitos que el ciudadano debe entregar
en SISMERT y emitir el certificado.
Asistente de
Operaciones.
6. LEGALIZAR
CERTIFICADO
El comisario de movilidad del SISMERT
firma el certificado abalizándolo y
legalizándolo
Comisario de
movilidad
SISMERT
7. ENTREGAR
CERTIFICADO Se entrega el certificado al ciudadano
Asistente de
Operaciones.
8. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
n° título del documento
1. Ordenanza reformatoria a la ordenanza de creación, organización y
establecimiento del sistema municipal de estacionamiento regulado para el
cantón Ibarra (SISMERT)
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la
Ilustre Municipalidad de Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 Especie Valorada
D2 Certificado de no adeudar al SISMERT
221
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B Revisó: Ing. Jaime Jarrín
Fecha:14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
222
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE
PROFESIONALES.
CÓDIGO: P-MG-GTC-CM-08
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROFESIONALES.
1. OBJETIVO
Entregar un documento que certifique el permiso que permita arquitectos e ingenieros
ejercer su profesión en el Cantón.
2. ALCANCE
Este certificado es para arquitectos e ingenieros. Este procedimiento inicia con la
verificación de que el cliente se encuentre registrado en el sistema de SENECYT y
termina en la entrega del carnet profesional.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Planificación Legaliza los carnets profesionales abalizándolos.
Secretaria Gestiona la elaboración de los carnets profesionales.
Asistente Administrativo Es la persona encargada de almacenar en el archivo
institucional documentos para el ciudadano.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I. Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 SENECYT Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología e
Innovación
4. RAE Registro de Actividad Económica
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CARNÉ Documento de bolsillo, generalmente en forma de
tarjeta, que acredita la identidad de una persona, la
pertenencia a un cuerpo o entidad o la facultad que se
tiene para ejercer una actividad.
2. TÍTULO Es una distinción dada por alguna institución educativa,
generalmente después de la terminación exitosa de algún
programa de estudios. Sin embargo, esta denominación
suele utilizarse para denominar más concretamente a las
223
distinciones de rango universitario, que también se
denominan titulación superior o titulación universitaria.
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Registro Profesional.
DIR
EC
CIÒ
N D
E P
LAN
IFIC
AC
IÓN
CLI
EN
TE
Fase
P-MS-GTC-AP-111. Atención de
peticiones.
Secretaria
3. Verificar que el profesional se
encuentre en el sistema
S6.1
4. ¿El ciudadano es profesional?
Secretaria
5.Llenar carnet de profesional
SI
Director
6. Legalizar el carnet de profesional
Cliente
8. Retirar carnet profesional
D2
Fin
No
Fin 7. P-MG-LF-LC-08Entrega de respuesta a
trámites y archivo
2. P-MS-GTC-TAE-03Apertura y Suspensión de la inscripción en el Registro de Actividad
Económico RAE
Inicio
Cada dos años se realiza la inscripción.
D3
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de documentos
Dos fotografías tamaño carnet
Especie valorada para inscripción llena
Tasa por inscripción
Tasa de servicios administrativos
Certificado del SENECYT
Patente municipal
S6.1: Sistema SENECYT
D2: Matriz de requisitos REINSCRIPCIÓN DE
PROFESIONALES
Una fotografía tamaño carnet
Tasa de reinscripción
Tasa de servicios administrativos
Certificado de SENESYT
D3: Carnet profesional
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1. ATENCIÓN DE
PETICIONES.
Llamar al proceso de atención de
peticiones, en el que ingresan los
requisitos por ventanilla al cliente y se re
direccionan al departamento de
Planificación.
224
2.
APERTURA Y
SUSPENSIÓN DE
LA INSCRIPCIÓN
EN EL RAE
Se realiza el llamado al procedimiento
Apertura y Suspensión de la Inscripción
en el RAE en el que se saca la patente
municipal.
3.
VERIFICAR EN
SISTEMA TÍTULOS
DE CIUDADANOS
La secretaria revisa en el sistema del
SENECYT que los ciudadanos tengan
títulos de ingenieros y arquitectos.
Secretaria
4. ¿EL CIUDADANO
ES PROFESIONAL?
Si el ciudadano es profesional
Ir a la actividad 6
Si el ciudadano no es
profesional
Ir a la actividad 9(FIN)
5. LLENAR CARNET
DE PROFESIONAL
Con los datos del ciudadano se llena el
carnet profesional. Secretaria
6.
LEGALIZAR EL
CARNET DE
PROFESIONAL
El carnet es firmado y legalizado por la
directora de planificación, para su libre
uso.
Directora
Planificación
7.
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Se realiza el llamado al procedimiento
Entrega de Respuesta a Trámites y
Archivo en el que el ciudadano retira el
carnet profesional de Archivo
Asistente
administrativo
8. RETIRAR CARNET El ciudadano retira el carnet de archivo
institucional Ciudadano
9. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que reglamenta el cobro de las tasas por servicios técnicos
administrativos en el cantón Ibarra
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
3 Ordenanza de Uso y Ocupación de Suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D3 Carné de profesionales.
Registro de profesionales (ingenieros, arquitectos)
225
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Sr. María Antonieta Farinango
Fecha:14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
226
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS
CÓDIGO: P-MG-GTC-CM-09
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
1. OBJETIVO
Dar fe pública de los diversos actos, hechos y normas que emanan de la Administración
y del Concejo Municipal mediante la certificación de los documentos que los respaldan.
2. ALCANCE
Inicia en la recepción de la solicitud, sea verbal o escrita, para certificación de
documentos.
Finaliza en la entrega del documento certificado al peticionario.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Secretario General Disponer la atención de pedidos de certificación.
Firmar la certificación de documentos.
Secretaria Buscar información, cotejar copias con originales,
preparar documentos solicitados y entregar al
peticionario.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COTEJAR Confrontar una cosa con otra u otras.
2 FOLIAR Numerar los folios (hoja) de un libro, cuaderno,
documento.
227
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Certificación de Documentos
SEC
RET
AR
ÍA
GEN
ERA
LA
TEN
CIÓ
N A
L C
LIEN
TEC
LIEN
TE E
XTE
RN
OA
RC
HIV
O
INST
ITU
CIO
NA
L
Secretaria
5. Buscar el documento para sacar copias o cotejar
la copia con el original
Inicio
3. P-MS-GTC-AP-11 Atención de
peticiones
Ciudadano
2. Solicitar la certificación de la copia
del documento
D2
NO
D1, D2
S1
D2, D3
Secretaria
6. Foliar el documento
D2
Secretaria General
7. Firmar la certificación del
documento
Secretaria
8. Entregar el documento al peticionario
D2 D2
Fin
NO
9. ¿El trámite ingresó por Atención al
Cliente?
Secretaria
10. Asignar el trámite al Archivo
Institucional
S1
SI
Secretaria General
4. Sumillar pedidos y disponer a la Secretaria
para su atención
1. ¿El pedido es a través de Atención al
Cliente?
SI
11. P-MS-GTC-AP-13 Entrega de
respuesta a trámites
228
Documentos: Sistemas:
D1: Copia del expediente o documento
solicitado
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D2: Tasa por Servicios Administrativos
D3: Solicitud de Copia Certificada de un
expediente dirigido al Señor Alcalde
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EL PEDIDO ES A
TRAVÉS DE
ATENCIÓN AL
CLIENTE?
Si pedido ingresó por la Unidad
de Atención al Cliente ir a la
actividad N° 3.
Si el pedido es directamente en la
Secretaría General ir a la
actividad N° 2.
---------
2
SOLICITAR LA
CERTIFICACIÓN DE
LA COPIA DEL
DOCUMENTO
El ciudadano solicita la
certificación de Permisos de
movilización de tránsito
adjuntando una TASA POR
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS.
Ciudadano
3
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Iniciar el Procedimiento de
ATENCIÓN DE PETICIONES
en el que se recepta la
SOLICITUD PARA COPIA
CERTIFICADA, una TASA POR
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS y se
genera un número de trámite en el
Sistema QUIPUX.
Unidad de
Atención de
Peticiones
4
SUMILLAR PEDIDOS Y
DISPONER A LA
SECRETARIA PARA SU
ATENCIÓN
Revisar, sumillar pedidos y
asignar a la Secretaria para su
atención.
Secretario
General
5
BUSCAR EL
DOCUMENTO PARA
SACAR COPIAS O
COTEJAR LA COPIA
CON EL ORIGINAL
Buscar el documento o
expediente solicitado para sacar
copias, o de ser el caso, cotejar la
copia traída por el ciudadano con
el original.
Secretaria
6 FOLIAR EL
DOCUMENTO
Imprimir leyenda, colocar sellos y
enumerar hojas en el documento a
certificar.
Secretaria
229
7
FIRMAR LA
CERTIFICACIÓN DEL
DOCUMENTO
Revisar y firmar la certificación
del documento.
Secretaria
General
8
ENTREGAR EL
DOCUMENTO AL
PETICIONARIO
Entregar el documento certificado
al peticionario. Secretaria
9
¿EL TRÁMITE
INGRESÓ POR
ATENCIÓN AL
CLIENTE?
Si el trámite se ingresó por la
Unidad de Atención al Cliente ir a
la actividad N° 10.
Si se ingresó directo por
Secretaría General ir a la
actividad N° 11.
Secretaria
10
ASIGNAR EL TRÁMITE
AL ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Asignar el trámite al Archivo
Institucional en el Sistema
QUIPUX.
Secretaria
11
P-MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES
Iniciar el Procedimiento de
ENTREGA DE RESPUESTA A
TRÁMITES para la entrega al
peticionario.
Archivo
Institucional
12 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP)
3 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
(COOTAD)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
N/A
230
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristina Valdez - Andrea Rea Revisó: Lorena Pabón
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
231
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PLAN DE GESTIÓN
TURÍSTICO DEL CANTÓN
CÓDIGO: P-MS-TYC-DT-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN TURÍSTICO DEL CANTÓN
1. OBJETIVO
Planificar y definir los objetivos, proyectos y actividades que la Dirección de Turismo
determina anualmente para impulsar el desarrollo turístico del cantón Ibarra.
2. ALCANCE
Aplica seis meses antes de la finalización del presente año en donde se proyecta la
planificación objetivos, proyectos y actividades para el siguiente año.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo Planifica y valida los objetivos, proyectos y
actividades que anualmente se determinan para
impulsar el desarrollo turístico del cantón Ibarra.
Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Organiza la formulación de políticas, normas y
procedimientos de promoción y desarrollo turístico.
Coordinador/a dirección de
Turismo
Apoya en la preparación y presentación del programa
anual del trabajo y presupuesto (POA y PAC) con los
responsables de cada área de la Dirección.
Equipo técnico dirección de
Turismo
Determinan cada una de los proyectos y actividades a
ejecutarse en cada una de las áreas para la
planificación anual.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 POA Plan Operativo Anual
2 PAC Plan anual de contratación
3 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Atractivos turísticos Son los conjuntos de lugares, bienes, costumbres y
acontecimientos que por sus características, propias o
de ubicación en un contexto, atraen en el interés de un
visitante
232
2 Turista Aquella persona que se traslada de su domicilio
habitual a otro punto geográfico, estando ausente de su
lugar de residencia habitual
3 Plan Programa detallado de la realización de una cosa y
conjunto de medios para llevarla a cabo.
233
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Plan anual de gestión turístico del Cantón
DIR
ECC
IÓN
DE
DES
AR
RO
LLO
Y P
LAN
IFIC
AC
IÓN
TU
RÍS
TIC
A
Fase
Director
1.Proponer proyectos anuales
Inicio
Equipo técnico
2. Estructurar actividades por
áreas
Coordinador/a
4. Presentar programa anual de
trabajo
Director y Equipo técnico
5. Revisar planificación anual
Director y Equipo técnico
10. Ejecutar la planificación anual
Director
7. Entregar planificación anual
9. ¿El plan es viable?
Fin
SI
A
P-MA-GF-P-028. Ejecución de
presupuesto
NO
Coordinador/a
3. Recopilar información
A
D1
D2
6. ¿El plan está debidamente estructurado?
SINO
S1
234
Documentos: Sistemas:
D1: Plan anual turístico
documentado
S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2: Memorando de envío de plan
para posterior aprobación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
PLANTEAR
PROYECTOS
ANUALES
Analizar y plantear los objetivos,
proyectos y actividades que se
implementarán para el año siguiente en
base a la asignación presupuestaria
Director de
Turismo
2
ESTRUCTURAR
ACTIVIDADES POR
ÁREAS
Estructurar cada uno de los proyectos y
actividades a ejecutarse en cada una de
las áreas
Equipo técnico
3 RECOPILAR
INFORMACIÓN
Recopilar la información generada por el
equipo técnico de la Dirección. Coordinador/a
4
PRESENTAR
PROGRAMA
ANUAL DE
TRABAJO
Preparar y presentar el programa anual de
trabajo y presupuesto (POA y PAC) en el
formato definido por las Direcciones
Financiera y Administrativa
Coordinador/a
5
REVISAR
PLANIFICACIÓN
ANUAL
Revisa y analiza la estructura de la
planificación anual.
Director de
Turismo y Equipo
técnico
6
SOLICITAR
APROBACIÓN DEL
PLAN
La Dirección Financiera pone a
consideración del Señor Alcalde la
planificación de cada una de las
Dependencias para su aprobación
Director de
Turismo
7 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Llamado al procedimiento para la
aprobación del Plan Anual Turístico del
cantón
8 ¿EL PLAN ES
FACTIBLE?
Si el plan es factible :
Pasa actividad 9
No es factible el plan:
Continua en la actividad 2
Director de
Turismo
9
EJECUTAR LA
PLANIFICACIÓN
ANUAL
Una vez aprobada la planificación de la
Dependencia, a inicios del siguiente año
se procede a ejecutar los proyectos y
actividades definidas
Director de
Turismo y Equipo
técnico
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones
del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2 Plan cantonal
3 PDOT Plan de ordenamiento territorial
4 Directrices presupuestarias del GAD-I
235
5 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código orgánico de organización territorial, autonomía y
descentralización.
2 Plan nacional de desarrollo
3 Plan de desarrollo provincial
4 Ley de turismo
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Ing. María Augusta Salazar
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
236
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR GUIANZA
EN MUSEO ATAHUALPA
CÓDIGO: P-TYC-DT-GMA-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR GUIANZA EN MUSEO
ATAHUALPA
1. OBJETIVO
Facilitar el servicio de guianza turística a los visitantes que llegan al Museo de
Atahualpa como apoyo complementario al recorrido.
2. ALCANCE
Aplica desde la llegada del visitante hasta la finalización del recorrido.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo El Director departamental planifica, coordina, evalúa
los requerimientos y procesos de los usuarios.
Promotor turístico
Coordinar trabajos de mantenimiento y
funcionamiento museo Atahualpa
Asistente de Museo Facilita el servicio de guianza a los visitantes que
llegan al museo.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 POA Plan Operativo Anual
2 PAC Plan anual de contratación
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Guiar Indicar el camino a seguir mediante instrucciones o
señales.
2 Museo Institución pública o privada, permanente, con o sin
fines de lucro, al servicio de la sociedad y su
desarrollo, y abierta al público, que adquiere,
conserva, investiga, comunica y expone o exhibe, con
propósitos de estudio, educación y deleite colecciones
de arte, científicas, etc., siempre con un valor cultural
3 Material turístico Información turística plasmada en boletines, guías,
trípticos, etc.
237
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Guianza de Museos. M
US
EO
AT
AH
UA
LPA
Fase
Inicio
Asistente de museo
1. Receptar a los visitantes
Asistente de museo
2. Registrar turistas
Asistente de museo
3. Dirigir por las áreas del museo
Asistente de museo
4. Entregar material turístico
Fin
D1 D2
Documentos: Sistemas:
D1: Hojas de registro de visitantes
D2: Material turístico
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 RECEPTAR A LOS
VISITANTES
Extender la bienvenida a los turistas que
llegan al museo Atahualpa
Asistente de
Museo
2 REGISTRAR
TURISTAS
Solicitar los nombres, procedencia, la
razón de su visita, edad, datos que
deben ser registrados en el documento
de visitantes (registro anillado)
Asistente de
Museo
3
GUIAR POR LAS
ÁREAS DEL
MUSEO
Guiar y proporcionar información
específica durante el recorrido a los
visitantes por cada una de las áreas del
museo cada una de las áreas del museo y
la importancia histórica del sector.
Asistente de
Museo
4
ENTREGAR
MATERIAL
TURÍSTICO
Complementar la visita facilitando
información turística al visitante.
Asistente de
Museo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones
del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Guía de museo
238
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
1 Registro de material turístico
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Marisol Rosero
Fecha: 20-12-2013 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
239
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICAS
TURÍSTICAS
CÓDIGO: P-MS-TYC-DT-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICAS TURÍSTICAS
1. OBJETIVO
Disponer de un registro del flujo de visitantes a los puntos de información que administra
la Dirección de Turismo para conocimiento de la ciudadanía por medio del sitio web
www.touribarra.gob.ec
2. ALCANCE
Monitorear los flujos turísticos del cantón Ibarra y con ello, realizar un control del
servicio, cumplimiento de parámetros del sector turístico y publicar en el sitio web para
conocimiento de la ciudadanía.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Supervisor/a de Turismo Seguimiento y control de registro de visitantes de los
puntos de información turística
Asistente de Promoción
Turística
Solicitud, recopilación, conteo, organización de los
datos, elaboración de estadísticas de los flujos
turísticos de cada punto de información a cargo de la
Dirección de Turismo para su posterior publicación en
el sitio web www.touribarra.gob.ec
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 POA Plan Operativo Anual
2 PAC Plan anual de contratación
3 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de San Miguel
de Ibarra
240
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Atractivos turísticos Son los conjuntos de lugares, bienes, costumbres y
acontecimientos que por sus características, propias o
de ubicación en un contexto, atraen en el interés de un
visitante
2 Estadística Es el análisis e interpretación de datos de una muestra
representativa, ya sea para ayudar en la toma de
decisiones o para explicar condiciones regulares o
irregulares de algún fenómeno o estudio aplicado.
3 Sitio web Gran espacio documental organizado que la mayoría
de las veces está típicamente dedicado a algún tema
particular o propósito específico
4 Tablas de registro Se refiere al tipo de modelado de datos, donde se
guardan los datos recogidos por un programa. Su
estructura general se asemeja a la vista general de un
programa de Hoja de cálculo
241
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Estadísticas Turísticas
CLI
ENTE
DIR
ECC
IÓN
DE
DES
AR
RO
LLO
Y
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N T
UR
ÍSTI
CA
Fase
Turista
1. Visitar cantón Ibarra
Inicio
Asistente de promoción turística
4. Elaborar tablas de registro
Asistente de promoción turística
3. Solicitar registros de turistas en puntos de
información
Coordinador/a DTM
5. Revisar tablas de registro
2. P-MS-GTC-IC-02 Servicio de
información al ciudadano
S4
Asistente de promoción turística
8. Publicar los registros en el sitio web turístico www.touribarra.gob.ec
6. ¿Existe algún cambio en la tablas?
No
Coordinador/a DTM
9. Dar seguimiento al procedimiento
Asistente de promoción turística
10. Almacenar registros
Asistente de promoción turística
7. Realizar los cambios en las tablas
Si
D1
Fin
S4
Documentos: Sistemas:
D1: Hojas de registro de turistas S4.1: Software aplicativo Microsoft Excel,
Adobe Dreamweaver
242
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
VISITAR CANTÓN
IBARRA
Los turistas llegan al cantón a visitar
los diferentes atractivos turísticos.
Turista
2
SERVICIO DE
INFORMACIÓN AL
CIUDADANO
Llamado al procedimiento Servicio de
Información al Ciudadano donde los
turistas de registran.
Asistente de
promoción turística
3 SOLICITAR DATOS
REGISTRADOS
Mensualmente se solicita los registros
de los turistas en los puntos de
información: terminal terrestre, museo
Atahualpa, oficina Itur pertenecientes
al GAD-I.
Asistente de
promoción turística
4
ELABORAR
TABLAS DE
REGISTRO
Elaboración de tablas con registro de
flujos turísticos diseñadas en Excel y
Dreamweaver.
Asistente de
promoción turística
5 REVISAR TABLAS Las tablas diseñadas se revisan para su
posterior publicación.
Supervisor/a de
Turismo
DTM
6
¿EXISTE ALGÚN
CAMBIO EN LAS
TABLAS?
Si existe algún cambio Pasa actividad 7
No existe ningún cambio Continua actividad 8
Supervisor/a de
Turismo
DTM
7 REALIZAR LOS
CAMBIOS Realizar los cambios en las tablas
Asistente de
promoción turística
8 PUBLICAR LOS
REGISTROS
Publicación de los registros de visitas
turísticas con sus estadísticas
mensuales y anuales en el sitio web
turístico www.touribarra.gob.ec
Asistente de
promoción turística
9 SEGUIMIENTO AL
PROCEDIMIENTO
Dar seguimiento y control al proceso
de flujos turísticos.
Supervisor/a de
Turismo
DTM
10 ALMACENAR
REGISTROS
Guardar los flujos de visitantes en
archivos digitales.
Asistente de
promoción turística
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PLANIFICAR
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones
del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
243
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización.
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
1 Hojas de Registro de entrega de material turístico
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. María Augusta Salazar
Fecha: 20-12-2013 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
244
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTOS FERIAS TURÍSTICAS
CÓDIGO: P-MS-TYC-DT-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO FERIAS TURÍSTICAS
1. OBJETIVO
Difundir la oferta turística, artesanal y cultural que posee nuestro cantón al turista local,
nacional e internacional a través de eventos turísticos como las ferias.
2. ALCANCE
Aplica desde la definición del concepto de la feria hasta la ejecución de la misma sea a
nivel nacional e internacional.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo El Director de Turismo dirige y planifica la actividad
turística integral en el cantón Ibarra.
Promotor de Turismo
Área Marketing
Planifica las estrategias para la ejecución y realización
de la feria
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 POA Plan Operativo Anual
2 PAC Plan anual de contratación
3 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
San Miguel de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Feria Una feria es un evento social, económico y cultural —
establecido, temporal o ambulante, periódico o
anual— que se lleva a cabo en una sede y que llega a
abarcar generalmente un tema o propósito común
2
Marketing
Proceso social y administrativo por el que los grupos e
individuos satisfacen sus necesidades al crear e
intercambiar bienes y servicios
3 Promoción Consiste en incentivos de corto plazo que la empresa
realiza para fomentar la venta de un producto o
servicio.
245
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Ferias turísticas
EN
TID
AD
E
XT
ER
NA
DIR
EC
CIÓ
N D
E
DE
SA
RR
OLL
O Y
P
LAN
IFIC
AC
IÓN
TU
RÍS
TIC
A
Fase
Inicio
Director
1. Diseñar estrategias de marketing y promoción
Equipo técnico
2. Realizar reunión de establecimiento de objetivos
y responsabilidades
Promotor de Turismo
3. Realizar reunión con participantes de la feria
Promotor de Turismo
4. Diseñar material promocional
Promotor de Turismo
6. Estructurar plan comunicacional de la feria
Director
7. Ejecutar la feria turística
Fin
D1
ENTIDAD EXTERNA
5. Elaborar material promocional
Documentos:
Material promocional.
246
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
DISEÑAR
ESTRATEGIAS DE
MARKETING Y
PROMOCIÓN
Analizar las estrategias de
marketing y promoción turística
para el cantón Ibarra. Se considera
el presupuesto para las acciones de
marketing y promoción turística y
se plantea en el POA y PAC del
año correspondiente.
Director y equipo
técnico de turismo
2
REALIZAR REUNIÓN
DE
ESTABLECIMIENTO
DE OBJETIVOS Y
RESPONSABILIDADES
Realizar una reunión con el
Director de Turismo, personal
técnico y el área solicitante para
establecer objetivos y
responsabilidades del evento.
Director de turismo
3
REALIZAR REUNIÓN
CON ARTESANOS Y
EMPRESARIOS
PARTICIPANTES
Planificar y ejecutar una reunión
con los artesanos y empresarios de
establecimientos y servicios
turísticos para definir los
lineamientos de participación en la
feria.
Promotor turístico
4 DISEÑAR MATERIAL
PROMOCIONAL
Diseñar el material de promoción
para la feria. Promotor turístico
5
ELABORAR
MATERIAL
PROMOCIONAL
La empresa adjudica por el GAD-I
elabora el material promocional. Entidad externa
6
ESTRUCTURAR PLAN
COMUNICACIONAL
DE LA FERIA
Estructurar y ejecutar la técnica de
comunicación para entrega de
material de promoción y difusión
en medios de comunicación
regional respecto a la feria.
Promotor turístico
7 EJECUTAR LA FERIA
TURÍSTICA
Realizar la feria de acuerdo a los
lineamientos planificados y
establecidos.
Director de turismo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PLANIFICAR
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones
del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2 Plan anual de contratación PAC
3 Plan operativo anual POA
4 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
247
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Lic. Jorge Camués Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013
Firma
Firma
248
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS
CÓDIGO: P-MS-TYC-CDR-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DE EVENTOS
1. OBJETIVO
Realizar las fiestas involucrando al mayor número de grupos sociales.
2. ALCANCE
Parroquias urbanas y rurales del cantón como también intervención internacional. El
evento inicia armando el presupuesto en base a las necesidades del evento que se va
a realizar y termina con la ejecución de este.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de cultura Lidera la programación y presupuestación del Plan
Operativo de su área organizacional.
Elabora y coordina planes, programas, y proyectos de
festividades de la ciudad y sus parroquias.
Promotor cultural Analiza y prioriza requerimientos de programas
culturales y deportivos del cantón. Prepara materiales
de soporte de recreación cultural y deportiva, así
como escenarios para realización de programas y
eventos. Organiza, coordina, supervisa y dirige las
actividades deportivas, recreativas, vacacionales
abalizadas por la Municipalidad de Ibarra
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 POA Plan Operativo Anual
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Planificación Es un proceso continuo que refleja los cambios del
ambiente en torno a cada organización y busca
adaptarse a ellos
2 Evento Hecho o suceso que ocurre, especialmente si es de
cierta importancia.
249
3 Auspicio Es un aval que se puede solicitar desde la organización
de un evento a entidades públicas o privadas con el fin
de darle jerarquía al evento que se está organizando.
4 Requerimiento Es una necesidad documentada sobre el contenido,
forma o funcionalidad de un producto o servicio
5 Proveedor Persona o una empresa que abastece a otras empresas
con existencias (artículos).
6 Presupuesto Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,
expresada en valores y términos financieros que, debe
cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas
condiciones previstas
7 Resolución Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el
cual resuelve las peticiones de las partes, o autoriza u
ordena el cumplimiento de determinadas medidas.
250
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Planificación de fiestas y eventos.D
IREC
CIÓ
N D
E ED
UC
AC
IÓN
C
ULT
UR
A D
EPO
RTE
S Y
REC
REA
CIÓ
N
Fase
Inicio
Director
1. Organizar los eventos a desarrollar
anualmente en el POA
Promotor
2. Definir las actividades a realizar
por eventos
Promotor
3. Establecer requerimientos para
actividades
5. P-MA-GF-P-02Ejecución de presupuesto
6. ¿El presupuesto es
factible?
Si
Promotor
14. Realizar cambios a la planificación
18. P-MA-GIC-GMP-03 Diseño de
material publicitario
Director
19. Confirmar presupuesto, proveedores
FinPromotor
7. Solicitar auspicio entidades públicas o
privadas
17. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y adquisición de
bienes, servicios obras y consultorías
Director
8. Solicitar aprobación planificación eventos
Director
15. Solicitar requerimientos para desarrollar el evento
C
Director
4. Solicitar aprobación de presupuesto
16. ¿A que procedimientos son enviados los requerimientos?
B
D2
ANoA
2
D5
D1S1
S1
S1
251
Diagrama de flujo: Planificación de fiestas y eventos
ALC
ALD
ÍAC
ON
CE
JO M
UN
ICIP
AL
CO
MIS
IÓN
DE
FIE
ST
AS
Fase
Alcalde
10. Revisar planificación de
eventos
Alcalde
11. Examinar planificación
Alcalde
12. Emitir resolución
13. ¿La planificación
necesita cambios?
No
C
Presiente comisión
9. Revisar solicitudes de entidades externas para incluir en planificación
BSI
D4
D3
1
Documentos: Sistemas:
D1: Memorando de solicitud 1 S1: Sistema de gestión documental
Quipux
D2: Memorando de aprobación
D3: Planificación eventos documentada
D4: Resolución emitida por el concejo.
D5: Memorando de solicitud 2
252
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ORGANIZAR LOS
EVENTOS A
DESARROLLAR
ANUALMENTE POA
En el POA se establece los eventos
culturales, deportivos, sociales
que se van a desarrollar en el
transcurso del año.
Director de cultura
2
DEFINIR LAS
ACTIVIDADES POR
EVENTOS
Definir las actividades que se van
a llevar a cabo en cada evento. Promotor cultural
3
ESTABLECER
REQUERIMIENTOS
PARA
ACTIVIDADES
Establecer los bienes o servicios
necesarios para realizar cada una
de las actividades.
Promotor cultual
4
SOLICITAR
APROBACIÓN DE
PRESUPUESTO
Se realiza la solicitud de la
aprobación del presupuesto
establecido para desarrollar las
actividades.
Director de cultura
5 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Llamado al procedimiento para
aprobar el presupuesto para los
eventos.
6 ¿EL PRESUPUESTO
ES FACTIBLE?
Si el presupuesto es factible Continua actividad 7
No es factible el presupuesto Pasa actividad 3
7
SOLICITAR
AUSPICIO
ENTIDADES
PÚBLICAS O
PRIVADAS
Solicitar auspicio a entidades
externas que puedan patrocinar el
evento.
Promotor cultural
8
SOLICITAR
APROBACIÓN
PLANIFICACIÓN
EVENTOS
Requerir la aprobación de la
planificación del evento a
desarrollar
Director de cultura
9
REVISAR
SOLICITUDES DE
ENTIDADES
EXTERNAS PARA
INCLUIR EN
PLANIFICACIÓN
La Dirección de Cultura en
conjunto con la Comisión de
Fiestas del Concejo Municipal
revisan las solicitudes de
entidades externas que requieren
añadir sus actividades a la
planificación del evento.
Concejales
10
REVISAR
PLANIFICACIÓN DE
EVENTOS
La planificación documentada
ingresa para su revisión. Alcalde
11 EXAMINAR
PLANIFICACIÓN
Se analiza la planificación y se
realiza los cambios necesarios Alcalde
12 EMITIR
RESOLUCIÓN
La resolución contiene los
cambios estipulados en la
planificación.
Alcalde
253
13
¿LA
PLANIFICACIÓN
NECESITA
CAMBIOS?
Si necesita cambios pasa actividad
14
No necesita cambios pasa
actividad 15
14 REALIZAR
CAMBIOS
Cumple con los cambios emitidos
en la resolución. Promotor cultural
15 SOLICITAR
REQUERIMIENTOS
Una vez analizada y aprobada la
planificación del evento se solicita
los requerimientos para
desarrollar.
Director de cultura
16
¿A QUE
PROCEDIMIENTOS
SON ENVIADOS LOS
REQUERIMIENTOS?
Los requerimientos se envían al
mismo tiempo a los
procedimientos de Contratación y
adquisición de bienes, servicios
obras y consultorías, y Gestión de
comunicación y relaciones
públicas
Director de cultura
17
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIÓN DE
BIENES, SERVICIOS
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Llamado al procedimiento de
Contratación y adquisición de
bienes, servicios obras y
consultorías para que se realice las
respectiva contratación de los
bienes o servicios.
18
GESTIÓN DE
COMUNICACIÓN Y
RELACIONES
PÚBLICAS
Llamado al procedimiento de
Gestión De Comunicación Y
Relaciones Públicas para que
realice la publicidad del evento a
desarrollarse en medios de
comunicación a través de cuñas
radiales, videos informativos, etc.
19
CONFIRMAR
PRESUPUESTO,
PROVEEDORES
Se confirma el presupuesto y los
proveedores para el evento. Director de cultura
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan Operativo Anual
2 Plan anual de contratación
3 Ordenanza de condecoraciones del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de San Miguel de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
254
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Ing. Alexandra Juma A. Revisó: Liliana Posso
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
255
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE EVENTOS
CÓDIGO: P-MS-TYC-CDR-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE EVENTOS
1. OBJETIVO
Promover los derechos humanos y la salud con una visión del desarrollo para construir
culturas de convivencia y de paz, buscando la estabilidad emocional, física,
psicológica, sexual, mental, social y medio ambiental.
2. ALCANCE
Los eventos están dirigidos a nivel cantonal. Inician con la planificación del evento y
termina con la entrega del informe de la realización de este.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de cultura Lidera la programación y presupuestación del Plan
Operativo de su área organizacional. Elabora y coordina
planes, programas, y proyectos de festividades de la ciudad
y sus parroquias.
Promotor cultural Analiza y prioriza requerimientos de programas culturales y
deportivos del cantón. Prepara materiales de soporte de
recreación cultural y deportiva, así como escenarios para
realización de programas y eventos. Organiza, coordina,
supervisa y dirige las actividades deportivas, recreativas,
vacacionales abalizadas por el GAD-I
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Evento Hecho o suceso que ocurre, especialmente si es de cierta
importancia.
2 Contrato Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en
común entre dos, o más, personas con capacidad que se obligan en
virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una
determinada finalidad.
256
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Ejecución de eventos
DIR
ECC
IÓN
DE
EDU
CA
CIÓ
N,
CU
LTU
RA
, DEP
OR
TES
Y R
ECR
EAC
IÓN
Fase
Inicio
Promotor
1. Verificar la organización en el lugar del evento
Director
2. Coordinar el desarrollo del
evento
Promotor
3. Elaborar informe de desarrollo del
evento
Director
4. Revisar y abalar informe
Director
5. Solicitar pago de los contratos de
bienes y servicios.
6. P-MA-GF-P-02 Ejecución del presupuesto
Fin
D1 D2
S1
Documentos: Sistemas:
D1: Informe del evento S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2: Memorando de petición de pago
257
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
VERIFICAR LA
ORGANIZACIÓN
EN EL LUGAR DEL
EVENTO
Los promotores responsables de la
organización del evento acuden al
lugar donde este se desarrolle y
verifican que todos los bienes y
servicios contratados estén es
correcto funcionamiento.
Promotor de cultura
2
COORDINAR EL
DESARROLLO DEL
EVENTO
Ejecutar el evento con la
planificación preestablecida. Promotor de cultura
3
ELABORAR
INFORME DE
DESARROLLO DEL
EVENTO
El informe debe contener la mayor
cantidad de información y anexos
que se puedan agregar para justificar
el desarrollo del evento.
Promotor de cultura
4 REVISAR Y
ABALAR INFORME Analiza el contenido del informe. Director de cultura
5
SOLICITAR PAGO
DE LOS
CONTRATOS DE
BIENES Y
SERVICIOS
Una vez concluido el evento, se
procede a solicitar el pago de los
bienes o servicios contratados.
Director de cultura
6 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Llamado al proceso Ejecución de
Presupuesto para que realice el
respectivo pago de los bienes o
servicios convenidos.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan Operativo Anual
2 Plan anual de contratación
3 Ordenanza de condecoraciones del Gobierno Autónomo Descentralizado
Municipal de San Miguel de Ibarra
4 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
258
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Liliana Posso
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
259
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y
ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS
CÓDIGO: P-MS-SPM-SC-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y ENTREGA DE ALARMAS
COMUNITARIAS
1. OBJETIVO
Organizar y capacitar permanentemente a los beneficiarios del Sistema de Alarmas
Comunitarias en temas de seguridad y formación ciudadana, mediante la realización de
charlas y simulacros en coordinación con la Policía Nacional, para apoyar a mitigar los
índices de inseguridad en el barrio y que éste sepa cómo reaccionar en un caso de
emergencia.
2. ALCANCE
Aplica a la capacitación en Alarmas Comunitarias de aquellos barrios integrados con
presupuesto propio, por donación de equipos y aquellos instalados con presupuesto
participativo del GAD-I del Cantón Ibarra.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Coordinador de Seguridad
Ciudadana
Socializar el uso y funcionamiento de Alarmas
Comunitarias.
Realizar simulacros de Alarmas Comunitarias.
Promotor B
Coordinar y preparar información para reuniones
barriales.
Prepara logística para las reuniones barriales.
Receptar datos del barrio e ingresarlos al sistema.
Socializar el uso y funcionamiento de Alarmas
Comunitarias.
Realizar simulacros de Alarmas Comunitarias.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra
2 CIACI Central Integrada de Atención Ciudadana Ibarra
3 SMS Short Message Service - Servicio de Mensajes Cortos
260
DEFINICIONES
N
°
TÉRMINO DEFINICIÓN
1 ALARMAS
COMUNITARIAS Es un sistema solidario de participación comunitaria
que sirve para prevenir delitos y otros eventos de
emergencia que sólo funcionan con la participación
activa de los vecinos(as).
2 MITIGAR Moderar, aplacar o suavizar la dureza de algo.
3 SIMULACRO Actos que se basan en la simulación de una situación
real ya sea para recrearla y revivir lo sucedido o ya sea
para prevenirlas y saber cómo actuar ante ellas.
4 SOLVENTAR Dar solución a algo.
5 COORDINADOR
ZONAL
Ciudadanos/as elegidos/as en reunión barrial que lideran el
proceso zonal.
261
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación y entrega de alarmas comunitarias
DIR
EC
CIÓ
N D
E P
AR
TIC
IPA
CIÓ
N C
IUD
AD
AN
A -
C
OO
RD
INA
CIÓ
N D
E S
EG
UR
IDA
D C
IUD
AD
AN
AC
LIE
NT
E E
XT
ER
NO
Coordinador de Seguridad Ciudadana / Promotor B
1. Realizar una reunión de acercamiento con presidentes
barriales para informar y solventar dudas
Promotor B
2. Ingresar el Acta de Reunión al Sistema de
Participación Ciudadana
Promotor B
3. Convocar a reunión A todos los vecinos del barrio y preparar la logística para
la misma
Coordinador de Seguridad Ciudadana / Promotor B
4. Ejecutar la reunión barrial para explicar el
funcionamiento del Sistema de Alarmas y solicitar requisitos
Promotor B
5. Ingresar Acta de Reunión en el Sistema de Participación Ciudadana
Presidente del Barrio
6. Recopilar requisitos para el Sistema de Alarmas
Comunitarias
Promotor B
10. Depurar registro de ciudadanos e ingresarlos al
Sistema de Alarmas Comunitarias
Promotor B
7. Receptar y verificar que todos los requisitos se
cumplan
8. ¿Se cumplen los requisitos solicitados?
Promotor B
9. Solicitar la entrega de requisitos faltantes
Inicio
SI
Promotor B
11. Elaborar cronograma de entrega y capacitación de
Alarmas Comunitarias
D1 S2.7D3, D8
D1,D4
D5
D5
D5.1
S2.7
S2.6
Promotor B
12. Convocar a reunión para capacitación de Alarmas
Comunitarias y preparar la logística para la misma
Coordinador de Seguridad Ciudadana / Promotor B
13. Ejecutar la reunión de Entrega y Capacitación de
Alarmas Comunitarias en el barrio
Promotor B
14. Ingresar Acta de Reunión en el Sistema de Participación
Ciudadana
Fin
D3, D7D1, D2, D7.1,
D7.3, D7.4
A
A B
BANO
S2.7
S1
262
Documentos: D6: Cronograma de Entregas
D1: Acta de Reunión D7: Documentación para la reunión:
D2: Mapa zonificado del barrio D7.1: Número de Alarma
D3: Convocatorias D7.2: Oficios externos
D4: Documentación de la reunión:
Presentación, Registro de Ciudadanos y
Mapas para cada coordinador.
D7.3: Registro de Autorización de
envío de SMS
D5: Requisitos Alarmas Comunitarias:
D5.1: Registro de Ciudadanos.
D7.4: Acuerdo de Integración
(integrados)
D5.2: Certificación de la instalación
(integrados).
D8: Memorando
D5.3: Ficha de Equipos instalados en el
barrio (integrados). Sistemas:
D5.4: Mapa con delimitación del barrio y
ubicación gráfica de equipos (integrados).
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D5.5: Memoria Técnica de instalación de
equipos.
S2.7: Sistema de Participación
Ciudadana
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
REALIZAR UNA
REUNIÓN DE
ACERCAMIENTO
CON PRESIDENTES
BARRIALES PARA
INFORMAR Y
SOLVENTAR
DUDAS
Convocar al presidente barrial a una
reunión de acercamiento en la que se
explica de forma general el
funcionamiento y requisitos del
Sistema de Alarmas Comunitarias y
solventan dudas.
Se registra el ACTA DE REUNIÓN
con todos los asistentes.
Promotor B
2
INGRESAR EL
ACTA DE REUNIÓN
AL SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al
Sistema de Participación Ciudadana. Promotor B
3
CONVOCAR A
REUNIÓN A TODOS
LOS VECINOS DEL
BARRIO Y
PREPARAR LA
LOGÍSTICA PARA
LA MISMA
Coordinar con el presidente barrial la
fecha y hora de una reunión con todos
los vecinos del barrio, apoyar con la
impresión de CONVOCATORIAS y
preparar:
Presentación del Sistema de
Alarma Comunitarias para
proyectar
ACTA DE REUNIÓN
MAPA DE ZONAS DEL
BARRIO Y FICHA DE
CIUDADANOS (para cada
coordinador que se elija)
Equipos informáticos
Promotor B
263
Solicitud de vehículo dirigida al
Director Administrativo a través
de Memorando QUIPUX
4
EJECUTAR LA
REUNIÓN BARRIAL
PARA EXPLICAR
EL
FUNCIONAMIENTO
DEL SISTEMA DE
ALARMAS Y
SOLICITAR
REQUISITOS
Durante la reunión se realiza:
Saludo a los ciudadanos
asistentes.
Presentación del funcionamiento
del Sistema de Alarmas
Comunitarias.
Nombrar coordinadores zonales
para el barrio.
Solventar dudas.
Entregar Mapas y Ficha de
Ciudadanos a los coordinadores
zonales. (físico y digital)
Registrar a los asistentes en el
ACTA DE REUNIÓN.
Promotor B
5
INGRESAR ACTA
DE REUNIÓN EN EL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al
Sistema de Participación Ciudadana. Promotor B
6
RECOPILAR
REQUISITOS PARA
EL SISTEMA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
El presidente barrial con la ayuda de
los coordinadores zonales, deberá
recopilar los requisitos solicitados
durante la reunión barrial.
Presidente
barrial
7
RECEPTAR Y
VERIFICAR QUE
TODOS LOS
REQUISITOS SE
CUMPLAN
Receptar y verificar que todos los
requisitos se cumplan:
Barrios Integrados
CERTIFICACIÓN DE
INSTALACIÓN DE EQUIPOS.
MAPA DE DELIMITACIÓN
BARRIAL Y UBICACIÓN DE
EQUIPOS.
ARCHIVO CON
INFORMACIÓN DE
UBICACIONES DE EQUIPOS
MEMORIA TÉCNICA DE
INSTALACIÓN DE EQUIPOS.
FICHA DE CIUDADANOS
Barrios Instalados por el GAD-I:
FICHA DE CIUDADANOS
Promotor B
264
8
¿SE CUMPLEN LOS
REQUISITOS
SOLICITADOS?
Si se cumplen los requisitos
solicitados ir a la actividad N° 10.
Si no se cumplen los requisitos ir a la
actividad N° 9.
Promotor B
9
SOLICITAR LA
ENTREGA DE
REQUISITOS
FALTANTES
Solicitar la entrega de requisitos
faltantes y explicar al Presidente
Barrial que de no entregarlos no se
puede realizar la capacitación en el
barrio.
Promotor B
10
DEPURAR
REGISTRO DE
CIUDADANOS E
INGRESARLOS AL
SISTEMA DE
ALARMAS
COMUNITARIAS
Depurar registro de ciudadanos
mediante llamadas telefónicas e
ingresarlos al Sistema de Alarmas
Comunitarias.
Promotor B
11
ELABORAR
CRONOGRAMA DE
ENTREGA Y
CAPACITACIÓN
DE ALARMAS
COMUNITARIAS
Una vez que los requisitos están
completos se puede agregar al barrio
al cronograma de Entrega y
Capacitación de Alarmas
Comunitarias en coordinación con el
Presidente Barrial.
Promotor B
12
CONVOCAR A
REUNIÓN PARA
CAPACITACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS Y
PREPARAR LA
LOGÍSTICA PARA
LA MISMA
Convocar a reunión para capacitación
de alarmas comunitarias apoyando
con la entrega de
CONVOCATORIAS al Presidente
Barrial y preparar la logística para la
misma:
Enviar por correo electrónico a la
CIACI cronograma de
capacitaciones.
Elaborar en hoja de Word un
OFICIO y enviarlo a la Policía
Nacional para que acompañen
durante la capacitación.
Coordinar la revisión técnica de
equipos con la Dirección de TIC.
Preparar: ACTA DE REUNIÓN,
AUTORIZACIÓN DE ENVÍO
DE SMS CON FICHA DE
CIUDADANOS a ser firmados
por el Presidente Barrial,
ACUERDO DE INTEGRACIÓN
para barrio integrados, papeles
con el número de alarma.
Promotor B
13 EJECUTAR LA
REUNIÓN DE Promotor B
265
ENTREGA Y
CAPACITACIÓN DE
ALARMAS
COMUNITARIAS EN
EL BARRIO
Durante la reunión de capacitación en
el barrio se realiza lo siguiente:
Saludo a los asistentes.
Presentación del Sistema de
Alarmas Comunitarias.
Simulacro de uso.
Solventar dudas.
Registro de asistentes en el
ACTA DE REUNIÓN.
Receptar firma de Presidente
Barrial en AUTORIZACIÓN DE
ENVÍO DE SMS y ACUERDO
DE INTEGRACIÓN (en caso de
barrio integrado).
14
INGRESAR ACTA
DE REUNIÓN EN EL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al
Sistema de Participación Ciudadana.
Promotor B
15 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que crea y coordina el Consejo de Seguridad Ciudadana del cantón
Ibarra
2 Reglamento para la Aplicación del Sistema de Alarmas Comunitarias
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
3 Ley de Seguridad Pública y del Estado
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Acta de reunión
D2: Mapa zonificado del barrio
D3: Convocatoria
D5.1: Registro de ciudadanos
D5.2: Certificación de la instalación
D5.3: Ficha de equipos instalados en el barrio
D6: Cronograma de entregas
D7.3: Registro de autorización de envío de SMS
D7.4: Acuerdo de integración
266
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Martha Cangás
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
267
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA INSPECCIONES DE
ALARMAS COMUNITARIAS
CÓDIGO: P-MS-SPM-SC-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA INSPECCIONES DE ALARMAS COMUNITARIAS
1. OBJETIVO
Realizar visitas técnicas a los barrios con alarmas comunitarias del Cantón Ibarra,
mediante la planificación de un cronograma de actividades, para recabar información del
estado del sistema en el barrio.
2. ALCANCE
Las inspecciones se realizarán a los barrios en los que se ha instalado alarmas
comunitarias con presupuesto participativo desde el año 2010.
Aquellos barrios que se han integrado con presupuesto propio o en los que se han donado
equipos, se realizará una única visita técnica previo la integración del barrio al sistema.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Promotor B Coordinar las inspecciones con el Presidente Barrial
y la Dirección de TIC para elaborar cronograma de
inspecciones.
Responsable de
Inspecciones de la
Dirección de TIC
Realizar la visita técnica al barrio.
Elaborar el informe de inspección.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 ALARMAS
COMUNITARIAS
Es un sistema solidario de participación comunitaria que
sirve para prevenir delitos y otros eventos de emergencia
que sólo funcionan con la participación activa de los
vecinos(as).
2 PRESUPUESTO
PARTICIPATIVO
El presupuesto participativo es una herramienta de
democracia participativa o de la democracia directa que
permite a la ciudadanía incidir o tomar decisiones
referentes a los presupuestos públicos, generalmente
sobre el presupuesto municipal.
3 INSPECCIÓN Acción y efecto de inspeccionar (examinar, investigar,
revisar). Se trata de una exploración física que se realiza
principalmente a través de la vista.
268
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Inspecciones de Alarmas Comunitarias
DIR
EC
CIÓ
N D
E T
ICC
OO
RD
INA
CIÓ
N D
E
SE
GU
RID
AD
CIU
DA
DA
NA
Inicio
Promotor B
1. Coordinar fechas de visitas a los barrios y objetivo de
inspecciones, con los presidentes barriales y la
Dirección de TIC
Promotor B
2. Elaborar cronograma de inspecciones de Alarmas
Comunitarias y enviar a la Dirección de TIC
D1
Director de TIC
3. Solicitar vehículo para inspecciones y asignar
responsable de las mismasD2
Responsable de Inspecciones
4. Preparar la documentación técnica de cada barrio
D3
Responsable de Inspecciones
5. Ejecutar la inspección del barrio de acuerdo al objetivo planteado y registrar el Acta
de Inspecciones
Responsable de Inspecciones
6. Elaborar informe de la inspección y presentar al Director
con copia a la Coordinación de Seguridad Ciudadana
D4
Fin
D3.3S1
Documentos: Sistemas:
D1: Cronograma de Inspecciones S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX.
D2: Memorando
D3: Documentación técnica:
D3.1 Mapa zonificado del Barrio
D3.2 Reporte de Módem GSM de los barrios
D3.3 Acta de Inspecciones
D4: Informe de Inspección
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
COORDINAR FECHAS
DE VISITAS A LOS
BARRIOS Y OBJETIVO
DE INSPECCIONES,
CON LOS PRESIDENTES
BARRIALES Y LA
DIRECCIÓN DE TIC
Coordinar fechas de visitas a
los barrios y objetivo de las
inspecciones, con los
Presidentes Barriales y la
dirección de TIC.
Promotor B
269
2
ELABORAR
CRONOGRAMA DE
INSPECCIONES DE
ALARMAS
COMUNITARIAS Y
ENVIAR A LA
DIRECCIÓN DE TIC
Elaborar cronograma de
inspecciones de alarmas
comunitarias en el barrio y
enviar a la Dirección de TIC.
Promotor B
3
SOLICITAR VEHÍCULO
PARA INSPECCIONES Y
ASIGNAR
RESPONSABLE DE LAS
MISMAS
Solicitar un vehículo al
Director Administrativo para
realizar las inspecciones a
través de Sistema QUIPUX,
asignando un responsable de
las mismas.
Director de TIC
4
PREPARAR LA
DOCUMENTACIÓN
TÉCNICA DE CADA
BARRIO
Preparar la documentación
técnica necesaria de cada
barrio para realizar la
inspección como:
mapas.
registro de números
celulares de módem.
actas de inspección, etc.
Responsable de
Inspecciones
5
EJECUTAR LA
INSPECCIÓN DEL
BARRIO DE ACUERDO
AL OBJETIVO
PLANTEADO
Ejecutar la inspección en el
barrio de acuerdo al objetivo
planteado y solicitar la firma
del presidente o representante
barrial encargado durante la
inspección en el acta de
inspecciones.
Responsable de
Inspecciones
6
ELABORAR INFORME
DE LA INSPECCIÓN Y
PRESENTAR AL
DIRECTOR CON COPIA
A LA COORDINACIÓN
DE SEGURIDAD
CIUDADANA
Realizar el INFORME de la
inspección realizada,
entregando una copia al
Director de TIC y otra a
Seguridad Ciudadana.
Responsable de
Inspecciones
7 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que crea y coordina el Consejo de Seguridad Ciudadana del cantón
Ibarra
2 Reglamento para la Aplicación del Sistema de Alarmas Comunitarias
270
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
3 Ley de Seguridad Pública y del Estado
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Cronograma de Inspecciones
D3.1: Mapas de barrios
D3.2: Reporte de módem GSM de los barrios
D3.3: Acta de inspección
D4: Informe de inspección
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES.
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Martha Cangás
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
271
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO RECICLAJE POR ZONAS
E INSTITUCIONES EDUCATIVAS
CÓDIGO: P-MS-SPM-RMD-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO RECICLAJE POR ZONAS E INSTITUCIONES
EDUCATIVAS
1. OBJETIVO
Propiciar la separación de los residuos sólidos en la fuente en centros educativos y
oficinas generando un sistema de reciclaje en todos los elementos posibles a utilizar para
mejorar la calidad ambiental del cantón.
2. ALCANCE
Este reciclaje aplica a las instituciones educativas e instituciones públicas, barrios y
parroquias de la ciudad y pedidos a través de la línea telefónica.
El procedimiento comienza con la aplicación de lo que establece el POA y termina con
el informe de sobre el servicio de reciclaje.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Gestión
Ambiental
La Directora gestiona y coordina el manejo integral del
proyecto de reciclaje. Elaboración del proyecto en
conjunto con el responsable
Responsable de la unidad de
residuos sólidos
Supervisa la ejecución del reciclaje. Brinda charlas
motivacionales sobre el reciclaje. Supervisa la separación
en bodega de reciclaje.
Técnico Organiza y promueve clubes ecológicos. Brinda charlas
motivacionales sobre el reciclaje
Secretaria Remite informes a la dirección de Gestión Ambiental
Chofer y Jornalero Chofer conduce el vehículo de reciclaje y el jornalero
recoge el material reciclable de las diferentes rutas y
sectores.
272
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. RECICLAJE Es un proceso fisicoquímico o mecánico o trabajo que
consiste en someter a una materia o un producto ya
utilizado (basura), a un ciclo de tratamiento total o
parcial para obtener una materia prima o un nuevo
producto. También se podría definir como la obtención
de materias primas a partir de desechos,
introduciéndolos de nuevo en el ciclo de vida y se
produce ante la perspectiva del agotamiento de
recursos naturales, macro económico y para eliminar
de forma eficaz los desechos de los humanos que no
necesitamos.
2. CLUBS
ECOLÓGICOS
Grupos de estudiantes que se forman en las
instituciones educativas que promueven y participan
en las actividades de recolección y cuidado del medio
ambiente.
273
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Reciclaje por zonas e instituciones educativas
CL
IEN
TE
DIR
EC
CIÓ
N D
E G
ES
TIÓ
N A
MB
IEN
TA
L
EN
TID
AD
EX
TE
RN
A
UN
IDA
D D
E
DE
SE
CH
OS
SÓ
LID
OS
Fase
1. ¿El reciclaje inicia
aplicando el
proyecto?
4. MA-BSI-ACP-01
Contratación y
adquisiciones de
bienes, servicios,
obras y consultorías
Cliente
6. Solicitar servicio
de reciclaje
Jornalero
7. Ejecutar el
Reciclaje
Inicio
Jornalero
8. Entregar material
reciclable en bodega
Gestor Ambiental
9. Separar y pesa el
material
Técnico Ambiental
11. Remitir informe del
peso a la Dirección de
Gestión Ambiental D2
S1
Técnico Ambiental
14. Realizar informes
adjuntando
comprobante de pago.
Director
17. Archivar informes
D5
Fin
Director Ambiental/
Técnico Ambiental
2. Aplicar lo que
establece el POA
5. P-MS-SPM-CIE-02
Capacitación en
Medio Ambiente
SI
NO
Técnico
3. Conformar clubes
ecológicos
12. P-MA-GF-C-01-08
Gestión Contable
Técnico Ambiental
16. Elaborar informes
anuales para premiación
de instituciones
Técnico Ambiental
15. Autorizar al gestor
ambiental el retiro del
material D3
13.P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación y
devolución de tributos
D5.1
Gestor Ambiental
10. Entregar copias
de facturas
Fin
A
A
D1
D4
S1
274
Documentos: Sistemas:
D1: Copia de facturas emitidas a la
institución
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2: Informe con valores del peso de
material
D3: Título de pago
D4: Comprobante de pago
D5. Informe de reciclaje
D6. Informe de reciclaje para
premiación de instituciones
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
¿EL RECICLAJE
INICIA
APLICANDO EL
PLAN?
Si el reciclaje inicia aplicando
el plan
Ir a la actividad 2
Si el reciclaje inicia con la
solicitud ciudadana
Ir a la actividad 6
2.
APLICAR LO QUE
ESTABLECE EL
POA
Se realiza la propuesta del plan y se
envía al alcalde para su análisis, quien
autoriza el servicio y la contratación del
personal necesario.
Director Gestión
Ambiental
3.
CONFORMAR
CLUBS
ECOLOGICOS
Se elige una directiva interna en las
instituciones educativas para que
promuevan e incentiven el
aprovechamiento de los residuos a través
del reciclaje (REDUCIR RECICLAR
REUTILIZAR )
Ir a la actividad 7.
Técnico
Ambiental
4.
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Llamar al procedimiento Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios, obras
y consultorías en el que el alcalde
autoriza mediante memorándum la
contratación del nuevo personal para el
proyecto.
5.
CAPACITACIÓN
EN MEDIO
AMBIENTE
Llamar al procedimiento Capacitación
en medio ambiente ya que a los clubs
ecológicos se les brinda capacitación
sobre reciclaje.
Ir a la actividad 18 (FIN)
6
SOLICITAR
SERVICIO DE
RECICLAJE
El ciudadano realiza una llamada
solicitando la recolección en sus
domicilios de material reciclable.
Cliente
7 EJECUTAR EL
RECICLAJE
El carro recolector visita los días
miércoles y viernes las instituciones
para recoger el material reciclable.
Jornalero
275
Pesan el material reciclable. (para
premiación de instituciones
recicladoras)
Nota: La Dirección Gestión Ambiental
realiza un concurso para premiar a las
instituciones que reciclen mayor
material.
8.
ENTREGAR
MATERIAL
RECICLABLE EN
BODEGA.
Se entrega el material en bodega y los
datos del peso del material.
Chofer y
Jornalero
9. SEPARAR Y PESAR
EL MATERIAL
Después de que la bodega se ha llenado,
se comunica al Gestor Ambiental
(Externo) que realice la separación del
material (papel, plástico, cartón) con la
supervisión del responsable y técnico.
Se separa el material se pesa se realiza el
cálculo del valor que deben pagar por
cada material
Gestor Ambiental
10
ENTREGAR
COPIAS DE
FACTURAS
El gestor ambiental entrega la copia de
las facturas con el valor a pagar del
material que se ha recolectado y el
cálculo del peso.
Estas facturas pueden ser de las
instituciones educativas que
directamente han entregado el material
al Gestor Ambiental sin pasar por
bodega municipal.
Gestor Ambiental
11
REMITIR
INFORMACIÓN
DEL PESO A LA
DIRECCIÓN
AMBIENTAL
Se remite la información a través de
memorándum vía Quipux a la
Dirección de Gestión Ambiental los
datos del peso del material para la
elaboración de la factura y se proceda al
pago en ventanilla del municipio.
Técnico
Ambiental
12. GESTIÓN
CONTABLE
Llamar al procedimiento de Gestión
Contable en el que se genera el título de
pago para el gestor ambiental.
13.
RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS
Llamar al procedimiento de
Recaudación y devolución de tributos en
el que El gestor ambiental realiza el pago
en ventanilla de Tesorería el valor por el
cual se lleva el material reciclable. Se
genera el comprobante de pago
14
REALIZAR
INFORMES
ADJUNTANDO EL
COMPROBANTE
DE PAGO
Se realizan informes que son enviados
vía Quipux sobre el servicio prestado de
reciclaje adjuntando el comprobante de
pago.
Técnico
Ambiental
15.
AUTORIZAR AL
GESTOR
AMBIENTAL EL
Se autoriza verbalmente con una llamada
telefónica para que el gestor ambiental
retire el material de bodega municipal.
Técnico
Ambiental
276
RETIRO DEL
MATERIAL
16
ELABORAR
INFORMES
ANUALES PARA
PREMIACIÓN DE
INSTITUCIONES
Anualmente con toda la información del
reciclaje se realizan informes indicando
que instituciones han reciclado más en
todo el año para la premiación
Técnico
Ambiental
17. ARCHIVAR
INFORMES
La Dirección de Gestión Ambiental
recibe los informes y los archiva para su
revisión.
Director
18. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2. Plan Operativo Anual POA
3. Ordenanza que regula la gestión integral de los desechos residuos sólidos y
desechos hospitalarios en el cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Registro del material y la cifras del material reciclado.
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Ing. Angélica Manríquez
Sr. Manuel Enríquez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
277
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO BARRIDO DE CALLES
CÓDIGO: P-MS-SPM-RMD-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO BARRIDO DE CALLES.
1. OBJETIVO
Mantener las calles parques y lugares públicos de la ciudad limpios a través del barrido
manual, para preservar la salud y el ornato de la ciudad.
2. ALCANCE
Aplica al centro de la ciudad, parques, y avenidas. En caso de eventos culturales
(fiestas) también se brinda el servicio de barrido. Empieza con la elaboración del plan
de barrido de calles, cumplimiento del plan y termina con el informe del servicio de
barrido a Gestión Ambiental.
Este procedimiento empieza con la notificación a los establecimientos de las rutas y
recorridos del barrido de calles y termina con el informe del servicio a la Dirección
de Gestión Ambiental.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Gestión
Ambiental
La Directora gestiona y promueve la optimización del
servicio de barrido de calles, parques y avenidas.
Responsable de la unidad
de residuos sólidos
Dispone, supervisa y monitorea la prestación del
servicio del barrido de calles en el los lugares
establecidos.
Sobrestante Coordina los horarios así como realiza el control del
personal de barrido.
Entrega de materiales necesarios para el barrido de
calles.
Secretaria Direcciona los informes del responsable a la dirección
de Gestión Ambiental.
Chofer Chofer transporta al personal a sus sitios de trabajo.
Jornalero
El Jornalero realiza el barrido de las calles según su ruta
previamente establecido mensualmente.
278
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. PERÍMETRO Contorno que ostenta una superficie o figura y además
a la medida que observa dicho contorno
2. BARRIDO Acción de barrer un determinado espacio.
279
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Barridos de calles.
UN
IDA
D D
E R
ESID
UO
S SO
LID
OS
DIR
ECCI
ÓN
A
DM
INIS
TRA
TIV
A
ATE
NCI
ÓN
AL
CLIE
NTE
DIR
ECCI
ÓN
G
ESTI
ÓN
A
MB
IEN
TAL.
Fase
Inicio
2.¿El barrido empieza aplicando
el plan?
3. P- MA-BSI-ACP-01 Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios, obras y
consultorías
SI
Responsable
4. Notificar a los ciudadanos de las nuevas
rutas de servicio.
ANO
Responsable
6. Analizar la disponibilidad del
servicio
7. ¿ Es factible la petición?
Responsable
8.Informar al Ciudadano de la respuesta.
No
Fin
Responsable
9. Ejecutar reunión para coordinar el servicio con
el peticionario
SI
Responsable
10. Asignar el trabajo a sobrestante para la
prestación del servicio.D1
1. Aplicar lo que establece el POA
B
5. MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
A
Sobrestante
11. Publicar el cuadro de asignación de sectores y
rutas mensuales
Sobrestante
12. Elaborar y entregar hojas de control diario
al personal.
Jornalero
13. Ejecutar el barrido de calles.
Chofer
14. Recolectar los residuos de barrido de
calles.
Sobrestante
15.Registrar el control de fundas y personal
Responsable
16.Elaborar informe con el calculo
respectivo S4.1
Responsable
17. Revisar informes
D3
B
D3.1
S1
S1D2
Director
18. Archivar informes
Fin
280
Documentos: Sistemas:
D1: Oficio de respuesta a la solicitud de ciudadano S1: Sistema de Gestión
documental QUIPUX
D2: Hojas de control diario fundas S4.1: Excel
D3: Informe control de fundas y personal
D4: Informe del cálculo e información del servicio
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
APLICAR LO
QUE ESTABLECE
EL POA
Se aplica el plan aprobado
anteriormente por el alcalde y El plan
contiene las rutas de barrido.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
2.
¿EL BARRIDO
INICIA
APLICANDO EL
PLAN?
Si el barrido inicia aplicando
el plan
Ir a la actividad 4.
Si el barrido inicia con una
solicitud ciudadana
Ir a la actividad 6.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
3.
P- MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN
Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Llamar al procedimiento de
Administración de Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías en el que el
alcalde autoriza mediante
memorándum la contratación del
nuevo personal para el proyecto.
Unidad de
Contracción
Publica
4.
NOTIFICAR A
LOS
CIUDADANOS DE
LAS NUEVAS
RUTAS DE
SERVICIO
Notificar a los ciudadanos que están
dentro del perímetro que va a recibir
el servicio de barrido, en caso de ser
nuevas rutas.
Se le entrega notificaciones puerta a
puerta y stickers en las casa y a través
de los medios de comunicación.
NOTA: Esta actividad se realiza en
casos de requerir, cuando se
establecen las rutas ya no requiere
notificar a los ciudadanos.
Ir a la actividad 13.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
5. ATENCIÒN DE
PETICIONES
Se llama al procedimiento Atención
de Peticiones en el que se ingresa la
solicitud y se reasigna el trámite a la
Dirección de Gestión Ambiental
La Dirección de Gestión Ambiental
recibe el oficio a través de Quipux y
solicita a la Unidad de Residuos
analizar la factibilidad de lo
281
solicitado. Reasigna a la Unidad de
Residuos Sólidos.
6.
ANALIZAR LA
DISPONIBILIDAD
DEL SERVICIO
El responsable de la unidad analiza la
posibilidad de dar el servicio
solicitado.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
7. ¿ES FACTIBLE
LA PETICIÓN?
Si la petición no es factible
Va a la actividad Nro. 10
Si la petición es factible
Va a la actividad Nro. 11
8.
INFORMAR AL
CIUDADANO DE
LA RESPUESTA
En caso de la respuesta no es
favorable se remite un memorando a
la Dirección de Gestión Ambiental
indicando las razones por las que no
se atiende el pedido para que a su vez
la dirección notifique al solicitante.
Ir a la actividad 19 (FIN).
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
9.
EJECUTAR
REUNIÓN
PARA
COORDINAR
SERVICIO
Realiza reunión con el solicitante del
servicio para coordinar el servicio.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
10.
ASIGNAR EL
TRABAJO A
SOBRESTANTE
PARA LA
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
Mediante memorándum se le notifica
al sobrestante para la atención del
servicio o con sumilla directa.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
11.
PUBLICAR EL
CUADRO DE
ASIGNACION
POR SECTORES
Y RUTAS
MENSUALES
El sobrestante elabora el cuadro de
manera mensual de asignación por
sectores y rutas. El responsable revisa
y se exhibe esta información en
oficina de barrido en camioneta y en
la unidad de residuos sólidos.
Sobrestante
12.
ELABORAR Y
ENTREGA HOJAS
DE CONTROL
DIARIO AL
PERSONAL
Se elabora las hojas de control
entrega/recepción de fundas y
asignación de personal diaria y se
registra en la base de datos de Excel,
esta información se remite al
sobrestante para el respectivo registro,
quien a su vez reparte al inicio del día
al personal.
Nota: Al finalizar la semana este
registro se pasa al responsable del
área para el cálculo, datos para el
informe final mensual
Sobrestante
13.
EJECUTAR EL
BARRIDO DE
LAS CALLES.
El personal realiza el barrido de las
rutas establecidas diariamente
(barrido y repaso) acumulando la
Jornalero
282
basura en fundas, para el retiro del
carro en todas las rutas.
Existen dos turnos para los jornaleros.
14.
RECOLECTAR
LOS RESIDUOS
DE BARRIDO DE
CALLES.
El carro recoge las fundas de las rutas
de barrido con el jornalero estos
residuos los traslada a la Estación de
Transferencia Socapamba.
Chofer
15.
REGISTRAR EL
CONTROL DE
FUNDAS Y
PERSONAL
El personal regresa a la Bodega
Municipal para el registro de salida y
la entrega del material sobrante.
Diariamente el sobrestante llena el
registro de control de fundas y del
personal.
Sobrestante
16.
ELABORAR
INFORME CON
EL CALCULO
RESPECTIVO
El responsable de la unidad realiza el
cálculo con la información para los
informes y lo registra en la base de
datos Excel.
El sobrestante realiza informes
semanales de novedades y adjunta el
registro del control de fundas y del
personal.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
17. REVISAR
INFORMES
El responsable revisa los datos del
sobrestante y adjunta esta información
al informe mensual de resultados que
es enviado a la Dirección de Gestión
Ambiental a través del sistema
Quipux
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
18. ARCHIVAR LOS
INFORMES
La dirección de Gestión Ambiental
recibe los informes mensuales y los
archiva de manera que quede
constancia del servicio prestado.
NOTA: En caso de que el informe del
sobrestante indique la ausencia
injustificada de algún trabajador es
remitida mediante memo a la
Dirección de Gestión Ambiental para
que esta la envíe a personal con el fin
de aplicar la sanción respectiva.
Director Gestión
Ambiental
19. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos
2. Plan Operativo Anual POA
3. Ordenanza que regula la gestión integral de los desechos residuos sólidos y
desechos hospitalarios en el cantón Ibarra.
283
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
2. Manejo de Desechos infecciosos para la Red de Servicios de Salud en el Ecuador
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código
D3 Registro control diario de fundas.
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Sr. Manuel Enríquez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
284
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO RECOLECCIÓN Y
TRATAMIENTO DE DESECHOS Y RESIDUOS
COMUNES
CÓDIGO: P-MS-SPM-RDM-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE DESECHOS
Y RESIDUOS COMUNES.
1. OBJETIVO
Optimizar la eficiencia del servicio de recolección de los residuos sólidos domiciliarios
que permita mejorar la calidad ambiental en el cantón Ibarra en beneficio de sus
habitantes.
2. ALCANCE
Este servicio aplica todo el Cantón. Empieza con la elaboración del proyecto y termina
con los informes del servicio prestado a la Dirección de Ambiente.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Gestión
Ambiental
La Directora gestiona y promueve los servicios que
presta el municipio en la recolección de desechos y
residuos comunes.
Responsable de la unidad de
residuos sólidos
Coordina controla y evaluar el sistema de servicios
de recolección de desechos y residuos comunes en el
Cantón.
Sobrestantes. Inspeccionar las zonas asignadas a los trabajadores.
Controla al personal interno al igual que a la ciudadanía
en cuestión de cumplir con el horario establecido.
Secretaria Elaboración de informes de acuerdo a partes de
sobrestantes. Remite memos de pedidos. Servicio de
call center para saber horarios. Recepta denuncias.
Chofer y Jornalero Choferes conducen los vehículos recolectores camiones
y furgones. Jornaleros realizan el barrido y la
recolección de la basura.
285
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. DESECHOS Es todo aquello que resta de lo que utiliza el ser
humano para su beneficio propio. El desecho puede ser
contaminante de dos maneras diferentes: primero, si
cuenta con elementos o sustancias artificiales que
contaminan y polucionan recursos como el suelo, el
aire o el agua. En segundo lugar, se consideran
contaminantes en el sentido de que son elementos que
ya nadie requiere y que por tanto quedan como
materiales basura que deben ser escondidos,
sepultados o incinerados.
2. RESIDUOS Todo material resultante de un proceso de fabricación,
transformación, utilización, consumo o limpieza,
cuando su poseedor o productor lo destina la
abandono.
También residuo se define como el producto de
desecho sólido, líquido y gaseoso generado en
actividades de producción y consumo, que ya no
poseen valor económico por la falta de tecnología
adecuada que permita su aprovechamiento o por la
inexistencia de un mercado para los posibles productos
a recuperar.
3. CONFINAR Encerrar en un lugar, recluir.
4. COMPACTACIÓN Apretar, apiñar, hacer compacta una cosa.
5. TAPONAMIENTO Obstruir o atascar un conducto o tránsito.
6. RECOLECCIÓN DE
DESECHOS
Recopilación, compilación de los desechos y residuos.
286
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Recolección y tratamiento de desechos comunes.
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
UN
IDA
D D
E R
ESID
UO
S SÓ
LID
OS
DIR
ECC
IÓN
A
DM
INIS
TRA
TIV
A
DIR
ECC
IÓN
G
ESTI
ÓN
A
MB
IEN
TAL
Fase
Inicio
2. ¿La recolección inicia aplicando el
plan?
Responsable
4. Socializar el proyecto a
la ciudadanía del cantón
ANO
Responsable
6. Ejecutar la inspección
del lugar que solicita el
ciudadano.
Responsable
7. Informar a Dirección
Ambiental sobre resultados
de inspecciónD1
S1
B 8. Es factible ampliar el servicio?
Responsable
9. Informar al
ciudadano
NO
D2
Fin
Responsable
10. Disponer al personal
para la inmediata
atención al pedido.
SI
Secretaria
12. Ampliar la cobertura
del servicio
Jornalero
13. Ejecutar el
recorrido de las rutas.
B
Sobrestante
14. Controlar al
personal de
recolección de rutas
Operador
15. Cargar los
desechos generados en
el cantón.
1
Responsable
1. Aplicar lo que
establece el POA
3. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
SI
P-MS-GTC-AP-115. Atención de
Peticiones A
Responsable
11. Notificar al
ciudadano
El ciudadano también puede presentar
la queja de un mal servicio vía radio o
llamada telefónica a la Unidad de
Residuos Comunes
287
Diagrama de flujo: Recolección y tratamiento de desechos comunes.U
NID
AD
DE
RE
SID
UO
S
SÓ
LID
OS
DIR
EC
CIÓ
N D
E
GE
ST
IÓN
AM
BIE
NT
AL
Fase
Operador
16. Confinar los
desechos en el relleno
Operador
17. Compactar los
desechos
Operador
18. Elaborar Informes
D3
Supervisor
19. Solicitar pago de
peajes
Supervisor
21. Entregar dinero para
peajes.
Supervisor
22. Elaborar informes
de servicio
D3.1
Director
23. Archivar los
archivos
Fin
Supervisor
20. Solicitar reposición
pago de peajes en caja
chica
1
D4
S1
Documentos: Sistemas:
D1: Informe de inspección S1: Sistema de Gestión documental QUIPUX
D2: Oficio de respuesta a la solicitud
D3: Bitácora sobre actividades diarias en la estación
de transferencia
D4. Memo solicitando pago de peajes
288
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
APLICAR LO QUE
ESTABLECE EL
POA
La Dirección de Gestión Ambiental
aplica el proyecto aprobado por el
alcalde con las diferentes rutas
estableciendo el servicio diario e
interdiario.
2.
¿LA
RECOLECCIÓN
INICIA
APLICANDO EL
PLAN?
Si la recolección de los
desechos y residuos
comunes inicia aplicando el
plan? Ir a la actividad Nro. 3
Si la recolección de los
desechos y residuos
comunes inicia con la
solicitud del ciudadano
Ir a la actividad Nro. 5
3.
CONTRATACIÓN
Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Se realiza el llamado al
procedimiento Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías en el que el
alcalde autoriza mediante
memorándum la realización del
proyecto y las respectivas
contrataciones y partidas
presupuestarias.
4.
SOCILIZAR A LA
CIUDADANIA DEL
CANTON.
Entrega de hojas volantes afiches,
trípticos, charlas spots, y puerta a
puerta para dar información sobre
los horarios frecuencia y rutas del
recolector.
Ir a la actividad 13
Responsable de la
Unidad de residuos
sólidos
5. ATENCIÓN DE
PETICIONES.
Hacer el llamado al proceso
Atención de peticiones. En el que el
ciudadano solicita el servicio.
Nota: El ciudadano también puede
presentar la queja de un mal servicio
vía radio o llamada telefónica.
6.
EJECUTAR LA
INSPECCIÓN DEL
LUGAR QUE
SOLICITA EL
CIUDADANO
El responsable de la Unidad
verifica el servicio con la inspección
acompañado del personal de
recolección en la vivienda o barrio
del ciudadano que solicita el servicio
o presento su queja.
Se verifica si permite las vías el
ingreso del recolector así como
diferentes situaciones.
Responsable de la
Unidad de residuos
sólidos
289
7.
INFORMAR A LA
DIRECCIÒN
SOBRE
RESULTADOS DE
INSPECCIÒN
Se envía a la dirección de gestión
ambiental a través de memorándum
vía Quipux a través de un informe
los resultados de la inspección con
las recomendaciones para la
respuesta de la solicitud a los
ciudadanos.
Responsable de la
Unidad de residuos
sólidos
8.
¿ES FACTIBLE
AMPLIAR EL
SERVICIO?
Si no es factible ampliar o
brindar el servicio de
recolección
Pase a la actividad 10
Si es factible ampliar o
brindar el servicio de
recolección Pase a la actividad 11
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
9. INFORMAR AL
CIUDADANO
Se le notifica a las organizaciones
barriales o parroquiales las razones
de la negación del servicio
respondiendo el oficio.
Ir a la actividad 24 FIN
Dirección Gestión
Ambiental
10.
DISPONER AL
PERSONAL PARA
LA INMEDIATA
ATENCION DEL
PEDIDO
Se dispone por medio de un oficio
escrito o de manera verbal para que
el personal amplíe sus recorridos de
recolección
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
11. NOTIFICAR AL
CIUDADANO
Envía la respuesta positiva a la
solicitud del ciudadano que
requiere el servicio de recolección.
Director Gestión
Ambiental
12.
AMPLIAR LA
COVERTURA DEL
SERVICIO.
Se hace la disposición escrita al
chofer y la cuadrilla del recolector
asignado a esa ruta para que incluya
en su recurrido normal.
Secretaria
13.
EJECUTAR EL
RECORRIDO DE
LAS RUTAS.
El personal sale al recorrido de cada
una de sus rutas en todo el cantón las
rutas son interdiarias. Realizan la
recolección manual.
Para esta recolección se utiliza un
carro de contenerizada el cual
recorre los sitios de abundante
generación de desechos (mercados,
universidades y otras instituciones.)
Una vez culminada el recojo diario
se dirige el personal a la estación de
transferencia en Socapamba para
dejar los desechos.
Los jornaleros realizan dos viajes
para completar la recolección de
desechos.
Jornalero
14. CONTROLAR AL
PERSONAL DE
El sobrestante visita las rutas para
controlar al personal y la calidad del
servicio
Sobrestante
290
RECOLECCION
DE LAS RUTAS
15.
CARGAR LOS
DESECHOS
GENERADOS EN
EL CANTON
Llegan a diario los recolectores que
realizan el servicio de recolectan los
desechos en todo el cantón, los
mismos que son depositados en la
estación de transferencia de
Socapamba. Realizar la carga de los
desechos generados en el cantón en
dos tracto mulas siendo debidamente
encarpadas para su traslado hacia el
relleno sanitario
Jornalero
16.
CONFINAR LOS
DESECHOS EN EL
RELLENO
Llegan las tracto mulas son
desencarpadas y sus desechos son
depositados en plataformas en la
celda para su respectiva operación
de compactación.
Operador
17. COMPACTAR LOS
DESECHOS
Tender la basura con el tractor,
bandearle, arrastre, la volqueta
deposita el material de cobertura
(tierra) para su respectivo
taponamiento y evitar malos olores y
preservar medio ambiente
Operador
18. ELABORAR
INFORMES
Los jornaleros en sus bitácoras
llenan todas las actividades diarias
realizadas tanto en la estación de
transferencia como en el relleno
sanitario de San Alfonso (semanal)
Jornaleros
19. SOLICITAR EL
PAGO DE PEAJES
Se pide a la Dirección de Gestión
Ambiental vía memo el valor de
peajes para choferes.
Supervisor
20.
SOLICITAR
REPOSICIÓN
PAGO DE PEAJES
EN CAJA CHICA
Se financiamiento para pago de
peajes.
21.
ENTREGAR
DINERO PARA
PEAJES
Se entrega al inicio de la semana el
dinero de caja chica a los choferes
de las tracto mulas para el
respectivo pago de peajes.
Supervisor
22.
ELABORAR
INFORMES DEL
SERVICIO
El supervisor recibe la información
de las bitácoras entregada por los
jornaleros y emite un informe sobre
las novedades en el tratamiento de
desechos.
El sobrestante realiza el informe de
acuerdo a las eventualidades del
servicio este informe pasa al
responsable el mismo que después
de la revisión remite a la Dirección
de Gestión Ambiental
El informe es enviado vía Quipux
Supervisor y
Secretaria
291
23. ARCHIVAR
INFORMES.
El informe realizado por el
sobrestante es enviado a la Dirección
de Gestión ambiental para su
revisión y archivo.
Dirección de Gestión
Ambiental
24 Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2. Plan Operativo Anual POA
3. Ordenanza que regula la gestión integral de los desechos residuos sólidos y
desechos hospitalarios en el cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2. Reglamento Manejo de Desechos infecciosos para la Red de Servicios de Salud
en el Ecuador
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código
D3 Registro actividades diarias en la estación de transferencia
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía Revisó: Sr. Manuel Enríquez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
292
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO RECOLECCION DE
DESECHOS Y RESIDUOS HOSPITALARIOS
CÓDIGO: P-MS-SPM-RDM-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO RECOLECCIÓN DE DESECHOS Y RESIDUOS
HOSPITALARIOS
1. OBJETIVO
Normar la gestión integral de los desechos del cantón Ibarra para garantizar un ambiente
saludable y libre de contaminación.
De acuerdo a la normativa vigente y a la ley orgánica de salud.
2. ALCANCE
Aplica a todos los establecimientos de salud del cantón Ibarra que genera desechos
peligrosos hospitalarios. El procedimiento inicia en la convocatoria a
establecimientos de salud y termina con los informes a la Dirección de Gestión
Ambiental
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Gestión
Ambiental
La Directora gestiona y promueve los servicios que
presta el municipio en el manejo integral de los
residuos sólidos del Cantón.
Responsable de la unidad de
residuos sólidos
Coordina y evaluar los procedimientos a seguir en la
prestación del servicio de los desechos hospitalarios
en el Cantón.
Supervisor Supervisar evaluar y emitir informes referentes al
servicio de la recolección de desechos hospitalarios,
así como en la operación diaria de la celda especial de
los mismos.
Secretaria Elaborar informes diarios referentes a las bitácoras del
recojo de los residuos hospitalarios.
Chofer y Jornalero Verificar que los desechos estén correctamente
clasificados, las fundas identificadas con el nombre
del área que genero esos desechos nombre de la
institución responsable fecha y firma, sin líquido en su
interior y proceder a su cierre hermético antes de ser
transportados. Realizar el pesaje diario.
293
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 POA Plan Operativo Anual
4. CIMDES Comités Interinstitucionales de Manejo de Desechos
en Establecimientos de Salud
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. DESECHOS Es todo aquello que resta de lo que utiliza el ser
humano para su beneficio propio. El desecho puede ser
contaminante de dos maneras diferentes: primero, si
cuenta con elementos o sustancias artificiales que
contaminan y polucionan recursos como el suelo, el
aire o el agua. En segundo lugar, se consideran
contaminantes en el sentido de que son elementos que
ya nadie requiere y que por tanto quedan como
materiales basura que deben ser escondidos,
sepultados o incinerados.
2. RECOLECCIÓN Recopilación, compilación de los desechos y residuos.
3. INSPECCIÓN Se trata de una exploración física que se realiza
principalmente a través de la vista.
4. CATASTRO Censo estadístico de las fincas rústicas y urbanas
294
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Recolección de desechos y residuos hospitalarios.
UN
IDA
D D
E R
ES
IDU
OS
SO
LID
OS
DIR
EC
CIÓ
N G
ES
TIÒ
N A
MB
IEN
TA
L
Fase
Inicio
2. ¿La recolección de desechos
hospitalarios inicia aplicando el plan?
Supervisor
3.Identificar las rutas diarias de recolección
Responsable
5. Realizar inspección
Responsable Unidad de Residuos Sólidos
6. Realizar informe de inspección.
7. ¿ Es factible entregar el servicio?
B
P-MS-GTC-AP-114. Atención de
peticiones
SI
NO
Director
8.Informar al ciudadano de la negación del
servicio
Fin
Secretaria
9. Incluir al establecimiento en el
servicio
Secretaria
10. Entregar las hojas de ruta
Jornalero
11. Ejecutar la recolección de desechos y residuos hospitalarios
Jornalero
12. Evaluar la presentación de los
desechos.
13.¿Se cumple con la norma técnica de
manejo de desechos?
Jornalero
14. Realizar el informe con las
anomalías.
NO
SI
Jornalero
17. Recolectar y pesa los desechos
hospitalarios1
D3
B
NO
2
D2
Director
1. Aplicar lo que establece el POA
SI
D1S1
295
Diagrama de flujo: Recolección de desechos y residuos hospitalarios.
UN
IDAD
DE
RESI
DU
OS
SOLI
DO
S
DIR
ECCI
ÓN
G
ESTI
ÒN
AM
BIEN
TAL
ENTI
DAD
EXT
ERN
A Fase
1
Directora
15. Notificar sobre las
anomalías en el manejo
de desechos D4
Fin
Jornalero
18. Trasladar los
desechos a relleno
sanitario
Jornalero
19 Elaborar el registro
con la ficha de
observación D5
Secretaria
20. Registrar en el
sistema los datos de la
ficha de observación
Secretaria
21 Realizar el informe.
D6
S1, 4.1
Director
22.Archivar informes Fin
CIMDES
16. Sancionar al
establecimiento.
Documentos: Sistemas:
D1: Informe de inspección S1:Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2: Oficio de respuesta negando el servicio S4.1:Excel
D3: Hojas de ruta para recolección
D4: Oficio de anomalías en el tratamiento de desechos.
D5: Fichas de observación diaria.
D6: Informe
296
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
APLICAR LO QUE
ESTABLECE EL
POA
Se aplica el plan de recolección de
desechos hospitalarios.
Director Gestión
Ambiental
2.
¿LA RECOLECCIÓN
DE DESECHOS
HOSPITALARIOS
INICIA APLICANDO
EL PLAN?
Si la recolección inicia
aplicando el plan
Ir a la actividad Nro. 3
Si la recolección inicia por
solicitud ciudadana
Ir a la actividad Nro.4
Supervisor y
Ciudadano
3.
IDENTIFICAR LAS
RUTAS DIARIAS
PARA
RECOLECCIÓN
Realizar el levantamiento catastral
de todos los establecimientos de
salud del cantón.
Ir a la actividad 11
Supervisor
4. ATENCIÓN DE
PETICIONES.
Se realiza el llamado al proceso
Atención de peticiones Petición que
es enviada vía Quipux. a la
Dirección de Gestión Ambiental
para que esta a la vez remita el
oficio solicitando el servicio a la
Unidad de Residuos Sólidos.
5. REALIZAR
INSPECCIÓN
Se verifica a través de una
inspección el lugar que está
solicitando el servicio y el volumen
de desechos que genera para emitir
un informe de factibilidad.
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos
6.
REALIZAR
INFORME DE
INSPECCIÒN
Se realiza el informe de inspección
con las recomendaciones e
indicaciones de factibilidad del
servicio. Este informe es realizado
por la secretaria y enviado vía
Quipux a la Dirección de Gestión
Ambiental,
Responsable de la
unidad de residuos
sólidos y Secretaria
7.
¿ES FACTIBLE
ENTREGRAR EL
SERVICIO?
Si no es factible entregar
el servicio de recolección.
Va a la actividad Nro. 8
Si es factible entregar el
servicio de recolección Va a la actividad Nro. 9
Directora y
Secretaria
8. INFORMAR AL
SOLICITANTE
La Dirección de Gestión Ambiental
envía la contestación al solicitante
respondiendo al oficio. Se le
notifica las razones de la negación
del servicio.
Ir a la actividad 23 FIN
Director Gestión
Ambiental
9.
INCLUIUR AL
ESTABLECIMIENTO
EN EL SERVICIO
Incluir en el catastro y en el registro
diario al establecimiento y se
dispone al personal para las
Secretaria
297
respectivas visitas a los
establecimientos de salud.
10. ENTREGAR LAS
HOJAS DE RUTA
Entrega las hojas de registro diario
al personal, al inicio de cada día
para el pesaje y registro de los
residuos generados en cada
institución.
Secretaria
11.
EJECUTAR LA
RECOLECCIÓN DE
LOS DESECHOS Y
RESIDUOS
HOSPITALARIOS
El personal se dirige a los
establecimientos de salud para
realizar la respectiva recolección
Jornalero
12.
EVALUAR LA
PRESENTACIÓN DE
LOS DESECHOS
El personal ingresa a los
establecimientos y evalúa la
presentación de los mismos.
Jornalero
13.
¿SE CUMPLE CON
LAS NORMAS
TÉCNICAS DE
MANEJO DE
DESECHOS?
Si los establecimientos no
cumplen las normas en el
manejo de desechos
Va a la actividad Nro. 14
Si los establecimientos
cumplen las normas en el
manejo de desechos
Va a la actividad Nro. 17
Jornalero
14.
REALIZAR
INFORME SOBRE
LAS ANOMALIAS
En caso de no cumplir con las
normas del manejo de desechos, los
desechos no son recibidos y
evacuados.
El personal emite un informe con
respecto a esta anomalía.
Jornalero
15.
NOTIFICAR SOBRE
LAS ANOMALIAS
EN EL MANEJO DE
DESECHOS
Se realiza la notificación mediante
oficio al establecimiento que está
incumpliendo con las normas del
manejo de desechos y a la vez se
envía también mediante oficio al
CIMDES para su respectiva
sanción.
Directora
16. SANCIONAR AL
ESTABLECIMIENTO
La sanción la aplica el CIMDES de
acuerdo al informe de la Unidad de
Desechos.
Ir a la actividad 23 FIN
CIMDES (Comité de
Salud)
17.
RECOLECTAR Y
PESARLOS
DESECHOS
HOSPITALARIOS
El personal ingresa a los
establecimientos procede a recibir y
pesar los desechos.
Jornalero
18. TRASLADAR LOS
DESECHOS A
Una vez culminada el recojo diario
se dirige el personal al relleno Jornalero
298
RELLENO
SANITARIO
sanitario ubicado en San Alfonso
para sus respectivo tratamiento en
la celda especial de residuos
hospitalarios.
19.
ELABORAR EL
REGISTRO CON LA
FICHA DE
OBSERVACIÓN
El personal encargado llena la ficha
diaria con los datos de los
establecimientos y las respectivas
observaciones diarias.
Jornalero
20.
REGISTRAR EN EL
SISTEMA LOS
DATOS DE LA
FICHA DE
OBSERVACIÓN
El personal al día siguiente entrega
el registro y la secretaria ingresa los
datos en base de datos de Excel. En
el programa de recolección
diferenciada de desechos
infecciosos.
Secretaria.
21. REALIZAR
INFORME
Realizar y enviar vía
memorándum a través del Quipux
el informe de manera mensual o de
acuerdo al requerimiento sobre el
servicio prestado a la Directora de
Gestión Ambiental
Secretaria.
22. ARCHIVAR
INFORMES
Archiva los informes
mensualmente que provienen de la
unidad para tener constancia de la
prestación del servicio
Director Gestión
Ambiental.
23. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2. Plan Operativo Anual POA.
3. Ordenanza que regula la gestión integral de los desechos residuos sólidos y
desechos hospitalarios en el cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD.
2. Reglamento Manejo de Desechos infecciosos para la Red de Servicios de Salud
en el Ecuador.
299
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código
D3 Hojas de ruta
D5 Ficha de información diaria
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Sr. Manuel Enríquez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
300
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE
FORESTACIÓN Y REFORESTACIÓN
CÓDIGO: P-MS-SPM-DA-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE FORESTACIÓN Y
REFORESTACIÓN
1. OBJETIVO
Incrementar las áreas de conservación y protección del Cantón, mediante la recuperación
de sus espacios naturales con cobertura vegetal, para mejorar las condiciones ambientales,
la calidad del aire y la cantidad y calidad del agua.
2. ALCANCE
Dar cobertura vegetal a las áreas públicas, privadas o comunitarias del Cantón Ibarra.
Inicia en la detección de la necesidad de forestación y reforestación a partir de una
petición ciudadana o POA.
Finaliza con la elaboración y entrega del Informe de Forestación y/o Reforestación
al Director.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de la Unidad de
Prevención y Control de la
Contaminación
Determinar lugares para forestación y/o
reforestación.
Elaborar Informe de adquisiciones para la
forestación y/o reforestación.
Apoyar en la siembra de plantas.
Técnico Ambiental
Determinar lugares para forestación y/o
reforestación.
Apoyar en la siembra de plantas.
Director de Salud y Medio
Ambiente Gestionar la adquisición y/o donación de plantas
para la Forestación y Reforestación.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 FORESTACIÓN Se designa con el término de forestación a aquella
actividad que se ocupa de estudiar, fomentar y de
gestionar la práctica de las plantaciones, especialmente
de los bosques, como lo que son, recursos naturales
renovables.
2 REFORESTACIÓN Repoblar zonas que en el pasado histórico reciente
estaban cubiertas de bosques que han sido eliminados
por diversos motivos.
301
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Servicio de Forestación y Reforestación D
IREC
CIÓ
N D
E SA
LUD
Y M
EDIO
AM
BIE
NTE
- U
NID
AD
D
E P
REV
ENC
IÓN
Y C
ON
TRO
L D
E LA
CO
NTA
MIN
AC
IÓN
DIR
ECC
IÓN
A
DM
INIS
TRA
TIV
A -
UN
IDA
D D
E C
ON
TRA
TAC
IÓN
P
ÚB
LIC
A
Inicio
Técnico Ambiental/Responsable de la Unidad
2. Acercamiento con Comunidades e instituciones
para determinar espacios para cumplir con actividad
Técnico Ambiental/Responsable de la Unidad
3. Identificar tipo de plantas y cantidad a sembrar en cada
lugar
Responsable de la Unidad/ Director
8. Convocar de forma verbal a grupos participantes para el
inicio de la plantación
Participantes
10. Trasladar las plantas y sembrarlas
Responsable de la Unidad
4. Elaborar Informe Técnico de lo que se va a requerir y enviar
al Director para su revisión
Director
5. Analizar Informe Técnico y solicitar cambios en caso de
requerirse
D1, D2
D1, D2
7. P-MA-BSI-ACP-01 Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios, obras y
consultorías
Director/ Responsable de la Unidad
6. Enviar oficios a instituciones públicas y privadas solicitando
donación de plantasD3
Técnico Ambiental/Responsable de la Unidad
9. Organizar el hoyado y la siembra con grupos
participantes
Responsable de la Unidad
11. Elaborar informe de la Forestación y/o Reforestación realizada y enviar al Director
D4, D2
Fin
S1
S1
Técnico Ambiental/Responsable de la Unidad
1. Analizar el POA y las peticiones ciudadanas para la Forestación y Reforestación
S1
Documentos: Sistemas:
D1: Informe Técnico S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2: Memorando
D3: Oficio
D4: Informe de Forestación y/o Reforestación.
302
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ANALIZAR EL POA Y
LAS PETICIONES
CIUDADANAS PARA
LA FORESTACIÓN Y
REFORESTACIÓN
Analizar la planificación anual y
las peticiones ciudadanas
ingresadas por Atención al
Cliente para dar el Servicio de
Forestación y Reforestación.
Técnico
Ambiental/Responsa
ble de la Unidad
2
ACERCAMIENTO
CON COMUNIDADES
E INSTITUCIONES
PARA DETERMINAR
ESPACIOS PARA
CUMPLIR CON
ACTIVIDAD
Acercamiento con comunidades
e instituciones para determinar
espacios para cumplir con
actividad, contactándose con los
propietarios o con
representantes de terrenos
comunitarios.
Técnico
Ambiental/Responsa
ble de la Unidad
3
IDENTIFICAR TIPO
DE PLANTAS Y
CANTIDAD A
SEMBRAR EN CADA
LUGAR
Identificar tipo de plantas y
cantidad a sembrar en cada
lugar.
Técnico
Ambiental/Responsa
ble de la Unidad
4
ELABORAR
INFORME TÉCNICO
DE LO QUE SE VA A
REQUERIR Y
ENVIAR AL
DIRECTOR PARA SU
REVISIÓN
Elaborar informe técnico de lo
que se va a requerir para la
Forestación y/o Reforestación y
enviar al Director para su
revisión.
Responsable de la
Unidad
5
ANALIZAR INFORME
TÉCNICO Y
SOLICITAR
CAMBIOS EN CASO
DE REQUERIRSE
Analizar informe técnico y
solicitar al Responsable de la
Unidad realizar cambios en caso
de requerirse.
Director
303
6
ENVIAR OFICIOS A
INSTITUCIONES
PÚBLICAS Y
PRIVADAS
SOLICITANDO
DONACIÓN DE
PLANTAS
Enviar oficios a instituciones
públicas y privadas solicitando
donación de plantas.
Director/
Responsable de la
Unidad
7
P-MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Iniciar el Procedimiento de
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS, OBRAS
Y CONSULTORÍAS en caso de
adquisición de plantas.
Director
8
CONVOCAR DE
FORMA VERBAL A
GRUPOS
PARTICIPANTES
PARA EL INICIO DE
LA PLANTACIÓN
Convocar de forma verbal a los
grupos participantes como
estudiantes, comunidades,
Grupo de Caballería Yahuachi,
entre otros, para el inicio de la
plantación.
Director/
Responsable de la
Unidad
9
ORGANIZAR EL
HOYADO Y LA
SIEMBRA CON
GRUPOS
PARTICIPANTES
Organizar el hoyado y la
siembra con grupos
participantes.
Técnico
Ambiental/Responsa
ble de la Unidad
10
TRASLADAR LAS
PLANTAS Y
SEMBRARLAS
Trasladar las plantas y
sembrarlas. Participantes
11
ELABORAR
INFORME DE LA
FORESTACIÓN Y/O
REFORESTACIÓN
REALIZADA Y
ENVIAR AL
DIRECTOR
Elaborar informe de la
forestación y/o reforestación
realizada y enviar al director
para su revisión.
Responsable de la
Unidad
12 FIN
304
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución Administrativa N° 154 Reestructuración Y Cambio de denominación de
la Dirección de Salud y Medio Ambiente a Dirección de Gestión Ambiental del
Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra (30 de Julio del 2012)
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Informe Técnico
D4: Informe de Forestación y/o Reforestación realizada
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Roberto Ortega
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
305
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DEL MONITOREO DE LA
CALIDAD DEL AIRE
CÓDIGO: P-MS-SPM-DA-02
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DEL MONITOREO DE LA CALIDAD DE AIRE
1. OBJETIVO
El objetivo del monitoreo de la Calidad del Aire es determinar los niveles de
concentración de contaminantes atmosféricos a los que está expuesta la población y/o el
biotopo y el medio ambiente físico y establecer una base para el desarrollo de políticas
ambientales y determinar el cumplimiento de los criterios establecidos por la ley y
desarrollar políticas, programas de control y acciones para el mejoramiento de la calidad
del aire del Cantón
2. ALCANCE
El proceso inicia con una planificación del cronograma para los distintos sitios de
ubicación y medición de la calidad de aire, pesaje de los filtros de medidas iniciales y
finales hasta el ingreso de datos en el sistema.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de UGCA Valida y certifica el informe de inspección
Realiza audiencia de mediación
Resuelve por medio de audiencias de mediación las
denuncias, generando un acta de compromiso con las
partes.
Seguimiento del caso hasta su archivo, luego del
cumplimiento del compromiso.
Técnico Ambiental Realiza la inspección en el sitio
Coordina con el usuario la inspección
Notifica los incumplimientos
Elabora informe de inspección
Participa de audiencia de mediación
Inspección de seguimiento de la mediación.
Elabora informe de inspecciones.
Secretarias Recepta, registra y despacha documentación interna y
externa.
Brinda atención secretarial y logística
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Mantiene actualizada la base de datos de las actividades
comerciales y usuarios que son sujetos de control sanitario.
306
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas
estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas.
Las demás funciones asignadas por Ley y el superior
directo.
Director (a) de Gestión
Ambiental.
Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables a la
Unidad de Gestión Ambiental.
Asesora a las autoridades en temas inherentes a la
protección de la Salud y el Medio Ambiente.
Asistente de Ventanilla
de Atención al Cliente.
Recepción de la documentación de todos los trámites
municipales.
Ingreso del trámite en el sistema documental del
Municipio.
Entrega de documentación física en cada una de las
dependencia que conforma el Municipio.
Seguimiento del trámite para la información ciudadana en
el sistema documental.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 POA Plan Operativo Anual
3 UGCA Unidad de gestión y Control Ambiental
4 MA Monitoreo ambiental
5 PM10 Pequeñas Partículas Sólidas o Líquidas
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Monitoreo Recoger datos de cumplimiento del proyecto
confrontándolo con un plan, generar mediciones de
desempeño y propagar la información sobre su
comportamiento.
2 Filtro PM10 El PM 10 es el instrumento para la medición de partículas
de 10 micrones y menores.
3 Muestro Técnica estadística aplicada en la selección documental,
con criterios cuantitativos y cualitativos.
307
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Monitoreo de la calidad de aire
UN
IDA
D D
E G
ES
TIÓ
N Y
CO
NT
RO
L A
MB
IEN
TA
L M
INIS
TE
RIO
DE
L A
MB
IEN
TE
Fase
Inicio
Responsable de UGCA
1. Elaborar cronograma de monitoreo.
Técnico Ambiental
2. Preparar materiales y equipos
D1.S1.
D2.S1.
Técnico Ambiental
3. Pesar el filtro en el laboratorio.
D2.
Técnico Ambiental
4. Colocar el filtro en lugar del monitoreo
D2.
Técnico Ambiental
5. Esperar el tiempo necesario de necesario.
Técnico Ambiental
6. Retirar el filtro del sitio
D2.
Técnico Ambiental
7. Elaborar informes de monitoreo.
Responsable de UGCA
8. Ingresar los datos del monitoreo.
D3.S1. S4.2.
Responsable de UGCA
9. Elaborar y reportar informes
Ministerio de Ambiente
10. Receptar los informes de reporte
D2.
Secretaria
9. Archivar los informes
Fin
Fin
308
Documentos: Sistemas:
D1= Cronograma de Monitoreo S1= Sistema de Gestión Documental Quipux
D2= Formulario de Monitoreo de la Calidad de aire PM10
S4.22= Software aplicativo: Hoja Excel de Indicadores
D3= Informe de Monitoreo
D4= Informes de reporte a MA
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ELABORAR
CRONOGRAMA
DE
MONITOREO.
Elaborar u cronograma de las actividades y
sitios de donde se va a realizar el Monitoreo
de la calidad de aire en la cuidad
Responsable de
UGCA
2
PREPARAR
MATERIALES Y
EQUIPOS.
Preparar los formularios para el Monitoreo
de la calidad de aire.
Preparar todos los materiales y equipos
necesarios para colocar el filtro.
Responsable de
UGCA
3
PESAR EL
FILTRO EN EL
LABORATORIO.
Pesar el filtro en el laboratorio para tomar los
valores iniciales del Filtro PM10.
Tomar los datos iniciales en el Formulario de
Reporte de Muestreo.
Técnico
Ambiental
4
COLOCAR EL
FILTRO EN
LUGAR DEL
MONITOREO.
Trasladarse al sitio donde se va colocar el
muestreo.
Colocar el filtro de para medir las partículas
de la Calidad de Aire.
Técnico
Ambiental
5
ESPERAR EL
TIEMPO
NECESARIO DE
NECESARIO.
Esperar el tiempo necesario que hay que
esperar la alimentación de la información del
filtro para el muestro.
Técnico
Ambiental
6
RETIRAR EL
FILTRO DEL
SITIO.
Retirar el filtro y llevar al laboratorio para
tomar el peso final del muestro.
Técnico
Ambiental
7
ELABORAR
INFORMES DE
MONITOREO.
Elaborar el informe de los distintos
muestreos que se realizó y adjuntar el
Formulario de Muestreo lleno con los datos
iniciales y finales del muestro.
Técnico
Ambiental
8
INGRESAR LOS
DATOS DEL
MONITOREO.
Ingresar en el sistema de Excel de
Indicadores Ambientales donde se ingresa
los datos de muestreo inicial y final.
Responsable de
UGCA
9
ELABORAR Y
REPORTAR
INFORMES.
Elaborar el informe de los distintos muestreo
que se realiza, para ver el nivel de variación
de los indicadores y emitir el informe al
Ministerio de Ambiente.
Responsable de
UGCA
10 ARCHIVAR LOS
INFORMES.
Archivar una copias de todos los informes
que se emite al Ministerio de Ambiente y los
demás informes de muestro de la Calidad de
aire.
Responsable de
UGCA
309
11
RECEPTAR LOS
INFORMES DE
REPORTE.
El Ministerio de Ambiente recibe todos los
informes para controlar el cumplimiento de
la competencia del Municipio.
Entidad Externa
12 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
2 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1= Cronograma de Monitoreo
D2= Formulario de Monitoreo de la Calidad de aire PM10
D3= Informe de Monitoreo
D4= Informes de reporte a Monitoreo de calidad de Aire
Sistemas de referencia
S1= Sistema de Gestión Documental Quipux
S4.22= Software aplicativo: Hoja Excel de Indicadores
9. ANEXOS
Formulario de Monitoreo de la Calidad de aire PM10
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
02-10-2012 Patricio Chantera
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Roberto Ortega.
Sr. David León
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
310
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO
AMBIENTAL
CÓDIGO: P-MS-SPM-DA-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE REGISTRO AMBIENTAL
1. OBJETIVO
Registrar a las actividades que provocan algún grado de contaminación en la ciudad
mediante la emisión de un certificado, para mantener un catastro actualizado de las
mismas.
2. ALCANCE
Aplica al registro de los sujetos de control definidos en la Ordenanza para la protección
de la Calidad Ambiental en lo relativo a la Contaminación por desechos no domésticos
generados por fuentes fijas del Cantón Ibarra.
Inicia cuando el Sujeto de Control se acerca a realizar el registro de su actividad.
Finaliza cuando se entrega el Certificado de Registro Ambiental al Sujeto de
Control.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Inspector Ambiental Realizar el registro del Sujeto de Control y
entregar el certificado.
Responsable de la Unidad de
Prevención y Control de la
Contaminación
Legalizar el Certificado de Registro Ambiental
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CONTAMINACIÓN Es la presencia en el ambiente de sustancias,
elementos, energía o combinación de ellas, en
concentraciones y permanencia superiores a las
establecidas en la legislación vigente.
2 SUJETO DE
CONTROL
Son todos los establecimientos, en su calidad de
fuentes fijas asentadas en el cantón, que generan
contaminación por desechos líquidos y emisiones a la
atmósfera.
Las demás establecidas en la Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental
en lo relativo a la Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes
fijas del Cantón Ibarra.
311
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Registro Ambiental
DIR
EC
CIÓ
N D
E S
ALU
D Y
ME
DIO
AM
BIE
NT
E-
UN
IDA
D D
E P
RE
VE
NC
IÓN
Y C
ON
TR
OL
DE
LA
C
ON
TA
MIN
AC
IÓN
CLI
EN
TE
EX
TE
RN
O
Sujeto de Control
1. Adquirir Tasa por Servicios Administrativos
en Rentas y solicitar el Registro Ambiental
D1
Inspector Ambiental
2. Solicitar datos del Sujeto de Control para ingresarlos al sistema
S2.2
Inspector Ambiental
3. Elaborar el Certificado de Registro Ambiental de
acuerdo al formatoD2
Responsable de la Unidad
4. Legalizar el Certificado de Registro Ambiental
D2
Inspector Ambiental
5. Entregar el Certificado de Registro Ambiental al
Sujeto de ControlD2
Inspector Ambiental
6. Realizar informe diario de los certificados que se
han entregadoD3
Inspector Ambiental
7. Identificar los Sujetos de Control que no se han
registrado
Inspector Ambiental
9. Notificar al Sujeto de Control su incumplimiento al no registrarse y reportar
al DirectorD4
Inicio
Director
10. Comunicar a la Comisaría la infracción
cometida por el Sujeto de Control de acuerdo a la
Ordenanza vigente
FinSI
11. PMS-CM-CEP-04 Notificación a infractores de
ordenanzas vigentes
8. ¿Existen Sujetos que no se han registrado?
NO
312
Documentos: Sistemas:
D1: Tasa por Servicios Administrativos S2.2: Sistema de Avalúos y Catastros
D2: Certificado de Registro Ambiental
D3: Informe de Certificados emitidos
D4: Notificación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ADQUIRIR TASA POR
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS EN
RENTAS Y SOLICITAR EL
REGISTRO AMBIENTAL
Adquirir una TASA POR
SERVICIOS
ADMINISTRATIVOS en la
Unidad de Rentas y acercarse a
la Unidad de Prevención y
Control de la Contaminación a
solicitar el Registro
Ambiental.
Basado en la Ordenanza, es
obligación del Sujeto de
Control acercarse a realizar el
registro de su actividad.
Sujeto de
Control
2
SOLICITAR DATOS DEL
SUJETO DE CONTROL
PARA INGRESARLOS AL
SISTEMA
Solicitar los datos del Sujeto de
Control para ingresarlos al
SISTEMA DE AVALÚOS Y
CATASTROS.
Inspector
Ambiental
3
ELABORAR EL
CERTIFICADO DE
REGISTRO AMBIENTAL
DE ACUERDO AL
FORMATO
Elaborar el CERTIFICADO
DE REGISTRO
AMBIENTAL de acuerdo al
formato establecido para ello.
Inspector
Ambiental
4
LEGALIZAR EL
CERTIFICADO DE
REGISTRO AMBIENTAL
Firmar el CERTIFICADO DE
REGISTRO AMBIENTAL
para legalizarlo.
Responsable
de la Unidad
de Prevención
y Control de la
Contaminación
5
ENTREGAR EL
CERTIFICADO DE
Entregar el CERTIFICADO
DE REGISTRO
AMBIENTAL al sujeto de
control.
Inspector
Ambiental
313
REGISTRO AMBIENTAL
AL SUJETO DE CONTROL
6
REALIZAR INFORME
DIARIO DE LOS
CERTIFICADOS QUE SE
HAN ENTREGADO
Realizar informe diario de los
Certificados de Registro
Ambiental que se han
entregado.
Inspector
Ambiental
7
IDENTIFICAR LOS
SUJETOS DE CONTROL
QUE NO SE HAN
REGISTRADO
Identificar según los registros,
aquellos Sujetos de Control
que no se han registrado en el
plazo establecido en la
Ordenanza.
Inspector
Ambiental
8
¿EXISTEN SUJETOS QUE
NO SE HAN REGISTRADO?
Si existen sujetos de control
que no se han registrado ir a la
actividad Nº 9.
Caso contrario ir a la actividad
Nº 12.
Inspector
Ambiental
9
NOTIFICAR AL SUJETO
DE CONTROL SU
INCUMPLIMIENTO AL NO
REGISTRARSE Y
REPORTAR AL DIRECTOR
Notificar al sujeto de control
con la NOTIFICACIÓN
informándole su
incumplimiento al no
registrarse y reportar al
Director.
Inspector
Ambiental
10
COMUNICAR A LA
COMISARÍA LA
INFRACCIÓN COMETIDA
POR EL SUJETO DE
CONTROL DE ACUERDO A
LA ORDENANZA VIGENTE
Comunicar a la Comisaría la
infracción cometida por el
Sujeto de Control al no
registrarse de acuerdo a la
ordenanza vigente.
Director
11
PMS-CM-CEP-04
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS VIGENTES
Iniciar Procedimiento de
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS VIGENTES.
Comisaría
12 FIN
314
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución Administrativa N° 154 Reestructuración y Cambio de denominación
de la Dirección de Salud y Medio Ambiente a Dirección de Gestión Ambiental
del Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra (30 de Julio del 2012)
2 Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental en lo relativo a la
Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes fijas del
Cantón Ibarra.
3 Instructivo general de aplicación de la ordenanza para la protección de la calidad
ambiental en lo relativo a la contaminación por ruido generado por fuentes fijas
y móviles del cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
2 Texto Unificado de Legislación Ambiental – Libro 6 Licenciamiento Ambiental
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D2: Certificado de registro ambiental
D3: Informe de certificados emitidos
D4: Notificación
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Roberto Ortega
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
315
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE INFORME TÉCNICO
DEMOSTRATIVO
CÓDIGO: P-MS-SPM-DA-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE INFORME TÉCNICO DEMOSTRATIVO
1. OBJETIVO
Establecer las condiciones en las que un sujeto de control desarrolla su actividad mediante
la ejecución de una auditoría ambiental pequeña para establecer si estos cumplen con las
normas técnicas establecidas en la Ordenanza correspondiente.
2. ALCANCE
Aplica a los Sujetos de Control que se han registrado y han obtenido el Certificado de
Registro Ambiental.
Inicia con la presentación del Informe Técnico Demostrativo con los resultados
de caracterizaciones de los desechos y emisiones del sujeto de control.
Finaliza con la entrega de respuesta de si el sujeto de control cumple o no cumple
con las normas técnicas ambientales.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de la Unidad y
Analista Ambiental
Analizar los Informes Técnicos Demostrativos de
los Sujetos de Control y determinar, en base a la
Ordenanza vigente, si este cumple con las Normas
Técnicas Ambientales y poder dar el visto bueno
para el funcionamiento.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 ITD Informe Técnico Demostrativo
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 INFORME
TÉCNICO
DEMOSTRATIVO
Es el instrumento que contiene la más precisa
información técnica sobre las que un sujeto de control
desarrolla su actividad, y permite establecer si éstos
cumplen con los niveles máximos permisibles de
contaminación y demás normas técnicas pertinentes de
acuerdo a la Ordenanza vigente.
2 SUJETO DE
CONTROL
Son todos los establecimientos, en su calidad de
fuentes fijas asentadas en el cantón, que generan
316
contaminación por desechos líquidos y emisiones a la
atmósfera.
3 AUDITORÍA
AMBIENTAL
Es una herramienta de planificación y gestión que le
da una respuesta a las exigencias que requiere
cualquier tipo de tratamiento del medio ambiente
urbano. La misma sirve para hacer un análisis seguido
de la interpretación de la situación y el funcionamiento
de entidades tales como una empresa o un municipio.
4 DESECHOS
LÍQUIDOS
PELIGROSOS
Son los que están contaminados por sustancias y
materiales con características inflamables, corrosivas,
reactivas, oxidantes, cancerígenas, mutagénicas,
teratogénicas, tóxicas o ecotóxicas, en concentraciones
superiores a las permitidas por la ley.
5 DESECHOS
LÍQUIDOS
ORGÁNICOS
Son aquellos efluentes ricos en materia orgánica, que
tienen una gran demanda de oxígeno y no tienen
características de toxicidad y/o peligrosas.
Las demás establecidas en la Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental
en lo relativo a la Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes
fijas del Cantón Ibarra.
317
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Informe Técnico Demostrativo
DIRE
CCIÓ
N DE
SAL
UD Y
MED
IO A
MBI
ENTE
- UN
IDAD
DE
PREV
ENCI
ÓN
Y CO
NTRO
L DE
LA C
ONT
AMIN
ACIÓ
NAT
ENCI
ÓN
AL C
LIEN
TEAR
CHIV
O
INST
ITUC
IONA
LCO
MIS
ARÍA
M
UNIC
IPAL
Inicio
Sujeto de Control
1. Elaborar o Corregir el Informe Técnico Demostrativo (ITD)
D2, D6
Responsable Unidad/ Analista Ambiental
4. Revisar y analizar el ITD del Sujeto de
Control
2. P-MS-GTC-AP-11 Atención de
peticiones
D2, D6
D2
Director
3. Reasignar el trámite al encargado de ese
Sujeto de Control
Responsable Unidad/ Analista Ambiental
6. Responder el trámite elaborando el Informe
de observaciones al ITDD4, D5
5. ¿La información del ITD está completa?
No
Director
7. Revisar y reasignar trámite a la Unidad de Archivo Institucional
D4, D5
Responsable de la Unidad/ Analista Ambiental
8. Notificar inmediatamente al Sujeto de Control que el ITD tiene
observaciones D3
Responsable de la Unidad/ Analista Ambiental
9. Analizar el ITD y determinar si el Sujeto de Control cumple
con las Normas Ambientales de acuerdo a la Ordenanza vigente
10. ¿El Sujeto de
Control cumple Normas
Ambientales?
No
Responsable Unidad/ Analista Ambiental
11. Responder trámite indicando que cumple las Normas Ambientales de acuerdo a la Ordenanza
vigente
Si
Director
12. Revisar y reasignar trámite a la Unidad de Archivo Institucional
Fin
D5
D2
S1
16. ¿El Sujeto de Control cumple
con Normas Ambientales?
A
Si
A
Responsable Unidad/ Analista Ambiental
17. Informar al Director que se han generado sanciones por
incumplimiento, de acuerdo a la Ordenanza vigente
No
Responsable Unidad/ Analista Ambiental
14. Notificar el incumplimiento al Sujeto de
Control y proceder de acuerdo a la Ordenanza vigente
S1S1
13. P-MS-GTC-AP-13 Entrega de
respuesta a trámites
D3
Director
18. Comunicar a la Comisaría las sanciones que se han generado de acuerdo
a la Ordenanza vigente
19. P-MS-CM-CEP-04 Notificación a infractores de
ordenanzas vigentes
Fin
D5
Responsable Unidad/ Analista Ambiental
15. Analizar si luego de la notificación y procedimientos establecidos en la Ordenanza, el Sujeto de Control cumple
con Normas Ambientales
Si
S1
S1S1
S1
318
Documentos: Sistemas:
D1: Certificado de Registro Ambiental S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D2: Informe Técnico Demostrativo
D2.1: Formulario de Informe Técnico
Demostrativo
D2.2: Resultados de Caracterización
actualizada de desechos y emisiones
D3: Notificación
D4: Informe de observaciones de ITD
D5: Memorando
D6: Tasa por Servicios Administrativos
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ELABORAR O
CORREGIR EL
INFORME TÉCNICO
DEMOSTRATIVO
(ITD)
Elaborar o corregir el Informe
Técnico Demostrativo (ITD) y
presentar en la Unidad de
Atención al Cliente, adjuntando
los resultados de una
caracterización actualizada de sus
desechos y emisiones y otros
requisitos que establezca la
Ordenanza vigente.
Sujeto de
Control
2
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Iniciar el Procedimiento de
ATENCIÓN DE PETICIONES.
Unidad de
Atención al
Cliente
3
REASIGNAR EL
TRÁMITE AL
ENCARGADO DE ESE
SUJETO DE
CONTROL
Revisar y reasignar el trámite
recibido a través del Sistema
QUIPUX al Responsable de la
Unidad de Prevención y Control
de la Contaminación o al Analista
Ambiental que esté realizando el
seguimiento de ese Sujeto de
Control.
Director
4
REVISAR Y
ANALIZAR EL ITD
DEL SUJETO DE
CONTROL
Revisar y analizar que los
requisitos solicitados para este
trámite, así como la información
solicitada en el ITD y en las
caracterizaciones, estén
completos y correctos.
Responsable
de la Unidad /
Analista
Ambiental
5
¿LA INFORMACIÓN
DEL ITD ESTÁ
COMPLETA?
Si la información está completa ir
a la actividad Nº 9.
Si no está completa ir a la
actividad Nº 6.
Responsable
de la Unidad /
Analista
Ambiental
319
6
RESPONDER EL
TRÁMITE
ELABORANDO EL
INFORME DE
OBSERVACIONES AL
ITD
Responder el trámite en el
Sistema QUIPUX indicando las
observaciones realizadas al ITD y
especificando la información
faltante.
Responsable
de la Unidad /
Analista
Ambiental
7
REVISAR Y
REASIGNAR
TRÁMITE A LA
UNIDAD DE ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Revisar el trámite y asignar la
respuesta al Archivo Institucional
para su entrega al usuario.
Director
8
NOTIFICAR
INMEDIATAMENTE
AL SUJETO DE
CONTROL QUE EL
ITD TIENE
OBSERVACIONES
En vista de que la presentación
del ITD tiene un plazo
establecido en la Ordenanza
vigente, se debe notificar
inmediatamente al Sujeto de
Control, acerca de las
observaciones que tiene el ITD,
entregándole una
NOTIFICACIÓN.
Ir a la actividad Nº 13.
Responsable
de la Unidad /
Analista
Ambiental
9
ANALIZAR EL ITD Y
DETERMINAR SI EL
SUJETO DE
CONTROL CUMPLE
CON LAS NORMAS
AMBIENTALES DE
ACUERDO A LA
ORDENANZA
VIGENTE
Una vez determinado que la
información y requisitos del ITD
están completos, se debe
analizarlo en base a la Ordenanza
vigente y a su Instructivo de
aplicación, para determinar si el
Sujeto de Control cumple con las
Normas Técnicas Ambientales
para su funcionamiento.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
10
¿EL SUJETO DE
CONTROL CUMPLE
CON NORMAS
AMBIENTALES?
Si el Sujeto de Control cumple
con Normas Ambientales ir a la
actividad Nº 11.
Si no cumple ir a la actividad Nº
14.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
11
RESPONDER
TRÁMITE
INDICANDO QUE
CUMPLE LAS
NORMAS
AMBIENTALES DE
ACUERDO A LA
ORDENANZA
VIGENTE
Responder el trámite en el
Sistema QUIPUX indicando que
el Sujeto de Control cumple con
las Normas Técnicas
Ambientales de acuerdo a la
Ordenanza vigente. Enviar al
Director el Memorando.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
12
REVISAR Y
REASIGNAR
TRÁMITE A LA
Revisar el trámite y asignar la
respuesta al Archivo Institucional
para su entrega al usuario.
Director
320
UNIDAD DE ARCHIVO
INSTITUCIONAL
13
P-MS-GTC-AP-13
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES
Iniciar el Procedimiento de
ENTREGA DE RESPUESTA
DE TRÁMITES.
Finaliza el procedimiento.
Unidad de
Archivo
Institucional
14
NOTIFICAR EL
INCUMPLIMIENTO
AL SUJETO DE
CONTROL Y
PROCEDER DE
ACUERDO A LA
ORDENANZA
VIGENTE
Notificar el incumplimiento al
Sujeto de Control con la entrega
de la NOTIFICACIÓN,
indicando si es por desechos
líquidos peligros, por desechos
líquidos orgánicos y emisiones, o
ambos.
El Sujeto de Control deberá
ajustarse a lo indicado por la
Ordenanza vigente.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
15
ANALIZAR SI LUEGO
DE LA
NOTIFICACIÓN Y
PROCEDIMIENTOS
ESTABLECIDOS EN
LA ORDENANZA, EL
SUJETO DE
CONTROL CUMPLE
CON NORMAS
AMBIENTALES
Lluego de la notificación,
determinar si el Sujeto de Control
cumplió con lo establecido en la
Ordenanza en cuanto a Normas
Técnicas Ambientales.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
16
¿EL SUJETO DE
CONTROL CUMPLE
CON NORMAS
AMBIENTALES?
Si el Sujeto de Control cumplió
con Normas ir a la actividad Nº
11.
Si el Sujeto de Control no
cumplió ir a la actividad Nº 17.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
17
INFORMAR AL
DIRECTOR QUE SE
HAN GENERADO
SANCIONES POR
INCUMPLIMIENTO,
DE ACUERDO A LA
ORDENANZA
VIGENTE
Informar al Director de Salud y
Medio Ambiente, que el Sujeto
de Control no cumplió con la
Ordenanza y que se deben
generar sanciones.
Responsable
de la Unidad/
Analista
Ambiental
18
COMUNICAR A LA
COMISARÍA LAS
SANCIONES QUE SE
HAN GENERADO DE
ACUERDO A LA
ORDENANZA
VIGENTE
Comunicar a la Comisaría las
sanciones que generadas al Sujeto
de Control por incumplimiento
durante el proceso, basado en la
Ordenanza vigente.
Director
321
19
P-MS-CM-CEP-04
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS
VIGENTES
Iniciar procedimiento de
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS VIGENTES.
Comisaría
20 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución Administrativa N° 154 Reestructuración Y Cambio de denominación
de la Dirección de Salud y Medio Ambiente a Dirección de Gestión Ambiental
del Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra (30 de Julio del 2012)
2 Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental en lo relativo a la
Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes fijas del
Cantón Ibarra.
3 Instructivo general de aplicación de la ordenanza para la protección de la calidad
ambiental en lo relativo a la contaminación por ruido generado por fuentes fijas
y móviles del cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
2 Texto Unificado de Legislación Ambiental – Libro 6 Licenciamiento Ambiental
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Certificado de Registro Ambiental
D2: Informe Técnico Demostrativo
D3: Notificación
D4: Informe de observaciones del ITD
322
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Roberto Ortega
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
323
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE
BIBLIOTECA Y HEMEROTECA
CÓDIGO: P-MS-SPM-SS-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE BIBLIOTECA Y HEMEROTECA.
1. OBJETIVO
Contribuir con el mejoramiento de la calidad de Educación del Cantón Ibarra a través de
la prestación de los servicios de Biblioteca, Hemeroteca, a la población de edad escolar
para desarrollar sus habilidades, destrezas y uso de la información y conocimiento.
2. ALCANCE
Población de edad escolar.
Toda la población del Cantón Ibarra.
El procedimiento comienza con el requerimiento del material bibliográfico y periódicos
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de
Programación Cultura y
Deportes
Organiza el desarrollo, ejecución, control, supervisa
y controla la programación y mantenimiento del
sistema de Biblioteca.
Bibliotecarios. Catalogar, custodiar y brindar el servicio a los
usuarios, realizar informes de la prestación de
servicios.
Director de la Dirección de
Educación, cultura, deportes
y recreación.
Revisa, supervisa y archiva informes para controlar
la calidad de los servicios prestados por la biblioteca.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 ISSN International Standard Serial Number.
4 SENESCYT Secretaria
324
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. BIBLIOTECA Cualquier colección organizada de libros y
publicaciones en serie impresos u otros tipos de
documentos gráficos o audiovisuales disponibles para
el préstamo o consulta.
2. HEMEROTECA Biblioteca que dispone de una colección de diarios y
publicaciones periódicas:
3. CREDENCIAL Una credencial es una orden o un documento que
atestigua o autoriza la cualificación, competencia o
autoridad otorgada a un individuo por un tercero con
autoridad de iure o de facto.
4. ISSN Es un código único de identificación de las
publicaciones seriadas que se editan a escala mundial.
La SENESCYT (Secretaría Nacional de Ciencia y
Tecnología), sobre la base de un convenio con la Red,
actúa como Centro Nacional ISSN en Ecuador. Desde
1994 entrega códigos ISSN a las publicaciones
seriadas que lo solicitan y que, al pasar a formar parte
de la base de datos internacional, se visibilizan en
cualquier punto del planeta.
5. TEJUELOS Pedazo de piel o de papel, generalmente de forma
cuadrada o rectangular, que se pega al lomo de un libro
para consignar la signatura, el título u otra información
semejante.
325
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Servicio de biblioteca y hemerotecas
BIB
LIO
TE
CA
Y H
EM
ER
OT
EC
A M
UN
ICIP
AL
CLI
EN
TE
Fase
Bibliotecario
1. Requerir material bibliográfico.
Bibliotecario
3.Retirar material de bodega.
P-MA-GF-P-022. Ejecución del
presupuesto
Bibliotecario
4.Ingresar al sistema el material adquirido .
Cliente
5.Solicitar prestación del servicio.
Bibliotecario
7. Prestar y registrar material bibliográfico
D2
D3
Cliente
8.Calificar servicio prestado y devolver
material.
6.¿La petición es bibliográfica ?
SI
Bibliotecario
9.Receptar periódicos.
Inicio
NO
Bibliotecario
11.Prestar periódicos de hemeroteca.
D3
Bibliotecario
12.Archivar material.
Fin
Bibliotecario
10. Registrar en sistema periódicos
existentes
S4.1
D1S1
Documentos: Sistemas:
D1: Memorándum de solicitud S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D2: Credenciales de ciudadano (cedula
de identidad o carnet.
S4.1: Paquete office: Word
D3: Registro diario
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
REQUERIR
MATERIAL
BIBLIOGRÁFICO
Analizar la necesidad del material
bibliográfico que se desea adquirir y
elaborar el memorándum a la Dirección
Administrativa haciendo la petición.
Director Cultura
2. EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
Se realiza el llamado al procedimiento
Ejecución del Presupuesto en el que la
dirección Administrativa gestiona la partida
presupuestaria para la adquisición de libros.
326
3.
RETIRAR
MATERIAL DE
BODEGA
Se realiza el retiro en bodega del material,
colocar las fichas de contra pasta y tejuelos
(códigos) en el lomo del libro. Adicional a
esto se coloca un sello de biblioteca en
páginas del libro para evitar pérdidas.
Bibliotecario
4.
INGRESAR AL
SISTEMA EL
MATERIAL
ADQUIRIDO
Ingresar en el sistema el registro de los
libros adquiridos con sus respectivos
códigos.
Bibliotecario
5.
SOLICITAR
PRESTACIÓN
DEL SERVICIO
El usuario solicita la prestación del libro, se
verifica en el sistema la existencia del
mismo, en caso de existir se recibe la
credencial del ciudadano para el préstamo.
Ciudadano
6.
¿LA PETICIÓN
ES
BIBLIOGRÁFICA
?
Si la prestación es bibliográfica
Ir a la actividad 7
Si la prestación es de la hemeroteca
Ir a la actividad 9
7.
PRESTAR
MATERIAL
BIBLIOGRAFICO
Se entrega el libro al usuario, el mismo que
se registra con sus datos requeridos en el
registro diario.
8.
CALIFICAR
SERVICIO
PRESTADO Y
DEVUELVE
MATERIAL.
El ciudadano entrega el libro, se entrega su
credencial y califica el servicio de la
persona que lo atendió
Ir a la actividad 12
Ciudadano
9. RECEPTAR
PERIODICOS
Se clasifica, y sella los periódicos diarios
locales y nacionales. Bibliotecario
10.
INGRESAR EN
EL SISTEMA
PERIÓDICOS
EXISTENTES
Se ingresa los titulares de los periódicos en
Word para tener un registro de los
periódicos existentes.
Bibliotecario
11
PRESTAR
PERIÓDICOS DE
HEMEROTECA
Se recibe la credencial del ciudadano,
registrando sus datos en el registro diario y
se le entrega los periódicos.
Bibliotecario
12 ARCHIVAR
MATERIAL
Se archivan los periódicos y libros de
biblioteca y hemeroteca.
13 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2. Reglamento de los servicios de la biblioteca municipal "Pedro Moncayo"
327
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Ley Orgánica de Educación Superior
2 Código único de identificación de las publicaciones seriadas ISSN
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D3. Registro diario de biblioteca y hemeroteca
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Lic. Galo Benavides
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
328
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SEVICIOS EDUCATIVOS
DE BECAS
CÓDIGO: P-MS-SPM-SS-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO SEVICIOS EDUCATIVOS DE BECAS
1. OBJETIVO
Apoyar a los estudiantes del cantón para facilitar sus estudios con un apoyo
económico y así incentivar su aprendizaje.
2. ALCANCE
Inicia desde la inclusión en el POA el servicio social de becas y termina en la
entrega de la beca o archivo de la petición. Está dirigida a los estudiantes del cantón
Ibarra de nivel primario, secundario y superior.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de cultura Organiza la formulación de políticas, normas y
procedimientos de educación, cultura, deportes y
banda municipal. Integra y promueve la optimización
de los servicios de educación, cultura, deportes y
banda municipal.
Comunicador social Propone y ejecuta estrategias de comunicación interna
y externa. Elabora y edita material audiovisual y de
prensa para su difusión. Recopila y prepara la
información para la conducción y locución de
programas de radio
Coordinador de biblioteca Orienta al usuario interno y externo en la estructura de
la biblioteca y consulta. Registro, clasificación y
archivo de información documental.
Asistente administrativo
(Archivo institucional)
Recibe, registra, clasifica, da seguimiento, archiva y
despacha la documentación interna y externa.
Mantiene actualizada la base de datos de registro,
recepción y entrega de documentos de la institución.
Secretaria general Integra y promueve la optimización de los servicios de
apoyo secretarial y documental al Concejo y Alcaldía.
Elabora resoluciones y Actas del Concejo Municipal.
Realizar convocatorias y asiste a sesiones del Concejo
Municipal, a fin de emitir acuerdos y resoluciones.
Trabajadora social Coordina con otras dependencias municipales e
instituciones públicas el análisis, estudio, orientación
e implementación de ayuda de seguridad industrial y
de bienestar social para el personal.
329
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Beca Aporte periódico que se concede a aquellos
estudiantes o investigadores con el fin de llevar a cabo
sus estudios o investigaciones
2 Resolución Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un
servicio público que tiene carácter general, obligatorio
y permanente, y se refiere al ámbito de competencia
del servicio.
3 Presupuesto Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una
actividad económica (personal, familiar, un negocio,
una empresa, una oficina, un gobierno) durante un
período, por lo general en forma anual.
4 Beneficiarios Se aplica a la persona que obtiene un beneficio o
provecho, de un contrato, una donación, o en este caso
una beca.
5 Sorteo Hacer que la suerte decida quién se queda una cosa que
se da o reparte, usando medios diversos.
6 Convenio Es un acuerdo adoptado, en cumplimiento con las
solemnidades legales, entre el deudor o fallido en
situación concursal por una parte, y todos sus
acreedores por otra.
330
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Servicios educativos de becas
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
DIR
ECC
IÓN
DE
EDU
CA
CIÓ
N
CU
LTU
RA
DEP
OR
TES
Y R
ECR
EAC
IÓN
CO
NC
EJO
M
UN
ICIP
AL
DIR
ECC
IÓN
DE
CO
MU
NIC
AC
IÓN
C
OM
ISIÓ
N D
E ED
UC
AC
IÓN
SEC
RET
AR
IA
GEN
ERA
LTA
LEN
TO H
UM
AN
OD
IREC
CIÓ
N
AD
MIN
ISTR
ATI
VA
Fase
Inicio
Director
2. Solicitar presupuesto para becas
3. P-MA-GF-P-02Ejecución de presupuesto
Director
4. Remitir plan de becas para establecer
requisitos y notas
5. P-MG-LF-LC-01Planificación y ejecución de sesiones del
Concejo Municipal
D1
Comunicador social
6. Publicar en medios de comunicación el llamado a
las becas
P-MS-GTC-AP-117. Atención de
peticiones
Coordinador de biblioteca
9. Revisar y comprobar los requisitos de las carpetas ingresadas
Concejales
12. Dividir presupuesto para número de
beneficiarios
10. ¿Requisitos están completos y cumplen con lo estipulado en la
resolución?
SI
13. ¿El número de beneficiarios es
mayor al número establecido?
Director
8. Revisar resolución con los requisitos
establecidos
D2
Concejales
14. Realizar sorteo para establecer beneficiarios
SI
Secretaria general
15. Elaborar lista de beneficiarios para
posterior aprobaciónD4
16. P-MG-LF-LC-01Planificación y ejecución de sesiones del
Concejo Municipal
Comunicador social
17. Publicar lista de beneficiarios en medios
de comunicación
Trabajadora social
18. Revisar carpetas de beneficiarios con los requisitos necesarios
19. ¿El beneficiario puede acceder a la
beca?
Trabajadora social
20. Elaborar informe de beneficiarios
SI
Director
21. Revisar y enviar informe con lista de
beneficiarios
Coordinador de biblioteca
22. Citar a beneficiarios uno a uno para completar
documentosD6
Director
23. Remitir carpetas con requisitos de los
beneficiarios para legalizar
24. P-MA-GJ-AL-01Asesoramiento
legal
Director
25. Emitir carpetas de beneficiarios para el
pago de las becas
26. P-MA-GF-P-02Ejecución de presupuesto
Fin
NO Fin
NO
D3
D2
B
B
S1
P-MG-LF-LC-0811. Entrega de
respuesta a trámites y archivo
Director
1. Aplicar lo que establece el POA
D5
A
A
S1
Fin
NO
331
Documentos: Sistemas:
D1: Reglamento de concesión de becas otorgadas
por la municipalidad.
S1: Sistema de Gestión
Documental Quipux
D2: Resolución emitida por el concejo.
D3: Carpetas de estudiantes solicitantes de becas.
D4: Lista de beneficiarios
D5: Informe con beneficiarios aprobados.
D6: Documentos para acceder a becas
Acuerdo de pago
Libreta de ahorros
Compromiso de buen uso de dinero
Convenio
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
APLICAR LO QUE
ESTABLECE EL
POA
Aplicar lo que establece el POA en el
tema referente a las becas. Director de cultura
2
SOLICITAR
PRESUPUESTO
PARA BECAS
Solicitar el presupuesto para las becas
que se entregan anualmente a los
estudiantes.
Director de cultura
3 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Llamado al procedimiento Ejecución
de Presupuesto para que se apruebe el
presupuesto a entregar para las becas.
4
REMITIR PLAN DE
BECAS PARA
ESTABLECER
REQUISITOS Y
NOTAS
Se emite el plan de becas estructurado
para que se definan los requisitos en la
sesión de concejo.
Director
5
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
SESIONES DEL
CONCEJO
MUNICIPAL
Llamado al procedimiento
Planificación y ejecución de sesiones
del concejo municipal para definir los
requisitos y las notas para los
estudiantes que quieran acceder a las
becas. Esto se lo hace en base al
Reglamento de Concesión de becas
otorgadas por la municipalidad de
Ibarra. De la sesión de concejo se
emite una resolución que estipula los
lineamientos para las becas.
Concejales
6
PUBLICAR EN
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
EL LLAMADO A
LAS BECAS
La dirección de Comunicación Social
hace el llamado a la comunidad
estudiantil que requiera acceder a las
becas a través de los medios de
comunicación.
Comunicador
social
7 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Llamado al procedimiento Atención
de Peticiones. Los estudiantes que
requieran las becas ingresan sus
carpetas con los requisitos por la
Unidad de Atención al Cliente.
332
8
REVISAR
RESOLUCIÓN CON
LOS REQUISITOS
ESTABLECIDOS
La resolución emitida por el Concejo
Municipal es revisada y analizada. Director
9
REVISAR Y
COMPROBAR LOS
REQUISITOS DE
LAS CARPETAS
INGRESADAS
Revisar las carpetas de los estudiantes,
que cumplan con los requisitos
emitidos en la resolución y las notas
correspondientes.
Coordinador de
biblioteca
10
¿LOS REQUISITOS
ESTÁN
COMPLETOS Y
CUMPLEN CON LO
ESTIPULADO EN
LA RESOLUCIÓN?
Si los requisitos están completos y la
nota es la correspondiente pasa
actividad 12.
No están completos los requisitos y la
nota no es suficiente pasa actividad 11
Coordinador de
biblioteca
11
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Llamado al procedimiento Entrega de
respuesta a trámites y archivo para
archivar las solicitudes de los
estudiantes que no cumplen los
requisitos necesarios.
12
DIVIDIR
PRESUPUESTO
PARA NÚMERO DE
BENEFICIARIOS
Dependiendo del presupuesto
establecido se divide para el número de
beneficiarios divididos en cuatro
niveles: primario, secundario, superior
y especial.
Concejales
13
¿EL NÚMERO DE
BENEFICIARIOS
ES MAYOR AL
NÚMERO
ESTABLECIDO?
Si es mayor se procede actividad 14.
No es mayor se procede actividad 15. Concejales
14
REALIZAR
SORTEO PARA
ESTABLECER
BENEFICIARIOS
Si el número de estudiantes que
cumplen con los requisitos
establecidos, es mayor al número de
beneficiarios se realiza un sorteo.
Concejales
15
ELABORAR LISTA
DE
BENEFICIARIOS
PARA POSTERIOR
APROBACIÓN
Elaborar lista con los estudiantes
favorecidos a las becas para su
posterior aprobación.
Secretaria general
16
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
SESIONES DEL
CONCEJO
MUNICIPAL
Llamado al procedimiento
Planificación y ejecución de sesiones
del concejo municipal para aprobar la
lista de beneficiarios a las becas.
Concejales
17
PUBLICAR LISTA
DE
BENEFICIARIOS
EN MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
Publicar la lista de beneficiarios a
través de los medios de comunicación
Comunicador
social
18 REVISAR
CARPETAS DE Revisa las carpetas aprobadas Trabajadora social
333
BENEFICIARIOS
CON LOS
REQUISITOS
NECESARIOS
19
¿EL
BENEFICIARIO
PUEDE ACCEDER
A LA BECA?
Si puede acceder pasa actividad 20
No puede acceder
20
ELABORAR
INFORME DE
BENEFICIARIOS
Elaborar informe con las carpetas de
los beneficiarios a las becas para
posteriormente enviar a través de
Quipux para su revisión.
Trabajadora social
21
REVISAR Y
ENVIAR INFORME
CON LISTA DE
BENEFICIARIOS
Revisar informe con la lista de
beneficiarios. Director
22
CITAR A
BENEFICIARIOS
UNO A UNO PARA
COMPLETAR
DOCUMENTOS
Se convoca a los beneficiarios de las
becas uno por uno para solicitarles los
documentos que deben completar para
el posterior pago.
Coordinador de
biblioteca
23
REMITIR
CARPETAS CON
REQUISITOS DE
LOS
BENEFICIARIOS
PARA LEGALIZAR
Las carpetas son enviadas para la
legalización de los convenios. Director de cultura
24 ASESORAMIENTO
LEGAL
Llamado al procedimiento para
legalizar los convenios firmados por
los beneficiarios.
25
EMITIR
CARPETAS DE
BENEFICIARIOS
PARA EL PAGO DE
LAS BECAS
Se envían las carpetas para el pago Director de cultura
26 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Llamado al procedimiento para el pago
de las becas.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Reglamento de concesión de becas otorgado por la municipalidad.
2 Resoluciones emitidas por el concejo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
334
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Liliana Posso
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
335
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INTERNET
CÓDIGO: P-MS-SPM-SS-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INTERNET
1. OBJETIVO
Contribuir con el mejoramiento de la calidad de Educación del Cantón Ibarra a través de
la prestación de los servicios Aula Virtual a la población de edad escolar para desarrollar
sus habilidades, destrezas y uso de la información y conocimiento.
2. ALCANCE
Internet (Aula Virtual) Población de edad escolar. Toda la población del Cantón Ibarra.
El procedimiento inicia en la solicitud del servicio de internet y termina con los informes
del servicio
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de
Programación Cultura y
Deportes
Organiza el desarrollo, ejecución, control, supervisa y
controla la programación y mantenimiento del sistema de
Biblioteca.
Bibliotecarios. Catalogar, custodiar y brindar el servicio a los usuarios,
realizar informes de la prestación de servicios.
Director de la
Dirección de
Educación, cultura,
deportes y recreación.
Revisa, supervisa y archiva informes para controlar la
calidad de los servicios prestados por la biblioteca.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de Organización, autonomía y
descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. BIBLIOTECA Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en
serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o
audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.
4. CREDENCIAL Una credencial es una orden o un documento que atestigua o
autoriza la cualificación, competencia o autoridad otorgada a un
individuo por un tercero con autoridad de iure o de facto.
336
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Servicio de Internet
BIB
LIO
TEC
A
MU
NIC
IPA
L C
LIEN
TE
DIR
ECC
IÓN
DE
EDU
CA
CIÓ
N,
CU
LTU
RA
, D
EPO
RTE
S Y
R
ECR
EAC
IÓN
Fase
Inicio
Cliente
1.Solicitar servicio de internet
D1.
Bibliotecario
3. Asignar maquina a cliente y activa el
sistema.
Cliente
4. Cancelar el servicio
S4.2
Bibliotecario
5. Realizar reporte diario de recaudación y
de servicio prestadoD2
6. MS-GTC-RTM-01 Recaudación y devolución de
tributos
Director
7. Archivar y revisar reportes diarios del
servicio.
Fin
2. ¿Existe disponibilidad de
equipo?Si
Fin
337
Documento: Sistema:
D1: Credencial del cliente (cedula o
carnet).
S4.2: Sistema Control de Cyber 1512b
D2: Reporte diario del servicio prestado de
internet
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
SOLICITAR
SERVICIO DE
INTERNET
El ciudadano entrega su credencial
(cedula de ciudadanía o carnet)
solicitando el servicio de internet.
Cliente
2.
¿EXISTE
DISPONIBILIDAD DE
EQUIPOS?
Si existe disponibilidad de equipos
Ir a la actividad 3
Si no existe disponibilidad de equipos
Ir a la actividad 6 (FIN)
3.
ASIGNAR MAQUINA
EL CLIENTE Y
ACTIVA EL
SISTEMA
Se le asigna al cliente una máquina de
acuerdo al tiempo requerido y se activa
el sistema Control de Ciber 1512b.
Bibliotecario.
4. CANCELAR EL
SERVICIO
El cliente se acerca a cancelar las horas
de internet que ha utilizado. Los
documentos del cliente son devueltos.
Cliente.
5.
REALIZAR
REPORTE DIARIO
DE RECAUDACION
Y DEL SERVICIO
PRESTADO
Se realiza un reporte diario sobre la
utilización del servicio y el dinero
recaudado.
Bibliotecario
6.
RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS
Se realiza el llamado al procedimiento
de Recaudación y devolución de
tributos municipales en el que se
ingresa el dinero de la prestación de
servicio de internet diario.
7.
ARCHIVAR Y
REVISA REPORTES
DIARIOS
Los reportes son enviados a la
Dirección de Educación Cultura,
Deportes y Recreación para que sean
revisados y archivados.
Director
Dirección
Educación
Cultura, Deportes
y Recreación
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2. Reglamento de los servicios de la biblioteca municipal "Pedro Moncayo"
338
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D2 Reporte diario del servicio y uso del Internet
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Lic. Galo Benavides
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
339
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CURSOS VACACIONALES
CÓDIGO: P-MS-SPM-SS-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CURSOS VACACIONALES.
1. OBJETIVO
Incentivar a los niños y jóvenes a participar en actividades recreativas para la formación
de los mismos.
2. ALCANCE
Niños mayores a los 5 años
Adolescentes de cualquier edad.
Cursos disponibles de: natación, básquet, futbol, gimnasia, danza y manualidades.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Promotores Culturales Los promotores culturales ponen en práctica los
proyectos, planes de acción y actividades de la
Dirección de Cultura.
Periodista Encargado de la difusión de noticias e invitaciones
en los medios de comunicación locales referentes a
la municipalidad. Difundir en la radio municipal las
inscripciones de los cursos vacacionales.
Director Cultura La persona que supervisa las actividades de los
promotores. Organizar y distribuir las actividades de
la Dirección. Validar informes con la firma.
Director Administrativo Revisa los informes que llegan de otros
departamentos acerca de los servicios o actividades
brindadas a la ciudadanía.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y
descentralización
3 POA Plan Operativo Anual
4. PAC Plan Anual de Contratación
340
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1. DIFUNDIR Dar a conocer una cosa a un gran número de personas
2. PROMOTORES Persona que promueve o promociona
profesionalmente la labor de otra. Que promueve una
cosa
4. CURSOS
VACACIONALES
Periodo de tiempo establecido durante las
vacaciones de forma anual para el dictado de
clases de ciertas materias deportivas, académicas
o artísticas.
5. DIPLOMA Documento que acredita un grado académico, un
premio o un título que tiene una persona o una acción
realizada
341
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Cursos vacacionales.
DIR
ECCI
ÓN
DE
CULT
URA
DIR
ECCI
ÓN
DE
COM
UN
ICAC
IÓN
SO
CIAL
DIR
ECCI
ÓN
AD
MIN
ISTR
ATIV
A
Fase
Inicio
Promotor cultural
1. Planificar los cursos vacacioneales.
Director
2. Aprobar planificación de
promotores. D1.
Promotor Cultural
3. Sugerir contratación de personal.
D2
4. P-MA-GF-P-02 Ejecución de presupuesto.
5.P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios, obras
y consultorías.
Promotor Cultural
6.Realizar comunicado para invitar a los cursos
vacacionales.
Periodista
7. Difundir los cursos en la radio municipal
Promotor cultural
8. Receptar inscripciones de niños y
adolescentes. D3
S1S1
Promotor cultural
9. Inaugurar cursos vacacionales
Promotor cultural
10. Ejecutar cursos vacacionales.
D4
Promotor cultural
11.Clausurar cursos vacacionales.
12.¿Los estudiantes asistieron a todo el
curso?
Promotor cultural
13. Entregar diplomas de asistencia
SI
Fin
Promotor cultural
14. Elaborar informes
Director
15.Certificar informes.
D6NO
D5
Director
16. Archivar informes y autorizar pagos a
promotores
Fin
A
A
342
Documento: Sistemas:
D1: Plan de cursos vacacionales (contiene
fechas, promotores, lugares para los cursos)
S1: Sistema de Gestión Documental
Quipux
D2: Matriz de requisitos
Hojas de vida de los solicitantes
Memo
D3: Matriz de requisitos
Copia de cedula de los niños o
adolescentes
Registro de inscripción
D4: Registro de asistencia de los alumnos
D5: Diploma
D6: Informe de cursos vacacionales
(fotografías, videos, registro de asistencia)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1.
PLANIFICAR LOS
CURSOS
VACACIONALES
Se realiza la planificación de los
cursos vacacionales en los que se
designa en qué lugares y con qué
promotores se dictaran los cursos.
Promotores
Culturales
2.
APROBAR LA
PLANIFICACIÓN
DE PROMOTORES
El directo recibe el documento con la
planificación, lo revisa y lo aprueba
para su ejecución.
Director
3.
SUGERIR
CONTRATACIÓN
DE PERSONAL.
Se sugiere vía memo la contratación
de nuevos promotores culturales
adjuntando las hojas de vida de las
personas para el periodo de cursos
vacacionales.
Promotores
Culturales
4. EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Se realiza el llamado al procedimiento
de Ejecución de presupuesto en el que
se analiza y se otorgan las partidas
presupuestarias pertinentes.
5.
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS, OBRAS
Y CONSULTORÍAS.
Se realiza el llamado al proceso
Contratación y adquisiciones de
bienes, servicios, obras y consultorías
en el que gestiona la contratación de
los nuevos promotores.
6.
REALIZAR
COMUNICADO
PARA INVITAR A
LOS CURSOS
VACACIONALES.
Se da a conocer las inscripciones para
los respectivos cursos, y las fechas a
través de un comunicado en medios
de comunicación locales.
Promotores
Culturales
7.
DIFUNDIR CURSOS
EN RADIO
MUNICIPAL
Con el comunicado realizado por la
dirección de cultura el periodista de la
dirección de comunicación difunde
Periodista
343
las invitaciones a participar en los
cursos.
8.
RECEPTAR
INSCRIPCIONES
DE NIÑOS Y
ADOLESCENTES.
Se receptan las inscripciones de los
niños y adolescentes con la copia de
la cedula de identidad y el registro de
inscripción.
Promotores
Culturales
8.
INAUGURAR
CURSOS
VACACIONALES
Se realiza un acto de inauguración con
todos los participantes.
Promotores
Culturales
9.
EJECUTAR
CURSOS
VACACIONALES.
Se realizan los cursos en el periodo
vacacional. Se lleva un registro de
asistencia de los participantes.
Promotores
Culturales
10.
CLAUSURAR
CURSOS
VACACIONALES.
Se realiza un acto de clausura para dar
finalizada las jornadas vacacionales
con los participantes y sus familiares.
Promotores
Culturales
11.
¿LOS
ESTUDIANTES
ASISTIERON A
TODO EL CURSO?
Si los estudiantes asistieron
al curso completo
Ir a la actividad 12
Si los estudiantes no
asistieron al curso completo
Ir a la actividad 16 (FIN)
12.
ENTREGAR
DIPLOMAS DE
ASISTENCIA.
Se entrega los respectivos diplomas a
quienes hayan asistido todos los días
completos del curso.
Promotores
Culturales
13. ELABORAR
INFORMES
Se elabora informes sobre los cursos
vacacionales, adjuntando fotografías,
videos y los registros de asistencia.
Promotores
Culturales
14. CERTIFICAR
INFORMES
El director de la Dirección de Cultura
revisa los informes y lo certifica con
su firma.
Director.
15.
ARCHIVAR
INFORMES Y
AUTORIZA PAGOS
A PROMOTORES
La dirección administrativa recibe los
informes los archiva y autoriza los
pagos para los promotores que se
contrató eventualmente para este
periodo.
Director
Administrativo.
16. Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1. Plan Operativo Anual POA
2. Plan Anual de Contratación PAC
344
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Listado Registro de Inscripciones de cursos vacacionales
D4 Registro de Asistencia a cursos
D5 Diplomas
9. ANEXOS.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía Revisó: Liliana Poso
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
345
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
TURISMO
CÓDIGO: P-MS-SPM-CIE-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN TURISMO
1. OBJETIVO
Fortalecer los conocimientos de los trabajadores y administradores del sector turístico
para mejorar sus servicios destinados a los turistas locales, nacionales y extranjeros.
2. ALCANCE
Aplica desde el diseño del proyecto de capacitación para el sector turístico hasta la entrega
de certificados.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo El Director del departamento realiza la
autogestión con Instituciones de Estado para
conseguir los fondos.
Asistente de Mejoramiento
Turístico
Coordinar la infraestructura académica para la
ejecución de los cursos de capacitación.
Socialización y convocatoria a los
establecimientos turísticos para la participación de
los cursos de capacitación.
Supervisión del cumplimento de las
capacitaciones.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 POA Plan Operativo Anual
4 PAC Plan Anual de Contratación
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SECTOR TURÍSTICO El sector turístico de una ciudad ofrece productos
(servicios + derechos de uso) a través de las
diferentes empresas y diversas organizaciones
públicas y privadas. En el caso del Cantón Ibarra está
dividido en Subtropical, Zona andina y Centro de la
ciudad.
346
2 EXTRANGERO Se define como extranjero a aquella persona que no
forma parte de la comunidad política que se adopta
como referencia. En todos los Estados existe una
regulación acerca de la entrada y salida de los
extranjeros del territorio nacional.
3 CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de
una institución oficial, los certificados son
fundamentales para demostrar la formación y la
experiencia. Es un tipo de texto que se produce
normalmente a instancias de quien lo recibe, y por
una persona con autoridad suficiente dentro de la
institución para establecer que se ha cumplido con lo
afirmado en el documento
4 CAPACITACIÓN Proporcionar los conocimientos teóricos- prácticos a
los trabajadores para mejorar el desempeño al
realizar las funciones de sus propios puestos.
5 LOGÍSTICA E
INFRAESTRUCTURA
Conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un
fin o evento determinado. La logística comprende el
lugar y la preparación del lugar donde se realizara el
evento.
6. PLAN CURRICULAR Documento que está adaptado a las características y
necesidades importantes del público objetivo Consta
de objetivos, estrategias y contenidos que se
impartirán en las capacitaciones.
347
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación en Turismo.
DIR
EC
CIÓ
N D
E T
UR
ISM
OC
LIE
NT
E
Fase
Director de turismo
1. Elaborar el proyecto de capacitación
Director de turismo
2. Diseñar el plan curricular.
Asistente de mejoramiento turistico
3. Coordinar la infraestructura y la
logística
Asistente de mejoramiento turístico
4. Convocar inscripciones
D1
Asistente de mejoramiento turistico
5. Realizar inscripciones
D2
Cliente
6. Asistir a las capacitaciones
Asistente de mejoramiento turistico
7. Entregar certificado al ciudadano
Fin
D3
Inicio
Documentos: Sistemas:
D1: Oficio de convocatoria a
capacitaciones
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX
D2: Copia de cedula y formulario de
inscripción
D3: Certificación
348
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ELABORAR EL
PROYECTO
Se elabora el proyecto en base a los
requerimientos de las instituciones
quienes financiarán temas de
capacitación para el sector turístico.
Director de
Turismo
2 DISEÑAR EL PLAN
CURRICULAR
Reunión de trabajo con los diferentes
capacitadores para elaborar la malla
curricular de acuerdo a los temas a
estudiar, horarios y aulas.
Director de
Turismo
Entidad u
organismo
adjudicado para
capacitación
3
COORDINAR LA
INFRAESTRUCTURA
Y LOGÍSTICA
Se procede a solicitar las aulas de
capacitación municipal para el
desarrollo de las capacitaciones
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
4 CONVOCAR A
INSCRIPCIONES
Se procede a convocar a los
establecimientos turísticos a través de
oficio, emails masivos, medios de
comunicación para la inscripción de
los cursos.
(registro de recibimiento de
convocatoria, notas de prensa, envíos
de emails)
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
5 REALIZAR
INSCRIPCIONES
El personal de los establecimientos
turísticos proceden a las inscripciones
para los curso según su servicio:
(Alojamiento, Restaurante y Cocina.),
requisito: Cedula de ciudadanía y
llenar formulario de inscripción.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
Entidad u
organismo
adjudicado para
capacitación
6 PARTICIPAR DE LA
CAPACITACIÓN
Asistencia de los participantes a cursos
de capacitación según las
inscripciones y sus horarios.
Cliente
7 ENTREGAR
CERTIFICACIÓN
Entrega del certificado a los
participantes de las capacitaciones.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
8 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones
del ministerio de turismo a la ilustre municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 Normas de Control Interno.
4. Plan Operativo Anual
5. Plan Anual de Contratación
349
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y Descentralización.
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D2 Formulario de Inscripción para capacitaciones.
D3 Certificado de participación en capacitaciones
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Lic. Diego Flores
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
350
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN EN
MEDIO AMBIENTE
CÓDIGO: P-MS-SPM-CIE-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Páginas 1 de n
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EN MEDIO AMBIENTE
1. OBJETIVO
Se realiza con el fin de crear conciencia ambiental y sensibilizar a los diversos grupos de
la comunidad en la participación del cuidado del ambiente en las diferentes temáticas que
esto abarca.
2. ALCANCE
Capacitaciones para Instituciones educativas
Capacitaciones de sensibilización a la mecánicas y Lubricadoras
Capacitaciones sobre la prevención de incendios forestales a las comunidades.
Este procedimiento empieza con la revisión del plan de capacitación y termina
con los informes de capacitación
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Promotor Ambiental Es la persona encargada de impulsar, organizar y
ejecutar las capacitaciones a los diferentes
públicos.
Director Gestión Ambiental Analiza, revisa y archiva informes de
capacitaciones enviados por los promotores para
conocimiento y evaluación del servicio que se
está brindando
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 PAE Protección Animal del Ecuador
3 EMAPA Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLUBS
ECOLOGICOS
Grupos de estudiantes que se forman en las
instituciones educativas que promueven y participan
en las actividades de recolección y cuidado del medio
ambiente.
351
2 GREMIOS Conjunto de individuos que tienen alguna
circunstancia en común
3 CAPACITACIÓN La capacitación es la impartición de conocimientos
técnicos, teóricos y prácticos que complementan las
capacidades que ya tenemos y que contribuyen a
nuestro desarrollo en una actividad, una profesión, una
estrategia organizacional o un proyecto de vida.
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación en Medio Ambiente.
DIR
EC
CIÓ
N D
E G
ES
TIÓ
N A
MB
IEN
TA
L
CL
IEN
TE
Fase
4.¿ La capacitación a
quien esta dirigida?
Inicio
Promotor Ambiental
5. Solicitar apoyo de
entidades externas
para capacitaciones. D4
Promotor Ambiental
1. Revisar plan de
capacitación y peticiones
ciudadanas.
Promotor Ambiental
2. Identificar grupos y
temáticas de
capacitaciónD1
Promotor Ambiental
3. Elaborar oficios y
entrega a
establecimientos.
D2
Promotor Ambiental
6.Realizar
cronograma de
capacitaciones
Instituciones
Educativas
Mecánicas/Lubricadoras
o comunidades
Promotor
Ambiental
7. Convocar a
capacitaciones.
Promotor Ambiental
8. Prepara material
de difusión.
Cliente
9. Asistir a
capacitaciones
Fin
D3
D5
S1
Director Gestión
Ambiental
11.Revisar y
archivar informes.
Promotor Ambiental
10. Elaborar
informes
D6 D6
S1
352
Documentos: Sistemas:
D1: Registro de escuelas que van a ser
visitadas
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX.
D2: Oficio de solicitud de capacitaciones
D3: Oficio para socialización de capacitaciones
con rectores y directores de unidades
educativas y con los presidentes de gremios o
comunidades
D4: Oficio petición ayuda entidades externas.
D5: Oficio de visitas a instituciones
D6: Memo con el informe de capacitaciones,
incluyendo cronograma, fotografías,
contenidos didácticos, evaluación de
estudiantes.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
REVISAR PLAN DE
CAPACITACION Y
PETICIONES
CIUDADANAS
El promotor ambiental revisa el plan
de capacitación para coordinar
temáticas y grupos objetivos para
recibir las capacitaciones, también se
revisa las peticiones de instituciones
para formar parte del plan.
Promotor
Ambiental
2
IDENTIFICAR
GRUPOS Y
TEMÁTICAS DE
CAPACITACIÓN
Se reúnen funcionarios de la
Dirección de educación, funcionarios
del Municipio y responsable de los
clubes ecológicos. Se pone a
consideración tanto secundaria como
primaria.
Las instituciones solicitan las
capacitaciones para los estudiantes
mediante oficios.
Promotor
Ambiental
3
ELABORAR OFICIOS
Y ENTREGA A
ESTABLECIMIENTOS.
Socializar a los rectores y directores
de los establecimientos educativos a
través de oficios, también se realiza
un acercamiento con los presidentes
de las comunidades informándoles de
la planificación de las capacitaciones
mediante oficio En el caso de las
mecánicas y lubricadoras es el mismo
acercamiento a los presidentes de los
gremios, con quienes se organizan las
capacitaciones.
Promotor
Ambiental
4
¿LA CAPACITACIÓN
A QUIÉN ESTA
DIRIGIDA?
Si la capacitación está dirigida a
instituciones educativas
Ir a la actividad 5
Si la capacitación está dirigida a
Mecánicas/Lubricadoras o
comunidades
Ir a la actividad 6
353
5
SOLICITAR APOYO
PARA
CAPACITACIONES
DE ENTIDADES
EXTERNAS.
Se envía oficios a las entidades
externas como Emapa, PAE, Policía
Nacional para que ayuden en el
proceso de capacitación.
Promotor
Ambiental
6.
REALIZAR
CRONOGRAMA DE
CAPACITACIONES
Conforme se ha coordinado con los
diferentes dirigentes y responsables
se realiza el cronograma de las
capacitaciones.
Promotor
Ambiental
7 CONVOCAR A
CAPACTITACIONES.
A través de un oficio se invita a las
comunidades y también en el caso de
las mecánicas y lubricadoras para que
participen el día de las capacitaciones.
Se envía en oficio el cronograma a las
instituciones notificando los días,
temas que se trataran en las
capacitaciones
Promotor
Ambiental
8
PREPARAR
MATERIAL DE
DIFUSIÓN
Se prepara el material necesario para
las capacitaciones entre ellos trípticos
dípticos, material de difusión y
diapositivas de Power Point entre
otras.
Promotor
Ambiental
9. EJECUTAR
CAPACITACIONES
Con el material necesario los
promotores ambientales asisten a los
establecimientos impartir las
capacitaciones.
Promotor
Ambiental
10. ELABORAR
INFORMES
Elaborar informe adjuntando la
evaluación de los estudiantes, con
verificadores y contenidos didácticos.
Anexar todo tipo de evidencias
(fotografías)
Promotor
Ambiental
11.
REVISAR Y
ARCHIVAR
INFORMES
El Director de Gestión ambiental
recibe de manera semanal los
informes para su revisión y archivo.
Director Gestión
Ambiental.
12. FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza constitutiva de la comisión de medio ambiente, riesgos naturales e
higiene
3 Plan Operativo Anual POA
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
354
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 Registro de instituciones educativas que serán visitadas para la
capacitación
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía B Revisó: Ing. Jorge Ortega
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
355
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
INTERNA UGESISO
CÓDIGO: P-MS-PSM-CIE-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDMIENTO CAPACITACIÓN INTERNA UGESISO
1. OBJETIVO
Personal consiente e informado de todas las normas de prevención de riesgo y seguridad
industrial para que haga su trabajo en condiciones y con actos seguros para de esta
manera, preservar su integridad física como mental.
2. ALCANCE
Desde la planificación de la capacitación hasta la asistencia a la misma.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director Administrativo Aprueba asistencia a la capacitación
Unidad de Talento
Humano
Considerar el Plan de capacitación de la UGESISO
en el Plan del GADI
Responsable de UGESISO Coordina la asistencia a las capacitaciones de los
miembros de la UGESISO
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UGESISO Unidad de Gestión de Seguridad Industrial y
Seguridad Ocupacional
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
4 SART Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo
5 CAN Comunidad Andina de Naciones
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CAPACITACIÓN La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-
aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y
destrezas de los servidores, que les permitan un mejor
desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o
externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y
que pueda brindar aportes a la institución.
SEGURIDAD
INDUSTRIAL
Conjunto de técnicas y actividades destinadas a la
identificación, valoración y control de las causas o
condiciones de trabajo que pueden generar accidentes de
trabajo, daños a la propiedad o producción.
2 SEGURIDAD
OCUPACIONAL
Ciencia que busca proteger y mejorar la salud física,
mental, social y espiritual de los trabajadores en sus puestos
de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa
356
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación Interna UGESISO
UN
IDA
D D
E
TA
LEN
TO
HU
MA
NO
UG
ES
ISO
DIR
EC
CIÓ
N
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
Fase
Analista de Talento Humano
2. Considerar el Plan anual de charlas eventos y
capacitaciones en el Plan de capacitación del GADI
D1, D2
3. ¿La capacitación inicia aplicando el
plan?Responsable UGESISO
5. Receptar e informa de invitación o participación en
capacitación
SI
NO
4. P-MA-GF-P-02Ejecución de Presupuesto
Responsable UGESISO
7. Determinar personal disponible para
capacitación
Director Administrativo
6. Aprueba capacitación
Responsable UGESISO
8. Informar a los funcionarios sobre la
capacitaciónResponsable UGESISO
1. Elaborar Plan Anual de Charlas y Eventos de
Capacitación
Inicio
D1
UGESISO
9. Asistir a capacitación
Analista de Talento Humano
11. Receptar informe de capación
UGESISO
10. Emite informe de capacitación
Director Administrativo
12. Receptar informe de capación
Fin
Fin
Fin
D3, D4
D4
D5
D5
D5
S1
S1
S1
S1
S1
S1
357
Documentos Sistemas:
D1. Plan Anual de Charlas y Eventos de
Capacitación
S1: Sistema de Gestión documenta
QUIPUX
D2. Plan de capacitación del GADI
D3. Invitaciones para capacitaciones
D4. Memorando de informe sobre invitación
o participación de capacitación
D5. Informe de capacitación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ELABORAR PLAN
ANUAL DE
CHARLAS Y
EVENTOS DE
CAPACITACIÓN
Elabora el Plan Anual de Charlas y
Eventos de Capacitación
Responsable
UGESISO
2
CONSIDERAR EL
PLAN ANUAL DE
CHARLAS
EVENTOS Y
CAPACITACIONES
EN EL PLAN DE
CAPACITACIÓN
DEL GADI
Para Considerar el Plan anual de charlas
eventos y capacitaciones en el plan de
capacitación del GADI, se envía mediante
memorando a la Unidad de Talento
Humano
Analista de
Talento Humano
3
¿LA
CAPACITACIÓN
INICIA
APLICANDO EL
PLAN?
Si es una Entidad Externa. Ver actividad
4.
Si es una Unidad del GADI. Ver
actividad 6.
4 EJECUCIÓN DE
PRESUPUESTO
Se hace el llamado al Procedimiento P-
MA-GF-P-02 Ejecución de presupuesto
para el trámite respectivo
5
RECEPTAR E
INFORMA DE
INVITACIÓN O
PARTICIPACIÓN
EN
CAPACITACIÓN
Distintas entidades envían información al
Responsable de la UGESISO sobre las
capacitaciones disponibles concernientes
a temas relacionados con el Trabajo de la
UGESISO
Responsable
UGESISO
6 APRUEBA
CAPACITACIÓN
Para poder formar parte de la capacitación
se necesita tener la aprobación previa del
Director Administrativo
Director
Administrativo
7
DETERMINAR
PERSONAL
DISPONIBLE
PARA
CAPACITACIÓN
Se determinar personal disponible para
que pueda asistir a la capacitación.
Responsable
UGESISO
358
8
INFORMAR A LOS
FUNCIONARIOS
SOBRE LA
CAPACITACIÓN
Informa a los funcionarios sobre la
capacitación
Responsable
UGESISO
9 ASISTIR A
CAPACITACIÓN Asiste a la capacitación UGESISO
10
EMITE INFORME
DE
CAPACITACIÓN
Concluida la capacitación se emite
informe como medio de comprobación de
la capacitación el cual va dirigido a la
Unidad de Talento Humano y Al Director
Administrativo para su respectivo
conocimiento.
UGESISO
11 RECEPTAR
INFORME DE
CAPACIÓN
Recepta informe de capación
Analista de
Talento Humano
12 RECEPTAR
INFORME DE
CAPACIÓN
Recepta informe de capación
Director
Administrativo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan de capacitaciones del GADI
2 Reglamento interno de seguridad y salud del GADI
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Ley de contratación publica
3 Resolución 390 del IESS
4 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
5 Código del trabajo
6 Ley de servicio público
7 Ley de seguridad social
8 ACUERDO 2393 reglamento de seguridad salud y ambiente de trabajo
9 Resolución CD 333. Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo SART
10 Instrumento Andino aprobado por la CAN (Comunidad Andina de Naciones)
359
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
1 Creación de la necesidad
2 Lista de inscripción
3 Invitaciones
4 Lista de asistentes
5 Informes
6 Certificados de capacitación
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Fernanda Villa, Karina Monroy Revisó: Ing. Juan Carlos Echeverría
Responsable UGESISO
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
360
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
EXTERNA UGESISO
CÓDIGO: P-MS-SPM-CIE-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 d en
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EXTERNA UGESISO
1. OBJETIVO
Personal consiente e informado de todas las normas de prevención de riesgo y seguridad
industrial para que haga su trabajo en condiciones y con actos seguros para de esta
manera, preservar su integridad física como mental.
2. ALCANCE
Inicia desde la planificación de la capacitación hasta el desarrollo de la misma.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director Administrativo Aprobar capacitación
Unidad de Talento
Humano Coordina la contratación capacitador
Responsable de UGESISO Planifica, Coordina la ejecución de la capacitación
Inspectores UGESISO Brinda apoyo logístico para la preparación de la
capacitación
Médicos, Trabajadora
Social Preparan información para la capacitación
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UGESISO Unidad de Gestión de Seguridad Industrial y
Seguridad Ocupacional
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
4 SART Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo
5 CAN Comunidad Andina de Naciones
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CAPACITACIÓN La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-
aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las
habilidades y destrezas de los servidores, que les
permitan un mejor desempeño en sus labores
habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a
un programa permanente, aprobado y que pueda
brindar aportes a la institución.
361
SEGURIDAD
INDUSTRIAL
Conjunto de técnicas y actividades destinadas a la
identificación, valoración y control de las causas o
condiciones de trabajo que pueden generar accidentes
de trabajo, daños a la propiedad o producción.
2 SEGURIDAD
OCUPACIONAL
Ciencia que busca proteger y mejorar la salud física,
mental, social y espiritual de los trabajadores en sus
puestos de trabajo, repercutiendo positivamente en la
empresa
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación Externa UGESISO
AT
EN
CIÓ
N A
L
CLIE
NT
E
UG
ES
ISO
UN
IDA
D D
E
TA
LE
NT
O H
UM
AN
OU
NID
AD
ES
G
AD
ID
IRE
CC
IÓN
A
DM
INIS
TR
AT
IVA
Fase
Responsable UGESISO
1. Elaborar Plan Anual de Charlas y Eventos de
Capacitación
Inicio
D1
Analista de Talento Humano
2. Considerar el Plan anual de charlas eventos y
capacitaciones en el plan de capacitación del GADI
D2, D3
3. ¿Quién requiere la capacitación es una
entidad externa o Unidad del GADI?
Directores -Responsables -Coordinadores Unidades
GADI
6. Informar sobre capacitacion D6
Unidades GADI
A
Director Administrativo
5. Autoriza la capacitación
A4. P-MS-GTC-AP-11
Atención de Peticiones
D4
Entidad Externa
Responsable UGESISO
7. Realizar reunión preliminar con la Unidad del GADI que
requiere capacitación
D5
Responsable- Inspectores UGESISO
8. Preparar material audiovisual o impreso
dependiendo del grupo objeto de la capacitación D7
1
S1
362
Diagrama de flujo: Capacitación Externa UGESISOU
GES
ISO
UN
IDA
D D
E TA
LEN
TO
HU
MA
NO
UN
IDA
DES
GA
DI
DIR
ECC
IÓN
A
DM
INIS
TRA
TIV
A
Fase
Unidad UGESISO Entidad Publica
Entidad Privada
15. Ejecutar Capacitación
Responsable - Médicos- Trabajadora Social UGESISO
Entidad Privada
16. Emite informe de cumplimiento como medio de
comprobación
Director Administrativo
19. Conocer informe de cumplimiento como medio de
comprobación
Analista de Talento Humano
18. Conocer informe de cumplimiento como medio de
comprobación
Fin
12. El capacitador es Integrante UGESISO,
Entidad Pública o Entidad Privada
Responsable - Médicos- Trabajadora Social UGESISO
13. Preparar Información a impartir
Entidad Privada
Integrantes UGESISO o Entidad Pública
D7
P-MA-BSI-ACP-0114. Contratación y
Adquisición de Bienes, Servicios, Obras y
consultorías
D10
Responsable UGESISO
17. Elaborar y entrega certificados de asistencia a la
capacitación
D9
Fin
D11
Fin
D10
D10
Responsable UGESISO
9. Elaborar memorando de invitación a la capacitación
D8
Directores, Responsables, Coordinadores GADI
10. Informar sobre capacitación al personal de la
unidad correspondienteD8
S1
Fin
Inspector UGESISO
11. Coordinar logística para la capacitación (capacitador,
equipos, lugar)
1
S1
363
Documentos: D8. Memorando de invitación a la
Capacitación
D1. Plan Anual de charlas y eventos D9. Registro de Asistencia, fotografías
D2. Plan de capacitación GADI D10. Informe de Cumplimiento de
Capacitación
D3. Memorando solicitando capacitación D11. Certificado de Asistencia
D4. Petición de Capacitación (requisitos) Sistemas:
D5. Constancia del Tema y asistencia a la
reunión (detallar aspectos de la reunión para
capacitación en la descripción)
S1:Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D6. Memorando: Considerar el Plan anual de
charlas eventos y capacitaciones en el plan de
capacitación del GADI
D7. Material impreso de la Capacitación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ELABORAR PLAN
ANUAL DE
CHARLAS Y
EVENTOS DE
CAPACITACIÓN
Elaborar Plan Anual de Charlas y
Eventos de Capacitación
Responsable
UGESISO
2
CONSIDERAR EL
PLAN ANUAL DE
CHARLAS EVENTOS
Y CAPACITACIONES
EN EL PLAN DE
CAPACITACIÓN
DEL GADI
Para Considerar el Plan anual de
charlas eventos y capacitaciones en el
plan de capacitación del GADI, se
envía mediante memorando a la
Unidad de Talento Humano
Analista de Talento
Humano
3
¿QUIÉN REQUIERE
LA CAPACITACIÓN
ES UNA ENTIDAD
EXTERNA O
UNIDAD DEL GADI?
Si es una Entidad Externa. Ver
actividad 4.
Si es una Unidad del GADI. Ver
actividad 6.
Unidades GADI
4 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Se hace el llamado al Procedimiento
P-MS-GTC-AP-11 Atención de
peticiones, pues la entidad externa
solicita la capacitación a través de un
memorando, ingresado por la
ventanilla de atención al cliente.
5 AUTORIZA LA
CAPACITACIÓN
La petición llega a la Dirección
Administrativa en la cual el Director
Administrativo autoriza la
participación en la capacitación.
Director
Administrativo
6 INFORMAR SOBRE
CAPACITACIÓN
Se informar sobre capacitación a los
funcionarios de las Unidades GADI
Directores -
Responsables -
Coordinadores
Unidades GADI
364
7
REALIZAR
REUNIÓN
PRELIMINAR CON
LA UNIDAD DEL
GADI QUE
REQUIERE
CAPACITACIÓN
Con la finalidad de coordinar aspectos
preliminares a la capacitación se
realiza una reunión preliminar con la
Unidad del GADI que requiere
capacitación
Responsable
UGESISO
8
PREPARAR
MATERIAL
AUDIOVISUAL O
IMPRESO
DEPENDIENDO DEL
GRUPO OBJETO DE
LA CAPACITACIÓN
Prepara material audiovisual o
impreso que va a ser expuesto en la
capacitación, dependiendo del grupo
objeto de la capacitación
Responsable-
Inspectores
UGESISO
9
ELABORAR
MEMORANDO DE
INVITACIÓN A LA
CAPACITACIÓN
Se elabora un memorando de
invitación a la capacitación.
Responsable
UGESISO
10
INFORMAR SOBRE
CAPACITACIÓN AL
PERSONAL DE LA
UNIDAD
CORRESPONDIENTE
Informar sobre capacitación al
personal de la unidad correspondiente
dependiendo del tiempo disponible
Directores,
Responsables,
Coordinadores
GADI
11
COORDINAR
LOGÍSTICA PARA
LA CAPACITACIÓN
(CAPACITADOR,
EQUIPOS, LUGAR)
Coordinar logística para la
capacitación (capacitador, equipos,
lugar), para lo cual el inspector
verifica las condiciones del local,
equipos, material para la charla.
Inspector
UGESISO
12
EL CAPACITADOR
ES INTEGRANTE
UGESISO, ENTIDAD
PÚBLICA O
ENTIDAD PRIVADA
Si es integrante UGESISO-Entidad
Pública. Ver actividad 13
Si es Entidad Privada. Ver actividad
14
13
PREPARAR
INFORMACIÓN A
IMPARTIR
Preparar Información a impartir en la
capacitación y en caso de ser una
Entidad Pública se coordina la
participación de la entidad.
Responsable -
Médicos-
Trabajadora Social
UGESISO
14 CONTRATACIÓN
PÚBLICA
Se llama al Procedimiento P-MA-BSI-
ACP-01 Contratación Pública para
que se realice la contratación del
capacitado.
15 EJECUTAR
CAPACITACIÓN
Ejecuta Capacitación, de acuerdo a lo
programado
Unidad UGESISO
Entidad Publica
Entidad Privada
16
EMITE INFORME DE
CUMPLIMIENTO
COMO MEDIO DE
COMPROBACIÓN
Emite informe de cumplimiento como
medio de comprobación de asistencia
a la capacitación
Responsable -
Médicos-
Trabajadora Social
UGESISO
Entidad Privada
365
17
ELABORAR Y
ENTREGA
CERTIFICADOS DE
ASISTENCIA A LA
CAPACITACIÓN
Elaborar y entrega certificados de
asistencia a la capacitación
dependiendo de las horas de
capacitación y en caso de ser
necesario.
Responsable
UGESISO
18
CONOCER
INFORME DE
CUMPLIMIENTO
COMO MEDIO DE
COMPROBACIÓN
Luego de participar en la capacitación
se hace conocer el informe de la
capacitación como medio de
comprobación.
Analista de Talento
Humano
19
CONOCER
INFORME DE
CUMPLIMIENTO
COMO MEDIO DE
COMPROBACIÓN
Luego de participar en la capacitación
se hace conocer el informe de la
capacitación como medio de
comprobación.
Director
Administrativo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan de capacitaciones del GADI
2 Reglamento interno de seguridad y salud del GADI
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Ley de contratación publica
3 Resolución 390 del IESS
4 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
5 Código del trabajo
6 Ley de servicio público
7 Ley de seguridad social
8 ACUERDO 2393 reglamento de seguridad salud y ambiente de trabajo
9 Resolución CD 333. Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo SART
10 Instrumento Andino aprobado por la CAN (Comunidad Andina de Naciones)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
1 Creación de la necesidad
2 Lista de inscripción
3 Fotos
4 Invitaciones
5 Lista de asistentes
6 Informes
7 Certificados de capacitación
366
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Fernanda Villa, Karina Monroy Revisó: Ing. Juan Carlos Echeverría
Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012
Firma
Firma
367
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
INTERNA TALENTO HUMANO
CÓDIGO: P-MS- SPM-CIE-O5
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN INTERNA TALENTO HUMANO
1. OBJETIVO
Capacitar al talento Humano del GAD Municipal del Cantón Ibarra, a fin de proveer las
herramientas necesarias para que se ponga en práctica en su área de trabajo para lograr
eficiencia en los servicios que presta la institución a la comunidad, pues el objetivo
fundamental del Centro de Capacitación Municipal CECAMI no solamente es capacitar
sino preparar para el futuro.
2. ALCANCE
Las capacitaciones están dirigidas a todos los funcionarios de la municipalidad.
Este procedimiento inicia en la elaboración de encuestas para las direcciones y termina
en la entrega de certificaciones a los funcionarios.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Alcalde Aprueba los planes o proyectos que la Unidad de Talento
Humano proponga como parte de su gestión.
Responsable Unidad de
Talento Humano
Impulsa los proyectos de capacitación para la comunidad.
Realiza la supervisión y el control de todas las
actividades de capacitación
Analista de Talento
Humano
Coordina las actividades referentes a las capacitaciones
para la comunidad.
Director de Finanzas El director financiero coordina el control de recursos
financieros de la institución. Certifica disponibilidad de
fondos de procesos precontractuales y contractuales.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 POA Plan Operativo Anual
4 PAC Plan Anual de contratación
4 CECAMI Centro de Capacitación Municipal
368
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
2 CAPACITACIÓN Proporcionar los conocimientos teóricos- prácticos a
los trabajadores para mejorar el desempeño al realizar
las funciones de sus propios puestos.
3 LOGÍSTICA Conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un
fin o evento determinado. La logística comprende el
lugar y la preparación del lugar donde se realizara el
evento.
369
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación interna de Talento Humano
UN
IDA
D D
E T
ALE
NT
O H
UM
AN
OA
LC
ALD
ÍAC
LIE
NT
E
INT
ER
NO
Fase
Inicio
Responsable de Talento Humano
1. Elaborar encuestas para funcionarios.
Responsable de Talento Humano
2. Elaborar plan de capacitación.
D1
D2
Alcalde
3. Aprobar el plan de capacitación.
4. ¿La capacitación está
incluida en el plan?
5. P-MA-GF-P-02Ejecución de presupuesto
Analista de Talento Humano
8. Receptar invitaciones de capacitación
SI
NO
Analista de Talento Humano
6. Conformar grupos para capacitaciones.
Analista de Talento Humano
7. Coordinar logística
Analista de Talento Humano
9. Verificar el personal disponible para capacitaciones
Analista de Talento Humano
10. Llenar inscripciones
S4.1
Analista de Talento Humano
11. Pedir pago a Dirección Financiera
D3S1
Analista de Talento Humano
12. Informar a los funcionarios sobre
horarios de capacitación
Funcionarios
13. Asistir a capacitación
Funcionarios
14. Entregar certificado de capacitación a Talento Humano
D5
Analista de Talento Humano
15. Archivar certificados
Fin
D4
D5
S1
370
Documentos: Sistemas:
D1. Encuestas de capacitación para
funcionarios.
S1. Sistema de Gestión Documental
QUIPUX
D2. Plan de capacitación S4.1: Excel
D3. Memorándum solicitando pago para
capacitación
D4. Memo informando de capacitaciones a
funcionarios.
D5. Certificado de Capacitación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ELABORAR
ENCUESTAS PARA
FUNCIONARIOS.
Se elaboran las encuestas para
directores y jefes de áreas, para saber la
necesidad en temas de capacitación.
Responsable de
Talento Humano.
2
ELABORAR EL
PLAN DE
CAPACITACIÓN
Con los resultados de las encuestas, se
elabora el plan de capacitación, con las
estadísticas se analiza temas como el
cronograma, costo, temas prioritarios de
capacitación
Responsable de
Talento Humano.
3 APROBAR EL
PLAN
El plan es revisado por el alcalde y
aprobado para su aplicación. Alcalde
4
¿LA
CAPACITACIÓN
INICIA
APLICANDO EL
PLAN?
Si la capacitación inicia aplicando el
plan
Ir a la actividad 5
Si la capacitación inicia por una
invitación externa.
Ir a la actividad 8
5. EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
Se hace el llamado al proceso
Ejecución del presupuesto en el que se
pide la partida presupuestaria para las
capacitación
6
CONFORMAR
GRUPOS PARA
CAPACITACIÓN
Se coordina con las direcciones y
unidades para no interrumpir labores
con los horarios de capacitación
Analista de Talento
Humano
7 COORDINAR
LOGISTICA
El CECAMI coordina los eventos, la
logística y el material didáctico para
dictar las capacitaciones
Ir a la actividad 12
Analista de Talento
Humano
8
RECEPTAR
INVITACIONES A
CAPACITACIONES
Llegan a la municipalidad invitaciones
de capacitaciones para funcionarios de
diversos temas.
Analista de Talento
Humano
9
VERIFICAR EL
PERSONAL
DISPONIBLE PARA
CAPACITACIONES
Se verifica quien no ha asistido
anteriormente a capacitaciones y de esta
forma a quien le corresponde asistir de
acuerdo al tema y a las funciones.
Analista de Talento
Humano
10 LLENAR
INSCRIPCIONES
Los funcionarios se inscriben para las
capacitaciones. Funcionario
371
11
PEDIR PAGO A
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
A través de memo vía Quipux se solicita
el pago de las capacitaciones a la
Dirección Financiera.
Analista de Talento
Humano
12
INFORMAR A LOS
FUNCIONARIOS
SOBRE
CAPACITACIONES.
Se informa a los funcionarios sobre los
horarios de capacitación y el lugar
pertinente vía memo a través de Quipux
Analista de Talento
Humano
13 ASISTIR A
CAPACITACIÓN
Los funcionarios acuden a las
capacitaciones pertinentes. Funcionario
14
ENTREGAR
CERTIFICADO DE
CAPACITACIÓN
El funcionario recibe el certificado de
haber asistido a las capacitaciones. El
certificado contiene el número de horas
asistidas y el tema en el que se capacito.
Funcionario
15 ARCHIVAR
CERTIFICADOS.
Los certificados son archivados y
adjuntados a la hoja de vida del
funcionario.
Analista de Talento
Humano
16 Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan Operativo Anual POA
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 Plan Anual de contratación PAC
4. Ley de Servicio Civil
5. Reglamento Interno del GAD-I
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1. Encuestas anuales para determinar necesidad de capacitación.
D5. Certificación de participación en capacitaciones.
372
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía B Revisó: Dra. Graciela Villacís
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
373
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN
EXTERNA TALENTO HUMANO
CÓDIGO: P-MS-SPM-CIE-06
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EXTERNA TALENTO HUMANO
1. OBJETIVO
Brindar servicios de formación y capacitación a nuestros usuarios externos de manera
competitiva, precautelando su economía y mejorando los niveles técnicos y académicos.
2. ALCANCE
Dirigido a la comunidad del Cantón Ibarra
Empieza con el establecimiento de convenios con empresas capacitadoras y termina en
los informes enviados a la Dirección Administrativa sobre las capacitaciones brindadas.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Alcalde Aprueba los planes o proyectos que la Unidad de
Talento Humano propone como parte de su gestión
Responsable Unidad de
Talento Humano
Impulsa los proyectos de capacitación para la
comunidad. Realiza la supervisión y el control de todas
las actividades de capacitación.
Analista de Talento
Humano
Coordina las actividades referentes a las capacitaciones
para la comunidad.
Periodista Gestiona con los medios de comunicación las
convocatorias para las capacitaciones.
Asistente de capacitación Apoya logística y administrativamente en programas,
cursos y eventos de
Capacitación.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
2 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 POA Plan Operativo Anual
4 PAC Plan Anual de contratación
4 CECAMI Centro de Capacitación Municipal
374
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar
un determinado hecho. En el proceso de solicitud de
un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una
institución oficial, los certificados son fundamentales
para demostrar la formación y la experiencia. Es un
tipo de texto que se produce normalmente a instancias
de quien lo recibe, y por una persona con autoridad
suficiente dentro de la institución para establecer que
se ha cumplido con lo afirmado en el documento
2 CAPACITACIÓN Proporcionar los conocimientos teóricos- prácticos a la
ciudadanía para su desarrollo personal, formación y
desempeño en determinadas actividades.
3 LOGÍSTICA Conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un
fin o evento determinado. La logística comprende el
lugar y la preparación del espacio físico donde se
realizara el evento.
4 CONVENIO Un convenio es un acuerdo de voluntades, una
convención o un contrato.
375
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Capacitación externa de talento humano.
EN
TID
AD
E
XT
ER
NA
UN
IDA
D D
E T
ALE
NT
O H
UM
AN
OA
LC
ALD
ÍAC
OM
UN
ICA
CIÓ
N
SO
CIA
L
Fase
1. P-MA-GJ-AL-01 Asesoramiento Legal
Responsable de la Unidad de Talento Humano
2. Elaboración del plan de capacitación.
Alcalde
3. Aprobar del plan de capacitación
D1
4. Se aprueba el plan?
Fin
No
Analista de Talento Humano
5. Preparar convocatorias para cursos solicitados.
SI
Inicio
Periodista
6. Difundir convocatorias en medios de
comunicación locales
Analista de Talento Humano
9. Notificar a los ciudadanos para
inscripción
1
Empresa de capacitación
8. Ubicar a los ciudadanos en horarios y niveles del
año lectivo
Empresa de capacitación
7. Aplicar pruebas de ubicación en niveles de
ingles.
376
Diagrama de flujo: Capacitación externa de talento humano.C
LIE
NT
EU
NID
AD
DE
TA
LE
NT
O
HU
MA
NO
DIR
EC
CIÓ
N
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
Fase
1
Cliente
10. Preparar documentación para
inscripciones. D2
Analista de Talento Humano
11. Registrar inscripciones
Asistente de capacitación
12. Preparar logística para capacitaciones.
Cliente
13. Asistir a capacitaciones.
Analista de Talento Humano
14. Entregar certificado de aprobación
Analista de Talento Humano
15 Preparar informes de capacitación.
Director
16. Archivar los informes.
Fin
S4.1D4D3
Documentos: Sistemas:
D1: Convenio con entidad externa para
cursos de ingles
S4.1: Excel
D2: Copia de la cedula. Es necesario que
el aspirante sea mayor de 16 años
D3:Certificado de asistencia a los cursos
de ingles
D4: Informe de capacitaciones
377
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ASESORAMIENTO
LEGAL
Se realiza el llamado al procedimiento:
Asesoramiento Legal en el cual se
gestiona el convenio con Worldteach
(cursos de inglés) o la empresa
capacitadora pertinente .Se realiza la
planificación anual de las
capacitaciones.
2
ELABORAR EL
PLAN DE
CAPACITACIÓN
Se elabora el plan de capacitación de
acuerdo a la necesidad.
Responsable Unidad
de Talento Humano
3 APROBAR DEL
PLAN
El alcalde aprueba el plan de
capacitación presentado para el año. Alcalde.
4 ¿SE APRUEBA EL
PLAN?
Si el plan no se aprueba
Ir a la actividad Nro. 17 (FIN)
Si el plan se aprueba
Ir a la actividad Nro. 4
5
PREPARAR
CONVOCATORIAS
PARA CURSOS
SOLICITADOS
Se elabora la convocatoria con los
horarios para publicaciones y difusión
en medios de comunicación locales.
Analista de Talento
Humano
6
DIFUNDIR EN
MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
LOCALES LAS
CONVOCATORIAS
Se envía al departamento de
comunicación la convocatoria para que
difundan la información en cuanto a
horarios de pruebas de recepción.
Periodista
7
APLICAR
PRUEBAS DE
UBICACIÒN EN
NIVELES DE
INGLES.
Se realiza las pruebas a los ciudadanos
que hayan acudido a la convocatoria.
Con los resultados de las pruebas se
ubica en los diferentes niveles de
inglés.
Empresa prestadora
de capacitación
8
UBICAR A LOS
ASPIRANTES EN
HORARIOS Y
NIVELES DEL
AÑO LECTIVO
En base a la demanda de estudiantes se
estructura los horarios y los niveles de
inglés en el año lectivo
Empresa prestadora
de capacitación
9
NOTIFICAR A LOS
CIUDADANOS
PARA
INSCRIPCIÓN
Notificar a los ciudadanos a través de
llamadas telefónicas para que se
acerquen a las inscripciones a los
cursos.
Analista de Talento
Humano
10
PREPARAR
DOCUMENTACIÒ
N PARA
INSCRIPCIONES
El ciudadano se acerca con su copia de
cedula para las inscripciones.
El único requisito es que sea mayor de
16 años para los cursos regulares.
Cliente Externo
11
REGISTRAR LAS
INSCRIPCIONES
Se registran las inscripciones de los
ciudadanos. Receptando los
documentos necesarios
Analista de Talento
Humano
378
12
PREPARAR
LOGÍSTICA PARA
LOS CURSOS
Se prepara la logística de las aulas en el
CECAMI para la impartición de las
clases.
Asistente de
capacitación
13
ASISTIR A
CAPACITACIONE
S
Los ciudadanos se acercan a recibir sus
clases de inglés en el CECAMI Cliente
14
ENTREGAR
CERTIFICADO DE
APROBACIÓN
Se realiza el certificado indicando que
los ciudadanos han asistido y aprobado
su curso de inglés.
Analista de Talento
Humano
15
PREPARAR
INFORMES DE
CAPACITACIÓN
Se prepara los informes de manera
semestral y anual acerca de las
capacitaciones que se han cumplido.
Para ser enviado a la Dirección
Administrativa.
Responsable Unidad
de Talento Humano
16 ARCHIVAR LOS
INFORMES
La Dirección Administrativa archiva
los informes para su conocimiento.
Asistente
Administrativo
17 Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan Operativo Anual POA
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 Plan Anual de contratación PAC
4. Ley de Servicio Civil
5. Reglamento Interno del GAD-I
6. Convenio con instituciones capacitadoras.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Certificación de participación en capacitaciones.
379
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró Andrea Mejía B Revisó: Dr. Graciela Villacís
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
380
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE
TICKETS Y EMISIÓN DE
NOTIFICACIONES
CÓDIGO: P-MS-SPM-GET-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE VENTA DE TICKETS Y EMISIÓN DE
NOTIFICACIONES
1. OBJETIVO
Proveer y controlar el uso de tarjetas pre-pago a los usuarios del SISMERT con la
finalidad evitar el abuso del uso de la vía pública, para de esta manera garantizar
espacios de estacionamiento a la mayor cantidad de personas y reducir el
congestionamiento vehicular en la zona central y comercial de la ciudad.
2. ALCANCE
De acuerdo a la demanda del año anterior, se prevé la compra de las especies
valoradas, las mismas que las elabora el Instituto Geográfico Militar, estas especies
son registradas por la Tesorería Municipal, el responsable del SISMERT solicita a
Tesorería una cantidad suficiente para proveer a los Supervisores del SISMERT,
quienes a su vez se encargan de repartir a los Inspectores a su cargo, al final del día
los inspectores reportan los valores recaudados por venta de tickets a sus
Supervisores, los Supervisores entregan los valores al Asistente Operativo del
SISMERT quien elabora el cuadre diario para la supervisión del Responsable del
SISMERT, el Asistente Operativo del SISMERT entrega los valores a Tesorería, se
descarga la cantidad de tarjetas correspondientes al valor entregado y finalmente
tesorería ingresa los valores a las arcas municipales.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Supervisor de operaciones
del SISMERT
Prever la cantidad de tickets que se venderán el año
siguiente, Solicitar tickets a tesorería, organizar y
supervisar la distribución de tickets.
Supervisor del SISMERT
Supervisar y controlar la venta de tickets a los
inspectores del SISMERT, reportar la venta diaria al
Asistente Operativo del SISMERT.
Inspectores del SISMERT
Vender tickets de estacionamiento, controlar el uso de
tarjetas y elaborar las multas a los vehículos infractores
conforme lo estipula la ordenanza, reportar la venta
diaria a los Supervisores.
Asistente Operativo del
SISMERT
Recaudar los valores diarios de los Supervisores,
elaborar el cuadre diario y entregar el dinero a Tesorería
Tesorería Proveer de tarjetas al SISMERT y recolectar los dineros
obtenidos por la venta de tickets
381
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 SISMERT Sistema Municipal de Estacionamiento Tarifado
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SISTEMA
INFORMÁTICO
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. Como elementos importantes está el equipo
humano el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema y el hardware, necesario para que el
sistema de información pueda operar. El sistema
realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de
información.
2 SUPERVISOR Es el coordinador y el encargado de controlar el trabajo
de los inspectores de ruta.
3 INSPECTOR Es el que realiza las inspecciones y controles de los
estacionamientos tarifados.
382
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Venta de tickets y emisión de notificaciones.
TE
SO
RE
RIA
SIS
ME
RT
Fase
INICIO
Inspector SISMERT
2. Realizar recorrido por la ruta asignada
Inspector SISMERT
3. Controlar Estacionamientos
tarifados y vender tickets
4. ¿Existe infracción?
SI
Inspector SISMERT
5. Emitir notificación de
multa D. 1
Inspector SISMERT
7. Realizar cuadre de dinero y notificaciones
emitidas
Responsable SISMERT
10. Revisar Informe
Asistente de Operaciones
11. Entregar dinero recaudado
FIN
Supervisor SISMERT
8. Ingresar Notificaciones de multa
al SistemaS. 2.7
6. ¿Turno vigente?
SI
NO
Asistente de Tesoreria
12. Registrar valores recaudados
S. 2.1
Asistente de Tesorería
13. Emitir acta de recaudación
D. 5
Asistente de Operaciones
9. Realizar informe total de ingresos
D. 3, 4
P-MS-SPM-GET-02 1. Planificación de
zonas
D. 2
A
A
Documentos: Sistemas:
D1= Notificación de multa por contravención. S2.1= Sistema de Tesorería
D2= Cuadre de dinero de inspectores y
supervisores.
S2.7= Sistema SISMERT
D3= Acta de cuadre de tesorería.
D4= Acta de Entrega/Recepción Supervisor.
D5= Acta de recaudación.
383
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
DE PLANIFICIÓN
DE ZONAS
Se realiza el procedimiento de Planificar
zonas de estacionamiento tarifado. Ver
procedimiento.
P-MS-SPM-GET-02 Planificación de
zonas
Responsable
SISMERT
2 REALIZAR
RECORRIDO POR
LA RUTA
ASIGNADA
Realiza el recorrido por las rutas
indicadas verificando si existe
infracciones
Inspector del
SISMERT
3 CONTROLAR
ESTACIONAMIENT
OS TARIFADOS Y
VENDER TICKETS
Realiza el control de los
estacionamientos verificando si existen
infracciones, además vende tickets
cuando el ciudadano lo solicita.
Inspector del
SISMERT
4 ¿EXISTE
INFRACCIÓN?
Si existe infracción:
Ir actividad 5
Si no existe infracción:
Ir actividad 3
Inspector del
SISMERT
5 EMITIR
NOTIFICACIÓN DE
MULTA
Se emite la notificación de multa por la
infracción identificada.
Inspector del
SISMERT
6 ¿TURNO VIGENTE? Si turno de trabajo está vigente:
Ir actividad 3
Si turno de trabajo no está vigente:
Ir actividad 7
Inspector del
SISMERT
7 REALIZAR CUADRE
DE DINERO Y
NOTIFICACIONES
EMITIDAS
Se realiza la entrega del dinero recaudado
y se realiza el cuadre diario respectivo, y
se entrega las notificaciones emitidas
Inspector del
SISMERT
8 INGRESAR
NOTIFICACIONES
DE MULTA AL
SISTEMA
Las notificaciones emitidas son
ingresadas al sistema de SISMERT
Supervisor del
SISMERT
9 REALIZAR
INFORME TOTAL
DE INGRESOS
Realiza el informe global del dinero
recaudado por cada inspector y envía al
responsable del SISMERT para su
aprobación.
Asistente de
operaciones
10 REVISAR INFORME. Revisa y aprueba el informe. Responsable de
SISMERT
11 ENTREGAR DINERO
RECAUDADO.
Realiza la entrega del dinero recaudado a
Tesorería y firma el acta de
entrega/recepción
Responsable de
SISMERT
12 REGISTRAR
VALORES
RECAUDADOS.
Se registra los valores recaudados por
SISMERT en el sistema de recaudación
y tesorería.
Asistente de Tesorería
13 EMITIR ACTA DE
RECAUDACIÓN.
Se emite el acta de recaudación de
entrega/recepción del dinero recaudado.
Asistente de Tesorería
14 FIN
384
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de creación, organización y establecimiento del Sistema Municipal de
Estacionamiento Regulado para el Cantón Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento D1= Notificación de multa por contravención D2= Cuadre de dinero de inspectores y supervisores D3= Acta de cuadre de tesorería D4= Acta de Entrega/Recepción Supervisor D5= Acta de recaudación
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Ing. Eduardo Navarrete
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
385
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE
PLANIFICAR LAS ZONAS DE
ESTACIONAMIENTO REGULADO
CÓDIGO: P-MS-SPM-GET-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICAR LAS ZONAS DE ESTACIONAMIENTO
REGULADO
1. OBJETIVO
Determinar las rutas que controlaran los Inspectores y supervisores del SISMERT en
la zona regulada (zona azul) con la finalidad de optimizar el servicio y los tiempos de
respuesta a los usuarios del SISMERT y optimizar los recursos humanos, materiales
y económicos.
2. ALCANCE
Para planificar las rutas se determina la demanda de estacionamientos en la zona
regulada, el horario de trabajo, el número de inspectores disponibles, para luego
proceder con la delimitación de las rutas de trabajo para los inspectores en dos turnos,
el primer turno con todo el grupo de trabajo, y el segundo en horario de almuerzo y
horas de menor demanda con la mitad del grupo de trabajo, se elaboran cuadros de
trabajo asignados a los seis supervisores, quienes son los encargados de la
recaudación diaria de valores y finaliza con la elaboración semanal de horarios de
trabajo para inspectores y supervisores, asignando rutas diarias a cada inspector.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Supervisor de operaciones
del SISMERT
Prever la cantidad de tickets que se venderán el año
siguiente, Solicitar tickets a tesorería, organizar y
supervisar la distribución de tickets.
Supervisor del SISMERT
Supervisar y controlar la venta de tickets a los
inspectores del SISMERT, reportar la venta diaria al
Asistente Operativo del SISMERT.
Inspectores del SISMERT
Vender tickets de estacionamiento, controlar el uso de
tarjetas y elaborar las multas a los vehículos
infractores conforme lo estipula la ordenanza, reportar
la venta diaria a los Supervisores.
Tesorería Proveer de tarjetas al SISMERT y recolectar los
dineros obtenidos por la venta de tickets
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 SISMERT Sistema Municipal de Estacionamiento Tarifado
386
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SISTEMA
INFORMÁTICO
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
con el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. Como elementos importantes está el equipo
humano el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema y el hardware, necesario para que el
sistema de información pueda operar. El sistema
realiza cuatro actividades básicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de
información.
2 SUPERVISOR Es el coordinador y el encargado de controlar el trabajo
de los inspectores de ruta.
3 INSPECTOR Es el que realiza las inspecciones y controles de los
estacionamientos tarifados.
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Planificación de zonas de estacionamiento tarifado
TE
SO
RE
RIA
SIS
ME
RT
Fase
INICIO
Responsable SISMERT
2. Diseñar rutas de recorrido
Responsable SISMERT
3. Elaborar horarios de trabajo
Responsable SISMERT
4. Asignar a los supervisores los
grupos de inspectores
Inspector SISMERT
7. Verificar ruta de parqueo
Inspector SISMERT
8. Ejecutar inspección
FIN
Supervisor SISMERT
6. Distribuir tickets y notificaciones a
InspectorD. 5
Responsable SISMERT
5. Entregar tickets y notificaciones a
SupervisorD. 4D. 2 D. 3
Asistente de Tesoreria
1. Entregar tickets y notificaciones
D. 1
S. 1
387
Documentos: Sistemas:
D1=Acta Entrega/Recepción S.2.1= Sistema de Recaudación y Tesorería
D2= Plano de rutas
D3= Horario de trabajo
D4= Acta de Entrega/Recepción
Responsable-Supervisor
D5= Acta de Entrega/Recepción
Supervisor-Inspector
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ENTREGAR
TICKETS Y
NOTIFICACIONES
Tesorería entrega tickets y
notificaciones al responsable de
SISMERT y registra en el sistema de
Recaudación y Tesorería
Asistente de
Tesorería
2 DISEÑAR RUTAS
DE RECORRIDO
Trazar las rutas en dos planos, las
mismas que deberá recorrer cada
inspector dependiendo del horario.
Responsable del
SISMERT -
Supervisores
3 ELABORAR
HORARIOS DE
TRABAJO
Asignar a cada supervisor una cantidad
proporcionalmente igual de inspectores,
para su control, dependiendo del
número de supervisores e inspectores.
Responsable del
SISMERT -
Supervisores
4 ASIGNAR A LOS
SUPERVISORES
LOS GRUPOS DE
INSPECTORES
Asignar un grupo de inspectores a cada
supervisor para realizar los recorridos.
Responsable del
SISMERT -
Supervisores
5 ENTREGAR
TICKETS Y
NOTIFICACIONES
A SUPERVISOR
Se realiza la distribución de tickets y
notificaciones a los supervisores y se
hace firmar en el acta de
entrega/recepción.
Responsable del
SISMERT -
Supervisores
6 DISTRIBUIR
TICKETS Y
NOTIFICACIONES
A INSPECTOR
Se realiza la distribución de tickets y
notificaciones a los inspectores y se
hace firmar en el acta de
entrega/recepción.
Supervisores del
SISMERT
7 VERIFICAR RUTA
DE PARQUEO
El inspector realiza la verificación de la
ruta de parqueo asignada para realizar la
inspección.
Inspectores del
SISMERT
8 EJECUTAR
INSPECCIÓN
Aplicar lo que establece la ordenanza de
creación del SISMERT, todo vehículo
que se estacione en la zona azul más de
5 minutos, debe usar el documento
habilitante (ticket), emitir la
notificación de multa en case de haber
cometido alguna infracción a la
ordenanza.
Inspectores del
SISMERT
9 FIN
388
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de creación, organización y establecimiento del Sistema Municipal de
Estacionamiento Regulado para el Cantón Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1= Documento de Propuesta del tema a tratar. D2= Convocatoria D3= Registro de Asistencia D4 = Acta de acuerdos y compromisos D5= Acta de Reunión D6= Informe de Reunión D7= Memorando de informe de la asamblea
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Ing. Eduardo Navarrete
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
389
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
VÍAS Y ESPACIOS VERDES
CÓDIGO: P-MS-SPM-MBP-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN: NO LLENAR
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PARQUÍMETROS
1. OBJETIVO
Mejorar el servicio y el abastecimiento de tarjetas a los usuarios del SISMERT,
mediante la incorporación de parquímetros en las zonas de mayor afluencia vehicular,
mejorando de esta manera los tiempos de respuesta al requerimiento de los usuarios,
de esta manera se facilita el control y el cumplimiento de lo que establece la ordenanza
de creación del SISMERT.
2. ALCANCE
Los parquímetros funcionan como un dispensador de tickets, la recaudación diaria la
realizaran un funcionario de Tesorería y un funcionario del SISMERT, recorrerán los
sectores en los cuales se instalaron los parquímetros, se abre el parquímetro, cambiar
el papel para la impresión de tickets si hay necesidad de cambiar los rollos, se revisa
que no estén activadas las alarmas, si este es el caso se realizan los test respectivos y
se eliminan las alarmas, para proceder con la recaudación se cambian los cofres que
se están usando por los cofres de recambio (1/6), el parquímetro imprime el reporte
del cuadre, se abren los cofres en la oficina de tesorería, se cuentan las monedas
recaudadas, y se elabora el respectivo cuadre.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Supervisor de operaciones
del SISMERT
Realizar el mantenimiento en caso que se haya activado
alguna alarma, realizar el ingreso de los valores
Supervisor del SISMERT Recaudar los valores en compañía del personal de tesorería
asignado
Personal de Tesorería Recaudar y comprobar los valores que se receptaron de los
parquímetros.
Tesorería Depositar los dineros obtenidos por ingreso de los
parquímetros.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 SISMERT Sistema Municipal de Estacionamiento Tarifado
390
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 PDA Es una computadora de mano originalmente diseñada
como agenda electrónica (calendario, lista de
contactos, bloc de notas y recordatorios) con un
sistema de reconocimiento de escritura.
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Mantenimiento de parquímetros
TE
SO
RE
RIA
SIS
ME
RT
Fase
INICIO
Responsable SISMERT y Asistente Tesoreria
1. Ir a la ubicación del parquímetro
Responsable SISMERT
2. Realizar apertura del parquímetro
Responsable SISMERT
3. Verificar estado de alarma del parquímetro
4. ¿Alarma de pánico está
activa?
Responsable SISMERT
5. Anular alarma
SI
Responsable SISMERT
6. Verificar rollo de papel
NO
7. ¿Rollo de papel esta agotado?
Responsable SISMERT
8. Cambiar rollo de papel
SI
Asistente de Tesoreia
9. Recaudar valores del parquímetro
NO
Asistente de tesoreria
10. Reemplazar cofre de dinero
Responsable SISMERT
12. Cerrar Parquímetro
FIN
Responsable SISMERT
11. Recolectar información con dispositivo movil
S.4.1
Responsable SISMERT
13. Descargar información al servidor
P-MS-GTC-RTM-0114. Recaudación de tributos materiales
SISTEMAS:
S4.1= Sistema de captura de datos del parquímetro
391
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 IR A LA UBICACIÓN
DEL PARQUÍMETRO
Para proceder con la recaudación de los
valores, un responsable del SISMERT y
un representante de Tesorería se
movilizaran hasta el lugar en el cual se
encuentra el parquímetro
Responsable de
SISMERT, Asistente
de Tesorería.
2 REALIZAR
APERTURA DEL
PARQUÍMETRO
El responsable del SISMERT, abre las
puertas del parquímetro
Responsable de
SISMERT
3 VERIFICAR ESTADO
DE ALARMA DEL
PARQUÍMETRO
Detectar que por algún motivo el equipo
activó una alarma de pánico.
Responsable de
SISMERT
4 ¿ALARMA DE
PÁNICO ESTÁ
ACTIVA?
Si alarma está activa:
Ir actividad 5
Si alarma no está activa:
Ir actividad 6
Responsable de
SISMERT
5 ANULAR ALARMA
Se procede a desactivar la alarma y
verificar las causas de su activación.
Responsable de
SISMERT
6 VERIFICAR ROLLO
DE PAPEL Verificar el estado del rollo del papel.
Responsable de
SISMERT
7 ¿ROLLO DE PAPEL
ESTÁ AGOTADO?
Si rollo de papel está agotado:
Ir actividad 8
Si rollo de papel no está agotado:
Ir actividad 9
Responsable de
SISMERT
8 CAMBIAR ROLLO DE
PAPEL Se procede a realizar el reemplazo del
rollo de papel
Responsable de
SISMERT
9 RECAUDAR
VALORES DEL
PARQUÍMETRO
Se procede a cambiar el cofre usado por
uno vació con el respectivo reporte de
recaudación
Se procede a retirar el cofre de
recaudación.
Asistente de
Tesorería
10 REEMPLAZAR
COFRE DE DINERO Se realiza el reemplazo del cofre de
recaudación
Asistente de
Tesorería
11 RECOLECTAR
INFORMACIÓN CON
DISPOSITIVO MÓVIL
Como respaldo de la recaudación, se
procede a recolectar la información con el
dispositivo móvil PDA
Responsable de
SISMERT
12 CERRAR
PARQUÍMETRO El supervisor del SISMERT cierra las
puertas del parquímetro.
Responsable de
SISMERT
13 DESCARGAR
INFORMACIÓN AL
SERVIDOR
Se moviliza a las oficinas de Tesorería,
lugar en el cual se procede a abrirlo para
posteriormente contar y verificar con el
reporte impreso, se elabora el cuadre y se
ingresan los datos al sistema de
contabilidad y al sistema de los
parquímetros.
Asistente de
Tesorería,
Responsable de
SISMERT
14 PROCEDIMIENTO DE
RECAUDACIÓN DE Ver procedimiento. P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación de tributos materiales
392
TRIBUTOS
MUNICIPALES
15 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de creación, organización y establecimiento del Sistema Municipal
de Estacionamiento Regulado para el Cantón Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1= Documento de Propuesta del tema a tratar. D2= Convocatoria D3= Registro de Asistencia D4 = Acta de acuerdos y compromisos D5= Acta de Reunión D6= Informe de Reunión D7= Memorando de informe de la asamblea
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Ing. Eduardo Navarrete
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
393
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE
VÍAS Y ESPACIOS VERDES
CÓDIGO: P-MS-SPM-MBP-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE VÍAS Y ESPACIOS
VERDES
1. OBJETIVO
Mantener el buen estado de las vías, parques y jardines que se encuentran bajo
dependencia municipal.
2. ALCANCE
El proceso inicia dando cumplimiento al Plan de mantenimiento de vías y espacios
verdes, inspección del lugar solicitado, aprobación o rechazo de la solicitud y en caso
de ser petición externa hasta el archivo del trámite.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y
técnico de la unidad.
Aprueba documentos técnicos para la
construcción
Supervisor de Parques y
Jardines Orientar y supervisar manejo de áreas verdes y
jardines del Cantón.
Supervisa áreas verdes, parques y jardines del
cantón.
Planifica, diseña, programa y presupuesta
inversión a realizarse.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado Municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
394
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
2 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
3 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
4 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por
impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la
Municipalidad, en la ventanillas designadas para el
efecto
5 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
6
395
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Mantenimiento de vías y espacios verdes.
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
ED
IR.
OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
AR
CH
IVO
IN
ST
ITU
CIO
NA
L MS-GTC-AP-1319. Entrega de
respuesta a trámites y archivo
Inicio
Secretaria
3. Registrar trámite
Técnico
11. Realizar inspección del lugar
Técnico
12. Realizar informe de la inspección
Secretaria
18. Reasignar respuesta al Archivo
Institucional
Fin
S1 S1
S1
D2
D5
Director
4. Sumillar trámite
Secretaria
5. Reasignar al técnico responsable
S1D1.1
13. ¿Es factible cumplir la petición?
No
Si
Técnico y Trabajadores
14. Ejecutar mantenimiento
Técnico
15. Elaborar informe del
mantenimiento
1. ¿El trámite es para dar
cumplimiento al POA?
Técnico
6. Verificar el plan anual de
mantenimiento
Técnico
7. Elaborar cronograma de
mantenimientos
Técnico
8. Verificar disponibilidad de
recursos
9. ¿Existen recursos
disponibles?
10. Se requiere dar
seguimientosNo
Si
Si
FinNo
16. Es solicitud ciudadana
Si
Técnico
17.Archivar copia y reasignar al director para conocimiento.
No
MS-GTC-AP-112. Atención de
peticiones
Si
D1
D3
D4
No
396
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos
Solicitud dirigida al Alcalde
Tasa por servicios técnicos Administrativos
S1: Sistema de gestión
documental Quipux
D1.1: Trámite sumillado
D2:Informes técnicos de inspección
D3:Informe del trabajo realizado
D4: Cronograma de trabajo
D5: Expediente respuesta al trámite
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EL TRÁMITE ES
PARA DAR
CUMPLIMIENTO
AL PLAN DE
MANTENIMIENTO?
♦ Si es para cumplir el plan
continuar a la actividad Nº 3
♦ Si no es para cumplir en plan
continuar a la actividad Nº 2
Inicio del proceso
2 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para atención
de peticiones de la ciudadanía.
Asistente de
ventanilla Atención
al Cliente
3 REGISTRAR
TRÁMITE
Registrar el ingreso del trámite y
pasar el trámite al director para
sumilla.
Secretaria OO.PP
4 SUMILLAR
SOLICITUD
Sumillar la solicitud y devolver a
la secretaria. Director OO.PP
5
REASIGNAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE
Reasignar el trámite al técnico
responsable para dar cumplimiento
a la petición y continuar a la
actividad Nº 13
Secretaria OO.PP
6
VERIFICAR EL
PLAN ANUAL DE
MANTENIMIENTO
Revisar el plan de mantenimiento
y comunicar al/los responsables
para su respectiva ejecución.
Técnico OO.PP
7
ELABORAR
CRONOGRAMA DE
MANTENIMIENTO
Elaborar el cronograma de
ejecución de acuerdo a la
disponibilidad de los recursos
Técnico OO.PP
8
VERIFICAR
DISPONIBILIDAD
DE RECURSOS
Verificar que los recursos estén
disponibles de acuerdo a la
Planificación, maquinaria,
equipos, operadores, trabajadores,
etc.
Técnico OO.PP
397
9
¿EXISTEN
RECURSOS
DISPONIBLES?
♦ Si existen los recursos
disponibles continuar a la
actividad Nº 11
♦ Si los recursos no están
disponibles continuar a la
actividad Nº 10
Técnico OO.PP
10 ¿SE REQUIERE DAR
SEGUIMIENTOS?
♦ Si el mantenimiento es urgente o
necesario regresar a la actividad
Nª 8
♦ Si no se requiere dar seguimiento
comunicar al director y dar por
terminado el proceso.
Técnico OO.PP
11
REALIZAR
INSPECCIÓN DEL
LUGAR
Ver procedimiento para realizar la
inspección del predio. Técnico OO.PP
12
REALIZAR
INFORME DE LA
INSPECCIÓN
Elaborar el informe técnico de la
inspección del predio Técnico OO.PP
13
¿ES FACTIBLE
CUMPLIR LA
PETICIÓN?
♦ Si es factible cumplir con la
petición Continuar al paso Nº 14
♦ Si no es factible cumplir con la
petición continuar al paso Nº18
Técnico OO.PP
14 EJECUTAR
MANTENIMIENTO
Ejecutar el mantenimiento
(preventivo o correctivo según
necesidad)
Técnico OO.PP
OPERADORES
15
ELABORAR
INFORME DEL
MANTENIMIENTO
Elaborar el informe del
mantenimiento realizado Técnico OO.PP
16 ¿ES SOLICITUD
CIUDADANA?
♦ Si es solicitud ciudadana
continuar al paso Nº 18
♦ Si no es una solicitud ciudadana
continuar al paso Nº 17
Secretaria OO.PP
17
ARCHIVAR COPIA
Y REASIGNAR AL
DIRECTOR PARA
CONOCIMIENTO.
Reasignar informe al director para
conocimiento. Técnico OO.PP
18
REASIGNAR
RESPUESTA AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar trámite al archivo
institucional Secretaria OO.PP
398
19
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Archivar el trámite en el sistema
Quipux y entregar respuesta al
cliente.
Asistente
Archivo
Institucional.
Fin
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Trámite sumillado
Informes técnicos de inspección
Informe del trabajo realizado
Cronograma de trabajo
Expediente respuesta al trámite
399
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Cesar Benítez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
400
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ESTUDIOS DE PRE-
INVERSIÓN DE PROYECTOS
CÓDIGO: MS-GDP-ADP-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ESTUDIOS DE PRE-INVERSIÓN DE PROYECTOS
1. OBJETIVO
Desarrollar un conjunto de antecedentes, estudios, evaluaciones Financieras y
socioeconómicas que permitan tomar la decisión de realizar o no una inversión.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la identificación de la necesidad ciudadana y pertinencia en el
PDOT, hasta la decisión de ejecución.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Administrador de
Proyectos
Diseñar, gestionar y evaluar proyectos, Coordina la
formulación y aplicación de proyectos de desarrollo territorial
integra, equilibrado y sostenible del cantón.
Encargado de Proyectos Diseñar, gestionar y evaluar proyectos impulsando la
participación ciudadana.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1
GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra
2 COOTAD Código orgánico de organización territorial, autonomía y
descentralización.
3 PDOT Plan de ordenamiento Territorial
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del GAD-I.
2 Sistema Quipux Sistema informático que administra la gestión de documentos
internos y externos del GAD-I.
401
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Análisis y diseño de proyectos
GA
D-I
Fase
Inicio
Unidades GAD-I
7. Realizar estudios de pre inversión del
proyecto
Unidades GAD-I
8. Elaborar diagnostico e idea
del proyecto
Unidades GAD-I
9. Elaborar perfil del proyecto
Unidades GAD-I
11. Realizar estudio de pre factibilidad
Unidades GAD-i
12. Realizar estudio de factibilidad
Unidades GAD-I
1. Identificar necesidad ciudadana
2. ¿El proyecto está priorizado?
Unidades GAD-I
5. Incorporar proyecto al PDOT
D1,D2
D1.1
3. MS-GPC-SPC-02
Elaboración de Asambleas
4. ¿Está incluido en el PDOT?
No
D2.1
D3 D4
D5
D6 D7
10. ¿Conviene realizar el proyecto ?
Si
No
Si
6. ¿El proyecto es para
desarrollo de obras?
Si No
1
2
402
Diagrama de flujo: Análisis y diseño de proyectos
GA
D-I
Fase
Unidades DAD-I
15. Realizar evaluación financiera, socioeconómica
y ambientalD8
13. ¿Es factible realizar el proyecto?
Si
16. ¿El proyecto es para
construcción de obra?
Unidades GAD-i
17. Elaborar diseño definitivo del
proyecto
Si
Unidades GAD-i
18. Elaborar planos constructivos
Unidades GAD-i
19. Elaborar presupuesto de
obra
Unidades GAD-I
20. Preparar programación de
obra, bien o servicio
No
Unidades GAD-i
21. Seleccionar modalidad de
ejecución
Fin
Unidades GAD-I
14. Dar de baja el proyecto
No
D9 D10 D11
D12
D13
Fin1
2
403
Documentos: Sistemas:
D1: PDOT
D1.1: PDOT Modificado
D2: Informe de priorización de proyectos
D2.1: Informe de priorización de proyectos modificado
D3: Estudios de pre inversión
D4: Diagnostico del proyecto
D5: Perfil del proyecto
D6: Informe de pre factibilidad
D7: Informe de factibilidad
D8: Informe de la evaluación económica, social, financiera
y ambiental.
D9: Diseño definitivo del proyecto
D10: Planos constructivos y estudios de ingeniería
D11: Presupuesto
D12: Cronograma físico valorado
D13: Informe del tipo de ejecución y contrato
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
IDENTIFICAR
NECESIDAD
CIUDADANA
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408 referente a la
Administración de proyectos.
Participación
Ciudadana
Dir. Planificación
2
¿EL PROYECTO
ESTÁ
PRIORIZADO?
♦ Si el proyecto esta priorizado
continuar a la actividad Nº 4
♦ Si el proyecto no está priorizado
continuar a la actividad Nº 3
Participación
ciudadana
3
MS-GPC-SPC-02
ELABORACIÓN DE
ASAMBLEAS
Ver procedimiento Elaboración de
Asambleas (priorización de
proyectos)
Participación
Ciudadana
4 ¿ESTÁ INCLUIDO
EN EL PDOT?
♦ Si el proyecto está incluido en el
PDOT continuar a la actividad Nª 6
♦ Si el proyecto no está incluido en
el PDOT continuar a la actividad Nº
5
Alcaldía
Planificación
5
INCORPORAR
PROYECTO AL
PDOT
Incorporar el proyecto al Plan de
ordenamiento territorial
Alcaldía
Planificación
Concejo de
Planificación
cantonal.
404
6
¿EL PROYECTO ES
PARA
DESARROLLO DE
OBRAS?
♦ Si el proyecto es para desarrollar
obras continuar a la actividad Nº 7
♦ Si el proyecto no es para
desarrollar obras continuar al paso
Nº 8
Planificación
Alcaldía
7
REALIZAR
ESTUDIOS DE PRE
INVERSIÓN DEL
PROYECTO
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-02 referente a
la Administración de proyectos, Estudios de pre inversión de los proyectos
Consultora
Planificación
Financiero
Unidades
Responsable
8
ELABORAR
DIAGNOSTICO E
IDEA DEL
PROYECTO
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-03 referente a la
Administración de proyectos,
Diagnóstico e idea de un proyecto
Consultora
Planificación
Financiero
Unidades
Responsable
9 ELABORAR PERFIL
DEL PROYECTO
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-04 referente a la
Administración de proyectos, Perfil del proyecto
Consultora
Planificación
Financiero
Unidades
Responsable
10
¿CONVIENE
REALIZAR EL
PROYECTO?
♦ si conviene realizar el proyecto
continuar al paso Nº 11
♦ Caso contrario continuar al paso
Nº 14
Consultora
Planificación
Financiero
Unidades
Responsable
11
REALIZAR
ESTUDIO DE PRE
FACTIBILIDAD
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-05 referente a la
Administración de proyectos. Estudio de pre factibilidad
Consultora
Planificación
Financiero
Unidades
Responsable
12
REALIZAR
ESTUDIO DE
FACTIBILIDAD
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-06 referente a la
Administración de proyectos. Estudio de factibilidad
Consultora
Planificación
Financiero
Unidad Responsable
13
¿ES FACTIBLE
REALIZAR EL
PROYECTO?
♦ Si el proyecto es factible continúa
al paso Nº 8
♦ Si el proyecto no es factible
continuar a la actividad Nº 14
Consultora
Planificación
Financiero
Unidad Responsable
14 DAR DE BAJA EL
PROYECTO
Dar de baja el proyecto informando
las causas por las cuales el proyectos
fue dado de baja.
Consultora
Planificación
Financiero
Unidad Responsable
405
15
REALIZAR LA
EVALUACIÓN
FINANCIERA
SOCIOECONÓMICA
Y AMBIENTAL.
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-07 referente a la
Administración de proyectos.
Administrador del
proyecto
Fiscalizador del
proyecto
16
¿EL PROYECTO
ES PARA
CONSTRUCCIÓN
DE OBRA?
♦ Si el proyecto es para construcción
de obra continuar a la actividad
Nº16.
♦ Si el proyecto no es para
construcción de obras continuar a la
actividad Nº 20.
Consultora
Planificación
Unidades
Responsables
17
ELABORAR
DISEÑO
DEFINITIVO DEL
PROYECTO
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-08 referente a la
Administración de proyectos.
Consultora
Planificación
Unidades
Responsables
18
ELABORAR
PLANOS
CONSTRUCTIVOS
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-09 y 408-10
referente a la Administración de
proyectos, Perfil del proyecto
Consultora
Planificación
OO.PP
19
ELABORAR
PRESUPUESTO DE
OBRA
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-11 referente a la
Administración de proyectos, Perfil del proyecto
Consultora
OO.PP
Unidad Responsable
20
PREPARAR
PROGRAMACIÓN
DE OBRA, BIEN O
SERVICIO
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-12 referente a la
Administración de proyectos, Perfil del proyecto
Consultora
OO.PP
Unidad Responsable
21
SELECCIONAR
MODALIDAD DE
EJECUCIÓN
Ver Acuerdo de Normas de control
interno. Código 408-13 referente a la
Administración de proyectos, Perfil del proyecto
Consultora
Dir. Administrativa
Alcaldía
Planificación
FIN
406
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
3 Formato del SENPLADES para formulación y desarrollo de proyectos
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: PDOT
D1.1: PDOT Modificado
D2: Informe de priorización de proyectos
D2.1: Informe de priorización de proyectos modificado
D3: Estudios de pre inversión
D4: Diagnostico del proyecto
D5: Perfil del proyecto
D6: Informe de pre factibilidad
D7: Informe de factibilidad
D8: Informe de la evaluación económica, social, financiera y ambiental.
D9: Diseño definitivo del proyecto
D10: Planos constructivos y estudios de ingeniería
D11: Presupuesto
D12: Cronograma físico valorado
D13: Informe del tipo de ejecución y contrato.
Formato del SENPLADES para formulación y desarrollo de proyectos
407
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓ
N
REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010
07/12/2012 1.1 Equipo
Levantamiento de
procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Guillermo Jácome
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
408
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO DE
FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN
FINANCIERA DE PROYECTOS
CÓDIGO: MS-GDP-ADP-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA DE
PROYECTOS
1. OBJETIVO
Operativizar la inclusión de programas y proyectos en los planes de inversión pública
2. ALCANCE
El procedimiento inicia con el análisis macro de los aspectos básicos del desarrollo
municipal, la planificación y programación municipal como herramientas para la
asignación de recursos y el proyecto como el instrumento de planificación y evaluación,
que permite orientar la toma de decisiones para materializar, en acciones concretas, los
objetivos del desarrollo del municipio.
El concepto de desarrollo municipal y el papel de la municipalidad como articuladora de
los esfuerzos de la población y de sus instituciones para ampliar y mejorar los servicios
municipales, hacer efectiva la descentralización, fortalecer la autonomía municipal,
aumentar sus ingresos y gestionar el programa de inversión municipal.
Toda entidad que solicite la priorización y/o inclusión de un proyecto o programa de
inversión en el plan anual de inversiones, y consecuentemente en el Presupuesto General
del Estado, deberá canalizar su solicitud a través del Ministerio Coordinador respectivo.
La formulación de los proyectos será en el formato SENPLADES, también es un requisito
obligatorio para los créditos con el Banco del Estado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Administrador General Promueve la formulación de proyectos en función del Plan
del Buen Vivir
Director Administrativo Coordina con la Dirección Financiera el financiamiento de
Los Proyectos.
Responsable de Control y
Gestión
Formula los proyectos en formato SENPLADES, con la
respectiva evaluación financiera.
409
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo del
Ecuador
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Procedimiento Documento en donde se detallan los pasos a seguir para
el cumplimiento de una actividad
2 Quipux Sistema de Gestión Documental utilizado por todo el
GAD-I
410
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Formulación y Evaluación Financiera de Proyectos
DIR
ECC
ION
ES
GA
D-I
AD
MIN
ISTR
AC
IÒN
GEN
ERA
LU
NID
AD
DE
CO
NTR
OL
Y G
ESTI
ÒN
ALC
ALD
ÌA
Fase
Inicio
Administrador General
1. Determinar proyectos prioritarios
Administrador General
3. Solicitar información técnica al Equipo
Multidisciplinario de acuerdo a su especialidad
Equipo Multidisciplinario
4. Elaborar y presentar estudios técnicos al
Administrador General D1
Responsable de Control y Gestión
6. Formular proyecto en formato SENPLADES
D2
Responsable de Control y Gestión
7. Determinar estrategias para la recuperación de la
inversión
Administrador General
9. Presentar la propuesta al Señor
Alcalde para aprobación
Responsable de Control y Gestión
11. Elabora informe ejecutivo para conocimientodel Señor
Alcalde y/o Concejo Municipal
D4
Responsable de Control y Gestión
12. Solicitar Financiamiento
D5
Fin
Administrador General
2. Determinar miembros (Direccciones) del
Equipo Multidisciplinario de acuerdo al proyecto
Si
Administrador General
5. Revisar y analizar estudios técnicos
D3
Responsable de Control y Gestión
8. Presentar el proyecto al Administrador General a
través de MemorandoD4
Administrador General
10. Aprobar proyecto
411
Documentos: Sistemas:
D1: Estudios técnicos de proyecto
D2: Formato de Proyecto SENPLADES
D3: Estrategias de Recuperación de la Inversión
D4: Memorando
D5: Informe Ejecutivo de Proyecto
D6: Oficio externo
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 DETERMINAR
PROYECTOS
PRIORITARIOS
La Administración General
coordina con las Direcciones para
priorizar los proyectos en función
del Plan Buen Vivir, Plan de
Desarrollo y Ordenamiento
territorial, Plan Estratégico
Institucional, Presupuesto.
Administrador
General
2 DETERMINAR
MIEMBROS
(DIRECCIONES) DEL
EQUIPO
MULTIDISCIPLINAR
IO DE ACUERDO AL
PROYECTO
Se determina miembros
(Direcciones) del Equipo
Multidisciplinario de acuerdo al
proyecto
Administrador
General
3 SOLICITAR
INFORMACIÓN
TÉCNICA AL
EQUIPO
MULTIDISCIPLINAR
IO DE ACUERDO A
SU ESPECIALIDAD
Solicita información técnica al
Equipo Multidisciplinario de
acuerdo a su especialidad
Administrador
General
4 ELABORAR Y
PRESENTAR
ESTUDIOS
TÉCNICOS AL
ADMINISTRADOR
GENERAL
Se recopila de las Direcciones la
información técnica: presupuestos,
estudios de ingeniería, estudios
arquitectónicos, evaluación
ambiental y otros.
Equipo
Multidisciplinario
5 REVISAR Y
ANALIZAR
ESTUDIOS
TÉCNICOS
Se procede a la revisión y al
análisis de los estudios técnicos
Administrador
General
6.- FORMULAR
PROYECTO EN
FORMATO
SENPLADES
En base a los estudios técnicos se
formula el proyecto en el formato
SENPLADES: Datos generales del
proyecto, diagnóstico del
problema, objetivos del proyecto,
vialidad y plan de sostenibilidad,
presupuesto, estrategia de
ejecución, estrategia de
Responsable de
Control y Gestión
412
seguimiento y evaluación y
anexos.
7 DETERMINAR
ESTRATEGIAS PARA
LA RECUPERACIÓN
DE LA INVERSIÓN
En la evaluación financiera del
proyecto se determinar las
estrategias para recuperar la
inversión con externalidades
tangibles e intangibles.
Responsable de
Control y Gestión
8 PRESENTAR EL
PROYECTO AL
ADMINISTRADOR
GENERAL A TRAVÉS
DE MEMORANDO
Se presenta el proyecto al
Administrador General a través de
Memorando
Responsable de
Control y Gestión
9 PRESENTAR LA
PROPUESTA AL
SEÑOR ALCALDE
PARA APROBACIÓN
La Administración General y/o
Dirección Administrativa
presentaran la propuesta al Señor
Alcalde para su aprobación. En el
caso de endeudamiento se
solicitará la autorización del Ilustre
Concejo Municipal para su
aprobación.
Administrador
General
10 APROBAR
PROYECTO
Luego de realizar la respectiva
revisión se procede a la aprobación
del proyecto.
Administrador
General
11 ELABORAR
INFORME
EJECUTIVO PARA
CONOCIMIENTO
DEL SEÑOR
ALCALDE Y/O
CONCEJO
MUNICIPAL
Se elabora el informe ejecutivo
para conocimiento del Señor
Alcalde y/o Concejo Municipal y
enviar por medio del Sistema
Quipux.
Responsable de
Control y Gestión
12 SOLICITAR
FINANCIAMIENTO
Se envía Oficio al Ministerio
Coordinador y/o al Banco del
Estado con la solicitud del
financiamiento.
Responsable de
Control y Gestión
13 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Plan Estratégico
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Norma de Control Interno.
2 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD.
3 Código de Planificación y Finanzas Públicas.
413
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 = Informe de estudios técnicos del proyecto.
D2 = Formato de proyecto SENPLADES
D3 = Estrategias de recuperación de la inversión.
D4 = Memorando.
D5 = Informe ejecutivo del proyecto
D6 = Oficio externo.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Andrea Rea Revisó: Ing. Luis Vásquez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
414
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ELABORAR
PRESUPUESTO DE OBRAS
CÓDIGO: P-MS-GDP-ESE-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PRESUPUESTO DE OBRAS
1. OBJETIVO:
Establecer el valor de cada una de las obras solicitadas por las unidades internas como
también por la ciudadanía, dando cumplimiento a las normas y leyes que rigen al
GAD-I
2. ALCANCE:
El proceso inicia con la recepción de documentos en la ventanilla de atención al
cliente o por el ingreso de una solicitud interna, la inspección del predio y la respectiva
respuesta de la petición, hasta que el trámite ha sido archivado.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de
la unidad.
Aprueba documentos técnicos para la construcción.
Responsable de Unidad Coordina y realiza la evaluación y control de las obras
municipales gestionadas directamente o por contrato.
Coordina la programación y presupuestos de
ejecución de obras públicas
Técnico OOPP Ejecuta levantamiento de información topográfica
para soporte de obras públicas de desarrollo territorial
Apoya la realización de levantamiento de información
topográfica.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
415
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
2 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el registro,
control, circulación y organización de los documentos
digitales y/o impresos que se envían y reciben en el
GAD-I.
3 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad de
Ibarra.
4 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,
a los contribuyentes que han pagado por impuesto, tasas,
contribución u otros ingresos a la Municipalidad, en la
ventanillas designadas para el efecto
5 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
416
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Elaborar presupuesto de obra
CLI
ENTE
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
DIR
ECC
IÓN
DE
OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL
DIR
. P
LAN
IFIC
AC
IÓN
Fase
Inicio
Secretaria
4. Receptar documentación
Director/a
5. Sumillar y asigna al responsable de
Unidad
Técnico Parroquia
7. INSPECCIÓN CAMPO
Técnico Parroquia
8. Análisis del pedido, verificar datos técnicos
Técnico Parroquia
12. Elaborar presupuesto de la
obra
Secretaria
15. Elaborar memo de respuesta a la Unidad solicitante
9. ¿Necesita estudios de la
Dir de Planificación?
Arquitecto Topógrafo
11. Realizar estudios solicitados
1. ¿Es una petición interna?
Responsable Unidad
6. Canalizar al técnico responsable
No
Director
14. Legalizar el informe y reasignar
a la secretaria
S1 S1
D7
D8 D8.1
Técnico Parroquia
10. Realizar solicitud para estudios
complementarios
Si
D6D3D2.2
D2.1
16. ¿El solicitante es
cliente externo?
Responsable Unidad
13. Revisar informe de presupuesto
PROCESOS GAD-I
No
Inicio
Procesos GAD-I
3. Solicitar elaboración de
presupuesto
Si
MS-GTC-AP-112. Atención de
peticiones
No
D1
S1D9
17. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta
a trámites y archivo
Si
417
Documentos: Sistemas:
D1: Matriz de requisitos
- Solicitud dirigida al alcalde.
- Tasa por Servicios Técnicos Administrativos
S1: Sistema de gestión documental
Quipux
D2.1: Registro del ingreso de trámite
D2.2: Solicitud sumillada
D3: Informe de la inspección
D5:Informe de datos técnicos
D6: Solicitud para estudios técnicos
D7: Estudios de Planificación
D8:Presupuesto
D9:Oficio de respuesta al solicitante
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿ES UNA
PETICIÓN
INTERNA?
♦Si es una petición interna
continuar al paso Nº 3
♦ Si no es una petición interna
continuar al paso Nº 2
Inicio del proceso
2 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ver procedimiento para la
atención de peticiones externas.
Asistente
Atención al Cliente.
3
SOLICITAR
ELABORACIÓN
DE PRESUPUESTO
Solicitar la elaboración de
presupuesto de obras. Procesos GAD-I
4
RECEPTAR
DOCUMENTACIÓ
N
Ingresar y Registro de la
documentación para sumilla del
Director.
Secretaria OO.PP
5
SUMILLAR Y
ASIGNA AL
RESPONSABLE DE
UNIDAD
Sumillar el tramite asignando al
responsable de la Unidad
Director
OO.PP
6
CANALIZAR AL
TÉCNICO
RESPONSABLE
Reasignar el trámite al técnico
responsable de la parroquia.
Responsable
Programación de Obras
7 INSPECCIÓN
CAMPO
Ver procedimiento para realizar
la inspección de campo. Técnico parroquia
8
ANALIZAR EL
PEDIDO,
VERIFICAR
DATOS TÉCNICOS
Analizar los requerimientos y
datos necesarios para realizar el
cálculo del presupuesto
Técnico parroquia
9 ¿NECESITA
ESTUDIOS DE LA
♦ Si necesita estudios de la
Dirección de Planificación
continuar al paso Nº 10
Técnico parroquia
418
DIR. DE
PLANIFICACIÓN?
♦ Si no necesita estudios de la
dirección de Planificación
continuar al paso Nº 12
10
REALIZAR
SOLICITUD PARA
ESTUDIOS
COMPLEMENTAR
IOS
Elaborar la solicitud de estudios
complementarios a la Dirección
de Planificación
Técnico parroquia
11
REALIZAR
ESTUDIOS
SOLICITADOS
Realizar los estudios solicitados
y reasignar a la Dirección de
Obras Públicas
Dirección Planificación
y Desarrollo
12
ELABORAR
PRESUPUESTO DE
LA OBRA
Elaborar presupuesto de
conformidad con lo establecido
en las Normas de Control
Interno, Administración de
proyectos 408-11 Presupuesto de
la obra.
Técnico parroquia
13
REVISAR
INFORME DE
PRESUPUESTO
Verificar la documentación y
reasignar al director para
legalización y conocimiento.
Responsable
Programación de Obras
14
LEGALIZAR EL
INFORME Y
REASIGNAR A LA
SECRETARIA
Legalizar el informe y devolver a
la secretaria para su despacho. Director OO.PP
15
15. ELABORAR
MEMO DE
RESPUESTA A LA
UNIDAD
SOLICITANTE
Elaborar memo de respuesta a la
Unidad solicitante y entregar
presupuesto elaborado
Secretaria OO.PP
16
16. ¿EL
SOLICITANTE ES
CLIENTE
EXTERNO?
♦ Si el solicitante es externo
continuar al paso Nº 17
♦Si el solicitante no es externo
entregar documentación a la
unidad solicitante.
Secretaria OO.PP
17
17. ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Archivar el trámite y entregar
respuesta al ciudadano
solicitante.
Ver procedimiento MS-GTC-
AP-13
Asistente
Archivo Institucional.
FIN
419
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno - 408-11 Presupuesto de la obra
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Matriz de requisitos:
Solicitud Dirigida al Alcalde,
Tasa por servicios técnicos administrativos
Trámite sumillada
Informe de la inspección
Informe de datos técnicos
Solicitud para estudios técnicos
Estudios de Planificación
Presupuesto
Oficio de respuesta
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI
2010
07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Tnlgo. Rigoberto Yépez
Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012
420
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA LA
FISCALIZACIÓN DE OBRAS.
CÓDIGO: P-GTC-TP-GTP-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DE OBRAS
1. OBJETIVO
Controlar la calidad, el avance físico y financiero de las obras de acuerdo a lo
establecido por el contrato y las normas vigentes.
2. ALCANCE
El proceso inicia con la recepción del contrato, control de las obras civiles hasta que
se ejecuta la recepción definitiva de la obra.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Administrador de contrato Velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo
planeado y programado,
Jefe de fiscalización Establecer un sistema para el control del avance
Físico y financiero de lo planificado y presupuestado
Realizar evaluación y control de obras municipales
Fiscalizador Responsable técnico de la ejecución de la obra fiscaliza
las obras durante y después de realizadas.
Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites
administrativos de la Unidad.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
3 OO.PP Dirección de Obras Públicas
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
421
2 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el
registro, control, circulación y organización de los
documentos digitales y/o impresos que se envían y
reciben en el GAD-I.
3 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están
valorados y sirven para dar trámite a los diferentes
servicios administrativos que realiza la Municipalidad
de Ibarra.
4 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el
cumplimiento de una actividad.
5. DIAGRAMA DE FLUJO 1.1
Diagrama de flujo: Fiscalización de obras
DIR
. OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
Fase
Inicio
SECRETARIA GENERAL
LEGALIZACIÓN CONTRATOS
D1
Unidad Fiscalización
1.1 Ingreso de contrato y encargo
a Fiscalizador
Unidad Fiscalización
1.4 Recepción Provisional
Unidad Fiscalización
1.5Liquidación de obra y Recepción
definitiva
Unidad Fiscalización
1.3 Pago de planillas
Fin
Unidad Fiscalización
1.2 Inspección de obra
D2 D3 D4 D5D6
Documentos: Sistemas:
D1: Contrato
D2:Contrato sumillado al fiscalizador
D3: Informes de inspección
D4: Acta de recepción provisional
D5: Planillas de liquidación
422
DIAGRAMA DE FLUJO 1.2
Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS- 1.1 Ingreso de contrato y encargo a FiscalizadorD
IR. O
BR
AS
PÚ
BLI
CA
S
Fase
Jefe Fiscalización
2. Sumillar contrato designando a Fiscalizador
Inicio
SECRETARIA GENERAL
LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS
Secretaria F.
1. Recibir e ingresar contrato
D1
Secretaria F.
5. Elaborar orden de anticipo
Director
6. Emitir orden de anticipo
ADMINISTRACIÓN GENERAL
Jefe Fiscalización
7. Firmar memo de encargo a
FiscalizadorD1.1
D3 D3
D2.1
Secretaria F.
3. Elaborar memo de encargo al fiscalizador
GESTIÓN FINANCIERA
4. ¿Existe anticipo?
No
Si
Secretaria F.
8. Reasignar al fiscalizador encargado
S1
D2
INSPECCIÓN DE LA OBRA
FIN
Documentos: Sistemas:
D1: Contrato S1: Sistema de Gestión documental Quipux
D1.1. Contrato sumillado al fiscalizador
D2: Memo de encargo al fiscalizador
D2.1: Memo firmado
D3: Orden e anticipo
423
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº1.1
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
El proceso inicia con el ingreso del contrato de obra desde la Secretaría General
1
RECIBIR E
INGRESAR
CONTRATO
Recibir e ingresar contrato a la unidad
de Fiscalización
Secretaria
Fiscalización
OO.PP
2
SUMILLAR
CONTRATO
DESIGNANDO A
FISCALIZADOR
Sumillar contrato designando al
fiscalizador responsable de la obra
Jefe Fiscalización
OO.PP
3
ELABORAR
MEMO DE
ENCARGO AL
FISCALIZADOR
Elaborar memo de encargo al
fiscalizador designado
Secretaria
Fiscalización
4 ¿EXISTE
ANTICIPO?
♦ Si existe anticipo continuar al paso Nº
5
♦ Si no existe anticipo continuar al paso
Nº 7
Secretaria
Fiscalización
5
ELABORAR
ORDEN DE
ANTICIPO
Elaborar orden de anticipo de la obra. Secretaria
Fiscalización
6 EMITIR ORDEN
DE ANTICIPO Emitir orden de anticipo
Director
OO.PP
7
FIRMAR MEMO
DE ENCARGO A
FISCALIZADOR
Firmar memo de encargo a fiscalizador Jefe Fiscalización
OO.PP
8
REASIGNAR AL
FISCALIZADOR
ENCARGADO
reasignar al fiscalizador encargado Secretaria
Fiscalización
FIN
424
DIAGRAMA DE FLUJO Nº1. 2
Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.2 Solicitud Designación de Fiscalizador e Inspección de obras.
DIR
. OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL
Fase
Inicio
Secretaria F.
2. Elaborar oficio de respuesta al contratista
D2
Jefe Fiscalización
3. Legalizar oficio de respuesta
Secretaria F.
4. Reasignar trámite al Archivo
Institucional
Fiscalizador
7. Inspeccionar la obra
Fiscalizador
8. Elaborar informes técnicos de inspección
Jefe Fiscalización
9. Evaluar los informes técnicos
1. P-MS-GTC-AP-11
Atención de
peticiones
6. Ingreso de contrato y encargo al fiscalizador D3
D1
D2.1
Fin
10. ¿Existen Novedades en el
informe?
Jefe Fiscalización
11. Solucionar novedades dentro
de la unidad.
Si
12. ¿Requiere intervención de otras unidades?
Jefe Fiscalización
13. Comunicar Novedades a la
unidad responsable
Si
Jefe Fiscalización
14.Emitir informe al director
Fin
No
D4
D5 D4.1
No
5. P-MG-LF-LC-08ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y
ARCHIVO
S1
425
Documentos : Sistemas:
D1: Solicitud al alcalde solicitando
fiscalizador de obra
S1: Sistema de gestión documental
Quipux
D2: Oficio de respuesta al contratista
D3:Contrato de obra
D4: Informes técnico s de inspección
D5: Oficio para designar a Unidad
Responsable
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1.2
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
El proceso inicia con el ingreso del contrato de obra desde la Secretaría General
ATENCIÓN DE
PETICIONES
(CONTRATISTA)
Ver procedimiento para la atención de
peticiones ciudadanas
Secretaria
Fiscalización
OO.PP
1
ELABORAR
OFICIO DE
RESPUESTA AL
CONTRATISTA
Elaborar oficio de respuesta al
contratista
Secretaria
Fiscalización
OO.PP
2
LEGALIZAR
OFICIO DE
RESPUESTA
Legalizar oficio de respuesta Jefe Fiscalización
OO.PP
3
REASIGNAR
TRÁMITE AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar trámite al Archivo
Institucional
Secretaria
Fiscalización
OO.PP
4
ARCHIVAR
TRÁMITE Y
ENTREGAR
RESPUESTA AL
CONTRATISTA
Archivar trámite y entregar respuesta al
contratista
Asistente
Ventanilla Archivo
Institucional
5
INGRESO DE
CONTRATO Y
ENCARGO A
FISCALIZADOR
INGRESO DE CONTRATO Y
ENCARGO A FISCALIZADOR
Unidad de
Fiscalización
6 INSPECCIONAR
LA OBRA
Ver procedimiento para Inspeccionar la
obra
Fiscalizador
7
ELABORAR
INFORMES
TÉCNICOS DE
INSPECCIÓN
Elaborar informes técnicos de
inspección
Fiscalizador
OO.PP
426
8
EVALUAR LOS
INFORMES
TÉCNICOS
Evaluar los informes técnicos emitidos
por el fiscalizador de la obra
Jefe Fiscalización
OO.PP
9
¿EXISTEN
NOVEDADES EN
EL INFORME?
♦ Si existen novedades en el informe
continuar al paso Nº 10
♦ Si no existen novedades en el informe
continuar al paso 13
Jefe Fiscalización
OO.PP
10
SOLUCIONAR
NOVEDADES
DENTRO DE LA
UNIDAD.
Solucionar novedades dentro de la
unidad.
Jefe Fiscalización
OO.PP
11
¿REQUIERE
INTERVENCIÓN
DE OTRAS
UNIDADES?
♦ Si requiere intervención de otras
unidades continuar al paso Nº 12
♦ Si no requiere intervención de otras
unidades continuar al paso Nº 13
Jefe Fiscalización
OO.PP
12
COMUNICAR
NOVEDADES A LA
UNIDAD
RESPONSABLE
Comunicar novedades a la unidad
responsable para atención del trámite.
Jefe Fiscalización
OO.PP
13 EMITIR INFORME
AL DIRECTOR
Emitir informe al director para su
conocimiento y archivo.
Jefe Fiscalización
OO.PP
FIN
427
DIAGRAMA DE FLUJO Nº 1.3
Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.3 Pago de Planillas
DIR
. OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL
Fase
Inicio
Secretaria F.
2. Elaborar oficio de respuesta al contratista
D2
Fiscalizador
4. Inspeccionar la obra
Fiscalizador
5. Elaborar informes técnicos de avance
de obra
Jefe Fiscalización
6. Evaluar los informes técnicos
1. P-MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
D1
7. ¿Existen Novedades en el
informe?
Jefe Fiscalización
8. Solucionar novedades dentro
de la unidad.
9. ¿Requiere intervención de otras unidades?
Jefe Fiscalización
10. Comunicar Novedades a la
unidad responsable
No
Si
Fin
D3
D4
Jefe Fiscalización
3. Sumillar a fiscalizador responsable
Jefe Fiscalización
11. Elaborar memo para proceder con
el trámite
No
Secretaria F.
12. Elaborar orden de pago y reasignar trámite al Archivo I.
Director
13. Legalizar orden de pago
ADMINISTRACIÓN GENERAL
GESTIÓN FINANCIERA
Si
P-MG-LF-LC-0814. ENTREGA DE
RESPUESTA A TRÁMITES Y
ARCHIVO
D5
D6
428
Documentos: Sistemas:
D1: Solicitud al alcalde solicitando pago de
planillas
S1: Sistema de Gestión documental
Quipux
D2: Oficio de respuesta al contratista
D3: Informes técnicos de avance de obra
D4: Oficio para designar a Unidad Responsable
D5: Memo para proceder con trámite
D6: Orden de pago.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1.3
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ATENCIÓN DE
PETICIONES
(CONTRATISTA)
Ver procedimiento para la atención
de peticiones ciudadanas.
Asistente Ventanilla
Atención al Cliente
1
ELABORAR
OFICIO DE
RESPUESTA AL
CONTRATISTA
Elaborar oficio de respuesta al
contratista
Secretaria
Fiscalización
OO.PP
2
SUMILLAR A
FISCALIZADOR
RESPONSABLE
Sumillar a fiscalizador responsable
de la obra
Jefe Fiscalización
OO.PP
3 INSPECCIONAR
LA OBRA
Ver procedimiento para inspeccionar
la obra
Fiscalizador
OO.PP
4
ELABORAR
INFORMES
TÉCNICOS DE
AVANCE DE
OBRA
Elaborar informes técnicos y legales
de avance de obra para evaluación
del Jefe de Fiscalización
Fiscalizador
OO.PP
5
EVALUAR LOS
INFORMES
TÉCNICOS
Evaluar los informes técnicos
emitidos.
Jefe Fiscalización
OO.PP
6
¿EXISTEN
NOVEDADES EN
EL INFORME?
♦ Si existen novedades en el informe
continuar al paso Nº 7
♦ Si existen novedades en el informe
continuar al paso Nº 10
Jefe Fiscalización
OO.PP
7
SOLUCIONAR
NOVEDADES
DENTRO DE LA
UNIDAD.
Solucionar novedades dentro de la
unidad.
Jefe Fiscalización
OO.PP
8
¿REQUIERE
INTERVENCIÓN
DE OTRAS
UNIDADES?
♦ Si requiere intervención de otras
unidades continuar al paso Nº 9
♦ Si no requiere intervención de otras
unidades continuar al paso Nº 10
Jefe Fiscalización
OO.PP
429
9
.COMUNICAR
NOVEDADES A LA
UNIDAD
RESPONSABLE
Comunicar novedades a la unidad
responsable
Jefe Fiscalización
OO.PP
10
. ELABORAR
MEMO PARA
PROCEDER CON
EL TRÁMITE
Elaborar memo para proceder con el
trámite
Jefe Fiscalización
OO.PP
11
ELABORAR
ORDEN DE PAGO
Y REASIGNAR
TRÁMITE AL
ARCHIVO I.
Elaborar orden de pago y reasignar
trámite al archivo institucional.
Secretaria OO.PP
12 LEGALIZAR
ORDEN DE PAGO
Legalizar la orden de pago
Director OO.PP
13
ARCHIVAR
TRÁMITE
ENTREGA
RESPUESTA AL
CONTRATISTA
Archivar trámite entrega respuesta al
contratista
Asistente de
Ventanilla
Archivo Institucional.
FIN
430
DIAGRAMA DE FLUJO Nº 1.4
Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.4 Recepción provisional de obra
DIR
. OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
Fase
Inicio
Secretaria F.
2. Ingresar trámite y reasignar al jefe de
Fiscalización
D1
1.P-MS-GTC-AP-11
Atención de
peticionesD1
Jefe Fiscalización, Fiscalizador,
3. Inspeccionar la obra con contratista
4. ¿La Obra está terminada?
Fiscalizador
6. Emitir informe de liquidación
Si
Fiscalizador
5. Emitir informe con novedades.
No
Jefe Fiscalización
7. Verificar y sumillar informe
Secretaria
8. Elaborar acta de recepción
provisional
Comisión de Recepción de obras
9. Inspeccionar obra
Comisión de Recepción de obras
10. Firmar acta de recepción provisional
Secretaria
11. Elaborar orden de pago
Director
12. Firmar acta y orden de pago
GESTIÓN FINANCIERA
Fin
D3
D4
D4
D5 D5
D6
D5,D6
ADMINISTRACIÓN GENERAL
Fin
S1
431
Documentos. Sistemas:
D1: Oficio al alcalde solicitando recepción
provisional de obra
S1: Sistema de gestión documental
Quipux.
D3:Informes técnicos de avance de obra
D4: Informe de liquidación
D5: Acta de recepción provisional
D6: Orden de pago.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1.4
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ATENCIÓN DE
PETICIONES
(CONTRATISTA)
Ver procedimiento para la Atención
de peticiones ciudadanos
Asistente Ventanilla
Atención al Cliente
1
INGRESAR
TRÁMITE Y
REASIGNAR AL
JEFE DE
FISCALIZACIÓN
Ingresar trámite y reasignar al jefe
de fiscalización
Secretaria OO.PP
2
INSPECCIONAR
LA OBRA CON
CONTRATISTA
Inspeccionar la obra junto con el
contratista
Jefe de
Fiscalización/
Fiscalizador/OO.PP
Contratista
3 ¿LA OBRA ESTÁ
TERMINADA?
♦ Si la obra está terminada
continuar al paso Nº 5
♦ Si la obra no está terminada
Continuar al paso Nº 4
Jefe de Fiscalización
OO.PP
4 EMITIR INFORME
CON NOVEDADES.
Emitir informe con novedades al
contratista para solución de
novedades.
Fiscalizador OO.PP
5 EMITIR INFORME
DE LIQUIDACIÓN
Emitir informe de liquidación
Fiscalizador OO.PP
6
VERIFICAR Y
SUMILLAR
INFORME
Verificar el informe que este
correcto y sumillar para proceder
con el trámite
Jefe de Fiscalización
OO.PP
7
ELABORAR ACTA
DE RECEPCIÓN
PROVISIONAL
elaborar acta de recepción
provisional
Secretaria OO.PP
8
INSPECCIONAR
OBRA
Ver procedimiento para
inspeccionar la obra
Comisión de
Recepción de Obras
9
FIRMAR ACTA DE
RECEPCIÓN
PROVISIONAL
Firmar acta de recepción
provisional
Comisión de
Recepción de Obras
432
10 ELABORAR
ORDEN DE PAGO
Elaborar orden de pago de la obra
Secretaria
Fiscalización
OO.PP.
11 FIRMAR ACTA Y
ORDEN DE PAGO
Firmar acta y orden de pago y
emitir a las unidades responsables
de realizar el pago.
Director OO.PP
FIN
433
DIAGRAMA DE FLUJO Nº 1.5
Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.5 Liquidación y Recepción definitiva de obra
DIR
. OB
RA
S P
ÚB
LIC
AS
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL
Fase
Inicio
1. P-MS-GTC-AP-11
Atención de
peticionesD1
Secretaria
2.Ingresar solicitud y reasignar al Jefe
de Fiscalización
Jefe Fiscalización
3. Sumillar y reasignar al Fiscalizador
Jefe, Fiscalizador, Contratista
4. Inspeccionar obras concluidas.
Fiscalizador
5. Emitir informe de liquidación
Jefe Fiscalización
6. Verificar y sumillar informe
Secretaria
10. Elaborar acta de recepción definitiva
7. ¿Existen pagos
pendientes?No
Secretaria
8. Elaborar orden de pago o devolución por
reajuste.
Si
Director
9. Autorizar orden de pago
GESTIÓN FINANCIERA
Director
11. Firmar acta definitiva
Secretaria
12. Reasignar al Archivo Institucional
Fin
D1 D1 D2
D2 D3 D3
D4 D4S1
P-MG-LF-LC-0813. ENTREGA DE
RESPUESTA A TRÁMITES Y
ARCHIVO
434
Documentos: Sistemas:
D1: Oficio al alcalde solicitando Liquidación
y recepción definitiva de obra.
S1: Sistema de gestión documental
Quipux
D3:Ordden de pago
D4: Acta de recepción definitiva
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1.5
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ATENCIÓN DE
PETICIONES
(CONTRATISTA)
Ver procedimiento para la atención
de trámites ciudadanos.
Asistente Ventanilla
Atención al Cliente
1
INGRESAR
SOLICITUD Y
REASIGNAR AL
JEFE DE
FISCALIZACIÓN
Ingresar solicitud y reasignar al
jefe de fiscalización.
Secretaria
Fiscalización OO.PP
2
SUMILLAR Y
REASIGNAR AL
FISCALIZADOR
Sumillar trámite y reasignar al
fiscalizador para inspeccionar la
obra.
Jefe Fiscalización
OO.PP
3
INSPECCIONAR
OBRAS
CONCLUIDAS.
Inspeccionar obras concluidas.
Jefe Fiscalización,
Fiscalizador
Contratista
4 EMITIR INFORME
DE LIQUIDACIÓN
Emitir informe de liquidación.
Fiscalizador
OO.PP
5
VERIFICAR Y
SUMILLAR
INFORME
Verificar y sumillar informe. Jefe Fiscalización
OO.PP
6 ¿EXISTEN PAGOS
PENDIENTES?
♦ Si existen pagos pendientes
continuar al paso Nº 7
♦ Si no existen pagos pendientes
continuar al paso Nº 9
Secretaria
Fiscalización OO.PP
7
ELABORAR
ORDEN DE PAGO
O DEVOLUCIÓN
POR REAJUSTE.
Elaborar orden de pago por
devolución, por reajuste u otros
valores pendientes.
Secretaria
Fiscalización OO.PP
8 AUTORIZAR
ORDEN DE PAGO
Autorizar orden de pago para
proceder con el trámite Director OO.PP
9
ELABORAR ACTA
DE RECEPCIÓN
DEFINITIVA
Elaborar acta de recepción
definitiva
Y hacer firmar al director
Secretaria
Fiscalización OO.PP
435
10 FIRMAR ACTA
DEFINITIVA
Firmar el acta de recepción
definitiva
Director OO.PP
11
REASIGNAR AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Reasignar el trámite al archivo
institucional
Secretaria
Fiscalización OO.PP
12
ENTREGAR
OFICIO DE
RESPUESTA AL
CONTRATISTA
Entregar oficio de respuesta al
contratista
Asistente Ventanilla
Atención al Cliente.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010
2 Requisitos Trámites Municipales 2010
3 Reglamento Orgánico Funcional 2010
4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Normas de control Interno
(Sección Administración de Proyectos- Ejecución de proyecto)
3 Código de Arquitectura y Urbanismo
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Contrato de Obra
Orden de Anticipo
Memo de encargo al Fiscalizador
Oficios de respuesta a la petición (Designar Fiscalizador, Pago de
planillas, Avances de obra, Liquidación de obra, Ampliación de
plazos, Recepción Provisional de Obra, Aumento de Obras, etc.)
Informes de liquidación
Acta de recepción Provisional
Acta de recepción definitiva.
Planillas de pago
436
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI
2010
07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento
de procesos
Corrección al Manual de
procedimientos IMI 2010
Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Pablo Aguirre
Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012
437
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN VIAL Y
SEMAFORIZACIÓN.
CÓDIGO: P-MS-GTT-SV-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN VIAL Y SEMAFORIZACIÓN
1. OBJETIVO
Diseño de planos de señalización Horizontal y Vertical de las intersecciones de la
Ciudad de Ibarra y sus Parroquias.
2. ALCANCE
Se inicia con el ingreso de los pedidos de los diferentes barrios y sectores (Atención
al Cliente), hasta la entrega de la Ejecución del pedido.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de UMTT Sumilla la documentación y firma informe final.
Técnicos Informe Técnico
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UMTT Unidad Municipal de Tránsito y Transporte
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Señal Es un signo, un gesto u otro tipo que informa o avisa
algo.
438
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Señalización vial y Semaforización.
AT
EN
CIÓ
N A
L
CLIE
NT
EU
NID
AD
DE
TR
AN
SIT
O Y
TR
AS
NP
OR
TE
DIR
EC
CIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
AG
EN
TE
S
EX
TE
RN
OS
DIR
EC
CIÓ
N
AD
MIN
IST
RA
TIV
A
P-MS-GTT-SV-01
Inicio
Secretaria
2. Recibir Documentación
Coordinador Unidad
3. Sumillar Documentación
Técnico
4. Realizar Inspección
Técnico
5. Elaborar Planos e Informes
6. ¿Es procedente?
Técnicos
9. Ejecutar Señalización
D3 D4
8. ¿Es Señalización o Semaforización?
Señalización
SI
Director
10. Solicitar Disponibilidad Presupuestaria
Semaforización
11. MA-GF-P-02Ejecución del presupuesto
12. ¿Es respuesta
Afirmativa?FinNO
Técnico
14. Indicar especificaciones
técnicas de Semáforos
SI
Director
15. Solicitar Contratación
D6
Empresa Contratada
19. Instalar Semáforos
A B
B
Técnico
20. Inspeccionar Instalación
D8
D7
S1
D2.1
Fin
1. MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
D1,2
Técnico
7. Archivar Documentación
NO
D5
Técnico
13. Archivar Documentación
16. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías.
17. P-MA-BSI-AB-01Recepción de bienes de Larga Duración y
Sujetos a Control y de Consumo corriente.
18. P-MA-BSI-AB-02Egreso de bienes de
Larga Duración y Sujetos a Control y de Consumo corriente.
A
S1
439
Documentos: Sistemas:
D1 = Comprobante de Pago de la Tasa
Administrativa
S1 = Sistema de Gestión
Documental QUIPUX.
D2 = Solicitud de Señalización o semaforización por
parte de un Barrio o Sector
D2.1 = Solicitud Sumillada por el Jefe de la Unidad
D3 = Informe de Inspección
D4 = Planos de Señalización o ubicación de los
Semáforos
D5 = Informe de Señalización.
D6 = Certificación de disponibilidad de Fondo
D7 = Informe de Especificaciones Técnicas
D8: Informes de instalación de semáforos.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
En este procedimiento se encuentra
documentado todas las actividades a
seguir para la atención de peticiones
por parte del cliente.
Se realiza la solicitud de parte de los
Barrios o Comunidades sobre la
señalización horizontal y vertical.
Asistente de
Ventanilla
2 RECIBIR
DOCUMENTACIÓN
Se recibe la documentación y el
trámite generado desde Atención al
Cliente
Secretaria de
UMTT
3 SUMILLAR
DOCUMENTACIÓN
Se sumilla a los Técnicos Responsable de
UMTT
4 REALIZAR
INSPECCIÓN
Se procede a hacer la inspección
dependiendo de lo que se solicita, los
parámetros técnicos y su influencia
en el sector, como resultado se
elabora un informe de la inspección.
Técnico de
UMTT
5 ELABORAR PLANOS
E INFORMES
Se realiza un Informe en el cual se
determina las prioridades de los
pedidos. Se determina si es o no
procedente.
Técnico de
UMTT
6 ¿ES PROCEDENTE? Si es Procedente, va a la actividad 8.
Si No es Procedente, va a la
actividad 7.
Técnico de
UMTT
7 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Si la solicitud no es procedente, se
archiva la documentación generada
durante el trámite y seguidamente se
Técnico de
UMTT
440
informa el resultado al Cliente. Fin
del Proceso.
8 ¿ES SEÑALIZACIÓN O
SEMAFORIZACIÓN?
Si es Señalización, va a la actividad
9.
Si es Semaforización, va a la
actividad 10.
Técnico de
UMTT.
9 EJECUTAR
SEÑALIZACIÓN
Se procede a llevar a cabo la
señalización, con los recursos
propios de la Unidad. Fin del
Proceso.
Técnicos de
UMTT
10 SOLICITAR
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
El Director Solicita Disponibilidad
Presupuestaria.
Director de Obras
Públicas
11 MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
En este procedimiento se detallan
todas las actividades que se realizan
durante la solicitud de
Disponibilidad Presupuestaria.
Dirección
Financiera
12 ¿ES RESPUESTA
AFIRMATIVA?
Si Existe Disponibilidad
Presupuestaria, va a la Actividad 14.
Si No existe Disponibilidad
Presupuestaria, va a la actividad 13.
Director de Obras
Públicas.
13 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Si No existe disponibilidad para la
solicitud, se procede a Archivar la
documentación generada durante el
trámite. Fin del Proceso.
Técnico de
UMTT
14 INDICAR
ESPECIFICACIONES
TÉCNICAS DE
SEMÁFOROS
Se realiza un informe con todas las
especificaciones técnicas.
Técnico de
UMTT.
15 SOLICITAR
CONTRATACIÓN
El Director solicita la contratación de
un Empresa Externa para la
adquisición e instalación de los
Semáforos.
Director de Obras
Públicas
16 P-MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
En este procedimiento se detallan las
actividades necesarias para solicitar
contratación.
Dirección
Administrativa
17 MA-BSI-AB-01
RECEPCIÓN DE
BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
En este procedimiento se detallan las
actividades para adquisición e
ingreso de bienes.
Dirección
Administrativa
441
Y DE CONSUMO
CORRIENTE
18 MA-BSI-AB-02
EGRESO DE BIENES
DE LARGA
DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL
Y DE CONSUMO
CORRIENTE
En este procedimiento se detallan las
actividades para la salida de los
bienes.
Dirección
Administrativa
19 INSTALAR
SEMÁFOROS
Procede a instalar los semáforos la
empresa contratada, conjuntamente
con los técnicos de UMTT.
Empresa
Contratada.
20 INSPECCIONAR
INSTALACIÓN
Técnicos de UMTT, inspeccionan la
instalación de los semáforos y
realizan un informe como resultado.
Técnico de
UMTT
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
2 RTE INEN 004-1:2011. Señalización Vial. Parte 1. Señalización Vertical.
3 RTE INEN 004-2:2011. Señalización Vial. Parte 2. Señalización Horizontal.
4 Código de Práctica para Señalización de Vías. Parte 3. Señales de Vías. Requisitos
5 RTE INEN 004-4:2008. Señalización Vial. Parte 4. Alfabetos Normalizados.
6 RTE INEN 004-5:2012. Señalización Vial. Parte 5. Semaforización.
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Comprobante de Pago de Tasa Administrativa.
D2: Solicitud de Señalización o Semaforización, emitida por el Barrio o
Sector.
D3: Informe de Inspección.
D4: Planos de Señalización o Ubicación de Semáforos
D5: Informe de Señalización
442
D6: Certificación de Disponibilidad de Fondo.
D7: Informe de Especificaciones Técnicas.
D8: Informe de Instalación de Semáforos.
Sistemas de Referencia
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Sr. Luis Molina.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
443
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CIRCULACIÓN VIAL
CÓDIGO: P-MS-GTT-TYT-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CIRCULACIÓN VIAL (Líneas, Rutas Y Paradas de Transporte Público, Estacionamiento de Carga Liviana y Taxis
Convencional y Ejecutivo)
1. OBJETIVO
Diseño de planos de líneas y rutas de las operadoras de transporte público, con la
finalidad de mejorar la circulación vehicular en la Ciudad.
2. ALCANCE
Se inicia con el ingreso de los pedidos de los diferentes barrios y sectores (Atención
al Cliente), hasta la ejecución del pedido.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de UMTT Sumilla la documentación y firma informe final.
Técnicos Informe Técnico
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UMTT Unidad Municipal de Tránsito y Transporte.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Ruta Es un camino asfaltado, para el tránsito vehicular
interurbano.
2 Estacionamiento Es el espacio físico donde se deja el vehículo por un
tiempo determinado cualquiera.
444
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Circulación Vial (Líneas, Rutas, Paradas de Transporte Público, Estacionamiento de Carga Liviana y Taxis Convencional y Ejecutivo)
DIR
EC
CIÓ
N D
E O
BR
AS
PÚ
BLI
CA
SU
NID
AD
DE
TR
AN
SIT
O Y
TR
AN
SP
OR
TE
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
EA
GE
NT
ES
E
XT
ER
NO
SC
ON
SE
JO
MU
NIC
IPA
L
P-MS-GTT-TYT-01
Inicio
Secretaria
2. Recibir Documentación
Coordinador Unidad
3. Sumillar Documentación
Técnico
4. Realizar Inspección
Técnico
5. Elaborar Planos e Informes
6. ¿Es Procedente?
8. ¿Es Líneas o Estacionamiento?
D3
Representante Cooperativa
11. Socializar con los Socios
D2.1
D4
Fin
Si
ALínea
A B
B12. ¿Respuesta
Afirmativa?
Fin
D2.2
9. ¿Es Nuevo o Cambio?
Estacionamiento
Director
15. Solicitar la Aprobación
Cambio
Responsable Unidad
17. Revisar Resolución
Fin
Responsable Unidad
13. Realizar Adendum al Contrato Operacional
Si
D5
Técnico
7. Archivar Documentación y Notificar al Cliente
No
Técnico
10. Archivar Documentación y Notificar al Cliente
Nuevo
Técnico
14. Archivar Documentación y Notificar al Cliente
No
1. MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
D1,2
Técnico
18. Archivar Documentación y Notificar al Cliente
16. MG-LF-LC-02Planificación y ejecución
de Sesiones de Comisiones del Concejo
MunicipalD6
445
Documentos: Sistemas:
D1= Comprobante de pago por tasa
administrativa
S1: Sistema de Gestión
Documental QUIPUX
D2= Solicitud de petición de necesidad de
circulación vial.
D2.1= Trámite y documentos sumillados
D2.2= Solicitud revisada por la Cooperativa.
D3= Informe de inspección.
D4= Plano de e informe de líneas o
estacionamiento
D5= Contrato de Cooperativas modificado
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
En este procedimiento se detalla las
actividades de recepción de
requisitos y generación del trámite.
Asistente de
Ventanilla
2 RECIBIR
DOCUMENTACIÓN
Se recibe los requisitos, presentados
por el cliente.
Secretaria de UMTT.
3 SUMILLAR
DOCUMENTACIÓN
Se recibe la documentación y se
sumilla a los técnicos
Responsable de
UMTT.
4 REALIZAR
INSPECCIÓN
Se procede a hacer la inspección
dependiendo de lo que se solicita, los
parámetros técnicos y su influencia
en el sector. Como resultado se
genera un informe de la Inspección.
Técnico de UMTT.
5 ELABORAR
PLANOS E
INFORMES
Se realiza un Informe, en el cual se
determina las prioridades de los
pedidos. Se determina si es o no
procedente.
Técnico de UMTT.
6 ¿ES PROCEDENTE? Si es procedente, va a la actividad 8.
Si No es Procedente, va a la
actividad 7.
Técnico de UMTT.
7 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Y NOTIFICAR AL
CLIENTE
Si la solicitud No es procedente, se
procede a archivar los documentos
generados en el trámite, se informa
al cliente el resultado y termina el
proceso.
Técnico de UMTT.
8 ¿ES LÍNEAS O
ESTACIONAMIENTO
?
Si es Línea o Rutas, va a la Nª 11.
Si es Estacionamiento, va a la Nº 9.
Técnico de UMTT.
9 ¿ES NUEVO O
CAMBIO?
Si es Nuevo Estacionamiento, va a la
actividad 10.
Si es Cambio de Estacionamiento, va
a la actividad 15.
Técnico de UMTT.
10 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Y NOTIFICAR AL
CLIENTE
Si el Estacionamiento es nuevo se
concede el permiso, se archiva la
documentación y se informa al
cliente el resultado.
Técnico de UMTT.
446
11 SOCIALIZAR CON
LOS SOCIOS
Si es una línea o ruta, se procede a
socializar con el representante de la
cooperativa, se verifica si es posible
resolver lo solicitado por parte de la
Cooperativa.
Representante
Cooperativa
12 ¿ES RESPUESTA
AFIRMATIVA?
Si la respuesta es Afirmativa, va a la
actividad 13.
Si la respuesta No es Afirmativa, va
a la actividad 14.
Responsable de
UMTT.
13 REALIZAR
ADENDUM AL
CONTRATO
OPERACIONAL
Se realiza un adendum al contrato
con la cooperativa, el mismo que se
procede a firmar, se informa al
cliente la respuesta y finaliza el
proceso.
Responsable de
UMTT
14 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Y NOTIFICAR AL
CLIENTE
Si la respuesta por la cooperativa No
es afirmativa, se procede a Archivar
los documentos generados durante el
trámite, seguidamente se informa al
cliente el resultado.
Técnico de UMTT.
15 SOLICITAR LA
APROBACIÓN
Se solicita la aprobación del cambio
de Estacionamiento a la comisión de
Transito de IMI.
Director de Obras
Públicas.
16 MG-LF-LC-02
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
SESIONES DE
COMISIONES DEL
CONCEJO
MUNICIPAL
En este procedimiento se detallan las
actividades para aprobación y
resolución en Concejo Municipal.
Concejo Municipal
17 REVISAR
RESOLUCIÓN
El responsable de la Unidad recibe la
resolución y revisa el resultado.
Responsable de
UMTT.
18 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Y NOTIFICAR AL
CLIENTE
Se procede a archivar la resolución y
la documentación generada durante
el trámite, seguidamente se informa
al cliente el resultado y termina el
proceso.
Técnico de UMTT.
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial
447
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Comprobante de pago por Tasa Administrativa.
D2: Solicitud de petición de necesidad de circulación Vial por parte del
Barrio.
D3: Informe de Inspección.
D4: Plano e Informe de líneas o Estacionamiento.
D5: Adendum Contrato de Cooperativa.
D6: Resolución de Concejo Municipal.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Sr. Luis Molina.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
448
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL SANITARIO
DE ACTIVIDADES SUJETOS A CONTROL
CÓDIGO: P-MS-CM-CS-01
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CONTROL SANITARIO DE ACTIVIDADES
SUJETOS A CONTROL.
1. OBJETIVO
El control sanitario se realiza con la finalidad de precautelar, proteger, mejorar y
garantizar las condiciones básicas de salud de las actividades sujetas a control como
estipula la Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo, en el cantón Ibarra.
2. ALCANCE
El proceso inicia con una petición ciudadana que ingresa por atención al cliente. Previo
análisis se realiza las inspecciones correspondientes donde se verifica los parámetros de
condiciones de básicas de salud y se termina en la elaboración de informes de
conocimiento o la sanción respectiva.
Las actividades sujetas a control se consideran a todas las actividades como son:
Nº ACTIVIDADES SUJETOS A CONTROL
1 Alojamiento Hoteles, hostales, residencial, cabaña, pensión,
campamento.
2 Alimentos y bebidas Cafeterías, heladerías, fuente de soda, drives inn,
bares.
3
Centros de diversión Discotecas, salas de fiesta, peñas, termas y
balnearios, centros de convención, boleras, pista de
patinaje, centros de recreación.
4 Agencias de servicios
turísticos
5 Hipódromos y parques de
diversión.
6 Transportación
7 Billares.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Inspector Sanitario Propone y ejecuta políticas, normas y
procedimientos de supervisión, asistencia técnica y
capacitación en seguridad ambiental.
Elabora notificaciones e informes respectivos.
Secretaria de gestión
Ambiental Recepta, registra y despacha documentación interna
y externa.
Brinda atención secretarial y logística
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
449
Mantiene actualizada la base de datos de las
actividades comerciales y usuarios que son sujetos
de control sanitario.
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de
rendición de cuentas.
Las demás funciones asignadas por Ley y el
superior directo.
Directora de Gestión
Ambiental Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables
a la Unidad de Gestión Ambiental.
Asesora a las autoridades en temas inherentes a la
protección de la Salud y el Medio Ambiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
San Miguel de Ibarra.
2 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Sujetos a control Son actividades económicas que son sometidas al
control sanitario municipal como lo establece según
clasificación en las ordenanzas vigentes.
2 Zonificar Dividir terreno en zonas para las realizas la inspección
diaria.
3 Especies valoradas Documentos pre impresos, numerados y tiene un valor
económico, llamado especies valoradas, sirven para
dar tramites a las solicitudes de parte del cuidando a
los servicios que ofrece la Municipalidad.
4 Comprobante de
pago.
Es el documento que entrega la municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes por pago de impuesto,
tasas, y contribuciones especiales en la ventanilla
designadas para el efecto.
450
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Control sanitario de actividades comerciales sujetos a control (1)
AT
EN
CIÓ
N A
L C
LIE
NT
EU
NID
AD
DE
GE
ST
IÓN
Y C
ON
TR
OL A
MB
IEN
TA
L
Inicio
Inspector Sanitario
11. Analizar la petición de control sanitaria.
Inspector Sanitario.
14. Realizar el recorrido en las zonas establecidas
Inspector Sanitario.
15. Inspeccionar la actividad con sujetos a
control.
16. ¿Cumple parámetros de
inspección?
Inspector Sanitario
12. Sectorizar rutas y preparar materiales
NO
1. ¿Existe petición ciudadana para el
proceso?
NO
SI
A
B
D1.1
Inspector Sanitario
13. Verificar el cronograma de
movilización vehicular.
2. P-MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
SI
D1
D1.1D2,3
D1.1D2.1
A
B
451
Diagrama de flujo: Control sanitario de actividades comerciales sujetos a control (2)
UN
IDA
D D
E G
ESTI
ÓN
Y C
ON
TRO
L A
MB
IEN
TAL
DIR
ECC
IÓN
DE
GES
TIÓ
N
AM
BIE
NTA
L C
OM
ISA
RIA
D
E H
IGIE
NE
Fase
A
B
Secretaria
3. Revisar y reasignar la petición a Director (a)
Director (a)
4. Sumillar y reasignar la petición
Inspector Sanitario.
17. Elaborar informe de las inspecciones diarias.
Inspector Sanitario.
18. Ingresar al sistema la información levantada.
Inspector Sanitario.
20. Notificar con las observaciones de las
inspección.
Inspector Sanitario
21. Reinspeccionar las actividades sujetos a control
que fueron notificados.
22. ¿Realizaron cambios de las observaciones?
BSI
NO
A
Inspector Sanitario
23. Elaborar Solicitud de Sanción para Comisaria
Municipal.D6
S2
C
B
Inspector Sanitario
19. Elaborar informe de las inspecciones.
D5.
10. P-MS-CM-CEP-04
Notificación a infractores de
ordenanzas vigentes
Fin
Secretaria
5. Revisar tipo de peticiones e informes
S.1D1
S.1
D1.1
Secretaria
9. Archivar los Informe de Control.
SI
7. ¿Son solicitud de sanción?
Secretaria
8. Reasignar a responsable que corresponde.
B
D1.1
D1.1D3.1
D1.1D2.1,4
S1
D1.1D2.2
Fin
6. ¿Son peticiones de control sanitario?
S1
SI
NONO
452
Documentos: Sistemas:
D1= Matriz de requisitos
*Solicitud de denuncia dirigida al Alcalde.
*Copia de cedula*Papeleta de votación.
*Tasa administrativa de servicios
*Ticket de trámite.
S1= Sistema de Gestión
Documental Quipux
D1.1= Solicitud de Matriz de requisitos
Sumillado
S4.1= Sistema de Paquete Office
(Word)
D2.= Formulario de Inspección Sanitaria
D3.=Notificaciones
D2.1= Formulario de Notificación de Control
Sanitario llena.
D2.2= Formulario Lleno con verificación de
mejoras
D3.1.= Notificación a infractores
D4.= Informe de inspección de Control
Sanitario.
D5.= Informe de Actividades
D6.= Solicitud de sanción
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EXISTE
PETICIÓN
CIUDADANA
PARA EL
PROCESO?
El procedimiento puede tener dos alternativas
para que se ejecute:
1. Petición Ciudadana
2. Competencia de la municipalidad.
SI existe petición ciudadana para el proceso
ver procedimiento de ATENCIÓN DE
PETICIONES. Si NO existe petición ciudadana es un proceso
que se realiza por competencia y rutina diaria
de control. Ver actividad N 9.
Inicio de proceso.
2
P-MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se encargan de
recibir, verificar la documentación cuando
existe petición ciudadana y reasignar a la
unidad o dirección correspondiente.
3
REVISAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN A
DIRECTOR (A)
Recibir el tipo de trámite físico y reasigna a
Director(a).
Entregar el tramite físico para que la
director(a) sumilla y autorice la petición.
Reasignar trámite en el sistema para el
conocimiento de la directora.
Secretaria
4
SUMILLAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN
Recibir el trámite físico para sumillar y
autoriza la petición.
Reasignar el tramite sumillado a la secretaria
para la entrega de la unidad o responsable
según trámite.
Director(a) de
Gestión Ambiental
453
5
REVISAR TIPO DE
PETICIONES E
INFORMES
Clasificar el trámite físico según su tipo y
destino.
Para el proceso puede ser:
Solicitud de peticiones de control Sanitario.
Informes de controles realizados.
Informes de sanción.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
6
¿SON PETICIONES
DE CONTROL
SANITARIO?
SI es una solicitud de control Sanitario. Ver
actividad N 7.
Si NO es una es solicitud de control
ambiental. Ver actividad N 6.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
7 ¿SON SOLICITUD
DE SANCIÓN?
SI es una solicitud de sanción se reasigna el
Procedimiento de NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES. Si NO es una solicitud de sanción. Ver
actividad N 7.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
8
P-MS-CM-CEP-04 NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS
VIGENTES
Es un procedimiento donde establece el tipo
de sanción por alguna infracción cometida
según la gravedad del caso.
9
REASIGNAR A
RESPONSABLE
QUE
CORRESPONDE.
Revisar y reasignar las peticiones de Control
Sanitario a inspector Sanitario. Responsable.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
10 ARCHIVAR LOS
EXPEDIENTES.
Todos los informes y expedientes que fueron
sumillados, y si son informes de actividades
de rutina de control sanitario se archiva para
el archivo histórico de la Dirección.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
11
ANALIZAR LA
PETICIÓN DE
CONTROL
SANITARIA.
Revisar el tipo de denuncia y el lugar para la
designación del inspector responsable de la
zona.
Informar verbalmente la petición del
ciudadano y el lugar de la inspección al
Inspector Sanitario de la según distribución de
trabajo.
Inspector Sanitario
12
SECTORIZAR
RUTAS Y
PREPARAR
MATERIALES.
Preparar los formularios de control necesario
y las rutas establecidas de acuerdo a la
zonificación y cronograma de recorrido diario
e inspectores.
En caso de denuncia se adjunta la petición y
se realiza el recorrido según cronograma de
Sectorización.
Inspector Sanitario
13
VERIFICAR EL
CRONOGRAMA
DE
MOVILIZACIÓN
VEHICULAR.
Para las los recorridos de control diario y
competencia de Municipio tienen una unidad
de vehículo para lo cual se establece un
cronograma de Movilización vehicular por día
si según requerimiento de la Unidad y
Dirección.
Inspector Sanitario
14 REALIZAR EL
RECORRIDO EN
Recorrer la zonas de la cuidad donde están
establecidas las actividades económicas a
inspeccionar.
Inspector Sanitario.
454
LAS ZONAS
ESTABLECIDAS.
Realizar una inspección visual sobre
inflaciones en las zonas que se realiza el
recorrido.
15
INSPECCIONAR
LA ACTIVIDAD
CON SUJETOS A
CONTROL.
Verificar los parámetro técnicos establecidos
para le revisión establecidas en el formulario
para as actividades sujetos a control.
Llenar el formulario de Control Sanitario.
Ver Formato: Formulario de Inspección de
Control Sanitaria.
Inspector Sanitario
16
¿CUMPLE
PARÁMETROS DE
INSPECCIÓN?
SI cumple parámetros de inspección se realiza
la actividad 15.
Si NO cumple los algunos de los parámetros
de inspección se realiza la actividad 18.
Inspector Sanitario
17
ELABORAR
INFORME DE LAS
INSPECCIONES
DIARIAS.
Cuando el control se realiza por una denuncia
el informe se realiza en cuanto se realice el
control al final del día de acuerdo tipo de
denuncia y las observaciones respectivas de
cada uno de los lugares sujetos a control.
Cuando se realiza por planificación operativa
se los informes semanales con sus respectivas
novedades establecidas en cada uno de los
lugares sujetos a control.
Inspector Sanitario
18
INGRESAR AL
SISTEMA LA
INFORMACIÓN
LEVANTADA.
Una vez concluida se ingresa algunos
parámetros que contiene en el formulario para
para el inventario de información de los
locales inspeccionados en el Sistema de Excel
de Indicadores.
Inspector Sanitario
19
ELABORAR
INFORME DE LAS
INSPECCIONES
MENSUALES.
Elaborar los informes mensuales de las
peticiones o quejas ciudadanas como los
controles realizados por competencia de la
Municipalidad para mantener un archivo
histórico de los expedientes.
20
NOTIFICAR CON
LAS
OBSERVACIONES
DE LA
INSPECCIÓN.
Cuando no cumple con los parámetros de
inspección establecidos en el formulario de
Control Sanitario, dejan la notificación
indicando el tiempo que tienen para cumplir
las observaciones realizadas.
Inspector Sanitario
21
REINSPECCIONAR
LAS
ACTIVIDADES
SUJETOS A
CONTROL QUE
FUERON
NOTIFICADOS.
Una vez concluida la fecha de la notificación
se realiza la reinspección de la zona de las
actividades sujeto a control para verificar el
cumplimiento de las observaciones de las
mejoras que tenía que realizar en ese intervalo
de tiempo.
Para la re inspección se utiliza el mismo
formulario de la primera inspección.
En este caso el reincidente se espera por dos
oportunidades previa a realizar la sanción.
Inspector Sanitario
22
¿REALIZARON
CAMBIOS DE LAS
OBSERVACIONES?
SI se realizaron cambios ver la Actividad N
15.
Si NO se realizaron cambios en la
reinspección ver la Actividad N 21.
Inspector Sanitario
455
23
ELABORAR
SOLICITUD DE
SANCIÓN PARA
COMISARIA
MUNICIPAL.
Elaborar el informe de actividades con las
observaciones respectivas de las actividades
sujetos a control que no cumplieron las
mejoras de las observaciones en la inspección
en el tiempo establecido.
Inspector Sanitario
24 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
3 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
2 COOTAD.- Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y
descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
D1= Matriz de requisitos
*Solicitud de denuncia ciudadana dirigido al Alcalde.
*Copia de cedula
*Papeleta de votación
*Tasa administrativa de servicios
*Ticket de trámite. D2.= Formulario de Inspección Sanitaria
D3.=Notificaciones
D4.= Informe de inspección de Control Sanitario.
D5.= Informe de Actividades
D6.= Solicitud de sanción
Sistema de referencia
S1= Sistema de Gestión Documental Quipux
S4.1= Software d aplicativo: Word
456
9. ANEXOS
Formulario de Inspección Sanitaria
Notificaciones
Formulario d inspección para mercados.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Sr. Winston Carranco
Sr. German Muñoz
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
457
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO A
ESPACIOS PÚBLICOS
CÓDIGO: P-MS-CM-CS-02
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO A ESPACIOS PÚBLICOS
1. OBJETIVO
Saneamiento a espacios públicos se realiza con la finalidad de precautelar, proteger,
mejorar y garantizar las condiciones básicas de salud de las actividades de los espacios
públicos de la Municipalidad de Ibarra.
2. ALCANCE
El proceso inicia con una planificación semanal, ejecución de actividad en el sitio, y
termina con el reporte de actividades.
Las actividades q comprende el procedimiento de Saneamiento en espacios Públicos son:
Baldeos, fumigaciones, desratización, limpieza de hierba en espacios públicos.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Oficina de Atención al
Cliente
El personal de la oficina de atención al cliente es
responsable de remitir el documento a la Alcaldía
para sumilla del Sr. Alcalde.
Inspector Sanitario Propone y ejecuta políticas, normas y
procedimientos de supervisión, asistencia técnica y
capacitación en seguridad ambiental.
Actualiza la base de datos de comerciantes sujetos a
control sanitario.
Presenta informes de cumplimiento objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de
rendición de cuentas.
Ejerce funciones de asistencia técnica y
capacitación en materias ambientales.
Elabora notificaciones e informes respectivos.
Secretaria de gestión
Ambiental Recepta, registra y despacha documentación interna
y externa.
Brinda atención secretarial y logística
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Mantiene actualizada la base de datos de las
actividades comerciales y usuarios que son sujetos de
control sanitario.
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de rendición
de cuentas.
458
Las demás funciones asignadas por Ley y el superior
directo.
Directora de Gestión
Ambiental Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables a la
Unidad de Gestión Ambiental.
Asesora a las autoridades en temas inherentes a la
protección de la Salud y el Medio Ambiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra.
2 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Saneamiento Acción y efecto de sanear. Conjunto de técnicas y
elementos destinados a fomentar las condiciones
higiénicas en un edificio, de una comunidad, etc.
2 Espacio publico Lugar donde cualquier ciudadano tiene el derecho de
circular. Para que ese derecho se cumpla resulta
fundamental un reparto equitativo del espacio público
para que todos los ciudadanos puedan utilizarlo sea cual
sea la forma en la que se desplacen.
459
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Saneamiento a espacios públicos.
SAN
EAM
IEN
TO
AMBI
ENTA
LDI
RECC
IÓN
DE
GEST
IÓN
AM
BIEN
TAL
ATEN
CIÓ
N A
L CL
IEN
TE.
Fumigación, desratizaciones, baldeando, limpieza de espacios publicos
Inspector Sanitario.
9. Elaboración de Cronograma.
Inspector Sanitario.
10. Distribuir al personal de trabajo y prepara
materiales
Trabajadores
13. Ejecutar la actividadcorrespondiente en el
sitio.
Inspector Sanitario.
14. Elaborar el informe y la ficha de actividades.
Inicio
1. ¿Existe petición ciudadana para el
proceso?SI
NO
A
D2.1,3
2. P-MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
D1
A
Secretaria
3. Revisar y reasignar la petición a Director (a)
Director (a)
4. Sumillar y reasignar la petición
A
Secretaria
5. Revisar tipo de peticiones e informes
S.1D1
S.1
D1.1
Secretaria
7. Archivar los informes
Secretaria
8. Reasignar a responsable que corresponde.
B
D1.1
Fin
6. ¿Son peticiones de saneamiento?
SI
NO
D1.1
D2
S.1
Inspector Sanitario
11. Verificar el cronograma de
movilización vehicular.
12. P-MA-BSI-AL-02
Movilización vehicula
Institucional.
460
Documentos: Sistemas:
D1.= Matriz de requisitos
Solicitud para Saneamiento ambiental
Copia de cedula
Tasa Administrativa por servicios
Ticket con Nº de trámite
S1.= Sistema Documental Quipux
D2.= Ficha de Lugar de Actividad
D3= Informe de Actividad
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EXISTE
PETICIÓN
CIUDADANA PARA
EL PROCESO?
SI existe una petición para el proceso
se va a proceso de Atención de
Peticiones.
NO existe petición ciudadana, por lo
tanto el proceso se realiza por oficio.
Ver actividad N° 8.
Ciudadano
Interesado
2
P-MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se
encargan de recibir, verificar la
documentación cuando existe petición
ciudadana y reasignar a la unidad o
dirección correspondiente.
3
REVISAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN A
DIRECTOR (A)
Recibir el tipo de trámite físico y
reasigna a Director(a).
Entregar el tramite físico para que la
directora sumilla y autorice la petición.
Reasignar trámite en el sistema para el
conocimiento de la directora.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
4
SUMILLAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN
Recibir el trámite físico para sumillar y
autoriza la petición.
Reasignar el tramite sumillado a la
secretaria para la entrega de la unidad
o responsable según trámite.
Director(a) de
Gestión Ambiental
5
REVISAR TIPO DE
PETICIONES E
INFORMES
Clasificar el trámite físico según su
tipo y destino.
Para el proceso puede ser: Solicitud de
peticiones de control.
Informes de controles realizados.
Informes de sanción.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
6
¿SON PETICIONES
DE
SANEAMIENTO?
SI es petición de Saneamiento
Ambiental. Ver actividad N 7.
Si NO es una petición de Saneamiento
Ambiental. Son informes de
actividades de Saneamiento
Ambiental. Ver actividad N 6.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
7 ARCHIVAR LOS
INFORMES.
Recibe todos los informes de
actividades de saneamiento y archiva
el expediente de informes si es que la
actividad se realizó por una petición.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
461
8
REASIGNAR A
RESPONSABLE
QUE
CORRESPONDE.
Reasignar el trámite al responsable
cuando los trámites son peticiones en
el sistema Quipux.
El Inspector encargado revisa si es una
petición y adjunta la petición al
recorrido diario.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
9 ELABORACIÓN DE
CRONOGRAMA.
Elaborar un cronograma de actividades
de recorrido diario par las inspecciones
de todas las actividades sujetos a
control. de acuerdo al cronograma de
movilización vehicular
Inspector Sanitario
10
DISTRIBUIR AL
PERSONAL DE
TRABAJO Y
PREPARA
MATERIALES.
Establecer un cronograma de
actividades dirías para distribuir el
trabajo a realizarse y al personal que va
ser responsable para dicha función y
lugar de trabajo.
Inspector Sanitario
11
VERIFICAR EL
CRONOGRAMA DE
MOVILIZACIÓN
VEHICULAR
Verificar si el cronograma establecido
de la Movilización vehicular por días
para la movilización de los
trabajadores al lugar que les
corresponde la actividad.
Esta actividad se realiza cuando hay
necesidad de movilización del
personal.
Inspector Sanitario
12
TRASLADARSE AL
SITIO DE
EJECUCIÓN
Movilizar al lugar del trabajo. Trabajadores
13
EJECUTAR LA
ACTIVIDAD
CORRESPONDIEN
TE EN EL SITIO.
Realizar las distintas actividades que se
relacione con el Saneamiento
Ambiental (Fumigación, limpieza de
parque, baldeos, etc,) en el lugar
designado o de acuerdo a la
planificación semanal.
Trabajadores
14
ELABORAR EL
INFORME Y LA
FICHA DE
ACTIVIDADES.
Elabora la Ficha de actividad de lugar
donde se realizó la actividad.
Elaborar un informe de actividad con
todas las observaciones y actividades
realizados con respecto a Saneamiento
Ambiental.
Inspector Sanitario
15 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza de Gestión de Desechos Sólidos.
3 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
462
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD.-Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización.
2 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Matriz de requisitos
Solicitud para Saneamiento ambiental
Copia de cedula
Tasa Administrativa por servicios
Ticket con Nº de trámite
D2.= Ficha de Lugar de Actividad
D3= Informe de Actividad
Sistema de referencia
Sistema de Gestión Documental Quipux
9. ANEXOS
Ficha de lugar de actividad
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Sr. Winston Carranco
Sr. German Muñoz
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
463
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN DE
CONTROL SANITARIO DE MERCADOS
CÓDIGO: P-MS-CM-CS-03 VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN DE CONTROL SANITARIO DE
MERCADOS
1. OBJETIVO
Mejorar las condiciones de higiene a los comerciantes de cada uno de los mercados
para garantizar el servicio de calidad a la ciudadanía.
Disminuir las infecciones que se den por el consumo de productos perecibles que no
están actos para el consumo humano.
2. ALCANCE
El proceso inicia con una denuncia ciudadana o por rutina diaria realizando la
inspección visual de los parámetros de control hasta emitir una informe de inspección
o sanción.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Administrador de
mercados
Lidera la propuesta de políticas, normas y procedimientos
de administración de mercados.
Programa y organiza los operativos de control del orden,
corrección y disciplina en la
comercialización de alimentos
Organiza la supervisión de los puestos de venta, calidad de
los productos, control de precios y permisos de
funcionamiento y remodelación en los mercados del
cantón.
Realiza campañas de educación y asistencia técnica para
optimizar la organización y los servicios en el mercado.
Lidera la administración del parqueadero municipal.
Asesora a las autoridades municipales en temas inherentes
a garantizar la organización y buen funcionamiento de los
mercados del cantón.
Controla el buen uso de instalaciones del mercado por
parte de comerciantes.
Controla pago al día de arrendamientos y alícuotas y
puestos del mercado
Elabora proyectos de desarrollo productivo y comercial de
los mercados del cantón Ibarra.
Controla y ubica a los comerciantes formales e informales
dentro de los mercados del cantón.
Coordina controles y operativos con la Intendencia de
Policía, Comisaria Nacional y
464
Mantener el control de precios, mediadas y calidad de los
artículos de primera necesidad entre otros de los Mercados
del Cantón.
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas
estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas,
Las demás funciones asignadas por la Ley, el Concejo
Municipal y el Alcalde.
Inspector Sanitario
Programa y efectúa operativos de control sanitario y
normas de higiene y otros.
Establece estrategias de ejecución y control de
conservación ecológica de parques, jardines, bosques y
otros para minimizar la contaminación y atraer el turismo
Ejerce funciones de asistencia técnica y capacitación en
materias ambientales
Elabora notificaciones e informes respectivos
Actualiza la base de datos de comerciantes sujetos a
control sanitario
Presenta informes de cumplimiento objetivos y metas
estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas
Las demás asignadas por la ley y su superior directo
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización
2 POA Plan Operativo Anual.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Infracción Transgresión, violación o quebrantamiento de alguna
disposición legal, pacto o tratado. Aquella conducta
consistente en una acción u omisión que implica una
obligación del derecho objetivo respecto de la cual, el
ordenamiento legal tiene prevista una reacción de carácter
represivo.
2 Notificación Acto mediante el cual con las formalidades legales
preestablecidas, se hace saber una resolución judicial o
administrativa a la persona a la que se reconoce como
interesada en su conocimiento o se le requiere para que
cumpla un acto procesal.
465
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Inspecciones de control sanitario a mercados
CLI
EN
TE
AD
MIN
IST
RA
CIÓ
N D
E M
ER
CA
DO
S
Mercado Amazonas, La Playa, La Bahía y Santo Domingo
Inicio
Cliente
2. Presentar denuncia por falta del comerciante
Fin
Administrador de Mercados
10. Revisar informe de inspección
Inspector Sanitario
3. Preparar materiales para Inspección rutinaria
Inspector Sanitario
5. Solicitar documentos obligatorios del local
Inspector Sanitario
6. Verificar estado del lugar y tomar datos
Administrador de Mercados
4. Designar ejecución de inspección
Inspector Sanitario
9. Elaborar informe de inspección
11. ¿Amerita Sanción?
Administrador de Mercados
12. Emitir informe general de sanción.
SI
14. MS-CM-CEP-04Notificación a infractores de
ordenanzas vigentes.
Secretaria
13. Archivar informes de inspección
NO
1.¿Existe denuncia ciudadana para el
proceso?SI
NO
D2
7.¿Cumple con parámetro s de
inspección?
Inspector Sanitario
8. Notificar al responsable en el lugar de la inspección
NO
SI
D1
D1.1
D3S1
466
Documentos. Sistemas:
D1.: Notificaciones S1: Sistema de Gestión Documental
Quipux
D1.1: Notificación a Infractor
D2.: Informe de Inspecciones
D2.: Solicitud de sanción
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EXISTE
DENUNCIA
CIUDADANA
PARA EL
PROCESO?
Para que se ejecute el proceso hay dos
alternativas:
Petición ciudadana y
Por Rutina.
La inspección por rutina se realiza por lo que
se establece en el pan operativo anual (POA)
y competencia de la municipalidad mantener
dicho control y orden.
Inicio de proceso
2
PRESENTAR
DENUNCIA POR
FALTA DEL
COMERCIANTE
El ciudadano/cliente presenta la denuncia por
alguna infracción cometida.
La denuncia puede ser verbal o escrita.
Cliente.
3
PREPARAR
MATERIALES
PARA
INSPECCIÓN
RUTINARIA
Preparar los materiales de prevención para
realizar la inspección y agenda de registro y
documentos de Notificación para las
infracciones si es que lo hubiera en las
inspecciones.
Inspector
Sanitario
4
DESIGNAR
EJECUCIÓN DE
INSPECCIÓN
Designar la dirección y el orden de
inspección al responsable de supervisar.
Administrador de
mercados
5
SOLICITAR
DOCUMENTOS
OBLIGATORIOS
DEL LOCAL
En el sitio de inspección verificar los
documentos habilitantes:
Numero de puesto.
Copia de cedula
Certificado de salud.
Inspector
Sanitario
6
VERIFICAR
ESTADO DEL
LUGAR Y
TOMAR DATOS
Verificar las condiciones y paramentos
higiénicos de los distintos productos y
puestos del mercado.
Verificar a los responsables todos los
implementos necesarios y básicos en los
puestos.
Inspector
Sanitario
7
¿CUMPLE CON
PARÁMETRO S
DE
INSPECCIÓN?
SI cumple con parámetros de inspección. Ver
actividad N° 9.
Si NO cumple con parámetros de inspección.
Ver actividad N° 8.
Inspector
Sanitario
8
NOTIFICAR AL
RESPONSABLE
EN EL LUGAR
Elaborar una notificación con una fecha para
comparecer y explicar la razón de la
infracción.
Inspector
Sanitario
467
DE LA
INSPECCIÓN.
Este se realiza en el lugar de la inspección por
cualquier tipo de incumplimiento a los
parámetros de inspección y reincidente.
9
ELABORAR
INFORME DE
INSPECCIÓN
Elaborar informe de las inspecciones
realizadas y las respectivas observaciones de
las inspecciones.
Reasignar el informe al responsable de la
administración de Mercados.
Inspector
Sanitario
10
REVISAR
INFORME DE
INSPECCIÓN
Revisar informe de inspección sobre los
lugares realizados y las observaciones dadas
en el informe de algún incumplimiento.
Administrador de
mercados
11 ¿AMERITA
SANCIÓN?
SI en el informe amerita sanción. Ver
actividad N° 12.
Si en el informe NO amerita sanción. Ver
actividad N° 9. Ver actividad N° 13
Administrador de
mercados
12
EMITIR
INFORME
GENERAL DE
SANCIÓN
Realizar un informe general con todas las
observaciones para que determine la sanción
por la infracción cometida. Emitir informe
general de sanción al Procedimiento de la
Comisaria.
Administrador de
mercados
13
P-MS-CM-CEP-
04 NOTIFICACIÓN
A
INFRACTORES
DE
ORDENANZAS
VIGENTES
Es un procedimiento de la Comisaria de
Higiene para comparecer con el infractor
resoluciones, o cualquier tipo de sanción
según el grado de infracción cometida.
14
ARCHIVAR
INFORME DE
INSPECCIÓN
Clasificar todos los informes y archivar como
documentación de respaldo en el archivo de
la Administración de Mercados.
Secretaria de la
Administrador de
mercados.
15 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.
3 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD.- Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización
2 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
468
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.: Notificaciones
D2.: Informe de Inspecciones
D2.: Solicitud de sanción
Sistemas de referencia
Sistema de gestión documental Quipux
9. ANEXOS
Agenda de Registro de Inspección
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Sr. Telmo Mufla
Fecha:03/12/2012 Fecha: 03/12/2012
Firma
Firma
469
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL
AMBIENTAL DE ACTIVIDADES SUJETOS A
CONTROL
CÓDIGO: P-MS-CM-CA-01
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CONTROL AMBIENTAL DE ACTIVIDADES
SUJETOS A CONTROL
1. OBJETIVO
Es un proceso que se realiza para obtener un registro de las condiciones físicas y
ambientales de las actividades que generan algún nivel de impacto en la ciudad, en
las cuales conste de la inspección en el sitios y las notificaciones de los lugares en
donde se debe realizarse mejoras, con la finalidad de garantizar las buenas prácticas
ambientales e higiene, para que no afecte a la población
Se realiza con el fin de controlar y minimizar los niveles de ruidos generados en el
área urbana de la ciudad a los que se expone diariamente la población de acuerdo a lo
que establece la Ordenanza respectiva.
2. ALCANCE
El procedimiento empieza con un plan operativo o con una petición ciudadana para
el control de fuentes fijas de alto impacto, bajo impacto, ruido, emisión a la atmosfera
generación de residuos y tratamiento de destino final, verificando el cumplimento de
parámetro de especificación ambientales establecidas en las normas en el lugar de
actividad sujetas a control de acuerdo a la clasificación en la Ordenanza del Uso y
Ocupación del Suelo, en algunos caso de no cumplimiento se aplica la sanción
respectiva.
El control ambiental se aplica a todas las actividades sujetas a control, actividades q
emiten algún tipo de emisión que afecte o altere los niveles permitidos de salud como
es: el ruido, fuentes del alto impacto y bajo impacto.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de UGCA Valida y certifica el informe de inspección
Realiza audiencia de mediación
Resuelve por medio de audiencias de mediación las
denuncias, generando un acta de compromiso con
las partes.
Seguimiento del caso hasta su archivo, luego del
cumplimiento del compromiso.
Técnico Ambiental Realiza la inspección en el sitio
Coordina con el usuario la inspección
470
Notifica los incumplimientos
Elabora informe de inspección
Participa de audiencia de mediación
Inspección de seguimiento de la mediación.
Elabora informe de inspecciones.
Secretaria Recepta, registra y despacha documentación interna y
externa.
Brinda atención secretarial y logística
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Mantiene actualizada la base de datos de las actividades
comerciales y usuarios que son sujetos de control sanitario.
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas
estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas.
Las demás funciones asignadas por Ley y el superior
directo.
Director (a) de Gestión
Ambiental.
Lidera la programación y presupuestario del Plan Operativo
de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables a la
Unidad de Gestión Ambiental.
Asesora a las autoridades en temas inherentes a la
protección de la Salud y el Medio Ambiente.
Asistente de Ventanilla
de Atención al Cliente.
Recepción de la documentación de todos los trámites
municipales.
Ingreso del trámite en el sistema documental del Municipio.
Entrega de documentación física en cada una de las
dependencia que conforma el Municipio.
Seguimiento del trámite para la información ciudadana en
el sistema documental.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UGCA Unidad de Gestión y Control Ambiental
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra.
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Absolución Terminación del pleito enteramente favorable al
demandado.
En la prueba de confesión o interrogatorio de las partes, acto
de responder el litigante bajo juramento o promesa a las
preguntas de la otra parte.
471
3 Sujetos a control Son actividades económicas que son sometidas al control
sanitario municipal como lo establece según clasificación
en las ordenanzas vigentes.
4 Zonificar Dividir terreno en zonas para las realizas la inspección
diaria.
5 Especies
valoradas
Documentos pre impresos, numerados y tiene un valor
económico, llamado especies valoradas, sirven para dar
tramites a las solicitudes de parte del cuidando a los
servicios que ofrece la Municipalidad.
6 Comprobante de
pago.
Es el documento que entrega la municipalidad de Ibarra, a
los contribuyentes por pago de impuesto, tasas, y
contribuciones especiales en la ventanilla designadas para
el efecto.
472
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Control Ambiental a actividades Sujetos a Control.
ATE
NC
IÓN
AL
CLI
ENTE
UN
IDA
D D
E G
ESTI
ÓN
Y C
ON
TRO
L A
MB
IEN
TAL
Fase
Inicio
Responsable de UGCA
11. Revisar e informar el lugar y tipo de denuncia.
Técnico Ambiental.
14. Realizar recorrido de la ciudad por zonas.
Técnico Ambiental.
15. Inspeccionar la actividad sujetos a
control.
16. ¿Cumple parámetros de
inspección?
Técnico Ambiental.
12. Sectorizar rutas y preparar materiales.
NO
1. ¿Existe petición ciudadana para el
proceso?SI
NO
SI
B
D1.1
Técnico Ambiental.
13. Verificar el cronograma de
movilización vehículos.
2. P-MS-GTC-AP-11
Atención de peticiones
A
D1
D1.1D2,4
D1.1D2.1,4
S1
A
B
473
Diagrama de flujo: Control Ambiental a actividades Sujetos a Control. UN
IDAD
DE
GEST
IÓN
Y CO
NTRO
L AM
BIEN
TAL
DIRE
CCIÓ
N DE
GES
TIÓN
AM
BIEN
TAL
COM
ISAR
IA
DE H
IGIE
NE
Fase
A
Técnico Ambiental.
17. Elaborar informe de las inspecciones diarias.
Responsable de UGCA
18. Ingresar al sistema la información levantada.
Técnico Ambiental.
21. Notificar con las observaciones de las
inspección.
Técnico Ambiental
22. Reinspeccionar las actividades sujetos a control
que fueron notificados.
23. ¿Realizaron cambios de las observaciones?
CSI
Responsable de UGCA
25. Elaborar Solicitud de Sanción para Comisaria
Municipal. D6
S4.1
C
C
Fin
Responsable UGCA
19. Elaborar informe de las inspecciones.
Secretaria
20. Revisar y reasignar informes.
D
D5D1.1D2.1,3
Secretaria
26. Adjuntar informes y archivar expedientes
S1
D1.1D2.1,4.1
D1.1D2.2,4.1
Técnico Ambiental.
24. Elaborar informe de observaciones para
sanción para Comisaria.
NO
S1 S1S1
S1
S1
A
Secretaria
3. Revisar y reasignar a director (a)
Directora
4. Avalizar la petición o Legalizar los Informes.
D1.1
Secretaria
5. Revisar el tipo de documentación.
B
D
D1
S1D1.1
S1
8. ¿Es una solicitud sanción?
6. ¿Es una solicitud de control?
Secretaria
7. Reasignar a Responsables de UGCA
D1.1S1
Secretaria
9. Reasignar a Secretaria de UGCA
D1.1S1
NO
10. P-MS-CM-CEP-04Notificación a infractores de
ordenanzas vigentes
Fin
SI
B
No
Si
474
Documentos: Sistemas:
D1.= Matriz de requisitos:
*Solicitud de denuncia ciudadana dirigido al
Alcalde.
*Copia de cedula
*Papeleta de votación.
*Tasa administrativa de servicios
*Ticket de trámite.
S1= Sistema de Gestión
Documental Quipux
S4.1= Software Aplicativo:
Excel de Indicadores
Ambientales
D1.1=Matriz de requisitos sumillado.
D2.= Formulario de Control Ambiental
D2.1.= Formulario de Control Ambiental llena
D2.2.= Formulario Ambiental verificada las
mejoras
D3.= Informe de inspección de control ambiental
D4.= Notificación
D4.1.= Notificación a infractores
D5.= Informe de actividades
D6.= Solicitud de sanción
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EXISTE PETICIÓN
CIUDADANA PARA
EL PROCESO?
El procedimiento puede tener dos
alternativas para que se ejecute:
3. Petición Ciudadana
4. Competencia de la municipalidad
establecida en el POA.
SI existe petición ciudadana para el
proceso ver procedimiento de
ATENCIÓN DE PETICIONES. Si NO existe petición ciudadana es un
proceso que se realiza por competencia
y rutina diaria de control. Ver actividad
N 10.
Inicio de proceso
2
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se encargan
de recibir, verificar la documentación
cuando existe petición ciudadana y
reasignar a la unidad o dirección
correspondiente.
3
REVISAR Y
REASIGNAR A
DIRECTOR (A)
Recibir el tipo de trámite físico y
reasigna a Director(a).
Entregar el tramite físico para que la
directora sumilla y autorice la petición.
Reasignar trámite en el sistema para el
conocimiento de la directora.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
4 AVALIZAR LA
PETICIÓN O
Recibir el trámite físico para sumillar y
autoriza la petición.
Director(a) de
Gestión Ambiental
475
LEGALIZAR LOS
INFORMES
Reasignar el tramite sumillado a la
secretaria para la entrega de la unidad o
responsable según trámite.
5
REVISAR EL TIPO
DE
DOCUMENTACIÓN.
Clasificar el trámite físico según su tipo
y destino.
Para el proceso puede ser: Solicitud de
peticiones de control.
Informes de controles realizados.
Informes de sanción.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
6
¿ES UNA
SOLICITUD DE
CONTROL?
SI es una solicitud de control
ambiental. Ver actividad N° 7.
Si NO es una es solicitud de control
ambiental. Ver actividad N° 6.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
7
REASIGNAR A
RESPONSABLES DE
UGCA.
Reasignar el trámite al responsable de
Unidad de Gestión y Control
Ambiental cuando los trámites son
peticiones.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
8
¿ES UNA
SOLICITUD
SANCIÓN?
SI es una solicitud de sanción se
reasigna el Procedimiento de
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES. Si NO es una solicitud de sanción. Ver
actividad N 8.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
9
REASIGNAR A
SECRETARIA DE
UGCA.
Reasignar el trámite a la Secretaria de
UGCA cuando los trámites son
peticiones.
Secretaria de
Gestión Ambiental.
10
P-MS-CM-CEP 04
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS
VIGENTES
Es un procedimiento donde establece el
tipo de sanción por alguna infracción
cometida según la gravedad del caso.
11
REVISAR E
INFORMAR EL
LUGAR Y TIPO DE
DENUNCIA.
Revisar el tipo de denuncia y el lugar
para la designación del inspector
responsable de la zona.
Informar verbalmente la petición del
ciudadano y el lugar de la inspección al
Técnico Ambiental de la según
distribución de trabajo.
Responsable de
UGCA.
12
SECTORIZAR
RUTAS Y
PREPARAR
MATERIALES.
Preparar los formularios de control
necesario y las rutas establecidas de
acuerdo a la zonificación en el Plan
Operativo de Control diario e
inspectores.
En caso de denuncia se adjunta la
petición y se realiza el recorrido según
cronograma de Sectorización.
Responsable de
UGCA.
476
13
VERIFICAR EL
CRONOGRAMA DE
MOVILIZACIÓN
VEHÍCULOS.
Para las los recorridos de control diario
y competencia de Municipio tienen una
unidad de vehículo para lo cual se
establece un cronograma de
Movilización vehicular por día si según
requerimiento de la Unidad y
Dirección.
Responsable de
UGCA.
14
REALIZAR
RECORRIDO DE LA
CIUDAD POR
ZONAS.
Recorrer la zonas de la cuidad donde
están establecidas las actividades
económicas a inspeccionarse.
Técnico
Ambiental.
15
INSPECCIONAR LA
ACTIVIDAD
SUJETOS A
CONTROL.
Verificar los parámetro técnicos
establecidos para le revisión
establecidas en el formulario para as
actividades sujetos a control.
Llenar el formulario de Control
Ambiental.
Ver Formato: Formulario de
Inspección de Control Ambiental
Técnico Ambiental
16
¿CUMPLE
PARÁMETROS DE
INSPECCIÓN?
SI cumple parámetros de inspección se
realiza la actividad N° 16.
Si NO cumple los algunos de los
parámetros de inspección se realiza la
actividad N° 20.
Técnico Ambiental
17
ELABORAR
INFORME DE LAS
INSPECCIONES
DIARIAS.
Cuando el control se realiza por una
denuncia el informe se realiza en
cuanto se realice el control al final del
día de acuerdo tipo de denuncia y las
observaciones respectivas de cada uno
de los lugares sujetos a control.
Cuando se realiza por planificación
operativa se los informes semanales
con sus respectivas novedades
establecidas en cada uno de los lugares
sujetos a control.
Técnico Ambiental
18
INGRESAR AL
SISTEMA LA
INFORMACIÓN
LEVANTADA.
Una vez concluida se ingresa algunos
parámetros que contiene en el
formulario para para el inventario de
información de los locales
inspeccionados en el Sistema de Excel
de Indicadores.
Responsable de
UGCA
19
ELABORAR
INFORME DE LAS
INSPECCIONES.
Elaborar los informes mensuales de las
peticiones o quejas ciudadanas como
los controles realizados por
competencia de le Municipalidad para
mantener un archivo histórico de los
expedientes.
Responsable de
UGCA
477
20
REVISAR Y
REASIGNAR
INFORMES.
Si el informe tiene que sumillar
reasignar a la Directora de Gestión
Ambiental.
Si los informes son sumillados archivo
todos los formularios
Secretaria UGCA
21
NOTIFICAR CON
LAS
OBSERVACIONES
DE LAS
INSPECCIÓN.
Cuando no cumple con los parámetros
de inspección establecidos en el
formulario, dejan la notificación
indicando el tiempo que tienen para
cumplir las observaciones realizadas.
Técnico
Ambiental.
22
REINSPECCIONAR
LAS ACTIVIDADES
SUJETOS A
CONTROL QUE
FUERON
NOTIFICADOS.
Una vez concluida la fecha de la
notificación se realiza la reinspección
de la zona de las actividades sujeto a
control para verificar el cumplimiento
de las observaciones del as mejoras
que tenía que realizar en ese intervalo
de tiempo.
En este caso el reincidente se espera
por dos oportunidades previa a realizar
la sanción.
Técnico
Ambiental.
23
¿REALIZARON
CAMBIOS DE LAS
OBSERVACIONES?
SI se realizaron cambios ver la
Actividad N° 15.
Si NO se realizaron cambios en la
reinspección ver la Actividad N° 22.
Técnico
Ambiental.
24
ELABORAR
INFORME DE
OBSERVACIONES
PARA SANCIÓN.
Elaborar el informe de actividades con
las observaciones respectivas de las
actividades sujetos a control que no
cumplieron las mejoras de las
observaciones en la inspección en el
tiempo establecido.
Técnico
Ambiental.
25
ELABORAR
SOLICITUD DE
SANCIÓN PARA
COMISARIA
MUNICIPAL.
Elaborar el informe escrito para la
Sanción por el incumplimiento de los
parámetros establecidos.
Adjuntar al expediente la solicitud de
sanción y reasignar el trámite.
Responsable de
UGCA
26
ADJUNTAR
INFORMES Y
ARCHIVAR
EXPEDIENTES.
Una vez sumillado los informes de
actividad de control se archivar en la
Unidad como documentos de respaldo
y archivo histórico.
Secretaria de
UGCA.
26 FIN
478
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2 Ordenanza para la protección de la calidad ambiental de las calidades
ambientales en lo relativo a la contaminación por ruido generadas por fuentes
fijas y móviles de cantón Ibarra.
3 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
4 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.
COOTAD
2 Planificación de Organización y Desarrollo Territorial. PDOT
3 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Matriz de requisitos
*Solicitud de denuncia ciudadana dirigido al Alcalde.
*Copia de cedula
*Papeleta de votación.
*Tasa administrativa de servicios
*Ticket de trámite.
D1.1=Matriz de requisitos sumillado.
D2.= Formulario de Control Ambiental
D2.1.= Formulario de Control Ambiental llena
D2.2.= Formulario Ambiental verificada las mejoras
D3.= Informe de inspección de control ambiental
D4.= Notificación
D4.1.= Notificación a infractores
D5.= Informe de actividades
D6.= Solicitud de sanción
Sistemas de referencia
S1.= Sistema de gestión Documental
S4.2= Sistema Aplicativo: Excel de Indicadores Ambientales.
479
9. ANEXOS
Formulario de Control Ambiental
Notificaciones
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
04-12-2012 1 Patricio Chantera
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Roberto Ortega.
Sr. David León
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
480
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE RESIDUOS
COMBUSTIBLES
CÓDIGO: P-MS-CM-CA-02
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE RESIDUOS COMBUSTIBLES
1. OBJETIVO
Promover un esquema organizado de autogestión ambiental y económicamente auto
sostenible, para recolección y la adecuada disposición del aceite usado y minimizar
el impacto ambiental y garantizar la salud de la población del cantón y futuras
generaciones.
2. ALCANCE
El procedimiento empieza con una petición verbal, llamada telefónica o un plan de
operático por la con una inspección de cantidad de aceites usados, recolección hasta
el ingreso de datos en una base catastral para el cumplimiento de las competencia de
la Municipalidad de Ibarra.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Responsable de UGCA Valida y certifica el informe de inspección
Realiza audiencia de mediación
Resuelve por medio de audiencias de mediación las
denuncias, generando un acta de compromiso con las
partes.
Seguimiento del caso hasta su archivo, luego del
cumplimiento del compromiso.
Inspector de
Saneamiento Ambiental Realiza la inspección en el sitio
Coordina con el usuario la inspección
Notifica los incumplimientos
Elabora informe de inspección
Participa de audiencia de mediación
Inspección de seguimiento de la mediación.
Elabora informe de inspecciones.
Secretaria Recepta, registra y despacha documentación interna y
externa.
Brinda atención secretarial y logística
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Mantiene actualizada la base de datos de las
actividades comerciales y usuarios que son sujetos de
control sanitario.
481
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de rendición
de cuentas.
Las demás funciones asignadas por Ley y el superior
directo.
Director (a) de Gestión
Ambiental. Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables a la
Unidad de Gestión Ambiental.
Asesora a las autoridades en temas inherentes a la
protección de la Salud y el Medio Ambiente.
Técnico ambiental Definir y planificar la implantación de sistemas de
gestión medioambiental.
Proponer planes de mejora y ejecutarlos.
Realizar declaraciones medioambientales y efectuar la
evaluación del impacto ambiental.
Establecer criterios para el desarrollo de una gestión
de los residuos sólidos más sostenible.
Elaborar un sistema de depuración de aguas residuales
e implementar procesos químicos y biológicos.
Coordinar el cumplimiento de las normativas
medioambientales que afecten a las empresas.
Coordinar gestiones medioambientales con la
administración, etc.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 UGCA Unidad de gestión y Control Ambiental
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de
Ibarra.
3 POA Plan Operativo Anual
4 OXIVIDA Empresa de Recolección de Aceites.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Infracción Transgresión, quebrantamiento de una ley, pacto o
tratado, o de una norma moral, lógica o doctrinal.
2 Reincidencia Reiteración de una misma culpa o defecto.
2. Der. Circunstancia agravante de la responsabilidad
criminal, que consiste en haber sido el reo condenado
antes por un delito análogo al que se le imputa.
3 Residuos
combustibles
Todos aquellos residuos, en cualquier estado físico, que
por sus características corrosivas, reactivas, explosivas,
tóxicas, inflamables o biológico-infecciosas que
representen un peligro para el equilibrio ecológico o el
ambiente
482
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Recolección de residuos combustibles
CLIE
NTE
UN
IDA
D D
E G
ESTI
ÓN
Y C
ON
TRO
L A
MB
IEN
TAL
ENTI
DA
D
EXTE
RN
A
Fase
Inicio
Insp. de Saneamiento Amb.
3. Elaborar y verificar el Registro Catastral
Insp. de Saneamiento Amb.
4. Establecer la zonificación de recorrido.
Insp. de Saneamiento Amb.
2. Solicitar recolección de aceites usados
1.¿Existe la petición ciudadana para el
proceso?SI
NO
Insp. de Saneamiento Amb.
5. Verificar el cronograma de la movilización vehicular
para la inspección
Insp. de Saneamiento Amb.
6. Inspeccionar la actividad de Uso Comercial
OXIVIDA, Insp. Saneamiento
9. Recolectar los aceites usados.
Insp. de Saneamiento Amb.
8. Interrogar razones de la cantidad faltante.
7. ¿Tienen la cantidad de aceite
establecida?
SI
NO
D1
D2
D1.1
Insp. de Saneamiento Amb.
10. Elaborar y reasignar los informes de la recolección y
observaciones.
Insp. de Saneamiento Amb.
11. Ingresar los datos a la Hoja Electrónica de la cantidad recolectada.
D3
D4
Responsable de UGCA
12. Ingresar al sistema la información levantada.
S4.1
Fin
Responsable UGCA
13. Elaborar informe de la cantidad de
recolección de aceites.
Secretaria de UGCA
14. Archivar los expedientes
D8
OXIVIDA
15. Entregar el Registro de Secuencia de desechos
peligrosos y comprobantes.
Fin
A
B
S1
S4.1
S1
483
Diagrama de flujo: Recolección de residuos combustibles D
IREC
CIÓ
N D
E G
ESTI
ÓN
AM
BIE
NTA
L
Fase
Secretaria
18. Revisar y reasignar tramite a Director (a)
Director (a)
19. Sumillar o legalizar los informes.
S1
Secretaria
20. Revisar el tipo de documentación.
Técnico Ambiental
16. Verificar la cantidad en el registro y los comprobantes.
Técnico Ambiental
17. Elaborar el informe de recolección y observaciones.
A
B
D1.1
S1
21. ¿Qué tipos de Informes son?
Archivar
Secretaria
23. Archivar los informes mensuales.
D1.1S1Observación
Técnico Ambiental
24. Analizar los informes mensuales para generar
títulos a pagar.
Secretaria
22. Reasignar y entregar a OXIVIDA. D1.1
S1
Secretaria
25. Reasignar el informe a la Dirección Financiera.
26. P-MA-GF-C-01Gestión Contable.
Fin
Técnico Ambiental
28. Elaborar informe de satisfacción para
OXIVIDA.
C
C
D6S1
D6S1
27. P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación y devolución de
tributos
D7
D8
484
Documentos. Sistemas:
D1.= Registro de direcciones de Lavadoras y
Vulcanizadoras
S1.= Sistema Documental
Quipux.
D2.= Cronograma de Movilización de
Transporte de la Unidad
S4.1.= Software Aplicativo:
Excel de Indicadores
Ambientales
D1.1= Registro de la Cantidad de Aceites
D3.= Comprobante de entrega.
D4.= Informe de recolección y observaciones.
D5.= Informe de Observaciones.
Informes d observación
Informes de para para generar título.
Informes de satisfacción y conformidad.
D7.= Titulo de pago
D8.= Comprobante de pago.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EXISTE LA
PETICIÓN
CIUDADANA PARA
EL PROCESO?
Existe la las opciones para que este
proceso se ejecute:
SI el proceso se realiza por una petición
ciudadana se hace la actividad Nª 2.
SI el proceso se realiza por cumplir el
Plan Operativo (POA) y competencia
Municipal se hace la actividad Nº 3.
Inicio de proceso
2
SOLICITAR
RECOLECCIÓN DE
ACEITES USADOS
Cualquier persona pude realizar la
petición de recolección de aceites usados,
verbalmente en la unidad o a través de
una llamada telefónica, indicando la
cantidad y el lugar.
Cliente
3
ELABORAR Y
VERIFICAR EL
REGISTRO
CATASTRAL.
Entregar todos los requisitos en Atención
al cliente para cualquier denuncia de
emisiones de contaminantes.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
4
ESTABLECER LA
ZONIFICACIÓN DE
RECORRIDO.
Recibir toda la documentación y
verificar para validar el oficio con los
datos de solicitante y si cumple con los
requisitos establecidos para el ingreso de
este trámite.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
5
VERIFICAR EL
CRONOGRAMA DE
LA
MOVILIZACIÓN
VEHICULAR PARA
LA INSPECCIÓN.
Revisar el registro de las actividades
comerciales (lavadoras, vulcanizadores.)
y otras que deseches aceites usados.
Preparar los comprobantes de entregas
necesarias y las rutas establecidas de
acuerdo a la zonificación en el Plan
Operativo de inspección diario.
Si existe alguna petición realiza el
recorrido por el lugar solicitado.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
485
6
INSPECCIONAR LA
ACTIVIDAD DE
USO COMERCIAL
Revisar en el sitio de cada uno de las
actividades comerciales (lavadoras,
vulcanizadores.) y otras que deseches
aceites usados, de la cantidad de
recolección promedio que generan.
Esta inspección se realiza antes de antes
de la recolección para la verificación de
la cantidad q entregar.
Aquí también se define el tiempo en que
se debe recolectar de acuerdo a la
cantidad a entregar.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
7
¿TIENEN LA
CANTIDAD DE
ACEITE
ESTABLECIDA?
SI tiene la cantidad de aceite usado
promedio. Ver la actividad Nº 9.
Si NO tiene la cantidad de aceite usado
promedio. Ver la actividad Nº 8
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
8
INTERROGAR
RAZONES DE LA
CANTIDAD
FALTANTE.
Interrogar al responsable de la actividad
economía la razón del incumplimiento
dela entrega de la cantidad promedio.
Realizar el llamado de atención sobre las
infracciones a la que se somete en caso
de reincidencia.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
9
RECOLECTAR LOS
ACEITES USADOS.
La recolección de aceites usados por
recorrido se realiza en toda la ciudad esto
lo hace la empresa OXIVIDA.
El Inspector de Saneamiento Ambiental
participa en la entrega del comprobante
de la cantidad entrega.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
OXIVIDA.
10
ELABORAR Y
REASIGNAR LOS
INFORMES DE LA
RECOLECCIÓN Y
OBSERVACIONES
Elaborar los informes de la inspección
que se realiza.
Si existe alguna observación en el
momento de la recolección, hacer
conocer en el informe con observaciones.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
11
INGRESAR LOS
DATOS A LA HOJA
ELECTRÓNICA DE
LA CANTIDAD
RECOLECTADA.
Ingresar los datos de la cantidad
recolectada de aceite en cada uno de las
actividades comerciales (lavadoras,
vulcanizadores.) y otras que deseches
aceites usados en una Hoja Electrónica
de Excel de Indicadores Ambientales.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
12
INGRESAR AL
SISTEMA LA
INFORMACIÓN
LEVANTADA.
Una vez ingresada los valores se encarga
de transforma en unidades diferentes,
para verificar el nivel de indicadores en
la misma Hoja electrónica de Excel de
Indicadores Ambientales.
Responsable de
UGCA
13
ELABORAR
INFORME DE LA
CANTIDAD DE
Elaborar un informe mensual de los
informes de recolección, para dar a
conocer la cantidad e indicadores de la
recolección de aceites usados.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental
486
RECOLECCIÓN DE
ACEITES.
14
ARCHIVAR LOS
EXPEDIENTES
Clasificar el trámite físico.
Una vez sumillado los informes de
recolección de aceites usados.
Se archiva como respaldo de todos los
informes de recolección de aceites.
Secretaria de
UGCA
15
ENTREGAR EL
REGISTRO DE
SECUENCIA DE
DESECHOS
PELIGROSOS Y
COMPROBANTES.
La Empresa encargada de la recolección
de aceites usados OXIVIDA entrega a
través de un e-mail, el registro de
secuencias de desechos peligrosos.
Adicional a eso se entrega los
comprobantes, que se entregó a cada
actividad comercial.
Inspector de
Saneamiento
Ambiental.
16
VERIFICAR LA
CANTIDAD EN EL
REGISTRO Y LOS
COMPROBANTES.
Verificar si la información que le envían
en el registro de secuencias de Desechos
peligrosos con la información del
comprobante sobre la cantidad
entregada.
Técnico
Ambiental.
17
ELABORAR EL
INFORME DE
RECOLECCIÓN Y
OBSERVACIONES.
Elaborar el informe mensual de la
cantidad que se entrega de recolección de
aceite usado.
Si existe alguna observación en la
validación del registro y comprobante se
hace conocer en el informe y se remite a
la empresa OXIVIDA previa sumilla de
Directo (a). Reasignar el archivo en el
sistema Quipux y el documento físico
para que la sumilla de Director (a)
Técnico
Ambiental.
18
REVISAR Y
REASIGNAR
TRAMITE A
DIRECTOR (A)
Recibir y clasificar según el todos los
informes y de observación o informes
mensuales para para el respectivo
sumillado de Director (a).
Secretaria de
Gestión
Ambiental
19
SUMILLAR O
LEGALIZAR LOS
INFORMES.
Todos los informes que sean estos
informes de observación para la empresa
OXIDA o informes mensuales de
recolección de aceites usados o informes
final para la Dirección Financiera.
Director (a) de
Gestión
Ambiental
20
REVISAR EL TIPO
DE
DOCUMENTACIÓN.
Revisar los informe y el destino del
informe.
Si son informes mensuales de
recolección de aceites usados o informe
final para la Dirección Financiera para
reasignar al responsable.
Secretaria de
Gestión
Ambiental
21
¿QUÉ TIPOS DE
INFORMES SON?
Si son informes de Observación. Ver
actividad Nº 23.
Si son informes de Mensuales. Ver
actividad Nº 24.
Secretaria de
Gestión
Ambiental
487
22
REASIGNAR Y
ENTREGAR A
OXIVIDA.
Recibir todos el informe de
observaciones, se entrega a la empresa
OXIVIDA para las respectivas
correcciones o entrega de dicha
observación.
Secretaria de
Gestión
Ambiental
23
ARCHIVAR LOS
INFORMES
MENSUALES.
Recibir todos los informes mensuales
para el archivo mensual y respaldo de
información de la recolección de aceites
usados.
Secretaria de
Gestión
Ambiental
24
ANALIZAR LOS
INFORMES
MENSUALES PARA
GENERAR
TÍTULOS A PAGAR.
Revisar los informes mensuales de
recolección de aceites.
Analizar la información para generar los
valores que tiene que pagar la empresa.
Esta actividad se realiza anualmente.
Técnico
Ambiental.
Secretaria de
Gestión
Ambiental.
25
REASIGNAR EL
INFORME A LA
DIRECCIÓN
FINANCIERA.
Recibir el informe físico y reasignar en el
sistema documental Quipux el informe a
Dirección Financiera.
El informe del valor a pagar se resigna a
la Dirección Financiera.
Secretaria de
Gestión
Ambiental.
26
P-MA-GF-C-01
GESTIÓN
CONTABLE.
Genera el valor a pagar por la recolección
de aceites usados anualmente.
27
P-MS-GTC-RTM-01
RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS
Es el procedimiento que se encarga de
recaudar todos los tributos de ingreso a la
municipalidad por parte de los clientes
externos e internos.
28
ELABORAR
INFORME DE
SATISFACCIÓN
PARA OXIVIDA.
Adjuntar el comprobante de pago y
elaborar el informe de satisfacción para
la empresa OXIVIDA por el compromiso
adquirido y entregar al representante de
la empresa previa sumilla de Director (a).
Técnico
Ambiental.
29 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
3 Ordenanza municipal para el manejo ambiental adecuado de aceites con base
minera o sintética.
488
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Registro de direcciones de Lavadoras y Vulcanizadoras
D2.= Cronograma de Movilización de Transporte de la Unidad
D1.1= Registro de la Cantidad de Aceites
D3.= Comprobante de entrega.
D4.= Informe de recolección y observaciones.
D5.= Informe de Observaciones.
D6.=Informe de recolección de aceites mensuales
Informes d observación
Informes de para para generar título.
Sistemas de referencia
S1.= Sistema Documental Quipux.
S4.1.= Software Aplicativo: Excel de Indicadores Ambientales
9. ANEXOS
Registro de direcciones de Lavadoras y Vulcanizadoras
Cronograma de Movilización de Transporte de la Unidad
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
04-12-2012 1 Patricio Chantera
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Angélica Manrique.
Ing. Roberto Ortega.
Sr. Davis León
Fecha: 12-14-2012 Fecha: 12-14-2012
Firma
Firma
489
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE
EDIFICACIONES Y DENUNCIAS DE
CONSTRUCCIÓN.
CÓDIGO: P-MS-CM-CP-01
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EDIFICACIONES Y DENUNCIAS DE
CONSTRUCCIÓN.
1. OBJETIVO
Velar por el cumplimiento de las leyes y Ordenanzas Municipales en materia de
Ordenamiento Urbano y Territorial del Cantón Ibarra.
Atender Las denuncias presentadas a la Comisaria de Construcciones, referentes a
problemas o afectaciones de construcción, con los colindantes.
2. ALCANCE
Receptar denuncias de la ciudadanía e investigar y determinar acciones pertinentes. La
ciudadanía cuenta con una instancia en la municipalidad que se convierte en un juzgado
de paz ante el cual puede acudir cuando su construcción se encuentre afectada por el
vecino y requiera la intervención técnica para solucionarlo.
Realizar el control diario de las construcciones según cronograma pre establecido,
verificando la obtención de permisos municipales y el cumplimiento de los mismos.
Ejecutar los dictámenes, emitidos por las Autoridades Municipales.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Comisaria de
Construcciones
- Sanciona el incumplimiento de leyes,
ordenanzas y reglamentos, sobre
construcciones, lotes sin cerramiento, frentes
descuidados de predios y viviendas, materiales,
escombros en la vía pública.
- Cumple y hace cumplir las leyes, ordenanzas y
reglamento de construcciones del cantón y de
los GAD rurales.
- Valida y certifica el informe de inspección
- Realiza audiencia de mediación
- Resuelve por medio de audiencias de
mediación las denuncias, generando un acta de
compromiso con las partes.
- Seguimiento del caso hasta su archivo, luego
del cumplimiento del compromiso.
Inspector - Coordina con el usuario la inspección
- Realiza la inspección
- Notifica para audiencia de mediación
- Elabora informe de inspección
490
- Participa de audiencia de mediación
- Inspección de seguimiento del caso para su
archivo, luego del cumplimiento del
compromiso.
- Informe a la Comisaria sobre el cumplimiento
del caso para su archivo.
Abogado - Interviene y genera su criterio jurídico en la
audiencia de mediación
- Coordina la elaboración del acta de
compromiso
Promotora y/o secretaria - Participa en la audiencia de mediación.
- Certifica y valida la documentación para la
elaboración del acta de compromiso
- Elabora el acta de compromiso
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SIG Sistemas de Información Geográfica
2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
San Miguel de Ibarra.
3 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Comparecer Acto de presentación espontánea o por llamamiento,
de una persona ante el juez o tribunal a fin de llevar a
cabo un acto procesal.
2 Audiencia Acto de oír un juez o tribunal a las partes y testigos a
fin de decidir sobre algún aspecto del litigio.
Trámite judicial o administrativo consistente en
ofrecer a una persona interesada en el asunto la
posibilidad de alegar lo que tenga por conveniente en
defensa de su derecho.
3 Mediación En el ámbito del Derecho, se considera que tanto la
mediación como la conciliación jurídica son métodos
de resolución alternativa de conflictos, como medio de
acceso a la justicia que evita y descongestiona
procesos administrativos tradicionales del poder
judicial.
491
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Control de Edificaciones y Denuncias de Construcción (1)C
LIEN
TEC
OM
ISA
RIA
DE
CO
NST
RU
CC
ION
ES
Fase
Inicio
Comisaria de Construcciones
3. Analizar el tipo de denuncia.
Comisaria de Construcciones
4. Sectorizar la zona y reasignar al Inspector.
Inspector
8. Inspeccionar parámetros en el sitio.
Inspector
10. Notificar a infractores.
Inspector
11. Elaborar el informe de la inspección.
SI
1. ¿Existe petición para el proceso.?
9. ¿Cumple con requisitos?
NO
S1.
D2. D3.
2. P-MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
SI
D1.
NO
6. P-MA-BSI-AL-02Movilización
vehicular institucional
Com. Constr., Inspector.
7. Realizar recorrido de la ciudad por zonas.
Secretaria
5. Verificar el cronograma de
movilización vehículos.
A
492
Diagrama de flujo: Control de Edificaciones y Denuncias de Construcción (2)CO
MIS
ARI
A D
E CO
NST
RUCC
ION
ES
ARC
HIV
O
INST
ITU
CIO
NA
L
Fase
A
Comisaria de Construcciones
14. Analizar el informe de la inspección.
Comisaria, Abogado, Cliente, Inspector.
15. Comparecer audiencia de mediación.
Secretaria
16. Recopilar y certificar la documentación para la acta.
Secretaria
17. Elaborar acta de la resolución.
Comisaria, Secretaria
19. Legalizar y entregar la resolución.
Inspector.
20. Verificar en cumplimiento de la resolución.
Inspector.
21. Elaborar y reasignar el informe el cumplimiento.
Fin
A
A
D4.
D5.
D6.
12. ¿Es resolución de conflictos?
SI
13. ¿ La petición es del procesos
internos?Procesos InternosSI Fin
D3.1
NO
Comisaria, Secretaria
18. Generar el valor a pagar en el Sistema.
S2.
NO
22. P-MG-LF-LC-08Entrega de
respuestas a tramite y archivo.
493
Documentos: Sistemas:
D.1= Matriz de Requisitos
Solicitud de Denuncia.
Tasa por Servicios Administrativos.
Cedula ciudadana
S1= Sistema Documental Quipux
D2.= Notificación S2= Sistema Georeferencial.
D3.= Informes de inspección S3= Sistema de Rentas
D4.= Resolución de Acta
D5.= Acta definitivo
D6.= Informe de acta de re inspección
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿EXISTE PETICIÓN
PARA EL
PROCESO?
El procedimiento puede tener dos
alternativas para que se ejecute:
5. Petición Ciudadana
6. Competencia de la municipalidad
establecida en el POA.
SI existe petición ciudadana para el
proceso ver procedimiento de
ATENCIÓN DE PETICIONES. Si NO existe petición ciudadana es un
proceso que se realiza por competencia y
rutina diaria de control. Ver actividad Nº
3.
Inicio de proceso
2
P-MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se encargan
de recibir, verificar la documentación
cuando existe petición ciudadana y
reasignar a la unidad o dirección
correspondiente.
3 ANALIZAR TIPO
DE DENUNCIA
Recibe el documento y analiza el tipo de
denuncia y la coordinación con el cliente
sobre la atención de la denuncia.
Secretaria de
Comisaria de
Construcciones
4
SECTORIZAR Y
REASIGNAR LA
INSPECTOR
Se ubica el sector en el SIG y su sector.
Si existe un a petición ciudadana se
adjunta el lugar de inspección.
Reasigna y Sumilla al responsable del
sector para que atienda el pedido sobre las
inspecciones a realizar.
Comisaria de
Construcciones
5
VERIFICAR EL
CRONOGRAMA DE
MOVILIZACIÓN
VEHÍCULOS.
Para las los recorridos de control diario y
competencia de Municipio tienen una
unidad de vehículo para lo cual se
establece un cronograma de Movilización
vehicular por día si según requerimiento
de la Unidad y Dirección.
Responsable de
UGCA.
6
P-MA-BSI-AL-02 MOVILIZACIÓN
VEHICULAR
INSTITUCIONAL
Es un procedimiento se encarga de la
distribución del personal y movilización
de vehículo institucional designadas para
los inspectores según lugar de petición.
494
7
REALIZAR
RECORRIDO DE
LA CIUDAD POR
ZONAS.
Atención al usuario y coordinación para
ir al sitio de la denuncia.
La inspección consiste en el recorrido de
las zonas y verificar los parámetros a
controlar.
Inspector
8
INSPECCIONAR
EN SITU DE LA
DENUNCIA
Verificación e inspección en el lugar con
la presencia de las partes.
Determinar el cumplimiento de
parámetros de las inspecciones a cumplir.
Eso lo determina según competencia de
acuerdo a ala ordenanzas vigentes.
Inspector
9 ¿CUMPLE CON
REQUISITOS?
SI cumple con parámetros de inspección.
Ver actividad Nº 9.
Si NO cumple con parámetros de
inspección. Ver actividad Nº 9.
Inspector
10
NOTIFICAR A LAS
PARTES
INVOLUCRADAS
Entrega de notificaciones para audiencia Inspector
11 INFORME DE
INSPECCIÓN
Elaboración del informe de la inspección
realizada y las observaciones respectivas
según el caso.
Inspector
12 ¿ES RESOLUCIÓN
DE CONFLICTOS?
SI es la resolución de conflictos. Ver
actividad Nº 13.
Si NO es la resolución de conflictos. Ver
actividad Nº 11.
Inspector
13
¿LA PETICIÓN ES
DE LOS PROCESOS
INTERNOS?
SI la petición es de procesos internos. Ver
actividad Nº 12.
Si la petición NO es de procesos internos.
Ver PROCESOS INTERNOS.
Inspector
14 PROCESOS
INTERNOS
Todos los procesos internos pueden
realizar la petición de este control de
acuerdo a la necesidad del caso.
15
ANALIZAR EL
INFORME DE LA
INSPECCIÓN.
Planifica previo análisis del informe de
inspección la audiencia de mediación con
las partes.
Comisaria de
Construcciones
16
COMPARECER
AUDIENCIA DE
MEDIACIÓN.
Con la presencia de las partes, la
comisaria de construcciones, el abogado,
el inspector se procede a instalar la
audiencia de mediación con las partes,
luego de conocido el caso, el informe de
inspección y las exposiciones de las
partes se resuelve técnicamente la
solución la misma que si es aceptada por
las partes se procede a la suscripción de
una acta de compromiso y si no es así se
eleva el caso a los tribunales
competentes.
Comisaria de
construcciones
17 RECOPILAR Y
CERTIFICAR LA
Solicita los documentos que legalicen
cedula de ciudadanía papeleta de Secretaria
495
DOCUMENTACIÓN
PARA LA ACTA
votación original y copia y tramite
pertinente
18
ELABORAR DEL
ACTA DE
COMPROMISO
Se revisa la documentación y abaliza el
original y copia
Elaboración del acta de compromiso con
las resoluciones tomadas en la audiencia
de mediación.
Secretaria
19
GENERAR EL
VALOR A PAGAR
EN EL SISTEMA.
Genera el valor a pagar en el sistema de
recaudación y tesorería por la infracción
que ha cometido a las ordenanzas
vigentes.
Secretaria
20
LEGALIZAR Y
ENTREGAR LA
RESOLUCIÓN.
Lectura y firma de aceptación del texto
del acta.
Donde se determina la sanción
correspondiente.
Secretaria
21
VERIFICAR EN
CUMPLIMIENTO
DE LA
RESOLUCIÓN.
Luego del plazo establecido se realiza
una inspección.
Seguimiento del caso establecido por
plazo.
Se pone en conocimiento de la comisaria
del trámite con el informe final de
cumplimiento luego del seguimiento
Inspector
22
ELABORAR Y
REASIGNAR EL
INFORME EL
CUMPLIMIENTO.
Emisión de una copia certificada a las
partes.
Conocimiento del cumplimento y sumilla
de archivo del caso
P-MG-LF-LC-08 ENTREGA DE
RESPUESTAS A
TRÁMITES Y
ARCHIVO.
Clasificar la documentación y los
expedientes respectivos.
Archiva la documentación pertinente.
Archivo
Institucional
23 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
3 Ordenanza de reglamentación Urbana
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD.- Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización
PDOT.- Plan de Desarrollo y Organización Territorial
2 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
3 Código de Arquitectura y Urbanismo.
496
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D.1= Matriz de Requisitos
Solicitud de Denuncia.
Tasa por Servicios Administrativos.
Cedula ciudadana
D2.= Notificación
D3.= Informes de inspección
D4.= Resolución de Acta
D5.= Acta definitivo
D6.= Informe de acta de Reinspeccionar.
Sistemas de referencia
S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux
S.2.11= Sistema de Información Georeferencial.
S2.1.=Sistema de recaudación y Tesorería
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Arq. Andrea Játiva
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
497
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE
PUBLICIDAD EXTERNA.
CÓDIGO: P-MS-CM-CEP-01
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PUBLICIDAD EXTERNA
1. OBJETIVO
Regular y controlar las condiciones a las que se sujetarán las instalaciones y el ejercicio
de la actividad publicitaria exterior, cualquiera que sea el medio o sistema utilizado para
la promoción del mensaje, con el fin primordial de compatibilizar la colocación de la
publicidad exterior con la seguridad de las personas, los bienes o el ambiente,
mantenimiento y mejora del ornato y paisaje del Cantón Ibarra.
2. ALCANCE
Se procede a dar cumplimiento con lo que estipula la Ordenanza de Publicidad Exterior
y su Ordenanza reformatoria.
El proceso inicia con la petición que cualquier ciudadano puede realizar, con el ingreso
de requisitos, para lo cual se necesita análisis de la petición, cálculo de valor a pagar y
termina con el otorgamiento de la Licencia de Publicidad Externa.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Policía Municipal
Son los encargados de citar a los propietarios de los
locales comerciales, para que se acerquen a la
Comisaria Municipal para tramitar la L.P.E.
Secretario de la
Comisaría Municipal
Es quien recepta la documentación solicitada en el
formulario (previamente entregado), y entrega una
orden de pago (de acuerdo a las medidas otorgadas
por el comerciante), además es el encargado del
archivo de esta documentación.
Comisario Municipal Es quien bajo su cargo de Comisario Municipal es el
encargado de hacer cumplir las Ordenanzas vigentes.
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Secretaria de Tránsito y
Transporte. Recepta, registra y despacha documentación interna
y externa.
Brinda atención secretarial y logística interna o
externa.
Atiende al público y recepta llamadas telefónicas
Presenta informes de cumplimiento de objetivos y
metas estratégicas dentro de una política de
rendición de cuentas.
498
Las demás funciones asignadas por Ley y el
superior directo.
Asistente Técnico de
Tránsito y Transporte.
Responsable de Tránsito y
Transporte. Lidera la programación y presupuestario del Plan
Operativo de su área organizacional.
Legalizar y validar todo tipo de información de las
actividades que realizan las unidades responsables
a la Unidad.
Asesora a las autoridades en temas inherentes a la
protección de la Transito, Transporte y Seguridad
Vial.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 LPE Licencia de Publicidad Externa
2 GAD-I Gobierno Autónomo descentralizado Municipal San
Miguel de Ibarra.
3 POA Plan Operativo Anual
4 TYT Tránsito y Transporte
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Exoneración La acción y el efecto de reducir la carga, peso o
responsabilidad, etc; La acción y el efecto de remover
a alguien de su puesto de trabajo
2 Especies valoradas Documentos pre impresos, numerados y tiene un valor
económico, llamado especies valoradas, sirven para
dar tramites a las solicitudes de parte del cuidando a
los servicios que ofrece la Municipalidad.
3 Comprobante de
pago.
Es el documento que entrega la municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes por pago de impuesto,
tasas, y contribuciones especiales en la ventanilla
designadas para el efecto.
4 Título de crédito. Es una orden de cobro que emite la administración
tributaria municipal, que se emitirá cuando se vayan a
iniciar acciones coactivas.
499
5. DIAGRAMA DE FLUJO 1
Diagrama de flujo: Control de publicidad externa fija.
CO
MIS
AR
IA D
E H
IGIE
NE
CLI
EN
TE
S
Fase
Inicio
Policía Municipal
2. Citar a propietarios de
Locales comerciales.
7. ¿Cumple con requisitos
completos?
Secretario de la Comisaria
6. Revisar y analizar la petición de LPE
SI
Fin
NO
Secretario de la Comisaria
10. Otorgar orden de pago por LPE.
11. P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación y devolución de
tributos.
Secretario de la Comisaria
12. Adjuntar carta de pago y archivar la petición.
8. ¿Se exonera de
pago.?
Fin
D1
D6
D7
1. ¿Solicita información para
Licencia de Publicada Externa.?
3. P-MS-GTC-IC-02Información Ciudadano.
NO
Secretario de la Comisaria
13. Ingresar peticiones al sistema
Secretario de la Comisaria
14. Archivar los expedientes de LPE
4. ¿Necesita especies
valoradas.?
SI
Secretario de la Comisaria
5. Adquirir especies valoradas.
NO
SI
S2.14
S1D3
D3,4
D2
S2.14D2.1
Secretario de la Comisaria
9.Sumillar la petición de LPE.
SI
D2.1
No
500
Documentos: Sistemas:
D1.= Notificación. S1.= Sistema Documental
Quipux
D2.= Matriz de requisitos para LPE.
Exoneración de pago Licencia de Publicidad
Externa
D3.= Formulario para exoneración de pago de PE.
Copia de RUC, Cédula y papeleta de votación.
Fotografía de la publicidad
Croquis de la ubicación del local comercial.
Licencia de Publicidad Externa.
D3.= Formulario De Licencia de Publicidad
Exterior.
D4-=Certificado de no adeudar al Municipio.
D5.=Tasa de Servicios administrativos.
Contrato de arrendamiento debidamente legalizado.
S2.14= Sistema de
Publicidad Exterior
D2.1= Formulario de Matriz de requisitos Sumillado.
D6.= Orden de Pago
D7.= Comprobante de Pago
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
¿SOLICITA
INFORMACIÓN
PARA LICENCIA
DE PUBLICADA
EXTERNA?
Una vez difundía la Ordenanza
Vigente para el conocimiento de la
ciudadanía se establece las alternativas
de la petición
La solicitud información para la
solicitud para Licencia de Publicidad
Externa, que pude ser para locales
comerciales nuevos o por
conocimiento.
Inicio del
proceso.
2
CITAR A
PROPIETARIOS
DE LOCALES
COMERCIALES.
Personal de la Policía Municipal
proceden citar a los propietarios de
locales comerciales, para que se
acerquen a legalizar los trámites de su
publicidad.
Policía Municipal.
3
P-MS-GTC-IC-02
INFORMACIÓN
CIUDADANO.
Este un procedimiento sobre la
información la Licencia de la
Publicidad Exterior, por lo tanto
determina si la petición se exonera de
pago según Ordenanza Vigente.
Remite el Formularios de Publicidad
Externa y los requisitos que necesita
para petición.
Secretario de la
Comisaria.
501
Ver Ordenanza que regula la
Publicidad Exterior.
4
¿NECESITA
ESPECIES
VALORADAS?
Cuando se exonera de pago por la
Licencia de Publicidad Exterior no
necesita de especies valoradas para
seguir con el trámite.
SI necesita especies valoradas. Ver
actividad N° 4.
Si NO necesita especies valoradas. Ver
actividad N°5.
5
ADQUIRIR
ESPECIES
VALORADAS.
Adquirí especies valoradas necesarios
para el tramite como son:
Certificado de no adeudar al
Municipio.
Tasa de Servicios administrativos.
Este tipo de especies valoradas se
emite en la Ventanillas de Atención del
Cliente Rentas.
Cliente
6
REVISAR Y
ANALIZAR LA
PETICIÓN DE LPE
Revisar todo la documentación de
requisitos y el formulario con todos los
datos en el campo solicitado para LPE.
Reasigna al responsable
correspondiente de acuerdo a la
factibilidad de la petición.
Secretario de la
Comisaria.
7
¿CUMPLE CON
REQUISITOS
COMPLETOS?
SI cumple con requisitos completos.
Ver actividad N° 7.
Si NO cumple con requisitos
completos. Se termina el proceso y se
espera hasta que cumpla con todos los
requisitos necesarios.
Secretario de la
Comisaria.
8 ¿SE EXONERA DE
PAGO?
SI se exonera de pago. Ver actividad
N° 11.
Si NO se exonera de pago. Ver
actividad N° 8.
Ver Ordenanza que regula la
Publicidad Exterior.
Secretario de la
Comisaria.
9 SUMILLAR LA
PETICIÓN DE LPE.
Recibe y analiza la petición para
conocimiento.
Sumillar la petición la continuidad de
petición y es una autorización dela
Licencia de Publicidad Externa.
Reasignar la responsable para seguir
con las siguientes actividades.
Comisario
Municipal.
502
10
OTORGAR ORDEN
DE PAGO POR
LPE.
Ingresar los datos y parámetros
necesarios para del Formulario para
Publicidad Exterior para generar el
valor a pagar en el sistema de PE.
Emitir una orden pago con el valor a
pagar al cliente.
Secretario de la
Comisaria.
11
P-MS-GTC-RTM-01
RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS.
La participación de este procedimiento
es para cobrar todos las recaudaciones
municipales por parte del cliente que
de cancela y donde emite una copia de
la carta de pago, la cual se adjunta a la
documentación anteriormente
presentada, para su archivo
12
ADJUNTAR
CARTA DE PAGO
Y ARCHIVAR LA
PETICIÓN.
El cliente presenta la el comprobante
de pago.
Recibir y adjuntar el comprobante de
pago y revisar el expediente de
petición.
Entregar la Autorización de Licencia
de Publicidad Exterior.
Secretario de la
Comisaria.
13
INGRESAR
PETICIONES AL
SISTEMA
Todas las autorizaciones de Licencia
de Publicidad se ingresan al sistema,
de algunos parámetros establecidos en
los Formularios para la actualización
de catastro de publicidad.
Secretario de la
Comisaria.
14
ARCHIVAR LOS
EXPEDIENTES DE
LPE
Adjuntar a la documentación
anteriormente presentada.
Clasificar según petición y se archiva
como documentación de respaldo y
archivo de la comisario.
Secretario de la
Comisaria.
13 FIN
503
DIAGRAMA DE FLUJO 2
LICENCIA PUBLICIDAD EXTERNA MÓVIL.A
TEN
CIÓ
N D
E P
ETIC
ION
ES
UN
IDA
D T
RA
NSI
TO Y
TR
AN
SPO
RTE
AR
CH
IVO
IN
STIT
UC
ION
AL.
Fase
Inicio
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
Secretaria de TyT
2. Revisar y reasignar la petición a responsable.
Asistente Técnico de TyT
5. Revisar y analizar la petición de LPM.
Responsable de TyT
3. Sumillar la petición y reasignar a responsable.
Secretaria de TyT
4. Revisar y reasignar la petición
7. ¿La petición es favorable?
Asistente Técnico de TyT
10. Imprimir y sellar La Licencia de Publicidad
Móvil.
Asistente Técnico de TyT
6. Elaborar el informe de respuesta.
Asistente Técnico de TyT
9 . Generar el valor a pagar.
Responsable de TyT
12. Sumillar la Licencia de Publicidad Móvil.
SI 13. P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación y devolución de
tributos
Asistente Técnico de TyT
11. Archivar expedientes como respaldo.
Fin
D1
D1S1
D1.1S1
D1.1S1
D2S1
D2S2.14
D2,3
D2.1,3S1
D4
Secretaria de TyT
8. Reasignar el trámite a Archivo Institucional.
NOS4.1
Fin
14. P-MG-LF-LC-08Entrega de
respuestas a tramites y archivo.
D2.1,3,4S1
504
Documentos: Sistemas:
D1.= Matriz de Requisitos
Formulario de Licencia de Publicidad Móvil
Copia de cedula de Identidad.
Paleta de Votación
Copia Ruc
Certificado de Adeudar a la Municipalidad
Tasa Administrativa por Servicios Técnicos.
Contrato legal con el dueño (vehículo,
terreno, vivienda, etc.)
S1.= Sistema de Gestión Documental
Quipux.
D1.1.= Solicitud Sumillado en Matriz de
Req.
S4.1.= Software Aplicativo: Autocad.
D2.= Informe de respuesta. S2.14= Sistema de Publicidad Móvil.
D2.1.= Informe de respuesta sumillado.
D3.= Licencia de Publicidad Móvil.
D4.= Comprobante de pago.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se encargan
de recibir, verificar la documentación
cuando existe petición ciudadana y
reasignar a la unidad o dirección
correspondiente.
Inicio de proceso
2
REVISAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN A
RESPONSABLE
(A)
Recibe el expediente y revisa la petición
que tenga todos los requisitos.
Reasignar en el documento físico y en el
sistema de Gestión Documental Quipux
al responsable de la Unidad de Tránsito
y Transporte.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
3
SUMILLAR LA
PETICIÓN Y
REASIGNAR A
RESPONSABLE.
Recibir el expediente y sumillar la
petición al responsable para que ejecute
esta petición de la Licencia Publicidad
Móvil.
Responsable de
Tránsito y
Transporte.
4
REVISAR Y
REASIGNAR LA
PETICIÓN
Revisar la sumilla de la petición y
entrega y reasigna el trámite en el
sistema Quipux al Asistente técnico
responsable.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
5
REVISAR Y
ANALIZAR LA
PETICIÓN DE
LPM.
Revisar la petición y analizar la petición
de acuerdo a los datos del Formulario de
Licencia de Publicidad Móvil.
Verificar en el sistema que los papeles
estén al día del a empresa que lo solicita
y el propietario sobre multas y sanciones
con el Municipio.
Ver Ordenanza que regula la instalación
y control de la publicidad exterior en el
cantón Ibarra
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
505
6
ELABORAR EL
INFORME DE
RESPUESTA.
Elaborar el informe de respuesta de la
petición.
Si se niega la petición se realiza el
informe de respuesta de negación y
respuesta a la petición.
Reasignar el informe en el Sistema
Quipux al responsable correspondiente.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
7 ¿LA PETICIÓN ES
FAVORABLE?
SI la petición es favorable. Ver actividad
N° 8.
Si la petición NO es favorable. Ver
actividad N° 7.
Secretaria de TyT
8
REASIGNAR EL
TRÁMITE A
ARCHIVO
INSTITUCIONAL.
Recibir el trámite con el informe de
respuesta y sus respectiva observación y
razón de la negación. Previa sumillado
del Responsable de TyT y es entrega en
Archivo Institucional.
Secretaria de TyT
9 GENERAR EL
VALOR A PAGAR.
Verificar los datos en el Formulario de
petición donde está establecido el tiempo
y el m2 de publicidad que se va a ocupar
en función a eso generar en el sistema el
valore a pagar.
No se emite ningún documento para el
pago únicamente se genera en el sistema.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
10
IMPRIMIR Y
SELLAR LA
LICENCIA DE
PUBLICIDAD
MÓVIL
Imprimir el informe de petición
favorable y documento que otorga la
Licencia de Publicidad Móvil, se sella la
documentación y se emite al
Responsable de Tránsito y Transporte.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
11
ARCHIVAR
EXPEDIENTES
COMO
RESPALDO.
Se saca una copia de todos los archivos
que fueron sumillado y que fueron
favorables para el archivo como
documentos de respaldo.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
12
SUMILLAR LA
LICENCIA DE
PUBLICIDAD
MÓVIL.
Recibir, revisar el informe de respuesta
para el otorgamiento de Licencia de
Publicidad Móvil y sumillar.
Y emitir a través de la Secretaria a
Archivo Institucional para la entrega.
Responsable de
Tránsito y
Transporte.
13
RECAUDACIÓN
DE TRIBUTOS
MUNICIPALES
En este tipo de recaudación para esta
petición el cliente se acerca a la
Ventanilla de Rentas con el N° de RUC
a pagar el valor por la Licenciada
Publicidad Móvil.
Cliente
14
P-MG-LF-LC-08 ENTREGA DE
RESPUESTAS A
TRÁMITES Y
ARCHIVO.
Clasifica y archiva todo los documentos
que fueron favorables como documentos
de respaldo.
Secretaria de
Archivo
Institucional
15 FIN
506
DIAGRAMA DE FLUJO 3
Diagrama de flujo: inspección publicidad externa móvil.U
NID
AD
TR
AN
SITO
Y T
RA
NSP
OR
TE
Fase
Inicio
Responsable de TyT
1. Solicitar la inspección de LPM
Asistente Técnico de TyT
5. Elaborar el informe de respuesta y
observaciones.
Responsable de TyT
6. Sumillar y archivar los informes
S1 D2S1
Asistente Técnico de TyT
2. Imprimir el registro de LPM
Asistente Técnico de TyT
3. Coordinar con la Policía Nacional.
Asistente Técnico de TyT
4. Realizar la Inspección en el sitio.
Fin
D1S4.1
Documentos: Sistemas:
D1.= Solicitud de Inspección S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux.
D2.= Informe de respuesta S4.1.= Software Aplicativo: Excel.
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
SOLICITAR LA
INSPECCIÓN DE
LPM
Solicitar la inspección de todas las
Licencias de Publicidad Móvil emitidas
en el intervalo del tiempo.
Inicio de proceso
2 IMPRIMIR EL
REGISTRO DE LPM
Recibe la petición y revisa el registro de
las Licencias emitidas hasta la fecha de
la solicitud.
Imprimir la lista de las Licencias de
Publicidad del registro.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
3
COORDINAR CON
LA POLICÍA
NACIONAL.
Coordinar la fechas y horarios de la
inspección para la realizar le operativo
a todas los que poseen publicidad
móvil.
Responsable de
Tránsito y
Transporte.
4
REALIZAR LA
INSPECCIÓN EN EL
SITIO.
Realizar la verificación de la Licencia
de Publicidad Móvil sobre la vigencia
para porta dicha publicidad.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
5
ELABORAR EL
INFORME DE
RESPUESTA Y
OBSERVACIONES.
Elaborar el informe de respuesta de la
Inspección.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
507
Si existe alguna observación de se
elabora el informe con todas la
observaciones respectivas.
Reasignar el informe en el Sistema
Quipux al responsable correspondiente.
6
SUMILLAR Y
ARCHIVAR LOS
INFORMES
Recibir, revisar el informe de respuesta
de la Inspección de Licencia de
Publicidad Móvil y sumillar.
Y emitir a través de la Secretaria a
Archivo Institucional para la entrega.
Asistente Técnico
de Tránsito y
Transporte.
7 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
3 Ordenanza que regula la instalación y control de la publicidad exterior en el
cantón Ibarra.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
8. FORMATOS Y REGISTROS
COMISARIA HIGIENE
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Notificación.
D2.= Matriz de requisitos para LPE.
Exoneración de pago Licencia de Publicidad Externa.
D3.= Formulario para exoneración de pago de PE.
Copia de RUC, Cedula y papeleta de votación.
Fotografía de la publicidad
Croquis de la ubicación del local comercial.
Licencia de Publicidad Externa.
D3.= Formulario De Licencia de Publicidad Exterior.
Copia de RUC, Cedula y paleta de votación.
D4-=Certificado de no adeudar al Municipio.
D5.=Tasa de Servicios administrativos.
Contrato de arrendamiento debidamente legalizado.
Fotografía de la publicidad
Croquis de la ubicación del local comercial.
D2.1= Formulario de Matriz de requisitos Sumillado.
508
D6.= Orden de Pago
D7.= Comprobante de Pago
Sistemas de referencia
S1.= Sistema Documental Quipux
S2.14= Sistema de Publicidad Exterior.
UNIDAD DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Matriz de Requisitos
Formulario de Licencia de Publicidad Móvil
Copia de cedula de Identidad.
Paleta de Votación
Copia Ruc
Certificado de Adeudar a la Municipalidad
Tasa Administrativa por Servicios Técnicos.
Contrato legal con el dueño (vehículo, terreno, vivienda, etc.)
D1.1.= Solicitud Sumillado en Matriz de Requisitos
D2.= Informe de respuesta.
D2.1.= Informe de respuesta sumillado.
D3.= Licencia de Publicidad Móvil.
D4.= Comprobante de pago.
Sistemas de referencia
S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux.
S4.1.= Software Aplicativo: Autocad.
S2.14= Sistema de Publicidad Móvil.
INSPECCIÓN DE PUBLICIDAD MÓVIL EN UNIDAD DE TRANSITO.
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Solicitud de Inspección
D2.= Informe de respuesta
D2.1.= Informe de respuesta sumillado
Sistemas de referencia
S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux.
S4.1.= Software Aplicativo: Excel.
9. ANEXOS
Comisaria de Higiene
Formulario De Licencia de Publicidad Exterior.
Formulario para exoneración de pago de Publicidad exterior
Unidad de tránsito y transporte
Formulario de Publicidad Móvil
509
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Arias Adrián
Nicolás Guerrero.
Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012
Firma
Firma
510
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA DECOMISO
PROVISIONAL DE MERCADERÍA.
CÓDIGO: P-MS-CM-CEP-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN: No llenar
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA DECOMISO PROVISIONAL DE MERCADERÍAS
1. OBJETIVO
El comiso provisional de la mercadería, se la realiza para sancionar a comerciantes que
infringen la Ordenanza que Regula la Actividad de Comercio en el Cantón Ibarra,
comerciantes que son considerados reincidentes al faltas como: Ocupar la vía pública para
el expendio de artículos de cualquier índole, (Orden Comer art 40), falta de pagos
municipales (Orden Comer art. 21 lit h) esta última es siempre y cuando personal del
departamento de Rentas de la autorización para dicho comiso.
2. ALCANCE
Aplica con las respectivas notificaciones verbales o escritas a quienes infringen las
ordenanzas vigentes, esperando su rectificación a la falta cometida, y termina por la
donación de la mercadería según estipula la Ordenanza antes mencionada, en su Art. 36
literal c).
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Policía Municipal
El personal de la Policía Municipal es el encargado
del control en los diferentes sitios de la ciudad, por lo
tanto es el responsable de los diferentes informes que
se emiten a la Comisaria Municipal acerca de
comerciantes que infringen las ordenanzas vigentes
para su respectiva sanción.
Comisario Municipal
Es quien ordena y organiza los distintos operativos en
la ciudad, para los respectivos controles, además es el
encargado de hacer cumplir cada artículo que las
ordenanzas estipulan en sus líneas.
Inspectores de Salud e
Inspectores del
departamento de Rentas.
Son los encargados de realizar las distintas
inspecciones, tanto de salud como de cobros a rubros
municipales, luego emitir los informes necesarios
solicitando la colaboración para el respectivo
decomiso.
Comisión de Abastos y
Mercados
Son los encargados de deliberar en junta de comisión,
las distintas resoluciones que emiten de acuerdo a los
informes de los diferentes inspectores.
511
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
San Miguel de Ibarra
2 POA Plan Operativo Anual
3 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Infracción Transgresión, quebrantamiento de una ley, pacto o
tratado, o de una norma moral, lógica o doctrinal.
2 Decomiso Cosa decomisada.
Pena accesoria a la principal que consiste en la
privación definitiva de los instrumentos y del producto
del delito o falta.
En la enfiteusis, derecho del dueño directo para
recobrar la finca por falta reiterada de pago de la
pensión u otros abusos graves del enfiteuta.
3 Reincidencia Volver a caer o incurrir en un error, falta o delito
4 Pecuniaria Perteneciente o relativo al dinero efectivo.
5 Especies valoradas Documentos pre impresos, numerados y tiene un valor
económico, llamado especies valoradas, sirven para
dar tramites a las solicitudes de parte del cuidando a
los servicios que ofrece la Municipalidad.
6 Comprobante de
pago.
Es el documento que entrega la municipalidad de
Ibarra, a los contribuyentes por pago de impuesto,
tasas, y contribuciones especiales en la ventanilla
designadas para el efecto.
7 Título de crédito. Es una orden de cobro que emite la administración
tributaria municipal, que se emitirá cuando se vayan a
iniciar acciones coactivas.
512
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Decomiso provisional de mercadería
CO
MIS
AR
IA M
UN
ICIP
AL
CLI
ENTE
Fase
Incio
Policía M., Inspector IMI
2. Verificar si es reincidente el comerciante.
Policía M., Inspector IMI.
1. Notificar a los comerciantes que
infringen la ley
Comisario Municipal
3. Analizar y sancionar al comerciante.
Comisario Municipal
4. Ordenar el decomiso de mercadería.
Policía Municipal.
5. Retirar y almacenar la mercadería
Cliente
12. Cancelar el valor de la sanción.
7. ¿Es una sanción pecuniaria o donación de
mercadería.?
Sanción
Comisario Municipal
10. Sancionar económicamente según estipula la Ordenanza.
Secretario de Comisaria
11. Ingresar datos del Cliente, valor a pagar y el
caso en el Sistema.
Secretario de Comisaria
13. Otorgar acta de recepción y entrega de producto decomisado.
D1
D2
A
A
D3
D5
B
B
Cliente
14. Retirar la Mercadería en el lugar de bodega.
6. ¿Venció el tiempo de vigencia?
Secretario de Comisaria
8. Elaborar un acta de donación.
Policía Municipal.
9. Entregar la mercadería según su destino.
Secretario de Comisaria
15. Archivar el respaldo de una copia de entrega o
donación de mercadería.
FIn
C C
D6
Donación
SI
FIn
NO
D4
S1
S1
S2.3
FIn
513
Documentos: Sistemas:
D1.= Notificación. S1.= Sistema de Gestión Documental
Quipux
D2.= Citación S2.3= Sistema de Actividades económicas
D3= Acta de entrega y recepción.
D4.= Titulo de pago
D5.= Comprobante de pago
D6.= Acta de donación.
6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
NOTIFICAR A
COMERCIANTES
QUE INFRINGEN
LA LEY
Personal de la Policía Municipal o
inspectores del IMI, proceden a notificar
a los comerciantes acerca de la infracción
que están cometiendo, esto por seguir lo
que estipula el caso.
Policía Municipal.
Inspectores IMI
2
VERIFICAR SI ES
REINCIDENTE EL
COMERCIANTE.
Verificar si es reincidente, de encontrarse
reincidente la persona anteriormente
notificada, se procede con la sanción,
previo análisis se ejecuta la orden por
parte de la Comisión de Abastos y
Mercados, Comisario Municipal o por
parte del personal de Rentas IMI
Comisario
Municipal.
3
ANALIZAR Y
SANCIONAR AL
COMERCIANTE.
Analizar el caso según el tipo de
gravedad de la infracción cometida de
acuerdo a lo que establece las ordenanzas
vigentes del Municipio.
Determina la gravedad de la infracción
cometida, y aplica la sanción respectiva.
Según Ordenanza de Comercio, el
Comisario Municipal ejerce lo estipulado
en el art 36 de la misma Ordenanza:
Sanción Pecuniario
Donación de mercadería
Ver Ordenanza de comercio
Comisario
Municipal
4
ORDENAR EL
DECOMISO DE
MERCADERÍA.
Ordenar el decomiso de mercadería por
la gravedad del caso.
Estipula el tiempo el lugar y el tiempo de
almacenamiento.
Comisario
Municipal
Comisario
Municipal.
Personal del
Departamento de
Rentas.
Comisión de
Abastos y
Mercados.
514
5
RETIRAR Y
ALMACENAR LA
MERCADERÍA
Retirar la mercadería del lugar
autorizado. Al momento del comiso se le
entrega el propietario una citación, para
que comparezca ante el Comisario
Municipal.
Almacenar la mercadería decomisado en
las bodegas u oficinas de la Comisaria.
Policía Municipal.
6
¿VENCIÓ EL
TIEMPO DE
VIGENCIA?
SI se venció el tiempo de vigencia dela
mercadería decomisada. Ver actividad
N° 9.
Si NO se venció el tiempo de vigencia de
la mercadería decomisada. Ver actividad
N° 5 (Sigue almacenado.)
Policía Municipal
7
¿ES UNA SANCIÓN
PECUNIARIA O
DONACIÓN DE
MERCADERÍA?
Si es sanción pecuniaria. Ver actividad
N° 10
Si es donación de mercadería. Ver
actividad N° 8.
Comisario
Municipal
8
ELABORAR UN
ACTA DE
DONACIÓN.
Una vez vencido el plazo estipulado, si
los productos comisados son aptos para
el consumo humano, se procede a realizar
un acta de donación a las Guarderías
Municipales u otros centros de asistencia
social.
Ver Ordenanza de Comercio. Art. 36.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
9
ENTREGAR LA
MERCADERÍA
SEGÚN SU
DESTINO.
Entregar los productos decomisados a las
Guarderías Municipales u otros centros
de asistencia social, la cual es entregada
por personal de la Policía IMI.
Se termina el proceso.
Policía Municipal
10
SANCIONAR
ECONÓMICAMEN
TE SEGÚN
ESTIPULA LA
ORDENANZA.
Es una sanción económica de acuerdo al
tipo y grado de infracción.
Según estipula la Ordenanza de
Comercio en su art 36 lit a), las sanciones
pecuniarias van desde dos hasta
cuarenta dólares de multa, dependiendo
de la gravedad de la infracción cometida,
y en caso de reincidencia, será el doble de
la sanción anterior.
Ver Ordenanza de Comercio
Comisario
Municipal.
11
INGRESAR DATOS
DEL CLIENTE,
VALOR A PAGAR
Y EL CASO EN EL
SISTEMA.
Ingresar los datos necesarios para
generar el valor a pagar.
Una vez determinado el valor de la multa,
se ingresan los datos del comerciante al
sistema de Rentas del IMI juntamente
con el valor de la multa y el artículo
contravenido.
Entregar un título de pago al cliente.
Secretario de la
Comisaria
Municipal.
12
CANCELAR EL
VALOR DE LA
SANCIÓN.
Cancelar el valor económico según
establecido. Cliente
515
13
OTORGAR ACTA
DE RECEPCIÓN Y
ENTREGA DE
PRODUCTO
DECOMISADO.
Adjuntar el comprobante de pago de la
multa, se le otorga al comerciante un acta
de entrega y recepción, en el que consta
datos como: fecha, motivo de sanción,
descripción de mercadería comisada,
firmas que respaldan.
Secretario de la
Comisaria
Municipal
14
RETIRAR LA
MERCADERÍA EN
EL LUGAR DE
BODEGA.
Presentar el acta de entrega y recepción
de mercadería.
Con este documento el propietario de la
mercadería se acerca a las bodegas u
oficinas donde se encuentre detenida su
mercadería para el respectivo retiro.
La entrega la realiza personal de la
Policía Municipal, jefes de grupo o la
autoridad pertinente.
Cliente
15
ARCHIVAR EL
DOCUMENTOS DE
RESPALDO
Un respaldo del pago a la sanción
pecuniaria o del acta de donación se
archiva en las oficinas de la Comisaria
Municipal.
Secretario de la
Comisaria
Municipal
16 FIN DEL PROCESO
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra.
2 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.
3 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
2 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Notificación.
D2.= Citación
D3= Acta de entrega y recepción.
D4.= Titulo de pago
D5.= Comprobante de pago
D6.= Acta de donación.
Sistemas de referencia
S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux
S2.3= Sistema de Actividades económicas
516
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Adrián Arias
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
517
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACIÓN
POR INFRINGIR ORDENANZAS VIGENTES
CÓDIGO: P-MS-CM-CEP-04
VERSIÓN: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACIÓN POR INFRINGIR ORDENANZAS
VIGENTES
1. OBJETIVO
Mejorar la relación entre comerciantes y/o ciudadanos para evitar que se produzcan
agresiones tanto verbales como físicas entre ellos, y así promover el buen vivir en el
Cantón.
Velar por la salud y bienestar de los ciudadanos del Cantón Ibarra, procurando que se
cumplan los acuerdos establecidos bajo lo estipulado en las Ordenanza Municipales.
2. ALCANCE
Se realiza el este procedimiento, cuando comerciantes y/o ciudadanos cometen alguna
infracción a lo que estipula las Ordenanzas Municipales o son denunciados por alguna
anomalía, se procede a realizar las notificaciones, terminando esto con un compromiso
escrito que rectifiquen su actitud o la sanción económica respectiva y si es reincidente
hasta la clausura para los locales comerciales.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Policía Municipal
El personal de la Policía Municipal es el encargado
del control en los diferentes sitios de la ciudad, por lo
tanto es el responsable de parte de los diferentes
informes que se emiten a la Comisaria Municipal
acerca de comerciantes que infringen las ordenanzas
vigentes para su respectiva sanción.
Comisario Municipal
Es quien bajo su cargo es el encargado de hacer
cumplir cada artículo que las Ordenanzas vigentes
estipulen en sus líneas.
Secretario de la Comisaria
Municipal
Es el encargado de emitir, entregar, certificar y
archivar las distintas actas de compromiso firmadas
por el Comisario Municipal y el notificado.
Inspectores de Otros
Departamentos del IMI.
Son los encargados de realizar las distintas
inspecciones para luego remitir los informes
necesarios a esta unidad, solicitando la respectiva
notificación.
Comisión de Abastos y
Mercados
Son los encargados de deliberar en junta, las distintas
resoluciones que se emiten de acuerdo a los informes
de los diferentes inspectores o del Comisario
Municipal.
518
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Notificar Es la actuación administrativa efectuada por un
funcionario competente, que tiene por objeto poner en
conocimiento del contribuyente una determinada
actuación o resolución del Servicio, efectuada
conforme a la ley.
2 Parte policial Es un informe de la actividades policiales dirías de lo
observado en su rutina sobre infracciones de las
personas o comerciantes.
3 Citación Documento (u orden judicial) por el que se ordena a
una persona a prestar testimonio o presentar
documentos ante un tribunal o gran jurado
4 Sanción Castigo administrativo o penal, que se obtiene por la
comisión de una infracción.
5 Deliberar Una deliberación es un acto - entendido en cuanto
proceso y resultado - en el cual se evalúan los pros y
contras relevantes con objeto de adoptar una decisión
determinada. El proceso puede ser efectuado de
manera individual (a modo del platónico diálogo
consigo mismo) o colectiva.
519
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Notificación por infringir a ordenanzas vigentes (1)C
OM
ISA
RIA
MU
NIC
IPA
L.
Fase
Inicio.
2. PROCESO INTERNOSInformes de sanción.
Secretario de Comisaria
4. . Receptar informes de sanción.
Comisario Municipal.
5. . Analizar y deliberar los informes y partes policiales.
Secretario de Comisaria
6. . Elaborar Notificación o citación
D2.
Cliente, Comisario.
8. Comparecer y analizar el caso.
S1 D1.1D1.S1.
Policías Municipales
7. Entregar Notificación o citación a infractores en
el sitio.
1. ¿El informe es Parte Policial?
No
Policía Municipal.
3. . Elaborar y emitir la parte policial.
SI
D1.
A
520
Diagrama de flujo: Notificación por infringir a ordenanzas vigentes (2)
CLI
ENTE
CO
MIS
AR
IA D
E H
IGIE
NE
Fase
A
9. ¿SI es citación o notificación?
Asesor, Comisario, Sec.
11. Determinar sanción pecuniaria de
Ordenanza vigente.
Pecuniaria
Asesor, Comisario, Sec.
15. Determinar sanción Administrativa según Ordenanza vigente.
Administrativa
10. ¿Que tipo de sanción se establece?
Notificación
Citación
Secretario de Comisaria
20. Elaborar una acta de compromiso.
Secretario de Comisaria
14. Adjuntar La documentación
entregada.
D3.
Cliente, Comisario.
12- Generar el valor a pagar por infracción.
D4.
S2.3
Asesor, Comisario, Sec.
21. Sumillar la acta de compromiso.
Asesor de la Comisaria
22. Archivar el expediente
Fin
16. ¿El caso es reincidente?
NO
Comisario Municipal.
17. Ordenar la clausura.
Policía Municipal
18. Elaborar sellos de clausura.
Policía Municipal, Comisaria.
19. Clausurar los locales comerciales.
D2.
SI
A
A
D3.1
13. P-MS-GTC-RTM-01
Recaudación y devolución de
tributos.D5.
521
Documentos: Sistemas:
D1.= Informes de Sanción o Parte
Policial
S1.= Sistema de Gestión Documental
Quipux
D1.1.= Informes de Sanción o Parte
Policial sumillado.
S2.3.= Sistema de Actividades
Económicas.
D2.= Notificación o citación
D3.= Acta de Compromiso
D3.1= Acta de Compromiso
D4= Orden de Emisión de Pago.
D5=Comprobante de Pago
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ¿EL INFORME ES
PARTE POLICIAL?
Varios delegados de los distintos
departamentos del IMI, entregan
informes a esta dependencia (ya que
esta es una unidad sancionadora), para
que se ejecuten las notificaciones, de
acuerdo a lo descrito en el Debido
Proceso.
Por otra parte los Policía Municipales
puede realizar su parte policial de
acuerdo a las anomalías observadas y
si son competencias de la
Municipalidad, en su rutina de trabajo
realiza en el día.
Inspectores IMI.
Policías Municipales.
2
RECEPCIÓN DE
INFORMES
Recepción de todos los informes o
partes policiales a esta dependencia
(ya que esta es una unidad
sancionadora), para que se ejecuten
las notificaciones, de acuerdo a lo
descrito en el Debido Proceso.
Secretario de
Comisaria.
3
ANALIZAR Y
DELIBERAR LOS
INFORMES Y
PARTES
POLICIALES.
Analizar el caso según las ordenas
vigentes para la toma de decisión
según requiera el caso del informe o
parte policial.
Comisario
Municipal.
4
ELABORAR
NOTIFICACIÓN O
CITACIÓN
Según el análisis se determina si es
una notificación o una citación. Secretario Municipal.
5
ENTREGAR
NOTIFICACIÓN O
CITACIÓN A
INFRACTORES EN
EL SITIO.
Personal de la Policía IMI, se encarga
de la entrega de dichas notificaciones,
entregado la original al notificado y
un “recibido” en la copia.
Policía Municipal.
6
COMPARECER Y
ANALIZAR EL
CASO.
El notificado acude a la Comisaria
Municipal de acuerdo al escrito en la
notificación recibida, aquí el
Comisario Municipal previo análisis y
Comisario
Municipal.
522
consultoría bajo el respectivo marco
legal.
7 ¿SI ES CITACIÓN
O NOTIFICACIÓN?
Si es Citación. Ver actividad. N
Si es Notificación. Ver actividad N
Comisario
Municipal.
9
¿QUÉ TIPO DE
SANCIÓN SE
ESTABLECE?
Si es Sanción pecuniaria. Ver
actividad N
Si es Sanción Administrativa. Ver
actividad N
Comisario
Municipal.
10
DETERMINAR
SANCIÓN
PECUNIARIA DE
ORDENANZA
VIGENTE.
Luego de deliberar, y consultar el
marco legal pertinente, el Comisario
Municipal impondrá una sanción
pecuniaria de acuerdo a lo descrito en
las distintas Ordenanzas vigentes.
En este caso la sanción es económica
de acuerdo a la gravedad del caso.
Comisario Municipal
11
GENERAR EL
VALOR A PAGAR
POR INFRACCIÓN.
Determinado la sanción pecuniaria
que es un valor económico, se genera
el valor a pagar en el Sistema de
Actividades Económicas.
Emitir la Orden de emisión para el
pago.
Secretario de
Comisaria.
12
P-MS-GTC-RTM-01 RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS.
Es un procedimiento que tiene como
una de las actividades cobrar de
todos las recaudación de tributos
municipales.
13
ADJUNTAR LA
DOCUMENTACIÓN
ENTREGADA.
Recibir y adjunta el comprobante de
pago según el caso.
Secretario de
Comisaria.
14
DETERMINAR
SANCIÓN
ADMINISTRATIVA
SEGÚN
ORDENANZA
VIGENTE.
Luego de deliberar, y consultar el
marco legal pertinente, el Comisario
Municipal impondrá una sanción de
carácter administrativo de acuerdo a
lo descrito en las distintas Ordenanzas
vigentes. El tiempo establecido de la
sanción dependerá de la gravedad de
la falta cometida, una vez vencido el
plazo, el notificado procede a firmar
un acta de compromiso para la
rectificación de la infracción por la
cual fue anteriormente notificado.
Comisario
Municipal.
Secretario de
Comisaria.
15 ¿EL CASO ES
REINCIDENTE?
SI el caso es reincidente. Ver
actividad N
Si el caso NO es reincidente. Ver
actividad N
Comisario
Municipal.
16 ORDENAR LA
CLAUSURA.
Luego de deliberar, y consultar el
marco legal pertinente, el Comisario
Municipal impondrá la autorización
Comisario
Municipal.
523
para la clausura según como estable la
Ordenanza vigente.
17
ELABORAR
SELLOS DE
CLAUSURA.
Se laboran los sellos de clausura en
los que constan datos como: número
de puesto, nombre del propietario o
arrendatario (de ser necesario),
ordenanza y artículo que se ha
infringido, fecha de emisión de sellos
de clausura, firma del Comisario y
sello de la Comisaria.
Secretario de la
Comisaria
18
CLAUSURAR LOS
LOCALES
COMERCIALES.
Se envían los sellos de clausuras al
personal de la Policía Municipal que
labora en horario nocturno para las
clausuras en el mercado, y personal
que labora en la Comisaria de Higiene
para los locales fuera del mercado.
Policía Municipal.
19
ELABORAR UNA
ACTA DE
COMPROMISO.
En este documento deben constar
datos como:
Nombres del infractor, lugar del
domicilio o lugar de la actividad
comercial donde fue hallada su falta,
motivo de su notificación, marco
legal, recomendaciones, sanción a la
que se expone de no cumplir las
recomendaciones anteriormente
escritas, firmas autorizadas.
Asesor Jurídico de la
Comisaria
20
SUMILLAR LA
ACTA DE
COMPROMISO.
Una vez analizado lo expuesto en los
distintos informes, el Comisario
Municipal determina las órdenes de
notificar a los infractores. Dicha
notificación se la realiza por escrito,
basados en un marco legal que
fundamente su emisión.
La firma en la acta de compromiso
depende del caso, en la cuales firma
solo responsable de acuerdo al caso.
Comisario
Municipal.
Asesor Jurídico de la
Comisaria
Cliente
21 ARCHIVAR EL
EXPEDIENTE
Un respaldo de las actas firmadas en
esta dependencia, juntamente con
copias de las cartas de pago (de ser el
caso) y el documento recibido por el
ciudadano, reposan en los archivos de
la Comisaria Municipal.
Asesor Jurídico de la
Comisaria
22 FIN
524
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
3 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.
4 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización
2 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Informes de Sanción o Parte Policial
D1.1.= Informes de Sanción o Parte Policial sumillado.
D2.= Notificación o citación
D3.= Acta de Compromiso
D3.1= Acta de Compromiso
D4= Orden de Emisión de Pago.
D5=Comprobante de Pago
Sistemas de referencia
S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux
S2.3.= Sistema de Actividades Económicas.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Adrián Arias
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
525
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CONTROL E INSPECCIÓN
DE CENTROS DE DIVERSIÓN
CÓDIGO: P-MS-CM-CEP-05
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN: No llenar
PAGINA: Página 1 d en
PROCEDIMIENTO CONTROL E INSPECCIÓN DE CENTROS DE
DIVERSIÓN.
1. OBJETIVO
Controlar y regular las instalaciones donde se ubicarán locales de centros de diversión y
entretenimiento, para garantizar la armonía y el buen vivir, entre los moradores de los
distintos sectores de Ibarra.
2. ALCANCE
Dentro de la Ordenanza que regula el Uso de Suelo en el Cantón Ibarra, en su artículo 26,
las discotecas, bares y karaokes que se encuentran dentro de la clasificación “locales que
ofertan servicios turísticos” deben cumplir estrictamente con todas las normas sobre
contaminación, control sanitario, control de incendios y requisitos tanto legales como
técnicos que se solicitan en la Comisaria de Higiene según la Ordenanza de Uso de Suelo
en su artículo 27.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Oficina de Atención al
Cliente
El personal de la oficina de atención al cliente es
responsable de remitir los documentos a la Alcaldía
para sumilla del Sr. Alcalde.
Departamentos
Responsables de las
inspecciones, informes y
certificados.
Dirección de Planificación (Uso de Suelo).
Unidad de Gestión y Control Ambiental (Permiso
Insonorización)
Departamento de Rentas (Patente Anual)
Cuerpo de Bomberos (Permiso de funcionamiento)
Dirección de Salud Provincial (Permiso de
Funcionamiento)
Intendencia (Permiso de Funcionamiento)
Comisaria de Higiene (Pago Publicidad Exterior)
Dirección de Gestión Ambiental (Informe de Control
Sanitario)
Comisario Municipal Es quien, una vez recibidos TODOS los documentos
en su despacho, procede a autorizar el permiso de
Habilitación.
Secretario de la Comisaria Es el encargado de elaborar los Permisos de
Habilitación de quienes han cumplido con los
requerimientos.
526
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 POA Plan Operativo Anual
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Permiso de
habilitación
Permiso de funcionamiento otorgado por las
Direcciones de la Municipalidad nombrada, previo el
informe de inspecciones conjunta y de aprobación, el
cual permitirá el funcionamiento de los locales de
comercio restringido como de prestación de servicios
turísticos.
2 Centros de diversión Lugares destinados para realizar actividades en el
tiempo libre y recreación activa, entre ellos se
encuentran: discotecas, salas de baile, peñas, centros
de convención boleras, etc.
527
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Control e inspección de centros de diversión.
CLIE
NTE
COM
ISA
RIA
DE
HIG
IEN
E
ATE
NCI
ÓN
AL
CLIE
NTE
ALC
ALD
ÍA
ARC
HIV
O
INST
ITU
CIO
NA
L.
Fase
Inicio
Cliente
1. Solicitud de Habilitación para
centros de diversión. D2.
1.- Control Sanitario2.- Control ambiental3.- IRC y Uso y ocupación del suelo D4.
D5.
Secretario de Comisaria
4. Revisar la documentación
presentada.
5. ¿Todos los documentos están
aprobados ?
Secretario de Comisaria
6. Elaborar el documentos de Permiso de Habilitación.
SI
Fin
NO
Secretaria
8. Reasignar tramite al Alcalde.
Alcalde
9. Sumillar o legalizar el tramite petición.
Comisario Municipal.
7. Firmar la autorización de Permiso de
Habilitación
D6.
2. ¿Cumple con todos los
requisitos?
SI
3. P-MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
NO
S1
S1 D6.1
Fin
10. P-MG-LF-LC-08Entrega de
respuestas a tramites y archivo.
528
Documentos: Sistemas:
D1.= Tasa por Servicio Administrativo S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2.= Matriz de Requisitos
Solicitud de Permiso de Habilitación
Copia de la cédula
Paleta de votación.
D3.= Ticket de N° de tramite
D4.= Informes
D5.=Certificaciones
D6.= Permiso de Habilitación.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
SOLICITUD DE
HABILITACIÓN
PARA CENTROS
DE DIVERSIÓN.
El ciudadano interesado en la
aprobación del único documento que
certifica su legal funcionamiento
(Permiso de Habilitación), debe
ingresar los oficios necesarios
solicitando las distintas inspecciones,
como inicio del trámite de su
documentación, oficios que entrega en
la ventanilla de atención al cliente con
copia de cedula y papeleta de
votación.
Cliente
2
¿CUMPLE CON
TODOS LOS
REQUISITOS?
SI cumple con todo los requisitos para
permiso de Habilitación de centros de
diversión. Ver actividad N° 3.
Si NO cumple con todo los requisitos
para permiso de Habilitación de
centros de diversión. Ver
procedimientos de ATENCIÓN DE
PETICIONES.
Cliente
3
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Es un procedimiento donde se
encargan de recibir, verificar la
documentación cuando existe petición
ciudadana y reasignar a la unidad o
dirección correspondiente.
CONTROL
SANITARIO
CONTROL
AMBIENTAL
USO Y
OCUPACIÓN DEL
SUELO. y
OTROS
Son procedimiento de la
Municipalidad que se encargan de
emitir informes de control.
Departamento de planificación,
UGCA, dirección de Gestión
Ambiental, donde dan trámite a la
documentación para los algunos
requisitos por completar.
4
REVISAR LA
DOCUMENTACIÓN
PRESENTADA.
Revisar todo la documentación de
requisitos para Permiso de
Habilitación de centros de diversión.
Secretario de la
Comisaria Municipal
529
Reasigna al responsable
correspondiente de acuerdo a la
factibilidad de la petición.
5
¿TODOS LOS
DOCUMENTOS
ESTÁN
APROBADOS?
SI cumple con requisitos completos.
Ver actividad N° 7.
Si NO cumple con requisitos
completos.
Se termina el proceso y se espera hasta
que cumpla con todos los requisitos
necesarios.
Secretario de la
Comisaria Municipal
6
ELABORAR EL
DOCUMENTO DE
PERMISO DE
HABILITACIÓN.
Aprobados los documentos, y
entregados en la Comisaria Municipal
(copias), se procede con la
elaboración del Permiso de
Habilitación, en el que constan datos
como: Nombre y dirección del
establecimiento, nombre del
propietario y cantón al que pertenece.
Secretario de la
Comisaria Municipal
Comisario Municipal
7
FIRMAR LA
AUTORIZACIÓN
DE PERMISO DE
HABILITACIÓN
Este documento lo certifican con su
firma, el Comisario Municipal y el
Alcalde. Para lo cual una vez emitido
en la secretaría de la Comisaria, lo
firma primero el Comisario.
Comisario Municipal
8
REASIGNAR
TRAMITE AL
ALCALDE.
Reasigna al responsable
correspondiente de acuerdo a la
factibilidad de la petición.
Secretaria de
Alcaldía
9
LEGALIZAR EL
TRAMITE
PETICIÓN.
Legalizar el permiso de Habilitación
para centros de diversión.
Reasigna al responsable
correspondiente para la entrega de la
petición.
Alcalde
10
P-MG-LF-LC-08 ENTREGA DE
RESPUESTAS A
TRÁMITES Y
ARCHIVO.
Recibir y entregar todo los
expedientes de trámites municipales.
Archivar como documentación de
respaldo y archivo para el Municipio.
Archivo institucional
9 FIN DEL PROCESO
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
2 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.
3 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.
530
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)
2 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1.= Tasa por Servicio Administrativo
D2.= Matriz de Requisitos
Solicitud de Permiso de Habilitación
Copia de cedula
Paleta de votación.
D3.= Ticket de N° de tramite
D4.= Informes
D5.=Certificaciones
D6.= Permiso de Habilitación.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Adrián Arias
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
531
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO PROVISIONAL DE
INVESTIGACION/INSPECCIÓN DE CAMPO
CÓDIGO: P-MS-GT-CPV-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN/INSPECCION DE CAMPO
1. OBJETIVO
Verificar la información de las características físicas y jurídicas de los predios del cantón
Ibarra para mantener el inventario predial actualizado con los datos reales.
2. ALCANCE
El campo de aplicación o de influencia de una investigación de campo nace con la
necesidad del cliente interno y externo hasta la entrega del informe técnico final.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la optimización
de los servicios que se brinda a los usuarios internos y
externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del
cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar
servicios más allegados a la realidad.
Jefe de Catastros
Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento de
las funciones, actividades administrativas y técnico-
operativas establecidas para sus diferentes áreas
Encargado de Catastro
Rural
Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento de
las funciones, actividades administrativas y técnico-
operativas establecidas para el área del catastro Rural
Asistente
Avalúos A y B
Inspector de Avalúos y
Catastros
Realiza la investigación de campo en el predio, toma datos
de la ubicación del predio, propietario, realiza la
delimitación y dimensionamiento del predio, toma datos
con respecto a la descripción del terreno y/o toma datos
de la descripción de la o las edificaciones en caso de
existir.
Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento del
predio inspeccionado.
Inspector de Avalúos y
Catastros
Analista de Avalúos
Dibujante Cartográfico
Realiza la implantación en la base gráfica del terreno y/o
edificación del predio inspeccionado si fuera el caso.
Realiza el mantenimiento de la base gráfica.
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de los predios
del cantón Ibarra y realiza la emisión del Impuesto Predial
Urbano si fuera el caso.
532
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración de
los documentos que ingresan y salen de la Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria
para una atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
533
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Investigación / Inspección de campo
DIR
ECCI
ON
DE
AV
ALU
OS
Y CA
TAST
ROS
Fase
Director de Catastros
3. Delimitar zona a intervenir
Inspector de Avaluos y Catastros
8. Seleccionar Predios a intervenir
Inspector de Avaluos y Catastros
15. Levantar Información
(Investigación de Campo)
Dibujante Cartográfico
5. Elaborar plano base con zonas
Jefe de Avaluos y Catastro
4. Conformar Equipos de
Investigación
Jefe de Avaluos y Catastro
10. Entregar Materiales para
Investigación
Inspector de Avaluos y Catastros
16. Realizar informe de inspección
9. ¿ Se necesita materiales?
SI
Jefe de Avaluos y Catastro
17. Validar Informe de Inspección
18. ¿El informe es correcto?
FIN
A
B
Inicio
NO
S2.11
S2.11
D1S2.11
D3
D4
1. ¿ Se va realizar Barrido?
SI
2. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
NO
Jefe de Avaluos y Catastro
6. Validar Plano base de zonas
7. ¿El plano está correcto?
NO
SI
A
NO
B
Director Catastros
11. Asignar Trámite a Técnico
Técnico Catastros
12. Revisar Factibilidad de
Inspección
13. ¿Es Factible Inspección?
S2.2S2.11
SI
Fin
NO
S1
D2
19. MS-GT-CPV-02 Actualización
del catastro predial
SI
14. MA-BSI-AL-02 Movilización
vehicular institucional
534
Documentos: Sistemas:
D1. Equipos para Trabajo de Investigación S1. Sistema de Documentación
Quipux
D2. Plano base S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros
D3. Listado de Predios a Intervenir S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)
D4. Datos de Inspección
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ¿SE VA REALIZAR
BARRIDO?
Se realiza la pregunta para
determinar si la investigación va
realizar un barrido
2 DELIMITAR ZONA
A INTERVENIR
En caso de que se realice barrido.
Delimitación del área a intervenir
en el sector urbano o rural
Jefe de catastro
Coord. catastro rural
3
CONFORMAR
EQUIPOS DE
INVESTIGACIÓN
Conformar Equipos de
Investigación de campo
Jefe de catastro
Coord. catastro rural
4 ELABORAR PLANO
BASE
Elaboración del plano de los
sectores a intervenirse
Dibujante
cartográfico
5 VALIDAR PLANO
BASE
Revisa y aprueba el plano de los
sectores que se van intervenir
Jefe de catastro
Coord. catastro rural
6 ¿EL PLANO ESTA
CORRECTO?
Si el plano esta correcto se
continua a la siguiente actividad,
caso contrario se vuelve a la
actividad 4
Jefe de catastro
Coord. catastro rural
7
SELECCIONAR
PREDIOS A
INTEVENIR
Tomando en cuenta el plano base
se realiza un listado de los predios
que van intervenir
Inspector de
catastros
8 ¿SE NECESITA
MATERIALES?
En el caso de que se necesite y
exista los materiales se solicita
materiales para la investigación de
campo
Inspector de
catastros
9
ENTREGAR
MATERIALES
PARA
INVESTIGACIÓN
Preparación y entrega de
materiales para la investigación
Jefe de catastro
10
MS-GTC-AP-06
ACTUALIZACIÓN
CATASTRAL
Si la petición viene del cliente
externo debe pasar por el
procedimiento de atención de
Peticiones
11 ASINAR TRAMITE
A TÉCNICO
De acuerdo a las peticiones
ciudadanas el director asigna el
trámite al técnico correspondiente
para atender la petición ciudadana.
Director de avalúos
y catastros
535
12
REVISAR
FACTIBILIDAD DE
INSPECCIÓN
Se realiza la revisión de la solicitud
en los Sistemas de Avalúos y
Catastros y Sistema Gis
Técnico de catastros
13
¿ES FACTIBLE
INSPECCIÓN?
Se analiza la solicitud de
inspección, se verifica la
información de los predios
requeridos en los Sistemas de
Avalúos y Catastros, si de este
análisis es necesaria la inspección
se realiza, caso contrario finaliza el
procedimiento
Técnico de catastros
14
MA-BSI-AL-02
MOVILIZACIÓN
VEHICULAR
INSTITUCIONAL
Para solicitar vehículo recurrimos a
este procedimiento.
15
LEVANTAR
INFORMACIÓN DE
CAMPO
(INVESTIGACIÓN
DE CAMPO)
En el campo se realiza las
correspondientes actividades que
permitan obtener los diferentes
datos del predio de acuerdo al
requerimiento (medición de áreas,
levantas características físicas del
predio y de la construcciones)
Inspector de
catastros
16
REALIZAR
INFORME DE
INSPECCIÓN
Con los datos obtenidos en el
campo se procede a realizar el
informe de inspección
Inspector de
catastros
17
VALIDAR
INFORME DE
INSPECCIÓN
Verifica que la información del
informe este de acuerdo a los
requerimientos y los parámetros
establecidos.
jefe de catastros
18
¿EL INFORME ES
CORRECTO?
Se realiza la correspondiente
pregunta para establecer si el
informe es correcto, en caso de que
no sea correcto se va solicitar
nuevamente transporte para volver
a levantar la información de
campo.
Jefe de catastros
19
MS-GT-CPV-02
ACTUALIZACIÓN
DEL CATASTRO
PREDIAL
Culminado y validado el informe
de investigación de campo se llama
al procedimiento de Actualización
Predial para que se realiza la
correspondiente actualización
FIN
536
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de administración urbana
2 Ordenanza de servicios técnicos administrativos
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
COOTAD Art. 494, 495, 496
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documento de que describe la formación de Equipos de Investigación
Plano base con los predios que se van a intervenir
Listado de los predios a intervenir
Documento con los datos de la inspección
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012
Firma
Firma
537
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DEL
CATASTRO PREDIAL
CÓDIGO: P-MS-GT-CPV-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DEL CATASTRO PREDIAL
1. OBJETIVO
Mantener Actualizado la Información Física Predial del área urbana y rural del Cantón
(Identificación Predial, Características del Terreno, Características de las Edificaciones).
2. ALCANCE
La aplicación de una actualización del inventario del catastro predial nace con el
requerimiento del cliente interno/externo y la obligatoriedad que dispone la ley de
mantener los catastros actualizados hasta el registro o actualización del catastro en la base
alfanumérica y base gráfica.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la optimización
de los servicios que se brinda a los usuarios internos y
externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del
cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar
servicios más allegados a la realidad.
Jefe de Catastros
Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento
de las funciones, actividades administrativas y técnico-
operativas establecidas para sus diferentes áreas
Encargado de Catastro
Rural
Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento
de las funciones, actividades administrativas y técnico-
operativas establecidas para el área del catastro Rural
Asistente
Avalúos A y B
Inspector de Avalúos y
Catastros
Realiza la investigación de campo en el predio, toma
datos de la ubicación del predio, propietario, realiza la
delimitación y dimensionamiento del predio, toma datos
con respecto a la descripción del terreno y/o toma datos
de la descripción de la o las edificaciones en caso de
existir.
Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento
del predio inspeccionado.
Inspector de Avalúos y
Catastros
Analista de Avalúos
Dibujante Cartográfico
Realiza la implantación en la base gráfica del terreno y/o
edificación del predio inspeccionado si fuera el caso.
Realiza el mantenimiento de la base gráfica.
538
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra y realiza la emisión del
Impuesto Predial Urbano si fuera el caso.
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración de
los documentos que ingresan y salen de la Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria
para una atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
539
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Actualización del catastro predial
AVAL
UOS Y
CAT
ASTR
OSAT
ENCI
ON A
L CLIE
NTE
Fase
Inicio
Inspector de Catastros
6. Actualizar Base Gráfica(Aval Jefe o
Director)
Inspector de Catastros
7. Actualizar Archivo Físico
Técnico Catastral
8. Actualizar Base Alfanumérica (Aval
Jefe o Director)
Director de Catastros
10. Aprobar Informe Técnico
11. ¿Informe Correcto?
Asistente Administrativo
13. Entregar Documentación
(Archivo Institucional)
FINSI
A
NO
Técnico Catastral
9. Realizar Informe Técnico de
Modificación
D4.1
1. ¿ Se Actualiza por petición ciudadana ?
SI
Jefe de Catastro
5. Autorizar Actualización(De Oficio)
MS-GT-CPV-01 3. INVESTIGACIÓN/
INSPECCIÓN DE CAMPO
A
D1 D2, D3 D4
S2.11S2.2,S2.1
S1
12. ¿Requiere Respuesta el
Usuario?SI
Asistente Administrativo
14. Archivar Expediente (Archivo
de la Dirección)
NO
FIN
D5
D5
MS-GTC-AP-06 2. ACTUALIZACIÓN
CATASTRAL (RECLAMOS, DE OFICIO)
CLIENTE INTERNO/EXTERNO
4. Solicitar Actualización
Catastral
NO
540
Documentos: Sistemas:
D1. Datos de Inspección S1. Sistema de Documentación Quipux
D2. Ficha Catastral S.2.2. Sistema de Avalúos y Catastros
D3. Registro Histórico Predial S2.11. Sistema de GIS
D4. Informe Técnico de Actualización S2.1. Sistema de Recaudación y
Tesorería
D4.1 Informe Técnico de Actualización
D5. Respuesta
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ¿EXISTE PETICION
CIUDADANA?
Esta pregunta se la hace para decidir
si este procedimiento empieza con la
petición ciudadana o una necesidad
interna de actualizar el catastro
2
MS-GTC-AP-06
ACTUALIZACIÓN
CATASTRAL
(RECLAMOS, DE
OFICIO)
Este procedimiento gestiona las
peticiones realizadas por los clientes
3
MS-GT-CPV-01
INVESTIGACIÓN/IN
SPECCIÓN DE
CAMPO
Procedimiento que permite realizar
una investigación de campo para
levantar la información requerida
4
SOLICITAR
ACTUALIZACIÓN
CATASTRAL
Se realiza la motivación o el pedido
de actualización del inventario
predial.
Cliente
interno/externo
5
AUTORIZAR
ACTUALIZACIÓN
(DE OFICIO)
Se autoriza la actualización predial Jefe de catastros
6 ACTUALIZAR BASE
GRÁFICA
Se procede con la actualización del
predio inspeccionado en la base
gráfica si es el caso sino se pasa a la
siguiente actividad.
Inspector de avalúos
y catastros
7 ACTUALIZAR
ARCHIVO FISICO
Se actualiza la ficha de relevamiento
del predio inspeccionado, además
debe llenar el formulario de registro
histórico.
Inspector de avalúos
y catastros
Analista de avalúos
Dibujante
cartográfico
8 ACTUALIZAR BASE
ALFANUMÉRICA
Se procede con la actualización de la
información del predio
inspeccionado en la base
Analista
de sistemas
541
alfanumérica en el Sistema del
Catastro Predial, además si fuere el
caso se debe actualizar los títulos de
crédito del Impuesto Predial Urbano
en el Sistema de Tesorería.
Se escanea los documentos
habilitantes para la atención del
pedido y subirlos al Sistema del
Catastro Predial.
9 REALIZAR
INFORME TÉCNICO
Elabora informe técnico de las
actualizaciones realizadas en el
inventario predial con el detalle de
los predios intervenidos.
Asistente
Avalúos a y b
Inspector de avalúos
y catastros
10 APROBAR EL
INFORME TÉCNICO
Aprueba el informe técnico de las
modificaciones efectuadas.
Director avalúos y
catastros
11 ¿EL INFORME ESTA
CORRECTO?
Se verifica si el informe es correcto,
si no está correcto se envía a la
actividad 7 para que el inspector
vuelva a realizar el informe
Director avalúos y
catastros
12
¿REQUIERE
RESPUESTA EL
USUARIO?
♦ Si el usuario requiere la respuesta
continuar a la actividad Nº 13
♦ Si no se requiere respuesta
continuar a la actividad Nº 14
Asistente
administrativo
13
ENTREGAR
DOCUMENTOS AL
ARCHIVO
INSTITUCIONAL
Se realiza el envío del expediente del
trámite al Archivo Institucional con
el oficio de respuesta para el cliente
externo.
Asistente
administrativo
14 ARCHIVAR
DOCUMENTACION
Se archiva el informe de
modificación en el archivo interno
de la oficina
Asistente
administrativo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de administración y reglamentación urbana
2 Ordenanza que regula la determinación, administración y recaudación del
impuesto de predios urbanos para el bienio 2012 - 2013
3 Ordenanza que regula la determinación, administración y recaudación del
impuesto de predios rurales para el bienio 2012 - 2013
542
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Art. 494, 495, 496
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Ficha Catastral
Registro Histórico predial
Informe técnico de actualización predial
Expediente de Respuesta
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012
Firma
Firma
543
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE
INFORMACIÓN TEMÁTICA
CÓDIGO: PMS-GT-CPV-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN TEMÁTICA
1. OBJETIVO
URBANO
Mantener actualizada la información temática urbana del cantón Ibarra, sobre
Infraestructuras: básica, complementaria y de servicios; uso del suelo, morfología,
densidad, valor comercial del suelo; sistemas y tecnologías constructivas
RURAL
Mantener actualizada la información temática rural del cantón Ibarra sobre
Infraestructuras: vial y de servicios; uso del suelo, transporte, equipamiento, canales y
sistemas de riego, clasificación agrológica del suelo, clima, zonas de riesgo, morfología,
tenencia de la tierra, valor comercial del suelo; tecnologías y sistemas constructivos
2. ALCANCE
La actualización de la información temática del cantón Ibarra surge por la obligatoriedad
que dispone la ley de mantener el inventario físico del cantón actualizado hasta el registro
de la actualización en bases municipales.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la
optimización de los servicios que se brinda a los
usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del
cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar
servicios más allegados a la realidad.
Jefe de Catastros
Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento
de las funciones, actividades administrativas y
técnico-operativas establecidas para sus diferentes
áreas
Encargado de Catastro
Rural
Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento
de las funciones, actividades administrativas y
técnico-operativas establecidas para el área del
catastro Rural
Asistente
Avalúos A y B
Realiza la investigación de campo en el predio, toma
datos de la ubicación del predio, propietario, realiza la
544
Inspector de Avalúos y
Catastros
delimitación y dimensionamiento del predio, toma
datos con respecto a la descripción del terreno y/o
toma datos de la descripción de la o las edificaciones
en caso de existir.
Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento
del predio inspeccionado.
Inspector de Avalúos y
Catastros
Analista de Avalúos
Dibujante Cartográfico
Realiza la implantación en la base gráfica del terreno
y/o edificación del predio inspeccionado si fuera el
caso.
Realiza el mantenimiento de la base gráfica.
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra y realiza la emisión del
Impuesto Predial Urbano si fuera el caso.
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración
de los documentos que ingresan y salen de la
Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria
para una atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
545
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Actualización de información temática
AV
ALU
OS
Y C
ATA
STR
OS
Fase
Inicio
Dibujante cartográfico
3. Ingresar información
temática a la base
Jefe Catastros / Encargado Rural
4. Controlar la calidad de
información
Dibujante
5. Editar información gráfica
Técnico Catastral
7. Realizar Análisis Espacial de
Información Gráfica
2. MS-GT-CPV-01 Investigación/Inspección de
campoD1
S2.11 S2.11
Jefe Catastros / Encargado Rural
1. Analizar Información
Temática de planos
¿6. Es urbano o rural?
URBANO Fin
RURAL
FinS2.11
546
Documentos: Sistemas:
D1. Informe de Inspección S1. Sistema de Documentación Quipux
D2. Ficha Catastral S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros (Base
Alfanumérico)
D3. Registro Histórico
Predial
S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N
° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
ANALIZAR
INFORMACIÓN
TEMÁTICA DE PLANO
En esta actividad se analiza el
estado de la información temática,
de este análisis se determina la
necesidad de actualizar
Jefe catastros
Coord. catastro rural
2
MS-GT-CPV-01
INVESTIGACIÓN/INSPE
CCIÓN DE CAMPO
Procedimiento que permite
realizar una investigación de
campo para levantar la
información requerida
3
INGRESAR
INFORMACIÓN
TEMÁTICA A LA BASE
Los datos obtenidos de la
inspección se ingresan al sistema
de información gráfica
Dibujante
4
CONTROLAR LA
CALIDAD DE
INFORMACIÓN
Controla que la información
ingresada se ajuste a los
parámetros establecidos
Jefe catastros
Coord. catastro rural
5
EDITAR
INFORMACIÓN
GRÁFICA
Se realiza las modificaciones o
correcciones a la información
gráfica
Dibujante
6
¿ES URBANO O
RURAL?
Se pregunta si los predios
intervenidos corresponden al
sector urbano o rural. En caso de
ser rural se finaliza el
procedimiento, si es urbano se
continua con la siguiente
actividad.
Dibujante
7
REALIZAR ANÁLISIS
ESPACIAL DE
INFORMACIÓN
GRÁFICA
Se realiza análisis espacial con la
información para obtener
información necesaria para la
planificación del territorio
Dibujante
FIN
547
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de administración y reglamentación urbana
2 Ordenanza que regula la determinación, administración y recaudación del
impuesto de predios urbanos para el bienio 2012 - 2013
3 Ordenanza que regula la determinación, administración y recaudación del
impuesto de predios rurales para el bienio 2012 - 2013
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD Art. 494, 495, 496
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Ficha Catastral
Registro Histórico predial
Informe técnico de actualización predial
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
548
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE CONTRIBUCIÓN
ESPECIAL DE MEJORAS
CÓDIGO: P-MS-GT-CPV-05
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO CONTRIBUCIÓN ESPECIAL DE MEJORAS
1. OBJETIVO
Recuperar la Inversión efectuada por el mejoramiento y plusvalía de predios que adquiera
la propiedad inmueble
2. ALCANCE
Empieza con la Liquidación de Obra hasta la generación de títulos para recuperar la
inversión en la obra efectuada por la Municipalidad
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la
optimización de los servicios que se brinda a los
usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del
cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar
servicios más allegados a la realidad.
Jefe de Catastros
Elaborar técnica y sistemáticamente el catastro de
contribución especial de mejoras, y sus procesos
utilitarios
Asistente
Avalúos A y B
Inspector de Avalúos y
Catastros
Realiza la investigación de campo en el predio, toma
datos de la ubicación del predio, propietario, realiza la
delimitación y dimensionamiento del predio, toma
datos con respecto a la descripción del terreno y/o
toma datos de la descripción de la o las edificaciones
en caso de existir.
Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento
del predio inspeccionado.
Inspector de Avalúos y
Catastros
Analista de Avalúos
Dibujante Cartográfico
Realiza la implantación en la base gráfica del terreno
y/o edificación del predio inspeccionado si fuera el
caso.
Realiza el mantenimiento de la base gráfica.
549
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra y realiza la emisión del
Impuesto Predial Urbano si fuera el caso.
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración
de los documentos que ingresan y salen de la
Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria
para una atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
550
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Generación de otros catastros (contribución especial de mejoras, nomenclaturas, inquilinato)
AV
ALU
OS
Y C
ATA
STR
OS
DIR
ECC
IÓN
FI
NA
NC
IER
AO
BR
AS
PÚ
BLI
CA
S
Fase
Jefe de Avaluos
4. Calcular áreas y valor a pagar
Director de Catastros
6. Revisar catastro con valores
7. ¿Catastro Correcto?
Asistente Administrativo
8. Remitir Catastro
SI
S4.1 S1
FIN
Inicio
3. MS-GT-CPV-01 Investigación/Inspección de
campo
DIRECTOR
1. Remitir Informe de Liquidación de
Obra
Jefe de Avaluos
2. Elaborar Croquis, Listado de Frentistas
Beneficiarios
Jefe de Avaluos
5.Elaboración de catastro definitivo
D3
S1D1
9. MA-GF-AT-02 Emisión de
ingresos y tributos municipales
NO
S2.2S2.11
D2
551
Documentos: Sistemas:
D1. Recepción de Liquidación
Provisional de Obra OOPP (Cálculo
aumento y disminución de obra , croquis)
S1. Sistema de Documentación
Quipux
D2. Listado de Contribuyentes
beneficiarios
S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros
D3. Catastro de Contribución Especial
Mejoras
S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)
S4.1. Hoja de Cálculo Excel (BEDE)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
REMITIR INFORME
DE LIQUIDACIÓN DE
OBRA
Terminada la construcción de la
obra se remite el informe de
liquidación de la obra para la
recuperación de la inversión
Director
avalúos y catastros
2
ELABORAR
CROQUIS, LISTADO
DE FRENTISTAS
BENEFICIARIOS
Receptada la información de
culminación de obra se procede a
elaborar un croquis y el listado de
los frentistas beneficiarios de la
obra
Jefe de avalúos y
catastros
3
MS-GT-CPV-01
INVESTIGACIÓN/INS
PECCIÓN DE CAMPO
Este procedimiento permite
realizar la investigación de campo
para obtener la información
necesaria para elaborar catastro de
Contribución Especial Mejoras.
4 CALCULAR ÁREAS Y
VALOR A PAGAR
Luego de haber realizado la
inspección se procede s realizar el
área correspondiente y el valor
individual que le corresponde
pagar a cada frentista
jefe de avalúos y
catastros
5 ELABORAR
CATASTRO
DEFINITIVO
Con los valores calculados se
realiza el catastro de los frentistas
beneficiarios.
jefe de avalúos y
catastros
6 REVISAR CATASTRO
CON VALORES
Se hace una revisión de los valores
calculados a cada beneficiario de
la obra
director
7 ¿CATASTRO
CORRECTO?
Si el catastro es correcto va la
siguiente actividad, si no regresa a
la actividad 3
8 REMITIR CATASTRO
Organiza y remite el expediente
catastro para el ingreso
asistente
administrativo
9
MA-GF-AT-02
EMISIÓN DE
INGRESOS Y
TRIBUTOS
MUNICIPALES
Proceso que permite la generación
de títulos de crédito
FIN
552
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de administración y reglamentación urbana
2 Ordenanza de Contribución Especial de Mejoras
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Recepción de Liquidación provisional de obra
Listado de contribuyentes beneficiarios
Catastro de Contribución Especial de Mejoras
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
553
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO CONTROL TRIBUTARIO
DEL REGISTRO DE ACTIVIDAD
ECONÓMICA
CÓDIGO: P-MS-GT-CAE-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 d n
PROCEDIMIENTO CONTROL TRIBUTARIO DEL REGISTRO DE
ACTIVIDAD ECONÓMICA
1. OBJETIVO
Definir un sistema en el cual se establezcan las guías y requerimientos para estandarizar
las actividades a realizarse para el control del Registro de Actividades Económicas, en la
detección de AE sin registro y AE inactivas.
2. ALCANCE
Este proceso se aplica a las actividades que realiza la Administración tributaria para el
mantener actualizado el RAE, inicia desde la identificación de actividades económicas
nuevas, la notificación y la clausura de AE que incumplen con lo solicitado por la
administración.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director-a Financiero-a Dicta la política de gestión tributaria
Responsable del
Servicio Municipal de
Rentas
Supervisa que se cumpla la política y los procedimientos
referentes al proceso
Inspector de Rentas Realiza la detección de AE nuevas y continúa con el
debido proceso.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía
y Descentralización
2 RAE Registro de Actividad Económica
3 AE Actividad Económica
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 ACTIVIDAD
ECONOMICA
Se trata de una actividad económica cuando suponga la
ordenación por cuenta propia de medios de producción y
de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad
de intervenir en la producción o distribución de bienes o
servicios."
554
2 REGISTRO DE
ACTIVIDAD
ECONÓMICA
Es un registro donde se encuentra inscritas todas las
actividades económicas del Cantón Ibarra, previo al pago
del Impuesto de Patente Municipal.
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Control tributario de registro de Actividad Económica.
RE
NT
AS
AG
EN
TE
S
EX
TE
RN
OS
CO
MIS
AR
IA D
E
HIG
IEN
E Y
S
ALU
D
P-MS-GT-CAE-01
Inicio
Inspector
1. Identificar Actividades Económicas Nuevas en
el Campo
Inspector
2. Solicitar Información de la AE al Cliente
Externo
Inspector
3. Llenar ficha de Inspección
D1
D2
Inspector
4. Realizar pre-registro
S2.3
Inspector
5. Realizar Notificaciones
D3
Responsable Unidad
6. Legalizar Notificaciones
D3.1
Inspector
9. Verificar Cumplimiento
10. ¿Existen Contribuyentes Incumplidos?
Fin
Inspector
11. Imprimir reporte de Imcumplimieto
SI
Analista de Rentas
12. Elaborar Memorando solicitando
sanción de las AE.
Correos del Ecuador
7. Entregar Notificaciones
13. P-MS-CM-CEP-04Notificación a infractores de
ordenanzas vigentes
8. ¿Se Entregaron todas las
Notificaciones?
SI
BNO
B
D4
D5
NO
555
Documentos: Sistemas:
D1 = Información sobre lo que realiza la Actividad
Económica
S2.3 = Sistema de Actividades
Económicas
D2 = Ficha de Inspección, registro de información de
la Actividad y del Ciudadano
D3 = Notificación al Contribuyente
D3.1 = Notificación Firmada
D4 = Reporte de Actividades Económicas que han
incumplido con la notificación.
D5 = Memorando de solicitud de clausura de AE.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
IDENTIFICAR AE
NUEVAS EN EL
CAMPO
Identifica Actividades Económicas
nuevas, mediante el recorrido por el
sector asignado
Inspector
2
SOLICITAR
INFORMACION DE
LA AE AL CLIENTE
EXTERNO
Solicita al contribuyente información
sobre la Actividad Económica que
está realizando.
Inspector
3 LLENAR FICHA DE
INSPECCIÓN
Llena la ficha de inspección en la que
ingresa la información de la
Actividad Económica y del
ciudadano.
Inspector
4 REALIZAR PRE-
REGISTRO
Realiza el ingreso de los datos de la
ficha de inspección al Sistema de AE.
Ver instructivo
Inspector
5 REALIZAR
NOTIFICACIONES
Imprime la notificación para el
contribuyente. Inspector
6 LEGALIZAR
NOTIFICACIONES
Firma las notificaciones a ser
entregadas
Responsable de
Rentas
7 ENTREGAR
NOTIFICACIONES
Entrega las notificaciones al
encargado de correos del Ecuador
para su distribución
Inspector
8
¿SE ENTREGARON
TODAS LAS
NOTIFICACIONES?
Si se entregaron las notificaciones, va
a la actividad 9.
Si no se entregaron las notificaciones,
va a la actividad 5.
Inspector
9 VERIFICAR
CUMPLIMIENTOS
Verifica el cumplimento por parte del
contribuyente. Inspector
10
¿EXISTEN
CONTRIBUYENTES
INCUMPLIDOS?
Si Existen clientes incumplidos, va a
la actividad 11.
Si No existen clientes incumplidos,
termina el Proceso.
Inspector
11
IMPRIMIR REPORTE
DE
INCUMPLIMIENTOS
Imprime el reporte de contribuyentes
incumplidos. Inspector
12 ELABORAR
MEMORANDO
Elabora el memorando para que la
Comisaría Municipal proceda con la
clausura de las AE.
Analista de Rentas
556
SOLICITANDO
SANCIÓN DE LAS AE.
13
P-MS-CM-CEP-04
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS
VIGENTES
Clausura de las actividades
económicas
Comisaria de
Higiene y Salud
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que Reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto de
Patentes Municipales en el Cantón Ibarra.
2 Ordenanza que Reglamenta la Determinación, Administración, Control y
Recaudación del Impuesto a la Patente Municipal a las Actividades Comerciales,
Industriales y cualquiera de orden Económico que opere en el cantón Ibarra.
3 Ordenanza que Reglamenta a la Administración, Determinación. Control y
Recaudación del Impuesto sobre los activos totales en el Cantón Ibarra.
4 Ordenanza que reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto del 1.5 por
mil sobre los activos totales en el cantón Ibarra.
5 Ordenanza de Impuesto de Patente Municipales, Impuesto a los Activos Totales
Impuesto de Rodaje publicada en la Edición Especial del RO. No. 109 del enero
del 2011, Reformas Edición Especial del RO. 277 del 30 de marzo del 2012.
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico Tributario.
2 Normas de Control Interno.
3 COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documentos de Referencia
D1: Información sobre lo que realiza la Actividad Económica.
Documentos de la Actividad Económica que sustente sus Actividades.
D2: Formato de Ficha de Inspección.
D3: Formato de Notificación al Contribuyente.
D4: Reporte de Actividades Económicas que han incumplido con la
Notificación.
D5: Memorando de Solicitud de Clausura de la Actividad Económica.
Sistemas de Referencia
S2.3: Sistema de Actividad Económica
557
9. ANEXOS
Anexo 1. Instructivo de pre-registro
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Susana Rosero.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
558
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN Y
CONTROL DE CATASTRO TURÍSTICO
CÓDIGO: P-MS-GT-CAE-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE CATASTRO
TURÍSTICO.
1. OBJETIVO
Mantener actualizado el catastro de establecimientos turísticos del cantón Ibarra
para un mejor control de la actividad turística y económica.
2. ALCANCE
Aplica desde el certificado de registro como establecimiento turístico emitido por
el Ministerio de Turismo hasta la base de datos en el catastro turístico.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad Director de Turismo El Director del departamento realiza la revisión de los
informes entregados de las fichas de cada inspección.
Asistente de Mejoramiento
Turístico Realiza inspecciones de control de calidad.
Emite informes técnicos.
Actualiza el catastro turístico del cantón Ibarra.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 MINTUR Ministerio de Turismo.
2 RUC Registro Único de Contribuyentes
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CATASTRO Es un registro administrativo dependiente del Estado
en el que se describen los bienes inmuebles rústicos,
urbanos y de características especiales.
2 VENTANILLA
ÚNICA
Constituye el agrupamiento en una sola instancia u
organismo de todos los trámites diferentes que el
ciudadano debe realizar ante la Administración
pública con un fin particular.
559
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Actualización y control de catastros turísticos.
DIR
ECC
IÓN
DE
TUR
ISM
OC
OM
ISA
RÍA
M
UN
ICIP
AL
UN
IDA
D D
E R
ENTA
S
P-MS-GT-CAE-02
Inicio
Asistente de Mejoramiento Turístico
1. Revisar Catastro Turístico
Asistente de Mejoramiento Turístico
2. Realizar Inspección de Calidad a
Establecimientos Turísticos
Asistente de Mejoramiento Turistico
8. Elaborar Informe de Novedades
D1
D2
D3
9. ¿Establecimiento Cumple Control de
Calidad?
Asistente de Mejoramiento Turistco
10. Notificar Incumplimiento al Establecimiento Turístico
Director Turismo
12. Revisar y Sumillar Informes
SI
No
D4
11. ¿Establecimiento Cumple Notificación?
7. P-MS-CM-CEP-04Notificación a Infractores de
Ordenanzas Vigentes
SI
Asistente de Mejoramiento Turístico
13. Verificar Información
14. ¿Datos Correctos del Representante Legal?
D3.1S2.10
Promotor Turistico
SI
19. P- MS-GTC-TAE-01Licencia única anual de funcionamiento
turística (LUAF)
Fin
Asistente de Mejoramiento Turístico
15. Solicitar Baja e Ingreso de Título
NO
D5
3. ¿Es Establecimiento Turístico Nuevo?
NO
Asistente de Mejoramiento Turístico
4. Notificar Registro en el MINTUR
SI5. ¿Terminó tiempo de
Vigencia de Notificación?
Si
A
A
NO
P-MS-GTC-AP-04 16. Administración
de reclamos por Exoneraciones
NO
A
17. Actualizar Información
D1.1
18. ¿Caduco LUAF?
Si
No
Director Turismo
6. Solicitar Sanción
B
B
S2.10
560
Documentos: Sistemas:
D1: Registro del Catastro Turístico. S2.10: Sistema de Ventanilla Única.
D1.1: Catastro Turístico Actualizado.
D2: Ficha de Inspección, de cada establecimiento
Turístico.
D3: Informe de Novedades de Inspecciones, de
cada establecimiento Turístico.
D3.1: Informe Sumillado por el Director.
D4: Formato de Notificación.
D5: Matriz de Requisitos:
RUC, Cédula y Papeleta de Votación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 REVISAR CATASTRO
TURÍSTICO
Se revisa el Registro del Catastro
Turístico, se identifica que
Establecimientos Turísticos
necesitan ser inspeccionadas.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
2
REALIZAR
INSPECCIÓN DE
CALIDAD A
ESTABLECIMIENTO
S TURÍSTICOS
Se realiza una inspección técnica
(control de calidad) al
establecimiento y se llena la ficha
catastral de turismo.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
3
¿ES
ESTABLECIMIENTO
TURÍSTICO NUEVO?
Si es establecimiento Turístico
Nuevo, va a la actividad 4.
Si No es establecimiento Nuevo, va
a la actividad 7.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
4
NOTIFICAR
REGISTRO EN EL
MINTUR
Se notifica a los Establecimiento
Turísticos nuevos que se registren
en el MINTUR, como
Establecimientos Turísticos y luego
que realicen la tramitación de la
LUAF.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
5
¿TERMINÓ TIEMPO
DE VIGENCIA DE
NOTIFICACIÓN?
Si termino el tiempo de vigencia de
la notificación, va a la actividad 6.
Si No termino el tiempo de vigencia
de la notificación, va a la actividad
2.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
6 SOLICITAR
SANCIÓN
Se solicita a la Comisaria Municipal
que proceda con la sanción
respectiva, al no ser atendida la
notificación emitida anteriormente.
Director de Turismo
7
P-MS-CM-CEP-04
NOTIFICACIÓN A
INFRACTORES DE
ORDENANZAS
VIGENTES
Se comparecen los casos, se realizan
citaciones, notificaciones, acuerdos
y si es necesario se recure a la
clausura del Establecimiento
Turístico.
Comisaria
Municipal
561
8
ELABORAR
INFORME DE
NOVEDADES
Se realiza los informes con las
novedades presentadas durante la
inspección, por cada
Establecimiento inspeccionado.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
9
¿ESTABLECIMIENT
O CUMPLE
CONTROL DE
CALIDAD?
Si la revisión no presenta novedades
el establecimiento pasa el control de
calidad. Va a la Actividad 12.
Si el establecimiento No cumple con
el control de calidad, va a la
actividad 10.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
10
NOTIFICAR
INCUMPLIMIENTO
AL
ESTABLECIMIENTO
TURÍSTICO
Si el establecimiento no cumple con
el control de calidad, se notifica un
plazo para su inmediata solución.
(Formato de notificación).
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
11
¿ESTABLECIMIENT
O CUMPLE
NOTIFICACIÓN?
Si cumple el Establecimiento con la
Notificación, va a la actividad 2.
Si No cumple el Establecimiento
con la Notificación, va a la actividad
6.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
12
REVISAR Y
SUMILLAR
INFORME
Revisar y sumillar los informes
emitidos del control de
establecimientos turísticos.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
13 VERIFICAR
INFORMACIÓN
Se realiza una verificación de la
información del establecimiento, en
el sistema de Ventanilla Única.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
14
¿DATOS
CORRECTOS DEL
REPRESENTANTE
LEGAL?
Si los datos del Representante Legal
se encuentran correctos va a la
actividad 17.
Si los datos del Representante Legal
No se encuentran correctos va a la
actividad 15.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
15
SOLICITAR BAJA E
INGRESO DE
TÍTULO
Se procede a solicitar la baja del
título del anterior representante e
ingreso al nuevo propietario bajo
documentos respectivos: (RUC,
Cedula y Papeleta de votación).
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
16
P-MS-GTC-AP-04 16.
ADMINISTRACIÓN
DE RECLAMOS POR
EXONERACIONES
Procedimiento en el cual se realiza
la baja de un título. Unidad de Rentas
562
17 ACTUALIZAR
INFORMACIÓN
Actualizar la ficha catastral para la
emisión de tasa de turismo mediante
el Sistema de Ventanilla Única.
Se ingresa los nuevos datos al
Sistema de Ventanilla Única para la
obtención del permiso de
funcionamiento respectivo.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
18 ¿CADUCO LUAF?
Si al Establecimiento Turístico al
cual se realizó la inspección, se ha
caducado su LUAF, va a la actividad
19.
Si el Establecimiento Turístico tiene
una LUAF vigente termina el
proceso.
Asistente de
Mejoramiento
Turístico
19
P- MS-GTC-TAE-01
LICENCIA ÚNICA
ANUAL DE
FUNCIONAMIENTO
TURÍSTICA (LUAF)
En este procedimiento se tramita la
Licencia Única Anual de
Funcionamiento Turístico.
Dirección de
Turismo
3 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley de Turismo
2 Ley de Estadística
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documentos de Referencia
D1: Registro del Catastro Turístico
D2: Ficha de Inspección, por Establecimiento Turístico.
D3: Informe de Novedades de Inspección, por Establecimiento
Turístico.
D4: Formato de Notificación.
D5: Matriz de Requisitos:
RUC
Cédula
Papeleta de Votación
Sistemas de Referencia S2.10: Sistema de Ventanilla Única.
563
9. ANEXOS
Anexo 1. Ficha de Catastro Turístico.
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Lic. Diego Flores
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
564
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE
SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA –
FINANCIAMIENTO MUNICIPAL.
CÓDIGO: P-MS-GT-S-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA –
FINANCIAMIENTO MUNICIPAL.
1. OBJETIVO
Definir e implementar los elementos señaléticos turísticos en el cantón Ibarra para
facilitar una adecuada orientación, identificación y acceso a los diferentes destinos y
atractivos, en base a los parámetros técnicos del Manual de Señalética Turística del
Ministerio de Turismo.
2. ALCANCE
Aplica desde la planificación anual de la Dependencia hasta la fase de
implementación del proyecto de señalización turística definido.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo Planifica las actividades y necesidades integrales
para la implementación de señalización turística a
nivel cantonal.
Técnica/o Dir. De Turismo Realiza el levantamiento técnico, seguimiento y
procedimiento para la implementación de la
señalización turística en el cantón Ibarra.
4. ABREVIATURA Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra.
2 POA Plan Operativo Anual
3 MINTUR Ministerio de Turismo
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SEÑALÉTICA Es un conjunto de señales o símbolos que
cumplen la función de guiar, orientar u organizar
a una persona o conjunto de personas.
2 GEOREFERENCIACIÓN Se refiere al posicionamiento con el que se define
la localización de un objeto espacial, en un
sistema de coordenadas y datum determinado.
3 FOTOMONTAJE Es el proceso, y también el resultado, de hacer una
ilustración compuesta de otras, se trata de una
especie de collage.
565
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Señalización turística interna.
DIR
EC
CIÓ
N D
E T
UR
ISM
OD
IRE
CC
IÓN
A
DM
INIS
TR
AT
IVA
DIR
EC
CIÓ
N D
E
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N
DIR
EC
CIÓ
N
CO
MU
NIC
AC
IÓN
S
OC
IAL
DIR
EC
CIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
P-MS-GT-S-01
Inicio
Técnico
2. Realizar el Levantamiento
Técnico
Diseñador
3. Diseñar Señalización
Turistica
Director
4. Analizar Propuesta de Diseño
5. ¿Se Aprueba el Diseño?
Director
7. Otorgar permiso de Instalación
Director
15. Solicitar Proceso Contractual
Técnico
17. Analizar Propuesta y Zona
Técnico
20. Realizar Seguimiento
Director
21. Solicitar pago por los Servicios
Fin
Director
1. Revisar POA
SI
NO
D1
D2
D3
D3
D4
16. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
D5
19. P-MA-BSI-AB-02 Egreso de bienes de
Larga Duración y Sujetos a Control y
de Consumo corriente
D6 D7
22. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
C
A
ANO
8. ¿Se Otorga Permiso de Instalación?
Técnico Turismo
9. Reformular Proyecto
C
Director
10. Solicitar Disponibilidad Presupuestaria
D
D11. P-MA-GF-P-02
Ejecución del presupuesto
SI
E
E
Director
12. Revisar respuesta
Presupuestaria
13. ¿Es Respuesta
Afirmativa?SI F
F
Técnico
14. Archivar Documentación
NO
Fin
G
G
Director
6. Solicitar permiso de Instalación
18. P-MA-BSI-AB-01 Recepción de bienes de Larga Duración y
Sujetos a Control y de Consumo corriente
16. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
566
Documentos: Sistemas:
D1 = Plan Operativo Anual (POA). S1: Sistemas de Gestión Documental
QUIPUX.
D2= Documentos del Levantamiento Técnico
(Informe, Ubicación, georeferenciación,
características de la Señalética).
D3 = Diseño de la Señalización.
D4 = Memorando de Autorización
D5 = Informe de Especificaciones Técnicas
D6 = Informe de Recepción de los Bienes
D7 = Solicitud del Pagos del Contrato.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 REVISAR POA
Se revisa en el POA del año
correspondiente, la existe proyecto
de señalética.
Director de Turismo
2
REALIZAR EL
LEVANTAMIENTO
TÉCNICO
Identifica la zona en donde se
implementará la señalética
(georeferenciación)
Realiza el levantamiento técnico,
fotográfico y composición de las
señales (materiales, medidas,
colores, textos, pictogramas, etc.)
Técnico de la
Dirección de Turismo
asignado al proceso
3
DISEÑAR LA
SEÑALIZACIÓN
TURÍSTICA
Elabora las artes de la señalética y
realiza el fotomontaje en base a las
características técnicas remitidas por
el Dir. De Turismo y manual
señalización turística del MINTUR.
Técnico Diseñador –
Dir. De Comunicación
Social
4
ANALIZAR LA
PROPUESTA DE
DISEÑO
Revisan y aprueban la propuesta del
diseñador.
Director de Turismo y
técnico
5 ¿SE APRUEBA EL
DISEÑO?
Si se aprueba el diseño, va a la
actividad 6.
Si No se aprueba el diseño, va a la
actividad 3.
Director de Turismo
6
SOLICITAR
PERMISO DE
INSTALACIÓN
Se solicita el permiso de instalación
de la señalética a la Dirección de
Planificación.
Director de Turismo
7
OTORGAR
PERMISO DE
INSTALACIÓN
Otorga permiso de instalación de
señalética en base a la propuesta
técnica (ubicación, coordenadas). Se
Director/a de
Planificación
567
envía la respuesta a la Dirección de
Turismo.
8
¿SE OTORGA
PERMISO DE
INSTALACIÓN?
Si se otorga permiso de instalación,
va a la actividad 10.
Si No se otorga permiso de
instalación, va a la actividad 9.
Director de Turismo.
9 REFORMULAR
PROYECTO
Se realiza los cambios respectivos al
proyecto, posteriormente va a la
actividad 2.
Técnico de Turismo
10
SOLICITAR
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
Se solicita a la Dirección Financiera
la disponibilidad presupuestaria para
financiar el Proyecto.
Director de Turismo.
11
P-MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
En este procedimiento se realizan
todas las actividades necesarias para
verificar la disponibilidad
Presupuestaria.
Dirección Financiera
12
REVISAR
RESPUESTA
PRESUPUESTARIA
El Director recibe la respuesta de
disponibilidad presupuestaria y toma
decisiones.
Director de Turismo
13 ¿ES RESPUESTA
AFIRMATIVA?
Si la respuesta es afirmativa, va a la
actividad 15.
Si la respuesta No es afirmativa, va a
la actividad 14.
Director de Turismo
14 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Se archiva la documentación del
Proyecto y se posterga su ejecución,
hasta contar con la disponibilidad
Presupuestaria.
Técnico de Turismo
15
SOLICITAR
PROCESO
CONTRACTUAL
Solicita a la Dirección
Administrativa iniciar el proceso
contractual para la implementación
del proyecto.
Solicita a la Dirección Financiera la
disponibilidad presupuestaria.
Director de Turismo
16
P-MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS, OBRAS
Y CONSULTORÍAS
Realiza el proceso contractual en
base a las especificaciones técnicas
definidas.
Adjudica el proyecto a la empresa
postulante.
Unidad Compras
Públicas
17
ANALIZAR
PROPUESTA Y
ZONA
Analiza conjuntamente con la
empresa adjudicada la propuesta de
señalética turística y realizan el
reconocimiento de la zona en donde
se implementará la señalización.
Técnico de la
Dirección de Turismo
asignado al proceso
568
18
P-MA-BSI-AB-01
RECEPCIÓN DE
BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y
SUJETOS A
CONTROL Y DE
CONSUMO
CORRIENTE
En este procedimiento se detallan
todas las actividades que se realizan
para la recepción de bienes.
Dirección
Administrativa
19
P-MA-BSI-AB-02
EGRESO DE
BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y
SUJETOS A
CONTROL Y DE
CONSUMO
CORRIENTE
Constatación de los bienes
(elementos señaléticos) in situ con
el/la responsable de Activos Fijos
para el ingreso al GAD-I.
Realiza el informe técnico de
recepción del producto.
Técnico de la
Dirección de Turismo
asignado al proceso
Técnico Activos Fijos
asignado
20
REALIZAR
SEGUIMIENTO
Realiza el seguimiento continuo
desde la elaboración del proyecto
hasta la implementación y entrega
final.
Técnico de la
Dirección de Turismo
asignado al proceso
21
SOLICITAR PAGO
POR LOS
SERVICIOS
Envía memorando con informe
técnico a la Dirección
Administrativa y solicita el pago por
los servicios a la empresa adjudicada
Director de Turismo
22
P-MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS, OBRAS
Y CONSULTORÍAS
Firma del acta de finiquito del
contrato
Dirección
Administrativa
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
569
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley de Turismo
2 Manual de Señalización Turística – Ministerio de Turismo del Ecuador.
3 COOTAD
4 Ordenanza que reglamenta el uso y ocupación del suelo en el cantón Ibarra.
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Documentos de Referencia
D1: POA
D2: Documentos de Levantamiento Técnico (Informe, Ubicación,
Georeferenciación, Características de Señalización).
D3: Diseño de la Señalización.
D4: Memorando de Autorización de instalación de Señalética.
D5: Informe de Especificaciones Técnicas, para la contratación.
D6: Informe de Recepción de Bienes.
D7: Solicitud de Pago del Contrato.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. María Augusta Salazar.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
570
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN
TURÍSTICA – FINANCIAMIENTO EXTERNO.
CÓDIGO: P-MS-GT-S-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA – FINANCIAMIENTO
EXTERNO.
1. OBJETIVO
Definir e implementar los elementos señaléticos turísticos en el cantón Ibarra para
facilitar una adecuada orientación, identificación y acceso a los diferentes destinos y
atractivos, en base a los parámetros técnicos del Manual de Señalética Turística del
Ministerio de Turismo.
2. ALCANCE
Aplica desde la gestión para el financiamiento del proyecto de señalización turística con
entidades del sector turístico provincial, regional, nacional hasta la fase de
implementación del proyecto de señalización turística definido.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Turismo Gestiona los recursos para el financiamiento de proyectos de
señalización turística para el desarrollo turístico cantonal.
Planifica las actividades y necesidades integrales para la
implementación de señalización turística a nivel cantonal.
Técnica/o Dir.
De Turismo
Realiza el levantamiento técnico, seguimiento y
procedimiento para la implementación de la señalización
turística en el cantón Ibarra.
Entidad a financiar
el proyecto
Analiza la propuesta técnica, aprueba y financia proyectos de
desarrollo turístico a nivel local, provincial, regional,
nacional.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 MINTUR Ministerio de Turismo
2 COOTAD Código Orgánico de Ordenamiento Territorial Autonomías y
Descentralización
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SEÑAL Señal son símbolos que cumplen la función de guiar, orientar u
organizar a una persona o conjunto de personas en aquellos
puntos del espacio que planteen dilemas de comportamiento
571
2 SEÑALIZACIÓN
TURÍSTICA
Sistema de Información que, mediante vallas ubicadas en
lugares estratégicos, permite la identificación de atractivos y
bienes de interés turístico.
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Señalización turística externa
AG
EN
TE
S E
XT
ER
NO
SD
IRE
CC
IÓN
DE
TU
RIS
MO
DIR
EC
CIÓ
N D
E
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N
P-MS-GT-S-02
Inicio
Director Turísmo
1. Formalizar la Obtención de
Recursos
Técnico
2. Elaborar el Proyecto
Director
3. Solicitar permisos de Instalación
DIrector
4. Analizar Proyecto
5. ¿Otorga Permiso?
Director
10. Entregar Proyecto a la Institución a
Financiarlo
Fin
Entidad a Financiar
7. Comprometer los Recursos
Entidad a Financiar
11. Analizar e Iniciar el Proyecto
D1
D2
Técnico
6. Reformular Proyecto
NO
D1.1
AA
SI8. ¿Se Aprueba
el Proyecto?
Técnico
9. Reformular Proyecto
NO
B
B
SI
D3
Técnico
12. Realizar Seguimiento de Instalación de
Señaletica D4
Documentos: Sistemas:
D1= Proyecto de Señalética en formato de Proyectos de
la Empresa Externa a financiar el proyecto
S1: Sistema de Gestión Documental
QUIPUX.
D1.1= Proyecto realizado cambios
D2= Memorando de Autorización
D3= Oficio de Entrega del Proyecto
D4= Acta de Entrega de los Elementos Señaléticas.
572
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
FORMALIZAR LA
OBTENCIÓN DE
RECURSOS
El Director de Turismo gestiona a
través de las instituciones públicas o
privadas del sector turístico el
financiamiento de proyectos para
implementación de señalización
turística
Director de
Turismo
2 ELABORAR EL
PROYECTO
Se elabora el proyecto de señalización
turística en base a los parámetros y
requisitos solicitados por la entidad que
financia el proyecto y según las
normativas legales y técnicas
Técnico/a de la
Dirección de
Turismo asignado
al proceso
3
SOLICITAR
PERMISO DE
INSTALACIÓN
Se solicita mediante memorando a la
Dirección de Planificación el permiso de
instalación de la señalética – proyecto a
ser financiado
Director de
Turismo.
4 ANALIZAR
PROYECTO
La Dirección de Planificación analiza el
proyecto y remite el permiso de
instalación respectivo
Director/a de
Planificación
5 ¿OTORGA
PERMISO?
Si se otorga permiso, va a la actividad 7.
Si No se otorga permiso, va a la
actividad 6.
Director de
Turismo
6 REFORMULAR
PROYECTO
Se realiza una reformulación del
proyecto, tomando en cuenta los puntos
observados, luego va a la actividad 3. Es
necesario tomar en cuenta que si el
proyecto no es aprobado terminaría el
proceso hasta aquí.
Técnico de la
Dirección de
Turismo
7 COMPROMOTER
LOS RECURSOS
La institución a financiar el proyecto
compromete los recursos en su
planificación anual. MINTUR
8 ¿SE APRUEBA EL
PROYECTO?
Se recibe la respuesta de la institución a
financiar el proyecto.
Si el proyecto es aprobado por la
institución a financiar, va a la actividad
10.
Director de
Turismo
573
Si el proyecto No es aprobado por la
institución a financiar, va a la actividad
9.
9 REFORMULAR
PROYECTO
Se realiza las correcciones necesarias al
proyecto tomando en cuenta las
observaciones de la institución a
financiarlo.
Técnico de
Turismo
10
ENTREGAR EL
PROYECTO A LA
INSTITUCIÓN A
FINANCIARLO
Mediante oficio la Dirección de
Turismo entrega el proyecto a la entidad
que financia con todos los requisitos
solicitados
Director/a de
Turismo
11
ANALIZAR E
INICIAR EL
PROYECTO
La entidad a financiar el proyecto
analiza el proyecto presentado e inicia el
proceso técnico respectivo
Entidad a Financiar
el Proyecto
12
REALIZAR
SEGUMIENTO DE
INSTALACIÓN DE
SEÑALETICA
Se realiza el seguimiento de la
instalación de la señalética. Técnico de
Turismo
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Ley de Turismo
2 Manual de Señalización Turística
3 COOTAD
4 Ordenanza que reglamenta el uso y ocupación del suelo en el cantón Ibarra.
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Proyecto de Señalética, en el formato de la Empresa a Financiarlo.
D2: Memorando de Autorización de Colocación de la Señalética.
D3: Oficio de Entrega del Proyecto a la Empresa a financiar el mismo.
D4: Acta de Entrega de los Elementos Señaléticos.
574
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. María Augusta Salazar.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
575
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA VIAL
CÓDIGO: P-MS-GT-S-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA VIAL
(Nombre de Calles, Carreras, Avenidas, Pasajes)
1. OBJETIVO
Identificar o señalizar las vías de circulación.
2. ALCANCE
El campo de aplicación o de influencia de la nomenclatura vial nace con el requerimiento
del cliente externo hasta la colocación de las respectivas placas en las vías de circulación.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director de Avalúos y Catastros, promueve la optimización de los
servicios que se brinda a los usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del cantón Ibarra
sea lo más técnica, real y actualizada, para brindar un servicio
eficiente.
Responsable de
Catastros
Realiza la validación de las vías a ser intervenidas.
Asistente Avalúos A
Inspector de Avalúos
y Catastros
Realiza la investigación física de las vías que van a ser intervenidos
con la colocación de la nomenclatura vial.
Dibujante
Cartográfico
Además realiza el mantenimiento y actualización de la base gráfica.
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de las vías en la tabla de
los nombres de la calles en el sistema del catastro predial.
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración de los
documentos que ingresan y salen de la Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria para una
atención eficiente.
4. TERMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y
Descentralización.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 NOMENCLATURA
VIAL
Conjunto de caracteres alfanuméricos que se emplean para
identificar una vía.
2 DOCUMENTOS
HABILITANTES
Son documentos que ofrecen la posibilidad de ejercer alguna
actividad.
576
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Nomenclatura vial
DIR
EC
CIÓ
N D
E A
VA
LÚ
OS
Y C
AT
AS
TR
OS
AT
EN
CIÓ
N A
L
CLIE
NT
EC
ON
CE
JO
MU
NIC
IPA
LD
IRE
CC
IÓN
A
DM
INIS
TR
AT
IVA
AG
EN
TE
S
EX
TE
RN
OS
DIR
EC
CIÓ
N
FIN
AN
CIE
RA
P-MS-GT-S-03
Inicio
Director
2. Revisar y Reasignar Trámite
S1
Responsable de Catastros
3. Señalizar en un Plano Base
Responsable de Catastros
5. Elaborar catastro de Nomenclatura Vial
D3 D5
Dibujante Cartográfico
6. Elaborar el Plano Propuesta de
nomenclatura VialD6
Responsable de Catastros
7. Elaborar Informe de Propuesta
Director
8. Validar Propuesta
D3,4,5,6,7
A
A
Director
11. Revisar resolución
12. ¿Resolución Afirmativa?
No
Director
19. Solicitar Contratación
20. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios,
obras y consultorías
Inspector
24. Fiscalizar colocación de Placas
D10
Director
25. Validar Informe y Autorizar la
actualización de Nomenclatura
Inspector
26. Actualizar Información
Nomenclatura VialD11
Fin
Inspector
4. Realizar Inspección
D4
Director
9. Solicitar Aprobación
B
B
D7.1 D7.1,D8
S1
C
C
Empresa Contratada
23. Colocar PlacasD
D
P-MS-GTC-AP-11
1. Atención de peticiones D1,2
Responsable de Catastros
13. Archivar Documentación
Fin
Director
14. Solicitar Disponibilidad Presupuestaria
Si
15. P-MA-GF-P-02Ejecución del presupuesto
Director
16. Revisar respuesta
Presupuestaria
17. ¿Es respuesta
Afirmativa?SI
21. P-MA-BSI-AB-01Recepción de bienes de Larga Duración y
Sujetos a Control y de Consumo corriente
22. P-MA-BSI-AB-02Egreso de bienes de
Larga Duración y Sujetos a Control y de
Consumo corriente
10. P- MG-LF-LC-02Planificación y
ejecución de Sesiones de Comisiones del Concejo Municipal
Inspector
18. Archivar Documentación
NO
Fin
D9
S2.2
577
Documentos: Sistemas:
D1 = Comprobante de pago de Tasa Administrativa S1 = Sistema de Gestión
Documental QUIPUX.
D2 = Matriz de Requisitos
Oficio solicitando Nomenclatura Vial
Planos de Lotización o Sector
Cédula de Identidad del Peticionario
Papeleta de Votación del Peticionario
Tasa Administrativa
S2.2 = Sistema de Avalúos y
Catastros
D3 = Plano Base de la Nomenclatura Vial
D4 = Informe de Inspección
D5 = Catastro de Nomenclatura de Calles
D6 = Plano propuesta de Nomenclatura Vial
D7 = Informe de la Propuesta de la Nomenclatura
Vial
D7.1 = Propuesta Validada por el Director
D8 = Solicitud de Aprobación de Nomenclatura
D9 = Resolución de la Solicitud
D10 = Informe de Colocación de Nomenclatura Vial
D11 = Fichas Catastrales
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
En este procedimiento se detallan
las actividades de recibir y
generar trámite por parte de
Atención al Cliente.
Solicita al señor Alcalde,
mediante oficio se ponga la
nomenclatura vial en un sector
del Cantón Ibarra.
Entrega pedido y documentos
habilitantes (planos de lotización
o sector, cédula y papeleta de
votación de peticionario).
Una vez revisados los requisitos,
se procede a ingresar el trámite al
sistema de gestión documental
Quipux y se le asigna un número
de trámite que será asignado y
entregado en la Dirección de
Avalúos y Catastros.
Asistente de
Ventanilla
2
REVISAR Y
REASIGNAR
TRÁMITE
El Director de Avalúos y
Catastros revisa el pedido y se
asigna al Responsable de
Catastros en el sistema de gestión
documental Quipux.
Director de
Avalúos y
Catastros
578
3 SEÑALIZAR EN UN
PLANO BASE
Se elabora un plano base que
servirá de referencia para la
asignación de la nomenclatura
vial.
Responsable de
Catastros
4 REALIZAR
INSPECCIÓN
Se realiza una inspección del
sector a solicitar Nomenclatura
Vial.
Inspector de
Avalúos y
Catastros
5
ELABORAR
CATASTRO DE
NOMENCLATURA
VIAL
Se elabora el catastro de la
nomenclatura vial se debe tomar
en cuenta aspectos como: número
de placas a elaborar, tipo de vía,
inicio y fin de la vía
Responsable de
Catastros
6
ELABORAR PLANO
PROPUESTA DE
NOMENCLATURA
VIAL
Se elabora el plano de la
nomenclatura vial propuesto.
Responsable de
Catastros
Dibujante
Cartográfico
7
ELABORAR
INFORME DE
PROPUESTA
Se elabora el informe que
contiene la propuesta de la
nomenclatura vial del sector o
sectores y se envía al Director de
Avalúos y Catastros.
Responsable de
Catastros
8 VALIDAR
PROPUESTA
El Director de Avalúos y
Catastros valida el informe para
su envío a la Comisión de
Educación, Cultura y Deportes
para su análisis.
Director de
Avalúos
y Catastros
9 SOLICITAR
APROBACIÓN
Se solicita a la Comisión de
Educación, Cultura y Deportes
para que realice su respectivo
análisis.
Director de
Avalúos y
Catastros
10
P- MG-LF-LC-02
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
SESIONES DE
COMISIONES DEL
CONCEJO
MUNICIPAL
Este proceso detalla las
actividades relacionadas para la
aprobación o emisión de una
resolución.
Una vez que la Comisión de
Educación, Cultura y Deportes y
el Concejo Municipal, han tenido
conocimiento proceder aprobar
dicha propuesta.
Una vez tomada una resolución
por parte del Concejo Municipal
se pone en conocimiento a la
Dirección de Avalúos y
Catastros.
Comisión de
Educación,
Cultura y
Deportes y el
Concejo
Municipal
Secretaría
General
579
11 REVISAR
RESOLUCIÓN
El Director de Avalúos y
Catastros conoce la Resolución
tomada por el Concejo
Municipal, en caso de ser
afirmativa se pasa a la actividad
12, caso contrario a la actividad
fin.
Director de
Avalúos
y Catastros
12 ¿RESOLUCIÓN
AFIRMATIVA?
Si la resolución es afirmativa, va
a la actividad 14.
Si la resolución No es afirmativa,
va a la actividad 13.
Director de
Avalúos y
Catastros
13 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Si la resolución No es afirmativa,
se procede a archivar los
documentos generados durante el
trámite.
Responsable de
Catastros
14
SOLICITAR
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
Se solicita disponibilidad
presupuestaria para financiar a la
nomenclatura Vial.
Director de
Avalúos y
Catastros
15
P-MA-GF-P-02
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
Procedimiento para la solicitud
Presupuestaria.
Dirección
Financiera
16
REVISAR
RESPUESTA
PRESUPUESTARIA
Se revisa la respuesta de la
solicitud presupuestaria.
Director de
Avalúos y
Catastros
17 ¿ES RESPUESTA
AFIRMATIVA?
Si la respuesta es afirmativa, va a
la actividad 19.
Si la respuesta No es afirmativa,
va a la actividad 18.
Director de
Avalúos y
Catastros
18 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Si la respuesta de disponibilidad
presupuestaria no es afirmativa,
se archiva el trámite para luego
ejecutar la Nomenclatura cuando
exista Presupuesto.
Inspector de
Avalúos y
Catastros
19 SOLICITAR
CONTRATACIÓN
Se realiza la petición a la
Dirección Administrativa para la
contratación de la elaboración y
colocación de nomenclatura vial.
Director de
Avalúos
y Catastros
20
P-MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES
DE BIENES,
SERVICIOS, OBRAS
Y CONSULTORÍAS
Se realiza el proceso para la
selección y contratación de la
empresa para la elaboración de
las placas.
Dirección
Administrativa
21
P-MA-BSI-AB-01
RECEPCIÓN DE
BIENES DE LARGA
DURACIÓN Y
Detalla las actividades para la
recepción de bienes al Municipio.
Dirección
Administrativa
580
SUJETOS A
CONTROL Y DE
CONSUMO
CORRIENTE
22
P-MA-BSI-AB-02
EGRESO DE BIENES
DE LARGA
DURACIÓN Y
SUJETOS A
CONTROL Y DE
CONSUMO
CORRIENTE
Este procedimiento detalla las
actividades a realizarse cuando se
realiza una salida de bienes de
Bodega.
Dirección
Administrativa
23 COLOCAR PLACAS
La empresa ganadora de la
adquisición de las placas debe
proceder a la colocación de las
respectivas placas viales en los
predios indicados bajo la
supervisión del técnico asignado
a éste trámite
Empresa
Contratada
Inspector de
Avalúos y
Catastros
24
FISCALIZAR
COLOCACIÓN DE
PLACAS
El técnico asignado debe realizar
un informe sobre la colocación de
las placas viales, éste informe
servirá el ingreso al sistema del
catastro predial
Inspector de
Avalúos y
Catastros
25
VALIDAR
INFORME Y
AUTORIZAR LA
ACTUALIZACIÓN
DE
NOMENCLATURA
El Director de Avalúos y
Catastros valida el informe y
autoriza al técnico la
actualización de la información
nomenclatura vial.
Director de
Avalúos
26
ACTUALIZAR
INFORMACIÓN
NOMENCLATURA
VIAL
Se procede a actualización la
información de la nomenclatura
vial en las fichas catastrales
físicas y base alfanumérica del
sistema del catastro predial.
Inspector de
Avalúos y
Catastros
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
581
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Comprobante de Pago de Tasa Administrativa
D2: Matriz de Requisitos:
Oficio Solicitando Nomenclatura Vial.
Planos de Lotización o Sector
Cédula de Identidad del Peticionario
Papeleta de Votación del Peticionario
Tasa Administrativa
D3: Plano Base de Nomenclatura Vial.
D4: Informe de Inspección
D5: Catastro de Nomenclatura de Calles.
D6: Plano Propuesta de Nomenclatura Vial.
D7: Informe de Propuesta de Nomenclatura Vial.
D8: Solicitud de Aprobación de Nomenclatura Vial.
D9: Resolución emitida por Consejo Municipal.
D10: Informe de colocación de Nomenclatura Vial.
D11: Fichas Catastrales
Sistemas de Referencia
S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX.
S2.2: Sistema de Avalúos y Catastros.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSI
ÓN
REALIZADO
POR
DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Jenny Jara.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
582
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA
PREDIAL
CÓDIGO: P-MS-GT-S-04
VERSION: 1
FECHA
APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA PREDIAL (BLOQUE)
1. OBJETIVO
Identificar o señalizar los predios, parques y plazas.
2. ALCANCE
El campo de aplicación o de influencia de la nomenclatura domiciliaria nace con el
requerimiento del cliente externo hasta la colocación de las respectivas placas en los predios.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director de Avalúos y Catastros, promueve la optimización de los
servicios que se brinda a los usuarios internos y externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del cantón Ibarra
sea lo más técnica, real y actualizada, para brindar un servicio
eficiente.
Responsable de Catastros Realiza la validación de los sectores a ser intervenidos.
Asistente
Avalúos A y B
Inspector de Avalúos y
Catastros
Realiza la investigación física de los predios que van a ser
intervenidos con la colocación de la nomenclatura domiciliaria..
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de las placas domiciliarias
de los predios en el sistema del catastro predial.
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración de los
documentos que ingresan y salen de la Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria para una
atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial,
Autonomía y Descentralización.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Nomenclatura
Predial
Es un elemento fundamental de orden y planeación de
la ciudad, que facilita la ubicación de los predios. Es
583
un identificador alfanumérico único asignado a un
predio.
5. DIAGRAMA DE FLUJO.
Diagrama de flujo: Nomenclatura predial.
DIR
EC
CIÓ
N D
E A
VA
LÚO
S Y
CA
TA
ST
RO
SA
TE
NC
IÓN
AL
CLI
EN
TE
DIR
EC
CIÓ
N
AD
MIN
IST
RA
TIV
AD
IRE
CC
IÓN
FIN
AN
CIE
RA
AG
EN
TE
S
EX
TE
RN
OS
P-MS-GT-S-04
Inicio
Asistente Administrativo
2. Recibir y Reasignar Trámite
Inspector
3. Revisar Documentos
4. ¿Es Factible Atender la Solicitud?
Inspector
7. Realizar Inspección
Inspector
15. Elaborar Catastro de Predios
Director
21. Solicitar Contratación
22. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y
adquisiciones de bienes, servicios, obras
y consultorías
D
Inspector
26. Supervisar colocación de Placas
Director
27. Validar Informe y Autorizar actualización
del Catastro PredialD6
Director
29. Solicitar generación de
títulos
Fin
S2.2
Inspector
28. Actualizar Datos de la nomenclatura Domiciliaria
S2.2
8. ¿Es solicitud de un sector o un
Predio?Sector
Inspector
9. Revisar placa en Bodega
Un Predio
10. ¿Placa Existe?
Inspector
11. Solicitar ingreso de Título
SI
D4
F
F
Asistente de Rentas
12. Generar Título
13. P-MS-GTC-RTM-01 Recaudación y
devolución de tributosG
G
Inspector
14. Entregar Placa
Fin
NO
D
Empresa elaboradora de las Placas
25. Colocar Placas
E
E
P-MA-BSI-AL-026. Movilización
vehicular institucional
D3
D7
D5
S2.1
D6.1
Director
5. Solicitar Vehículo
SI
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de peticiones
D1,2
30. P-MA-GF-AT-02Emisión de ingresos
y tributos municipales
Director
16. Solicitar Disponibilidad Presupuestaria
A
17. P-MA-GF-P-02 Ejecución del presupuesto
A
D6
B
B
Director
18. Revisar respuesta
Presupuestaria
19. ¿Es respuesta
Afirmativa?SI
23. P-MA-BSI-AB-01 Recepción de bienes de Larga Duración y
Sujetos a Control y de Consumo corriente
24. P-MA-BSI-AB-02Egreso de bienes de
Larga Duración y Sujetos a Control y de
Consumo corriente
Fin
Inspector
20. Archivar Documentación
NO
Fin
NO
584
Documentos: Sistemas:
D1 = Comprobante de Pago de Tasa Administrativa
D2 = Matriz de Requisitos
Oficio de Solicitud de Nomenclatura
Domiciliaria
Planos de Lotización o Sector
Cédula de Identidad
Papeleta de Votación
Tasa Administrativa
S1 = Sistema de Gestión
Documental QUIPUX.
D3 = Informe de Inspección
D4 = Formulario de solicitud de emisión del Título
D5 = Catastro de Predios solicitantes de
nomenclatura domiciliaria.
S2.2 = Sistema de Avalúos y
Catastros
D6 = Memorando de disponibilidad presupuestaria
D6 = Informe de supervisión de colocación de Placas
D6.1 = Informe de colocación de Placas Validado por
el Director
S2.1 = Sistema de
Recaudación y Tesorería
D7 = Listado de Solicitudes de Generación de
Títulos.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
P-MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Este procedimiento es el responsable de
la recepción de los documentos y la
generación del trámite.
Solicita al señor Alcalde, mediante
oficio se ponga la nomenclatura
domiciliaria en un sector del Cantón
Ibarra.
Entrega pedido y documentos
habilitantes (planos de lotización o
sector, cédula y papeleta de votación de
peticionario).
Una vez revisados los requisitos, se
procede a ingresar el trámite al sistema
de gestión documental Quipux y se le
asigna un número de trámite que será
asignado y entregado en la Dirección
de Avalúos y Catastros.
Asistente de
Ventanilla
2 REVISAR Y REASIGNAR
TRÁMITE
El Director de Avalúos y Catastros
revisa pedido y se asigna a un técnico
en el sistema de gestión documental
Quipux.
Asistente
Administrativo
3 REVISAR
DOCUMENTOS
Una vez asignado el técnico, éste revisa
el pedido y documentos proporcionados
por el peticionario en el sistema del
catastro predial y determina si es o no
factible atender la petición.
Inspector de Avalúos
y Catastros
4 ¿ES FACTIBLE
ATENDER LA
SOLICITUD?
Si es factible, va a la actividad 5.
Si No es factible termina el proceso.
Inspector de Avalúos
y Catastros
585
5 SOLICITAR VEHÍCULO
Se realiza el pedido de transporte, para
la movilización al sector o sectores del
Cantón motivo de la inspección.
Director de Avalúos
y Catastros
6
P-MA-BSI-AL-02
MOVILIZACIÓN
VEHICULAR
INSTITUCIONAL
Este procedimiento detalla las
actividades que conllevan, la solicitud y
uso del transporte Municipal.
Dirección Financiera
7 REALIZAR INSPECCIÓN
En el sector, se realiza el levantamiento
de la información, es decir se procede a
la determinación del número de placa
domiciliaria de los predios. Como
resultado se genera un informe de la
Inspección.
Inspector de Avalúos
y Catastros
8 ¿ES SOLICITUD DE UN
SECTOR O DE UN
PREDIO?
Si la Solicitud es de un Sector, va a la
actividad 15.
Si la Solicitud es de un solo Predio, va
a la actividad 9.
Inspector de Avalúos
y Catastros
9 REVISAR PLACA EN
BODEGA
Se verifica si el número de la placa
existe en bodega.
Inspector de Avalúos
y Catastros
10 ¿EXISTE PLACA?
Si la placa existe, va a la actividad 11.
Si la placa No existe, se le comunica el
número de placa al Cliente y se le dice
que puede enviar a realizar una placa
provisional de forma independiente.
Termina el procedimiento.
Inspector de Avalúos
y Catastros
11 SOLICITAR INGRESO
DE TÍTULO
Se llena un formulario de solicitud de
ingreso de Título.
Inspector de Avalúos
y Catastros
12 GENERAR TÍTULO Asistente de Rentas procede a generar
el Título.
Inspector de Avalúos
y Catastros
13
P-MS-GTC-RTM-01
RECAUDACIÓN Y
DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS
Este procedimiento detalla las
actividades que conllevan la
recaudación de todas las contribuciones
municipales.
14 ENTREGAR PLACA Se procede a entregar la placa con el
número asignado. Termina el Proceso.
Inspector de Avalúos
y Catastros
15 ELABORAR CATASTRO
DE PREDIOS
Realizada la investigación de campo se
debe elaborar el catastro de los predios
con la respectiva numeración asignada,
para su elaboración y colocación.
Inspector de Avalúos
y Catastros
16 SOLICITAR
DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTARIA
El Director procede a solicitar si existe
disponibilidad de Partida
Presupuestaria.
Director de Avalúos
y Catastros
17 P-MA-GF-P-02 17.
EJECUCIÓN DEL
PRESUPUESTO
En este procedimiento se detallan las
actividades que conllevan la ejecución
presupuestaria.
Dirección Financiera
586
18 REVISAR RESPUESTA
PRESUPUESTARIA
El Director recibe la respuesta de la
Disponibilidad Presupuestaria.
Director de Avalúos
y Catastros
19 ¿ES RESPUESTA
AFIRMATIVA?
Si la respuesta es afirmativa, va a la
actividad 21.
Si la respuesta No es afirmativa, va a la
actividad 20.
Director de Avalúos
y Catastros
20 ARCHIVAR
DOCUMENTACIÓN
Si no existe disponibilidad
presupuestaria se procede a archivar la
documentación generada durante el
trámite y se pospone hasta que exista
disponibilidad.
Inspector de Avalúos
y Catastros
21 SOLICITAR
CONTRATACIÓN
Se realiza la petición a la Dirección
Administrativa para la contratación de
la elaboración y colocación de las
placas domiciliarias
Director de Avalúos
y Catastros
22
P-MA-BSI-ACP-01
CONTRATACIÓN Y
ADQUISICIONES DE
BIENES, SERVICIOS,
OBRAS Y
CONSULTORÍAS
Se realiza el proceso para la selección
y contratación de la empresa para la
elaboración de las placas.
Dirección
Administrativa
23
P-MA-BSI-AB-01
RECEPCIÓN DE BIENES
DE LARGA DURACIÓN
Y SUJETOS A CONTROL
Y DE CONSUMO
CORRIENTE
Detalla las actividades para la recepción
de bienes al Municipio.
Dirección
Administrativa
24
P-MA-BSI-AB-02
EGRESO DE BIENES DE
LARGA DURACIÓN Y
SUJETOS A CONTROL Y
DE CONSUMO
CORRIENTE
Este procedimiento detalla las
actividades a realizarse cuando se
realiza una salida de bienes de Bodega.
Dirección
Administrativa
25 COLOCAR PLACAS
La empresa ganadora de la elaboración
y colocación de las placas debe
proceder a la colocación de las
respectivas placas domiciliarias en cada
uno de los predios bajo la supervisión
del técnico asignado a éste trámite
Inspector de Avalúos
y Catastros
26 SUPERVISAR
COLOCACIÓN DE
PLACAS
El técnico asignado debe realizar un
informe sobre la colocación de las
placas domiciliarias, éste informe
servirá para el cobro de las mismas y el
ingreso al sistema del catastro predial
Inspector de Avalúos
y Catastros
27
VALIDAR INFORME Y
AUTORIZAR
ACTUALIZACIÓN DEL
CATASTRO PREDIAL
El Director de Avalúos y Catastros
valida el informe técnico y autoriza la
actualización de la nomenclatura
domiciliaria en la base alfanumérica del
sistema del catastro predial.
Director de Avalúos
y Catastros
587
28
ACTUALIZAR DATOS
DE LA
NOMENCLATURA
PREDIAL
Actualización de la nomenclatura
domiciliaria en la base alfanumérica del
sistema del catastro predial.
Inspector de Avalúos
y Catastros
29 SOLICITAR
GENERACIÓN DE
TÍTULOS
El Director de Avalúos y Catastros
solicita a la Dirección Financiera el
ingreso de los títulos correspondientes
al valor de las placas domiciliarias al
Sistema de Tesorería para su respectivo
cobro.
Director de Avalúos
y Catastros
30
P-MA-GF-AT-02
EMISIÓN DE INGRESOS
Y TRIBUTOS
MUNICIPALES
Este procedimiento es el encargado de
la generación de los títulos para su
respectivo cobro, a través de un
catastro.
Dirección Financiera
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1: Comprobante de Pago de Tasa Administrativa
D2: Matriz de Requisitos:
Ver :Diagrama de flujo, Documentos
D3: Informe de Inspección
D4: Formulario de Solicitud de Emisión del Título.
D5: Catastro de Predios Solicitantes de Nomenclatura Domiciliaria.
D6: Memorando de Disponibilidad Presupuestaria.
D7: Listado de Solicitud de Generación de Títulos.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Jenny Jara.
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
588
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO
TOPOGRÁFICO Y PLANIMÉTRICO
CÓDIGO: P-MS-GT-PT-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO Y PLANIMÉTRICO
1. OBJETIVO
Satisfacer las necesidades del usuario para la legalización del predio como también
para facilitar los datos a los procesos que lo requieran.
2. ALCANCE
El levantamiento se lo realiza en las parroquias urbanas y rurales del cantón Ibarra.
Inicia con la petición ciudadana o la solicitud de otro procedimiento que requiera del
levantamiento topográfico o planímetro.
3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
2 LTP Levantamiento topográfico y/o planimétrico
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Levantamiento
topográfico
Conjunto de operaciones de medidas efectuadas en el
terreno para obtener los elementos necesarios y
elaborar su representación gráfica.
2 Levantamiento
planimétrico
Consiste en proyectar sobre un plano horizontal los
elementos de la poligonal como puntos, líneas rectas,
curvas, diagonales, contornos, superficies, cuerpos,
etc., sin considerar su diferencia de elevación
3 Inspección Método de exploración física que se efectúa por medio
de la vista para detectar características físicas
significativas de su entorno.
4 Catastro Registro administrativo dependiente del estado en el
que se describen los bienes inmuebles rústicos,
urbanos y de características especiales
5 Avaluó Corresponde a la tasación comercial de un bien raíz,
generalmente es un documento elaborado por un
valuador profesional, agente de la propiedad
inmobiliaria o corredor de propiedades
589
4. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Planificación Dirige la elaboración , definición y aplicación del
modelo de desarrollo urbano y rural integral del cantón
Articula, coordina y promueve la optimización delos
servicios, planificación, control y desarrollo del
cantón impulsados a través de las diferentes unidades
que dirige.
Topógrafo Realiza levantamientos topográficos para suministrar
información para la elaboración de planos y proyectos
de desarrollo urbano y territorial. Elabora cálculos,
linderos y planos topográficos.
Arquitecto Realiza inspecciones, diagnóstico, verificación de
condicionantes legales y técnicos, elabora planos
arquitectónicos para atender los requerimiento de la
comunidad. Supervisa y elabora planos topográficos
para regular las legalizaciones, expropiaciones,
remates forzosos, como datos y permutas.
Director de Obras Públicas Formular, dirigir, ejecutar y evaluar los planes,
programas y proyectos pertinentes a la construcción,
rehabilitación y mantenimiento de las obras públicas.
Aprueba documentos técnicos para la construcción
Asistente de ingeniería Verifica necesidad de obra pública. Determina
volúmenes de obra. Realiza estudios de factibilidad.
Apoya en la supervisión, inspección y control de
obras.
Secretaria Recepta, registra y despacha documentación interna y
externa. Brinda atención secretarial y logística.
590
5.1 DIAGRAMA DE FLUJO (Planificación)
Diagrama de flujo: Levantamiento topográfico y planímetro.
CLIE
NTE
INTE
RNO
DIR
ECCI
ÓN
DE
PLA
NIF
ICA
CIÓ
N
DIR
ECCI
ÓN
DE
AVA
LÚO
S Y
CATA
STRO
S
Fase
Inicio
ClienteInterno
Procesos GA-I
Topógrafo y arquitecto
3. Planificar inspecciones para realizar el LTP
MA-BSI-AL-024. Movilización
vehicular institucional
Arquitecto y equipo topográfico
6. Acudir al lugar de la inspección
Arquitecto y equipo topográfico
7. Realizar el LTP con el equipo topográfico
Topógrafo
8. Descargar datos y diseñar el gráfico topográfico y/o
planimétricoS4.1
Arquitecto
9. Elaborar informe con los datos recopilados
Director
2. Designar responsable para el LTP de acuerdo a
la parroquia
Arquitecto
11. Emitir informe a la unidad que lo solicite
Fin
Técnio
10. Certificar el catastro y calcular el avalúo del
predio
D1
D1
Arquitecto
5. Confirmar telefónicamente la
inspección para el LTP con el responsable de la propiedad
S1
591
Documentos: Sistemas:
D1: Memorando para designar a
responsable
S1: Sistema de Gestión Documental
Quipux
D2: Informe de LTP S4.1: Civil Cad
6.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (Planificación)
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 PROCESOS GAD-I
Llamado a los procedimientos
GAD-I, que requieran utilizar el
LTP
Responsable del
proceso
2 DESIGNAR RESPONSABLE
PARA EL LTP
Designar al responsable de realizar
el LTP dependiendo la parroquia a
la que pertenezca el predio.
Director de
Planificación
3 PLANIFICAR
INSPECCIONES PARA
REALIZAR EL LTP
Realizar un cronograma con las
inspecciones a realizar.
Topógrafo y
arquitecto
4 MOVILIZACIÓN
VEHICULAR
INSTITUCIONAL
Llamado al procedimiento
Movilización Vehicular
Institucional para solicitar el
vehículo de transporte al lugar de la
inspección.
5
CONFIRMAR
TELEFÓNICAMENTE LA
INSPECCIÓN PARA EL
LTP CON EL
RESPONSABLE DE LA
PROPIEDAD
Para anticipar la llegada de la
inspección se confirma
telefónicamente el día además de
realizar recomendaciones sobre el
predio, como la limpieza de este.
Arquitecto
6 ACUDIR AL LUGAR DE LA
INSPECCIÓN
En conjunto con el solicitante del
LTP se acude al lugar de la
inspección.
Arquitecto y equipo
topográfico
7 REALIZAR EL LTP CON
EL EQUIPO
TOPOGRÁFICO
Realizar el LTP con los equipos
necesarios.
Arquitecto y equipo
topográfico
8
DESCARGAR DATOS Y
DISEÑAR EL GRÁFICO
TOPOGRÁFICO Y/O
PLANIMÉTRICO
Con los datos obtenidos de la
inspección se traza el levantamiento
sea topográfico o planimétrico del
lugar analizado.
Topógrafo
9 ELABORAR INFORME
CON LOS DATOS
RECOPILADOS
Elaborar informe con los datos
recopilados en la inspección. Arquitecto
10 CERTIFICAR EL
CATASTRO Y CALCULAR
EL AVALÚO DEL PREDIO
Establecer el catastro y el avalúo del
predio una vez emitido el informe. Técnico de avalúos
11 EMITIR INFORME A LA
UNIDAD QUE LO
SOLICITE
El informe es emitido a la unidad
que lo solicite o requiera para
continuar con el proceso.
Arquitecto
FIN
592
5.2. DIAGRAMA DE FLUJO (Obras Públicas)
Diagrama de flujo: Levantamiento topográfico y planímetro.D
IREC
CIÓ
N D
E O
BR
AS
PÚ
BLI
CA
SA
TEN
CIÓ
N A
L C
LIEN
TE
Fase
Inicio
4. P-MA-BSI-AL-02Movilización
vehicular institucional
Asistente de ingeniería y equipo topográfico
5. Acudir al lugar de la inspección
Asistente de ingeniería y equipo topográfico
6. Realizar el LTP con el equipo topográfico
Asistente de ingeniería
7. Descargar datos y diseñar el gráfico topográfico y/o
planimétrico
Asistente de ingeniería
8. Elaborar informe con los datos recopilados
1. P-MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones
Director
2. Designar responsable para el
LTP
Asistente de ingeniería
3. Acordar con el peticionario el día de la inspección para el LTP
Director
9. Sumillar el infome
Fin
S4.1
D1
D2
11. P-MG-LF-LC-08Entrega de
respuesta a trámites y archivo
Secretaria
10. Emitir el informe
S1
Documento: Sistemas:
D1: Memorando para designar a responsable S1: Sistema de gestión documental Quipux
D2: Informe de LTP S4.1: Software aplicativo: Civil Cad
593
6.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO (Obras Públicas)
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ATENCIÓN DE
PETICIONES
Llamado al procedimiento Atención de
Peticiones para ingresar la petición con
todos los requisitos solicitados.
2
DESIGNAR
RESPONSABLE PARA
EL LTP
Designar al responsable de realizar el
LTP.
Director de Obras
Públicas
3
ACORDAR CON EL
PETICIONARIO EL
DÍA DE LA
INSPECCIÓN PARA
EL LTP
Se hace un acuerdo con el solicitante del
LTP para fijar el día de la inspección
Técnico de Obras
Públicas
4
MOVILIZACIÓN
VEHICULAR
INSTITUCIONAL
Llamado al procedimiento Movilización
Vehicular Institucional para solicitar el
vehículo de transporte al lugar de la
inspección.
5 ACUDIR AL LUGAR
DE LA INSPECCIÓN
En conjunto con el solicitante del LTP se
acude al lugar de la inspección.
Técnico y equipo
topográfico
6
REALIZAR EL LTP
CON EL EQUIPO
TOPOGRÁFICO
Realizar el LTP con los equipos
necesarios.
Técnico y equipo
topográfico
7
DESCARGAR DATOS
Y DISEÑAR EL
GRÁFICO
TOPOGRÁFICO Y/O
PLANIMÉTRICO
Con los datos obtenidos de la inspección
se traza el levantamiento sea topográfico
o planimétrico del lugar analizado.
Técnico
8
ELABORAR INFORME
CON LOS DATOS
RECOPILADOS
Elaborar informe con los datos
recopilados en la inspección. Técnico
9 SUMILLAR EL
INFOME
Sumilla el informe para que este sea
enviado. Director
10 EMITIR EL INFORME Emitir el informe con la información
requerida por el peticionario. Secretaria
11
ENTREGA DE
RESPUESTA A
TRÁMITES Y
ARCHIVO
Llamado al procedimiento Entrega de
Respuesta a Trámites y Archivo para
recibir el informe.
FIN
7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PLANIFICAR
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 PDOT Plan de ordenamiento territorial
2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de
la Ilustre Municipalidad de Ibarra
594
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización.
COOTAD
8 FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
9 ANEXOS
10 HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Arq. Armando Méndez
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
595
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION
TERRITORIAL
CÓDIGO: P-MS-GT-PT-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION TERRITORIAL
1. OBJETIVO
Planificar estratégicamente el Desarrollo y Ordenamiento Territorial con visión de largo
plazo, considerando las particularidades del territorio, que permita emprender acciones
públicas en función al modelo de desarrollo planteado.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud del Consejo Municipal de realizar o actualizar el plan de desarrollo
y ordenamiento territorial hasta la estructuración, definición de políticas generales,
lineamientos estratégicos, definición de programas y proyectos, aprobación, seguimiento
y evaluación.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Concejo de planificación
cantonal
Da seguimiento y aprueba el plan de desarrollo y
ordenamiento territorial
- (Alcalde, 1 Representante de los Concejales,
Director de Planificación, 3 Funcionarios, 3
Representantes de la ciudadanía, 1
Representante de la juntas parroquiales)
Concejo Municipal Legaliza y aprueba el plan de desarrollo y
ordenamiento territorial
Director de Planificación Dirige y controla el proceso de estructuración de los
planes de desarrollo y ordenamiento territorial del
cantón.
Responsables de Sistemas Estructura la información de cada sistema
Técnico Cartográfico Administra y maneja la información cartográfica
Geógrafo Genera nueva información para la realización del plan
de desarrollo y ordenamiento territorial
Equipo Técnico Grupo de personas organizado para la realización de
una tarea o el logro de un objetivo.
596
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 PDyOT Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.
2 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial y
Descentralización.
GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San
Miguel de Ibarra.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 Consensuado Adoptar una decisión por asentimiento o consentimiento,
especialmente el de todas las personas que pertenecen a
una corporación.
Tendencial El concepto de tendencia es absolutamente esencial para
el enfoque técnico del análisis de mercados.
Modelo de gestión Es un esquema o marco de referencia para la
administración de una entidad.
Diagnóstico El diagnóstico alude, en general, al análisis que se realiza
para determinar cualquier situación y cuáles son las
tendencias.
597
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Planificación territorial
CO
NS
EJO
DE
P
LAN
IFIC
AC
IÓN
T
ER
RIT
OR
IAL
ALC
ALD
IAP
AR
TIC
IPA
CIO
N
CIU
DA
DA
NA
CO
MU
NIC
AC
IÓN
S
OC
IAL
PLA
NIF
ICA
CIO
NC
ON
SE
JO
MU
NIC
IPA
L.
Fase
Inicio
Alcalde
1. Conformar Equipo Técnico interno o
externo.
Responsable de Sistema
4. Formular Diagnóstico del Plan de Desarrollo.
Consejo Planificación T.
5. Validar Diagnóstico del Plan de Desarrollo.
Responsable de Sistema
7. Socializar Diagnostico
Responsable de Sistema
8. Realizar Versión Final del Diagnóstico
Responsable de Sistema
12. Establecer Planeación Estratégica
Consejo Planificación T.
14. Revisar para aprobación de
Propuesta
15. ¿Se aprueba la Propuesta?
A
Responsable de Sistema
16. Realizar Documentos Finales
C
B
Responsable de Sistema
20. Difundir Plan de Desarrollo
D1D2
B
Fin
19. MS-GPC-SPC-02 Elaboración de
Asambleas (Socialización
PDOT)
2.¿El equipo es externo?
3.MA-BSI-ACP-02 Administración de Contratos
SI
NO
6. Existe observaciones?
ASI
A
NO
Responsable de Sistema
9. Elaborar modelos actuales, tendencial y
propuesto.
Consejo Municipal
18. Aprobar La Ordenanza que sanciona
al PDyOT
D3
Responsable de Sistema
10. Socializar los Modelo territorial
Consejo Planificación T.
11. Aprobar de Modelo territorial
Responsable de Sistema
13. Elaborar Propuestas Modelo de Gestión.
Consejo Planificación T.
17. Revisar para aprobación de
Propuesta
D4
C
NO
SI
S1.
D3
D5
S1
S4
S2
598
Documentos: Sistemas:
D1= Documento de diagnóstico Actual. S1= Sistema Documental Quipux
D2= Diagnostico final. S2= Sistemas desarrollados IMI
D3= Modelos territorial actual, tendencial,
propuesto y consensuado.
S3= Módulos Desarrollados IMI
D4= Modelo de gestión. P. Desarrollo T. y el
P. de Ordenamiento T.
S4= Software Aplicativo
D5=Ordenanza que sanciona al PDyOT
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
CONFORMAR
EQUIPO TÉCNICO
INTERNO O
EXTERNO.
Designa personal técnico encargado
interno de la Municipalidad y
externa para apoyar en el desarrollo
del Plan de Desarrollo y
Ordenamiento Territorial.
Alcalde
2 ¿EL EQUIPO ES
EXTERNO?
SI el equipo se conforma con
personas internas de la
Municipalidad. Ver Actividad Nº 4.
Si las en equipo se formas con
entidad externa (Consultoría). Ver
actividad Nº 3.
Alcalde.
3 MA-BSI-ACP-02
ADMINISTRACIÓN
DE CONTRATOS
Ver el procedimiento MA-BSI-
ACP-02, Administración de
Contratos.
Unidad de
Contratación
Pública.
4
FORMULAR
DIAGNÓSTICO
DEL PLAN DE
DESARROLLO.
Se realiza el levantamiento de
información necesario por sistema
(Línea Base)
- Sistema de Desarrollo
(Ambiental, Económico, Socio
Cultural y Político
Institucional)
- Sistema de Ordenamiento
Territorial (Asentamientos
Humanos, Movilidad, Energía
y Conectividad)
- Responsable de
Sistema
- Técnico
cartográfico
- Geógrafo
5
VALIDAR
DIAGNÓSTICO
DEL PLAN DE
DESARROLLO.
Se analiza la información del
Diagnóstico del Plan de desarrollo
previa a la aprobación para realizar
las respectivas observaciones del
contenido.
Caso contrario de sugiere la
modificación o complementar la
información que falte.
Concejo de
Planificación
Territorial
6 ¿EXISTE
OBSERVACIONES?
SI existe observación del
Diagnóstico volver a realizar la
Actividad Nº4.
Si NO existen observaciones,
realizar la actividad Nº 7.
- Consejo de
Planificación
Territorial.
599
7 SOCIALIZAR
DIAGNOSTICO.
Socializar para conocimiento de las
parte interesadas el PDOT a los
clientes internos y la ciudadanía en
general.
- Responsable del
Sistema
8
REALIZAR LA
VERSION FINAL
DEL
DIAGNÓSTICO
Una revisado y analizado por el
Consejo de Planificación Territorial
se realiza el documento del
Diagnostico final con todas las
observaciones y modificación
pertinentes y se unifica la
información de los sistemas.
- Responsable de
Sistema
- Técnico
Cartográfico
- Geógrafo
9
ELABORAR
MODELOS
ACTUALES,
TENDENCIALES,
PROPUESTOS.
Elaborar los modelos de Gestión
Actual, Tendencial, Propuesto y
Consensuado.
- Responsable del
sistema
10. SOCIALIZAR LOS
MODELO
TERRITORIAL.
Socializar son los actores
principales del modelo territorial.
- Responsable del
Sistema.
11. APROBAR DE
MODELO
TERRITORIAL.
Se expone la propuesta del plan de
desarrollo al concejo de
planificación territorial para su
aprobación, en caso de no ser
aprobado se debe realizar
modificaciones o complementar la
información.
También se expone la propuesta a la
ciudadanía mediante un asamblea,
para su aprobación, en caso de no ser
aprobado se debe realizar
modificaciones o complementar la
información
- Concejo de
Planificación
Territorial.
12 ESTABLECER
PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA.
Determinar los objetivos
estratégicos y modelo de gestión
- Visión
- Objetivo general y específicos
- Líneas Estratégicas
- Políticas
- Programas y proyectos
Indicadores de Gestión
- Responsable del
Sistema.
13
ELABORAR
PROPUESTAS
MODELO DE
GESTIÓN.
Elaborar la propuesta de Modela d
gestión
- Responsable del
Sistema
14 REVISAR PARA
APROBACIÓN DE
PROPUESTA
Revisar el modelo de gestión
propuesta para la aprobación.
Donde se establece
- Concejo de
Participación
Territorial.
15 ¿SE APRUEBA LA
PROPUESTA?
Si la propuesta es aprobada por el
Concejo de Planificación se sigue
- Consejo
Municipal
600
con la siguiente actividad, de lo
contario regresamos a la actividad 4
16 REALIZAR
DOCUMENTOS
FINALES
Se realiza los documentos con los
planes de desarrollo.
- Informes de aprobación del
concejo de planificación
territorial y de asambleas
ciudadanas
- Propuesta de Ordenanza de
aprobación del plan de
desarrollo y ordenamiento
territorial
Responsables de
Sistemas
Equipo Técnico
17 REVISAR PARA
APROBACIÓN DE
PROPUESTA
Realizar la revisión final de los
documentos finales de los informes
y las propuestas de los modelos de
gestión y ordenanzas.
- Consejo de
Planificación
Territorial.
18
APROBAR LA
ORDENANZA QUE
SANCIONA AL
PDYOT
Revisare y aprobar los documentos
finales, informes y las propuestas de
Modelo de Gestión.
- Concejo
Municipal.
19
MS-GPC-SPC-02
ELABORACIÓN DE
ASAMBLEAS
(SOCIALIZACIÓN
PDOT)
Este procedimiento nos permite
socializar y aprobar con la
ciudadanía el Plan de Desarrollo y
Organización Territorial.
- Dirección de
Participación
Ciudadana.
20 DIFUNDIR PLAN
DE DESARROLLO
Esta actividad da conocer el PDOT
a los clientes internos y la
ciudadanía en general.
Dirección de
Planificación y
Comunicación
Social
21 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza del Plan de Ordenamiento y Desarrollo Territorial del cantón Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 COOTAD
2 Constitución 2008
3 Código Orgánico de Planificación y Finanza Públicas
601
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
Diagnostico PDOT
PDOT definitivo
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Guillermo Jácome
Fecha: 10-01-2014 Fecha: 10-01-2014
Firma
Firma
602
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO SERVICIO DE ENTREGA
DE INFORMACIÓN TEMATICA
CÓDIGO: P-MS-GT-PT-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PAGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE ENTREGA DE INFORMACIÓN
TEMATICA
1. OBJETIVO
URBANO
Proporcionar información temática Urbana, sobre Infraestructuras: básica,
complementaria y de servicios; uso del suelo, morfología, densidad, valor comercial del
suelo; sistemas y tecnologías constructivas
RURAL
Proporcionar información temática urbana actualizada del cantón sobre Infraestructuras:
vial y de servicios; uso del suelo, transporte, equipamiento, canales y sistemas de riego,
clasificación agrológica del suelo, clima, zonas de riesgo, morfología, tenencia de la
tierra, valor comercial del suelo; tecnologías y sistemas constructivos
2. ALCANCE
Desde la petición ciudadana hasta la entrega impresa de la información temática
solicitada por cliente externo.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Director de Avalúos
y Catastros
El Director del departamento promueve la optimización
de los servicios que se brinda a los usuarios internos y
externos al GAD-I.
Garantiza que la información del catastro predial del
cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar
servicios más allegados a la realidad.
Asistente
Avalúos A y B
Inspector de Avalúos y
Catastros
Realiza la investigación de campo en el predio, toma
datos de la ubicación del predio, propietario, realiza la
delimitación y dimensionamiento del predio, toma datos
con respecto a la descripción del terreno y/o toma datos
de la descripción de la o las edificaciones en caso de
existir.
Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento
del predio inspeccionado.
603
Inspector de Avalúos y
Catastros
Analista de Avalúos
Dibujante Cartográfico
Realiza la implantación en la base gráfica del terreno y/o
edificación del predio inspeccionado si fuera el caso.
Realiza el mantenimiento de la base gráfica.
Analista
de Sistemas
Ingresa, actualiza o elimina la información de los
predios del cantón Ibarra y realiza la emisión del
Impuesto Predial Urbano si fuera el caso.
Asistente
Administrativo
Realiza las actividades inherentes a la administración de
los documentos que ingresan y salen de la Dirección
CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria
para una atención eficiente.
4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de
Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del
GAD-I.
604
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de Flujo: Entrega de información temática y catastral
AVA
LUO
S Y
CATA
STRO
SA
TEN
CIO
N A
L CL
IEN
TED
IREC
CIÓ
N
FIN
AN
CIER
ARE
CAU
DA
CIÓ
N
Fase
Inicio
1. MS-GTC-AP-11 Atención de
peticiones
Director
2. Analizar Solicitud de pedido de información
temática
D1
3. ¿ Es procedente la
solicitud?
Jefe Catastros / Encargado Rural
5. Designar la Impresión de información
Jefe de Catastros
6. Elaborar Orden de pago
Dibujante cartográfico
9. Revisar valores pagados del cliente
Director Avaluos y Catastros
12. Legalizar Información y acta
de entrega
SI
MS-GTC-RTM-01 8. Recaudación y devolución de
tributos
Dibujante cartográfico
13. Entregar Información al
solicitante
Fin
D2
Fin
NO
Asistente Administrativo
4. Responder solicitud (No
procede)
S1
10. ¿Están cancelados
valores?
SI
Dibujante cartográfico
11. Imprimir Información
Solicitada
ANO
A
7. MA-GF-AT-02 Emisión de ingresos y tributos
municipales
D5
S2.1
S2.11D3, D4
605
Documentos: Sistemas:
D1. Solicitud de Información Temática S1. Sistema de Documentación Quipux
D2. Orden de Pago S2.1 Sistema de Recaudación y
Tesorería
D3. Información Temática S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros
D4. Acta de Entrega S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)
D5. Informe (No Procede)
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1
.MS-GTC-AP-11
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Procedimiento que gestiona las peticiones
de los clientes
2
ANALIZAR
SOLICITUD DE
PEDIDO DE
INFORMACIÓN
TEMÁTICA
Analiza el pedido para determinar si la
información solicitada existe y puede ser
entregada al cliente o es de uso exclusivo de
la municipalidad
Director
Avalúos y
catastros
3
¿ES
PROCEDENTE
LA SOLICITUD?
Si la información solicitada es procedente
entregar al cliente continua el
procedimiento sigue a la actividad 4, si no
es procedente se va a la actividad 3.
4
RESPONDER
SOLICITUD (NO
PROCEDE)
Se le informa al cliente que el pedido de
información no puede ser atendido
explicando los motivos por los cuales la
información puede ser entregada se finaliza
el procedimiento.
asistente
administrativo
5
DESIGNAR LA
IMPRESIÓN DE
INFORMACIÓN
Asigna el técnico que tiene realizar
selección, edición e impresión de la
información solicitada
jefe catastros /
encargado
catastro rural
6 ELABORAR
ORDEN DE PAGO
Llena el formulario con los datos necesarios
para el ingreso del título de crédito
jefe catastros /
encargado
catastro rural
7
MA-GF-AT-02
EMISIÓN DE
INGRESOS Y
TRIBUTOS
MUNICIPALES
Procedimiento que permite la generación de
título de crédito para ser recaudado
8
MS-GTC-RTM-01
RECAUDACIÓN
Y DEVOLUCIÓN
DE TRIBUTOS
Procedimiento que permite recaudad los
valores adeudados por el cliente
9 REVISAR
VALORES
Verifica si el cliente a cancelado el valor
correspondiente por la impresión de la
información que está solicitando
dibujante
cartográfico
606
PAGADOS DEL
CLIENTE
10
¿ESTÁN
CANCELADOS
VALORES?
Si los valores están cancelados sigue el
proceso, caso contrario se va al proceso
RECAUDACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE
TRIBUTOS
11
IMPRIMIR
INFORMACIÓN
SOLICITADA
Busca edita e imprime la información
temática que el cliente solicita.
Dibujante
cartográfico
12
LEGALIZAR
INFORMACIÓN
Y ACTA DE
ENTREGA
Para que la información tenga el sustento
legal debe sumillar el Director del
departamento
Director Avalúos
y catastros
13
ENTREGAR
INFORMACIÓN
AL
SOLICITANTE
Se realiza la entrega de la información al
cliente
Dibujante
cartográfico
FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza de administración y reglamentación urbana
2 Ordenanza de servicios técnicos administrativos
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
CÓDIGO TÍTULO DEL DOCUMENTO
Solicitud de pedido de información temática
Orden de pago por la información temática
Acta de entrega de información temática
Oficio de contestación en caso de que no sea procedente la entrega de
información.
Documento con la información solicitada
607
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Jenny Jara
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
608
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN DE
COMITÉS BARRIALES, CONSEJOS
BARRIALES Y CONSEJOS
PARROQUIALES
CÓDIGO: P-MS-GPC-SPC-01
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN DE COMITÉS BARRIALES, CONSEJOS
BARRIALES Y CONSEJOS PARROQUIALES
1. OBJETIVO
Organizar a la ciudadanía como un punto de encuentro de hombres y mujeres para
construir territorios más cohesionados, eficientes y sostenibles.
2. ALCANCE
Inicia desde la convocatoria a elecciones por parte del Alcalde hasta la posesión de
las dignidades elegidas.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Alcalde Realiza la convocatoria a elecciones y finalmente la
posesión de las dignidades
Área Técnica Realizan toda lo que competente con la logística.
Ciudadanía Conforman el Consejo Electoral Barrial y se encargan
del desarrollo de las elecciones.
Consejo Electoral Barrial Coordinan y controlan todo el proceso electoral
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SISTEMA
INFORMÁTICO
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. Como elementos importantes está el equipo
humano el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema y el hardware, necesario para que el
sistema de información pueda operar. El sistema realiza
cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
2 ÁREA TÉCNICA Personal de la Dirección de Participación Ciudadana
encargados de la organización social y territorial.
609
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: conformación de comités barriales, consejos barriales y consejos parroquiales
ALCA
LDIA
CIU
DAD
ANÍA
DIR
ECCI
ÓN
DE
PART
ICIP
ACIÓ
N
CIU
DAD
ANA
Fase
INICIO
Consejo Electoral Barrial
5. Aprobar e impugnar candidaturas
Área Técnica
6. Realizar campañas de socialización de
elecciones barriales
Área Técnica
7. Preparar logística para elecciones
Consejo Electoral Barrial
9. Proclamar resultados finales
FIN
Alcalde
1. Realizar convocatoria a
elecciones D. 1
Alcaldía
10. Posesionar a las dignidades
D. 6
Consejo Electoral Barrial
8. Desarrollar elecciones
Ciudadanos
3. Conformar Consejo Electoral
Barrial D. 3
Consejo Electoral Barrial
4. Realizar inscripción de candidaturas D. 4 D. 5
P-MS-GPC-SPC-022. Elaboración de
Asambleas
D. 2
Área Técnica
11. Registrar en el Sistema la directiva
S.2.7
610
Documentos: Sistemas:
D1= Convocatoria a elecciones. D.2.7 = Sistema de Participación
Ciudadana
D2= Acta de asamblea
D3= Acta de Integrantes del Consejo
Electoral.
D4= Registro de candidaturas.
D5= Acta de resultados finales
D6= Acta de dignidades posesionadas.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 REALIZAR
CONVOCATORIA A
ELECCIONES
Da inicio con la convocatoria al proceso de
elecciones de las dignidades respectivas
Alcalde
2
PROCEDIMIENTO
DE ELABORACIÓN
DE ASAMBLEA
Se realiza la asamblea para dar a conocer las
elecciones que se realizaran en el presente
período. Ver procedimiento
(P-MS-GPC-SPC-02) Elaboración de
Asambleas
Área Técnica
3
CONFORMAR EL
CONSEJO
ELECTORAL
BARRIAL
La ciudadanía en forma libre y democrática
conforman el Consejo Electoral Barrial el
mismo que se encargará de que se lleve a cabo
las elecciones
Ciudadanía
4
REALIZAR
INSCRIPCIÓN DE
CANDIDATURA
Se procede a receptar la documentación para la
inscripción de las candidaturas
Consejo Electoral
Barrial
5
APROBAR E
IMPUGNAR
CANDIDATURAS
Se procede a realizar la revisión detallada de
los requisitos cumplidos de los candidatos
Consejo Electoral
Barrial
6
REALIZAR
CAMPAÑAS DE
SOCIALIZACIÓN DE
ELECCIONES
Se difunde el evento de elecciones para la
participación masiva de la ciudadanía Área Técnica
7
PREPARARA
LOGÍSTICA DE
ELECCIONES
Se adquiere los materiales necesarios para
llevar a cabo dicha actividad Área Técnica
8 DESARROLLAR
ELECCIONES
Se ejecuta el desarrollo de las elecciones para
lo cual el Consejo Electoral Barrial y personal
del GAD-I se encargan de la supervisión del
mismo
Consejo Electoral
Barrial
9
PROCLAMAR LOS
RESULTADOS
FINALES
Luego de realizar el conteo de los votos se
procede a entregar el acta con los resultados
finales
Consejo Electoral
Barrial
10 POSESIONAR A LAS
DIGNIDADES
Se procede a realizar el acto de posesión de las
dignidades elegidas Alcalde
11 REGISTRAR EN EL
SISTEMA
Se realiza el registro de la nueva directiva en el
Sistema Informático de Participación
Ciudadana.
Área Técnica
12 FIN
611
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que reglamenta el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón
Ibarra.
2 Reglamento a la ordenanza del Sistema de Participación Ciudadana en Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Normas de Control Interno.
2 Constitución de la República del Ecuador
3 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
COOTAD
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1 = Informe de estudios técnicos del proyecto.
D2 = Formato de proyecto SENPLADES
D3 = Estrategias de recuperación de la inversión.
D4 = Memorando.
D5 = Informe ejecutivo del proyecto
D6 = Oficio externo.
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Lic. Milton Terán
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
612
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE ASAMBLEAS
CÓDIGO: P-MS-GPC-SPC-02
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ASAMBLEAS
1. OBJETIVO
Lograr que la ciudadanía, en forma individual y colectiva participe de manera
protagónica en la construcción del PODER CIUDADANO a través de los Consejos
Parroquiales y Barriales para la toma de decisiones, la planificación, la gestión de
asuntos públicos y en el control social del GADI.
2. ALCANCE
Inicia desde la elaboración de la propuesta que exista en la Dirección de Participación
Ciudadana hasta la presentación del acta de la asamblea.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Analista de Proyectos Elabora la propuesta que será presentada en la
asamblea
Área Técnica Realizan todo lo que competente con la logística.
Promotor Comunitario Desarrolla la socialización de los proyectos en los
barrios y comunidades.
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SISTEMA
INFORMÁTICO
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o
negocio. Como elementos importantes está el equipo
humano el cual está formado por las personas que
utilizan el sistema y el hardware, necesario para que el
sistema de información pueda operar. El sistema realiza
cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
2 ÁREA TÉCNICA Personal de la Dirección de Participación Ciudadana
encargados de la organización social y territorial.
613
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Elaboración de asambleasP
AR
TIC
IPA
CIÓ
N C
IUD
AD
AN
AA
LCA
LDIA
Fase
INICIO
Técnico DPC
2. Determinar lugar, fecha y hora
Promotor Comunitario
4. Entregar convocatorias
Equipo DPC
9. Desarrollar asamblea
Promotor Comunitario
11. Impresión y legalizacion del acta
Técnico DPC
7. Constatar quorum
8. ¿Existe quorum?
SI
Promotor Comunitario5. Preparar
materiales e insumos
Alcalde
14. Aprobar y archivar informe
FIN
NO
Analista de Proyectos de PC
1. Elaborar propuesta
D.1
Promotor Comunitario3. Ingresar
convocatoria al sistema
S.2.7D.2
Equipo DPC
6. Registrar asistencia
D.3
Promotor Comunitario
10. Registrar asamblea en el
sistema
D.5S.2.7
Técnico DPC
12. Realizar Informe
D.6
Director PC
13. Entregar informe final
S.1 D.7
D.4
614
Documentos: Sistemas:
D1= Documento de Propuesta del tema a
tratar.
S1: Sistema de gestión documental
Quipux
D2= Convocatoria S2.7 = Sistema de Participación
Ciudadana
D3= Registro de Asistencia
D4 = Acta de acuerdos y compromisos
D5= Acta de Reunión
D6= Informe de Reunión
D7= Memorando de informe de la
asamblea
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ELABORAR
PROPUESTA A
TRATAR EN LA
ASAMBLEA
Se elabora la propuesta del tema
a tratar en la asamblea ciudadana
por parte del GAD-I
Analista de Proyectos
de Participación
Ciudadana
2
DETERMINAR
LUGAR, FECHA Y
HORA PARA LA
ASAMBLEA
Se procede a determinar el lugar,
fecha y hora en donde se realizará
la asamblea
Promotor
Comunitario
3
INGRESAR
CONVOCATORIA AL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
Se realiza el registro de la
convocatoria en el sistema
informático de Participación
Ciudadana
Promotor Comunitario
4
ENTREGAR
CONVOCATORIAS A
LOS CIUDADANOS
La convocatoria se entrega a los
ciudadanos determinados a
participar en la asamblea
Promotor Comunitario
5
PREPARAR
MATERIALES E
INSUMOS
Se procede a la recopilación de
información y materiales
necesarios para realizar la
asamblea.
Promotor Comunitario
6 REALIZAR REGISTRO
DE ASISTENCIA
Previo al inicio de la asamblea se
procede a registrar la asistencia
de los ciudadanos
Promotor Comunitario
7 CONSTATAR
QUÓRUM
Se procede a verificar en el
registro de asistencia el número
de asistentes
Promotor Comunitario
8 ¿EXISTE QUÓRUM?
Si existe quórum:
Va a la actividad Nº 9
Si no existe quórum:
Va a la actividad Nº 2
Promotor Comunitario
9 DESARROLLAR
ASAMBLEA
Se procede al desarrollo de la
asamblea con la participación de
los ciudadanos, en la cual se
aprueba el tema tratado y se
determina acuerdos y
compromisos
Área Técnica
615
10
REGISTRAR
INFORMACIÓN EN EL
SISTEMA
Se registra la información
generada en la asamblea Promotor Comunitario
11 LEGALIZAR EL ACTA Se procede a la revisión y
legalización del acta Promotor Comunitario
12 REALIZAR INFORME
Se realiza el informe de la
asamblea y se adjunta el acta
obtenida desde el sistema
Promotor Comunitario
13 APROBAR INFORME
El Director revisa y aprueba el
informe de la asamblea y envía al
Alcalde
Director de
Participación
Ciudadana
14 APROBAR Y
ARCHIVAR INFORME
El Alcalde revisa y aprueba el
informe de la asamblea realizada Alcalde
15 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que reglamenta el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón Ibarra.
2 Reglamento a la ordenanza del Sistema de Participación Ciudadana en Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
3 Ley Orgánica de Participación Ciudadana
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1= Documento de Propuesta del tema a tratar.
D2= Convocatoria
D3= Registro de Asistencia
D4 = Acta de acuerdos y compromisos
D5= Acta de Reunión
D6= Informe de Reunión
D7= Memorando de informe de la asamblea
616
9. ANEXOS
N/A
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Lic. Milton Terán
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
617
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE
DELIMITACIÓN BARRIAL
CÓDIGO: MS-GPC-SPC-03
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE DELIMITACIÓN BARRIAL
1. OBJETIVO
Implementar un proceso mediante el cual el GADI efectiviza su organización sobre
el territorio, definiendo y delimitando las circunscripciones político-administrativas
en función de un diseño de organización territorial. Además lograr una división
racional del territorio que garantice el ejercicio del gobierno y la administración.
2. ALCANCE
Inicia desde la elaboración de la propuesta de delimitación del barrio hasta la
legalización del barrio.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Analista de Proyectos Realiza todo el proyecto de delimitación territorial y
organiza el talento humano
Área Técnica Realizan toda lo que competente con la logística.
Promotor Comunitario Desarrolla la socialización de los proyectos en los
barrios y comunidades.
Director/a de
Planificación
Aprueba informe técnico de planificación
Procurador Síndico Legaliza ordenanza de delimitación
Concejo Municipal Aprueba ordenanza
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SISTEMA
INFORMÁTICO
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Como elementos importantes está el equipo humano el
cual está formado por las personas que utilizan el sistema
y el hardware, necesario para que el sistema de
información pueda operar.
2 ÁREA TÉCNICA Personal de la Dirección de Participación Ciudadana
encargados de la organización social y territorial.
618
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Delimitación territorial
PA
RTI
CIP
AC
ION
CIU
DA
DA
NA
ALC
ALD
ÍA
Fase
INICIO
ALCALDE
2. Aprobar la propuesta
3. ¿La propuesta es aprobada?
No
P-MS-GPC-SPC-02
4. Elaboración de Asambleas
Si
5. ¿Asamblea aprueba
propuesta?
SI
Área Técnica
7. Preparar materiales e
insumos
Área Técnica
8. Realizar recorridos de delimitación
P-MS-GPC-SPC-02 10. Elaboración de Asambleas
11. ¿Asamblea aprueba
delimitación?
NO
Área Técnica
12. Elaborar informe
SI AAnalista de Proyectos PC
1. Elaborar propuesta de delimitación del barrio
D. 1S. 1
Analista de Proyectos PC
6. Elaborar planificación de delimitación
D. 3
Area Tecnica
9. Elaborar plano con territorio
delimitado D. 4
D. 6
B
D. 5
D. 2
No
619
Diagrama de flujo: Delimitación territorialPA
RTIC
IPAC
ION
CIUD
ADAN
APL
ANIF
ICAC
IÓN
PRO
CURA
DURI
A SI
NDIC
A
CONC
EJO
M
UNIC
IPAL
Fase
A
Área Técnica
18. Preparar materiales e
insumos
Promotores Comunitarios
20. Capacitar a lideres y censadores
Personal Censo
21. Realizar el censo
Área Técnica
23. Elaborar informe del censo
Director PC
24. Legalizar y aprobar informe
FIN
Director/a
13. Aprobar informe técnico
Área Técnica
17. Elaborar la Planificación del
censo en el barrio
D. 8
Personal Censo
22. Ingresar información al Sistema de PC
S.2.7
D. 10
Procurador Síndico
15. Elaborar ordenanza para
delimitaciónD. 7
Director PC
19. Crear convenios con instituciones educativas para
levantamiento de infromaciónD. 9
P-MS-GPC-SPC-04 25. Legalización de
Organizaciones Sociales y Territoriales
P-MG-GMC-GP-05 16. Elaboración de
Proyectos de Ordenanzas, Reglamentos y Resoluciones
14¿Si informe es aprobado?
SI
BNO
620
Documentos: Sistemas:
D1= Documento de propuesta S1= Sistema de Gestión Documental Quipux
D2= Acta de asamblea S2.7 = Sistema de Participación Ciudadana
D3= Cronograma de actividades
D4= Plano con territorio delimitado
D5= Acta de asamblea
D6= Informe de delimitación
D7=Ordenanza de delimitación
D8= Cronograma del censo
D9= Documento de convenio
D10= Informe de Censo
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 ELABORAR PROPUESTA
DE DELIMITACIÓN
BARRIAL
Elabora la propuesta de construcción de la
organización territorial y social en el área
urbana del cantón por parte del GAD-I
Analista de
Proyectos
2 APROBAR LA PROPUESTA Revisa y aprueba la propuesta Alcalde
3 ¿LA PROPUESTA ES
APROBADA?
Si la propuesta es aprobada:
Va a la actividad Nº 4
Si la propuesta no es aprobada:
Va a la actividad Nº 1
Alcalde
4.
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE
ASAMBLEAS
Se realiza la asamblea para socializar la
propuesta. Ver procedimiento
(MS-GPC-SPC-02) Elaboración de
Asambleas
Dirección de
Participación
Ciudadana
5 ¿ASAMBLEA APRUEBA
PROPUESTA?
Si la asamblea aprueba la propuesta:
Va a la actividad Nº 6
Si la asamblea no aprueba la propuesta:
Va a la actividad Nº 1
6
ELABORAR LA
PLANIFICACIÓN DE
DELIMITACIÓN
Se definen las actividades y cronogramas
para realizar la delimitación barrial
Analista de
Proyectos de PC
7 PREPARAR MATERIALES
E INSUMOS
Recopilar información de planos y
materiales para realizar la delimitación Área Técnica
8 REALIZAR RECORRIDOS
DE DELIMITACIÓN
Se realiza los recorridos por los linderos de
los barios
Área Técnica y
Ciudadanía
9
ELABORAR PLANO CON
TERRITORIO
DELIMITADO
Se realiza el dibujo de delimitación en el
plano en base al trabajo de campo realizado Área Técnica
10
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE
ASAMBLEAS
Se presenta a los ciudadanos del barrio el
dibujo de delimitación realizado para su
aprobación. Ver procedimiento
(MS-GPC-SPC-02) Elaboración de
Asambleas
Dirección de
Participación
Ciudadana
11 ¿ASAMBLEA APRUEBA
DELIMITACIÓN?
Si la delimitación es aprobada:
Va a la actividad Nº 12
Si la delimitación no es aprobada:
Va a la actividad Nº 8
Ciudadanía
12 ELABORAR INFORME
Se elabora informe de delimitación del
barrio y se entrega a la Dirección de
Planificación
Área Técnica
621
13 APROBAR INFORME
TÉCNICO
Revisar el informe presentado por la
Dirección de Participación Ciudadana y
enviar a Procuraduría Síndica
Director/a de
Planificación
14
¿El INFORME ES
APROBADO?
Si informe es aprobado:
Ir a la actividad Nº 15
Si informe no es aprobado:
Ir a la actividad Nº 12
15 ELABORAR ORDENANZA
PARA DELIMITACIÓN
Se procede a crear la ordenanza que norme
la delimitación barrial
Procurador
Síndico
16
PROCEDIMIENTO DE
ELABORACIÓN DE
PROYECTOS DE
ORDENANZAS,
REGLAMENTOS Y
RESOLUCIONES
Ver procedimiento. MG-GMC-GP-05
Elaboración de Proyectos de Ordenanzas,
Reglamentos y Resoluciones
17
ELABORAR LA
PLANIFICACIÓN DEL
CENSO EN EL BARRIO
Se realiza la planificación del censo
socioeconómico que se va a realizar en el
barrio delimitado.
Área Técnica
18 PREPARAR MATERIALES
E INSUMOS
Se organiza al personal de participación
ciudadana y elabora las fichas del censo Área Técnica
19
CREAR CONVENIOS CON
INSTITUCIONES
EDUCATIVAS
Se realiza los convenios con universidades
para realizar el levantamiento de la
información
Director de
Participación
Ciudadana
20 CAPACITAR A LÍDERES Y
CANSADORES
Se procede a realizar un taller de
capacitación para realizar el levantamiento
de la información
Promotores
comunitarios
21 REALIZAR EL CENSO Se desarrolla el ejercicio de levantamiento
de la información Personal Censo
22
INGRESAR
INFORMACIÓN AL
SISTEMA DE
PARTICIPACIÓN
CIUDADANA
La información levantada se ingresa al
sistema informático de Participación
Ciudadana.
Personal Censo
23 ELABORAR INFORME
DEL CENSO
Al finalizar el levantamiento de la
información se procede a realizar el informe
de resultados del censo
Área Técnica
24 LEGALIZAR Y APROBAR
INFORME
El informe elaborado es revisado y aprobado
por el Director de Participación Ciudadana
Director de
Participación
Ciudadana
25
PROCEDIMIENTO DE
LEGALIZACIÓN DE
ORGANIZACIONES
SOCIALES Y
TERRITORIALES
Ver procedimiento. MS-GPC-SPC-04 de
Legalización de Organizaciones Sociales y
Territoriales
Dirección de
Participación
Ciudadana
26 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que reglamente el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón
Ibarra.
2 Reglamento a la ordenanza del Sistema de Participación Ciudadana en Ibarra
622
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
3 Ley Orgánica de Participación Ciudadana
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1= Documento de propuesta
D2= Acta de asamblea
D3= Cronograma de actividades
D4= Plano con territorio delimitado
D5= Acta de asamblea
D6= Informe de delimitación
D7=Ordenanza de delimitación
D8= Cronograma del censo
D9= Documento de convenio
D10= Informe de Censo
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Lic. Milton Terán
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
623
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN
DE ORGANIZACIONES SOCIALES Y
TERRITORIALES
CÓDIGO: P-MS-GPC-SPC-04
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES SOCIALES
Y TERRITORIALES
1. OBJETIVO
Implementar un proceso mediante el cual el GADI legalice y reconozca a las
organizaciones sociales y territoriales para garantizar el ejercicio del gobierno y la
administración.
2. ALCANCE
Inicia desde la petición de legalización de la organización por parte de la ciudadanía,
estas organizaciones son:
Organizaciones Sociales
Comités barriales, consejos.
Consejos barriales.
Consejos parroquiales
Organizaciones Territoriales
Parroquias
Barrios
Mancomunidades
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Analista de Proyectos Elabora la propuesta que será presentada en la
asamblea
Área Técnica Realizan la revisión de la documentación de las
Organizaciones Sociales.
Técnico de planificación Realiza la revisión técnica de la documentación de
las Organizaciones Territoriales.
624
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SISTEMA
INFORMÁTICO
Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con
el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Como elementos importantes está el equipo humano el
cual está formado por las personas que utilizan el sistema
y el hardware, necesario para que el sistema de
información pueda operar. El sistema realiza cuatro
actividades básicas: entrada, almacenamiento,
procesamiento y salida de información.
2 ÁREA TÉCNICA Personal de la Dirección de Participación Ciudadana
encargados de la organización social y territorial.
625
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: legalización de organizaciones sociales
DIR
ECCI
ON
DE
PART
ICIP
ACI
ÓN
CIU
DA
DA
NA
ATE
INCI
ON
AL
CLIE
NTE
DIR
ECCI
ÓN
DE
PLA
NIF
ICA
CIÓ
NA
LCA
LDIA
CON
SEJO
M
UN
ICIP
AL
(comités barriales, consejos barriales y consejos parroquiales y territoriales (barrios, mancomunidades barriales, parroquias )
INICIO
P-MS-GTC-AP-11 1. Atención de
peticionesD.1
Área Técnica
2. Clasificar documentación
3. ¿Qué tipo de organización es?
Área Técnica
4. Validar información
SOCIAL
Técnico de Planificación
7. Revisar y aprobar información
TERRITORIAL
Técnico Planificación
9. Elaborar informe
Alcalde
10. Aprobar informe
P-MG-LF-LC-01 11. Planificación y
ejecución de Sesiones de Concejo
FIN
Área Técnica
6. Elaborar informe
D.3S. 1
Área Técnica
5. Registrar en el Sistema de Participación
Ciudadana
D.2
S.2.7
Área Técnica
8. Registrar en el Sistema de Participación
Ciudadana
D.2
D.2.1
626
Documentos: Sistemas:
D1. Matriz de requisitos S.2.7= Sistema de Participación Ciudadana
D2. Acta de Registro de Organización Social
o Territorial
D2.1 Informe Aprobado
D3. Informe de legalización de Organización
Social o Territorial
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO DE
ATENCIÓN DE
PETICIONES
Se ingresa la petición para legalizar la
organización con sus respectivos requisitos y
enviar a la Dirección de Participación
Ciudadana. Ver Procedimiento. P-MS-GTC-
AP-11 Atención de peticiones
Ciudadano
2 CLASIFICAR LA
DOCUMENTACIÓN
Se procede a la revisión de la documentación y
direccionar a donde corresponda
Área Técnica de
Participación
Ciudadana
3 ¿QUÉ TIPO DE
ORGANIZACIÓN ES?
Si es de tipo Territorial:
Ir actividad 4
Si es de tipo Social:
Ir actividad 7
Área Técnica de
Participación
Ciudadana
4 VALIDAR
INFORMACIÓN
Revisar la documentación y los requisitos
completos para la legalización de la
organización Social y registrar en el Sistema de
Participación Ciudadana
Área Técnica de
Participación
Ciudadana
5
REGISTRAR
ORGANIZACIÓN
SOCIAL EN EL SISTEMA
Se realiza el registro en el sistema de
Participación Ciudadana
Técnico de
Planificación
6 ELABORAR INFORME
Elaborar informe del registro de la
Organización Social y enviar al alcalde(Ir
actividad 12)
Área Técnica de
Participación
Ciudadana
7
REVISAR Y APROBAR
INFORMACIÓN
TÉCNICA
Se procede a revisar la información técnica de
los documentos para la legalización de la
Organización Territorial
Técnico de
Planificación
8
REGISTRAR
ORGANIZACIÓN
TERRITORIAL EN EL
SISTEMA
Se realiza el registro en el sistema de
Participación Ciudadana
Técnico de
Planificación
9 ELABORAR INFORME Se elabora el informe de legalización de la
Organización Territorial y se envía al Alcalde
Técnico de
Planificación
10 APROBAR INFORME Revisa, aprueba el informe y envía al Concejo
Municipal para la aprobación final Alcalde
11
PROCEDIMIENTO DE
PLANIFICACIÓN Y
EJECUCIÓN DE
SESIONES DE CONCEJO
Concejo Municipal aprueba y legaliza la
organización social o territorial. Ver
Procedimiento.
P-MG-LF-LC-01 Planificación y ejecución de
Sesiones de Concejo
12 FIN
627
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Ordenanza que reglamente el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón
Ibarra.
2 Reglamento a la ordenanza del Sistema de Participación Ciudadana en Ibarra
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización
COOTAD
3 Ley Orgánica de Participación Ciudadana
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D1= Documento de Propuesta del tema a tratar.
D2= Convocatoria
D3= Registro de Asistencia
D4 = Acta de acuerdos y compromisos
D5= Acta de Reunión
D6= Informe de Reunión
D7= Memorando de informe de la asamblea
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Lic. Milton Terán
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
628
GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE
SAN MIGUEL DE IBARRA
PROCEDIMIENTO DE
ADMINISTRACIÓN DEL AULA
MÓVIL
CÓDIGO: P-MS-GPC-SPC-05
VERSION: 1
FECHA APROBACIÓN:
PÁGINA: Página 1 de n
PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL AULA MOVIL
1. OBJETIVO
Fomentar a través de varias etapas la autoconciencia y responsabilidad de la
comunidad sobre su propio presente; buscar transferir experticia para que sea
adaptada a las distintas realidades locales y abrir espacios para que las personas
fortalezcan sus capacidades y habilidades, mientras reconocen y aprenden de sus
desafíos; además dotar de conocimientos básicos del computador a docentes, niños,
Jóvenes, y público en general de los sectores urbanos y rurales todo el cantón Ibarra.
2. ALCANCE
Inicia desde la petición del taller hasta finalizar y evaluar el taller de informática
educativa.
3. ROLES Y RESPONSABILIDADES
ROLES Y RESPONSABILIDADES
Rol Responsabilidad
Promotor Comunitario Elabora planificación de capacitaciones en los barrios
Promotor cultural Prepara y capacita en TIC a los ciudadanos del barrio
Director de Participación
Ciudadana
Controla y aprueba las capacitaciones dictadas a la
ciudadanía
Alcalde Aprueba y archiva los informes de capacitación
4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
ABREVIATURAS
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra.
DEFINICIONES
N° TÉRMINO DEFINICIÓN
1 SOFTWARE
EDUCATIVO Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí
que son creados con la finalidad específica de ser
utilizados para facilitar los procesos de enseñanza y
aprendizaje
2 ÁREA TÉCNICA Personal de la Dirección de Participación Ciudadana
encargados de la organización social y territorial.
629
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Diagrama de flujo: Administración del aula móvil.
ALC
ALD
IAD
IRE
CC
IÓN
DE
PA
RT
ICIP
AC
IÓN
C
IUD
AD
AN
AA
TE
NC
IÓN
AL
CLI
EN
TE
Fase
INICIO
Promotor comunitario
2. Elaborar planificación de capacitación de tics
en los barrios urbanos y rurales
Director de PC
3. Revisar la propuesta
4. ¿La propuesta es
aprobada?
Promotor Cultural
5. Instalar software educativo actualizado
SI
Promotor Cultural
6. Elaborar manuales de usuario para
manejo del software
Promotor Cultural
7. Descargar videos de motivación para
la capacitación
Promotor Cultural
10. Realizar la capacitación con el
aula móvil en el barrio
Director de PC
14. Revisar y aprobar informe
Alcalde
15. Aprobar y archivar informe
FIN
Promotor Cultural
11. Publicar información de capacitaciones en la
página web
Promotor Cultural
12. Realizar informe y evaluación de la
capacitaciónD.5
D.3D.2
NO
P-MS-GTC-AP-11 1. Atención de
peticiones
D.1
Promotor Cultural
13. Realizar seguimiento de
personal capacitados
Promotor Cultural
8. Verificar personal inscrito
9. ¿Existe cantidad de asistentes
determinada?
SI
FIN
D.4
630
Documentos. Sistemas:
D.1. Solicitud de capacitación
D.2. Planificación de capacitación
D.3. Manual de usuario de software
D.4. Registro de asistencia
D.5. Informe de capacitación
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
1 PROCEDIMIENTO
DE ATENCIÓN DE
PETICIONES
Ingresa la solicitud del barrio a ser capacitado
por atención al cliente en el GAD-I. Ver
Procedimiento.
P-MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones
Alcalde
2 ELABORAR
PLANIFICACIÓN DE
TICS EN LOS
BARRIOS URBANOS
Y RURALES
Elaborar el cronograma de capacitación a
talleres de tics en todos los barrios urbanos
y rurales de todo el cantón.
Promotor cultural
3 REVISAR LA
PROPUESTA
La propuesta es revisada y analizada para
proceder a ejecutar la capacitación
Director de
Participación
Ciudadana
4 ¿LA PROPUESTA ES
APROBADA?
Si la propuesta es aprobada:
Ir actividad 5
Si la propuesta no es aprobada:
Ir actividad 2
5
INSTALAR
SOFTWARE
EDUCATIVO
ACTUALIZADO
Se realiza la instalación o actualización del
software educativo. Promotor cultural
6
ELABORAR
MANUALES DE
USUARIO PARA EL
MANEJO DEL
SOFTWARE
Se procede a realizar la elaboración de
manuales para manejo de cada software Promotor cultural
7
DESCARGAR
VIDEOS DE
MOTIVACIÓN PARA
LA CAPACITACIÓN
Se procede a realizar la búsqueda y descarga
de videos de motivación Promotor cultural
8
VERIFICAR
PERSONAL
INSCRITO
Se procede a constatar el personal inscrito
con el personal que asiste a la capacitación. Promotor cultural
9
¿EXISTE CANTIDAD
DE ASISTENTES
DETERMINADA?
Si existe cantidad de asistentes determinada:
Ir actividad 10
Si no existe cantidad de asistentes
determinada
Ir actividad 15
631
10
REALIZAR LA
CAPACITACIÓN
CON EL AULA
MÓVIL EN EL
BARRIO
Movilizarse en el Aula Móvil a capacitar en
las TICS a todo el público de los barrios
urbanos y rurales del cantón Ibarra
Promotor cultural
11
PUBLICAR
INFORMACIÓN DE
CAPACITACIONES
EN LA PÁGINA WEB
Publicar la información tal como temarios y
fotografías Promotor cultural
12
REALIZAR
INFORME Y
EVALUACIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
Al finalizar la capacitación se realiza la
evaluación del curso y elabora el informe de
la misma y se envía al Director de
Participación Ciudadana.
Promotor cultural
13
REALIZAR
SEGUIMIENTO A
PERSONAL
CAPACITADO
Posterior a la capacitación se realiza el
seguimiento de las personas capacitadas
para verificar la aplicación de los
conocimientos adquiridos.
Promotor cultural
14 REVISAR Y
APROBAR INFORME Revisa el informe y legaliza el mismo.
Director de
Participación
Ciudadana
15
APROBAR Y
ARCHIVAR
INFORME
Aprueba y revisa el informe de capacitación Alcalde
16 FIN
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS INTERNOS
N° Título del Documento
1 Resolución 863 del Proyecto Aula Móvil de la Sociedad de la Información
DOCUMENTOS EXTERNOS
N° Título del Documento
1 Constitución de la República del Ecuador
2 Ley Orgánica de Participación Ciudadana
8. FORMATOS Y REGISTROS
FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS
Código Título del Documento
D.1. Solicitud de capacitación
D.2. Planificación de capacitación
D.3. Manual de usuario de software
D.4. Registro de asistencia
D.5. Informe de capacitación
632
9. ANEXOS
10. HISTORIAL DE VERSIONES
CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN
Elaboró: Cristian Romero Revisó: Tnlgo. John Sarauz
Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012
Firma
Firma
top related