como organizar tu negocio

Organización

7.1 Objetivos del área de Organización

Es la forma en que se dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos.

7.2 Estructura Organizacional

• El primer paso para establecer un sistema de organización en la empresa es revisar que los objetivos de la empresa y los de sus áreas funcionales concuerden y se complementen.

• Definir los siguientes pasos:

4. Procesos Operativos (funciones) de la empresa.- Qué se hace?- Cómo se hace?- Con qué se hace?- Dónde se hace?- En cuánto tiempo se hace?

Continuación…

2. Descripción de puestos:- Agrupar las funciones por similitud.- Crear los puestos por actividades respecto del tiempo

(cargas de trabajo).- Diseñar el organigrama de la empresa.

3. Definición del “perfil” del puesto, en función de lo que se requiere en cuanto a:

- Características físicas.- Habilidades mentales.- Preparación académica.- Habilidades técnicas (uso de máquinas y herramientas).- Experiencia Laboral.

Formato para definir los objetivos de la empresa por área funcional

Objetivos de la Empresa

Objetivos de mercadotecnia: _______________________

______________________________________________

Objetivos de Producción: __________________________

______________________________________________

Objetivo de Contabilidad y Finanzas: ________________

______________________________________________

Objetivos de Organización: ________________________

______________________________________________

Objetivos de otras áreas:__________________________

______________________________________________

Formato para definir los procesos operativos de la empresa

De contabilidad y finanzas

Otras

De apoyo

De producción

De mercadotecnia

Gerenciales

Periodisidad y tiempo

Requisitos especiales

ActividadesActividades

Formato para descripción de puestos

Escala Jerárquica

ActividadesRequisitos del puesto

Nombre del puesto

Organigrama de la Empresa

7.3 FUNCIONES ESPECIFICAS

POR PUESTO

El siguiente paso es diseñar el plan operativo. Se sugiere la siguiente metodología:

2) Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada función general.

3) Desarrollar las funciones específicas necesarias para llevar a cabo cada función general.

4) Describir los procesos de cada actividad5) Determinar los indicadores operativos y de

calidad de cada actividad.

Manuales operativos de la empresa

Los constituyen el conjunto de los manuales operativos individuales, divididos por area funcional de la

empresa.

POLITICAS OPERATIVAS

Se deben indicar dando especial énfasis a las siguientes áreas:

• Sistema de comunicación• Procesos para la resolución de

conflictos• Carácter moral de la empresa(valores).• Comportamientos esperados(actitudes,

cumplimiento, etcétera).

7.4 CAPACITACION DE PERSONAL

• 7.4.1 ReclutamientoEs muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento que garantice la capacitacion del personal requerido, de acuerdo con los perfiles establecidos para los diversos puestos.

Ejemplos: periódico, bolsa de trabajo, radio, etc.

7.4.2 SELECCION

Este es un asunto muy delicado, que debe ser cuidadosamente planeado y ejecutado.

Determinar aspectos relacionados con este proceso:

3) Solicitud de empleo 4) Entrevista5) Examenes (Psicometricos, fisicos, de

conocimientos)6) Investigación de candidatos

7.4.3 CONTRATACION

Este es un proceso simple en el que se toman en cuenta los detalles legales que implica, o muy complejo y preocupante, cuando estos se pasan por alto; por tanto antes de entablar una relación laboral con alguien es muy importante conocer todos los compromisos legales que esto conlleva.

Se recomienda investigar y y prever todas las acciones a tomar en cada una de las sig. áreas:

• Formas de contratación y claúsulas especiales del contrato, duración del contrato, derechos y obligaciones que contraen tanto el trabajador como el empleador, etc.

• Relaciones sindicales• Requisitos y prestaciones de ley

7.4.4 INDUCCION

Este es el primer encuentro entre el trabajador y la empresa cuando este es contratado; es la presentación con la misión, valores y carácter de la compañía y con el puesto que va a desempeñar, en ellas se ofrece al trabajador una panorámica de lo que se espera de el, así como lo que puede este esperar de la empresa.

En la inducción se dan a conocer tanto las políticas como los códigos escritos y no escritos que la empresa posee.

1) Personas que se encargaran de realizarla.

2) Material de apoyo que se utilizara en el proceso

3) Momento en que se llevara a cabo el proceso

7.5 DESARROLLO DEL PERSONAL

El desarrollo del personal involucra dos elemento sumamente parecidos:

* Adiestramiento

* Capacitación

Adiestramiento

Es el entrenamiento básico requerido para que la persona desempeñe las funciones para las que a

sido contratadas.

Capacitación

Es el entrenamiento avanzado que se le proporciona a la persona para facilitarle un mayor desarrollo individual y profesional.

Para establecer un programa efectivo y eficiente, se deberán considerar y tratar de dar respuesta a una serie de preguntas:

• ¿Qué puesto requiere entrenamiento especial?• ¿Qué areas debe contemplar el entramiento que

se propone al personal?• ¿Cómo se llevara a cabo el entramiento del

personal?• ¿Qué costo implica el programa de entramiento• ¿Cómo se determinaran las necesidades

futuras de capacitacion personal?

Una vez que hayan sido definidos los

puntos anteriores, es posible definir un

programa de desarrollo personal.

Fig 7.11

7.6 ADMINISTRACION

DE SUELDO Y SALARIOS

Cuando se cuenta con una descripción básica de desempeño, perfiles por puesto y organigrama de la empresa, el proceso de administrar sueldos y salarios resultan muy sencillos y rápido de realizar, tan solo implica jerarquizar los puestos de la empresa. Lo difícil es determinar cuanto se le va a pagar cada quien.

Para resolver este problema se puede acudir a las tablas de sueldo y salarios que algunas organizaciones realizan en forma periódica y que son facil de conseguir en el mercado.

Es muy importante no olvidar que la ley establece una serie de obligaciones al empleador, que se traducen en erogaciones proporcionales al sueldo que se le paga a cada trabajador.

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7.7 Evaluacion del desempeño

Evaluacion del desempeño

La evaluacion del desempeño del trabajador es un punto muy delicado, ya que incide directamente sobre l amoral de este y sobre la eficiencia de la empresa.

El sistema de evaluacion del desempeño se fundamenta en las funciones operativas individuales y se complementa con la fijacion de objetivos parciales y finales de cada actividad,lo que permite dar seguimiento a este aspecto.

Es recomendable que los objetivos se determinen al inicio de año que se desglosen en objetivos semanales, mensuales y semestrales, que incuyan parametros de cumplimiento y que sean revisados con la periocidad con que fueron establecidos.

7.8 Relaciones de Trabajo

El ambiente de trabajo es de gran importancia para el desarrollo de la empresa,e involucra una serie de aspectos de gran importancia, como son;

c) La motivacion d) La comunicasione) El trabajo en equipof) La calidad personal y de vida de todos los miembres de la organizacion

Estos son elementos indespensables a considerar para contribuir a establecer un clima organizacionaladecuado, el cual repercute fuertemente sobre la productividad.

En cuanto a motivacion es necesario impulsar en nuestro personal los siguientes ejemplos:

*Programas Deportivos*reconocimientos por desempeño

Cumplimiento de politicas como:*La puntualidad*La asistencia

Reconocimientos pueden ser;*verbales*dineor en efectivo*despensas basicas*dias de asueto adicionales

Con la comunicacion es necesario establecer un sistema efectivo que facilite el intercambio de informacion entre el personal y evite o ayude a solucionar rapidamente cualquier conflicto interpersonal que pudiera surgir entre los miembros de la organizacion.

El trabajo en equipo debe conocer las etapas de desarrollo de un equipo, de trabajo y propociar su buena implantacion.

En lo realativo a la calidad personal y de vida, la empresa debe considerar el desarrollo del trabajador como ser humano y, por ende, su calidad de vida,.Una forma de influir sobre la calidad de vida laboral y personal del trabajador y su familia es atraves de programar concretos de desarrollo y capacitacion.

7.9 Marco legal de la organización

• La empresa es un conjunto de recursos organizados por el titular (emprendedor), con el fin de realizar actividades de producción o de intercambio de bienes o servicios que satisfacen las necesidades de un mercado en particular.

• Cuando se pretende constituir legalmente una empresa es importante tomar en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos.

• El numero de socios que desean iniciar el negocio• La cuantía del capital social (aportaciones por socio)• Las responsabilidades que se adquieren frente a

terceros • Los gastos de constitución de la empresa • Los tramites a realizar para implantarla legalmente• Las obligaciones fiscales que se deberán afrontar • Las diferentes responsabilidades laborales que se

adquieren

La constitución de la empresa, entre otras formas puede ser como:

• Persona física. Es decir, aquella en que todas las decisiones relativas al manejo o administración del negocio recaen sobre la persona del dueño (emprendedor)

• Sociedad anónima. Es un grupo de personas físicas o morales que se unen para llevar a cabo actividades comerciales y cuya obligación solo se limita al pago de sus acciones.

• Sociedad de responsabilidad limitada. Es una organización empresarial constituida entre socios, los cuales solamente están obligados al pago de sus aportaciones, sin que las partes sociales puedan estar representadas por títulos negociables

Cualquiera que sea la forma de constitución que el emprendedor decida para su empresa, deberá seguir una serie de tramites de registro que deberán ser cubiertos para que la compañía sea considerada legalmente establecida, es importante tomar en cuenta que el emprendedor, al decidir cual será la estructura legal que adoptara para constituir su pequeña empresa, deberá estar asesorado, preferentemente, por un contador y un abogado.

BibliografíaEl emprendedor de éxitoMc Graw Hill, tercera edición, México, 2006

Rafael Alvarez