gerencia de proyectos efectiva

At Project Consultores, C.A.

1

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

Gerencia de Proyectos Efectiva: 5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

2

Demencia...

“Es hacer las mismas cosas todo el tiempo y esperar resultados

diferentes”.

Albert Einstein.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

3

En la actualidad...

Los proyectos siguen fracasando por las mismas razones.

¿Porque?...

¿Es que no estamos respetando los fundamentos principales que determinan el EXITO de los mismos?...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

¿Qué es éxito en proyectos?

Entregables a tiempo y dentro del presupuesto.

Entregables alineados con la estrategía de la organización.

Entregables plenamente aceptados por el cliente/beneficiario.

Equipo de proyecto cree que su participación fue valiosa.

Validar resultados versus el Caso de Negocio que lo soporta.

Otros...

4

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Para el Éxito en proyectos es necesario...

La definición previa del éxito al arranque del proyecto.

Debe ser acordada para todos los proyectos, o inclusive para cada proyecto de la organización.

Debe poder ser objetivamente medible.

Todos los involucrados en el proyecto deben saber cuáles son los criterios de éxitos definidos.

5

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Algunas estadísticas...

6

0%

25%

50%

75%

100%

% d

e P

roye

ctos

16%27% 26% 28% 34% 29% 35% 32%

53% 33%46%

49%51%

53% 46%44%

31%40%

28% 23%15% 18% 19% 24%

1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009

Año de Estudio

Exitosos Retrasados Fracasos

Fuente: Chaos Reports, Estadísticas en proyectos de TI

Conflictos, Liderazgo y Comunicación.

Carencia de Metodología o mala aplicación.

Cambios en los objetivos estratégicos del negocio.

Serie Cápsulas de Gerencia de Proyectos

Las Leyes...

7

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

8

Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

La ambigüedad es enemiga de los

proyectos exitosos.

En los proyectos es muy fácil que se presenten

confusiones.

Claridad es lo que se necesita

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

9

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

10

¿Cómo cambiar una triste realidad?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

11

Objetivos

Alcance

Roles y Responsabilidades

Estimados

Plan de comunicaciones

Involucrados

¿Qué debe estar claro?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

12

Fuente: PMBOK 2008 Cuarta Edición

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos

13

El Reto

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

14

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

15

Los detalles son la base de la exactitud

en los proyectos. Planes con carencia de

detalles no son creíbles.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

16

Poca importancia al proceso de planificar.

Mayoría de proyectos están subplanificados.

Arrancan atrasados.

No hay tiempo para dedicarlo a planificar.

En consecuencia, trabajaremos horas extras para tratar de

cumplir con las fechas estimadas

¿En qué fallamos?...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

17

Pensamos en un Gantt?

Y eso es solo una parte del plan que nos muestra la

expectativa de ocurrencia en el tiempo de las secciones

del proyecto y se llama Programación/Cronograma

del proyecto

¿Qué es un plan?...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

18

Va mas allá de solo construir el cronograma del proyecto.

Planes asociados a: Comunicaciones Riesgos Calidad Adquisiciones RRHH, entre otros.

El plan de proyecto, es la herramienta más crítica que tiene

un Gerente para entregar sus productos de manera exitosa.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

19

Qué deseamos producir

Entregables

Criterios de Calidad

Recursos

Comunicación

Hitos

Tolerancia

Dependencias

Cronograma

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

20

Definir bien qué se debe completar en cada actividad o entregable definido

Analizar riesgos como forma de evitar sorpresas (Ley de Murphy)

Tomarse el tiempo para PLANIFICAR

Detallar, detallar, detallar hasta que sea necesario

Pero no vayas tan lejos, recuerda que “lo perfecto es enemigo de lo

bueno”...

¿Qué hacer?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 2: Credibilidad implica detallar

21

Si fracasas al planificar, estás planificando fracasar.

Anónimo

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza

22

Los proyectos lo llevan a cabo las personas.

Y las personas trabajan mucho mejor cuando

existe confianza mutua.

Trust me! I´m aProject Manager

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza

23

Estimar cantidades de recursos sin manejar el alcance del proyecto.

Precisar sin base al plan el tipo de recurso que se necesita.

Definir el equipo de proyecto oportunamente.

Carencia de un plan de reconocimiento hacia el equipo de proyecto.

Carencia de un plan de adiestramiento.

¿En qué fallamos?...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza

24

La verdadera motivación proviene de los logros alcanzados, desarrollo personal, satisfacción

profesional y del reconocimiento.Frederick Herzberg

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza

25

1 Propósito claro

10 Compromiso5 Orientado al logro

2 Comunicación Efectiva

3 Voluntad de aprender

4 Participación activa 9 Romper Paradigma

8 Innovación

7 Celebración

6 Búsqueda de la excelencia

Equipos de Alto desempeño

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

26

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza

27

Manejar la Información

Confiar pero validar

Delegar

Definir quién debe rendir cuentas y por qué aspectos

Realizar reuniones de seguimiento

Enfocarse en las cosas correctas/importantes

Manejar los conflictos

¿Qué hacer?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

28

Los planes no son bolas de cristal.

Los planes son vistas incompletas del futuro, lo cual significa que de

antemano están ligeramente equivocados.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

29

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

Incertidumbre: Desconocimiento seguro y claro de algo.

Riesgo (según la real académica): Contingencia o proximidad de un daño.

Riesgo (según PMBOK cuarta edición): Evento que puede suceder e impactar positiva o negativamente la consecución de los objetivos del proyecto.

Gestión de Riesgos (PMBOK cuarta edición): Conjunto de procesos que permiten Identificar, Evaluar, Controlar y Responder a los riesgos identificados.

Definiciones...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

30

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

Fuentes de Riesgos

Cambios, cambios, cambios

Vulnerabilidad entorno

¿De dónde proviene la incertidumbre?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

31

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

Tomar tiempo para definir estrategia de manejo de la incertidumbre.

Definir un proceso de control de cambios.

Identificación oportuna de las fuentes de riesgos.

Oportunidades de mejoras...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

32

Ley # 4: La incertidumbre es algo ciertoFuentes de Riesgos...

Contratación de terceros.

Necesidad de Importar o Exportar.

Regulaciones.

Uso de nuevas tecnologías.

Equipos multiculturales.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

33

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

+ / -

Impacto

Probabilidad de Ocurrencia

Baja Media Alta

Bajo

Medio

Alto

¿Que pasa una vez identificado los

potenciales eventos de riesgos?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

34

¿Qué hacer?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

35

Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto

No ignorar los riesgos; primer y mas grande error.

Entender que No Existen proyectos Libres de Riesgos.

Categorizar los riesgos.

Tener la contingencia lista.

Esperar lo inesperado.

¿Qué hacer?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

36

Independientemente de lo que el cliente/

beneficiario quiera oir, los proyectos no traen consigo GARANTIAS.

La satisfacción depende de las 3C´s:

Compromiso Competencia

Comunicación

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

37

Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

Planes de Calidad????

¿En qué fallamos?...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

38

Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

Conocer nuestros clientes (Cuando ejecutamos).

Concientizar que no hay garantía plena (Cuando solicitamos).

Precisar los factores críticos de satisfacción para el cliente.

Involucramiento continuo y oportuno durante todo el proyecto.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

39

Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

Ausencia de las 3C´s mata cualquier tipo de proyecto.

Gerencia de Proyectos es una disciplina que debe ser trabajada progresivamente.

Aprende más y más en cada proyecto.

Para energizarte a ti y al equipo de proyectos en el próximo proyecto en donde estés involucrado

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

40

Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

Comunicación enfocada y con sensibilidad.

Alinear todos los intereses de los involucrados en el proyecto con las necesidades del mismo.

No es SIMPLE!!! pero Si quieres ser un gran Gerente de Proyectos, entonces tendrás que ser un excelente comunicador.

¿Qué hacer?

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

41

Ley # 5: La satisfacción no está garantizada

Recordemos el RETO...

Esto es un paso para construir esto...

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

De ahora en adelante...

Las leyes no son la solución absoluta a todos los problemas a las que se enfrentan los proyectos en tu organización, sin embargo, representan las fuerzas que encaminaran al éxito o al fracaso en

la mayoría de las veces y en la mayoría de los proyectos.

Deten la demencia...

RESPETA LAS LEYES!!!...

42

5

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

Llevate tu cápsula...

43

Claridad, Claridad, Claridad.

Detalla tus planes de proyecto.

Promueve la confianza dentro del equipo del proyecto.

Maneja la incertidumbre en tu proyecto.

Construye progresivamente la satisfacción de tu cliente.

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

44

Ideas que vale la pena DIVULGAR

Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos

5 leyes que encaminan hacia el éxito

GRACIAS...

45

Dime y se me olvidará, Muestrame y quizás me recuerde, involucrame y entenderé.

Proverbio Chino

info@atprojectconsultores.com