fundesuma manejo integral de suministros de emergencia

FUNDESUMA

MANEJO INTEGRAL DE

SUMINISTROS DE

EMERGENCIA

Manejo Integral de Suministros de Emergencia

1. Fortalecer la capacidad de operación de las

organizaciones que intervienen en casos de

desastres, en aspectos relacionados con el

Manejo Integral de Suministros de

emergencia,

Objetivos del curso

2. Analizar los conceptos Abastecimiento,

transporte, almacenamiento y distribución y

sus componentes, en el contexto del Manejo

Integral de los Suministros de Emergencia.

Objetivos del curso

3. Promover la coordinación y la

colaboración entre las organizaciones,

como herramientas prioritarias para

optimizar el manejo de la asistencia a la

población afectada por los desastres.

Objetivos del curso

Escenario del desastre

Desastre Grave interrupción del funcionamiento

normal del sistema,

que causa fuerte impacto en las personas,

su ambiente y sus obras, superando la capacidad local de respuesta.

Desastre generación repentina

desarrollo lento

origen natural

causados por acción humana

complejos

el manejo inadecuado de la asistencia

humanitaria puede conducir a un

“segundo desatre”

el caos y la confusión suelen ser parte integral de los

desastres...

comúnmente en casos de desastre...

pronta movilización de la comunidad internacional y otras regiones del país

llegada masiva de asistencia nacional e

internacional

suele faltar una evaluación que determine las necesidades

rápida saturación de los puntos de acceso de los suministros

sitios para almacenamiento y medios de transporte: escasos o no disponibles

falta de sistema logístico adecuado para manejar el flujo de suministros

el tiempo apremia y la presión de la opinión pública es fuerte

comúnmente en casos de desastre… Pérdida y deterioro de productos:

almacenamiento, manipulación y transporte inadecuados

Vencimiento

comúnmente en casos de desastre… Pérdida y deterioro de productos:

no pueden ser enviados al terreno

son enviados demasiado tarde

Premisas

todas las organizaciones tienen como

objetivo llevar alivio a la población

afectada

Coordinación

Premisas

cada organización cumple funciones

específicas y sus servicios son

especializados

Coordinación

Premisas

ninguna organización está en capacidad

de ocuparse por sí sola de todos los

problemas generados por un desastre

Coordinación

Premisas

las organizaciones pueden apoyarse y

complementar sus acciones mediante

el trabajo conjunto y la coordinación

Coordinación

Premisas

las víctimas de los desastres se beneficiarán de

la coordinación y colaboración entre

organizaciones, pues podrán recibir asistencia

pronta y diversificada...

Coordinación

En la fase de preparativos:

¿quién es quién? ¿quién hace qué?Actividades de coordinación Intercambio de información sobre

recursosacuerdos concretos de colaboración

En la fase de respuesta:

Coordinación

contacto cercano y permanenteevaluaciones conjuntas

compartir información sobre la situación y

las acciones

aplicar los acuerdos de colaboración

Componentes

AbastecimientoAbastecimiento

TransporteTransporte

AlmacenamientoAlmacenamiento

DistribuciónDistribución

Componentes

Abastecimiento

Poner al servicio de las organizaciones a cargo de la asistencia, los recursos necesarios que han sido solicitados

e identificar las formas y fuentes para obtenerlos

Abastecimiento

Medicamentos

Agua y saneamiento Salud Alimentos y bebidas Albergue/Vivienda Electricidad/construcción

Categorías de suministros:

Abastecimiento

Logística/Administración Necesidades personales/ Educación Recursos humanos Agricultura y ganadería No clasificados

Categorías de suministros:

Abastecimiento

¿Qué, cuánto y dónde se necesita? Previsión de necesidades futuras

¿Qué se puede encontrar localmente y qué hay que traer de fuera?

Posibilidad real de hacer llegar los suministros. Previsión de dificultades

Identificación de necesidades:

Abastecimiento

Salud Agua y saneamiento

Alimentación

Albergue

Sectores frecuentemente afectados:

Abastecimiento

IMPORTANCIA DE LANECESIDAD DE SOCORROS

SEGÚN TIPO DE EVENTOSocorrorequerido

Sequía Inundación Terremoto Epidemia Refugiadosdesplazados

Servicio desalvamento

0-1 3 3 0 1

Atención detraumas

0 2 3 0 1

Medicinacurativa

2 2 3 3 3

Abastecimiento

IMPORTANCIA DE LANECESIDAD DE SOCORROS

SEGÚN TIPO DE EVENTOSocorrorequerido

Sequía Inundación Terremoto Epidemia Refugiadosdesplazados

Alimentación 1 3 2 2 3Agua potable 3 3 3 2 3Saneamiento 2 3 3 3 3Alojamientotemporal

0 3 3 1 3

Abastecimiento

Disponibilidad/operacionalidad de los puntos de ingreso

Disponibilidad de transportes y sitios de almacenamiento

Medidas de restricción/facilitación de las autoridades nacionales

Verificar antes de la llegada de los suministros:

Abastecimiento

Compra/adquisición local

Importación

Préstamos, donaciones

Fuentes y formas para adquirir los suministros:

Abastecimiento

Pronta entrega

Menor costo de transporte

Apoya economía local

Compra local: pros y contras

Abastecimiento

Disponibilidad de cantidad y calidad

Competencia entre organizaciones

Posibilidad de desabastecimiento de

mercado local

Compra local: pros y contras

Abastecimiento

Mejor calidad, mayor cantidad

Negociar especificaciones y adaptaciones

Importación: pros y contras

Abastecimiento

Tiempo de entrega mayor

Incrementa costos por transporte

No estimula mercado local

Importación: pros y contras

Abastecimiento

Gratis o a bajo costo

Fomenta solidaridad nacional e

internacionalAyuda a resolver necesidades puntuales

Donaciones: pros y contras

Abastecimiento

Llega sin ser solicitada

No siempre es lo que se necesita

Si no son útiles, hacen perder

tiempo y recursos

Donaciones: pros y contras

Abastecimiento

Equipo o material difícil o innecesario de comprar

Alivia costos de operaciónFomenta coordinación y apoyo

Préstamos: pros y contras

Abastecimiento

Dependencia del tiempo de disponibilidad

Responsabilidad de cuido y

mantenimientoDifícil exigir condiciones

Préstamos: pros y contras

Abastecimiento

Responsable Claridad Frecuencia de pedido Medicamentos y materiales peligrosos Seguimiento

Pedidos:

Abastecimiento

Waybill, manifiesto de carga y lista de empaque.

Requisitos y procedimientos de aduana

Recepción de la carga

Fletes internacionales: llegada

Abastecimiento

Preparación de la carga

Empaque e identificación

Peso, forma y tamaño

Contenidos

Despacho de fletes:

Abastecimiento

Waybill, Manifiesto de carga, Lista de empaque

Seguros

Aviso de envío

Despacho de fletes:

Abastecimiento

Verificación de contenido

Acuso de recibo.

Controles

Recepción en el terreno

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MANEJO INTEGRAL DE

SUMINISTROS DE

EMERGENCIA

ComponentesComponentes

ComponentesTransporte

Estrategia para hacer llegar los suministros a los sitios

donde son necesarios,

tomando en cuenta no solo los medios requeridos, sino

también las posibilidades reales y las alternativas para

una entrega pronta y segura.

Transporte

Aéreo Terrestre (camino y carretera) Ferroviario Marítimo Fluvial Humano y animal

Tipos de transporte

Transporte comercial

versus

Transporte no comercial...

Transporte

¿Cuántas toneladas de carga tenemos que mover?

¿En qué periodo de tiempo?

¿Cuánto tarda el vehículo ida y regreso para llevar una carga

del sitio de despacho al sitio de recepción? (No sobrestimar

la velocidad e incluir el tiempo de carga y descarga)

¿Qué capacidad de carga tienen los vehículos?

Cálculo de cantidad de vehículos requeridos

Transporte

No. de viajes por vehículo = periodo de tiempo Duración ida y vuelta

No. de cargas = tonelaje total Capacidad del vehículo

No. de vehículos = No. de cargas No. de viajes/vehículo

Agregue un 25 por ciento de tiempo por contingencias

Cálculo de cantidad de vehículos requeridos

Transporte

Tipo y cantidad de carga

Urgencia de entrega

Destino de la carga

Determinación de necesidades de transporte

Transporte

CIF: cost, insurance and freight

C&F: cost and freight

FOB: free on board

EXU: ex-works

Transporte internacional

Transporte

Tipo, tamaño, peso de los bultos e itinerario de entregas

Protección de las provisiones

Descarga

Supervisión y control

Carga, descarga y transporte

Control de flotillas

Cálculo, abastecimiento, control de combustible

Transporte de materiales peligrosos.

Transporte

De los vehículos

En la ruta

Escolta (militar/médica)

Cruce de fronteras

Medidas de seguridad

Transporte

Evitar grandes convoyes

Responsable del convoy

Consignas de seguridad

Convoyes: Reglas generales

Transporte

Transporte de personas

Kits de urgencia y supervivencia

Medios de comunicación

Convoyes: Reglas generales

Transporte

Destino de la carga Estado de las rutas de accesoTransporte disponible Urgencia de la entrega Itinerario de entregas

Determinación de rutas: criterios de decisión

Transporte

Puntos de asistencia

Sectores críticos

Coordinación con autoridades

Determinación de rutas: reglas generales

Transporte

Sitio de aterrizaje Preparación del arrivo Seguridad del aterrizaje Capacidades de naves aéreas

Manejo de vuelos charter

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MANEJO INTEGRAL DE

SUMINISTROS DE

EMERGENCIA

ComponentesAlmacenamiento

Protección de los suministros

mediante un sistema organizado, hasta que puedan ser

entregados,

y prever dotaciones de reserva para necesidades ulteriores

Almacenamiento

Bodega central de despacho Bodega de rotación lenta Bodega de rotación rápida

Tipos de bodega

Almacenamiento

Tipo y cantidad de suministro

Cálculo de espacio necesario

Determinación del tamaño requerido

Almacenamiento

Cálculo de espacio requerido

Se debe saber:población a ser servidadistribución propuestafrecuencia de distribuciónperíodo del suministropeso/volumen de bienesreserva del suministro

Ejemplo:Esperado 30000 personas1 tienda por familia1 vez3 meses1TM= 25 tiendas=5m310%

Almacenamiento

Tiendas p/almacenar = 30,000 = 5,000+10% = 5,500 6

Volumen de tiendas = 5,500 x 5m3= 1,100m3 25

Para 2m de altura: área de piso = 1,100m3 = 550m2 2m

Carga en el piso = 5,500 tiendas = 220TM 25 tiendas/TM

Calcule 550m2 + 20% acceso/ventilación= 660m2 piso

Cálculo de espacio requerido

Almacenamiento

Tipo de suministro

Conveniencia del sitio

Condiciones internas

Condiciones externas

Selección del sitio para almacenar

Almacenamiento

Personal requerido

Material y equipo necesario

Reglas básicas de la bodega

Apilado de los productos

Organización y manejo de una bodega

Almacenamiento

Zonas de movimiento y sectores

Zona de llegada

Zona de entrega

zona de almacenaje

Almacenamiento

Zonas de movimiento y sectores

Sector de preparación y empaque

Sector administrativo

Almacenamiento

Control y monitoreo de existencias Procedimientos claros y estrictos personal autorizado Registro y control de suministros Niveles de existencias Inventarios

Almacenamiento

Control y monitoreo de existencias Pérdidas y certificados de destrucción Fechas de ingreso y de vencimiento

Almacenamiento

Recepción de suministros

Registro de ingresos Verificación de la carga Recepción de alimentos

Almacenamiento

Despacho de suministros

Primero que entra primero que sale Reempaque de suministros Control y monitoreo de despachos

Almacenamiento

Cadena de frío Mantenimiento e higiene Medidas de seguridad Materiales peligrosos

Almacenamiento

Bodegas secundarias-periféricas Construcción de bodegas de

emergencia

Alternativas

Componentes

Distribución

Distribuir la asistencia entre la población afectada

por el desastre o a las organizaciones encargadas

de su manejo,

procurando una entrega proporcional, controlada y

evitar abusos y desperdicio.

Distribución

Principios básicos

No deben privar juicios discriminatorios

Cobertura básica de necesidades

críticas

Distribución

Principios básicos

Proporcional

Inmediata

Complementaria

Distribución

Principios básicos

Pertinente y apropiada

Temporal

Distribución

Responsabilidad y criterios

Capacidad real para asumir tareas de distribución

¿Cómo se definen los beneficiarios?

Procedimientos de distribución

Distribución

Responsabilidad y criterios

Manipulación de la asistencia

Equidad en la distribución

Distribución

Situación de las víctimas

Poblaciones desplazadas Refugiados Desplazados en albergue Damnificados no desplazados

Distribución

Sistemas de distribución Distribución directa

Distribución indirecta

Distribución

Distribución directa: buen conocimiento del entorno

físico y social capacidad logística, administrativa

e infraestructura Personal con experiencia

Distribución

Distribución directa Mejor control sobre las donaciones

y el proceso de distribución

Visibilidad

Distribución

Distribución directa

identificar personas contacto y organizaciones representativas

identificar grupos de presión y posibles fuentes de conflicto

sistema de identificación y registro de beneficiarios

Distribución

Distribución directa controlar la distribución por medio de boletas,

tarjetas, cupones, etc.

aislar áreas de distribución

métodos organizados para realizar las distribuciones

Distribución

Distribución directa trato equitativo a los beneficiarios

medidas para evitar exclusiones entre la población damnificada

exigir documentación convendida para entregar asistencia

Distribución

Más fácil y rápido

No requiere demasiado despliegue logísitico Necesita mucho control y monitoreo Disminuye visibilidad

Distribución

Establecer criterios de selección de contrapartes

Identificar contraparte fiable

Establecer conjuntamente acuerdos de control, monitoreo y evaluación

Distribución

Contacto cercano y seguimiento en el terreno

Control físico y documental de la distribución

Informes de actividades

Evaluación

Objetivos de la evaluación Corregir o confirmar acciones sobre la

marcha Aprender lecciones para mejorar

intervenciones futuras

Informar a donantes y opinión pública

Evaluación

Tipos de evaluación

Evaluación contínua

Evaluación final

Evaluación interna

Evaluación externa

Evaluación

Evaluación contínua: Problemas en abastecimiento, transporte y

almacenamiento Pertinencia del tipo de suministro

Efectividad del método de distribución

Evaluación

Evaluación contínua: Impacto en el mejoramiento de las condiciones de vida

Relación con estructuras locales

Asignación de responsabilidades a población beneficiaria

Evaluación

Evaluación contínua: Detección de dificultades de acceso

Necesidad de ampliar o reducir periodo o cantidades previstas

Problemas de seguridad: personal, beneficiarios, suministros

Evaluación

Evaluación final: Revisión crítica

Retrospectiva y general

Todos los componentes y aspectos de la operación

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