gobierno autÓnomo descentralizado municipal san … · procedimiento para la tramitación de...

1

GOBIERNO AUTÓNOMO

DESCENTRALIZADO MUNICIPAL

SAN MIGUEL DE IBARRA

PROCEDIMIENTOS SUSTANTIVOS

Ibarra, Enero del 2014

2

TABLA DE CONTENIDO

Caratula .............................................................................................................................. 1

Tabla de Contenido ......................................................................................................... 2

Procedimiento para la gestión de trámites prediales ........................................................... 5

Procedimiento para irc y permiso de uso de suelo ............................................................ 13

Procedimiento para la tramitación de permutas, comodatos y donaciones, expropiaciones,

remates forzosos, adjudicaciones ylegalización de predios. ............................................... 19

Procedimiento permiso definitivo de construcción ............................................................ 26

Procedimiento registro de inquilinato ............................................................................... 32

Procedimiento para la prestación de bienes de uso público............................................... 37

Procedimiento paraocupación de vía pública ................................................................... 48

Procedimiento transferencia de dominio .......................................................................... 54

Procedimiento de certificación de reglamentos para propiedades horizontales ................ 61

Procedimiento para el permiso de habitabilidad .............................................................. 65

Procedimiento para aprobar perfiles y rasantes ............................................................... 71

Procedimiento recaudación y devolución de tributos municipales .................................... 77

Procedimiento para pedido de materiales y maquinaria ................................................... 82

Procedimiento administración de reclamos por exoneraciones ......................................... 88

Procedimiento administración de reclamos por devoluciones ........................................... 93

Procedimiento administración de garantías por edificación y espectáculo público en

efectivo ............................................................................................................................. 99

Procedimiento administración de garantías – fondo de garantías por edificación en póliza

....................................................................................................................................... 107

Procedimiento atención de pedidos de alarmas ............................................................... 113

Procedimiento peticiones a obras públicas ...................................................................... 123

Procedimiento atención de peticiones ............................................................................. 128

Procedimiento atención de peticiones del sector de comercialización .............................. 133

Procedimiento de entrega de respuesta a trámites y archivo........................................... 141

Procedimiento de atención de pedidos de documentación del archivo histórico .............. 145

Procedimiento informes al ciudadano ............................................................................. 150

Procedimiento servicio de información al ciudadano ...................................................... 159

Procedimiento licencia única anual de funcionamiento turístico (luaf) ........................... 165

Procedimiento títulos habilitantes de operación de cooperativas/socios de transporte

público ............................................................................................................................ 170

Procedimiento apertura y suspensión de la inscripción en el registro de actividad

económica (rae) .............................................................................................................. 176

Procedimiento para permiso de eventos y espectáculos públicos. .................................... 181

Procedimiento certificado de avalúo, bienes, ficha catastral. .......................................... 189

Procedimiento certificado registro de inquilinato ........................................................... 194

3

Procedimiento certificado de no adeudar ....................................................................... 198

Procedimiento certificado de salud ................................................................................. 201

Procedimiento prácticas pre profesionales y certificado de pasantías ............................. 207

Procedimiento certificado para los juzgados, de trabajo y ex trabajadores .................... 213

Procedimiento certificado sismert .................................................................................. 218

Procedimiento registro de profesionales. ........................................................................ 222

Procedimiento de certificación de documentos ............................................................... 226

Procedimiento plan anual de gestión turístico del cantón ............................................... 231

Procedimiento administrar guianza en museo atahualpa ............................................... 236

Procedimiento estadísticas turísticas .............................................................................. 239

Procedimiento ferias turísticas ....................................................................................... 244

Procedimiento planificación de eventos .......................................................................... 248

Procedimiento ejecución de eventos ................................................................................ 255

Procedimiento de capacitación y entrega de alarmas comunitarias ................................ 259

Procedimiento para inspecciones de alarmas comunitarias ............................................ 267

Procedimiento reciclaje por zonas e instituciones educativas .......................................... 271

Procedimiento barrido de calles. .................................................................................... 277

Procedimiento recoleccion y tratamiento de desechos y residuos comunes. .................... 284

Procedimiento recolección de desechos y residuos hospitalarios ..................................... 292

Procedimiento para el servicio de forestación y reforestación ......................................... 300

Procedimiento del monitoreo de la calidad de aire ......................................................... 305

Procedimiento de registro ambiental .............................................................................. 310

Procedimiento de informe técnico demostrativo ............................................................ 315

Procedimiento servicio de biblioteca y hemeroteca. ........................................................ 323

Procedimiento sevicios educativos de becas .................................................................... 328

Procedimiento servicio de internet.................................................................................. 335

Procedimiento cursos vacacionales. ................................................................................ 339

Procedimiento capacitación turismo ............................................................................... 345

Procedimiento capacitación en medio ambiente ............................................................. 350

Procedmiento capacitación interna ugesiso .................................................................... 355

Procedimiento capacitación externa ugesiso ................................................................... 360

Procedimiento capacitación interna talento humano ...................................................... 367

Procedimiento capacitación externa talento humano ...................................................... 373

Procedimiento de venta de tickets y emisión de notificaciones ........................................ 380

Procedimiento de planificar las zonas de estacionamiento regulado ............................... 385

Procedimiento de gestión de parquímetros ..................................................................... 389

Procedimiento para el mantenimiento de vías y espacios verdes ..................................... 393

Procedimiento estudios de pre-inversión de proyectos .................................................... 400

Procedimiento de formulación y evaluación financiera de proyectos ............................. 408

4

Procedimiento para elaborar presupuesto de obras ........................................................ 414

Procedimiento para la fiscalización de obras .................................................................. 420

Procedimiento señalización vial y semaforización ........................................................... 437

Procedimiento circulación vial ....................................................................................... 443

Procedimiento de control sanitario de actividades sujetos a control. ............................. 448

Procedimiento de saneamiento a espacios públicos ........................................................ 457

Procedimiento de inspección de control sanitario de mercados ...................................... 463

Procedimiento de control ambiental de actividades sujetos a control ............................. 469

Procedimiento de residuos combustibles......................................................................... 480

Procedimiento de control de edificaciones y denuncias de construcción. ........................ 489

Procedimiento de control de publicidad externa ............................................................ 497

Procedimiento para decomiso provisional de mercaderías ............................................. 510

Procedimiento para notificación por infringir ordenanzas vigentes ................................ 517

Procedimiento control e inspección de centros de diversión. ........................................... 525

Procedimiento investigación/inspeccion de campo .......................................................... 531

Procedimiento actualizacion del catastro predial ............................................................ 537

Procedimiento actualización de información temática .................................................... 543

Procedimiento contribución especial de mejoras ............................................................ 548

Procedimiento control tributario del registro de actividad económica ............................ 553

Procedimiento actualización y control de catastro turístico. ........................................... 558

Procedimiento implementación de señalización turística – financiamiento municipal. ... 564

Procedimiento señalización turística – financiamiento externo. ...................................... 570

Procedimiento nomenclatura vial ................................................................................... 575

Procedimiento nomenclatura predial (bloque) ................................................................ 582

Procedimiento levantamiento topográfico y planimétrico ............................................... 588

Procedimiento de planificacion territorial ...................................................................... 595

Procedimiento de servicio de entrega de información tematica....................................... 602

Procedimiento de elección de comités barriales, consejos barriales y consejos parroquiales

....................................................................................................................................... 608

Procedimiento de elaboración de asambleas ................................................................... 612

Procedimiento de delimitación barrial ........................................................................... 617

Procedimiento de legalización de organizaciones sociales y territoriales ......................... 623

Procedimiento de administración del aula movil ............................................................ 628

5

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO MUNICIPAL DE


PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE

TRÁMITES PREDIALES

CÓDIGO: P-MS-GTC-TP-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:

PAGINA: Página 1 de n

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES PREDIALES

1. OBJETIVO

Gestionar los trámites prediales solicitados por el ciudadano en base a las ordenanzas

de ordenamiento del suelo y territorio del cantón, para dar cumplimiento a sus

necesidades.

2. ALCANCE

Sea aplican a los siguientes trámites prediales:

Aprobación de urbanizaciones

Aprobación de planos (actualización).

Aprobación de Fraccionamientos

Trabajos Varios.

Declaratoria de propiedad Horizontal

Directrices Viales

El proceso inicia con el ingreso de la solicitud en la ventanilla de atención al cliente,

se realiza inspección en caso de requerir, se da respuesta a la petición y termina en

la entrega de la solicitud al ciudadano y archivo del mismo.

3. ROLES Y RESPONSABILIDADES

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Rol Responsabilidad

Asistente de Ventanilla

Planificación

Recibir documentación externa, verificar estado de

documentos (vigencia, propiedad, etc.). Reasignar los

trámites externos que ingresan Al GAD-I a los

funcionarios responsables. Generar tasas por concepto

de tramitación.

Directora Planificación Organiza la planificación del ordenamiento y

desarrollo territorial del cantón en función de una

prospectiva y programación física, económica,

demográfica y social.

Dirige la elaboración, definición y aplicación del

modelo de desarrollo urbano y rural integral del

cantón.

Secretaria Planificación Apoya en la recepción y despacho de trámites

administrativos de la Unidad.

Arquitecto/a

Planificación

Ejecutar de manera alternativa la aplicación de

políticas, normas y estándares de ordenamiento y

6

expansión urbana y de proyectos de desarrollo integral

local y regional

Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos

y preparación de informe de aprobación de planos,

sean arquitectónicos, declaración de propiedad

horizontal,

conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro

histórico

Topógrafo

Planificación

Ejecuta el levantamiento de información topográfica

para soporte de proyectos de administración urbana y

de desarrollo territorial.

Responsable

Administración Urbana

Establece directrices y valida la elaboración de

informes de reglamentación urbana, sobre

afectaciones, edificación, cerramientos y otros.

4. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

ABREVIATURAS

N° TÉRMINO DEFINICIÓN

1 Tasa S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos

2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San

Miguel de Ibarra.

3 R.A.D Responsable de administración Urbana.

DEFINICIONES


1 Trámite Predial Procedimiento por el cual se obtiene un documento

habilitante, solicitado por un cliente para realizar

cualquier acción con su predio (construir, modificar,

adecuar etc.)

2 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del

GAD-I.

3 Sistema Quipux Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un sistema

informático que administra la gestión de documentos

internos y externos del GAD-I y realiza tareas de registro,

control, reasignación, archivo, envío, entre otros.

4 Especies valoradas Son documentos pre impresos, numerados y tiene valor

llamadas especies valoradas, sirven para dar trámite a los

solicitudes de parte del ciudadano a los servicios

administrativos que ofrece la Municipalidad de Ibarra

5 Comprobante de

pago

Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,

a los contribuyentes por pago por impuesto, tasas, y

contribución especial en las ventanillas designadas para el

efecto.

6 Procedimiento Documento donde se detalla los pasos a seguir para el

cumplimiento de una actividad.

7

5. DIAGRAMA DE FLUJO

Diagrama de flujo: Aprobación y actualización de planos, Directrices Viales, Aprobación de Urbanizaciones, Trabajos Varios, Aprobación de fraccionamiento, Declaratoria Propiedad Horizontal,

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

(P

LAN

IFIC

AC

IÓN

)D

IR. P

LAN

IFIC

AC

IÓN

10. ¿El trámite es para aprobar

Propiedad Horizontal?

Arquitecto/a

2. Revisar parámetros técnicos

del trámite

3. ¿Cumplen parámetros

técnicos?

4.INSPECCIÓN DE CAMPO

SI

NO

Arquitecto/a

5. Elaborar informe de respuesta al

trámite

8. ¿El trámite necesita generar

valores?

Secretaria

9. Generar valores del trámite en el

sistemaSi

Secretaria

11. Reasignar al Archivo Institucional

No

D2

D3

S1

S1

B

Responsable A. U.

6. Verificar y legalizar informe

D3.1

1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones

Inicio

7. ¿Existen novedades en el

informe?NO

SI

D1

No

D

S2

8

Diagrama de flujo: Aprobación y actualización de planos, Directrices Viales, Aprobación de Urbanizaciones, Trabajos Varios, Aprobación de fraccionamiento, Declaratoria Propiedad Horizontal,

TESO

RER

ÍAD

IR. P

LAN

IFIC

AC

IÓN

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL

PR

OC

UR

AD

UR

ÍA

SÍN

DIC

A

SEC

RET

AR

ÍA

GEN

ERA

LC

ON

CEJ

O

MU

NIC

IPA

L

13. MS-GTC-RTM-01 Recaudación y devolución de

tributos

Secretaria

14. Reasignar trámite a la

Procuraduría

Fin

A

16. ¿La declaratoria es

mayor a 10 viviendas?

D4

S1

15. MA-GJ-AL-01Asesoría Legal

D5

B

12. ¿Los valores del trámite han

sido cancelados?

Si

CNo

C

19. MS-GTC-TP-12 Certificación de

reglamentos para Propiedades Horizontales

17. MG-LF-LC-02Planificación y ejecución de Sesiones de

Comisiones del Concejo

18. MG-LF-LC-01 Planificación y ejecución de Sesiones de

Concejo

Si

No

A

D6 D7

D8

20. MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a

trámitesD9

D

9

Documentos: Sistemas:

D1: Matriz de requisitos.

Ver anexo de requisitos de trámites

Municipales para el procedimiento de trámites

prediales.

S1: Sistema de gestión documental

Quipux.

D2: Informe de inspección del predio S2: Sistema de Recaudación y

Tesorería

D3: Informe técnico de Planificación dando

respuesta al trámite.

D3.1: Informe técnico de Planificación

Legalizado

D4: Comprobante de pago por valores

Generados

D5: Informe Jurídico de Propiedad Horizontal

D6: Informe de Comisión de Concejo

Municipal.

D7: Oficio de resolución de Propiedad

Horizontal.

D8: Certificación de la Secretaría General al

Reglamento de Propiedad H.

D9: Expediente completo

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Ver procedimiento para la atención de

trámites ciudadanos.

Asistente

Ventanilla de

Atención al Cliente

2

REVISAR

PARÁMETROS

TÉCNICOS DEL

TRÁMITE

Firmar la constancia de recepción del

trámite, y realizar revisión técnica a los

parámetros técnicos en el expediente y el

plano. Arquitecto/a

3

¿CUMPLEN

PARÁMETROS

TÉCNICOS?

♦ Si cumple con los parámetros técnicos

continuar al paso Nº 8

♦ Si no cumple con los parámetros


4 INSPECCIÓN DE

CAMPO

Ver procedimiento para realizar la

inspección.

Arquitecto/a

Topógrafo

5

ELABORAR

INFORME DE

RESPUESTA AL

TRÁMITE

Elaborar el informe de respuesta, este

informe puede ser favorable si ha

cumplido con todos los requisitos, caso

contrario elaborar un informe de

respuesta negativa informando las

causas del rechazo.

10

6

VERIFICAR Y

LEGALIZAR

INFORME

Verificar el informe que todos los

parámetros técnicos estén correctos

Responsable de

Administración

Urbana

7

¿EXISTEN

NOVEDADES EN

EL INFORME?

♦ Si existen novedades devolver al

arquitecto responsable dando a conocer

los motivos de la devolución

♦ Si no existen novedades en el informe


Responsable de

Administración

Urbana

8

¿EL TRÁMITE

NECESITA

GENERAR

VALORES?

SI genera valores ver actividad Nº 9.

Si NO genera valores ver actividad 11

Secretaria

Planificación

9

GENERAR

VALORES DEL

TRÁMITE EN EL

SISTEMA

Generar valores a pagar en el sistema de

Tesorería por concepto de aprobación de

trámite y fondo de garantía.

Secretaria

Planificación

10

¿EL TRÁMITE ES

PARA APROBAR

PROPIEDAD

HORIZONTAL?

♦ Si el trámite es para aprobar propiedad

horizontal continuar al paso Nº 16

♦Si el tramite no es para aprobar

propiedad horizontal continuar al paso

Nº 14

11

REASIGNAR

TRÁMITE AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Revisar y reasignar el trámite en el

sistemas y físicamente el trámite a

archivo institucional.

Secretaria

Planificación

12

¿LOS VALORES

DEL TRÁMITE

HAN SIDO

CANCELADOS?

♦ Si los valores has sido cancelados


♦ Si los valores no han sido cancelados

informar al ciudadano el valor a pagar y


Secretaria

Dir. Planificación

13

MS-GTC-RTM-01

RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS

Ver el procedimiento de recaudación y

devolución de tributos municipales. Unidad de Rentas.

14

REASIGNAR

TRÁMITE A LA

PROCURADURÍA

Solicitar el comprobante de pago al

cliente y Reasignar el trámite a la

secretaria de Procuraduría Síndica,

entregar todo el expediente a la oficina.

Secretaria

Dir. Planificación

15 ASESORÍA LEGAL

P-GJ-AL-AL-01

Ver procedimiento de Asesoría Legal de

Trámites externos y continuar al paso

Nº 20

Procuraduría

Síndica

16

¿LA

DECLARATORIA

ES MAYOR A 10

VIVIENDAS?

♦ Si la declaratoria es mayor a 10

viviendas continuar al paso Nº 21

♦ Si la declaratoria no es mayor a 10

viviendas continuar al paso Nº 23

Secretaria

SECRETARÍA

GENERAL

11

17

PLANIFICACIÓN

Y EJECUCIÓN DE

SESIONES

COMISIONES DE

CONCEJO

Ver procedimiento para la aprobación

de la Declaratoria Propiedad

Horizontal.

Comisión de

Concejo

18

PLANIFICACIÓN

Y EJECUCIÓN DE

SESIONES DE

CONCEJO

Ver procedimiento de las sesiones de

concejo para aprobar y ratificar en

primera y en segunda instancia la

declaratoria de propiedad Horizontal.

Concejales

Municipales

19

CERTIFICACIÓN

REGLAMENTOS

PROPIEDAD

HORIZONTAL

Ver procedimiento para certificar

reglamentos de propiedad horizontal. Y

entregar el resultado del trámite al

cliente.

SECRETARIA

GENERAL

20

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Ver procedimiento para archivar

trámites externos y entregar respuesta

al cliente.

Asistente

Archivo

institucional

FIN

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DOCUMENTOS INTERNOS

N° Título del Documento

1 Resolución administrativa Nº 44,Gestión Organizacional por procesos IMI 2010

2 Requisitos Trámites Municipales 2010

3 Reglamento Orgánico Funcional 2010

4 Ordenanza que regula el uso y ocupación del suelo 2012

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Art. 470, Art 485

2 Normas de control Interno

3 Código de Arquitectura y Urbanismo

12

8. FORMATOS Y REGISTROS

FORMATO Y REGISTRO DE DOCUMENTOS

Código Título del Documento

Matriz de requisitos. Ver anexo de requisitos de trámites Municipales

para el procedimiento de trámites prediales.

Informe de inspección del predio.

Informe técnico Planificación dando respuesta al trámite.

Informe técnico de Planificación Legalizado

Comprobante de pago por valores Generados

Informe Jurídico de Propiedad Horizontal

Certificación de la Dir., Secretaría General al Reglamento de Propiedad

Horizontal

Oficio de resolución de Propiedad Horizontal.

Informe del Consejo Municipal sobre aprobación de propiedad

Horizontal.

Registro en el Quipux al ingresar y archivar un Trámite

9. ANEXOS

Requisitos trámites Municipales 2010

10. HISTORIAL DE VERSIONES

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN

2010 1 IMI Manual de procedimientos IMI

2010

07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento

de procesos

Corrección al Manual de

Procedimientos 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Lucía Iturralde

Ing. Guillermo Jácome

Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013

13



PROCEDIMIENTO PARA EL IRC Y PERMISO

DE USO DE SUELO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA IRC Y PERMISO DE USO DE SUELO

1. OBJETIVO: Entregar al ciudadano un documento informativo y habilitante, el cual

es requisito indispensable para todo tipo de trámite que condicione el uso y la

ocupación del suelo cantonal.

2. ALCANCE: Sea aplican a los siguientes trámites prediales:

Permiso de uso de suelo.

Informe de reglamentación cantonal. (IRC).

El proceso inicia con el ingreso de la solicitud en la ventanilla de atención al cliente,

se realiza inspección en caso de requerir, se da respuesta a la petición y termina en la

entrega de la solicitud al ciudadano y archivo del mismo.



Rol Responsabilidad


Planificación

Realiza trámites operativos, administrativos y de

logística en la gestión de bienes y servicios

institucionales.

Recibe, registra, clasifica, revisa, da seguimiento,

archiva y despacha la documentación interna y externa

impresa y digital.

Director Planificación Organiza la planificación del ordenamiento y desarrollo

territorial del cantón en función de una prospectiva y

programación física, económica, demográfica y social.

Dirige la elaboración , definición y aplicación del

modelo de desarrollo urbano y rural integral del cantón

Secretaria Administración

Urbana

Apoya en la recepción y despacho de trámites

administrativos de la Dirección.

Arquitecto/a

Planificación

Ejecutar de manera alternativa la aplicación de políticas,

normas y estándares de ordenamiento y expansión

urbana y de proyectos de desarrollo integral local y

regional

Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos y

preparación de informe de aprobación de planos, sean

arquitectónicos, declaración de propiedad horizontal,

fraccionamientos, Directrices Viales, Fondos de

Garantía, IRC, Trabajos Varios.

Conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro

histórico.

14

Asistente Administrativo

Dibujantes

Ejecuta el levantamiento de información topográfica

para soporte de proyectos de administración urbana y de

desarrollo territorial.


ABREVIATURAS


1 TASA S.P.A Tasa por Servicios públicos administrativos

2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de San

Miguel de Ibarra

3 IRC Informe de reglamentación Cantonal

DEFINICIONES


2 CLIENTE Persona natural o jurídica que recibe los servicios del

GAD-I.

3 SISTEMA QUIPUX Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un

sistema informático que administra la gestión de

documentos internos y externos del GAD-I y realiza

tareas de registro, control, reasignación, archivo,

envío, entre otros.

4 ESPECIES

VALORADAS

Son documentos pre impresos, numerados y tiene

valor llamadas especies valoradas, sirven para dar

trámite a los solicitudes de parte del ciudadano a los

servicios administrativos que ofrece la Municipalidad

de Ibarra

5 COMPROBANTE

DE PAGO

Es el documento que entrega la Municipalidad de

Ibarra, a los contribuyentes por pago por impuesto,

tasas, y contribución especial en las ventanillas.

6 PROCEDIMIENTO Documento donde se detalla los pasos a seguir para el


15


Diagrama de flujo: IRC y permiso de uso de sueloA

TEN

CIÓ

N A

L CL

IEN

TE

(PLA

NIF

ICA

CIÓ

N)

DIR

. PLA

NIF

ICA

CIÓ

NA

RCH

IVO

IN

STIT

UCI

ON

AL

IRC, Permiso de uso de suelos

7. ¿El trámite necesita generar

valores?

Secretaria

9. Generar valores en el sistema de

RecaudaciónS2

SI

Secretaria


NO

S1

No

10. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta a

trámites

Fin

Arquitecto/a

2. Revisar parámetros técnicos

del trámite

3. ¿El trámite requiere

inspección?

4. Realizar inspección del

predioSI

NO

Técnico

5. Elaborar informe de respuesta al

trámite

D2

D3

S2.11

S1

Responsable A.U

6. Firmar informe Técnico

S1

S1

1. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones D1

Inicio

S1

16


D1: Matriz de requisitos para IRC y Permiso

de uso de suelo.


Quipux

D2: Informe de Inspección S2: Sistema de Recaudación y Tesorería

D3: Informe de respuesta al trámite. S2.11: GIS

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº1


1

ATENCIÓN DE

PETICIONES


peticiones externas realizadas por la

ciudadanía

Asistente

Atención al

Cliente

(Planificación)

2

REVISAR

PARÁMETROS

TÉCNICOS DEL

TRÁMITE

Firmar la constancia de recepción del

trámite, y realizar revisión técnica a los

parámetros técnicos en el expediente.

Para el IRC:

Entrar al sistema GIS IMI e ingresar los

datos técnicos solicitados. Arquitecto/a

3

¿EL TRÁMITE

REQUIERE

INSPECCIÓN?

♦ Si requiere inspección continuar al

paso Nº 4

♦ Si no requiere inspección continuar al

paso Nº 5

4 INSPECCIÓN DE

CAMPO


inspección.

Arquitecto/a

5

ELABORAR

INFORME DE

RESPUESTA AL

TRÁMITE

Elaborar el informe de respuesta, este

informe puede ser favorable si ha

cumplido con todos los requisitos, caso

contrario elaborar un informe de

respuesta negativa informando las

causas del rechazo.

Para el IRC:

Imprimir el informe desde el sistema

GIS IMI para su legalización.

6

FIRMAR

INFORME

TÉCNICO

Verificar que el informe y los

documentos anexos cumplan los

parámetros Técnicos.

Responsable

Administración

Urbana

17

7

7. ¿EL TRÁMITE

NECESITA

GENERAR

VALORES?

♦ Si el trámite tiene costo continuar al

paso Nº 9

♦ Si el trámite no tiene costo regresar al

paso Nº 11 Secretaria

planificación

8

GENERAR

VALORES EN EL

SISTEMA

Generar valores a pagar en el sistema de

Tesorería por concepto de aprobación de

trámite

9

REASIGNAR

TRÁMITE AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar el trámite y entregar el

expediente completo al Asistente del

archivo institucional

Secretaria de

Administración

Urbana

10

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Ver procedimiento para el archivo de los

trámites y la entrega del expediente al

ciudadano.

Asistente

Archivo

Institucional

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Resolución administrativa Nº 44, Gestión Organizacional por procesos IMI 2010

2 Ver Requisitos Trámites Municipales 2010

3 Ver Reglamento Orgánico Funcional 2010


DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD






Matriz de requisitos para IRC: Copia de la cédula de ciudadanía

Tasa por servicios técnicos Administrativos

18

Certificado de no adeudar al Municipio.

En caso de requerirlo adjuntar copia de las escrituras.

Matriz de requisitos para Uso de suelo.

Formulario IRC

Informe de respuesta al trámite

Comprobante de pago

9. ANEXOS

Manual de requisitos para trámites Municipales GAD-I 2010


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N

REALIZADO POR DESCRIPCIÓN

2010 1.0 GAD-I Manual de procedimientos GAD-I

2010


de procesos


procedimientos IMI 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Lucía Iturralde,

César Saransing

Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013

Firma:

Firma:

19



PROCEDIMIENTO PERMUTAS,

COMODATOS Y DONACIONES,

EXPROPIACIONES, REMATES FORZOSOS,

ADJUDICACIONES Y LEGALIZACIÓN DE

PREDIOS


VERSION: 1

FECHA

APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA LA TRAMITACIÓN DE PERMUTAS,

COMODATOS Y DONACIONES, EXPROPIACIONES, REMATES

FORZOSOS, ADJUDICACIONES YLEGALIZACIÓN DE PREDIOS.

1. OBJETIVO:

Por el alcance del procedimiento se establecen los siguientes objetivos.

1.- Evitar que se perjudique a los intereses de las partes involucradas.

2. Otorgar en calidad de préstamo un bien mueble o inmueble para beneficio social.

3. Integrar áreas o fajas de terreno de propiedad intelectual a los colindantes.

4. Legalizar el bien inmueble del posesionario para obtener su título de propiedad.

5. Adquirir los terrenos que servirán para la ejecución de obras de utilidad pública o

interés social.

2. ALCANCE:Los tipos de trámite contiene el procedimiento de tramitación predial

son:

Permutas

Comodatos y donaciones

Expropiaciones

Legalización de predios

Adjudicaciones

Remates forzosos

El proceso inicia con el ingreso de la solicitud a la ventanilla de atención al cliente, o

por pedidos internos de las unidades, inspección, aprobación o rechazo de la petición

hasta el archivo del trámite.



Rol Responsabilidad


Planificación

Recibir documentación externa, verificar estado de documentos

(vigencia, propiedad, etc.).Reasignar los trámites externos que

ingresan Al GAD-I a los funcionarios responsables.

Directora Planificación

Organiza la planificación del ordenamiento y desarrollo

territorial del cantón en función de una prospectiva y

programación física, económica, demográfica y social.

Dirige la elaboración , definición y aplicación del modelo de

desarrollo urbano y rural integral del cantón

Secretaria Planificación Apoya en la recepción y despacho de trámites administrativos de

la Unidad.

20

Arquitecto/a

Planificación

Ejecutar de manera alternativa la aplicación de políticas, normas

y estándares de ordenamiento y expansión urbana y de proyectos

de desarrollo integral local y regional




conjuntos habitacionales, actualizaciones y centro histórico

Topógrafo

Planificación

Ejecuta el levantamiento de información topográfica para

soporte de proyectos de administración urbana y de desarrollo

territorial.


ABREVIATURAS



2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de Ibarra

DEFINICIONES


1 PERMUTA Es un contrato por el cual cada una de las partes se obliga

a dar el derecho de propiedad (dominio) de una cosa para

recibir el derecho de dominio sobre otra.

2 COMODATO Es un contrato por el cual una parte entrega a la otra

gratuitamente una especie, mueble o bien raíz, para que

haga uso de ella, con cargo de restituir la misma especie

después de terminado el uso.

3 QUIPUX Sistema de Gestión Documental que soporta el registro,

control, circulación y organización de los documentos

digitales y/o impresos que se envían y reciben en el GAD-

I.

4 ESPECIES

VALORADAS Son documentos pre elaborado y numerado, que están

valorados y sirven para dar trámite a los diferentes

servicios administrativos que realiza la Municipalidad de

Ibarra.

5 COMPROBANTE

DE PAGO Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,

a los contribuyentes que han pagado por impuesto, tasas,

contribución u otros ingresos a la Municipalidad, en la

ventanillas designadas para el efecto

21


Diagrama de Flujo: Permutas, Comodatos y donaciones, Adjudicaciones, Legalización de bienes

ATEN

CIÓN

AL C

LIENT

ECL

IENT

EPL

ANIFI

CACI

ÓNAV

ALÚO

S Y C

ATAS

TROS

ALCA

LDÍA

iNICIO

Cliente Interno

2. Elaborar oficio solicitando el

trámite

1. ¿La solicitud es de un Cliente

interno?

Arquitecto/a

6. Analizar requerimientos del

trámite

Arquitecto/aTopógrafo

7. INSPECCIONAR PREDIO

Arquitecto/a

8. Elaborar Informe Técnico

Técnico

9. Verificar datos del predio

Técnico

10. Calcular avalúo del predio y ver

catastro

Técnico

11. Elaborar informe técnico

Arquitecto

13. Verificar informe y entregar

al DirectorD3

D4

3. MS-GTC-AP-11

Atención de peticiones

NO

SI

D1

D2

D2

S2

S1

S1

Director

12. Legalizar el informe

Director

14. Legalizar el informe y enviar a la unidad responsable.

D6

S1

4. ¿Requiere sumilla del

Alcalde?

Alcalde

5. Sumillar Documentos

Si

No

1

22

Diagrama de Flujo: Permutas, Comodatos y donaciones,

Adjudicaciones, Legalización de bienes

DIR.

GES

TIÓN

FI

NANC

IERA

ARCH

IVO

INST

ITUC

IONA

LPR

OCUR

ADUR

IA

SÍND

UCA

SECR

ETAR

IA

GENE

RAL

Director/a

15. Certificar Fondos

18. MS-GTC-AP-13 Entrega de

respuesta a trámites y

archivo

FIN

16. MA-GJ-AL-01

Asesoramiento legal

17. MG-LF-LC-02 Planificación y

ejecución de Sesiones de Comisiones del Concejo Municipal

1


(Permutas, Comodatos y donaciones,

Adjudicaciones, Legalización de bienes)

S1 Sistema de Gestión Documental

Quipux

D2: Matriz de requisitos para trámites S2: Sistema de Avalúos y catastros

D3: Datos de la inspección

D4: Informe técnico de Planificación

D6: Informe técnico de Avalúos y catastros

23



1 ¿EL REQUERIMIENTO

ES DE UN CLIENTE

INTERNO?

♦Si el requerimiento es de un

cliente interno continuar al paso Nº

2

♦ S el requerimiento no es de un

cliente Interno continuar al paso N3

Inicio del proceso

2 ELABORAR OFICIO

SOLICITANDO EL

TRÁMITE

Elaborar oficio,/memo/ solicitud

verbal o escrita solicitando se dé

atención al trámite y continuar al

paso Nº 4

Cliente Interno

3 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Ver procedimiento para la atención

de trámites ciudadanos.

Asistente de

Ventanilla


4 ¿REQUIERE SUMILLA

DEL ALCALDE?

♦ Si requiere sumilla del Alcalde

reasignar tramite a la alcaldía y


♦ Si no requiere sumilla del alcalde

reasignar a la Dir. de Planificación y

continuar a la actividad Nº 6

Asistente de

Ventanilla


5 SUMILLAR

DOCUMENTOS

El señor Alcalde sumilla los trámites

correspondientes. Alcalde

6 ANALIZAR

REQUERIMIENTOS DEL

TRÁMITE

Firmar la constancia de recepción

del trámite, y realizar una revisión a

los requerimientos técnicos en el

trámite

Arquitecto/a

7 INSPECCIÓN DEL

PREDIO


inspección.

Arquitecto/a

Topógrafo

8 ELABORAR INFORME

TÉCNICO

Elaborar informe técnico con los

datos obtenidos en la inspección del

predio. Reasignar el trámite a la

Dirección de Avalúos y Catastros

para el Cálculo respectivo

Arquitecto/a

9 VERIFICAR DATOS DEL

PREDIO

Revisar en el sistema de Avalúos y

Catastros los datos del predio y del

solicitante para comprobar si la

información es verdadera.

Técnico

Avalúos y

Catastros

10 CALCULAR AVALÚO

DEL PREDIO Y VER

ANALIZA CATASTRO

Calcular los valores solicitados del

predio según la información enviada

por la dirección de Planificación

Técnico

Avalúos y

Catastros

11 ELABORAR INFORME

TÉCNICO

Elaborar el oficio de respuesta a la

petición, incluir los valores del

avalúo de terreno.

Técnico

Avalúos y

Catastros

12 LEGALIZAR EL

INFORME

Revisar que todos los valores

impresos en el informe estén

correctos y firmar el informe.

Director

Avalúos y

Catastros

24

13 VERIFICAR INFORME Y

ENTREGAR AL

DIRECTOR

Verificar información y pasar para

firme del Director Arquitecto/a

14

FIRMAR EL INFORME Y

ENVIAR A LA

DIRECCIÓN

COMPETENTE

Revisar información, firmar informe

y reasignar a la Dirección

responsable de continuar con el

proceso.

Director

Planificación

15 CERTIFICAR FONDOS

Certificar que existe los fondos

necesarios para proceder con el

trámite

Directora

Financiera

16 MA-GJ-AL-01

ASESORAMIENTO

LEGAL

Ver Procedimiento para la

respectiva asesoría legal de los

trámites.

Asesoría Jurídica

17

MG-LF-LC-02

PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE

SESIONES DE

COMISIONES DEL

CONCEJO MUNICIPAL

Ver procedimiento para la ejecución

de sesiones de las Comisiones de

Consejo.

Secretaría General

18

MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y ARCHIVO

Ver Procedimiento para la entrega y

archivo de trámites externos.

Archivo

Institucional

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Art. 438, 441


3 Normativa Legal vigente




D1. Solicitud, memo, oficio etc, para atención de trámite

D2: Matriz de requisitos para trámites (Permutas, Comodatos y

donaciones, Adjudicaciones, Legalización de bienes))

D3: Datos de la inspección

D4: Informe técnico de Planificación

D5: Informe técnico de Avalúos y catastros

25

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010 07/12/2012 1.1 Equipo Levantamiento

de procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Armando Méndez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

26



PROCEDIMIENTO PERMISO DEFINITIVO DE

CONSTRUCCIÓN.


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PERMISO DEFINITIVO DE CONSTRUCCIÓN

1. OBJETIVO

Garantizar que las construcciones se realicen en base a lo aprobado en los planos

arquitectónicos emitidos.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la recepción de documentos en la ventanilla de atención al

cliente, la inspección del predio, aprobación o rechazo de la solicitud hasta el archivo

del trámite.



Rol Responsabilidad

Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico

de la unidad

Aprueba documentos técnicos para la construcción

Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de

obras

Realiza permisos de habitualidad y definitivos de

construcción.

Secretaria OO.PP Apoya en la recepción y despacho de trámites



ABREVIATURAS



2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de

Ibarra

3 OO.PP Dirección de Obras Públicas

DEFINICIONES



GAD-I.

27

2 QUIPUX Sistema de Gestión Documental que soporta el

registro, control, circulación y organización de los

documentos digitales y/o impresos que se envían y

reciben en el GAD-I.

3 ESPECIES

VALORADAS

Son documentos preelaborado y numerado, que están


servicios administrativos que realiza la Municipalidad

de Ibarra.

4 COMPROBANTE

DE PAGO


Ibarra, a los contribuyentes que han pagado por

impuesto, tasas, contribución u otros ingresos a la

Municipalidad, en la ventanillas designadas para el

efecto



28


Diagrama de flujo: Permiso definitivo de construcción.

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

ED

IR.

OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

AR

CH

IVO

IN

ST

ITU

CIO

NA

L

Fase

Secretaria

2. Registrar trámite y reasignar al

Técnico

Técnico

4. Realizar inspección de la

construcción

Técnico

6. Realizar informe de la inspección

3. ¿El solicitante esta presente

para la inspección?

SI

Técnico

9. Devolver el trámite a la secretaria

NO Secretaria

10. Elaborar oficio de respuesta

negativa

Secretaria

7. Registrar informe en Sistema

Director


Secretaria


Fin

S1

S1 S1

D2.1S1

D2.3 D3

D2.2

1. P-MS-GTC-AP-11Atención de peticiones

Inicio

D1


trámites y archivo

¿Existen recomendaciones para la obra?

NO

Técnico

5.Realizar recomendaciones

de la obra.

SI

D3

S1

S1


D1: Matriz de requisitos. S1: Sistema de gestión documental Quipux.

D2.1: Informe de inspección de la

construcción.

D2.2: Informe legalizada

D2.3: Oficio de respuesta al peticionario

D3: Expediente

29



1 ATENCIÓN DE

PETICIONES


de trámites ciudadanos

Asistente

Ventanilla


2

REGISTRAR

TRÁMITE Y

REASIGNAR AL

TÉCNICO

Reasignar trámite al técnico

responsable de realizar la inspección Secretaria

3

¿EL SOLICITANTE

ESTÁ PRESENTE

PARA LA

INSPECCIÓN?

♦ Si el solicitante está presente en la

fecha y hora indicada continuar al

paso Nº 84

♦ Si el solicitante no está presente en

el plazo de 4 días continuar al paso

Nº 6

Técnico

OO.PP

4

REALIZAR

INSPECCIÓN DE LA

CONSTRUCCIÓN

Dirigirse al lugar donde se está

realizando la construcción y verificar

aspectos técnicos (Construcción

según los planos)

Técnico

OO.PP

4.1

¿EXISTEN

RECOMENDACIONES

A LA OBRA?

♦ Si existen recomendaciones


♦ Si no existen recomendaciones


Técnico

OO.PP

5

REALIZAR

RECOMENDACIONES

DE LA OBRA

Comunicar al ciudadano o

profesional responsable de la

construcción sobre las posibles

modificaciones o correcciones a la

obra.

Técnico

OO.PP

6

ELABORAR

INFORME DE LA

INSPECCIÓN

Elaborar el informe de respuesta a la

solicitud, con los datos recopilados y

observados en la inspección

Técnico

OO.PP

7

REGISTRAR

INFORME EN

SISTEMA

Registrar el oficio de respuesta en el

sistema y hacer legalizar el informe

por el Director de OO.PP

Secretaria

OO.PP

8 LEGALIZAR EL

INFORME

Revisar y firmar el informe.

Devolver a la secretaria.

Director

OO.PP

9

DEVOLVER EL

TRÁMITE A LA

SECRETARIA

Devolver el trámite a la secretaria

indicando el motivo de la

devolución.

Técnico

OO.PP

10

ELABORAR OFICIO

DE RESPUESTA

NEGATIVA

Elaborar el oficio dirigido al

solitamente indicando el motivo por

el cual no tuvo procedencia y

atención. Continuar al paso Nº 12

Secretaria

OO.PP

30

11

REASIGNAR AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar el trámite al archivo

Institucional y entregar el expediente

físico en la ventanilla del Archivo.

Secretaria

OO.PP

12

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Ver procedimiento para Archivar el

trámite y entregar la respuesta al

interesado.

Asistente

Archivo

Institucional.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






5

DOCUMENTOS EXTERNOS







D1: Matriz de requisitos.

D2.1: Informe de inspección de la construcción.


D2.3: Oficio de respuesta al peticionario

D3: Expediente

31

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N

REALIZADO

POR

DESCRIPCIÓN

2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI 2010

07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento

de procesos

Corrección al Manual de procedimientos

IMI 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. Lucía Iturralde

Tnglo. José Farinango

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

32



PROCEDIMIENTO REGISTRO DE

INQUILINATO.


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN: 14-12-2012


PROCEDIMIENTO REGISTRO DE INQUILINATO

1. OBJETIVO

Registrar y controlar los bienes inmuebles privados, que presten servicios de alquiler de

vivienda en el cantón Ibarra.

2. ALCANCE

El campo de aplicación o de influencia del registro de inquilinato es el cantón Ibarra, es

decir todos los predios que se encuentren catastrados bajo la jurisdicción del GAD-I.



Rol Responsabilidad

Director de Avalúos

y Catastros

El Director del departamento promueve la

optimización de los servicios que se brinda a los

usuarios internos y externos al GAD-I.

Garantiza que la información del catastro predial del

cantón Ibarra sea lo más actualizada para entregar

servicios más acercados a la realidad.

Asistente

Administrativo

Ingresa, actualiza o elimina la información de los

predios del cantón Ibarra.

Elabora el documento solicitado.

CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria

para una atención eficiente.


ABREVIATURAS




Miguel de Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

33

3 Sistema Quipux Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un





4 Especies valoradas Son documentos pre impresos, numerados y tiene




de Ibarra

5 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de


tasas, y contribución especial en las ventanillas

designadas para el efecto.



7 Inquilinato forma de alojamiento o vivienda colectiva en la cual

varias familias pobres comparten una casa ,

34


Diagrama de flujo: Registro de Inquilinato

DIR

. AV

ALÚ

OS

Y

CA

TAST

RO

SC

LIEN

TE

Fase

Cliente

1. Adquirir formulario Nº 19 en

tesorería.

Cliente

2. Solicitar registro de inquilinato

D1 D1.1

Asistente Avalúos

3. Buscar predio e ingresar

informaciónS1

Asistente Avalúos

4. Grabar registro de inquilinato

Asistente Avalúos

5. Imprimir datos y legalizar Formulario

Cliente

6. Cancelar el valor del registro

Asistente Avalúos

7. Imprimir certificado de

inquilinato

Fin

D4

D3

S1D1.2

Inicio


D1: Solicitud de inscripción de arrendamiento. S1. Sistema de Gestión Predial.-

Módulo Inquilinato

D1.1: Cédula y papeleta de votación

D2: Solicitud de inscripción de arrendamiento lleno y

firmado

D3: Comprobante de pago

D4: Certificado de inscripción de arrendamiento



1

ADQUIRIR

FORMULARIO Nº

19 EN TESORERÍA.

Adquirir el formulario de solicitud de

inscripción de arrendamiento en las

ventanillas de tesorería Municipal

Cliente

2

SOLICITAR

REGISTRO DE

INQUILINATO

Solicitar el registro de los inquilinos o

arrendatarios que existen en un predio.

Entrega los requisitos en la Dirección de

Avalúos y catastros para realizar registro.

(formulario nro. 19, cédula y papeleta de

votación de peticionario)

Cliente

3

BUSCAR PREDIO E

INGRESAR

INFORMACIÓN

Buscar el predio en el cual existen

arrendatarios, luego se procede con el

ingreso del detalle de los elementos

físicos del predio en el módulo de

inquilinato.

Asistente

Avalúos y

Catastros

4

GRABAR

REGISTRO DE

INQUILINATO

Grabar la información, e imprimir el

formulario respectivo para proceder con

el cálculo del registro de inquilinato.

Asistente

Avalúos y

Catastros

35

5

IMPRIMIR DATOS

Y LEGALIZAR

FORMULARIO

Imprimir el registro de inquilinato para

su posterior legalización por parte del

cliente externo y generar el título de

crédito del registro de inquilinato en el

sistema de tesorería.

Siempre y cuando se realice entre el

primero de enero y el treinta y uno de

marzo; caso contrario se ingresan dos

títulos de crédito al sistema de tesorería

que son el registro de inquilinato y multa

de inquilinato.

Asistente

Avalúos y

Catastros

6

CANCELAR EL

VALOR DEL

REGISTRO

Cancelar los valores generados en las

ventanillas de tesorería Municipal y

solicitar el comprobante de pago.

Cliente

7

IMPRIMIR

CERTIFICADO DE

INQUILINATO

Regresar donde el asistente

administrativo que le atendió para la

respectiva impresión del certificado del

registro de inquilinato siempre que se

haya cancelado y su legalización por

parte del asistente administrativo y sello.

Asistente

Avalúos y

Catastros

8 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






5 Ordenanza de inquilinato

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD





Solicitud de inscripción de arrendamiento

Cédula y papeleta de votación

Solicitud de inscripción de arrendamiento lleno y firmado

Comprobante de pago

Certificado de inscripción de arrendamiento

Sistema de Gestión Predial.- Módulo Inquilinato

36

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


2010 1.0 IMI Manual de procedimientos IMI

2010

07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento de

procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Jenny Jara

Fecha:14-12-2012 Fecha:24-14-12-2012

Firma

Firma

37



PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN

DE BIENES DE USO PÚBLICO.


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN: 14-12-2012


PROCEDIMIENTO PARA LA PRESTACIÓN DE BIENES DE USO PÚBLICO

1. OBJETIVO

Autorizar la ocupación de los bienes de uso público que se encuentran bajo

dependencia del GAD-I, para facilitar el desarrollo de actividades programadas por

las instituciones y ciudadanía en general.

2. ALCANCE: El procedimiento aplica a los siguientes bienes públicos.

Plazoleta Francisco calderón

Auditorio Casa de la Ibarreñidad

Banda Municipal Teatro municipal gran Colombia

Auditorio Monseñor Leonidas Proaño Salón Máximo

El proceso inicia con el ingreso de la solicitud a la ventanilla de atención al cliente,

aprobación o rechazo de la petición hasta el archivo del trámite.



Rol Responsabilidad

Director de cultura Lidera la programación y presupuesto del Plan

Operativo de su área organizacional.

Elabora y coordina planes, programas, y proyectos de

festividades de la ciudad y sus parroquias.

Promotor cultural Analiza y prioriza requerimientos de programas

culturales y deportivos del cantón. Prepara materiales

de soporte de recreación cultural y deportiva, así

como escenarios para realización de programas y

eventos. Organiza, coordina, supervisa y dirige las

actividades deportivas, recreativas, vacacionales

abalizadas por la Municipalidad de Ibarra

Director de cultura Organiza la formulación de políticas, normas y

procedimientos de educación, cultura, deportes y

banda municipal. Integra y promueve la optimización

de los servicios de educación, cultura, deportes y

banda municipal.

Asistente administrativo

(Archivo institucional)

Recibe, registra, clasifica, da seguimiento, archiva y

despacha la documentación interna y externa.

Mantiene actualizada la base de datos de registro,

recepción y entrega de documentos de la institución.

38

Secretaria general Integra y promueve la optimización de los servicios de

apoyo secretarial y documental al Concejo y Alcaldía.

Elabora resoluciones y Actas del Concejo Municipal.

Realizar convocatorias y asiste a sesiones del Concejo

Municipal, a fin de emitir acuerdos y resoluciones.


ABREVIATURAS




Ibarra

DEFINICIONES


1 BIEN DE USO

PÚBLICO

Son bienes de uso público aquellos cuyo uso por los

particulares es directo y general, en forma gratuita.


GAD-I.





39

5. DIAGRAMAS DE FLUJO Nº 1

Diagrama de flujo: Prestación Plazoleta Francisco Calderón

AV

ALÚ

OS

Y

CA

TA

ST

RO

SC

OM

ISA

RÍA

M

UN

ICIP

AL

DIR

. D

ES

AR

RO

LLO

Y P

LAN

IFIC

AC

IÓN

T

UR

ÍST

ICA

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

EC

LIE

NT

E

Plazoleta Francisco Calderón

1. MS-GTC-AP-11Atención de peticiones

Secretaria

14. Firmar acta de compromiso con el

solicitante

Si

7. ¿El informe es positivo?

Fin

D5

Secretaria

2. Verificar disponibilidad del

bien público

Secretaria

5. Elaborar oficio de Respuesta y comunicar al

solicitante

Cliente

9. Presentar Documentación en

Comisaría M

Coor. De comisaría

10. Emitir autorización por ocupación de vía.

Jefe de catastros

11. Calcular el valor por ocupación de la

vía Pública

Secretaria

15. Archivar Trámite

D1

Cliente

13. Presentar documentos en la

Dir. De Turismo

Cliente

8. Adquirir formulario para

ocupación de la vía

D1,2,3

Cliente

12. Cancelar valor por ocupación de la

vía públicaD4

3. ¿Existe disponibilidad

del bien solicitado?

Secretaria

4. Registra la ocupación del bien

público

SI

S 4.1

NO

Director

6. Legalizar el oficio de respuesta

D3.2

D1,2,3,4

A

A

B

NO

B

D2

D3.1

D3

S1

Inicio

40


D1: Matriz de requisitos S1: Sistema de Gestión Documental Quipux

D2: Oficio de respuesta al pedido

D3: Formulario de ocupación de vía pública.

D3.1: autorización de ocupación de vía pública

D3.2: Registro del cálculo de valor por

ocupación de vía pública


D5: Acta de compromiso.



1 ATENCIÓN DE

PETICIONES


trámites ciudadanos.

Asistente


2

VERIFICAR

DISPONIBILIDAD

DEL BIEN

PÚBLICO

Revisar en la agenda física o electrónica la

disponibilidad del bien público solicitado.

Secretaria

Dir. D y P. Turística

3

¿EXISTE

DISPONIBILIDAD

DEL BIEN

SOLICITADO?

♦ Si existe la disponibilidad del bien

solicitado continua a la Actividad Nº 6

♦ Si no existe la disponibilidad del bien

solicitado continua a la actividad Nº 7

4

REGISTRA LA

OCUPACIÓN DEL

BIEN PÚBLICO

Registra en la agenda (Física o

electrónica) la actividad a realizarse con la

hora y fecha del evento.

5

ELABORAR

OFICIO DE

RESPUESTA Y

COMUNICAR AL

SOLICITANTE

Elaborar oficio de respuesta dependiendo

de la disponibilidad del bien solicitado y

comunicar vía telefónica al solicitante la

respuesta a su pedido.

6

LEGALIZAR EL

OFICIO DE

RESPUESTA

Firmar el oficio de respuesta elaborado.

7 ¿EL INFORME ES

POSITIVO?

♦ Si el informe es positivo entregar el

informe al cliente y comunicarle que

continúe con el paso Nº 7

♦ Si el informe es negativo se comunica al

cliente las razones por las cuales su

trámite fue rechazado, se archiva el

trámite y termina el proceso.

41

8

ADQUIRIR

FORMULARIO PARA

OCUPACIÓN DE LA

VÍA

Dirigirse a la ventanilla 11 de tesorería y

comprar el formulario para ocupación de

la vía pública y llenar los campos. Cliente

9

PRESENTAR

DOCUMENTACIÓN

EN COMISARÍA

MUNICIPAL

Adjuntar el formulario a los documentos

anteriores y presentar en la comisaría

Municipal.

10

EMITIR

AUTORIZACIÓN

POR OCUPACIÓN

DE VÍA.

Verificar el oficio de respuesta emitido

por la dirección de Turismo e imprimir la

autorización provisional para ocupación

de la vía pública. Informar al cliente que

continúe con el proceso.

Nota: Esta autorización se imprimirá al

reverso del formulario para ocupación de

la vía pública.

Coordinador de

Comisarías.

11

CALCULAR EL

VALOR POR

OCUPACIÓN DE LA

VÍA PÚBLICA.

Verificar la autorización emitida por la

comisaría municipal y calcular el valor

por ocupación de la vía pública. Registrar

el valor calculado en el formulario de

ocupación de la vía pública.

Jefe de Catastros

12

CANCELAR VALOR

POR OCUPACIÓN

DE LA VÍA

PÚBLICA.

Dirigirse a la ventanilla de tesorería,

cancelar el valor generado y adjuntar el

comprobante de pago al conjunto de

documentos anteriores. Cliente

13

PRESENTAR

DOCUMENTOS EN

DIR. DE TURISMO

Dirigirse a la Dir. Turística y presentar a

la secretaria todo os los documentos

adquiridos para la revisión.

14

FIRMAR ACTA DE

COMPROMISO

CON EL

SOLICITANTE

Establecer acuerdos de responsabilidad

entre el solicitante y el Dir. Turística,

imprimir el acta de compromiso y firmar

las partes interesadas.

Secretaria

Dir. D y P. Turística

Cliente

15

ARCHIVAR

TRÁMITE

Adjuntar los documentos al archivo,

entregar una copia del oficio de respuesta

al solicitante y dar por concluido el trámite

en el sistema Quipux.

Secretaria

FIN

42

5.2 Diagrama de flujo Nº 2

Procedimiento: Prestación Auditorio Casa de la Ibarreñidad, banda Municipal.

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

ALC

ALD

ÍAD

IR. C

ULT

UR

A

EDU

CA

CIÓ

NA

RC

HIV

O

INST

ITU

CIO

NA

L

Banda Municipal, Auditorio Casa de la Ibarreñidad

Secretaria

2. Hacer sumillar solicitud al Alcalde

Alcalde

3. Sumilla la solicitud

D1.1

Asistente Ventanilla

4. Reasignar trámite a secretaria de

cultura

Secretaria

5. Verificar disponibilidad del

bien solicitado

Secretaría

8. Elaborar oficio de respuesta

Secretaria

9. Comunicar al solicitante la respuesta.

6. ¿Existe disponibilidad

del bien solicitado?

Secretaria

7. Registrar la prestación del bien

solicitado

SI

NO

D2



trámite y archivo

S1

Fin

S1


Inicio

D1

D1

D3

S1


D1: Matriz de requisitos para prestación de

Auditorio Casa Ibarreñidad y Banda Municipal.

D1.1: Trámite sumillado

D2: Registro de prestación del bien inmueble.

D3: Oficio de respuesta al solicitante

43

6.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº2


1 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Ver procedimiento para la atención de trámites

ciudadanos.

Asistente


2

HACER SUMILLAR LA

SOLICITUD AL

ALCALDE

Recibir trámite y hacer sumillar la solicitud al

Alcalde para su conocimiento

Secretaria

Alcaldía

3 SUMILLAR TRÁMITE Sumillar la solicitud del ciudadano Alcalde

4

REASIGNAR TRÁMITE

A SECRETARIA DE

CULTURA

Reasignar el trámite a la dirección de Cultura y

deportes pidiendo se dé respuesta al trámite.

Asistente

Ventanilla Atención al

Cliente

5

VERIFICAR

DISPONIBILIDAD DEL

BIEN SOLICITADO

Revisar en la Agenda de actividades si el bien

solicitado está disponible para uso.

Secretaria

Dirección de Cultura

6

¿EXISTE

DISPONIBILIDAD DEL

BIEN SOLICITADO?

♦ Si existe la Disponibilidad del bien solicitado


♦Si el bien solicitado no existe continuar al paso

Nº 8

Secretaria


7

REGISTRAR LA

PRESTACIÓN DEL

BIEN SOLICITADO

Registrar en la Agenda la actividad a realizarse con

la fecha y hora en la cual va a estar ocupada por el

solicitante.

Secretaria


8 ELABORAR OFICIO DE

RESPUESTA

Elaborar el oficio de respuesta informando la

respuesta del trámite, en caso de ser la respuesta

negativa informar las causas del rechazo a la

petición.

Reasignar el trámite al archivo institucional.

Secretaria


9

COMUNICAR AL

SOLICITANTE LA

RESPUESTA.

Comunicarse con el solicitante para informarle la

respuesta a su petición.

Nota: Si la respuesta es negativa informar al

peticionario los días disponibles del bien

solicitado, para llegar a un posible acuerdo de uso.

Secretaria


10

MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Ver procedimiento para archivar el trámite y

entregar respuesta al solicitante.

Asistente Archivo

Institucional.

FIN

44

5.3 Diagrama de flujo Nº 3

Diagrama de flujo: Préstamo de Auditorio Monseñor Leonidas Proaño, Salón Máximo, Teatro Gran Colombia.

DIRE

CCIÓ

N A

DMIN

ISTR

ATIV

AAT

ENCI

ÓN

AL

CLIE

NTE

DIRE

CCIO

NES

GA

D-I

Inicio

2. MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones D1, D2,

D3S1

Director Administrativo

4. Sumillar para atención de la Unidad de Desarrollo

Institucional y Servicios

S1D1, D2,

D3

Responsable Desarrollo Institucional y Servicios

5. Analizar la factibilidad de préstamo por disponibilidad,

día, hora y tipo de evento

6. ¿Es factible el préstamo?


7. Registrar el préstamo en el Libro de Prestaciones


8. Responder el trámite Indicando la aprobación o

negación del préstamo

No

Si

S1D4

D4

D3

Fin

Director

3. Solicitar el préstamo del Auditorio a través de

Memorando

1. ¿Solicita el cliente externo o interno?

Externo

Interno

S1 D3

45


D1: Solicitud Externa Sistema de Gestión Documental Quipux.

D2: Tasa por Servicios Administrativos

D3: Memorando QUIPUX

D4: Libro de Prestaciones

6.3 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº3

PRÉSTAMO DEL AUDITORIO


1

¿SOLICITA EL

CLIENTE EXTERNO

O INTERNO?

Si el préstamo lo solicita el cliente

externo ir a la actividad N° 2.

Si solicita el cliente interno ir a la

actividad N° 3.

-------------

2

PROCEDIMIENTO

DE ATENCIÓN DE

PETICIONES

Iniciar Procedimiento de

ATECIÓN DE PETICIONES en el

que se recepta la Solicitud externa

para el préstamo del Auditorio con

una Tasa por Servicios

Administrativos.

Se genera un número de trámite en

el Sistema QUIPUX.

Ir a la actividad N° 4.

Unidad de Atención

al Cliente

3

SOLICITAR EL

PRÉSTAMO DEL

AUDITORIO A

TRAVÉS DE

MEMORANDO

Solicitar el préstamo del Auditorio,

explicando el motivo y el evento, a

través de Memorando del Sistema

QUIPUX dirigido al Director

Administrativo.

Director área usuaria

4

SUMILLAR PARA

ATENCIÓN A LA

UNIDAD DE

DESARROLLO

INSTITUCIONAL Y

SERVICIOS

Recibir el pedido, sumillar y enviar

al Responsable de Desarrollo

Institucional y Servicios para su

atención.

Director

Administrativo

5

ANALIZAR LA

FACTIBILIDAD DE

PRÉSTAMO POR

DISPONIBILIDAD,

DÍA, HORA Y TIPO

DE EVENTO

Analizar la factibilidad y

disponibilidad de préstamo por día,

hora y tipo de evento, verificando el

Libro de Prestaciones y basándose

en el Reglamento de préstamo de

este inmueble.

Responsable de

Desarrollo

Institucional y

Servicios

6

¿ES FACTIBLE EL

PRÉSTAMO?

Si es factible el préstamo ir a la

actividad N° 7.

Si no es factible ir a la actividad N°

8.

Responsable de

Desarrollo

Institucional y

Servicios

7

REGISTRAR EL

PRÉSTAMO EN EL

LIBRO DE

PRESTACIONES

Registrar el préstamo del Auditorio

en el Libro de Prestaciones

colocando fecha, hora y evento a

realizarse.

Responsable de

Desarrollo

Institucional y

Servicios

46

8

RESPONDER EL

TRÁMITE

INDICANDO LA

APROBACIÓN O

NEGACIÓN DEL

PRÉSTAMO

Responder el trámite en el Sistema

QUIPUX y enviarlo al Archivo

Institucional, indicando la

aprobación o negación del

préstamo.

Responsable de

Desarrollo

Institucional y

Servicios

9 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS



2 Manual de Funciones IMI 2010

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Capítulo VIII Art. 417, 429

2 Normas de Control Interno




Requisitos para la realización de eventos en la Plazoleta Francisco

Calderón

Plano de ubicación de stands para eventos públicos

Tasa por servicios técnicos administrativos

Oficio de respuesta al pedido

Formulario de ocupación de vía pública.

Registro de ocupación de vía pública

Autorización de ocupación de vía pública

Registro del cálculo de valor por ocupación de vía pública

Comprobante de pago

Acta de compromiso.

47

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓN REALIZAD

O POR

DESCRIPCIÓN


07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamient

o de procesos


IMI 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Marisol Rosero

Ing. Lilian Posso

Ing. Edmundo Paredes

Fecha: Fecha: 14-12-2012

Firma:

Firma:

48



PROCEDIMIENTOPARA OCUPACIÓN DE

VÍA PÚBLICA.


VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARAOCUPACIÓN DE VÍA PÚBLICA

1. OBJETIVO

Emitir permisos para la ocupación de la vía pública, aceras, calles u otros espacios

públicos, que la Municipalidad otorga en base a condiciones y bases legales que permiten

su control y garantizar la correcta y organizada ocupación de la vía pública.

La ocupación de la vía pública está prohibida por el Código Orgánico de Ordenamiento

Territorial, autonomía y descentralización (COOTAD) y varias de las ordenanzas

vigentes; particularmente por la Ordenanza que regula la actividad de comercio en el

Cantón Ibarra.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la petición que cualquier ciudadano puede realizar, con el ingreso

de requisitos, para lo cual se hace un análisis de la petición, y termina con el permiso de

Ocupación de Vía.



Rol Responsabilidad

Secretaría de Tránsito y

Transporte.

Recepta, registra y despacha documentación interna

y externa.

Brinda atención secretarial y logística interna o

externa.

Atiende al público y recepta llamadas telefónicas

Presenta informes de cumplimiento de objetivos y

metas estratégicas dentro de una política de

rendición de cuentas.

Asistente Técnico de Tránsito

y Transporte.

Realiza trámites operativos, técnicos,

administrativos y de logística en la unidad.

Atiende y asesora al usuario interno y externo.

Responsable de Tránsito y

Transporte.

Lidera la programación y presupuestario del Plan


Legalizar y validar todo tipo de información de las

actividades que realizan las unidades responsables a

la Unidad.

49


ABREVIATURAS




Miguel de Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

3 SISTEMA QUIPUX Sistema de Gestión Documental QUIPUX es un





4 ESPECIES

VALORADAS

Son documentos pre impresos, numerados y tiene




de Ibarra

5 COMPROBANTE

DE PAGO



tasas, y contribución especial en las ventanillas




50


Diagrama de flujo: Uso de vía publicaA

TEN

CIÓ

N D

E PE

TICI

ON

ES

UN

IDA

D T

RA

NSI

TO Y

TR

AN

SPO

RTE

AR

CHIV

O

INST

ITU

CIO

NA

L.Ciclo paseos, marchas, pregón, ect.


trámite y archivo

Inicio


Secretaria de TyT

2. Revisar y reasignar la petición a responsable.

Asistente Técnico de TyT

5. Revisar y analizar la petición de Uso de Vía.

Responsable de TyT

3. Sumillar la Petición y reasigna responsable.

Secretaria de TyT

4. Revisar y reasignar la petición

7. ¿La petición es favorable?


10. Imprimir el Plano de con el recorrido de la

petición.


8. Citar a la persona que solicito.

NO


6. Elaborar el informe de respuesta.

Responsable de TyT

11. Sumillar el Informe de respuestas de la petición.

SI

Fin

D1

D1S1

D1.1S1

D1.1S1

D2S1

D2,3S3

D2.1,3S1

D2.1,3S1


9. Analizar alternativas de petición.

51


D1.= Matriz de Requisitos

Solicitud de Ocupación de Vía dirigido a

Alcalde.

Copia de cedula de Identidad.

Paleta de Votación

Tasa Administrativa por Servicios Técnicos.

S1.= Sistema de Gestión Documental

Quipux.

D1.1.= Solicitud Sumillado en Matriz de

Requisitos.

S2.5.= Sistema SISMERT

D2.= Informe de respuesta. S4.1.= Software Aplicativo: Autocad.

D3.= Plano de Recorrido de la petición.

D2.1.= Informe de respuesta sumillado.

6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO 2


1

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Es un procedimiento donde se encargan de

recibir, verificar la documentación cuando

existe petición ciudadana y reasignar a la

unidad o dirección correspondiente.

El procesos pude realizar cualquier cliente

externo

Asistente de

Ventanilla de

Atención al

Cliente.

2

REVISAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN A

RESPONSABLE

Recibe el expediente y revisa la petición que

tenga todos los requisitos.

Reasignar en el documento físico y en el

sistema de Gestión Documental Quipux al

responsable de la Unidad de Tránsito y

Transporte.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

3

SUMILLAR LA

PETICIÓN Y

REASIGNAR A

RESPONSABLE.

Recibir el expediente y sumillar la petición

al responsable para que ejecute esta petición

de Uso de Vía de Pública.

Responsable de

Tránsito y

Transporte.

4

REVISAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN

Revisar la sumilla de la petición y entrega y

reasigna el trámite en el sistema Quipux al

Asistente técnico responsable.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

5

REVISAR Y

ANALIZAR LA

PETICIÓN DE

USO DE VÍA

Revisar la petición y analizar sobre la

circulación de petición de Uso de Vía, los

parámetros a considerar son la circulación y

el horario de acuerdo a la congestión que

pude generar, horas picos, entre otros

parámetros.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

6

ELABORAR EL

INFORME DE

RESPUESTA.

Elaborar el informe de repuesta.

El informe puede ser de repuesta favorable

o pude ser u informe de respuesta de

negación de petición la su explicación y

observaciones respectivas.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

7 ¿LA PETICIÓN

ES FAVORABLE?

SI la petición es favorable. Ver actividad N°

8.

Si la petición NO es favorable. Ver

actividad N° 7.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

52

8

CITAR A LA

PERSONA QUE

SOLICITO.

Cuando la petición no es favorable, se busca

la alternativa de citar al responsable que

solicito.

Esto pude ser por cualquier vía de

comunicación.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

9

ANALIZAR

ALTERNATIVAS

DE PETICIÓN.

Analizar las alternativas que propone el

técnico de la petición sobre cambio de

horarios o rutas para la petición.

Tomar una decisión y llegar a un acuerdo

sobre alternativas propuesta.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

Cliente

10

IMPRIMIR EL

PLANO DE CON

EL RECORRIDO

DE LA

PETICIÓN.

Imprimir el plano de recorrido de la petición

del Uso de Vía Pública.

Esta información se realiza a través del

plano de Ibarra en el Sistema Aplicativo:

Autocad.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

11

SUMILLAR EL

INFORME DE

RESPUESTAS DE

LA PETICIÓN.

Recibir, revisar el informe de respuesta para

otorgar el Permiso de Uso de la Vía Pública

y sumillar el informe.

Y emitir a través de la Secretaria a Archivo

Institucional para la entrega.

Responsable de

Tránsito y

Transporte.

12

MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITE Y

ARCHIVO

Ver procedimiento para la entrega de

respuesta al interesado y archivo del

trámite.

Secretaria de

Archivo

Institucional

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD





Solicitud para Espectáculo Público.

53

Informe de respuesta de petición

Formulario de Evento y Espectáculo Publico

Formulario de Ocupación de la Vía Publica

Comprobante de pago.

Plano de Recorrido de la petición.

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS




de procesos



Elaboró: Medardo Matango

Revisó: Nicolás Guerrero

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

54



PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE

DOMINIO

CÓDIGO: P- MS-GTC-TP-11

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA DE DOMINIO

1. OBJETIVO

Realizar la liquidación de un traspaso de dominio de bienes inmuebles de los predios

del Cantón Ibarra y de los cantones del país generando los impuestos de Alcabala y

Utilidad Urbana

2. ALCANCE

Todos los predios que se encuentren en el cantón Ibarra son susceptibles a la

transferencia de dominio.

El proceso empieza en la compra de especies valoradas y termina con la actualización

del catastro predial.



Rol Responsabilidad

Analista Catastral El Analista organiza y supervisa el proceso de

actualización y mantenimiento de la base Gráfica catastral

rural. Y supervisa el registro técnico sistemático de las

transferencias de dominio, fraccionamientos,

integraciones parcelarias aprobadas por la municipalidad,

información temática rural, sobre infraestructuras: vial y

de servicios.

Asistente de Rentas

(Ventanilla)

El asistente de ventanilla atiende a los usuarios internos y

externos y mantiene actualizada la base de datos del

catastro de arrendamiento, adoquinados y otros.


ABREVIATURAS


GAD-I Gobierno autónomo descentralizado de San Miguel de

Ibarra

Tasa STA Tasa por servicios técnicos administrativos

SRM Servicio de rentas municipales.

55

DEFINICIONES


1 TRANSFERENCIA

DE DOMINIO

La transferencia de dominio, se entiende como el

traspaso de un nombre de dominio del Registrante

actual a un nuevo Registrante.

2 PREDIO Tierra o posesión inmueble

3 IMPUESTO Es una clase de tributo (obligaciones generalmente

pecuniarias en favor del acreedor tributario) regido por

derecho público.

4 ALCABALA Tributo que el vendedor pagaba al fisco en la

compraventa y ambos contratantes en la permuta

5 MINUTA Tributo que el vendedor pagaba al fisco en la

compraventa y ambos contratantes en la permuta

6 UTILIDAD

URBANA

Es un impuesto que gravan los predios.

7 CATASTRO Es un registro administrativo dependiente del Estado

en el que se describen los bienes inmuebles rústicos,

urbanos y de características especiales

8 PROTOCOLIZAR Incorporar al protocolo una escritura matriz y, en

general, cualquier documento que requiera esta

formalidad.

56


Diagrama de flujo: Transferencias de dominio

CLI

EN

TE

EN

TID

AD

E

XT

ER

NA

AV

ALÚ

OS

Y C

AT

AS

TR

OS

RE

NT

AS

Fase

Inicio

Cliente

1. Adquirir tasa por S.T.A y especies

valoradas D1

Analista Catastral

3. Revisar requisitos

4. ¿Los requisitos están

completos?

Analista Catastral

6. Revisar datosSI

S1

7. ¿Existen deudas del

predio?

Cliente

8. Cancelar deudas pendientes en Tesorería M.

SI

Analista Catastral

9. Completar información

NO

D1.2

10. ¿Existen deudas de los contratantes?

Cliente

11. Cancelar deudas pendientes en Tesorería M.

SI


12. Revisar Requisitos

NO


13Calcular impuesto a la alcabala y

utilidad urbana


14. Escanear y guardar

documentación.

S2

Cliente

15. Pagar el impuesto en Tesorería M.

Analista Catastral

17. Actualizar catastro

S1

Fin

D2

D4

D3 D3

5. Realizar mantenimiento, actualización de

catastro

NO

D5

D3

REGISTRO DE LA PROPIEDAD

18. Registrar al nuevo propietario

NOTARIA

16. Protocolizar escritura pública

S2

NOTARIA

2. Legalizar formulario

D1.1

57


D1: Matriz de especies valoradas

*Especie de aviso de alcabalas

*Certificado de no adeudar al IMI

* Tasa por servicios técnicos Administrativos.

S2. Sistema de avalúos y

catastros

D1.1: Formulario de Aviso de Alcabalas legalizado

D1.2: Formulario Aviso de Alcabalas completo

D2.: Matriz de requisitos #1

*Formulario Aviso de Alcabalas legalizado

*Escritura del predio

*Certificado de registro de la propiedad

S2.2: Sistema de

Transferencias de dominio

D3. Comprobante de pago

D4: Matriz de requisitos #2

*Formulario Aviso de Alcabala original y copia

*Cédula de identidad o ciudadanía y votación de del

comprador (Original y copia)

*Carta de pago del impuesto predial actualizada (original

y copia)

*Escritura anterior (original y copia)

*Certificado de gravámenes

*Certificado del vendedor de que no adeuda la municipio,

por el predio a transferirse

D5: Instructivo de determinación tributaria a la alcabala y

la utilidad pública.



1

ADQUIRIR TASA

POR S.T.A Y

ESPECIES

VALORADAS

Adquirir en la ventanilla de tesorería

Especie valorada de aviso de alcabalas,

tasa por servicios técnicos administrativos,

Certificado de no adeudar al IMI.

Cliente

2 LEGALIZAR

FORMULARIO

Legalizar el aviso de alcabalas en la

Notaria. Y presentar documentos en la

Dirección de Avalúos y Catastros del GAD-

I

Cliente

3 REVISAR

REQUISITOS

Revisar los requisitos solicitados por la

dirección de Avalúos y Catastros

Ver guía de requisitos para Avalúos y

Catastros

Analista catastral

4 ¿LOS

REQUISITOS

♦ Si los requisitos están completos

continuar al paso N’ 6 Analista catastral

58

ESTÁN

COMPLETOS?

♦ Si los requisitos están incompletos

continuar a la actividad N’ 5

5

REALIZAR

MANTENIMIENT

O,

ACTUALIZACIÓ

N DE CATASTRO

Esta actividad se ejecuta llamando al

procedimiento del Actualización del

catastro predial.

Unidad de

Catastros.

6 REVISAR DATOS

Revisar la Base Gráfica y la Base

Alfanumérica en el sistema de Avalúos y

Catastros y en el sistema de Recaudación se

revisa las deudas del predio.

Analista catastral

7

¿EXISTEN

DEUDAS DEL

PREDIO?

Si existen deudas del predio

Pasa a la actividad N’ 8

No existen deudas del predio

Continua a la actividad N’ 9

Analista catastral

8

CANCELAR

DEUDAS

PENDIENTES EN

TESORERÍA M.

Cancelar en ventanilla de tesorería las

deudas del predio que se tenga pendientes Cliente ciudadano

9 COMPLETAR

INFORMACIÓN

Llenar la información faltante en la parte

inferior del formulario de Aviso de

Alcabalas.

Incluir la clave catastral y el avalúo del

predio.

Analista catastral

10

¿EXISTEN

DEUDAS DE LOS

CONTRATANTES

?

Si existen deudas de los contratantes

Pasa a la actividad 11

No existen deudas del predio

Continua a la actividad 12

Asistente de

ventanilla Rentas

11

CANCELAR

DEUDAS

PENDIENTES EN

TESORERÍA M.

Cancelar las deudas pendientes tanto

comprador y vendedor en las ventanillas de

tesorería y cumplir con las obligaciones

tributarias y no tributarias

Cliente ciudadano

12 REVISAR

REQUISITOS

Revisar los requisitos solicitados por la

Unidad de Rentas.

Ver guía de requisitos para Rentas

Asistente

ventanilla Rentas

13

CALCULAR

IMPUESTO A LA

ALCABALA Y

UTILIDAD

URBANA

La documentación generada hasta el

momento incluyendo los requisitos #2 es la

que se escanea y guarda en el sistema de

Transferencia de Dominio

Asistente de

ventanilla Rentas

14

ESCANEAR Y

GUARDAR

DOCUMENTACI

ÓN.

En el sistema de Transferencia de Dominio

se calcula el impuesto a la Alcabala y a la

Utilidad urbana

Asistente de

ventanilla Rentas

59

15

PAGAR EL

IMPUESTO EN

TESORERÍA M.

Una vez calculado los impuesto, según la

Ordenanza que reglamenta la

administración tributaria del impuesto de

alcabala, el contribuyente debe acercarse a

pagar en Tesorería

Cliente ciudadano

16

PROTOCOLIZAR

ESCRITURA

PÚBLICA

En la notaria el contribuyente protocoliza

la escritura pública. Notaria

17 ACTUALIZAR

CATASTRO

Con los datos del nuevo dueño se actualiza

el catastro en el sistema de Avalúos y

Catastros.

Analista catastral

18

REGISTRAR AL

NUEVO

PROPIETARIO

Para que el procedimiento se complete es

necesario que el contribuyente se acerque a

registrar a nombre del nuevo propietario.

Registro de la

Propiedad

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ley Orgánica de Régimen Municipal Art. 356

2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de la

Ilustre Municipalidad de Ibarra

4 Ordenanza que Reglamenta la Administración, Determinación, Control y

Recaudación del Impuesto de Alcabala

5 Reglamento de registro control y custodia de emisión de comprobantes de pago,

títulos de crédito y especies valoradas

DOCUMENTOS EXTERNOS



2 COOTAD




1 Formulario de liquidación de Transferencias de Dominio

2 Formulario de Aviso de Alcabalas

60

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N

REALIZADO

POR

DESCRIPCIÓN


07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento

de procesos


IMI 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Susana Rosero

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

61



PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE

REGLAMENTOS PARA PROPIEDADES

HORIZONTALES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE REGLAMENTOS PARA

PROPIEDADES HORIZONTALES

1. OBJETIVO

Realizar la certificación de Reglamentos para Propiedad Horizontal.

2. ALCANCE

Aplica a la certificación de Reglamentos de Propiedad Horizontal que deban ser

aprobados administrativamente de acuerdo a la base legal vigente.

Inicia en la recepción del expediente a ser aprobado administrativamente como

propiedad horizontal.

Finaliza en la entrega del Reglamento certificado al interesado.



Rol Responsabilidad

Secretario General Revisar la documentación para la certificación.

Secretaria Elaborar Oficio y preparar la documentación

respectiva para la certificación.

Alcalde Firmar el Oficio y el Reglamento de Propiedad

Horizontal.


DEFINICIONES

N

° TÉRMINO DEFINICIÓN

1 PROPIEDAD

HORIZONTAL

La propiedad horizontal es una institución jurídica que

hace alusión al conjunto de normas que regulan la división

y organización de diversos inmuebles, como resultado de

la segregación de un edificio o de un terreno común.

62


Diagrama de flujo: Certificación de Reglamentos para Propiedades Horizontales

SE

CR

ET

AR

ÍA G

EN

ER

AL

ALC

ALD

ÍAA

TE

NC

IÓN

AL

CLIE

NT

E

Inicio

Secretaria

1. Recibir el expediente de los inmuebles a ser

aprobados como propiedad horizontal

D1, D2

S1

Secretaria

2. Elaborar Oficio para certificación de la

Propiedad HorizontalD3

Secretaria

3. Imprimir leyenda y colocar sellos en el

Reglamento de propiedad horizontal

D1.1

Secretaria General

4. Revisar Oficio y Reglamento de Propiedad

Horizontal

D3, D1.1

Alcalde

5. Firmar los documentos solicitados

D3, D1.1

Secretaria

6. Reasignar trámite al Archivo Institucional en el

Sistema QUIPUX

S1

Secretaria

7. Notificar a la Dirección de Planificación con una

copia física del Expediente y el Oficio

D1

Secretaria

8. Archivar una copia del Oficio y del Reglamento de

Propiedad Horizontal

Fin

D3, D1.1

9. P-MS-GTC-AP-13 Entrega de

respuesta a trámites


D1: Expediente de Propiedad Horizontal S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D1.1: Reglamento de Propiedad Horizontal

D2: Memorando

D3: Oficio

63



1

RECIBIR EL

EXPEDIENTE DE LOS

INMUEBLES A SER

APROBADOS COMO

PROPIEDAD

HORIZONTAL

Recibir de Procuraduría Síndica el

expediente de los inmuebles a ser

aprobados administrativamente como

propiedad horizontal. Firmar la

recepción de los mismos y verificar la

asignación en el Sistema QUIPUX.

Secretaria

2

ELABORAR OFICIO

PARA CERTIFICACIÓN

DE LA PROPIEDAD

HORIZONTAL

Elaborar OFICIO para certificación de

la Propiedad Horizontal en base al

informe del Memorando entregado

por la Procuraduría Síndica.

Secretaria

3

IMPRIMIR LEYENDA Y

COLOCAR SELLOS EN

EL REGLAMENTO DE

PROPIEDAD

HORIZONTAL

Imprimir leyenda y colocar sellos en

el Reglamento de Propiedad

Horizontal. Secretaria

4

REVISAR OFICIO Y

REGLAMENTO DE

PROPIEDAD

HORIZONTAL

Revisar que los datos del Oficio y

Reglamento del Propiedad Horizontal

sean correctos.

Entregar el Oficio y Reglamento al

Señor Alcalde para su firma.

Secretaria

General

5

FIRMAR LOS

DOCUMENTOS

SOLICITADOS

Firmar el Oficio y el Reglamento de

Propiedad Horizontal.

Secretaria

General

6

REASIGNAR TRÁMITE

AL ARCHIVO

INSTITUCIONAL EN EL

SISTEMA QUIPUX

Reasignar trámite al Archivo

Institucional en el Sistema QUIPUX

para su entrega al interesado. Secretaria

7

NOTIFICAR A LA

DIRECCIÓN DE

PLANIFICACIÓN CON

UNA COPIA FÍSICA DEL

EXPEDIENTE Y EL

OFICIO

Notificar a la Dirección de

Planificación con una copia física del

expediente y el oficio. Secretaria

8

ARCHIVAR UNA COPIA

DEL OFICIO Y DEL

REGLAMENTO DE

PROPIEDAD

HORIZONTAL

Archivar una copia del Oficio y del

Reglamento de Propiedad Horizontal. Secretaria

9

MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES

Iniciar Procedimiento de ENTREGA

DE RESPUESTAS A TRÁMITES.

Unidad de

Archivo

Institucional

10 FIN

64


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que regula el Uso y Ocupación del Suelo en el Cantón Ibarra. (2012)

2 Instructivo para la estandarización en el manejo, elaboración, presentación y

seguimiento de los documentos y comunicaciones del municipio de Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Ley de Propiedad Horizontal




D3: Oficio para aprobación de Propiedad Horizontal

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSIÓN REALIZADO POR DESCRIPCIÓN

14-12-1012 1

Elaboró: Cristina Valdez - Andrea Rea Revisó: Lorena Pabón

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

65



PROCEDIMIENTO PERMISO DE

HABITABILIDAD


VERSION: 1

FECHA

APROBACIÓN:

PAGINA: Página 65 de 632

PROCEDIMIENTO PARA EL PERMISO DE HABITABILIDAD

1. OBJETIVO:

Constatar que la edificación se ha construido con el diseño del plano aprobado y autorizar que la construcción entre en servicio.

2. ALCANCE:


cliente, la inspección del predio, aprobación o rechazo de la solicitud hasta el archivo

del trámite.



Rol Responsabilidad

Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y técnico de

la unidad


Técnico OO.PP Apoya en la supervisión, inspección y control de obras

Realiza permisos de habitabilidad y definitivos de

construcción.

Arquitecto/a Planificación Ejecutar de manera alternativa la aplicación de

políticas, normas y estándares de ordenamiento y

expansión urbana y de proyectos de desarrollo integral

local y regional





histórico

Secretaria OO.PP/

Planificación

Apoya en la recepción y despacho de trámites


4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURAS



2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de

Ibarra


66

DEFINICIONES



GAD-I.





3 ESPECIES

VALORADAS

Son documentos preelaborado y numerado, que están



de Ibarra.

4 COMPROBANTE

DE PAGO





efecto



67


Diagrama de flujo: Permiso de habitabilidad

OB

RA

S PÚ

BLI

CAS

ATE

NCI

ÓN

AL

CLIE

NTE

DIR

ECCI

ÓN

DE

PLA

NIF

ICA

CIÓ

NA

RCH

IVO

IN

STIT

UCI

ON

AL

Fase

Técnico

6. Elaborar informe de la inspección

Secretaria

4. Ingresar tramite y reasignar al técnico

responsable

Técnico

5. Realizar inspección del

predio

Secretaria

7. Llevar trámite para firma del

Director

D2S1S1

Inicio

Director


Secretaria

9. Reasignar a Planificación

D2.1

S1

1.MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones

Arquitecto/a

2. Revisar los requerimientos del

trámite

Arquitecto/a

10. Realizar inspección de la

construcción

Arquitecto/a

11.Elaborar informe de inspección y

respuesta al trámite


trámites y archivo

Secretaria

12. Reasignar trámite al Archivo

Institucional

Fin

D1

D3

S1

Secretaria

3. Reasignar el trámite a Obras

Públicas


D1: Matriz de requisitos S1: Sistema de gestión documental Quipux

D2: Informe realizado por la dirección de

Obras Públicas

D2.1: Informe legalizado

D3: Informe realizado por la dirección de

Planificación

68



1 ATENCIÓN DE

PETICIONES


de trámites ciudadanos

Asistente de

Ventanilla


2

REVISAR LOS

REQUERIMIENTOS

DEL TRÁMITE

Verificar los requerimientos del

trámite según la necesidad.

Arquitecto/a

Planificación

3

REASIGNAR EL

TRÁMITE A OBRAS

PÚBLICAS

Ingresar al sistema y Reasignar el

trámite a la dirección de obras

Públicas

Secretaria

Planificación

4

INGRESAR TRÁMITE Y

REASIGNAR AL

TÉCNICO

RESPONSABLE

Registrar el ingreso del trámite y

reasignar al técnico responsable

para la atención del trámite.

Secretaria OO.PP

5

REALIZAR LA

INSPECCIÓN AL

PREDIO

Recibir la documentación,

verificar los requerimientos del

trámite y realizar la segunda

inspección de la construcción

verificando los requisitos a

cumplir

Técnico OO.PP

6 ELABORAR INFORME

DE INSPECCIÓN

Elaborar el informe de la

inspección de acuerdo a los datos

recopilados en la inspección.

Entregar el trámite a la secretaria

para su legalización.

Técnico OO.PP

7 HACER FIRMAR AL

DIRECTOR

Recibir la documentación y llevar

al director para su respectiva

legalización.

Secretaria OO.PP

8 LEGALIZAR EL

INFORME

Revisar el informe elaborado y

firmar los documentos. Devolver a

la secretaria para su despacho.

Director OO.PP

9 REASIGNAR TRAMITE

A PLANIFICACIÓN

Ingresar al sistema Quipux y

Reasignar el trámite a la secretaria

del área de Planificación

Secretaria OO.PP

10

REALIZAR

INSPECCIÓN DE LA

CONSTRUCCIÓN

Realizar inspección de la

construcción

Arquitecto/a

Planificación

69

Según los requerimientos de las

leyes u ordenanzas.

11

ELABORAR INFORME

DE INSPECCIÓN Y

RESPUESTA AL

TRÁMITE

Elaborar informe de inspección y

dar respuesta al trámite.

Arquitecto/a

Planificación

12

REASIGNAR TRÁMITE

AL ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar trámite al archivo

institucional

Secretaria

Planificación

13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y ARCHIVO

Ver procedimiento para la

respuesta a los trámites y archivo

de los mismos

Asistente Archivo

Institucional

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS




70




D1: Matriz de requisitos

D2: Informe realizado por la dirección de Obras Públicas


9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N

REALIZADO

POR

DESCRIPCIÓN


07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento

de procesos


IMI 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Arq. César Saransing

Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013

71



PROCEDIMIENTO APROBAR PERFILES Y

RASANTES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA APROBAR PERFILES Y RASANTES

1. OBJETIVO

Controlar que los planos presentados estén de acuerdo a las especificaciones técnicas

emitidas por la Dirección de Obras Públicas (gradientes, BM, referencias) para

localización del proyecto.

2. ALCANCE

El proceso inicia desde la recepción de documentos en atención al cliente, la

inspección del predio hasta la aprobación o negación de los planos.



Rol Responsabilidad


la unidad.

Aprueba documentos técnicos para la construcción.

Topógrafo OO.PP

Auxiliar de topografía

Ejecuta levantamiento de información topográfica

para soporte de obras públicas de desarrollo territorial

Apoya la realización de levantamiento de información

topográfica.




Realiza permisos de habitalidad y definitivos de

construcción.


ABREVIATURAS




Ibarra


72

DEFINICIONES


1 Inspección


GAD-I.

3 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el




4 Especies valoradas Son documentos pre elaborado y numerado, que están



de Ibarra.





efecto



73


Diagrama de flujo: Perfiles y rasantes.

CLIE

NTE

ATEN

CIÓ

N AL

CL

IENT

EO

BRAS

PUB

LICA

SAR

CHIV

O

INST

ITUC

IONA

LDI

RECC

IÓN

FINA

NCIE

RA

Fase

17.P- MS-GTC-AP-13 Entrega de respuesta a

trámites y archivo

Procesos GAD-I

3. Solicitar estudio de perfiles y

rasantes

Secretaria

4. Receptar documentación

Director/a

5. Sumillar Trámite

Técnico

9. INSPECCIÓN DE CAMPO

Técnico

10. Elaborar Informe técnico

Técnico

14. Calcular valor y comunicar al

solicitante

Cliente

15. Cancelar valores por trámite.

D2.1 D3

Fin

D4

D6

A

Técnico

15. reasignar trámite a la secretaria Secretaria

6. Reasignar al técnico

responsable.

7. ¿El interesado esta presente?

SI

Técnico

8. Devolver expediente a la

secretaria

NO

Secretaria


InstitucionalS1D2.1

S1

2. P- MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones

Inicio

1. ¿Es una petición interna?

SI

NO

D2

D1

S1

11.¿El trámite es interno?

NO

Técnico

12. Reasignar trámite a la secretaria

SI

S1

Secretaria

13. Elaborar oficio de respuesta a la

Unidad SolicitanteD5

PROCESOS GAD-I

A

P-MA-GF-AT-02 16. Emisión de

ingresos y tributos municipales

D7

S2

S1

S1

Fin

74


D1: Solicitud para estudio de perfiles y

rasantes

S1: Sistema de gestión documental Quipux

D2: Matriz de requisitos. S2: Sistema de ingreso de títulos

D2.1: Trámite sumillado.

D3: Informe Técnico de la inspección

D4: Oficio con valores a pagar

D5: Oficio de respuesta al solicitante


D7: Expediente atendido.



1 ¿ES UNA PETICIÓN

INTERNA?

♦ Si es petición interna continuar a la Nº

3

♦ Si es petición externa continuar a la

actividad Nº 2

2

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES


peticiones ciudadanas. Y continuar al

paso Nº 4

Asistente


3

SOLICITAR ESTUDIO

DE PERFILES Y

RASANTES

Solicitar mediante memo u oficio el

estudio de perfiles y rasantes a la

dirección de Obras Públicas

Unidades GAD-I

4 RECEPTAR

DOCUMENTACIÓN

Recibir los documentos y entregar al

director para sumilla. Secretaria

5 SUMILLAR TRÁMITE Sumillar la solicitud y devolver a la

secretaria Director OO.PP

6

REASIGNAR AL

TÉCNICO

RESPONSABLE.

Reasignar el trámite al técnico

responsable y entregar expediente.

Secretaria

OO.PP

7 ¿EL INTERESADO

ESTÁ PRESENTE?

♦ Si el interesado está presente continua a

la actividad Nº 9

♦ Si el interesado no está presente


Técnico

OO.PP

8

DEVOLVER

EXPEDIENTE A LA

SECRETARIA

Devolver el trámite a la secretaria

indicando el motivo de la devolución.

Técnico

OO.PP

9 INSPECCIÓN CAMPO Realizar el procedimiento para la

inspección del predio.

Técnico

OO.PP

10 ELABORAR

INFORME TÉCNICO

Elaborar el informe de respuesta con los

datos obtenidos de la inspección.

Técnico

OO.PP

11 ¿EL TRÁMITE ES

INTERNO?

♦Si el trámite es generado por una unidad

interna continuar al paso Nº 13

♦ Si el trámite es generado por un

ciudadano continuar al paso Nº 12

Técnico

OO.PP

75

12

REASIGNAR

TRÁMITE A LA

SECRETARIA

Reasignar el trámite a la secretaria para su

despacho

Técnico

OO.PP

13

ELABORAR MEMO

DE RESPUESTA A LA

UNIDAD

SOLICITANTE

En el sistema Quipux elaborar memo de

respuesta al trámite dirigido a la unidad

solicitante, hacer firmar por el director y

entregar el informe técnico.

Secretaria OO.PP

14 CALCULAR VALOR Calcular los valores por trámite e

imprimir oficio con valores a pagar

Técnico

OO.PP

15

REASIGNAR

TRÁMITE A LA

SECRETARIA

Reasignar el trámite a la secretaria para su

despacho

Técnico

OO.PP

16

REASIGNAR

TRÁMITE AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Registrar la respuesta en el sistema, hacer

legalizar el informe por el Director de

OO.PP y reasignar el trámite al archivo

institucional.

Secretaria

OO.PP

17

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITE Y

ARCHIVO

Ver procedimiento para archivar el

trámite y entregar respuesta al interesado.

Asistente

Archivo

Institucional.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD





Solicitud para estudio de perfiles y rasantes

Matriz de requisitos.

Ver requisitos Municipales de Obras Públicas.

Trámite sumillado

Informe Técnico de la inspección

76

Oficio con valores a pagar

Oficio de respuesta al solicitante

Comprobante de pago

Expediente atendido.

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N

REALIZADO

POR

DESCRIPCIÓN


07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento de

procesos


IMI 2010

Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Ramiro Sevillano

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

77



PROCEDIMIENTO DE RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE TRIBUTOS MUNICIPALES

CÓDIGO: P-MS-GT-RTM-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN: No llenar


PROCEDIMIENTO RECAUDACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE TRIBUTOS

MUNICIPALES

1. OBJETIVO

Recaudar eficientemente los tributos municipales para financiar parte del

presupuesto municipal.

2. ALCANCE

Inicia con la petición del pago voluntario por parte del cliente en las siguientes

ventanillas de cobro:

- Municipalidad de Ibarra

- Instituciones bancarias con convenios vigentes.

- Juntas parroquiales rurales.

- Oficinas de la Administración de Mercados

Finaliza con los Informes de Recaudación, Depósitos y Transferencia



Rol Responsabilidad

Tesorero Municipal Coordina la programación, administración y

aplicación de políticas de ingresos y pagos de

tesorería.

Cajero Recaudador Recauda ingresos tributarios y no tributarios

municipales

Supervisor de Caja Recauda, controla, liquida y deposita valores

tributarios y no tributarios municipales.

Analista de Tesorería Registra, controla y concilia la recaudación de

ingresos tributarios y no tributarios municipales


ABREVIATURAS


1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial y

Descentralización

DEFINICIONES


1

78


Diagrama de Flujo: Recaudación y devolución de tributos MunicipalesCL

IENT

ETE

SORE

RIA

CONT

ABILI

DAD

Fase

Inicio

Cliente

2. Solicitar Pago Voluntario y/o

Devolución

Recaudador

3. Recaudar o devolver Valores al

Contribuyente

Recaudador

4. Realizar Informe de Cierre de

Recaudación Diaria

Supervisor de Caja

5. Realizar Conciliación de Valores Diarios

Recaudados

Supervisor de Caja

7. Depositar Recaudación en Bancos

Analista Financiero

8. Conciliación Contable de Recaudación

Analista Financiero

9. Realizar informe de Liquidación de

Fondos de Terceros

S2.1D2

S2.1

S2.1D3 S4.1

D4

S2.1D5 S4.1

D6

SI

Fin

6. ¿Son Correctos los Valores

Recaudados?

NO

D1.

10. P-MA-GF-C-01_AL_08

CONTABILIDAD (Conciliaciones)

1. ¿Es recaudación

en ventanilla?

NOSI

79


D1: Recibo de Pago Tributo S2.1: Sistema de Recaudación y

Tesorería

D2: Informe de Recaudación Diaria S4.1: Formato de Hoja Excel

D3: Informe de Conciliación de

Recaudación Diaria

D4: Detalle de Depósito(Informe,

Papeletas de Depósito, Ordenes de

Transferencia)

D5: Informe de Conciliación Contable de

Recaudación

D6. Informe Transferencia de Valores a

Terceros (Mensual)



1

¿ES

RECAUDACIÓN

EN

VENTANILLA?

Si la recaudación o devolución el cliente va

realizar en las ventanillas municipales se

sigue con la actividad 2 caso contrario pasa a

la actividad 4

2

SOLICITAR

PAGO

VOLUNTARIO

Se acerca a la ventanilla de forma voluntaria

a cancelar valores adeudados, o solicitar

devolución.

CLIENTE

3

RECAUDAR O

DEVOLVER

VALORES AL

CONTRIBUYENT

E

Recibe datos del cliente.

Busca los datos adeudados del cliente en el

sistema de Recaudación y Tesorería e informa

dichos valores al cliente.

Receptar el valor de pago (efectivo, tarjetas

de crédito, cheques, transferencias), registra

en el sistema y entrega comprobantes de

pago.

CAJERO

RECAUDADOR

4

REALIZAR

INFORME DE

CIERRE DE

RECAUDACIÓN

DIARIA

Realizar Sumatoria de los Comprobantes de

Pago.

Realizar un informe con el Detalle del Dinero

Recaudado para ser enviado al supervisor de

caja.

CAJERO

RECAUDADOR

5

CONCILIAR LOS

VALORES

DIARIOS

RECAUDADOS

Imprimir reportes de recaudación diaria por

recaudador para validar información de los in

formes de los cajeros recaudadores.

Verificar los Cobros de cada recaudador

incluyendo los cobros de instituciones que se

tiene convenio.

Retirar los valores recaudados de los cajeros

recaudadores.

Contar el dinero y revisar los documentos de

cada recaudador.

Realizar Parte Diario de Recaudación

SUPERVISOR DE

CAJA

80

6

¿SON

CORRECTOS

LOS VALORES

RECAUDADOS?

Si los valores recaudados coinciden con los

valores reportados por el sistema se continúa

con la actividad 7, caso contrario regresar a la

actividad 4.

7

DEPOSITAR

RECAUDACIÓN

Clasificar los valores recaudados (Efectivo,

cheques, tarjetas de crédito, transferencias).

Realizar detalle de los valores que se envían

al banco para depositar (papeletas de

depósito, ordenes de transferencia para

municipios y empresas municipales).

Contar el dinero transportado por la empresa

Fortius en el Banco.

Emitir Documentos () al Asistente financiero,

al Tesorero Municipal y a la Dirección

Financiera.

SUPERVISOR DE

CAJA

8

CONCILIAR

CONTABLEMEN

TE LA

RECAUDACIÓN

Revisar la información remitida del

supervisor de caja.

Obtener reportes del Sistema de Recaudación

(Recaudación normal, cartera vencida,

recaudación total, especies valoradas)

Realizar la Conciliación de los Ingresos

- Depósitos en Efectivo

- Notas de Crédito

- Tarjetas de Crédito

- Transferencia Interbancarias

- Ventas de Activos

ANALISTA

FINANCIERO

9

REALIZAR

INFORME DE

LIQUIDACIÓN

DE FONDOS DE

TERCEROS

Clasificar los Ingresos de Terceros

(Bomberos, Gobierno Provincial, Emapa,

Fondos Escolares, Alcabalas otros cantones).

Realizar la Transferencia mensual de los

fondos de terceros.

Emitir Informe de conciliación de ingresos y

Liquidación de Fondos

ANALISTA

FINANCIERO

10

P-MA-GF-C-

01_AL_08

GESTIÓN

CONTABLE

Se envía la documentación para que se

registre contablemente las recaudaciones

municipales

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Reglamento de Registro, Control y custodia de emisión de comprobantes de

pago, títulos de crédito y especies valoradas.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Normas de Control Interno para entidades públicas

81




Recibo del pago de tributo (Comprobante de Pago)

Informe de recaudación diaria

Informe de conciliación de recaudación diaria

Detalle de depósito (Papeletas de depósito, ordenes de transferencia)

Informe de conciliación contable de recaudación.

Informe de transferencia de valores a terceros (mensual)

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: René Bedón, Eduardo Acosta

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

82



PROCEDIMIENTO PEDIDO DE MATERIALES

Y MAQUINARIA

CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-03

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA PEDIDO DE MATERIALES Y MAQUINARIA

1. OBJETIVO

Autorizar el uso de la maquinaria municipal para fines de interés social, además de

atender a los pedidos ciudadanos de materiales.

2. ALCANCE

El proceso inicia desde la recepción de documentos en la oficina de atención al

cliente, inspección del lugar solicitado y aprobación o rechazo de la solicitud, hasta

el archivo del trámite.



Rol Responsabilidad


la unidad.


Topógrafo OO.PP





topográfica.




Realiza permisos de habitabilidad y definitivos de

construcción.


ABREVIATURAS



2 GAD-I Gobierno autónomo Descentralizado Municipal de

Ibarra


83

DEFINICIONES



GAD-I.








de Ibarra.





efecto



84


Diagrama de flujo: Prestación de maquinaria pesada y pedidos de materiales

ATE

NCI

ÓN

AL

CLIE

NTE

DIR

. OBR

AS

PÚBL

ICA

SA

RCH

IVO

IN

STIT

UCI

ON

AL

ALC

ALD

ÍA

Prestación de Maquinaria, Petición de materiales.

MS-GTC-AP-1314. Entrega de

respuesta a trámites y archivo

Inicio

Secretaria

2. Registrar trámite

Técnico

5 . Realizar inspección del lugar

Técnico


Secretaria

13. Reasignar respuesta al Archivo

Institucional

Fin

S1 S1

S1

D2

Director

3. Sumillar solicitud

Secretaria

4. Reasignar al técnico responsable

7. ¿La petición es para

maquinaria o materiales?

Técnico

10. Verificar disponibilidad de

maquinaria

Maquinaria

Alcalde/ Concejo M

9. Autorizar adquisición de

materiales

Materiales 12. MA-BSI-ACP-01 Contratación y

adquisiciones de bienes, servicios,

obras y consultorías

S1

D1.1

Técnico

8. Reasignar a la Alcaldía

Técnico

11. Elaborar oficio de respuesta a la

peticiónS1

D3

S1

1. MS-GTC-AP-11


D1

D4,5

85

Documentos: Sistemas: D1: Matriz de requisitos S1: Sistema de Gestión Documental Quipux.


D2: Informe de inspección del predio

D.3: Autorización adquisición de

materiales

D4: Oficio para pedido de materiales

D5: Oficio de respuesta al peticionario.



1

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Ver procedimiento para la Atención de

peticiones que realiza la ciudadanía.

Atención al

Cliente

2 REGISTRAR

TRÁMITE

Registrar el trámite y hacer sumillar por

el director. Secretaria OO.PP

3 SUMILLAR

SOLICITUD

Sumillar el oficio y devolver a la


4

REASIGNAR AL

TÉCNICO

RESPONSABLE

Reasignar al técnico encargado para

contestar la petición. Secretaria OO.PP

5

REALIZAR

INSPECCIÓN DEL

LUGAR

Realizar inspección del predio para

verificar los requerimientos del pedido. Técnico OO.PP

6

REALIZAR

INFORME DE LA

INSPECCIÓN

Elaborar informe para aprobar el pedido

y hacer firmar por el director. Técnico OO.PP

7

¿LA PETICIÓN ES

PARA

MAQUINARIA O

MATERIALES?

♦ Si la solicitud es para maquinaria


♦Si la solicitud es para materiales


Técnico OO.PP

8

REASIGNAR A LA

ALCALDÍA

Reasignara a la Alcaldía para sumilla del

Alcalde Secretaria OO.PP

9

AUTORIZAR

ADQUISICIÓN DE

MATERIALES

Autorizar la adquisición de materiales y

continuar a la actividad Nº 11 Alcalde

10

VERIFICAR

DISPONIBILIDAD

DE MAQUINARIA

Verificar si la maquinaria Municipal se

encuentra disponible para efectuar la

petición.

Técnico OO.PP

11

ELABORAR

OFICIO DE

RESPUESTA A LA

PETICIÓN

Elaborar el oficio de respuesta dirigida al

peticionario dando a conocer los detalles

de la aprobación o rechazo de la petición.

Técnico OO.PP

12

MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN

Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

Ver procedimiento para la adquisición de

bienes, obras, servicios y consultorías.

Unidad de

Contratación

Pública

86

SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

13

REASIGNAR

RESPUESTA AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar el trámite al Archivo

institucional y entregar el físico en las

ventanillas de del Archivo.

Secretaria OO.PP

14

MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Archivar el trámite y entregar la

respuesta al cliente.

Asistente

Archivo

Institucional

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD






Solicitud dirigido al Alcalde

Tasa por servicios técnicos Administrativos.


D2: Informe de inspección del predio

D.3: Autorización adquisición de materiales

D4: Oficio para pedido de materiales

D5: Oficio de respuesta al peticionario

87

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento de

procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Tgnlo. Cesar Benítez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

88



PROCEDIMIENTO ADMINSTRACIÓN DE

RECLAMOS POR EXONERACIONES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RECLAMOS POR

EXONERACIONES

1. OBJETIVO

Normar el procedimiento para la tramitación de reclamos presentados por los

contribuyentes, solicitando exoneración de impuestos.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplicará para la tramitación de todos los reclamos relacionados

con solicitudes de exoneración de impuestos, se inicia desde la recepción de los

trámites la sustanciación y termina con la anulación o baja de los ingresos.



Rol Responsabilidad

Director-a Financiero El Director-a del departamento legaliza la resolución

en la que resuelve si el pedido es procedente o no.

Responsable de SMR Verifica la correcta sustentación de la resolución y la

aplicación de la ley.

Analista de SMR Analiza la sustentación del reclamo y elabora

resoluciones


ABREVIATURAS



Ibarra

2 QUIPUX Sistema de documentación del GAD-I

3 CC Código Tributario

4 SMR Servicio Municipal de Rentas

DEFINICIONES


1 NOTA DE

CRÉDITO

Es el documento que se utiliza para registrar una

disminución en los ingresos del GAD-I.

2 CONTRIBUYENTE Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la

ley impone la prestación tributaria por la verificación del

hecho generador. (Art. 25 CC)

89


Diagrama de flujo: Administración de Reclamos por Exoneraciones

UN

IDA

D D

E R

EN

TA

SA

TE

NC

IÓN

AL

CLI

EN

TE

DIR

EC

CIÓ

N F

INA

NC

IER

A

Fase

Inicio

1. P-MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones

Analista de Rentas

2. Remitir los trámites al Responsable del área

Responsable de Rentas

3. Revisar los trámites

4. ¿Documentos sustentan el

reclamo ?


6. Asignar los trámites


5. Solicitar se complemente el

reclamo

No

Analista de Rentas

7. Elaborar Resoluciones

Analista de Rentas

8. Asignar trámite revisión y legalización

D4 D1, D4

Si


9. Revisar y legalizar resoluciones


10. Reasignar trámites

D4D1

D3

D1

D1, D4

D2

S1

Directora Financiera

11. Legalizar resolución


13. Elaborar contestación

12. ¿Es procedente la exoneración?


14. Solicitar cumplimiento de la resolución

SI

Fin

D6D4

D4, D5

S1

S1

NO

Analista de Rentas

16. Bajar valores del Sistema de Recaudación

Analista de Rentas

19. Enviar reporte de bajas

Analista de Rentas

15. Ingresa exoneración al Sistema

Analista de Rentas

17. Reportar bajas

Analista de Rentas

18. Legalizar reporte

S2.1 S2.1 D1, D7 D1, D7

Fin

D7

A

A

90


D1. Expediente (Requisitos IMI) S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2. Guía de Requisitos S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería

D3. Oficio

D4. Resolución

D5. Contestación al contribuyente

D6. Memorando de ejecución de

resolución

D7. Reporte de Bajas



1 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Inicia por el Procedimiento P-MS-GTC-AP-

11 Atención de Peticiones.

2

REMITIR LOS

TRÁMITES AL

RESPONSABLE

DE ÁREA

Entrega los trámites al responsable de área

para revisión Analista de SMR

3 REVISAR LOS

TRÁMITES

Recibe los trámites, analiza el contenido del

reclamo y verifica que se encuentren

adjuntos los documentos que sustentan el

reclamo. Guía Requisitos #

Responsable de

SMR

4

¿DOCUMENTOS

SUSTENTAN

EL RECLAMO?

En caso de SI Ver actividad 6

En caso de NO Ver actividad 5

Responsable de

SMR

5

SOLICITAR SE

COMPLEMENTE

EL RECLAMO

Solicita telefónicamente al contribuyente

complemente los documentos, en caso de

contar con el número telefónico, o se realiza

un oficio solicitando la complementación de

la información y regresa a la Actividad Nro.

3

Responsable de

SMR

6 ASIGNAR LOS

TRÁMITES

Asigna los trámites con la sumilla respectiva

para la elaboración de resoluciones.

Responsable de

SMR

7 ELABORAR

RESOLUCIONES

Elabora la resolución para revisión por parte

del responsable de la unidad. Formato # Analista de SMR

8

ASIGNAR

TRÁMITE

REVISIÓN Y

LEGALIZACIÓN

Asigna los trámites al Responsable de SMR

adjuntando la resolución para revisión. Analista de SMR

9

REVISAR Y

LEGALIZAR

RESOLUCIONES

Realiza la revisión de la redacción de las

resoluciones y rubrica las mismas como

constancia de la revisión realizada.

Responsable de

SMR

10 REASIGNAR

TRÁMITES

Reasigna los trámites físicos y mediante el

Sistema de Gestión Documental Quipux, a la

Secretaria de la Dirección Financiera para

revisión del Director-a Financiero.

Analista de SMR

11 LEGALIZAR LA

RESOLUCIÓN

Firma la resolución y envía el físico y

mediante el Sistema de Gestión Documental

Director-a

Financiera-o

91

Quipux, a la Secretaria de la Dirección

Financiera,

12

¿ES

PROCEDENTE LA

EXONERACIÓN

En caso de SI Ver actividad 14

En caso de NO Ver actividad 13

Director-a

Financiera-o

13 ELABORAR

CONTESTACIÓN

Elabora la contestación al contribuyente

informando que no procede el trámite,

adjunta copia de la resolución y concluye el

trámite en el Sistema Quipux. Envía a

entregar contestación por correos del

Ecuador.

Asistente

Administrativo de

la Dirección

Financiera

14

SOLICITAR

CUMPLIMIENTO

DE LA

RESOLUCIÓN

Solicita por medio de memorando se ejecute

la resolución, y envía a la unidad respectiva.

Asistente

Administrativo de

la Dirección

Financiera

15

INGRESAR

EXONERACIÓN

AL SISTEMA

Ingresa la exoneración al Sistema de

Recaudación y Tesorería Ver instructivo No.

Analista del

Servicio Municipal

de SMR

16

BAJAR VALORES

DEL SISTEMA DE

RECAUDACIONES

Procede a dar de baja los valores del Sistema

de Recaudaciones. Ver instructivo

Analista del

Servicio Municipal

de SMR

17 REPORTAR

BAJAS

Imprime el reporte de bajas adjuntado los

trámites que justifican el egreso.

Analista del

Servicio Municipal

de SMR

18 LEGALIZAR

REPORTE

Revisa la información del reporte y los

documentos adjuntos, firma el reporte

Responsable del

SMR

19

ENVIAR

REPORTE DE

BAJAS

Remite el reporte a la Tesorería Municipal

para conocimiento y legalización del

Tesorero-a Municipal, y entrega en

Contabilidad previo la firma de la Director-a

Financiero-a

Analista del

Servicio Municipal

de SMR

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Manual de Procedimientos

2 Ordenanza que regula la estructura y gestión organizacional por procesos de la

Ilustre Municipalidad de Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS

Título del Documento

Normas de control interno para las entidades, organismos del sector público y de las

personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.

Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización

COOTAD

92

8. FORMATOS Y REGISTROS DE DOCUMENTOS



Formato de la solicitud de reclamos tributarios

Resolución de exoneración de impuestos

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa

Revisó: Ing. Susana Rosero

Responsable de la Unidad de Rentas

Municipales

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

93



PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE

RECLAMOS POR DEVOLUCIONES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE RECLAMOS POR

DEVOLUCIONES

1. OBJETIVO

Normar el procedimiento para la tramitación de reclamos presentados por los

contribuyentes, por pago indebido y pagos en exceso.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplicará para la administración de todos los trámites

relacionados con reclamos tributarios, por pago indebido y pagos en exceso, inicia

desde la recepción de los trámites hasta la entrega de la nota de crédito.



Rol Responsabilidad

Director-a Financiero El Director-a del departamento legaliza la resolución en

la que resuelve si el pedido es procedente o no.

Responsable de Rentas Verifica que la correcta sustentación de la resolución y la

aplicación de la ley.

Analista de Rentas Analiza que el reclamo contenga los requisitos necesarios

para ser tramitado.


ABREVIATURAS


1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Ibarra

2 QUIPUX Sistema de Gestión Documental QUIPUX

3 CT Código Tributario

DEFINICIONES


1 NOTA DE

CRÉDITO

Es el documento que se utiliza para registrar una

disminución en los ingresos del GAD-I.

2 CONTRIBUYENTE Contribuyente es la persona natural o jurídica a quien la

ley impone la prestación tributaria por la verificación

del hecho generador. (Art. 25 CC)

94


Diagrama de flujo: Administración de Reclamos por Devoluciones

UN

IDA

D D

E RE

NTA

SD

IREC

CIÓ

N F

INA

NCI

ERA

ATE

NCI

ÓN

AL

CLIE

NTE

Fase


2. Revisar el expediente

3. ¿Documentos

sustentan reclamo?


5. Asignar trámite al Analista de Rentas

SI


4. Solicitar complementar

información

Analista de Rentas

6. Elaborar resolución

Analista de Rentas

7. Reasignar trámite para revisión y

legalización


8. Revisar y legalizar resolución

Analista de Rentas

9. Reasignar trámite

D1

D2

D1, D2 D3

D1, D2,D3

D3

INICIO



10. Revisar resolución

11. . ¿Es procedente la

resolución?SI


12. Elaborar contestación para el

contribuyente.

NO

Fin

1

D3

D3, D4

S1 S1

S1

S1

NO

95

Diagrama de flujo: Administración de Reclamos por Devoluciones D

IREC

CIÓ

N

FIN

AN

CIE

RA

UN

IDA

D D

E TE

SOR

ERIA

Fase


13. Revisar documentación


14. Elaborar Nota de Crédito


15. Legalización resolución y Nota de

crédito


16. Verificar identidad del contribuyente


17. Verificar deuda

18. ¿El contribuyente tiene deudas pendientes?


20. Registrar Nota de Crédito

NO


19. Recaudar valores

SI


22. Concluir trámite

Fin

1

D1, D3 D5

S2

D5

D3, D5 D5, D6

21. P-MS-GTC-RTM-01Recaudación y

Devoluciones de Tributos Municipales

D5

S1

S1 S1S2

96


D1. Expediente S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2. Oficio S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería

D3. Resolución

D4. Contestación al Contribuyente

D5. Nota de crédito

D6. Cédula de Ciudadanía



1 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Inicia por el Procedimiento: P-MS-

GTC-AP-11 Atención de Peticiones.

2 REVISAR EL

EXPEDIENTE

Recibe los trámites analiza el

contenido del reclamo y verifica que

se encuentren adjuntos los

documentos que sustentan el reclamo.

Guía Requisitos #

Responsable de

Rentas

3

¿DOCUMENTOS

SUSTENTAN

RECLAMO?

Si sustentan reclamo. Ver actividad 5

Si no sustentan reclamo. Ver

actividad 4

Responsable de

Rentas

4

SOLICITAR

COMPLEMENTA

R INFORMACIÓN

Solicita telefónicamente al

contribuyente complemente los

documentos, en caso de contar con el

número telefónico, o se realiza un

oficio solicitando la complementación

de la información.

Responsable de

Rentas

5

ASIGNAR LOS

TRÁMITES AL

ANALISTA DE

RENTAS

Asigna los trámites con la sumilla

respectiva para la elaboración de

resoluciones.

Responsable de

Rentas

6 ELABORAR

RESOLUCIONES

Elabora la resolución para revisión

por parte del responsable de la unidad.

Formato #

Analista de Rentas

7

REASIGNAR

TRÁMITE PARA

REVISIÓN Y

LEGALIZACIÓN

Asigna los trámites al Responsable

de Rentas adjuntando la resolución

para revisión.

Analista de Rentas

8

REVISAR Y

LEGALIZAR

RESOLUCIONES

Realiza la revisión de la redacción de

las resoluciones y rubrica las mismas

como constancia de la revisión

realizada.

Responsable de

Rentas

9 REASIGNAR

TRÁMITES

Reasigna los trámites a la Secretaria

de la Dirección Financiera Analista de Rentas

10 REVISAR

RESOLUCIÓN Revisar resolución Director-a Financiero

11 ¿ES

PROCEDENTE

Si no es procedente la devolución Ver

actividad 12 Si es procedente Ver actividad 13

Director-a Financiero

97

LA

RESOLUCIÓN?

12

ELABORAR

CONTESTACIÓN

PARA EL

CONTRIBUYENT

E

Elabora la contestación al

contribuyente informando que no

procede el trámite, adjunta copia de la

resolución y concluye el trámite en el

Sistema Quipux. Envía a entregar

contestación por correos del Ecuador.

Asistente

Administrativo

13

REVISAR

DOCUMENTACI

ÓN

Revisa los documentos y los valores

con el Sistema de Recaudaciones.

Asistente

Administrativo

14

ELABORAR

NOTA DE

CRÉDITO

Elabora la nota de crédito por el valor

que consta en la Resolución.

Asistente

Administrativo

15

LEGALIZAR

RESOLUCIÓN Y

NOTA DE

CRÉDITO

Firma la nota de crédito y la

resolución y reasigna el trámite al

Asistente Administrativo para

entregar al contribuyente.


16

VERIFICAR

IDENTIDAD DEL

CONTRIBUYENT

E

Verifica la identidad del

contribuyente que ha realizado el

reclamo, solicitando la presentación

de la cédula de identidad, y envía el

trámite adjuntando la nota de crédito a

la Tesorería

Asistente

Administrativo

17 VERIFICAR

DEUDA

Verifica que el contribuyente no tenga

deudas pendientes en el Sistema de

Recaudación

Asistente

Administrativo

18

¿EL

CONTRIBUYENT

E TIENE DEUDAS

PENDIENTES?

Si tiene deuda para al punto 19

Si no tienen deuda al punto 20

Asistente

Administrativo

Tesorería

19 RECAUDAR

VALORES

Envía a Ventanillas de recaudación

para cobrar los valores que está

debiendo y devolver la diferencia en

caso de existir. Pasa a FIN

Asistente

Administrativo

Tesorería

20

REGISTRAR

NOTA DE

CRÉDITO

Realiza el registro de la nota de

crédito en el registro de notas de

crédito, y solicita al contribuyente

que firme la recepción de la misma.

Asistente

Administrativo

Tesorería

21

RECAUDACIÓN

Y

DEVOLUCIONES

DE TRIBUTOS

MUNICIPALES

Se llama al Procedimiento: P-MS-

GTC-RTM-01 Recaudación y

Devoluciones de Tributos

Municipales, en donde el

contribuyente se acerca a ventanillas

de recaudación para que le entreguen

el dinero en efectivo

22 CONCLUIR

TRÁMITE

Concluye el trámite en el Sistema de

QUIPUX archivando el documento

referenciando el número de la nota de

crédito.

Asistente

Administrativo

Tesorería

FIN

98


DOCUMENTOS INTERNOS





DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización

COOTAD

2 Código Tributario




Registro de Notas de crédito

Formato de Notas de crédito

9. ANEXOS



Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa

Revisó: Ing. Susana Rosero

Responsable de la Unidad de Rentas Municipales

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

99




GARANTÍAS POR EDIFICACIÓN Y

ESPECTÁCULO PÚBLICO EN EFECTIVO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS POR

EDIFICACIÓN Y ESPECTÁCULO PÚBLICO EN EFECTIVO

1. OBJETIVO

Registrar, actualizar, custodiar las garantías por edificación y espectáculo público para

seguridad del cumplimiento de la obra y de espectáculo público respectivamente, de

conformidad a lo establecido por el GADI.

2. ALCANCE

Inicia identificando si se trata de una Garantía por edificación o una Garantía por

espectáculo público en efectivo y finaliza con la devolución de la misma.



Rol Responsabilidad

Asistente Financiero

Recepta información financiera

Sella boletos.

Elabora acta de recepción de garantías y

memorandos

Arquitecto Responsable Realizar inspección, emitir informe para devolución

de garantía

Secretaria de Planificación Transferir expediente

Secretaria de Dirección

Financiera

Receptar informes, elabora y transfiere Nota de

Crédito

Directora Financiera Revisar y sumilla informe

Inspector de Rentas Revisa número de entradas , elabora liquidación de

garantías, Ingresa valores de garantías, control de

espectáculos públicos, emites informe de control

Responsable de Rentas Liquida impuesto en base al informe de control


ABREVIATURAS



Ibarra

2 CIB Certificado de Impresión de boletos.

3 QUIPUX Sistema de Gestión Documental

4 SPI Sistema de Pagos Interbancarios

5 SRI Servicio de Rentas Internas

100

DEFINICIONES


1 GARANTÍA Se refiere a la acción que una persona, una empresa o

comercio despliegan con el objeto de afianzar aquello

que se haya estipulado, es decir, a través de la

concreción o presentación de una garantía, lo que se

pretenderá hacer es dotar de una mayor seguridad al

cumplimiento de una obligación o al pago de una

deuda, según corresponda.

2 LIQUIDAR Concretar el pago total de una cuenta, ajustar un

cálculo o finalizar un cierto estado de algo.

3 EXPEDIENTE Conjunto ordenado de documentos generados o

recibido por una unidad u oficina (productor) en la

resolución administrativa de un mismo asunto.

4 IMPUESTO Es una facultad del Estado, autorizada legalmente, de

imponer gravámenes a la población, generalmente en

dinero, sin ninguna contraprestación de su parte, que

sea específicamente dirigida al contribuyente, sino que

esos fondos se destinan a satisfacer necesidades

comunes de la población como la de brindar educación

pública gratuita, seguridad, justicia y salud, en este

último caso, a través de hospitales del Estado.

5 NOTA DE CRÉDITO Son títulos valores que la administración tributaria

emite a favor del contribuyente como resultado al

proceso de devolución de impuestos, las mismas

pueden ser transferidas libremente a otros sujetos,

mediante endoso que se inscribirá en las oficinas del

SRI.

http://www.definicionabc.com/general/presentacion.php

http://www.definicionabc.com/general/garantia.php

http://definicion.de/cuenta/

http://deconceptos.com/ciencias-naturales/poblacion

http://deconceptos.com/ciencias-sociales/educacion

http://deconceptos.com/ciencias-sociales/seguridad

http://deconceptos.com/ciencias-juridicas/justicia

101


Diagrama de flujo: Administración de Garantías por edificación o Espectáculo Público en efectivo.

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

UN

IDA

D D

E R

ENTA

SU

NID

AD

DE

TESO

RER

ÍA

Fase

Inspector de Rentas

3. Revisar número de entradas con CIB de la

imprenta

Inspector de Rentas

4. Elaborar la liquidación de la garantía con copia a

Tesorería

Inspector de Rentas

5. Ingresar valor de la garantía al sistema


6. Receptar las garantías, elabora acta de recepción

de garantía con copia a Unidad de Rentas

P-MS-GTC-TAE-047.Autorización de

eventos y espectáculos públicos

Inspector de Rentas

8. Controlar espectáculo y emite informe de control


9. Liquidar el impuesto en base al informe de control


10. Archivar expediente


11. Elaborar memorando a la Dirección financiera para

solicitar devolución

2

D1, D2

D2, D3, D4

D2 D5

D6

Inicio

1. ¿Es Garantía por Edificación o

espectáculo Público?

P-MS-GTC-AP-1117. Atención de

Peticiones

15.¿Es devolución o registro de la

garantíaEdificación

Registro

Devolución 1

P-MS-GTC-RTM-0116. Recaudación de

tributos Fin

P-MS-GTC-TAE-042.Autorización de

eventos y espectáculos públicos

Espectáculo Público

S2.1

102

Diagrama de flujo: Administración de Garantías por edificación o Espectáculo Público en efectivo.D

IREC

CIÓ

N D

E P

LAN

IFIC

AC

IÓN

DIR

ECC

IÓN

DE

OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

DIR

ECC

IÓN

FIN

AN

CIE

RA

UN

IDA

D D

E TE

SOR

ERÍA

Fase

Arquitecto Responsable

18. Revisar y sumilla carpeta para trámite correspondiente,

de segunda inspección


21. Realizar inspección y Emite informe para seguir con el

trámite

Secretaria

25. Reasignar informe


26. Revisar y sumilla informe

D9

S1

D9

Fin

P-MS-GTC-TP-1123. Permiso de habitabilidad

Secretaria

19. Transferir expediente

28. P-MA-GF-RTF-03Transferencia SPI

20. ¿Es ampliación de plazo - se construyó

una parte o es devolución?

1

12. ¿Es trámite de garantía de

construcción o de espectáculo público

Garantía deconstrucción

Secretaria

13. Elaborar y transfiere Nota de crédito

Garantía de espectáculo público

2

3

314. P-MS-GTC-RTM-01

Recaudación de tributos

D7

D8 D8 D9

27. P-MA-GF-C-01 a 08Elaboración de

comprobantes de pago

Ampliación de plazo - se construyó una parte

Devolución


24. Realizar inspección y Emite informe para seguir con el

trámite

P-MG-LF-LC-0822. Entrega de respuesta

a trámites y archivo

Fin

D9

Fin

S1

S1


D1. Liquidación de la garantía S1. Sistema de gestión documental QUIPUX

D2. Garantías S2.1 Sistema de Recaudación y Tesorería

D3. Boletos

D4. Acta de recepción de Garantía

D5. Informe de control

D6. Memorando de devolución

D7. Nota de crédito

D8. Carpeta con requisitos

D9. Informe de inspección

103



1

¿ES GARANTÍA POR

EDIFICACIÓN O

ESPECTÁCULO

PÚBLICO?

Es garantía por espectáculo

Público. Ver actividad 2

Es garantía por edificación. Ver

actividad 15

2

AUTORIZACIÓN DE

EVENTOS Y

ESPECTÁCULOS

PÚBLICOS

Se hace Llamado al procedimiento P-

MS-GTC-TAE-04 Autorización de

eventos y espectáculos públicos para

trámite correspondiente

3

REVISAR NÚMERO

DE ENTRADAS CON

CIB DE LA

IMPRENTA

Se revisa el número de entradas con

CIB de la imprenta

Inspector de

Rentas

4

ELABORAR LA

LIQUIDACIÓN DE

LA GARANTÍA CON

COPIA A

TESORERÍA

Elabora la liquidación de la garantía

con copia a Tesorería para lo que se

requiere la Garantías y liquidación de

la garantía

Inspector de

Rentas

5

INGRESAR VALOR

DE LA GARANTÍA

AL SISTEMA

Ingresa el valor de la garantía al

Sistema de Recaudación y Tesorería

Inspector de

Rentas

6

RECEPTAR LAS

GARANTÍAS, SELLA

LOS BOLETOS Y

ELABORA ACTA DE

RECEPCIÓN DE

GARANTÍA CON

COPIA A UNIDAD

DE RENTAS

Recepta las garantías, sella los boletos

y elabora acta de recepción de

garantía con copia a Unidad de Rentas

Asistente

Financiero

7

AUTORIZACIÓN DE

EVENTOS Y

ESPECTÁCULOS

PÚBLICOS

Se hace llamado al procedimiento P-

MS-GTC-TAE-04 Autorización de

eventos y espectáculos públicos para

el trámite correspondiente.

8

CONTROLAR

ESPECTÁCULO Y

EMITE INFORME

DE CONTROL

Controla el espectáculo y emite

informe de control

Inspector de

Rentas

9

LIQUIDAR EL

IMPUESTO EN BASE

AL INFORME DE

CONTROL

Liquida el impuesto en base al

informe de control mediante el

Sistema de Recaudación y Tesorería

Responsable de

Rentas

10 ARCHIVAR

EXPEDIENTE Archivar expediente

Responsable de

Rentas

11

ELABORAR

MEMORANDO A LA

DIRECCIÓN

FINANCIERA PARA

Elabora memorando a la Dirección

financiera para solicitar devolución

Asistente

Financiero

104

SOLICITAR

DEVOLUCIÓN

12

¿ES TRÁMITE DE

GARANTÍA DE

CONSTRUCCIÓN O

DE ESPECTÁCULO

PÚBLICO

Es trámite de garantía de

construcción. Ver actividad 25

Es trámite de garantía de

espectáculo público. Ver actividad

13

13

ELABORAR Y

TRANSFIERE NOTA

DE CRÉDITO

Elabora Nota de crédito y transfiere

mediante Sistema de Gestión

documental QUIPUX

Secretaria

14

RECAUDACIÓN DE

TRIBUTOS

MUNICIPALES

Se hace el llamado al procedimiento

P-MS-GTC-RTM-01 Recaudación de

tributos

y FIN

15

.¿ES DEVOLUCIÓN

O REGISTRO DE LA

GARANTÍA

Es devolución de garantía. Ver

actividad 17

Es registro garantía. Ver actividad 16

16 RECAUDACIÓN DE

TRIBUTOS


MS-GTC-RTM-01 Recaudación de

tributos para trámite correspondiente.

17

ATENCIÓN DE

PETICIONES


MS-GTC-AP-11 Atención de

Peticiones para trámite

correspondiente

18

REVISAR Y

SUMILLA CARPETA

PARA TRÁMITE

CORRESPONDIENT

E, DE SEGUNDA

INSPECCIÓN

Revisa y sumilla carpeta para trámite

correspondiente, de segunda

inspección

Arquitecto

Responsable

19

TRANSFERIR

EXPEDIENTE

Transferir expediente (Carpeta de

requisitos) Secretaria

20

¿ES AMPLIACIÓN

DE PLAZO - SE

CONSTRUYÓ UNA

PARTE O ES

DEVOLUCIÓN?

Es ampliación de plazo - se

construyó una parte. Ver actividad

Nro. 21

Es devolución garantía. Ver actividad

Nro. 23

21

REALIZAR

INSPECCIÓN Y

EMITE INFORME

PARA SEGUIR CON

EL TRÁMITE

Realiza inspección y emite informe

para seguir con el trámite respectivo

Arquitecto

Responsable

22

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Llama al procedimiento P-MG-LF-

LC-08 Entrega de respuesta a trámites

y archivo y FIN.

105

23 PERMISO DE

HABITABILIDAD

Llama al procedimiento P-MS-GTC-

TP-11 Permiso de habitabilidad

24

REALIZAR

INSPECCIÓN Y

EMITE INFORME

PARA SEGUIR CON

EL TRÁMITE

Realiza inspección y emite informe

para seguir con el trámite

Arquitecto

Responsable

25

REASIGNAR

INFORME

Reasigna informe mediante Sistema

de gestión Documental QUIPUX Secretaria

26

REVISAR Y

SUMILLA INFORME

Revisa y sumilla informe mediante

Sistema de gestión Documental

QUIPUX, Informe de inspección

Directora

Financiera

27

ELABORACIÓN DE

COMPROBANTES

DE PAGO

Llama al procedimiento P-MA-GF-C-

01_AL_08 Elaboración de

comprobantes de pago seguir con el

trámite respectivo

28

TRANSFERENCIA

SPI

Llama al procedimiento P-MA-GF-

RTF-03 Transferencia SPI para seguir

con el trámite respectivo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





3 Ordenanza que reglamenta la determinación, administración control y

recaudación del impuesto a los espectáculos públicos

4 Ordenanza que reglamenta la administración tributaria del impuesto del

impuesto a los espectáculos públicos

5 Ordenanza de uso y ocupación de uso de suelo 2012

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




Registro de Garantías en efectivo

Formato para autorización de eventos

http://www.imi.gob.ec/adOrdenanza/show/id/814/accion/B




106

9. ANEXOS



Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa Revisó:

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

107




GARANTÍAS – FONDO DE GARANTÍAS POR

EDIFICACIÓN EN PÓLIZA


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS – FONDO

DE GARANTÍAS POR EDIFICACIÓN EN PÓLIZA

1. OBJETIVO

Registrar, actualizar, custodiar las pólizas de Contratos de fondo de garantías por

edificación para seguridad del cumplimiento de la obra, de conformidad a los planos

aprobados en el GADI.

2. ALCANCE

Inicia desde recepción del contrato certificado por parte de la Secretaria General del

Ilustre Concejo Municipal hasta archivo del expediente.



Rol Responsabilidad


Recepta información financiera

Efectúa trámites de información financiera

Registra, controla Fondos de Garantía para

Edificaciones

Apoya en la supervisión de plazos y vencimientos

de las Garantías, para solicitar a las Aseguradoras

su renovación y actualización.

Registra transferencias de trámites internos y

externos.

Alcalde Endosar pólizas originales

Arquitecto Responsable Realizar informe y emitir informe para devolución

de garantía

Secretaria Planificación Reasigna informe

Directora Financiera Revisar y sumilla informe


ABREVIATURAS



Ibarra

108

DEFINICIONES


1 GARANTIA Se refiere a la acción que una persona, una empresa o

comercio despliegan con el objeto de afianzar aquello

que se haya estipulado, es decir, a través de la

concreción o presentación de una garantía, lo que se

pretenderá hacer es dotar de una mayor seguridad al

cumplimiento de una obligación o al pago de una

deuda, según corresponda.

2 PÓLIZA Una póliza es la denominación que recibe aquel

documento en el cual se plasma el contrato de seguro,

por un lado y por el otro, las obligaciones y derechos

que corresponderán tanto a la aseguradora como al

asegurado, que son las dos partes intervinientes en este

tipo de contrato.

3 EXPEDIENTE Conjunto ordenado de documentos generados o

recibido por una unidad u oficina (productor) en la

resolución administrativa de un mismo asunto.

http://www.definicionabc.com/general/presentacion.php

http://www.definicionabc.com/general/garantia.php

http://www.definicionabc.com/general/denominacion.php

http://www.definicionabc.com/derecho/obligaciones.php

109


Diagramas de flujo: Administración de Garantías – Fondos de garantía por edificación en pólizas.

UN

IDA

D D

E TE

SOR

ERÍA

PLA

NIF

ICA

CIÓ

ND

IREC

CIÓ

N

FIN

AN

CIE

RA

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

ASE

GU

RA

DO

RA

ALC

ALD

E

Fase

Arquitectos

5. Realizar inspección

Arquitectos

6. Emitir informe

Secretaria


Secretaria



10. Revisar y sumilla informe


11. Verificar documentación


12. Oficiar a la aseguradora

ASEGURADORA

15. Solicitar endoso de pólizas originales


14. Solicitar pago inmediato y ejecución de

garantías a la aseguradora

Alcalde

17. Endosar pólizas originales

D2 S1D2, D3

D3

D2, D3 D4, D6D4

Inicio


2.Dar de baja título de crédito


Peticiones


3. .Revisar vigencia de la póliza y actualización

S2. 1D1 S2.1

8. ¿Se devuelve la garantía?

SI


13. Archivar expediente

Fin

D1


16. Reasignar cheques

D5

D1

S1D3

P-MA-GF-C-01_AL_08

18. Efectivización de Garantías


Peticiones

S1

A

NO

A

110


D1. Contrato -Pólizas S1. Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D3. Informe para devolución de garantía S2. 1. Sistema de Rentas y Recaudación

D4. Oficio a la aseguradora

D5. Cheques

D6. Copia de permiso de habitabilidad

D7. Comprobante de pago


N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA-BLE

1 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Inicia en el procedimiento P-MS-

GTC-AP-11 Atención de Peticiones

2

DAR DE BAJA

TÍTULO DE

CRÉDITO

Se da de baja el título en el Sistema

de Recaudación y Tesorería se

ingresa la póliza que se adjunta en el

contrato


3

REVISAR

VIGENCIA DE LA

PÓLIZA Y

ACTUALIZACIÓN

Cada póliza tiene su fecha de

vencimiento para ello se revisa su

vigencia y se actualiza en el Sistema

de Recaudación y Tesorería


4 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Llama al procedimiento P-MS-

GTC-AP-11 Atención de Petición

para seguir con el trámite respectivo

Ventanilla de

Planificación

5 REALIZAR

INSPECCIÓN

Previo coordinación con el

contribuyente y adjuntando los

requisitos necesarios para la

devolución de fondos de garantía y

permiso de habitabilidad, el

Responsable de la Unidad de

vivienda realiza 2 inspecciones

correspondientes con el fin de

determinar si la construcción está de

acuerdo a las especificaciones del

plano aprobado en el GADI.

Arquitecto

Responsable

6 EMITIR INFORME

Emite un informe en el cual expone

si la construcción está de acuerdo o

no a los planos y según eso se

determina si se procede o no a la

devolución de la garantía; el cual se

envía mediante el Sistema de

Gestión documental Quipux, el

informe y los requisitos anteriores.

Arquitecto

Responsable

7 REASIGNAR

INFORME

Reasigna informe físico y mediante

el Sistema de Gestión documental

Quipux.

Secretaria

8 ¿SE DEVUELVE LA

GARANTÍA?

SI se devuelve la garantía

Ver actividad N° 9

No se devuelve la garantía

Ver actividad N° 14

111

9 REASIGNAR

INFORME

Reasigna informe físico y a través

del Sistema de Gestión documental

Quipux.

Secretaria

10

REVISAR Y

SUMILLAR

INFORME

Revisa, sumilla y reasigna el informe

físico y a través del Sistema de

Gestión documental Quipux.


11 VERIFICAR

DOCUMENTACIÓN

Verifica documentación (requisitos

necesarios para la devolución de

fondos de garantía y permiso de

habitabilidad e informa para

devolución de garantías).


12

OFICIAR A LA

ASEGURADORA

Oficia a la aseguradora entregando

copia de permiso de habitabilidad

emitido en Planificación. Pasa a la

actividad 19


13 ARCHIVAR

EXPEDIENTE Archiva expediente Asistente Financiero

14

SOLICITAR PAGO

INMEDIATO Y

EJECUCIÓN DE

GARANTÍAS A LA

ASEGURADORA

Solicita pago inmediato a la

aseguradora para la ejecución de

garantías, mediante un oficio a la

aseguradora.


15

SOLICITAR

ENDOSO DE

PÓLIZAS

ORIGINALES

Solicita endoso de pólizas

originales y envían los cheques Aseguradora

16 REASIGNAR

CHEQUES Reasigna cheques Asistente Financiero

17

ENDOSAR

PÓLIZAS

ORIGINALES

Endosa las pólizas originales. Alcalde

18 EFECTIVIZACIÓN

DE GARANTÍAS


MA-GF-C-01_AL_08

Efectivización de garantías y Pasa a

la Actividad 13 y FIN

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

112

2 Ley de seguros




Registro de control de plazos de pólizas

9. ANEXOS



Elaboró: Karina Monroy, Fernanda Villa Revisó: Sr. Marcelo Salazar


Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

113



PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS

DE ALARMAS COMUNITARIAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PEDIDOS DE ALARMAS

COMUNITARIAS

1. OBJETIVO

Atender pedidos internos o externos de Alarmas Comunitarias mediante la instalación de

equipos, integración de barrios por autogestión o donación de equipos para dar una

herramienta de apoyo a la prevención del delito a en los barrios.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica a los barrios del Cantón Ibarra que:

Soliciten instalación de alarmas comunitarias con el presupuesto participativo.

Soliciten integración del barrio al sistema de alarmas comunitarias, siempre y

cuando sus sistemas tengan compatibilidad con el del GAD-I.

Soliciten donación de todo o parte de los equipos para instalar las alarmas

comunitarias en el barrio, previo estudio de factibilidad.



Rol Responsabilidad

Promotor B –

Coordinador de

Seguridad Ciudadana

Coordinar pedidos con los presidentes barriales.

Informar al barrio acerca del estado de su pedido.

Director de TIC

Coordinar adquisición de equipos para instalación de

alarmas.

Coordinar las inspecciones barriales.

Analizar factibilidad y solicitar donación de equipos.

Técnico Responsable

de la Dirección de

TIC

Realizar especificaciones técnicas para adquisición de

alarmas.

Realizar inspecciones al barrio para revisar el sistema de

alarmas comunitarias.

Realizar informes de inspecciones.


DEFINICIONES


1 ALARMAS

COMUNITARIAS Es un sistema solidario de participación comunitaria

que sirve para prevenir delitos y otros eventos de

114

emergencia que sólo funcionan con la participación

activa de los vecinos(as).

2 AUTOGESTIÓN La autogestión en organización es el uso de cualquier

método, habilidad y estrategia a través de las cuales los

partícipes de una actividad puedan dirigirse hacia el

logro de sus objetivos con autonomía de gestión.

3 CONSOLIDAR La consolidación de datos es un proceso por el cual se

analiza información para obtener una organización de

datos legible e interpretable a los efectos de su uso o

evaluación desde un punto de vista determinado.

4 PRIORIZAR Dar prioridad o preferencia.

5 PLIEGOS Se denomina pliego de condiciones a un documento

contractual, de carácter exhaustivo y obligatorio donde

se establecen las condiciones o cláusulas que se

aceptan en un contrato de obras o servicios, una

concesión administrativa, una subasta, etc.

6 PRESUPUESTO

PARTICIPATIVO El presupuesto participativo es una herramienta de

democracia participativa o de la democracia directa

que permite a la ciudadanía incidir o tomar decisiones

referentes a los presupuestos públicos, generalmente

sobre el presupuesto municipal.

http://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/M%C3%A9todo

http://es.wikipedia.org/wiki/Habilidad

http://es.wikipedia.org/wiki/Estrategia

http://es.wikipedia.org/wiki/Cl%C3%A1usula

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

http://es.wikipedia.org/wiki/Subasta

http://es.wikipedia.org/wiki/Democracia_participativa

http://es.wikipedia.org/wiki/Democracia_directa

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciudadan%C3%ADa

115

5. DIAGRAMA DE FLUJO 1

Diagrama de flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Instalación de Alarmas Comunitarias.

DIR

ECC

IÓN

DE

PA

RTI

CIP

AC

IÓN

C

IUD

AD

AN

A

DIR

ECC

IÓN

DE

TEC

NO

LOG

ÍAS

DE

LA IN

FOR

MA

CIÓ

N Y

C

OM

UN

ICA

CIÓ

N

DIR

ECC

IÓN

A

DM

INIS

TRA

TIV

A

CO

OR

DIN

AC

IÓN

D

E SE

GU

RID

AD

C

IUD

AD

AN

A

Promotor

1. Enviar pedido de Instalación de Alarmas

Comunitarias al Director de TIC D1

Director de TIC

2. Asignar responsable para la elaboración de

pliegos e Informar a Seguridad Ciudadana de la

contratación

Responsable de Pliegos

3. Investigar y elaborar pliegos para adquisición en

coordinación con el Director de TIC

5. MA-BSI-ACP-01 Contratación y



D2

Director

4. Solicitar instalación y adquisición de materiales

por Compra Pública

S1

S1 S1 D2, D3

Fin

6.MS-SPM-SC-01 Capacitación y

entrega de alarmas comunitarias

Inicio

D1


D1: Memorando pedido de Instalación de

Alarmas Comunitarias (Adjunto

Presupuesto)

S1: Sistema de Gestión Documental

Quipux

D2: Pliegos de Especificaciones Técnicas

D3: Memorando

116

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1

N° DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

ENVIAR PEDIDO DE

INSTALACIÓN DE

ALARMAS

COMUNITARIAS AL

DIRECTOR DE TIC

Luego de consolidar las

priorizaciones de los barrios y

consolidarlos por parroquias,

determinar los pedidos de

instalación de Alarmas

Comunitarias por parroquia y

enviar al Director de TIC a través

de Memorando del Sistema

QUIPUX con una copia del

presupuesto.

Promotor

2

ASIGNAR

RESPONSABLE PARA

LA ELABORACIÓN DE

PLIEGOS E INFORMAR

A SEGURIDAD

CIUDADANA DE LA

CONTRATACIÓN

Revisar pedido y asignar a un

responsable para la elaboración de

especificaciones técnicas para los

pliegos y adquisición.

Mantener informado a Seguridad

Ciudadana acerca del estado de la

contratación.

Director de

TIC

3

INVESTIGAR Y

ELABORAR PLIEGOS

PARA ADQUISICIÓN

EN COORDINACIÓN

CON EL DIRECTOR DE

TIC

Investigar y elaborar pliegos para

adquisición en coordinación con el

Director de TIC.

Responsable

de Pliegos

4

SOLICITAR

INSTALACIÓN Y

ADQUISICIÓN DE

MATERIALES POR

COMPRA PÚBLICA

Revisar los pliegos y solicitar la

adquisición por Compra Pública a

través de Memorando del Sistema

QUIPUX.

Director

5

MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE

BIENES, SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS


CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE BIENES,

SERVICIOS, OBRAS Y

CONSULTORÍAS. Ir a la

actividad Nº 24.

Unidad de

Contratación

Pública

6

MS-SPM-SC-01

CAPACITACIÓN Y

ENTREGA DE

ALARMAS

COMUNITARIAS

Iniciar el Procedimiento de

CAPACITACIÓN Y ENTREGA

DE ALARMAS

COMUNITARIAS.

Coordinación

de Seguridad

Ciudadana

117

DIAGRAMA DE FLUJO 2

Diagrama de flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Integración de barrios por autogestiónD

IREC

CIÓ

N D

E PA

RTIC

IPA

CIÓ

N C

IUD

AD

AN

A

- CO

ORD

INA

CIÓ

N D

E SE

GU

RID

AD

CIU

DA

DA

NA

ATE

NCI

ÓN

A

L CL

IEN

TEA

LCA

LDÍA

5. MS-SPM-SC-02 Inspecciones de

alarmas comunitarias

1.MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones

Inicio

6. ¿Se puede integrar al

barrio? Promotor B

8. Informar al representante barrial los motivos por los cuales el

barrio no puede integrar.

NO

SI

D1

Fin

7. MS-SPM-SC-01 Capacitación y


D2

S1

Alcalde

3. Sumillar el pedido

Secretaria

2. Entregar al Alcalde para su atención

Secretaria

4. Asignar trámite a la Coordinación de

Seguridad CiudadanaD1 D1 D1

S1


D1: Solicitud externa dirigida al Señor Alcalde S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2: Informe de Inspección

118

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 2


1

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES


ATENCIÓN DE PETICIONES.

Receptar SOLICITUD dirigida al

Sr. Alcalde del tipo:

Integración del barrio al Sistema

de Alarmas Comunitarias por

autogestión.

Unidad de

Atención al

Cliente

2

ENTREGAR AL

ALCALDE PARA SU

ATENCIÓN

Entregar al Alcalde para su

atención. Secretaria

3 SUMILLAR EL PEDIDO Sumillar el pedido. Alcalde

4

ASIGNAR TRÁMITE A

LA COORDINACIÓN DE

SEGURIDAD

CIUDADANA

Asignar trámite a la Coordinación

de Seguridad Ciudadana en forma

física y digital por el Sistema

QUIPUX.

Secretaria

5

P-MS-SPM-SC-02

INSPECCIONES DE

ALARMAS

COMUNITARIAS


INSPECCIONES DE ALARMAS

COMUNITARIAS para obtener el

INFORME DE INSPECCIÓN.

Coordinación de

Seguridad

Ciudadana

6 ¿SE PUEDE INTEGRAR

AL BARRIO?

Si se puede integrar al barrio al

Sistema de Alarmas Comunitarias

del GAD-I ir a la actividad Nº 7.

Si por cualquier motivo no se puede

integrar al barrio, ir a la actividad Nº

8.

Promotor B

7

MS-SPM-SC-01

CAPACITACIÓN Y

ENTREGA DE

ALARMAS

COMUNITARIAS



DE ALARMAS

COMUNITARIAS. Ir a actividad

N° 9.

Coordinación de

Seguridad

Ciudadana

8

INFORMAR AL

REPRESENTANTE

BARRIAL LOS

MOTIVOS POR LOS

CUALES EL BARRIO NO

SE PUEDE INTEGRAR

Informar al representante barrial los

motivos por los cuales el barrio no

se puede integrar al Sistema de

Alarmas Comunitarias del GAD-I.

Promotor B

9 FIN

119

DIAGRAMA DE FLUJO 3

Diagrama del flujo: Atención de pedidos de Alarmas Comunitarias - Integración del barrio por donación de equipos.

DIR

ECC

IÓN

DE

PA

RTI

CIP

AC

IÓN

C

IUD

AD

AN

A -

CO

OR

DIN

AC

IÓN

D

E SE

GU

RID

AD

CIU

DA

DA

NA

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

DIR

ECC

IÓN

DE

TEC

NO

LOG

ÍAS

DE

LA IN

FOR

MA

CIÓ

N Y

C

OM

UN

ICA

CIÓ

N

UN

IDA

D D

E A

CTI

VO

S FI

JOS

ALC

ALD

ÍA


Inicio

Promotor B

5. Informar acerca del pedido a la Dirección de

TIC

D1, D2

Promotor B

9. Informar al usuario los motivos por los cuales no

se puede donar los equipos

Promotor B

14. Verificar en coordinación de la

Dirección de TIC el buen uso de los equipos donados al barrio

Fin

15. MS-SPM-SC-01 Capacitación y


D1

7. ¿Es factible la donación de

equipos?

Director de TIC

10. Solicitar al Director Administrativo la donación de equipos para el barrio

SI

Director de TIC

8. Comunicar a Seguridad Ciudadana los motivos por

los cuales no se puede donar los equipos al barrio

No


11. Sumillar y asignar el pedido a la Unidad de Activos

Fijos

Responsable de Activos Fijos

12. Entregar equipos al presidente barrial previo

presentación de requisitosD3

Responsable de Activos Fijos

13. Suscribir Acta de Donación de equipos al barrio con su presidente

D4

D2

D2

A

A

Director de TIC

6. Analizar y determinar la factibilidad de

donación de equipos

S1

S1

Alcalde

3. Sumillar el pedido

Secretaria

2. Entregar al Alcalde para su atención

Secretaria

4. Asignar trámite a la Coordinación de

Seguridad Ciudadana

S1

B

B

C

C

S1

D1

D1, D2 D1, D2 D1, D2


D1: Solicitud externa dirigida al Señor

Alcalde


QUIPUX

D2: Memorando

D3: Requisitos para donación de equipos:

D3.1 Copia de Cédula del presidente barrial

D3.2 Certificación emitida por la Junta

Parroquial (De que es presidente del barrio)

D4: Acta de Donación de equipos

120

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 3.


1

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES



Receptar SOLICITUD dirigida al

Sr. Alcalde del tipo:

* Integración del barrio al

Sistema de Alarmas

Comunitarias por Donación de

Equipos.

Unidad de

Atención al

Cliente

2

ENTREGAR AL

ALCALDE PARA SU

ATENCIÓN

Entregar al Alcalde para su

atención. Secretaria

3 SUMILLAR EL

PEDIDO Sumillar el pedido. Alcalde

4

ASIGNAR TRÁMITE A

LA COORDINACIÓN

DE SEGURIDAD

CIUDADANA

Asignar trámite a la Coordinación

de Seguridad Ciudadana en forma

física y digital por el Sistema

QUIPUX.

Secretaria

5

INFORMAR ACERCA

DEL PEDIDO A LA

DIRECCIÓN DE TIC

Revisar e informar acerca del

pedido del barrio al Director de

TIC.

Promotor B

6

ANALIZAR Y

DETERMINAR LA

FACTIBILIDAD DE

DONACIÓN DE

EQUIPOS

Analizar el pedido y determinar la

factibilidad de Donación de

Equipos especialmente por

disponibilidad de los mismos.

Director de

TIC

7

¿ES FACTIBLE LA

DONACIÓN DE

EQUIPOS?

Si es factible la donación de

equipos ir a la actividad Nº 10.

Si no es factible la donación de

equipos ir a la actividad Nº 8.

Director de

TIC

8

COMUNICAR A

SEGURIDAD

CIUDADANA LOS

MOTIVOS POR LOS

CUALES NO SE

PUEDE DONAR LOS

EQUIPOS AL BARRIO

Comunicar de forma verbal a

Seguridad Ciudadana los motivos

por los cuales no se puede donar

los equipos al barrio.

Director de

TIC

9

INFORMAR AL

USUARIO LOS

MOTIVOS POR LOS

CUALES NO SE

PUEDE DONAR LOS

EQUIPOS

Informar al Presidente Barrial los

motivos por los cuales no se

puede donar los equipos al barrio.

Ir a la actividad Nº 16.

Promotor B

10 SOLICITAR AL

DIRECTOR

Solicitar al Director

Administrativo a través de

Director de

TIC

121

ADMINISTRATIVO LA

DONACIÓN DE

EQUIPOS PARA EL

BARRIO

Memorando del Sistema

QUIPUX la donación de equipos

al barrio con descripción,

cantidad y motivo.

11

SUMILLAR Y

ASIGNAR EL PEDIDO

A LA UNIDAD DE

ACTIVOS FIJOS

Sumillar y asignar el pedido al


Activos Fijos.

Director

Administrativo

12

ENTREGAR EQUIPOS

AL PRESIDENTE

BARRIAL PREVIO

PRESENTACIÓN DE

REQUISITOS

Con la sumilla del Director

Administrativo en el pedido,

entregar los equipos solicitados al

Presidente Barrial tras la

presentación de:

Copia de cédula y papeleta

votación de Presidente

Barrial.

Certificación de la Junta

Parroquial que el Señor/a es

presidente barrial.

Responsable

de Activos

Fijos

13

SUSCRIBIR ACTA DE

DONACIÓN DE

EQUIPOS AL BARRIO

CON SU PRESIDENTE

Elaborar y suscribir el ACTA DE

DONACIÓN de Equipos al

Barrio con el Presidente.

Responsable

de Activos

Fijos

14

VERIFICAR EN

COORDINACIÓN DE

LA DIRECCIÓN DE

TIC EL BUEN USO DE

LOS EQUIPOS

DONADOS AL

BARRIO

Verificar en coordinación de la

Dirección de TIC el buen uso de

los equipos donados al barrio en

el plazo establecido para ello.

Promotor B

15

MS-SPM-SC-01

CAPACITACIÓN Y

ENTREGA DE

ALARMAS

COMUNITARIAS



DE ALARMAS

COMUNITARIAS.

Coordinación

de Seguridad

Ciudadana

16 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que crea y coordina el Consejo de Seguridad Ciudadana del cantón

Ibarra

2 Reglamento para la Aplicación del Sistema de Alarmas Comunitarias

122

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Constitución de la República del Ecuador

2 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

(COOTAD)

3 Ley de Seguridad Pública y del Estado



Código TÍTULO DEL DOCUMENTO

Instalación de alarmas comunitarias

D2: Pliegos de especificaciones técnicas

Integración del barrio por autogestión

D2: Informe de inspección

Integración del barrio por donación de equipos

D4: Acta de donación de equipos

9. ANEXOS



Elaboró: Andrea Rea Revisó: Martha Cangás

Fecha:14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

123



PROCEDIMIENTO PETICIONES A OBRAS

PÚBLICAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PETICIONES A OBRAS PÚBLICAS

1. OBJETIVO:

Cumplir con las peticiones solicitadas por la ciudadanía, además de dar cumplimiento

a las normas y leyes que rigen.

2. ALCANCE:

El procedimiento aplica a todas las peticiones que se realizan a la Dirección de Obras

Públicas, excepto los que ya están considerados como procedimientos.

El proceso inicia desde la recepción de documentos en la oficina de atención al cliente,

inspección del lugar solicitado y aprobación o rechazo de la solicitud, hasta el archivo

del trámite.



Rol Responsabilidad


la unidad.


Topógrafo OO.PP



para soporte de obras públicas de

desarrollo territorial


topográfica.




Realiza permisos de habitualidad y definitivos de

construcción.


ABREVIATURAS




Ibarra


124

DEFINICIONES


1 Inspección La inspección es el método de exploración física que

se efectúa por medio de la vista.


GAD-I.








de Ibarra.





efecto



125


Diagrama de flujo: Petición de Obras Públicas.A

TEN

CIÓ

N A

L CL

IEN

TED

IR. O

BR

AS

PÚB

LICA

SA

RCH

IVO

IN

STIT

UCI

ON

AL MG-LF-LC-08

11. Entrega de respuesta a trámites y archivo.

Secretaria

2. Registrar trámite y pasar al director

Técnico

5 . Realizar inspección del lugar

Técnico


Secretaria


Institucional

Fin

S1

S1

D2

D4

Director

3. Sumillar solicitud

Secretaria


S1

D1.1

7. ¿Es factible cumplir la petición?

No

Si

Técnico

8. Ejecutar petición solicitada

Técnico

9. Elaborar informe de la petición


D1

Inicio

D3

126


D1: Matriz de requisitos. S1: Sistema de gestión documental Quipux

D1.1: Trámite sumillado.

D2: Informe DE inspección

D3: Informe de la petición realizada

D4: Expediente



1 ATENCIÓN DE

PETICIONES


Atención de peticiones que

realiza la ciudadanía.


2

.REGISTRAR

TRÁMITE Y PASAR

AL DIRECTOR

Registrar el trámite y hacer

sumillar por el director. Secretaria OO.PP

3 SUMILLAR

SOLICITUD

Sumillar el oficio y devolver a la


4

REASIGNAR AL

TÉCNICO

RESPONSABLE

Reasignar al técnico encargado

para contestar la petición. Secretaria OO.PP

5

REALIZAR

INSPECCIÓN DEL

LUGAR

Realizar inspección del predio

para verificar los requerimientos

del pedido.

Técnico OO.PP

6 REALIZAR INFORME

DE LA INSPECCIÓN

Elaborar informe para aprobar el

pedido y hacer firmar por el

director.

Técnico OO.PP

7

¿ES FACTIBLE

CUMPLIR LA

PETICIÓN?

♦ Si es factible con la petición


♦ Si la petición no es factible

Continuar a la actividad Nº 11

Técnico OO.PP

8

EJECUTAR

PETICIÓN

SOLICITADA

Ejecutar la petición solicitada,

con los responsables y

operadores del trabajo.

Técnico OO.PP

9

ELABORAR

INFORME DE

RESPUESTA A LA

PETICIÓN

Elaborar el informe de respuesta

a la petición para el ciudadano y

para el supervisor responsable.

Técnico OO.PP

10

REASIGNAR

RESPUESTA AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar la respuesta al

Asistente de Archivo

Institucional y entregar el

expediente físico.

Secretaria OO.PP

11

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO.

Archivar el trámite en el sistema

y entregar el trámite al

ciudadano.

Asistente de Archivo

Institucional

FIN

127


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD





Matriz de requisitos.

Trámite sumillado

Informe DE inspección

Informe de la petición realizada

Expediente

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Medardo Matango Revisó: Tgnlo. Cesar Benítez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

128



PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE

PETICIONES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PETICIONES

1. OBJETIVO

Atender las solicitudes, quejas y reclamos que ingresan por parte de la ciudadanía al

Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra, con la participación de las

respectivas direcciones y unidades para procurar entregar una respuesta positiva a las

peticiones de los ciudadanos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplicará a todas las peticiones ciudadanas que se recepten por la

unidad de Atención al Cliente, excepto las que no esté en competencia de recibir o

dar solución el GAD-I. Inicia con el ingreso de la petición y termina con la respuesta

requerida por el ciudadano o el archivo de la petición.



Rol Responsabilidad

Asistente de ventanilla Recibe, registra, clasifica, da seguimiento, archiva y

despacha la documentación interna y externa. Mantiene

actualizada la base de datos de registro, recepción y entrega

de documentos de la institución. Atiende y asesora al

usuario interno y externo.


ABREVIATURAS


1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra

2 STA Servicios Técnicos Administrativos

DEFINICIONES


1 Trámite Gestión o diligencia que se realiza para obtener un resultado;

formulismos necesarios para resolver una cosa o un asunto.

2 Petición Es aquel derecho que tiene toda persona individual o jurídica,

grupo, organización o asociación para solicitar o reclamar ante las

autoridades competentes -normalmente los gobiernos o entidades

públicas- por razones de interés público ya sea individual, general

o colectivo.

3 Asunto Tema al que hace referencia la petición.

4 Especies

valoradas

Formularios, certificados, tasas etc. compradas por el ciudadano

en las ventanillas del GAD-I para ingresar una petición.

129


Diagrama de flujo: Atención de peticiones

CLI

EN

TE

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

E

Fase

Cliente

1. Adquirir tasa por STA

Inicio

5. ¿La petición es factible?


9. Ingresar datos del trámite y asignar al primer

responsable la petición

8. ¿La documentacion está completa?

S1


11. Clasificar petición dependiendo su asunto

D3


12. Entregar peticiones en los departamentos correspondientes

SI


7. Verificar documentos ingresados dependiendo

de la petición


10. Entregar número de trámite al ciudadano

D2NO

A

NO

A

Fin

D1

Responsable de recibir petición

13. Constatar y asignar la petición al responsable

directo

SI

D3.1

Cliente

3. Comprar especies valoradas según

trámite

2. ¿El trámite requiere la compra

de especies valoradas?

Si

NO


6. Devolver la petición al cliente

Fin

Cliente

4. Solicitar atención del trámite

D1.1

D1.2

D1

130

DESCRIPCIÓN DE MATRIZ DE DOCUMENTOS Y SISTEMAS


D1 : Matriz de requisitos dependiendo el

trámite

S1: Sistema de Gestión documental

Quipux

D2: Comprobante de entrega de

documentos

D3: Sobre de entrega de documentación

interna

D3.1: Sobre de entrega con la firma de

recepción



1 ADQUIRIR TASA

POR STA

Adquirir Tasa por Servicios

Administrativos en las ventanillas

del GAD-I

Ciudadano

2

¿EL TRÁMITE

REQUIERE LA

COMPRA DE

ESPECIES

VALORADAS?

Si el trámite requiere la

compra de especies valoradas Continua actividad 3

No necesita comprar especies

valoradas Pasa a la actividad 4

Ciudadano

3

COMPRAR

ESPECIES

VALORADAS

SEGÚN TRÁMITE

Comprar especies valoradas según

los requisitos que el trámite

requiera.

Ciudadano

4

SOLICITAR

ATENCIÓN DE LA

PETICIÓN

Con los requisitos necesarios el

ciudadano solicita la atención de la

petición en la unidad de Atención

al Cliente

Ciudadano

5 ¿LA PETICIÓN ES

FACTIBLE?

La petición si es factible Pasa actividad 7

No es factible la petición

Continua actividad 6

Asistente de

Ventanilla

6

DEVOLVER LA

PETICIÓN AL

CLIENTE

Si la petición no procede se

devuelve al ciudadano

Asistente de

Ventanilla

7

VERIFICAR

DOCUMENTOS

INGRESADOS

DEPENDIENDO DE

LA PETICIÓN

Revisar los documentos ingresados

D1, correspondientes a la petición

solicitada.

Asistente de

Ventanilla

8

¿LA

DOCUMENTACIÓN

ESTÁ COMPLETA?

Si está completa Continua actividad 9

No está completa Pasa actividad 4

Asistente de

Ventanilla

9

INGRESAR DATOS

DEL TRÁMITE Y

ASIGNAR AL

PRIMER

En el sistema de gestión

documental Quipux ingresa la

petición y asigna al primer

responsable para posteriormente

Asistente de

Ventanilla

131

RESPONSABLE LA

PETICIÓN

dirigir al responsable directo la

petición.

10

ENTREGAR

NÚMERO DE

TRÁMITE AL

CIUDADANO

Para el seguimiento al trámite se

entrega al usuario su número de

trámite en el documento

Comprobante de entrega de

documentos D2.

Asistente de

Ventanilla

11

CLASIFICAR

PETICIÓN

DEPENDIENDO SU

ASUNTO

Clasificar las peticiones en los

sobres de entrega de documentos

D3 los cuales son asignados para

cada dirección.

Asistente de

Ventanilla

12

ENTREGAR

PETICIONES EN

LOS

DEPARTAMENTOS

CORRESPONDIENT

ES

A las 12:00 y 17:00 se entregan las

peticiones recolectadas, en cada

dependencia correspondiente.

Asistente de

Ventanilla

13

CONSTATAR Y

ASIGNAR AL

RESPONSABLE LA

PETICIÓN

Se firma la constancia del

recibimiento de la petición en el

sobre de entrega de documentos y

se asigna al responsable directo de

la petición.

Funcionario

receptor de la

petición

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Documento Requisitos de trámites municipales 2010

2 Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de

la Ilustre Municipalidad de Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización

COOTAD




Sobre de recepción de documentos

Comprobante entrega de documentos

Documentos necesarios para realizar las peticiones

01 Activos totales

02 Declaración de patente

03 Patente de salud

04 Certificados

05 Trámite de cualquier índole

06 Aviso de alcabalas

132

07 Actualización rural

08 Varios trabajos

09 Acta recepción definitiva

10 Reglamentación urbana

11 FPA (Formulario de planos arquitectónicos)

12 FPC (Formulario de planos de construcción definitiva)

13 FPE (Formulario de planos de construcción estructurales)

14 Registro profesional arquitectos

15 Registro profesional ingenieros

16 Ocupación de vía pública

17 Solicitud de puesto de mercado

18 Espectáculos públicos

19 Declaración inquilinato

23 Libro de obra

24 STA Habeas Corpus

25 Formulario de copias de títulos

9. ANEXOS



Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Sr. Hugo Gualoto

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

133



PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE

PETICIONES DEL SECTOR DE

COMERCIALIZACIÓN

CÓDIGO: P-MS-GTC-AP-12 VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE PETICIONES DEL SECTOR DE

COMERCIALIZACIÓN

1. OBJETIVO

Coordinar, atender y solucionar las diferentes inquietudes, peticiones o denuncias del

sector de comercialización con el fin de vincular de forma adecuada los trámites y

situaciones respectivas de los comerciantes de los mercados.

2. ALCANCE

Inicia desde que se recibe la petición o denuncia del ciudadano hasta determinar si el

trámite es procedente o no; para enviar el trámite al procedimiento Atención de

Peticiones y los procedimientos necesarios de acuerdo al asunto.



Rol Responsabilidad

Administrador de mercados

Revisa los trámites de legalización, renovación de

contratos y adjudicación de puestos de mercado.

Garantizar la organización y funcionamiento de los

Mercados del Cantón.

Organizar y ubicar los comerciantes formales

dentro de los mercados para brindar una buena

imagen al público en general

Verificar la calidad de productos que abastecen a

los distintos mercados del Cantón, tanto mayoristas

como minoristas.

Asesora a las autoridades municipales en temas

inherentes a garantizar la organización y buen

funcionamiento de los mercados del cantón.

Controla pago al día de arrendamientos y alícuotas

y puestos del mercado



rendición de cuentas,

Las demás funciones asignadas por la Ley, el

Concejo Municipal y el Alcalde.

Supervisor Sanitario

Efectúa operativos de control de los puestos de

mercado

Elabora notificaciones e informes respectivos

134



rendición de cuentas,

Las demás funciones asignadas por la Ley, el

Concejo Municipal y el Alcalde.

Secretaria

Facilitar a los comerciantes y público en general

información básica

Resolver inquietudes básicas de los comerciantes y

público en general

Entrega de requisitos para distintos trámites

Realizar oficios y memos para las distintas

asociaciones de comerciantes, instituciones

públicas y autoridades competentes

Realizar renovaciones de los contratos de arriendos

Agilitar trámites en el Ilustre Municipio de Ibarra,

así como en las distintas instituciones públicas

Mantener en orden todos los documentos que

ingresan a la Unidad de Mercados, así como los

archivos de la Unidad de Mercados


ABREVIATURAS


1 GAD-I

Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San

Miguel de Ibarra

2 COOTAD

Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización

DEFINICIONES


1

135


Diagrama de flujo: Atención de peticiones del sector de comercialización

CIU

DA

DA

NO

AD

MIN

ISTR

AC

IÓN

DE

MER

CA

DO

S

Fase

Inicio

Ciudadano

1. Emitir denuncia o petición de forma verbal

o escrita

Administrador de Mercados

2. Atender denuncia o petición

D1

7. ¿Petición cumple todos los

requisitos?

Ciudadano

8. Recopilar documentos faltantes

NO

D1

A


9. Verificar deudas pendientes del

comerciante

S5.1

SI

3. ¿Asunto del trámite?

6. ¿Petición es factible?

Peticiones

Fin

NO


4. Solicitar inspección del área donde se suscitó el

conflicto

Denuncias5. P-MG-LF-LC-04 Notificaciones a comerciantes y

ciudadanos

Fin

SI

A

D1

1

136

Diagrama de flujo: Atención de peticiones del sector de comercialización

CIU

DA

DA

NO

AD

MIN

ISTR

AC

IÓN

DE

MER

CA

DO

SC

LIEN

TE IN

TER

NO

Fase

Supervisor Sanitario

13. Realizar Inspección del puesto y elaborar

informe

10. ¿Comerciante tiene deudas pendientes?


11. Solicitar la sanción correspondiente

SI


14. Revisar informe de inspección

NO

12. P-MG-LF-LC-04 Notificaciones a comerciantes y

ciudadanos

SI15. ¿Es procedente

la petición?

No


20. Emitir informe de factibilidad y expediente


17. Sumillar documentos y entregar al solicitante

B

19. P-MS-GTC-AP-11


Ciudadano

18. Solicitar trámite para petición

B

21. PROCEDIMIENTOS INTERNOS DE

ACUERDO A LA NECESIDAD


16. Devolver documentos de la

petición al interesado y negar verbalmente

Fin

D1

D2

D3

D4D3,D4

D5

22. P-MG-LF-LC-08 Entrega de respuesta a trámites y archivo

D6

Fin

D1

D1

D1

1

137


D1: Solicitud de petición S1: Sistema de Gestión Documental Quipux

D2: Solicitud para aplicar la sanción

correspondiente al comerciante

S2: Sistema de Cobros

D3: Oficio de respuesta de sanción

aplicada o acción tomada


D5: Informe de factibilidad y expediente

del comerciante

D6: Respuesta al trámite solicitado



1

EMITIR DENUNCIA

O PETICIÓN DE

FORMA VERBAL O

ESCRITA

Emitir denuncia o petición de forma

verbal o escrita (D1) Ciudadano

2

ATENDER

DENUNCIA O

PETICIÓN

Atender denuncia o petición (D1) Administrador de

mercados

3 ¿ASUNTO DEL

TRÁMITE?

¿Asunto del trámite?

Peticiones

Continuar actividad No 8

Denuncias Continuar actividad No 4

Administrador de

mercados

4

SOLICITAR

INSPECCIÓN DEL

ÁREA DONDE SE

SUSCITÓ EL

CONFLICTO

Solicitar inspección del área donde se

suscitó el conflicto a la Comisaria

Municipal

Administrador de

mercados

5

PROCEDIMIENTO

P-MG-LF-LC-04

NOTIFICACIONES A

COMERCIANTES Y

CIUDADANOS

Llamado al procedimiento

NOTIFICACIONES A

COMERCIANTES Y

CIUDADANOS

6 ¿PETICIÓN ES

FACTIBLE?

Verifica si la petición es factible

Petición factible


Petición no es factible

Fin

Administrador de

mercados

7

¿PETICIÓN CUMPLE

CON TODOS LOS

REQUISITOS?

Verifica si la petición cumple con

todos los requisitos

Cumple con los requisitos


No cumple con los requisitos


Administrador de

mercados

138

8

RECOPILAR

DOCUMENTOS

FALTANTES

Recopila documentos faltantes y

adjunta al petición (D1) Ciudadano

9

VERIFICAR DEUDAS

PENDIENTES DEL

COMERCIANTE

Verifica si presenta deudas pendientes

el comerciante en el sistema de cobros

(S5.1)

Administrador de

mercados

10

¿COMERCIANTE

TIENE DEUDAS

PENDIENTES?

Verifica si el Comerciante tiene

deudas pendientes

Tiene deudas pendientes


No tiene deudas pendientes


Administrador de

mercados

11

SOLICITAR LA

SANCIÓN

CORRESPONDIENTE

Solicita la sanción correspondiente

(D2) a Comisaria Municipal

Administrador de

mercados

12

PROCEDIMIENTO

P-MG-LF-LC-04

NOTIFICACIONES A

COMERCIANTES Y

CIUDADANOS


NOTIFICACIONES A

COMERCIANTES Y

CIUDADANOS

13

REALIZAR

INSPECCIÓN DEL

PUESTO Y

ELABORAR

INFORME

Realiza Inspección del puesto y

elaborar informe (D4)

Supervisor

Sanitario

14 REVISAR INFORME

DE INSPECCIÓN

Revisa informe de inspección (D4) y

la sanción o no del comerciante

aplicada por la Comisaria Municipal

(D3)

Administrador de

mercados

15 ¿ES PROCEDENTE

LA PETICIÓN?

Verifica si es procedente la petición

Petición es procedente

Continuar actividad No 20 si el

Administrador emite el informe

de factibilidad(D5) a los

procedimientos necesarios para

atender el trámite y a la actividad

No 17 para sumillar la petición del

comerciante (D1)

Petición no es procedente


Administrador de

mercados

16

DEVOLVER

DOCUMENTOS DE

LA PETICIÓN AL

INTERESADO Y

NEGAR

VERBALMENTE

Devuelve documentos de la petición al

interesado (D1) y niega verbalmente

Administrador de

mercados

17 SUMILLAR

DOCUMENTOS Y

Sumilla documentos y entrega al

solicitante (D1)

Administrador de

mercados

139

ENTREGAR AL

SOLICITANTE

18

SOLICITAR

TRÁMITE PARA

PETICIÓN

Solicitar trámite para petición (D1) Ciudadano

19

PROCEDIMIENTO

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES


ATENCIÓN DE PETICIONES, el

cual emite el documento (D1) a los

procedimientos necesarios para el

trámite respectivo

20

EMITIR INFORME

DE FACTIBILIDAD Y

EXPEDIENTE

Emitir informe de factibilidad y

expediente (D5) a los procedimientos

necesarios de acuerdo al asunto.

Administrador de

mercados

21

PROCEDIMIENTOS

INTERNOS DE

ACUERDO A LA

NECESIDAD

PROCEDIMIENTOS INTERNOS

DE ACUERDO A LA NECESIDAD

22

PROCEDIMIENTO

P-MG-LF-LC-08

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO


ENTREGA DE RESPUESTA A

TRÁMITES Y ARCHIVO, el cual

emite un documento de respuesta al

trámite al ciudadano (D6)

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Resolución administrativa Nº 44. Estructura y gestión organizacional por

Procesos de la ilustre municipalidad de San Miguel de Ibarra

2 Ordenanza que Regula La Actividad Comercial en el Cantón Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




140

9. ANEXOS



Elaboró: Nataly Culqui, Nataly Molina Revisó: Tnlgo. Jerónimo Darquea –


Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

141



PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE

RESPUESTA A TRÁMITES Y ARCHIVO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y

ARCHIVO

1. OBJETIVO

Entregar oportunamente las respuestas de trámites del GAD-I, mediante el registro y

archivo adecuado de los mismos, para satisfacer la necesidad de los usuarios externos de

conocer el estado de sus solicitudes.

2. ALCANCE

Aplica a la entrega y archivo de trámites del usuario externo que hayan sido ingresados

por Ventanilla de Atención al Cliente.

Inicia en la recepción del trámite de las Direcciones del GAD-I en el Archivo

Institucional.

Finaliza en el archivo y entrega de la respuesta de trámites al usuario.



Rol Responsabilidad


Revisar todo documento que ingresa en el archivo

y verificar si han sido asignados en el Sistema.

Revisar en el Sistema si el trámite perteneciente al

usuario reposa en el Archivo Institucional. En caso

de estar en el Archivo revisar la carpeta

correspondiente y proceder a la entrega de

documentos.

Organizar los trámites especificando el tipo de

documento y colocar en carpetas en orden

secuencial.


ABREVIATURAS


1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal San

Miguel de Ibarra

142


Diagrama de flujo: Entrega de respuesta a trámites y archivo

AR

CH

IVO

INST

ITU

CIO

NA

L Asistente Administrativo

7. Archivar el trámite en el Sistema correspondiente

Inicio


1. Recibir los trámites externos que se han concluido de todas las oficinas revisando

el documento físico y digitalD1

S1, S5.5

2. ¿El trámite es entregado en forma física y

digital?


4. Ingresar en el Sistema el resultado de los trámites

entregados en forma física y digital

SI


3. No recibir trámites que no estén completos de forma

física o no hayan sido asignados en el Sistema

NO


5. Archivar los expedientes de trámites etiquetándolos y

codificándolos


6. Entregar respuesta de trámites al usuario externo solicitando la cédula, número de trámite y/o

comprobante de pagoD1 D1

S1, S5.5S1, S5.5

Fin


D1: Expedientes de trámites externos concluidos S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX

S5.5: Sistema REGYCONT

143



1

RECIBIR LOS

TRÁMITES EXTERNOS

QUE SE HAN

CONCLUIDO DE

TODAS LAS OFICINAS

REVISANDO EL

DOCUMENTO FÍSICO

Y DIGITAL

Recibir los trámites externos que se

han concluido de todas las oficinas

revisando que el documento físico esté

asignado también en el Sistema

QUIPUX.

Además revisar que el trámite se

encuentre con las respectivas copias,

tanto para el Archivo Institucional

como para el usuario.

Asistente

Administrativo

2

¿EL TRÁMITE ES

ENTREGADO EN

FORMA FÍSICA Y

DIGITAL?

Si el trámite ha sido entregado en

forma física y digital ir a la actividad

Nº 4.

Si no ha sido entregado de forma física

o digital ir a la actividad Nº 3.

Asistente

Administrativo

3

NO RECIBIR

TRÁMITES QUE NO

ESTÉN COMPLETOS

DE FORMA FÍSICA O

NO HAYAN SIDO

ASIGNADOS EN EL

SISTEMA

No recibir trámites que no estén

completos de forma física o no hayan

sido asignados en el Sistema

QUIPUX.

Asistente

Administrativo

4

INGRESAR EN EL

SISTEMA EL

RESULTADO DE LOS

TRÁMITES

ENTREGADOS EN

FORMA FÍSICA Y

DIGITAL

Ingresar en el Sistema el resultado de

los trámites que hayan sido entregados

en forma física y digital.

Asistente

Administrativo

5

ARCHIVAR LOS

EXPEDIENTES DE

TRÁMITES

ETIQUETÁNDOLOS Y

CODIFICÁNDOLOS

Archivar los expedientes de trámites

etiquetándolos y codificándolos según

numeración en orden descendente.

Cuando se trate de trámites como

Aprobación de planos,

Fraccionamientos, Urbanizaciones,

Propiedad Horizontal o cuando el

tramite lo amerite, escanear los

documentos y guardarlos como

respaldo.

Asistente

Administrativo

144

6

ENTREGAR RESPUESTA

DE TRÁMITES AL

USUARIO EXTERNO

SOLICITANDO LA

CÉDULA, NÚMERO DE

TRÁMITE Y/O

COMPROBANTE DE

PAGO

Cuando el usuario externo se

acerque a retirar su trámite,

entregar la respuesta

solicitando la cédula o número

de trámite. En caso de que el

trámite tenga costo, informar el

valor a pagar y posteriormente

revisar el Comprobante de

Pago, antes de entregarlo al

usuario.

Asistente

Administrativo

7

ARCHIVAR EL TRÁMITE

EN EL SISTEMA

CORRESPONDIENTE

Archivar el trámite en el

Sistema que corresponda ya

sea QUIPUX o REGYCONT,

colocando el nombre de la

persona que retiró la respuesta

del mismo.

Asistente

Administrativo

8 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Reglamento para la Administración del Archivo Institucional




N/A

9. ANEXOS.



Elaboró: Andrea Rea Revisó: Alexandra Franco

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

145



PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE

PEDIDOS DE DOCUMENTACIÓN DEL

ARCHIVO HISTÓRICO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE PEDIDOS DE DOCUMENTACIÓN

DEL ARCHIVO HISTÓRICO

1. OBJETIVO

Atender las peticiones de copias de documentación del Archivo Histórico mediante su

atención oportuna para satisfacer las necesidades del usuario.

2. ALCANCE

Aplica a las peticiones internas o externas acerca de la documentación que reposa en el

Archivo Histórico.

Inicia en la recepción de la petición sea verbal o escrita.

Finaliza en el regreso del documento solicitado a su lugar en el archivo.



Rol Responsabilidad

Asistente del Archivo

Histórico

Atención al usuario interno de la institución y externo.

Información sobre la historia de nuestra Ciudad y el

Cantón a estudiantes que nos visitan.

Entrega en copias sobre la historia de la Ciudad, y

copias de documentos solicitados por Secretaría

General para el ciudadano solicitante.

Mantener un Registro de las personas que solicitan

documentos en el Archivo Histórico.


ABREVIATURAS


146


Diagrama de flujo: Atención de pedidos de documentación del Archivo HistóricoA

RC

HIV

O H

ISTÓ

RIC

OC

LIEN

TE IN

TER

NO

O

EXTE

RN

O

Inicio

Cliente

1. Solicitar el documento de forma verbal o escrita

D1, D2

Asistente del Archivo Histórico

2. Buscar el documento solicitado en el Archivo

3. ¿Es Usuario Interno o externo?


4. Solicitar cédula al usuario para el préstamo

Externo


5. Facilitar el documento o acompañarlo para sacado de

copias en caso de ser documento histórico

D3


10. Regresar el documento a su lugar en el anaquel de

Archivo

D6


7. Receptar y revisar de que el documento esté

correcto y completo


8. Registrar la atención en el registro correspondiente de acuerdo al tipo de usuario

D5, D7


9. Entregar la cédula al usuario en caso de ser

externo

Fin

A

Cliente.

6. Sacar copias del documento

A

D4

D6 D3D3

Interno

147


D1: Memorando Interno S1:Sistema de gestión Documental Quipux

D2: Oficio Externo

D3: Documento solicitado

D4: Copia de documento solicitado

D5: Registro de Pedidos de

Documentación

D6: Cédula del Usuario Externo

D7: Registro Documentos entregados

en copias del Archivo Histórico



1

SOLICITAR EL

DOCUMENTO DE

FORMA VERBAL O

ESCRITA

El usuario interno o externo

solicita el documento de forma

verbal o escrita.

La forma escrita es un

Memorando interno de un área

del GAD-I.

Usuario interno o

externo

2

BUSCAR EL

DOCUMENTO

SOLICITADO EN EL

ARCHIVO

Buscar el documento solicitado

en los anaqueles del Archivo.

Asistente de

Archivo Histórico

3

¿ES USUARIO

INTERNO O

EXTERNO?

Si es usuario externo ir a la

actividad N° 4.

Si es usuario interno ir a la

actividad N° 5.

Asistente de

Archivo Histórico

4

SOLICITAR CÉDULA

AL USUARIO PARA

EL PRÉSTAMO

Solicitar la cédula al usuario

externo como garantía del

préstamo del documento.

Asistente de

Archivo Histórico

5

FACILITAR EL

DOCUMENTO O

ACOMPAÑARLO

PARA SACADO DE

COPIAS EN CASO DE

SER DOCUMENTO

HISTÓRICO

Prestar el documento al usuario

para que saque las copias

necesarias.

En caso de ser un documento

de valor histórico, debe

acompañar al usuario al sacado

de copias para cuidar la

preservación del mismo.

Asistente de

Archivo Histórico

6 SACAR COPIAS DEL

DOCUMENTO

El usuario saca las copias del

documento prestado.

Usuario interno o

externo

148

7

REVISAR QUE EL

DOCUMENTO ESTÉ

CORRECTO Y

COMPLETO

Receptar el documento y

revisar que esté completo y no

haya sido alterado.

En caso de faltar hojas las

solicita al usuario.

Asistente de

Archivo Histórico

8

REGISTRAR LA

ATENCIÓN EN EL

REGISTRO

CORRESPONDIENTE

DE ACUERDO AL

TIPO DE USUARIO

Registra la atención entregada

en el registro de acuerdo al tipo

de usuario:

Interno: Registro de

Pedidos de

Documentación.

Externo: Documentos

entregados en copias del

Archivo Histórico

Solicitar la firma del usuario en

el registro.

Asistente de

Archivo Histórico

9

ENTREGAR

CÉDULA AL

USUARIO EN CASO

DE SER EXTERNO

Entregar la cédula en caso de

ser usuario externo.

Asistente de

Archivo Histórico

10

REGRESAR EL

DOCUMENTO A SU

LUGAR EN EL

ANAQUEL DE

ARCHIVO

Regresar el documento al

anaquel respectivo en el

Archivo para su custodia.

Asistente de

Archivo Histórico

11 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Reglamento para la Administración del Archivo Institucional

2 Acuerdo por el cual el Ayuntamiento Ibarreño organiza el Archivo Municipal




D5: Registro de pedidos de documentación

D7: Registro de documentos entregados en copias del archivo histórico

149

9. ANEXOS



Elaboró: Andrea Rea Revisó: Ernesto Proaño

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

150



PROCEDIMIENTO INFORMES AL

CIUDADANO

CÓDIGO: P-MS-GTC-IC-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO INFORMES AL CIUDADANO

1. OBJETIVO

Garantizar a los mandantes el acceso a la información de manera periódica y permanente,

con respecto a la gestión pública.

Facilitar el ejercicio del derecho a ejecutar el control social de las acciones u omisiones

de las/los gobernantes, funcionarias y funcionarios, o de quienes manejen fondos

públicos;

Vigilar el cumplimiento de las políticas públicas; prevenir y evitar la corrupción y el mal

gobierno.

2. ALCANCE

La rendición de cuentas se lo hace anualmente. Inicia con la necesidad de informar al

ciudadano y concluye con el informe de la Asamblea Cantonal realizada para presentar

la rendición de cuentas.



Rol Responsabilidad

Director de Participación

Ciudadana

Participa en la elaboración, instrumentación, ejecución,

seguimiento, control y evaluación de los planes y

programas que determine las autoridades competentes,

sujetándose invariablemente a las normas y lineamientos

definidos para tal efecto.

Director Comunicación

Social

Integra y promueve la optimización de los servicios de

comunicación social, radio y relaciones públicas.

Organiza servicios de control, seguimiento y campañas

de comunicación social.

Alcalde Presentar al concejo y a la ciudadanía en general, un

informe anual escrito, para su evaluación a través del

sistema de rendición de cuentas y control social, acerca

de la gestión administrativa realizada, destacando el

estado de los servicios y de las demás obras públicas

realizadas en el año anterior, los procedimientos

empleados en su ejecución, los costos unitarios y totales

y la forma cómo se hubieren cumplido los planes y

programas aprobados

por el concejo

Asistente de Salud y

Medio Ambiente

Brinda apoyo en actividades administrativas y de

logística de la unidad.

Asistente administrativo-

Dirección Administrativo

Apoya en la ejecución de actividades administrativas y

logísticas del GAD-I

151

Técnico de Participación

ciudadana

Brinda apoyo en la ejecución de actividades

administrativas y logísticas.

Promotor Participación

ciudadana

Realiza diagnóstico socio-económico de los sectores

poblacionales del cantón. Estimula las iniciativas

ciudadanas en el campo social. Planifica y coordina la

ejecución de planes y proyectos de carácter social.

Difunde y promociona proyectos sociales como políticas

y normas municipales


ABREVIATURAS



2 PC Participación Ciudadana

3 CPCCS Consejo de Participación Ciudadana y Control Social

DEFINICIONES


Informe de gestión Documento en el cual se detallen todos y cada uno de

los movimientos ocurridos en todos los sectores

correspondientes a la empresa, sean estos positivos o

negativos para su desarrollo.

Rendición de cuentas Es un proceso participativo, estructurado, periódico y

oportuno, mediante el cual quienes toman decisiones

sobre la gestión de lo público (autoridades, servidores

públicos, corporaciones privadas, instituciones

financieras internacionales y organizaciones de la

sociedad civil), ya sea en el ámbito político,

programático u operativo, cumplen su deber y

responsabilidad de explicar, dar a conocer o responder

sobre el manejo de lo público encomendado a ellos y

los resultados logrados o no ante la ciudadanía,

sometiendo a ésta la evaluación de dicha gestión o

manejo.

Convocatoria Citar o llamar a una o más personas para que asistan a

determinado acto o lugar.

Evaluar Analizar una cosa para determinar su valor,

importancia o trascendencia.

Acuerdos Decisión tomada en común por dos o más personas,

por una junta, asamblea o tribunal.

Recomendaciones Trato de favor, influencia o ventaja para conseguir

algo.

Ciudadanía Es el nombre dado al hombre que por haber nacido o

residir en una ciudad es miembro de la comunidad

organizada que le reconoce la cualidad para ser titular

de los derechos y deberes, propios de la ciudadanía,

quedando obligado, como ciudadano, a hacer que se

cumplan.

152


Diagrama de flujo: Informes ciudadanos.

DIR

ECC

IÓN

DE

PA

RTI

CIP

AC

IÓN

C

IUD

AD

AN

AU

NID

AD

ES G

AD

-ID

IREC

CIÓ

N D

EC

OM

UN

ICA

CIÓ

N

SOC

IAL

ALC

ALD

ÍAEN

TID

AD

EX

TER

NA

Antes

Director

1. Identificar necesidad ciudadana

Inicio

Directores

2. Entregar informes de gestión a Dir.

Comunicación Social

Director

3. Diseñar y revisar el informe de gestión

Director

4. Presentar propuesta del presupuesto para

la Asamblea Local Cantonal

6. ¿Se aprueba la propuesta?

Director

10. Preparar la campaña de comunicación

Alcalde

12. Determinar lugar, día y hora de la Asamblea Local

Cantonal

Director

13. Elaborar las invitaciones a la Asamblea

Cantonal

NO

Técnico de PC

15. Elaborar registros asistencia a la

Asamblea

Promotor de PC

16. Entregar convocatorias

Técnico de PC

14. Ingresar la convocatoria

S2.7

D2

D4

D1 NO

Director

7. Realizar cambios de propuesta

8. ¿Se requiere contratar bienes

o servicios externos?

SI SI

9. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y



B

B

2

5. P-MA-GF-P-02Ejecución de presupuesto

D3 D5

EMPRESA EXTERNA

11. Imprimir informes de gestión para ciudadanía

S1 S4.1

A

A

153


DIR

ECC

IÓN

DE

PA

RTI

CIP

AC

IÓN

C

IUD

AD

AN

AA

LCA

LDÍA

DIR

ECC

IÓN

DE

GES

TIÓ

N

AM

BIE

NTA

L

DIR

ECC

IÓN

A

DM

INIS

TRA

TIV

AC

LIEN

TE

Durante

Asistente de Salud y Medio Ambiente

17. Arreglar el lugar donde se va a desarrollar la Asamblea Cantonal

Responsable Área Técnica

18. Instalar las mesas de registro de asistencia


19. Recibir a los representantes a la

Asamblea Local Cantonal

Alcalde

20. Instalar la Asamblea Cantonal

Alcalde

21. Presentar el informe de gestión

Ciudadanía

22. Evaluar el Informe de Gestión

Ciudadanía

23. Elaborar acuerdos y recomendaciones

Alcalde

24. Clausurar la Asamblea Cantonal

1

3

154


DIR

ECC

IÓN

DE

PA

RTI

CIP

AC

IÓN

C

IUD

AD

AN

AA

LCA

LDÍA

SEC

RET

AR

IA

GEN

ERA

L

Después

Técnico PC

25. Ingresar datos de la Asamblea Cantonal

S2.7

Técnico PC

26. Elaborar el informe de la Asamblea Cantonal

Técnico PC

27. Imprimir actas e informe de la Asamblea

Cantonal

Técnico PC

28. Entregar el informe de la Asamblea

Cantonal al CACAS

Alcalde

29. Cerrar proceso rendición de cuentas

D6D6 S2.7

2

Fin


D1: Ley orgánica de Participación Ciudadana S1: Sistema de gestión documental Quipux

D2: Informes de actividades de cada

dirección.

S2.7: Sistema de Participación Ciudadana

D3: Memo de petición de aprobación de

presupuesto.

D4: Invitaciones Asamblea Cantonal

D5: Registros de asistentes a la Asamblea

D6: Informe de la Asamblea Cantonal.



Antes

1

IDENTIFICAR

NECESIDAD

CIUDADANA

Se identifica la necesidad de que la

ciudadanía esté informada sobre la

gestión y administración de lo público,

derecho que consta en la Ley orgánica

de Participación Ciudadana.

Director de

Participación

Ciudadana

2

ENTREGAR

INFORMES DE

GESTIÓN A DIR.

Los directores de cada una de las

direcciones entregan los informes de

gestión de sus direcciones.

Directores del

GAD-I

155

COMUNICACIÓN

SOCIAL

3

DISEÑAR Y REVISAR

EL INFORME DE

GESTIÓN

Diseñar el informe de gestión a ser

emitido por el Alcalde

Director

Comunicación

Social

4

PRESENTAR

PROPUESTA DEL

PRESUPUESTO PARA

LA ASAMBLEA

LOCAL CANTONAL

Presentar la propuesta del presupuesto

a gastar en la Asamblea Cantonal del

proceso de Rendición de Cuentas.

Director de

Participación

Ciudadana

5 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Llamado al procedimiento Ejecución

de Presupuesto para aprobar la

propuesta del presupuesto para la

Asamblea local cantonal.

6 ¿SE APRUEBA LA

PROPUESTA?

Si se aprueba la propuesta Pasa actividad 8

No se aprueba la propuesta Continua actividad 7

7 REALIZAR CAMBIOS

DE PROPUESTA

Realizar cambios en la propuesta del

presupuesto para su posterior

aprobación.

Director de

Participación

Ciudadana

8

¿SE REQUIERE

CONTRATAR BIENES

O SERVICIOS

EXTERNOS?

Si se requiere contratar

bienes o servicios externos Pasa actividad 8

No se requiere contratar Continua actividad 9

Director de

Participación

Ciudadana

9

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE

BIENES, SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS


Contratación y Adquisiciones de

Bienes, Servicios, Obras y

Consultorías para contratar bienes o

servicios de empresas externas que se

requiera para la Asamblea Cantonal

10

PREPARAR LA

CAMPAÑA DE

COMUNICACIÓN

Preparar la campaña de comunicación

para la difusión previa del Informe de

Rendición de Cuentas a la ciudadanía

Director

Comunicación

Social

11

IMPRIMIR

INFORMES DE

GESTIÓN PARA

CIUDADANÍA

La empresa externa adjudicada por el

GAD-I es la encargada de imprimir los

informes de gestión para la ciudadanía.

ENTIDAD

EXTERNA

12

DETERMINAR

LUGAR, DÍA Y HORA

DE LA ASAMBLEA

LOCAL CANTONAL

Determinar del lugar, día y hora de la

Asamblea Local Cantonal Alcalde

13

ELABORAR LAS

INVITACIONES A LA

ASAMBLEA

CANTONAL

Elaborar las invitaciones a la Asamblea

Cantonal de Rendición de Cuentas

Director

Comunicación

Social

156

14 INGRESAR LA

CONVOCATORIA

Ingreso de la convocatoria al sistema

tecnológico de Participación

Ciudadana.

Técnico de

Participación

ciudadana

15

ELABORAR

REGISTROS DE

CONVOCATORIA

Elaborar los registros de las

convocatorias en hojas de Excel e

imprimirlas.

Técnico de

Participación

ciudadana

16 ENTREGAR

CONVOCATORIAS

Entregar las convocatorias a los

respectivos participantes de la

Asamblea Cantonal.

Promotor

Durante

17

ARREGLAR EL

LUGAR DONDE SE

VA A DESARROLLAR

LA ASAMBLEA

CANTONAL

Arreglar y dar mantenimiento al lugar

donde se va a desarrollar la Asamblea

Local Cantonal.

Asistente de

Salud y Medio

Ambiente

18

INSTALAR LAS

MESAS DE

REGISTRO DE

ASISTENCIA

Instalar las mesas de registro de

asistencia de los representantes a la

Asamblea Local Cantonal.

Responsable área

técnica

Participación

Ciudadana

19

RECIBIR A LOS

REPRESENTANTES A

LA ASAMBLEA

LOCAL CANTONAL

Recibir a los representantes a la

Asamblea Local Cantona

Asistente

administrativo-

Dirección

Administrativa

20

INSTALAR LA

ASAMBLEA

CANTONAL

Instalar la Asamblea Local Cantonal Alcalde

21

PRESENTAR EL

INFORME DE

GESTIÓN

Presentar el Informe de Gestión Alcalde

22

EVALUAR EL

INFORME DE

GESTIÓN

Evaluar el Informe de Gestión

(distribución en 4 mesas)

MESA 1: Análisis del cumplimiento de

los planes, programas y proyectos.

Mesa 2: Análisis del cumplimiento del

Presupuesto Participativo


la Participación Ciudadana


la transparencia y acceso a

la información

Ciudadanía

23

ELABORAR

ACUERDOS Y

RECOMENDACIONES

Elaborar Acuerdos y

Recomendaciones con los asistentes a

la Asamblea Cantonal.

Ciudadanía

24

CLAUSURAR LA

ASAMBLEA

CANTONAL

Concluir la Asamblea Cantonal Alcalde

Después

157

25

INGRESAR DATOS

DE LA ASAMBLEA

CANTONAL

Ingresar datos de la Asamblea Local

Cantonal al sistema

tecnológico del Sistema de

Participación Ciudadana

Técnico de

Participación

ciudadana

26

ELABORAR EL

INFORME DE LA

ASAMBLEA

CANTONAL

Preparar el borrador del Informe de la

Asamblea Local

Cantonal de Rendición de Cuentas

Técnico de

Participación

ciudadana

27

IMPRIMIR ACTAS E

INFORME DE LA

ASAMBLEA

CANTONAL

Imprimir las actas e impresión del

informe de la Asamblea

Local Cantonal de Rendición de

Cuentas

Técnico de

Participación

ciudadana

28

ENTREGA DEL

INFORME DE LA

ASAMBLEA

CANTONAL AL

CPCCS

Entrega del informe de la Asamblea

Local Cantonal de Rendición de

Cuentas al Consejo de Participación

Ciudadana y Control Social

Técnico de

Participación

ciudadana

29

CERRAR PROCESO

RENDICIÓN DE

CUENTAS

Concluir el proceso de Rendición de

Cuentas Alcalde

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que Reglamenta el Sistema de Participación Ciudadana en el Gobierno

Autónomo Descentralizado de Ibarra

2 Reglamento de Participación ciudadana


Ilustre Municipalidad de Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Constitución política de la república del Ecuador

2 Ley de participación ciudadana

3 Código orgánico de planificación y finanzas públicas


COOTAD

5 Guía de referencia para el ejercicio de la rendición de cuentas emitida por el CPCCS

6 Normas de control interno

158




Registro de convocatorias

Registro de asistencia a las asambleas

Acta de reunión participativa

Certificado de participación ciudadana a la asamblea

9. ANEXOS



Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó:

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

159



PROCEDIMIENTO SERVICIO DE

INFORMACIÓN AL CIUDADANO

CÓDIGO: P-MS-GTC-IC-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INFORMACIÓN AL CIUDADANO

1. OBJETIVO

Agilizar la entrega de información, para satisfacer las necesidades de los ciudadanos y

visitantes nacionales y extranjeros.

2. ALCANCE

La información es entregada a todos los ciudadanos que la soliciten. Inicia con la petición

y concluye con la entrega de la información.



Rol Responsabilidad

Asistente de ventanilla Atiende y asesora al usuario interno y externo.

Asistente de Promoción

Turística

Procesa y mantiene actualizados los expedientes y

archivos

Secretaria de planificación Recepta, registra y despacha documentación interna y

externa. Brinda atención secretarial y logística. Atiende

al público y recepta llamadas telefónicas

Arquitecto/a Organiza y ejecuta la revisión de documentos, planos y




histórico.

Topógrafo Realiza levantamientos topográficos para suministrar

información para la elaboración de planos y proyectos de

desarrollo urbano y territorial. Realiza estudio de trazado

vial en proyectos urbanísticos. Elabora cálculos, linderos

y planos topográficos


ABREVIATURAS


1 GAD-I. Gobierno autónomo descentralizado de Ibarra

160

DEFINICIONES


1 Información Es un conjunto organizado de datos procesados, que

constituyen un mensaje que cambia el estado de

conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho

mensaje.

2 Número de trámite Número generado por el Sistema de Gestión Documental

Quipux para el seguimiento del trámite.

3 Guía turística Libro para turistas o viajeros que proporciona detalles

sobre una localidad o área geográfica, un destino

turístico o un itinerario en particular. Es el equivalente

escrito de un guía turístico.

4 Información técnica Información sobre los predios, entregada por los

arquitectos a los ciudadanos.

5 Información topográfica Información entregada por los topógrafos a los

ciudadanos.

161


Diagrama de flujo: Servicio de información al ciudadano.

CLI

EN

TE

EN

TID

AD

E

XT

ER

NA

DIR

EC

CIÓ

N D

E

DE

SA

RR

OLL

O Y

P

LAN

IFIC

AC

IÓN

T

UR

ÍST

ICA

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

ED

IRE

CC

IÓN

DE

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N

Fase

Inicio

Ciudadano

1. Solicitar información

Asistente de Promoción Turística

4. Entregar información turística en puntos de

información

Asistente de Promoción Turística

7. Registrar a los visitantes con sus datos

turística A

A5. ¿La

información es suficiente?

SI

Asistente de ventanilla

3. Proporcionar información solicitada

verbal o escritaD1

Fin

predial

NO

Fin

D2 D3

2. ¿Qué tipo de información requiere el

ciudadano turística, predial, o general?

General

Ministerios

6. Entregar información

B

Secretaria

8. Atender al ciudadano

9. ¿El ciudadano cuenta con el número de su

trámite?

Secretaria

10. Buscar la dependencia donde se encuentra el trámite

SI

NO

S1

Secretaria

11. Proporcionar información

12. ¿La información es

suficiente?

Secretaria

13. Informar para que sea atendido por el

Responsable de parroquia

Arquitecto/a

14. Entregar información técnica

15. ¿El ciudadano tiene

dudas?

Topográfo

16. Proporcionar información topográfica

FINSI

SI

NO

NO

Fin

B

162


D1: Matriz de requisitos. Ver anexo de

Documento Requisitos de trámites municipales

2010


Quipux

D2: Guías turísticas

D3: Hojas de registro de turistas



1 SOLICITAR

INFORMACIÓN

Solicitar información de los diferentes

trámites, dudas, requisitos, guías etc. A los

que hace referencia el GAD-I

Ciudadano

2

¿QUÉ TIPO DE

INFORMACIÓN

REQUIERE EL

CIUDADANO

TURÍSTICA,

PREDIAL, O

GENERAL?

Si la información es turística Pasa actividad 4

Si la información es predial Pasa actividad 9

Si la información es turística Continua actividad 3

Asistente de

ventanilla

3

PROPORCIONAR

INFORMACIÓN

SOLICITADA

VERBAL O

ESCRITA

Se entrega la información al ciudadano en

forma verbal o si lo requiere de forma

escrita como es el caso de los requisitos

para los trámites que se realizan en el

GAD-I. También se puede proporcionar

información telefónica.

Asistente de

ventanilla

4 ENTREGAR

INFORMACIÓN

En la dirección de turismo se facilita al

turista la información que requiera como

guías turísticas, mapas, volantes etc.

Asistente de

Promoción

Turística

5

¿LA

INFORMACIÓN ES

SUFICIENTE?

Si la información es suficiente Pasa actividad 7.

No es suficiente la información

Continua actividad 6.

Asistente de

Promoción

Turística

6 ENTREGAR

INFORMACIÓN

Si la información entregada en la

Dirección de Turismo no es suficiente se

direcciona al turista a las diferentes

entidades donde se puede brindar

información turística como el Gobierno

Provincial de Imbabura, Ministerio de

Turismo etc.

ENTIDAD

EXTERNA

7

REGISTRAR A

LOS VISITANTES

CON SUS DATOS

En hojas de registro se solicita a los

turistas que ingresen sus datos como

constancia de la información entregada.

Asistente de

Promoción

Turística

8 ATENDER AL

CIUDADANO Atender al ciudadano con sus dudas.

Secretaria de

planificación

163

9

¿EL CIUDADANO

CUENTA CON EL

NÚMERO DE SU

TRÁMITE

QUIPUX?

Si cuenta con el número de

trámite Continúa actividad 10.

No cuenta con número de

trámite Pasa actividad 13

Secretaria de

planificación

10

BUSCAR LA

DEPENDENCIA

DONDE SE

ENCUENTRA EL

TRÁMITE

Con el número de trámite proporcionado

por el ciudadano se busca en el Sistema de

Gestión Documental Quipux para

verificar en que dependencia se encuentra.

Secretaria de

planificación

11 PROPORCIONAR

INFORMACIÓN

Facilitar la información obtenida en el

Sistema Quipux

Secretaria de

planificación

12

¿LA

INFORMACIÓN ES

SUFICIENTE?

Si la información es suficiente Termina el procedimiento.

No es suficiente la información Pasa actividad 13.

Secretaria de

planificación

13

ENVIAR AL

CIUDADANO

PARA QUE SEA

ATENDIDO POR

EL

RESPONSABLE

DE PARROQUIA

Si el ciudadano tiene dudas y necesita

información técnica sobre su predio se le

asigna al Arquitecto responsable de la

parroquia a la que el ciudadano pertenece.

Arquitecto

14

ENTREGAR

INFORMACIÓN

TÉCNICA

Entrega la información que el ciudadano

requiere en referencia a su predio. Arquitecto

15 ¿EL CIUDADANO

TIENE DUDAS?

Si el ciudadano aún tiene dudas Pasa actividad 17.

El ciudadano no tiene dudas Finaliza el procedimiento.

Arquitecto

16

PROPORCIONAR

INFORMACIÓN

TOPOGRÁFICA

El ciudadano con el trámite en ejecución

tiene dudas sobre el desarrollo de este,

solicita información topográfica sobre su

predio.

Topógrafo

FIN

164

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA PLANIFICAR

DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de uso y ocupación de suelo 2012

2 Documento Requisitos de trámites municipales 2010

3 Ordenanza que regula la actividad proveniente de la transferencia de funciones

del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra



5 Documento Requisitos de trámites Municipales 2010

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




Registro de Material Turístico

Hojas de lista de requisitos para los diferentes trámites a realizar en el

GAD-I.

9. ANEXOS



Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó:

Fecha:14-11-2012 Fecha:

Firma

Firma

165



PROCEDIMIENTO DE LICENCIA ÚNICA

ANUAL DE FUNCIONAMIENTO TURÍSTICO

(LUAF)

CÓDIGO: P-MS-GTC-TAE-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:

PAGINA: Página 165 de 632

PROCEDIMIENTO LICENCIA ÚNICA ANUAL DE FUNCIONAMIENTO

TURÍSTICO (LUAF)

1. OBJETIVO

Legalizar el funcionamiento de los establecimientos turísticos del cantón Ibarra a

través de la entrega de Licencia Única Anual de Funcionamiento LUAF.

2. ALCANCE

Aplica desde el certificado de registro como establecimiento turístico emitido por el

MINTUR hasta la entrega de la Licencia Única Anual de Funcionamiento LUAF



Rol Responsabilidad

Director de Turismo Revisa documentos habilitantes y firma la LUAF previa

entrega definitiva.

Promotor de turismo

Actualiza el catastro turístico del cantón Ibarra.

Verifica los documentos habilitantes para obtención de

LUAF.

Registra y control de los establecimientos dentro del sistema.

Asistente de

Mejoramiento Turístico

Actualización del catastro de turístico.

Inspección a establecimientos turísticos.

Actualización de ficha catastral.


ABREVIATURAS


1 LUAF Licencia Única Anual de Funcionamiento.

2 MINTUR Ministerio de Turismo

3 C.I. Cédula de Identidad

4 RUC Registro Único de Contribuyentes

DEFINICIONES


1 Catastro Turístico Es un registro de las Actividades Económicas Turísticas.

166

5. DIAGRAMA DE FLUJO.

Diagrama de flujo: Licencia única de funcionamiento turístico (LUAF).

CLI

EN

TE

DIR

EC

CIÓ

N D

E T

UR

ISM

OT

ES

OR

ER

IAA

LCA

LDÍA

RE

NT

AS

P-MS-GTC-TAE-01

Inicio

Promotor Turístico

2. Receptar y Verificar

Documentos

Promotor Turístico

4. Registrar Datos

S2.10


7. Imprimir LUAF

Promotor Turístico

8. Revisar Documentos

Director

11. Legalizar LUAF

Alcalde

14. Legalizar LUAF

Inspector Turistico

17. Realizar Inspección

Inspector Turistico

19. Entregar LUAF al Cliente

Promotor Turístico

20. Archivar Documentación

Fin

Cliente

1. Solicitar la LUAFD1

3. ¿Documentación

Completa?

SI

FinNO

Promotor Turistico

5. Generar Valores a Pagar

S2.10

D2

9. ¿Cumple con todos los requisito?

Fin

SI

Promotor Turistico

12. Reasignar LUAF

Secretaria

13. Reasignar LUAF

Secretaria

15. Reasignar LUAF

Promotor Turistico

16. Recibir y reasignar LUAF

A

D3

D2.2

18. ¿Cumple con las Normas Técnicas?

SI

B

A

NO

B

Promotor Turisco


NO

D1,2

D2.1

6. P-MS-GTC-RTM-01Recaudación de

Tributos Municipales

S2.1

167


D1 = Matriz de Requisitos

Impuesto 1 por 1000

Actividades Nuevas - Certificado Turístico

emitido por el MINTUR

Patente Municipal

Pago de la patente municipal

RUC

Copia de la Cédula de Identidad.

Papeleta de Votación

Certificado de Inspección Cuerpo de Bomberos

S2.10 = Sistema de Ventanilla

Única

S2.1 = Sistema de Recaudación y

Tesorería

D2 = LUAF.

D2.1 = LUAF Certificada por el Director de

Turismo.

D2.2 = LUAF Certificada por el Señor Alcalde.

D3 = Formulario de Inspección.



1 SOLICITAR LA

LUAF

El Cliente solicita la generación de la

LUAF. Cliente

2

RECEPTAR Y

VERIFICAR

DOCUMENTACIÓN

Se receptan y se verifican los

documentos habilitantes del

establecimiento turístico como:

certificado turístico emitido por el

MINTUR, pago de patente municipal,

RUC, copia de C.I y papeleta de

votación, certificado inspección cuerpo

de bomberos.

Promotor

Turístico

3 ¿DOCUMENTACIÓ

N COMPLETA?

Si la Documentación se encuentra

completa, va a la Actividad 4.

Si la Documentación No se encuentra

completa, termina el Proceso.

Promotor

Turístico

4 REGISTRAR DATOS

Se ingresa la información al sistema de

ventanilla única para determinar al

establecimiento como actividad

turística y su categoría.

Promotor

Turístico

5

GENERAR

VALORES A PAGAR

Se ingresa los valores de pago por

concepto de tasa de turismo, pago de

uno por mil. Una vez registrados los

datos y valores se emite el título de

crédito en el Sistema de Ventanilla

Única.

Promotor

Turístico

6 P-MS-GTC-RTM-01 En este procedimiento, se realiza el

cobro del Impuesto

Dirección

Financiera

168

Recaudación de

Tributos Municipales

7 IMPRIMIR LA LUAF

Cuando el usuario ha completado la

tasa de turismo, en el área de Rentas

Municipales se imprime la LUAF.

Asistente de

Ventanilla

8 REVISAR

DOCUMENTOS

Con todos los documentos habilitantes

se revisa nuevamente toda la

información y se verifica que cumpla

con todos los requisitos solicitados.

Promotor

Turístico

9

¿CUMPLE CON

TODOS LOS

REQUISITOS?

Si cumple con todos los requisitos, va a

la Actividad 11.

Si No cumple con todos los requisitos

va a la Actividad 10.

Promotor

Turístico

10 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

El Procedimiento termina hasta que el

Cliente complete los requisitos.

Promotor

Turístico

11 LEGALIZAR LUAF El Director de Turismo revisa la

documentación y firma la LUAF.

Director de

Turismo

12 REASIGNAR LUAF Se envía la LUAF a Alcaldía para su

respectiva legalización.

Promotor

Turístico

13 REASIGNAR LUAF La Secretaria recibe la LUAF y

reasigna al Señor Alcalde.

Secretaria de

Alcaldía

14 LEGALIZAR LUAF El Señor Alcalde Firma la LUAF. Señor Alcalde

15 REASIGNAR LUAF Se envía la LUAF a la Dirección de

Turismo

Secretaria

Alcaldía

16 RECIBIR Y

REASIGNAR LUAF

Recibe la LUAF y reasigna al

Inspector.

Promotor

Turístico.

17 REALIZAR

INSPECCIÓN

Se realiza la inspección previa a la

entrega de LUAF para la verificación y

el control de calidad en cada

establecimiento.

Inspector

Turístico

18

¿CUMPLE CON LAS

NORMAS

TÉCNICAS?

Si Cumple con las Normas Técnicas, va

a la Actividad 19.

Si No cumple con las Normas

Técnicas, se espera que el Cliente que

realice los cambios respectivos, para

luego realizar nuevamente la

Inspección. Va a la actividad 17.

Inspector

Turístico

19 ENTREGAR LA

LUAF AL CLIENTE

Se entrega la LUAF a los empresarios

turísticos.

Inspector

Turístico

20 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Se procede a generar carpetas

individuales para el respectivo archivo

documental.

Promotor

Turístico

FIN

169


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que establece la Tasa para la Licencia Anual de Funcionamiento de los

Establecimientos Turísticos

2 Ordenanza que pone en funcionamiento el servicio de Ventanilla Única de Turismo

3 Ordenanza que Regula la Actividad proveniente de la transferencia de funciones del

Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Ley de Turismo




Documentos de Referencia

D1: Matriz de Requisitos

Impuesto de 1 por 1000

Patente Municipal, RUC

Pago de Patente Municipal

Copia de Cédula de Identidad, Papeleta de Votación.

Certificado de inspección del Cuerpo de Bomberos

Actividades Nuevas, Certificado Turístico emitido por el MINTUR.

D2: Licencia Única Anual de Funcionamiento.

D3: Formulario de Inspección

Sistemas de Referencia

S2.10: Sistema de Ventanilla Única

S2.1: Sistema de Recaudación y Tesorería

9. ANEXOS.



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Marisol Rosero.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

170



PROCEDIMIENTO TÍTULOS HABILITANTES

DE OPERACIÓN DE COOPERATIVAS/SOCIOS

DE TRANSPORTE PÚBLICO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO TÍTULOS HABILITANTES DE OPERACIÓN DE

COOPERATIVAS/SOCIOS DE TRANSPORTE PÚBLICO

1. OBJETIVO

Otorgar los Títulos Habilitantes a las diferentes Operadoras de Transporte (Taxis, Carga

Liviana, Escolar, Buses), con la finalidad de legalizar y controlar el transporte en la

Ciudad de Ibarra.

2. ALCANCE

Se inicia con el ingreso de la documentación (Atención al Cliente), hasta la entrega de la

Resolución.(Concesión de Habilitación Operacional, Renovación de la Habilitación

Operacional, Incremento a la Habilitación Operacional y Alcance a la Habilitación

Operacional, Cambio de Socio, Cambio de Unidad y Cambio de Socio y Unidad y

Desvinculación).



Rol Responsabilidad

Responsable de UMTT Sumilla la documentación y firma la Resolución final.

Secretaria de la UMTTT Elabora la Resolución.

Técnicos

Revisión de la documentación

Revisión vehicular

Informe Técnico

Comisión de Transito IMI Informe de la Comisión.

Concejo Municipal Aceptación, Ratificación o negación del informe de la

Comisión de Tránsito.

Secretaria General Emite la Resolución Final.


ABREVIATURAS


1 UMTT Unidad Municipal de Tránsito y Transporte

2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Ibarra

DEFINICIONES


1 Título habilitante Es documento que permite indicar la constancia del

permiso de Operación para una Cooperativa.

171

2 Resolución Es una orden escrita, de carácter general, obligatorio y

permanente, y se refiere al ámbito de competencia del

servicio.


Diagrama de flujo: Titulo de habilitantes de operación de cooperativas/socios de transporte publico.

CLI

ENTE

UN

IDA

D D

E TR

AN

SITO

Y T

RA

NSP

OR

TE (

OO

.PP

)A

TEN

CIÓ

N A

L C

LIEN

TEC

ON

CEJ

ALE

SSE

CR

ETA

RÍA

G

ENER

AL

P-MS-GTC-TAE-02

Inicio

Secretaria

2. Recibir Documentación

Responsable Unidad

3. Sumillar y Reasignar Trámite

Técnico

4. Revisar Documentación

5. ¿Documentación

Completa?

Técnico

7. Realizar Inspección de Vehículos

Secretaria

18. Elaborar Informe

10. ¿Es trámite de Socios o Compañía?

Si

Director

15 Legalizar Resolución

Compañía

D3

Fin

Asistente

11. Elaborar Informe de Trámite

Socio

D4

Secretaria

12. Elaborar Resolución

Administrativa

D2.1,3,4,5

Cliente

13. Revisar Resolución

B

B

Cliente

14. Sacar CopiasC

C

Técnico

16. Ingresar al Sistema

Técnico

17. Archivar Documentos

D2.1

Comisión

22. Conocer y Sugerir al Concejo

Municipal

Secretaria General

23. Coordinar Reunión

Consejo Municipal

24. Ratificar Resolución

E

Secretaría General

25. Emitir Resolución

Secretaría de Comisiones

20. Recibir y Reasignar

Presidente Comisión

21. Coordinar Reunión

E

Secretaria

26. Recibir Resolución

28. ¿La resolución es Afirmativa?

Fin

Técnico

29. Registrar en el Sistema

SI

NO

S2.12

S2.12

D8

D7

Director

19. Aprobar informe y solicitar resolución

Técnico


Director



D1,2

Técnico

6. Notificar Falta al Cliente

No

8. ¿Cumple el Vehículo con las

Normas Técnicas?Si

Técnico

9. Notificar Incumplimiento al

Cliente

No

D5.1

D2.1,3,6

1

1

172



Tasa Administrativa

Formulario según el tipo de trámite.

* Cambio de Socio y Unidad

* Cambio de Unidad

* Desvinculación

* Cambio de Socio o Accionista

* Habilitación Operacional.

* Alcance a la Habilitación Operacional.

*Incremento de Habilitación Operacional.

* Renovación de Habilitación Operacional

S1: Sistema de gestión

Documental Quipux

D2.1 = Documentos Sumillados por el Jefe de Área S2.12 = Tránsito y Trasporte

D3 = Informe de la revisión vehicular.

D4 = Informe del Trámite

D5 = Resolución Administrativa de la Habilitante

D5.1 = Documentos y resolución firmada por el

Director

D6 = Informe de los Trámites a solicitar aprobación

D7 = Informe de factibilidad

D8 = Resolución emitida por el Concejo Municipal



1 P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

En este procedimiento se encuentra

documentado las actividades que

conlleva la atención al Cliente

Asistente de

Ventanilla

2 RECIBIR

DOCUMENTACIÓN

La Secretaría recibe el Tramite por

Quipux, además los requisitos.

Secretaria de

UMTT

3 SUMILLAR Y

REASIGNAR

TRÁMITE

Se recibe la documentación y se

sumilla a los técnicos.

Responsable de

UMTT

4 REVISAR

DOCUMENTACIÓN

Se revisa los formularios y

documentación completa de los

peticionarios.

Técnico de

UMTT

5 ¿DOCUMENTACIÓN

COMPLETA?

Si la Documentación está completa,


Si la Documentación No está

completa, va a la Actividad 6.

Técnico de

UMTT

6 NOTIFICAR FALTA

AL CLIENTE

Se notifica al cliente que le falta

algún documento para llevar a cabo

el trámite. El Proceso termina hasta

que cumpla con los requisitos.

Técnico de

UMTT

7 REALIZAR

INSPECCIÓN DE

VEHÍCULOS

Se revisa las unidades a ingresar o

salir de las diferentes flotas de las

operadoras. Se realiza un informe de

Técnico de

UMTT

173

la inspección, donde constan las

características de las unidades, datos

de los propietarios y operadoras.

8 CUMPLE EL

VEHÍCULO CON

LAS NORMAS

TÉCNICAS

Si el Vehículo o los Vehículos

cumplen con las Normas Técnicas,


Si el Vehículo o Vehículos No

cumplen con las normas técnicas, va

a la actividad 9.

Técnico de

UMTT

9 NOTIFICAR

INCUMPLIMIENTO

AL CLIENTE

Se notifica al Cliente las normas que

no cumplieron los vehículos

Técnico de

UMTT

10 ¿ES TRÁMITE DE

SOCIO O

COMPAÑÍA?

Si el Trámite a realizar es de Socio,

va a la actividad 11.

Si el Trámite a realizar es de

Compañía, va a la Actividad 18.

Técnico de

UMTT

11 ELABORAR

INFORME DE

TRÁMITE

Se realiza el informe respectivo

indicando las características del

Trámite.

Asistente de

UMTT

12 ELABORAR

RESOLUCIÓN

ADMINISTRATIVA

La Secretaria de la Unidad de TYT,

realiza la resolución Administrativa

del Trámite

Secretaria de

UMTT

13 REVISAR

RESOLUCIÓN

El Cliente revisa si la resolución,

para verificar si esta correcta.

Cliente

14 SACAR COPIAS El cliente saca copias de la

resolución, las mismas que con sus

originales se presenta al Director

para su legalización.

Cliente

15 LEGALIZAR

RESOLUCIÓN

El Director Firma la Resolución Director de Obras

Públicas

16 INGRESAR

INFORMACIÓN AL

SISTEMA

Se registra el Trámite en el Sistema

de Tránsito y Transporte

Técnico de

UMTT

17 ARCHIVAR

DOCUMENTOS

Se Archivan los documentos

generados durante el trámite, como

respaldo del mismo, y hasta aquí

termina el proceso.

Técnico de

UMTT

18 ELABORAR

INFORME

Se elabora el informe para la

Comisión.

Secretaria de

UMTT

19 APROBAR

INFORME Y

SOLICITAR

RESOLUCIÓN

El Director aprueba el Informe y

procede a solicitar su resolución a la

Comisión de Transito IMI.

Director

20 RECIBIR Y

REASIGNAR

La Secretaria de Comisiones recibe

el informe y reasigna al Presidente

de la Comisión de Tránsito del

Municipio.

Secretaria de

Comisiones

174

21 COORDINAR

REUNIÓN

El Presidente de la Comisión de

Tránsito Coordina la Reunión de la

Comisión.

Presidente de la

Comisión de

Tránsito del

Municipio.

22 CONOCER Y

SUGERIR AL

CONCEJO

MUNICIPAL

Conocen y sugieren a Concejo

Municipal su aprobación.

La Comisión de

Transito IMI

23 COODINAR

REUNION

Se coordina la reunión de Concejo

Municipal.

Secretaria

General

24 RATIFICAR

RESLUCIÓN

Aprobación o negación del informe. Concejo

Municipal

25 EMITIR

RESOLUCIÓN

Se elabora la resolución dando a

conocer el resultado la Dirección

Solicitante.

Secretaria

General

26 RECIBIR

RESOLUCIÓN

Se recibe la resolución y se informa

al Director.

Secretaria de

UMTT

27 REVISAR

RESOLUCIÓN

El director revisa el resultado de la

resolución.

Director de Obras

Públicas

28 ¿LA RESOLUCIÓN

ES AFIRMATIVA?

Si la resolución es Afirmativa, va a

la actividad 29.

Si la resolución No es Afirmativa, va

a la actividad 30.

Director de Obras

Públicas

29 REGISTRAR EN EL

SISTEMA

Se registra el Título Habilitante en el

Sistema de Tránsito de Transporte.

Técnico de

UMTT

30 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Se archiva la documentación

generada durante el trámite.

Técnico de

UMTT.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza Municipal para la prestación del Servicio de Transporte de Carga Liviana

en el Cantón de Ibarra.

2 Ordenanza Municipal para la Prestación del Servicio de Transporte Escolar en el

Cantón Ibarra.

3 Ordenanza para la Categorización del Servicio de Transporte Público Urbano en el

Cantón Ibarra.

4 Ordenanza que Planifica, Regula y Controla el Transporte de Taxi con servicio

Ejecutivo en el Cantón Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Transito y Seguridad Vial

2 COOTAD

175





D1: Comprobante de pago de Tasa Administrativa

D2: Lista de Requisitos para Tramites de la Unidad de Tránsito y Trasporte

IMI.

D3: Informe de Revisión Vehicular

D4: Informe de Trámite

D5: Resolución Administrativa de la Habilitante, emitida por la Unidad.

D6: Informe de los Trámites a Solicitar la Aprobación a la Comisión de

Transito IMI.

D7: Informe de Factibilidad de la Comisión de Tránsito IMI.

D8: Resolución emitida por el Concejo Municipal.


S2.12: Sistema de Tránsito y Transporte

9. ANEXOS

Anexo 1. Lista de Requisitos. Tramites Unidad de Tránsito y Transporte IMI.

Anexo 2. Formularios para el Trámite de los Títulos Habilitantes.



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Marcelo Vásquez.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

176



PROCEDIMIENTO APERTURA DE LA

INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE

ACTIVIDAD ECONÓMICA


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO APERTURA Y SUSPENSIÓN DE LA INSCRIPCIÓN EN

EL REGISTRO DE ACTIVIDAD ECONÓMICA (RAE)

1. OBJETIVO

Definir un sistema en el cual se establezcan las guías y requerimientos para

estandarizar las actividades a realizarse para la apertura y suspensión de la inscripción

en el registro de Actividades Económicas.

2. ALCANCE

Este proceso inicia desde la recepción del requerimiento por parte del contribuyente;

incluye las fases de revisión de los requisitos presentados, hasta la impresión del

Registro de Actividad Económica.



Rol Responsabilidad

Director-a Financiero-a Dicta la política de gestión tributaria

Responsable del Servicio

Municipal de Rentas

Supervisa que se cumpla la política y los

procedimientos referentes al proceso

Determinador Tributario Realiza la apertura o suspensión del registro de la

Actividad Económica.


ABREVIATURAS


1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía

y Descentralización

2 RAE Registro de Actividad Económica

3 AE Actividad Económica

DEFINICIONES


1 Actividad

económica

Se trata de una actividad económica cuando suponga la

ordenación por cuenta propia de medios de producción y de

recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de

intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.

2 RAE Es un registro donde se encuentra inscritas todas las

actividades económicas del Cantón Ibarra, previo al pato

del Impuesto de Patente Municipal.

3 Constancia de

modificaciones

del RAE.

Es el documento que entrega el GADM como constancia

de que el contribuyente informo los cambios en las

características de la AE.

177


Diagrama de flujo: Apertura y suspensión de las inscripción en el registro de la actividades económica(RAE).

REN

TAS

CLI

ENTE

P-MS-GTC-TAE-03

Cliente

1. Solicitar Turno

D1

Determinador Tributario

2. Revisar requisitos

3. ¿Documentación

Completa?

D1,2

FinNO


4. Ingresar o Actualizar datos del Contribuyente

SI

S3.5

5. ¿Es Apertura o Suspensión?


10. Registrar Actividad Económica

Apertura

D3

Cliente

11. Firmar RAE


12. Determinar el Impuesto a la Patente

Municipal


13. Ingresar Valores

D3.2

Analista de Rentas

14. Revisar y Archivar el RAE


6. Suspender la Inscripción del RAE

Suspensión

S2.3


7. Legalizar Suspensión

D4


8. Escanear Documentos

S2.3

Analista de Rentas

9. Revisar y Archivar Documentación

D3.1

Fin

Inicio

S2.3S2.1

178


D1 = Turno S3.5 = Registro de Ciudadanos

D2 = Instructivo de Requisitos. S2.3 = Sistema de Actividades Económicas

D3 = Documento del Registro de Actividad

Económica

S2.1 = Sistema de Recaudación y Tesorería

D3.1 = Documento del Registro de Actividad

Económica firmado por el Contribuyente

D3.2 = Documento de Registro de Actividad

Económica, sellado con el número de caja que

atendió el trámite.

D4 = Documento con las modificaciones del

RAE



1 SOLICITAR TURNO

Solicita al policía municipal encargado

del administrador de colas el turno para

ser atendido

Cliente

2 REVISAR

REQUISITOS

El Cliente entrega los requisitos al

Determinador Tributario el mismo a su

vez revisa que estos estén de acuerdo a

lo solicitado. Ver guía de requisitos

Determinador

Tributario

3 ¿DOCUMENTACIÓ

N COMPLETA?

Si la Documentación se encuentra

completa va a la actividad 4.

Si la Documentación no se encuentra

completa Termina el procedimiento,

hasta que el Cliente regrese nuevamente

con la documentación.

Determinador

Tributario

4

INGRESAR O

ACTUALIZAR

DATOS DEL

CONTRIBUYENTE

Verifica e ingresa o actualiza los datos

del contribuyente en el módulo de

ciudadanos

Determinador

Tributario

5 ¿ES APERTURA O

SUSPENSIÓN?

En caso de SUSPENSIÓN. Va actividad

6.

En caso de APERTURA. Va actividad

10.

Determinador

Tributario

6

SUSPENDER LA

INSCRIPCIÓN EN

EL RAE

Suspende la inscripción del Registro de

Actividades Económicas en el Sistema

de Actividades Económicas

Determinador

Tributario

7 LEGALIZAR

SUSPENSIÓN

Imprimir la constancia de

modificaciones del Registro de

Actividad Económica, firma y entrega al

contribuyente.

Determinador

Tributario

179

8 ESCANEAR

DOCUMENTACIÓN

Escanea la documentación que sustenta

la suspensión de la inscripción.

Determinador

Tributario

9

REVISAR Y

ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Se envía la documentación para revisión

y archivo al Analista de Rentas. Analista de Rentas

10

REGISTRAR

ACTIVIDAD

ECONÓMICA

Realiza el registro de la actividad

económica en el Sistema del Registro de

Actividades Económicas. Ver Instructivo

del Registro de Actividades Económicas.

Seguidamente se Imprime el registro de

Actividades Económicas.

Determinador

Tributario

11 LEGALIZAR RAE Se solicita al contribuyente firme el

registro de actividad económica Cliente

12

DETERMINAR

IMPUESTO A LA

PATENTE

MUNICIPAL

Determinar los valores a pagar por

impuesto a la patente municipal. Ver

instructivo de Determinación del

Impuesto.

Determinador

Tributario

13

INGRESAR

VALORES AL

SISTEMA

Ingresa los valores al Sistema de

Recaudación para la recaudación, se

escanea los documentos que sustentan la

determinación de impuestos, se sella con

el número de caja los documentos físicos

en caso de no haberse escaneado, o las

copias para los contribuyentes.

Determinador

tributario

14 REVISAR Y

ARCHIVAR EL RAE

Se envía al Analista de Rentas el RAE

para su respectiva revisión y

posteriormente se archiva la

documentación.

Analista de Rentas

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que Reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto de Patentes

Municipales en el Cantón Ibarra.

2 Ordenanza que Reglamenta la Determinación, Administración, Control y

Recaudación del Impuesto a la Patente Municipal a las Actividades Comerciales,

Industriales y cualquiera de orden Económico que opere en el cantón Ibarra.

3 Ordenanza que Reglamenta a la Administración, Determinación. Control y

Recaudación del Impuesto sobre los activos totales en el Cantón Ibarra.

4 Ordenanza que reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto del 1.5 por

mil sobre los activos totales en el cantón Ibarra.

180

5 Ordenanza de Impuesto de Patente Municipales, Impuesto a los Activos Totales

Impuesto de Rodaje publicada en la Edición Especial del RO. No. 109 del enero

del 2011, Reformas Edición Especial del RO. 277 del 30 de marzo del 2012.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código Orgánico Tributario.

2 Normas de Control Interno

3 COOTAD





D1: Turno

D2: Instructivo de Requisitos.

D3: Documento del Registro de Actividad Económica

D4: Documento con las Modificaciones del RAE


S3.5: Registro de Ciudadanos

S2.3: Sistema de Actividades Económicas

S2.1: Sistema de Recaudación y Tesorería.

9. ANEXOS.

Anexo 1. Guía de requisitos

Anexo 2. Instructivo del RAE

Anexo 3. Instructivo para la determinación del Impuesto a la Patente e Impuesto a los

Activos Totales.



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Susana Rosero.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

181



PROCEDIMIENTO PARA PARA PERMISO

DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS

PÚBLICOS.


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA PERMISO DE EVENTOS Y ESPECTÁCULOS

PÚBLICOS.

1. OBJETIVO

Conceder la autorización correspondiente para que los ciudadanos puedan realizar

espectáculos o sean estos nacionales o internacionales en el cantón Ibarra con el debido

permiso, siendo los organizadores los responsables directos de existir algazaras,

controversias o molestias a terceras personas.

Con esto se garantiza la seguridad del público que asistiría a este tipo de eventos, además

ayuda a mantener un control y un ordenado registro.

2. ALCANCE

Aplica a las necesidades de los ciudadanos, organizaciones, o empresas de realizar

eventos de carácter público en sitios de dominio de la municipalidad de Ibarra, sea para

promocionar, difundir, celebrar, etc. productos, servicios o personas, así mismo como

espectáculos artísticos, eventos automovilísticos, o deportivos; y termina en la correcta

organización, coordinación y reposo de documentos en los archivos de la Comisaria

Municipal y los departamentos involucrados.



Rol Responsabilidad

Oficina de Atención al

Cliente

El personal de la oficina de atención al cliente es

responsable de remitir el documento a la Alcaldía

para sumilla del Sr. Alcalde.

Alcaldía

La secretaria de la Alcaldía es quien ingresa el oficio

para sumilla del Sr. Alcalde y lo remite a la oficina

de la Comisaria de Higiene, para su aplicación (según

estipula la ordenanza vigente) por el Sr Comisario

Municipal.

Secretario Comisaria

Municipal

Es el encargado de recibir el documento e ingresarlo

al Sr. Comisario para su análisis, deliberación y

sumilla.

Una vez presentado los documentos (Taquilla Rentas,

Consep y SNR) inscribe la autorización en la parte

posterior del formulario.

Comisario Municipal

Es quien, una vez analizado el documento y basado en

lo que estipula la Ordenanza vigente, otorga o niega la

autorización para la realización de eventos o

182

espectáculos públicos, también es quien con su firma

autoriza dicho evento.

Departamento de Rentas del

IMI

Personal de esta dependencia controla y rige la taquilla

para el evento, o en su contra entrega un documento de

exento de pago de ser gratuita la entrada al evento.

CONSEP

Analiza y otorga (de bien darse), el respectivo informe

y aprobación para la realización del espectáculo en

cuestión.

Secretaria Nacional de

Riesgos

Es quien inspecciona y remite una autorización a quien

corresponda para la realización del evento en cuestión.


ABREVIATURAS


1 GAD-I Ilustre Municipalidad de Ibarra

2 POA Plan Operativo Anual

3 CONSEP Consejo Nacional de Sustancia Estupefacientes y

Psicotrópicas.

4 SNR Secretaria Nacional de Riesgos

DEFINICIONES


1 Taquilla Dícese de la venta de boletos y lo que se recauda.

2 Revocar Acto de declarar ineficaz una disposición, bien por

aplicación de la Ley, bien por los convenios

particulares de un determinado contrato.

3 Espectáculo publico Referencia a una función o diversión pública celebrada

en un teatro, en un circo o en cualquier otro edificio o

lugar en que se congrega la gente para presenciarla y a

cualquier cosa que se ofrece a la vista o a la

contemplación intelectual y es capaz de atraer la

atención y mover el ánimo infundiéndole deleite,

asombro, dolor u otros afectos más o menos vivos o

nobles

183


Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos

ALC

ALD

ÍAC

OM

ISA

RIA

MU

NIC

IPA

LE

NT

IDA

D E

XT

ER

NA

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

E

Fase

Inicio

Secretario de Comisario

6. Revisar y reasignar el tramite al Comisario.

Comisario de Higiene.

7. Analizar y Sumillar la petición.

9. ¿La petición es factible?


8. Elaborar informe de respuesta a la petición.


10. Reasignar el trámite a Archivo Institucional.

SNR

Emitir certificados de seguridad del evento.

CONSEP

Emitir certificados de la seguridad del evento

Secretaria

3. Reasignar tramite al Alcalde.

Alcalde

4. Avalizar o legalizar petición.

D1.1

NO

SI

S1 S1 D1.1, 2

S1

D5 D6


D1

Secretaria

5. Reasignar el petición a unidad que

corresponde.D1S1

D1.1

S1

C

D1.1, 2

S1

2. ¿Se requiere de la sumilla del Alcalde

A

19. ¿Evento necesita Control Municipal?

NO

Secretario de Comisario.

20. Distribuir al personal para el control.

SI

Policía Municipal

21. Ejecutar el control en el sitio.

Policía Municipal

22. Elaborar parte policial o informe de actividades.

Fin

D7

SI

ANO

1

184

Diagrama de flujo: Autorización Eventos y Espectáculos Públicos

CO

MIS

AR

IA D

E H

IGIE

NE

CLI

ENT

ES

UN

IDA

D D

E SE

RV

ICIO

M

UN

ICIP

AL

DE

REN

TA

S

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL

Fase

1

Cliente

11. Adquirir y llenar formularios en la

Comisaria Municipal.D3

D3.1

Comisario Municipal

15. Autorizar el Permiso según requerimiento.

Fin


16. Adjuntar el comprobante y emitir

autorización.


12. Revisar y aprobar la petición Eventos Públicos.


17. Emitir copias para Archivar.

D1.1, 2D3.1

D1.1, 2D3.2

D1.1, 2,7D3.2

13. ¿La autorización es definitiva ?

14. MS-GTC-AP-07 Administración de

garantías y espectáculo público

en efectivo D6

NO

SI

B

B


trámites y archivo

C


D1.= Matriz de requisitos.


Cedula ciudadanía y papeleta de votación

Ticket con Nº de trámite.

S1.= Sistema de Gestión

Documental Quipux

D1.1= Solicitud Sumillada de la Matriz de requisitos

D2.= Informe de respuesta de petición

D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico

Formulario de Ocupación de la Vía Pública

D3.1=Formularios llenos.

D3.2=Formularios autorizados.

185

D4.= Certificado de SNR

D5.= Certificado de CONSEP

D6.= Titulo de valor a pagar.

D7.= Comprobante de pago.

6. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTO


1

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

El ciudadano realiza un oficio en el

que detalla el lugar, tipo de evento y

fecha a realizar el evento o

espectáculo, oficio que entrega en la

ventanilla de atención al cliente con

copia de cedula y papeleta de

votación.

Por lo tanto se encarga de receptar

la documentación y reasignar

documentación

Inicio del proceso

2

¿SE REQUIERE DE

LA SUMILLA DEL

ALCALDE?

Algunas peticiones ciudadanas

necesitan el conocimiento por el

señor Alcalde según el tipo de

Evento y Espectáculo Públicos y se

reagina a Alcaldía.

Asistente de

Ventanilla de

Atención del

Cliente.

3

REASIGNAR

TRAMITE AL

ALCALDE.

Revisar el tipo de documentación y

reasignar al Alcalde.

Reasignar electrónicamente en el

sistema de Quipux la petición.

Secretaria de

Alcaldía

4

AVALIZAR O

LEGALIZAR

PETICIÓN.

El Sr. Alcalde lo sumilla y lo remite

a la oficina de la Comisaria

Municipal, para la actuación del

Comisario.

Alcaldía

5

REASIGNAR LA

PETICIÓN A

UNIDAD QUE

CORRESPONDE.

Recibir y remitir el expediente de

Eventos Públicos al Comisario

Municipal.

Reasignar electrónicamente en el

sistema de Quipux la petición.

Secretaria de

Alcaldía

6

REVISAR Y

REASIGNAR EL

TRÁMITE AL

COMISARIO.

El documento tanto física como

digitalmente es enviado a la

Comisaria Municipal, cuyo

secretario es el encargado de recibir

y remitir la solicitud al Comisario

Municipal para su análisis y sumilla.

Secretario

Comisaria de

Higiene.

7

ANALIZAR Y

SUMILLAR LA

PETICIÓN.

Una vez presentados los

documentos en la Comisaria

Municipal, se escribe el respectivo

documento de autorización en la

parte posterior del formulario de

eventos y espectáculos, en el que

constan datos como: fecha, evento,

horarios, lugar, y se hace hincapié en

Comisario

Municipal

186

responsabilizar a los organizadores

de existir cualquier controversia o

daños a terceras personas, además se

deja explicito que el permiso es

provisional, y puede ser revocado

por la autoridad pertinente de existir

molestias a terceras personas.

8

ELABORAR

INFORME DE

RESPUESTA A LA

PETICIÓN.

Se elabora el documento de

respuesta, la cual se entrega en

Archivo Institucional para la entrega

al interesado la respuesta de “es

procedente”.

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

9 ¿LA PETICIÓN ES

FACTIBLE?

SI la petición es factible. Ver

actividad N° 11.

Si la petición NO es factible. Ver

actividad N° 10

Comisario

Municipal.

10

REASIGNAR EL

TRÁMITE A

ARCHIVO

INSTITUCIONAL.

Se elabora el documento de

respuesta, la cual se entrega en

Archivo Institucional para la entrega

al interesado la respuesta de “no es

procedente”.

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

ARCHIVAR LA

PETICIÓN DE

PERMISO

ESPECTÁCULO

PÚBLICO

Una copia de: Certificado del

CONSEP, certificado de la SNR,

documento emitido en Rentas, y

formulario autorizado, firmado y

sellado reposan en los archivos de la

Comisaria Municipal.

Secretaria de

Archivo

Institucional.

11

ADQUIRIR Y

LLENAR

FORMULARIOS

EN LA

COMISARIA

MUNICIPAL.

Adquiere formularios para Licencia

de Publicidad Externa según

información.

Llenar el Formulario y adjuntar

requisitos faltantes para el ingreso

de la petición.

Cliente

12

REVISAR Y

APROBAR LA

PETICIÓN

EVENTOS

PÚBLICOS.

El ciudadano interesado llena el

documento donde explica los datos

necesarios del evento o espectáculo

a realizarse. El Sr. Comisario

Municipal firma una autorización

previa en el documento.

Comisario

Municipal

13

¿LA

AUTORIZACIÓN

ES DEFINITIVA?

SI la Autorización es definitiva. Ver

actividad N° 15.

Si NO es autorización definitiva.

Ver procedimiento de

ADMINISTRACIÓN DE

GARANTÍAS. Actividad Nº 14

14

MS-GTC-AP-07

ADMINISTRACIÓ

N DE GARANTÍAS

Y ESPECTÁCULO

PÚBLICO EN

EFECTIVO

7Verifica la numeración de las

entradas, con Confirmación del

Reporte de Impresión de la

Imprenta.

Dirección

Financiera

187

Realiza la Liquidación de la

Garantía en el Sistema de

Espectáculos Públicos

15

AUTORIZAR EL

PERMISO SEGÚN

REQUERIMIENTO.

Autorizar la realización del

espectáculo una vez que el

empresario haya cumplido con la

entrega de la garantía del Impuesto a

los Espectáculos Públicos.

16

ADJUNTAR EL

COMPROBANTE Y

EMITIR

AUTORIZACIÓN.

Adjuntar las siguientes

documentaciones.





sellado

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

17 EMITIR COPIAS

PARA ARCHIVAR.





sellado

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

18

MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Recibir y entregar todo los

expedientes de trámites

municipales.

Archivar como documentación de

respaldo y archivo para el

Municipio.

Archivo

institucional

19

¿EVENTO

NECESITA

CONTROL

MUNICIPAL?

SI el evento necesita control. Ver

actividad N° 20

Si el evento NO necesita control.

Ver actividad N° 8.

Comisario

Municipal.

20

DISTRIBUIR AL

PERSONAL PARA

EL CONTROL.

Distribuir al personal de la Policía

Municipal para el operativo del

Evento y Espectáculo Publico,

según el tipo de evento.

Inspectores personal de Rentas

también participa en el control de

taquilla.

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

21

EJECUTAR EL

CONTROL EN EL

SITIO.

Realizar la inspección visual el

evento.

Deberá supervisar que la

determinación de este impuesto se

realice con apego a la LORM y

Ordenanza respectiva

Policía Municipal

Inspector Rentas.

22

ELABORAR

PARTE POLICIAL

O INFORME DE

ACTIVIDADES.

Elaborar el informe o parte policial

de las observaciones del control que

se realizó en el lugar del evento.

Policía Municipal

FIN

188


DOCUMENTOS INTERNOS



COOTAD


la Ilustre Municipalidad de Ibarra

3 Ordenanza reformatoria que reglamenta la determinación, administración,

control y recaudación de impuesto a los espectáculos públicos.

4 Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Norma Interno de Control (Contraloría del Estado)




D1.= Matriz de requisitos.


Cedula ciudadanía, Papeleta de Votación.

Ticket con Nº de trámite.

D2.= Informe de respuesta de petición

D3.= Formulario de Evento y Espectáculo Publico


D7.= Parte Policial.


S1. Sistemas de Gestión Documental Quipux.

9. ANEXOS

Formulario de Evento y Espectáculo Publico


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Adrián Arias

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

189



PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE

AVALÙO, BIENES, FICHA CATASTRAL

CÓDIGO: P MS-GTC-CM-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE AVALÚO, BIENES, FICHA

CATASTRAL.

1. OBJETIVO

Realizar un documento que certifique el avalúo actual de un determinado predio en el

menor tiempo posible para la satisfacción de los usuarios externos e internos del GAD-I.

2. ALCANCE

El campo de aplicación o de influencia de los certificados es el cantón Ibarra, es decir

todos los predios que se encuentren catastrados bajo la jurisdicción del GAD-I.

Empieza en la solicitud del cliente y termina en la entrega del certificado.



Rol Responsabilidad


y Catastros




Garantiza que la información del catastro predial

del cantón Ibarra sea lo más actualizada para

entregar servicios más acercados a la realidad.

Asistente

Catastral





ABREVIATURAS


1 GAD-I. Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra

2 COOTAD Código Orgánico de organización, autonomía y

descentralización

DEFINICIONES


1. CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar

un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un

puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una

institución oficial, los certificados son fundamentales

para demostrar la formación y la experiencia. Es un

190

tipo de texto que se produce normalmente a instancias

de quien lo recibe, y por una persona con autoridad

suficiente dentro de la institución para establecer que

se ha cumplido con lo afirmado en el documento

2. AVALÚO Un avalúo es la estimación del valor comercial de un

inmueble o artículo reflejado en cifras monetarias por

medio de un dictamen técnico imparcial, a través de

sus características físicas, de uso, de investigación y el

análisis de mercado, tomando en cuenta las

condiciones físicas y urbanas del inmueble.

3. PREDIO Es el terreno limitado por otras propiedades con acceso

a una o más áreas de uso público

4. CATASTRO El Catastro es un inventario de la totalidad de los bienes

inmuebles de un país o región de éste, permanente y

metódicamente actualizado mediante cartografiado de

los límites de las parcelas y de los datos asociados a ésta

en todos sus ámbitos

5. FICHA

CATASTRAL

La ficha catastral es el documento de identidad del

inmueble

Este requisito es indispensable para mantener la

información vigente ante los Municipios acerca del

propietario de un inmueble y lo que le otorga el derecho

de:

Vender el inmueble, y protocolizar su venta ante

los Registros municipales década sector

Declarar los impuestos del inmueble y

obtener la solvencia de derecho de frente.

En caso de inmuebles comerciales, este recaudo

es indispensable actualmente, para obtener la

patente comercial para propios y terceros.

6. CONTRIBUYENTE Es la persona natural o jurídica a quien la ley impone la

prestación tributaria por la verificación del hecho

generador.

7. BIENES. Son todo aquello que puede ser objeto de apropiación;

por tanto: que tiene un valor económico; esto es: que se

encuentra dentro del comercio. Ahora, el conjunto de

bienes, integra el patrimonio de las personas.

191


Diagrama de flujo: Certificado de Avalúo, bienes, ficha catastral.

CLI

ENTE

D

IREC

CIÓ

N D

E A

VA

LÚO

S Y

CA

TAST

RO

S

Fase

Cliente

1. Solicitar certificación

Asistente Catastral

2. Realizar búsqueda de predio solicitado

S2

Asistente Catastral

3. Verificación de deudas pendientes con

el GAD-I en tesoreria

4.¿ Existen deudas del predio?

Cliente

5. Pagar las deudas pendientes del predio

Asistente Catastral

6. Realizar certificados. NO

Director

7. Legalizar y entregar certificados.

A

Fin

A

SI

D1

D2 D2

Inicio


D1: Matriz de Requisitos

Formulario Nro. 4

Cedula

Papeleta de votación de peticionario

S2.2: Sistema de Avalúos y

catastros

D2: Certificación



1

SOLICITAR

CERTIFICACIÓN

El cliente solicita un certificado de:

avalúo, bienes, avaluó 2011, ficha

catastral.

Entrega los requisitos para otorgar

certificado (formulario nro. 4 y cedula

y papeleta de votación de peticionario)

Cliente

2

REALIZAR

BUSQUEDA DE

PREDIO

SOLICITADO

Se realiza la búsqueda del predio por

medio del nombre, clave, cédula en el

Sistema Catastral Predial del Cantón

Ibarra en el módulo correspondiente.

Asistente

Catastral

3

VERIFICACAR DE

DEUDAS

PENDIENTES CON

EL GAD-I

Se verifica que el predio y

contribuyente a ser motivo de la

certificación no tenga deudas

pendientes con el GAD-I, se verifica en

el Sistema de Recaudación y Tesorería.

Asistente

Catastral

192

4

¿EXISTEN

DEUDAS DEL

PREDIO?

Si existen deudas del predio

Ir a la actividad 5

Si no existen deudas del predio.

Ir a la actividad 6

5

PAGAR DEUDAS

PENDIENTES DEL

PREDIO

El ciudadano realiza el pago en

ventanilla de tesorería de sus deudas

pendientes.

Ir a la actividad 1.

Cliente

6 REALIZAR

CERTIFICADO

Se debe seleccionar el predio deseado

en el caso de que existan más de un

predio del contribuyente, además se

debe llenar la información del

contribuyente y se debe ingresar el

número de papeleta de votación y el

número de especie valorada y se

precede con la impresión del

certificado

Asistente

Catastral

7 LEGALIZAR

CERTIFICADO

Una vez impreso el certificado debe

firmar el funcionario que realizó el

trámite y el correspondiente sello para

la legalización, y se realiza la entrega

al ciudadano

Director

8 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de Uso y Ocupación de Suelo 2012



3 Reglamentación Urbana de la Ciudad 1996

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y

descentralización




D1 Formulario Nro. 4

D2 Certificado (bienes, avalúos, Ficha Catastral)

193

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Lic. Jenny Jara

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

194



PROCEDIMIENTO CERTIFICADO REGISTRO

DE INQUILINATO

CÓDIGO: P- MS-GTC-CM-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CERTIFICADO REGISTRO DE INQUILINATO

1. OBJETIVO

Registrar y controlar los bienes inmuebles privados que presten servicio de alquiler

de vivienda en el Cantón Ibarra.

2. ALCANCE

Empieza en la solicitud del cliente y termina en la entrega del certificado.



Rol Responsabilidad


y Catastros




Garantiza que la información del catastro predial

del cantón Ibarra sea lo más actualizada para

entregar servicios más acercados a la realidad.

Asistente

Catastral





ABREVIATURAS




descentralización

DEFINICIONES


1. INQUILINATO Arriendo de una casa o parte de ella. Derecho que

adquiere el inquilino en la casa arrendada.

2. TASA La tasa de interés es el precio del dinero, el cual se

debe pagar/cobrar por tomarlo prestado/cederlo en

préstamo en una situación determinada.

3. TITULO DE

CRÉDITO

"Documento necesario para ejercer el derecho literal y

autónomo expresado en el mismo". De la anterior

definición se entiende que los títulos de crédito se

componen de dos partes principales: el valor que

195

consignan y el título, derecho o soporte material que lo

contiene, resultando de esta combinación una unidad

inseparable.

4. PREDIO Es el terreno limitado por otras propiedades con acceso

a una o más áreas de uso público

5. INQUILINOS Persona que alquila una vivienda o parte de ella para

habitarla.


un determinado hecho. En el proceso de solicitud de

un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una








Diagrama de flujo: Certificado de Registro de Inquilinato.

CLI

ENTE

A

VA

LÚO

S Y

C

ATA

STR

O

Fase

Cliente

1. Solicitar certificación

Asistente Catastral

2. Realizar búsqueda del registro del predio

D1

S3.4

Asistente Catastral

3. Ingresar información de

inquilinos en sistema

Cliente

6. Cancelar titulo de crédito en

Tesorería.

S3.4

Asistente Catastral

4. Calcular tasa

Asistente Catastral

5. Generar título de crédito

S3.4

Asistente Catastral

8. Entrega del certificado de

inquilinato

Asistente Catastral

7. Validar certificación

Fin

D2

Fin



Formulario 19

Cedula de ciudadanía

Papeleta de votación

S3.4: Sistema Avalúos y catastro.

Módulo registro inquilinato

D2: Registro de inquilinato

196



1. SOLICITAR

CERTIFICACIÓN

El ciudadano se acerca al departamento

de Avalúos con los requisitos

necesarios para la certificación

(Formulario #19, cedula de ciudanía,

papeleta de votación) .

Cliente

2.

REALIZAR

BUSQUEDA DEL

REGISTRO DEL

PREDIO

En el módulo de inquilinato en sistema

de avalúos y catastro realiza la

búsqueda del registro del predio.

Asistente

Catastral

3

INGRESAR

INFORMACIÓN DE

LOS INQUILINOS

En el sistema se ingresan los datos de

los inquilinos (Nombre y apellido del

inquilino, detalle de lo que arrienda,

metros cuadrados y valor a pagar)

Asistente

Catastral

4. CALCULAR TASA El sistema calcula la taza y la

impresión del formulario.

Asistente

Catastral

5. GENERAR TÍTULO

DE CREDITO

Con los datos del ciudadano se genera

el título de crédito e ingreso al sistema

de tesorería.

Asistente

Catastral

6. VALIDAR

CERTIFICACIÓN

El asistente catastral firma el

certificado para abalizar el documento.

Asistente

Catastral

7.

ENTREGAR

CERTIFICADO DE

INQUILINATO

Entregar el certificado de registro de

inquilinato al ciudadano. En caso de no

haber cancelado el título de crédito se

le niega el certificado.

Asistente

Catastral

8. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que reglamenta la determinación, administración, control y

recaudación de la tasa de inquilinato

2 Ordenanza municipal que regula la aplicación de la ley de inquilinato para los

sectores urbanos del cantón Ibarra



DOCUMENTOS EXTERNOS



descentralización

197





D2 Registro de Inquilinato

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Jenny Jara

Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

198



PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE NO

ADEUDAR.

CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-03

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE NO ADEUDAR

1. OBJETIVO

Evitar la acumulación de deudas de los ciudadanos con la municipalidad.

2. ALCANCE

Este certificado es para todo ciudadano del Cantón Ibarra que requiera el documento.

Este procedimiento inicia en la compra del formulario número 4 y termina en la entrega

del certificado.



Rol Responsabilidad

Asistente Administrativo de

Rentas.

Encargado de otorgar certificación de no adeudar

con una previa revisión en el sistema.


ABREVIATURAS



2 COOTAD Código Orgánico de Organización, Autonomía y

Descentralización

DEFINICIONES











2. CIUDADANO Es la persona natural o jurídica a quien la ley impone

la prestación tributaria por la verificación del hecho

generador.

3. DEUDA Obligación que alguien tiene de pagar o reintegrar algo

a otra persona

199


Diagrama de flujo: Certificado de No adeudar a Municipio

CLIE

NTE

REN

TAS

Fase

Cliente

1. Adquirir formulario para

certificación. D1

Inicio

Asistente administrativo de rentas.

2. Verificar deudas del ciudadano.

S2.1

3. ¿Existen deudas del ciudadano?

Cliente

4. Cancelar deudas pendientes

Asistente Administrativo de Rentas.

5. Emitir certificado de no adeudar.

SI

NO

Fin

A

A

D2

El certificado tiene

caducidad de 30 días



Formulario Nro.4

Cedula de ciudadanía

Papeleta de votación

S2.1: Sistema de Recaudación y Tesorería

D2: Certificado de no adeudar



1

ADQUIRIR

FORMULARIO

PARA

CERTIFICACIÓN.

El ciudadano compra en ventanilla 11 el

formulario #4 de no adeudar. Ciudadano

2.

VERIFICAR

DEUDAS DEL

CIUDADANO

El ciudadano entrega el formulario con

la cedula y papeleta de votación, sus

datos son ingresados al sistema de

cartera para verifica las deudas.

Asistente

administrativo de

Rentas.

3. ¿EXISTEN DEUDAS

DEL CIUDADANO?

Si existen deudas del ciudadano


Si no existen deudas del ciudadano


4.

CANCELAR

DEUDAS

PENDIENTES.

El ciudadano se acerca a tesorería a pagar

las deudas pendientes existentes. Ciudadano

5. EMITIR

CERTIFICACIÓN

Se emite el certificado de no adeudar.

Nota: El certificado tiene caducidad de

30 días.

Asistente

administrativo de

Rentas.

6. FIN

200


DOCUMENTOS INTERNOS




DOCUMENTOS EXTERNOS



descentralización





D2 Certificado de no adeudar a la municipalidad.

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Jenny Jara

Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

201



PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE

SALUD


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CERTIFICADO DE SALUD

1. OBJETIVO

Lograr que las personas que laboran, manipulan y comercializan alimentos en general

tenga un una buena salud para que manejar en condiciones adecuadas de salubridad sus

negocios y así garantizar su producto al consumidor.

2. ALCANCE

Este certificado se exige a todas las personas que son sujetas de control sanitario.

Negocios informales, formales y mercados.

Este procedimiento comienza con la compra de la patente de salud en tesorería y termina

en informes mensuales a la Dirección Administrativa.



Rol Responsabilidad

Director Financiero Se encarga de emitir la especie valorada.

Tesorero Realiza la venta de las especies en ventanilla

Director Gestión Ambiental

Exige a los negocios que tengan el certificado.

Gestiona las inspecciones para realizar el control

ambiental.

Doctor de Laboratorio Realiza los exámenes correspondientes para emitir el

certificado

Doctor Municipio Es la persona encargada de recetar a las personas que

de alguna manera requieran del control medico


ABREVIATURAS


1 GADI Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra


descentralización

202

DEFINICIONES




un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de

una institución oficial, los certificados son

fundamentales para demostrar la formación y la

experiencia. Es un tipo de texto que se produce

normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una

persona con autoridad suficiente dentro de la

institución para establecer que se ha cumplido con lo

afirmado en el documento

2. PATENTE SALUD Es un documento que sirve de requisito para la

certificación de salud , que se otorgado o emite la

municipalidad de Ibarra

3. CONTROL

SANITARIO

Es un procedimiento interno de la municipalidad de

Ibarra que tiene como competencia vigilar las

condiciones de salud adecuadas en los distintos centros

comerciales.

203


Diagrama de flujo: Certificado de Salud.

CLI

ENTE

LA

BO

RA

TOR

IO M

UN

ICIP

AL

DIR

ECC

IÓN

GES

TIÓ

N

AM

BIE

NTA

LD

ISP

ENSA

RIO

M

EDIC

O

Fase

1. P- MS-CM-CS-01Control sanitario de

actividades comerciales sujetos a

control

Inicio

Cliente

2. Adquirir la patente de salud en Tesorería

D1

Doctor Laboratorio

3. Tomar muestras de exámenes

Doctor Laboratorio

4. Entregar tickets para retiro de

exámenes

5. El ciudadano necesita receta?

Doctor Laboratorio

6. Remitir resultados de exámenes al Doctor del

Municipio

SI

Cliente

8. Informar de la compra de la receta al doctor de laboratorio

Doctor Laboratorio

9. Otorgar el certificado de salud al

ciudadano.

Cliente

10.Entregar el certificado de salud a la Dirección

Provincial de Salud.

Doctor Laboratorio

11. Realizar el informe mensual de

actividades.

Director

12.Archivar los informes mensuales

Fin

D2

A

D3

Doctor

7. Dar receta y registrar atención

D4D5

B

B

No

A

204


D1: Formulario Patente de Salud


Patente de salud

Fotografía tamaño carnet

Cedula de identidad

Jeringuilla de 5ml

Muestra de deposición

Venir en ayunas

Entrega de turnos (7 horas am)

D3: Certificado de salud

D4: Receta medica

D5: Registro en cuaderno de visitas



1. CONTROL

AMBIENTAL

Se llama al proceso de control

ambiental en el cual la Dirección de

Gestión Ambiental realiza las

inspecciones y solicitan a los dueños

de los negocios el certificado de

salud.

2.

ADQUIRIR LA

PATENTE DE

SALUD.

En ventanilla de Tesorería se

adquiere la patente de salud. Cliente

3.

TOMAR

MUESTRAS DE

EXAMENES

Los propietarios de los negocios

acuden con la patente de salud y los

requisitos pertinentes al centro

médico para la toma de muestra de

sangre, recepción de otras muestras.

Doctor Laboratorio

4.

ENTREGAR

TICKET PARA

RETIRAR

EXAMENES

Después de tomar las muestras se

entrega al ciudadano un ticket para

retirar los exámenes.

Doctor Laboratorio

5.

¿EL CIUDADANO

NECESITA

RECETA?

Si el ciudadano necesita

receta

Ir a la actividad 6

Si el ciudadano no necesita

receta

Ir a la actividad 9

6

REMITIR

RESULTADOS DE

EXAMENES A

DOCTOR

MUNICIPIO

Los resultados de los exámenes son

remitidos al Centro Medico de la

Municipalidad para que el doctor

emita la receta respectiva. Doctor

Laboratorio

Doctor Laboratorio

205

7.

DAR RECETA Y

REGISTRA

ATENCIÓN

El doctor municipal da la receta con

los resultados de los análisis, y

registra en un cuaderno los días y las

personas que se han atendido.

Doctor Dispensario

medico

8.

INFORMAR DE LA

COMPRA DE

RESETA

El ciudadano necesita presentar la

factura o medicinas compradas que

el medico recetó con anterioridad

para que se le entregue el certificado

en el Centro Médico

Ir a la actividad 9

Cliente

9

OTORGAR EL

CERTIFICADO DE

SALUD AL

CIUDADANO

A las 24 horas de haberse realizado

los exámenes se les entrega el

certificado de salud.

Doctor Laboratorio

10

ENTREGAR EL

CERTIFICADO DE

SALUD EN LA

DIRECCIÓN

PROVINCIAL DE

SALUD

El ciudadano entrega el certificado

de salud en la Dirección Provincial

de Salud, quienes le dan el permiso

de funcionamiento respectivo

Cliente

11.

REALIZAR

INFORME

MENSUAL DE

ACTIVIDADES

El doctor del laboratorio cada mes

realiza un informe sobres el # de

certificaciones emitidas a la

Dirección de Gestión Ambiental

Doctor Laboratorio

12 ARCHIVAR

INFORMES

La Dirección de Gestión Ambiental

archiva los informes enviados desde

el laboratorio para registro.

Director

13 Fin


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza constitutiva de la comisión de medio ambiente, riesgos naturales e

higiene



3 Convenio de delegación de funciones entre el Ministerio del Medio Ambiente y

el Municipio de Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS



descentralización

206




D1 Formulario Patente de Salud

D3 Certificado de salud

D4 Receta médica

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía Revisó: Dr. Mauro Cevallos

Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

207



PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE

PROFESIONALES Y CERTIFICADO DE

PASANTÍAS.

CÓDIGO: P-MS-GTC-CM-O5

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PRÁCTICAS PRE PROFESIONALES Y CERTIFICADO

DE PASANTÍAS

1. OBJETIVO

Brindar un espacio a los estudiantes para dar una oportunidad para que apliquen sus

conocimientos teóricos con la práctica.

2. ALCANCE

El procedimiento empieza por la solicitud de la Universidad y termina con la entrega del

certificado.

Las pasantías son para los estudiantes que provienen de Universidades que mantienen un

convenio Interinstitucional con el Municipio.



Rol Responsabilidad

Directores de las áreas de la

Municipalidad

Los directores de las diferentes áreas de la

Municipalidad promueven la optimización de los

servicios que se brinda a los usuarios internos y

externos al GAD-I.

Brindar el espacio a los estudiantes para la realización

de sus pasantías en las diferentes Direcciones y

Unidades.

Responsable de Talento

Humano

Firma y valida la certificación entregada al ciudadano.

Analista de Talento

Humano

Apoya los servicios que brinda la unidad. Elabora las

certificaciones.


ABREVIATURAS


GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra

COOTAD Código orgánico de Organización Territorial,

autonomía y descentralización COOTAD

208

DEFINICIONES


1. PASANTÍAS Se denomina pasantía a una práctica profesional que

un estudiante realiza una vez que ha aprobado la

carga crediticia de su pensum de estudios para poder

optar al título

2. CONVENIO Es un acuerdo de voluntades, una convención o un

contrato

3. PASANTE Se conoce como pasante al profesional que trabaja

como aprendiz de un titular –es decir, con poca o nula

remuneración– para obtener experiencia de campo, y

se dice que éste realiza una pasantía, internado o

práctica profesional.

4. CERTIFICADO Tipo de texto administrativo empleado para constatar









5. RELOJ

BIOMÉTRICO

Aparato electrónico para el control de acceso

biométrico, para control de personal con la huella

instalado en oficinas.

209


Diagrama de flujo: Practicas pre-profesionales y certificados de pasantías.

UN

IDA

D D

E TA

LEN

TO H

UM

AN

O

CLI

ENTE

Fase

2.¿La Institución Educativa tiene convenio con la Municipalidad?

Analistade Talento Humano

3. Informar a la Institución con la

respuesta del pedido

NO

Analista de Talento Humano

4. Verificar la disponibilidad para aceptar a los pasantes

y coordina practicas


5. Coordinar las pasantías con las direcciones de la

municipalidad


6. Remitir el oficio de respuesta a Archivo

Institucional


8. Asignar códigos para control de asistencia del

pasante.

Responsable Talento Humano

11.Validar la certificación

Responsable Talento Humano

12.Entregar el certificado

D3


SI

Fin Fin

Inicio

D1

D2S1


10.Emitir certificado de culminación de pasantías.

Cliente

9. Realizar prácticas pre profesionales


trámites y archivo

S1

210


D1: Oficio de respuesta a los

estudiantes negando la petición

S1: Sistema de gestión documental QUIPUX

D2:Oficio de respuesta de solicitud

D3: Certificado de pasantía



1. ATENCIÓN DE

PETICIONES.

Hacer el llamado al proceso

Atención de Peticiones para que se

ingrese la solicitud (oficio) y sea

remitido a la Unidad de Talento

Humano

2.

¿LA INSTITUCIÓN

EDUCATIVA TIENE

CONVENIO

INTERINSTITUCIONAL

CON LA

MUNICIPALIDAD?

Si la universidad no tiene

convenio interinstitucional

con la municipalidad Ir a la actividad 3

Si la universidad tiene

convenio interinstitucional

con la municipalidad

Ir a la actividad 4

3.

INFORMAR A LA

INSTITUCIÓN CON LA

RESPUESTA DEL

PEDIDO

Se contesta mediante oficio la

negación de las pasantías indicando

que no hay posibilidad debido a que

la Universidad no mantiene un

convenio con el Municipio.

Ir a la actividad 13 (FIN)

Analista de

Talento Humano

4.

VERIFICAR LA

DISPONIBILIDAD

PARA ACEPTAR A LOS

PASANTES Y

COORDINA

PRACTICAS.

El analista de talento humano se

comunica de manera verbal con la

respectiva dirección a la que le

correspondería aceptar al pasante,

para que analice la disponibilidad y

responda a la solicitud. El analista

de Talento con la respuesta de las

direcciones coordina los detalles de

las pasantías a realizarse. Entre ellas

la fecha y las horas disponibles

Analista de

Talento Humano

5.

COORDINAR LAS

PASANTÍAS CON LAS

DIRECCIONES DE LA

MUNICIPALIDAD

Con la coordinación hecha con

directores y responsables de Unidad

se envía un oficio de contestación

especificando las horas disponibles

y la fecha de inicio del pasante a la

municipalidad.

Analista de

Talento Humano

6.

REMITIR EL OFICIO

DE RESPUESTA A

ARCHIVO.

La Unidad de Talento Humano

remite el oficio de respuesta a

Archivo para que la Universidad

realice el retiro

Analista de

Talento Humano.

211

La respuesta del oficio es ingresado

a la vez vía Quipux

7.

ENTREGA DE

RESPUESTA Y

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Se hace el llamado al procedimiento

Entrega de respuesta y trámites y

archivo mediante el cual la

universidad retira la respuesta de

Archivo.

8.

ASIGNAR CÓDIGOS

PARA CONTROL DE

ASISTENCIA.

Asignar un código para verificar el

ingresos y salidas del estudiante en

el Reloj Biométrico. Con esta

información se realiza el cálculo de

horas trabajadas

Analista de

Talento Humano.

9.

REALIZAR

PRACTICAS PRE-

PROFESIONALES.

El estudiante realiza las prácticas en

el área respectiva en el tiempo

solicitado.

C.E. Cliente

10.

EMITIR CERTIFICADO

DE CULMINACIÓN DE

PASANTÍAS.

Verificar en el cálculo del reloj

biométrico las horas de prácticas y

realizar el certificado.

Analista de

Talento Humano.

11. VALIDAR LA

CERTIFICACIÓN

Validar la certificación con la firma

de la Responsable de Talento

Humano.

Responsable

Unidad de

Talento Humano.

12. ENTREGAR EL

CERTIFICADO

El certificado es entregado al

estudiante.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Convenios Interinstitucionales con Instituciones Educativas.



DOCUMENTOS EXTERNOS



descentralización




D3 Certificado de pasantías

212

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Yolanda Torres

Fecha:14-12-2012 Fecha:14-12-2012

Firma

Firma

213



PROCEDIMIENTO CERTIFICADO PARA

LOS JUZGADOS Y DE TRABAJO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CERTIFICADO PARA LOS JUZGADOS, DE TRABAJO Y

EX TRABAJADORES

1. OBJETIVO

Certificado para Juzgados Brindar una información oportuna a los juzgados

para los trámites de la entidad solicitante

Certificado de trabajo/ ex funcionarios entregar un documento con

información real del funcionario para beneficio del funcionario.

2. ALCANCE

Certificado para Juzgados Este certificado aplica y es útil para los juicios

de alimentos a los funcionarios. Inicia con el oficio solicitado por los juzgados

del certificado y termina en la entrega de la certificación

Certificado de trabajo/ ex funcionarios este certificado lo solicitan los ex

funcionarios de la institución. Empieza con el pedido verbal del interesado,

termina con la entrega de la certificación.



Rol Responsabilidad

Responsable de la Unidad

de Talento Humano.

El Responsable de la Unidad de Talento Humano

promueve la optimización de los servicios que se

brinda a los usuarios internos y externos al GAD-I.

Firma y valida la certificación entregada al ciudadano.

Analista Talento Humano. Apoya los servicios que brinda la unidad. Elabora las

certificaciones


ABREVIATURAS




descentralización

DEFINICIONES


1. FUNCIONARIO Un funcionario público es aquel trabajador que

desempeña funciones en un organismo, ya sea el

http://es.wikipedia.org/wiki/Trabajador

214

legislativo, el ejecutivo o el judicial. Un funcionario

del gobierno o un funcionario público es un

funcionario que participa en la administración pública

o de gobierno, ya sea a través de elección,

nombramiento, selección o el empleo.

2. JUZGADOS Es un órgano público cuya finalidad principal es

ejercer la jurisdicción, o sea, resolver litigios con

eficacia de cosa juzgada. Sin perjuicio de cumplir

actos de otra índole que las leyes que los organizan les

puedan atribuir; estos asuntos son denominados no

contenciosos.










http://es.wikipedia.org/wiki/Poder_legislativo

http://es.wikipedia.org/wiki/Poder_ejecutivo

http://es.wikipedia.org/wiki/Poder_judicial

http://es.wikipedia.org/wiki/Administraci%C3%B3n_p%C3%BAblica

http://es.wikipedia.org/wiki/Gobierno

http://es.wikipedia.org/wiki/Elecci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Nombramiento&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Selecci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Jurisdicci%C3%B3n

http://es.wikipedia.org/wiki/Cosa_juzgada

http://es.wikipedia.org/wiki/Ley

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Asunto_no_contencioso&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Asunto_no_contencioso&action=edit&redlink=1

215


Diagrama de flujo: Certificado para juzgados y de trabajo.C

LIEN

TEIN

TER

NO

UN

IDA

D D

E TA

LEN

TO H

UM

AN

O

Fase

Inicio

1.¿El certificado solicitan los Juzgados?

Funcionario o ex funcionario

3. Pedir en forma verbal certificación

NO


4. Revisar datos de funcionario en el

sistema S5.1

5. ¿El funcionario pertenece a la municipalidad?

Analísta de Talento Humano

6. Informar al solicitante que la persona no

pertenece al municipio.

Fin


7. Elaborar el certificado


11. Entregar certificado a ex funcionario o

funcionario.

D3

D2

Responsable de Talento Humano

8. Validar la certificación

Fin

MS-GTC-AP-112. Atención de

peticiones.

D1

SI

NO

9. ¿Quién requiere el certificado? Funcionario/

ex funcionarios

Juzgados

10. MS-GTC-AP-13Entrega de

respuesta a tramites y archivo

SI


D1: Oficio solicitando la certificación. Sistema Financiero Contable Olympo

D2: Oficio de respuesta

D3: Certificado

S5.1:



1.

¿EL CERITFICADO

SOLICITAN LOS

JUZGADOS?

Si el certificado solicitan

los juzgados

Ir a la actividad 3

Si el certificado lo solicita

un ex funcionario de la

municipalidad.

Ir a la actividad 5

216

2. ATENCION DE

PETICIONES

Hacer el llamado al procedimiento

Atención de peticiones en el que el

encargado de ventanilla de atención

al cliente ingresa el oficio,

asignando un número de trámite en

el sistema Quipux El oficio es

remitido a la Unidad de Talento

Humano para la atención al pedido

de los Juzgados.

Ir a la actividad 4

Ventanilla

Atención al

cliente

3.

PEDIR DE FORMA

VERBAL

CERTIFICACION

El ex funcionario se acerca a la

Unidad de Talento Humano y de

forma verbal solicita el certificado

del tiempo de trabajado en la

municipalidad.

Cliente Externo

4. REVISAR DATOS

DEL FUNCIONARIO

El analista revisa en el sistema

Olimpo los nombres, los apellidos,

el número de cédula la fecha de

ingreso del funcionario. Y el valor

de su remuneración

Nota: En el caso de la certificación

para el ex funcionario se revisa el

tiempo que trabajo en la

municipalidad.

Analista de

Talento Humano

5.

¿EL FUNCIONARIO

PERTENECE A LA

MUNICIPALIDAD?

Si el funcionario no

pertenece a la

municipalidad

Ir a la actividad 8

Si el funcionario pertenece

o ha pertenecido antes a la

municipalidad Ir a la actividad 9

6.

INFORMAR AL

SOLICITANTE QUE

LA PERSONA NO

PERTENECE A LA

MUNICIPALIDAD

Se informa en el caso de juzgados a

través de un oficio que la persona

no trabaja en la Municipalidad de

Ibarra


Analista de

Talento Humano

7. ELABORAR EL

CERTIFICADO

Se especifica en el certificado los

datos requeridos por el solicitante.

Analista de

Talento Humano

8. VALIDAR EL

CERTIFICADO

El certificado es validado con la

firma de la Responsable de talento

Humano

Responsable

Talento Humano

9. ¿QUIEN REQUIERE

EL CERTIFICADO?

En caso de que el certificado lo

requieran los juzgados

Ir a la actividad 10

En caso de que el certificado lo

requieran funcionario/ ex

funcionario.


217

10.

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRAMITES Y

ARCHIVO

Los juzgados deben retirar el

certificado de Archivo Institucional

11.

ENTREGAR

CERTIFICADO A

FUNCIONARIO/EX

FUNCIONARIO

El certificado es entregado al

funcionario o ex funcionario.

12 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS




DOCUMENTOS EXTERNOS


1. Código de la niñez y adolescencia (para Juzgados)

2. COTAD Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y

descentralización




D3 Certificado de trabajo y ex trabajadores

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía Revisó: Yolanda Torres

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

218



PROCEDIMIENTO CERTIFICADO

SISMERT


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CERTIFICADO SISMERT

1. OBJETIVO

Evitar la acumulación de valores de cartera vencida por emisión de notificaciones de

multa.

2. ALCANCE

El certificado es un requisito para todos los ciudadanos que deseen matricular su vehículo

sean carros o motos.

Este procedimiento inicia con la solicitud del cliente de información sobre deudas

pendientes del parqueo tarifado y termina en la entrega del certificado al cliente.



Rol Responsabilidad

Asistente de operaciones. Es la persona encargada de gestionar la elaboración del

certificado de no adeudar a SISMERT

Comisario de movilidad de

SISMERT.

Es la persona encargada de legalizar con su firma el

certificado.


ABREVIATURAS



3 SISMERT Sistema Municipal de Estacionamiento Rotativo

Tarifado

DEFINICIONES


1. PARQUEO

TARIFADO

Es un mecanismo que apunta a generar la rotación de

vehículos estacionados, a establecer límites de

horarios de estacionamiento y determinar zonas

específicas a estos efectos en la Ciudad. De esta

manera se optimiza el uso del espacio.

2. DEUDA Obligación que alguien tiene de pagar o reintegrar algo

a otra persona

219











Diagrama de flujo: Certificado SISMERT

UN

IDA

D T

RA

NSI

TO Y

TR

AN

SPO

RTE

C

LIEN

TE

Fase

Inicio

Cliente

1.Solicitar información sobre deudas del parqueo tarifado.

Asistente de operaciones

2. Verificar deudas del parqueo tarifado.

S2.5

3.¿ El ciudadano tiene deudas?

Cliente

4. Cancelar deudas pendientes

Cliente

5. Adquirir especies valoradas

SI

Asistente de operaciones

6.Llenar especie valorada con requisitos y emitir

certificado. D1.

Comisario de movilidad SISMERT

7. Legalizar el certificado

Comisario de movilidad SISMERT

8 Entrega de certificado al ciudadano

Fin

NO

D2

D1


D1 Matriz de requisitos

Número de placa o matricula

Especie valorada

Copia de la cedula y papeleta de votación

del dueño del vehículo

S2.5: Sistema SISMERT

D2: Certificado SISMERT



1

SOLICITAR

INFORMACIÓN

SOBRE DEUDAS

DEL PARQUEO

TARIFADO.

El ciudadano se acerca a la oficina de

SISMERT a verificar que no tenga

deudas en el parqueo tarifado con el

número de placa.

El ciudadano tiene la opción de verificar

sus deudas en la página web del

municipio.

Cliente

220

2.

VERIFICAR

DEUDAS DE

PARQUEO

TARIFADO.

En el sistema de estacionamiento tarifado

el asistente administrativo ingresa el

número de placa o matrícula para

verificar si hay deudas del ciudadano

Asistente de

Operaciones.

3. ¿EL CIUDADANO

TIENE DEUDAS?

Si el ciudadano tiene deudas

Ir a la actividad 4

Si el ciudadano no tiene deudas

Ir a la actividad 5

4.

CANCELAR

DEUDAS

PENDIENTES

El ciudadano se acerca al departamento

de Tesorería en la municipalidad para

cancelar la deuda.

Cliente

5.

ADQUIRIR

ESPECIE

VALORADA

El ciudadano compra la especie valorada

en ventanilla 11 Cliente

5.

LLENAR ESPECIE

VALORADA CON

REQUISITOS

Se llena la especie valorada con los

requisitos que el ciudadano debe entregar

en SISMERT y emitir el certificado.

Asistente de

Operaciones.

6. LEGALIZAR

CERTIFICADO

El comisario de movilidad del SISMERT

firma el certificado abalizándolo y

legalizándolo

Comisario de

movilidad

SISMERT

7. ENTREGAR

CERTIFICADO Se entrega el certificado al ciudadano

Asistente de

Operaciones.

8. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS

n° título del documento

1. Ordenanza reformatoria a la ordenanza de creación, organización y

establecimiento del sistema municipal de estacionamiento regulado para el

cantón Ibarra (SISMERT)



DOCUMENTOS EXTERNOS



descentralización




D1 Especie Valorada

D2 Certificado de no adeudar al SISMERT

221

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía B Revisó: Ing. Jaime Jarrín

Fecha:14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

222



PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE

PROFESIONALES.

CÓDIGO: P-MG-GTC-CM-08

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO REGISTRO DE PROFESIONALES.

1. OBJETIVO

Entregar un documento que certifique el permiso que permita arquitectos e ingenieros

ejercer su profesión en el Cantón.

2. ALCANCE

Este certificado es para arquitectos e ingenieros. Este procedimiento inicia con la

verificación de que el cliente se encuentre registrado en el sistema de SENECYT y

termina en la entrega del carnet profesional.



Rol Responsabilidad

Director de Planificación Legaliza los carnets profesionales abalizándolos.

Secretaria Gestiona la elaboración de los carnets profesionales.

Asistente Administrativo Es la persona encargada de almacenar en el archivo

institucional documentos para el ciudadano.


ABREVIATURAS




descentralización

3 SENECYT Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología e

Innovación

4. RAE Registro de Actividad Económica

DEFINICIONES


1 CARNÉ Documento de bolsillo, generalmente en forma de

tarjeta, que acredita la identidad de una persona, la

pertenencia a un cuerpo o entidad o la facultad que se

tiene para ejercer una actividad.

2. TÍTULO Es una distinción dada por alguna institución educativa,

generalmente después de la terminación exitosa de algún

programa de estudios. Sin embargo, esta denominación

suele utilizarse para denominar más concretamente a las

223

distinciones de rango universitario, que también se

denominan titulación superior o titulación universitaria.


Diagrama de flujo: Registro Profesional.

DIR

EC

CIÒ

N D

E P

LAN

IFIC

AC

IÓN

CLI

EN

TE

Fase


peticiones.

Secretaria

3. Verificar que el profesional se

encuentre en el sistema

S6.1

4. ¿El ciudadano es profesional?

Secretaria

5.Llenar carnet de profesional

SI

Director

6. Legalizar el carnet de profesional

Cliente

8. Retirar carnet profesional

D2

Fin

No

Fin 7. P-MG-LF-LC-08Entrega de respuesta a

trámites y archivo

2. P-MS-GTC-TAE-03Apertura y Suspensión de la inscripción en el Registro de Actividad

Económico RAE

Inicio

Cada dos años se realiza la inscripción.

D3


D1: Matriz de documentos

Dos fotografías tamaño carnet

Especie valorada para inscripción llena

Tasa por inscripción

Tasa de servicios administrativos

Certificado del SENECYT

Patente municipal

S6.1: Sistema SENECYT

D2: Matriz de requisitos REINSCRIPCIÓN DE

PROFESIONALES

Una fotografía tamaño carnet

Tasa de reinscripción

Tasa de servicios administrativos

Certificado de SENESYT

D3: Carnet profesional



1. ATENCIÓN DE

PETICIONES.

Llamar al proceso de atención de

peticiones, en el que ingresan los

requisitos por ventanilla al cliente y se re

direccionan al departamento de

Planificación.

http://es.wikipedia.org/wiki/Universidad

224

2.

APERTURA Y

SUSPENSIÓN DE

LA INSCRIPCIÓN

EN EL RAE

Se realiza el llamado al procedimiento

Apertura y Suspensión de la Inscripción

en el RAE en el que se saca la patente

municipal.

3.

VERIFICAR EN

SISTEMA TÍTULOS

DE CIUDADANOS

La secretaria revisa en el sistema del

SENECYT que los ciudadanos tengan

títulos de ingenieros y arquitectos.

Secretaria

4. ¿EL CIUDADANO

ES PROFESIONAL?

Si el ciudadano es profesional

Ir a la actividad 6

Si el ciudadano no es

profesional

Ir a la actividad 9(FIN)

5. LLENAR CARNET

DE PROFESIONAL

Con los datos del ciudadano se llena el

carnet profesional. Secretaria

6.

LEGALIZAR EL

CARNET DE

PROFESIONAL

El carnet es firmado y legalizado por la

directora de planificación, para su libre

uso.

Directora

Planificación

7.

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO


Entrega de Respuesta a Trámites y

Archivo en el que el ciudadano retira el

carnet profesional de Archivo

Asistente

administrativo

8. RETIRAR CARNET El ciudadano retira el carnet de archivo

institucional Ciudadano

9. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que reglamenta el cobro de las tasas por servicios técnicos

administrativos en el cantón Ibarra



3 Ordenanza de Uso y Ocupación de Suelo 2012

DOCUMENTOS EXTERNOS



descentralización




D3 Carné de profesionales.

Registro de profesionales (ingenieros, arquitectos)

225

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Sr. María Antonieta Farinango

Fecha:14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

226



PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE

DOCUMENTOS

CÓDIGO: P-MG-GTC-CM-09

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO

Dar fe pública de los diversos actos, hechos y normas que emanan de la Administración

y del Concejo Municipal mediante la certificación de los documentos que los respaldan.

2. ALCANCE

Inicia en la recepción de la solicitud, sea verbal o escrita, para certificación de

documentos.

Finaliza en la entrega del documento certificado al peticionario.



Rol Responsabilidad

Secretario General Disponer la atención de pedidos de certificación.

Firmar la certificación de documentos.

Secretaria Buscar información, cotejar copias con originales,

preparar documentos solicitados y entregar al

peticionario.


ABREVIATURAS


1 COTEJAR Confrontar una cosa con otra u otras.

2 FOLIAR Numerar los folios (hoja) de un libro, cuaderno,

documento.

227


Diagrama de flujo: Certificación de Documentos

SEC

RET

AR

ÍA

GEN

ERA

LA

TEN

CIÓ

N A

L C

LIEN

TEC

LIEN

TE E

XTE

RN

OA

RC

HIV

O

INST

ITU

CIO

NA

L

Secretaria

5. Buscar el documento para sacar copias o cotejar

la copia con el original

Inicio

3. P-MS-GTC-AP-11 Atención de

peticiones

Ciudadano

2. Solicitar la certificación de la copia

del documento

D2

NO

D1, D2

S1

D2, D3

Secretaria

6. Foliar el documento

D2

Secretaria General

7. Firmar la certificación del

documento

Secretaria

8. Entregar el documento al peticionario

D2 D2

Fin

NO

9. ¿El trámite ingresó por Atención al

Cliente?

Secretaria

10. Asignar el trámite al Archivo

Institucional

S1

SI

Secretaria General

4. Sumillar pedidos y disponer a la Secretaria

para su atención

1. ¿El pedido es a través de Atención al

Cliente?

SI



228


D1: Copia del expediente o documento

solicitado


QUIPUX


D3: Solicitud de Copia Certificada de un

expediente dirigido al Señor Alcalde



1

¿EL PEDIDO ES A

TRAVÉS DE

ATENCIÓN AL

CLIENTE?

Si pedido ingresó por la Unidad

de Atención al Cliente ir a la

actividad N° 3.

Si el pedido es directamente en la

Secretaría General ir a la

actividad N° 2.

---------

2

SOLICITAR LA

CERTIFICACIÓN DE

LA COPIA DEL

DOCUMENTO

El ciudadano solicita la

certificación de Permisos de

movilización de tránsito

adjuntando una TASA POR

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS.

Ciudadano

3

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES


ATENCIÓN DE PETICIONES

en el que se recepta la

SOLICITUD PARA COPIA

CERTIFICADA, una TASA POR

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS y se

genera un número de trámite en el

Sistema QUIPUX.

Unidad de

Atención de

Peticiones

4

SUMILLAR PEDIDOS Y

DISPONER A LA

SECRETARIA PARA SU

ATENCIÓN

Revisar, sumillar pedidos y

asignar a la Secretaria para su

atención.

Secretario

General

5

BUSCAR EL

DOCUMENTO PARA

SACAR COPIAS O

COTEJAR LA COPIA

CON EL ORIGINAL

Buscar el documento o

expediente solicitado para sacar

copias, o de ser el caso, cotejar la

copia traída por el ciudadano con

el original.

Secretaria

6 FOLIAR EL

DOCUMENTO

Imprimir leyenda, colocar sellos y

enumerar hojas en el documento a

certificar.

Secretaria

229

7

FIRMAR LA

CERTIFICACIÓN DEL

DOCUMENTO

Revisar y firmar la certificación

del documento.

Secretaria

General

8

ENTREGAR EL

DOCUMENTO AL

PETICIONARIO

Entregar el documento certificado

al peticionario. Secretaria

9

¿EL TRÁMITE

INGRESÓ POR

ATENCIÓN AL

CLIENTE?

Si el trámite se ingresó por la

Unidad de Atención al Cliente ir a

la actividad N° 10.

Si se ingresó directo por

Secretaría General ir a la

actividad N° 11.

Secretaria

10

ASIGNAR EL TRÁMITE

AL ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Asignar el trámite al Archivo

Institucional en el Sistema

QUIPUX.

Secretaria

11

P-MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES


ENTREGA DE RESPUESTA A

TRÁMITES para la entrega al

peticionario.

Archivo

Institucional

12 FIN


DOCUMENTOS EXTERNOS



2 Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública (LOTAIP)


(COOTAD)




N/A

230

9. ANEXOS



Elaboró: Cristina Valdez - Andrea Rea Revisó: Lorena Pabón

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

231



PROCEDIMIENTO PLAN DE GESTIÓN

TURÍSTICO DEL CANTÓN

CÓDIGO: P-MS-TYC-DT-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PLAN ANUAL DE GESTIÓN TURÍSTICO DEL CANTÓN

1. OBJETIVO

Planificar y definir los objetivos, proyectos y actividades que la Dirección de Turismo

determina anualmente para impulsar el desarrollo turístico del cantón Ibarra.

2. ALCANCE

Aplica seis meses antes de la finalización del presente año en donde se proyecta la

planificación objetivos, proyectos y actividades para el siguiente año.



Rol Responsabilidad

Director de Turismo Planifica y valida los objetivos, proyectos y

actividades que anualmente se determinan para

impulsar el desarrollo turístico del cantón Ibarra.



Organiza la formulación de políticas, normas y

procedimientos de promoción y desarrollo turístico.

Coordinador/a dirección de

Turismo

Apoya en la preparación y presentación del programa

anual del trabajo y presupuesto (POA y PAC) con los

responsables de cada área de la Dirección.

Equipo técnico dirección de

Turismo

Determinan cada una de los proyectos y actividades a

ejecutarse en cada una de las áreas para la

planificación anual.


ABREVIATURAS



2 PAC Plan anual de contratación


DEFINICIONES


1 Atractivos turísticos Son los conjuntos de lugares, bienes, costumbres y

acontecimientos que por sus características, propias o

de ubicación en un contexto, atraen en el interés de un

visitante

232

2 Turista Aquella persona que se traslada de su domicilio

habitual a otro punto geográfico, estando ausente de su

lugar de residencia habitual

3 Plan Programa detallado de la realización de una cosa y

conjunto de medios para llevarla a cabo.

233


Diagrama de flujo: Plan anual de gestión turístico del Cantón

DIR

ECC

IÓN

DE

DES

AR

RO

LLO

Y P

LAN

IFIC

AC

IÓN

TU

RÍS

TIC

A

Fase

Director

1.Proponer proyectos anuales

Inicio

Equipo técnico

2. Estructurar actividades por

áreas

Coordinador/a

4. Presentar programa anual de

trabajo

Director y Equipo técnico

5. Revisar planificación anual

Director y Equipo técnico

10. Ejecutar la planificación anual

Director

7. Entregar planificación anual

9. ¿El plan es viable?

Fin

SI

A

P-MA-GF-P-028. Ejecución de

presupuesto

NO

Coordinador/a

3. Recopilar información

A

D1

D2

6. ¿El plan está debidamente estructurado?

SINO

S1

234


D1: Plan anual turístico

documentado

S1: Sistema de gestión documental Quipux

D2: Memorando de envío de plan

para posterior aprobación



1

PLANTEAR

PROYECTOS

ANUALES

Analizar y plantear los objetivos,

proyectos y actividades que se

implementarán para el año siguiente en

base a la asignación presupuestaria

Director de

Turismo

2

ESTRUCTURAR

ACTIVIDADES POR

ÁREAS

Estructurar cada uno de los proyectos y

actividades a ejecutarse en cada una de

las áreas

Equipo técnico

3 RECOPILAR

INFORMACIÓN

Recopilar la información generada por el

equipo técnico de la Dirección. Coordinador/a

4

PRESENTAR

PROGRAMA

ANUAL DE

TRABAJO

Preparar y presentar el programa anual de

trabajo y presupuesto (POA y PAC) en el

formato definido por las Direcciones

Financiera y Administrativa

Coordinador/a

5

REVISAR

PLANIFICACIÓN

ANUAL

Revisa y analiza la estructura de la

planificación anual.

Director de

Turismo y Equipo

técnico

6

SOLICITAR

APROBACIÓN DEL

PLAN

La Dirección Financiera pone a

consideración del Señor Alcalde la

planificación de cada una de las

Dependencias para su aprobación

Director de

Turismo

7 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Llamado al procedimiento para la

aprobación del Plan Anual Turístico del

cantón

8 ¿EL PLAN ES

FACTIBLE?

Si el plan es factible :

Pasa actividad 9

No es factible el plan:

Continua en la actividad 2

Director de

Turismo

9

EJECUTAR LA

PLANIFICACIÓN

ANUAL

Una vez aprobada la planificación de la

Dependencia, a inicios del siguiente año

se procede a ejecutar los proyectos y

actividades definidas

Director de

Turismo y Equipo

técnico

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS



del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra.

2 Plan cantonal

3 PDOT Plan de ordenamiento territorial

4 Directrices presupuestarias del GAD-I

235



DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Código orgánico de organización territorial, autonomía y

descentralización.

2 Plan nacional de desarrollo

3 Plan de desarrollo provincial

4 Ley de turismo




9. ANEXOS



Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Ing. María Augusta Salazar

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

236



PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR GUIANZA

EN MUSEO ATAHUALPA

CÓDIGO: P-TYC-DT-GMA-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ADMINISTRAR GUIANZA EN MUSEO

ATAHUALPA

1. OBJETIVO

Facilitar el servicio de guianza turística a los visitantes que llegan al Museo de

Atahualpa como apoyo complementario al recorrido.

2. ALCANCE

Aplica desde la llegada del visitante hasta la finalización del recorrido.



Rol Responsabilidad

Director de Turismo El Director departamental planifica, coordina, evalúa

los requerimientos y procesos de los usuarios.

Promotor turístico

Coordinar trabajos de mantenimiento y

funcionamiento museo Atahualpa

Asistente de Museo Facilita el servicio de guianza a los visitantes que

llegan al museo.


ABREVIATURAS




DEFINICIONES


1 Guiar Indicar el camino a seguir mediante instrucciones o

señales.

2 Museo Institución pública o privada, permanente, con o sin

fines de lucro, al servicio de la sociedad y su

desarrollo, y abierta al público, que adquiere,

conserva, investiga, comunica y expone o exhibe, con

propósitos de estudio, educación y deleite colecciones

de arte, científicas, etc., siempre con un valor cultural

3 Material turístico Información turística plasmada en boletines, guías,

trípticos, etc.

237


Diagrama de flujo: Guianza de Museos. M

US

EO

AT

AH

UA

LPA

Fase

Inicio

Asistente de museo

1. Receptar a los visitantes

Asistente de museo

2. Registrar turistas

Asistente de museo

3. Dirigir por las áreas del museo

Asistente de museo

4. Entregar material turístico

Fin

D1 D2


D1: Hojas de registro de visitantes

D2: Material turístico



1 RECEPTAR A LOS

VISITANTES

Extender la bienvenida a los turistas que

llegan al museo Atahualpa

Asistente de

Museo

2 REGISTRAR

TURISTAS

Solicitar los nombres, procedencia, la

razón de su visita, edad, datos que

deben ser registrados en el documento

de visitantes (registro anillado)

Asistente de

Museo

3

GUIAR POR LAS

ÁREAS DEL

MUSEO

Guiar y proporcionar información

específica durante el recorrido a los

visitantes por cada una de las áreas del

museo cada una de las áreas del museo y

la importancia histórica del sector.

Asistente de

Museo

4

ENTREGAR

MATERIAL

TURÍSTICO

Complementar la visita facilitando

información turística al visitante.

Asistente de

Museo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS



del Ministerio de Turismo a la Ilustre Municipalidad de Ibarra

2 Guía de museo

238

DOCUMENTOS EXTERNOS





1 Registro de material turístico

9. ANEXOS



Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Marisol Rosero

Fecha: 20-12-2013 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

239



PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICAS

TURÍSTICAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ESTADÍSTICAS TURÍSTICAS

1. OBJETIVO

Disponer de un registro del flujo de visitantes a los puntos de información que administra

la Dirección de Turismo para conocimiento de la ciudadanía por medio del sitio web

www.touribarra.gob.ec

2. ALCANCE

Monitorear los flujos turísticos del cantón Ibarra y con ello, realizar un control del

servicio, cumplimiento de parámetros del sector turístico y publicar en el sitio web para

conocimiento de la ciudadanía.



Rol Responsabilidad

Supervisor/a de Turismo Seguimiento y control de registro de visitantes de los

puntos de información turística

Asistente de Promoción

Turística

Solicitud, recopilación, conteo, organización de los

datos, elaboración de estadísticas de los flujos

turísticos de cada punto de información a cargo de la

Dirección de Turismo para su posterior publicación en

el sitio web www.touribarra.gob.ec


ABREVIATURAS




3 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de San Miguel

de Ibarra

http://www.touribarra.gob.ec/

240

DEFINICIONES


1 Atractivos turísticos Son los conjuntos de lugares, bienes, costumbres y

acontecimientos que por sus características, propias o

de ubicación en un contexto, atraen en el interés de un

visitante

2 Estadística Es el análisis e interpretación de datos de una muestra

representativa, ya sea para ayudar en la toma de

decisiones o para explicar condiciones regulares o

irregulares de algún fenómeno o estudio aplicado.

3 Sitio web Gran espacio documental organizado que la mayoría

de las veces está típicamente dedicado a algún tema

particular o propósito específico

4 Tablas de registro Se refiere al tipo de modelado de datos, donde se

guardan los datos recogidos por un programa. Su

estructura general se asemeja a la vista general de un

programa de Hoja de cálculo

241


Diagrama de Flujo: Estadísticas Turísticas

CLI

ENTE

DIR

ECC

IÓN

DE

DES

AR

RO

LLO

Y

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N T

UR

ÍSTI

CA

Fase

Turista

1. Visitar cantón Ibarra

Inicio

Asistente de promoción turística

4. Elaborar tablas de registro


3. Solicitar registros de turistas en puntos de

información

Coordinador/a DTM

5. Revisar tablas de registro

2. P-MS-GTC-IC-02 Servicio de

información al ciudadano

S4


8. Publicar los registros en el sitio web turístico www.touribarra.gob.ec

6. ¿Existe algún cambio en la tablas?

No

Coordinador/a DTM

9. Dar seguimiento al procedimiento


10. Almacenar registros


7. Realizar los cambios en las tablas

Si

D1

Fin

S4


D1: Hojas de registro de turistas S4.1: Software aplicativo Microsoft Excel,

Adobe Dreamweaver

242



1

VISITAR CANTÓN

IBARRA

Los turistas llegan al cantón a visitar

los diferentes atractivos turísticos.

Turista

2

SERVICIO DE

INFORMACIÓN AL

CIUDADANO

Llamado al procedimiento Servicio de

Información al Ciudadano donde los

turistas de registran.

Asistente de

promoción turística

3 SOLICITAR DATOS

REGISTRADOS

Mensualmente se solicita los registros

de los turistas en los puntos de

información: terminal terrestre, museo

Atahualpa, oficina Itur pertenecientes

al GAD-I.

Asistente de


4

ELABORAR

TABLAS DE

REGISTRO

Elaboración de tablas con registro de

flujos turísticos diseñadas en Excel y

Dreamweaver.

Asistente de


5 REVISAR TABLAS Las tablas diseñadas se revisan para su

posterior publicación.

Supervisor/a de

Turismo

DTM

6

¿EXISTE ALGÚN

CAMBIO EN LAS

TABLAS?

Si existe algún cambio Pasa actividad 7

No existe ningún cambio Continua actividad 8

Supervisor/a de

Turismo

DTM

7 REALIZAR LOS

CAMBIOS Realizar los cambios en las tablas

Asistente de


8 PUBLICAR LOS

REGISTROS

Publicación de los registros de visitas

turísticas con sus estadísticas

mensuales y anuales en el sitio web

turístico www.touribarra.gob.ec

Asistente de


9 SEGUIMIENTO AL

PROCEDIMIENTO

Dar seguimiento y control al proceso

de flujos turísticos.

Supervisor/a de

Turismo

DTM

10 ALMACENAR

REGISTROS

Guardar los flujos de visitantes en

archivos digitales.

Asistente de


FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






243

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización.

COOTAD




1 Hojas de Registro de entrega de material turístico

9. ANEXOS



Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. María Augusta Salazar

Fecha: 20-12-2013 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

244



PROCEDIMIENTOS FERIAS TURÍSTICAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO FERIAS TURÍSTICAS

1. OBJETIVO

Difundir la oferta turística, artesanal y cultural que posee nuestro cantón al turista local,

nacional e internacional a través de eventos turísticos como las ferias.

2. ALCANCE

Aplica desde la definición del concepto de la feria hasta la ejecución de la misma sea a

nivel nacional e internacional.



Rol Responsabilidad

Director de Turismo El Director de Turismo dirige y planifica la actividad

turística integral en el cantón Ibarra.

Promotor de Turismo

Área Marketing

Planifica las estrategias para la ejecución y realización

de la feria


ABREVIATURAS





San Miguel de Ibarra

DEFINICIONES


1 Feria Una feria es un evento social, económico y cultural —

establecido, temporal o ambulante, periódico o

anual— que se lleva a cabo en una sede y que llega a

abarcar generalmente un tema o propósito común

2

Marketing

Proceso social y administrativo por el que los grupos e

individuos satisfacen sus necesidades al crear e

intercambiar bienes y servicios

3 Promoción Consiste en incentivos de corto plazo que la empresa

realiza para fomentar la venta de un producto o

servicio.

245


Diagrama de flujo: Ferias turísticas

EN

TID

AD

E

XT

ER

NA

DIR

EC

CIÓ

N D

E

DE

SA

RR

OLL

O Y

P

LAN

IFIC

AC

IÓN

TU

RÍS

TIC

A

Fase

Inicio

Director

1. Diseñar estrategias de marketing y promoción

Equipo técnico

2. Realizar reunión de establecimiento de objetivos

y responsabilidades

Promotor de Turismo

3. Realizar reunión con participantes de la feria

Promotor de Turismo

4. Diseñar material promocional

Promotor de Turismo

6. Estructurar plan comunicacional de la feria

Director

7. Ejecutar la feria turística

Fin

D1

ENTIDAD EXTERNA

5. Elaborar material promocional

Documentos:

Material promocional.

246



1

DISEÑAR

ESTRATEGIAS DE

MARKETING Y

PROMOCIÓN

Analizar las estrategias de

marketing y promoción turística

para el cantón Ibarra. Se considera

el presupuesto para las acciones de

marketing y promoción turística y

se plantea en el POA y PAC del

año correspondiente.

Director y equipo

técnico de turismo

2

REALIZAR REUNIÓN

DE

ESTABLECIMIENTO

DE OBJETIVOS Y

RESPONSABILIDADES

Realizar una reunión con el

Director de Turismo, personal

técnico y el área solicitante para

establecer objetivos y

responsabilidades del evento.

Director de turismo

3

REALIZAR REUNIÓN

CON ARTESANOS Y

EMPRESARIOS

PARTICIPANTES

Planificar y ejecutar una reunión

con los artesanos y empresarios de

establecimientos y servicios

turísticos para definir los

lineamientos de participación en la

feria.

Promotor turístico

4 DISEÑAR MATERIAL

PROMOCIONAL

Diseñar el material de promoción

para la feria. Promotor turístico

5

ELABORAR

MATERIAL

PROMOCIONAL

La empresa adjudica por el GAD-I

elabora el material promocional. Entidad externa

6

ESTRUCTURAR PLAN

COMUNICACIONAL

DE LA FERIA

Estructurar y ejecutar la técnica de

comunicación para entrega de

material de promoción y difusión

en medios de comunicación

regional respecto a la feria.

Promotor turístico

7 EJECUTAR LA FERIA

TURÍSTICA

Realizar la feria de acuerdo a los

lineamientos planificados y

establecidos.

Director de turismo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS




2 Plan anual de contratación PAC

3 Plan operativo anual POA



247

DOCUMENTOS EXTERNOS





9. ANEXOS



Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Lic. Jorge Camués Fecha: 20-12-2013 Fecha: 20-12-2013

Firma

Firma

248



PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DE

EVENTOS

CÓDIGO: P-MS-TYC-CDR-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PLANIFICACIÓN DE EVENTOS

1. OBJETIVO

Realizar las fiestas involucrando al mayor número de grupos sociales.

2. ALCANCE

Parroquias urbanas y rurales del cantón como también intervención internacional. El

evento inicia armando el presupuesto en base a las necesidades del evento que se va

a realizar y termina con la ejecución de este.



Rol Responsabilidad

Director de cultura Lidera la programación y presupuestación del Plan


Elabora y coordina planes, programas, y proyectos de

festividades de la ciudad y sus parroquias.

Promotor cultural Analiza y prioriza requerimientos de programas

culturales y deportivos del cantón. Prepara materiales

de soporte de recreación cultural y deportiva, así

como escenarios para realización de programas y

eventos. Organiza, coordina, supervisa y dirige las

actividades deportivas, recreativas, vacacionales

abalizadas por la Municipalidad de Ibarra


ABREVIATURAS




DEFINICIONES


1 Planificación Es un proceso continuo que refleja los cambios del

ambiente en torno a cada organización y busca

adaptarse a ellos

2 Evento Hecho o suceso que ocurre, especialmente si es de

cierta importancia.

249

3 Auspicio Es un aval que se puede solicitar desde la organización

de un evento a entidades públicas o privadas con el fin

de darle jerarquía al evento que se está organizando.

4 Requerimiento Es una necesidad documentada sobre el contenido,

forma o funcionalidad de un producto o servicio

5 Proveedor Persona o una empresa que abastece a otras empresas

con existencias (artículos).

6 Presupuesto Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista,

expresada en valores y términos financieros que, debe

cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas

condiciones previstas

7 Resolución Acto procesal proveniente de un tribunal, mediante el

cual resuelve las peticiones de las partes, o autoriza u

ordena el cumplimiento de determinadas medidas.

250


Diagrama de flujo: Planificación de fiestas y eventos.D

IREC

CIÓ

N D

E ED

UC

AC

IÓN

C

ULT

UR

A D

EPO

RTE

S Y

REC

REA

CIÓ

N

Fase

Inicio

Director

1. Organizar los eventos a desarrollar

anualmente en el POA

Promotor

2. Definir las actividades a realizar

por eventos

Promotor

3. Establecer requerimientos para

actividades


6. ¿El presupuesto es

factible?

Si

Promotor

14. Realizar cambios a la planificación

18. P-MA-GIC-GMP-03 Diseño de

material publicitario

Director

19. Confirmar presupuesto, proveedores

FinPromotor

7. Solicitar auspicio entidades públicas o

privadas

17. P-MA-BSI-ACP-01Contratación y adquisición de

bienes, servicios obras y consultorías

Director

8. Solicitar aprobación planificación eventos

Director

15. Solicitar requerimientos para desarrollar el evento

C

Director

4. Solicitar aprobación de presupuesto

16. ¿A que procedimientos son enviados los requerimientos?

B

D2

ANoA

2

D5

D1S1

S1

S1

251

Diagrama de flujo: Planificación de fiestas y eventos

ALC

ALD

ÍAC

ON

CE

JO M

UN

ICIP

AL

CO

MIS

IÓN

DE

FIE

ST

AS

Fase

Alcalde

10. Revisar planificación de

eventos

Alcalde

11. Examinar planificación

Alcalde

12. Emitir resolución

13. ¿La planificación

necesita cambios?

No

C

Presiente comisión

9. Revisar solicitudes de entidades externas para incluir en planificación

BSI

D4

D3

1


D1: Memorando de solicitud 1 S1: Sistema de gestión documental

Quipux

D2: Memorando de aprobación

D3: Planificación eventos documentada

D4: Resolución emitida por el concejo.

D5: Memorando de solicitud 2

252



1

ORGANIZAR LOS

EVENTOS A

DESARROLLAR

ANUALMENTE POA

En el POA se establece los eventos

culturales, deportivos, sociales

que se van a desarrollar en el

transcurso del año.

Director de cultura

2

DEFINIR LAS

ACTIVIDADES POR

EVENTOS

Definir las actividades que se van

a llevar a cabo en cada evento. Promotor cultural

3

ESTABLECER

REQUERIMIENTOS

PARA

ACTIVIDADES

Establecer los bienes o servicios

necesarios para realizar cada una

de las actividades.

Promotor cultual

4

SOLICITAR

APROBACIÓN DE

PRESUPUESTO

Se realiza la solicitud de la

aprobación del presupuesto

establecido para desarrollar las

actividades.

Director de cultura

5 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Llamado al procedimiento para

aprobar el presupuesto para los

eventos.

6 ¿EL PRESUPUESTO

ES FACTIBLE?

Si el presupuesto es factible Continua actividad 7

No es factible el presupuesto Pasa actividad 3

7

SOLICITAR

AUSPICIO

ENTIDADES

PÚBLICAS O

PRIVADAS

Solicitar auspicio a entidades

externas que puedan patrocinar el

evento.

Promotor cultural

8

SOLICITAR

APROBACIÓN

PLANIFICACIÓN

EVENTOS

Requerir la aprobación de la

planificación del evento a

desarrollar

Director de cultura

9

REVISAR

SOLICITUDES DE

ENTIDADES

EXTERNAS PARA

INCLUIR EN

PLANIFICACIÓN

La Dirección de Cultura en

conjunto con la Comisión de

Fiestas del Concejo Municipal

revisan las solicitudes de

entidades externas que requieren

añadir sus actividades a la

planificación del evento.

Concejales

10

REVISAR

PLANIFICACIÓN DE

EVENTOS

La planificación documentada

ingresa para su revisión. Alcalde

11 EXAMINAR

PLANIFICACIÓN

Se analiza la planificación y se

realiza los cambios necesarios Alcalde

12 EMITIR

RESOLUCIÓN

La resolución contiene los

cambios estipulados en la

planificación.

Alcalde

253

13

¿LA

PLANIFICACIÓN

NECESITA

CAMBIOS?

Si necesita cambios pasa actividad

14

No necesita cambios pasa

actividad 15

14 REALIZAR

CAMBIOS

Cumple con los cambios emitidos

en la resolución. Promotor cultural

15 SOLICITAR

REQUERIMIENTOS

Una vez analizada y aprobada la

planificación del evento se solicita

los requerimientos para

desarrollar.

Director de cultura

16

¿A QUE

PROCEDIMIENTOS

SON ENVIADOS LOS

REQUERIMIENTOS?

Los requerimientos se envían al

mismo tiempo a los

procedimientos de Contratación y

adquisición de bienes, servicios

obras y consultorías, y Gestión de

comunicación y relaciones

públicas

Director de cultura

17

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIÓN DE

BIENES, SERVICIOS

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

Llamado al procedimiento de

Contratación y adquisición de

bienes, servicios obras y

consultorías para que se realice las

respectiva contratación de los

bienes o servicios.

18

GESTIÓN DE

COMUNICACIÓN Y

RELACIONES

PÚBLICAS

Llamado al procedimiento de

Gestión De Comunicación Y

Relaciones Públicas para que

realice la publicidad del evento a

desarrollarse en medios de

comunicación a través de cuñas

radiales, videos informativos, etc.

19

CONFIRMAR

PRESUPUESTO,

PROVEEDORES

Se confirma el presupuesto y los

proveedores para el evento. Director de cultura

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Plan Operativo Anual

2 Plan anual de contratación

3 Ordenanza de condecoraciones del Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal de San Miguel de Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

254




9. ANEXOS



Elaboró: Ing. Alexandra Juma A. Revisó: Liliana Posso

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

255



PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE EVENTOS

CÓDIGO: P-MS-TYC-CDR-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO EJECUCIÓN DE EVENTOS

1. OBJETIVO

Promover los derechos humanos y la salud con una visión del desarrollo para construir

culturas de convivencia y de paz, buscando la estabilidad emocional, física,

psicológica, sexual, mental, social y medio ambiental.

2. ALCANCE

Los eventos están dirigidos a nivel cantonal. Inician con la planificación del evento y

termina con la entrega del informe de la realización de este.



Rol Responsabilidad

Director de cultura Lidera la programación y presupuestación del Plan

Operativo de su área organizacional. Elabora y coordina

planes, programas, y proyectos de festividades de la ciudad

y sus parroquias.

Promotor cultural Analiza y prioriza requerimientos de programas culturales y

deportivos del cantón. Prepara materiales de soporte de

recreación cultural y deportiva, así como escenarios para

realización de programas y eventos. Organiza, coordina,

supervisa y dirige las actividades deportivas, recreativas,

vacacionales abalizadas por el GAD-I


ABREVIATURAS


1 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado de Ibarra

DEFINICIONES


1 Evento Hecho o suceso que ocurre, especialmente si es de cierta

importancia.

2 Contrato Es un acuerdo de voluntades, verbal o escrito, manifestado en

común entre dos, o más, personas con capacidad que se obligan en

virtud del mismo, regulando sus relaciones relativas a una

determinada finalidad.

256


Diagrama de flujo: Ejecución de eventos

DIR

ECC

IÓN

DE

EDU

CA

CIÓ

N,

CU

LTU

RA

, DEP

OR

TES

Y R

ECR

EAC

IÓN

Fase

Inicio

Promotor

1. Verificar la organización en el lugar del evento

Director

2. Coordinar el desarrollo del

evento

Promotor

3. Elaborar informe de desarrollo del

evento

Director

4. Revisar y abalar informe

Director

5. Solicitar pago de los contratos de

bienes y servicios.

6. P-MA-GF-P-02 Ejecución del presupuesto

Fin

D1 D2

S1


D1: Informe del evento S1: Sistema de gestión documental Quipux

D2: Memorando de petición de pago

257



1

VERIFICAR LA

ORGANIZACIÓN

EN EL LUGAR DEL

EVENTO

Los promotores responsables de la

organización del evento acuden al

lugar donde este se desarrolle y

verifican que todos los bienes y

servicios contratados estén es

correcto funcionamiento.

Promotor de cultura

2

COORDINAR EL

DESARROLLO DEL

EVENTO

Ejecutar el evento con la

planificación preestablecida. Promotor de cultura

3

ELABORAR

INFORME DE

DESARROLLO DEL

EVENTO

El informe debe contener la mayor

cantidad de información y anexos

que se puedan agregar para justificar

el desarrollo del evento.

Promotor de cultura

4 REVISAR Y

ABALAR INFORME Analiza el contenido del informe. Director de cultura

5

SOLICITAR PAGO

DE LOS

CONTRATOS DE

BIENES Y

SERVICIOS

Una vez concluido el evento, se

procede a solicitar el pago de los

bienes o servicios contratados.

Director de cultura

6 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Llamado al proceso Ejecución de

Presupuesto para que realice el

respectivo pago de los bienes o

servicios convenidos.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Plan Operativo Anual

2 Plan anual de contratación

3 Ordenanza de condecoraciones del Gobierno Autónomo Descentralizado

Municipal de San Miguel de Ibarra



DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

258




9. ANEXOS



Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Liliana Posso

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

259



PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y

ENTREGA DE ALARMAS COMUNITARIAS

CÓDIGO: P-MS-SPM-SC-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN Y ENTREGA DE ALARMAS

COMUNITARIAS

1. OBJETIVO

Organizar y capacitar permanentemente a los beneficiarios del Sistema de Alarmas

Comunitarias en temas de seguridad y formación ciudadana, mediante la realización de

charlas y simulacros en coordinación con la Policía Nacional, para apoyar a mitigar los

índices de inseguridad en el barrio y que éste sepa cómo reaccionar en un caso de

emergencia.

2. ALCANCE

Aplica a la capacitación en Alarmas Comunitarias de aquellos barrios integrados con

presupuesto propio, por donación de equipos y aquellos instalados con presupuesto

participativo del GAD-I del Cantón Ibarra.



Rol Responsabilidad

Coordinador de Seguridad

Ciudadana

Socializar el uso y funcionamiento de Alarmas

Comunitarias.

Realizar simulacros de Alarmas Comunitarias.

Promotor B

Coordinar y preparar información para reuniones

barriales.

Prepara logística para las reuniones barriales.

Receptar datos del barrio e ingresarlos al sistema.

Socializar el uso y funcionamiento de Alarmas

Comunitarias.

Realizar simulacros de Alarmas Comunitarias.


ABREVIATURAS



Miguel de Ibarra

2 CIACI Central Integrada de Atención Ciudadana Ibarra

3 SMS Short Message Service - Servicio de Mensajes Cortos

260

DEFINICIONES

N

°

TÉRMINO DEFINICIÓN

1 ALARMAS

COMUNITARIAS Es un sistema solidario de participación comunitaria

que sirve para prevenir delitos y otros eventos de

emergencia que sólo funcionan con la participación

activa de los vecinos(as).

2 MITIGAR Moderar, aplacar o suavizar la dureza de algo.

3 SIMULACRO Actos que se basan en la simulación de una situación

real ya sea para recrearla y revivir lo sucedido o ya sea

para prevenirlas y saber cómo actuar ante ellas.

4 SOLVENTAR Dar solución a algo.

5 COORDINADOR

ZONAL

Ciudadanos/as elegidos/as en reunión barrial que lideran el

proceso zonal.

261


Diagrama de flujo: Capacitación y entrega de alarmas comunitarias

DIR

EC

CIÓ

N D

E P

AR

TIC

IPA

CIÓ

N C

IUD

AD

AN

A -

C

OO

RD

INA

CIÓ

N D

E S

EG

UR

IDA

D C

IUD

AD

AN

AC

LIE

NT

E E

XT

ER

NO

Coordinador de Seguridad Ciudadana / Promotor B

1. Realizar una reunión de acercamiento con presidentes

barriales para informar y solventar dudas

Promotor B

2. Ingresar el Acta de Reunión al Sistema de


Promotor B

3. Convocar a reunión A todos los vecinos del barrio y preparar la logística para

la misma


4. Ejecutar la reunión barrial para explicar el

funcionamiento del Sistema de Alarmas y solicitar requisitos

Promotor B

5. Ingresar Acta de Reunión en el Sistema de Participación Ciudadana

Presidente del Barrio

6. Recopilar requisitos para el Sistema de Alarmas

Comunitarias

Promotor B

10. Depurar registro de ciudadanos e ingresarlos al

Sistema de Alarmas Comunitarias

Promotor B

7. Receptar y verificar que todos los requisitos se

cumplan

8. ¿Se cumplen los requisitos solicitados?

Promotor B

9. Solicitar la entrega de requisitos faltantes

Inicio

SI

Promotor B

11. Elaborar cronograma de entrega y capacitación de

Alarmas Comunitarias

D1 S2.7D3, D8

D1,D4

D5

D5

D5.1

S2.7

S2.6

Promotor B

12. Convocar a reunión para capacitación de Alarmas

Comunitarias y preparar la logística para la misma


13. Ejecutar la reunión de Entrega y Capacitación de

Alarmas Comunitarias en el barrio

Promotor B

14. Ingresar Acta de Reunión en el Sistema de Participación

Ciudadana

Fin

D3, D7D1, D2, D7.1,

D7.3, D7.4

A

A B

BANO

S2.7

S1

262

Documentos: D6: Cronograma de Entregas

D1: Acta de Reunión D7: Documentación para la reunión:

D2: Mapa zonificado del barrio D7.1: Número de Alarma

D3: Convocatorias D7.2: Oficios externos

D4: Documentación de la reunión:

Presentación, Registro de Ciudadanos y

Mapas para cada coordinador.

D7.3: Registro de Autorización de

envío de SMS

D5: Requisitos Alarmas Comunitarias:

D5.1: Registro de Ciudadanos.

D7.4: Acuerdo de Integración

(integrados)

D5.2: Certificación de la instalación

(integrados).

D8: Memorando

D5.3: Ficha de Equipos instalados en el

barrio (integrados). Sistemas:

D5.4: Mapa con delimitación del barrio y

ubicación gráfica de equipos (integrados).


QUIPUX

D5.5: Memoria Técnica de instalación de

equipos.

S2.7: Sistema de Participación

Ciudadana



1

REALIZAR UNA

REUNIÓN DE

ACERCAMIENTO

CON PRESIDENTES

BARRIALES PARA

INFORMAR Y

SOLVENTAR

DUDAS

Convocar al presidente barrial a una

reunión de acercamiento en la que se

explica de forma general el

funcionamiento y requisitos del

Sistema de Alarmas Comunitarias y

solventan dudas.

Se registra el ACTA DE REUNIÓN

con todos los asistentes.

Promotor B

2

INGRESAR EL

ACTA DE REUNIÓN

AL SISTEMA DE

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

Ingresar el ACTA DE REUNIÓN al

Sistema de Participación Ciudadana. Promotor B

3

CONVOCAR A

REUNIÓN A TODOS

LOS VECINOS DEL

BARRIO Y

PREPARAR LA

LOGÍSTICA PARA

LA MISMA

Coordinar con el presidente barrial la

fecha y hora de una reunión con todos

los vecinos del barrio, apoyar con la

impresión de CONVOCATORIAS y

preparar:

Presentación del Sistema de

Alarma Comunitarias para

proyectar

ACTA DE REUNIÓN

MAPA DE ZONAS DEL

BARRIO Y FICHA DE

CIUDADANOS (para cada

coordinador que se elija)

Equipos informáticos

Promotor B

263

Solicitud de vehículo dirigida al

Director Administrativo a través

de Memorando QUIPUX

4

EJECUTAR LA

REUNIÓN BARRIAL

PARA EXPLICAR

EL

FUNCIONAMIENTO

DEL SISTEMA DE

ALARMAS Y

SOLICITAR

REQUISITOS

Durante la reunión se realiza:

Saludo a los ciudadanos

asistentes.

Presentación del funcionamiento

del Sistema de Alarmas

Comunitarias.

Nombrar coordinadores zonales

para el barrio.

Solventar dudas.

Entregar Mapas y Ficha de

Ciudadanos a los coordinadores

zonales. (físico y digital)

Registrar a los asistentes en el

ACTA DE REUNIÓN.

Promotor B

5

INGRESAR ACTA

DE REUNIÓN EN EL

SISTEMA DE

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA


Sistema de Participación Ciudadana. Promotor B

6

RECOPILAR

REQUISITOS PARA

EL SISTEMA DE

ALARMAS

COMUNITARIAS

El presidente barrial con la ayuda de

los coordinadores zonales, deberá

recopilar los requisitos solicitados

durante la reunión barrial.

Presidente

barrial

7

RECEPTAR Y

VERIFICAR QUE

TODOS LOS

REQUISITOS SE

CUMPLAN

Receptar y verificar que todos los

requisitos se cumplan:

Barrios Integrados

CERTIFICACIÓN DE

INSTALACIÓN DE EQUIPOS.

MAPA DE DELIMITACIÓN

BARRIAL Y UBICACIÓN DE

EQUIPOS.

ARCHIVO CON

INFORMACIÓN DE

UBICACIONES DE EQUIPOS

MEMORIA TÉCNICA DE

INSTALACIÓN DE EQUIPOS.

FICHA DE CIUDADANOS

Barrios Instalados por el GAD-I:

FICHA DE CIUDADANOS

Promotor B

264

8

¿SE CUMPLEN LOS

REQUISITOS

SOLICITADOS?

Si se cumplen los requisitos

solicitados ir a la actividad N° 10.

Si no se cumplen los requisitos ir a la

actividad N° 9.

Promotor B

9

SOLICITAR LA

ENTREGA DE

REQUISITOS

FALTANTES

Solicitar la entrega de requisitos

faltantes y explicar al Presidente

Barrial que de no entregarlos no se

puede realizar la capacitación en el

barrio.

Promotor B

10

DEPURAR

REGISTRO DE

CIUDADANOS E

INGRESARLOS AL

SISTEMA DE

ALARMAS

COMUNITARIAS

Depurar registro de ciudadanos

mediante llamadas telefónicas e

ingresarlos al Sistema de Alarmas

Comunitarias.

Promotor B

11

ELABORAR

CRONOGRAMA DE

ENTREGA Y

CAPACITACIÓN

DE ALARMAS

COMUNITARIAS

Una vez que los requisitos están

completos se puede agregar al barrio

al cronograma de Entrega y

Capacitación de Alarmas

Comunitarias en coordinación con el

Presidente Barrial.

Promotor B

12

CONVOCAR A

REUNIÓN PARA

CAPACITACIÓN DE

ALARMAS

COMUNITARIAS Y

PREPARAR LA

LOGÍSTICA PARA

LA MISMA

Convocar a reunión para capacitación

de alarmas comunitarias apoyando

con la entrega de

CONVOCATORIAS al Presidente

Barrial y preparar la logística para la

misma:

Enviar por correo electrónico a la

CIACI cronograma de

capacitaciones.

Elaborar en hoja de Word un

OFICIO y enviarlo a la Policía

Nacional para que acompañen

durante la capacitación.

Coordinar la revisión técnica de

equipos con la Dirección de TIC.

Preparar: ACTA DE REUNIÓN,

AUTORIZACIÓN DE ENVÍO

DE SMS CON FICHA DE

CIUDADANOS a ser firmados

por el Presidente Barrial,

ACUERDO DE INTEGRACIÓN

para barrio integrados, papeles

con el número de alarma.

Promotor B

13 EJECUTAR LA

REUNIÓN DE Promotor B

265

ENTREGA Y

CAPACITACIÓN DE

ALARMAS

COMUNITARIAS EN

EL BARRIO

Durante la reunión de capacitación en

el barrio se realiza lo siguiente:

Saludo a los asistentes.

Presentación del Sistema de

Alarmas Comunitarias.

Simulacro de uso.

Solventar dudas.

Registro de asistentes en el

ACTA DE REUNIÓN.

Receptar firma de Presidente

Barrial en AUTORIZACIÓN DE

ENVÍO DE SMS y ACUERDO

DE INTEGRACIÓN (en caso de

barrio integrado).

14

INGRESAR ACTA

DE REUNIÓN EN EL

SISTEMA DE

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA


Sistema de Participación Ciudadana.

Promotor B

15 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS



Ibarra


DOCUMENTOS EXTERNOS








D1: Acta de reunión

D2: Mapa zonificado del barrio

D3: Convocatoria

D5.1: Registro de ciudadanos

D5.2: Certificación de la instalación

D5.3: Ficha de equipos instalados en el barrio

D6: Cronograma de entregas

D7.3: Registro de autorización de envío de SMS

D7.4: Acuerdo de integración

266

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

267



PROCEDIMIENTO PARA INSPECCIONES DE

ALARMAS COMUNITARIAS

CÓDIGO: P-MS-SPM-SC-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA INSPECCIONES DE ALARMAS COMUNITARIAS

1. OBJETIVO

Realizar visitas técnicas a los barrios con alarmas comunitarias del Cantón Ibarra,

mediante la planificación de un cronograma de actividades, para recabar información del

estado del sistema en el barrio.

2. ALCANCE

Las inspecciones se realizarán a los barrios en los que se ha instalado alarmas

comunitarias con presupuesto participativo desde el año 2010.

Aquellos barrios que se han integrado con presupuesto propio o en los que se han donado

equipos, se realizará una única visita técnica previo la integración del barrio al sistema.



Rol Responsabilidad

Promotor B Coordinar las inspecciones con el Presidente Barrial

y la Dirección de TIC para elaborar cronograma de

inspecciones.

Responsable de

Inspecciones de la

Dirección de TIC

Realizar la visita técnica al barrio.

Elaborar el informe de inspección.


DEFINICIONES


1 ALARMAS

COMUNITARIAS

Es un sistema solidario de participación comunitaria que

sirve para prevenir delitos y otros eventos de emergencia

que sólo funcionan con la participación activa de los

vecinos(as).

2 PRESUPUESTO

PARTICIPATIVO

El presupuesto participativo es una herramienta de

democracia participativa o de la democracia directa que

permite a la ciudadanía incidir o tomar decisiones

referentes a los presupuestos públicos, generalmente

sobre el presupuesto municipal.

3 INSPECCIÓN Acción y efecto de inspeccionar (examinar, investigar,

revisar). Se trata de una exploración física que se realiza

principalmente a través de la vista.

http://es.wikipedia.org/wiki/Democracia_participativa

http://es.wikipedia.org/wiki/Democracia_directa

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciudadan%C3%ADa

268


Diagrama de flujo: Inspecciones de Alarmas Comunitarias

DIR

EC

CIÓ

N D

E T

ICC

OO

RD

INA

CIÓ

N D

E

SE

GU

RID

AD

CIU

DA

DA

NA

Inicio

Promotor B

1. Coordinar fechas de visitas a los barrios y objetivo de

inspecciones, con los presidentes barriales y la

Dirección de TIC

Promotor B

2. Elaborar cronograma de inspecciones de Alarmas

Comunitarias y enviar a la Dirección de TIC

D1

Director de TIC

3. Solicitar vehículo para inspecciones y asignar

responsable de las mismasD2

Responsable de Inspecciones

4. Preparar la documentación técnica de cada barrio

D3


5. Ejecutar la inspección del barrio de acuerdo al objetivo planteado y registrar el Acta

de Inspecciones


6. Elaborar informe de la inspección y presentar al Director

con copia a la Coordinación de Seguridad Ciudadana

D4

Fin

D3.3S1


D1: Cronograma de Inspecciones S1: Sistema de Gestión Documental

QUIPUX.

D2: Memorando

D3: Documentación técnica:

D3.1 Mapa zonificado del Barrio

D3.2 Reporte de Módem GSM de los barrios

D3.3 Acta de Inspecciones




1

COORDINAR FECHAS

DE VISITAS A LOS

BARRIOS Y OBJETIVO

DE INSPECCIONES,

CON LOS PRESIDENTES

BARRIALES Y LA

DIRECCIÓN DE TIC

Coordinar fechas de visitas a

los barrios y objetivo de las

inspecciones, con los

Presidentes Barriales y la

dirección de TIC.

Promotor B

269

2

ELABORAR

CRONOGRAMA DE

INSPECCIONES DE

ALARMAS

COMUNITARIAS Y

ENVIAR A LA

DIRECCIÓN DE TIC

Elaborar cronograma de

inspecciones de alarmas

comunitarias en el barrio y

enviar a la Dirección de TIC.

Promotor B

3

SOLICITAR VEHÍCULO

PARA INSPECCIONES Y

ASIGNAR

RESPONSABLE DE LAS

MISMAS

Solicitar un vehículo al

Director Administrativo para

realizar las inspecciones a

través de Sistema QUIPUX,

asignando un responsable de

las mismas.

Director de TIC

4

PREPARAR LA

DOCUMENTACIÓN

TÉCNICA DE CADA

BARRIO

Preparar la documentación

técnica necesaria de cada

barrio para realizar la

inspección como:

mapas.

registro de números

celulares de módem.

actas de inspección, etc.

Responsable de

Inspecciones

5

EJECUTAR LA

INSPECCIÓN DEL

BARRIO DE ACUERDO

AL OBJETIVO

PLANTEADO

Ejecutar la inspección en el

barrio de acuerdo al objetivo

planteado y solicitar la firma

del presidente o representante

barrial encargado durante la

inspección en el acta de

inspecciones.

Responsable de

Inspecciones

6

ELABORAR INFORME

DE LA INSPECCIÓN Y

PRESENTAR AL

DIRECTOR CON COPIA

A LA COORDINACIÓN

DE SEGURIDAD

CIUDADANA

Realizar el INFORME de la

inspección realizada,

entregando una copia al

Director de TIC y otra a

Seguridad Ciudadana.

Responsable de

Inspecciones

7 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS



Ibarra


270

DOCUMENTOS EXTERNOS








D1: Cronograma de Inspecciones

D3.1: Mapas de barrios

D3.2: Reporte de módem GSM de los barrios

D3.3: Acta de inspección

D4: Informe de inspección

9. ANEXOS.

10. HISTORIAL DE VERSIONES.



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

271



PROCEDIMIENTO RECICLAJE POR ZONAS

E INSTITUCIONES EDUCATIVAS

CÓDIGO: P-MS-SPM-RMD-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO RECICLAJE POR ZONAS E INSTITUCIONES

EDUCATIVAS

1. OBJETIVO

Propiciar la separación de los residuos sólidos en la fuente en centros educativos y

oficinas generando un sistema de reciclaje en todos los elementos posibles a utilizar para

mejorar la calidad ambiental del cantón.

2. ALCANCE

Este reciclaje aplica a las instituciones educativas e instituciones públicas, barrios y

parroquias de la ciudad y pedidos a través de la línea telefónica.

El procedimiento comienza con la aplicación de lo que establece el POA y termina con

el informe de sobre el servicio de reciclaje.



Rol Responsabilidad

Director de Gestión

Ambiental

La Directora gestiona y coordina el manejo integral del

proyecto de reciclaje. Elaboración del proyecto en

conjunto con el responsable

Responsable de la unidad de

residuos sólidos

Supervisa la ejecución del reciclaje. Brinda charlas

motivacionales sobre el reciclaje. Supervisa la separación

en bodega de reciclaje.

Técnico Organiza y promueve clubes ecológicos. Brinda charlas

motivacionales sobre el reciclaje

Secretaria Remite informes a la dirección de Gestión Ambiental

Chofer y Jornalero Chofer conduce el vehículo de reciclaje y el jornalero

recoge el material reciclable de las diferentes rutas y

sectores.

272


ABREVIATURAS




descentralización


DEFINICIONES


1. RECICLAJE Es un proceso fisicoquímico o mecánico o trabajo que

consiste en someter a una materia o un producto ya

utilizado (basura), a un ciclo de tratamiento total o

parcial para obtener una materia prima o un nuevo

producto. También se podría definir como la obtención

de materias primas a partir de desechos,

introduciéndolos de nuevo en el ciclo de vida y se

produce ante la perspectiva del agotamiento de

recursos naturales, macro económico y para eliminar

de forma eficaz los desechos de los humanos que no

necesitamos.

2. CLUBS

ECOLÓGICOS

Grupos de estudiantes que se forman en las

instituciones educativas que promueven y participan

en las actividades de recolección y cuidado del medio

ambiente.

http://es.wikipedia.org/wiki/Basura

http://es.wikipedia.org/wiki/Materia_prima

http://es.wikipedia.org/wiki/Ciclo_de_vida_%28medioambiente%29

273


Diagrama de flujo: Reciclaje por zonas e instituciones educativas

CL

IEN

TE

DIR

EC

CIÓ

N D

E G

ES

TIÓ

N A

MB

IEN

TA

L

EN

TID

AD

EX

TE

RN

A

UN

IDA

D D

E

DE

SE

CH

OS

SÓ

LID

OS

Fase

1. ¿El reciclaje inicia

aplicando el

proyecto?

4. MA-BSI-ACP-01

Contratación y

adquisiciones de

bienes, servicios,


Cliente

6. Solicitar servicio

de reciclaje

Jornalero

7. Ejecutar el

Reciclaje

Inicio

Jornalero

8. Entregar material

reciclable en bodega

Gestor Ambiental

9. Separar y pesa el

material

Técnico Ambiental

11. Remitir informe del

peso a la Dirección de

Gestión Ambiental D2

S1

Técnico Ambiental

14. Realizar informes

adjuntando

comprobante de pago.

Director

17. Archivar informes

D5

Fin

Director Ambiental/

Técnico Ambiental

2. Aplicar lo que

establece el POA

5. P-MS-SPM-CIE-02

Capacitación en

Medio Ambiente

SI

NO

Técnico

3. Conformar clubes

ecológicos

12. P-MA-GF-C-01-08

Gestión Contable

Técnico Ambiental

16. Elaborar informes

anuales para premiación

de instituciones

Técnico Ambiental

15. Autorizar al gestor

ambiental el retiro del

material D3

13.P-MS-GTC-RTM-01

Recaudación y

devolución de tributos

D5.1

Gestor Ambiental

10. Entregar copias

de facturas

Fin

A

A

D1

D4

S1

274


D1: Copia de facturas emitidas a la

institución

S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2: Informe con valores del peso de

material

D3: Título de pago


D5. Informe de reciclaje

D6. Informe de reciclaje para

premiación de instituciones



1.

¿EL RECICLAJE

INICIA

APLICANDO EL

PLAN?

Si el reciclaje inicia aplicando

el plan

Ir a la actividad 2

Si el reciclaje inicia con la

solicitud ciudadana

Ir a la actividad 6

2.

APLICAR LO QUE

ESTABLECE EL

POA

Se realiza la propuesta del plan y se

envía al alcalde para su análisis, quien

autoriza el servicio y la contratación del

personal necesario.

Director Gestión

Ambiental

3.

CONFORMAR

CLUBS

ECOLOGICOS

Se elige una directiva interna en las

instituciones educativas para que

promuevan e incentiven el

aprovechamiento de los residuos a través

del reciclaje (REDUCIR RECICLAR

REUTILIZAR )


Técnico

Ambiental

4.

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

Llamar al procedimiento Contratación y

adquisiciones de bienes, servicios, obras

y consultorías en el que el alcalde

autoriza mediante memorándum la

contratación del nuevo personal para el

proyecto.

5.

CAPACITACIÓN

EN MEDIO

AMBIENTE

Llamar al procedimiento Capacitación

en medio ambiente ya que a los clubs

ecológicos se les brinda capacitación

sobre reciclaje.


6

SOLICITAR

SERVICIO DE

RECICLAJE

El ciudadano realiza una llamada

solicitando la recolección en sus

domicilios de material reciclable.

Cliente

7 EJECUTAR EL

RECICLAJE

El carro recolector visita los días

miércoles y viernes las instituciones

para recoger el material reciclable.

Jornalero

275

Pesan el material reciclable. (para

premiación de instituciones

recicladoras)

Nota: La Dirección Gestión Ambiental

realiza un concurso para premiar a las

instituciones que reciclen mayor

material.

8.

ENTREGAR

MATERIAL

RECICLABLE EN

BODEGA.

Se entrega el material en bodega y los

datos del peso del material.

Chofer y

Jornalero

9. SEPARAR Y PESAR

EL MATERIAL

Después de que la bodega se ha llenado,

se comunica al Gestor Ambiental

(Externo) que realice la separación del

material (papel, plástico, cartón) con la

supervisión del responsable y técnico.

Se separa el material se pesa se realiza el

cálculo del valor que deben pagar por

cada material

Gestor Ambiental

10

ENTREGAR

COPIAS DE

FACTURAS

El gestor ambiental entrega la copia de

las facturas con el valor a pagar del

material que se ha recolectado y el

cálculo del peso.

Estas facturas pueden ser de las

instituciones educativas que

directamente han entregado el material

al Gestor Ambiental sin pasar por

bodega municipal.

Gestor Ambiental

11

REMITIR

INFORMACIÓN

DEL PESO A LA

DIRECCIÓN

AMBIENTAL

Se remite la información a través de

memorándum vía Quipux a la

Dirección de Gestión Ambiental los

datos del peso del material para la

elaboración de la factura y se proceda al

pago en ventanilla del municipio.

Técnico

Ambiental

12. GESTIÓN

CONTABLE

Llamar al procedimiento de Gestión

Contable en el que se genera el título de

pago para el gestor ambiental.

13.

RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS

Llamar al procedimiento de

Recaudación y devolución de tributos en

el que El gestor ambiental realiza el pago

en ventanilla de Tesorería el valor por el

cual se lleva el material reciclable. Se

genera el comprobante de pago

14

REALIZAR

INFORMES

ADJUNTANDO EL

COMPROBANTE

DE PAGO

Se realizan informes que son enviados

vía Quipux sobre el servicio prestado de

reciclaje adjuntando el comprobante de

pago.

Técnico

Ambiental

15.

AUTORIZAR AL

GESTOR

AMBIENTAL EL

Se autoriza verbalmente con una llamada

telefónica para que el gestor ambiental

retire el material de bodega municipal.

Técnico

Ambiental

276

RETIRO DEL

MATERIAL

16

ELABORAR

INFORMES

ANUALES PARA

PREMIACIÓN DE

INSTITUCIONES

Anualmente con toda la información del

reciclaje se realizan informes indicando

que instituciones han reciclado más en

todo el año para la premiación

Técnico

Ambiental

17. ARCHIVAR

INFORMES


recibe los informes y los archiva para su

revisión.

Director

18. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos de


2. Plan Operativo Anual POA

3. Ordenanza que regula la gestión integral de los desechos residuos sólidos y

desechos hospitalarios en el cantón Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización

COOTAD




Registro del material y la cifras del material reciclado.

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Ing. Angélica Manríquez

Sr. Manuel Enríquez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

277



PROCEDIMIENTO BARRIDO DE CALLES

CÓDIGO: P-MS-SPM-RMD-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO BARRIDO DE CALLES.

1. OBJETIVO

Mantener las calles parques y lugares públicos de la ciudad limpios a través del barrido

manual, para preservar la salud y el ornato de la ciudad.

2. ALCANCE

Aplica al centro de la ciudad, parques, y avenidas. En caso de eventos culturales

(fiestas) también se brinda el servicio de barrido. Empieza con la elaboración del plan

de barrido de calles, cumplimiento del plan y termina con el informe del servicio de

barrido a Gestión Ambiental.

Este procedimiento empieza con la notificación a los establecimientos de las rutas y

recorridos del barrido de calles y termina con el informe del servicio a la Dirección

de Gestión Ambiental.



Rol Responsabilidad


Ambiental

La Directora gestiona y promueve la optimización del

servicio de barrido de calles, parques y avenidas.

Responsable de la unidad

de residuos sólidos

Dispone, supervisa y monitorea la prestación del

servicio del barrido de calles en el los lugares

establecidos.

Sobrestante Coordina los horarios así como realiza el control del

personal de barrido.

Entrega de materiales necesarios para el barrido de

calles.

Secretaria Direcciona los informes del responsable a la dirección

de Gestión Ambiental.

Chofer Chofer transporta al personal a sus sitios de trabajo.

Jornalero

El Jornalero realiza el barrido de las calles según su ruta

previamente establecido mensualmente.

278


ABREVIATURAS




descentralización


DEFINICIONES


1. PERÍMETRO Contorno que ostenta una superficie o figura y además

a la medida que observa dicho contorno

2. BARRIDO Acción de barrer un determinado espacio.

279


Diagrama de flujo: Barridos de calles.

UN

IDA

D D

E R

ESID

UO

S SO

LID

OS

DIR

ECCI

ÓN

A

DM

INIS

TRA

TIV

A

ATE

NCI

ÓN

AL

CLIE

NTE

DIR

ECCI

ÓN

G

ESTI

ÓN

A

MB

IEN

TAL.

Fase

Inicio

2.¿El barrido empieza aplicando

el plan?

3. P- MA-BSI-ACP-01 Contratación y

adquisiciones de bienes, servicios, obras y

consultorías

SI

Responsable

4. Notificar a los ciudadanos de las nuevas

rutas de servicio.

ANO

Responsable

6. Analizar la disponibilidad del

servicio

7. ¿ Es factible la petición?

Responsable

8.Informar al Ciudadano de la respuesta.

No

Fin

Responsable

9. Ejecutar reunión para coordinar el servicio con

el peticionario

SI

Responsable

10. Asignar el trabajo a sobrestante para la

prestación del servicio.D1

1. Aplicar lo que establece el POA

B


A

Sobrestante

11. Publicar el cuadro de asignación de sectores y

rutas mensuales

Sobrestante

12. Elaborar y entregar hojas de control diario

al personal.

Jornalero

13. Ejecutar el barrido de calles.

Chofer

14. Recolectar los residuos de barrido de

calles.

Sobrestante

15.Registrar el control de fundas y personal

Responsable

16.Elaborar informe con el calculo

respectivo S4.1

Responsable

17. Revisar informes

D3

B

D3.1

S1

S1D2

Director

18. Archivar informes

Fin

280


D1: Oficio de respuesta a la solicitud de ciudadano S1: Sistema de Gestión

documental QUIPUX

D2: Hojas de control diario fundas S4.1: Excel

D3: Informe control de fundas y personal

D4: Informe del cálculo e información del servicio



1.

APLICAR LO

QUE ESTABLECE

EL POA

Se aplica el plan aprobado

anteriormente por el alcalde y El plan

contiene las rutas de barrido.

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

2.

¿EL BARRIDO

INICIA

APLICANDO EL

PLAN?

Si el barrido inicia aplicando

el plan


Si el barrido inicia con una

solicitud ciudadana


Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

3.

P- MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN

Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

Llamar al procedimiento de

Administración de Contratación y


obras y consultorías en el que el

alcalde autoriza mediante

memorándum la contratación del

nuevo personal para el proyecto.

Unidad de

Contracción

Publica

4.

NOTIFICAR A

LOS

CIUDADANOS DE

LAS NUEVAS

RUTAS DE

SERVICIO

Notificar a los ciudadanos que están

dentro del perímetro que va a recibir

el servicio de barrido, en caso de ser

nuevas rutas.

Se le entrega notificaciones puerta a

puerta y stickers en las casa y a través

de los medios de comunicación.

NOTA: Esta actividad se realiza en

casos de requerir, cuando se

establecen las rutas ya no requiere

notificar a los ciudadanos.


Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

5. ATENCIÒN DE

PETICIONES

Se llama al procedimiento Atención

de Peticiones en el que se ingresa la

solicitud y se reasigna el trámite a la



recibe el oficio a través de Quipux y

solicita a la Unidad de Residuos

analizar la factibilidad de lo

281

solicitado. Reasigna a la Unidad de

Residuos Sólidos.

6.

ANALIZAR LA

DISPONIBILIDAD

DEL SERVICIO

El responsable de la unidad analiza la

posibilidad de dar el servicio

solicitado.

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

7. ¿ES FACTIBLE

LA PETICIÓN?

Si la petición no es factible

Va a la actividad Nro. 10

Si la petición es factible


8.

INFORMAR AL

CIUDADANO DE

LA RESPUESTA

En caso de la respuesta no es

favorable se remite un memorando a

la Dirección de Gestión Ambiental

indicando las razones por las que no

se atiende el pedido para que a su vez

la dirección notifique al solicitante.

Ir a la actividad 19 (FIN).

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

9.

EJECUTAR

REUNIÓN

PARA

COORDINAR

SERVICIO

Realiza reunión con el solicitante del

servicio para coordinar el servicio.

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

10.

ASIGNAR EL

TRABAJO A

SOBRESTANTE

PARA LA

PRESTACIÓN

DEL SERVICIO

Mediante memorándum se le notifica

al sobrestante para la atención del

servicio o con sumilla directa.

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

11.

PUBLICAR EL

CUADRO DE

ASIGNACION

POR SECTORES

Y RUTAS

MENSUALES

El sobrestante elabora el cuadro de

manera mensual de asignación por

sectores y rutas. El responsable revisa

y se exhibe esta información en

oficina de barrido en camioneta y en

la unidad de residuos sólidos.

Sobrestante

12.

ELABORAR Y

ENTREGA HOJAS

DE CONTROL

DIARIO AL

PERSONAL

Se elabora las hojas de control

entrega/recepción de fundas y

asignación de personal diaria y se

registra en la base de datos de Excel,

esta información se remite al

sobrestante para el respectivo registro,

quien a su vez reparte al inicio del día

al personal.

Nota: Al finalizar la semana este

registro se pasa al responsable del

área para el cálculo, datos para el

informe final mensual

Sobrestante

13.

EJECUTAR EL

BARRIDO DE

LAS CALLES.

El personal realiza el barrido de las

rutas establecidas diariamente

(barrido y repaso) acumulando la

Jornalero

282

basura en fundas, para el retiro del

carro en todas las rutas.

Existen dos turnos para los jornaleros.

14.

RECOLECTAR

LOS RESIDUOS

DE BARRIDO DE

CALLES.

El carro recoge las fundas de las rutas

de barrido con el jornalero estos

residuos los traslada a la Estación de

Transferencia Socapamba.

Chofer

15.

REGISTRAR EL

CONTROL DE

FUNDAS Y

PERSONAL

El personal regresa a la Bodega

Municipal para el registro de salida y

la entrega del material sobrante.

Diariamente el sobrestante llena el

registro de control de fundas y del

personal.

Sobrestante

16.

ELABORAR

INFORME CON

EL CALCULO

RESPECTIVO

El responsable de la unidad realiza el

cálculo con la información para los

informes y lo registra en la base de

datos Excel.

El sobrestante realiza informes

semanales de novedades y adjunta el

registro del control de fundas y del

personal.

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

17. REVISAR

INFORMES

El responsable revisa los datos del

sobrestante y adjunta esta información

al informe mensual de resultados que

es enviado a la Dirección de Gestión

Ambiental a través del sistema

Quipux

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

18. ARCHIVAR LOS

INFORMES

La dirección de Gestión Ambiental

recibe los informes mensuales y los

archiva de manera que quede

constancia del servicio prestado.

NOTA: En caso de que el informe del

sobrestante indique la ausencia

injustificada de algún trabajador es

remitida mediante memo a la

Dirección de Gestión Ambiental para

que esta la envíe a personal con el fin

de aplicar la sanción respectiva.

Director Gestión

Ambiental

19. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1. Ordenanza que Regula la Estructura y Gestión Organizacional por Procesos




283

DOCUMENTOS EXTERNOS



2. Manejo de Desechos infecciosos para la Red de Servicios de Salud en el Ecuador



Código

D3 Registro control diario de fundas.

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Sr. Manuel Enríquez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

284



PROCEDIMIENTO RECOLECCIÓN Y

TRATAMIENTO DE DESECHOS Y RESIDUOS

COMUNES

CÓDIGO: P-MS-SPM-RDM-03

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO RECOLECCION Y TRATAMIENTO DE DESECHOS

Y RESIDUOS COMUNES.

1. OBJETIVO

Optimizar la eficiencia del servicio de recolección de los residuos sólidos domiciliarios

que permita mejorar la calidad ambiental en el cantón Ibarra en beneficio de sus

habitantes.

2. ALCANCE

Este servicio aplica todo el Cantón. Empieza con la elaboración del proyecto y termina

con los informes del servicio prestado a la Dirección de Ambiente.



Rol Responsabilidad


Ambiental

La Directora gestiona y promueve los servicios que

presta el municipio en la recolección de desechos y

residuos comunes.


residuos sólidos

Coordina controla y evaluar el sistema de servicios

de recolección de desechos y residuos comunes en el

Cantón.

Sobrestantes. Inspeccionar las zonas asignadas a los trabajadores.

Controla al personal interno al igual que a la ciudadanía

en cuestión de cumplir con el horario establecido.

Secretaria Elaboración de informes de acuerdo a partes de

sobrestantes. Remite memos de pedidos. Servicio de

call center para saber horarios. Recepta denuncias.

Chofer y Jornalero Choferes conducen los vehículos recolectores camiones

y furgones. Jornaleros realizan el barrido y la

recolección de la basura.

285


ABREVIATURAS




descentralización


DEFINICIONES


1. DESECHOS Es todo aquello que resta de lo que utiliza el ser

humano para su beneficio propio. El desecho puede ser

contaminante de dos maneras diferentes: primero, si

cuenta con elementos o sustancias artificiales que

contaminan y polucionan recursos como el suelo, el

aire o el agua. En segundo lugar, se consideran

contaminantes en el sentido de que son elementos que

ya nadie requiere y que por tanto quedan como

materiales basura que deben ser escondidos,

sepultados o incinerados.

2. RESIDUOS Todo material resultante de un proceso de fabricación,

transformación, utilización, consumo o limpieza,

cuando su poseedor o productor lo destina la

abandono.

También residuo se define como el producto de

desecho sólido, líquido y gaseoso generado en

actividades de producción y consumo, que ya no

poseen valor económico por la falta de tecnología

adecuada que permita su aprovechamiento o por la

inexistencia de un mercado para los posibles productos

a recuperar.

3. CONFINAR Encerrar en un lugar, recluir.

4. COMPACTACIÓN Apretar, apiñar, hacer compacta una cosa.

5. TAPONAMIENTO Obstruir o atascar un conducto o tránsito.

6. RECOLECCIÓN DE

DESECHOS

Recopilación, compilación de los desechos y residuos.

http://que-significa.com.ar/significado.php?termino=apretar

http://que-significa.com.ar/significado.php?termino=api%F1ar

http://que-significa.com.ar/significado.php?termino=hacer

http://que-significa.com.ar/significado.php?termino=compacta

http://que-significa.com.ar/significado.php?termino=cosa

286


Diagrama de flujo: Recolección y tratamiento de desechos comunes.

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

UN

IDA

D D

E R

ESID

UO

S SÓ

LID

OS

DIR

ECC

IÓN

A

DM

INIS

TRA

TIV

A

DIR

ECC

IÓN

G

ESTI

ÓN

A

MB

IEN

TAL

Fase

Inicio

2. ¿La recolección inicia aplicando el

plan?

Responsable

4. Socializar el proyecto a

la ciudadanía del cantón

ANO

Responsable

6. Ejecutar la inspección

del lugar que solicita el

ciudadano.

Responsable

7. Informar a Dirección

Ambiental sobre resultados

de inspecciónD1

S1

B 8. Es factible ampliar el servicio?

Responsable

9. Informar al

ciudadano

NO

D2

Fin

Responsable

10. Disponer al personal

para la inmediata

atención al pedido.

SI

Secretaria

12. Ampliar la cobertura

del servicio

Jornalero

13. Ejecutar el

recorrido de las rutas.

B

Sobrestante

14. Controlar al

personal de

recolección de rutas

Operador

15. Cargar los

desechos generados en

el cantón.

1

Responsable

1. Aplicar lo que

establece el POA




SI


Peticiones A

Responsable

11. Notificar al

ciudadano

El ciudadano también puede presentar

la queja de un mal servicio vía radio o

llamada telefónica a la Unidad de

Residuos Comunes

287

Diagrama de flujo: Recolección y tratamiento de desechos comunes.U

NID

AD

DE

RE

SID

UO

S

SÓ

LID

OS

DIR

EC

CIÓ

N D

E

GE

ST

IÓN

AM

BIE

NT

AL

Fase

Operador

16. Confinar los

desechos en el relleno

Operador

17. Compactar los

desechos

Operador

18. Elaborar Informes

D3

Supervisor

19. Solicitar pago de

peajes

Supervisor

21. Entregar dinero para

peajes.

Supervisor


de servicio

D3.1

Director

23. Archivar los

archivos

Fin

Supervisor

20. Solicitar reposición

pago de peajes en caja

chica

1

D4

S1


D1: Informe de inspección S1: Sistema de Gestión documental QUIPUX

D2: Oficio de respuesta a la solicitud

D3: Bitácora sobre actividades diarias en la estación

de transferencia

D4. Memo solicitando pago de peajes

288



1.

APLICAR LO QUE

ESTABLECE EL

POA


aplica el proyecto aprobado por el

alcalde con las diferentes rutas

estableciendo el servicio diario e

interdiario.

2.

¿LA

RECOLECCIÓN

INICIA

APLICANDO EL

PLAN?

Si la recolección de los

desechos y residuos

comunes inicia aplicando el

plan? Ir a la actividad Nro. 3

Si la recolección de los

desechos y residuos

comunes inicia con la

solicitud del ciudadano

Ir a la actividad Nro. 5

3.

CONTRATACIÓN

Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

Se realiza el llamado al

procedimiento Contratación y


obras y consultorías en el que el

alcalde autoriza mediante

memorándum la realización del

proyecto y las respectivas

contrataciones y partidas

presupuestarias.

4.

SOCILIZAR A LA

CIUDADANIA DEL

CANTON.

Entrega de hojas volantes afiches,

trípticos, charlas spots, y puerta a

puerta para dar información sobre

los horarios frecuencia y rutas del

recolector.


Responsable de la

Unidad de residuos

sólidos

5. ATENCIÓN DE

PETICIONES.

Hacer el llamado al proceso

Atención de peticiones. En el que el

ciudadano solicita el servicio.

Nota: El ciudadano también puede

presentar la queja de un mal servicio

vía radio o llamada telefónica.

6.

EJECUTAR LA

INSPECCIÓN DEL

LUGAR QUE

SOLICITA EL

CIUDADANO

El responsable de la Unidad

verifica el servicio con la inspección

acompañado del personal de

recolección en la vivienda o barrio

del ciudadano que solicita el servicio

o presento su queja.

Se verifica si permite las vías el

ingreso del recolector así como

diferentes situaciones.

Responsable de la

Unidad de residuos

sólidos

289

7.

INFORMAR A LA

DIRECCIÒN

SOBRE

RESULTADOS DE

INSPECCIÒN

Se envía a la dirección de gestión

ambiental a través de memorándum

vía Quipux a través de un informe

los resultados de la inspección con

las recomendaciones para la

respuesta de la solicitud a los

ciudadanos.

Responsable de la

Unidad de residuos

sólidos

8.

¿ES FACTIBLE

AMPLIAR EL

SERVICIO?

Si no es factible ampliar o

brindar el servicio de

recolección

Pase a la actividad 10

Si es factible ampliar o

brindar el servicio de

recolección Pase a la actividad 11

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

9. INFORMAR AL

CIUDADANO

Se le notifica a las organizaciones

barriales o parroquiales las razones

de la negación del servicio

respondiendo el oficio.

Ir a la actividad 24 FIN

Dirección Gestión

Ambiental

10.

DISPONER AL

PERSONAL PARA

LA INMEDIATA

ATENCION DEL

PEDIDO

Se dispone por medio de un oficio

escrito o de manera verbal para que

el personal amplíe sus recorridos de

recolección

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

11. NOTIFICAR AL

CIUDADANO

Envía la respuesta positiva a la

solicitud del ciudadano que

requiere el servicio de recolección.

Director Gestión

Ambiental

12.

AMPLIAR LA

COVERTURA DEL

SERVICIO.

Se hace la disposición escrita al

chofer y la cuadrilla del recolector

asignado a esa ruta para que incluya

en su recurrido normal.

Secretaria

13.

EJECUTAR EL

RECORRIDO DE

LAS RUTAS.

El personal sale al recorrido de cada

una de sus rutas en todo el cantón las

rutas son interdiarias. Realizan la

recolección manual.

Para esta recolección se utiliza un

carro de contenerizada el cual

recorre los sitios de abundante

generación de desechos (mercados,

universidades y otras instituciones.)

Una vez culminada el recojo diario

se dirige el personal a la estación de

transferencia en Socapamba para

dejar los desechos.

Los jornaleros realizan dos viajes

para completar la recolección de

desechos.

Jornalero

14. CONTROLAR AL

PERSONAL DE

El sobrestante visita las rutas para

controlar al personal y la calidad del

servicio

Sobrestante

290

RECOLECCION

DE LAS RUTAS

15.

CARGAR LOS

DESECHOS

GENERADOS EN

EL CANTON

Llegan a diario los recolectores que

realizan el servicio de recolectan los

desechos en todo el cantón, los

mismos que son depositados en la

estación de transferencia de

Socapamba. Realizar la carga de los

desechos generados en el cantón en

dos tracto mulas siendo debidamente

encarpadas para su traslado hacia el

relleno sanitario

Jornalero

16.

CONFINAR LOS

DESECHOS EN EL

RELLENO

Llegan las tracto mulas son

desencarpadas y sus desechos son

depositados en plataformas en la

celda para su respectiva operación

de compactación.

Operador

17. COMPACTAR LOS

DESECHOS

Tender la basura con el tractor,

bandearle, arrastre, la volqueta

deposita el material de cobertura

(tierra) para su respectivo

taponamiento y evitar malos olores y

preservar medio ambiente

Operador

18. ELABORAR

INFORMES

Los jornaleros en sus bitácoras

llenan todas las actividades diarias

realizadas tanto en la estación de

transferencia como en el relleno

sanitario de San Alfonso (semanal)

Jornaleros

19. SOLICITAR EL

PAGO DE PEAJES

Se pide a la Dirección de Gestión

Ambiental vía memo el valor de

peajes para choferes.

Supervisor

20.

SOLICITAR

REPOSICIÓN

PAGO DE PEAJES

EN CAJA CHICA

Se financiamiento para pago de

peajes.

21.

ENTREGAR

DINERO PARA

PEAJES

Se entrega al inicio de la semana el

dinero de caja chica a los choferes

de las tracto mulas para el

respectivo pago de peajes.

Supervisor

22.

ELABORAR

INFORMES DEL

SERVICIO

El supervisor recibe la información

de las bitácoras entregada por los

jornaleros y emite un informe sobre

las novedades en el tratamiento de

desechos.

El sobrestante realiza el informe de

acuerdo a las eventualidades del

servicio este informe pasa al

responsable el mismo que después

de la revisión remite a la Dirección

de Gestión Ambiental

El informe es enviado vía Quipux

Supervisor y

Secretaria

291

23. ARCHIVAR

INFORMES.

El informe realizado por el

sobrestante es enviado a la Dirección

de Gestión ambiental para su

revisión y archivo.

Dirección de Gestión

Ambiental

24 Fin


DOCUMENTOS INTERNOS







DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

2. Reglamento Manejo de Desechos infecciosos para la Red de Servicios de Salud

en el Ecuador



Código

D3 Registro actividades diarias en la estación de transferencia

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía Revisó: Sr. Manuel Enríquez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

292



PROCEDIMIENTO RECOLECCION DE

DESECHOS Y RESIDUOS HOSPITALARIOS

CÓDIGO: P-MS-SPM-RDM-04

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO RECOLECCIÓN DE DESECHOS Y RESIDUOS

HOSPITALARIOS

1. OBJETIVO

Normar la gestión integral de los desechos del cantón Ibarra para garantizar un ambiente

saludable y libre de contaminación.

De acuerdo a la normativa vigente y a la ley orgánica de salud.

2. ALCANCE

Aplica a todos los establecimientos de salud del cantón Ibarra que genera desechos

peligrosos hospitalarios. El procedimiento inicia en la convocatoria a

establecimientos de salud y termina con los informes a la Dirección de Gestión

Ambiental



Rol Responsabilidad


Ambiental

La Directora gestiona y promueve los servicios que

presta el municipio en el manejo integral de los

residuos sólidos del Cantón.


residuos sólidos

Coordina y evaluar los procedimientos a seguir en la

prestación del servicio de los desechos hospitalarios

en el Cantón.

Supervisor Supervisar evaluar y emitir informes referentes al

servicio de la recolección de desechos hospitalarios,

así como en la operación diaria de la celda especial de

los mismos.

Secretaria Elaborar informes diarios referentes a las bitácoras del

recojo de los residuos hospitalarios.

Chofer y Jornalero Verificar que los desechos estén correctamente

clasificados, las fundas identificadas con el nombre

del área que genero esos desechos nombre de la

institución responsable fecha y firma, sin líquido en su

interior y proceder a su cierre hermético antes de ser

transportados. Realizar el pesaje diario.

293


ABREVIATURAS




descentralización


4. CIMDES Comités Interinstitucionales de Manejo de Desechos

en Establecimientos de Salud

DEFINICIONES


1. DESECHOS Es todo aquello que resta de lo que utiliza el ser

humano para su beneficio propio. El desecho puede ser

contaminante de dos maneras diferentes: primero, si

cuenta con elementos o sustancias artificiales que

contaminan y polucionan recursos como el suelo, el

aire o el agua. En segundo lugar, se consideran

contaminantes en el sentido de que son elementos que

ya nadie requiere y que por tanto quedan como

materiales basura que deben ser escondidos,

sepultados o incinerados.

2. RECOLECCIÓN Recopilación, compilación de los desechos y residuos.

3. INSPECCIÓN Se trata de una exploración física que se realiza

principalmente a través de la vista.

4. CATASTRO Censo estadístico de las fincas rústicas y urbanas

294


Diagrama de flujo: Recolección de desechos y residuos hospitalarios.

UN

IDA

D D

E R

ES

IDU

OS

SO

LID

OS

DIR

EC

CIÓ

N G

ES

TIÒ

N A

MB

IEN

TA

L

Fase

Inicio

2. ¿La recolección de desechos

hospitalarios inicia aplicando el plan?

Supervisor

3.Identificar las rutas diarias de recolección

Responsable

5. Realizar inspección

Responsable Unidad de Residuos Sólidos

6. Realizar informe de inspección.

7. ¿ Es factible entregar el servicio?

B


peticiones

SI

NO

Director

8.Informar al ciudadano de la negación del

servicio

Fin

Secretaria

9. Incluir al establecimiento en el

servicio

Secretaria

10. Entregar las hojas de ruta

Jornalero

11. Ejecutar la recolección de desechos y residuos hospitalarios

Jornalero

12. Evaluar la presentación de los

desechos.

13.¿Se cumple con la norma técnica de

manejo de desechos?

Jornalero

14. Realizar el informe con las

anomalías.

NO

SI

Jornalero

17. Recolectar y pesa los desechos

hospitalarios1

D3

B

NO

2

D2

Director


SI

D1S1

295

Diagrama de flujo: Recolección de desechos y residuos hospitalarios.

UN

IDAD

DE

RESI

DU

OS

SOLI

DO

S

DIR

ECCI

ÓN

G

ESTI

ÒN

AM

BIEN

TAL

ENTI

DAD

EXT

ERN

A Fase

1

Directora

15. Notificar sobre las

anomalías en el manejo

de desechos D4

Fin

Jornalero

18. Trasladar los

desechos a relleno

sanitario

Jornalero

19 Elaborar el registro

con la ficha de

observación D5

Secretaria

20. Registrar en el

sistema los datos de la

ficha de observación

Secretaria

21 Realizar el informe.

D6

S1, 4.1

Director

22.Archivar informes Fin

CIMDES

16. Sancionar al

establecimiento.


D1: Informe de inspección S1:Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2: Oficio de respuesta negando el servicio S4.1:Excel

D3: Hojas de ruta para recolección

D4: Oficio de anomalías en el tratamiento de desechos.

D5: Fichas de observación diaria.

D6: Informe

296



1.

APLICAR LO QUE

ESTABLECE EL

POA

Se aplica el plan de recolección de

desechos hospitalarios.

Director Gestión

Ambiental

2.

¿LA RECOLECCIÓN

DE DESECHOS

HOSPITALARIOS

INICIA APLICANDO

EL PLAN?

Si la recolección inicia

aplicando el plan


Si la recolección inicia por

solicitud ciudadana

Ir a la actividad Nro.4

Supervisor y

Ciudadano

3.

IDENTIFICAR LAS

RUTAS DIARIAS

PARA

RECOLECCIÓN

Realizar el levantamiento catastral

de todos los establecimientos de

salud del cantón.


Supervisor

4. ATENCIÓN DE

PETICIONES.

Se realiza el llamado al proceso

Atención de peticiones Petición que

es enviada vía Quipux. a la


para que esta a la vez remita el

oficio solicitando el servicio a la

Unidad de Residuos Sólidos.

5. REALIZAR

INSPECCIÓN

Se verifica a través de una

inspección el lugar que está

solicitando el servicio y el volumen

de desechos que genera para emitir

un informe de factibilidad.

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos

6.

REALIZAR

INFORME DE

INSPECCIÒN

Se realiza el informe de inspección

con las recomendaciones e

indicaciones de factibilidad del

servicio. Este informe es realizado

por la secretaria y enviado vía

Quipux a la Dirección de Gestión

Ambiental,

Responsable de la

unidad de residuos

sólidos y Secretaria

7.

¿ES FACTIBLE

ENTREGRAR EL

SERVICIO?

Si no es factible entregar

el servicio de recolección.


Si es factible entregar el

servicio de recolección Va a la actividad Nro. 9

Directora y

Secretaria

8. INFORMAR AL

SOLICITANTE


envía la contestación al solicitante

respondiendo al oficio. Se le

notifica las razones de la negación

del servicio.


Director Gestión

Ambiental

9.

INCLUIUR AL

ESTABLECIMIENTO

EN EL SERVICIO

Incluir en el catastro y en el registro

diario al establecimiento y se

dispone al personal para las

Secretaria

297

respectivas visitas a los

establecimientos de salud.

10. ENTREGAR LAS

HOJAS DE RUTA

Entrega las hojas de registro diario

al personal, al inicio de cada día

para el pesaje y registro de los

residuos generados en cada

institución.

Secretaria

11.

EJECUTAR LA

RECOLECCIÓN DE

LOS DESECHOS Y

RESIDUOS

HOSPITALARIOS

El personal se dirige a los

establecimientos de salud para

realizar la respectiva recolección

Jornalero

12.

EVALUAR LA

PRESENTACIÓN DE

LOS DESECHOS

El personal ingresa a los

establecimientos y evalúa la

presentación de los mismos.

Jornalero

13.

¿SE CUMPLE CON

LAS NORMAS

TÉCNICAS DE

MANEJO DE

DESECHOS?

Si los establecimientos no

cumplen las normas en el

manejo de desechos


Si los establecimientos

cumplen las normas en el

manejo de desechos


Jornalero

14.

REALIZAR

INFORME SOBRE

LAS ANOMALIAS

En caso de no cumplir con las

normas del manejo de desechos, los

desechos no son recibidos y

evacuados.

El personal emite un informe con

respecto a esta anomalía.

Jornalero

15.

NOTIFICAR SOBRE

LAS ANOMALIAS

EN EL MANEJO DE

DESECHOS

Se realiza la notificación mediante

oficio al establecimiento que está

incumpliendo con las normas del

manejo de desechos y a la vez se

envía también mediante oficio al

CIMDES para su respectiva

sanción.

Directora

16. SANCIONAR AL

ESTABLECIMIENTO

La sanción la aplica el CIMDES de

acuerdo al informe de la Unidad de

Desechos.


CIMDES (Comité de

Salud)

17.

RECOLECTAR Y

PESARLOS

DESECHOS

HOSPITALARIOS

El personal ingresa a los

establecimientos procede a recibir y

pesar los desechos.

Jornalero

18. TRASLADAR LOS

DESECHOS A

Una vez culminada el recojo diario

se dirige el personal al relleno Jornalero

298

RELLENO

SANITARIO

sanitario ubicado en San Alfonso

para sus respectivo tratamiento en

la celda especial de residuos

hospitalarios.

19.

ELABORAR EL

REGISTRO CON LA

FICHA DE

OBSERVACIÓN

El personal encargado llena la ficha

diaria con los datos de los

establecimientos y las respectivas

observaciones diarias.

Jornalero

20.

REGISTRAR EN EL

SISTEMA LOS

DATOS DE LA

FICHA DE

OBSERVACIÓN

El personal al día siguiente entrega

el registro y la secretaria ingresa los

datos en base de datos de Excel. En

el programa de recolección

diferenciada de desechos

infecciosos.

Secretaria.

21. REALIZAR

INFORME

Realizar y enviar vía

memorándum a través del Quipux

el informe de manera mensual o de

acuerdo al requerimiento sobre el

servicio prestado a la Directora de

Gestión Ambiental

Secretaria.

22. ARCHIVAR

INFORMES

Archiva los informes

mensualmente que provienen de la

unidad para tener constancia de la

prestación del servicio

Director Gestión

Ambiental.

23. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS




2. Plan Operativo Anual POA.



DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD.

2. Reglamento Manejo de Desechos infecciosos para la Red de Servicios de Salud

en el Ecuador.

299



Código

D3 Hojas de ruta

D5 Ficha de información diaria

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Sr. Manuel Enríquez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

300



PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE

FORESTACIÓN Y REFORESTACIÓN

CÓDIGO: P-MS-SPM-DA-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE FORESTACIÓN Y

REFORESTACIÓN

1. OBJETIVO

Incrementar las áreas de conservación y protección del Cantón, mediante la recuperación

de sus espacios naturales con cobertura vegetal, para mejorar las condiciones ambientales,

la calidad del aire y la cantidad y calidad del agua.

2. ALCANCE

Dar cobertura vegetal a las áreas públicas, privadas o comunitarias del Cantón Ibarra.

Inicia en la detección de la necesidad de forestación y reforestación a partir de una

petición ciudadana o POA.

Finaliza con la elaboración y entrega del Informe de Forestación y/o Reforestación

al Director.



Rol Responsabilidad


Prevención y Control de la

Contaminación

Determinar lugares para forestación y/o

reforestación.

Elaborar Informe de adquisiciones para la

forestación y/o reforestación.

Apoyar en la siembra de plantas.

Técnico Ambiental

Determinar lugares para forestación y/o

reforestación.

Apoyar en la siembra de plantas.

Director de Salud y Medio

Ambiente Gestionar la adquisición y/o donación de plantas

para la Forestación y Reforestación.


DEFINICIONES


1 FORESTACIÓN Se designa con el término de forestación a aquella

actividad que se ocupa de estudiar, fomentar y de

gestionar la práctica de las plantaciones, especialmente

de los bosques, como lo que son, recursos naturales

renovables.

2 REFORESTACIÓN Repoblar zonas que en el pasado histórico reciente

estaban cubiertas de bosques que han sido eliminados

por diversos motivos.

http://es.wikipedia.org/wiki/Bosque

301


Diagrama de flujo: Servicio de Forestación y Reforestación D

IREC

CIÓ

N D

E SA

LUD

Y M

EDIO

AM

BIE

NTE

- U

NID

AD

D

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IÓN

A

DM

INIS

TRA

TIV

A -

UN

IDA

D D

E C

ON

TRA

TAC

IÓN

P

ÚB

LIC

A

Inicio

Técnico Ambiental/Responsable de la Unidad

2. Acercamiento con Comunidades e instituciones

para determinar espacios para cumplir con actividad


3. Identificar tipo de plantas y cantidad a sembrar en cada

lugar

Responsable de la Unidad/ Director

8. Convocar de forma verbal a grupos participantes para el

inicio de la plantación

Participantes

10. Trasladar las plantas y sembrarlas


4. Elaborar Informe Técnico de lo que se va a requerir y enviar

al Director para su revisión

Director

5. Analizar Informe Técnico y solicitar cambios en caso de

requerirse

D1, D2

D1, D2

7. P-MA-BSI-ACP-01 Contratación y

adquisiciones de bienes, servicios, obras y

consultorías

Director/ Responsable de la Unidad

6. Enviar oficios a instituciones públicas y privadas solicitando

donación de plantasD3


9. Organizar el hoyado y la siembra con grupos

participantes


11. Elaborar informe de la Forestación y/o Reforestación realizada y enviar al Director

D4, D2

Fin

S1

S1


1. Analizar el POA y las peticiones ciudadanas para la Forestación y Reforestación

S1


D1: Informe Técnico S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2: Memorando

D3: Oficio

D4: Informe de Forestación y/o Reforestación.

302



1

ANALIZAR EL POA Y

LAS PETICIONES

CIUDADANAS PARA

LA FORESTACIÓN Y

REFORESTACIÓN

Analizar la planificación anual y

las peticiones ciudadanas

ingresadas por Atención al

Cliente para dar el Servicio de

Forestación y Reforestación.

Técnico

Ambiental/Responsa

ble de la Unidad

2

ACERCAMIENTO

CON COMUNIDADES

E INSTITUCIONES

PARA DETERMINAR

ESPACIOS PARA

CUMPLIR CON

ACTIVIDAD

Acercamiento con comunidades

e instituciones para determinar

espacios para cumplir con

actividad, contactándose con los

propietarios o con

representantes de terrenos

comunitarios.

Técnico

Ambiental/Responsa

ble de la Unidad

3

IDENTIFICAR TIPO

DE PLANTAS Y

CANTIDAD A

SEMBRAR EN CADA

LUGAR

Identificar tipo de plantas y

cantidad a sembrar en cada

lugar.

Técnico

Ambiental/Responsa

ble de la Unidad

4

ELABORAR

INFORME TÉCNICO

DE LO QUE SE VA A

REQUERIR Y

ENVIAR AL

DIRECTOR PARA SU

REVISIÓN

Elaborar informe técnico de lo

que se va a requerir para la

Forestación y/o Reforestación y

enviar al Director para su

revisión.

Responsable de la

Unidad

5

ANALIZAR INFORME

TÉCNICO Y

SOLICITAR

CAMBIOS EN CASO

DE REQUERIRSE

Analizar informe técnico y

solicitar al Responsable de la

Unidad realizar cambios en caso

de requerirse.

Director

303

6

ENVIAR OFICIOS A

INSTITUCIONES

PÚBLICAS Y

PRIVADAS

SOLICITANDO

DONACIÓN DE

PLANTAS

Enviar oficios a instituciones

públicas y privadas solicitando

donación de plantas.

Director/

Responsable de la

Unidad

7

P-MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE

BIENES, SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS


CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE

BIENES, SERVICIOS, OBRAS

Y CONSULTORÍAS en caso de

adquisición de plantas.

Director

8

CONVOCAR DE

FORMA VERBAL A

GRUPOS

PARTICIPANTES

PARA EL INICIO DE

LA PLANTACIÓN

Convocar de forma verbal a los

grupos participantes como

estudiantes, comunidades,

Grupo de Caballería Yahuachi,

entre otros, para el inicio de la

plantación.

Director/

Responsable de la

Unidad

9

ORGANIZAR EL

HOYADO Y LA

SIEMBRA CON

GRUPOS

PARTICIPANTES

Organizar el hoyado y la

siembra con grupos

participantes.

Técnico

Ambiental/Responsa

ble de la Unidad

10

TRASLADAR LAS

PLANTAS Y

SEMBRARLAS

Trasladar las plantas y

sembrarlas. Participantes

11

ELABORAR

INFORME DE LA

FORESTACIÓN Y/O

REFORESTACIÓN

REALIZADA Y

ENVIAR AL

DIRECTOR

Elaborar informe de la

forestación y/o reforestación

realizada y enviar al director

para su revisión.

Responsable de la

Unidad

12 FIN

304


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Resolución Administrativa N° 154 Reestructuración Y Cambio de denominación de

la Dirección de Salud y Medio Ambiente a Dirección de Gestión Ambiental del

Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra (30 de Julio del 2012)

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




D1: Informe Técnico

D4: Informe de Forestación y/o Reforestación realizada

9. ANEXOS



Elaboró: Andrea Rea Revisó: Roberto Ortega

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

305



PROCEDIMIENTO DEL MONITOREO DE LA

CALIDAD DEL AIRE


VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DEL MONITOREO DE LA CALIDAD DE AIRE

1. OBJETIVO

El objetivo del monitoreo de la Calidad del Aire es determinar los niveles de

concentración de contaminantes atmosféricos a los que está expuesta la población y/o el

biotopo y el medio ambiente físico y establecer una base para el desarrollo de políticas

ambientales y determinar el cumplimiento de los criterios establecidos por la ley y

desarrollar políticas, programas de control y acciones para el mejoramiento de la calidad

del aire del Cantón

2. ALCANCE

El proceso inicia con una planificación del cronograma para los distintos sitios de

ubicación y medición de la calidad de aire, pesaje de los filtros de medidas iniciales y

finales hasta el ingreso de datos en el sistema.



Rol Responsabilidad

Responsable de UGCA Valida y certifica el informe de inspección

Realiza audiencia de mediación

Resuelve por medio de audiencias de mediación las

denuncias, generando un acta de compromiso con las

partes.

Seguimiento del caso hasta su archivo, luego del

cumplimiento del compromiso.

Técnico Ambiental Realiza la inspección en el sitio

Coordina con el usuario la inspección

Notifica los incumplimientos

Elabora informe de inspección

Participa de audiencia de mediación

Inspección de seguimiento de la mediación.

Elabora informe de inspecciones.

Secretarias Recepta, registra y despacha documentación interna y

externa.

Brinda atención secretarial y logística


Mantiene actualizada la base de datos de las actividades

comerciales y usuarios que son sujetos de control sanitario.

306

Presenta informes de cumplimiento de objetivos y metas

estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas.

Las demás funciones asignadas por Ley y el superior

directo.

Director (a) de Gestión

Ambiental.




actividades que realizan las unidades responsables a la

Unidad de Gestión Ambiental.

Asesora a las autoridades en temas inherentes a la

protección de la Salud y el Medio Ambiente.


de Atención al Cliente.

Recepción de la documentación de todos los trámites

municipales.

Ingreso del trámite en el sistema documental del

Municipio.

Entrega de documentación física en cada una de las

dependencia que conforma el Municipio.

Seguimiento del trámite para la información ciudadana en

el sistema documental.


ABREVIATURAS




3 UGCA Unidad de gestión y Control Ambiental

4 MA Monitoreo ambiental

5 PM10 Pequeñas Partículas Sólidas o Líquidas

DEFINICIONES


1 Monitoreo Recoger datos de cumplimiento del proyecto

confrontándolo con un plan, generar mediciones de

desempeño y propagar la información sobre su

comportamiento.

2 Filtro PM10 El PM 10 es el instrumento para la medición de partículas

de 10 micrones y menores.

3 Muestro Técnica estadística aplicada en la selección documental,

con criterios cuantitativos y cualitativos.

307


Diagrama de flujo: Monitoreo de la calidad de aire

UN

IDA

D D

E G

ES

TIÓ

N Y

CO

NT

RO

L A

MB

IEN

TA

L M

INIS

TE

RIO

DE

L A

MB

IEN

TE

Fase

Inicio

Responsable de UGCA

1. Elaborar cronograma de monitoreo.

Técnico Ambiental

2. Preparar materiales y equipos

D1.S1.

D2.S1.

Técnico Ambiental

3. Pesar el filtro en el laboratorio.

D2.

Técnico Ambiental

4. Colocar el filtro en lugar del monitoreo

D2.

Técnico Ambiental

5. Esperar el tiempo necesario de necesario.

Técnico Ambiental

6. Retirar el filtro del sitio

D2.

Técnico Ambiental

7. Elaborar informes de monitoreo.

Responsable de UGCA

8. Ingresar los datos del monitoreo.

D3.S1. S4.2.

Responsable de UGCA

9. Elaborar y reportar informes

Ministerio de Ambiente

10. Receptar los informes de reporte

D2.

Secretaria

9. Archivar los informes

Fin

Fin

308


D1= Cronograma de Monitoreo S1= Sistema de Gestión Documental Quipux

D2= Formulario de Monitoreo de la Calidad de aire PM10

S4.22= Software aplicativo: Hoja Excel de Indicadores

D3= Informe de Monitoreo

D4= Informes de reporte a MA



1

ELABORAR

CRONOGRAMA

DE

MONITOREO.

Elaborar u cronograma de las actividades y

sitios de donde se va a realizar el Monitoreo

de la calidad de aire en la cuidad

Responsable de

UGCA

2

PREPARAR

MATERIALES Y

EQUIPOS.

Preparar los formularios para el Monitoreo

de la calidad de aire.

Preparar todos los materiales y equipos

necesarios para colocar el filtro.

Responsable de

UGCA

3

PESAR EL

FILTRO EN EL

LABORATORIO.

Pesar el filtro en el laboratorio para tomar los

valores iniciales del Filtro PM10.

Tomar los datos iniciales en el Formulario de

Reporte de Muestreo.

Técnico

Ambiental

4

COLOCAR EL

FILTRO EN

LUGAR DEL

MONITOREO.

Trasladarse al sitio donde se va colocar el

muestreo.

Colocar el filtro de para medir las partículas

de la Calidad de Aire.

Técnico

Ambiental

5

ESPERAR EL

TIEMPO

NECESARIO DE

NECESARIO.

Esperar el tiempo necesario que hay que

esperar la alimentación de la información del

filtro para el muestro.

Técnico

Ambiental

6

RETIRAR EL

FILTRO DEL

SITIO.

Retirar el filtro y llevar al laboratorio para

tomar el peso final del muestro.

Técnico

Ambiental

7

ELABORAR

INFORMES DE

MONITOREO.

Elaborar el informe de los distintos

muestreos que se realizó y adjuntar el

Formulario de Muestreo lleno con los datos

iniciales y finales del muestro.

Técnico

Ambiental

8

INGRESAR LOS

DATOS DEL

MONITOREO.

Ingresar en el sistema de Excel de

Indicadores Ambientales donde se ingresa

los datos de muestreo inicial y final.

Responsable de

UGCA

9

ELABORAR Y

REPORTAR

INFORMES.

Elaborar el informe de los distintos muestreo

que se realiza, para ver el nivel de variación

de los indicadores y emitir el informe al

Ministerio de Ambiente.

Responsable de

UGCA

10 ARCHIVAR LOS

INFORMES.

Archivar una copias de todos los informes

que se emite al Ministerio de Ambiente y los

demás informes de muestro de la Calidad de

aire.

Responsable de

UGCA

309

11

RECEPTAR LOS

INFORMES DE

REPORTE.

El Ministerio de Ambiente recibe todos los

informes para controlar el cumplimiento de

la competencia del Municipio.

Entidad Externa

12 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





DOCUMENTOS EXTERNOS




COOTAD




D1= Cronograma de Monitoreo

D2= Formulario de Monitoreo de la Calidad de aire PM10

D3= Informe de Monitoreo

D4= Informes de reporte a Monitoreo de calidad de Aire

Sistemas de referencia

S1= Sistema de Gestión Documental Quipux

S4.22= Software aplicativo: Hoja Excel de Indicadores

9. ANEXOS

Formulario de Monitoreo de la Calidad de aire PM10


CONTROL DE CAMBIOS


02-10-2012 Patricio Chantera

Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Roberto Ortega.

Sr. David León

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

310



PROCEDIMIENTO DE REGISTRO

AMBIENTAL


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE REGISTRO AMBIENTAL

1. OBJETIVO

Registrar a las actividades que provocan algún grado de contaminación en la ciudad

mediante la emisión de un certificado, para mantener un catastro actualizado de las

mismas.

2. ALCANCE

Aplica al registro de los sujetos de control definidos en la Ordenanza para la protección

de la Calidad Ambiental en lo relativo a la Contaminación por desechos no domésticos

generados por fuentes fijas del Cantón Ibarra.

Inicia cuando el Sujeto de Control se acerca a realizar el registro de su actividad.

Finaliza cuando se entrega el Certificado de Registro Ambiental al Sujeto de

Control.



Rol Responsabilidad

Inspector Ambiental Realizar el registro del Sujeto de Control y

entregar el certificado.


Prevención y Control de la

Contaminación

Legalizar el Certificado de Registro Ambiental


DEFINICIONES


1 CONTAMINACIÓN Es la presencia en el ambiente de sustancias,

elementos, energía o combinación de ellas, en

concentraciones y permanencia superiores a las

establecidas en la legislación vigente.

2 SUJETO DE

CONTROL

Son todos los establecimientos, en su calidad de

fuentes fijas asentadas en el cantón, que generan

contaminación por desechos líquidos y emisiones a la

atmósfera.

Las demás establecidas en la Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental

en lo relativo a la Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes

fijas del Cantón Ibarra.

311


Diagrama de flujo: Registro Ambiental

DIR

EC

CIÓ

N D

E S

ALU

D Y

ME

DIO

AM

BIE

NT

E-

UN

IDA

D D

E P

RE

VE

NC

IÓN

Y C

ON

TR

OL

DE

LA

C

ON

TA

MIN

AC

IÓN

CLI

EN

TE

EX

TE

RN

O

Sujeto de Control

1. Adquirir Tasa por Servicios Administrativos

en Rentas y solicitar el Registro Ambiental

D1

Inspector Ambiental

2. Solicitar datos del Sujeto de Control para ingresarlos al sistema

S2.2

Inspector Ambiental

3. Elaborar el Certificado de Registro Ambiental de

acuerdo al formatoD2


4. Legalizar el Certificado de Registro Ambiental

D2

Inspector Ambiental

5. Entregar el Certificado de Registro Ambiental al

Sujeto de ControlD2

Inspector Ambiental

6. Realizar informe diario de los certificados que se

han entregadoD3

Inspector Ambiental

7. Identificar los Sujetos de Control que no se han

registrado

Inspector Ambiental

9. Notificar al Sujeto de Control su incumplimiento al no registrarse y reportar

al DirectorD4

Inicio

Director

10. Comunicar a la Comisaría la infracción

cometida por el Sujeto de Control de acuerdo a la

Ordenanza vigente

FinSI

11. PMS-CM-CEP-04 Notificación a infractores de

ordenanzas vigentes

8. ¿Existen Sujetos que no se han registrado?

NO

312


D1: Tasa por Servicios Administrativos S2.2: Sistema de Avalúos y Catastros

D2: Certificado de Registro Ambiental

D3: Informe de Certificados emitidos

D4: Notificación



1

ADQUIRIR TASA POR

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS EN

RENTAS Y SOLICITAR EL

REGISTRO AMBIENTAL

Adquirir una TASA POR

SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS en la

Unidad de Rentas y acercarse a

la Unidad de Prevención y

Control de la Contaminación a

solicitar el Registro

Ambiental.

Basado en la Ordenanza, es

obligación del Sujeto de

Control acercarse a realizar el

registro de su actividad.

Sujeto de

Control

2

SOLICITAR DATOS DEL

SUJETO DE CONTROL

PARA INGRESARLOS AL

SISTEMA

Solicitar los datos del Sujeto de

Control para ingresarlos al

SISTEMA DE AVALÚOS Y

CATASTROS.

Inspector

Ambiental

3

ELABORAR EL

CERTIFICADO DE

REGISTRO AMBIENTAL

DE ACUERDO AL

FORMATO

Elaborar el CERTIFICADO

DE REGISTRO

AMBIENTAL de acuerdo al

formato establecido para ello.

Inspector

Ambiental

4

LEGALIZAR EL

CERTIFICADO DE

REGISTRO AMBIENTAL

Firmar el CERTIFICADO DE

REGISTRO AMBIENTAL

para legalizarlo.

Responsable

de la Unidad

de Prevención

y Control de la

Contaminación

5

ENTREGAR EL

CERTIFICADO DE

Entregar el CERTIFICADO

DE REGISTRO

AMBIENTAL al sujeto de

control.

Inspector

Ambiental

313

REGISTRO AMBIENTAL

AL SUJETO DE CONTROL

6

REALIZAR INFORME

DIARIO DE LOS

CERTIFICADOS QUE SE

HAN ENTREGADO

Realizar informe diario de los

Certificados de Registro

Ambiental que se han

entregado.

Inspector

Ambiental

7

IDENTIFICAR LOS

SUJETOS DE CONTROL

QUE NO SE HAN

REGISTRADO

Identificar según los registros,

aquellos Sujetos de Control

que no se han registrado en el

plazo establecido en la

Ordenanza.

Inspector

Ambiental

8

¿EXISTEN SUJETOS QUE

NO SE HAN REGISTRADO?

Si existen sujetos de control

que no se han registrado ir a la

actividad Nº 9.

Caso contrario ir a la actividad

Nº 12.

Inspector

Ambiental

9

NOTIFICAR AL SUJETO

DE CONTROL SU

INCUMPLIMIENTO AL NO

REGISTRARSE Y

REPORTAR AL DIRECTOR

Notificar al sujeto de control

con la NOTIFICACIÓN

informándole su

incumplimiento al no

registrarse y reportar al

Director.

Inspector

Ambiental

10

COMUNICAR A LA

COMISARÍA LA

INFRACCIÓN COMETIDA

POR EL SUJETO DE

CONTROL DE ACUERDO A

LA ORDENANZA VIGENTE

Comunicar a la Comisaría la

infracción cometida por el

Sujeto de Control al no

registrarse de acuerdo a la

ordenanza vigente.

Director

11

PMS-CM-CEP-04

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS VIGENTES


NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS VIGENTES.

Comisaría

12 FIN

314


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Resolución Administrativa N° 154 Reestructuración y Cambio de denominación

de la Dirección de Salud y Medio Ambiente a Dirección de Gestión Ambiental

del Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra (30 de Julio del 2012)

2 Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental en lo relativo a la

Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes fijas del

Cantón Ibarra.

3 Instructivo general de aplicación de la ordenanza para la protección de la calidad

ambiental en lo relativo a la contaminación por ruido generado por fuentes fijas

y móviles del cantón Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

2 Texto Unificado de Legislación Ambiental – Libro 6 Licenciamiento Ambiental




D2: Certificado de registro ambiental

D3: Informe de certificados emitidos

D4: Notificación

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

315



PROCEDIMIENTO DE INFORME TÉCNICO

DEMOSTRATIVO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE INFORME TÉCNICO DEMOSTRATIVO

1. OBJETIVO

Establecer las condiciones en las que un sujeto de control desarrolla su actividad mediante

la ejecución de una auditoría ambiental pequeña para establecer si estos cumplen con las

normas técnicas establecidas en la Ordenanza correspondiente.

2. ALCANCE

Aplica a los Sujetos de Control que se han registrado y han obtenido el Certificado de

Registro Ambiental.

Inicia con la presentación del Informe Técnico Demostrativo con los resultados

de caracterizaciones de los desechos y emisiones del sujeto de control.

Finaliza con la entrega de respuesta de si el sujeto de control cumple o no cumple

con las normas técnicas ambientales.



Rol Responsabilidad

Responsable de la Unidad y

Analista Ambiental

Analizar los Informes Técnicos Demostrativos de

los Sujetos de Control y determinar, en base a la

Ordenanza vigente, si este cumple con las Normas

Técnicas Ambientales y poder dar el visto bueno

para el funcionamiento.


DEFINICIONES


1 ITD Informe Técnico Demostrativo

DEFINICIONES


1 INFORME

TÉCNICO

DEMOSTRATIVO

Es el instrumento que contiene la más precisa

información técnica sobre las que un sujeto de control

desarrolla su actividad, y permite establecer si éstos

cumplen con los niveles máximos permisibles de

contaminación y demás normas técnicas pertinentes de

acuerdo a la Ordenanza vigente.

2 SUJETO DE

CONTROL

Son todos los establecimientos, en su calidad de

fuentes fijas asentadas en el cantón, que generan

316

contaminación por desechos líquidos y emisiones a la

atmósfera.

3 AUDITORÍA

AMBIENTAL

Es una herramienta de planificación y gestión que le

da una respuesta a las exigencias que requiere

cualquier tipo de tratamiento del medio ambiente

urbano. La misma sirve para hacer un análisis seguido

de la interpretación de la situación y el funcionamiento

de entidades tales como una empresa o un municipio.

4 DESECHOS

LÍQUIDOS

PELIGROSOS

Son los que están contaminados por sustancias y

materiales con características inflamables, corrosivas,

reactivas, oxidantes, cancerígenas, mutagénicas,

teratogénicas, tóxicas o ecotóxicas, en concentraciones

superiores a las permitidas por la ley.

5 DESECHOS

LÍQUIDOS

ORGÁNICOS

Son aquellos efluentes ricos en materia orgánica, que

tienen una gran demanda de oxígeno y no tienen

características de toxicidad y/o peligrosas.

Las demás establecidas en la Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental

en lo relativo a la Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes

fijas del Cantón Ibarra.

317


Diagrama de flujo: Informe Técnico Demostrativo

DIRE

CCIÓ

N DE

SAL

UD Y

MED

IO A

MBI

ENTE

- UN

IDAD

DE

PREV

ENCI

ÓN

Y CO

NTRO

L DE

LA C

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AMIN

ACIÓ

NAT

ENCI

ÓN

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LIEN

TEAR

CHIV

O

INST

ITUC

IONA

LCO

MIS

ARÍA

M

UNIC

IPAL

Inicio

Sujeto de Control

1. Elaborar o Corregir el Informe Técnico Demostrativo (ITD)

D2, D6

Responsable Unidad/ Analista Ambiental

4. Revisar y analizar el ITD del Sujeto de

Control

2. P-MS-GTC-AP-11 Atención de

peticiones

D2, D6

D2

Director

3. Reasignar el trámite al encargado de ese

Sujeto de Control


6. Responder el trámite elaborando el Informe

de observaciones al ITDD4, D5

5. ¿La información del ITD está completa?

No

Director

7. Revisar y reasignar trámite a la Unidad de Archivo Institucional

D4, D5

Responsable de la Unidad/ Analista Ambiental

8. Notificar inmediatamente al Sujeto de Control que el ITD tiene

observaciones D3

Responsable de la Unidad/ Analista Ambiental

9. Analizar el ITD y determinar si el Sujeto de Control cumple

con las Normas Ambientales de acuerdo a la Ordenanza vigente

10. ¿El Sujeto de

Control cumple Normas

Ambientales?

No


11. Responder trámite indicando que cumple las Normas Ambientales de acuerdo a la Ordenanza

vigente

Si

Director

12. Revisar y reasignar trámite a la Unidad de Archivo Institucional

Fin

D5

D2

S1

16. ¿El Sujeto de Control cumple

con Normas Ambientales?

A

Si

A


17. Informar al Director que se han generado sanciones por

incumplimiento, de acuerdo a la Ordenanza vigente

No


14. Notificar el incumplimiento al Sujeto de

Control y proceder de acuerdo a la Ordenanza vigente

S1S1



D3

Director

18. Comunicar a la Comisaría las sanciones que se han generado de acuerdo

a la Ordenanza vigente

19. P-MS-CM-CEP-04 Notificación a infractores de

ordenanzas vigentes

Fin

D5


15. Analizar si luego de la notificación y procedimientos establecidos en la Ordenanza, el Sujeto de Control cumple

con Normas Ambientales

Si

S1

S1S1

S1

318


D1: Certificado de Registro Ambiental S1: Sistema de Gestión Documental

QUIPUX

D2: Informe Técnico Demostrativo

D2.1: Formulario de Informe Técnico

Demostrativo

D2.2: Resultados de Caracterización

actualizada de desechos y emisiones

D3: Notificación

D4: Informe de observaciones de ITD

D5: Memorando




1

ELABORAR O

CORREGIR EL

INFORME TÉCNICO

DEMOSTRATIVO

(ITD)

Elaborar o corregir el Informe

Técnico Demostrativo (ITD) y

presentar en la Unidad de

Atención al Cliente, adjuntando

los resultados de una

caracterización actualizada de sus

desechos y emisiones y otros

requisitos que establezca la

Ordenanza vigente.

Sujeto de

Control

2

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES



Unidad de

Atención al

Cliente

3

REASIGNAR EL

TRÁMITE AL

ENCARGADO DE ESE

SUJETO DE

CONTROL

Revisar y reasignar el trámite

recibido a través del Sistema

QUIPUX al Responsable de la

Unidad de Prevención y Control

de la Contaminación o al Analista

Ambiental que esté realizando el

seguimiento de ese Sujeto de

Control.

Director

4

REVISAR Y

ANALIZAR EL ITD

DEL SUJETO DE

CONTROL

Revisar y analizar que los

requisitos solicitados para este

trámite, así como la información

solicitada en el ITD y en las

caracterizaciones, estén

completos y correctos.

Responsable

de la Unidad /

Analista

Ambiental

5

¿LA INFORMACIÓN

DEL ITD ESTÁ

COMPLETA?

Si la información está completa ir

a la actividad Nº 9.

Si no está completa ir a la

actividad Nº 6.

Responsable

de la Unidad /

Analista

Ambiental

319

6

RESPONDER EL

TRÁMITE

ELABORANDO EL

INFORME DE

OBSERVACIONES AL

ITD

Responder el trámite en el

Sistema QUIPUX indicando las

observaciones realizadas al ITD y

especificando la información

faltante.

Responsable

de la Unidad /

Analista

Ambiental

7

REVISAR Y

REASIGNAR

TRÁMITE A LA

UNIDAD DE ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Revisar el trámite y asignar la

respuesta al Archivo Institucional

para su entrega al usuario.

Director

8

NOTIFICAR

INMEDIATAMENTE

AL SUJETO DE

CONTROL QUE EL

ITD TIENE

OBSERVACIONES

En vista de que la presentación

del ITD tiene un plazo

establecido en la Ordenanza

vigente, se debe notificar

inmediatamente al Sujeto de

Control, acerca de las

observaciones que tiene el ITD,

entregándole una

NOTIFICACIÓN.

Ir a la actividad Nº 13.

Responsable

de la Unidad /

Analista

Ambiental

9

ANALIZAR EL ITD Y

DETERMINAR SI EL

SUJETO DE

CONTROL CUMPLE

CON LAS NORMAS

AMBIENTALES DE

ACUERDO A LA

ORDENANZA

VIGENTE

Una vez determinado que la

información y requisitos del ITD

están completos, se debe

analizarlo en base a la Ordenanza

vigente y a su Instructivo de

aplicación, para determinar si el

Sujeto de Control cumple con las

Normas Técnicas Ambientales

para su funcionamiento.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

10

¿EL SUJETO DE

CONTROL CUMPLE

CON NORMAS

AMBIENTALES?

Si el Sujeto de Control cumple

con Normas Ambientales ir a la

actividad Nº 11.

Si no cumple ir a la actividad Nº

14.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

11

RESPONDER

TRÁMITE

INDICANDO QUE

CUMPLE LAS

NORMAS

AMBIENTALES DE

ACUERDO A LA

ORDENANZA

VIGENTE

Responder el trámite en el

Sistema QUIPUX indicando que

el Sujeto de Control cumple con

las Normas Técnicas

Ambientales de acuerdo a la

Ordenanza vigente. Enviar al

Director el Memorando.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

12

REVISAR Y

REASIGNAR

TRÁMITE A LA

Revisar el trámite y asignar la

respuesta al Archivo Institucional

para su entrega al usuario.

Director

320

UNIDAD DE ARCHIVO

INSTITUCIONAL

13

P-MS-GTC-AP-13

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES


ENTREGA DE RESPUESTA

DE TRÁMITES.

Finaliza el procedimiento.

Unidad de

Archivo

Institucional

14

NOTIFICAR EL

INCUMPLIMIENTO

AL SUJETO DE

CONTROL Y

PROCEDER DE

ACUERDO A LA

ORDENANZA

VIGENTE

Notificar el incumplimiento al

Sujeto de Control con la entrega

de la NOTIFICACIÓN,

indicando si es por desechos

líquidos peligros, por desechos

líquidos orgánicos y emisiones, o

ambos.

El Sujeto de Control deberá

ajustarse a lo indicado por la

Ordenanza vigente.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

15

ANALIZAR SI LUEGO

DE LA

NOTIFICACIÓN Y

PROCEDIMIENTOS

ESTABLECIDOS EN

LA ORDENANZA, EL

SUJETO DE

CONTROL CUMPLE

CON NORMAS

AMBIENTALES

Lluego de la notificación,

determinar si el Sujeto de Control

cumplió con lo establecido en la

Ordenanza en cuanto a Normas

Técnicas Ambientales.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

16

¿EL SUJETO DE

CONTROL CUMPLE

CON NORMAS

AMBIENTALES?

Si el Sujeto de Control cumplió

con Normas ir a la actividad Nº

11.

Si el Sujeto de Control no

cumplió ir a la actividad Nº 17.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

17

INFORMAR AL

DIRECTOR QUE SE

HAN GENERADO

SANCIONES POR

INCUMPLIMIENTO,

DE ACUERDO A LA

ORDENANZA

VIGENTE

Informar al Director de Salud y

Medio Ambiente, que el Sujeto

de Control no cumplió con la

Ordenanza y que se deben

generar sanciones.

Responsable

de la Unidad/

Analista

Ambiental

18

COMUNICAR A LA

COMISARÍA LAS

SANCIONES QUE SE

HAN GENERADO DE

ACUERDO A LA

ORDENANZA

VIGENTE

Comunicar a la Comisaría las

sanciones que generadas al Sujeto

de Control por incumplimiento

durante el proceso, basado en la

Ordenanza vigente.

Director

321

19

P-MS-CM-CEP-04

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS

VIGENTES

Iniciar procedimiento de

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS VIGENTES.

Comisaría

20 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Resolución Administrativa N° 154 Reestructuración Y Cambio de denominación

de la Dirección de Salud y Medio Ambiente a Dirección de Gestión Ambiental

del Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra (30 de Julio del 2012)

2 Ordenanza para la protección de la Calidad Ambiental en lo relativo a la

Contaminación por desechos no domésticos generados por fuentes fijas del

Cantón Ibarra.

3 Instructivo general de aplicación de la ordenanza para la protección de la calidad

ambiental en lo relativo a la contaminación por ruido generado por fuentes fijas

y móviles del cantón Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

2 Texto Unificado de Legislación Ambiental – Libro 6 Licenciamiento Ambiental




D1: Certificado de Registro Ambiental

D2: Informe Técnico Demostrativo

D3: Notificación

D4: Informe de observaciones del ITD

322

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

323



PROCEDIMIENTO SERVICIO DE

BIBLIOTECA Y HEMEROTECA

CÓDIGO: P-MS-SPM-SS-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO SERVICIO DE BIBLIOTECA Y HEMEROTECA.

1. OBJETIVO

Contribuir con el mejoramiento de la calidad de Educación del Cantón Ibarra a través de

la prestación de los servicios de Biblioteca, Hemeroteca, a la población de edad escolar

para desarrollar sus habilidades, destrezas y uso de la información y conocimiento.

2. ALCANCE

Población de edad escolar.

Toda la población del Cantón Ibarra.

El procedimiento comienza con el requerimiento del material bibliográfico y periódicos



Rol Responsabilidad

Responsable de

Programación Cultura y

Deportes

Organiza el desarrollo, ejecución, control, supervisa

y controla la programación y mantenimiento del

sistema de Biblioteca.

Bibliotecarios. Catalogar, custodiar y brindar el servicio a los

usuarios, realizar informes de la prestación de

servicios.

Director de la Dirección de

Educación, cultura, deportes

y recreación.

Revisa, supervisa y archiva informes para controlar

la calidad de los servicios prestados por la biblioteca.


ABREVIATURAS




descentralización

3 ISSN International Standard Serial Number.

4 SENESCYT Secretaria

324

DEFINICIONES


1. BIBLIOTECA Cualquier colección organizada de libros y

publicaciones en serie impresos u otros tipos de

documentos gráficos o audiovisuales disponibles para

el préstamo o consulta.

2. HEMEROTECA Biblioteca que dispone de una colección de diarios y

publicaciones periódicas:

3. CREDENCIAL Una credencial es una orden o un documento que

atestigua o autoriza la cualificación, competencia o

autoridad otorgada a un individuo por un tercero con

autoridad de iure o de facto.

4. ISSN Es un código único de identificación de las

publicaciones seriadas que se editan a escala mundial.

La SENESCYT (Secretaría Nacional de Ciencia y

Tecnología), sobre la base de un convenio con la Red,

actúa como Centro Nacional ISSN en Ecuador. Desde

1994 entrega códigos ISSN a las publicaciones

seriadas que lo solicitan y que, al pasar a formar parte

de la base de datos internacional, se visibilizan en

cualquier punto del planeta.

5. TEJUELOS Pedazo de piel o de papel, generalmente de forma

cuadrada o rectangular, que se pega al lomo de un libro

para consignar la signatura, el título u otra información

semejante.

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/wiki/De_iure

http://es.wikipedia.org/wiki/De_facto

325


Diagrama de flujo: Servicio de biblioteca y hemerotecas

BIB

LIO

TE

CA

Y H

EM

ER

OT

EC

A M

UN

ICIP

AL

CLI

EN

TE

Fase

Bibliotecario

1. Requerir material bibliográfico.

Bibliotecario

3.Retirar material de bodega.

P-MA-GF-P-022. Ejecución del

presupuesto

Bibliotecario

4.Ingresar al sistema el material adquirido .

Cliente

5.Solicitar prestación del servicio.

Bibliotecario

7. Prestar y registrar material bibliográfico

D2

D3

Cliente

8.Calificar servicio prestado y devolver

material.

6.¿La petición es bibliográfica ?

SI

Bibliotecario

9.Receptar periódicos.

Inicio

NO

Bibliotecario

11.Prestar periódicos de hemeroteca.

D3

Bibliotecario

12.Archivar material.

Fin

Bibliotecario

10. Registrar en sistema periódicos

existentes

S4.1

D1S1


D1: Memorándum de solicitud S1: Sistema de Gestión Documental

QUIPUX

D2: Credenciales de ciudadano (cedula

de identidad o carnet.

S4.1: Paquete office: Word

D3: Registro diario



1.

REQUERIR

MATERIAL

BIBLIOGRÁFICO

Analizar la necesidad del material

bibliográfico que se desea adquirir y

elaborar el memorándum a la Dirección

Administrativa haciendo la petición.

Director Cultura

2. EJECUCIÓN DEL

PRESUPUESTO


Ejecución del Presupuesto en el que la

dirección Administrativa gestiona la partida

presupuestaria para la adquisición de libros.

326

3.

RETIRAR

MATERIAL DE

BODEGA

Se realiza el retiro en bodega del material,

colocar las fichas de contra pasta y tejuelos

(códigos) en el lomo del libro. Adicional a

esto se coloca un sello de biblioteca en

páginas del libro para evitar pérdidas.

Bibliotecario

4.

INGRESAR AL

SISTEMA EL

MATERIAL

ADQUIRIDO

Ingresar en el sistema el registro de los

libros adquiridos con sus respectivos

códigos.

Bibliotecario

5.

SOLICITAR

PRESTACIÓN

DEL SERVICIO

El usuario solicita la prestación del libro, se

verifica en el sistema la existencia del

mismo, en caso de existir se recibe la

credencial del ciudadano para el préstamo.

Ciudadano

6.

¿LA PETICIÓN

ES

BIBLIOGRÁFICA

?

Si la prestación es bibliográfica

Ir a la actividad 7

Si la prestación es de la hemeroteca

Ir a la actividad 9

7.

PRESTAR

MATERIAL

BIBLIOGRAFICO

Se entrega el libro al usuario, el mismo que

se registra con sus datos requeridos en el

registro diario.

8.

CALIFICAR

SERVICIO

PRESTADO Y

DEVUELVE

MATERIAL.

El ciudadano entrega el libro, se entrega su

credencial y califica el servicio de la

persona que lo atendió


Ciudadano

9. RECEPTAR

PERIODICOS

Se clasifica, y sella los periódicos diarios

locales y nacionales. Bibliotecario

10.

INGRESAR EN

EL SISTEMA

PERIÓDICOS

EXISTENTES

Se ingresa los titulares de los periódicos en

Word para tener un registro de los

periódicos existentes.

Bibliotecario

11

PRESTAR

PERIÓDICOS DE

HEMEROTECA

Se recibe la credencial del ciudadano,

registrando sus datos en el registro diario y

se le entrega los periódicos.

Bibliotecario

12 ARCHIVAR

MATERIAL

Se archivan los periódicos y libros de

biblioteca y hemeroteca.

13 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS




2. Reglamento de los servicios de la biblioteca municipal "Pedro Moncayo"

327

DOCUMENTOS EXTERNOS


1. Ley Orgánica de Educación Superior

2 Código único de identificación de las publicaciones seriadas ISSN




D3. Registro diario de biblioteca y hemeroteca

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Lic. Galo Benavides

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

328



PROCEDIMIENTO SEVICIOS EDUCATIVOS

DE BECAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO SEVICIOS EDUCATIVOS DE BECAS

1. OBJETIVO

Apoyar a los estudiantes del cantón para facilitar sus estudios con un apoyo

económico y así incentivar su aprendizaje.

2. ALCANCE

Inicia desde la inclusión en el POA el servicio social de becas y termina en la

entrega de la beca o archivo de la petición. Está dirigida a los estudiantes del cantón

Ibarra de nivel primario, secundario y superior.



Rol Responsabilidad

Director de cultura Organiza la formulación de políticas, normas y

procedimientos de educación, cultura, deportes y

banda municipal. Integra y promueve la optimización

de los servicios de educación, cultura, deportes y

banda municipal.

Comunicador social Propone y ejecuta estrategias de comunicación interna

y externa. Elabora y edita material audiovisual y de

prensa para su difusión. Recopila y prepara la

información para la conducción y locución de

programas de radio

Coordinador de biblioteca Orienta al usuario interno y externo en la estructura de

la biblioteca y consulta. Registro, clasificación y

archivo de información documental.


(Archivo institucional)

Recibe, registra, clasifica, da seguimiento, archiva y

despacha la documentación interna y externa.

Mantiene actualizada la base de datos de registro,

recepción y entrega de documentos de la institución.

Secretaria general Integra y promueve la optimización de los servicios de

apoyo secretarial y documental al Concejo y Alcaldía.

Elabora resoluciones y Actas del Concejo Municipal.

Realizar convocatorias y asiste a sesiones del Concejo

Municipal, a fin de emitir acuerdos y resoluciones.

Trabajadora social Coordina con otras dependencias municipales e

instituciones públicas el análisis, estudio, orientación

e implementación de ayuda de seguridad industrial y

de bienestar social para el personal.

329


ABREVIATURAS


1 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado de Ibarra.

DEFINICIONES


1 Beca Aporte periódico que se concede a aquellos

estudiantes o investigadores con el fin de llevar a cabo

sus estudios o investigaciones

2 Resolución Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de un

servicio público que tiene carácter general, obligatorio

y permanente, y se refiere al ámbito de competencia

del servicio.

3 Presupuesto Cálculo anticipado de los ingresos y gastos de una

actividad económica (personal, familiar, un negocio,

una empresa, una oficina, un gobierno) durante un

período, por lo general en forma anual.

4 Beneficiarios Se aplica a la persona que obtiene un beneficio o

provecho, de un contrato, una donación, o en este caso

una beca.

5 Sorteo Hacer que la suerte decida quién se queda una cosa que

se da o reparte, usando medios diversos.

6 Convenio Es un acuerdo adoptado, en cumplimiento con las

solemnidades legales, entre el deudor o fallido en

situación concursal por una parte, y todos sus

acreedores por otra.

330


Diagrama de flujo: Servicios educativos de becas

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

DIR

ECC

IÓN

DE

EDU

CA

CIÓ

N

CU

LTU

RA

DEP

OR

TES

Y R

ECR

EAC

IÓN

CO

NC

EJO

M

UN

ICIP

AL

DIR

ECC

IÓN

DE

CO

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IÓN

C

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UC

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IÓN

SEC

RET

AR

IA

GEN

ERA

LTA

LEN

TO H

UM

AN

OD

IREC

CIÓ

N

AD

MIN

ISTR

ATI

VA

Fase

Inicio

Director

2. Solicitar presupuesto para becas


Director

4. Remitir plan de becas para establecer

requisitos y notas

5. P-MG-LF-LC-01Planificación y ejecución de sesiones del

Concejo Municipal

D1

Comunicador social

6. Publicar en medios de comunicación el llamado a

las becas


peticiones

Coordinador de biblioteca

9. Revisar y comprobar los requisitos de las carpetas ingresadas

Concejales

12. Dividir presupuesto para número de

beneficiarios

10. ¿Requisitos están completos y cumplen con lo estipulado en la

resolución?

SI

13. ¿El número de beneficiarios es

mayor al número establecido?

Director

8. Revisar resolución con los requisitos

establecidos

D2

Concejales

14. Realizar sorteo para establecer beneficiarios

SI

Secretaria general

15. Elaborar lista de beneficiarios para

posterior aprobaciónD4

16. P-MG-LF-LC-01Planificación y ejecución de sesiones del

Concejo Municipal

Comunicador social

17. Publicar lista de beneficiarios en medios

de comunicación

Trabajadora social

18. Revisar carpetas de beneficiarios con los requisitos necesarios

19. ¿El beneficiario puede acceder a la

beca?

Trabajadora social

20. Elaborar informe de beneficiarios

SI

Director

21. Revisar y enviar informe con lista de

beneficiarios

Coordinador de biblioteca

22. Citar a beneficiarios uno a uno para completar

documentosD6

Director

23. Remitir carpetas con requisitos de los

beneficiarios para legalizar

24. P-MA-GJ-AL-01Asesoramiento

legal

Director

25. Emitir carpetas de beneficiarios para el

pago de las becas


Fin

NO Fin

NO

D3

D2

B

B

S1

P-MG-LF-LC-0811. Entrega de


Director


D5

A

A

S1

Fin

NO

331


D1: Reglamento de concesión de becas otorgadas

por la municipalidad.

S1: Sistema de Gestión

Documental Quipux

D2: Resolución emitida por el concejo.

D3: Carpetas de estudiantes solicitantes de becas.

D4: Lista de beneficiarios

D5: Informe con beneficiarios aprobados.

D6: Documentos para acceder a becas

Acuerdo de pago

Libreta de ahorros

Compromiso de buen uso de dinero

Convenio



1

APLICAR LO QUE

ESTABLECE EL

POA

Aplicar lo que establece el POA en el

tema referente a las becas. Director de cultura

2

SOLICITAR

PRESUPUESTO

PARA BECAS

Solicitar el presupuesto para las becas

que se entregan anualmente a los

estudiantes.

Director de cultura

3 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Llamado al procedimiento Ejecución

de Presupuesto para que se apruebe el

presupuesto a entregar para las becas.

4

REMITIR PLAN DE

BECAS PARA

ESTABLECER

REQUISITOS Y

NOTAS

Se emite el plan de becas estructurado

para que se definan los requisitos en la

sesión de concejo.

Director

5

PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE

SESIONES DEL

CONCEJO

MUNICIPAL


Planificación y ejecución de sesiones

del concejo municipal para definir los

requisitos y las notas para los

estudiantes que quieran acceder a las

becas. Esto se lo hace en base al

Reglamento de Concesión de becas

otorgadas por la municipalidad de

Ibarra. De la sesión de concejo se

emite una resolución que estipula los

lineamientos para las becas.

Concejales

6

PUBLICAR EN

MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

EL LLAMADO A

LAS BECAS

La dirección de Comunicación Social

hace el llamado a la comunidad

estudiantil que requiera acceder a las

becas a través de los medios de

comunicación.

Comunicador

social

7 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Llamado al procedimiento Atención

de Peticiones. Los estudiantes que

requieran las becas ingresan sus

carpetas con los requisitos por la

Unidad de Atención al Cliente.

332

8

REVISAR

RESOLUCIÓN CON

LOS REQUISITOS

ESTABLECIDOS

La resolución emitida por el Concejo

Municipal es revisada y analizada. Director

9

REVISAR Y

COMPROBAR LOS

REQUISITOS DE

LAS CARPETAS

INGRESADAS

Revisar las carpetas de los estudiantes,

que cumplan con los requisitos

emitidos en la resolución y las notas

correspondientes.

Coordinador de

biblioteca

10

¿LOS REQUISITOS

ESTÁN

COMPLETOS Y

CUMPLEN CON LO

ESTIPULADO EN

LA RESOLUCIÓN?

Si los requisitos están completos y la

nota es la correspondiente pasa

actividad 12.

No están completos los requisitos y la

nota no es suficiente pasa actividad 11

Coordinador de

biblioteca

11

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Llamado al procedimiento Entrega de

respuesta a trámites y archivo para

archivar las solicitudes de los

estudiantes que no cumplen los

requisitos necesarios.

12

DIVIDIR

PRESUPUESTO

PARA NÚMERO DE

BENEFICIARIOS

Dependiendo del presupuesto

establecido se divide para el número de

beneficiarios divididos en cuatro

niveles: primario, secundario, superior

y especial.

Concejales

13

¿EL NÚMERO DE

BENEFICIARIOS

ES MAYOR AL

NÚMERO

ESTABLECIDO?

Si es mayor se procede actividad 14.

No es mayor se procede actividad 15. Concejales

14

REALIZAR

SORTEO PARA

ESTABLECER

BENEFICIARIOS

Si el número de estudiantes que

cumplen con los requisitos

establecidos, es mayor al número de

beneficiarios se realiza un sorteo.

Concejales

15

ELABORAR LISTA

DE

BENEFICIARIOS

PARA POSTERIOR

APROBACIÓN

Elaborar lista con los estudiantes

favorecidos a las becas para su

posterior aprobación.

Secretaria general

16

PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE

SESIONES DEL

CONCEJO

MUNICIPAL


Planificación y ejecución de sesiones

del concejo municipal para aprobar la

lista de beneficiarios a las becas.

Concejales

17

PUBLICAR LISTA

DE

BENEFICIARIOS

EN MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

Publicar la lista de beneficiarios a

través de los medios de comunicación

Comunicador

social

18 REVISAR

CARPETAS DE Revisa las carpetas aprobadas Trabajadora social

333

BENEFICIARIOS

CON LOS

REQUISITOS

NECESARIOS

19

¿EL

BENEFICIARIO

PUEDE ACCEDER

A LA BECA?

Si puede acceder pasa actividad 20

No puede acceder

20

ELABORAR

INFORME DE

BENEFICIARIOS

Elaborar informe con las carpetas de

los beneficiarios a las becas para

posteriormente enviar a través de

Quipux para su revisión.

Trabajadora social

21

REVISAR Y

ENVIAR INFORME

CON LISTA DE

BENEFICIARIOS

Revisar informe con la lista de

beneficiarios. Director

22

CITAR A

BENEFICIARIOS

UNO A UNO PARA

COMPLETAR

DOCUMENTOS

Se convoca a los beneficiarios de las

becas uno por uno para solicitarles los

documentos que deben completar para

el posterior pago.

Coordinador de

biblioteca

23

REMITIR

CARPETAS CON

REQUISITOS DE

LOS

BENEFICIARIOS

PARA LEGALIZAR

Las carpetas son enviadas para la

legalización de los convenios. Director de cultura

24 ASESORAMIENTO

LEGAL

Llamado al procedimiento para

legalizar los convenios firmados por

los beneficiarios.

25

EMITIR

CARPETAS DE

BENEFICIARIOS

PARA EL PAGO DE

LAS BECAS

Se envían las carpetas para el pago Director de cultura

26 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Llamado al procedimiento para el pago

de las becas.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Reglamento de concesión de becas otorgado por la municipalidad.

2 Resoluciones emitidas por el concejo.

DOCUMENTOS EXTERNOS


334




9. ANEXOS



Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Liliana Posso

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

335



PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INTERNET


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO SERVICIO DE INTERNET

1. OBJETIVO

Contribuir con el mejoramiento de la calidad de Educación del Cantón Ibarra a través de

la prestación de los servicios Aula Virtual a la población de edad escolar para desarrollar

sus habilidades, destrezas y uso de la información y conocimiento.

2. ALCANCE

Internet (Aula Virtual) Población de edad escolar. Toda la población del Cantón Ibarra.

El procedimiento inicia en la solicitud del servicio de internet y termina con los informes

del servicio



Rol Responsabilidad

Responsable de

Programación Cultura y

Deportes

Organiza el desarrollo, ejecución, control, supervisa y

controla la programación y mantenimiento del sistema de

Biblioteca.

Bibliotecarios. Catalogar, custodiar y brindar el servicio a los usuarios,

realizar informes de la prestación de servicios.

Director de la

Dirección de

Educación, cultura,

deportes y recreación.

Revisa, supervisa y archiva informes para controlar la

calidad de los servicios prestados por la biblioteca.


ABREVIATURAS



2 COOTAD Código Orgánico de Organización, autonomía y

descentralización

DEFINICIONES


1. BIBLIOTECA Cualquier colección organizada de libros y publicaciones en

serie impresos u otros tipos de documentos gráficos o

audiovisuales disponibles para el préstamo o consulta.

4. CREDENCIAL Una credencial es una orden o un documento que atestigua o

autoriza la cualificación, competencia o autoridad otorgada a un

individuo por un tercero con autoridad de iure o de facto.

http://es.wikipedia.org/wiki/Documento

http://es.wikipedia.org/wiki/De_iure

http://es.wikipedia.org/wiki/De_facto

336


Diagrama de flujo: Servicio de Internet

BIB

LIO

TEC

A

MU

NIC

IPA

L C

LIEN

TE

DIR

ECC

IÓN

DE

EDU

CA

CIÓ

N,

CU

LTU

RA

, D

EPO

RTE

S Y

R

ECR

EAC

IÓN

Fase

Inicio

Cliente

1.Solicitar servicio de internet

D1.

Bibliotecario

3. Asignar maquina a cliente y activa el

sistema.

Cliente

4. Cancelar el servicio

S4.2

Bibliotecario

5. Realizar reporte diario de recaudación y

de servicio prestadoD2

6. MS-GTC-RTM-01 Recaudación y devolución de

tributos

Director

7. Archivar y revisar reportes diarios del

servicio.

Fin

2. ¿Existe disponibilidad de

equipo?Si

Fin

337

Documento: Sistema:

D1: Credencial del cliente (cedula o

carnet).

S4.2: Sistema Control de Cyber 1512b

D2: Reporte diario del servicio prestado de

internet



1.

SOLICITAR

SERVICIO DE

INTERNET

El ciudadano entrega su credencial

(cedula de ciudadanía o carnet)

solicitando el servicio de internet.

Cliente

2.

¿EXISTE

DISPONIBILIDAD DE

EQUIPOS?

Si existe disponibilidad de equipos

Ir a la actividad 3

Si no existe disponibilidad de equipos


3.

ASIGNAR MAQUINA

EL CLIENTE Y

ACTIVA EL

SISTEMA

Se le asigna al cliente una máquina de

acuerdo al tiempo requerido y se activa

el sistema Control de Ciber 1512b.

Bibliotecario.

4. CANCELAR EL

SERVICIO

El cliente se acerca a cancelar las horas

de internet que ha utilizado. Los

documentos del cliente son devueltos.

Cliente.

5.

REALIZAR

REPORTE DIARIO

DE RECAUDACION

Y DEL SERVICIO

PRESTADO

Se realiza un reporte diario sobre la

utilización del servicio y el dinero

recaudado.

Bibliotecario

6.

RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS


de Recaudación y devolución de

tributos municipales en el que se

ingresa el dinero de la prestación de

servicio de internet diario.

7.

ARCHIVAR Y

REVISA REPORTES

DIARIOS

Los reportes son enviados a la

Dirección de Educación Cultura,

Deportes y Recreación para que sean

revisados y archivados.

Director

Dirección

Educación

Cultura, Deportes

y Recreación


DOCUMENTOS INTERNOS




2. Reglamento de los servicios de la biblioteca municipal "Pedro Moncayo"

338

DOCUMENTOS EXTERNOS





D2 Reporte diario del servicio y uso del Internet

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Lic. Galo Benavides

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

339



PROCEDIMIENTO CURSOS VACACIONALES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CURSOS VACACIONALES.

1. OBJETIVO

Incentivar a los niños y jóvenes a participar en actividades recreativas para la formación

de los mismos.

2. ALCANCE

Niños mayores a los 5 años

Adolescentes de cualquier edad.

Cursos disponibles de: natación, básquet, futbol, gimnasia, danza y manualidades.



Rol Responsabilidad

Promotores Culturales Los promotores culturales ponen en práctica los

proyectos, planes de acción y actividades de la

Dirección de Cultura.

Periodista Encargado de la difusión de noticias e invitaciones

en los medios de comunicación locales referentes a

la municipalidad. Difundir en la radio municipal las

inscripciones de los cursos vacacionales.

Director Cultura La persona que supervisa las actividades de los

promotores. Organizar y distribuir las actividades de

la Dirección. Validar informes con la firma.

Director Administrativo Revisa los informes que llegan de otros

departamentos acerca de los servicios o actividades

brindadas a la ciudadanía.


ABREVIATURAS




descentralización


4. PAC Plan Anual de Contratación

340

DEFINICIONES


1. DIFUNDIR Dar a conocer una cosa a un gran número de personas

2. PROMOTORES Persona que promueve o promociona

profesionalmente la labor de otra. Que promueve una

cosa

4. CURSOS

VACACIONALES

Periodo de tiempo establecido durante las

vacaciones de forma anual para el dictado de

clases de ciertas materias deportivas, académicas

o artísticas.

5. DIPLOMA Documento que acredita un grado académico, un

premio o un título que tiene una persona o una acción

realizada

341


Diagrama de flujo: Cursos vacacionales.

DIR

ECCI

ÓN

DE

CULT

URA

DIR

ECCI

ÓN

DE

COM

UN

ICAC

IÓN

SO

CIAL

DIR

ECCI

ÓN

AD

MIN

ISTR

ATIV

A

Fase

Inicio

Promotor cultural

1. Planificar los cursos vacacioneales.

Director

2. Aprobar planificación de

promotores. D1.

Promotor Cultural

3. Sugerir contratación de personal.

D2

4. P-MA-GF-P-02 Ejecución de presupuesto.

5.P-MA-BSI-ACP-01Contratación y


y consultorías.

Promotor Cultural

6.Realizar comunicado para invitar a los cursos

vacacionales.

Periodista

7. Difundir los cursos en la radio municipal

Promotor cultural

8. Receptar inscripciones de niños y

adolescentes. D3

S1S1

Promotor cultural

9. Inaugurar cursos vacacionales

Promotor cultural

10. Ejecutar cursos vacacionales.

D4

Promotor cultural

11.Clausurar cursos vacacionales.

12.¿Los estudiantes asistieron a todo el

curso?

Promotor cultural

13. Entregar diplomas de asistencia

SI

Fin

Promotor cultural


Director

15.Certificar informes.

D6NO

D5

Director

16. Archivar informes y autorizar pagos a

promotores

Fin

A

A

342

Documento: Sistemas:

D1: Plan de cursos vacacionales (contiene

fechas, promotores, lugares para los cursos)


Quipux


Hojas de vida de los solicitantes

Memo


Copia de cedula de los niños o

adolescentes

Registro de inscripción

D4: Registro de asistencia de los alumnos

D5: Diploma

D6: Informe de cursos vacacionales

(fotografías, videos, registro de asistencia)



1.

PLANIFICAR LOS

CURSOS

VACACIONALES

Se realiza la planificación de los

cursos vacacionales en los que se

designa en qué lugares y con qué

promotores se dictaran los cursos.

Promotores

Culturales

2.

APROBAR LA

PLANIFICACIÓN

DE PROMOTORES

El directo recibe el documento con la

planificación, lo revisa y lo aprueba

para su ejecución.

Director

3.

SUGERIR

CONTRATACIÓN

DE PERSONAL.

Se sugiere vía memo la contratación

de nuevos promotores culturales

adjuntando las hojas de vida de las

personas para el periodo de cursos

vacacionales.

Promotores

Culturales

4. EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO


de Ejecución de presupuesto en el que

se analiza y se otorgan las partidas

presupuestarias pertinentes.

5.

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS, OBRAS

Y CONSULTORÍAS.

Se realiza el llamado al proceso

Contratación y adquisiciones de

bienes, servicios, obras y consultorías

en el que gestiona la contratación de

los nuevos promotores.

6.

REALIZAR

COMUNICADO

PARA INVITAR A

LOS CURSOS

VACACIONALES.

Se da a conocer las inscripciones para

los respectivos cursos, y las fechas a

través de un comunicado en medios

de comunicación locales.

Promotores

Culturales

7.

DIFUNDIR CURSOS

EN RADIO

MUNICIPAL

Con el comunicado realizado por la

dirección de cultura el periodista de la

dirección de comunicación difunde

Periodista

343

las invitaciones a participar en los

cursos.

8.

RECEPTAR

INSCRIPCIONES

DE NIÑOS Y

ADOLESCENTES.

Se receptan las inscripciones de los

niños y adolescentes con la copia de

la cedula de identidad y el registro de

inscripción.

Promotores

Culturales

8.

INAUGURAR

CURSOS

VACACIONALES

Se realiza un acto de inauguración con

todos los participantes.

Promotores

Culturales

9.

EJECUTAR

CURSOS

VACACIONALES.

Se realizan los cursos en el periodo

vacacional. Se lleva un registro de

asistencia de los participantes.

Promotores

Culturales

10.

CLAUSURAR

CURSOS

VACACIONALES.

Se realiza un acto de clausura para dar

finalizada las jornadas vacacionales

con los participantes y sus familiares.

Promotores

Culturales

11.

¿LOS

ESTUDIANTES

ASISTIERON A

TODO EL CURSO?

Si los estudiantes asistieron

al curso completo


Si los estudiantes no

asistieron al curso completo


12.

ENTREGAR

DIPLOMAS DE

ASISTENCIA.

Se entrega los respectivos diplomas a

quienes hayan asistido todos los días

completos del curso.

Promotores

Culturales

13. ELABORAR

INFORMES

Se elabora informes sobre los cursos

vacacionales, adjuntando fotografías,

videos y los registros de asistencia.

Promotores

Culturales

14. CERTIFICAR

INFORMES

El director de la Dirección de Cultura

revisa los informes y lo certifica con

su firma.

Director.

15.

ARCHIVAR

INFORMES Y

AUTORIZA PAGOS

A PROMOTORES

La dirección administrativa recibe los

informes los archiva y autoriza los

pagos para los promotores que se

contrató eventualmente para este

periodo.

Director

Administrativo.

16. Fin


DOCUMENTOS INTERNOS



2. Plan Anual de Contratación PAC

344

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




Listado Registro de Inscripciones de cursos vacacionales

D4 Registro de Asistencia a cursos

D5 Diplomas

9. ANEXOS.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía Revisó: Liliana Poso

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

345



PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN

TURISMO

CÓDIGO: P-MS-SPM-CIE-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN TURISMO

1. OBJETIVO

Fortalecer los conocimientos de los trabajadores y administradores del sector turístico

para mejorar sus servicios destinados a los turistas locales, nacionales y extranjeros.

2. ALCANCE

Aplica desde el diseño del proyecto de capacitación para el sector turístico hasta la entrega

de certificados.



Rol Responsabilidad

Director de Turismo El Director del departamento realiza la

autogestión con Instituciones de Estado para

conseguir los fondos.

Asistente de Mejoramiento

Turístico

Coordinar la infraestructura académica para la

ejecución de los cursos de capacitación.

Socialización y convocatoria a los

establecimientos turísticos para la participación de

los cursos de capacitación.

Supervisión del cumplimento de las

capacitaciones.


ABREVIATURAS




4 PAC Plan Anual de Contratación

DEFINICIONES


1 SECTOR TURÍSTICO El sector turístico de una ciudad ofrece productos

(servicios + derechos de uso) a través de las

diferentes empresas y diversas organizaciones

públicas y privadas. En el caso del Cantón Ibarra está

dividido en Subtropical, Zona andina y Centro de la

ciudad.

346

2 EXTRANGERO Se define como extranjero a aquella persona que no

forma parte de la comunidad política que se adopta

como referencia. En todos los Estados existe una

regulación acerca de la entrada y salida de los

extranjeros del territorio nacional.

3 CERTIFICACIÓN Tipo de texto administrativo empleado para constatar


un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de

una institución oficial, los certificados son

fundamentales para demostrar la formación y la

experiencia. Es un tipo de texto que se produce

normalmente a instancias de quien lo recibe, y por

una persona con autoridad suficiente dentro de la

institución para establecer que se ha cumplido con lo

afirmado en el documento

4 CAPACITACIÓN Proporcionar los conocimientos teóricos- prácticos a

los trabajadores para mejorar el desempeño al

realizar las funciones de sus propios puestos.

5 LOGÍSTICA E

INFRAESTRUCTURA

Conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un

fin o evento determinado. La logística comprende el

lugar y la preparación del lugar donde se realizara el

evento.

6. PLAN CURRICULAR Documento que está adaptado a las características y

necesidades importantes del público objetivo Consta

de objetivos, estrategias y contenidos que se

impartirán en las capacitaciones.

347


Diagrama de flujo: Capacitación en Turismo.

DIR

EC

CIÓ

N D

E T

UR

ISM

OC

LIE

NT

E

Fase

Director de turismo

1. Elaborar el proyecto de capacitación

Director de turismo

2. Diseñar el plan curricular.

Asistente de mejoramiento turistico

3. Coordinar la infraestructura y la

logística

Asistente de mejoramiento turístico

4. Convocar inscripciones

D1


5. Realizar inscripciones

D2

Cliente

6. Asistir a las capacitaciones


7. Entregar certificado al ciudadano

Fin

D3

Inicio


D1: Oficio de convocatoria a

capacitaciones

S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX

D2: Copia de cedula y formulario de

inscripción

D3: Certificación

348



1 ELABORAR EL

PROYECTO

Se elabora el proyecto en base a los

requerimientos de las instituciones

quienes financiarán temas de

capacitación para el sector turístico.

Director de

Turismo

2 DISEÑAR EL PLAN

CURRICULAR

Reunión de trabajo con los diferentes

capacitadores para elaborar la malla

curricular de acuerdo a los temas a

estudiar, horarios y aulas.

Director de

Turismo

Entidad u

organismo

adjudicado para

capacitación

3

COORDINAR LA

INFRAESTRUCTURA

Y LOGÍSTICA

Se procede a solicitar las aulas de

capacitación municipal para el

desarrollo de las capacitaciones

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

4 CONVOCAR A

INSCRIPCIONES

Se procede a convocar a los

establecimientos turísticos a través de

oficio, emails masivos, medios de

comunicación para la inscripción de

los cursos.

(registro de recibimiento de

convocatoria, notas de prensa, envíos

de emails)

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

5 REALIZAR

INSCRIPCIONES

El personal de los establecimientos

turísticos proceden a las inscripciones

para los curso según su servicio:

(Alojamiento, Restaurante y Cocina.),

requisito: Cedula de ciudadanía y

llenar formulario de inscripción.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

Entidad u

organismo

adjudicado para

capacitación

6 PARTICIPAR DE LA

CAPACITACIÓN

Asistencia de los participantes a cursos

de capacitación según las

inscripciones y sus horarios.

Cliente

7 ENTREGAR

CERTIFICACIÓN

Entrega del certificado a los

participantes de las capacitaciones.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

8 FIN


DOCUMENTOS DE REFERENCIA DOCUMENTOS INTERNOS



del ministerio de turismo a la ilustre municipalidad de Ibarra



3 Normas de Control Interno.

4. Plan Operativo Anual

5. Plan Anual de Contratación

349

DOCUMENTOS EXTERNOS


1. Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y Descentralización.




D2 Formulario de Inscripción para capacitaciones.

D3 Certificado de participación en capacitaciones

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Andrea Mejía B. Revisó: Lic. Diego Flores

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

350



PROCEDIMIENTO DE CAPACITACIÓN EN

MEDIO AMBIENTE


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:

PAGINA: Páginas 1 de n

PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EN MEDIO AMBIENTE

1. OBJETIVO

Se realiza con el fin de crear conciencia ambiental y sensibilizar a los diversos grupos de

la comunidad en la participación del cuidado del ambiente en las diferentes temáticas que

esto abarca.

2. ALCANCE

Capacitaciones para Instituciones educativas

Capacitaciones de sensibilización a la mecánicas y Lubricadoras

Capacitaciones sobre la prevención de incendios forestales a las comunidades.

Este procedimiento empieza con la revisión del plan de capacitación y termina

con los informes de capacitación



Rol Responsabilidad

Promotor Ambiental Es la persona encargada de impulsar, organizar y

ejecutar las capacitaciones a los diferentes

públicos.

Director Gestión Ambiental Analiza, revisa y archiva informes de

capacitaciones enviados por los promotores para

conocimiento y evaluación del servicio que se

está brindando


ABREVIATURAS


2 PAE Protección Animal del Ecuador

3 EMAPA Empresa Municipal de Agua Potable y Alcantarillado

Ibarra

DEFINICIONES


1 CLUBS

ECOLOGICOS

Grupos de estudiantes que se forman en las

instituciones educativas que promueven y participan

en las actividades de recolección y cuidado del medio

ambiente.

351

2 GREMIOS Conjunto de individuos que tienen alguna

circunstancia en común

3 CAPACITACIÓN La capacitación es la impartición de conocimientos

técnicos, teóricos y prácticos que complementan las

capacidades que ya tenemos y que contribuyen a

nuestro desarrollo en una actividad, una profesión, una

estrategia organizacional o un proyecto de vida.


Diagrama de flujo: Capacitación en Medio Ambiente.

DIR

EC

CIÓ

N D

E G

ES

TIÓ

N A

MB

IEN

TA

L

CL

IEN

TE

Fase

4.¿ La capacitación a

quien esta dirigida?

Inicio

Promotor Ambiental

5. Solicitar apoyo de

entidades externas

para capacitaciones. D4

Promotor Ambiental

1. Revisar plan de

capacitación y peticiones

ciudadanas.

Promotor Ambiental

2. Identificar grupos y

temáticas de

capacitaciónD1

Promotor Ambiental

3. Elaborar oficios y

entrega a

establecimientos.

D2

Promotor Ambiental

6.Realizar

cronograma de

capacitaciones

Instituciones

Educativas

Mecánicas/Lubricadoras

o comunidades

Promotor

Ambiental

7. Convocar a

capacitaciones.

Promotor Ambiental

8. Prepara material

de difusión.

Cliente

9. Asistir a

capacitaciones

Fin

D3

D5

S1

Director Gestión

Ambiental

11.Revisar y

archivar informes.

Promotor Ambiental

10. Elaborar

informes

D6 D6

S1

352


D1: Registro de escuelas que van a ser

visitadas


QUIPUX.

D2: Oficio de solicitud de capacitaciones

D3: Oficio para socialización de capacitaciones

con rectores y directores de unidades

educativas y con los presidentes de gremios o

comunidades

D4: Oficio petición ayuda entidades externas.

D5: Oficio de visitas a instituciones

D6: Memo con el informe de capacitaciones,

incluyendo cronograma, fotografías,

contenidos didácticos, evaluación de

estudiantes.



1

REVISAR PLAN DE

CAPACITACION Y

PETICIONES

CIUDADANAS

El promotor ambiental revisa el plan

de capacitación para coordinar

temáticas y grupos objetivos para

recibir las capacitaciones, también se

revisa las peticiones de instituciones

para formar parte del plan.

Promotor

Ambiental

2

IDENTIFICAR

GRUPOS Y

TEMÁTICAS DE

CAPACITACIÓN

Se reúnen funcionarios de la

Dirección de educación, funcionarios

del Municipio y responsable de los

clubes ecológicos. Se pone a

consideración tanto secundaria como

primaria.

Las instituciones solicitan las

capacitaciones para los estudiantes

mediante oficios.

Promotor

Ambiental

3

ELABORAR OFICIOS

Y ENTREGA A

ESTABLECIMIENTOS.

Socializar a los rectores y directores

de los establecimientos educativos a

través de oficios, también se realiza

un acercamiento con los presidentes

de las comunidades informándoles de

la planificación de las capacitaciones

mediante oficio En el caso de las

mecánicas y lubricadoras es el mismo

acercamiento a los presidentes de los

gremios, con quienes se organizan las

capacitaciones.

Promotor

Ambiental

4

¿LA CAPACITACIÓN

A QUIÉN ESTA

DIRIGIDA?

Si la capacitación está dirigida a

instituciones educativas

Ir a la actividad 5

Si la capacitación está dirigida a

Mecánicas/Lubricadoras o

comunidades

Ir a la actividad 6

353

5

SOLICITAR APOYO

PARA

CAPACITACIONES

DE ENTIDADES

EXTERNAS.

Se envía oficios a las entidades

externas como Emapa, PAE, Policía

Nacional para que ayuden en el

proceso de capacitación.

Promotor

Ambiental

6.

REALIZAR

CRONOGRAMA DE

CAPACITACIONES

Conforme se ha coordinado con los

diferentes dirigentes y responsables

se realiza el cronograma de las

capacitaciones.

Promotor

Ambiental

7 CONVOCAR A

CAPACTITACIONES.

A través de un oficio se invita a las

comunidades y también en el caso de

las mecánicas y lubricadoras para que

participen el día de las capacitaciones.

Se envía en oficio el cronograma a las

instituciones notificando los días,

temas que se trataran en las

capacitaciones

Promotor

Ambiental

8

PREPARAR

MATERIAL DE

DIFUSIÓN

Se prepara el material necesario para

las capacitaciones entre ellos trípticos

dípticos, material de difusión y

diapositivas de Power Point entre

otras.

Promotor

Ambiental

9. EJECUTAR

CAPACITACIONES

Con el material necesario los

promotores ambientales asisten a los

establecimientos impartir las

capacitaciones.

Promotor

Ambiental

10. ELABORAR

INFORMES

Elaborar informe adjuntando la

evaluación de los estudiantes, con

verificadores y contenidos didácticos.

Anexar todo tipo de evidencias

(fotografías)

Promotor

Ambiental

11.

REVISAR Y

ARCHIVAR

INFORMES

El Director de Gestión ambiental

recibe de manera semanal los

informes para su revisión y archivo.

Director Gestión

Ambiental.

12. FIN


DOCUMENTOS INTERNOS




2 Ordenanza constitutiva de la comisión de medio ambiente, riesgos naturales e

higiene

3 Plan Operativo Anual POA

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD

354




D1 Registro de instituciones educativas que serán visitadas para la

capacitación

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía B Revisó: Ing. Jorge Ortega

Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

355




INTERNA UGESISO

CÓDIGO: P-MS-PSM-CIE-03

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDMIENTO CAPACITACIÓN INTERNA UGESISO

1. OBJETIVO

Personal consiente e informado de todas las normas de prevención de riesgo y seguridad

industrial para que haga su trabajo en condiciones y con actos seguros para de esta

manera, preservar su integridad física como mental.

2. ALCANCE

Desde la planificación de la capacitación hasta la asistencia a la misma.



Rol Responsabilidad

Director Administrativo Aprueba asistencia a la capacitación

Unidad de Talento

Humano

Considerar el Plan de capacitación de la UGESISO

en el Plan del GADI

Responsable de UGESISO Coordina la asistencia a las capacitaciones de los

miembros de la UGESISO


ABREVIATURAS


1 UGESISO Unidad de Gestión de Seguridad Industrial y

Seguridad Ocupacional


3 IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

4 SART Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo

5 CAN Comunidad Andina de Naciones

DEFINICIONES


1 CAPACITACIÓN La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-

aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las habilidades y

destrezas de los servidores, que les permitan un mejor

desempeño en sus labores habituales. Puede ser interna o

externa, de acuerdo a un programa permanente, aprobado y

que pueda brindar aportes a la institución.

SEGURIDAD

INDUSTRIAL

Conjunto de técnicas y actividades destinadas a la

identificación, valoración y control de las causas o

condiciones de trabajo que pueden generar accidentes de

trabajo, daños a la propiedad o producción.

2 SEGURIDAD

OCUPACIONAL

Ciencia que busca proteger y mejorar la salud física,

mental, social y espiritual de los trabajadores en sus puestos

de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa

356


Diagrama de flujo: Capacitación Interna UGESISO

UN

IDA

D D

E

TA

LEN

TO

HU

MA

NO

UG

ES

ISO

DIR

EC

CIÓ

N

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Fase


2. Considerar el Plan anual de charlas eventos y

capacitaciones en el Plan de capacitación del GADI

D1, D2

3. ¿La capacitación inicia aplicando el

plan?Responsable UGESISO

5. Receptar e informa de invitación o participación en

capacitación

SI

NO

4. P-MA-GF-P-02Ejecución de Presupuesto

Responsable UGESISO

7. Determinar personal disponible para

capacitación


6. Aprueba capacitación

Responsable UGESISO

8. Informar a los funcionarios sobre la

capacitaciónResponsable UGESISO

1. Elaborar Plan Anual de Charlas y Eventos de

Capacitación

Inicio

D1

UGESISO

9. Asistir a capacitación


11. Receptar informe de capación

UGESISO

10. Emite informe de capacitación


12. Receptar informe de capación

Fin

Fin

Fin

D3, D4

D4

D5

D5

D5

S1

S1

S1

S1

S1

S1

357

Documentos Sistemas:

D1. Plan Anual de Charlas y Eventos de

Capacitación

S1: Sistema de Gestión documenta

QUIPUX

D2. Plan de capacitación del GADI

D3. Invitaciones para capacitaciones

D4. Memorando de informe sobre invitación

o participación de capacitación

D5. Informe de capacitación



1

ELABORAR PLAN

ANUAL DE

CHARLAS Y

EVENTOS DE

CAPACITACIÓN

Elabora el Plan Anual de Charlas y

Eventos de Capacitación

Responsable

UGESISO

2

CONSIDERAR EL

PLAN ANUAL DE

CHARLAS

EVENTOS Y

CAPACITACIONES

EN EL PLAN DE

CAPACITACIÓN

DEL GADI

Para Considerar el Plan anual de charlas

eventos y capacitaciones en el plan de

capacitación del GADI, se envía mediante

memorando a la Unidad de Talento

Humano

Analista de

Talento Humano

3

¿LA

CAPACITACIÓN

INICIA

APLICANDO EL

PLAN?

Si es una Entidad Externa. Ver actividad

4.

Si es una Unidad del GADI. Ver

actividad 6.

4 EJECUCIÓN DE

PRESUPUESTO

Se hace el llamado al Procedimiento P-

MA-GF-P-02 Ejecución de presupuesto

para el trámite respectivo

5

RECEPTAR E

INFORMA DE

INVITACIÓN O

PARTICIPACIÓN

EN

CAPACITACIÓN

Distintas entidades envían información al

Responsable de la UGESISO sobre las

capacitaciones disponibles concernientes

a temas relacionados con el Trabajo de la

UGESISO

Responsable

UGESISO

6 APRUEBA

CAPACITACIÓN

Para poder formar parte de la capacitación

se necesita tener la aprobación previa del


Director

Administrativo

7

DETERMINAR

PERSONAL

DISPONIBLE

PARA

CAPACITACIÓN

Se determinar personal disponible para

que pueda asistir a la capacitación.

Responsable

UGESISO

358

8

INFORMAR A LOS

FUNCIONARIOS

SOBRE LA

CAPACITACIÓN

Informa a los funcionarios sobre la

capacitación

Responsable

UGESISO

9 ASISTIR A

CAPACITACIÓN Asiste a la capacitación UGESISO

10

EMITE INFORME

DE

CAPACITACIÓN

Concluida la capacitación se emite

informe como medio de comprobación de

la capacitación el cual va dirigido a la

Unidad de Talento Humano y Al Director

Administrativo para su respectivo

conocimiento.

UGESISO

11 RECEPTAR

INFORME DE

CAPACIÓN

Recepta informe de capación

Analista de

Talento Humano

12 RECEPTAR

INFORME DE

CAPACIÓN

Recepta informe de capación

Director

Administrativo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Plan de capacitaciones del GADI

2 Reglamento interno de seguridad y salud del GADI

DOCUMENTOS EXTERNOS



2 Ley de contratación publica

3 Resolución 390 del IESS


COOTAD

5 Código del trabajo

6 Ley de servicio público

7 Ley de seguridad social

8 ACUERDO 2393 reglamento de seguridad salud y ambiente de trabajo

9 Resolución CD 333. Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo SART

10 Instrumento Andino aprobado por la CAN (Comunidad Andina de Naciones)

359




1 Creación de la necesidad

2 Lista de inscripción

3 Invitaciones

4 Lista de asistentes

5 Informes

6 Certificados de capacitación

9. ANEXOS



Elaboró: Fernanda Villa, Karina Monroy Revisó: Ing. Juan Carlos Echeverría

Responsable UGESISO

Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

360




EXTERNA UGESISO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:

PAGINA: Página 1 d en

PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EXTERNA UGESISO

1. OBJETIVO

Personal consiente e informado de todas las normas de prevención de riesgo y seguridad

industrial para que haga su trabajo en condiciones y con actos seguros para de esta

manera, preservar su integridad física como mental.

2. ALCANCE

Inicia desde la planificación de la capacitación hasta el desarrollo de la misma.



Rol Responsabilidad

Director Administrativo Aprobar capacitación

Unidad de Talento

Humano Coordina la contratación capacitador

Responsable de UGESISO Planifica, Coordina la ejecución de la capacitación

Inspectores UGESISO Brinda apoyo logístico para la preparación de la

capacitación

Médicos, Trabajadora

Social Preparan información para la capacitación


ABREVIATURAS


1 UGESISO Unidad de Gestión de Seguridad Industrial y

Seguridad Ocupacional


3 IESS Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

4 SART Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo

5 CAN Comunidad Andina de Naciones

DEFINICIONES


1 CAPACITACIÓN La capacitación es un proceso continuo de enseñanza-

aprendizaje, mediante el cual se desarrolla las

habilidades y destrezas de los servidores, que les

permitan un mejor desempeño en sus labores

habituales. Puede ser interna o externa, de acuerdo a

un programa permanente, aprobado y que pueda

brindar aportes a la institución.

361

SEGURIDAD

INDUSTRIAL

Conjunto de técnicas y actividades destinadas a la

identificación, valoración y control de las causas o

condiciones de trabajo que pueden generar accidentes

de trabajo, daños a la propiedad o producción.

2 SEGURIDAD

OCUPACIONAL

Ciencia que busca proteger y mejorar la salud física,

mental, social y espiritual de los trabajadores en sus

puestos de trabajo, repercutiendo positivamente en la

empresa


Diagrama de flujo: Capacitación Externa UGESISO

AT

EN

CIÓ

N A

L

CLIE

NT

E

UG

ES

ISO

UN

IDA

D D

E

TA

LE

NT

O H

UM

AN

OU

NID

AD

ES

G

AD

ID

IRE

CC

IÓN

A

DM

INIS

TR

AT

IVA

Fase

Responsable UGESISO

1. Elaborar Plan Anual de Charlas y Eventos de

Capacitación

Inicio

D1


2. Considerar el Plan anual de charlas eventos y

capacitaciones en el plan de capacitación del GADI

D2, D3

3. ¿Quién requiere la capacitación es una

entidad externa o Unidad del GADI?

Directores -Responsables -Coordinadores Unidades

GADI

6. Informar sobre capacitacion D6

Unidades GADI

A


5. Autoriza la capacitación

A4. P-MS-GTC-AP-11

Atención de Peticiones

D4

Entidad Externa

Responsable UGESISO

7. Realizar reunión preliminar con la Unidad del GADI que

requiere capacitación

D5

Responsable- Inspectores UGESISO

8. Preparar material audiovisual o impreso

dependiendo del grupo objeto de la capacitación D7

1

S1

362

Diagrama de flujo: Capacitación Externa UGESISOU

GES

ISO

UN

IDA

D D

E TA

LEN

TO

HU

MA

NO

UN

IDA

DES

GA

DI

DIR

ECC

IÓN

A

DM

INIS

TRA

TIV

A

Fase

Unidad UGESISO Entidad Publica

Entidad Privada

15. Ejecutar Capacitación

Responsable - Médicos- Trabajadora Social UGESISO

Entidad Privada

16. Emite informe de cumplimiento como medio de

comprobación


19. Conocer informe de cumplimiento como medio de

comprobación


18. Conocer informe de cumplimiento como medio de

comprobación

Fin

12. El capacitador es Integrante UGESISO,

Entidad Pública o Entidad Privada

Responsable - Médicos- Trabajadora Social UGESISO

13. Preparar Información a impartir

Entidad Privada

Integrantes UGESISO o Entidad Pública

D7

P-MA-BSI-ACP-0114. Contratación y

Adquisición de Bienes, Servicios, Obras y

consultorías

D10

Responsable UGESISO

17. Elaborar y entrega certificados de asistencia a la

capacitación

D9

Fin

D11

Fin

D10

D10

Responsable UGESISO

9. Elaborar memorando de invitación a la capacitación

D8

Directores, Responsables, Coordinadores GADI

10. Informar sobre capacitación al personal de la

unidad correspondienteD8

S1

Fin

Inspector UGESISO

11. Coordinar logística para la capacitación (capacitador,

equipos, lugar)

1

S1

363

Documentos: D8. Memorando de invitación a la

Capacitación

D1. Plan Anual de charlas y eventos D9. Registro de Asistencia, fotografías

D2. Plan de capacitación GADI D10. Informe de Cumplimiento de

Capacitación

D3. Memorando solicitando capacitación D11. Certificado de Asistencia

D4. Petición de Capacitación (requisitos) Sistemas:

D5. Constancia del Tema y asistencia a la

reunión (detallar aspectos de la reunión para

capacitación en la descripción)

S1:Sistema de Gestión Documental

QUIPUX

D6. Memorando: Considerar el Plan anual de

charlas eventos y capacitaciones en el plan de

capacitación del GADI

D7. Material impreso de la Capacitación



1

ELABORAR PLAN

ANUAL DE

CHARLAS Y

EVENTOS DE

CAPACITACIÓN

Elaborar Plan Anual de Charlas y

Eventos de Capacitación

Responsable

UGESISO

2

CONSIDERAR EL

PLAN ANUAL DE

CHARLAS EVENTOS

Y CAPACITACIONES

EN EL PLAN DE

CAPACITACIÓN

DEL GADI

Para Considerar el Plan anual de

charlas eventos y capacitaciones en el

plan de capacitación del GADI, se

envía mediante memorando a la

Unidad de Talento Humano

Analista de Talento

Humano

3

¿QUIÉN REQUIERE

LA CAPACITACIÓN

ES UNA ENTIDAD

EXTERNA O

UNIDAD DEL GADI?

Si es una Entidad Externa. Ver

actividad 4.

Si es una Unidad del GADI. Ver

actividad 6.

Unidades GADI

4 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Se hace el llamado al Procedimiento

P-MS-GTC-AP-11 Atención de

peticiones, pues la entidad externa

solicita la capacitación a través de un

memorando, ingresado por la

ventanilla de atención al cliente.

5 AUTORIZA LA

CAPACITACIÓN

La petición llega a la Dirección

Administrativa en la cual el Director

Administrativo autoriza la

participación en la capacitación.

Director

Administrativo

6 INFORMAR SOBRE

CAPACITACIÓN

Se informar sobre capacitación a los

funcionarios de las Unidades GADI

Directores -

Responsables -

Coordinadores

Unidades GADI

364

7

REALIZAR

REUNIÓN

PRELIMINAR CON

LA UNIDAD DEL

GADI QUE

REQUIERE

CAPACITACIÓN

Con la finalidad de coordinar aspectos

preliminares a la capacitación se

realiza una reunión preliminar con la

Unidad del GADI que requiere

capacitación

Responsable

UGESISO

8

PREPARAR

MATERIAL

AUDIOVISUAL O

IMPRESO

DEPENDIENDO DEL

GRUPO OBJETO DE

LA CAPACITACIÓN

Prepara material audiovisual o

impreso que va a ser expuesto en la

capacitación, dependiendo del grupo

objeto de la capacitación

Responsable-

Inspectores

UGESISO

9

ELABORAR

MEMORANDO DE

INVITACIÓN A LA

CAPACITACIÓN

Se elabora un memorando de

invitación a la capacitación.

Responsable

UGESISO

10

INFORMAR SOBRE

CAPACITACIÓN AL

PERSONAL DE LA

UNIDAD

CORRESPONDIENTE

Informar sobre capacitación al

personal de la unidad correspondiente

dependiendo del tiempo disponible

Directores,

Responsables,

Coordinadores

GADI

11

COORDINAR

LOGÍSTICA PARA

LA CAPACITACIÓN

(CAPACITADOR,

EQUIPOS, LUGAR)

Coordinar logística para la

capacitación (capacitador, equipos,

lugar), para lo cual el inspector

verifica las condiciones del local,

equipos, material para la charla.

Inspector

UGESISO

12

EL CAPACITADOR

ES INTEGRANTE

UGESISO, ENTIDAD

PÚBLICA O

ENTIDAD PRIVADA

Si es integrante UGESISO-Entidad

Pública. Ver actividad 13

Si es Entidad Privada. Ver actividad

14

13

PREPARAR

INFORMACIÓN A

IMPARTIR

Preparar Información a impartir en la

capacitación y en caso de ser una

Entidad Pública se coordina la

participación de la entidad.

Responsable -

Médicos-

Trabajadora Social

UGESISO

14 CONTRATACIÓN

PÚBLICA

Se llama al Procedimiento P-MA-BSI-

ACP-01 Contratación Pública para

que se realice la contratación del

capacitado.

15 EJECUTAR

CAPACITACIÓN

Ejecuta Capacitación, de acuerdo a lo

programado

Unidad UGESISO

Entidad Publica

Entidad Privada

16

EMITE INFORME DE

CUMPLIMIENTO

COMO MEDIO DE

COMPROBACIÓN

Emite informe de cumplimiento como

medio de comprobación de asistencia

a la capacitación

Responsable -

Médicos-

Trabajadora Social

UGESISO

Entidad Privada

365

17

ELABORAR Y

ENTREGA

CERTIFICADOS DE

ASISTENCIA A LA

CAPACITACIÓN

Elaborar y entrega certificados de

asistencia a la capacitación

dependiendo de las horas de

capacitación y en caso de ser

necesario.

Responsable

UGESISO

18

CONOCER

INFORME DE

CUMPLIMIENTO

COMO MEDIO DE

COMPROBACIÓN

Luego de participar en la capacitación

se hace conocer el informe de la

capacitación como medio de

comprobación.

Analista de Talento

Humano

19

CONOCER

INFORME DE

CUMPLIMIENTO

COMO MEDIO DE

COMPROBACIÓN

Luego de participar en la capacitación

se hace conocer el informe de la

capacitación como medio de

comprobación.

Director

Administrativo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Plan de capacitaciones del GADI

2 Reglamento interno de seguridad y salud del GADI

DOCUMENTOS EXTERNOS



2 Ley de contratación publica

3 Resolución 390 del IESS


COOTAD

5 Código del trabajo

6 Ley de servicio público

7 Ley de seguridad social

8 ACUERDO 2393 reglamento de seguridad salud y ambiente de trabajo

9 Resolución CD 333. Sistema de Auditoría de Riesgos del Trabajo SART

10 Instrumento Andino aprobado por la CAN (Comunidad Andina de Naciones)




1 Creación de la necesidad

2 Lista de inscripción

3 Fotos

4 Invitaciones

5 Lista de asistentes

6 Informes

7 Certificados de capacitación

366

9. ANEXOS



Elaboró: Fernanda Villa, Karina Monroy Revisó: Ing. Juan Carlos Echeverría

Fecha: 14/12/2012 Fecha: 14/12/2012

Firma

Firma

367




INTERNA TALENTO HUMANO

CÓDIGO: P-MS- SPM-CIE-O5

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN INTERNA TALENTO HUMANO

1. OBJETIVO

Capacitar al talento Humano del GAD Municipal del Cantón Ibarra, a fin de proveer las

herramientas necesarias para que se ponga en práctica en su área de trabajo para lograr

eficiencia en los servicios que presta la institución a la comunidad, pues el objetivo

fundamental del Centro de Capacitación Municipal CECAMI no solamente es capacitar

sino preparar para el futuro.

2. ALCANCE

Las capacitaciones están dirigidas a todos los funcionarios de la municipalidad.

Este procedimiento inicia en la elaboración de encuestas para las direcciones y termina

en la entrega de certificaciones a los funcionarios.



Rol Responsabilidad

Alcalde Aprueba los planes o proyectos que la Unidad de Talento

Humano proponga como parte de su gestión.

Responsable Unidad de

Talento Humano

Impulsa los proyectos de capacitación para la comunidad.

Realiza la supervisión y el control de todas las

actividades de capacitación

Analista de Talento

Humano

Coordina las actividades referentes a las capacitaciones

para la comunidad.

Director de Finanzas El director financiero coordina el control de recursos

financieros de la institución. Certifica disponibilidad de

fondos de procesos precontractuales y contractuales.


ABREVIATURAS




4 PAC Plan Anual de contratación

4 CECAMI Centro de Capacitación Municipal

368

DEFINICIONES











2 CAPACITACIÓN Proporcionar los conocimientos teóricos- prácticos a

los trabajadores para mejorar el desempeño al realizar

las funciones de sus propios puestos.

3 LOGÍSTICA Conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un


lugar y la preparación del lugar donde se realizara el

evento.

369


Diagrama de flujo: Capacitación interna de Talento Humano

UN

IDA

D D

E T

ALE

NT

O H

UM

AN

OA

LC

ALD

ÍAC

LIE

NT

E

INT

ER

NO

Fase

Inicio


1. Elaborar encuestas para funcionarios.


2. Elaborar plan de capacitación.

D1

D2

Alcalde

3. Aprobar el plan de capacitación.

4. ¿La capacitación está

incluida en el plan?



8. Receptar invitaciones de capacitación

SI

NO


6. Conformar grupos para capacitaciones.


7. Coordinar logística


9. Verificar el personal disponible para capacitaciones


10. Llenar inscripciones

S4.1


11. Pedir pago a Dirección Financiera

D3S1


12. Informar a los funcionarios sobre

horarios de capacitación

Funcionarios

13. Asistir a capacitación

Funcionarios

14. Entregar certificado de capacitación a Talento Humano

D5


15. Archivar certificados

Fin

D4

D5

S1

370


D1. Encuestas de capacitación para

funcionarios.

S1. Sistema de Gestión Documental

QUIPUX

D2. Plan de capacitación S4.1: Excel

D3. Memorándum solicitando pago para

capacitación

D4. Memo informando de capacitaciones a

funcionarios.

D5. Certificado de Capacitación



1

ELABORAR

ENCUESTAS PARA

FUNCIONARIOS.

Se elaboran las encuestas para

directores y jefes de áreas, para saber la

necesidad en temas de capacitación.

Responsable de

Talento Humano.

2

ELABORAR EL

PLAN DE

CAPACITACIÓN

Con los resultados de las encuestas, se

elabora el plan de capacitación, con las

estadísticas se analiza temas como el

cronograma, costo, temas prioritarios de

capacitación

Responsable de

Talento Humano.

3 APROBAR EL

PLAN

El plan es revisado por el alcalde y

aprobado para su aplicación. Alcalde

4

¿LA

CAPACITACIÓN

INICIA

APLICANDO EL

PLAN?

Si la capacitación inicia aplicando el

plan

Ir a la actividad 5

Si la capacitación inicia por una

invitación externa.

Ir a la actividad 8

5. EJECUCIÓN DEL

PRESUPUESTO

Se hace el llamado al proceso

Ejecución del presupuesto en el que se

pide la partida presupuestaria para las

capacitación

6

CONFORMAR

GRUPOS PARA

CAPACITACIÓN

Se coordina con las direcciones y

unidades para no interrumpir labores

con los horarios de capacitación

Analista de Talento

Humano

7 COORDINAR

LOGISTICA

El CECAMI coordina los eventos, la

logística y el material didáctico para

dictar las capacitaciones


Analista de Talento

Humano

8

RECEPTAR

INVITACIONES A

CAPACITACIONES

Llegan a la municipalidad invitaciones

de capacitaciones para funcionarios de

diversos temas.

Analista de Talento

Humano

9

VERIFICAR EL

PERSONAL

DISPONIBLE PARA

CAPACITACIONES

Se verifica quien no ha asistido

anteriormente a capacitaciones y de esta

forma a quien le corresponde asistir de

acuerdo al tema y a las funciones.

Analista de Talento

Humano

10 LLENAR

INSCRIPCIONES

Los funcionarios se inscriben para las

capacitaciones. Funcionario

371

11

PEDIR PAGO A

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

A través de memo vía Quipux se solicita

el pago de las capacitaciones a la

Dirección Financiera.

Analista de Talento

Humano

12

INFORMAR A LOS

FUNCIONARIOS

SOBRE

CAPACITACIONES.

Se informa a los funcionarios sobre los

horarios de capacitación y el lugar

pertinente vía memo a través de Quipux

Analista de Talento

Humano

13 ASISTIR A

CAPACITACIÓN

Los funcionarios acuden a las

capacitaciones pertinentes. Funcionario

14

ENTREGAR

CERTIFICADO DE

CAPACITACIÓN

El funcionario recibe el certificado de

haber asistido a las capacitaciones. El

certificado contiene el número de horas

asistidas y el tema en el que se capacito.

Funcionario

15 ARCHIVAR

CERTIFICADOS.

Los certificados son archivados y

adjuntados a la hoja de vida del

funcionario.

Analista de Talento

Humano

16 Fin


DOCUMENTOS INTERNOS





3 Plan Anual de contratación PAC

4. Ley de Servicio Civil

5. Reglamento Interno del GAD-I

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




D1. Encuestas anuales para determinar necesidad de capacitación.

D5. Certificación de participación en capacitaciones.

372

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía B Revisó: Dra. Graciela Villacís

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

373




EXTERNA TALENTO HUMANO


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CAPACITACIÓN EXTERNA TALENTO HUMANO

1. OBJETIVO

Brindar servicios de formación y capacitación a nuestros usuarios externos de manera

competitiva, precautelando su economía y mejorando los niveles técnicos y académicos.

2. ALCANCE

Dirigido a la comunidad del Cantón Ibarra

Empieza con el establecimiento de convenios con empresas capacitadoras y termina en

los informes enviados a la Dirección Administrativa sobre las capacitaciones brindadas.



Rol Responsabilidad

Alcalde Aprueba los planes o proyectos que la Unidad de

Talento Humano propone como parte de su gestión

Responsable Unidad de

Talento Humano

Impulsa los proyectos de capacitación para la

comunidad. Realiza la supervisión y el control de todas

las actividades de capacitación.

Analista de Talento

Humano

Coordina las actividades referentes a las capacitaciones

para la comunidad.

Periodista Gestiona con los medios de comunicación las

convocatorias para las capacitaciones.

Asistente de capacitación Apoya logística y administrativamente en programas,

cursos y eventos de

Capacitación.


ABREVIATURAS




4 PAC Plan Anual de contratación

4 CECAMI Centro de Capacitación Municipal

374

DEFINICIONES











2 CAPACITACIÓN Proporcionar los conocimientos teóricos- prácticos a la

ciudadanía para su desarrollo personal, formación y

desempeño en determinadas actividades.

3 LOGÍSTICA Conjunto de medios necesarios para llevar a cabo un


lugar y la preparación del espacio físico donde se

realizara el evento.

4 CONVENIO Un convenio es un acuerdo de voluntades, una

convención o un contrato.

http://es.wikipedia.org/wiki/Contrato

375


Diagrama de flujo: Capacitación externa de talento humano.

EN

TID

AD

E

XT

ER

NA

UN

IDA

D D

E T

ALE

NT

O H

UM

AN

OA

LC

ALD

ÍAC

OM

UN

ICA

CIÓ

N

SO

CIA

L

Fase

1. P-MA-GJ-AL-01 Asesoramiento Legal

Responsable de la Unidad de Talento Humano

2. Elaboración del plan de capacitación.

Alcalde

3. Aprobar del plan de capacitación

D1

4. Se aprueba el plan?

Fin

No


5. Preparar convocatorias para cursos solicitados.

SI

Inicio

Periodista

6. Difundir convocatorias en medios de

comunicación locales


9. Notificar a los ciudadanos para

inscripción

1

Empresa de capacitación

8. Ubicar a los ciudadanos en horarios y niveles del

año lectivo

Empresa de capacitación

7. Aplicar pruebas de ubicación en niveles de

ingles.

376

Diagrama de flujo: Capacitación externa de talento humano.C

LIE

NT

EU

NID

AD

DE

TA

LE

NT

O

HU

MA

NO

DIR

EC

CIÓ

N

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

Fase

1

Cliente

10. Preparar documentación para

inscripciones. D2


11. Registrar inscripciones

Asistente de capacitación

12. Preparar logística para capacitaciones.

Cliente

13. Asistir a capacitaciones.


14. Entregar certificado de aprobación


15 Preparar informes de capacitación.

Director

16. Archivar los informes.

Fin

S4.1D4D3


D1: Convenio con entidad externa para

cursos de ingles

S4.1: Excel

D2: Copia de la cedula. Es necesario que

el aspirante sea mayor de 16 años

D3:Certificado de asistencia a los cursos

de ingles

D4: Informe de capacitaciones

377



1 ASESORAMIENTO

LEGAL

Se realiza el llamado al procedimiento:

Asesoramiento Legal en el cual se

gestiona el convenio con Worldteach

(cursos de inglés) o la empresa

capacitadora pertinente .Se realiza la

planificación anual de las

capacitaciones.

2

ELABORAR EL

PLAN DE

CAPACITACIÓN

Se elabora el plan de capacitación de

acuerdo a la necesidad.

Responsable Unidad

de Talento Humano

3 APROBAR DEL

PLAN

El alcalde aprueba el plan de

capacitación presentado para el año. Alcalde.

4 ¿SE APRUEBA EL

PLAN?

Si el plan no se aprueba

Ir a la actividad Nro. 17 (FIN)

Si el plan se aprueba


5

PREPARAR

CONVOCATORIAS

PARA CURSOS

SOLICITADOS

Se elabora la convocatoria con los

horarios para publicaciones y difusión

en medios de comunicación locales.

Analista de Talento

Humano

6

DIFUNDIR EN

MEDIOS DE

COMUNICACIÓN

LOCALES LAS

CONVOCATORIAS

Se envía al departamento de

comunicación la convocatoria para que

difundan la información en cuanto a

horarios de pruebas de recepción.

Periodista

7

APLICAR

PRUEBAS DE

UBICACIÒN EN

NIVELES DE

INGLES.

Se realiza las pruebas a los ciudadanos

que hayan acudido a la convocatoria.

Con los resultados de las pruebas se

ubica en los diferentes niveles de

inglés.

Empresa prestadora

de capacitación

8

UBICAR A LOS

ASPIRANTES EN

HORARIOS Y

NIVELES DEL

AÑO LECTIVO

En base a la demanda de estudiantes se

estructura los horarios y los niveles de

inglés en el año lectivo

Empresa prestadora

de capacitación

9

NOTIFICAR A LOS

CIUDADANOS

PARA

INSCRIPCIÓN

Notificar a los ciudadanos a través de

llamadas telefónicas para que se

acerquen a las inscripciones a los

cursos.

Analista de Talento

Humano

10

PREPARAR

DOCUMENTACIÒ

N PARA

INSCRIPCIONES

El ciudadano se acerca con su copia de

cedula para las inscripciones.

El único requisito es que sea mayor de

16 años para los cursos regulares.

Cliente Externo

11

REGISTRAR LAS

INSCRIPCIONES

Se registran las inscripciones de los

ciudadanos. Receptando los

documentos necesarios

Analista de Talento

Humano

378

12

PREPARAR

LOGÍSTICA PARA

LOS CURSOS

Se prepara la logística de las aulas en el

CECAMI para la impartición de las

clases.

Asistente de

capacitación

13

ASISTIR A

CAPACITACIONE

S

Los ciudadanos se acercan a recibir sus

clases de inglés en el CECAMI Cliente

14

ENTREGAR

CERTIFICADO DE

APROBACIÓN

Se realiza el certificado indicando que

los ciudadanos han asistido y aprobado

su curso de inglés.

Analista de Talento

Humano

15

PREPARAR

INFORMES DE

CAPACITACIÓN

Se prepara los informes de manera

semestral y anual acerca de las

capacitaciones que se han cumplido.

Para ser enviado a la Dirección

Administrativa.

Responsable Unidad

de Talento Humano

16 ARCHIVAR LOS

INFORMES

La Dirección Administrativa archiva

los informes para su conocimiento.

Asistente

Administrativo

17 Fin


DOCUMENTOS INTERNOS





3 Plan Anual de contratación PAC

4. Ley de Servicio Civil

5. Reglamento Interno del GAD-I

6. Convenio con instituciones capacitadoras.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código Orgánico de Organización Territorial, autonomía y descentralización

COOTAD




Certificación de participación en capacitaciones.

379

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró Andrea Mejía B Revisó: Dr. Graciela Villacís

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

380



PROCEDIMIENTO DE VENTA DE

TICKETS Y EMISIÓN DE

NOTIFICACIONES

CÓDIGO: P-MS-SPM-GET-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:

PÁGINA: Página 1 de n

PROCEDIMIENTO DE VENTA DE TICKETS Y EMISIÓN DE

NOTIFICACIONES

1. OBJETIVO

Proveer y controlar el uso de tarjetas pre-pago a los usuarios del SISMERT con la

finalidad evitar el abuso del uso de la vía pública, para de esta manera garantizar

espacios de estacionamiento a la mayor cantidad de personas y reducir el

congestionamiento vehicular en la zona central y comercial de la ciudad.

2. ALCANCE

De acuerdo a la demanda del año anterior, se prevé la compra de las especies

valoradas, las mismas que las elabora el Instituto Geográfico Militar, estas especies

son registradas por la Tesorería Municipal, el responsable del SISMERT solicita a

Tesorería una cantidad suficiente para proveer a los Supervisores del SISMERT,

quienes a su vez se encargan de repartir a los Inspectores a su cargo, al final del día

los inspectores reportan los valores recaudados por venta de tickets a sus

Supervisores, los Supervisores entregan los valores al Asistente Operativo del

SISMERT quien elabora el cuadre diario para la supervisión del Responsable del

SISMERT, el Asistente Operativo del SISMERT entrega los valores a Tesorería, se

descarga la cantidad de tarjetas correspondientes al valor entregado y finalmente

tesorería ingresa los valores a las arcas municipales.



Rol Responsabilidad

Supervisor de operaciones

del SISMERT

Prever la cantidad de tickets que se venderán el año

siguiente, Solicitar tickets a tesorería, organizar y

supervisar la distribución de tickets.

Supervisor del SISMERT

Supervisar y controlar la venta de tickets a los

inspectores del SISMERT, reportar la venta diaria al

Asistente Operativo del SISMERT.

Inspectores del SISMERT

Vender tickets de estacionamiento, controlar el uso de

tarjetas y elaborar las multas a los vehículos infractores

conforme lo estipula la ordenanza, reportar la venta

diaria a los Supervisores.

Asistente Operativo del

SISMERT

Recaudar los valores diarios de los Supervisores,

elaborar el cuadre diario y entregar el dinero a Tesorería

Tesorería Proveer de tarjetas al SISMERT y recolectar los dineros

obtenidos por la venta de tickets

381

4. TERMINOS Y DEFINICIONES

ABREVIATURAS



2 SISMERT Sistema Municipal de Estacionamiento Tarifado

DEFINICIONES


1 SISTEMA

INFORMÁTICO

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o

negocio. Como elementos importantes está el equipo

humano el cual está formado por las personas que

utilizan el sistema y el hardware, necesario para que el

sistema de información pueda operar. El sistema

realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de

información.

2 SUPERVISOR Es el coordinador y el encargado de controlar el trabajo

de los inspectores de ruta.

3 INSPECTOR Es el que realiza las inspecciones y controles de los

estacionamientos tarifados.

382


Diagrama de flujo: Venta de tickets y emisión de notificaciones.

TE

SO

RE

RIA

SIS

ME

RT

Fase

INICIO

Inspector SISMERT

2. Realizar recorrido por la ruta asignada

Inspector SISMERT

3. Controlar Estacionamientos

tarifados y vender tickets

4. ¿Existe infracción?

SI

Inspector SISMERT

5. Emitir notificación de

multa D. 1

Inspector SISMERT

7. Realizar cuadre de dinero y notificaciones

emitidas

Responsable SISMERT

10. Revisar Informe

Asistente de Operaciones

11. Entregar dinero recaudado

FIN

Supervisor SISMERT

8. Ingresar Notificaciones de multa

al SistemaS. 2.7

6. ¿Turno vigente?

SI

NO

Asistente de Tesoreria

12. Registrar valores recaudados

S. 2.1

Asistente de Tesorería

13. Emitir acta de recaudación

D. 5

Asistente de Operaciones

9. Realizar informe total de ingresos

D. 3, 4

P-MS-SPM-GET-02 1. Planificación de

zonas

D. 2

A

A


D1= Notificación de multa por contravención. S2.1= Sistema de Tesorería

D2= Cuadre de dinero de inspectores y

supervisores.

S2.7= Sistema SISMERT

D3= Acta de cuadre de tesorería.

D4= Acta de Entrega/Recepción Supervisor.

D5= Acta de recaudación.

383



1 PROCEDIMIENTO

DE PLANIFICIÓN

DE ZONAS

Se realiza el procedimiento de Planificar

zonas de estacionamiento tarifado. Ver

procedimiento.

P-MS-SPM-GET-02 Planificación de

zonas

Responsable

SISMERT

2 REALIZAR

RECORRIDO POR

LA RUTA

ASIGNADA

Realiza el recorrido por las rutas

indicadas verificando si existe

infracciones

Inspector del

SISMERT

3 CONTROLAR

ESTACIONAMIENT

OS TARIFADOS Y

VENDER TICKETS

Realiza el control de los

estacionamientos verificando si existen

infracciones, además vende tickets

cuando el ciudadano lo solicita.

Inspector del

SISMERT

4 ¿EXISTE

INFRACCIÓN?

Si existe infracción:

Ir actividad 5

Si no existe infracción:

Ir actividad 3

Inspector del

SISMERT

5 EMITIR

NOTIFICACIÓN DE

MULTA

Se emite la notificación de multa por la

infracción identificada.

Inspector del

SISMERT

6 ¿TURNO VIGENTE? Si turno de trabajo está vigente:

Ir actividad 3

Si turno de trabajo no está vigente:

Ir actividad 7

Inspector del

SISMERT

7 REALIZAR CUADRE

DE DINERO Y

NOTIFICACIONES

EMITIDAS

Se realiza la entrega del dinero recaudado

y se realiza el cuadre diario respectivo, y

se entrega las notificaciones emitidas

Inspector del

SISMERT

8 INGRESAR

NOTIFICACIONES

DE MULTA AL

SISTEMA

Las notificaciones emitidas son

ingresadas al sistema de SISMERT

Supervisor del

SISMERT

9 REALIZAR

INFORME TOTAL

DE INGRESOS

Realiza el informe global del dinero

recaudado por cada inspector y envía al

responsable del SISMERT para su

aprobación.

Asistente de

operaciones

10 REVISAR INFORME. Revisa y aprueba el informe. Responsable de

SISMERT

11 ENTREGAR DINERO

RECAUDADO.

Realiza la entrega del dinero recaudado a

Tesorería y firma el acta de

entrega/recepción

Responsable de

SISMERT

12 REGISTRAR

VALORES

RECAUDADOS.

Se registra los valores recaudados por

SISMERT en el sistema de recaudación

y tesorería.


13 EMITIR ACTA DE

RECAUDACIÓN.

Se emite el acta de recaudación de

entrega/recepción del dinero recaudado.


14 FIN

384


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de creación, organización y establecimiento del Sistema Municipal de

Estacionamiento Regulado para el Cantón Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD



Código Título del Documento D1= Notificación de multa por contravención D2= Cuadre de dinero de inspectores y supervisores D3= Acta de cuadre de tesorería D4= Acta de Entrega/Recepción Supervisor D5= Acta de recaudación

9. ANEXOS



Elaboró: Cristian Romero Revisó: Ing. Eduardo Navarrete

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

385



PROCEDIMIENTO DE

PLANIFICAR LAS ZONAS DE

ESTACIONAMIENTO REGULADO

CÓDIGO: P-MS-SPM-GET-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE PLANIFICAR LAS ZONAS DE ESTACIONAMIENTO

REGULADO

1. OBJETIVO

Determinar las rutas que controlaran los Inspectores y supervisores del SISMERT en

la zona regulada (zona azul) con la finalidad de optimizar el servicio y los tiempos de

respuesta a los usuarios del SISMERT y optimizar los recursos humanos, materiales

y económicos.

2. ALCANCE

Para planificar las rutas se determina la demanda de estacionamientos en la zona

regulada, el horario de trabajo, el número de inspectores disponibles, para luego

proceder con la delimitación de las rutas de trabajo para los inspectores en dos turnos,

el primer turno con todo el grupo de trabajo, y el segundo en horario de almuerzo y

horas de menor demanda con la mitad del grupo de trabajo, se elaboran cuadros de

trabajo asignados a los seis supervisores, quienes son los encargados de la

recaudación diaria de valores y finaliza con la elaboración semanal de horarios de

trabajo para inspectores y supervisores, asignando rutas diarias a cada inspector.



Rol Responsabilidad


del SISMERT

Prever la cantidad de tickets que se venderán el año

siguiente, Solicitar tickets a tesorería, organizar y

supervisar la distribución de tickets.

Supervisor del SISMERT

Supervisar y controlar la venta de tickets a los

inspectores del SISMERT, reportar la venta diaria al

Asistente Operativo del SISMERT.

Inspectores del SISMERT

Vender tickets de estacionamiento, controlar el uso de

tarjetas y elaborar las multas a los vehículos

infractores conforme lo estipula la ordenanza, reportar

la venta diaria a los Supervisores.

Tesorería Proveer de tarjetas al SISMERT y recolectar los

dineros obtenidos por la venta de tickets


ABREVIATURAS




386

DEFINICIONES


1 SISTEMA

INFORMÁTICO

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

con el fin de apoyar las actividades de una empresa o




sistema de información pueda operar. El sistema

realiza cuatro actividades básicas: entrada,

almacenamiento, procesamiento y salida de

información.

2 SUPERVISOR Es el coordinador y el encargado de controlar el trabajo

de los inspectores de ruta.

3 INSPECTOR Es el que realiza las inspecciones y controles de los

estacionamientos tarifados.


Diagrama de flujo: Planificación de zonas de estacionamiento tarifado

TE

SO

RE

RIA

SIS

ME

RT

Fase

INICIO

Responsable SISMERT

2. Diseñar rutas de recorrido

Responsable SISMERT

3. Elaborar horarios de trabajo

Responsable SISMERT

4. Asignar a los supervisores los

grupos de inspectores

Inspector SISMERT

7. Verificar ruta de parqueo

Inspector SISMERT

8. Ejecutar inspección

FIN

Supervisor SISMERT

6. Distribuir tickets y notificaciones a

InspectorD. 5

Responsable SISMERT

5. Entregar tickets y notificaciones a

SupervisorD. 4D. 2 D. 3

Asistente de Tesoreria

1. Entregar tickets y notificaciones

D. 1

S. 1

387


D1=Acta Entrega/Recepción S.2.1= Sistema de Recaudación y Tesorería

D2= Plano de rutas

D3= Horario de trabajo

D4= Acta de Entrega/Recepción

Responsable-Supervisor

D5= Acta de Entrega/Recepción

Supervisor-Inspector



1 ENTREGAR

TICKETS Y

NOTIFICACIONES

Tesorería entrega tickets y

notificaciones al responsable de

SISMERT y registra en el sistema de

Recaudación y Tesorería

Asistente de

Tesorería

2 DISEÑAR RUTAS

DE RECORRIDO

Trazar las rutas en dos planos, las

mismas que deberá recorrer cada

inspector dependiendo del horario.

Responsable del

SISMERT -

Supervisores

3 ELABORAR

HORARIOS DE

TRABAJO

Asignar a cada supervisor una cantidad

proporcionalmente igual de inspectores,

para su control, dependiendo del

número de supervisores e inspectores.

Responsable del

SISMERT -

Supervisores

4 ASIGNAR A LOS

SUPERVISORES

LOS GRUPOS DE

INSPECTORES

Asignar un grupo de inspectores a cada

supervisor para realizar los recorridos.

Responsable del

SISMERT -

Supervisores

5 ENTREGAR

TICKETS Y

NOTIFICACIONES

A SUPERVISOR

Se realiza la distribución de tickets y

notificaciones a los supervisores y se

hace firmar en el acta de

entrega/recepción.

Responsable del

SISMERT -

Supervisores

6 DISTRIBUIR

TICKETS Y

NOTIFICACIONES

A INSPECTOR

Se realiza la distribución de tickets y

notificaciones a los inspectores y se

hace firmar en el acta de

entrega/recepción.

Supervisores del

SISMERT

7 VERIFICAR RUTA

DE PARQUEO

El inspector realiza la verificación de la

ruta de parqueo asignada para realizar la

inspección.

Inspectores del

SISMERT

8 EJECUTAR

INSPECCIÓN

Aplicar lo que establece la ordenanza de

creación del SISMERT, todo vehículo

que se estacione en la zona azul más de

5 minutos, debe usar el documento

habilitante (ticket), emitir la

notificación de multa en case de haber

cometido alguna infracción a la

ordenanza.

Inspectores del

SISMERT

9 FIN

388


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de creación, organización y establecimiento del Sistema Municipal de

Estacionamiento Regulado para el Cantón Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




D1= Documento de Propuesta del tema a tratar. D2= Convocatoria D3= Registro de Asistencia D4 = Acta de acuerdos y compromisos D5= Acta de Reunión D6= Informe de Reunión D7= Memorando de informe de la asamblea

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

389



PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE

VÍAS Y ESPACIOS VERDES

CÓDIGO: P-MS-SPM-MBP-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN: NO LLENAR


PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE PARQUÍMETROS

1. OBJETIVO

Mejorar el servicio y el abastecimiento de tarjetas a los usuarios del SISMERT,

mediante la incorporación de parquímetros en las zonas de mayor afluencia vehicular,

mejorando de esta manera los tiempos de respuesta al requerimiento de los usuarios,

de esta manera se facilita el control y el cumplimiento de lo que establece la ordenanza

de creación del SISMERT.

2. ALCANCE

Los parquímetros funcionan como un dispensador de tickets, la recaudación diaria la

realizaran un funcionario de Tesorería y un funcionario del SISMERT, recorrerán los

sectores en los cuales se instalaron los parquímetros, se abre el parquímetro, cambiar

el papel para la impresión de tickets si hay necesidad de cambiar los rollos, se revisa

que no estén activadas las alarmas, si este es el caso se realizan los test respectivos y

se eliminan las alarmas, para proceder con la recaudación se cambian los cofres que

se están usando por los cofres de recambio (1/6), el parquímetro imprime el reporte

del cuadre, se abren los cofres en la oficina de tesorería, se cuentan las monedas

recaudadas, y se elabora el respectivo cuadre.



Rol Responsabilidad


del SISMERT

Realizar el mantenimiento en caso que se haya activado

alguna alarma, realizar el ingreso de los valores

Supervisor del SISMERT Recaudar los valores en compañía del personal de tesorería

asignado

Personal de Tesorería Recaudar y comprobar los valores que se receptaron de los

parquímetros.

Tesorería Depositar los dineros obtenidos por ingreso de los

parquímetros.


ABREVIATURAS




390

DEFINICIONES


1 PDA Es una computadora de mano originalmente diseñada

como agenda electrónica (calendario, lista de

contactos, bloc de notas y recordatorios) con un

sistema de reconocimiento de escritura.


Diagrama de flujo: Mantenimiento de parquímetros

TE

SO

RE

RIA

SIS

ME

RT

Fase

INICIO

Responsable SISMERT y Asistente Tesoreria

1. Ir a la ubicación del parquímetro

Responsable SISMERT

2. Realizar apertura del parquímetro

Responsable SISMERT

3. Verificar estado de alarma del parquímetro

4. ¿Alarma de pánico está

activa?

Responsable SISMERT

5. Anular alarma

SI

Responsable SISMERT

6. Verificar rollo de papel

NO

7. ¿Rollo de papel esta agotado?

Responsable SISMERT

8. Cambiar rollo de papel

SI

Asistente de Tesoreia

9. Recaudar valores del parquímetro

NO

Asistente de tesoreria

10. Reemplazar cofre de dinero

Responsable SISMERT

12. Cerrar Parquímetro

FIN

Responsable SISMERT

11. Recolectar información con dispositivo movil

S.4.1

Responsable SISMERT

13. Descargar información al servidor

P-MS-GTC-RTM-0114. Recaudación de tributos materiales

SISTEMAS:

S4.1= Sistema de captura de datos del parquímetro

391



1 IR A LA UBICACIÓN

DEL PARQUÍMETRO

Para proceder con la recaudación de los

valores, un responsable del SISMERT y

un representante de Tesorería se

movilizaran hasta el lugar en el cual se

encuentra el parquímetro

Responsable de

SISMERT, Asistente

de Tesorería.

2 REALIZAR

APERTURA DEL

PARQUÍMETRO

El responsable del SISMERT, abre las

puertas del parquímetro

Responsable de

SISMERT

3 VERIFICAR ESTADO

DE ALARMA DEL

PARQUÍMETRO

Detectar que por algún motivo el equipo

activó una alarma de pánico.

Responsable de

SISMERT

4 ¿ALARMA DE

PÁNICO ESTÁ

ACTIVA?

Si alarma está activa:

Ir actividad 5

Si alarma no está activa:

Ir actividad 6

Responsable de

SISMERT

5 ANULAR ALARMA

Se procede a desactivar la alarma y

verificar las causas de su activación.

Responsable de

SISMERT

6 VERIFICAR ROLLO

DE PAPEL Verificar el estado del rollo del papel.

Responsable de

SISMERT

7 ¿ROLLO DE PAPEL

ESTÁ AGOTADO?

Si rollo de papel está agotado:

Ir actividad 8

Si rollo de papel no está agotado:

Ir actividad 9

Responsable de

SISMERT

8 CAMBIAR ROLLO DE

PAPEL Se procede a realizar el reemplazo del

rollo de papel

Responsable de

SISMERT

9 RECAUDAR

VALORES DEL

PARQUÍMETRO

Se procede a cambiar el cofre usado por

uno vació con el respectivo reporte de

recaudación

Se procede a retirar el cofre de

recaudación.

Asistente de

Tesorería

10 REEMPLAZAR

COFRE DE DINERO Se realiza el reemplazo del cofre de

recaudación

Asistente de

Tesorería

11 RECOLECTAR

INFORMACIÓN CON

DISPOSITIVO MÓVIL

Como respaldo de la recaudación, se

procede a recolectar la información con el

dispositivo móvil PDA

Responsable de

SISMERT

12 CERRAR

PARQUÍMETRO El supervisor del SISMERT cierra las

puertas del parquímetro.

Responsable de

SISMERT

13 DESCARGAR

INFORMACIÓN AL

SERVIDOR

Se moviliza a las oficinas de Tesorería,

lugar en el cual se procede a abrirlo para

posteriormente contar y verificar con el

reporte impreso, se elabora el cuadre y se

ingresan los datos al sistema de

contabilidad y al sistema de los

parquímetros.

Asistente de

Tesorería,

Responsable de

SISMERT

14 PROCEDIMIENTO DE

RECAUDACIÓN DE Ver procedimiento. P-MS-GTC-RTM-01

Recaudación de tributos materiales

392

TRIBUTOS

MUNICIPALES

15 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de creación, organización y establecimiento del Sistema Municipal

de Estacionamiento Regulado para el Cantón Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD




D1= Documento de Propuesta del tema a tratar. D2= Convocatoria D3= Registro de Asistencia D4 = Acta de acuerdos y compromisos D5= Acta de Reunión D6= Informe de Reunión D7= Memorando de informe de la asamblea

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

393



PROCEDIMIENTO MANTENIMIENTO DE

VÍAS Y ESPACIOS VERDES

CÓDIGO: P-MS-SPM-MBP-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA EL MANTENIMIENTO DE VÍAS Y ESPACIOS

VERDES

1. OBJETIVO

Mantener el buen estado de las vías, parques y jardines que se encuentran bajo

dependencia municipal.

2. ALCANCE

El proceso inicia dando cumplimiento al Plan de mantenimiento de vías y espacios

verdes, inspección del lugar solicitado, aprobación o rechazo de la solicitud y en caso

de ser petición externa hasta el archivo del trámite.



Rol Responsabilidad

Director OO.PP Lidera el trabajo del grupo administrativo y

técnico de la unidad.

Aprueba documentos técnicos para la

construcción

Supervisor de Parques y

Jardines Orientar y supervisar manejo de áreas verdes y

jardines del Cantón.

Supervisa áreas verdes, parques y jardines del

cantón.

Planifica, diseña, programa y presupuesta

inversión a realizarse.




ABREVIATURAS



2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado Municipal de

Ibarra


394

DEFINICIONES



GAD-I.








de Ibarra.





efecto



6

395


Diagrama de flujo: Mantenimiento de vías y espacios verdes.

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

ED

IR.

OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

AR

CH

IVO

IN

ST

ITU

CIO

NA

L MS-GTC-AP-1319. Entrega de


Inicio

Secretaria

3. Registrar trámite

Técnico

11. Realizar inspección del lugar

Técnico


Secretaria


Institucional

Fin

S1 S1

S1

D2

D5

Director

4. Sumillar trámite

Secretaria


S1D1.1

13. ¿Es factible cumplir la petición?

No

Si

Técnico y Trabajadores

14. Ejecutar mantenimiento

Técnico

15. Elaborar informe del

mantenimiento

1. ¿El trámite es para dar

cumplimiento al POA?

Técnico

6. Verificar el plan anual de

mantenimiento

Técnico

7. Elaborar cronograma de

mantenimientos

Técnico

8. Verificar disponibilidad de

recursos

9. ¿Existen recursos

disponibles?

10. Se requiere dar

seguimientosNo

Si

Si

FinNo

16. Es solicitud ciudadana

Si

Técnico

17.Archivar copia y reasignar al director para conocimiento.

No


peticiones

Si

D1

D3

D4

No

396



Solicitud dirigida al Alcalde

Tasa por servicios técnicos Administrativos

S1: Sistema de gestión

documental Quipux


D2:Informes técnicos de inspección

D3:Informe del trabajo realizado

D4: Cronograma de trabajo

D5: Expediente respuesta al trámite



1

¿EL TRÁMITE ES

PARA DAR

CUMPLIMIENTO

AL PLAN DE

MANTENIMIENTO?

♦ Si es para cumplir el plan


♦ Si no es para cumplir en plan


Inicio del proceso

2 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Ver procedimiento para atención

de peticiones de la ciudadanía.

Asistente de

ventanilla Atención

al Cliente

3 REGISTRAR

TRÁMITE

Registrar el ingreso del trámite y

pasar el trámite al director para

sumilla.

Secretaria OO.PP

4 SUMILLAR

SOLICITUD

Sumillar la solicitud y devolver a

la secretaria. Director OO.PP

5

REASIGNAR AL

TÉCNICO

RESPONSABLE


responsable para dar cumplimiento

a la petición y continuar a la

actividad Nº 13

Secretaria OO.PP

6

VERIFICAR EL

PLAN ANUAL DE

MANTENIMIENTO

Revisar el plan de mantenimiento

y comunicar al/los responsables

para su respectiva ejecución.

Técnico OO.PP

7

ELABORAR

CRONOGRAMA DE

MANTENIMIENTO

Elaborar el cronograma de

ejecución de acuerdo a la

disponibilidad de los recursos

Técnico OO.PP

8

VERIFICAR

DISPONIBILIDAD

DE RECURSOS

Verificar que los recursos estén

disponibles de acuerdo a la

Planificación, maquinaria,

equipos, operadores, trabajadores,

etc.

Técnico OO.PP

397

9

¿EXISTEN

RECURSOS

DISPONIBLES?

♦ Si existen los recursos

disponibles continuar a la

actividad Nº 11

♦ Si los recursos no están

disponibles continuar a la

actividad Nº 10

Técnico OO.PP

10 ¿SE REQUIERE DAR

SEGUIMIENTOS?

♦ Si el mantenimiento es urgente o

necesario regresar a la actividad

Nª 8

♦ Si no se requiere dar seguimiento

comunicar al director y dar por

terminado el proceso.

Técnico OO.PP

11

REALIZAR

INSPECCIÓN DEL

LUGAR


inspección del predio. Técnico OO.PP

12

REALIZAR

INFORME DE LA

INSPECCIÓN

Elaborar el informe técnico de la

inspección del predio Técnico OO.PP

13

¿ES FACTIBLE

CUMPLIR LA

PETICIÓN?

♦ Si es factible cumplir con la

petición Continuar al paso Nº 14

♦ Si no es factible cumplir con la

petición continuar al paso Nº18

Técnico OO.PP

14 EJECUTAR

MANTENIMIENTO

Ejecutar el mantenimiento

(preventivo o correctivo según

necesidad)

Técnico OO.PP

OPERADORES

15

ELABORAR

INFORME DEL

MANTENIMIENTO

Elaborar el informe del

mantenimiento realizado Técnico OO.PP

16 ¿ES SOLICITUD

CIUDADANA?

♦ Si es solicitud ciudadana


♦ Si no es una solicitud ciudadana


Secretaria OO.PP

17

ARCHIVAR COPIA

Y REASIGNAR AL

DIRECTOR PARA

CONOCIMIENTO.

Reasignar informe al director para

conocimiento. Técnico OO.PP

18

REASIGNAR

RESPUESTA AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar trámite al archivo

institucional Secretaria OO.PP

398

19

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Archivar el trámite en el sistema

Quipux y entregar respuesta al

cliente.

Asistente

Archivo

Institucional.

Fin


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD





Trámite sumillado

Informes técnicos de inspección

Informe del trabajo realizado

Cronograma de trabajo

Expediente respuesta al trámite

399

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N



de procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Cesar Benítez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

400



PROCEDIMIENTO ESTUDIOS DE PRE-

INVERSIÓN DE PROYECTOS

CÓDIGO: MS-GDP-ADP-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ESTUDIOS DE PRE-INVERSIÓN DE PROYECTOS

1. OBJETIVO

Desarrollar un conjunto de antecedentes, estudios, evaluaciones Financieras y

socioeconómicas que permitan tomar la decisión de realizar o no una inversión.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la identificación de la necesidad ciudadana y pertinencia en el

PDOT, hasta la decisión de ejecución.



Rol Responsabilidad

Administrador de

Proyectos

Diseñar, gestionar y evaluar proyectos, Coordina la

formulación y aplicación de proyectos de desarrollo territorial

integra, equilibrado y sostenible del cantón.

Encargado de Proyectos Diseñar, gestionar y evaluar proyectos impulsando la

participación ciudadana.


ABREVIATURAS


1

GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San

Miguel de Ibarra

2 COOTAD Código orgánico de organización territorial, autonomía y

descentralización.

3 PDOT Plan de ordenamiento Territorial

DEFINICIONES


1 Cliente Persona natural o jurídica que recibe los servicios del GAD-I.

2 Sistema Quipux Sistema informático que administra la gestión de documentos

internos y externos del GAD-I.

401


Diagrama de flujo: Análisis y diseño de proyectos

GA

D-I

Fase

Inicio

Unidades GAD-I

7. Realizar estudios de pre inversión del

proyecto

Unidades GAD-I

8. Elaborar diagnostico e idea

del proyecto

Unidades GAD-I

9. Elaborar perfil del proyecto

Unidades GAD-I

11. Realizar estudio de pre factibilidad

Unidades GAD-i

12. Realizar estudio de factibilidad

Unidades GAD-I

1. Identificar necesidad ciudadana

2. ¿El proyecto está priorizado?

Unidades GAD-I

5. Incorporar proyecto al PDOT

D1,D2

D1.1

3. MS-GPC-SPC-02

Elaboración de Asambleas

4. ¿Está incluido en el PDOT?

No

D2.1

D3 D4

D5

D6 D7

10. ¿Conviene realizar el proyecto ?

Si

No

Si

6. ¿El proyecto es para

desarrollo de obras?

Si No

1

2

402

Diagrama de flujo: Análisis y diseño de proyectos

GA

D-I

Fase

Unidades DAD-I

15. Realizar evaluación financiera, socioeconómica

y ambientalD8

13. ¿Es factible realizar el proyecto?

Si

16. ¿El proyecto es para

construcción de obra?

Unidades GAD-i

17. Elaborar diseño definitivo del

proyecto

Si

Unidades GAD-i

18. Elaborar planos constructivos

Unidades GAD-i

19. Elaborar presupuesto de

obra

Unidades GAD-I

20. Preparar programación de

obra, bien o servicio

No

Unidades GAD-i

21. Seleccionar modalidad de

ejecución

Fin

Unidades GAD-I

14. Dar de baja el proyecto

No

D9 D10 D11

D12

D13

Fin1

2

403


D1: PDOT

D1.1: PDOT Modificado

D2: Informe de priorización de proyectos

D2.1: Informe de priorización de proyectos modificado

D3: Estudios de pre inversión

D4: Diagnostico del proyecto

D5: Perfil del proyecto

D6: Informe de pre factibilidad

D7: Informe de factibilidad

D8: Informe de la evaluación económica, social, financiera

y ambiental.

D9: Diseño definitivo del proyecto

D10: Planos constructivos y estudios de ingeniería

D11: Presupuesto

D12: Cronograma físico valorado

D13: Informe del tipo de ejecución y contrato



1

IDENTIFICAR

NECESIDAD

CIUDADANA

Ver Acuerdo de Normas de control

interno. Código 408 referente a la

Administración de proyectos.

Participación

Ciudadana

Dir. Planificación

2

¿EL PROYECTO

ESTÁ

PRIORIZADO?

♦ Si el proyecto esta priorizado


♦ Si el proyecto no está priorizado


Participación

ciudadana

3

MS-GPC-SPC-02

ELABORACIÓN DE

ASAMBLEAS

Ver procedimiento Elaboración de

Asambleas (priorización de

proyectos)

Participación

Ciudadana

4 ¿ESTÁ INCLUIDO

EN EL PDOT?

♦ Si el proyecto está incluido en el

PDOT continuar a la actividad Nª 6

♦ Si el proyecto no está incluido en

el PDOT continuar a la actividad Nº

5

Alcaldía

Planificación

5

INCORPORAR

PROYECTO AL

PDOT

Incorporar el proyecto al Plan de

ordenamiento territorial

Alcaldía

Planificación

Concejo de

Planificación

cantonal.

404

6

¿EL PROYECTO ES

PARA

DESARROLLO DE

OBRAS?

♦ Si el proyecto es para desarrollar

obras continuar a la actividad Nº 7

♦ Si el proyecto no es para

desarrollar obras continuar al paso

Nº 8

Planificación

Alcaldía

7

REALIZAR

ESTUDIOS DE PRE

INVERSIÓN DEL

PROYECTO


interno. Código 408-02 referente a

la Administración de proyectos, Estudios de pre inversión de los proyectos

Consultora

Planificación

Financiero

Unidades

Responsable

8

ELABORAR

DIAGNOSTICO E

IDEA DEL

PROYECTO


interno. Código 408-03 referente a la

Administración de proyectos,

Diagnóstico e idea de un proyecto

Consultora

Planificación

Financiero

Unidades

Responsable

9 ELABORAR PERFIL

DEL PROYECTO



Administración de proyectos, Perfil del proyecto

Consultora

Planificación

Financiero

Unidades

Responsable

10

¿CONVIENE

REALIZAR EL

PROYECTO?

♦ si conviene realizar el proyecto


♦ Caso contrario continuar al paso

Nº 14

Consultora

Planificación

Financiero

Unidades

Responsable

11

REALIZAR

ESTUDIO DE PRE

FACTIBILIDAD



Administración de proyectos. Estudio de pre factibilidad

Consultora

Planificación

Financiero

Unidades

Responsable

12

REALIZAR

ESTUDIO DE

FACTIBILIDAD



Administración de proyectos. Estudio de factibilidad

Consultora

Planificación

Financiero

Unidad Responsable

13

¿ES FACTIBLE

REALIZAR EL

PROYECTO?

♦ Si el proyecto es factible continúa

al paso Nº 8

♦ Si el proyecto no es factible


Consultora

Planificación

Financiero

Unidad Responsable

14 DAR DE BAJA EL

PROYECTO

Dar de baja el proyecto informando

las causas por las cuales el proyectos

fue dado de baja.

Consultora

Planificación

Financiero

Unidad Responsable

405

15

REALIZAR LA

EVALUACIÓN

FINANCIERA

SOCIOECONÓMICA

Y AMBIENTAL.




Administrador del

proyecto

Fiscalizador del

proyecto

16

¿EL PROYECTO

ES PARA

CONSTRUCCIÓN

DE OBRA?

♦ Si el proyecto es para construcción

de obra continuar a la actividad

Nº16.

♦ Si el proyecto no es para

construcción de obras continuar a la

actividad Nº 20.

Consultora

Planificación

Unidades

Responsables

17

ELABORAR

DISEÑO

DEFINITIVO DEL

PROYECTO




Consultora

Planificación

Unidades

Responsables

18

ELABORAR

PLANOS

CONSTRUCTIVOS


interno. Código 408-09 y 408-10

referente a la Administración de

proyectos, Perfil del proyecto

Consultora

Planificación

OO.PP

19

ELABORAR

PRESUPUESTO DE

OBRA




Consultora

OO.PP

Unidad Responsable

20

PREPARAR

PROGRAMACIÓN

DE OBRA, BIEN O

SERVICIO




Consultora

OO.PP

Unidad Responsable

21

SELECCIONAR

MODALIDAD DE

EJECUCIÓN




Consultora

Dir. Administrativa

Alcaldía

Planificación

FIN

406


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD


3 Formato del SENPLADES para formulación y desarrollo de proyectos




D1: PDOT

D1.1: PDOT Modificado

D2: Informe de priorización de proyectos

D2.1: Informe de priorización de proyectos modificado

D3: Estudios de pre inversión

D4: Diagnostico del proyecto

D5: Perfil del proyecto

D6: Informe de pre factibilidad

D7: Informe de factibilidad

D8: Informe de la evaluación económica, social, financiera y ambiental.

D9: Diseño definitivo del proyecto

D10: Planos constructivos y estudios de ingeniería

D11: Presupuesto

D12: Cronograma físico valorado

D13: Informe del tipo de ejecución y contrato.

Formato del SENPLADES para formulación y desarrollo de proyectos

407

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS

FECHA VERSIÓ

N



07/12/2012 1.1 Equipo

Levantamiento de

procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Guillermo Jácome

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

408



INSTRUCTIVO PROCEDIMIENTO DE

FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN

FINANCIERA DE PROYECTOS

CÓDIGO: MS-GDP-ADP-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE FORMULACIÓN Y EVALUACIÓN FINANCIERA DE

PROYECTOS

1. OBJETIVO

Operativizar la inclusión de programas y proyectos en los planes de inversión pública

2. ALCANCE

El procedimiento inicia con el análisis macro de los aspectos básicos del desarrollo

municipal, la planificación y programación municipal como herramientas para la

asignación de recursos y el proyecto como el instrumento de planificación y evaluación,

que permite orientar la toma de decisiones para materializar, en acciones concretas, los

objetivos del desarrollo del municipio.

El concepto de desarrollo municipal y el papel de la municipalidad como articuladora de

los esfuerzos de la población y de sus instituciones para ampliar y mejorar los servicios

municipales, hacer efectiva la descentralización, fortalecer la autonomía municipal,

aumentar sus ingresos y gestionar el programa de inversión municipal.

Toda entidad que solicite la priorización y/o inclusión de un proyecto o programa de

inversión en el plan anual de inversiones, y consecuentemente en el Presupuesto General

del Estado, deberá canalizar su solicitud a través del Ministerio Coordinador respectivo.

La formulación de los proyectos será en el formato SENPLADES, también es un requisito

obligatorio para los créditos con el Banco del Estado.



Rol Responsabilidad

Administrador General Promueve la formulación de proyectos en función del Plan

del Buen Vivir

Director Administrativo Coordina con la Dirección Financiera el financiamiento de

Los Proyectos.

Responsable de Control y

Gestión

Formula los proyectos en formato SENPLADES, con la

respectiva evaluación financiera.

409


ABREVIATURAS



2 SENPLADES Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo del

Ecuador

DEFINICIONES


1 Procedimiento Documento en donde se detallan los pasos a seguir para

el cumplimiento de una actividad

2 Quipux Sistema de Gestión Documental utilizado por todo el

GAD-I

410


Diagrama de flujo: Formulación y Evaluación Financiera de Proyectos

DIR

ECC

ION

ES

GA

D-I

AD

MIN

ISTR

AC

IÒN

GEN

ERA

LU

NID

AD

DE

CO

NTR

OL

Y G

ESTI

ÒN

ALC

ALD

ÌA

Fase

Inicio

Administrador General

1. Determinar proyectos prioritarios


3. Solicitar información técnica al Equipo

Multidisciplinario de acuerdo a su especialidad

Equipo Multidisciplinario

4. Elaborar y presentar estudios técnicos al

Administrador General D1

Responsable de Control y Gestión

6. Formular proyecto en formato SENPLADES

D2


7. Determinar estrategias para la recuperación de la

inversión


9. Presentar la propuesta al Señor

Alcalde para aprobación


11. Elabora informe ejecutivo para conocimientodel Señor

Alcalde y/o Concejo Municipal

D4


12. Solicitar Financiamiento

D5

Fin


2. Determinar miembros (Direccciones) del

Equipo Multidisciplinario de acuerdo al proyecto

Si


5. Revisar y analizar estudios técnicos

D3


8. Presentar el proyecto al Administrador General a

través de MemorandoD4


10. Aprobar proyecto

411


D1: Estudios técnicos de proyecto

D2: Formato de Proyecto SENPLADES

D3: Estrategias de Recuperación de la Inversión

D4: Memorando

D5: Informe Ejecutivo de Proyecto

D6: Oficio externo



1 DETERMINAR

PROYECTOS

PRIORITARIOS

La Administración General

coordina con las Direcciones para

priorizar los proyectos en función

del Plan Buen Vivir, Plan de

Desarrollo y Ordenamiento

territorial, Plan Estratégico

Institucional, Presupuesto.

Administrador

General

2 DETERMINAR

MIEMBROS

(DIRECCIONES) DEL

EQUIPO

MULTIDISCIPLINAR

IO DE ACUERDO AL

PROYECTO

Se determina miembros

(Direcciones) del Equipo

Multidisciplinario de acuerdo al

proyecto

Administrador

General

3 SOLICITAR

INFORMACIÓN

TÉCNICA AL

EQUIPO

MULTIDISCIPLINAR

IO DE ACUERDO A

SU ESPECIALIDAD

Solicita información técnica al

Equipo Multidisciplinario de

acuerdo a su especialidad

Administrador

General

4 ELABORAR Y

PRESENTAR

ESTUDIOS

TÉCNICOS AL

ADMINISTRADOR

GENERAL

Se recopila de las Direcciones la

información técnica: presupuestos,

estudios de ingeniería, estudios

arquitectónicos, evaluación

ambiental y otros.

Equipo

Multidisciplinario

5 REVISAR Y

ANALIZAR

ESTUDIOS

TÉCNICOS

Se procede a la revisión y al

análisis de los estudios técnicos

Administrador

General

6.- FORMULAR

PROYECTO EN

FORMATO

SENPLADES

En base a los estudios técnicos se

formula el proyecto en el formato

SENPLADES: Datos generales del

proyecto, diagnóstico del

problema, objetivos del proyecto,

vialidad y plan de sostenibilidad,

presupuesto, estrategia de

ejecución, estrategia de

Responsable de

Control y Gestión

412

seguimiento y evaluación y

anexos.

7 DETERMINAR

ESTRATEGIAS PARA

LA RECUPERACIÓN

DE LA INVERSIÓN

En la evaluación financiera del

proyecto se determinar las

estrategias para recuperar la

inversión con externalidades

tangibles e intangibles.

Responsable de

Control y Gestión

8 PRESENTAR EL

PROYECTO AL

ADMINISTRADOR

GENERAL A TRAVÉS

DE MEMORANDO

Se presenta el proyecto al

Administrador General a través de

Memorando

Responsable de

Control y Gestión

9 PRESENTAR LA

PROPUESTA AL

SEÑOR ALCALDE

PARA APROBACIÓN

La Administración General y/o

Dirección Administrativa

presentaran la propuesta al Señor

Alcalde para su aprobación. En el

caso de endeudamiento se

solicitará la autorización del Ilustre

Concejo Municipal para su

aprobación.

Administrador

General

10 APROBAR

PROYECTO

Luego de realizar la respectiva

revisión se procede a la aprobación

del proyecto.

Administrador

General

11 ELABORAR

INFORME

EJECUTIVO PARA

CONOCIMIENTO

DEL SEÑOR

ALCALDE Y/O

CONCEJO

MUNICIPAL

Se elabora el informe ejecutivo

para conocimiento del Señor

Alcalde y/o Concejo Municipal y

enviar por medio del Sistema

Quipux.

Responsable de

Control y Gestión

12 SOLICITAR

FINANCIAMIENTO

Se envía Oficio al Ministerio

Coordinador y/o al Banco del

Estado con la solicitud del

financiamiento.

Responsable de

Control y Gestión

13 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Plan Estratégico

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Norma de Control Interno.


COOTAD.

3 Código de Planificación y Finanzas Públicas.

413




D1 = Informe de estudios técnicos del proyecto.

D2 = Formato de proyecto SENPLADES

D3 = Estrategias de recuperación de la inversión.

D4 = Memorando.

D5 = Informe ejecutivo del proyecto

D6 = Oficio externo.

9. ANEXOS



Elaboró: Andrea Rea Revisó: Ing. Luis Vásquez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

414



PROCEDIMIENTO ELABORAR

PRESUPUESTO DE OBRAS

CÓDIGO: P-MS-GDP-ESE-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PRESUPUESTO DE OBRAS

1. OBJETIVO:

Establecer el valor de cada una de las obras solicitadas por las unidades internas como

también por la ciudadanía, dando cumplimiento a las normas y leyes que rigen al

GAD-I

2. ALCANCE:


cliente o por el ingreso de una solicitud interna, la inspección del predio y la respectiva

respuesta de la petición, hasta que el trámite ha sido archivado.



Rol Responsabilidad


la unidad.


Responsable de Unidad Coordina y realiza la evaluación y control de las obras

municipales gestionadas directamente o por contrato.

Coordina la programación y presupuestos de

ejecución de obras públicas

Técnico OOPP Ejecuta levantamiento de información topográfica



topográfica.



415


ABREVIATURAS



2 GAD-I Gobierno autónomo descentralizado municipal de Ibarra


DEFINICIONES



GAD-I.

2 Quipux Sistema de Gestión Documental que soporta el registro,

control, circulación y organización de los documentos

digitales y/o impresos que se envían y reciben en el

GAD-I.



servicios administrativos que realiza la Municipalidad de

Ibarra.

4 Comprobante de pago Es el documento que entrega la Municipalidad de Ibarra,

a los contribuyentes que han pagado por impuesto, tasas,

contribución u otros ingresos a la Municipalidad, en la

ventanillas designadas para el efecto



416


Diagrama de Flujo: Elaborar presupuesto de obra

CLI

ENTE

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

DIR

ECC

IÓN

DE

OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL

DIR

. P

LAN

IFIC

AC

IÓN

Fase

Inicio

Secretaria

4. Receptar documentación

Director/a

5. Sumillar y asigna al responsable de

Unidad

Técnico Parroquia

7. INSPECCIÓN CAMPO

Técnico Parroquia

8. Análisis del pedido, verificar datos técnicos

Técnico Parroquia

12. Elaborar presupuesto de la

obra

Secretaria

15. Elaborar memo de respuesta a la Unidad solicitante

9. ¿Necesita estudios de la

Dir de Planificación?

Arquitecto Topógrafo

11. Realizar estudios solicitados

1. ¿Es una petición interna?

Responsable Unidad

6. Canalizar al técnico responsable

No

Director

14. Legalizar el informe y reasignar

a la secretaria

S1 S1

D7

D8 D8.1

Técnico Parroquia

10. Realizar solicitud para estudios

complementarios

Si

D6D3D2.2

D2.1

16. ¿El solicitante es

cliente externo?

Responsable Unidad

13. Revisar informe de presupuesto

PROCESOS GAD-I

No

Inicio

Procesos GAD-I

3. Solicitar elaboración de

presupuesto

Si


peticiones

No

D1

S1D9

17. MS-GTC-AP-13Entrega de respuesta

a trámites y archivo

Si

417



- Solicitud dirigida al alcalde.

- Tasa por Servicios Técnicos Administrativos


Quipux

D2.1: Registro del ingreso de trámite

D2.2: Solicitud sumillada

D3: Informe de la inspección

D5:Informe de datos técnicos

D6: Solicitud para estudios técnicos

D7: Estudios de Planificación

D8:Presupuesto

D9:Oficio de respuesta al solicitante



1

¿ES UNA

PETICIÓN

INTERNA?

♦Si es una petición interna


♦ Si no es una petición interna


Inicio del proceso

2 ATENCIÓN DE

PETICIONES


atención de peticiones externas.

Asistente

Atención al Cliente.

3

SOLICITAR

ELABORACIÓN

DE PRESUPUESTO

Solicitar la elaboración de

presupuesto de obras. Procesos GAD-I

4

RECEPTAR

DOCUMENTACIÓ

N

Ingresar y Registro de la

documentación para sumilla del

Director.

Secretaria OO.PP

5

SUMILLAR Y

ASIGNA AL

RESPONSABLE DE

UNIDAD

Sumillar el tramite asignando al

responsable de la Unidad

Director

OO.PP

6

CANALIZAR AL

TÉCNICO

RESPONSABLE


responsable de la parroquia.

Responsable

Programación de Obras

7 INSPECCIÓN

CAMPO

Ver procedimiento para realizar

la inspección de campo. Técnico parroquia

8

ANALIZAR EL

PEDIDO,

VERIFICAR

DATOS TÉCNICOS

Analizar los requerimientos y

datos necesarios para realizar el

cálculo del presupuesto

Técnico parroquia

9 ¿NECESITA

ESTUDIOS DE LA

♦ Si necesita estudios de la

Dirección de Planificación


Técnico parroquia

418

DIR. DE

PLANIFICACIÓN?

♦ Si no necesita estudios de la

dirección de Planificación


10

REALIZAR

SOLICITUD PARA

ESTUDIOS

COMPLEMENTAR

IOS

Elaborar la solicitud de estudios

complementarios a la Dirección

de Planificación

Técnico parroquia

11

REALIZAR

ESTUDIOS

SOLICITADOS

Realizar los estudios solicitados

y reasignar a la Dirección de

Obras Públicas

Dirección Planificación

y Desarrollo

12

ELABORAR

PRESUPUESTO DE

LA OBRA

Elaborar presupuesto de

conformidad con lo establecido

en las Normas de Control

Interno, Administración de

proyectos 408-11 Presupuesto de

la obra.

Técnico parroquia

13

REVISAR

INFORME DE

PRESUPUESTO

Verificar la documentación y

reasignar al director para

legalización y conocimiento.

Responsable

Programación de Obras

14

LEGALIZAR EL

INFORME Y

REASIGNAR A LA

SECRETARIA

Legalizar el informe y devolver a

la secretaria para su despacho. Director OO.PP

15

15. ELABORAR

MEMO DE

RESPUESTA A LA

UNIDAD

SOLICITANTE

Elaborar memo de respuesta a la

Unidad solicitante y entregar

presupuesto elaborado

Secretaria OO.PP

16

16. ¿EL

SOLICITANTE ES

CLIENTE

EXTERNO?

♦ Si el solicitante es externo


♦Si el solicitante no es externo

entregar documentación a la

unidad solicitante.

Secretaria OO.PP

17

17. ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Archivar el trámite y entregar

respuesta al ciudadano

solicitante.

Ver procedimiento MS-GTC-

AP-13

Asistente

Archivo Institucional.

FIN

419


DOCUMENTOS INTERNOS





DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD

2 Normas de control Interno - 408-11 Presupuesto de la obra




Matriz de requisitos:

Solicitud Dirigida al Alcalde,

Tasa por servicios técnicos administrativos

Trámite sumillada

Informe de la inspección

Informe de datos técnicos

Solicitud para estudios técnicos

Estudios de Planificación

Presupuesto

Oficio de respuesta

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



2010


de procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Tnlgo. Rigoberto Yépez

Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012

420



PROCEDIMIENTO PARA LA

FISCALIZACIÓN DE OBRAS.

CÓDIGO: P-GTC-TP-GTP-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA LA FISCALIZACIÓN DE OBRAS

1. OBJETIVO

Controlar la calidad, el avance físico y financiero de las obras de acuerdo a lo

establecido por el contrato y las normas vigentes.

2. ALCANCE

El proceso inicia con la recepción del contrato, control de las obras civiles hasta que

se ejecuta la recepción definitiva de la obra.



Rol Responsabilidad

Administrador de contrato Velar porque la obra se ejecute de acuerdo con lo

planeado y programado,

Jefe de fiscalización Establecer un sistema para el control del avance

Físico y financiero de lo planificado y presupuestado

Realizar evaluación y control de obras municipales

Fiscalizador Responsable técnico de la ejecución de la obra fiscaliza

las obras durante y después de realizadas.




ABREVIATURAS




Ibarra


DEFINICIONES



GAD-I.

421








de Ibarra.



5. DIAGRAMA DE FLUJO 1.1

Diagrama de flujo: Fiscalización de obras

DIR

. OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

Fase

Inicio

SECRETARIA GENERAL

LEGALIZACIÓN CONTRATOS

D1

Unidad Fiscalización

1.1 Ingreso de contrato y encargo

a Fiscalizador


1.4 Recepción Provisional


1.5Liquidación de obra y Recepción

definitiva


1.3 Pago de planillas

Fin


1.2 Inspección de obra

D2 D3 D4 D5D6


D1: Contrato

D2:Contrato sumillado al fiscalizador

D3: Informes de inspección

D4: Acta de recepción provisional

D5: Planillas de liquidación

422

DIAGRAMA DE FLUJO 1.2

Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS- 1.1 Ingreso de contrato y encargo a FiscalizadorD

IR. O

BR

AS

PÚ

BLI

CA

S

Fase

Jefe Fiscalización

2. Sumillar contrato designando a Fiscalizador

Inicio

SECRETARIA GENERAL

LEGALIZACIÓN DE CONTRATOS

Secretaria F.

1. Recibir e ingresar contrato

D1

Secretaria F.

5. Elaborar orden de anticipo

Director

6. Emitir orden de anticipo

ADMINISTRACIÓN GENERAL

Jefe Fiscalización

7. Firmar memo de encargo a

FiscalizadorD1.1

D3 D3

D2.1

Secretaria F.

3. Elaborar memo de encargo al fiscalizador

GESTIÓN FINANCIERA

4. ¿Existe anticipo?

No

Si

Secretaria F.

8. Reasignar al fiscalizador encargado

S1

D2

INSPECCIÓN DE LA OBRA

FIN


D1: Contrato S1: Sistema de Gestión documental Quipux

D1.1. Contrato sumillado al fiscalizador

D2: Memo de encargo al fiscalizador

D2.1: Memo firmado

D3: Orden e anticipo

423

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº1.1


El proceso inicia con el ingreso del contrato de obra desde la Secretaría General

1

RECIBIR E

INGRESAR

CONTRATO

Recibir e ingresar contrato a la unidad

de Fiscalización

Secretaria

Fiscalización

OO.PP

2

SUMILLAR

CONTRATO

DESIGNANDO A

FISCALIZADOR

Sumillar contrato designando al

fiscalizador responsable de la obra

Jefe Fiscalización

OO.PP

3

ELABORAR

MEMO DE

ENCARGO AL

FISCALIZADOR

Elaborar memo de encargo al

fiscalizador designado

Secretaria

Fiscalización

4 ¿EXISTE

ANTICIPO?

♦ Si existe anticipo continuar al paso Nº

5

♦ Si no existe anticipo continuar al paso

Nº 7

Secretaria

Fiscalización

5

ELABORAR

ORDEN DE

ANTICIPO

Elaborar orden de anticipo de la obra. Secretaria

Fiscalización

6 EMITIR ORDEN

DE ANTICIPO Emitir orden de anticipo

Director

OO.PP

7

FIRMAR MEMO

DE ENCARGO A

FISCALIZADOR

Firmar memo de encargo a fiscalizador Jefe Fiscalización

OO.PP

8

REASIGNAR AL

FISCALIZADOR

ENCARGADO

reasignar al fiscalizador encargado Secretaria

Fiscalización

FIN

424

DIAGRAMA DE FLUJO Nº1. 2

Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.2 Solicitud Designación de Fiscalizador e Inspección de obras.

DIR

. OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL

Fase

Inicio

Secretaria F.

2. Elaborar oficio de respuesta al contratista

D2

Jefe Fiscalización

3. Legalizar oficio de respuesta

Secretaria F.


Institucional

Fiscalizador

7. Inspeccionar la obra

Fiscalizador

8. Elaborar informes técnicos de inspección

Jefe Fiscalización

9. Evaluar los informes técnicos

1. P-MS-GTC-AP-11

Atención de

peticiones

6. Ingreso de contrato y encargo al fiscalizador D3

D1

D2.1

Fin

10. ¿Existen Novedades en el

informe?

Jefe Fiscalización

11. Solucionar novedades dentro

de la unidad.

Si

12. ¿Requiere intervención de otras unidades?

Jefe Fiscalización

13. Comunicar Novedades a la

unidad responsable

Si

Jefe Fiscalización

14.Emitir informe al director

Fin

No

D4

D5 D4.1

No

5. P-MG-LF-LC-08ENTREGA DE RESPUESTA A TRÁMITES Y

ARCHIVO

S1

425

Documentos : Sistemas:

D1: Solicitud al alcalde solicitando

fiscalizador de obra


Quipux

D2: Oficio de respuesta al contratista

D3:Contrato de obra

D4: Informes técnico s de inspección

D5: Oficio para designar a Unidad

Responsable

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Nº 1.2


El proceso inicia con el ingreso del contrato de obra desde la Secretaría General

ATENCIÓN DE

PETICIONES

(CONTRATISTA)


peticiones ciudadanas

Secretaria

Fiscalización

OO.PP

1

ELABORAR

OFICIO DE

RESPUESTA AL

CONTRATISTA

Elaborar oficio de respuesta al

contratista

Secretaria

Fiscalización

OO.PP

2

LEGALIZAR

OFICIO DE

RESPUESTA

Legalizar oficio de respuesta Jefe Fiscalización

OO.PP

3

REASIGNAR

TRÁMITE AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar trámite al Archivo

Institucional

Secretaria

Fiscalización

OO.PP

4

ARCHIVAR

TRÁMITE Y

ENTREGAR

RESPUESTA AL

CONTRATISTA

Archivar trámite y entregar respuesta al

contratista

Asistente

Ventanilla Archivo

Institucional

5

INGRESO DE

CONTRATO Y

ENCARGO A

FISCALIZADOR

INGRESO DE CONTRATO Y

ENCARGO A FISCALIZADOR

Unidad de

Fiscalización

6 INSPECCIONAR

LA OBRA

Ver procedimiento para Inspeccionar la

obra

Fiscalizador

7

ELABORAR

INFORMES

TÉCNICOS DE

INSPECCIÓN

Elaborar informes técnicos de

inspección

Fiscalizador

OO.PP

426

8

EVALUAR LOS

INFORMES

TÉCNICOS

Evaluar los informes técnicos emitidos

por el fiscalizador de la obra

Jefe Fiscalización

OO.PP

9

¿EXISTEN

NOVEDADES EN

EL INFORME?

♦ Si existen novedades en el informe


♦ Si no existen novedades en el informe

continuar al paso 13

Jefe Fiscalización

OO.PP

10

SOLUCIONAR

NOVEDADES

DENTRO DE LA

UNIDAD.

Solucionar novedades dentro de la

unidad.

Jefe Fiscalización

OO.PP

11

¿REQUIERE

INTERVENCIÓN

DE OTRAS

UNIDADES?

♦ Si requiere intervención de otras

unidades continuar al paso Nº 12

♦ Si no requiere intervención de otras


Jefe Fiscalización

OO.PP

12

COMUNICAR

NOVEDADES A LA

UNIDAD

RESPONSABLE

Comunicar novedades a la unidad

responsable para atención del trámite.

Jefe Fiscalización

OO.PP

13 EMITIR INFORME

AL DIRECTOR

Emitir informe al director para su

conocimiento y archivo.

Jefe Fiscalización

OO.PP

FIN

427

DIAGRAMA DE FLUJO Nº 1.3

Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.3 Pago de Planillas

DIR

. OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL

Fase

Inicio

Secretaria F.

2. Elaborar oficio de respuesta al contratista

D2

Fiscalizador

4. Inspeccionar la obra

Fiscalizador

5. Elaborar informes técnicos de avance

de obra

Jefe Fiscalización

6. Evaluar los informes técnicos

1. P-MS-GTC-AP-11


D1

7. ¿Existen Novedades en el

informe?

Jefe Fiscalización

8. Solucionar novedades dentro

de la unidad.

9. ¿Requiere intervención de otras unidades?

Jefe Fiscalización

10. Comunicar Novedades a la

unidad responsable

No

Si

Fin

D3

D4

Jefe Fiscalización

3. Sumillar a fiscalizador responsable

Jefe Fiscalización

11. Elaborar memo para proceder con

el trámite

No

Secretaria F.

12. Elaborar orden de pago y reasignar trámite al Archivo I.

Director

13. Legalizar orden de pago


GESTIÓN FINANCIERA

Si

P-MG-LF-LC-0814. ENTREGA DE

RESPUESTA A TRÁMITES Y

ARCHIVO

D5

D6

428


D1: Solicitud al alcalde solicitando pago de

planillas

S1: Sistema de Gestión documental

Quipux

D2: Oficio de respuesta al contratista

D3: Informes técnicos de avance de obra

D4: Oficio para designar a Unidad Responsable

D5: Memo para proceder con trámite

D6: Orden de pago.



ATENCIÓN DE

PETICIONES

(CONTRATISTA)


de peticiones ciudadanas.



1

ELABORAR

OFICIO DE

RESPUESTA AL

CONTRATISTA

Elaborar oficio de respuesta al

contratista

Secretaria

Fiscalización

OO.PP

2

SUMILLAR A

FISCALIZADOR

RESPONSABLE

Sumillar a fiscalizador responsable

de la obra

Jefe Fiscalización

OO.PP

3 INSPECCIONAR

LA OBRA

Ver procedimiento para inspeccionar

la obra

Fiscalizador

OO.PP

4

ELABORAR

INFORMES

TÉCNICOS DE

AVANCE DE

OBRA

Elaborar informes técnicos y legales

de avance de obra para evaluación

del Jefe de Fiscalización

Fiscalizador

OO.PP

5

EVALUAR LOS

INFORMES

TÉCNICOS

Evaluar los informes técnicos

emitidos.

Jefe Fiscalización

OO.PP

6

¿EXISTEN

NOVEDADES EN

EL INFORME?





Jefe Fiscalización

OO.PP

7

SOLUCIONAR

NOVEDADES

DENTRO DE LA

UNIDAD.

Solucionar novedades dentro de la

unidad.

Jefe Fiscalización

OO.PP

8

¿REQUIERE

INTERVENCIÓN

DE OTRAS

UNIDADES?

♦ Si requiere intervención de otras


♦ Si no requiere intervención de otras


Jefe Fiscalización

OO.PP

429

9

.COMUNICAR

NOVEDADES A LA

UNIDAD

RESPONSABLE

Comunicar novedades a la unidad

responsable

Jefe Fiscalización

OO.PP

10

. ELABORAR

MEMO PARA

PROCEDER CON

EL TRÁMITE

Elaborar memo para proceder con el

trámite

Jefe Fiscalización

OO.PP

11

ELABORAR

ORDEN DE PAGO

Y REASIGNAR

TRÁMITE AL

ARCHIVO I.

Elaborar orden de pago y reasignar

trámite al archivo institucional.

Secretaria OO.PP

12 LEGALIZAR

ORDEN DE PAGO

Legalizar la orden de pago

Director OO.PP

13

ARCHIVAR

TRÁMITE

ENTREGA

RESPUESTA AL

CONTRATISTA

Archivar trámite entrega respuesta al

contratista

Asistente de

Ventanilla


FIN

430


Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.4 Recepción provisional de obra

DIR

. OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

Fase

Inicio

Secretaria F.

2. Ingresar trámite y reasignar al jefe de

Fiscalización

D1

1.P-MS-GTC-AP-11

Atención de

peticionesD1

Jefe Fiscalización, Fiscalizador,

3. Inspeccionar la obra con contratista

4. ¿La Obra está terminada?

Fiscalizador

6. Emitir informe de liquidación

Si

Fiscalizador

5. Emitir informe con novedades.

No

Jefe Fiscalización

7. Verificar y sumillar informe

Secretaria

8. Elaborar acta de recepción

provisional

Comisión de Recepción de obras

9. Inspeccionar obra

Comisión de Recepción de obras

10. Firmar acta de recepción provisional

Secretaria

11. Elaborar orden de pago

Director

12. Firmar acta y orden de pago

GESTIÓN FINANCIERA

Fin

D3

D4

D4

D5 D5

D6

D5,D6


Fin

S1

431

Documentos. Sistemas:

D1: Oficio al alcalde solicitando recepción

provisional de obra


Quipux.

D3:Informes técnicos de avance de obra

D4: Informe de liquidación

D5: Acta de recepción provisional

D6: Orden de pago.



ATENCIÓN DE

PETICIONES

(CONTRATISTA)

Ver procedimiento para la Atención

de peticiones ciudadanos



1

INGRESAR

TRÁMITE Y

REASIGNAR AL

JEFE DE

FISCALIZACIÓN

Ingresar trámite y reasignar al jefe

de fiscalización

Secretaria OO.PP

2

INSPECCIONAR

LA OBRA CON

CONTRATISTA

Inspeccionar la obra junto con el

contratista

Jefe de

Fiscalización/

Fiscalizador/OO.PP

Contratista

3 ¿LA OBRA ESTÁ

TERMINADA?

♦ Si la obra está terminada


♦ Si la obra no está terminada

Continuar al paso Nº 4

Jefe de Fiscalización

OO.PP

4 EMITIR INFORME

CON NOVEDADES.

Emitir informe con novedades al

contratista para solución de

novedades.

Fiscalizador OO.PP

5 EMITIR INFORME

DE LIQUIDACIÓN

Emitir informe de liquidación

Fiscalizador OO.PP

6

VERIFICAR Y

SUMILLAR

INFORME

Verificar el informe que este

correcto y sumillar para proceder

con el trámite

Jefe de Fiscalización

OO.PP

7

ELABORAR ACTA

DE RECEPCIÓN

PROVISIONAL

elaborar acta de recepción

provisional

Secretaria OO.PP

8

INSPECCIONAR

OBRA

Ver procedimiento para

inspeccionar la obra

Comisión de

Recepción de Obras

9

FIRMAR ACTA DE

RECEPCIÓN

PROVISIONAL

Firmar acta de recepción

provisional

Comisión de

Recepción de Obras

432

10 ELABORAR

ORDEN DE PAGO

Elaborar orden de pago de la obra

Secretaria

Fiscalización

OO.PP.

11 FIRMAR ACTA Y

ORDEN DE PAGO

Firmar acta y orden de pago y

emitir a las unidades responsables

de realizar el pago.

Director OO.PP

FIN

433


Diagrama de flujo: FISCALIZACIÓN DE OBRAS-1.5 Liquidación y Recepción definitiva de obra

DIR

. OB

RA

S P

ÚB

LIC

AS

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL

Fase

Inicio

1. P-MS-GTC-AP-11

Atención de

peticionesD1

Secretaria

2.Ingresar solicitud y reasignar al Jefe

de Fiscalización

Jefe Fiscalización

3. Sumillar y reasignar al Fiscalizador

Jefe, Fiscalizador, Contratista

4. Inspeccionar obras concluidas.

Fiscalizador

5. Emitir informe de liquidación

Jefe Fiscalización

6. Verificar y sumillar informe

Secretaria

10. Elaborar acta de recepción definitiva

7. ¿Existen pagos

pendientes?No

Secretaria

8. Elaborar orden de pago o devolución por

reajuste.

Si

Director

9. Autorizar orden de pago

GESTIÓN FINANCIERA

Director

11. Firmar acta definitiva

Secretaria


Fin

D1 D1 D2

D2 D3 D3

D4 D4S1

P-MG-LF-LC-0813. ENTREGA DE

RESPUESTA A TRÁMITES Y

ARCHIVO

434


D1: Oficio al alcalde solicitando Liquidación

y recepción definitiva de obra.


Quipux

D3:Ordden de pago

D4: Acta de recepción definitiva



ATENCIÓN DE

PETICIONES

(CONTRATISTA)


de trámites ciudadanos.



1

INGRESAR

SOLICITUD Y

REASIGNAR AL

JEFE DE

FISCALIZACIÓN

Ingresar solicitud y reasignar al

jefe de fiscalización.

Secretaria

Fiscalización OO.PP

2

SUMILLAR Y

REASIGNAR AL

FISCALIZADOR

Sumillar trámite y reasignar al

fiscalizador para inspeccionar la

obra.

Jefe Fiscalización

OO.PP

3

INSPECCIONAR

OBRAS

CONCLUIDAS.

Inspeccionar obras concluidas.

Jefe Fiscalización,

Fiscalizador

Contratista

4 EMITIR INFORME

DE LIQUIDACIÓN

Emitir informe de liquidación.

Fiscalizador

OO.PP

5

VERIFICAR Y

SUMILLAR

INFORME

Verificar y sumillar informe. Jefe Fiscalización

OO.PP

6 ¿EXISTEN PAGOS

PENDIENTES?

♦ Si existen pagos pendientes


♦ Si no existen pagos pendientes


Secretaria


7

ELABORAR

ORDEN DE PAGO

O DEVOLUCIÓN

POR REAJUSTE.

Elaborar orden de pago por

devolución, por reajuste u otros

valores pendientes.

Secretaria


8 AUTORIZAR

ORDEN DE PAGO

Autorizar orden de pago para

proceder con el trámite Director OO.PP

9

ELABORAR ACTA

DE RECEPCIÓN

DEFINITIVA

Elaborar acta de recepción

definitiva

Y hacer firmar al director

Secretaria


435

10 FIRMAR ACTA

DEFINITIVA

Firmar el acta de recepción

definitiva

Director OO.PP

11

REASIGNAR AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Reasignar el trámite al archivo

institucional

Secretaria


12

ENTREGAR

OFICIO DE

RESPUESTA AL

CONTRATISTA

Entregar oficio de respuesta al

contratista



FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD


(Sección Administración de Proyectos- Ejecución de proyecto)





Contrato de Obra

Orden de Anticipo

Memo de encargo al Fiscalizador

Oficios de respuesta a la petición (Designar Fiscalizador, Pago de

planillas, Avances de obra, Liquidación de obra, Ampliación de

plazos, Recepción Provisional de Obra, Aumento de Obras, etc.)

Informes de liquidación

Acta de recepción Provisional

Acta de recepción definitiva.

Planillas de pago

436

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



2010


de procesos



Elaboró: Medardo Matango Revisó: Ing. Pablo Aguirre

Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012

437



PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN VIAL Y

SEMAFORIZACIÓN.

CÓDIGO: P-MS-GTT-SV-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN VIAL Y SEMAFORIZACIÓN

1. OBJETIVO

Diseño de planos de señalización Horizontal y Vertical de las intersecciones de la

Ciudad de Ibarra y sus Parroquias.

2. ALCANCE

Se inicia con el ingreso de los pedidos de los diferentes barrios y sectores (Atención

al Cliente), hasta la entrega de la Ejecución del pedido.



Rol Responsabilidad

Responsable de UMTT Sumilla la documentación y firma informe final.

Técnicos Informe Técnico


ABREVIATURAS


1 UMTT Unidad Municipal de Tránsito y Transporte

DEFINICIONES


1 Señal Es un signo, un gesto u otro tipo que informa o avisa

algo.

438


Diagrama de flujo: Señalización vial y Semaforización.

AT

EN

CIÓ

N A

L

CLIE

NT

EU

NID

AD

DE

TR

AN

SIT

O Y

TR

AS

NP

OR

TE

DIR

EC

CIÓ

N

FIN

AN

CIE

RA

AG

EN

TE

S

EX

TE

RN

OS

DIR

EC

CIÓ

N

AD

MIN

IST

RA

TIV

A

P-MS-GTT-SV-01

Inicio

Secretaria


Coordinador Unidad

3. Sumillar Documentación

Técnico


Técnico

5. Elaborar Planos e Informes

6. ¿Es procedente?

Técnicos

9. Ejecutar Señalización

D3 D4

8. ¿Es Señalización o Semaforización?

Señalización

SI

Director

10. Solicitar Disponibilidad Presupuestaria

Semaforización

11. MA-GF-P-02Ejecución del presupuesto

12. ¿Es respuesta

Afirmativa?FinNO

Técnico

14. Indicar especificaciones

técnicas de Semáforos

SI

Director

15. Solicitar Contratación

D6

Empresa Contratada

19. Instalar Semáforos

A B

B

Técnico

20. Inspeccionar Instalación

D8

D7

S1

D2.1

Fin

1. MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones

D1,2

Técnico


NO

D5

Técnico




obras y consultorías.

17. P-MA-BSI-AB-01Recepción de bienes de Larga Duración y

Sujetos a Control y de Consumo corriente.

18. P-MA-BSI-AB-02Egreso de bienes de

Larga Duración y Sujetos a Control y de Consumo corriente.

A

S1

439


D1 = Comprobante de Pago de la Tasa

Administrativa

S1 = Sistema de Gestión

Documental QUIPUX.

D2 = Solicitud de Señalización o semaforización por

parte de un Barrio o Sector

D2.1 = Solicitud Sumillada por el Jefe de la Unidad

D3 = Informe de Inspección

D4 = Planos de Señalización o ubicación de los

Semáforos

D5 = Informe de Señalización.

D6 = Certificación de disponibilidad de Fondo

D7 = Informe de Especificaciones Técnicas

D8: Informes de instalación de semáforos.



1

MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

En este procedimiento se encuentra

documentado todas las actividades a

seguir para la atención de peticiones

por parte del cliente.

Se realiza la solicitud de parte de los

Barrios o Comunidades sobre la

señalización horizontal y vertical.

Asistente de

Ventanilla

2 RECIBIR

DOCUMENTACIÓN

Se recibe la documentación y el

trámite generado desde Atención al

Cliente

Secretaria de

UMTT

3 SUMILLAR

DOCUMENTACIÓN

Se sumilla a los Técnicos Responsable de

UMTT

4 REALIZAR

INSPECCIÓN

Se procede a hacer la inspección

dependiendo de lo que se solicita, los

parámetros técnicos y su influencia

en el sector, como resultado se

elabora un informe de la inspección.

Técnico de

UMTT

5 ELABORAR PLANOS

E INFORMES

Se realiza un Informe en el cual se

determina las prioridades de los

pedidos. Se determina si es o no

procedente.

Técnico de

UMTT

6 ¿ES PROCEDENTE? Si es Procedente, va a la actividad 8.

Si No es Procedente, va a la

actividad 7.

Técnico de

UMTT

7 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Si la solicitud no es procedente, se

archiva la documentación generada

durante el trámite y seguidamente se

Técnico de

UMTT

440

informa el resultado al Cliente. Fin

del Proceso.

8 ¿ES SEÑALIZACIÓN O

SEMAFORIZACIÓN?

Si es Señalización, va a la actividad

9.

Si es Semaforización, va a la

actividad 10.

Técnico de

UMTT.

9 EJECUTAR

SEÑALIZACIÓN

Se procede a llevar a cabo la

señalización, con los recursos

propios de la Unidad. Fin del

Proceso.

Técnicos de

UMTT

10 SOLICITAR

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA

El Director Solicita Disponibilidad

Presupuestaria.

Director de Obras

Públicas

11 MA-GF-P-02

EJECUCIÓN DEL

PRESUPUESTO

En este procedimiento se detallan

todas las actividades que se realizan

durante la solicitud de

Disponibilidad Presupuestaria.

Dirección

Financiera

12 ¿ES RESPUESTA

AFIRMATIVA?

Si Existe Disponibilidad

Presupuestaria, va a la Actividad 14.

Si No existe Disponibilidad

Presupuestaria, va a la actividad 13.

Director de Obras

Públicas.

13 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Si No existe disponibilidad para la

solicitud, se procede a Archivar la

documentación generada durante el

trámite. Fin del Proceso.

Técnico de

UMTT

14 INDICAR

ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS DE

SEMÁFOROS

Se realiza un informe con todas las

especificaciones técnicas.

Técnico de

UMTT.

15 SOLICITAR

CONTRATACIÓN

El Director solicita la contratación de

un Empresa Externa para la

adquisición e instalación de los

Semáforos.

Director de Obras

Públicas

16 P-MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE

BIENES, SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

En este procedimiento se detallan las

actividades necesarias para solicitar

contratación.

Dirección

Administrativa

17 MA-BSI-AB-01

RECEPCIÓN DE

BIENES DE LARGA

DURACIÓN Y

SUJETOS A CONTROL


actividades para adquisición e

ingreso de bienes.

Dirección

Administrativa

441

Y DE CONSUMO

CORRIENTE

18 MA-BSI-AB-02

EGRESO DE BIENES

DE LARGA

DURACIÓN Y

SUJETOS A CONTROL

Y DE CONSUMO

CORRIENTE


actividades para la salida de los

bienes.

Dirección

Administrativa

19 INSTALAR

SEMÁFOROS

Procede a instalar los semáforos la

empresa contratada, conjuntamente

con los técnicos de UMTT.

Empresa

Contratada.

20 INSPECCIONAR

INSTALACIÓN

Técnicos de UMTT, inspeccionan la

instalación de los semáforos y

realizan un informe como resultado.

Técnico de

UMTT

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


DOCUMENTOS EXTERNOS



2 RTE INEN 004-1:2011. Señalización Vial. Parte 1. Señalización Vertical.

3 RTE INEN 004-2:2011. Señalización Vial. Parte 2. Señalización Horizontal.

4 Código de Práctica para Señalización de Vías. Parte 3. Señales de Vías. Requisitos

5 RTE INEN 004-4:2008. Señalización Vial. Parte 4. Alfabetos Normalizados.

6 RTE INEN 004-5:2012. Señalización Vial. Parte 5. Semaforización.




D1: Comprobante de Pago de Tasa Administrativa.

D2: Solicitud de Señalización o Semaforización, emitida por el Barrio o

Sector.

D3: Informe de Inspección.

D4: Planos de Señalización o Ubicación de Semáforos

D5: Informe de Señalización

442

D6: Certificación de Disponibilidad de Fondo.

D7: Informe de Especificaciones Técnicas.

D8: Informe de Instalación de Semáforos.


S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX.

9. ANEXOS



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Sr. Luis Molina.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

443



PROCEDIMIENTO CIRCULACIÓN VIAL

CÓDIGO: P-MS-GTT-TYT-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CIRCULACIÓN VIAL (Líneas, Rutas Y Paradas de Transporte Público, Estacionamiento de Carga Liviana y Taxis

Convencional y Ejecutivo)

1. OBJETIVO

Diseño de planos de líneas y rutas de las operadoras de transporte público, con la

finalidad de mejorar la circulación vehicular en la Ciudad.

2. ALCANCE

Se inicia con el ingreso de los pedidos de los diferentes barrios y sectores (Atención

al Cliente), hasta la ejecución del pedido.



Rol Responsabilidad

Responsable de UMTT Sumilla la documentación y firma informe final.

Técnicos Informe Técnico


ABREVIATURAS


1 UMTT Unidad Municipal de Tránsito y Transporte.

DEFINICIONES


1 Ruta Es un camino asfaltado, para el tránsito vehicular

interurbano.

2 Estacionamiento Es el espacio físico donde se deja el vehículo por un

tiempo determinado cualquiera.

444


Diagrama de flujo: Circulación Vial (Líneas, Rutas, Paradas de Transporte Público, Estacionamiento de Carga Liviana y Taxis Convencional y Ejecutivo)

DIR

EC

CIÓ

N D

E O

BR

AS

PÚ

BLI

CA

SU

NID

AD

DE

TR

AN

SIT

O Y

TR

AN

SP

OR

TE

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

EA

GE

NT

ES

E

XT

ER

NO

SC

ON

SE

JO

MU

NIC

IPA

L

P-MS-GTT-TYT-01

Inicio

Secretaria


Coordinador Unidad

3. Sumillar Documentación

Técnico


Técnico

5. Elaborar Planos e Informes

6. ¿Es Procedente?

8. ¿Es Líneas o Estacionamiento?

D3

Representante Cooperativa

11. Socializar con los Socios

D2.1

D4

Fin

Si

ALínea

A B

B12. ¿Respuesta

Afirmativa?

Fin

D2.2

9. ¿Es Nuevo o Cambio?

Estacionamiento

Director

15. Solicitar la Aprobación

Cambio

Responsable Unidad


Fin

Responsable Unidad

13. Realizar Adendum al Contrato Operacional

Si

D5

Técnico

7. Archivar Documentación y Notificar al Cliente

No

Técnico


Nuevo

Técnico


No

1. MS-GTC-AP-11Atención de Peticiones

D1,2

Técnico


16. MG-LF-LC-02Planificación y ejecución

de Sesiones de Comisiones del Concejo

MunicipalD6

445


D1= Comprobante de pago por tasa

administrativa

S1: Sistema de Gestión

Documental QUIPUX

D2= Solicitud de petición de necesidad de

circulación vial.

D2.1= Trámite y documentos sumillados

D2.2= Solicitud revisada por la Cooperativa.

D3= Informe de inspección.

D4= Plano de e informe de líneas o

estacionamiento

D5= Contrato de Cooperativas modificado



1 MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

En este procedimiento se detalla las

actividades de recepción de

requisitos y generación del trámite.

Asistente de

Ventanilla

2 RECIBIR

DOCUMENTACIÓN

Se recibe los requisitos, presentados

por el cliente.

Secretaria de UMTT.

3 SUMILLAR

DOCUMENTACIÓN

Se recibe la documentación y se

sumilla a los técnicos

Responsable de

UMTT.

4 REALIZAR

INSPECCIÓN

Se procede a hacer la inspección

dependiendo de lo que se solicita, los

parámetros técnicos y su influencia

en el sector. Como resultado se

genera un informe de la Inspección.

Técnico de UMTT.

5 ELABORAR

PLANOS E

INFORMES

Se realiza un Informe, en el cual se

determina las prioridades de los

pedidos. Se determina si es o no

procedente.

Técnico de UMTT.

6 ¿ES PROCEDENTE? Si es procedente, va a la actividad 8.

Si No es Procedente, va a la

actividad 7.

Técnico de UMTT.

7 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Y NOTIFICAR AL

CLIENTE

Si la solicitud No es procedente, se

procede a archivar los documentos

generados en el trámite, se informa

al cliente el resultado y termina el

proceso.

Técnico de UMTT.

8 ¿ES LÍNEAS O

ESTACIONAMIENTO

?

Si es Línea o Rutas, va a la Nª 11.

Si es Estacionamiento, va a la Nº 9.

Técnico de UMTT.

9 ¿ES NUEVO O

CAMBIO?

Si es Nuevo Estacionamiento, va a la

actividad 10.

Si es Cambio de Estacionamiento, va

a la actividad 15.

Técnico de UMTT.

10 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Y NOTIFICAR AL

CLIENTE

Si el Estacionamiento es nuevo se

concede el permiso, se archiva la

documentación y se informa al

cliente el resultado.

Técnico de UMTT.

446

11 SOCIALIZAR CON

LOS SOCIOS

Si es una línea o ruta, se procede a

socializar con el representante de la

cooperativa, se verifica si es posible

resolver lo solicitado por parte de la

Cooperativa.

Representante

Cooperativa

12 ¿ES RESPUESTA

AFIRMATIVA?

Si la respuesta es Afirmativa, va a la

actividad 13.

Si la respuesta No es Afirmativa, va

a la actividad 14.

Responsable de

UMTT.

13 REALIZAR

ADENDUM AL

CONTRATO

OPERACIONAL

Se realiza un adendum al contrato

con la cooperativa, el mismo que se

procede a firmar, se informa al

cliente la respuesta y finaliza el

proceso.

Responsable de

UMTT

14 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Y NOTIFICAR AL

CLIENTE

Si la respuesta por la cooperativa No

es afirmativa, se procede a Archivar

los documentos generados durante el

trámite, seguidamente se informa al

cliente el resultado.

Técnico de UMTT.

15 SOLICITAR LA

APROBACIÓN

Se solicita la aprobación del cambio

de Estacionamiento a la comisión de

Transito de IMI.

Director de Obras

Públicas.

16 MG-LF-LC-02

PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE

SESIONES DE

COMISIONES DEL

CONCEJO

MUNICIPAL


actividades para aprobación y

resolución en Concejo Municipal.

Concejo Municipal

17 REVISAR

RESOLUCIÓN

El responsable de la Unidad recibe la

resolución y revisa el resultado.

Responsable de

UMTT.

18 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Y NOTIFICAR AL

CLIENTE

Se procede a archivar la resolución y

la documentación generada durante

el trámite, seguidamente se informa

al cliente el resultado y termina el

proceso.

Técnico de UMTT.

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


DOCUMENTOS EXTERNOS



447




D1: Comprobante de pago por Tasa Administrativa.

D2: Solicitud de petición de necesidad de circulación Vial por parte del

Barrio.

D3: Informe de Inspección.

D4: Plano e Informe de líneas o Estacionamiento.

D5: Adendum Contrato de Cooperativa.

D6: Resolución de Concejo Municipal.

9. ANEXOS



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Sr. Luis Molina.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

448



PROCEDIMIENTO DE CONTROL SANITARIO

DE ACTIVIDADES SUJETOS A CONTROL

CÓDIGO: P-MS-CM-CS-01

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CONTROL SANITARIO DE ACTIVIDADES

SUJETOS A CONTROL.

1. OBJETIVO

El control sanitario se realiza con la finalidad de precautelar, proteger, mejorar y

garantizar las condiciones básicas de salud de las actividades sujetas a control como

estipula la Ordenanza de Uso y Ocupación del Suelo, en el cantón Ibarra.

2. ALCANCE

El proceso inicia con una petición ciudadana que ingresa por atención al cliente. Previo

análisis se realiza las inspecciones correspondientes donde se verifica los parámetros de

condiciones de básicas de salud y se termina en la elaboración de informes de

conocimiento o la sanción respectiva.

Las actividades sujetas a control se consideran a todas las actividades como son:

Nº ACTIVIDADES SUJETOS A CONTROL

1 Alojamiento Hoteles, hostales, residencial, cabaña, pensión,

campamento.

2 Alimentos y bebidas Cafeterías, heladerías, fuente de soda, drives inn,

bares.

3

Centros de diversión Discotecas, salas de fiesta, peñas, termas y

balnearios, centros de convención, boleras, pista de

patinaje, centros de recreación.

4 Agencias de servicios

turísticos

5 Hipódromos y parques de

diversión.

6 Transportación

7 Billares.



Rol Responsabilidad

Inspector Sanitario Propone y ejecuta políticas, normas y

procedimientos de supervisión, asistencia técnica y

capacitación en seguridad ambiental.

Elabora notificaciones e informes respectivos.

Secretaria de gestión

Ambiental Recepta, registra y despacha documentación interna

y externa.



449

Mantiene actualizada la base de datos de las

actividades comerciales y usuarios que son sujetos

de control sanitario.




Las demás funciones asignadas por Ley y el

superior directo.

Directora de Gestión

Ambiental Lidera la programación y presupuestario del Plan



actividades que realizan las unidades responsables

a la Unidad de Gestión Ambiental.




ABREVIATURAS



San Miguel de Ibarra.


DEFINICIONES


1 Sujetos a control Son actividades económicas que son sometidas al

control sanitario municipal como lo establece según

clasificación en las ordenanzas vigentes.

2 Zonificar Dividir terreno en zonas para las realizas la inspección

diaria.

3 Especies valoradas Documentos pre impresos, numerados y tiene un valor

económico, llamado especies valoradas, sirven para

dar tramites a las solicitudes de parte del cuidando a

los servicios que ofrece la Municipalidad.

4 Comprobante de

pago.

Es el documento que entrega la municipalidad de

Ibarra, a los contribuyentes por pago de impuesto,

tasas, y contribuciones especiales en la ventanilla


450


Diagrama de flujo: Control sanitario de actividades comerciales sujetos a control (1)

AT

EN

CIÓ

N A

L C

LIE

NT

EU

NID

AD

DE

GE

ST

IÓN

Y C

ON

TR

OL A

MB

IEN

TA

L

Inicio

Inspector Sanitario

11. Analizar la petición de control sanitaria.

Inspector Sanitario.

14. Realizar el recorrido en las zonas establecidas


15. Inspeccionar la actividad con sujetos a

control.

16. ¿Cumple parámetros de

inspección?

Inspector Sanitario

12. Sectorizar rutas y preparar materiales

NO

1. ¿Existe petición ciudadana para el

proceso?

NO

SI

A

B

D1.1

Inspector Sanitario

13. Verificar el cronograma de

movilización vehicular.

2. P-MS-GTC-AP-11


SI

D1

D1.1D2,3

D1.1D2.1

A

B

451

Diagrama de flujo: Control sanitario de actividades comerciales sujetos a control (2)

UN

IDA

D D

E G

ESTI

ÓN

Y C

ON

TRO

L A

MB

IEN

TAL

DIR

ECC

IÓN

DE

GES

TIÓ

N

AM

BIE

NTA

L C

OM

ISA

RIA

D

E H

IGIE

NE

Fase

A

B

Secretaria

3. Revisar y reasignar la petición a Director (a)

Director (a)

4. Sumillar y reasignar la petición


17. Elaborar informe de las inspecciones diarias.


18. Ingresar al sistema la información levantada.


20. Notificar con las observaciones de las

inspección.

Inspector Sanitario

21. Reinspeccionar las actividades sujetos a control

que fueron notificados.

22. ¿Realizaron cambios de las observaciones?

BSI

NO

A

Inspector Sanitario

23. Elaborar Solicitud de Sanción para Comisaria

Municipal.D6

S2

C

B

Inspector Sanitario

19. Elaborar informe de las inspecciones.

D5.

10. P-MS-CM-CEP-04

Notificación a infractores de

ordenanzas vigentes

Fin

Secretaria

5. Revisar tipo de peticiones e informes

S.1D1

S.1

D1.1

Secretaria

9. Archivar los Informe de Control.

SI

7. ¿Son solicitud de sanción?

Secretaria

8. Reasignar a responsable que corresponde.

B

D1.1

D1.1D3.1

D1.1D2.1,4

S1

D1.1D2.2

Fin

6. ¿Son peticiones de control sanitario?

S1

SI

NONO

452


D1= Matriz de requisitos

*Solicitud de denuncia dirigida al Alcalde.

*Copia de cedula*Papeleta de votación.

*Tasa administrativa de servicios

*Ticket de trámite.

S1= Sistema de Gestión

Documental Quipux

D1.1= Solicitud de Matriz de requisitos

Sumillado

S4.1= Sistema de Paquete Office

(Word)

D2.= Formulario de Inspección Sanitaria

D3.=Notificaciones

D2.1= Formulario de Notificación de Control

Sanitario llena.

D2.2= Formulario Lleno con verificación de

mejoras

D3.1.= Notificación a infractores

D4.= Informe de inspección de Control

Sanitario.

D5.= Informe de Actividades

D6.= Solicitud de sanción



1

¿EXISTE

PETICIÓN

CIUDADANA

PARA EL

PROCESO?

El procedimiento puede tener dos alternativas

para que se ejecute:

1. Petición Ciudadana

2. Competencia de la municipalidad.

SI existe petición ciudadana para el proceso

ver procedimiento de ATENCIÓN DE

PETICIONES. Si NO existe petición ciudadana es un proceso

que se realiza por competencia y rutina diaria

de control. Ver actividad N 9.

Inicio de proceso.

2

P-MS-GTC-AP-11 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Es un procedimiento donde se encargan de

recibir, verificar la documentación cuando

existe petición ciudadana y reasignar a la

unidad o dirección correspondiente.

3

REVISAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN A

DIRECTOR (A)

Recibir el tipo de trámite físico y reasigna a

Director(a).

Entregar el tramite físico para que la

director(a) sumilla y autorice la petición.

Reasignar trámite en el sistema para el

conocimiento de la directora.

Secretaria

4

SUMILLAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN

Recibir el trámite físico para sumillar y

autoriza la petición.

Reasignar el tramite sumillado a la secretaria

para la entrega de la unidad o responsable

según trámite.

Director(a) de

Gestión Ambiental

453

5

REVISAR TIPO DE

PETICIONES E

INFORMES

Clasificar el trámite físico según su tipo y

destino.

Para el proceso puede ser:

Solicitud de peticiones de control Sanitario.

Informes de controles realizados.

Informes de sanción.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

6

¿SON PETICIONES

DE CONTROL

SANITARIO?

SI es una solicitud de control Sanitario. Ver

actividad N 7.

Si NO es una es solicitud de control

ambiental. Ver actividad N 6.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

7 ¿SON SOLICITUD

DE SANCIÓN?

SI es una solicitud de sanción se reasigna el

Procedimiento de NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES. Si NO es una solicitud de sanción. Ver

actividad N 7.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

8

P-MS-CM-CEP-04 NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS

VIGENTES

Es un procedimiento donde establece el tipo

de sanción por alguna infracción cometida

según la gravedad del caso.

9

REASIGNAR A

RESPONSABLE

QUE

CORRESPONDE.

Revisar y reasignar las peticiones de Control

Sanitario a inspector Sanitario. Responsable.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

10 ARCHIVAR LOS

EXPEDIENTES.

Todos los informes y expedientes que fueron

sumillados, y si son informes de actividades

de rutina de control sanitario se archiva para

el archivo histórico de la Dirección.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

11

ANALIZAR LA

PETICIÓN DE

CONTROL

SANITARIA.

Revisar el tipo de denuncia y el lugar para la

designación del inspector responsable de la

zona.

Informar verbalmente la petición del

ciudadano y el lugar de la inspección al

Inspector Sanitario de la según distribución de

trabajo.

Inspector Sanitario

12

SECTORIZAR

RUTAS Y

PREPARAR

MATERIALES.

Preparar los formularios de control necesario

y las rutas establecidas de acuerdo a la

zonificación y cronograma de recorrido diario

e inspectores.

En caso de denuncia se adjunta la petición y

se realiza el recorrido según cronograma de

Sectorización.

Inspector Sanitario

13

VERIFICAR EL

CRONOGRAMA

DE

MOVILIZACIÓN

VEHICULAR.

Para las los recorridos de control diario y

competencia de Municipio tienen una unidad

de vehículo para lo cual se establece un

cronograma de Movilización vehicular por día

si según requerimiento de la Unidad y

Dirección.

Inspector Sanitario

14 REALIZAR EL

RECORRIDO EN

Recorrer la zonas de la cuidad donde están

establecidas las actividades económicas a

inspeccionar.


454

LAS ZONAS

ESTABLECIDAS.

Realizar una inspección visual sobre

inflaciones en las zonas que se realiza el

recorrido.

15

INSPECCIONAR

LA ACTIVIDAD

CON SUJETOS A

CONTROL.

Verificar los parámetro técnicos establecidos

para le revisión establecidas en el formulario

para as actividades sujetos a control.

Llenar el formulario de Control Sanitario.

Ver Formato: Formulario de Inspección de

Control Sanitaria.

Inspector Sanitario

16

¿CUMPLE

PARÁMETROS DE

INSPECCIÓN?

SI cumple parámetros de inspección se realiza

la actividad 15.

Si NO cumple los algunos de los parámetros

de inspección se realiza la actividad 18.

Inspector Sanitario

17

ELABORAR

INFORME DE LAS

INSPECCIONES

DIARIAS.

Cuando el control se realiza por una denuncia

el informe se realiza en cuanto se realice el

control al final del día de acuerdo tipo de

denuncia y las observaciones respectivas de

cada uno de los lugares sujetos a control.

Cuando se realiza por planificación operativa

se los informes semanales con sus respectivas

novedades establecidas en cada uno de los

lugares sujetos a control.

Inspector Sanitario

18

INGRESAR AL

SISTEMA LA

INFORMACIÓN

LEVANTADA.

Una vez concluida se ingresa algunos

parámetros que contiene en el formulario para

para el inventario de información de los

locales inspeccionados en el Sistema de Excel

de Indicadores.

Inspector Sanitario

19

ELABORAR

INFORME DE LAS

INSPECCIONES

MENSUALES.

Elaborar los informes mensuales de las

peticiones o quejas ciudadanas como los

controles realizados por competencia de la

Municipalidad para mantener un archivo

histórico de los expedientes.

20

NOTIFICAR CON

LAS

OBSERVACIONES

DE LA

INSPECCIÓN.

Cuando no cumple con los parámetros de

inspección establecidos en el formulario de

Control Sanitario, dejan la notificación

indicando el tiempo que tienen para cumplir

las observaciones realizadas.

Inspector Sanitario

21

REINSPECCIONAR

LAS

ACTIVIDADES

SUJETOS A

CONTROL QUE

FUERON

NOTIFICADOS.

Una vez concluida la fecha de la notificación

se realiza la reinspección de la zona de las

actividades sujeto a control para verificar el

cumplimiento de las observaciones de las

mejoras que tenía que realizar en ese intervalo

de tiempo.

Para la re inspección se utiliza el mismo

formulario de la primera inspección.

En este caso el reincidente se espera por dos

oportunidades previa a realizar la sanción.

Inspector Sanitario

22

¿REALIZARON

CAMBIOS DE LAS

OBSERVACIONES?

SI se realizaron cambios ver la Actividad N

15.

Si NO se realizaron cambios en la

reinspección ver la Actividad N 21.

Inspector Sanitario

455

23

ELABORAR

SOLICITUD DE

SANCIÓN PARA

COMISARIA

MUNICIPAL.

Elaborar el informe de actividades con las

observaciones respectivas de las actividades

sujetos a control que no cumplieron las

mejoras de las observaciones en la inspección

en el tiempo establecido.

Inspector Sanitario

24 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





3 Ordenanza que regula la actividad de comercio en el cantón Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS



2 COOTAD.- Código orgánico de Organización Territorial, autonomía y

descentralización




DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

D1= Matriz de requisitos

*Solicitud de denuncia ciudadana dirigido al Alcalde.

*Copia de cedula

*Papeleta de votación


*Ticket de trámite. D2.= Formulario de Inspección Sanitaria

D3.=Notificaciones

D4.= Informe de inspección de Control Sanitario.

D5.= Informe de Actividades


Sistema de referencia

S1= Sistema de Gestión Documental Quipux

S4.1= Software d aplicativo: Word

456

9. ANEXOS

Formulario de Inspección Sanitaria

Notificaciones

Formulario d inspección para mercados.


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Sr. Winston Carranco

Sr. German Muñoz

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

457



PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO A

ESPACIOS PÚBLICOS

CÓDIGO: P-MS-CM-CS-02

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE SANEAMIENTO A ESPACIOS PÚBLICOS

1. OBJETIVO

Saneamiento a espacios públicos se realiza con la finalidad de precautelar, proteger,

mejorar y garantizar las condiciones básicas de salud de las actividades de los espacios

públicos de la Municipalidad de Ibarra.

2. ALCANCE

El proceso inicia con una planificación semanal, ejecución de actividad en el sitio, y

termina con el reporte de actividades.

Las actividades q comprende el procedimiento de Saneamiento en espacios Públicos son:

Baldeos, fumigaciones, desratización, limpieza de hierba en espacios públicos.



Rol Responsabilidad


Cliente


responsable de remitir el documento a la Alcaldía


Inspector Sanitario Propone y ejecuta políticas, normas y

procedimientos de supervisión, asistencia técnica y

capacitación en seguridad ambiental.

Actualiza la base de datos de comerciantes sujetos a

control sanitario.

Presenta informes de cumplimiento objetivos y



Ejerce funciones de asistencia técnica y

capacitación en materias ambientales.

Elabora notificaciones e informes respectivos.

Secretaria de gestión

Ambiental Recepta, registra y despacha documentación interna

y externa.




actividades comerciales y usuarios que son sujetos de

control sanitario.


metas estratégicas dentro de una política de rendición

de cuentas.

458


directo.

Directora de Gestión

Ambiental Lidera la programación y presupuestario del Plan








ABREVIATURAS



Miguel de Ibarra.


DEFINICIONES


1 Saneamiento Acción y efecto de sanear. Conjunto de técnicas y

elementos destinados a fomentar las condiciones

higiénicas en un edificio, de una comunidad, etc.

2 Espacio publico Lugar donde cualquier ciudadano tiene el derecho de

circular. Para que ese derecho se cumpla resulta

fundamental un reparto equitativo del espacio público

para que todos los ciudadanos puedan utilizarlo sea cual

sea la forma en la que se desplacen.

459


Diagrama de flujo: Saneamiento a espacios públicos.

SAN

EAM

IEN

TO

AMBI

ENTA

LDI

RECC

IÓN

DE

GEST

IÓN

AM

BIEN

TAL

ATEN

CIÓ

N A

L CL

IEN

TE.

Fumigación, desratizaciones, baldeando, limpieza de espacios publicos


9. Elaboración de Cronograma.


10. Distribuir al personal de trabajo y prepara

materiales

Trabajadores

13. Ejecutar la actividadcorrespondiente en el

sitio.


14. Elaborar el informe y la ficha de actividades.

Inicio


proceso?SI

NO

A

D2.1,3

2. P-MS-GTC-AP-11


D1

A

Secretaria

3. Revisar y reasignar la petición a Director (a)

Director (a)

4. Sumillar y reasignar la petición

A

Secretaria

5. Revisar tipo de peticiones e informes

S.1D1

S.1

D1.1

Secretaria

7. Archivar los informes

Secretaria

8. Reasignar a responsable que corresponde.

B

D1.1

Fin

6. ¿Son peticiones de saneamiento?

SI

NO

D1.1

D2

S.1

Inspector Sanitario


movilización vehicular.

12. P-MA-BSI-AL-02

Movilización vehicula

Institucional.

460


D1.= Matriz de requisitos

Solicitud para Saneamiento ambiental

Copia de cedula

Tasa Administrativa por servicios

Ticket con Nº de trámite

S1.= Sistema Documental Quipux

D2.= Ficha de Lugar de Actividad

D3= Informe de Actividad



1

¿EXISTE

PETICIÓN

CIUDADANA PARA

EL PROCESO?

SI existe una petición para el proceso

se va a proceso de Atención de

Peticiones.

NO existe petición ciudadana, por lo

tanto el proceso se realiza por oficio.


Ciudadano

Interesado

2


PETICIONES

Es un procedimiento donde se

encargan de recibir, verificar la

documentación cuando existe petición

ciudadana y reasignar a la unidad o

dirección correspondiente.

3

REVISAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN A

DIRECTOR (A)

Recibir el tipo de trámite físico y

reasigna a Director(a).


directora sumilla y autorice la petición.



Secretaria de

Gestión Ambiental.

4

SUMILLAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN



Reasignar el tramite sumillado a la

secretaria para la entrega de la unidad

o responsable según trámite.

Director(a) de

Gestión Ambiental

5

REVISAR TIPO DE

PETICIONES E

INFORMES

Clasificar el trámite físico según su

tipo y destino.

Para el proceso puede ser: Solicitud de

peticiones de control.



Secretaria de

Gestión Ambiental.

6

¿SON PETICIONES

DE

SANEAMIENTO?

SI es petición de Saneamiento

Ambiental. Ver actividad N 7.

Si NO es una petición de Saneamiento

Ambiental. Son informes de

actividades de Saneamiento

Ambiental. Ver actividad N 6.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

7 ARCHIVAR LOS

INFORMES.

Recibe todos los informes de

actividades de saneamiento y archiva

el expediente de informes si es que la

actividad se realizó por una petición.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

461

8

REASIGNAR A

RESPONSABLE

QUE

CORRESPONDE.

Reasignar el trámite al responsable

cuando los trámites son peticiones en

el sistema Quipux.

El Inspector encargado revisa si es una

petición y adjunta la petición al

recorrido diario.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

9 ELABORACIÓN DE

CRONOGRAMA.

Elaborar un cronograma de actividades

de recorrido diario par las inspecciones

de todas las actividades sujetos a

control. de acuerdo al cronograma de

movilización vehicular

Inspector Sanitario

10

DISTRIBUIR AL

PERSONAL DE

TRABAJO Y

PREPARA

MATERIALES.

Establecer un cronograma de

actividades dirías para distribuir el

trabajo a realizarse y al personal que va

ser responsable para dicha función y

lugar de trabajo.

Inspector Sanitario

11

VERIFICAR EL

CRONOGRAMA DE

MOVILIZACIÓN

VEHICULAR

Verificar si el cronograma establecido

de la Movilización vehicular por días

para la movilización de los

trabajadores al lugar que les

corresponde la actividad.

Esta actividad se realiza cuando hay

necesidad de movilización del

personal.

Inspector Sanitario

12

TRASLADARSE AL

SITIO DE

EJECUCIÓN

Movilizar al lugar del trabajo. Trabajadores

13

EJECUTAR LA

ACTIVIDAD

CORRESPONDIEN

TE EN EL SITIO.

Realizar las distintas actividades que se

relacione con el Saneamiento

Ambiental (Fumigación, limpieza de

parque, baldeos, etc,) en el lugar

designado o de acuerdo a la

planificación semanal.

Trabajadores

14

ELABORAR EL

INFORME Y LA

FICHA DE

ACTIVIDADES.

Elabora la Ficha de actividad de lugar

donde se realizó la actividad.

Elaborar un informe de actividad con

todas las observaciones y actividades

realizados con respecto a Saneamiento

Ambiental.

Inspector Sanitario

15 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS




2 Ordenanza de Gestión de Desechos Sólidos.


462

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD.-Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización.






Solicitud para Saneamiento ambiental

Copia de cedula

Tasa Administrativa por servicios

Ticket con Nº de trámite

D2.= Ficha de Lugar de Actividad

D3= Informe de Actividad

Sistema de referencia

Sistema de Gestión Documental Quipux

9. ANEXOS

Ficha de lugar de actividad


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Sr. Winston Carranco

Sr. German Muñoz

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

463



PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN DE

CONTROL SANITARIO DE MERCADOS

CÓDIGO: P-MS-CM-CS-03 VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE INSPECCIÓN DE CONTROL SANITARIO DE

MERCADOS

1. OBJETIVO

Mejorar las condiciones de higiene a los comerciantes de cada uno de los mercados

para garantizar el servicio de calidad a la ciudadanía.

Disminuir las infecciones que se den por el consumo de productos perecibles que no

están actos para el consumo humano.

2. ALCANCE

El proceso inicia con una denuncia ciudadana o por rutina diaria realizando la

inspección visual de los parámetros de control hasta emitir una informe de inspección

o sanción.



Rol Responsabilidad

Administrador de

mercados

Lidera la propuesta de políticas, normas y procedimientos

de administración de mercados.

Programa y organiza los operativos de control del orden,

corrección y disciplina en la

comercialización de alimentos

Organiza la supervisión de los puestos de venta, calidad de

los productos, control de precios y permisos de

funcionamiento y remodelación en los mercados del

cantón.

Realiza campañas de educación y asistencia técnica para

optimizar la organización y los servicios en el mercado.

Lidera la administración del parqueadero municipal.

Asesora a las autoridades municipales en temas inherentes

a garantizar la organización y buen funcionamiento de los

mercados del cantón.

Controla el buen uso de instalaciones del mercado por

parte de comerciantes.

Controla pago al día de arrendamientos y alícuotas y

puestos del mercado

Elabora proyectos de desarrollo productivo y comercial de

los mercados del cantón Ibarra.

Controla y ubica a los comerciantes formales e informales

dentro de los mercados del cantón.

Coordina controles y operativos con la Intendencia de

Policía, Comisaria Nacional y

464

Mantener el control de precios, mediadas y calidad de los

artículos de primera necesidad entre otros de los Mercados

del Cantón.


estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas,

Las demás funciones asignadas por la Ley, el Concejo

Municipal y el Alcalde.

Inspector Sanitario

Programa y efectúa operativos de control sanitario y

normas de higiene y otros.

Establece estrategias de ejecución y control de

conservación ecológica de parques, jardines, bosques y

otros para minimizar la contaminación y atraer el turismo

Ejerce funciones de asistencia técnica y capacitación en

materias ambientales

Elabora notificaciones e informes respectivos

Actualiza la base de datos de comerciantes sujetos a

control sanitario

Presenta informes de cumplimiento objetivos y metas

estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas

Las demás asignadas por la ley y su superior directo


ABREVIATURAS


1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización

2 POA Plan Operativo Anual.

DEFINICIONES


1 Infracción Transgresión, violación o quebrantamiento de alguna

disposición legal, pacto o tratado. Aquella conducta

consistente en una acción u omisión que implica una

obligación del derecho objetivo respecto de la cual, el

ordenamiento legal tiene prevista una reacción de carácter

represivo.

2 Notificación Acto mediante el cual con las formalidades legales

preestablecidas, se hace saber una resolución judicial o

administrativa a la persona a la que se reconoce como

interesada en su conocimiento o se le requiere para que

cumpla un acto procesal.

465


Diagrama de flujo: Inspecciones de control sanitario a mercados

CLI

EN

TE

AD

MIN

IST

RA

CIÓ

N D

E M

ER

CA

DO

S

Mercado Amazonas, La Playa, La Bahía y Santo Domingo

Inicio

Cliente

2. Presentar denuncia por falta del comerciante

Fin


10. Revisar informe de inspección

Inspector Sanitario

3. Preparar materiales para Inspección rutinaria

Inspector Sanitario

5. Solicitar documentos obligatorios del local

Inspector Sanitario

6. Verificar estado del lugar y tomar datos


4. Designar ejecución de inspección

Inspector Sanitario

9. Elaborar informe de inspección

11. ¿Amerita Sanción?


12. Emitir informe general de sanción.

SI

14. MS-CM-CEP-04Notificación a infractores de

ordenanzas vigentes.

Secretaria

13. Archivar informes de inspección

NO

1.¿Existe denuncia ciudadana para el

proceso?SI

NO

D2

7.¿Cumple con parámetro s de

inspección?

Inspector Sanitario

8. Notificar al responsable en el lugar de la inspección

NO

SI

D1

D1.1

D3S1

466


D1.: Notificaciones S1: Sistema de Gestión Documental

Quipux

D1.1: Notificación a Infractor

D2.: Informe de Inspecciones

D2.: Solicitud de sanción



1

¿EXISTE

DENUNCIA

CIUDADANA

PARA EL

PROCESO?

Para que se ejecute el proceso hay dos

alternativas:

Petición ciudadana y

Por Rutina.

La inspección por rutina se realiza por lo que

se establece en el pan operativo anual (POA)

y competencia de la municipalidad mantener

dicho control y orden.

Inicio de proceso

2

PRESENTAR

DENUNCIA POR

FALTA DEL

COMERCIANTE

El ciudadano/cliente presenta la denuncia por

alguna infracción cometida.

La denuncia puede ser verbal o escrita.

Cliente.

3

PREPARAR

MATERIALES

PARA

INSPECCIÓN

RUTINARIA

Preparar los materiales de prevención para

realizar la inspección y agenda de registro y

documentos de Notificación para las

infracciones si es que lo hubiera en las

inspecciones.

Inspector

Sanitario

4

DESIGNAR

EJECUCIÓN DE

INSPECCIÓN

Designar la dirección y el orden de

inspección al responsable de supervisar.

Administrador de

mercados

5

SOLICITAR

DOCUMENTOS

OBLIGATORIOS

DEL LOCAL

En el sitio de inspección verificar los

documentos habilitantes:

Numero de puesto.

Copia de cedula

Certificado de salud.

Inspector

Sanitario

6

VERIFICAR

ESTADO DEL

LUGAR Y

TOMAR DATOS

Verificar las condiciones y paramentos

higiénicos de los distintos productos y

puestos del mercado.

Verificar a los responsables todos los

implementos necesarios y básicos en los

puestos.

Inspector

Sanitario

7

¿CUMPLE CON

PARÁMETRO S

DE

INSPECCIÓN?

SI cumple con parámetros de inspección. Ver

actividad N° 9.

Si NO cumple con parámetros de inspección.


Inspector

Sanitario

8

NOTIFICAR AL

RESPONSABLE

EN EL LUGAR

Elaborar una notificación con una fecha para

comparecer y explicar la razón de la

infracción.

Inspector

Sanitario

467

DE LA

INSPECCIÓN.

Este se realiza en el lugar de la inspección por

cualquier tipo de incumplimiento a los

parámetros de inspección y reincidente.

9

ELABORAR

INFORME DE

INSPECCIÓN

Elaborar informe de las inspecciones

realizadas y las respectivas observaciones de

las inspecciones.

Reasignar el informe al responsable de la

administración de Mercados.

Inspector

Sanitario

10

REVISAR

INFORME DE

INSPECCIÓN

Revisar informe de inspección sobre los

lugares realizados y las observaciones dadas

en el informe de algún incumplimiento.

Administrador de

mercados

11 ¿AMERITA

SANCIÓN?

SI en el informe amerita sanción. Ver

actividad N° 12.

Si en el informe NO amerita sanción. Ver

actividad N° 9. Ver actividad N° 13

Administrador de

mercados

12

EMITIR

INFORME

GENERAL DE

SANCIÓN

Realizar un informe general con todas las

observaciones para que determine la sanción

por la infracción cometida. Emitir informe

general de sanción al Procedimiento de la

Comisaria.

Administrador de

mercados

13

P-MS-CM-CEP-

04 NOTIFICACIÓN

A

INFRACTORES

DE

ORDENANZAS

VIGENTES

Es un procedimiento de la Comisaria de

Higiene para comparecer con el infractor

resoluciones, o cualquier tipo de sanción

según el grado de infracción cometida.

14

ARCHIVAR

INFORME DE

INSPECCIÓN

Clasificar todos los informes y archivar como

documentación de respaldo en el archivo de

la Administración de Mercados.

Secretaria de la

Administrador de

mercados.

15 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD.- Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización


468




D1.: Notificaciones

D2.: Informe de Inspecciones

D2.: Solicitud de sanción


Sistema de gestión documental Quipux

9. ANEXOS

Agenda de Registro de Inspección



Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Sr. Telmo Mufla

Fecha:03/12/2012 Fecha: 03/12/2012

Firma

Firma

469



PROCEDIMIENTO DE CONTROL

AMBIENTAL DE ACTIVIDADES SUJETOS A

CONTROL

CÓDIGO: P-MS-CM-CA-01

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CONTROL AMBIENTAL DE ACTIVIDADES

SUJETOS A CONTROL

1. OBJETIVO

Es un proceso que se realiza para obtener un registro de las condiciones físicas y

ambientales de las actividades que generan algún nivel de impacto en la ciudad, en

las cuales conste de la inspección en el sitios y las notificaciones de los lugares en

donde se debe realizarse mejoras, con la finalidad de garantizar las buenas prácticas

ambientales e higiene, para que no afecte a la población

Se realiza con el fin de controlar y minimizar los niveles de ruidos generados en el

área urbana de la ciudad a los que se expone diariamente la población de acuerdo a lo

que establece la Ordenanza respectiva.

2. ALCANCE

El procedimiento empieza con un plan operativo o con una petición ciudadana para

el control de fuentes fijas de alto impacto, bajo impacto, ruido, emisión a la atmosfera

generación de residuos y tratamiento de destino final, verificando el cumplimento de

parámetro de especificación ambientales establecidas en las normas en el lugar de

actividad sujetas a control de acuerdo a la clasificación en la Ordenanza del Uso y

Ocupación del Suelo, en algunos caso de no cumplimiento se aplica la sanción

respectiva.

El control ambiental se aplica a todas las actividades sujetas a control, actividades q

emiten algún tipo de emisión que afecte o altere los niveles permitidos de salud como

es: el ruido, fuentes del alto impacto y bajo impacto.



Rol Responsabilidad




denuncias, generando un acta de compromiso con

las partes.



Técnico Ambiental Realiza la inspección en el sitio


470






Secretaria Recepta, registra y despacha documentación interna y

externa.



Mantiene actualizada la base de datos de las actividades

comerciales y usuarios que son sujetos de control sanitario.


estratégicas dentro de una política de rendición de cuentas.


directo.


Ambiental.

Lidera la programación y presupuestario del Plan Operativo

de su área organizacional.







de Atención al Cliente.

Recepción de la documentación de todos los trámites

municipales.

Ingreso del trámite en el sistema documental del Municipio.

Entrega de documentación física en cada una de las

dependencia que conforma el Municipio.

Seguimiento del trámite para la información ciudadana en

el sistema documental.


ABREVIATURAS


1 UGCA Unidad de Gestión y Control Ambiental

2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de Ibarra.


DEFINICIONES


1 Absolución Terminación del pleito enteramente favorable al

demandado.

En la prueba de confesión o interrogatorio de las partes, acto

de responder el litigante bajo juramento o promesa a las

preguntas de la otra parte.

471

3 Sujetos a control Son actividades económicas que son sometidas al control

sanitario municipal como lo establece según clasificación

en las ordenanzas vigentes.

4 Zonificar Dividir terreno en zonas para las realizas la inspección

diaria.

5 Especies

valoradas

Documentos pre impresos, numerados y tiene un valor

económico, llamado especies valoradas, sirven para dar

tramites a las solicitudes de parte del cuidando a los

servicios que ofrece la Municipalidad.

6 Comprobante de

pago.

Es el documento que entrega la municipalidad de Ibarra, a

los contribuyentes por pago de impuesto, tasas, y

contribuciones especiales en la ventanilla designadas para

el efecto.

472


Diagrama de flujo: Control Ambiental a actividades Sujetos a Control.

ATE

NC

IÓN

AL

CLI

ENTE

UN

IDA

D D

E G

ESTI

ÓN

Y C

ON

TRO

L A

MB

IEN

TAL

Fase

Inicio

Responsable de UGCA

11. Revisar e informar el lugar y tipo de denuncia.

Técnico Ambiental.

14. Realizar recorrido de la ciudad por zonas.

Técnico Ambiental.

15. Inspeccionar la actividad sujetos a

control.

16. ¿Cumple parámetros de

inspección?

Técnico Ambiental.

12. Sectorizar rutas y preparar materiales.

NO


proceso?SI

NO

SI

B

D1.1

Técnico Ambiental.


movilización vehículos.

2. P-MS-GTC-AP-11


A

D1

D1.1D2,4

D1.1D2.1,4

S1

A

B

473

Diagrama de flujo: Control Ambiental a actividades Sujetos a Control. UN

IDAD

DE

GEST

IÓN

Y CO

NTRO

L AM

BIEN

TAL

DIRE

CCIÓ

N DE

GES

TIÓN

AM

BIEN

TAL

COM

ISAR

IA

DE H

IGIE

NE

Fase

A

Técnico Ambiental.

17. Elaborar informe de las inspecciones diarias.

Responsable de UGCA


Técnico Ambiental.

21. Notificar con las observaciones de las

inspección.

Técnico Ambiental

22. Reinspeccionar las actividades sujetos a control

que fueron notificados.

23. ¿Realizaron cambios de las observaciones?

CSI

Responsable de UGCA

25. Elaborar Solicitud de Sanción para Comisaria

Municipal. D6

S4.1

C

C

Fin

Responsable UGCA

19. Elaborar informe de las inspecciones.

Secretaria

20. Revisar y reasignar informes.

D

D5D1.1D2.1,3

Secretaria

26. Adjuntar informes y archivar expedientes

S1

D1.1D2.1,4.1

D1.1D2.2,4.1

Técnico Ambiental.

24. Elaborar informe de observaciones para

sanción para Comisaria.

NO

S1 S1S1

S1

S1

A

Secretaria

3. Revisar y reasignar a director (a)

Directora

4. Avalizar la petición o Legalizar los Informes.

D1.1

Secretaria

5. Revisar el tipo de documentación.

B

D

D1

S1D1.1

S1

8. ¿Es una solicitud sanción?

6. ¿Es una solicitud de control?

Secretaria

7. Reasignar a Responsables de UGCA

D1.1S1

Secretaria

9. Reasignar a Secretaria de UGCA

D1.1S1

NO

10. P-MS-CM-CEP-04Notificación a infractores de

ordenanzas vigentes

Fin

SI

B

No

Si

474


D1.= Matriz de requisitos:

*Solicitud de denuncia ciudadana dirigido al

Alcalde.

*Copia de cedula

*Papeleta de votación.



S1= Sistema de Gestión

Documental Quipux

S4.1= Software Aplicativo:

Excel de Indicadores

Ambientales

D1.1=Matriz de requisitos sumillado.

D2.= Formulario de Control Ambiental

D2.1.= Formulario de Control Ambiental llena

D2.2.= Formulario Ambiental verificada las

mejoras

D3.= Informe de inspección de control ambiental

D4.= Notificación


D5.= Informe de actividades



N° ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

¿EXISTE PETICIÓN

CIUDADANA PARA

EL PROCESO?

El procedimiento puede tener dos

alternativas para que se ejecute:


4. Competencia de la municipalidad

establecida en el POA.

SI existe petición ciudadana para el

proceso ver procedimiento de

ATENCIÓN DE PETICIONES. Si NO existe petición ciudadana es un

proceso que se realiza por competencia

y rutina diaria de control. Ver actividad

N 10.

Inicio de proceso

2

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Es un procedimiento donde se encargan

de recibir, verificar la documentación

cuando existe petición ciudadana y

reasignar a la unidad o dirección

correspondiente.

3

REVISAR Y

REASIGNAR A

DIRECTOR (A)

Recibir el tipo de trámite físico y

reasigna a Director(a).


directora sumilla y autorice la petición.



Secretaria de

Gestión Ambiental.

4 AVALIZAR LA

PETICIÓN O



Director(a) de

Gestión Ambiental

475

LEGALIZAR LOS

INFORMES

Reasignar el tramite sumillado a la

secretaria para la entrega de la unidad o

responsable según trámite.

5

REVISAR EL TIPO

DE

DOCUMENTACIÓN.

Clasificar el trámite físico según su tipo

y destino.

Para el proceso puede ser: Solicitud de

peticiones de control.



Secretaria de

Gestión Ambiental.

6

¿ES UNA

SOLICITUD DE

CONTROL?

SI es una solicitud de control

ambiental. Ver actividad N° 7.

Si NO es una es solicitud de control

ambiental. Ver actividad N° 6.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

7

REASIGNAR A

RESPONSABLES DE

UGCA.

Reasignar el trámite al responsable de

Unidad de Gestión y Control

Ambiental cuando los trámites son

peticiones.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

8

¿ES UNA

SOLICITUD

SANCIÓN?

SI es una solicitud de sanción se

reasigna el Procedimiento de

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES. Si NO es una solicitud de sanción. Ver

actividad N 8.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

9

REASIGNAR A

SECRETARIA DE

UGCA.

Reasignar el trámite a la Secretaria de

UGCA cuando los trámites son

peticiones.

Secretaria de

Gestión Ambiental.

10

P-MS-CM-CEP 04

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS

VIGENTES

Es un procedimiento donde establece el

tipo de sanción por alguna infracción

cometida según la gravedad del caso.

11

REVISAR E

INFORMAR EL

LUGAR Y TIPO DE

DENUNCIA.

Revisar el tipo de denuncia y el lugar

para la designación del inspector

responsable de la zona.

Informar verbalmente la petición del

ciudadano y el lugar de la inspección al

Técnico Ambiental de la según

distribución de trabajo.

Responsable de

UGCA.

12

SECTORIZAR

RUTAS Y

PREPARAR

MATERIALES.

Preparar los formularios de control

necesario y las rutas establecidas de

acuerdo a la zonificación en el Plan

Operativo de Control diario e

inspectores.

En caso de denuncia se adjunta la

petición y se realiza el recorrido según

cronograma de Sectorización.

Responsable de

UGCA.

476

13

VERIFICAR EL

CRONOGRAMA DE

MOVILIZACIÓN

VEHÍCULOS.

Para las los recorridos de control diario

y competencia de Municipio tienen una

unidad de vehículo para lo cual se

establece un cronograma de

Movilización vehicular por día si según

requerimiento de la Unidad y

Dirección.

Responsable de

UGCA.

14

REALIZAR

RECORRIDO DE LA

CIUDAD POR

ZONAS.

Recorrer la zonas de la cuidad donde

están establecidas las actividades

económicas a inspeccionarse.

Técnico

Ambiental.

15

INSPECCIONAR LA

ACTIVIDAD

SUJETOS A

CONTROL.

Verificar los parámetro técnicos

establecidos para le revisión

establecidas en el formulario para as

actividades sujetos a control.

Llenar el formulario de Control

Ambiental.

Ver Formato: Formulario de

Inspección de Control Ambiental

Técnico Ambiental

16

¿CUMPLE

PARÁMETROS DE

INSPECCIÓN?

SI cumple parámetros de inspección se

realiza la actividad N° 16.

Si NO cumple los algunos de los

parámetros de inspección se realiza la

actividad N° 20.

Técnico Ambiental

17

ELABORAR

INFORME DE LAS

INSPECCIONES

DIARIAS.

Cuando el control se realiza por una

denuncia el informe se realiza en

cuanto se realice el control al final del

día de acuerdo tipo de denuncia y las

observaciones respectivas de cada uno

de los lugares sujetos a control.

Cuando se realiza por planificación

operativa se los informes semanales

con sus respectivas novedades

establecidas en cada uno de los lugares

sujetos a control.

Técnico Ambiental

18

INGRESAR AL

SISTEMA LA

INFORMACIÓN

LEVANTADA.

Una vez concluida se ingresa algunos

parámetros que contiene en el

formulario para para el inventario de

información de los locales

inspeccionados en el Sistema de Excel

de Indicadores.

Responsable de

UGCA

19

ELABORAR

INFORME DE LAS

INSPECCIONES.

Elaborar los informes mensuales de las

peticiones o quejas ciudadanas como

los controles realizados por

competencia de le Municipalidad para

mantener un archivo histórico de los

expedientes.

Responsable de

UGCA

477

20

REVISAR Y

REASIGNAR

INFORMES.

Si el informe tiene que sumillar

reasignar a la Directora de Gestión

Ambiental.

Si los informes son sumillados archivo

todos los formularios

Secretaria UGCA

21

NOTIFICAR CON

LAS

OBSERVACIONES

DE LAS

INSPECCIÓN.

Cuando no cumple con los parámetros

de inspección establecidos en el

formulario, dejan la notificación

indicando el tiempo que tienen para

cumplir las observaciones realizadas.

Técnico

Ambiental.

22

REINSPECCIONAR

LAS ACTIVIDADES

SUJETOS A

CONTROL QUE

FUERON

NOTIFICADOS.

Una vez concluida la fecha de la

notificación se realiza la reinspección

de la zona de las actividades sujeto a

control para verificar el cumplimiento

de las observaciones del as mejoras

que tenía que realizar en ese intervalo

de tiempo.

En este caso el reincidente se espera

por dos oportunidades previa a realizar

la sanción.

Técnico

Ambiental.

23

¿REALIZARON

CAMBIOS DE LAS

OBSERVACIONES?

SI se realizaron cambios ver la

Actividad N° 15.

Si NO se realizaron cambios en la

reinspección ver la Actividad N° 22.

Técnico

Ambiental.

24

ELABORAR

INFORME DE

OBSERVACIONES

PARA SANCIÓN.

Elaborar el informe de actividades con

las observaciones respectivas de las

actividades sujetos a control que no

cumplieron las mejoras de las

observaciones en la inspección en el

tiempo establecido.

Técnico

Ambiental.

25

ELABORAR

SOLICITUD DE

SANCIÓN PARA

COMISARIA

MUNICIPAL.

Elaborar el informe escrito para la

Sanción por el incumplimiento de los

parámetros establecidos.

Adjuntar al expediente la solicitud de

sanción y reasignar el trámite.

Responsable de

UGCA

26

ADJUNTAR

INFORMES Y

ARCHIVAR

EXPEDIENTES.

Una vez sumillado los informes de

actividad de control se archivar en la

Unidad como documentos de respaldo

y archivo histórico.

Secretaria de

UGCA.

26 FIN

478


DOCUMENTOS INTERNOS




2 Ordenanza para la protección de la calidad ambiental de las calidades

ambientales en lo relativo a la contaminación por ruido generadas por fuentes

fijas y móviles de cantón Ibarra.



DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización.

COOTAD

2 Planificación de Organización y Desarrollo Territorial. PDOT






*Solicitud de denuncia ciudadana dirigido al Alcalde.

*Copia de cedula

*Papeleta de votación.



D1.1=Matriz de requisitos sumillado.

D2.= Formulario de Control Ambiental

D2.1.= Formulario de Control Ambiental llena

D2.2.= Formulario Ambiental verificada las mejoras

D3.= Informe de inspección de control ambiental

D4.= Notificación


D5.= Informe de actividades



S1.= Sistema de gestión Documental

S4.2= Sistema Aplicativo: Excel de Indicadores Ambientales.

479

9. ANEXOS

Formulario de Control Ambiental

Notificaciones


CONTROL DE CAMBIOS


04-12-2012 1 Patricio Chantera

Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Roberto Ortega.

Sr. David León

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

480



PROCEDIMIENTO DE RESIDUOS

COMBUSTIBLES

CÓDIGO: P-MS-CM-CA-02

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE RESIDUOS COMBUSTIBLES

1. OBJETIVO

Promover un esquema organizado de autogestión ambiental y económicamente auto

sostenible, para recolección y la adecuada disposición del aceite usado y minimizar

el impacto ambiental y garantizar la salud de la población del cantón y futuras

generaciones.

2. ALCANCE

El procedimiento empieza con una petición verbal, llamada telefónica o un plan de

operático por la con una inspección de cantidad de aceites usados, recolección hasta

el ingreso de datos en una base catastral para el cumplimiento de las competencia de

la Municipalidad de Ibarra.



Rol Responsabilidad




denuncias, generando un acta de compromiso con las

partes.



Inspector de

Saneamiento Ambiental Realiza la inspección en el sitio








externa.




actividades comerciales y usuarios que son sujetos de

control sanitario.

481


metas estratégicas dentro de una política de rendición

de cuentas.


directo.


Ambiental. Lidera la programación y presupuestario del Plan







Técnico ambiental Definir y planificar la implantación de sistemas de

gestión medioambiental.

Proponer planes de mejora y ejecutarlos.

Realizar declaraciones medioambientales y efectuar la

evaluación del impacto ambiental.

Establecer criterios para el desarrollo de una gestión

de los residuos sólidos más sostenible.

Elaborar un sistema de depuración de aguas residuales

e implementar procesos químicos y biológicos.

Coordinar el cumplimiento de las normativas

medioambientales que afecten a las empresas.

Coordinar gestiones medioambientales con la

administración, etc.


ABREVIATURAS


1 UGCA Unidad de gestión y Control Ambiental

2 GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado San Miguel de

Ibarra.


4 OXIVIDA Empresa de Recolección de Aceites.

DEFINICIONES


1 Infracción Transgresión, quebrantamiento de una ley, pacto o

tratado, o de una norma moral, lógica o doctrinal.

2 Reincidencia Reiteración de una misma culpa o defecto.

2. Der. Circunstancia agravante de la responsabilidad

criminal, que consiste en haber sido el reo condenado

antes por un delito análogo al que se le imputa.

3 Residuos

combustibles

Todos aquellos residuos, en cualquier estado físico, que

por sus características corrosivas, reactivas, explosivas,

tóxicas, inflamables o biológico-infecciosas que

representen un peligro para el equilibrio ecológico o el

ambiente

482


Diagrama de flujo: Recolección de residuos combustibles

CLIE

NTE

UN

IDA

D D

E G

ESTI

ÓN

Y C

ON

TRO

L A

MB

IEN

TAL

ENTI

DA

D

EXTE

RN

A

Fase

Inicio

Insp. de Saneamiento Amb.

3. Elaborar y verificar el Registro Catastral


4. Establecer la zonificación de recorrido.


2. Solicitar recolección de aceites usados

1.¿Existe la petición ciudadana para el

proceso?SI

NO


5. Verificar el cronograma de la movilización vehicular

para la inspección


6. Inspeccionar la actividad de Uso Comercial

OXIVIDA, Insp. Saneamiento

9. Recolectar los aceites usados.


8. Interrogar razones de la cantidad faltante.

7. ¿Tienen la cantidad de aceite

establecida?

SI

NO

D1

D2

D1.1


10. Elaborar y reasignar los informes de la recolección y

observaciones.


11. Ingresar los datos a la Hoja Electrónica de la cantidad recolectada.

D3

D4

Responsable de UGCA


S4.1

Fin

Responsable UGCA

13. Elaborar informe de la cantidad de

recolección de aceites.

Secretaria de UGCA

14. Archivar los expedientes

D8

OXIVIDA

15. Entregar el Registro de Secuencia de desechos

peligrosos y comprobantes.

Fin

A

B

S1

S4.1

S1

483

Diagrama de flujo: Recolección de residuos combustibles D

IREC

CIÓ

N D

E G

ESTI

ÓN

AM

BIE

NTA

L

Fase

Secretaria

18. Revisar y reasignar tramite a Director (a)

Director (a)

19. Sumillar o legalizar los informes.

S1

Secretaria

20. Revisar el tipo de documentación.

Técnico Ambiental

16. Verificar la cantidad en el registro y los comprobantes.

Técnico Ambiental

17. Elaborar el informe de recolección y observaciones.

A

B

D1.1

S1

21. ¿Qué tipos de Informes son?

Archivar

Secretaria

23. Archivar los informes mensuales.

D1.1S1Observación

Técnico Ambiental

24. Analizar los informes mensuales para generar

títulos a pagar.

Secretaria

22. Reasignar y entregar a OXIVIDA. D1.1

S1

Secretaria

25. Reasignar el informe a la Dirección Financiera.

26. P-MA-GF-C-01Gestión Contable.

Fin

Técnico Ambiental

28. Elaborar informe de satisfacción para

OXIVIDA.

C

C

D6S1

D6S1

27. P-MS-GTC-RTM-01

Recaudación y devolución de

tributos

D7

D8

484


D1.= Registro de direcciones de Lavadoras y

Vulcanizadoras

S1.= Sistema Documental

Quipux.

D2.= Cronograma de Movilización de

Transporte de la Unidad

S4.1.= Software Aplicativo:

Excel de Indicadores

Ambientales

D1.1= Registro de la Cantidad de Aceites

D3.= Comprobante de entrega.

D4.= Informe de recolección y observaciones.

D5.= Informe de Observaciones.

Informes d observación

Informes de para para generar título.

Informes de satisfacción y conformidad.

D7.= Titulo de pago



N° ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

¿EXISTE LA

PETICIÓN

CIUDADANA PARA

EL PROCESO?

Existe la las opciones para que este

proceso se ejecute:

SI el proceso se realiza por una petición

ciudadana se hace la actividad Nª 2.

SI el proceso se realiza por cumplir el

Plan Operativo (POA) y competencia

Municipal se hace la actividad Nº 3.

Inicio de proceso

2

SOLICITAR

RECOLECCIÓN DE

ACEITES USADOS

Cualquier persona pude realizar la

petición de recolección de aceites usados,

verbalmente en la unidad o a través de

una llamada telefónica, indicando la

cantidad y el lugar.

Cliente

3

ELABORAR Y

VERIFICAR EL

REGISTRO

CATASTRAL.

Entregar todos los requisitos en Atención

al cliente para cualquier denuncia de

emisiones de contaminantes.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

4

ESTABLECER LA

ZONIFICACIÓN DE

RECORRIDO.

Recibir toda la documentación y

verificar para validar el oficio con los

datos de solicitante y si cumple con los

requisitos establecidos para el ingreso de

este trámite.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

5

VERIFICAR EL

CRONOGRAMA DE

LA

MOVILIZACIÓN

VEHICULAR PARA

LA INSPECCIÓN.

Revisar el registro de las actividades

comerciales (lavadoras, vulcanizadores.)

y otras que deseches aceites usados.

Preparar los comprobantes de entregas

necesarias y las rutas establecidas de

acuerdo a la zonificación en el Plan

Operativo de inspección diario.

Si existe alguna petición realiza el

recorrido por el lugar solicitado.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

485

6

INSPECCIONAR LA

ACTIVIDAD DE

USO COMERCIAL

Revisar en el sitio de cada uno de las

actividades comerciales (lavadoras,

vulcanizadores.) y otras que deseches

aceites usados, de la cantidad de

recolección promedio que generan.

Esta inspección se realiza antes de antes

de la recolección para la verificación de

la cantidad q entregar.

Aquí también se define el tiempo en que

se debe recolectar de acuerdo a la

cantidad a entregar.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

7

¿TIENEN LA

CANTIDAD DE

ACEITE

ESTABLECIDA?

SI tiene la cantidad de aceite usado

promedio. Ver la actividad Nº 9.

Si NO tiene la cantidad de aceite usado

promedio. Ver la actividad Nº 8

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

8

INTERROGAR

RAZONES DE LA

CANTIDAD

FALTANTE.

Interrogar al responsable de la actividad

economía la razón del incumplimiento

dela entrega de la cantidad promedio.

Realizar el llamado de atención sobre las

infracciones a la que se somete en caso

de reincidencia.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

9

RECOLECTAR LOS

ACEITES USADOS.

La recolección de aceites usados por

recorrido se realiza en toda la ciudad esto

lo hace la empresa OXIVIDA.

El Inspector de Saneamiento Ambiental

participa en la entrega del comprobante

de la cantidad entrega.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

OXIVIDA.

10

ELABORAR Y

REASIGNAR LOS

INFORMES DE LA

RECOLECCIÓN Y

OBSERVACIONES

Elaborar los informes de la inspección

que se realiza.

Si existe alguna observación en el

momento de la recolección, hacer

conocer en el informe con observaciones.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

11

INGRESAR LOS

DATOS A LA HOJA

ELECTRÓNICA DE

LA CANTIDAD

RECOLECTADA.

Ingresar los datos de la cantidad

recolectada de aceite en cada uno de las

actividades comerciales (lavadoras,

vulcanizadores.) y otras que deseches

aceites usados en una Hoja Electrónica

de Excel de Indicadores Ambientales.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

12

INGRESAR AL

SISTEMA LA

INFORMACIÓN

LEVANTADA.

Una vez ingresada los valores se encarga

de transforma en unidades diferentes,

para verificar el nivel de indicadores en

la misma Hoja electrónica de Excel de

Indicadores Ambientales.

Responsable de

UGCA

13

ELABORAR

INFORME DE LA

CANTIDAD DE

Elaborar un informe mensual de los

informes de recolección, para dar a

conocer la cantidad e indicadores de la

recolección de aceites usados.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental

486

RECOLECCIÓN DE

ACEITES.

14

ARCHIVAR LOS

EXPEDIENTES

Clasificar el trámite físico.

Una vez sumillado los informes de

recolección de aceites usados.

Se archiva como respaldo de todos los

informes de recolección de aceites.

Secretaria de

UGCA

15

ENTREGAR EL

REGISTRO DE

SECUENCIA DE

DESECHOS

PELIGROSOS Y

COMPROBANTES.

La Empresa encargada de la recolección

de aceites usados OXIVIDA entrega a

través de un e-mail, el registro de

secuencias de desechos peligrosos.

Adicional a eso se entrega los

comprobantes, que se entregó a cada

actividad comercial.

Inspector de

Saneamiento

Ambiental.

16

VERIFICAR LA

CANTIDAD EN EL

REGISTRO Y LOS

COMPROBANTES.

Verificar si la información que le envían

en el registro de secuencias de Desechos

peligrosos con la información del

comprobante sobre la cantidad

entregada.

Técnico

Ambiental.

17

ELABORAR EL

INFORME DE

RECOLECCIÓN Y

OBSERVACIONES.

Elaborar el informe mensual de la

cantidad que se entrega de recolección de

aceite usado.

Si existe alguna observación en la

validación del registro y comprobante se

hace conocer en el informe y se remite a

la empresa OXIVIDA previa sumilla de

Directo (a). Reasignar el archivo en el

sistema Quipux y el documento físico

para que la sumilla de Director (a)

Técnico

Ambiental.

18

REVISAR Y

REASIGNAR

TRAMITE A

DIRECTOR (A)

Recibir y clasificar según el todos los

informes y de observación o informes

mensuales para para el respectivo

sumillado de Director (a).

Secretaria de

Gestión

Ambiental

19

SUMILLAR O

LEGALIZAR LOS

INFORMES.

Todos los informes que sean estos

informes de observación para la empresa

OXIDA o informes mensuales de

recolección de aceites usados o informes

final para la Dirección Financiera.

Director (a) de

Gestión

Ambiental

20

REVISAR EL TIPO

DE

DOCUMENTACIÓN.

Revisar los informe y el destino del

informe.

Si son informes mensuales de

recolección de aceites usados o informe

final para la Dirección Financiera para

reasignar al responsable.

Secretaria de

Gestión

Ambiental

21

¿QUÉ TIPOS DE

INFORMES SON?

Si son informes de Observación. Ver

actividad Nº 23.

Si son informes de Mensuales. Ver

actividad Nº 24.

Secretaria de

Gestión

Ambiental

487

22

REASIGNAR Y

ENTREGAR A

OXIVIDA.

Recibir todos el informe de

observaciones, se entrega a la empresa

OXIVIDA para las respectivas

correcciones o entrega de dicha

observación.

Secretaria de

Gestión

Ambiental

23

ARCHIVAR LOS

INFORMES

MENSUALES.

Recibir todos los informes mensuales

para el archivo mensual y respaldo de

información de la recolección de aceites

usados.

Secretaria de

Gestión

Ambiental

24

ANALIZAR LOS

INFORMES

MENSUALES PARA

GENERAR

TÍTULOS A PAGAR.

Revisar los informes mensuales de

recolección de aceites.

Analizar la información para generar los

valores que tiene que pagar la empresa.

Esta actividad se realiza anualmente.

Técnico

Ambiental.

Secretaria de

Gestión

Ambiental.

25

REASIGNAR EL

INFORME A LA

DIRECCIÓN

FINANCIERA.

Recibir el informe físico y reasignar en el

sistema documental Quipux el informe a

Dirección Financiera.

El informe del valor a pagar se resigna a

la Dirección Financiera.

Secretaria de

Gestión

Ambiental.

26

P-MA-GF-C-01

GESTIÓN

CONTABLE.

Genera el valor a pagar por la recolección

de aceites usados anualmente.

27

P-MS-GTC-RTM-01

RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS

Es el procedimiento que se encarga de

recaudar todos los tributos de ingreso a la

municipalidad por parte de los clientes

externos e internos.

28

ELABORAR

INFORME DE

SATISFACCIÓN

PARA OXIVIDA.

Adjuntar el comprobante de pago y

elaborar el informe de satisfacción para

la empresa OXIVIDA por el compromiso

adquirido y entregar al representante de

la empresa previa sumilla de Director (a).

Técnico

Ambiental.

29 FIN

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA.

DOCUMENTOS INTERNOS





3 Ordenanza municipal para el manejo ambiental adecuado de aceites con base

minera o sintética.

488

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD





D1.= Registro de direcciones de Lavadoras y Vulcanizadoras

D2.= Cronograma de Movilización de Transporte de la Unidad

D1.1= Registro de la Cantidad de Aceites

D3.= Comprobante de entrega.

D4.= Informe de recolección y observaciones.

D5.= Informe de Observaciones.

D6.=Informe de recolección de aceites mensuales

Informes d observación

Informes de para para generar título.


S1.= Sistema Documental Quipux.

S4.1.= Software Aplicativo: Excel de Indicadores Ambientales

9. ANEXOS

Registro de direcciones de Lavadoras y Vulcanizadoras

Cronograma de Movilización de Transporte de la Unidad


CONTROL DE CAMBIOS


04-12-2012 1 Patricio Chantera

Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Ing. Angélica Manrique.

Ing. Roberto Ortega.

Sr. Davis León

Fecha: 12-14-2012 Fecha: 12-14-2012

Firma

Firma

489



PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE

EDIFICACIONES Y DENUNCIAS DE

CONSTRUCCIÓN.

CÓDIGO: P-MS-CM-CP-01

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE EDIFICACIONES Y DENUNCIAS DE

CONSTRUCCIÓN.

1. OBJETIVO

Velar por el cumplimiento de las leyes y Ordenanzas Municipales en materia de

Ordenamiento Urbano y Territorial del Cantón Ibarra.

Atender Las denuncias presentadas a la Comisaria de Construcciones, referentes a

problemas o afectaciones de construcción, con los colindantes.

2. ALCANCE

Receptar denuncias de la ciudadanía e investigar y determinar acciones pertinentes. La

ciudadanía cuenta con una instancia en la municipalidad que se convierte en un juzgado

de paz ante el cual puede acudir cuando su construcción se encuentre afectada por el

vecino y requiera la intervención técnica para solucionarlo.

Realizar el control diario de las construcciones según cronograma pre establecido,

verificando la obtención de permisos municipales y el cumplimiento de los mismos.

Ejecutar los dictámenes, emitidos por las Autoridades Municipales.



Rol Responsabilidad

Comisaria de

Construcciones

- Sanciona el incumplimiento de leyes,

ordenanzas y reglamentos, sobre

construcciones, lotes sin cerramiento, frentes

descuidados de predios y viviendas, materiales,

escombros en la vía pública.

- Cumple y hace cumplir las leyes, ordenanzas y

reglamento de construcciones del cantón y de

los GAD rurales.

- Valida y certifica el informe de inspección

- Realiza audiencia de mediación

- Resuelve por medio de audiencias de

mediación las denuncias, generando un acta de

compromiso con las partes.

- Seguimiento del caso hasta su archivo, luego

del cumplimiento del compromiso.

Inspector - Coordina con el usuario la inspección

- Realiza la inspección

- Notifica para audiencia de mediación

- Elabora informe de inspección

490

- Participa de audiencia de mediación

- Inspección de seguimiento del caso para su

archivo, luego del cumplimiento del

compromiso.

- Informe a la Comisaria sobre el cumplimiento

del caso para su archivo.

Abogado - Interviene y genera su criterio jurídico en la

audiencia de mediación

- Coordina la elaboración del acta de

compromiso

Promotora y/o secretaria - Participa en la audiencia de mediación.

- Certifica y valida la documentación para la

elaboración del acta de compromiso

- Elabora el acta de compromiso


ABREVIATURAS


1 SIG Sistemas de Información Geográfica


San Miguel de Ibarra.


DEFINICIONES


1 Comparecer Acto de presentación espontánea o por llamamiento,

de una persona ante el juez o tribunal a fin de llevar a

cabo un acto procesal.

2 Audiencia Acto de oír un juez o tribunal a las partes y testigos a

fin de decidir sobre algún aspecto del litigio.

Trámite judicial o administrativo consistente en

ofrecer a una persona interesada en el asunto la

posibilidad de alegar lo que tenga por conveniente en

defensa de su derecho.

3 Mediación En el ámbito del Derecho, se considera que tanto la

mediación como la conciliación jurídica son métodos

de resolución alternativa de conflictos, como medio de

acceso a la justicia que evita y descongestiona

procesos administrativos tradicionales del poder

judicial.

491


Diagrama de flujo: Control de Edificaciones y Denuncias de Construcción (1)C

LIEN

TEC

OM

ISA

RIA

DE

CO

NST

RU

CC

ION

ES

Fase

Inicio

Comisaria de Construcciones

3. Analizar el tipo de denuncia.


4. Sectorizar la zona y reasignar al Inspector.

Inspector

8. Inspeccionar parámetros en el sitio.

Inspector

10. Notificar a infractores.

Inspector

11. Elaborar el informe de la inspección.

SI

1. ¿Existe petición para el proceso.?

9. ¿Cumple con requisitos?

NO

S1.

D2. D3.


SI

D1.

NO

6. P-MA-BSI-AL-02Movilización

vehicular institucional

Com. Constr., Inspector.

7. Realizar recorrido de la ciudad por zonas.

Secretaria


movilización vehículos.

A

492

Diagrama de flujo: Control de Edificaciones y Denuncias de Construcción (2)CO

MIS

ARI

A D

E CO

NST

RUCC

ION

ES

ARC

HIV

O

INST

ITU

CIO

NA

L

Fase

A


14. Analizar el informe de la inspección.

Comisaria, Abogado, Cliente, Inspector.

15. Comparecer audiencia de mediación.

Secretaria

16. Recopilar y certificar la documentación para la acta.

Secretaria

17. Elaborar acta de la resolución.

Comisaria, Secretaria

19. Legalizar y entregar la resolución.

Inspector.

20. Verificar en cumplimiento de la resolución.

Inspector.

21. Elaborar y reasignar el informe el cumplimiento.

Fin

A

A

D4.

D5.

D6.

12. ¿Es resolución de conflictos?

SI

13. ¿ La petición es del procesos

internos?Procesos InternosSI Fin

D3.1

NO

Comisaria, Secretaria

18. Generar el valor a pagar en el Sistema.

S2.

NO

22. P-MG-LF-LC-08Entrega de

respuestas a tramite y archivo.

493


D.1= Matriz de Requisitos

Solicitud de Denuncia.

Tasa por Servicios Administrativos.

Cedula ciudadana

S1= Sistema Documental Quipux

D2.= Notificación S2= Sistema Georeferencial.

D3.= Informes de inspección S3= Sistema de Rentas

D4.= Resolución de Acta

D5.= Acta definitivo

D6.= Informe de acta de re inspección



1

¿EXISTE PETICIÓN

PARA EL

PROCESO?

El procedimiento puede tener dos

alternativas para que se ejecute:


6. Competencia de la municipalidad

establecida en el POA.

SI existe petición ciudadana para el

proceso ver procedimiento de

ATENCIÓN DE PETICIONES. Si NO existe petición ciudadana es un

proceso que se realiza por competencia y

rutina diaria de control. Ver actividad Nº

3.

Inicio de proceso

2


PETICIONES





correspondiente.

3 ANALIZAR TIPO

DE DENUNCIA

Recibe el documento y analiza el tipo de

denuncia y la coordinación con el cliente

sobre la atención de la denuncia.

Secretaria de

Comisaria de

Construcciones

4

SECTORIZAR Y

REASIGNAR LA

INSPECTOR

Se ubica el sector en el SIG y su sector.

Si existe un a petición ciudadana se

adjunta el lugar de inspección.

Reasigna y Sumilla al responsable del

sector para que atienda el pedido sobre las

inspecciones a realizar.

Comisaria de

Construcciones

5

VERIFICAR EL

CRONOGRAMA DE

MOVILIZACIÓN

VEHÍCULOS.

Para las los recorridos de control diario y

competencia de Municipio tienen una

unidad de vehículo para lo cual se

establece un cronograma de Movilización

vehicular por día si según requerimiento

de la Unidad y Dirección.

Responsable de

UGCA.

6

P-MA-BSI-AL-02 MOVILIZACIÓN

VEHICULAR

INSTITUCIONAL

Es un procedimiento se encarga de la

distribución del personal y movilización

de vehículo institucional designadas para

los inspectores según lugar de petición.

494

7

REALIZAR

RECORRIDO DE

LA CIUDAD POR

ZONAS.

Atención al usuario y coordinación para

ir al sitio de la denuncia.

La inspección consiste en el recorrido de

las zonas y verificar los parámetros a

controlar.

Inspector

8

INSPECCIONAR

EN SITU DE LA

DENUNCIA

Verificación e inspección en el lugar con

la presencia de las partes.

Determinar el cumplimiento de

parámetros de las inspecciones a cumplir.

Eso lo determina según competencia de

acuerdo a ala ordenanzas vigentes.

Inspector

9 ¿CUMPLE CON

REQUISITOS?

SI cumple con parámetros de inspección.

Ver actividad Nº 9.

Si NO cumple con parámetros de

inspección. Ver actividad Nº 9.

Inspector

10

NOTIFICAR A LAS

PARTES

INVOLUCRADAS

Entrega de notificaciones para audiencia Inspector

11 INFORME DE

INSPECCIÓN

Elaboración del informe de la inspección

realizada y las observaciones respectivas

según el caso.

Inspector

12 ¿ES RESOLUCIÓN

DE CONFLICTOS?

SI es la resolución de conflictos. Ver

actividad Nº 13.

Si NO es la resolución de conflictos. Ver

actividad Nº 11.

Inspector

13

¿LA PETICIÓN ES

DE LOS PROCESOS

INTERNOS?

SI la petición es de procesos internos. Ver

actividad Nº 12.

Si la petición NO es de procesos internos.

Ver PROCESOS INTERNOS.

Inspector

14 PROCESOS

INTERNOS

Todos los procesos internos pueden

realizar la petición de este control de

acuerdo a la necesidad del caso.

15

ANALIZAR EL

INFORME DE LA

INSPECCIÓN.

Planifica previo análisis del informe de

inspección la audiencia de mediación con

las partes.

Comisaria de

Construcciones

16

COMPARECER

AUDIENCIA DE

MEDIACIÓN.

Con la presencia de las partes, la

comisaria de construcciones, el abogado,

el inspector se procede a instalar la

audiencia de mediación con las partes,

luego de conocido el caso, el informe de

inspección y las exposiciones de las

partes se resuelve técnicamente la

solución la misma que si es aceptada por

las partes se procede a la suscripción de

una acta de compromiso y si no es así se

eleva el caso a los tribunales

competentes.

Comisaria de

construcciones

17 RECOPILAR Y

CERTIFICAR LA

Solicita los documentos que legalicen

cedula de ciudadanía papeleta de Secretaria

495

DOCUMENTACIÓN

PARA LA ACTA

votación original y copia y tramite

pertinente

18

ELABORAR DEL

ACTA DE

COMPROMISO

Se revisa la documentación y abaliza el

original y copia

Elaboración del acta de compromiso con

las resoluciones tomadas en la audiencia

de mediación.

Secretaria

19

GENERAR EL

VALOR A PAGAR

EN EL SISTEMA.

Genera el valor a pagar en el sistema de

recaudación y tesorería por la infracción

que ha cometido a las ordenanzas

vigentes.

Secretaria

20

LEGALIZAR Y

ENTREGAR LA

RESOLUCIÓN.

Lectura y firma de aceptación del texto

del acta.

Donde se determina la sanción

correspondiente.

Secretaria

21

VERIFICAR EN

CUMPLIMIENTO

DE LA

RESOLUCIÓN.

Luego del plazo establecido se realiza

una inspección.

Seguimiento del caso establecido por

plazo.

Se pone en conocimiento de la comisaria

del trámite con el informe final de

cumplimiento luego del seguimiento

Inspector

22

ELABORAR Y

REASIGNAR EL

INFORME EL

CUMPLIMIENTO.

Emisión de una copia certificada a las

partes.

Conocimiento del cumplimento y sumilla

de archivo del caso

P-MG-LF-LC-08 ENTREGA DE

RESPUESTAS A

TRÁMITES Y

ARCHIVO.

Clasificar la documentación y los

expedientes respectivos.

Archiva la documentación pertinente.

Archivo

Institucional

23 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





3 Ordenanza de reglamentación Urbana

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD.- Código orgánico de Organización Territorial, Autonomía y

Descentralización

PDOT.- Plan de Desarrollo y Organización Territorial


3 Código de Arquitectura y Urbanismo.

496




D.1= Matriz de Requisitos

Solicitud de Denuncia.

Tasa por Servicios Administrativos.

Cedula ciudadana

D2.= Notificación

D3.= Informes de inspección

D4.= Resolución de Acta

D5.= Acta definitivo

D6.= Informe de acta de Reinspeccionar.


S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux

S.2.11= Sistema de Información Georeferencial.

S2.1.=Sistema de recaudación y Tesorería

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Arq. Andrea Játiva

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

497



PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE

PUBLICIDAD EXTERNA.

CÓDIGO: P-MS-CM-CEP-01

VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PUBLICIDAD EXTERNA

1. OBJETIVO

Regular y controlar las condiciones a las que se sujetarán las instalaciones y el ejercicio

de la actividad publicitaria exterior, cualquiera que sea el medio o sistema utilizado para

la promoción del mensaje, con el fin primordial de compatibilizar la colocación de la

publicidad exterior con la seguridad de las personas, los bienes o el ambiente,

mantenimiento y mejora del ornato y paisaje del Cantón Ibarra.

2. ALCANCE

Se procede a dar cumplimiento con lo que estipula la Ordenanza de Publicidad Exterior

y su Ordenanza reformatoria.

El proceso inicia con la petición que cualquier ciudadano puede realizar, con el ingreso

de requisitos, para lo cual se necesita análisis de la petición, cálculo de valor a pagar y

termina con el otorgamiento de la Licencia de Publicidad Externa.



Rol Responsabilidad

Policía Municipal

Son los encargados de citar a los propietarios de los

locales comerciales, para que se acerquen a la

Comisaria Municipal para tramitar la L.P.E.

Secretario de la

Comisaría Municipal

Es quien recepta la documentación solicitada en el

formulario (previamente entregado), y entrega una

orden de pago (de acuerdo a las medidas otorgadas

por el comerciante), además es el encargado del

archivo de esta documentación.

Comisario Municipal Es quien bajo su cargo de Comisario Municipal es el

encargado de hacer cumplir las Ordenanzas vigentes.


Rol Responsabilidad

Secretaria de Tránsito y

Transporte. Recepta, registra y despacha documentación interna

y externa.

Brinda atención secretarial y logística interna o

externa.





498

Las demás funciones asignadas por Ley y el

superior directo.

Asistente Técnico de

Tránsito y Transporte.

Responsable de Tránsito y

Transporte. Lidera la programación y presupuestario del Plan



actividades que realizan las unidades responsables

a la Unidad.


protección de la Transito, Transporte y Seguridad

Vial.


ABREVIATURAS


1 LPE Licencia de Publicidad Externa

2 GAD-I Gobierno Autónomo descentralizado Municipal San

Miguel de Ibarra.


4 TYT Tránsito y Transporte

DEFINICIONES


1 Exoneración La acción y el efecto de reducir la carga, peso o

responsabilidad, etc; La acción y el efecto de remover

a alguien de su puesto de trabajo





3 Comprobante de

pago.





4 Título de crédito. Es una orden de cobro que emite la administración

tributaria municipal, que se emitirá cuando se vayan a

iniciar acciones coactivas.

499

5. DIAGRAMA DE FLUJO 1

Diagrama de flujo: Control de publicidad externa fija.

CO

MIS

AR

IA D

E H

IGIE

NE

CLI

EN

TE

S

Fase

Inicio

Policía Municipal

2. Citar a propietarios de

Locales comerciales.

7. ¿Cumple con requisitos

completos?

Secretario de la Comisaria

6. Revisar y analizar la petición de LPE

SI

Fin

NO


10. Otorgar orden de pago por LPE.

11. P-MS-GTC-RTM-01


tributos.


12. Adjuntar carta de pago y archivar la petición.

8. ¿Se exonera de

pago.?

Fin

D1

D6

D7

1. ¿Solicita información para

Licencia de Publicada Externa.?

3. P-MS-GTC-IC-02Información Ciudadano.

NO


13. Ingresar peticiones al sistema


14. Archivar los expedientes de LPE

4. ¿Necesita especies

valoradas.?

SI


5. Adquirir especies valoradas.

NO

SI

S2.14

S1D3

D3,4

D2

S2.14D2.1


9.Sumillar la petición de LPE.

SI

D2.1

No

500


D1.= Notificación. S1.= Sistema Documental

Quipux

D2.= Matriz de requisitos para LPE.

Exoneración de pago Licencia de Publicidad

Externa

D3.= Formulario para exoneración de pago de PE.

Copia de RUC, Cédula y papeleta de votación.

Fotografía de la publicidad

Croquis de la ubicación del local comercial.

Licencia de Publicidad Externa.

D3.= Formulario De Licencia de Publicidad

Exterior.

D4-=Certificado de no adeudar al Municipio.

D5.=Tasa de Servicios administrativos.

Contrato de arrendamiento debidamente legalizado.

S2.14= Sistema de

Publicidad Exterior

D2.1= Formulario de Matriz de requisitos Sumillado.

D6.= Orden de Pago

D7.= Comprobante de Pago

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 1.


1

¿SOLICITA

INFORMACIÓN

PARA LICENCIA

DE PUBLICADA

EXTERNA?

Una vez difundía la Ordenanza

Vigente para el conocimiento de la

ciudadanía se establece las alternativas

de la petición

La solicitud información para la

solicitud para Licencia de Publicidad

Externa, que pude ser para locales

comerciales nuevos o por

conocimiento.

Inicio del

proceso.

2

CITAR A

PROPIETARIOS

DE LOCALES

COMERCIALES.

Personal de la Policía Municipal

proceden citar a los propietarios de

locales comerciales, para que se

acerquen a legalizar los trámites de su

publicidad.

Policía Municipal.

3

P-MS-GTC-IC-02

INFORMACIÓN

CIUDADANO.

Este un procedimiento sobre la

información la Licencia de la

Publicidad Exterior, por lo tanto

determina si la petición se exonera de

pago según Ordenanza Vigente.

Remite el Formularios de Publicidad

Externa y los requisitos que necesita

para petición.

Secretario de la

Comisaria.

501

Ver Ordenanza que regula la

Publicidad Exterior.

4

¿NECESITA

ESPECIES

VALORADAS?

Cuando se exonera de pago por la

Licencia de Publicidad Exterior no

necesita de especies valoradas para

seguir con el trámite.

SI necesita especies valoradas. Ver

actividad N° 4.

Si NO necesita especies valoradas. Ver

actividad N°5.

5

ADQUIRIR

ESPECIES

VALORADAS.

Adquirí especies valoradas necesarios

para el tramite como son:

Certificado de no adeudar al

Municipio.

Tasa de Servicios administrativos.

Este tipo de especies valoradas se

emite en la Ventanillas de Atención del

Cliente Rentas.

Cliente

6

REVISAR Y

ANALIZAR LA

PETICIÓN DE LPE

Revisar todo la documentación de

requisitos y el formulario con todos los

datos en el campo solicitado para LPE.

Reasigna al responsable

correspondiente de acuerdo a la

factibilidad de la petición.

Secretario de la

Comisaria.

7

¿CUMPLE CON

REQUISITOS

COMPLETOS?

SI cumple con requisitos completos.


Si NO cumple con requisitos

completos. Se termina el proceso y se

espera hasta que cumpla con todos los

requisitos necesarios.

Secretario de la

Comisaria.

8 ¿SE EXONERA DE

PAGO?

SI se exonera de pago. Ver actividad

N° 11.

Si NO se exonera de pago. Ver

actividad N° 8.

Ver Ordenanza que regula la

Publicidad Exterior.

Secretario de la

Comisaria.

9 SUMILLAR LA

PETICIÓN DE LPE.

Recibe y analiza la petición para

conocimiento.

Sumillar la petición la continuidad de

petición y es una autorización dela


Reasignar la responsable para seguir

con las siguientes actividades.

Comisario

Municipal.

502

10

OTORGAR ORDEN

DE PAGO POR

LPE.

Ingresar los datos y parámetros

necesarios para del Formulario para

Publicidad Exterior para generar el

valor a pagar en el sistema de PE.

Emitir una orden pago con el valor a

pagar al cliente.

Secretario de la

Comisaria.

11

P-MS-GTC-RTM-01

RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS.

La participación de este procedimiento

es para cobrar todos las recaudaciones

municipales por parte del cliente que

de cancela y donde emite una copia de

la carta de pago, la cual se adjunta a la

documentación anteriormente

presentada, para su archivo

12

ADJUNTAR

CARTA DE PAGO

Y ARCHIVAR LA

PETICIÓN.

El cliente presenta la el comprobante

de pago.

Recibir y adjuntar el comprobante de

pago y revisar el expediente de

petición.

Entregar la Autorización de Licencia

de Publicidad Exterior.

Secretario de la

Comisaria.

13

INGRESAR

PETICIONES AL

SISTEMA

Todas las autorizaciones de Licencia

de Publicidad se ingresan al sistema,

de algunos parámetros establecidos en

los Formularios para la actualización

de catastro de publicidad.

Secretario de la

Comisaria.

14

ARCHIVAR LOS

EXPEDIENTES DE

LPE

Adjuntar a la documentación

anteriormente presentada.

Clasificar según petición y se archiva

como documentación de respaldo y

archivo de la comisario.

Secretario de la

Comisaria.

13 FIN

503

DIAGRAMA DE FLUJO 2

LICENCIA PUBLICIDAD EXTERNA MÓVIL.A

TEN

CIÓ

N D

E P

ETIC

ION

ES

UN

IDA

D T

RA

NSI

TO Y

TR

AN

SPO

RTE

AR

CH

IVO

IN

STIT

UC

ION

AL.

Fase

Inicio


Secretaria de TyT

2. Revisar y reasignar la petición a responsable.


5. Revisar y analizar la petición de LPM.

Responsable de TyT

3. Sumillar la petición y reasignar a responsable.

Secretaria de TyT

4. Revisar y reasignar la petición

7. ¿La petición es favorable?


10. Imprimir y sellar La Licencia de Publicidad

Móvil.


6. Elaborar el informe de respuesta.


9 . Generar el valor a pagar.

Responsable de TyT

12. Sumillar la Licencia de Publicidad Móvil.

SI 13. P-MS-GTC-RTM-01


tributos


11. Archivar expedientes como respaldo.

Fin

D1

D1S1

D1.1S1

D1.1S1

D2S1

D2S2.14

D2,3

D2.1,3S1

D4

Secretaria de TyT

8. Reasignar el trámite a Archivo Institucional.

NOS4.1

Fin


respuestas a tramites y archivo.

D2.1,3,4S1

504



Formulario de Licencia de Publicidad Móvil


Paleta de Votación

Copia Ruc

Certificado de Adeudar a la Municipalidad


Contrato legal con el dueño (vehículo,

terreno, vivienda, etc.)


Quipux.

D1.1.= Solicitud Sumillado en Matriz de

Req.

S4.1.= Software Aplicativo: Autocad.

D2.= Informe de respuesta. S2.14= Sistema de Publicidad Móvil.


D3.= Licencia de Publicidad Móvil.




1 ATENCIÓN DE

PETICIONES





correspondiente.

Inicio de proceso

2

REVISAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN A

RESPONSABLE

(A)

Recibe el expediente y revisa la petición

que tenga todos los requisitos.

Reasignar en el documento físico y en el

sistema de Gestión Documental Quipux

al responsable de la Unidad de Tránsito

y Transporte.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

3

SUMILLAR LA

PETICIÓN Y

REASIGNAR A

RESPONSABLE.

Recibir el expediente y sumillar la

petición al responsable para que ejecute

esta petición de la Licencia Publicidad

Móvil.

Responsable de

Tránsito y

Transporte.

4

REVISAR Y

REASIGNAR LA

PETICIÓN

Revisar la sumilla de la petición y

entrega y reasigna el trámite en el

sistema Quipux al Asistente técnico

responsable.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

5

REVISAR Y

ANALIZAR LA

PETICIÓN DE

LPM.

Revisar la petición y analizar la petición

de acuerdo a los datos del Formulario de

Licencia de Publicidad Móvil.

Verificar en el sistema que los papeles

estén al día del a empresa que lo solicita

y el propietario sobre multas y sanciones

con el Municipio.

Ver Ordenanza que regula la instalación

y control de la publicidad exterior en el

cantón Ibarra

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

505

6

ELABORAR EL

INFORME DE

RESPUESTA.

Elaborar el informe de respuesta de la

petición.

Si se niega la petición se realiza el

informe de respuesta de negación y

respuesta a la petición.

Reasignar el informe en el Sistema

Quipux al responsable correspondiente.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

7 ¿LA PETICIÓN ES

FAVORABLE?

SI la petición es favorable. Ver actividad

N° 8.

Si la petición NO es favorable. Ver

actividad N° 7.

Secretaria de TyT

8

REASIGNAR EL

TRÁMITE A

ARCHIVO

INSTITUCIONAL.

Recibir el trámite con el informe de

respuesta y sus respectiva observación y

razón de la negación. Previa sumillado

del Responsable de TyT y es entrega en


Secretaria de TyT

9 GENERAR EL

VALOR A PAGAR.

Verificar los datos en el Formulario de

petición donde está establecido el tiempo

y el m2 de publicidad que se va a ocupar

en función a eso generar en el sistema el

valore a pagar.

No se emite ningún documento para el

pago únicamente se genera en el sistema.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

10

IMPRIMIR Y

SELLAR LA

LICENCIA DE

PUBLICIDAD

MÓVIL

Imprimir el informe de petición

favorable y documento que otorga la

Licencia de Publicidad Móvil, se sella la

documentación y se emite al

Responsable de Tránsito y Transporte.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

11

ARCHIVAR

EXPEDIENTES

COMO

RESPALDO.

Se saca una copia de todos los archivos

que fueron sumillado y que fueron

favorables para el archivo como

documentos de respaldo.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

12

SUMILLAR LA

LICENCIA DE

PUBLICIDAD

MÓVIL.

Recibir, revisar el informe de respuesta

para el otorgamiento de Licencia de

Publicidad Móvil y sumillar.

Y emitir a través de la Secretaria a

Archivo Institucional para la entrega.

Responsable de

Tránsito y

Transporte.

13

RECAUDACIÓN

DE TRIBUTOS

MUNICIPALES

En este tipo de recaudación para esta

petición el cliente se acerca a la

Ventanilla de Rentas con el N° de RUC

a pagar el valor por la Licenciada

Publicidad Móvil.

Cliente

14


RESPUESTAS A

TRÁMITES Y

ARCHIVO.

Clasifica y archiva todo los documentos

que fueron favorables como documentos

de respaldo.

Secretaria de

Archivo

Institucional

15 FIN

506

DIAGRAMA DE FLUJO 3

Diagrama de flujo: inspección publicidad externa móvil.U

NID

AD

TR

AN

SITO

Y T

RA

NSP

OR

TE

Fase

Inicio

Responsable de TyT

1. Solicitar la inspección de LPM


5. Elaborar el informe de respuesta y

observaciones.

Responsable de TyT

6. Sumillar y archivar los informes

S1 D2S1


2. Imprimir el registro de LPM


3. Coordinar con la Policía Nacional.


4. Realizar la Inspección en el sitio.

Fin

D1S4.1


D1.= Solicitud de Inspección S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux.

D2.= Informe de respuesta S4.1.= Software Aplicativo: Excel.



1

SOLICITAR LA

INSPECCIÓN DE

LPM

Solicitar la inspección de todas las

Licencias de Publicidad Móvil emitidas

en el intervalo del tiempo.

Inicio de proceso

2 IMPRIMIR EL

REGISTRO DE LPM

Recibe la petición y revisa el registro de

las Licencias emitidas hasta la fecha de

la solicitud.

Imprimir la lista de las Licencias de

Publicidad del registro.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

3

COORDINAR CON

LA POLICÍA

NACIONAL.

Coordinar la fechas y horarios de la

inspección para la realizar le operativo

a todas los que poseen publicidad

móvil.

Responsable de

Tránsito y

Transporte.

4

REALIZAR LA

INSPECCIÓN EN EL

SITIO.

Realizar la verificación de la Licencia

de Publicidad Móvil sobre la vigencia

para porta dicha publicidad.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

5

ELABORAR EL

INFORME DE

RESPUESTA Y

OBSERVACIONES.

Elaborar el informe de respuesta de la

Inspección.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

507

Si existe alguna observación de se

elabora el informe con todas la

observaciones respectivas.

Reasignar el informe en el Sistema

Quipux al responsable correspondiente.

6

SUMILLAR Y

ARCHIVAR LOS

INFORMES

Recibir, revisar el informe de respuesta

de la Inspección de Licencia de

Publicidad Móvil y sumillar.

Y emitir a través de la Secretaria a

Archivo Institucional para la entrega.

Asistente Técnico

de Tránsito y

Transporte.

7 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS





3 Ordenanza que regula la instalación y control de la publicidad exterior en el

cantón Ibarra.

DOCUMENTOS EXTERNOS



COOTAD



COMISARIA HIGIENE



D1.= Notificación.

D2.= Matriz de requisitos para LPE.

Exoneración de pago Licencia de Publicidad Externa.

D3.= Formulario para exoneración de pago de PE.

Copia de RUC, Cedula y papeleta de votación.




D3.= Formulario De Licencia de Publicidad Exterior.

Copia de RUC, Cedula y paleta de votación.

D4-=Certificado de no adeudar al Municipio.

D5.=Tasa de Servicios administrativos.

Contrato de arrendamiento debidamente legalizado.



D2.1= Formulario de Matriz de requisitos Sumillado.

508

D6.= Orden de Pago

D7.= Comprobante de Pago


S1.= Sistema Documental Quipux

S2.14= Sistema de Publicidad Exterior.

UNIDAD DE TRÁNSITO Y TRANSPORTE




Formulario de Licencia de Publicidad Móvil


Paleta de Votación

Copia Ruc

Certificado de Adeudar a la Municipalidad


Contrato legal con el dueño (vehículo, terreno, vivienda, etc.)

D1.1.= Solicitud Sumillado en Matriz de Requisitos

D2.= Informe de respuesta.


D3.= Licencia de Publicidad Móvil.



S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux.

S4.1.= Software Aplicativo: Autocad.

S2.14= Sistema de Publicidad Móvil.

INSPECCIÓN DE PUBLICIDAD MÓVIL EN UNIDAD DE TRANSITO.



D1.= Solicitud de Inspección

D2.= Informe de respuesta

D2.1.= Informe de respuesta sumillado


S1.= Sistema de Gestión Documental Quipux.

S4.1.= Software Aplicativo: Excel.

9. ANEXOS

Comisaria de Higiene

Formulario De Licencia de Publicidad Exterior.

Formulario para exoneración de pago de Publicidad exterior

Unidad de tránsito y transporte

Formulario de Publicidad Móvil

509


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Patricio Chantera Revisó: Pol. Arias Adrián

Nicolás Guerrero.

Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012

Firma

Firma

510



PROCEDIMIENTO PARA DECOMISO

PROVISIONAL DE MERCADERÍA.


VERSION: 1



PROCEDIMIENTO PARA DECOMISO PROVISIONAL DE MERCADERÍAS

1. OBJETIVO

El comiso provisional de la mercadería, se la realiza para sancionar a comerciantes que

infringen la Ordenanza que Regula la Actividad de Comercio en el Cantón Ibarra,

comerciantes que son considerados reincidentes al faltas como: Ocupar la vía pública para

el expendio de artículos de cualquier índole, (Orden Comer art 40), falta de pagos

municipales (Orden Comer art. 21 lit h) esta última es siempre y cuando personal del

departamento de Rentas de la autorización para dicho comiso.

2. ALCANCE

Aplica con las respectivas notificaciones verbales o escritas a quienes infringen las

ordenanzas vigentes, esperando su rectificación a la falta cometida, y termina por la

donación de la mercadería según estipula la Ordenanza antes mencionada, en su Art. 36

literal c).



Rol Responsabilidad

Policía Municipal

El personal de la Policía Municipal es el encargado

del control en los diferentes sitios de la ciudad, por lo

tanto es el responsable de los diferentes informes que

se emiten a la Comisaria Municipal acerca de

comerciantes que infringen las ordenanzas vigentes

para su respectiva sanción.

Comisario Municipal

Es quien ordena y organiza los distintos operativos en

la ciudad, para los respectivos controles, además es el

encargado de hacer cumplir cada artículo que las

ordenanzas estipulan en sus líneas.

Inspectores de Salud e

Inspectores del

departamento de Rentas.

Son los encargados de realizar las distintas

inspecciones, tanto de salud como de cobros a rubros

municipales, luego emitir los informes necesarios

solicitando la colaboración para el respectivo

decomiso.

Comisión de Abastos y

Mercados

Son los encargados de deliberar en junta de comisión,

las distintas resoluciones que emiten de acuerdo a los

informes de los diferentes inspectores.

511


ABREVIATURAS



San Miguel de Ibarra


3 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización

DEFINICIONES


1 Infracción Transgresión, quebrantamiento de una ley, pacto o

tratado, o de una norma moral, lógica o doctrinal.

2 Decomiso Cosa decomisada.

Pena accesoria a la principal que consiste en la

privación definitiva de los instrumentos y del producto

del delito o falta.

En la enfiteusis, derecho del dueño directo para

recobrar la finca por falta reiterada de pago de la

pensión u otros abusos graves del enfiteuta.

3 Reincidencia Volver a caer o incurrir en un error, falta o delito

4 Pecuniaria Perteneciente o relativo al dinero efectivo.





6 Comprobante de

pago.





7 Título de crédito. Es una orden de cobro que emite la administración

tributaria municipal, que se emitirá cuando se vayan a

iniciar acciones coactivas.

512


Diagrama de flujo: Decomiso provisional de mercadería

CO

MIS

AR

IA M

UN

ICIP

AL

CLI

ENTE

Fase

Incio

Policía M., Inspector IMI

2. Verificar si es reincidente el comerciante.

Policía M., Inspector IMI.

1. Notificar a los comerciantes que

infringen la ley

Comisario Municipal

3. Analizar y sancionar al comerciante.

Comisario Municipal

4. Ordenar el decomiso de mercadería.

Policía Municipal.

5. Retirar y almacenar la mercadería

Cliente

12. Cancelar el valor de la sanción.

7. ¿Es una sanción pecuniaria o donación de

mercadería.?

Sanción

Comisario Municipal

10. Sancionar económicamente según estipula la Ordenanza.

Secretario de Comisaria

11. Ingresar datos del Cliente, valor a pagar y el

caso en el Sistema.


13. Otorgar acta de recepción y entrega de producto decomisado.

D1

D2

A

A

D3

D5

B

B

Cliente

14. Retirar la Mercadería en el lugar de bodega.

6. ¿Venció el tiempo de vigencia?


8. Elaborar un acta de donación.

Policía Municipal.

9. Entregar la mercadería según su destino.


15. Archivar el respaldo de una copia de entrega o

donación de mercadería.

FIn

C C

D6

Donación

SI

FIn

NO

D4

S1

S1

S2.3

FIn

513


D1.= Notificación. S1.= Sistema de Gestión Documental

Quipux

D2.= Citación S2.3= Sistema de Actividades económicas

D3= Acta de entrega y recepción.

D4.= Titulo de pago

D5.= Comprobante de pago

D6.= Acta de donación.



1

NOTIFICAR A

COMERCIANTES

QUE INFRINGEN

LA LEY

Personal de la Policía Municipal o

inspectores del IMI, proceden a notificar

a los comerciantes acerca de la infracción

que están cometiendo, esto por seguir lo

que estipula el caso.

Policía Municipal.

Inspectores IMI

2

VERIFICAR SI ES

REINCIDENTE EL

COMERCIANTE.

Verificar si es reincidente, de encontrarse

reincidente la persona anteriormente

notificada, se procede con la sanción,

previo análisis se ejecuta la orden por

parte de la Comisión de Abastos y

Mercados, Comisario Municipal o por

parte del personal de Rentas IMI

Comisario

Municipal.

3

ANALIZAR Y

SANCIONAR AL

COMERCIANTE.

Analizar el caso según el tipo de

gravedad de la infracción cometida de

acuerdo a lo que establece las ordenanzas

vigentes del Municipio.

Determina la gravedad de la infracción

cometida, y aplica la sanción respectiva.

Según Ordenanza de Comercio, el

Comisario Municipal ejerce lo estipulado

en el art 36 de la misma Ordenanza:

Sanción Pecuniario

Donación de mercadería

Ver Ordenanza de comercio

Comisario

Municipal

4

ORDENAR EL

DECOMISO DE

MERCADERÍA.

Ordenar el decomiso de mercadería por

la gravedad del caso.

Estipula el tiempo el lugar y el tiempo de

almacenamiento.

Comisario

Municipal

Comisario

Municipal.

Personal del

Departamento de

Rentas.

Comisión de

Abastos y

Mercados.

514

5

RETIRAR Y

ALMACENAR LA

MERCADERÍA

Retirar la mercadería del lugar

autorizado. Al momento del comiso se le

entrega el propietario una citación, para

que comparezca ante el Comisario

Municipal.

Almacenar la mercadería decomisado en

las bodegas u oficinas de la Comisaria.

Policía Municipal.

6

¿VENCIÓ EL

TIEMPO DE

VIGENCIA?

SI se venció el tiempo de vigencia dela

mercadería decomisada. Ver actividad

N° 9.

Si NO se venció el tiempo de vigencia de

la mercadería decomisada. Ver actividad

N° 5 (Sigue almacenado.)

Policía Municipal

7

¿ES UNA SANCIÓN

PECUNIARIA O

DONACIÓN DE

MERCADERÍA?

Si es sanción pecuniaria. Ver actividad

N° 10

Si es donación de mercadería. Ver

actividad N° 8.

Comisario

Municipal

8

ELABORAR UN

ACTA DE

DONACIÓN.

Una vez vencido el plazo estipulado, si

los productos comisados son aptos para

el consumo humano, se procede a realizar

un acta de donación a las Guarderías

Municipales u otros centros de asistencia

social.

Ver Ordenanza de Comercio. Art. 36.

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

9

ENTREGAR LA

MERCADERÍA

SEGÚN SU

DESTINO.

Entregar los productos decomisados a las

Guarderías Municipales u otros centros

de asistencia social, la cual es entregada

por personal de la Policía IMI.

Se termina el proceso.

Policía Municipal

10

SANCIONAR

ECONÓMICAMEN

TE SEGÚN

ESTIPULA LA

ORDENANZA.

Es una sanción económica de acuerdo al

tipo y grado de infracción.

Según estipula la Ordenanza de

Comercio en su art 36 lit a), las sanciones

pecuniarias van desde dos hasta

cuarenta dólares de multa, dependiendo

de la gravedad de la infracción cometida,

y en caso de reincidencia, será el doble de

la sanción anterior.

Ver Ordenanza de Comercio

Comisario

Municipal.

11

INGRESAR DATOS

DEL CLIENTE,

VALOR A PAGAR

Y EL CASO EN EL

SISTEMA.

Ingresar los datos necesarios para

generar el valor a pagar.

Una vez determinado el valor de la multa,

se ingresan los datos del comerciante al

sistema de Rentas del IMI juntamente

con el valor de la multa y el artículo

contravenido.

Entregar un título de pago al cliente.

Secretario de la

Comisaria

Municipal.

12

CANCELAR EL

VALOR DE LA

SANCIÓN.

Cancelar el valor económico según

establecido. Cliente

515

13

OTORGAR ACTA

DE RECEPCIÓN Y

ENTREGA DE

PRODUCTO

DECOMISADO.

Adjuntar el comprobante de pago de la

multa, se le otorga al comerciante un acta

de entrega y recepción, en el que consta

datos como: fecha, motivo de sanción,

descripción de mercadería comisada,

firmas que respaldan.

Secretario de la

Comisaria

Municipal

14

RETIRAR LA

MERCADERÍA EN

EL LUGAR DE

BODEGA.

Presentar el acta de entrega y recepción

de mercadería.

Con este documento el propietario de la

mercadería se acerca a las bodegas u

oficinas donde se encuentre detenida su

mercadería para el respectivo retiro.

La entrega la realiza personal de la

Policía Municipal, jefes de grupo o la

autoridad pertinente.

Cliente

15

ARCHIVAR EL

DOCUMENTOS DE

RESPALDO

Un respaldo del pago a la sanción

pecuniaria o del acta de donación se

archiva en las oficinas de la Comisaria

Municipal.

Secretario de la

Comisaria

Municipal

16 FIN DEL PROCESO


DOCUMENTOS INTERNOS






DOCUMENTOS EXTERNOS




COOTAD




D1.= Notificación.

D2.= Citación

D3= Acta de entrega y recepción.

D4.= Titulo de pago

D5.= Comprobante de pago

D6.= Acta de donación.



S2.3= Sistema de Actividades económicas

516

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

517



PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACIÓN

POR INFRINGIR ORDENANZAS VIGENTES


VERSIÓN: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO PARA NOTIFICACIÓN POR INFRINGIR ORDENANZAS

VIGENTES

1. OBJETIVO

Mejorar la relación entre comerciantes y/o ciudadanos para evitar que se produzcan

agresiones tanto verbales como físicas entre ellos, y así promover el buen vivir en el

Cantón.

Velar por la salud y bienestar de los ciudadanos del Cantón Ibarra, procurando que se

cumplan los acuerdos establecidos bajo lo estipulado en las Ordenanza Municipales.

2. ALCANCE

Se realiza el este procedimiento, cuando comerciantes y/o ciudadanos cometen alguna

infracción a lo que estipula las Ordenanzas Municipales o son denunciados por alguna

anomalía, se procede a realizar las notificaciones, terminando esto con un compromiso

escrito que rectifiquen su actitud o la sanción económica respectiva y si es reincidente

hasta la clausura para los locales comerciales.



Rol Responsabilidad

Policía Municipal

El personal de la Policía Municipal es el encargado

del control en los diferentes sitios de la ciudad, por lo

tanto es el responsable de parte de los diferentes

informes que se emiten a la Comisaria Municipal

acerca de comerciantes que infringen las ordenanzas

vigentes para su respectiva sanción.

Comisario Municipal

Es quien bajo su cargo es el encargado de hacer

cumplir cada artículo que las Ordenanzas vigentes

estipulen en sus líneas.


Municipal

Es el encargado de emitir, entregar, certificar y

archivar las distintas actas de compromiso firmadas

por el Comisario Municipal y el notificado.

Inspectores de Otros

Departamentos del IMI.

Son los encargados de realizar las distintas

inspecciones para luego remitir los informes

necesarios a esta unidad, solicitando la respectiva

notificación.

Comisión de Abastos y

Mercados

Son los encargados de deliberar en junta, las distintas

resoluciones que se emiten de acuerdo a los informes

de los diferentes inspectores o del Comisario

Municipal.

518


ABREVIATURAS




DEFINICIONES


1 Notificar Es la actuación administrativa efectuada por un

funcionario competente, que tiene por objeto poner en

conocimiento del contribuyente una determinada

actuación o resolución del Servicio, efectuada

conforme a la ley.

2 Parte policial Es un informe de la actividades policiales dirías de lo

observado en su rutina sobre infracciones de las

personas o comerciantes.

3 Citación Documento (u orden judicial) por el que se ordena a

una persona a prestar testimonio o presentar

documentos ante un tribunal o gran jurado

4 Sanción Castigo administrativo o penal, que se obtiene por la

comisión de una infracción.

5 Deliberar Una deliberación es un acto - entendido en cuanto

proceso y resultado - en el cual se evalúan los pros y

contras relevantes con objeto de adoptar una decisión

determinada. El proceso puede ser efectuado de

manera individual (a modo del platónico diálogo

consigo mismo) o colectiva.

519


Diagrama de flujo: Notificación por infringir a ordenanzas vigentes (1)C

OM

ISA

RIA

MU

NIC

IPA

L.

Fase

Inicio.

2. PROCESO INTERNOSInformes de sanción.


4. . Receptar informes de sanción.

Comisario Municipal.

5. . Analizar y deliberar los informes y partes policiales.


6. . Elaborar Notificación o citación

D2.

Cliente, Comisario.

8. Comparecer y analizar el caso.

S1 D1.1D1.S1.

Policías Municipales

7. Entregar Notificación o citación a infractores en

el sitio.

1. ¿El informe es Parte Policial?

No

Policía Municipal.

3. . Elaborar y emitir la parte policial.

SI

D1.

A

520

Diagrama de flujo: Notificación por infringir a ordenanzas vigentes (2)

CLI

ENTE

CO

MIS

AR

IA D

E H

IGIE

NE

Fase

A

9. ¿SI es citación o notificación?

Asesor, Comisario, Sec.

11. Determinar sanción pecuniaria de

Ordenanza vigente.

Pecuniaria


15. Determinar sanción Administrativa según Ordenanza vigente.

Administrativa

10. ¿Que tipo de sanción se establece?

Notificación

Citación


20. Elaborar una acta de compromiso.


14. Adjuntar La documentación

entregada.

D3.

Cliente, Comisario.

12- Generar el valor a pagar por infracción.

D4.

S2.3


21. Sumillar la acta de compromiso.

Asesor de la Comisaria

22. Archivar el expediente

Fin

16. ¿El caso es reincidente?

NO


17. Ordenar la clausura.

Policía Municipal

18. Elaborar sellos de clausura.

Policía Municipal, Comisaria.

19. Clausurar los locales comerciales.

D2.

SI

A

A

D3.1

13. P-MS-GTC-RTM-01


tributos.D5.

521


D1.= Informes de Sanción o Parte

Policial


Quipux

D1.1.= Informes de Sanción o Parte

Policial sumillado.

S2.3.= Sistema de Actividades

Económicas.

D2.= Notificación o citación

D3.= Acta de Compromiso

D3.1= Acta de Compromiso

D4= Orden de Emisión de Pago.

D5=Comprobante de Pago



1 ¿EL INFORME ES

PARTE POLICIAL?

Varios delegados de los distintos

departamentos del IMI, entregan

informes a esta dependencia (ya que

esta es una unidad sancionadora), para

que se ejecuten las notificaciones, de

acuerdo a lo descrito en el Debido

Proceso.

Por otra parte los Policía Municipales

puede realizar su parte policial de

acuerdo a las anomalías observadas y

si son competencias de la

Municipalidad, en su rutina de trabajo

realiza en el día.

Inspectores IMI.

Policías Municipales.

2

RECEPCIÓN DE

INFORMES

Recepción de todos los informes o

partes policiales a esta dependencia

(ya que esta es una unidad

sancionadora), para que se ejecuten

las notificaciones, de acuerdo a lo

descrito en el Debido Proceso.

Secretario de

Comisaria.

3

ANALIZAR Y

DELIBERAR LOS

INFORMES Y

PARTES

POLICIALES.

Analizar el caso según las ordenas

vigentes para la toma de decisión

según requiera el caso del informe o

parte policial.

Comisario

Municipal.

4

ELABORAR

NOTIFICACIÓN O

CITACIÓN

Según el análisis se determina si es

una notificación o una citación. Secretario Municipal.

5

ENTREGAR

NOTIFICACIÓN O

CITACIÓN A

INFRACTORES EN

EL SITIO.

Personal de la Policía IMI, se encarga

de la entrega de dichas notificaciones,

entregado la original al notificado y

un “recibido” en la copia.

Policía Municipal.

6

COMPARECER Y

ANALIZAR EL

CASO.

El notificado acude a la Comisaria

Municipal de acuerdo al escrito en la

notificación recibida, aquí el

Comisario Municipal previo análisis y

Comisario

Municipal.

522

consultoría bajo el respectivo marco

legal.

7 ¿SI ES CITACIÓN

O NOTIFICACIÓN?

Si es Citación. Ver actividad. N

Si es Notificación. Ver actividad N

Comisario

Municipal.

9

¿QUÉ TIPO DE

SANCIÓN SE

ESTABLECE?

Si es Sanción pecuniaria. Ver

actividad N

Si es Sanción Administrativa. Ver

actividad N

Comisario

Municipal.

10

DETERMINAR

SANCIÓN

PECUNIARIA DE

ORDENANZA

VIGENTE.

Luego de deliberar, y consultar el

marco legal pertinente, el Comisario

Municipal impondrá una sanción

pecuniaria de acuerdo a lo descrito en

las distintas Ordenanzas vigentes.

En este caso la sanción es económica

de acuerdo a la gravedad del caso.

Comisario Municipal

11

GENERAR EL

VALOR A PAGAR

POR INFRACCIÓN.

Determinado la sanción pecuniaria

que es un valor económico, se genera

el valor a pagar en el Sistema de

Actividades Económicas.

Emitir la Orden de emisión para el

pago.

Secretario de

Comisaria.

12

P-MS-GTC-RTM-01 RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS.

Es un procedimiento que tiene como

una de las actividades cobrar de

todos las recaudación de tributos

municipales.

13

ADJUNTAR LA

DOCUMENTACIÓN

ENTREGADA.

Recibir y adjunta el comprobante de

pago según el caso.

Secretario de

Comisaria.

14

DETERMINAR

SANCIÓN

ADMINISTRATIVA

SEGÚN

ORDENANZA

VIGENTE.



Municipal impondrá una sanción de

carácter administrativo de acuerdo a

lo descrito en las distintas Ordenanzas

vigentes. El tiempo establecido de la

sanción dependerá de la gravedad de

la falta cometida, una vez vencido el

plazo, el notificado procede a firmar

un acta de compromiso para la

rectificación de la infracción por la

cual fue anteriormente notificado.

Comisario

Municipal.

Secretario de

Comisaria.

15 ¿EL CASO ES

REINCIDENTE?

SI el caso es reincidente. Ver

actividad N

Si el caso NO es reincidente. Ver

actividad N

Comisario

Municipal.

16 ORDENAR LA

CLAUSURA.



Municipal impondrá la autorización

Comisario

Municipal.

523

para la clausura según como estable la

Ordenanza vigente.

17

ELABORAR

SELLOS DE

CLAUSURA.

Se laboran los sellos de clausura en

los que constan datos como: número

de puesto, nombre del propietario o

arrendatario (de ser necesario),

ordenanza y artículo que se ha

infringido, fecha de emisión de sellos

de clausura, firma del Comisario y

sello de la Comisaria.

Secretario de la

Comisaria

18

CLAUSURAR LOS

LOCALES

COMERCIALES.

Se envían los sellos de clausuras al

personal de la Policía Municipal que

labora en horario nocturno para las

clausuras en el mercado, y personal

que labora en la Comisaria de Higiene

para los locales fuera del mercado.

Policía Municipal.

19

ELABORAR UNA

ACTA DE

COMPROMISO.

En este documento deben constar

datos como:

Nombres del infractor, lugar del

domicilio o lugar de la actividad

comercial donde fue hallada su falta,

motivo de su notificación, marco

legal, recomendaciones, sanción a la

que se expone de no cumplir las

recomendaciones anteriormente

escritas, firmas autorizadas.

Asesor Jurídico de la

Comisaria

20

SUMILLAR LA

ACTA DE

COMPROMISO.

Una vez analizado lo expuesto en los

distintos informes, el Comisario

Municipal determina las órdenes de

notificar a los infractores. Dicha

notificación se la realiza por escrito,

basados en un marco legal que

fundamente su emisión.

La firma en la acta de compromiso

depende del caso, en la cuales firma

solo responsable de acuerdo al caso.

Comisario

Municipal.


Comisaria

Cliente

21 ARCHIVAR EL

EXPEDIENTE

Un respaldo de las actas firmadas en

esta dependencia, juntamente con

copias de las cartas de pago (de ser el

caso) y el documento recibido por el

ciudadano, reposan en los archivos de

la Comisaria Municipal.


Comisaria

22 FIN

524


DOCUMENTOS INTERNOS



COOTAD





DOCUMENTOS EXTERNOS



Descentralización





D1.= Informes de Sanción o Parte Policial

D1.1.= Informes de Sanción o Parte Policial sumillado.

D2.= Notificación o citación

D3.= Acta de Compromiso

D3.1= Acta de Compromiso

D4= Orden de Emisión de Pago.

D5=Comprobante de Pago



S2.3.= Sistema de Actividades Económicas.

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

525



PROCEDIMIENTO CONTROL E INSPECCIÓN

DE CENTROS DE DIVERSIÓN


VERSION: 1


PAGINA: Página 1 d en

PROCEDIMIENTO CONTROL E INSPECCIÓN DE CENTROS DE

DIVERSIÓN.

1. OBJETIVO

Controlar y regular las instalaciones donde se ubicarán locales de centros de diversión y

entretenimiento, para garantizar la armonía y el buen vivir, entre los moradores de los

distintos sectores de Ibarra.

2. ALCANCE

Dentro de la Ordenanza que regula el Uso de Suelo en el Cantón Ibarra, en su artículo 26,

las discotecas, bares y karaokes que se encuentran dentro de la clasificación “locales que

ofertan servicios turísticos” deben cumplir estrictamente con todas las normas sobre

contaminación, control sanitario, control de incendios y requisitos tanto legales como

técnicos que se solicitan en la Comisaria de Higiene según la Ordenanza de Uso de Suelo

en su artículo 27.



Rol Responsabilidad


Cliente


responsable de remitir los documentos a la Alcaldía


Departamentos

Responsables de las

inspecciones, informes y

certificados.

Dirección de Planificación (Uso de Suelo).

Unidad de Gestión y Control Ambiental (Permiso

Insonorización)

Departamento de Rentas (Patente Anual)

Cuerpo de Bomberos (Permiso de funcionamiento)

Dirección de Salud Provincial (Permiso de

Funcionamiento)

Intendencia (Permiso de Funcionamiento)

Comisaria de Higiene (Pago Publicidad Exterior)

Dirección de Gestión Ambiental (Informe de Control

Sanitario)

Comisario Municipal Es quien, una vez recibidos TODOS los documentos

en su despacho, procede a autorizar el permiso de

Habilitación.

Secretario de la Comisaria Es el encargado de elaborar los Permisos de

Habilitación de quienes han cumplido con los

requerimientos.

526


ABREVIATURAS




DEFINICIONES


1 Permiso de

habilitación

Permiso de funcionamiento otorgado por las

Direcciones de la Municipalidad nombrada, previo el

informe de inspecciones conjunta y de aprobación, el

cual permitirá el funcionamiento de los locales de

comercio restringido como de prestación de servicios

turísticos.

2 Centros de diversión Lugares destinados para realizar actividades en el

tiempo libre y recreación activa, entre ellos se

encuentran: discotecas, salas de baile, peñas, centros

de convención boleras, etc.

527


Diagrama de flujo: Control e inspección de centros de diversión.

CLIE

NTE

COM

ISA

RIA

DE

HIG

IEN

E

ATE

NCI

ÓN

AL

CLIE

NTE

ALC

ALD

ÍA

ARC

HIV

O

INST

ITU

CIO

NA

L.

Fase

Inicio

Cliente

1. Solicitud de Habilitación para

centros de diversión. D2.

1.- Control Sanitario2.- Control ambiental3.- IRC y Uso y ocupación del suelo D4.

D5.


4. Revisar la documentación

presentada.

5. ¿Todos los documentos están

aprobados ?


6. Elaborar el documentos de Permiso de Habilitación.

SI

Fin

NO

Secretaria

8. Reasignar tramite al Alcalde.

Alcalde

9. Sumillar o legalizar el tramite petición.


7. Firmar la autorización de Permiso de

Habilitación

D6.

2. ¿Cumple con todos los

requisitos?

SI


NO

S1

S1 D6.1

Fin


respuestas a tramites y archivo.

528


D1.= Tasa por Servicio Administrativo S1: Sistema de gestión documental Quipux


Solicitud de Permiso de Habilitación

Copia de la cédula

Paleta de votación.

D3.= Ticket de N° de tramite

D4.= Informes

D5.=Certificaciones

D6.= Permiso de Habilitación.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES.


1

SOLICITUD DE

HABILITACIÓN

PARA CENTROS

DE DIVERSIÓN.

El ciudadano interesado en la

aprobación del único documento que

certifica su legal funcionamiento

(Permiso de Habilitación), debe

ingresar los oficios necesarios

solicitando las distintas inspecciones,

como inicio del trámite de su

documentación, oficios que entrega en

la ventanilla de atención al cliente con

copia de cedula y papeleta de

votación.

Cliente

2

¿CUMPLE CON

TODOS LOS

REQUISITOS?

SI cumple con todo los requisitos para

permiso de Habilitación de centros de

diversión. Ver actividad N° 3.

Si NO cumple con todo los requisitos

para permiso de Habilitación de

centros de diversión. Ver

procedimientos de ATENCIÓN DE

PETICIONES.

Cliente

3

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Es un procedimiento donde se

encargan de recibir, verificar la

documentación cuando existe petición

ciudadana y reasignar a la unidad o

dirección correspondiente.

CONTROL

SANITARIO

CONTROL

AMBIENTAL

USO Y

OCUPACIÓN DEL

SUELO. y

OTROS

Son procedimiento de la

Municipalidad que se encargan de

emitir informes de control.

Departamento de planificación,

UGCA, dirección de Gestión

Ambiental, donde dan trámite a la

documentación para los algunos

requisitos por completar.

4

REVISAR LA

DOCUMENTACIÓN

PRESENTADA.

Revisar todo la documentación de

requisitos para Permiso de

Habilitación de centros de diversión.

Secretario de la

Comisaria Municipal

529




5

¿TODOS LOS

DOCUMENTOS

ESTÁN

APROBADOS?

SI cumple con requisitos completos.


Si NO cumple con requisitos

completos.

Se termina el proceso y se espera hasta

que cumpla con todos los requisitos

necesarios.

Secretario de la

Comisaria Municipal

6

ELABORAR EL

DOCUMENTO DE

PERMISO DE

HABILITACIÓN.

Aprobados los documentos, y

entregados en la Comisaria Municipal

(copias), se procede con la

elaboración del Permiso de

Habilitación, en el que constan datos

como: Nombre y dirección del

establecimiento, nombre del

propietario y cantón al que pertenece.

Secretario de la

Comisaria Municipal

Comisario Municipal

7

FIRMAR LA

AUTORIZACIÓN

DE PERMISO DE

HABILITACIÓN

Este documento lo certifican con su

firma, el Comisario Municipal y el

Alcalde. Para lo cual una vez emitido

en la secretaría de la Comisaria, lo

firma primero el Comisario.

Comisario Municipal

8

REASIGNAR

TRAMITE AL

ALCALDE.




Secretaria de

Alcaldía

9

LEGALIZAR EL

TRAMITE

PETICIÓN.

Legalizar el permiso de Habilitación

para centros de diversión.


correspondiente para la entrega de la

petición.

Alcalde

10


RESPUESTAS A

TRÁMITES Y

ARCHIVO.

Recibir y entregar todo los

expedientes de trámites municipales.

Archivar como documentación de

respaldo y archivo para el Municipio.

Archivo institucional

9 FIN DEL PROCESO


DOCUMENTOS INTERNOS






530

DOCUMENTOS EXTERNOS




COOTAD




D1.= Tasa por Servicio Administrativo


Solicitud de Permiso de Habilitación

Copia de cedula

Paleta de votación.

D3.= Ticket de N° de tramite

D4.= Informes

D5.=Certificaciones

D6.= Permiso de Habilitación.

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

531



PROCEDIMIENTO PROVISIONAL DE

INVESTIGACION/INSPECCIÓN DE CAMPO

CÓDIGO: P-MS-GT-CPV-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO INVESTIGACIÓN/INSPECCION DE CAMPO

1. OBJETIVO

Verificar la información de las características físicas y jurídicas de los predios del cantón

Ibarra para mantener el inventario predial actualizado con los datos reales.

2. ALCANCE

El campo de aplicación o de influencia de una investigación de campo nace con la

necesidad del cliente interno y externo hasta la entrega del informe técnico final.



Rol Responsabilidad


y Catastros

El Director del departamento promueve la optimización

de los servicios que se brinda a los usuarios internos y

externos al GAD-I.



servicios más allegados a la realidad.

Jefe de Catastros

Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento de

las funciones, actividades administrativas y técnico-

operativas establecidas para sus diferentes áreas

Encargado de Catastro

Rural

Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento de

las funciones, actividades administrativas y técnico-

operativas establecidas para el área del catastro Rural

Asistente

Avalúos A y B

Inspector de Avalúos y

Catastros

Realiza la investigación de campo en el predio, toma datos

de la ubicación del predio, propietario, realiza la

delimitación y dimensionamiento del predio, toma datos

con respecto a la descripción del terreno y/o toma datos

de la descripción de la o las edificaciones en caso de

existir.

Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento del

predio inspeccionado.


Catastros

Analista de Avalúos

Dibujante Cartográfico

Realiza la implantación en la base gráfica del terreno y/o

edificación del predio inspeccionado si fuera el caso.

Realiza el mantenimiento de la base gráfica.

Analista

de Sistemas

Ingresa, actualiza o elimina la información de los predios

del cantón Ibarra y realiza la emisión del Impuesto Predial

Urbano si fuera el caso.

532

Asistente

Administrativo

Realiza las actividades inherentes a la administración de

los documentos que ingresan y salen de la Dirección




ABREVIATURAS



Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

533


Diagrama de flujo: Investigación / Inspección de campo

DIR

ECCI

ON

DE

AV

ALU

OS

Y CA

TAST

ROS

Fase

Director de Catastros

3. Delimitar zona a intervenir

Inspector de Avaluos y Catastros

8. Seleccionar Predios a intervenir


15. Levantar Información

(Investigación de Campo)


5. Elaborar plano base con zonas

Jefe de Avaluos y Catastro

4. Conformar Equipos de

Investigación


10. Entregar Materiales para

Investigación


16. Realizar informe de inspección

9. ¿ Se necesita materiales?

SI


17. Validar Informe de Inspección

18. ¿El informe es correcto?

FIN

A

B

Inicio

NO

S2.11

S2.11

D1S2.11

D3

D4

1. ¿ Se va realizar Barrido?

SI


NO


6. Validar Plano base de zonas

7. ¿El plano está correcto?

NO

SI

A

NO

B

Director Catastros

11. Asignar Trámite a Técnico

Técnico Catastros

12. Revisar Factibilidad de

Inspección

13. ¿Es Factible Inspección?

S2.2S2.11

SI

Fin

NO

S1

D2

19. MS-GT-CPV-02 Actualización

del catastro predial

SI

14. MA-BSI-AL-02 Movilización


534


D1. Equipos para Trabajo de Investigación S1. Sistema de Documentación

Quipux

D2. Plano base S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros

D3. Listado de Predios a Intervenir S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)

D4. Datos de Inspección



1 ¿SE VA REALIZAR

BARRIDO?

Se realiza la pregunta para

determinar si la investigación va

realizar un barrido

2 DELIMITAR ZONA

A INTERVENIR

En caso de que se realice barrido.

Delimitación del área a intervenir

en el sector urbano o rural

Jefe de catastro

Coord. catastro rural

3

CONFORMAR

EQUIPOS DE

INVESTIGACIÓN

Conformar Equipos de

Investigación de campo

Jefe de catastro


4 ELABORAR PLANO

BASE

Elaboración del plano de los

sectores a intervenirse

Dibujante

cartográfico

5 VALIDAR PLANO

BASE

Revisa y aprueba el plano de los

sectores que se van intervenir

Jefe de catastro


6 ¿EL PLANO ESTA

CORRECTO?

Si el plano esta correcto se

continua a la siguiente actividad,

caso contrario se vuelve a la

actividad 4

Jefe de catastro


7

SELECCIONAR

PREDIOS A

INTEVENIR

Tomando en cuenta el plano base

se realiza un listado de los predios

que van intervenir

Inspector de

catastros

8 ¿SE NECESITA

MATERIALES?

En el caso de que se necesite y

exista los materiales se solicita

materiales para la investigación de

campo

Inspector de

catastros

9

ENTREGAR

MATERIALES

PARA

INVESTIGACIÓN

Preparación y entrega de

materiales para la investigación

Jefe de catastro

10

MS-GTC-AP-06

ACTUALIZACIÓN

CATASTRAL

Si la petición viene del cliente

externo debe pasar por el

procedimiento de atención de

Peticiones

11 ASINAR TRAMITE

A TÉCNICO

De acuerdo a las peticiones

ciudadanas el director asigna el

trámite al técnico correspondiente

para atender la petición ciudadana.

Director de avalúos

y catastros

535

12

REVISAR

FACTIBILIDAD DE

INSPECCIÓN

Se realiza la revisión de la solicitud

en los Sistemas de Avalúos y

Catastros y Sistema Gis

Técnico de catastros

13

¿ES FACTIBLE

INSPECCIÓN?

Se analiza la solicitud de

inspección, se verifica la

información de los predios

requeridos en los Sistemas de

Avalúos y Catastros, si de este

análisis es necesaria la inspección

se realiza, caso contrario finaliza el

procedimiento

Técnico de catastros

14

MA-BSI-AL-02

MOVILIZACIÓN

VEHICULAR

INSTITUCIONAL

Para solicitar vehículo recurrimos a

este procedimiento.

15

LEVANTAR

INFORMACIÓN DE

CAMPO

(INVESTIGACIÓN

DE CAMPO)

En el campo se realiza las

correspondientes actividades que

permitan obtener los diferentes

datos del predio de acuerdo al

requerimiento (medición de áreas,

levantas características físicas del

predio y de la construcciones)

Inspector de

catastros

16

REALIZAR

INFORME DE

INSPECCIÓN

Con los datos obtenidos en el

campo se procede a realizar el

informe de inspección

Inspector de

catastros

17

VALIDAR

INFORME DE

INSPECCIÓN

Verifica que la información del

informe este de acuerdo a los

requerimientos y los parámetros

establecidos.

jefe de catastros

18

¿EL INFORME ES

CORRECTO?

Se realiza la correspondiente

pregunta para establecer si el

informe es correcto, en caso de que

no sea correcto se va solicitar

nuevamente transporte para volver

a levantar la información de

campo.

Jefe de catastros

19

MS-GT-CPV-02

ACTUALIZACIÓN

DEL CATASTRO

PREDIAL

Culminado y validado el informe

de investigación de campo se llama

al procedimiento de Actualización

Predial para que se realiza la

correspondiente actualización

FIN

536


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de administración urbana

2 Ordenanza de servicios técnicos administrativos

DOCUMENTOS EXTERNOS


COOTAD Art. 494, 495, 496




Documento de que describe la formación de Equipos de Investigación

Plano base con los predios que se van a intervenir

Listado de los predios a intervenir

Documento con los datos de la inspección

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Manuel Lara Revisó: Jenny Jara

Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012

Firma

Firma

537



PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DEL

CATASTRO PREDIAL


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ACTUALIZACION DEL CATASTRO PREDIAL

1. OBJETIVO

Mantener Actualizado la Información Física Predial del área urbana y rural del Cantón

(Identificación Predial, Características del Terreno, Características de las Edificaciones).

2. ALCANCE

La aplicación de una actualización del inventario del catastro predial nace con el

requerimiento del cliente interno/externo y la obligatoriedad que dispone la ley de

mantener los catastros actualizados hasta el registro o actualización del catastro en la base

alfanumérica y base gráfica.



Rol Responsabilidad


y Catastros



externos al GAD-I.




Jefe de Catastros

Supervisar y evaluar periódicamente el cumplimiento

de las funciones, actividades administrativas y técnico-

operativas establecidas para sus diferentes áreas


Rural


de las funciones, actividades administrativas y técnico-

operativas establecidas para el área del catastro Rural

Asistente

Avalúos A y B


Catastros

Realiza la investigación de campo en el predio, toma

datos de la ubicación del predio, propietario, realiza la




existir.

Además se encarga de llenar la ficha de relevamiento

del predio inspeccionado.


Catastros






538

Analista

de Sistemas


predios del cantón Ibarra y realiza la emisión del

Impuesto Predial Urbano si fuera el caso.

Asistente

Administrativo






ABREVIATURAS



Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

539


Diagrama de flujo: Actualización del catastro predial

AVAL

UOS Y

CAT

ASTR

OSAT

ENCI

ON A

L CLIE

NTE

Fase

Inicio

Inspector de Catastros

6. Actualizar Base Gráfica(Aval Jefe o

Director)

Inspector de Catastros

7. Actualizar Archivo Físico

Técnico Catastral

8. Actualizar Base Alfanumérica (Aval

Jefe o Director)


10. Aprobar Informe Técnico

11. ¿Informe Correcto?


13. Entregar Documentación

(Archivo Institucional)

FINSI

A

NO

Técnico Catastral

9. Realizar Informe Técnico de

Modificación

D4.1

1. ¿ Se Actualiza por petición ciudadana ?

SI

Jefe de Catastro

5. Autorizar Actualización(De Oficio)

MS-GT-CPV-01 3. INVESTIGACIÓN/

INSPECCIÓN DE CAMPO

A

D1 D2, D3 D4

S2.11S2.2,S2.1

S1

12. ¿Requiere Respuesta el

Usuario?SI


14. Archivar Expediente (Archivo

de la Dirección)

NO

FIN

D5

D5

MS-GTC-AP-06 2. ACTUALIZACIÓN

CATASTRAL (RECLAMOS, DE OFICIO)

CLIENTE INTERNO/EXTERNO

4. Solicitar Actualización

Catastral

NO

540


D1. Datos de Inspección S1. Sistema de Documentación Quipux

D2. Ficha Catastral S.2.2. Sistema de Avalúos y Catastros

D3. Registro Histórico Predial S2.11. Sistema de GIS

D4. Informe Técnico de Actualización S2.1. Sistema de Recaudación y

Tesorería

D4.1 Informe Técnico de Actualización

D5. Respuesta



1 ¿EXISTE PETICION

CIUDADANA?

Esta pregunta se la hace para decidir

si este procedimiento empieza con la

petición ciudadana o una necesidad

interna de actualizar el catastro

2

MS-GTC-AP-06

ACTUALIZACIÓN

CATASTRAL

(RECLAMOS, DE

OFICIO)

Este procedimiento gestiona las

peticiones realizadas por los clientes

3

MS-GT-CPV-01

INVESTIGACIÓN/IN

SPECCIÓN DE

CAMPO

Procedimiento que permite realizar

una investigación de campo para

levantar la información requerida

4

SOLICITAR

ACTUALIZACIÓN

CATASTRAL

Se realiza la motivación o el pedido

de actualización del inventario

predial.

Cliente

interno/externo

5

AUTORIZAR

ACTUALIZACIÓN

(DE OFICIO)

Se autoriza la actualización predial Jefe de catastros

6 ACTUALIZAR BASE

GRÁFICA

Se procede con la actualización del

predio inspeccionado en la base

gráfica si es el caso sino se pasa a la

siguiente actividad.

Inspector de avalúos

y catastros

7 ACTUALIZAR

ARCHIVO FISICO

Se actualiza la ficha de relevamiento

del predio inspeccionado, además

debe llenar el formulario de registro

histórico.


y catastros

Analista de avalúos

Dibujante

cartográfico

8 ACTUALIZAR BASE

ALFANUMÉRICA

Se procede con la actualización de la

información del predio

inspeccionado en la base

Analista

de sistemas

541

alfanumérica en el Sistema del

Catastro Predial, además si fuere el

caso se debe actualizar los títulos de

crédito del Impuesto Predial Urbano

en el Sistema de Tesorería.

Se escanea los documentos

habilitantes para la atención del

pedido y subirlos al Sistema del

Catastro Predial.

9 REALIZAR

INFORME TÉCNICO

Elabora informe técnico de las

actualizaciones realizadas en el

inventario predial con el detalle de

los predios intervenidos.

Asistente

Avalúos a y b


y catastros

10 APROBAR EL

INFORME TÉCNICO

Aprueba el informe técnico de las

modificaciones efectuadas.

Director avalúos y

catastros

11 ¿EL INFORME ESTA

CORRECTO?

Se verifica si el informe es correcto,

si no está correcto se envía a la

actividad 7 para que el inspector

vuelva a realizar el informe

Director avalúos y

catastros

12

¿REQUIERE

RESPUESTA EL

USUARIO?

♦ Si el usuario requiere la respuesta


♦ Si no se requiere respuesta


Asistente

administrativo

13

ENTREGAR

DOCUMENTOS AL

ARCHIVO

INSTITUCIONAL

Se realiza el envío del expediente del

trámite al Archivo Institucional con

el oficio de respuesta para el cliente

externo.

Asistente

administrativo

14 ARCHIVAR

DOCUMENTACION

Se archiva el informe de

modificación en el archivo interno

de la oficina

Asistente

administrativo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza de administración y reglamentación urbana

2 Ordenanza que regula la determinación, administración y recaudación del

impuesto de predios urbanos para el bienio 2012 - 2013


impuesto de predios rurales para el bienio 2012 - 2013

542

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Art. 494, 495, 496




Ficha Catastral

Registro Histórico predial

Informe técnico de actualización predial

Expediente de Respuesta

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Jenny Jara

Fecha: 14-12-2012 Fecha:14-12-2012

Firma

Firma

543



PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE

INFORMACIÓN TEMÁTICA

CÓDIGO: PMS-GT-CPV-04

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN TEMÁTICA

1. OBJETIVO

URBANO

Mantener actualizada la información temática urbana del cantón Ibarra, sobre

Infraestructuras: básica, complementaria y de servicios; uso del suelo, morfología,

densidad, valor comercial del suelo; sistemas y tecnologías constructivas

RURAL

Mantener actualizada la información temática rural del cantón Ibarra sobre

Infraestructuras: vial y de servicios; uso del suelo, transporte, equipamiento, canales y

sistemas de riego, clasificación agrológica del suelo, clima, zonas de riesgo, morfología,

tenencia de la tierra, valor comercial del suelo; tecnologías y sistemas constructivos

2. ALCANCE

La actualización de la información temática del cantón Ibarra surge por la obligatoriedad

que dispone la ley de mantener el inventario físico del cantón actualizado hasta el registro

de la actualización en bases municipales.



Rol Responsabilidad


y Catastros







Jefe de Catastros


de las funciones, actividades administrativas y

técnico-operativas establecidas para sus diferentes

áreas


Rural


de las funciones, actividades administrativas y

técnico-operativas establecidas para el área del

catastro Rural

Asistente

Avalúos A y B



544


Catastros

delimitación y dimensionamiento del predio, toma

datos con respecto a la descripción del terreno y/o

toma datos de la descripción de la o las edificaciones

en caso de existir.




Catastros



Realiza la implantación en la base gráfica del terreno

y/o edificación del predio inspeccionado si fuera el

caso.


Analista

de Sistemas




Asistente

Administrativo

Realiza las actividades inherentes a la administración

de los documentos que ingresan y salen de la

Dirección




ABREVIATURAS



Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

545


Diagrama de flujo: Actualización de información temática

AV

ALU

OS

Y C

ATA

STR

OS

Fase

Inicio

Dibujante cartográfico

3. Ingresar información

temática a la base

Jefe Catastros / Encargado Rural

4. Controlar la calidad de

información

Dibujante

5. Editar información gráfica

Técnico Catastral

7. Realizar Análisis Espacial de

Información Gráfica

2. MS-GT-CPV-01 Investigación/Inspección de

campoD1

S2.11 S2.11


1. Analizar Información

Temática de planos

¿6. Es urbano o rural?

URBANO Fin

RURAL

FinS2.11

546


D1. Informe de Inspección S1. Sistema de Documentación Quipux

D2. Ficha Catastral S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros (Base

Alfanumérico)

D3. Registro Histórico

Predial

S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)


N

° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE

1

ANALIZAR

INFORMACIÓN

TEMÁTICA DE PLANO

En esta actividad se analiza el

estado de la información temática,

de este análisis se determina la

necesidad de actualizar

Jefe catastros


2

MS-GT-CPV-01

INVESTIGACIÓN/INSPE

CCIÓN DE CAMPO

Procedimiento que permite

realizar una investigación de

campo para levantar la

información requerida

3

INGRESAR

INFORMACIÓN

TEMÁTICA A LA BASE

Los datos obtenidos de la

inspección se ingresan al sistema

de información gráfica

Dibujante

4

CONTROLAR LA

CALIDAD DE

INFORMACIÓN

Controla que la información

ingresada se ajuste a los

parámetros establecidos

Jefe catastros


5

EDITAR

INFORMACIÓN

GRÁFICA

Se realiza las modificaciones o

correcciones a la información

gráfica

Dibujante

6

¿ES URBANO O

RURAL?

Se pregunta si los predios

intervenidos corresponden al

sector urbano o rural. En caso de

ser rural se finaliza el

procedimiento, si es urbano se

continua con la siguiente

actividad.

Dibujante

7

REALIZAR ANÁLISIS

ESPACIAL DE

INFORMACIÓN

GRÁFICA

Se realiza análisis espacial con la

información para obtener

información necesaria para la

planificación del territorio

Dibujante

FIN

547


DOCUMENTOS INTERNOS




impuesto de predios urbanos para el bienio 2012 - 2013


impuesto de predios rurales para el bienio 2012 - 2013

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD Art. 494, 495, 496




Ficha Catastral

Registro Histórico predial

Informe técnico de actualización predial

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

548



PROCEDIMIENTO DE CONTRIBUCIÓN

ESPECIAL DE MEJORAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO CONTRIBUCIÓN ESPECIAL DE MEJORAS

1. OBJETIVO

Recuperar la Inversión efectuada por el mejoramiento y plusvalía de predios que adquiera

la propiedad inmueble

2. ALCANCE

Empieza con la Liquidación de Obra hasta la generación de títulos para recuperar la

inversión en la obra efectuada por la Municipalidad



Rol Responsabilidad


y Catastros







Jefe de Catastros

Elaborar técnica y sistemáticamente el catastro de

contribución especial de mejoras, y sus procesos

utilitarios

Asistente

Avalúos A y B


Catastros



delimitación y dimensionamiento del predio, toma

datos con respecto a la descripción del terreno y/o

toma datos de la descripción de la o las edificaciones

en caso de existir.




Catastros



Realiza la implantación en la base gráfica del terreno

y/o edificación del predio inspeccionado si fuera el

caso.


549

Analista

de Sistemas




Asistente

Administrativo

Realiza las actividades inherentes a la administración

de los documentos que ingresan y salen de la

Dirección




ABREVIATURAS



Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

550


Diagrama de flujo: Generación de otros catastros (contribución especial de mejoras, nomenclaturas, inquilinato)

AV

ALU

OS

Y C

ATA

STR

OS

DIR

ECC

IÓN

FI

NA

NC

IER

AO

BR

AS

PÚ

BLI

CA

S

Fase

Jefe de Avaluos

4. Calcular áreas y valor a pagar


6. Revisar catastro con valores

7. ¿Catastro Correcto?


8. Remitir Catastro

SI

S4.1 S1

FIN

Inicio

3. MS-GT-CPV-01 Investigación/Inspección de

campo

DIRECTOR

1. Remitir Informe de Liquidación de

Obra

Jefe de Avaluos

2. Elaborar Croquis, Listado de Frentistas

Beneficiarios

Jefe de Avaluos

5.Elaboración de catastro definitivo

D3

S1D1

9. MA-GF-AT-02 Emisión de

ingresos y tributos municipales

NO

S2.2S2.11

D2

551


D1. Recepción de Liquidación

Provisional de Obra OOPP (Cálculo

aumento y disminución de obra , croquis)

S1. Sistema de Documentación

Quipux

D2. Listado de Contribuyentes

beneficiarios

S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros

D3. Catastro de Contribución Especial

Mejoras

S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)

S4.1. Hoja de Cálculo Excel (BEDE)



1

REMITIR INFORME

DE LIQUIDACIÓN DE

OBRA

Terminada la construcción de la

obra se remite el informe de

liquidación de la obra para la

recuperación de la inversión

Director

avalúos y catastros

2

ELABORAR

CROQUIS, LISTADO

DE FRENTISTAS

BENEFICIARIOS

Receptada la información de

culminación de obra se procede a

elaborar un croquis y el listado de

los frentistas beneficiarios de la

obra

Jefe de avalúos y

catastros

3

MS-GT-CPV-01

INVESTIGACIÓN/INS

PECCIÓN DE CAMPO

Este procedimiento permite

realizar la investigación de campo

para obtener la información

necesaria para elaborar catastro de

Contribución Especial Mejoras.

4 CALCULAR ÁREAS Y

VALOR A PAGAR

Luego de haber realizado la

inspección se procede s realizar el

área correspondiente y el valor

individual que le corresponde

pagar a cada frentista

jefe de avalúos y

catastros

5 ELABORAR

CATASTRO

DEFINITIVO

Con los valores calculados se

realiza el catastro de los frentistas

beneficiarios.

jefe de avalúos y

catastros

6 REVISAR CATASTRO

CON VALORES

Se hace una revisión de los valores

calculados a cada beneficiario de

la obra

director

7 ¿CATASTRO

CORRECTO?

Si el catastro es correcto va la

siguiente actividad, si no regresa a

la actividad 3

8 REMITIR CATASTRO

Organiza y remite el expediente

catastro para el ingreso

asistente

administrativo

9

MA-GF-AT-02

EMISIÓN DE

INGRESOS Y

TRIBUTOS

MUNICIPALES

Proceso que permite la generación

de títulos de crédito

FIN

552


DOCUMENTOS INTERNOS



2 Ordenanza de Contribución Especial de Mejoras

DOCUMENTOS EXTERNOS





Recepción de Liquidación provisional de obra

Listado de contribuyentes beneficiarios

Catastro de Contribución Especial de Mejoras

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

553



PROCEDIMIENTO CONTROL TRIBUTARIO

DEL REGISTRO DE ACTIVIDAD

ECONÓMICA

CÓDIGO: P-MS-GT-CAE-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:

PAGINA: Página 1 d n

PROCEDIMIENTO CONTROL TRIBUTARIO DEL REGISTRO DE

ACTIVIDAD ECONÓMICA

1. OBJETIVO

Definir un sistema en el cual se establezcan las guías y requerimientos para estandarizar

las actividades a realizarse para el control del Registro de Actividades Económicas, en la

detección de AE sin registro y AE inactivas.

2. ALCANCE

Este proceso se aplica a las actividades que realiza la Administración tributaria para el

mantener actualizado el RAE, inicia desde la identificación de actividades económicas

nuevas, la notificación y la clausura de AE que incumplen con lo solicitado por la

administración.



Rol Responsabilidad

Director-a Financiero-a Dicta la política de gestión tributaria

Responsable del

Servicio Municipal de

Rentas

Supervisa que se cumpla la política y los procedimientos

referentes al proceso

Inspector de Rentas Realiza la detección de AE nuevas y continúa con el

debido proceso.


ABREVIATURAS


1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía

y Descentralización

2 RAE Registro de Actividad Económica

3 AE Actividad Económica

DEFINICIONES


1 ACTIVIDAD

ECONOMICA

Se trata de una actividad económica cuando suponga la

ordenación por cuenta propia de medios de producción y

de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad

de intervenir en la producción o distribución de bienes o

servicios."

554

2 REGISTRO DE

ACTIVIDAD

ECONÓMICA

Es un registro donde se encuentra inscritas todas las

actividades económicas del Cantón Ibarra, previo al pago

del Impuesto de Patente Municipal.


Diagrama de flujo: Control tributario de registro de Actividad Económica.

RE

NT

AS

AG

EN

TE

S

EX

TE

RN

OS

CO

MIS

AR

IA D

E

HIG

IEN

E Y

S

ALU

D

P-MS-GT-CAE-01

Inicio

Inspector

1. Identificar Actividades Económicas Nuevas en

el Campo

Inspector

2. Solicitar Información de la AE al Cliente

Externo

Inspector

3. Llenar ficha de Inspección

D1

D2

Inspector

4. Realizar pre-registro

S2.3

Inspector

5. Realizar Notificaciones

D3

Responsable Unidad

6. Legalizar Notificaciones

D3.1

Inspector

9. Verificar Cumplimiento

10. ¿Existen Contribuyentes Incumplidos?

Fin

Inspector

11. Imprimir reporte de Imcumplimieto

SI

Analista de Rentas

12. Elaborar Memorando solicitando

sanción de las AE.

Correos del Ecuador

7. Entregar Notificaciones

13. P-MS-CM-CEP-04Notificación a infractores de

ordenanzas vigentes

8. ¿Se Entregaron todas las

Notificaciones?

SI

BNO

B

D4

D5

NO

555


D1 = Información sobre lo que realiza la Actividad

Económica

S2.3 = Sistema de Actividades

Económicas

D2 = Ficha de Inspección, registro de información de

la Actividad y del Ciudadano

D3 = Notificación al Contribuyente

D3.1 = Notificación Firmada

D4 = Reporte de Actividades Económicas que han

incumplido con la notificación.

D5 = Memorando de solicitud de clausura de AE.



1

IDENTIFICAR AE

NUEVAS EN EL

CAMPO

Identifica Actividades Económicas

nuevas, mediante el recorrido por el

sector asignado

Inspector

2

SOLICITAR

INFORMACION DE

LA AE AL CLIENTE

EXTERNO

Solicita al contribuyente información

sobre la Actividad Económica que

está realizando.

Inspector

3 LLENAR FICHA DE

INSPECCIÓN

Llena la ficha de inspección en la que

ingresa la información de la

Actividad Económica y del

ciudadano.

Inspector

4 REALIZAR PRE-

REGISTRO

Realiza el ingreso de los datos de la

ficha de inspección al Sistema de AE.

Ver instructivo

Inspector

5 REALIZAR

NOTIFICACIONES

Imprime la notificación para el

contribuyente. Inspector

6 LEGALIZAR

NOTIFICACIONES

Firma las notificaciones a ser

entregadas

Responsable de

Rentas

7 ENTREGAR

NOTIFICACIONES

Entrega las notificaciones al

encargado de correos del Ecuador

para su distribución

Inspector

8

¿SE ENTREGARON

TODAS LAS

NOTIFICACIONES?

Si se entregaron las notificaciones, va

a la actividad 9.

Si no se entregaron las notificaciones,


Inspector

9 VERIFICAR

CUMPLIMIENTOS

Verifica el cumplimento por parte del

contribuyente. Inspector

10

¿EXISTEN

CONTRIBUYENTES

INCUMPLIDOS?

Si Existen clientes incumplidos, va a

la actividad 11.

Si No existen clientes incumplidos,

termina el Proceso.

Inspector

11

IMPRIMIR REPORTE

DE

INCUMPLIMIENTOS

Imprime el reporte de contribuyentes

incumplidos. Inspector

12 ELABORAR

MEMORANDO

Elabora el memorando para que la

Comisaría Municipal proceda con la

clausura de las AE.

Analista de Rentas

556

SOLICITANDO

SANCIÓN DE LAS AE.

13

P-MS-CM-CEP-04

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS

VIGENTES

Clausura de las actividades

económicas

Comisaria de

Higiene y Salud

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que Reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto de

Patentes Municipales en el Cantón Ibarra.

2 Ordenanza que Reglamenta la Determinación, Administración, Control y

Recaudación del Impuesto a la Patente Municipal a las Actividades Comerciales,

Industriales y cualquiera de orden Económico que opere en el cantón Ibarra.

3 Ordenanza que Reglamenta a la Administración, Determinación. Control y

Recaudación del Impuesto sobre los activos totales en el Cantón Ibarra.

4 Ordenanza que reglamenta la Administración Tributaria del Impuesto del 1.5 por

mil sobre los activos totales en el cantón Ibarra.

5 Ordenanza de Impuesto de Patente Municipales, Impuesto a los Activos Totales

Impuesto de Rodaje publicada en la Edición Especial del RO. No. 109 del enero

del 2011, Reformas Edición Especial del RO. 277 del 30 de marzo del 2012.

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código Orgánico Tributario.


3 COOTAD





D1: Información sobre lo que realiza la Actividad Económica.

Documentos de la Actividad Económica que sustente sus Actividades.

D2: Formato de Ficha de Inspección.

D3: Formato de Notificación al Contribuyente.

D4: Reporte de Actividades Económicas que han incumplido con la

Notificación.

D5: Memorando de Solicitud de Clausura de la Actividad Económica.


S2.3: Sistema de Actividad Económica

557

9. ANEXOS

Anexo 1. Instructivo de pre-registro



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Susana Rosero.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

558



PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN Y

CONTROL DE CATASTRO TURÍSTICO

CÓDIGO: P-MS-GT-CAE-02

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN Y CONTROL DE CATASTRO

TURÍSTICO.

1. OBJETIVO

Mantener actualizado el catastro de establecimientos turísticos del cantón Ibarra

para un mejor control de la actividad turística y económica.

2. ALCANCE

Aplica desde el certificado de registro como establecimiento turístico emitido por

el Ministerio de Turismo hasta la base de datos en el catastro turístico.



Rol Responsabilidad Director de Turismo El Director del departamento realiza la revisión de los

informes entregados de las fichas de cada inspección.

Asistente de Mejoramiento

Turístico Realiza inspecciones de control de calidad.

Emite informes técnicos.

Actualiza el catastro turístico del cantón Ibarra.


ABREVIATURAS


1 MINTUR Ministerio de Turismo.

2 RUC Registro Único de Contribuyentes

DEFINICIONES


1 CATASTRO Es un registro administrativo dependiente del Estado

en el que se describen los bienes inmuebles rústicos,

urbanos y de características especiales.

2 VENTANILLA

ÚNICA

Constituye el agrupamiento en una sola instancia u

organismo de todos los trámites diferentes que el

ciudadano debe realizar ante la Administración

pública con un fin particular.

559


Diagrama de flujo: Actualización y control de catastros turísticos.

DIR

ECC

IÓN

DE

TUR

ISM

OC

OM

ISA

RÍA

M

UN

ICIP

AL

UN

IDA

D D

E R

ENTA

S

P-MS-GT-CAE-02

Inicio

Asistente de Mejoramiento Turístico

1. Revisar Catastro Turístico


2. Realizar Inspección de Calidad a


Asistente de Mejoramiento Turistico

8. Elaborar Informe de Novedades

D1

D2

D3

9. ¿Establecimiento Cumple Control de

Calidad?

Asistente de Mejoramiento Turistco

10. Notificar Incumplimiento al Establecimiento Turístico

Director Turismo

12. Revisar y Sumillar Informes

SI

No

D4

11. ¿Establecimiento Cumple Notificación?

7. P-MS-CM-CEP-04Notificación a Infractores de

Ordenanzas Vigentes

SI


13. Verificar Información

14. ¿Datos Correctos del Representante Legal?

D3.1S2.10

Promotor Turistico

SI

19. P- MS-GTC-TAE-01Licencia única anual de funcionamiento

turística (LUAF)

Fin


15. Solicitar Baja e Ingreso de Título

NO

D5

3. ¿Es Establecimiento Turístico Nuevo?

NO


4. Notificar Registro en el MINTUR

SI5. ¿Terminó tiempo de

Vigencia de Notificación?

Si

A

A

NO

P-MS-GTC-AP-04 16. Administración

de reclamos por Exoneraciones

NO

A

17. Actualizar Información

D1.1

18. ¿Caduco LUAF?

Si

No

Director Turismo

6. Solicitar Sanción

B

B

S2.10

560


D1: Registro del Catastro Turístico. S2.10: Sistema de Ventanilla Única.

D1.1: Catastro Turístico Actualizado.

D2: Ficha de Inspección, de cada establecimiento

Turístico.

D3: Informe de Novedades de Inspecciones, de

cada establecimiento Turístico.

D3.1: Informe Sumillado por el Director.

D4: Formato de Notificación.

D5: Matriz de Requisitos:

RUC, Cédula y Papeleta de Votación



1 REVISAR CATASTRO

TURÍSTICO

Se revisa el Registro del Catastro

Turístico, se identifica que


necesitan ser inspeccionadas.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

2

REALIZAR

INSPECCIÓN DE

CALIDAD A

ESTABLECIMIENTO

S TURÍSTICOS

Se realiza una inspección técnica

(control de calidad) al

establecimiento y se llena la ficha

catastral de turismo.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

3

¿ES

ESTABLECIMIENTO

TURÍSTICO NUEVO?

Si es establecimiento Turístico

Nuevo, va a la actividad 4.

Si No es establecimiento Nuevo, va

a la actividad 7.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

4

NOTIFICAR

REGISTRO EN EL

MINTUR

Se notifica a los Establecimiento

Turísticos nuevos que se registren

en el MINTUR, como

Establecimientos Turísticos y luego

que realicen la tramitación de la

LUAF.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

5

¿TERMINÓ TIEMPO

DE VIGENCIA DE

NOTIFICACIÓN?

Si termino el tiempo de vigencia de

la notificación, va a la actividad 6.

Si No termino el tiempo de vigencia

de la notificación, va a la actividad

2.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

6 SOLICITAR

SANCIÓN

Se solicita a la Comisaria Municipal

que proceda con la sanción

respectiva, al no ser atendida la

notificación emitida anteriormente.

Director de Turismo

7

P-MS-CM-CEP-04

NOTIFICACIÓN A

INFRACTORES DE

ORDENANZAS

VIGENTES

Se comparecen los casos, se realizan

citaciones, notificaciones, acuerdos

y si es necesario se recure a la

clausura del Establecimiento

Turístico.

Comisaria

Municipal

561

8

ELABORAR

INFORME DE

NOVEDADES

Se realiza los informes con las

novedades presentadas durante la

inspección, por cada

Establecimiento inspeccionado.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

9

¿ESTABLECIMIENT

O CUMPLE

CONTROL DE

CALIDAD?

Si la revisión no presenta novedades

el establecimiento pasa el control de

calidad. Va a la Actividad 12.

Si el establecimiento No cumple con

el control de calidad, va a la

actividad 10.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

10

NOTIFICAR

INCUMPLIMIENTO

AL

ESTABLECIMIENTO

TURÍSTICO

Si el establecimiento no cumple con

el control de calidad, se notifica un

plazo para su inmediata solución.

(Formato de notificación).

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

11

¿ESTABLECIMIENT

O CUMPLE

NOTIFICACIÓN?

Si cumple el Establecimiento con la

Notificación, va a la actividad 2.

Si No cumple el Establecimiento

con la Notificación, va a la actividad

6.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

12

REVISAR Y

SUMILLAR

INFORME

Revisar y sumillar los informes

emitidos del control de

establecimientos turísticos.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

13 VERIFICAR

INFORMACIÓN

Se realiza una verificación de la

información del establecimiento, en

el sistema de Ventanilla Única.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

14

¿DATOS

CORRECTOS DEL

REPRESENTANTE

LEGAL?

Si los datos del Representante Legal

se encuentran correctos va a la

actividad 17.

Si los datos del Representante Legal

No se encuentran correctos va a la

actividad 15.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

15

SOLICITAR BAJA E

INGRESO DE

TÍTULO

Se procede a solicitar la baja del

título del anterior representante e

ingreso al nuevo propietario bajo

documentos respectivos: (RUC,

Cedula y Papeleta de votación).

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

16

P-MS-GTC-AP-04 16.

ADMINISTRACIÓN

DE RECLAMOS POR

EXONERACIONES

Procedimiento en el cual se realiza

la baja de un título. Unidad de Rentas

562

17 ACTUALIZAR

INFORMACIÓN

Actualizar la ficha catastral para la

emisión de tasa de turismo mediante

el Sistema de Ventanilla Única.

Se ingresa los nuevos datos al

Sistema de Ventanilla Única para la

obtención del permiso de

funcionamiento respectivo.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

18 ¿CADUCO LUAF?

Si al Establecimiento Turístico al

cual se realizó la inspección, se ha

caducado su LUAF, va a la actividad

19.

Si el Establecimiento Turístico tiene

una LUAF vigente termina el

proceso.

Asistente de

Mejoramiento

Turístico

19

P- MS-GTC-TAE-01

LICENCIA ÚNICA

ANUAL DE

FUNCIONAMIENTO

TURÍSTICA (LUAF)

En este procedimiento se tramita la

Licencia Única Anual de

Funcionamiento Turístico.

Dirección de

Turismo

3 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Ley de Turismo

2 Ley de Estadística





D1: Registro del Catastro Turístico

D2: Ficha de Inspección, por Establecimiento Turístico.

D3: Informe de Novedades de Inspección, por Establecimiento

Turístico.

D4: Formato de Notificación.


RUC

Cédula


Sistemas de Referencia S2.10: Sistema de Ventanilla Única.

563

9. ANEXOS

Anexo 1. Ficha de Catastro Turístico.



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Lic. Diego Flores

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

564



PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE

SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA –

FINANCIAMIENTO MUNICIPAL.

CÓDIGO: P-MS-GT-S-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN DE SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA –

FINANCIAMIENTO MUNICIPAL.

1. OBJETIVO

Definir e implementar los elementos señaléticos turísticos en el cantón Ibarra para

facilitar una adecuada orientación, identificación y acceso a los diferentes destinos y

atractivos, en base a los parámetros técnicos del Manual de Señalética Turística del

Ministerio de Turismo.

2. ALCANCE

Aplica desde la planificación anual de la Dependencia hasta la fase de

implementación del proyecto de señalización turística definido.



Rol Responsabilidad

Director de Turismo Planifica las actividades y necesidades integrales

para la implementación de señalización turística a

nivel cantonal.

Técnica/o Dir. De Turismo Realiza el levantamiento técnico, seguimiento y

procedimiento para la implementación de la

señalización turística en el cantón Ibarra.

4. ABREVIATURA Y DEFINICIONES

ABREVIATURAS





DEFINICIONES


1 SEÑALÉTICA Es un conjunto de señales o símbolos que

cumplen la función de guiar, orientar u organizar

a una persona o conjunto de personas.

2 GEOREFERENCIACIÓN Se refiere al posicionamiento con el que se define

la localización de un objeto espacial, en un

sistema de coordenadas y datum determinado.

3 FOTOMONTAJE Es el proceso, y también el resultado, de hacer una

ilustración compuesta de otras, se trata de una

especie de collage.

565


Diagrama de flujo: Señalización turística interna.

DIR

EC

CIÓ

N D

E T

UR

ISM

OD

IRE

CC

IÓN

A

DM

INIS

TR

AT

IVA

DIR

EC

CIÓ

N D

E

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N

DIR

EC

CIÓ

N

CO

MU

NIC

AC

IÓN

S

OC

IAL

DIR

EC

CIÓ

N

FIN

AN

CIE

RA

P-MS-GT-S-01

Inicio

Técnico

2. Realizar el Levantamiento

Técnico

Diseñador

3. Diseñar Señalización

Turistica

Director

4. Analizar Propuesta de Diseño

5. ¿Se Aprueba el Diseño?

Director

7. Otorgar permiso de Instalación

Director

15. Solicitar Proceso Contractual

Técnico

17. Analizar Propuesta y Zona

Técnico

20. Realizar Seguimiento

Director

21. Solicitar pago por los Servicios

Fin

Director

1. Revisar POA

SI

NO

D1

D2

D3

D3

D4




D5

19. P-MA-BSI-AB-02 Egreso de bienes de

Larga Duración y Sujetos a Control y

de Consumo corriente

D6 D7




C

A

ANO

8. ¿Se Otorga Permiso de Instalación?

Técnico Turismo

9. Reformular Proyecto

C

Director


D

D11. P-MA-GF-P-02

Ejecución del presupuesto

SI

E

E

Director

12. Revisar respuesta

Presupuestaria

13. ¿Es Respuesta

Afirmativa?SI F

F

Técnico


NO

Fin

G

G

Director

6. Solicitar permiso de Instalación

18. P-MA-BSI-AB-01 Recepción de bienes de Larga Duración y

Sujetos a Control y de Consumo corriente




566


D1 = Plan Operativo Anual (POA). S1: Sistemas de Gestión Documental

QUIPUX.

D2= Documentos del Levantamiento Técnico

(Informe, Ubicación, georeferenciación,

características de la Señalética).

D3 = Diseño de la Señalización.

D4 = Memorando de Autorización

D5 = Informe de Especificaciones Técnicas

D6 = Informe de Recepción de los Bienes

D7 = Solicitud del Pagos del Contrato.



1 REVISAR POA

Se revisa en el POA del año

correspondiente, la existe proyecto

de señalética.

Director de Turismo

2

REALIZAR EL

LEVANTAMIENTO

TÉCNICO

Identifica la zona en donde se

implementará la señalética

(georeferenciación)

Realiza el levantamiento técnico,

fotográfico y composición de las

señales (materiales, medidas,

colores, textos, pictogramas, etc.)

Técnico de la

Dirección de Turismo

asignado al proceso

3

DISEÑAR LA

SEÑALIZACIÓN

TURÍSTICA

Elabora las artes de la señalética y

realiza el fotomontaje en base a las

características técnicas remitidas por

el Dir. De Turismo y manual

señalización turística del MINTUR.

Técnico Diseñador –

Dir. De Comunicación

Social

4

ANALIZAR LA

PROPUESTA DE

DISEÑO

Revisan y aprueban la propuesta del

diseñador.

Director de Turismo y

técnico

5 ¿SE APRUEBA EL

DISEÑO?

Si se aprueba el diseño, va a la

actividad 6.

Si No se aprueba el diseño, va a la

actividad 3.

Director de Turismo

6

SOLICITAR

PERMISO DE

INSTALACIÓN

Se solicita el permiso de instalación

de la señalética a la Dirección de

Planificación.

Director de Turismo

7

OTORGAR

PERMISO DE

INSTALACIÓN

Otorga permiso de instalación de

señalética en base a la propuesta

técnica (ubicación, coordenadas). Se

Director/a de

Planificación

567

envía la respuesta a la Dirección de

Turismo.

8

¿SE OTORGA

PERMISO DE

INSTALACIÓN?

Si se otorga permiso de instalación,


Si No se otorga permiso de

instalación, va a la actividad 9.

Director de Turismo.

9 REFORMULAR

PROYECTO

Se realiza los cambios respectivos al

proyecto, posteriormente va a la

actividad 2.

Técnico de Turismo

10

SOLICITAR

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA

Se solicita a la Dirección Financiera

la disponibilidad presupuestaria para

financiar el Proyecto.

Director de Turismo.

11

P-MA-GF-P-02

EJECUCIÓN DEL

PRESUPUESTO

En este procedimiento se realizan

todas las actividades necesarias para

verificar la disponibilidad

Presupuestaria.

Dirección Financiera

12

REVISAR

RESPUESTA

PRESUPUESTARIA

El Director recibe la respuesta de

disponibilidad presupuestaria y toma

decisiones.

Director de Turismo

13 ¿ES RESPUESTA

AFIRMATIVA?

Si la respuesta es afirmativa, va a la

actividad 15.

Si la respuesta No es afirmativa, va a

la actividad 14.

Director de Turismo

14 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Se archiva la documentación del

Proyecto y se posterga su ejecución,

hasta contar con la disponibilidad

Presupuestaria.

Técnico de Turismo

15

SOLICITAR

PROCESO

CONTRACTUAL

Solicita a la Dirección

Administrativa iniciar el proceso

contractual para la implementación

del proyecto.

Solicita a la Dirección Financiera la

disponibilidad presupuestaria.

Director de Turismo

16

P-MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS, OBRAS

Y CONSULTORÍAS

Realiza el proceso contractual en

base a las especificaciones técnicas

definidas.

Adjudica el proyecto a la empresa

postulante.

Unidad Compras

Públicas

17

ANALIZAR

PROPUESTA Y

ZONA

Analiza conjuntamente con la

empresa adjudicada la propuesta de

señalética turística y realizan el

reconocimiento de la zona en donde

se implementará la señalización.

Técnico de la


asignado al proceso

568

18

P-MA-BSI-AB-01

RECEPCIÓN DE

BIENES DE LARGA

DURACIÓN Y

SUJETOS A

CONTROL Y DE

CONSUMO

CORRIENTE


todas las actividades que se realizan

para la recepción de bienes.

Dirección

Administrativa

19

P-MA-BSI-AB-02

EGRESO DE

BIENES DE LARGA

DURACIÓN Y

SUJETOS A

CONTROL Y DE

CONSUMO

CORRIENTE

Constatación de los bienes

(elementos señaléticos) in situ con

el/la responsable de Activos Fijos

para el ingreso al GAD-I.

Realiza el informe técnico de

recepción del producto.

Técnico de la


asignado al proceso

Técnico Activos Fijos

asignado

20

REALIZAR

SEGUIMIENTO

Realiza el seguimiento continuo

desde la elaboración del proyecto

hasta la implementación y entrega

final.

Técnico de la


asignado al proceso

21

SOLICITAR PAGO

POR LOS

SERVICIOS

Envía memorando con informe

técnico a la Dirección

Administrativa y solicita el pago por

los servicios a la empresa adjudicada

Director de Turismo

22

P-MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS, OBRAS

Y CONSULTORÍAS

Firma del acta de finiquito del

contrato

Dirección

Administrativa

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


569

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Ley de Turismo

2 Manual de Señalización Turística – Ministerio de Turismo del Ecuador.

3 COOTAD

4 Ordenanza que reglamenta el uso y ocupación del suelo en el cantón Ibarra.





D1: POA

D2: Documentos de Levantamiento Técnico (Informe, Ubicación,

Georeferenciación, Características de Señalización).

D3: Diseño de la Señalización.

D4: Memorando de Autorización de instalación de Señalética.

D5: Informe de Especificaciones Técnicas, para la contratación.

D6: Informe de Recepción de Bienes.

D7: Solicitud de Pago del Contrato.

9. ANEXOS



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. María Augusta Salazar.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

570



PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN

TURÍSTICA – FINANCIAMIENTO EXTERNO.


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO SEÑALIZACIÓN TURÍSTICA – FINANCIAMIENTO

EXTERNO.

1. OBJETIVO

Definir e implementar los elementos señaléticos turísticos en el cantón Ibarra para

facilitar una adecuada orientación, identificación y acceso a los diferentes destinos y

atractivos, en base a los parámetros técnicos del Manual de Señalética Turística del

Ministerio de Turismo.

2. ALCANCE

Aplica desde la gestión para el financiamiento del proyecto de señalización turística con

entidades del sector turístico provincial, regional, nacional hasta la fase de

implementación del proyecto de señalización turística definido.



Rol Responsabilidad

Director de Turismo Gestiona los recursos para el financiamiento de proyectos de

señalización turística para el desarrollo turístico cantonal.

Planifica las actividades y necesidades integrales para la

implementación de señalización turística a nivel cantonal.

Técnica/o Dir.

De Turismo

Realiza el levantamiento técnico, seguimiento y

procedimiento para la implementación de la señalización

turística en el cantón Ibarra.

Entidad a financiar

el proyecto

Analiza la propuesta técnica, aprueba y financia proyectos de

desarrollo turístico a nivel local, provincial, regional,

nacional.


ABREVIATURAS



2 COOTAD Código Orgánico de Ordenamiento Territorial Autonomías y

Descentralización

DEFINICIONES


1 SEÑAL Señal son símbolos que cumplen la función de guiar, orientar u

organizar a una persona o conjunto de personas en aquellos

puntos del espacio que planteen dilemas de comportamiento

571

2 SEÑALIZACIÓN

TURÍSTICA

Sistema de Información que, mediante vallas ubicadas en

lugares estratégicos, permite la identificación de atractivos y

bienes de interés turístico.


Diagrama de flujo: Señalización turística externa

AG

EN

TE

S E

XT

ER

NO

SD

IRE

CC

IÓN

DE

TU

RIS

MO

DIR

EC

CIÓ

N D

E

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N

P-MS-GT-S-02

Inicio

Director Turísmo

1. Formalizar la Obtención de

Recursos

Técnico

2. Elaborar el Proyecto

Director

3. Solicitar permisos de Instalación

DIrector

4. Analizar Proyecto

5. ¿Otorga Permiso?

Director

10. Entregar Proyecto a la Institución a

Financiarlo

Fin

Entidad a Financiar

7. Comprometer los Recursos

Entidad a Financiar

11. Analizar e Iniciar el Proyecto

D1

D2

Técnico


NO

D1.1

AA

SI8. ¿Se Aprueba

el Proyecto?

Técnico


NO

B

B

SI

D3

Técnico

12. Realizar Seguimiento de Instalación de

Señaletica D4


D1= Proyecto de Señalética en formato de Proyectos de

la Empresa Externa a financiar el proyecto


QUIPUX.

D1.1= Proyecto realizado cambios

D2= Memorando de Autorización

D3= Oficio de Entrega del Proyecto

D4= Acta de Entrega de los Elementos Señaléticas.

572



1

FORMALIZAR LA

OBTENCIÓN DE

RECURSOS

El Director de Turismo gestiona a

través de las instituciones públicas o

privadas del sector turístico el

financiamiento de proyectos para

implementación de señalización

turística

Director de

Turismo

2 ELABORAR EL

PROYECTO

Se elabora el proyecto de señalización

turística en base a los parámetros y

requisitos solicitados por la entidad que

financia el proyecto y según las

normativas legales y técnicas

Técnico/a de la

Dirección de

Turismo asignado

al proceso

3

SOLICITAR

PERMISO DE

INSTALACIÓN

Se solicita mediante memorando a la

Dirección de Planificación el permiso de

instalación de la señalética – proyecto a

ser financiado

Director de

Turismo.

4 ANALIZAR

PROYECTO

La Dirección de Planificación analiza el

proyecto y remite el permiso de

instalación respectivo

Director/a de

Planificación

5 ¿OTORGA

PERMISO?

Si se otorga permiso, va a la actividad 7.

Si No se otorga permiso, va a la

actividad 6.

Director de

Turismo

6 REFORMULAR

PROYECTO

Se realiza una reformulación del

proyecto, tomando en cuenta los puntos

observados, luego va a la actividad 3. Es

necesario tomar en cuenta que si el

proyecto no es aprobado terminaría el

proceso hasta aquí.

Técnico de la

Dirección de

Turismo

7 COMPROMOTER

LOS RECURSOS

La institución a financiar el proyecto

compromete los recursos en su

planificación anual. MINTUR

8 ¿SE APRUEBA EL

PROYECTO?

Se recibe la respuesta de la institución a

financiar el proyecto.

Si el proyecto es aprobado por la

institución a financiar, va a la actividad

10.

Director de

Turismo

573

Si el proyecto No es aprobado por la

institución a financiar, va a la actividad

9.

9 REFORMULAR

PROYECTO

Se realiza las correcciones necesarias al

proyecto tomando en cuenta las

observaciones de la institución a

financiarlo.

Técnico de

Turismo

10

ENTREGAR EL

PROYECTO A LA

INSTITUCIÓN A

FINANCIARLO

Mediante oficio la Dirección de

Turismo entrega el proyecto a la entidad

que financia con todos los requisitos

solicitados

Director/a de

Turismo

11

ANALIZAR E

INICIAR EL

PROYECTO

La entidad a financiar el proyecto

analiza el proyecto presentado e inicia el

proceso técnico respectivo

Entidad a Financiar

el Proyecto

12

REALIZAR

SEGUMIENTO DE

INSTALACIÓN DE

SEÑALETICA

Se realiza el seguimiento de la

instalación de la señalética. Técnico de

Turismo

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Ley de Turismo

2 Manual de Señalización Turística

3 COOTAD

4 Ordenanza que reglamenta el uso y ocupación del suelo en el cantón Ibarra.




D1: Proyecto de Señalética, en el formato de la Empresa a Financiarlo.

D2: Memorando de Autorización de Colocación de la Señalética.

D3: Oficio de Entrega del Proyecto a la Empresa a financiar el mismo.

D4: Acta de Entrega de los Elementos Señaléticos.

574

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. María Augusta Salazar.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

575



PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA VIAL


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA VIAL

(Nombre de Calles, Carreras, Avenidas, Pasajes)

1. OBJETIVO

Identificar o señalizar las vías de circulación.

2. ALCANCE

El campo de aplicación o de influencia de la nomenclatura vial nace con el requerimiento

del cliente externo hasta la colocación de las respectivas placas en las vías de circulación.



Rol Responsabilidad


y Catastros

El Director de Avalúos y Catastros, promueve la optimización de los

servicios que se brinda a los usuarios internos y externos al GAD-I.

Garantiza que la información del catastro predial del cantón Ibarra

sea lo más técnica, real y actualizada, para brindar un servicio

eficiente.

Responsable de

Catastros

Realiza la validación de las vías a ser intervenidas.

Asistente Avalúos A

Inspector de Avalúos

y Catastros

Realiza la investigación física de las vías que van a ser intervenidos

con la colocación de la nomenclatura vial.

Dibujante

Cartográfico

Además realiza el mantenimiento y actualización de la base gráfica.

Analista

de Sistemas

Ingresa, actualiza o elimina la información de las vías en la tabla de

los nombres de la calles en el sistema del catastro predial.

Asistente

Administrativo

Realiza las actividades inherentes a la administración de los

documentos que ingresan y salen de la Dirección

CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria para una

atención eficiente.


ABREVIATURAS



Descentralización.

DEFINICIONES


1 NOMENCLATURA

VIAL

Conjunto de caracteres alfanuméricos que se emplean para

identificar una vía.

2 DOCUMENTOS

HABILITANTES

Son documentos que ofrecen la posibilidad de ejercer alguna

actividad.

576


Diagrama de flujo: Nomenclatura vial

DIR

EC

CIÓ

N D

E A

VA

LÚ

OS

Y C

AT

AS

TR

OS

AT

EN

CIÓ

N A

L

CLIE

NT

EC

ON

CE

JO

MU

NIC

IPA

LD

IRE

CC

IÓN

A

DM

INIS

TR

AT

IVA

AG

EN

TE

S

EX

TE

RN

OS

DIR

EC

CIÓ

N

FIN

AN

CIE

RA

P-MS-GT-S-03

Inicio

Director

2. Revisar y Reasignar Trámite

S1

Responsable de Catastros

3. Señalizar en un Plano Base


5. Elaborar catastro de Nomenclatura Vial

D3 D5


6. Elaborar el Plano Propuesta de

nomenclatura VialD6


7. Elaborar Informe de Propuesta

Director

8. Validar Propuesta

D3,4,5,6,7

A

A

Director

11. Revisar resolución

12. ¿Resolución Afirmativa?

No

Director





Inspector

24. Fiscalizar colocación de Placas

D10

Director

25. Validar Informe y Autorizar la

actualización de Nomenclatura

Inspector

26. Actualizar Información

Nomenclatura VialD11

Fin

Inspector


D4

Director

9. Solicitar Aprobación

B

B

D7.1 D7.1,D8

S1

C

C

Empresa Contratada

23. Colocar PlacasD

D

P-MS-GTC-AP-11

1. Atención de peticiones D1,2



Fin

Director


Si

15. P-MA-GF-P-02Ejecución del presupuesto

Director


Presupuestaria

17. ¿Es respuesta

Afirmativa?SI

21. P-MA-BSI-AB-01Recepción de bienes de Larga Duración y



Larga Duración y Sujetos a Control y de

Consumo corriente

10. P- MG-LF-LC-02Planificación y

ejecución de Sesiones de Comisiones del Concejo Municipal

Inspector


NO

Fin

D9

S2.2

577


D1 = Comprobante de pago de Tasa Administrativa S1 = Sistema de Gestión

Documental QUIPUX.


Oficio solicitando Nomenclatura Vial

Planos de Lotización o Sector

Cédula de Identidad del Peticionario

Papeleta de Votación del Peticionario

Tasa Administrativa

S2.2 = Sistema de Avalúos y

Catastros

D3 = Plano Base de la Nomenclatura Vial


D5 = Catastro de Nomenclatura de Calles

D6 = Plano propuesta de Nomenclatura Vial

D7 = Informe de la Propuesta de la Nomenclatura

Vial

D7.1 = Propuesta Validada por el Director

D8 = Solicitud de Aprobación de Nomenclatura

D9 = Resolución de la Solicitud

D10 = Informe de Colocación de Nomenclatura Vial

D11 = Fichas Catastrales



1

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES


las actividades de recibir y

generar trámite por parte de


Solicita al señor Alcalde,

mediante oficio se ponga la

nomenclatura vial en un sector

del Cantón Ibarra.

Entrega pedido y documentos

habilitantes (planos de lotización

o sector, cédula y papeleta de

votación de peticionario).

Una vez revisados los requisitos,

se procede a ingresar el trámite al

sistema de gestión documental

Quipux y se le asigna un número

de trámite que será asignado y

entregado en la Dirección de

Avalúos y Catastros.

Asistente de

Ventanilla

2

REVISAR Y

REASIGNAR

TRÁMITE

El Director de Avalúos y

Catastros revisa el pedido y se

asigna al Responsable de

Catastros en el sistema de gestión

documental Quipux.

Director de

Avalúos y

Catastros

578

3 SEÑALIZAR EN UN

PLANO BASE

Se elabora un plano base que

servirá de referencia para la

asignación de la nomenclatura

vial.

Responsable de

Catastros

4 REALIZAR

INSPECCIÓN

Se realiza una inspección del

sector a solicitar Nomenclatura

Vial.

Inspector de

Avalúos y

Catastros

5

ELABORAR

CATASTRO DE

NOMENCLATURA

VIAL

Se elabora el catastro de la

nomenclatura vial se debe tomar

en cuenta aspectos como: número

de placas a elaborar, tipo de vía,

inicio y fin de la vía

Responsable de

Catastros

6

ELABORAR PLANO

PROPUESTA DE

NOMENCLATURA

VIAL

Se elabora el plano de la

nomenclatura vial propuesto.

Responsable de

Catastros

Dibujante

Cartográfico

7

ELABORAR

INFORME DE

PROPUESTA

Se elabora el informe que

contiene la propuesta de la

nomenclatura vial del sector o

sectores y se envía al Director de

Avalúos y Catastros.

Responsable de

Catastros

8 VALIDAR

PROPUESTA


Catastros valida el informe para

su envío a la Comisión de

Educación, Cultura y Deportes

para su análisis.

Director de

Avalúos

y Catastros

9 SOLICITAR

APROBACIÓN

Se solicita a la Comisión de

Educación, Cultura y Deportes

para que realice su respectivo

análisis.

Director de

Avalúos y

Catastros

10

P- MG-LF-LC-02

PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE

SESIONES DE

COMISIONES DEL

CONCEJO

MUNICIPAL

Este proceso detalla las

actividades relacionadas para la

aprobación o emisión de una

resolución.

Una vez que la Comisión de

Educación, Cultura y Deportes y

el Concejo Municipal, han tenido

conocimiento proceder aprobar

dicha propuesta.

Una vez tomada una resolución

por parte del Concejo Municipal

se pone en conocimiento a la

Dirección de Avalúos y

Catastros.

Comisión de

Educación,

Cultura y

Deportes y el

Concejo

Municipal

Secretaría

General

579

11 REVISAR

RESOLUCIÓN


Catastros conoce la Resolución

tomada por el Concejo

Municipal, en caso de ser

afirmativa se pasa a la actividad

12, caso contrario a la actividad

fin.

Director de

Avalúos

y Catastros

12 ¿RESOLUCIÓN

AFIRMATIVA?

Si la resolución es afirmativa, va

a la actividad 14.

Si la resolución No es afirmativa,


Director de

Avalúos y

Catastros

13 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Si la resolución No es afirmativa,

se procede a archivar los

documentos generados durante el

trámite.

Responsable de

Catastros

14

SOLICITAR

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA

Se solicita disponibilidad

presupuestaria para financiar a la

nomenclatura Vial.

Director de

Avalúos y

Catastros

15

P-MA-GF-P-02

EJECUCIÓN DEL

PRESUPUESTO

Procedimiento para la solicitud

Presupuestaria.

Dirección

Financiera

16

REVISAR

RESPUESTA

PRESUPUESTARIA

Se revisa la respuesta de la

solicitud presupuestaria.

Director de

Avalúos y

Catastros

17 ¿ES RESPUESTA

AFIRMATIVA?

Si la respuesta es afirmativa, va a

la actividad 19.

Si la respuesta No es afirmativa,


Director de

Avalúos y

Catastros

18 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Si la respuesta de disponibilidad

presupuestaria no es afirmativa,

se archiva el trámite para luego

ejecutar la Nomenclatura cuando

exista Presupuesto.

Inspector de

Avalúos y

Catastros

19 SOLICITAR

CONTRATACIÓN

Se realiza la petición a la

Dirección Administrativa para la

contratación de la elaboración y

colocación de nomenclatura vial.

Director de

Avalúos

y Catastros

20

P-MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES

DE BIENES,

SERVICIOS, OBRAS

Y CONSULTORÍAS

Se realiza el proceso para la

selección y contratación de la

empresa para la elaboración de

las placas.

Dirección

Administrativa

21

P-MA-BSI-AB-01

RECEPCIÓN DE

BIENES DE LARGA

DURACIÓN Y

Detalla las actividades para la

recepción de bienes al Municipio.

Dirección

Administrativa

580

SUJETOS A

CONTROL Y DE

CONSUMO

CORRIENTE

22

P-MA-BSI-AB-02

EGRESO DE BIENES

DE LARGA

DURACIÓN Y

SUJETOS A

CONTROL Y DE

CONSUMO

CORRIENTE

Este procedimiento detalla las

actividades a realizarse cuando se

realiza una salida de bienes de

Bodega.

Dirección

Administrativa

23 COLOCAR PLACAS

La empresa ganadora de la

adquisición de las placas debe

proceder a la colocación de las

respectivas placas viales en los

predios indicados bajo la

supervisión del técnico asignado

a éste trámite

Empresa

Contratada

Inspector de

Avalúos y

Catastros

24

FISCALIZAR

COLOCACIÓN DE

PLACAS

El técnico asignado debe realizar

un informe sobre la colocación de

las placas viales, éste informe

servirá el ingreso al sistema del

catastro predial

Inspector de

Avalúos y

Catastros

25

VALIDAR

INFORME Y

AUTORIZAR LA

ACTUALIZACIÓN

DE

NOMENCLATURA


Catastros valida el informe y

autoriza al técnico la

actualización de la información

nomenclatura vial.

Director de

Avalúos

26

ACTUALIZAR

INFORMACIÓN

NOMENCLATURA

VIAL

Se procede a actualización la

información de la nomenclatura

vial en las fichas catastrales

físicas y base alfanumérica del

sistema del catastro predial.

Inspector de

Avalúos y

Catastros

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD

581




D1: Comprobante de Pago de Tasa Administrativa


Oficio Solicitando Nomenclatura Vial.


Cédula de Identidad del Peticionario

Papeleta de Votación del Peticionario

Tasa Administrativa

D3: Plano Base de Nomenclatura Vial.


D5: Catastro de Nomenclatura de Calles.

D6: Plano Propuesta de Nomenclatura Vial.

D7: Informe de Propuesta de Nomenclatura Vial.

D8: Solicitud de Aprobación de Nomenclatura Vial.

D9: Resolución emitida por Consejo Municipal.

D10: Informe de colocación de Nomenclatura Vial.

D11: Fichas Catastrales


S1: Sistema de Gestión Documental QUIPUX.

S2.2: Sistema de Avalúos y Catastros.

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS FECHA VERSI

ÓN

REALIZADO

POR

DESCRIPCIÓN

Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Jenny Jara.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

582



PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA

PREDIAL


VERSION: 1

FECHA

APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO NOMENCLATURA PREDIAL (BLOQUE)

1. OBJETIVO

Identificar o señalizar los predios, parques y plazas.

2. ALCANCE

El campo de aplicación o de influencia de la nomenclatura domiciliaria nace con el

requerimiento del cliente externo hasta la colocación de las respectivas placas en los predios.



Rol Responsabilidad


y Catastros

El Director de Avalúos y Catastros, promueve la optimización de los

servicios que se brinda a los usuarios internos y externos al GAD-I.

Garantiza que la información del catastro predial del cantón Ibarra

sea lo más técnica, real y actualizada, para brindar un servicio

eficiente.

Responsable de Catastros Realiza la validación de los sectores a ser intervenidos.

Asistente

Avalúos A y B


Catastros

Realiza la investigación física de los predios que van a ser

intervenidos con la colocación de la nomenclatura domiciliaria..

Analista

de Sistemas

Ingresa, actualiza o elimina la información de las placas domiciliarias

de los predios en el sistema del catastro predial.

Asistente

Administrativo

Realiza las actividades inherentes a la administración de los

documentos que ingresan y salen de la Dirección

CE Cliente Externo Suministra la información y documentación necesaria para una

atención eficiente.


ABREVIATURAS


1 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial,

Autonomía y Descentralización.

DEFINICIONES


1 Nomenclatura

Predial

Es un elemento fundamental de orden y planeación de

la ciudad, que facilita la ubicación de los predios. Es

583

un identificador alfanumérico único asignado a un

predio.


Diagrama de flujo: Nomenclatura predial.

DIR

EC

CIÓ

N D

E A

VA

LÚO

S Y

CA

TA

ST

RO

SA

TE

NC

IÓN

AL

CLI

EN

TE

DIR

EC

CIÓ

N

AD

MIN

IST

RA

TIV

AD

IRE

CC

IÓN

FIN

AN

CIE

RA

AG

EN

TE

S

EX

TE

RN

OS

P-MS-GT-S-04

Inicio


2. Recibir y Reasignar Trámite

Inspector

3. Revisar Documentos

4. ¿Es Factible Atender la Solicitud?

Inspector


Inspector

15. Elaborar Catastro de Predios

Director




y consultorías

D

Inspector

26. Supervisar colocación de Placas

Director

27. Validar Informe y Autorizar actualización

del Catastro PredialD6

Director

29. Solicitar generación de

títulos

Fin

S2.2

Inspector

28. Actualizar Datos de la nomenclatura Domiciliaria

S2.2

8. ¿Es solicitud de un sector o un

Predio?Sector

Inspector

9. Revisar placa en Bodega

Un Predio

10. ¿Placa Existe?

Inspector

11. Solicitar ingreso de Título

SI

D4

F

F

Asistente de Rentas

12. Generar Título

13. P-MS-GTC-RTM-01 Recaudación y

devolución de tributosG

G

Inspector

14. Entregar Placa

Fin

NO

D

Empresa elaboradora de las Placas

25. Colocar Placas

E

E

P-MA-BSI-AL-026. Movilización


D3

D7

D5

S2.1

D6.1

Director

5. Solicitar Vehículo

SI


D1,2

30. P-MA-GF-AT-02Emisión de ingresos

y tributos municipales

Director


A

17. P-MA-GF-P-02 Ejecución del presupuesto

A

D6

B

B

Director


Presupuestaria

19. ¿Es respuesta

Afirmativa?SI

23. P-MA-BSI-AB-01 Recepción de bienes de Larga Duración y



Larga Duración y Sujetos a Control y de

Consumo corriente

Fin

Inspector


NO

Fin

NO

584


D1 = Comprobante de Pago de Tasa Administrativa


Oficio de Solicitud de Nomenclatura

Domiciliaria


Cédula de Identidad


Tasa Administrativa

S1 = Sistema de Gestión

Documental QUIPUX.


D4 = Formulario de solicitud de emisión del Título

D5 = Catastro de Predios solicitantes de

nomenclatura domiciliaria.

S2.2 = Sistema de Avalúos y

Catastros

D6 = Memorando de disponibilidad presupuestaria

D6 = Informe de supervisión de colocación de Placas

D6.1 = Informe de colocación de Placas Validado por

el Director

S2.1 = Sistema de

Recaudación y Tesorería

D7 = Listado de Solicitudes de Generación de

Títulos.



1

P-MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Este procedimiento es el responsable de

la recepción de los documentos y la

generación del trámite.

Solicita al señor Alcalde, mediante

oficio se ponga la nomenclatura

domiciliaria en un sector del Cantón

Ibarra.

Entrega pedido y documentos

habilitantes (planos de lotización o

sector, cédula y papeleta de votación de

peticionario).

Una vez revisados los requisitos, se

procede a ingresar el trámite al sistema

de gestión documental Quipux y se le

asigna un número de trámite que será

asignado y entregado en la Dirección

de Avalúos y Catastros.

Asistente de

Ventanilla

2 REVISAR Y REASIGNAR

TRÁMITE

El Director de Avalúos y Catastros

revisa pedido y se asigna a un técnico

en el sistema de gestión documental

Quipux.

Asistente

Administrativo

3 REVISAR

DOCUMENTOS

Una vez asignado el técnico, éste revisa

el pedido y documentos proporcionados

por el peticionario en el sistema del

catastro predial y determina si es o no

factible atender la petición.


y Catastros

4 ¿ES FACTIBLE

ATENDER LA

SOLICITUD?

Si es factible, va a la actividad 5.

Si No es factible termina el proceso.


y Catastros

585

5 SOLICITAR VEHÍCULO

Se realiza el pedido de transporte, para

la movilización al sector o sectores del

Cantón motivo de la inspección.


y Catastros

6

P-MA-BSI-AL-02

MOVILIZACIÓN

VEHICULAR

INSTITUCIONAL


actividades que conllevan, la solicitud y

uso del transporte Municipal.


7 REALIZAR INSPECCIÓN

En el sector, se realiza el levantamiento

de la información, es decir se procede a

la determinación del número de placa

domiciliaria de los predios. Como

resultado se genera un informe de la

Inspección.


y Catastros

8 ¿ES SOLICITUD DE UN

SECTOR O DE UN

PREDIO?

Si la Solicitud es de un Sector, va a la

actividad 15.

Si la Solicitud es de un solo Predio, va

a la actividad 9.


y Catastros

9 REVISAR PLACA EN

BODEGA

Se verifica si el número de la placa

existe en bodega.


y Catastros

10 ¿EXISTE PLACA?

Si la placa existe, va a la actividad 11.

Si la placa No existe, se le comunica el

número de placa al Cliente y se le dice

que puede enviar a realizar una placa

provisional de forma independiente.

Termina el procedimiento.


y Catastros

11 SOLICITAR INGRESO

DE TÍTULO

Se llena un formulario de solicitud de

ingreso de Título.


y Catastros

12 GENERAR TÍTULO Asistente de Rentas procede a generar

el Título.


y Catastros

13

P-MS-GTC-RTM-01

RECAUDACIÓN Y

DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS


actividades que conllevan la

recaudación de todas las contribuciones

municipales.

14 ENTREGAR PLACA Se procede a entregar la placa con el

número asignado. Termina el Proceso.


y Catastros

15 ELABORAR CATASTRO

DE PREDIOS

Realizada la investigación de campo se

debe elaborar el catastro de los predios

con la respectiva numeración asignada,

para su elaboración y colocación.


y Catastros

16 SOLICITAR

DISPONIBILIDAD

PRESUPUESTARIA

El Director procede a solicitar si existe

disponibilidad de Partida

Presupuestaria.


y Catastros

17 P-MA-GF-P-02 17.

EJECUCIÓN DEL

PRESUPUESTO


actividades que conllevan la ejecución

presupuestaria.


586

18 REVISAR RESPUESTA

PRESUPUESTARIA

El Director recibe la respuesta de la

Disponibilidad Presupuestaria.


y Catastros

19 ¿ES RESPUESTA

AFIRMATIVA?

Si la respuesta es afirmativa, va a la

actividad 21.

Si la respuesta No es afirmativa, va a la

actividad 20.


y Catastros

20 ARCHIVAR

DOCUMENTACIÓN

Si no existe disponibilidad

presupuestaria se procede a archivar la

documentación generada durante el

trámite y se pospone hasta que exista

disponibilidad.


y Catastros

21 SOLICITAR

CONTRATACIÓN

Se realiza la petición a la Dirección

Administrativa para la contratación de

la elaboración y colocación de las

placas domiciliarias


y Catastros

22

P-MA-BSI-ACP-01

CONTRATACIÓN Y

ADQUISICIONES DE

BIENES, SERVICIOS,

OBRAS Y

CONSULTORÍAS

Se realiza el proceso para la selección

y contratación de la empresa para la

elaboración de las placas.

Dirección

Administrativa

23

P-MA-BSI-AB-01

RECEPCIÓN DE BIENES

DE LARGA DURACIÓN

Y SUJETOS A CONTROL

Y DE CONSUMO

CORRIENTE

Detalla las actividades para la recepción

de bienes al Municipio.

Dirección

Administrativa

24

P-MA-BSI-AB-02

EGRESO DE BIENES DE

LARGA DURACIÓN Y

SUJETOS A CONTROL Y

DE CONSUMO

CORRIENTE


actividades a realizarse cuando se

realiza una salida de bienes de Bodega.

Dirección

Administrativa

25 COLOCAR PLACAS

La empresa ganadora de la elaboración

y colocación de las placas debe

proceder a la colocación de las

respectivas placas domiciliarias en cada

uno de los predios bajo la supervisión

del técnico asignado a éste trámite


y Catastros

26 SUPERVISAR

COLOCACIÓN DE

PLACAS

El técnico asignado debe realizar un

informe sobre la colocación de las

placas domiciliarias, éste informe

servirá para el cobro de las mismas y el

ingreso al sistema del catastro predial


y Catastros

27

VALIDAR INFORME Y

AUTORIZAR

ACTUALIZACIÓN DEL

CATASTRO PREDIAL


valida el informe técnico y autoriza la

actualización de la nomenclatura

domiciliaria en la base alfanumérica del



y Catastros

587

28

ACTUALIZAR DATOS

DE LA

NOMENCLATURA

PREDIAL

Actualización de la nomenclatura

domiciliaria en la base alfanumérica del



y Catastros

29 SOLICITAR

GENERACIÓN DE

TÍTULOS


solicita a la Dirección Financiera el

ingreso de los títulos correspondientes

al valor de las placas domiciliarias al

Sistema de Tesorería para su respectivo

cobro.


y Catastros

30

P-MA-GF-AT-02

EMISIÓN DE INGRESOS

Y TRIBUTOS

MUNICIPALES

Este procedimiento es el encargado de

la generación de los títulos para su

respectivo cobro, a través de un

catastro.


FIN


DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD




D1: Comprobante de Pago de Tasa Administrativa


Ver :Diagrama de flujo, Documentos


D4: Formulario de Solicitud de Emisión del Título.

D5: Catastro de Predios Solicitantes de Nomenclatura Domiciliaria.

D6: Memorando de Disponibilidad Presupuestaria.

D7: Listado de Solicitud de Generación de Títulos.

9. ANEXOS



Elaboró: Byron Cueva Revisó: Ing. Jenny Jara.

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

588



PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO

TOPOGRÁFICO Y PLANIMÉTRICO

CÓDIGO: P-MS-GT-PT-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO LEVANTAMIENTO TOPOGRÁFICO Y PLANIMÉTRICO

1. OBJETIVO

Satisfacer las necesidades del usuario para la legalización del predio como también

para facilitar los datos a los procesos que lo requieran.

2. ALCANCE

El levantamiento se lo realiza en las parroquias urbanas y rurales del cantón Ibarra.

Inicia con la petición ciudadana o la solicitud de otro procedimiento que requiera del

levantamiento topográfico o planímetro.


ABREVIATURAS



2 LTP Levantamiento topográfico y/o planimétrico

DEFINICIONES


1 Levantamiento

topográfico

Conjunto de operaciones de medidas efectuadas en el

terreno para obtener los elementos necesarios y

elaborar su representación gráfica.

2 Levantamiento

planimétrico

Consiste en proyectar sobre un plano horizontal los

elementos de la poligonal como puntos, líneas rectas,

curvas, diagonales, contornos, superficies, cuerpos,

etc., sin considerar su diferencia de elevación

3 Inspección Método de exploración física que se efectúa por medio

de la vista para detectar características físicas

significativas de su entorno.

4 Catastro Registro administrativo dependiente del estado en el

que se describen los bienes inmuebles rústicos,

urbanos y de características especiales

5 Avaluó Corresponde a la tasación comercial de un bien raíz,

generalmente es un documento elaborado por un

valuador profesional, agente de la propiedad

inmobiliaria o corredor de propiedades

589



Rol Responsabilidad

Director de Planificación Dirige la elaboración , definición y aplicación del

modelo de desarrollo urbano y rural integral del cantón

Articula, coordina y promueve la optimización delos

servicios, planificación, control y desarrollo del

cantón impulsados a través de las diferentes unidades

que dirige.

Topógrafo Realiza levantamientos topográficos para suministrar

información para la elaboración de planos y proyectos

de desarrollo urbano y territorial. Elabora cálculos,

linderos y planos topográficos.

Arquitecto Realiza inspecciones, diagnóstico, verificación de

condicionantes legales y técnicos, elabora planos

arquitectónicos para atender los requerimiento de la

comunidad. Supervisa y elabora planos topográficos

para regular las legalizaciones, expropiaciones,

remates forzosos, como datos y permutas.

Director de Obras Públicas Formular, dirigir, ejecutar y evaluar los planes,

programas y proyectos pertinentes a la construcción,

rehabilitación y mantenimiento de las obras públicas.


Asistente de ingeniería Verifica necesidad de obra pública. Determina

volúmenes de obra. Realiza estudios de factibilidad.

Apoya en la supervisión, inspección y control de

obras.


externa. Brinda atención secretarial y logística.

590

5.1 DIAGRAMA DE FLUJO (Planificación)

Diagrama de flujo: Levantamiento topográfico y planímetro.

CLIE

NTE

INTE

RNO

DIR

ECCI

ÓN

DE

PLA

NIF

ICA

CIÓ

N

DIR

ECCI

ÓN

DE

AVA

LÚO

S Y

CATA

STRO

S

Fase

Inicio

ClienteInterno

Procesos GA-I

Topógrafo y arquitecto

3. Planificar inspecciones para realizar el LTP

MA-BSI-AL-024. Movilización


Arquitecto y equipo topográfico

6. Acudir al lugar de la inspección

Arquitecto y equipo topográfico

7. Realizar el LTP con el equipo topográfico

Topógrafo

8. Descargar datos y diseñar el gráfico topográfico y/o

planimétricoS4.1

Arquitecto

9. Elaborar informe con los datos recopilados

Director

2. Designar responsable para el LTP de acuerdo a

la parroquia

Arquitecto

11. Emitir informe a la unidad que lo solicite

Fin

Técnio

10. Certificar el catastro y calcular el avalúo del

predio

D1

D1

Arquitecto

5. Confirmar telefónicamente la

inspección para el LTP con el responsable de la propiedad

S1

591


D1: Memorando para designar a

responsable


Quipux

D2: Informe de LTP S4.1: Civil Cad

6.1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO (Planificación)


1 PROCESOS GAD-I

Llamado a los procedimientos

GAD-I, que requieran utilizar el

LTP

Responsable del

proceso

2 DESIGNAR RESPONSABLE

PARA EL LTP

Designar al responsable de realizar

el LTP dependiendo la parroquia a

la que pertenezca el predio.

Director de

Planificación

3 PLANIFICAR

INSPECCIONES PARA

REALIZAR EL LTP

Realizar un cronograma con las

inspecciones a realizar.

Topógrafo y

arquitecto

4 MOVILIZACIÓN

VEHICULAR

INSTITUCIONAL


Movilización Vehicular

Institucional para solicitar el

vehículo de transporte al lugar de la

inspección.

5

CONFIRMAR

TELEFÓNICAMENTE LA

INSPECCIÓN PARA EL

LTP CON EL

RESPONSABLE DE LA

PROPIEDAD

Para anticipar la llegada de la

inspección se confirma

telefónicamente el día además de

realizar recomendaciones sobre el

predio, como la limpieza de este.

Arquitecto

6 ACUDIR AL LUGAR DE LA

INSPECCIÓN

En conjunto con el solicitante del

LTP se acude al lugar de la

inspección.

Arquitecto y equipo

topográfico

7 REALIZAR EL LTP CON

EL EQUIPO

TOPOGRÁFICO

Realizar el LTP con los equipos

necesarios.

Arquitecto y equipo

topográfico

8

DESCARGAR DATOS Y

DISEÑAR EL GRÁFICO

TOPOGRÁFICO Y/O

PLANIMÉTRICO

Con los datos obtenidos de la

inspección se traza el levantamiento

sea topográfico o planimétrico del

lugar analizado.

Topógrafo

9 ELABORAR INFORME

CON LOS DATOS

RECOPILADOS

Elaborar informe con los datos

recopilados en la inspección. Arquitecto

10 CERTIFICAR EL

CATASTRO Y CALCULAR

EL AVALÚO DEL PREDIO

Establecer el catastro y el avalúo del

predio una vez emitido el informe. Técnico de avalúos

11 EMITIR INFORME A LA

UNIDAD QUE LO

SOLICITE

El informe es emitido a la unidad

que lo solicite o requiera para

continuar con el proceso.

Arquitecto

FIN

592

5.2. DIAGRAMA DE FLUJO (Obras Públicas)

Diagrama de flujo: Levantamiento topográfico y planímetro.D

IREC

CIÓ

N D

E O

BR

AS

PÚ

BLI

CA

SA

TEN

CIÓ

N A

L C

LIEN

TE

Fase

Inicio

4. P-MA-BSI-AL-02Movilización


Asistente de ingeniería y equipo topográfico

5. Acudir al lugar de la inspección

Asistente de ingeniería y equipo topográfico

6. Realizar el LTP con el equipo topográfico

Asistente de ingeniería

7. Descargar datos y diseñar el gráfico topográfico y/o

planimétrico


8. Elaborar informe con los datos recopilados


Director

2. Designar responsable para el

LTP


3. Acordar con el peticionario el día de la inspección para el LTP

Director

9. Sumillar el infome

Fin

S4.1

D1

D2



Secretaria

10. Emitir el informe

S1

Documento: Sistemas:

D1: Memorando para designar a responsable S1: Sistema de gestión documental Quipux

D2: Informe de LTP S4.1: Software aplicativo: Civil Cad

593

6.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO (Obras Públicas)


1 ATENCIÓN DE

PETICIONES

Llamado al procedimiento Atención de

Peticiones para ingresar la petición con

todos los requisitos solicitados.

2

DESIGNAR

RESPONSABLE PARA

EL LTP

Designar al responsable de realizar el

LTP.

Director de Obras

Públicas

3

ACORDAR CON EL

PETICIONARIO EL

DÍA DE LA

INSPECCIÓN PARA

EL LTP

Se hace un acuerdo con el solicitante del

LTP para fijar el día de la inspección

Técnico de Obras

Públicas

4

MOVILIZACIÓN

VEHICULAR

INSTITUCIONAL

Llamado al procedimiento Movilización

Vehicular Institucional para solicitar el

vehículo de transporte al lugar de la

inspección.

5 ACUDIR AL LUGAR

DE LA INSPECCIÓN

En conjunto con el solicitante del LTP se

acude al lugar de la inspección.

Técnico y equipo

topográfico

6

REALIZAR EL LTP

CON EL EQUIPO

TOPOGRÁFICO

Realizar el LTP con los equipos

necesarios.

Técnico y equipo

topográfico

7

DESCARGAR DATOS

Y DISEÑAR EL

GRÁFICO

TOPOGRÁFICO Y/O

PLANIMÉTRICO

Con los datos obtenidos de la inspección

se traza el levantamiento sea topográfico

o planimétrico del lugar analizado.

Técnico

8

ELABORAR INFORME

CON LOS DATOS

RECOPILADOS

Elaborar informe con los datos

recopilados en la inspección. Técnico

9 SUMILLAR EL

INFOME

Sumilla el informe para que este sea

enviado. Director

10 EMITIR EL INFORME Emitir el informe con la información

requerida por el peticionario. Secretaria

11

ENTREGA DE

RESPUESTA A

TRÁMITES Y

ARCHIVO

Llamado al procedimiento Entrega de

Respuesta a Trámites y Archivo para

recibir el informe.

FIN

7 DOCUMENTOS DE REFERENCIA PLANIFICAR

DOCUMENTOS INTERNOS


1 PDOT Plan de ordenamiento territorial



594

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código orgánico de organización territorial, autonomía y descentralización.

COOTAD

8 FORMATOS Y REGISTROS



9 ANEXOS

10 HISTORIAL DE VERSIONES


Elaboró: Alexandra Juma A. Revisó: Arq. Armando Méndez

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

595



PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION

TERRITORIAL


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACION TERRITORIAL

1. OBJETIVO

Planificar estratégicamente el Desarrollo y Ordenamiento Territorial con visión de largo

plazo, considerando las particularidades del territorio, que permita emprender acciones

públicas en función al modelo de desarrollo planteado.

2. ALCANCE

Inicia con la solicitud del Consejo Municipal de realizar o actualizar el plan de desarrollo

y ordenamiento territorial hasta la estructuración, definición de políticas generales,

lineamientos estratégicos, definición de programas y proyectos, aprobación, seguimiento

y evaluación.



Rol Responsabilidad

Concejo de planificación

cantonal

Da seguimiento y aprueba el plan de desarrollo y


- (Alcalde, 1 Representante de los Concejales,

Director de Planificación, 3 Funcionarios, 3

Representantes de la ciudadanía, 1

Representante de la juntas parroquiales)

Concejo Municipal Legaliza y aprueba el plan de desarrollo y


Director de Planificación Dirige y controla el proceso de estructuración de los

planes de desarrollo y ordenamiento territorial del

cantón.

Responsables de Sistemas Estructura la información de cada sistema

Técnico Cartográfico Administra y maneja la información cartográfica

Geógrafo Genera nueva información para la realización del plan

de desarrollo y ordenamiento territorial

Equipo Técnico Grupo de personas organizado para la realización de

una tarea o el logro de un objetivo.

596


ABREVIATURAS


1 PDyOT Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.

2 COOTAD Código Orgánico de Organización Territorial y

Descentralización.

GAD-I Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de San

Miguel de Ibarra.

DEFINICIONES


1 Consensuado Adoptar una decisión por asentimiento o consentimiento,

especialmente el de todas las personas que pertenecen a

una corporación.

Tendencial El concepto de tendencia es absolutamente esencial para

el enfoque técnico del análisis de mercados.

Modelo de gestión Es un esquema o marco de referencia para la

administración de una entidad.

Diagnóstico El diagnóstico alude, en general, al análisis que se realiza

para determinar cualquier situación y cuáles son las

tendencias.

597


Diagrama de flujo: Planificación territorial

CO

NS

EJO

DE

P

LAN

IFIC

AC

IÓN

T

ER

RIT

OR

IAL

ALC

ALD

IAP

AR

TIC

IPA

CIO

N

CIU

DA

DA

NA

CO

MU

NIC

AC

IÓN

S

OC

IAL

PLA

NIF

ICA

CIO

NC

ON

SE

JO

MU

NIC

IPA

L.

Fase

Inicio

Alcalde

1. Conformar Equipo Técnico interno o

externo.

Responsable de Sistema

4. Formular Diagnóstico del Plan de Desarrollo.

Consejo Planificación T.

5. Validar Diagnóstico del Plan de Desarrollo.


7. Socializar Diagnostico


8. Realizar Versión Final del Diagnóstico


12. Establecer Planeación Estratégica


14. Revisar para aprobación de

Propuesta

15. ¿Se aprueba la Propuesta?

A


16. Realizar Documentos Finales

C

B


20. Difundir Plan de Desarrollo

D1D2

B

Fin

19. MS-GPC-SPC-02 Elaboración de

Asambleas (Socialización

PDOT)

2.¿El equipo es externo?

3.MA-BSI-ACP-02 Administración de Contratos

SI

NO

6. Existe observaciones?

ASI

A

NO


9. Elaborar modelos actuales, tendencial y

propuesto.

Consejo Municipal

18. Aprobar La Ordenanza que sanciona

al PDyOT

D3


10. Socializar los Modelo territorial


11. Aprobar de Modelo territorial


13. Elaborar Propuestas Modelo de Gestión.


17. Revisar para aprobación de

Propuesta

D4

C

NO

SI

S1.

D3

D5

S1

S4

S2

598


D1= Documento de diagnóstico Actual. S1= Sistema Documental Quipux

D2= Diagnostico final. S2= Sistemas desarrollados IMI

D3= Modelos territorial actual, tendencial,

propuesto y consensuado.

S3= Módulos Desarrollados IMI

D4= Modelo de gestión. P. Desarrollo T. y el

P. de Ordenamiento T.

S4= Software Aplicativo

D5=Ordenanza que sanciona al PDyOT



1

CONFORMAR

EQUIPO TÉCNICO

INTERNO O

EXTERNO.

Designa personal técnico encargado

interno de la Municipalidad y

externa para apoyar en el desarrollo

del Plan de Desarrollo y

Ordenamiento Territorial.

Alcalde

2 ¿EL EQUIPO ES

EXTERNO?

SI el equipo se conforma con

personas internas de la

Municipalidad. Ver Actividad Nº 4.

Si las en equipo se formas con

entidad externa (Consultoría). Ver

actividad Nº 3.

Alcalde.

3 MA-BSI-ACP-02

ADMINISTRACIÓN

DE CONTRATOS

Ver el procedimiento MA-BSI-

ACP-02, Administración de

Contratos.

Unidad de

Contratación

Pública.

4

FORMULAR

DIAGNÓSTICO

DEL PLAN DE

DESARROLLO.

Se realiza el levantamiento de

información necesario por sistema

(Línea Base)

- Sistema de Desarrollo

(Ambiental, Económico, Socio

Cultural y Político

Institucional)

- Sistema de Ordenamiento

Territorial (Asentamientos

Humanos, Movilidad, Energía

y Conectividad)

- Responsable de

Sistema

- Técnico

cartográfico

- Geógrafo

5

VALIDAR

DIAGNÓSTICO

DEL PLAN DE

DESARROLLO.

Se analiza la información del

Diagnóstico del Plan de desarrollo

previa a la aprobación para realizar

las respectivas observaciones del

contenido.

Caso contrario de sugiere la

modificación o complementar la

información que falte.

Concejo de

Planificación

Territorial

6 ¿EXISTE

OBSERVACIONES?

SI existe observación del

Diagnóstico volver a realizar la

Actividad Nº4.

Si NO existen observaciones,

realizar la actividad Nº 7.

- Consejo de

Planificación

Territorial.

599

7 SOCIALIZAR

DIAGNOSTICO.

Socializar para conocimiento de las

parte interesadas el PDOT a los

clientes internos y la ciudadanía en

general.

- Responsable del

Sistema

8

REALIZAR LA

VERSION FINAL

DEL

DIAGNÓSTICO

Una revisado y analizado por el

Consejo de Planificación Territorial

se realiza el documento del

Diagnostico final con todas las

observaciones y modificación

pertinentes y se unifica la

información de los sistemas.

- Responsable de

Sistema

- Técnico

Cartográfico

- Geógrafo

9

ELABORAR

MODELOS

ACTUALES,

TENDENCIALES,

PROPUESTOS.

Elaborar los modelos de Gestión

Actual, Tendencial, Propuesto y

Consensuado.

- Responsable del

sistema

10. SOCIALIZAR LOS

MODELO

TERRITORIAL.

Socializar son los actores

principales del modelo territorial.

- Responsable del

Sistema.

11. APROBAR DE

MODELO

TERRITORIAL.

Se expone la propuesta del plan de

desarrollo al concejo de

planificación territorial para su

aprobación, en caso de no ser

aprobado se debe realizar

modificaciones o complementar la

información.

También se expone la propuesta a la

ciudadanía mediante un asamblea,

para su aprobación, en caso de no ser

aprobado se debe realizar

modificaciones o complementar la

información

- Concejo de

Planificación

Territorial.

12 ESTABLECER

PLANEACIÓN

ESTRATÉGICA.

Determinar los objetivos

estratégicos y modelo de gestión

- Visión

- Objetivo general y específicos

- Líneas Estratégicas

- Políticas

- Programas y proyectos

Indicadores de Gestión

- Responsable del

Sistema.

13

ELABORAR

PROPUESTAS

MODELO DE

GESTIÓN.

Elaborar la propuesta de Modela d

gestión

- Responsable del

Sistema

14 REVISAR PARA

APROBACIÓN DE

PROPUESTA

Revisar el modelo de gestión

propuesta para la aprobación.

Donde se establece

- Concejo de

Participación

Territorial.

15 ¿SE APRUEBA LA

PROPUESTA?

Si la propuesta es aprobada por el

Concejo de Planificación se sigue

- Consejo

Municipal

600

con la siguiente actividad, de lo

contario regresamos a la actividad 4

16 REALIZAR

DOCUMENTOS

FINALES

Se realiza los documentos con los

planes de desarrollo.

- Informes de aprobación del

concejo de planificación

territorial y de asambleas

ciudadanas

- Propuesta de Ordenanza de

aprobación del plan de

desarrollo y ordenamiento

territorial

Responsables de

Sistemas

Equipo Técnico

17 REVISAR PARA

APROBACIÓN DE

PROPUESTA

Realizar la revisión final de los

documentos finales de los informes

y las propuestas de los modelos de

gestión y ordenanzas.

- Consejo de

Planificación

Territorial.

18

APROBAR LA

ORDENANZA QUE

SANCIONA AL

PDYOT

Revisare y aprobar los documentos

finales, informes y las propuestas de

Modelo de Gestión.

- Concejo

Municipal.

19

MS-GPC-SPC-02

ELABORACIÓN DE

ASAMBLEAS

(SOCIALIZACIÓN

PDOT)

Este procedimiento nos permite

socializar y aprobar con la

ciudadanía el Plan de Desarrollo y

Organización Territorial.

- Dirección de

Participación

Ciudadana.

20 DIFUNDIR PLAN

DE DESARROLLO

Esta actividad da conocer el PDOT

a los clientes internos y la

ciudadanía en general.

Dirección de

Planificación y

Comunicación

Social

21 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza del Plan de Ordenamiento y Desarrollo Territorial del cantón Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 COOTAD

2 Constitución 2008

3 Código Orgánico de Planificación y Finanza Públicas

601




Diagnostico PDOT

PDOT definitivo

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS


Elaboró: Manuel Lara Muñoz Revisó: Guillermo Jácome

Fecha: 10-01-2014 Fecha: 10-01-2014

Firma

Firma

602



PROCEDIMIENTO SERVICIO DE ENTREGA

DE INFORMACIÓN TEMATICA


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE ENTREGA DE INFORMACIÓN

TEMATICA

1. OBJETIVO

URBANO

Proporcionar información temática Urbana, sobre Infraestructuras: básica,

complementaria y de servicios; uso del suelo, morfología, densidad, valor comercial del

suelo; sistemas y tecnologías constructivas

RURAL

Proporcionar información temática urbana actualizada del cantón sobre Infraestructuras:

vial y de servicios; uso del suelo, transporte, equipamiento, canales y sistemas de riego,

clasificación agrológica del suelo, clima, zonas de riesgo, morfología, tenencia de la

tierra, valor comercial del suelo; tecnologías y sistemas constructivos

2. ALCANCE

Desde la petición ciudadana hasta la entrega impresa de la información temática

solicitada por cliente externo.



Rol Responsabilidad


y Catastros



externos al GAD-I.




Asistente

Avalúos A y B


Catastros






existir.



603


Catastros






Analista

de Sistemas




Asistente

Administrativo






ABREVIATURAS



Ibarra

DEFINICIONES



GAD-I.

604


Diagrama de Flujo: Entrega de información temática y catastral

AVA

LUO

S Y

CATA

STRO

SA

TEN

CIO

N A

L CL

IEN

TED

IREC

CIÓ

N

FIN

AN

CIER

ARE

CAU

DA

CIÓ

N

Fase

Inicio

1. MS-GTC-AP-11 Atención de

peticiones

Director

2. Analizar Solicitud de pedido de información

temática

D1

3. ¿ Es procedente la

solicitud?


5. Designar la Impresión de información

Jefe de Catastros

6. Elaborar Orden de pago


9. Revisar valores pagados del cliente

Director Avaluos y Catastros

12. Legalizar Información y acta

de entrega

SI

MS-GTC-RTM-01 8. Recaudación y devolución de

tributos


13. Entregar Información al

solicitante

Fin

D2

Fin

NO


4. Responder solicitud (No

procede)

S1

10. ¿Están cancelados

valores?

SI


11. Imprimir Información

Solicitada

ANO

A

7. MA-GF-AT-02 Emisión de ingresos y tributos

municipales

D5

S2.1

S2.11D3, D4

605


D1. Solicitud de Información Temática S1. Sistema de Documentación Quipux

D2. Orden de Pago S2.1 Sistema de Recaudación y

Tesorería

D3. Información Temática S2.2. Sistema de Avalúos y Catastros

D4. Acta de Entrega S2.11. Sistema de GIS (Base Gráfica)

D5. Informe (No Procede)



1

.MS-GTC-AP-11

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Procedimiento que gestiona las peticiones

de los clientes

2

ANALIZAR

SOLICITUD DE

PEDIDO DE

INFORMACIÓN

TEMÁTICA

Analiza el pedido para determinar si la

información solicitada existe y puede ser

entregada al cliente o es de uso exclusivo de

la municipalidad

Director

Avalúos y

catastros

3

¿ES

PROCEDENTE

LA SOLICITUD?

Si la información solicitada es procedente

entregar al cliente continua el

procedimiento sigue a la actividad 4, si no

es procedente se va a la actividad 3.

4

RESPONDER

SOLICITUD (NO

PROCEDE)

Se le informa al cliente que el pedido de

información no puede ser atendido

explicando los motivos por los cuales la

información puede ser entregada se finaliza

el procedimiento.

asistente

administrativo

5

DESIGNAR LA

IMPRESIÓN DE

INFORMACIÓN

Asigna el técnico que tiene realizar

selección, edición e impresión de la

información solicitada

jefe catastros /

encargado

catastro rural

6 ELABORAR

ORDEN DE PAGO

Llena el formulario con los datos necesarios

para el ingreso del título de crédito

jefe catastros /

encargado

catastro rural

7

MA-GF-AT-02

EMISIÓN DE

INGRESOS Y

TRIBUTOS

MUNICIPALES

Procedimiento que permite la generación de

título de crédito para ser recaudado

8

MS-GTC-RTM-01

RECAUDACIÓN

Y DEVOLUCIÓN

DE TRIBUTOS

Procedimiento que permite recaudad los

valores adeudados por el cliente

9 REVISAR

VALORES

Verifica si el cliente a cancelado el valor

correspondiente por la impresión de la

información que está solicitando

dibujante

cartográfico

606

PAGADOS DEL

CLIENTE

10

¿ESTÁN

CANCELADOS

VALORES?

Si los valores están cancelados sigue el

proceso, caso contrario se va al proceso

RECAUDACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE

TRIBUTOS

11

IMPRIMIR

INFORMACIÓN

SOLICITADA

Busca edita e imprime la información

temática que el cliente solicita.

Dibujante

cartográfico

12

LEGALIZAR

INFORMACIÓN

Y ACTA DE

ENTREGA

Para que la información tenga el sustento

legal debe sumillar el Director del

departamento

Director Avalúos

y catastros

13

ENTREGAR

INFORMACIÓN

AL

SOLICITANTE

Se realiza la entrega de la información al

cliente

Dibujante

cartográfico

FIN


DOCUMENTOS INTERNOS



2 Ordenanza de servicios técnicos administrativos

DOCUMENTOS EXTERNOS


1 Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización



CÓDIGO TÍTULO DEL DOCUMENTO

Solicitud de pedido de información temática

Orden de pago por la información temática

Acta de entrega de información temática

Oficio de contestación en caso de que no sea procedente la entrega de

información.

Documento con la información solicitada

607

9. ANEXOS


CONTROL DE CAMBIOS



Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

608



PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN DE

COMITÉS BARRIALES, CONSEJOS

BARRIALES Y CONSEJOS

PARROQUIALES

CÓDIGO: P-MS-GPC-SPC-01

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE ELECCIÓN DE COMITÉS BARRIALES, CONSEJOS

BARRIALES Y CONSEJOS PARROQUIALES

1. OBJETIVO

Organizar a la ciudadanía como un punto de encuentro de hombres y mujeres para

construir territorios más cohesionados, eficientes y sostenibles.

2. ALCANCE

Inicia desde la convocatoria a elecciones por parte del Alcalde hasta la posesión de

las dignidades elegidas.



Rol Responsabilidad

Alcalde Realiza la convocatoria a elecciones y finalmente la

posesión de las dignidades

Área Técnica Realizan toda lo que competente con la logística.

Ciudadanía Conforman el Consejo Electoral Barrial y se encargan

del desarrollo de las elecciones.

Consejo Electoral Barrial Coordinan y controlan todo el proceso electoral


ABREVIATURAS



DEFINICIONES


1 SISTEMA

INFORMÁTICO

Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con

el fin de apoyar las actividades de una empresa o




sistema de información pueda operar. El sistema realiza

cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información.

2 ÁREA TÉCNICA Personal de la Dirección de Participación Ciudadana

encargados de la organización social y territorial.

609


Diagrama de flujo: conformación de comités barriales, consejos barriales y consejos parroquiales

ALCA

LDIA

CIU

DAD

ANÍA

DIR

ECCI

ÓN

DE

PART

ICIP

ACIÓ

N

CIU

DAD

ANA

Fase

INICIO

Consejo Electoral Barrial

5. Aprobar e impugnar candidaturas

Área Técnica

6. Realizar campañas de socialización de

elecciones barriales

Área Técnica

7. Preparar logística para elecciones


9. Proclamar resultados finales

FIN

Alcalde

1. Realizar convocatoria a

elecciones D. 1

Alcaldía

10. Posesionar a las dignidades

D. 6


8. Desarrollar elecciones

Ciudadanos

3. Conformar Consejo Electoral

Barrial D. 3


4. Realizar inscripción de candidaturas D. 4 D. 5

P-MS-GPC-SPC-022. Elaboración de

Asambleas

D. 2

Área Técnica

11. Registrar en el Sistema la directiva

S.2.7

610


D1= Convocatoria a elecciones. D.2.7 = Sistema de Participación

Ciudadana

D2= Acta de asamblea

D3= Acta de Integrantes del Consejo

Electoral.

D4= Registro de candidaturas.

D5= Acta de resultados finales

D6= Acta de dignidades posesionadas.



1 REALIZAR

CONVOCATORIA A

ELECCIONES

Da inicio con la convocatoria al proceso de

elecciones de las dignidades respectivas

Alcalde

2

PROCEDIMIENTO

DE ELABORACIÓN

DE ASAMBLEA

Se realiza la asamblea para dar a conocer las

elecciones que se realizaran en el presente

período. Ver procedimiento

(P-MS-GPC-SPC-02) Elaboración de

Asambleas

Área Técnica

3

CONFORMAR EL

CONSEJO

ELECTORAL

BARRIAL

La ciudadanía en forma libre y democrática

conforman el Consejo Electoral Barrial el

mismo que se encargará de que se lleve a cabo

las elecciones

Ciudadanía

4

REALIZAR

INSCRIPCIÓN DE

CANDIDATURA

Se procede a receptar la documentación para la

inscripción de las candidaturas

Consejo Electoral

Barrial

5

APROBAR E

IMPUGNAR

CANDIDATURAS

Se procede a realizar la revisión detallada de

los requisitos cumplidos de los candidatos

Consejo Electoral

Barrial

6

REALIZAR

CAMPAÑAS DE

SOCIALIZACIÓN DE

ELECCIONES

Se difunde el evento de elecciones para la

participación masiva de la ciudadanía Área Técnica

7

PREPARARA

LOGÍSTICA DE

ELECCIONES

Se adquiere los materiales necesarios para

llevar a cabo dicha actividad Área Técnica

8 DESARROLLAR

ELECCIONES

Se ejecuta el desarrollo de las elecciones para

lo cual el Consejo Electoral Barrial y personal

del GAD-I se encargan de la supervisión del

mismo

Consejo Electoral

Barrial

9

PROCLAMAR LOS

RESULTADOS

FINALES

Luego de realizar el conteo de los votos se

procede a entregar el acta con los resultados

finales

Consejo Electoral

Barrial

10 POSESIONAR A LAS

DIGNIDADES

Se procede a realizar el acto de posesión de las

dignidades elegidas Alcalde

11 REGISTRAR EN EL

SISTEMA

Se realiza el registro de la nueva directiva en el

Sistema Informático de Participación

Ciudadana.

Área Técnica

12 FIN

611


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que reglamenta el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón

Ibarra.

2 Reglamento a la ordenanza del Sistema de Participación Ciudadana en Ibarra

DOCUMENTOS EXTERNOS





COOTAD




D1 = Informe de estudios técnicos del proyecto.

D2 = Formato de proyecto SENPLADES

D3 = Estrategias de recuperación de la inversión.

D4 = Memorando.

D5 = Informe ejecutivo del proyecto

D6 = Oficio externo.

9. ANEXOS



Elaboró: Cristian Romero Revisó: Lic. Milton Terán

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

612



PROCEDIMIENTO DE

ELABORACIÓN DE ASAMBLEAS


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE ASAMBLEAS

1. OBJETIVO

Lograr que la ciudadanía, en forma individual y colectiva participe de manera

protagónica en la construcción del PODER CIUDADANO a través de los Consejos

Parroquiales y Barriales para la toma de decisiones, la planificación, la gestión de

asuntos públicos y en el control social del GADI.

2. ALCANCE

Inicia desde la elaboración de la propuesta que exista en la Dirección de Participación

Ciudadana hasta la presentación del acta de la asamblea.



Rol Responsabilidad

Analista de Proyectos Elabora la propuesta que será presentada en la

asamblea

Área Técnica Realizan todo lo que competente con la logística.

Promotor Comunitario Desarrolla la socialización de los proyectos en los

barrios y comunidades.


ABREVIATURAS



DEFINICIONES


1 SISTEMA

INFORMÁTICO


el fin de apoyar las actividades de una empresa o




sistema de información pueda operar. El sistema realiza

cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,




613


Diagrama de flujo: Elaboración de asambleasP

AR

TIC

IPA

CIÓ

N C

IUD

AD

AN

AA

LCA

LDIA

Fase

INICIO

Técnico DPC

2. Determinar lugar, fecha y hora

Promotor Comunitario

4. Entregar convocatorias

Equipo DPC

9. Desarrollar asamblea


11. Impresión y legalizacion del acta

Técnico DPC

7. Constatar quorum

8. ¿Existe quorum?

SI

Promotor Comunitario5. Preparar

materiales e insumos

Alcalde

14. Aprobar y archivar informe

FIN

NO

Analista de Proyectos de PC

1. Elaborar propuesta

D.1

Promotor Comunitario3. Ingresar

convocatoria al sistema

S.2.7D.2

Equipo DPC

6. Registrar asistencia

D.3


10. Registrar asamblea en el

sistema

D.5S.2.7

Técnico DPC

12. Realizar Informe

D.6

Director PC

13. Entregar informe final

S.1 D.7

D.4

614


D1= Documento de Propuesta del tema a

tratar.


Quipux

D2= Convocatoria S2.7 = Sistema de Participación

Ciudadana

D3= Registro de Asistencia

D4 = Acta de acuerdos y compromisos

D5= Acta de Reunión

D6= Informe de Reunión

D7= Memorando de informe de la

asamblea



1 ELABORAR

PROPUESTA A

TRATAR EN LA

ASAMBLEA

Se elabora la propuesta del tema

a tratar en la asamblea ciudadana

por parte del GAD-I

Analista de Proyectos

de Participación

Ciudadana

2

DETERMINAR

LUGAR, FECHA Y

HORA PARA LA

ASAMBLEA

Se procede a determinar el lugar,

fecha y hora en donde se realizará

la asamblea

Promotor

Comunitario

3

INGRESAR

CONVOCATORIA AL

SISTEMA DE

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

Se realiza el registro de la

convocatoria en el sistema

informático de Participación

Ciudadana


4

ENTREGAR

CONVOCATORIAS A

LOS CIUDADANOS

La convocatoria se entrega a los

ciudadanos determinados a

participar en la asamblea


5

PREPARAR

MATERIALES E

INSUMOS

Se procede a la recopilación de

información y materiales

necesarios para realizar la

asamblea.


6 REALIZAR REGISTRO

DE ASISTENCIA

Previo al inicio de la asamblea se

procede a registrar la asistencia

de los ciudadanos


7 CONSTATAR

QUÓRUM

Se procede a verificar en el

registro de asistencia el número

de asistentes


8 ¿EXISTE QUÓRUM?

Si existe quórum:

Va a la actividad Nº 9

Si no existe quórum:



9 DESARROLLAR

ASAMBLEA

Se procede al desarrollo de la

asamblea con la participación de

los ciudadanos, en la cual se

aprueba el tema tratado y se

determina acuerdos y

compromisos

Área Técnica

615

10

REGISTRAR

INFORMACIÓN EN EL

SISTEMA

Se registra la información

generada en la asamblea Promotor Comunitario

11 LEGALIZAR EL ACTA Se procede a la revisión y

legalización del acta Promotor Comunitario

12 REALIZAR INFORME

Se realiza el informe de la

asamblea y se adjunta el acta

obtenida desde el sistema


13 APROBAR INFORME

El Director revisa y aprueba el

informe de la asamblea y envía al

Alcalde

Director de

Participación

Ciudadana

14 APROBAR Y

ARCHIVAR INFORME

El Alcalde revisa y aprueba el

informe de la asamblea realizada Alcalde

15 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que reglamenta el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón Ibarra.


DOCUMENTOS EXTERNOS




COOTAD

3 Ley Orgánica de Participación Ciudadana




D1= Documento de Propuesta del tema a tratar.

D2= Convocatoria





D7= Memorando de informe de la asamblea

616

9. ANEXOS

N/A




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

617



PROCEDIMIENTO DE

DELIMITACIÓN BARRIAL

CÓDIGO: MS-GPC-SPC-03

VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE DELIMITACIÓN BARRIAL

1. OBJETIVO

Implementar un proceso mediante el cual el GADI efectiviza su organización sobre

el territorio, definiendo y delimitando las circunscripciones político-administrativas

en función de un diseño de organización territorial. Además lograr una división

racional del territorio que garantice el ejercicio del gobierno y la administración.

2. ALCANCE

Inicia desde la elaboración de la propuesta de delimitación del barrio hasta la

legalización del barrio.



Rol Responsabilidad

Analista de Proyectos Realiza todo el proyecto de delimitación territorial y

organiza el talento humano

Área Técnica Realizan toda lo que competente con la logística.

Promotor Comunitario Desarrolla la socialización de los proyectos en los

barrios y comunidades.

Director/a de

Planificación

Aprueba informe técnico de planificación

Procurador Síndico Legaliza ordenanza de delimitación

Concejo Municipal Aprueba ordenanza


ABREVIATURAS



DEFINICIONES


1 SISTEMA

INFORMÁTICO


el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Como elementos importantes está el equipo humano el

cual está formado por las personas que utilizan el sistema

y el hardware, necesario para que el sistema de

información pueda operar.



618


Diagrama de flujo: Delimitación territorial

PA

RTI

CIP

AC

ION

CIU

DA

DA

NA

ALC

ALD

ÍA

Fase

INICIO

ALCALDE

2. Aprobar la propuesta

3. ¿La propuesta es aprobada?

No

P-MS-GPC-SPC-02

4. Elaboración de Asambleas

Si

5. ¿Asamblea aprueba

propuesta?

SI

Área Técnica

7. Preparar materiales e

insumos

Área Técnica

8. Realizar recorridos de delimitación

P-MS-GPC-SPC-02 10. Elaboración de Asambleas

11. ¿Asamblea aprueba

delimitación?

NO

Área Técnica

12. Elaborar informe

SI AAnalista de Proyectos PC

1. Elaborar propuesta de delimitación del barrio

D. 1S. 1

Analista de Proyectos PC

6. Elaborar planificación de delimitación

D. 3

Area Tecnica

9. Elaborar plano con territorio

delimitado D. 4

D. 6

B

D. 5

D. 2

No

619

Diagrama de flujo: Delimitación territorialPA

RTIC

IPAC

ION

CIUD

ADAN

APL

ANIF

ICAC

IÓN

PRO

CURA

DURI

A SI

NDIC

A

CONC

EJO

M

UNIC

IPAL

Fase

A

Área Técnica

18. Preparar materiales e

insumos

Promotores Comunitarios

20. Capacitar a lideres y censadores

Personal Censo

21. Realizar el censo

Área Técnica

23. Elaborar informe del censo

Director PC

24. Legalizar y aprobar informe

FIN

Director/a

13. Aprobar informe técnico

Área Técnica

17. Elaborar la Planificación del

censo en el barrio

D. 8

Personal Censo

22. Ingresar información al Sistema de PC

S.2.7

D. 10

Procurador Síndico

15. Elaborar ordenanza para

delimitaciónD. 7

Director PC

19. Crear convenios con instituciones educativas para

levantamiento de infromaciónD. 9

P-MS-GPC-SPC-04 25. Legalización de

Organizaciones Sociales y Territoriales

P-MG-GMC-GP-05 16. Elaboración de

Proyectos de Ordenanzas, Reglamentos y Resoluciones

14¿Si informe es aprobado?

SI

BNO

620


D1= Documento de propuesta S1= Sistema de Gestión Documental Quipux

D2= Acta de asamblea S2.7 = Sistema de Participación Ciudadana

D3= Cronograma de actividades

D4= Plano con territorio delimitado


D6= Informe de delimitación

D7=Ordenanza de delimitación

D8= Cronograma del censo

D9= Documento de convenio

D10= Informe de Censo



1 ELABORAR PROPUESTA

DE DELIMITACIÓN

BARRIAL

Elabora la propuesta de construcción de la

organización territorial y social en el área

urbana del cantón por parte del GAD-I

Analista de

Proyectos

2 APROBAR LA PROPUESTA Revisa y aprueba la propuesta Alcalde

3 ¿LA PROPUESTA ES

APROBADA?

Si la propuesta es aprobada:


Si la propuesta no es aprobada:


Alcalde

4.

PROCEDIMIENTO DE

ELABORACIÓN DE

ASAMBLEAS

Se realiza la asamblea para socializar la

propuesta. Ver procedimiento

(MS-GPC-SPC-02) Elaboración de

Asambleas

Dirección de

Participación

Ciudadana

5 ¿ASAMBLEA APRUEBA

PROPUESTA?

Si la asamblea aprueba la propuesta:


Si la asamblea no aprueba la propuesta:


6

ELABORAR LA

PLANIFICACIÓN DE

DELIMITACIÓN

Se definen las actividades y cronogramas

para realizar la delimitación barrial

Analista de

Proyectos de PC

7 PREPARAR MATERIALES

E INSUMOS

Recopilar información de planos y

materiales para realizar la delimitación Área Técnica

8 REALIZAR RECORRIDOS

DE DELIMITACIÓN

Se realiza los recorridos por los linderos de

los barios

Área Técnica y

Ciudadanía

9

ELABORAR PLANO CON

TERRITORIO

DELIMITADO

Se realiza el dibujo de delimitación en el

plano en base al trabajo de campo realizado Área Técnica

10

PROCEDIMIENTO DE

ELABORACIÓN DE

ASAMBLEAS

Se presenta a los ciudadanos del barrio el

dibujo de delimitación realizado para su

aprobación. Ver procedimiento

(MS-GPC-SPC-02) Elaboración de

Asambleas

Dirección de

Participación

Ciudadana

11 ¿ASAMBLEA APRUEBA

DELIMITACIÓN?

Si la delimitación es aprobada:


Si la delimitación no es aprobada:


Ciudadanía

12 ELABORAR INFORME

Se elabora informe de delimitación del

barrio y se entrega a la Dirección de

Planificación

Área Técnica

621

13 APROBAR INFORME

TÉCNICO

Revisar el informe presentado por la

Dirección de Participación Ciudadana y

enviar a Procuraduría Síndica

Director/a de

Planificación

14

¿El INFORME ES

APROBADO?

Si informe es aprobado:

Ir a la actividad Nº 15

Si informe no es aprobado:

Ir a la actividad Nº 12

15 ELABORAR ORDENANZA

PARA DELIMITACIÓN

Se procede a crear la ordenanza que norme

la delimitación barrial

Procurador

Síndico

16

PROCEDIMIENTO DE

ELABORACIÓN DE

PROYECTOS DE

ORDENANZAS,

REGLAMENTOS Y

RESOLUCIONES

Ver procedimiento. MG-GMC-GP-05

Elaboración de Proyectos de Ordenanzas,

Reglamentos y Resoluciones

17

ELABORAR LA

PLANIFICACIÓN DEL

CENSO EN EL BARRIO

Se realiza la planificación del censo

socioeconómico que se va a realizar en el

barrio delimitado.

Área Técnica

18 PREPARAR MATERIALES

E INSUMOS

Se organiza al personal de participación

ciudadana y elabora las fichas del censo Área Técnica

19

CREAR CONVENIOS CON

INSTITUCIONES

EDUCATIVAS

Se realiza los convenios con universidades

para realizar el levantamiento de la

información

Director de

Participación

Ciudadana

20 CAPACITAR A LÍDERES Y

CANSADORES

Se procede a realizar un taller de

capacitación para realizar el levantamiento

de la información

Promotores

comunitarios

21 REALIZAR EL CENSO Se desarrolla el ejercicio de levantamiento

de la información Personal Censo

22

INGRESAR

INFORMACIÓN AL

SISTEMA DE

PARTICIPACIÓN

CIUDADANA

La información levantada se ingresa al

sistema informático de Participación

Ciudadana.

Personal Censo

23 ELABORAR INFORME

DEL CENSO

Al finalizar el levantamiento de la

información se procede a realizar el informe

de resultados del censo

Área Técnica

24 LEGALIZAR Y APROBAR

INFORME

El informe elaborado es revisado y aprobado

por el Director de Participación Ciudadana

Director de

Participación

Ciudadana

25

PROCEDIMIENTO DE

LEGALIZACIÓN DE

ORGANIZACIONES

SOCIALES Y

TERRITORIALES

Ver procedimiento. MS-GPC-SPC-04 de

Legalización de Organizaciones Sociales y

Territoriales

Dirección de

Participación

Ciudadana

26 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que reglamente el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón

Ibarra.


622

DOCUMENTOS EXTERNOS




COOTAD





D1= Documento de propuesta


D3= Cronograma de actividades

D4= Plano con territorio delimitado


D6= Informe de delimitación

D7=Ordenanza de delimitación

D8= Cronograma del censo

D9= Documento de convenio

D10= Informe de Censo

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

623



PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN

DE ORGANIZACIONES SOCIALES Y

TERRITORIALES


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIÓN DE ORGANIZACIONES SOCIALES

Y TERRITORIALES

1. OBJETIVO

Implementar un proceso mediante el cual el GADI legalice y reconozca a las

organizaciones sociales y territoriales para garantizar el ejercicio del gobierno y la

administración.

2. ALCANCE

Inicia desde la petición de legalización de la organización por parte de la ciudadanía,

estas organizaciones son:

Organizaciones Sociales

Comités barriales, consejos.

Consejos barriales.

Consejos parroquiales

Organizaciones Territoriales

Parroquias

Barrios

Mancomunidades



Rol Responsabilidad

Analista de Proyectos Elabora la propuesta que será presentada en la

asamblea

Área Técnica Realizan la revisión de la documentación de las

Organizaciones Sociales.

Técnico de planificación Realiza la revisión técnica de la documentación de

las Organizaciones Territoriales.

624


ABREVIATURAS



DEFINICIONES


1 SISTEMA

INFORMÁTICO


el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

Como elementos importantes está el equipo humano el

cual está formado por las personas que utilizan el sistema

y el hardware, necesario para que el sistema de

información pueda operar. El sistema realiza cuatro

actividades básicas: entrada, almacenamiento,




625


Diagrama de flujo: legalización de organizaciones sociales

DIR

ECCI

ON

DE

PART

ICIP

ACI

ÓN

CIU

DA

DA

NA

ATE

INCI

ON

AL

CLIE

NTE

DIR

ECCI

ÓN

DE

PLA

NIF

ICA

CIÓ

NA

LCA

LDIA

CON

SEJO

M

UN

ICIP

AL

(comités barriales, consejos barriales y consejos parroquiales y territoriales (barrios, mancomunidades barriales, parroquias )

INICIO

P-MS-GTC-AP-11 1. Atención de

peticionesD.1

Área Técnica

2. Clasificar documentación

3. ¿Qué tipo de organización es?

Área Técnica

4. Validar información

SOCIAL

Técnico de Planificación

7. Revisar y aprobar información

TERRITORIAL

Técnico Planificación

9. Elaborar informe

Alcalde

10. Aprobar informe

P-MG-LF-LC-01 11. Planificación y

ejecución de Sesiones de Concejo

FIN

Área Técnica

6. Elaborar informe

D.3S. 1

Área Técnica

5. Registrar en el Sistema de Participación

Ciudadana

D.2

S.2.7

Área Técnica

8. Registrar en el Sistema de Participación

Ciudadana

D.2

D.2.1

626


D1. Matriz de requisitos S.2.7= Sistema de Participación Ciudadana

D2. Acta de Registro de Organización Social

o Territorial

D2.1 Informe Aprobado

D3. Informe de legalización de Organización

Social o Territorial



1 PROCEDIMIENTO DE

ATENCIÓN DE

PETICIONES

Se ingresa la petición para legalizar la

organización con sus respectivos requisitos y

enviar a la Dirección de Participación

Ciudadana. Ver Procedimiento. P-MS-GTC-

AP-11 Atención de peticiones

Ciudadano

2 CLASIFICAR LA

DOCUMENTACIÓN

Se procede a la revisión de la documentación y

direccionar a donde corresponda

Área Técnica de

Participación

Ciudadana

3 ¿QUÉ TIPO DE

ORGANIZACIÓN ES?

Si es de tipo Territorial:

Ir actividad 4

Si es de tipo Social:

Ir actividad 7

Área Técnica de

Participación

Ciudadana

4 VALIDAR

INFORMACIÓN

Revisar la documentación y los requisitos

completos para la legalización de la

organización Social y registrar en el Sistema de


Área Técnica de

Participación

Ciudadana

5

REGISTRAR

ORGANIZACIÓN

SOCIAL EN EL SISTEMA

Se realiza el registro en el sistema de


Técnico de

Planificación

6 ELABORAR INFORME

Elaborar informe del registro de la

Organización Social y enviar al alcalde(Ir

actividad 12)

Área Técnica de

Participación

Ciudadana

7

REVISAR Y APROBAR

INFORMACIÓN

TÉCNICA

Se procede a revisar la información técnica de

los documentos para la legalización de la

Organización Territorial

Técnico de

Planificación

8

REGISTRAR

ORGANIZACIÓN

TERRITORIAL EN EL

SISTEMA

Se realiza el registro en el sistema de


Técnico de

Planificación

9 ELABORAR INFORME Se elabora el informe de legalización de la

Organización Territorial y se envía al Alcalde

Técnico de

Planificación

10 APROBAR INFORME Revisa, aprueba el informe y envía al Concejo

Municipal para la aprobación final Alcalde

11

PROCEDIMIENTO DE

PLANIFICACIÓN Y

EJECUCIÓN DE

SESIONES DE CONCEJO

Concejo Municipal aprueba y legaliza la

organización social o territorial. Ver

Procedimiento.

P-MG-LF-LC-01 Planificación y ejecución de

Sesiones de Concejo

12 FIN

627


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Ordenanza que reglamente el Sistema de Participación Ciudadana en el cantón

Ibarra.


DOCUMENTOS EXTERNOS




COOTAD





D1= Documento de Propuesta del tema a tratar.

D2= Convocatoria





D7= Memorando de informe de la asamblea

9. ANEXOS




Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

628



PROCEDIMIENTO DE

ADMINISTRACIÓN DEL AULA

MÓVIL


VERSION: 1

FECHA APROBACIÓN:


PROCEDIMIENTO DE ADMINISTRACIÓN DEL AULA MOVIL

1. OBJETIVO

Fomentar a través de varias etapas la autoconciencia y responsabilidad de la

comunidad sobre su propio presente; buscar transferir experticia para que sea

adaptada a las distintas realidades locales y abrir espacios para que las personas

fortalezcan sus capacidades y habilidades, mientras reconocen y aprenden de sus

desafíos; además dotar de conocimientos básicos del computador a docentes, niños,

Jóvenes, y público en general de los sectores urbanos y rurales todo el cantón Ibarra.

2. ALCANCE

Inicia desde la petición del taller hasta finalizar y evaluar el taller de informática

educativa.



Rol Responsabilidad

Promotor Comunitario Elabora planificación de capacitaciones en los barrios

Promotor cultural Prepara y capacita en TIC a los ciudadanos del barrio

Director de Participación

Ciudadana

Controla y aprueba las capacitaciones dictadas a la

ciudadanía

Alcalde Aprueba y archiva los informes de capacitación


ABREVIATURAS



DEFINICIONES


1 SOFTWARE

EDUCATIVO Es un conjunto de elementos que interactúan entre sí

que son creados con la finalidad específica de ser

utilizados para facilitar los procesos de enseñanza y

aprendizaje



629


Diagrama de flujo: Administración del aula móvil.

ALC

ALD

IAD

IRE

CC

IÓN

DE

PA

RT

ICIP

AC

IÓN

C

IUD

AD

AN

AA

TE

NC

IÓN

AL

CLI

EN

TE

Fase

INICIO

Promotor comunitario

2. Elaborar planificación de capacitación de tics

en los barrios urbanos y rurales

Director de PC

3. Revisar la propuesta

4. ¿La propuesta es

aprobada?

Promotor Cultural

5. Instalar software educativo actualizado

SI

Promotor Cultural

6. Elaborar manuales de usuario para

manejo del software

Promotor Cultural

7. Descargar videos de motivación para

la capacitación

Promotor Cultural

10. Realizar la capacitación con el

aula móvil en el barrio

Director de PC

14. Revisar y aprobar informe

Alcalde

15. Aprobar y archivar informe

FIN

Promotor Cultural

11. Publicar información de capacitaciones en la

página web

Promotor Cultural

12. Realizar informe y evaluación de la

capacitaciónD.5

D.3D.2

NO

P-MS-GTC-AP-11 1. Atención de

peticiones

D.1

Promotor Cultural

13. Realizar seguimiento de

personal capacitados

Promotor Cultural

8. Verificar personal inscrito

9. ¿Existe cantidad de asistentes

determinada?

SI

FIN

D.4

630


D.1. Solicitud de capacitación

D.2. Planificación de capacitación

D.3. Manual de usuario de software

D.4. Registro de asistencia

D.5. Informe de capacitación



1 PROCEDIMIENTO

DE ATENCIÓN DE

PETICIONES

Ingresa la solicitud del barrio a ser capacitado

por atención al cliente en el GAD-I. Ver

Procedimiento.

P-MS-GTC-AP-11 Atención de peticiones

Alcalde

2 ELABORAR

PLANIFICACIÓN DE

TICS EN LOS

BARRIOS URBANOS

Y RURALES

Elaborar el cronograma de capacitación a

talleres de tics en todos los barrios urbanos

y rurales de todo el cantón.

Promotor cultural

3 REVISAR LA

PROPUESTA

La propuesta es revisada y analizada para

proceder a ejecutar la capacitación

Director de

Participación

Ciudadana

4 ¿LA PROPUESTA ES

APROBADA?

Si la propuesta es aprobada:

Ir actividad 5

Si la propuesta no es aprobada:

Ir actividad 2

5

INSTALAR

SOFTWARE

EDUCATIVO

ACTUALIZADO

Se realiza la instalación o actualización del

software educativo. Promotor cultural

6

ELABORAR

MANUALES DE

USUARIO PARA EL

MANEJO DEL

SOFTWARE

Se procede a realizar la elaboración de

manuales para manejo de cada software Promotor cultural

7

DESCARGAR

VIDEOS DE

MOTIVACIÓN PARA

LA CAPACITACIÓN

Se procede a realizar la búsqueda y descarga

de videos de motivación Promotor cultural

8

VERIFICAR

PERSONAL

INSCRITO

Se procede a constatar el personal inscrito

con el personal que asiste a la capacitación. Promotor cultural

9

¿EXISTE CANTIDAD

DE ASISTENTES

DETERMINADA?

Si existe cantidad de asistentes determinada:

Ir actividad 10

Si no existe cantidad de asistentes

determinada

Ir actividad 15

631

10

REALIZAR LA

CAPACITACIÓN

CON EL AULA

MÓVIL EN EL

BARRIO

Movilizarse en el Aula Móvil a capacitar en

las TICS a todo el público de los barrios

urbanos y rurales del cantón Ibarra

Promotor cultural

11

PUBLICAR

INFORMACIÓN DE

CAPACITACIONES

EN LA PÁGINA WEB

Publicar la información tal como temarios y

fotografías Promotor cultural

12

REALIZAR

INFORME Y

EVALUACIÓN DE LA

CAPACITACIÓN

Al finalizar la capacitación se realiza la

evaluación del curso y elabora el informe de

la misma y se envía al Director de

Participación Ciudadana.

Promotor cultural

13

REALIZAR

SEGUIMIENTO A

PERSONAL

CAPACITADO

Posterior a la capacitación se realiza el

seguimiento de las personas capacitadas

para verificar la aplicación de los

conocimientos adquiridos.

Promotor cultural

14 REVISAR Y

APROBAR INFORME Revisa el informe y legaliza el mismo.

Director de

Participación

Ciudadana

15

APROBAR Y

ARCHIVAR

INFORME

Aprueba y revisa el informe de capacitación Alcalde

16 FIN


DOCUMENTOS INTERNOS


1 Resolución 863 del Proyecto Aula Móvil de la Sociedad de la Información

DOCUMENTOS EXTERNOS







D.1. Solicitud de capacitación

D.2. Planificación de capacitación

D.3. Manual de usuario de software

D.4. Registro de asistencia

D.5. Informe de capacitación

632

9. ANEXOS



Elaboró: Cristian Romero Revisó: Tnlgo. John Sarauz

Fecha: 14-12-2012 Fecha: 14-12-2012

Firma

Firma

gobierno autÓnomo descentralizado municipal san … · procedimiento para la tramitación de...

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