exposicion gestion de las comunicaciones (1)

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

DEL PROYECTO

GRUPO: VERÓNICA MENDOZA

INTEGRANTES:

.GUEVARA MUNIVE, MERCEDES

.HUAMAN CORDERO, MAREINES

.RIOS GADEA, NIELS

.SIFUENTES YANCE, ROBERT.

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES

II. GESTIONAR LAS COMUNICACIONES

III. CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

DEL PROYECTO

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES

Es el proceso de desarrollar un enfoque y un plan adecuados para las comunicaciones del proyecto

sobre la base de las necesidades y los requisitos de información de

los interesados y de los activos de la organización disponibles.

El beneficio de este proceso es que identifica y documenta

el enfoque a utilizar para comunicarse con los

interesados de la manera más eficaz y eficiente.

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES

Las consideraciones importantes:

• Quién necesita información y quién está autorizado para dársela.

• Cuándo van a necesitar la información.• Dónde se debe almacenar la información.• En qué formato se debe almacenar la

información.• Cómo se puede recuperar la información, etc.

ENTRADAS HERRAMIENTAS Y TECNICAS SALIDAS

1. Plan para la dirección del proyecto .

2. Registro de interesados .

3. Factores ambientales de la empresa .

4. Activos de los procesos de la organización

1. Análisis de requisitos de comunicación

2. Tecnología de la comunicación .

3. Modelos de comunicación .

4. Métodos de comunicación .

5. Reuniones

1. Plan de gestión de las comunicaciones

2. Actualizaciones a los documentos del proyecto

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES

1.1. Plan para la dirección del proyecto .

proporciona información sobre cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – ENTRADAS

1.2. Registro de Interesados

proporciona la información necesaria para planificar la comunicación con los interesados del proyecto.

MANTENER SATISFECHO

.A

.BGESTIONAR

ATENTAMENTE

.H .F

.GMONITOREAR

.D

.C

MANTENER INFORMADO

.E

ALTO

BAJO

BAJO INTERÉS ALTO

PODER

MATRIZ DE PODER/INTERÉS CON INTERESADOS

1.3 Factores Ambientales de la EmpresaEl proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones está estrechamente vinculado con los factores ambientales de la empresa, ya que la estructura de la organización tendrá un efecto considerable sobre los requisitos de comunicaciones del proyecto.

1.4 Activos de los Procesos de la Organización

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – ENTRADAS

las lecciones aprendidas y la información histórica .

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1.1 Análisis de Requisitos de Comunicación

Las fuentes de información normalmente utilizadas para identificar y definir los requisitos de comunicación del proyecto incluyen, entre otras:

• Organigramas.• Relaciones de responsabilidad • Disciplinas, departamentos y especialidades • Necesidades de información interna • Necesidades de información externa • Requisitos de información y comunicación de los interesados provenientes del registro de interesados.

La cantidad de canales o vías de comunicación potenciales como un indicador de la complejidad

El número total de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2, donde n representa el número de interesados.

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS

1.2. Tecnología de la Comunicación

Los factores que pueden influir en la selección de la tecnología de comunicación incluyen, entre otros

La urgencia de la necesidad de información.

La disponibilidad de la tecnología.

Facilidad de uso. Entorno del proyecto. Sensibilidad y

confidencialidad de la información

3 Modelos de Comunicación

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS

Los modelos de comunicación utilizados para facilitar las comunicaciones y el intercambio de información pueden variar de un proyecto a otro y también entre las diferentes etapas de un mismo proyecto

• Codificar. • Transmitir el

Mensaje. • Descodificar. • Confirmar. • Retroalimentaci

ón/Respuesta.

4 Métodos de Comunicación

• Comunicación interactiva.• Comunicación de tipo push (empujar). • Comunicación de tipo pull (tirar).

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – HERRAMIENTAS Y TECNICAS

5 ReunionesEl proceso Planificar la Gestión de las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo del proyecto a fin de determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar la información del proyecto, y de responder a las solicitudes de dicha información por parte de los interesados.

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – SALIDAS

1 Plan de Gestión de las ComunicacionesEl plan contiene la siguiente información: Los requisitos de comunicación de los

interesados; El motivo de la distribución de dicha

información. El plazo y la frecuencia para la

distribución de la información. La persona responsable de comunicar

la información. La persona responsable de autorizar

la divulgación de información confidencial.

La persona o los grupos que recibirán la información;

Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos el tiempo y el presupuesto;

El método para actualizar y refinar el plan de gestión de las comunicaciones a medida que el proyecto avanza y se desarrolla;

Un glosario de la terminología común. Diagramas de flujo de la información que

circula dentro del proyecto. Los métodos o tecnologías utilizados para

transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico y/o comunicados de prensa;

Matriz de comunicaciónÍtem

¿Que comunicar

?¿Por qué? Remitente

/destinatarioMétodo de comunicaci

ón

Responsabilidad tiempo

Preparación envió retroalimentación

Fecha inicial frecuencia Observación

1

Listado de escuelas a construir en cada

área municipal

Evitar duplicación de esfuerzos con los gobiernos locales o evitar que los mismos pidan atención a diversas instituciones, o planifiquen el apoyo financiero a las entidades financiadora o donantes.

Gobierno sub nacionales (gobernaciones/municipalidadesDirección de planificación, proyecto y políticas

Reunión de presentación del proyecto (incluidas las localidades a atender )

La unidad técnica del proyecto

Ministerio de economía y finanzas

La unidad técnica del proyecto

Mar-11 semestral En cada llamado de diseño de ingeniería

2Avance

del proyecto

Para monitorear el desarrollo y cumplimiento de las metas

Ministerio de economía y finanzas (MEF), ministerio de obras públicas (MOP), BID

Informes escritos y vía correo oficiales semanales, bimensuales y semestrales

La unidad técnica del proyecto

Gerente del proyecto

Gerente del proyecto

Desde el arranque del proyecto marzo de 2011

Semanales, bimensuales, y semestrales

3Impactos ambientales de las

obras

A fin de identificar las medidas de mitigación a dichos impactos

Ministerio de obras públicas ( MOP). BID

Por los medios vigentes y exigidos

La unidad técnica del proyecto

Gerente del proyecto

La unidad técnica del proyecto

Durante el diseño de las obras

En cada caso

Para el diseño de cada obra y monitoreo durante la ejecución de las mismas

4

Cambio de hábitos de enseñanza

y aprendizaj

e

Demostrar la aplicación de nuevas técnicas de enseñanza y los resultados obtenidos en las escuelas

Asociación de maestros acreditados y un delegado de la sociedad civil en representación de los padres y alumnos

1.charlas comunitarias2.spot educativo3. trípticos

La unidad de educación del proyecto, director comisionado del ministerio de educación ( ME).

Director comisionado del ministerio de educación (ME)

Gerente del proyecto

Mar-13 cuatrimestralmente

5

Visibilizar el proceso

de intervención social

Dar a conocer la metodología de trabajo social que acompaña al proceso constructivo de modo que otros actores cumplan con los mismos requisitos

Usuarios potenciales, cooperantes potenciales, intendentes, gobernadores, organización de la sociedad civil

Video 7 minutos

La unidad de comunicaciones del proyecto

Gerente del proyecto

Gerente del proyecto

Abr-12 semestral Preparar directorio y distribuidor a entidades

I. PLANIFICAR LA GESTION DE COMUNICACIONES – SALIDAS

2 Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Los documentos del proyecto susceptibles de actualización incluyen, entre otros:

Cronograma del proyecto. registro de interesados.

Gestionar las comunicacione

s

Gestionar las comunicaciones

Gestionar las comunicaciones implica a las responsabilidades u operaciones que se desarrollarán de acuerdo al plan de Gestión de las comunicaciones:

Entradas1. Plan de Gestión de las comunicaciones:

Describe la forma en que se planificarán, estructurarán, monitorearán y controlarán las comunicaciones del proyecto.

Responsable en comunicar la información

Personas o grupos que recibirán la Información

Frecuencia de la distribución de la Información requerida

2. Informes de Desempeño de Trabajo

Constituyen la representación física o electrónica de la información sobre el desempeño del trabajo recopilada en documentos del proyecto, destinada a generar decisiones, acciones o conocimiento.

Se pueden definir MÉTRICAS ESPECÍFICAS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO en el inicio del proyecto e incluirlas en los informes normales de desempeño del trabajo que se entregan a los interesados.

3. Factores Ambientales de la Empresa

4. Activos de los Procesos de la Organización

Son los planes, los procesos, los procedimientos, las políticas y las bases de conocimiento específicos de la organización ejecutora. Estos incluyen cualquier objeto, práctica o conocimiento de todas las organizaciones que participan en el proyecto y que pueden usarse para gobernar el proyecto.

Procesos y Procedimientos

Base de Conocimiento Corporativa

Inicio y Planificación

Ejecución, Monitoreo y Control

Cierre

- Base de conocimiento de la Gestion de Configuración.

- Base de datos financieros con informaciones.

- Información Histórica y bases de conocimiento de lecciones aprendidas

- Bases de datos de incidentes y defectos

- Bases de datos para la medición de procesos

- Archivos de proyectos anteriores

ENTRADAS

TECNOLOGIAS DE LA COMUNICACION

Los métodos para transferir información difieren de cada proyecto, lo importante es identificar cuáles son los métodos de comunicación que se van a utilizar y que sean los más apropiados y aceptados por todos los involucrados en el proyecto. Entre los aspectos a tener en cuenta están:

Urgencia de la necesidad

de información

Disponibilidad de

tecnología

El equipo de proyecto

Duración y entorno del

proyecto

Tabla de Requerimientos de Comunicación del Proyecto

Comunicación

Objetivo Contenido

Medio Frecuencia

Plazo para confirmar recepción

Responsable

Aprobador Audiencia / Receptores

MODELOS DE COMUNICACION

Los modelos de comunicación están conformados por tres partes: El remitente El mensaje El receptorEl remitente codifica el mensaje y el receptor se encarga de decodificarlo. Sin embargo hay factores (educación, experiencia, cutura, etc.) que pueden influir en la forma como el receptor decodifica el mensaje , estos factores son los que se denominan ruido en una comunicación. Comunicación efectiva: El remitente codifica

el mensaje y determina el método de comunicación a utilizar para enviarlo y confirmar que este haya sido comprendido.

Escucha efectiva: El receptor decodifica el mensaje y confirma que ha sido comprendido.

METODOS DE COMUNIACION Los métodos de comunicación se pueden clasificar en:

Es importante mencionar el número de canales de comunicación que pueden ocurrir en un proyecto con el simple hecho de agregar una persona al equipo de proyecto

Comunicación

interactiva

Comunicación tipo "push"

(empujar)

Comunicación tipo "pull" (jalar)

SISTEMAS DE GESTION DE INFORMACION

La información del proyecto se gestiona y distribuye mediante la utilización de diferentes herramientas, entre las que se cuentan:

gestión de documentos

impresos

gestión de comunicacion

es electrónicas

herramientas electrónicas

para la dirección de proyectos

INFORMAR EL DESEMPEÑOInformar el desempeño es el acto de recopilar y distribuir información de desempeño, incluidos informes de estado, mediciones del avance y pronósticos.

ENTRADAS

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

SALIDAS

Comunicaciones del proyecto

Salidas1. Comunicaciones del proyecto

Crear Distribuir ConfirmarRecibir Comprender Información

Urgencia

Nivel de confidencialidad

Su método de entrega

Impacto del mensaje

Actualizaciones al plan para la dirección del

proyecto

2. Actualizaciones al plan para la Dirección del Proyecto

• Plan de Gestión del cronograma

• Plan de Gestión en los Costos

• Plan de Gestión de las adquisiciones

• Plan de Gestión de la Calidad

Se actualiza para reflejar los cambios a nivel de estrategia, tales como las modificaciones en cuanto a la decisión de hacer o comprar, o en los tipos de contrato, motivados a las respuestas por los riesgos

Se actualiza para reflejar los cambios en el proceso y la práctica, motivados por las respuestas a los riesgos

Actualizaciones a los

documentos del proyecto

Actualizaciones a los activos de los procesos de

la organizacion

• Incidentes resueltos• Cambios aprobados• Estado general del proyecto

Notificaciones a los interesados

•Describen el estado del proyecto•Lecciones aprendidas•Registros de incidentes• Informes de cierre del proyecto•Salidas de otras áreas de conocimiento

Informes del proyecto

• Información y método de presentación deben ser relevantes respecto a las necesidades

Presentaciones del proyecto

• Correspondencia, memorando, actas de reuniones,etc.

• Registro en un diario o del proyecto físico o electrónico.

Registros del proyecto

CONTROLAR Y MONITOREAR

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

ENTRADAS

LOS REQUISITOS DE COMUNICACIÓN DE LOS INTERESADOS.

EL MOTIVO DE LA DISTRIBUCION DE LA INFORMACION.

EL PLAZO Y LA FRECUENCIA PARA LA DISTRIBUCION DE LA

INFORMACION REQUERIDA.

EL INDIVIDUO O GRUPO RESPONSABLE DE LA COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION.

EL INDIVIUO O GRUPO QUE RECIBE LA

INFORMACION.

COMUNICACIONES DEL PROYECTOENTRADAS

1. ESTADO DE LOS ENTREGABLES.

2. EL AVANCE DEL CRONOGRAMA

3. LOS COSTOS INCURRIDOS.

REGISTRO DE INCIDENTESENTRADAS

DURANTE LA RESOLUCION DE LOS INCIDENTES, SE ABORDAN OBSTACULOS QUE PUEDEN IMPEDIR AL EQUIPO ALCANZAR SUS OBJETIVOS EN EL TIEMPO DETERMINADO.

ES IMPORTANTE, YA QUE PROPORCIONA TANTO UN REPOSITORIO DE LO QUE HA SUCEDIDO EN EL PROYECTO, COMO UNA PLATAFORMA EN LA ENTREGA DE COMUNICACIONES SUBSIGUIENTES.

DATOS DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

ENTRADAS

DATOS DEL DESEMPEÑ

O DEL TRABAJO

INFORMACION DE

DESEMPEÑO DEL

TRABAJO

INFORMES DE

DESEMPEÑO DEL

TRABAJO

DIRIGIR Y GESTIONAR EL TRABAJO DEL

PROYECTO

CONTROLAR LAS

COMUNICACIONES

MONITOREAR Y

CONTROLAR EL TRABAJO

DEL PROYECTO

GESTIONAR LAS

COMUNICACIONES

INFORME DE DESEMPEÑO DEL TRABAJO

ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACIONENTRADAS

• PLANTILLAS DE INFORMES.• POLITICAS ESTANDARES Y PROCEDIMIENTOS QUE DEFINEN LAS

COMUNICACIONES.• TECNOLOGIA ESPECIFICAS DE COMUNICACIÓN DISPONIBLES.• MEDIOS DE COMUNICACIÓN PERMITIDOS.• POLITICAS DE CONSERVACION DE REGISTROS.• REQUISITOS DE SEGURIDAD.

Lecciones aprendidas

SISTEMAS DE GESTION DE LA INFORMACION

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

PROPORCIONA UN CONJUNTO DE HERRAMIENTAS ESTANDAR, PARA QUE EL DIRECTOR DEL PROYECTO:• CAPTURE• ALMACENE • DISTRIBUYA SOBRE LOS COSTOS, AVANCE DEL CRONOGRAMA Y DESEMPEÑO DEL PROYECTO.

MICROSOFT PROJECT

JUICIO DE EXPERTOS

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

EL JUICIO DE EXPERTOS PUEDE SER NECESARIO CON RELACION A DETALLES TECNICOS O DE GESTION PUDIENDO SER PROPORCIONADO POR CUALQUIER GRUPO O INDIVIDUO CON CAPACITACION, EJEMPLO:

• CONSULTORES.• INTERESADOS (INCLUYE

CLIENTES Y PATROCINADOS).• ASOCIACIONES

PROFESIONALES Y TECNICAS.• GRUPOS INDUSTRIALES.• EXPERTOS EN LA MATERIA.• LA OFICINA DE DIRECCION DE

PROYECTOS.

REUNIONES

HERRAMIENTAS Y TECNICAS

CONTROLAR LAS COMUNICACIONES

SALIDAS

ORGANIZA RESUMEN DATOS

Desempeño recopiladosAVANCE DEL PROYECTO

SOLICITUDES DE CAMBIO

-Fechas Programadas

-Ajustes del Plan

-Acciones Correctivas

-Acciones Preventivas

SOLICITUDES DE CAMBIO

ACTUALIZACIONES AL PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

PROCESO CONTROLAR

DIRECCION DEL PROYECTO

PLAN DE GESTION

COMUNICACIONES

ACTUALIZACIONES A LOS DOCUMENTOS DEL PROYECTO

ACTUALIZACIONES

PRONOSTICOSINFORMES

REGISTRO

ACTUALIZACIONES A LOS ACTIVOS DE LOS PROCESOS DE LA ORGANIZACION

FORMATOS DOCUMENTACION

LECCIONES APRENDIDAS

BASE DE DATOS HISTORICA

EJEMPLOSISTEMA DE INFORMACION En cuanto al sistema de información de Compartamos Financiera,

cuenta también con él, MODULOS, en la cual permite verificar si es un cliente de compartamos y está en la base de datos.

A continuación detallaremos con pantallazos y se dará la explicación respectivamente.

ACCESO A DATOS

ACCESOS1.-Usuario.- Es el campo en donde se ingresara el código asignado a cada colaborador.2.-Clave.-Permite el acceso al sistema de compartamos financiera, la cual valida la información.3.-Finalmente, aparece por defecto los nombres y apellidos, del colaborador y damos aceptar respectivamente.

SOLICITUDES DE CAMBIO

PASO 1En el siguiente pantallazo, aparecen los siguientes datos del cliente, la que me permitirá validar la información.1.-Codigo del cliente. 2.-Aparece la calificación del cliente, en la central de riesgo3.-Nombres y apellidos, del cliente.4.-En la Dirección, aparecen el domicilio consignado y el distrito

ACTUALIZACIONES AL PLAN

PASÓ 2A continuación, se dará la búsqueda del cliente, que permitirá saber datos personales, cuotas y pagos respectivamente.

1.-Se ingresara el DNI, del cliente.

2.- Se dará un chek para validar la información, correctamente ingresada

Es preciso señalar que también la búsqueda, se puede hacer con los nombres y apellidos del cliente así como también su código generado.

ACTUALIZACIONES AL PLAN

Una vez ingresado los datos del cliente, aparecerán los planes de pago, además de las fechas, de pago el capital, el interés, la mora, comisiones, penalidades, impuesto y finalmente la cuota.

1.-Asimismo permite saber la situación actual del cliente.

2.-La oficina y del producto

ACTUALIZACIONES DE DOCUMENTOS

En este último pantallazo, se puede verificar el reporte total del cliente, las cuotas que está pagando, así también las fechas de pago, las cuotas, el capital, el interés y loa importe pagados respectivamente.

GRACIAS